Home

das Handbuch downloaden

1. BA BB BC CA CD CG CL CN CP CS CT FA FD FL FN FP FS GP GR GU KP K LA LB LC LF TF TP TU A B Lehrbuch Klasse A Lehrbuch Klasse B Lehrbuch Klasse C Autobahnfahrten steuerbefreit Dunkelfahrten steuerbefreit Grundgeb hr steuerbefreit berlandfahrten steuerbefreit vers umte bungsfahrten steuerbefreit Fahrpr fung steuerbefreit bungsfahrten steuerbefreit Theoriepr fung steuerbefreit Autobahnfahrten Dunkelfahrten berlandfahrten vers umte bungsfahrten Fahrpr fung bungsfahrten Lehrmaterial Grundpaket Grundgeb hr Gutschrift Pr fung Abfahrtskontrolle Grund bung Abfahrtskontrolle Lehrbuch und b gen KI A Lehrbuch und b gen KI B Lehrbuch und b gen KI C Lehrmittel fremdsprachlich klassenspez Unterricht Theorie Pr fung Theorie Unterricht bungsbogen KI A bungsbogen KI B COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 6 2 Anmeldeklassen Die von der Fahrschule angebotenen Klassen m ssen in die Stammdaten eingege ben werden COPILOT unterscheidet die beiden folgenden Begriffe Anmeldeklasse Klasse Anmeldeklasse Klassenbezeichnung unter der ein Kunde in der Fahrschule an gemeldet wird F r jede Anmeldeklasse wird eine Preisliste angeboten Der Name der Anmeldeklasse kann frei gew hlt werden aber er muss eindeutig sein d h jeder Anmeldeklassen Name kann nur einmal vorkommen Klasse Bezeichnung f r die Ausbildungsklasse die e
2. Bei COPILOT sind viele Informationen erfasst die man f r den Seriendruck verf g bar machen kann um individuelle Formulare und Listen zu erstellen Die im COPILOT Programm fest formatierten Formulare werden bundeseinheitlich verwendet Die amtlichen Formulare f r den F hrerscheinantrag und die Pr fungs anmeldung dagegen unterscheiden sich in den einzelnen Regionen erheblich Das sind typische Anwendunggsf lle f r den Seriendruck mit Hilfe der Textverarbeitung Voraussetzung f r die Herstellung von Seriendruck WORD Formularen ist die Kenntnis der verschiedenen Funktionen von WORD Die genaue Beschreibung hier zu findet man in der Microsoft Dokumentation Mit der Funktion Kundenauswahl f r Serienbriefe wird f r ausgew hlte Kunden eine Textdatenbank angelegt Name der Textdatenbank Kunden doc Ort der Ablage der Textdatenbank egene Dateien COPILOT Die einzelnen Felder der Textdatenbank werden beim Seriendruckverfahren ber die Funktion Seriendruckfeld einf gen aufgerufen In der Textverarbeitung WORD k n nen Sie die Daten die den Kunden betreffen verarbeiten und Formulare oder Listen selbst erstellen Im Folgenden werden die Daten beschrieben die in Form von Se riendruckfeldern verf gbar sind a pers nliche Daten des Kunden laufende Nummer Journal Nummer Anrede Nachname Namens Zusatz Vorname Briefanrede Stra e PLZ Ort Telefon Vorwahl Telefon Nummer Familienstand Nationalit t Beruf Geb
3. 5 Gruppeneintr ge korrigieren Bei der Definition der T tigkeiten k nnen Sie w hlen zwischen einem Gruppenein trag und einem Einzeleintrag W hlen Sie den Gruppeneintrag dann ffnet sich bei der Erfassung des Tagesnachweises bei der entsprechenden T tigkeit die Sch lerliste mit deren Hilfe Sie die Gruppe festlegen k nnen Im Tagesnachweis sehen Sie anschlie end keinen Kundennamen sondern das Wort Gruppe Der Anwender hat grunds tzlich nicht die M glichkeit dieses Wort Gruppe in einen Kundennamen zu ndern Wenn aber durch u eren Einfluss das Wort Gruppe gest rt ist dann ist die Abrechnung fehlerhaft Die Funktion Gruppeneintr ge korri gieren er ffnet die M glichkeit diese verungl ckten Gruppeneintr ge in der Da tenbank wieder richtig zu stellen Dem Anwender wird geraten T tigkeiten bei denen meist nur ein Kunde einzutragen ist nicht als Gruppent tigkeit vorzusehen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Datensicherung H 1 H Datensicherung Als Datensicherung bezeichnet man die Herstellung einer Sicherheitskopie der ge speicherten Information auf separatem Datentr ger Datensicherung ist bei jeder Da tenverarbeitung von gr ter Bedeutung da aufgrund von Hardwareproblemen oder unsachgem er Bedienung die auf der Festplatte gespeicherten Daten gest rt oder ganz zerst rt werden k nnen Wenn dies auch selten passiert ist aber ein solcher St rfall ext
4. Nachdem Sie hier mit Ja best tigen werden Sie gefragt an welches Stelle des Sys tems Sie die Replikation kopieren m chten Klicken Sie hierbei nicht die angebotene Option Mit Schreibschutz ffnen an Dateiname Verzeichnis w hlen Dateityp Daen O Mit Schreibschutz ffnen W hlen Sie den Speicherort des neuen Replikates Auf dem jeweiligen Computer liegt dies im Verzeichnis eigene Dateien COPILOT L schen Sie dort die vorhan denen Datenspeicher die Sie mit dem Replikat ersetzen wollen wie z B Copi lot_Daten_1 f r den ersten Mandanten Anschlie end best tigen Sie das gew hlte Verzeichnis Die Replikation wird daraufhin durchgef hrt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 42 02 Datenbanken synchronisieren Beim Synchronisieren werden zwei Mitglieder einer Replikatgruppe aktualisiert in dem alle ge nderten Datens tze und Objekte in beiden Mitgliedern ausgetauscht werden Zwei Mitglieder sind dann synchron wenn die nderungen aus einem Mit glied auch beim jeweils anderen Mitglied durchgef hrt wurden F r die Replikation muss jeder beteiligte Computer im Netz angeschlossen sein Das gilt auch f r den Rechner im DF Netz Anschlie end kann die Synchronisation durchgef hrt werden W hlen Sie hierzu die Men position Stammda ten Mandanten Replikation und dort die Funktion Daten f r Fahrschule 1 synchronisieren Sie werden gefragt mit welchem
5. i dite De Tan C 3 j Markierung f r Gruppeneintr ge ssssssrerrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrnrrrrrrrnnnrnnn eea CA k Anmeldeklasse nr release G A lk Fahzelg DEE C 4 m gefahrene Kilometer us ea G A n zu berechnender Betrag umm4444HHnHHnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn C 4 o ee CA Pe Direktzahlung 202242 Eee G A 2 Tagesnachweis dtucken si Ee EENEG C 6 3 Monats bersicht nach T tigkeitsarten nn nennen C 8 4 Tagessummenje Fahrlehrer 22 c 9 EN Ge E C 10 D Buchhaltung der Fahrschule 58 248 22 282 Is D 1 UN el en En e D 1 2 Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben Rennen D 2 a Einfache Buchungen rs heeren reai aiae D 3 b Transfer Buchungen Denter eet D 4 c Split Buchungen ee Ee D 5 d Buchungen von 100 Vorsteuer eenen D 6 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 3 3 Buchungen ansehen l schen stornieren nenn D 7 4 Monatsabschluss EE D 8 5 DIUEKAUSWEHUNG E D 9 8 2 e el D 10 E ULC WEE D 12 c Kontoauszug Rassenbuch nn D 14 d Umsatzsteuer Voranmeldung D 15 D Imventarverzeichnis 20 004040R nennen nen nennen D 16 a Anlageg ter erfassen eere rererere ee n nennen nenn nenn nennen nennen D 16 b Zugang Abgang und ndern von Anlageg tern s s snsnsnsineneenenneee D 19 AfA andern Sonder Afk EE D 19 d alte Anlagen anzeigen s s sz 4ss 44HH4HRHHH HH HH RR HH HH HH eHnH
6. 3 00 3 00 3 00 Unterricht Grund fachsp 0 12 12 2 11 12 2 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 NANARARAANANNONNAANO Pr fung theor prakt d In dieser Liste werden diejenigen Ausbildungsinhalte gezeigt die noch offen stehen Dies wird gemessen am Ausbildungssoll das bei den Anmeldeklassen definiert wor den ist Sofern das dort definierte Soll berschritten ist zeigt sich ein Defizit mit ne gativem Vorzeichen Die Anzeige erfolgt in gleicher Weise wie in den Kundenstamm daten Hat die theoretische oder praktische Pr fung stattgefunden dann erscheint in der entsprechenden Spalte f r diesen Kunden ein Haken Will man die Liste f r jeden Fahrlehrer getrennt ausdrucken muss man die angebotene Filterfunktion benutzen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 36 g Telefonliste Beck Sascha Waldstr 66 Dormagen 02133 6384 Brandt Lilli Heilbronner Str 102 Norf 02132 401665 Brunner Volker Eldoradostr 63 Leingarten 02131 508976 Hanssen Jolanda Mozartweg 3 Neuss 02131 44850 Kr ger Nils Siebentor 1 Neuss 02131 88546 Marquardt Colette Hannenstr 21 Neuss 02131 96713 Schipmann Klaus K lner Str 101 Kaarst 02131 605579 Welzel Armin Musterstr 100 Neuss 02133 4381 Wittenberg Lisa Heineweg 6 Neuss 02131 22222 Diese Liste ist vor allen Dingen dazu geeignet dem Fahrlehrer eine Hilfestellung f r die Kontaktaufnahme mit seinen Kunden zu geben h
7. 3 500 00 01 08 03 Miete Fahrschule 560 00 01 08 03 Miete Garage 130 00 01 08 03 Miete Fahrschule 350 00 02 08 03 conto Loosen Doris 400 00 03 08 03 conto De Nardo Susanne 900 00 13 08 03 conto Krenkels Christian 400 00 13 08 03 conto Knuppertz Barbara 800 00 13 08 03 Motor repariert 856 00 15 08 03 Frau Mayer 630 00 15 08 03 UST 6 03 570 00 15 08 03 Gehalt Boms 1 235 00 15 08 03 Bankgeb hr 145 00 17 08 03 Steuerberater 456 00 18 08 03 Bremer Verlag 1 357 00 20 08 03 conto Hanssen Jolanda 900 00 20 08 03 conto Ranzmann Wolfgang 800 00 20 08 03 Benzin 715 00 20 08 03 Diesel 835 00 22 08 03 Telekom 345 78 22 08 03 Transferbuchung 4 000 00 Endbestand 3 515 22 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 15 d Umsatzsteuer Voranmeldung Die monatliche oder viertelj hrliche Umsatzsteuervoranmeldung ist ber das folgen de Formular leicht herstellbar Sobald man den entsprechenden Zeitraum gew hlt und best tigt hat werden s mtliche Buchungen nach ihrem Umsatz oder Vorsteuer gehalt untersucht und das Ergebnis addiert Voraussetzung f r die Umsatzsteuer voranmeldung ist der Monatsabschluss Mona O Quartal O Jahr Angeboten werden zwei verschiedene Versionen des Ausdruckes e Ausdruck entsprechend dem amtlichen Formular e Ausdruck auf Blankopa
8. 300 00 400 00 800 00 300 00 700 00 81 20 200 00 11 971 20 200 00 D 13 MWSt 55 17 124 14 41 38 55 17 110 34 41 38 96 55 11 20 68 97 13 08 110 34 110 34 68 97 82 76 82 76 1 664 27 Ausgabe brutto 856 00 630 00 375 00 570 00 1 235 00 145 00 456 00 1 357 00 11 754 78 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 14 c Kontoauszug Kassenbuch Die in den vorherigen Abschnitten beschriebene Kategorieliste und das Buchungs journal sind beide eine Gegen berstellung der Einnahmen und Ausgaben Ein Kon tostand wird dort nicht berechnet Hierf r bietet COPILOT 2000 den Kontoauszug an der f r jedes Zahlungskonto angefertigt werden kann gleichg ltig ob es sich um ein Bankkonto oder die Kasse handelt Ein Kontoauszug f r die Kasse ist gleichzeitig das Kassenbuch das viele Anwender gerne ausdrucken m chten Zur Anfertigung eines Kontoauszuges w hlen Sie ber ein Kombinationsfeld das Zahlungskonto aus und geben an f r welchen Zeitraum der Auszug gew nscht wird Konto vom 01 03 2003 bis 31 03 2003 O nach Kategorien gruppieren Der normale Ausdruck ist nach Datum sortiert ber das Optionsfeld nach Katego rien gruppieren k nnen Sie eine alternative Gliederung w hlen Hier sehen Sie das Beispiel eines Kontoauszuges in Normalsortierung Kontoauszug f r Bank vom 01 08 03 bis zum 31 08 03 Anfangsbestand
9. Anschlie Bend erfassen Sie die neuen Anlageg ter die nach diesem Jahresabschluss einge kauft wurden Diese Aufnahme des Inventarverzeichnisses ist auf jeden Fall erforderlich und zwar auch dann wenn Sie nicht sofort damit beginnen mit COPILOT 2000 die Buchhal tung zu erledigen Zumindest die Fahrzeuge sind f r Kundenanmeldung und Erfas sung von Anmeldeklassen erforderlich 2 Schritt Anmeldeklassen bearbeiten Anschlie end erfassen Sie ber Stammdaten Anmeldeklassen die in Ihrer Fahr schule notwendigen Anmeldeklassen und die f r jede Klasse erforderlichen Mindest ausbildungsvorschriften Hierbei benutzen Sie die in der Datenbank vorhandenen Vorschl ge f gen ggf weitere Klassen hinzu und l schen die f r Ihre Fahrschule nicht notwendigen Positionen 3 Schritt T tigkeiten definieren Hier sollten Sie ber Stammdaten T tigkeiten die Definition der in der Fahrschule blichen T tigkeiten vornehmen Auch hier k nnen sie die im Programm vorhande nen Vorschl ge nutzen Wir empfehlen aber dass Sie diese im Einzelnen durchar beiten um das Programm auf die Bed rfnisse Ihrer Fahrschule zuzuschneiden 4 Schritt Preislisten erfassen Die Eingabe der Preislisten ber Stammdaten Preise ist eine Flei arbeit Sie erfas sen jede Preisposition vergessen dabei nicht dass bei jeder Position ein Datum an gegeben werden muss 5 Schritt amtliche Adresse eingeben Die offizielle Adresse der Fahrschule
10. Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 27 01 Felder aus der Datenbank in den Text einf gen ffnen Sie das Kombifeld einzuf gendes Feld und Sie erhalten eine Auswahl der Datenfelder die Sie in den Text einf gen k nnen einzuf gendes Feld Kundennr Kunde Joumal Nr Kunde Anrede Kunde Nachname Kunde Namens Zusatz Kunde Yorname Kunde Briefanrede Kunde Stra e Kunde PLZ Kunde Ort Kunde Yorwahl Kunde Tel Nr Kunde BLZ Kunde Konto Nr Kunde Bankeinzug Kunde Kontoinhaber Kunde Familienstand Kunde Nationalit t Kunde Beruf Kunde PLZ Geburtsort e Nach der Auswahl klicken Sie den Funktionsknopf Feld einsetzen an und schon bernimmt Ihr Text die Anweisung einzufugendes Feld Feld einsetzen Als Beispiel sehen Sie hier einen Mahntext in den der Vorname und der Nachname des Kunden eingef gt wurde freie Test Hallo Kunde omame Kunde Nachname wir haben uns schon seit einiger Zeit nicht mehr gesehen Komm doch bitte in den n chsten Tagen einmal vorbei Du wei t dass eine l ngere Unterbrechnung f r die Ausbildung sch dlich ist und h here Kosten erzeugt Gleichg ltig f r welchen Kunden Sie die Mahnung anfertigen es wird immer der Name des entsprechenden Kunden in den Text eingef gt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 28 02 Funktion in den Text einf gen ffnen Sie das Kombifeld einzuf gende Funktion und Sie erhal
11. mit dem die Ab schreibungen ermittelt werden die in den Jahresabschluss einflie en Beste Grundlage f r die Erfassung ist die entsprechende Unterlage des letzten Jah resabschlusses Nach bernahme aller Positionen m ssen Sie zus tzlich die Anla geg ter eingeben die seit dem Jahresabschluss neu angeschafft worden sind a Anlageg ter erfassen Beim ersten Aufruf der Men position Inventarverzeichnis erscheint die Meldung Sie haben bisher kein nlagengut erfa t Sie best tigen mit OK und kommen in die Erfassungsmaske f r neue Anlageg ter Neues nlagengut Bezeichnung D UW 4573 Anlagengruppe Art KW ohne AfA Ansch Kosten Kaufdatum Afa Art linear r Afa Prozentsatz Afa 1 Jahr voll ns CO s MIES Bezeichnung Hier geben Sie die n here Bezeichnung des Anlagegutes ein Bei Fahrzeugen hat es sich als vorteilhaft erwiesen das polizeiliche Kennzeichen zu verwenden Anlagegruppe Die Anlageg ter werden in Anlagegruppen zusammengefasst ffnen Sie das Kom binationsfeld dann sehen Sie welche Anlagegruppen zur Verf gung stehen M chten Sie eine neue Gruppe erfassen dann schreiben Sie in das Kombinations feld den Namen der Gruppe und erhalten die folgende Meldung Sie haben einen Typ eingegeben der bisher nicht erfa t ist Soll der neue Typ gespeichert werden Nein Best tigen Sie diese Meldung mit ja dann ist die neue Gruppe angelegt Art Hier muss f r
12. of o of o of o mil of s5 of o of o of o ML ML ML ML ML ML ML ML OD OD OD UM m m m Die einzelnen Spalten haben folgende Bedeutung Le Kurzzeichen der T tigkeitsart Leistungseinheit Mit diesem Kurzzeichen wird in der Preisliste und im Tagesnachweis die T tigkeitsart ausgew hlt und aufgerufen Das Kurzzeichen muss eindeutig sein damit keine Ver wechslungen m glich sind Die Kurzzeichen k nnen Sie frei w hlen Dabei ist die Merkf higkeit besonders wichtig Bz Bezeichnung der T tigkeitsart Die Bezeichnung der T tigkeitsart in Textform dient der Beschreibung Die Bezeich nung wird beim Drucken des Tagesnachweises und dem monatlichen T tigkeits nachweis ausgedruckt Sm Standardmenge dieser T tigkeitsart Die Standardmenge ist die Zahl die im Tagesnachweis als Vorgabe eingeblendet wird Eine Autobahnfahrt z B hat meist 90 Minuten als Standardmenge F r die Aus gabe von Lehrmaterial gilt die Zahl 1 denn meist wird nur 1 St ck ausgegeben Die Vorgabe der Standardmenge kann im Tagesnachweis jederzeit in die tats chlich verbrauchte Menge ge ndert werden Bm Berechnungsmenge dieser T tigkeitsart Die Berechnungsmenge ist wichtig f r die Erstellung der Rechnung Der Preis in der Preistabelle entspricht der hier genannten Menge Beispiel Standardmenge f r die Autobahnfahrt 90 Minuten Berechnungsmenge 45 Minuten Das bedeutet dass der in der Preisliste eingetragene Preis f r die Dauer von
13. t ze zu ndern dann sind die nach dem nderungstermin eingegebenen Betr ge mit den falschen S tzen erfasst Jetzt m sste die Mehrwertsteuerberechnung gestartet werden Sie rufen die angebotene Funktion auf und best tigen mit OK Start Mehrwertsteuer Neuberechnung Beachten Sie dass mit dieser Funktion der neue Mehrwertsteuersatz f r s mtliche Eintr ge im Tagesnachweis ver ndert wird Wenn inzwischen verschiedene Mehr wertsteuers tze wegen mehrfacher Mehrwertsteuererh hungen zu Recht existieren werden diese s mtlich auf einen einheitlichen Satz ver ndert Diesen Vorgang k n nen Sie nicht korrigieren u erste Vorsicht ist daher geboten Vor Benutzung bes ser die Software Beratung befragen Nach Abschluss der Mehrwertsteuerberech nung sehen Sie die Meldung Ende Mehrwertsteuer Neuberechnung 3 Rechnungsnummern COPILOT 2000 bietet die M glichkeit dass jede einmal gedruckte Rechnung als Kopie neu ausgedruckt werden kann Die Verwaltung des Rechnungsarchivs wird mit Hilfe der Rechnungsnummern durchgef hrt Voraussetzung ist dass die einmal ver gebenen Rechnungsnummern eindeutig sind und sich nicht wiederholen COPILOT 2000 sorgt grunds tzlich daf r dass jede Rechnungsnummer f r jeden Kunden einmalig bleibt Nur eine St rung der Indextabelle die durch u ere Einfl s se entstehen m sste kann diese Ordnung durcheinander bringen F r diesen Fall wird hier die Reorganisation der Rechnungsnummer
14. 2001 bungsfahrt 1 Fahrst 50 00 20 03 2001 bungsfahrt 1 Fahrst 50 00 17 04 2001 Theorie Pr fung 1 ThPr fung 45 00 29 04 2001 Autobahnfahrt 2 Fahrst 130 00 30 04 2001 Dunkelfahrt 2 Fahrst 136 00 30 04 2001 Autobahnfahrt 2 Fahrst 130 00 30 04 2001 Dunkelfahrt 2 Fahrst 136 00 31 05 2001 berlandfahrt 2 Fahrst 130 00 Summe 300 00 In dieser Summe sind enthalten 16 MwSt 193 38 05 03 2001 Lehrmaterial 1 St ck 100 00 Summe 100 00 In dieser Summe sind enthalten 7 MwSt 6 54 Rechnungsbetrag 1 502 00 Bitte zahlen Sie den Betrag bis zum 09 08 2001 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 27 Die Rechnung mit Einzelpositionen verf gt nicht ber die Anzeige des Zahlungsver kehrs mit Andruck des Restsaldos Sonstige Erl uterungen sind zu diesem Aufbau des Rechnungsformulars nicht erforderlich Vergleichen Sie hierzu die Erl uterungen zum Rechnungsformular mit kompaktem Inhalt im vorhergehenden Abschnitt b Rechnungs bersichten Der Aufbau einer Rechnungs bersicht orientiert sich am Aufbau einer Rechnung mit kompaktem Inhalt Rechnungs bersichten verf gen allerdings nicht ber eine lau fende Nummer Gezeigt wird jeweils nur die Journalnummer des Kunden Fahrschule der modernen Zeit In Zusammenarbeit mit den Fahrschulen Mayer und Schmidt Ausbildung in allen Klassen mit einem modernen Fahrzeugpark Mitglied i
15. 300 501 10 Kaiser Wilhelm Ring 123 40405 D sseldorf 12345987 130080000 Dresdner Bank AG Matt 41460 Neuss 4304110 36010043 Postbank fAllerstr 34 4513JlEssen 0 F r jedes Konto wird eine Zeile ben tigt In den Spalten stehen die entsprechenden Angaben Der Inhalt der Erfassungstabelle ist durch die Abbildung klar erkennbar Auf weitere Erl uterungen kann daher verzichtet werden Wenn die Fahrschule am Banklastschriftverfahren teilnimmt dann stehen f r die Ab wicklung die hier erfassten Banken und Sparkassen zur Verf gung c Kategorien Gegenkonto f r die Zahlungskonten sind die Kategorien Bei COPILOT werden Ein nahmen und Ausgaben Kategorien eingerichtet die f r die sp tere Verarbeitung in einer Liste zusammengefasst werden Das vereinfacht die sp tere Datenerfassung Kenntnisse ber Soll und Habenverbuchung sind dadurch berfl ssig Nach 238 Abs 1 Satz 2 HGB ist die ma gebliche Voraussetzung f r die Ord nungsm igkeit einer Buchf hrung dass diese einem sachverst ndigen Dritten in nerhalb einer angemessenen Zeit einen berblick ber die Gesch ftsvorf lle und ber die Lage des Unternehmens vermitteln kann Hiermit wird per Gesetz eine Aufgliederung vorgeschrieben die grunds tzlich auch betriebswirtschaftliche Vorteile bietet Der Fahrschul Inhaber sollte aus den buchhal terischen Aufzeichnungen ebenso wie der sachverst ndige Dritte die St rken und Schw chen des Unternehmens erkenn
16. 490 0 Hens Christel 08 09 99 450 00 Klasen Michael 08 09 99 1 090 00 Kohl Helmut 08 09 99 805 00 Krerkels Christiar 05 09 99 13 05 99 200 00 Kr ger Nils 05 09 99 17 05 99 170 00 K hn Yvonne 08 09 99 765 00 Leraz Heidi 08 09 99 610 00 Loosen Doris 08 09 99 02 08 99 10 00 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 23 02 alte Rechnungen Hier k nnen Sie bereits gedruckte Rechnungen neu erstellen Produziert wird da durch immer eine Zweitschrift die mit der Erstschrift identisch ist letzte Rechnung f r alle Kunden hnlich wie beim automatischen Rechnungslauf k nnen Sie hier die letzten Rech nungen von allen Kunden ausdrucken lassen letzte Rechnung f r ausgew hlte Kunden Mit dieser Men position w hlen Sie ber die Sch lerliste die Kunden manuell aus Die Filterfunktion kann Ihnen hierbei helfen 03 letzte Rechnung zur cksetzen Hier k nnen Sie die zuletzt erstellte Rechnung zur cksetzen d h stornieren Das wird immer dann n tig wenn Sie die neu ausgedruckte Rechnung in H nden halten und dabei feststellen dass Sie wichtige Eingaben vergessen haben Sie k nnen dann diese Rechnung zur cksetzen die Tagesnachweispositionen neu bearbeiten und anschlie end den Neudruck veranlassen Diese Einschr nkung der nderungsm glichkeiten ist gesetzlich erforderlich Wenn eine Rechnung bereits in fremde H nde gegeben worden ist muss eine nderung ausgeschlossen blei
17. Ausbildungsvertrag_Abschlu Ausbildungsvertrag Einleitung amp usbildungsvertrag_Einleitung Ausbildungsvertrag Unterschrift Fahrlehrer Ausbildungsvertrag_Unterschrift Fahrleh Ausbildungsvertrag_Unterschrift Schiiler Mahnung Stufel _ Abschlu Mahnung Stufe1 Einleitung Mabei Mahnung Stufe Abschlu Mahnung Stufe2 Einleitung Mahnung Stufe3 Abschlu Mahnung Stufe3 Einleitung Zahlungshinweis Rechnung_Zahlungshinweis Rechnungs bersicht Zahlungshinweis Rechnungs bersicht_Zahlungshinweis COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 30 9 Optionen COPILOT kann in vielen Details angepasst werden Kaum eine Fahrschule gleicht der anderen Jeder Fahrschul Inhaber hat eigene Vorstellungen ber die Organisati on in seinem Unternehmen COPILOT bietet die M glichkeit die Software mit Hilfe von Programmeinstellungen an unterschiedliche Erfordernisse anzupassen Dies wird mit Hilfe der Optionen realisiert Rufen Sie die Men position Stammdaten Optionen auf dann erhalten Sie eine Ein stellungsmaske eingeteilt in Teilbereiche die im Folgenden erl utert werden a Ausdrucke anpassen zus tzlicher oberer Rand auf Seite 2 eem O Alle freien Texte ausblenden 01 Hinweis auf Seite 2 anzeigen Ausbildungsvertr ge Rechnungen und Rechnungs bersichten k nnen so umfang reich sein dass ein Din A4 Blatt nicht ausreicht Wenn Sie hier
18. B 13 32 Ee ie B 16 CDN Ee le ll DE Ce EE B 16 b Bescheinigungen nach 82 Abs 2 Nr 4 GO B 18 c Ausbildungsnachweis nach 18 Abs 1 FahrlG gt B 18 d Leistungs bersicht re nase B 20 4 IERT B 21 a Sn Eege eer EE E B 21 01 neue Rechnungen 24 24 2442 hennen B 22 02 aleet ees ee EE SE B 23 03 letzte Rechnung zurcksetzen AAA B 23 04 Der Aufbau einer Rechnung mit kompaktem Inhalt B 24 05 Der Aufbau einer Rechnung mit Einzelpositionen B 26 b Rechnungs bersichten us444444HHRHRnnHnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnne B 27 6 a a IE IE EEE B 28 01 Start des Mahnwesens 22222 222 224 4222224202 B 28 92 nee Mahnung sr e B 28 03 letzte Mahnung er a aaa B 29 04 nicht mehr mahnen 22 2 B 29 d ll Ee B 30 01 Erstelle Diaus Datei 2 2 B 30 02 Weiterverarbeitung mit Bankporogramm nennen B 31 03 Verbuchen der Dtaus Datei 2 B 32 9 Listen ee ER B 33 a s Ee ele B 33 b Saldenliste nach Kunden sortiert B 34 c Saldenliste nach der H he der Forderung sortiert B 35 d Saldenliste nach Fahrlehrer gruppiert sssnsesnnnnnneseeennnesnnnnnnnnnrennnnnn nna B 35 e Saldenliste f r weggelegte kunden nennen B 35 f Defizit Sle ar ae a a Eo EE EAEE aiia B 35 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswer
19. Da es sich hier um sensible Daten handelt empfiehlt sich eine besondere Sorgfalt Fahr schulen die mit dem Einsatz von COPILOT beginnen m ssen zuerst die Stammda ten erfassen Die richtige Vorgehensweise hierf r ist im Abschnitt Erste Schritte be schrieben 1 T tigkeiten a T tigkeiten definieren COPILOT verf gt ber eine flexible Programmstruktur Der in vielen Programmen blichen Festlegung des gesamten Programmablaufes steht bei COPILOT eine gro Re Flexibilit t gegen ber Der Anwender verf gt ber die M glichkeit wichtige Abl u fe anzupassen und f r spezielle Notwendigkeiten auszurichten Dies geschieht ber die Definition der T tigkeiten S mtliche Aktionen die Kosten verursachen oder einen Zeiteinsatz erfordern m ssen definiert sein Die Definition ist nder und oder erweiterbar Sie ist Grundlage f r Preislisten und Basis f r die Erfas sung der Tagesnachweise Sobald sich gesetzliche Vorschriften oder individuelle Notwendigkeiten der Fahr schulverwaltung ndern wirkt sich die nderungsm glichkeit positiv aus Gleichzeitig birgt dieser Vorteil einen m glichen Nachteil in sich Leichtfertige nderungen der richtigen Einstellungen f hren zu nicht gew nschten Auswirkungen Mit der Erstinstallation werden die wichtigsten Einstellungen mitgeliefert Es wird dennoch dringend empfohlen die gelieferten Einstellungen zu kontrollieren und auf eigene Notwendigkeiten auszurichten Die Fahrschule is
20. Eine Ver nde rung der Eingabezeile ist dann nicht mehr m glich Sofern die Tagesnachweisposition mit dem Preis 0 erfasst und infolge dessen kein Gegenstand einer Rechnung wird bleibt der Eintrag in der Tabellenspalte nach einer Abrechnung 0 und damit nderbar Das trifft in den meisten F llen z B f r den the oretischen Unterricht zu COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 5 p Direktzahlung Sofern nach Abschluss der bungsfahrten direkt kassiert wird kann durch einen Klick in dieses Optionsfeld die Zahlung ber das nachstehende Formular direkt in der Buchhaltung erfasst werden Buchen Betrag 40 00 Kategorie Einnahme volle Mu zs Konto Kasse X Hier wird der geschuldete Betrag angezeigt Der Kunde zahlt z B f r die bungsfahrt exakt den Preis der sich aus der Preistabelle ergibt Die Erfassungsmaske gibt die M glichkeit diesen Betrag und dadurch die Eingabe in der Buchhaltung zu ndern wenn der Kunde nach der bungsfahrt eine h here oder geringere Zahlung an An rechnung auf die Kosten der gesamten Ausbildung anbietet Ge ndert werden k nnen auch die Angaben zu Kategorie und Konto N here Infor mationen zu diesen Positionen erhalten Sie im Abschnitt Buchhaltung dieses Handbuches COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 6 2 Tagesnachweis drucken Wenn Si
21. Fahrzeuge die nach dem Fahrlehrergesetz erforderliche Fahrzeugart wie z B PKW LKW KRAD BUS vermerkt werden COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 17 Ohne Afa Kreuzen Sie dieses Optionsfeld an wenn die Berechnung der Abschreibung f r die ses Anlagegut ausgesetzt werden soll Das ist vor allen Dingen bei gemieteten oder per Leasing erworbenen Anlageg tern erforderlich Leasingfahrzeuge m ssen im Anlagebestand gef hrt werden da sie f r die Fahrschulverwaltung erforderlich sind Sie nehmen aber nicht an dem Abschreibungsverfahren teil Ansch kosten Geben Sie hier die gesamten Anlagekosten als Nettobetrag ohne Vorsteuer ein Kaufdatum Das Kaufdatum ist f r die Anlageverwaltung wichtig AfA Art Zu unterscheiden ist zwischen der linearen und der degressiven Abschreibung Wel che AfA Art gew hlt wird ist eine steuerrechtliche Frage Informationen dazu stellt das Finanzamt oder ein Steuerberater zur Verf gung AfA Satz Welcher Abschreibungssatz gew hlt werden kann oder muss ist eine steuerrechtli che Frage Informationen dazu stellt das Finanzamt oder ein Steuerberater zur Ver f gung AfA 1 Jahr Bei einer Neubeschaffung eines Anlagegutes kann die AfA im ersten Jahr unter schiedlich geregelt werden Entweder kann eine volle Jahresabschreibung in An spruch genommen werden oder bei einer Beschaffung im zweiten Halbjahr eine 50 ige Abschreibung oder bei immateriell
