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PDF: Benutzerhandbuch - Melville

1. 61 Quick Fax Sendeny csi tia eee arte name beat gan 62 Textverarbeitungsdokumente faxen 62 Berichte per Fax senden 63 Adressb cher und Kalender per Fax senden 63 In ACT mit WinFax PRO arbeiten 64 E Mail mit ACT verwenden 65 Das E Mail System einrichten 66 Mehrere E Mail Konten einrichten 67 Ein Blick auf das E Mail Fenster 68 Mit E Mails arbeiten 69 E Mail schreiben und senden 70 E Mail Nachrichten empfangen und lesen 71 E Mail Adressen verwalten 73 Ordner f r das Organisieren von E Mail Nachrichten verwenden 74 ACT mit Outlook E Mail verwenden 75 Kapitel 8 Mit Dokumentenlarbeiten 77 Das Textverarbeitungsprogramm festlegen 78 Die ACT Textverarbeitung verwenden 78 Briefe und Mitteilungen f r einen Kontakt verfassen 78 Dokumente bearbeiten 80 Dokumente formatieren 80 Seitenr nder sowie Ko
2. 0212 55 55 77 Kontaktliste chris chgourmetgifts com a m Abteilung Gesch ftsleitung Adresse Bundesalee 200 Stadt Bonn _ 3 undesland NRW PLZ 10034 Dead ebsite www chaoumetaits com Tickersymbol Referenz Aufgebenliste Zulet enei I Letter Versuch _ Letzte Besprechung 80502 Anzuzeigende Anzuzeigende Typen Monatskalender 17 Notizen IV Anlagen Alle Daten 7 Notie einf gen IV Protokolle 7 E Mail m Benutzer ausw hlen TAR v E Mail Datum Uhrzeit Typ Betreff Datensatzverwalter Anlagen 16 17 07 02 14 49 Hinweis OnWebsite www act com addons und suche Christian Hoffmann mM nach ACT Web Access Produkt K nnte eine gute L sung f r internationales Team sein an 1527 Erledigt E Newsletter senden Christian Hoffmann 1350 Hinweis Idee Korb Weinprobe Christian Hoffmann 1 4 17 00 Erledigt Karlchens Fu ballspiel Christian Hoffmann DETAILS z P _NotizenProtokole Tatigketen 7 AuriragerPotenzielle Auftr ge Gruppen JBiblothd Benutzerfelder_J Privat Alt Kontakte J Datensatzinforn 4 ssentials 1024x768 lt Keine Gruppe gt 5 Elemente des Kontaktfensters Element 1 Symbolleiste
3. 142 Informationen aufzeichnen 142 Elemente als abgeschlossen markieren 143 Elemente nach ACT verschieben oder kopieren 144 Tastenkombinationen 145 GIOSSAr u Dina D b ns da ea 149 A 153 Kontakte verwalten mit ACT Willkommen bei ACT Version 6 0 f r Windows der vollkommen eigenst ndigen Softwareanwendung f r die Verwaltung Ihrer privaten und gesch ftlichen Beziehungen Mit ACT k nnen Sie die Daten von Personen auf dem neuesten Stand halten zu denen Sie gesch ftliche Beziehungen pflegen und diesen Ihre pers nliche Aufmerksamkeit schenken Gleichzeitig k nnen Sie auch Ihr Unternehmen in effizienter Weise verwalten und ausbauen Sie k nnen Adressen Telefonnummern E Mail Adressen Termine Geburtstage und vieles mehr verfolgen Mit ACT k nnen Sie Fax Nachrichten schreiben oder E Mails versenden und diese T tigkeiten im Datensatz des Kontakts speichern Im Verlauf dieses Handbuchs lernen Sie wie die Funktionen von ACT Ihnen bei der Tagesplanung und bei der Pflege Ihrer Kontakte helfen k nnen Dieses Handbuch arbeitet mit realen Szenarien um Ihnen zu zeigen wie Sie mit ACT Ihre Produktivit t erh hen k nnen Szenarien sind jeweils grau unterlegt Das Handbuch enth lt zudem Verweise auf die Online Hilfe und andere Ressourcen wo Sie zu den einzel
4. 101 Per E Mail synchronisieren 101 Uber gemeinsam genutzte Ordner synchronisieren 102 Per Modem synchronisieren 102 Vergleich der Synchronisationsmethoden 102 Synchronisation planen 103 Kapitel 11 Kapitel 12 Kapitel 13 Synchronisation einrichten 104 Einstellungen f r alle Synchronisationen vornehmen 104 Synchronisation mit einer anderen Datenbank einrichten 106 Synchronisation mit anderen Benutzern einrichten 107 Daten synchronisieren 108 Synchronisationsaktualisierungen senden und anwenden 108 Wie verl uft die Synchronisation 109 Automatische Synchronisation planen 110 Datenbankverwaltung durchf hren 111 Daten mit einem Kennvvort sch tzen 112 Mehrbenutzerdatenbank einrichten 113 Benutzer zu einer Datenbank hinzuf gen 113 Doppelte Datens tze suchen 115 Datenbankpflege durchf hren 116 erben 117 Ein Backup 117 Kopie einer ACT Datenbank speichern 118 Datenbank vviederherstellen
5. 118 Daten importieren und exportieren 121 ACT Daten importieren 122 Daten aus anderen Programmen importieren 123 Daten exportieren 124 ACT anpassen nie 125 Kontakt und Gruppenfenster anpassen 126 Felder erstellen und ndern 126 Layouts erstellen und ndem 128 Spalten in Listenansichten anpassen 130 Kapitel 14 Anhang A Anhang B Optimale Anpassung von ACTI 130 Makros zum Automatisieren von Aufgaben verwenden 131 Makro 0 132 Startvorgang optimieren 132 Suchen Abfragen und Sortiervorg nge beschleunigen 133 Men leiste Men s und Symbolleistenaktionen anpassen 135 Anzeige der Ansichtsleiste 135 Men leiste und Men s anpassen 135 Symbolleiste anpassen 136 Tastenkombinationen erstellen und ndern 136 Andere Anwendungen ausf hren oder starten 137 Mit SideACTI arbeiten 139 SideAC T starten Zus ee 140 Einstellungen f r SideACTI vornehmen 141 In SideACT arbeiten
6. 17 Nach iahrlich vviederkehrenden Ereignissen suchen 18 Kontakte und Informationen anhand von Schl sselw rtern suchen 19 Kontakte mithilfe von Abfragen suchen 20 Kontakte sortieren 9900000000 20 Kontakt und Gruppeninformationen drucken 21 Kontaktinformationen im Internet suchen 22 Mit Gruppen arbeiten 23 Vorteile von und Verwendungsm glichkeiten f r das Arbeiten mit Gruppen 24 Gruppen und Untergruppen erstellen und duplizieren 26 Kontakte zu einer Gruppe oder Untergruppe hinzuf gen 27 Gruppen Notizen Protokolle und Anlagen beif gen 28 Gruppent tigkeiten und Auftr ge zuweisen und anzeigen 29 Gruppen und Gruppeninformationen suchen 30 Gruppen neu organisieren 31 T tigkeiten planen und Kalender verwalten 33 Einstellungen f r Zeitplanung und Kalender einrichten 34 Kalender anzeigen und drucken 34 T tigkeiten planen 37 T tigkeiten in einem Kontaktdatensatz planen 38 T tigkeiten in einem Kalender planen 39 VViederkehrende T tigkeiten planen 41 Eine T tigkeitsabfo
7. Weule l q uabnynzuly in Beuyny 2 2 addnid n u U n N U9AUOLJEUIAWOYUOISEL ul ul b ly 1291 1 0 A 6uS u yomyueaq 1U0HUOEN IEVN zi 4 54s U N H N M JyOLIYDEN IIEN 3 nug Bns uayosg JUOLYDEN IIEN 3 q 6as U l S4 1 04 D N uoheulquloyu sEL uolyun4 ien 3 1n ueuoNeuIqwoyuejseL 23 2 uablezue Japuajeys euo s4rreyosun ueblezue Jopusjeysa eL yz uo lszue pu ley luly uoljeulquioyusyseL uonyung Japuajey n UEUONEUIAWOYUSISEL LLayeuosuiq bs uaqayyne pye uoy lle B nl buEyy Vl Heuosuln UdJOYIELU liy u euosuln snpowwenel g HI5uosulf pun s unysqulesg uayas mz u sselsne u ns s p ZkJ4Heyoswn 6ys l q spje uoy aew ayjyemebsny ueyons ZLAtyeyoswin hl nuoy p ew syyeme sny uoleulquioyua seL uolyyun4 SIID E3U0 In UBUOIJeUIqWOyUa SeL Glossar Abfrage Eine Sammlung von Anvveisungen f r das Extrahieren bestimmter Daten aus einer Datenbank Administrator Ein Benutzer der alle Funktionen ausf hren kann einschlie lich Hinzuf gen von Benutzern zur Datenbank Durchf hren der Datenbankpflege sowie ndern von Feldern und Layouts Backup Eine
8. 4 Markieren Sie den Feldnamen und klicken Sie auf Einf gen F gen Sie auf diese VVeise der Schablone auch alle anderen gew nschten Feldnamen hinzu Klicken Sie hierbei jedes Mal auf Einf gen Sie sollten die Feldtypen unbedingt den Anforderungen entsprechend ndern ACT f gt die von Ihnen gew hlten Felder in der Schablone auf einer Zeile ein Beispiel lt Kontakt gt lt L Kontakt gt lt My Firma gt lt My Telefon gt lt My Kontakt gt Hinweis Hierbei steht My f r Felder die aus dem pers nlichen Datensatz stammen und L f r Feldbeschriftungen 5 Ordnen Sie die Felder so an wie sie im Dokument erscheinen sollen und f gen Sie alle notwendigen Leer und Satzzeichen ein 6 Geben Sie den Text des Briefes ein Beispielsweise k nnte die Schablone nach dem Hinzuf gen von Text und dem Anordnen der Felder wie in Schritt 4 beschrieben folgenderma en aussehen Sehr geehrte Frau Harper RUFEN SIE NOCH HEUTE die Firma XYZ unter 069 12 34 0 an um sich kostenlos und unverbindlich Ihr pers nliches Pr sent zu sichern Mit freundlichen Gr en Christian Hoffmann Hinweis Wenn Sie eine HTML Schablone erstellen k nnen Sie ber das Men Einf gen auch Bilder hinzuf gen 7 Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter und geben Sie den Namen der Schablone im Feld Dateiname ein Klicken Sie auf Speichern 8 Zum Schlie en der Schablone klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke
9. F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Textverarbeitungsschablonen Textverarbeitungsschablonen F r Word Dokumente erstellen Mit Dokumenten arbeiten 85 86 Dokumente erstellen und an mehrere Kontakte senden Hoffmann m chte ein Begr Bungsschreiben an mehrere neue Kontakte senden wobei jeder Brief jedoch pers nlich adressiert sein soll Zu diesem Zweck kann er eine Massendrucksache mithilfe eines Verfahrens erstellen das als Seriendruck bezeichnet wird Sie k nnen ein Dokument per Fax oder E Mail an mehrere Kontakte senden Sie k nnen das Dokument jedoch auch an die Textverarbeitung senden in der Sie es ndern oder drucken k nnen So schreiben Sie mithilfe der Seriendruckfunktion einen Brief oder eine Mitteilung an mehrere Kontakte 1 Erstellen oder ndern Sie eine Schablone so dass sie die gew nschten Informationen den Text und die geeignete Formatierung enth lt Speichern und schlie en Sie dann die Schablone 2 W hlen Sie aus der Kontaktliste die Kontakte aus an die Sie den Brief oder die Mitteilung senden m chten Hierf r k nnen Sie eine Suche erstellen Sie k nnen Kontakte per Mausklick ausw hlen oder Kontakte zwecks Auswahl markieren mithilfe des Markierungsmodus 3 Klicken Sie im Men Text auf Serienbrief 4 F hren Sie die Anweisungen des Serienbrief Assistenten aus und klicken Sie auf Weiter
10. Kapitel 2 Kontakte vervvalten mit ACTI i Mit ACT das Tagesgesch ft vereinfachen ii ACT installieren und starten 1 Systemanforderungen 2 AGT installiere ese ae Wee seen AP lana 3 ACT deinstallieren 4 Hilfe zu ACT erhalten 5 Das Online Hilfesystem vervvenden 5 Andere Informationsressourcen vervvenden 6 ACT zum ersten Mal einsetzen 7 Eine neue Datenbank erstellen 7 Eine Datenbank aus einer Vorg ngerversion von ACT aktualisieren 8 Mit Kontakten arbeiten 9 Das Kontaktfenster auf einen Blick 10 Kontaktinformationen eingeben 11 Kontakte im Kontaktfenster eingeben 11 Kontakte in der Kontaktliste eingeben 13 Notizen zu Kontakten eingeben 14 Kontaktdatens tzen Dateien beif gen 14 Kapitel 3 Kapitel 4 Kontakte suchen und sortieren 15 Kontakte und Informationen mithilfe von Suchen finden 16 Kontakttatigkeit
11. 2 Ansichtsleiste 3 Oberer Fensterbereich 4 Unterer Fensterbereich 10 ACT Benutzerhandbuch Funktion Enthalt Schaltflachen f r den Zugriff auf Funktionen wie die ACT Textverarbeitung oder das Tool zum Erstellen von Berichten Enthalt Schaltflachen mit deren Hilfe Sie zu einer anderen Ansicht wechseln k nnen wie beispielsweise zur Listenansicht der Kontakte Enthalt Informationen die auch auf normalen Visitenkarten zu finden sind wie Name Adresse und Telefonnummer Zeigt relevante Informationen zur ausgew hlten Registerkarte an Element Funktion 5 Register Erm glichen das Anzeigen von potenziellen Auftragen Notizen oder T tigkeiten sovvie das Ausf hren hiermit zusammenhangender Aufgaben 6 Schaltfl che f r das Layout des Erm glicht die Gestaltung des Fensters und der hierin Kontaktfensters enthaltenen Felder zu ndern Die Symbolleiste und die Register werden in allen ACT Fenstern und Ansichten angezeigt Je nachdem welches Fenster oder welche Ansicht gew hlt wurde k nnen sich jedoch einige Unterschiede ergeben Kontaktinformationen eingeben Sie k nnen Kontakte im Kontaktfenster oder in der Kontaktliste hinzuf gen Neue Kontakte werden von ACT automatisch in der Datenbank gespeichert sobald Sie zu einem anderen Datensatz wechseln oder eine andere Aktion durchf hren Sie k nnen einen Kontakt auch als privat kennzeichnen was bedeutet dass niemand auch nicht der Datenbankadminist
12. Dieses Handbuch wurde sorgf ltig redigiert um dessen Richtigkeit sicherzustellen Dennoch bernimmt Interact Commerce keinerlei Gew hrleistung f r den Inhalt dieser Dokumentation und lehnt jede konkludente Haftung f r die Marktg ngigkeit oder die Eignung f r einen bestimmten Zweck ab Interact Commerce kann nicht f r irgendwelche Fehler oder zuf llige oder Folgesch den haftbar gemacht werden die in Verbindung mit der Bereitstellung der Eignung oder der Verwendung dieses Handbuchs oder der hierin befindlichen Beispiele auftreten Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert werden Markennamen ACT ist eine eingetragene Marke in den USA und anderen L ndern Alle Figentumsrechte liegen bei Interact Commerce Corporation ein Unternehmen von Best Software Scottsdale AZ USA Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer Gedruckt in den Vereinigten Staaten von Amerika 10 29 eB FG Be 94 32 Sage Technologies Limited deren Lizenzgeber und angeschlossene Unternehmen LIZENZ UND GEW HRLEISTUNG HINWEIS Sage Technologies Limited ERTEILT IHNEN DIE LIZENZ ZUR BEIGEF GTEN SOFTWARE NUR UNTER DER VORAUSSETZUNG DASS SIE ALLEN BEDINGUNGEN IN DIESEM LIZENZVERTRAG ZUSTIMMEN SIE SOLLTEN DIE BEDINGUNGEN SORGF LTIG LESEN BEVOR SIE MITDER INSTALLATION FORTFAHREN DA SIE DURCH KLICKEN AUF DIE SCHALTFL CHE JA IHRE ZUSTIMMUNG GEBEN WENN SIE DIESEN BEDINGUNGEN
13. das Modem eines anderen Benutzers an Das Modem des Empf ngers muss sich im Modus Auf Anrufe warten befinden damit Aktualisierungen empfangen werden k nnen Vergleich der Synchronisationsmethoden In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen den einzelnen Synchronisationsmethoden beschrieben sodass Sie die f r Ihre Bed rfnisse am besten geeignete Methode ausw hlen k nnen Sehr Synchronisations Einfach Sicher zuver Schnell Am besten methode l ssig geeignet f r E Mail X X Kleine Benutzergruppe Private Daten Gemeinsam X X Arbeitsgruppen genutzter Ordner Mitarbeiter an fernen Standorten Modem zu Modem X Kleine Benutzergruppe Benutzer ohne E Mail 102 ACTI Benutzerhandbuch Nach dieser Einf hrung in die Synchronisationsmethoden wollen wir uns nun mit der Planung der Synchronisation befassen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Mit anderen Benutzern Daten synchronisieren Per E Mail Daten synchronisieren ber gemeinsam genutzte Ordner Daten synchronisieren Per Modem Synchronisation planen Durch vorherige Planung der Datensynchronisation k nnen Sie sicherstellen dass der Synchronisationsvorgang reibungslos abl uft Ermitteln Sie zun chst Ihre Anforderungen Stellen Sie sich hierf r die folgenden Fragen VVelche Datentypen m chte ich gemeinsam mit anderen nutzen
14. ndern Details hierzu finden Sie unter Microsoft Word in der Hilfe So w hlen Sie im Dialogfeld Einstellungen ein Textverarbeitungsprogramm aus 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Einstellungen 2 W hlen Sie auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds Einstellungen das zu verwendende Textverarbeitungsprogramm in der Liste Textverarbeitung aus und klicken Sie auf OK Die ACT Textverarbeitung verwenden Mit ACT k nnen Sie ebenso Briefe Mitteilungen Etiketten und Umschl ge erstellen und bearbeiten oder Schablonen erstellen und bearbeiten wie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm Sie k nnen Dokumente formatieren die Rechtschreibung pr fen und Tabulatoren und Seitenumbr che festlegen Nach Fertigstellung k nnen Sie das Dokument mit den von ACT gebotenen Funktionen bearbeiten speichern drucken oder per Fax oder E Mail senden Briefe und Mitteilungen f r einen Kontakt verfassen Sie k nnen auf einfache Weise Briefe und Mitteilungen an einen einzelnen Kontakt schreiben und drucken So schreiben und speichern Sie einen Brief oder eine Mitteilung 1 W hlen Sie den Kontakt aus dem Sie einen Brief schreiben m chten 2 Klicken Sie im Men Text auf Brief oder Mitteilung Nun wird die Textverarbeitung gestartet und zeigt eine leere Brief oder Mitteilungsschablone mit den Daten des aktuellen Kontakts an ACT Benutzerhandbuch 3 Geben Sie den Text des Briefes oder der Mitteilung ein Sie k nnen die
15. tzung pr fen Anschlusserkennung Einrichten Fax Nachrichten senden S mtliche Elemente die Sie in ACT drucken k nnen wie Dokumente Briefe Berichte Kalender und Adressb cher k nnen Sie auch als Fax Nachrichten senden Sie k nnen Dokumente als Fax Nachricht senden die in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden oder Sie k nnen das Tool Quick Fax verwenden um ein Dokument ohne Textverarbeitung zu erstellen und per Fax zu senden Sie k nnen die ACT Schablone f r Fax Deckblatt zum Erstellen eines Deckblatts verwenden und wenn Sie in ACT mit WinFax PRO arbeiten k nnen Sie auch ein Sendeprotokoll der Fax Nachricht aufzeichnen Zum Senden von Fax Nachrichten muss ein Fax Modem installiert und f r die Arbeit mit Ihrer Fax Software konfiguriert sein Fax Software festlegen Bevor Sie Fax Nachrichten senden k nnen m ssen Sie zun chst die Fax Software festlegen Sie k nnen die Software im QuickStart Assistenten oder auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Einstellungen festlegen Wenn Sie mit WinFax PRO arbeiten k nnen Sie sowohl in ACT als auch in WinFax PRO besondere Funktionen nutzen die das Senden von Fax Nachrichten vereinfachen Weitere Informationen hier ber finden Sie unter In ACT mit WinFax PRO arbeiten in diesem Kapitel F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden
16. und klicken Sie anschlie end auf Ausf hren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Makro Makro Anwendungen starten Startvorgang optimieren Sie k nnen festlegen was beim Starten von ACT passiert oder was angezeigt wird indem Sie Starteinstellungen vorgeben Folgende Festlegungen sind u a m glich e ffnen einer bestimmten Datenbank Anzeige von bestimmten Kontakt und Gruppenlayouts e Erinnerungen an bestimmte Aufgaben Automatisches Starten eines Makros 132 ACT Benutzerhandbuch So legen Sie Starteinstellungen fest 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Einstellungen 2 Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Starteinstellungen 3 W hlen Sie die gew nschten Startoptionen aus und klicken Sie auf F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Starteinstellungen Erinnerungen festlegen Suchen Abfragen und Sortiervorg nge beschleunigen Wenn Sie eine Suche bzw Abfrage durchf hren oder Informationen zu Kontakten oder Gruppen sortieren sucht ACT die Daten anhand Ihrer Kriterien und zeigt anschlie end die Informationen an Wenn Sie eine Suche nach Kontakten in einer bestimmten Firma w hlen f hrt ACT die folgenden Aktionen aus Zun chst wird die Datenbank nach dem s
17. wenn Ihr Modem den Synchronisationsanruf erhalten soll 7 Klicken Sie auf Synchronisieren Achtung Einige ACT Daten werden nicht synchronisiert Eine Liste der Daten die nicht synchronisiert werden k nnen finden Sie in der Hilfe unter Synchronisation Wie verl uft die Synchronisation Die folgende Tabelle zeigt die Ergebnisse von Synchronisationsaktualisierungen in Abh ngigkeit von der gew hlten Synchronisationsmethode Synchronisationseinstellungen Ergebnisse Direkt Synchronisation miteiner ACT ffnet die andere Datenbank und wendet die anderen Datenbank Synchronisationsaktualisierungen an Synchronisation mit anderen ACT f gt die zur Synchronisation vorgesehene Benutzern per E Mail Aktualisierungsdatei einer E Mail Nachricht als Anlage bei und sendet die Aktualisierungsdatei mit dem angegebenen E Mail System Wenn Sie ein Remote E Mail System verwenden werden die Synchronisationsaktualisierungen erst gesendet wenn Sie die Verbindung zu Ihrem E Mail System hergestellt haben Synchronisation mit anderen ACT legt die zur Synchronisation vorgesehene Benutzern ber gemeinsam Aktualisierungsdatei in den Synchronisationsordnern ab die Sie genutzte Ordner f r die einzelnen Benutzer festgelegt haben Synchronisation mit anderen ACT wendet zun chst alle Synchronisationsaktualisierungen an Benutzern per Modem die Sie empfangen haben erstellt dann eine Synchronisationsaktualisierung von Ihrer Datenbank w
18. A 9 07 02 Mittel Ernst Anderson Mitarbeiterf rderung 30 Minuten mill 4 2 Heute und zuk nftig 128 T tigkeiten 54 Anrufe 32 Besprechungen 43 Erledigungen G Die Aufgabenliste kann nach Aufgabentyp Priorit t und Datum gefiltert werden Beispielsweise k nnen Sie nur die Besprechungen mit hoher Priorit t f r die kommende Woche anzeigen Die Anzahl der geplanten Aufgaben wird in der Statuszeile unten im Fenster anzeigt So k nnen Sie die Aufgabenliste anzeigen und drucken 1 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf Aufgabenliste Nun wird die Aufgabenliste angezeigt 2 Optional Filtern Sie die Liste nach Typ Priorit t oder Datum 3 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Drucken Hinweis Befinden sich keine Aufgaben in der Liste wird der Befehl zum Drucken der Aufgabenliste nicht angezeigt F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Aufgabenliste Verwenden Aufgabenliste T tigkeiten filtern Aufgabenliste Kontaktdatens tze anzeigen T tigkeiten planen und Kalender verwalten 43 44 J hrlich wiederkehrende Ereignisse verwalten Sie k nnen Daten f r j hrlich wiederkehrende Ereignisse f r Kontaktdatens tze eingeben um wichtige Jahresereignisse wie Geburtstage oder Jahrestage zu verfolgen Beim Erstellen einer neuen Datenbank f gt ACT standardm ig ein Feld Geburtstag als j hrlich wiederkehrende
19. Anforderungen entsprechend ndern oder weitere Phasen hinzuf gen Verkaufsphasen Phase Neuer potenzieller Auftrag Vorbereitende Ann herung Erste Kommunikation Erstes Gespr ch Analyse des potenziellen Auftrags L sungsentwicklung L sungspr sentation Kundenbewertung Verhandlung Kaufverpflichtung Nachfassen Beschreibung Ein potenzieller Auftrag Es werden Informationen zu einem potenziellen Auftrag gesammelt Erster Kontakt mit dem Interessenten Fax E Mail Brief Brosch re Anruf usw Das erste Gespr ch mit dem Interessenten hat stattgefunden Informationen werden gesammelt und analysiert um den potenziellen Auftrag besser einordnen zu k nnen Es werden eine oder mehrere fokussierte L sungen entwickelt um den Anforderungen des Interessenten gerecht zu werden Die vorgeschlagenen L sungen werden pr sentiert Die vorgeschlagenen L sungen werden vom Kunden bewertet Die zu akzeptierenden Bedingungen werden verhandelt Preis Lieferbedingungen Menge usw Der Kunde ist mit einem Auftragsabschluss einverstanden Auftragsbegleitende Kundenbetreuung Die Gelegenheit zum Aufbau einer Kundenbeziehung Beim Erstellen eines neuen potenziellen Auftrags k nnen Sie die zu erwartenden Ums tze prognostizieren k nnen die Wahrscheinlichkeit eines Auftragsabschlusses sowie Informationen ber die Kaufentscheidungen des Kunden eingeben Sie k nnen den Fortschritt ber jede Verkaufsphase
20. Datenbank 1 Klicken Sie im Men Datei auf Kopie speichern unter Nun wird das Dialogfeld Kopie speichern unter angezeigt in dem standardm ig die Option Datenbank kopieren aktiviert ist Klicken Sie auf OK W hlen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Ablageort f r die Datei aus geben Sie f r die kopierte Datenbank einen neuen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Kopieren Datenbanken Erinnerungen Datenbank wiederherstellen Sie k nnen gel schte Kontaktdatens tze wiederherstellen indem Sie eine aktuelle Sicherungskopie der Datenbank einspielen Sie k nnen die Datenbank auch dann mithilfe einer Sicherungskopie wiederherstellen wenn die Daten aufgrund eines Hardware oder Softwarefehlers besch digt wurden Hinweis Falls Sie Ihre Daten auf mehreren Disketten gesichert haben halten Sie alle erforderlichen Disketten bereit bevor Sie mit einer Wiederherstellung der Backup Dateien beginnen ACT fordert Sie w hrend der Wiederherstellung auf die verschiedenen Disketten einzulegen ACT Benutzerhandbuch So stellen Sie Daten aus einem Backup wieder her 1 Klicken Sie im Men Datei auf Wiederherstellen 2 Geben Sie im Dialogfeld Wiederherstellen den Dateinamen und Ablageort der wiederherzustellenden Datei ein oder klicken Sie auf die Schaltfl che
21. Datens tze berpr fen 115 Backup erstellen 117 Benutzer hinzuf gen 113 Erstellen 7 Importieren 122 Index 153 154 Datenbanken Fortsetzung Konvertieren 8 Pflegen 116 Speichern 118 VViederherstellen 118 Dokumente Anzeigeoptionen 81 Bearbeiten 80 Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten erstellen 78 Drucken 79 Formatieren 80 Speichern 79 Drucken Dokumente 79 Kalender 36 Kontakt und Gruppeninformationen 21 E Einstellungen E Mail 66 Fax Software 61 Kalender 34 Planen 34 SideACTI 141 Synchronisation 104 T tigkeiten 34 Textverarbeitung 78 Wahlhilfe 59 Zum Starten von ACT 132 E Mail Adressieren 73 Anlagen ffnen 72 Beantworten 72 Einrichten 66 Einstellungen 66 Empfangen 71 Konten 67 Lesen 71 Nachrichten anzeigen 69 Ordner 74 Schreiben 70 Senden 70 Verwendete Systeme 66 Von Outlook senden 75 ACT Benutzerhandbuch E Mail Fortsetzung Zu Kontakten beif gen 72 E Mail Fenster Ansicht anpassen 68 F Fax Nachrichten senden Adressb cher 63 Berichte 63 Dokumente 62 Kalender 63 Quick Fax 62 Softwareeinstellungen 61 berblick 61 WinFax PRO verwenden berblick 64 Felder ndern 126 Attribute Definition 126 Indizieren 133 Prim re Definition 127 Zuordnung Siehe Daten importieren Folget tigkeiten planen 45 G Gruppen Anlagen 28 Duplizieren 26 Erstellen 26 Kontakte hinzuf gen 27 Neu organisieren 31 Suchen 30 T tigkeiten anzeigen 29 T tigkeiten verbinden 29 ber
22. Fax Nachrichten aus ACT senden Fax Nachrichten senden Fax Software festlegen Mit ACT telefonieren und Fax Nachrichten versenden 61 62 Quick Fax senden Mithilfe des Tools Quick Fax k nnen Sie Fax Nachrichten ohne Textverarbeitung erstellen Hiermit k nnen Fax Nachrichten direkt im Kontaktfenster oder in der Kontaktliste erstellt und von hier gesendet werden Dies ist hilfreich wenn Sie eine Fax Nachricht ohne beigef gte Dokumente senden m chten Ein Fax Sendeprotokoll kann auch aufgezeichnet werden So senden Sie ein Quick Fax 1 Zeigen Sie im Kontaktfenster oder in der Kontaktliste die Kontakte an denen Sie ein Fax senden m chten 2 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Quick Fax 3 Entwerfen und senden Sie im Dialogfeld Quick Fax die gew nschte Fax Nachricht und folgen Sie hierbei den Anweisungen der Fax Software F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden Dokumente Fax Nachrichten senden Fax Deckbl tter Fax Nachrichten senden Deckbl tter senden Textverarbeitungsdokumente faxen Nachdem Sie einen Brief oder eine Mitteilung erstellt haben k nnen Sie diese Dokumente an Kontakte senden Wenn Sie mit WinFax PRO arbeiten k nnen Sie die Seriendruckfunktion verwenden um eine Fax Nachricht an mehrere Kontakte zu senden und hierbei den Namen und die Adresse jedes Kontakts in das Do
23. Kalendern von ACT und Outlook gemeinsam nutzen k nnen m ssen Sie mit Outlook 2000 oder h her arbeiten Sie k nnen Ihren ACT Kalender mit Outlook T tigkeiten aktualisieren oder synchronisieren Ihren Outlook Kalender mit ACT T tigkeiten aktualisieren oder beide Aktualisierungen gleichzeitig durchf hren Outlook muss nicht aktiv sein um den ACT oder Outlook Kalender zu aktualisieren Hinweis Wenn Sie mit einer Mehrbenutzerdatenbank arbeiten werden nur die T tigkeiten in ACT aktualisiert Jeder Benutzer muss seine eigenen Kalender aktualisieren So aktualisieren Sie den ACT oder Outlook Kalender 1 Zeigen Sie im Men Extras von ACT auf Outlook T tigkeiten und klicken Sie dann auf Aktualisieren 2 W hlen Sie im Dialogfeld Kalender aktualisieren im Feld Aktualisieren die Option aus die beschreibt was Sie aktualisieren m chten ACT Benutzerhandbuch 3 W hlen Sie im Feld F r diese Daten ein Datum oder einen Datumsbereich aus f r das oder den die Synchronisation erfolgen soll Hinweis Wenn Sie den ACT Kalender mit Outlook T tigkeiten aktualisieren und eine wiederholt auftretende Outlook T tigkeit auf das ausgew hlte Datum bzw die ausgew hlten Daten f llt wird in den ACT Kalender jedes Auftreten dieser T tigkeit aufgenommen 4 Klicken Sie auf Aktualisieren Outlook T tigkeiten in ACT anzeigen Sie k nnen Outlook T tigkeiten in ACT Kalendern in der Aufgabenliste oder auf der Registerkar
