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Open-Xchange Server - Open-Xchange Software Directory

1. 68 5 4 3 Listenansicht anzeigen ea ae nenn EAE 69 5 4 4 Detailansicht anzeigen nenne nase 69 545 Teamansicht nzeigen unn een engere 70 546 Hover nzeigen naeh 71 5 4 7 Anlagen ffnen oder speichern en 72 5 5 Termine anlegen 2 ee ink 73 5 5 1 Terminbeginn und Terminende festlegen 74 5 5 2 Terminerinnerung festlegen oder beantworten 74 5 5 3 Termihserle anlegen u nenne 75 5 5 4 Tags hinzuf gen nase eines E E T E Oaa ia 75 5 5 5 Anzeige der Verf gbarkeit festlegen en 76 5 5 6 Termin als privat kennzeichnen ss 76 5 5 7 Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen en 77 5 5 7 1 Verf gbarkeit pr fen ses 78 5 5 7 2 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuf gen 78 5 5 7 3 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen sirersrisirisiirsirrsssiserssiricsiisisiiriisisrieriseria 78 55 8 Anlagen hinzuf gen a uchtibeitens innen standen 79 5 5 9 Termin aus einem iCal Anhang anlegen nen 79 5 5 10 Terminkonflikte l sen ss 79 5 6 Termineinladung beantworten see 80 5 6 1 Termin best tigen n ac ee ei ne ee 80 5 6 2 Terminbest tigung ndern u een 80 5 7 Termine Verwalten seit ee ne 81 5 7 1 Terminessuchen es enge nennen 81 5 7 2 Termine bearbeiten nella 81 5 7 3 Termine mit Dr
2. uueseaseesensensennensnnnnnennnnnennnnnennnnnennnnnennnnn nennen ennnnn nennen 14 2 3 Hilfen verwenden an ana sn nenn 14 2 4 Mit der Startseite arbeiten eee cesser clics bat escrocs te 15 2 4 1 Informationen finden 15 2 4 2 Neue Objekte Anlegen eek ee 15 243 Module aufrufen aussen an reine 15 2 4 4 Startseite anpassen nanene ne tendent een 16 2 4 4 1 Layout der Startseite anpassen sens 16 2 4 4 2 Inhalt des bersichtsfenster anpassen u uscssssssssennsnnnnnnnsnssnnennnnnnnnnnnsnnenennn 17 2 4 5 Wie nutze ich die Bildschirmfl che optimal sssssssssnesesnnnnnsnssnnennnnnnn 17 3 M odul E Ma il 20 25006400802080 4500054020000 10 3 1 berblick EEN A ETE ENEA ee 19 3 2 Was Sie WIssen Ssollten nuuu ee ee nenn AORE O EIEL 20 3 2 1 Wozu dient das Modul E Mail u uscusessesensesessnsenunsnnnnennnnunnnnnnnnnnnennnnnnnnnenen 20 3 2 2 Wozu dienen E Mail Ordner uuussesessesensesensnnnnunennnnnnnnnnnennnnnnnnnannnnnnnnnunnnnnnnnnn 20 3 3 Die Oberfl che des Moduls E Mail eine 21 3 3 1 Das E Mail Pane lnii nnui ninn anna en 21 3 3 2 Das E Mail bersichtsfenster ccccccaeaeseseseeeeneeennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnnn nn 21 3 4 E Mails Anzeigen een GEANE AEO E RE 22 3 4 1 Listenansicht anzeigen sise seen 22 3 4 2 H SplitAnsicht anzeigen ana nina 23 3 4 3 V Split Ansicht anzeigen sise 24 3 4
3. N lt XS lt CHWNDO VOZZTAL IONMOOUD 21 18 19 20 1 22 23 24 Fernandez Antonio Lopas Tuchweberei Wiesbaden 0611 81 4454 P 22 25 26 2728 29 30 31 Fernandez Isabella Lopas Tuchweberei Wiesbaden 0611 81 4430 p Fournaise Claude Linux Expertise Metz 03 87 85 41 63 08 70 41 20 32 r Heute j E Friese Anke DoSD Service AG Hannover 0511 543390 82 0171 2312341 e E Grous Renate TVR Mecklenburg Vi Rostock 0381 3040 500 0175 7628671 lofoBex Haller Reiner Saar PowerAG Saarbr cken 0681 609 6351 0171 1396595 r Sie haben keine ungelesenen Nachrichten gs Heikaus Torsten VHS Bremerhaven Bremerhaven 0471 950820 51 E Mall__ 33 0020 S7M Mg Kaissi Mohamed Trans Export Annecy 04 50 32 64 89 r 2e Date 0 17 BER E Kleinewefers Richard Maadebura 0391 332027 J Das Modul enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Modulleiste Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol Kontakte ist gew hlt 2 Panel Enth lt die Funktionen die im Modul Kontakte zur Verf gung ste hen siehe 4 3 1 Das Kontakte Panel 3 Ordnerbaum Zeigt die pers nlichen Kontaktordner siehe 4 2 3 Wozu dienen Kontaktordner 4 bersichtsfenster Zeigt die Inhalte des gew hlten Kontaktordners siehe 4 3 2 Das Kontakte bersichtsfenster Copyright Open Xchange Inc 2009 37 OX OpenxcHange Modul Kontakte Was Sie wissen sollten 4 2 Was Sie wissen sollten 4 2 1 Wozu dient das Modul Kontakte Im Modul Kontakte k
4. Ihre E Mail Adresse Ihre Zugangsdaten Anmeldename und Passwort f r dieses E Mail Konto Adresse und Portnummer des Posteingangs Servers Adresse und Portnummer des Postausgangs Servers Die Daten des Posteingangs und Postausgangsservers erhalten Sie blicherweise auf den Internetseiten Ihres Providers z B unter den Begriffen POP IMAP oder E Mail Client konfigurieren E Mail Konten werden im Modul Einstellungen eingerichtet und bearbeitet So erreichen Sie die Einstellungen zum Einrichten und Bearbeiten von E Mail Konten 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 B amp auf Einstellungen I 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unter E Mail auf Accounts Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt die verf gbaren E Mail Konten Der linke Bereich mit der Bezeichnung Account name zeigt vorhandene E Mail Konten Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Account settings zeigt die Einstellungen eines E Mail Kontos Copyright Open Xchange Inc 2009 135 OX OpenxcHange Optionen Konfiguration des Moduls E Mail So richten Sie ein neues E Mail Konto ein 1 2 3 4 Wenn Sie eingehende E Mails dieses Account nicht im Ordner dieses Accounts sondern im Ordner Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Geben Sie im Bereich Account Einstellungen in das Eingabefeld Account Name einen Namen ein Geben Sie in das Eingabefeld E Mail Adresse Ihre E Mail Adresse des E Mail Kontos ein Unified Inbox empfangen m ch
5. 1 W hlen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Als Vorlage verwenden Das Fenster Kontakt ffnet sich 3 Bearbeiten Sie die Daten des Kontakts Eine Beschreibung der Daten finden Sie in 4 5 Kontakte anlegen Eine Beschreibung der Daten einer Verteilerliste finden Sie in 4 6 Verteilerlisten anlegen 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der Kontakte wird dupliziert Tipp Sie k nnen einen Kontakt auch mit Hilfe des Kontextmen s duplizieren 4 7 6 Kontakte verschieben Sie haben folgende M glichkeiten um Kontakte zu verschieben Mit Hilfe der Panel Funktion Mit Hilfe von Drag amp Drop Hinweis Wenn Sie Kontakte aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben ben tigen Sie folgende Rechte F r den Ausgangsordner L schrechte f r die Objekte dieses Ordners F r den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So verschieben Sie Kontakte mit Hilfe der Panel Funktion 1 W hlen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt oder mehrere Kontakte 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Verschieben Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen Kontaktordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie Kontakte verschieben k nnen Ergebnis Die Kontakte werden verschoben Copyright Open Xcha
6. 5 5 3 Terminserie anlegen Eine Terminserie besteht aus einem Termin der sich mehrmals wiederholt Beim Erzeugen einer Termin serie m ssen Sie Folgendes festlegen Das Zeitintervall der Terminserie Es bestimmt die Zeitabst nde zwischen den Terminen der Termin serie Den Zeitraum der Terminserie Er bestimmt den Beginn und das Ende der Terminserie So erstellen Sie im Fenster Termin eine Terminserie 1 W hlen Sie das Register Termin 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Terminserie Das Fenster Neue Serie anlegen ffnet sich 3 Bestimmen Sie das Zeitintervall der Terminserie Wenn sich der Termin t glich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp T glich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Tagen Wenn sich der Termin monatlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp Monatlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Monaten und den Tag im Monat Wenn sich der Termin w chentlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp W chentlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Wochen und den Wochentag Wenn sich der Termin j hrlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp J hrlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Tag im Jahr 4 Bestimmen Sie den Zeitraum der Terminserie Legen Sie neben Beginnt am den Beginn der Terminserie fest Legen Sie neben Endet das Ende der Terminserie fest 5 Klicken Sie auf OK 5 5 4 Tags hinzuf gen Ein Tag ist ein T
7. 2 Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die ics Datei mit der rechten Maustaste an 3 W hlen Sie im Kontextmen iCal importieren Ergebnis Das Dialogfenster Termin wird ge ffnet 5 5 10 Terminkonflikte l sen Ein Terminkonflikt tritt auf wenn folgende Umst nde zusammentreffen Die Verf gbarkeit eines vorhandenen Termins ist nicht auf Frei eingestellt Sie erzeugen einen neuen Termin dessen Verf gbarkeit nicht auf Frei eingestellt ist Der neue Termin berschneidet sich zeitlich mit dem vorhandenen Termin Sobald Sie im Fenster Termin im Panel auf das Symbol Speichern klicken erscheint das Popup Fenster Konflikte aufgetreten Es zeigt an welche Terminkonflikte zwischen den vorhandenen Terminen und dem neuen Termin auftreten Sie m ssen auf die Konfliktmeldung reagieren So reagieren Sie auf die Konfliktmeldung Wenn Sie die Zeiten des neuen Termins so ndern m chten dass kein Terminkonflikt mehr auftritt klicken Sie auf Abbrechen ndern Sie die Zeiten des neuen Termins Wenn Sie den neuen Termin trotz des Terminkonflikts anlegen m chten klicken Sie auf Ignorieren Copyright Open Xchange Inc 2009 79 OX Modul Kalender Termineinladung beantworten OpenxcHange 5 6 Termineinladung beantworten Wenn ein Benutzer Sie zu einem Termin als Teilnehmer hinzuf gt erhalten Sie im Popup Fenster Best tigung w hlen eine Meldung ber den Termin In dem Popup Fenster k nnen Sie die Termine
8. Wenn Sie einen Kalenderordner ausw hlen sehen Sie je nach Art des Kalenderordners folgende Termine Wenn Sie einen ffentlichen Kalender oder einen freigegebenen Kalender ausw hlen sehen Sie nur die Termine dieses Kalenders Wenn Sie einen pers nlichen Kalender ausw hlen k nnen Sie die Terminanzeige festlegen Die Ter minanzeige bestimmt ob Sie nur die Termine dieses Kalenders sehen oder alle Ihre Termine in allen pers nlichen ffentlichen und freigegebenen Kalendern Um Kalender und Termine anzuzeigen m ssen Sie einen Kalender und die Terminanzeige w hlen eine Kalenderdarstellung w hlen Die Kalenderdarstellung bestimmt wie der Kalender und die Termine im Content Bereich dargestellt werden Folgende Kalenderdarstellungen stehen zur Verf gung s Kalenderansicht 2 Teamansicht Listenansicht Detailansicht 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Sie w hlen einen Kalender indem Sie im Ordnerbaum einen Kalenderordner anklicken Mit Hilfe der Terminanzeige bestimmen Sie ob Sie nur Ihre Termine des gew hlten Kalenders oder auch Ihre Termine anderer Kalender sehen So sehen Sie alle Ihre Termine in allen Kalendern 1 Klicken Sie im Ordnerbaum auf einen pers nlichen Kalenderordner 2 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen So sehen Sie nur die Termine eines bestimmten pers nlichen Kalenders 1 Klicken Sie im Ordnerbaum auf einen pers nlichen Kalenderordne
9. 2sssssssnsssnnnssnnnsennnsnnnnnnennssennnssnnnsennnssnnnnsennssensnssnnsssnss nen 168 8 5 4 Ordner verschieben 2u24ss000ssnnnssnnnsennnennnnnnennsssnnssnnnnennnssunsnsennssnnnssnnsssnsn nen 168 8 5 5 Link zu einem Ordner senden ss 168 8 5 6 Ordner l schen innen anne ee 168 8 6 Freigaben pnd Rechte einen un daube 169 8 6 1 Was muss ich ber Freigaben und Rechte wissen uusssusssessssennesnnnnsennnnnennnne nn 169 8 6 2 Welche vorgegebenen Rechte haben Benutzer an Ordnern uuussunsssseeneneneseenn 170 8 6 2 1 Rechte an vorhandenen Ordnern 2422240sssssenennnnssennnnnnnnne nennen nn 170 8 6 2 2 Rechte an neu angelegten Ordnern nennen nenn 171 8 6 3 Wo finde ich freigegebene Ordner anderer Benutzer u u eesesssssssensnesssennnennneennenn 172 8 6 4 E Mail Ordner abonnieren sise 173 8 6 5 Ordner freigeben u era era bene 174 8 6 6 Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll 2200sss24snsnnnssennnnnsnennnnnnn nen 176 8 7 Publish amp Subseribe u ee ee ne ehe 177 8 7 1 Wozu dient Publish amp Subscribe 042220442ss0sssennsnnnsnnnnnnennennnnnennnnn nennen 177 8 7 2 Welche Daten werden unterst tzt ss 177 8 7 3 Daten abonnieren sceninio tiiit ikini nn een 178 8 7 4 Daten ver ffentlichen u ea 179 8 7 4 1 Templ ter np ssen neuen kei else 180 StICHWOREVERZEICHNIS een nennen 181 viii Copyr
10. 6 Wenn Sie eine Anlage entfernen m chten w hlen Sie die Anlage im Listenfeld Klicken Sie dann auf Entfernen 7 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf OK Ergebnis Die Anlagen werden dem Kontakt hinzugef gt 4 5 5 Kontakt aus einem vCard Anhang anlegen Sie k nnen einen Kontakt aus dem vCard Anhang einer E Mail anlegen Sie erkennen einen vCard Anhang an der Namenserweiterung vcf So legen Sie einen Kontakt aus dem vCard Anhang einer E Mail an 1 Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an 2 Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die vcf Datei mit der rechten Maustaste an 3 W hlen Sie im Kontextmen vCard importieren Ergebnis Das Dialogfenster Kontakt wird ge ffnet 48 Copyright Open Xchange Inc 2009 Verteilerlisten anlegen Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 6 Verteilerlisten anlegen Die folgende Anleitung zeigt im berblick wie Sie eine neue Verteilerliste anlegen Zu den Schritten 5 7 finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln ausf hrliche Anleitungen Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner eine neue Verteilerliste anlegen m chten ben tigen Sie das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So legen Sie eine neue Verteilerliste an 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu unten auf das Symbol weitere Funktionen 2 Klicken Sie im Aufklappman auf Verteilerliste Das Fenster Verteilerliste ffnet sich 3 W hlen Sie
11. Das Register bersicht enth lt folgende Angaben Betreff F lligkeitstermin Status Wichtigkeit Bearbeitungsstand Leiter Die Details wie Dauer Kosten Entfernung Rechnungsinformation Firmen Erinnerung Tipp Mit Hilfe der Symbole oder k nnen Sie die Details ffnen oder schlie en Unterhalb der Details die Anmerkungen zur Aufgabe Das Register Teilnehmer enth lt die Namen der Teilnehmer die an der Aufgabe beteiligt sind Das Register Anlagen enth lt die Liste der Anlagen Tipp Sie k nnen die horizontale Trennlinie zwischen oberer und unterer H lfte verschieben 92 Copyright Open Xchange Inc 2009 Hover anzeigen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 4 3 Hover anzeigen Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste So zeigen Sie eine Aufgabe im Hover an 1 Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine Aufgabe Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt das Register Allgemein 2 Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen klicken Sie auf ein anderes Register 3 Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Der Hover einer Aufgabe zeigt die folgenden Informationen das Register Allgemein Es enth lt a das Icon des Moduls Aufgaben den Betreff und den Bearbeitungsstatus der Aufgabe die Icons f r private Aufgabe Serienaufgabe und Wichtigkeit der Aufgabe den Beginn und den F lligkeitstermin der Aufgabe a die Anmerkunge
12. OpenxcHange 8 6 2 2 Rechte an neu angelegten Ordnern Abh ngig von dem Ort an dem Sie einen Ordner neu anlegen erhalten Sie und andere Benutzer bestimmte Rechte Wenn Sie in einem pers nlichen Ordner einen neuen Ordner anlegen Sie erhalten alle Administrator Rechte Andere Benutzer und Gruppen erhalten die Rechte die sie am bergeordneten Ordner haben Wenn Sie im Ordner ffentliche Ordner oder im Ordner InfoStore ffentlicher InfoStore einen neuen Ordner anlegen Sie erhalten alle Administrator Rechte Anderen Benutzer und Gruppen erhalten die Rechte die sie am bergeordneten Ordner haben Wenn Sie in einem freigegebenen Ordner eines Benutzers einen neuen Ordner anlegen Der Benutzer der den Ordner freigegeben hat erh lt alle Administrator Rechte am neuen Ordner Sie und andere Benutzer und Gruppen erhalten die Rechte die Sie am bergeordneten Ordner haben Copyright Open Xchange Inc 2009 171 OX Optionen Wo finde ich freigegebene Ordner anderer Benutzer OpenxcHange 8 6 3 Wo finde ich freigegebene Ordner anderer Benutzer Das folgende Beispiel zeigt wo Sie im Ordnerbaum die freigegebenen Ordner anderer Benutzer finden Folgende Situation ist vorgegeben Der Benutzer Timo Meier gibt Ihnen folgende pers nliche Ordner frei a seinen Kalenderordner seinen InfoStore Ordner seinen per nlichen E Mail Ordner Team Der Benutzer Tom Green erzeugt im Ordner ffentliche Ordner
13. abgeschlosser Flag E Training ET Build new manual 2 25 03 2009 27 03 2009 c e F Entwurf Pressemitteilung Referenzkunde SUMAG De 03 09 2007 14 09 2007 50 ET Handout f r Customer Presenation soo 07 09 2007 11 09 2007 25 T Agenda for Sales Meetings a00 22 02 2007 27 07 2007 20 P F Pr sentationsunterlagen f r BFH erstellen gt 20 02 2007 30 06 2007 r ET Pr sentationsunterlagen f r BFH und andere Kunden erstellen m 20 02 2007 30 06 2007 BT Pr sentation f r Doku Team erstellen 10 04 2007 28 06 2007 75 P 19 4 5 6 7 8 9 10 F Budgetplanung 2007 m 14 02 2007 15 02 2007 75 r 20 11 12 13 1 15 16 17 re Steuererkl rung 2006 vorbereiten m 12 02 2007 14 02 2007 21 18 19 20 21 22 23 24 F Design review 08 02 2007 09 02 2007 2 25 2 28 29 30 31 ET Neue Visitenkarten entwerfen m 05 02 2007 09 02 2007 50 HF BMSPr ser rbaraiten 34 04 2097 997 jg r Heute Br Agebat f r AAN jor kalkulierer si 9 012097 94200 190 I BMS Pr sentation evaluieren 14 02 1970 14 02 1970 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 116 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB E J Das Modul enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Modulleiste Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol Aufgaben ist gew hlt 2 Panel Enth lt die Funktionen die im Modul Aufgaben zur Verf gung ste hen siehe 6 3 1 Das Aufgaben Panel 3 Ordnerbaum Zeigt die pers nlichen Aufgabenordner siehe 6 2 3 Wozu dienen Aufgabenordner 4 bersic
14. bersicht ber die Bestandteile der Groupware Es zeigt Einblicke in Aufgaben die Sie mit den Modulen erledigen k nnen und in das Zusammenwirken der Module Hinweis Sollten Sie in diesem Handbuch Hinweise auf Funktionalit ten finden die nicht in Ihrer Groupware enthalten sind wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster Da die Groupware modularisiert aufgebaut ist ist es jederzeit m glich weitere Module bzw Funktionalit ten durch ein Upgrade zu erwerben Startseite Die Startseite dient als Ausgangspunkt f r das weitere Arbeiten mit der Groupware Auf der Startseite k nnen Sie Objekte wie neue E Mails aktuelle Termine Aufgaben und InfoStore Eintr ge sehen neue Objekte anlegen oder ein anderes Modul aufrufen Modul E Mail Im Modul E Mail empfangen und senden Sie E Mails Weitere Funktionen sind Suchen Drucken Verschieben Kopieren oder das Erstellen von E Mail Vorlagen E Mail Anh nge k nnen Sie auf der lokalen Festplatte oder im InfoStore ablegen Zum Senden einer E Mail greifen Sie auf die Daten des Moduls Kontakte zu ohne das Modul E Mail verlassen zu m ssen Wenn Sie eine Termineinladung per E Mail erhalten k nnen Sie aus der E Mail heraus zu dem Ter mineintrag im Kalendermodul wechseln Modul Kontakte Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre privaten und gesch ftlichen Kontakte Sie k nnen Kontakte anzeigen erstellen und bearbeiten Die Kontaktdaten alle Benutzer der Groupware stehen im Globalen A
15. 0 DR J A B Kalender Tag a St 5 E Team Arbeitswoche y E 3 7 Zur cksetzen Team Liste Monat 7 1 1 Kalender l x Geburtstage Pers ntiche Ordner I Kalender Haus T 4 2 Urlaub pas KW 22 2009 Verser Montag 25 05 2009 Donnerstag 28 05 2009 Wichtige Termine E i x J 11 00 12 00 Management Update BPa Mai 4 2009 X Mo Di Mi Do Fr Sa So Dienstag 26 05 2009 Freitag 29 05 2009 18 27 28 29 30 1 2 3 19 4 5 6 7 8 9 10 20 11 12 13 14 15 16 17 21 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Heute Mittwoch 27 05 2009 Samstag 30 05 2009 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten Sonntag 31 05 2009 mn 216 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB ARE meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Das Modul enth lt folgende Elemente Element 1 Modulleiste 2 Panel 3 Ordnerbaum 4 bersichtsfenster Funktion Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol Kalender a ist gew hlt Enth lt die Funktionen die im Modul Kalender zur Verf gung stehen siehe 5 3 1 Das Kalender Panel Zeigt die pers nlichen Kalenderordner siehe 5 2 3 Wozu dienen Kalenderordner Zeigt die Inhalte des gew hlten Kalenderordners siehe 5 3 2 Das Kalender bersichtsfenster Copyright Open Xchange Inc 2009 57 OX Modul Kalender Was Sie wissen sollten OpenxcHange 5 2 Was Sie wissen sollten 5 2 1 Wozu dient das Modul Kalender Im Modul Kalender k nnen Sie Kalender u
16. Allgemeine Konfiguration Sprache Bestimmt die Sprache der Groupware Bestimmt die Vorgaben f r Datumsformat und Zeitformat Zeitzone Bestimmt die Zeitzone Alle zeitgebundenen Eintr ge in der Groupware beziehen sich auf die aktuelle Zeitzone W hrend einer Gesch ftsreise k nnen Sie die Zeitzone einstellen in der Sie sich gerade befinden Zeitformat o Beispiel Zeigt an wie die Zeit im aktuellen Zeitformat dargestellt wird Vordefiniert W hlt die Zeitanzeige im 12 Stunden Format oder im 24 Stunden Format automatisch entsprechend der Einstellung der Sprache Benutzerdefiniert Erm glicht dem Benutzer die Zeitanzeige im 12 Stunden Format oder im 24 Stunden Format auszuw hlen Datumsformat o o Beispiel Zeigt an wie das Datum im aktuellen Datumsformat dargestellt wird Vordefiniert W hlt das Format von Tag Monat Jahr und das Trennzeichen automatisch entsprechend der Ein stellung der Sprache Benutzerdefiniert Gibt dem Benutzer die M glichkeit das Format von Tag Monat Jahr und das Trennzeichen indivi duell einzustellen 126 Copyright Open Xchange Inc 2009 Tags Optionen OX OpenxcHange 8 2 3 Tags Tags sind Schl sselbegriffe die Sie Kontakten Aufgaben und InfoStore Eintr gen zuweisen k nnen Die Tags k nnen Ihnen dabei helfen Objekte zu strukturieren Sie k nnen Tags erstellen bearbeiten l schen So erreichen Sie die Funktionen f r Tags 1
17. Ergebnis Das Team wird zum Standard Team Das Standard Team wird im bersichtsfenster hervorge hoben So l schen Sie ein Team 1 Markieren Sie im bersichtsfenster ein Team 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Team auf Entfernen 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Team wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen f r Teams Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein 146 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls Kontakte Optionen OX OpenxcHange 8 2 7 Konfiguration des Moduls Kontakte So konfigurieren Sie die Kontakte Einstellungen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 B S auf das Symbol Einstellungen amp 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Kontakte 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Kontakte auf Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt 4 Konfigurieren Sie die Einstellungen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 147 in diesem Kapitel 5 Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern So verlassen Sie die Kontakte Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl c
18. Erm glicht den Zugriff auf das Modul Kalender Zeigt Informationen ber ungelesene E Mails und die Speicherplatz Belegung Copyright Open Xchange Inc 2009 Elemente der Startseite Die Titelleiste Die Startseite OX 2 2 3 Die Titelleiste 123 4 III l _ TO SAM Abmelden MN Die Titelleiste enth lt folgende Funktionen Nr Element 1 Symbol Aktualisieren 2 Symbol Einstellungen amp 3 Symbol Hilfe 4 Schaltfl che Abmelden Funktion Um die Objekte neu vom Server abzurufen klicken Sie auf diese Schaltfl che Unabh ngig davon werden Objekte in regelm igigem Abstand automatisch aktualisiert Ein animier tes Icon auf der Schaltfl che zeigt diese Vorg nge an Ruft das Modul Einstellungen auf Ruft die Online Hilfe die letzten Fehlermeldungen und Infor mationen zur Versionsnummer der Groupware auf Um die Arbeit mit der Groupware zu beenden klicken Sie auf diese Schaltfl che 2 2 4 Die Modulleiste 2 OX Module Timo Meier 4 1 G2 58803 Die Modulleiste enth lt folgende Funktionen Nr Symbol 1 Symbol Startseite Symbol E Mail 2 Symbol Kalender 3 Symbol Kontakte Symbol Aufgaben Symbol InfoStore Symbol Einstellungen IQ 2 Symbol Zusammenklappen Funktion Wechselt zur Startseite Wechselt zum Modul E Mail Wechselt zum Modul Kalender Wechselt zum Modul Kontakte Wechselt zum Modul Aufgaben Wechselt zum Modul InfoStore Wechselt zum Modul Einstellu
19. Informationen zum Einrichten zus tzlicher E Mail Konten finden Sie in 8 2 5 3 Zus tzliche E Mail Konten 20 Copyright Open Xchange Inc 2009 Die Oberfl che des Moduls E Mail Modul E Mail OX OPen XxXcCHange 3 3 Die Oberfl che des Moduls E Mail 3 3 1 Das E Mail Panel Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen v E Antworten L schen H Split koon a _ C8 Alle rte K en antworten opieren V Split Zur cksetzen t Weiterleiten e Verschieben Liste r 7 S Markieren als gt Drucken r pE 0 Quelldaten anzeigen Das E Mail Panel enth lt in mehreren Panel Abschnitten folgende Funktionen Panel Abschnitt Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen Funktionen E Mails oder sonstige Objekte neu erzeugen E Mails beantworten weiterleiten l schen drucken verwalten Darstellung von E Mails festlegen H Split V Split Liste E Mail Anlagen ffnen speichern Hinweis Solange Sie keine Anlage anklicken sind diese Funktionen inaktiv E Mails mit Flags kennzeichnen E Mails nach Absender Empf nger Betreff oder E Mail Text suchen 3 3 2 Das E Mail bersichtsfenster Das E Mail bersichtsfenster Ansicht H Split 1 Pers nliche Ordner I E Mail Inbox 1 von 1258 ungelesen 2 Von Betreff Erhalten Gr e Flag ta Tom Green Meeting Call 19 12 2007 09 59 1 29 KB tom_green docboat Ein Termin wurde ge ndert Sales Meeting 19 12 2007 05 50 1 5 KB i tom green docboat Ein
20. Neville Mike Jones Mina zu finden verwenden Sie das Suchkriterium Nachname und den Suchbegriff ne So suchen Sie nach einem Kontakt 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den Kontaktordner den Sie durchsuchen wollen 2 W hlen Sie die Ansicht Adresskarten oder Telefonliste 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen links auf den kleinen Pfeil um eines der Suchkriterien zu w hlen Hinweis Wenn der Panel Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen Aktivieren Sie im Popup Men die Suchfunktion 4 Geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff ein 5 Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf das Symbol Suchen Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt nur die Kontakte die zum Suchbegriff passen So zeigen Sie alle Kontakte des aktuellen Kontaktordners an Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf Zur cksetzen Copyright Open Xchange Inc 2009 51 OX Modul Kontakte Kontakte bearbeiten OpenxcHange 4 7 2 Kontakte bearbeiten Sie k nnen alle Daten die Sie beim Anlegen des Kontakts eingetragen haben nachtr glich bearbeiten Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner einen Kontakt bearbeiten m chten ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Kontaktordner So bearbeiten Sie einen Kontakt 1 Zeigen Sie einen Kontakt in der Ansicht Detail an oder w hlen Sie einen Kontakt in der Ansicht Adresskarten
21. Ordners Freigegebene Ordner Ein Benutzer kann pers nliche Kontaktordner f r andere Benutzer freigeben Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung zum Freigeben von Ordnern in 8 6 Freigaben und Rechte Copyright Open Xchange Inc 2009 39 OX OpenxcHange Modul Kontakte Die Oberfl che des Moduls Kontakte 4 3 Die Oberfl che des Moduls Kontakte 4 3 1 Das Kontakte Panel Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen D A Takens Zur cksetzen gt Drucken Adresskarten 2 r ow Das Kontakte Panel enth lt in meh Panel Abschnitt Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen reren Panel Abschnitten folgende Funktionen Funktionen Kontakte oder sonstige Objekte neu erzeugen Kontakte bearbeiten l schen drucken verwalten Darstellung von Kontakten festlegen Adresskarten Telefonliste Detail Kontakte mit Flags kennzeichnen Kontakte nach Name oder Vorname suchen 4 3 2 Das Kontakte bersichtsfenster Das Kontakte bersichtsfenster Ansicht Telefonliste 1 Pers nliche Ordner Kontakte 2 3 Name Firma Stadt Telefon Mobiltelefon 34 Appelt Silvia Kalk amp Sand GmbH Dresden 0351 66079 50 r A Bauer Manuela Schlaufe KG K ln 0221 963258 41 p B amp Becker Tanja Ties R us Krefeld 02151 344377 8 0174 7458541 E E Dettmer Simone SUMAG Amberg 09621 378107 10 0172 6873615 P F Droste Heike Technische Universi Kassel 0561 802 5022 a B D Niechaweki Nina RS Dare Ai
22. gbar Beispiel Der Geburtstag eines Mitarbeiters Wenn Sie einen Termin anlegen k nnen Sie die Verf gbarkeit bestimmen 5 2 3 Wozu dienen Kalenderordner Mit Kalenderordnern k nnen Sie Kalender und Termine strukturieren Ein Termin wird stets in einem bestimmten Kalenderordner erzeugt Jeder Kalenderordner im Ordnerbaum repr sentiert einen bestimmten Kalender Sie w hlen einen Kalender indem Sie im Ordnerbaum einen Kalenderordner anklicken Sie erkennen einen Kalenderordner im Ordnerbaum an dem Symbol Es gibt folgende Arten von Kalenderordnern Pers nliche Kalenderordner Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb Ihres Stammordners Der pers nliche Standard Kalenderordner hei t Kalender Sie k nnen weitere per s nliche Kalenderordner anlegen ffentliche Kalenderordner Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners ffentliche Ordner Jeder Benutzer kann ffentliche Ordner anlegen Standardm ig sind ffentliche Ordner f r alle Benutzer sichtbar Freigegebene Kalenderordner Diese Kalenderordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners Freigegebene Ordner Ein Benutzer kann pers nliche Kalenderordner f r andere Benutzer freigeben Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung zum Freigeben von Ordnern in 8 6 Freigaben und Rechte Copyright Open Xchange Inc 2009 59 OX OpenxcHange Modul Kalender D
23. in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kalender auf L schen Das Fenster Termin l schen ffnet sich 3 Wenn Sie sicher sind dass Sie die Termine l schen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Die Termine werden endg ltig gel scht Alle Teilnehmer erhalten per E Mail eine Benachrich tigung ber das L schen des Termins Tipp In der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht k nnen Sie Termine auch mit Hilfe des Kontext men s oder mit Hilfe der Taste lt entf gt l schen Copyright Open Xchange Inc 2009 85 86 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 6 Modul Aufgaben 6 1 berblick Um das Modul Aufgaben aufzurufen verwenden Sie eine der folgenden Methoden In der Modulleiste amp 9 S klicken Sie auf das Symbol Aufgaben Auf der Startseite klicken Sie auf die Titelleiste des Modulfensters Aufgaben Im Ordnerbaum klicken Sie auf den Ordner Aufgaben oder auf einen anderen Aufgabenordner Das Modul Aufgaben AAA L Abmelden js Bonn nn IOo Timo Meier eu Aufgabe Ansicht Flag Suchen Verkn pfung 12 2 8 J fE Z Bearbeiten H Split 1 a Start L schen Liste r 3 m Br ck 4 Zur cksetzen x gt Drucken y sein zu FE Wichtige Termine l m amp Kontakte E Aufgaben Pers nliche Ordner Aufgaben 4 H Documentation Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin
24. ndern Das Fenster Best tigung w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie auf eine der Schaltfl chen Akzeptieren Ablehnen Vorl ufig oder Sp ter Ergebnis Der Status Ihrer Best tigung wird ge ndert Wenn Sie die Best tigung nicht ndern m chten klicken Sie im Fenster oben rechts auf die Schaltfl che Ende Tipp In der Listenansicht oder in den Kalenderansichten k nnen Sie die Terminbest tigung auch mit Hilfe des Kontextmen s ndern 80 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine verwalten Modul Kalender OX OpenxcHange 5 7 Termine verwalten 5 7 1 Termine suchen Mit Hilfe eines Suchbegriffs k nnen Sie Termine im aktuellen Kalenderordner finden Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette nach der gesucht wird Gefunden alle Termine eines Kalenders die den Suchbegriff im Titel enthalten Beispiel Um Termine mit den Titeln Meeting und Team Meeting zu finden verwenden Sie den Suchbegriff me So suchen Sie nach einem Termin 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den Kalenderordner den Sie durchsuchen wollen 2 W hlen Sie die Listenansicht oder eine Kalenderansicht 3 Geben Sie im Panel Abschnitt Suchen in das Eingabefeld den Suchbegriff ein Hinweis Wenn der Panel Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen Aktivieren Sie im Popup Men die Suchfunktion 4 Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf das Symbol Suchen Ergebnis
25. nnen Sie Kontakte anzeigen Kontakte erstellen Kontakte verwalten z B suchen verschieben bearbeiten Kontakte zu Verteilerlisten zusammenfassen 4 2 2 Was muss ich ber Kontakte wissen Um mit Kontakten sinnvoll zu arbeiten sollten Sie wissen welche Kontaktarten es gibt Es gibt folgende Kontaktarten Kontaktart Standard Kontakt Privater Kontakt Verteilerliste ffentliche Kontakte Freigegebener Kontakt Merkmal Ein Kontakt dem keine besonderen Eigenschaften zugewiesen werden Ein Kontakt der nur vom Anleger des Kontakts gesehen wird Beispiel Die Kontaktdaten eines privaten Bekannten oder Familien mitglieds Eine Liste die Kontaktdaten mehrerer Kontakte enth lt Die Vertei lerliste erm glicht es eine E Mail an mehrere Kontakte gleichzeitig zu senden Beispiel Eine Verteilerliste mit allen Team Mitgliedern Ein Kontakt der sich in einem ffentlichen Kontaktordner befindet Der Administrator kann ffentliche Kontakte anlegen Beispiel Alle Mitarbeiter Ihrer Organisation Ein Kontakt der sich in einem freigegebenen Kontaktordner befin det Jeder Benutzer kann seine Kontaktordner f r andere Benutzer freigeben Beispiel Sie geben Ihren Kontaktordner mit Ihren gesch ftlichen Kontakten f r Ihr Team frei Wenn Sie einen Kontakt anlegen k nnen Sie die Kontaktart bestimmen Wenn Sie Kontakte anzeigen werden die Kontaktarten mit Hilfe von Symbolen angezeigt Sie k nnen be
26. verwenden Sie den Suchbegriff marketing So suchen Sie nach einem InfoStore Eintrag 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den InfoStore Ordner den Sie durchsuchen wollen 2 W hlen Sie die Ansicht H Split oder Liste 3 Geben Sie im Panel Abschnitt Suchen in das Eingabefeld den Suchbegriff ein Hinweis Wenn der Panel Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen Aktivieren Sie im Popup Men die Suchfunktion 4 Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf das Symbol Suchen Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt nur die InfoStore Eintr ge die zum Suchbegriff passen So zeigen Sie alle InfoStore Eintr ge des aktuellen InfoStore Ordners an Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf Zur cksetzen 7 6 2 InfoStore Eintr ge bearbeiten Sie k nnen alle Daten die Sie beim Anlegen des InfoStore Eintr ge eingetragen haben nachtr glich bearbeiten Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen InfoStore Ordner einen InfoStore Eintrag bearbeiten m chten ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser InfoStore Ordner So bearbeiten Sie einen InfoStore Eintrag 1 W hlen Sie einen InfoStore Eintrag in der Ansicht H Split oder Liste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich 3 Bearbeiten Sie die Daten des InfoStore Eintrags Eine ausf hrliche Beschreibung der Daten finden Sie in
27. 1 Kontakte mit Hilfe von WebDAV exportieren Exportiert werden alle Kontakte Ihres pers nlichen Kontaktordners Nicht exportiert werden Kontakte die sich in Unterordnern befinden Eine weitere M glichkeit zum Exportieren von Kontakten finden Sie in 4 7 8 Kontakte exportieren So exportieren Sie Ihre pers nlichen Kontakte mit Hilfe von WebDAV 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav vcard wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 2 Geben Sie Benutzername und Kennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein 3 Im Fenster ffnen von webdav vcard w hlen Sie Datei speichern und klicken auf OK Ergebnis Die Datei webdav vcard wurde heruntergeladen Sie enth lt Ihre pers nlichen Kontakte Um die Daten in anderen Programmen zu importieren benennen Sie Datei um in webdav vcf 8 4 2 Termine und Aufgaben mit Hilfe von WebDAV exportieren Exportiert werden alle Termine und Aufgaben Ihres pers nlichen Termin bzw Aufgabenordners Nicht exportiert werden Termine und Aufgaben die sich in Unterordnern befinden So exportieren Sie Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben mit Hilfe von WebDAV 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav ical wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 2 Geben Sie Benutzername und K
28. 116 Tags hinzuf gen 115 verschieben 119 K Kalender 57 Anzahl angezeigter Termine 144 anzeigen 64 Detailansicht 69 Einstellungen 144 Hover 71 Kalenderansicht 64 Kalenderansicht Arbeitswoche 65 Kalenderansicht Benutzerdefiniert 67 Kalenderansicht Monat 66 Kalenderansicht Tag 65 Kalenderansicht Woche 66 Konfiguration 143 Listenansicht 69 navigieren 62 navigieren im Minikalender 63 navigieren im bersichtsfenster 62 Ordner 59 Teamansicht 70 Teams 145 Terminanzeige 64 Terminbenachrichtigung einstellen 144 Termindarstellung 68 w hlen 64 Kalenderansicht Arbeitswoche 65 Benutzerdefiniert 67 Monat 66 Tag 65 Woche 66 Konfiguration Administration 151 Allgemeine Einstellungen 125 Aufgaben 148 Basiseinstellungen 125 Benutzerdaten 150 E Mail 131 Gruppen verwalten 151 Hover 125 InfoStore 149 Kalender 143 Kontakte 147 Passwort ndern 150 Ressourcen verwalten 152 Schnelleinstellungen 125 Sprache 126 Startseite 128 UWA Module 129 Visuelle Effekte 125 Zeitzone 126 Kontaktarten 38 Kontakte 37 Adresskarten 42 Anlagen hinzuf gen 48 Anlagen ffnen 45 Anlagen speichern 45 anlegen 46 Ansicht filtern 42 anzeigen 41 aus vCard Anhang 48 bearbeiten 52 Detailansicht 43 drucken 52 duplizieren 53 E Mail Adressen sammeln 33 Einstellungen 147 exportieren 54 exportieren WebDAV 164 Flags 54 Foto hinzuf gen 47 Hover 44 im
29. 18 19 20 21 22 26 23 24 25 26 27 28 29 27 30 l Heute 8 Irex l Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 33 01 3 22 MB von 9 77 MB belegt Mail 0 16 8 14 MB von 4 88 GB belegt Datei Frriseite 2 Kalender Freitag 4 07 2008 Folgende Woche 07 2008 Sp ter 4 07 2008 Aufgaben JL 5 p D E Mail 38 Monthly Sales Meeting Management Update Management Update Monthly Sales Meeting InfoStore amp Mein InfoStore Marketing brochure English imo Mei Artikel Handgep ckregelung Timo Meie Sales Revenue Docboat Timo Mei Neue Reisekostenrichtlinien Timo Meie Angebot Schulze GmbH Alle Ordner Marketing brochure English Timo Mei Die Startseite enth lt folgende Elemente Nr u B WU N e2 Element Titelleiste Modulleiste Panel Ordnerbaum bersichtsfenster Bildschirmteiler Minikalender InfoBox Funktion Enth lt am rechten Rand Schaltfl chen zum Aktualisieren Aufrufen der Einstellungen Aufrufen der Hilfe Abmelden Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Enth lt die Funktionen die auf der Startseite zur Verf gung stehen Zeigt die Ordnerstruktur der Objekte der Groupware Zeigt Modulfenster mit aktuellen Objekten Jedes Modulfenster hat eine eigene Titelleiste Sie k nnen die Darstellung im bersichtsfens ter anpassen Erm glicht das Ver ndern der Aufteilung der Startseite Zeigt das aktuelle Datum
30. 2 2 MA 2 2 3 Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten K6 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB eu E Mail E Antworten E L schen amp Allen antworten Drucken V Split Speichern unt l 3 Weiterleiten amp Markieren als Liste 1 InfoStore sp ni P Pers nliche Ordner I E Mail Inbox 27 Von Betreff t frank_meyer docboat A frank_meyer docboat frank_meyer docboat A tom_green dacboat A frank_meyer docboat frank meyer docboat Ansicht Anlage Flag H Split ffnen Neuer Termin Team conference Appointment changed 3 time serie Appointment changed 3 time serie Appointment changed Team meeting Appointment changed Team meeting Neuer Termin Sales presentation Neuer Termin Team conference Von frank_meyer docboat An timo_meier docboat Erhalten 27 03 2009 08 49 Ein neuer Termin wurde erstellt von Frank Meyer Sie k nnen diesen Termin in Ihrem Kalender pr fen ds http prototyp open xchange com m calendar amp i 472 amp f 41 Termin je von Frank Mever Erhalten 27 03 2009 08 49 24 03 2009 11 19 24 03 2009 11 10 24 03 2009 10 17 24 03 2009 10 02 17 02 2009 08 18 2 J 4 Gr e Flag 1 7KB 1 76 KB 1 83 KB 1 12 KB 1 74 KB 1 63 KB x Das Modul enth lt folgende Elemente Nr Element 1 Modulleiste 2 Panel 3 Ordnerbaum 4 bersichtsfenster Funktion Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol
31. 28 1 10 2 3 4 5 6 7 8 M 9 10 11 12 13 14 15 Dina 2 13 23 24 25 25 27 28 29 Nr Element Funktion 1 Navigationselemente f r Anklicken des Monatsnamens ffnet eine Dropdown Liste f r die den Monat Wahl eines Monats Anklicken der Navigationspfeile bl ttert einen Monat vorw rts oder zur ck 2 _Navigationselemente f r das Anklicken der Jahreszahl ffnet eine Dropdown Liste f r die Wahl Jahr eines Jahres Anklicken der Navigationspfeile bl ttert ein Jahr vorw rts oder zur ck 3 Schaltfl che Im Kalender Zeigt im bersichtsfenster die Kalenderansicht Monat des Monats anzeigen der im Minikalender eingestellt ist Hinweis Zeigt auch dann die Kalenderansicht wenn vorher die Ansicht Team oder Liste eingestellt war 4 Kalenderwoche Zeigt im bersichtsfenster die Kalenderansicht Woche der angeklickten Kalenderwoche Hinweis Zeigt auch dann die Kalen deransicht wenn vorher die Ansicht Team oder Liste eingestellt war 5 Kalendertag Zeigt im bersichtsfenster den Zeitraum an der den angeklickten Tag enth lt Die eingestellte Ansicht Kalender Team oder Liste bleibt erhalten 6 Schaltfl che Heute Zeigt im bersichtsfenster und im Minikalender den Zeitraum an der das aktuelle Datum enth lt Die eingestellte Ansicht Kalender Team oder Liste bleibt im bersichtsfenster erhalten Copyright Open Xchange Inc 2009 63 OX Modul Kalender Kalender und Termine anzeigen OpenxcHange 5 4 Kalender und Termine anzeigen
32. 3 Foto hinzuf gen ran ea a e ee na dai een 47 4 5 4 Anlagen hinzuf gen en naa a aa gaiii 48 4 5 5 Kontakt aus einem vCard Anhang anlegen seceissiscririccsiriisrinniniiessitrieiseritiieniieiieen 48 4 6 Verteilerlisten anlegen nenne ehem 49 4 6 1 Kontakte aus einem Adressbuch hinzuf gen 22222224400snssnnsnssneenennnnnnnnennenn 49 4 6 2 Kontakte als benutzerdefinierte Eintr ge hinzuf gen ussssssseeneennnnnnnnn 50 4 6 3 Kontakte aus der Verteilerliste l schen uuu22224444444snnnnssennnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnn 50 4 7 Kontakte verw lten u en is eben a S 51 4 7 1 Kontakteisuichen u u ee ass ee ea be ua 51 4 7 2 Kontakte bearbeiten nenne nenne 52 4 7 3 Kontakte dr cken u use else ansehe 52 4 7 4 Kontakte Kopieren 1 582 le te le dites dat etait 53 4 7 5 Kontakte d plizieren u 5a tesa re denn ha eh siens a had ran 53 4 7 6 Kontakte verschieben 22s000ssssnsssnnneennsssnnsennnnennsnnnnnennssnnnsnnnssensnennnsnennsnnnnnn 53 4 7 7 Kontakte mit Flags kennzeichnen essen 54 iv Copyright Open Xchange Inc 2009 Open Xchange Server OX OpenxcHange 4 7 8 Kontakte exportierem nisse is ande 54 4 7 3 Kontakte l schen nun nee eine Beier 55 5 Modul Kalender een een DZ Sl BErDIER nee 57 5 2 Was Sie Wissen SOllt ni s 25e ee a ee ane nt ER 58 5 2 1 Wozu dient das Modul Kalender nn 58 5 2 2 Was muss ich ber Termine
33. 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Eine Anleitung zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der InfoStore Eintrag wird ge ndert Wenn Sie die nderungen nicht bernehmen wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp Sie k nnen InfoStore Eintr ge auch mit Hilfe des Kontextmen s oder durch einen Doppelklick auf einen InfoStore Eintrag bearbeiten 116 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoStore Eintr ge bearbeiten Modul InfoStore OX OpenxcHange 7 6 2 1 InfoStore Eintrag sperren Wenn Sie einen InfoStore Eintrag bearbeiten sollten Sie diesen Eintrag sperren Die Sperre hat folgende Funktionen Die Sperre weist andere Benutzer darauf hin dass der InfoStore Eintrag zur Zeit bearbeitet wird und eventuell nicht mehr aktuell ist Wenn sich der gesperrte InfoStore Eintrag in einem InfoStore Ordner befindet den Sie f r andere Benutzer mit Bearbeitungsrechten freigegeben haben k nnen andere Benutzer den gesperrten Info Store Eintrag nicht bearbeiten So sperren Sie einen InfoStore Eintrag 1 W hlen Sie einen InfoStore Eintrag oder mehrere InfoStore Eintr ge in der Ansicht H Split oder Liste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Sperren Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben sollten Sie die Sperre aufheben So heben Sie die Sperre