22. Fuchs J rg 915 00 800 00 115 00 20 08 99 Genscher Hans Dietrich 431 00 600 00 169 00 22 08 99 Hanssen Jolanda 871 00 900 00 29 00 20 08 99 Haufs Philipp 180 00 0 00 180 00 30 04 99 Hens Christel 490 00 0 00 490 00 30 08 99 Hopmann Christian 675 00 700 00 25 00 13 08 99 Klasen Michael 1 090 00 0 00 1 090 00 27 07 99 Knuppertz Barbara 796 00 800 00 4 00 13 08 99 Kohl Helmut 805 00 0 00 805 00 27 07 99 Krenkels Christian 600 00 400 00 200 00 13 08 99 Kr ger Nils 670 00 500 00 170 00 17 08 99 K hn Yvonne 765 00 0 00 765 00 02 05 99 Lenaz Heidi 610 00 0 00 610 00 29 04 99 Loosen Doris 410 00 400 00 10 00 02 08 99 Marquardt Colette 286 00 300 00 14 00 10 08 99 M ller Uwe 1 187 00 900 00 287 00 20 08 99 Ozum Kodrji 803 00 0 00 803 00 27 07 99 Peil Andreas 706 00 0 00 706 00 17 04 99 Ranzmann Wolfgang 980 00 800 00 180 00 20 08 99 Reichert Valentina 190 00 300 00 110 00 13 08 99 Schilly Gerd 701 00 0 00 701 00 27 03 99 Steinijans Hartmut 975 00 800 00 175 00 18 08 99 van Vreden Evelyn 800 00 300 00 500 00 20 08 99 Wittenberg Lisa 1 005 00 0 00 1 005 00 16 04 99 17 775 24 Die einzelnen Spalten der gezeigten Saldenliste haben folgenden I
23. Maske macht es m glich die wichtigsten Stammdaten der weggelegten Kun den einzusehen und zu ndern Vergleichen Sie hierzu auch die Maske der aktiven Kunden und die Erl uterungen dazu Die einzelnen Felder haben den gleichen Inhalt und die gleichen Funktionen Mit den Schaltkn pfen k nnen Sie folgende Funktionen ausl sen sie haben folgende Bedeutung 01 Inhalt der Maske der weggelegten Kunden Suchfeld Mit Hilfe des Suchfeldes k nnen die Kunden ausgew hlt werden B cker Monika Status Filial Jounal Kd Nr Die hier eingetragene Journal Nr ist eine Ziffer die bereits bei der Kunden Neuanmeldung vergeben wird Sie kann der Fahrschule f r unterschiedliche Zwecke dienen COPILOT verwendet die Journal Nr bei keiner der routinem igen Verarbei tungen Hiermit wird nicht die eindeutige Kundenidentifizierung durchgef hrt hierzu dienen die oben beschriebenen Felder Nachname Zusatz und Vorname COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 12 Filiale Dieses Feld ist ein Kombinationsfeld Ausgew hlt und angezeigt wird die Filiale der dieser Kunde zugeordnet ist Eine Neueingabe einer Filiale ist an dieser Stelle nicht m glich ber die Men position Stammdaten Fahrschuldaten Filialadressen m s sen Filialen erfasst werden Nachname Vorname Zusatz Geburtsdatum Durch Nachname Vorname und Zusatz wird der Kunde eindeutig identifiziert Eine gleichlautende Doppelbelegung
24. Programms die Mehrwertsteuers tze entnommen Dabei wird der jeweils g ltige Satz nach Ma gabe des Tagesdatums verwendet COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 26 8 Freie Texte a Gestaltung der Texte Ausbildungsvertr ge Rechnungen Rechnungs bersichten und Mahnungen sind fest formatierte Formulare Inhalt Aufbau und Form wird durch das Programm fest vor gegeben Dies ist technisch bedingt und erleichtert der Fahrschule die Arbeit Dennoch muss die Fahrschule individuelle Texte zuf gen Das gilt vor allen Dingen bei Ausbildungsvertr gen und Mahnungen Den Text von Mahnungen sollte jede Fahrschule selbst individuell gestalten k nnen COPILOT hierzu gibt die M glichkeit Sobald Sie die Men position Stammdaten Freie Texte aufrufen sehen Sie eine Maske mit der Sie die entsprechenden Eingaben vornehmen k nnen Im Eingabe feld freie Text k nnen Sie den Text gestalten Diesem Text geben Sie anschlie end im Feld Bezeichnung einen Namen Einmal eingegebene Namen k nnen ber das Suchfeld wieder aufgerufen werden he Bezeichnung freier Text Bei der Gestaltung der Texte bietet COPILOT zwei Besonderheiten Die M glichkeit Felder aus der Datenbank und oder eine Funktion einzuf gen Hierzu werden im rechten Teil der Maske zwei Kombinationsfelder angeboten einzuf gendes Feld Feld einsetzen einzuf gende Funktion Funktion einsetzen COPILOT 2000
25. Replikat Sie die Synchronisation durchf hren wol len Klicken Sie nicht die angebotene Option Mit Schreibschutz ffnen an Replikat w hlen Suchen in ES Copilot D f Copilot_D aten_1 mdb Dateityp Datei DI Abbrechen Mit Schreibschutz ffnen W hlen Sie den entsprechenden Datenspeicher Achten Sie darauf dass es sich wirklich um eine Replikation Ihrer Datenbank handelt Hierzu m ssen Sie ber Infor mationen ber die urspr ngliche Anfertigung der Replikation verf gen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 43 11 Zugriffsrechte Bei COPILOT k nnen Sie die Datenbank vor unberechtigten Zugriffen sch tzen Es ist m glich Zugriffsrechte der einzelnen Arbeitsvorg nge f r unterschiedliche Benut zer festzulegen Die Gruppe der Inhaber hat immer unbeschr nkten Zugang a Benutzer einrichten und verwalten Es gibt vier Benutzergruppen Inhaber Fahrlehrer Buchhaltung und Gast Je der Arbeitsgang kann f r die drei letztgenannten Gruppen gesperrt werden Stan dardm ig sind alle Arbeitsg nge f r alle Gruppen zug nglich Bevor die Zugangs kontrolle nicht eingerichtet wurde besitzt jeder Benutzer die Rechte des Inhabers Die Zugangskontrolle wird eingerichtet indem mindestens ein Benutzer erfasst wird Jeder Benutzer wird einer Gruppe zugeordnet Die Freigabe der Formulare und die Benutzerverwaltung ist nur mit den Rechten des Inhabers m glich
26. Sie k nnen anschlie end den Tagesnachweis auf dem Drucker ausgeben Die besondere Problematik der Tagesnachweise liegt darin dass jede einzelne bungsfahrt vom Kunden unterschrieben werden muss Das bedeutet dass der Ta gesnachweis nur vorher als Plan ausgedruckt werden kann und eventuell notwendi ge nderungen die sich im Tagesablauf ergeben anschlie end in den PC ber nommen werden Dieses Verfahren wird bereits vielfach verwendet und hat den Vorteil dass die ma nuell schriftliche Arbeit des Fahrlehrers im PKW vermindert wird Allerdings setzt die Methode eine sorgf ltige Terminplanung in der Fahrschule voraus COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 8 3 Monats bersicht nach T tigkeitsarten Zu statistischen Zwecken k nnen Sie eine Zusammenfassung der Fahrlehrer t tigkeiten gegliedert nach T tigkeitsarten ausdrucken Den Ausdruck starten Sie in gleicher Weise wie den Tagesnachweis Fahrlehrer I El von bis nzeigen und erhalten eine Liste aller ausge bten T tigkeiten Zu jeder Position werden die eingesetzten Minuten angedruckt Das folgende Beispiel ist eine Auswertung f r ei nen Monat Monats bersicht nach T tigkeitsarten f r Helmut Bommers vom 08 03 2001 bis 29 03 2001 Theorie Unterricht TU 630 Minuten Dunkelfahrt FD 495 Minuten Autobahnfahrt FA 2 340 Minuten berlandfahrten FL 1 980 Minuten bungsfahrten FS 2
27. angezeigt aber nicht in die Berechnung einbezogen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 8 4 Monatsabschluss Steuerliche Vorschriften schreiben vor dass nderungen und L schungen in der Buchhaltung so durchgef hrt werden m ssen dass die Art der durchgef hrten Ande rung sichtbar bleiben muss damit der Betriebspr fer den Inhalt der nderung erken nen kann Buchhaltungssysteme bieten dennoch die M glichkeit an Buchungen zu korrigieren bevor der Monatsabschluss durchgef hrt worden ist Erst mit dem Monatsabschluss werden die erfassten Daten endg ltig best tigt und gelten im Sinne der Abgabenord nung als gebucht Der Monatsabschluss wird nach Fertigstellung aller Buchungen eines Monates durchgef hrt Er stellt somit die Best tigung dar dass s mtliche Belege eines Mona tes erfasst worden sind und keine nderungen mehr erfolgen sollen Eventuell doch notwendige nderungen m ssen als Stornierung und Neubuchung vorgenommen werden W hlen Sie die Funktion Monatsabschluss erscheint folgende Eingabemaske Monatsabschluss Was mochten Sie tun Fee CH Abschlu aufheben Abschlie en Bis zu welchem Monat machten Sie die Buchungen abschlie en Monstf eptenber z t Sie w hlen nun bis zu welchem Monat Sie die Buchhaltung abschlie en wollen und best tigen dies mit der am Fu der Maske befindlichen Taste Ausf hren Erst nach diesem Monats
28. befindet sich ein Knopf mit dem Sie durch Mausklick eine Liste aufschlagen k nnen um hieraus ebenfalls durch Mausklick Ihre Auswahl zu treffen Wollen Sie z B f r die Bearbeitung aktiver Kunden eine Kundenadresse ausw hlen dann zeigt Ihnen das Kombinationsfeld die Namen aller aktiven Kunden an Sie rufen die Daten durch einen Klick mit der linken Maustaste auf Assler 2 Lisa Baum x Steffen Beck i Sascha Brandt 2 Lilli Brunner Yolker Budde Michael De Nardo Susanne De Yries Doris Domingo Lissandro Engels Irene Fuchs J rg Giersberg Corinna Hanssen Jolanda Haufs Philipp Hopmann Christian Klasen Michael Knuppertz Barbara Die Kombinationsfelder haben die Aufgabe die Eingabe einfacher und sicherer zu gestalten Sie sparen die Eingabe des kompletten Namens und sind gleichzeitig si cher dass nur ein in der Datei vorhandener Datensatz aufgerufen werden kann 02 Kundenauswahl mit Hilfe der Sch lerliste F r die Verarbeitung aktueller Kundendaten reicht die Anwendung der im vorherge henden Abschnitt beschriebenen Kombinationsfelder nicht aus Vor allen Dingen f r Auswertungen muss es m glich sein gleichzeitig mehrere Sch ler Gruppen aus zuw hlen und gleichzeitig Filter anzuwenden um die Sch lernamen nach unter schiedlichen Kriterien zu selektieren F r diese Zwecke bietet COPILOT 2000 die Sch lerliste an die f r den Ausdruck der Standardlisten der Ausbildungsauftr ge der Ausbildungsbescheinigungen und d
29. ber Kunden Abrechnungen Mah nung angefertigt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 8 02 Ausbildungsinhalte im Einzelnen Im unteren Teil der Kundenmaske werden die Einzelheiten des gesamten Ausbil dungsablaufes gezeigt Die Eintr ge stammen aus den Aufzeichnungen der Fahrleh rer und B romitarbeiter die im Tagesnachweis erfasst werden Jede Zeile entspricht einer T tigkeit Die Ausgabe von Lehrmaterial wird in gleicher Weise erfasst wie die Durchf hrung einer bungsfahrt oder die Kundenanmeldung mit Verbuchung der Grundgeb hr Die Tabelle erscheint zeitlich sortiert N here Erl uterungen des Tabelleninhaltes finden Sie im Abschnitt in dem die Ta gesnachweiserfassung beschrieben wird Der Aufbau der Tagesnachweistabelle ist mit dieser Tabelle der Kundenmaske identisch Korrekturen k nnen hier jederzeit durchgef hrt werden Die laufenden Eingaben soll ten aber grunds tzlich immer ber den Bereich T tigkeiten Tagesnachweis erfas sen vorgenommen werden da die Erfassung in dieser Kundendatei folgende Nachteile hat die laufende Zeitkontrolle der Tagesnachweiseingabe entf llt Gruppeneingaben sind nicht m glich Direktzahlungen k nnen nicht eingegeben werden Die Tabelle hat folgenden Aufbau a b c d e f He ef 080381800 1330010 5 201 08 00 08 45 F5 J bungsfahl EEE H i x FS J bungsfahi HE EEDE 03 99 ka 4 es H 4 wesch m CH w LO LO
30. der Sparkasse auf die Commerzbank oder von der Handkasse an die Sparkasse dann ist dies eine Transferbuchung Die Transferbu chung ver ndert Ihre Ertragssituation nicht Es ndern sich lediglich die Salden der Zahlungskonten W hrend Sie auf einem Konto eine Einnahme verbuchen verbu chen Sie auf dem anderen Konto eine Ausgabe F r Transferbuchungen bietet COPILOT 2000 ein vereinfachtes Verfahren an Nachdem Sie im Buchungsformular die Schaltfl che Transferbuchungen bet tigt haben erscheint eine Maske in der Sie den umzubuchenden Betrag und die beiden betroffenen Konten eintragen nach Konto Bei Transferbuchungen kann das Problem auftreten dass sich die Kontenst nde beider Konten nicht am gleichen Tag ver ndern Das ist besonders st rend beim Mo nats und Jahreswechsel Aus diesem Grunde empfehlen wir ein spezielles Zah lungskonto Geldtransit einzurichten das als Zwischenkonto fungiert Sie m ssen f r einen Transitvorgang dann zwei Buchungen vornehmen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule c Split Buchungen Die Notwendigkeit einer Split Buchung ergibt sich immer dann wenn eine Gesamt zahlung in mehrere Einzelbuchungen aufgeteilt werden soll Hier bietet COPILOT 2000 zur Vereinfachung zwei verschiedene Verfahren an Splitting der Kundenzah lung und Splitting einer Kostenbuchung Splitting der Kundenzahlung Beispiel Der Kunde zahlt einen Gesa
31. der T tig keit Voraussetzung hierzu ist allerdings dass unter Stammdaten Optionen die Nachfrage nach dem Pr fernamen vorgesehen ist h Dauer der T tigkeit Hier wird die Dauer der T tigkeit in Minuten oder die Anzahl der ausgegebenen Lehrmittel eingegeben Auf der Grundlage dieser Zahl wird der Preis errechnet der dem Kunden belastet wird Vorbesetzt wird hier die bei Stammdaten definierte Stan dardmenge F r bungs und Pr fungsfahrten werden die pro Tag angefallenen Mi nutenzahlen laufend addiert und im oberen Teil des Formulars oberhalb der Erfas sungstabelle angezeigt Entsprechende Warnmeldungen werden sichtbar sobald die zul ssige H chstzahl berschritten wird oder durch eine Neueingabe berschritten werden k nnte i Kundenname Sie geben den Kundennamen ein Weggelegte Namen sind nicht verf gbar Eine Besonderheit stellt die Eingabe einer Gruppe von Kunden dar z B beim theoreti schen Unterricht Bei der Gruppenerfassung erfassen Sie einen einzigen Datensatz das System erzeugt anschlie end f r jeden Kunden der der Gruppe angeh rt sei nen eigenen getrennten Datensatz Auch bei der Ausgabe von Lehrmaterial an eine Gruppe ist das Verfahren blich Die Gruppenerfassung f hren Sie wie folgt durch Sie geben wie bei der Einzelerfas sung die einzelnen Felder wie blich ein Sobald Sie dabei an das Eingabefeld Kundenname kommen erscheint die Sch lerliste Hier k nnen Sie die Namen der Kunden ausw
32. die auszudruckenden Daten nach Fahrzeugen Fahrlehrern Filialen Kon ten Klassen und Kategorien zu selektieren Diese Auswahl ist f r betriebswirtschaftliche Auswertungen von gro er Bedeutung Die dadurch m glichen Wirtschaftlichkeitsrechnungen sind f r eine optimale Be triebsf hrung unerl sslich Sie k nnen zus tzlich festlegen ob Sie eine Monats oder eine zusammengefasste Jahres bersicht drucken wollen Bei der Jahres bersicht werden keine Zwischen summen f r die einzelnen Monate angeboten Will man solche Zwischensummen haben dann muss man Monatsberichte w hlen und den Zeitraum ber mehrere Monate setzen Zeitspanne Monatsbericht O Jahresbericht Die Auswahlm glichkeit einzelne Buchungen bringt einen detaillierten Ausdruck Wird diese M glichkeit nicht gew hlt dann werden f r die Berichte nur Summen und Ergebnisse gedruckt IV Einzelne Buchungen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 10 a Kategorieliste Mit der Kategorieliste drucken Sie Buchungen nach Kategorien sortiert untereinander aus F r jede Hauptkategorie wird eine Summe gebildet Ausgabekategorien werden von den Einnahmekategorien subtrahiert Hierdurch stellt die Summe den Uber schuss der Einnahmen ber die Ausgaben dar Auf der folgenden Seite sehen Sie ein Muster dieser Liste mit Einzelbuchungen Bei den Hauptkategorien finden Sie die Kontonummer wenn Sie diese bei der Ein
33. fen 01 Fahrlehrer bei jeder FStd in die Kundenstammdaten ber nehmen Dieses Optionsfeld ver ndert die Speicherung in die Kundenstammdaten Der Fahr lehrername wird normalerweise bei der ersten Fahrstunde in die Kundenstammdaten bernommen Ist das Optionsfeld angeklickt dann werden diese Daten bei jeder Fahrstunde bernommen Die Eintragung des Fahrlehrernamens in die Kunden stammdaten erm glicht es Auswertungen anzufertigen f r die die Zusammenarbeit von Fahrlehrer und Kunde ma gebend ist Zum Beispiel k nnen Sie dem Fahrlehrer eine Liste der Kunden aush ndigen die von ihm betreut werden Ein anderes Bei spiel In der Wirtschaftlichkeitsrechnung werden die vom Kunden erzielten Erl se den einzelnen betroffenen Fahrlehrern zugerechnet 02 Fahrzeug bei jeder FStd in die Kundenstammdaten berneh men Dieses Optionsfeld ver ndert ebenfalls die Speicherung in die Kundenstammdaten Das dem Kunden zugeteilte Fahrzeug wird normalerweise bei der Auswahl der An meldeklasse in die Kundenstammdaten bernommen Ist das Optionsfeld angeklickt dann werden diese Daten bei jeder Fahrstunde bernommen Die Eintragung des Fahrzeugnamens in die Kundenstammdaten erm glicht es Auswertungen anzuferti gen f r die die Zuordnung des Fahrzeugs zum Kunden ma gebend ist Zum Beispiel in der Wirtschaftlichkeitsrechnung werden die vom Kunden erzielten Erl se den ein zelnen Fahrzeugen zugerechnet 03 Die Eingabe von Sonnenaufgang und So
34. hlen die zu der Gruppe z hlen Dabei halten Sie die Taste Strg ge dr ckt was Voraussetzung jeder Gruppeneingabe ist Die Gruppenerfassung setzt voraus dass die T tigkeit bei der Definition f r die Gruppenerfassung vorgesehen wurde vgl hierzu Stammdaten T tigkeiten T tigkeiten definieren In besonderen F llen steht f r die Datenerfassung ein Kundenname nicht zur Verf gung Sollen zum Beispiel interne T tigkeiten die keinem Kunden zugerechnet wer den k nnen erfasst werden dann muss hierf r ein Kostentr ger verf gbar sein Er fassen Sie solche Kostentr ger ber die Kunden Neuanmeldung und geben diesen entsprechende Namen wie z B B ro Krankheit Urlaub COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter G A j Markierung f r Gruppeneintr ge Hier erscheint bei der Tagesnachweiserfassung ein x wenn der Eintrag aus einem Gruppeneintrag stammt In der gleichen Tabelle im Kundenstammdatenblatt er scheint in dem entsprechenden Feld ein G k Anmeldeklasse In diesem Auswahlfeld stehen Ihnen die Anmeldeklassen zur Verf gung die Sie in den Stammdaten definiert haben Eingeblendet werden die Namen der Anmelde klasse Da normalerweise diese Bezeichnungen regelm ig wiederkommen und be kannt sind wird man nur selten das Auswahlfeld aufschlagen sondern meist nur die Anfangsbuchstaben der Ausbildungsklassen eintippen
35. l Fahrzeug Eingetragen wird hier das Fahrzeug mit dem eine bungs oder Pr fungsfahrt durchgef hrt wurde Dieser Eintrag ist f r den gesetzlich vorgeschriebenen Ausbil dungsnachweis ma gebend W hrend der Eingabe wird zun chst das in den Kun denstammdaten eingetragene Fahrzeug eingeblendet Nehmen Sie keine nderung vor wird dieses Fahrzeug in den Tagesnachweis endg ltig bernommen m gefahrene Kilometer F r Wirtschaftlichkeitsrechnungen und andere Statistiken k nnen hier die gefahrenen Kilometer eingetragen werden n zu berechnender Betrag Automatisch eingeblendet wird der errechnete Wert der sich aus der Preisliste und der entsprechenden Dauer Anzahl ergibt Der gezeigte und abgespeicherte Wert wird in die Ausbildungsrechnung und oder Rechnungs bersicht bernommen Der eingeblendete Preis kann an dieser Stelle nicht ge ndert werden Nur durch Eingriff in die Preistabelle gibt es die M glichkeit ver nderte Preise zu realisieren Hiervon gibt es eine Ausnahme Bei einer T tigkeit die mit der Funktion Gut schrift Belastung definiert ist k nnen Sie den Preis frei ver ndern o Rechnungsnummer Diese Position wird automatisch beschrieben und kann durch manuellen Eingriff nicht ver ndert werden Bei der Aufnahme einer T tigkeit wird die Ziffer 0 eingetragen Beim Schreiben der Ausbildungsrechnung schreibt COPILOT die Rechnungsnummer in dieses Feld Das zeigt dass diese Position abgerechnet worden ist
36. m ssen Sie erfassen damit diese in amtliche Formulare wie dem Ausbildungsnachweis und der Umsatzsteuervoranmeldung ber nommen werden kann Diese Eingabe nehmen Sie ber die Men position Stamm daten Fahrschuldaten vor 6 Schritt Filialadressen aufnehmen Die Filialadressen geben Sie unter Stammdaten Fahrschuldaten ein Diese dienen der Zuordnung der Kunden und s mtlicher Detaileingaben um Wirtschaftlichkeitsbe rechnungen vorzubereiten Ihre Hauptadresse tragen Sie als Filiale 1 ein COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 15 7 Schritt Briefkopf gestalten Mit dem Briefkopf werden Ihre Ausdrucke versehen Nehmen Sie die notwendige Gestaltung ber Stammdaten Fahrschuldaten vor 8 Schritt Personaldaten erfassen Die Stammdaten der Mitarbeiter werden ber Position Stammdaten Personal Per sonaldaten erfasst Hierbei ist darauf zu achten dass zus tzlich ein Mitarbeiter mit dem Nachnamen B RO aufgenommen wird 9 Schritt Zugriffsrechte festlegen Um Sicherheit zu gew hrleisten vergeben Sie ein Datenbankkennwort oder richten f r Ihre Mitarbeiter Benutzerkonten mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ein 10 Schritt Buchhaltung einrichten Von gro er Bedeutung ist auch die Einrichtung der Buchhaltung Sie k nnen die Konten die Kategorien und die Mehrwertsteuers tze festlegen Nehmen Sie Ihre bisherige Buchhaltung als Muster zur Hand Ohne Buchhaltung ist die Fa
37. n de an Hierdurch k nnen Berater oder kleinere Fahrschul Verrechnungsstellen meh rere Fahrschulen getrennt voneinander verwalten Die Daten der einzelnen Fahr schulen sind voneinander getrennt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 37 01 Mandanten registrieren Der erste Schritt der Mandantenverwaltung ist dass f r Ihren Rechner die Mandan ten registriert werden m ssen Hierzu rufen Sie die angebotene Maske auf Mandant Nr d Seier ll Mandanten Name Datei N ame Verzeichnis C Eigene Dateien Copilot bernehmen L schen ffnen Sie das Kombinationsfeld und sehen dort welche Lizenzen zur Registrierung angeboten werden Das hier folgende Beispiel zeigt 7 Lizenzen Mandant Nr nn DA LA PM Da diese Fahrschule 7 Lizenzen erworben hat beginnt die Seriennummer mit der Ziffer 7 Nehmen wir an die Seriennummer w re 72345 Die einzelnen Mandanten k nnen getrennt registriert werden Hierbei muss die Mandantenziffer stets als erste Ziffer der Seriennummer eingegeben werden Die Seriennummer lautet f r den 1 Mandanten 12345 f r den 2 Mandanten 22345 usw Nehmen wir weiter an Sie h tten die Mandanten 1 bis 5 und den Mandanten 7 be reits registriert Es fehlt der Mandant 6 Diesem Mandanten m chten Sie den Namen Enno s Fahrschule geben Nehmen Sie die Eintragungen so vor wie sie in der fol genden Maske gezeigt werden und best tigen mit berne
38. oO CO EI n oO LO GA Les 0 3 4 CH ka H Die einzelnen Spalten haben folgenden Inhalt a Fahrlehrerkurzzeichen b Datum c Uhrzeit bei der die T tigkeit begonnen wurde d Uhrzeit bei der die T tigkeit abgeschlossen wurde e Kurzzeichen f r die bei den Stammdaten definierten T tigkeitsarten Die Liste der verf gbaren T tigkeitsarten ist durch Anklicken zu sehen f T tigkeitstext beim Theorieunterricht wird hier das Thema eingetragen g Bei Pr fungen das Pr fergebnis v bestanden leer nicht bestanden h Dauer der T tigkeit vorbesetzt wird die definierte Standarddauer i Kundenname j bei einer Gruppenerfassung erscheint hier ein G k Ausbildungsklasse Preisliste l Fahrzeug mit dem eine bungs oder Pr fungsfahrt absolviert wurde m bei einer bungsfahrt gefahrene Kilometer n der aus der Preisliste entnommene Preis f r diese Fahrschul Leistung o Rechnungsnummer mit der die Leistung dem Kunden berechnet wird Eintr ge mit 0 sind noch nicht abgerechnet COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 9 03 Anzeige des Ausbildungsstandes Im mittleren Bereich der Kundenmaske wird die Zusammenfassung des bisherigen Ausbildungsablaufes in kompakter Firm angezeigt Hierdurch wird die Kundenmaske zur praktischen Schnell bersicht ber den Ausbildungsstand Grundst 12 12 klasssp 2 2 JFahrstd 0 12 00 Autobahn 4 00 J berl
39. re HH re Hera nern D 20 e Anlagenverzeichnis ausgeben uu 44444444HeRRnnnRnn nenn nenn nnnn nenn nenn nn D 20 f mahrze gliste dr cken 2 as0e aaa D 21 Eens En EE E 1 1 T tigkeiten ME E 1 a T tigkeiten definieren urs444444HnHnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn E 1 b T tigkeiten dr cken WEE E 5 2 Anmeldeklassen EE E 6 SE e E 9 a Preislisterbearbellens unse E 9 01 Preisliste erfassen und andem E 9 02 CET ee EEN E 11 b Preislistendr cken a 2 s22232H22 HER E 12 c v Preisaushang drucken aa as E 14 D EE E 15 as Personaldaten EE E 15 BD PersonalliSte 5i Eech Eeer E 16 c Personalabrechnung 2222222222222 E 16 01 ale E 16 02 Ee enn LL e DEE E 17 Sa EE E 19 6 Ee HR E 20 a ee eeh E 20 Ban HEEN E 20 ex amtliche Adresse Sram ren Eeee eoret ierte E 21 7 Buchhaltung einrichten EE E 22 ET EE E 22 p EE E 23 Ge en EE E 23 d Mehrwertsteuer S tze ursunssnensnnnnnennnnnnnnn nennen nenn nen nenn n nee nennen E 25 8 DEES E 26 a Gestaltung der Texte E 26 01 Felder aus der Datenbank in den Text einf gen E 27 02 Funktion in den Text einf gen AA E 28 b Verwendung des Textes festegen E 28 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 4 9 ele en TEE E 30 a Ausdrucke anpassen AAA E 30 01 Hinweis auf Seite 2 anzeigen E 30 02 zus tzliche
40. richtung der Buchhaltung mit erfasst haben Diese Kontonummern haben nur dann einen Sinn wenn die Buchhaltung ber andere Buchungssysteme weiterverarbeitet werden soll was allerdings selten erforderlich ist COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule Muster einer Kategorieliste mit Einzelbuchungen D 11 Einnahme volle MWSt 8001 02 08 02 acto 22 08 02 conto Einnahme erm MWSt 8002 17 08 02 Lehrmaterial Umsatzsteuer 4100 15 08 02 UST 6 99 Fahrzeugkosten 4200 20 08 02 Benzin 20 08 02 Benzin 20 08 02 Diesel Kraftstoffe 13 08 02 Motor repariert Reparaturen Personalkosten 4300 15 08 02 Gehalt Boms Fahrlehrer Raumkosten 4400 01 08 02 Miete Fahrschule 01 08 02 Miete Garage 01 08 02 Miete Fahrschule Miete 15 08 02 Frau Mayer Raumpflege 15 08 02 Jahresabrechnung Nebenkosten Telefon Post 4500 22 08 02 Telekom Zinsen Geb hren 4800 15 08 02 Bankgeb hr Rechts amp Beratungskosten 4900 17 08 02 Steuerberater Lehrmitteleinkauf 3000 18 08 02 Bremer Verlag Privatentnahme 1000 22 08 02 Privat 400 00 16 Loosen Doris Giersberg Corinna 600 00 16 Summe inkl 16 USt 11 971 20 Summe Einnahme volle MWSt Assler Lisa 200 00 7 Summe inkl 7 USt 200 00 Summe Einnahme erm MWSt 570 00 0 Summe inkl 0 USt 570 00 Summe Umsatzsteuer 695 00 16 715 0
41. sie an das Finanzamt abzuf hren hat Deshalb berechnet die Werkstatt diese Vorsteuer an die Fahrschule die damit einen Betrag mit 100 Vorsteuer zu verbuchen hat Hierf r sieht COPILOT 2000 eine Ausgabenkategorie VS Vorsteuer vor W hlen Sie diese Kategorie dann k nnen Sie den Vorsteuerbetrag eingeben der dann die gleiche H he hat wie der Bruttobetrag dieser Zahlung Kundenname eu Datum Buchungstext Kategorie I 5 Konto Betrag MwSt Satz MwSt Betrag Netto COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 7 3 Buchungen ansehen l schen stornieren Nachdem die Buchungen durchgef hrt worden sind wird es h ufig erforderlich sie durchzusehen den Kontensaldo zu kontrollieren und falsche Buchungen zu l schen Hierf r bietet COPILOT 2000 die nachfolgende Maske Datum Buchungstext Betrag MwSt Netto Konto Name 20 08193lace ___T G0000JDMT 16002 68366DM Kasse 7 20 08198lact TELE 77586DM Bark Ise Sum 68366DM Bark BEIER REEL BEIER EIERE BEIER EUREN 20081393Berzn 715M 1600 81630DM Bark BEIER e500bM 1600 71983lDMjBa k 22081393 Telekom 346 78lDM 16002 238 09DM Bark Neo e bad f asooo 000 2500 00 Kass JA eo fO oM e 431 021DMlkasse 22013993 cono _ eomo0lom 16002 51724DM Kasse Fahrzeug El SEI ae LBE 517 24DM Kasse 7 22081393 Transferbuchung 4000 00DM 19 400000DM Kasse 7 22081393 Transferbuchun
42. und zwar entweder f r alle gemahnten Kunden mit einem Mahnstatus von 1 2 oder 3 oder f r ausgew hlte Kunden die Sie mit der Sch lerliste selbst ausw hlen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 30 d Banklastschriftverfahren Fahrschulen die in regelm igen Abst nden monatlich 14 t gig Rechnungen schreiben verwenden zum Inkasso gerne das Banklastschriftverfahren Diese Inkas so Methode ist einfacher und preiswerter als der Anschluss an eine Verrechnungs stelle und bietet doch hnliche Vorteile 01 Erstelle Dtaus Datei F r die Durchf hrung des Banklastschriftverfahrens m ssen die Kunden die damit einverstanden sind vorgemerkt werden Dies geschieht in den Kundenstammdaten Dort wird die Bankverbindung des Kunden eingetragen und ein Optionsfeld ange klickt dass das Kunden Einverst ndnis vorliegt Werden Rechnungen erstellt dann wird f r die vorgemerkten Kunden das Last schriftverfahren vorbereitet Nach Bereitstellung und Druck der Rechnung fragt die Software mit einer Meldung ob die Datei f r die Bankdiskette sofort erstellt werden soll oder nicht Es wurden Rechnungen f r Kunden erstellt deren Betr ge per Lastschriftwerfahren eingezogen werden Soll die entsprechende Bankdiskette nun erstellt werden Hinweis Die Rechnungen dieser Kunden k nnen dann nicht mehr zur ckgesetzt werden Sie k nnen die Bankdiskette auch sp ter noch ber das Men erstellen