24. Men Bearbeiten auf SideACTI Hinweiseinrichtung 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen w hlen Sie die zu berwachende ACT Datenbank aus und klicken Sie dann auf ffnen In der Liste der zu berwachenden Datenbanken wird nun der Name der Datenbank angezeigt 4 W hlen Sie ein Zeitintervall f r die berpr fung auf Hinweise aus geben Sie an wie die Hinweise angezeigt werden sollen und klicken Sie auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem SideACT Online Hilfeindex ab Einrichten Standardtyp f r Elemente Einrichten Hinweise einrichten Einstellungen Dialogfeld Mit SideACT arbeiten 141 142 In SideACT arbeiten Hoffmann m chte seine Unordnung in den Griff bekommen Sein Schreibtisch ist bers t mit Notizzetteln die er zum Notieren von Erinnerungen und Erledigungen verwendet hat f r deren Eingabe in ACT bis dato die Zeit fehlte Er ben tigt eine schnelle Methode um sich Notizen ber Anrufe Besprechungen und andere T tigkeiten zu machen die er dann schnell nach ACT bertragen kann um ein Protokoll der T tigkeit oder Aufgabe aufzuzeichnen Informationen aufzeichnen Nach dem Start von SideACT k nnen Sie sofort mit der Eingabe von Notizen oder Informationen beginnen Standardm ig klassifiziert SideACT neue Elemente als Erledigungen Sie k nnen den T tigkeitstyp jedoch auch ndern So geben Sie Informationen in SideACTI ein 1 Star
25. NICHT ZUSTIMMEN KLICKEN SIE AUF DIE SCHALTFL CHE NEIN UM DAS SETUP ZU BEENDEN DA DIE Sage Technologies Limited NICHT BEREIT IST IHNEN EINE LIZENZ F R DIE SOFTWARE ZU ERTEILEN IN DIESEM FALL SOLLTEN SIE DAS VOLLST NDIGE PRODUKT MIT DEM KAUFBELEG INNERHALB VON 30 TAGEN AB KAUFDATUM GEGEN R CKERSTATTUNG DES KAUFPREISES AN DEN H NDLER ZUR CKGEBEN BEI DEM SIE DAS PRODUKT ERWORBEN HABEN LIZENZ UND GEW HRLEISTUNG Die Software auf die sich diese Lizenz bezieht die Software ist Eigentum von Sage Technologies Limited oder deren Lizenzgebern und urheberrechtlich gesch tzt W hrend Sage Technologies Limited weiterhin die Eigentumsrechte an der Software beh lt werden Ihnen bestimmte Rechte zur Verwendung der Software erteilt nachdem Sie den Lizenzbedingungen zugestimmt haben Sofern nicht durch einen dieser Lizenz beigef gten Nachtrag gegenteiliges festgelegt wird haben Sie in bezug auf diese Software folgende Rechte und Verpflichtungen Sie sind berechtigt zum Verwenden nur einer Kopie der Software auf einem einzelnen Computer ii Erstellen einer Kopie der Software zu Archivierungszwecken oder Kopieren der Software auf die Festplatte Ihres Computers und zum Behalten des Originals f r Archivierungszwecke iit Verwenden der Software in einem Netzwerk sofern Sie eine lizenzierte Kopie der Software f r jeden Computer besitzen der ber das Netzwerk auf diese Software zugreifen kann iv dauerhaft
26. Sie dann auf OK T tigkeiten planen und Kalender verwalten 41 42 Eine Tatigkeitsabfolge erstellen Sie k nnen datumsabh ngige T tigkeitsabfolgen erstellen Beispielsweise schicken Sie einem Kontakt drei Tage nachdem er Kunde geworden ist eine Brosch re und zehn Tage sp ter einen Nachfassbrief Mit ACT k nnen Sie diese Aufgaben als eine T tigkeitsabfolge planen also als eine Aufgabenreihe die aufgaben und datumsabh ngig ist Jede Aufgabe kann basierend auf dem Start oder F lligkeitsdatum einer anderen T tigkeit geplant werden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Zeitplaneinstellungen T tigkeitsabfolgen Anzeigen und Verwalten von T tigkeiten Mit ACT k nnen Sie alle T tigkeiten in einer Liste anzeigen sodass Sie Ihren Tagesablauf einfach verwalten k nnen Wenn eine T tigkeit abgeschlossen ist k nnen Sie deren Ergebnis aufzeichnen und ACT erstellt automatisch das entsprechende Protokoll das dem jeweilige Kontakt beigef gt wird Mit der Aufgabenliste arbeiten Sie k nnen s mtliche T tigkeiten in der Aufgabenliste anzeigen T tigkeiten k nnen zudem auch auf der Registerkarte T tigkeit eines Kontaktdatensatzes angezeigt werden Sie k nnen eine bestimmte Aufgabe ausw hlen um Einzelheiten hierzu anzuzeigen oder um nderungen vorzunehmen Sie k nnen die mit einem bestimmten Kontakt zusammenh nge
27. Sie dem System irgendwann einmal Benutzer hinzu und mit dem Kennwort stellen Sie sicher dass niemand Ihre privaten Daten anzeigen oder ndern kann Bei einer Mehrbenutzerdatenbank sollte jeder Benutzer ein eigenes eindeutiges Kennwort haben Wenn Sie das Kennwort vergessen k nnen Sie die Datenbank erst dann wieder ffnen wenn der Administrator dieses zur cksetzt So legen Sie ein Kennwort f r Ihre Datenbank fest 1 Klicken Sie im Men Datei auf Verwaltung und klicken Sie dann auf Kennwort festlegen Nun wird das Dialogfeld Kennwort festlegen angezeigt 2 Wenn Sie zum ersten Mal ein Kennwort festlegen geben Sie dieses in das Feld Neues Kennwort ein 3 Geben Sie das Kennwort im Feld Neues Kennwort erneut eingeben erneut ein und klicken Sie dann auf OK So ndern Sie ein zuvor festgelegtes Kennwort 1 Klicken Sie im Men Datei auf Verwaltung und klicken Sie dann auf Kennwort festlegen 2 Geben Sie im nun angezeigten Dialogfeld das alte Kennwort in das Feld Altes Kennwort ein 3 Geben Sie das neue Kennwort in das Feld Neues Kennwort ein 4 Geben Sie das Kennwort im Feld Neues Kennwort erneut eingeben erneut ein und klicken Sie dann auf OK So setzen Sie ein Kennwort zur ck 1 Zeigen Sie im Men Datei auf Verwaltung und klicken Sie dann auf Benutzer definieren 2 W hlen Sie den Benutzer aus dessen Kennwort zur ckgesetzt werden muss und geben Sie das neue Kennwort dann auf der Registerkarte Benutzereinstellu
28. auf Schaltfl chen in der Ansichtsleiste oder auf einer der Symbolleisten zu klicken oder Men befehle auszuw hlen um eine Aufgabe zu erledigen In vielen F llen k nnen Sie auch Tastenkombinationen oder Befehle definieren um auf Daten zuzugreifen oder um Programmabl ufe abzuschlie en Sie k nnen mit diesen Optionen experimentieren um die f r Sie am besten geeignete Arbeitsweise zu finden Das Online Hilfesystem verwenden Das Benutzerhandbuch enth lt Verweise auf Hilfethemen im Index der Online Hilfe in denen Sie weitere Informationen ber Funktionen von ACT finden Nehmen wir einmal an Sie ben tigen weitere Informationen ber das Anzeigen von T tigkeitsdetails in der Aufgabenliste Im Benutzerhandbuch finden Sie die folgende Tabelle F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 T tigkeiten Details T tigkeitsdetails in der Aufgabenliste anzeigen Im vorliegenden Beispiel geben Sie auf der Registerkarte Hilfethemen den Begriff T tigkeiten ein Anschlie end suchen Sie unter dem berbegriff T tigkeiten das untergeordnete Thema Details Klicken Sie auf Details und klicken Sie dann auf das Thema T tigkeitsdetails in der Aufgabenliste anzeigen In einigen F llen werden Sie auch auf ein allgemeines Hilfethema wie beispielsweise Fax Software verwiesen das mehrere mit dem Thema zusammenh ng
29. auf die ACT Internet Services zugreifen um die Website einer Firma anzuzeigen oder um Kontaktinformationen aus dem Internet abzurufen und in die Datenbank aufzunehmen Mithilfe des ACT Webbrowsers k nnen Sie Websites besuchen und Kontaktdatens tzen Webseiten beif gen auf die Liste Favoriten zugreifen oder Webseiten f r die Offlinenutzung speichern Wenn Sie die ACT Internet Services nutzen m chten ben tigen Sie einen Internetzugang einen Internetdienstanbieter ISP sowie Microsoft Internet Explorer 5 5 oder 6 0 So greifen Sie auf die Internet Services zu Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf Internet Services F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Internet Services Internet Services aktivieren oder deaktivieren Internet Verzeichnisdienste Internet Auf Internet Links zugreifen Webseiten Websites zur Favoritenliste hinzuf gen Webseiten Zu Kontaktdatens tzen beif gen Webseiten Speichern ACT Benutzerhandbuch Mit Gruppen arbeiten Um die Verwaltung von Kontakten mit hnlichen Informationen zu vereinfachen k nnen Sie Kontakte zu Gruppen zusammenfassen Eine Gruppe ist eine Sammlung von Kontakten die etwas gemeinsam haben wie z B Kontakte die in einer bestimmten Firma arbeiten und am gleichen Projekt beteiligt sind Nachdem Sie Kontakte zu Gruppen und Untergruppen zusammengefasst haben k nnen S
30. das Dialogfeld Makro aufzeichnen einen Namen und eine Beschreibung f r das Makro ein 3 W hlen Sie in der Liste Aufzuzeichnende Ereignisse ein Ereignis aus und klicken Sie auf Aufzeichnen Sie k nnen auch nur Mausereignisse alles einschlie lich Maus und Tastaturereignisse oder alles au er Mausereignissen aufzeichnen Tipp Um die Leistungsfahigkeit und Geschwindigkeit zu erh hen empfiehlt es sich nur Tastaturereignisse aufzuzeichnen ACT anpassen 131 4 F hren Sie die Aktionen aus die Sie aufzeichnen m chten Jede Aktion wird aufgezeichnet einschlie lich Fehler und Korrekturen 5 Klicken Sie nach Abschluss der Aufzeichnung auf Extras und klicken Sie dann auf Makroaufzeichnung stoppen oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG F5 Makro ausf hren Nach dem Erstellen eines Makros k nnen Sie es auf vielf ltige Weise ausf hren Sie k nnen den Namen eines Makros ausw hlen und dieses aus dem Men Extras ausf hren Wenn Sie ein bestimmtes Makro h ufig verwenden k nnen Sie einen Befehl erstellen damit das Makro mit einem Symbol auf der Symbolleiste ausgef hrt wird Sie k nnen ein Makro beim Wechseln in ein Feld oder beim Verlassen eines Feldes oder beim Starten von ACT automatisch ausf hren lassen So f hren Sie ein Makro aus dem Men Extras aus 1 Klicken Sie im Men Extras auf Makro ausf hren 2 W hlen Sie im Dialogfeld Makro ausf hren das gew nschte Makro aus
31. der T tigkeiten gedruckt Registerkarte Notizen Protokoll im Kontakt oder Gruppenfenster es werden Notizen Protokolle und Anlagen des Kontakts oder der Gruppe gedruckt Registerkarte T tigkeiten im Kontakt oder Gruppenfenster es werden die mit einem bestimmten Kontakt geplanten T tigkeiten oder die mit einer Gruppe zusammenh ngenden T tigkeiten gedruckt Registerkarte Auftr ge Potenzielle Auftr ge im Kontakt oder Gruppenfenster es werden die potenziellen Auftr ge die abgeschlossenen gewonnenen Auftr ge und die verlorenen Auftr ge f r einen speziellen Kontakt oder eine spezielle Gruppe gedruckt Registerkarte Gruppen im Kontaktfenster es werden die Gruppen gedruckt zu denen der Kontakt geh rt Weitere Informationen ber Gruppen finden Sie in Kapitel 3 Mit Gruppen arbeiten Registerkarte Kontakte im Gruppenfenster es werden die Kontakte in der ausgew hlten Gruppe gedruckt Weitere Informationen ber Gruppen finden Sie in Kapitel 3 Mit Gruppen arbeiten So drucken Sie Kontaktinformationen 1 Zeigen Sie das Fenster oder die Registerkarte an das oder die Sie drucken m chten Klicken Sie im Men Datei auf Drucken oder ggf auch auf lt Fenster oder Registerkartenname gt drucken Sie k nnen auch weitere Gruppeninformationen oder Adressb cher drucken N heres hierzu finden Sie in der Online Hilfe Mit Kontakten arbeiten 21 22 Kontaktinformationen im internet suchen Sie k nnen
32. die Datenbank der er hinzugef gt wird Hinweis Aktivieren Sie diese Option nicht wenn Sie diesen Benutzer nur zum Zwecke der Synchronisation hinzuf gen Dadurch verhindern Sie dass sich ein Synchronisationsbenutzer im Netzwerk einloggen kann 6 Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 um weitere Benutzer hinzuzuf gen und klicken Sie abschlie end auf OK 7 Weisen Sie im Dialogfeld Pers nliche Datens tze zuweisen jedem Benutzer der sich bei der Datenbank anmeldet einen pers nlichen Datensatz zu indem Sie den Benutzer ausw hlen und dann auf Jetzt zuweisen oder auf Sp ter zuweisen klicken Hinweis Benutzer die lediglich Synchronisationen senden oder empfangen ben tigen keinen pers nlichen Datensatz Weitere Informationen ber die Synchronisation finden Sie in Kapitel 10 Daten synchronisieren 114 ACT Benutzerhandbuch 8 VVenn Sie Jetzt zuweisen w hlen f llen Sie die Felder im Dialogfeld Informationen f r Pers nlichen Datensatz eingeben aus und klicken Sie dann auf OK Wenn Sie Sp ter zuweisen w hlen wird der Benutzer aufgefordert selbst den pers nlichen Datensatz zu erstellen sobald er sich das erste Mal bei der Datenbank anmeldet F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Datenbanken Benutzer l schen Datenbanken Zugriffsberechtigungen entfernen Doppelte Datens
33. die Option Kontakt oder Gruppe Hiermit geben Sie an ob sich das zu indizierende Feld im Kontakt oder Gruppenfenster befindet Klicken Sie auf Neuer Index w hlen Sie das zu indizierende Feld aus der Liste Indizieren nach und klicken Sie dann auf OK Geben Sie ein zweites Sortierkriterium an indem Sie ein Feld aus den Listen Dann nach ausw hlen Aktivieren Sie im Feld Doppelte suchen mit die gew nschten Optionen W hlen Sie Optionen f r die Transaktionsprotokollierung die Pr fung auf doppelte Datens tze und das Bearbeiten von Protokollen aus Klicken Sie auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Sortieren Indizierte Felder Indizierte Felder L schen ACT Benutzerhandbuch Men leiste Men s und Symbolleistenaktionen anpassen Sie k nnen festlegen wie Informationen angezeigt und Kurzbefehle verwendet werden sodass Sie schneller und einfacher in ACT navigieren k nnen Dar ber hinaus k nnen Sie ndern wie die Ansichtsleiste angezeigt wird oder Sie k nnen die Men leiste die Men s und die Symbolleiste anpassen sodass Befehle und Symbole in der von Ihnen bevorzugten Reihenfolge angezeigt werden Anzeige der Ansichtsleiste Die Ansichtsleiste wird standardm ig auf der linken Seite des ACT Fensters angezeigt Sie k nnen eine gro e Ansichtsleiste mit gro en oder kleinen Symbolen oder ein
34. folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dateien Aus Kontaktdatens tzen l schen E Mail Zu Kontakten beif gen Kontakte suchen und sortieren Kontakte k nnen Sie im Kontaktfenster oder in der Kontaktliste mithilfe von Suchen Schl sselw rtern und Abfragen oder anhand von festgelegten Kriterien suchen und sortieren Wenn Sie schnell einen Kontakt in der Kontaktliste finden m chten k nnen Sie auch die Funktion Suchen nach verwenden So suchen Sie einen Kontakt mit der Funktion Suchen nach 1 Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Titel der Spalte in der Sie suchen m chten Klicken Sie zum Beispiel auf Firma 2 Beginnen Sie mit der Eingabe der gesuchten Kontaktinformationen auch wenn kein Feld angezeigt wird Sobald Sie mit der Eingabe beginnen erscheint das Textfeld Suchen nach ber dem Spaltentitel Die bestm gliche bereinstimmung wird angezeigt Das Feld Suchen nach wird geschlossen wenn Sie einen Kontakt ausw hlen oder auf dem Bildschirm auf eine beliebige Stelle klicken Mit Kontakten arbeiten 15 16 Kontakte und informationen mithilfe von Suchen finden Zum Auffinden eines Kontakts k nnen Sie auch eine Suche vervvenden Eine Suche ist eine Ausvvahl von Kontaktdatens tzen auf die bestimmte Kriterien zutreffen Beispielsvveise k nnen Sie eine Suche nach allen Kontakten erstellen die in der gleichen Firma arbeiten um auf diese VVeise eine Telefonliste dieser Firma
35. hlen Sie eine Nachricht in der Nachrichtenliste aus Weitere Informationen ber das Lesen von E Mail Nachrichten oder das ffnen von Anh ngen finden Sie im Abschnitt E Mail Nachrichten empfangen und lesen in diesem Kapitel F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Anzeigen Vorschau anzeigen oder ausblenden E Mail Fensterbereichsgr e ndern Mit E Mails arbeiten Sie k nnen E Mail Nachrichten erstellen und an einen oder mehrere Kontakte oder Gruppen senden und die E Mail dann im Protokoll des Kontakts speichern Sie k nnen auch offline mit E Mail Nachrichten arbeiten und diese in speziellen Ordnern speichern um die Verwaltung und Organisation Ihrer E Mail Nachrichten zu vereinfachen Mithilfe von ACT k nnen Sie spezielle E Mail Schablonen erstellen oder ndern um einen Serienversand durchzuf hren oder Sie k nnen HTML verwenden um E Mail Text zu formatieren Hintergrundfarben zuzuweisen oder Bilder und Hyperlinks einzuf gen Weitere Informationen ber Dokumentschablonen f r den E Mail Serienversand finden Sie in Kapitel 8 Mit Dokumenten arbeiten Sie k nnen mehrere E Mail Konten f r die eigene Nutzung erstellen und f r sich und Ihre Kontakte auch mehrere E Mail Adressen speichern E Mail mit ACT verwenden 69 E Mail schreiben und senden Neben E Mail Nachrichten k nnen Sie auch Briefe Mi
36. hlt die f r den Benutzer angegebene Modemnummer und sendet dann Ihre Aktualisierung ber die Modemleitung F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Aktualisierungen senden Daten synchronisieren Gel schte Datens tze wiederherstellen Daten synchronisieren Feldaktualisierungen verhindern Daten synchronisieren Aktualisierungen pr fen Daten synchronisieren 109 Automatische Synchronisation planen Sie k nnen automatische Datensynchronisationen planen und den Computer somit unbeaufsichtigt lassen und dennoch Aktualisierungen senden und empfangen Achtung Richten Sie die automatische Synchronisation erst dann ein wenn Sie zumindest einen Synchronisationszyklus erfolgreich abgeschlossen haben Sie m ssen die Datenbank ge ffnet lassen damit Synchronisationsaktualisierungen automatisch zu den angegebenen Zeiten gesendet und empfangen werden k nnen Beim Synchronisieren per E Mail m ssen Sie sich ber ACT beim E Mail System anmelden und w hrend der geplanten Synchronisationszeiten angemeldet bleiben So legen Sie den Zeitplan f r die automatische Synchronisation fest 1 ffnen Sie die Datenbank die Sie f r die automatische Synchronisation einrichten m chten 2 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Einstellungen 3 Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Synchronisation
37. iahrlich wiederkehrenden Ereignissen finden Sie in Kapitel 4 unter J hrlich wiederkehrende Ereignisse verwalten Nach j hrlich wiederkehrenden Ereignissen suchen 1 2 ACT Benutzerhandbuch Klicken Sie im Men Suche auf J hrlich wiederkehrende Ereignisse W hlen Sie im Dialogfeld Nach j hrlich wiederkehrenden Ereignissen suchen ein Ereignis aus der Liste Suche nach aus W hlen Sie im Feld Datumsbereich eine Reihe von Daten oder einen Datumsbereich aus in dem nach Ereignissen gesucht werden soll und klicken Sie dann auf Jetzt suchen Nun wird eine Liste der Kontaktnamen und Daten angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suche erstellen um eine Suche der Kontakte zu erstellen Oder Klicken Sie auf Liste drucken um eine Liste der Kontaktnamen zu drucken Optional Wenn Sie einen bestimmten Kontaktdatensatz anzeigen m chten w hlen Sie den Kontakt aus der Liste und klicken Sie dann auf Gehe zu Kontakt Optional Wenn Sie eine wiederkehrende Erledigung f r das Ereignis erstellen m chten w hlen Sie einen Kontakt aus der Liste und klicken Sie dann auf Erledigung planen Nun wird das Dialogfeld T tigkeit planen angezeigt in dem Sie die T tigkeit planen k nnen Alle f r ein j hrlich wiederkehrendes Ereignis geplanten T tigkeiten werden in den Kalendern als Erledigungen angezeigt 7 Klicken Sie auf Schlie en um das Dialogfeld zu schlie en oder klicken Sie auf Neue Suche wenn Sie weit
38. in diesem Kapitel unter Kontakte zu Gruppen oder Untergruppen hinzuf gen Hoffmann m chte eine Untergruppe mit Namen Marketing innerhalb einer Gruppe erstellen die bereits in der Datenbank vorhanden ist Er kann dieses Verfahren beschleunigen indem er den Gruppendatensatz kopiert der die gesamten Adress und Kontaktinformationen enth lt Beim Kopieren eines Gruppendatensatzes hat er die M glichkeit Daten aus den Prim rfeldern des Datensatzes oder aus allen Feldern zu kopieren So kopieren Sie eine Gruppe 1 W hlen Sie die Gruppe mit den Informationen aus die Sie kopieren m chten 2 Klicken Sie im Men Gruppe auf Gruppe kopieren und klicken Sie dann entweder auf Daten der prim ren Felder kopieren oder auf Daten aller Felder kopieren Weitere Informationen ber Prim rfelder finden Sie in Kapitel 13 ACT anpassen ACT Benutzerhandbuch 3 Klicken Sie auf OK F r vveitere nformationen oder die konkrete Vorgehensvveise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppen L schen Untergruppen Erstellen Kontakte zu einer Gruppe oder Untergruppe hinzuf gen Beim Erstellen einer Gruppe oder Untergruppe m ssen Sie die Kontakte angeben die Sie der Gruppe oder Untergruppe hinzuf gen m chten Sie k nnen Kontakte auch zu mehreren Gruppen hinzuf gen VVenn Sie beispielsweise mit einigen Ihrer Distributoren Golf spielen k nnen Sie diese zur Gruppe Distri
39. jede Person sein deren Daten Sie immer auf dem neuesten Stand halten m chten Alle Kontaktinformationen also beispielsweise Name Adresse Telefonnummer Arbeitgeber usw ergeben zusammen den Kontaktdatensatz der in der ACT Datenbank gespeichert wird Alle Aufgaben die Sie in ACT ausf hren beziehen sich auf einen Kontakt Beispielsweise k nnen Sie alle Informationen die Sie normalerweise in Aktenordnern ablegen in ACT eingeben sodass Sie anschlie end schnell und einfach darauf zugreifen k nnen Neben Namen Adressen und Telefonnummern m chten Sie m glicherweise auch Notizen und Auftragsdaten hinzuf gen und dem Datensatz des Kontakts Dokumente beif gen In den folgenden Abschnitten erfahren Sie wie Kontaktdaten eingegeben werden wie dem Kontaktdatensatz Textverarbeitungsdokumente beigef gt werden und wie Kontaktinformationen schnell gefunden und gedruckt werden k nnen Das Kontaktfenster auf einen Blick Wenn Sie ACT starten wird zun chst das Kontaktfenster angezeigt in dem Informationen ber einen Kontakt enthalten sind Das Kontaktfenster ist in zwei Bereiche unterteilt und verf gt ber eine Ansichtsleiste eine Symbolleiste sowie Registerkarten wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt 1 ACT6demo Kontakte Datei Bearbeiten Kontakt Suche Test Auftr ge Befichte Extras IntemetLinks Ansicht Fenster 2 4 fizvonss ne Christian Hoffmann m E Gove 07
40. lmFeld Transaktionsprotokoll und Synchronisationsberichtenach__ Tag en l schen k nnen Sie angeben vvann ACTI das Transaktionsprotokoll und die Synchronisationsberichte l schen soll Hinweis Mit dem L schen von Daten die nicht l nger ben tigt werden wird die Effizienz der Datenbank verbessert 10 Klicken Sie auf Planen wenn Sie einen Zeitplan f r die automatische Synchronisation erstellen m chten Achtung Richten Sie die automatische Synchronisation erst dann ein wenn Sie zumindest einen Synchronisationszyklus erfolgreich abgeschlossen haben 11 Wenn Sie Synchronisationsaktualisierungen per Modem senden und empfangen und der Anruf bei Ihrem Computer eingeht f llen Sie die Felder Auf Anruf warten und Modem antworten nach aus Hinweis Klicken Sie erst dann auf die Schaltfl che Auf Anrufe warten wenn Sie die Synchronisation eingerichtet haben und f r den Empfang von Aktualisierungen bereit sind F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Einstellungen Daten synchronisieren 105 106 Synchronisation mit einer anderen Datenbank einrichten Zum Synchronisieren zweier Datenbanken wie beispielsweise zwischen dem Computer im B ro und dem Laptop zu Hause m ssen die folgenden Voraussetzungen erf llt sein Sie verf gen ber die Berechtigungsstufe Administrator f r beide D
41. m chten die Synchronisationseinstellungen f r eine Datenbank oder einen Benutzer ndern So legen Sie die Synchronisationseinstellungen fest 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Einstellungen 2 Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Synchronisation 3 W hlen Sie im Feld Beim Synchronisieren aus ob Sie Aktualisierungen senden oder empfangen m chten oder aktivieren Sie beide Optionen damit Sie Aktualisierungen sowohl senden als auch empfangen k nnen Hinweis Es empfiehlt sich beide Optionen zu aktivieren um sicherzustellen dass Daten f r alle Datenbanken und f r alle Benutzer synchronisiert werden 4 W hlen Sie im Feld Zu synchronisierende Daten die zu synchronisierenden Datentypen aus 5 Geben Sie im Feld Ablageort an in welchem Ordner die Synchronisationsaktualisierungen abgelegt werden sollen ACT Benutzerhandbuch 6 Wenn die Synchronisationsaktualisierungen per Modem versandt werden sollen geben Sie im Feld Modemeinstellungen das Modem an 7 Optional W hlen Sie Synchronisationsbericht erstellen wenn ACT nach jeder Datensynchronisation einen detaillierten Synchronisationsbericht erstellen soll Hinweis Inder Regel ben tigen Sie einen Synchronisationsbericht nur um die Ursache eines Synchronisationsproblems zu bestimmen 8 Optional W hlen Sie Erinnerung wenn keine Synchronisation innerhalb von wenn Sie an die anstehende Synchronisation erinnert werden m chten 9
42. nnen Sie den beigef gten Datensatz in die ge ffnete Datenbank einbinden Wenn Sie eine E Mail Erinnerung f r eine T tigkeit erhalten k nnen Sie die T tigkeit in die Datenbank einbinden damit sie in Ihrem Kalender angezeigt wird Sie k nnen eine empfangene Nachricht auch einem Kontakt oder Gruppendatensatz beif gen um auf diese Weise ein Protokoll hiervon zu erstellen Dar ber hinaus k nnen Sie auch einen Kontaktdatensatz aus einer E Mail Nachricht erstellen E Mail mit ACT verwenden 71 72 So lesen und beantworten Sie E Mail Nachrichten Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf E Mail Suchen Sie im E Mail Fenster die Nachricht die Sie beantvvorten m chten Markieren Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste und klicken Sie dann auf der Symbolleiste auf das Symbol Antvvorten Oder Doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste auf die Nachricht und klicken Sie nach dem ffnen auf der Symbolleiste auf das Symbol Antworten Geben Sie Ihre Antwort in das Textfeld ein und klicken Sie dann auf Senden So ffnen Sie eine E Mail Anlage Doppelklicken Sie im E Mail Fenster auf die Nachricht mit der Anlage Doppelklicken Sie in der Liste Anlage auf die Anlage Die f r die Anlage geeignete Anwendung wird ge ffnet und die Anlage wird angezeigt So f gen Sie einem Kontaktdatensatz eine E Mail Nachricht bei 1 2 ACT Benutzerhandbuch Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf E Mail Klicken Sie im E Mail Fens
43. r ausgew hlte Benutzer anzeigen Sie k nnen die Auftragspipeline auch drucken als Bitmap Datei speichern oder in die Zwischenablage kopieren um sie anschlie end in ein anderes Dokument einzuf gen Mit Umsatzdiagrammen arbeiten Mithilfe von Diagrammen oder Berichten k nnen Sie potenzielle Auftr ge prognostizierte Ums tze oder abgeschlossene gewonnene Auftr ge f r bestimmte Zeitr ume anzeigen Bei der Erstellung eines Umsatzdiagramms geben Sie an welche Daten in welcher Form als Diagramm dargestellt werden sollen Absatzprognose Diagramm Absatzprognosen Optionen Diagramm speichern Diagramm kopieren Diagramm drucken uartal 2000 hlosseniGewonnen 0 6 392 i T T T 140 440 1140 1810 2540 141 841 1541 2241 2911 612 1342 2012 2712 Woche 1 10 01 27 12 01 3300 3 600 3 300 3 000 2700 2 400 2100 1 800 1 500 1 200 800 E a mm R R 11 101 171 244 311 72 142 212 282 63 133 203 273 Woche 1 1 00 30 3 00 Anzahl Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9 Berichte erstellen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Auftragspipeline Umsatzdiagramme ACT Benutzerhandbuch Ergebnisse von potenziellen Auftragen aufzeichnen Nach Abschluss eines potenziellen Auftrags k nnen Sie d
44. um zum n chsten Schritt des Assistenten zu gelangen Sie k nnen in jedem beliebigen Fenster die Taste F1 dr cken um weitere Hilfe zu erhalten Wenn Sie auf Fertig klicken wird das Dokument unverz glich in der gew hlten Form ausgegeben F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dokumente Anschreiben f r mehrere Kontakte erstellen Dokumente ffnen Dokumente Erstellen Dokumente an mehrere Kontakte senden Dokumente Dateien einf gen Dokumente Drucken Dokumente Speichern ACT Benutzerhandbuch Etiketten und Briefumschlagsschablonen andern und erstellen Mithilfe von Schablonen kann auch die Gr e und das Layout von Briefumschl gen ge ndert und k nnen Adressetiketten erstellt werden Es ist in der Regel einfacher eine vorhandene Schablone zu ndern als eine neue zu erstellen Hinweis In Etiketten und Briefumschlagsschablonen k nnen Sie nur die Felder und die Darstellung der Objekte ndern So ndern Sie eine Etiketten oder Briefumschlagsschablone 1 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol ffnen 2 Klicken Sie im Dialogfeld ffnen auf die Liste Dateityp und w hlen Sie dann entweder Etikettenschablone oder Briefumschlagsschablone 3 W hlen Sie die zu ndernde Schablone aus der Liste der Schablonen aus und klicken Sie auf Offnen 4 ndern Sie die Schablone mithilfe der Werkzeugpal
