Home

FileDirector

1. Inhaltsverzeichnis Seite 7 FileDirector Enterprise Manager Trefferliste 2 ee ee 69 TU BEE 69 ale EE 69 Een ET DEE 69 Codeless Connector u 2u 00 00nnnnnnnnnnn nun nun nn nunnunnnnnnnnnnunnen LO De een ee ee 70 Voraussetzung re reellen 70 Codeless Connector k nfigurieren us ee acer IE 70 Einrichten der Tastaturk rzel ea nk enable 70 Einrichten einer Codeless Connector Verbindung 71 Codeless C nnector nwenden n un une ne ae Eed ETC 72 Sicherheit u u a ne Ree 72 FileDirector rchivelink SE eessen Ka Rei RK 73 SAP Content Repository Verbindung sssssiisssrrossssssirninssssirsadiassisida n snnsiiridaaas dankindas 73 SAP content repository ecserin nennen ka 73 Zielaktenschrank DokumenttyPp ezeccueeeseesssennnnnnnnsnnnnnennnnnennnnnnnnnnnnnnennnsnennnnennnnsnnnnnnnnnsennnnnnnnn 73 RIETS ele Le UE 74 Default Dokumentschutz ucsessssssesssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnsnnnnnnnsnsnnnnnsnsnnnnnsnsnnnnn 74 PassWOrt EE 74 Zeruhika sosia a e E aE TEEN 74 SAP Einstellungen f r das Content Repository uesesssseessssnnennsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnenssnnnn 74 Content Repository geen deet sen en EE Ae See einen 75 EL HEEM geed Ae eer 75 Portnummerssescereeerene en is naher erento era aae aat 75 HTTPISCHBE Seas ee Re ee ee er leerer 75 Barcode BAPI Funktionalit t ueeesesseesessnsnnnsssnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnnnsn n
2. Diese Option kann nur f r die erste Seite eingestellt werden Seite muss existieren Diese Option kann f r Folgeseiten eingestellt werden Die erste Seite muss zur Identifikation immer vorhanden sein und wenn eine Endseite definiert ist muss auch diese zwingend existieren damit das Ende des Dokumentes erkannt werden kann Achtung Ist diese Option aktiviert und die Seite existiert NICHT so kann das zu Fehlermeldungen oder fehlerhaftem Datei Import f hren wenn dieser mit der OCR konfiguriert ist Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende Diese Einstellung gilt nur f r ein festes Formular ohne Dokumenten Identifikation OCR Formularerkennung Seite 192 FileDirector Enterprise Manager Im Normalfall steht diese Einstellung auf Stapelanfang so dass ein Barcode auf der ersten Seite eines Dokumentes immer als Dokumententrenner fungiert In seltenen Sonderf llen ist der Barcode auf der letzten Seite und soll als Stapelende erkannt werden Mit der Einstellung Stapelende wird der Barcode als Dokumententrenner erkannt wenn er auf der letzten Seite eines Dokumentes steht Leere Zonen als leer behandeln Hat ein Feld die automatische Aktion Beibehalten eingestellt so wird das Feld beim Scannen mit dem zuvor eingetragenen Inhalt gef llt Bei der Erkennung mit OCR Zonen kann hier optional eingestellt werden ob eine Zone die einen Leerstring liest den zuvor bernommenen Inhalt leeren oder beibehalten soll Diese E
3. Es erscheint ein Eintrag eines neuen Stempels gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieser Stempel hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original und kann durch Ver nderung der Eigenschaften angepasst werden Stempel Seite 173 FileDirector Enterprise Manager OCR Formularerkennung bersicht FileDirector kann mit Hilfe von OCR Formularen Indexfelder automatisch f llen indem Text Barcodes oder angekreuzte Felder ber die Texterkennung aus gescannten Dokumenten gelesen werden Es k nnen Grafiken oder Texte als Identifikationsmerkmale eines Formulars definiert werden um so zwischen unterschiedlichen Formularen zu unterscheiden und automatische Zuordnungen zu verschiedenen Dokumententypen zu treffen Voraussetzungen Die OCR Texterkennung wird in FileDirector von der OCR Engine ausgef hrt Diese muss auf jedem Computer installiert sein auf dem OCR Funktionen ausgef hrt werden sollen Diese l sst sich nur in Verbindung mit installierten Component Services verwenden Die OCR Engine ist eine lizenzierungspflichtige Option von FileDirector Zur Erstellung von Formularen muss mindestens eine OCR Client Lizenz verf gbar sein Es werden zwei Typen von OCR Verwendung unterschieden Manuelle Formularerkennung Die Formularerkennung kann manuell beim Scannen ber ein Scanprofil angesto en werden Hier muss die OCR Engine auf dem Rechner installiert sein auf dem gescannt wird Die Dokumente werden zu
4. Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank klicken Sie mit der rechten Maustaste und ffnen Sie mit der Schaltfl che Eigenschaften die globalen Eigenschaften f rs Prozess management Die Eigenschaften beinhalten drei Reiter in denen jeweils verschiedene globale Einstellungen vorgenommen werden k nnen B rozeiten Hier hinterlegt man Arbeitszeiten damit Time Out Aktionen nicht au erhalb der Arbeitszeiten ausgef hrt werden Sollten die Arbeitszeiten an jedem Tag gleich sein w hlt man eine vorgegebene Tagesspanne aus Beim Klick auf Hinzuf gen werden die Tage automatisch eingetragen Bei t glich wechselnden Arbeitszeiten empfiehlt es sich die Tage einzeln hinzuzuf gen Mit Entfernen l scht man den markierten Arbeitstag aus der Liste Prozessbenachrichtigungsmail Mit diesem Reiter wird eine E Mail konfiguriert mit der die Benutzer einmal am Tag ber die Anzahl der wartenden Dokumente in ihrer pers nlichen Trefferliste informiert werden Prozessmanagement Seite 141 FileDirector Enterprise Manager Sende Benachrichtigungsemail jeden Hier kann ein Zeitpunkt eingerichtet werden zu dem Benachrichtigungsemails verschickt werden Dieser Zeitpunkt gilt f r jeden ausgew hlten Tag E Mail Von In das Adressfeld muss eine Absender E Mailadresse eingetragen werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff die Anzahl der Dokumente geschrieben werden so solle
5. 11 erlaubt eine 1 oder ein l aber eines von beiden muss da sein erlaubt einen Punkt Er darf aber auch fehlen Manchmal wurde I gelesen t erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen oder Tabs De dann wird die Zeichenfolge De erwartet Eine Oder Verkn pfung von mehreren Ausdr cken kann mit dem Trennzeichen erreicht werden Beispiel lt RegEx gt Ausdruck1 Ausdruck2 Hinweis Eine Auswahl von regul ren Ausdr cken kann der Konfiguration von regul ren Maskenfeldern entnommen werden siehe gt g ltige Markierungszeichen Eine allgemeine Beschreibung der verwendbaren Zeichen finden Sie bei Microsoft http msdn2 microsoft com en us library az24scfc vs 71 aspx Schwellwert Der Schwellwert der angibt ab wie viel Prozent ein Dokument erkannt wird wird in den OCR Parametern des Aktenschrankes angegeben da dieser Wert bergreifend ber alle Dokumententypen g ltig ist Bildverbesserung Zonen Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die OCR Lesung zu verbessern Folgende Filter k nnen verwendet werden Rauschen entfernen in 3 Stufen Horizontale Linien entfernen und Vertikale Linien entfernen Seite aufhellen oder Seite abdunkeln in je 2 Stufen Beim Rauschen entfernen 1 werden kleine Punkte auf der Seite entfernt bei Rauschen entfernen 3 dementsprechend gr ere Zus tzlich stehen noch die Optionen Hintergrund entfernen
6. 169 Erweiterte Einstellungen 8er ah Ee EE 169 Kn E 169 Setze Feld auf W lt nener esnea lies 170 Nacherfassen u en ie EES 171 Stempel nenne be WEE 172 Neuer Stempel ee ns en een enger reiten 172 Stempel k nfigurierena eebe degen a 172 ffne Bilddatei Vorlagen laden 172 nzeige nd ZOO un DEE 172 Textzonenerstellen nne seen lan be 172 Stempel Sicherheit dee degen Ee ee 173 Se lee te EE 173 OCR Formularerkennung 20002000000nnnnsnnnnnnnnnnnnnen 174 bERIeh a ee 174 Voraussetzungen EEN 174 Manuelle Formularerkennung esssesessssssssenrrssssesrrenrrsssseserenrrsssssrrenrnssssenereennssssreereennssssenne 174 Automatische Formularerkennung 174 Funktionsweise der OCR Formularerkennung ssssssssrsssssssrsesrrsssssserenrrsssseserernnsssseserennnsssseene 175 OCR Parameter Eigenschaften 175 Sprachen Western OCH Engine nennen 175 Erkennungsoptionen roses nestesetscniasniat orenian aas a aeai ane iae eesin R eieae 176 Bildvenbesserung aus ans nen ee r aaeeea aae ke eeaeee eiie ieaiao iaeei an 176 Einstellungen f r die Formularerkennung 176 Ebenen der OCH Darameter stresset tssttntsstnn resetten stnn ne nennt 177 Einstellungen der OCR Engine unusesensesnennnnnenennnnnnnnnnennennnnnnnnnnnnennennnnnnnennnnnnnennnnnnnsnnnnennennnneenn 177 OCR Formular erstellen een na n bannen idoia ainakaa 177 alle Deel ET 178 Vorlagen aus RTE 178 Formulareinstellungen Ko
7. Scanprofile Seite 161 FileDirector Enterprise Manager Dokumententyp w hlen Soll mit diesem Scanprofil nur in einen bestimmten Dokumententyp gescannt werden so wird der Zieldokumententyp eingestellt Erlaube manuelle Anderungen wird dazu nicht aktiviert Wird das H kchen Erlaube manuelle nderung gesetzt ist es im WinClient m glich den Zieldokumententyp frei aus den zur Verf gung stehenden Dokumententypen auszuw hlen Quelle w hlen Direkte SCSI und USB Anbindung Bei der Auswahl von Direkte SCSI Anbindung kann entweder ein Verzeichnis auf dort abgespeicherte Dokumente Directory Scan durchsucht oder eine direkte Anbindung an einen Canon Dokumentenscanner gew hlt werden Die folgenden Dokumentenscanner k nnen direkt an FileDirector angeschlossen werden da die Treiber f r diese Ger te implementiert sind Canon Scanners CR 180 Cheque scanner DR 4010C DR 7550C DR 2010C DR 5010C DR 7580 DR 2050C DR 5020 DR 9050C DR 2080C DR 5060F DR 9080C DR 2510C DR 5080C DR C125 DR 2580C DR 6010C DR M140 DR 3010C DR 6030C DR M160 DR 3020 DR 6050C DR X10C DR 3060 DR 6080 MS 300 DR 3080C DR 7080C MS 350 DR 3080C1I DR 7090C Plustek Scanners PS406U PS456U Hinweis Ein Testscan ist mit einem Scanner nur m glich wenn dieser richtig erkannt wird F r die Installation eines SCSI Ger tes wird ein ASPI Treiber ben tigt F r einen USB Scanner muss noch ein zum Scanner geh riger Treiber installiert werden Eine Softwar
8. Speicherpool im Dokumententyp Der Speicherpool beinhaltet die Bilddaten der Dokumente In der SQL Datenbank werden nur die Indexdaten abgelegt Als Standardverzeichnis wird hierf r w hrend der Installation das Verzeichnis filedirector data angelegt Der Benutzer fd server muss Vollzugriff auf diese Speicherpools haben Basiskonfiguration Die Basiskonfiguration der Speicherpools erfolgt unter der Rubrik Speicherpools Die dort eingerichteten Speicherorte k nnen hier zugewiesen werden Postkorb Bei der Erstellung des Dokumententyps kann dieser mit der Option als E Mailspeicher benutzen eingerichtet werden Markieren Sie dies entsprechend mit als E Mailspeicher benutzen Diese Vorgabe verhindert das Erstellen von Revisionen in diesem Dokumententyp Diese Einstellung ist sinnvoll falls eine nderung nach dem Einchecken nicht als Revision nachgehalten werden soll beispielsweise f r Dokumente der Eingangspost Hier k nnen z B Anmerkungen gesetzt werden ohne dass diese als Revisionen gespeichert werden Im Normalfall werden diese Dokumente sp ter zur tats chlichen Archivierung in die revisionssicheren Ziel Dokumententypen verteilt Diese Einstellung l sst sich nur vornehmen wenn der Dokumententyp erstmalig erstellt wird Ist der Dokumententyp einmal angelegt l sst sich diese Option nicht mehr ndern Dokumententypen Seite 107 FileDirector Enterprise Manager In Volltext OCR einbeziehen F r die Volltextsuch
9. Bei fester Seitenanzahl wird nach dem eingestellten Wert ein neues Dokument erzeugt Multipage TIFF Trennung bewirkt ein Zusammenfassen von Einzelseiten in ein Dokument Bereits vorliegende Multipage TIFFs werden als separate Dokumente importiert Scanprofile Seite 164 FileDirector Enterprise Manager Gerade richten Diese Option korrigiert die Lage der gescannten Bilder damit z B eine Zonenlesung pr zisere Werte liefern kann wenn das Bild schief eingescannt wurde Analysiert wird dazu der schwarze Rand der bei einer Schieflage entsteht Speichern als PDF A Die Scannertreiber inkl dem Directory Scanner k nnen nicht nur als TIF und JPEG sondern auch als PDF A1b speichern Der Viewer kann diese PDF Dokumente direkt laden und ohne Stellent Viewer anzeigen PDF Dokumente die nicht ber die Scannertreiber vom FileDirector und PDF A Checkbox gespeichert wurden werden weiterhin ber den Stellent Viewer angezeigt Filter Werden Dokumente gescannt die auf farbigem Papier gedruckt wurden so kann beim Scannen ein schwarzes Blatt oder ein Grauschleier auf der Seite entstehen Um dies zu vermeiden kann die Hintergrundfarbe herausgefiltert werden Wenn Sie eine Farbe beim Scannen herausfiltern wollen w hlen Sie sie als Blindfarbe im Reiter Filter aus Info Im Reiter Info werden die Eigenschaften des durch den Treiber erkannten Scanners angezeigt Bei einem SCSI Scanner ist dies der Scannername die Versionsnummer
10. Der VNP druckt in ein Verzeichnis und wandelt die gedruckten Daten in ein TIFF Format um Diese Daten k nnen in den FileDirector importiert werden wobei hier die M glichkeit besteht eine automatische Indizierung ber einen Zeitplaner mit Formularerkennung einzurichten Server Seite 25 FileDirector Enterprise Manager ISIS Clients Hier wird die Anzahl der Clients angegeben die mit einem ISIS Treiber scannen d rfen Scan benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd scan named fr her fd prio user befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen und d rfen Dokumente scannen und erfassen Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt Scan konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd scan fr her fd user oder fd admins befinden User benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd user named befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen und k nnen recherchieren und ndern Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt User konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd user fr her fd web user befinden Diese Benutzer k nnen eine Recherche ber den WinClient oder de
11. Formularen den gleichen Identifier gew hlt so kann das Dokument nicht mehr eindeutig einem Formular zugewiesen werden und wird somit in Nicht erkannte Dokumente geschoben Hinweis Bei der Verwendung von sehr vielen Formularen kann es die Performance beschleunigen wenn eine grafische Dokumenten Identifikation gew hlt wird da daf r die OCR Engine nicht zur Texterkennung gestartet werden muss Allerdings kann dadurch auch die Erkennungsrate sinken da ein grafisches Element nur ann hernd verglichen werden kann Textelement Eine Dokumenten Identifikation kann ein eindeutiger Text sein der auf allen Dokumenten gleich ist z B das Wort RECHNUNG Uber dieses Wort wird das Dokument eindeutig erkannt und das Formular kann zugeordnet werden Der Text der erkannt werden soll wird bei der Einrichtung nicht manuell eingetragen sondern ber einen Doppelklick auf die Zone automatisch erkannt Bei einem Erkennungstest ber Identifikations Ergebnisse anzeigen kann der Text entweder erkannt oder nicht erkannt werden d h als Erkennungswert wird ein prozentualer Wert von 0 oder 100 angezeigt Text an beliebiger Stelle der Zone finden Ist diese Option markiert so reicht es aus wenn der Text der im Textelement definiert ist irgendwo in der Zone zu finden ist die als Identifikationsmerkmal eingerichtet wurde Wird diese Zone zus tzlich einem Indexfeld zugeordnet so wird der gelesene Inhalt aber genauso behandelt wie der einer normal
12. In der Spalte OCRText erscheint bei korrekter Lesung der Eintrag lt langer Text gt Ist hier der Dateiname lesbar konnte das Dokument m glicherweise nicht korrekt gelesen werden oder es war eine Datei ohne Textinhalt Pr fen Sie in diesem Fall die Zugriffsrechte des Benutzers fd server Soll der Text eines Images erneut gelesen werden k nnen diese Spalten ber den SQL Enterprise Manager geleert werden Eintrag im SQL Server ber STRG 0 NULL Um die gelesenen Inhalte f r den WinClient verf gbar zu machen muss ein zweiter Zeitplaner im SQL Server erstellt werden um die Volltextkataloge des SQL Servers zu f llen Siehe SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren MS SQL Server f r Volltext Katalog konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suchen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Die Konfiguration h ngt von der installierten SQL Version ab Sie m ssen sicherstellen dass SQL Server mit Volltext Options installiert ist damit die SQL Volltextkataloge erstellt werden k nnen Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY isfulltextinstalled 0 nicht installiert 1 installiert Ermitteln Sie im FileDirector Enterprise Manager die ID des FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen
13. Sollen Daten eingelesen werden die die Indexdaten im Dateinamen angegeben haben so kann der Dateiname mit dieser Option entsprechend ausgelesen werden Voraussetzung daf r ist die Trennung der Felder durch einen Feldtrenner Beispiel In dem Importpfad befinden sich TIFF Dateien mit den folgenden Namen 0001_Schneider tif 0002_Schmitz tif Als Feldtrenner wird hier der Unterstrich _ angegeben die Anzahl der Felder betr gt 2 Werti wird dem Feld zugewiesen das sp ter den Inhalt 0001 erhalten soll z B Kundennummer Wert2 wird z B dem Feld Name zugewiesen Ist die Option Beziehe Pfad in Dateinamen ein aktiviert so wird der Pfad bei der Aufspaltung ber cksichtigt Feld auf festgelegten Wert setzen Hier k nnen bestimmte Felder beim Import auf jeweils einen festgelegten Wert gesetzt werden Diese Einstellung entspricht der Einstellung im Scanprofil Zeitplaner Seite 50 FileDirector Enterprise Manager Man kann z B ein Feld fest beim Import definieren um einen Status festzulegen oder einen Prozess anzusto en wenn mit dem Prozessmanagement gearbeitet wird Overlay Ein Overlay ist ein Image das hinter einen Text gelegt wird Wird z B ber den VNP nur der Textinhalt in eine TIFF Datei geschrieben so kann ber ein Overlay f r die Archivierung ein Briefkopf hinterlegt werden Dieses Overlay wird dann mit der importierten TIFF Datei verschmolzen und in FileDirector gespeichert Um ein Overlay hinzuz
14. einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Felder werden global angelegt Sie k nnen gleichzeitig verschiedenen Dokumententypen zugewiesen werden was eine bergreifende Suche ber mehrere Dokumententypen erm glicht Neues Feld anlegen Selektieren Sie im linken Fenster des FileDirector Enterprise Managers die Rubrik Felder im Aktenschrank Legen Sie mit dem gelben Sternchen ein neues Feld an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Feld beschreibender Text eingegeben sowie die Feldl nge und der erlaubte Inhalt spezifiziert Suche beschleunigen Mit der Option Suche beschleunigen wird in der Datenbank ein Schl ssel auf ein Indexfeld gesetzt So kann eine Suche bei h ufig verwendeten Feldern schnellere Ergebnisse erzielen Allerdings sollte man nicht alle Felder mit diesem Index versehen da die Datenbank dadurch vergr ert wird Feld Einstellungen Alle Zeichen Wird ein Feld angegeben das alle Zeichen beinhalten darf so kann das Feld bei der Erfassung im WinClient mit Zahlen Buchstaben und Sonderzeichen gef llt werden Au erdem kann eine Matchsuche in diesem Feld durchgef hrt werden d h es kann mit Sternchen gesucht werden oder es reicht ein Teil des Wortes bei der Suche damit die entsprechenden Eintr ge gefunden werden Felder Seite 93 FileDirector Enterprise Manager Zahlen Dieses Feld darf nur mit Zahlen 0 9 gef llt werden F h
15. hrte Felder die in der Info eines Dokumentes einsehbar sind Da diese Felder automatisch entsprechende Benutzernamen beinhalten k nnen sie auch in der Konfiguration von Benutzern in Prozessen verwendet werden Aktionen Anzeigen Der Benutzer muss das Dokument anzeigen und die Kenntnisnahme best tigen Kommentar Der Benutzer hat die Kenntnisnahme durch einen Kommentar zu best tigen Genehmigen Ablehnen F r den Genehmigungsfall oder den Ablehnungsfall kann jeweils eine separate Aktion definiert werden Im WinClient erscheinen am Dokument im pers nlichen Ordner zwei Buttons denen jeweils die Genehmigen oder Ablehnen Funktion hinterlegt sind Der Text der hier f r die erscheinenden Ausgangsknoten definiert werden kann wird der sp tere Text auf den Buttons im WinClient Prozessmanagement Seite 155 FileDirector Enterprise Manager Dokument bernehmen Die Option Dokument bernehmen wird dann verwendet wenn z B ein Dokument in einer Abteilung von mehreren Benutzern bearbeitet werden kann Hier w rde man zun chst eine Benutzeraktion definieren die alle Mitarbeiter der Abteilung beinhaltet Diese Mitarbeiter werden alle mit der Aktion bernehmen versehen Der Mitarbeiter der nun das Dokument bernimmt wird zum Bearbeiter des Dokumentes Die Schritte und Aktionen die danach eingerichtet werden k nnen nun auf den Bearbeiter bezogen werden Erstellen Sie dazu eine n chste Benutzeraktion an dem Ausgangspfeil
16. ndige Name des Benutzers oder die E Mail Adresse stehen Beispiel Im Filterfeld befinden sich die E Mailadressen der FileDirector Benutzer Diese E Mailadressen m ssen in der Liste der Benutzer und Gruppen vorhanden sein Der angemeldete Benutzer soll nur die Dokumente sehen k nnen die mit seiner eigenen E Mailadresse versehen sind Verwenden Sie in diesem Fall also den Eintrag Aktueller Benutzer E Mail und belassen Sie den Filterwert auf Feldinhalt Jetzt wird der Feldinhalt auf die E Mailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers berpr ft Das Verfahren f r die anderen Eintr ge Konto bzw vollst ndiger Benutzername erfolgt ebenso Filterwert Achten Sie bei der Vergabe des Filterwertes darauf dass die L nge des Textes nicht die Zeichenl nge des Feldes berschreitet Anfangs wird als Filterwert automatisch der Kontoname eingetragen damit der Benutzer nur seine eigenen Daten sieht Felder Seite 103 FileDirector Enterprise Manager Verstecken Durch Aktivieren der Auswahlbox Verstecken wird dieses Indexfeld f r das betroffene Benutzerkonto nicht im Steuerfeld und in der Trefferliste dargestellt Indexfelder ohne Filter ausblenden Wird das Feld z B ohne eine bestimmten Filterwert f r einen Benutzer versteckt so kann dieser Benutzer zwar alle Dokumente suchen aber die Spalte des Feldes wird f r den Benutzer im WinClient ausgeblendet Standard Wenn Standard f r die Filterregel aktiviert wird wi
17. nnen kann eine neue zus tzliche Verbindung hergestellt werden indem man die oberste Ebene markiert und ber Neu eine neue Verbindung erzeugt Der Text der Verbindung kann sp ter auch manuell ver ndert werden um die Verbindungen zu benennen Hinweis Zus tzliche Server sollten unter FileDirector Version 3 x laufen Fr here Versionen werden nicht unterst tzt Enterprise Manager Einstellungen werden in der Datei EnterpriseManager fdl im lokalen Cache gespeichert My Documents FileDirector Wenn der lokale Cache gel scht wird gehen die Einstellungen verloren es sei denn sie wurden zuvor gesichert Enterprise Manager allgemein Seite 21 FileDirector Enterprise Manager Server Um Ihre FileDirector Systemkonfiguration zu berpr fen und zu administrieren ffnen Sie den Zweig Systemkonfiguration Zur berwachung kann hier z B das Protokoll eingestellt und die Benutzereinrichtung durchgef hrt werden W hrend der Installation des FileDirectors werden au erhalb des FileDirector Enterprise Managers grundlegende Einstellungen durch das FileDirector Config Utility vorgenommen Dieses befindet sich auf dem Server auf dem der FileDirector installiert wurde Server Zertifikat Die Einstellung des Serverzertifikates erfolgt in den Eigenschaften des Zweiges Server gt Aktiv auf der linken Seite des Enterprise Manager Fensters Das Serverzertifikat wird ben tigt wenn Dokumente ber einen Zeitplaner signiert und autom
18. und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren SICHERUNGSKOPIE Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem
19. w hrend dem Senden definiert und bertr gt In diesem Fall soll der Default Dokumentschutz gelten Passwort SAP sch tzt Sendungen an den Content Server mit einer Signatur Ein Zertifikat ist n tig damit der Content Server die Signatur pr fen kann Die Benutzung des Zertifikats kann mit einem Passwort gesch tzt werden Zertifikat FileDirector ArchiveLink benutzt ein Zertifikat um die Sendesignatur zu pr fen Im oberen Teil des Fensters wird das von FileDirector ArchiveLink benutzte Zertifikat angezeigt Zur Aktualisierung kann das SAP System ein neues Zertifikat senden Dieses wird zun chst im unteren Bereich des Fensters angezeigt Zur Aktivierung des neuen Zertifikats muss es von einem Administrator akzeptiert werden Dadurch wird sichergestellt dass die Genehmigung von einer autorisierten Person erfolgt SAP Einstellungen f r das Content Repository Die folgenden Einstellungen werden in SAP ben tigt und sollten durch einen SAP Consultant eingerichtet werden Hinweis Um die SAPGui Konfiguration aufzurufen SAP Seite 74 FileDirector Enterprise Manager SAPGui gt Transaction OACO Customizing Content Repositories gt Create Content Repository Dies ist die ID die in FileDirector als Content Repository zugeteilt wurde HTTP Server Adresse des Rechners auf dem der FileDirector Server installiert ist Portnummer Normalerweise Port 80 falls nicht im IIS anders spezifiziert HTTP Script Die
20. werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ansichten im Dokumententyp Im Reiter Ansichten k nnen individuelle Einstellungen f r Benutzer und Gruppen vorgenommen werden welche sich auf die Anzeige der Felder im WinClient f r diesen Dokumententyp beziehen Diese Einstellungen k nnen jeweils f r den Reiter Suchen und die Reiter Bearbeiten Scannen gesetzt werden Zus tzlich k nnen die Ansichten f r die Indexfelder und die Trefferliste unabh ngig voneinander eingestellt werden Ansichten auf Dokumentenebene einstellen Hierf r w hlt man den gew nschten Dokumententyp in einem Aktenschrank f r den man die Ansichten konfigurieren m chte Dokumententypen Seite 112 FileDirector Enterprise Manager Anschlie end w hlt man in dem sich nun ffnenden Eigenschaften Fenster den Reiter Ansichten Hier kann man nun im oberen Abschnitt Benutzernamen und Gruppen die entsprechenden Benutzer und oder Gruppen hinzuf gen oder entfernen oder die Einstellung welche man f r eine bestimmte Gruppe vorgenommen hat f r eine andere Gruppe kopieren Der
21. Button wechselt man in den Zonenmodus und ein Fenster das jetzt aufgezogen wird erstellt eine neue Zone Zonen in der Sortierreihenfolge nach oben untern schieben Das Kontextmen der rechten Maustaste Zone erkennen Hier wird die OCR Engine f r die aktuelle Zone gestartet Alternativ kann diese Funktion auch ber einen Doppelklick auf die Zone ausgef hrt werden Werden Zeichen nicht korrekt erkannt so wird daf r eine Tilde eingesetzt Alle Zonen erkennen Sollen alle Zonen gleichzeitig erkannt und das Resultat im Ergebnisbereich angezeigt werden kann man sich mit dieser Option eine Kontrolle verschaffen Die Zonen werden einzeln nummeriert angezeigt auch wenn sie dem gleichen Indexfeld zugewiesen wurden Volltext erkennen Die Volltexterkennung in diesem Bereich hat nur eine Testfunktion Hier kann man sehen welcher Text bei einer sp teren Volltextsuche erkannt werden w rde Werden schlechte Vorlagen verwendet oder testet man die Erkennung in verschiedenen Sprachen so kann diese Option hilfreich sein Zur sp teren Verwendung der Volltextsuche muss sie aber auf dem Server konfiguriert werden Siehe Volltextlesung einrichten Volltext und Zonen erkennen Dieser Befehl kombiniert Alle Zonen erkennen und Volltext erkennen Das Ergebnis wird im Ergebnisbereich angezeigt Alle Indexfelder erkennen Im Ergebnisbereich erscheinen alle Zoneninhalte im Zusammenhang mit den zugewiesenen Zonen Wenn mehrere Zonen einem Ind
22. Diese Angaben sind auch in der bersicht der eingestellten Zeitplaner zu sehen Zeiteinstellung Das Startdatum gib das Datum an an welchem Tag der Zeitplaner grunds tzlich gestartet werden soll Zeitplaner Seite 44 FileDirector Enterprise Manager Die eingestellte Startzeit gilt f r jeden markierten Tag An jedem eingestellten Tag wird infolgedessen der Zeitplaner zur angegebenen Tageszeit gestartet Das wird dann im angegebenen Intervall bis 0 00 oder bis zur definierten Endzeit wiederholt Beenden eines Zeitplaners Mit dieser Option kann die Aktivit t eines Zeitplaners zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet werden Somit wird es z B m glich einen Datenimport zu unterbrechen um ein Backup zu starten Verzeichnis Monitoring Wenn diese Option aktiviert ist wird das angegebene Importverzeichnis st ndig berwacht und der Scheduler startet automatisch wenn eine Datei kopiert oder in dem Verzeichnis erstellt wurde Wenn bereits Dateien im Import Verzeichnis sind werden sie nur importiert wenn eine neue Datei kopiert oder in dem Verzeichnis erstellt wurde Das Verzeichnis Option Monitor ist in den folgenden Zeitplaner zur Verf gung Datei Import XML Datei Import Mailstore Volltext Zeitplaner F r die Konfiguration der Volltextlesung muss dieser Zeitplaner aktiviert werden Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration Lizenzierung und Installation der DataSelect Komponenten LearningTool und Recogni
23. Eingaben zulassen Ist diese Option markiert so k nnen zus tzlich zu den definierten Worten aus der Wortliste auch freie Eingaben im WinClient gemacht werden Erlaube Mehrfachauswahl Mit der Option Erlaube Mehrfachauswahl wird die Wortlistenauswahl im WinClient so konfiguriert dass mehrere W rter aus der Liste angehakt werden k nnen Die Worte werden dann mit einem Semikolon getrennt in das Indexfeld geschrieben Felder Seite 94 FileDirector Enterprise Manager Automatische Auswahl verhindern Wenn eine Wortauswahlliste im WinClient verwendet wird wird standardm ig das erste Wort der Liste automatisch angezeigt Wenn diese Option ausgew hlt ist bleibt das Indexfeld leer bis ein Wort aus der Liste selektiert wurde Abh ngige Listen filtern Bei diesem Ablagesystem ist es m glich abh ngige Wortauswahllisten nach Benutzern und Gruppen zu filtern so dass nur ausgew hlte Worte der abh ngigen Wortauswahlliste im WinClient angezeigt werden Das Filtern der Wortauswahllisten wird im Ablagesystem Designer konfiguriert Siehe Ablagesystem Designer Siehe Wortauswahllisten Memo Ein Memofeld kann freien Text beinhalten der eine ann hernd unbegrenzte Anzahl von Zeichen beinhalten kann Ist die Volltextsuche konfiguriert dann wird der Inhalt von Memofeldern bei der Volltextsuche ber cksichtigt Einem Memofeld kann ein Excel Formular hinterlegt werden das im WinClient ausgef llt wird Im Memofeld werden dan
24. Enterprise Manager Bei Erstellung einer Zone wird ein roter Rahmen angezeigt F r diese aktive Zone kann im Feld Textein Text eingegeben werden der in der Zone angezeigt wird F r jede Zone kann individuell die Schriftart und gr e sowie die Orientierung linksb ndig zentriert rechtsb ndig eingestellt werden Zur Automatisierung k nnen umgebungsspezifische Daten durch Einf gen von Ausdr cken angegeben werden Die Eingabe dieser Ausdr cke muss in Gro buchstaben erfolgen USERF Vollst ndiger Benutzername Vorname Name USERL Benutzerkonto Dom ne Benutzername USERS Kurzer Benutzernamen Benutzername DATEL Datum Langformat z B Freitag 10 Dezember 2004 DATES Datum Kurzformat z B 10 12 2004 TIMEL Zeit Langformat z B 16 53 37 TIMES Zeit Kurzformat z B 16 59 STATION Computer Computername Hinweis Die Anzeige der Datums und Zeitformate sind immer abh ngig von den im Windows System eingestellten L ndereinstellungen Stempel Sicherheit ber die Sicherheitseinstellungen von Stempeln k nnen Stempel f r verschiedene Gruppen oder Benutzer zug nglich gemacht werden So k nnen z B nur die entsprechenden Abteilungen die Stempel verwenden die sie ben tigen Stempel duplizieren Bestehende Stempel eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste
25. Felder in den Wortauswahllisten Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option eingestellt so k nnen manuelle Zusatzeintr ge in die Liste aufgenommen werden Die zus tzlichen Eintr ge werden nur im lokalen Cache des Verfassers gespeichert Erlaube Mehrfachauswahl Mit dieser Option wird eine Auswahl von mehreren Wortlisteneintr gen im WinClient erlaubt Die Worte werden ber eine Liste im WinClient angehakt und mit einem Semikolon getrennt eingetragen Listen verkn pfen Verkn pfte Listen werden dann verwendet wenn ein Listeneintrag in einem Feld nur noch eine eingeschr nkte Auswahl in einem anderen Feld erm glichen soll Hier wird eine beispielhafte Verwendung aufgezeigt die auf viele verschiedene Anwendungsm jglichkeiten bertragbar ist Die Tiefe der Verschachtelung kann durchaus gr er sein als in diesem Beispiel Wortauswahllisten Seite 116 FileDirector Enterprise Manager Beispiel 1 In einem Feld Land soll eine Auswahl an L ndern ber eine Wortauswahlliste eingetragen werden 2 Ist ein Land ausgew hlt soll in einem zweiten Feld Stadt nur noch eine Stadt aus dem jeweiligen Land ausgew hlt werden k nnen 3 Die bergeordnete Liste ist in diesem Fall eine Liste von L ndern 4 Erzeugen und verlinken Sie Listen 5 Erstellen Sie eine L nderliste und zu jedem Land eine Liste von St dten 6 Verkn pfe Feld mit Liste 7 Wenn ein Land aus der Liste ausgew hlt wird sollen nur die St
26. ID gekennzeichnet sind SAP schreibt vor dass eine ID entweder nur aus zwei Zeichen besteht oder mit Yoder Z anfangen muss Hinweis Es ist sinnvoll den Eintrag zuerst in der FileDirector Konfiguration zu definieren Auf diese Weise kann die Verbindung sofort getestet werden sobald die Verbindung zum Repository erstellt wurde Zielaktenschrank Dokumenttyp Werden vom SAP System aus Daten geschickt bzw der ScanClient oder der WinClient aufgerufen so m ssen sowohl Aktenschrank als auch Dokumententyp bekannt sein in die gescannt werden soll SAP Seite 73 FileDirector Enterprise Manager Ein SAP Content Repository entspricht genau einem Dokumententyp innerhalb eines Aktenschrankes Selektieren Sie aus der Drop Down Liste den Zielaktenschrank und dann den Zieldokumenttyp aus dem gew hlten Aktenschrank Default Scanprofil Wenn vorweg ein Scanprofil eingerichtet ist kann eine sofortige Aktion in der SAP Konfiguration spezifiziert werden Falls nicht muss eine Aktion manuell ausgew hlt werden Hinweis Siehe Hinweise f r SAP Systemeinstellungen OLE Default Dokumentschutz Beim Speichern eines Dokuments muss der Grad des Schutzes dieses Dokuments gesetzt werden Wenn auf das Dokument zugegriffen wird sind nur die vorher definierten Aktionen mit diesem Dokument erlaubt F r weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren SAP Consultant Es kann passieren dass SAP nicht die Schutzparameter eines Dokuments
27. Sie diese Einstellungen wenn Sie Seiten scannen die mit Nadeldruckern gedruckt wurden Beachten Sie aber dass Nadeldrucker mit Farbb ndern arbeiten die unter Umst nden so verblassen dass die Qualit t der OCR Erkennung mit der Qualit t der Vorlage nachl sst Punktdigitale Zeichen bestehen aus Punkten Zeichen Balkendigitale Zeichen bestehen aus Linien Zeichen OCR A Eine spezielle Schriftart die so gestaltet ist dass sich die einzelnen Zeichen durch ihre Form und im Kontrast so stark voneinander unterscheiden dass sie sich gut zum maschinellen Einlesen und zur Zeichenerkennung OCR eignet Die Schrift wird zum Beispiel auf Eurocheques verwendet OCR B Sie ist wie die OCR A Schrift eine f r die optische Zeichenerkennung OCR konzipierte Schrift Allerdings hnelt die OCR B Schrift mehr den gewohnten Druckschriften Sie ist daher f r den Menschen leichter lesbar da sie der gew hnlichen Schreibweise n her kommt Magnetisierbare Tinte MICR E 13B E 13B wird u a in USA Canada Australien und England verwendet Numerisch mit 4 Steuerzeichen Magnetisierbare Tinte MICR CMC 7 CMC 7 wird u a in Frankreich Spanien und S damerika verwendet Numerisch mit 5 Steuerzeichen OCR Formularerkennung Seite 185 FileDirector Enterprise Manager h ngiger Barcode Markierung Mit dieser Option werden angekreuzte und nicht OMR angekreuzte Felder unterschied
28. Solutions GmbH weiterleiten wird FileDirector Enterprise Manager Inhaltsverzeichnis Willkommen bei FileDirectof ek NENNEN KK KANN en 1O FileDirector Prod kte gege erieeegtug EE Eeer 16 FileDireetor Aktenschr nke enu ne A a a handen aA AEE aaan 17 Dok menteNntyHeN ege ee 17 Aut ma tische Prozesse zussuesosesiuwinheosunehsn iuntnnndiunenaneranennsekanenandkaneennurenenerdneneenenseneeeraserenesehteehteeree 17 Erste Schritte nach der Installation 0s000s0000eee seen enenenenenenenenennnenenenenenensnenenenenennnenenenenenenenenn 18 Enterprise Manager allgemein nnnnnnnnnnnnnnen 19 MER e UE 19 SerververbifdUnp eeenseuniieke REESEN EERE REEE EEN SEEEREEEEEEEEEER ENER hr 20 Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto 20 Einstellung der Sprache ssiissiiseinsiirisiissiernrissi osiiseiereiassneniinane heise tesk iiastek naisen rnr EiE sarraie ii Riisa 21 Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten 21 E D Server Zertifikat nn sn ann EENEG ed 22 Zertifikatierstellen 1 nr kEasisk ENEE AEN 22 Zertifik t exportieren ee 22 Zertifikat importieren EE N 22 SQL Parameter i 005 ERREECHEN EENS 23 TTT 23 EEN lun 23 EES eegen ET WEE 23 DMZ Einstellungen 2 2 dee a lerne 27 Replikation ENEE EENS 27 Definition Originalserver nansaesske ea dee 27 Replikationsverbindung erstellen 28 EreiGNISSe sesiis Aa EERE Aaa U Einstellungen der Drotokollte
29. Starten Sie SQL Enterprise Management Studio klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und markieren Sie den Eintrag Tabellen Auf der rechten Seite werden nun die Tabellen Ihres Aktenschrankes aufgef hrt Klicken Sie im rechten Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf die Tabelle dbo FD_Ilmages und w hlen Sie unter Volltextindextabelle den Eintrag Volltextindizierung f r eine Tabelle definieren Der Volltext Assistent wird gestartet Zeitplaner Seite 46 FileDirector Enterprise Manager Index ausw hlen W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Tabelle DK EU Images der als Standardwert vorgeschlagen wird Klicken Sie auf Weiter Tabellenspalten ausw hlen W hlen Sie in Tabellenspalten die Spalte OCR Text aus und klicken Sie auf Weiter nderungsverfolgung W hlen Sie automatische nderungsverfolgung Katalog ausw hlen W hlen Sie im Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Volltext Katalog die Option Neuer Volltext Katalog Zeitpl ne definieren Danach m ssen Sie einen Zeitplaner definieren nach dem der Katalog durch SQL aktualisiert wird Diesen sollten Sie nach den Anforderungen Ihres Unternehmens w hlen und dabei sicherstellen dass dieser nicht aktualisiert wird bevor der Zeitplaner f r die Volltextlesung beendet wurde SQL Server Agent Der Dienst SQL Server Agent muss gestartet sein damit der Katalogzeitplaner des SQL Servers gestartet wird Dieser Dienst sollte unter dem
30. Trennzeichen ist ein Semikolon danach k nnen optional Seitenangaben folgen Beispiel lt FD_FeldID gt lt FD_FeldID gt 1 3 7 8 Prozessmanagement Seite 150 Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner Feldbegrenzer Spalten ber schriften Zu exportierende Felder Dateiname FileDirector Enterprise Manager W hlen Sie einen Feldtrenner aus der Auswahlbox Geben Sie optional einen Feldbegrenzer an Leerzeichen oder TAB sind erlaubt Geben Sie die Spaltennamen ein getrennt durch Hier werden die Felder angegeben die in die CSV Datei exportiert werden sollen Eingaben k nnen sein timestamp gefolgt von den Formatierungs optionen weitere Details dazu http msdn microsoft com en us library 8kb3ddd4 aspx 8 stellige FieldID FD_FieldID Dateinamen CSV file name Erstelle Fertigstellungs Best tigungsdatei Je Dokument Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jedes Dokument angelegt Je Seite Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jede Seite angelegt Erweiterung Hier k nnen Sie die Erweiterung zu definieren Hinzuf gen Die oben definierte Dateierweiterung wird nicht ersetzt Ersetzen Die oben definierte Dateierweiterung wird ersetzt Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der ersten Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Setze Feld auf Wert Setze Feld f r dieses Dokument Hier wird das Indexf
31. Um einen Index Import durchzuf hren der die Indexdaten aus einer ODBC Quelle z B einer Tabelle aus einer anderen Datenbank liest muss zun chst auf dem FileDirector Server eine ODBC Quelle eingerichtet werden Siehe ODBC Verkn pfung W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Indexdaten gelesen werden sollen Sind in diesem Dokumententyp bereits eindeutige Indexdaten enthalten so k nnen die zugeh rigen Daten aus der ODBC Quelle gelesen werden Sind im Dokumententyp z B Dokumente mit einer eindeutigen Kundennummer indiziert so k nnen die zugeh rigen Adressdaten aus einer ODBC Quelle gelesen werden die diese Daten in einer Tabelle beinhaltet Verkn pfe Wert mit Document ID Jedes Dokument bekommt eine individuelle Dokumenten ID Diese ID ist in der Datenbank des Aktenschrankes in der Tabelle FD_Documents gespeichert Anhand dieser ID kann ein Dokument eindeutig identifiziert werden Werden Importe aus anderen Systemen gesteuert so kann es hilfreich sein die Dokumente zur eindeutigen Indizierung ber die ID mit den Indexdaten zu verkn pfen Werden die Dokumenten IDs durch ein anderes System aus der Datenbank ausgelesen und f r den Indeximport zur Verf gung gestellt so kann im Index Import Zeitplaner die ID als Verkn pfungsfeld konfiguriert werden Dokumente mit 0 Seiten ber Indeximport anlegen Wird bei einem Index Import das Verkn pfungsfeld im FileDirector nicht gefunden so k nnen op
32. W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Indexdaten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder Beinhaltet der Dokumententyp bereits ein indiziertes Feld z B KundenNr wird dieses Feld als Verkn pfungsfeld definiert Zu diesem Verkn pfungsfeld werden dann entsprechend die anderen Felder zugeordnet Werden mehrere Felder als Verkn pfungsfelder verwendet so m ssen alle Felder zutreffen damit die Daten aus der Indexdatei hinzu gelesen werden Hinweis Mehrere Verkn pfungsfelder k nnen nur bei der Verwendung einer Indexdatei eingerichtet werden nicht bei der Verwendung einer ODBC Quelle Beim Import werden in diesem Beispiel beim Auffinden der bereits indizierten Kundennummer der Nachname und der Vorname hinzu gelesen Beispiel einer Indexdatei mit Steuerzeichen Einige Programme erzeugen als Ausgabeformat eine Textdatei mit Steuerzeichen So eine Datei k nnte z B so aussehen Zeitplaner Seite 52 FileDirector Enterprise Manager x201 Smith AVN alter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina Um auch ein solches Format einlesen zu k nnen m ssen die Steuerzeichen am Anfang und am Ende eines Indexeintrages ignoriert werden Das kann man erreichen indem man einzelne Zeichen ber rechts abschneiden und links abschneiden konfiguriert Index Import via ODBC
33. Wird ein Dokument ge ndert so wird die Revision zun chst in den urspr nglichen Speicherort gespeichert und bei entsprechender Konfiguration gespiegelt Beim n chsten Durchlauf des Container Zeitplaners werden die Daten dann erg nzend in den Container geschoben Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Sicherung in die konfigurierten Container zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Einstellungen Im Reiter Einstellungen kann man den Zeitplaner den Aktenschrank einstellen und entsprechende Bedingungen definieren Somit kann man einstellen dass innerhalb eines Aktenschrankes nur Dokumente in Container verschoben werden die entsprechende Bedingungen Dokumententyp Wert eines Indexfeldes erf llen Zeitplaner zur Dokumenten Replikation Mit diesem Zeitplaner wird die Replikation von Daten in einen FileDirector Server an einem anderen Standort angesto en Damit die Replikation startet muss eine Lizenz auf dem Server freigeschaltet sein auf dem der Zeitplaner gestartet werden soll Damit Daten repliziert werden k nnen muss die Verbindungseinstellung in den Eigenschaften des zu replizierenden Servers auf Online stehen siehe Replikationsverbindung erstellen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner e
34. Zone entfernt oder ersetzt werden Es steht die gleiche Zeichenauswahl sichtbar und unsichtbar wie bei einem Feldtrenner zur Verf gung Links k rzen Rechts k rzen ber Links und Rechts k rzen k nnen Zeichen von dem Text abgeschnitten werden der gelesen wurde So kann man bei der Erstellung einer Zone einen gr eren Textteil erfassen als sp ter in der Zone stehen soll Von Links Von Rechts Soll eine bestimmte Anzahl von Zeichen im Indexfeld stehen bleiben so kann das hier konfiguriert werden Sollen z B die ersten f nf Zeichen von Links stehen bleiben so tragen Sie eine 5 in das Feld Von Links ein Sollen rechts eine bestimmte Anzahl von Zeichen stehen bleiben so tragen Sie dies entsprechend in das Feld Von Rechts ein Hinweis In den Feldern Links k rzen rechts k rzen oder von links von rechts k nnen zus tzlich noch Einstellungen f r Leerzeichen oder Tabs eingestellt werden Dazu gibt man eine 1 f r Space und eine 2 f r Tab ein Dies kann zum Beispiel bei der Verwendung eines Bezeichners hilfreich sein bei dem nachfolgend mehrere Werte gelesen werden die mit Leerzeichen oder Tabs getrennt sind OCR Formularerkennung Seite 191 FileDirector Enterprise Manager Prefix Postfix Werden mehrere Zonen einem Indexfeld zugeordnet so k nnen sie durch ein Zeichen getrennt werden das als Prefix oder Postfix definiert wird Ein Prefix steht immer vor dem Zoneninhalt ein Postfix hinter dem
35. Zoneninhalt ber eine Liste k nnen auch Sonderzeichen wie z B Leerzeichen oder eine Zeilenumbruch CRLF gew hlt werden Hinweis Achten Sie darauf dass die Feldl nge des definierten Feldes immer die maximal m gliche Anzahl der Zeichen aufweist die diese Zonen zusammengenommen beinhalten k nnen inkl Prefix und Postfix Folgeseiten und Endseiten konfigurieren Mit dieser Option k nnen Folgeseiten und eine Endseite definiert werden die anders identifiziert werden als die erste Seite Au erdem besteht so die M glichkeit von Folgeseiten oder der Endseite Indexfelder zu f llen Klicken Sie auf den Reiter Folgende Seiten Es wird ein Link angezeigt ber den Sie eine Folgeseite als Vorlage laden k nnen um sie zu konfigurieren Die Endseite wird entsprechend ber den Reiter Letzte Seite definiert Ist die Vorlage geladen k nnen Identifikationsfelder und Indexfelder definiert werden Wird das gleiche Indexfeld auf mehreren Seiten zugeordnet so wird der Wert miteinander verglichen Hier muss der Wert eindeutig sein damit das Indexfeld mit dem korrekten Inhalt gef llt werden kann Seite verwerfen In manchen F llen wird zum Stapelscannen eine Trennseite verwendet um verschiedene Stapel voneinander zu unterscheiden und ein neues Dokument zu beginnen Um z B eine solche Seite aus der Archivierung zu l schen kann eine Erkennung f r die Seite konfiguriert werden aber nach der Lesung kann diese Seite verworfen werden
36. beim Aufruf der Eigenschaften ein Dialogfenster in dem die Verbindungseinstellungen zum FileDirector Server eingestellt werden k nnen Geben Sie bei Server URL die URL zum FileDirector ein Ein g ltiger Eintrag besteht aus einem Protokollnamen http oder https einem Doppelpunkt mit zwei Schr gstrichen Ihrem FileDirector Server IP Adresse oder DNS Name und dem virtuellen FileDirector Verzeichnis im IIS normalerweise FileDirector Wurde die Installation ber die Installationsseite des FileDirectors ausgef hrt so sollte die richtige Verbindung bereits beim ersten Start korrekt eingetragen sein Die Informationen der Verbindung werden aus der Datei App vm ausgelesen die den Serverpfad beinhaltet nachdem das Branding durchgef hrt wurde Siehe Installationshandbuch Mit dem Button Test Verbindung kann die Verbindung zum Server mit dem entsprechenden Login getestet werden Der Benutzer muss dem FileDirector bei der Anmeldung bekannt sein d h er muss sich in einer der fd Gruppen befinden Hinweis Soll eine Verbindung ber https eingerichtet werden ben tigen Sie dazu eine offizielle Zertifizierung zur Nutzung eines SSL Servers Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Der FileDirector verwendet die Benutzerstrukturen und Rechte von Windows Wird hier das aktuelle Windows Konto verwendet so muss sich der Anwender nicht explizit am FileDirector anmelden sondern im Hintergrund wird das Windows Konto verwendet F