34. 7 Modul InfoStore unscane anna han Keane ern he 107 SPORE toi be ae to ernennen 107 7 2 Was SIE WISSEN Sollten nenne are nee 108 7 2 1 Wozu dient das Modul InfoStore uusussssssssssenennnnnnnnnsnnennenennnnnnennennen en 108 7 2 2 Was muss ich ber InfoStore Eintr ge wissen 108 7 2 3 Wozu dienen InfoStore Ordner 22222040usnssnnsnssnsenennnnnnnnnsnnsnnennennnnnnnnnnennenn 108 7 3 Die Oberfl che des Moduls InfoStore 109 7 3 1 Das InfoStore Pandl uuueu nennen 109 7 3 2 Das InfoStore bersichtsfenster en sa 109 vi Copyright Open Xchange Inc 2009 Open Xchange Server OX 7 4 InfoStore Eintr ge anzeigen ss 110 7 4 1 Listenansicht anzelgen isa milan Sn nee 110 7 4 2 H Split Ansicht a nzeigen va nein ni 111 7 4 3 HOVeranzelgen an einen einlesen 112 7 4 4 Aktuelle Dokumentversion ffnen oder speichern 112 7 4 5 InfoStore Eintrag senden uses 113 7 5 InfoStore Eintrag anlegen seen 114 7 5 1 Dokument hinzuf gen u ie ae ann 115 7 5 2 Tags hinzuf gen kennen dereeres dates een esse eee retenue tente 115 7 6 InfoStore Eintr ge verwalten ss 116 7 6 1 InfoStore Eintr ge suchen ss 116 7 6 2 InfoStore Eintr ge bearbeiten o esseeeeenssssssesesersrssssssesresrsssssseseeersss
35. 8 2 4 1 Layout der Startseite Zum Layout der Startseite geh rt die Anzeige der Modulfenster die Hover der Startseite So konfigurieren Sie das Layout der Startseite 1 2 3 5 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen 3 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Startseite Klicken Sie unterhalb von Startseite auf Layout Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt Nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen werden gespeichert So verlassen Sie die Einstellungen der Startseite Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Die folgenden Einstellungen sind verf gbar E Mail Bestimmt wieviele ungelesene E Mails im Modulfenster E Mail maximal angezeigt werden Die Einstel lung Verbergen blendet das Modulfenster aus Kalender Termine die sp ter stattfinden Bestimmt wieviele Termine die sp ter stattfinden im Modulfenster Kalender maximal angezeigt werden Termine die in der aktuellen Woche oder in de
36. Datum des angezeigten Tages Ein Zeitraster mit Tageszeiten Die Arbeitszeiten sind von den restlichen Tageszeiten farblich abgesetzt Sie k nnen die Arbeitszeiten und die Unterteilung des Rasters in den Kalender Einstellungen Intervall in Minuten Arbeitszeit beginnt um und Arbeitszeit endet um anpassen Die Termine des angezeigten Tages Eine Beschreibung der Termindarstellung finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt 5 4 2 2 Kalenderansicht Arbeitswoche anzeigen Die Kalenderansicht Arbeitswoche zeigt den Kalender einer Arbeitswoche und die Termine dieser Arbeitswoche So zeigen Sie die Kalenderansicht Arbeitswoche an 1 2 3 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Kalender Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum auf Arbeitswoche Die Kalenderansicht der aktuellen Arbeitswoche wird angezeigt Um eine bestimmte Arbeitswoche anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil lt oder gt Ergebnis Die Kalenderansicht Arbeitswoche der gew hlten Arbeitswoche wird angezeigt Um die aktuelle Arbeitswoche wieder anzuzeigen klicken Sie in der Titelleiste des bersichtsfensters oder im Minikalender auf Heute Copyright Open Xchange Inc 2009 65 OX Modul Kalender Kalenderansicht anzeigen OpenxcHange Die Kalenderansicht Arbeitswoche enth lt In
37. E Mail Ordner Gesendete Objekte Wenn Sie die E Mail nicht senden wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp Sie k nnen eine E Mail auch mit Hilfe des Kontextmen s weiterleiten Copyright Open Xchange Inc 2009 31 OX Modul E Mail E Mails verwalten OpenxcHange 3 6 E Mails verwalten 3 6 1 E Mails suchen Mit Hilfe eines Suchbegriffs k nnen Sie E Mails im aktuellen E Mail Ordner finden Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette nach der gesucht wird Das Suchkriterium legt fest in welchen E Mail Bestandteilen nach dem Suchbegriff gesucht wird Folgende E Mail Bestandteile k nnen Sie als Suchriterium verwenden Absender Empf nger Empf nger einer CC Kopie Betreff E Mail Text Beispiel Um die E Mails mit den Absendern Meier Meyer Obermeier zu finden verwenden Sie das Suchkriterium Absender und den Suchbegriff me So suchen Sie nach einer E Mail 1 2 3 4 5 W hlen Sie im Ordnerbaum den E Mail Ordner den Sie durchsuchen wollen W hlen Sie die Ansicht H Split V Split oder Liste Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen links auf den kleinen Pfeil um eines der Suchkriterien zu w hlen Hinweis Wenn der Panel Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen Aktivieren Sie im Popup Men die Suchfunktion Geben Sie in das Eingabefeld den Suchbegriff ein Klicken Sie im Panel Abschnitt Suc
38. Gesch ftlich unterwegs erhalten Sie eine Kon fliktmeldung Bei der Verf gbarkeit Frei erhalten Sie keine Konfliktmeldung Weitere Informationen zur Behandlung von Konfliktmeldungen erhalten Sie in 5 5 10 Terminkonflikte l sen So legen Sie im Fenster Termin die Anzeige der Verf gbarkeit fest 1 W hlen Sie das Register Termin 2 W hlen Sie in der Dropdown Liste Anzeigen als eine der Optionen 5 5 6 Termin als privat kennzeichnen Ein privater Termin ist ein Termin den andere Teilnehmer nicht sehen k nnen wenn Sie Ihren Kalender f r andere Teilnehmer freigeben Sie k nnen einen Termin als privat kennzeichnen wenn folgende Voraussetzungen gemeinsam erf llt sind Der Termin hat au er Ihnen keine weiteren Teilnehmer und keine Ressourcen Der Termin wird in einem pers nlichen Kalenderordner erzeugt So kennzeichnen Sie im Fenster Termin einen Termin als privat W hlen Sie das Register Termin Aktivieren Sie das Kontrollfeld Privater Termin 76 Copyright Open Xchange Inc 2009 Teilnehmer und Ressourcen hinzuf Modul Kalender Teil ox OpenxcHange 5 5 7 Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen Wenn Sie einen Termin anlegen werden Sie automatisch als Teilnehmer hinzugef gt In den Kalender Einstellungen k nnen Sie festlegen ob Sie als Teilnehmer eingetragen werden wenn Sie einen Termin in einem ffentlichen Ordner anlegen siehe Anlegen ffentlicher Termine Sie k nnen weitere Teilne
39. InfoStore Eintr ge strukturieren so wie Sie auf Ihren Arbeitsplatzrechner Dokumente mit Hilfe von Ordnern bzw Verzeichnissen strukturieren Sie erkennen einen InfoStore Ordner im Ordnerbaum an dem Symbol Alle InfoStore Ordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von InfoStore Es gibt folgende Arten von InfoStore Ordnern Pers nliche InfoStore Ordner Der pers nliche InfoStore Ordner tr gt Ihren Benutzernamen Er befindet sich im Ordnerbaum unterhalb von InfoStore Userstore Sie k nnen in Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner weitere InfoStore Ordner anlegen ffentliche InfoStore Ordner Diese InfoStore Ordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von InfoStore ffentlicher InfoStore Jeder Benutzer kann ffentliche InfoStore Ordner anlegen Stan dardm ig sind ffentliche InfoStore Ordner f r alle Benutzer sichtbar Freigegebene InfoStore Ordner Diese InfoStore Ordner tragen die Namen der jeweiligen Benutzer Sie befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von InfoStore Userstore Jeder Benutzer kann pers nliche InfoStore Ordner f r andere Benutzer freigeben Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung zum Freigeben von Ordnern in 8 6 Freigaben und Rechte 108 Copyright Open Xchange Inc 2009 Die Oberfl che des Moduls InfoStore Modul InfoStore OX 7 3 Die Oberfl che des Moduls InfoStore 7 3 1 Das InfoStore Panel Neu InfoEintrag Ansicht Senden Flag Suchen E H Sp
40. Mail wird gesendet Eine Kopie befindet sich im E Mail Ordner Gesendete Objekte Wenn Sie die E Mail nicht senden wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp Sie k nnen eine E Mail auch mit Hilfe des Kontextmen s beantworten In der Ansicht H Split oder V Split k nnen Sie eine E Mail beantworten indem Sie im E Mail Header auf den Absender klicken 3 5 3 E Mails weiterleiten Wenn Sie eine E Mail weiterleiten werden im Fenster E Mail einige Eingabefelder mit Werten gef llt Der Betreff der E Mail wird als Betreff der weitergeleiteten E Mail eingetragen Vor dem Betreff der Antwort E Mail steht der Text Fwd Der Text der E Mail wird in der weitergeleiteten E Mail eingetragen Vor dem Text stehen folgende Angaben Die berschrift Urspr ngliche Nachricht Absender Adressat Datum und Betreff der urspr nglichen Nachricht So leiten Sie eine E Mail weiter 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail Klicken Sie im Panelabschnitt E Mail auf Weiterleiten Das Fenster E Mail ffnet sich Bestimmen Sie einen oder mehrere Empf nger Details finden Sie in 3 5 1 2 Empf nger bestimmen BE W N Geben Sie den E Mail Text ein Bei Bedarf k nnen Sie alle Funktionen verwenden die in 3 5 1 3 E Mail Text erstellen beschrieben werden 5 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Senden Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Die E Mail wird gesendet Eine Kopie befindet sich im
41. Quelldaten einer E Mail an 1 W hlen Sie in der Listenansicht H Split Ansicht oder V Split Ansicht eine E Mail 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Quelldaten anzeigen Ergebnis Die Quelldaten werden in einem neuen Fenster angezeigt Sie k nnen die Quelldaten in die Zwischenablage kopieren Tipp In der Listenansicht H Split Ansicht oder V Split Ansicht k nnen Sie die Quelldaten auch mit Hilfe des Kontextmen s anzeigen 3 4 5 Hover anzeigen Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split V Split und Liste So zeigen Sie eine E Mail im Hover an 1 Bewegen Sie in einer Listenansicht den Mauszeiger auf eine E Mail Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt auf dem Register Allgemein die ersten Zeilen der E Mail 2 Bestimmen Sie wie viele Zeilen der E Mail Sie sehen m chten Wenn Sie weitere Zeilen sehen m chten klicken Sie auf den E Mail Text Wenn Sie alle Zeilen sehen m chten klicken Sie ein zweites Mal auf den E Mail Text Wenn Sie die urspr ngliche Ansicht sehen wollen klicken Sie ein drittes Mal auf den E Mail Text 3 Wenn Sie Informationen zu den E Mail Anlagen sehen wollen klicken Sie auf das Register Anlagen 4 Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus oder auf einen anderen Eintrag in der Liste 24 Copyright Open Xchange Inc 2009 Hover anzeigen Modul E Mail OX Open lt xcHange Der E Mail Hover zeigt die folgenden Informatio
42. Schaltfl che Optionen Wechselt in die InfoStore Einstellungen 3 Content Bereich Zeigt die InfoStore Eintr ge Mit dem Panel Abschnitt Ansicht bestimmen Sie die Darstellung Copyright Open Xchange Inc 2009 109 OX Modul InfoStore InfoStore Eintr ge anzeigen Open lt xcHange 7 4 InfoStore Eintr ge anzeigen Um InfoStore Eintr ge anzuzeigen m ssen Sie einen InfoStore Ordner w hlen eine Ansicht w hlen Die Ansicht bestimmt wie die InfoStore Eintr ge im Content Bereich dargestellt werden 7 4 1 Listenansicht anzeigen Die Listenansicht zeigt die InfoStore Eintr ge in Form einer Tabelle So zeigen Sie InfoStore Eintr ge als Liste an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen InfoStore Ordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Liste Ergebnis Die InfoStore Eintr ge werden als Liste angezeigt Die Liste zeigt f r jeden InfoStore Eintrag eine Zeile mit Informationen in Form von Symbolen oder Texten Spalte Information Spalte 1 Symbol B Der Eintrag ist ein InfoStore Eintrag Spalte 1 Symbol L Der InfoStore Eintrag ist gesperrt Spalte 2 Symbol U Der InfoStore Eintrag enth lt ein Dokument Um die aktuelle Dokumentversion zu ffnen oder zu speichern klicken Sie auf das Symbol Details finden Sie in 7 4 4 Aktuelle Dokument version ffnen oder speichern Spalte Beschreibung Bezeichnung des InfoStore Eintrags Spalte Gr e Dateigr e des InfoStore Eintrags Spalte Angelegt a
43. Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben in der Listenansicht oder H Split Ansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgabe auf Als erledigt kennzeichnen Ergebnis Die Aufgaben werden als erledigt dargestellt Tipp Sie k nnen Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmen s als erledigt kennzeichnen 102 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben drucken Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 7 4 Aufgaben drucken Um Aufgaben zu drucken haben Sie folgende M glichkeiten Drucken einer Aufgabenliste Drucken der Daten einer Aufgabe So drucken Sie eine Aufgabenliste 1 W hlen Sie im Panel die Listenansicht 2 Legen Sie fest welche Aufgaben Sie drucken m chten Wenn Sie nur einen Teil der Aufgaben der Listenansicht drucken m chten w hlen Sie die Aufgaben die Sie drucken m chten Wenn Sie alle Aufgaben der Listenansicht drucken m chten w hlen Sie entweder alle Aufgaben oder keine 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgaben auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 4 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 5 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Aufgabenliste wird gedruckt So drucken Sie die Daten einer Aufgabe 1 Zeigen Sie eine Aufgaben in der H Split Ansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgaben auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken
44. Sie eine neue Gruppe 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Gruppen auf Neu 2 Geben Sie rechts im bersichtsfenster den Gruppen Namen ein 3 Geben Sie den Anzeigenamen der Gruppe ein 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die neue Gruppe wird links im bersichtsfenster angezeigt Sie hat noch keine Mitglieder So f gen Sie einer Gruppe Mitglieder hinzu 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Mitglieder auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Teilnehmer w hlen ffnet sich 3 F gen Sie Teilnehmer hinzu 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern So entfernen Sie Mitglieder aus einer Gruppe 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Markieren Sie rechts im bersichtsfenster ein Mitglied der Gruppe 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Mitglieder auf Entfernen 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Mitglied wird aus der Gruppe entfernt Copyright Open Xchange Inc 2009 151 OX Optionen Administration OPen XxXcCHanNnge So l schen Sie eine Gruppe 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Gruppen auf L schen 3 Klicken Sie im Popup Fenster Gruppe l schen auf Ja Ergebnis Die Gruppe wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen zum Verwalten von Gruppen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che 8 2 11 2 R
45. Sie im Systemfenster Drucken auf Drucken Ergebnis Die E Mail Liste wird gedruckt So drucken Sie den Inhalt einer E Mail 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 4 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Der E Mail Inhalt wird gedruckt 3 6 4 E Mails speichern Sie k nnen eine E Mail als Textdatei auf Ihrer Festplatte speichern So speichern Sie eine E Mail 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail 2 Klicken Sie im Kontextmen auf Speichern 3 Je nach verwendetem Browser werden Sie m glicherweise gefragt ob Sie die Datei ffnen oder speichern wollen W hlen Sie Speichern 4 W hlen Sie Speicherort Geben Sie einen Dateinamen an 5 Klicken Sie auf Speichern Ergebnis Die E Mail wird als Textdatei mit der Namenserweiterung eml gespeichert 34 Copyright Open Xchange Inc 2009 Mit E Mail Entw rfen arbeiten Modul E Mail OX OpenxcHange 3 6 5 Mit E Mail Entw rfen arbeiten Sie k nnen die E Mail die Sie gerade verfassen als Entwurf speichern Den Entwurf k nnen Sie sp ter bear beiten oder senden So erstellen Sie einen E Mail Entwurf 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf Neue E Mail Das Fenster E Mail ffne
46. Spaltentiteln wird Gross und Kleinschreibung ber cksichtigt Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spaltentitel den Datenfeldern derGroupware zugewiesen Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet Enth lt ein Datenfeld ung ltige Daten wird der zugeh rige Kontakt bersprungen Daten sind in fol genden F llen ung ltig Die Anzahl der Zeichen ist zu gro Die weiter unten folgende Tabelle enth lt zu jedem Datenfeld Angaben ber zul ssige Anzahl von Zeichen a Ein Datenfeld hat ein falsches Format Die Datenfelder m ssen folgende Formate besitzen o Alle E Mail Felder m ssen das Zeichen enthalten Alle Datum Felder m ssen ein g ltiges Datumsformat enthalten Alle anderen Datenfelder k nnen beliebige Zeichen enthalten a Ein leeres Datenfeld ist erlaubt Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten Display name Suffix City home Number of children Note Room number State business Tax id Assistant s name State other FAX business Telephone home 2 Telephone other Telephone TTY TDD Email 1 Categories Dynamic Field 4 Dynamic Field 8 Dynamic Field 12 Dynamic Field 16 Dynamic Field 20 Sur name Title State home Profession Company Street business Country business Commercial register Street other Country other Telephone car FAX home FAX other Instantmessen
47. Termine oder Aufgaben ablegen Ordner Freigegebene Ordner In diesem Ordner sehen Sie die pers nlichen Ordner die andere Benutzer f r Sie freigegeben haben Ordner InfoStore Jeder Benutzer hat hier seinen pers nlichen InfoStore Ordner Daneben existiert ein ffentlicher InfoStore Ordner in dem alle Benutzer Unterordner anlegen k nnen In einem Info Store Ordner k nnen Sie beliebige Dokumente Links auf eine Internet Adresse Lesezeichen Book marks und Anmerkungen ablegen Informationen zu den Inhalten der Ordner finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Module Informationen zum Verwalten und Freigeben von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung und in 8 6 Freigaben und Rechte Der Ordnerbaum dient folgenden Zwecken Teamarbeit Sie sehen im Ordnerbaum welche Daten und Informationen andere Benutzer f r Sie oder f r alle Benutzer zur Verf gung stellen Im Ordnerbaum stellen Sie Ihre Daten und Informationen anderen Benutzern zur Verf gung indem Sie bestimmte Ordner gezielt freigeben Strukturierung Ordnen Sie Ihre Daten und Informationen indem Sie in Ihrem pers nlichen Stamm ordner Unterordner anlegen Zugriff auf Module Als Alternative zur Modulleiste greifen Sie auf ein bestimmtes Modul zu indem Sie einen bestimmten Ordner im Ordnerbaum anklicken Copyright Open Xchange Inc 2009 Das bersichtsfenster Die Startseite OX OpenxcHange 2 2 7 Das bersichtsfenster Das bersichtsfens
48. auf 1 W hlen Sie einen gesperrten InfoStore Eintrag oder mehrere gesperrte InfoStore Eintr ge in der Ansicht H Split oder Liste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Sperre aufheben Tipp Sie k nnen die Funktionen Sperren und Sperre aufheben auch im Kontextmen aufrufen 7 6 2 2 Dokument entfernen Sie k nnen das Dokument eines InfoStore Eintrags entfernen Dabei werden alle Dokumentversionen entfernt Weitere Informationen zum Arbeiten mit Dokumentversionen finden Sie in 7 6 2 3 Mit Doku mentversionen arbeiten Hinweis Diese Funktion l scht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte So entfernen Sie ein Dokument eines InfoStore Eintrags 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste einen InfoStore Eintrag 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che L schen Das Fenster Datei entfernen ffnet sich 4 Wenn Sie sicher sind dass Sie alle Dateiversionen des Dokuments aus dem InfoStore Eintrag entfernen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Alle Dateiversionen des Dokuments werden aus dem die InfoStore Eintrag entfernt Der Info Store Eintrag selbst bleibt erhalten Copyright Open Xchange Inc 2009 117 OX Modul InfoStore InfoStore Eintr ge bearbeiten OpenxcHange 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten Wenn ein InfoStore Eintrag ein Dokument enth lt k nnen Sie folgende Aktionen
49. bei Bedarf einen Kontaktordner indem Sie auf die Schaltfl che Ordner klicken und im Popup Fenster einen Kontaktordner ausw hlen Geben Sie in das Eingabefeld Name einen Namen f r die Verteilerliste ein F gen Sie bei Bedarf Kontakte aus einem Adressbuch hinzu F gen Sie bei Bedarf Kontakte als benutzerdefinierte Eintr ge hinzu L schen Sie bei Bedarf einen Kontakt aus der Verteilerliste O N OAU BR Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Die Verteilerliste wird angelegt Wenn Sie die Verteilerliste nicht anlegen wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp Auch in anderen Modulen k nnen Sie die Funktion Verteilerliste im Panel Abschnitt Neu aufrufen 4 6 1 Kontakte aus einem Adressbuch hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Verteilerliste Kontakte aus einem Adressbuch hinzu 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakt auf Aus Adressbuch hinzuf gen Das Fenster Kontakte w hlen ffnet sich 2 Wenn Sie ein anderes Adressbuch als das Globale Adressbuch w hlen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Kontaktordner Klicken Sie im Fenster Kontaktordner w hlen auf einen Ordner 3 Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen 4 W hlen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus der Liste aus 5 Um die Auswahl
50. der Aufgabe hinzugef gt Copyright Open Xchange Inc 2009 99 OX Modul Aufgaben Aufgabeneinladung beantworten OpenxcHange 6 6 Aufgabeneinladung beantworten Wenn ein Groupware Benutzer Sie zu einer Aufgabe als Teilnehmer hinzuf gt erhalten Sie im Popup Fenster Best tigung w hlen eine Meldung ber die Aufgabe In dem Popup Fenster k nnen Sie die Aufgabeneinladung best tigen Je nach Ihrer Best tigung wird in der H Split Ansicht der Aufgabe ein bestimmter Status f r Sie angezeigt 6 6 1 Aufgabe best tigen Solange Sie die Aufgabe nicht best tigen bleibt Ihr Status auf Wartestatus eingestellt So best tigen Sie im Popup Fenster Best tigung w hlen eine Aufgabe Wenn Sie die Einladung annehmen m chten klicken Sie auf Akzeptieren Ihr Status wird auf Best tigt gesetzt Wenn Sie die Einladung ablehnen m chten klicken Sie auf Ablehnen Ihr Status wird auf Abgelehnt gesetzt Wenn Sie die Einladung vorl ufig annehmen m chten klicken Sie auf Vorl ufig Ihr Status wird auf Vorl ufig gesetzt Wenn Sie die Entscheidung sp ter treffen m chten klicken Sie auf Sp ter Ihr Status bleibt auf Wartestatus Sie werden regelm ig daran erinnert dass Sie den Termin best tigen m ssen 6 6 2 Aufgabenbest tigung ndern Sie k nnen jederzeit Ihre Best tigung einer Aufgabeneinladung ndern So ndern Sie Ihre Aufgabenbest tigung 1 Zeigen Sie die Aufgabe in der H Split Ansicht an 2 Klicken Sie im P
51. der Datumsleiste die Arbeitswochenbezeichnung Ein Zeitraster mit den Arbeitstagen und den Tageszeiten Die Arbeitszeiten sind von den restlichen Tageszeiten farblich abgesetzt Sie k nnen die Arbeitszeiten und die Unterteilung des Rasters in den Kalender Einstellungen Intervall in Minuten Arbeitszeit beginnt um und Arbeitszeit endet um anpassen Die Termine der angezeigten Arbeitswoche Eine Beschreibung der Termindarstellung finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt 5 4 2 3 Kalenderansicht Monat anzeigen Die Kalenderansicht Monat zeigt den Kalender eines Monats und die Termine dieses Monats So zeigen Sie die Kalenderansicht Monat an 1 2 3 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Kalender Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum auf Monat Die Kalenderansicht des aktuellen Monats wird angezeigt Um einen bestimmten Monat anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil oder gt Ergebnis Die Kalenderansicht Monat des gew hlten Monats wird angezeigt Um den aktuellen Monat wieder anzuzeigen klicken Sie in der Titelleiste des bersichtsfensters oder im Minikalender auf Heute Die Kalenderansicht Monat enth lt In der Datumsleiste die Bezeichnung des angezeigten Monats Ein Zeitraster das in einzelne Tage unterteilt ist Die Termine des angezeigten Mona
52. ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 4 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Daten der Aufgabe werden gedruckt Copyright Open Xchange Inc 2009 103 OX Modul Aufgaben Aufgaben verschieben OpenxcHange 6 7 5 Aufgaben verschieben Sie haben folgende M glichkeiten um Aufgaben zu verschieben Mit Hilfe der Panel Funktion Mit Hilfe von Drag amp Drop Hinweis Wenn Sie Aufgaben aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben ben tigen Sie folgende Rechte F r den Ausgangsordner L schrechte f r die Objekte dieses Ordners F r den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So verschieben Sie Aufgaben mit Hilfe der Panel Funktion 1 W hlen Sie in der Listenansicht oder H Split Ansicht eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgaben auf Verschieben Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen Aufgabenordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie Aufgaben verschieben k nnen Ergebnis Die Aufgaben werden verschoben So verschieben Sie Aufgaben mit Hilfe von Drag amp Drop 1 W hlen Sie in der Listenansicht oder H Split Ansicht eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben 2 Ziehen Sie eine gew hlte Aufgabe auf einen Aufgabenordner Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird
53. ge ndert 134 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX OPen XxXcCHanNnge So legen Sie eine E Mail Signatur als Standard Signatur fest 1 Markieren Sie im bersichtsfenster eine E Mail Signatur 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Signaturen auf Bearbeiten Das Dialogfenster Signaturen ffnet sich 3 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Standard Signatur 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die E Mail Signatur wird die Standard Signatur Die Standard Signatur wird im bersichtsfenster hervorgehoben So l schen Sie eine E Mail Signatur 1 Markieren Sie im bersichtsfenster eine E Mail Signatur 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Signaturen auf Entfernen 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die E Mail Signatur wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen f r E Mail Signaturen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che 8 2 5 3 Zus tzliche E Mail Konten Wenn Sie au er Ihrem Open Xchange E Mail Konto weitere E Mail Konten nutzen k nnen Sie unter der Benutzeroberfl che des Open Xchange Servers auf diese E Mail Konten zugreifen indem Sie zus tzliche E Mail Konten einrichten Sie haben folgende M glichkeiten Neues E Mail Konto einrichten Einstellungen eines E Mail Kontos bearbeiten E Mail Konto l schen Um ein neues E Mail Konto einzurichten ben tigen Sie folgende Daten
54. hlen Sie im Ordnerbaum einen InfoStore Ordner Andernfalls wird der neue InfoStore Eintrag in Ihrem pers nlichen InfoStore Standardordner angelegt Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Ordner einen neuen InfoStore Eintrag anlegen m chten ben tigen Sie f r diesen Ordner das Recht zum Anlegen von Objekten 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neuer InfoStore Eintrag Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich 3 W hlen Sie bei Bedarf einen anderen InfoStore Ordner indem Sie auf die Schaltfl che Ordner klicken und im Popup Fenster einen InfoStore Ordner ausw hlen 4 Geben Sie in das Feld Titel einen Titel ein 5 Verwenden Sie je nach Bedarf die folgenden Optionen F gen Sie ein Lesezeichen f r eine Webseite hinzu indem Sie in das Feld Link URL eine Internet adresse eingeben Tipp Kopieren Sie die Internetadresse aus der Adressleiste des Browsers in das Feld F gen Sie ein Dokument hinzu Siehe 7 5 1 Dokument hinzuf gen F gen Sie Tags hinzu Siehe 7 5 2 Tags hinzuf gen Geben Sie Anmerkungen ein 6 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der InfoStore Eintrag wird angelegt Wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Um einen neuen InfoStore Eintrag anzulegen haben Sie folgende Alternativen Auch in anderen Modulen k nnen Sie die Funktion Neuer InfoStore Eintrag im Panel Abschnit
55. im Panel Abschnitt E Mail auf Verschieben Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen E Mail Ordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie E Mails verschieben k nnen Ergebnis Die E Mails werden verschoben Copyright Open Xchange Inc 2009 35 OX Modul E Mail E Mails l schen OpenxcHange So verschieben Sie E Mails mit Hilfe von Drag amp Drop 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail oder mehrere E Mails 2 Ziehen Sie eine markierte E Mail auf einen E Mail Ordner Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen fol gende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Die E Mails werden verschoben 3 6 8 E Mails l schen Sie haben folgende M glichkeiten E Mails l schen Die E Mails werden standardm ig in den Papierkorb verschoben Gel schte E Mails aus dem Papierkorb wieder herstellen E Mails im Papierkorb endg ltig l schen Endg ltig gel schte E Mails sind unwiederbringlich verloren Achtung Wenn Sie in den E Mail Einstellungen den Eintrag Gel schte E Mails unwiderruflich entfer nen auf Ja einstellen k nnen Sie gel schte E Mails nicht wieder herstellen Es wird empfohlen diese Einstellung nicht zu verwenden So l schen Sie eine
56. m ssen Sie diese Ordner abonnieren Andere freigegebene Ordnertypen wie Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner InfoStore Ordner m ssen nicht abonniert werden So abonnieren Sie freigegebene E Mail Ordner 1 4 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf den Ordner Inbox oder auf einen anderen pers nlichen E Mail Ordner Klicken Sie im Kontextmen auf Ordner abonnieren Das Popup Fenster Ordner abonnieren ffnet sich Im Popup Fenster Ordner abonnieren ffnen Sie den Ordnerbaum User Aktivieren Sie das Kontrollfeld des Ordners den Sie abonnieren m chten Klicken Sie auf OK Ergebnis Der abonnierte Ordner wird im Ordnerbaum angezeigt Copyright Open Xchange Inc 2009 173 OX Optionen Ordner freigeben OpenxcHange 8 6 5 Ordner freigeben Um Daten mit anderen Benutzern zu teilen geben Sie einen oder mehrere Ordner frei indem Sie anderen Benutzern bestimmte Rechte an dem Ordner erteilen Sie k nnen anderen Benutzern Rechte an einem Ordner erteilen Rechte an einem Ordner ndern Rechte an einem Ordner entziehen Hinweis Beachten Sie die folgenden Einschr nkungen Um einem anderen Benutzer Rechte an einem Ordner zu erteilen m ssen Sie f r diesen Ordner das Administrator Recht besitzen Ihren pers nlichen Ordner Inbox k nnen Sie nicht freigeben Um anderen Benutzern Zugriff auf Ihre E Mails zu gew hren geben Sie einen E Mail Ordner frei der sich unterhalb des Ord
57. mit Hilfe des Kontext men s oder durch einen Doppelklick auf einen Termin bearbeiten Copyright Open Xchange Inc 2009 81 OX Modul Kalender Termine mit Drag amp Drop bearbeiten OpenxcHange 5 7 3 Termine mit Drag amp Drop bearbeiten In den Kalenderansichten k nnen Sie mit Hilfe von Drag amp Drop folgende Aktionen ausf hren einen Termin auf einen anderen Tag verschieben die Uhrzeit eines Termins ndern den Beginn oder das Ende eines Termins ndern So verschieben Sie einen Termin auf einen anderen Tag 1 Zeigen Sie einen Termin in der Kalenderansicht Arbeitswoche Monat Woche oder Benutzerdefiniert an 2 Bewegen Sie den Mauszeiger in das Rechteck das den Termin darstellt Der Mauszeiger wird als Hand dargestellt 3 Ziehen Sie den Termin auf einen anderen Tag im Zeitraster oder auf einen Tag im Minikalender Ergebnis Der Termin wird auf den gew hlten Tag verschoben Tipp Um in der Kalenderansicht Tag einen Termin auf einen anderen Tag zu verschieben ziehen Sie den Termin auf einen Tag im Minikalender Tipp In den Kalenderansichten Arbeitswoche und Benutzerdefiniert k nnen Sie gleichzeitig die Uhrzeit des Termin ndern indem Sie den Termin auf eine andere Zeit im Zeitraster ziehen So ndern Sie die Uhrzeit eines Termins 1 Zeigen Sie einen Termin in der Kalenderansicht Tag Arbeitswoche oder Benutzerdefiniert an 2 Bewegen Sie den Mauszeiger in das Rechteck das den Termin darst
58. neuer Termin wurde erstellt Technical Meeting 24 09 2007 08 07 1 51 KB jean dupont docboat Ein Termin wurde ge ndert Conference t l phonique 12 09 2007 09 52 1 6 KB E 3 F Meeting Call 7 Von Tom Green lt tom_green docboat gt An Timo Meier lt timo_meier docboat gt Erhalten 19 12 2007 09 59 Hi Timo Das E Mail bersichtsfenster enth lt folgende Elemente Nr 1 2 3 Element Beschriftung Schaltfl che Optionen Content Bereich Funktion Zeigt Name und Pfad des aktuellen E Mail Ordners Anzahl der ungelesenen E Mails Gesamtzahl der E Mails dieses Ordners Tipp Sie k nnen im Ordnerbaum navigieren indem Sie die unter strichenen Teile des Pfades anklicken Wechselt in die E Mail Einstellungen Zeigt die E Mails des aktuellen E Mail Ordners Mit dem Panel Abschnitt Ansicht bestimmen Sie die Darstellung Copyright Open Xchange Inc 2009 21 OX Modul E Mail E Mails anzeigen OpenxcHange 3 4 E Mails anzeigen Um E Mails anzuzeigen m ssen Sie im Ordnerbaum einen E Mail Ordner w hlen im Panel eine Ansicht w hlen Die Ansicht bestimmt wie die E Mails dargestellt werden Bei der Darstellung von E Mails gelten folgende Besonderheiten die dazu dienen Betrugsversuche zu unterbinden und Sicherheitsrisiken zu minimieren Falls eine E Mail als potentielle Phishing Mail eingestuft wurde und damit m glicherweise einen Betrugsversuch darstellt wird im bersichtsfenster ein W
59. schen Administrator Der Benutzer kann alle Objekte l schen 8 6 2 Welche vorgegebenen Rechte haben Benutzer an Ordnern Die folgenden Kapitel beschreiben welche Rechte ein Benutzer an vorhandenen Ordnern hat an neu angelegten Ordnern erh lt 8 6 2 1 Rechte an vorhandenen Ordnern An Ihren pers nlichen Ordnern haben Sie folgende Rechte Rechtevergabe Administrator Ordnerrechte Unterordner anlegen Leserechte Alle Bearbeitungsrechte Alle L schrechte Alle Am Ordner ffentliche Ordner haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte Rechtevergabe Keine Rechte Ordnerrechte Unterordner anlegen Leserechte Keine Bearbeitungsrechte Keine L schrechte Keine Am Ordner Globales Adressbuch haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte Rechtevergabe Keine Rechte Ordnerrechte Sehen Leserechte Alle Bearbeitungsrechte Eigene L schrechte Keine Am Ordner InfoStore und am Ordner UserStore haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte Rechtevergabe Keine Rechte Ordnerrechte Sehen Leserechte Keine Bearbeitungsrechte Keine L schrechte Keine Am Ordner ffentlicher InfoStore haben alle Benutzer und Gruppen folgende Rechte Rechtevergabe Keine Rechte Ordnerrechte Unterordner anlegen Leserechte Keine Bearbeitungsrechte Keine L schrechte Keine 170 Copyright Open Xchange Inc 2009 Welche vorgegebenen Rechte haben Optionen Benutzer an Ordnern OX
60. tigen Sie die Adresse des Servers Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort Sie erhalten diese Informationen von Ihren Administrator oder Hoster So melden Sie sich am Server an 1 Starten Sie einen Webbrowser 2 Geben Sie in die Adressleiste die Adresse des Servers ein Die Anmeldeseite wird angezeigt 3 Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein Achten Sie auf Gro und Kleinschreibung 4 Klicken Sie auf OK Ergebnis Die Startseite wird angezeigt Eine Beschreibung finden Sie in 2 2 2 Elemente der Startseite Hinweis Wenn Sie einen falschen Benutzernamen oder ein falschen Passwort eingeben erhalten Sie eine Fehlermeldung Geben Sie die korrekten Werte ein So melden Sie sich vom Server ab Klicken Sie rechts oben auf der Startseite auf die Schaltfl che Abmelden Die Anmeldeseite wird angezeigt Sie k nnen das Browserfenster schlie en oder sich erneut anmelden Copyright Open Xchange Inc 2009 9 OX OpenxcHange Die Startseite 2 2 2 Elemente der Startseite 1 G amp 2 Abmelden OX Module Timo Meier eu Schnelleinstellungen 2 3 DR J E F InfoBox anzeigen 5 47 F Quickinfo anzeigen amp Timo Meier 2 F Minikalender anzeigen 8 E Mail 5 u I nt i HE gt en Custom Drafts amp Custom Sent amp Custom Spam Custom Trash E Aufgaben 7 Juni 2008 l Mo Di Mi Do Fr Sa So 22 1 23 2 3 4 5 6 7 8 24 9 10 11 12 25 16 17
61. und Pfad des aktuellen Kalender Ordners Tipp Sie k nnen im Ordnerbaum navigieren indem Sie die unter strichenen Teile des Pfades anklicken Hinweis In der Teamansicht wird die Beschriftung nicht angezeigt 2 Datumsleiste Zeigt das Datum des aktuellen Zeitraums Links und rechts neben dem Datum befinden sich Navigationspfeile mit denen Sie den aktuellen Zeitraum ndern k nnen 3 Schaltfl che Heute Zeigt im bersichtsfenster und im Minikalender den Zeitraum an der das aktuelle Datum enth lt Die eingestellte Ansicht Kalender Team oder Liste bleibt im bersichtsfenster erhalten Schaltfl che Optionen Wechselt in die Kalender Einstellungen 5 Content Bereich Zeigt den Kalender und die Termine an Mit den Panel Abschnitten Ansicht und Zeitraum bestimmen Sie die Darstellung 6 Kontrollfeld Alle meine Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist werden alle Ihre Termine aus Termine aus allen Kalen allen Kalenderordnern angezeigt Wenn dieses Kontrollfeld deakti dern anzeigen viert ist werden nur Ihre Termine des gew hlten Kalenderordners angezeigt Copyright Open Xchange Inc 2009 61 OX Modul Kalender Wie navigiere ich im Kalender OpenxcHange 5 3 3 Wie navigiere ich im Kalender Im Kalender bersichtsfenster sehen Sie stets einen bestimmten Zeitraum z B einen bestimmten Monat Wenn Sie einen anderen Monat sehen m chten k nnen Sie zum Navigieren folgene Bedienelemente verwenden die Bedieneleme
62. verschieben Sie einen Ordner 1 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner 2 Klicken Sie im Kontextmen auf Ausschneiden Das Ordnersymbol wird abgeschw cht angezeigt 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in den Sie den ausgeschnittenen Ordner ein f gen wollen 4 Klicken Sie im Kontextmen auf Einf gen Ergebnis Der Ordner wird verschoben 8 5 5 Link zu einem Ordner senden Sie k nnen internen Teilnehmern der Groupware einen Link zu einem Ordner senden So senden Sie einen Link zu einem Ordner 1 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner 2 Klicken Sie im Kontextmen auf Als Link versenden Ergebnis Das Fenster E Mail ffnet sich Der Link zum Ordner ist als E Mail Text eingetragen Hinweis Um dem Link zu folgen ben tigt der Empf nger der E Mail passende Rechte f r den Ordner 8 5 6 Ordner l schen Achtung Wenn Sie einen Ordner l schen werden alle Unterordner und Objekte dieses Ordners ebenfalls gel scht Gel schte Unterordner und gel schte Objekte k nnen nicht wieder hergestellt werden Hinweis Um einen Ordner zu l schen ben tigen Sie f r den Ordner das Administrator Recht So l schen Sie einen Ordner 1 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner 2 Klicken Sie im Kontextmen auf L schen Das Dialogfenster Ordner l schen ffnet sich 3 Klicken Sie auf Ja Ergebnis Der Ordner und die ent
63. 26 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mails senden Modul E Mail OX Open lt xcHange 3 5 E Mails senden Sie haben folgende M glichkeiten neue E Mail senden E Mail beantworten E Mail weiterleiten 3 5 1 Neue E Mail senden Hier finden Sie einen berblick zum Senden einer neuen E Mail Details folgen auf der n chsten Seite So senden Sie eine neue E Mail 1 W hlen Sie eine Absender Adresse aus Siehe 3 5 1 1 Absender Adresse w hlen v B WU N Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neue E Mail Das Fenster E Mail ffnet sich Bestimmen Sie einen oder mehrere Empf nger Siehe 3 5 1 2 Empf nger bestimmen Geben Sie einen Betreff an Erstellen Sie den E Mail Text Siehe 3 5 1 3 E Mail Text erstellen und 3 5 1 4 Inhalt einer Webseite einf gen Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen F gen Sie Anlagen hinzu H ngen Sie Ihre Visitenkarte an Geben Sie einen besonderen Absender an Legen Sie die Wichtigkeit fest Fordern Sie eine Empfangsbest tigung an Details finden Sie in 3 5 1 5 Weitere Optionen verwenden Klicken Sie im Panel auf das Symbol Senden Das Fenster wird geschlossen Hinweis Wenn Sie keinen Betreff angegeben haben ffnet sich das Popup Fenster Senden F hren Sie eine der folgenden Aktionen aus Um die E Mail mit Betreff zu senden geben Sie den Betreff ein Klicken Sie auf OK Wenn Sie keinen Betreff eingeben wird der Text Kein Betreff als Betre
64. 4 Konfigurieren Sie die Einstellungen auf den Registern Allgemein Verfassen und Anzeigen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 132 in diesem Kapitel 5 Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen werden gespeichert So verlassen Sie die E Mail Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Tipp Sie k nnen auch aus dem Modul E Mail in die E Mail Einstellungen wechseln F hren Sie hierzu folgende Schritte aus Klicken Sie auf der Titelleiste des bersichtsfensters rechts auf die Schaltfl che Optionen Klicken Sie im Men auf Optionen Copyright Open Xchange Inc 2009 131 OX Optionen Konfiguration des Moduls E Mail OpenxcHange Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Register Allgemein Eine Anleitung zum ndern der Einstellungen finden Sie weiter oben in 8 2 5 1 E Mail Einstellungen Standardansicht Bestimmt die Standardansicht des Moduls E Mail Die Voreinstellung ist H Split Ansicht Eine ausf hr liche Beschreibung der Ansichten finden Sie in 3 4 E Mails anzeigen Standardansicht f r Spam Ordner Bestimmt die Standardansicht der E Mails im Spam Or
65. 4 Quelld ten anzeigen anne an ee 24 3 4 5 Hover anzeigen u nein item EO RNE EEOAE O SEENA 24 3 4 6 E Mail Anlagen ffnen oder speichern sssssssssssssssssssssreessssssrsrrerssssssssrrersessssesereeees 26 3 5 E Mails Send eMis 2 22 eea E EEEE EA E ENE EE A 27 Copyright Open Xchange Inc 2009 jii OX Open Xchange Server OpenxcHange 3 5 1 Neue E Mail senden 2u ueu seinen sanken 27 3 5 1 1 Absender Adresse w hlen nennen nenn 28 3 5 1 2 Empf nger bestimmen sus 28 3 3 1 3 E Mail Text erstellen ensatanenee AOE a 29 3 5 1 4 Inhalt einer Webseite einf gen uusussssssssseenennnnnnnnnsnsennennnnnnnnnnnenn en 29 3 5 1 5 Weitere Optionen verwenden ss 30 3 5 1 6 Anlagen hinzuf gen 30 35 2 E Mails beantworten u inne el I Leine 31 3 5 3 E Mails weiterleiten ss seeseecesseenessseseeses 31 3 6 E Malls verwalten urn ea ikeern ehr neue eds traders ARE gt 32 3 6 1 E Mails suchen u denen ser dtenesest alerte NE 32 3 6 2 E Mail Adressen sammeln 222444442224snnnssennnnnssenennnsnennnnssnnnnnssennnnnssnn nn snnnnn 33 3 6 3 E Mails dr cken u ee ash nee ana eat nest nd 34 3 6 4 E Mails speichern 2 ee ara nen 34 3 6 5 Mit E Mail Entw rfen arbeiten ss 35 3 6 6 E Mails ko leren se ehe kennen ta tte cadet esters 35 3 6 7 E Mails verschieben sus4ee000ssn
66. 49 O Objekte 5 ffentliche Ordner 165 Online Hilfe 14 Open Xchange Groupware Anforderungen 4 Fachbegriffe 5 bersicht 2 Optionen 123 aufrufen 123 berblick 123 Ordner 165 abonnieren E Mail Ordner 173 anlegen 167 Art 165 Aufgaben 89 E Mail 20 freigeben 174 freigegebene Ordner 165 172 InfoStore 108 Kalender 59 Kontakte 39 Link senden 168 l schen 168 ffentliche Ordner 165 Ordnerbaum 172 pers nliche Ordner 165 Rechte erteilen 174 sinnvolle Rechte 176 Typ 165 umbenennen 168 184 Copyright Open Xchange Inc 2009 Stichwortverzeichnis OX OpenxcHange verschieben 168 vorhandene Ordner 166 Ordnerbaum 12 P Panel Modul Aufgaben 90 Modul E Mail 21 Modul InfoStore 109 Modul Kalender 60 Modul Kontakte 40 Startseite 12 Passort ndern 150 Pers nliche Daten ndern 150 pers nliche Ordner 165 pers nlicher Stammordner 165 Publish amp Subscribe 177 Daten abonnieren 178 Daten ver ffentlichen 179 Template anpassen 180 Unterst tzte Daten 177 Wozu dient Publish amp Subscribe 177 Q Quickinfos 14 R Rechte 166 169 an neuen Ordnern 171 an vorhandenen Ordnern 170 E Mail Ordner abonnieren 173 freigegebene Ordner 172 sinnvolle Einstellungen 176 vergeben 174 vorgegeben 170 Rechte Maustaste 4 Ressourcen verwalten 152 5 Sammeln E Mail Adressen 33 Schnellfilterleiste 40 42 Senden E Mails 27 InfoStore Eintrag 113 I