45. und Monatskalender angezeigt e Geben Sie an mit wem die T tigkeit geplant ist als Vorgabe gilt der aktuelle Kontakt Private T tigkeiten planen Sie indem Sie in der Liste Kontakt auf Pers nlicher Datensatz klicken e Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein oder w hlen Sie sie aus dem Dropdown Listenfeld aus Wenn Sie mehr Platz ben tigen verwenden Sie die Registerkarte Details e Um an die T tigkeit erinnert zu werden aktivieren Sie das Kontrollk stchen Hinweis vor der T tigkeit anzeigen Wenn Sie eine T tigkeit f r einen anderen Benutzer planen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Geplant f r von 38 ACT Benutzerhandbuch 3 Klicken Sie auf OK Wenn Sie eine T tigkeit mit einem Kontakt oder einer Gruppe planen k nnen Sie die T tigkeit einer E Mail Nachricht beif gen um den Kontakt oder die Gruppe ber die T tigkeit zu informieren Auf diese Weise k nnen die benachrichtigten Personen die T tigkeit ihren Kalendern hinzuf gen Sie k nnen T tigkeiten auch ndern neu planen oder l schen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Zeitplaneinstellungen Einstellungen Zeitplaneinstellungen Private T tigkeiten Zeitplaneinstellungen T tigkeiten T tigkeiten f r andere Benutzer planen Zeitplaneinstellungen T tigkeiten Kontakte beim Planen von T tigkeiten hinzuf gen Entfern
46. und anschlie end auf die Schaltfl che Planen 4 W hlen Sie im Dialogfeld Synchronisationsplan den Tag oder die Tage aus an denen die Daten synchronisiert werden sollen 5 W hlen Sie die Uhrzeit aus zu der Sie Daten synchronisieren m chten klicken Sie auf Hinzuf gen und dann auf OK Hinweis Wenn die Synchronisation per Modem erfolgen soll aktivieren Sie die Option Auf Anrufe warten Wenn Sie ein Remote E Mail System verwenden legt ACT ausgehende Aktualisierungen in Ihren Postausgang und versendet sie wenn Sie sich das n chste Mal im E Mail System anmelden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Automatische Synchronisation Daten synchronisieren Erinnerungen Fehlersuche Synchronisation 110 ACT Benutzerhandbuch 11 Datenbankvervvaltung durchf hren Der Ersteller einer ACTI Datenbank ist automatisch auch der Administrator dieser Datenbank Der Administrator kann Kennvv rter festlegen und dem System Benutzer hinzuf gen Der Administrator pr ft dar ber hinaus auch das System auf doppelte Datens tze f hrt die Datenbankpflege durch und erstellt Sicherungskopien von allen Daten im System 111 112 Daten mit einem Kennvvort sch tzen Obwohl Sie m glicherweise der einzige Benutzer der Datenbank sind k nnen Sie auch f r sich selbst ein Kennwort festlegen M glicherweise f gen
47. und dann auf Einf gen klicken In HTML Schablonen k nnen Sie auch Bilder einf gen L schen Sie Felder indem Sie den Text markieren und dann die ENTF Taste dr cken e F gen Sie Text hinzu indem Sie den Cursor an beliebiger Stelle platzieren und dann Text eingeben Sie k nnen Text wie gewohnt formatieren Speichern Sie die Schablone unter einem anderen Namen mithilfe des Befehls Datei Speichern unter oder speichern Sie die nderungen in der urspr nglichen Schablone Zum Schlie en der Schablone klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke Hinweis Sie k nnen auch Schablonen importieren die in Vorg ngerversionen von ACT erstellt wurden Eine Schablone kann auch auf Basis eines Microsoft Word Dokuments erstellt werden in Word erstellte Vorlagen k nnen jedoch nicht importiert werden Schablonen f r Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten erstellen Mithilfe von ACT k nnen Sie jederzeit eine neue Schablone erstellen So erstellen Sie eine neue Dokumentschablone 1 2 ACT Benutzerhandbuch Klicken Sie im Men Datei auf Neu W hlen Sie im Dialogfeld Neu den Schablonendateityp f r Ihre Textverarbeitung aus oder w hlen Sie Grafische HTML E Mail Schablone wenn Sie eine Schablone f r den Serienbriefversand per E Mail erstellen m chten Klicken Sie anschlie end auf OK W hlen Sie im Dialogfeld Serienbrieffelder den Feldtyp aus den Sie der Schablone hinzuf gen m chten
48. verfolgen und die Ergebnisse aufzeichnen ACT Benutzerhandbuch ACTI erm glicht Berichte und grafische Darstellungen der einzelnen Verkaufsphasen sodass Sie auf einfache VVeise die geeigneten Aktionen zur Erreichung Ihrer Ziele planen k nnen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Verkaufsphasen Verkaufsphasen Hinzuf gen Verkaufsphasen Kontakte suchen Verkaufsphasen L schen Potenzielle Auftr ge anlegen Auf der Registerkarte Auftr ge Potenzielle Auftr ge k nnen Sie potenzielle Auftr ge erstellen Listen mit Produkten und Wettbewerbern anlegen und pflegen und Verkaufsphasen zuweisen Hinweis Jeder potenzielle Auftrag muss mit einem Kontakt verkn pft sein So legen Sie einen potenziellen Auftrag an 1 Klicken Sie im Kontakt oder Gruppenfenster auf das Register Auftr ge Potenzielle Auftr ge und klicken Sie dann auf Neuer potenzieller Auftrag 2 Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Potenzieller Auftrag wie nachstehend beschrieben die gew nschten Informationen ber den potenziellen Auftrag ein W hlen Sie Produkt Auftragstyp Einheit Einheitenpreis und Menge oder geben Sie die Werte ein W hlen Sie im Datumsfeld Abschluss voraussichtlich am das Datum aus an dem der Verkauf voraussichtlich abgeschlossen sein wird oder geben Sie das Datum ein Geben Sie die prozentuale Wahrsch
49. ziehen Sie sie dann in den gew nschten Ordner in der Ordnerliste So erstellen Sie einen neuen Ordner 1 Zeigen Sie im E Mail Fenster im Men Datei auf Neu und klicken Sie dann auf Ordner 2 Geben Sie im Dialogfeld Ordner erstellen den gew nschten Namen in das Feld Ordnername ein 3 W hlen Sie im Listenfeld den Ordner aus in dem der neue Ordner erstellt werden soll und klicken Sie auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Nachrichten verschieben E Mail Ordner verschieben E Mail Ordner kopieren E Mail Ordner l schen E Mail Ordner umbenennen 74 ACT Benutzerhandbuch ACTI mit Outlook E Mail vervvenden VVenn Sie zum Senden und Empfangen von E Mail Nachrichten Microsoft Outlook verwenden k nnen Sie Outlook Adressb cher aus mehreren ACT Datenbanken hinzuf gen Anschlie end k nnen Sie in Outlook ACT Kontakte als E Mail Empf nger ausw hlen k nnen die E Mail Nachrichten im Protokoll des Kontakts aufzeichnen oder Outlook E Mail Nachrichten dem Datensatz des Kontakts beif gen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Microsoft Outlook ACT Adressb cher hinzuf gen Microsoft Outlook Protokolloptionen f r ACT festlegen Microsoft Outlook E Mail zu Kontaktdatens tzen beif gen E Mail Nachric
50. ACT Benutzerhandbuch Die Interact Commerce Corporation bedankt sich bei den nachstehenden Personen f r die Bereitstellung von Anpassungsbeispielen die ganz oder in ge nderter Form in ACT 6 0 f r Windows aufgenommen wurden Susan Clark Brad Crumpecker Michelle Crumpler Brenda Dixon Edward Kachinske Terry Kasper Bevan Wistar ACT Benutzerhandbuch Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird im Rahmen eines Lizenzvertrags bereitgestellt und darf nur in bereinstimmung mit den Bedingungen dieses Vertrags eingesetzt werden Urheberrechtshinweis Copyright 2002 Interact Commerce Corporation ein Unternehmen von Best Software Alle Rechte vorbehalten Ver ffentlicht Juli 2002 f r ACTI Version 6 0 f r Windows Ohne vorherige schriftliche Genehmigung der Interact Commerce Corporation 8800 North Gainey Center Drive Suite 200 Scottsdale Arizona 85258 darf dieses Dokument weder ganz noch teilweise kopiert fotokopiert reproduziert bersetzt oder in ein mit einem elektronischen Medium oder einer Maschine lesbares Format gebracht werden ALLE IN DEN BEISPIELEN IN DIESEM HANDBUCH VERWENDETEN NAMEN FIRMENNAMEN ODER FIRMEN SIND FREI ERFUNDEN UND BEZIEHEN SICH WEDER NAMENTLICH NOCH INHALTLICH ODER IN DER DARSTELLUNGSWEISE AUF TATS CHLICH EXISTIERENDE NAMEN UNTERNEHMEN ORGANISATIONEN ODER INSTITUTIONEN EVENTUELLE HNLICHKEITEN MIT LEBENDEN PERSONEN UNTERNEHMEN ORGANISATIONEN ODER INSTITUTIONEN SIND REIN ZUF LLIG
51. Anzeigeoptionen ndern und den Inhalt des Briefes formatieren und bearbeiten wie an sp terer Stelle in diesem Kapitel erl utert Klicken Sie im Men Datei auf Speichern 5 Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateinamen ein unter dem die Datei gespeichert werden soll und klicken Sie auf Speichern 6 Zum Schlie en des Dokuments klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke Sie k nnen auch wie in der Hilfe erl utert ein vorhandenes Dokument ffnen drucken oder bearbeiten und unter einem anderen Namen speichern Dar ber hinaus k nnen Sie RTF oder Textdateien Bitmaps oder vorhandene ACT Textverarbeitungsdokumente in ein beliebiges ACT Dokument einf gen So drucken Sie einen Brief oder eine Mitteilung 1 ffnen Sie das Dokument sofern es noch nicht angezeigt wird 2 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Drucken 3 W hlen Sie im Dialogfeld Drucken den gew nschten Drucker aus und klicken Sie anschlie end auf OK 4 Optional Geben Sie im Dialogfeld Protokolleintrag erstellen im Feld Betreff eine Beschreibung des Dokuments ein und klicken Sie auf Erstellen Nun wird ein Dialogfeld angezeigt in dem Sie gefragt werden ob Sie einen Umschlag drucken m chten 5 Klicken Sie auf Abbrechen wenn Sie nur einen Brief drucken m chten Oder Klicken Sie auf OK wenn Sie einen Briefumschlag drucken m chten w hlen Sie im Listenfeld das zu verwendende Briefumschlagformat aus und klick
52. Auftr ge verwalten 55 Mit ACTI telefonieren und Fax Nachrichten versenden Mithilfe von ACTI k nnen Sie Telefonanrufe vervvalten und diese im Protokoll eines Kontakts aufzeichnen Auf diese VVeise k nnen Sie die Kommunikation mit Kontakten einfach und effizient nachverfolgen Beispielsweise kann ACT die Telefonnummer des Kontakts f r Sie w hlen und dann die Dauer des Telefongespr chs aufzeichnen Sie k nnen w hrend des Gespr chs weiterhin Notizen im Datensatz des Kontakts aufzeichnen und den Anruf nach Beendigung im Protokoll des Kontakts aufzeichnen Einige Systeme erm glichen die Verwendung der Funktion Anschlusserkennung Mithilfe der Anschlusserkennung k nnen Sie Kontakte anhand des Kontaktdatensatzes erkennen wenn Sie von diesen angerufen werden Sie k nnen von ACT aus auch Dokumente per Fax an Kontakte senden also beispielsweise Briefe Berichte Ihre Kalender und das Adressbuch 57 58 Mit der ACT Wahlhilfe arbeiten Die ACT Wahlhilfe arbeitet wie eine Erweiterung eines Telefons oder eines Modems Mit Hilfe der Wahlhilfe k nnen Sie Kontakte anrufen und Ihre Telefonanrufe verwalten Allerdings muss das System hierf r Anrufverwaltungsfunktionen wie Anrufweiterleitung oder Anruf bertragung unterst tzen Wenn Sie ber die geeignete Ausstattung verf gen k nnen Sie auch die Funktion Anschlusserkennung verwenden mit der der Datensatz eines Kontakts angezeigt wird wenn dieser Sie anruft Sie k
53. Datenkopie die entweder zum Zwecke der Archivierung oder zum Schutz von Dateien vor Datenverlust f r den Fall hergestellt wird dass die Masterkopie besch digt oder zerst rt wird Filter Eine Funktion die es dem Benutzer erm glicht den Typ der in einer Ansicht oder in einem Bericht angezeigten Informationen einzuschr nken HTML Abk rzung f r Hypertext Markup Language Unter Verwendung von HTML k nnen in E Mail Nachrichten und Schablonen Grafiken oder bestimmte Textformate eingebunden werden Indizes Listen von Daten in Felder die verwendet werden um Datens tze schneller zu finden oder zu sortieren als wenn alle Felder durchsucht w rden ISP Abk rzung f r Internet Service Provider Eine Unternehmens Ausbildungs oder Verwaltungsinstitution die einzelnen Personen und Firmen Zugang zum Internet erm glicht Komprimieren Verringern der Speichergr e von Daten sodass diese auf den Datentr gern des Computers weniger Platz beanspruchen Konfliktaufl sung Der Prozess zur Festlegung welche Anderungen beibehalten werden sollen wenn in einem Datensatz die gleichen Daten von mehr als einem Benutzer ge ndert wurden 149 150 Makro Eine Reihe von Tastenkombinationen die als Befehl oder unter einem bestimmten Namen aufgezeichnet und gespeichert wird In einem Makro wird h ufig eine l ngere Befehlsreihe aufgezeichnet die dann durch Auswahl eines einzigen Befehls oder durch Wechsel zu oder Verlassen eines Feldes aus
54. Direkt Synchronisation m ssen folgende Voraussetzungen gegeben sein Es k nnen nur zwei Datenbanken synchronisiert werden Beispielsweise k nnen Sie eine ACT Datenbank mit einer anderen synchronisieren oder eine ACT Datenbank mit einem Handheld Ger t Sie m ssen ber die Berechtigungsstufe Administrator und exklusive Zugriffsrechte f r beide Datenbanken verf gen e Die Synchronisation erfolgt ber ein Nahbereichsnetzwerk Local Area Network LAN oder auf dem gleichen Computer Wenn Sie als Remote Benutzer die Synchronisation ber ein Weitbereichsnetzwerk Wide Area Network WAN oder per Modem durchf hren m chten lesen Sie zuvor den Abschnitt Synchronisation mit anderen Benutzern in diesem Kapitel F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Mit einer anderen Datenbank Synchronisation mit anderen Benutzern Wenn Sie Daten mit einem anderen Benutzer synchronisieren m chten k nnen Sie diese per E Mail ber einen gemeinsam genutzten Ordner im Netzwerk oder per Modem austauschen Hinweis Wenn Sie und die Benutzer mit denen Sie Daten gemeinsam verwenden m chten Zugriff auf ein Netzlaufwerk haben ist es m glicherweise vorteilhaft anstelle der Synchronisation eine Mehrbenutzerdatenbank einzurichten Siehe Mehrbenutzerdatenbank in der Hilfe Per E Mail synchronisiere
55. Durchsuchen und w hlen Sie die Datei aus 3 Geben Sie die Speicherposition ein an der Sie die Datei wiederherstellen m chten oder klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um eine Speicherposition auszuw hlen 4 Wenn Sie Ihre Daten auf austauschbaren Medien wie z B einer ZIP Diskette gesichert haben legen Sie den Datentr ger in das entsprechende Laufwerk ein 5 Klicken Sie auf Starten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fehlersuche Datenbankverwaltung Datenbankverwaltung durchf hren 119 12 Daten importieren und exportieren Sie k nnen Daten aus einer ACTI Datenbank oder aus anderen Programmen importieren und Sie k nnen eine elektronische Mailing Liste in eine ge ffnete ACT Datenbank importieren So k nnen Sie beispielsweise Datens tze aus einer ACT Datenbank in eine andere importieren oder Datens tze aus Microsoft Outlook in eine ACT Datenbank importieren um alle Ihre Datens tze zu konsolidieren Dar ber hinaus k nnen Sie Daten aus einer ACT Datenbank in eine andere oder auch als Textdatei exportieren um diese in einem anderen Programm zu verwenden 121 ACTI Daten importieren VVenn Sie mehr als eine ACTI Datenbank erstellt haben k nnen Sie diese zu einer einzigen Datenbank zusammenf hren Hinweis Wenn die Datenbank die Sie mit Ihrer ACT Datenbank zusammenf hren m chten in einer V
56. Geh ren beispielsweise Felddefinitionen dazu Gruppen T tigkeiten Notizen Protokolle e Wie viele Personen m ssen Daten synchronisieren Ben tigt jede dieser Personen die gleichen Daten e Wann soll die Synchronisation durchgef hrt werden Zu welcher Tageszeit Welche Methode soll f r die Datensynchronisation verwendet werden Als N chstes m ssen Sie die Datenbank f r die Synchronisation einrichten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Planen Daten synchronisieren Schritt f r Schritt Daten synchronisieren 103 104 Synchronisation einrichten Vor der ersten Datensynchronisation m ssen Sie die Einstellungen f r die Datensynchronisation festlegen Beispielsweise k nnen Sie angeben dass bei jeder Synchronisation ein Synchronisationsbericht erstellt werden soll oder Sie k nnen die Synchronisation so planen dass sie automatisch abl uft Tipp Wenn Sie Hilfestellung bei der Synchronisation ben tigen verwenden Sie die in der Hilfe beschriebene schrittweise Methode Einstellungen f r alle Synchronisationen vornehmen Sie m ssen zun chst die Datensynchronisationseinstellungen vornehmen die sowohl f r die Direkt Synchronisation als auch f r die Synchronisation mit anderen Benutzern gelten Es ist nicht erforderlich den Konfigurationsvorgang zu wiederholen es sei denn Sie
57. ITZEN SIE NOCH WEITERE RECHTE DIE SICH JE NACH STAAT UNTERSCHEIDEN Ausschlu der Gew hrleistung UNABH NGIG DAVON OB EIN IN DIESER VEREINBARUNG GENANNTER ANSPRUCH IM WESENTLICHEN NICHT ERF LLT WIRD HAFTET Sage Technologies Limited IN KEINEM FALL F R BESONDERE INDIREKTE ODER FOLGESCH DEN EINSCHLIESSLICH ENTGANGENEM GEWINN ODER DATENVERLUST DIE AUF DIE VERWENDUNG ODER NICHTVERWENDBARKEIT DER SOFTWARE ZUR CKZUF HREN SIND AUCH WENN Sage Technologies Limited AUF DIE M GLICHKEIT SOLCHER SCH DEN HINGEWIESEN WURDE DA IN EINIGEN STAATEN DER AUSSCHLUSS ODER DIE EINSCHR NKUNG DER HAFTUNG F R FOLGE ODER ZUF LLIG ENTSTANDENE SCH DEN NICHT ZUL SSIG IST GILT DIE VORSTEHENDE BESTIMMUNG F R SIE M GLICHERWEISE NICHT IN KEINEM FALL BERSTEIGT DIE HAFTUNG VON Sage Technologies Limited DEN KAUFPREIS DER SOFTWARE Die obengenannten Haftungsausschl sse und einschr nkungen gelten unabh ngig davon ob Sie die Software akzeptieren Lizenz und Gew hrleistung Nachtrag Da die von Ihnen erworbene Software speziell f r die Ausf hrung in einem Netzwerk konfiguriert wurde gew hrt Ihnen Sage Technologies Limited das Recht die beigef gte Software auf einem Netzwerkcomputer auszuf hren vorausgesetzt Sie haben f r alle Benutzer die gleichzeitig ber das Netzwerk diese Software verwenden eine lizenzierte Kopie der Software erworben und den Benutzern zur Verf gung gestellt inhalt Kapitel 1
58. Sicherheitsfunktionen weiter erh ht werden kann SMTP Eine Abk rzung f r Simple Mail Transfer Protocol Eine Gruppe von Regeln f r die bertragung von Nachrichten ber das Internet Der ISP verwendet f r die bertragung von Nachrichten an den Benutzer einen SMTP Host oder Relay Server Statusleiste Die Informationszeile unten im Programmbildschirm oder am System Desktop in der Angaben ber die Daten auf dem Bildschirm oder Erl uterungen zum aktuell gew hlten Men befehl angezeigt werden ACT Benutzerhandbuch Synchronisation Der Prozess des Sendens und Empfangens von Daten zwischen zwei Datenbanken oder zwei Benutzern einer Mehrbenutzerdatenbank Die Synchronisation wird verwendet um nderungen zu bertragen sodass die Daten in beiden Systemen bereinstimmen Tastenkombinationen In Programmen eine Taste oder Tastenfolge die verwendet wird um eine definierte Funktion auszuf hren Textdatei mit Begrenzungszeichen Text der durch Tabulatoren Kommas oder Leerschritte getrennt wird URL Eine Abk rzung f r Uniform Resource Locator Eine Adresse die von einem Webbrowser zum Anw hlen einer Web oder FTP Site verwendet wird Zuordnung Die bersetzung eines Wertes in einen anderen Hiermit kann beispielsweise bei einem Im oder Export vorgegeben werden aus welchen Feldern bzw in welche Felder die Daten in einem anderen Programm bernommen werden sollen 151 index A Abfrage bersicht 20 Abfragen bes
59. T erforderlichen freien Festplattenspeicher ben tigen Sie f r bestimmte Funktionen wie z B die Erstellung einer Sicherheitskopie der Datenbank zudem freien Festplattenspeicher von der doppelten Gr e Ihrer Datenbank Wenn die Datenbank also 10 MB gro ist ben tigen Sie 20 MB freien Festplattenspeicher CD ROM Laufwerk Eine Maus oder ein anderes von Windows unterst tztes Zeigeger t e Windows 98 Windows 2000 Windows Me Windows NT Version 4 0 oder Windows XP e Microsoft Internet Explorer Version 5 5 oder 6 0 Die folgende Hardwarekomponenten werden empfohlen sind jedoch nicht unbedingt erforderlich e Windows kompatibles Modem f r die automatische Anwahl oder die modembasierte Synchronisation Einen von Windows unterst tzten Drucker ACT unterst tzt dar ber hinaus die folgende Hardware und Software Lotus Notes Mail 5 0 Microsoft Outlook 2000 oder 2002 Outlook Express 5 5 oder 6 0 und Internet E Mail SMTP POP3 Microsoft Word 2000 oder Word 2002 WinFax PRO 9 0 oder 10 0 e Microsoft TAPI f hige Telefonhardware und Unterst tzung f r Anschlusserkennung ACTI Benutzerhandbuch Die folgenden Netzvverke vverden unterst tzt Novell NetWare Version 3 12 bis 5 0 Microsoft Netzvverke Synchronisation mit Palm OS Handhelds 3 0 oder h her ACTI installieren Sie k nnen f r die alleinige Benutzung eine Einzelplatzversion von ACTI installieren oder Sie k nnen eine Datenbank b
60. anderen Feldattribute fest und klicken Sie anschlie end auf OK Wenn Sie eine Erkl rung der Feldattribute ben tigen dr cken Sie F1 Nun k nnen Sie das Feld wie in der Hilfe erl utert dem Layout hinzuf gen Hoffmann speichert Informationen ber Gespr che mit Kontakten im Feld Letzte Ergebnisse im Kontaktfenster Dieses Feld ist f r seine Zwecke allerdings zu klein daher m chte er die Feldgr e und die Anzahl der zul ssigen Zeichen erh hen 126 ACT Benutzerhandbuch So ndern Sie ein Feld 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Felder definieren 2 W hlen Sie im Dialogfeld Felder definieren auf der Registerkarte Felder in der Liste Datensatztyp die Option Kontakt oder Gruppe 3 W hlen Sie aus der Liste der Feldnamen das zu ndernde Feld aus Sie k nnen Feldattribute oder Eintr ge in Listen hinzuf gen ndern oder entfernen Sie k nnen auch ein Programm angeben das beim Eintritt in oder beim Verlassen eines Feldes gestartet wird Sie k nnen einen Standardwert f r ein Feld angeben und ein Feld auch als prim res Feld festlegen Prim re Felder wie die Felder Firma oder Kontakt werden beim Duplizieren eines Kontakt oder Gruppendatensatzes verwendet Dar ber hinaus k nnen Sie auch nicht prim re Felder l schen die Sie nicht ben tigen oder die die Dateneingabe verlangsamen Achtung Wenn Sie den Namen eines prim ren Feldes ndern funktionieren m glicherweise bestimmte Suchbefehle nicht meh
61. as Ergebnis des Auftrags aufzeichnen und ACT erstellt automatisch ein Protokoll der Ergebnisse auf der Registerkarte Notizen Protokoll des Kontakts oder der Gruppe So zeichnen Sie einen abgeschlossenen Auftrag auf 1 Klicken Sie im Kontaktfenster auf die Registerkarte Auftr ge Potenzielle Auftr ge und klicken Sie dann bei dem Auftrag den Sie abschlie en m chten in die Spalte mit den H kchen 2 Geben Sie im Dialogfeld Auftrag abschlie en die entsprechenden Informationen ber den Auftrag ein W hlen Sie im Feld Ergebnis entweder Abgeschlossener gewonnener Auftrag oder Verlorener Auftrag W hlen Sie im Feld Grund den zutreffenden Grund aus oder geben Sie ihn ein ndern Sie ggf die Angaben in den Feldern Produktinformationen und Auftragsinformationen 3 Klicken Sie auf OK So ffnen Sie einen abgeschlossenen Auftrag erneut 1 Suchen Sie den Kontakt f r den Sie einen Auftrag erneut ffnen m chten 2 Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Auftr ge Potenzielle Auftr ge auf die Auswahlschaltfl che des betreffenden potenziellen Auftrags 3 Klicken Sie im Dialogfeld Abgeschlossener Auftrag auf Wieder aufnehmen und klicken Sie dann auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Potenzielle Auftr ge Abschlie en Potenzielle Auftr ge Erneut ffnen Potenzielle Auftr ge L schen Potenzielle
62. atenbanken An den Datenbanken darf kein anderer Benutzer angemeldet sein Die Zieldatenbank ist geschlossen Die Datenbank von der aus die Synchronisation erfolgt ist gesperrt So richten Sie die Direkt Synchronisation mit einer anderen Datenbank ein 1 2 Klicken Sie im Men Datei auf Synchronisation einrichten Folgen Sie beim Festlegen von Optionen den Anweisungen des Synchronisationsassistenten wie beispielsweise Name und Speicherposition der Datenbank mit der die Synchronisation erfolgen soll e Datentypen die aufgenommen werden sollen Gruppen die aufgenommen werden sollen Ob Felddefinitionen und private Daten aufgenommen werden sollen Ob ein Synchronisationsplan eingerichtet werden soll Ob alle oder nur ge nderte Datens tze gesendet werden sollen Klicken Sie auf Fertig Sie k nnen nun w hlen ob die Daten sofort synchronisiert werden sollen oder Sie k nnen den Assistenten beenden und die Synchronisation zu einem sp teren Zeitpunkt durchf hren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Sperren Daten synchronisieren Mit einer anderen Datenbank Daten synchronisieren Tipps Sicherheitsstufen Pr fen ACT Benutzerhandbuch Synchronisation mit anderen Benutzern einrichten Sie k nnen die aktuellen Kontakt und Gruppeninformationen mit anderen Synchronisations Benutzern austa
63. blick 23 Vorteile 24 Zusammenfassen 24 Gruppenfenster Anpassen 128 Layouts 25 Gruppenzugeh rigkeitsregeln 27 H Hardwareanforderungen f r ACT 2 Hilfe Andere Ressourcen 6 Online 5 Hinweise f r T tigkeiten 38 141 Indizieren Siehe Felder Internet Services 22 J J hrlich wiederkehrende Ereignisse 18 Daten eingeben 44 berblick 44 K Kalender Automatische Kalender anzeige 36 Drucken 36 Einstellungen 34 Formate 36 Outlook aktualisieren 46 Outlook Tatigkeiten hinzuf gen 46 T tigkeiten anzeigen 34 T tigkeiten planen 39 berblick 34 Kennw rter Festlegen und ndern 112 Zur cksetzen 112 Kontaktdatens tze Dateien beif gen 14 E Mails beif gen 72 Notizen beif gen 14 Kontakte Im Kontaktfenster hinzuf gen 11 In der Kontaktliste hinzuf gen 12 13 Informationen finden 16 Sortieren 20 berblick 9 Zu Gruppen hinzuf gen 27 Kontaktfenster Anpassen 128 T tigkeiten planen 38 berblick 10 Kontaktliste Kontakte hinzuf gen 13 Kontakte suchen 15 L Layouts Siehe Anpassen M Makros Andere Anwendungen ausf hren 137 Ausf hren 132 Erstellen 131 Mehrbenutzerdatenbanken 113 Men leiste anpassen 135 Men s anpassen 135 Microsoft Windows unterst tzte Versionen 2 Mitteilungen Siehe Dokumente N Netzwerke von ACT unterst tzt 3 Notizen und Protokolle F r Gruppen 28 Online Hilfe 5 Outlook ACTI vervvenden 46 E Mail senden 75 Kalender aktualisieren 46 T tigkeit
64. bschnitte k nnen Sie jedoch nicht ndern Zudem muss eine Schablone mindestens einen Abschnitt aufweisen in dem die Daten gespeichert werden sollen Mit speziellen Optionen k nnen Sie die Funktionsweise von Abschnitten in einem Bericht festlegen Hierzu geh ren die folgenden Sie k nnen angeben dass Abschnitte oder Leerzeilen zusammengefasst werden sodass sie nicht angezeigt werden wenn sie keine Daten enthalten Sie k nnen ein bestimmtes Feld f r das Sortieren von Daten im Abschnitt Zusammenfassung angeben e Sie k nnen angeben ob Seitenumbr che vor oder nach jedem Abschnitt gesetzt werden sollen und ob Abschnitte ber mehrere Seiten gehen k nnen Berichte erstellen 95 Schablonen werden im Berichtsdesignerfenster angezeigt wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt T ALTI Berichtsschablone1 Berichtsschablone olx 1 in Datei Bearbeiten Objekte Extras Ansicht Fenster 2 lal xi DEG sss ss e xi B zu z m ios 7 qeren Freee men Bi Gerre fm Bi Genes weed men 12 13 mel 15 wee dB d 3 GE EH E vi 7 Elemente des Berichtsdesignerfensters Element Funktion 1 Men leiste Symbolleiste Enthalt Befehle und Symbole f r den Zugriff auf Funktionen im Designerfenster 2 Abschnitte Der Abschnitt Kopfzeile enth lt normalerweise den Namen des Berichts der Abschnitt Kontakt enth lt Informationen aus einem Kontak
65. butoren und auch zur privaten Gruppe Golf hinzuf gen Sie k nnen Kontakte aus dem Kontaktfenster oder aus der Kontaktliste einer Gruppe oder Untergruppe hinzuf gen oder Sie k nnen f r das Hinzuf gen von Mitgliedern Regeln f r die Gruppenzugeh rigkeit aufstellen Eine Gruppenzugeh rigkeitsregel legt die Bedingungen f r das Hinzuf gen von Kontakten zu einer Gruppe fest Kontakte die den Kriterien einer Regel entsprechen werden der Gruppe hinzugef gt wenn Sie die Regel ausf hren Eine Regel kann recht einfach sein wie beispielsweise die Festlegung dass alle Unternehmen mit der ID dem Status Lieferant zu einer Gruppe geh ren Zugeh rigkeitsregeln k nnen einfach mit dem Assistenten f r Gruppenzugeh rigkeitsregeln erstellt werden Mit Gruppen arbeiten 27 28 So f gen Sie einer Gruppe einen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie im Gruppenfenster auf das Symbol Hinzuf gen Entfernen 2 W hlen Sie im Dialogfeld Kontakte hinzuf gen entfernen den Namen des Kontakts aus der der Gruppe hinzugef gt werden soll und klicken Sie dann auf Hinzuf gen Wiederholen Sie die vorstehenden Schritte um weitere Kontakte hinzuf gen Die Namen der Kontakte werden in das Listenfeld Gruppenzugeh rigkeit verschoben Tipp Sie k nnen mehrere Kontakte gleichzeitig ausw hlen Sie markieren aufeinander folgende Namen indem Sie die UMSCHALTTASTE gedr ckt halten w hrend Sie auf die Namen klicken wenn Sie nicht aufeinander folgen
66. chleunigen 133 ACT 6 0 Deinstallieren 4 Einf hrung Einsetzen Szenario l Hardwareanforderungen 2 Installieren 1 3 Microsoft Windows unterst tzte Versionen 2 Softwareanforderungen 2 Systemanforderungen 2 Unterst tzte Netzwerke 3 Anpassen ACT beschleunigen 133 Ansichtsleiste 135 Felder 126 Layouts 128 Makros verwenden Siehe Makros Spalten 130 Startvorgang 132 Symbolleiste 136 Tastenkombinationen 136 Anrufe Anschlusserkennung verwenden 61 T tigen 60 berblick 57 Verwalten 60 Anschlusserkennung Siehe Anrufe Ansichtsleiste Anpassen 135 Definition 10 Anzeige der Textverarbeitung 81 Anzeigen Gruppent tigkeiten 29 Outlook Tatigkeiten in ACT 47 T tigkeiten in der Aufgabenliste 42 T tigkeiten in Kalendern 34 T tigkeiten in Outlook 47 Aufgabenliste Anzeigen 43 Drucken 43 Filtern 42 berblick 42 Auftragspipeline 52 Auftragsprognosen 52 Beif gen Dateien zu Gruppendaten s tzen 28 Dateien zu Kontaktdaten s tzen 14 E Mail zu Kontaktdatens tzen 72 E Mails zu Gruppendaten s tzen 28 Notizen und Protokolle zu Gruppendatens tzen 28 Notizen zu Kontaktdaten s tzen 14 Berichte Abschnitte 95 Ausf hren 92 Berichtsdesigner 95 Berichtsschablonen ndern 97 berblick 91 Briefe Siehe Dokumente Briefumschl ge 87 D Dateien Zu Gruppen beif gen 28 Zu Kontaktdatens tzen beif gen 14 Daten exportieren 124 Daten importieren Aus ACT 122 Aus anderen Programmen 123 Datenbanken Auf doppelte
67. das Feld mithilfe der Symbole zeichnen und f r jedes hinzuzuf gende Feld die Felder aus dem Dialogfeld ausw hlen Oder e Ein Feld zeichnen und dann alle gew nschten Felder aus dem Dialogfeld hinzuf gen alle jeweils in der gleichen Gr e wie das erste Schlie en Sie dann das Dialogfeld und ndern Sie die Gr e oder die Anordnung der Felder Sie k nnen auch wie in der Hilfe beschrieben die Schriftart und die Farbe des Feldtextes ndern 8 Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter 9 Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen f r die Schablone ein und klicken Sie anschlie end auf Speichern 10 Zum Schlie en der Schablone klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Briefumschlagsschablonen Etikettenschablonen Adressetiketten Werkzeugpalette Zus tzliche Erl uterungen zum ndern von Schablonen Wenn Sie eine Schablone f r Briefe Mitteilungen oder Fax Nachrichten ndern k nnen Sie faktisch jedes Element der Schablone einschlie lich des Layouts der Feldbeschriftungen und Felder oder der Feldeigenschaften ndern Weitere Informationen ber das ndern von Schablonen finden Sie in den Knowledge Base Artikeln die auf der ACT Website f r Kundendienst und Technische Unterst tzung unter http act service com z
68. ddn g yuequajeq u ll npie Jap ul ddnu9 u y1o0A 1 p0 U BH ULOA us lezue yuequajeq u ll npie Jap ul eddnig suopu ye UOY U SUOEN u bl zue addnig yuequajeq usjjaenpje Jap ul ddnis 9729 PE UOY U34297 u bl zue ddn 9 yuequajeq ualjan ye Jap ul 81519 ye UOY v siz azjesuajepueddnsy pun pyequoy 24 64 1eyosun Old 64 BnS uoneulquloy U SEL n u uoneulquloyu sEL u bl zuc silu qe5iny u l zue Iloyoyold u zioN Heys oY u bl zup Ja suejusddnis u bl zue ueddnig 41 uonyung 6 V 24 019 93 SHleyasun us 04 Bus 829 1 1 H nS 64 a rbus H ns jug uoneulquloy U SEL uablezue 1 su pyejuoy u l zue u y y ye eyiasi boy u ypew 6ibuebyons uogyy 3227 uj syo m InoAe7 NZ u pu s 5eluv IIEVN z sie yn ayyemebsny usuejd Sun ip lkz usueld Bunyoeidseg u uejd niuy 18 susJo e jgqy Inu u lunisne ebeyqy u ueld neu y ne 1 ug u uuol zine pezuoy uajjonpje uap ini JoyojoudsyeyHne 1 ddn 9 ajjanyye SIP ye uoy u ll niye ini ZHON U H LND S P NoyeneL uabnyleg 1404 06 2 Zyesua epueddnig
69. de Namen markieren m chten halten Sie beim Klicken auf die Namen die STRG Taste gedr ckt 3 Klicken Sie auf OK wenn Sie alle gew nschten Namen hinzugef gt haben F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppen Kontakte hinzuf gen Gruppen Kontakte aus Gruppen entfernen Gruppenzugeh rigkeitsregeln Untergruppen Kontakte hinzuf gen Gruppen Notizen Protokolle und Anlagen beif gen Auf der Registerkarte Notizen Protokoll k nnen Sie einer Gruppe oder einer Untergruppe Notizen und Protokolle hinzuf gen Sie k nnen einem Gruppendatensatz auch ebenso Dateien und E Mail Nachrichten beif gen wie einem Kontaktdatensatz Dies erweist sich als n tzlich wenn f r alle Kontakte in der Gruppe die gleichen Informationen gelten sollen Wenn Sie beispielsweise ber eine Gruppe mit Kontakten verf gen und ein Protokoll der speziellen Anfragen dieser Personen an der gleichen Position ablegen m chten k nnen Sie deren Anfragen als Notizen eingeben und der Gruppe beif gen ACT Benutzerhandbuch So geben Sie eine Notiz f r eine Gruppe oder eine Untergruppe ein 1 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf Gruppen und w hlen Sie dann die Gruppe aus f r die Sie eine Notiz eingeben m chten 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Notizen Protokoll auf die Schaltfl che Notiz einf gen 3 Geben Sie die Notiz im Feld Betreff ein Weit
70. der Cursor beim Dr cken der Eingabe oder Tabulatortaste von Feld zu Feld bewegt Erm glicht das direkte Springen zu Eingabefeldern durch Dr cken der Eingabetaste Dies erfolgt in der Reihenfolge der Feldnummerierung Enth lt Tools mit denen das Erscheinungsbild des Layouts bearbeitet werden kann Sie k nnen in den Kontakt und Gruppenfenstern Registerkarten umbenennen neu anordnen oder hinzuf gen Wenn Sie beispielsweise Kontakte verwalten zu denen Sie zus tzliche Angaben wie den Namen des Partners der Partnerin oder die Anzahl der Kinder speichern m chten k nnen Sie das Kontaktlayout entsprechend ndern und diese Felder hinzuf gen Es ist im Allgemeinen einfacher ein vorhandenes Layout zu ndern als ein neues zu erstellen So ndern Sie ein Layout 1 Klicken Sie in einem Kontakt oder Gruppenfenster auf die Layoutschaltfl che und w hlen Sie das zu ndernde Layout aus Das ausgew hlte Layout wird angezeigt 2 Klicken Sie im Men Extras auf Layouts entwerfen Nun wird das Fenster des Layoutdesigners angezeigt in dem Sie die gew nschten Anderungen am Layout vornehmen k nnen 3 Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern unter 4 W hlen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Ablageort aus geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf Speichern 5 Klicken Sie auf Ansicht und klicken Sie dann auf Datens tze um das Fenster des Layoutdesigners zu schlie en und den vorherigen Datensatz wiede
71. der Hilfe erl utert ein Ferngespr ch f hren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Telefonanrufe T tigen Telefonanrufe Protokolle aufzeichnen Telefonanrufe Terminieren Telefonanrufe Konferenzanrufe Anrufe verwalten Sie k nnen Anrufe in die Warteschleife setzen Anrufe weiterleiten oder an andere Personen bergeben und so genannte Konferenzanrufe t tigen Die Telefonfunktionen Stummschalten und Lautsprecher stehen ebenfalls zur Verf gung sofern das Modem entsprechend ausgestattet ist F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Anrufe Anrufverwaltung Anrufe Auf Warten legen Anrufe Weiterleiten Anrufe bertragen ACT Benutzerhandbuch Anschlusserkennung vervvenden Mit der Funktion Anschlusserkennung wird der Kontaktdatensatz der anrufenden Person angezeigt Mit dieser Funktion erhalten Sie einen Hinvveis auf das letzte Gespr ch oder den letzten Auftrag des Kunden usw bevor Sie den Anruf entgegennehmen Mithilfe von ACT k nnen Sie feststellen ob Ihre Telefonanlage oder das Modem Anrufverwaltungsfunktionen unterst tzt F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Anschlusserkennung Unterst
72. der Liste Gruppe zuordnen die Gruppe aus der Sie die T tigkeit zuordnen m chten und klicken Sie anschlie end auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppen T tigkeiten zuordnen Gruppen T tigkeiten Auftr ge filtern Gruppen T tigkeiten anzeigen Anzeigen Auftr ge die Gruppen zugewiesen sind Gruppen und Gruppeninformationen suchen Auch wenn die Liste der Gruppen Untergruppen und Mitglieder w chst k nnen Sie Gruppen und Gruppeninformationen einfach finden Hierf r gibt es mehrere M glichkeiten Sie k nnen eine Suche nach den Mitgliedern einer Gruppe erstellen um beispielsweise Aufgaben wie das Erstellen von Briefen f r jedes Mitglied der Gruppe auszuf hren e Sie k nnen auch die Schl sselwortsuche verwenden um einen Gruppendatensatz auf Basis des Schl sselworts zu finden e Sie k nnen auch nach Gruppen und Untergruppen mit bestimmten Kriterien suchen wie beispielsweise alle Gruppen aus der gleichen Branche oder alle in Mittelamerika ans ssigen Gruppen Sie k nnen alle Gruppen suchen bei denen das ausgew hlte Feld leer ist M glicherweise m chten Sie alle Gruppen finden bei denen das Feld Telefonnummer leer ist damit Sie diese Angaben nachtragen k nnen Wenn ACT eine oder mehrere Gruppen gefunden hat wird eine Suche erstellt Es werden nur die Gruppen aus der Suche in der Gruppenli
73. der Liste w hlen oder ein oder zwei Buchstaben in das Feld eingeben damit ACT einen Wert aus der Liste in das Feld einf gt Wenn Sie Text in die Felder Titel Abteilung Stadt oder Land eingeben f gt ACT diesen Text automatisch den Dropdown Listen hinzu So kopieren Sie Kontaktinformationen 1 3 W hlen Sie den Kontakt mit den Informationen aus die Sie kopieren m chten Klicken Sie im Men Kontakt auf Kontakt kopieren und klicken Sie dann entweder auf Daten der prim ren Felder kopieren oder auf Daten aller Felder kopieren Weitere Informationen ber Prim rfelder finden Sie in Kapitel 13 ACT anpassen Klicken Sie auf OK F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Kontaktinformationen Kontaktname Anrede Kontakte privat Eingeben Allgemeine Kontaktinformationen eingeben Eingeben Internationale Telefonnummern Eingeben Eingabe beschleunigen Drucken Kontaktinformationen L schen Kontaktdatens tze Kontaktdatens tze ndern ACT Benutzerhandbuch Kontakte in der Kontaktliste eingeben Nachdem Sie Kontakte und Kontaktinformationen eingegeben haben erstellt ACT eine Kontaktliste In der Kontaktliste k nnen Sie Kontaktinformationen eingeben oder ndern vervollst ndigen oder sortieren So f gen Sie in der Kontaktliste einen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf Kontaktlis
74. der hinzu Sie k nnen auch wie in der Hilfe beschrieben die Schriftart und die Farbe der Feldbeschriftung ndern 8 Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter 9 Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen f r die Schablone ein und klicken Sie anschlie end auf Speichern 10 Zum Schlie en der Schablone klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke So erstellen Sie eine neue Briefumschlagsschablone Klicken Sie im Men Datei auf Neu 2 W hlen Sie Briefumschlagsschablone im Dialogfeld Neu und klicken Sie auf OK 3 W hlen Sie im Dialogfeld Neuer Umschlag eine Umschlaggr e aus der Dropdown Liste W hlen Sie eine Gr e f r den Briefumschlag und ndern Sie dann die Breite oder H he den Anforderungen entsprechend 4 Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf OK Nun wird eine leere Briefumschlagsschablone und die Werkzeugpalette angezeigt 5 F gen Sie ein Feld hinzu indem Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Feld klicken und setzen Sie den Cursor an die Position in der Schablone an der das Feld platziert werden soll 6 Halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie den Mauszeiger um die Gr e des Feldes zu definieren Wenn Sie die Maustaste loslassen wird das Feld Feldliste angezeigt 88 ACT Benutzerhandbuch 7 Wahlen Sie das hinzuzuf gende Feld aus und klicken Sie auf Hinzuf gen Sie k nnen nun entweder e Das Dialogfeld Feldliste schlie en
75. dokumente mit bestimmten Merkmalen wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt 1 l 2 ACT Schablone Mittwoch 4 September 2002 3 lt Contact 26 gt lt Company 25 gt lt Address 1 27 gt lt Address 2 28 gt lt Address 3 29 gt lt City 30 gt lt State 31 gt lt Zip 32 gt lt Country 33 gt Sehr geehrte r lt Salutation 40 gt 4 Vielen Dank f r Ihr Interesse an der neuen kreativen Geschenkkorb Kollektion von CH Gourmet Import Beiliegend finden Sie unseren aktuellen Katalog Mit freundlichen Gr en DatabaselD DatabaselD ContactID ContactID Dienstag 27 Marz 2002 Contact 26 Company 25 Address 1 27 City 30 State 31 Zip 32 Sehr geehrte r Salutation 40 Vielen Dank f r Ihr Interesse an der neuen kreativen Geschenkkorb Kollektion von CH Gourmet Import Beiliegend finden Sie unseren aktuellen Katalog Mit freundlichen Gr en Microsoft Word Vorlage 82 ACT Benutzerhandbuch Elemente einer Brief oder Mitteilungsschablone Element 1 Identifikationstext 2 Klammern 3 Felder 4 Textbereich Funktion Dieser Text dient als Kennung f r bestimmte Kontaktinformationen und ist in ACT Schablonen erforderlich Der Text ist normalerweise verborgen Sie k nnen ihn jedoch auch anzeigen DIESEN OBLIGATORISCHEN TEXT SOLLTEN SIE KEINESFALLS L SCHEN An den eckigen Klammern erkennen Sie die Felder in Microsof
76. e Mini Ansichtsleiste anzeigen Letztere wird rechts unten im ACT Fenster eingeblendet So ndern Sie die Anzeige der Ansichtsleiste 1 Klicken mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle in der Ansichtsleiste 2 Klicken Sie im Kontextmen auf Gro e Symbole Kleine Symbole Gro e Ansichtsleiste oder Mini Ansichtsleiste Men leiste und Men s anpassen Sie k nnen die Men leiste anpassen damit nur die ben tigten Men s in der gew nschten Reihenfolge anzeigt werden Beispielsweise k nnen Sie einen Befehl den Sie h ufig ben tigen an die oberste Position im Men oder ein Men an eine andere Position in der Men leiste verschieben Sie k nnen Men s anpassen eigene Men s erstellen oder Untermen s hinzuf gen Sie k nnen Abfragedateien zum Men Suche Textverarbeitungsschablonen zum Men Text Berichtsschablonen zum Men Berichte und Links zu Websites zum Men Internetlinks hinzuf gen Sie k nnen einem Men oder der Men leiste Symbole hinzuf gen die f r Befehle stehen Beispielsweise k nnen Sie einen Befehl zum Ausf hren eines Makros hinzuf gen Dar ber hinaus k nnen Sie Befehle umbenennen neu anordnen oder entfernen und zwischen Befehlen Trennlinien einf gen Mit Trennlinien werden Befehle zu logischen Gruppen zusammengefasst ACT anpassen 135 136 Die folgende Abbildung zeigt ein Men das dem Kontaktfenster hinzugef gt wurde Es enth lt ein Untermen mit drei Befehlen Planen Konta
77. eigt 4 Geben Sie Planungsinformationen zur T tigkeit ein Geben Sie das Datum ein oder w hlen Sie es aus Geben Sie die Zeit ein oder w hlen Sie sie aus W hlen Sie in der Liste Zeit den Eintrag Zeitlos wenn Sie eine T tigkeit zwar f r einen bestimmten Tag aber f r eine nicht n her festgelegte Uhrzeit planen m chten Hinweis Zeitlose T tigkeiten werden in der Checkliste der Tages Wochen und Monatskalender angezeigt e Geben Sie die Dauer ein oder w hlen Sie sie aus Geben Sie an mit wem die T tigkeit geplant ist der aktuelle Kontakt wird automatisch aufgef hrt Private T tigkeiten planen Sie indem Sie in der Liste Kontakt auf Pers nlicher Datensatz klicken e Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein oder w hlen Sie sie aus dem Dropdown Listenfeld aus Wenn Sie mehr Platz ben tigen verwenden Sie die Registerkarte Details e W hlen Sie die Gruppe aus mit der Sie die T tigkeit verkn pfen m chten W hlen Sie eine Priorit t f r die T tigkeit sowie die Farbe aus mit der die T tigkeit in der Aufgabenliste angezeigt werden soll e Um an die T tigkeit erinnert zu werden aktivieren Sie das Kontrollk stchen Hinweis vor der T tigkeit anzeigen Hinweis ACT kann Sie auch dann an T tigkeiten erinnern wenn das Programm gerade nicht ausgef hrt wird Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 14 Mit SideACT arbeiten 40 ACT Benutzerhandbuch 5 Klicke
78. einblenden oder Sie k nnen eine T tigkeit in einem Kalender ausw hlen um Einzelheiten hierzu anzuzeigen Dar ber hinaus k nnen Sie auch den Mini Kalender anzeigen der jeweils einen Zeitraum von drei Monaten umfasst ACT Benutzerhandbuch 1 Die folgende Abbildung zeigt die unterschiedlichen Arten von ACTI Kalendern Dienstag 3 September 2002 Montag 30 September 2002 Woche 40 12 30 IC Hoffmann 1300 13 30 10 1430 15 00 Mo Di Mi De Fi Sa So 1 2 4 9 Hu n 4 Verkaufsgespr ch 17 18 Kalendertypen Komponente 1 Tageskalender 2 VVochenkalender 3 Monatskalender 5 7 13 4 15 20 a 22 Funktion 141 September 2002 bl LECA E MDM DF T 2TT4 5 6 78 S10 11 13 147 16 1 18 13 20 2 2 gn 2 2 2 m 2 30 Dem M 2 Mos Woche 37 Di10 ul l September 2002 91 0400 0400 amomo F S 5 0500 0500 1 06 00 0600 07 00 02 00 2 0200 0800 mo 03 00 osoo 10 00 1000 GEN 5 Weis Besprechung Zeigt die f r einen einzigen Tag geplanten T tigkeiten an Der Tag ist in Zeitintervalle unterteilt Vertikale Balken zeigen T tigkeiten an die mehr als ein Zeitintervall umfassen Zeigt sieben Tage mit geplanten T tigkeiten an Jeder Tag ist in Zeitintervalle unterteilt Vertikale Balken zeigen T tigke
79. einlichkeit f r den Abschluss des Auftrags in das Feld Wahrscheinlichkeit ein W hlen Sie eine Verkaufsphase aus der Liste Verkaufsphase aus ndern Sie gegebenenfalls die Kontaktinformationen und das Erstellungsdatum Verkn pfen Sie den potenziellen Auftrag sofern zutreffend mit einer Gruppe Potenzielle Auftr ge verwalten 51 52 3 Klicken Sie auf OK Sie k nnen auch Informationen ber den Auftrag oder ber eventuelle Wettbewerber eingeben und Sie k nnen wie in der Hilfe erl utert Produktlisten aus anderen Anwendungen oder aus einer anderen ACT Datenbank importieren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Potenzielle Auftr ge ndern Potenzielle Auftr ge Listen importieren exportieren Potenzielle Auftr ge Anzeigen Potenzielle Auftr ge Drucken Auftragsprognosen erstellen ACT Benutzerhandbuch Mit ACT k nnen Sie Ihre Ums tze mithilfe von Auftragspipelines oder Verkaufsgrafiken prognostizieren Wenn Sie beispielsweise wissen m chten wie viele potenzielle Auftr ge sich in den Phasen Erste Kommunikation und Verhandlung befinden verwenden Sie Auftragspipelines oder Verkaufsgrafiken um diese Informationen schnell berechnen zu k nnen Mit der Auftragspipeline arbeiten Die Auftragspipeline ist eine grafische Darstellung die Sie zum bervvachen und Prognostizieren von potenziel
80. en ACT akzeptiert die folgenden Formate e Text mit Begrenzungszeichen e Microsoft Outlook 2000 oder Outlook 2002 e Desktop dBASE III V Symantec F amp A 4 0 bis 5 0 Zum Importieren von Kontaktdaten aus Programmen die hier nicht aufgef hrt sind m ssen Sie die Datendatei zun chst im Ursprungsprogramm ffnen und dann in einem von ACT unterst tzten Format wie beispielsweise Text mit Begrenzungszeichen speichern Anschlie end k nnen Sie die Daten in ACT importieren Achtung Die maximale L nge eines ACT Feldes betr gt 254 Zeichen Wenn Sie Symantec F amp A oder dBase Dateien Notizfelder mit mit erweiterten Feldern verwenden m ssen Sie die F amp A Datenbank entsprechend ndern bevor Sie die Daten nach ACT importieren k nnen Wenn Sie die F amp A Datenbank nicht vorbereiten kann es zu Datenverlusten kommen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Importieren Daten aus einer anderen Anwendung Importieren Felder zuordnen Importieren Feldzuordnungen wiederverwenden Textdateien mit Begrenzungszeichen Erstellen Daten importieren und exportieren 123 124 Daten exportieren Sie k nnen ACT Daten aus einer ge ffneten Datenbank in eine andere ACT Datenbank exportieren Sie k nnen w hlen ob Kontaktdatens tze Gruppendatens tze oder beides exportiert werden soll oder Sie k
81. en bertragen der Software an eine andere Person oder ein anderes Unternehmen nachdem Sie der Sage Technologies Limited dies in schriftlicher Form mitgeteilt haben vorausgesetzt Sie behalten keine Kopien der Software und der bertragungsempf nger stimmt den Bedingungen der Lizenzvereinbarung zu v Wenn eine einzelne Person den Computer auf dem die Software installiert ist mindestens 80 der Zeit nutzt dann kann diese Person die Software auch auf einem einzelnen privaten Computer verwenden Sie sind nicht berechtigt zum i Kopieren der Dokumentation die der Software beigef gt ist ii Erteilen einer Unterlizenz Vermieten oder Verleasen von Teilen der Software oder Bereitstellen Hosting der Software auf Ihrem Computer f r die Verwendung durch Dritte ii Zur ckentwickeln Dekompilieren Disassemblieren Modifizieren bersetzen oder Analysieren des Quellcodes der Software bzw Erstellen von abgeleiteten Softwareprodukten oder iv Verwenden einer vorherigen Kopie der Software nach dem Erhalt von Ersatzdatentr gern oder einer aktualisierten Version als Ersatz f r die vorherige Version es sei denn Sie berlassen die vorherige Version einer aktualisierten Version einer wohlt tigen Einrichtung Ihrer Wahl Diese mu in schriftlicher Form best tigen da sie der alleinige Endbenutzer dieses Produkts ist und den Bestimmungen dieser Vereinbarung Folge leistet Sofern Sie die vorherige Version einer aktualisierten Ver
82. en Speichern Werkzeugpalette Daten f r einen Bericht angeben Beim Erstellen einer Berichtsschablone k nnen Sie mithilfe von Filtern die Daten festlegen die bei jedem Ausf hren des Berichts hierin angezeigt werden sollen Beispielsweise k nnen Sie mit einem Berichtsfilter festlegen dass nur die Daten ber die T tigkeiten des Kontakts im letzten Quartal angezeigt werden Mit Berichtsfiltern k nnen Sie Zeit sparen wenn Sie h ufig den gleichen Bericht mit den gleichen Filtereinstellungen ausf hren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Berichtsschablonen Daten filtern ACT Benutzerhandbuch 10 Daten synchronisieren Mithilfe der Datensynchronisation k nnen nformationen zvvischen zvvei Datenbanken oder mit anderen Personen ausgetauscht werden sodass die Kontakte und T tigkeiten in Ihrer Datenbank mit denen in anderen Datenbanken bereinstimmen Die Synchronisation ist eine Methode um die Masterdatenbank sowie lokale und an fernen Standorten befindliche Datenbanken auf dem neuesten Stand zu halten 99 100 VVissensvvertes zur Synchronisation Sie k nnen Daten mit anderen Datenbanken oder mit anderen Benutzern synchronisieren Bei der Synchronisation k nnen Sie vvahlen ob Sie Aktualisierungen senden oder empfangen m chten Hierbei empf ngt Ihre Datenbank Aktualisierungen und verarbeitet diese konsolidi
83. en T tigkeiten Hinweise f r T tigkeiten T tigkeiten neu planen T tigkeiten E Mail Erinnerungen T tigkeiten Konfliktpr fung T tigkeiten L schen T tigkeiten in einem Kalender planen Sie k nnen eine T tigkeit im Tageskalender planen k nnen den Beginn und die Dauer festlegen und dann die Personen ausw hlen mit denen Sie sich treffen m chten Sie k nnen Kalendereinstellungen festlegen damit Sie im Falle einer Termin berschneidung benachrichtigt werden Hinweis In einem Kalender k nnen Sie auch eine T tigkeit mit einem neuen Kontakt planen und den Kontakt bei dieser Gelegenheit zur Datenbank hinzuf gen So planen Sie eine T tigkeit im Tages oder Wochenkalender 1 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf Tageskalender oder Wochenkalender Nun wird ein Kalender mit Zeiteinteilungen sowie ein kleiner Monatskalender angezeigt Im Tageskalender wird der aktuelle Tag im Wochenkalender werden die Tage der aktuellen Woche angezeigt 2 Klicken Sie im kleinen Kalender auf den Tag an dem Sie die T tigkeit planen m chten T tigkeiten planen und Kalender verwalten 39 3 Doppelklicken Sie im Kalender auf die Uhrzeit f r die die T tigkeit geplant werden soll Oder Klicken Sie auf die Startzeit der T tigkeit halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie die Maus dann zu der Uhrzeit zu der die T tigkeit enden soll Die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld T tigkeit planen wird angez
84. en Sie dann erneut auf OK 6 Klicken Sie im Windows Dialogfeld Drucken auf OK Mit Dokumenten arbeiten 79 80 Sie k nnen ein Dokument auch per Fax oder E Mail senden und dieses in das Protokoll aufnehmen oder Sie k nnen wie in der Hilfe erl utert Adressetiketten oder Briefumschl ge f r Kontakte erstellen ohne dass zuvor Briefe oder Mitteilungen erstellt werden m ssen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dokumente Dokumente erstellen Dokumente ffnen Dokumente Erstellen Ein Dokument erstellen Dokumente Erstellen Dokumente erstellen und an einen einzelnen Kontakt senden Dokumente Dateien einf gen Dokumente Drucken Dokumente Speichern Dokumente Schablonen ausw hlen Adressetiketten Briefumschlagsschablonen Drucken Briefumschl ge Etiketten Dokumente bearbeiten Mit den Befehlen aus dem Men Bearbeiten von ACT bzw mit den entsprechenden Symbolen auf der Symbolleiste k nnen Sie Ihr Dokument bearbeiten W rter oder Wortfolgen suchen und ersetzen Datum und Uhrzeit einf gen und die Rechtschreibung pr fen Sie k nnen Text auch kopieren oder an eine andere Position verschieben F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dokumente Rechtschreibpr fung Textverarbeitung Dokumente bearbeiten D
85. en Sie im Online Hilfesystem Sie k nnen Berichte f r Ihre Kontakte oder auch f r die Kontakte anderer Benutzer erstellen sofern Sie mit einer Mehrbenutzerdatenbank arbeiten ACT erzeugt Berichte unter Verwendung von Berichtsschablonen Sie k nnen die vorhandenen Berichtsschablonen Ihren Anforderungen entsprechend ndern oder Sie k nnen neue Berichtsschablonen erstellen 91 92 Berichte erstellen Beim Erstellen eines Berichts k nnen Sie Daten f r alle folgenden Elemente einschlie en Aktueller Kontaktdatensatz Alle Kontakte Aktueller Gruppendatensatz e Alle Gruppen e Aktuelle Suche Aktuelle Gruppensuche Sie k nnen beispielsweise einen Protokollbericht zu einem einzelnen Kontakt oder einen Kontaktbericht zu allen Kontakten in einem Land oder Bundesland erstellen So erstellen Sie einen Bericht 1 W hlen Sie einen Kontakt oder Gruppendatensatz aus oder f hren Sie eine Suche nach den Datens tzen aus die im Bericht enthalten sein sollen Hinweis Wenn Sie m chten dass die Kontakte in Ihrem Bericht in einer bestimmten Reihenfolge aufgef hrt werden z B alphabetisch sollten Sie die Kontakte sortieren bevor Sie den Bericht erstellen 2 Klicken Sie im Men Berichte auf den Bericht den Sie erstellen m chten oder klicken Sie auf Anderer Bericht wenn der gew nschte Bericht nicht in der Liste aufgef hrt wird 3 F gen Sie auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds Bericht er
86. en Sie in der ACT Symbolleiste auf das Symbol f r SideACT Hinweis SideACTI verf gt ber eigene Online Hilfethemen Wenn Sie also Hilfe zur Arbeit mit SideACT ben tigen durchsuchen Sie dieses Hilfesystem G Unbenannt SideACT n x Datei Bearbeiten Ansicht Element An ACTI senden 2 TL nr Betrett Datum v Flug telefeniseh best tigen 9 09 02 iy Becker und Co anrufen um Auftrag zu be 03 09 02 KU 2 Mittagessen mit Sabine 03 09 02 3 Bereit ACTI Benutzerhandbuch Elemente des SideACTI Fensters Element 1 Textfeld 2 Schaltfl che Ausvvahlen Verschieben 3 Elementliste Funktion VVird zum Eingeben von Besprechungen Anrufen und Erledigungen verwendet Wird verwendet um ein Element aus der Liste auszuw hlen und um die Reihenfolge der Elemente in der Liste zu ndern Zeigt die Elemente Notizen oder T tigkeiten an Einstellungen f r SideACT vornehmen Sie k nnen mithilfe von Einstellungen vorgeben was passiert wenn neue Elemente hinzugef gt Elemente als abgeschlossen markiert oder an ACT bergeben werden Sie k nnen auch Hinweiseinstellungen vornehmen um anzugeben welche ACT Datenbank auf Hinweise berwacht werden soll Auf diese Weise erhalten Sie auch dann Hinweise auf anstehende T tigkeiten wenn ACT geschlossen ist So richten Sie Hinweise zur berwachung von ACT Datenbanken ein Starten Sie SideACT 2 Klicken Sie im
87. en anzeigen 47 P Pers nlicher Datensatz erstellen 7 Planen Einstellungen 34 Folget tigkeiten 45 T tigkeiten im Kalender 39 T tigkeiten in einem Kontaktdatensatz 38 berblick 37 Potenzielle Auftr ge Diagramm erstellen 54 Ergebnisse aufzeichnen 55 Hinzuf gen 51 Index 155 156 Potenzielle Auftr ge Fortsetzung Phasen 50 berblick 50 Prim re Felder Definition 127 Protokolle aufzeichnen f r Auftragsergebnisse 55 T tigkeiten 45 Q Quick Fax 62 R Register Definition 11 S Schablonen Adressetiketten 87 Berichte 95 Berichte berblick 95 Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten ndern 83 Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten erstellen 84 Briefe berblick Briefumschl ge 87 HTML ndern 83 Seriendruck Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten 86 WinFax PRO verwenden 64 SideACT Elemente kopieren 144 Elemente markieren 143 Elemente verschieben 144 Hinweise 141 Informationen aufzeichnen 142 Sortiervorg nge beschleunigen 133 Starteinstellungen Siehe Einstellungen Suchen 18 Beschleunigen 133 Gruppeninformationen drucken 30 J hrlich wiederkehrende Ereignisse 18 44 Kontakte suchen 16 ACT Benutzerhandbuch Suchen 18 Fortsetzung Kontaktinformationen 15 Kontaktt tigkeit 17 Untergruppen 30 Weitere Kontaktinformationen 22 Symbolleiste Anpassen 136 Definition 10 Synchronisation Aktualisierungen senden und empfangen 108 Automatische Synchronisation planen 110 Einstell