43. uternde Text und die Standardmenge Dauer eingeblendet Um den Namen des Pr fers nachtr glich einzugeben doppelklicken Sie auf das Kurzzeichen der T tigkeit Voraussetzung hierzu ist allerdings dass unter Stamm daten Optionen die Nachfrage nach dem Pr fernamen vorgesehen ist f erl uternder Text f r die T tigkeit Hier k nnen Sie Erl uterungen Text machen Diese Texte erscheinen auf dem Ausbildungsnachweis Beim theoretischen Unterricht geben Sie hier das Thema ein das Sie nach dem Fahrlehrergesetz erfassen m ssen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 3 g Markierung f r bestandene Pr fungen In das Ergebnisfeld tr gt man durch Mausklick eine Markierung Y bestanden ein wenn eine Theorie oder Fahrpr fung bestanden wurde Dies f hrt im Ausbildungs nachweis zum Eintrag Pr fung bestanden In den meisten Fahrschulen wird vor der Pr fung die Abrechnung des Sch lerkontos durchgef hrt damit dem Kunden die Rechnung fr hzeitig vorgelegt werden kann Die Erstellung der Rechnung f hrt grunds tzlich dazu dass die abgerechneten Posi tionen anschlie end nicht mehr nderbar sind In Abweichung dieses Grundsatzes bleibt die Eingabe zum Pr fungsergebnis immer nderbar da in den oben geschil derten F llen das Ergebnis erst nach der Abrechnung festliegt Um den Namen des Pr fers nachtr glich einzugeben doppelklicken Sie auf das Kurzzeichen
44. uterungen a Personaldaten Die Eingabe der Mitarbeiteradressen ist erforderlich weil ber diese Datei die sp te ren T tigkeitsnachweise erfasst werden F r die meisten Felder dieser Eingabemas ke ist keine n here Erl uterung erforderlich Der Inhalt ist von der Beschriftung her erkennbar C Gens gt Kurzzeichen HB Filiale r eingestellt 01 01 1968 Bankleitzahl Nachname Bellmann Konto Nr Vorname Heinz J rgen Nationalit t deutsch Stra eNr Hemerch 45 Geburtsort D sseldorf Rz 40123 Geburtsdatum 13 11 1944 Ort Diisseldorf Geburtsname Yorwahl 0211 Klassen Telefon 1234567 abgerechnet Familienstand verh Euro 0 00 Anrede Hem Es folgen Erl uterungen f r folgende zwei Anzeigefelder die brigen Felder der Maske erkl ren sich selbst abgerechnet hier wird das Datum der letzten Fahrlehrerabrechnung automatisch eingetragen Euro Hier wird der Betrag der letzten Fahrlehrerabrechnung automatisch eingetragen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 16 b Personalliste Mit dieser Men position k nnen Sie eine Liste erzeugen die Ihnen die Personal bersicht im Einzelnen zeigt M chten Sie das dort angezeigte Geburtsdatum aus der Liste entfernen dann geben Sie die Liste ber die Textverarbeitung WORD aus und nehmen dort die Korrektur vor Kurzzeichen BU Name B ro Evelyn Geb Dat 12 11 81 Kurzzei
45. 0 16 835 00 16 2 245 00 856 00 16 856 00 Summe inkl 16 USt 3 101 00 Summe Fahrzeugkosten 1 235 00 0 1 235 00 Summe inkl 0 USt 1 235 00 Summe Personalkosten 630 00 0 630 00 375 00 16 375 00 1 670 00 375 00 Summe inkl 0 USt Summe inkl 16 USt Summe Raumkosten 345 78 16 Summe inkl 16 USt 345 78 Summe Telefon Post 145 00 0 Summe inkl 0 USt 145 00 Summe Zinsen Geb hren 456 00 16 Summe inkl 16 USt 456 00 Summe Rechts amp 1 357 00 7 Summe inkl 7 USt 1 357 00 Summe Lehrmitteleinkauf 2 500 00 0 Summe inkl 0 USt 2 500 00 Summe Privatentnahme Einnahmen berschu 11 971 20 200 00 570 00 3 101 00 1 235 00 2 045 00 345 78 145 00 456 00 1 357 00 2 500 00 416 42 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 12 b Journal Mit dem Journal werden die Buchungen im gleichen Umfang ausgedruckt wie bei der Kategorieliste Der Unterschied besteht nur darin dass die Ausgabe in der Form ei nes amerikanischen Journals stattfindet Das ist eine Tabelle in der die Kategorien als Spalten und die einzelnen Buchungen als Zeilen ausgegeben werden Voraussetzung f r den endg ltig
46. 20 08 1999 Benzin 695 00 DM Im 5993 14 DM Kasse O O LL 20081999fBenain 715 00fDM 16 00 616 38 DM Bank Kontol Kase zl Cl 20081399Dies LEET 71383DM Banrk Betrag 20000 22 08 1999Telekom 345 78jDM 16 00 298 09 DM Bank_ MwSt Satz 16 E 22 08 1999 Privat 2500 000Mm 0 00 2 500 00 DM Kasss Mw St Betrag 413 79 0M 22 08 1999f conto 5oooojDM 16 002 431 03 DM Kasse Nee 2586 21 DM 22 08 1999f conto emp 16 002 517 24 DM Kasse Fahrlehrer kl 22 08 1999 conto 600 00lDMI 16 00 517 24 DM Kasse Fahrzeug e O 22081393 Tianstebuchung 000 00j0M 0 00 A0 Duke Filiale LJ 22 08 1999 Transferbuchung 4 000 00fDmM ooo 4 000 00DM Bank Klasse LK 22 08 1999 computer_ 3 000 00DM 16 002 __ 2 586 21 DM Kasse 1 Buchung l schen Buchung stornieren alle Konten Daten C Schlie en Gesamt alle Konten Buchungen 0 00 Gesamt alle Konten DM Buchungen 2 583 58 DM 1 320 96 Gesamt alle Konten 1 320 96 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 3 a Einfache Buchungen Die normalen Buchungen geben Sie in der hier angezeigten Maske ein Kundenname Datum Buchungstest sl Kategorie I m Konto Betrag MwSt Satz MwStBetag Ne SG Fahrlehrer Fahrzeug Filiale Klasse Zu den einzelnen Feldern geh ren die folgenden Anmerkungen Kundennam
47. 45 Minuten kalkuliert ist COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 3 Me Mengeneinheit Dieser Text kommt als Bezeichnung in die Rechnung Wenn Sie z B Me f r bungs fahrten Fahrst setzen erscheint auf der Rechnung geschrieben 2 Fahrst Die Mengeneinheit f r Lehrmaterial kann in gleicher Weise auf St ck gesetzt werden Gr Gruppenerfassung vorgesehen J N Bei einigen T tigkeitsarten ist eine Gruppenerfassung blich oder hilfreich Dies gilt insbesondere f r den theoretischen Unterricht Die Gruppenerfassung ist immer dann m glich wenn Sie das angebotenen Feld durch Anklicken markieren T tigkeiten die normalerweise keine Gruppenerfassung erfordern d rfen hier nicht zur Gruppener fassung vorgesehen werden Tn T tigkeitsart wird in Tagesnachweis bernommen J N Einige Positionen kommen nicht auf den Tagesnachweis Hierzu geh rt die Kunden anmeldung mit der Grundgeb hr Sie sollten das angebotene Feld markieren wenn Sie diese T tigkeitsart im Tagesnachweis ausdrucken wollen Auch Ausgabe des Lehrmaterials geh rt nicht in den Tagesnachweis des Fahrlehrers Man kann aller dings berlegen ob man die Ausgabe von Lehrmaterial dem Personal B ro zuord net und dann f r dieses Personal einen Tagesnachweis ausdruckt Hierdurch erh lt man eine interessante Aufstellung Man muss f r diesen Fall die bernahme in den Tagesnachweis zulassen Wr weiterrechnen der
48. 835 Minuten Monatssumme 8 280 Minuten 3 Monatsschnitt 2 760 Minuten 6 Monatsschnitt 1 380 Minuten Diese Aufstellung k nnten Sie zur Grundlage einer Brutto Fahrlehrerabrechnung er weitern wenn Sie dazu nicht das unter Stammdaten Personal Gehaltsabrechnung angebotene Verfahren nutzen wollen Jeder ausge bten T tigkeit m ssten Sie dann eine Lohnart hinzuf gen und die gefahrenen Minuten mit entsprechenden Lohns t zen multiplizieren Daneben k nnen Festbetr ge wie z B ein Monatsgrundgehalt addiert werden COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 9 4 Tagessummen je Fahrlehrer Zur Kontrolle der Tagesarbeitszeiten drucken sie diese Auswertung Den Ausdruck starten Sie in gleicher Weise wie dies f r den Tagesnachweis geschieht Fahrlehrer __ Tr von bis nzeigen und erhalten eine Liste der Tagessummen untergliedert nach Fahrt tigkeiten und sonstigen T tigkeiten die besonders geeignet ist zur berwachung der Gesamtdau er der T tigkeiten Aus bekannten Gr nden erfolgt hier eine Aufteilung in Fahrt tig keiten einerseits und sonstige T tigkeiten andererseits Ebenfalls werden T tigkeiten getrennt aufgef hrt die au erhalb der Fahrschule z B in anderen Fahrschulen aus ge bt werden Im dargestellten Beispiel war der Fahrlehrer nur in der eigenen Fahr schule eingesetzt Tagessummen der T tigkeiten von Hermann Heiner Fahren s
49. Ausbildungsklasse A1 Lehrbuch KI A 1 St ck 21 00 Summe 21 00 e In dieser Summe sind 7 MwSt 1 37 el enthalten gesamter Abrechnungsbetrag 321 00 amp Saldo aus alter Abrechnung 25 06 01 750 00 amp bisher sind folgende Zahlungen erfolgt 12 07 01 Anzahlung 779 00 e 12 07 01 Lehrmaterial 21 00 Summe Zahlungen 800 00 ei offener Restbetrag 271 00 e Bitte zahlen Sie den Betrag bis zum 09 08 01 Anhand dieses Beispiels werden die einzelnen Bausteine im Folgenden erkl rt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 25 Briefkopf Der Briefkopf wird aus den erfassten Stammdaten entnommen Voraussetzung ist dass in den Kundendaten eine Filiale erfasst ist und in der Filialadresse die entspre chende Briefkopfnummer eingetragen wurde Adresse Eingesetzt wird grunds tzlich die Adresse aus den Kundenstammdaten Haben Sie dort die Arbeitgeberadresse erfasst dann bernimmt die Rechnung diese Adresse In diesem Fall steht der Fahrsch lername neben dem Wort Ausbildungsrechnung Datum 25 07 01 Dies ist das Datum an dem die Rechnung ausgestellt worden ist Nr 17 3 Dies ist die Rechnungsnummer Sie setzt sich zusammen aus der Journal Nummer des Kunden und einer laufenden Nummer f r den Kunden 4 Fahrst Die Anzahl der Fahrstunden und anderen Mengeneinheiten errechnet sich aus der Berechnungsmenge die bei der Festlegung der T tigkeitsarten eingegeben wurde Saldo
50. COPILOT 2000 Fahrschul Software Verwaltung Buchhaltung Marketing Benutzerhandbuch Alle Rechte vorbehalten Copyright Fahrschul Computer GmbH Neuss Stand September 2001 Wissenswertes A 1 LE oee aeree EEEE EEEE EEEE EEE EER Ek ED EEE EEE R EER ERE REREN Et ER Eee A 6 1 Welche Hilfsmittel stehen zur Vertugumg nn A 6 2 Wie finde ich mich zurecht EE A 7 a bersichten Men s und Symbolleisten sseeeeieeeieeeieeeeieerereererrereere A 7 b Kombinationsfelder Sch lerlisten und Filter A 8 01 Arbeiten mit Kombinationsfeldern nennen A 8 02 Kundenauswahl mit Hilfe der Sch lerliste nn A 8 03 Kundenauswahl mit Hilfe eines Filters 44444444444HH RR gt A 10 3 Erste Schritte bei der Benutzung u zurrs444s444HHnHHRnn nenn Rennen nennen A 14 B KUnden 22a a EEE el B 1 1 Kunden bearbeiten cu ee cg B 1 EE Te En GE B 1 01 Kundenstammdaten 2 B 2 02 Ausbildungsinhalte im Einzelnen nennen B 8 03 Anzeige des Ausbildungsstandes nnnnnnnnnnnnnn DO 04 Funktionsschalter in der Kundenmaske A B 10 b weggelegte Kunden 444444444HHRHnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnR B 11 01 Inhalt der Maske der weggelegten Kunden een B 11 02 Funktionsschalter in der Maske der weggelegten Kunden B 12 E TE lt le EE
51. COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten EA Mn Karenzmonate dieser T tigkeitsart Sie k nnen in diesem Feld die Anzahl der Monate eintragen f r die dem Kunden der bisher g ltige Preis zugesichert bleiben soll Beispiel Ein Kunde beginnt seine Aus bildung am 30 11 2000 Zum 01 01 2001 ndern Sie die Preise Steht in diesem Feld eine 4 dann werden die neuen Preise f r diesen Kunden zum 01 04 2001 g ltig Funktion die besondere Funktion der T tigkeit Einige T tigkeiten sind im System mit bestimmten Funktionen verbunden Um z B die t gliche Gesamtdauer des praktischen Fahrunterrichts einschlie lich der Pr fungsfahrten zu berwachen m ssen die daf r in Frage kommenden T tigkeitsarten markiert werden Sie w hlen zu jeder T tigkeit die entsprechende Funktion aus Umsatzst Auswahl des Umsatzsteuertyps Angeboten wird die volle Mehrwertsteuer die erm igte Mehrwertsteuer und die Mehrwertsteuerfreiheit Nachdem Sie den Typ gew hlt haben wird der g ltige Steu ersatz aus der Mehrwertsteuertabelle entnommen die unter Stammda ten Buchhaltung einrichten erfasst und gepflegt werden kann COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 5 b T tigkeiten drucken Das Programm sieht vor dass eine Liste der definierten T tigkeitsarten ausgedruckt werden kann Eine solche Liste kann verschiedenen Zwecken der Fahrschulverwal tung dienen Es folgt ein Beispiel
52. Diese Rechte k nnen nicht versehentlich gel scht werden Sie sind fest im Programm verankert worden Sobald Sie die Men position Stammdaten Zugriffsrechte Benutzer aufrufen zeigt sich folgende Eingabemaske in die Sie die einzelnen Benutzer eintragen k nnen Benutzer Gruppe Pa wort E WW Inhaber Fahrlehrer Buchhaltung Gast Mit dem Kombinationsfeld Gruppe w hlen Sie die Berechtigtengruppe f r den je weiligen Benutzer aus Im Eingabefeld Passwort teilen Sie dem Benutzer ein eige nes Sicherheitswort zu Rufen Sie die Benutzerverwaltung auf ohne die Rechte der Inhabergruppe zu haben dann werden Sie mit folgender Meldung zur ckgewiesen Ihnen fehlt die Berechtigung Benutzer zu verwalten COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten b Zugriffsrechte einrichten und verwalten E 44 Standardm ig kann jeder Arbeitsgang f r jede Gruppe zug nglich gemacht werden Nur die Verwaltung der Benutzer und der Zugriffsrechte sind der Inhabergruppe vor behalten Die Bearbeitung der Zugriffsrechte erfolgt ber eine Rollmaske deren ers ter Teil hier gezeigt wird Abgang von Anlageg tern Aktive Kunden bearbeiten Aktive Kunden filtern Alt Daten der aktiven Kunden bearbeiten Amtliche dresse bearbeiten Anlagegut ndern Anlagegut erfassen Anlagenverzeichnis ausgeben Anlagenverzeichnis bearbeiten Ausbildungsklassen bearbeiten Bankdiskette erstellen Bankdisketten verbu
53. FS 3 45 HB 08 03 99 TH1 90 15 03 99 B FS 3 45 HB 08 03 99 TH2 90 16 03 99 B FS 3 45 HB 13 03 99 TH3 90 18 03 99 B FS 3 45 HB 15 03 99 TH4 90 19 03 99 B FS 3 45 HB 20 03 99 TH5 90 20 03 99 B FS 3 45 HB 22 03 99 TH6 90 22 03 99 B FS 3 45 HB 27 03 99 TH7 90 23 03 99 B FS 3 45 HB 29 03 99 TH8 90 24 03 99 B FS 3 45 HB 03 04 99 TH9 90 25 03 99 B FS 3 45 HB 05 04 99 T10 90 26 03 99 B FS 3 45 HB 07 04 99 T11 90 29 04 99 B FA 3 90 HB 12 04 99 T12 90 30 04 99 B FD 3 90 HB 14 04 99 S01 90 30 04 99 B FA 3 90 HB Pr fungen 17 05 01 Theoriepr fung KI B bestanden 17 05 01 Fahrpr fung KI B bestanden COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 21 4 Abrechnungen Soll mit dem Kunden abgerechnet werden dann sind zwei M glichkeiten verf gbar Die Rechnung und die Rechnungs bersicht Rechnungen k nnen zur Endabrechnung und als Zwischenrechnung eingesetzt wer den Jede Leistungsposition die die Fahrschule f r den Kunden erbracht hat wird einmal in die Rechnung bernommen und anschlie end als erledigt markiert Im Gegensatz dazu umfassen Rechnungs bersichten immer s mtliche Leistungspo sitionen die f r den Kunden erbracht worden sind unabh ngig davon ob sie bereits abgerechnet sind oder nicht Rechnungen sind offizielle Dokumente mit amtlichem Charakter Rechnungs ber sichten dagegen nur eine bersichtliche Zusammenstellung f r Fahrschule und Kunden a Rechnungen Wird die Men pos
54. Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 7 Klasse Die dritte Spalte Klasse enth lt die angestrebte Ausbildungsklasse Kombiklasse Mit dem Optionsfeld Kombiklasse legen Sie bei Kombiklassen fest welche Ausbil dungsklassen kombiniert werden sollen Nach Klicken in das Feld erscheint ein Fenster in dem Sie die kombinierten Klassen markieren k nnen Kombiklassen wer den in dieser Form definiert um an verschiedenen Stellen des Programms besonde re Funktionen aufzurufen Welche Klassen liegen der Kombi Klasse A B zugrunde Bo E RN Fahrzeug Mit diesem Kombifeld wird das Fahrzeug gew hlt das standardm ig bei dieser Anmeldeklasse benutzt wird Wenn bei dieser Anmeldeklasse mit unterschiedlichen Fahrzeugen gefahren wird sollten Sie hier das Fahrzeug w hlen das am h ufigsten verwendet wird Die Fahrzeugverwaltung befindet sich im Bereich Buchhal tung Inventarverzeichnis Minimum Die Spalten ber den Mindestausbildungsinhalt machen eine Aussage dar ber wel che Pflichtteilnahmen vorgeschrieben sind Hierbei k nnen Sie sich auf die gesetz lich vorgeschriebene Pflicht beschr nken oder eigene in der Fahrschule entwickelte Werte eingeben Bei der sp teren Ausbildung wird an den hier erfassten Soll Zahlen der Ausbildungsfortschritt gemessen Theoriestunden werden als Doppelstunden 90 Minuten erfasst bungsfahrten und Sonderfahrten in Minuten eingegeben Alter Hier k nnen Sie das Mindest bzw H chst
55. Geburtstagsliste Geburtstag Name Telefon 10 09 46 Heidi Lenaz 09450 160134 14 09 69 Colette Marquardt 02131 96713 11 09 71 Steffen Baum 0221 327490 10 09 81 Lisa Assler 0221 252837 12 09 81 Sascha Beck 02133 6384 13 09 81 Lilli Brandt 09832 401665 14 09 81 volker Brunner 76908 508976 Die Geburtstagsliste zeigt alle Kunden die gerechnet vom Ausdruckdatum inner halb der n chsten Woche Geburtstag haben Sie dient der Kundenpflege i Pr fauftragsliste nach Kunden sortiert Nachname Vorname Datum Listnummer Assler Lisa 15 06 99 HWF 12345 Baum Steffen 17 03 99 HWF 32654 Beck Sascha 23 05 99 HWF 85747 De Vries Doris 12 12 98 HWF 45673 Hopmann Christian 13 10 98 HWF 23456 Loosen Doris 22 04 99 HWF 96473 Diese Liste zeigt die Kunden deren Antragspapiere von den Beh rden bearbeitet sind und f r die die Stra enverkehrs mter einen Pr fauftrag an die Pr forganisation T V oder DEKRA gegeben haben Mit Hilfe der nach Namen sortierten Liste ist das Datum und die Listnummer eines bestimmten Kunden schnell herauszufinden j Pr fauftragsliste nach Datum sortiert Nachname Vorname Datum Listnummer Assler Lisa 15 06 99 HWF 12345 Beck Sascha 23 05 99 HWF 85747 Loosen Doris 22 04 99 HWF 96473 Baum Steffen 17 03 99 HWF 32654 De Vries Doris 12 12 98 HWF 45673 Hopmann Christian 13 10 93 HWF 23456 Diese Liste ist vor allen Dingen f r die Termin berwachung geeignet COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Ku
56. Hier kann man das Verfahren unterbrechen und den weiteren Ablauf sp ter ber das Men mit der Funktion Erstelle Dtaus Datei fortf hren Der weitere Ablauf ist in bei den F llen gleich Es erscheint eine Liste der Datens tze die das Programm erzeugt hat Sie entscheiden sich bei dieser Liste entweder f r alle oder nur f r einzelne Kunden Wie bei ACCESS blich k nnen Sie mit gedr ckter Steuerungs Taste Strg Namen selektieren Brunner Michael Lilli Steffen Lisa Es entsteht eine Dtaus Datei die die Informationen f r die Bank enth lt Der Aufbau der Datei ist f r deutsche Banken vereinheitlicht und wird von der Software in der richtigen Form bereit gestellt Die Erl uterung des Satzaufbaus ist daher hier nicht erforderlich Es folgt die Meldung wo die Datei abgelegt ist und wie sie hei t Von dieser Stelle muss sie anschlie end mit dem Bankprogramm importiert werden Die aktuelle Datentr ger Austauschdatei lautet CAE ene Dateien CopilotY DTAUS2 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 31 02 Weiterverarbeitung mit Bankprogramm Die Weiterverarbeitung der fertig erstellten Dtaus Dateien erfolgt mit dem Bankpro gramm das die Fahrschule von jeder Bank zur Verf gung gestellt bekommt In den meisten F llen erhalten Fahrschulen dieses Programm kostenfrei da die Bank ihrer seits am Banklastschriftverfahren interessiert ist Der Vorteil der Bankprogramme ist dass ei
57. Kundenverwaltung B 17 Beispiel eines Ausbildungsvertrages Fahrschule der modernen Zeit In Zusammenarbeit mit den Fahrschulen Mayer und Schmidt Ausbildung in allen Klassen mit einem modernen Fahrzeugpark Mitglied im Fahrlehrerverband s dliches Musterland Fahrschule Otto Sigridstr 23 12345 Musterhausen Herrn Josef Marmetschke Emanuel Leutze Stra e 45 12345 Musterhausen Datum 25 07 2001 Ausbildungsvertrag Sie schlie en hiermit einen Ausbildungsvertrag mit der Fahrschule Ottomann zu den folgenden Bedingungen ab A B B A Grundgeb hr 800 00 bungsfahrten 60 00 55 00 berlandfahrten 65 00 73 00 Autobahnfahrten 65 00 70 00 Dunkelfahrten 68 00 72 00 vers umte Stunden 45 00 45 00 Theorie Pr fung 123 00 Fahrpr fung 180 00 180 00 Grundpaket Lehrm 120 00 100 00 Ihre pers nlichen Daten Geburtsdatum 08 05 81 Familienstand ledig Geburtsort Neuwied T tigkeit Beruf Studentin Geburtsname Behinderung keine Nationalit t deutsch Vorwahl Telefon 01234 252837 Die aush ngenden Gesch ftsbedingungen liegen diesem Vertrag zugrunde und werden von beiden Vertragspartnern anerkannt Fahrlehrer Boms Josef Marmetschke COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 18 b Bescheinigungen nach 82 Abs 2 Nr 4 StVG Die Ausbildungsbescheinigungen f r die prakti
58. M E o Datens tze 1 413 02 DM aum Steffen 1 457 11 D eck Sascha 879 67 D randt Lilli 1 215 00 D runner Yolker 20 00 D udde Michael 998 44 D Im linken Teil dieser Maske finden Sie eine Liste der Daten an denen Dtaus Dateien erstellt wurden Klicken Sie auf eine Position der Liste Es erscheint dann auf der rechten Seite die Anzahl der Datens tze dieser Dtaus Datei mit entsprechenden De tails Sie k nnen hieraus die angezeigten Daten zur Verbuchung freigeben Nach der Verbuchung sehen Sie im Optionsfeld Verbucht einen Haken Vor der endg ltigen bernahme der Zahlungen in die Buchhaltung fragt das System nach dem Datum des Zahlungseinganges Zum Zweck der Ordnungsm igkeit der Buchhaltung wird empfohlen hier das Datum des Bankauszuges einzugeben auf dem die Bankgutschrift erfolgt ist An welchem Tag ist die Gutschrift auf Ihrem Konto erfolgt Auf der Verbuchungsmaske finden Sie ein zus tzliches ICON D mit dem Sie die Dtaus Datei neu erstellen k nnen falls Ihnen die einmal erstellte Dtaus Datei verloren gegangen ist Bet tigen Sie dieses ICON dann erscheint die folgende Zwischenabfrage Wollen Sie die Bankdiskette erneut erstellen E Nein COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 33 5 Listen a Grunds tzliches COPILOT bietet umfangreiche M glichkeiten aus den vorhandenen Kundendaten Listen anzufertigen Hierbei bieten sich zwei verschied
59. Tabelle hat zwei zus tzliche Felder Buchwert Hier wird nach einem Jahresabschluss der Restwert automatisch eingetragen der sich nach dem Abschreibungsverfahren ergibt am Hier sehen Sie bis zu welchem Jahresende die Inventarlisten ausgedruckt wurden COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 19 b Zugang Abgang und ndern von Anlageg tern F r diese Funktionen stehen am Fu der Inventarliste die folgenden Funktionskn pfe zur Verf gung Zugang Abgang ndern Das Verfahren f r den Zugang von Anlageg tern ist im vorhergehenden Abschnitt bei der Ersterfassung beschrieben worden Wollen Sie die Eintragungen f r ein Anlagegut ndern dann werden Sie mit einer Zwischenmeldung darauf hingewiesen dass dies dazu f hrt dass s mtliche Ab schreibungen dieses Anlagegutes gel scht werden auch Sonderabschreibungen Sie werden gefragt ob Sie dies akzeptieren Antworten Sie an dieser Stelle mit nein dann wird der nderungsvorgang abgebrochen Antworten Sie mit ja dann zeigt sich die nderungsmaske die in gleicher Weise aufgebaut ist wie die Erfas sungsmaske die im vorhergehenden Abschnitt beschrieben wurde Wird das Anlagegut verkauft oder verschrottet dann w hlen Sie den Funktionsknopf Abgang Es erscheint die folgende Maske Abgang eines nlagengut In welchem Jahr wurde das nlagegut NE CY 123 verkauft maf Hier tragen Sie das Jahr ei
60. Vorname Sie haben zwei Felder zur Eingabe des Namens Bemerkungen Hier k nnen Sie zus tzliche Bemerkungen zu diesem Pr fer einge ben Das mag die Adresse die Telefonnummer oder irgend eine andere Information sein COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 20 6 Fahrschuldaten In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Sie die Adressdaten der Fahrschule ein tragen und verwalten k nnen Diese sind f r unterschiedliche Auswertungen erfor derlich a Filialadresse COPILOT verwaltet die f r den Kundenverkehr gebr uchlichen Fahrschul Adressen unter der Bezeichnung Filialadressen Wenn nur eine Adresse vorhanden ist muss diese als erste Filialadresse eingetragen werden Filialadressen unterscheiden sich zuweilen von der amtlichen Adresse auf die im n chsten Abschnitt eingegangen wird Nach Aufruf der Men position Stammdaten Fahrschuldaten Filialadressen zeigt sich eine Erfassungsmaske von Sa hier ein Beispiel gezeigt wird di EE E Ort WE Na Ka Konto Nr Briefk Nr M Fahrschule modeme Zeit Am weberholz 5 41469Neuss 0211 5057 Tsoosoooo 1234567 1 La heile lemsn Wache sen a I2E 0 Bei dieser Maske muss auf die besondere Bedeutung von zwei Erfassungsfeldern hingewiesen werden Nr Mit der hier eingetragenen Filialnummer wird bei der Kundenadresse die rele vante Filiale aufgerufen Briefkopf Nr Mit dieser Nummer legen Sie fest welcher Briefkopf zu welcher Filiale geh rt Si
61. Zeit im Tagesnachweis J N Durch Markierung des Feldes stellt man sicher dass im Tagesnachweis die Dauer weiter gerechnet wird Beispiel Sie buchen eine bungsfahrt die um 08 00 Uhr be ginnt und 45 Minuten dauert Kommen Sie jetzt in die n chste Erfassungszeile dann wird die Beginnzeit auf 08 45 gesetzt wenn weiterrechnen x gesetzt ist Beach ten Sie in diesem Zusammenhang auch die Einstellung PD Pause danach Da Berechnung von der Dauer unabh ngig J N W hrend normalerweise bei der Berechnung die Dauer Menge Grundlage jeder Berechnung ist gibt es T tigkeiten bei denen diese Methode ausgeschaltet werden soll So ist z B die Berechnung einer Pr fungsfahrt unabh ngig von ihrer Dauer Un T tigkeit ist Unterweisung J N Beginn bzw Ende der Ausbildung ist die erste bzw letzte theoretische oder prakti sche Unterweisung Beide Zeitpunkte m ssen nach dem Fahrlehrergesetz aufge zeichnet werden COPILOT erledigt dies automatisch wenn hier die T tigkeiten mar kiert werden die zur praktischen oder theoretischen Unterweisung geh ren Pd Pause danach Mit diesem Feld k nnen Sie sicherstellen dass die Vorschriften des Fahrlehrerge setzes zur Pausenregelung berwacht werden Tragen Sie z B bei bungsfahrten die Ziffer 5 ein dann addiert das System beim Weiterrechnen zur Dauer einer bungsfahrt 5 Minuten hinzu Diese Funktion wird nur dann aktiv wenn weiterrech nen eingeschaltet ist
62. abschluss k nnen einwandfreie Auswertungen gedruckt werden Ausdrucke die vor dem Monatsabschluss vorgenommen werden sind mit dem Kennzeichen nicht abgeschlossen versehen Haben Sie den Monatsabschluss irrt mlicherweise durchgef hrt dann k nnen Sie ihn durch die Auswahl Abschlu aufheben vgl obiges Bild r ckg ngig machen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 9 5 Druckauswertung Die Auswertungen erfolgen in gedruckter Form Sie erhalten f r jeden Ausdruck eine Voransicht auf dem Bildschirm und k nnen entscheiden ob die Ausgabe auf dem Drucker erfolgen soll F r verschiedene Buchhaltungsauswertungen steht Ihnen die M glichkeit zur Selektion der Daten zur Verf gung Es zeigt sich folgende Maske Zeitspanne O Monatsbericht September Einzelne Buchungen drittes Quartal v Fahrzeuge Fahrlehrer Filialen Konten Klassen Kategorien O filtern O filtern U filtern O filtern U filtern O filtern D HB 86 KEW BU B ro 1 Fahrschule moderne Kasse A Anschaffungskosten a Einnahme em MWS Einnahme ohne M Einnahme volle MW Einnahmen 0 Berul Fahrzeugkosten 2 Fahrschule llerman 30850 Bank 15060991 Stadtsparka D UY 582 LKW HB Bohms D CF 125 PKW i HK Klein Geschenke Kunden Auslagen Lehrmitteleinkauf Personalkosten NE YK 12 KRAD F r die Kategorieliste und den Journalausdruck bietet COPILOT 2000 eine M g lichkeit an
63. ad Folien f r den Unterricht COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 6 A Wissenswertes 1 Welche Hilfsmittel stehen zur Verf gung COPILOT 2000 ist eine Anwendung die auf der Microsoft Software Office Profes sional aufbaut Der Funktionsumfang dieser Microsoft Software wird bei COPILOT 2000 immer dort genutzt wo dies f r die Fahrschul Verwaltung n tzlich ist Ein wichtiges Hilfsmittel f r den Fahrschul Anwender ist das mit der Microsoft Software mitgelieferte Handbuch Dort finden sich umfangreiche Hinweise zu der Handhabung von COPILOT 2000 die hier nicht wiederholt werden Das Handbuch geht davon aus dass die grunds tzlichen Office Handhabungen be kannt sind Zus tzlich gibt Fahrschul Computer mit diesem Handbuch die Beschrei bung der Besonderheiten von COPILOT 2000 heraus Hier finden sich die beson deren fahrschultypischen Erkl rungen Das Zusatzhandbuch liegt in zwei verschiedenen Ausf hrungen vor Einmal wird es in ausgedruckter Form bei der Erstauslieferung der Software mitgeliefert Zus tzlich ist es auf der Programm CD als Online WORD Dokument vorhanden Das Online Handbuch kann st ndig parallel zum laufenden Programm im Zugriff bleiben F r den normalen Anwender gibt es ein weiteres Hilfsmittel das in vielen F llen die notwendigen Fragen beantwortet Setzen Sie in den einzelnen Masken den Maus zeiger auf ein Eingabefeld dann wird automatisch eine Er