37. ber den Windows SMTP Server laufen Interne E Mails laufen nicht ber den SMTP Server sondern verbleiben nur innerhalb des Exchange Servers Eine Archivierung interner E Mails ist eigentlich un blich Es l sst sich aber realisieren wenn f r alle Exchange Benutzer eine weitere SMTP Adresse eingerichtet wird die au erhalb des Exchange Servers liegt Auf dem SMTP Server k nnen diese Archivierungskopien dann ber die Konfiguration des SMTP Servers verworfen werden Hinweis Wird ein fremder Mailserver verwendet so sollte sichergestellt werden dass dieser die internen E Mails an einen Windows SMTP Server umleiten kann Dieser kann dann vom MailStore Programm verwendet werden Zeitplaner Seite 59 FileDirector Enterprise Manager E Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen Sollen eml Dateien archiviert werden die nicht aus dem SMTP Server abgelegt wurden so k nnen diese auch noch manuell importiert werden und als eml Dateien in das konfigurierte Verzeichnis gespeichert werden Klicken Sie dazu auf den Button Store mails und w hlen Sie das Verzeichnis aus aus dem die eml Daten importiert werden sollen Hinweis Aus Microsoft Outlook k nnen die Dateien nicht direkt als emt abgespeichert werden Zur Anzeige von em Dateien kann z B Outlook Express verwendet werden Abruf der Mails aus SMTP Server anhalten Um die bertragung der E Mails vom SMTP Server in das angegebene Verzeichnis zu unterbrech
38. dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Grunds tzlich werden alle Rechte die auf Aktenschrankebene vergeben wurden in den Dokumententyp vererbt Wird ber Hinzuf gen ein neuer Benutzer oder eine neue Gruppe hinzugef gt so werden die vererbten Rechte Quadrate erst nach Best tigung des Fensters mit OK und erneutem Aufruf angezeigt Zur Vergabe der Rechte muss zuerst die Rechtevergabe auf Aktenschrankebene erfolgen da zun chst gew hrleistet sein muss dass der Benutzer den Aktenschrank sieht und mit ihm arbeiten kann Auf Dokumententypebene kann danach eine Einschr nkung der Rechte erfolgen Um Rechte einzuschr nken gen gt es nicht den Haken nur zu entfernen er muss explizit auf Verweigern eingestellt werden Die Eigenschaften der Rechte sind hnlich der Rechte auf Aktenschrankebene Siehe Rechte auf Aktenschrankebene Rechte auf Dokumentenebene vergeben Wird f r einen Benutzer der Vollzugriff im Dokumententyp zugelassen so kann dieser im WinClient auch direkt Rechte f r ein einzelnes Dokument vergeben Siehe gt Benutzerhandbuch WinClient Rechte auf Dokumentenebene Berechtigungen auf Dokumententypen Die Rechtestruktur ist hierarchisch also werden Benutzerrechte auf Aktenschr nke auf die beinhalteten Dokumententypen etc vererbt Verweigern hat eine h here Priorit t als Erlauben Dokumententypen Seite 110 FileDirector Enterprise Manager Zum Erlauben o
39. der Benutzer ablaufen Sobald dieses abgelaufen ist wird der Benutzer ein neues Passwort festlegen m ssen Mit dem Wert 0 werden die Kennw rter nie ablaufen Karteikarte Unter Dom nen Hier werden die Unter Dom nen verwaltet und bereits bestehende aufgelistet Zum Erstellen einer neuen Unter Dom ne m ssen Sie Mitglied der Gruppe fd admins sein Administratoren der internen Unter Dom nen ist dies nicht gestattet Um eine neue Dom ne zu erstellen w hlen Sie Hinzuf gen geben Sie den Namen der neuen Dom ne ein und dr cken Sie dann die Eingabetaste Die Benutzergruppen der Unter Dom ne und ein Unter Dom nenadmin Benutzerkonto werden dann automatisch erzeugt Zum Entfernen einer Unter Dom ne w hlen Sie diese aus und klicken Sie auf Entfernen F r jede Dom ne und Unter Dom ne wird jeweils ein eigenes administratives Benutzerkonto mit dem Namen admin angelegt Dieser Name kann nicht ge ndert werden Windows Benutzer Windows Benutzer sind Benutzer welche lokal vom jeweiligen Windows Computer oder zentral ber ein Active Directory System auf einem Windows Server verwaltet werden Die Benutzer werden mit den Werkzeugen des Betriebssystems angelegt und in den entsprechenden Gruppen der Organisation zugewiesen Benutzer oder Benutzergruppen die FileDirector verwenden m ssen Mitglied einer der FileDirector Gruppen sein die entweder auf dem lokalen Server oder in Active Directory erstellt wurden Benutzer un
40. der Festplatte Bild ndern Soll eine Vorlage nachtr glich ge ndert werden so wird hier das Fenster aufgerufen das bereits bei der Erstellung einer neuen Vorlage verwendet wurde Hier kann dann dem Formular eine neue Vorlage hinterlegt werden l Bild Info ber die Bild Info sind einige statistische Angaben zum Formular und einige Bildinformationen zur Vorlage abrufbar Anzahl der Zonen Anzahl der Feldzuordnungen Dateityp Breite in Pixel H he in Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e und Kompressionsrate des Bildes Hinweis Die Vorlage muss immer die gleiche Aufl sung haben wie die sp ter gescannten Dokumente Ist dies nicht der Fall so werden die Zonen an anderer Stelle positioniert und k nnen den entsprechenden Text nicht lesen Erkennen Mit dieser Option kann die Erkennung und die zugeh rigen Einstellungen getestet werden Man kann auch verschiedene Bl tter scannen um zu testen ob diese abweichend von der Vorlage erkannt werden Eine detailliertere Erl uterung dazu finden Sie im Abschnitt Erkennung testen HCH Vorlage anpassen bi Breite anpassen S Originalgr e einstellen N Zoom RK Zoom OCR Formularerkennung Seite 179 FileDirector Enterprise Manager Zone erstellen AJ Zoom Fenster Zieht man ein Fenster auf wenn der Button der Lupe sichtbar ist dann wird ein Fenster gezoomt Mit Klick auf diesen
41. durch die Software bzw deren Anwendung verletzt VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die vollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an Spielberg
42. durch einen automatischen Zeitplaner durchgef hrt kann aber auch manuell gestartet werden Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Importiere Systemkonten Die f r den Import ben tigte Zeit ist von der Netzwerk Konfiguration und der Anzahl der Nutzer und vorgenommen Erg nzungen nderungen abh ngig Um die nderungen zu sehen w hlen Sie Aktualisieren oder dr cken Sie F5 Erstellen der internen Benutzer und Gruppen Um ein FileDirector Benutzerkonto oder eine Gruppe zu erstellen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Neu Benutzer und Gruppen Karteikarte Allgemein Hier k nnen Benutzer und Gruppen erstellt werden Name In der Auswahlliste finden Sie die virtuellen Dom nen welche mit dem Config Utility bzw dem Enterprise Manager erstellt wurden Der Name muss eingegeben werden Benutzer und Gruppen Seite 36 FileDirector Enterprise Manager Vollst ndiger Name Der angezeigte vollst ndige Name muss hier eingegeben werden Beschreibung Hier kann ein beschreibender Text eingegeben werden E Mailadresse Eine E Mailadresse kann hier f r eingehende Nachrichten die durch das Prozessmanagement versendet werden eingetragen werden Bei einem Kontenimport aus Active Directory werden die E Mailadressen der Benutzer automatisch eingetragen Bei einer lokalen Installation also bei Konten ohne ADS k nnen die E Mailadressen jederzeit i
43. durchgef hrt werden basieren auf einem bestimmten Zeitpunkt ab dem die Ablauffrist beginnt Jeder Dokumententyp kann separat konfiguriert werden so dass entsprechend den Anforderungen an die in den Dokumententypen gespeicherten Dokumente unterschiedliche Aktionen durchgef hrt werden k nnen Um die Einstellungen f r jeden Dokumenttyp anzuwenden w hlen Sie den Dokumenttyp aus der Liste die im Konfigurationsfenster angezeigt wird und wenden Sie dann die Einstellungen f r die Fristensteuerung an Fristensteuerung Seite 136 FileDirector Enterprise Manager Allgemeine Einstellungen Datum basiert auf Bei der Konfiguration definieren Sie das Basisdatum f r die Berechnung der Lebensdauer eines Dokuments die Lebensdauer selbst sowie die bei Ablauf der Lebensdauer auszuf hrende Aktion Er ffnungsdatum Dies ist das erste Archivierungsdatum des Dokumentes Letztes Anderungsdatum Dies ist das Datum der letzten Revision Letzte Verwendung Das Datum an dem das letzte Mal eine Seite des Dokumentes angeschaut wurde letztes Herunterladen in den lokalen Cache eines Benutzers Indexfeld Hier kann explizit ein Indexfeld ausgew hlt werden dass ein Datum beinhaltet Es werden automatisch alle verf gbaren Datumsfelder aus dem markierten Dokumententyp aufgef hrt Frist Wann die Fristensteuerung ausgef hrt werden soll kann hier mit Tagen Monaten und Jahren eingestellt werden Dr cken Sie die Plus Schaltf
44. ed idee 93 TS TEE 93 Suche beschleunigen u en ak aaia handen aan dehnen rennen 93 Feld Einstellungen u n 2 Jene ende reekesnlanhert heekken 93 ee TE 0 PNPEREPERE ER NERERHEEDEIEREREERENE a a A ia aaia aiaia 94 EE 95 Erweitert E Mail und Dateinamen 95 Erweiterte Einstellungen Asset anerkennen 97 Automatische Aktionen esissssssirrserrirsstsrssirstsrsinsousrraisssdasiasotansiinn kainisan danai da kinaiinisan 97 Pr fung Inhalt geren Aeddi 98 Aktion bei doppeltem Index 22222222020000n0nnennnnnnnnenennnnnnnnnnennennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnennennnnennennnnnn 99 SE le 100 Overlay f r Memotelder ssis tsirenossseeksnseiti reinen EE snenia ERTE ERRERA E SEAR ETRE 100 IR eg ne TEEN 101 EINBADEMASKE u a ee EAE AG E NE AEAEE E N E AE A N E AE E E 102 Filter Sicherheit u 0 orir aoir eO AAAA ONNE RON AOE 102 K nten hinzuf gen eraren EEEE A R E E E EEEE EE heran R EEEa EErEE 103 NEE e EEN 103 Filterwert u le eher deele enden eekleg 103 VE e EE 104 Standards een roten E E tere E EN E A 104 Verkn pfung von Filtern UND ODER ueeeessseeesssesensnennsennnnnnnnnsnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnsnnnennnn 104 Inhaltsverzeichnis Seite 9 FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen urrrereeenenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnenennnen TOO ee 106 Neuer DokumententyPp ueasssesensesnennnnnnenonnennnnnennnnnnonnennnnnnnnennnnnnnennnnnnennnsnnnennnnnnennnnnnnsnnennnnnnnnnnenn 106 Eige
45. eingestellt werden Eine genaue Beschreibung zur Konfiguration der Benutzer und Gruppen finden Sie im Installationshandbuch und die Erl uterung der Rechtevergabe in den entsprechenden Kapiteln zum Enterprise Manager Neuer Zeitplaner ber die Schaltfl che Neu bei ausgew hltem Zweig Zeitplaner ffnet sich ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Zeitplaners W hlen Sie den Typ des Zeitplaners aus der konfiguriert werden soll Volltext Zeitplaner Datei Import Fristensteuerung Index Import Container Speicher Index und Datei Import Dokumenten Replikation COLD Import Zeitplaner FileDirector Import XML Import MailStore Retrieval Import Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Jeder Zeitplaner kann konfiguriert werden Ausf hren auf Server F r jeden Zeitplaner gibt es bestimmte Einstellungen Sind mehrere FileDirector Server vorhanden so kann man gezielt den Server mit der entsprechenden Lizenz zum passenden Zeitplaner ausw hlen Wird Beliebig eingestellt so wird der erste Server f r die Ausf hrung des Zeitplaners verwendet der eine g ltige Lizenz besitzt Hinweis Sind mehrere Server konfiguriert so ist der Start eines Zeitplaners nur m glich wenn der Enterprise Manager mit dem Server verbunden ist auf dem der entsprechende Zeitplaner gestartet werden soll Aktivierung Damit der Zeitplaner anl uft muss er vorher aktiviert werden Der Status zeigt den aktuellen Status und den letzten Start des Zeitplaners an
46. erstellt werden aber der Zeitplaner f r den Import der Spool Dateien l uft nicht an OCR Server Um auf dem Server eine Volltextlesung einzurichten wird eine OCR Lizenz f r den Server ben tigt Die Volltextgenerierung wird nur auf dem Server ausgef hrt Sollen Formulare w hrend eines Dateiimportes automatisch erkannt werden wird ebenfalls eine OCR Serverlizenz ben tigt Damit der Server die OCR verwenden kann m ssen dort der Component Service und die OCR Engine installiert sein Codeless Connector Der Codeless Connector erm glicht dem Client die bernahme von Feldinhalten aus externen Windows Programmen in die Indexfelder des FileDirectors ber einfache Tastenkombinationen sofern es vorab lizenziert wurde Image Printer Der Imageprinter ist ein Druckertreiber der eine Umwandlung in ein TIFF Format durchf hrt wobei eine sofortige manuelle Indiziercung ber eine Indexerfassungsmaske erm glicht wird Dieser Druckertreiber muss lizenziert sein OCR Clients OCR Clientlizenzen werden zur Einrichtung der Formularerkennung ben tigt Soll eine automatische Indizierung ber Zonen eingerichtet werden so muss der Enterprise Manager die Component Services und die OCR Engine auf dem Server oder auf einem Client installiert werden Ist keine OCR Client Lizenz vorhanden so k nnen keine Zonen eingerichtet werden Virtueller Netzwerk Drucker VNP Unter VNP werden die Lizenzen f r den Virtual Network Printer angezeigt
47. existierenden Bearbeitungsprozesses elektronisch abbilden Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten die nacheinander ausgef hrt werden In jedem dieser Schritte kann konfiguriert werden ob ein oder mehrere Benutzer das Dokument bearbeiten sollen oder ob eine bestimmte Aktion durchgef hrt werden soll Es werden bestimmte Aufgaben zugewiesen wie z B das Dokument zu genehmigen abzulehnen zu kommentieren oder einfach nur seine Kenntnisnahme zu best tigen Wenn die jeweilige Aktion ausgef hrt ist wird das Dokument zum n chsten Schritt des Prozesses weitergeleitet abh ngig vom Aufbau des Prozesses Das Prozessmanagement steuert den Lauf der Dokumente w hrend der jeweiligen Prozesse und registriert den Status und den Ort jedes Dokumentes F r das Prozessmanagement ist eine Lizenz erforderlich Ad hoc Prozessmanagement Im WinClient kann ein FileDirector Benutzer mit maximal zwei Schritten Ad hoc Prozesse erzeugen Diese k nnen nicht durch den Enterprise Manager verwaltet werden und nur der Benutzer der diesen Prozess erzeugt hat oder ein Administrator des jeweiligen Aktenschranks kann ihn entfernen Sehen Sie auch f r weitere Informationen im WinClient Benutzerhandbuch nach Ablauf von Prozessen Im Enterprise Manager werden Prozesse definiert die dann im WinClient und WebServer ausgew hlt werden k nnen Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten w hrend eine Aktion erfolgen kann Es k nnen auch ineinander versch
48. f r Ubernehmen und f gen Sie hier den Benutzer Bearbeiter w hlbar unter Variabel mit einer Aktion wie z B Genehmigen Ablehnen ein Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf hren Aktion im unentschiedenen Fall Durch diese Option kann konfiguriert werden ob es ausreicht dass nur einer der aufgef hrten Benutzer das Dokument bearbeitet oder ob alle Benutzer in diesem Schritt eine Aktion durchf hren m ssen Wird sie angehakt erscheint der Ausgang f r eine Aktion im unentschiedenen Fall Sollen in einem Schritt eine gerade Anzahl von Benutzern alle eine Aktion durchf hren bevor das Dokument weitergeleitet wird so kann es zu einem unentschiedenen Fall kommen Wenn z B zwei Benutzer jeweils genehmigen oder ablehnen sollen der eine genehmigt der andere lehnt ab so muss der Prozess entscheiden k nnen was mit dem Dokument geschieht E Signatur Unterschriften konfigurieren Unterschriften werden im WinClient konfiguriert Dazu werden ein Unterschriftenpad und drei hinterlegte Testunterschriften ben tigt Zur Installation und Konfiguration der Unterschriften lesen Sie bitte im Benutzerhandbuch das Kapitel Prozessmanagement Unterschrift zur cksetzen l schen Soll eine eingerichtete Unterschrift zur ckgesetzt werden so w hlen Sie unter der Rubrik Benutzer und Gruppen den entsprechenden Benutzer aus und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Hier kann nun ber den Befehl Unterschrift zur cksetzen di
49. hier die Grundeinstellungen der Webansicht f r die Clients generell vordefiniert werden Soll der angemeldete Webbenutzer die Einstellungen f r sein eigenes Profil nicht ndern k nnen so entfernen Sie den Haken aus Erlaube Anderungen auf dem Client Erlaube nderungen auf dem Client Diese Option erlaubt es angemeldeten Benutzern die Einstellungen direkt im Wintlient zu ndern Sprache Stellen Sie hier die Sprache der Weboberfl che ein die f r die Benutzergruppe gelten soll Client Konfiguration Seite 68 FileDirector Enterprise Manager PDF Download Wenn PDF Download markiert ist dann werden Dokumente die heruntergeladen werden automatisch in eine PDF Datei konvertiert Trefferliste Gr e einer Trefferlisten Seite Treffer pro Seite Geben Sie hier an wie viele Dokumente bei der Suche auf einer Seite angegeben werden sollen und ob Miniaturansichten der Seiten angezeigt werden sollen Miniaturansicht W hlen Sie ob Miniaturansichten angezeigt werden sollen oder nicht Bild F r den WebServer kann die Qualit t der Bilder angegeben werden die zur Anzeige heruntergeladen werden JPEG Qualit t Je h her die Prozentangabe desto besser ist die Qualit t und desto gr er ist die Datei Index Die Einstellung ob der Index auf der Image Seite angezeigt wird kann ber die Client Konfiguration im Enterprise Manager gesetzt werden Revisionen Ob der Benutzer im WebServer Revisionen anz
50. hnlich zu dem des WinClients Eine Beschreibung der Funktionen kann im WinClient Benutzerhandbuch gefunden werden Hinweise f r SAP Systemeinstellungen OLE Funktionen f r SAP OLE automation 2 0 DSDMSAUTOM FDSAPOLE Speichern durch das frontend Scan M GUIScanDoc AlD n n 1 gt Scanmode Single n 2 gt Scanmode Batch G EID GUIScanDocRC SAP Seite 77 FileDirector Enterprise Manager G DID GUIScanDocID Hinweise Ein M am Anfang des beschriebenen Eintrags zeigt das dieser Aufruf gesendet wird ein G zeigt eine Best tigung an Wenn ein Scanprofil in FileDirector vordefiniert ist kann dieses in den Scanaufruf eingef gt werden Anzeigen eines gespeicherten Dokuments View M GUIViewDoc AID DID n n 0 gt Anzeige im ScanClient n 1 gt Anzeige im WinClient G EID GUIViewDocRC Hinweise f r SAP Systemeinstellungen Content Repository F r detaillierte Einstellungen in SAP wenden Sie sich an Ihren SAP Berater SAP Seite 78 FileDirector Enterprise Manager Aktenschr nke bersicht FileDirector speichert Dokumente in Aktenschr nken Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen jeden Dokumententyp speichern Es gibt keine Einschr nkungen durch FileDirector in Bezug auf Gr e oder Anzahl der zu speichernden Dokumente Normalerweise erstellt man einen Aktenschrank f r ein Unternehmen in welches die Dokumente gespeichert werden Diese Dokumente werden in verschiedenen Dokumententype
51. ist Ein weiteres Feld wird an die Liste angef gt das Entfernen eines Feldes r ckt die darunter liegenden Felder nach oben Die Felder lassen sich in ihrer Reihenfolge per drag and drop umsortieren Markieren Sie dazu einen Eintrag und halten Sie dabei die linke Maustaste fest Schieben Sie den Eintrag jetzt an die gew nschte Position Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene F r die Felder k nnen erweiterte Einstellungen wie z B Leer nicht erlaubt oder Setzt Systemdatum eingestellt werden Die Grundeinstellungen werden beim Anlegen der Felder eingerichtet siehe Erweiterte Einstellungen Die dortige Konfiguration ist eine allgemeine Einstellung die f r alle Dokumententypen gilt Um diese Einstellungen f r jedes Feld auf Dokumentententypebene unterschiedlich einstellen zu k nnen k nnen Sie die Eigenschaften eines zum Dokumententyp zugeordneten Feldes ffnen Doppelklick und dort die Einstellung ver ndern Als Standardeinstellung werden zun chst die Optionen der Grundeinstellung bernommen In der bersicht der Felder auf der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers sehen Sie welche Einstellungen f r jedes Feld gesetzt wurden Auf dieser Ebene k nnen auch die Wortauswahllisten verkn pft werden so dass in unterschiedlichen Dokumententypen unterschiedliche Wortauswahllisten f r ein erstelltes Feld verwendet werden k nnen Hier kann auch f r jeden Dokumententyp eingestellt werden ob das Feld f
52. r das Ablagesystem verwendet werden soll ob manuelle Eingaben zugelassen sind oder ob eine Mehrfachauswahl erlaubt ist Sicherheit f r alle Dokumententypen des Aktenschrankes Bei Auswahl von Sicherheit auf dem Zweig Dokumententyp ffnet sich ein Fenster mit einer bersicht aller Dokumententypen des gew hlten Aktenschrankes und ihrer jeweiligen Sicherheitseinstellungen Dokumententypen Seite 109 FileDirector Enterprise Manager Um die Rechte f r einen Dokumententyp zu setzen selektieren Sie ihn mit der Maus Durch Halten der Steuerungstaste oder der Umschalttaste und Auswahl der Felder mit der Maus ist es m glich mehrere Felder gleichzeitig mit der Leertaste zu ver ndern Im unteren Teil des Fensters wird die Gruppenmitgliedschaft des ausgew hlten Users oder die Mitglieder der ausgew hlten Gruppe angezeigt Durch den Button werden die Rechte auf Dokumententypebene f r eine Gruppe oder einen User angezeigt Mehrfache Auswahl mit der Steuerungs oder der Umschalttaste sind ebenfalls m glich Sicherheit auf Dokumententypebene Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r den jeweiligen Dokumententyp eingerichtet ber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt werden Mit
53. r eine nicht erfolgreiche Verifizierung eingestellt werden Diese Einstellung erlaubt es sp ter sehr schnell nach bestimmten Dokumenten zu suchen die durch die Formularerkennung indiziert wurden Hinweis F r die zu validierenden Felder m ssen die Haken Pr fen gesetzt sein Es m ssen mindestens zwei Zonen f r die Pr ffunktion gew hlt sein die den identischen Inhalt f r ein entsprechendes Feld bereitstellen OCR Formularerkennung Seite 193 FileDirector Enterprise Manager Erkennung testen Zuordnung pr fen Erkennen ber den Button Erkennen kann getestet werden ob die Formulare die eingerichtet wurden das Dokument richtig erkennen dem richtigen Dokumententyp zuordnen und die Indexfelder richtig ausgef llt werden Konfiguration testen Test der OCR Erkennung von Dokumenten Sollte ein Dokument nicht richtig erkannt werden kann man mit dieser Funktion testen ob die OCR richtig funktioniert hat Man kann die Funktion w hrend der Formularerstellung zum Test verwenden wobei hier anhand der Vorlage getestet wird f r die die Zonen eingerichtet wurden Sollten Dokumente sp ter mit dieser Vorlage nicht richtig erkannt werden k nnen diese hier zum Test auch eingescannt werden und die Suche der Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung wird erheblich erleichtert Folgende Punkte k nnen unter anderem Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung sein e Das Dokument wurde mit einer anderen Aufl sung gescan
54. so k nnen die Daten zwischen den Standorten abgeglichen werden Die Standorte m ssen dann nur f r die Zeit des Datenabgleiches oder f r Daten nderungen ber ein Netzwerk miteinander verbunden sein Replication Original FileDirector Server Die X Replikation kann unter Systemkonfiguration gt Server gt Replikation konfiguriert werden Zur Replikation muss ein Aktenschrank auf einem Originalserver erstellt werden Von diesem wird dann ein Klon auf dem Replikationsserver erstellt siehe Aktenschrankstruktur klonen Definition Originalserver Der Originalserver ist immer der Server der momentan f r die Dokumente zust ndig ist Wird ein Dokument auf einem Server erstellt bekommt dieses Dokument die ID des aktuellen Servers der dann die Zust ndigkeit besitzt Die Zust ndigkeit von Dokumenten kann auch auf den Zielserver bertragen werden der dadurch der Originalserver f r die Dokumente wird Server Seite 27 FileDirector Enterprise Manager Hinweis a Nachdem der Klon auf dem Zielserver angelegt wurde muss sichergestellt werden dass der Speicherpool auf dem Zielserver verf gbar ist Sollte sich dieser in einem anderen Pfad befinden so muss er entsprechend angepasst werden da sonst keine Dokumente angelegt werden k nnen b Achten Sie au erdem darauf dass Die Zeiteinstellung bei beiden Servern identisch ist und nicht mehr als 5 Minuten voneinander abweicht Replikationsverbindung erstellen
55. so wird das Dokument an den n chsten Schritt weitergeleitet Prozessmanagement Seite 157 FileDirector Enterprise Manager Eine neue Verzweigung kann jedoch auch interaktiv erfolgen Hinweis Es d rfen keine widerspr chlichen Bedingungen gesetzt werden Andernfalls kann das Dokument nicht richtig im Prozessmanagement verarbeitet werden Neuen Link anf gen Mit einem Link kann der Prozess mit einem anderen Prozess verkn pft werden Der Prozess mit dem verkn pft werden soll muss vorher angelegt werden damit man ihn hier ausw hlen kann Es kann jeder beliebige Prozessschritt des anderen Prozesses angegeben werden Prozess ndern Solange sich Dokumente auf einem Prozess in Bearbeitung befinden sollte ein Prozess nicht ge ndert oder gel scht werden Es ist aber m glich Prozesse zu kopieren so dass ein bestehender Prozess kopiert und dann ge ndert werden kann Wird ein Prozess ge ndert auf dem sich bereits Dokumente befinden so k nnen diese nur weiterverarbeitet werden wenn der Prozess in sich logisch bleibt und z B keine Schritte gel scht werden die f r Dokumente im vorherigen Prozess relevant waren Ersetze Benutzer im Prozess Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und w hlen Sie im rechten Fenster einen Prozess Nun haben Sie im Kontextmen der rechten Maustaste die Option Ersetze Benutzer im Prozess Mit dieser Option kann bei einem vorhandene
56. tigung erneut ein Benutzer und Gruppen Karteikarte Details Hier k nnen zus tzliche Informationen wie Firma Titel Position Adresse und Telefonnummer zum Benutzer eingegeben werden Benutzerkonten verwalten Jedes Benutzerkonto ob es sich um ein Windows oder FileDirector internes Konto handelt kann weiter konfiguriert werden Benutzerkonten k nnen Gruppen zugeordnet und Abwesenheitseinstellungen eingestellt werden Den Gruppen k nnen begrenzte User Lizenzen zugewiesenen werden Obwohl Windows Benutzerkonten und Gruppen den FileDirector internen Gruppen hinzugef gt oder entfernt werden k nnen ist der umgekehrte Weg nicht m glich Das bedeutet dass FileDirector interne Konten oder Gruppen nicht den Windows Gruppen hinzugef gt werden k nnen Ein Benutzerkonto kann nicht Mitglied von mehr als einer der FileDirector Lizenz Gruppen sein Gruppenzugeh rigkeit zuweisen Durch einen Doppelklick auf ein Benutzerkonto oder ber die Auswahl mit der rechten Maustaste werden Eigenschaften angezeigt Auf der Registerkarte Mitglied von k nnen Sie die Gruppenzugeh rigkeit des Benutzers bestimmen Dazu klicken Sie Hinzuf gen w hlen Sie die entsprechende Gruppe aus und klicken auf OK Zum entfernen w hlen Sie den Namen der entsprechenden Gruppe und w hlen Sie Entfernen Zum abschlie enden Best tigen der nderungen klicken Sie auf OK oder auf Abbruch wenn Sie keine Anderung speichern wollen Abwesenheitsvertretung einste
57. und f r Gruppen vergeben Rechte k nnen vererbt oder direkt gesetzt werden und es k nnen Rechte erlaubt und verweigert werden Folgende Regeln sind dabei zu beachten Benutzerrechte gehen vor Gruppenrechten Wurde einer Gruppe das Recht auf z B L schen verweigert aber einem bestimmten Benutzer aus dieser Gruppe explizit dieses Recht erlaubt so ist diesem Benutzer das L schen erlaubt Direkte Rechte gehen vor vererbten Rechten Werden im Aktenschrank Rechte vergeben so werden diese Rechte automatisch auf alle Dokumententypen vererbt Vererbte Rechte werden als K stchen direkte Rechte als H kchen angezeigt Wird einer Gruppe im Aktenschrank z B das Recht L schen verboten so kann es f r die gleiche Gruppe f r einen bestimmten Dokumententyp direkt gesetzt und erlaubt werden Diese Gruppe darf dann nur in diesem speziellen Dokumententyp Dokumente l schen In den anderen Dokumententypen darf von dieser Gruppe nicht gel scht werden da dort die gerbten Rechte des Aktenschrankes gelten Aktenschr nke Seite 80 FileDirector Enterprise Manager Verweigerte Rechte gehen vor erlaubten Rechten Ist z B ein Benutzer in zwei verschiedenen Gruppen und f r die eine Gruppe wird ein bestimmtes Recht erlaubt f r die andere aber verweigert so gilt das verweigerte Recht Rechtevergabe auf Aktenschrankebene ohne Zulassen Verweigern Wenn einem Benutzer auf Aktenschrankebene keine Rechte erteilt wurden dann k nnen keine Rec
58. untere Abschnitt wird f r die Einstellung der Felder im WinClient Reiter Suchen und Bearbeiten Scannen verwendet Die Einstellungen k nnen getrennt f r die Anzeige der Indexfelder und die Trefferliste vorgenommen werden Hinweis Sollten f r einen Benutzer oder einer Gruppe nur f r einen der beiden Reiter Suchen oder Bearbeiten Scannen Einstellungen vorgenommen worden sein so gilt der Reiter bei dem keine Einstellungen vorgenommen wurden als verweigerte Ansicht und es werden keine Felder angezeigt Falls f r einen Benutzer keine Indexfelder angezeigt werden so kann durch diesen Benutzer auch keiner Einschr nkung der Suche in diesem Dokumententyp vorgenommen werden und man erh lt automatisch alle Dokumente als Ergebnis zur ck Bitte beachten Sie dass hier der Default Wert f r die maximalen Ergebnisse bei 1000 Dokumenten liegt Einstellungen f r den Reiter Suchen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Suchen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt F ge einen Trenner hinzu F gt der Ansicht der Indexfelder einen Trenner hinzu Mit Hilfe eines Trenners k nnen logische Unterteilungen innerhalb der Indexfelder vorgenommen werden Jedem Trenner kann in der Spalte Wert eine Bezeichnung zugewiesen werden welche im WinClient angezeigt wird Hinweis Der Trenner wird nicht mit dem Dokument verkn pft und wird so
59. werden ndere Dokumententyp Wird die Aktion ndere Dokumententyp in einem Schritt gesetzt so wird ein Dokument nach der Bearbeitung in den angegebenen Dokumententyp verschoben Indexfelder die in beiden Dokumententypen existieren werden bernommen Dokumentenrechte ndern Innerhalb eines Schrittes k nnen die Dokumentenrechte ge ndert werden Somit wird es m glich dass nach einem bestimmten Bearbeitungsschritt das Dokument z B von bestimmten Benutzern nicht mehr ge ndert werden darf Verz gerung nach Datum fragen Wird ein Schritt mit Verz gerung definiert so erscheint in diesem Schritt im WinClient ein Kalender sobald ein Dokument diesen Schritt durchl uft Der Anwender ist somit in der Lage einen Zeitraum festzulegen wann das Dokument die n chste definierte Aktion durchf hren soll Prozessmanagement Seite 152 FileDirector Enterprise Manager Verz gerung von Feld Bei dieser Option kann ein Datum aus einem Feld ausgelesen werden Es ist zwingend erforderlich dass dieses Feld als Datumsfeld oder Feld mit Datum und Zeit definiert ist Zu diesem Datum kann eine Zeitspanne in Tagen hinzugez hlt werden so dass immer eine Verz gerung von Datum n Tagen erfolgt PlugIn ausf hren Diese Auswahl gestattet optional ein im darunterliegenden Feld angegebenes PlugIn zu starten Dokumentenbearbeitung abbrechen Mit dieser Option wird das ausstehende Dokument von dem Prozess entfernt Neue Benutz
60. wovon nicht jedes Profil an jedem Arbeitsplatz gebraucht wird Scanprofile Seite 167 FileDirector Enterprise Manager Um eine bessere bersicht f r die Anwender zu schaffen k nnen jeweils nur die Scanprofile f r die Benutzer im WinClient sichtbar gemacht werden die diese Profile verwenden Markieren Sie den Eintrag Scanprofile und klicken Sie auf Sicherheit ber den Button in der Men leiste oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste Benutzer und Gruppen zuweisen ber Hinzuf gen k nnen Sie die jeweiligen Benutzernamen und Gruppen hinzuf gen und diesen dann im unteren Bereich die entsprechenden Scanprofile zur Verwendung zulassen oder verweigern Verwende OCR und Formularerkennung Um im Scanprofil OCR und Formularerkennung zu verwenden m ssen zun chst ein oder mehrere OCR Formulare erstellt worden sein Ist die OCR Erkennung im Scanprofil aktiviert muss auf dem Rechner auf dem der WinClient mit diesem Scanprofil arbeitet die OCR Engine installiert sein Erlaube manuelles Abschalten Ist die Option Erlaube manuelles Abschalten aktiviert dann hat der Benutzer im Wintlient die M glichkeit die OCR Erkennung in diesem Scanprofil zu aktivieren oder zu deaktivieren Verwende alle Formulare zur Erkennung Diese Einstellung erm glicht es einen nicht sortierten Stapel von Dokumenten zu scannen und automatisch zu indizieren Wird die Option aktiviert ist es nicht mehr m glich einen Dokumententyp
61. 32 FileDirector Enterprise Manager Erstellen Sie im Enterprise Manager eine ODBC Verkn pfung wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und geben Sie folgende Angaben zur Verkn pfung der Tabelle ein ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabelle1 Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der Excel Tabelle erscheinen und zuzuweisen sein Bei Excel ist die Angabe des Tabellennamens in eckigen Klammern und mit Dollarzeichen wichtig ODBC Verkn pfung f r csv Datei Eine csv Datei ist im Prinzip eine Textdatei die Indexdaten mit einem Semikolon getrennt beinhaltet Eine csv Datei kann z B aus einer Excel Tabelle exportiert werden Diese kann so aussehen dass die erste Zeile die Spaltennamen und die darauffolgenden Zeilen die Indexdaten beinhaltet Kundennummer Name Ort 12345 Spielberg Duisburg Di sch Erstellen Sie zun chst eine ODBC Quelle in der System DSN wie bereits zuvor in diesem Abschnitt beschrieben wurde W hlen Sie den ODBC Microsoft Text Treiber der auch f r csv Dateien verwendet werden kann und w hlen Sie hier das Verzeichnis in dem sich die csv Datei befindet Klappen Sie den Bereich Optionen auf und entfernen Sie das H kchen aus Standard Klicken Sie auf Format definieren und w hlen Sie die gew nschte Datei aus Jetzt k nnen verschiedene Optionen definiert werden wie z B das Trennzeichen ob der Spaltenname in der ersten Zeile existie
62. BEllndeximp rt ner res sa eia 152 ndere Dokumenten ee ee 152 Dokumentenrechte andern nimm 152 Verz gerung nach Datum fragen s ssssssssssorrssssssisoessssresosseusrassssursons srst snas o ierss vss rous sd irnnasses 152 Verz ger ng von Feld 220m 153 Pl glniausf hren s re see ur er lesen Ae A 153 Dokumentenbearbeitung abbrechen ssssssssssssssssrrressssrserrrrrssssrnerrnrnssssnnernnnnssssrnennnnnssssenee 153 Neue Ben utzeraktion anf gen nr lieh 153 Verwende Zeit berschreitung uaeie ai une 153 K pie EE CC DEE 153 Benutzer hinzuf gen eu Hr ans en 154 Aktionen euer N ee dee Eege Age 155 Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf bren nenn 156 Inhaltsverzeichnis Seite 12 FileDirector Enterprise Manager E SIEHat e 156 EMail eer 156 Benutzerdefinierte Aktionen ceis erinnere erana aaa a aane aar a a E aE AEE E dE A SEE iaia 157 Neue Verzweigung anf gen a aeae i aE Ea a Ae EE E E 157 Neuen Link anf gen BEE 158 Prozess age eebe E A a 158 Ersetze Benutzer iN Ho r E anaia 158 Prozess ele EE 158 Protokollierung von Prozessen ssssssssseissssssesenrersssssesrnresnssssrenrntsnssnnerrnnnssssrnerenntsnssrnennnnnssssnnnt 158 Prozesslast auf mehrere Server vertellen 159 Overlay CET DVerlays EE bersicht ege 160 Neues Overlay nee an nn ea aan A Ea een ee rue 160 Felder in HTML Vorlage Obernehmen 160 SCANPEONIE ee O Geert 161 Eege EE 161 Scanprofil dupltzieren sisisi iessec
63. Bereich die jeweiligen Einstellungen gelten sehen Sie in der Erl uterung der Scanprofile Einstellungen der OCR Engine Die OCR Engine fr her IPRO Engine stellt Zeichen die sie nicht sicher erkannt hat als Tilde dar Der Schwellwert dazu ist ber eine Config Datei einstellbar Bei einer Installation im Standardpfad ist die Datei unter zu finden C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector Component Service OCR Engine FileDirector OCR Engine exe config Voreingestellt ist dieser Wert auf 75 Der Maximalwert ist 100 Je gr er die Zahl desto toleranter ist die Engine key CertaintyThreshold value 75 OCR Formular erstellen ber den Button Neu im Men OCR erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen OCR Formulars Im Reiter OCR werden ein Name und ein beschreibender Text eingegeben Bei der Erstellung des OCR Formulars werden Einstellungen anhand eines Beispielexemplars dieses Dokuments vorgenommen Die Vorlage kann aus einer Datei geladen oder falls Sie Zugriff auf einen Scanner haben es kann in der Auswahlbox ein geeignetes Scanprofil ausw hlt werden das vor der Erstellung des OCR Formulars erstellt wurde Nach Auswahl des Scanprofils k nnen Sie das Beispieldokument scannen Das gescannte Dokument wird nun zur Anzeige in die rechte Fensterh lfte geladen ffne Bild aus Datei Wenn das Dokument das als Vorlage dienen soll bereits gescannt vorliegt k nnen Sie ber den Button den Pfad au
64. Datenbank muss manuell erstellt werden e Danach wird eine ODBC Datenverbindung im Windows zu dieser Datenbank eingestellt siehe ODBC Quelle im Windows einrichten Mehr Hinweise Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Quelle Hier wird nach erfolgter Konfiguration der Name der angelegten ODBC Quelle angegeben Speicherpools Seite 127 FileDirector Enterprise Manager ODBC Tabelle In der angelegten Datenbank wird hier der Name der ODBC Container Tabelle eingetragen Speicherpool zuordnen Die hier eingerichteten Speicherpools werden bei der Konfiguration im jeweiligen Dokumententyp zugeordnet Siehe Speicherpool im Dokumententyp Speicherpool spiegeln Soll aus Sicherheitsgr nden der Speicherpool zus tzlich an einem anderen Ort gespeichert werden so kann er gespiegelt werden Erstellen Sie dazu einen zweiten Speicherpool und geben Sie in diesem den Ort an an dem er angelegt werden soll Markieren Sie den Speicherpool in den die Daten Ihres Archivs geschrieben werden und rufen Sie Eigenschaften auf In den Eigenschaften finden Sie die Option Spiegeln nach wo der neu erzeugte Speicherpool als Zielort ausgew hlt werden kann Auf das Zielverzeichnis muss der Benutzer fd server Zugriff erhalten um die Daten kopieren zu k nnen Hinweis Ein bereits vorhandener Speicherpool wird NICHT kopiert Es werden nur Daten gespiegelt die nach der Einrichtung der Spiegeln Option eingecheckt werden Speich
65. Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut so dass die Rechte der Aktenschr nke auf die Rechte der Dokumententypen vererbt werden Verweigern hat immer eine h here Berechtigung als Zulassen Sollen Rechte vergeben oder verweigert werden so sollte immer explizit Zulassen oder Verweigert markiert werden Wird nur das H kchen entfernt so werden die Grundrechte der Gruppen bzw die vererbten Rechte bernommen Aktenschr nke Seite 81 FileDirector Enterprise Manager Vollzugriff Der Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben Man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin das Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt L schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Doku
66. Es kann auch direkt ein elektronisches Dokument als Vorlage geladen werden z B Word Dokument Excel Die Aufl sung kann hier aber nicht manuell eingestellt werden sondern es wird zur Erkennung im Hintergrund in eine PNG Datei mit 200x200 dpi umgewandelt Bei der Vorlagenverwendung von elektronischen Dokumenten kann es auch zu Abweichungen der Darstellung kommen wenn z B unterschiedliche Word Versionen verwendet werden Sollen elektronische Dokumente ber die Formularerkennung indiziert werden ist es eher zu empfehlen diesen Schritt ber den VNP zu realisieren Daf r sollte die Vorlage ber den VNP erzeugt werden und sp ter als Vorlage f r das Formular geladen werden Siehe VNP Installationshandbuch OCR Formularerkennung Seite 178 FileDirector Enterprise Manager Formulareinstellungen Konfiguration Durch Doppelklick auf einen Eintrag eines OCR Formulars ffnet sich das Konfigurationsfenster f r die Formulareinstellung In Formulareinstellungen finden sich die bei der Hinterlegung der Vorlage vergebenen Eintr ge zu Name und Beschreibung wieder Hier kann das Formular auch umbenannt oder die Beschreibung ge ndert werden Das Men Sichern Normalerweise wird bei einem Funktionswechsel gefragt ob die Einstellungen gespeichert werden sollen Hier kann man dies auch direkt ansto en Die Vorlagen eines OCR Formulars werden beim Speichern in der Datenbank abgelegt also nicht als separate Datei auf
67. Gedruckt von Soll automatisch der Benutzername der das Dokument gedruckt hat gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Setzt Gedruckt am Soll automatisch das Datum an dem das Dokument gedruckt wurde gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Pr fung Inhalt Pflichtfelder werden im WinClient mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden vom Server beim Einchecken gepr ft Leer nicht erlaubt Dokumente k nnen nicht eingecheckt werden wenn das Feld leer ist In der Upload Statusanzeige im WinClient wird in diesem Fall eine Fehlermeldung erscheinen und darauf hinweisen welches Feld nicht leer sein darf Muss komplett gef llt sein Ist diese Option f r das Feld aktiviert m ssen in dem Feld alle Zeichen ausgef llt sein Auch hier erscheint bei falscher Eingabe beim Einchecken eine Fehlermeldung in der Upload Statusanzeige des WinClients Checksum Pr fsummen k nnen f r verschiedene Zahlencodes eingerichtet werden Zur Verf gung stehen folgende Codes Checksum ISBN Mod Mod10 Modi Mod11 1 Mod11 2 11 Check Felder Seite 98 FileDirector Enterprise Manager Wird eine Nummer in das Feld eingetragen werden im Hintergrund Algorithmen zur Pr fung des Codes durchgef hrt die die Richtigkeit des Feldinhaltes anhand der Pr fsumme berechnen Aktion bei doppeltem Index Diese Funktion pr ft ob ein Index bereits in den archivierten Indexfeldern vorkommt und f hrt dann
68. Im Bereich Replikation befindet sich zun chst der aktuelle Server Der Eintrag muss als ID die Nummer der Lizenz aufweisen Wird der Zweig Replikation markiert so kann ber das Sternsymbol ein neuer Server f r die Replikation bekannt gemacht werden ID F r die ID des Servers wird die Lizenznummer verwendet ndert sich die Lizenznummer so bleibt die ID trotzdem diejenige mit der der Server zuerst erkannt wurde Hinweis Andern Sie hier nie die ID da diese ID mit den replizierten Daten bertragen wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung f r den entsprechenden Server eingestellt werden so dass man z B den Originalserrer vom Klon unterscheiden kann z B Originalserver und Zielserver URL Die URL stellt die Verbindung zum Zielserver her Hier muss die URL als http Ziel Servername filedirector oder http Ziel IP AdresseJ filedirector angegeben werden Hinweis Alternativ kann auch eine sichere Verbindung mit https konfiguriert werden Benutzer fd server Konto mit Name Passwort angeben Um den Zielserver erreichen zu k nnen muss das fd server Konto des Zielservers angegeben werden Befinden sich beide Server in der gleichen Dom ne und verwenden sie somit das gleiche fd server Konto so kann die Integrierte Windows Authentifizierung fd server angehakt werden Unterscheiden sich jedoch die Dom nen so muss ein Konto des Zielservers mit Zieldom ne fd server angegeben werden das Zugriff auf de
69. Im Dateisystem werden zun chst die Daten des FileDirectors als Bilddaten und XML Dateien gespeichert Diese Ordnerstrukturen bestehen aus vielen Dateien die bei einer Datensicherung erheblichen Speicherplatz ben tigen Wird ein Container angelegt so k nnen die Daten aus dem Dateisystem in regelm igen Abst nden die ber einen Zeitplaner gesteuert werden komprimiert und verschl sselt gespeichert werden Der FileDirector kann die Daten aus diesen Containern direkt wieder auslesen und bei der Recherche zur Verf gung stellen Speicherpools Seite 124 FileDirector Enterprise Manager Vorteile der Containerverwendung e Die letzten aktuell geschriebenen Daten k nnen gesichert werden Fr here Daten m ssen nicht jedes Mal erneut gesichert werden inkrementelle Datensicherung e Der Speicherplatz wird durch die Kompression der Daten erheblich effizienter genutzt e Die Clustereinheiten werden durch die gr eren Datenpakete erheblich besser ausgenutzt und somit weniger Speicherplatz belegt e Durch die Blowfish Verschl sselung kann kein Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten der evtl versehentlich Rechte auf das Datenverzeichnis des FileDirectors hat Auch der Administrator kann die Daten nicht manipulieren e Das Backup der Daten geht wesentlich schneller e Die Paketgr e der gesicherten Daten im Container ist einstellbar wodurch die Datensicherung auf verschiedenen Medien erleichtert wird Hinwei
70. Mail Adressen ausgelesen werden so Prozessmanagement Seite 142 FileDirector Enterprise Manager k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff individuelle Informationen zum Prozess stehen so muss hier auf die Platzhalter zur ckgegriffen werden E Mail Text Der Text der E Mail kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe oder Fettschrift Im Inhalt des E Mail Textes k nnen folgende Platzhalter eingesetzt werden lt CabinetName gt F ge den Namen des Aktenschranks ein lt DocTypeName gt F ge den Namen des Dokumententyps ein lt Processname gt F ge den Namen des Prozesses ein lt StepName gt F ge den Namen des Prozessschritts ein lt ProcessAction gt F ge die Prozessaktion ein lt FDWinCLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner des installierten Clients an lt FDWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner an lt FDWinCWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner im Webtlient an lt FD_IMGEMBEDOO1 gt Zeige Dokumentenseite 1 im HTML K rper an lt FD_XXXXXXXX gt Inhalt des definierten Indexfeldes Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann m
71. Manager Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Z B wird f r einen Benutzer nur das Lesen Recht auf der Dokumententyp Ebene gew hrt aber ein Scan Recht auf einem Verzeichnis im Ablagesystem Designer zugelassen kann dieser Benutzer in diesem Verzeichnis scannen Markieren Sie ein Verzeichnis im Ablagesystem Designer und klicken Sie auf Sicherheit ber das Kontextmen der rechten Maustaste Sicherheit Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r die jeweiligen Ablagesystem Verzeichnisse eingerichtet ber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt werden Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Hinweis Explizit gesetzte Berichtigungen f r Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben Man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zw
72. Mehrseitige TIFF Dateien werden aufgeteilt und als Zeitplaner Seite 49 FileDirector Enterprise Manager einzelne Dokumente importiert Eine Multipage TIFF Datei wird in der Standardeinstellung als ein mehrseitiges Dokument importiert Die Einstellungen in der Formularerkennung f r Folge und Endseiten wird nicht auf Dokumente in Unterverzeichnissen angewendet z B VNP da hier im Normalfall bereits ein Dokument je Unterverzeichnis abgelegt wird Folge und Endseitenkonfigurationen werden nur beim Import einer Multipage TIFF Datei ber cksichtigt Wichtige Informationen f r den Datenimport Standardm ig werden einzelne TIFF Dateien als ein Dokument gespeichert Werden diese TIFF Dateien in einem Unterordner gespeichert werden sie als ein mehrseitiges Dokument behandelt Eine Multipage TIFF Datei wird im Standard als ein mehrseitiges Dokument importiert Die Einstellungen der Formularerkennung f r Folge und Endseiten werden nicht auf Dokumente in Unterverzeichnissen VNP angewendet weil es in diesem Fall nur ein Dokument pro Uhnterverzeichnis gibt Die Folge und Endseiten Konfiguration bezieht sich nur auf den Import einer mehrseitigen Datei Dateinamen aufspalten Diese Option steht nur dann zur Verf gung wenn entweder keine OCR aktiviert ist oder die Option Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps markiert ist da nur bei dieser Option der Zieldokumententyp im oberen Bereich angegeben werden kann
73. Niederlassungsserver Der Zeitplaner wird in der Zentrale eingerichtet und ben tigt eine Lizenz zur Replikation Fall2 In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein und ge ndert werden k nnen In der Zentrale werden die Daten der Niederlassung nicht ben tigt Die Replikationsverbindung muss dazu auf beiden Servern eingerichtet sein Die Daten werden von der Zentrale auf die Niederlassung mit dem Zeitplaner bertragen also ben tigt die Zentrale eine Lizenz Wird ein repliziertes Dokument der Zentrale von der Niederlassung aus ge ndert so muss das Dokument in der Zentrale ausgecheckt und wieder eingecheckt werden Dazu ben tigt auch der Niederlassungsserver eine Replikationslizenz Der Zentralserrer muss im Niederlassungsserver bekannt gemacht sein und die Verbindungseinstellung im Aktenschrank muss online sein Fall3 In der Zentrale und in der Niederlassung werden Dokumente gescannt Daten sollen von der Zentrale in die Niederlassung und umgekehrt repliziert werden Die Verbindung muss auf beiden Servern f r den jeweils anderen Server eingerichtet werden Von beiden Servern sollen die Daten repliziert werden und ber einen Zeitplaner gestartet werden Daher ben tigen beide Server eine Lizenz f r die Replikation die Server m ssen jeweils auf beiden Systemen bekannt und die Verbindung muss online sein Dokumentenzust ndigkeit bertragen Wird ein Dokument auf jewei