67. 5 7 1 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Teilnehmer die Sie zu einer Aufgabe hinzuf gen erhalten einen Aufgabenhinweis mit der M glichkeit die Aufgabe zu best tigen oder abzulehnen Weitere Informationen finden Sie in 6 6 1 Aufgabe best tigen Externe Teilnehmer erhalten jedoch keinen Aufgabenhinweis Um auch externe Teilnehmer ber eine Aufgabe zu informieren k nnen Sie veranlassen dass alle Teilnehmer eine Aufgabenbenachrichtigung per E Mail erhalten So benachrichtigen Sie im Fenster Aufgabe alle Teilnehmer per E Mail 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Alle Teilnehmer per E Mail benachrichtigen 6 5 8 Anlagen hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Aufgabe Anlagen hinzu 1 W hlen Sie das Register Anlagen 2 Klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf Anlage hinzuf gen Das Dialogfenster Anlagen w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 4 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Hinzuf gen Die Datei wird in das Listenfeld einge tragen 5 Wenn Sie weitere Anlagen hinzuf gen m chten wiederholen Sie die Schritte 3 4 6 Wenn Sie eine Anlage entfernen m chten w hlen Sie die Anlage im Listenfeld Klicken Sie dann auf Entfernen 7 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf OK Ergebnis Die Anlagen werden
68. Aufgaben 105 InfoStore Eintrag 120 Kontakte 54 Termine 85 Foto Eigenschaften 47 hinzuf gen zu Kontakt 47 Freigaben 166 169 freigeben Ordner 174 freigegebene Ordner 165 172 173 Funktion 5 G Gestaltungsmittel 6 Groupware 1 5 Definition 1 Open Xchange Groupware 2 Gruppen verwalten 151 GUI 5 H Hilfen 14 Hover 13 Aufgaben 93 E Mails 24 Einstellungen 125 InfoStore 112 Kalender und Termine 71 Kontakte 44 Startseite 13 iCal importieren 157 Termin aus iCal Anhang 79 Import Aufgaben 154 importieren einer CSV Datei 163 importieren einer iCal Datei 157 Kontakte im CSV Format 157 Kontakte im vCard Format 157 MS Outlook CSV 161 MS Outlook CSV Format 161 Standard CSV Format 157 159 Termine 154 unterst tzte Daten 154 182 Copyright Open Xchange Inc 2009 Stichwortverzeichnis OX OpenxcHange Importieren 154 Infobox 14 InfoStore 107 anzeigen von Eintr gen 110 Dokument ffnen 112 Dokument speichern 112 Einstellungen 149 Eintrag 108 Eintrag anlegen 114 Eintrag senden 113 H Split Ansicht 111 Hover 112 Konfiguration 149 Listenansicht 110 Ordner 108 sortieren 110 InfoStore Eintrag 108 aktuelle Dokumentversion 118 anlegen 114 bearbeiten 116 Dokument entfernen 117 Dokument hinzuf gen 115 Dokumentversion entfernen 118 Dokumentversion hinzuf gen 118 drucken 119 Flags 120 l schen 121 Sperre aufheben 117 sperren 117 suchen
69. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen InfoStore Eintrag Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt das Register Allgemein 2 Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen klicken Sie auf ein anderes Register 3 Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Der Hover eines InfoStore Eintrags zeigt die folgenden Informationen das Register Allgemein Es enth lt o o o das Icon des Moduls InfoStore den Titel und den Ersteller des InfoStore Eintrags falls der InfoStore Eintrag Anlagen enth lt die Versionsnummer das Dateityp Icon und den Dateinamen der Anlage des InfoStore Eintrags die Symbole zum ffnen und Speichern des Dokuments die Anmerkungen zum InfoStore Eintrag Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht das Register Versionen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Dokument Versionen Falls der InfoStore Eintrag ein Dokument enth lt werden die folgenden Elemente angezeigt o die Schaltfl chen Plus und Minus um Detailinformationen zu den Versionen des Dokuments ein bzw auszublenden Versionsnummer Dateityp Icon und Dateinamen der Versionen des Dokuments Symbole zum ffnen und Speichern der Versionen des Dokuments 7 4 4 Aktuelle Dokumentversion ffnen oder speichern Ein InfoStore Eintrag kann ein
70. Das bersichtsfenster wechselt in die Listenansicht Die Listenansicht zeigt nur die Termine die zum Suchbegriff passen So zeigen Sie alle Termine des aktuellen Kalenderordners an Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf Zur cksetzen 5 7 2 Termine bearbeiten Sie k nnen alle Daten die Sie beim Anlegen des Termins eingetragen haben nachtr glich bearbeiten Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kalenderordner einen Termin bearbeiten m chten ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Kalenderordner So bearbeiten Sie einen Termin 1 Zeigen Sie einen Termin in der Detailansicht an oder w hlen Sie einen Termin in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kalender auf Bearbeiten Das Fenster Termin ffnet sich 3 Bearbeiten Sie die Daten des Termins Eine ausf hrliche Beschreibung der Daten finden Sie in 5 5 Termine anlegen 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der Termin wird ge ndert Wenn Sie die nderungen nicht bernehmen wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Hinweis Wenn Sie einen Termin bearbeiten der sich mit einem vorhandenen Termin zeitlich berschnei det erhalten Sie unter Umst nden eine Konfliktmeldung N here Informationen finden Sie in 5 5 10 Terminkonflikte l sen Tipp In der Listenansicht oder in den Kalenderansichten k nnen Sie Termine auch
71. Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf Copyright Open Xchange Inc 2009 161 OX OpenxcHange Optionen Kontakte im CSV Format importieren Datenfelder im Dialogfenster Kontakt Register Gesch ftlich Privat Zus tzlich Datenfeld Anrede Vorname Zweiter Vorname Nachname Namenszusatz Firma Stra e PLZ Stadt Land Bundesland Abteilung Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich Telefon Zentrale Mobiltelefon URL E Mail gesch ftlich Tags Typ Beruf Geburtstag Stra e PLZ Stadt Bundesland Land Telefon privat Telefon privat 2 Fax privat E Mail privat Jahrestag Pager Anmerkungen Stra e weitere PLZ weitere Stadt weitere Bundesland weiteres Land weiteres Max Zeichen 64 128 128 128 64 512 64 64 128 64 64 128 64 128 64 64 64 128 256 64 256 64 64 64 64 64 64 64 256 64 5680 256 64 64 64 64 MS Outlook CSV Datenfeld Anrede Vorname Weitere Vornamen Nachname Suffix Firma Stra e gesch ftlich Postleitzahl gesch ftlich Ort gesch ftlich Land gesch ftlich Region gesch ftlich Abteilung Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich Telefon Firma Mobiltelefon Webseite Abrechnungsin
72. Dokument enthalten zu dem mehrere Versionen existieren k nnen In diesem Fall k nnen Sie folgende Aktionen ausf hren Aktuelle Dokumentversion ffnen Hinweis Um ein Dokument zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Aktuelle Dokumentversion speichern Wie Sie andere Versionen ffnen oder speichern erfahren Sie in 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten 112 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoStore Eintrag senden Modul InfoStore OX OpenxcHange So ffnen oder speichern Sie die aktuelle Version des Dokuments 1 Zeigen Sie den InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an Wechseln Sie zum Register Eintrag 2 Klicken Sie neben Dokument auf den Dokumentnamen Ein Systemfenster ffnet sich Es zeigt an mit welcher Software das Dokument ge ffnet wird Hinweis Das Aussehen des Systemfensters kann je nach Browser variieren 3 Bestimmen Sie was Sie tun m chten Wenn Sie das Dokument ffnen m chten w hlen Sie ffnen mit Hinweis Um das Dokument zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Wenn Sie das Dokument au erhalb der Groupware speichern m chten w hlen Sie Auf Disket te Festplatte speichern 4 Klicken Sie im Systemfenster auf OK Tipp Sie k nnen alternativ eine der folgenden Methoden verwenden Verwenden Sie im Hover des InfoStore Eintrags die entsprechenden Symbole Klicken Sie in einer Listenansicht auf das Symbol U 7 4 5 InfoStore Eintrag sen
73. E Mail Einstellungen Standard Absender Adresse Bei Fragen zu Ihren Sender Adressen wenden Sie sich an Ihren Administrator oder Hoster Bei Bedarf bestimmen Sie die Wichtigkeit der E Mail mit Hilfe der Auswahlliste Wichtigkeit Wenn Sie Niedrig w hlen wird die E Mail beim Empf nger als weniger wichtig markiert Wenn Sie Hoch w hlen wird die E Mail beim Empf nger als wichtig markiert Wenn Sie den Empf nger zum Senden einer Empfangsbest tigung auffordern wollen aktivieren Sie das Kontrollfeld Empfangsbest tigung Hinweis Der Empf nger kann trotz dieser Aufforderung das Senden der Empfangsbest tigung unterdr cken 3 5 1 6 Anlagen hinzuf gen Hinweis Beachten Sie dass bei vielen E Mail Postf chern eine Obergrenze f r die Dateigr e von E Mail Anh ngen nicht berschritten werden darf So f gen Sie im Fenster E Mail der E Mail Anlagen hinzu 1 Klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Anlagen w hlen ffnet sich Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Hinzuf gen Die Datei wird in das Listenfeld einge tragen 4 Wenn Sie weitere Anlagen hinzuf gen m chten wiederholen Sie die Schritte 2 3 5 Wenn Sie eine Anlage entfernen m chten w hlen Sie die Anlage im Listenfeld Klicken Si
74. E Mail 3 ist gew hlt Enth lt die Funktionen die im Modul E Mail zur Verf gung stehen siehe 3 3 1 Das E Mail Panel Zeigt die pers nlichen E Mail Ordner siehe 3 2 2 Wozu dienen E Mail Ordner Zeigt die Inhalte des gew hlten E Mail Ordners siehe 3 3 2 Das E Mail bersichtsfenster Copyright Open Xchange Inc 2009 19 OX Modul E Mail Was Sie wissen sollten oOpenxcHange 3 2 Was Sie wissen sollten 3 2 1 Wozu dient das Modul E Mail Im Modul E Mail k nnen Sie E Mails anzeigen E Mails senden E Mails verwalten z B suchen verschieben kopieren 3 2 2 Wozu dienen E Mail Ordner Mit E Mail Ordnern k nnen Sie E Mails strukturieren Die folgenden E Mail Ordner sind standardm ig vorhanden Inbox Dieser Ordner empf ngt standardm ig alle eingehenden E Mails Entwuerfe Enth lt alle E Mails die Sie als Entwurf gespeichert haben Gesendete Objekte Enth lt alle E Mails die Sie gesendet haben Papierkorb Enth lt standardm ig alle E Mails die Sie gel scht haben Sie k nnen im Ordner Inbox weitere E Mail Ordner anlegen Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung zum Freigeben von Ordnern in 8 6 Freigaben und Rechte Wenn Sie au er Ihrem Open Xchange E Mail Konto weitere E Mail Konten nutzen k nnen Sie zus tzliche E Mail Konten einrichten Dann sehen Sie im Orderbaum f r jedes E Mail Konto weitere E Mail Ordner
75. E Mail oder mehrere E Mails 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail oder mehrere E Mails 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf L schen Ergebnis Die E Mails werden in den Papierkorb verschoben Tipp Sie k nnen E Mails auch mit Hilfe des Kontextmen s oder mit Hilfe der Taste lt entf gt l schen So stellen Sie gel schte E Mails wieder her 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den Papierkorb Die E Mails im Papierkorb werden im bersichtsfenster dargestellt 2 W hlen Sie die Ansicht H Split V Split oder Liste 3 Ziehen Sie eine oder mehrere E Mails aus der Listenansicht im bersichtsfenster in den Ordnerbaum auf den Ordner Inbox oder einen anderen E Mail Ordner Ergebnis Die gel schten E Mails werden wieder hergestellt So l schen Sie eine oder mehrere E Mails endg ltig Achtung Endg ltig gel schte E Mails sind unwiederbringlich verloren Bevor Sie E Mails endg ltig l schen stellen Sie sicher dass Sie diese E Mails nicht mehr ben tigen 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den Papierkorb Die E Mails im Papierkorb werden im bersichtsfenster dargestellt 2 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail oder mehrere E Mails 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf L schen Das Dialogfenster E Mails l schen ffnet sich 4 Bestimmen Sie was Sie tun m chten Wenn Sie die E Mails endg ltig l schen wollen klicken Sie auf Ja Andernfalls klicken Sie auf Nei
76. Es bestimmt die Zeitabst nde zwischen den Aufgaben der Aufga benserie Den Zeitraum der Aufgabenserie Er bestimmt den Beginn und das Ende der Aufgabenserie So legen Sie im Fenster Aufgabe eine Aufgabenserie an 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Serie Das Fenster Neue Serie anlegen ffnet sich 3 Bestimmen Sie das Zeitintervall der Aufgabenserie Wenn sich die Aufgabe t glich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp T glich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Tagen Wenn sich die Aufgabe w chentlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp W chentlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Wochen und den Wochentag Wenn sich die Aufgabe monatlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp Monatlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Abstand in Monaten und den Tag im Monat Wenn sich die Aufgabe j hrlich wiederholen soll aktivieren Sie den Serientyp J hrlich Bestimmen Sie in den Serienoptionen den Tag im Jahr 4 Bestimmen Sie den Zeitraum der Aufgabenserie Legen Sie neben Beginnt am den Beginn der Aufgabenserie fest Legen Sie neben Endet das Ende der Aufgabenserie fest 5 Klicken Sie auf OK 6 5 4 Tags hinzuf gen Ein Tag ist ein Text den Sie als Kriterium verwenden k nnen um Aufgaben zu strukturieren Um Tags hinzuzuf gen haben Sie 2 Alternativen Tags in das Eingabefeld neben der Schaltfl che Tags eingeben Ta
77. Hange 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt Ein Termin wird in Form eines Rechtecks dargestellt Das Rechteck erstreckt sich in der H he ber die Termindauer Innerhalb des Rechtecks werden die folgenden Informationen angezeigt Am linken Rand des Rechtecks zeigt ein farbiger Balken die Verf gbarkeit des Termins 2 Blau gebucht Standardwert a Gelb Mit Vorbehalt Rot Gesch ftlich unterwegs o Gr n Frei Weitere Informationen zur Verf gbarkeit finden Sie in 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen Am oberen Rand des Rechtecks wird die Terminbeschreibung angezeigt Je nachdem wie Sie die Termineinladung beantwortet haben enth lt die Terminbeschreibung folgende Zus tze s Wenn Sie den Termin noch nicht best tigt haben enth lt die Terminbeschreibung den Zusatz Wartestatus 2 Wenn Sie den Termin abgelehnt haben wird die Terminbeschreibung durchgestrichen Wenn Sie den Termin vorl ufig angenommen haben enth lt die Terminbeschreibung den Zusatz Vorl ufig 2o Wenn Sie den Termin best tigt haben enth lt die Terminbeschreibung keine zus tzlichen Angaben Informationen zum Beantworten einer Termineinladung finden Sie in 5 6 Termineinladung beantworten Rechts neben der Terminbeschreibung wird nach einem Bindestrich der Ort des Termins angezeigt Innerhalb des Rechtecks zeigen Symbole die Terminart an o Privater Termin Gruppentermin o Terminserie Weitere Informationen
78. Hover anzeigen Hover sind verf gbar in den Ansichten Adresskarten und Telefonliste So zeigen Sie einen Kontakt im Hover an 1 2 3 Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Kontakt Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt das Register bersicht Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen klicken Sie auf ein anderes Register Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Ergebnis Der Hover eines Kontakts zeigt die folgenden Informationen an das Register Allgemein Es enth lt a das Foto des Kontakts 2 Vorname und Nachname des Kontakts das Icon f r privater Kontakt 2 das Flag das Sie dem Kontakt zugewiesen haben alle Telefonnummern und Faxnummern des Kontakts a die E Mail Adressen des Kontakts Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail das Register Adressen Es enth lt die gesch ftliche Anschrift des Kontakts die private Anschrift des Kontakts das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls der Kontakt Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Dateiname Dateigr e und Typ der Anlage a Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Der Hover einer Verteilerliste zeigt die folgenden Informationen an das Register Allgemein Es enth lt das Icon f r Verteilerliste o den Namen der Verteilerliste ein Symbol um an alle M
79. Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 B S auf das Symbol Einstellungen I 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Tags Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen f r Tags Das bersichtsfenster zeigt die vorhandenen Tags So erstellen Sie ein neues Tag 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Tags auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Tags ffnet sich 2 Geben Sie den Text ein aus dem das Tag bestehen soll 3 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das neue Tag wird im bersichtsfenster angezeigt So bearbeiten Sie ein Tag 1 Markieren Sie im bersichtsfenster ein Tag 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Tags auf Bearbeiten Das Dialogfenster Tags ffnet sich 3 ndern Sie den Text aus dem das Tag besteht 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Tag wird ge ndert So l schen Sie ein Tag 1 Markieren Sie im bersichtsfenster ein Tag 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Tags auf Entfernen 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Tag wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen f r Tags Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Copyright Open Xchange Inc 2009 127 OX Optionen Konfiguration der Startseite OpenxcHange 8 2 4 Konfiguration der Startseite Zur Konfiguration der Startseite geh ren das Layout der Startseite die UWA Module
80. Kontakte OX OpenxcHange 4 4 4 Detailansicht anzeigen Die Detailansicht zeigt alle Informationen eines Kontakts So zeigen Sie einen Kontakt in der Detailansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Kontaktordner 2 W hlen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Detail Ergebnis Die Detailansicht des Kontakts wird angezeigt Die Detailansicht eines Kontakts zeigt folgende Informationen Der Fenstertitel enth lt den Anzeigenamen des Kontakts Der Anzeigename besteht standardm ig aus Nachname Vorname Das Register bersicht enth lt folgende Angaben o o o o o Alle Namen des Kontakts Angaben zur Firma oder Organisation Gesch ftliche und private Rufnummern Gesch ftliche und private Adressen Anmerkungen Tags und optionale Felder Das Register Anlagen enth lt die Liste der Anlagen Tipp Einige Informationen enthalten am Ende der Bezeichnung das Symbol Wenn Sie das Symbol anklicken k nnen Sie weitere Informationen anzeigen Die Detailansicht einer Verteilerliste zeigt folgende Informationen Der Fenstertitel enth lt den Namen der Verteilerliste Das Register bersicht enth lt folgende Angaben o o Alle Namen der Kontakte die zur Verteilerliste geh ren Die E Mail Adressen der Kontakte Copyright Open Xchange Inc 2009 43 OX Modul Kontakte Hover anzeigen OpenxcHange 4 4 5
81. Liste eingetragen 6 Bei Bedarf f gen Sie weitere Eintr ge hinzu indem Sie die Schritte 2 4 wiederholen 7 Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl korrigieren indem Sie auf die Schaltfl che Zur cksetzen klicken und die Eingaben wiederholen Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen Ergebnis Die benutzerdefinierten Eintr ge werden in die Verteilerliste aufgenommen 4 6 3 Kontakte aus der Verteilerliste l schen So l schen Sie im Fenster Verteilerliste Kontakte aus der Verteilerliste 1 W hlen Sie in der Liste einen Eintrag 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakt auf L schen Ergebnis Der Eintrag wird aus der Verteilerliste gel scht 50 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte verwalten Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 7 Kontakte verwalten Diese Anleitungen gelten auch f r Verteilerlisten Auf Ausnahmen wird hingewiesen 4 7 1 Kontakte suchen Mit Hilfe eines Suchbegriffs k nnen Sie Kontakte im aktuellen Kontaktordner finden Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette nach der gesucht wird Das Suchkriterium legt fest in welchen Kontaktdaten nach dem Suchbegriff gesucht wird Folgende Kontaktdaten k nnen Sie als Suchriterium verwenden Vorname Nachname Angezeigter Name E Mail gesch ftlich E Mail privat E Mail weitere Tags Beispiel Um die Kontakte mit den Nachnamen
82. Modul Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Rechte Die Benutzer und ihre Rechte werden angezeigt Markieren Sie einen Benutzer Klicken Sie im Panel Abschnitt Benutzer auf Entfernen Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Hinweis Um Benutzern die Rechte an einem Ordner zu entziehen m ssen Sie Administrator des Ordners sein Copyright Open Xchange Inc 2009 175 OX Optionen Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll OpenxcHange 8 6 6 Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll Die folgenden Beispiele geben Empfehlungen f r praxisgerechte Einstellungen Beispiel 1 Objekte sehen Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen aber nicht ndern oder l schen k nnen Er soll keine neuen Objekte anlegen k nnen Der Benutzer ben tigt folgende Rechte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Nein Sehen Alle Keine Keine Beispiel 2 Objekte sehen eigene Objekte anlegen Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen aber nicht ndern oder l schen k nnen Er soll neue Objekte anlegen und bearbeiten k nnen Der Benutzer ben tigt folgende Rechte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Nein Sehen Alle Eigene Eigene Beispiel 3 Objekte nicht sehen eigene Objekte anlegen Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordn
83. OX keepintouch OPEN XCHaANGE Open Xchange Server Benutzeranleitung BETA Copyright Open Xchange Inc 2009 OX Open Xchange Server orenxXCHace Open Xchange Server Benutzeranleitung BETA Ver ffentlicht Dienstag 08 September 2009 Version 6 12 2 Copyright 2006 2009 OPEN XCHANGE Inc Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open Xchange Inc Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden vorausgesetzt dass dieser Copyright Vermerk in jeder Kopie enthalten ist Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit gr ter Sorgfalt zusammenge stellt Fehlerhafte Angaben k nnen jedoch nicht vollkommen ausgeschlossen werden Die Open Xchange Inc die Autoren und die bersetzer haften nicht f r eventuelle Fehler und deren Folgen Die in diesem Buch ver wendeten Soft und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen sie werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Die Open Xchange Inc richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller Die Wiedergabe von Waren und Handelsnamen usw in diesem Buch auch ohne besondere Kennzeichnung berechtigt nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz Gesetzgebung als frei zu betrachten sind 2 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Inhaltsverzeichnis 1 Einstieg in die Groupware 1 1 Was ist eine Groupware uussssess
84. Passwort Absicherung o ver ffentlichen Sie die Daten eines Kontakt Ordners Klicken Sie im Kontextmen eines Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Ver ffentlichungen Klicken Sie im Panel auf Hinzuf gen W hlen Sie in der Dropdown Liste W hlen Sie ein Ziel das passende Ziel Wenn Sie einen Kontakt Ordner ver ffentlichen w hlen Sie OXMF Contacts Wenn Sie einen InfoStore Ordner ver ffentlichen w hlen Sie OXMF InfoStore Wenn sie verhindern wollen dass die URL von Dritten erraten wird aktivieren Sie das Kontrollfeld Chiffre anh ngen In diesem Fall wird im letzten Schritt an die URL eine zuf llige Zeichenkombination angeh ngt die praktisch nicht erraten werden kann Geben Sie in das Eingabefeld Site einen Namen f r die Ver ffentlichung ein z B Ihren Namen Klicken Sie im Panel auf Speichern rgebnis Der Ordner wird ver ffentlicht Neben URL wird eine URL f r den Zugriff auf den ver ffent chten Ordner angezeigt Andere Personen sehen die ver ffentlichten Daten wenn sie in einem Browser die Adresse des Open Xchange Servers gefolgt von der angezeigten URL eingeben S 1 U RB W N o entfernen Sie eine Ver ffentlichung Klicken Sie im Kontextmen eines Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Ver ffentlichungen W hlen Sie im ber
85. Schnelligkeit der Verbindung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern 7 5 2 Tags hinzuf gen Ein Tag ist ein Text den Sie als Kriterium verwenden k nnen um InfoStore Eintr ge zu strukturieren Um Tags hinzuzuf gen haben Sie 2 Alternativen Tags in das Eingabefeld neben der Schaltfl che Tags eingeben Tags aus einer Liste vordefinierter Tags ausw hlen So f gen Sie im Fenster InfoStore Eintrag vordefinierte Tags hinzu 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags 2 W hlen Sie im Dialogfenster Tags w hlen einen oder mehrere Tags aus Klicken Sie auf OK Ergebnis Die Tags werden in das Eingabefeld eingetragen Hinweis Bevor Sie Tags aus einer Liste ausw hlen k nnen m ssen Sie die Tags in den Einstellungen der Groupware definieren Details finden Sie im Benutzerhandbuch oder in der Online Hilfe im Kapitel Ein stellungen Tipp Um einen Tag zu l schen editieren Sie das Eingabefeld Copyright Open Xchange Inc 2009 115 OX Modul InfoStore InfoStore Eintr ge verwalten OpenxcHange 7 6 InfoStore Eintr ge verwalten 7 6 1 InfoStore Eintr ge suchen Mit Hilfe eines Suchbegriffs k nnen Sie InfoStore Eintr ge im aktuellen InfoStore Ordner finden Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette nach der gesucht wird Gefunden werden InfoStore Eintr ge die den Suchbegriff im Titel enthalten Beispiel Um die InfoStore Eintr ge mit den Titeln Marketingausgaben und Grunds tze zum Marketing zu finden
86. Sie im Ordnerbaum unterhalb von Kalender auf Teams Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen f r Teams Das bersichtsfenster zeigt die vorhandenen Teams So erstellen Sie ein neues Team Klicken Sie im Panel Abschnitt Team auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Team ffnet sich Geben Sie einen Namen ein Bestimmen Sie ob das neue Team als Standard Team verwendet wird Um ein Mitglied zum Team hinzu zu f gen klicken Sie auf Mitglied hinzuf gen Um ein Mitglied zu entfernen markieren Sie das Mitglied und klicken Sie auf Mitglied entfernen Klicken Sie im Dialogfenster auf OK PONS RE WIN m Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das neue Team wird im bersichtsfenster angezeigt So bearbeiten Sie ein Team 1 Markieren Sie im bersichtsfenster ein Team 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Team auf Bearbeiten Das Dialogfenster Team ffnet sich 3 ndern Sie die Daten des Teams 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Team wird ge ndert Copyright Open Xchange Inc 2009 145 OX Optionen Konfiguration des Moduls Kalender OpenxcHange So legen Sie ein Team als Standard Team fest Markieren Sie im bersichtsfenster ein Team Klicken Sie im Panel Abschnitt Team auf Bearbeiten Das Dialogfenster Team ffnet sich Aktivieren Sie das Kontrollfeld Standard Team Sea ae 1 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern
87. Template Es hat den Namen den Sie in Schritt 2 angegeben haben Hinweis Bevor Sie das Template sehen m ssen Sie die Objekte neu vom Server abrufen indem Sie in der Titelleiste auf das Symbol Aktualisieren klicken 5 Laden Sie das Template aus dem InfoStore herunter Bearbeiten Sie das Template mit Hilfe eines Texteditors Hinweise zum Inhalt des Templates finden Sie weiter unten 6 Laden Sie das ge nderte Template als neue aktuelle Dokumentversion in den InfoStore Ergebnis Die Seite mit den ver ffentlichten Daten wird entsprechend den nderungen neu angezeigt Hinweis Um die nderungen zu sehen m ssen Sie die Seite neu abrufen Tipp Sie k nnen das Template mit Hilfe von WebDAV auch direkt bearbeiten Hinweise zum Template Aufbau Ein Template ist formal eine HTML Datei Sie besteht aus folgenden Abschnitten Macros Seitendefinition im XHTML Format a Layout mit Hilfe von CSS 2o HTML Inhalte 180 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Stichwortverzeichnis A abonnieren E Mail Ordner 173 Abwesenheitsbenachrichtigung 142 Administration 151 Adresskarten 42 Anlagen hinzuf gen Aufgaben 99 E Mails 30 Kontakte 48 Terminen 79 Anlagen ffnen oder speichern Aufgaben 94 E Mails 26 Kontakte 45 Termine 72 anmelden abmelden 9 Anpassen Startseite 16 Anzeige optimieren 17 Anzeigen Aufgaben 91 E Mails 22 freigegebene Termine 64 InfoStore Eintr ge 110 Kalender und Ter
88. Text innerhalb des neuen E Mail Textes gesendet Mit der Einstellung Anlage wird der Text als Anlage der neuen E Mail gesendet Nachrichten formatieren als Bestimmt in welchem Format E Mails gesendet werden Mit der Einstellung HTML wird der E Mail Text mit HTML Auszeichnungen gesendet Sie k nnen den E Mail Text formatieren Mit der Einstellung Nur Text wird der E Mail Text als reiner Text ohne Formatierung gesendet Mit der Einstellung Text und HTML wird der E Mail Text mit HTML Auszeichnungen und zus tzlich als reiner Text gesendet Standard E Mail Font Bestimmt in welcher Schriftart der E Mail Text bei HTML E Mails standardm ig formatiert wird Standard E Mail Fontgr e Bestimmt in welcher Schriftgr e der E Mail Text bei HTML E Mails standardm ig formatiert wird Zeilenumbruch nach Bestimmt nach wievielen Zeichen im Text einer neuen E Mail eine Zeile umgebrochen wird Standard Absender Adresse Bestimmt die Absender Adresse f r neue E Mails E Mail Entw rfe automatisch speichern Bestimmt in welchen Intervallen der E Mail Text den Sie gerade verfassen im Ordner Entw rfe gespeichert wird Die Einstellung Deaktiviert schaltet die Funktion ab Register Anzeigen Eine Anleitung zum ndern der Einstellungen finden Sie weiter oben in 8 2 5 1 E Mail Einstellungen Anzeige von HTML formatierten Nachrichten zulassen Bestimmt ob die Darstellung von HTML Nachrichten zulassen ist HTML E Mail
89. Um Termine zu drucken haben Sie folgende M glichkeiten Drucken einer Terminliste Drucken der Daten eines Termin So drucken Sie eine Terminliste 1 W hlen Sie im Panel die Listenansicht 2 W hlen Sie im Panel einen Zeitraum 3 Legen Sie fest welche Termine Sie drucken m chten Wenn Sie nur einen Teil der Termine der Listenansicht drucken m chten w hlen Sie die Termine die Sie drucken m chten Wenn Sie alle Termine der Listenansicht drucken m chten w hlen Sie entweder alle Termine oder keine 4 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kalender auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 5 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 6 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Terminliste wird gedruckt So drucken Sie die Daten eines Termins 1 Zeigen Sie einen Termin in der Detailansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kalender auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 4 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Daten des Termins werden gedruckt 5 7 6 Termine in einen anderen Ordner verschieben Sie haben folgende M glichkeiten um Termine in einen anderen Ordner zu verschieben Mit Hilfe der Panel Funktion Mit Hilfe von Drag amp Drop Hinw
90. Version auf L schen Das Fenster Version l schen ffnet sich 5 Wenn Sie sicher sind dass Sie die Dokumentversion entfernen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Die Dokumentversion wird aus dem InfoStore Eintrag gel scht Hinweis Diese Funktion l scht keine Dokumente auf Ihrer lokalen Festplatte So legen Sie Sie eine Dokumentversion als aktuelle Version fest 1 Zeigen Sie einen InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an 2 W hlen Sie das Register Versionen 3 W hlen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion 4 Klicken Sie im Panel Abschnitt Version auf Aktuell Ergebnis Die gew hlte Dokumentversion ist aktuell 118 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoStore Eintr ge drucken Modul InfoStore OX Open lt xcHange 7 6 3 InfoStore Eintr ge drucken Um InfoStore Eintr ge zu drucken haben Sie folgende M glichkeiten Drucken einer Liste von InfoStore Eintr gen Drucken der Daten eines InfoStore Eintrags So drucken Sie eine Liste von InfoStore Eintr gen 1 Zeigen Sie InfoStore Eintr ge in der Listenansicht an 2 Legen Sie fest welche InfoStore Eintr ge Sie drucken m chten Wenn Sie nur einen Teil der InfoStore Eintr ge drucken m chten w hlen Sie die InfoStore Eintr ge die Sie drucken m chten Wenn Sie alle InfoStore Eintr ge der Listenansicht drucken m chten w hlen Sie entweder alle InfoStore Eintr ge oder keine 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Drucke
91. ag amp Drop bearbeiten nn 82 5 7 4 Terminserie bearbeiten seen nennen 83 Copyright Open Xchange Inc 2009 yv OX Open Xchange Server OpenxcHange 5 75 Termine drucken uud nennen There here 84 5 7 6 Termine in einen anderen Ordner verschieben nn 84 5 7 7 Termine mit Flags kennzeichnen ss 85 5 1 8 Terminel schen u era een 85 6 Modul Aufgaben sise euensendsnnennennnesnnennentres 87 CD OR ne en ee a ie 87 6 2 Was Sie wissen Sollten eu ne ee ee ee euren 88 6 2 1 Wozu dient das Modul Aufgaben uusussssssssssensesnnnnnnnsnnnenennnnnnnennsnn een 88 6 2 2 Was muss ich ber Aufgaben wissen uuussssnsssssssennsnnnnnnnssnnenennnnnnnnsnnenn nenn 88 6 2 3 Wozu dienen Aufgabenordner uusussnsssssseenennnnnnnnsnnnnneneennnnnnensnnnenee sn 89 6 3 Die Oberfl che des Moduls Aufgaben 22222200440sessnnssssssenennnnnnnennennennnnnnnnennenn 90 6 3 1 Das Autgaben Panel nn een 90 6 3 2 Das Aufgaben Ubersichtsfenster 90 6 4 Aufgaben anzeigen ee a a aa iiaa 91 6 4 1 Listenansicht Anzeigen see man 91 6 4 2 H Split Ansicht anzeigen u nee eg ee 92 6 4 3 Hover Anzeigen nassen nee rer 93 6 4 4 Anlagen ffnen oder speichern 22444sssssnnssssnneneennnnnnensnnennennnnnnnnennsnnen nn 94 6 5 Aufg ben anlesan cn nee en AO NAE EE 95 6 5 1 Aufgabenf lligk
92. als Teilnehmer hinzuzuf gen klicken Sie auf die Schaltfl che Auswahl hinzuf gen 6 Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl korrigieren indem Sie auf die Schaltfl che Zur cksetzen klicken und die Auswahl wiederholen 7 Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen Ergebnis Namen und E Mail Adressen der gew hlten Kontakte werden in die Verteilerliste aufgenommen Copyright Open Xchange Inc 2009 49 OX Modul Kontakte Kontakte als benutzerdefinierte Ein OpenxcHange tr ge hinzuf gen 4 6 2 Kontakte als benutzerdefinierte Eintr ge hinzuf gen Sie k nnen Kontakte die Sie nicht aus einem Adressbuch der Groupware ausw hlen k nnen als benut zerdefinierte Eintr ge der Verteilerliste hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Verteilerliste Kontakte als benutzerdefinierte Eintr ge hinzu 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakt auf Benutzerdefinierter Eintrag Das Fenster Externe E Mail ffnet sich 2 Geben Sie in das Eingabefeld Name den Namen des externen Kontakts ein 3 Geben Sie in das Eingabefeld E Mail die E Mail Adresse des externen Kontakts ein 4 Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen Name und E Mail Adresse werden in die
93. amp Subscribe Daten aus verschiedenen Sozialen Netzwerken sind wiederverwendbar Der Open Xchange Server f hrt die Daten der Sozialen Netzwerke zusammen Das Format der Daten basiert auf HTML und kann von Standard Browsern ohne weitere Hilfsmittel dargestellt werden Die Bezeichnung des Datenformats lautet OXMF Zum Beispiel k nnen Sie bestimmte Kontaktdaten aus XING folgenderma en mit externen Partnern austauschen Mit Hilfe der Funktion Abonnieren importieren Sie Ihre Kontakte aus XING in einen Kontakte Ordner Bei Bedarf nutzen Sie die Funktionen des Open Xchange Servers um die Kontakte zu bearbeiten oder in Ordnern zu strukturieren Sie legen einen Ordner an der genau die Kontakte enth lt die Sie externen Partnern zur Verf gung stellen m chten Mit Hilfe der Funktion Ver ffentlichen stellen Sie die Kontakte dieses Ordners zur Verf gung Die Funktion Ver ffentlichen liefert hierzu eine URL die Sie externen Partnern per E Mail senden k nnen 8 7 2 Welche Daten werden unterst tzt Sie k nnen die folgenden Daten abonnieren Kontakte aus XING Kontakte aus LinkedIn Kontakte aus Facebook Kontakte aus Google Mail Sie k nnen die folgenden Ordner ver ffentlichen Kontakt Ordner InfoStore Ordner Copyright Open Xchange Inc 2009 177 OX Optionen Daten abonnieren OpenxcHange 8 7 3 Daten abonnieren So abonnieren Sie Daten 1 PAM ES UN 7 Klicken Sie im Kontex
94. anderer Benutzer lesen und Ihre eigenen Adressdaten ndern k nnen haben Sie im Ordner Globales Adressbuch das Recht alle Objekte zu lesen und eigene Objekte zu ndern Detaillierte Informationen zu Freigaben und Rechten und Anleitungen zum Erteilen von Rechten finden Sie in 8 6 Freigaben und Rechte Copyright Open Xchange Inc 2009 Ordner anlegen Optionen OX OpenxcHange 8 5 2 Ordner anlegen In den folgenden Ordnern k nnen Sie neue Ordner anlegen Ordner im Ordnerbaum Pers nlicher Stammordner E Mail Inbox Kalender Kontakte Aufgaben ffentliche Ordner Ordnername Globales Adressbuch Freigegebene Ordner anderer Benutzername Ordnername InfoStore UserStore Pers nlicher InfoStore Ordner Anderer Benutzername ffentlicher InfoStore Welche Ordnertypen k nnen angelegt werden Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner E Mail Ordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner Kalenderordner Aufgabenordner Kontaktordner InfoStore Ordner InfoStore Ordner InfoStore Ordner Hinweis Bei den Ordnern im Ordnerbaum die mit gekennzeichnet sind ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Unterordnern Detaillierte Informationen zu Rechten und eine Anleitung zum Vergeben von Rechten finden S
95. anel Abschnitt Best tigung auf ndern Das Fenster Best tigung w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie auf eine der Schaltfl chen Akzeptieren Ablehnen Vorl ufig Sp ter Ergebnis Der Status Ihrer Best tigung wird ge ndert Wenn Sie die Best tigung nicht ndern m chten klicken Sie im Fenster oben rechts auf die Schaltfl che Ende Tipp In der Listenansicht oder H Split Ansicht k nnen Sie die Best tigung auch mit Hilfe des Kontextmen s ndern 100 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben verwalten Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 7 Aufgaben verwalten 6 7 1 Aufgaben suchen Mit Hilfe eines Suchbegriffs k nnen Sie Aufgaben im aktuellen Aufgabenordner finden Der Suchbegriff definiert die Zeichenkette nach der gesucht wird Gefunden werden Aufgaben die den Suchbegriff im Betreff enthalten Beispiel Um Aufgaben mit dem Betreff Pr sentation erstellen und Material f r Pr sentation sammeln zu finden verwenden Sie den Suchbegriff Pr So suchen Sie nach einer Aufgabe 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den Aufgabenordner den Sie durchsuchen wollen 2 W hlen Sie die Listenansicht oder die H Split Ansicht 3 Geben Sie im Panel Abschnitt Suchen in das Eingabefeld den Suchbegriff ein Hinweis Wenn der Panel Abschnitt Suchen nicht angezeigt wird klicken Sie im Panel rechts oben auf das Symbol Schnelleinstellungen Aktivieren Sie im Popup Men die Suchfunktion 4 Klicken Sie im Panel Absch
96. arnhinweis angezeigt Wenn eine HTML E Mail extern verlinkte Grafiken enth lt werden diese Grafiken standardm ig nicht geladen Details zu diesem Verhalten finden Sie in 3 4 2 H Split Ansicht anzeigen 3 4 1 Listenansicht anzeigen Die Listenansicht zeigt die E Mails eines E Mail Ordners in Form einer Tabelle So zeigen Sie E Mails in der Listenansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen E Mail Ordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Liste Ergebnis Im bersichtsfenster werden die E Mails des aktuellen Ordners als Liste dargestellt Tipp Sie k nnen mit Hilfe der E Mail Einstellung Erste E Mail automatisch selektieren bestimmen ob die erste E Mail in der Liste automatisch selektiert wird Die Liste zeigt pro E Mail eine Zeile mit Informationen in Form von Symbolen oder Texten Spalte Information Spalte 1 Symbol U Die E Mail enth lt mindestens eine Anlage Spalte 2 kein Symbol Die E Mail wurde noch nicht gelesen Spalte 2 Symbol amp Die E Mail wurde gelesen Spalte 2 Symbol Die E Mail wurde beantwortet Spalte Von Absender der E Mail Spalte Betreff Betreff der E Mail Spalte Erhalten Datum und Uhrzeit des Eingangs der E Mail Spalte Gr e Gr e der E Mail Spalte Flag Flag das Sie der E Mail zugewiesen haben Die E Mails der Liste sind standardm ig nach der Spalte Erhalten absteigend sortiert Der Spaltentitel ist farbig markiert Ein Pfeilsysmbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet di
97. auf das Symbol Neue Aufgabe Das Fenster Aufgabe ffnet sich Das Register Aufgabe ist aktuell W hlen Sie bei Bedarf einen anderen Aufgabenordner indem Sie auf die Schaltfl che Ordner klicken und im Popup Fenster einen Aufgabenordner ausw hlen Geben Sie einen Betreff und Anmerkungen zur Aufgabe ein Bestimmen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe Bestimmen Sie den F lligkeitstermin und den Aufgabenbeginn Siehe 6 5 1 Aufgabenf lligkeit und Aufgabenbeginn bestimmen Stellen Sie die Aufgabenerinnerung ein Siehe 6 5 2 Aufgabenerinnerung festlegen oder beantworten Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen Kennzeichnen Sie die Aufgabe als privat Siehe 6 5 5 Aufgaben als privat kennzeichnen Erstellen Sie eine Aufgabenserie Siehe 6 5 3 Aufgabenserie anlegen F gen Sie der Aufgabe Tags hinzu Siehe 6 5 4 Tags hinzuf gen Legen Sie Details zur Aufgabe fest Siehe 6 5 6 Aufgabendetails hinzuf gen F gen Sie der Aufgabe weitere Teilnehmer hinzu Siehe 6 5 7 Teilnehmer hinzuf gen F gen Sie der Aufgabe Anlagen hinzu Siehe 6 5 8 Anlagen hinzuf gen Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Die Aufgabe wird angelegt Der Bearbeitungsstatus wird auf Nicht begonnen bzw 0 abge schlossen eingestellt Wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Um eine neue Aufgabe anzulegen haben Sie folgende Alternativen Auch in ander
98. ausf hren Eine neue Dokumentversion hinzuf gen Eine Dokumentversion entfernen Eine Dokumentversion als aktuelle Version festlegen So f gen Sie eine neue Dokumentversion hinzu 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste einen InfoStore Eintrag 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Bearbeiten Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Datei 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen 5 W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfens ter 6 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen 7 Geben Sie im Popup Fenster Anmerkungen zur Version bei Bedarf eine Anmerkung ein 8 Klicken Sie im Popup Fenster auf OK Wenn Sie keinen Kommentar eingeben m chten klicken Sie auf Kein Kommentar Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf Abbrechen Ergebnis Das Dokument wird auf den Server bertragen Sobald der Vorgang abgeschlossen ist wird das Fenster InfoStore Eintrag geschlossen Hinweis Je nach der Dateigr e des Dokuments und der bertragungsrate der Verbindung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern So entfernen Sie eine Dokumentversion aus einem InfoStore Eintrag 1 Zeigen Sie einen InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an 2 W hlen Sie das Register Versionen 3 W hlen Sie oben in der Listenansicht eine Dokumentversion 4 Klicken Sie im Panel Abschnitt
99. be Spalte Flag Flag das der Aufgabe zugewiesen wurde Die Liste zeigt folgende Besonderheiten Erledigte Aufgaben werden abgeschw cht und durchgestrichen angezeigt Wenn das Datum der F lligkeit berschritten ist wird das Datum in Rot angezeigt Die Liste ist standardm ig nach der Spalte F lligkeitstermin sortiert Der Spaltentitel ist farbig markiert Ein Pfeilsysmbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet die Reihenfolge der Sortierung So ndern Sie die Sortierung 1 Um nach einer Spalte zu sortieren klicken Sie auf den Spaltentitel 2 Um die Reihenfolge der Sortierung zu ndern klicken Sie erneut auf den Spaltentitel Ergebnis Die Sortierung wird ge ndert Hinweis Nach der ersten Spalte kann nicht sortiert werden Copyright Open Xchange Inc 2009 91 OX Modul Aufgaben H Split Ansicht anzeigen OpenxcHange 6 4 2 H Split Ansicht anzeigen Die H Split Ansicht zeigt im bersichtsfenster oben die Listenansicht der Aufgaben unten alle Informa tionen zur der gew hlten Aufgabe So zeigen Sie Aufgaben in der H Split Ansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Aufgabenordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf H Split Ergebnis Das bersichtsfenster ist horizontal geteilt Die obere H lfte zeigt die Listenansicht 3 W hlen Sie in der Listenansicht eine Aufgabe Ergebnis Die untere H lfte des bersichtsfensters zeigt zu der gew hlten Aufgabe die folgenden Infor mationen
100. c k ol Der Ausdruck c k steht f r das Zeichen c oder k F r den Betreff Protokoll von Gestern ist die Bedingung erf llt F r den Betreff Meeting protocol yesterday ist die Bedingung ebenfalls erf llt F r den Betreff Prototyp ist die Bedingung nicht erf llt So erreichen Sie die Funktionen f r E Mail Filter 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag E Mail 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von E Mail auf Filter Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen f r E Mail Filter Das bersichtsfenster zeigt die verf gbaren Regeln Der linke Bereich mit der Bezeichnung Regel Name zeigt vorhandene Regeln Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Regel Details zeigt die Einstellungen einer Regel Die folgenden Funktionen stehen zur Verf gung Neue Regel erstellen Bedingungen erstellen Aktionen festlegen Details einer Regel anzeigen Regel aktivieren oder deaktivieren Reihenfolge der Regeln ndern Regel bearbeiten Regel l schen Copyright Open Xchange Inc 2009 139 OX Optionen Konfiguration des Moduls E Mail OpenxcHange So erstellen Sie eine neue Regel 1 2 3 7 Klicken Sie im Panel Abschnitt Regeln auf Neu Geben Sie im Bereich Regel Details in das Eingabefeld Name einen Namen ein Um eine Bedingung hinzuzuf gen klicken Sie auf die Schaltfl che Bedingung hinzuf gen Definier
101. ch Eintrag 78 Flags 85 Hover 71 importieren 154 in Ordner verschieben 84 Kalenderansicht 64 Listenansicht 69 l schen 85 private Termine 76 sortieren 69 Status 80 suchen 81 Tags hinzuf gen 75 Teilnehmer benachrichtigen 78 Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen 77 Terminanzeige 64 Terminarten 58 Terminbenachrichtigung einstellen 144 Terminkonflikte l sen 79 Verf gbarkeit 59 76 Verf gbarkeit pr fen 78 vorl ufig 80 Wartestatus 80 Termineinladung 80 Terminkonflikte 79 Terminserie anlegen 75 bearbeiten 83 Titelleiste 11 Tooltips 14 U bersichtsfenster Modul Aufgaben 90 Modul E Mail 21 Modul InfoStore 109 Modul Kalender 61 Modul Kontakte 40 Umbenennen Ordner 168 UWA Module Konfiguration 129 V vCard Kontakt aus vCard Anhang 48 Verf gbarkeit 58 Farben 76 festlegen 76 pr fen 78 Ver ffentlichen amp abonnieren Daten abonnieren 178 Daten ver ffentlichen 179 Template anpassen 180 Unterst tzte Daten 177 Wozu dient Publish amp Subscribe 177 Verschieben Aufgaben 104 E Mails 35 InfoStore Eintrag 119 Kontakte 53 Ordner 168 Termine in anderen Ordner 84 Verteilerlisten 49 anlegen 49 benutzerdefinierte Eintr ge hinzuf gen 50 Kontakte hinzuf gen 49 Kontakte l schen 50 W Webseite Als E Mail senden 29 Weiterleiten E Mail 31 186 Copyright Open Xchange Inc 2009
102. ch aus dem Modul InfoStore in die InfoStore Einstellungen wechseln F hren Sie hierzu folgende Schritte aus Klicken Sie auf der Titelleiste des bersichtsfensters rechts auf die Schaltfl che Optionen Klicken Sie im Men auf Optionen Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Standardansicht Bestimmt die Standardansicht des Moduls InfoStore Eine ausf hrliche Beschreibung der Ansichten finden Sie in 6 4 Aufgaben anzeigen InfoStore Hover aktivieren Schaltet die Hover des Moduls InfoStore ein oder aus Copyright Open Xchange Inc 2009 149 OX Optionen Benutzerdaten ndern OpenxcHange 8 2 10 Benutzerdaten ndern Zu den Benutzerdaten geh ren Pers nliche Daten des Benutzers Passwort f r den Zugang zum Groupware 8 2 10 1 Pers nliche Daten ndern So ndern Sie Ihre pers nlichen Daten 1 2 3 4 5 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 p amp auf das Symbol Einstellungen I ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Benutzer Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Benutzer auf Pers nlichen Daten Bearbeiten Sie in den Eingabefeldern Ihre pers nlichen Daten Um die nderung zu speichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Ihre pers nlichen Daten werden ge ndert 8 2 10 2 Passwort ndern So ndern Sie Ihr Passwort DUR DNS Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintra
103. change Inc 2009 89 OX OpenxcHange Modul Aufgaben Die Oberfl che des Moduls Aufgaben 6 3 Die Oberfl che des Moduls Aufgaben 6 3 1 Das Aufgaben Panel a Zur cksetzen Neu Aufgabe Ansicht Flag Suchen Bj Liste Drucken H Split Im ea DE Das Aufgaben Panel enth lt in mehreren Panel Abschnitten folgende Funktionen Panel Abschnitt Neu Aufgabe Ansicht Flag Suchen Funktionen Aufgaben oder sonstige Objekte neu erzeugen Aufgaben bearbeiten l schen drucken verwalten Darstellung von Aufgaben festlegen H Split Liste Aufgaben mit Flags kennzeichnen Aufgaben nach der Beschreibung suchen 6 3 2 Das Aufgaben bersichtsfenster Das Aufgaben bersichtsfenster Ansicht Liste 1 Pers nliche Ordner Aufgaben 3 u Betreff Entwurf Pressemitteilung Referenzkunde SUMAG Handout f r Customer Presenation Z amp Agenda for Sales Meetings e Pr sentationsunterlagen f r BFH erstellen a Dr nantatian f r Dala Taam aretallar Pr sentationsunterlagen f r BFH und andere Kunden erstellen Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlosser Fiag 2 im 03 09 2007 14 09 2007 50 200 07 09 2007 11 09 2007 25 Smm 22 02 2007 27 07 2007 20 r oo 20 02 2007 30 06 2007 a0 20 02 2007 30 06 2007 r m an na ann no ne ann Das Aufgaben bersichtsfenster enth lt folgende Elemente Nr 1 _ Beschriftung Element 2 3 Schaltfl che Optionen Conte
104. chlossen Ergebnis Der Termin wird angelegt Wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Hinweis Wenn Sie einen neuen Termin anlegen der sich mit einem vorhandenen Termin zeitlich ber schneidet erhalten Sie eventuell eine Konfliktmeldung Siehe 5 5 10 Terminkonflikte l sen Hinweis Wenn Sie einen Termin in der Teamansicht erstellen werden alle Personen und Ressourcen die in der Teamansicht sichtbar sind in den Termin bernommen Um einen neuen Termin anzulegen haben Sie folgende Alternativen Auch in anderen Modulen k nnen Sie die Funktion Neuer Termin im Panel Abschnitt Neu aufrufen In der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht doppelklicken Sie im bersichtsfenster in einen freien Bereich Das Fenster Termin ffnet sich In der Teamansicht doppelklicken Sie im bersichtsfenster in einen Kalender Sie sind Teilnehmer des Termins ferner die Person oder Ressource in deren Kalender Sie geklickt haben In einer Kalenderansicht ziehen Sie im Zeitraster einen Bereich auf Eine genaue Anleitung finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Im Modul E Mail ziehen Sie aus einer Listenansicht eine E Mail auf einen Tag des Minikalenders Das Fenster Termin ffnet sich Der Tag ist als Terminbeginn eingetragen Im Modul Kontakte ziehen Sie einen Kontakt auf einen Tag des Minikalenders Das Fenster Termin ffnet sich Der Tag ist als Terminbeginn eingetragen Copyrigh
105. cht Benutzerdefiniert zeigt den Kalender eines benutzerdefinierten Zeitraums und die Termine dieses Zeitraums Der benutzerdefinierte Zeitraum kann zwischen 1 Tag und 7 Tagen betragen Sie k nnen den Zeitraum festlegen Die Standardeinstellung sind 7 Tage Weitere Informationen finden Sie in 8 2 6 1 Kalender Einstellungen So zeigen Sie die Kalenderansicht Benutzerdefiniert an 1 2 3 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Kalender Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum auf Benutzerdefiniert Die Kalenderansicht des aktuellen benutzerdefinierten Zeitraums wird angezeigt Um einen bestimmten benutzerdefinierten Zeitraum anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil 4 oder gt Ergebnis Die Kalenderansicht Benutzerdefiniert des gew hlten Zeitraums wird angezeigt Um den aktuellen Zeitraum wieder anzuzeigen klicken Sie in der Titelleiste des bersichtsfensters oder im Minikalender auf Heute Die Kalenderansicht Benutzerdefiniert enth lt In der Datumsleiste die Bezeichnung des Zeitraums Ein Zeitraster das in einzelne Tage unterteilt ist Die Termine des angezeigten Zeitraums Eine Beschreibung der Termindarstellung finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt Copyright Open Xchange Inc 2009 67 OX Modul Kalender Kalenderansicht anzeigen Openxc
106. da sich bei vielen UWA Modulen der Inhalt regelm ig ndert Geben Sie in das Eingabefeld URI die Adresse des UWA Moduls ein Beispiele f r Adressen finden Sie auf der Open Xchange Webseite in der Tabelle interessanter UWA Module http www open xchange com index php id 361 amp L 1 Wenn Sie eine URI angegeben haben die auf eine Adresse in Ihrem lokalen Netzwerk verweist akti vieren Sie Standalone Modus verwenden Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator Falls ein UWA Modul Parameter erfordert geben Sie in das Eingabefeld Parameter die Parameter ein Die erforderlichen Parameter eines UWA Moduls finden Sie ebenfalls in der oben genannten Tabelle Tipp Kopieren Sie die Parameter aus der Tabelle in das Eingabefeld Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK Das neue UWA Modul wird in die Liste Verf gbare UWA Module eingetragen und aktiviert Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das neue UWA Modul ist auf der Startseite im bersichtsfenster sichtbar So ndern Sie die Einstellungen eines UWA Moduls 1 2 3 4 5 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Bearbeiten ndern Sie im Dialogfenster UWA Module die Einstellungen Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen des UWA Moduls sind ge ndert Copyright Open Xchange Inc 2009 129 OX Optionen K
107. den Um einen InfoStore Eintrag anderen Teilnehmern zu bermitteln haben Sie folgende M glichkeiten Wenn der InfoStore Eintrag ein Dokument enth lt k nnen Sie das Dokument als E Mail Anlage an beliebige E Mail Adressen senden Sie k nnen internen Teilnehmern der Groupware den InfoStore Eintrag als Link senden So senden Sie das Dokument eines InfoStore Eintrag als E Mail Anlage 1 Zeigen Sie den InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Senden auf Als Anlage Ergebnis Das Fenster E Mail ffnet sich Die aktuelle Version des Dokuments ist als E Mail Anlage ein getragen So senden Sie einen InfoStore Eintrag als Link 1 Zeigen Sie den InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Senden auf Als Link Ergebnis Das Fenster E Mail ffnet sich Der direkte Link zum InfoStore Eintrag ist als E Mail Text ein getragen Hinweis Um dem Link zu folgen ben tigt der Empf nger der E Mail Leserechte f r die Objekte des InfoStore Ordners der den InfoStore Eintrag enth lt Informationen zur Rechtevergabe finden Sie in 8 6 Freigaben und Rechte Copyright Open Xchange Inc 2009 113 OX Modul InfoStore InfoStore Eintrag anlegen OpenxcHange 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Hier finden Sie einen berblick zum Anlegen eines neuen InfoStore Eintrags Details folgen auf der n chsten Seite So legen Sie einen neuen InfoStore Eintrag an 1 W
108. den neuen Ordner VacationCalen dar Der Ordner erh lt die Rechte des bergeordneten Ordners Der Benutzer Jean Dupont legt im Ordner InfoStore ffentlicher InfoStore den neuen Ordner Company an Der Ordner erh lt die Rechte des bergeordneten Ordners Er gibt in seinem pers nlichen InfoStore Ordner den Ordner MeetingMinutes frei Sein pers nlicher InfoStore Ordner ist nicht freigegeben Ihr Ordnerbaum zeigt folgende Eintr ge Ihr Benutzername Ihr pers nlicher Stammordner Enth lt Ihre pers nliche Ordner E Mail Inbox user Timo Meier Team Freigegebener E Mail Ordner des Timo Meier Aufgaben Kalender Kontakte ffentliche Ordner Globales Adressbuch VacationCalendar Ordner den Tom Green angelegt hat Freigegebene Ordner Timo Meier Kalender Freigegebener Kalenderordner des Timo Meier InfoStore UserStore Ihr Benutzername Ihr pers nlicher InfoStore Ordner Timo Meier Freigegebener InfoStore Ordner des Timo Meier Jean Dupont MeetingMinutes Freigegebener Unterordner des InfoStore Ordners des Jean Dupont ffentlicher InfoStore Company Ordner den Jean Dupont angelegt hat Hinweis Um den freigegebenen E Mail Ordner zu sehen m ssen Sie diesen Ordner abonnieren Details finden Sie in 8 6 4 E Mail Ordner abonnieren 172 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Ordner abonnieren Optionen OX OpenxcHange 8 6 4 E Mail Ordner abonnieren Um freigegebene E Mail Ordner anderer Benutzer zu sehen
109. die Einstellungen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 144 in diesem Kapitel Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern So verlassen Sie die Kalender Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Tipp Sie k nnen auch aus dem Modul Kalender in die Kalender Einstellungen wechseln F hren Sie hierzu folgende Schritte aus Klicken Sie auf der Titelleiste des bersichtsfensters rechts auf die Schaltfl che Optionen Klicken Sie im Men auf Optionen Copyright Open Xchange Inc 2009 143 OX Optionen Konfiguration des Moduls Kalender OpenxcHange Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Eine Anleitung zum ndern der Einstellungen finden Sie weiter oben in 8 2 6 1 Kalender Einstellungen Standardansicht Bestimmt die Standardansicht des Moduls Kalender Eine ausf hrliche Beschreibung der Ansichten finden Sie in 5 4 Kalender und Termine anzeigen Intervall in Minuten Bestimmt das Intervall der Unterteilung des Zeitrasters In den Kalender Ansichten Tag Arbeitswoche und Benutzerdefiniert wird pro Intervall eine Zeile dargestellt Standardeinstellung sind 30 Minuten Arbeitszeit be
110. die Schaltfl che Suchen W hlen Sie einen oder mehrere Benutzer Gruppen oder Ressourcen aus der Liste aus Hinweis Benutzer Gruppen und Ressourcen werden durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet Gruppen und Ressourcen werden nach den Benutzern aufgelistet Um die Auswahl als Teilnehmer hinzuzuf gen klicken Sie neben Teilnehmer auf die Schaltfl che Hinzuf gen Um die Auswahl als Ressource hinzuzuf gen klicken Sie neben Ressource auf die Schaltfl che Hinzuf gen Hinweis Es gelten folgende Einschr nkungen Ressourcen k nnen nicht als Teilnehmer hinzugef gt werden Gruppen k nnen nicht als Ressourcen hinzugef gt werden Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl der Teilnehmer oder Ressourcen korrigieren W hlen Sie im Feld Teilnehmer oder Ressourcen einzelne Eintr ge Klicken Sie neben Teilnehmer oder Ressourcen auf die Schaltfl che L schen Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen Ergebnis Die gew hlten Benutzer Gruppen und Ressourcen erscheinen im Content Bereich als Team Mitglieder 70 Copyright Open Xchange Inc 2009 Hover anzeigen Modul Kalender OX OpenxcHange So w hlen Sie ein vorhandenes Team 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Team Mitglied auf Team w hlen 2 Klicken Sie im Popup Fenster auf ein Team Hinweis Sie k nnen nur dann ein Team w hlen wenn Sie vorher in den Kalender Einstell
111. dner Wenn Sie die Einstellung Liste w hlen werden die Inhalte von Spam E Mails nicht angezeigt Sie sehen dann im bersichtsfenster nur die Liste der Spam E Mails Wenn Sie die Einstellung H Split oder V Split w hlen sehen Sie im bersichtsfenster auch die Inhalte von Spam E Mails E Mail Hover aktivieren Schaltet die Hover des Moduls E Mail ein oder aus Erste E Mail automatisch selektieren Bestimmt ob die erste E Mail in der Liste automatisch selektiert wird wenn Sie einen E Mail Ordner ffnen Die Einstellung gilt f r die Ansichten Liste H Split V Split Gel schte E Mails unwiderruflich entfernen Bestimmt ob E Mails beim L schen unwiderruflich entfernt werden oder in den Papierkorb verschoben werden Achtung Unwiderruflich entfernte E Mail k nnen nicht wiederhergestellt werden Es wird empfohlen die Einstellung Nein zu verwenden Benachrichtigen bei Lesebest tigung Bestimmt das Verhalten der Groupware f r den Fall dass der Absender einer E Mail eine Lese bzw Empfangsbest tigung w nscht Mit der Einstellung Ja fragt die Groupware beim Lesen einer solchen E Mail ob Sie eine Empfangs best tigung senden wollen oder nicht Mit der Einstellung Nein fragt die Groupware nicht In diesem Fall wird keine Empfangsbest tigung gesendet E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Bestimmt ob neue E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gesammelt werden wenn Sie e
112. dressbuch zur Verf gung Nutzen Sie die Kontaktdaten um E Mails zu senden im Modul Kalender Teilnehmer zu Terminen einzuladen oder im Modul Aufgaben Teilnehmern Aufgaben zu bertragen Modul Kalender Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre privaten und gesch ftlichen Termine Sie k nnen Termine anzeigen erstellen und bearbeiten F r regelm ig wiederkehrende Termine erstellen Sie eine Ter minserie F r detaillierte Informationen k nnen Sie Dokumente an den Termin anh ngen Wenn Sie ein anderer Teilnehmer zu einem Termin einl dt k nnen Sie die Einladung best tigen oder ablehnen Wenn Sie andere Teilnehmer zu einem Termin einladen k nnen Sie die Daten des Moduls Kontakte verwenden Sie k nnen pr fen ob andere Teilnehmer an dem geplanten Termin frei sind und ob Ressourcen wie R ume oder Ger te verf gbar sind Andere Teilnehmer werden automatisch ber nderungen am Termin benachrichtigt Modul Aufgaben Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre privaten und gesch ftlichen Aufgaben Sie k nnen Aufgaben anzeigen erstellen und bearbeiten F r detaillierte Informationen k nnen Sie Dokumente an die Aufgabe anh ngen Steuern Sie die Bearbeitung der Aufgabe indem Sie Beginn und F lligkeit termi nieren und den aktuellen Bearbeitungsstand eintragen Sie k nnen die Aufgabe an andere Teilnehmer delegieren Ist das Ergebnis der Aufgabe in einem Dokument festgehalten speichern Sie das Dokument im InfoStore 2 Copyright Op
113. e Anzahl ungelesener E Mails und die Speicherplatz Belegung Das Modulfenster E Mail zeigt die letzten ungelesenen E Mails Angezeigt werden Absender Betreff Datum und Uhrzeit des Empfangs Das Modulfenster Kalender zeigt Ihre n chsten Termine Angezeigt werden Termine die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jedem Termin werden Datum Uhrzeit und Beschreibung angezeigt Das Modulfenster Aufgaben zeigt die n chsten Aufgaben Angezeigt werden Aufgaben die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jeder Aufgabe werden Betreff Datum und Wichtigkeit angezeigt Das Modulfenster InfoStore zeigt die letzten InfoStore Eintr ge Angezeigt werden InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore aus ffentlichen InfoStore Ordnern und aus freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer 2 4 2 Neue Objekte anlegen Sie k nnen auf der Startseite neue Objekte wie Kontakte Termine Aufgaben InfoStore Eintr ge anlegen oder neue E Mails senden ohne dazu in das entsprechende Modul zu wechseln So legen Sie ein neues Objekt an Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf ein Symbol Ein Fenster zur Eingabe der Daten des neuen Objekts ffnet sich Hinweis Je nach H he des Panels werden eventuell nicht alle Symbole angezeigt Informationen zum Vergr ern der H he des Panels finden Sie in 2 4 4 1 Layout der Startseite anpassen Weitere Information
114. e E Mail Adresse ist als gesch ftliche E Mail Adresse eingetragen 46 Copyright Open Xchange Inc 2009 Tags hinzuf gen Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 5 1 Tags hinzuf gen Ein Tag ist ein Text den Sie als Kriterium verwenden k nnen um Kontakte zu strukturieren Um Tags hinzuzuf gen haben Sie 2 Alternativen Tags in das Eingabefeld neben der Schaltfl che Tags eingeben Tags aus einer Liste vordefinierter Tags ausw hlen So f gen Sie im Fenster Kontakt vordefinierte Tags hinzu 1 W hlen Sie das Register Gesch ftlich 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags 3 W hlen Sie im Dialogfenster Tags w hlen einen oder mehrere Tags aus Klicken Sie auf OK Ergebnis Die Tags werden in das Eingabefeld eingetragen Hinweis Bevor Sie Tags aus einer Liste ausw hlen k nnen m ssen Sie die Tags in den Einstellungen der Groupware definieren Weitere Informationen finden Sie in 8 2 3 Tags Tipp Um einen Tag zu l schen editieren Sie das Eingabefeld 4 5 2 Kontakt als privat kennzeichnen Ein privater Kontakt ist ein Kontakt den andere Teilnehmer nicht sehen k nnen wenn Sie Ihren Kontak tordner f r andere Teilnehmer freigeben Sie k nnen einen Kontakt als nur dann als privat kennzeichnen wenn Sie den Kontakt in einem pers n lichen Kontaktordner erstellen So kennzeichnen Sie im Fenster Kontakt einen Kontakt als privat 1 W hlen Sie das Register Gesch ftlich 2 Aktivieren Sie das Kontrollfe
115. e E Mails Kontakte Termine Aufgaben und InfoStore Eintr ge zu ordnen Unterst tzen Sie Ihr Team indem Sie bestimmte Ordner gezielt zum Lesen oder Schreiben freigeben Profitieren Sie von den Informationen Anderer indem Sie die Objekte in ffentlichen und freigege benen Ordnern f r Ihre Arbeit nutzen Copyright Open Xchange Inc 2009 3 OX Einstieg in die Groupware Anforderungen f r den Einsatz der Groupware OpenxcHange 1 3 Anforderungen f r den Einsatz der Groupware 1 3 1 Systemanforderungen Um mit der Groupware arbeiten zu k nnen muss Ihr Arbeitsplatzrechner die folgenden Voraussetzungen erf llen Bildschirmaufl sung Die minimale Bildschirmaufl sung betr gt 1024 x 768 Pixel Browser Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Firefox 2 SeaMonkey 1 Safari 3 1 Browser Einstellungen Cookies m ssen aktiviert sein JavaScript muss aktiviert sein Popup Fenster m ssen zugelassen sein 1 3 2 Anforderungen an den Benutzer Um mit der Groupware zu arbeiten ben tigen Sie die gleichen Kenntnisse und Fertigkeiten wie f r den Umgang mit modernen grafischen Benutzeroberfl chen wie z B Microsoft Windows Die Anleitungen in diesem Dokument setzen voraus dass Sie folgende Techniken beherrschen Verwendung der Maus zum Anklicken von Elementen Verwendung der rechten Maustaste zum Aktivieren von Kontextmen s Verwendung von Drag amp Drop Arbeiten mit mehreren Fenstern ffnen Sp
116. e Inc 2009 69 OX Modul Kalender Teamansicht anzeigen OpenxcHange Die Detailansicht zeigt folgende Informationen Der Fenstertitel enth lt die Terminbeschreibung den Terminstart und das Terminende Das Register Termin enth lt Angaben zu Terminbeschreibung Ort Dauer Ersteller Teilnehmer Res sourcen Terminart Tags Kalenderordner Anzeige der Terminverf gbarkeit Anmerkungen Erinnerung Das Register Teilnehmer enth lt die Liste der Teilnehmer und Ressourcen Zu jedem Teilnehmer wird der Status best tigt abgelehnt oder Wartestatus angezeigt Falls ein Teilnehmer eine Anmerkung eingegeben hat wird diese angezeigt Das Register Anlagen enth lt die Liste der Anlagen 5 4 5 Teamansicht anzeigen Mit Hilfe der Teamansicht k nnen Sie feststellen wann ein Benutzer oder eine Gruppe einen Termin hat oder wann eine Ressource f r einen Termin gebucht ist Um Benutzer Gruppen oder Ressourcen f r die Teamansicht auszuw hlen haben Sie folgende Alternativen Benutzer Gruppen oder Ressourcen als Team Mitglieder hinzuf gen Ein vorhandenes Team ausw hlen So f gen Sie Benutzer Gruppen oder Ressourcen als Team Mitglieder hinzu 1 6 Klicken Sie im Panel Abschnitt Team Mitglied auf Hinzuf gen Das Fenster Benutzer w hlen ffnet sich Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Benutzern Gruppen oder Ressourcen sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie dann auf
117. e Rechte eines pers nlichen Ordner einstellen sind die Funktionen des Panel Abschnitts Rechtevergabe deaktiviert 9 Bei Bedarf wiederholen Sie die Schritte 3 8 um weitere Benutzer hinzuzuf gen 10 Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Ergebnis Der Ordner ist freigegeben 174 Copyright Open Xchange Inc 2009 Ordner freigeben Optionen OX OpenxcHange So ndern Sie die Rechte von Benutzern an einem Ordner 1 Klicken Sie im Kontextmen des Ordners auf Eigenschaften Die Groupware wechselt in das Modul Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Rechte Die Benutzer und ihre Rechte werden angezeigt Markieren Sie einen Benutzer 4 Um die Rechte neu festzulegen verwenden Sie die Panel Abschnitte Rechtevergabe Ordnerrechte 5 Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Beispiele f r praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8 6 6 Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll Hinweis Wenn Sie die Rechte eines pers nlichen Ordners ndern sind die Funktionen des Panel Abschnitts Rechtevergabe deaktiviert Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Ergebnis Die Rechte der Benutzer werden ge ndert So entziehen Sie Benutzern die Rechte an einem Ordner 1 U RB W N Klicken Sie im Kontextmen des Ordners auf Eigenschaften Die Groupware wechselt in das
118. e Regel Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Spalte Aktiv das Kontrollfeld So ndern Sie die Reihenfolge der Regeln 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Verschieben auf Nach oben oder Nach unten So bearbeiten Sie eine Regel 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 ndern Sie im Bereich Regel Details die Einstellungen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern So l schen Sie eine Regel 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Regeln auf L schen So verlassen Sie die Funktionen f r E Mail Filter Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Copyright Open Xchange Inc 2009 141 OX Optionen Konfiguration des Moduls E Mail OpenxcHange 8 2 5 5 Abwesenheitsbenachrichtigung Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiv ist erh lt der Absender einer eingehenden E Mail auto matisch eine E Mail die den Betreff und den Text der Abwesenheitsbenachrichtigung enth lt So konfigurieren Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung 1 5 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 M amp auf das Symbol Einstellungen I 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag E Mail 3 4 Konfigurieren Sie die Einstellungen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten in Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von E Mail auf Abwesenheitsbenachrichtigung diesem Kapitel Um die Einst
119. e Reihenfolge der Sortierung So ndern Sie die Sortierung 1 Um nach einer bestimmten Spalte zu sortieren klicken Sie auf den Spaltentitel 2 Um die Reihenfolge der Sortierung zu ndern klicken Sie erneut auf den Spaltentitel Ergebnis Die Sortierung wird ge ndert 22 Copyright Open Xchange Inc 2009 H Split Ansicht anzeigen Modul E Mail OX OpenxcHange 3 4 2 H Split Ansicht anzeigen Die H Split Ansicht zeigt im bersichtsfenster oben die Listenansicht der E Mails unten alle Inhalte der gew hlten E Mail So zeigen Sie E Mails in der H Split Ansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen E Mail Ordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf H Split Ergebnis Das bersichtsfenster ist horizontal geteilt Die obere H lfte zeigt die E Mail Liste Tipp Um die Liste zu sortieren klicken Sie auf die Elemente oberhalb der Liste 3 W hlen Sie in der E Mail Liste eine E Mail Ergebnis Die untere H lfte des bersichtsfensters zeigt zu der gew hlten E Mail die folgenden Inhalte Der E Mail Header zeigt Betreff Absender Adressat Datum und Uhrzeit des Eingangs Tipp Mit Hilfe der Symbole oder k nnen Sie den Header schlie en oder erweitern Unterhalb des Headers wird der Inhalt der E Mail angezeigt Je nach L nge des Inhalts wird rechts neben dem Inhalt ein vertikaler Rollbalken angezeigt Wenn die E Mail Anlagen enth lt werden diese unterhalb des Inhalts angezeigt Tipp Sie k nn
120. e dann auf 6 Entfernen Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf OK Ergebnis Die Dateinamen der Anlagen werden unterhalb des E Mail Textes angezeigt 30 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mails beantworten Modul E Mail OX OpenxcHange 3 5 2 E Mails beantworten Wenn Sie eine E Mail beantworten werden im Fenster E Mail einige Eingabefelder mit Werten gef llt Der Absender der E Mail und weitere Empf nger der E Mail werden automatisch als Empf nger der Antwort E Mail eingetragen Sie k nnen in den E Mail Einstellungen Bei Allen antworten w hlen ob weitere Empf nger in das Feld An oder in das Feld Cc eingetragen werden Der Betreff der E Mail wird als Betreff der Antwort E Mail eingetragen Vor dem Betreff der Antwort E Mail steht der Text Re Der Text der E Mail wird in der Antwort E Mail zitiert Vor jeder Zeile kennzeichnet das Zeichen gt die Zeile als Zitat So beantworten Sie eine E Mail 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail 2 Klicken Sie im Panelabschnitt E Mail auf Antworten Um auch Empf ngern zu antworten die sich im CC befinden klicken Sie auf Allen Antworten Das Fenster E Mail ffnet sich 3 Geben Sie den E Mail Text ein Bei Bedarf k nnen Sie alle Funktionen verwenden die in 3 5 1 3 E Mail Text erstellen beschrieben werden 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Senden Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Die E
121. e die E Mail Adressen in das Eingabefeld neben der Schaltfl che BCC ein Hinweis Um das Eingabefeld und die Schaltfl che anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld BCC Feld 28 Copyright Open Xchange Inc 2009 Neue E Mail senden Modul E Mail OX OpenxcHange So bestimmen Sie im Fenster E Mail einen Empf nger durch Ausw hlen aus einem Adressbuch 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che An Das Fenster Empf nger w hlen ffnet sich Wenn das Kontroll feld Alle Kontaktordner durchsuchen aktiv ist werden die Adressen aller Adressb cher angezeigt 2 Um nur die Adressen eines bestimmten Adressbuchs anzuzeigen f hren Sie folgende Aktionen aus Deaktivieren Sie das Kontrollfeld Alle Kontaktordner durchsuchen Klicken Sie auf die Schaltfl che Kontaktordner W hlen Sie im Fenster Ordner w hlen einen Kontaktordner 3 Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen 4 W hlen Sie in der Liste einen oder mehrere Empf nger 5 Bestimmen Sie was die Empf nger erhalten sollen Wenn die Empf nger die E Mail erhalten sollen klicken Sie auf An gt Wenn die Empf nger eine Kopie der E Mail erhalten sollen klicken Sie auf CC gt Wenn die Empf nger eine blinde Kopie der E Mail erhalten sollen klicken Sie auf BCC gt Die Empf nger werden in die Eingabefelder neb
122. e im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Kontaktliste wird gedruckt So drucken Sie die Daten eines Kontakts 1 Zeigen Sie einen Kontakt in der Detailansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 4 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Daten des Kontakts werden gedruckt 52 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte kopieren Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 7 4 Kontakte kopieren Sie k nnen Kontakte in den gleichen Ordner oder in einen anderen Ordner kopieren Hinweis Wenn Sie Kontakte aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner kopieren ben tigen Sie f r den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So kopieren Sie Kontakte 1 W hlen Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten einen Kontakt oder mehrere Kontakte 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Kopieren Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen Kontaktordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie Kontakte kopieren k nnen Ergebnis Die Kontakte werden kopiert 4 7 5 Kontakte duplizieren Diese Funktion ist n tzlich wenn Sie aus einem Kontakt einen anderen Kontakt ableiten wollen der viele bereinstimmende Daten hat So duplizieren Sie einen Kontakt
123. ehalten Sie den berblick ber eingehende E Mails Sie k nnen E Mail Filter so einrichten dass zum Beispiel folgende Aktionen ausgel st werden wenn Sie eine E Mail empfangen Die E Mail wird in einem bestimmten E Mail Ordner abgelegt Die E Mail wird an eine andere E Mail Adresse weitergeleitet Die E Mail wird als gelesen markiert Um E Mail Filter zu verwenden m ssen Sie folgende Schritte ausf hren Legen Sie E Mail Ordner an Erstellen Sie eine oder mehrere Regeln Bestimmen Sie die Reihenfolge der Regeln Legen Sie fest ob nachfolgende Regeln bearbeitet werden nachdem eine Regel zutrifft Eine Regel enth lt einen Namen eine oder mehrere Bedingungen eine oder mehrere Aktionen Sie k nnen festlegen ob eine Bedingung oder alle Bedingungen erf llt sein m ssen damit die Aktionen ausgef hrt werden Sie erstellen eine Bedingung indem Sie einen E Mail Bestandteil ausw hlen z B Betreff ein Kriterium w hlen z B trifft genau zu ein Argument eingeben z B Protokoll In diesem Fall w rde gepr ft ob der Betreff einer E Mail den Zeichen des Arguments Protokoll exakt entspricht Mit Hilfe des Kriteriums und der Zeichenkette steuern Sie wann die Bedingung erf llt ist Die Unterschiede zwischen den Kriterien werden nachfolgend mit Hilfe von einfachen Beispielen erl utert In den Beispielen werden E Mails wie oben anhand des Betreffs gefiltert Kriterium trifft genau zu D
124. eichern und Schlie en von Dateien Informationen zu diesen Techniken finden Sie zum Beispiel in der Dokumentation zu Ihrem Betriebssystem 4 Copyright Open Xchange Inc 2009 Fachbegriffe Einstieg in die Groupware OX OpenxcHange 1 4 Fachbegriffe Um die Benutzeranleitung zu verstehen m ssen Sie diese Fachbegriffe kennen Fachegriff Groupware Objekte Elemente Funktion GUI Benutzer Teilnehmer Externer Teilnehmer Systemfenster Definition Die Software die in dieser Dokumentation beschrieben wird Groupware Objekte wie E Mails Kontakte Termine Aufgaben InfoStore Eintr ge Bestandteile der Benutzeroberfl che der Groupware wie Fenster Beschriftungen Modulleiste Panel Schaltfl chen etc Eine Handlung in der Groupware die vom Benutzer aufgerufen wird Beispiele Senden einer E Mail L schen eines Termins Abk rzung f r Graphical User Interface engl auf Detusch grafische Benutzeroberfl che Bezeichnet hier die Benutzeroberfl che der Group ware Die GUI besteht aus einzelnen Elementen Eine Person die mit der Groupware arbeitet Jeder Benutzer hat einen Namen und ein Passwort Alle Benutzer bilden zusammen die Gruppe der Internen Benutzer Ein interner Benutzer der zu einem Termin oder zu einer Aufgabe einge laden wurde Ein Teilnehmer eines Termins oder einer Aufgabe der kein interner Benutzer ist Ein Dialogfenster das bestimmte Funktionen des Betriebssystems anbie
125. ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Die Aufgaben werden verschoben 104 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 7 6 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mit denen Sie Aufgaben unterschiedlich kennzeichnen k nnen Sie k nnen frei dar ber entscheiden was die Farben f r Sie bedeuten Die Flags werden In der Listenansicht oder H Split Ansicht in der letzten Spalte angezeigt So kennzeichnen Sie Aufgaben mit Flags 1 W hlen Sie eine Aufgabe in der Listenansicht oder H Split Ansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf ein beliebiges Flag aber nicht auf das ersten Flag Ergebnis Die gew hlten Aufgaben werden mit Flags gekennzeichnet So l schen Sie Flags 1 W hlen Sie in der Listenansicht oder H Split Ansicht Aufgaben die mit Flags gekennzeichnet sind 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf das erste Flag Ergebnis Die Flags werden gel scht 6 7 7 Aufgaben l schen Achtung Wenn Sie Teilnehmer einer Aufgabe sind k nnen Sie diese Aufgabe auch dann l schen wenn Sie die Aufgabe nicht erstellt haben Wenn Sie die Aufgabe l schen wird sie f r alle anderen Teilnehmer ebenfalls gel scht Dies gilt auch dann wenn Sie f r den Ordner der Aufgabe keine Rechte besitzen Ac
126. eine Zeile mit Informationen in Form von Symbolen oder Texten Spalte Information Spalte 1 Symbol amp Der Eintrag ist ein Kontakt Spalte 1 Symbol l Der Eintrag ist eine Verteilerliste Spalte 2 Symbol Der Eintrag ist ein privater Kontakt Spalte Name Name des Kontakt oder der Verteilerliste Spalte Firma Firma des Kontakts Spalte Stadt Ort des Firmensitzes Spalte Telefon Telefon gesch ftlich Spalte Mobiltelefon Mobiltelefon gesch ftlich Spalte Flag Flag das dem Kontakt zugewiesen wurde Die Kontakte der Telefonliste sind standardm ig nach der Spalte Name aufsteigend sortiert Der Spal tentitel ist farbig markiert Ein Pfeilsysmbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet die Reihenfolge der Sortierung So ndern Sie die Sortierung 1 Um nach einer Spalte zu sortieren klicken Sie auf den Spaltentitel 2 Um die Reihenfolge der Sortierung zu ndern klicken Sie erneut auf den Spaltentitel Ergebnis Die Sortierung wird ge ndert Hinweis Nach den ersten beiden Spalten kann nicht sortiert werden Copyright Open Xchange Inc 2009 41 OX Modul Kontakte Adresskarten anzeigen OpenxcHange 4 4 2 Adresskarten anzeigen Die Adresskartenansicht zeigt im Content Bereich die Kontakte des aktuellen Kontaktordners in Form von Adresskarten So zeigen Sie Kontakte als Adresskarten an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Kontaktordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Adresskarten 3 U
127. eis Wenn Sie Termine aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben ben tigen Sie folgende Rechte F r den Ausgangsordner L schrechte f r die Objekte dieses Ordners F r den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So verschieben Sie Termine mit Hilfe der Panel Funktion 1 W hlen Sie in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht einen oder mehrere Termine 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kalender auf Verschieben Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen Kalenderordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie Termine verschieben k nnen Ergebnis Die Termine werden verschoben 84 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine mit Flags kennzeichnen Modul Kalender OX OpenxcHange So verschieben Sie Termine mit Hilfe von Drag amp Drop 1 W hlen Sie in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht einen oder mehrere Termine 2 Ziehen Sie einen gew hlten Termin auf einen Kalenderordner Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Die Termine werden verschoben 5 7 7 Termine mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mit denen Sie Termine unterschiedlich kennzeichnen k nnen Sie k n
128. eiste Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol Einstellun gen ist gew hlt 2 Panel Enth lt die Funktionen die bei den einzelnen Einstellungen zur Verf gung stehen Je nachdem welche Einstellung im Ordnerbaum gew hlt ist werden im Panel unterschiedliche Funktionen angeboten 3 Ordnerbaum Zeigt die Einstellungen die im Modul Optionen zur Verf gung ste hen 4 bersichtsfenster Hier k nnen Sie die Werte der gew hlen Einstellung einsehen und ndern Zum ndern ben tigen Sie meistens auch die Panel Funk tionen Details zu den Werten und Anleitungen zum Einstellen finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln Zu den Optionen z hlen die Einstellungen der Groupware der Import von Daten in die Groupware der Export von Daten aus der Groupware die Ordnerverwaltung der Groupware Ordner Freigaben und Rechteverwaltung Publish amp Subscribe Copyright Open Xchange Inc 2009 123 OX Optionen Einstellungen OpenxcHange 8 2 Einstellungen 8 2 1 Was kann eingestellt werden Sie k nnen Folgendes einstellen Die allgemeine Konfiguration der Groupware Tags Die Konfiguration der einzelnen Module 8 2 2 Allgemeine Konfiguration So ndern Sie die allgemeinen Einstellungen f r die gesamte Groupware 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen I 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Optionen Im b
129. eit und Aufgabenbeginn bestimmen 96 6 5 2 Aufgabenerinnerung festlegen oder beantworten uuusssssseennessseennensnennnnnnnennen 96 6 5 3 Aufgabenserie anlegen see 97 6 5 4 Tags hinzuf gen ii ns an ea ande 97 6 5 5 Aufgaben als privat kennzeichnen ss 98 6 5 6 Aufgabendetails hinzuf gen uusussssssssssenennnnnnnnsnnennennennnnnnenennnen nn 98 6 5 7 Teilnehmer hinzuf gen sise 98 6 5 7 1 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen u 24444422sssnnnesnnnnnesnnnnnesnnnnn 99 6 5 8 Anlagen hinzuf gen suisses 99 6 6 Aufgabeneinladung beantworten nes 100 6 6 1 Aufgabe best tigen ss 100 6 6 2 Aufgabenbest tigung ndern 100 6 7 Aufgaben Verwalter eiieeii iaiia e E AAE i T A ESAS 101 6 7 1 Aufgaben suchen anne aan na nen ende nee 101 6 7 2 Aufgaben bearbeiten u u nenne naar 101 6 7 2 1 Bearbeitungsstatus ndern 102 6 7 3 Aufgaben als erledigt kennzeichnen 22222244000sssnnnnnsnsennennnnnnnennennen en 102 6 7 4 Aufgaben dr cken een na ESE a aSa 103 6 7 5 Aufgaben verschieben uses 104 6 7 6 Aufgaben mit Flags kennzeichnen uussssssssssssenennnnnnnnsnnennenennnnnnsnnnnnen en 105 6 7 7 Aufgabenil schen 2 a nie tels 105
130. el Abschnitt Ressourcen auf L schen 3 Klicken Sie im Popup Fenster Ressource l schen auf Ja Ergebnis Die Ressource wird gel scht 152 Copyright Open Xchange Inc 2009 Administration Optionen OX orenxXCHace So verlassen Sie die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Copyright Open Xchange Inc 2009 153 OX Optionen Import OpenxcHange 8 3 Import Sie k nnen Termine Aufgaben und Kontaktdaten die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben in die Groupware importieren 8 3 1 Welche Daten k nnen importiert werden Folgende Daten werden unterst tzt iCal vCard CSV Daten vom Typ iCal dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben Die bliche Namenserweiterung einer iCal Datei ist ics Daten vom Typ vCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektroni schen Visitenkarte Die bliche Namenserweiterung einer vCard Datei ist vcf Daten vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle Sie k nnen aus einer CSV Datei Kontaktdaten importieren Die bliche Namenserweiterung einer CSV Datei ist csv 8 3 2 Termine und Aufgaben im iCal Format importieren 8 3 2 1 Welche iCal Objekte werden importiert Eine Beschreibung aller iCal Objekte finden Sie im Dokument RFC2445 http tools ietf org html rfc2445 Die folgende Tabelle zeigt welc
131. ellen bearbeiten als Standard Signatur festlegen l schen So erreichen Sie die Funktionen f r E Mail Signaturen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 9 amp auf das Symbol Einstellungen I 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag E Mail 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von E Mail auf Signaturen Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen f r E Mail Signaturen Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die vorhandenen E Mail Signaturen rechts eine Vorschau der gew hlten Signatur So erstellen Sie eine neue E Mail Signatur 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Signaturen auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Signaturen ffnet sich Geben Sie einen Namen ein Bestimmen Sie ob die E Mail Signatur unterhalb oder oberhalb des E Mail Textes eingef gt wird Bestimmen Sie ob die E Mail Signatur als Standard Signatur verwendet wird Geben Sie den Text der Signatur ein Klicken Sie im Dialogfenster auf OK a MB WW N Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die neue E Mail Signatur wird im bersichtsfenster angezeigt So bearbeiten Sie eine E Mail Signatur 1 Markieren Sie im bersichtsfenster eine E Mail Signatur 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Signaturen auf Bearbeiten Das Dialogfenster Signaturen ffnet sich 3 ndern Sie die Daten der E Mail Signatur 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die E Mail Signatur wird
132. ellt Der Mauszeiger wird als Hand dargestellt 3 Ziehen Sie den Termin auf eine andere Uhrzeit im Zeitraster Ergebnis Der Termin wird auf die gew hlte Uhrzeit verschoben Tipp In den Kalenderansichten Arbeitswoche und Benutzerdefiniert k nnen Sie gleichzeitig den Tag des Termin ndern indem Sie den Termin auf einen anderen Tag im Zeitraster ziehen So ndern Sie den Beginn oder das Ende eines Termins 1 Zeigen Sie einen Termin in der Kalenderansicht Arbeitswoche oder Benutzerdefiniert an 2 Bewegen Sie den Mauszeiger auf den oberen oder unteren Rand des Rechtecks das den Termin darstellt Der Mauszeiger wird als Doppelpfeil dargestellt 3 Ziehen Sie den Rand nach oben oder nach unten auf eine andere Uhrzeit im Zeitraster Ergebnis Der Beginn oder das Ende des Termins werden ge ndert 82 Copyright Open Xchange Inc 2009 Terminserie bearbeiten Modul Kalender OX OpenxcHange 5 7 4 Terminserie bearbeiten Beim Bearbeiten einer Terminserie m ssen Sie eine der folgenden Alternativen w hlen ndern der kompletten Terminserie ndern eines einzelnen Termins der Terminserie Sie w hlen diese Alternativen im Popup Fenster Termin bearbeiten So bearbeiten Sie eine komplette Terminserie 1 Wenden Sie eine der Bearbeitungsmethoden an die in 5 7 2 Termine bearbeiten und 5 7 3 Termine mit Drag amp Drop bearbeiten beschrieben sind Das Popup Fenster Termin bearbeiten ffnet sich 2 Klicken Sie im Popu
133. ellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern So verlassen Sie die Einstellungen f r die Abwesenheitsbenachrichtigung Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert Schaltet die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung ein oder aus Betreff Enth lt den Betreff der Abwesenheitsbenachrichtigung Text Enth lt den Text der Abwesenheitsbenachrichtigung Anzahl Tage zwischen dem Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleichen Absender Bestimmt in welchem Intervall die Abwesenheitsbenachrichtigung gesendet wird wenn wiederholt E Mails des gleichen Absenders eingehen E Mail Addressen Bestimmt welche E Mail Adresse als Sender Adresse der Abwesenheitsbenachrichtigung verwendet wird 142 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls Kalender Optionen OX Open lt xcHange 8 2 6 Konfiguration des Moduls Kalender Zur Kalender Konfiguration geh ren Kalender Einstellungen Teams 8 2 6 1 Kalender Einstellungen So konfigurieren Sie die Kalender Einstellungen 1 2 3 5 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 M amp auf das Symbol Einstellungen ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Kalender Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Kalender auf Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt Konfigurieren Sie
134. em Browser eventuell vorhandene zus tzliche Toolbars aus Verwenden Sie gegebenenfalls in Ihrem Browser eine kleinere Schriftart Achten Sie dabei aber auf die Lesbarkeit Verwenden Sie die horizontale nicht ausgeklappte Darstellung der Modulleiste Wenn Sie die Quickinfos nicht oder nicht mehr ben tigen schalten Sie sie aus Verringern Sie gegebenenfalls die H he des Panels Blenden Sie gegebenenfalls die InfoBox oder den Minikalender aus Optimieren Sie die Aufteilung der Startseite mit Hilfe der Bildschirmteiler Solange Sie Ordnerbaum Minikalender und InfoBox nicht ben tigen k nnen Sie die Modulleiste einklappen Copyright Open Xchange Inc 2009 17 18 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 3 Modul E Mail 3 1 berblick Um das Modul E Mail aufzurufen verwenden Sie eine der folgenden Methoden In der Modulleiste amp 9 B S klicken Sie auf das Symbol E Mail 2 Auf der Startseite klicken Sie auf die Titelleiste des Modulfensters E Mail Im Ordnerbaum klicken Sie auf den Ordner Inbox oder auf einen anderen E Mail Ordner Das Modul E Mail ad IEA Camee _ na es Timo Meier 4 16320800P J 3p 8 amp Timo Meier E Mail 5 amp Inbox Custom Drafts amp Custom Sent amp Custom Spam r 4 Mai 4 2009 X Mo Di Mi Do Fr Sa So 18 X 29 30 1 2 3 19 4 5 6 7 8 9 10 20 1 12 13 14 15 16 17 21 18 19 20 21 22 23 24 2
135. en Sie die Bedingung Details finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Wenn Sie eine weitere Bedingung hinzuf gen m chten klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Bedingung hinzuf gen Wenn Sie eine Bedingung entfernen m chten klicken Sie rechts neben der Bedingung auf die Schaltfl che L schen Wenn Sie mehrere Bedingungen definieren bestimmen Sie mit der Dropdownliste F r eine einge hende Nachricht auf die Folgendes zutrifft wie diese zusammenwirken damit die Regel erf llt ist Wenn irgendeine Bedingung erf llt sein soll w hlen Sie Irgendeine Wenn alle Bedingungen erf llt sein sollen w hlen Sie Alle Um die Aktion festzulegen die ausgef hrt wird wenn die Regel erf llt ist klicken Sie auf die Schalt fl che Aktion hinzuf gen Details finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Wenn Sie eine weitere Aktion hinzuf gen m chten klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Aktion hinzuf gen Wenn Sie eine Aktion entfernen m chten klicken Sie rechts neben der Aktion auf die Schaltfl che L schen Bestimmen Sie mit dem Kontrollfeld Gegen nachfolgende Regeln pr fen auch wenn diese Regel zutrifft ob nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen wenn diese Regel erf llt ist Wenn nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontrollfeld ein Wenn nachfolgende Regeln nicht ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontrollfeld aus Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern E
136. en Modulen k nnen Sie die Funktion Neue Aufgabe im Panel Abschnitt Neu aufrufen In der Ansicht H Split oder Liste doppelklicken Sie in einen freien Bereich Das Fenster Aufgabe ffnet sich Copyright Open Xchange Inc 2009 95 OX Modul Aufgaben Aufgabenf lligkeit und Aufgabenbe ginn bestimmen OpenxcHange 6 5 1 Aufgabenf lligkeit und Aufgabenbeginn bestimmen Um Werte f r den Aufgabenbeginn und das Aufgabenende zu bestimmen verwenden Sie im Fenster Aufgabe die Bedienelemente neben Beginnt am und Endet am So bestimmen Sie im Fenster Aufgabe die Aufgabenf lligkeit und den Aufgabenbeginn 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Um das Datum der Aufgabenf lligkeit festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das Eingabefeld neben F lligkeitstermin ein g ltiges Datum ein Klicken Sie neben F lligkeitstermin auf das Kalendersymbol Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum 3 Um das Datum des Aufgabenbeginns festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das Eingabefeld neben Beginnt am ein g ltiges Datum ein Klicken Sie neben Beginnt am auf das Kalendersymbol Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum 6 5 2 Aufgabenerinnerung festlegen oder beantworten Sie k nnen sich eine bestimmte Zeit vor der Aufgabenf lligkeit an die Aufgabe erinnern lassen Ist diese Zeit erreicht wird ein Fenster angezeigt das Sie an die Aufgabenf lligkeit
137. en Xchange Inc 2009 Bestandteile und Arbeitsweise der Einstieg in die Groupware Open Xchange Groupware OX OpenxcHange Modul InfoStore Im Modul InfoStore verwalten Sie Informationen in Form von Dokumenten Anmerkungen oder Links auf Internet Adressen Sie k nnen InfoStore Eintr ge anzeigen erstellen und bearbeiten Der InfoStore dient damit auch als Backup Medium f r Ihre Dokumente Der InfoStore bildet gleichzeitig den zentralen Informationspool f r das Wissen Ihrer Firma Hierzu erstellen Sie InfoStore Ordner die Sie f r alle Benutzer oder f r bestimmte Teams mit Lese oder Schreibrechten freigeben Senden Sie Dokumente aus dem InfoStore als Link oder E Mail Anhang an andere Benutzer Stellen Sie Ihr Wissen anderen zur Verf gung und profitieren Sie gleichzeitig vom Wissen anderer Einstellungen Hier ndern Sie landesspezifische Einstellungen das Verhalten und das Aussehen der Groupware Dazu z hlen auch pers nliche Einstellungen wie Ihr Passwort und eine Abwesenheitbenachrichtigung Auch eine Funktion zum Import von Kontaktdaten und Terminen im MS Outlook Format oder in Standardformaten k nnen Sie hier aufrufen Ordner und Freigaben Eine wichtige Rolle f r den Austausch von Informationen mit anderen Benutzern spielen Ordner und deren Freigabe Jedes Objekt der Groupware ist in einem bestimmten Ordner gespeichert Sie verwalten Ordner und Freigaben mit Hilfe des Ordnerbaums Nutzen Sie pers nliche Ordner um Ihr
138. en den Schaltfl chen An CC oder BCC eingetragen 6 Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl der Empf nger korrigieren Wenn sie einen Empf nger entfernen m chten l schen Sie seine Adresse aus den Eingabefeldern Wenn Sie alle Empf nger entfernen m chten klicken Sie auf Zur cksetzen 7 Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen 3 5 1 3 E Mail Text erstellen So erstellen Sie im Fenster E Mail den E Mail Text 1 Geben Sie unterhalb des Betreff Feldes bzw der Formatierleiste den E Mail Text ein 2 Bei Bedarf formatieren Sie den Text mit Hilfe der Formatierleiste W hlen Sie einzelne Textinhalte Klicken Sie auf ein Element der Formatierleiste Hinweis Die Formatierleiste wird nur angezeigt wenn in den E Mail Einstellungen die HTML Forma tierung eingestellt ist siehe 8 2 5 1 Register Verfassen 3 Bei Bedarf f gen Sie eine Signatur ein indem Sie in der Auswahlbox Signatur eine Signatur ausw hlen Hinweis Um eine Signatur einzuf gen m ssen Sie vorher in den E Mail Einstellungen eine Signatur erstellt haben Weitere Informationen finden Sie in 8 2 5 2 E Mail Signaturen 3 5 1 4 Inhalt einer Webseite einf gen Sie k nnen den Inhalt einer Webseite als E Mail Text einf gen So f gen Sie den Inhalt einer Webseite als E Mail Text ein 1 W hlen Sie im Browserfenster alle Elemente der Webseite mit lt strg gt lt a gt 2 Kopieren S
139. en die horizontale Trennlinie zwischen oberer und unterer H lfte verschieben Wenn die E Mail keine reine Text E Mail ist sondern eine HTML formatierte E Mail ist die weitere Dar stellung davon abh ngig ob das Anzeigen von HTML formatierten Nachrichten zugelassen ist das Laden extern verlinkter Grafiken zugelassen ist Diese Einstellungen bewirken Folgendes Wenn das Anzeigen von HTML formatierten Nachrichten zugelassen ist das Laden extern verlinkter Grafiken aber nicht enth lt die H Split Ansicht Folgendes Der Inhalt der E Mail wird HTML formatiert angezeigt aber ohne Grafiken Unterhalb des Headers wird der folgende Text angezeigt Das Laden extern verlinkter Bilder wurde zum Schutz Ihrer Privatsph re gesperrt Wenn Sie sicher sind dass die E Mail aus einer vertrauensw rdigen Quelle stammt k nnen Sie Grafiken laden indem Sie auf die Schaltfl che Bilder laden klicken Wenn das Anzeigen von HTML formatierten Nachrichten nicht zugelassen ist enth lt die H Split Ansicht Folgendes Der Inhalt der E Mail wird als reiner Text ohne Formatierungen und ohne Grafiken dargestellt a Unterhalb des bersichtsfensters finden Sie die vollst ndige HTML Mail als E Mail Anlage Infor mationen zum ffnen oder Speichern von E Mail Anlagen finden Sie in 3 4 6 E Mail Anlagen ffnen oder speichern Wenn das Anzeigen von HTML formatierten Nachrichten und das Laden extern verlinkter Grafiken zugelassen sind zeigt d
140. en zum Anlegen von Objekten finden Sie in den Beschreibungen der Module 2 4 3 Module aufrufen Normalerweise werden Sie f r das Arbeiten mit der Groupware das passende Modul aufrufen Hierf r haben Sie mehrere Alternativen Um ein Modul aufzurufen f hren Sie eine der folgenden Aktionen aus Klicken Sie in der Modulleiste 2 g amp auf ein Symbol Klicken Sie im Ordnerbaum auf einen Ordner Klicken Sie im bersichtsfenster auf den Titel eines Modulfensters Um das Modul Kalender aufzurufen klicken Sie im Minikalender auf einen Tag oder auf eine Kalenderwoche So kehren Sie zur Startseite zur ck Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 g amp auf das Symbol Startseite Copyright Open Xchange Inc 2009 15 OX Die Startseite Startseite anpassen OpenxcHange 2 4 4 Startseite anpassen Sie haben folgende M glichkeiten um die Startseite zu konfigurieren Layout der Startseite anpassen Inhalt des bersichtsfensters anpassen Alle nderungen werden standardm ig beim Verlassen der Groupware gespeichert Informationen ber weitergehende Anpassungen finden Sie in 8 2 4 Konfiguration der Startseite 2 4 4 1 Layout der Startseite anpassen So klappen Sie die Modulleiste ein Klicken Sie rechts oberhalb der Modulleiste auf das Symbol Zusammenklappen Ergebnis Die Modul Symbole werden untereinander angeordnet Elemente unterhalb der Modulleiste wie Ordnerbaum Minikalender InfoBox werden au
141. ennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein 3 Im Fenster ffnen von webdav ical w hlen Sie Datei speichern und klicken auf OK Ergebnis Die Datei webdav ical wurde heruntergeladen Sie enth lt Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben 164 Copyright Open Xchange Inc 2009 Ordnerverwaltung Optionen OX OpenxcHange 8 5 Ordnerverwaltung 8 5 1 Was muss ich ber Ordner wissen Um mit Ordnern sinnvoll zu arbeiten sollten Sie Folgendes wissen Was sind Ordnerarten Was sind Ordnertypen Welche Ordner sind vorhanden Wozu dienen Freigaben und Rechte 8 5 1 1 Was sind Ordnerarten Die Ordnerart legt fest ob ein Ordner nur von einem Benutzer oder von mehreren Benutzern benutzt werden kann Es gibt folgende Ordnerarten Pers nliche Ordner Befinden sich im Ordnerbaum unterhalb Ihres pers nlichen Stammordners Der pers nliche Stammordner ist der Ordner der Ihren Benutzernamen tr gt Sie k nnen je nach Bedarf beliebige pers nliche Ordner anlegen Standardm ig k nnen andere Benutzer Ihre pers nlichen Ordner nicht sehen Hinweis Ihr pers nlicher InfoStore Ordner befindet sich unterhalb von InfoStore Userstore ffentliche Ordner Befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von ffentliche Ordner Jeder Benutzer kann ffentliche Ordner anlegen Standardm ig sind ffentliche Ordner f r alle Benutzer sichtbar Hinweis Der ffentliche InfoStore Ordner befindet sich in InfoStore ffentlicher InfoS
142. er Startseite im Hover an 1 Bewegen Sie den Mauszeiger im bersichtsfenster auf ein Objekt Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt das Register Allgemein 2 Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen klicken Sie auf ein anderes Register 3 Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Weitere Informationen zu den Hover Inhalten finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Module Informationen zur Hover Konfiguration finden Sie in den Hover Einstellungen Copyright Open Xchange Inc 2009 OX Die Startseite Minikalender InfoBox OpenxcHange 2 2 8 Minikalender InfoBox Der Minikalender zeigt folgende Informationen Das aktuelle Datum Der aktuelle Tag ist umrandet Tage an denen Sie einen Termin haben werden fett angezeigt Informationen zur Verwendung des Minikalenders beim Anlegen und Anzeigen von Terminen finden Sie in 5 Modul Kalender Die InfoBox zeigt die Anzahl ungelesener E Mails und die Speicherplatz Belegung 2 3 Hilfen verwenden Folgende Hilfen stehen in der Groupware zur Verf gung Tooltips Zeigen die Bezeichnung eines Symbols der Modulleiste oder einer Funktion des Panels Quicklnfos Beschreiben eine Funktion des Panels Online Hilfe Zeigt das Benutzerhandbuch in einem Browserfenster So zeigen Sie Tooltips an 1 Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Symbol der Modulleiste oder auf eine Funktion im Panel Nach einer kurze
143. er nicht sehen Er soll aber neue Objekte anlegen und bearbeiten k nnen Der Benutzer ben tigt folgende Rechte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Nein Objekte anlegen Keine Eigene Eigene Beispiel 4 Objekte nicht sehen eigene Objekte anlegen Unterordner anlegen Ein Benutzer soll die Objekte in Ihrem pers nlichen Ordner nicht sehen Er soll Unterordner anlegen k nnen Der Benutzer ben tigt folgende Rechte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Nein Unterordner anlegen Alle Eigene Eigene Beispiel 5 Alle Rechte Ein Benutzer soll in einem ffentlichen Ordner alle Rechte erhalten Er soll anderen Benutzern Rechte vergeben k nnen Der Benutzer ben tigt folgende Rechte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Administrator Unterordner anlegen Alle Alle Alle 176 Copyright Open Xchange Inc 2009 Publish amp Subscribe Optionen OX OpenxcHange 8 7 Publish amp Subscribe 8 7 1 Wozu dient Publish amp Subscribe Publish amp Subscribe bietet eine einfache M glichkeit Daten zwischen Nutzern und verschiedenen Anwendungen auszutauschen Nutzer sind hierbei interne Benutzer des Open Xchange Servers externe Benutzer die keinen Open Xchange Account haben Anwendungen sind hierbei der Open Xchange Server verschiedene Soziale Netzwerke wie XING oder Linkedin Ziele und Merkmale von Publish
144. eren wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 6 Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren Ergebnis Die Kontakte werden in den Zielordner importiert Tipp Sie k nnen Kontakte auch importieren indem Sie im Kontextmen eines Kontaktordners auf Importieren klicken 8 3 4 Kontakte im CSV Format importieren Folgende CSV Dateien werden unterst tzt Standard CSV Dateien deren Werte durch Kommas voneinander getrennt sind CSV Dateien aus Microsoft Outlook 8 3 4 1 Wie muss eine Standard CSV Datei aufgebaut sein Eine Standard CSV Datei enth lt Kontakte in Form einer Tabelle Die Tabelle hat folgenden Aufbau Die erste Zeile bildet die Spalten berschriften Sie enth lt die Namen der Datenfelder Copyright Open Xchange Inc 2009 157 OX Optionen Kontakte im CSV Format importieren OpenxcHange Jede folgende Zeile enth lt in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts Die Datenfelder sind durch Kommas voneinander getrennt Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert Sie k nnen eine CSV Datei z B mit einer Tabellenkalkulations Software oder mit einem Texteditor erzeugen Sie m ssen dabei die folgenden Details beachten Wenn die Datenfelder der CSV Datei Umlaute enthalten muss die CSV Datei im UTF 8 Zeichensatz codiert sein Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten die weiter unten aufgef hrt sind Bei den
145. erinnert So legen Sie im Fenster Aufgabe eine Aufgabenerinnerung fest 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Um das Datum der Aufgabenerinnerung festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das Eingabefeld neben Mich erinnern ein g ltiges Datum ein Klicken Sie neben Mich erinnern auf das Kalendersymbol Klicken Sie im aufklappenden Kalender auf ein Datum 3 Um die Uhrzeit der Aufgabenerinnerung festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das Eingabefeld neben dem Erinnerungsdatum eine g ltige Uhrzeit ein W hlen Sie in der Dropdown Liste neben dem Erinnerungsdatum eine Uhrzeit Sobald das Datum und Zeit der Aufgabenerinnerung erreicht ist wird das Fenster Erinnerung angezeigt Sie haben verschiedene Alternativen um diese Aufgabenerinnerung zu beantworten So beantworten Sie eine Aufgabenerinnerung Wenn Sie erneut erinnert werden m chten w hlen Sie links unten in der Dropdown Liste ein Zeitin tervall Klicken Sie auf Erneut erinnern Nach Ablauf des Intervalls werden Sie erneut erinnert Wenn Sie nicht mehr erinnert werden m chten klicken Sie auf OK 96 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgabenserie anlegen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 5 3 Aufgabenserie anlegen Eine Aufgabenserie besteht aus einer Aufgabe die sich mehrmals wiederholt Beim Erzeugen einer Auf gabenserie m ssen Sie Folgendes festlegen Das Zeitintervall der Aufgabenserie
146. ersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt 3 Nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 125 in diesem Kapitel 4 Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen werden gespeichert So verlassen Sie die allgemeinen Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein 124 Copyright Open Xchange Inc 2009 Allgemeine Konfiguration Optionen OX OpenxcHange Die folgenden allgemeinen Einstellungen sind verf gbar Register Allgemein Eine Anleitung zum ndern der Einstellungen finden Sie weiter oben in 8 2 2 Allgemeine Konfiguration Basiseinstellungen o o Intervall f r die Aktualisierung der Ansicht Bestimmt wie oft neue E Mails Termine Aufgaben etc vom Server abgerufen werden Standarde instellung sind 5 Minuten Theme Bestimmt die Farbpalette in der die Oberfl che der Groupware angezeigt wird Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern Bestimmt ob die aktuelle Konfiguration beim Abmelden gesichert wird oder nicht Standard f r Schnelleinstellungen o Quickinfo anzeigen B
147. esch ftlich die gesch ftlichen Daten des Kontakts ein 4 Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen F gen Sie Tags hinzu Siehe 4 5 1 Tags hinzuf gen Kennzeichnen Sie den Kontakt bei Bedarf als privat Siehe 4 5 2 Kontakt als privat kennzeichnen Hinweis Sie k nnen einen Kontakt nur dann als privat kennzeichnen wenn Sie den Kontakt in einem pers nlichen Kontaktordner erstellen Geben Sie bei Bedarf auf dem Register Privat die privaten Daten des Kontakts ein Erstellen Sie bei Bedarf aus dem Geburtsdatum des Kontakts eine Terminserie Die Terminserie erinnert Sie an den Geburtstag F gen Sie ein Foto hinzu Siehe 4 5 3 Foto hinzuf gen Geben Sie auf dem Register Zus tzlich weitere Daten des Kontakts ein F gen Sie Anlagen hinzu Siehe 4 5 4 Anlagen hinzuf gen 5 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der Kontakt wird angelegt Wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Um einen neuen Kontakt anzulegen haben Sie folgende Alternativen Auch in anderen Modulen k nnen Sie die Funktion Neuer Kontakt im Panel Abschnitt Neu aufrufen In der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste doppelklicken Sie im bersichtsfenster in einen freien Bereich Das Fenster Kontakt ffnet sich Im Modul E Mail ziehen Sie in der Ansicht H Split oder V Split eine E Mail Adresse auf einen Kontak tordner im Ordnerbaum Das Fenster Kontakt ffnet sich Di
148. essourcen verwalten Sie k nnen Ressourcen erstellen bearbeiten l schen So erreichen Sie die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 g amp auf das Symbol Einstellungen 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Administration 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Administration auf Ressourcen Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die vorhandenen Ressourcen rechts die Eigenschaften der gew hlten Ressource So erstellen Sie eine neue Ressource 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ressourcen auf Neu 2 Geben Sie rechts im bersichtsfenster den Ressourcen Namen ein 3 Geben Sie den Anzeigenamen der Ressource ein 4 Geben Sie f r die Ressource eine E Mail Adresse an Wenn die Ressource gebucht wird wird an diese Adresse eine E Mail Benachrichtigung gesendet 5 Geben Sie eine Beschreibung f r die Ressource ein 6 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die neue Ressource wird links im bersichtsfenster angezeigt So bearbeiten Sie eine Ressource 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Ressource 2 ndern Sie rechts im bersichtsfenster die Werte 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Werte werden ge ndert So l schen Sie eine Ressource 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Ressource 2 Klicken Sie im Pan
149. estimmt ob die Quickinfos im Panel standardm ig aktiviert sind InfoBox nach Login anzeigen Bestimmt ob die InfoBox unterhalb des Minikalenders standardm ig angezeigt wird Minikalender nach Login anzeigen Bestimmt ob der Minikalender standardm ig angezeigt wird Visuelle Effekte Zu den visuellen Effekte z hlen das Einblenden und Ausblenden von Kontextmen s im Ordnerbaum und der Button down Effekt beim Aktivieren einer Panel Funktion o Visuelle Effekte aktivieren Schaltet die visuellen Effekte ein oder aus Je nach Leistung Ihres Rechners kann es sinnvoll sein die visuellen Effekte abzuschalten Hover o o o Zeitverz gerung f r Hover Anzeige Bestimmt die Zeitverz gerung mit der ein Hover eingeblendet wird Modul Hover aktivieren Die Einstellungen Portal Hover aktivieren Portal Hover aktivieren Kontakte Hover aktivieren Aufgaben Hover aktivieren E Mail Hover aktivieren InfoStore Hover aktivieren schalten die Hover in den einzelnen Modulen ein oder aus Alle Aktivieren Schaltet die Hover in allen Modulen ein Alle Deaktivieren Schaltet die Hover in allen Modulen aus Tipp Sie k nnen die Hover eines Moduls auch bei den Einstellungen des Modul ein oder ausschalten Copyright Open Xchange Inc 2009 125 OX OpenxcHange Optionen Allgemeine Konfiguration Register Sprache und Region Eine Anleitung zum ndern der Einstellungen finden Sie weiter oben in 8 2 2
150. ext den Sie als Kriterium verwenden k nnen um Termine zu strukturieren Um Tags hinzuzuf gen haben Sie 2 Alternativen Tags in das Eingabefeld neben der Schaltfl che Tags eingeben Tags aus einer Liste vordefinierter Tags ausw hlen So f gen Sie im Fenster Termin vordefinierte Tags hinzu 1 W hlen Sie das Register Termin 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags 3 W hlen Sie im Dialogfenster Tags w hlen einen oder mehrere Tags aus Klicken Sie auf OK Ergebnis Die Tags werden in das Eingabefeld eingetragen Hinweis Bevor Sie Tags aus einer Liste ausw hlen k nnen m ssen Sie die Tags in den Einstellungen der Groupware definieren Weitere Informationen finden Sie in 8 2 3 Tags Tipp Um einen Tag zu l schen editieren Sie das Eingabefeld Copyright Open Xchange Inc 2009 75 OX Modul Kalender Anzeige der Verf gbarkeit festlegen OpenxcHange 5 5 5 Anzeige der Verf gbarkeit festlegen Die Verf gbarkeit wird in den Kalenderansichten als Farbe dargestellt Es werden folgende Farben ver wendet Gebucht Blau Mit Vorbehalt Gelb Gesch ftlich unterwegs Rot Frei Gr n Weitere Informationen zu den Verf gbarkeiten finden Sie in 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen Die Verf gbarkeit steuert das Verhalten der Groupware f r den Fall dass Sie einen neuen Termin anlegen der sich mit einem vorhandenen Termin zeitlich berschneidet Bei den Verf gbarkeiten Gebucht Mit Vorbehalt
151. f r privater Termin Terminserie und Gruppentermin s den Beginn und das Ende des Termins a den Namen des Erstellers des Termins a die Anmerkung zum Termin Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt a die Namen und den Best tigungsstatus der Teilnehmer Wenn ein Teilnehmer zugesagt hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt wenn er abgelehnt hat in roter Schrift a ein Symbol zum ndern des Best tigungsstatus Copyright Open Xchange Inc 2009 71 OX Modul Kalender Anlagen ffnen oder speichern OpenxcHange das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls der Termin Anlagen enth lt werden die folgenden Elemente angezeigt Dateiname Dateigr e und Typ der Anlage a Symbole zum ffnen und Speichern der Anlage das Register Weitere Es enth lt 2o den Ordner in dem der Termin gespeichert ist die Tags die dem Termin hinzugef gt wurden 2o den Namen der Person die den Termin erstellt oder ge ndert hat 5 4 7 Anlagen ffnen oder speichern Sie k nnen folgende Aktionen ausf hren Anlage ffnen Hinweis Um eine Anlage zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Anlage au erhalb der Groupware speicher
152. ff gesendet Um den Sendevorgang abzubrechen klicken Sie auf Abbrechen Das Popup Fenster wird geschlossen Ergebnis Die E Mail wird gesendet Eine Kopie befindet sich im E Mail Ordner Gesendete Objekte Wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp Auch in anderen Modulen k nnen Sie die Funktion Neue E Mail im Panel Abschnitt Neu aufrufen Copyright Open Xchange Inc 2009 27 OX Modul E Mail Neue E Mail senden OpenxcHange 3 5 1 1 Absender Adresse w hlen Wenn Sie zus tzliche E Mail Konten eingerichtet haben k nnen Sie deren Adressen als Absender Adresse verwenden Informationen zum Einrichten zus tzlicher E Mail Konten finden Sie in 8 2 5 3 Zus tzliche E Mail Konten Die standardm ig verwendete Absender Adresse wird in den E Mail Einstel lungen eingestellt siehe 8 2 5 1 Register Verfassen So w hlen Sie im Fenster E Mail eine Absender Adresse 1 Aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Von Feld 2 W hlen Sie in der Dropdown Liste Von die Adresse die als Absender Adresse angegeben werden soll 3 5 1 2 Empf nger bestimmen Sie k nnen im Fenster E Mail folgende Empf nger bestimmen Empf nger der E Mail Empf nger einer Kopie der E Mail Die Kopie wird auch mit CC f r Carbon Copy bezeichnet Die Empf nger der E Mail sehen wer eine Kopie der E Mail erh lt Empf nger einer Blindkopie der E Mail Die Blindko
153. formation Kategorien Vertraulichkeit Beruf Geburtstag Stra e privat Postleitzahl privat Ort privat Region privat Land privat Telefon privat Telefon privat 2 Fax privat E Mail 2 Adresse Jahrestag Pager Notizen Weitere Stra e Weitere Postleitzahl Weiterer Ort Weitere Region Weiteres Land 162 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte im CSV Format importieren Optionen OX OpenxcHange Datenfelder im Dialogfenster Kontakt MS Outlook CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Telefon weiteres 64 Weiteres Telefon Fax weiteres 64 Weiteres Fax Autotelefon 64 Autotelefon Texttelefon 64 Telefon f r H rbehinderte Handelsregister 64 Organisations Nr Manager 64 Name des der Vorgesetzten Assistent 64 Name Assistent Telex 64 Telex Ehepartner 64 Partner Kinder 64 Kinder 8 3 4 6 CSV Import ausf hren Achtung Wenn ein Datenfeld der Importdatei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl oder ung ltige Daten enth lt wird der zugeh rige Kontakt beim Importieren bersprungen Hinweis Stellen Sie sicher dass Sie g ltige Importdateien verwenden Informationen zu Importdateien finden Sie in 8 3 4 1 Wie muss eine Standard CSV Datei aufgebaut sein und 8 3 4 3 Wie erzeuge ich eine MS Outlook CSV Datei Beim Import wird nicht gepr ft ob ein Kontakt schon vorhanden ist Wenn Sie einen Kontakt mehrmals importieren ist er anschlie end mehrmals vorhanden So importieren Sie Kontakte aus einer Sta
154. g Benutzer Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Benutzer auf Passwort Geben Sie in das Eingabefeld Ihr altes Passwort Ihr bisheriges Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Das neue Passwort ein neues Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Neues Passwort bet tigen das neues Passwort erneut ein Um die nderung zu speichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Passwort ist ge ndert 150 Copyright Open Xchange Inc 2009 Administration Optionen OX OpenxcHange 8 2 11 Administration Zur Administration geh rt das Verwalten von Gruppen das Verwalten von Ressourcen Hinweis Diese Funktionen sind nur f r bestimmte Benutzer verf gbar Wenn diese Funktionen f r Sie nicht verf gbar sind fragen Sie Ihren Administrator oder Hoster 8 2 11 1 Gruppen verwalten Sie k nnen eine Gruppe von Benutzern erstellen Mitglieder hinzuf gen Mitglieder entfernen eine Gruppe von Benutzern l schen So erreichen Sie die Funktionen zum Verwalten von Gruppen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 3 amp auf das Symbol Einstellungen 3 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Administration 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Administration auf Gruppen Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen zum Verwalten von Gruppen Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die vorhandenen Gruppen rechts die Eigenschaften der gew hlten Gruppe So erstellen
155. g mit Flags 1 W hlen Sie einen InfoStore Eintrag in der Ansicht H Split oder Liste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf ein beliebiges Flag aber nicht auf das erste Flag Ergebnis Die gew hlten InfoStore Eintr ge werden mit Flags gekennzeichnet So l schen Sie Flags 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste InfoStore Eintr ge die mit Flags gekennzeichnet sind 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf das erste Flag Ergebnis Die Flags werden gel scht 120 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoStore Eintr ge l schen Modul InfoStore OX OpenxcHange 7 6 6 InfoStore Eintr ge l schen Achtung Gel schte InfoStore Eintr ge k nnen nicht wieder hergestellt werden Bevor Sie einen InfoStore Eintrag l schen stellen Sie sicher dass Sie den InfoStore Eintrag nicht mehr ben tigen Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen InfoStore Ordner einen InfoStore Eintrag l schen m chten ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser InfoStore Ordner So l schen Sie einen InfoStore Eintrag oder mehrere InfoStore Eintr ge 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste einen InfoStore Eintrag oder mehrere InfoStore Eintr ge 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf L schen Das Fenster Objekte l schen ffnet sich 3 Wenn Sie sicher sind dass Sie die InfoStore Eintr ge l schen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Die InfoStore Eintr ge werden endg ltig gel sch
156. ger 1 Email 2 Dynamic Field 1 Dynamic Field 5 Dynamic Field 9 Dynamic Field 13 Dynamic Field 17 private Given name Street home Country home Nickname Department Postal code business Number of employee Branches Postal code other Telephone business 1 Telephone company Cellular telephone 1 Telephone pager Instantmessenger 2 Email 3 Dynamic Field 2 Dynamic Field 6 Dynamic Field 10 Dynamic Field 14 Dynamic Field 18 Birthday Middle name Postal code home Martial status Spouse name Position City business Sales volume Manager s name City other Telephone business 2 Telephone home 1 Cellular telephone 2 Telephone telex Telephone IP URL Dynamic Field 3 Dynamic Field 7 Dynamic Field 11 Dynamic Field 15 Dynamic Field 19 Anniversay 158 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte im CSV Format importieren Optionen OX Open lt xcHange 8 3 4 2 Wie werden die Daten einer Standard CSV Datei zugeordnet Beim Import werden die Datenfelder der CSV Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf Datenfelder im Dialogfenster Kontakt Register Datenfeld Gesch ftlich Anrede Vorname Zweiter Vorname Nachname Namenszusatz Angezeigter Name Firma Stra e PLZ Stadt La
157. ginnt um Bestimmt den Beginn der Arbeitszeit Arbeitszeit endet um Bestimmt das Ende der Arbeitszeit Best tigungsfenster f r neue Termine anzeigen Bestimmt ob sich bei neuen Terminen ein Fenster ffnet in dem Sie den Termin best tigen k nnen Kalender Hover aktivieren Schaltet die Hover des Moduls Kalender ein oder aus Standard Zeitintervall f r Erinnerung Bestimmt das vorgegebene Zeitintervall f r die Terminerinnerung Anzahl angezeigter zeitgleicher Termine in der Tagesansicht Bestimmt wieviele zeitgleiche Termine in der Tagesansicht nebeneinander angezeigt werden Anzahl Tage in Arbeitswoche Bestimmt wieviele Tage eine Arbeitswoche enth lt Arbeitswoche beginnt am Bestimmt an welchem Wochentag eine Arbeitswoche beginnt Anzahl angezeigter zeitgleicher Termine in der Arbeitswochenansicht Bestimmt wieviele zeitgleiche Termine in der Arbeitswochenansicht nebeneinander angezeigt werden Anzahl Tage in benutzerdefinierter Ansicht Bestimmt wieviele Tage die benutzerdefinierten Ansicht umfasst Anzahl angezeigter zeitgleicher Termine in benutzerdefinierter Ansicht Bestimmt wieviele zeitgleiche Termine in der benutzerdefinierten Ansicht nebeneinander angezeigt werden E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Terminen eine E Mail Benachrichtigung erhalten E Mail Benachrichtigung als Anleger des Termins Bestimmt ob Sie als Anleger e
158. gs aus einer Liste vordefinierter Tags ausw hlen So f gen Sie im Fenster Aufgabe vordefinierte Tags hinzu 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags 3 W hlen Sie im Dialogfenster Tags w hlen einen oder mehrere Tags aus Klicken Sie auf OK Ergebnis Die Tags werden in das Eingabefeld eingetragen Hinweis Bevor Sie Tags aus einer Liste ausw hlen k nnen m ssen Sie die Tags in den Einstellungen der Groupware definieren Weitere Informationen finden Sie in 8 2 3 Tags Tipp Um einen Tag zu l schen editieren Sie das Eingabefeld Copyright Open Xchange Inc 2009 97 OX Modul Aufgaben Aufgaben als privat kennzeichnen OpenxcHange 6 5 5 Aufgaben als privat kennzeichnen Eine private Aufgabe ist eine Aufgabe den andere Teilnehmer nicht sehen k nnen wenn Sie Ihren Auf gabenordner f r andere Teilnehmer freigeben Sie k nnen eine Aufgabe als privat kennzeichnen wenn folgende Voraussetzungen gemeinsam erf llt sind Die Aufgabe hat au er Ihnen keine weiteren Teilnehmer Die Aufgabe wird in einem pers nlichen Aufgabenordner erzeugt So kennzeichnen Sie im Fenster Aufgabe eine Aufgabe als privat 1 W hlen Sie das Register Aufgabe 2 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Private Aufgabe 6 5 6 Aufgabendetails hinzuf gen Sie k nnen einer Aufgabe Details wie Kosten Dauer und Rechnungsinformationen hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Aufgabe einer Aufgabe Details hinz
159. haltenen Objekte werden endg ltig gel scht 168 Copyright Open Xchange Inc 2009 Freigaben und Rechte Optionen OX Open lt xcHange 8 6 Freigaben und Rechte 8 6 1 Was muss ich ber Freigaben und Rechte wissen Rechte legen fest was ein Benutzer mit einem bestimmten Ordner tun kann Um Ordnerinhalte mit anderen Benutzern zu teilen kann ein Benutzer eine Freigabe einrichten indem er anderen Benutzern Rechte am Ordner erteilt Dabei gilt Rechte werden Ordnern zugeordnet nicht einzelnen Objekten innerhalb von Ordnern Zu jedem Ordner gibt es mindestens einen Benutzer der Administrator des Ordners ist Der Adminis trator eines Ordners kann 2 anderen Benutzern Rechte am Ordner erteilen a den Ordner umbenennen verschieben l schen Um Daten mit anderen Benutzern zu teilen richtet ein Benutzer Freigaben ein indem er anderen Benutzern bestimmte Rechte an seinen Ordnern erteilt Rechte haben eine Rangfolge Ein Recht mit einem h heren Rang umfasst die Rechte mit niedrigerem Rang Geh rt ein Benutzer zu mehreren Gruppen die unterschiedliche Rechte an einem Ordner haben gilt f r den Benutzer jeweils das Recht mit dem h heren Rang In der folgenden Aufz hlung der Rechte wird die Rangfolge so angegeben dass das Recht mit dem h chsten Rang jeweils unten steht Es gibt folgende Rechte Rechtevergabe Bestimmt ob ein Benutzer Administrator des Ordners ist Keine Rechte Der Benutzer ist kein Administrat
160. he Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Tipp Sie k nnen auch aus dem Modul Kontakte in die Kontakte Einstellungen wechseln F hren Sie hierzu folgende Schritte aus Klicken Sie auf der Titelleiste des bersichtsfensters rechts auf die Schaltfl che Optionen Klicken Sie im Men auf Optionen Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Standardansicht Bestimmt die Standardansicht des Moduls Kontakte Eine ausf hrliche Beschreibung der Ansichten finden Sie in 4 4 Kontakte anzeigen Anzuzeigende Zeilenanzahl in der Kartenansicht Bestimmt wieviele Zeilen die Kartenansicht umfasst In der Einstellung automatisch ermittelt die Groupware eine passende Anzahl Standardeinstellung sind 4 Zeilen Bei Bedarf werden Rollbalken angezeigt Kontakte Hover aktivieren Schaltet die Hover des Moduls Kontakte ein oder aus Copyright Open Xchange Inc 2009 147 OX Optionen Konfiguration des Moduls Aufgaben OpenxcHange 8 2 8 Konfiguration des Moduls Aufgaben So konfigurieren Sie die Aufgaben Einstellungen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 g amp auf das Symbol Einstellungen 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Aufgaben 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Aufgaben auf Eins
161. he iCal Objekte in die Groupware importiert werden und welche nicht Die Angaben in den Spalten Termine und Aufgaben haben folgende Bedeutung Die Angabe X bedeutet dass das Objekt importiert wird Der Wert des Objekts ist in RFC2445 fest gelegt Eine Zahl wie 255 bedeutet dass das Objekt importiert wird Die Zahl gibt die maximale Anzahl von Zeichen an Die Angabe ungebrenzt bedeutet dass das Objekt importiert wird Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt Die Angabe bedeutet dass das Objekt nicht importiert wird 154 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine und Aufgaben im iCal For Optionen mat importieren OX OpenxcHange Kategorie iCal Objekt Termine Aufgaben Calendar Properties CALSCALE METHOD PRODID VERSION Calendar Components VALARM VEVENT VFREEBUSY VJOURNAL VTIMEZONE VTODO Component Properties ATTACH ATTENDEE CATEGORIES CLASS COMMENT COMPLETED X CONTACT CREATED X X DESCRIPTION Unbegrenzt Unbegrenzt DTEND X X DTSTAMP DTSTART DUE DURATION EXDATE EXRULE FREEBUSY GEO LAST MODIFIED LOCATION 255 ORGANIZER PERCENT COMPLETE PRIORITY RDATE RECURRENCE ID RELATED TO REPEAT REQUEST STATUS RESOURCES RRULE SEQUENCE x XxX XxX X x XxX XxX X x Xx x Xx x X XxX x xx x XxX XxX XxX X x XxX XxX X x Xx Copyright Open Xchange Inc 2009 155 OX OpenxcHange Opti
162. hen auf das Symbol Suchen Ergebnis Die Listenansicht zeigt nur die E Mails die zum Suchbegriff passen So zeigen Sie alle E Mails des aktuellen E Mail Ordners an Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf Zur cksetzen 32 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Adressen sammeln Modul E Mail OX OpenxcHange 3 6 2 E Mail Adressen sammeln Sie k nnen E Mail Adressen sammeln indem Sie die Adressen zu einem Adressbuch hinzuf gen Sie haben folgende M glichkeiten Sie k nnen neue E Mail Adressen automatisch sammeln lassen Sie k nnen E Mail Adressen manuell in ein Adressbuch einf gen So werden neue E Mail Adressen automatisch gesammelt Aktivieren Sie in den E Mail Einstellungen E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Ergebnis Neue E Mail Adressen werden automatisch als Kontakte im Ordner Gesammelte Adressen gespeichert wenn Sie beim Verfassen einer E Mail eine E Mail Adresse eingeben die sich nicht in den Adressb chern befindet wenn Sie in der Ansicht H Split oder V Split eine E Mail anzeigen deren Absender Adresse sich nicht in den Adressb chern befindet Tipp Sie k nnen diese Kontakte aus dem Ordner Gesammelte Adressen in andere Kontaktordner verschieben Details finden Sie in 4 7 6 Kontakte verschieben So f gen Sie eine E Mail Adresse manuell in ein Adressbuch ein 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder V Split eine E Mail 2 Ziehen Sie
163. hmer und gegenst ndliche Ressourcen wie R ume oder Beamer hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Termin Teilnehmer und Ressourcen zu einem Termin hinzu 1 W hlen Sie das Register Teilnehmer 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Teilnehmer auf Hinzuf gen Das Fenster Teilnehmer und Ressourcen w hlen ffnet sich 3 Wenn Sie ein anderes Adressbuch als das Globale Adressbuch w hlen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Kontaktordner Klicken Sie im Fenster Kontaktordner w hlen auf einen Ordner 4 Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen 5 W hlen Sie einen oder mehrere Benutzer Gruppen oder Ressourcen aus der Liste aus Hinweis Benutzer Gruppen und Ressourcen werden durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet Sie werden in dieser Reihenfolge angezeigt Benutzer Gruppen Ressourcen 6 Um die Auswahl als Teilnehmer hinzuzuf gen klicken Sie neben Teilnehmer auf die Schaltfl che Hinzuf gen Um die Auswahl als Ressource hinzuzuf gen klicken Sie neben Ressource auf die Schaltfl che Hinzuf gen Hinweis Es gelten folgende Einschr nkungen Ressourcen k nnen nicht als Teilnehmer hinzugef gt werden Gruppen k nnen nicht als Ressourcen hinzugef gt werden Hinweis Verwendete Ressourcen k nnen bei einem anderen Termin nicht als Ressource verwendet werden wenn sich die Termine
164. htsfenster Zeigt die Inhalte des gew hlten Aufgabenordners siehe 6 3 2 Das Aufgaben bersichtsfenster Copyright Open Xchange Inc 2009 87 OX OpenxcHange Modul Aufgaben Was Sie wissen sollten 6 2 Was Sie wissen sollten 6 2 1 Wozu dient das Modul Aufgaben Im Modul Aufgaben k nnen Sie Aufgaben anzeigen Aufgaben erstellen Aufgaben verwalten z B suchen verschieben bearbeiten 6 2 2 Was muss ich ber Aufgaben wissen Um mit Aufgaben sinnvoll zu arbeiten sollten Sie wissen welche Aufgabenarten es gibt Es gibt folgende Aufgabenarten Aufgabenart Standard Aufgabe Private Aufgabe Aufgabenserie ffentliche Aufgabe Freigegebene Aufgabe Merkmal Eine Aufgabe der keine besonderen Eigenschaften zugewiesen werden Eine Aufgabe die nur vom Anleger der Aufgabe gesehen wird Eine Aufgabe die mindestens einmal wiederholt wird Beispiel Der w chentliche Nachweis der Arbeitsstunden Eine Aufgabe die sich in einem ffentlichen Aufgabenordner befindet Jeder Benutzer kann ffentliche Aufgabenordner anlegen Standardm ig sind ffentliche Aufgabenordner f r alle Benutzer sichtbar Eine Aufgabe die sich in einem freigegebenen Aufgabenordner befindet Jeder Benutzer kann seine Aufgabenordner f r andere Benutzer freigeben Wenn Sie eine Aufgabe anlegen k nnen Sie die Aufgabenart bestimmen Wenn Sie Aufgaben anzeigen werden die Aufgabenarten mit Hilfe von Symbolen ange
165. htung Gel schte Aufgaben k nnen nicht wieder hergestellt werden Bevor Sie eine Aufgabe l schen stellen Sie sicher dass Sie die Aufgabe nicht mehr ben tigen So l schen Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben 1 W hlen Sie eine Aufgabe oder mehrere Aufgaben in der Listenansicht oder H Split Ansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgabe auf L schen Das Fenster Aufgabe l schen ffnet sich 3 Wenn Sie sicher sind dass Sie die Aufgabe l schen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Die Aufgaben werden endg ltig gel scht Tipp Sie k nnen Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmen s oder mit Hilfe der Taste lt entf gt l schen Copyright Open Xchange Inc 2009 105 106 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 7 Modul InfoStore 7 1 berblick Um das Modul InfoStore aufzurufen verwenden Sie eine der folgenden Methoden In der Modulleiste amp 9 B amp klicken Sie auf das Symbol InfoStore Auf der Startseite klicken Sie auf die Titelleiste des Modulfensters InfoStore Im Ordnerbaum klicken Sie unterhalb von InfoStore auf einen beliebigen InfoStore Ordner Das Modul InfoStore GR gt gt 2 _Apmelden_ naaa o o Timo Meier A eu InfoEintrag Ansicht Senden Flag Suchen Verkn pfung 1 lt 3 amp J m B Bearbeiten Verschieben H Split amp Als Anlage a dg ser L sch Si Liste Als Link L schen Sperren iste Als Lini r Zur ckset
166. i fest Klicken Sie auf Weiter Um den Exportvorgang abzuschlieben klicken Sie auf Fertig Stellen Hinweise Lassen Sie die Checkbox Kontakte exportieren aus eingeschaltet Klicken Sie nicht auf Felder zuordnen Lassen Sie die Standardzuordnung unver ndert Ergebnis Die entstandene CSV Datei enth lt alle Datenfelder der exportierten Kontakte 8 3 4 4 Welche Datenfelder einer MS Outlook CSV Datei werden importiert Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert Abrechnungsinformation Autotelefon Fax gesch ftlich Geburtstag Kinder Mobiltelefon Name des der Vorgesetzten Ort gesch ftlich Partner Region gesch ftlich Stra e privat Telefon f r H rbehinderte Telefon privat Vertraulichkeit Weitere Postleitzahl Weitere Vornamen Weiteres Land Abteilung Beruf Fax privat Jahrestag Land gesch ftlich Nachname Notizen Ort privat Postleitzahl gesch ftlich Region privat Suffix Telefon gesch ftlich Telefon privat 2 Vorname Weitere Region Weiterer Ort Weiteres Telefon Anrede E Mail 2 Adresse Firma Kategorien Land privat Name Assistent Organisations Nr Pager Postleitzahl privat Stra e gesch ftlich Telefon Firma Telefon gesch ftlich 2 Telex Webseite Weitere Stra e Weiteres Fax 8 3 4 5 Wie werden die Daten einer MS Outlook CSV Datei zugeordnet Beim Import werden die Datenfelder der MS Outlook CSV Datei bestimmten Datenfeldern der Groupware fest zugewiesen
167. ie Bedingung ist erf llt wenn der Betreff den Zeichen des Arguments exakt entspricht Beispiel Das Argument lautet Protokoll F r den Betreff Protokoll ist die Bedingung erf llt F r den Betreff Meeting Protokoll ist die Bedingung nicht erf llt Kriterium enth lt Die Bedingung ist erf llt wenn der Betreff die Zeichen des Arguments enth lt Beispiel Das Argument lautet Protokoll F r den Betreff Protokoll ist die Bedingung erf llt F r den Betreff Meeting Protokoll ist die Bedingung ebenfalls erf llt Kriterium trifft zu Die Bedingung ist erf llt wenn der Betreff den Zeichen des Arguments exakt entspricht Die Zeichen kette kann Platzhalter enthalten Beispiel Das Argument lautet Protokoll Das Zeichen ist Platzhalter f r beliebige Zeichen F r den Betreff Protokoll von Gestern ist die Bedingung erf llt F r den Betreff Meeting Protokoll ist die Bedingung nicht erf llt Kriterium trifft auf Regex zu Die Bedingung ist erf llt wenn der Betreff die Zeichen enth lt die der regul re Ausdruck des Argu ments liefert Mit regul ren Ausdr cken sind sehr komplexe Abfragen m glich Informationen dazu 138 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX OPen XxXcCHanNnge finden Sie auf den einschl gigen Seiten im Internet Einen Einblick soll der folgende sehr einfache regul re Ausdruck bieten Beispiel Das Argument lautet proto
168. ie H Split Ansicht die E Mail mit Formatierungen und eingebundenen Grafiken Achtung Sie sollten das Laden extern verlinkter Grafiken nicht zulassen da dies ein Sicherheitsrisiko darstellt Sie k nnen dieses Verhalten in den E Mail Einstellungen Anzeige von HTML formatierten Nachrichten zulassen und Laden extern verlinkter Bilder sperren beeinflussen Copyright Open Xchange Inc 2009 23 OX Modul E Mail V Split Ansicht anzeigen orenxXCHace 3 4 3 V Split Ansicht anzeigen Die V Split Ansicht zeigt im bersichtsfenster links die Listenansicht der E Mails rechts alle Inhalte der gew hlten E Mail So zeigen Sie E Mails in der V Split Ansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen E Mail Ordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf V Split Ergebnis Das bersichtsfenster ist vertikal geteilt Die linke H lfte zeigt die E Mail Liste Tipp Um die Liste zu sortieren klicken Sie auf die Elemente oberhalb der Liste 3 W hlen Sie in der E Mail Liste eine E Mail Ergebnis Die rechte H lfte des bersichtsfensters zeigt zu der gew hlten E Mail die gleichen Informationen wie bei der H Split Ansicht siehe 3 4 2 H Split Ansicht anzeigen Tipp Sie k nnen die vertikale Trennlinie zwischen linker und rechter H lfte verschieben 3 4 4 Quelldaten anzeigen Die Quelldaten enthalten den vollst ndigen Inhalt einer E Mail Hierzu z hlen vor allem die vollst ndigen Angaben des E Mail Headers So zeigen Sie die
169. ie Oberfl che des Moduls Kalender 5 3 Die Oberfl che des Moduls Kalender 5 3 1 Das Kalender Panel Neu Kalender Ansicht a Liste Kalender Im Team Zeitraum Flag Suchen Tag a Arbeitswoche a Zur cksetzen Monat Woche Benutzerdefiniert Das Kalender Panel enth lt in mehreren Panel Abschnitten folgende Funktionen Panel Abschnitt Funktionen Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Termine oder sonstige Objekte neu erzeugen Termine bearbeiten l schen drucken verwalten Darstellung von Terminen festlegen Kalender Team Liste Zeitraum des Kalenderausschnitts festlegen Tag Arbeitswoche Woche Monat Benutzerdefiniert Termine mit Flags kennzeichnen Termine nach der Beschreibung des Termins suchen 60 Copyright Open Xchange Inc 2009 Das Kalender bersichtsfenster Modul Kalender OX orenxCHaGe 5 3 2 Das Kalender bersichtsfenster Das Kalender bersichtsfenster Ansicht Kalender Zeitraum Woche 2 3 4 1 srs niiche Ordner Kalender L Heute 4 lt kw2020 5 Montag 12 05 2008 Donnerstag 15 05 2008 u I 1 00 12 00 Management Update T ar Dienstag 13 05 2008 Freitag 16 05 2008 Mittwoch 14 05 2008 Samstag 17 05 2008 fe 30 9 30 Team meeting 3 Sonntag 18 05 2008 6 ae meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Das Kalender bersichtsfenster enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Beschriftung Zeigt Namen
170. ie den Inhalt mit lt strg gt lt c gt in die Zwischenablage 3 F gen Sie im Fenster E Mail den Inhalt an der Cursorpositon mit lt strg gt lt v gt ein Hinweis Auf Mac Systemen verwenden Sie die Taste lt cmd gt anstelle von lt strg gt Je nach Aufbau der Webseite k nnen m glicherweise nicht alle Formatierungen bernommen werden Copyright Open Xchange Inc 2009 29 OX Modul E Mail Neue E Mail senden OpenxcHange 3 5 1 5 Weitere Optionen verwenden Sie k nnen beliebige Dateien als Anlage hinzuf gen Ihre Kontaktdaten aus dem Adressbuch als Visitenkarte anh ngen eine andere Absenderadresse als Ihre Standardadresse angeben die Wichtigkeit der E Mail angeben eine Empfangsbest tigung anfordern So verwenden Sie im Fenster E Mail weitere Optionen 1 2 Um alle Optionen anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen Wenn Sie der E Mail Anlagen hinzuf gen m chten klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzu f gen Details finden Sie in 3 5 1 6 Anlagen hinzuf gen Wenn Sie eine Visitenkarte mit Ihren Kontaktdaten aus dem Adressbuch anh ngen m chten aktivieren Sie das Kontrollfeld Visitenkarte anh ngen Die Visitenkarte wird als vcf Datei an die E Mail angeh ngt Wenn Sie nicht Ihre Standard Sender Adresse angeben m chten w hlen Sie in der Dropdown Liste Von eine andere Sender Adresse Details zur Auswahl von Sender Adressen finden Sie in den
171. ie in 8 6 Freigaben und Rechte So legen Sie einen neuen Ordner an 1 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner 2 Bewegen Sie den Mauszeiger auf Neuer Unterordner Ein Untermen ffnet sich das Ordnertypen enth lt 3 Klicken Sie auf den Ordnertyp die Sie erzeugen m chten Hinweis Je nachdem in welchem Ordner Sie einen neuen Unterordner anlegen sind einige Ordner typen m glicherweise inaktiv Einzelheiten nennt die vorstehende Tabelle Ergebnis Ein Ordner mit dem Namen Neuer Ordner wurde angelegt Der Ordnername ist gew hlt 4 Geben Sie einen Namen ein Schlie en Sie die Eingabe mit der Eingabetaste ab Ergebnis Ein neuer Ordner ist angelegt Copyright Open Xchange Inc 2009 167 OX Optionen Ordner umbenennen OpenxcHange 8 5 3 Ordner umbenennen Hinweis Um einen Ordner umzubenennen ben tigen Sie f r den Ordner das Administrator Recht So benennen Sie einen Ordner um 1 Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner 2 Klicken Sie im Kontextmen auf Umbenennen Der Ordnername wird gew hlt 3 Bearbeiten Sie den Namen oder geben Sie einen neuen Namen ein 4 Schlie en Sie den Vorgang mit der Eingabetaste ab Ergebnis Der Ordner wird umbenannt 8 5 4 Ordner verschieben Hinweis Um einen Ordner zu verschieben ben tigen Sie f r den Ordner das Administrator Recht und f r den Zielordner das Recht zum Anlegen von Unterordnern So
172. ight Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 1 Einstieg in die Groupware 1 1 Was ist eine Groupware Eine Groupware Gruppen Software collaboration software kann durch die folgenden Aspekte beschrieben werden Ziel einer Groupware Das Ziel einer Groupware ist die Unterst tzung der Teamarbeit Dazu geh ren die Aspekte Kommuni kation Kooperation und Koordination um ein Ziel durch koordiniertes Handeln zu erreichen Bestandteile aus Benutzersicht Eine Groupware enth lt typischerweise die Funktionalit ten E Mail Terminverwaltung Kontaktever waltung Aufgabensteuerung Dokumentenaustausch Hinzu kommen Funktionalit ten die die Zusammenarbeit der Team Mitglieder unterst tzen Dazu z hlen die Verwaltung von Ressourcen und Gruppen und der automatisierte Informationsfluss wie z B die Benachrichtigung ber neue Termine oder Aufgaben Technischer Aufbau Eine Groupware ist ein verteiltes System das die gemeinsame Bearbeitung von Daten oder Dokumenten erm glicht Dies wird h ufig durch eine Client Server Architektur umgesetzt Alle Teilnehmer Clients sind mit einer zentralen Verwaltung Server verbunden Die Zusammenarbeit der Clients wird ber den Server abgewickelt Copyright Open Xchange Inc 2009 1 OX Einstieg in die Groupware Bestandteile und Arbeitsweise der Open Xchange Groupware OpenxcHange 1 2 Bestandteile und Arbeitsweise der Open Xchange Groupware Dieses Kapitel bietet eine
173. im E Mail Header neben den Feldern Von oder An die E Mail Adresse auf einen Kontak tordner im Ordnerbaum Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Das Fenster Kontakt ffnet sich Die E Mail Adresse ist als gesch ftliche E Mail Adresse einge tragen Weitere Informationen zum Fenster Kontakt finden Sie in 4 5 Kontakte anlegen Tipp Sie k nnen die E Mail Adresse auch mit Hilfe des Kontextmen s in das Adressbuch einf gen Hierzu klicken Sie im E Mail Header mit der rechten Maustaste auf eine E Mail Adresse Copyright Open Xchange Inc 2009 33 OX Modul E Mail E Mails drucken OpenxcHange 3 6 3 E Mails drucken Sie haben folgende M glichkeiten um E Mails zu drucken Drucken einer E Mail Liste Drucken des Inhalts einer E Mail So drucken Sie eine E Mail Liste 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste mehrere E Mails Tipp Um bestimmte E Mails zu finden verwenden Sie die Funktionen Suchen und Sortieren bevor Sie die E Mails w hlen 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Systemfenster Drucken die Druckereinstellungen 4 Klicken
174. in ladung best tigen In der Kalenderansicht k nnen Sie sehen ob Sie die Einladung zu einem Termin angenommen abgelehnt oder noch nicht beantwortet haben Informationen zur Darstellung von Terminen in der Kalenderansicht finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt 5 6 1 Termin best tigen Solange Sie den Termin nicht best tigen bleibt Ihr Status standardm ig auf Wartestatus eingestellt Sie k nnen dieses Verhalten in den Kalender Einstellungen Best tigungsstatus f r neue private Ter mine und Best tigungsstatus f r neue ffentliche Termine anpassen So best tigen Sie im Popup Fenster Best tigung w hlen einen Termin Wenn Sie die Einladung annehmen m chten klicken Sie auf Akzeptieren Ihr Status wird auf Best tigt gesetzt Wenn Sie die Einladung ablehnen m chten klicken Sie auf Ablehnen Ihr Status wird auf Abgelehnt gesetzt Wenn Sie die Einladung vorl ufig annehmen m chten klicken Sie auf Vorl ufig Ihr Status wird auf Vorl ufig gesetzt Wenn Sie die Entscheidung sp ter treffen m chten klicken Sie auf Sp ter Ihr Status bleibt auf Wartestatus Sie werden regelm ig daran erinnert dass Sie den Termin best tigen m ssen 5 6 2 Terminbest tigung ndern Sie k nnen jederzeit Ihre Best tigung einer Termineinladung ndern So ndern Sie Ihre Terminbest tigung 1 Zeigen Sie den Termin in der Detailansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Best tigung auf
175. ine E Mail lesen oder senden Der Ordner Gesammelte Adressen befindet sich unterhalb Ihres pers nlichen Kontaktordners Register Verfassen Urspr nglichen Mailtext in Antwort zitieren Bestimmt ob der Text einer E Mail in die Antwort E Mail eingef gt wird wenn Sie eine E Mail beantworten Bei Allen antworten Legt fest an welche Empf nger eine Antwort E Mail gesendet wird wenn Sie die Funktion Allen antworten verwenden Einstellung Sender und alle Empf nger zu An Cc zu Cc Der Sender und die Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld An eingetragen Die Cc Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld Cc eingetragen Einstellung Sender zu An alle Empf nger zu Cc Der Sender der urspr nglichen E Mail wird in das Feld An eingetragen Die Empf nger und die Cc Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld Cc eingetragen 132 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX orenxXCHace Visitenkarte anh ngen Bestimmt ob Ihre Kontaktdaten an eine neue E Mail im vCard Format angeh ngt werden Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren Bestimmt ob Vorschl ge f r E Mail Adressen aus den Adressb chern erzeugt werden wenn Sie eine E Mail Adresse eingeben Nachrichten weiterleiten als Bestimmt wie der Text einer E Mail gesendet wird wenn Sie die E Mail weiterleiten Mit der Einstellung Inliegend wird der
176. ines Termins eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer des Termins Bestimmt ob Sie als Teilnehmer eines Termins eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen Best tigungsstatus f r neue private Termine Bestimmt welche Best tigung neue private Termine zu denen Sie eingeladen wurden automatisch erhalten Best tigungsstatus f r neue ffentliche Termine Bestimmt welche Best tigung neue ffentliche Termine zu denen Sie eingeladen wurden automatisch erhalten Anlegen ffentlicher Termine Bestimmt ob Sie als Teilnehmer eingetragen werden wenn Sie in einem ffentlichen Ordner einen Termin anlegen Wenn Sie keine weiteren Teilnehmer einladen werden Sie in jedem Fall als Teilnehmer eingetragen 144 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls Kalender Optionen OX OpenxcHange 8 2 6 2 Teams Ein Team besteht aus mehreren Benutzern der Groupware In der Teamansicht des Moduls Kalender k nnen Sie ein Team w hlen um die Termine der Team Mitglieder zu sehen Sie k nnen ein Team erstellen bearbeiten als Standard Team festlegen l schen So erreichen Sie die Funktionen f r Teams 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp auf das Symbol Einstellungen I 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Kalender 3 Klicken
177. instellungen auf Importieren Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt 3 W hlen Sie den Dateityp iCal Bestimmen Sie was Sie importieren wollen Wenn Sie Termine importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Termine Wenn Sie Aufgaben importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Aufgaben 4 Klicken Sie auf Ordner W hlen Sie den Zielordner zum Importieren aus 5 Klicken Sie auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie importieren wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 6 Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren Ergebnis Die Termine oder Aufgaben werden in den Zielordner importiert Tipp Sie k nnen Termine oder Aufgaben auch importieren indem Sie im Kontextmen eines Kalender ordners oder Aufgabenordners auf Importieren klicken 8 3 3 Kontakte im vCard Format importieren Hinweis Stellen Sie sicher dass die Datei die Sie importieren korrekte vCard Daten enth lt So importieren Sie Kontakte im vCard Format 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 3 m amp auf das Symbol Einstellungen I 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Importieren Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt 3 W hlen Sie den Dateityp vCard 4 Klicken Sie auf Ordner W hlen Sie den Zielordner zum Importieren aus 5 Klicken Sie auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie importi
178. itglieder der Verteilerliste eine E Mail zu schicken o das Flag das Sie der Verteilerliste zugewiesen haben o alle E Mail Adressen der Verteilerliste das Register Zus tzlich Es enth lt o die Namen und Vornamen der Mitglieder der Verteilerliste o die E Mail Adressen der Mitglieder der Verteilerliste Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls die Verteilerliste Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Dateiname Dateigr e und Typ der Anlage a Symbole zum ffnen und Speichern der Anlage 24 Copyright Open Xchange Inc 2009 Anlagen ffnen oder speichern Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 4 6 Anlagen ffnen oder speichern Sie k nnen folgende Aktionen ausf hren Anlage ffnen Hinweis Um eine Anlage zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Anlage au erhalb der Groupware speichern Anlage im InfoStore speichern So ffnen oder speichern Sie die Anlage eines Kontakts 1 Zeigen Sie den Kontakt in der Detailansicht an 2 W hlen Sie das Register Anlagen 3 4 Wenn Sie die Anlage ffnen m chten W hlen Sie die Anlage Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf ffnen Ein Systemfenster ffnet sich Es zeigt an mit welcher Software die Anlage ge ffnet wird Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemen
179. ld Privater Kontakt 4 5 3 Foto hinzuf gen Sie k nnen einem Kontakt ein Foto hinzuf gen das folgende Eigenschaften besitzt Maximale Dateigr e 32 8 kb Empfohlene Gr e 76 x 76 Pixel Dateiformate JPG BMP GIF oder PNG So f gen Sie im Fenster Kontakt ein Foto hinzu 1 W hlen Sie das Register Privat 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Bild auf Hinzuf gen Das Fenster Bild hochladen wird angezeigt 3 Klicken Sie im Fenster Bild hochladen auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie als Foto hin zuf gen wollen SchlieRen Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 4 Klicken Sie im Fenster Bild hochladen auf OK Hinweis Das Foto wird nicht sofort dargestellt sondern erst dann wenn Sie den Kontakt das n chste Mal anzeigen Copyright Open Xchange Inc 2009 47 OX Modul Kontakte Anlagen hinzuf gen OpenxcHange 4 5 4 Anlagen hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Kontakt Anlagen hinzu 1 W hlen Sie das Register Anlagen 2 Klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf Anlage Hinzuf gen Das Dialogfenster Anlagen w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 4 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Hinzuf gen Die Datei wird in das Listenfeld einge tragen 5 Wenn Sie weitere Anlagen hinzuf gen m chten wiederholen Sie die Schritte 3 4
180. lit a o Liste d Zur cksetzen Drucken Im P pa d Das InfoStore Panel enth lt in mehreren Panel Abschnitten folgende Funktionen Panel Abschnitt Funktionen Neu InfoStore Eintr ge oder sonstige Objekte neu erzeugen InfoEintrag InfoStore Eintr ge bearbeiten l schen drucken verwalten Ansicht Darstellung von InfoStore Eintr gen festlegen H Split Liste Senden InfoStore Eintr ge per E Mail senden Flag InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen Suchen InfoStore Eintr ge nach der Beschreibung suchen 7 3 2 Das InfoStore bersichtsfenster Das InfoStore bersichtsfenster Ansicht Liste 1 fnfostore I userstore I Timo Meier 2 U Titel Gr e Angelegt am Erstellt von Version Letzte nderun Flag 3 Anfahrt zur Ferienwohnung in Renesse 10 5 KB 17 01 2007 Timo Meier 1 18 09 2007 P A Angebot Schulze GmbH 26 71 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 El Anleitung f r das Erstellen von Whitepapers 114 63KB 05 02 2007 Timo Meier 1 04 09 2007 30 Anleitung Handbuch Erstellung 49 51 KB 25 01 2007 Timo Meier 3 05 02 2007 r J Artikel Handgep ckregelung 0 bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 ram Nnla ment z r R nlnatnlan nn 726 KR NE N ann Timna Meier 1 NS N ann Das InfoStore bersichtsfenster enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Beschriftung Zeigt Namen und Pfad des aktuellen InfoStore Ordners Tipp Sie k nnen im Ordnerbaum navigieren indem Sie die unter strichenen Teile des Pfades anklicken 2
181. lten E Mail Benachrichtigung als Anleger der Aufgabe Bestimmt ob Sie als Anleger einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer der Aufgabe Bestimmt ob Sie als Teilnehmer einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen 148 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls InfoStore Optionen OX OpenxcHange 8 2 9 Konfiguration des Moduls InfoStore So konfigurieren Sie die InfoStore Einstellungen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 B S auf das Symbol Einstellungen I 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag InfoStore 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von InfoStore auf Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt 4 Konfigurieren Sie die Einstellungen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 149 in diesem Kapitel 5 Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern So verlassen Sie die InfoStore Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Tipp Sie k nnen au
182. m Datum der Erstellung Spalte Erstellt von Name des Erstellers Spalte Version Aktuelle Version des InfoStore Eintrags Spalte Letzte nderung Datum der letzten nderung Spalte Flag Flag das dem InfoStore Eintrag zugewiesen wurde Die InfoStore Eintr ge sind standardm ig nach der Spalte Beschreibung aufsteigend sortiert Der Spaltentitel ist farbig markiert Ein Pfeilsysmbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet die Reihenfolge der Sortierung So ndern Sie die Sortierung 1 Um nach einer Spalte zu sortieren klicken Sie auf den Spaltentitel 2 Um die Reihenfolge der Sortierung zu ndern klicken Sie erneut auf den Spaltentitel Ergebnis Die Sortierung wird ge ndert Hinweis Nach den ersten beiden Spalten kann nicht sortiert werden 110 Copyright Open Xchange Inc 2009 H Split Ansicht anzeigen Modul InfoStore OX OpenxcHange 7 4 2 H Split Ansicht anzeigen Die H Split Ansicht zeigt im bersichtsfenster oben die Listenansicht der InfoStore Eintr ge unten alle Informationen zum gew hlten InfoStore Eintrag So zeigen Sie InfoStore Eintr ge in der H Split Ansicht an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen InfoStore Ordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf H Split Ergebnis Das bersichtsfenster ist horizontal geteilt Die obere H lfte zeigt die Listenansicht 3 W hlen Sie in der Listenansicht einen InfoStore Eintrag Ergebnis Die untere H lfte des bersichtsfensters zeigt zum gew hl
183. m die Anzeige zu filtern verwenden Sie die Schnellfilterleiste Details finden Sie in 4 4 3 Kontakte filtern Ergebnis Die Adresskarten der Kontakte werden angezeigt Die Adresskarten zeigen bei Kontakten folgende Informationen Kontakt Symbol Vorname und Nachname Zugewiesenes Flag Eventuell das Symbol f r privater Kontakt Gesch ftliche Anschrift gesch ftliche Telefonnummer gesch ftliche E Mail Adresse Die Adresskarten zeigen bei Verteilerlisten folgende Informationen Symbol f r Verteilerliste Name der Verteilerliste Zugewiesenes Flag 4 4 3 Kontakte filtern Mit Hilfe der Schnellfilterleiste filtern Sie Kontakte so dass nur Kontakte angezeigt werden deren Name mit einem bestimmten Zeichen beginnt So filtern Sie Kontakte 1 W hlen Sie im Panel die Ansicht Adresskarten oder Telefonliste 2 Klicken Sie in der Schnellfilterleiste auf einen Eintrag Wenn Sie nur die Kontakte sehen m chten deren Namen mit einem bestimmten Buchstaben beginnen klicken Sie auf diesen Buchstaben Wenn Sie nur die Kontakte sehen m chten deren Namen mit einem Sonderzeichen beginnen klicken Sie auf Wenn Sie nur die Kontakte sehen m chten deren Namen mit einer Ziffer beginnen klicken Sie auf 123 Ergebnis Die Ansicht der Kontakte wird gefiltert Um wieder alle Kontakte anzuzeigen klicken Sie in der Schnellfilterleiste auf Alle 42 Copyright Open Xchange Inc 2009 Detailansicht anzeigen Modul
184. mationen in Form von Symbolen oder Texten Symbol oder Text Information Spalte 1 Symbol 72 Einzeltermin Spalte 1 Symbol Terminserie Spalte 2 Symbol 3 Gruppentermin Spalte 2 Symbol Privater Termin Spalte Titel Titel des Termins Spalte Start Datum und Uhrzeit des Terminbeginns Spalte Ende Datum und Uhrzeit des Terminendes Spalte Ort Terminort Spalte Ordner Kalenderordner des Termins Spalte Flag Flag das dem Termin zugewiesen wurde Die Termine der Liste sind standardm ig nach der Spalte Start aufsteigend sortiert Der Spaltentitel ist farbig markiert Ein Pfeilsysmbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet die Reihenfolge der Sortierung So ndern Sie die Sortierung 1 Um nach einer Spalte zu sortieren klicken Sie auf den Spaltentitel 2 Um die Reihenfolge der Sortierung zu ndern klicken Sie erneut auf den Spaltentitel Ergebnis Die Sortierung wird ge ndert Hinweis Nach den ersten beiden Spalten und nach der Spalte Ordner kann nicht sortiert werden 5 4 4 Detailansicht anzeigen Die Detailansicht zeigt alle Informationen eines Termins So zeigen Sie einen Termin in der Detailansicht an 1 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen 2 W hlen Sie in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht einen Termin 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Detail Ergebnis Die Detailansicht des Termins wird angezeigt Copyright Open Xchang
185. mine 64 Kontakte 41 ffentliche Termine 64 Aufgaben 87 ablehnen 100 als erledigt kennzeichnen 102 Anlagen hinzuf gen 99 Anlagen ffnen 94 Anlagen speichern 94 anlegen 95 anzeigen 91 Aufgabenarten 88 bearbeiten 101 Bearbeitungsstatus 102 best tigen 100 drucken 103 Einladung beantworten 100 Einstellungen 148 Erinnerung 96 F lligkeit und Ende festlegen 96 Flags 105 H Split Ansicht 92 Hover 93 importieren 154 Konfiguration 148 Listenansicht 91 l schen 105 Ordner 89 private Aufgaben 98 sortieren 91 suchen 101 Tags hinzuf gen 97 Teilnehmer benachrichtigen 99 Teilnehmer hinzuf gen 98 verschieben 104 Aufgabenarten 88 Aufgabeneinladung 100 Aufgabenserie anlegen 97 Beantworten E Mails 31 Bearbeiten Aufgaben 101 102 InfoStore Eintrag 116 Kontakte 52 Termine 81 82 Terminserie 83 Benachrichtigen Aufgaben 99 Termine 78 Benutzer 4 5 Benutzerdaten 150 Konfiguration 150 Passwort ndern 150 Pers nliche Daten ndern 150 C CSV Aufbau Standard 157 erzeugen in MS Outlook 161 importieren 163 Unterst tzung MS Outlook 161 Zuordnung MS Outlook 161 Zuordnung Standard 159 D Dokumentversion 112 Drucken Aufgaben 103 E Mails 34 InfoStore Eintrag 119 Kontakte 52 Termine 84 Duplizieren Kontakte 53 E E Mail 19 Absender Adresse w hlen 28 Absenderadresse ndern 30 Abwesenheitsbenachrichtigung 142 Adresse zum Adressbuch hinz
186. n 36 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 4 Modul Kontakte 4 1 berblick Um das Modul Kontakte aufzurufen verwenden Sie eine der folgenden Methoden In der Modulleiste amp 9 B amp klicken Sie auf das Symbol Kontakte Im Ordnerbaum klicken Sie auf den Ordner Kontakte oder auf einen anderen Kontaktordner Das Modul Kontakte GAZ Abmelden Timo Meier 4 fe Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung 7 2 1 amp 3235 pg J F 2 Bearbeiten amp Als Vorlage verwenden Adresskarten k a 37 Start lt 3p ne A Verschieben Telefonliste p M Zur cksetzen g Er Vereinskalender L gt Drucken Kopieren Detail 1 J 2 Wichtige Termine Kontakte Pers nliche Ordner I Kontakte 4 E Aufgaben Name Firma Stadt Telefon Mobiltelefon Flag in Documentation El Appelt Silvia Kalk amp Sand GmbH Dresden 0351 66079 50 Fr lt g Training _ TE Bauer Manuela Schlaufe KG K ln 0221 963258 41 r E J amp Becker Tanja Ties R us Krefeld 02151 344377 8 0174 7458541 El Dettmer Simone SUMAG Amberg 09621 378107 10 0172 6873615 r 4 Mai 4 2009 Droste Heike Technische Universi Kassel 0561 802 5022 WC Mo Di Mi Do Fr Sa So F Duschowski Olga RS Cars Autoleasing Zwickau 0375 249611 0176 1264164 r 18 8 I 30 1 2 3 amp Eimermacher Anne Stadt D sseldorf D sseldorf 0221 599559 62 9 4 5 6 7 8 9 10 Einkauf 20 M 12 13 14 15 16 17 Entwicklung
187. n Anlage im InfoStore speichern So ffnen oder speichern Sie die Anlage eines Termins 1 Zeigen Sie den Termin in der Detailansicht an 2 W hlen Sie das Register Anlagen 3 4 Wenn Sie die Anlage ffnen m chten W hlen Sie die Anlage Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf ffnen Ein Systemfenster ffnet sich Es zeigt an mit welcher Software die Anlage ge ffnet wird Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum ffnen der Anlage Wenn Sie die Anlage speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Speichern Ein Systemfenster ffnet sich Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum Speichern der Anlage Wenn Sie die Anlage im InfoStore speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Im InfoStore speichern Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich Der Dateiname der Anlage ist als Dateiname des InfoStore Eintrags eingetragen Informationen zum Anlegen von InfoStore Eintr gen finden Sie in 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Tipp Sie k nnen eine Anlage auch ffnen oder speichern indem Sie die entsprechenden Symbole im Hover des Termins verwenden 72 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine anlegen Modul Kalender OX OpenxcHange 5 5 Termine anlegen Hier finden Sie einen berblick zum Anlegen eines neuen Termins Details folgen auf der n chsten Seite Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kalenderordner einen Termin a
188. n Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 4 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 5 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Liste der InfoStore Eintr ge wird gedruckt So drucken Sie die Daten eines InfoStore Eintrags 1 Zeigen Sie einen InfoStore Eintrag in der H Split Ansicht an 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 3 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 4 Klicken Sie im Systemfenster auf Drucken Ergebnis Die Daten des InfoStore Eintrags werden gedruckt 7 6 4 InfoStore Eintr ge verschieben Sie haben folgende M glichkeiten um InfoStore Eintr ge zu verschieben Mit Hilfe der Panel Funktion Mit Hilfe von Drag amp Drop Hinweis Wenn Sie InfoStore Eintr ge aus einem Ausgangsordner in einen Zielordner verschieben ben tigen Sie folgende Rechte F r den Ausgangsordner L schrechte f r die Objekte dieses Ordners F r den Zielordner das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten Copyright Open Xchange Inc 2009 119 OX Modul InfoStore InfoStore Eintr ge mit Flags kenn zeichnen OpenxcHange So verschieben Sie InfoStore Eintr ge mit Hilfe der Panel Funktion 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste einen InfoStore Eintrag oder mehrere InfoSto
189. n Funktionen mehrere Schritte umfassen werden in Form einer nummerierten Liste dargestellt Wenn die Anleitung nur einen einzigen Schritt oder mehrere alternative Schritte umfasst entf llt die Nummerierung Anleitungen werden stets mit einer Formulierung eingeleitet die auf das Ziel der Anleitung hinweist Am Ende der Anleitung wird meistens das Ergebnis genannt Beispiel So zeigen Sie das Benutzerhandbuch in der Online Hilfe an 1 Klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Hilfe 2 Klicken Sie im Aufklappmen auf den Eintrag Hilfe Ergebnis Ein neues Browserfenster ffnet sich Es zeigt das Benutzerhandbuch 6 Copyright Open Xchange Inc 2009 Gestaltungsmittel Einstieg in die Groupware OX OpenxcHange Tipps zur Arbeitserleichterung Tipps zur Arbeitserleichterung verweisen auf Aktionen die Sie optional befolgen k nnen In manchen F llen verweisen die Tipps auf Konfigurationsm glichkeiten die im Zusammenhang mit der aktuellen Anleitung steht Ein Tipp wird durch das Wort Tipp eingeleitet Beispiel Tipp Sie k nnen die horizontale Trennlinie zwischen oberer und unterer H lfte verschieben St rungshinweis Ein St rungshinweis nennt Bedienungsaktionen die in der aktuellen Situation nicht ausgef hrt werden k nnen Ein St rungshinweis hilft damit Bedienungsfehler zu vermeiden Ein St rungshinweis wird durch das Wort Hinweis eingeleitet Beispiel Hinweis Um eine Signatur einzuf gen m sse
190. n Sie vorher in den E Mail Einstellungen eine Signatur erstellt haben Warnung vor Datenverlusten Eine Warnung vor Datenverlusten weisen auf eine Aktion hin die Daten unwiederbringlich l scht sobald Sie die Aktion ausgef hrt haben Eine Warnung vor Datenverlusten wird durch das Wort Achtung eingeleitet Beispiel Achtung Endg ltig gel schte E Mails sind unwiederbringlich verloren Bevor Sie E Mails endg ltig l schen stellen Sie sicher dass Sie diese E Mails nicht mehr ben tigen Copyright Open Xchange Inc 2009 7 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX Open lt xcHange Kapitel 2 Die Startseite 2 1 Was Sie wissen sollten Wenn Sie sich am Server angemeldet haben sehen Sie die Startseite der Groupware Die Startseite dient als Ausgangspunkt f r das weitere Arbeiten mit der Groupware Auf der Startseite k nnen Sie Objekte wie neue E Mails aktuelle Termine Aufgaben und InfoStore Eintr ge sehen Neue Objekte anlegen Ein anderes Modul aufrufen Einige der Elemente und Funktionen die in diesem Kapitel beschrieben werden stehen auch in anderen Modulen zur Verf gung Dazu z hlen folgende Elemente und Funktionen Modulleiste Ordnerbaum Minikalender InfoBox Hilfen aufrufen Bestimmte Funktionen zur Konfiguration Vom Server abmelden 2 2 Die Oberfl che der Startseite 2 2 1 Anmelden Abmelden Um mit der Groupware zu arbeiten m ssen Sie sich am Server anmelden Dazu ben
191. n Verz gerung wird die Bezeichnung des Symbols oder der Funktion als Tooltip eingeblen det 2 Um den Tooltip auszublenden bewegen Sie die Maus So aktivieren Sie Quickinfos Aktivieren Sie im Panel Abschnitt Schnelleinstellungen das Kontrollfeld Quickinfo anzeigen Alternativ dazu klicken Sie rechts im Panel auf das Symbol Schnelleinstellungen und aktivieren Quicklnfos anzeigen im Aufklappmen Ergebnis Das Panel wird unten um einen Bereich zur Anzeige von QuickInfos erweitert So zeigen Sie Quickinfos an 1 Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Symbol der Modulleiste oder auf eine Funktion im Panel Nach einer kurzen Verz gerung wird ein beschreibender Text zu dem Symbol oder zu der Funktion im Panel eingeblendet 2 Um den Text auszublenden bewegen Sie die Maus So zeigen Sie das Benutzerhandbuch in der Online Hilfe an 1 Klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Hilfe 2 Klicken Sie im Aufklappmen auf den Eintrag Hilfe Ergebnis Ein neues Browserfenster ffnet sich Es zeigt das Benutzerhandbuch 14 Copyright Open Xchange Inc 2009 Mit der Startseite arbeiten Die Startseite OX OpenxcHange 2 4 Mit der Startseite arbeiten 2 4 1 Informationen finden Auf der Startseite sehen Sie folgende Informationen Links oben unterhalb der Titelleiste sehen Sie Ihren Groupware Benutzernamen Im Minikalender sehen Sie das aktuelle Datum Der aktuelle Tag ist eingerahmt In der InfoBox sehen Sie di
192. n ver ffentlicht von lt gt am lt gt o entfernen Sie ein Abonnement Klicken Sie im Kontextmen eines Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Abonnements W hlen Sie im bersichtsfenster unter Name ein Abonnement Klicken Sie im Panel auf Entfernen Klicken Sie im Best tigungsfenster auf Ja 178 Copyright Open Xchange Inc 2009 Daten ver ffentlichen Optionen OX OpenxcHange 8 7 4 Daten ver ffentlichen S 1 6 7 E li Datenschutzhinweis Wenn Sie diese Publish Funktion einsetzen sind Sie als Inhaber der Daten f r den sorgf ltigen Umgang und die Einhaltung einschl giger Gesetze Datenschutz Urheberrecht verantwortlich Insbesondere gelten Sie bei der Bereitstellung personenbezogener Daten als verantwortliche Stelle im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes Nach den derzeit in Deutschland und in der EU geltenden Gesetzen sind Sie als verantwortliche Stelle unter anderem verpflichtet so sparsam wie m glich mit personenbezogenen Daten umzugehen und die Zustimmung der Betroffenen einzuholen bevor Sie deren personenbezogene Daten ver ffentlichen oder weitergeben Unabh ngig von gesetzlichen Regelungen r t Open Xchange zu gro er Sorgfalt beim Umgang mit personenbezogenen Daten Bedenken Sie genau wem Sie derartige Daten weitergeben und sorgen Sie unbedingt f r angemessenen Zugriffsschutz z B durch eine gute
193. n zur Aufgabe Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt a die Namen und den Best tigungsstatus der Teilnehmer Wenn ein Teilnehmer zugesagt hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt Wenn er abgelehnt hat in roter Schrift a die Symbole zum ndern des Best tigungsstatus das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls die Aufgabe Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Dateiname Dateigr e und Typ der Anlage a Symbole zum ffnen und Speichern der Anlage Copyright Open Xchange Inc 2009 93 OX Modul Aufgaben Anlagen ffnen oder speichern OpenxcHange 6 4 4 Anlagen ffnen oder speichern Sie k nnen folgende Aktionen ausf hren Anlage ffnen Hinweis Um eine Anlage zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Anlage au erhalb der Groupware speichern Anlage im InfoStore speichern So ffnen oder speichern Sie die Anlage einer Aufgabe 1 Zeigen Sie die Aufgabe in der H Split Ansicht an 2 W hlen Sie das Register Anlagen 3 4 Wenn Sie die Anlage ffnen m chten W hlen Sie die Anlage Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf ffnen Ein Systemfen
194. nd Bundesland Abteilung Position Raumnummer Mitarbeiter ID Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich Telefon Zentrale Mobiltelefon URL E Mail gesch ftlich IM gesch ftlich Tags Typ Privat Beruf Geburtstag Stra e PLZ Stadt Bundesland Land Spitzname Telefon privat Max Zeichen 64 128 128 128 64 64 512 256 64 128 64 64 128 128 64 64 64 128 64 64 64 128 256 64 1024 64 256 64 64 64 64 64 64 CSV Datenfeld Title Given name Middle name Sur name Suffix Display name Company Street business Postal code business City business Country business State business Department Position Room number Number of employee Telephone business 1 Telephone business 2 FAX business Telephone company Cellular telephone 1 URL Email 1 Instantmessenger 1 Categories private Profession Birthday Street home Postal code home City home State home Country home Nickname Telephone home 1 Copyright Open Xchange Inc 2009 159 OX OpenxcHange Optionen Kontakte im CSV Format importieren Datenfelder im Dialogfenster Kontakt Datenfeld Telefon privat 2 Register Fax privat Mobiltelefon privat IP Telefon privat E Mail privat Familienstand Jahrestag IM privat Pager Anmerkungen Stra e weitere PLZ weitere Stadt weitere Bundesland weiteres Zus tzlich Land weiteres Telefon weiteres Fax
195. nd Termine anzeigen Termine erstellen Kalender und Termine verwalten z B suchen verschieben bearbeiten 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen Um die Anzeige von Terminen zu verstehen und um Termine sinnvoll anzulegen sollten Sie Folgendes wissen Was sind Terminarten Wozu dient die Verf gbarkeit 5 2 2 1 Was sind Terminarten Die Terminart bestimmt wer an einem Termin teilnimmt und ob ein Termin regelm ig wiederholt wird Es gibt folgende Terminarten Terminart Merkmal Standard Termin Ein Termin dem keine besonderen Eigenschaften zugewiesen wer den Privater Termin Ein Termin der nur vom Anleger des Termins gesehen wird Beispiel Der Geburtstag eines Bekannten oder Familienmitglieds Terminserie Ein Termin der mindestens einmal wiederholt wird Beispiel Das Team Meeting das jeden 2 Montag stattfindet Gruppentermin Ein Termin zu dem mehrere Teilnehmer eingeladen sind Beispiel Ein Team Meeting ffentlicher Termin Ein Termin der sich in einem ffentlichen Kalenderordner befindet Jeder Benutzer kann ffentliche Kalenderordner anlegen Standard m ig sind ffentliche Kalenderordner f r alle Benutzer sichtbar Beispiel Ein Company Meeting Freigegebener Termin Ein Termin der sich in einem freigegebenen Kalenderordner befin det Jeder Benutzer kann Kalenderordner f r andere Benutzer frei geben Beispiel Ein Meeting das der Teamleader in seinen Kalender ein tr gt Der Kale
196. ndard CSV Datei oder aus einer MS Outlook Datei 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen 3 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Einstellungen auf Importieren Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt 3 W hlen Sie den Dateityp CSV 4 W hlen Sie die Form der CSV Datei Wenn die Datei Daten im Standard CSV Format enth lt w hlen Sie Durch Kommata getrennt Wenn die Datei Daten im MS Outlook CSV Format enth lt w hlen Sie Outlook Datei 5 Klicken Sie auf Ordner W hlen Sie den Zielordner zum Importieren aus 6 Klicken Sie auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie importieren wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 7 Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren Ergebnis Die Kontakte werden in den Zielordner importiert Tipp Sie k nnen Kontakte auch importieren indem Sie im Kontextmen eines Kontaktordners auf Importieren klicken Copyright Open Xchange Inc 2009 163 OX Optionen Export OpenxcHange 8 4 Export Mit Hilfe der Exportfunktion k nnen Sie bestimmte Daten aus der Groupware herausschreiben um diese Daten mit anderen Programmen weiter zu verwenden Sie k nnen folgende Daten exportieren Kontakte im vCard Format Termine und Aufgaben im iCal Format Beide Formate sind standardisiert und k nnen von vielen anderen Programmen importiert werden 8 4
197. nder ist f r die Team Mitglieder freigegeben Wenn Sie einen Termin anlegen k nnen Sie die Terminart bestimmen Wenn Sie einen Kalender anzeigen werden die Terminarten mit Hilfe von Symbolen angezeigt Sie k nnen bestimmte Terminarten kombinieren Sie k nnen zum Beispiel einen Termin anlegen der mehrmals stattfindet Terminserie und zu dem Sie mehrere Teilnehmer einladen Gruppentermin 58 Copyright Open Xchange Inc 2009 Wozu dienen Kalenderordner Modul Kalender OX orenxXCHace 5 2 2 2 Wozu dient die Verf gbarkeit Die Verf gbarkeit bestimmt ob der Teilnehmer eines Termins w hrend der Termindauer f r andere T tigkeiten verf gbar ist oder nicht In den Kalenderansichten der Termine wird die Verf gbarkeit durch einen Balken in einer bestimmten Farbe angezeigt Verf gbarkeit Eigenschaft Farbe Gebucht Der Termin ist belegt Das bedeutet wenn sich der Termin Blau mit einem anderen gebuchten Termin zeitlich berschneidet f hrt dies zu einer Konfliktmeldung Beispiel Ein Meeting an dem Sie teilnehmen Mit Vorbehalt Der Termin ist belegt Der Zeitraum liegt aber noch nicht Gelb endg ltig fest Beispiel Ein Meeting dessen Termin sich noch ndern kann Gesch ftlich unterwegs Der Termin ist belegt Der Teilnehmer ist w hrend der Dauer Rot des Termins au er Haus t tig Beispiel Sie sind auf Gesch ftsreise Frei Der Teilnehmer ist w hrend der Dauer des Termins f r Gr n andere Termine verf
198. nderen Tag wechseln und erneut auf die Schaltfl che Pr fen klicken 5 Wenn Sie ein Datum und eine Zeit ermittelt haben an dem alle Teilnehmer und Ressourcen verf gbar sind k nnen Sie diese Werte f r Ihren Termin verwenden Klicken Sie hierzu auf die Schaltfl che F r Termin verwenden Tipp Mit Hilfe der Teamansicht k nnen Sie die Verf gbarkeit von Teilnehmern pr fen bevor Sie den Termin erstellen Weitere Informationen dazu finden Sie in 5 4 5 Teamansicht anzeigen 5 5 7 2 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuf gen Sie k nnen externe Teilnehmer hinzuf gen die keinen Adressbuch Eintrag haben Sie ben tigen dazu die E Mail Adresse des externen Teilnehmers So f gen Sie externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzu 1 klicken Sie im Fenster Termin im Panel Abschnitt Teilnehmer auf Externe hinzuf gen Geben Sie im Fenster Externe Adressen einen Namen und eine g ltige E Mail Adresse ein 2 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen 4 Um weitere Teilnehmer hinzuzuf gen wiederholen Sie die Schritte 2 3 Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie auf OK Ergebnis Die externen Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag sind als Teilnehmer eingetragen 5 5 7 3 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Teilnehmer die Sie zu einem Termin hinzuf gen erhalten einen Terminhinweis in Form eines Popup Fensters Um auch externe Teilnehmer ber einen Termin zu informieren k nnen Sie veranlassen dass alle Teilnehmer eine Te
199. nem ffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner einen Kontakt l schen m chten ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Kontaktordner So l schen Sie einen Kontakt oder mehrere Kontakte 1 Zeigen Sie einen Kontakt in der Ansicht Detail an oder w hlen Sie einen Kontakt oder mehrere Kon takte in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf L schen Das Fenster Kontakt l schen ffnet sich 3 Wenn Sie sicher sind dass Sie die Kontakte l schen wollen klicken Sie auf Ja Ergebnis Die Kontakte werden endg ltig gel scht Tipp In den Ansichten Adresskarten oder Telefonliste k nnen Sie Kontakte auch mit Hilfe des Kontext men s oder mit Hilfe der Taste lt entf gt l schen Copyright Open Xchange Inc 2009 55 56 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 5 Modul Kalender 5 1 berblick Um das Modul Kalender aufzurufen verwenden Sie eine der folgenden Methoden In der Modulleiste amp 9 S klicken Sie auf das Symbol Kalender Auf der Startseite klicken Sie auf die Titelleiste des Modulfensters Kalender Im Ordnerbaum klicken Sie auf den Ordner Kalender oder auf einen anderen Kalender Ordner Im Minikalender klicken Sie auf eine Kalenderwoche oder auf einen Tag Das Modul Kalender SNAl2 Abmelden Timo Meier a e Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung 4 2 1 2
200. nen das Register Allgemein Es enth lt a das Icon des Moduls E Mail die Betreffzeile und den Absender der E Mail s ein Symbol das anzeigt ob eine E Mail gelesen und beantwortet wurde siehe die Tabelle in 3 4 1 Listenansicht anzeigen s den E Mail Text Je nach L nge des E Mail Textes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls die E Mail Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Dateiname Dateigr e und Typ der Anlage a Symbole zum ffnen und Speichern der Anlage Copyright Open Xchange Inc 2009 25 OX Modul E Mail E Mail Anlagen ffnen oder speichern OpenxcHange 3 4 6 E Mail Anlagen ffnen oder speichern Das Symbol U zeigt an dass eine E Mail eine Anlage enth lt Sie k nnen folgende Aktionen ausf hren Anlage ffnen Hinweis Um eine Anlage zu ffnen ben tigen Sie eventuell zus tzliche Software Anlage au erhalb der Groupware auf der lokalen Festplatte speichern Anlage im InfoStore speichern Wenn die Anlage vom Typ vcs vCard ist k nnen Sie daraus einen Kontakt anlegen Informationen dazu finden Sie in 4 5 5 Kontakt aus einem vCard Anhang anlegen Wenn die Anlage vom Typ ics iCal ist k nnen Sie daraus einen Termin anlegen Informationen dazu finden Sie in 5 5 9 Termin aus einem iCal Anhang anlegen Hinweis Wenn die Anlage eine bestimmte Gr e berschreitet wi
201. nen frei dar ber entscheiden was die Farben f r Sie bedeuten Die Flags werden folgenderma en angezeigt Inder Listenansicht in der letzten Spalte In der Detailansicht rechts neben den Registern In den Kalenderansichten rechts neben den Termintiteln So kennzeichnen Sie Termine mit Flags 1 Zeigen Sie einen Termin in der Detailansicht an oder w hlen Sie einen Termin oder mehrere Termine in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf ein beliebiges Flag aber nicht auf das ersten Flag Ergebnis Die gew hlten Termine werden mit Flags gekennzeichnet So l schen Sie Flags 1 Zeigen Sie in der Detailansicht einen Termin an der mit einem Flag gekennzeichnet ist oder w hlen Sie in der Listenansicht oder in einer Kalenderansicht Termine die mit Flags gekennzeichnet sind 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf das erste Flag Ergebnis Die Flags werden gel scht 5 7 8 Termine l schen Achtung Gel schte Termine k nnen nicht wieder hergestellt werden Bevor Sie einen Termin l schen stellen Sie sicher dass Sie den Termin nicht mehr ben tigen Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kalenderordner einen Termin l schen m chten ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Kalenderordner So l schen Sie einen Termin oder mehrere Termine 1 Zeigen Sie einen Termin in der Detailansicht an oder w hlen Sie einen Termin oder mehrere Termine
202. ner eines anderen Benutzers ffentlicher InfoStore ffentliche InfoStore Ordner 8 5 1 4 Wozu dienen Freigaben und Rechte Rechte legen fest was ein Benutzer mit einem bestimmten Ordner und mit seinen Inhalten tun darf Dazu haben Benutzer bestimmte Rechte an den Ordnern Unter bestimmten Voraussetzungen k nnen Sie einen Ordner freigeben indem Sie anderen Benutzern Rechte an einem Ordner erteilen oder vorhan dene Rechte ver ndern Der Anlass zur Freigabe eines Ordners besteht h ufig darin dass man Daten und Informationen mit anderen Benutzern teilen m chte Dies ist ein wesentlicher Aspekt einer Groupware Um zu steuern ob ein Benutzer Ordnerinhalte zum Beispiel nur lesen oder auch ndern kann existiert eine Reihe abgestufter Rechte Das h chste Recht ist das Administrator Recht Es umfasst alle anderen Rechte und das Recht einen Ordner anderen Benutzern freizugeben Folgende Beispiele zeigen die Anwendung bestimmter Rechte An Ihren pers nlichen Ordnern haben Sie das Administrator Recht Damit andere Benutzer Ihre per s nliche Daten nicht sehen k nnen haben andere Benutzer keine Rechte an Ihren pers nliche Ordnern solange Sie Ihre pers nlichen Ordner nicht freigeben Damit Sie anderen Benutzern Daten und Informationen zur Verf gung stellen k nnen haben Sie im Ordner ffentliche Ordner das Recht Unterordner anzulegen Diese Unterordner k nnen Sie f r andere Benutzer freigeben Damit Sie die Adressdaten
203. ners Inbox befindet Diesen E Mail Ordner m ssen andere Benutzer dann abonnieren siehe 8 6 4 E Mail Ordner abonnieren An Ihren pers nlichen Ordnern vom Typ Kalender Kontakte Aufgaben haben Sie exklusive Adminis trator Rechte Sie k nnen anderen Benutzern keine Administrator Rechte an diesen Ordnern erteilen Beispiele f r praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8 6 6 Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll So geben Sie einen Ordner frei 1 Klicken Sie im Kontextmen des Ordners auf Eigenschaften Die Groupware wechselt in das Modul Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Rechte Klicken Sie im Panel Abschnitt Benutzer auf Hinzuf gen Das Fenster Benutzer w hlen ffnet sich W hlen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Benutzergruppen aus der Liste aus Dial Br a dc Um die Auswahl der Benutzer oder Benutzergruppen hinzuzuf gen klicken Sie neben Benutzer auf die Schaltfl che Hinzuf gen 6 Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Die Benutzer werden in der Liste der Benutzer eingetragen Sie erhalten vorgegebene Rechte 7 Markieren Sie einen neu hinzugef gten Benutzer 8 Um die Rechte einzustellen verwenden Sie die Panel Abschnitte Rechtevergabe Ordnerrechte Leserechte Bearbeitungsrechte L schrechte Beispiele f r praxisgerechte Einstellungen finden Sie in 8 6 6 Welche Rechte Einstellungen sind sinnvoll Hinweis Wenn Sie di
204. nfoStore Eintrag als Link 113 Link zu einem Ordner 168 Signatur E Mail 134 Sortieren Aufgaben 91 E Mails 22 23 24 InfoStore Eintrag 110 Kontakte 41 Terminliste 69 Speichern E Mails 34 Sprache ndern 126 Standardordner 166 Startseite 9 anlegen von Objekten 15 anpassen 16 aufrufen von Modulen 15 Elemente 10 Finden von Informationen 15 Hover 13 Konfiguration 128 Layout 128 Modulleiste 11 Oberfl che 9 Ordnerbaum 12 Panel 12 Titelleiste 11 bersichtsfenster 13 Suchen Aufgaben 101 E Mails 32 InfoStore Eintrag 116 Kontakte 51 Termine 81 Systemfenster 5 T Tags 127 Team f r die Teamansicht ausw hlen 70 Mitglied hinzuf gen 70 Teamansicht 70 Teams Kalender 145 Teilnehmer 5 Telefonliste anzeigen 41 sortieren 41 Terminarten 58 Termine 57 ablehnen 80 Anlagen hinzuf gen 79 Anlagen ffnen 72 Anlagen speichern 72 anlegen 73 Anlegen ffentlicher Termine 144 Anzahl angezeigter Termine 144 anzeigen 64 aus iCal Anhang 79 bearbeiten 81 bearbeiten mit Drag amp Drop 82 Beginn und Ende festlegen 74 benachrichtigen per E Mail 78 Benachrichtigung einstellen 144 best tigen 80 Best tigungsstatus f r neue private Termine 144 Darstellung 68 Detailansicht 69 Copyright Open Xchange Inc 2009 185 OX OpenxcHange Stichwortverzeichnis drucken 84 Einladung beantworten 80 Erinnerung 74 Externe Teilnehmer ohne Adressbu
205. nge Inc 2009 53 OX Modul Kontakte Kontakte mit Flags kennzeichnen OpenxcHange So verschieben Sie Kontakte mit Hilfe von Drag amp Drop 1 W hlen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste einen Kontakt oder mehrere Kontakte 2 Ziehen Sie einen gew hlten Kontakt auf einen Kontaktordner Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Die Kontakte werden verschoben 4 7 7 Kontakte mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mit denen Sie Kontakte unterschiedlich kennzeichnen k nnen Sie k nnen frei dar ber entscheiden was die Farben f r Sie bedeuten Die Flags werden an den folgenden Stellen angezeigt In der Adresskartenansicht rechts neben den Kontaktnamen In der Telefonlistenansicht in der letzten Spalte In der Detailansicht rechts neben den Registern So kennzeichnen Sie Kontakte mit Flags 1 Zeigen Sie einen Kontakt in der Detailansicht an oder w hlen Sie einen Kontakt in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf ein beliebiges Flag aber nicht auf das ersten Flag Ergebnis Die gew hlten Kontakte werden mit Flags gekennzeichnet So l schen Sie Flags 1 Zeigen Sie in der Detailansicht einen Kontakt an der mi
206. ngen Ordnet die Modul Symbole untereinander an Blendet Elemente unterhalb der Modulleiste wie Ordnerbaum Minikalender InfoBox aus Copyright Open Xchange Inc 2009 OX Die Startseite Das Panel der Startseite OpenxcHange 2 2 5 Das Panel der Startseite 1 2 3 Neu Schnelleinstellungen 9 K InfoBox anzeigen bg F Quicklnfo anzeigen F Minikalender anzeigen mn ES 7 E Das Panel der Startseite enth lt in mehreren Panel Abschnitten folgende Funktionen Nr 1 Panel Abschnitt Symbol Funktion Neu Neue Objekte anlegen Schnelleinstellungen InfoBox Quickinfos oder Minikalender ein oder ausschalten Symbol InfoBox QuickInfos oder Minikalender ein oder ausschalten Schnelleinstellungen Symbol Expandieren Vergr ern oder verkleinern der Panelh he Symbol Aufklappen eines Men s mit weiteren Funktionen Weitere Funktionen 2 2 6 Der Ordnerbaum Der Ordnerbaum zeigt die Ordnerstruktur der Objekte der Groupware Er enth lt auf der obersten Ebene die folgenden Ordner Pers nlicher Stammordner Jeder Benutzer hat einen pers nlichen Stammordner Er tr gt den Namen des Benutzers Er enth lt die pers nlichen Ordner f r E Mail Kontakte Termine und Aufgaben In der Standardeinstellung k nnen andere Benutzer Ihre pers nlichen Ordner nicht sehen Ordner ffentliche Ordner In diesem Ordner k nnen alle Benutzer Unterordner anlegen und zum Austauschen von Informationen Daten wie Kontakte
207. nitt Suchen auf das Symbol Suchen Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt nur die Aufgaben die zum Suchbegriff passen So zeigen Sie alle Aufgaben des aktuellen Aufgabenordners an Klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf Zur cksetzen 6 7 2 Aufgaben bearbeiten Sie k nnen alle Daten die Sie beim Anlegen der Aufgabe eingetragen haben nachtr glich bearbeiten Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Aufgabenordner eine Aufgabe bearbeiten m chten ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Aufgabenordner So bearbeiten Sie eine Aufgabe 1 W hlen Sie eine Aufgabe in der Listenansicht oder H Split Ansicht 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgabe auf Bearbeiten Das Fenster Aufgabe ffnet sich 3 Bearbeiten Sie die Daten der Aufgabe Eine ausf hrliche Beschreibung der Daten finden Sie in 6 5 Aufgaben anlegen Eine Anleitung zum Andern des Bearbeitungsstatus finden Sie in 6 7 2 1 Bearbei tungsstatus ndern 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Die Aufgabe wird ge ndert Wenn Sie die nderungen nicht bernehmen wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp In der Listenansicht oder H Split Ansicht k nnen Sie Aufgaben auch mit Hilfe des Kontextmen s oder durch einen Doppelklick auf eine Aufgabe bearbeiten Copyright Open Xchange Inc 2009 101 OX Modul Aufgaben Aufgaben als erledigt kennzeichnen Ope
208. nlegen m chten ben tigen Sie das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So legen Sie einen neuen Termin an 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neuer Termin Das Fenster Termin ffnet sich Das Register Termin ist aktuell 2 W hlen Sie bei Bedarf einen Kalenderordner indem Sie auf die Schaltfl che Ordner klicken und im Popup Fenster einen Kalenderordner ausw hlen 3 Geben Sie eine Beschreibung einen Ort und Anmerkungen zum Termin an 4 Legen Sie den Terminbeginn und das Terminende fest Siehe 5 5 1 Terminbeginn und Terminende festlegen 5 Stellen Sie die Terminerinnerung ein Siehe 5 5 2 Terminerinnerung festlegen oder beantworten 6 Bestimmen Sie die Anzeige der Verf gbarkeit Gebucht Mit Vorbehalt Gesch ftlich unterwegs Frei Siehe 5 5 5 Anzeige der Verf gbarkeit festlegen 7 Verwenden Sie bei Bedarf weitere Optionen Erstellen Sie eine Terminserie Siehe 5 5 3 Terminserie anlegen F gen Sie dem Termin Tags hinzu Siehe 5 5 4 Tags hinzuf gen Kennzeichnen Sie den Termin bei Bedarf als privat Siehe 5 5 6 Termin als privat kennzeichnen F gen Sie weitere Teilnehmer und Ressourcen zum Termin hinzu Pr fen Sie ob die Teilnehmer und Ressourcen zu dem Termin verf gbar sind Siehe 5 5 7 Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen und 5 5 7 1 Verf gbarkeit pr fen F gen Sie dem Termin Anlagen hinzu Siehe 5 5 8 Anlagen hinzuf gen 8 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird ges
209. nn 142 8 2 6 Konfiguration des Moduls Kalender 222240440snsnnnsnssnnenennnnnnnnsnnnen nn 143 8 2 6 1 Kalender Einstellungen ss 143 8 2 6 2 TEAMS ieor Soni a iena een 145 8 2 7 Konfiguration des Moduls Kontakte sssssesesssssseeersssssstrrrersssssstrrrresssssesereeesssss 147 8 2 8 Konfiguration des Moduls Aufgaben 20440snssnnssssnsenennnnnnnnsnnnen nn 148 8 2 9 Konfiguration des Moduls InfoStore uusussssssssssenennnnnnnnnsnssnnennennnnnnnnnnnnennnnn 149 8 2 10 Benutzerdaten ndern nnd 150 8 2 10 1 Pers nliche Daten ndern ss 150 8 2 10 2 Passwort ande nnsennn neaenaneilkenlmeneaiilen 150 8 2 11 Administration aan ansehen teen AO dense ete 151 8 2 11 1 Gruppen verwalten an need 151 8 2 11 2 Ressourcen verwalten ss 152 8 3 1mPOH RP a een TE Renee 154 8 3 1 Welche Daten k nnen importiert werden uusss224unssssssennnsssnennnsnennnnnnnn nn 154 8 3 2 Termine und Aufgaben im iCal Format importieren 154 8 3 2 1 Welche iCal Objekte werden importiert uus2s24ssnsnssennnnssennnnnssennnnsnennn 154 8 3 2 2 Welche iCal Objekteigenschaften werden nicht unterst tzt ccneeeeee 156 8 3 2 3 iCal Import ausf hren seen 157 8 3 3 Kontakte im vCard Format importieren eserireriiririerrerirccrrerrrirrrerrisenreriridrerrisinrsesri 157 Copyright Open Xchange Inc 2009 vii OX Open Xchange Ser
210. nsssnnnennnsnnnnnnnnnnnennnsnnnnnnnnnsnnnnnssnnnsnnnnsnnnnssenssnnnnn 35 3 6 8 E Mails l schen u een esse ee bee 36 4 Modul Kontakte s sss sssresssessssssssssssssssossisssssssssese sasosssssossss sassssssssssss ssssss sie 37 ER UBER el nee 37 4 2 Was Sie wissen sollten sesioen aeieea aaa a a iaaa 38 4 2 1 Wozu dient das Modul Kontakte uuu2222usnnnssennnnnssnnnnnssnnnnnnennnnnnnssnnnnnnss nenn 38 4 2 2 Was muss ich ber Kontakte wissen uuussssennnnssennnnssennnnnssennnnnesnnnnnssnnnnnss onen 38 4 2 3 Wozu dienen Kontaktordner uuu2222444sssseennnssennnnnssennnnnssennnnssennnnnsnen nenn nnnnn 39 4 3 Die Oberfl che des Moduls Kontakte snsssesesssseeseessssssssrrrrsssssststrtrssssstserrrsrssssssereeeet 40 4 3 1 Das Kontakte Panel u002s00000snsnssnnnnennnssnnnnnennnnennnsnnnnnsennssennnssnnnsensnssensssennennnnn 40 4 3 2 Das Ko ntakte bersichtsfenster u 40 44 Kontakte anzeigen na een an 41 4 4 1 Telefonliste anzeigen users 41 4 4 2 Adresskarten anzeigen ee en ehe 42 4 4 3 Kontakte filtern anni nn 42 444 Detailansicht nzeigen siririca men each 43 4 45 Hover Anzeigen sen en tenaient ie ber unkehbe nee 44 4 4 6 Anlagen ffnen oder speichern ss 45 4 5 Kontakte anle pE u usa see een aa te ne ttes 46 4 5 1 Tags hinzuf gen 3 8 5 oinihidaenineissssstenteedetsesteecseenasenesestenenee iles 47 4 5 2 Kontakt als privat kennzeichnen ss 47 4 5
211. nt Bereich Funktion Zeigt Namen und Pfad des aktuellen Aufgaben Ordners Tipp Sie k nnen im Ordnerbaum navigieren indem Sie die unter strichenen Teile des Pfades anklicken Wechselt in die Aufgaben Einstellungen Zeigt die Aufgaben Mit dem Panel Abschnitt Ansicht bestimmen Sie die Darstellung 90 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben anzeigen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 4 Aufgaben anzeigen Um Aufgaben anzuzeigen m ssen Sie einen Aufgaben Ordner w hlen eine Ansicht w hlen Die Ansicht bestimmt wie die Aufgaben im Content Bereich dargestellt werden 6 4 1 Listenansicht anzeigen Die Listenansicht zeigt die Aufgaben in Form einer Tabelle So zeigen Sie Aufgaben als Liste an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Aufgabenordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Liste Ergebnis Die Aufgaben werden als Liste angezeigt Die Liste zeigt f r jede Aufgabe eine Zeile mit Informationen in Form von Symbolen oder Texten Spalte Information Spalte 1 Symbol 3 Der Eintrag ist eine Aufgabe Spalte 1 Symbol amp Der Eintrag ist eine Serienaufgabe Spalte 2 Symbol Der Eintrag ist eine private Aufgabe Spalte Betreff Bezeichnung der Aufgabe Spalte Wichtigkeit Wichtigkeit der Aufgabe dargestellt in 3 Stufen durch verschie dene Symbole Spalte Beginnt am Startdatum der Aufgabe Spalte F lligkeitstermin Datum der F lligkeit der Aufgabe Spalte abgeschlossen Fortschritt der Aufga
212. nte des bersichtsfensters die Bedienelemente des Minikalenders 5 3 3 1 Navigieren mit den Bedienelementen des bersichtsfensters 1 2 Pers nliche Ordner I Kalender Heute lt KW 7 2009 3 intas 09 02 2009 Dienstag 10 02 2009 Mittwoch 11 02 2009 Donnerstag 12 02 2009 Freitag 13 02 2009 08 2 Pers nliche Ordner I Kalender Heute 04 2009 KW Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So 30 31 1 2 3 4 4 14 5 f 7 R 9 10 11 Nr Element Funktion 1 Navigationspfeile Bl ttern je nach eingestelltem Zeitraum um 1 Tag 1 Arbeitswoche 1 Monat 1 Woche vorw rts oder zur ck Die eingestellte Ansicht Kalender Team oder Liste bleibt erhalten 2 Schaltfl che Heute Zeigt im bersichtsfenster und im Minikalender den Zeitraum an der das aktuelle Datum enth lt Die eingestellte Ansicht Kalender Team oder Liste bleibt erhalten 3 Datumsangabe in den Zeigt die Kalenderansicht Tag des angeklickten Datums Tagesspalten Voraussetzung im Panel ist die Kalenderansicht Arbeitswoche oder Benut zerdefiniert eingestellt 4 Nr der Kalenderwoche Zeigt die Kalenderansicht Woche der angeklickten Woche Voraussetzung im Panel ist die Kalenderansicht Monat eingestellt 62 Copyright Open Xchange Inc 2009 Wie navigiere ich im Kalender Modul Kalender OX OpenxcHange 5 3 3 2 Navigieren mit den Bedienelementen des Minikalenders 1 2 E we 2 Cri G Mo Di Mi Do Fr Sa So 4 f 23 24 25 26 27
213. nxcHange 6 7 2 1 Bearbeitungsstatus ndern Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen wird der Bearbeitungsstatus auf folgende Werte gesetzt Der Wert f r Status steht auf Nicht begonnen Der Wert f r abgeschlossen steht auf 0 Die Eintr ge des Auswahlfeldes Status und des Eingabefeldes abgeschlossen sind voneinander abh ngig Die Status Nicht begonnen Wartestatus Verschoben entsprechen dem Wert 0 abgeschlossen Der Status In Bearbeitung entspricht einem Wert zwischen 1 abgeschlossen und 99 abgeschlossen Der Status Erledigt entspricht dem Wert von 100 abgeschlossen So ndern Sie im Fenster Aufgabe den Bearbeitungsstatus F hren Sie eine der folgenden Aktionen aus W hlen Sie im Auswahlfeld Status einen Bearbeitungsstatus Geben Sie in das Feld abgeschlossen einen ganzzahligen Wert zwischen 0 und 100 ein Bestimmen Sie f r das Feld abgeschlossen einen Vorgabewert indem Sie auf die Schaltfl chen oder klicken Ergebnis Der Bearbeitungsstatus wird ge ndert Teilnehmer werden ber die nderung benachrichtigt Erledigte Aufgaben werden in der Listenansicht oder H Split Ansicht durchgestrichen angezeigt 6 7 3 Aufgaben als erledigt kennzeichnen Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Aufgabenordner eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen m chten ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Aufgabenordner So kennzeichnen Sie eine Aufgabe als erledigt 1 W hlen
214. oder Telefonliste 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Bearbeiten Das Fenster Kontakt ffnet sich 3 Bearbeiten Sie die Daten des Kontakts Eine Beschreibung der Daten finden Sie in 4 5 Kontakte anlegen Eine Beschreibung der Daten einer Verteilerliste finden Sie in 4 6 Verteilerlisten anlegen 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster wird geschlossen Ergebnis Der Kontakt wird ge ndert Wenn Sie die nderungen nicht bernehmen wollen klicken Sie im Panel Abschnitt Fenster auf Abbrechen Tipp In den Ansichten Adresskarten oder Telefonliste k nnen Sie Kontakte auch mit Hilfe des Kontext men s oder durch einen Doppelklick auf einen Kontakt bearbeiten 4 7 3 Kontakte drucken Um Kontakte zu drucken haben Sie folgende M glichkeiten Drucken einer Kontaktliste Drucken der Daten eines Kontakts So drucken Sie eine Kontaktliste 1 W hlen Sie im Panel die Ansicht Telefonliste 2 Legen Sie fest welche Kontakte Sie drucken m chten Wenn Sie nur einen Teil der Kontakte drucken m chten w hlen Sie die Kontakte die Sie drucken m chten Wenn Sie alle Kontakte der Ansicht Telefonliste drucken m chten w hlen Sie entweder alle Kontakte oder keine 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Kontakte auf Drucken Ein neues Fenster mit der Druckvorschau und das Systemfenster Drucken ffnen sich 4 Falls erforderlich ndern Sie im Sie im Systemfenster die Druckereinstellungen 5 Klicken Si
215. onen Termine und Aufgaben im iCal For mat importieren Kategorie Property Parameters iCal Objekt STATUS SUMMARY TRANSP TRIGGER TZID TZNAME TZOFFSETFROM TZOFFSETTO TZURL UID URL CUTYPE DELEGATED FROM DELEGATED TO DIR ENCODING FMTTYPE FBTYPE LANGUAGE MEMBER PARTSTAT RANGE RELATED RELTYPE ROLE RSVP SENT BY TZID VALUE Termine 255 x X X XX X XxX X Aufgaben x 255 X X X XX XX X XX X 8 3 2 2 Welche iCal Objekteigenschaften werden nicht unterst tzt Die Groupware unterst tzt Termine wie zum Beispiel Der letzte Sonntag in einem Monat Jedoch unterst tzt die Groupware keine Termine bei denen Tage vom Monatsende aus gez hlt werden Beispiel Der vorletzte Sonntag in einem Monat Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird der Termin nicht importiert Die Groupware unterst tzt keine Alarmwiederholung Beispiel f r eine solche Angabe Erinnere mich viermal Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird diese Angabe ignoriert 156 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte im vCard Format importie Optionen ren OX OpenxcHange 8 3 2 3 iCal Import ausf hren Hinweis Stellen Sie sicher dass die Datei die Sie importieren korrekte iCal Daten enth lt So importieren Sie Termine oder Aufgaben im iCal Format 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 amp amp auf das Symbol Einstellungen 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von E
216. onfiguration der Startseite OpenxcHange So l schen Sie ein UWA Modul 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Entfernen 3 Klicken Sie im Dialogfenster Gel schte UWA Module auf Ja 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das UWA Modul wurde gel scht So aktivieren oder deaktivieren Sie ein UWA Modul 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Sichtbarkeit auf Aktivieren oder auf Deaktivieren 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Tipp Mit Hilfe einer Mehrfachselektion k nnen Sie mehrere UWA Module gleichzeitig l schen aktivieren oder deaktivieren So verlassen Sie die Funktionen f r UWA Module Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che 130 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX OpenxcHange 8 2 5 Konfiguration des Moduls E Mail Zur E Mail Konfiguration geh ren E Mail Einstellungen Signaturen E Mail Filter Abwesenheitsbenachrichtigung 8 2 5 1 E Mail Einstellungen So konfigurieren Sie die E Mail Einstellungen 1 Klicken Sie in der Modulleiste amp 2 g amp auf das Symbol Einstellungen amp 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag E Mail 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von E Mail auf Einstellungen Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt
217. or Administrator Der Benutzer ist Administrator Ordnerrechte Bestimmen was ein Benutzer mit dem Ordner tun kann Keine Ordnerrechte Der Benutzer hat keine Rechte an dem Ordner Sichtbarer Ordner Der Benutzer kann den Ordner sehen Objekte anlegen Der Benutzer kann im Ordner Objekte anlegen a Unterordner anlegen Der Benutzer kann im Ordner Unterordner anlegen Administrator Der Benutzer kann im Ordner Unterordner anlegen Leserechte Bestimmen welche Objekte ein Benutzer im Ordner sehen kann Keine Der Benutzer kann die Objekte nicht sehen Eigene Der Benutzer kann nur die Objekte sehen die er selber angelegt hat o Alle Der Benutzer kann alle Objekte sehen Administrator Der Benutzer kann alle Objekte sehen Bearbeitungsrechte Bestimmen welche Objekte der Benutzer im Ordner bearbeiten kann 2o Keine Der Benutzer kann keine Objekte bearbeiten Eigene Der Benutzer kann nur die Objekte bearbeiten die er selber angelegt hat o Alle Der Benutzer kann alle Objekte bearbeiten Administrator Der Benutzer kann alle Objekte bearbeiten Copyright Open Xchange Inc 2009 169 OX Optionen Welche vorgegebenen Rechte haben Benutzer an Ordnern OpenxcHange L schrechte Bestimmen welche Objekte der Benutzer im Ordner l schen kann o Keine Der Benutzer kann keine Objekte l schen Eigene Der Benutzer kann nur die Objekte l schen die er selber angelegt hat o Alle Der Benutzer kann alle Objekte l
218. ostausgangs Server mit Verschl sselung arbeitet aktivieren Sie SSL Verbindung ver wenden Geben Sie in das Eingabefeld Server Name die Adresse des Postausgangs Servers ein Eine typische Adresse hat die Form smtp providername com Pr fen und ndern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server port die Portnummer des Postausgangs Servers Wenn Sie f r den Postausgangs Server andere Zugangsdaten als f r den Posteingangs Server ver wenden aktivieren Sie Benutzername und Passwort verwenden Geben Sie die Zugangsdaten f r den Postausgangs Server ein 7 Um die Einstellungen zu pr fen klicken Sie auf die Schaltfl che Verbindung pr fen 8 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Ergebnis Im Ordnerbaum wird ein neuer E Mail Ordner angezeigt Er tr gt den Namen den Sie im Schritt 2 vergeben haben So bearbeiten Sie die Einstellungen eines E Mail Kontos 1 Markieren Sie im Bereich Account name ein E Mail Konto 2 ndern Sie im Bereich Account settings die Einstellungen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern 136 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX orenxXCHace So l schen Sie ein E Mail Konto 1 Markieren Sie im Bereich Account name ein E Mail Konto 2 Klicken Sie im Panel auf L schen Copyright Open Xchange Inc 2009 137 OX Optionen Konfiguration des Moduls E Mail OpenxcHange 8 2 5 4 E Mail Filter Mit Hilfe von E Mail Filtern b
219. p Fenster Termin bearbeiten auf Terminserie Ergebnis Die nderungen beziehen sich auf die komplette Terminserie Hinweis Falls zu der Terminserie ein Ausnahmetermin existiert verliert dieser seine nderungen und wird wieder in die Terminserie eingebunden So bearbeiten Sie einen einzelnen Termin aus der Terminserie 1 Wenden Sie eine der Bearbeitungsmethoden an die in 5 7 2 Termine bearbeiten und 5 7 3 Termine mit Drag amp Drop bearbeiten beschrieben sind Das Popup Fenster Termin bearbeiten ffnet sich 2 Klicken Sie im Popup Fenster Termin bearbeiten auf Termin Ergebnis Ein Ausnahmetermin wird angelegt Die nderungen beziehen sich nur auf den Ausnahmetermin Hinweis Wenn Sie anschlie end die komplette Terminserie bearbeiten verliert der Ausnahmetermin seine nderungen und wird wieder in die Terminserie eingebunden Hinweis Wenn Sie einen Termin der Terminserie mit Hilfe von Drag amp Drop auf einen anderen Tag ziehen k nnen Sie nur den einzelnen Termin der Terminserie ndern Das Popup Fenster Termin bearbeiten zeigt die folgende Meldung an Wenn Sie das Datum dieses Termins ndern erstellen Sie einen Ausnahmetermin zur Terminserie M chten Sie den Vorgang fortsetzen Um einen Ausnahmetermin zu erstellen klicken Sie auf Fortsetzen Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf Abbrechen Copyright Open Xchange Inc 2009 83 OX Modul Kalender Termine drucken OpenxcHange 5 7 5 Termine drucken
220. pie wird mit BCC f r Blind Carbon Copy bezeichnet Die Empf nger der E Mail und der E Mail Kopie sehen nicht wer eine Blindkopie der E Mail erh lt Sie haben folgende Alternativen um Empf nger zu bestimmen Eingeben der E Mail Adressen Ausw hlen der E Mail Adressen aus einem Adressbuch So bestimmen Sie im Fenster E Mail einen Empf nger durch Eingeben der E Mail Adresse 1 Geben Sie in das Eingabefeld neben der Schaltfl che An eine E Mail Adresse ein Sobald Sie eine Mindestanzahl von Buchstaben eingegeben haben zeigt die Autovervollst ndigen Funktion passende E Mail Adressen in einem Popup Fenster Die E Mail Adressen sind sortiert nach der H ufigkeit mit der Sie eine E Mail Adressen verwenden wobei interne Benutzer zuerst aufgelistet werden Sie k nnen eine Adresse durch Anklicken bernehmen Tipp Sie k nnen die Autovervollst ndigen Funktion in der E Mail Einstellung Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren aktivieren oder deaktivieren Wenn Sie mehrere E Mail Adressen eingeben m chten verwenden Sie ein Komma als Trennzeichen 2 Wenn Sie eine Kopie der E Mail an weitere Empf nger senden wollen geben Sie die E Mail Adressen in das Eingabefeld neben der Schaltfl che CC ein Hinweis Um das Eingabefeld und die Schaltfl che anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld CC Feld 3 Wenn Sie eine blinde Kopie der E Mail an weitere Empf nger senden wollen geben Si
221. portieren im CSV Format 157 importieren im vCard Format 157 Konfiguration 147 Kontaktarten 38 kopieren 53 l schen 55 Ordner 39 private Kontakte 47 Copyright Open Xchange Inc 2009 183 OX OpenxcHange Stichwortverzeichnis sortieren 41 suchen 51 Tags hinzuf gen 47 Telefonliste anzeigen 41 verschieben 53 Verteilerlisten anlegen 49 Konten einrichten E Mail 135 Kontextmen 4 Kopieren E Mails 35 Kontakte 53 L Layout Startseite 128 L schen Aufgaben 105 E Mails 36 InfoStore Eintrag 121 Kontakte 55 Kontakte aus Verteilerlisten 50 Ordner 168 Termine 85 M Mail siehe E Mail 19 Minikalender 14 navigieren 63 Modul Aufgaben 87 aufrufen 87 Panel 90 berblick 87 bersichtsfenster 90 Modul E Mail 19 aufrufen 19 Panel 21 berblick 19 bersichtsfenster 21 Modul InfoStore 107 aufrufen 107 Panel 109 berblick 107 bersichtsfenster 109 Modul Kalender 57 aufrufen 57 Panel 60 berblick 57 bersichtsfenster 61 Modul Kontakte 37 aufrufen 37 Panel 40 berblick 37 bersichtsfenster 40 Module Aufgaben 87 aufrufen 15 E Mail 19 InfoStore 107 Kalender 57 Kontakte 37 Startseite 9 Modulleiste 11 ausklappen 16 einklappen 16 N Navigieren im Kalender 62 mit dem Minikalender 63 Neu Aufgabe 95 Aufgabenserie 97 E Mail 27 InfoStore Eintrag 114 Kontakt 46 Ordner 167 Termin 73 Terminserie 75 Verteilerliste
222. r 2 Deaktivieren Sie das Kontrollfeld Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen So sehen Sie die Termine eines ffentlichen oder freigegebenen Kalenders Klicken Sie im Ordnerbaum auf einen ffentlichen oder freigegebenen Kalenderordner 5 4 2 Kalenderansicht anzeigen Die Kalenderansicht zeigt im Content Bereich den Kalender des aktuellen Kalenderordners und die Ter mine die im aktuellen Zeitraum enthalten sind Sie k nnen folgende Zeitr ume w hlen Tag Arbeitswoche Monat Woche Benutzerdefiniert 64 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalenderansicht anzeigen Modul Kalender OX OpenxcHange 5 4 2 1 Kalenderansicht Tag anzeigen Die Kalenderansicht Tag zeigt den Kalender eines Tages und die Termine dieses Tages So zeigen Sie die Kalenderansicht Tag an 1 2 3 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Kalender Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum auf Tag Die Kalenderansicht des aktuellen Tages wird angezeigt Um einen bestimmten Tag anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil oder gt Ergebnis Die Kalenderansicht Tag des gew hlten Tages wird angezeigt Um den aktuellen Tag wieder anzuzeigen klicken Sie in der Titelleiste des bersichtsfensters oder im Minikalender auf Heute Die Kalenderansicht Tag enth lt In der Datumsleiste das
223. r n chsten Woche stattfinden werden stets vollz hlig angezeigt Die Einstellung Modul Fenster nicht anzeigen blendet das Modulfenster aus Aufgaben die sp ter stattfinden Bestimmt wieviele Aufgaben die sp ter stattfinden im Modulfenster Aufgaben maximal angezeigt werden Aufgaben die in der aktuellen Woche oder in der n chsten Woche stattfinden werden stets vollz hlig angezeigt Die Einstellung Modul Fenster nicht anzeigen blendet das Modulfenster aus InfoStore Bestimmt wieviele neue InfoStore Eintr ge im Modulfenster InfoStore maximal angezeigt werden Die Einstellung Verbergen blendet das Modulfenster aus Hover der Startseite aktivieren Schaltet die Hover der Startseite ein oder aus 128 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration der Startseite Optionen OX OpenxcHange 8 2 4 2 UWA Module Sie k nnen UWA Module f r die Startseite hinzuf gen bearbeiten entfernen aktivieren oder deaktivieren Auf der Startseite werden nur UWA Module angezeigt die aktiviert sind So f gen Sie ein UWA Modul hinzu 1 2 9 Klicken Sie im Ordnerbaum unter Startseite auf UWA Module Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Hinzuf gen Das Dialogfenster UWA Module ffnet sich Geben Sie in das Eingabefeld Name einen Namen ein Dieser Name erscheint sp ter als Fenstertitel des UWA Moduls Aktivieren Sie die Checkbox Automatisch aktualisieren Diese Einstellung wird empfohlen
224. rd sie im InfoStore gespeichert Die E Mail enth lt dann eine Verkn pfung zu dem InfoStore Eintrag Informationen zum ffnen von InfoStore Eintr gen finden Sie in 7 4 4 Aktuelle Dokumentversion ffnen oder speichern So ffnen oder speichern Sie eine E Mail Anlage 1 2 3 Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an W hlen Sie unten im Content Bereich eine E Mail Anlage Wenn Sie die E Mail Anlage ffnen m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf ffnen Ein Systemfenster ffnet sich Es zeigt an mit welcher Software die Anlage ge ffnet wird Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum ffnen der Anlage Wenn Sie die E Mail Anlage speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Speichern unter Ein Systemfenster ffnet sich Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum Speichern der Anlage Wenn Sie die E Mail Anlage im InfoStore speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Im InfoStore speichern Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich Der Dateiname der Anlage ist als Dateiname des InfoStore Eintrags eingetragen Informationen zum Anlegen von InfoStore Eintr gen finden Sie in 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Tipp Sie k nnen eine E Mail Anlage auch folgenderma en ffnen oder speichern Durch einen Doppelklick auf den Namen der E Mail Anlage Mit Hilfe des Kontextmen s der E Mail Anlage Mit Hilfe der Symbole im Hover der E Mail
225. re Eintr ge 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt InfoEintrag auf Verschieben Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen InfoStore Ordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie InfoStore Eintr ge verschieben k nnen Ergebnis Die InfoStore Eintr ge werden verschoben Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen klicken Sie im Fenster Ordner w hlen oben rechts auf die Schaltfl che Ende So verschieben Sie InfoStore Eintr ge mit Hilfe von Drag and Drop 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split oder Liste einen InfoStore Eintrag oder mehrere InfoStore Eintr ge 2 Ziehen Sie einen gew hlten InfoStore Eintrag auf einen InfoStore Ordner Ein Symbol am Mauszeiger gibt Ihnen folgende Hinweise Wenn Sie auf ein g ltiges Ziel ziehen wird ein gr nes H kchen angezeigt Wenn Sie auf ein ung ltiges Ziel ziehen wird ein rotes Verbotszeichen angezeigt 3 Lassen Sie die Maustaste auf dem Zielordner los Ergebnis Die InfoStore Eintr ge werden verschoben Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen lassen Sie die Maustaste auf einem ung ltigen Ziel los 7 6 5 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mit denen Sie InfoStore Eintrag unterschiedlich kennzeichnen k nnen Sie k nnen frei dar ber entscheiden was die Farben f r Sie bedeuten In den Ansichten H Split und Liste werden die Flags in der letzten Spalte angezeigt So kennzeichnen Sie InfoStore Eintra
226. rgebnis Die neue Regel wird im Bereich Regel Name eingetragen Die neue Regel ist aktiv Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Bedingung erstellen Die folgende Bedingung soll erstellt werden Der Absender der E Mail enth lt die Zeichenkette Meier So erstellen Sie die Bedingung 1 W hlen Sie in der Dropdownliste unterhalb von der folgenden Bedingungen den Eintrag Absender Von Rechts neben der Dropdownliste werden eine neue Dropdownliste und ein Eingabefeld angezeigt 2 W hlen Sie in der neuen Dropdownliste den Eintrag enth lt 3 Tragen Sie in das Eingabefeld die Zeichenkette Meier ein 140 Copyright Open Xchange Inc 2009 Konfiguration des Moduls E Mail Optionen OX OpenxcHange Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Aktion festlegen Die folgende Aktion soll festgelegt werden Verschiebe die E Mail in den vorhandenen E Mail Ordner Privat So legen Sie die Aktion fest 1 W hlen Sie in der Dropdownliste unterhalb von folgende Aktion ausf hren den Eintrag in Ordner verschieben Rechts neben der Dropdownliste wird ein neues Eingabefeld angezeigt 2 Klicken Sie in das neue Eingabefeld W hlen Sie den Ordner Privat So zeigen Sie die Details einer Regel an Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel Im Bereich Regel Details werden die Bedingungen und Aktionen der Regel angezeigt So aktivieren oder deaktivieren Sie ein
227. rminbenachrichtigung per E Mail erhalten So benachrichtigen Sie im Fenster Termin alle Teilnehmer per E Mail 1 W hlen Sie das Register Termin 2 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Alle Teilnehmer per E Mail benachrichtigen 78 Copyright Open Xchange Inc 2009 Anlagen hinzuf gen Modul Kalender OX OpenxcHange 5 5 8 Anlagen hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Termin Anlagen hinzu 1 W hlen Sie das Register Anlagen 2 Klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf Anlage hinzuf gen Das Dialogfenster Anlagen w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Durchsuchen W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfenster 4 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf Hinzuf gen Die Datei wird in das Listenfeld einge tragen 5 Wenn Sie weitere Anlagen hinzuf gen m chten wiederholen Sie die Schritte 3 4 6 Wenn Sie eine Anlage entfernen m chten w hlen Sie die Anlage im Listenfeld Klicken Sie dann auf Entfernen 7 Klicken Sie im Dialogfenster Anlagen w hlen auf OK Ergebnis Die Anlagen werden dem Termin hinzugef gt 5 5 9 Termin aus einem iCal Anhang anlegen Sie k nnen einen Termin aus dem iCal Anhang einer E Mail anlegen Sie erkennen einen iCal Anhang an der Namenserweiterung ics So legen Sie einen Termin aus dem iCal Anhang einer E Mail an 1 Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an
228. rzeit von Terminbeginn und Terminende festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das zweite Eingabefeld eine g ltige Uhrzeit ein W hlen Sie eine Uhrzeit aus der Dropdown Liste Wenn der Termin 24 Stunden dauern soll aktivieren Sie Ganzt gig 5 5 2 Terminerinnerung festlegen oder beantworten Sie k nnen sich eine bestimmte Zeit vor dem Terminbeginn an den Termin erinnern lassen Ist diese Zeit erreicht wird ein Popup Fenster angezeigt das Sie an den Termin erinnert So legen Sie im Fenster Termin eine Terminerinnerung fest 1 W hlen Sie das Register Termin 2 W hlen Sie in der Dropdown Liste Mich erinnern ein Zeitintervall Wenn Sie nicht erinnert werden m chten w hlen Sie Keine Erinnerung Tipp Sie k nnen das Standard Zeitintervall f r die Erinnerung in der Kalender Einstellung Standard Zeitintervall f r Erinnerung w hlen Sobald das Zeitintervall vor dem Terminbeginn erreicht ist wird das Fenster Erinnerung angezeigt Sie haben verschiedene Alternativen um diese Terminerinnerung zu beantworten 74 Copyright Open Xchange Inc 2009 Terminserie anlegen Modul Kalender OX OpenxcHange So beantworten Sie eine Terminerinnerung Wenn Sie erneut erinnert werden m chten w hlen Sie in der Dropdown Liste ein Zeitintervall Klicken Sie auf Erneut erinnern Nach Ablauf des Intervalls werden Sie erneut erinnert Wenn Sie nicht mehr erinnert werden m chten klicken Sie auf OK
229. s Symbol Schnelleinstellungen und deaktivieren InfoBox anzeigen im Aufklappmen 2 Um die InfoBox wieder anzuzeigen aktivieren Sie das Kontrollfeld InfoBox anzeigen So ndern Sie die Aufteilung der Startseite Ziehen Sie die Bildschimteiler mit der Maus in die gew nschte Richtung Hinweis Die Bildschimteiler lassen sich nur in eine bestimmte Richtung bewegen Copyright Open Xchange Inc 2009 Wie nutze ich die Bildschirmfl che Die Startseite optimal OX OpenxcHange 2 4 4 2 Inhalt des bersichtsfenster anpassen Sie k nnen im bersichtsfenster die Modulfenster folgenderma en anpassen Sie k nnen die Breite der Modulfenster ndern Sie k nnen die Position der Modulfenster verschieben So ndern Sie die Breite der Modulfenster Ziehen Sie die Bildschirmteiler zwischen 2 Modulfenstern nach links oder nach rechts So verschieben Sie ein Modulfenster Ziehen Sie das Modulfenster mit Hilfe des Symbols an eine neue Position Das neue Layout wird dynamisch angezeigt solange Sie die linke Maustaste festhalten 2 4 5 Wie nutze ich die Bildschirmfl che optimal Um m glichst viel Bildschirmfl che f r die Objekte der Groupware bereitzustellen pr fen Sie ob eine oder mehrere der folgenden M glichkeiten f r Ihre Arbeitsmethode geeignet sind Verwenden Sie je nach Hardware eine m glichst hohe Bildschirm Aufl sung Die Mindestaufl sung die vorausgesetzt wird ist 1024 768 Blenden Sie in Ihr
230. s belasten die Bandbreite und k nnen ein Sicherheitsrisiko darstellen da sie sch dliche Programmteile enthalten k nnen Laden extern verlinkter Bilder sperren Bestimmt ob die Voransicht extern verlinkter Grafiken in HTML E Mails unterdr ckt wird oder nicht Mit der Einstellung Ja werden extern verlinkte Grafiken nicht direkt angezeigt Diese Einstellung sch tzt Ihre Privatsp re Mit der Einstellung Nein werden extern verlinkte Grafiken beim Empfang einer HTML E Mail geladen und angezeigt Emoticons als Bilder darstellen Bestimmt ob Emoticons als Bilder dargestellt werden oder als Zeichen Geben Sie beispielsweise einen Smiley ein wird dieser je nach Einstellung als Bild oder als Doppelpunkt mit runder Klammer angezeigt Zitierte Zeilen farbig hervorheben Bestimmt ob urspr ngliche Nachrichten farbig hervorgehoben und durch eine senkrechte Linie ein geleitet werden Die Nachrichten bzw Antworten werden verschachtelt dargestellt Voraussetzung ist dass die E Mail den Text der beantworteten E Mail inliegend enth lt nicht als Anlage Copyright Open Xchange Inc 2009 133 OX Optionen Konfiguration des Moduls E Mail OpenxcHange 8 2 5 2 E Mail Signaturen Eine E Mail Signatur ist ein Text der in die E Mail automatisch eingesetzt wird wenn Sie eine neue E Mail verfassen Typische Anwendung ist die Angabe von Name Firma und Kontaktadresse am Ende des E Mail Textes Sie k nnen eine E Mail Signatur erst
231. senssssennennensnennnnnennennnssnnnnnnennennnssnnnenensnennssnnnenesnnenn 1 1 2 Bestandteile und Arbeitsweise der Open Xchange Groupware 2 1 3 Anforderungen f r den Einsatz der Groupware uuuunssssseenensensnnnnsssennennnnnnnnenennnennnnnnnn nn 4 1 3 1 Systemanforderungen 222222044000s0sssnsnsnennnensunnnnsnnnennennennnnnsnnnennennennennsnsssnennnnnn 4 1 3 2 Anforderungen an den Benutzer u4uussssnnsssssseneennnnnnnnennennennnnnnnnennenn en 4 1 4 Fachbegriffe een ee A nenne genen 5 1 5 Gestalt ngsmittel u be ee 6 2 Die Startseite 55 55 esse doses essences ssosesenens sos esenoonsscossesecenecesececeosciuncee se D 2 1 Was Sie wissen sollten nee 9 2 2 Die Oberfl che der Startseite cescessessensensensensnnsnnennennennennennnnnnnnennennnnnnnnennennennnnnennennenn 9 2 2 1 Anmelden Abmelden 2220ssesenesnennnennnnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnensnnennnnnnennnnennennn 9 2 2 2 Elemente der Startseite a hans 10 2 2 3 Die Titelleiste s r ae ea pen naeh ee 11 2 2 4 DIEModulleiste 4 ee a makes 11 2 2 5 Das Panel der Startseite ceceaseneesesensenensnennnnnnnennnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnensnnennnnnnennnnennennn en 12 2 2 6 Der OrdnerDatim sie ee Een 12 2 2 7 Das bersichtsfenster ccccccececeeeeeeeeeenenneneenenennnnnnnnnnnnnnnnnennnennnnnnn nn 13 2 21 41 HOVEN ans een une nee 13 2 2 8 Minikalender InfoBox
232. sgeblendet Oberhalb der Modulleiste wird das Symbol Expandieren angezeigt So klappen Sie die Modulleiste wieder aus Klicken Sie oberhalb der Modulleiste auf das Symbol Expandieren Ergebnis Die Modul Symbole werden wieder nebeneinander angeordnet Elemente wie Ordnerbaum Minikalender InfoBox werden wieder eingeblendet So vergr ern oder verkleinern Sie die H he des Panels 1 Klicken Sie am rechten Rand des Panels auf das Symbol Expandieren Die H he des Panels wird um eine Zeile vergr ert 2 Um die H he des Panels weiter zu vergr ern klicken Sie mehrmals auf das Symbol Expandieren Wenn die maximale H he von 6 Zeilen erreicht ist ndert das Symbol seine Form Das Symbol hei t jetzt Zusammenklappen 3 Um das Panel auf seine minimale H he von 2 Zeilen zu verkleinern klicken Sie bei maximaler Panel h he auf das Symbol Zusammenklappen So blenden Sie den Minikalender aus und wieder ein 1 Deaktivieren Sie im Panel Abschnitt Schnelleinstellungen das Kontrollfeld Minikalender anzeigen Alternativ klicken Sie rechts im Panel auf das Symbol Schnelleinstellungen und deaktivieren Minikalender anzeigen im Aufklappmen 2 Um den Minikalender wieder anzuzeigen aktivieren Sie das Kontrollfeld Minikalender anzeigen So blenden Sie die InfoBox aus und wieder ein 1 Deaktivieren Sie im Panel Abschnitt Schnelleinstellungen das Kontrollfeld InfoBox anzeigen Alternativ klicken Sie rechts im Panel auf da
233. sichtsfenster unter Name eine Ver ffentlichung Klicken Sie im Panel auf Entfernen Klicken Sie im Best tigungsfenster auf Ja Copyr ight Open Xchange Inc 2009 179 OX Optionen Daten ver ffentlichen OpenxcHange 8 7 4 1 Template anpassen Das Aussehen der Webseite mit Ihren publizierten Daten wird von einem Template festgelegt Sie k nnen das Aussehen der Webseite ndern indem Sie das Template anpassen Wenn Sie kein Template anpassen wird ein Standard Template verwendet Zum Anpassen eines Templates sind folgende Schritte erforderlich Angeben eines Template Dateinamens beim Ver ffentlichen Download des Templates aus dem pers nlichen InfoStore Ordner Anpassen des Templates mit Hilfe eines Texteditors Hochladen des angepassten Templates in den InfoStore Hinweis Um ein Template anzupassen ben tigen Sie Kenntnisse im Webdesign insbesondere in HTML und CSS Ein fehlerhaftes Template kann dazu f hren dass Ihre publizierten Daten nicht mehr angezeigt werden k nnen So passen Sie ein Template an 1 Klicken Sie im Kontextmen eines Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt 2 Wechseln Sie zum Register Ver ffentlichungen 3 Geben Sie in das Eingabefeld Template Name einen beliebigen Dateinamen f r das Template ein 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis in Ihrem pers nlichen Infostore Ordner befindet im Ordner OXMF Templates das
234. ssseseeresesesss 116 7 6 2 1 InfoStore Eintrag sperren cuuessssssssssssenennnnnnnnsnnnnnennennnnnnsnnnnnennnnnnnsnnn 117 7 6 2 2 Dokument entfernen sise 117 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten u 222uuus2sssnnnnnssennnnnssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 118 7 6 3 InfoStore Eintr ge drucken seen 119 7 6 4 InfoStore Eintr ge verschieben nn 119 7 6 5 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen ssssssssssssssssesrssssssssrrersrssssssererersssssses 120 7 6 6 InfoStore Eintr ge l schen uu ussssssssssenensnnnnnnnssnnnnennnnnnnnnsnnnnnennennnnsnnnnnennnnn 121 8 OPLIONEN anerkennen 123 8 UDErDIC ee ee ee 123 8 2 Einstellungen nissen essen een engere 124 8 2 1 Was kann eingestellt werden ss 124 8 2 2 Allgemeine Konfiguration ss seen 124 CPE AE N EE PO OT EPP TE IP EE 127 8 2 4 Konfiguration der Startseite uuuussssssssssenensnnnnnnnsssnnnennnnnnnnnsnnnnnennennnnnnsnnennen een 128 8 2 4 1 Layout der Startseite a 128 8 2 4 2 UWA MOdUlE vorrit iiei niitti rsi een nen nennen nennen 129 8 2 5 Konfiguration des Moduls E Mail 131 8 2 5 1 E Mail Einstellungen issue 131 8 25 2 E Mail Signaturen nee ae 134 8 2 5 3 Zus tzliche E Mail Konten ssssrissrienirsiiseririt iritira teti hrii AEEA AA EAEE 135 823A E Mail Filter unse EEEE NEEE A 138 8 2 5 5 Abwesenheitsbenachrichtigung ssrecmirierricerrerriisererrnrirridrniniitt ki derrtd rritni ennei ne
235. ster ffnet sich Es zeigt an mit welcher Software die Anlage ge ffnet wird Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum ffnen der Anlage Wenn Sie die Anlage speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Speichern Ein Systemfenster ffnet sich Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum Speichern der Anlage Wenn Sie die Anlage im InfoStore speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Im InfoStore speichern Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich Der Dateiname der Anlage ist als Dateiname des InfoStore Eintrags eingetragen Informationen zum Anlegen von InfoStore Eintr gen finden Sie in 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Tipp Sie k nnen eine Anlage auch ffnen oder speichern indem Sie die entsprechenden Symbole im Hover der Aufgabe verwenden 94 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben anlegen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 5 Aufgaben anlegen Hier finden Sie einen berblick zum Anlegen einer neuen Aufgabe Details folgen auf der n chsten Seite So legen Sie eine neue Aufgabe an 1 9 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Aufgabenordner Andernfalls wird die neue Aufgabe in Ihrem pers nlichen Standard Aufgabenordner angelegt Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Ordner eine neue Aufgabe anlegen m chten ben tigen Sie f r diesen Ordner das Recht zum Anlegen von Objekten Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu
236. stimmte Kontaktarten miteinander kombinieren Sie k nnen zum Beispiel eine Verteilerliste anlegen die nur private Kontakte enth lt Die Beschreibungen und Anleitungen in den folgenden Kapiteln beziehen sich sowohl auf Kontakte als auch auf Verteilerlisten auch wenn im Text nur Kontakte genannt werden Wo es Unterschiede zwischen Kontakten und Verteilerlisten gibt weist der Text ausdr cklich darauf hin 38 Copyright Open Xchange Inc 2009 Wozu dienen Kontaktordner Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 2 3 Wozu dienen Kontaktordner Mit Kontaktordnern k nnen Sie Kontakte strukturieren Jeder Kontaktordner im Ordnerbaum repr sentiert eine Sammlung von Kontakten Sie w hlen eine Sammlung von Kontakten indem Sie im Ordnerbaum einen Kontaktordner anklicken Sie erkennen einen Kontaktordner im Ordnerbaum an dem Symbol 1 Es gibt folgende Arten von Kontaktordnern Pers nliche Kontaktordner Diese Kontaktordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb Ihres Stammordners Der pers nliche Standard Kontaktordner hei t Kontakte Sie k nnen weitere pers n liche Kontaktordner anlegen ffentliche Kontaktordner Diese Kontaktordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners ffentliche Ordner Jeder Benutzer kann ffentliche Kontaktordner anlegen Standardm ig sind ffentliche Kontaktordner f r alle Benutzer sichtbar Freigegebene Kontaktordner Diese Kontaktordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des
237. t Tipp Sie k nnen InfoStore Eintr ge auch mit Hilfe des Kontextmen s oder mit Hilfe der Taste lt entf gt l schen Copyright Open Xchange Inc 2009 121 122 Copyright Open Xchange Inc 2009 OX OpenxcHange Kapitel 8 Optionen 8 1 berblick Um die Optionen aufzurufen klicken Sie in der Modulleiste amp 9 a amp auf das Symbol Einstellungen amp Das Modul Optionen EE A L Abmelden jen Timo Meier a Speichen 2 1 B2 e008 J g 7 3 E Einstellungen Importieren i L a Optionen EF steltungenioptionen 4 Tags Allgemein Sprache und Regior Startseite E 4 ES EMail s Intervall f r die Aktualisierung der Ansicht 5 Minuten Theme Default X Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern Ja C Nein Fragen 4 Mai 4 2009 X Mo Di Mi Do Fr Sa So Standard f r Schnelleinstellungen 18 27 28 29 30 1 2 3 Quickinfo anzeigen C Ja Nein DEN 4 5 6 7 8 9 1 InfoBox nach Login anzeigen Ja Nein Des IE Minikalender nach Login anzeigen Ja Nein 21 18 19 20 21 2 23 24 u a a El AU OUR Visuelle Effekte Visuelle Effekte aktivieren Ja Nein evtl langsam auf alten Rechnern InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten Hover E Mail 59 0373 9 77 MB Zeitverz gerung f r Hover Anzeige Lang Normal Kurz Datei 0 17 4 88 GB DD aktivieren Ja Nein Das Modul enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Modull
238. t Neu aufrufen In der Ansicht H Split oder Liste doppelklicken Sie in einen freien Bereich Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich 114 Copyright Open Xchange Inc 2009 Dokument hinzuf gen Modul InfoStore OX OpenxcHange 7 5 1 Dokument hinzuf gen Sie k nnen einem InfoStore Eintrag genau ein Dokument hinzuf gen Das Dokument erh lt die Versions nummer 1 Wenn Sie ein weiteres Dokument hinzuf gen erh lt dieses Dokument die n chst h here Versionsnummer Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie in 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten So f gen Sie im Fenster InfoStore Eintrag dem InfoStore Eintrag ein Dokument hinzu 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che Datei 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen 3 W hlen Sie die Datei die Sie als Anlage hinzuf gen wollen Schlie en Sie das Dateiauswahl Dialogfens ter 4 Klicken Sie im Panel auf das Symbol Speichern Das Fenster Anmerkungen zur Version ffnet sich 5 Geben Sie im Fenster Anmerkungen zur Version bei Bedarf eine Anmerkung ein Klicken Sie auf OK Wenn Sie keinen Kommentar eingeben m chten klicken Sie auf Kein Kommentar Ergebnis Das Dokument wird auf den Server bertragen Sobald der Vorgang abgeschlossen ist wird das Fenster InfoStore Eintrag geschlossen Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen klicken Sie im Fenster Anmerkungen zur Version auf Abbrechen Hinweis Je nach der Dateigr e des Dokuments und der
239. t Open Xchange Inc 2009 73 OX Modul Kalender Terminbeginn und Terminende festle OpenxcHange gen So legen Sie einen neuen Termin an durch Aufziehen eines Bereichs 1 Zeigen Sie die Kalenderansicht Tag Arbeitswoche oder Benutzerdefiniert an 2 Ziehen Sie im Zeitraster einen Bereich auf Ein neuer Termin wird angelegt Beginn und Ende ergeben sich aus dem Bereich im Zeitraster 3 Doppelklicken Sie in das Rechteck des neuen Termins Das Fenster Termin ffnet sich 4 Geben Sie die Daten des neuen Termins ein N here Informationen finden Sie weiter oben in diesem Kapitel 5 5 1 Terminbeginn und Terminende festlegen Die folgenden Werte sind voreingestellt Datum des Terminbeginns und des Terminendes ist das aktuelle Datum Uhrzeit des Terminbeginns ist das n chste volle Zeitintervall Das Standard Zeitintervall betr gt 15 Minuten Uhrzeit des Terminendes ist eine Stunde nach Terminbeginn Um eigene Werte f r den Terminbeginn und das Terminende festzulegen verwenden Sie im Fenster Termin die Bedienelemente neben Beginnt am und Endet am So legen Sie im Fenster Termin Terminbeginn und Terminende fest 1 Um das Datum von Terminbeginn und Terminende festzulegen verwenden Sie eine der folgenden Alternativen Geben Sie in das erste Eingabefeld ein g ltiges Datum ein Klicken Sie rechts neben dem ersten Eingabefeld auf das Kalendersymbol Klicken Sie im aufklap penden Kalender auf ein Datum 2 Um die Uh
240. t einem Flag gekennzeichnet ist oder w hlen Sie in der Ansicht Adresskarten oder Telefonliste Kontakte die mit Flags gekennzeichnet sind 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Flags auf das erste Flag Ergebnis Die Flags werden gel scht 4 7 8 Kontakte exportieren Sie k nnen die Kontakte eines pers nlichen oder ffentlichen Kontaktordners exportieren Als Dateifor mate stehen CSV und vCard zur Verf gung Eine weitere M glichkeit zum Exportieren des pers nlichen Kontaktordners finden Sie in 8 4 1 Kontakte mit Hilfe von WebDAV exportieren So exportieren Sie die Kontakte eines Ordners 1 W hlen Sie im Kontextmen eines pers nlichen oder ffentlichen Kontaktordners Export 2 W hlen Sie im Untermen CSV oder vCard 3 Je nach verwendetem Browser werden Sie m glicherweise gefragt ob Sie die Datei ffnen oder speichern wollen W hlen Sie Speichern 4 W hlen Sie einen Speicherort Geben Sie einen Dateinamen an 5 Klicken Sie auf Speichern Ergebnis Die Inhalte des Kontaktordners werden in eine Datei vom Typ CSV oder vCard exportiert Sie k nnen diese Daten mit anderen Anwendungen weiterverarbeiten 54 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte l schen Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 7 9 Kontakte l schen Achtung Gel schte Kontakte k nnen nicht wieder hergestellt werden Bevor Sie einen Kontakt l schen stellen Sie sicher dass Sie den Kontakt nicht mehr ben tigen Hinweis Wenn Sie in ei
241. t sich 2 Geben Sie die Daten ein die Sie als Entwurf verwenden wollen 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Entwurf speichern Ergebnis Das Fenster wird geschlossen Die E Mail wird im Ordner Entwuerfe gespeichert So senden Sie einen E Mail Entwurf 1 W hlen Sie im Ordnerbaum den E Mail Ordner Entwuerfe 2 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste einen Entwurf 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Entwurf bearbeiten Das Fenster E Mail ffnet sich 4 Erg nzen Sie bei Bedarf die Inhalte 5 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Senden Ergebnis Die E Mail wird gesendet Der Entwurf bleibt erhalten 3 6 6 E Mails kopieren Sie k nnen E Mails aus einem Ordner in einen anderen Ordner kopieren So kopieren Sie E Mails 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail oder mehrere E Mails 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt E Mail auf Kopieren Das Fenster Ordner w hlen ffnet sich 3 Klicken Sie im Fenster Ordner w hlen auf einen E Mail Ordner Sie k nnen nur Ordner anklicken in die Sie E Mails kopieren k nnen Ergebnis Die E Mails werden kopiert 3 6 7 E Mails verschieben Sie haben folgende M glichkeiten um E Mails zu verschieben Mit Hilfe der Panel Funktion Mit Hilfe von Drag amp Drop So verschieben Sie E Mails mit Hilfe der Panel Funktion 1 W hlen Sie in der Ansicht H Split V Split oder Liste eine E Mail oder mehrere E Mails 2 Klicken Sie
242. taleacine Firka N375 74011 NITR 19R41R4 r Das Kontakte bersichtsfenster enth lt folgende Elemente Nr Element 1 _ Beschriftung Schaltfl che Optionen Content Bereich 4 Schnellfilterleiste Funktion Zeigt Namen und Pfad des aktuellen Kontakte Ordners Tipp Sie k nnen im Ordnerbaum navigieren indem Sie die unter strichenen Teile des Pfades anklicken Wechselt in die Kontakte Einstellungen Zeigt die Kontakte Mit dem Panel Abschnitt Ansicht und der Schnellfilter Leiste bestimmen Sie die Darstellung Erm glicht das Filtern der angezeigten Kontakte nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens 40 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte anzeigen Modul Kontakte OX OpenxcHange 4 4 Kontakte anzeigen Um Kontakte anzuzeigen m ssen Sie im Ordnerbaum einen Kontaktordner w hlen im Panel eine Ansicht w hlen Die Ansicht bestimmt wie die Kontakte dargestellt werden Bei Bedarf filtern Sie die Ansicht mit Hilfe der Schnellfilterleiste 4 4 1 Telefonliste anzeigen Die Telefonliste zeigt die Kontakte in Form einer Tabelle So zeigen Sie Kontakte als Telefonliste an 1 W hlen Sie im Ordnerbaum einen Kontaktordner 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Telefonliste 3 Um die Anzeige zu filtern verwenden Sie die Schnellfilterleiste Details finden Sie in 4 4 3 Kontakte filtern Ergebnis Die Telefonliste der Kontakte wird angezeigt Die Liste zeigt f r jeden Kontakt
243. te zum ffnen der Anlage Wenn Sie die Anlage speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Speichern Ein Systemfenster ffnet sich Verwenden Sie im Systemfenster die Bedienelemente zum Speichern der Anlage Wenn Sie die Anlage im InfoStore speichern m chten Klicken Sie im Panel Abschnitt Anlage auf Im InfoStore speichern Das Fenster InfoStore Eintrag ffnet sich Der Dateiname der Anlage ist als Dateiname des InfoStore Eintrags eingetragen Informationen zum Anlegen von InfoStore Eintr gen finden Sie in 7 5 InfoStore Eintrag anlegen Tipp Sie k nnen eine Anlage auch ffnen oder speichern indem Sie die entsprechenden Symbole im Hover des Kontakts verwenden Copyright Open Xchange Inc 2009 45 OX Modul Kontakte Kontakte anlegen OpenxcHange 4 5 Kontakte anlegen Hier finden Sie einen berblick zum Anlegen eines neuen Kontakts Details folgen auf der n chsten Seite Hinweis Wenn Sie in einem ffentlichen oder freigegebenen Kontaktordner einen neuen Kontakt anlegen m chten ben tigen Sie das Ordnerrecht zum Anlegen von Objekten So legen Sie einen neuen Kontakt an 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neuer Kontakt Das Fenster Kontakt ffnet sich Das Register Gesch ftlich ist aktuell 2 W hlen Sie bei Bedarf einen Kontaktordner indem Sie auf die Schaltfl che Ordner klicken und im Popup Fenster einen Kontaktordner ausw hlen 3 Geben Sie auf dem Register G
244. tei 0 17 4 88 GB z zl Das Modul enth lt folgende Elemente Nr Element Funktion 1 Modulleiste Enth lt Symbole zum Aufrufen der Module Das Symbol InfoStore W ist gew hlt 2 Panel Enth lt die Funktionen die im Modul InfoStore zur Verf gung ste hen siehe 7 3 1 Das InfoStore Panel 3 Ordnerbaum Zeigt die pers nlichen InfoStore Ordner siehe 7 2 3 Wozu dienen InfoStore Ordner 4 bersichtsfenster Zeigt die Inhalte des gew hlten InfoStore Ordners siehe 7 3 2 Das InfoStore bersichtsfenster Copyright Open Xchange Inc 2009 107 OX Modul InfoStore Was Sie wissen sollten OpenxcHange 7 2 Was Sie wissen sollten 7 2 1 Wozu dient das Modul InfoStore Im Modul InfoStore k nnen Sie Informationen in Form von InfoStore Eintr gen ablegen und einsehen Sie k nnen InfoStore Eintr ge anzeigen InfoStore Eintr ge erstellen InfoStore Eintr ge verwalten z B suchen verschieben bearbeiten 7 2 2 Was muss ich ber InfoStore Eintr ge wissen Ein InfoStore Eintrag enth lt Informationen zu einem bestimmten Thema Hierzu kann ein InfoStore Eintrag einen oder mehrere der folgenden Bestandteile enthalten Textinformationen in Form einer Anmerkung Einen Link Lesezeichen bzw Bookmark auf eine Internet Adresse Ein angeh ngtes Dokument Zu dem angeh ngten Dokument k nnen mehrere Versionen existieren 7 2 3 Wozu dienen InfoStore Ordner Mit InfoStore Ordnern k nnen Sie
245. tellungen Im bersichtsfenster werden die Einstellm glichkeiten angezeigt 4 Konfigurieren Sie die Einstellungen Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie weiter unten 148 in diesem Kapitel 5 Um die Einstellungen zu sichern klicken Sie im Panel auf Speichern So verlassen Sie die Aufgaben Einstellungen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che Hinweis Wenn Sie die Einstellungen verlassen bevor Sie gespeichert haben ffnet sich das Popupfenster Konfiguration ge ndert Wenn Sie die Einstellungen speichern wollen klicken Sie auf Ja Wenn Sie nicht speichern wollen klicken Sie auf Nein Tipp Sie k nnen auch aus dem Modul Aufgaben in die Aufgaben Einstellungen wechseln F hren Sie hierzu folgende Schritte aus Klicken Sie auf der Titelleiste des bersichtsfensters rechts auf die Schaltfl che Optionen Klicken Sie im Men auf Optionen Die folgenden Einstellungen sind verf gbar Standardansicht Bestimmt die Standardansicht des Moduls Aufgaben Eine ausf hrliche Beschreibung der Ansichten finden Sie in 6 4 Aufgaben anzeigen Intervall der Erinnnerung in Minuten Bestimmt das Vorgabe Zeitintervall f r die Erinnerung an die F lligkeit der Aufgabe Aufgaben Hover aktivieren Schaltet die Hover des Moduls Aufgaben ein oder aus E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Aufgaben eine E Mail Benachrichtigung erha
246. ten aktivieren Sie Unified INBOX f r diesen Account verwenden Geben Sie im Bereich Server Einstellungen die Daten des Posteingangs Servers Ihres E Mail Kontos an W hlen Sie in der Popup Liste Server Type den Typ des Posteingangs Servers Wenn der Posteingangs Server mit Verschl sselung arbeitet aktivieren Sie SSL Verbindung ver wenden Geben Sie in das Eingabefeld Server Name die Adresse des Posteingangs Servers ein Eine typische Adresse eines IMAP Servers hat die Form imap providername com Pr fen und ndern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server Port die Portnummer des Posteingangs Servers Geben Sie in das Eingabefeld Login Ihren Anmeldenamen f r den E Mail Server ein Geben Sie in das Eingabefeld Passwort Ihr Passwort f r den E Mail Server ein Wenn Sie als Server Typ einen POP3 Server gew hlt haben m ssen Sie zus tzliche Angaben machen Bestimmen Sie in Alle n Minuten neue Nachrichten abrufen in welchen Abst nden neue E Mails vom POP3 Server abgerufen werden Wenn abgerufene E Mail auf dem POP3 Server verbleiben sollen aktivieren Sie Leave messages on server Wenn Sie m chten dass lokal gel schte E Mails auch auf dem POP3 Server gel scht werden sollen aktivieren Sie Beim L schen von Nachrichten aus dem lokalen Speicher werden diese auch auf dem Server gel scht 6 Geben Sie im Bereich Einstellungen f r ausgehenden Server SMTP die Daten des Postausgangs Servers Ihres E Mail Kontos an Wenn der P
247. ten InfoStore Eintrag folgende Informationen Das Register bersicht enth lt folgende Angaben Titel Dokument Ordnername Link URL Der Name des Dokuments dient als Link um die aktuelle Version des angeh ngten Dokuments zu ffnen oder herunterzuladen Weitere Informationen finden Sie in 7 4 4 Aktuelle Dokument version ffnen oder speichern Die Dokument Details Dateigr e Typ des Dokuments Sperre MD5 Summe Tipp Mit Hilfe der Symbole oder k nnen Sie die Details ffnen oder schlie en Unterhalb der Details die Anmerkungen zum InfoStore Eintrag Das Register Versionen enth lt die Liste der Versionen des angeh ngten Dokuments Die Ansicht unterhalb der Liste enth lt detaillierte Informationen zu einer Version Die Ansicht enth lt einen Link mit dem Sie die gew hlte Version des angeh ngte Dokuments ffnen oder herunterladen k nnen Weitere Informationen finden Sie in 7 6 2 3 Mit Dokumentversionen arbeiten An unteren Rand des bersichtsfensters wird angezeigt wer den InfoStore Eintrag wann erzeugt hat wer den InfoStore Eintrag wann zuletzt ge ndert hat Tipp Sie k nnen die horizontale Trennlinie zwischen oberer und unterer H lfte verschieben Copyright Open Xchange Inc 2009 111 OX OpenxcHange Modul InfoStore Hover anzeigen 7 4 3 Hover anzeigen Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste So zeigen Sie einen InfoStore Eintrag im Hover an 1
248. ter der Startseite enth lt mehrere Modulfenster die verschiedene Eintr ge anzeigen Die folgenden Modulfenster werden standardm ig angezeigt Modulfenster E Mail Kalender Aufgaben InfoStore Funktionen Zeigt die letzten ungelesenen E Mails Angezeigt werden Absender Betreff Datum und Uhrzeit des Empfangs Zeigt Ihre n chsten Termine Angezeigt werden Termine die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfin den Zu jedem Termin werden Datum Uhrzeit und die Beschreibung angezeigt Zeigt die n chsten Aufgaben Angezeigt werden Aufgaben die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jeder Aufgabe werden Betreff Datum und Wichtigkeit angezeigt Zeigt die neuesten InfoStore Eintr ge Angezeigt werden InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner aus ffentlichen InfoStore Ordnern und aus freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer 2 2 7 1 Hover Startseite A Kalender Folgende Woche Sp ter Aufgaben jp Update Mon Man p 9 E Mail Pan Allgemein Teilnehmer 7 Anlagen Links 0 0 Weitere Management Update arr ca g P Telefonkonferenz Beginnt um 28 05 2009 11 00 Endet um 28 05 2009 12 00 Erstellt von Timo Meier nicht vergessen S de nn a Ein Hover zeigt Detailinformationen zu dem Objekt an das sich unter dem Mauszeiger befindet So zeigen Sie ein Objekt d
249. tet Beispiele f r solche Funktionen sind Drucken ffnen einer E Mail Anlage Ausw hlen einer Datei Je nach dem Betriebssystem Ihres Arbeitsplatzrechners kann das Aussehen eines Systemfensters variieren Copyright Open Xchange Inc 2009 OX Einstieg in die Groupware Gestaltungsmittel OpenxcHange 1 5 Gestaltungsmittel Zur besseren Lesbarkeit und zur Verdeutlichung des Textinhalts verwendet diese Anleitung die folgenden Gestaltungsmittel GUI Elemente GUI Elemente wie Namen von Ordnern Dialogfenstern Schaltfl chen werden in fetter Schrift hervor gehoben Beispiel Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neue E Mail Tastenbezeichnungen Tastenbezeichnungen werden mit spitzen Klammern lt gt umschlossen Sollen mehrere Tasten gedr ckt werden verbindet ein Pluszeichen die Tastenbezeichnungen Beispiel Kopieren Sie den Inhalt mit lt strg gt lt c gt in die Zwischenablage Beschreibende Texte Texte die mehrere Funktionen oder M glichkeiten der Groupware beschreiben werden in Form einer Aufz hlung dargestellt Beispiel Folgende Hilfen stehen in der Groupware zur Verf gung Tooltips Zeigen die Bezeichnung eines Symbols der Modulleiste oder einer Funktion des Panels QuicklInfos Beschreiben eine Funktion des Panels Online Hilfe Zeigt das Benutzerhandbuch in einem Browserfenster Schritt f r Schritt Anleitungen Anleitungen die zum Ausf hren einer bestimmte
250. tmen eines Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Ver ffentlichungen Klicken Sie im Panel auf Hinzuf gen W hlen Sie in der Dropdown Liste W hlen Sie eine Quelle die Quelle des Abonnements Geben sie die erforderlichen Daten f r die Quelle des Abonnements ein z B Zugangsdaten URL Wenn Sie f r den gew hlten Ordner Daten aus weiteren Quellen abonnieren m chten wiederholen Sie die Schritte 3 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Um die Daten abzurufen klicken Sie neben der Datenquelle auf die Schaltfl che Abrufen S 1 SLR WON Datenschutzhinweis Alle Daten und Verweise die Sie auf dieser Webseite sehen wurden unter der Annahme ver ffentlicht dass der Inhaber der Daten zur Weitergabe der Daten berechtigt war Open Xchange und seine ver bundenen Unternehmen sind nicht verantwortlich f r die Weitergabe der Daten Jede unberechtigte Verwendung oder Weitergabe dieser Daten ist verboten Wenn Sie beabsichtigen diese Daten zu speichern zu verarbeiten oder weiterzugeben stellen Sie bitte sicher dass Sie dazu die entsprechenden Rechte haben insbesondere die Zustimmung der betroffenen Personen Wenn Sie feststellen dass Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Einverst ndnis oder andere Daten f lschlicherweise hier ver ffentlicht wurden senden Sie bitte eine Mail mit der URL Adresse dieser Seite an den Herausgeber der Daten Date
251. tore Freigegebene Ordner Befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von Freigegebene Ordner Hier sehen Sie die Ordner die andere Benutzer f r Sie freigegeben haben Hinweis Freigegebene InfoStore Ordner befinden sich unterhalb von InfoStore Userstore 8 5 1 2 Was sind Ordnertypen Der Ordnertyp legt fest welche Objekte ein Ordner enth lt Es gibt folgende Ordnertypen E Mail Ordner Enthalten E Mail Objekte Kontaktorder Enthalten Kontaktobjekte Kalenderordner Enthalten Terminobjekte Aufgabenordner Enthalten Aufgabenobjekte InfoStore Ordner Enthalten InfoStore Objekte Beim Anlegen eines neuen Ordners bestimmen Sie den Ordnertyp Copyright Open Xchange Inc 2009 165 OX Optionen OpenxcHange Was muss ich ber Ordner wissen 8 5 1 3 Welche Ordner sind vorhanden Folgende Ordner sind standardm ig vorhanden Ordner im Ordnerbaum Inhalte Ihr Benutzername Ihr pers nlicher Stammordner E Mail Eingehende und ausgehende E Mails Kalender Pers nliche Kalender und Termine Kontakte Pers nliche Kontakte Aufgaben Pers nliche Aufgaben ffentliche Ordner Ordner die f r alle Benutzer sichtbar sind Globales Adressbuch Adressdaten aller Benutzer Freigegebene Ordner Ordner die andere Benutzer f r Sie freigegeben haben InfoStore Alle InfoStore Ordner UserStore Pers nliche und freigegebene InfoStore Ordner Ihr Benutzername Ihr pers nlicher InfoStore Ordner Anderer Benutzername Freigegebener InfoStore Ord
252. ts Eine Beschreibung der Termindarstellung finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt 5 4 2 4 Kalenderansicht Woche anzeigen Die Kalenderansicht Woche zeigt den Kalender einer Woche und die Termine dieser Woche So zeigen Sie die Kalenderansicht Woche an 1 2 3 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Kalender Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum auf Woche Die Kalenderansicht der aktuellen Woche wird angezeigt Um eine bestimmte Woche anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil oder gt Ergebnis Die Kalenderansicht Woche der gew hlten Woche wird angezeigt Um die aktuelle Woche wieder anzuzeigen klicken Sie in der Titelleiste des bersichtsfensters oder im Minikalender auf Heute Tipp Um eine bestimmte Woche anzuzeigen k nnen Sie alternativ im Minikalender eine Kalenderwoche anklicken 66 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalenderansicht anzeigen Modul Kalender OX OpenxcHange Die Kalenderansicht Woche enth lt In der Datumsleiste die Wochenbezeichnung Ein Zeitraster das in einzelne Tage unterteilt ist Die Termine der angezeigten Woche Eine Beschreibung der Termindarstellung finden Sie in 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt 5 4 2 5 Kalenderansicht Benutzerdefiniert anzeigen Die Kalenderansi
253. u 1 W hlen Sie das Register Details 2 Tragen Sie passende Werte ein Ergebnis Die Details werden der Aufgabe hinzugef gt 6 5 7 Teilnehmer hinzuf gen Wenn Sie eine Aufgabe anlegen k nnen Sie weitere Teilnehmer hinzuf gen So f gen Sie im Fenster Aufgabe weitere Teilnehmer hinzu 1 W hlen Sie das Register Teilnehmer 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Teilnehmer auf Hinzuf gen Das Fenster Teilnehmer w hlen ffnet sich 3 Wenn Sie ein anderes Adressbuch als das Globale Adressbuch w hlen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Kontaktordner Klicken Sie im Fenster Kontaktordner w hlen auf einen Ordner 4 Wenn Sie eine bestimmte Auswahl von Teilnehmern oder Ressourcen sehen m chten geben Sie in das Eingabefeld neben Suchen eine Zeichenkette ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen 5 W hlen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus der Liste aus 6 Um die Auswahl hinzuzuf gen klicken Sie neben Teilnehmer auf die Schaltfl che Hinzuf gen 7 Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl der Teilnehmer korrigieren W hlen Sie im Feld Teilnehmer einzelne Eintr ge Klicken Sie neben Teilnehmer auf die Schaltfl che L schen 8 Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen Ergebnis Die Teilnehmer werden der Aufgabe hinzugef gt 98 Copyright Open Xchange Inc 2009 Anlagen hinzuf gen Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6
254. uf gen 33 Adressen sammeln 33 Anlagen hinzuf gen 30 Copyright Open Xchange Inc 2009 181 OX OpenxcHange Stichwortverzeichnis Anlagen ffnen 26 Anlagen speichern 26 Anzeigen 22 beantworten 31 drucken 34 Einstellungen 132 Empf nger bestimmen 28 Empfangsbest tigung fordern 30 Entw rfe 35 Filter 138 H Split Ansicht 23 Hover 24 Konfiguration 131 Konten 20 Konten einrichten 135 kopieren 35 Listenansicht 22 l schen 36 Ordner 20 Ordner abonnieren 173 Quelldaten 24 Risiken minimieren 22 senden 27 Signatur 134 sortieren H Split Ansicht 23 sortieren Listenansicht 22 sortieren V Split Ansicht 24 speichern 34 suchen 32 Text erstellen 29 V Split Ansicht 24 verschieben 35 Visitenkarte hinzuf gen 30 Webseiteninhalt einf gen 29 Weiterleiten 31 Wichtigkeit festlegen 30 wieder herstellen 36 E Mail Filter 138 Einstellungen 124 Abwesenheitsbenachrichtigung 142 Allgemeine Konfiguration 125 Aufgaben 148 Basiseinstellungen 125 E Mail 132 E Mail Filter 138 E Mail Konten 135 E Mail Signatur 134 Hover 125 InfoStore 149 Kalender 144 Kontakte 147 Schnelleinstellungen 125 Sprache 126 Tags 127 Teams 145 Visuelle Effekte 125 Zeitzone 126 Elemente 5 Exportieren 164 Kontakte 54 Kontakte WebDAV 164 Termine und Aufgaben WebDAV 164 Externer Teilnehmer 5 F Fachbegriffe 5 Flags
255. ungen ein Team erstellt haben Details finden Sie in 8 2 6 2 Teams Um die Termine der Team Mitglieder zu sehen stehen die Zeitr ume Tag und Arbeitswoche zur Verf gung So w hlen Sie den Zeitraum f r die Teamansicht 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Zeitraum entweder auf Tag oder auf Arbeitswoche Die Teamansicht des aktuellen Zeitraums wird angezeigt 2 Um einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen klicken Sie in der Datumsleiste auf den Navigationspfeil 4 oder gt Die Teamansicht enth lt folgende Informationen F r jedes Team Mitglied werden in einer Zeile die Termine des gew hlten Zeitraums angezeigt Die Farbe der Terminanzeige zeigen die Verf gbarkeit an Weitere Informationen finden Sie in 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen 5 4 6 Hover anzeigen Hover sind verf gbar in den Ansichten Kalender Team und Liste ferner beim Neuanlegen eines Termins im Fenster Termin Register Verf gbarkeit So zeigen Sie einen Termin im Hover an 1 Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Termin Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Er zeigt das Register Allgemein 2 Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen klicken Sie auf ein anderes Register 3 Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Der Kalender Hover zeigt die folgenden Informationen das Register Allgemein Es enth lt a das Icon des Moduls Kalender die Beschreibung und den Ort des Termins die Icons
256. ver OpenxcHange 8 3 4 Kontakte im CSV Format importieren ss 157 8 3 4 1 Wie muss eine Standard CSV Datei aufgebaut sein 157 8 3 4 2 Wie werden die Daten einer Standard CSV Datei zugeordnet 159 8 3 4 3 Wie erzeuge ich eine MS Outlook CSV Datei 20222200snsneesseennssnnennennneenn 161 8 3 4 4 Welche Datenfelder einer MS Outlook CSV Datei werden importiert 161 8 3 4 5 Wie werden die Daten einer MS Outlook CSV Datei zugeordnet 161 8 3 4 6 CSV Import ausf hren us 163 8 4 EXPOrE een namens 164 8 4 1 Kontakte mit Hilfe von WebDAV exportieren uuussssssssssssenennnnnnnnnesnnennnnnnnnn nen 164 8 4 2 Termine und Aufgaben mit Hilfe von WebDAV exportieren 164 8 5 Ordnerverwalt ng anne eek 165 8 5 1 Was muss ich ber Ordner wissen ussssessssennesnsnssennnsnnnnnnnnnnenennnnnennnn nennen 165 8 5 1 1 Was sind Ordnerarten u022ss000ssnsnssnnnsnnnssnnnnsennnnennnssnnnnsennssnnnnssnnssenn nenn 165 8 5 1 2 Was sind Ordnertypen usine 165 8 5 1 3 Welche Ordner sind vorhanden 444420042ssensseennsnnnennnsnennen nennen 166 8 5 1 4 Wozu dienen Freigaben und Rechte uuus22suunnssssennnnnssnnnnnnnnnnnnnn nenn 166 8 5 2 Ordner anlegen eek 167 8 5 3 Ordner umbenennen
257. weiteres E Mail weitere Autotelefon Texttelefon Umsatz Steuernummer Handelsregister Branchen Manager Assistent Telex Ehepartner Kinder Optional 1 20 Max Zeichen 64 64 64 64 256 64 64 64 5680 256 64 64 64 64 64 64 256 64 64 64 128 64 64 64 64 64 64 64 64 CSV Datenfeld Telephone home 2 FAX home Cellular telephone 2 Telephone IP Email 2 Martial status Anniversay Instantmessenger 2 Telephone pager Note Street other Postal code other City other State other Country other Telephone other FAX other Email 3 Telephone car Telephone TTY TDD Sales volume Tax id Commercial register Branches Manager s name Assistant s name Telephone telex Spouse name Number of children Dynamic Field 1 20 160 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte im CSV Format importieren Optionen OX OpenxcHange 8 3 4 3 Wie erzeuge ich eine MS Outlook CSV Datei So erzeugen Sie in MS Outlook eine CSV Datei die f r den Import in die Groupware geeignet ist 1 W hlen Sie den Men punkt Datei Importieren Exportieren 2 W hlen Sie im Dialogfenster Import Export Assistent den Eintrag Exportieren in eine Datei Klicken Sie auf Weiter a U DB W W hlen Sie den Eintrag Kommagetrennte Werte Windows Klicken Sie auf Weiter W hlen Sie den Kontaktordner den Sie exportieren m chten Klicken Sie auf Weiter Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedate
258. wissen uusssssseesssnssensnnnesnnnnnnennnnnnnsnnnnnnnennnnnnnn nennen 58 5 2 2 1 Was sind Terminarten u nina nn tee 58 5 2 2 2 Wozu dient die Verf gbarkeit 222202040usnsnnnsnssnsnnennennnnnnennennennnnnnnnnn 59 5 2 3 Wozu dienen Kalenderordner su 59 5 3 Die Oberfl che des Moduls Kalender uuuussssssssssnsennnnnnnnenssnneneennnnnnnnsnnnenee nn 60 5 3 1 Da5 Kalender Panel u a ee 60 5 3 2 Das Kalender bersichtsfenster su nee 61 5 3 3 Wie navigiere ich im Kalender ss 62 5 3 3 1 Navigieren mit den Bedienelementen des bersichtsfensters 62 5 3 3 2 Navigieren mit den Bedienelementen des Minikalenders 63 5 4 Kalender und Termine anzeigen scene 64 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen ss 64 5 4 2 Kalender nsicht anzeigen ne een 64 5 4 2 1 Kalenderansicht Tag anzeigen uuu222240snnnssennnnssnnnnnnssnnnnnnesnnnnnnennnnnnennnnnn 65 5 4 2 2 Kalenderansicht Arbeitswoche anzeigen 2244u040sssennnssennnnnssennnnnssennnnnnn 65 5 4 2 3 Kalenderansicht Monat anzeigen 2222444444sssnnnnssennnnnssennnnnssennnnnssennnn nenn 66 5 4 2 4 Kalenderansicht Woche anzeigen uuu422244nnnnssennnnssennnnesnnnnnnennnnnnen nenn 66 5 4 2 5 Kalenderansicht Benutzerdefiniert anzeigen 67 5 4 2 6 Wie werden Termine in der Kalenderansicht dargestellt
259. zeigt Sie k nnen bestimmte Aufgabenarten kombinieren Sie k nnen zum Beispiel eine private Aufgabe anlegen die sich mehrmals wiederholt 88 Copyright Open Xchange Inc 2009 Wozu dienen Aufgabenordner Modul Aufgaben OX OpenxcHange 6 2 3 Wozu dienen Aufgabenordner Mit Aufgabenordnern k nnen Sie Aufgaben strukturieren Jeder Aufgabenordner im Ordnerbaum repr sentiert eine Sammlung von Aufgaben Sie w hlen eine Sammlung von Aufgaben indem Sie im Ordnerbaum einen Aufgabenordner anklicken Sie erkennen einen Aufgabenordner im Ordnerbaum an dem Symbol EF Es gibt folgende Arten von Aufgabenordnern Pers nliche Aufgabenordner Diese Aufgabenordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb Ihres Stammordners Der pers nliche Standard Aufgabenordner hei t Aufgaben Sie k nnen weitere per s nliche Aufgabenordner anlegen ffentliche Aufgabenordner Diese Aufgabenordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners ffentliche Ordner Jeder Benutzer kann ffentliche Ordner anlegen Standardm ig sind ffentliche Ordner f r alle Benutzer sichtbar Freigegebene Aufgabenordner Diese Aufgabenordner befinden sich im Ordnerbaum unterhalb des Ordners Freigegebene Ordner Ein Benutzer kann pers nliche Aufgabenordner f r andere Benutzer freigeben Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie in 8 5 Ordnerverwaltung zum Freigeben von Ordnern in 8 6 Freigaben und Rechte Copyright Open X
260. zeitlich berschneiden 7 Bei Bedarf k nnen Sie die Auswahl der Teilnehmer oder Ressourcen korrigieren W hlen Sie im Feld Teilnehmer oder Ressourcen einzelne Eintr ge Klicken Sie neben Teilnehmer oder Ressourcen auf die Schaltfl che L schen 8 Um die Auswahl zu bernehmen klicken Sie auf OK Wenn Sie die Auswahl nicht bernehmen m chten klicken Sie auf Abbrechen Nachdem Sie Teilnehmer und Ressourcen hinzugef gt haben kann es sinnvoll sein deren Verf gbarkeit zu pr fen Copyright Open Xchange Inc 2009 77 OX Modul Kalender Teilnehmer und Ressourcen hinzuf OpenxcHange gen 5 5 7 1 Verf gbarkeit pr fen Diese Funktion zeigt an welcher Teilnehmer oder welche Ressource an einem bestimmten Tag bereits belegt ist Die Belegung wird durch farbige Balken angezeigt Die Farben entsprechen den Farben die bei der Anzeige der Verf gbarkeit verwendet werden siehe 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen So pr fen Sie im Fenster Termin die Verf gbarkeit von Teilnehmer und Ressourcen 1 W hlen Sie das Register Verf gbarkeit 2 W hlen Sie das Datum und den Zeitraum den Sie pr fen m chten 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Pr fen Farbige Balken neben einem Teilnehmer oder einer Ressource zeigen an dass der Teilnehmer oder die Ressource w hrend dieser Zeit belegt sind 4 Bei Bedarf k nnen Sie einen anderen Tag pr fen indem Sie mit den Navigationspfeilen neben der Datumsanzeige zu einem a
261. zen Userstore l gt Drucken re aufheber r 6 seln zu amp Brian Connor J amp Timo Meier Frfestore Userstore I Timo Meier 4 3 f Presentations Beschreibung Gr e Angelegt am Erstellt von Version Letzte nderung Flag Projects D O Anfahrt zur Ferienwohnung in Renesse 10 5 KB 17 01 2007 Timo Meier 1 18 09 2007 03 02 r c 3 0 Angebot Schulze GmbH 2671KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 19 33 E E O Anleitung f r das Erstellen von Whitepapers 114 63KB 05 02 2007 Timo Meier 1 04 09 2007 11 30 B Anleitung Handbuch Erstellung 49 51 KB 25 01 2007 Timo Meier 3 05 02 2007 19 58 r 4 Mai 4 2009 B Artikel Handgep ckregelung 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 19 38 Mo Di Mi Do Fr Sa So E Dokument zur Budgetplanung 235KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 11 59 18 A 30 1 2 3 E Kontaktdaten f r Getr nkebestellungen 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 09 43 19 4 5 6 7 B 9 10 E Marketing brochure English 8 57 KB 21 08 2007 Timo Meier 1 21 08 2007 11 05 20 11 12 13 1 15 16 17 E O Neue Reisekostenrichtlinien 23 5 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 19 23 21 18 19 20 213 22 23 24 B 0 Sales Revenue Docboat 7 46 KB 05 02 2007 Timo Meier 2 05 02 2007 19 29 22 25 2 6 28 29 30 31 B Telefon Seript 0 Bytes 25 01 2007 Timo Meier 18 09 2007 03 02 B O Vorlage Anschreiben 23 5 KB 25 01 2007 Timo Meier 1 09 03 2007 12 55 Heute j InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten K6 9 77 MB Da
262. zu den Terminarten finden Sie in 5 2 2 Was muss ich ber Termine wissen Ein ganzt giger Termin wird oberhalb des Zeitrasters angezeigt Mehrere Termine am gleichen Tag werden folgenderma en angezeigt Wenn sich Termine zeitlich nicht berschneiden werden sie untereinander angezeigt Wenn sich Termine zeitlich berschneiden werden sie nebeneinander angezeigt In der Standardein stellung werden bis zu 2 Termine nebeneinander angezeigt Sie k nnen in den Kalender Einstellungen Anzahl angezeigter zeitgleicher Termine in der Tagesansicht bestimmen wie viele Termine nebeneinander angezeigt werden Wenn sich mehr Termine berschneiden als nebeneinander angezeigt werden wird in der Datums leiste rechts das Symbol angezeigt Um alle Termine zu sehen klicken Sie auf dieses Symbol Die Listenansicht wird angezeigt in der Sie alle Termine des aktuellen Tages sehen 68 Copyright Open Xchange Inc 2009 Listenansicht anzeigen Modul Kalender OX OpenxcHange 5 4 3 Listenansicht anzeigen Die Listenansicht zeigt die Termine in Form einer Tabelle So zeigen Sie Termine in der Listenansicht an 1 W hlen Sie einen Kalender und die Terminanzeige siehe 5 4 1 Kalender und Terminanzeige w hlen 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ansicht auf Liste 3 W hlen Sie im Panel Abschnitt Zeitraum einen Zeitraum Ergebnis Eine Liste der Termine des Zeitraums wird angezeigt Die Liste zeigt pro Termin eine Zeile mit Infor

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