64. als Freiberufler das Privileg zur Gewinnermittlung die Ein nahme berschussrechnung benutzen zu d rfen Hier werden die Einnahmen den Ausgaben gegen bergestellt Die Differenz ist der Gewinn Die andere Gewinnermitt lungsart ist der Verm gensvergleich bei der eine Bilanz und eine Gewinn und Ver lustrechnung aufgestellt werden m ssen COPILOT favorisiert die Einnah me berschussrechnung bietet jedoch die M glichkeit an eine Bilanz aus den Da ten zu entwickeln Die Datenerfassung bei COPILOT ist eine vereinfachte auf Fahrschulbelange abge stellte doppelte Buchhaltung Jede Einnahme und Ausgabe Buchung erh lt eine Gegenbuchung auf einem Finanzkonto dass bei COPILOT als Zahlungskonto be zeichnet wird COPILOT ist speziell f r Fahrschulen programmiert Die einfache Handhabung wird von Mitarbeitern in der Fahrschule schnell beherrscht Die Vorgaben und Auswertun gen sind auf den Fahrschulbetrieb ausgerichtet Durch die Aufzeichnungspflichten des 818 FahrlGes m ssen Fahrschulen im Rah men der Verwaltung die Erl se aufzeichnen die aus der T tigkeit als Fahrlehrer er zielt werden Dies ist ein Unterschied zu anderen freiberuflichen oder gewerblichen Betrieben die solche gesetzlichen Vorschriften nicht kennen Die Buchhaltung bei COPILOT ist mit den Aufzeichnungen nach 18 FahrlGes eng verkn pft Nach korrekter Erledigung der Fahrschul Verwaltung ist auch der Hauptteil der Fahrschul Buchhaltung geschafft Zuweilen bet
65. alter f r diese Klasse eingeben Klasse anzeigen bei Preislisten Um die Anzahl der sp ter einzugebenden Preislisten bersichtlich zu halten klicken Sie dieses Optionsfeld an wenn Sie f r diese Anmeldeklasse eine Preisliste verwal ten wollen Fahrschulen die z B die Anmeldeklassen nach altem Recht erfasst ha ben k nnen diese hiermit ausblenden ohne die entsprechende Anmeldeklasse l schen zu m ssen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 8 Klassen Am unteren Rand der Tabelle f r Anmeldeklassen finden Sie den Funktionsknopf Klassen Wenn Sie diesen bet tigen dann zeigt sich die Klassentabelle Aus dieser Tabelle k nnen Sie entnehmen welche fachspezifischen Unterrichte gemeinsam durchge f hrt werden d rfen Die Tabelle kann vom Anwender selbst nicht ver ndert werden Sie dient der Information der Inhalt ist Gegenstand des Programms Name der Klasse fachspez Unterricht zusammen mit A A1 M A 25kw 25kw A ATM Al AM A 25kw ASK B BE BE B C ERE C1 EET L GCN M A AT A 25kw T EELE COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 9 3 Preise Vor Eingabe und Bearbeitung der Preislisten m ssen die in den vorhergehenden Ab schnitten erl uterten Anmeldeklassen und T tigkeiten bearbeitet worden sein An dernfalls gibt es bei der Preistabelleneingabe Schwierigkeiten Im Stammdatenmen Preise erscheint ein Untermen mit 3 Positio
66. ammenfassen COPILOT setzt f r diese Bearbeitung das Replikationsverfahren ein Mit einer Replikation erstellt man eine besondere Art einer Kopie der Datenbank Diese Kopie wird Replikat genannt mit dem eine sp tere Synchronisation m glich wird Die Verfahren zum Erstellen von Replikaten und zur Synchronisation werden im Folgenden beschrieben COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 41 01 Replikat erstellen Auf jedem der beteiligten Computer muss im ersten Schritt die zugeh rige Lizenz von COPILOT installiert werden Anschlie end k nnen Replikate erstellt werden Zum Erstellen des ersten Replikates w hlen Sie die Men position Sstammdaten Mandanten Replikation und dort die Funktion 7 Replikat f r Fahrschule 1 erstellen Zum Erstellen des zweiten und jedes weiteren Replikates w hlen Sie die Funktion weiteres Replikat f r Fahrschule 1 erstellen Sie m ssen sicherstellen dass auf den Computern f r die die Replikation erstellt werden soll COPILOT geschlossen ist Die Netzverbindung muss vorhanden sein Arbeiten Sie ber ein DFU Netz dann muss auch dieses Netz aktiv sein Sie erhalten nun eine erkl rende Meldung die Ihnen das Verfahren erl utert Um den Mandanten replizieren zu k nnen wird zun chst die Testfahrschule aktiviert Danach wird das Replikat erstellt und wieder zum Mandanten Fahrschule 1 gewechselt Die Replikation kann einige Minuten in nspruch nehmen Fortsetzen
67. and 5 2 00 Dunkell 3 00 Theorieprto E Fabel 27 Die wei en Felder zeigen die Gol Zahlen an die vom Gesetz vorgeschrieben oder von der Fahrschule in den Stammdaten als Mindestausbildung eingesetzt worden sind Die vorgeschriebene Mindestausbildung kann man mit den zusammengefass ten Ist Zahlen vergleichen die in den farbigen Feldern sichtbar sind Die bungsfahrten werden in Fahrstunden 45 Minuten gezeigt Der theoretische Unterricht und die Pr fungen werden gez hlt unabh ngig davon wie lange die ent sprechende Aktion gedauert hat Die Felder sind Anzeigefelder die dynamisch fort geschrieben werden Ein manueller Eintrag ist hier nicht m glich Die gleichen Informationen die in dieser Maskenzeilen stehen k nnen in Form der Defizitliste ber Kunden Listen Defizitlisten ausgedruckt werden eine Liste die f r den Fahrschulinhaber als Basisinformation dienen kann COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 10 04 Funktionsschalter in der Kundenmaske Im linken Teil der Kundenmaske werden 5 Schaltkn pfe angeboten Zahlungen altDaten weglegen l sch ktion Au Schlie en Zahlungen Hiermit ruft man die Zahlungseingabe auf COPILOT wechselt in die Buchhaltung zur Eingabe von Kundenzahlungen Die genauere Beschreibung dieser Funktion finden Sie im Buchhaltungsteil dieses Handbuches AltDaten Hiermit wird der Teil der Daten angezeigt die aus fr heren DOS Programme
68. annfelder Bei Mussfeldern ist der Bearbeiter immer gezwun gen eine Eingabe durchzuf hren Tut er es nicht erscheint eine Fehlermeldung COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 2 01 Kundenstammdaten Der obere Teil der Kundenbearbeitungsmaske enth lt die wesentlichen Grund oder Stammdaten des Kunden Bei der Kunden Neuanmeldung die an anderer Stelle be schrieben wird werden die wichtigsten Details bereits erfasst Im Laufe der Ausbil dung kommen die neuen Daten hinzu die teilweise automatische erg nzt werden e Anmeldedatum 05 03 1999 Beginn 13 03 1999 Nachnamel sster Mera l tz PLZ Ort GER SE Familienstandlieidg Nationldeutsch Yorwahl Telefon 0221 252837 Geburtsort Neuwied FahrlehrerfBiiro BEE gt Geburts Name 08 05 1991 Filiale OOO Fahrschule Allermann Anmeldeklasse ID CF 12527 I Pr fauftrag List Nr Ee vorhandene Klasse ma Letzte Rechnung 21 07 2001 angestrebte Klasse 21 07 2001 Letzte Zahlung 07 03 2002 vorh ListNummer Letzte Aktion Gesamt Leistung 1 442 77 Zusatz Information rr gezahl 1 059 59 Behinderung Ende 22 01 2001 Saldo 383 18 Beusch _ Mahnstute 0 Die einzelnen Felder haben folgende Bedeutung Suchfeld Mit Hilfe des Suchfeldes k nnen die Kunden ausgew hlt werden B cker 2 Monika Status A bedeutet Sie befinden sich in der Maske eines a
69. aus alter Abrechnung 25 06 01 Dieser Hinweis zeigt dass sich aus der vorhergehenden Rechnung die am 25 06 01 erstellt worden ist noch ein Saldo existiert der in den Endsaldo mit eingeht Bitte zahlen Sie den Betrag bis zum 09 08 01 Der Zahlungshinweis in Rechnungen ist ber Stammdaten Freie Texte frei nder und gestaltbar Hierbei kann ein flexibles Zahlungsdatum eingegeben werden das vom Rechnungsdatum abh ngig ist COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 26 05 Der Aufbau einer Rechnung mit Einzelpositionen Neben dem bereits beschriebenen Rechnungsformat bietet COPILOT zus tzlich ei nen Rechnungsaufbau in dem jede Einzelposition angedruckt wird Wenn dieses Format benutzt werden soll dann muss hierf r unter Stammdaten Optionen die entsprechende Vormerkung vorgenommen werden Fahrschule der modernen Zeit In Zusammenarbeit mit den Fahrschulen Mayer und Schmidt Ausbildung in allen Klassen mit einem modernen Fahrzeugpark Mitglied im Fahrlehrerverband s dliches Musterland Fahrschule Otto Sigridstr 23 12345 Musterhausen Herrn Josef Marmetschke Emanuel Leutze Stra e 45 12345 Musterhausen Datum 25 07 2001 Ausbildungsrechnung Nr 17 3 Wir berechnen Ihnen die Ausbildungsleistungen wie folgt Ausbildungsklasse B 05 03 2001 Grundgeb hr 1 Anmeldung 450 00 20 03 2001 bungsfahrt 1 Fahrst 50 00 20 03 2001 bungsfahrt 1 Fahrst 50 00 20 03
70. ben Ist dennoch eine Korrektur einmal versendeter Rechnungen erforderlich dann geschieht dies ber das Erstellen von Gutschriften Wenn die Fahrschule die genannte Einschr nkung ablehnt dann sollten statt Rech nungen die Rechnungs bersichten eingesetzt werden bei allen Kunden Haben Sie einen kompletten Rechnungslauf versehentlich gestartet und dadurch Rechnungen erstellt die noch nicht geplant waren dann k nnen Sie mit dieser Funk tion diese Rechnungen zur ckstellen f r ausgew hlte Kunden Mit dieser Men position k nnen Sie Rechnungen einzelner Kunden zur cksetzen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 24 04 Der Aufbau einer Rechnung mit kompaktem Inhalt COPILOT bietet zwei Formate f r den Rechnungsaufbau an Die Rechnung mit kompaktem Inhalt von der hier ein Beispiel gezeigt wird ist die am meisten benutzte Form Fahrschule der modernen Zeit In Zusammenarbeit mit den Fahrschulen Mayer und Schmidt Ausbildung in allen Klassen mit einem modernen Fahrzeugpark Mitglied im Fahrlehrerverband s dliches Musterland Fahrschule Otto Sigridstr 23 12345 Musterhausen Herrn Josef Marmetschke Emanuel Leutze Stra e 45 12345 Musterhausen Datum 25 07 2001 Ausbildungsrechnung Nr 17 3 Wir berechnen Ihnen die Ausbildungsleistungen wie folgt Ausbildungsklasse A1 Autobahnfahrten 4 Fahrst 300 00 e Summe 300 00 e In dieser Summe sind 16 MwSt 41 38 e enthalten
71. chen Basisklassen festlegen Briefk pfe bearbeiten Buchungen ansehen Buchungen vornehmen Direktzahlungen verbuchen Einzelkategorie bearbeiten Fahrlehrer verwalten Fahrlehrerliste erstellen 3 RIRIRRIRIRIRRRIRIRIRIRIRIRIRIRI RR FL Buchh Gast 0O 00KO OOO 0O 0O OOOO O0 O KKO RIRIRRIRUIRRRIRIRIRRRIRIRIRI K K LEE Rufen Sie die Verwaltung der Zugriffsrechte auf ohne die Rechte der Inhabergruppe zu haben dann werden Sie mit folgender Meldung zur ckgewiesen Ihnen fehlt die Berechtigung die Zugriffsrechte zu bearbeiten c Benutzer anmelden Bei jedem Programmstart wird der Benutzer mit seinem Passwort abgefragt Nach drei falschen Eingaben bricht das Programm ab Bei richtiger Eingabe erh lt der Anwender die Rechte der Gruppe zu der er als Benutzer zugeordnet wurde Dementsprechend k nnen Formulare ge ffnet werden oder nicht COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Anwendungen F 1 F Anwendungen COPILOT 2000 basiert auf einer mehr als 20 j hrigen Entwicklungsarbeit und ver wendet inzwischen seit vielen Jahren Microsoft Office Professional als Grundlage Versionen f r Office 97 und Office 2000 sind heute im Einsatz Kern von COPILOT 2000 ist Access dass die Steuerung des Programms ber nimmt Formulare und Berichte gestaltet und berg nge zu Excel und Word anbietet Zur Verf gung stehen zus tzlich Outlook und Power Point die f r fortschrittliche Fahrschulen von hohem Nut
72. chen HB Name Hellermann Bertram Geb Dat 13 11 44 Kurzzeichen HH Name Hopmann Hannes Geb Dat 12 10 72 Kurzzeichen CS Name Czerny Siegfried Geb Dat 19 03 65 Kurzzeichen EV Name Ehrmann Viktor Geb Dat 04 08 66 Kurzzeichen KG Name Gille Karl Heinz Geb Dat 30 06 62 c Personalabrechnung Wollen Sie die Gehaltsabrechnung f r das Personal anfertigen dann m ssen Sie zuerst die Lohnarten erfassen Vers umen Sie dies dann erhalten Sie die Meldung Sie m ssen erst Lohnarten erfassen die Sie mit OK beantworten m ssen Anschlie end wechseln Sie zur Men position 01 Lohnarten Lohnarten sind die Grundlage auf der in Ihrer Fahrschule die Gehaltsabrechnung aufbaut Unterscheiden Sie zwischen zeitabh ngigen und nicht zeitabh ngigen Lohnarten Das folgende Beispiel zeigt eine Erfassungstabelle f r die Lohnarten Bezeichnung zeitabh rundgehalt bungsfahrten utobahnfahrten berlandfahrten unkelfahrten nterricht Uroarbeit artezeit werkstatt rlaubsgeld rankengeld LIDUIRRRRRIRIRRI Zeitabh ngig sind Lohnarten die abh ngig von der eingesetzten Zeit verg tet wer den Vereinbaren Sie z B mit Ihren Fahrlehrern dass die Summe der Minuten der bungsfahrten Grundlage der Verg tung f r diese bungsfahrten ist dann ist die Lohnart bungsfahrten als zeitabh ngig zu markieren COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 17 Ein Grundgehalt ist dagegen ei
73. chfolgenden Beispiel Hierbei wird jeweils das Datum eingeblendet f r das diese Preisliste g ltig ist Das ist in diesem Beispiel der 01 01 1999 Preisliste der Klasse B nach dem Stand vom 01 01 02 B Grundgeb hr 450 00 bungsfahrten 50 00 berlandfahrten 65 00 Autobahnfahrten 65 00 Dunkelfahrten 68 00 vers umte 45 00 Theorie Pr fung 45 00 Fahrpr fung 180 00 Lehrmaterial 100 00 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 13 Haben Sie in der Preistabelle Preis nderungen vorgesehen dann werden im glei chen Druckvorgang hintereinander mehrere Preislisten ausgedruckt Die Anzahl rich tet sich nach der Zahl der Preis nderungstermine Nehmen wir an Sie haben ge gen ber der oben gezeigten Preistabelle am 01 10 2002 folgende nderungen vor genommen Grundgeb hr ge ndert von 450 00 auf 500 00 Ubungsfahrten ge ndert von 50 00 auf 60 00 dann w rde eine zweite Tabelle mit folgenden Eintr gen ausgedruckt Preisliste der Klasse B nach dem Stand vom 01 10 99 B Grundgeb hr 500 00 bungsfahrten 60 00 berlandfahrten 65 00 Autobahnfahrten 65 00 Dunkelfahrten 68 00 vers umte 45 00 Theorie Pr fung 45 00 Fahrpr fung 180 00 Lehrmaterial 100 00 In den Ausbildungsvertrag eines Kunden wird die Preisliste automatisch bernom men Hier wird die jeweils f r diesen Kunden g ltige Version gedruckt abh ngig v
74. chhaltung parallel zu der bei Ihnen bisher ge bten Methode Das schafft Mehrarbeit aber vor allen Dingen Sicher heit in der Handhabung Der Parallellauf sollte 3 6 Monate laufen Das hei t Sie be ginnen fr hzeitig im 2 Halbjahr um p nktlich zum Jahreswechsel fit zu sein COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 1 B Kunden ber das Kundenmen werden die kundenbezogenen Arbeiten erledigt Unter der Position Kunden erscheint das folgende Untermen Dies ist f r Fahrschulen die wichtigste Schaltstelle Hier k nnen Kunden angemeldet und Informationen ber je den einzelnen Kunden jederzeit abgerufen werden Kunden Kunden bearbeiten gt Neuanmeldung Best tigungen gt Abrechnungen gt Listen gt Auswahl f r Seriendruck 1 Kunden bearbeiten a aktive Kunden Im laufenden Betrieb werden Sie h ufig die Daten der aktiven Kunden einsehen wol len Wenn Sie hierzu unter Kunden bearbeiten die Position Aktive Kunden w hlen dann erscheint die Kunden Bearbeitungsmaske die im Folgenden beschrieben wird Kunden bearbeiten Aktive Kunden Neuanmeldung Weggelegte Kunden Best tigungen gt Kunden weglegen Abrechnungen gt R Kunden holen Listen gt Auswahl f r Seriendruck In dieser Maske ist zu unterscheiden zwischen Bearbeitungs Anzeige und Kombi feldern Bearbeitungsfelder k nnen gleichzeitig zur Eingabe benutzt werden Es sind entweder Muss oder K
75. d Arbeiten mit Filial und mobilen HRechnem Renee gt E 40 01 Replikat erstellen una earth E 41 02 Datenbanken svpnchronisieren AAA E 42 11 Zugfiffstechle Asse ee E 43 a Benutzer einrichten und verwalten urs444HHHHnHHHnnnnnnn nennen nn E 43 b Zugriffsrechte einrichten und verwalten E 44 c Benutzer anmelden E 44 F Anwendungen 2 02 F 1 1 Word eiaeaen a a a a F 1 le WEE F 1 3 ee era F 1 GN en Gel EE F 1 Ee EIER G 1 1 Salden Neuberechnung 22 0 G 1 2 MwSt neu berechnen rare G 1 SN elei Eat nun EE G 1 d Preise neu berechnen ns gege Ed G 2 5 Gruppeneintr ge korrigieren zs s 4s444HHHHRRHHRH nn RE HHH Rn Renner H nn Rene HH nern G 2 een Lo Le DEE H 1 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 5 Einf hrung COPILOT unterst tzt den Fahrschul Inhaber in modernerer Unternehmensf hrung Die Software ist durch eine mehr als 20 j hrige Entwicklungsarbeit gepr gt die ent sprechend den Anforderungen st ndig fortgef hrt wird COPILOT 2000 ist die Fahrschul Software die in der 32 Bit Technologie f r Win dows95 93 Me erstellt wurde Sie basiert auf der Microsoft Software Office und ist im September 1997 als Vollversion herausgekommen COPILOT basiert auf einer Ent wicklung die 1980 auf der Grundlage der Apple Technologie begonnen wurde und sp ter unter Microsoft DOS weitere umfangreiche Erfahrungen sammelte Die vorl
76. das Optionsfeld Hinweis auf Seite 2 anzeigen anklicken dann wird jede Folgeseite mit einem Hin weis begonnen Fahrschulen die die Folgeseiten ohne Briefkopf auf vorgedrucktes Firmenpapier drucken blenden diesen Hinweis aus 02 zus tzlicher oberer Rand auf Seite 2 Ausdrucke werden von COPILOT auf dem PC vorbereitet Anschlie end wird ber den Druckertreiber eine speziell auf Ihren Drucker abgestimmte Software der Text auf den Drucker bertragen Das Zusammenspiel von Druckertreiber und Drucker f hrt in Einzelf llen dazu dass Schwierigkeiten nach einem Seitenwechsel auftreten Um solche Probleme zu vermeiden k nnen Sie hier dem System anweisen einen zus tzlichen Zeilenvorschub auszul sen 03 Alle freien Texte ausblenden Es war ein Anwenderwunsch der hier realisiert wurde Sie k nnen an dieser Stelle pauschal verf gen dass keine freien Text gedruckt werden sollen Die entsprechen den Text bleiben frei wenn Sie dieses Optionsfeld anklicken COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 31 b Einstellung f r die Erfassung von Tagesnachweisen Fahrlehrer bei jeder FStd in die Kundenstammdaten bernehmen O Fahrzeug bei jeder FStd in die Kundenstammdaten bernehmen Sonnenaufgang 07 00 Sonnenuntergang 20 00 Wartefrist zwischen zwei Pr fungen Bei Pr fungen nach Pr fer fragen Bei Pr fungen Pflichtstunden auf Yollst ndigkeit pr fen O Zeit berschneidungen f r Fahrlehrer pr
77. der Eintr ge ist nicht m glich Da es in der Praxis h ufig vorkommt dass Nachname und Vorname z B Wolfgang Weber gleichlauten wird das Zusatzfeld angeboten Hier werden Unterscheidungsmerkmale eingetragen z B Weber Weber Das Geburtsdatum ist ein Muss Feld Bereits bei der Kun denneuanmeldung wird das Datum erfasstaber kann hier ge ndert werden Stra e PLZ Ort Diese Felder sind frei belegbar Sie werden bereits bei der Kundenneuanmeldung aufgenommen k nnen aber an dieser Stelle jederzeit ver ndert und korrigiert wer den Diese Felder erfordern einen Eintrag es sind Muss Felder Vorwahl Telefon Fahrlehrer Beide Felder sind Textfelder in die jeweils 12 Zeichen eingegeben werden k nnen Dies kann man dazu benutzen entweder Vorwahl und Telefonnummer getrennt zu erfassen oder man f gt in das erste Feld die Festnetz und in das zweite Feld die Handy Nr ein Der Fahrlehrereintrag kann manuell erfolgen oder wird bei der Tages nachweiserfassung automatisch eingesetzt Arbeitgeber Arbeitgeber Adresse Hier finden Sie die abweichende Rechnungsadresse f r den Fall dass Rechnungen nicht an den Kunden selbst ausgestellt werden Dies ist h ufig bei der LKW Ausbildung erforderlich 02 Funktionsschalter in der Maske der weggelegten Kunden Im unteren Teil der Maske werden drei Schaltkn pfe angeboten schlie en holen aktive Kunden die folgende Bedeutung haben schlie en Schlie en der Kundenmaske und zur ck
78. e schreibung unter dem Men punkt Stammdaten Buchhaltung einrichten COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 2 2 Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben Nachdem die Buchhaltung durch Vorgabe der Konten und Kategorien eingerichtet worden ist k nnen Sie beginnen Einnahmen und Ausgaben in die Datenbank ein zugeben Dies geschieht entweder ber das Kundenkonto oder direkt Wollen Sie ber das Kundenkonto buchen dann wird empfohlen ber die Kunden stammdaten die Schaltfl che Zahlungen zu bet tigen Damit stellen Sie sicher dass auch die weiter unten beschriebenen Splitbuchungen richtig erledigt werden k nnen Direkte Buchungen au erhalb des Kundenkontos f hren Sie ber die Funk tion Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben im Buchhaltungsmen durch Sie gelangen in beiden F llen in die Eingabemaske In dieser Maske werden im obe ren linken Bereich die Eingaben durchgef hrt Mit den Schaltfl chen im unteren lin ken Bereich werden wichtige Funktionen ausgel st Im rechten Bereich erfolgt die Anzeige der bereits vorhandenen Buchungen Datum Buchungstext Betrag MwSt Netto Konto Name Kundennamel_ 2 F 20 08 1999acto 800 00lDM 16 002 689 66 DM Bank Datum 22 08 1999 20 08 1999facto 300 00DM 16 002 258 62 DM Kasse Buchungstest computer CT 20 08 1999lGrundgeb h 900 001DM 16 002 775 86 DM Kasse Kategorie nschaffungskoster m
79. e Eingabe wenn es sich um eine Zahlung aktiver Kunden handelt Datum Das Buchungsdatum ist frei w hlbar Buchungstext Der Buchungstext ist die inhaltliche Kurzbeschreibung des Gesch fts vorfalles ber die Schaltfl che Textvorgabe am Fu des Formulars k nnen wiederkehrende Buchungstexte vorbelegt werden Kategorie Sie ordnen die Buchung einer Kategorie zu festgelegt beim Einrich ten der Buchhaltung Konto Sie ordnen die Buchung einem Zahlungskonto zu das ebenfalls beim Einrichten der Buchhaltung festgelegt wurde Betrag Nach Eingabe des Bruttobetrages errechnet das System Mehrwert steuer und den Nettobetrag MWSt Satz wird aus der Kategorie vorbesetzt Zum Zweck der Wirtschaftlichkeitsauswertung k nnen Sie jede Buchung einem Mit arbeiter einem Fahrzeug einer Filiale und oder einer Ausbildungsklasse zuordnen Diese m ssen in den Stammdaten in den Abschnitten Fahrlehrer und B romitarbei ter Inventarverzeichnis Adressen der Fahrschule und Ausbildungsklassen festgelegt werden Bei Kundenbuchungen erscheint am Fu des Formulars die Anzeige des Kunden saldos untergliedert nach Mehrwertsteuers tzen Saldo ohne MwSt mit erm igter MwSt Saldo mit voller MwSt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 4 b Transfer Buchungen Nehmen Sie eine Zahlung von einem Konto Ihrer Fahrschule auf ein anderes Konto Ihrer Fahrschule vor etwa von
80. e Tagesnachweise ausdrucken m chten w hlen Sie hierzu den gew nsch ten Fahrlehrer und Zeitraum aus f r den Sie den Ausdruck vornehmen wollen Fahrlehrer OC 15 von bis nzeigen Nach Bet tigen des Funktionsknopfes Anzeigen werden Ihnen die entsprechenden Tagesnachweise als Voransicht auf dem Bildschirm angezeigt Hierbei wird das amt liche Formular verwendet dass Sie im Folgenden sehen Tagesnachweis des Fahrlehrers gem 18 Abs 2 Fahrl G Name des Fahrlehrers Datum zugleich t tig bei Uhrzeit Prakt Fahrausb sonstige berufl von bis Bezeichnung der T tigkeit Pr fungsfahrten T tigkeiten Name des Fahrsch lers Unterschrift des Fahrsch lers in Minuten in Minuten bungsfahrten und sonstige T tigkeiten sind n her zu bezeichnen i i z B bungsstunden st Grundfahraufgaben Gf Gesamtarbeitszeit berlandfahrt L Autobahnfahrt AB Dunkelheitsfahrt NF Unterwesung am Fahrzeug Uw Pr fung Pf theoretischer Unterricht Th Mofa Kurs MK Aufbauseminar ASF o ASP sowie Art aller sonstigen beruflichen T tigkeiten Die Vollst ndigkeit und Richtigkeit der Eintragungen wird best tigt Unterschrift des Fahrschulinhabers des verantwortlichen Leiters Unterschrift des Fahrlehrers COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 7
81. e der Ausbildung ist nach dem Fahrlehrergesetz das Datum der letzten theo retischen oder praktischen Unterweisung Wird die Ausbildung abgebrochen dann muss hier ein manueller Eintrag vorgenommen werden Wir die Ausbildung durch Bestehen der praktischen Pr fung abgeschlossen dann erfolgt in diesem Feld der automatische Eintrag der letzten stattgefundenen Unterweisung COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 7 Beruf Die Erfassung des Berufes des Kunden ist fakultativ Sie dient der n heren Informa tion ber den Kunden Letzte Rechnung letzte Zahlung letzteAktion Gesamt Leistung gezahlt Saldo Dies sind Anzeigefelder Eine Eingabe ist nicht m glich Die Felder werden automa tisch beschrieben Der Inhalt ergibt sich aus der laufenden Bearbeitung letzte Rechnung Datum an dem die letzte Rechnung erstellt wurde letzte Zahlung Datum an dem die letzte Zahlung geleistet wurde letzte Aktion letzter kundenbezogener Eintrag im Tagesnachweis Gesamtleistung Summe der im Tagesnachweis eingetragenen Leistungen gezahlt Summe der bisher vom Kunden bezahlten Betr ge Saldo die vom Kunden geschuldete Summe Mahnstufe In dieses Feld wird die Mahnstufe automatisch eingetragen wenn Mahnungen ber das offizielle Mahnverfahren geschrieben worden sind Das Mahnverfahren muss vorher eingerichtet worden sein Mahntexte m ssen unter Stammdaten freie Texte vorbereitet werden Mahnungen werden dann
82. e folgt vor Sie w hlen die neue Preistabelle die noch keine Preise enth lt im Beispiel genannt B extra Am Fu der Tabelle bietet sich jetzt die M glichkeit die Preise aus eine anderen Preistabelle zu bernehmen Preise f r B extra D Znmeldeklasze Leistung Euro g ltig ab drucken in Preisliste B extra r Schlie en Preise bernehmen von Anmeldeklasse d ffnen Sie das entsprechende Kombinationsfeld und Ihnen werden die von Ihnen eingerichteten brigen Anmeldeklassen angeboten W hlen Sie die Klasse aus aus der Sie die Preise bernehmen m chten im Beispiel B Preise bernehmen von Anmeldeklasse Es folgt eine Sicherheitsabfrage wenn Sie diese mit ja quittieren kopiert das Sys tem die Tabelle Anmeldeklasse Leistung Euro g ltig ab drucken in Preisliste gt E 0 01 2007 SC EE z s k BEE 01 01 200 N 27 0 0101202 7 O1 07200 SS 01 0720 9 E E K K K K K K K K COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 12 b Preislisten drucken Nachdem Sie die Preise eingegeben und bearbeitet haben mag es interessant sein diese zum Zwecke der bersicht auszudrucken Sie rufen hierzu die Men position auf und w hlen die entsprechende Klasse aus der angebotenen Tabelle F r welche Klassen soll eine Preisliste erstellt werden Klasse von auf is B B B B B B C E C C D D zech Gedruckt wird die Preisliste entsprechend dem na
83. e k nnen unterschiedliche Briefk pfe graphisch gestalten Beschreibung hierzu im n chsten Abschnitt Die brigen Felder ben tigen keine umfangreiche Erl uterung Sie erkl ren sich selbst b Briefkopf Nach Aufruf der Men position Stammdaten Fahrschuldaten Briefkopf befinden Sie sich im Editiermodus f r die Gestaltung derjenigen Formularausdrucke die direkt aus der ACCESS Datenbank erfolgen Hierzu z hlen Kundenrechnung Ausbildungs nachweis und Rechnungs bersicht Sie w hlen die Briefkopfnummer und die Filiale zu der dieser Briefkopf geh rt ber die am oberen Rand stehenden Eingabefelder Zur Gestaltung werden folgende 5 Einf gefelder angeboten in die OLE Objekte ein gef gt werden k nnen e Logo der Fahrschule Briefkopf als Text Kurzadresse der Fahrschule f r Fensterbriefumschl ge Zusatztext zum Briefkopf Brieffu z B f r Bankverbindung Die einfachste Form diese Felder zu f llen bietet sich Ihnen mit der Textverarbeitung WORD an Kopieren Sie in diesem Fall einfach einen Text in das entsprechende Feld Sie verbinden damit das OLE Feld mit dem OLE Server WORD und k nnen Text nderungen durch einfachen Doppelklick auf das entsprechende Feld einleiten COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 21 In hnlicher Weise k nnen Sie Objekte aus anderen OLE f higen Programmen in die Felder importieren Wie dies geschieht das k nnen Sie lernen wenn Sie auf das jeweilige Einf ge
84. e und Be arbeitung w hlen COPILOT unterscheidet zwischen Haupt und Unterkategorien Im oben gezeigten Beispiel sind Fahrzeugkosten eine Hauptkategorie und Kraftstoffe Reparaturen Kfz Steuern und sonstige die dazugeh rigen Unterkategorien Sie k nnen frei w hlen welche und wie viel Kategorien Sie einrichten m chten COPILOT bringt Vorschl ge die Sie bernehmen andere hinzuf gen oder l schen k nnen Steuerberater empfehlen die Anzahl von 20 Kategorien nur in Ausnahmef llen zu berschreiten Eine unkritische bernahme von Konten von fahrschulfremden Buch haltungen sollte vermieden werden Dies steigert die Un bersichtlichkeit und Kompli ziertheit COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 25 F r Neueingabe und Bearbeitung von Kategorien bietet sich die folgende Maske an Name O Einnahme Ausgabe Kontenrahmen steuerbar Mw St Satz Die Felder dieser Maske haben folgende Bedeutung Name Bezeichnung der Kategorie Einnahme Ausgabe Hier wird bestimmt ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe Kategorie handelt Damit wird gleichzeitig festgelegt ob die in dieser Kate gorie verbuchte Zahlung als Soll oder als Haben Buchung bernommen wird Das erleichtert dem Anwender die Eingabe Zur Belegerfassung ist eine buchhalterische Kenntnis zur Kontierung nach Soll und Haben dadurch berfl ssig Kontenrahmen Die M glichkeit die Kontonummer eines Ko
85. echnung Liste mahnbarer Kunden nach vollst ndigem Rechnungslauf Rechnung nicht fortschreiben COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 36 10 Benutzung von mehr als einem Computern a Grunds tzliches zur Mehrbenutzerlizenz Unter der Voraussetzung dass die Fahrschule eine Mehrbenutzerlizenz einsetzt bietet COPILOT zus tzlich die beiden folgenden M glichkeiten an Mandantenverwaltung Netzwerkf higkeit Eine Mehrbenutzerlizenz ist an der 5 stelligen Seriennummer der Software zu erken nen Die erste Ziffer der Seriennummer zeigt die Anzahl der Lizenzen So zeigt z B die Seriennummer 60356 dass 6 Lizenzen vorhanden sind b Mandantenverwaltung Stammdaten T tigkeiten gt Anmeldeklassen Preise gt Personal D Pr fer Eahrschuldaten gt Buchhaltung einrichten Freie Texte Optionen Mandanten Ausw hlen Zugriffsrechte gt Registrieren Replikation Mit der Mandantenverwaltung kann COPILOT mehrere Datenbest nde getrennt von einander verwalten Einplatzlizenzen werden standardm ig mit 2 Datenbest nden ausger stet Der Datenbestand in dem der gesamte Gesch ftsbetrieb erfasst wird und ein Bestand an bungsdaten der als Testfahrschule bezeichnet wird Die bungsdaten stehen f r die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bereit und haben keinen Zusammenhang mit dem Datenbestand der Fahrschule selbst Die Mandantenverwaltung einer Mehrbenutzerlizenz bietet zus tzliche Datenbest
86. en um Entscheidungen f r die Verbesserung seiner Lage treffen zu k nnen Die bei COPILOT durchgef hrte Untergliederung der Einnahmen und Ausgaben muss sich an betriebswirtschaftlichen Zielen und an den gesetzlichen Vorschriften orientieren Sie haben die M glichkeit diese mitzugestalten Nur wenige Kategorien sind im Programm unver nderlich festgelegt Rufen Sie die Men position Stammdaten Buchhaltung einrichten Kategorien auf dann zeigt sich die Kategorienmaske auf der Sie die vorhandenen Eintr ge sehen und mit Funktionskn pfen bearbeiten oder neue erfassen k nnen Auf der folgenden Seite ist diese Kategorienmaske als Beispiel abgebildet COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 24 Hauptkategorie Einnahme volle MwSt Unterkategorie Ei Einnahme em MwSt Einnahmen 0 Berufsausbildung Neu Einnahme ohne MwSt Ea Hen vereinnahmte Kundenauslagen ke Vorsteuer ES L schen Umsatzsteuer Fahrzeugkosten Kraftstoffe Reparaturen Kfz Steuer sonstige Personalkosten Fahrlehrer B ropersonal Aushilfen Raumkosten Miete Raumpflege Nebenkosten Telefon Post Werbekozten Geschenke Zinsen Geb hren Rechts amp Beratungskosten Sonstige Ausgaben Lehrmitteleinkauf Anschaffungskosten Schlie en Friyatentnahme Bearbeiten Im mittleren Bereich sehen Sie die vorhandenen oder vorgegebenen Kategorien Mit den Schaltfl chen auf der rechten und linken Seite k nnen Sie Neueingab
87. en Ausdruck des Journals ist dass der Monatsab schluss durchgef hrt worden ist Ist dies nicht der Fall dann erscheint am Kopf des Formulars der Hinweis nicht abgeschlossen In der Selektion k nnen Sie bestimmen ob Sie Spalten in denen keine Buchungen vorhanden sind ausdrucken oder ob Sie den Ausdruck der leeren Spalten aus schlie en Joumaloption O alle Spalten drucken leere Spalten auslassen Sie k nnen das Journal auf Monatsbasis ausdrucken Zeitspanne Monatsjoumal Juli D O Jahresjourmal 2003 E Honatsdetale oder auf Jahresbasis Bei dem Jahresjournal k nnen Sie entweder alle Buchungen im Detail anzeigen oder sie drucken lediglich die Monatssummen an und erhalten dadurch eine gute bersicht Hierzu m ssen Sie das Optionsfeld Monatsdetails frei lassen Zeitspanne Juli r 2003 O Monatsdetails O Monatsjoumal Das Journal wird ber das Office Programm Excel ausgedruckt Das f hrt zu folgen der Zwischenmeldung die zweimal erscheint und die Sie getrost mit Ja quittieren k nnen Das Dokument das Sie ffnen enth lt Makros die m glicherweise gef hrliche Yiren enthalten Wenn Sie sicher sind dass dieses Dokument von einer vertrauensw rdigen Quelle stammt klicken Sie Ja Falls Sie nicht sicher sind klicken Sie auf Nein i Abbrechen Der Zweck dieser Excel Meldung ist Sie davor zu sch tzen fremde Excel Arbeitsbl tter zu benutzen in deren Makros e
88. en Rechnungslauf durch das Bet tigen des Knopfes alle Kunden mit offenen Leistungen f r ausgew hlte Kunden Mit dieser Position w hlen Sie ber die Sch lerliste die Kunden manuell aus Die Fil terfunktion kann Ihnen hierbei helfen Liste der mahnbaren Kunden Haben Sie die Funktion gew hlt Rechnungen f r alle Kunden mit offenen Leistungen zu drucken dann ist es zus tzlich interessant eine Liste f r diejenigen Kunden zu erhalten die gemahnt werden m ssen Die Liste der mahnbaren Kunden wird daher im Anschluss an die ausgegebenen Rechnungen automatisch ausgedruckt Unter Stammdaten Optionen stellen Sie die Anzahl der Tage ein die nach einer Rechnung verstreichen d rfen bevor ein Kunde gemahnt werden soll Auch wenn der Kunde inzwischen weitere Leistungen in Anspruch genommen und wieder eine Rechnung erhalten hat kommt er auf die Liste der mahnbaren Kunden Die Liste hat folgendes Aussehen Kunde letzte Rechnung letzte Zahlung Mahnbetrag Asser Lisa 08 09 99 08 09 99 1 685 24 Baum Steffen 08 09 99 08 09 99 1 918 22 Beck Sascha 08 09 99 08 09 99 1 141 33 Brandt Lilli 05 09 99 08 09 99 1 580 00 Brunner Volker 08 09 99 08 09 99 340 00 Budde Michael 08 09 99 08 09 99 1 417 89 De Nardo Susanr 08 09 99 03 08 99 255 0 De Yties Doris 08 09 99 440 00 Domingo Lissand 08 09 99 720 00 Engels Irene 03 09 99 1 436 00 Fuchs J rg 05 09 99 20 05 99 115 0 Haufs Philipp 05 09 99 150 00 Hers Christel 08 09 99
89. en Wirtschaftsg tern z B Software eine auf die Nutzungsmonate umgerechnete AfA Welche dieser Methoden angewendet werden kann oder muss ist eine steuerrechtliche Frage Informationen dazu stellt das Finanzamt oder ein Steuerberater zur Verf gung Nach Eingabe s mtlicher Anlageg ter erscheint die komplette Anlagetabelle ohne Ifd Nr Bezeichnung Gruppe Art AfA Ansch kosten Kaufdatum Afd Art Af Satz f 1 Jahr Buchwert am Teppiche B reinichtugf O Schreibtisch _ Biiroeinrichtu m O 438 18 01 05 1997flinear_ 20 00 fvol_ 1 00 31 12 2003 ___ Computer Bi iroeinrichtu E LI _ 1 295 61 01 05 1997linear _ 20 002 vl 1 00 31 12 2003 ___ Software B roeinichu 2 LE 12 07 1998llinear 20 00 monatlich 1 00 31 12 200 Fahrzeuge IE O Fahrzeuge 2 O 6 O 5 868 74 12 01 1998 linear_ 20 00 fvoll 1 00 31 12 2003 WER O LB D C 16 160 91 12 10 1998 linear__ 20 00 fhalbi hria 1 00 31 12 2003 10 DNW 4583 Fahrzeuge JE O 12 345 00 02 03 2003linear 20 002 vol 3 876 00 31 12 2003 In dieser Tabelle m ssen Sie eine Erg nzung vornehmen und die laufende Nummer eintragen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 18 Ifd Nr Die Fahrzeuge in der Inventarliste erhalten eine laufende Nummer Diese Fahrzeug Nummer ist nach den Vorschriften des Fahrlehrergesetzes erforderlich Sie wird im Ausbildungsnachweis ausgedruckt Die
90. en aufgebaut haben ist das Speichern eines Filters hilfreich Zum Speichern geben Sie dem Filter einen Namen wie im hier gezeigten Beispiel Bitte geben Sie den Namen ein unter dem der Filter gespeichert werden soll T rken und Grieche OK Abbrechen Zur Wiederbenutzung des Filters wird Ihnen beim Laden ber ein Kombifeld die Liste der gespeicherten Filter angezeigt aus der Sie per Mausklick ausw hlen k nnen Bitte w hlen Sie den Filter aus der geladen werden soll Anmeldeklasse B deutsche T rken und Griechen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 13 Filter l schen Gespeicherte Filter k nnen der bersichtlichkeit wegen jederzeit gel scht werden hnlich wie beim Laden eines Filters k nnen Sie beim L schen des Filters dazu aus der Liste der gespeicherten Filter Ihre Auswahl treffen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 14 3 Erste Schritte bei der Benutzung Wenn begonnen wird COPILOT 2000 f r die Fahrschule zu verwenden sollte die Reihenfolge eingehalten werden die in diesem Abschnitt beschrieben wird Die ge naue Beschreibung der einzelnen Schritte k nnen Sie in den entsprechenden Ab schnitten dieses Zusatzhandbuches finden 1 Schritt Inventarverzeichnis bernehmen Sie ffnen die Men position Buchhaltung Inventarverzeichnis und bernehmen das Anlagenverzeichnis aus Ihrem letzten Jahresabschluss der Buchhaltung
91. ene Typen an e fertig formatierte Listen e vom Anwender selbst gestaltete Listen Die vom Anwender zu gestaltenden Listen k nnen von Fahrschule zu Fahrschule unterschiedlich sein Sie entstehen in WORD ber die Seriendruckfunktion Verglei chen Sie hierzu den folgenden Abschnitt Auswahl f r Seriendruck Der folgende Abschnitt befasst sich mit den im Programm fertig formatierten Listen Sie sind im Aufbau festgelegt und f r den Anwender nicht ver nderbar Daf r ist der Ausdruck auch f r den unge bten Anwender problemlos einfach Sie w hlen die ge w nschte Liste per Mausklick Beispiele der einzelnen Listen mit denen Sie Struktur und Aufbau pr fen k nnen finden Sie auf den folgenden Seiten COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung b Saldenliste nach Kunden sortiert B 34 Leistungen Zahlungen Saldo letzte Bew Adenauer Konrad 2 544 22 1 081 20 1 463 02 08 09 99 Baum Steffen 1 457 11 0 00 1 457 11 08 09 99 Beck Sascha 1 379 67 500 00 879 67 08 09 99 Brandt Willy 1 215 00 0 00 1 215 00 08 09 99 Brunner Volker 620 00 600 00 20 00 08 09 99 Budde Michael 998 44 0 00 998 44 08 09 99 De Nardo Susanne 1 155 00 900 00 255 00 03 08 99 De Vries Doris 440 00 0 00 440 00 07 04 99 Domingo Lissandro 720 00 0 00 720 00 27 07 99 Engels Irene 1 436 00 0 00 1 436 00 27 07 99
92. er Anschaffungskosten zu den Gesamt Abschreibungen ergibt immer den Wert zum Jahresschluss COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 21 Anlagenverzeichnis in Ansch Zugang Abschreibung Wert kosten Abgang 2003 Gesamt 31 12 2003 B roeinrichtung Computer 05 01 2 534 00 20 507 00 1 521 00 1 013 00 Schreibtisch 05 01 857 00 20 172 00 516 00 341 00 Teppiche 05 01 755 00 20 151 00 453 00 302 00 Software 07 02 2 200 00 20 440 00 660 00 1 540 00 0 00 Z 6 346 00 1 270 00 3 150 00 3 196 00 0 00 A Fahrzeuge D CF 1254 01 00 52 173 91 20 10 435 00 41 740 00 10 433 91 NE U 3465 12 01 6 000 00 20 1 200 00 3 600 00 2 400 00 NE XY 9876 01 02 11 478 26 20 2 296 00 6 887 65 4 590 61 D HH 47111 08 02 85 000 00 20 17 000 00 25 500 00 59 500 00 D HB 8683 10 02 31 608 00 20 6 322 00 12 643 80 18 964 20 NE CY 123 05 02 63 165 00 63 165 00 Z 20 12 633 00 12 633 00 50 532 00 63 165 00 Z 249 425 17 49 886 00 103 004 45 146 420 72 0 00 A Gesamt 63 165 00 Z 255 771 17 51 156 00 106 154 45 149 616 72 Nach der Umstellung von COPILOT auf die Euro Abrechnung nach dem 31 12 2001 wird das Anlagenverzeichnis in Euro ausgedruckt Die Werte sind bei der Umstellung in die neue W hrung umgerechnet worden Das Anlagenverzeichnis ist Gegenstand des finanziellen Jahresabschlusses der Buchhaltung Auch f r den Fall dass die Buchhaltung noch nicht mit dem COPILOT System erstellt
93. er Anwender welchen Programmteil er benutzen m chte Men s und bersichten sind im Aufbau identisch Jeder kann w hlen wel che der beiden M glichkeiten er benutzen m chte Men s haben den Vorteil dass die Programmhierarchie beim Aufbl ttern leichter erkennbar bleibt w hrend dies bei den bersichten m hsamer ist Kunden T tigkeiten Buchhaltung Stammdaten Anwendungen Reorganisation Datensicherung T tigkeiten gt COPILOT SOFTWARE Anmeldeklassen Preisliste bearbeiten Personal gt Preislisten drucken Pr fer Preisaushang drucken Fahrschuldaten gt Buchhaltung einrichten Freie Texte Optionen Mandanten gt Sicherheitsworte gt Neben der Men leiste befindet sich in den meisten Programmteilen die sogenannte B y BB an ve Symbolleiste die ebenfalls zur Steuerung des Programms benutzt werden und hnli che Funktionen aufrufen kann wie die Men leiste Welches Symbol welche Funktion anbietet k nnen Sie feststellen indem Sie den Mauszeiger auf das entsprechende Symbol stellen Ein Hilfetext blendet die Funktion sofort ein COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 8 b Kombinationsfelder Sch lerlisten und Filter 01 Arbeiten mit Kombinationsfeldern In den meisten Bearbeitungsmasken finden Sie Eingabefelder die gleichzeitig als Suchfelder ausgestattet sind Es sind sogenannte Kombinationsfelder Suchfeld Am rechten Rand dieser Felder
94. er Ausbildungsnachweise verf gbar ist Wenn Sie diese Ausdrucke per Mausklick durch bersicht oder Men anfordern erscheint die folgende Maske COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 9 Asch Les R a Baum 1 Steffen B Beck Sascha B Brandt Lilli 51 Brunner Volker Ai Budde A Michael B De Nardo d Susanne B De Yries 3 Doris B Domingo R Lissandro B Engels 5 Irene B Fuchs J rg B Giersberg Corinna SI Hanssen 3 Jolanda B Haufs Philipp 51 Hens s Christel A Hens V Christel B Loosen Doris B Schily Gerd D Schipmann Klaus B Steinijans Hartmut D S OK filtern ale 0 36 freie Texte Abbrechen Beduzieren Aus dieser Liste w hlt man die gew nschten Sch leradressen durch Klick aus Mit Doppelklick wird unmittelbar nach der Auswahl die gew nschte Liste oder Auswer tung bearbeitet Bei einfachem Mausklick wird die Position dunkel In diesem Fall kann man die gew nschte Funktion durch OK ausl sen Soll mehr als ein Kunde gew hlt werden dann k nnen die gew nschten Namen nacheinander angeklickt werden wobei gleichzeitig entweder die Umschalt oder die Steuerungstaste gehalten werden muss Halten Sie die Umschalttaste fest dann k nnen Sie zwei Kunden anklicken und dadurch sofort alle dazwischenliegenden Namen mit ausw hlen De Vries Doris i Lissandro Irene J rg Corinna Barbara Halten Sie die Steuerungstaste fest dann k nnen Sie ei
95. er die Geburtsta ge der Kunden ihr Ausbildungsdefizit oder die Zahlungsr ckst nde berwachen Wenn Sie das entsprechende Kombinationsfeld ffnen Programmstart Liste beim Programmstart keine Liste r zeigt sich die Auswahl der angebotenen Listen keine Liste keine Liste DefizitListe Geburtstagsliste Telefonliste Saldenliste nach Kunden Saldenliste nach Hohe Saldenliste nach Fahrlehrer Saldenliste weggelegte Kunden Pr fauftragsliste nach Kunden Pr fauftragsliste nach Datum Sie w hlen eine dieser Listen und stellen damit sicher dass bei den n chsten Pro grammsstarts die Voreinsicht dieser Auswertung angezeigt wird Programmstart Liste beim Programmstart Geburtstagsliste M COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 34 d Einstellungen f r das Lastschriftverfahren F r die Durchf hrung des Banklastschriftverfahrens beim Kundeninkasso k nnen Sie gewisse Grundeinstellungen vornehmen oder voreingestellte Einstellungen ndern Lastschriftverfahren Verzeichnis f r DT us Date C Eigene Dateien Copilot Barkverbindung DD Kontoinhaber Be Klassifizierung beim Yerbuchen Fahrlehrer Fahrzeug Ll Filiale Ausbildungsklasse Die bei dem Verfahren entstehende Dtaus Datei speichert COPILOT standardm ig im Verzeichnis C eigene Dateien copilot Nun kann es sein dass das eingesetzte Bankprogramm die Datei beim Import in einem anderen Verzeichnis sucht F r die sen Fall kann un
96. ertes A 12 Invertieren zur cksetzen speichern eines Filters Wenn Sie als ge bter Benutzer h ufig mit dem Kundenfilter arbeiten dann werden Sie einige Sonderfunktionen besonders sch tzen lernen O Filter invertieren Filter zur cksetzen Filter speichern Filter laden Filter l schen Filter invertieren Nehmen wir an Sie m chten einen Serienbrief schreiben an alle Kunden die nicht in der Anmeldeklasse B angemeldet sind Das w rde unter Umst nden bedeuten dass Sie die Kundenauswahl nacheinander ber s mtliche Klassen f hren m ssten unter Ausnahme der Anmeldeklasse B und immer wieder m ssten Sie dann den Funktionsknopf vornandene Auswahl erweitern bet tigen Das w re sehr umst ndlich Sie haben eine bessere M glichkeit Sie w hlen die Anmeldeklasse B und klicken in das Optionsfeld Filter invertieren Hierdurch wird Ihre Auswahl gedreht Er w hlt nicht die Anmeldeklasse B sondern alle Kunden die nicht diese Anmeldeklasse haben Filter speichern und wiederverwenden Verschiedentlich kann es vorkommen dass Sie einen Filter den Sie einmal einge stellt haben zu einem sp teren Zeitpunkt noch einmal benutzen m chten Dann hilft Ihnen hierbei die Speicherfunktion Sie speichern die Einstellungen und k nnen die se ber die Funktion Filter laden jederzeit wieder aufrufen Gerade bei komplizier ten Einstellungen wenn Sie z B die Einstellung durch mehrfache Filter erweiterung
97. erzeit ver ndert und korrigiert wer den Au er Anrede erfordern diese Felder eine Eingabe es sind Muss Felder Vorwahl Telefon Beide Felder sind Textfelder in die jeweils 12 Zeichen eingegeben werden k nnen Dies kann man dazu benutzen die Vorwahl und Telefonnummer getrennt zu erfas sen oder man f gt ins erste Feld die Festnetz und ins zweite Feld die Handy Nr ein Geburtsort PLZ Ort Diese Felder sind Kann Felder Das Programm zwingt Sie nicht dort einen Eintrag vorzunehmen Da auf vielen beh rdlichen Formularen der Geburtsort eingetragen werden muss empfehlen wir hier einen Eintrag vorzunehmen Die PLZ des Ge burtsortes ist dagegen selten wichtig kann aber informationshalber vermerkt werden Fahrlehrer An dieser Stelle k nnen Sie den Kunden einem Fahrlehrer zuordnen Bei der Kun denneuanmeldung ist kein Fahrlehrer f r den Kunden erfasst worden Erforderlich ist auch hier kein manueller Eintrag da bei der Tagesnachweiserfassung der betroffene Fahrlehrer automatisch in die Kundendaten bernommen wird In der Men position Stammdaten Optionen k nnen Sie w hlen on bei jedem Tagesnachweiseintrag der Fahrlehrer bernommen wird oder nur bei der ersten bungsfahrt Journal Die hier eingetragene Journal Nr ist eine Ziffer die bereits bei der Kunden Neuanmeldung vergeben wird Sie kann der Fahrschule f r unterschiedliche Zwecke dienen COPILOT verwendet die Journal Nr bei keiner der routinem igen Vera
98. feld mit der rechten Maustaste klicken und dann dort mit der linken Maustaste die Funktion Objekt einf gen w hlen N here Erl uterungen finden Sie in dem entsprechenden Microsoft Handbuch Die angebotenen Einf gefelder sind in den angebotenen Abmessungen festgelegt die vom Anwender nicht ge ndert werden k nnen nderungen w ren nur ber eine aufwendige Umprogrammierung zu erreichen c amtliche Adresse W hrend im t glichen Verkehr eine Fahrschule mit dem Namen Werner s Fahrschu le auftreten kann m sste dieses Unternehmen auf der Umsatzsteuervoranmeldung den Namen Fahrschule Werner Schneider f hren Das ist die amtliche Adresse die einheitlich f r alle Filialen der Fahrschule G ltigkeit hat Rufen Sie die Men position stammdaten Fahrschuldaten amtliche Adresse Es zeigt sich die Erfassungsmaske SteuerNummer Finanzamt Unternehmen Stra e Nr Stra e Nr PLZ Ort PLZ Ort Sachbearbeiter Gesch ftsf hrer Lastschriftverfahren Bankverbindung Kontoinhaber Rechts tragen Sie die amtliche Adresse der Fahrschule und den Gesch ftsf hrer meist der Fahrschul Inhaber ein Links werden die Angaben f r die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen wie Steuernummer Finanzamt und Adresse des Finanzamtes mit dem Namen des Sachbearbeiters im Finanzamt COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 22 7 Buchhaltung einrichten a Voraussetzungen Der Fahrlehrer genie t
99. fig bei der LKW Ausbildung Sobald Sie den angebotenen Funkti onsknopf per Mausklick bet tigen erscheint eine Erfassungsmaske in die Sie die Anschrift des entsprechenden Arbeitgebers eintragen Arbeitgeber Krupps GmbH r Zust ndig Dieter Zumholte Arbeitgeber Stra e Ph nixweg 12 Liste PLZ 12345 on Fahrschulen die h ufig solche Ausbildungen durchf hren verwenden auch h ufig die gleichen Arbeitgeberadressen Zur Vereinfachung der Eingabearbeit k nnen daher vorbereitende Eingaben in die Arbeitgeberliste vorgenommen werden die folgendes Aussehen hat Name Firma Stra e DU Ort Vorwahl Telefon Emst Meyer JB ckereilumms ii 12345 TMusterhausen Christiane Liers Hoten AG Rare 12345 Mustemauen DieterZumhote Krupps GmbH __ Ph niment2 12345 Mustemawen DES Be SS e Niederl ndisches Konsulat Adenauerring 234 12345 wolfram Bock Stadt Flensburg 12345 Zusatzinformationen Diverses Diese beiden Felder werden von COPILOT zur freien Verwendung angeboten Hier k nnen solche Eintr ge vorgenommen werden die f r die einzelne Fahrschule wich tig sind Hierzu z hlen h ufig zus tzliche Telefon Nummern die Email Adresse oder z B erl uternde Vermerke zur gew hlten Anmeldeklasse oder hnliches Beide Fel der sind in gleicher Weise nutzbar Behinderung Hier erfolgen Eintr ge ber etwaige Behinderungen des Kunden die f r die Ausbil dung von Bedeutung sind Ende Das End
100. g _4 000 00j0M 0 00 Aus 22081393 computer 2000 00jDM 16 00 28621DMjKase BEER 517 24DM Kase SC 7 08 122 000Grundgeb hr 600 00loM 16002 1724DMjKase Buchungen ansehen 10122000j amp cono 720000DM 16 00 1 03448DM Kasse 11 122 000 acone 1500 00l0M 16 00 129310DM Kase Feta ggicheg Saldo ohne MwSt 000E Kundenname O Datum 09 03 2002 O Buchungstext mit erm igter MwSt 0 00 03 03 2002 acnto 2 1 300 00 16 00 _1 120 59E Kasse Saldo mit voller MwSt 0 00 Gesamt alle Konten amp Buchungen Gesamt alle Konten DM Buchungen Schlie en Textvorgabe Gesamt alle Konten Sie k nnen die einzelnen Buchungen durchsehen Dabei k nnen sie w hlen ob die Buchungen f r s mtliche Konten angezeigt werden oder f r ein Konto das Sie mit dem Auswahlfeld unten links vorbestimmen und stornieren k nnen Buchungen bis zum 31 12 2001 sind DM Buchungen Sp tere Buchungen sind Euro Buchungen Die Salden der Konten werden in Euro ausgewiesen Sie k nnen die vorhandenen Buchungen l schen und durch Neueingabe ver ndern solange der entsprechende Monat nicht abgeschlossen ist Sobald aber der Ab schluss durchgef hrt ist ist l schen nicht mehr m glich Dann k nnen Buchungen nur storniert werden Stornierte Buchungen bleiben in der Tabelle werden aber f r Saldenberechnungen nicht ber cksichtigt Beim Ausdruck der Buchhaltung werden stornierte Buchungen
101. gt eine Tabelle zugrunde die vom Benutzer nach eige nem Bedarf gef llt werden sollte F r jedes dieser Felder wird die M glichkeit gebo ten Vorbesetzungen zu erfassen und hinzu zuf gen Diese haben ein einheitliches Format Als Beispiel wird die Berufe Datei gezeigt Anrede uszubildender aschinenbauer urokauffrau Mit der rechten Schaltf che kann die Journal Nummer der n chsten Anmeldung festgelegt werden die hochgez hlt wird Joumal Nr Im unteren Teil der Anmeldemaske wird angezeigt welche Pflichtausbildung der Kunde zu absolvieren hat Theorie Grundausbildung und besondere Ausbildungsfahrten Be bungsfahrten 2 Autobahnfahrten klassenspezifischer Stoff berlandfahrten 225 Dunkelfahrten und welche Preise f r den Kunden g ltig sind bei Einzelklassen Preise vom 01 01 98 Grundgeb hr 450 00 DM U bungsfahrten 50 00 DM berlandfahrten 65 00 DM Autobahnfahrten 65 00 DM Dunkelfahrten 68 00 DM Theorie Pr fung 45 00 DM Fahrpr fung 130 00 DM und bei Kombiklassen Preise vom 01 01 98 Grundgeb hr 600 00 DM bungsfahrten 50 00 DM 55 00 DM berlandfahrten 65 00 DM 73 00 DM Autobahnfahrten 65 00 DM 70 00 DM Dunkelfahrten 68 00 DM 72 00 DM Theorie Pr fung 45 00 DM 36 00 DM Fahrpr fung 180 00 DM 180 00 DM COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 15 Die Anmeldemaske bietet die M glichkeit sofort eine Kundenzahlung einzugeben Hierf r bet ti
102. gt man den daf r vorgesehenen Schaltknopf Zahlungen Man wechselt dadurch zur Zahlungseingabemaske Kundername et ei Datum Buchungstett lt Kategorie Fahrzeug D CF 1254 v Filiale Fahrschule moderne zs B Erfassen Sie hier die Angaben zur Kundenzahlung Die Felder Buchungstext Ka tegorie und Konto legen fest wie die Zahlung verbucht wird Neben der Eingabe des Zahlungsbetrages erfolgt sofort die Umrechnung der Mehrwertsteuer Erl ute rung zu diesem Vorgang finden Sie im Abschnitt Buchhaltung COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 16 3 Best tigungen Durch diese Men position rufen Sie den Programmbereich auf mit dem Sie die un terschiedlichen Auswertungen aus den Kundendaten anfertigen k nnen Ruft man eine dieser Auswertungen auf dann erscheint zur Kundenauswahl die Sch lerliste Hier kann man eine Einzel oder eine Gruppenauswahl vornehmen oder eine Liste mit Hilfe des Filters durchf hren Nach der Kundenauswahl wird die Auswertung an gefertigt und als Druckvoransicht auf dem Bildschirm angezeigt a Ausbildungsvertrag Auf der folgenden Seite ist ein Ausbildungsvertrag zu sehen Anhand des Beispiels werden die einzelnen Bausteine erl utert Briefkopf Der Briefkopf wird aus den erfassten Stammdaten entnommen Voraussetzung ist dass in den Kundendaten eine Filiale erfasst ist und in der Filialadresse die entspre chende Brief
103. hmen registrierte Mandanten Mandant Nr o Kanes 32345 Fahrschule 3 42345 Fahrschule 4 Serien Nr 63456 52345 Fahrschule 5 Mandanten Name Enno s Fahrschule 72345 Fahrschule 7 62345 Enno s Fahrschule Datei N ame Copilot_Daten_6 MDB Verzeichnis C Eigene Dateien Copilot Damit haben Sie diesen Mandanten auf der Festplatte C registriert COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 38 02 Mandanten oder Testfahrschule ausw hlen Wenn Sie im COPILOT Men die Position Stammdaten Mandanten ausw hlen auf rufen dann k nnen Sie einen der registrierten Mandaten oder die Testfahrschule durch Mausklick ausw hlen und anschlie end mit diesem Mandanten arbeiten Registrierte Mandanten Fahrschule 1 Fahrschule 2 Fahrschule 3 Fahrschule 4 Fahrschule 5 Fahrschule 7 Test Fahrschule COPILOT stellt die Verbindung zu den entsprechenden Daten her und Sie erhalten zum Abschluss die Meldung Sie arbeiten nun mit dem Mandanten Fahrschule 1 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 39 c Arbeiten im Inhouse Netz 01 Wichtige Details zur Einrichtung beim Einsatz eines Netz werkes Arbeiten Sie mit mehreren Computern in einem Netz dann ist es umgekehrt wie bei der im vorigen Absatz beschriebenen Mandantenverwaltung Hier gibt es grund s tzlich nur einen Datenbestand auf den gleichzeitig mehrere Arbeitspl tze und da mit auch me
104. hrere Programme zugreifen Wie eine solche Arbeitsumgebung einge richtet werden muss soll hier im einzelnen beschrieben werden Zuerst m ssen Sie entscheiden auf welchem Computer der Datenbestand liegen soll In der weiteren Beschreibung bezeichnen wir diesen Computer als Haupt PC und die brigen Computer als Neben PC s Bei den n chsten Arbeitsschritten muss gr te Sorgfalt auf die Reihenfolge in der die einzelnen Computer aktiviert werden gelegt werden Nur dadurch vermeiden Sie Probleme und notwendige Eins tze von Experten Hier zun chst die Zusammenfassung der richtigen Abfolge 1 Schriftliche Festlegung welchen Laufwerksbuchstabe auf dem Neben PC das Laufwerk C des Haupt PC hat Diese Information stellt der Einrichter des Netzwerkes zur Verf gung 2 Installation der Software auf dem Haupt PC auf Laufwerk C 3 Start der Software auf dem Haupt PC und Registrierung des Mandanten 1 auf Laufwerk C 4 Installation der Software auf jedem der einzusetzenden Neben PC s 5 Start der Software auf jedem einzelnen Neben PC Hierbei wird die Registrie rung angefordert Diese wird dann auf dem Laufwerksbuchstaben durchge f hrt die dem Laufwerk C des Haupt PC s entspricht Wird eine Registrie rung nicht angefordert dann ist die Software bereits vorher auf diesem PC gestartet worden d h die vorgeschriebene Reihenfolge wurde verletzt In die sem Fall ist technische Beratung erforderlich 02 Regist
105. hrschul Verwaltung nicht funktionst chtig 11 Schritt Mahnungen vorbereiten Wenn Sie in Ihrer Fahrschule Mahnungen schreiben m ssen dann bereiten Sie da f r jetzt die Mahntexte f r die erste zweite und dritte Mahnung vor Dies geschieht ber Stammdaten freie Texte 12 Schritt Kundenstammdaten erfassen Erfassen Sie jeden Kunden der derzeit bei Ihnen in der Ausbildung ist Es kann berlegt werden ob Adressen von fr heren Absolventen bernommen werden um damit Betreuungs und Werbeaktionen vorzubereiten 13 Schritt Seriendruck vorbereiten Nun sollten Sie sich mit der Textverarbeitung und den M glichkeiten des Seriendru ckes befassen Selbst erstellte Standardbriefe und Listen werden damit verarbeitet 14 Schritt ben in der Testfahrschule ben Sie jetzt die Erfassung von bungsfahrten des theoretischen Unterrichtes der Eingabe einer Pr fung sowie Ausgabe und Verbuchung von Lehrmaterial F hren Sie dies in der Test Fahrschule durch die Sie ber die Men position Stammda ten Mandanten ausw hlen finden Probeweise k nnen Sie nun in der Testfahrschule die verschiedenen Ausdrucke tes ten Ausbildungsnachweise Ausbildungsbescheinigungen Rechnungen Rech nungs bersichten Mahnungen und die angebotenen unterschiedlichen Listen 15 Schritt Buchhaltung durchf hren Beginnen Sie mit der Buchhaltung zun chst im Parallellauf Das hei t mehrere Mo nate sammeln Sie Erfahrungen mit der COPILOT Bu
106. ie Mahnung besteht der Einleitung und dem Abschluss F r Rechnung und Rech nungs bersicht k nnen Sie einen Schlusstext als Zahlungshinweis vorgeben Susbildungsvertrag Abschlu Ausbildungsvertrag_ bschlu v Ausbildungsvertrag Einleitung Susbildungsvertrag_Einleitung v Ausbildungsvertrag Unterschrift Fahrlehrer amp usbildungsvertrag_Unterschrift Fahrleh x Ausbildungsvertrag Unterschrift Sch ler amp usbildungsvertrag_Unterschrift Sch ler X Mahnung Stufe 1 Abschlu r Mahnung Stufe 1 Einleitung M Mahnung Stufe 2 Abschlu r Mahnung Stufe 2 Einleitung v Mahnung Stufe 3 Abschlu M Mahnung Stufe 3 Einleitung M Rechnung Zahlungshinweis Rechnung_Zahlungshinweis r Rechnungs bersicht Zahlungshinweis Rechnungs bersicht_Zahlungshinweis COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 29 Wollen Sie einen neuen Text den Sie Mahn11 genannt haben der Einleitung von Mahnung Stufe 1 zuweisen dann ffnen Sie das entsprechende Kombinationsfeld Sie sehen die Auswahl Ihrer Texte Ausbildungsvertrag_Abschlu Ausbildungsvertrag_Einleitung Ausbildungsvertrag_Unterschrift Fahrleh 7 Ausbildungsvertrag_Unterschrift Sch ler 7 Ausbildungsvertrag_Abschlu Ausbildungsvertrag_Einleitung Ausbildungsvertrag_Unterschrift Fahrlehr Ausbildungsvertrag_Unterschrift Sch ler Rechnung_Zahlungshinweis Rechnungs bersicht_Zahlungshinweis
107. iederholt werden Dieser Name wird schon bei der Kunden Neuanmeldung in dieses Feld eingetragen kann aber hier ber das angebotene Kombifeld ge ndert werden Verf gbar sind aus schlie lich solche Anmeldeklassen die unter Stammdaten Anmeldeklassen defi niert worden sind Mit der Auswahl der Anmeldeklassen wird gleichzeitig eine damit fest verbundene Preisliste gew hlt In den Feldern vorhandene Klasse und angestrebte Klasse werden die entsprechenden Definitionen der Anmeldeklasse angezeigt Kraftfahrzeug In diesem Kombifeld wird das Fahrzeug eingetragen mit dem der Kunden normaler weise geschult wird Dieser Eintrag ist bereits bei der Kunden Neuanmeldung vorge nommen worden kann aber hier jederzeit ge ndert werden ber das Kombifeld ste hen diejenigen Fahrzeuge zur Verf gung die im Inventarverzeichnis Buchhaltung erfasst worden sind Das Fahrzeug hier einzutragen vereinfacht die Arbeit bei der Eingabe des Tages nachweises Dort wird dann n mlich dieses Kundenfahrzeug automatisch vorbesetzt ber die Men position Stammdaten Optionen Tagesnachweis Erfassung k nnen Sie daf r sorgen dass bei jedem Fahrzeugwechsel der Eintrag in den Kundendaten ge ndert wird Pr fauftrag List Nummer Sobald ein Pr fauftrag des Stra enverkehrsamtes f r diesen Kunden vorliegt kann in diesem Feld das Datum und die dazugeh rende List Nummer eingetragen wer den Die dadurch eingetragenen Pr fauftr ge k
108. iegende Beschreibung wendet sich in erster Linie an den Fahrlehrer und sei ne B romitarbeiter Auch wenn Kenntnisse ber den Arbeitsablauf in der Fahrschule vorausgesetzt werden k nnen der Fahrschul Inhaber und seine Mitarbeiter aus der Vielfalt der M glichkeiten viele Arbeitsmethoden kennen lernen und dadurch die Wirtschaftlichkeit der Fahrschule verbessern In diesem Handbuch wird davon ausgegangen dass die grunds tzliche Handhabung der Office Anwendung bekannt ist Dazu steht die Microsoft Online Hilfe zur Verf gung COPILOT konzentriert sich auf die Besonderheiten die sich bei der Benutzung der Software f r den Fahrschul Betriebes ergeben Die Fahrschul Computer GmbH arbeitet eng mit der Fahrlehrerschaft zusammen Regelm ig finden Anwender Workshops statt die der Information und dem Gedan kenaustausch dienen Computer Schulungen in verschiedenen St dten erg nzen das Programm Ein aus der Fahrlehrerschaft gebildeter Programmbeirat steht den Entwicklern f r Vorschl ge und Pr fungen zur Seite Die einzelnen Bestandteile von Office bernehmen getrennte Aufgaben ACCESS erledigt Steuerung und Speicherung WORD wird benutzt um Bescheinigungen Serien Briefe und Schriftverkehr zu erledigen EXCEL steht f r das Buchungsjour nal den Preisaushang f r Statistiken und Wirtschaftlichkeitsanalysen zu Verf gung OUTLOOK kann als Terminplaner eingesetzt werden dar ber hinaus erzeugt POWER POINT Overhe
109. im Auswertung f r das Jahr 2001 Pr fstatistik nach Fahrlehrer f r 2001 Pr fungsart theoretische Pr fung Statistik f r HB Gesamt best nicht best Durchfallquote Januar 02 02 0 0 0 Februar 13 10 3 23 1 M rz 04 04 0 0 0 April 14 12 2 14 3 Mai 11 10 1 9 1 Juni 23 19 4 17 4 Juli 05 05 0 0 0 August 10 10 0 0 0 September 05 05 0 0 0 Oktober 14 14 0 0 0 November 10 10 0 0 0 Dezember 11 10 1 9 1 Gesamt 2001 122 111 11 9 0 Pr fungsart praktische Pr fung Statistik f r HB Gesamt best nicht best Durchfallquote Januar 03 03 0 0 0 Februar 15 14 1 6 7 M rz 10 09 1 10 0 April 04 04 0 0 0 Mai 20 19 1 5 0 Juni 14 14 0 0 0 Juli 09 09 0 0 0 August 10 10 0 0 0 September 10 09 1 10 0 Oktober 11 10 1 9 1 November 13 13 0 0 0 Dezember 09 8 1 11 1 Gesamt 2001 128 122 6 4 7 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 1 D Buchhaltung der Fahrschule W hlen Sie im Men die Position Buchhaltung und es erscheint folgendes Men Buchhaltung Buchung erfassen Buchung ansehen Monatsabschluss Kategorieliste drucken Journal drucken Kontoauszug USt Yoranmeldung Formular USt Voranmeldung blanko Inventarverzeichnis Fahrzeugliste drucken Wie blich k nnen Sie die gleiche Auswahl mit Hilfe der bersicht erhalten 1 Vorbemerkungen Betriebswirtschaftlich gesehen ist der Zweck der Buchhaltung dem Inhaber bessere E
110. in Fahrsch ler anstrebt Hier zu z hlen zun chst die gesetzlich angebotenen Ausbildungsklassen wie A A1 B BE usw Diese Klassen k nnen in der Tabelle der Anmeldeklassen mehrfach vorkom men Wenn die Fahrschule z B unterschiedliche Preistabellen f r Klasse B in verschiede nen Filialen verwalten m chte dann wird der Name der Anmeldeklassen sich unter scheiden als Klasse wird aber in jedem Fall B eingegeben Anmelde F hrerschein Kombi Fahrzeug Minimum Th Minimum Praxis Alter Klasse anzeigen klasse von Klasse klasse Grund spez Stadt Autob Uber Dunkell Min Max bei Preislisten WC u A ar BER BE p Kg 0 I ee u UV 58438 f12 f4 so fiso VS 115 oA 0 E U 3465 Cheese Le a p H A o DIS lt fe D D D 2 2 KW per wol MN a On co CH EA El A nj GA OH E m js w Ze fa D w on Ru oj Om CH j m W n on on ol Ol CH n C Pe a er CH d 0 D 98 D D 180 oo e e e ei ge ge gje 10 Ei _ ajs aje Wi Wi V 2 2 fp fp f 2 2 DD H HL LILIIIHHHHHHHHHHHHHHHET RHRRRRIRRRRRIRIRIRIRIRIRIRIRIRIR F r jede Anmeldeklasse steht eine Eingabezeile zur Verf gung In den Spalten wer den die Detailangaben zu den Klassen eingetragen Anmeldeklasse Die erste Spalte enth lt die Anmeldeklasse Sie k nnen den Namen frei w hlen von Die zweite Spalte von legt fest welcher F hrerschein bereits vorhanden ist COPILOT 2000 Software f r
111. insichten ber seinen Betrieb zu geben und Grundlagen f r Entscheidungen zu lie fern In Wahrheit verk mmert Buchhaltung h ufig zum Instrument des Finanzamtes Aufzeichnungen haben dann nur das Ziel Gewinne und Ums tze der richtigen Be steuerung zuzuf hren Daraus resultiert die innere Ablehnung vieler Unternehmer gegen ber dem Thema Buchhaltung und die Sorge irgendwas falsch zu machen Die Konzeption der COPILOT Buchhaltung verfolgt gleichzeitig beide Ziele Sie ist nach steuerlichen Gesichtspunkten konzipiert und liefert dem Fahrschul Inhaber zugleich Informationen ber e die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge e die Rentabilit t von Filialen e die Rentabilit t einzelner Ausbildungsklassen e und die Liquidit t des Unternehmens Der hohe Anspruch der Fahrschul Buchhaltung kann besonders deswegen erf llt werden weil die Aufzeichnungen nach dem Fahrlehrergesetz Tagesnachweis Kun denkartei eng mit der Buchhaltung verkn pft werden Bei einer Verlagerung der kompletten Buchhaltung auf ein Steuerb ro verzichtet man auf diesen Vorteil Die T tigkeit des Fahrlehrers ist im Steuerrecht als freiberufliche T tigkeit anerkannt Daraus folgt dass die Gewinnermittlung nach 4 3 EstG als Einnahmen berschussrechnung durchgef hrt werden kann Das ist ein Privileg von dem man Gebrauch machen sollte Nur selten ist die Aufstellung einer Bilanz erforderlich Um die COPILOT Buchhaltung einzurichten lesen Sie in diesem Handbuch die B
112. ischenmel dung die Sie mit Ja quittieren k nnen Das Dokument das Sie ffnen enth lt Makros die m glicherweise gef hrliche Yiren enthalten Wenn Sie sicher sind dass dieses Dokument von einer vertrauensw rdigen Quelle stammt klicken Sie Ja Falls Sie nicht sicher sind klicken Sie auf Net Abbrechen Der Zweck dieser Excel Meldung ist Sie davor zu sch tzen fremde Excel Arbeitsbl tter zu benutzen in deren Makros eventuell Viren verborgen sind Ausgedruckt wird der Preisaushang in der gesetzlich vorgeschriebenen Form immer mit den aktuellen Preisdaten die am Tage des Ausdrucks g ltig sind Nehmen Sie z B wie im vorhergehenden Abschnitt gezeigten Beispiel zum 01 02 2002 die nde rung der Grundgeb hr und des Preises f r bungsfahrten vor dann m ssen Sie am oder nach dem 01 02 2002 einen neuen Preisaushang drucken Der Preisaushang wird im Din A4 Quer Format gedruckt Einfache Bilderrahmen rei chen aus um den Preisaushang in der Fahrschule auszuh ngen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 15 4 Personal Im Stammdatenmen Personal erscheint ein Untermen mit 4 Positionen Stammdaten T tigkeiten gt Anmeldeklassen Preise gt Personaldaten Personal Pr fer Personalliste Eahrschuldaten gt Gehaltsabrechnung Buchhaltung einrichten Lohnarten Freie Texte Optionen Mandanten gt Zugriffsrechte Hierzu folgen die notwendigen Erl
113. ition Rechnung gew hlt dann erscheint die f r Rechnungen g l tige Steuerungsmaske alle Kunden mit offenen Leistungen ausgew hlte Kunden alte Rechnung letzte Rechnung f r alle Kunden letzte Rechnung f r ausgew hlte Kunden f rkunde C a Rechnungs Nr d anzeigen letzte Rechnung zur cksetzen E bei allen Kunden f r ausgew hlte Kunden Eine Rechnung muss so beschaffen sein dass sie als Dokument automatisch in die Buchhaltung bernommen werden kann Das bedeutet dass einerseits dieselbe ab gerechnete Leistungsposition nicht in unterschiedlichen Rechnungen auftauchen kann und dass jede einmal erstellte Rechnung zu einem beliebigen sp teren Zeit punkt eingesehen und bei Bedarf als Kopie neu ausgedruckt werden kann Diese Anforderungen erf llen die bei COPILOT erstellten Rechnungen Allerdings f hrt dies zu unvermeidbaren Einschr nkungen bei dem Wunsch Rechnungen nach tr glich zu ndern St ren die Einschr nkungen dann ist immer der Ausdruck von Rechnungs bersichten verf gbar COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 22 Folgende Erl uterungen zu der auf der vorigen Seite gezeigten Steuerungsmaske 01 neue Rechnungen f r alle Kunden mit offenen Leistungen COPILOT bietet die M glichkeit auf einfache Weise Zwischenrechnungen zu erstel len Die Entscheidung wer eine Rechnung erh lt kann die Software bernehmen Sie starten einen automatisch
114. kl rung zu diesem Feld eingeblendet Das macht das Nachschlagen im Handbuch meist berfl ssig Erfahrene Software Benutzer benutzen das installierte Hilfeprogramm Dort findet man umfangreiche Informationen zu den allgemein g ltigen Office Routinen Das Einarbeiten in die Software und die Arbeitsbereiche der Fahrschule kann man erleichtern wenn man die angebotenen Seminare besucht die von der Fahrschul Computer GmbH angeboten werden Einf hrungsseminare und Anwendertrainings finden in verschiedenen Orten Deutschlands statt Daneben wird dem Anwender eine gut funktionierende telefonische Software Beratung als Hotline angeboten die bei Abschluss eines Software Pflegevertrages kostenlos genutzt werden kann Die dort t tigen Berater sind aktive Benutzer der Software die das Programm zu 100 beherrschen und einen Teil ihrer Zeit f r die Beratung ihrer Kollegen zur Verf gung stellen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 7 2 Wie finde ich mich zurecht a bersichten Men s und Symbolleisten Beim Start der Software wird das Men in der Kopfleiste eingeblendet Kunden T tigkeiten Buchhaltung Stammdaten Anwendungen Reorganisation Datensicherung Beenden Gleichzeitig erscheint die Haupt bersicht COPILOT 2000 CH Kunden e T tigkeiten e Buchhaltung Ej Stammdaten E Anwendungen COPILOT im Internet m Reorganisation Datensicherung Ki Beenden Mit Men s und bersichten sagt d
115. kopfnummer eingetragen wurde 05 03 02 Dies ist das Anmeldedatum des Kunden Es kann in den Kundenstammdaten einge sehen und falls erforderlich dort angepasst werden Nr 13 Dies ist die Journalnummer des Kunden Sie kann in den Kundenstammdaten einge sehen und falls erforderlich dort angepasst werden Sie schlie en hiermit einen Ausbildungsvertrag mit der Fahrschule Otto mann Dieser Einf hrungstext ist ber die Funktion freie Texte gestaltbar Jede Fahrschule kann dort den f r Sie besten Text gestalten A B B A In diesen Spalten wird die f r den Kunden relevante Preisliste gedruckt Ber cksich tigt werden die f r diesen Kunden relevanten Karenzmonate und das Anmeldedatum Gezeigt wird in diesem Fall eine Kombiklasse F r alle Preiseintr ge in der Spalte A B bleibt der Preiseintrag f r die Einzelklassen frei Ihre pers nlichen Daten Die pers nlichen Daten des Kunden werden aus den Kundenstammdaten entnom men Dort k nnen sie falls erforderlich angepasst werden Die Gesch ftsbedingungen liegen diesem Vertrag zugrunde Dieser abschlie ende Text ist ber die Funktion freie Texte gestaltbar Jede Fahr schule kann dort den f r Sie besten Text gestalten Unterschriften von Fahrlehrer und Kunde Die Art und Weise wie Unterschriften zu erfolgen haben ist ebenfalls ber die Funk tion freie Texte frei zu gestalten COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002
116. ktiven Kunden Anmeldedatum In dieses Feld wird automatisch der Tag eingetragen an dem der Kunde angemeldet worden ist Das Anmeldedatum ist von besonderer Bedeutung Es muss dem Fahr lehrergesetz entsprechend aufgezeichnet werden Es wird daher empfohlen nde rungen nicht vorzunehmen obwohl das Feld zur Korrektur fehlerhafter Eintr ge edi tierbar bleibt Beginn Hier wird automatisch das Datum des ersten theoretischen Unterrichtes oder der ers ten bungsfahrt eingetragen Nach dem Fahrlehrergesetz ist auch dieses Datum von besonderer Bedeutung Es wird auch hier empfohlen den Eintrag nicht zu ver n dern Das Feld bleibt dennoch editierbar um fehlerhafte Eintr ge zu korrigieren Nachname Zusatz Vorname Diese drei nebeneinander angeordneten Felder sind f r die laufende Verarbeitung der Kundendaten wichtig Der Kunde wird durch diese Felder eindeutig identifiziert Eine gleichlautende Doppelbelegung der Eintr ge ist nicht m glich In der Praxis COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 3 kommt es h ufig vor dass Nachname und Vorname z B Wolfgang Weber gleich lauten Aus diesem Grund wird das Zusatzfeld zwischen Nach und Vorname ange boten Hier werden Unterscheidungsmerkmale z B Weber1 Weber2 eingetragen Anrede Stra e PLZ Ort Familienstand Nation Diese Felder sind frei belegbar Sie werden bereits bei der Kunden Neuanmeldung aufgenommen k nnen aber an dieser Stelle jed
117. ld Sie in der Personal bersicht die Funktion Tagesnachweis erfassen w hlen zeigt sich eine detaillierte Datenerfassungsmaske Zuerst bestimmen Sie im Aus wahlfeld Personal hier ausw hlen f r welchen Mitarbeiter Sie eine Dateneingabe vornehmen wollen 5057 HB Hans 02137 Am Weberhole 5 41469 Neuss Nach der Personalauswahl erscheinen die wichtigsten Angaben zur Person Hier durch ist jederzeit Adresse und Telefonnummer des Mitarbeiters sichtbar und er leichtert R ckfragen Hellermann In der anschlie end folgenden Tabelle werden die einzelnen T tigkeiten des Mitar beiters aufgenommen Jede Zeile dieser Tabelle stellt eine T tigkeit dar Die Eintr ge werden automatisch UE EE sortiert 17548 170 1250FA puomi Spa EI BED a o 21 7005112317204 Se Seel E e Slam H mE B a b A j k an Die folgenden Erl uterungen der Erfassungstabelle erfolgen anhand der unter den einzelnen Spalten angebrachten Buchstaben COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 2 a Fahrlehrerkurzzeichen Angezeigt wird in diesem Feld das Kurzzeichen des Fahrlehrers Sie k nnen nun die T tigkeit des gew hlten Fahrlehrers eingeben Als besonderer Komfort wird der ein fache Wechsel von einem zum anderen Fahrlehrer angeboten Haben Sie die Tabel le eines bestimmten Fahrlehrers ge ffnet dann k nnen Sie ber das Kombinations feld durch das Fah
118. lickt ist und beim Drucken von Rechnungen die Funktion Neue Rechnun gen f r alle Kunden mit offenen Leistungen gew hlt worden ist In diesem Fall wer den zuerst die Rechnungen gedruckt und sofort daran anschlie end die gew nschte Liste von der hier ein Beispiel angezeigt wird Liste der mahnbaren Kunden Kunde letzte Rechnung letzte Zahlung Mahnbetrag Reichert Erna 09 07 02 13 08 02 100 00 Assler Lisa 09 07 02 17 08 02 250 00 Bellermann Erwin 13 08 02 18 08 02 315 45 Hellermann Heinz 13 08 02 19 08 02 230 00 Hopmann Michael 13 08 02 01 09 02 150 00 L ters Christine 02 09 02 12 08 02 1 300 45 Diese Liste ist dazu geeignet die Mahnkunden einzeln zu bearbeiten Sollen die mahnbaren Kunden automatisch gemahnt werden dann geschieht dies ber die Me n position Kunden Abrechnungen Mahnung und dort ber die Funktion Neue Mah nung f r alle mahnbaren Kunden 02 Rechnung mit Einzelpositionen Beim Schreiben einer Rechnung fasst COPILOT bungs Sonder und Pr fungs fahrten je nach ihrer Art zusammen Hierdurch entsteht eine Rechnung mit kompak tem Inhalt Daneben bietet COPILOT als Sonderform Rechnungen mit Einzelpositio nen an Hier wird jede einzelne Position mit Ihrem Datum in der Rechnung angezeigt Hierzu m ssen Sie die beiden folgenden Optionsfelder anklicken Rechnung nicht fortschreiben Rechnung mit Einzelpositionen Kunde mahnbar nach ___10 Tagen nach letzter R
119. m Fahrlehrerverband s dliches Musterland Fahrschule Otto Sigridstr 23 12345 Musterhausen Herrn Josef Marmetschke Emanuel Leutze Stra e 45 12345 Musterhausen Datum 15 06 2001 Rechnungs bersicht Nr 17 Wir berechnen Ihnen die Ausbildungsleistungen wie folgt Ausbildungsklasse A1 Autobahnfahrten 10 Fahrst 700 00 amp Grundgeb hr Anmeldung 450 00 e Summe 1 150 00 e In dieser Summe sind 16 MwSt 158 62 enthalten Grundpaket Lehrm 1 St ck 100 00 Summe 100 00 amp In dieser Summe sind 7 MwSt 6 54 enthalten gesamter Abrechnungsbetrag 1 250 00 e bisher sind folgende Zahlungen erfolgt 12 07 01 Anzahlung 400 00 e 12 07 01 Lehrmaterial 100 00 e 12 08 01 Anzahlung 450 00 e Summe Zahlungen 950 00 e offener Restbetrag 300 00 e Dieser Betrag ist am 25 08 01 f llig und ist vor der Pr fung zu zahlen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 28 c Mahnung 01 Start des Mahnwesens Je nach der Art mit der die Fahrschule ihr Inkasso betreibt kann ein funktionsf hi ges Mahnwesen von gro er Bedeutung sein Arbeitet die Fahrschule mit Vorauszah lungen einem Fahrschecksystem oder zieht die Fahrschule ihre Forderungen per Lastschrift ein wird das Mahnwesen von geringer Bedeutung sein Zahlen Fahrsch ler nach Rechnung ist eine berwachung der Au enst nde von gro er Bedeutung Wird die Men position Mahnung gew hlt erscheint die Steuer
120. m einen Filter aufzurufen f hrt man einen Doppelklick in dem entsprechenden Feld aus Es zeigen sich die Felder zur Eingabe der entsprechenden Kriterien F r die Eingabe gibt es zwei verschiedene M glichkeiten Entweder Sie bezeichnen einen Bereich durch die Felder von und bis von bis D bernehmen Abbrechen oder Sie nehmen einen Begriff den Sie exklusiv suchen m chten a eeeeeeeg we COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 11 Durch Bet tigung von bernehmen kehren Sie zur ck in die Filtermaske und k n nen die Filtersuche ausl sen Hierzu stehen drei Funktionskn pfe zur Verf gung vorhandene vorhandene vorhandene Auswahl erweitern Auswahl ersetzen Auswahl beibehalten vorhandene Auswahl erweitern Wollen Sie eine komplexe Auswahl treffen dann kann es sein dass Sie den im ers ten Arbeitsgang eingestellten Filter beibehalten wollen und zus tzlich eine andere Kundenauswahl treffen m chten Nehmen wir an Sie m chten alle Kunden an schreiben die t rkischer Nationalit t sind und zus tzlich alle griechischen Kunden Diese Auswahl gewinnen Sie durch zwei Arbeitsschritte Zuerst w hlen Sie im Feld Nationalit t den Eintrag t rkisch und bet tigen die Taste vorhandene Auswahl er setzen Anschlie end w hlen Sie griechisch und bet tigen die Taste vorhandene Auswahl erweitern Auch w re es denkbar dass Sie eine Liste haben m chten
121. m von heute plus 7 Tage Datum von heute plus 14 Tage k das Unternehmen Fahrschule der amtliche Name Stra e PLZ Ort verantwortlicher Leiter COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 1 C T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter W hlen Sie im Men die Position T tigkeiten dann erscheint folgendes Untermen T tigkeiten Tagesnachweis erfassen Tagesnachweis drucken bersicht nach T tigkeitsarten Tagessummen je Fahrlehrer Wie blich k nnen Sie die gleiche Auswahl mit Hilfe der bersicht erhalten 1 Tagesnachweis erfassen Tagesnachweise f hrt der Fahrlehrer um seine Ausbildungst tigkeit zu dokumentie ren Das ist nach dem Fahrlehrergesetz vorgeschrieben COPILOT verwendet die Tagesnachweise in erweiterter Form Sie werden f r s mtliche Mitarbeiter und T tig keiten gef hrt die in der Fahrschule anfallen Auch die Ausgabe von Lehrmaterial wird in einem Tagesnachweis erfasst Tagesnachweise dienen sowohl der Erfassung von T tigkeiten als auch der Verbu chung von Belastungen und Gutschriften Erfasst werden bungsfahrten und Unter richte ebenso wie die Ausgabe von Lehrmaterial und jede Art von Gutschrift oder Be lastung Auch die Neuanmeldung stellt eine T tigkeit dar Bei ihr wird die Grundge b hr automatisch verbucht Hierf r muss in den Personalstammdaten ein Mitarbeiter mit dem Nachnamen B ro eingetragen sein Soba
122. mtbetrag von 300 00 und will diesen Betrag angerechnet wissen auf seine Gesamtschulden von 390 00 Er schuldet der Fahr schule 90 00 f r Lehrmaterial und 300 00 f r bungsfahrten Der erste Betrag ist mit 7 Umsatzsteuer belastet der zweite mit 16 COPILOT 2000 macht aus dem Gesamtbetrag von 300 00 automatisch zwei Buchungen Zuerst werden die 90 00 f r das Lehrmaterial ausgeglichen der Rest von 210 00 wird der h heren Umsatzsteuerkategorie zugeordnet Sie m ssen daf r nur das Zahlungsdatum und den Zahlungsbetrag eingeben und die Eingabe best ti gen In der Reihenfolge wird immer zuerst der Saldo mit der geringeren Umsatz steuerbelastung ausgeglichen Kunde Konto ebe 0 MwSt volle MwSt 300 00 DM 210 00 DM erm igte MwSt 90 00 D 90 00 D Kundensaldo Betrag Buchungstext Lehrmaterial EB Kategorie Einnahme ohne Mi v Einnahme em MW v MwSt Satz 7 00 MwSt Betrag 589D Netto DD DM 84 11 D 181 03 DM Diese Form der Kundensplitbuchung wird immer dann aufgerufen wenn Kundenzah lungen ber die Kundenstammdaten verbucht werden Bei direkten Zahlungen in der Buchhaltung wird die Splitting der Kostenbuchung angeboten Einnahme volle Mw v 16 00 Splitting der Kostenbuchung Datum 03 01 98 Gesamtbetrag 795 00 DM 3 Teilbetrag 1 Teilbetrag Betrag 123 45 DM Buchungstext 2 Teilbetrag Ersatzteile 320 55 DM Kategorie Fahrzeugkosten r Fahrzeugkos
123. n Sobald Sie in das angebotene Optionsfeld ein H k chen setzen erscheint folgende Erfassungsmaske Kontoinhaber Bank Kontonr 30050000 SES Bankleitzahl 1123456 r Der Name des Kontoinhabers ist in dieser Maske automatisch vorbesetzt Er wird aus den Eintr gen der Kundenstammdatei bernommen Tragen Sie in der 2 Zeile die Kontonr ein und w hlen Sie die Bank ber das Kombinationsfeld in der 3 Zeile Kontoinhaber Kontonr 30050000 Bankleitzahl Schlie en Angeboten werden hier die Banken die Sie selbst erfasst haben Ist die gew nschte Bank nicht vorhanden dann k nnen Sie ber den Funktionsknopf Bankverbindun gen und folgendes Erfassungsformular die entsprechende Bank nachtragen 30050110 300800 Stadtsparkasse D Dresdner Bank AG Bankname us Ort m Stadtsparkasse Diisseldorf ran 300800 Dresdner Bank AG 41460 N COPILOT verzichtet bewusst auf eine komplette Bankendatei Hierdurch w rde der nutzlose Ballst des Programms berfrachtet Fahrschulen sind auf die rtlichen Ban ken und Sparkassen konzentriert Eine Fahrschule z B in Hamburg wird sich kaum f r die s ddeutschen Banken interessieren COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 6 Arbeitgeber Info Soll die Rechnung f r diesen Kunden nicht an ihn sondern an eine andere Adresse ausgestellt und versendet werden dann ist das meist der Arbeitgeber Dies ge schieht z B h u
124. n in dem das Anlagegut aus dem Bestand gestrichen wird Es erfolgt dann in diesem Jahr die volle Restwertabschreibung auf den Wert 0 c AfA ndern Sonder AfA F r diese Funktionen stehen am Fu der Inventarliste die folgenden Funktionskn pfe zur Verf gung Afa andem SonderAra In Sonderf llen kann es notwendig werden dass der AfA Satz ge ndert werden kann oder muss Rufen Sie diese Funktion mit dem angebotenen Funktionsknopf auf Investitionsf rderungsma nahmen gestatten in besonderen F llen die Durchf hrung von Sonderabschreibungen Diese sind mit Hilfe des entsprechenden Funktions knopfes einzuleiten F r die Eingabe erscheint folgende Maske f r die eine n here Erl uterung nicht erforderlich ist Sonderabschreibung Bitte geben Sie die Sonderabschreibung f r das Anlagegut NE CY 123 an Betag lr f rwelchesdh rr COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 20 d alte Anlagen anzeigen Anlagen die durch Verkauf oder Verschrotten aus dem Anlagenbestand ausge schieden werden bleiben im Hintergrund weiterhin im Inventarverzeichnis gespei chert Der Grund daf r ist naheliegend Alte Inventarverzeichnisse m ssen jederzeit neu erstellt werden k nnen Die Buchhaltung bleibt unverletzt erhalten Die Altanlagen werden allerdings im sichtbaren Inventarverzeichnis nicht angezeigt Wollen Sie aber Einblick in den Altbestand gewinnen dann bet tigen Sie den in der obe
125. n Beispiel f r eine nicht zeitabh ngige Lohnart Ur laubsgeld und Krankengeld kann zu jeder dieser Kategorien geh ren Dies ist ab h ngig von der jeweiligen Fahrschul Organisation Erfassen Sie die Kranken und die Urlaubszeit im Tagesnachweis mit Hilfe einer entsprechenden T tigkeitsart dann k nnen beide Lohnarten auch als zeitabh ngig markiert werden Zeitabh ngige Lohnarten k nnen Sie nur dann f r eine Gehaltsabrechnung verwen den wenn entsprechende T tigkeitsarten Stammdaten T tigkeiten definieren defi niert worden sind mit denen der Zeitverbrauch im Tagesnachweis erfasst werden kann Die in obigem Beispiel z B aufgef hrte Wartezeit kann mit Hilfe einer T tig keitsart erfasst werden deren Funktion mit nicht angetreten definiert ist 02 Gehaltsabrechnung Nach der Einrichtung der Lohnarten k nnen Sie die Gehaltsabrechnung aufrufen Sie finden dort eine Eingabemaske mit der Sie f r jeden Fahrlehrer und B romitarbeiter den Inhalt der Gehaltsabrechnung definieren k nnen W hlen Sie mit Hilfe der Kom binationsfelder im linken Feld die Lohnart und im mittleren Feld die T tigkeitsart mit der Sie die Zeiterfassung vornehmen und schreiben Sie in das rechte Feld den ent sprechenden Betrag als Festbetrag bzw bei zeitabh ngigen Feldern als Betrag 45 Minuten Coden Lohnart T tigkeit Betrag rundgehalt 1 000 00 bungsfahrten utobahnfahrten berlandfahrten unkelfahrten Wartezeit nterricht uroa
126. n angeboten W hlen Sie bei Bedarf die Men position und starten damit die Funktion COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Reorganisation G 2 4 Preise neu berechnen Jede Position des Tagesnachweises ist mit einem Preis ausger stet der bei der Da tenerfassung aus der Preistabelle bernommen worden ist Bei dieser bernahme werden die vorgesehenen Preis nderungen nach ihrer Terminstellung ber cksichtigt Die im Tagesnachweis erfassten Preise flie en in Rechnung und Rechnungs ber sicht ein Stellt der Anwender fest dass in der Preistabelle ein falscher Preis steht und da durch die Eintr ge im Tagesnachweis fehlerhaft sind wird man die Preistabelle be richtigen Um nach einer solchen Berichtigung die Tagesnachweise durchzusehen und ebenfalls zu berichtigen ist die Funktion Preise neu berechnen geeignet Nach Start der Funktion sehen Sie die folgende Warnmeldung Die Neuberechnung der Preise wird einige Zeit in Anspruch nehmen da zun chst f r alle Aktionen die noch nicht abgerechnet wurden der Preis neu berechnet werden mu und anschlie end eine Saldenneuberechnung n tig ist Dennoch fortfahren Akzeptieren Sie diese Frage beginnt der Prozess Er wird unterbrochen durch eine Meldung die die Saldenneuberechnung startet Es wurden 10 Preise neu berechnet Daher ist eine Saldenneuberechnung note Mit der Saldenneuberechnung werden auch die Kundenkonten berarbeitet und in Ordnung gebracht
127. n gro er Funktionsumfang zur Verf gung gestellt wird Fahrschulen k nnen damit au er den Lastschriften auch berweisun gen verarbeiten Die Lastschriften k nnen nachbearbeitet und erg nzt werden Die Daten bermittlung an die Bank kann online meist per T online oder per Diskette erfolgen Die Bankausz ge k nnen online erstellt und ausgedruckt werden Die durch die Fahrschul Software erstellten Dtaus Dateien k nnen mit den Bank Programmen in optimaler Weise weiterverarbeitet werden Voraussetzung ist dass das jeweilige Bankprogramm Dtaus Dateien importiert Sollte in Einzelf llen diese Voraussetzung nicht existieren dann kann ohne jedes Problem ein Bankprogramm einer anderen Bank eingesetzt werden Die meisten Bankprogramme verarbeiten auch Konten fremder Banken COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 32 03 Verbuchen der Dtaus Datei Wenn eine Dtaus Datei erstellt und zur Bank gegeben wurde ist es sinnvoll dass die eingezogenen Betr ge den Kunden von der Fahrschule als Zahlungseingang ver bucht werden W hlen Sie hierf r die Men position Verbuche Dtaus Datei und es erscheint die Frage Sollen die Betr ge gleich bei den Kunden gutgeschrieben werden J ne Bei der Best tigung dieser Frage mit Ja sehen Sie folgende Maske Bankdisketten Datum Absender Anzahl der Datens tze Betrags Summe Verbucht 08 09 39 FAHRSCHUL COMPUTER GMBH 5 98 D 983 24 D
128. n mit Hilfe spezieller Importprogramme bernommen worden sind weglegen Hiermit verschieben Sie die Kundendaten in eine Warteposition Die Daten stehen damit zur Bearbeitung nicht weiter zur Verf gung werden aber nicht gel scht son dern k nnen jederzeit reaktiviert werden Durch Weglegen wird die bersichtlichkeit verbessert l schAktion L schen einer Zeile aus der Tabelle der Fahrschul Leistungen Schlie en Schlie en der Kundenmaske und zur ck zum Men COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 11 b weggelegte Kunden Sucht Do Status Filial Joumal Kd Nr Fahj4 26386 Name Vomsme Geb datum Katner Dons 10 1078 ane Sinn Tim Vorwahl Telefon Fahrlehrer 178998 Arbeitgeber e O Abetoeber Adresse schlie en holen aktive Kunden Kunden in Warteposition werden durch diese Men position ausgerufen COPILOT ist in der Lage Kundendaten in unbegrenzter Menge zu speichern Auch nach Ab schluss der Ausbildung sollten die Daten nicht gel scht werden Sie werden nur weggelegt und k nnen bei Bedarf jederzeit reaktiviert werden Jederzeit k nnen dann Serienbriefe und andere Anwendungen angefertigt werden eng EEE Status Filial Joumal Kd Nr Faul 26354 Se Name Yorname Geb datum Hens Stra e PLZ Ort 89111 D sseldorf Vorwahl Telefon Fahrlehrer Arbeitgeber Arbeitgeber dresse schlie en holen aktive Kunden Diese
129. ndenverwaltung k Anmeldestatistik Januar 2001 Februar 2001 M rz 2001 April 2001 Mai 2001 Juni 2001 Juli 2001 August 2001 September 2001 Oktober 2001 November 2001 Dezember 2001 Gesamt 2001 Januar 2002 Februar 2002 Gesamt 2002 10 9 11 12 13 8 4 12 10 6 9 3 107 14 2 16 Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen Anmeldungen B 37 Die Anmeldestatistik ist eine Liste die den Verkaufserfolg darstellt Unabh ngig von den Anmeldeklassen und Filialen der Kunden wird hier gezeigt wie viele Anmeldun gen in den einzelnen Monaten und Jahren eingegangen sind Ma gebend f r die Auswertung ist das Anmeldedatum aller im System gespeicherten Kunden unab h ngig ob diese in der aktiven Ausbildung stehen oder zu der weggelegten inaktiven Gruppe z hlen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 38 6 Auswahl f r Seriendruck Die COPILOT Software COPILOT arbeitet auf der Grundlage von Microsoft Office Ein wichtiger Bestandteil dieser Software ist die Textverarbeitung WORD mit der Briefe geschrieben Merkbl tter erstellt und Formulare bearbeitet werden Eine der wichtigsten Anwendungen der Textverarbeitung ist die Seriendruckfunktion Mit ihr k nnen Serienbriefe Etiketten und Listen selbst erstellt und bearbeitet werden
130. nen Stammdaten T tigkeiten gt Anmeldeklassen Preisliste bearbeiten Personal D Preislisten drucken Pr fer Preisaushang drucken Eahrschuldaten Buchhaltung einrichten Freie Texte Optionen Mandanten Zugriffsrechte a Preisliste bearbeiten 01 Preisliste erfassen und ndern Rufen Sie diese Men position auf dann sehen Sie eine Maske mit der Sie die ent sprechende Anmeldeklasse mit zwei unterschiedlichen Methoden aufrufen k nnen Sie rufen die gew nschte Anmeldeklasse mit Hilfe des im linken oberen Teil befindli che Kombinationsfeldes auf Wenn Sie dieses Feld ffnen sehen Sie alle von Ihnen eingerichteten Anmeldeklassen Mit einfachem Klick w hlen Sie aus Wie bei Kombi nationsfeldern ist die Eingabe der Buchstaben ber die Tastatur m glich ch B B B B B B C C C C D D _ COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 10 Sie sehen im folgenden Beispiel eine Preistabelle der Anmeldeklasse B Anmeldeklasse Leistung Euro g ltig ab drucken in Preisliste A 20087 01 01 1800 sammas ES pni al mt 5 rn DO Y z z S z z 60 00 01 01 2002 z E Y njn nl aj on r paa 300 00 01 01 2002 f S z z z z ka n n 0 Z U a Bea 7 fer B RIRIRRIRIRIRIRRIRIRIRIRRIRIRIRISIRIRIRIR Jede Zeile ist ein Preiseintrag die Eintr ge erfolgen in Spalten Hierzu folgende Erl uterungen Anmeldeklas
131. nhalt Leistungen die f r den Kunden bisher erbrachten kostenpflichtigen Leistungen Zahlungen die vom Kunden bisher geleisteten Zahlungen Saldo der zur Zahlung offenstehende Betrag letzte Bew das Datum an dem der Kunde zuletzt Leistungen erhalten hat COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung Diese Struktur haben auch die folgenden drei Saldenlisten c Saldenliste nach der H he der Forderung sortiert Diese Liste ist nach der Forderungsh he sortiert d Saldenliste nach Fahrlehrer gruppiert F r jeden Fahrlehrer erfolgt der getrennte Ausdruck seiner Kunden e Saldenliste f r weggelegte Kunden B 35 Hiermit erzeugen Sie eine entsprechende Liste der weggelegten Kunden f Defizitliste Stadt Haufs Philipp 3 43 Heinrich Herrmann 0 02 Hennemann Christof 0 02 Hopmann Christian 0 43 Krenkels Christian 1 43 Kr ger Nils 2 43 K hn Yvonne 2 43 Lenaz Heidi 2 43 Loosen Doris 2 43 Marquardt Colette 3 43 Peil Andreas 0 43 Ranzmann Wolfgang 3 43 Reichert Valentina 1 43 Schilly Gerd 0 43 Schipmann Klaus 3 43 Steinijans Hartmut 4 43 Welzel Armin 5 43 Autobahn 4 00 4 00 4 00 4 00 4 00 2 00 2 00 2 00 2 00 4 00 0 00 4 00 4 00 4 00 2 00 4 00 4 00 berland Dunkelheit 5 00 5 00 5 00 5 00 5 00 1 00 3 00 3 00 3 00 3 00 1 00 5 00 5 00 3 00 1 00 5 00 5 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 3 00 1 00 3 00 3 00 3 00
132. nmeldeklasse vorhandene Klasse vorh ListNummer angestrebte Klasse Grundgeb hr Bankeinzug Arbeitgeber Info Ej andere Preispositionen Das Geburtsdatum muss eingetragen werden COPILOT fordert das zwingend Nach Eingabe des Datums erscheint eine Meldung die das Alter des Kunden zeigt Alter des Kunden 19 Jahre Dies dient zur Kontrolle ber das erlaubte Alter zum Start der Ausbildung Mit dem Schaltknopf Arbeitgeber Info kann eine zus tzliche Adresse erfasst wer den die bei der Rechnungsstellung als Rechnungsadresse verwendet wird Mit Markieren des Optionsfeldes Bankeinzug wird der Kunde f r den automatischen Bankeinzug vorgemerkt Im linken Bereich der Eingabemaske erscheint nach Eingabe der Anmeldeklasse die f r diesen Kunden zu verbuchende Grundgeb hr Zus tzlich k nnen dort auch ande re Belastungen erfasst werden wie z B die Ausgabe eines Lehrmittelpaketes Grundgeb hr CRL O andere Preispositionen Die Anmeldemaske bietet die M glichkeit sofort einen Ausbildungsvertrag auszu drucken Hierf r bet tigt man den daf r vorgesehenen Schaltknopf Vertrag COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 14 Im oberen Teil der Anmeldemaske werden Schaltkn pfe angezeigt mit deren Hilfe die Tabelle gef llt werden kann f r die Kombinationsfelder der Maske Anreden Berufe Familienstand Nationalit t Orte Jouar Jedem Kombinationsfeld lie
133. nnen jederzeit ber die Liste Pr fauftr ge ausgedruckt und die Termine mit der Liste berwacht werden vorhandene Klasse mit Datum Nach Eingabe der Anmeldeklasse wird hier in dem ersten Feld die Ausbildungsklas se angezeigt die der Kunde bei der Anmeldung bereits hat Dieses Feld ist ein An zeigefeld Der Inhalt ist abh ngig von der Anmeldeklasse Vergleichen Sie hierzu auch die Anmerkungen weiter oben ber die Anmeldeklasse Im Feld Datum tragen Sie das Datum ein an dem die Pr fung zur vorhandenen Klasse abgelegt worden ist angestrebte Klasse mit Datum Nach Eingabe der Anmeldeklasse wird hier in dem ersten Feld die Ausbildungsklas se angezeigt die der Kunde anstrebt Das Feld ist ein Anzeigefeld Der Inhalt ist ab COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 5 h ngig von der Anmeldeklasse Vergleichen Sie hierzu auch die Anmerkungen weiter oben ber die Anmeldeklasse In das Feld Datum wird automatisch der tag der be standenen praktischen Pr fung eingetragen vorhandene List Nummer Hier tragen Sie die List Nummer des F hrerscheins ein den der Kunde bereits bei Antritt der Ausbildung besitzt Vorbesitz Beh rde Hier tragen Sie die ausstellende Beh rde des F hrerscheins ein den der Kunde be reits bei Antritt der Ausbildung besitzt Vorbesitz Bankeinzug Zum Einsatz des Banklastschriftverfahren k nnen Sie hier entsprechende Eingaben in der Kundendatei vornehme
134. nnenuntergang Hier k nnen Sie die Uhrzeit von Sonnenaufgang und Sonnenuntergang eingeben Dies bringt eine Hilfestellung bei der Eingabe von Dunkelfahrten Geben Sie eine Dunkelfahrt ein zu einer Zeit vor Sonnenuntergang dann werden Sie durch eine ent sprechende Meldung gewarnt Sie haben eine Nachtfahrt vor Sonnenuntergang 20 00 00 eingegeben 04 Wartefrist zwischen 2 Pr fungen Hier k nnen Sie eine Frist definieren die zwischen zwei Pr fungen liegen muss Das ist eine Hilfestellung bei der Eingabe von Wiederholpr fungen Liegt eine solche Pr fung innerhalb dieser Frist dann werden Sie durch eine Meldung gewarnt Zwischen zwei Pr fungen mussen mindestens 14 Tage liegen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 32 05 Bei Pr fungen nach Pr fer fragen Haben Sie dieses Optionsfeld angeklickt dann wird Ihnen bei der Eingabe des Tagesnachweises bei Pr fungen die Eingabe des Pr fernamens angeboten Wollen Sie auf Auswertungen nach dem Pr fer verzichten dann klicken Sie dieses Feld nicht an Will man aber den Pr fer erfassen dann entsteht in der Praxis ein Problem dadurch dass man einerseits vor der Pr fung die Rechnung und damit die Enderfas sung machen muss andererseits aber das Pr fergebnis noch unbekannt ist Um den Namen des Pr fers bei der Tagesnachweiserfassung nachtr glich ein zugeben doppelklicken Sie dort auf das Kurzzeichen der T tigkeit 06 Bei Pr fungen Pflichts
135. ntenrahmens ein zugeben soll dem Anwender die M glichkeit geben Auswertungen vorzubereiten die mit Auswertungen der doppelten Buchhaltung verglichen werden k nnen Die Kontonummer erscheint beim Ausdruck der Kategorieliste neben der textlichen Be zeichnung steuerbar Die Markierung bei steuerbar J N wird entfernt wenn die Kategorie zur Buchung durchlaufender Posten vorgesehen ist z B Kundenauslagen und die Be tr ge nicht in die Umsatzsteuererkl rung flie en sollen Steuerbare Kategorien sind solche auf denen Zahlungen verbucht werden die im Umsatzsteuergesetz als Um satz bezeichnet werden Auch steuererm igte oder von der Umsatzsteuer befreite Ums tze wie z B f r Berufsausbildung sind steuerbar MwSt Satz Der MwSt Satz ist frei w hlbar Der f r eine Kategorie hier eingetrage ne Satz gilt bei der Dateneingabe als Vorbesetzung und ist dort nderbar d Mehrwertsteuer S tze Mit dieser Funktion wird die Mehrwertsteuertabelle eingegeben und gepflegt Vorge sehen sind drei Typen Typ 1 volle Mehrwertsteuer Typ 2 erm igte Mehrwertsteuer Typ 3 von Mehrwertsteuer befreit Mehrwertsteuertyp bisher neu ab neu Mwst 0 jonas Sie k nnen bei jedem dieser Typen jeweils zwei Mehrwertsteuers tze eingeben F r den zweiten Mehrwertsteuersatz ist das Datum der G ltigkeit anzugeben an dem der neue Mehrwertsteuersatz g ltig wird Aus dieser Mehrwertsteuertabelle werden an verschiedenen Stellen des
136. nzelne Kunden anw hlen die Sie an unterschiedlichen Stellen der Sch lerliste finden Brandt Lilli Brunner Volker Giersberg Corinna Hanssen Jolanda BEME Philipp Hopmann Christian Klasen Michael COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissenswertes A 10 Haben Sie eine lange Sch lerliste die Sie nur durch Weiterbl ttern einsehen k n nen dann kann es von Vorteil sein dass Sie nach der Auswahl die Ansicht auf die gew hlten Sch ler reduzieren Hierzu bietet sich der Knopf Reduzieren an Haben Sie Reduzieren gew hlt dann k nnen Sie diesen Vorgang durch den Knopf Erwei tern r ckg ngig machen Nach der Kundenauswahl best tigen Sie mit OK 03 Kundenauswahl mit Hilfe eines Filters Bet tigen eines einfachen Filters Im unteren Teil der Sch lerliste befindet sich neben den genannten Funktionstasten die Anzeige der Anzahl der gew hlten Beispiel 0 und aller Sch ler Beispiel 36 ml filtern ale 0736 freie Texte Abbrechen Beeduzieren Durch die Funktionstaste filtern rufen Sie die Filtermaske auf mit deren Hilfe Sie die Kunden nach bestimmten Regeln ausw hlen k nnen Sie k nnen hier nach s mtlichen angebotenen Feldern filtern und selektieren Geburtsort Geburts Name Anmeldeklasse vorhandene Klasse angestrebte Klasse vorh ListNummer Grundst klasssp Fail Autobahn berland Dunkel Theorieprfof Fahrprig U
137. olohnabrechnung kann aus dieser Bruttolohnabrechnung entwickelt werden Dies ist mit Hilfe entsprechender Abzugstabellen meist leicht durchf hrbar Fahrschulen die dies in Zukunft ber COPILOT machen m chten melden diesen Wunsch bei der Softwarefirma an COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 19 5 Pr fer In jeder Fahrschule sind die Pr fungen der Kunden wichtige Termine Der Ausbil dungsvertrag den der Kunde mit der Fahrschule abschlie t wird mit der bestande nen praktischen Pr fung erf llt und beendet Der von der Pr forganisation T V oder DEKRA entsandte Pr fer ist damit einer der wichtigsten Personen im Tagesgesch ft der Fahrschule Bei der Eingabe des Tagesnachweises sollte f r eine Pr fung der Name des Pr fers eingegeben werden Aus diesem Grunde ist es empfehlenswert wenn die Fahrschu le diese Namen in einer getrennten Tabelle als Stammdaten eingibt Das ist unter anderem die Grundlage f r eine Pr ferstatistik Die Pr fertabelle wird verwaltet ber die Men position Stammdaten Pr fer Sobald Sie diese Funktion gew hlt haben erscheint folgende Maske K rzel Nachname omame Bemerkung Eingabe von zus tzlichen Informationen zu diesem Pr fer zus tzliche Informationen zu diesem Pr fer Sie k nnen nun folgende Daten erfassen K rzel Legen Sie hier ein zweistelliges K rzel fest mit dem Sie den Pr fer bei der Eingabe des Tagesnachweises aufrufen Nachname
138. on dem Anmeldedatum dieses Kunden Der Ausdruck der Preislisten bei Kombiklassen unterscheidet sich von den Preislis ten bei Einzelklassen Die bei der Kombiklasse eingetragenen Preise werden in die erste Spalte gedruckt Die dazu geh rigen Einzelklassen in den Folgespalten Preisliste der Klasse A B nach dem Stand vom 01 01 99 A B B A Grundgeb hr 800 00 bungsfahrten 50 00 55 00 berlandfahrten 65 00 73 00 Autobahnfahrten 65 00 70 00 Dunkelfahrten 68 00 72 00 vers umte 45 00 45 00 Theorie Pr fung 45 00 36 00 Fahrpr fung 180 00 180 00 Lehrmaterial 100 00 100 00 Kombiklassen k nnen mit einer unbegrenzten Zahl von Einzelklassen ausger stet werden der Ausdruck muss aber aus Gr nden des Papierformates auf die ersten 3 Einzelklassen begrenzt bleiben M chten Sie f r gr ere Kombiklassen Preistabellen und Ausbildungsvertr ge drucken dann muss dies ber die Textverarbeitung WORD oder die Tabellenverarbeitung Excel durchgef hrt werden Eine automatische ber nahme der Preise aus der Preislistenverarbeitung ist derzeit nicht vorbereitet COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 14 c Preisaushang drucken Der nach dem Fahrlehrergesetz vorgeschriebene Preisaushang kann von Ihnen aus gedruckt werden Der Preisaushang wird ber das Office Programm Excel ausge druckt Das f hrt bei der Anwahl dieser Men position zu folgender Zw
139. onst T tigkeit Fahren sonst T tigkeit 03 04 02 405 Min 90 Min 0 Min 0 Min 05 04 02 495 Min 90 Min 0 Min 0 Min 07 04 02 450 Min 90 Min 0 Min 0 Min 12 04 02 495 Min 90 Min 0 Min 0 Min 14 04 02 495 Min 90 Min 0 Min 0 Min 16 04 02 495 Min 90 Min 0 Min 0 Min 17 04 02 405 Min 0 Min 0 Min 0 Min 21 04 02 0 Min 90 Min 0 Min 0 Min 29 04 02 450 Min 0 Min 0 Min 0 Min 30 04 02 450 Min 0 Min 0 Min 0 Min Summe f r Zeitraum 4 140 Min 630 Min 0 Min 0 Min gesamt 4 770 Min COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter C 10 5 Pr fstatistik Zur berwachung der Entwicklung bei Pr fungen bietet COPILOT zwei verschiedene Auswertungen der Pr fergebnisse an Jeweils eine Pr fstatistik bezogen auf den Fahrlehrer und eine auf den Pr fer Sobald Sie die Men position T tigkei ten Pr fstatistik gew hlt haben erscheint die hier gezeigte Auswahlmaske Gruppiert nach Fahrlehrer f r das Jahr Schlie en Erstellen mit der Sie die gew nschte Auswertung w hlen k nnen Sie k nnen eine entspre chende Liste entweder f r die einzelnen Pr fer oder die einzelnen Fahrlehrer aufru fen Es erfolgt jeweils eine Jahresauswertung Im Kombinationsfeld f r das Jahr werden die Kalenderjahre angeboten f r die T tigkeiten erfasst worden sind Das Ergebnis der Auswertung sind eine Liste f r den theoretischen und eine f r den praktischen Unterricht Sie sehen
140. pier Mit dem Ausdruck entsprechend dem amtlichen Formular verfolgt COPILOT die Ab sicht Ihnen ein f r Ihr Finanzamt g ltiges Formular zu liefern Es ist mit gr ter Sorg falt entworfen worden und gen gt nach Ansicht des Entwicklerteams den Anforde rungen der meisten deutschen Finanz mter Allerdings muss darauf hingewiesen werden dass ein Genehmigungsverfahren der Finanzbeh rde bisher nicht abge schlossen ist Die Verwendung dieses Formulars liegt daher im Entscheidungsbe reich des Anwenders Empfohlen wird eine Abstimmung mit Ihrem Finanzamt Da dieses Formular aus einer Vorder und einer R ckseite besteht und COPILOT beide Seiten hintereinander druckt ist es auf jeden Fall erforderlich dass Sie entwe der per Fotokopie beide Seiten auf ein DinA4 Blatt kopieren oder zumindest beide Seiten fest miteinander zusammenheften Beim Ausdruck auf Blankopapier stehen die Summen f r den manuellen Eintrag auf Formularen des Finanzamtes zur Verf gung USt Voranmeldung August 2002 Steuernummer 123456 Finanzamt Musterhausen 1 Einnahmen 16 10 320 01 USt 1 651 19 Einnahmen 7 186 92 USt 13 08 Summe 1 664 27 abzugsf hige VSt 678 81 985 46 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 16 6 Inventarverzeichnis Das Inventarverzeichnis ist eine Tabelle in der die Anlagegegenst nde eingetragen werden Hieraus entsteht durch Ausdruck ein Inventarverzeichnis
141. r Fahrlehrer und Fahrzeuge Ebenfalls im oberen Bereich sollen die Fahrlehrer und Fahrzeuge eingetragen wer den die f r die Ausbildung eingesetzt wurden Vorgesehen ist die M glichkeit f r jeweils acht Eintr ge Sollten im Sonderfall mehr als acht Fahrlehrer oder mehr als acht Fahrzeuge zum Einsatz kommen dann wird ein zweites Formular gedruckt Anzahl Pr fungen Im unteren Bereich des Formulars werden die Pr fungen in Theorie und Praxis und das dazugeh rige Ergebnis angezeigt Vorgesehen ist die M glichkeit f r jeweils vier Pr fungen Sollten im Sonderfall mehr als vier Pr fungen notwendig werden dann wird ein zweites Formular gedruckt Best tigung des Pr fergebnisses Das Formular sieht vor dass das Ergebnis der Pr fung in der Spalte best durch ein J a oder ein N ein angezeigt werden soll Vielfach wird aber der Ausbil dungsnachweis bereits vor der Pr fung ausgedruckt zu einem Zeitpunkt also zu dem das Ergebnis noch nicht bekannt ist COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 19 COPILOT kennt zwei Verfahren f r das Anzeigen des Pr fergebnisses im Ausbil dungsnachweis Wird der Ausbildungsnachweis nach der Pr fung angefertigt dann wird der Ausdruck korrekt vorgenommen Erfolgt der Ausdruck vor der Pr fung dann verzichtet COPILOT auf das Anzeigen des Pr fergebnisses und l sst das entspre chende Feld in der Tabelle frei In diesem Fall geht COPILOT davon aus da
142. r oberer Rand auf Seite 2 E 30 03 Alle freien Texte ausblenden E 30 b nn f r die Erfassung von Tagesnachweisen eeeeeenneeeeeeee E 31 01 Fahrlehrer bei jeder FStd in die Kundenstammdaten bernehmen E 31 02 Fahrzeug bei jeder FStd in die Kundenstammdaten bernehmen E 31 03 Die Eingabe von Sonnenaufgang und Sonnenuntergang E 31 04 Wartefrist zwischen 2 Pr fungen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnn E 31 05 Bei Pr fungen nach Pr fer fragen nnnnnnnnnnnnnnnnnn E 32 06 Bei Pr fungen Pflichtstunden auf Vollst ndigkeit pr fen E 32 07 Zeit berschneidung f r Fahrlehrer berpr fen E 32 c Listenausdruck beim Proorammstart nn nenne nennen E 33 d Einstellungen f r das Lastschriftverfahren HR gt E 34 e Besonderheiten beim Rechnungsausdruck AAA E 35 01 berwachung der Termine zur rechtzeitigen Mahnung E 35 02 Rechnung mit Einzelpositionen nennen E 35 10 Benutzung von mehr als einem Computern HR HR nennen nenn E 36 a Grunds tzliches zur Mehrbenutzerlizenz Rennen gt E 36 b Mandantenverwaltung EE E 36 01 Mandanten registrieren nennen E 37 02 Mandanten oder Testfahrschule ausw hlen E 38 c Arbeiten im Inhouse Netz nennen E 39 01 Wichtige Details zur Einrichtung beim Einsatz eines Netzwerkes E 39 02 Registrierung der Software im Netzwerk AAA E 39
143. rbei tungen Hiermit wird nicht die eindeutige Kundenidentifizierung durchgef hrt dazu dienen die oben beschriebenen Felder Nachname Zusatz und Vorname Geburts Name Eingetragen wird hier der Geburtsname f r den Fall dass sich der Nachname ver n dert hat Dies geschieht meist durch Heirat Dies ist ein Kann Feld Geburtsdatum Das Geburtsdatum muss eingetragen werden COPILOT erfordert das zwingend Bereits bei der Kunden Neuanmeldung wird das Datum erfasst Es kann hier falls erforderlich ge ndert werden Filiale Dieses Feld ist ein Kombinationsfeld Ausgew hlt und angezeigt wird die Filiale der dieser Kunde zugeordnet ist Eine Neueingabe einer Filiale ist an dieser Stelle nicht m glich ber die Position Stammdaten Fahrschuldaten Filialadressen m ssen Fili alen erfasst werden COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung DA Anmeldeklasse vorhandene Klasse angestrebte Klasse Die Anmeldeklasse die in diesem Feld eingetragen wird darf nicht verwechselt wer den mit den Begriffen Klasse oder Ausbildungsklasse Der Umfang des Begriffes Anmeldeklasse umfasst wesentlich mehr Die Anmeldeklasse gibt Auskunft dar ber welchen Vorbesitz der angemeldete Kunde hat welche Ausbildungsklasse er anstrebt welches Fahrzeug normalerweise benutzt wird und welche Mindestbedin gungen f r die Ausbildung erforderlich sind Der Name der Anmeldeklasse ist einmalig und kann nicht w
144. rbeit bungsiohten fr Autobahnfahten fr Dunkelichten fr mn ui 111 7 I 4 Es x gll EEn EE Kr E LE Coad Cand Fand EEN EN EM iig olo0 5 0 0 0 5 55 5 5 5 J5 5 5 aaa Kaya op oni op oni oni op 4 H Festbetrag bzw Betrag f r 45 Minuten Diese Liste wird f r die jeweilige Person abgespeichert und muss nur dann ge ndert werden wenn sich die Lohnarten oder die Verrechnungss tze ndern Daher geh rt die erste Erfassung auch in den Bereich der Stammdaten Der Einfachheit halber ist der Ausdruck der eigentlichen Gehaltsabrechnung direkt ber die Maske der Datenerfassung erzielbar Am Fu der Tabelle k nnen Sie mit Hilfe eines Kombinationsfeldes den Monat w hlen f r den Sie die Abrechnung durchf hren wollen und dann mit Knopfdruck Drucken die entsprechende Liste ausdrucken Schlie en Drucken Lohnliste f r 2002 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 18 Es erscheint die f r den die Mitarbeiter in errechnete Bruttolohnabrechnung Lohnabrechnung f r JH Heinz J rgen Hellermann zeitunabh ngiger Lohn Grundgenhailt 1 000 00 zeitabh ngiger Lohn Autobahnfahrten 30 0 Std 450 00 B roarbeiten 2 7 Std 36 00 Dunkelfahrten 30 0 Std 450 00 berlandfahrten 20 0 Std 300 00 bungsfahrten 101 0 Std 1 212 00 Unterricht 10 0 Std 130 00 Gesamt zeitabh ngig 2 578 00 Summe des gesamten Bruttolohns 3 578 00 Die Nett
145. rd f r die Sicherung auf 1 4 MB Disketten empfohlen Es ist bei Windows95 im Verzeichnis Programme Zubeh r und bei Windows93 im Verzeichnis Programme Zubeh r backup Erstellen Sie eine Verkn pfung zu dieser Anwendung auf dem Desktop Ist das Sicherungsprogramm im angegebenen Verzeichnis nicht vorhanden dann ist die Installation des Betriebssystems unvollst ndig Vervollst ndigen Sie diese ber start Einstellungen Systemsteuerung Software Windows Setup W hlen Sie f r Win95 Datentr gerwartung und f r Win98 Systemprogramme Backup Die vollst ndige Beschreibung dieser Programme finden Sie in der jeweiligen online Hilfe die ausgedruckt werden kann F hren Sie die Datensicherung regelm ig durch und verwenden mehrere Datentr gers tze Verwenden Sie f r jeden Wochentag einen Datentr gersatz Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag und dann am folgenden Montag wieder den ersten Datentr gersatz Viele Fahrschulen archivieren die Datentr ger von jedem Monatsende um jederzeit auf ltere Best nde zur ckgreifen zu k nnen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002
146. rem unangenehm Meist hilft dann nur die vorhandene Datensicherung des Vortages Sie k nnen die Daten auf unterschiedliche Medien sichern Wichtig ist dass ein Er satzcomputer mit gleichem Sicherheitsger t verf gbar ist Ebenfalls sollte die Siche rung auf jeden Fall auf einem Medium stattfinden dass einerseits preiswert ist und andererseits unabh ngig vom Computer getrennt in Verwahrung genommen werden kann Festplatten oder Wechselfestplatten sind zur Sicherung unbrauchbar Auch der Einsatz von Bandlaufwerken wird weniger empfohlen Wegen starker Verbreitung von Diskettenlaufwerken ist die Sicherung auf Disketten immer noch f hrend Empfohlen werden vor allen Dingen Zip Laufwerke da diese inzwischen auch st rker verbreitet sind und sich gut f r die Datensicherung eignen Die einfachste Datensicherung auf einem Zip Laufwerk erfolgt durch Kopieren im Windows Explorer Kopiert werden m ssen folgende Bereiche t glich die Dateien im Verzeichnis Programme COPILOT Daten monatlich die Dateien im Verzeichnis Programme COPILOT Zip Disketten haben ein Speichervolumen von 100 oder 200 MB Das reicht in jedem Fall f r die zu sichernden Dateien aus Etwas problematischer ist die Datensicherung auf den lteren Disketten mit dem Speichervolumen von 1 4 MB F r diese Arbeiten gibt es Sicherungsprogramme die allerdings meist einfach zu bedienen sind Das bei Windows mitgelieferte Programm Backup exe oder Msbackup exe ist gut geeignet und wi