88. ende Unterthemen enth lt M glicherweise sto en Sie in der Verweistabelle der Hilfe auch auf Text der von eckigen Klammern umschlossen ist wie Gruppen Untergruppen sortieren Die eckigen Klammern weisen darauf hin dass es zwei separate Hilfethemen gibt n mlich Gruppen sortieren und Untergruppen sortieren ACT installieren und starten 5 Dar ber hinaus k nnen Sie auch mithilfe der Registerkarten Hilfe Inhalt oder Suchen Informationen ber Funktionen erhalten M glicherweise stellen Sie fest dass Sie abh ngig von den ben tigten Informationen eine Methode zum Einsatz der Hilfe der anderen vorziehen Beispiel Auf der Registerkarte Hilfe Inhalt sind die Hilfethemen wie die Kapitel eines Buches aufgef hrt Hier k nnen Sie anhand der Titel nach Themen oder Inhalten suchen Auf der Registerkarte Index k nnen Sie Themen und Unterthemen anhand von Stichw rtern oder kurzen S tzen durchsuchen hnlich wie im Index eines Buches Sollten Sie Schwierigkeiten beim Auffinden von Informationen haben bietet die Registerkarte Suchen zudem die M glichkeit alle Themen des Hilfesystems nach einem bestimmten Wort zu durchsuchen Viele Themen verf gen dar ber hinaus ber die Schaltfl che Verwandte Themen Wenn Sie hierauf klicken wird eine Liste mit Themen angezeigt in der Sie m glicherweise weitere Informationen finden Informationen zur Fehlersuche im Zusammenhang mit verschiedenen Funktionen f
89. ente Ss Postausgang amp Posteingang 2 7 Outlook Express Entw rfe Gel schte Elemente 2 gt 5 Gesendete Elemente Postausgang Posteingang Von Maria An Christian Hoffmann E P Lokale ACT Ordner Betreff Bestellnr 49987 Bitte teilen Sie mir den Status der oben genannten Bestellung mit Gru Maria Kaffeehaus VVien online arbeiten 5 Nachrichten 1 ungelesen Elemente des E Mail Fensters Element Funktion 1 Men leiste und Symbolleiste Enthalten Men befehle und Symbole f r die Aktionen im E Mail Fenster F r jedes Symbol auf der Symbolleiste werden QuickInfo angezeigt 2 Ordnerliste Zeigt die E Mail Ordner zum Speichern von Nachrichten an ACT legt f nf Standardordner an Posteingang Postausgang Gesendete Elemente Gel schte Elemente und Entw rfe 3 Nachrichtenliste Zeigt die gelesenen und ungelesenen Nachrichten im gew hlten Ordner an 4 Teilungsbalken Sie k nnen die Gr e jedes Fensterbereichs anpassen 68 ACT Benutzerhandbuch Element Funktion 5 Vorschaufenster Zeigt den Inhalt der in der Nachrichtenliste ausgew hlten Nachricht an 6 Statusleiste Zeigt die Anzahl der gelesenen und ungelesenen Nachrichten im gew hlten Ordner an So zeigen Sie eine Nachricht im Vorschaufenster an e W hlen Sie eine Nachricht in der Nachrichtenliste aus So zeigen Sie eine Nachricht in einem anderen Ordner an 1 Klicken Sie in der Ordnerliste auf einen Ordner 2 W
90. er das Netzvverk gemeinsam nutzen wenn mehrere Benutzer auf die gleichen Daten zugreifen m ssen Benutzer k nnen eine oder mehrere Datenbanken gemeinsam nutzen allerdings muss jede Person ber eine eigene separat lizenzierte Kopie von ACT verf gen Informationen ber die Nutzung von ACT in einer Netzwerkumgebung finden Sie in der Hilfe unter Mehrbenutzerdatenbanken Sie k nnen Daten mithilfe eines Verfahrens gemeinsam nutzen das als Synchronisation bezeichnet wird Mit der Synchronisation wird sichergestellt dass alle Benutzer jederzeit Zugriff auf die jeweils aktuellsten Daten haben Weitere Informationen ber die Synchronisation finden Sie in Kapitel 10 Daten synchronisieren Hinweis Wenn Ihre Datenbank mit einer Vorg ngerversion von ACT erstellt worden ist sollten Sie die Datenbank neu indizieren bevor Sie ACT Version 6 0 f r Windows installieren Weitere Informationen hier ber finden Sie unter Datenbanken komprimieren und neu indizieren in der Online Hilfe der aktuellen Version von ACTI ACTI installieren und starten 3 So installieren Sie ACTI 1 Legen Sie die ACT CD in das CD ROM Laufwerk ein Das Installationsprogramm wird automatisch gestartet Der Installationsbildschirm bietet die M glichkeit ACT und andere hiermit zusammenh ngende Programme zu installieren Hinweis Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch gestartet werden sollte doppelklicken Sie auf dem Windows Des
91. ere Informationen ber das Beif gen von E Mail Nachrichten finden Sie in Kapitel 7 E Mail mit ACT verwenden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dateien Zu Gruppen beif gen Filtern Notizen Registerkarte im Gruppenfenster E Mail Zu Gruppen beif gen Notizen zu Gruppen zuordnen Gruppent tigkeiten und Auftr ge zuweisen und anzeigen Wenn Sie eine T tigkeit planen oder den potenziellen Auftrag eines Kontakts aufzeichnen k nnen Sie diese Aktivit t mit einer Gruppe oder Untergruppe verkn pfen d h Sie weisen die T tigkeit dieser Gruppe oder Untergruppe zu Anschlie end k nnen Sie alle T tigkeiten oder potenziellen Auftr ge aller Kontakte anzeigen die dieser Gruppe angeh ren Das Planen von T tigkeiten und Aufzeichnen von potenziellen Auftr gen wird an sp terer Stelle in diesem Handbuch erl utert Hinweis Sie k nnen eine T tigkeit nicht direkt mit einer Gruppe oder Untergruppe planen bzw nicht direkt einen potenziellen Auftrag f r eine Gruppe oder Untergruppe aufzeichnen Mit Gruppen arbeiten 29 So ordnen Sie einer Gruppe eine T tigkeit zu 1 Klicken Sie im Kontaktfenster auf die Registerkarte T tigkeiten und doppelklicken Sie dann auf die T tigkeit die Sie der Gruppe zuordnen m chten Die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld T tigkeit planen wird angezeigt 2 W hlen Sie in
92. ere j hrlich wiederkehrende Ereignisse suchen m chten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Suchen Kontakte mithilfe von Suchen Suchen Kontakte in der Kontaktliste Suchen Kontaktt tigkeit Suchen Erweitern Einschr nken Markieren J hrlich wiederkehrende Ereignisse Suchen erstellen Kontakte und Informationen anhand von Schl sselw rtern suchen Eine weitere M glichkeit zum Suchen nach Kontakten besteht in der Verwendung von Schl sselw rtern Ein Schl sselwort ist ein Wort das an beliebiger Stelle in einer ACT Datenbank auftritt Dies ist die leistungsf higste Methode zum Suchen nach Informationen ber Kontakte Sie k nnen eine Schl sselwortsuche aus dem Men Suche starten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Schl sselw rter Kontakte anhand von Schl sselw rtern suchen Schl sselw rter Suchergebnisse verwenden Mit Kontakten arbeiten 19 20 Kontakte mithilfe von Abfragen suchen Eine Abfrage ist eine Suche die samtliche Kontakte in der ge ffneten Datenbank mit mehreren von Ihnen eingegebenen Kriterien vergleicht Alle Kontakte die diesen Kriterien entsprechen werden in der hieraus resultierenden Suche aufgef hrt Anhand von Abfragen k nnen Sie Kontakte ermitteln die Sie mit Hilfe der Suc
93. ern das Programm nicht bereits ge ffnet ist und fordert Sie auf einen Kontakt auszuw hlen an den die Elemente gesendet werden sollen oder sendet die Elemente an Ihren pers nlichen Datensatz Elemente die von SideACT aus gesendet werden behalten den T tigkeitstyp bei Wenn Sie also beispielsweise eine Erledigung von SideACT aus senden wird diese auch in ACT als Erledigung angezeigt Ein nicht als abgeschlossen markiertes Element wird auf der ACT Registerkarte T tigkeiten angezeigt abgeschlossene Elemente werden auf der Registerkarte Notizen Protokoll angezeigt F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem SideACT Online Hilfeindex ab Kopieren Elemente von SideACT nach ACT ACT Benutzerhandbuch Tastenkombinationen Die folgende Seite enthalt eine Liste mit den vvichtigsten Tastenkombinationen die in ACTI zur Verf gung stehen Die Seite ist so aufgebaut dass Sie die Liste einfach ausschneiden und als Schnellreferenz verwenden k nnen Eine vollst ndige Liste finden Sie in der Hilfe unter lastenkombinationen f r alle ACT Fenster 145 me pilge y qe p g y jne pia Bus 9 Sod HIY uoneulquloy u SeL juu oq u qezsyong U BL UNHOA yu u uuds ddn 9 s p ew Jap NZ yuulS q u qezsyong ue syoeu Wap yu 5 ddn 9 s p eu Jap NZ u bl zue a
94. ert alle nderungen in einer Aktualisierungsdatei und sendet diese Aktualisierungsdatei dann an andere Benutzer oder an eine andere Datenbank F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Hoffmann m chte dass alle Mitarbeiter immer ber die jeweils aktuellen Kontakt und Gruppeninformationen verf gen wozu auch Notizen Protokolle T tigkeiten und Auftragsdaten geh ren Zudem m chte er auch auf seinem Laptop mit den gleichen Daten arbeiten wie auf dem Desktop Computer Mit ACT kann Hoffmann zwischen mehreren Methoden zum Synchronisieren von Kontaktdaten mit seinen Mitarbeitern und zwischen seinen beiden Computern w hlen Synchronisation mit einer anderen Datenbank Die Synchronisation mit einer anderen Datenbank auch als Direkt Synchronisation bezeichnet ist hilfreich um Daten zwischen zwei Computern wie beispielsweise einem Desktop und einem Laptop Computer zu synchronisieren Damit die Direkt Synchronisation erfolgen kann m ssen beide Computer in einem Netzwerk verbunden sein W hrend der Direkt Synchronisation pr ft ACT die Datens tze in der sendenden und der empfangenden Datenbank Bei allen ge nderten Datens tzen stellt ACT zun chst fest welche hiervon die neuesten Informationen enthalten und aktualisiert dann die jeweilige Datenbank entsprechend ACT Benutzerhandbuch Zum Verwenden der
95. ette oder indem Sie auf ein Feld doppelklicken und die gew nschten Optionen im Dialogfeld Objekteigenschaften ausw hlen 5 Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter 6 Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen f r die Schablone ein und klicken Sie anschlie end auf Speichern 7 Zum Schlie en der Schablone klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke So erstellen Sie eine neue Etikettenschablone Klicken Sie im Men Datei auf Neu 2 W hlen Sie Etikettenschablone im Dialogfeld Neu und klicken Sie auf OK 3 W hlen Sie im Dialogfeld Neues Etikett einen Etikettentyp aus der Dropdown Liste W hlen Sie ein Etikettenlayout aus und ndern Sie dann bei Bedarf die Seitenr nder den Abstand zwischen Etiketten die Etikettengr e oder die Anzahl der Etiketten Mit Dokumenten arbeiten 87 4 Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf OK Nun wird eine leere Etikettenschablone und die Werkzeugpalette angezeigt 5 F gen Sie ein Feld hinzu indem Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Feld klicken und setzen Sie den Cursor an die Position in der Schablone an der das Feld platziert werden soll 6 Halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie den Mauszeiger um die Gr e des Feldes zu definieren Wenn Sie die Maustaste loslassen wird das Feld Feldliste angezeigt 7 W hlen Sie das hinzuzuf gende Feld aus und klicken Sie auf Hinzuf gen F gen Sie ggf weitere Fel
96. eue Tastenkombinationen erstellen ACT Benutzerhandbuch Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Liste mit den wichtigsten Tastenkombinationen Eine Liste s mtlicher Tastenkombinationen aus allen Fenstern oder Elementen finden Sie in der Hilfe F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Tastenkombinationen Hinzuf gen Tastenkombinationen Zur cksetzen Andere Anwendungen ausf hren oder starten Sie k nnen Makros oder Befehle erstellen mit denen au erhalb von ACT Anwendungen gestartet werden Wenn Sie beispielsweise h ufig den Windows Rechner beim Arbeiten mit ACT verwenden k nnen Sie einen Befehl zum ffnen des Rechners erstellen zu einer Symbolleiste bzw einem Men hinzuf gen oder eine Tastenkombination hierf r erstellen Vielleicht m chten Sie auch ein Programm wie beispielsweise Outlook ffnen w hrend Sie in ACT arbeiten Sie k nnen ein Makro erstellen mit dem beim Starten von ACT oder beim Wechseln in ein Feld oder beim Verlassen eines Feldes automatisch Outlook ge ffnet wird Hinweis Nachdem Sie einen benutzerdefinierten Befehl erstellt haben m ssen Sie ihn einem Men oder einer Symbolleiste hinzuf gen oder ihm eine Tastenkombination zuweisen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Benutze
97. fangen Sie k nnen die Meldung in Outlook Express deaktivieren So richten Sie das E Mail System ber das Dialogfeld Einstellungen ein 1 Klicken Sie im Men Datei auf Einstellungen und klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte E Mail Beim Einrichten der Einstellungen f r das E Mail System legen Sie fest wie das E Mail System arbeitet Beispielsweise k nnen Sie eine Signatur wie z B Name Titel und Adresse erstellen die am Ende jeder Nachricht erscheint Sie k nnen festlegen ob Nachrichten auf der Registerkarte Notizen Protokoll jedes Kontakts festgehalten und wie beigef gte Dokumente gespeichert werden sollen 2 Klicken Sie im Feld E Mail System auf E Mail einrichten und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten f r die E Mail Einrichtung Klicken Sie auf Weiter um zum jeweils n chsten Schritt im Assistenten zu gelangen ACT Benutzerhandbuch Wenn Sie mit dem Einrichten des E Mail Systems fertig sind pr fen Sie ob Sie im pers nlichen Datensatz eine E Mail Adresse eingegeben haben Beim Senden bestimmter E Mail Nachrichten k nnen Sie einige Einstellungen au er Kraft setzen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Systeme ausw hlen E Mail Einstellungen E Mail Einstellungen Mehrere E Mail Konten einrichten Wenn Sie mit mehr als einer E Mail Software oder mit mehrere
98. fe erstellen oder mit Kundengruppen anstatt mit einzelnen Kunden zusammenarbeiten Unter dem Strich ben tigt Hoffmann f r die Verwaltung seiner Firma und die Pflege seiner Kundenbeziehungen also ein Komplettsystem Hoffmann braucht ACT ACT Benutzerhandbuch ACTI installieren und starten Vor der Installation von ACT Version 6 0 f r Windows sollten Sie sich vergewissern dass Sie ber die erforderliche Systemhardware und software verf gen Nach der Installation auf dem Computer konvertiert ACT automatisch die eventuell vorhandene Datenbank der Vorg ngerversion Sie k nnen auch eine neue Datenbank erstellen W hrend der Installation k nnen Sie auch einfach Daten aus anderen Programmen wie Microsoft Outlook Palm Desktop u a m importieren N heres hierzu finden Sie in Kapitel 12 Daten importieren und exportieren Bei der Arbeit mit ACT k nnen Sie jederzeit unter Verwendung der in diesem Kapitel beschriebenen Verweise Hilfe erhalten Systemanforderungen Um mit ACTI Version 6 0 f r VVindovvs arbeiten zu k nnen ben tigen Sie folgende Hardware und Software Elnen IBM PC oder kompatiblen Computer mit einem Prozessor vom Pentium 133 MHz oder schneller VGA Monitor oder Monitor mit h herer Aufl sung Mindestens 64 MB RAM mehr Arbeitsspeicher sorgt f r Leistungssteigerung e Mindestens 50 MB freien Festplattenspeicher f r die Installation Hinweis Neben dem f r die Installation von AC
99. fwerk Ein Backup erstellen Sie k nnen nur einige oder alle ACT Daten wie Kontaktdatens tze Schablonen Layouts Dokumente oder Berichte sichern W hrend der Erstellung der Sicherungskopie muss die Datenbank f r die Benutzer gesperrt sein Nur Benutzer mit der Sicherheitsstufe Administrator k nnen ein Backup erstellen So sichern Sie eine offene ACT Datenbank 1 Klicken Sie im Men Datei auf Backup Nun wird das Dialogfeld Backup mit ge ffneter Registerkarte Allgemein angezeigt Der Name der aktuellen Datenbank wird angezeigt und es wird ein Name und eine Speicherposition f r das Backup der Datenbank zugewiesen Optional Wenn Sie die Datenbank an einem anderen Ort ablegen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen und w hlen einen neuen Ablageort aus Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen und w hlen Sie die Elemente aus von denen Sie eine Sicherungskopie erstellen m chten Optional Wenn Sie an die f llige Erstellung einer Sicherungskopie erinnert werden m chten aktivieren Sie die Option Erinnerung an Backup alle x Tage und w hlen Sie dann ein Zeitintervall aus Klicken Sie auf Start um das Backup zu starten ACT komprimiert die Daten und erstellt eine ZIP Datei zip Datenbankverwaltung durchf hren 117 118 Kopie einer ACTI Datenbank speichern Sie k nnen eine ACTI Datenbank auch mit dem Befehl Kopie speichern unter sichern So speichern Sie eine Kopie der ACTI
100. gef hrt werden kann Mehrbenutzersystem Jedes Computersystem das von mehr als einer Person verwendet werden kann Der Begriff bezieht sich im Allgemeinen auf Computer oder Programme auf die mehrere Personen gleichzeitig ber Netzwerkterminals zugreifen k nnen Neu indizieren Ein Datenbankpflegeverfahren mit dem Feldindizes aktualisiert werden Pers nlicher Datensatz Der Kontaktdatensatz des Benutzers einer ACT Datenbank Dieser Datensatz wird verwendet um Brief und Berichtsschablonen zu personalisieren und um pers nliche T tigkeiten zu planen POP3 Eine Abk rzung f r Post Office Protocol Version 3 Eine Sammlung von Regeln die verwendet werden um E Mail Nachrichten an einen Computer zu downloaden Der ISP verwendet f r die bertragung von Nachrichten an den Benutzer einen POP3 Host oder Server Prim re Felder Bestimmte Felder in ACTI die verwendet werden wenn ein Kontakt oder Gruppendatensatz dupliziert wird Es gibt zwar standardm ige prim re Felder jedoch kann jedes Feld zum prim ren Feld gemacht werden Sicherheitsstufen Mit Sicherheitsstufen werden die Zugriffsberechtigungen eines Benutzers f r die Daten und Funktionen eines Systems festgelegt In einer Mehrbenutzerumgebung wird die Sicherheit mit einer Kombination aus Datensatzeigentum und der jeweiligen Sicherheitsstufe des Benutzers gew hrleistet ACT stellt drei Sicherheitsstufen bereit wobei die Sicherheit jedoch mit den vom Betriebssystem gebotenen
101. h Achtung In Felder f r j hrlich wiederkehrende Ereignisse k nnen nur Datumsformate wie beispielsweise 01 01 2002 eingegeben werden Wenn Sie ein aktuelles Datumsfeld in dem auch Zeichen als Datumsangaben eingegeben werden k nnen wie z B 1 Januar 2002 durch ein Feld f r ein j hrlich wiederkehrendes Ereignis ersetzen m ssen Sie zun chst alle Datumsangaben in das Format TT MM JJJJ ndern dann eine Kopie erstellen und anschlie end die Feldinhalte ersetzen Wenn Sie im Dialogfeld Felder definieren einfach das Datumsformat von Text in Datum ndern und die Daten nicht kopieren und ersetzen kann es zu Datenverlusten kommen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 J hrlich wiederkehrende Ereignisse Erstellen J hrlich wiederkehrende Ereignisse Suchen erstellen J hrlich wiederkehrende Ereignisse Felder kopieren Abgeschlossene T tigkeiten aufzeichnen Wenn Sie eine T tigkeit aus der Zeitplanung entfernen k nnen Sie das Ergebnis der T tigkeit aufzeichnen und ACT erstellt automatisch ein Protokoll hierf r Auf diese Weise k nnen Sie jederzeit die Details s mtlicher T tigkeiten f r alle Kontakte anzeigen So deaktivieren Sie eine T tigkeit und planen eine Folget tigkeit 1 Zeigen Sie die zu deaktivierende T tigkeit entweder auf der Registerkarte T tigkeit des Kontakt oder Gruppenfenster
102. hbefehle im Men Suche nicht finden k nnen Beispielsweise k nnen Sie mithilfe einer Abfrage alle Kontakte finden die in einer bestimmten Stadt arbeiten die Sie nach dem 1 Januar 1999 zuletzt kontaktiert haben oder die f r zwei von sechs der Firmen arbeiten mit denen Sie in gesch ftlicher Beziehung stehen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Abfragen Erstellen Abfragen Erweiterte Abfragen erstellen Kontakte sortieren ACT sortiert Kontakte im Kontaktfenster und in der Kontaktliste automatisch alphabetisch nach Firmenname Sie k nnen Kontakte mithilfe der Funktion Sortieren jedoch ebenso nach Nachname Stadt Vorwahlnummer usw sortieren Sie k nnen Kontakte auch basierend auf mehr als einem Kriterium sortieren Die Sortierung kann beispielsweise erst nach Stadt und dann nach Nachnamen erfolgen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Sortieren Kontakte ACT Benutzerhandbuch Kontakt und Gruppeninformationen drucken Sie k nnen Kontaktinformationen von den Listenansichten und den Registerkarten aus drucken Die folgende Liste erl utert was gedruckt wird wenn Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Drucken klicken Kontaktliste es wird eine Liste der Kontakte gedruckt Aufgabenliste es wird eine Liste
103. hten von Outlook senden E Mail mit ACT verwenden 75 Mit Dokumenten arbeiten ACT verf gt ber eine integrierte Textverarbeitung mit der Sie Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten an Kontakte schreiben sowie Etiketten und Briefumschl ge drucken k nnen Sie k nnen auch mit Schablonen arbeiten Hierbei handelt es sich um Formulare oder Gliederungen f r Dokumente die Sie h ufig erstellen und denen ACT automatisch Kontaktinformationen aus dem Kontaktdatensatz wie Name und Adresse hinzuf gt Sie k nnen zwischen der ACT Textverarbeitung und Microsoft Word 2000 oder Word 2002 w hlen Hinweis Hinweise zur Verwendung von Microsoft Word zum Schreiben von Briefen und anderen Dokumenten finden Sie im Online Hilfesystem des Programms Mithilfe der Registerkarte Dokumente k nnen Sie auch Dokumente anzeigen und bearbeiten die in anderen Programmen wie z B Microsoft Excel erstellt wurden und diese Dokumente dem jeweiligen Kontaktdatensatz beif gen 77 78 Das Textverarbeitungsprogramm festlegen Bevor Sie Briefe und Mitteilungen schreiben k nnen m ssen Sie zun chst angeben ob Sie die ACT Textverarbeitung oder Microsoft Word verwenden m chten Sie k nnen das bevorzugte Textverarbeitungsprogramm im QuickStart Assistenten oder im Dialogfeld Einstellungen ausw hlen Hinweis Wenn Sie sich f r die Textverarbeitung in ACT f r Microsoft Word entscheiden m ssen Sie m glicherweise in Word die Makrosicherheitsstufen
104. ie Symbolleisten und Men s Ihren Anforderungen entsprechend einrichten Zudem k nnen Sie festlegen dass neue Kontakte oder Gruppen standardm ig als privat gekennzeichnet werden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Anpassen Optimale Anpassung ACT Benutzerhandbuch Makros zum Automatisieren von Aufgaben vervvenden Ein Makro ist ein Kurzbefehl mit dem regelm ig anstehende Abl ufe automatisiert werden k nnen Stellen Sie sich ein Makro wie ein Aufzeichnungsger t vor Sie k nnen Prozeduren nacheinander aufzeichnen und anschlie end wiedergeben indem Sie einen Befehl ausw hlen oder zu einem bestimmten Feld wechseln oder dieses verlassen Makros helfen Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden Hoffmann f hrt jede Woche den Bericht Auftr ge nach Kontakten aus und sendet diesen per E Mail an die Niederlassung in Hawaii Hierf r f hrt er die folgenden Prozeduren aus Als Erstes erstellt er eine Kontaktsuche basierend auf bestimmten Kriterien Danach w hlt er den auszuf hrenden Bericht aus Anschlie end erstellt und sendet er eine E Mail Nachricht mit dem Bericht als Anhang e Zum Schluss beendet er die E Mail Anwendung Mithilfe eines Makros kann Hoffmann diese Aufgaben nun in einem Schritt erledigen So erstellen Sie ein Makro 1 Klicken Sie im Men Extras auf Makro aufzeichnen 2 Geben Sie in
105. ie lich Daten f r Kontakte die k nnen Sie zwischen folgenden M glichkeiten w hlen Alle Benutzer Enth lt die Kontaktdatens tze die von allen Benutzern der Datenbank verwaltet werden e Ausgew hlte Benutzer Enth lt die Kontaktdatens tze die von anderen Benutzern der Datenbank verwaltet werden nur Mehrbenutzerdatenbanken W hlen Sie die Benutzer aus der Liste aus Optional Klicken Sie auf die Registerkarte T tigkeiten Notizen Protokolle und geben Sie an welche Daten Sie in den Bericht einbeziehen m chten e W hlen Sie einen Datumsbereich f r Notizen Protokolle und T tigkeiten aus oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie einen Datumsbereich an Geben Sie an ob der Bericht f r alle oder f r ausgew hlte Benutzer erstellt werden soll Wenn Sie sich f r ausgew hlte Benutzer entscheiden w hlen Sie die Benutzernamen aus der Liste Berichte erstellen 93 94 8 Optional Klicken Sie auf die Registerkarte Auftrage Potenzielle Auftrage Geben Sie im Feld Auftrage die Auftragsart ein die in den Bericht aufgenommen werden soll W hlen Sie einen Datumsbereich aus oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie einen Datumsbereich an W hlen Sie in der Liste Auftr ge sortieren nach eine Sortierreihenfolge f r den Bericht aus Im Feld Einschlie lich Daten f r Kontakte die k nnen Sie zwischen folgenden M glichkeiten w hlen Alle Benutzer Enth lt die Auftr ge d
106. ie in der Hilfe unter QuickStart Assistent Wenn Sie zum ersten Mal eine Datenbank erstellen m ssen Sie pers nliche Informationen oder Informationen ber Ihre Firma eingeben Informationen wie Ihr Name die Adresse und Telefonnummer werden zu einem Teil der Datenbank der als Pers nlicher Datensatz bezeichnet wird Der pers nliche Datensatz ist der Kontaktdatensatz des Eigent mers der Datenbank In einer Datenbank mit mehreren Benutzern verf gt jeder Benutzer ber einen pers nlichen Datensatz Ihr pers nlicher Datensatz wird als Informationsquelle f r die Adressierung von Seriendrucken verwendet und erm glicht zudem die Planung von eigenen T tigkeiten und Aufgaben So erstellen Sie eine Datenbank mit dem Befehl Neu 1 Klicken Sie im Men Datei auf Neu 2 W hlen Sie im Dialogfeld Neu den Eintrag ACT Datenbank und klicken Sie dann auf OK 3 Geben Sie im Dialogfeld Neue Datenbank einen Namen f r die Datenbank ein und klicken Sie dann auf Speichern 4 Geben Sie im nun angezeigten Dialogfeld Pers nlicher Datensatz die relevanten Informationen ein klicken Sie auf OK und klicken Sie dann auf Ja um zu best tigen dass die Angaben korrekt sind Hinweis Der pers nliche Datensatz wird zu einem Kontaktdatensatz in Ihrer Datenbank Sie k nnen die Angaben im pers nlichen Datensatz jederzeit aktualisieren ACT installieren und starten 7 8 Eine Datenbank aus einer Vorgangerversion von ACTI aktualisiere
107. ie mit den Gruppen zusammenh ngende T tigkeiten oder Auftr ge anzeigen Sie k nnen Gruppen ebenso wie Kontakten Notizen Protokolle und Dateien beif gen 23 Vorteile von und Verwendungsmoglichkeiten f r das Arbeiten mit Gruppen Sie k nnen Kontakte zu Gruppen zusammenfassen um die Arbeit effizienter zu gestalten Dar ber hinaus k nnen Sie auch einige Gruppen vvie z B Familie und Freunde als privat kennzeichnen Diese k nnen dann von keiner anderen Person eingesehen werden Hinweis In ACT werden die Begriffe Kontakt und Mitglied im Zusammenhang mit Kontakten in einer Gruppe gleichbedeutend verwendet Im Folgenden finden Sie einige Beispiele f r die Verwendung von Gruppen 24 ACT Benutzerhandbuch Sie k nnen eine Gruppe als Firmendatensatz erstellen und anschlie end Untergruppen verwenden um die Kontakte in der Firma nach Region Abteilung oder Funktion zu organisieren E d Cordoba Kaffee S d Hauptsitz st West Sie k nnen eine Gruppe als Kontodatensatz erstellen und dann Kontoinformationen wie Ertragsprognosen oder potenzielle Auftrage verfolgen Eine Gruppe kann zum Sammeln von Kontakten verwendet werden die etwas gemeinsam haben wie beispielsweise Golfpartner Interessenten oder pers nliche Kontakte 2 9 Pers nlich 42 Familie Freunde Arzte Gruppen lassen sich auch zur Identifikation von Projekten oder Arbeitsgruppen einsetzen Beispielsweise k nnen Sie Lieferanten und Ve
108. ie von allen Benutzern der Datenbank verwaltet werden Ausgew hlte Benutzer Enth lt die Kontaktdatens tze die von anderen Benutzern der Datenbank verwaltet werden nur Mehrbenutzerdatenbanken W hlen Sie die Benutzer aus der Liste aus Abh ngig von der gew hlten Ausgabe wird der Bericht nun angezeigt oder gedruckt u U wird auch das Fenster Neue E Mail angezeigt sodass Sie den Bericht per E Mail versenden k nnen oder es wird ein Dialogfeld zum Speichern des Berichts angezeigt Zum Schlie en des Berichts klicken Sie auf das Schlie feld in der rechten oberen Ecke F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Berichte Zusammenfassung Berichte Daten filtern ACT Benutzerhandbuch Berichte anpassen Sie k nnen das Layout und das Erscheinungsbild oder die zugrunde liegenden Daten eines Berichts ndern um so einen Bericht zu erstellen der f r Ihre speziellen Zwecke besser geeignet ist Hierf r k nnen Sie Felder hinzuf gen oder l schen Feldwerte ndern oder eine neue Schablone erstellen und diese f r die Nutzung durch andere Personen speichern Wissenswertes zu den Abschnitten einer Berichtsschablone Mit Abschnitten werden die Informationen in einem Bericht logisch gruppiert Sie k nnen einer Berichtsschablone zwar Abschnitte hinzuf gen oder Abschnitte wie die Kopfzeile hieraus entfernen die Reihenfolge der A
109. ierungen senden und anwenden Sie k nnen Daten gleichzeitig senden und empfangen oder beide Schritte separat durchf hren Wenn Sie Einstellungen ndern m chten ist dies der richtige Zeitpunkt hierf r So senden und empfangen Sie Synchronisationsaktualisierungen 1 2 Klicken Sie im Men Datei auf Synchronisieren W hlen Sie im Dialogfeld Synchronisieren im Feld W hlen Sie eine Aktion eine oder beide der Optionen Aktualisierungen senden und Aktualisierungen empfangen aus Hinweis Es empfiehlt sich beide Optionen zu aktivieren um sicherzustellen dass Daten f r alle Datenbanken und f r alle Benutzer synchronisiert werden 3 4 ACT Benutzerhandbuch Geben Sie im Feld Synchronisationsverfahren an wie die Synchronisation erfolgen soll Optional W hlen Sie die Option Datenbank w hrend der Synchronisierung sperren wenn Sie die Datenbank vor der Synchronisation sperren m chten Wenn Sie diese Option aktivieren werden alle anderen aktuellen Benutzer der Datenbank benachrichtigt dass die Datenbank ab einem bestimmten Zeitpunkt gesperrt wird Benutzer die zu diesem Zeitpunkt noch angemeldet sind werden automatisch abgemeldet Optional W hlen Sie die Option Benutzer auffordern nicht angewendete Synchronisationen zu empfangen Sie werden dann jedes Mal benachrichtigt wenn eine Synchronisationsaktualisierung von einem Benutzer eingeht 6 Optional Klicken Sie auf die Schaltfl che Auf Anrufe warten
110. igkeiten planen wie beispielsweise eine Erinnerung zur Vereinbarung eines Arzttermins Sie k nnen T tigkeiten in einem Kontaktdatensatz oder von den Kalendern aus planen und hierbei detaillierte Beschreibungen f r die T tigkeiten eingeben Sie k nnen auch Hinweise festlegen um an anstehende T tigkeiten erinnert zu werden Hinweis ACT kann Sie auch dann an T tigkeiten erinnern wenn das Programm gerade nicht ausgef hrt wird Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 14 Mit SideACT arbeiten T tigkeiten planen und Kalender verwalten 37 T tigkeiten in einem Kontaktdatensatz planen Alle T tigkeiten m ssen mit einem Kontakt geplant werden Beispielsweise k nnen Sie einen Telefonanruf bei einem Kontakt planen indem Sie die geplante Uhrzeit und das Datum sowie die Details eingeben die besprochen werden sollen So planen Sie eine T tigkeit in einem Kontaktdatensatz 1 Klicken Sie im Kontaktfenster auf der Symbolleiste auf das Symbol Anruf planen Besprechung planen oder Erledigung planen 2 Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld T tigkeit planen die Planungsinformationen ein Geben Sie beispielsweise die Zeit ein oder w hlen Sie sie aus W hlen Sie in der Liste Zeit den Eintrag Zeitlos wenn Sie eine T tigkeit zwar f r einen bestimmten Tag aber f r eine nicht n her festgelegte Uhrzeit planen m chten Hinweis Zeitlose T tigkeiten werden in der Checkliste der Tages Wochen
111. inden Sie im Index unter dem Stichwort Fehlersuche So greifen Sie auf das Online Hilfesystem zu Klicken Sie im Men Hilfe auf Hilfethemen Oder In den meisten Fenstern und Dialogfeldern k nnen Sie auch die Taste F1 auf der Tastatur dr cken F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Hilfe Online Hilfe Andere Informationsressourcen verwenden Wenn Sie die gew nschten Informationen in der Hilfe nicht finden k nnen greifen Sie auf die Knowledge Base auf der ACT Website unter http service act com zu Sie k nnen sich auch wie auf der R ckseite dieses Handbuchs erl utert an die Technische Unterst tzung wenden 6 ACT Benutzerhandbuch ACTI zum ersten Mal einsetzen In eine ACT Datenbank geben Sie Informationen ber Ihre Kontakte ein wie beispielsweise Adressen T tigkeiten und Notizen Diese Informationen werden im Kontaktdatensatz der Person gespeichert Wenn Sie zum ersten Mal mit ACT arbeiten und keine Datenbank konvertieren die in einer Vorg ngerversion von ACT erstellt wurde m ssen Sie zun chst eine neue Datenbank anlegen Eine neue Datenbank erstellen Sie k nnen eine neue Datenbank mithilfe des Befehls Neu aus der Men leiste oder mit dem ACT QuickStart Assistenten erstellen Der QuickStart Assistent f hrt Sie schrittweise durch das Erstellen einer neuen Datenbank Weitere Informationen finden S
112. iten an die mehr als ein Zeitintervall umfassen Zeigt den gesamten Monat mit geplanten T tigkeiten an Horizontale Balken oder Markierungen zeigen T tigkeiten an die ber mehrere Tage geplant sind T tigkeiten planen und Kalender verwalten 35 Im Kalender selbst k nnen Sie den vorherigen oder n chsten Tag den Monat oder das Jahr sofern zutreffend mithilfe der Symbole Eins zur ck oder Eins weiter aus der Symbolleiste anzeigen T tigkeiten k nnen auch als privat gekennzeichnet werden Auf diese Weise werden die T tigkeiten f r alle anderen Personen die Ihren Kalender m glicherweise einsehen k nnen einschlie lich des Datenbankadministrators ausgeblendet Sie k nnen Kalender auch drucken indem Sie eines von mehreren Formaten wie Avery Day Runner oder Day Timer w hlen und die Daten angeben die gedruckt werden sollen Sie k nnen also beispielsweise nur Besprechungen mit einer hohen Priorit t drucken So zeigen Sie grundlegende Informationen zu T tigkeiten an Zeigen Sie mit der Maus auf eine T tigkeit im Tages oder Wochenkalender Nun werden grundlegende Details zur T tigkeit angezeigt also beispielsweise ob es sich um eine wiederkehrende T tigkeit handelt ob die T tigkeit mit einem Hinweis versehen ist ob sie privater Natur ist gel scht wurde oder in Outlook geplant wurde Die Ellipsen zeigen an dass es mehr Details zu der T tigkeit gibt als in der automatischen Kalenderanzeige darge
113. kt Suche Text Vertrieb Berichte Extras Internet Links Ansicht Fenster 2 T tigkeit deaktivieren Strg D 1531 Besprechung planen Strg M R Erledi lanen Strg T T tigkeit neu planen Strg Umschalt D 18 Eledigung planen I Tatigkeitsdetails anzeigen bearbeiten T tigkeit senden Strg Umschalt S T tigkeitsabfolge erstellen bearbeiten C T tigkeitsabfolge planen Symbolleiste anpassen Sie k nnen die vorhandene Symbolleiste anpassen oder eine eigene Symbolleiste erstellen welche die von Ihnen am h ufigsten verwendeten Befehle enth lt Sie k nnen Symbole neu anordnen oder gruppieren die Gr e der Symbolschaltfl chen ndern oder angeben ob QuickInfo angezeigt werden sollen wenn der Mauszeiger ber ein Symbol bewegt wird Dar ber hinaus k nnen Sie auch bestimmte Symbole ein oder ausblenden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Symbolleisten Men s Men leisten Tastenkombinationen erstellen und ndern Zum Ausf hren von Befehlen k nnen bestimmte Tastenkombinationen festgelegt werden Beispielsweise k nnten Sie zum Offnen einer Datei die Befehle in der Men leiste verwenden oder STRG O auf der Tastatur dr cken Tastenkombinationen gibt es in allen Fenstern und Kalendern f r E Mail und in der Textverarbeitung Sie k nnen vorhandene Tastenkombinationen ndern oder n
114. ktop auf das Symbol Arbeitsplatz Suchen Sie im Fenster Arbeitsplatz das CD ROM Laufwerk doppelklicken Sie auf den entsprechenden Laufwerksbuchstaben um den Inhalt der CD anzuzeigen und doppelklicken Sie dann auf SETUP EXE 2 Klicken Sie auf ACT installieren 3 Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm W hrend der Installation werden Sie aufgefordert die Seriennummer einzugeben die Sie auf der CD H lle von ACT finden Hinweis Sie m ssen ACT registrieren bevor Sie eine Datenbank erstellen oder ffnen k nnen Mit dem Registrieren von ACT erhalten Sie Zugriff auf Informationen ber Aktualisierungen von ACT ACT deinstallieren Falls erforderlich k nnen Sie ACT auch einfach deinstallieren und damit die aktuelle Version von Ihrem Computer entfernen So deinstallieren Sie ACT Klicken Sie auf dem Windows Desktop auf Start zeigen Sie auf Programme zeigen Sie auf ACT und klicken Sie dann auf Deinstallation ACT Benutzerhandbuch Hilfe zu ACTI erhalten Dieses Handbuch unterst tzt Sie bei Ihren ersten Gehversuchen mit ACT Hierin finden Sie einen berblick ber die Funktionen und Vorgehensweisen f r die grundlegenden Aufgaben die zu erledigen sind Dar ber hinaus finden Sie in diesem Handbuch immer wieder Verweise auf das Online Hilfesystem in dem Sie weitere Informationen ber die Leistungsmerkmale und Funktionen des Programms erhalten Im Handbuch und in der Hilfe werden Sie angewiesen
115. kument aufzunehmen Weitere Informationen ber das Erstellen von Briefen oder Serienbriefen finden Sie in Kapitel 8 Mit Dokumenten arbeiten So faxen Sie ein in der ACT Textverarbeitung erstelltes Dokument 1 W hlen Sie einen Kontakt aus oder erstellen Sie eine Suche nach den Kontakten denen Sie eine Fax Nachricht senden m chten 2 Erstellen oder ffnen Sie das per Fax zu sendende Dokument in der ACT Textverarbeitung 3 Zeigen Sie im Men Datei auf Senden und klicken Sie dann auf Fax ACT Benutzerhandbuch 4 Geben Sie im Dialogfeld Senden den Betreff der Fax Nachricht ein und klicken Sie dann auf Senden Abh ngig von Ihrer Fax Software wird nun m glicherweise ein Dialogfeld angezeigt 5 Aktivieren Sie hierin ggf die erforderlichen Optionen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden Dokumente Fax Nachrichten senden Serienbriefe Berichte per Fax senden Mithilfe von ACT k nnen Sie unterschiedliche Berichte zu Kontakten und Auftr gen erstellen und diese dann per Fax an einen oder mehrere Kontakte oder an eine Gruppe senden Beispielsweise k nnten Sie einem Kontakt per Fax einen Bericht aller Anfragen von dessen Firma sowie des Status der Anfragen zukommen lassen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab
116. len Auftragen heranziehen k nnen Hierin wird die Anzahl der potenziellen Auftr ge angezeigt die sich in den jeweiligen Phasen des Verkaufsentwicklungszyklus befinden In der Auftragspipeline werden nur potenzielle Auftr ge ber cksichtigt nicht aber die abgeschlossenen gewonnenen oder verlorenen Auftr ge Auftragspipeline x Auftragspipeline 03 09 02 Optionen 2 Vorbereitende Ann herung Pipeline kopieren Xar 2 1 Erste Kommunikation Pipeline drucken 1 Erstes Gespr ch az cat 2 Analyse des pot Auftrags 1 L sungsentwicklung wa 2 L sungspr sentation 1 Kundenbewertung 4 Verhandlung wa 2 Kauferpflichtung 1 Nachfassen So erstellen Sie eine Auftragspipeline 1 Klicken Sie im Kontakt oder Gruppenfenster auf das Men Vertrieb und klicken Sie dann auf Auftragspipeline 2 W hlen Sie im Feld Diagramm erstellen f r des Dialogfelds Auftragspipeline Optionen die Option Aktueller Kontakt Aktuelle Suche oder Alle Kontakte 3 W hlen Sie im Feld Einschlie lich Daten f r Kontakte die entweder Alle Benutzer oder Ausgew hlte Benutzer aus Wenn Sie sich f r Ausgew hlte Benutzer entscheiden w hlen Sie die Benutzer aus dem Listenfeld aus 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Diagramm Nun wird die Auftragspipeline angezeigt Potenzielle Auftr ge verwalten 53 54 Sie k nnen die Anzeige ndern indem Sie den Verkaufsphasen unterschiedliche Farben zuweisen oder nur Daten f
117. len oder neu anordnen Sie k nnen das Erscheinungsbild von Objekten mit Farben oder Rahmen neu gestalten oder die Eigenschaften von Objekten ndern und so beispielsweise festlegen dass doppelte Felder nicht gedruckt werden Tipp Wenn Sie eine Schablone erstellen oder ndern sollten Sie dies h ufig in der Vorschau anzeigen um sicherzustellen dass die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen Berichte erstellen 97 98 So ndern Sie eine Berichtsschablone 1 Klicken Sie im Men Berichte auf Berichtsschablone bearbeiten 2 W hlen Sie im Dialogfeld ffnen eine Schablone aus klicken Sie auf ffnen und ndern Sie die Schablone mithilfe der Werkzeugpalette oder indem Sie auf ein Feld doppelklicken und die gew nschten Optionen im Dialogfeld Objekteigenschaften ausw hlen 3 Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter 4 Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen f r die Schablone ein und klicken Sie anschlie end auf Speichern Nun k nnen Sie die Schablone wie in der Hilfe erl utert mit anderen Personen gemeinsam nutzen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Berichtsdesigner Berichtsdesigner Schablonen in der Vorschau anzeigen Berichtsschablonen Erstellen Berichtsschablonen Abschnitte Berichtsschablonen Abschnitte entfernen Berichtsschablonen Felder Berichtsschablon
118. lfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dokumente Formatieren Anzeigeoptionen ndern Sie k nnen die Anzeigeoptionen der ACT Textverarbeitung ndern sodass ein Lineal sowie Seitenhilfslinien angezeigt werden und Sie k nnen die Ma einheiten des Lineals ndern Zoll Zentimeter Punkt oder Pica kann als Ma einheit verwendet werden Mithilfe des Lineals k nnen Sie Absatzformate ndern k nnen also beispielsweise Randeinstellungen und Einr ckungen ndern und Tabulatoren hinzuf gen oder ndern Mit Dokumenten arbeiten 81 Mit Seitenhilfslinien werden die Begrenzungen der Seite markiert sie zeigen wo der Text auf der Seite positioniert wird F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Textverarbeitung Ma einheiten ndern Textverarbeitung Lineal anzeigen Textverarbeitung Seitenhilfslinien anzeigen Mit Schablonen arbeiten Zum Lieferumfang von ACT geh ren Schablonen f r Briefe Mitteilungen Fax Nachrichten Etiketten und Briefumschl ge Sie k nnen diese Schablonen Ihren Anforderungen entsprechend ndern oder auch neue Schablonen erstellen Es ist in der Regel einfacher eine vorhandene Schablone zu ndern als eine neue zu erstellen Sie k nnen Schablonen speichern und wiederverwenden und mit anderen Personen gemeinsam nutzen Schablonen f r Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten sind Textverarbeitungs
119. lge erstellen 42 Anzeigen und Verwalten von T tigkeiten 42 Mit der Aufgabenliste arbeiten 42 J hrlich wiederkehrende Ereignisse vervvalten 44 Abgeschlossene T tigkeiten aufzeichnen 45 ACT Kalender und Outlook Kalender synchronisieren 46 Outlook Tatigkeiten in ACT anzeigen 47 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Potenzielle Auftr ge verwalten 49 Der Verkaufsentvvicklungszyklus 50 Potenzielle Auftr ge anlegen 51 Auftragsprognosen erstellen 52 Mit der Auftragspipeline arbeiten 53 Mit Umsatzdiagrammen arbeiten 54 Ergebnisse von potenziellen Auftragen aufzeichnen 55 Mit ACTI telefonieren und Fax Nachrichten versenden 57 Mit der ACT Wahlhilfe arbeiten 58 Systemanforderungen f r die VVahlhilfe 58 Die Wahlhilfe einrichten 59 Telefonanrufe tatigen 60 Anrufe 2222 60 Anschlusserkennung verwenden 61 Fax Nachrichten senden nennen 61 Fax Software
120. m chten Wenn Sie ein Element als abgeschlossen markieren wird ein Hakchen im Kontrollkastchen angezeigt der Text im Feld Betreff wird durchgestrichen und die Elementnummer wird entfernt Hinweis Zum Entfernen des Hakchens klicken Sie einfach auf das Kontrollkastchen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem SideACT Online Hilfeindex ab Elemente als abgeschlossen markieren Mit SideACT arbeiten 143 144 Elemente nach ACT verschieben oder kopieren Sie k nnen Elemente wie beispielsweise Erledigungen von SideACT nach ACT oder in andere Dateien verschieben oder kopieren Sie k nnen Elemente auch an den pers nlichen Datensatz senden oder einen Kontakt ausw hlen an den das Elemente gesendet werden soll So verschieben Sie ein Element von SideACT nach ACT 1 Markieren Sie das oder die zu verschiebenden Element e indem Sie auf die Schaltfl che Ausw hlen Verschieben klicken Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol In ACT Datenbank verschieben Nun wird ein Dialogfeld angezeigt das den Namen der Datenbank enth lt in die die Elemente verschoben werden und in dem die Anzahl der zu verschiebenden Elemente aufgef hrt wird Sie k nnen eine anderen Datenbank zum Verschieben des Elements ausw hlen indem Sie auf Datenbank wechseln klicken Klicken Sie auf Verschieben Abh ngig von Ihren Einstellungen ffnet SideACT nun entweder ACT sof
121. n ACTI konvertiert Datenbanken die in einer fr heren Version von ACTI erstellt wurden automatisch wenn Sie diese in ACT 6 0 f r Windows ffnen Sie sollten Datenbanken die mit einer Vorg ngerversion erstellt wurden jedoch zuerst komprimieren neu indizieren und eine Sicherungskopie hiervon anlegen Ber cksichtigen Sie Folgendes bevor Sie Ihre Datenbank f r ACT 6 0 konvertieren Sie k nnen Datenbanken nicht in ACT 6 0 und einer fr heren Version gemeinsam nutzen Gruppen die Sie aus ACT 2 0 konvertieren werden in ACT 6 0 automatisch als privat gekennzeichnet Gruppen die Sie aus ACT 3 0 4 0 oder 5 0 konvertieren werden nicht ge ndert Wenn Sie Men s Symbolleisten oder Tastenkombinationen in einer Vorg ngerversion von ACT angepasst haben dann sind die angepassten Funktionen nach dem Aktualisieren auf ACT 6 0 nicht mehr verf gbar Sie k nnen eine in ACT 6 0 erstellte Datenbank nicht in einer fr heren Version ffnen Sie k nnen eine solche Datenbank jedoch f r die Versionen 3 0 4 0 oder 5 0 konvertieren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Datenbanken konvertieren Datenbanken Erstellen Fehlersuche Installation ACT Benutzerhandbuch Mit Kontakten arbeiten Das zentrale Element von ACT ist der Kontakt Ein Kontaktkann ein Kunde ein Gesch ftspartner ein Freund oder
122. n Bei der Synchronisation per E Mail werden Aktualisierungen als E Mail Anlagen versendet ACT verwendet die prim re E Mail Adresse aus dem pers nlichen Datensatz um zu ermitteln welcher E Mail Posteingang auf Aktualisierungen gepr ft werden muss Um Daten per E Mail synchronisieren zu k nnen muss ein von ACT unterst tztes E Mail System verwendet werden und jeder Benutzer der in die Synchronisation einbezogen werden soll muss ber ein separates E Mail Konto verf gen Daten synchronisieren 101 ber gemeinsam genutzte Ordner synchronisieren Zum Austauschen von Synchronisationsaktualisierungen mit anderen Benutzern kann auch ein gemeinsam genutzter Ordner auf einem Computer oder Server im Netzwerk verwendet werden Der gemeinsam genutzte Ordner verh lt sich wie ein Posteingang f r den Empfang von Aktualisierungen Sowohl Sie als auch andere Benutzer m ssen ber einen gemeinsam genutzten Ordner verf gen bevor Sie mit dem Synchronisieren von Daten beginnen k nnen Im ACT Ordner auf der Festplatte jedes Benutzers befindet sich ein Ordner mit Namen Sync Den Namen und die Speicherposition dieses Ordners k nnen Sie jedoch ndern Hinweis Sie m ssen den Namen und die Speicherposition des gemeinsam genutzten Ordners auf dem Computer des anderen Benutzers kennen bevor Daten synchronisiert werden k nnen Per Modem synchronisieren Bei der Modem zu Modem Synchronisation ruft das Modem eines Benutzers
123. n und neu indizieren machen Sie diesen Speicherplatz wieder verf gbar sodass die Datenbank problemlos betrieben werden kann Um Datenbankpflege durchf hren zu k nnen d rfen nur Sie als einziger Benutzer bei der Datenbank angemeldet sein Au erdem ben tigen Sie die Sicherheitsstufe Administrator Wenn Sie die Datenbankpflege f r eine Mehrbenutzerdatenbank durchf hren muss diese f r andere Benutzer gesperrt sein So pr fen Sie Ihre Sicherheitsstufe Klicken Sie im Men Hilfe auf Info ber Auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfeldes Info ber ACT werden Ihr Benutzername und die Sicherheitsstufe angezeigt F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Datenbankpflege Datenbanken Komprimieren Neu indizieren Datenbanken Sperren Datenbanken Veraltete Daten l schen Datenbanken Erinnerungen ACT Benutzerhandbuch ACTI Daten sichern Sie sollten regelm ig eine Sicherungskopie Backup Ihrer Daten erstellen sodass diese bei einem unerwarteten Systemfehler mit minimalen Datenverlusten wiederhergestellt werden k nnen Sie k nnen alle zu einer Datenbank geh rigen Datendateien sichern und diese ggf auch wiederherstellen Tipp Es empfiehlt sich die Datenbank mindestens einmal pro Woche auf ein externes Speichermedium zu sichern z B ZIP Cartridge oder ein anderes Festplattenlau
124. n Sie auf OK F r vveitere nformationen oder die konkrete Vorgehensvveise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Zeitplaneinstellungen Einstellungen Zeitplaneinstellungen Private T tigkeiten Zeitplaneinstellungen T tigkeiten T tigkeiten f r andere Benutzer planen Zeitplaneinstellungen T tigkeiten T tigkeiten im Tages oder Wochenkalender planen Zeitplaneinstellungen T tigkeiten Kontakte beim Planen von T tigkeiten hinzuf gen Entfernen T tigkeiten Hinweise f r T tigkeiten T tigkeiten neu planen T tigkeiten E Mail Erinnerungen T tigkeiten Konfliktpr fung T tigkeiten L schen Wiederkehrende T tigkeiten planen Hoffmann trifft sich jeden Montag mit seinen Lieferanten schickt jeden zweiten Freitag Rechnungen an seinen Buchhalter und holt seine Tochter jeden letzten Samstag im Monat von der Klavierstunde ab Mit ACT kann Hoffmann diese wiederkehrenden T tigkeiten einmal planen sie dann als wiederkehrend kennzeichnen und angeben wann und wie h ufig sie eintreten So erstellen Sie eine wiederkehrende T tigkeit 1 Klicken Sie im Dialogfeld T tigkeit planen auf die Registerkarte Einstellungen f r wiederkehrende T tigkeiten 2 W hlen Sie eine H ufigkeit aus Die Standardeinstellung ist Einmal Die Angaben im Feld T tigkeit findet statt ndern sich je nach gew hlter H ufigkeit 3 F llen Sie alle Felder den Anforderungen entsprechend aus und klicken
125. n Systemen arbeiten k nnen Sie in ACT mehrere E Mail Konten einrichten Dies ist beispielsweise hilfreich wenn Sie im B ro und zu Hause unterschiedliche Systeme verwenden Sie k nnen eines der Konten als Standardkonto festlegen Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann das Konto das zum Senden verwendet werden soll jedoch ge ndert werden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Standardm iges E Mail System ndern E Mail mit ACT verwenden 67 Ein Blick auf das E Mail Fenster Im E Mail Fenster k nnen Sie die Nachrichten im Posteingang oder in anderen Ordnern anzeigen haben Zugriff auf die Adressb cher und k nnen eine E Mail Nachricht schnell beantworten oder weiterleiten Das E Mail Fenster ist in drei Bereiche unterteilt und verf gt ber eine Men leiste eine Symbolleiste sowie eine Statusleiste wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt ACT 1 Datei Bearbeiten Ansicht Aktionen El Neu Qoc S antworten Gallen antworten q Weiterleiten enden EmpFangen ls Ordnerliste x Betreff Empfangen yal E izi ACT Mailbox Freitag 06 04 02 09 39 BP Intemet Mail li Meeting mit Vertriebsteam 06 04 02 09 39 3 Falsche Rechnung 05 20 02 13 53 Bestellnr 43387 Ausstehende Lieferung Entw rfe 1 El Gel schte Elemente 122 5 Gesendete Elem
126. nden T tigkeiten oder auch die gesamte Aufgabenliste drucken ACT Benutzerhandbuch Die nachstehende Abbildung zeigt alle aktuell und zuk nftig anstehenden Aufgaben einschlie lich der bisher abgeschlossenen Aufgaben die durchgestrichen angezeigt werden Filter Anzeigen Priorit ten Anzuzeigende M Anrufe F Hoch Heute und zukiinftig 71 Benutzer ausw hlen y ec z T Nur zeitlose anzeigen xal izin m s IV Deaktivierte T tigkeiten anzeigen 7 IM Uhrzeit x Priorit t Geplant mit Betreff Details Dauer 05 07 02 17 00 Mittal Christian Hoffmann Karlchens Fu ballspiel TSiunde m d n 08 07 02 KEINE Mittel Christian Hoffmann Palm Computer kaufen 5 Minuten EA 08 07 02 08 00 Mittel Emst Anderson Wochentl Teammeeting z 1 Stunde EA 08 07 02 09 00 Mittel Melissa Paul Wochenendplanung 30 Minuten EA 03 07 02 03 00 Mittel Melissa Paul Mitarbeiterf rderung 30 Minuten s 03 07 02 16 00 ohe Emst Anderson Beispiel Nagenga 1 Stunde ae 09 07 02 17 00 Mittel Christian Hoffmann Karlehens Fu ballspiel 1 Stunde EA 10 07 02 03 00 Mittel Jan c Mit ang 30 Minuten m h KEINE Hoffma Ea 09 00 Mittel 3 ten s ohe 1 Stunde ap Mittel 1 Stunde R 2 Stunde A Mittel Hohe EA Mittel mer 3 2 Mittel Christian Hoffmann 5 Minuten A 8 07 02 09 00 Mittel Cicero M ller 30 Minuten s 3 07 02 09 00 Mittel Benny Lender A hverfolge 30 Minuten
127. nden einiger Nachrichten verwenden k nnen Sie von Outlook aus auch auf die ACT Adressb cher zugreifen Unabh ngig davon ob Sie eine Nachricht von Outlook oder ACT senden k nnen Sie ein Protokoll der gesendeten und empfangenen E Mail Nachrichten aufzeichnen und diese Nachrichten mithilfe von E Mail Ordnern leicht organisieren Mit dem HTML Format k nnen Sie das Aussehen von E Mail Nachrichten anpassen und Schablonen f r den Serienversand erstellen 65 66 Das E Mail System einrichten Bevor Sie von ACT aus mit E Mail Nachrichten arbeiten k nnen m ssen Sie ein E Mail System ausw hlen die E Mail Einstellungen im QuickStart Assistenten oder im Dialogfeld Einstellungen festlegen und Ihre E Mail Adresse im pers nlichen Datensatz eingeben Zum Einrichten eines E Mail Systems in ACT muss eines der folgenden Programme installiert sein e Outlook 2000 Outlook 2002 oder Outlook Express 5 5 oder 6 0 e Lotus Notes Mail Version 5 0 Internet E Mail SMTP POP Sie ben tigen neben ACT zwar keine zus tzliche E Mail Software Sie m ssen jedoch ber einen Internetzugang bei einem Internetdienstanbieter Internet Service Provider ISP verf gen ACT enth lt einen integrierten POP3 E Mail Client der f r Internet E Mail verwendet werden kann Hinweis Wenn Sie mit Outlook Express 6 arbeiten erhalten Sie m glicherweise jedes Mal eine Virenschutz Fehlermeldung wenn Sie von ACT aus eine E Mail versenden oder emp
128. ndet werden sollen Sie k nnen auch die ACT Datenbanken angeben die WinFax als Telefonbuch verwenden soll Ein WinFax Telefonbuch ist ein Verzeichnis in WinFax das die Namen Telefon und Faxnummern sowie andere Informationen ber Ihre Kontakte enth lt die das Senden von Fax Nachrichten an Kontakte vereinfachen Tipp Wenn Sie Fax Nachrichten senden die mit der Serienbrieffunktion erstellt wurden m chten Sie die Option Anrufstatus anzeigen m glicherweise ausschalten sodass nicht f r jedes zu versendende Dokument ein Dialogfeld angezeigt wird F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden WinFax PRO Fax Nachrichten senden WinFax verwenden ACT Benutzerhandbuch E Mail mit ACTI vervvenden Mit den E Mail Funktionen von ACTI k nnen Sie zu sendende gesendete oder empfangene Nachrichten auf einfache VVeise verwalten ACT kann in viele E Mail Systeme integriert werden und arbeitet mit den meisten Internetdienstanbietern zusammen sodass Sie Ihr aktuelles E Mail System in ACT weiterhin verwenden k nnen Sie k nnen E Mail Nachrichten an einen oder mehrere Kontakte senden und Kontaktdatens tze Gruppendatens tze oder Dateien beif gen Wenn Sie Nachrichten mit beigef gten Kontaktdatens tzen oder T tigkeiten empfangen k nnen Sie diese in die Datenbank aufnehmen Wenn Sie Microsoft Outlook zum Se
129. ne Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppen Neu organisieren Mit Gruppen arbeiten 31 Tatigkeiten planen und Kalender vervvalten Mit ACT wird das Planen von T tigkeiten wie Telefonanrufen Besprechungen und Erledigungen und das Verwalten von j hrlich wiederkehrenden Ereignissen wie Geburtstagen und Jahrestagen zu einem Kinderspiel Wenn Sie T tigkeiten mithilfe von Microsoft Outlook und ACT planen k nnen Sie diese T tigkeiten in jedem der Kalender anzeigen 33 34 Einstellungen f r Zeitplanung und Kalender einrichten Sie k nnen Optionen f r Zeitplanungs und Kalendereinstellungen vorgeben die das Verwalten von T tigkeiten vereinfachen und Planungsverfahren beschleunigen Beispielsweise k nnen Sie eine standardm ige Dauer f r T tigkeiten festlegen oder angeben dass das System die Zeitplanung automatisch auf Terminkonflikte pr fen soll F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Einstellungen Kalender Einstellungen Planen Kalender anzeigen und drucken ACT umfasst Tages Wochen und Monatskalender die Sie zum Planen Ihrer T tigkeiten oder zum Anzeigen von Informationen ber eine T tigkeit verwenden k nnen Die Anzahl der geplanten T tigkeiten wird in der Statuszeile unten im Kalender angezeigt Sie k nnen grundlegende Informationen ber T tigkeiten mithilfe von automatischen Kalenderanzeigen
130. neben dem Gruppennamen Zum Ausblenden von Untergruppen klicken Sie auf das Minuszeichen ACT verf gt ber spezielle Layouts f r Gruppen die Sie ber die Schaltfl che Gruppenlayout ausw hlen k nnen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppenfenster Gruppen privat Drucken Gruppeninformationen drucken Mit Gruppen arbeiten 25 26 Gruppen und Untergruppen erstellen und duplizieren Sie k nnen eine Gruppe mit Untergruppen erstellen und dann neue Gruppen und Untergruppen durch Duplizieren der vorhandenen Gruppe erstellen Wenn Sie eine Gruppe oder Untergruppe l schen die Sie nicht mehr ben tigen wird lediglich die Gruppe gel scht die Kontakte bleiben erhalten So erstellen Sie eine neue Gruppe 1 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf die Schaltfl che Gruppen 2 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Neue Gruppe Ein leerer Gruppendatensatz wird angezeigt 3 Geben Sie einen Namen f r die Gruppe in das Feld Gruppenname ein Geben Sie alle weiteren Informationen ein und dr cken Sie die TABULATORTASTE um zwischen den Feldern zu wechseln ACT speichert die neue Gruppe automatisch und f gt den Gruppennamen der links befindlichen Namensliste hinzu sobald Sie eine andere Gruppe ausw hlen oder erstellen Nach dem Erstellen einer Gruppe k nnen Sie dieser Kontakte hinzuf gen N heres hierzu finden Sie
131. nen Themen noch detailliertere Informationen finden Eine Liste der neuen Funktionen die mit dieser Version von ACT zur Verf gung stehen finden Sie in der Online Hilfe Mit ACTI das Tagesgeschaft vereinfachen Das folgende Szenario ist die Grundlage aller Beispiele in diesem Handbuch die Ihnen zeigen sollen wie ACT Sie bei der Erledigung Ihrer t glichen Aufgaben unterst tzen kann Christian Hoffmann ist Eigent mer und Betreiber einer kleinen Kaffeegro handlung Da das Gesch ft floriert ben tigt Hoffmann eine bessere Methode um seine t glichen Aufgaben die Kunden und Lieferantendaten sowie die potenziellen Auftr ge zu verwalten An einem normalen Arbeitstag pr ft Hoffmann die Produkte seiner Lieferanten f hrt Auftr ge seiner Kunden aus und vereinbart Gespr chstermine mit potenziellen K ufern Hoffmann w nscht sich eine zentrale Position zum Anzeigen aller seiner Kontakte er m chte dass eine Auftragshistorie erstellt und die Preisangebote seiner Lieferanten aufgezeichnet werden sodass er die Aktivit ten seiner Kontakte einfach berwachen kann Zudem ben tigt er ein System das es ihm erm glicht die Kontakte zu Gruppen wie Lieferanten Kunden oder gar Golfpartnern zusammenzufassen und zu sortieren Hoffmann w nscht sich also ein Tool das die folgenden M glichkeiten bietet e Anzeigen aller Informationen von Personen zu denen er gesch ftliche Beziehungen unterh lt also Namen Telefonnummern Adressen u
132. neten Datenbank Sie k nnen Adressen jedoch auch manuell pr fen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Adressieren E Mail Adressen eingeben E Mail Namen pr fen Kontakte E Mail Adressen eingeben E Mail mit ACT verwenden 73 Ordner f r das Organisieren von E Mail Nachrichten vervvenden Mithilfe der Ordner in der Ordnerliste k nnen Sie E Mail Nachrichten auf einfache Weise organisieren und verwalten Von Ihnen gesendete Nachrichten werden automatisch im Ordner Gesendete Elemente gespeichert Diese Option k nnen Sie im E Mail Dialogfeld Einstellungen jedoch auch deaktivieren Nachrichten die f r einen sp teren Versand gespeichert werden werden automatisch im Ordner Entw rfe abgelegt Hinweis Wenn Sie mehr als ein E Mail Konto eingerichtet haben werden die Nachrichten in den Ordnern des Kontos gespeichert mit dem sie erstellt wurden Sie k nnen auch neue Ordner zum Speichern von Nachrichten erstellen und die Nachrichten dann von einem Ordner in einen anderen verschieben oder kopieren Beispielsweise k nnen Sie berufsbezogene und private Ordner zum Kategorisieren und Speichern von Nachrichten erstellen Sie k nnen auch einen Ordner in einen anderen Ordner verschieben So verschieben Sie eine E Mail Nachricht in einen Ordner Markieren Sie im E Mail Fenster die Nachricht in der Nachrichtenliste und
133. ngen in das Feld Kennwort ein 3 Klicken Sie auf OK ACT Benutzerhandbuch Mehrbenutzerdatenbank einrichten Sie k nnen eine ACTI Datenbank im Netzvverk einrichten sodass auch andere ACT Benutzer darauf zugreifen k nnen Die gemeinsam genutzte Datenbank muss sich auf einem vernetzten Computer befinden auf den auch andere Benutzer zugreifen k nnen Beim Einrichten einer Mehrbenutzerdatenbank k nnen Sie die Speicherposition der gemeinsam genutzten Datenbank in der pers nlichen ACT Kopie jeden Benutzers angeben im Dialogfeld Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein und der gemeinsam genutzten Datenbank dann wie im n chsten Abschnitt erl utert Benutzer hinzuf gen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Mehrbenutzerdatenbanken Datenbanken Speicherposition von gemeinsam genutzten Datenbanken angeben Benutzer zu einer Datenbank hinzuf gen Hoffmann m chte seiner Sekret rin den Zugriff auf seine Kalender erm glichen sodass diese Termine f r ihn vereinbaren kann Er m chte sie als Benutzerin seiner Datenbank einrichten den Zugriff hierauf und die verf gbaren Funktionen jedoch beschr nken Hoffmann m chte zudem auch Kontaktinformationen per Synchronisation mit seinen Mitarbeitern gemeinsam nutzen m chte gleichzeitig aber auch einige Funktionen f r die Mitarbeiter sperren Mit ACT kann Hoffmann Be
134. nnen nur die aktuelle Suche den aktuellen Datensatz oder alle Datens tze exportieren Wenn Sie beispielsweise die Gr e Ihrer Datenbank reduzieren m chten k nnen Sie die inaktiven Kontaktdatens tze in eine andere Datenbank exportieren und anschlie end aus der urspr nglichen Datenbank l schen Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf die inaktiven Datens tze falls Sie diese noch einmal ben tigen sollten Sie k nnen auch Daten zwecks Verwendung in einem anderen Programm wie beispielsweise einer Tabellenkalkulation exportieren In diesem Fall k nnen Sie jedoch Kontaktdatens tze und Gruppendatens tze nicht gleichzeitig exportieren Zum Exportieren beider Datensatztypen speichern und exportieren Sie zun chst die Kontaktdatens tze Anschlie end speichern und exportieren Sie die Gruppendatens tze F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Exportieren Daten in eine andere ACT Datenbank Exportieren Daten in eine andere Anwendung ACT Benutzerhandbuch 13 ACT anpassen Mit dem Anpassen von ACT k nnen Sie Zeit sparen und Ihre Arbeitsumgebung effizienter gestalten Vom Anpassen des Kontaktfensterlayouts bis zum Aufzeichnen von Makros zum Automatisieren von Aufgaben k nnen Sie die Art und Weise wie Kontaktinformationen angezeigt und verwaltet werden an Ihre speziellen Anforderungen anpassen 125 Kontakt und Gruppenfe
135. nnen w hrend des Gespr chs mit einem Kontakt weiterhin T tigkeiten oder andere Aufgaben planen und den Anruf nach Abschluss im Protokoll aufzeichnen Systemanforderungen f r die Wahlhilfe Wenn Sie mit der ACT Wahlhilfe arbeiten m chten m ssen Sie zumindest ber die folgende Ausstattung verf gen e die gleiche Telefonleitung angeschlossenes Modem Ein mit TAPI Hardware Version 1 0 oder h her ausgestattetes Telefon wobei die dazugeh rige Treibersoftware f r das Telefon auf Ihrem Computer installiert sein muss TAPI Telephony Application Programming Interface dient als Verbindung zwischen Ihrem Computer und Ihrem Moden Telefon Hinweis Hilfestellung zur Verwendung der Modemfunktionen oder des Telefons mit der ACT Wahlhilfe erhalten Sie bei Ihrem Administrator oder vom Hersteller der Telefonanlage Hinweise finden Sie ggf auch in der Dokumentation zu Ihrem Modem ACT Benutzerhandbuch Die VVahihilfe einrichten Bevor Sie mit der ACT Wahlhilfe telefonieren k nnen m ssen Sie sie zun chst aktivieren und die Benutzereinstellungen vornehmen Die Benutzereinstellungen legen fest wie die Wahlhilfe mit dem Telefon oder Modem zusammenarbeiten soll Beispielsweise k nnen Sie angeben wie Vorwahlnummern verarbeitet werden sollen oder ob Telefonkartenfunktionen verwendet werden sollen So richten Sie die Wahlhilfe ein 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Einstellungen 2 Klicken Sie im Dialogfeld Ein
136. nster anpassen Sie k nnen das Layout der Kontakt und Gruppenfenster anpassen indem Sie die Fensterfarbe oder Schriftart ndern Felder umbenennen hinzuf gen oder ndern oder die Spalten in den Listenansichten ndern Sie k nnen auch vorhandene Layouts ndern oder Layouts erstellen die nur die ben tigten Felder in der Reihenfolge enthalten die f r Sie am sinnvollsten ist Felder erstellen und ndern Sie k nnen Felder erstellen ndern oder l schen und Sie k nnen in den Kontakt und Gruppendatens tzen Feldattribute festlegen Feldattribute legen fest wie ein Feld verwendet wird ob also beispielsweise Text oder Zahlen eingegeben werden d rfen wie viele Zeichen im Feld zul ssig sind und ob das Feld in das Protokoll bernommen wird Au erdem werden hiermit Regeln f r die Dateneingabe in das Feld vorgegeben Hinweis Wenn Sie einer Mehrbenutzerdatenbank Fehler hinzuf gen oder Felder darin ndern m chten m ssen Sie ber die Sicherheitsstufe Administrator und exklusive Zugriffsrechte f r die Datenbank verf gen So erstellen Sie ein Feld 1 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Felder definieren 2 W hlen Sie im Dialogfeld Felder definieren auf der Registerkarte Felder in der Liste Datensatztyp die Option Kontakt oder Gruppe 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Attribute auf Neues Feld 4 Ersetzen Sie im Feld Feldname die Bezeichnung Neues Feld 1 durch den Namen des neuen Feldes 5 Legen Sie die
137. nutzer mit zweckgebundenen Berechtigungen einrichten So f gen Sie einer Datenbank Benutzer hinzu 1 Klicken Sie im Men Datei auf Verwaltung und klicken Sie dann auf Benutzer definieren 2 Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer definieren auf Benutzer hinzuf gen 3 Geben Sie auf der Registerkarte Benutzereinstellungen einen Benutzernamen und ein Kennwort f r den neuen Benutzer ein Datenbankverwaltung durchf hren 113 4 W hlen Sie aus der Liste Sicherheitsstufe eine der folgenden Sicherheitsstufen f r den Benutzer aus Durchsuchen Benutzer dieser Sicherheitsstufe k nnen die Datens tze in der Datenbank anzeigen jedoch nicht ndern l schen oder neue Datens tze hinzuf gen Diese Benutzer k nnen auch keine Notizen zu Datenbanken hinzuf gen Standard Benutzer dieser Sicherheitsstufe k nnen die Datens tze einer Datenbank anzeigen Datens tze hinzuf gen l schen und ndern sowie eine Synchronisation mit einer anderen Datenbank oder einem anderen Benutzer durchf hren Sie k nnen jedoch keine Benutzer zu einer Datenbank hinzuf gen Datenbanken pflegen oder Datenbankfelder bearbeiten Administrator Benutzer dieser Sicherheitsstufe k nnen alle Standardfunktionen ausf hren Benutzer zur Datenbank hinzuf gen Datenbanken pflegen und Felder bearbeiten 5 Optional Aktivieren Sie die Optionen Anmeldung zulassen oder Synchronisation zulassen Mit Anmeldung zulassen gew hren Sie dem Benutzer Zugriff auf
138. oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden Berichte Berichte Ausf hren Adressb cher und Kalender per Fax senden Neben Dokumenten und Berichten k nnen Sie auch andere Elemente per Fax senden M glicherweise m chten Sie Ihrem Assistenten im B ro von unterwegs eine Seite Ihres Kalenders oder Kontaktinformationen aus dem Adressbuch senden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Fax Nachrichten senden Adressb cher Mit ACT telefonieren und Fax Nachrichten versenden 63 64 In ACT mit WinFax PRO arbeiten Wenn Sie in ACT mit WinFax PRO arbeiten steht Ihnen ein Reihe einzigartiger Funktionen zur Verf gung Sie k nnen beispielsweise festlegen dass ein bestimmtes Deckblatt von WinFax PRO verwendet wird und einen Zeitplan f r das Faxen von Dokumenten einrichten die mit der Serienbrieffunktion erstellt wurden Beim Senden einer Fax Nachricht zeichnet WinFax PRO das Ereignis auf der Registerkarte Notizen Protokoll auf Nachdem WinFax PRO das Protokoll erstellt hat k nnen Sie von der Registerkarte eine Verkn pfung zu diesem Fax herstellen WinFax PRO kann Sie auch darauf hinweisen dass eine zuvor nicht erfolgreich bertragene Fax Nachricht erneut gesendet werden muss Wenn Sie die Funktionen von WinFax PRO in ACT einsetzen m chten m ssen Sie zuvor festlegen wie Fax Nachrichten aus der jeweiligen ACT Datenbank gese
139. okumente formatieren Wie in jeder anderen Textverarbeitung k nnen Sie das Format eines Dokuments auch dann ndern wenn Sie zun chst eine Schablone zugrunde gelegt haben Schablonen werden an sp terer Stelle in diesem Kapitel im Detail erl utert ACT Benutzerhandbuch Seitenrander sowie Kopf und Fu zeilen anpassen Sie k nnen die Seitenr nder ndern um die Breite des oberen unteren linken und rechten Seitenrands anzupassen Zudem k nnen Sie eine Kopf oder eine Fu zeile erstellen Wenn beispielsweise das Logo Ihrer Firma auf jeder Seite gedruckt werden soll setzen Sie es in die Kopf oder Fu zeilen der ersten Seite Schriftattribute ndern Sie k nnen die Schriftart den Schriftstil die Schriftgr e oder die Farbe von Text ndern um W rter Wortfolgen oder Abs tze hervorzuheben Absatz formatieren Beim Erstellen eines Dokuments oder beim ndern einer Schablone k nnen Sie auch das Absatzformat ndern Beispielsweise k nnen Sie Abs tze einr cken Abs tze am linken oder rechten Rand ausrichten oder mit einem doppelten Zeilenabstand arbeiten Seitenumbr che einf gen Die ACT Textverarbeitung f gt am Ende jeder Seite automatisch einen Seitenumbruch ein Sie k nnen jedoch auch manuell eine neue Seite einf gen So k nnen Sie z B einen Seitenumbruch einf gen wenn Sie ein neues Thema beginnen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hi
140. onkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Notizen In Kontaktdatens tze eingeben Kontaktdatens tzen Dateien beif gen Wenn Sie alle mit Kontakten zusammenh ngenden Dokumente auf diese Weise verwalten m chten k nnen Sie dem Kontaktdatensatz auch Tabellen Berichte Briefe Mitteilungen oder E Mail Nachrichten beif gen Dokumente wie Quittungen Rechnungen und Fax Nachrichten k nnen Sie auch scannen und dem betreffenden Kontaktdatensatz als Anlage hinzuf gen Hinweis Auf der Registerkarte Dokumente k nnen Sie Verkn pfungen zwischen Dokumenten und dem Kontaktdatensatz herstellen sodass Sie diese von ACT aus bearbeiten k nnen Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter Dokumente Registerkarte ACT Benutzerhandbuch So f gen Sie einem Kontaktdatensatz eine Datei bei 1 Zeigen Sie den Kontaktdatensatz im Kontaktfenster an 2 Klicken Sie im Men Kontakt auf Datei beif gen 3 Suchen Sie die gew nschte Datei im Dialogfeld Datei beif gen und klicken Sie anschlie end auf ffnen Hinweis Eine Datei die Sie beif gen wird nicht in der ACT Datenbank gespeichert Daher wird sie bei der Synchronisation mit einem anderen Benutzer oder einer anderen Datenbank auch nicht mit den ACT Daten gesendet und beim Sichern der Datenbank nicht in die Sicherheitskopie aufgenommen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die
141. org ngerversion von ACT erstellt wurde m ssen Sie diese zun chst in ACT 6 0 f r Windows ffnen damit das Format aktualisiert werden kann So importieren Sie eine ACT Datenbank in eine andere ACT Datenbank 1 ffnen Sie die ACT Datenbank in die der Import erfolgen soll 2 Klicken Sie im Men Datei auf Datenaustausch und klicken Sie dann auf Importieren 3 Folgen Sie beim Festlegen von Optionen den Anweisungen des Importassistenten wie beispielsweise e Dateityp e Dateiname und Speicherposition e Typ der zu importierenden Datens tze e Wie Felder zugeordnet werden sollen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Importieren Andere ACT Datenbank Importieren Felder zuordnen Fehlersuche Importieren und exportieren 122 ACT Benutzerhandbuch Daten aus anderen Programmen importieren VVenn Sie eine in einem anderen Programm erstellte Datenbank oder Datei importieren m ssen Sie festlegen vvie die zu importierenden Daten in die Felder der ge ffneten ACT Datenbank eingef gt werden sollen Dies wird als Zuordnen von Feldern bezeichnet F r einige Programme werden vordefinierte Zuordnungen bereitgestellt Wenn eine vordefinierte Zuordnung nicht Ihren Anforderungen entspricht k nnen Sie mithilfe der Fenster Kontaktzuordnung oder Gruppenzuordnung im Importassistenten festlegen wie die Felder zugeordnet werden soll
142. peziellen Firmennamen in den Firmenfeldern durchsucht Dann werden alle Datens tze ausgew hlt die den Firmennamen enthalten Schlie lich werden alle ausgew hlten Datens tze angezeigt ACT kann Daten in einigen Feldern schneller finden als in anderen da diese Felder indiziert sind Indizes sind Tabellen der Daten die in Feldern enthalten sind Wenn Sie eine Suche f r ein indiziertes Feld durchf hren durchsucht ACT den Index dieses Feldes und nicht alle Felder in allen Datens tzen Wenn Sie eine Suche eine Abfrage oder einen Sortiervorgang auf ein nicht indiziertes Feld durchf hren ben tigt ACT m glicherweise mehr Zeit f r die Datenverarbeitung Zwecks Beschleunigung des Prozesses k nnen Sie Felder indizieren die Sie h ufig f r Suchen Sortiervorg nge oder Abfragen verwenden ACT anpassen 133 134 Eine Liste der standardm ig indizierten Felder finden Sie in der Hilfe unter Indizierte Felder Hinweis Indizes k nnen zwar Suchl ufe beschleunigen allerdings belegen sie auch Platz auf dem Datentr ger sodass andere Aktionen die Sie in ACT ausf hren verlangsamt werden k nnen Sie sollten daher nur diejenigen Felder indizieren die Sie h ufig f r Suchen Sortiervorg nge oder Abfragen verwenden So indizieren Sie ein Feld 7 Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Felder definieren W hlen Sie im Dialogfeld Felder definieren auf der Registerkarte Weitere in der Liste Datensatztyp
143. pf und Fu zeilen anpassen 81 Schriftattribute ndem 81 Absatz formatieren 81 Seitenumbr che einf gen 81 Anzeigeoptionen indem 81 Mit Schablonen arbeiten 82 Schablonen f r Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten ndem 83 Schablonen f r Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten erstellen 84 Dokumente erstellen und an mehrere Kontakte senden 86 Etiketten und Briefumschlagsschablonen ndern und erstellen 5 87 Zus tzliche Erl uterungen zum ndern von Schablonen 89 Registerkarte Dokumente verwenden 90 Kapitel 9 Berichte erstellen 91 Berichte erstellen 92 Berichte anpassen 95 Wissenswertes zu den Abschnitten einer Berichtsschablone 95 Berichtsschablone erstellen und ndem 97 Daten f r einen Bericht angeben 98 Kapitel 10 Daten synchronisieren 99 Wissenswertes zur Synchronisation 100 Synchronisation mit einer anderen Datenbank 100 Synchronisation mit anderen Benutzem
144. r Dar ber hinaus kann das ndern des Feldtyps auch zu Datenverlusten f hren Eine Liste der prim ren Felder finden Sie in der Hilfe unter Prim res Feld Attribut Sie k nnen auch Eintr ge in Listen importieren oder aus Listen exportieren und angeben ob die Daten im Feld bei der Synchronisation empfangen oder gesendet werden Weitere Informationen ber das ndern von Feldern finden Sie im Abschnitt Layouts erstellen und ndern in diesem Kapitel F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Anpassen Felder J hrlich wiederkehrende Ereignisse Felder erstellen Importieren Exportieren Dropdown Listeneintr ge Felder Zu Layouts hinzuf gen Sicherheitsstufen Pr fen ACT anpassen 127 Layouts erstellen und andern Mit dem Layoutdesigner k nnen Sie vvie in der nachstehenden Abbildung gezeigt ein Layout erstellen oder ndern 5 Elemente des Layoutdesignerfensters Element 1 Felder 2 Eingabereihenfolge 3 Gruppenstoppfeld 4 Werkzeugpalette 5 Registerkarten 128 ACT Benutzerhandbuch Sind Platzhalter f r Daten die aus Kontakt oder Gruppendatens tzen angezeigt werden Sie k nnen ein Feld auch hinzuf gen ndern oder l schen Dar ber hinaus k nnen Sie Felder auch innerhalb des Fensters oder auf andere Registerkarten verschieben Gibt die Reihenfolge an in der sich
145. r der Registerkarten Notizen Protokoll und Potenzielle Auftr ge von E Mail Adressen oder Anlagen Sie k nnen eine Kontaktt tigkeit anhand eines Datumsbereichs des T tigkeitstyps und des Protokolltyps suchen Hoffmann m chte wissen mit welchen seiner Kunden er seit der Er ffnung der Firma im Jahre 1999 am wenigsten Kontakt hatte Er sucht also nach Kontakten mit denen er eine T tigkeit wie beispielsweise einen Anruf geplant hatte und f r die ein Protokoll wie beispielsweise ein potenzieller Auftrag erstellt wurde mit denen es jedoch nicht zu weiteren Kontaktaufnahmen gekommen ist Hoffmann m chte also wissen welche Beziehungen er reaktivieren muss um die Ums tze zu steigern So suchen Sie eine Kontaktt tigkeit 1 Klicken Sie im Men Suche auf Kontaktt tigkeit 2 W hlen Sie in der Liste Suche nach entweder Ge nderte Kontakte oder Nicht ge nderte Kontakte aus und w hlen Sie dann den zu durchsuchenden Datumsbereich aus 3 Aktivieren Sie eines oder mehrere der Kontrollk stchen unter Suchen in und klicken Sie dann auf Jetzt suchen 4 Sie k nnen die Suche weiter verfeinern indem Sie einen oder mehrere Protokolltypen ausw hlen Mit Kontakten arbeiten 17 18 Nach iahrlich vviederkehrenden Ereignissen suchen Sie k nnen eine Suche der anstehenden iahrlich vviederkehrenden Ereignisse f r die aktuelle VVoche den aktuellen Monat oder den vorgegebenen Datumsbereich erstellen nformationen ber das Eingeben von
146. r anzuzeigen Sie k nnen das Layout auch wie in der Hilfe erl utert mit anderen Personen gemeinsam nutzen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Anpassen Layouts Layouts Anzeige ndern ACT anpassen 129 130 Spalten in Listenansichten anpassen Viele ACTI Fenster und Registerkarten enthalten Listen mit in Spalten angeordneten Daten Hierzu geh rt die Kontaktliste die Aufgabenliste die Registerkarte T tigkeiten die Registerkarte Auftrage Potenzielle Auftrage die Registerkarte Notizen Protokoll die Registerkarte Gruppen im Kontaktfenster und die Registerkarte Kontakte im Gruppenfenster Sie k nnen die Anzeige der Informationen ndern indem Sie Spalten hinzuf gen entfernen neu anordnen oder in der Gr e ndern F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Spalten Optimale Anpassung von ACT Sie k nnen Ihre Produktivit t erh hen indem Sie die Art und Weise anpassen wie Sie mit ACT arbeiten Beispielsweise k nnen Sie Makros erstellen um regelm ig anstehende Abl ufe zu automatisieren Sie k nnen Felder indizieren um Abfragen zu beschleunigen Sie k nnen angeben welche Layouts beim Start von ACT angezeigt werden Sie k nnen ACT veranlassen Sie an bestimmte Aufgaben zu erinnern oder Sie k nnen d
147. rator die Kontaktinformationen einsehen kann Kontakte im Kontaktfenster eingeben Sie k nnen Kontakte im Kontaktfenster hinzuf gen und die Dateneingabe dann beschleunigen indem Sie jeweils gleich bleibende Informationen von einem vorhandenen Datensatz in einen anderen kopieren So f gen Sie im Kontaktfenster einen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Neuer Kontakt Ein leerer Kontaktdatensatz wird angezeigt 2 F llen Sie die Felder aus und dr cken Sie die TABULATORTASTE um zwischen den Feldern zu wechseln Hinweis Vergewissern Sie sich dass ACT den Vor und Nachnamen des Kontakts sowie eventuell vorhandene Titel ordnungsgem erkennt Beim Schreiben von Briefen und Mitteilungen verwendet ACT Titel und Namen in der Anrede Sie k nnen Namenszus tze auf der Registerkarte Namen im bergeordneten Dialogfeld Einstellungen ndern Mit Kontakten arbeiten 11 12 3 Optional Klicken Sie in das Feld Kontakt und klicken Sie dann auf die Schaltfl che Durchsuchen wenn Sie Kontaktnamen im Detail bearbeiten m chten Optional Klicken Sie in die Felder Telefon oder Fax und klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um das Dialogfeld zum Formatieren von Telefonnummern anzuzeigen Hinweis Wenn Sie bei Feldern die mit einer Schaltfl che mit einem Pfeil versehen sind auf den Pfeil klicken ffnet sich eine Dropdown Liste Anschlie end k nnen Sie ein Element aus
148. rdefinierte Befehle Makro Anwendungen starten ACT anpassen 137 14 Mit SideACTI arbeiten SideACT ist ein Programm das zum Lieferumfang von ACT geh rt und mit dem Sie schnell Notizen erstellen oder T tigkeiten planen k nnen In SideACT werden die von Ihnen eingegebenen Notizen oder T tigkeiten zu Elementen in einer Liste Mit diesen Elementen k nnen Sie nun in vielf ltiger Weise arbeiten k nnen also deren Reihenfolge ndern k nnen sie l schen oder drucken oder auch nach ACT verschieben oder kopieren Von SideACT aus k nnen Sie auch ACT starten Mithilfe von SideACT k nnen Sie eine Hinweis berwachung f r ACT Datenbanken einrichten die es Ihnen erm glicht Hinweise auf anstehende T tigkeiten auch dann anzuzeigen wenn ACT gerade nicht ausgef hrt wird 139 140 SideACTI starten Bei der Installation k nnen Sie w hlen ob das SideACTI Symbol auf dem Desktop platziert werden soll Nach der Installation von SideACT k nnen Sie Einstellungen f r die Arbeit mit SideACTI vornehmen und die Hinweis berwachung einrichten mit der Sie an anstehende T tigkeiten erinnert werden wenn ACT nicht ausgef hrt wird So starten Sie SideACT F hren Sie einen der folgenden Schritte aus Doppelklicken Sie in der Windows Taskleiste oder auf dem Windows Desktop auf das Symbol SideACT e Zeigen Sie im Windows Men Start auf Programme dann auf ACT 6 0 und klicken Sie anschlie end auf SideACT Klick
149. rtriebsmitarbeiter zu einer Gruppe zusammenfassen die unter gemeinsamer Leitung an einem Projekt zusammenarbeitet So arbeiten Sie mit Gruppen e Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf die Schaltfl che Gruppen Das Gruppenfenster verf gt weitestgehend ber die gleichen Funktionen wie das Kontaktfenster und weist auch die gleichen Register auf also Notizen Protokoll T tigkeiten und Auftr ge Potenzielle Auftr ge Die folgende Abbildung zeigt das Gruppenfenster Beachten Sie die Liste der Gruppen auf der linken Seite ES ee ob z Alle Gruppen 7 Gruppetn CH Goumet Gifts Ge CH Gourmet Gifts Geschenke f r Feinschmecker SIC Code US Angestellte Angestellte von CH Gourmet Gifts Geschenke f r Industriezweig 28 Kunden Feinschmecker s s Freunde b Interessenten Gesch ftsbereich Zn Mitarbeiter 50 Hand Region Referenz Lieferant 9 Tickersymbol Website gt Erstelungsdatum 1710312 Bearbeitungsdatum 030902 Mischdatum osoo ffentlich Privat l 7 Priorit t Datensatzersteller Christian Hoffmann Datensatzverwalter Christian Hoffmann 1 ntemet Services 4 ELE Holzer Prsickele 7 T igketen Aufr gestenzieie Aufr ge Kontakte Bibioihek Benyizerfelder Adresse status zi Fertig Accounts 2000 5 0 So zeigen Sie Untergruppen an Klicken Sie auf das Pluszeichen
150. s Ereignis ein Sie k nnen jedoch auch beliebig viele Felder f r j hrlich wiederkehrende Ereignisse hinzuf gen Wenn Sie das Datum f r ein j hrlich wiederkehrendes Ereignis eingeben verfolgt ACT dieses Ereignis von Jahr zu Jahr sodass Sie eine Suche nach j hrlich wiederkehrenden Ereignissen f r die aktuelle Woche den aktuellen Monat oder einen bestimmten Datumsbereich erstellen k nnen Weitere Informationen hier ber finden Sie in Kapitel 2 Mit Kontakten arbeiten J hrlich wiederkehrende Ereignisse werden nicht in den Kalendern angezeigt Sie k nnen jedoch eine T tigkeit erstellen die mit dem Ereignis verbunden ist So k nnen Sie beispielsweise eine Erinnerung erstellen dass Sie eine Woche vor dem Geburtstag eines Kontakts ein Geburtstagsgeschenk kaufen m ssen Hinweis Wenn Sie ein j hrlich wiederkehrendes Ereignis eingeben m chten m ssen Sie zun chst ein Feld f r das j hrlich wiederkehrende Ereignis definieren und dieses Feld dann wie in der Hilfe erl utert dem Kontakt oder Gruppenlayout hinzuf gen So geben Sie Daten f r j hrlich wiederkehrende Ereignisse ein 1 Zeigen Sie den Kontaktdatensatz an f r den Sie ein Datum eingeben m chten 2 Geben Sie im Feld f r das j hrlich wiederkehrende Ereignis ein Datum ein z B 01 01 2003 oder w hlen Sie ein Datum aus dem Dropdown Kalender aus Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben verwendet ACT automatisch das aktuelle Jahr ACT Benutzerhandbuc
151. s in der Aufgabenliste oder in einem Kalender an der die T tigkeit enth lt Markieren Sie die zu deaktivierende T tigkeit indem Sie auf das H kchen in der Spalte neben der T tigkeit klicken Das Dialogfeld T tigkeit deaktivieren wird angezeigt Geben Sie Details zur T tigkeit sowie deren Ergebnis ein Optional So planen Sie eine Folget tigkeit a Klicken Sie auf Folget tigkeit b Geben auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld T tigkeit planen die gew nschten Informationen ein und klicken Sie dann auf OK T tigkeiten planen und Kalender verwalten 46 5 Klicken Sie auf OK um das Dialogfeld T tigkeit deaktivieren zu schlie en Hinweis Mit dem Deaktivieren einer T tigkeit werden nicht die Informationen ber die T tigkeit gel scht Die T tigkeit wird lediglich als erledigt gekennzeichnet und die Anzeige in den Kalendern und in der Aufgabenliste wird ge ndert F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 T tigkeiten deaktivieren T tigkeiten Protokolle aufzeichnen ACT Kalender und Outlook Kalender synchronisieren Wenn Sie einige Termine und Aufgaben in ACT und andere in Outlook planen finden Sie es m glicherweise hilfreich alle Anrufe Besprechungen und Erledigungen in einem einzigen Kalender also entweder in ACT oder in Outlook anzuzeigen Hinweis Damit Sie die Informationen in den
152. schten Text ein Klicken Sie im Men Einf gen auf Datei Suchen Sie die gew nschte Datei im Dialogfeld Dateianlage einf gen und klicken Sie auf Offnen Die Datei wird im Feld Anlage angezeigt Senden Sie die E Mail Sie k nnen einer E Mail Nachricht auch ACTI Kontakt oder Gruppendatens tze beif gen sodass die Empf nger die beigef gten Datens tze wie in der Hilfe beschrieben in ihre Datenbanken aufnehmen k nnen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Erstellen E Mail Dateien zu Mails beif gen E Mail Offline arbeiten E Mail Gespeicherte Nachrichten senden E Mail Seriendruck E Mail Text formatieren E Mail HTML Format E Mail Kontakte Gruppen beif gen E Mail T tigkeiten beif gen E Mail Rechtschreibpr fung Dokumente Grafische HTML Schablonen Serienbriefe E Mail Nachrichten empfangen und lesen Nachdem Sie eine E Mail Nachricht empfangen haben wird diese im Posteingang angezeigt Sie k nnen die Nachricht zum Lesen ffnen oder diese im Vorschaubereich des E Mail Fensters lesen Sie k nnen auch Nachrichten ffnen und lesen die in den Ordnern in der Ordnerliste gespeichert sind Nach dem Lesen k nnen Sie die Nachricht beantworten oder an andere Personen weiterleiten Wenn Sie eine E Mail Nachricht mit einem als Anlage beigef gten ACT Kontakt oder Gruppendatensatz empfangen k
153. sion nicht einer wohlt tigen Einrichtung zukommen lassen m ssen alle Kopien nach der Softwareaktualisierung zerst rt werden 30 Tage Geld zur ck Garantie Wenn Sie der Originallizenznehmer dieser Softwarekopie sind und mit der Software aus irgendeinem Grund nicht zufrieden sein sollten k nnen Sie das vollst ndige Produkt einschlie lich Kaufbeleg innerhalb von drei ig Tagen nach dem Erhalt der Software auf eigene Kosten an den H ndler zur cksenden Beschr nkte Gew hrleistung Sage Technologies Limited gew hrleistet da die Medien auf denen die Software geliefert wird f r einen Zeitraum von drei ig 30 Tagen frei von Fehlern sein werden Im Falle einer Verletzung dieser Gew hrleistung besteht Ihr alleiniger Anspruch darin da Sage Technologies Limited nach eigenem Ermessen die defekten und an Sage Technologies Limited zur ckgesendeten Medien ersetzt oder den Kaufpreis der Software zur ckerstattet Sage Technologies Limited gew hrleistet nicht da die Software Ihre Anforderungen erf llt st rungsfrei ausgef hrt wird und frei von Fehlern ist DIE VORSTEHENDE GEW HRLEISTUNG GILT AUSSCHLIESSLICH UND ERSETZT ALLE ANDEREN GEW HRLEISTUNGEN GANZ GLEICH OB AUSDR CKLICH ODER KONKLUDENT EINSCHLIESSLICH KONKLUDENTER GEW HRLEISTUNGEN DER HANDELS BLICHKEIT EIGNUNG F R EINEN BESTIMMTEN ZWECK ODER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN DRITTER DURCH DIESE GEW HRLEISTUNG ERHALTEN SIE BESTIMMTE RECHTE M GLICHERWEISE BES
154. ste angezeigt 30 ACT Benutzerhandbuch So finden Sie Gruppen mithilfe einer Suche 1 2 Klicken Sie im Gruppenfenster im Men Suche auf Andere Felder VVahlen Sie im Dialogfeld Suche in der Liste Suche das Feld aus das Sie f r die Suche vervvenden m chten Geben Sie im Feld Suchen nach das Suchvvort oder die zu suchende VVortfolge ein oder vvahlen Sie ein VVort in der Liste aus Optional W hlen Sie Suche ersetzen Zur Suche hinzuf gen oder Suche eingrenzen und klicken Sie auf OK Tipp Sie k nnen in allen Dialogfelder die Taste F1 dr cken wenn Sie Felddefinitionen oder Erl uterungen der Terminologie anzeigen m chten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Gruppen Suchen Gruppen Suchen Gruppen Sortieren Gruppen neu organisieren Sie k nnen die Gruppen neu organisieren um sie besser an Ihre Anforderungen anzupassen Eine Neuorganisation der Gruppen kann aus folgenden Gr nden sinnvoll sein Um eine Untergruppe zu einer Gruppe heraufzustufen wenn diese gro genug ist um als eigene Gruppe zu gelten Um eine Untergruppe in eine andere Gruppe zu verschieben Um eine Gruppe zu einer Untergruppe herabzustufen wenn diese nicht mehr gro genug ist um als eigene Gruppe zu gelten F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Onli
155. stellen aus dem Feld Bericht erstellen f r die Kontakte oder Gruppen ein die in den Bericht aufgenommen werden sollen Hinweis Auch wenn Sie alle Kontakte Ihrer Datenbank sortiert haben m ssen Sie die Option Aktuelle Suche ausw hlen Wenn diese Option nicht aktiviert ist werden die Kontakte in dem Bericht nicht in der angegebenen Sortierreihenfolge aufgef hrt ACT Benutzerhandbuch Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Ohne Pers nlichen Datensatz wenn die Daten aus dem pers nlichen Datensatz nicht in den Bericht aufgenommen werden sollen Wenn Sie beispielsweise mithilfe eines Berichts eine Telefonliste erstellen m chten sollen die Informationen der eigenen Firma vermutlich nicht in die Liste aufgenommen werden W hlen Sie in der Liste Ausgabe senden an einen der folgenden Eintr ge Drucker Der Bericht wird direkt an den Standarddrucker gesendet e Vorschau Eine Vorschau des Berichts wird am Bildschirm angezeigt Fax Der Bericht wird mit der von Ihnen gew hlten Fax Software gesendet e E Mail Der Bericht wird als Anlage zu einer E Mail Nachricht gesendet e Datei ACT Bericht Speichert den Bericht als ACT Berichtsdatei RPT die Sie zu einem sp teren Zeitpunkt ffnen anzeigen oder drucken k nnen Datei Bearbeitbarer Text Speichert den Bericht im Format RPT RTF oder TXT sodass Sie ihn zu einem sp teren Zeitpunkt ffnen anzeigen oder drucken k nnen Im Feld Einschl
156. stellt werden Wenn Sie alle Details zu einer T tigkeit anzeigen m chten doppelklicken Sie darauf So k nnen Sie einen Kalender anzeigen und drucken 1 W hlen Sie in der Ansichtsleiste einen beliebigen Kalender aus und klicken Sie auf das Symbol Drucken 2 W hlen Sie im Dialogfeld Drucken den Kalendertyp aus der Liste Zu druckende Daten aus 3 W hlen Sie im Listenfeld links ein Kalenderformat aus 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Optionen um festzulegen welche Angaben im Kalender gedruckt werden sollen 5 W hlen Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen im Feld Drucken die zu druckenden Elemente aus 6 Optional Wenn Sie den Kalenderausdruck filtern m chten klicken Sie auf Filter und geben Sie dann den Typ die Priorit t das Datum usw an 36 ACT Benutzerhandbuch 7 Klicken Sie jeweils auf OK um die Dialogfelder zu schlie en 8 Klicken Sie im Windows Dialogfeld Drucken auf Drucken F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Kalender Kalenderinformationen anzeigen Kalender Drucken Kalender Gemeinsam nutzen Kalender Automatische Kalenderanzeige Kalender Mini Kalender Tages Wochen Monats Kalender Anzeigen Kalender T tigkeiten planen Mithilfe von ACT k nnen Sie Besprechungen Telefonanrufe oder Erledigungen Aufgaben mit Kontakten planen Sie k nnen im pers nlichen Datensatz auch private T t
157. stellungen auf die Registerkarte Wahlhilfe 3 Aktivieren Sie die Option Wahlhilfe verwenden um die Wahlhilfe einzuschalten 4 W hlen Sie Ihre Modem oder Telefonleitung aus der Dropdown Liste klicken Sie auf Einrichten und f llen Sie dann die Felder zum Konfigurieren der Leitung aus 5 W hlen Sie einen Standort aus der Dropdown Liste klicken Sie auf Eigenschaften und legen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld die Standortoptionen fest 6 W hlen Sie die Adresse der Telefondurchwahl oder des Modems in der Liste Adresse aus 7 Klicken Sie auf OK Sie k nnen die Anwahloptionen auch wie in der Hilfe beschrieben anpassen F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Wahlhilfe Wahlhilfe Einrichten Mit ACT telefonieren und Fax Nachrichten versenden 59 60 Telefonanrufe tatigen Sie k nnen Anrufe bei Kontakten aus dem Kontaktfenster oder der Aufgabenliste t tigen und Sie k nnen die Zeit jedes Anrufs aufzeichnen Nach Abschluss des Anrufs k nnen Sie das Ergebnis auf der Registerkarte Notizen Protokoll aufzeichnen So t tigen Sie einen Telefonanruf aus dem Kontaktfenster 1 Zeigen Sie den Kontakt an den Sie anrufen m chten 2 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Anrufen 3 Doppelklicken Sie im Dialogfeld Wahlhilfe auf die gew nschte Telefonnummer und klicken Sie dann auf W hlen Sie k nnen auch wie in
158. sw Planen von Terminen mit Personen wie beispielsweise f r ein Gesch ftsessen oder eine Besprechung f r Anrufe bei Lieferanten oder f r einen Zahnarztbesuch Unterhalten eines Protokolls der Auftr ge die von den einzelnen Kunden platziert wurden e Organisieren der Kontakte auf unterschiedliche Weisen sodass personalisierte Briefe versendet und Werbeaktionen geplant werden k nnen Zurzeit erledigt er seine Terminplanung mit einem Tagesplaner und mit Microsoft Outlook bei dieser Arbeitsweise muss er die Daten jedoch zwischen diesen beiden Programmen kopieren Auftragsdaten verfolgt er mit Microsoft Excel w rde es jedoch bevorzugen wenn diese in die Kontakt und Terminplanungsdaten integriert w ren Hoffmann ist sich bewusst dass er unterschiedliche Methoden zur Kommunikation mit seinen Kontakten nutzen muss wenn er auf effizientere Weise mehr Umsatz machen m chte Er sucht also nach einem Programm das seinen Anforderungen im Hinblick auf die Nutzung des Internets von E Mail Fax und Telefon gerecht wird sodass er mehr Leute auf mehr Wegen erreichen kann um die Ums tze zu erh hen und die Kundenbeziehungen zu festigen Ganz wichtig ist f r Hoffmann zudem dass das Tool mit seinen gesch ftlichen Anforderungen wachsen kann Denn wenn er weitere Mitarbeiter einstellt sollen auch diese auf die gleichen Kontaktdaten zugreifen k nnen wie er selbst Au erdem m chte er ggf spezielle Berichte oder neue Serienbrie
159. t oder Gruppendatensatz der Abschnitt Fu zeile kann Informationen wie das Erstellungsdatum und die uhrzeit des Berichts enthalten 3 Werkzeugpalette Wird verwendet um das Erscheinungsbild des Berichtlayouts zu ndern 96 ACT Benutzerhandbuch Berichtsschablone erstellen und ndern Beim Erstellen einer Berichtsschablone werden zun chst drei jeweils leere Abschnitte angezeigt die mit berschriften bezeichnet werden Wenn Sie eine vorhandene Schablone zum ndern ffnen enthalten die Abschnitte Feldbeschriftungen und Felder wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt 2 3 Konten ciFirma Telefon C Telefon App C Telet n App O Status C 1D Status Zuletzt erreicht C Zuletzt erreicht Letrte Besprechung C Letzte Besprechung Kontakt Ergebnisse C Letzte Ergebnisse v Zusammenfassung von T tigkeiten Datumsbereich T tigketszeitraum Elemente einer Berichtsschablone Element Funktion 1 Feldbeschriftungen Werden verwendet um die Informationen in einem Feld zu bezeichnen 2 Felder Sind Platzhalter f r Daten die aus Kontakt oder Gruppendatens tzen extrahiert werden 3 Zusammenfassungsfelder Werden verwendet um Werte f r eine Sammlung von Datens tzen zu berechnen Sie k nnen Lineale und Rasterlinien anzeigen um das Positionieren von Feldbeschriftungen und Feldern in der Berichtsschablone zu vereinfachen Sie k nnen Objekte wie beispielsweise Grafiken erstel
160. t Word Vorlagen In einer ACT Textverarbeitungsschablone werden Felder durch spitze Klammern gekennzeichnet Kontaktdatenfelder wie Name und Adresse Jedes Feld in ACT kann in eine Schablone importiert werden Der spezielle Text den Sie f r dieses Dokument schreiben Schablonen f r Briefe Mitteilungen und Fax Nachrichten ndern ACT umfasst Standardschablonen die Sie ndern oder formatieren und damit Ihren Anforderungen entsprechend anpassen k nnen Beispielsweise k nnen Sie f r Ihre Firma einen speziellen Briefkopf entwerfen indem Sie eine vorhandene Briefschablone ndern Sie k nnen auch die speziellen grafischen oder HTML Schablonen ndern die verwendet werden um Dokumente per E Mail an mehrere Kontakte gleichzeitig zu senden ACT umfasst mehrere HTML Schablonen aus denen Sie w hlen k nnen Weitere Informationen hier ber finden Sie unter Dokumente erstellen und an mehrere Kontakte senden in diesem Kapitel So ndern Sie eine vorhandene Dokumentschablone 1 Klicken Sie im Men Text auf Dokumentschablone bearbeiten Oder Klicken Sie auf Grafische HTML E Mail Schablone bearbeiten wenn Sie eine Schablone f r den Serienbriefversand per E Mail bearbeiten m chten 2 W hlen Sie die zu bearbeitende Schablone im Dialogfeld ffnen aus und klicken Sie auf ffnen Mit Dokumenten arbeiten 83 84 Bearbeiten Sie die Schablone wie folgt F gen Sie Felder hinzu indem Sie diese markieren
161. te 2 W hlen Sie in der Kontaktliste Bearbeitungsmodus aus der Dropdown Liste ber der ersten Spalte in der Kontaktliste Datei Bearbeiten Kontakt Suche Text Berichte Extras IntemetLinks Ansicht Fenster 2 5 x 4 24 von1os gt BER BEBBE gol EB E ry Bearbeitungsmodus Elle markieren Herkierungen aufheben Ausgew hlte suchen Ausgew hlte auslassen Hm x Kontakt Telefon Telefon App Titel Adresse 1 Kontakte Australia Fleischimport Laura Gem 030 5 55 55 55 Assistentin der Gesch ft Kirchstr 64 Australia Fleischimport Simon Lazarus 030 5 55 55 55 Direktor Kirchstr 64 BEB und mehr Georg von Hoch 0211 55 55 55 Verleger Nordstra e 28 B amp B und mehr Ronald Vikar 0211 55 55 55 Gesch ftsf hrer Nordstra e 28 Ask Berkshire Teehandel G Hr Johann Blum 44 0 1234 567890 Vertriebsmitarbeiter Feldgasse 3 Besser Essen Schnellim Thorsten Kern 0404 55 55 55 Vertriebsleiter Hauptstr 40 Besser Essen Schnellim Fr Hedwig Weinkauf 0404 55 55 55 208 Gesch ftsf hrer Hauptstr 40 B ckerei Butterkuchen Krista Elmendorf 448211 33 38 0 834 Gesch ftsf hrer Grafenburger Allee 15 B ckerei Butterkuchen Hr Hemar Klug 49211799990 837 Vorstandsvorsitzender Grafenburger Allee 15 ICH Gourmet Import Emst Anderson 0415 55 55 00 Vertriebsmitarbeiter Einbaumweg 50 ICH Gourmet Import Cicero M ller 0415 55 55 11 Vertriebsmitarbeiter S dstra e 53 ICH Gourmet Import Jana Scheich 0212 55 55 22 PR Lei
162. te T tigkeiten anzeigen Sie k nnen eine Outlook T tigkeit leicht anhand des Symbols f r Outlook T tigkeit erkennen Hinvveis Sie k nnen Outlook Tatigkeiten in ACTI zvvar anzeigen diese hier jedoch nicht ndern Wenn Sie s mtliche Outlook Kontaktdatens tze und T tigkeiten in ACT anzeigen m chten k nnen Sie die Outlook Daten importieren Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 12 Daten importieren und exportieren F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie das folgende Thema aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Microsoft Outlook Mit Outlook in ACT planen Weitere Informationen ber die Verwendung von Microsoft Outlook in Verbindung mit ACT finden Sie in Kapitel 7 E Mail mit ACT verwenden T tigkeiten planen und Kalender verwalten 47 Potenzielle Auftrage vervvalten Mit ACTI stehen leistungsfahige Tools bereit die Sie zum Aufzeichnen von potenziellen Auftr gen und zum Nachverfolgen des Auftragsfortschritts ber den gesamten Vertriebsprozess verwenden k nnen 49 50 Der Verkaufsentvvicklungszyklus Ein potenzieller Auftrag ist ein voraussichtlicher Verkauf an einen Kontakt Mit ACT k nnen Sie die potenziellen Auftr ge in jeder Phase des Auftragsentwicklungszyklus berwachen ACT bietet 11 Phasen im Verkaufsentwicklungszyklus anhand derer Sie den Fortschritt des Auftrags nachverfolgen k nnen Diese Phasen k nnen Sie Ihren
163. ten Sie SideACTI und geben Sie dann die Informationen in das Textfeld ein Sie k nnen bis zu 250 Zeichen eingeben Bei der Texteingabe wird der Zeilenumbruch automatisch durchgef hrt 2 Um einen Zeilenumbruch manuell einzuf gen dr cken Sie STRG Eingabetaste Ein Zeilenumbruch wird als zwei Zeichen gez hlt 3 Dr cken Sie die Eingabetaste wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind Der von Ihnen eingegebene Text wird im Feld Betreff der Elementliste angezeigt Standardm ig f gt SideACT alle neuen Elemente am Ende der Elementliste ein und weist ihnen das aktuelle Datum zu Hinweis Eine Ellipse im Feld Betreff weist darauf hin dass weiterer Text darin enthalten ist Klicken Sie in das Feld Betreff um den restlichen Text anzuzeigen ACT Benutzerhandbuch 4 Optional Wenn Sie den T tigkeitstyp ndern m chten markieren Sie das Element klicken in die Spalte Typ und w hlen einen T tigkeitstyp aus der Dropdown Liste aus F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem SideACT Online Hilfeindex ab SideACT Informationen aufzeichnen T tigkeitstypen ndern Hinweise deaktivieren Elemente als abgeschlossen markieren Wenn Sie ein SideACT Element abschlie en k nnen Sie es als abgeschlossen markieren So markieren Sie ein oder mehrere Elemente als abgeschlossen Klicken Sie auf das Kontrollk stchen des Elements das Sie als abgeschlossen markieren
164. ter Bundesallee 200 ICH Baumet Imnart B mhart Anderson N712 65 BR 22 Kraativherater B mdacallas 200 lt Keine Gruppe gt Gruppen 3 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Neuer Kontakt Eine leere Zeile wird angezeigt 4 F llen Sie die Felder aus und dr cken Sie die TABULATORTASTE um zwischen den Feldern zu wechseln So sortieren Sie die Kontaktliste e Klicken Sie auf eine Spalten berschrift F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Kontaktliste Kontaktliste Kontakte suchen Mit Kontakten arbeiten 13 14 Notizen zu Kontakten eingeben Sie k nnen eine Notiz erstellen und diese einem Kontaktdatensatz beif gen Bei einer Notiz kann es sich um beliebige Informationen handeln die nicht in ein Feld im Kontaktfenster passen So geben Sie eine Notiz in einen Kontaktdatensatz ein 1 Zeigen Sie den Kontaktdatensatz im Kontaktfenster an und klicken Sie dann auf die Registerkarte Notizen Protokoll 2 Klicken Sie auf Notiz einf gen und geben Sie dann die Notiz in das Feld Betreff ein Die Notiz wird gespeichert wenn Sie auf einen beliebigen Punkt au erhalb des Felds Betreff klicken Hinweis In das Feld Betreff k nnen Sie beliebig viel Text eingeben Notizen die Sie nicht mehr ben tigen k nnen Sie wie in der Hilfe erl utert jederzeit l schen F r weitere Informationen oder die k
165. ter in der Ordnerliste auf den Ordner in dem die E Mail gespeichert ist Wenn die Liste der E Mail Nachrichten angezeigt wird klicken Sie auf die Nachricht die Sie beif gen m chten Klicken Sie im Men Aktionen auf Zu Kontakt beif gen W hlen Sie im Dialogfeld E Mail zum Kontakt beif gen den Namen des Kontakts aus dem Sie die E Mail beif gen m chten und klicken Sie dann auf Hinzuf gen Sie k nnen mehrere oder alle Kontaktnamen hinzuf gen Sie k nnen eine E Mail auch wie in der Hilfe erl utert einem Gruppendatensatz beif gen F r vveitere nformationen oder die konkrete Vorgehensvveise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 E Mail Lesen E Mail Weiterleiten E Mail In einer Datei speichern E Mail L schen E Mail Ordner erstellen E Mail Kontaktdatens tze erstellen E Mail Anlagen ffnen E Mail Zu Gruppen beif gen E Mail Anlagen einbinden E Mail Adressen verwalten Sie k nnen f r jeden Kontakt eine oder mehrere E Mail Adressen eingeben Die Adressen k nnen Sie direkt im Kontaktdatensatz oder im ACT Adressbuch eingeben Wenn Sie mehr als eine Adresse eingeben m ssen Sie eine als prim re Adresse festlegen ACT sendet E Mail Nachrichten standardm ig an die prim re Adresse Sie k nnen vor dem Senden der E Mail jedoch auch eine andere E Mail Adresse ausw hlen Beim Senden einer E Mail vergleicht ACT die Adresse mit den Informationen in der ge ff
166. tteilungen Berichte Kontakt und Gruppendatens tze sowie geplante T tigkeiten als Anhang einer Nachricht senden Sie k nnen Nachrichten sofort senden oder f r den sp teren Versand speichern Vor dem Senden der E Mail k nnen Sie die Rechtschreibung mit der ACT Rechtschreibpr fung berpr fen die Priorit t der E Mail festlegen oder eine Empfangsquittung von den Empf ngern anfordern So senden Sie eine E Mail aus dem E Mail Fenster 1 2 Klicken Sie in der Ansichtsleiste auf E Mail Klicken Sie im E Mail Fenster im Men Datei auf Neu Das Fenster Neue E Mail Nachricht wird angezeigt Geben Sie in den Feldern An Cc und oder Bcc eine oder mehrere E Mail Adressen oder die Namen von Kontakten aus der offenen Datenbank ein Oder Klicken Sie auf die Schaltfl chen An Cc und oder Bcc wenn Sie Namen aus einem oder mehreren Adressb chern ausw hlen m chten Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff ein Geben Sie den Nachrichtentext im Textfeld ein Vor dem Senden der E Mail k nnen Sie wie in der Hilfe beschrieben weitere Optionen festlegen Klicken Sie auf Senden wenn Sie die E Mail im Ordner Entw rfe speichern und sp ter senden m chten klicken Sie auf der Symbolleiste auf Speichern So f gen Sie einer E Mail Nachricht eine Datei bei 1 70 ACT Benutzerhandbuch ffnen Sie das Fenster Neue E Mail Nachricht adressieren Sie die Nachricht und geben Sie wie im vorstehenden Verfahren beschrieben den gew n
167. tze suchen In der Datenbank befinden sich m glicherweise zwei oder mehr Datens tze f r die gleiche Person oder Gruppe Dies tritt besonders h ufig in Mehrbenutzerdatenbanken auf wenn Benutzer unabsichtlich einen Kontaktdatensatz hinzuf gen der bereits von einem anderen Benutzer erstellt wurde ACT kann eine Datenbank nach doppelten Kontakt oder Gruppendatens tzen durchsuchen und eine Suche nach doppelten Datens tzen erstellen Anschlie end k nnen die doppelten Datens tze angezeigt und den Anforderungen entsprechend gel scht werden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Datenbanken Doppelte Datens tze Doppelte Datens tze Einstellungen ndern Datenbankverwaltung durchf hren 115 116 Datenbankpflege durchf hren Mit einer regelm igen Pflege sorgen Sie daf r dass die Effizienz der Datenbank erhalten bleibt und es empfiehlt sich daher routinem ig eine Datenpflege durchzuf hren Sie k nnen in ACT eine Erinnerung an die anstehende Datenbankpflege festlegen Eine Methode der Datenbankpflege ist die Neuindizierung Wenn Sie Datens tze oder Informationen l schen die nicht mehr ben tigt werden wie Transaktionsprotokolle oder abgeschlossene T tigkeiten wird der Speicherbereich der diese Informationen enth lt fragmentiert und kann nicht mehr verwendet werden Wenn Sie die Datenbank allerdings komprimiere
168. ungen 104 Methoden 101 Mit anderen Benutzern einrichten 101 107 Mit einer anderen Datenbank einrichten 100 106 Per E Mail 101 Per Modem 102 Planen 103 ber gemeinsam genutzte Ordner 102 berblick 99 Vergleich der Methoden 102 Synchronisations Benutzer 107 Systemanforderungen f r ACT 2 f r die ACT Wahlhilfe 58 T Tastenkombinationen Anpassen 136 T tigkeiten Abfolgen 42 Aufgabenliste anzeigen 42 Filtern 42 Folget tigkeiten planen 45 Gruppen verbinden 29 Hinweise 38 Im Kalender planen 39 Im Kontaktdatensatz planen 38 In Outlook anzeigen 47 Planen 37 Protokolle aufzeichnen 45 T tigkeiten Fortsetzung berblick 33 Wiederkehrend 41 Zeitlos 38 T tigkeiten filtern 43 T tigkeitsabfolgen 42 Telefonanrufe Siehe Anrufe Telefone mit der ACT Wahlhilfe verwenden 58 Telefongespr che Siehe Anrufe Textverarbeitungsprogramm festlegen 78 Textverarbeitungsschablonen Siehe Schablonen U Umsatzdiagramme 54 Untergruppen Kontakte hinzuf gen 27 Suchen 30 Zu Gruppen hinzuf gen 26 V Verkaufsphasen 50 W Wahlhilfe ACT verwenden 58 Einrichten 59 Systemanforderungen 58 berblick 58 Websites 22 Wiederkehrende T tigkeiten 41 WinFax PRO Siehe Fax Nachrichten senden Z Zeitlose T tigkeiten 38 Zugeh rigkeitsregeln Siehe Gruppenzugeh rigkeitsregeln Index 157
169. ur Verf gung stehen Mit Dokumenten arbeiten 89 90 Registerkarte Dokumente verwenden Auf der Registerkarte Dokumente k nnen Sie Dokumente in ACT anzeigen und bearbeiten die in anderen Programmen erstellt wurden Wenn Sie der Registerkarte Dokumente ein Dokument hinzuf gen verkn pfen Sie dieses mit einem bestimmten Kontakt Auf diese Weise k nnen Sie das Dokument einfach finden oder aktualisieren ohne das Programm zu ffnen in dem es erstellt wurde Sie k nnen auf Dokumente aus den folgenden Programmen zugreifen e Microsoft Word e Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint e Microsoft MapPoint e Adobe Acrobat Dar ber hinaus k nnen Sie auch auf Bilder im BMP und JPEG Format zugreifen Hinweis Damit Sie auf der Registerkarte Dokumente ein Dokument hinzuf gen k nnen muss das Erstellungsprogramm auf Ihrem Computer installiert sein F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Dokumente Registerkarte Dokumente hinzuf gen Dokumente Registerkarte Dokumente bearbeiten Dokumente Registerkarte Dokumente speichern Dokumente Registerkarte Dokumente drucken ACTI Benutzerhandbuch Berichte erstellen In ACT stehen mehrere Berichte bereit die sich aus Informationen in Ihrer Datenbank zusammensetzen Eine Liste aller ACT Berichte sowie die zugeh rigen Beschreibungen find
170. uschen Ein Synchronisations Benutzer ist eine Person mit der Sie Aktualisierungen austauschen Sie k nnen Benutzer Ihrer Datenbank als Synchronisations Benutzer einrichten Sie k nnen jedoch auch Synchronisations Benutzer definieren die keinen Zugriff auf die Datenbank haben So richten Sie die Synchronisation mit einem oder mehreren Benutzern ein 1 Klicken Sie im Men Datei auf Synchronisation einrichten 2 Folgen Sie beim Festlegen von Optionen den Anweisungen des Synchronisationsassistenten wie beispielsweise e Datentypen die synchronisiert werden sollen Benutzer mit denen die Synchronisation erfolgen soll Zu verwendende Synchronisationsmethode Spezifische Daten die mit den einzelnen Benutzern ausgetauscht werden sollen e Ob ein Synchronisationsplan eingerichtet werden soll 3 Klicken Sie auf Fertig Sie k nnen nun w hlen ob die Daten sofort synchronisiert werden sollen oder Sie k nnen den Assistenten beenden F r weitere Informationen oder die konkrete Vorgehensweise rufen Sie die folgenden Themen aus dem Online Hilfeindex ab oder dr cken Sie F1 Daten synchronisieren Mit anderen Benutzern Daten synchronisieren Einstellungen f r mehrere Benutzer Daten synchronisieren Tipps Sicherheitsstufen Pr fen Daten synchronisieren 107 108 Daten synchronisieren Nach Abschluss der Einrichtung sind Sie bereit Daten mit anderen Datenbanken oder anderen Benutzern zu synchronisieren Synchronisationsaktualis
171. zusammenzustellen So finden Sie Kontakte anhand eines einzigen Suchkriteriums 1 W hlen Sie im Men Suche einen Suchbefehl aus Das Dialogfeld Suche wird angezeigt Hinweis Das Dialogfeld Suche wird nicht angezeigt wenn Sie einen der folgenden Befehle w hlen Pers nlicher Datensatz Alle Kontakte Schl sselwortsuche Letzte Suche Abfragebeispiel Internetverzeichnisse oder Synchronisierte Datens tze 2 Geben Sie im Feld Suchen nach das Suchwort ein oder w hlen Sie ein Wort aus der Liste aus und klicken Sie dann auf OK Wenn das Suchergebnis angezeigt wird gibt der Datensatzz hler im oberen Bereich des Kontaktfensters Auskunft dar ber wie viele Datens tze mit dieser Suche gefunden wurden und welche Datensatznummer angezeigt wird Wenn die Ergebnisse nicht Ihren Anforderungen entsprechen k nnen Sie auch komplexere Suchen erstellen und die Suche erweitern oder einschr nken Wenn Sie nach Kontakten suchen m chten die nicht alle die gleichen Informationen aufweisen die f r die Erstellung der Suche erforderlich sind k nnen Sie auch Kontakte in der Kontaktliste markieren und dann eine Suche der markierten Kontakte erstellen ACT Benutzerhandbuch Kontakttatigkeit suchen Sie k nnen die Tatigkeiten eines Kontakts anhand der letzten Anderung des Datensatzes wie beispielsweise einer Adressen nderung verfolgen ACT identifiziert Kontakte anhand des letzten nderungszeitpunkts der Kontakt oder Gruppenfelde

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