74. R Inn Test der OCR Erkennung von Dokumenten ell EE OCR Parameter im Formular e exvEeedegNEENEENEEENEEEEEEER ENEE EEEEEEER nennen nenne nenne einher Deaktivieren eines OCR Formulars ueeeesssssseessnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnn Zusammenfassung Formulareinrichtung s ssssnnssnessseeenssnnenssennnssnnnnssennnssenenssernnne Manuelles Scannen mit dem Winlient nenn nennen Automatische Formularerkennung BOLD IMPON eege le leren geet VOTE e 91 Bn KEE NEE EE Fel verschaur 2uecgecsegdEge eeeggeete nenne SEENEN EES ere Seitenb ndel ne u n u e0u een has Seltenelnstellungen sssssssssssssssssrrssssrrssrtrrssrtrtssttetssttntssttttssttntssttntssttntssttntssten testent nt Grafiko E Ove rlay einrichte Nseries ee Reeder Codepage Zeichentabelle ausw bhlen nenne SpeichernalsPDF u 2e rare anna ner hiaet LC ET de TEE Alle mit einem Sternchen versehenen Optionen sind NICHT in der SBE Small Business Edition Version verf gbar neigen 198 Inhaltsverzeichnis Seite 15 FileDirector Enterprise Manager Willkommen bei FileDirector FileDirector ist eine komplette L sung f r Ihre Dokumentenverwaltung Das Ablegen Klassifizieren und Verteilen von Dokumenten ist schnell und effizient Da FileDirector ein modulares System ist kann es auf Ihre individuellen Bed rfnisse zugeschnitten werden und falls Ihre Organisation w chst kann FileDirector auf die neuen Anforderunge
75. Retrieval Import Zeitplaner Mit diesem Zeitplaner k nnen Daten aus Aktenschr nken importiert werden die mit dem Retrieval Export im WinClient erzeugt wurden Lesen Sie bitte dazu das Kapitel gt Retrieval CD DVD erstellen im Benutzerhandbuch Im Prinzip ist der Retrieval Export zur Erstellung einer CD vorgesehen worin die Daten ohne die Installation eines FileDirector Servers mit dem Retrieval Client recherchierbar sind Mit dem Retrieval Import k nnen diese Daten wieder in einen vorhandenen FileDirector Server importiert werden Die exportierten Daten m ssen dazu nicht mit einem Ticker lizenziert werden Zeitplaner Seite 56 FileDirector Enterprise Manager Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die Log Datei mit einem neuen Zeitstempel in dem konfigurierten Zeitintervall gespeichert wird und die Protokollordner manchmal manuell gel scht werden sollten Es wird nicht empfohlen die Zeit in zu kurzen Abst nden zu konfigurieren Importdatei Bei Ausf hrung des Exportbefehls im WinClient wird zus tzlich zu den anderen Exportdateien eine Schema Datei Schemes_CabID XML erstellt f r CabID steht die jeweilige Cabinet ID des exportierten Aktenschrankes Diese Datei beinhal
76. Schr glagenkorrektur findet durch diese Auswahl nicht statt Erlaubte Zeichen Um zu testen welche Zeichen in einer Zone erkannt werden kann die Erkennung mit einem Doppelklick auf die Zone gestartet werden Sollen in der Zone nur bestimmte Zeichen gelesen werden so k nnen hier die erlaubten Zeichen auf Gro buchstaben Kleinbuchstaben Zahlen Interpunktion Sonstige Zeichen oder Benutzerdefiniert eingeschr nkt werden Sollte ein Indexfeld bereits eine Einschr nkung beinhalten z B Zahlen so sollte man hier auch die Einschr nkung f r die Erkennung einstellen da es sonst m glicherweise dazu OCR Formularerkennung Seite 186 FileDirector Enterprise Manager kommen kann dass z B eine Null als Buchstabe O erkannt wird Ist dies der Fall so kann der Datensatz nicht eingecheckt werden da das Feld keine Buchstaben erlaubt Die Einstellung Benutzerdefiniert verwendet die Zeichenauswahl die in der Hauptmaske der Formulareinstellung eingegeben wurde Durch die Inhaltsoptionen wird direkt definiert was die OCR lesen und weitergeben soll Die hier gelesenen Zeichen k nnen in der Indexfeldeinrichtung nachbearbeitet werden Markierung OMR Mit dem Inhaltstyp Markierung OMR k nnen angekreuzte Felder erkannt werden Ist dieser Inhaltstyp ausgew hlt so werden die Eintr ge Markierung gesetzt oder Markierung nicht gesetzt aktiv Eine Zone wird ber ein X Feld gesetzt und es wird erkannt ob das K stchen an
77. Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p style color red gt red lt p gt lt p style color blue gt blue lt p gt lt p style color black gt black lt p gt lt p gt Text lt FD_12345678 gt Text lt p gt lt body gt lt html gt Auch im Inhalt des E Mail Textes k nnen Feldinhalte bernommen werden indem die Feld ID in spitzen Klammern eingetragen wird Prozessmanagement Seite 148 FileDirector Enterprise Manager Anh ngen von Dokumenten Der versendeten E Mail kann auch ein Dokument angehangen werden Hierbei kann definiert werden ob das Dokument welches sich aktuell auf dem Prozess befindet ein mit dem sich auf dem Prozess befindenden verkn pftes Dokument oder ein referenziertes Dokument an die E Mail angehangen werden soll Momentanes Dokument Das momentan sich auf dem Prozess befindende Dokument wird an die E Mail angehangen Verkn pftes Dokument Ein Dokument welches mit dem Dokument verkn pft ist und sich auf dem Prozess befindet wird an die E Mail angehangen Referenziertes Dokument Ein referenziertes Dokument wird an die E Mail angehangen Der Dokumententyp des Referenzdokumentes muss angegeben werden Zus tzlich muss ein Indexfeld des momentanen Dokumententyps und das entsprechende Indexfeld des Referenzdok
78. Spielberg Solutions GmbH FileDirector Enterprise amp SBE Administrationshandbuch Version 3 0 Haftungsausschluss Spielberg Solutions GmbH bernimmt keine Gew hrleistung oder Haftung in Bezug auf den Inhalt oder Verwendung dieses Dokuments und schlie t insbesondere jegliche ausdr ckliche oder stillschweigende Gew hrleistung der Gebrauchstauglichkeit oder Eignung f r einen bestimmten Zweck aus Des Weiteren beh lt sich Spielberg Solutions GmbH das Recht vor diese Ver ffentlichung zu berarbeiten und jederzeit Inhalts nderungen vorzunehmen ohne das eine Verpflichtung entsteht Personen oder Organisationen von diesen berarbeitungen oder nderungen zu benachrichtigen Ferner bernimmt Spielberg Solutions GmbH keine Gew hrleistung oder Haftung in Bezug auf jede FileDirector Software und schlie t insbesondere jegliche ausdr ckliche oder stillschweigende Gew hrleistung der Gebrauchstauglichkeit oder Eignung f r einen bestimmten Zweck aus Des Weiteren beh lt sich Spielberg Solutions GmbH das Recht vor jederzeit die FileDirector Software in Teilen oder als Ganzes zu ver ndern ohne das eine Verpflichtung entsteht Personen oder Organisationen von diesen nderungen zu benachrichtigen Copyright 2014 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irg
79. Text verbessern und Verkleinere horizontal zur Verf gung Die Option Verkleinere horizontal erm glicht es den Inhalt einer Zone horizontal zu verkleinern und somit die Erkennungsrate der OCR zu erh hen Dies kann gerade bei Zeilen wichtig sein die durch Nadeldrucker gedruckt wurden OCR Formularerkennung Seite 183 FileDirector Enterprise Manager Die Bildverbesserung f r die Zonen werden nach den Filtereinstellungen f r die OCR Optionen f r das gesamte Formular ausgef hrt F r die Einstellungen f r das gesamte Formular gibt es dazu einen Reiter OCR Parameter OCR Parameter im Formular Wird das gesamte Formular abgedunkelt und zus tzlich danach die Zone so verdoppelt sich der Effekt Die Filter werden nacheinander abgearbeitet so dass die Reihenfolge der Filter f r das Ergebnis ausschlaggebend ist Wird zuerst die Seite abgedunkelt so werden auch Rauschpunkte vergr ert Wird zuerst das Rauschen entfernt und danach die Seite abgedunkelt so wird der verbleibende Text hervorgehoben In der OCR Vorlage kann man das Ergebnis der Filtereinstellungen sofort sehen und berpr fen Filtereinstellungen wie z B Abdunkeln kann auch mehrfach gesetzt werden Die Reihenfolge der gesetzten Filter kann mit Drag amp Drop ver ndert werden d h Sie k nnen beispielsweise den 5 Eintrag an die 2 Stelle schieben und direkt die Ver nderung sehen Wird die Zone verschoben so sieht man den ver nderten Text sofort f r den Bere
80. Verwendung lizenziert sein Zur Konfiguration eines ODBC Links lesen Sie bitte den Abschnitt gt ODBC Verkn pfungen WebServer Zugang Um auf einen WebServer zugreifen zu k nnen muss dieser installiert sein und diese Lizenz f r den Zugriff zum FileDirector vorhanden sein Protokollierung In der SBE Version kann nur auf die Eigenschaften der Protokollkonfiguration zugegriffen werden Um eine vollst ndige Protokollierung aller Aktionen zu erm glichen muss die Protokollierung lizenziert sein Container Das Speichern von Dokumenten in Container kann nur in der Vollversion eingerichtet werden sofern die Containeroption lizenziert ist Skripte Um Skripte ausf hren zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Server Seite 24 FileDirector Enterprise Manager Unbegrenzte WebBenutzer ab Version 3 1 Damit eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern Zugang zum WebServer erh lt wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Server Bei gro en Installationen gibt es die M glichkeit mehrere Server zum Einsatz zu bringen Dies l sst sich in einer WebFarm realisieren Kommen mehrere FileDirector Server zum Einsatz muss es f r jeden Server eine Lizenz geben Genauere Informationen ber die Lizenzmodelle finden Sie im Installationshandbuch COLD Server Damit ein COLD Zeitplaner zum Einsatz kommen kann muss eine Lizenz f r den COLD Server vorhanden sein Ist keine Lizenz vorhanden k nnen zwar COLD Vorlagen
81. _TYPE gt INV lt INVOICE_TYPE gt lt INVOICE_NUMBER gt 2000004958 lt INVOICE_NUMBER gt lt INVOICE_DATE gt 08 Apr 2005 lt INVOICE_DATE gt lt INVOICE _HEADER gt lt INVOICE gt lt EDI XML gt Die angegebenen lt Tags gt werden aus der gew hlten Datei ausgelesen und k nnen den entsprechenden Zielfeldern zugewiesen werden Um Zielfelder ausw hlen zu k nnen muss der Aktenschrank und der Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen oben angegeben werden Um einer XML Datei ein Layout zu geben wird diese mit einer XSL Datei verkn pft Die XML Datei beinhaltet im Header einen Verweis auf diese Datei Um die Daten mit dem entsprechenden Layout zu importieren kann die XSL Datei als Overlay ausgew hlt werden Wurde ein Overlay einmal ausgew hlt wird es hinterlegt ber den Button E k nnen die Overlays ber eine Liste verwaltet werden Mit besteht die M glichkeit das hinterlegte Overlay aus der Auswahl zu entfernen Ist die Konfiguration fertig gestellt so kann ein Import der Daten aus dem angegebenen Verzeichnis stattfinden Die Dateien werden nach dem Import aus dem Verzeichnis gel scht Nach dem Import erscheint neben dem Importverzeichnis das Zeichen Dies bedeutet dass die angegebene Datei im Importverzeichnis gel scht wurde und die Felder der Konfiguration so lange nicht erweitert werden k nnen bis wieder eine Datei eingelesen werden kann aus der die lt Tags gt ausgelesen werden k nnen
82. achtelte Prozesse definiert werden wobei nur der Einstiegsprozess f r den Benutzer sichtbar ist Prozessmanagement Seite 140 FileDirector Enterprise Manager Im WinClient k nnen diese Prozesse dann aus einer Prozessliste ausgew hlt werden und ggf eine definierte Aktion durchgef hrt werden Die gesendeten Dokumente erscheinen auf der pers nlichen Trefferliste des jeweiligen Benutzers Siehe Benutzerhandbuch Bei der Definition von Prozessen sollte unbedingt auf den logischen Ablauf Wert gelegt werden da die M glichkeiten der Konfiguration sehr vielseitig sind Sicherheit Bei Auswahl Sicherheit am Zweig Prozessmanagement ffnet sich ein Fenster mit einer bersicht ber alle Prozesse und ihre Sicherheitseinstellungen Um Rechte zu konfigurieren w hlen Sie den User oder die Gruppe aus sowie ein oder mehrere Prozesse durch Halten der Steuerungs oder Umschalttaste Sie k nnen f r den entsprechenden Benutzer oder die entsprechende Gruppe f r jeden Prozess entsprechende Rechte setzen oder entziehen Im unteren Teil des Fensters wird die Gruppenmitgliedschaft des entsprechenden Benutzers oder die Mitglieder der entsprechenden Gruppe angezeigt Zeige Rechte f r zeigt die Rechte des Prozesses f r einen Benutzer Mehrfachauswahl durch die Steuerungs oder Umschalttaste sind ebenfalls m glich Globale Eigenschaften f r Prozesse Globale Eigenschaften k nnen konfiguriert und f r alle Prozesse definiert werden
83. aillierten Informationen Ist ein Eintrag zu einem Dokument verkn pft besteht die M glichkeit dass sich das Dokument direkt im WinClient anzeigen l sst Klicken Sie hierzu auf die Schaltfl che Dokument anzeigen WinClient Teile des Protokolls exportieren Zum Exportieren von Teilen des Protokolls w hlen Sie die entsprechenden Eintr ge aus Dies kann nach einer individuellen Sortierung geschehen Verwenden Sie das Symbol Liste exportieren aus der Men leiste oben links um diese Datens tze in eine Textdatei zu exportieren Ausschlussliste Die Ausschlussliste zeigt diejenigen User an die momentan vom Einloggen in FileDirector ausgeschlossen sind Nach 20 Fehlversuchen beim manuellen Einloggen wird der betreffende User f r 20 Minuten gesperrt Bei jedem erfolglosen Versuch des Einloggens w hrend dieser Zeit werden weitere 20 Minuten zu dieser Blockadezeit hinzugef gt Ereignisse Seite 32 FileDirector Enterprise Manager Aktivit ten Der Status aktiver Scheduler kann in der Anzeige der Aktivit ten berwacht werden Nur diejenigen Scheduler werden angezeigt die in den vergangenen 5 Minuten gerade liefen gescheitert sind oder erfolgreich beendet wurden Aktive Benutzer Die Auswahl Aktive Benutzer auf der linken Seite des Enterprise Manager Fensters zeigt Ihnen die aktuell an FileDirector angemeldeten Benutzer an Ablauf der Sitzung und Lizenzen Bei der Installation von FileDirector wird im Config Utility e
84. an ber Test eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Neuer Prozess Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und erstellen Sie mit dem Button Neu einen neuen Prozess Die grafische Oberfl che Wenn ein neuer Schritt f r einen Prozess eingerichtet wird erscheint zun chst das Fenster f r die allgemeinen Einstellungen des Prozesses Mit diesem Button k nnen die Fenster zur besseren bersichtlichkeit eines Prozesses mit dem Button auf und eingeklappt werden Im oberen Bereich jedes Fensters werden die Einstellungen als Text zusammengefasst Wenn sie nicht komplett sichtbar sind so werden alle Angaben und Einstellungen in einem Flyout Fenster eingeblendet wenn man mit der Maus eine Sekunde auf dem Prozessmanagement Seite 143 FileDirector Enterprise Manager Eintrag verbleibt Diese Info erh lt man auch dann wenn die Fenster eingeklappt sind und nicht alle Informationen lesbar sind Name des Prozesses Um den Namen des Prozesses zu definieren wird er markiert und in die gew nschte Bezeichnung umbenannt Beschreibung Der Name und die Beschreibung des Prozesses werden im WinClient bei der Auswahl eines Prozesses angezeigt So kann der Benutzer noch eine etwas genauere Beschreibung zum Prozess erhalten Das Men Im Men des Prozessmanagements k nnen die Fenster f r die Schritte des gesamten Prozesses gleichzeitig aufgeklappt und zugek
85. anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESSLICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden BESCHR NKUNGEN Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist Sie d rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex Nuance DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertig
86. angsamt Daher ist es immer ratsam die Umstellung auf eindeutig lesbare Barcodes durchzuf hren Diese Einstellung sollte nur im Ausnahmefall verwendet werden Barcode Schwellwert Mit dem Barcode Schwellwert kann das R ckgabeergebnis der Barcodes beeinflusst werden nicht aber die Qualit t der gelesenen Werte Der Schwellwert wird nur in Ausnahmesituationen verwendet da er das Ergebnis einfach filtert Steht der Wert auf der Standardeinstellung 0 so werden alle gelesenen Werte zur ckgeliefert und keine unsicher gelesenen Werte gefiltert Steht er auf 99 werden alle sicher gelesenen Werte zur ckgegeben Bei der Einstellung 100 werden keine Werte zur ckgeliefert In folgender Situation findet eine Pr fung auf unsichere Erkennung statt Eine Pr fziffer ist bei einem Barcodetyp 2 of 5 interleaved eingestellt Hier wird die Strickst rke berpr ft und ggf kann dabei eine Unsicherheit auftreten die einen Wert von 50 zur ckgibt Wird der Schwellwert in diesem Fall auf 51 eingestellt so werden die unsicher gelesenen Barcodes herausgefiltert Positionsunabh ngiger Barcode Die Zone zur Erkennung eines positionsunabh ngigen Barcodes kann beliebig auf dem Blatt positioniert werden OCR Formularerkennung Seite 188 FileDirector Enterprise Manager Prinzipiell gilt die Regel Index Zone1 beinhaltet ersten Barcode Index2 Zone2 beinhaltet den zweiten Barcode wenn Indexfelder zugeordnet sind Soll der zweite Barc
87. ar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ablagesystem Designer Seite 121 FileDirector Enterprise Manager Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken sind aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardaut
88. assungsmodus setzt einen Stapelscan voraus Scanprofile Seite 171 FileDirector Enterprise Manager Stempel bersicht Dokumente k nnen in FileDirector mit Anmerkungen versehen werden Ein spezieller Typ davon ist der Stempel Stempel k nnen individuell angepasst werden und es k nnen eigene Vorlagen f r Stempel erstellt werden indem man eine TIFF Datei als Vorlage hinterlegt Neuer Stempel Durch Klicken auf den Button Neu im Men Stempel erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Stempels Stempel konfigurieren Im Reiter Stempel werden ein Name und ein den Stempel beschreibender Text eingegeben ffne Bilddatei Vorlagen laden ber den Button ffne Bilddatei k nnen Sie Vorlagen f r Stempel laden Der hier gezeigte Stempel ist die Standardvorlage Sie k nnen sich aber auch beliebige Stempelvorlagen selbst erstellen indem Sie eine eigene TIFF Datei verwenden bzw eine Stempelvorlage einscannen Hinweis Werden Farbfl chen in einer Vorlage verwendet werden sie auf dem Stempel transparent farbig angezeigt Anzeige und Zoom Mit den Buttons Originalgr e zi Zoom und Zoom l sst sich die Darstellung geeignet anpassen Textzonen erstellen 7 Mit diesem Button werden Textzonen f r den Stempel erstellt Es k nnen f nf Zonen erstellt werden die entweder einen festgelegten Text oder einige automatische Informationen enthalten k nnen Stempel Seite 172 FileDirector
89. atisch in einen Dokumententyp eingecheckt werden sollen Die Einstellung dass nur signierte Dokumente akzeptiert werden wird in den Eigenschaften des Dokumententyps konfiguriert Um ein Zertifikat laden zu k nnen muss es als pfx Datei vorliegen Zertifikat erstellen Ein Zertifikat ist ber eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle Trust Center zu erhalten Ist ein Zertifikat installiert so kann es ber den Internet Explorer exportiert werden Zertifikat exportieren ber den Internet Explorer kann ein installiertes Zertifikat als pfx Datei exportiert werden ber Extras gt Internetoptionen gt Inhalte gt Zertifikate im Internet Explorer wird die Liste der installierten Zertifikate angezeigt W hlen Sie Exportieren gt Ja privaten Schl ssel exportieren gt privater Informationsaustausch PKCS 12 pfx Geben Sie nun das Passwort den Namen und den Speicherpfad f r die pfx Datei ein Hinweis Weiterf hrende Informationen sind dazu in der Hilfe des Internet Explorers und bei Microsoft zu finden Zertifikat importieren ffnen Sie im Enterprise Manager das oben genannte Fenster zum Import des Zertifikates f r den Server Server Seite 22 FileDirector Enterprise Manager Geben Sie zuerst das Passwort ein das Sie f r die pfx Datei erstellt haben und laden Sie dann die pfx Datei ber den Befehl Neues Zertifikat laden SQL Parameter In der Maske des Serverzertifikates gibt es ei
90. beitet Aus Sicherheitsgr nden greift kein Endbenutzer auf die Daten des FileDirectors direkt zu sondern nur der eigene Benutzer fd server des FileDirectors Damit ein neu angelegter Benutzer mit dem FileDirector arbeiten kann muss er sich in einer der drei Gruppen befinden die der FileDirector anlegt Der FileDirector arbeitet mit dem Prinzip der Konkurrierenden Benutzer d h eine bestimmte Anzahl von Lizenzen erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf den Server Trotzdem k nnen mehr Benutzer Applikationen des FileDirectors installiert haben als Lizenzen bestehen da sie nach einer bestimmten Zeit Standard 30 Minuten wieder freigegeben werden wenn keine Aktion stattfindet Windows Benutzerkonten und oder Windows Benutzergruppen m ssen Mitglied einer der FileDirector Gruppen sein die in der Dom ne w hrend der Konfiguration erstellt wurden Sie k nnen dann den Windows Benutzern und Gruppen innerhalb von FileDirector Berechtigungen auf Aktenschr nke und Dokumenttypen geben Interne FileDirector Benutzer FileDirector bietet die M glichkeit einer eigenen Benutzerverwaltung welche unabh ngig von der Windows Benutzerverwaltung angelegt und gepflegt wird Diese Benutzerprofie bieten eine mit den Windows Benutzerprofilen vergleichbare Funktionalit t So k nnen Konten mit einer zeitlichen Begrenzung angelegt Passw rter bei der ersten Anmeldung ge ndert oder Konten tempor r deaktiviert werden Die Konfiguration erfol
91. d Gruppen Seite 35 FileDirector Enterprise Manager Falls ein Benutzer andere Rechte in FileDirector ben tigt als die Benutzergruppen bieten so muss das Benutzerkonto importiert werden Siehe Systemkonten importieren Sobald die Benutzerkonten importiert wurden k nnen sie den Aktenschr nken zugeordnet werden Siehe Sicherheit auf Aktenschrankebene Die Berechtigungen auf Aktenschr nke werden auf die Dokumententypen vererbt und k nnen auch auf dieser Stufe konfiguriert werden Hinweis Importierte Benutzerkonten werden in der Tabelle accounts der entsprechenden Datenbank gespeichert Benutzerkonten auf der Stufe der Aktenschr nke werden in der Tabelle CabRights gespeichert Benutzerkonten auf der Stufe der Dokumententypen werden in der Tabelle DoctypeRights gespeichert Rechte k nnen in den Tabellen der Datenbank nicht kopiert werden Werden alle Eintr ge aus diesen Tabellen gel scht dann wird automatisch der aktuelle Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins Damit k nnen Zugangsprobleme behoben werden Deshalb sollten nur Administratoren Zugang zur Datenbank selbst haben Systemkonten importieren Sind die Benutzerkonten den FileDirector Gruppen zugewiesen und sollen diese weiter eingeschr nkte Rechte erhalten sollen m ssen Sie die Sicherheitsstufe des Aktenschranks oder des Dokumententyps ver ndern Konten k nnen aus den Gruppen importiert dann zugeordnet und konfiguriert werden Dies wird in regelm igen Abst nden
92. d w hlen Sie die Art der Datenquelle aus und klicken Sie auf fertigstellen Jetzt kann die Datenbankdatei ausgew hlt werden F r andere Arten von Datenquellen z B eine SQL Datenbank w hlen Sie den entsprechenden Typ aus und stellen Sie die f r den Zugriff ben tigten Optionen ein Stellen Sie sicher dass der Benutzer fd server Zugriffsrechte auf die ODBC Quelle besitzt sofern ein Treiber verwendet wird der keinen Benutzernamen und Passwort verlangt Wird im ODBC Treiber ein Benutzer mit Passwort angegeben so muss dieser Zugriffsrechte auf die Datenquelle besitzen Hinweis Hier kann nur eine generelle Beschreibung der Einrichtung einiger ODBC Treiber erfolgen da die Treiber Fremdprodukte sind und nicht zum FileDirector Lieferumfang geh ren Bei Schwierigkeiten mit ODBC Treibern wenden Sie sich bitte an den Treiber Hersteller ODBC Verkn pfungen Seite 131 FileDirector Enterprise Manager ODBC Verkn pfung konfigurieren Ist die Datenquelle im FileDirector hinterlegt so kann aus dem FileDirector darauf zugegriffen werden Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig ODBC Verkn pfungen und klicken Sie auf Neu Vergeben Sie f r die Verkn pfung einen Namen und ggf eine Beschreibung Im Feld ODBC Quelle kann nun die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden die auf dem Server eingerichtet wurde Unter ODBC Tabelle geben Sie den Namen der Tabelle aus der verkn pften Datenbank an aus der die Felder ausgeles
93. d zur Verwendung von PDF f r die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente Mit dieser Option werden die importierten Daten automatisch beim Einchecken in den Speicherpool in das PDF A Format konvertiert Errors Werden w hrend des Datei Importes einzelne Dokumente nicht erkannt so werden sie in ein Verzeichnis Errors geschoben und mit einem Datumstempel versehen N here Hinweise zum fehlgeschlagenen Import k nnen Sie evtl dem Zeitplaner Seite 51 FileDirector Enterprise Manager Protokoll im Enterprise Manager oder der Windows Ereignisanzeige f r OCR unter Applikation entnehmen Index Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Import von Indexinformationen Sind bereits Indexinformationen erfasst worden z B eine Kundennummer so k nnen die zugeh rigen Kundendaten z B aus einer kommagetrennten Textdatei hinzu gelesen werden Wird ein neuer Index Import Zeitplaner erstellt vergeben Sie zun chst eine Beschreibung Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Index Import Einstellungen Im Reiter Index Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Indexdatei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina
94. dass w hrend eines Importes kein anderes Programm z B ein Virenscanner gleichzeitigen Zugriff auf die Dateien hat da es ansonsten m glicherweise zu Fehlern beim Import kommen kann wenn die Dateien blockiert werden Das Gleiche gilt f r das tempor re Verzeichnis Windows temp FileDirector Server Import Verwendung von OCR und Formularerkennung Sind OCR Formulare f r die zu importierenden Dateien definiert so k nnen sie w hrend des Importes im Hintergrund automatisch indiziert werden Beachten Sie dass die Formularerkennung f r diesen Vorgang lizenziert sein muss Die Konfiguration der Formulare sollte zuvor gr ndlich getestet werden bevor man einen automatischen Import durchf hrt Siehe OCR Formularerkennung Verwende alle Formulare zur Erkennung Sollen alle Formulare automatisch erkannt und in die zugeh rigen Dokumententypen sortiert werden so wird die Formularerkennung mit allen Formularen verwendet Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r den Dokumententyp definiert der im oberen Bereich angegeben ist so werden nur diese zur Erkennung verwendet Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist nur ein bestimmter Typ an Dokumenten zu indizieren kann hierf r auch ein bestimmtes Formular hinterlegt werden Siehe OCR Formularerkennung Einzelseitenmodus Wird diese Option beim Import gew hlt so werden alle Dateien im Verzeichnis als einzelnes Dokument gelesen
95. den Codeless Connector Seite 71 FileDirector Enterprise Manager Die Zieloption schwarzer Hintergrund kann auch f r Anwendungen konfiguriert werden f r die eine Text Oberfl che mit OCR ausgelesen wird Damit kann der Codeless Connector z B f r Textoberfl chen in Terminalanwendungen verwendet werden Bei Verwendung dieser Option wird die Zielscheibe auf die Anwendung gezogen und es kann eine OCR Zone definiert werden Voraussetzung ist dass sich die Eintr ge im Zielfenster immer an der gleichen Stelle befinden damit die OCR Zone die richtigen Werte auslesen kann Hinweis Bei dieser Art der Konfiguration wird die OCR verwendet die den Text auf dem Bildschirm erkennt Hier kann es ggf zu Lesefehlern kommen wenn z B ein blinkender Cursor erfasst wird oder eine Hintergrundfarbe die Erkennung beeinflusst Codeless Connector anwenden Um die Feldinhalte direkt in den FileDirector zu bernehmen starten Sie die Anwendung und den WinClient Lassen Sie sich in Ihrer Anwendung die konfigurierten Felder anzeigen und wenden Sie die eingestellte Tastenkombination zur bernahme der Feldinhalte an Jetzt werden die ausgef llten Felder den zugeordneten Feldern ihres Aktenschrankes bergeben und die entsprechende Funktion Suche Bearbeiten Scannen durchgef hrt Ist ein Codeless Connector konfiguriert so erscheint im Infobereich unten rechts ein neues Symbol Sicherheit Die eingerichteten Connectoreintr ge k nnen jeweil
96. der Dateiname archiviert wenn das archivierte Objekt eine E Mail ist dann wird der Text aus dem Betreff Feld archiviert Anh nge bei der Archivierung von E Mails separat speichern Mit dem Component Service wird eine Einstellungsdatei app vm im Programmpfad des Component Service angelegt Die Datei ist auf dem Client im folgenden Verzeichnis zu finden C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector Component Service Sie enth lt folgenden Eintrag lt EMailSplit Ask On or OT gt Kommentarzeile lt add key EMailSplit value Off gt Bei der Einstellung Ask wird der Benutzer bei der Archivierung gefragt ob die Anh nge einer E Mail separat im Originalformat gespeichert werden sollen Der Text der E Mail und der Anhang werden dann jeweils als separate Seite im Dokument gespeichert Bei On werden sie ohne Nachfrage separat gespeichert und bei Off werden die Mails wie in den fr heren Versionen als msg Datei archiviert wie sie entsprechend von Outlook erzeugt wird Dateiname mit oder ohne Erweiterung Wird ber senden an oder drag amp drop aus dem Windows Explorer archiviert dann wird in das Feld der Dateiname mit max 255 Zeichen bernommen Dateierstellung Zeit Letzte Datei nderung Letzter Dateizugriff Das Format dieses Feldes ist ein Datumsfeld Hier werden die entsprechenden Eigenschaften einer Datei bernommen Zur Information wird rechts unten die eindeutige ID Nummer dieses Feldes im Aktenschra
97. der Verweigern muss die entsprechende Checkbox explizit aktiviert oder deaktiviert werden Entfernt man nur das H kchen so gilt die vererbte Berechtigung Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben Man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt Sollten Sie in dieser Tabelle Anderungen vornehmen wollen so l schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste be
98. die SCSI Anschlussadresse sowie der verwendete SCSI Host Adapter Testscan Durch Einlegen eines Blatts in den Scanner und Klick auf Testscan k nnen Sie die aktuell eingestellten Parameter pr fen Die gescannte Seite wird in der linken H lfte des Scannerkonfigurationsfensters angezeigt Benutzen Sie die Zoombuttons um die Anzeige entsprechend zu konfigurieren Sie k nnen mit dem Mauszeiger auf der Anzeige durch Aufziehen des gew nschten Bereichs hineinzoomen Im Falle von doppelseitigem Scannen wechseln Sie zwischen der Vorder und R ckseite durch die entsprechende Einstellung Passen Sie das Scanresultat durch Ver nderung der Parameter an Ihre Bed rfnisse an und speichern Sie die Einstellungen durch Klick auf OK Die Parameter k nnen ber den Button Standard auf die Herstellergrundeinstellungen zur ckgesetzt werden Scanprofile Seite 165 FileDirector Enterprise Manager Directory Scanner Mit dem Directory Scanner k nnen bereits gescannte Dateien aber auch andere Formate eingelesen werden Beim Scannen erscheinen sie auf der lokalen Liste im WinGlient und k nnen dann indiziert und eingecheckt werden Verzeichnis einrichten Unter Verzeichnis geben Sie den Pfad zu den zu importierenden Bilddateien an Pfade k nnen mit Laufwerksbuchstaben da oder als UNC Pfade eingegeben werden Durch Klick auf den Button k nnen Sie diesen Vorgang auch interaktiv in einem Auswahlfenster ausf hren Nach dem Einstellen des Ve
99. die eingestellte Aktion aus Ablehnen Soll ein Dokument eingecheckt werden f r das in diesem Feld bereits der gleiche Index auf dem Server archiviert wurde wird das Einchecken grunds tzlich abgelehnt Erst nach einer nderung des Feldinhaltes in einem Index den es noch nicht gibt kann das Dokument eingecheckt werden Anh ngen Anh ngen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage angeh ngt werden soll Anh ngen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument angehangen werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Voranstellen Voranstellen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage vorangestellt werden soll Dies bedeutet dass die Seiten des neuen Dokumentes am Anfang des existierenden Dokuments eingef gt werden Voranstellen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument dem existierenden Dokument vorangestellt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Ersetzen Ersetzen nach Best tigung Wird ein Index ber
100. diversen Feldern ber den FileDirector Enterprise Manager e Zuordnen der Felder im Codeless Connector zu den Feldern der Anwendung Einrichten der Tastaturk rzel ber einen Doppelklick auf den Zweig Codeless Connector oder den Aufruf der Eigenschaften dieses Eintrages im FileDirector Enterprise Manager k nnen die Tastaturk rzel eingerichtet werden F r jede Funktion Suchen Bearbeiten Scannen kann Strg Alt Shift und ein Buchstabe gew hlt werden Auch die Maus Codeless Connector Seite 70 FileDirector Enterprise Manager kann in diese Tastaturkombinationen mit einbezogen werden linke mittlere oder rechte Maustaste mit Einfach oder Doppelklick Beachten Sie dass die Kombinationen f r jede Funktion eindeutig sein m ssen und nicht mit anderen eingerichteten Tastaturk rzeln auch anderer Applikationen kollidieren d rfen Es k nnen einzelne oder alle eingerichteten Felder der verkn pften Applikation bernommen werden Folgende Funktionen sind mit Tastaturk rzeln zu belegen Suchen Hotkey Einfach nur das aktive Feld wird in Suche bernommen Suchen Hotkey Alle alle Felder werden in Suche bernommen Bearbeiten Hotkey Einfach usw Bearbeiten Hotkey Alle Scannen Hotkey Einfach Scannen Hotkey Alle Einrichten einer Codeless Connector Verbindung Markieren Sie den Zweig Codeless Connector und klicken Sie auf das gelbe Sternchen um eine neue Verbindung zu einem Feld zu erstellen Es ersc
101. dows entsprechend vorhanden sein oder eingerichtet werden m ssen Globaler Z hler Wird ein Feld in der Struktur exportiert das einen globalen Z hler auf dem Server beinhaltet so kann dieser Z hler nicht in einen Klon oder eine Kopie berf hrt Aktenschr nke Seite 89 FileDirector Enterprise Manager werden Der Z hlwert eines globalen Z hlers wird auf den Standardwert 7 gesetzt Soll dieser Wert abweichen so muss der Z hler nach dem Import in der Konfiguration des Feldes ge ndert werden Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren Bei dem Import einer Datenstruktur XML Datei wird zun chst gepr ft ob die Aktenschrank ID bereits existiert Existiert die Datenbank ID noch nicht so erscheint eine Abfrage Soll ein neuer Aktenschrank als Klon erstellt werden Klone k nnen zur Replikation verteilter Standorte verwendet werden Wird diese Frage mit Ja best tigt so wird eine Datenbank mit der gleichen ID erstellt die exportiert wurde Bei Nein wird eine Kopie mit einer neuen Aktenschrank ID erstellt Wird bei einem Import die Aktenschrank ID im SQL Server bereits gefunden so wird f r die Kopie des Aktenschrankes eine neue CablD erstellt Die IDs der anderen Objekte wie z B Felder und Dokumententypen bleiben wie im Ursprungsaktenschrank erhalten Aktenschrankstruktur klonen Beim Klonen eines Aktenschrankes wird auf dem Zielserver eine Replikation der Datenbank mit der gleichen CabinetID erzeugt Es kann aber imm
102. dte angezeigt werden die es in diesem Land gibt Also wird z B dem Eintrag England die Liste der englischen St dte zugewiesen 8 Verbinden Sie die verkn pfte Liste mit den Feldern 9 Damit die Listen nun auch im WinClient entsprechend in den Feldern w hlbar werden m ssen sie noch den Feldern zugewiesen werden 10 Das Feld Land soll die Liste der L nder anbieten und das Feld Stadt hat die untergeordneten Listen die aus der bergeordneten Liste gezogen werden So muss dem Feld Stadt nur die Eigenschaft des Inhaltes zugewiesen werden also muss dieses Feld eine Wortliste beinhalten Wortauswahlliste duplizieren Bestehende Wortauswahllisten eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie die zu duplizierende Liste und klicken Sie dann auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag einer neuen Wortauswahlliste gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Diese Wortauswahlliste hat die gleichen Eigenschaften wie ihr Original Uber Eigenschaften kann dieses Duplikat an die neuen Einstellungen angepasst werden Dynamische Wortlisten ber ODBC Um Wortlisten dynamisch f llen zu k nnen muss zun chst ein ODBC Link eingerichtet werden ber den ODBC Link k nnen alle Datenquellen verwendet werden die durch ODBC Treiber angesprochen werden k nnen z B eine SQL Datenbank eine Access Datenbank eine Textdatei eine Excel Tabelle oder auch eine Oracle Datenbank Zur allgemeinen Einr
103. e Hier k nnen Namen f r die zur ckgegebenen Tabellen vergeben werden Werden mehrere Namen vergeben und dies durch Semikolon getrennt so bezieht sich der erste angegebene Name auf die erste Tabelle und die folgenden auf die weiteren Tabellen entsprechend der Anzahl der eingegebenen Namen und der Anzahl der Tabellen Parameter Hier k nnen Parameter f r das oben eingetragene Skript hinterlegt werden Die Parameter werden mit angegeben Hinweis Bei der Verwendung der Test Option werden die Parameter Einstellungen nicht ber cksichtigt und die entsprechenden Werte des Parameters m ssen manuell in das Skript eingef gt werden damit ein korrekter Skriptbefehl an SQL gesendet werden kann Skripte Seite 63 FileDirector Enterprise Manager Test Mit der Schaltfl che Ausf hren kann man das Ergebnis des zuvor oben eingetragenen Skriptes berpr fen und ggf anpassen Hinweis Die Sicherheitseinstellungen der Skripte ist wichtig da die Skripte vom Benutzer fd server auf dem SQL ausgef hrt werden welcher standardm ig administrative Rechte f r die Datenbank besitzt Skripte Seite 64 FileDirector Enterprise Manager Client Konfiguration bersicht Mit der Clientkonfiguration k nnen die Men s und Einstellungen im Enterprise Manager f r die Clients vordefiniert werden So kann gew hrleistet werden dass bestimmte Gruppen von Benutzern die gleichen Men einstellungen verwenden Markieren S
104. e Option Split markiert so wird der Text der E Mail entsprechend des E Mailformates als html oder txt Datei in dem Unterverzeichnis gespeichert In diesem Unterverzeichnis werden dann die Anh nge der E Mail im Originalformat abgelegt Ist beides markiert so wird die E Mail auf beide Arten gespeichert Au erdem k nnen durch diese Einstellungen die Bedingungen f r Betreff Absender oder Empf nger unabh ngig voneinander auf die unterschiedlichen Weisen gespeichert werden Priorit ten Werden die Daten ber den SMTP Server abgegriffen so k nnen verschiedene Programme zum Einsatz kommen die unterschiedliche Events ausl sen So kann z B ein Virenscanner oder Spamfilter ebenfalls auf die E Mails im SMTP zugreifen Damit nur gefilterte E Mails archiviert werden muss man die Priorit t des MailStore Events so setzen dass es erst nach den Events von Spamfiltern oder Virenscannern ausgef hrt wird Unter dem Reiter Priority kann die Priorit t der aktiven Events auf dem SMTP Server aufgelistet werden Wenn die Einstellung SMTP event priority ge ndert wird so kann die Startfolge f r das MailStore Programm ge ndert werden Hinweis Wird die Priorit t ge ndert so wird diese Einstellung ebenfalls in der Datei DSDMS FileDirector MailStore xml gespeichert Um die nderungen zu bernehmen muss der Dienst FileDirector MailStore Service neu gestartet werden Archivieren interner E Mails Alle zu archivierenden E Mails m ssen
105. e Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Replikation Voraussetzung zur Konfiguration der Replikation im Aktenschrank ist die Verbindungseinstellung zum Zielserver siehe Replikationsverbindung erstellen In den Eigenschaften eines Aktenschankes rechtes Kontextmen auf Aktenschrank gt Eigenschaften befindet sich der Reiter zur Konfiguration der Replikationseinstellungen f r diesen Aktenschrank Hinzuf gen Ist der Zielserver eingerichtet so kann er durch Hinzuf gen dem Aktenschrank zugewiesen werden So wird eingestellt mit welchem Server die Daten des Aktenschrankes repliziert werden sollen Dokumente k nnen nur mit Servern repliziert werden die in dieser Tabelle stehen Sollen replizierte Dokumente vom Originalserver ausgecheckt werden k nnen muss hier auf dem Zielserver auch der Originalserve
106. e Wert wird mit dem Feld Name verbunden Die Einstellungen in Index legen fest welcher Teil des Dateinamens f r welches Feld benutzt wird Falls man Teil des Pfads oder Teil des Pfads und Dateinamens benutzt wird der Pfad ausgewertet Jede Laufwerksbezeichnung Speicherort Verzeichnis und Unterverzeichnis in dem Pfad kann als Wert f r den Index herangezogen werden Falls Nummerierter index amp 11 amp 12 gew hlt wird ist amp Ix das Trennzeichen Hinweis Bei der Zuordnung des Feldes muss darauf geachtet werden dass sich das zu f llende Feld auch in dem Dokumententyp befindet in den gescannt werden soll Deshalb ist hier zu empfehlen entweder einen festen Dokumententyp einzustellen und Erlaube manuelle nderungen nicht zu markieren oder ein Feld zu w hlen dass sich in allen Dokumententypen befindet in die gescannt werden kann Scanprofile Seite 170 FileDirector Enterprise Manager Nacherfassen Die Nacherfassung erm glicht es dass Dokumente an einem Scan Arbeitsplatz zentral eingescannt werden und dann von mehreren Anwendern indiziert werden k nnen Hierbei kann ein Anwender immer nur den ihm vom Server zugewiesenen Stapel abarbeiten Das Abrufen eines Stapels geschieht ber das Symbol Nacherfassungs dokumente 2 im Reiter Bearbeiten des WinClients ber die Schaltfl chen Hinzuf gen und Entfernen k nnen die entsprechenden Benutzer f r die Nacherfassung ausgew hlt werden Hinweis Der Nacherf
107. e den Zeitplaner ein der die COLD Daten importiert Siehe COLD Import Zeitplaner Verschiedene COLD Spoolformate Es gibt verschiedene Spooldateien die verwendet werden k nnen Voraussetzung ist die M glichkeit durch Seitentrennzeichen oder feste Zeilenanzahl die einzelnen Seiten zu separieren Es gibt verschiedene Formate die bereits vordefinierte Trennzeichen beinhalten Ein solches Format kann z B von einer AS400 automatisch erzeugt werden Die Formate COM1 und COM2 k nnen im COLD durch eine automatische Erkennung eingerichtet werden wobei die Standardtrennzeichen und Filter dann automatisch vordefiniert werden Bei COLD werden die Indexdaten direkt aus der Textdatei ausgelesen Es findet keine OCR Lesung statt Im Tab Seiteneinstellungen kann die automatische Erkennung der Vorlage durchgef hrt werden COLD Import Seite 200 FileDirector Enterprise Manager Wenn eine solche Datei erkannt wird so werden automatisch die f r dieses Format typischen Filter gesetzt Es m ssen jetzt nur noch die Zuordnung der Indexfelder und ggf die Overlays und die Textausrichtung definiert werden Wird in einer Spooldatei kein Seitentrenner gefunden so kann es sein dass eine Seitentrennung auch ber eine Zeilenanzahl definiert werden kann Hierf r muss die Spooldatei aber so aufgebaut sein dass jede Seite die gleiche Anzahl von Zeilen hat Filter Seitentrenner einrichten Als Vorlage eignen sich Textdateien die i
108. e ein Dokumenten Identifikationsfeld mit eindeutigem Merkmal f r diese Art von Dokumenten e Weisen Sie die Indexfelder den entsprechenden Zonen zu e Testen Sie die Erkennung kontrollieren Sie die Erkennungsrate und die richtige Zuordnung Ihrer Dokumente Damit ist die Erstellung des Formulars abgeschlossen Manuelles Scannen mit dem WinClient Da die Erkennung f r das manuelle Scannen ber die Scanprofile l uft muss jetzt noch in den Scanprofilen die OCR Erkennung aktiviert werden Siehe Verwende OCR und Formularerkennung Automatische Formularerkennung Soll die Erkennung automatisch durch einen Datei Import auf dem Server erfolgen muss die OCR Einstellung hierzu noch im Datei Import Zeitplaner erfolgen Siehe Datei Import Zeitplaner OCR Formularerkennung Seite 197 FileDirector Enterprise Manager COLD Import bersicht Mit dem FileDirector k nnen von Rechnern erzeugte Spool Daten so genannte COLD Daten importiert werden FileDirector wird die Spool Daten beispielsweise von einem Mainframerechner erzeugte Rechnungen bernehmen und automatisch den Suchindex aus diesen Daten erzeugen FileDirector erm glicht in einem Aktenschrank das Anlegen von beliebig vielen Importmasken Diese k nnen jederzeit ge ndert oder entfernt werden Was ist COLD COLD bedeutet Computer Output on Laser Disc wobei diese Bezeichnung noch aus fr herer Zeit stammt Die eigentliche Anwendung besteht darin dass ein Dr
109. e k nnen die Dokumententypen einzeln markiert werden Ist ein Volltext Zeitplaner eingerichtet so durchl uft dieser nur die f r die Volltextsuche markierten Dokumententypen Zur Konfiguration der Volltextsuche siehe Volltext Zeitplaner Hinweis Wird diese Option erst aktiviert wenn bereits Dokumente erfasst wurden werden diese trotzdem noch gelesen Hinweis zur Volltexterkennung von PDF Dokumenten Bei PDF Dateien muss unterschieden werden Es gibt editierbare PDF Dateien und nicht editierbare PDF Dateien Nicht editierbare Dateien k nnen z B in das PDF Format umgewandelte TIFF Dateien sein Diese werden bei der Volltextlesung nicht entpackt und dann Volltext gelesen Im Normalfall k nnen nur editierbare PDF Dokumente Volltext gelesen werden wobei diese nicht komprimiert oder verschl sselt sein d rfen OCR Volltexterkennung sofort ausf hren Ist diese Option markiert so wird beim Einchecken eines Dokumentes der Volltext durch die OCR Engine auf dem Server ausgef hrt Allerdings muss hier f r jedes Einchecken die Engine auf dem Server gestartet werden was eine leichte Verz gerung bedeuten kann Hinweis Eine Suche ber Volltext kann allerdings erst erfolgen wenn auch der Katalogzeitplaner im SQL Server durchgelaufen ist Siehe SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Akzeptiere nur signierte Dokumente Wenn in einen Dokumententyp nur signierte Dokumente eingecheckt werden sollen dann muss diese Option markiert
110. e liegt dem Scanner bei ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden Der zugeh rige ISIS Treiber kann ber die Installationsseite des FileDirectors installiert werden In diesem Fall werden die Scanner Einstellungen im dann erscheinenden ISIS Treiberfenster vorgenommen Die Verwendung der ISIS Treiber erfordern eine Lizenz Scanprofile Seite 162 FileDirector Enterprise Manager TWAIN Ist der zugeh rige TWAIN Treiber zum Scanner installiert kann dieser Treiber ber den Eintrag TWAIN konfiguriert werden Die TWAIN Treiber sind f r Scanner vorgesehen die z B ber die USB Schnittstelle angesprochen werden oder f r die das Programm keine direkten Scannerftreiber zur Verf gung stellt Hinweis Da TWAIN Treiber nicht mit FileDirector ausgeliefert werden und meist direkt vom Scannerhersteller mitgeliefert werden haben wir keinen Einfluss auf den Leistungsumfang und die Performance die ein solcher Scannertreiber liefert In den meisten F llen wird auch die Ansteuerung eines Scanners ber einen TWAIN Treiber langsamer sein als ber einen der integrierten SCSI Scanner Quelle einrichten Nach dem Festlegen der Quelle ffnet sich ein Scannerkonfigurationsfenster hier am Beispiel des Canon DR 2080C Soll sp ter noch mal eine Anderung der Konfiguration erfolgen erscheint dieses Fenster unter Quelle einrichten Generell h ngen alle hier angebotenen Optionen von der gew hlten Quell