147. ren rechten Ecke befindlichen Funktionsknopf alte Anlagen zus tzlich anzeigen Sie erhalten eine bersicht ber die aktuellen und gleichzeitig ber die ausgedienten Anlageg ter e Anlagenverzeichnis ausgeben Zum Zwecke des Jahresabschlusses wird einmal j hrlich das Anlagenverzeichnis ausgedruckt Hierbei werden automatisch die Abschreibungen berechnet und gleich zeitig in die Tabelle des Inventarverzeichnisses bernommen Anlageverzeichnisse k nnen Sie f r jedes Jahr getrennt erstellen Sie bet tigen die Funktionstaste drucken und erhalten die folgende Eingabemaske Anlagenverzeichnis ausgeben F r welches Jahr mochten Sie ein Anlagenverzeichnis ausgeben F r Hier geben Sie das Kalenderjahr ein das Sie abschlie en und ausdrucken m chten Auf dem Bildschirm erscheint als Voransicht das Anlageverzeichnis das Sie an schlie end auf den Drucker umleiten k nnen Das Beispiel eines solchen Anlagever zeichnisses finden Sie auf der folgenden Seite Zu dem gezeigten Beispiel folgende Erl uterungen e Die Anlagegruppen B roeinrichtung und Fahrzeuge sind getrennt abgerechnet Am Fu der Tabelle finden Sie die Summe beider Anlagegruppen e Die Anschaffungsmonate befinden sich bei jeder Position damit die richtige AfA kontrolliert werden kann e Die Spalte Zugang Abgang verzeichnet nur die in diesem Jahr erfolgten Bewe gungen Dies ist f r die Kontrolle der richtigen AfA von Bedeutung Die Differenz d
148. rierung der Software im Netzwerk Besitzen Sie eine Mehrbenutzerlizenz dann k nnen Sie bei der Registrierung den Laufwerksbuchstaben eingeben f r das Laufwerk auf dem der Datenbestand abge legt wird Auf dem Haupt PC ist dies CT und auf jedem Neben PC z B D Im fol genden Beispiel nehmen wir an dass dies das Laufwerk D registrierte Mandanten Fahrschule 1 Mandant Nr Fahrschule 2 Fahrschule 3 Fahrschule 4 Serien Nr 63456 Fahrschule 5 Mandanten Name Enno s Fahrschule Fahrschule 7 Enno s Fahrschule Datei N ame Copilot_Daten_6 MDB Verzeichnis D 4Eigene Dateien Copilot COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 40 d Arbeiten mit Filial und mobilen Rechnern Im Gegensatz zum Einsatz eines Inhouse Netzes k nnen Sie mehrere Computer auch so einsetzen dass Sie wohl grunds tzlich einen einheitlichen Datenbestand verwalten diesen aber auf jedem Computer getrennt weiter entwickeln und die Un terschiede von Zeit zu Zeit abgleichen synchronisieren und vereinheitlichen Auch hierzu ben tigen Sie gesonderte Software Lizenzen f r jeden eingesetzten Computer und die M glichkeit diese Computer im Netz miteinander zu verbinden Zum Beispiel m chten Sie unterwegs mit Hilfe eines Notebooks die bungsfahrten und im B ro die Buchhaltung bearbeiten oder Sie haben in mehreren Fahrschulen getrennte Computer und m chten in der Hauptstelle regelm ig die aktuellen Daten zus
149. rlehrerkurzzeichen den Fahrlehrer wechseln und f r den neu ge w hlten Fahrlehrer Ihre Eingaben vornehmen Die Anzeige s mtlicher Eingaben bleiben erhalten Erst beim Verlassen der Tabelle werden den verschiedenen Perso nen ihre Eingaben zugeordnet neu sortiert und beim Neuaufruf korrekt angezeigt b Datum Setzen Sie hier den Tag ein an dem die T tigkeit begonnen wurde Geht eine T tig keit ber den Tageswechsel hinaus z B Dunkelfahrt dann wird durch das An fangsdatum festgelegt welchem Tage die T tigkeit zugerechnet wird Bei der ber wachung der zul ssigen Arbeitszeiten spielt dies eine wesentliche Rolle c Anfangszeit Setzen Sie hier die Uhrzeit ein an dem die T tigkeit begonnen wurde Automatisch eingesetzt wird bei der ersten Eingabe die Systemzeit des Rechners Bei den Folge zeilen wird die Uhrzeit immer dann weitergerechnet wenn bei der Definition der T tigkeiten die Option weiterrechnen gew hlt wurde d Endzeit Entweder setzen Sie hier direkt die Uhrzeit ein bei der die T tigkeit beendet wurde In diesem Fall wird die Dauer der T tigkeit errechnet oder Sie berspringen dieses Feld und erfassen die Dauer der T tigkeit Dann wird die Endzeit vom System er rechnet e Kurzzeichen f r die T tigkeit In dem Auswahlfeld f r die T tigkeitsart stehen Ihnen diejenigen T tigkeiten zur Ver f gung die Sie definiert haben Sie w hlen die T tigkeit aus In die Datenerfas sungszeile wird der erl
150. sche und theoretische Ausbildung die in Format und Inhalt gesetzlich vorgeschrieben sind werden auf Blankopapier ge druckt Hierbei werden die Daten des Kunden entsprechend eingef gt Eine detaillierte Erl uterung der Formulare ist in diesem Handbuch nicht erforderlich Behandlung von Kombiklassen Die im neuen Fahrlehrerrecht verankerte Untergliederung der Ausbildungsklassen kann dazu f hren dass die Kombination von mehr als zwei Klassen verwendet wird F r diesen Fall gibt COPILOT mehrere Bl tter f r die jeweilige Bescheinigung aus Auf jedem Blatt werden zwei Klassen bescheinigt c Ausbildungsnachweis nach 18 Abs 1 FahrlG Der Ausbildungsnachweis der in Format und Inhalt gesetzlich vorgeschrieben ist wird auf Blankopapier gedruckt COPILOT sichert grunds tzlich zum Zeitpunkt der Lieferung die gesetzesgetreue Wiedergabe zu Grundlage ist die Ver ffentlichung im Bundesgesetzblatt Eine komplette Erl uterung der Formulare ist in diesem Hand buch nicht erforderlich Nur einige Details bed rfen der Kommentierung Anschrift der Fahrschule Im oberen Teil erscheint der Name und die Anschrift der Fahrschule Hierzu wird die Unternehmensbezeichnung und Anschrift verwendet die bei den Fahrschuldaten als amtliche Adresse erfasst worden ist Diese Unterscheidung ist wichtig da nur da durch vermieden werden kann dass Kunstnamen wie z B Ernis Fahrschule in den offiziellen amtlichen Formularen verwendet werden Eintr ge f
151. se Angezeigt wird die Klasse in der man arbeitet Machen Sie die glei che Eingabe in den Folgezeilen Leistung Geben Sie die Leistungseinheit ein die alsT tigkeitsart definiert wurde Euro Eingetragen wird der Preis in Ist f r eine Leistungseinheit T tigkeit wie z B f r den theoretischen Unterricht der Preis 0 dann ist in der Preisliste kein Ein trag erforderlich ltere Programmversionen bieten eine Eingabe in DM an die au tomatisch in umgerechnet wird G ltig ab Das eingegebene Datum legt fest ab wann der Preis g ltig ist Damit k n nen unbegrenzt viele Preis nderungen verwaltet werden Bei der Preisberechnung im Tagesnachweis wird aus der Preisliste der zeitlich richtige Preis ausgew hlt In diesem Feld muss auf jeden Fall ein Eintrag erfolgen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 11 02 Preisliste kopieren Haben Sie f r verschiedene Filialen oder unterschiedliche Fahrzeuge oder aus ande ren Gr nden f r die gleiche Ausbildungsklasse mehrere Anmeldeklassen eingerich tet dann m ssen Sie f r jede Anmeldeklasse eine eigene Preistabelle einrichten H ufig werden sich in solchen F llen die Inhalte der Preistabellen hnlich sein Viel leicht sind alle Preise mit Ausnahme der Sonderfahrten gleich Es bietet sich an die zuerst erfasste und bereits voll eingerichtete Preistabelle zu kopieren und lediglich die entsprechenden nderungen vorzunehmen Hierbei gehen Sie wi
152. ss der Fahrlehrer nach Abschluss der Pr fung das Formular handschriftlich vervollst ndigt und dass im B ro anschlie end das Pr fergebnis und gegebenenfalls der Name des Pr fers erfasst wird Thema theoretischer Unterricht Das Thema der jeweiligen theoretischen Unterrichtseinheit muss angedruckt werden Bedauerlicherweise ist im Formular die daf r vorgesehene Spalte sehr eng sodass das Thema nur mit einem 3 stelligen Code erfasst werden kann COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 20 d Leistungs bersicht Dieses Formular das hier als Beispiel gezeigt wird ist gesetzlich nicht vorgeschrie ben Es gibt vielmehr in bersichtlicher Weise sowohl der Fahrschule als auch dem Kunden eine Zusammenfassung ber den Stand der Ausbildung Es ist eine prakti sche Erg nzung der gesetzlichen Formulare Fahrschule der modernen Zeit In Zusammenarbeit mit den Fahrschulen Mayer und Schmidt Ausbildung in allen Klassen mit einem modernen Fahrzeugpark Mitglied im Fahrlehrerverband s dliches Musterland Fahrschule Otto Sigridstr 23 12345 Musterhausen Herrn Josef Marmetschke Emanuel Leutze Stra e 45 12345 Musterhausen Datum 25 08 2002 Leistungs bersicht Ausbildungsbeginn 08 03 99 Journal Nr 17 Ausbildungsende 02 05 99 Pr fauftrag 12 05 99 Geburtsdatum 08 05 81 Pr f Auf Nr 1234567890 Fahrstunden Theorie Datum Klasse bung Kfz Min FL Datum Thema Minuten 14 03 99 B
153. t verantwortlich f r die in ih rem Betrieb eingesetzte Software COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 2 Die M glichkeiten zur Einstellung werden im Folgenden erl utert Beim Aufruf der Tagesnachweiseingabe erscheint die Eingabetabelle Jede Zeile stellt eine T tigkeitsart dar In Spalten werden n here Angaben eingetragen Le Bz Sm Bm Me Gr Tn Wr Da Un Pd Mn Funktion Umsatzst Grundgebih afafa Grundgeb hr steuerbefreit 10 rundgeb hr v 1 10 rundgeb hr m 10 eoretischer Unterricht 10 assenspez Theorieunte ER o U 0O D i TheoneUniech afefe eege Unteris 80 145 epeen D Auiebahrtehten 804 erst 19 berendiehten LI 19 Botze _ 9 Fest 19 U C 4 berlandfahrt IMWSt frei r utobahnfahrt volle MwSt R Ir berlandfahrt X ER unkelfahrt M ER ormale bungsfahrt X utobahnfahrt CH _ Al CH S Autobahnfahrten steuerbefreit 90 45 Fahst g nkelfahrt Mw St frei ormale bungsfahrt IMWSt frei heoretische Pr fung volle MwSt heoretische Pr fung Mw St frei aktische Pr fung volle MwSt raktische Pr fung IMW St frei rufung bfahrtskontrolle JMw St frei 10 erm igte MwSt e H D g or ai Betzen steuertenet 30 fh 19 bungsfohrien steuerbehet JS O S Fietes dest 6014 base S Es Es LE EE EE E z H H erm igte MwSt e erm igte MwSt e of o oj o m o m o
154. ten Fahrzeugkosten s Kundendienst Benzir Kontoj Vo O oo MwSt Satz 15 00 MwSt Betrag 16 10 DM Netto 107 35 DM 45 79 DM F1 00DM 15 00 305 22 DM Beispiel Sie nehmen eine Sammel berweisung ber 795 00 vor die an den glei chen Empf nger geht und sich in mehrere Teilbetr ge untergliedert Geben Sie in der ersten Spalte des Splittingformulars den ersten Teilbetrag ein Das System er rechnet darauf den verbleibenden Rest den Sie weiter aufteilen k nnen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule D 6 d Buchungen von 100 Vorsteuer Normale Kostenbuchungen enthalten normalerweise die Vorsteuer oder die Zahlung ist von der Vorsteuer befreit was seltener auftritt Vorsteuer ist die vom Lieferanten entrichtete Umsatzsteuer die bei der Fahrschule die Steuerlast vermindert Die Vor steuer Buchung ist grunds tzlich mit der Verbuchung des Netto und des Bruttobe trages verbunden Die Praxis sieht Sonderf lle vor bei denen ausschlie lich die Vorsteuer gezahlt wer den muss Beispiel Die Fahrschule hat einen unverschuldeten PKW Unfall Die Ver sicherung des Unfallgegners bernimmt den Schaden Da die Fahrschule berechtigt ist die Vorsteuer steuermindernd anzusetzen erstattet die Versicherung nur den an gefallenen Nettobetrag Aus Vereinfachungsgr nden erfolgt die Zahlung der Versi cherung direkt an die ausf hrende Werkstatt Der Werkstatt fehlt damit die Umsatzsteuer die
155. ten die Ansicht dass die Funktion TageWeiter eingesetzt werden kann Andere Funktionen stehen bisher nicht zur Verf gung einzuf gende Funktion 0000 5 Tageweiter Nach der Auswahl klicken Sie den Funktionsknopf Funktion einsetzen an und Ihr Text bernimmt Ihre Anweisung einzufugende Funktion Funktion einsetzen Als Beispiel sehen Sie den 2 Teil eines Mahntextes in der der Kundensaldo und die Zahlungsfrist vorgegeben wurde freie Text Dann muss ich Dich auch darauf hinweisen dass Dein Konto einen Saldo von DM Kunde Saldo ausweist Diesen Betrag solltest Du bis zum Tageweiter 10 einzahlen Gibt es Probleme dann k nnen wir ber alles sprechen Bis bald Dein Fahrlehrer Dort wo Sie die Funktion TageWeiter 10 in den Text eingef gt haben wird das Zahlungsdatum vom Programm berechnet Das Datum 10 Tage nach dem Ausstel lungsdatum wird hier gedruckt Die Funktion bietet selbstverst ndlich die M glich keit jede beliebige Zahl einzusetzen b Verwendung des Textes festlegen Nachdem Sie den Text gestaltet und jedem Text eine Bezeichnung gegeben haben m ssen Sie festlegen zu welchem Zweck jeder Text verwendet werden soll Sie be t tigen hierzu den Funktionsknopf Verwendung und erhalten die dazu vorgesehe ne Eingabemaske Der linke Teil der Maske zeigt Ihnen die verschiedenen Verwendungsm glichkeiten Beim Ausbildungsvertrag k nnen Sie vier verschiedene Elemente gestalten D
156. ter den Optionen das Verzeichnis ge ndert werden Mit dem Kombinationsfeld Bankverbindung w hlen Sie aus der Kontenliste das Bankkonto aus auf die die Gutschriften der Banklastschriften gebucht werden Hier zu m ssen Sie den Kontoinhaber dieses Kontos eingeben Es stehen die Banken zur Auswahl die bei der Einrichtung der Buchhaltung als Zahlungskonten vorgege ben werden Die Klassifizierung beim Verbuchen dient der Zuordnung der Zahlungsbuchungen wenn Sie im Banklastschriftverfahren die direkte Einnahmen Verbuchung der Zah lung auf dem Kundenkonto w hlen Das dient der betriebswirtschaftlichen Auswer tung COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 35 e Besonderheiten beim Rechnungsausdruck Kunde mahnbar nach tegen nach letzter Rechnung Liste mahnbarer Kunden nach vollst ndigem Rechnungslauf m Rechnung nicht fortschreiben m KecHMUNg mt emzepaostiaoner 01 berwachung der Termine zur rechtzeitigen Mahnung Zur Vorbereitung von automatischen Mahnungen k nnen Sie die Anzahl der Tage festlegen die zwischen der Rechnung und der ersten Mahnung liegen sollen Dies geschieht in dem Eingabefeld Kunde mahnbar nach xx Tagen Das zweite in dieser Maske angebotene Optionsfeld gibt die M glichkeit festzulegen dass die Liste aller Kunden die nach diesen Regeln gemahnt werden sollten nach einem Rechnungslauf ausgedruckt wird Die Liste erscheint dann wenn das Options feld angek
157. tes A 2 Cell B 36 h Geburtstagsliste E B 36 L Pr fauftragsliste nach Kunden sortiert nn nenne B 36 j Pr fauftragsliste nach Datum sortiert B 36 K Anmeldestatistik u 22 B 37 6 Auswahl f r Seriendruck nn nnnn Hann nennen B 38 a pers nliche Daten des Kunden usssssssssnssnnnnnneennnnnnnennnnnnnnen B 38 b Felder zum Bankeinzug a2 B 38 c Angaben ber Arbeitgeber oder Rechnungsadresse e B 38 d Daten f r Stra enverkehrsamt T V D KRA B 38 e Informationen zur Kundenabrechnung 4444444HHHeennnnnn nennen nenn B 39 f die Daten des Fahrlehrers der den Kunden betreut B 39 g Filiale in der der Kunde angemeldet worden st B 39 h das f r den Kunden vorgemerkte Fahrzeug 444444444444HH Rn gt B 39 L komprimierter Leistungs und Ausbildungsstand des Kunden B 39 j Angaben zum NR ET B 39 k das Unternehmen Fahrschule 44444444444RRRRRRRRRn nn nn nennen B 39 C T tigkeiten der Fahrlehrer und B romitarbeiter nnnnsnnnnnnnnnnnnrrrennnnrnrnrrrreeen C 1 1 Tagesnachweis erfassen 0 0 20 C 1 ER lgl ee DE C 2 bs Datume ee C 2 O e lee E Cc 2 d GE E C 2 e Kurzzeichen f r die T tigkeit HH HH ee C 2 f erl uternder Text f r die T tnoket C 2 g Markierung f r bestandene Pr fungen eere C 3 bt Dauer der T tigkeit une eek C 3
158. tigen sich Fahrlehrer nebenberuflich in fahrschulfremden Bereichen Sie betreiben eine Versicherungsagentur sind als technische Sachverst ndige t tig oder betreiben eine Hausverwaltung oder hnliches F r solche T tigkeiten sollte grunds tzlich eine getrennte Buchhaltung gef hrt werden Es muss vermieden wer den eine gewerbliche T tigkeit die zur Gewerbesteuerpflicht f hrt mit der freiberuf lichen Fahrschulbuchhaltung zu vermischen Die Buchhaltung von COPILOT ist auf Sonderf lle dieser Art vorbereitet Jeder Be reich kann getrennt eingerichtet werden Auswertungen erfolgen getrennt Gesamt auswertungen sind m glich Die Buchhaltung bei COPILOT geht damit weit ber die Fahrschul Anwendung hinaus Die Einrichtung der Buchhaltung vollzieht sich in 3 Schritten e Zahlungskonten festlegen e Kategorien einrichten e Mehrwertsteuers tze eingeben COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 23 b Zahlungskonten Jede Zahlung wird ber ein Konto abgewickelt Entweder ist dies die Handkasse der Fahrschule oder ein Bankkonto ein laufendes Konto oder ein Darlehenskonto Um buchen zu k nnen m ssen diese Konten eingerichtet werden Die Zahlungskonten sind sowohl f r Ausgabe als auch f r Einnahmebuchungen vorbereitet Rufen Sie die entsprechende Men position auf Es erscheint eine Eingabemaske von der hier ein Beispiel gezeigt wird Bezeichnung Konto Nr BLZ Bank Stra e PLZ Ort Handkasse 15060981
159. tunden auf Vollst ndigkeit pr fen Bei der Eingabe von theoretischen oder praktischen Pr fungen bei der Tagesnach weiserfassung kann das System berwachen ob gen gend Sonderfahrten Auto bahn berland und Dunkelfahrten absolviert worden sind Das geschieht immer dann wenn dieses Optionsfeld angeklickt worden ist Diese Kontrolle wird gemessen an den Eingaben der notwendigen Pflichtstunden bei den einzelnen Anmeldeklas sen Stellt COPILOT fest dass nicht gen gend Sonderfahrten geleistet wurden dann er scheint eine entsprechende Meldung F r den Kunden sind in der Ausbildungsklasse B noch nicht ausreichend berlandfahrten erfa t worden 07 Zeit berschneidung f r Fahrlehrer berpr fen Grunds tzlich k nnen bei der Eingabe des Tagesnachweises die Anfangs und End zeiten frei gew hlt werden Wenn Sie aber dieses Optionsfeld angeklickt haben dann berwacht COPILOT die eventuell auftauchenden Zeit berschneidungen Tre ten solche berschneidungen auf dann erfolgt eine entsprechende Warnmeldung Achtung Sie haben in diesem Zeitraum bereits eine Aktion f r diesen Fahrlehrer erfa t COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 33 c Listenausdruck beim Programmstart Viele Fahrschulen m chten auf wichtige Zusammenh nge automatisch hingewiesen werden COPILOT bietet hierf r die M glichkeit beim Programmstart eine der ange botenen Listen auf dem Bildschirm anzuzeigen So kann man leicht
160. ungsmaske alle mahnbare Kunden alle bereits gemahnten Kunden ausgew hlte Kunden letzte Mahnung alle gemahnten Kunden ausgew hlte Kunden nicht mehr mahnen alle gemahnten Kunden ausgew hlte Kunden Verwendet werden die Mahntexte die daf r im Abschnitt Stammdaten freie Texte eingegeben worden sind Mahnungen die ber das angebotene Verfahren angefer tigt werden tragen den Mahnstatus in die Kundenstammdaten ein 02 neue Mahnung alle mahnbaren Kunden Mit dieser Funktion k nnen die Kunden automatisch gemahnt werden die nach dem vorgegebenen Kriterium daf r vorgesehen werden Unter Stammdaten Optionen legen Sie die Anzahl der Tage fest die zwischen letzter Rechnung und Mahnung liegen sollen alle bereits gemahnten Kunden Diese Funktion schreibt zweite oder dritte Mahnungen an die Kunden die bereits schon eine Mahnung erhalten haben ausgew hlte Kunden Hiermit k nnen Sie ber die Sch lerliste gezielt Kunden ausw hlen die gemahnt werden sollen Damit schalten Sie die automatische Kundenauswahl ab COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 29 03 letzte Mahnung Wollen Sie versendete Mahnungen neu ausdrucken k nnen Sie dies entweder f r alle gemahnten Kunden oder f r ausgew hlte Kunden durchf hren die Sie mit Hilfe der Sch lerliste selbst ausw hlen 04 nicht mehr mahnen Mit dieser Funktion wird die automatische Mahnung abgeschaltet
161. urtsort Geburtsdatum Geburtsname Behinderung Ausbildungsbeginn Anmeldedatum und Ausbildungsende Ausbildungsklasse b Felder zum Bankeinzug Bankleitzahl Konto Nummer Bankeinzug J N Kontoinhaber c Angaben ber Arbeitgeber oder Rechnungsadresse Name des Arbeitsgebers zust ndiger Sachbearbeiter Stra e PLZ Ort d Daten f r Stra enverkehrsamt T V DEKRA Listennummer des angestrebten F hrerscheins vorhandener F hrerschein bei Aus bildungsbeginn Datum des vorhandenen F hrerscheins und die dazugeh rige Lis tennummer und die auszustellenden Beh rde dieses F hrerscheins COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 39 e Informationen zur Kundenabrechnung Summe der bisher erbrachten Leistungen der bisherigen Kundenzahlungen Summe der finanziellen Verbindlichkeit des Kunden Datum der letzten Ausbildungsma nahme der letzten Kundenzahlung und der letzten Kundenrechnung f die Daten des Fahrlehrers der den Kunden betreut Kurzzeichen Nachname Vorname g Filiale in der der Kunde angemeldet worden ist Name PLZ Ort Stra e Hausnummer h das f r den Kunden vorgemerkte Fahrzeug Art Nummer i komprimierter Leistungs und Ausbildungsstand des Kunden Anzahl der praktischen und theoretischen Pr fungen Gesamtminuten der normalen Ubungsfahrten des theoretischen Unterrichtes und des fachspezifischen Theorieun terrichtes j Angaben zum Datum Datum von heute Datu
162. ventuell Viren verborgen sind COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Buchhaltung der Fahrschule Muster einer ersten Seite eines Journalausdruckes Datum 01 08 03 01 08 03 01 08 03 02 08 03 03 08 03 10 08 03 13 08 03 13 08 03 13 08 03 13 08 03 13 08 03 13 08 03 15 08 03 15 08 03 15 08 03 15 08 03 15 08 03 17 08 03 17 08 03 17 08 03 17 08 03 18 08 03 18 08 03 19 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 20 08 03 22 08 03 22 08 03 22 08 03 22 08 03 22 08 03 22 08 03 22 08 03 Buchungstext Miete Fahrschule Miete Garage Miete Fahrschule a conto a conto a conto a conto a conto a conto a conto Motor repariert a conto Frau Mayer Jahresabrechnung UST 6 99 Gehalt Boms Bankgeb hr a conto Lehrmaterial Anzahlung Steuerberater a conto Bremer Verlag conto conto conto conto conto Grundgeb hr Benzin Benzin Diesel Telekom Privat conto conto conto Transferbuchung Transferbuchung Summe Kunde Loosen Doris De Nardo Susanne Marquardt Colette Krenkels Christian Knuppertz Barbara Reichert Valentina Hopmann Christian Assler Lisa Kr ger Nils Assler Lisa Assler Lisa Steinijans Hartmut Schipmann Klaus Fuchs J rg Hanssen Jolanda Ranzmann Wolf Welzel Armin M ller Uwe Beck Sascha Brunner Volker Giersberg Corinna Einnahme Einnahme volle MWSt erm MWSt 400 00 900 00
163. von s mtlichen Sch lern die entweder zur Anmeldeklasse A und zu B geh ren In diesem Fall m ssten Sie zun chst die Selektion nach A und anschlie end die zus tzliche Selektion nach B vornehmen und die zweite Selektion mit vorhandene Auswahl erweitern ausl sen vorhandene Auswahl ersetzen Meist werden Sie diesen Knopf verwenden Hiermit wird die Auswahl bernommen die Sie im Filter gew hlt haben Eventuell vorher bereits eingestellte Filter werden gel scht und durch Ihre neue Auswahl ersetzt vorhandene Auswahl beibehalten Die dritte Variante gibt Ihnen die M glichkeit einen soeben eingestellten Filter wieder zu l schen und den vorher g ltigen Filter beizubehalten Dies stellt ausschlie lich eine Korrekturm glichkeit dar Filtern mit Platzhaltern Beim Filtern nach einem festen Begriff kann der Einsatz von Platzhaltern hilfreich sein Folgende Tabelle zeigt die m glichen Platzhalterzeichen und deren Funktion beliebiges einzelnes Zeichen kein ein oder mehrere Zeichen beliebige einzelne Ziffern 0 9 Die folgende Eingabe filtert alle Eintr ge heraus die zwischen K und n zwei belie bige Zeichen haben wie zum Beispiel K ln wf RT Die folgende Eingabe filtert alle Eintr ge heraus die eine beliebige Anzahl von Zei chen zwischen K und n haben wie zum Beispiel neben K ln auch Kappeln COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Wissensw
164. wird kann die Fahrschule dieses Anlageverzeichnis selbst erstellen f Fahrzeugliste drucken F r Zwecke der Fahrschul Verwaltung kann aus der Inventarliste ein Auszug in Form einer Fahrzeugliste erstellt werden Dieser hat dann folgendes Aussehen Fahrzeug Nr 1 Typ KRAD Bezeichnung NE YK 123 Fahrzeug Nr 1 Typ PKW Bezeichnung D CF 1254 Fahrzeug Nr 2 Typ KRAD Bezeichnung NE U 3465 Fahrzeug Nr 2 Typ PKW Bezeichnung DU NV 2345 Fahrzeug Nr 3 Typ KRAD Bezeichnung NE XY 9876 Fahrzeug Nr 4 Typ PKW Bezeichnung D HH 4711 Fahrzeug Nr 4 Typ PKW Bezeichnung NE CB 1345 Fahrzeug Nr 5 Typ KKW Bezeichnung D HB 8683 Fahrzeug Nr 6 Typ PKW Bezeichnung NE CY 123 COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Stammdaten E 1 E Stammdaten W hlen Sie im Hauptmen Stammdaten dann erscheint folgendes Untermen Stammdaten T tigkeiten gt Anmeldeklassen Preise gt Personal D Pr fer Fahrschuldaten gt Buchhaltung einrichten Freie Texte Optionen Mandanten D Zugriffsrechte Wie blich k nnen Sie die gleiche Auswahl mit Hilfe der bersicht erhalten Diese Maske bezeichnen wir kurz als Stammdaten bersicht ber dieses Men werden die Grundeinstellungen der Fahrschule erfasst und verwaltet Preislisten Anmeldeklassen Adressen der Fahrlehrer und Filialen und die Einrichtung der Buchhaltung Es handelt sich um die Verwaltung sogenannter ruhender Daten
165. zen sein k nnen Die Beschreibungen der einzelnen Microsoft Anwendungen sind nicht Gegenstand dieses Handbuches Hierf r steht die Microsoft Dokumentation zur Verf gung Die folgenden Anmerkungen geben Hinweise zu welchen Zwecken die einzelnen Soft ware Pakete neben der Einbindung in COPILOT 2000 zus tzlich genutzt werden k nnen 1 Word Die Textverarbeitung von Word stellt f r viele Fahrschulen den Einstieg in das Office Paket dar Die Aufgabe Briefe zu schreiben ist der Kern der B roarbeit Word ist hierzu ein hochkomfortables Hilfsmittel Diese Software ist f r COPILOT 2000 Fahrschulen besonders interessant weil im Rahmen der Serienbrieffunktion ein An schluss an die Kundendatenbank angeboten wird 2 Excel Mit Excel k nnen Fahrschulen individuelle Kalkulationen und Wirtschaftlichkeitsrech nungen komfortabel durchf hren Die Software eignet sich f r Tabellendarstellungen Das COPILOT Team entwickelt Vorlagen die angefordert werden k nnen Buchhal tungsjournal und Preisaushang werden standardm ig ber Excel angeboten 3 Outlook Outlook ist ein Desktop Manager mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen Die da rin enthaltene Terminplanung kann f r Fahrschulen ein wertvolles Hilfsmittel sein Outlook kann ebenfalls als komfortables Email Programm eingesetzt werden 4 PowerPoint Power Point wird von den meisten Schulungsunternehmen zur Pr sentation einge setzt Fahrschulen k nnen diese Software
166. zum Men holen Sie verschieben die Kundendaten aus der Warteposition in den aktiven Bereich Da mit stehen die Daten wieder zur Bearbeitung zur Verf gung aktive Kunden Hiermit wechseln Sie aus dieser Maske in die Maske der aktiven Kunden und k nnen dort die erweiterte Kundenbearbeitung vornehmen COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Kundenverwaltung B 13 2 Neuanmeldung Der f r Fahrschulen wichtigste Vorgang ist die Aufnahme neuer Kunden Die An meldezahlen der meisten Fahrschulen sind aber nicht so gro dass eine getrennte Routine mit separatem Erfassungsplatz eingerichtet werden muss Der Sachbearbei ter in der Fahrschule unterbricht die normale Routinearbeit und erledigt die Neu anmeldung direkt Vom Men oder der Kunden bersicht aus ruft er die Neuanmel demaske auf bewegt sich mit Hilfe der Tabulatortaste durch diese Maske und tr gt in die einzelnen Felder die notwendigen Informationen ein Der Inhalt der Maske wird im Folgenden beschrieben Im Hauptteil der Anmeldemaske bieten sich die Erfassungsfelder an in die die Ein gaben gemacht werden Diese Felder entsprechen den Bearbeitungsfeldern der Kundenbearbeitungsmaske Angeboten werden Eingabe Anzeige und Kombinati onsfelder die als Muss oder Kannfelder eingerichtet sind Anmeldedatum Filiale Nachname Vomame BR Stra e P if le Familienstand yf Naton Jl WYorwahl Telefon Geburtsort Geburts Name Behinderung zus tzliche Info A
167. zur Vorbereitung ihres theoretischen Un terrichtes einsetzen um eigene p dagogische Ideen umsetzen zu k nnen Hierzu geh ren die Anfertigung von Overhead Folien oder die Vorbereitung von Programm abl ufen mit Bild Film und Sound f r die Beamer Projektion COPILOT 2000 Software f r Fahrschulen 01 01 2002 Reorganisation G 1 G Reorganisation Die in diesem Programmabschnitt zusammengefassten Funktionen m ssen nur in Ausnahmef llen eingesetzt werden Die Reparatur der Daten die nur aufgrund von Hardwarefehlern oder nach unsachgem er Bedienung erforderlich werden kann sollte nur nach R cksprache mit einem COPILOT 2000 Fachmann angewandt werden Sollte es notwendig werden die angebotenen Funktionen regelm ig und h ufig zu benutzen dann muss dringende Abhilfe geschaffen werden Melden Sie solche F lle bitte unmittelbar der Programmierung 1 Salden Neuberechnung Die im Kundenbereich genannten Salden werden hier neu berechnet Das kann not wendig werden wenn die Saldentabelle in der Datenbank gest rt ist Sobald Sie die Funktion gestartet haben k nnen Sie den Fortgang der Berechnung in der Statuszei le am unteren Rand des Bildschirms verfolgen 2 MwSt neu berechnen Diese Funktion ist anwendbar wenn die Mehrwertsteuers tze ber die Men position stammdaten Buchhaltung einrichten MwSt S tze ver ndert wurden Stellen Sie fest dass vergessen wurde die Tabelle bei einer Anhebung der Mehrwertsteuers

das Handbuch downloaden

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents