MD Adressbuch pro Benutzerhandbuch PDF
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1. MD Adressbuch pro Benutzerhandbuch Ver 2 9 4 Stefan G ppert Softwareentwicklung 2014 ED IISDNTF ber das MD Adressbuch pro Single und Serverversion Hardwareanforderungen Installation des Programms Installation des Datenbanksystems Server Version Datenbestand von Version 1 x nach 2 x bertragen Die Programmoberfl che Die Schaltfl chen im Programm Arbeiten mit Datens tzen Datens tze filtern E Mails verfassen Dokumente generieren Seriendokumente Stapelverarbeitung Import von Daten Export von Daten Reporting Programmeinstellungen Datenbank sichern Suche ber das Internet Eingabefelder sperren und entsperren Netzwerkbetrieb Der SQL Manager Schnellzugriffe und Men Weitere Hilfen Lizenzbestimmungen Gew hrleistung Haftung Support Kontaktadresse 1 ber das MD Adressbuch pro Vielen Dank dass Sie sich f r die Adressverwaltung MD Adressbuch pro entschieden haben Das MD Adressbuch pro hilft Ihnen effizient bei der t glichen Bearbeitung Ihrer Adressdaten Mit den im Programm integrierten Assistenten erstellen Sie m helos Serienbriefe Serienmails Newsletter und Reports f r Druck und Export Durch eine innovative Filterung selektiert das Programm ausschlie lich die vorgesehenen Empf nger f r ein Seriendokument Die aufger umte Programmoberfl che kann leicht an Aufl sung und Gr e des Monitors angepasst werden Weitere Funktionen und Neuerungen im berblick Intuitive Benut2. 7 Setup MD Adressbuch pre Ziel Ordner w hlen Wohin soll MD Adressbuch pro installiert werden 1 Das Setup wird MD Adressbuch pro in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren Klicken Sie auf Durchsuchen falls Sie einen nderen Ordner ausw hlen m chten Mobile und Netzwerkinstallation Mindestens 18 4 MB freier Speicherplatz ist erforderlich lt Zur ck weiter gt Abbrechen Bitte beachten Sie dass bei einer mobilen Installation das Programm volle Schreibrechte im Programmordner ben tigt Unter den Betriebssystemen Windows Vista oder Windows 7 w rde die Benutzerkontensteuerung den Schreibzugriff auf den Programmordner unterbinden wenn dieser nicht manuell ge ndert wird Machen Sie einen Rechtsklick auf den Programmordner und dann einen Klick auf Eigenschaften Im Registerreiter Sicherheit klicken Sie dann einmal auf bearbeiten Sie sollten nun das folgende Fenster sehen Berechtigungen f r mda Sicherheit bjektrname C Program Files nda Gruppen oder Benutzernamen AR ERSTELLER BESITZER AR SYSTEM Entfemen Zulassen Venweigern Vollzugriff Lesen Ausf hren Ordnerinhalt anzeigen Weitere Informationen ber Zuarffssteuerung und Berechtigungen Abbrechen bemehmen Setzen Sie bitte nun die Berechtigungen Sie k nnen den Benutzern Vollzugriff einr umen 5 Installation des Datenbanksystems S
3. Die Oberfl che des Programms ist einfach gehalten und selbsterkl rend So ist sie auch f r den Laien einfach zu bedienen Sie ist grob in 5 Bereiche unterteilt 1 Das Men Alle Programmfunktionen werden ber das Men gesteuert Eine genaue Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie auf Seite 9 2 Die Suchmaske Wenn Sie einen bestimmten Datensatz innerhalb der Datenbank suchen geben Sie in der Suchmaske den Suchbegriff und das Feld an in dem gesucht werden soll Mit einem Klick auf den Suchbutton wird die Suche gestartet Dabei kann auch nach Teilbegriffen eines Wortes gesucht werden Z B wird eine Suche nach ert die Ergebnisse G ppert Schwertfisch oder Ertling finden 3 Die Eingabemaske Die Eingabemaske dient zum Eingeben und Ver ndern der einzelnen Datens tze In der Version 2 x wurde die Anzeige der Eingabefl che erheblich verbessert Mit Hilfe der Register kann die Anwendung an Ihre Bildschirmgr e angepasst werden Zur besseren bersicht k nnen die Register farblich gestaltet werden 4 Die Daten bersicht Hier sind alle Datens tze bersichtlich angeordnet Hinweise zur Bedienung der Daten bersicht befinden sich auf Seite 9 5 Die Statusleiste In der Statusleiste wird eine aktive Filterung siehe auch Seite 11 und die Anzahl der Datens tze angezeigt 8 Die Schaltfl chen im Programm Die wichtigsten Schaltfl chen auf der Programmoberfl che im berblick AP HN AR N E a
4. Stra e Nr N PLZ AZ Ort Ort c ffnen Sie die Einstellungen W hlen Sie unter dem Punkt Export Druck das Exportformat MD Adressbuch kompatibel d WICHTIG Bitte berpr fen Sie dass sich keine Kommas in den Datenfeldern besonders im Notizfeld und in den definierbaren Feldern befinden Ersetzen Sie diese ggf durch andere Zeichen wie z B ein Semikolon e Sie k nnen den Export nun ber Strg E starten Sichern Sie die csv Datei 2 Nachdem Sie Backup und Export erfolgreich ausgef hrt haben deinstallieren Sie das MD Adressbuch pro 1 x 3 Installieren Sie nun die neuste Version des MD Adressbuch pro Single 2 x 4 Datenimport a Starten Sie das MD Adressbuch pro 2 x b Dr cken Sie Strg l c W hlen Sie Adressen aus einer Text csv Datei importieren d Ordnen Sie die Datens tze zu Organisation Firma Herr Titel ka Titel Nachname Es ist auch m glich beide Programmversionen parallel zu installieren W hlen Sie dazu bei der Installation der neuen Version Mobile Installation und einen von der alten Version unabh ngigen Ordner Ggf werden bei dieser Installationsart Verkn pfungen auf dem Desktop ge ndert und im Startmen ge ndert Empfehlenswert ist in jedem Fall die vorherige Deinstallation aller Vorg ngerversionen 7 Die Programmoberfl che a MD Ad esibuch pre DR Ey HOr Q N ow ki Suche Disterdiek hians g Kotie Mey Walstra SI vetis RF Kotus Marce Kneperuner 33185 Raderat E
5. chst eine Quell und eine Zielkategorie Die entsprechenden Kontakte werden mit dem Klick auf weiter von der einen in die andere Kategorie verschoben Bitte w hlen Sie eine Quellkategorie und eine Zielkategorie a Gesch ftlich 4 Gesch ftlich hE Kunden OD Kunden 4 C Lieferanten 4 C Lieferanten T B romaterial T B romaterial E Catering 2 Catering a Feo aew E Hardware I E Hardware P Software P Software a Mitarbeiter 4 E Mitarbeiter r E Au endienst m E Au endienst E B ro un i E B ro E Gesch ftsf hrung E Gesch ftsf hrung am E Privat 18 15 Import von Daten Das MD Adressbuch pro importiert Kontakte direkt aus Outlook oder aus einer Textdatei txt csv Den Import erreichen Sie im Hauptmen unter Tools oder mit der Tastenkombination Strg l Der Import aus Outlook oder einer vCard verl uft automatisch W hlen sie den entsprechenden Punkt an und klicken Sie dann auf Weiter Beim Import einer Textdatei m ssen Sie das korrekte Trennzeichen der einzelnen Datenfelder angeben Ebenso ob die Felder durch Anf hrungszeichen begrenzt sind Wenn Sie nun auf Weiter klicken k nnen Sie die zu importierenden Adressen einer oder mehreren Gruppen zuordnen Anschlie end gelangen Sie zur Zuordnung Hier k nnen Sie den zu importierenden Datens tzen die korrekten Felder in der Datenbank zuweisen Wenn sie ein Feld nicht zuordnen wollen lassen Sie die Auswahlb
6. aus Programm und Benutzerhandbuch Die Lieferung des Programms erfolgt entweder physikalisch oder per Internetdownload Die Installation der Software nimmt der Kunde selber vor Die vom Lizenzgeber gelieferte Software Programm und Handbuch ist urheberrechtlich gesch tzt Alle Urheber und Nutzungsrecht an der Software sowie an sonstigen im Rahmen des Vertrages berlassenen Unterlagen stehen im Verh ltnis zwischen Lizenzgeber und Lizenznehmer ausschlie lich dem Lizenzgeber zu 28 Der Lizenzgeber r umt dem Kunden ein nicht ausschlie liches zeitlich und r umlich unbeschr nktes sowie nicht bertragbares Recht ein die Software in seinem Betrieb f r eigene Zwecke und wie in diesem Vertrag und im Handbuch beschrieben zu nutzen Der Kunde erh lt mit der Software eine Lizenz zur Nutzung der Software an einem Arbeitsplatz Die Vergabe von Uhnterlizenzen ist untersagt Eine Nutzung der Software an weiteren Arbeitspl tzen des Kunden setzt den Erwerb weiterer Lizenzen voraus Der Kunde darf die f r einen sicheren Betrieb notwendigen Sicherungskopien erstellen Dar ber hinausgehende Vervielf ltigungen sind ihm untersagt bzw nur mit ausdr cklicher Zustimmung des Lizenzgebers erlaubt Diese sind als solche zu kennzeichnen und soweit technisch m glich mit dem Urheberrechtsvermerk des Originaldatentr gers zu versehen Das Benutzerhandbuch darf nur f r betriebsinterne Zwecke kopiert werden 27 Gew hrleistung Stefan G ppert Software
7. er seinen Sitz oder seine Niederlassung im Ausland hat 29 Support Bitte wenden Sie sich direkt per E Mail an support mdadressbuch de 30 Kontaktadresse Stefan G ppert Softwareentwicklung H ltene Klinke 89 48653 Coesfeld Tel 02541 8475530 E Mail stefan magicdesignssoftware de http www magicdesignssoftware de http www mdadressbuch de 30
8. 1 53 12 E Aachen Lea 28 07 2010 16 20 35 E Abend Petra 17 05 2010 21 19 14 E Abend Philipp 17 05 2010 21 19 14 E Abend Lukas 02 08 2010 17 13 04 E Abendroth Lisa 01 08 2010 12 40 55 E Abendroth Johanna 29 11 2010 23 45 51 Fl Abendroth Katharina 17 05 2010 21 19 14 ha bendroth Lukas 17 05 2010 21 19 14 E Abendroth David 02 08 2010 08 41 38 E Abt Leon 17 05 2010 21 19 14 E Abt Niklas 17 05 2010 21 19 14 E Abt Briaitte 17 05 2010 21 19 14 4 Gesch ftlich iE Kunden i A Lieferanten B romaterial i DO Catering a ED L Hardware i Sja Software a Mitarbeiter E Au endienst 9 B ro U Gesch ftsf hrung i E Privat Werden auf der rechten Seite keine Kategorien ausgew hlt werden f r die auf der linken Seite alle Kategorien zur ckgesetzt Ausgew hlte Adressen l schen Zum L schen w hlen Sie einfach die entsprechenden Adressen aus Bitte w hlen Sie die Kontakte die Sie l schen m chten Aachen Mike 03 02 2011 21 53 17 Flagachen Jonas 03 02 2011 21 53 20 Fl Aachen Dieter 28 07 2010 16 19 48 T Aachen Susanne 28 07 2010 16 20 01 E Aachen Thorsten 03 02 2011 21 53 12 Aachen Lea 28 07 2010 16 20 35 E Abend Petra 17 05 2010 21 19 14 E Abend Philipp 17 05 2010 21 19 14 E Abend Lukas 02 08 2010 17 13 04 F Abendroth Lisa 01 08 2010 12 40 55 Abendroth Johanna 29 11 2010 23 45 51 E Abendroth Katha
9. Intervall bestimmt den Abstand zwischen den zu versendenden Serienmails siehe Seite 16 Bitte beachten Sie dass das MD Adressbuch seit Version 2 9 1 nur noch verschl sselte Verbindungen zul sst 3 Signatur Eine Signatur wird an alle ausgehenden E Mails angeh ngt Diese kann hier mit Hilfe von html beschrieben werden P Einstellungen CaN amp Nutzerdaten Eh Programm amp Kommunikation amp s Gruppen Layout Ey Variablen ISDN SMTP Status File CAPI2032 DLL not found Server i eingehenden Anrufen anzeigen E Mail Anlage ist Nebenstelle Amtskennziffer Benutzer ISDN Log speichern Passwort Port 465 SSL Implizit TLS Verbindung v Intervall 5 0 20 in Sekunden Signatur Stefan G ppert Softwareentwicklung lt FONT face Verdana size 1 gt s H ltene Klinke 89 Stefan G ppert Softwareentwicklungs 48653 Coesfeld En PAR tel 49 2541 889100 Ze Klinke 89 lt br gt fax 49 2541 889101 48653 Coesfeld lt br gt mail stefan magicdesignssoftware de 4 T web http www magicdesignssoftware de mer Bevor Sie mit der Eingabe und Bearbeitung Ihres Adressbestandes beginnen sollten Sie unbedingt Gruppen f r die Filterung festlegen Die Schachtelungstiefe kann dabei beliebig sein Bitte w hlen Sie die Gruppen sorgf ltig aus 4 Gesch ftlich Kunden 4 Lieferanten B romaterial Ts Catering 4 EDW jr Hardware Software fe 4 Mitarbeiter Au endienst E B ro Ges
10. NT 11 groups id INT 11 z b id INTi11 nn gt name VARCHAR SO P 24 Schnellzugriffe und Men Programm Datensatz Tools Filter Hilfe Datenbank Neuer Datensatz F2 Seriendokument F8 Alle Datens tze zeigen Hilfethemen F1 Beenden Datensatz l schen F3 Suche im Internet F9 Alphabetisch Online Hilfe Strg F1 a F4 Druckreport F10 __Gruppenorientiert Programmupdate Strg U Brief generieren F5 Einstellungen F11 Support Ticket Strg T E Mail verfassen F6 Sicherung F12 ber MD Adressbuch Strg O Google Maps F7 Import Strg l Export Strg E Schnellexport Stapelverarbeitung Strg Y SQL Manager Strg Q Reportdesigner Strg R 1 Nur in der Single Version vorhanden Nur in der Server Version vorhanden 25 Weitere Hilfen Weiter Hilfen und zus tzliche Informationen erhalten Sie im Internet unter der Adresse http www mdadressbuch de und unter http www magicdesignssoftware de Inzwischen sind wir ebenfalls ber alle wichtigen sozialen Netzwerke f r Ihre Fragen und Anregungen offen Sprechen Sie mit uns facebook https www facebook com magicdesignssoftware google https www google com MagicdesignssoftwareDe twitter https twitter com StefanGoeppert 26 Lizenzbestimmungen Der Lizenzgeber Stefan G ppert Softwareentwicklung berl sst dem Kunden Lizenz nehmer auf Dauer die von ihm bestellte und gelieferte Software Es gelten ausschlie lich die Vertragsbedingungen des Lizenzgebers Die Software besteht
11. Neuer Datensatz F2 Ein neuer Datensatz wird angelegt Datensatz l schen F3 Der aktuell angezeigte Datensatz wird nach Best tigung der Sicherheitsabfrage gel scht Datensatz speichern F4 Der aktuelle Datensatz wird gespeichert Wenn keine Daten ge ndert wurden bekommen Sie eine Meldung Dokument generieren F5 Ein Dokument wird von einer Vorlage kopiert und Platzhalter werden durch Daten des aktuellen Datensatzes ersetzt E Mail verfassen F6 Verfassen Sie eine neue E Mail an den ausgew hlten Kontakt Google Maps F7 Die aktuelle Adresse wird in Google Maps angezeigt Sie ben tigen eine aktive Internetverbindung Seriendokument F8 Generiert ein Seriendokument in Word Open Office als Serienmail oder Report Suche im Internet F9 Suchen Sie Adressen anhand des Namens und des Wohnortes oder anhand der Telefonnummer Druckreport F10 W hlen Sie einen Report oder Etiketten die Sie mit den aktuell gefilterten Daten f llen wollen Einstellungen F11 Ein neues Fenster wird ge ffnet in dem Sie Programmeinstellungen vornehmen k nnen Suche in Datens tzen Wenn Sie einen Suchbegriff eingetragen sowie ein Feld ausgew hlt haben startet dieser Button die Suche 9 Arbeiten mit Datens tzen In welchem Bearbeitungsstatus sich der angezeigte Datensatz befindet kann man am linken Rand der rechten bersicht erkennen P Zeigt den aktuell ausgew hlten Datensatz Ein neuer Datensatz befindet sich im Editier
12. aten f r den Export werden in Punkt 1 und in Punkt 2 immer filterabh ngig generiert 1 2 3 4 Export ber einen Report Nach dem Ausf hren eines Reports haben Sie die M glichkeit diesen in diverse Dateiformate zu exportieren Klicken Sie dazu in der Reportvorschau auf den Button 7 Feldabh ngiger Export als Textdatei txt csv Um die Datens tze feldabh ngig zu exportieren gehen Sie bitte in das Hauptmen unter Tools auf Export oder dr cken Sie Strg E Export ber den SQL Manager Ergebnisse von SELECT Abfragen k nnen einfach ber den SQL Manager exportiert werden xls csv txt htm Dazu klicken Sie wenn ein Abfrageergebnis vorliegt einfach auf den Button Y Hinweise zur Benutzung des SQL Managers finden Sie auch auf Seite 25 ber den Schnellexport haben Sie die M glichkeit einen einzelnen Datensatz Outlook vCard Zwischenablage Etikett zu exportieren Sie finden den Punkt Schnellexport im Hauptmen unter Tools 17 Reporting Um ein Symbol en Report mit den angezeigten Daten zu f llen klicken Sie einmal auf das Drucker Sie k nnen nun einen Report in der Auswahlliste w hlen und starten Es gibt beim MD Adressbuch pro drei verschiedene Arten von Reports Standard Reports enthalten die privaten Adressdaten zu dem jeweiligen Kontakt Bei den Business Reports kann vor der Ausgabe zwischen privater und gesch ftlicher Adresse gew hlt werden Etiketten k nnen individuell durch Platzhalter gef l
13. ch ftsf hrung Privat 22 Das Erscheinungsbild der Anwendung kann farblich an Ihre Vorlieben angepasst werden Dazu k nnen Sie im Reiter Layout Schrift und Hintergrundfarbe der Register auf der Hauptseite gestalten Dar ber hinaus ist es sinnvoll zu bestimmen welche Register beim Start der Anwendung ge ffnet sind Bestimmen Sie dies in Abh ngigkeit der Gr e Ihres Monitors und in Abh ngigkeit der am h ufigsten genutzten Datenfelder amp r Nutzerdaten Th Programm A Kommunikation Es Gruppen Layout Ej Variablen Reiter 1 Beschriftung Pers nlich Schriftfarbe Hintergrundfarbe geschlossen Reiter 2 Beschriftung Privat Schriftfarbe Hintergrundfarbe geschlossen Reiter 3 Beschriftung Dienstlich Schriftf rbe Hintergrundf rbe geschlossen Reiter 4 Beschriftung Diverse Schriftfarbe Hintergrundfarbe geschlossen Mit Variablen k nnen Sie diverse Programmeinstellungen vornehmen Diese beziehen sich z B auf die Breite der angezeigten Spalten col X die Adresse der Internetsuche search number search invers und die Anzeige der definierbaren Felder label definablyX a Nutzerdaten Th Programm Kommunikation Es Gruppen Layout Er Variablen Variablen Schl ssel Wert ge label userDefinably Definierbar E label definably 1 Definierbar 1 label definably2 Definierbar 3 label definably3 Definierbar 3 label definably4 Definierbar 4 label definablyS5 Definierbar 5 label definably amp Definierbar 6
14. enbriefen siehe ein MS Word Seriendokument generieren zur Verf gung Seriendruckfelder lastname firstname salutation title birthday street postcode city country phone fax mobil email internet organisation street2 postcode2 city2 definably1 definably2 definably3 definably4 definably5 definably6 definably7 definably8 definably9 definably10 Einen Serienbrief als Report generieren Benutzerbezogene Platzhalter userOrganisation userLastname userFirstname userSalutation userTitle userStreet userPostcode userCity userCountry userPhone userFax userMobil userEmail userInternet userBank userBankcode userBankaccount userlax userUstid userDefinably Auch spezielle Reports k nnen als Serienbrief verwendet werden Eine Vorlage befindet sich im Ordner templates der Anwendung mergereport fr3 Wenn Sie im Besitz der Server Version sind k nnen Sie die Vorlagen selber nach Ihren W nschen anpassen 15 Eine Serienmail generieren In einer Serienmail k nnen Sie folgende Platzhalter verwenden e lastname Nachname des Empf ngers e firstname Vorname des Empf ngers e title Titel des Empf ngers e salutation Anrede des Empf ngers Auf der linken Seite k nnen Sie die Empf ngerliste ggf berarbeiten Wenn Sie einen Empf nger ausschlie en wollen entfernen Sie einfach den Haken daneben Serienmails werden normal ber den SMTP Port versendet Dabei wird f r jede E Mail eine neue Verbindun
15. entwicklung verschafft dem Kunden die Software frei von Sach und Rechtsm ngeln Fehler die nur zu einer unerheblichen Minderung der Nutzbarkeit der Software f hren bleiben au er Betracht Kein Mangel sind solche Funktionsbeeintr chtigungen die aus der vom Kunden zur Verf gung gestellten Hardware und Software Umgebung Fehlbedienung externen schadhaften Daten St rungen von Rechnernetzen oder sonstigen aus dem Risikobereich des Kunden stammenden Gr nden resultieren Stefan G ppert Softwareentwicklung bernimmt die Gew hr f r das ordnungsgem e Funktionieren der Software deshalb nur dann wenn die Hardware den Anforderungen entspricht wie Sie unter Ziffer 3 der Softwaredokumentation festgeschrieben sind und wenn die dort als unterst tzte Betriebssysteme genannten Betriebssysteme zur Anwendung kommen F r Software die vom Kunden ge ndert wurde erbringt der Verk ufer keine Gew hrleistung es sei denn der Kunde weist nach dass die Anderung f r den geltend gemachten Mangel nicht urs chlich ist Der Verk ufer erbringt Gew hrleistung bei Sachm ngeln durch Nacherf llung und zwar nach seiner Wahl durch M ngelbeseitigung in Form der Lieferung eines Bugfixes zur Beseitigung des beim Anwender bemerkten Problems oder Ersatzlieferung eines neuen Datentr gers Voraussetzung f r die Lieferung oder den Einsatz eines Bugfixes ist eine genaue Beschreibung der Programmumgebung oder die Verbringung des Rechners des Kunden auf dessen K
16. erver Version Die Installationsdateien zum MariaDB Datenbankserver befinden sich aus lizenzrechtlichen Gr nden nicht auf der Installations CD Sie k nnen die Installationsdateien direkt von der MariaDB Internetseite https downloads mariadb org herunterladen Das Setup enth hlt ebenfalls das Konfigurationstool HeidiSQL mit dessen Hilfe die Datenbank problemlos administriert werden kann F r das Anlegen der Tabellen existiert im Ordner Server eine Textdatei welche das Script enth lt mdapmy sal 6 Datenbestand von Version 1 x nach 2 x bertragen Das MD Adressbuch pro nutzt in der aktuellen Version 2 x ein neues Datenbanksystem Dies macht eine bertragung der bestehenden Adressdaten notwendig Gruppen m ssen ebenfalls neu angelegt und entsprechend zugeordnet werden Dieser Schritt ist einmalig notwendig Zuk nftige Anderungen an der Datenbank werden wenn ben tigt durch die automatischen Updates im Hintergrund ausgef hrt Diese Anleitung bezieht sich ausschlie lich auf die Single Version des MD Adressbuch pro Um nun Ihre Daten von der alten Version zu bertragen gehen Sie wie folgt vor 1 Export aus Version 1 x a Machen Sie zuerst ein Backup Sichern Sie das Backup in jedem Fall au erhalb des Installationsordners b Legen Sie einen neuen Datensatz an und schreiben Sie die Feldbezeichner in die Datenfelder Firma Firma Anrede Herr Titel Titel Nachname Nachname Vorname Vorname Stra e Nr
17. filtert ist wird auch nur die gefilterte Datenmenge in Seriendokumenten verwendet Klicken Sie dazu im Hauptmen auf den Button oder dr cken Sie die Taste F8 Sie gelangen zur Typauswahl Ein MS Word Seriendokument generieren Bitte w hlen Sie zuerst eine Serienbriefvorlage Diese wird zusammen mit den ausgew hlten Datens tzen in Form einer Steuerdatei in den tempor ren Ordner des MD Adressbuch kopiert und dann in MS Word ge ffnet und zusammengef hrt F r einen Serienbrief sind folgende Datenfelder und Textmarken verf gbar die vom MD Adressbuch gef llt werden Seriendruckfelder Benutzerbezogene Platzhalter lastname user rganisation firstname userLastname salutation userFirstname title userSalutation birthday userTitle street userStreet postcode userPostcode city userCity country userCountry phone userPhone fax userFax mobil userMobil email userEmail internet userlnternet organisation userBank street2 userBankcode postcode2 userBankaccount city2 userT ax definably 1 userUstid definably2 userDefinably definably3 definably4 definably5 definably6 definably7 definably8 definably9 definably10 14 Ein OpenOffice Seriendokument generieren Um Serienbriefe mit OpenOffice zu nutzen muss zuvor in OpenOffice ein Macro installiert werden Dieses Macro wird bei der Installation in den Programmordner kopiert F r OpenOffice Serienbriefe stehen die gleichen Datenfelder und Textmarken wie bei MS Word Seri
18. g aufgebaut Viele SMTP Server blocken den Versand von E Mails ab einer bestimmten Anzahl in einem kurzen Zeitraum zur Vermeidung von Spam Ab Version 2 1 k nnen Serienmails in Intervallen 1 20 Sekunden gesendet werden und umgehen damit eventuelle Blockaden durch den SMTP Server Das Intervall kann in den Einstellungen unter Kommunikation SMTP eingestellt werden Bei einer Serienmail wird zu Kontrollzwecken automatisch eine E Mail an den Absender die eingetragene SMTP Adresse verschickt 14 Stapelverarbeitung Mit Hilfe der Stapelverarbeitung k nnen Sie mit wenigen Schritten beliebig viele Adressen kategorisieren l schen oder auf Dubletten berpr fen Die Stapelverarbeitung erreichen Sie ber das Hauptmen unter dem Punkt Tools oder ber die Tastenkombination Strg Y er Stapelverarbeitung Was m chten Sie tun Ausgew hlte Adressen einer oder mehreren Kategorien zuordnen Ausgew hlte Adressen l schen Die Datenbank nach doppelten Eintr gen durchsuchen Alle Kontakte einer Kategorie in eine andere Kategorie verschieben 16 Ausgew hlte Adressen einer oder mehreren Kategorien zuordnen Um Adressen nun neu zu kategorisieren w hlen Sie diese auf der linken Seite und w hlen Sie auf der rechten Seite die Kategorien E Aachen Mike 03 02 2011 21 53 17 E Aachen Jonas 03 02 2011 21 53 20 Aachen Dieter 28 07 2010 16 19 48 E Aachen Susanne 28 07 2010 16 20 01 E Aachen Thorsten 03 02 2011 2
19. k nnen Sie nach den von Ihnen definierten Gruppen in beliebiger Tiefe Datens tze selektieren Catering FE m EDV E Hardware s E Software 4 Mitarbeiter F Au endienst l B ro Gesch ftsf hrung Filtern Abbrechen 11 11 E Mails verfassen Eine neue E Mail verfassen Sie einfach mit einem Klick auf H oder ber den Shortcut F6 Die E Mail Adresse des aktuell gew hlten Datensatzes wird dabei als Empf nger eingetragen Bitte beachten Sie dass f r den Versand von E Mails die korrekten Daten in den Einstellungen unter SMTP eingetragen sein m ssen Das MD Adressbuch pro sendet E Mails im HTML und im Textformat Sie k nnen dadurch auf diverse Formatierungsm glichkeiten innerhalb des Textes zur ckgreifen Fett Einzug verkleinern Kursiv Einzug vergr ern Unterstrichen Aufz hlung 4 Schriftfarbe 3 Nummerierung Linksb ndig Ey Grafik einf gen Zentriert ES Hyperlink einf gen Rechtsb ndig Vorlage ffnen anw Blocksatz Als Vorlage speichern anw Anh nge k nnen mit amp in die Liste geladen und mit X wieder entfernt werden Der entsprechende Anhang muss daf r markiert werden Die Felder An Kopie und Blindkopie fehlen bei einer Serienmail Diese werden alle als eigenst ndige E Mail versandt Mehr dazu lesen Sie auf Seite 16 12 12 Dokumente generieren Mit dem MD Adressbuch haben Sie die M glichkeit verschiedenste D
20. label definably 7 Definierbar 7 label definably8 Definierbar 8 label definably9 Definierbar 9 label definably 10 Definierbar 10 se rch number http fwww klicktel de telefonbuch index search method sear search invers http wur klicktel de inverssuche index search method se ar search index o report report Standard Portrait report title Adressenliste io text e 23 19 Datenbank sichern In der Single Version k nnen Sie Ihre Daten zusammen mit der Datenbank ber den Backup Assistenten sichern Diesen erreichen Sie im Hauptmen unter Tools oder ber die Kurztaste F12 Der Assistent erstellt Backupdateien mit einem bestimmten Datumsformat yyyymmddhhnnss zip Ein Backup am 01 05 2010 um 11 43 18 w rde also wie folgt erstellt 20100501 114318 zip Dieses Format hat den Vorteil dass Sie die Backupdateien nach Datum sortieren k nnen Um Backups der Datenbank der Server Version zu erstellen k nnen Sie entweder die datenbankeigenen Backuptools nutzen MySQL mysqldump oder Tools von Fremdherstellern MySQL phpmyadmin 20 Suche ber das Internet Um diese Funktion nutzen zu k nnen m ssen Sie mit dem Internet verbunden sein Sie k nnen nun mit Hilfe des Programms nach einer Telefonnummer suchen Sie ben tigen dazu lediglich den Namen und die Stadt der betreffenden Person Auch eine Inverssuche ist m glich Wenn Sie den Button Suchen bet tigen wird automatisch der Internet browser ge ffnet und das Suchergeb
21. lt werden Folgende Platzhalter stehen daf r zur Verf gung lastname fax definably3 firstname mobil definably4 salutation email definably5 title internet definably6 birthday organisation definably7 street street2 definably8 postcode postcode2 definably9 city city2 definably10 country definably1 phone definably2 Seit Version 2 1 1 k nnen Etiketten einen Absender enthalten Daf r muss in der Eingabemaske der Platzhalter sender eingef gt werden Dieser steht immer in der ersten Zeile in einem Etikett Ebenfalls k nnen ab der Version 2 5 die Platzhalter als Vorlage in den Einstellungen gespeichert werden 20 18 Programmeinstellungen Im ersten Reiter tragen Sie bitte alle nutzerbezogenen Daten ein Diese benutzt das Programm bei der Generierung von Dokumenten und Reports in Form von Variablen D Nutzerdaten Programm Kommunikation Es Gruppen Layout H Variablen Organisation Stefan G ppert Softwareentwickung Telefax 49 2541 859101 Name G ppert Mobil Vorname Stefan E Mail stefan magicdesignssoftware de Anrede Herr Bank http www magicdesignssoftware de Titel 3 ING DiBa Stra e Nininghove 23 kontor 50010517 PLZ 43653 Steuernummer 5512608848 Stadt Coesfeld Ust ID 312 5048 1831 Land Deutschland Ust ID Telefon 49 2541 889100 Definierbar Definierbares Feld Im Reiter Programm finden sich die Einstellungen f r die Sprache Unten finden
22. modus Ein bestehender Datensatz befindet sich im Editiermodus Um einen Datensatz in eine oder mehrere Gruppen einzuordnen klicken Sie einfach auf den Button im Namensfeld It o R i ve kan n Vorname Melanie Die Gruppierung wird automatisch gespeichert wenn das Fenster geschlossen wird 5 MA Lieferanten m B romaterial 4 ln Aha a RE Au endienst Gesch ftsf hrung 10 10 Datens tze filtern Filter und Sortierungen haben sich als essentielle Bestandteile in der Arbeit mit Datens tzen herauskristallisiert Eine gefilterte Datenmenge bleibt erhalten bis der Filter aufgehoben Alle Datens tze anzeigen oder die Anwendung beendet wird Gefilterte Datenmengen k nnen nat rlich auch gedruckt exportiert oder als Grundlage f r Seriendokumente verwendet werden Eine Suche ist ebenfalls ein Filter Ob auf der angezeigten Datenmenge ein Filter aktiv ist erkennen Sie an folgendem Symbol Y Um einen Filter zu setzen gehen Sie im Hauptmen auf Filter oder klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf die bersicht rechts In beiden F llen ffnet sich das Men mit den Filterm glichkeiten Mit dem ersten Punkt Alle Datens tze anzeigen wird der Filter zur ckgesetzt Mit Hilfe des n chsten Men punktes k nnen Sie die Datens tze dem Alphabet nach filtern und zwar immer in Abh ngigkeit des ersten Buchstaben des Nachnamens Der wichtigste Filter ist der gruppenorientierte Filter Mit diesem
23. nis wird angezeigt Den jeweiligen Anbieter ber den die Suche gestartet werden soll k nnen Sie in den Einstellungen ausw hlen oder auch ver ndern Suche m Internet Nummernsuche Name Stadt Inverssuche Nummer 24 21 Eingabefelder sperren und entsperren Ab Version 2 9 4 k nnen alle Eingabefelder mit einem Klick gesperrt werden um Ihre Daten vor versehentlichen Anderungen zu sch tzen Klicken Sie dazu auf das Symbol ganz links unten direkt neben dem Filtersymbol Telefax DS OSOS Mobil DD OS E Mail support mdadressbuch de nn Internet P L 22 Netzwerkbetrieb Obwohl es nicht empfehlenswert ist die Single Version ber das Netzwerk zu nutzen ist es dennoch m glich Dazu k nnen Sie einfach den Installationsordner im Netzwerk freigeben Die Programmdateien m ssen sich bei dieser Variante alle in einem Verzeichnis befinden es muss also die mobile Installation beim Setup gew hlt werden Bitte machen Sie keine Backups Wiederherstellungen wenn mehr als ein Benutzer auf die Datenbank zugreift 25 23 Der SQL Manager Mit dem SQL Manager steht Ihnen ein m chtiges Werkzeug zur Verf gung um beliebige Abfragen an die Datenbank zu stellen Ergebnismengen k nnen in diverse Formate exportiert werden In der Ergebnistabelle k nnen die Spalten vor dem Export per Drag amp Drop in eine beliebige Reihenfolge gebracht werden Bitte nutzen Sie in Ihrem eigenen Interesse nur SELECT Abfragen da alle ande
24. okumente OpenOffice odt ott ods ots MS Word doc docx MS Excel xls xlsx Text csv txt von Vorlagen zu generieren und mit kontaktbezogenen Platzhaltern zu f llen Dazu wird die Vorlage zuerst in den tempor ren Ordner der Anwendung kopiert und dann mit den Platzhaltern bef llt Ihre Vorlagen bleiben also unangetastet Um eine Vorlage f r das MD Adressbuch pro zu erstellen gehen Sie in Ihr Office Programm und setzen Sie folgende Platzhalter in gew nschter Formatierung beliebig ein Kontaktbezogene Platzhalter lastname firstname salutation title birthday street postcode city country phone fax mobil email internet organisation street2 postcode2 city2 definably1 definably2 definably3 definably4 definably5 definably6 definably7 definably8 definably9 definably10 Benutzerbezogene Platzhalter userOrganisation userLastname userFirstname userSalutation userTitle userStreet userPostcode userCity userCountry userPhone userFax userMobil userEmail userlnternet userBank userBankcode userBankaccount userTax userUstid userDefinably 13 13 Seriendokumente Mit dem MD Adressbuch pro k nnen Sie vier verschiedene Arten von Seriendokumenten generieren Bitte beachten Sie dass zur Generierung von Seriendokumenten immer die aktuell angezeigte Datenmenge herangezogen wird D h wenn die aktuelle Datenmenge ge
25. osten zum Gesch ftssitz des Verk ufers Sollte die Nacherf llung fehlschlagen oder sollte Stefan G ppert Softwareentwicklung entscheiden keine Nacherf llung leisten zu wollen so ist der K ufer zur Minderung oder zum R cktritt berechtigt 29 28 Haftung Stefan G ppert Softwareentwicklung leistet Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen gleich aus welchem Rechtsgrund nur in folgendem Umfang bei Vorsatz sowie bei bernahme einer Garantie bez glich der vereinbarten Beschaffenheit in voller H he bei grober Fahrl ssigkeit in H he des typischen und vorhersehbaren Schadens der durch die Sorgfaltspflicht verhindert werden soll in anderen F llen nur bei Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht deren Einhaltung f r die Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung ist Kardinalpflicht und bei Verzug und zwar auf Ersatz des typischen und vorhersehbaren Schadens Die Haftung ist auf den Betrag des gezahlten Lizenzpreises beschr nkt Die gesetzliche Haftung bei Personensch den und nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unber hrt Stefan G ppert Softwareentwicklung steht der Einwand des Mitverschuldens offen Bei Datenverlust haftet Stefan G ppert Softwareentwicklung nur f r einen Schaden der auch bei ordnungsgem er Datensicherung durch den Kunden entstanden w re Gerichtsstand f r alle Streitigkeiten ist M nster sofern der Kunde Kaufmann oder einem solchen gleichgestellt ist oder falls
26. ox einfach auf nicht zugeordnet Mit _ und gt k nnen Sie durch die Datens tze navigieren um die Zuordnung zu vereinfachen Das Geburtsdatum muss wenn ben tigt das Format 1977 01 17 haben Datens tze importieren y Paul Nicht zugeordnet nicht zugeordnet Maur Nicht zugeordnet nicht zugeordnet N Kurf rstenstra e 66 Nicht zugeordnet nicht zugeordnet q 71254 Nicht zugeordnet nicht zugeordnet D 7 Ea a Ditzingen Nicht zugeordnet nicht zugeordnet BW Nicht zugeordnet nicht zugeordnet 7 07156 60 70 33 Nicht zugeordnet nicht zugeordnet m m zj 4 Paul Maur pookmail com Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet z lz z z Z Z Z EIE als 8 18 AL a I a IR Ia IR Ia ajajajaj ajia nicht zugeordnet Nicht zugeordnet nicht zugeordnet Datens tze 10001 f y Ein Klick auf Importieren startet nun den Import Dabei wird Ihnen ein Z hler der aktuellen Datens tze angezeigt Beendet wird der Import mit einer Statusmeldung 19 16 E xport von Daten Um Ihre Adressen zu exportieren bietet das MD Adressbuch insgesamt vier M glichkeiten Die D
27. ren Abfragen irreparable Sch den an der Datenbank verursachen k nnen 73 SQL Manager e ARB 1 SELECT FROM contactsl Referenzen zum SQL Syntax der einzelnen Datenbanksysteme finden Sie unter den folgenden Internetadressen e SQLite http www sglite org lang html e MySQL http dev mysql com doc refman 5 1 en 26 Um den SQL Manager richtig nutzen zu k nnen haben Sie nachfolgend eine Abbildung des Datenbankmodells id INTil amp lzstname WARCHARIGSON firstname YARTCHAR 60 2 salutation WARTH AR 2D 5 title YVARTHAR 40 birthday DATE 5 gender id IMT 11 amp street Y ARCHART100 postcode Y ARCHAR 20 5 cike VARCHAR 100 S country VARCHAR SO S phone YARTH ARSO amp fax WARCHARSON S mobil WARCHARLSON mail YARHARLLOO S web YARH AR 100 gt organisation YARTH AR 120 S work_sreet YARH AR 100 S work _poskode YARCHARLZON work _city YARH AR 100 o defnablyi Y ARTCHAR 100 defnablyz WARCHARUOON defnably3 WARCHARUOON S defnably4 Y ARCHAR 100 gt defnablyS Y ARCHAR 100 2 definablyg Y ARCHAR 100 S defnably Y ARCHAR 100 S definablya Y ARCHAR 100 S defnably9 Y ARCHAR 100 definably10 YARCHAR LODN gt memo TEXT created DATETIME 2 modifed DATETIME 1 more 27 Pid INTI parent INT 11 o level INTE11 gt name WARCHAR SO EEE id ImMTeil S contact id IMTE1L E SEHEN BER I gt graup_id INTILL contacts id I
28. rina 17 05 2010 21 19 14 E Abendroth Lukas 17 05 2010 21 19 14 Abendroth David 02 08 2010 08 41 38 F Abt Leon 17 05 2010 21 19 14 E Abt Niklas 17 05 2010 21 19 14 F Abt Briaitte I 17 05 2010 21 19 14 ACHTUNG Dieser Schritt kann nicht r ckg ngig gemacht werden Seien Sie umsichtig mit dieser Funktion und machen Sie ggf vorher eine Datensicherung 17 Die Datenbank nach doppelten Eintr gen durchsuchen Das Programm selektiert Dubletten indem es auf folgende gleiche Werte berpr ft e Nachname e Vorname e Stra e Gefundene Datens tze werden in der Liste angezeigt Hinter dem Namen steht immer das jeweils letzte Anderungsdatum Sie k nnen nun einfach die zu l schenden Eintr ge ausw hlen Bitte w hlen Sie die doppelten Kontakte die Sie l schen m chten E Ackermann Brigitte 12 06 2010 09 24 58 Ackermann Brigitte 17 05 2010 21 19 14 F Adler Simone 12 06 2010 09 24 58 Adler Simone 17 05 2010 21 19 14 E Adler Steffen 12 06 2010 09 24 58 Adler Steffen 17 05 010 21 19 14 F Asel Christina 12 06 2010 09 24 58 F Amsel Christina 17 05 2010 21 19 14 E Amsel Michelle 12 06 2010 09 24 58 Wenn Sie nun auf weiter klicken wird wie bei allen anderen Optionen der Stapelverarbeitung starten Sie die jeweilige Operation Anschlie end bekommen Sie eine Statusmeldung Alle Kontakte einer Kategorie in eine andere Kategorie verschieben Bitte w hle Sie zun
29. sich alle vom MD Adressbuch pro genutzte Pfade Mit einem Klick auf den jeweiligen Butten in den Anzeigefeldern ffnet sich der Pfad im Windows Explorer Sie sollten gelegentlich den tempor ren Ordner der Anwendung leeren da in diesem generierte Dokumente gespeichert werden Der Ordner kann also schnell sehr gro werden Ebenfalls kann im Reiter Programm definiert werden ob die Dienstadresse als prim re Adresse genutzt werden soll Dieses hat Auswirkungen auf E Mails und Serienmails Wenn Sie diese Funktion nutzen geben Sie in jedem Fall an in welchem der definierbaren Felder die dienstliche E Mail Adresse gespeichert wird Seit Version 2 5 k nnen die Platzhalter f r Etiketten ebenfalls gespeichert werden Einstellungen gt T gt gt ee amp Nutzerdaten T Programm iS Kommunikation Gp Gruppen Layout Ey Variablen Sprache german hd Etiketten sender Arstname Jastname Benutze Dienstadresse als prim re Adresse Geburtsdatum nach Monat und Tag sortieren 21 Der dritte Reiter Kommunikation ist in drei Kategorien eingeteilt 1 ISDN Wenn Ihr Computer mit einer ISDN Anlage verbunden ist oder Sie eine ISDN Karte in Ihrem Computer verbaut haben ist es m glich eingehende Anrufe anzuzeigen und zu protokollieren 2 SMTP Wenn Sie das MD Adressbuch pro nutzen um Serienmails Newsletter und E Mails zu schreiben m ssen die SMTP Verbindungsdaten f r ausgehende E Mails eingetragen werden Das
30. tiiert werden bei MariaDB z B ber HeidiSQL Auch das Erstellen der Datenbank bei der Installation geschieht derzeit ber ein Script welches sich auf dem Installationsmedium befindet 3 Hardwareanforderungen Das MD Adressbuch pro ben tigt f r die korrekte Ausf hrung einen Windows PC XP Vista 7 8 mit 1GB RAM 1GHz Intel AMD Prozessor F r die volle Nutzung aller Schnittstellen sollten Sie ber eine Internetverbindung ein OfficePaket MS Office OpenOffice und einen PDF Viewer verf gen F r die Administration der Datenbank der Server Version empfehlen wir phpMyAdmin MySQL Um die Schnittstellen zu nutzen muss der Internet Explorer MS Outlook sowie MS Word oder Open Office installiert sein Au erdem muss eine Internetverbindung bestehen Zur Installation des Programms auf einem USB Stick sollte mindestens eine USB 2 0 Schnittstelle und ein entsprechend schneller Stick verwendet werden 4 Installation des Programms Wenn Sie die Software aus dem Internet heruntergeladen haben entpacken Sie die Dateien in einen tempor ren Ordner und starten Sie die Datei setup exe Wenn Sie eine Software CD bestellt haben legen Sie diese in ihr CD Rom Laufwerk Die Installation startet automatisch Soll die Single Version auf einem mobilen Speichermedium installiert oder im Netzwerk freigegeben werden markieren Sie dies w hrend der Installation Dadurch wird sichergestellt dass alle ben tigten Dateien in einen Ordner kopiert werden
31. zung durch ansprechend gestaltete aufger umte Benutzeroberfl che L uft wahlweise mit MySQL oder MariaDB Server Version Versand von Serienmails Newslettern und E Mails direkt aus dem Programm Briefgenerierung ber MS Office oder OpenOffice 10 frei definierbare Datenfelder Unicode f hig Komfortable Suche in allen Datenfeldern Leistungsstarker SQL Manager Suchen von Adressen ber das Internet Inverssuche ber das Internet Import und Export von MS Outlook Adressen vCard Unterst tzung Vorlagen f r Zweckform Etiketten ISDN Monitoring Reportdesigner wird mitgeliefert Server Version Kann auf einem mobilen Speichermedium betrieben werden Single Version Automatische Programmupdates via Internet Backup Assistent Single Version 2 Single und Serverversion Das MD Adressbuch pro gibt es in einer Single und einer Server Version Die Single Version ist f r die Nutzung von einer Person optimiert und kann wenn gew nscht auf einem mobilen Speichermedium installiert werden Als Datenbanksystem kommt SQLite zum Einsatz Auch wenn es nicht empfehlenswert ist kann die Single Version von mehreren Benutzern innerhalb eines Netzwerkes genutzt werden Die Server Version nutzt wahlweise MySQL oder MariaDB als Datenbanksystem und wird mit dem Reportdesigner ausgeliefert Sie haben also die M glichkeit Ihre Reports f r Export und Druck selber zu gestalten Anders als in der Single Version m ssen hier Backups der Datenbank selber ini
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