111. e und der Anschlussart ab F r die verschiedenen Scanner k nnen die einstellbaren Optionen unterschiedlich sein je nach den M glichkeiten des Scanners und des Treibers Bei der Konfiguration von TWAIN Treibern wird der vom Hersteller mitgelieferte Treiber mit den zugeh rigen Einstellungen angezeigt Einstellungen Im Reiter Einstellungen werden Einstellungen f r das gescannte Bild vorgenommen Je nach Scanner k nnen hier folgende Einstellungen eingerichtet werden Farbmodus Schwarzwei Graustufen Farbe Grafikmodus Ist schwarzwei eingestellt so kann hier der Grafikmodus zwischen Text und Foto eingestellt werden Aufl sung Die Standardaufl sungen der unterschiedlichen Scanner k nnen verschieden sein Je h her die Aufl sung eingestellt wird desto gr er wird die Datei und desto besser wird die Qualit t Hinweis Zur Verwendung der OCR Texterkennung ist die Aufl sung 300x300 dpi zu empfehlen Eine h here Aufl sung wird m glicherweise nicht erkannt und eine niedrigere Aufl sung kann je nach Qualit t der Vorlage zu ungenaueren Ergebnissen f hren Scanprofile Seite 163 FileDirector Enterprise Manager Drehung Eine Drehung der gescannten Seite ist in den Richtungen 0 90 180 und 270 m glich Seite Einige Scanner sind in der Lage Vorder und R ckseiten zu scannen Hier kann eingestellt werden ob nur die Vorderseite nur die R ckseite oder beide Seiten gescannt werden so
112. e zuvor konfigurierte Unterschrift gel scht werden E Mail Wird diese Option in einem Prozess eingestellt so wird zu dem Anwender eine E Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument verschickt Zur Versendung von E Mails muss ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe Installationshandbuch Prozessmanagement Seite 156 FileDirector Enterprise Manager Die E Mailadresse der Benutzer kann in den Eigenschaften der Benutzer im Enterprise Manager hinterlegt werden Offnen Sie den Zweig Benutzer und Gruppen und w hlen Sie den Benutzer aus Uber das Kontextmen der rechten Maustaste w hlen Sie Eigenschaften Hier kann nun die E Mailadresse des jeweiligen Benutzers eingetragen werden Hinweis Die Absenderadresse wird vom Server automatisch aus fd server und der Dom ne zusammengesetzt fd server domain und kann nicht ge ndert werden Benutzerdefinierte Aktionen Benutzerdefinierte Aktionen k nnen einzeln f r jeden Benutzer eingestellt werden Es k nnen mehrere Aktionen mit Semikolon getrennt aufgelistet werden Der Benutzer sieht diese Eintr ge im WinClient als Liste die abzuarbeiten ist bevor das Dokument weiterverarbeitet werden kann Im Falle der Genehmigung kann das Dokument erst weiterverarbeitet bzw genehmigt werden wenn alle Punkte erf llt sind Der Benutzer kann die Liste aufklappen und die einzelnen Punkte abhaken Sind die Punkte nicht vollst ndig bearbeitet so kann nur die Aktion Dokument ablehnen d
113. eDirector Enterprise Manager Im oberen Teil k nnen die anzuzeigenden Eintr ge f r spezifische Dokumententypen und Benutzer herausgefiltert werden Das Datum oder ein Datumsbereich k nnen ebenfalls gew hlt werden W hlen Sie Liste erstellen um die entsprechenden Eintr ge anzuzeigen Gespeicherte Protokolle anzeigen FileDirector wird m glicherweise nur eine begrenzte Menge an Protokolleintr gen in der Datenbank behalten Es kann passieren dass ein Eintrag der angezeigt werden soll nicht mehr verf gbar ist Wenn Sie Archiviere Protokolldateien ausgew hlt haben k nnen Sie sich diese durch die Auswahl Archivierte von der Dauer Drop Down Liste Dauer anzeigen lassen W hlen Sie Liste erstellen wird eine Liste der Log Dateien des ausgew hlten Archiv Pfads angezeigt so dass die entsprechenden Protokolle zur Anzeige ausgew hlt werden k nnen Die gespeicherten Log Dateien sind mit einem Zeitstempel versehen Sortierung des Protokolls Eintr ge k nnen nach Spalten berschriften gruppiert werden indem Sie die berschrift der jeweiligen spalte in das graue Feld dar ber ziehen Durch ziehen der Spalten berschrift auf den regul ren Platz deaktivieren Sie die Sortierung wieder F r eine alphabetische Sortierung der Eintr ge klicken Sie auf die Spalten berschrift Ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge von aufsteigend zu absteigend um Bei einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste ffnet sich ein Fenster mit det
114. ect r MailStore u nee nike euere 58 FileDirector MailStore Installation 58 geld Lee een een een a E ia ae iaiia 59 Archivieren interner E Mails ek 59 E Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen ssssssssnnssssssnennnssssesnernnssssesrnenne 60 MailStore Zeitplaner im FileDirector Enterprise Manager 60 M ilSt re Einstell ngen a u naar 60 le EEDEEE N EEDERPESURUNEREUEEPERUESEERERRN IN EE 63 Konfiguration zu een nennen nen nennen wesen here 63 n Re RER E EEE EEE EEE RE TEE 63 e lee le EE 63 et E EA E E E T EA E N E A NA A 63 Tabellenname E 63 Parameter dere nee eege Eege 63 BR Ee 64 Client Konfiguration uuuusuuus00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnen OD E EE 65 TS E EE 65 EENEG HK dese ee ee Eee eege 65 Erlaube nderungen auf dem Client 65 Erlaube Schnellanpassung auf dem Client 65 Befehle aktivieren deaktivieren sssesssnssssssnsesssssssrnssssssssirrnerssseriintnnsssninnnnnnnssrnnnetnnnnsernnnnnnn 66 Kundenspezifische Anpassung 66 EinstellUMBEnia EE 66 Erlaube nderungen auf dem Client 67 Erlaube offline zu arbeiten 67 Upload WASTE a E EE 67 Viel UE EE 67 Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren s ssssssssssrnssssssssenrrssssssrrernnssssssnnernnsssseseneenn 67 Einstellung d r Zeit 5 2 sr e ee eege 68 Webserver Eipstellungen nis snar riase akina arnis E anire aanas 68 Erlaube nderungen auf dem Client 68 ellen CG 68 RTR e Ve CT EE 69
115. egebenen Zeiten anl uft Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Zur Einrichtung einer COLD Importmaske siehe COLD Importmaske konfigurieren Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner XML Import Zeitplaner Mit diesem Zeitplaner k nnen XML Dateien importiert werden deren Tags als Indexdaten eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der XML Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Im Reiter XML Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen In diesem Verzeichnis liegt die XML Datei deren lt Tags gt ausgelesen und im unteren Bereich konfiguriert werden Beispiel einer XML Datei Zeitplaner Seite 55 FileDirector Enterprise Manager lt xml stylesheet type text xsl href edj_display xsl gt lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt ED XML gt lt INVOICE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE
116. ei Import Zeitplaner Mit diesem Zeitplaner k nnen Dokumente importiert werden die als Importdatei und Bilddaten vorliegen Die Funktion ist vergleichbar mit dem Import im WinClient wobei der Zeitplaner den Import zeitgesteuert im Hintergrund erm glicht Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Im Reiter Index und Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Index und Datei Import Datei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 00000 1 tif 202 Kern Richard 000002 tif 203 Tiger Tina 000003 tif Die angegebenen Bilddaten hier z B 000001 tif m ssen sich im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei damit sie bei einem Import gefunden werden k nnen W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder Wie bei allen Zeitplanern sollte die Einstellung mit einem Enterprise Manager durchgef hrt werden d
117. eigen darf kann hier ebenfalls vordefiniert werden Client Konfiguration Seite 69 FileDirector Enterprise Manager Codeless Connector bersicht Mit dem Codeless Connector kann eine Verbindung zwischen dem FileDirector und Feldern aus beliebigen anderen Windows Anwendungen hergestellt werden Es ist eine einfache Art bef llte Felder aus anderen Anwendungen ber eine Tastaturk rzeleingabe direkt zur Indizierung der Dokumente zu bernehmen ohne eine aufwendige Programmierung oder Anpassung vorzunehmen Hinweis Das Prinzip des Codeless Connectors basiert auf der bernahme des Modulnamens und der ID vom Control Controls sind Objekte wie Buttons Men s und auszuf llende Felder Die Inhalte der Controls Felder werden ausgelesen und an den FileDirector bergeben So ist diese Art der Feld bergabe unabh ngig von der verwendeten Anwendung Voraussetzung Der Codeless Connector muss lizenziert sein F r jeden Anwender der Felder ber den Codeless Connector verwenden m chte wird eine Lizenz ben tigt Die Konfiguration erfolgt ber den FileDirector Enterprise Manager auf dem Arbeitsplatz auf dem die Windows Applikation installiert ist aus der die Felder ausgelesen werden sollen Codeless Connector konfigurieren Folgende Schritte m ssen zur Konfiguration vorgenommen werden e Einrichten der Tastaturk rzel zur bernahme der Feldinhalte e Erstellen einer oder mehrerer Codeless Connector Verbindung en zu
118. einem Schritt bearbeitet erst im WinClient gefragt an welche Benutzer das Dokument weitergeleitet werden soll Bei der Konfiguration k nnen hier mehrere Benutzer eingetragen werden Im WinClient wird eine Liste mit der Auswahl der Benutzer die hier ausgew hlt wurden angeboten Die Aktion wird im Schritt des Prozesses festgelegt Um die Liste der Benutzer zu ndern oder zu erg nzen kann man den Befehl Bearbeiten verwenden Indexfeld Feld mit FileDirector Benutzernamen Ein Benutzer kann auch aus einem Indexfeld ermittelt werden Im Bereich Variabel kann ein Feld aus den vorhandenen Indexfeldern gew hlt werden Hier muss ein Feld neben der Quelle ausgew hlt werden dass den Benutzer beinhaltet an den ein Dokument gesendet werden soll Dies kann z B ein Feld sein das mit einer Wortliste hinterlegt ist die die entsprechenden Benutzernamen beinhaltet oder z B ein Feld dass automatisch mit dem Benutzer aufgef llt wird der das Dokument angelegt hat Hinweise a Der Benutzer kann auch als Vollst ndiger Name eingetragen sein und muss nicht als logon name definiert sein Im Hintergrund wird der Vollst ndige Name vom Server in den logon name umgewandelt b Wird eine Wortauswahlliste verwendet ist darauf zu achten dass keine Mehrfachauswahl erlaubt wird Es kann nur ein Benutzer ausgew hlt werden ODBC Verkn pfung Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option ODBC Verkn pfung Prozes
119. einen Prozess definiert wird Sollen mehrere Bedingungen mit Verzweigungen f r das Dokument definiert werden so kann das in einem Verzweigungsschritt realisiert werden Lesen Sie dazu den Abschnitt Neue Verzweigung anf gen Die Bedingungen f r den Einstiegspunkt in einen Prozess k nnen mit UND oder ODER verkn pft werden Die definierte Bedingung muss eindeutig sein sonst kann der Prozess nicht gestartet werden Man kann auch den Vergleich zweier Feldeinhalte einstellen So sind die Optionen gleich und ungleich lt gt m glich Neue Auto Aktion anf gen Senden an Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument bearbeiten soll und w hrend des Prozesses bernommen hat Stehen mehrere Benutzer in dem definierten Benutzeraktionsfenster so wird der Benutzer der das Dokument mit der Aktion bernehmen bernommen hat zum Bearbeiter Hat kein Benutzer das Dokument bernommen ist der Benutzer der Bearbeiter der das Dokument auf den Prozess geschickt hat Senden an Benutzer Bei dieser Option wird das Dokument an einen ganz bestimmten Benutzer geschickt der aus der Benutzerliste ausgew hlt werden kann sobald diese Option eingestellt wird Senden an Benutzer Nach Name fragen Soll der Benutzer der das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll erst w hrend der Bearbeitung ausgew hlt werden k nnen kann man hier einstellen dass der Anwender gefragt werden soll wer das Dokument im n chsten Schri
120. eines Overlays wird eine wei e TIFF Seite automatisch in 200x200 dpi Aufl sung mit dem Text aus der Spooldatei generiert ber die Seiteneinstellungen kann die Schrift richtig auf der Seite justiert werden und in der grafischen Ansicht kann man das Resultat kontrollieren Overlay einrichten In dem Tab Seiteneinstellungen kann bei einer Einrichtung ohne Overlay eine Formatgr e eingerichtet werden Wird ein Overlay eingerichtet dann richtet sich die Formatgr e nach der Vorlage Mit einem Overlay kann man eine TIFF Datei mit einem Briefkopf hinterlegen so dass zwar nur eine Textdatei Spooldatei eingelesen wird aber trotzdem alle Seiten mit Briefkopf im FileDirector erscheinen Auch k nnen zwei unterschiedliche Overlays f r das Deckblatt und die Folgeseiten eingerichtet werden Sollen die Folgeseiten auf einer wei en Seite COLD Import Seite 203 FileDirector Enterprise Manager abgelegt werden sollte auch hierf r ein wei es Overlay hinterlegt werden sofern es nicht 200x200 dpi aufweist Hinweis Eine automatisch generierte wei e Hintergrundseite hat immer 200x200 dpi weicht das Deckblatt von dieser dpi Zahl ab so stimmen die Gr enverh ltnisse des Textes zur Seitengr e von Deckblatt zur Folgeseite nicht berein Die Verwendung der 2 Seite kann nur eingerichtet werden wenn mehrseitige Dokumente ber eine Seitenb ndelung erzeugt werden Codepage Zeichentabelle ausw hlen Wird eine Schriftart g
121. eitert ver ndert oder gel scht werden In FileDirector werden Scanprofile benutzt um sicherzustellen dass Dokumente immer mit fest definierten Scanprofilen und somit konstanter Qualit t gescannt werden Scanprofile brauchen nur einmal konfiguriert und in einem Aktenschrank abgespeichert werden Mit einem Scanprofiil kann man auch Dokumente in verschiedenen Dokumenttypen ablegen FileDirector unterst tzt auch lokale Scanprofile Falls serverseitig keine Scanprofile hinterlegt wurden k nnen auch lokal angeschlossene Scanner verwendet werden Diese werden dann als lokale Scanprofile angezeigt Die Einstellungen erfolgen in den Scanner Einstellungen im WinClient Falls Server Scanprofile existieren k nnen keine lokalen Profile benutzt werden Neues Scanprofil ber den Button Neu im Men Scanprofile erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Scanprofils Scanprofil duplizieren Bestehende Scanprofile eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Scanprofils gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieses Scanprofil hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Passen Sie dieses Scanprofil unter Eigenschaften im Kontextmen an die neuen Anforderungen an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Scanprofil beschreibender Text eingegeben
122. eits gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage ersetzt werden soll Wird ein Dokument ersetzt so wird es immer als Revision ersetzt d h der urspr ngliche Zustand bleibt als Revision erhalten Ersetzen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument ersetzt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Felder Seite 99 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Sollen erst mehrere Indexfelder zusammen einen eindeutigen Index ergeben so kann die Verwendung nach Best tigung zu unlogischen Abfragen f hren berlegen Sie daher genau an welcher Stelle es Sinn macht eine Best tigung zu verlangen Feld Schutz Ist f r ein Feld der Feldschutz aktiviert so wird dieses Feld f r die Indexeingabe im WinClient beim Bearbeiten und Scannen ausgegraut In Revisionen Wird der Feldschutz f r Revisionen angegeben so kann ein neues Dokument manuell indiziert und eingecheckt werden Nach erneutem Auschecken ist das Feld f r eine Index nderung jedoch gesperrt Immer Der Feldschutz Immer kann dann verwendet werden wenn in dieses Feld z B ein automatisches Datum eingef gt wird Dieses Feld ist bei bereits neu angelegten Dokumenten gesperrt und kann nicht manuell ge ndert werden Overlay f r Memofelder Overlays in Memofelde
123. eld ausgesucht in dem ein Wert eingetragen werden soll Je nach Feldtyp des Indexfeldes stehen verschiedene M glichkeiten zur Verf gung Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Hier wird im unteren Abschnitt eingestellt welches referenzierte Dokument mit dem oberhalb angegebenen Wert gef llt werden soll Prozessmanagement Seite 151 FileDirector Enterprise Manager Auf der linken Seite werden die Einstellungen f r das referenzierte Dokument vorgenommen und auf der rechten Seite das entsprechend zu vergleichende Feld des Dokuments welches sich aktuell auf dem Prozess befindet Indexfeld W hen Sie das zu setzende Indexfeld aus Wert F r das Feld kann ein spezifischer Wert manuell eingetragen oder aus einem anderen Indexfeld aus der Drop Down Liste bernommen werden Datum Das Datum eines anderen Indexfeldes mit Datumsformat kann mit und ohne Datumsoffset in das Feld geschrieben werden Erweitert In das Indexfeld wird ein automatisch ermittelter Wert eingetragen Zur Verf gung stehen Hochz hlen Runterz hlen Systemdatum Systemzeit Systemdatum und Zeit Jahr Woche Benutzername und Kurzer Benutzername Script Ein Visual Basic oder C Skript kann f r das Setzen des Feldinhaltes benutzt werden Ein Editor zur Entwicklung des Skripts sowie eine Testoption sind verf gbar ODBC Indeximport Falls ODBC Indeximport im Prozesschritt gesetzt ist k nnen Indexinformation automatisch eingef gt
124. en Barcode Folgende Barcodes werden von FileDirector unterst tzt 2 of 5 interleaved Alpha 39 Codabar Code 128 und PDF 417 Positionsunab Wird einer Zone ein positionsunabh ngiger Barcode zugewiesen muss noch die Art des Barcodes ausgew hlt werden Ein positionsunabh ngiger Barcode wertet den ersten Barcode auf einer Seite aus den er von dem definierten Typ findet Hinweis Ein Barcode 2 of 5 interleaved ist ein sehr einfacher Barcode Ist eine Zone als positionsunabh ngiger Barcode mit dieser Einstellung definiert kann es zu Verwechslungen mit Grafiken kommen Ein Barcode der auf der ersten Seite eines Stapels erkannt wird kann auch als Dokumententrenner bei einem Stapelscan fungieren Anker Wird einer Zone ein Anker zugewiesen so werden die Positionen der weiteren Zonen auf dieser Seite relativ zu der Position des Ankers berechnet Wenn eine Verschiebung des Ankers festgestellt wird etwa durch einen etwas anderen Einzugs des Scanners oder einem Versatz beim Drucken dann werden die Positionen der anderen Zonen auf dieser Seite automatisch an die Position des erkannten Ankers angepasst Hinweis Bei einer als Anker definierten Zone wird ein Anker Text definiert Dieser Anker Text sollte so gew hlt werden dass dieser einzigartig auf dieser Seite ist Sollte sich der definierte Anker Text mehrfach auf dieser Seite befinde so wird der erste Text gew hlt welcher dem definierten Text entspricht Eine
125. en Dazu gibt man ein Indexfeld an und setzt die Seitenzahl auf die zu lesende Seite Um diese Funktion zu nutzen m ssen ber die B ndelung mehrseitige Dokumente definiert sein Indexfeld von letzter Seite lesen Bestehen Dokumente aus mehreren Seiten die geb ndelt wurden so kann die Seitenanzahl sehr unterschiedlich sein Soll ein Eintrag immer von der letzten Seite gelesen werden z B eine Endsumme so kann das so konfiguriert werden indem man f r die Seitenzahl die Seite 0 eintr gt Mehrere Textabschnitte in ein Indexfeld einf gen Ein Indexfeld kann mehrfachen Textabschnitten zugewiesen werden Weisen Sie dazu das entsprechende Indexfeld mehrfach zu Die Reihenfolge der eingelesenen Textabschnitte wird ber den Eintrag in Sortierung gesteuert Prefix Postfix Werden mehrere Texte in das gleiche Feld geschrieben so k nnen sie durch ein Trennungszeichen voneinander abgesetzt werden Achten Sie immer darauf dass das Indexfeld in das die Eintr ge gelesen werden sollen in den grunds tzlichen Einstellungen lang genug ist Feldvorschau Im Tab Vorlage kann eine Feldvorschau eingeblendet werden Wenn Indexfelder bereits zugewiesen wurden dann kann hier getestet werden was erkannt wird Besonders hilfreich ist dies wenn mehrere Indexfelder aus dem Inhalt einer Zone gef llt werden oder wenn der Inhalt mehrerer Zonen mit Prefix Postfix in ein Indexfeld gelesen wird Seitenb ndelung Sollen mehrere Seiten die hinterei
126. en kann der Dienst FileDirector MailStore Service ber Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Dienste gestoppt werden MailStore Zeitplaner im FileDirector Enterprise Manager Zum Import der eml Dateien aus dem Verzeichnis wird im Enterprise Manager ein neuer Zeitplaner eingerichtet W hlen Sie im Bereich Zeitplaner den MailStore Zeitplaner zur Konfiguration aus Hinweis Um den MailStore Zeitplaner zu verwenden muss zun chst eine Lizenz im FileDirector freigeschaltet werden Mit diesem Zeitplaner k nnen xml und eml Dateien importiert werden deren Infodaten in die Indexfelder eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der MailStore Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner MailStore Einstellungen Der MailStore Zeitplaner ordnet nun auch automatisch die Indexfelder der Inhalte erweitert E Mail Von E Mail An E Mail Betreff etc den entsprechenden Feldern der E Mails zu Das BCC Feld ist nicht im Mailstore 2007 2010 verf gbar Beispiel Betreffzeile einer E Mail zur Identifikation einer E Mail Code 123456 Importverzeichnis Als Importverzeichnis wird das Verzeichnis angegeben in das mit dem MailStore Tool die E Mails abgelegt worden sind Zeitplaner Seite 60 FileDirector E
127. en Zone und muss ggf mit den Anpassungsoptionen bearbeitet werden k rzen ersetzen etc Identifikationsergebnisse optimieren mit lt RegEx gt F r das Identifikationsmerkmal in der OCR k nnen regul re Ausdr cke als Filterung verwendet werden Somit kann eine ungenaue Erkennung z B bei Nadeldruck optimiert werden Dazu wird in der Zone der Identifikation lt RegEx gt vorangestellt Beispiel Page 1 De 2 wird manchmal als Pa3e De 2 erkannt Hier ist das g nicht eindeutig von der OCR erkennbar Um das Identifikationsmerkmal trotzdem erkennbar zu machen kann ein regul rer Ausdruck konfiguriert werden um das g zu ignorieren Das k nnte z B so aussehen Textelement lt RegEx gt Pa e 11 t De OCR Formularerkennung Seite 182 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Ein H kchen bei der Option Text an beliebiger Stelle der Zone finden verhindert dabei dass der Ausdruck wieder berschrieben wird wenn die Zone mit Doppelklick gelesen wird lt RegEx gt Muss am Beginn der Textelement Definition stehen um auszudr cken dass eine regular expression verwendet wird Das H kchen Text an beliebiger Stelle der Zone finden wird dabei ignoriert Pa e Wir erwarten die Buchstaben Pa danach erlauben wir ein beliebiges Zeichen Anschlie end wird ein Doppelpunkt erwartet Alternativ 939 w rde die Zeichen o 3 und 9 zulassen J erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen
128. en und die Gruppe in der er sich befindet neu importiert werden Bei dieser Aktion wird Benutzer und Gruppen Seite 39 FileDirector Enterprise Manager erkannt dass der Benutzer nicht mehr im System existiert und die Rechte werden im FileDirector gel scht FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte Die folgenden Gruppen m ssen verwaltet werden um es Benutzern zu erm glichen mit dem FileDirector zu arbeiten Ein Benutzer sollte sich immer nur in einer dieser Gruppen befinden Ist ein Benutzer in mehreren Gruppen so sind die Rechte mit den meisten Einschr nkungen ausschlaggebend Hinweis Wurden die Gruppen individuell benannt so kann man die Gruppenzuordnung im Config Utility unter Benutzer und Gruppen einsehen fd admins Konten dieser Gruppe haben vollen administrativen Zugang zu FileDirector Sie k nnen den Bereich der Systemadministration im Enterprise Manager die Benutzerverwaltung und die Zeitplaner auf dem Server einstellen Mitglieder dieser Gruppe werden Systemadministratoren genannt Fd admins einer Unterdom ne haben keinen vollen administrativen Zugang zu FileDirector Ihr Zugriff im Enterprise Manager beschr nkt sich auf Ereignisse Benutzer Gruppen und Client Konfiguration ihrer Unterdom ne sowie den ihnen zugewiesenen Aktenschr nken Mitglieder dieser Gruppe werden Unteradministratoren genannt fd scan named Lizenz Scan named Da sich im Normalfall bei ausgesch pften Lizenzen kein Be
129. en werden sollen Die Tabellennamen werden hier nicht zur Auswahl gestellt sondern m ssen bei der Konfiguration bekannt sein Wurde die Tabelle eingetragen erscheinen nach der Best tigung mit Return die Felder aus der angegebenen Tabelle im Bereich ODBC Spalte Jetzt k nnen den angezeigten Eintr gen aus der ODBC Tabelle die Indexfelder zugewiesen werden die im FileDirector zur Verf gung stehen Damit die Indexdaten bei der Indizierung eines Feldes im WinClient automatisch aus der ODBC Tabelle gelesen werden muss einem Feld eine ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Verbindungstext In diese Zeile wird der entsprechende Verbindungsstring f r die gew hlte ODBC Quelle eingetragen Beispiel DSN value UlD value PWD value Connection Timeout 600 Suchen Spalte In dieser Spalte k nnen ODBC UND Abfragen konfiguriert werden Gibt an dass dieses Feld als Ausl ser ausgew hlt wurde und dass dieses Feld UND abgefragt wird ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle Um f r Excel eine ODBC Verkn pfung zu erstellen ben tigen Sie zun chst eine Tabelle Tabelle1 in Excel die wie folgt aussehen kann Kundennummer Name Ort 12345 Spielberg Duisburg MI sch Richten Sie eine ODBC Quelle ein wobei der Treiber im Windows f r Excel ausgew hlt und ein ODBC Quellenname angegeben wird In diesem Treiber kann die vie Datei ausgew hlt werden die die Tabelle1 enth lt ODBC Verkn pfungen Seite 1
130. end zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Deutschland Microplex Nuance Communications International BVBA eine belgische Gesellschaft mit Sitz in Guldensporenpark32 B 9820Merelbeke Belgium Nuance Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft
131. endeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH ZASpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen L ndern Andere Produkt und Firmennamen sind m glicherweise Marken ihrer jeweiligen Eigent mer F r weitere Informationen Afrika Asien Australien Europa und Amerika Spielberg Solutions GmbH Obere Kaiserswerther Str 17 D 47249 Duisburg Germany E Mail info spielberg de Web www Spielberg de Gro britannien amp Irland Spielberg Solutions Ltd Unit 11 Basepoint Business amp Innovation Centre Metcalf Way Crawley West Sussex UK RH11 7XX E Mail info spielbergsolutions com Web www spielbergsolutions co uk FileDirector Enterprise Manager Software Lizenzvertrag WICHTIG Lesen Sie diesen Vertrag vor der Installation von FileDirector Durch die Installation von FileDirector erkl ren Sie sich mit dieser Vereinbarung einverstanden Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und Anderes umgeh
132. ennen 75 RTE EE 75 KE CET 75 Weitere Verbindungseinstellungen ssssssssssssssssrsssssrrsssrrrssssrrssrtrrssrtrnssttrnssrenrsstennssnnnsstennssten 75 Schreibe Ric e 76 Konfiguration des OLE http Frontend berblick uuneeseeseeseenensannennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnenn 76 SAP SLD Integration uses aaa ae ae age 77 Re WEE 77 SLD Username und Basswort sssseessissenssiisonessssrseassnnestsr sit snds sirs ttri Sr ErAS IETS NAR SSES ASSESS r ESES 77 aae a a EN 77 FileDirector Scan ientrar irer ar AOE OE NEO AON EO AAT 77 Hinweise f r SAP Systemeinstellungen OLE 77 Speichern durch das frontend Scan 22200222220000222200n0nnnneonnnnnnnnnnnnnneennnnnnnennnnnennnnnnnnenn 77 Anzeigen eines gespeicherten Dokuments View ueneesesssssnensnnnnennnnnenennnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 78 Hinweise f r SAP Systemeinstellungen Content Repository unseseesenennennnnnnennnnonnennnnennennnnnnenn 78 Akienschr anke EK KNKK RN EN KENE ENNER ENNEN KKK unn DI beer hee 79 Aktenschrank erstellen 79 Eigenschaften Allgemein 79 Einrichtung eines LOg0S ru2uuensensnenennennnnnnnnnnenonnennennnnnnnnnonnennnnnnnnnnnnonnennnnnnnnnnnnonnennnnnnnnnnensnnnen 79 Sicherheit Aktenschrank senini peresa enana E aaa EERE Ehia RERE EnaA EErEE tes 80 Inhaltsverzeichnis Seite 8 FileDirector Enterprise Manager Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe nennen 80 Hinzuf gen von Benutzern dGruppen 8l Rep
133. ensitiv sind d h sie rufen Funktionen auf die im direkten Zusammenhang mit dem gerade markierten Element stehen Eigenschaften Der Button Eigenschaften ruft die Eigenschaften des gerade markierten Eintrages auf Diese Funktion kann auch ber die rechte Taste im Kontextmen aufgerufen werden Aktualisieren Beim Klick auf Aktualisieren wird die Anzeige im FileDirector Enterprise Manager neu aufgebaut Uber ER oder den Aufruf ber das Men der rechten Taste kann ebenfalls aktualisiert werden Export Liste Hiermit kann der selektierte Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters in eine Liste exportiert werden Vor dem Export der Liste k nnen einzelne Spalten durch Spalten einrichten vom Export ausgeschlossen werden Als Formate stehen PDF Excel RTF und CSV zur Verf gung SS Hilfe Aufrufen der Hilfedatei Enterprise Manager allgemein Seite 19 FileDirector Enterprise Manager Neu Mit dem Sternchen k nnen neue Elemente erzeugt werden wobei hier der markierte Zweig ma geblich ist 2 L schen Mit diesem Befehl werden die markierten Elemente gel scht Sicherheit Sicherheitseinstellungen k nnen f r Aktenschr nke Dokumentententypen und Scanprofile vorgenommen werden Kopieren Einige Elemente k nnen bei der Einrichtung kopiert werden Dies gilt f r Dokumententypen Scanprofile Wortauswahllisten und Stempel Serververbindung Ist der Eintrag Verbunden mit Servername markiert so erscheint
134. ente aus allen Dokumententypen in diesem Aktenschrank gel scht Es werden alle Daten aus der Datenbank und aus den Speicherpools gel scht Die Konfiguration des Aktenschrankes bleibt bestehen Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen Wird die Option Gew hlte Dokumententypen verwendet so werden nur die Dokumente und Daten in den markierten Dokumententypen bereinigt Die Konfiguration der Dokumententypen bleibt bestehen Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen Werden Dokumente vom Benutzer im WinClient vom Server gel scht so werden die Daten und Datenbankeintr ge in der Datenbank als gel scht markiert So k nnen die gel schten Dokumente jederzeit wieder hergestellt werden Sollen diese Dokumente tats chlich endg ltig gel scht werden kann man dies ber diese Option einstellen Sie wird immer in Kombination mit den anderen beiden Optionen verwendet so dass einstellbar ist ob die als gel scht markierten Dokumente f r den gesamten Aktenschrank oder f r ausgew hlte Dokumententypen endg ltig gel scht werden sollen Hinweis a Beim L schen der Dokumente werden sowohl ausgecheckte Dokumente gel scht als auch Dokumente die sich auf Prozessen befinden Hier kann es also dazu kommen dass Dokumente die sich auf der lokalen Liste von Benutzern befinden nicht mehr aufrufbar sind Daher sollte man daf r sorgen dass diese Dokumente vorher eingecheckt werden oder sp ter von der lokalen Liste gel scht
135. er 1 oder 0 ist Bei 0 ffnet sich der ScanClient bei 1 der WinClient SAP Seite 76 FileDirector Enterprise Manager F r die SAP Konfiguration wenden Sie sich an Ihren SAP Consultant SAP SLD Integration Das SLD System Landscape Directory von SAP NetWeaver ist eine zentrale Ablagestelle die Informationen ber die installierten Softwarekomponenten enth lt Dies sind neben SAP Komponenten auch Komponenten wie FileDirector von Drittherstellern aus SAP Sicht FileDirector erreicht die SLD Integration durch die automatische Erzeugung und Versendung einer xml Datei ber http zu einem vorher definierten SLD Um SLD zu konfigurieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zweig SAP w hlen Sie Eigenschaften und selektieren Sie den Reiter SLD SLD url Dies ist der Host des SLD welches f r die Integration von FileDirector und FileDirector ArchiveLink benutzt wird SLD Username und Passwort Username und Passwort f r das spezifizierte SLD Ausf hren Generiert und sendet eine XML Datei ber http an das SLD zur Aktivierung FileDirector ScanClient Um Dokumente mit dem ArchiveLink zu scannen kann der ScanClient benutzt werden Er ist speziell entworfen um FileDirector mit SAP zu verbinden und Dokumente zu scannen und anzuzeigen Microsoft NET Framework 2 0 ist notwendig um den ScanClient zu installieren Beim Benutzen der Suche ist nur die Option oben rechts in der Tollleiste verf gbar Das Menu ist
136. er Hinsicht besteht HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler bernehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und I
137. er Name Peter angegeben so wird immer der erste gefundene Datensatz angezeigt 100 Peter Hamburg da der Name Peter nicht eindeutig zugewiesen werden kann Hier sollte der ODBC Link also nur Feldern zugewiesen werden die einen eindeutigen Datensatz zur ckliefern k nnen Eingabemaske Bei Auswahl Eingabemaske k nnen Sie die m glichen Indexeintr ge durch eine Maske begrenzen Dabei kann zwischen einer einfachen Maske und einem regul ren Maskentyp gew hlt werden Um eine Maske einstellen zu k nnen muss in den allgemeinen Einstellungen des Feldes der Inhaltstyp kundenspezifische Maske ausgew hlt sein ber die Schaltfl che l sst sich ein bersichtsfenster der g ltigen Markierungszeichen aufrufen In diesem bersichtsfenster wird ein Abschnitt zu den einfachen Masken und zu den regul ren Masken dargestellt W hlen Sie Einfach so sind die zu verwendeten Beschreibungen im Bereich g ltige Zeichen f r einfache Masken zu verwenden Ist der Maskentyp auf Regul r eingestellt so werden die Zeichen aus dem Bereich Markierungszeichen regul re Maske verwendet Das Testfeld erm glicht eine Kontrolleingabe um zu testen ob die Maske die richtigen Zeichen zul sst Filter Sicherheit Filter geh ren zum Sicherheitskonzept des FileDirectors Sie erm glichen die Filterung bestimmter Dokumente anhand eines Filterwertes f r bestimmte Benutzer oder Gruppen Falls ein Benutzer eine Suche oder eine erweiterte Suche im W
138. er auf dem Server installiert ist W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Dokumente eingelesen werden sollen ber den Index und Datei Import werden neue Daten importiert die f r jedes Dokument eine neue DocGulD erhalten Zeitplaner Seite 54 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Sollen Daten an vorhandenen Daten angeh ngt werden so muss hier mit einem eindeutigen Index Einstellung in den Feldeigenschaften gearbeitet werden Die Optionen rechts abschneiden und links abschneiden sind wie bei dem Index Import f r spezielle Indexdaten mit Steuerzeichen gedacht Manche Externe Programme erzeugen Indexdaten mit entsprechenden Steuerzeichen die mit diesen Zeichen beim Import herausgefiltert werden k nnen Der Index und Datei Import Zeitplaner kann auch in Verbindung mit ODBC Konfigurationen verwendet werden COLD Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r einen automatischen COLD Import von Spooldaten gem der verwendeten COLD Importmaske Zu festgelegten Zeiten und in festgelegten Intervallen wird der COLD Importprozess die Spooldaten im eingestellten Verzeichnis mit der festgelegten COLD Importmaske verarbeiten Dabei werden die Indexdaten automatisch ausgelesen und die Textseiten im zugeh rigen Dokumententyp abgelegt Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Aktivieren Sie den Zeitplaner damit er zu den vorg
139. er nachvollzogen werden k nnen Der Zeitplaner zur Integrit tspr fung der in fr heren Versionen verf gbar war wurde im FileDirector V3 entfernt Die Zeitplanerkonfiguration der Integrit tspr fung war in fr heren Enterprise Manager V3 Versionen f lschlicherweise noch vorhanden Siehe Aktivit tenreport konfigurieren Die Konfiguration der Zeitplaner steht immer im Zusammenhang mit anderen Konfigurationseinstellungen Verweise darauf finden Sie zu den einzelnen Beschreibungen der Zeitplaner Zeitplaner sofort starten stoppen Wenn ein Zeitplaner markiert ist dann kann er im Men der rechten Maustaste sofort gestartet werden Wird die Anzeige danach aktualisiert so wird f r den entsprechenden Zeitplaner die letzte Startzeit angezeigt Werden sehr viele Daten importiert kann es vorkommen dass ein Zeitplaner zwischenzeitlich gestoppt werden soll Betriebssystemkonten Import Zeitplaner Mit der Installation ist automatisch ein spezieller Zeitplaner vordefiniert der zum automatischen Import von Konten aus den FileDirector Gruppen eingestellt werden kann Zeitplaner Seite 43 FileDirector Enterprise Manager In den Einstellungen dieses Zeitplaners kann konfiguriert werden ob FileDirector Gruppen Konten oder beides importiert werden sollen Sollen Benutzer gel scht werden die nicht mehr auf dem Dom nencontroller oder bei einer lokalen Installation auf dem Computer existieren so kann das ebenfalls im Zeitplaner
140. er nur der Originalserver in seiner Struktur erg nzt werden Diese Erg nzungen nderungen k nnen ber Synchronisiere verwendete Struktur abgeglichen werden Ein Klon kann nicht manuell ver ndert werden Aktenschrankstruktur kopieren Um die Struktur eines kompletten Aktenschrankes zu kopieren kann eine exportierte XML Struktur in den gleichen FileDirector Server importiert werden Mit dem Befehl Struktur speichern unter wird die Struktur exportiert und danach wird die exportierte XML Datei mit dem Befehl Neu aus Struktur wieder importiert Da die Datenbank bereits existiert kann hier kein Klon eingerichtet werden sondern es wird automatisch eine Kopie mit einer anderen ID erzeugt Hinweis Bei der Pr fung auf eine bereits vorhandene ID wird die existierende Datenbank gepr ft nicht die in der Liste angezeigten registrierten Aktenschr nke So kann auch ein nicht registrierter Aktenschrank als vorhandene ID erkannt werden wenn die Datenbank im Hintergrund existiert Synchronisierung unter Verwendung der Struktur Wurde eine Struktur exportiert und ein vorhandener Klon Kopie soll synchronisiert werden so kann dies nur vorgenommen werden wenn die Version des FileDirector Servers auf beiden Servern identisch ist Sollte ein Update vorgenommen worden sein so muss dies auf beiden Servern durchgef hrt werden incl Update der Aktenschr nke Aktenschr nke Seite 90 FileDirector Enterprise Manager Synchronisieren e
141. eraktion anf gen Bei diesem Schritt Typ werden Entscheidungsschritte f r Benutzer definiert Einem Schritt werden ein oder mehrere Benutzer hinzugef gt die verschiedene Aktionen ausf hren m ssen Zudem kann hier definiert werden ob ein Benutzer zur Durchf hrung dieser vorgegebenen Aktion Genehmigen Ablehnen Kommentieren Anzeigen oder bernehmen eine Unterschrift leisten muss oder ob der Benutzer durch eine E Mail mit einem Link auf das Dokument informiert wird Verwende Zeit berschreitung F r jeden Schritt kann eine Aktion f r die Zeit berschreitung definiert werden In diesem Fall wird das Dokument automatisch nach berschreitung der festgesetzten Frist verarbeitet Sobald die Zeit berschreitung aktiviert wird erscheint ein kleines Uhrsymbol 7 als weiterer Ausgang f r eine Aktion Hier kann mit einer neuen Aktion festgelegt werden was im Falle einer Zeit berschreitung geschehen soll Die Zeit berschreitung kann z B f r den Fall eingesetzt werden dass ein Mitarbeiter die Daten wegen Abwesenheit innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht weiterverarbeiten kann und das Dokument somit nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch z B an einen anderen Benutzer oder einen anderen Schritt weitergeleitet werden soll Hinweis Soll nach der Zeit berschreitung innerhalb des Prozesses auf einen anderen Schritt gesprungen werden so kann dies ber drag amp drop mit Erstellung von Verbindungslinien zu den entsprechenden Ak
142. erg Solutions GmbH FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe In den Eigenschaften dieses Links kann dann der Parameter scanstation eingef gt werden Somit startet der WinClient mit dieser Option C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector WincClient FileDirector WinClient exe scanstation Meldet sich nun der Benutzer aus einer der oben genannten Gruppen an diesem WinClient mit seinem Namen an so bekommt er vor bergehend eine fd scan Lizenz zugewiesen mit der er auch scannen kann Melden sich diese Benutzer an ihrem eigenen Rechner ohne diese Option an so erhalten sie nur die Rechte f r die Suchfunktionen Benutzer und Gruppen Seite 42 FileDirector Enterprise Manager Zeitplaner Der FileDirector bietet konfigurierbare Zeitplaner f r z B OCR Volltextlesung Fristensteuerung f r Dokumente COLD Import Datei Import und Index Import Durch Klick auf den Zweig Zeitplaner im linken Teil des Enterprise Managers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell in FileDirector eingerichteten Zeitplaner angezeigt F r jeden Zeitplaner werden die Rubriken Typ Beschreibung Anfangszeit Intervall Aktiviert Status Erstellt von und Erstellt am aufgelistet Hinweis Um die Aktivit ten der Zeitplaner nachvollziehen zu k nnen sollten Sie hierf r im Aktivit tenreport die Einstellungen zu den Zeitplanern setzen damit im Protokoll entsprechende Eintr ge erzeugt und die Aktivit t der Zeitplan
143. erlays bersicht FileDirector bietet die M glichkeit von Overlays Diese k nnen im WinClient daf r benutzt werden dass hier hinterlegte HTML Seiten als Vorlagen angeboten werden Neues Overlay ber den Button Neu im Men Overlay erscheint ein Dialogfenster zum Hinzuf gen und Entfernen von Overlays Felder in HTML Vorlage bernehmen Mit entsprechenden Anpassungen ist es m glich dass zuvor eingetragen Werte aus den Indexfeldern in die entsprechend zugewiesenen Feldern der HTML Vorlage bernommen werden Ausschnitt einer Beispiel HTML Vorlage Is lt head gt lt body gt lt script gt lt div class stylei gt lt cbr gt anbsp nbsp nbsp TEST FORM lt br gt lt br gt lt div gt lt div class style2 gt lt br gt lt div style margin left a0px margin right 40px gt lt table e width 100 gt lt label Jg Label gt applicant lt label gt lt br gt lt input name FDLBODODIZAT lt td gt In diesem Fall wird das Label Applicant mit dem Inhalt des Feldes FD_BOD0042A gef llt Overlays Seite 160 FileDirector Enterprise Manager Scanprofile bersicht FileDirector benutzt Scanprofile f r definierte Scanner Einstellungen angepasst f r Dokumententypen und eventuelle OCR Prozesse FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Scanprofilen in einem Aktenschrank Diese k nnen im FileDirector Enterprise Manager jederzeit erw
144. erpool Speicherorte l schen Ein Speicherort kann nur gel scht werden wenn er auf ein leeres Verzeichnis verweist Wird ein neuer Speicherort mit einem Verweis auf ein bereits mit Daten gef lltes Verzeichnis angelegt so kann er nicht gel scht werden Um den Eintrag trotzdem zu l schen stellen Sie den Pfad des Speicherortes auf ein leeres Verzeichnis um und l schen Sie ihn dann Ein Speicherpool der neu angelegt wurde verwendet einen bereits bekannten Speicherort als Standardeinstellung Beinhaltet dieser Speicherort bereits Daten so kann auch der Speicherpool nicht sofort wieder gel scht werden Um einen Speicherpool l schen zu k nnen m ssen auch hier die Speicherorte leer sein Einen vorhandenen Speicherort aufteilen Sind bereits viele Dokumente in einem Speicherort abgelegt so kann es zu Schwierigkeiten bei der Datensicherung oder bei der Geschwindigkeit des Zugriffs Speicherpools Seite 128 FileDirector Enterprise Manager kommen Beachten Sie dass es hier um EINEN Speicherpool Storagepool mit MEHRERN Speicherorten Storagelocation geht Zur Aufteilung eines Speicherpools in mehrere Speicherorte gehen Sie wie folgt vor Im Normalfall befinden sich die Dateien in dem Verzeichnis filedirector data CABINETID CAB 00000001 00000002 00000001 ist hierbei die Sub Location Die Anzahl der Dokumente die sich innerhalb dieser Sub Location befinden kann in der Konfiguration der Speicherorte eingestellt we
145. erschiebt die Daten der Dokumente filedirector data in ein Verzeichnis move L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Datenbank endg ltig Vernichten L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Datenbank endg ltig Prozess Ist ein Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Alle im Dokumententyp deklarierten Prozesse werden zur Auswahl angeboten Export nach Gibt den Speicherort an zu dem die Daten exportiert werden sollen Bitte beachten Sie dass das Benutzerkonto fd server ber entsprechende Berechtigungen auf dem angegebenen Pfad verf gen muss Nur administrative FileDirector Benutzer k nnen einen Export Pfad angeben Fiskalisches Jahr anwenden Wird ein fiskalisches Jahr eingerichtet so wird beim Ablauf einer eingestellten Frist darauf geachtet dass die End Aktion erst am eingestellten Monatsende ausgef hrt wird Sollte es sich bei dieser Frist um Tage handeln kann die End Aktion unter Umst nden erst nach einem Jahr ausgef hrt werden Export und Suche der Daten auf CDs Werden Daten in ein angegebenes Verzeichnis exportiert so wird in diesem Verzeichnis eine leere Datei mit dem Namen der Media ID Name Datum und Uhrzeit mit tausendstel Sekunden z B FD 2005 01 17T17_03_48 096 mid und das Datenverzeichnis des Aktenschranks erstellt Diese Datei muss auf die CD ko
146. estellten Rechte auf dem Sicherheitsreiter gelten sollen Wenn nun ein Dokument mit einem entsprechenden Eintrag im Indexfeld eingecheckt wird werden die eingestellten Rechte auf dieses Dokument angewendet Ansicht im WinClient Die hier vorgenommen Einstellungen sind im WinClient sichtbar sobald man den entsprechenden Aktenschrank ausgew hlt hat Somit ist es m glich f r unterschiedliche Aktenschr nke dem Nutzer eine unterschiedliche Ansicht Ablagesystem Ansicht oder Standardansicht anzubieten Ablagesystem Designer Seite 123 FileDirector Enterprise Manager Speicherpools bersicht FileDirector speichert die Indexdaten der archivierten Dokumente in der SQL Datenbank und die Bilddaten im Speicherpool Dort wird zus tzlich zu jedem Dokument auch noch eine XML Datei abgelegt die die Dokumente bzw die Indexdaten beschreibt Neuer Speicherpool Durch Klicken auf den Button Neu im Men Speicherpools erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Speicherpools Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Speicherpool beschreibender Text eingegeben Speicherort einrichten ber einen Doppelklick auf den ausgew hlten Speicherpool kann man die Konfiguration aufrufen Ein Dialogfenster erscheint in dem man den Speicherort seine Priorit t unter den Speicherorten und die Anzahl der pro Unterordner abzuspeichernden Dokumente einstellen kann Allgemeines zu Dateisystem und Container
147. et und die gescannten Daten nicht einchecken kann Die Erl uterung der einzelnen Optionen finden Sie im Benutzerhandbuch zum WinClient Upload Zeitplaner Mit dem Upload Zeitplaner k nnen automatisch neue und ausgecheckte Dokumente von Benutzern eingecheckt werden In der Clientkonfiguration wird festgelegt f r welche Gruppen oder Benutzer diese Einstellung gelten soll Man kann Feldinhalte als Bedingung festlegen die erf llt sein m ssen damit ein automatisches Einchecken auf den Clients f r die konfigurierten Benutzer bzw Gruppen erfolgt Voraussetzungen Der WinClient muss zum Zeitpunkt des automatischen Eincheckens beim Benutzer offen und unter dem konfigurierten Benutzer angemeldet sein Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren Zun chst werden die Felder Aktenschrank und Dokumententyp im unteren Bereich ausgef llt so dass der Aktenschrank und der Dokumententyp definiert sind f r die das Einchecken der lokalen oder ausgecheckten Dokumente aktiviert werden soll Dann wird die Bedingung ber den Eintrag des Indexfeldes definiert Indexfeld Dieses Feld muss die folgende Bedingung enthalten Vergleich wenn dieser String irgendwo im Inhalt des Feldes gefunden wird genau dieser Feldinhalt gr er als der Feldinhalt gt gr er oder gleich dem Feldinhalt kleiner als der Feldinhalt wenn das Feld leer ist lt gt wenn das Feld nicht leer ist V Il Client Konfiguration Seite 67 FileD
148. eutung f r die Erkennung hat und diese bei falscher Konfiguration auch verschlechtern kann Einstellungen f r die Formularerkennung F r die Formularerkennung werden in diesem Bereich noch der Schwellwert und der Dokumententyp f r die nicht erkannten Dokumente zugewiesen In einem Formular wird eine Dokumenten Identifikationszone angegeben die das Dokument eindeutig identifiziert Wird das Dokument mit ber 80 Wahrscheinlichkeit erkannt Standard Schwellwert so werden die Zonen ausgelesen und das Dokument dem hinterlegten Dokumententyp zugewiesen Diesen Schwellwert kann man ver ndern um die Erkennung entsprechend zu Justieren K nnen Dokumente nicht zu einem Formular zugeordnet werden so werden sie in den Fallback Dokumententyp Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben der f r diesen Zweck vorher angelegt werden muss Aus diesem Dokumententyp k nnen die Dokumente sp ter manuell nachindiziert werden OCR Formularerkennung Seite 176 FileDirector Enterprise Manager Werden Formulare eingerichtet ist die Einstellung eines Fallback Dokumententyps Voraussetzung Bei der Konfiguration des ersten Formulars erscheint daher diese Maske automatischh damit ein entsprechender Dokumententyp eingestellt wird Ebenen der OCR Parameter Die OCR Parameter Einstellungen gibt es auf Allgemeine Einstellungen f r den Aktenschrank in den Eigenschaften des OCR Knotens Auf Formularebene F r welchen
149. ew hlt so ist es empfehlenswert einen Textfont mit gleichem Zeichenabstand zu verwenden um z B Tabellen gleichf rmig darzustellen Wenn die COLD Maske mit einem Enterprise Manager erstellt wird die sich auf einem Client Rechner befindet sollte sichergestellt werden dass der gew hlte Textfont auch auf dem Server f r den Import zur Verf gung steht Man kann verschiedene Zeichentabellen ausw hlen e OEM Multilingual Latin entspricht ASCII e ANSI Latin e Arabic ASMO 708 e Arabic ASMO 449 BCON V4 e ISO 8859 6 Arabic Die verf gbaren Zeichentabellen k nnen ggf in zuk nftigen Versionen noch erweitert werden Speichern als PDF Wenn diese Option ausgew hlt ist wird jedes importierte COLD Dokument als PDF Datei gespeichert Textausrichtung Wechseln Sie wieder nachdem Sie das Overlay zugewiesen haben in die grafische Vorschau unter Vorlage Kontrollieren Sie hier ob die Ausrichtung des Textes auf Ihrem Overlay korrekt ist Ist dies nicht der Fall so k nnen Sie in den Seiteneinstellungen den Text mit X Ausrichtung Y Ausrichtung und Zeilenabstand auf das hinterlegte Blatt anpassen COLD Import Seite 204
150. exfeld zugewiesen wurden so kann mit dieser Funktion getestet werden wie der Feldinhalt sp ter aussehen wird Ist der gelesene Feldinhalt zu lang f r das definierte Feld so erscheint ein Warnhinweis Sind Feldtrenner definiert worden gt Prefix Postfix so kann hier das Ergebnis berpr ft werden OCR Formularerkennung Seite 180 FileDirector Enterprise Manager Identifikations Ergebnisse anzeigen Ist eine Dokumenten Identifikation gesetzt so kann berpr ft werden ob und zu wie viel Prozent Wahrscheinlichkeit ein Dokument erkannt wurde Bei der Einrichtung eines Textelementes kann das nur ein Ergebnis von 100 oder 0 sein Bei einer grafischen Identifikation kann sich auch ein Zwischenwert ergeben da hier nur die Pixel bereinstimmung untersucht wird L schen Mit diesem Befehl werden Zonen gel scht Anpassen Breite anpassen Originalgr e Hat man die Vorlage vergr ert dann kann man den Zoomausschnitt verschieben indem man mit gedr ckter rechter Maustaste das Bild anklickt und verschiebt Dokumententyp w hlen Unter Dokumententyp w hlen Sie zun chst den Dokumententyp aus dem erkannte Dokumente dieses Formulars zugewiesen werden sollen Wird ein Dokument richtig erkannt so wird es beim Scannen je nach Einstellung im Scanprofil dem richtigen Dokumententyp zugeordnet Zone erstellen markieren ver ndern Achten Sie darauf dass der Zonenmodus aktiv ist Ziehen Sie im darge
151. ge mit ODER verkn pft Damit mehrere Eintr ge zu einem Benutzer in einem Indexfeld mit UND verkn pft werden kann der folgende Eintrag in der Datei web config gesetzt werden lt FDServer FieldFilterSetToAND 0 ODER 1 AND gt lt add key FDServer FieldFilterSetToAND value 1 gt b Werden f r einen Benutzer Filter in verschiedenen Feldern eingetragen so werden diese je nach Konfiguration in der web config mit UND oder ODER Felder Seite 104 FileDirector Enterprise Manager verkn pft Ist der Eintrag nicht in der web config vorhanden wird als Standardwert UND gesetzt Beispiel 1 Konfiguration in der Datei web config UND Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 0 gt Ein Benutzer soll ein Dokument erst dann sehen d rfen wenn zwei Felder einen bestimmten Wert beinhalten Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit UND verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument erst sehen wenn BEIDE Felder zutreffen Beispiel 2 Konfiguration in der Datei web config ODER Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 1 gt Ein Benutzer soll ein Dokument sehen d rfen wenn eins von zwei Feldern einen bestimmten Wert beinhaltet Konfigurie
152. gefunden hat So kann man direkt kontrollieren wie der Text in der sp ter gef llten Zone aussehen wird Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen Jede Zone kann einem Indexfeld zugewiesen werden Werden mehrere Zonen in ein Indexfeld geschrieben so kann man hierf r einfach das gleiche Indexfeld wie f r eine andere Zone verwenden Durch eine Prefix oder Postfix kann dann der Inhalt der Zone voneinander getrennt werden Reihenfolge der Zonen ver ndern Die Zonen werden in der Reihenfolge hintereinander in das Indexfeld geschrieben in der sie angelegt werden Soll diese Reihenfolge ge ndert werden so kann sie ber die entsprechenden Buttons im Men ver ndert werden Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen Man kann eine Zone erstellen in dem ein Text erfasst wird der auf mehrere Indexfelder verteilt werden soll Dies ist in besonderem Ma e bei der Auslesung OCR Formularerkennung Seite 189 FileDirector Enterprise Manager eines PDF 417 Barcodes der Fall Hier wird es am Beispiel einer Adresse verdeutlicht Es wird eine einzige Zone f r die gesamte Adresse gelesen aber es werden verschiedene Indexfelder mit dem Inhalt dieser Zone gef llt Feldtrenner F r einen Feldtrenner k nnen verschiedene Zeichen verwendet werden Diese Trennzeichen k nnen sichtbar sein wie z B Komma Pipe Punkt etc aber es k nnen auch unsichtbare Zeichen verwendet werden wie Space Leertaste CR Carriage Return Zeilen
153. gekreuzt ist oder nicht Dabei spielt es keine Rolle ob ein DI oder ein M gesetzt wurde da die Routine auf diagonale Linien pr ft Felder k nnen daher auch interpretiert werden wenn sie handschriftlich angekreuzt wurden Hinweis Im manchen F llen kann diese Option auch f r Anwendungen verwendet werden wo ein bestimmter Text in ein Feld geschrieben werden soll wenn die Zone leer oder gef llt ist Ist z B eine bestimmte Stelle des Dokumentes beschrieben egal ob Text oder Grafik so wird die Zone als markiert erkannt und ein freier Text kann definiert werden Barcode Wird als Inhaltstyp f r die Zone Barcode gew hlt so werden die Felder Barcode Typ und Barcode Einstellungen aktiv Jeder Zone kann nur ein bestimmter Barcode zugewiesen werden Folgende Barcode Typen werden unterst tzt 2 of 5 interleaved Kann nur Zahlen darstellen Alpha 39 Kann Zahlen und Buchstaben Codabar Kann und ABCDENT und die Sonderzeichen Code 93 Kann Zahlen und Buchstaben LEERSTELLE Code 128 Hat einen umfangreichen Zeichensatz mit Zahlen Buchstaben Gro schreibung Kleinschreibung und hohe Informationsdichte bei rein numerischen Werten Die Pr fziffer wird bei diesem Barcode immer gepr ft und nicht mit ausgegeben PDF 417 Der Barcode PDF 417 ist ein zweidimensionaler Barcode der bis zu 3000 Zeichen beinhalten kann Dieser Barcode kann den kompletten ANSI Zeichensatz enthalten Der Barcode beinhaltet eine k
154. gin nicht im ODBC Treiber konfigurierbar Muss ein Login f r den Zugriff auf eine Datenbank konfiguriert werden so l sst sich das im Normalfall im ODBC Treiber einstellen Sollte dies nicht der Fall sein so bietet FileDirector die M glichkeit ein separates Login in der Datei web config auf dem Server zu konfigurieren Lesen Sie dazu im Installationshandbuch den Abschnitt ODBC Connection mit Passwort verwenden ODBC Verkn pfungen Seite 135 FileDirector Enterprise Manager Fristensteuerung bersicht Mit der Fristensteuerung kann man eine Ablauffrist einrichten ab wann ltere Daten aus dem Archiv entfernt oder auf definierte Prozesse gesendet werden sollen Die Fristensteuerung kann f r jeden Dokumententyp und jedes darin enthaltene Verzeichnis im Ablagesystem separat eingestellt werden Damit diese Aktion nach einem bestimmten Zeitraum angesto en wird muss die Fristensteuerung aktiviert und ber einen Zeitplaner berwacht werden Die eingestellten Aktionen werden dann durchgef hrt Siehe Fristensteuerung bei der Einrichtung der Zeitplaner Neue Fristensteuerung erstellen In der Aktenschrank Baumstruktur des Enterprise Managers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Fristensteuerung und w hlen Sie Neu Im anschlie enden Konfigurationsfenster k nnen Sie die Einstellungen f r jeden Dokumententyp innerhalb des Aktenschranks definieren Alle Fristensteuerungen die in Dokumenten innerhalb des Aktenschranks
155. gleichen Konto gestartet werden wie der Dienst MSSQLServer Fristensteuerung Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r eine Fristensteuerung gem der Einstellung in jedem Dokumententyp Basierend auf der Konfiguration des Dokumententyps k nnen sie einem Prozess im Prozessmanagement bergeben werden zu einem anderen Speicherort exportiert exportiert und gel scht oder einfach komplett entfernt werden Die Fristensteuerung wird falls aktiv ber alle Aktenschr nke hinweg ausgef hrt Die einzigen erforderlichen Einstellungen dieses Zeitplaners werden in Zeitplaner Allgemeine Einstellungen gesetzt Die Einstellungen der Fristensteuerung f r die Dokumenttypen wird eingestellt in der Fristensteuerung Zeitplaner f r Container Speicher Mit diesem Zeitplaner k nnen Container die in den Speicherpools zus tzlich zu den Speicherorten definiert sind aufgef llt werden Die Daten des Speicherpools werden in einem Container in komprimierter Form gespeichert und zur Datensicherung gespeichert Mit Containern kann die Datensicherung erheblich Zeitplaner Seite 47 FileDirector Enterprise Manager komfortabler stattfinden da die Datenmengen reduziert und die Datensicherung performanter wird Wird dieser Zeitplaner ausgef hrt so werden die Daten aus dem Datenverzeichnis Standard filedirector data in den Zielort des Containers berf hrt Daten in gespiegelten Speicherorten werden nicht in den Container geschoben
156. gt in der Auswahl Benutzer und Gruppen auf der linken Seite im Enterprise Manager Fenster Hinweis F r die Nutzung der internen FileDirector Benutzerverwaltung sind ggf nderungen in den Einstellungen des US notwendig Siehe Installation Guide Interne Dom nen Wenn FileDirector zum ersten Mal mit Hilfe des Config Utility konfiguriert wird kann auf der Registerkarte Benutzer und Gruppen eingestellt werden dass die Windows Dom ne zur Authentifizierung verwendet werden soll Sie k nnen auch eine FileDirector interne Dom ne bestimmen welche standardm ig FileDirector lautet Benutzer und Gruppen Seite 34 FileDirector Enterprise Manager In Enterprise Manager k nnen Sie dann Benutzer und Gruppen der internen Dom ne erstellen und den Zugang zu FileDirector unabh ngig von der Windows Dom ne konfigurieren Wenn Sie zum Beispiel Kunden den Zugang zu bestimmten Unterlagen in FileDirector erm glichen und dazu die interne Benutzerverwaltung benutzen wollen dann m ssen Sie keine Benutzerkonten innerhalb der Windows Dom ne erstellen Interne Dom nen verwalten Eine interne Dom ne wird erstellt wenn FileDirector zum ersten Mal mit Hilfe des Config Utility konfiguriert wird Zum Erstellen weiterer Dom nen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Einstellungen Karteikarte Allgemein Auf dieser Registerkarte k nnen Sie angeben nach welcher Zeit in Tagen die Kennw rter
157. h einem erfolgreichen Import muss ggf die Ansicht im Enterprise Manager aktualisiert werden Wichtige Hinweise zum Strukturimport Erstellungsort der Aktenschrankdatenbank Die Datenbank des Aktenschrankes wird in dem Pfad erstellt in dem sich die Konfigurationsdatenbank FDconfig befindet SQL Datenbankversion Ein Strukturdatenexport zwischen SQL Server 2000 und SQL Server 2005 ist in beiden Richtungen m glich Der Strukturdatenaustausch mit einem Oracle Server wird momentan noch nicht unterst tzt Identische FileDirector Server Versionsnummer Beachten Sie dass die Versionsnummer des exportierten FileDirector Aktenschrankes die gleiche Versionsnummer haben muss wie der FileDirector Server in den importiert werden soll Die exportierte Datenbank des Aktenschrankes muss also die gleiche Datenbankstruktur aufweisen wie der Zielserver Rechte werden nicht bernommen Die Rechtestruktur wird nicht aus dem Quellaktenschrank bernommen weder bei der Kopie noch bei dem Klon Sie m ssen entsprechend neu konfiguriert werden da entweder die Serverumgebung der Rechtestrukturen oder Zugriffsstrukturen bei der Kopie dem Klon anders sein k nnen Benutzer die in Prozessen konfiguriert wurden werden zun chst bernommen und m ssen sp ter nach dem Import berpr ft und ggf an die neue Benutzerstruktur angepasst werden ODBC Die eingerichteten ODBC Links werden in die Kopie den Klon bertragen wobei die ODBC Quellen im Win
158. h wie bei den anderen Scannern Scanprofile Seite 166 FileDirector Enterprise Manager Testscan im Scanprofil Scannen Um einen Testscan au erhalb des Einstellfensters durchzuf hren klicken Sie auf den Button Scan Da dies ein Testscan ist werden die Bilder nicht gespeichert Scanprozess anhalten Scannen wird gestoppt durch Klick auf den Button Scanprozess anhalten Ansicht Anpassen ber Anpassen wird das aktuell angezeigte Bild durch eine Autozoomfunktion automatisch in den Anzeigebereich angepasst Breite anpassen Das angezeigte Bild wird durch den Button Breite anpassen automatisch an die Breite des Anzeigefensters angepasst Originalgr e Das Bild wird durch den Button Originalgr e automatisch in seiner originalen Gr e angezeigt Bereich zoomen Der Button Bereich zoomen schaltet den Modus Bereich zoomen ein Der Mauszeiger ver ndert sich in ein Fadenkreuz Wird die linke Maustaste gehalten kann ein Zoombereich aufgezogen werden Zoom Klick auf den Button Zoom vergr ert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Zoom Klick auf den Button Zoom verkleinert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Sicherheit Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten Scanprofile werden f r die jeweiligen Scanner der Firma konfiguriert Existieren in der Firma mehrere Scanner Arbeitspl tze mit verschiedenen Scannern so entsteht schnell eine un bersichtliche Liste von Scanprofilen
159. he erkannt w rde OCR Parameter im Formular In der Konfiguration der OCR Formulare gibt es einen Reiter f r die OCR Parameter die f r das gesamte Formular und nicht nur f r die einzelnen Zonen gelten OCR Formularerkennung Seite 195 FileDirector Enterprise Manager Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen wird die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen erm glicht F r die Bildverbesserung werden zun chst die Einstellungen f r das gesamte Formular danach die Einstellungen f r die Zone verwendet Wie die Filter f r die Bildverbesserung zu konfigurieren sind lesen Sie bitte im Abschnitt Bildverbesserung Zonen Bei der Testerkennung w hrend der Formularerstellung und bei der Lesung der Zonen werden die Einstellungen f r das Formular verwendet Die verschiedenen Einstellungen f r die manuelle OCH Lesung werden im Scanprofil eingestellt Siehe Verwende OCR und Formularerkennung Auch bei der Verwendung der OCR Erkennung bei einem Datei Import ber einen Zeitplaner werden die Spracheinstellungen der OCR Parameter des Formulars herangezogen Siehe Datei Import Zeitplaner Deaktivieren eines OCR Formulars In einer Formularerkennung werden alle eingerichteten Formulare ber cksichtigt Um Konfigurationsanpassungen oder Vorbereitungen machen zu k nnen k nnen Formulare aus der Formularerkennung ausgeschlossen werden damit sie bei einer Erkennung nicht ber cksichtigt werden Um ein Formular zu deak
160. he nasser 49 Verwendung von OCR und Formularerkennung 49 GIE le el 49 Dateinamen aufspalten uunneiennennn essen nn nennen nennen 50 ENEE ee 51 Schwarzwei Seiten erzwingen uuessssnensnnennnnnennennnnnnnennnnnnennnnnnnennennnnennnnnnnsnnennnnnnnnnnense nennen 51 Vorschau des zusammengef gten Bildes 22200s040222020020000nonnnnnennnnnnennnnnnnennennnnennnnennennennn 51 Zu PDF A konvertieren tnta nentet t knna en annt EEEE EAAS EE EEEE AE ERER S EEE En nanenane Enn 51 AEI A E T A E E T E T 51 Inhaltsverzeichnis Seite 6 FileDirector Enterprise Manager Index Import Zeitplaner au a sen 52 Index Import Einstellungen n 2 0 2 en 52 index import via ODBC encrenar aka ehuullesihee 53 Dokumente mit 0 Seiten ber Indeximport anlegen ssssssssssssssssssressssssrrenrnssssssrrernnssssesereene 53 L schen von doppelten Dokumenten beim Indexvimport 53 Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis uusssrs0s0sessnnnnennnnnnnnnnnnennnnnnn nennen 54 Index und Datei Import Zeitpolaner assii isinisi ensikerran niasin srania Sennake a 54 COLD Import E ie E DEE 55 XML Import Zeitplaner a 22 0 2 ea Ds en ern 55 Retrieval Import Zeitplaner Yun RT nk 56 eutsleiege EE 57 Aktenschrank ae I AEO EA OA AEAEE 57 Dokumententypen Indexfelder uuuuuuueesseeenseenessnnnnnennnnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnsnnnennnn 57 M ilstoreZeitplaner sde ege 57 FileDir
161. heint eine Maske in der Sie einen Namen und eine Beschreibung eintragen k nnen W hlen Sie den Zielaktenschrank einen Dokumententyp und das Indexfeld aus in das der Inhalt des Feldes aus der Applikation geschrieben werden soll Die Felder und Dokumententypen m ssen daf r zuvor angelegt worden sein damit sie w hlbar sind Felder l schen Mit dieser Option kann eingestellt werden ob bei einem erneuten bernehmen der Felder ber die Hotkeys alle Eintr ge zuvor geleert werden sollen oder ob sie nur zu den vorherigen Eintr gen erg nzt werden Dokument anzeigen Wird ein Dokument ber den Codeless Connector gesucht dann kann mit dieser Option eingestellt werden dass das Dokument sofort angezeigt wird Gefundener Text Neben diesem Feld ist ein kleines Fadenkreuz abgebildet Damit k nnen die Felder verkn pft werden ffnen Sie zun chst Ihre Windows Anwendung aus der Sie einen Feldeintrag bernehmen wollen und dann einen Codeless Connector Klicken Sie auf das Fadenkreuz und halten Sie es mit der linken Maustaste fest Ziehen Sie nun das Fadenkreuz auf das Zielfeld aus Ihrer Anwendung Im Testfeld Gefundener Text sehen Sie nun zur Kontrolle den Inhalt des ausgelesenen Textes aus dem verkn pften Feld Mit dieser Zieloption wei er Hintergrund ist die Verkn pfung von Feldern mit beliebigen Windows Applikationen m glich die mit Controls arbeiten Felder aus Java Applikationen aus einem Browser k nnen verkn pft wer
162. hentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ablagesystem Designer Seite 122 FileDirector Enterprise Manager Erweitert Im Reiter Erweitert k nnen Sie die Rechte verfeinern das hei t dass die eingestellten Sicherheitseinstellungen nur gelten wenn eine hier eingerichtete Kondition zutrifft W hlen Sie daf r ein Indexfeld aus welches die abzugleichenden Werte enth lt Danach selektieren Sie eine Wortauswahlliste Ihr Inhalt wird in der darunter befindlichen Liste angezeigt Markieren Sie nun die Eintr ge f r die die eing
163. hr nke Seite 79 FileDirector Enterprise Manager ge ndert werden so markieren Sie den Aktenschrank und w hlen Sie Eigenschaften ber Logo ndern kann jetzt eine Grafik ausgew hlt werden Diese Grafik wird sp ter im Steuermen des WinClients sichtbar Ist dem Aktenschrank kein Logo zugewiesen so erscheint das Logo das unter dem Namen custlogo gif im Programmpfad des WinClients gespeichert ist Hierzu finden Sie eine Erl uterung im Installationshandbuch Sicherheit Aktenschrank Im Reiter Sicherheit werden die Gruppen und Benutzer eingerichtet die diesen Aktenschrank verwenden d rfen Aktenschr nke k nnen im Enterprise Manager nur gesehen werden wenn der Benutzer Vollzugriff hat Ein Administrator oder ein Benutzer mit dem Recht Vollzugriff kann hier die Rechte der jeweiligen Benutzer und Gruppen konfigurieren Die allgemeinen Windows Grundrechte werden f r jeden Benutzer in der Windows Sicherheit festgelegt Um bestimmten Benutzern Rechte zuweisen zu k nnen siehe FileDirector Benutzer Gruppen Im FileDirector k nnen Rechte auf verschiedenen Ebenen vergeben werden Im Aktenschrank Im Dokumententyp Siehe Dokumententyp Sicherheit In Feldern Siehe Filter Im Ablagesystem Feldern Siehe Sicherheit Ablagesystem F r einzelne Dokumente im WinClient siehe Benutzerhandbuch Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe Um Rechte korrekt zu vergeben m ssen diverse Regeln eingehalten werden So kann man Rechte f r Benutzer
164. hr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den entgangenen Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde
165. hte vererbt werden und die Funktion wird zun chst nicht erlaubt Dadurch kann man erreichen dass die Rechte erst auf Dokumententypebene vergeben werden Beispiel Gruppe Verwaltung beinhaltet die Benutzer Peter und Paul Die Gruppe Verwaltung ist in Gruppe fd scan Verwaltung ist den Aktenschrankrechten zugeteilt aber es wurden hier keine H kchen gesetzt hat also auf Aktenschrankebene keine Rechte Da hier nun keine Rechte vererbt werden k nnen hat die Gruppe auf Dokumententypebene keine Rechte Hier k nnen jetzt der Gruppe die Dokumententypen freigegeben werden die sie sehen und bearbeiten sollen Hinzuf gen von Benutzern Gruppen Soll einem Benutzer explizit ein Recht zugewiesen werden so muss er erst ber FileDirector Benutzer Gruppen importiert werden damit er in der Auswahlliste zur Verf gung steht Siehe FileDirector Benutzer Gruppen W hlen Sie dann Hinzuf gen damit Sie die Konten und Gruppen ausw hlen k nnen Tipp Wenn der Benutzer der den FileDirector administrieren darf als erstes die kompletten Berechtigungen erh lt dann wird er immer an alle Funktionen gelangen auch wenn er versehentlich der Gruppe fd admins den Vollzugriff verweigert hat Konten w hlen Es k nnen mehrere Benutzer hintereinander markiert und der Auswahl hinzugef gt werden Die Anzeige der Benutzer und Gruppen kann alphabetisch sortiert werden indem auf den Spaltennamen geklickt wird Rechte auf Aktenschrankebene
166. ich der Zone Diese Optimierungen werden vor allen anderen Zeichenanpassungen die in einer Zone durchgef hrt werden k nnen durchgef hrt Erst nach diesen Ver nderungen wird eine OCR Lesung gemacht Hinweis F r die besten Einstellungen gibt es keine Empfehlungen Hier muss entsprechend der Vorlage getestet werden Besonders hilfreich k nnen diese Einstellungen bei schwach lesbaren Vorlagen Nadeldruck oder farbigem Papier sein Beachten Sie dass eine falsche Einstellung der Filter auch zu schlechteren Ergebnisse f hren kann Zoneninhalt Ist eine Zone aufgezogen worden so kann zun chst der Inhalt der Zone definiert werden Eine Zone kann nur einen Inhaltstyp beinhalten aber der Inhalt einer Zone kann mehreren Indexfeldern zugewiesen werden OCR Formularerkennung Seite 184 FileDirector Enterprise Manager Inhaltstypen Der Typ des Inhalts einer Zone muss bestimmt werden Die folgenden Optionen stehen zu Auswahl Automatisch Diese Einstellung versucht die entsprechenden Inhaltstypen au er Barcode und OMR automatisch zu erkennen Wenn die Zeichen hierbei nicht erkannt werden z B bei Nadeldruck so sollte man die eingeschr nkten speziellen Typen w hlen Omnifont Diese Einstellung erkennt gedruckten Text bzw Text von Laser oder Tintenstrahldruckern Maschinengeschriebene Texte in guter Qualit t werden in den meisten F llen auch erkannt 9 Nadeldrucker 24 Nadeldrucker Verwenden
167. ich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen vorhanden sind fd user Lizenz User concurrent In dieser Gruppe werden Benutzer eingerichtet die nur recherchieren und vorhandene Dokumente ndern k nnen Ist ein Benutzer nur in dieser Gruppe kann er sich nur mit den Rechten zur Suche und Andern von Dokumenten mit dem WinClient einloggen In dieser Gruppe k nnen mehr Benutzer eingetragen werden als Lizenzen vorhanden sind concurrent Sind alle Lizenzen belegt so muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste Benutzer einloggen kann Reihenfolge des Lizenzabrufs In der folgenden Liste wird aufgef hrt in welcher Reihenfolge die Lizenzen des FileDirectors belegt werden Abk rzungen ScanN Scan named ScanC Scan concurrent UserN User named UserC User concurrent x nicht lizenziert Benutzerzugang den Enterprise Manager Der Benutzer des Enterprise Manager belegt keine Lizenz Benutzerzugang f r eine Nicht Scanstation Recherche Einrichtung des WinClients ohne Parameter scanstation FD Admins ScanN ch ScanC gt UserN gt User gt X Scan Named ScanN gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named UserN gt X User Concurrent UserC gt X Damit ein Benutzer der Gruppe FD admins eine Named Lizenz zugewiesen bekommt muss er Mitglied der Gruppe sein aus der er diese Lizenz erhalten soll Beispiel Meldet sich ein Benutzer aus der Gruppe FD ad
168. ichtung einer ODBC Quelle lesen Sie bitte das Kapitel ODBC Quelle im Windows einrichten ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten Die Wortliste die eingelesen werden soll muss sich in einer hinterlegten Tabelle befinden die aus den Spalten Name Beschreibung und K rzel besteht Sind diese drei Spalten vorhanden so k nnen sie bei der Einrichtung im FileDirector bei der Konfiguration der ODBC Verkn pfung zugeordnet werden Bei der Zuordnung werden am Ende der gelisteten Felder drei Rubriken f r die Wortlisten aufgef hrt Wortauswahllisten Seite 117 FileDirector Enterprise Manager lt Wortauswahl Name gt lt Wortauswahl K rzel gt lt Wortauswahl Beschreibung gt Werden diese Spalten entsprechend den Eintr gen in der Wortliste zugeordnet so kann der ODBC Link f r eine Einrichtung einer Wortliste verwendet werden ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen Um eine ODBC Verkn pfung einer Wortliste hinzuzuf gen klicken Sie auf die Eigenschaften einer angelegten Wortliste Hier kann die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden Danach muss noch das Wortlistenfeld das den ODBC Link beinhalten soll definiert werden Legen Sie ein Feld an das Wortliste als Eigenschaft hat Als Wortauswahlliste geben Sie nun die Wortliste an die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegt ist Mischen von festen und dynamischen Eintr gen Die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegte Wortliste kann auch um feste Worteintr ge erg nzt we
169. ie auch in der Datenbank auf dem SQL Server abgelegt werden Die zugeh rigen Thumbnails werden nicht als separate Datei abgelegt sondern sind in der XML Datei implementiert Bei nderungen werden f r gescannte Daten nur die nderungen bzw die hinzu gescannten Seiten gespeichert bei EDocs wird das gesamte ge nderte Dokument erneut im Originalformat gespeichert Aktueller Unterordner Location SubID Der aktuelle Unterordner zeigt an wie viele Ordner bereits angelegt wurden und in welchen Ordner gerade archiviert wird Container ber den Zeitplaner werden die Daten aus dem Dateisystem in eine Containerdatei geschrieben Diese Containerdatei wird in das als Speicherort angegebene Verzeichnis geschrieben Der Benutzer fd server muss Zugriff auf dieses Verzeichnis haben In einem Speicherpool in dem ein Container angelegt werden soll muss immer zun chst ein Speicherort existieren aus dem die Daten ber den Zeitplaner in den Container geschoben werden Ein Container ist nur dann konfigurierbar wenn ein Speicherort existiert Maximale Gr e In dem angegebenen Verzeichnis werden die Containerdateien mit der maximalen Gr enbegrenzung abgelegt die hier vorgegeben wurde Somit Speicherpools Seite 126 FileDirector Enterprise Manager k nnen die Daten in Datenpakete aufgeteilt werden die f r das verwendete Speichermedium optimiert sind Verschl sselung Die Datenverschl sselung wird ber einen Blowfi
170. ie aus dem angegebenen Verzeichnis gel scht Sollte beim Import ein Fehler auftreten so wird ein Unterverzeichnis Errors erzeugt in das die Daten mit Zeitstempel geschrieben werden Das kann z B auftreten wenn die Zeichenanzahl der Zielfelder nicht ausreicht Achten Sie auch darauf dass der Benutzer fd server zur Abholung der Daten gen gend Rechte auf das Importverzeichnis hat da er die Daten lesen verschieben und l schen muss Wurde keine Bedingung f r eine E Mail definiert so verbleibt die E Mail im Verzeichnis und wird nicht abgeholt Sollen diese E Mails ebenfalls abgeholt werden so muss eine entsprechende Bedingung eingerichtet werden Beim n chsten Start des Zeitplaners werden diese E Mails entsprechend importiert Zeitplaner Seite 62 FileDirector Enterprise Manager Skripte bersicht FileDirector bietet die M glichkeit Skripte zu hinterlegen welche im WinClient von zuvor definierten Benutzern ausgef hrt werden k nnen Konfiguration Im Kontextmen der rechten Maustaste kann mit Neu ein neues Skript hinterlegt werden F r jedes Skript k nnen eigene Sicherheitseinstellungen gew hlt werden Name Hier wird ein Name f r das jeweilige Skript hinterlegt Dies ist der Name welcher im WinClient angezeigt wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung hinterlegt werden was die Verwaltung der Skripte vereinfacht Skript Hier wird das Skript in Form einer SQL Abfrage hinterlegt Tabellennam
171. ie dann sp ter manuell nachindiziert werden OCR Parameter Eigenschaften Auf dem Zweig OCR f r die Formulareinstellung k nnen ber die rechte Maustaste die Eigenschaften f r die OCR Parameter aufgerufen werden Hier k nnen allgemeine Eigenschaften f r die OCR Erkennung eingestellt werden die bekannt sein m ssen noch bevor die Einstellungen eines bestimmten Formulars gelesen werden k nnen Um ein OCR Formular erstellen zu k nnen muss zuvor ein Fallback Dokumententyp erstellt und zugewiesen worden sein Dies kann w hrend der Erstellung des ersten Formulars erfolgen oder nachtr glich in den Eigenschaften des OCR Knotens unter OCR Parameter konfiguriert werden In diesen Dokumententyp werden alle nicht erkannten Dokumente geschoben und k nnen dort nachindiziert und in die richtigen Dokumententypen geschoben werden Hinweis Soll ein Benutzer die OCR Formularerkennung verwenden so muss dieser auf alle Dokumententypen die erkannt werden k nnen ausreichende Rechte besitzen Auf den Fallback Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente muss bei Verwendung der Formularerkennung der Zugriff immer m glich sein Sprachen Western OCR Engine F r die Erkennung k nnen verschiedene Sprachen eingestellt werden Die Western OCR Engine stellt folgende Sprachen zur Verf gung Englisch Deutsch Franz sisch Niederl ndisch Spanisch Italienisch Griechisch Russisch Norwegisch Schwedisch Finnisch D nisch Portugiesisch Katala
172. ie den Zweig Client Konfiguration und erstellen Sie ber Neu ein neues Layout Allgemein Auf dem Reiter Allgemein geben Sie den Namen und die Beschreibung f r die Clientkonfiguration ein ber Hinzuf gen k nnen die Benutzer und Gruppen ausgew hlt werden die dieses Layout verwenden sollen Alle in den eingetragenen Gruppen befindlichen Benutzer erhalten bei Verwendung des WinClients diese vordefinierte Konfiguration Hinweis Befindet sich ein Benutzer in mehreren Gruppen so wird die erste Konfiguration verwendet die gefunden wird Achten Sie daher auf eine eindeutige Gruppenzugeh rigkeit der Benutzer Anordnung Im Reiter Anordnung kann die Ansicht der Men s angepasst werden Die Anpassung der Men s kann wie bei g ngigen Windows Anwendungen konfiguriert werden Jede Schaltfl che hat ein Pull down Men das Sie aufklappen k nnen wenn Sie auf den jeweiligen Pfeil klicken Hier k nnen Sie die kompletten Werkzeugk sten ein oder ausblenden Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option nicht markiert so ist es dem Benutzer dieses Layouts generell nicht erlaubt die Buttonanordnung zu ver ndern Ist sie erlaubt so kann man im WinClient mit der rechten Taste durch Doppelklick das Anpassungsmen ausw hlen Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Die Schnellanpassung blendet die Pfeile zwischen den Icons f r die Benutzer dieses Layouts ein bzw aus Dadurch ist die Anpassung leichter vorzunehmen Cl
173. ient Konfiguration Seite 65 FileDirector Enterprise Manager Befehle aktivieren deaktivieren Mit dieser Option wird erm glicht dass f r den Client Befehle aus der Men leiste und dem Steuerfeld komplett ausgeblendet werden k nnen Somit ist auch eine Einschr nkung der Befehle m glich wenn der Client selbst Anderungen vornehmen darf Kundenspezifische Anpassung Um kundenspezifische Anpassungen zu machen klicken Sie auf den Befehl Anpassen Unter dem Reiter Symbolleisten k nnen die kompletten Symbolleisten ein bzw ausgeblendet werden Im Reiter Befehle k nnen einzelne Befehle zu den Symbolleisten hinzugef gt werden indem man die aufgef hrten Icons per Drag amp Drop in die einzelnen Leisten hineinzieht Markieren Sie das Icon das Sie zu einer vorhandenen Symbolleiste hinzuf gen m chten und ziehen Sie es bei gedr ckter linker Maustaste in die Symbolleiste des Client Konfigurationsfensters Entfernen eines Befehls aus dem Men Soll ein Befehl aus dem Men entfernt werden so ffnen Sie das Fenster f r die kundenspezifische Anpassung markieren Sie das Icon mit gehaltener linken Maustaste im Client Konfigurationsfenster und ziehen Sie es einfach aus der Symbolleiste in einen leeren Bereich auf dem Bildschirm Optionen Der Reiter Optionen der kundenspezifischen Anpassungen bietet die M glichkeit die Ansicht und das Verhalten der Men s zu ver ndern Hier kann eingestellt werden ob die Men s immer vollst ndig a
174. ier Ee Rn TEE 120 HIEN EE 120 SIE EE ine nnkenkrekinneneiesuukifnesiiheree 120 ETS E TEE 120 Sicherheit auf Ablagesvstemebene REENEN 120 e ein ET GE 121 e E TEE 123 Ansicht inm WinCHENt kennen 123 le EN e KE It E 124 NeuerSpeicherpool un ln a en 124 TEE EE 124 Speichef rteinrichtenan rt ne ak 124 Einstellung enge Speich amp r rtes nn ae IN mare 125 ed Le EE 126 Einzelheiten das Dateisystem aneus sense une een 126 Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis 126 Aktueller Unterordner Location SublD 2u02222u02000n nnenennennennnnnnennnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnennennnn 126 Gel phd 012 sa ebessen ET deae TAE 126 Maximal ee E 126 VIE 127 Kompression Arsen ee A ea ine A hass eeTeRae Beh ee 127 Infos zur Containerdatel sseseesssseessesetesetrrssttrrssttrrssttrtesttttssttttssttrtssttttssttntsstttnsstennsstne nennt 127 lRIET ge lu e 127 Speicherpool zuordnen earth geek 128 Speicherpool spiegeln ae ERAN 128 Speicherpool Speicherorte J schen 128 Einen vorhandenen Speicherort aufteilen sssnnnssssssssennessssesreennrsssssserenrnsssseserennnssssrsereennssssenne 128 Splitten der Dat EE 129 Einrichten der Speicherorte im Enterprise Manager 129 ODBC Verkn pfungen uuunsussnennnnnnnnnnnnnannnnnnennnnnnnnnnnnnnnn 191 Eege 131 ODBC Quelle im Windows einrichten s sssssssesssesssesrsssrrrrssetrrssrrersstnrssttttssttnnssttetsstennsstnnessttnnnt 131 ODBC Verk
175. ier eingestellte Formular f r die Zonenerkennung zum F llen der Indexfelder verwendet OCR Parameter F r die Sprachoptionen und Erkennungsoptimierung werden die Einstellungen der OCR Parameter des definierten Formulars verwendet Bei den Optionen Verwende alle Formulare zur Erkennung und Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps werden die Einstellungen f r die Erkennung des Identifikationsmerkmals herangezogen die in den Eigenschaften des OCR Knotens vorgenommen wurden Bei der Option Verwende immer dieses Formular werden die OCR Parameter herangezogen die im Formular selbst eingestellt wurden OCR gt Parameter im Formular Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweitert k nnen Stempel gesetzt Felder auf vordefinierte Werte gesetzt und Personen f r die Nacherfassung benannt werden Stempel Mit diesen Einstellungen k nnen automatisch vordefinierte Stempel w hrend des Scanvorgangs gesetzt werden Wenn Sie wissen m chten wie ein Stempel erstellt wird dann lesen Sie bitte das Kapitel Stempel Ein automatisch gesetzter Stempel kann nicht wieder entfernt werden weil er direkt in die TIFF Datei eingebettet wird Ein manuell gesetzter Stempel wird als Notiz angef gt und kann versteckt verschoben oder ge ndert werden Stempel platzieren Wenn Sie einen vordefinierten Stempel ausgew hlt haben dann muss dieser platziert werden Laden Sie dazu eine Vorlage in die Vorschau der Konfiguration des Scanprofils Dadurch wi
176. iese Funktion aktivieren wenn die Audit Aufzeichnungen archiviert werden soll Unter Zu protokollierende Ereignistypen k nnen Sie die Typen der Ereignisse konfigurieren die protokolliert werden sollen Information Fehler oder Warnungen Ereignisse Seite 30 FileDirector Enterprise Manager Mit der Schaltfl che Protokoll jetzt l schen werden alle Protokolleintr ge sofort aus der Datenbank gel scht Wenn Sie Archiviere Protokolldateien ausgew hlt haben werden die Datens tze archiviert bevor sie aus der Datenbank entfernt werden Hinweis Die Protokollierung sollten Sie regelm ig verwalten da alle Eintr ge in der Datenbank gespeichert werden und die Datenbank st ndig anw chst Die Einstellungen sollten Sie so w hlen dass nur die Eintr ge geloggt werden die tats chlich ben tigt werden Karteikarte Server Auf der Karteikarte Server k nnen Sie festlegen welche Ereignisse f r FileDirector Server Prozessmanagement und dem Server Zeitplaner protokolliert werden Aktivieren Sie jeweils das entsprechende Kontrollk stchen Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig von allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Karteikarte Sitzungen Auf der Karteikarte Sitzungen k nnen die zu protokollierenden Ereignisse pro Sitzung ausgew hlt werde
177. ileDirector Enterprise Manager FileDirector MailStore Um die E Mails als eml in ein Verzeichnis zu speichern wird das Zusatzprogramm FileDirector MailStore verwendet Dieses Tool wird auf dem Rechner installiert auf dem ein SMTP Server Dienst installiert ist Alle E Mails die durch diesen Dienst geschleust werden werden in ein angegebenes Verzeichnis geschrieben und k nnen archiviert werden FileDirector MailStore Installation Zur Installation des FileDirector MailStores finden Sie die Installationsdatei FileDirector MailStore msi auf der FileDirector CD sofern diese Option lizenziert wurde F hren Sie diese Datei auf dem Rechner aus auf dem der SMTP Serverdienst installiert ist Hinweis Der Dienst ist eine Komponente der Windows Installation vom IIS und wird in den Diensten Windows unter Simple Mail Transfer Protocol SMTP aufgef hrt Zur Konfiguration starten Sie das Programm FileDirector MailStore Config exe unter Start gt Programme gt FileDirector gt MailStoreConfig F r Exchange 2007 und 2010 gibt es ein separates MailStore welches die E Mails vom Exchange Transport Service abgreift F r Exchange 2003 ist nach wie vor das alte MailStore erh ltlich welches nach wie vor den Microsoft SMTP Dienst zum Archivieren von E Mails benutzt Damit die E Mails in das Verzeichnis geschoben werden muss dieses Tool mindestens einmal aufgerufen werden Hier wird unter Mailstore path der Pfad f r die zu archiviere
178. in Wert Minuten f r den Ablauf einer Sitzung angegeben Dieser Wert gibt die Verz gerung an nach der eine Lizenz wieder freigegeben wird wenn eine Anwendung FileDirector Enterprise Manager oder FileDirector WinClient nicht benutzt wird Wurde eine Anwendung korrekt beendet dann wird die Lizenz sofort wieder frei Wurde eine Anwendung unerwartet beendet z B mit dem Windows Task Manager dann wird die verwendete Lizenz erst nach Ablauf des zuvor eingestellten Timeout wieder frei Standard 30 Minuten SQL Tabelle Aktive Benutzer Die Liste der aktiven Benutzer wird in der Tabelle ActiveUser gespeichert Falls es aus einem unvorhersehbaren Grund dazu kommen sollte dass ein Benutzer gesperrt ist und die Verbindung beendet werden soll kann der entsprechende Eintrag aus dieser Tabelle gel scht werden Vorsicht Dadurch k nnte eine bestehende Verbindung getrennt werden Hinweis Wird eine zeitgesteuerte Nachricht in den WinClient Optionen eingestellt so wird jedes Mal nach dem dort eingestellten Intervall eine Verbindung zum FileDirector Server hergestellt Wenn diese Zeitspanne k rzer ist als die des Sitzungs Timeouts wird die Verbindung nie automatisch geschlossen und die Lizenz wird nie freigegeben werden Ereignisse Seite 33 FileDirector Enterprise Manager Benutzer und Gruppen W hrend der Installation des FileDirectors werden f nf spezielle Gruppen und ein Benutzer angelegt mit dem der FileDirector selbst ar
179. inClient durchf hrt werden Dokumente gefiltert deren Dokumententyp dieses Indexfeld verwendet Ein Benutzerkonto f r das eine Filterregel eingerichtet ist bekommt nur diejenigen Dokumente als Suchergebnis angezeigt f r die der Vergleich des Indexinhalts mit dem Filterwert eine wahre Aussage ergibt Hinweis Felder Seite 102 FileDirector Enterprise Manager Ist dem Filterfeld eine Wortliste hinterlegt so kann nur der Vergleichswert gleich oder ungleich lt gt verwendet werden Alle anderen Vergleichswerte werden wie gleich behandelt Konten hinzuf gen F gen Sie ber Konten hinzuf gen ein Konto hinzu das alle Dokumente mit einem bestimmten Filterwert sehen soll Vergleiche Im Bereich Vergleiche kann eine Einschr nkung f r die Auswahl des Strings getroffen werden der erlaubt sein soll Wenn sich die Zeichenfolge irgendwo im String befindet dann kann das Dokument gesehen werden Der Benutzer kann das Dokument sehen wenn genau dieser String im Feld gefunden wird gt Gr er als eine bestimmte Zahl gt Gr er oder gleich einer bestimmte Zahl lt Kleiner als eine Zahl lt Kleiner oder gleich einer bestimmten Zahl lt gt Ungleich Variabel Unter Variabel k nnen Kontoeintr ge ausgew hlt werden die sich erst im Arbeitsverlauf ergeben Hierzu m ssen in den Feldern die entsprechenden Werte wie der Kontoname der vollst
180. inClient oder den WebServer in einer HTML Definition konfiguriert werden Hilfe W hlt man ein Element aus der angebotenen Hilfe aus so wird dieser Eintrag an der Stelle des Vorschaufensters generiert wo sie der Cursor befunden hat Beispiel lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLink gt gt Zeige Dokument im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWebLink gt gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt a gt lt p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBED001 gt gt lt p gt lt body gt lt html gt Prozessmanagement Seite 147 FileDirector Enterprise Manager Link in der automatischen E Mail zum WinClient oder zum WebServer In der Textdatei wird der Ausdruck lt FDWinCLink gt durch einen Link in der
181. ines Klons Erg nzungen und nderungen zur Datenbankstruktur k nnen nur auf dem Quellserver hinzugef gt werden und danach mit dem Klon synchronisiert werden In einem Klon d rfen keine manuellen Anderungen vorgenommen werden Synchronisieren einer Kopie nderungen werden nicht bernommen nderungen an bereits vorhandenen Feldern werden nicht synchronisiert und m ssen in der Kopie manuell ge ndert werden Strukturdaten werden nicht gel scht nur hinzugef gt Die Strukturdaten werden beim Synchronisieren NICHT gel scht Sollten also Felder oder andere Objekte im Original gel scht werden so m ssen sie auch in der Kopie gel scht werden Werden Objekte in der Kopie gel scht so werden sie durch die Synchronisation des urspr nglichen Exports wieder erg nzt Beispiel Werden z B Felder in der Kopie und im Original manuell angelegt so werden diese jeweils mit unterschiedlichen IDs angelegt Wird danach das Original erneut exportiert und die Kopie synchronisiert so existiert danach das Feld in der Kopie doppelt da die Synchronisation nicht Namen sondern IDs pr ft Aktenschrank erneut registrieren Markieren Sie im FileDirector Enterprise Manager den Eintrag Aktenschr nke und klicken Sie auf Eigenschaften bzw w hlen Sie diesen Befehl aus dem Kontextmen rechte Maustaste aus Sie k nnen fr her gel schte Aktenschr nke markieren und ber Aktenschrank erneut registrieren wieder verf gbar machen Das ist nur m g
182. instellung kann unabh ngig voneinander f r OCR Zonen oder Barcode Zonen eingestellt werden Benutzerdefinierte Zeichen F r den Zoneninhalt werden hier die benutzerdefinierten erlaubten Zeichen f r das Formular definiert Wenn der Bereich Zoneninhalt aufgeklappt wird kann unter der Option Erlaubte Zeichen die Option Benutzerdefiniert angew hlt werden Damit werden in der Zone nur Zeichen erkannt die hier definiert wurden Die angegebenen Zeichen werden einfach direkt hintereinander eingetragen Hinweis Die Liste kann nicht f r jede Zone einzeln definiert werden sondern wird in jeder Zone herangezogen in der die Option Benutzerdefiniert gew hlt wurde Setze Feld auf folgenden Wert Diese Option ist im Prinzip unabh ngig von der OCR Erkennung aber man kann dadurch Felder bei einem Datei Import mit konstanten Inhalten vorbelegen Die Option ist wie im Scanprofil einstellbar wobei hier ein Wert im OCR Formular eine Einstellung die ggf im Scanprofil eingestellt ist berschreibt Verifizierungsfehler Hier k nnen die Einstellungen f r die Option Formulareinstellungen gt Indexfeld gt Indexfeld Zuordnung gt Verifizieren vorgenommen werden Zum einen kann bei einer nicht erfolgreichen Verifizierung der Inhalt des Indexfeldes gel scht werden und zum anderen kann ein Feld des Dokumententyps auf einen vorgegebenen oder benutzerdefinierten Wert gesetzt werden Dies kann f r eine erfolgreiche Verifizierung und f
183. irector Enterprise Manager Feldwert Der Feldwert definiert den Inhalt den das angegebene Feld beinhalten muss um ein Einchecken zu angegebener Zeit zu starten Werden mehrere Eintr ge hintereinander als Bedingung zum Einchecken definiert so werden diese nacheinander abgearbeitet d h die angegebenen Feldwerte werden nicht verkn pft Achten Sie darauf dass die angegebenen Bedingungen logisch aufgebaut werden und sich nicht gegenseitig ausschlie en Einstellung der Zeit Die Zeit f r das Einchecken der Dokumente wird auf einen bestimmten Zeitpunkt des Tages festgelegt Ist ein Upload Zeitplaner f r einen Benutzer definiert so wird das ber ein Symbol in der rechten unteren Ecke des Windows Infobereiches angezeigt sobald der Anwender sich am WinClient anmeldet Um die Zeiteinstellung zu sehen fahren Sie mit der Maus ber das Symbol und verweilen dort einen Augenblick es erscheint ein Tooltip der die eingestellte Zeit anzeigt Die eingestellte Zeit richtet sich nach der Zeit des Clients Wird z B eine Zeit von 15 00 auf dem Server in Europa eingestellt wird der Upload Zeitplaner entsprechend der Zeit des Clients in Europa und zeitversetzt in USA um 15 Uhr ausgef hrt Hinweis Wird die Zeiteinstellung im Enterprise Manager ge ndert so ist der Neustart des WinClients erforderlich WebServer Einstellungen Wird ber den Zugang des WebServers mit einem Browser auf die Daten des FileDirectors zugegriffen so k nnen
184. ismeldung Tastenk rzel und Wortnamen d rfen nicht doppelt vergeben werden wobei hier nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Hinweis Leerzeichen werden als Teil der Abk rzung interpretiert Wird eine Beschreibung eingegeben erscheint sie in der bersicht der Wortauswahllisten des Enterprise Managers Im Bereich Erweiterte Einstellungen k nnen verkn pfte Listen eingerichtet werden wobei die Felder und Listen zur Auswahl zun chst eingerichtet werden m ssen Siehe Listen verkn pfen Import Schlagworte aus Datei Aufbau der Textdatei Die Textdatei setzt sich aus den Feldern Name K rzel und Beschreibung zusammen wobei man einen Feldtrenner definieren sollte der bei der Verwendung von mehreren K rzeln kein Semikolon sein darf da dieses bereits f r die Trennung der K rzel verwendet wird Wird nur jeweils ein Tastenk rzel f r ein Wort verwendet kann als Feldtrenner auch ein Semikolon verwendet werden Beispiele Importdatei mit Trennzeichen Semikolon Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi Buchhaltung Importdatei mit Trennzeichen Komma und mehreren K rzeln Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi an Buchhaltung Leerzeichen k nnen in den Worten verwendet werden da sie nicht als Feldtrenner definiert werden k nnen Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen Um den Feldtrenner einzustellen markieren Sie die Rubrik Wortauswahllisten Wor
185. iste aller Benutzer die derzeit mit FileDirector arbeiten Einstellungen der Protokollierung Um die Einstellungen der Protokollierung und die zu protokollierenden T tigkeit en zu konfigurieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Protokollierung und w hlen Sie Eigenschaften Karteikarte Eigenschaften Die allgemeinen Einstellungen der Protokollierung bestimmen wie die Aufzeichnungen gef hrt werden und die Arten von Ereignissen die protokolliert werden Alle Protokolle werden in die allgemeine FileDirector Konfigurationsdatenbank geschrieben Je nachdem was gepr ft wird und wie hoch die Aktivit t innerhalb FileDirector ist kann die Anzahl der Datens tze in der Datenbank erheblich anwachsen FileDirector erm glicht deshalb eine Verwaltung der Protokolle Zwei Optionen bieten die M glichkeit dass Aufzeichnungen in regelm igen Abst nden aus der Datenbank entfernt werden Sie k nnen w hlen dass 50 der Protokolle aus der Datenbank entfernt werden sobald eine vorgegebene Anzahl von Datens tzen erstellt wurde Alternativ k nnen alle Eintr ge die lter als eine vorgegebene Anzahl von Tagen sind entfernt werden Wenn Archiviere Protokolldateien konfiguriert ist k nnen alle Audit Aufzeichnungen aus der Datenbank entfernt und an einem definierten Ort archiviert werden Sie m ssen sicherstellen dass der Speicherort des Archivs gen gend Speicherplatz zur Verf gung hat Ebenso m ssen Sie sicherstellen dass Sie d
186. it verschiedenen Zeitplanern ausgestattet die f r eine automatisierte B roumgebung sehr n tzlich sein k nnen Immer wiederkehrende Aktionen k nnen zeitgesteuert in regelm igen Abst nden im Hintergrund ausgef hrt werden Dokumente k nnen in einem definierten Prozess bearbeitet werden der durch eine feste Abfolge von Schritten definiert ist In jedem dieser Schritte m ssen bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten Anwendungen die nicht direkt elektronische Dokumente erzeugen k nnen diese durch den FileDirector Image Printer oder den virtuellen Netzwerkdrucker in Bilddokumente berf hren Diese Dokumente k nnen auch automatisch erfasst und indiziert werden Die vielseitige OCR Engine kann einen Volltextindex zur Volltextsuche erzeugen sowie Indexfelder durch eine Formularerkennung automatisch lesen Die Erkennung von Barcodes er ffnet eine weitere M glichkeit der automatischen Indizierung Willkommen bei FileDirector Seite 17 FileDirector Enterprise Manager Durch einen integrierten Dokumenten Viewer kann FileDirector mehr als 200 verschiedene Dateiformate anzeigen und drucken ohne dass die zugeh rige Applikation installiert sein muss Erste Schritte nach der Installation Mit dem Enterprise Manager wird zun chst ein Aktenschrank konfiguriert der sp ter vom WinClient verwendet werden kann Ablauf der Einrichtung e Aktenschrank erstellen e Indexfelder erstellen und konfigurieren e Dokumententypen e
187. itergeleitet werden kann er ber die Info eines Dokumentes im WinClient siehe Benutzerhandbuch abgebrochen werden Hinweis Im SQL Server werden Dokumente die sich auf einem Prozess befinden in der Tabelle UserDocs gespeichert Hier werden die Daten f r die pers nlichen Trefferlisten der Benutzer bereitgestellt Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste Werden verschachtelte Prozesse eingerichtet so sollen nicht immer alle verf gbaren Prozesse in der Auswahlliste der Prozesse f r den Benutzer im WinClient sichtbar sein Mit dieser Option kann man Prozesse f r den Benutzer unsichtbar schalten Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente Werden neue Dokumente eingecheckt wird der Prozess angesto en Wird diese Option angew hlt so wird Neu hinter dem Prozessnamen angezeigt Existierende Dokumente Werden vorhandene Dokumente eingecheckt wird der Prozess angesto en Prozessmanagement Seite 145 FileDirector Enterprise Manager Wird diese Option angew hlt so wird Existierend hinter dem Prozessnamen angezeigt Bedingungen f r Feldwerte definieren In diesem Bereich werden die Bedingungen definiert die erf llt sein m ssen damit das Dokument automatisch auf einen Prozess gesendet wird Wird ein Dokument manuell im WinClient auf diesen Prozess gesendet so werden die Einstellungen f r die Bedingungen nicht ber cksichtigt Bitte beachten Sie dass hier nur der Einstiegspunkt f r
188. l che um eine Aufbewahrungsfrist hinzuf gen Es kann mehr als ein Aufbewahrungszeitraum mit Start Aktionen f r jeden Dokumenttyp konfiguriert werden Start Aktion Die Start Aktion wird direkt zu Beginn der Frist ausgef hrt M gliche Einstellungen sind Keine Es wird keine Start Aktion gesetzt Exportieren Kopiert die Daten der Dokumente filedirector data in ein angegebenes Verzeichnis copy Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren u l schen Verschiebt die Daten der Dokumente iledirector data in ein Verzeichnis move Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Prozess Ist ein Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Alle im Dokumententyp deklarierten Prozesse werden zur Auswahl angeboten Fristensteuerung Seite 137 FileDirector Enterprise Manager Ende Aktion Die Ende Aktion wird am Ende der Frist unter Ber cksichtigung des fiskalischen Jahrs durchgef hrt M gliche Einstellungen sind Keine Es wird keine Ende Aktion gesetzt Exportieren Kopiert die Daten der Dokumente filedirector data in ein angegebenes Verzeichnis copy Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren u l schen Verschiebt die Daten der Dokumente iledirector data in ein Verzeichnis move Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren und Vernichten V
189. lappt werden Alle Details zeigen Taste Bild oi Alle Details verstecken Taste Bild Ji Z Aktion l schen Mit dieser Funktion werden einzelne Aktionsschritte gel scht 2 Drucken Mit der Druckfunktion wird eine bersicht der eingestellten Schritte und Optionen so gedruckt wie sie in den Fenstern dargestellt werden Aufgeklappte Fenster werden vollst ndig gedruckt eingeklappte Fenster entsprechend nur mit der Kopfzeile Unter dem Ausdruck werden zus tzlich nochmal die Details eines Prozesses und die Einstellungen f r jeden Schritt vollst ndig als Text aufgelistet so dass man eine bersicht der gesamten Einstellungen auf Papier bringen kann Wird ein neuer Schritt erstellt so erscheint am unteren Rand ein Pfeil Mit einem Klick auf diesen Pfeil wird das Men zur Auswahl der folgenden Aktionen angeboten Neue Auto Aktion anf gen Neue Benutzeraktion anf gen Za Neue Yerzweigung anf gen gt Neuen Link anf gen Die Erl uterung der einzelnen Aktionen finden Sie in den n chsten Abschnitten Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern Werden mehrere Aktionen hintereinander geschaltet so werden sie grafisch mit einer Linie verbunden Es kann f r eine Aktion mehrere Eing nge aber immer nur einen Ausgang geben Um die Aktionen in der Schrittfolge zu ver ndern klicken Sie auf das Symbol z B die Filmklappe und ziehen Sie es auf den Prozessmanagement Seite 144 FileDirector Enterp
190. lich wenn die Datenbank zu dem Aktenschrank noch existiert Haben Sie einen Aktenschrank aus einer anderen Installation kopiert und die Datenbank dem SQL Server bekannt gemacht so k nnen Sie ihn auf diese Weise im FileDirector registrieren um ihn zur Verwendung zur Verf gung zu stellen Hinweis Sollte der Aktenschrank aus einem anderen Netzwerk kopiert worden sein beachten Sie dass ggf die Rechte angepasst werden m ssen Siehe Installationshandbuch Datenbank Upgrade Datenbanken upgraden erm glicht es bereits erstellte Datenbankformate fr herer FileDirector Versionen auf die aktuelle Version zu aktualisieren Aktenschr nke Seite 91 FileDirector Enterprise Manager Zum Update eines Aktenschrankes klicken Sie auf den Zweig Aktenschr nke so dass auf der rechten Seite die Liste der Aktenschr nke erscheint In der Spalte Version wird die aktuelle Versionsnummer des Aktenschrankes angezeigt Markieren Sie auf der rechten Seite dann die Aktenschr nke die Sie updaten wollen und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Datenbanken upgraden Aktenschr nke Seite 92 FileDirector Enterprise Manager Felder bersicht In FileDirector werden Indexinformationen in der Datenbank zu den jeweiligen Dokumenten gespeichert Mit diesen Indexinformationen wird das Dokument abgelegt und sp ter recherchiert FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Feldern in
191. likation EENS EENS 83 Ara I EE 83 Scannen Ver ndern Suchen nannt 84 Dokumentenzust ndigkeit Obertragen 85 Dokumente beim Einchecken repltzieren 86 Dokumente f r Replikation einplanen 86 Markiere alle Dokumente f r die Replikation nnnsnnssssnsssenrnsnssssnenrnssssssrrernnssssesnneennssssesrneenn 86 Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Replikation 87 KEE E EE 87 Aktenschrank l schen anu eeeine en ae EA ENEA A R 87 Aktenschrank leeren a este ee 87 Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen nennen 88 Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig J schen en 88 Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen en 88 Struktur speichern unter Strukturdatenexport 2usr0022sunsssnseennnsnnnennnnnennnnnnnennnnnnneennnnnneenn 88 Neu aus Struktur Strukturdatenimport 22 002222200022200snennnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnn 89 Wichtige Hinweise zum Strukturimport usesersesnsnnnsenensnnennnnnennennnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnennennnnennnnennennennn 89 Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren 90 Synchronisierung unter Verwendung der Struktur 90 Synchronisieren eines Klons un a II 91 Synchronisiereneiner Kopie nn ens nn eisen Ee deeg Deeg 91 Aktenschr nk rne trregistrieren naunsetanikae en ERC EENEee deed 91 REN ETC E 91 dl EI WG ID Werer 93 Neues Fel apl egnt gezt e ereieduegergg Geert dieser gedd eege SERA dE due erte
192. llen Komprimierung Beim Scannen in schwarzwei werden die Bilddaten in TIFFG4 Format abgelegt Wird in Farbe gescannt so werden die farbigen Dateien im komprimierten JPEG Format erzeugt und im Scanprofil kann die Komprimierungsrate eingestellt werden Je geringer die Komprimierung desto besser ist die Qualit t und desto gr er wird die Datei Hinweise Scanner mit einem C hinter dem Namen sind Farbscanner Color Im Scanprofil werden die Einstellungen auf dem Server hinterlegt Eine tempor re Feinjustierung ist im WinClient f r einzelne Scanvorg nge m glich Seite Seitengr e Je nach Gr e des Scanners k nnen hier die Seitengr en vordefiniert werden Automatische Seitenunterdr ckung Bei der automatischen Seitenunterdr ckung wird der Schwarzanteil auf einer Seite analysiert Liegt der aktuelle Wert der Seite unter der Schwelle des Schwarzanteils wird die Seite als leer eingestuft und nicht gescannt Damit wird es m glich auch Seiten als leer auszusortieren auf denen sich z B nur ein Briefkopf befindet Der aktuelle Wert des Schwarzanteils wird bei einem Testscan angezeigt Dokumententrennung Mit Dokumententrennung kann eine Einstellung getroffen werden wie die importierten Bilddateien in Dokumente unterteilt werden sollen Durch die Auswahl Keine wird f r jede importierte Datei ein einzelnes Dokument erzeugt Auch Multipage TIFFs wie mehrseitige Faxdateien werden dann in Einzelseiten zerlegt
193. llen Wird das Prozessmanagement verwendet so werden Dokumente an Benutzer geschickt die in der pers nlichen Liste zu bearbeiten sind Jeder Benutzer kann hierf r seine Abwesenheit im WinClient selbst einstellen Das Prozessmanagement verwendet dann den Vertreter zur Versendung der Dokumente Falls ein Benutzer z B wegen Krankheit die Abwesenheit nicht selbst einstellen konnte so kann dies auch zentral vom Administrator in den Eigenschaften eines jeden Benutzers gemacht werden Offnen Sie dazu den Knoten Benutzer und Gruppen und w hlen Sie in den Eigenschaften den Reiter Abwesenheit Stellen Sie hier den Zeitraum und den Vertreter f r die Abwesenheit ein Benutzer und Gruppen Seite 38 FileDirector Enterprise Manager Benutzergruppen verwalten Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen die Benutzer diesen hinzugef gt werden Dies geschieht in den zuvor erw hnten Eigenschaften oder ber die Konfiguration der Benutzergruppen Hinweis Ein Benutzer darf immer nur Mitglied einer lizenzierten Gruppe sein Bitte achten Sie beim Anlegen selbstdefinierter Gruppen darauf wenn Sie diese anschlie end den lizenzierten Gruppen zuordnen Gruppenmitglieder Durch einen Doppelklick auf eine Benutzergruppe oder ber die Auswahl mit der rechten Maustaste werden die Eigenschaften angezeigt Auf der Registerkarte Mitglieder k nnen Sie die Zugeh rigkeit der Benutzer zu den Gruppen bestimmen Um Benutzer oder Gruppen zu einer Gru
194. ls einem der f r die Replikation vorgesehenen Server angelegt so wird ihm die ID dieses Servers zugewiesen HomeSN Daran kann erkannt werden welcher Server der Eigent mer des Originaldokumentes ist In einigen F llen kann es sinnvoll sein die Dokumentenzust ndigkeit auf den anderen Server zu bertragen Damit wird die ID des Dokumentes auf den Zielserver bertragen wird muss die Option Dokumentenzust ndigkeit bertragen vor der Replikation markiert werden Eine weitere Bearbeitung kann danach auf dem Zielserver erfolgen ohne dass eine erneute Verbindung zu dem Ursprungsserver aufgebaut werden muss Beispiel Ein Dienstleistungsunternehmen scannt Daten f r einen Kunden Diese Daten sollen sp ter auf den Server des Kunden bertragen werden Wenn der Kunde die Daten bearbeitet soll aber keine Verbindung mehr zum Dienstleister aufgebaut werden sondern die Daten sollen komplett auf den Kundenserver bertragen werden als w ren sie dort gescannt worden Aktenschr nke Seite 85 FileDirector Enterprise Manager F r dieses Szenario ben tigt der Dienstleister die Replikationslizenz und startet nach dem Scannen den Zeitplaner f r die Replikation auf den Kundenserver Auf dem Server des Dienstleisters muss der Kundenserver bekannt sein Wird bei der bertragung der Daten die Dokumentenzust ndigkeit auf den Kundenserver bertragen dann kann der Kunde mit den Daten autark weiter arbeiten Dokumente beim Einchecken repli
195. m g nstigsten Fall bereits ein Seitentrennzeichen am Anfang einer Seite beinhalten Ist dies nicht der Fall so sollten die Seiten so aufgebaut sein dass eine Seite durch eine konstante Zeilenanzahl beschrieben werden kann oder dass eine Zeichenfolge existiert die auf jeder Seite am Seitenanfang steht Es gibt Formate die mit einer festen Formatierung aus verschiedenen Systemen generiert werden COLD unterst tzt das COM1 und COM2 Format dass bereits vordefinierte Trennzeichen beinhaltet und so von COLD automatisch interpretiert werden kann Wird kein COM1 oder COM2 Format erkannt so ist f r den Seitentrenner das Standard Seitentrennzeichen OC Formfeed vordefiniert Wird auch dieses Zeichen nicht am Seitenanfang gefunden so kann auch ein anderer String der als Seitentrennzeichen definiert ist als Filter angegeben werden Als zweiter Filter ist hier das Zeichen ausgeschnitten damit es nicht auf der Seite sichtbar ist Markieren Sie dazu in der Vorlage das entsprechende Zeichen am Seitenanfang und setzen Sie einen Filter unter Verwendung des rechten Mausmen s oder ber den Button Filter hinzuf gen 3 Sobald der Filter gesetzt wurde erscheint er in der Filterliste und dem ausgeschnittenen Element kann eine Zeichenoption zugewiesen werden Ist der Seitentrenner definiert so kann man in der Vorlage mit den Pfeilen zwischen den Seiten hin und her bl ttern Will man die gefilterten Felder wieder einblenden so kann die Filte
196. manuell auszuw hlen da der Ziel Dokumententyp verwendet wird der im erkannten Formular hinterlegt wurde Wird ein Dokument mit dem Scanprofil gescannt so werden alle Dokumenten Identifikationsfelder der Formulare untersucht Wenn die Erkennung ber dem eingestellten Schwellwert liegt und somit eindeutig erkannt werden konnte werden die Indexfelder des definierten Formulars ausgelesen und in die entsprechenden Felder geschrieben Das Dokument selbst wird dem Dokumententyp zugeordnet der dem Formular hinterlegt ist Konnte ein Dokument nicht erkannt werden so wird es aussortiert und in den daf r vorgesehenen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Diese Option ist dann interessant wenn mehrere Formulare einem einzigen Dokumententyp zugeordnet wurden Dies k nnen z B verschiedene Rechnungsformulare sein wobei die Rechnungen alle in den gleichen Dokumententyp sortiert werden sollen Es werden also nur diejenigen Formulare gepr ft und erkannt die f r den eingestellten Dokumententyp definiert sind Scanprofile Seite 168 FileDirector Enterprise Manager Durch diese Vorauswahl der zu scannenden Dokumente werden die Performance und die Scangeschwindigkeit erh ht weil nicht alle verf gbaren Formulare gepr ft und identifiziert werden m ssen Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist keine Formularerkennung eingestellt wird immer das h
197. mente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken sind aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Aktenschr nke Seite 82 FileDirector Enterprise Manager Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherig
198. mente gescannt ohne dass eine Replikationsverbindung konfiguriert war so k nnen die bestehenden Dokumente f r die Replikation markiert werden Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammengestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Aktenschr nke Seite 86 FileDirector Enterprise Manager Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim Einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Beim n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Replikation Diese Option ist wie die zuvor beschriebene Option f r die nachtr gliche Replikation vorgesehen Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Zeige Statistik Die Statistik zeigt die ungef hre Gr e und Anzahl der Dokumente in der Sync Tabelle an So kann abgesch tzt werden welche Datenmenge beim Start des Replikations Zeitplaners bertragen werden muss Die Gr e der XML Dateien wird dabei nicht ber cksichtigt Aktenschrank l schen Wird ein Aktenschrank neu angelegt so wird eine Datenbank mit der ID des Aktenschrankes angelegt Zus tzlich wird ein Eintrag i
199. mententyp f r Nicht erkannte Dokumente definiert wurde Im unteren Teil werden die Indexfelder angezeigt die gelesen wurden sofern ein Formular erkannt werden konnte Unabh ngig davon ob eine oder mehrere Seiten definiert sind muss immer als erstes eine Startseite erkannt werden Welche Seite erkannt wurde wird im Feld Status angezeigt Soll eine Konfiguration mit Folgeseiten und Endseite getestet werden muss die Reihenfolge der Seiten eingehalten werden die erkannt werden sollen Scannen oder laden Sie zun chst die erste Seite und gehen Sie wie folgt vor e Stapel zur cksetzen e Dokumententyp Alle oder jeweiligen Dokumententyp w hlen e Erkennen Startseite erkannt muss angezeigt werden e Scannen oder laden Sie eine Folgeseite e Erkennen Folgeseite erkannt muss angezeigt werden e Scannen oder laden Sie die Endseite sofern konfiguriert e Erkennen Endseite erkannt muss angezeigt werden Sollte die entsprechende Seite nicht erkannt werden so pr fen Sie die Konfiguration auf fehlerhafte Einstellungen wie z B nicht eindeutig zugeordnete Identifikationszonen oder doppelt zugeordnete Indexfelder mit unterschiedlichen Inhalten auf verschiedenen Seiten Volltext Bei Ausf hrung der Formularerkennung wird gleichzeitig der Volltext gelesen Hier handelt es sich ebenfalls nur um einen Test und keine Lesung deren Ergebnis archiviert wird Durch diesen Test kann man erkennen welcher Text bei konfigurierter Volltext Suc
200. ministrator zu ffnen 2 Klicken Sie im Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator auf die Registerkarte System DSN System DSN 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen Add 4 W hlen Sie im Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen Create New Data Source den Oracle ODBC Treiber aus 5 Machen Sie im Dialogfeld Oracle ODBC Treiber Installation Oracle ODBC Driver Setup die folgenden Angaben Data Source Name Datenquellenname Der Name f r den DSN den Sie hinzuf gen m chten TNS Service Name Dienstname Der Name der Oracle Instanz normalerweise im Format Datenbankname_Hostname Wenden Sie sich an den Oracle Datenbank administrator um den richtigen Namen zu erfragen UserlD Benutzerkennung und Passwort Hier muss eine g ltige Benutzerkennung f r die Oracle Datenbank eingetragen werden Diese Person muss ber die Zugriffsrechte eines Datenbankeigent mers verf gen Die Aktenschr nke des FileDirectors werden mit ihren ID Namen unter der Rubrik Schema in Oracle abgelegt Zu jedem Aktenschranknamen wird gleichzeitig ein Benutzer mit dem Namen der Aktenschrank ID erzeugt der Datenbankeigent mer ist Daher kann in der Standardeinstellung dieser Benutzer verwendet werden um ber den ODBC Treiber auf die Datenbank zuzugreifen Als UserlD muss nun der berechtigte Benutzer und das Passwort eingetragen werden Beispiel AktenschranklID FD_DA15DA61 Passwort des Benutzers FD_DA15DA61 Kennwo
201. mins an einer Nicht Scanstation an ohne dass er einer Named Gruppe zugeordnet wurde so wird f r ihn zun chst eine Scan Concurrent Lizenz verbraucht Sind hier alle belegt so wird die n chste freie User Concurrent Lizenz verwendet Sollte sich der Benutzer in einer Named Gruppe befinden so wird zun chst versucht eine Lizenz dieser Gruppe zu belegen Sollte keine entsprechende Lizenz verf gbar sein so wird versucht eine Concurrent Lizenz zu belegen Benutzer und Gruppen Seite 41 FileDirector Enterprise Manager Hinweis In der Systemkonfiguration unter Aktive Benutzer k nnen Sie als Administrator die Liste der Benutzer sehen die eingeloggt sind und welche Lizenz im FileDirector jeweils belegt ist Benutzerzugang f r eine ScanStation Einrichtung des WinClients mit Parameter scanstation FD Admins ScanN gt Scanc gt X Scan Named ScanN gt Scan gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named ScanC gt X User Concurrent ScanC gt X Parameter Scanstation Benutzern der Gruppe fd user named und fd user ist es m glich den WintClient f r eine Suche und das Andern von Dokumenten zu verwenden scannen ist nicht m glich Sollen diese Benutzer sich aber an einer Scanstation anmelden d rfen um zu scannen so k nnen sie f r diesen Ausnahmefall eine Scan Lizenz erhalten Dazu wird der WinClient auf dem Scanner Arbeitsplatz installiert und ein Link zur folgenden Datei erstellt C Programme Spielb
202. mit auch nicht zusammen mit dem Dokument im FileDirector abgelegt Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Bearbeiten Scannen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt Wird nun f r ein Indexfeld im Reiter Index ein Wert angegeben so wird dieser dem WinClient Benutzer als Standardwert angeboten Die Zuordnung der Felder erfolgt wie beim Reiter Suche Dokumententypen Seite 113 FileDirector Enterprise Manager Wortauswahllisten bersicht FileDirector vereinfacht die wiederholte manuelle Indizierung durch Wortauswahllisten welche h ufig Abk rzungen f r h ufig wiederkehrende Eintr ge enthalten k nnen Diese Abk rzungen werden automatisch beim Indizieren in einen Volltext umgewandelt Die Verwendung von mehreren Indexeintr gen ist m glich Sie werden in einer Auswahlbox angezeigt FileDirector erm glicht das Erstellen einer unbegrenzten Anzahl von Wortauswahllisten Sie k nnen jederzeit erg nzt ge ndert und gel scht werden Erstellen einer neuen Wortauswahlliste Mit einem Klick auf die Schaltfl che Neu ffnet sich das Fenster zum Erstellen einer neuen Wortauswahlliste Der Knoten Wortauswahlliste auf der linken Seite des Enterprise Manager Fensters muss markiert sein Allgemeine Einstellungen Geben Sie einen Namen und einen beschreibenden Tex
203. n Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig von allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Wird eine Zeitgesteuerte Nachricht in den WinClient Optionen eingestellt so wird jedes Mal nach dem dort eingestellten Intervall eine Verbindung zum FileDirector Server hergestellt Wenn diese Zeitspanne k rzer ist als die des Sitzungs Timeouts wird die Verbindung nie automatisch geschlossen und die Lizenz wird nie freigegeben werden Karteikarte Aktivit ten Auf der Karteikarte Aktivit ten k nnen die Einstellungen f r die Protokollierung eingestellt werden Individuelle Ereignisprotokolle k nnen f r Suche Status nderungen der Dokumente allgemeines Dokumentenmanagement und Ereignisse der Zeitplaner ausgew hlt werden Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig von allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Ereignisprotokollierung anzeigen Nachdem die Protokollierung konfiguriert wurde kann das Datenbankprotokoll angezeigt werden W hlen Sie Protokollierung und eine Vorlage des Protokolls wird auf der rechten Seite des Enterprise Manager angezeigt Ereignisse Seite 31 Fil
204. n chst auf die lokale Liste gescannt und nach manueller Pr fung der Indexfelder eingecheckt Automatische Formularerkennung Bei einem Dateiimport kann die Formularerkennung direkt auf dem Server angewendet werden Diese Einstellung ist im Dateiimport Zeitplaner vorzunehmen Hierf r muss die OCR Engine nur auf dem Server installiert sein Meist wird diese Einstellung zusammen mit der Verwendung des VNP angewendet um z B Ausgangspost im Hintergrund automatisch zu archivieren OCR Formularerkennung Seite 174 FileDirector Enterprise Manager Funktionsweise der OCR Formularerkennung Zur Verwendung der Formularerkennung wird vorausgesetzt dass die gescannten oder importierten Unterlagen eine gleichbleibende Struktur aufweisen d h dass bestimmte Bereiche die zur Indizierung ausgelesen werden sollen immer an der gleichen Stelle stehen damit Zonen zur Erkennung eingerichtet werden k nnen Die unterschiedlichen Dokumente werden ber eine Grafik z B Logo oder ber einen eindeutigen Text erkannt Dieses Merkmal muss auf allen Dokumenten f r die ein Formular eingerichtet werden soll gleich sein Konnte ein Dokument identifiziert werden so werden die eingerichteten Zonen ausgelesen und das Dokument in den zugeh rigen Dokumententyp geschoben Wurde das Dokument nicht erkannt so wird es in einen vordefinierten Dokumententyp f r alle nicht erkannten Dokumente geschoben Fallback Aus diesem Dokumententyp k nnen s
205. n pfung konfigurieren 22220ssssennnnnnnnnnenenonnnnnennnennunonnnnnennnnnnnnnonnennennnnennnnennennennnnen 132 VH enee EE 132 SUCHEN SPalte 2 ee E ie 132 ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle 132 ODBC Verkn pfung f r csv Date 133 ODBC Quelle f r Oracle einrichten ssssssssssssesssesssssrrssssrrssssrrsstsersstrrrsstrrtssesnrssttrtsstennsstnnesstentnt 133 So erstellen Sie einen DSN in Orace nennen 134 Testen der Verbindung ssscsoscsreenii rererere EEEE EEE EEEE AEREE 135 Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ssssssssessssssesennrsnsssserrnnnsnssrernnnnssssrnennnnnssssrnne 135 ODBC Treiber von Fremdanbietern u 222u0ussssnnnenessnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 135 Login nicht im ODBC Treiber konfigeurierbar 135 Inhaltsverzeichnis Seite 11 FileDirector Enterprise Manager Fristensteuerung uurrruureeennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenenennnennnennnnnnn 1 O EI a a a a aa 136 Neue Fristensteuerung erstellen auesesensesnennnnnenenonnennnnnnnnennnnnnnennnnnnnonnnnnnnennennnnennnnnnnsnnennnnnnnnnnenn 136 Allgemeine Einstellungen i s smiissnesiirsncssiissnnnsiissninnninse ena iissnin saini nen sinss nenian maiis Ee ETs Rassaa siR R aaa R iS 137 Datum Dasler dE 137 E E T EE E E A TT 137 le E Oe E 137 EndesAkti n EE 138 EXR OLE Ee EE 138 Fiskalisches Jahr anwenden ssssssssssssssssesssssrrssssrrssssrrssrrrtsstrrsstrrtsstntssttttssttnnsstnttssttnnssttet
206. n 1 IA U E EE 114 Erstellen einer neuen Wortauswablltste 114 Allgemeine Einstellungen u a 114 S rtiefune anasannn ale 114 Neues Wort erstellen un ash dach ae 114 TT 115 K rzel aaa nei ai RER A a 115 Import Schlagworte aus Datei 115 Aufbau der Textdatei a deeg 115 Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen sssesssessssssessessressressrennrennsennrenssenssenses 115 Zuweisen der Wortliste zu einem Feld nennen 116 Manuelle Eingaben zulassen nesans a nr lies ln 116 Erlaube Mehrfachausw hl ne see ea uk la 116 Listen verkn pfen ei eege Ae 116 Wortausw hllist amp duplizieren aaasnaestaeea u Er A 117 Dynamische Wortlisten ber ODBC sssirirenissiesieeessisrsn aanaeio e eN Eo Eia EE Kaea ReRe TeaK AiE 117 ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten uuuuneessensnneenenennennennnnnnnnonnennnnnenennnnonnennnnnnnnn 117 ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen usursessensenenenennennennnnnnnnonnennnnnnnennnnonnennnnnnnnn 118 Mischen von festen und dynamischen Eintr gen 118 Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen s s sssssnssssenssennssseessee 118 Ablagesvstem Designer ek eeeeeeeeeee 119 Wee ere ett ee 119 Vorbereitungen ame een anne euere 119 Inhaltsverzeichnis Seite 10 FileDirector Enterprise Manager Designer starten EES EENS EENS ENEE 119 Bleu neu e EE 119 Neue Eintr ge zulassen en hr an Ee EEEa 119 BCE R O E R E 119 Klee TE NEE 120 K
207. n 39 Benutzer lee GrUPPE ee ek 39 Konten Osc heiren sie eek ees ENEE e rein eek ee 39 FileDirector Gruppen und ihre Baslsrechte sisssiiissnsissrisiiisnesierss n eniokin insiens ienie k ninien 40 Reihenfolge des lizenzabrufs an reiee een ee 41 Parameter Sc nstati Mses ino ini ienaa EE een nennen 42 EE secies ereis deeegen Zeitplaner sofort starten stoppen ueeaeeeenasenensnnnnnennnnnnnnnsnnnnnennnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnsnsnnnsnennnsnnnenenn 43 Betriebssystemkonten Import Zetplaner 43 ET ee EE 44 Allgemeine Einstellungen f r Zetgplaner 44 Aust hren ee 44 EEMOL D gege E E E Ree 44 Zeiteinstellung er aeerieaesse cases A aen dee Get dd asked du 44 Beenden eines Zeitpolanerz neiise enesenn icen e aaaeeeaeo inatin iani ea ta iaaiiai anika 45 Verzeichnis Monitoring 45 Volltext ET TE 45 Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration 2uu02ussssnnnenennennennnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnsennnnnnn 45 Dokumententypen f r Volltext konfigurieren esseeeseensnsensnnnnnenennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnennenenn 45 Funktion des Zeitolanerz naa nain dasinu anniina aaa 46 MS SQL Server f r Volltext Katalog konfteurteren nennen 46 Fristensteuerung Zeitplaner Hi egsu aan aiai sen 47 Zeitplaner f r Container Speicher 47 Ste e DEE 48 Zeitplaner zur Dokumenten Replikation 48 Datei Import Zeitplaner n ee ae ao ee ann an ae 48 Aktenschrank Dokumententvp 49 Imp rtverzeichnis ene een eine ren E essen ren
208. n FileDirector hat d h ein Konto das sich in der Gruppe fd admins oder fd scan fd scan named des Zielservers befindet und die Berechtigung hat Daten anzulegen Bei lokalen FileDirector Server Installationen ist die Zieldom ne der Servername Server Seite 28 FileDirector Enterprise Manager Online Damit eine Verbindung hergestellt werden kann muss die Einstellung auf Online stehen Eine Replikation findet sp ter ber einen Zeitplaner statt Dieser kann nur Daten replizieren wenn die Verbindung Online ist Ist sie offline so k nnen auch replizierte Daten eines anderen Servers nicht ausgecheckt und ge ndert werden Ist die Verbindung Online so werden die Daten auf dem Originalserver bei Anderung ausgecheckt Test Verbindung Beim erfolgreichen Test der Verbindung wird die ID des Zielservers geholt und eingetragen Nach erfolgreicher Verbindungserstellung k nnen die Aktenschr nke konfiguriert werden deren Daten repliziert werden sollen Siehe Aktenschrank f r Replikation konfigurieren Server Seite 29 FileDirector Enterprise Manager Ereignisse FileDirector kann so konfiguriert werden dass alle Aktivit ten im System berwacht und protokolliert werden Dabei kann es sich um automatische Serveraktivit ten oder Benutzeraktionen handeln Alle Aktivit ten k nnen aufgef hrt durch verschiedene Parameter wie etwa f r Aktenschr nke oder Benutzer gefiltert werden Aktive Benutzer zeigt eine L
209. n Prozess ein Benutzer gegen einen anderen Benutzer ersetzt werden ohne dass man dies in jedem Schritt von Hand ndern muss Prozess kopieren Ist ein Prozess bereits definiert und es soll ein hnlicher Prozess neu erstellt werden so kann er kopiert und ge ndert werden Protokollierung von Prozessen Es gibt verschiedene M glichkeiten zur Nachverfolgung von Prozessen Einstellung in der Protokollierung aktivieren damit Prozessaktivit ten protokolliert werden und im Enterprise Manager einsehbar sind Prozessmanagement Seite 158 FileDirector Enterprise Manager Im WinClient unter Extras gt Prozess Status werden die aktiven Prozesse angezeigt Im WinClient ein Dokument markieren und ber das rechte Kontextmen der Maus die Info des Dokumentes einsehen Hier werden alle Aktionen aufgef hrt die ein bestimmtes Dokument durchlaufen hat Siehe auch Benutzerhandbuch Prozesslast auf mehrere Server verteilen Die Prozesslast kann auf mehrere FileDirector Server verteilt werden Sind mehrere Server mit Einzelserver Lizenz im Einsatz so kann auf einem Server z B eine Lizenz mit OCR auf einem anderen das Prozessmanagement lizenziert sein Das Prozessmanagement wird auf dem Server verarbeitet wo die Lizenz f r das Prozessmanagemernt freigeschaltet ist F r das Lizenzmodell WebFarm lesen Sie bitte die Erl uterungen im Installationshandbuch Overlays Seite 159 FileDirector Enterprise Manager Ov
210. n WebServer durchf hren Ticker Z hler Ticker werden ben tigt um Retrieval CD s erstellen zu k nnen Auf einer Retrieval CD befinden sich exportierte Daten die ber einen beigef gten Viewer einsehbar sind F r jede Erstellung einer CD wird ein Ticker verbraucht Ist eine CD einmal erstellt worden so kann diese CD beliebig oft kopiert werden ohne daf r Ticker zu verbrauchen L uft ab am Ist eine Lizenz zeitbegrenzt so wird hier das Ablaufdatum angezeigt Wenn eine Lizenz abgelaufen ist dann kann der FileDirector nach wie vor konfiguriert werden aber eine Suche ist nicht mehr m glich Au erdem werden die Zeitplaner nicht mehr gestartet so dass ggf eingerichtete Importe nicht mehr durchgef hrt werden Wartung l uft ab am Haben Sie einen Wartungsvertrag wird hier die zeitliche Begrenzung angezeigt Ist der Wartungszeitraum abgelaufen so k nnen keine Updates mehr eingespielt werden und der telefonische Support ist nicht mehr gew hrleistet Server Seite 26 FileDirector Enterprise Manager DMZ Einstellungen Diese Option wird nur in Verbindung mit einer DMZ verwendet siehe Installationshandbuch Steht der Server in einer gesch tzten Zone k nnen hier gezielt die Funktionen freigeschaltet werden die der Server nur verwenden darf Damit wird sichergestellt dass keinerlei fremde Aktionen ausgef hrt werden k nnen Replikation Sind mehrere Standorte mit je einem FileDirector Server versehen
211. n abgelegt Es ist m glich einzelne Dokumente ber alle Dokumententypen hinweg zu suchen Aktenschrank erstellen Mit Klick auf die Schaltfl che Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Aktenschranks ge ffnet Der Bereich Aktenschr nke muss im linken Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters selektiert sein Hinweis In Ausnahmef llen kann es vorkommen dass ein Aktenschrank mit einer ganz bestimmten vordefinierten ID ben tigt wird Um dies zu erreichen kann der Enterprise Manager mit dem folgenden Startparameter gestartet werden NewCabID 3D104E6C wobei dann 3D104E6C die ID w re die bei der ersten Erstellung eines Aktenschrankes verwendet w rde Eigenschaften Allgemein Im Reiter Allgemein werden der Name und ein beschreibender Text f r den Aktenschrank eingegeben Weiterhin wird der Speicherort angezeigt an dem der SQL Server die Datenbank dieses Aktenschrankes speichert Soll der Speicherort der Datenbank verlegt werden so ist dies ber die Konfiguration im Datenbank Server m glich Eine eindeutige ID wird f r diesen Aktenschrank automatisch angelegt und zu Ihrer Information angezeigt Sobald ein neuer Aktenschrank erzeugt wurde wird automatisch eine Datenbank mit dem Namen der ID Nummer erstellt Einrichtung eines Logos Das Logo wird mit dem Aktenschrank gespeichert Wenn ein neuer Aktenschrank erstellt wird kann in dieser Maske das Logo ge ndert werden Soll es erst sp ter Aktensc
212. n angepasst werden Durch die verbesserte Verbindung zwischen FileDirector und den Canon Dokumentenscannern der DR Reihe sowie die Unterst tzung von TWAIN und ISIS Scannertreibern bietet diese L sung schnelle und zuverl ssige Scan und Erfassungsoptionen Die intelligenten Suchoptionen erm glichen schnelles und pr zises Auffinden der gew nschten Dokumente FileDirector verf gt ber eine Menge Standard sowie auch optionale Features e Support von 32 oder 64 bit Betriebssystemen e Microsoft SQL oder Oracle Datenbank e Notwiederherstellung durch Standortreplikation e Zonen und Volltext OCR Barcode und Formularerkennung e Vollst ndiges Zugriffsprotokoll e Management der Lebensdauer eines Dokuments e Volle Versionskontrolle e Microsoft Office Integration e MailStore Microsoft Exchange Connector zum Archivieren von E Mails e SharePoint Connector e Codeless Connector e SAP zertifizierte Integration e Integriertes Prozessmanagement e Erweiterte Scanning tools e Virtueller Netzwerk Printer VNP e TIFF Image Printer e TWAIN amp ISIS Treiber Unterst tzung e Eingebaute Canon Scannertreiber FileDirector Produkte FileDirector ist erh ltlich in zwei Versionen der Small Business Edition und der Enterprise Edition Features deren Namen mit einem Sternchen versehen sind sind nicht in der Small Business Edition erh ltlich Willkommen bei FileDirector Seite 16 FileDirector Enterprise Manager FileDirector Ak
213. n den Eigenschaften des Benutzers eingetragen oder ge ndert werden Der Import einer nachtr glich konfigurierten E Mailadresse aus Active Directory kann jederzeit durch einen erneuten Import des entsprechenden Benutzers bzw der Gruppe durchgef hrt werden Gruppe Diese Option wird ausgew hlt wenn eine Gruppe statt eines einzelnen Benutzers erstellt werden soll Der Name und der vollst ndige der Gruppe muss angegeben werden damit die Gruppe erstellt werden kann Der Name den Sie in das Feld Name eingeben ist der Name der Gruppe Bei der Auswahl von Gruppe sind die weiteren Optionen unter Allgemein und Details deaktiviert E Mail Eine E Mail Adresse kann hier eingegeben werden Konto ist deaktiviert Ist das Kontrollk stchen aktiviert dann hat der Benutzer keinen Zugang mehr zu FileDirector Konto l uft ab am Sie k nnen ein Ablaufdatum einstellen Das Konto wird mit Ablauf des Datums automatisch deaktiviert Dies wird empfohlen wenn ein Benutzer nur einen zeitlich begrenzten Zugang erhalten soll Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Es kann eingestellt werden dass der Benutzer das vom Administrator vergebene Passwort bei der n chsten Anmeldung ndern muss Passwort Hier muss ein Passwort f r den Benutzer vergeben werden Dieses muss mindestens 5 Stellen haben Benutzer und Gruppen Seite 37 FileDirector Enterprise Manager Wiederhole Passwort Geben Sie das Passwort zur Best
214. n die SQL Datenbank FDConfig in der Tabelle Cabinets gesetzt Wird ein Aktenschrank gel scht so wird der Eintrag in der Tabelle Cabinets gel scht aber die SQL Datenbank beibehalten Dadurch ist es m glich eine Datenbank nach dem L schen wieder erneut zu registrieren Sind bereits Daten ber den WinClient eingescannt oder importiert worden so existiert zus tzlich ein Datenverzeichnis im Ordner filedirector data mit der ID des Aktenschrankes FD_ID CAB Dort werden die Bilddateien abgelegt Um einen Aktenschrank endg ltig zu entfernen m ssen folgende Komponenten entfernt werden e Aktenschrank im FileDirector Enterprise Manager e Datenbank im SQL Server hier werden die Indexdaten gespeichert e Datenverzeichnis des Aktenschrankes filedirector data FD_ID CAB Aktenschrank leeren ber das Men der rechten Maustaste kann der Inhalt eines Aktenschrankes geleert werden d h sowohl die Daten im Speicherpool filedirector data als auch die Eintr ge f r die Dokumente in der Datenbank werden unwiederbringlich gel scht sofern keine Sicherung der Daten und der SQL Datenbank gemacht wurde Es werden nur die Inhalte jedoch nicht die Konfiguration der Aktenschr nke Felder und Dokumententypen gel scht Aktenschr nke Seite 87 FileDirector Enterprise Manager Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen Wird die Option Gesamten Aktenschrank angew hlt und der Vorgang gestartet so werden die Dokum
215. n nur die eingegebenen Daten verwaltet In den Erweiterten Einstellungen kann man ein Overlay zu einem Memofeld hinzuf gen Erweitert E Mail und Dateinamen Wenn der Inhalt Erweitert ausgew hlt wird kann darunter eine weitere Auswahl getroffen werden die die Archivierung von E Mails aus Outlook und Dateien aus dem Dateisystem Windows Explorer betrifft Im Outlook wird nach der Installation des Office Links Component Service ein Button zur Archivierung von E Mails in den FileDirector angelegt Werden E Mails ber diesen Button archiviert so k nnen automatisch die folgenden Felder einer E Mail bernommen und archiviert werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc F r diese Felder werden 64 Zeichen reserviert Hier werden die E Mailadressen der jeweiligen Bereiche archiviert E Mail Betreff Das Betreff Feld einer E Mail kann maximal 255 Zeichen beinhalten E Mail Text Der Text einer E Mail wird wie die Eingabe f r ein Memofeld behandelt und hat keine L ngenbegrenzung Felder Seite 95 FileDirector Enterprise Manager E Mail Empfangen am E Mail Gesendet am Hier wird das Datumsfeld archiviert Das Format des Datums h ngt von den Einstellungen im Windows ab E Mail Betreff oder Dateiname mit oder ohne Erweiterung Hier sind wie f r den Betreff 255 Zeichen m glich Diese Option beinhaltet zwei Indizierungsm glichkeiten f r ein Indexfeld Wenn ber drag amp drop archiviert wird dann wird
216. n oberen Ecke angezeigt Arbeitsablauf COLD Einrichtung Pr fen Sie zun chst ob Sie eine Lizenz haben um COLD einzurichten Ist diese Lizenz nicht vorhanden kann zwar eine COLD Maske erstellt werden aber der Zeitplaner wird nicht starten Erstellen Sie eine neue COLD Vorlage Geben Sie im Tab Allgemein der Vorlage einen Namen und tragen Sie den Spoolpfad ein aus dem sp ter die Spooldatei eingelesen werden soll Wechseln Sie auf das Tab Vorlage und laden Sie die Spooldatei als Vorlage Wenn Sie nicht wissen ob die Spooldatei ein bestimmtes Format erf llt COM1 oder COM2 so k nnen Sie es automatisch im Reiter Seiteneinstellungen erkennen lassen Auf diese Weise k nnen bereits vordefinierte Filter f r die erkannten Formate automatisch gesetzt werden Kann der Seitentrenner nicht automatisch ber die Filter erkannt werden so definieren Sie ihn manuell Die Spooldatei muss so beschaffen sein dass es einen Seitenrenner als Zeichen gibt oder dass eine feste Zeilenanzahl eingestellt werden kann Sind einzelne Zeichen z B noch auszuschneiden so setzen Sie daf r Filter Siehe Filter F r bestimmte Zeichen an immer derselben Stelle auf jeder Seite k nnen nun die Indexfelder zugewiesen werden Der markierte Text wird dann gelesen und in die zugewiesenen Indexfelder geschrieben Wenn in der Spooldatei mehrere Seiten in ein Dokument geschrieben werden sollen so b ndeln Sie die Seiten Richten Sie nach Erstellung der Mask
217. n sind mit einem Sternchen gekennzeichnet Um eine Option freizuschalten die nicht in der SBE Version zur Verf gung steht muss ein Update auf die Enterprise Edition erfolgen Server Seite 23 FileDirector Enterprise Manager Servertyp Der Servertyp zeigt die Lizenz f r die Installationsart an Folgende Lizenz und Konfigurationsarten sind m glich Stand alone oder eine WebFarm N here Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch Standortreplikation Damit ein Abgleich der Daten ber den Replikations Zeitplaner erfolgen kann muss eine Lizenz f r die Replikation freigeschaltet werden Die Konfiguration wird im Enterprise Manager unter Systemkonfiguration gt Server gt KG Replikation vorgenommen Prozessmanagement Um das Prozessmanagement verwenden zu k nnen muss es lizenziert sein damit die Weiterleitung der Dokumente funktioniert Werden mehrere Server verwendet kann die Last des Prozessmanagements auf einen anderen Server verteilt werden MailStore ber das Modul MailStore k nnen E Mails automatisch archiviert werden die ber einen SMTP Server ein und ausgehen F r dieses Modul muss eine Lizenz freigeschaltet sein damit der Zeitplaner ausgef hrt wird SAP Archive Link Um die SAP Archive Link Schnittstelle verwenden zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt ODBC ber die Funktion ODBC kann ein Zugriff auf eine ODBC Quelle eingerichtet werden Diese muss zur
218. nander eingelesen werden geb ndelt werden muss es ein Merkmal geben dass auf den entsprechenden Seiten gefunden wird COLD Import Seite 202 FileDirector Enterprise Manager Dies k nnen folgende Optionen sein Keine B ndelung Wird keine B ndelung eingestellt dann wird f r jede Seite ein Dokument angelegt Aufsteigende Nummerierung B ndelung z B anhand von Seitenzahlen Wenn eine h here Seitenzahl gefunden wird dann soll eine B ndelung erfolgen Wenn bei einem neuen Dokument wieder z B die 1 folgt dann wir ein neues Dokument angefangen Leer auf n chster Seite Ist ein Text immer nur auf der ersten Seite an dieser Stelle z B Auftragsnummer auf den Folgeseiten ist die Zone jedoch leer dann werden die Seiten mit der leeren Zone angeh ngt Auf n chster Seite nicht leer Ist ein Feld immer nur auf der ersten Seite leer auf den n chsten Seiten steht aber ein Eintrag kann z B Nummerierung nach dem Deckblatt sein dann werden diese Seiten angeh ngt Gleich auf n chster Seite Befindet sich z B auf jeder Seite einer Rechnung die Rechnungsnummer an der gleichen Stelle so werden diese Seiten zu einem Dokument geb ndelt Seiteneinstellungen Grafikmodus Im Vorlagefenster k nnen Sie in den Grafikmodus umschalten Hier wird sichtbar wie der Text auf einer Seite platziert wird Ist noch kein Overlay hinterlegt so sieht man nur den blanken Text auf einer wei en Seite Ohne die Einrichtung
219. nden eml Dateien angegeben Unter den verschiedenen Reitern k nnen folgende Filter f r die E Mails gesetzt werden Subject Betreff Mail from Absender Rcpt to Empf nger Mit Add oder Remove werden zus tzliche Filter hinzugef gt bzw gel scht Als Standardeinstellung werden alle E Mails in das Verzeichnis geschoben Standardeinstellung ist das Sternchen Nachdem die Konfiguration mit OK best tigt wurde wird im Verzeichnis Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector MailStore die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector MailStore xmi erzeugt Diese Datei wird auch nach einer Deinstallation des MailStore Programms beibehalten so dass eine einmal erstellte Konfiguration z B bei einem Update nicht mit den Standardeinstellungen berschrieben wird EML Split In dem Exportverzeichnis steht eine XML Datei mit Datumsstempel und es wird ein gleichnamiges Uhnterverzeichnis erzeugt auf das in der XML Datei verwiesen Zeitplaner Seite 58 FileDirector Enterprise Manager wird Au erdem werden in der XML Datei die Dateinamen der Anh nge gespeichert die im MailStore Zeitplaner einem Feld zugewiesen werden k nnen So ist es dann auch m glich im FileDirector nach den Namen der angeh ngten Dateien zu suchen Werden die E Mails ber den SMTP Server in das angegebene Verzeichnis abgelegt so werden sie automatisch als eml Datei und xml Dateien gespeichert wenn die Option Em angekreuzt ist Ist di
220. nen zus tzlichen Reiter mit dem die Einstellungen der Verbindung vom FileDirector zum SQL Server angezeigt werden Einstellungen dazu werden im Config Utility auf dem Server vorgenommen siehe Installationshandbuch Aktive Server Wenn Sie den Zweig Server gt Aktiv markieren werden auf der rechten Seite die eingerichteten FileDirector Server aufgef hrt Wird die Installation auf mehrere FileDirector Server verteilt so k nnen diese hier unabh ngig voneinander konfiguriert werden ber Eigenschaften k nnen f r jeden Server die Lizenzoptionen eingesehen werden Hinweis Die Anzeige der aktiven Server wird alle 10 Minuten aktualisiert Wird ein Server nach 10 Minuten nicht mehr gefunden so wird er nicht mehr im FileDirector Enterprise Manager angezeigt Lizenznehmer Unter dem Reiter Lizenznehmer werden die Kontaktdaten des Lizenznehmers aufgef hrt Lizenz Optionen Unter dem Reiter Lizenz Optionen werden Informationen ber den Programmschutz und die verf gbaren Lizenzen angezeigt Die erste Anzeige zeigt die Seriennummer des Programmschutzes Produktart Vom FileDirector gibt es die Enterprise Edition und die SBE Edition FileDirector Enterprise Edition Die Enterprise Edition ist die Vollversion und es k nnen alle Lizenzoptionen hinzugekauft und freigeschaltet werden FileDirector SBE Die Small Business Edition ist f r kleinere Unternehmen gedacht die nicht alle Optionen ben tigen Die nicht verf gbaren Optione
221. ner Findet die Zuordnung durch einen Bezeichner statt so kann ein Text zur Identifikation des Indexfeldinhaltes angegeben werden Im folgenden Beispiel werden die Felder durch den Bezeichner identifiziert der aber nicht in das Indexfeld gelesen wird So wird z B der Text Rechnungs Nr erkannt und die nachfolgende Zahl in das Indexfeld geschrieben Der Bezeichner OCR Formularerkennung Seite 190 FileDirector Enterprise Manager selbst wird ignoriert und erscheint nicht im Indexfeld Leerzeichen zwischen Bezeichner und Text werden automatisch entfernt Hinweis Die Option berall suchen ist nur bei Zuordnung durch Bezeichner verf gbar Durch diese Option ist es m glich dass der Bezeichner etwas flexibler gew hlt werden kann Sollte es somit vorkommen dass vor dem gew hlten Bezeichner ein anderes Wort steht so wird dennoch der Wert welcher hinter dem Bezeichner steht in das Indexfeld bernommen Reihenfolge der Zeichenanpassung Die Ver nderungen nach Einlesen der Zone finden in der Reihenfolge der aufgef hrten Einstellungen statt Entfernen Ersetzen durch Links k rzen Rechts k rzen Von Links Von Rechts Prefix Postfix Entfernen Ersetzen durch Die Option 1 und 5 erscheint zweimal da es hier sinnvoll sein kann ein Ersetzen von Zeichen entweder an den Anfang oder an das Ende der Zeichenanpassung zu setzen Entfernen Ersetzen durch Mit dieser Funktion k nnen nachtr glich Zeichen aus einer
222. nfiguration u euceeesseeenseeennnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnsnnnennnnn 179 Das On EE 179 Das Kontextmen der rechten Maustaste 180 Dokumententyp w hlen s sssssnssssssssssenrnssssnssrnrrssssrserernrssssnerrrnnssssnnernnenssssenennnnnssssrnennnnnssssennt 181 Zone erstellen markieren ver ndern uuuesesesessnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 181 Dokumenten Identifikation uuerenseseessnnnneenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnensnnnnnnnsnnnn 181 Bildverbesserung Zonen 22220000022ssuenennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnennnenn 183 TASEA a EEN 184 InHaltstV pen A ee nee 185 Erlaubte Zeichen SC ee S el BEE BEE nah ana EEAO 186 Markierung IOMR onire RE OEN AOOO EATEA AA OOR T EA 187 Elle 187 Positionsunabh ngiger Barcode ssssssssssssssssssssrrrrressssrserrrrrssssrnerernnssssrnernnnnssssrnennnsnssssrnne 188 Indexteld Ei die INE E 189 Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen nassen 189 Von Links Von Rechte 191 Breed ege gege ehe rennen era 192 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren sssssssssssssnressssssrrrrrrsssssserrnnrsnssrsrrennnssssrnernnnnssssrnnt 192 Inhaltsverzeichnis Seite 14 FileDirector Enterprise Manager Erkennung testen Zuordnung pr fen uuueesseeesssenensnnsnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnnennnnnnn Konfigurationtesten a a n r acnara un E
223. ngezeigt werden sollen oder ob sie erst nach kurzer Verz gerung angezeigt werden Sollen die Men s wieder in den urspr nglichen Zustand versetzt werden kann man die eigenen Anpassungen hier auf den Standard zur cksetzen Das Verhalten beim Ausklappen der Men s wird ber die Men Animation eingestellt Gro e Symbole ber die Einstellung Gro e Symbole k nnen die Men symbole zur besseren Erkennung vergr ert werden Quickinfo Das Quickinfo ist der Text der zu jedem Symbol erscheint wenn man mit dem Mauszeiger kurzzeitig verz gert auf ein Icon zeigt Hier kann konfiguriert werden ob das Quickinfo angezeigt und ob die Tastenkombination f r den Kurzbefehl dort aufgef hrt werden soll Einstellungen Im WinClient k nnen unter Extras gt Optionen verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen werden Um diese Voreinstellungen f r bestimmte Gruppen von Clientanwendern vorzugeben k nnen Sie diese in der Clientkonfiguration unter dem Reiter Einstellungen einrichten Client Konfiguration Seite 66 FileDirector Enterprise Manager Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option markiert so ist der Bereich in Extras gt Optionen im WinClient f r den Benutzer aktiv Erlaube offline zu arbeiten Um immer eine Verbindung des WinClients mit dem Server zu gew hrleisten kann hier der Offline Modus erlaubt oder verweigert werden Damit kann z B verhindert werden dass ein Client versehentlich offline arbeit
224. nisch Polnisch Tschechisch Ungarisch Slowenisch OCR Formularerkennung Seite 175 FileDirector Enterprise Manager T rkisch Brasilien Portugiesisch Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen erm glicht man die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen Erkennungsoptionen Die Qualit t einer OCR Erkennung h ngt im Wesentlichen von der Qualit t der Vorlage und der Lage der gescannten Seite ab Zur Verbesserung der Erkennung k nnen verschiedene Optionen eingestellt werden Erkennung verbessern Dies ist eine allgemeine Option der OCR Engine Bei einer schlechten Vorlage kann diese Option die Erkennung verbessern helfen Schr glagenkorrektur Wird eine Seite manuell gescannt so kann ein schiefer Einzug der Seite dazu f hren dass die Zonen nicht erkannt werden k nnen Mit dieser Option wird die Seite softwareseitig justiert Bildverbesserung Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die Lesung des Identifikationsmerkmals im Formular zu verbessern Diese Einstellung greift wenn bei einer Formularerkennung zun chst noch nicht bekannt ist um welches Formular es sich handelt Um zu wissen welche Auswirkungen diese Einstellungen haben sollten Sie die Filter und deren Reihenfolge in einem Formular zun chst testen Zur Einrichtung lesen Sie bitte den Abschnitt zur Bildverbesserung Zonen Hinweis Beachten Sie dass die Reihenfolge der Filter eine entscheidende Bed
225. nk angegeben Felder Seite 96 FileDirector Enterprise Manager Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweiterte Einstellungen werden Attribute f r das Feld vergeben Ein Feldattribut hilft bei der Indizierung durch automatische Aktionen verhindert Fehleingaben oder bestimmt was bei doppelt auftretendem Index geschehen soll Automatische Aktionen Keine Ist die Option Keine im Feld als automatische Aktion eingestellt so werden die eingetragenen Indexdaten beim Einzelseiten oder Stapelscannen nicht bernommen Beibehalten Wenn f r das Feld Beibehalten eingestellt ist werden beim Scannen im WinClient die in den Indexfeldern eingetragenen Werte f r das aktuell gescannte Dokument bernommen Wird ein weiteres Dokument bzw ein weiterer Stapel gescannt so wird das Feld nach dem Scannen nicht geleert und der Eintrag kann f r das folgende Dokument erneut verwendet werden ohne dass es noch einmal eingegeben werden muss Hochz hlen Wenn beim Scannen in diesem Feld eine Anfangszahl eingegeben wird so wird von dieser Zahl aus bei jedem neu gescannten Dokument hochgez hlt Runterz hlen Wird ein Anfangswert eingetragen so wird von diesem Wert aus heruntergez hlt Es sollte immer eine Zahl angegeben werden die bereits die Anzahl der Stellen anzeigt sobald in den Bereich unter O gez hlt wird Bei Minuswerten wird kein Minuszeichen angezeigt Tr gt man z B die Zahl 10 ein dann wird folgenderma en in den Minusbe
226. nly false current storagelocation 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Aktuelle Dokumente werden nun in den dritten Speicherort gespeichert und die Speicherorte die auf read only gesetzt wurden k nnen durchsucht werden Speicherpools Seite 129 FileDirector Enterprise Manager Die Daten in den schreibgesch tzten Speicherorten ver ndern sich nun nicht mehr so dass hier die Datensicherung erheblich erleichtert wird Speicherpools Seite 130 FileDirector Enterprise Manager ODBC Verkn pfungen bersicht ODBC bedeutet Open Database Connectivity und erm glicht ber eine standardisierte Schnittstelle den Zugang zu anderen Datenquellen Diese Datenquellen k nnen andere Datenbanken oder auch Tabellen aus Excel oder Textdateien sein ber eine eindeutige Feldverkn pfung k nnen so Daten aus anderen Quellen direkt f r die Indizierung hinzu gelesen werden Um auf diese Datenquelle z B auf eine Tabelle aus einer Datenbank zugreifen zu k nnen muss eine ODBC Verkn pfung auf Windowsebene eingerichtet werden Hinweis In den Spaltennamen einer ODBC Quelle d rfen folgende Zeichen nicht vorkommen Leerzeichen lt gt ODBC Quelle im Windows einrichten Um die Datenquelle zu verkn pfen w hlen Sie auf dem FileDirector Server Start gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Datenquellen ODBC und selektieren Sie das Tab System DSN Klicken Sie auf Hinzuf gen un
227. nschaften vom Knoten Dokumententvpen 106 TICE 106 S rtierreih nfolge engeren eheaten anne ek en nee reiten nee ESRAR EEEE 106 ETC 107 Dokumententyp duplizieren sssenssssnsessneesnssnsesrrrtrnssssesrrrtsrssnrrnrntsssssserrnnnssssrnrrnrnnssssrnernnsnssssrnne 107 Allgeme EEN 107 Speicherpool im Dokumententvp 107 le D ele e BEE 107 In Volltext OCR einbeziehen ssssssssssssseessssrrssssrrssesrrssrrrrssrtrrsstrrrssrtntssttttssttnnsstnttsstennsstnetsstt 108 OCR Volltexterkennung sofort ausf hren sssssssssssssssseserrrssssrserrnnrssssrnenrnnnssssrnennnnnssssrrennena 108 Akzeptiere nur signierte Dokumente 108 Felder im Dokumententvp 109 Erweiterte Einstellungen auf Dokumententvpebene en 109 Sicherheit f r alle Dokumententypen des Aktenschrankes 109 Sicherheit auf Dokumententvpebene 110 Rechte auf Dokumentenebene vergeben 110 Berechtigungen auf Dokumententvpen ss sssssssssssssrrressssrserrrrrssssrnerrnrnssssnnennnnnssssrnernnnnssssenne 110 Ansichten im DokumententyPp uuscesesessessennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnennnnennnnnnnsnnnnnnnnnnnnnen 112 Ansichten auf Dokumentenebene einstellen sssssssssssssssssssssrrsssrrsssrrssrrrrssrsrrssrtnrssrennssrenesset 112 Einstellungen f r den Reiter Suchen uuseessssssnsssssennnsnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnennnnnneennnnnnnenn 113 Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen 113 Wortauswabllteten Nee kK KENNEN ERAN ENKE ENKEN RK ene
228. nt als die Vorlage e Die Vorlage hat keine Zone zur Dokumenten Identifikation e Mehrere Vorlagen haben hnliche Dokumenten Identifikationen so dass kein eindeutiges Formular erkannt werden kann e Der Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente wurde nicht oder falsch zugeordnet e Die Aufl sung ist zu hoch e Die Aufl sung ist zu niedrig e Der Schwellwert ist zu hoch zu niedrig e Die OCR Enzgine ist nicht installiert e Das Bild ist gr er als 8400 x 8400 Pixel Dokumententyp w hlen Unter Formularerkennung kann das Formular ausgew hlt werden das erkannt werden soll Es wird immer das im Vorschaufester angezeigte Dokument untersucht Wird hier Alle eingetragen wird das Dokument durch alle vorhandenen Formulare untersucht Um erneut eine Testerkennung durchzuf hren klicken Sie zun chst auf Stapel zur cksetzen OCR Formularerkennung Seite 194 FileDirector Enterprise Manager Ergebnisse der Erkennung Wurden die Formulare aller Dokumententypen untersucht so wird unter Gew hltes Formular das Formular angegeben dass erkannt und f r die Indizierung verwendet wurde Unter Zieldokumententyp wird der Dokumententyp angegeben in das das Dokument nach der Erkennung geschoben werden w rde Es werden alle Formulare aufgef hrt die untersucht wurden und welche Erkennungsrate ein Dokument erzielt hat Konnte ein Dokument nicht eindeutig erkannt werden so wird es in den Dokumententyp geschoben der als Doku
229. nterprise Manager Aktenschrank Um die Zieleinstellungen f r den MailStore Zeitplaner einzurichten geben Sie den Aktenschrank ein in den die Daten importiert werden sollen Bedingung F r den Import von E Mails k nnen Bedingungen konfiguriert werden die eine Zuordnung zu einem Dokumententyp definieren Hier im Beispiel wird z B die Bedingung definiert dass das Wort Code in der Betreffzeile dazu f hrt dass die E Mail in den angegebenen Dokumententyp geschoben wird Als Feld k nnen auch die Dateinamen der Anh nge ausgew hlt werden so dass damit sp ter die M glichkeit besteht in diesem Feld nach den Anh ngen zu suchen Es k nnen auch mehrere Bedingungen eingetragen werden die je nach Einstellung mit UND oder ODER verkn pft werden Dokumententyp Geben Sie hier den Dokumententyp an in den die importiere E Mail archiviert werden soll die die konfigurierte Bedingung erf llt Felder setzen Im Bereich E Mail Feld werden die Felder einer E Mail zur bernahme der Eigenschaften angeboten So z B Mailfrom_Address RcptTo_Address etc Diese Felder k nnen entsprechenden Feldern des Dokumententyps zugewiesen werden Achten Sie darauf dass die Zeichenl nge der Felder im Dokumententyp ausreicht da z B mehrere E Mailadressen mit Semikolon getrennt hintereinander geschrieben werden Um nun bestimmte Felder zu f llen k nnen Zuordnungen getroffen werden Der Doppelpunkt in der Betreffzeile kann als Feldtrenner definiert
230. nterverzeichnis des FileDirector Programmpfades abgelegt z B in C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector Server bin Hinweis Die Dateien werden durch eine Programmbibliothek von SAP erzeugt die FileDirector benutzt um die Barcodes zu senden FileDirector hat keinen Einfluss auf die Inhalte dieser Dateien Konfiguration des OLE http Frontend berblick GUIScanDoc AID n weg Get deg mg de a eg a a a a a Ss u 1 GUID SAP GUI GUID EID GUIViewD ArchiveLink SAP System In der SAP GUI User Desktop m ssen zwei Kommandos konfiguriert werden Ein Scan Kommando sowie ein Kommando zum Anzeigen gespeicherter Dokumente View Beim Erzeugen eines Dokuments in SAP wird ein Kommando GUIScanDoc AlD n aufgerufen welches den ScanClient ffnet Zusammen mit dem Aufruf kann ein Parameter N bergeben werden der eine automatische Aktion startet Einzelseiten scannen Stapel scannen etc Die Aktionen sind beschrieben im Abschnitt Scan from Front End Mit dem ScanClient wird das Dokument gescannt und indiziert wobei de einge tragenen Indexdaten nur im FileDirector zur Recherche zur Verf gung stehen Als R ckmeldung erh lt das SAP System eine ID die der Dokument GUID entspricht F r die Anzeige eines existierenden Dokuments k nnen sowohl der WinClient als auch der ScanClient konfiguriert werden F r diesen Aufruf wird das Kommando GUIViewDoc AID DID n gesendet wobei n entwed
231. nun im WinClient unter Bearbeiten dieses Feld ausgef llt wird so wird eine Suche in der ODBC Datenbank ausgef hrt Werden die zu dem Feldinhalt zugeh rigen Indexdaten in anderen Feldern gefunden so werden diese bei der Indizierung im WinClient automatisch ausgef llt Eine solche Zuordnung erm glicht eine schnelle Indizierung mehrerer Felder im WinClient die eindeutig zusammengeh ren Dies kann z B eine Kundennummer sein zu der eine eindeutige Adresse geh rt die in der ODBC Datenquelle zur Verf gung gestellt wird Hinweis Im Feld kann nur eine ODBC Quelle ausgew hlt werden wenn es in einer ODBC Zuordnung konfiguriert wurde Ist es keinem Feld in einer ODBC Verkn pfung zugewiesen so steht die Auswahl nicht zur Verf gung Ist der gleiche ODBC Link mehreren Feldern zugewiesen worden so findet bei der Eingabe des Indexes von jedem dieser Felder eine Suche nach erg nzenden Feldinhalten statt Allerdings muss die Datenstruktur f r jedes Feld in der ODBC Quelle eindeutig sein da ansonsten falsche Ergebnisse die Folge sein k nnen Beispiel ODBEC Tabelle Felder Seite 101 FileDirector Enterprise Manager Kundennummer Name Stadt ODBC Link im Feld ODBC Link im Feld Nur in ODBC Konfiguration 100 Peter Hamburg 200 Peter Duisburg Wird nun im WinClient im Feld Kundennummer 200 eingegeben so wird der richtige Datensatz 200 Peter Duisburg angezeigt Wird aber im Feld Name d
232. nutzer der concurrent Gruppen mehr anmelden kann erm glichen die named Gruppen einen Zugang zum Server f r bestimmte Benutzer Dieser Gruppe werden gezielte Benutzernamen zugeordnet Die Anzahl der hinzugef gten Benutzernamen darf die Anzahl der Lizenzen nicht berschreiten fd scan Lizenz Scan concurrent Mitglieder dieser Gruppe haben Zugang zum FileDirector und k nnen scannen und neue Dokumente erfassen Wenn f r einen Aktenschrank die Gruppe fd scan alle Rechte besitzt ist den Benutzern dieser Gruppe auch die Administration von Aktenschr nken erlaubt d h sie d rfen im Enterprise Manager Felder anlegen Rechte vergeben etc Die Systemkonfiguration wie z B Protokolleinsicht Zeitplaner einrichten oder Benutzer hinzuf gen im oberen Bereich des Enterprise Managers ist diesem Benutzer nicht erlaubt In dieser Gruppe k nnen sich mehr Benutzer befinden als Lizenzen vorhanden sind Sind alle Lizenzen belegt muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste Benutzer einloggen kann fd user named Lizenz User named Mitglieder dieser Gruppe k nnen recherchieren und Dokumente ndern Sie k nnen aber keine Dokumente neu scannen und anlegen In diese Gruppe werden bestimmte Benutzer gesetzt die mit dem FileDirector arbeiten sollen und Benutzer und Gruppen Seite 40 FileDirector Enterprise Manager f r jeden Benutzer wird eine Lizenz reserviert In der Gruppe d rfen s
233. ode in einem Indexfeld gelesen werden muss ein Dummy f r den ersten Barcode eingerichtet werden Floating Barcode als Identifier Ein Floating Barcode kann nur den ersten Barcode als Identifier erkennen Der 2 Barcode kann kein Identifier mehr sein Daher muss bei Verwendung von Identifikationsmerkmalen die Reihenfolge der Barcodes auf dem Blatt ber cksichtigt werden Das Blatt wird immer von oben links nach unten rechts nach Barcodes untersucht Der Barcode darf nicht zu schr g auf das Blatt positioniert werden z B bei Aufklebern Au erdem m ssen die Barcodes eine lesbare Gr e und Qualit t aufweisen Indexfeld zuordnen Bei der Zuweisung der Zonen zu den Indexfeldern muss besonders darauf geachtet werden dass das gew hlte Indexfeld ausreichend viele Zeichen fassen kann Hier m ssen die Prefix und Postfixangaben sowie die maximale Zeichenanzahl auf dem Dokument ber cksichtigt werden die beim sp ter gescannten Dokument von der verwendeten Vorlage abweichen kann Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen Ziehen Sie eine Zone auf und klappen Sie die Maske neben dem Eintrag Indexfeld auf Hier k nnen die Zonen des ausgew hlten Zieldokumententyps gew hlt werden Bei Doppelklick auf die Zone wird im Erkennungsfenster der Inhalt der gelesenen Zone und der gef llten Zone angezeigt Dieser Inhalt ist abweichend wenn ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder Prefix Postfix eine nachtr gliche Ver nderung statt
234. omplette eigene Pr fung die auch fehlerhafte Inhalte automatisch korrigieren kann Diese Pr fung wird bei jeder Lesung des Barcodes durchgef hrt OCR Formularerkennung Seite 187 FileDirector Enterprise Manager DataMatrix DataMatrix ist ein 2D Barcode Die Gr e des quadratischen bei bestimmten Seitenverh ltnissen auch rechteckigen Codebildes wird dabei aus einer gro en Auswahlmenge bestimmt Die Symbol Elemente sind quadratisch oder rund QR Code Der zweidimensionale QR Code Matrix Barcode ist h ufig geworden wegen seiner schnellen Lesbarkeit und seiner gr eren Kapazit t verglichen mit Standard UPC Barcodes Anwendungen umfassen Produktverfolgung Objekterkennung Zeitverfolgung Dokumentmanagement allgemeines Marketing und vieles mehr Barcode Einstellungen F r die Barcodes k nnen zus tzlich noch verschiedene Einstellungen getroffen werden Ein Barcode kann eine Pr fziffer enthalten die bei einigen Barcodes wahlweise mitgelesen und getestet werden kann Ist der Barcode auf dem Blatt um 90 Grad gedreht so kann diese Drehung hier eingestellt werden F r normale Indexfelder ist diese Drehung nicht m glich Erweiterte Suche nicht bei positionsunabh ngigem Barcode Die erweitere Suche ist eine Funktion die im Ausnahmefall f r schlecht erkenn bare Barcodes verwendet werden kann Das gilt nicht f r positionsunabh ngige Barcodes Bei Verwendung dieser Option wird die Erkennung zudem erheblich verl
235. ormatieren rechte Taste gt Reiter Schutz anw hlen gt Schutz gesperrt aufheben Dann unter Extras gt Blatt sch tzen Nun sind die Felder deren Schutz aufgehoben wurde nicht gesch tzt und es k nnen Eintr ge vorgenommen werden Verwendung im WinClient Um das Overlay verwenden zu k nnen muss Excel auf dem Client installiert sein Wird das Formular mit einem Klick auf das Indexfeld ge ffnet Reiter Bearbeiten und Werte eingetragen muss nach der Eingabe in der Excel Tabelle noch ein anderes Feld angeklickt werden als das in das die letzte Eingabe gemacht wurde bevor mit OK best tigt werden kann Erst dann sind die Excel Eintr ge im Blatt gespeichert Ist das Formular wieder geschlossen so muss die nderung mit nderungen bernehmen im FileDirector gespeichert werden Dabei wird das Dokument ausgecheckt und die Anderung als Revision wieder eingecheckt Man erkennt an einem gelb hinterlegten Feld im Steuerfeld dass eine Anderung stattgefunden hat Die Indexeintr ge im Overlay k nnen nicht ber das Indexfeld selbst gesucht werden Sofern der Volltext konfiguriert ist kann aber nach den Eintr gen mit Suchwort gesucht werden ODBC Verkn pfung Um eine Feldverkn pfung mit einer ODBC Tabelle einzurichten muss zun chst die ODBC Quelle eingerichtet sein Siehe ODBC Verkn pfungen Ist dort eine Tabelle hinterlegt und die Feldzuordnungen konfiguriert kann dem Feld die ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Wenn
236. piert werden damit die Daten eindeutig identifiziert werden k nnen Fristensteuerung Seite 138 FileDirector Enterprise Manager In der Datenbank wird diese Media ID zu den entsprechenden exportierten Daten geschrieben ACHTUNG Wurde die Option Vernichten eingestellt werden die Daten endg ltig gel scht und es kann nicht mehr nach ihnen gesucht werden Um sp ter erneut eine Suche aus noch vorhandenen Indexdaten in der Datenbank anzeigen zu lassen muss das CD Laufwerk als alternativer Speicherpool angelegt werden Wird ein Datensatz gesucht so wird zun chst der Default Speicherpool bzw die Speicherorte nach ihren Priorit ten durchsucht Danach wird die in der Datenbank hinterlegte mid Datei gesucht Ist das CD ROM Laufwerk als alternativer Speicherpool angegeben so muss die CD mit der entsprechend angeforderten Media ID eingelegt werden Wird die Media ID Datei nicht gefunden so erscheint eine Meldung dass der entsprechende Datentr ger eingelegt werden soll Daher ist es wichtig dass die CDs mit der richtigen ID beschriftet werden Hinweis Der Name der mid Datei wird bei Verwendung einer Oracle Datenbank ohne tausendstel Sekunden erzeugt Fristensteuerung Seite 139 FileDirector Enterprise Manager Prozessmanagement bersicht Mit FileDirector kann man Dokumente durch das Prozessmanagement in Workflow Prozesse integrieren In diesem Modul kann man den Weg eines Dokuments entlang eines
237. ppe hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen und w hlen Sie den Benutzer bzw die Gruppen mit einem Doppelklick aus und klicken Sie anschlie end auf OK Zum entfernen markieren Sie den Namen und klicken Sie auf Entfernen Wie zuvor erw hnt k nnen Gruppen Mitglieder anderer Gruppen sein Eine Gruppenmitgliedschaft in einer anderen Gruppe kann auf der Registerkarte Mitglied von eingerichtet werden Zum Beispiel Die Gruppe xyz accounts hat drei Mitglieder und ist Mitglied der Gruppe xyz fd user Somit sind alle drei Mitglieder der Gruppe xyz accounts auch Mitglied der Gruppe xyz fd user Benutzer pro Gruppe Auf der Registerkarte Benutzer pro Gruppe k nnen Sie einstellen wie viele Lizenzen f r eine Benutzergruppe zur Verf gung stehen sollen Wie im Beispiel zuvor erw hnt hat die Gruppe xyz accounts drei Mitglieder Werden dieser Gruppe 2 konkurrierende Lizenzen zugeordnet so k nnen 2 Benutzer gleichzeitig an FileDirector angemeldet sein Diese Option steht den administrativen Konten von Unter Dom nen nicht zur Verf gung Konten l schen Werden Konten ber das Kontextmen der rechten Maustaste in Benutzer und Gruppen gel scht so werden die Rechte in den Aktenschr nken nicht gel scht d h der Benutzer kann wieder hinzugef gt werden und die zuvor vergebenen Rechte bleiben bestehen Sollen die Rechte eines Benutzers aus dem FileDirector komplett gel scht werden so muss dieser Benutzer im Windows komplett gel scht werd
238. r cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken sind aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Dokumententypen Seite 111 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt
239. r eingef gt werden Aktenschr nke Seite 83 FileDirector Enterprise Manager Eine Replikation zwischen zwei Zielservern ist nicht m glich siehe Abbildung Original FileDirector Server FileDirector Server Hinweis Bei der Abbildung muss ber cksichtigt werden dass die Zust ndigkeit der Dokumente auf einen anderen Server bertragen werden kann Wird sie vom Originalserver zu einem Clone bertragen so wird der Clone somit zum Originalserver Scannen Ver ndern Suchen Wird im Originalserver gescannt und auf den Zielserver Clone repliziert so k nnen die Dokumente auf dem Zielserver gesucht und angezeigt werden Sollen bereits replizierte Dokumente des Originalservers auf dem Zielserver bearbeitet werden so ist das nur m glich wenn sie auf dem Originalserver ausgecheckt werden Daf r muss der Originalserver in der Aktenschrankeinstellung des Ziel Servers eingerichtet und die Verbindung online sein Beispiele Zentrale Originalserver gt Niederlassung Zielserver In der Zentrale und in der Niederlassung werden Daten gescannt und eingecheckt Die Daten aus der Zentrale sollen in der Niederlassung zur Verf gung stehen Aktenschr nke Seite 84 FileDirector Enterprise Manager Fallt In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein aber nicht ge ndert werden Hier reicht eine Replikationsverbindung auf dem Zentralrechner zum
240. r jeden Anwender der sich am FileDirector Server anmeldet wird ein eigener lokaler Cache auf seinem Rechner erzeugt So bleibt die Sicherheit der Daten von jedem Benutzer gewahrt da nur dieser berechtigt ist seine eigenen Daten zu sehen Verwendet man die Standardauthentifizierung Eintrag ohne H kchen so wird f r alle Benutzer auf diesem Rechner der gleiche lokale Cache verwendet Es Enterprise Manager allgemein Seite 20 FileDirector Enterprise Manager erscheint beim Start der Applikation ein Anmeldefenster und es wird der lokale Cache des aktuell angemeldeten Windows Benutzers verwendet Aus Sicherheitsgr nden sollte mit der Windows Authentifizierung gearbeitet werden Manchmal kann es jedoch notwendig sein die Anmeldung direkt in der Applikation einzustellen Einstellung der Sprache Nach der Installation bernimmt der FileDirector Enterprise Manager zun chst die Sprache des Betriebssystems auf dem er installiert ist Wird eine Sprache ausgew hlt so muss danach der FileDirector Enterprise Manager neu gestartet werden damit die Sprachumstellung bernommen wird Folgende Sprachen k nnen eingestellt werden Windows definiert bernimmt die Sprache des Betriebssystems English UK English US Deutsch Francais Portugu s Espa ol Japanese Chinese Big5 Chinese Simplified Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten Um mehrere Serverinstallationen mit einem Enterprise Manager verwalten zu k
241. rd die Schaltfl che Stempel im Men aktiv Mit dieser Option kann der Stempel platziert und zuvor mit dem Mausrad in der Gr e ver ndert werden Nur auf der ersten Seite Wird diese Option aktiviert so wird bei einem Stapelscan nur die erste Seite gestempelt Ist diese Option nicht aktiviert wird der Stempel auf jede Seite gesetzt Scanprofile Seite 169 FileDirector Enterprise Manager Setze Feld auf Wert Wird im WinClient mit diesem Scanprofil gescannt k nnen gleichzeitig mehrere Indexfelder mit einem festen Wert belegt werden Werden mehrere Seiten hintereinander gescannt wird f r jedes Dokument das Indexfeld mit dem vorgegebenen Text gef llt Falls als Scanner der Directory Scanner eingestellt ist k nnen Teile des Pfads der Dateiname die Dateiendung sowie Datum Zeit der Erstellung Ver nderung der des letzten Zugriffs als Indexfelder verwendet werden Bei Dateien wo der Index im Dateinamen steckt kann der Name aufgeteilt und in Indexfelder importiert werden Voraussetzung ist dass die Indexdaten durch Trennzeichen getrennt sind Beispiel Im Importpfad befinden sich Dateien mit den folgenden Namen 0001_Schneider tif 0002_Schmitz tif Der Unterstrich sollte als Zus tzliches Trennzeichen f r Pfad und Dateinamen konfiguriert werden Der Parameter Auf folgenden Wert muss auf Teil des Dateinamens gesetzt werden Das erste Feld wird mit dem Wert 00001 gef llt z B der Kundennummer Der zweit
242. rd dieses Indexfeld automatisch bei jedem Einchecken eines Dokuments mit dem Filterwert gef llt Beispiel Eintrag im Filterfeld Konto Vergleiche Filterwert Verstecken Standard spielberg administrator 111 spielberg Bearbeiter gt 111 o Hier w rde der Benutzer spielberg administrator alle Daten sehen die im Filterfeld den String 111 beinhalten Legt dieser Benutzer Daten an und checkt sie ein so wird beim Einchecken immer der Wert 111 eingetragen auch wenn der Benutzer in das Feld das ber Verstecken nicht ausgeblendet wurde etwas anderes hineingeschrieben hat Der Benutzer spielberg administrator sieht das Feld in seiner WinClient Oberfl che nicht Im Hintergrund wird immer beim Einchecken die Zeichenfolge 111 in das Feld geschrieben Wenn dieser Benutzer nach Dokumenten sucht wird er nur die Dokumente finden die genau diesen String in Filterfeld haben Die Benutzer in der Gruppe Bearbeiter sehen alle Dokumente die im Filterfeld eine Zahl gr er als 111 stehen haben Allerdings sieht er davon nichts da das Filterfeld ausgeblendet ist Legt dieser Benutzer ein Dokument an so wird kein Filterwert gesetzt Wenn es ein Benutzer ist der nur recherchiert braucht er keinen Filter zu setzen da dieser erst beim Einchecken eingetragen wird Verkn pfung von Filtern UND ODER a Werden in EINEM Indexfeld mehrere Eintr ge zu einem Benutzer eingestellt so werden diese Filtereintr
243. rden die im FileDirector wie blich eingetragen werden k nnen Bei der Anzeige der Eintr ge im WinClient werden dann zun chst die festen Eintr ge und danach die dynamischen Eintr ge angezeigt Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen Wird eine Wortliste ber eine ODBC Verkn pfung gef llt so kann trotzdem noch eine Verkn pfung zu einer anderen ODBC Liste hergestellt werden Diese wird dann wie die normale Konfiguration ber Feld gt Eigenschaften gt Reiter Erweiterte Einstellungen gt ODBC Verkn pfung eingetragen Das F llen des Feldes kann beispielsweise so ablaufen e K rzel wird in das Feld eingetragen e Wort wird automatisch aus der ODBC Tabelle der Wortliste erg nzt e Das erg nzte Wort wird in einer anderen ODBC Tabelle gefunden und mit diesem werden dann entsprechend der normalen ODBC F llmethode weitere Felder ausgef llt Hinweis Diese Einstellungen m ssen sehr sorgf ltig durchgef hrt werden um eine korrekte Konfiguration zu gew hrleisten Wortauswahllisten Seite 118 FileDirector Enterprise Manager Ablagesystem Designer bersicht FileDirector bietet eine einfache M glichkeit ein Ablagesystem zu gestalten welches es erm glicht im WinClient eine Explorer hnliche Baumstruktur anzuzeigen Das Hilfsmittel hierf r ist der Ablagesystem Designer Dieser erm glicht es Ihnen in wenigen Schritten ein Ablagesystem f r den WinClient bereitzustellen Vorbe
244. rden hier 5000 Splitten der Daten F r jeden neuen Speicherort muss nun ein neues Verzeichnis mit dem Unterverzeichnis der ID des Aktenschrankes angelegt werden z B filedirector data1 FD_CaBiID F r den Benutzer fd server m ssen diese Verzeichnisse freigegeben und beschreibbar sein Im Idealfall befinden sich diese Verzeichnisse auf unterschiedlichen Festplatten so dass der Zugriff beschleunigt werden kann Nun k nnen die sub locations in die verschiedenen Speicherorte verteilt werden Beispiel 0000001 0000010 in storagelocation1 FD_CABID mit je 5000 Dokumenten 0000011 0000020 in storagelocation2 FD_CABID 0000021 0000030 in storagelocation3 FD_CABID Einrichten der Speicherorte im Enterprise Manager Wurden die Daten nun in verschiedene Verzeichnisse kopiert so m ssen die Speicherorte noch zugeordnet werden Alle Speicherorte die im Enterprise Manager aufgef hrt werden werden auf Dokumente durchsucht Die Priorit ten werden der Reihe nach gesetzt Alle Speicherorte die nicht mehr beschrieben werden sollen werden auf read only gesetzt Der letzte Speicherort in den die aktuellen Dokumente gespeichert werden sollen bleibt beschreibbar Beispiel Speicherpool Storagelocationi Priorit t 1 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation2 Priorit t 2 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation3 Priorit t 3 read o
245. reich heruntergez hlt 01 00 99 98 Hochz hlen Runterz hlen Seitenweise Wird Seitenweise hoch bzw runterz hlen eingestellt so wird w hrend des Scannens die Anzahl der Seiten in das Indexfeld geschrieben Dies findet bergreifend ber die Dokumente statt so dass immer die Seitenzahl des vorherigen Dokumentes zu den Seiten zu dem folgenden Dokument hinzugez hlt oder abgezogen wird Hochz hlen Runterz hlen Global Mit dieser Option wird ein globaler Z hler vom Server gesetzt Werden Daten eingecheckt wird nach der letzten Zahl auf dem Server gesucht und entsprechend der n chsten Zahl hoch oder runtergez hlt Felder Seite 97 FileDirector Enterprise Manager Setzt Systemdatum Setzt Systemzeit und weitere Zeiteintr ge Ist ein Feld auf ein Datum eingestellt dann kann das Systemdatum automatisch in das Feld eingetragen werden Zudem k nnen das Jahr die Woche und das Systemdatum n Tage gesetzt werden Hinweis Die Systemzeit des Clients darf nicht mehr als 5 Minuten von der Systemzeit des Servers abweichen da der Server sonst das Einchecken der Dokumente verweigert Setzt Benutzernamen Mit dieser Aktion wird der Benutzername mit vorangestellter Dom ne gesetzt Setzt kurzen Benutzernamen Diese Option setzt den Benutzernamen ohne vorangestellte Dom ne ein Setzt Computernamen Soll automatisch der Computername in ein Feld geschrieben werden so wird diese Aktion verwendet Setzt
246. reitungen Zuerst sollten im Knoten Felder eine entsprechende Anzahl an Feldern als Wortauswahllisten angelegt werden die als Ebenen f r das Ablagesystem verwendet werden sollen Siehe Felder anlegen Designer starten ber die Schaltfl che Ablagesystem Designer in Men Wortauswahllisten erscheint ein Dialogfenster zum Erstellen eines Ablagesystems Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp eingestellt mit dem die Felder Wortauswahlliste verkn pft sind Unterhalb dieser Auswahl werden die Indexfeldebenen angegeben Die Indexfeldebenen richten sich nach der Sortierung der Felder im Dokumententyp Das Wortauswahlfeld welches dort an oberster Stelle ist bildet hier die erste Ebene Neue Eintr ge zulassen Hier kann man die Option Neue Eintr ge zulassen am Ende einer Wortauswahlliste ein oder ausschalten Laden Hier kann man zuvor abgespeicherte Ablagesysteme entweder aus dem Dateisystem oder von der Datenbank laden Ablagesystem Designer Seite 119 FileDirector Enterprise Manager Speichern Hier kann man das erstellte Ablagesystem abspeichern Es kann in eine CSV oder XML Datei gespeichert werden oder die Struktur wird innerhalb der Datenbank abgelegt Mit der Option Datei speichern wird die Struktur als CSV oder XML Datei abgelegt Mit der Option Einstellungen speichern wird die Struktur in der Datenbank abgelegt und kann durch den Namen wieder geladen werden Speichern unter Der Ablauf erfolgt
247. ren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit ODER verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument sehen wenn EINES der beiden Felder zutrifft Felder Seite 105 FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen bersicht FileDirector organisiert und klassifiziert Dokumente in Dokumententypen Da jeder Dokumententyp individuell definiert und konfiguriert werden kann ist es m glich sich sehr eng an die Erfordernisse der Gesch ftsprozesse anzupassen FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Dokumententypen in einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Neuer Dokumententyp Bei Klick auf die Schaltfl che Neu im Abschnitt Dokumententyp eines Aktenschrankes ffnet sich ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Dokumententyps Der Bereich Dokumententyp muss im linken Teil des Enterprise Manager Fensters unterhalb des entsprechenden Aktenschranks markiert sein Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen W hlt man auf dem Knoten Dokumententypen und ffnet Eigenschaften mit einem Rechtsklick so kann man einen Alias f r die Bezeichnung Dokumententypen angeben und die Reihenfolge der Anzeige einstellen Alias Normalerweise werden Dokumententypen mit dem Namen Dokumententypen angezeigt Sie k nnen unter Alias eine Beschreibung Ihrer Wahl einsetzen Sortierreihenfolge Nachdem der Dokumenten
248. rende Nullen werden ignoriert Um f hrende Nullen darstellen zu k nnen kann man entweder das Feld Alle Zeichen verwenden oder man erstellt eine kundenspezifische Eingabemaske Zahlen erweitert In erweiterten Zahlen d rfen Zahlen 0 9 plus minus Komma und Punkt verwendet werden In der Einstellung wird die Zahl hinter dem Komma aktiv die die Anzahl der Nachkommastellen angibt Die Zahl vor dem Komma gibt die Gesamtzahl der Stellen inklusive Kommastellen an Datum Zeit Datum und Zeit Wird ein Datums bzw Zeitformat angegeben wird das Zeitformat der Windowseinstellung bernommen Soll das Format ge ndert werden wird es in den Windowseinstellungen unter Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Regions und Sprachoptionen ge ndert F r die Eintragung eines automatischen Systemdatums oder Systemzeit siehe Erweiterte Einstellungen Kundenspezifische Eingabemaske Die kundenspezifische Eingabemaske erm glicht eine genau vorgegebene Formatierung f r eine Indexeingabe Wird hier ein Feld als kundenspezifische Eingabemaske definiert so kann in dem Reiter Eingabemaske die Konfiguration der Maske erfolgen Siehe Eingabemaske Wortauswahl Eine Wortauswahlliste erm glicht im WinClient eine schnelle Indizierung ber K rzel oder Indexlisten Soll ein Feld eine Wortauswahlliste enthalten so muss eine Wortauswahlliste definiert und im Bereich Wortauswahlliste in dieser Maske zugewiesen werden Manuelle
249. rfunktionen im Vorlagen Fenster verwendet werden Felder Indexfelder definieren Nachdem die Filter zur Seitentrennung und zum Ausschneiden von Strings die sp ter nicht sichtbar sein sollen fertig gestellt ist k nnen die zu f llenden Indexfelder definiert werden Markieren Sie die Zahl oder das Wort das in ein bestimmtes Indexfeld eingetragen werden soll und w hlen Sie im Kontextmen rechte Maustaste oder in der Befehlszeile den Befehl Neues Indexfeld COLD Import Seite 201 FileDirector Enterprise Manager Wechseln Sie nun auf das Tab Felder und stellen Sie das richtige Feld f r den markierten Bereich ein Sie sehen jetzt auf welcher Seite in welcher Zeile und in welcher Spalte der Eintrag gesucht wird Es muss nat rlich auf jeder Seite der Eintrag in genau dieser Zeile stehen Da die Dokumente ber eine Spooldatei importiert werden sollten die Formateinstellungen immer gleich bleiben Bei einer Anderung der Vorlage m ssen diese Einstellungen ggf angepasst werden ber die Spalte L nge kann die L nge des auszulesenden Feldes sp ter noch ge ndert werden Es sollte hier die maximal m gliche L nge des Feldinhaltes eingetragen werden Achten Sie auch darauf dass in der grunds tzlichen Felddefinition im Enterprise Manager ebenfalls eine gen gende L nge eingerichtet ist Texte von verschiedenen Seiten erfassen Indexfelder k nnen mit Texten gef llt werden die auf unterschiedlichen Seiten steh
250. rise Manager Verbindungspfeil bis das Plus Symbol erscheint Beim Loslassen wird dann der Schritt an die entsprechende Verbindungsstelle geschoben Um die Verbindungslinien zu ver ndern ziehen Sie den Pfeil mit drag amp drop auf die Verbindungsstelle mit der der Kontakt hergestellt werden soll Um die Verbindung zu l schen ziehen Sie das Symbol in einen leeren Zwischenraum und der Cursor wird zu einem roten X da keine Kontaktstelle gefunden werden kann Wird die Maustaste mit dem X Cursor im leeren Raum losgelassen so wird die Verbindungslinie gel scht Wenn eine Aktion aus dem Prozess herausgezogen wird und sie keine Eingangsverbindung mehr mit dem Anfangsschritt des Prozesses hat so wird dieser Schnitt nicht mehr ber cksichtigt Sp ter kann er aber durch verschieben und erneute Erstellung von Verbindungen wieder eingegliedert werden Hinweis So kann z B eine Verbindung zu einem anderen Schritt innerhalb des gleichen Prozesses geschaffen werden so dass auch Spr nge innerhalb eines Prozesses konfiguriert werden k nnen Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess Mit dieser Option wird ein Prozess aus der Liste der verf gbaren Prozesse im WinClient ausgeblendet Es k nnen also keine neuen Dokumente auf diesen Prozess gesendet werden Die noch auf Prozessen befindlichen Dokumente werden noch abgearbeitet Sollen einzelne Dokumente die sich bereits auf einem Prozess befinden nicht mehr auf einem Prozess we
251. rn sind vordefinierte Formulare in die spezielle Texte eingetragen werden k nnen damit Notizen zum Dokument als Formular gespeichert werden k nnen Als Overlay wird eine Excel Datei mit gesch tzten Feldern verwendet Wird ein Overlay zu einem Memofeld hinzugef gt so kann man dieses im WinClient sp ter als Formular ausf llen Es werden nur die Eintr ge in der Datenbank gespeichert nicht aber das gesamte Formular Overlays sind nicht f r eine Indexsuche ausgelegt da die Werte nur im Formular sichtbar sind Sobald einem Memofeld ein Overlay zugewiesen ist wird es nicht mehr sichtbar in der Trefferliste aufgef hrt da der Inhalt nicht im Indexfeld direkt angezeigt werden kann Die Eintr ge aus dem Overlay werden jedoch wie bei normalen Indexfeldern in den Volltext geschrieben so dass der Inhalt ber eine Volltextsuche mit Suchwort gefunden werden kann Voraussetzung daf r ist dass der Volltext konfiguriert wurde Einrichten eines Overlays Ein Formular f r ein Overlay wird mit einer Excel Tabelle realisiert Diese Excel Tabelle beinhaltet gesch tzte und nicht gesch tzte Felder Die nicht gesch tzten Felder werden in das Indexfeld bernommen Hinweis Eine Anleitung zum Sch tzen von Feldern in Excel finden Sie in der Hilfe von Excel Kurzbeschreibung f r eine M glichkeit Felder in Excel zu sch tzen Felder Seite 100 FileDirector Enterprise Manager Zun chst Felder der Tabelle w hlen gt Zellen f
252. rscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Datei Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Dateiimport mit oder ohne Formularerkennung Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Zeitplaner Seite 48 FileDirector Enterprise Manager Aktenschrank Dokumententyp Legen Sie den Aktenschrank sowie den Dokumententyp fest in dem die zu importierenden Daten gespeichert werden sollen Sobald Sie einen Aktenschrank ausgew hlt haben werden die zugeh rigen Dokumententypen dieses Aktenschrankes als Ziel f r den Datei Import w hlbar Importverzeichnis Im Reiter Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem das Importverzeichnis eingestellt werden kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Hinweis Beachten Sie
253. rstellen und Indexfelder zuordnen e Scanprofil erstellen mit dem Dokumente vom WinClient in die Dokumententypen des Aktenschrankes gescannt werden Nach dieser ersten Minimalkonfiguration k nnen nun Dokumente mit dem WinClient manuell gescannt und archiviert werden Sp ter k nnen noch Automatismen wie Zeitplaner automatische Indizierung durch OCR Texterkennung Volltexterkennung Prozessmanagement und verschiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet werden Willkommen bei FileDirector Seite 18 FileDirector Enterprise Manager Enterprise Manager allgemein Mit dem FileDirector Enterprise Manager werden alle Konfigurationsaufgaben nach der Installation ausgef hrt Insbesondere die Einrichtung der Aktenschr nke Dokumententypen mit den zugeh rigen Indexfeldern f r die Erfordernisse Ihres Unternehmens Diese Applikation kann auf einer Workstation oder dem Server installiert werden Um alle Funktionen des Enterprise Managers verwenden zu k nnen muss der Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins sein Es kann Mitgliedern der Gruppe fd scan oder fd scan named erlaubt werden Aktenschr nke zu verwalten wobei der Bereich Systemkonfiguration den fd admins vorbehalten bleibt Das Hauptmen des Enterprise Managers enth lt eine Toolleiste im Kopf des Fensters und eine Statusleiste am Fu wo der angemeldete Benutzer aufgef hrt wird Die Symbolleiste Im Folgenden werden die Befehle kurz erl utert die berwiegend kontexts
254. rt Haben Sie die Konfiguration der ODBC Quelle f r die csv Datei abgeschlossen so kann im FileDirector der ODBC Link eingerichtet werden Hier wird dann die ODBC Quelle zugeordnet und als Tabelle der Dateiname der csv Date ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle odbc csv Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der csv Datei erscheinen und zuzuweisen sein ODBC Quelle f r Oracle einrichten Installieren Sie die Oracle Client Software einschlie lich der ODBC und Oracle Treiberoptionen Erstellen Sie in der ODBC Systemsteuerung einen System Datenquellennamen DSN ODBC Verkn pfungen Seite 133 FileDirector Enterprise Manager Wenn der ODBC Treiber berpr ft ist und der DSN erstellt ist wenn hier eine Oracle Datenbank vorliegt fahren Sie im Enterprise Manager mit der Konfiguration der ODBC Verkn pfung wie oben beschrieben fort Achten Sie bei einer Oracle Implementierung darauf dass die neuesten Oracle ODBC Treiber installiert sind Die standardm igen Microsoft ODBC Treiber sind nicht kompatibel In Oracle 9i w hlen Sie den Treiber Oracle in Orahome 92 der nach der Installation in der ODBC Treiberliste aufgef hrt ist So erstellen Sie einen DSN in Oracle 1 W hlen Sie Start gt Systemsteuerung Control Panel gt Verwaltung Administrative Tools gt Datenquellen ODBC Data Sources ODBC um das Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Ad
255. rt Einstellung f r das Passwort im Oracle Enterprise Manager gt Sicherheit gt Benutzer gt FD_DA15DA61 gt Kennwort setzen ODBC Verkn pfungen Seite 134 FileDirector Enterprise Manager UserlD FD_DA15DA61 Kennwort In diesem Beispiel wurde eine Tabelle manuell in einer Aktenschrank Datenbank f r diesen Zweck angelegt Ist die Tabelle in einer eigenen Datenbank so muss das Kennwort nat rlich f r diese eingerichtet werden Testen der Verbindung Testen Sie die Verbindung und Beenden Sie die Einrichtung wenn die Verbindung erfolgreich war Nun k nnen Sie wie zuvor beschrieben im FileDirector Enterprise Manager den ODBC Link einrichten ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabellenname angeben Ist die ODBC Verbindung korrekt installiert erscheinen nach Best tigung des Tabellennamens die einzelnen Felder die den FileDirector Feldern zuzuordnen sind Um die Felder im WinClient auff llen zu k nnen vergessen Sie nicht den Link in den entsprechenden Feldern zu verkn pfen Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Treiber von Fremdanbietern Es kann nicht garantiert werden dass der FileDirector mit s mtlichen ODBC Treibern von Fremdanbietern einen Zugriff auf die entsprechenden Datenquellen erm glicht FileDirector arbeitet mit dem Standard von Microsoft und greift dar ber auf die ODBC Quellen zu Auf die Konfiguration der ODBC Treiber hat FileDirector keinen Einfluss Lo
256. rung uk 30 Karteikarte Eigenschaften aa naar dE 30 Karteikarte Server u ee ne eh eine enlarge turen tree 31 Karteik rte Sitzungen tee eisen E ea EEES 31 Karteikarte Aktivit ten ee a Eon 31 Ereignisprotokollierung anzeigen sde e aae Ea E REE EEEE EEREN 31 Gespeicherte Protokoll anzeig Muiiieisiee nie aaea e EE E aE a 32 Sortierung des Protokolls ren n e a e ER E E REES 32 Teile desProtok lls amp xp rtieren n r u una 32 TEE ER Aktivit ten NEE ER Aktive e E ER Ablauf der Sitzung und Lizenzen uncut an hin 33 Benutzer und Gruppen uuuururerenenennnnn nennen nennen nennen nennen nennen DH Inhaltsverzeichnis Seite 5 FileDirector Enterprise Manager Interne FileDirector Ben tzer n 0nassese ana kan nass 34 Interne Dom nen su r na EENS ENER EEN 34 Interne Dom nen verwalten nn aneinander 35 Karteikarte Allgemein en lenken 35 Karteikarte Unter Dom nen u nunenue anerkennen 35 Ville Ulf 35 Systemkonten Importieren iseseisana a ae a EEEE EK OKERE EEEE Ea 36 Erstellen der internen Benutzer und Gruppen zuesensensennnnnnenonnennennnnnnnnonnennnnnnnnnnenonnennnnnennannnnnnen 36 Benutzer und Gruppen Karteikarte Allgemein en 36 Benutzer und Gruppen Karteikarte Details 38 Benutzerkonten verwalten una eakubafee 38 Gruppenzugeh rigkeit zuwelsen nennen 38 Abwesenheitsvertretung elnstellen prisein a anakseni ei 38 Ben tzergr ppen verwalten EE 39 GUDDES IER ee eet eisen Bee ee
257. rwendet werden weil diese abh ngig von der Anmeldung sind Der fd server kann diese Laufwerke m glicherweise nicht sehen der Administrator aber schon Es sollten nur echte Laufwerke oder UNC Pfade angegeben werden Speicherpools Seite 125 FileDirector Enterprise Manager Priorit t In einem Speicherpool kann eine beliebige Anzahl von Speicherorten definiert werden Welcher Speicherort aus dem Pool verwendet werden soll kann durch die Zuordnung von Priorit ten konfiguriert werden Sobald ein Speicherort voll ist wird der mit der n chsten Priorit t verwendet Die Gr e eines Speicherortes h ngt von der Plattengr e ab Um einen Speicherort zu wechseln muss der aktuelle Ort manuell auf nur lesen eingestellt werden Eine Priorit t kann nur einmal vergeben werden auch zwischen Containern und Dateisystem Speicherorten Einzelheiten des Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis Die Anzahl der Dokumente in einem Uhnterverzeichnis kann beschr nkt werden Ist die eingestellte Anzahl erreicht wird ein neuer Unterordner Location SubID angelegt Die Dokumente werden in einem Verzeichnis des jeweiligen Aktenschrankes abgelegt das den Namen der Cabinet tr gt In diesem Verzeichnis werden die Dokumente in Unterverzeichnissen abgelegt die jeweils so benannt sind wie die GUID des Dokumentes Jedes Dokument enth lt die TIFF Dateien oder elektronische Dokumente und eine XML Datei mit den Indexdaten d
258. rzeichnisses erscheinen im Feld Dateien die im gew hlten Verzeichnis zur Verf gung stehenden Daten Durch Doppelklick auf einen Eintrag l sst das zugeh rige Bild in der linken Fensterh lfte darstellen ber Testscan wird das Bild des ersten Eintrags dargestellt Das Verzeichnis wird hier vordefiniert kann aber vom Benutzer im WinClient auch manuell ver ndert werden Seite Dateien werden in alphabetischer Reihenfolge importiert Mit der Einstellung Seite k nnen Sie entscheiden ob nur Vorderseiten nur R ckseiten oder beides erzeugt werden sollen In letzterem Fall werden zwei aufeinander folgende Bilddateien in einem Dokument zusammengefasst Komprimierung Werden farbige Dateien gescannt werden diese als JPG Dateien abgespeichert und entsprechend dieser Einstellung komprimiert Je h her die Komprimierungsrate desto kleiner wird die Datei und die Qualit t nimmt ab L schen nach dem Scannen Wird die Option L schen nach dem Scannen aktiviert so ist das Verzeichnis nach dem Scannen leer Mit Unterverzeichnis Mit dieser Option werden auch alle Daten aus dem Unterverzeichnis gescannt Seiten Auf dem Tab Seite k nnen noch diverse Einstellungen gemacht werden Da die zu scannenden Seiten bereits in Dateiform vorliegen kann die Seitengr e hier nicht mehr eingestellt werden Gerade richten Die automatische Seitenunterdr ckung die Dokumententrennung und die Optionen Gerade richten und Speichern als PDF A verhalten sic
259. s Um mit Containern arbeiten zu k nnen wird eine Lizenz ben tigt Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen Container zwar konfiguriert werden aber der Zeitplaner wird nicht gestartet Einstellung eines Speicherortes Als Standardeinstellung werden die Bilddaten im Verzeichnis filedirector data abgelegt Das Verzeichnis das als Speicherpool eingerichtet wird muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein da der FileDirector die Daten sonst nicht lesen oder ablegen kann Sobald im WinClient eine Seite eines Dokumentes angezeigt werden soll findet der Zugriff auf den Speicherpool statt um die Bilddaten herunterzuladen Bei Auswahl Speicherort kann nur gelesen werden k nnen keine weiteren Daten geschrieben werden Hinweis Die Push Down Suche ist eine Einstellung f r die Verwendung von Jukeboxen Hier befinden sich die Daten immer erst in einem Unterverzeichnis Wird bei der Pfadeinstellung ein UNC Pfad auf dem Netzwerk angegeben so kann man die Einstellung von einem Enterprise Manager vornehmen der auf einem beliebigen Rechner im Netz installiert ist Wird aber ein lokaler Pfad auf dem Server verwendet z B CL kann die Einstellung nur am Server selbst vorgenommen werden da ansonsten dieser Pfad von dem Arbeitsplatzrechner interpretiert wird Ist dies der Fall so werden die Daten auf dem Server nicht mehr gefunden und man muss die Einstellung erneut am Server selbst durchf hren Es sollten keine gemappten Laufwerke ve
260. s bestimmten Benutzern zur Verwendung zugewiesen werden Markieren Sie den Zweig Codeless Connectors und klicken Sie auf Sicherheit gelber Schl ssel oder rechtes Mausmen Jetzt kann jeder eingerichtete Connector den Benutzern zur Verf gung gestellt werden die mit den entsprechenden Feldern arbeiten So k nnen f r jeden Benutzer unterschiedliche Felder aus verschiedenen Applikationen eingerichtet werden Codeless Connector Seite 72 FileDirector Enterprise Manager SAP FileDirector ArchiveLink 3 0 FileDirector ArchiveLink ist eine von der SAP AG zertifizierte Schnittstelle zur Integration von FileDirector und SAP Net Weaver Es enth lt die folgenden Funktionalit ten e SAP HTTP Content Server 6 2 e OLE HTTP Frontend e Barcode BAPI e System Landscape Directory SLD Registration ArchiveLink ist eine Option des FileDirector und muss lizenziert werden SAP Content Repository Verbindung F r Dokumente die von SAP in FileDirector gespeichert werden muss in FileDirector ein Zielort definiert werden Ein SAP Content Repository muss im FileDirector mit einem Aktenschrank und Dokumenttyp verbunden werden Um eine neue Verbindung zu erzeugen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zweig SAP und w hlen Sie Neu SAP content repository Ein existierendes SAP Content Repository wird hier eingetragen In einem SAP Content Server benutzt das SAP System nur Content Repositories als Zuordnung die durch eine
261. s ist die URL des FileDirector ArchiveLink Interfaces ohne den Hostnamen Wenn die komplette URL http 7 hostnamerfiledirector30 archivelink lautet sollte im HTTP Skript filedirector30 archivelink gesetzt werden Barcode BAPI Funktionalit t Wenn ein Dokument mit Barcode in einen Dokumententyp eingecheckt wird der mit einem SAP Content Repository verbunden ist werden der Barcode sowie die GulD des Dokuments an das SAP System gesendet Der Barcode selbst wird von FileDirector gelesen in dem der Barcodetyp eingestellt werden muss Die Verbindungeinstellungen f r den Link zwischen FileDirector und SAP werden durch Rechtsklick auf den Zweig SAP und Auswahl von Eigenschaften definiert SAP Client Der in SAP definierte Client muss ausgew hlt werden SAP Credentials SAP hat sein eigenes Usermanagement Die Details des SAP Kontos m ssen eingetragen werden Diese benutzt FileDirector zum Senden des Barcodes an SAP Weitere Verbindungseinstellungen Die Verbindungseinstellungen sind festgesetzt in den Feldern Computername des SAP Servers SAP Systemnummer SAP Gateway Host und SAP Gateway Service F r die genauen ben tigen Angaben in diesem Bereich setzen Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung SAP Seite 75 FileDirector Enterprise Manager Schreibe Rfc Trace Falls diese Option ausgew hlt ist werden die gesendeten Barcodeauftr ge des FileDirectors in rtc Dateien gespeichert Diese Dateien werden im in U
262. sh Algorithmus realisiert In Abh ngigkeit vom Passwort werden alle XML Dateien und Imagedateien beim Einchecken verschl sselt Das Passwort kann nur EINMAL vergeben werden Die Verschl sselung kann nur entschl sselt werden wenn das Passwort bekannt ist Gehen Sie daher sehr sorgf ltig damit um Das Passwort muss eine L nge von 6 10 Zeichen haben Kompression Wird Kompression markiert werden die Daten in einem 7 zip Format komprimiert Dateiformate die bereits komprimiert sind k nnen ausgeschlossen werden Als Standardeinstellung ist hier zip rar und jpg bereits angegeben Infos zur Containerdatei Der Name der Datei wird aus der Aktenschrank ID und einer fortlaufenden Nummer zusammengesetzt Im angegebenen Speicherort werden in Abh ngigkeit von der maximalen Gr e mehrere Dateien erzeugt Die Gesamtgr e gibt die Gr e aller Containerdateien in diesem Verzeichnis an Die Gr e und der Name der Datei in die aktuell geschrieben wird werden unter Aktuelle Gr e und Aktueller Name angegeben Die Containerdateien haben die Erweiterung FDDC Field Document Container ODBC Container Mit dem ODBC Container kann man zus tzlich zum Container eine Datenbank konfigurieren in welche die Daten ebenfalls abgelegt werden sollen Ein Container muss aber existieren Hierzu muss man folgende Konfigurationen im Vorfeld vornehmen e Datenbank erstellen die Struktur der Datenbank ist im Bereich KI angegeben e Diese
263. siisenesiiaeeosiirseera isanne rea rinn ar Saee EAE EEEE E EARTE A E SEA EaR 161 Allgeme EEN 161 Dokumententyp w hlen 22220s000200200nnnnenenonnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennennnnennnnnnnsnnennnnennnnnenn 162 EI Eeer Eege Ee 162 Direkte SCSI und USB Anbindung 162 EK 162 TWAIN seen anne anne een deren eleng gece genen AE EES 163 Quelle einrichten gue gel gege AE 163 St ET A EE 163 EE ee EE 164 Speichern als DDE AA 165 Filter nannten nie ip keininiehlenleiee 165 le te BE 165 TEStSscan E 165 Heel ue TE 166 Verzeichnis einrichten u iesasksaseehnnanlennisenenkenennnhnereunnhedech he 166 KIT 166 SEITEN selbe ehe er ENEE Ne Been 166 Testscan im Scanprofil nassns re li 167 Seann EI 167 Scanprozess anhalten anna RR il 167 Ansicht aussehen hie Hannes chi ea erechhke E nahe 167 leie NET E 167 Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten 167 Benutzer und Gruppen zuweisen sssssesssssessssrrssesrtssttttssttttssttttesttttssttttssttntsstentsstentsstee tent 168 Verwende OCR und Formularerkennung 168 Erlaube manuelles Abschalten ueuienn anna 168 Verwende alle Formulare zur Erkennung ssssssssssssessesssssserenrrssssesrrenrrsssssereennssssesereennsssseene 168 Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententvps sssssssssnsssssssseerrssssesereerrssssrserresssssseene 168 Inhaltsverzeichnis Seite 13 FileDirector Enterprise Manager Keine Form larerkennun u Elan 169 OCR Parameter
264. smanagement Seite 154 FileDirector Enterprise Manager gew hlt werden In diesem Fall kommt die Benutzerliste von einer ODBC Quelle Die ODBC Quelle muss den vollst ndigen Benutzernamen oder den kurzen Benutzernamen enthalten Hierzu muss zuvor bei den Einstellungen der ODBC Verkn pfung ein Indexfeld f r Prozessmanagement Benutzer definiert worden sein Hinweis Mit Hilfe einer ODBC Verkn pfung kann keine Benutzer fragen Aktion generiert werden Betrachter von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Betrachter von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Betrachter benannt wurde Kommentierender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Kommentierender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Kommentierender benannt wurde Genehmigender Ablehnender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Genehmigender Ablehnender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Genehmigender Ablehnender benannt wurde Dokument Zuletzt ge ndert von Dokument Erstellt von Die Felder Zuletzt ge ndert von und Erstellt von sind automatisch vom System mitgef
265. sntt 138 Export und Suche der Daten auf CDs 138 Prozessmanagement uuurursensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 140 RE EE 140 Ad hoc brozessmanagement 140 Ablauf von Prozessen una an e ne 140 Sicherheit ana En nn nennen nebenan 141 Globale Eigenschaften f r Drozesee 141 ee E ET ME 141 Drozessbenachrichtieungsmail 141 Benutzeraktion E Mailbenachrichtigung ssesssesnesssseserenrrssssssereersssssesereennsssseereennssssesne 142 Neuer Prozess EEN eaaa eaaa a aa aaa G aeieea 143 Diegrafische Oberfl che toser e geren na eis ln 143 Name des Prozesses neuen ebe ege 144 Beschreibung nun ehe SR klei 144 Das Menu ren lese pen E ee ur O 144 Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen andern 144 Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess 145 Prozess nicht w hlbar versteckt in Chient Lstel 145 Bei Einchecken auf Prozess senden sssssssssssssssssrsssssrrssrrrrsserrrsstttrssrtntssttttsettnnsstettsstennssttntsnt 145 Neue Auto Aktion anf gen s sccsemssirncriinnsiss irenste rirse oire ceanii unrainn aioe aieea ienesa 146 Senden an Bearbeiter uu une dd rarr N RAAR ESNE Aa ANAN N AAEN 146 Senden an Benutzer einen sen eenken AREEN 146 Senden an Benutzer Nach Name fragen uuu222200ssssssnnnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnn nennen 146 Senden an Benutzer Von Feld 147 SEI EE EE 147 Exportiere Dokumente seele kann is a 150 Setze Feld auf Wert ee Re Eeer eech 151 OB
266. sp teren E Mail ersetzt Ebenso wird der Eintrag lt FDWebLink gt durch einen Link f r den WebServer zur Anzeige des Dokumentes ersetzt Eingebettete Vorschau der ersten Seite des Dokumentes in der E Mail Eine eingebettete Vorschau des Dokumentes in der E Mail kann dadurch eingerichtet werden indem man in den vordefinierten HTML Code lt FD_IMGEMBEDO01 gt einf gt 001 ist die erste Seite des FileDirector Dokumentes Wenn die Seite nicht im gif jpeg oder png Format gefunden wird so wird sie in png konvertiert Der Eintrag muss in einen img src Tag in HTML verfasst werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc In den Adressfeldern kann entweder eine feste E Mailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter E Mail Adressen beinhalten soll Mehrere E Mailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff der Inhalt eines Feldes geschrieben werden so kann die ID des entsprechenden Feldes in spitzen Klammern eingetragen werden z B Rechnung Nr lt FD_12345678 gt E Mail Text Der Text der E Mail kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B
267. stellten Bildbereich mit der Maus Zonen um die zu erkennenden Bereiche auf Der Mauscursor ver ndert sich beim berstreichen der Darstellung in ein Fadenkreuz Eine so erzeugte Zone l sst sich ver ndern indem man den Mauscursor ber ihre Randmarkierung bewegt Dann ver ndert er sich in einen Doppelpfeil und man kann bei gedr ckter linker Maustaste die Zone in der dargestellten Richtung ver ndern Bringt man den Mauscursor in den Innenbereich der Zone so wechselt er auf den normalen Mauspfeil und bei gedr ckter linker Maustaste kann die gesamte Zone verschoben werden Bei mehreren Zonen ist die aktive Zone rot und die restlichen blau umrandet Um eine andere Zone zu aktivieren klickt man sie einfach an oder wechselt sie ber die Buttons N chste Zone markieren bzw Vorherige Zone markieren Dokumenten Identifikation Zur Identifikation eines Dokumentes muss das Formular eine Zone enthalten die das Dokument eindeutig identifiziert Dies kann ein eindeutiger Text oder ein grafisches Element sein OCR Formularerkennung Seite 181 FileDirector Enterprise Manager Grafisches Element Wird ein grafisches Element gew hlt so erh lt man im Ergebnisbereich einen Erkennungswert zwischen 0 und 100 Untersucht wird hierbei der bereinstimmende Pixelbereich in der Zone Ein grafisches Element kann z B ein Logo sein wobei sich bei unterschiedlichen Dokumenten dieses Logo nat rlich unterscheiden muss Hat man in mehreren
268. sw hlen die Datei laden OCR Formularerkennung Seite 177 FileDirector Enterprise Manager le Scannen Ist ein Scanprofil ausgew hlt so kann hier die Vorlage gescannt werden Scanprozess anhalten Mit dieser Funktion kann ein Scanprozess abgehalten werden HK Vorlage anpassen er Breite anpassen 2 Originalgr e einstellen Ki Zoom Ki Zoom Hinweise zur Vorlage Es ist nicht zwingend notwendig f r die Vorlage die gleiche Aufl sung wie f r die sp ter gescannten Dokumente zu verwenden Trotzdem ist es empfehlenswert da z B verschiedene Filter wie z B Rauschen entfernen eine andere Wirkung auf Seiten mit unterschiedlichen dpi Aufl sungen haben Das kann dazu f hren dass das Erkennungsergebnis bei der Konfiguration im Enterprise Manager von der sp ter durchgef hrten Erkennung abweicht Erfahrungswerte haben gezeigt dass die optimale Aufl sung der TIFF Datei f r die OCR Erkennung bei 300x300 dpi liegt wobei die Erkennung auch mit der Qualit t der Vorlage zusammenh ngt Eine geringere Aufl sung kann eine schlechtere Erkennungsrate bedeuten Je geringer die Aufl sung desto kleiner wird die Dateigr e der sp ter gescannten Dokumente Eine TIFF Datei mit 300x300 dpi wird eine Dateigr e von ca 30 60 KB haben Experimentieren Sie ein wenig mit Ihren Vorlagen Wenn die Qualit t sehr gut ist k nnen Sie evtl auch mit einer geringeren Aufl sung gute Ergebnisse erzielen Vorlagen aus EDocs
269. t f r Wortauswahlliste ein Klicken Sie auf OK um die neue Wortauswahlliste zu erstellen Die neue Wortauswahlliste erscheint darauf im rechten Fenster des Enterprise Managers Sortierung Nachdem die Wortauswahlliste erstellt wurde kann die Reihenfolge der Sortierung manuell oder automatisch geschehen Die zur Auswahl stehenden W rter k nnen alphabetisch auf oder absteigend sortiert werden indem man auf die Schaltfl che A Z klickt Alternativ k nnen die zur Auswahl stehenden W rter manuell mit der Maus an ihre Position gezogen oder mit den Pfeiltasten auf die gew nschte Position gesetzt werden Neues Wort erstellen Um einen neuen Eintrag in eine bestehende Wortauswahlliste zu erstellen muss die Wortauswahlliste in Enterprise Manager ausgew hlt werden Durch klicken auf Neu ffnet sich das Editierfenster das die Erstellung eines neuen Wortes f r die Wortauswahl erm glicht Wortauswahllisten Seite 114 FileDirector Enterprise Manager Name Geben Sie im Bereich Einstellungen unter Name den Text ein der sp ter im Indexfeld erscheinen soll Uber die K rzel k nnen die Eintr ge im WinClient schneller eingegeben werden Die Zeichen oder k nnen hier nicht verwendet werden K rzel Wenn mehrere K rzel f r einen Eintrag verwendet werden sollen so geben Sie diese im Feld K rzel jeweils durch ein Semikolon getrennt ein Wurde ein Tastenk rzel bereits f r ein anderes Wort vergeben so erscheint eine Hinwe
270. t hier der Platzhalter zum Einsatz kommen lt Count gt E Mail Text Der Text der E Mail kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Sie haben lt span style color red gt lt Count gt lt span gt Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner lt p lt body gt lt html gt Im Inhalt des E Mail Textes kann ein Platzhalter lt Count gt eingesetzt werden Dieser Platzhalter wird beim Versenden durch die Anzahl der Dokumente im Pers nlichen Ordner ersetzt Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Test eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Benutzeraktion E Mailbenachrichtigung Mit diesem Reiter wird eine E Mail konfiguriert mit der die Benutzer ber eine Benutzeraktion informiert werden E Mail Von In das Adressfeld kann entweder eine feste E Mailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter E Mail Adressen beinhalten soll Mehrere E Mailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E
271. tauswahllisten Seite 115 FileDirector Enterprise Manager im FileDirector Enterprise Manager und ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen der rechten Taste oder ber die Men leiste Hier kann der verwendete Feldtrenner f r den Import von Wortauswahllisten eingestellt werden Feldtrenner k nnen z B Komma Semikolon Pipe oder andere sichtbare Zeichen sein Leerzeichen und Tabulatoren k nnen als Feldtrenner nicht angegeben werden Wird die Datei aus diversen anderen Programmen erzeugt und exportiert kann es vorkommen dass die Datei einige Kopfzeilen enth lt die nicht mit eingelesen werden sollen Hierzu kann man die Anzahl der Kopfzeilen die bersprungen werden sollen einstellen Zuweisen der Wortliste zu einem Feld Ist eine Wortliste erstellt so wird sie dem Feld zugewiesen f r das die Liste im Wintlient erscheinen soll Legen Sie unter Felder ein neues Feld an oder markieren Sie ein bereits erstelltes Feld in der Rubrik Felder Siehe Felder Weisen Sie diesem Feld unter Beinhaltet den Eintrag Wortauswahl zu Jetzt wird der Bereich Wortauswahlliste im unteren Bereich der Einstellungsmaske aktiv Hier k nnen Sie nun die erstellte Liste zuordnen Hinweis Bei verkn pften Listen wird nur dem Feld die Liste zugewiesen das die bergeordnete Liste enth lt Alle untergeordneten Listen werden zwar bei Beinhaltet die Eigenschaft Wortauswahl enthalten aber die Listenzuordnung geschieht ber die verkn pften
272. tenschr nke FileDirector legt Dokumente in so genannten Aktenschr nken ab Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen praktisch alle Arten von Dokumenten speichern Im FileDirector gibt es keine systembedingte Begrenzung hinsichtlich der Anzahl oder Gr e der zu speichernden Dokumente Im Normalfall wird f r ein Unternehmen ein Aktenschrank eingerichtet der verschiedene Dokumententypen beinhaltet Innerhalb des Aktenschrankes kann bergreifend ber die Dokumententypen gesucht werden Dokumententypen Um Dokumente einzuteilen und zu erfassen werden sie in unterschiedliche Dokumententypen gespeichert In einem Unternehmen k nnen dies z B Angebote Auftr ge und Rechnungen sein Ein Dokumententyp definiert sich haupts chlich durch eine Anzahl von Indexfeldern Diese werden aus einer Auswahl vorher definierter Felder die allen Dokumententypen zur Verf gung stehen selektiert In unserem Beispiel k nnten dies z B Auftragsnummer Rechnungsnummer Kundenname sein FileDirector verwaltet ber 250 verschiedene Dokumentenformate inklusive MS Office PDF AutoCAD und Standard Bildformate wie TIF JPG und BMP Mit der Office Integration k nnen Office Dokumente direkt aus Applikationen des Microsoft Office Pakets wie Word Excel oder Outlook archiviert werden Dokumente k nnen au erdem durch Scannen von Papiervorlagen oder durch Import von Druckdaten z B eines Mainframe Systems erzeugt werden Automatische Prozesse FileDirector ist m
273. tet die notwendigen Informationen zum Datenimport Um diese Schemadatei importieren zu k nnen muss sichergestellt werden dass der Benutzer fd server Zugriff auf die Datei und die Exportdaten hat Aktenschrank Hier wird der Zielaktenschrank ausgew hlt Felder und Dokumententypen mit der gleichen Bezeichnung werden sofort zugeordnet Dokumententypen Indexfelder Im Bereich Quelle werden die Dokumententypen und Indexfelder angezeigt die aus der Datei gelesen werden Im Bereich Ziel werden die Felder und Dokumententypen angezeigt die aus dem gew hlten Aktenschrank erkannt werden K nnen Felder nicht durch den Feldnamen automatisch gemappt werden so erscheint anstelle des gr nen Hakens ein rotes Ausrufezeichen Hier werden auch einige andere Hinweise angegeben wenn die Zuordnung fehlerhaft ist so z B wenn das F llen eines Feldes durch eine unterschiedliche Feldl nge nicht m glich ist Im Zielbereich also in der Auswahl der Aktenschrankfelder und Dokumententypen k nnen die Zuordnungen auch per Hand ge ndert bzw zugewiesen werden MailStore Zeitplaner Zur Verwendung des MailStore Zeitplaners m ssen E Mails in einem Verzeichnis als eml Dateien abgelegt werden Aus diesem Verzeichnis kann der Zeitplaner die emt und xml Daten abholen und die Eigenschaften Absender Betreff Empf nger etc der E Mails in Indexfelder bernehmen Die E Mail selbst wird als Dokument archiviert Zeitplaner Seite 57 F
274. tion siehe FileDirector Installationshandbuch OCR Server Lizenz Installation des Component Services auf dem Server Das Verzeichnis filedirector data muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein Die OCR Engine muss auf dem Server installiert sein In SQL Server m ssen die Volltextkataloge installiert sein Hinweis Ist das Verzeichnis filedirector data auf einem anderen Rechner als dem FileDirector Server so muss der Dienst FileDirector Component Service mit dem Benutzer fd server angemeldet werden Dokumententypen f r Volltext konfigurieren Die Volltextlesung wird nur f r bestimmte Dokumententypen durchgef hrt Diese m ssen entsprechend f r die Volltextindizierung markiert werden Zeitplaner Seite 45 FileDirector Enterprise Manager In den Eigenschaften der Dokumententypen die in die Volltextindizierung mit einbezogen werden sollen muss die Option In Volltext OCR einbeziehen markiert werden Siehe Dokumententypen Funktion des Zeitplaners Dieser Zeitplaner f hrt automatisch eine Volltext OCR Lesung der Bilddaten der markierten Dokumententypen aus und schreibt die gelesenen Texte in die Datenbank des Aktenschrankes Hinweis Felder der SQL Datenbank Die gelesenen Inhalte werden ber den Zeitplaner in die Tabelle FD_Images geschrieben Dabei werden die Felder OCRReadOn und OCRText geschrieben Ist bereits ein Datum in der Spalte OCRReadOn eingetragen so wird dieser Datensatz nicht erneut gelesen
275. tional Dokumente mit 0 Seiten angelegt werden Dazu wird in der web config des FileDirector Servers der folgende Eintrag gesetzt lt add key FDServer IndeximportCreate0PageDocs value 1 gt L schen von doppelten Dokumenten beim Indeximport Werden Dokumente mehrfach importiert so kann es vorkommen dass im System identische Dokumente mit gleichen Indexfeldern existieren Um diese doppelten Eintr ge zu l schen und aus dem Datenverzeichnis filedirector data zu l schen kann der folgende Eintrag in die web config gesetzt werden lt add key FDServer DeleteDuplicateDocuments value D Pfad gt Hinweis Zeitplaner Seite 53 FileDirector Enterprise Manager Der Pfad muss sich lokal auf der gleichen Festplatte befinden wie das Inetpub Verzeichnis des FileDirectors ACHTUNG Die Daten werden in das angegebene Verzeichnis geschoben und aus dem FileDirector Speicherpool und der Datenbank komplett gel scht Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis Soll die Indexdatei nach einem Indeximport nicht erneut gelesen werden kann sie in ein Verzeichnis geschoben werden Dieses Verzeichnis wird automatisch als Unterverzeichnis save in dem Pfad angelegt in dem sich die Indexdatei befindet Damit die Indexdatei nach dem Indeximport verschoben wird setzt man den folgenden Schalter in der web config Datei des FileDirector Servers lt add key FDServer ImportSourceCopyTo value 1 gt Index und Dat
276. tionen konfiguriert werden Kopie behalten Die Option Kopie behalten erm glicht es dass eine Kopie des Dokumentes im pers nlichen Ordner des Mitarbeiters verbleibt wenn es nicht bearbeitet und nach der Zeit berschreitung zum n chsten konfigurierten Schritt weitergeleitet wurde Prozessmanagement Seite 153 FileDirector Enterprise Manager Benutzer hinzuf gen Um einen Benutzer hinzuzuf gen klicken Sie auf den Plus Button in der rechten Fensterh lfte und w hlen Sie den oder die Benutzer aus der Benutzerliste aus die eine Aktion in diesem Schritt durchf hren sollen Es k nnen nur Benutzer hinzugef gt werden die sich in den Gruppen des FileDirectors befinden und somit dem FileDirector bekannt sind Im Normalfall wird ein Benutzer aus der Liste ausgew hlt der die entsprechende Aktion durchf hren soll Im Bereich Variabel gibt es zus tzlich die M glichkeit die Benutzer aus anderen Quellen zu beziehen als aus der fest vorgegebenen Benutzerliste Folgende Einstellungen k nnen hier noch gemacht werden Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument mit der Option bernehmen bernommen hat Dieser kann bei jeder Aktion ein anderer Benutzer sein so dass der Bearbeiter wechseln kann und erst bei der Bearbeitung im Prozess festgelegt wird Benutzer fragen Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Benutzer fragen gew hlt werden In diesem Fall wird der Benutzer der das Dokument auf
277. tivieren wird auf der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers das Formular markiert und ber das Kontextmen der Befehl In Formularerkennung mit einbeziehen oder Von Formularerkennung ausschlie en angeklickt Ist ein Formular in einem Scanprofil oder einem Zeitplaner direkt ber die Option Verwende immer dieses Formular zugewiesen so wird die Deaktivierung ignoriert So ist es m glich Formulare direkt zuzuweisen und diese f r die bergreifende Formularerkennung mit der Option Verwende alle Formulare zur Erkennung oder Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps zu ignorieren Das f hrt zu einer verbesserten Steuerung der Formularerkennung und einem Performancegewinn Zusammenfassung Formulareinrichtung e Pr fen Sie Ihre Lizenz ob die Einrichtung der Formularerkennung m glich ist e Erstellen Sie alle Dokumententypen mit Indexfeldern die als Zieldokumententypen fungieren sollen und in die Dokumente ber ein Formular zugeteilt werden sollen e Erstellen Sie einen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente e Erstellen Sie ein Formular im Enterprise Manager weisen Sie den Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente zu OCR Formularerkennung Seite 196 FileDirector Enterprise Manager e W hlen Sie den Ziel Dokumententyp in den das Dokument archiviert werden soll f r das das Formular erstellt wird e Wenn die Formatvorlagen automatische Formularerkennung erm glichen sollen dann erstellen Si
278. tt weiter bearbeiten soll Im WinClient erscheint dann eine Abfrage mit einer Benutzerliste Bei der Auswahl der Benutzer im Enterprise Manager k nnen hier mehrere Benutzer ausgew hlt werden Die Aktion die der gew hlt Benutzer durchzuf hren hat wird vordefiniert z B genehmigen ablehnen oder kommentieren Prozessmanagement Seite 146 FileDirector Enterprise Manager Senden an Benutzer Von Feld Mit dieser Option kann ein Benutzer ausgew hlt werden der in einem Feld steht Voraussetzung ist dass der Benutzer ein FileDirector Anwender ist und in der Kontenliste des FileDirectors aufgef hrt wird Es k nnen nur Felder mit einem Benutzernamen eingetragen werden Wird ein anderes Feld eingesetzt in dem kein Benutzer erkannt werden kann so wird die Einstellung ignoriert E Mail senden Mit dieser E Mail Funktion k nnen informative E Mails innerhalb eines Prozessschrittes auch an Personen geschrieben werden die keinen Zugriff auf den FileDirector bzw auf die archivierten Dokumente haben Um ber eine Auto Aktion in einem Prozess eine vorkonfigurierte E Mail zu versenden muss zun chst im Config Utility auf dem Server ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe Installationshandbuch E Mail konfigurieren ber den Befehl E Mail konfigurieren k nnen das Erscheinungsbild der sp ter zu versendenden E Mail und die Adressdaten konfiguriert werden Im E Mail Text kann ein Link zum Aufruf des Dokumentes f r den W
279. typ erstellt wurde kann die Reihenfolge der Sortierung manuell oder automatisch geschehen Die zur Auswahl stehenden W rter k nnen alphabetisch auf oder absteigend sortiert werden indem man auf die Schaltfl che A Z klickt Alternativ k nnen die zur Auswahl stehenden W rter manuell mit der Maus an ihre Position gezogen oder mit den Pfeiltasten auf die gew nschte Position gesetzt werden Dokumententypen Seite 106 FileDirector Enterprise Manager Anderer Alias Normalerweise werden Dokumententypen mit dem Namen Dokumententypen angezeigt Sie k nnen unter Alias eine Beschreibung Ihrer Wahl einsetzen Dokumententyp duplizieren Bestehende Dokumententypen eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Dokumententyps gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Dieser Dokumententyp hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Bitte passen Sie diese unter Eigenschaften im Kontextmen rechte Maustaste an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Dokumententyp beschreibender Text sowie der Speicherpool eingegeben Die Beschreibung wird im WinClient sp ter als Tooltip angezeigt wenn man mit der Maus ber den Namen des ausgew hlten Dokumententyps f hrt So k nnen hier dem Anwender Zusatzinformationen zu einem Dokumententyp zur Verf gung gestellt werden
280. uckstrom bzw eine erzeugte ASCI ANSI Datei in den FileDirector bernommen wird daraus einzelne Seiten und Dokumente gemacht werden und diese sofort automatisch indiziert werden Diese Texte k nnen dann mit einer TIFF Datei das so genannte Overlay hinterlegt werden Das kann z B ein leeres Blatt mit einem vordefinierten Briefkopf sein COLD Lizenz Das COLD Modul ben tigt eine eigene Lizenz die freigeschaltet sein muss Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen zwar die Vorlagen eingerichtet werden aber der COLD Zeitplaner wird nicht gestartet so dass keine Daten eingelesen werden k nnen COLD Vorlage neu erstellen ffnen Sie den FileDirector Enterprise Manager und legen Sie eine COLD Maske mit Neu an Markieren Sie dazu die Rubrik COLD und klicken Sie auf das gelbe Sternchen Vergeben Sie zun chst einen Namen und geben Sie den Spoolpfad an wo die sp ter einzulesenden Spooldateien abgelegt werden COLD Import Seite 198 FileDirector Enterprise Manager Allgemeine Einstellungen In den allgemeinen Einstellungen k nnen Sie einen Namen und eine Beschreibung eingeben die Vorlage einem Dokumententyp Vorlage einrichten Zu Beginn muss eine Vorlage ber Spooldatei ffnen geladen werden Die einmal geladenen Vorlagen werden nicht mit der Datenbank gesichert Zur sp teren Anderung der COLD Maske muss die Vorlage erneut geladen werden Men f r Vorlagen 4 Spooldatei ffnen Mit Klick auf diesen B
281. uf gen w hlen Sie die Dateien aus und f gen Sie sie der Liste zu Die hinterlegten Dateien sollten mit der gleichen Aufl sung gescannt sein wie die sp ter importierten Daten Werden mehrere Overlays in die Liste geladen so stehen diese f r diesen Aktenschrank zur Auswahl im n chsten Datei Import Zeitplaner zur Verf gung Mit diesem Pfeil wird das zu hinterlegende Overlay aus der Liste ausgew hlt Um die hinterlegte Datei zu entfernen verwenden Sie die Schaltfl che X Schwarzwei Seiten erzwingen Ist ein farbiges Overlay hinterlegt so kann man beim Import diese Datei trotzdem als schwarzwei Bild mit den importierten Daten verschmelzen und speichern Das hat den Vorteil dass die Datenmenge der Images erheblich reduziert wird Vorschau des zusammengef gten Bildes Mit dieser Option kann ausprobiert werden wie die Vorlage mit den endg ltigen Daten zusammenpasst Zum Test kann hier eine Datei ausgew hlt werden die sp ter importiert werden soll Dies kann z B eine vom VNP erzeugte Datei sein die zum Test erstellt wurde Hinweis Beachten Sie dass hier die Umrechnung der Formate und das Zusammenf gen des Bildes getestet werden Eine gr ere Abweichung der dpi Zahl von Overlay und endg ltigen Daten kann einen erheblichen Rechenaufwand und Qualit tsverlust bedeuten Auch kann dadurch die ben tigte Menge an Arbeitsspeicher erheblich ansteigen Zu PDF A konvertieren PDF A ist ein als ISO Norm verabschiedeter Standar
282. umentes miteinander verkn pft werden Seitenbereich Wenn die Option ein momentanes verkn pftes oder referenziertes Dokument anzuh ngen gesetzt ist kann ein Seitenbereich angegeben werden Dadurch werden die angegeben Seiten an die E Mail angeh ngt Sie k nnen auch den Dateinamen f r ein nach PDF konvertiertes Dokument in diesem Feld eingegeben Beispiel Konvertiert_ lt FD_12345678 gt pdf 1 Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dokumente konvertiert werden sollen Dabei kann man zwischen schwarzwei und Farbe Aufl sung und einer reduzierbaren JPEG Qualit t w hlen Schwarzwei konvertiert jede Seite mit 200 oder 300 dpi Aufl sung in das TIFF Format Farbig erzeugte JPEG Dateien mit 200 oder 300 dpi Aufl sung Bei reduzierter JPEG Qualit t wird die Dateigr e verringert Anhang zum WinClient Start Der Name des Anhangs kann unter Dokument anzeigen und Dokument in pers nlicher Trefferliste anzeigen hinterlegt werden Vorschau Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Vorschau eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Prozessmanagement Seite 149 FileDirector Enterprise Manager Exportiere Dokument Falls ausgew hlt wird ein Dokument als Teil eines Prozesses exportiert Export einrichten Durch die A
283. ung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten FileDirector Enterprise Manager Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind SUPPORT UND UPDATES Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst tzung zu leisten ausgenommen in den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher berarbeitungen nderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dies
284. urchgef hrt werden Die einzelnen Eintr ge werden in den Kommentar geschrieben so dass man sp ter dort sehen kann welche Punkte der Liste bereits erf llt wurden Die Eintr ge erscheinen als Checkliste im WinClient Neue Verzweigung anf gen Bei diesem Schritt k nnen Verzweigungen eines Prozesses in Abh ngigkeit von Feldinhalten definiert werden konditional Wird ein Index in einem Feld eines Dokumentes ge ndert das sich auf einem Prozess befindet oder findet das Prozessmanagement einen bestimmten Feldinhalt in einem Schritt so wird dieser Inhalt auf die eingestellten Bedingungen gepr ft Um eine Bedingung einzustellen w hlen Sie den Schritt aus der diese Bedingung beinhalten soll Klicken Sie auf Hinzuf gen und die Nummer der Bedingung wird hinzugef gt Dann w hlen Sie zu Bedingung 7 den Dokumententyp und das Feld aus das den abzufragenden Wert enthalten soll Kommt das Feld in mehreren Dokumententypen vor so kann hier auch Alle ausgew hlt werden Das Feld kann mit UND oder ODER verkn pft werden und als Bedingung muss mindestens ein Feld angegeben werden Wurden zwei Felder angegeben so k nnen diese auch mit gleich oder ungleich lt gt verglichen werden Werden mehrere Bedingungen erzeugt so erscheint f r jede Bedingung ein Pfeil f r die Aktion die erfolgen soll wenn die Bedingung zutrifft So ist es m glich zu einem Schritt mehrere Bedingungen zu definieren Ist die Bedingung erf llt
285. uswahl der Schaltfl che Export einrichten gelangen Sie in das Konfigurationsmen dieser Auto Aktion Exportiere dieses Dokument Das aktuelle Dokument wird exportiert Exportiere referenziertes Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches den definierten Kriterien entspricht exportiert wird Folgende Kriterien k nnen definiert werden Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp des Referenzdokumentes angegeben Indexfeld Hier wird das Indexfeld des aktuellen Dokumententyps und der des Referenzdokumententyps angegeben Einstellungen Zielverzeichnis W hlen Sie den Speicherort f r das exportierte Dokument Seiten W hlen Sie welche Seite n sie exportieren wollen Mehrere Seiten m ssen durch Komma getrennt sein z B 1 3 55 55 88 Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dateien konvertiert werden sollen damit sie einem PDF Dokument angef gt werden k nnen Schwarzwei konvertiert jede Seite mit 200 oder 300 dpi Aufl sung in das TIFF Format Farbig erzeugte JPEG Dateien mit 200 oder 300 dpi Aufl sung Bei reduzierter JPEG Qualit t wird die Dateigr e verringert Hinweis Bei der Auswahl Zu PDF konvertieren ist es auch m glich Werte aus Indexfeldern f r den Namen zu verwenden Geben Sie dazu die FeldID im Feld Seiten an Das
286. utton ffnet man eine Spool Datei Der Inhalt der Spool Datei wird im Anzeigebereich angezeigt Feld Vorschau Sind Indexfelder definiert so kann man ber eine Vorschau sehen welche Indexfelder beim Durchbl ttern gelesen werden Besonders bei zusammengesetzten Feldern ist dies sehr hilfreich Feld hinzuf gen Mit Klick auf diesen Button wechselt man zum Reiter Felder 3 Filter hinzuf gen Um einen Filter hinzuzuf gen wird der zu filternde Text markiert und ber die Option Filter hinzuf gen ber diesen Button oder ber das rechte Mausmen hinzugef gt Die Ansicht springt sofort auf die Filterliste damit die Einstellungen f r den Filter vorgenommen werden k nnen Y Filter best tigen Mit Klick auf diesen Button wird der eingestellte Filter auf den angezeigten Text angewendet und der Button rastet ein Bei erneutem Klick wird die ungefilterte Ansicht angezeigt und der Button rastet wieder aus BI Grafische Ansicht Mit Klick auf diesen Button wird der Text der Spool Datei mit den Overlay Bildern zusammen angezeigt W hlen Sie die Overlays im Reiter Seiteneinstellungen Bei erneutem Klick wird zur ck auf die Textansicht ohne Overlays geschaltet Gehe zu Seite Gehe zur ersten vorhergehenden n chsten letzten Seite COLD Import Seite 199 FileDirector Enterprise Manager Verwenden Sie diese Buttons um durch die Seiten der Spool Datei zu navigieren Die Seitennummer wird in der rechte
287. wechsel LF Line Feed Zeilenvorschub CLRF Carriage Return Line Feed Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub TAB Tabulator Diese Zeichen k nnen ber eine Liste der Feldtrenner ausgew hlt werden wobei auch die Verwendung von mehreren Feldtrennern und die benutzerdefinierte Eingabe m glich ist Sollen nicht aufgef hrte Zeichen verwendet werden k nnen diese auch manuell eingetragen werden Ein Feldtrenner ist in diesem Fall ein Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub CRLF Jetzt werden die Indexfelder zugeordnet Durch den Feldtrenner wird der gesamte Text gesplittet und kann den Feldern zugewiesen werden Zuordnung ber Indexnummer Die jeweiligen Abschnitte die durch den Feldtrenner gesplittet wurden erhalten interne Indexnummern die den jeweiligen Feldern zugewiesen werden Diese k nnen dann nach der Zuordnung noch ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder mit Prefix und Postfix versehen werden Beispiel Abschnitt Index 1 Firma Schneider CRLF Abschnitt Index 2 Schneidergasse 2 CRLF Abschnitt Index 3 44444 Schneiderb ttel CRLF Index 1 F1 Der erste Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F1 geschrieben Firma Schneider Index 2 F2 Der zweite Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F2 geschrieben Schneidergasse 2 Index 3 F3 Der dritte Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F3 geschrieben 44444 Schneiderb ttel Zuordnung durch Bezeich
288. werden Die Nummer hinter dem Doppelpunkt soll in das Feld Sendungsnummer des Dokumententyps geschrieben werden Dementsprechend wird das Feld zugewiesen Wird ein Feld mit einem Feldtrenner gesplittet wie in unserem Beispiel so kann ein E Mail Feld mehrfach zu einem Index zugewiesen werden Feldtrenner Der Feldtrenner erm glicht die Aufteilung einer Zeile in Indexe die den Feldern zugewiesen werden k nnen Im Beispiel wird der Doppelpunkt als Feldtrenner eingesetzt was dazu f hrt dass der Index 2 die Zahl aus der definierten Betreffzeile enth lt Betreff Code 123456 Index 1 2 Code Feldwert Feldtrenner 123456 Inhalt des Indexes 2 das dem Feld Sendungsnummer zugewiesen wurde Zeitplaner Seite 61 FileDirector Enterprise Manager Soll hinter der Nummer noch ein weiterer Text geschrieben werden dann muss ein weiterer Doppelpunkt dazwischen gesetzt werden damit es nicht mehr in das Feld 2 gelesen wird Ein Feldtrenner ist nur notwendig wenn der Inhalt eines E Mail Feldes z B Betreff in mehrere Indexfelder aufgeteilt werden soll Einstellungen testen Um die Einstellungen zu testen kann eine xmi Date die bereits in das Importverzeichnis geschrieben wurde manuell geladen und ausgewertet werden Es erscheint eine Ergebnismaske mit allen Feldinhalten dem erkannten Zieldokumententyp und den zugewiesenen Feldern zur Kontrolle der Konfigurationen Wurden die Daten abgeholt so werden s
289. werden b Folgende Aktionen werden beim Leeren durchgef hrt Die folgenden Inhalte der Tabellen in der Datenbank des Aktenschrankes werden teilweise oder ganz gel scht ED Documents FD_Revisions ED Images Userdocs DocLog Zudem werden die Gr enangaben der Aktensch nke neu berechnet und die Daten aus den Speicherorten gel scht Die Sync Tabelle wird ebenfalls gel scht wobei dies nur f r die Verwendung der Replikation von Bedeutung ist c Daten die in Container abgelegt wurden und Speicherorte die die Einstellung nur lesen haben werden nicht gel scht Struktur speichern unter Strukturdatenexport Um die Strukturdaten eines Aktenschrankes zu exportieren wird der Aktenschrank im FileDirector Enterprise Manager markiert und ber den Befehl Struktur speichern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste in eine XML Datei exportiert Der Dateiname der XML Datei wird mit Struktur von 12345678 XML bezeichnet wobei 12345678 f r die ID des Aktenschrankes steht Aktenschr nke Seite 88 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Beachten Sie vor dem Export den Abschnitt gt Wichtige Hinweise zum Strukturimport f r den Import im Kapitel Neu aus Struktur Neu aus Struktur Strukturdatenimport Um einen Aktenschrank aus einer exportierten Struktur neu zu erzeugen wird der Zweig Aktenschr nke markiert und der Befehl Neu aus Struktur aus dem Kontextmen der rechten Maustaste ausgef hrt Hinweis Nac
290. werden F r Dokumente die ein Benutzer mit dem WinClient einchecken soll ben tigt der Benutzer dementsprechend eine Signatur die dem Benutzer bereitgestellt werden muss und die im WinClient ber Extras gt Optionen geladen werden muss Erst wenn der Benutzer ein Zertifikat geladen hat kann er signierte Dokumente in diesen Dokumententyp einchecken Soll ein Zeitplaner die Dokumente in einen Dokumententyp einchecken der nur signierte Dokumente akzeptiert dann muss das Zertifikat dem FileDirector Server hinterlegt werden Siehe Serverzertifikat ID des Dokumententyps Die ID des Dokumententyps wird dann gebraucht wenn in der Datenbank nach einem Dokument in einem bestimmten Dokumententyp gesucht wird Um in Erfahrung zu bringen in welchem Dokumententyp man sich gerade befindet wird hier die entsprechende ID angegeben Dokumententypen Seite 108 FileDirector Enterprise Manager Felder im Dokumententyp Im Reiter Felder w hlen Sie die ben tigten Felder zur Beschreibung und Ablage dieser Dokumente aus allen verf gbaren Feldern aus Durch Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Felder angezeigt aus der Sie ausw hlen k nnen Einmal angelegte Felder k nnen auch in mehreren Dokumententypen verwendet werden so dass sp ter mit einem Indexfeldeintrag in mehreren Dokumententypen gesucht werden kann Die Felder werden beim Aufruf im WinClient f r diesen Dokumententyp in der Reihenfolge angezeigt die hier eingestellt
291. wie unter Sichern beschrieben Hinweis Diese Funktion unterscheidet sich von der Funktion Speichern da hier die internen IDs der Wortauswahllisten ge ndert werden Alles erweitern Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig ausklappen Alles reduzieren Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig zuklappen Ablagesystem erstellen Im unteren Teil des Fensters werden nun die Namen f r die verschiedenen Unterteilungen im Ablagesystem vergeben Dies geschieht durch einfaches Eintragen Nachdem man einen Eintrag mit Enter best tigt hat wird in derselben Kategorie ein neuer leerer Eintrag angelegt So werden nach und nach die verschiedenen Unterteilungen benannt Sicherheit auf Ablagesystemebene Sie k nnen den Zugriff auf die Ablagesystem Verzeichnisse steuern indem Sie Zugriffsberechtigungen festlegen Die Berechtigungen k nnen verwendet werden um die Zugriffsebene zu definieren die Sie f r bestimmte Benutzer und Benutzergruppen festlegen m chten Die geeignete Konfiguration der Berichtigungen im Ablagesystem Designer ist von entscheidender Bedeutung beim Verhindern von nicht autorisiertem Zugriff auf Dokumenten Werden Rechte auf dem Ablagesystem Designer nicht konfiguriert gelten die vererbte Berichtigung vom Dokumententyp Explizit gesetzte Berichtigungen f r Ablagesystem Designer Seite 120 FileDirector Enterprise
292. zieren Sollen Dokumente sofort nach dem Einchecken repliziert werden muss diese Option gesetzt sein Dabei wird der Zeitplaner ignoriert und die Dokumente werden sofort eingecheckt Ist der Remote Server offline so werden die Dokumente trotzdem in die Sync Tabelle geschrieben Diese werden dann sp ter mit dem Zeitplaner repliziert Dokumente f r Replikation einplanen Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Die Menge an Dokumenten kann durch Status und Datum eingeschr nkt werden Status F r die Replikation markiert werden k nnen Alle Dokumente Noch nie replizierte Dokumente Dokumente bei denen eine vorherige Replikation fehlgeschlagen ist Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammengestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim Einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Beim n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Ge ndert nach Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Markiere alle Dokumente f r die Replikation Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Wurden bereits Doku

FileDirector

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents