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Benutzerhandbuch, Rls 6.0 SP1

1. 22 2uunsnee nee rn nn 9 Erstellen einer Sprachnachricht 22 2 con sneeen nennen ernennen 9 Aufzeichnen einer Sprachnachricht 2222 ssenen ernennen nen 9 Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung 222222 9 Benutzeroptionen aana annn een nennen 11 ffnen von Benutzeroptionen und Benutzer Tutorial uasna unuunu anuna nunnu 11 Begr ungen Name und Passcode 2 22un seen nennen 11 Verteilerlisten us 225 san nn Br an Bu an ae Bat ihn 12 Erstellen oder ndern einer Verteilerliste 2222222 n seen 12 Verwenden einer Verteilerliste 22222022 neee nennen nenn 12 Anrufplanungs ptionen ere manra e 2 2 Man 2a sa ar nal ea aan De ana 13 NuPoint WakeUp 2 2 22 naana nennen nennen een 13 Pager u sr Niere Ess Yan Ben u Sen na ee 13 Messaging Benutzerhandbuch Nachrichten bermittlung 22 220 nn aan en nennen nennen nn 14 berwachung zeitversetzter bermittlungen 22222 22uuoseeeeeee nennen 14 Optionale Funktion Anrufaufzeichnung 22 2 ss n een nennen 15 Aufzeichnen eines Gespr chs zwischen zwei Teilnehmern 2 22 eneneenn 15 Aufzeichnen mithilfe von Softkeys 2 222 n sense nennen 15 Aufzeichnen mithilfe von Hardkeys 22 222 ssen seen nennen nen 16 Einreihen eines Anrufs in die Warteschleife w hrend der Aufzeichnung 16 Abh ren einer Aufzeichnung 2
2. 28 10 11 12 13 14 15 16 17 Klicken Sie auf Ja wenn Sie vom System gefragt werden ob ein Ordner erstellt werden soll Das Fenster Kopieren beginnt wird ge ffnet Klicken Sie auf Weiter Nachdem die Software installiert wurde wird das Fenster Benutzerprofilinformationen angezeigt W hlen Sie die Anmeldebenutzernamen der Personen aus die den PC nutzen und die benutzerdefinierten Outlook Sicherheitseinstellungen f r das Outlook Client Plug In ben tigen Durch Aktivieren eines Benutzernamens wird vermieden dass bei ge ffnetem Outlook Plug In f r diesen Benutzer Sicherheitswarnungen angezeigt werden Klicken Sie auf Aktivieren und anschlie end auf Schlie en Das Fenster InstallShield Assistent abgeschlossen wird angezeigt Klicken Sie auf Beenden ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Extras Optionen und dann auf die Registerkarte Unified Messaging W hlen Sie im Bereich Autom wiedergeben f r die Sprachnachrichten den entsprechenden Typ aus Diese Einstellungen sind optional Unter Einrichten der Nachrichtenwiedergabe auf Seite 29 finden Sie weitere Einzelheiten Geben Sie im Bereich Telefon des Feldes Telefonnummer oder Nebenstelle die entsprechende Nummer ein Unter Einrichten der Nachrichtenwiedergabe auf Seite 29 finden Sie weitere Einzelheiten Klicken Sie im Bereich Unified Messaging Profil auf Messaging Profil um die Nummern f
3. MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING BENUTZERHANDBUCH VERSION 6 0 SP1 HINWEIS Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind nach Auffassung von Mitel Networks Corporation MITEL in jeder Hinsicht genau Dennoch bernimmt MITEL keine Garantie f r die Genauigkeit dieser Informationen Die Informationen k nnen sich ohne Vorank ndigung ndern und k nnen nicht als Verpflichtung seitens Mitel ihrer Tochtergesellschaften oder Niederlassungen ausgelegt werden Mitel ihre Tochtergesellschaften und Niederlassungen bernehmen keine Verantwortung f r Fehler oder Auslassungen in diesem Dokument M glicherweise werden notwendige nderungen in berarbeitungen oder Neuauflagen dieses Dokuments ver ffentlicht Dieses Dokument darf weder elektronisch noch mechanisch ohne schriftliche Genehmigung von Mitel Networks Corporation vervielf ltigt oder weitergegeben werden Marken Mitel und NuPoint Unified Messaging sind Marken der Mitel Networks Corporation Microsoft Outlook ist eine Marke der Microsoft Corporation VMware VMware vMotion VMware vCloud VMware vSphere ESX und ESXi sind Marken der VMware Incorporated Alle anderen in diesem Dokument erw hnten Produktnamen k nnen Marken ihrer jeweiligen Unternehmen sein und gelten hiermit als anerkannt Mitel NuPoint Unified Messaging Benutzerhandbuch Version 6 0 SP1 September 2013 Dokumentversion 1 3 Marke der Mitel Networks Corporation Copyright 2013 Mite
4. Sagen Sie Make Future Delivery oder dr cken Sie um die Nachricht zu einem Termin zu versenden der bis zu 60 Tage in der Zukunft liegt Befolgen Sie dann die Aufforderungen um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen Optionale Funktion Speech Navigation Sagen Sie Aktion Enisprschends Taste User Options Sie k nnen das Benutzer Tutorial anh ren Ihre Begr ungen ndern Ihren Namen aufzeichnen und Ihr Passwort ndern Voice Mail Verteilerlisten erstellen sowie Optionen f r die Anrufplanung ausw hlen e Sagen Sie Change Greeting oder dr cken Sie l um Ihre prim re situationsbedingte oder erweiterte Begr ung zu aktualisieren Sagen Sie Change Name oder dr cken Sie m um Ihren Namen erneut aufzuzeichnen Sagen Sie Change Passcode oder dr cken Sie m um Ihren Mailbox Passcode zu ndern Sagen Sie Change Distribution List oder dr cken Sie um Ihre Verteilerlisten zu verwalten JKL Sagen Sie Change Call Schedule Options oder dr cken Sie m um Ihre Anrufplanungsoptionen zu verwalten Sagen Sie Activate Tutorial oder dr cken Sie m um das System Tutorial abzuspielen Exit Hiermit gelangen Sie in der Men struktur eine Ebene nach oben Bye Vorausgesetzt Sie nehmen aktuell keine Nachricht auf gibt Goodbye das System eine Nachrichten bersicht wieder You have x H messages Goodbye und beendet den Anruf sowie das ang up System Quit w Hi
5. 6 Wenn Sie mit der Adressierung Ihrer Faxnachricht fertig sind dr cken Sie um ein Fax zu hinterlassen und dr cken Sie anschlie end die Starttaste des Faxger ts um Ihr Fax zu senden oder dr cken Sie A um auf weitere Optionen zuzugreifen 7 Nachdem das Faxgesendet wurde k nnen Sie m dr cken um die Nachricht zu senden Oder dr cken Sie m um auf Nachrichtenadressierungsoptionen zuzugreifen wie z B dringende bermittlung sp tere bermittlung Vertraulichkeit und Empfangsbest tigung Wenn Sie die gew nschten Optionen ausgew hlt haben dr cken Sie m m um die Nachricht zu senden und zum Hauptmen zur ckzukehren Erstellen einer Faxnachricht mit Sprache 20 Sie k nnen eine kombinierte Sprach und Faxnachricht mit einem Faxtelefon an die Mailbox eines Empf ngers senden Sie k nnen die Nachricht direkt ber das Faxsystem Ihres Unternehmens oder aus Ihrer eigenen Mailbox senden Wenn Sie ein Fax ber das Faxsystem Ihres Unternehmens senden wird Ihr Name nicht in den Nachrichtenkopf eingef gt Wenn Sie ein Fax aus Ihrer eigenen Mailbox senden wird Ihr Name dagegen im Nachrichtenkopf eingetragen Vom Faxsystem Ihres Unternehmens Hinweis Ihr Name wird nicht in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 W hlen Sie von einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens 2 Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie z
6. 9 1 Dr cken Sie im Men Benutzeroptionen die Option m um zu Anrufplanungsoptionen zu gelangen 2 Dr cken Sie im Men Anrufplanungsoptionen die Option um zu berwachung zeitversetzter bermittlungen zu gelangen 3 W hlen Sie im Men berwachung zeitversetzter bermittlungen eine Option aus Dr cken Sie um die Nachricht zu pr fen Dr cken Sie m um die Nachricht zu verwerfen Dr cken Sie a um die Nachricht zu behalten Dr cken Sie m um die Empf nger aufzurufen Dr cken Sie m um die Zeit der bermittlung aufzurufen Dr cken Sie m um das Men Benutzeroptionen zu verlassen Optionale Funktion Anrufaufzeichnung Optionale Funktion Anrufaufzeichnung Mit der Funktion Anrufaufzeichnung k nnen Sie mit dem NuPoint UM Voice System Telefongespr che aufzeichnen Ren Hinweis Sie m ssen den Gespr chspartner eventuell von Rechts wegen darauf aufmerksam machen dass Sie das Gespr ch aufzeichnen Spezielle Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Aufzeichnen eines Gespr chs zwischen zwei Teilnehmern Das System ist unter Umst nden so programmiert dass es automatisch mit der Aufzeichnung externer Anrufe beginnt wenn Sie oder der andere Teilnehmer das Telefon abnehmen Einzelheiten dazu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Wenn Gespr che nicht automatisch vom System aufgezeichnet werden m ssen Sie die Taste Aufzeichnung
7. Ihrem Systemadministrator Verteilerlisten 12 Eine Verteilerliste erm glicht das Aufnehmen einer einzigen Nachricht und das Senden dieser Nachricht an eine Vielzahl von Personen ohne diese einzeln adressieren zu m ssen Sie k nnen Verteilerlisten verwenden wenn Sie eine Nachricht erstellen oder an andere Personen bergeben Erstellen oder ndern einer Verteilerliste 1 2 Dr cken Sie im Men Benutzeroptionen oder den Softkey Verteilerlisten Geben Sie die Nummer der Verteilerliste ein Die erste Ziffer muss immer null 0 sein Dr cken Sie m um einen Namen f r die Verteilerliste aufzunehmen z B Produktpla nungsausschuss Das System gibt diesen Namen jedes Mal wieder wenn Sie Nachrichten an diese Verteilerliste senden Dr cken Sie a um Mitglieder zur Liste hinzuzuf gen Dr cken Sie m um Mitglieder zu entfernen Geben Sie die Nummern oder Namen der Benutzer ein die Sie hinzuf gen oder entfernen m chten Dr cken Sie m wenn das System die Liste der ausgew hlten Mitglieder wiedergeben SOlI Dr cken Sie m um zum Hauptmen zur ckzukehren Hinweis Alle pers nlichen Verteilerlisten m ssen mit der Zahl 0 beginnen Verwenden einer Verteilerliste Geben Sie anstelle einer Mailboxnummer die Nummer der Verteilerliste ein die Sie ver wenden m chten Das System gibt die Nummer der Verteilerliste wieder Benutzeroptionen Anrufplanungsoptionen NuPoint WakeUp Mit NuPoint Wa
8. Ihren Standardpasscode Wenden Sie sich bei Problemen oder Fragen zu den Verfahren an Ihren Systemadministrator Zugreifen auf Ihre Mailbox Zugreifen auf Ihre Mailbox All Ihre Sprachnachrichten befinden sich in Ihrer pers nlichen Mailbox die passwortgesch tzt ist Ihr Systemadministrator weist Ihnen f r den ersten Zugriff auf Ihre Mailbox einen tempor ren Passcode zu Wie Sie sich bei Ihrer Mailbox anmelden h ngt davon ab ob Sie von innerhalb oder au erhalb Ihres Unternehmens anrufen Innerhalb Ihres Unternehmens Von Ihrer eigenen Nebenstelle 1 W hlen Sie die Nummer f r den internen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Von einer anderen Nebenstelle 1 W hlen Sie die Nummer f r den internen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Dr cken Sie die Taste A wenn Sie zur Eingabe eines Passcodes aufgefordert werden 3 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste A 4 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Au erhalb Ihres Unternehmens Von einer externen Leitung 1 W hlen Sie die Nummer f r den externen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste A 3 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Von einer externen Leitung zur automatisierten Vermittlung 1 W hlen Sie die Nummer von NuPoint UM Receptionist 2 Dr cken Sie die Ta
9. L ngere Abwesenheit aktiviert hat k nnen Sie au erdem diese Begr ung aufzeichnen So werden Anrufer dar ber informiert dass Sie l nger abwesend sein werden Anrufer k nnen die Begr ung nicht durch Dr cken einer Taste berspringen Am Ende der Begr ung k nnen Anrufer entweder die Weiterleitung an die Vermittlung nutzen oder eine Nachricht hinterlassen aa Hinweis Die Begr ung L ngere Abwesenheit ist aktiviert sobald Sie aufgezeichnet wurde Dies bedeutet dass f r alle Anrufer die an Ihre Mailbox weitergeleitet werden die Begr ung ber die l ngere Abwesenheit abgespielt wird Sobald Sie sich bei Ihrer Voice Mail angemeldet haben werden Sie aufgefordert entweder 1 zu dr cken um die Begr ung L ngere Abwesenheit beizubehalten oder 2 um diese Begr ung zu deaktivieren Wenn Ihr Systemadministrator f r die Begr ung L ngere Abwesenheit die Nachrichten bertragung deaktiviert hat k nnen Anrufer nach dieser Begr ung nur an die Vermittlung weitergeleitet werden Siehe Begr ungen Name und Passcode auf Seite 11 Name Sie werden aufgefordert Ihren Namen aufzuzeichnen damit das System folgende Aufgaben erledigen kann e Wiedergeben einer Anrede wenn Sie sich in das System einw hlen z B Guten Tag Hanna Schmidt Einrichten Ihrer Mailbox Informieren anderer Benutzer wenn sie eine Nachricht von Ihnen erhalten haben z B 16 45 von Hann
10. Lizenzvereinbarung wird angezeigt Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfl che um den Bestimmungen der Lizenzvereinbarung zuzustimmen Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Benutzereinstellungen wird angezeigt Geben Sie die Adresse der NuPoint Unified Messaging Plattform ein und klicken Sie auf Weiter Das Fenster Zielort ausw hlen wird angezeigt Klicken Sie auf Weiter um die Standardeinstellungen f r den Installationsort zu akzeptieren oder klicken Sie auf ndern um die Dateien an einem anderen Ort zu speichern Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben wird das Fenster Kopieren beginnt angezeigt Klicken Sie auf Weiter Nachdem die Software installiert wurde wird das Fenster InstallShield Assistent abgeschlossen angezeigt Klicken Sie auf Beenden ffnen Sie Microsoft Outlook and stellen Sie sicher dass die Mitel NuPoint UM Registerkarte im Men band angezeigt wird NuPoint Unified Messaging Registerkarte Nachdem das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde wird die Unified Messaging Registerkarte im Men band im oberen Bereich des Microsoft Outlook 2010 Fensters angezeigt Home Send Receive Folder View Sample Add In Mitel NuPoint UM 4 t A A z E j Al VD P l x xX 0 Next Voice Previous voice New voice Reply Forward Delete Autoplay Settings About Message Message message with voice with voice message Navigation Voicemail operations Configuration A
11. Voice Mails und E Mails vorhanden sind Sie haben 2 noch nicht wiedergegebene Nachrichten 1 gespeicherte Nachricht 3 noch nicht abgerufene E Mails und 1 gespeicherte E Mail Der Zugriff auf Voice Mails und E Mails erfolgt ber unterschiedliche Men s Nach der Nachrichten bersicht k nnen Benutzer von Advanced UM mit TTS entweder auf das Voice Mail Men oder auf das E Mail Men zugreifen ber eines dieser Men s k nnen Sie das jeweils andere Men aufrufen Hinweise 1 Advanced UM Benutzer die nicht ber die TTS Option verf gen haben keinen Zugriff auf das E Mail Men 2 Sollte es beim Abrufen von Informationen vom E Mail Server seitens des Systems zu einer Verz gerung kommen erfahren Sie m glicherweise nicht wie viele E Mail Nachrichten vorhanden sind Achten Sie zur Vermeidung dieses Problems darauf dass sich in Ihrer Mailbox weniger als 10 000 E Mails befinden Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s Nach dem Aufrufen Ihrer Mailbox Wenn Sie Voice Mail regelm ig nutzen befinden Sie sich bereits im Voice Mail Men Wenn Sie Advanced UM mit TTS Funktion verwenden dr cken Sie zum Aufrufen des Voice Mail Men s oder m zum Aufrufen des E Mail Men s Wiedergeben Ihrer Nachrichten Dr cken Sie nach Aufrufen des Voice Mail Men s oder des E Mail Men s oder den Softkey Wiedergeben bzw Nachricht wiedergeben Die dringenden Nachrichten werden automatisch zuerst wiedergegeben Anschl
12. aktualisiert Sie haben mit einer Sprachnachricht auf diese Nachricht am lt TAG DATUM UHRZEIT gt geantwortet Weiterleiten einer Nachricht Sie k nnen eine eingegangene Sprach oder Faxnachricht einschlie lich einer weiteren Sprachnachricht als E Mail Anhang weiterleiten Bevor Sie diese Funktion verwenden k nnen m ssen Sie Ihre NuPoint Kontoeinstellungen eingeben So leiten Sie eine Sprachnachricht in Outlook 2010 weiter 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 Markieren Sie die Nachricht im Posteingang und klicken Sie anschlie end auf Mit Sprachnachricht weiterleiten Das Fenster Mit Sprachnachricht weiterleiten wird ge ffnet gt Suppress prompt Urgent message Abbildung 11 Mit Sprachnachricht in Outlook 2010 weiterleiten 3 So geben Sie die Empf nger der Nachricht an a Geben Sie im Feld An die Namen oder Mailbox Nummern der Nachrichtenempf nger ein Verwenden Sie Semikolons um die unterschiedlichen Eintr ge voneinander zu trennen b Klicken Sie auf Namen pr fen um die Namen und Mailbox Nummern f r NuPoint UM Benutzer aufzul sen c Wenn alle Namen aufgel st werden k nnen k nnen Sie mit dem n chsten Schritt fortfahren Wenn ein Name nicht aufgel st werden kann werden Sie aufgefordert diesen zu entfernen bzw im Falle eines nicht eindeutigen Namens eine Alternative auszuw hlen 4 So starten Sie die Aufnahme H
13. an verwendet wird wenn Voice Mail Nachrichten abgeh rt sowie Begr ungen und Verteilerlisttennamen aufgezeichnet werden Klicken Sie auf OK 29 Messaging Benutzerhandbuch 30 Hinweise EF a 2 ber die Mitel QuickPlay Symbolleiste k nnen Sie Sprachnachrichten stoppen wiedergeben pausieren vorspulen oder berpr fen Sie k nnen die Schaltfl che Wiedergabeger t aktivieren oder deaktivieren und die Optionen f r die automatische Wiedergabe ber das Kontrollk stchen Automatische Wiedergabe bei Vorschau ndern Klicken Sie zum Anzeigen der Mitel QuickPlay Symbolleiste auf der Microsoft Outlook Symbolleiste auf die Schaltfl che QuickPlay Die Schaltfl che QuickPlay ist deaktiviert wenn die Mitel QuickPlay Symbolleiste bereits ge ffnet ist Wenn Microsoft Outlook auf einem PC ge ffnet ist und Sie es dann ber dasselbe Konto auf einem anderen PC ffnen muss Microsoft Outlook auf dem urspr nglichen PC neu gestartet werden damit das Outlook Client Plug In voll funktionsf hig ist Die Mitel QuickPlay Symbolleiste umfasst das Kontrollk stchen Automatische Wiedergabe bei Vorschau sodass Sie an dieser Stelle auch die automatischen Wiedergabeeinstellungen ndern k nnen ber diese Einstellungen werden auch die automatischen Wiedergabeeinstellungen unter Extras Optionen ge ndert Die Mitel QuickPlay Symbolleiste umfasst die Schaltfl che Wiedergabeger t
14. auf Voice Mails zu antworten und Voice Mails mithilfe der Funktion Ruf mich an Verbinde mich weiterzuleiten 5 Eine PC Soundkarte und Lautsprecher bzw eine Sprechgarnitur sind erforderlich um Voice Mail Nachrichten ber den Computer anzuh ren Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Installieren des Outlook Client Plug Ins Hinweis Nachdem das Plug In installiert wurde dauert es geringf gig l nger Outlook zu ffnen und zu schlie en Vermeiden Sie es Outlook direkt nach dem Schlie en neu zu starten Einleitung Wenden Sie sich an den Systemadministrator um folgende Informationen zu erhalten bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen e Speicherort der Datei OutlookClientPlugin exe e Den vollst ndig qualifizierten Dom nennamen FQDN f r die NuPoint Unified Messaging Plattform Hinweis Um das Outlook Client Plug In installieren zu k nnen ben tigen Sie auf dem PC lokale Administratorrechte So installieren Sie das Plug In auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 32 Bit Version 1 Schlie en Sie Microsoft Outlook 2 Wenn das Outlook Client Plug In bereits installiert ist entfernen Sie die Anwendung mithilfe der Funktion Programme hinzuf gen entfernen in der Systemsteuerung Klicken Sie auf Start gt Systemsteuerung und ffnen Sie Programme hinzuf gen oder entfernen W hlen Sie Outlook Client Plug In aus und klicken Sie dann auf ndern Entfernen u Hinweis Vor der Ver ff
15. die Telefonnummer Nebenstelle sagen e Anrufen nach Abteilung Sie k nnen jede Abteilung im Firmenverzeichnisses anrufen indem Sie den Namen der Abteilung sagen Tonwahl MFV Sie k nnen jede Nummer im Firmenverzeichnisses anrufen indem Sie die einzelnen Ziffern ber das Tastenfeld eingeben e Universelle Befehle Einige allgemeine Sprachbefehle z B Hilfe oder Vermittlung stehen f r die Navigation durch das System zur Verf gung Weitere Informationen finden Sie unter Universelle Sprachbefehle auf Seite 50 e Aufschalten Sie k nnen eine Sprachansage des Systems mit einem Sprach oder Tastenbefehl unterbrechen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung h lt die Ansage an und reagiert auf den Befehl Hinweis Das Aufschalten ist eine optionale Funktion der automatischen EF sprachgesteuerten Vermittlung die in der Mailbox aktiviert werden muss Einzelheiten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator 13 Optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung Tutorial Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung umfasst ein Tutorial ber das Sie Ihren Namen aufnehmen k nnen wenn Sie ein neuer Benutzer sind oder die bereits vorhandene Aufnahme Ihres Namens aus dem Voice Mail System verwenden k nnen Im Tutorial werden auch die Systemfunktionen vorgestellt Anwesenheit Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung bietet die M glichkeit den aktuellen Anwesenheitsstatus der pass
16. dr cken um die Aufzeichnung in einem Gespr ch mit zwei Teilnehmern zu beginnen Welche Taste gedr ckt werden muss h ngt davon ab ob die Softkey Funktion f r Ihr Telefon verf gbar ist Von folgenden Telefonen werden Softkeys unterst tzt e Superset 4150 e 5140 IP e 5240 IP Aufzeichnen mithilfe von Softkeys Dr cken Sie den Softkey Aufzeichnen der im digitalen Anzeigebildschirm Ihres Telefons dargestellt wird um die Aufzeichnung in einem Gespr ch mit zwei Teilnehmern zu beginnen Anhalten oder Fortsetzen der Aufzeichnung w hrend eines Gespr chs e Dr cken Sie den Softkey Pause um die Aufzeichnung anzuhalten e Dr cken Sie den Softkey Fortsetzen um die Aufzeichnung fortzusetzen nachdem diese angehalten wurde Beenden der Aufzeichnung e Dr cken Sie die Softkeys Stopp und L schen um die Aufzeichnung zu beenden ohne das aufgezeichnete Gespr ch zu speichern e Dr cken Sie die Softkeys Stopp und Speichern um eine Aufzeichnung zu beenden und zu speichern Hinweis Der Administrator kann die Einstellungen f r die Gespr chsaufzeichnung so konfigurieren dass ein aufgezeichnetes Gespr ch beim Auflegen des Telefons automatisch gespeichert wird Wenn die automatische Speicherung aktiviert ist k nnen Sie das aufgezeichnete Gespr ch einfach speichern indem Sie den H rer am Ende des Gespr chs auflegen 15 Messaging Benutzerhandbuch Aufzeichnen mithilfe von Hardkeys Dr cken Sie die Taste Aufzeich
17. in Ihren Outlook Optionen f r Unified Messaging konfiguriert ist w hlt das System die Nummer Ruf mich an Sitzung Wenn Sie ans Telefon gehen wird die Nachricht abgespielt Wenn Ihre Telefonnummer oder Nebenstelle in Ihren Outlook Optionen f r Unified Messaging nicht konfiguriert ist m ssen Sie sich jetzt bei Ihrer Voice Mailbox einw hlen und sich anmelden Verbinde mich Sitzung Sobald Sie angemeldet sind wird die Nachricht abgespielt Weitere Informationen ber die Funktion Ruf mich an Verbinde mich finden Sie in der Web View Hilfe Hinweise 1 W hrend der Wiedergabe einer Nachricht k nnen Sie im QuickPlay Player die Schaltfl chen Stopp Pause und Lautst rke verwenden Wenn die Nachricht jedoch im Ruf mich an oder Verbinde mich Modus abgespielt wird sind die Schaltfl chen Pause und Lautst rke nicht verf gbar 2 Klicken Sie w hrend der Wiedergabe einer Ruf mich an Verbinde mich Nachricht mit dem QuickPlay Player ber das Telefon nicht auf der UM Symbolleiste auf Profil um Web View zu starten ODER auf eine beliebige Schaltfl che in Web View da sonst die Ruf mich an Verbinde mich Sitzung geschlossen wird Senden einer neuen Sprachnachricht Sie k nnen eine neue Sprachnachricht erstellen und als E Mail Anhang versenden Sie ben tigen eine Ruf mich an oder Verbinde mich Verbindung um eine Nachricht aufzunehmen We
18. r die Mailbox und den Passcode einzugeben Mit diesen Nummern k nnen Sie ber die Schaltfl che Profil der Outlook Plug In Symbolleiste Ihre pers nliche Webseite aufrufen Au erdem dienen Sie der Identifikation bei der Wiedergabe von Sprachnachrichten Klicken Sie auf OK Klicken Sie erneut auf OK Aktivieren weiterer Benutzer f r das Outlook Plug In auf einem PC Wenn Sie auf dem PC auf dem das Outlook Client Plug In installiert ist ber Administratorrechte verf gen k nnen Sie auf diesem PC weitere Benutzer aktivieren So aktivieren Sie zus tzliche Benutzer auf einem PC f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Melden Sie sich beim Client PC an und verwenden Sie hierzu ein Konto mit Administratorrechten Navigieren Sie zu folgender Datei C Programme Mitel Networks Outlook Client Plug in EnableMOPonOutlookXP exe Hinweis Sie k nnen auch ber das Men Start zu dieser Datei navigieren Dateipfad Start gt Alle Programme gt Mitel gt Outlook Client Plug In gt Outlook Security gt EnableMOPonOutlookXP exe ffnen Sie die Datei EnableMOPonOutlookXP exe w hlen Sie die neuen Benutzer aus der Liste Benutzerprofilinformationen aus und klicken Sie dann auf Aktiviert Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Einrichten der Nachrichtenwiedergabe Sie k nnen die Nachrichtenwiedergabe so einrichten dass Nachrichten wiedergegeben werden wenn sie durch Doppelklicken ge ffnet ode
19. um eine sprachaktivierte Anwendung mit der Personen durch Aussprache ihres Namens schnell und effizient angerufen werden k nnen Neben dem Namen k nnen Sie auch einen Abteilungsnamen oder eine Telefonnummer sagen um den Anruf zu t tigen Die Systemfunktionen werden im Rahmen eines Tutorials vorgestellt Au erdem ist zur Beantwortung von Fragen eine stimmenbasierte Hilfe verf gbar Weitere Informationen finden Sie unter Optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung auf Seite 48 Die optionale Funktion Speech Navigation erm glicht es Benutzern Ihre Mailboxen ber Sprachbefehle zu verwalten Statt m hevoll auf dem Tastenfeld des Telefons nach demrichtigen Knopf zu suchen k nnen sie von ihrer prim ren oder einer anderen Nebenstelle aus einfach den Befehl sagen Dies ist besonders f r Fahrer hilfreich die ihr Mobiltelefon im Freisprechmodus verwenden m chten Hinweis Je nach Konfiguration der Mailbox sind nicht alle in diesem Handbuch Ef beschriebenen Optionen verf gbar Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Messaging Benutzerhandbuch ber dieses Dokument Dieses Handbuch enth lt Anleitungen zu den Funktionen der Telefonbenutzeroberfl che TUI von Mitel zum Mitel Outlook Client Plug In und zur sprachgesteuerten automatischen Vermittlung Wenn Sie einen anderen unterst tzten E Mail Client verwenden finden Sie in der Web View Hilfe weitere Informationen Sie
20. werden Play Message Keep Save Message Delete Discard Message Answer Reply To Message Forward Give Message Next Message Make Message User Options Operator und die Ziffern Zero bis Nine Au erdem k nnen Benutzer das System verlassen indem Sie einen der folgenden Befehle sagen Bye Goodbye Hang up oder Quit Weitere Informationen finden Sie unter Eingabe von Sprachbefehlen auf Seite 54 Tipps zum Sprechen 52 Die Speech Navigation reagiert auf nat rlich gesprochene Sprachbefehle Wenn Sie mit den Sprachansagen besser vertraut sind k nnen Sie die Funktion zum Aufschalten verwenden um schneller durch die Systembefehle zu navigieren Optionale Funktion Speech Navigation Befolgen Sie die untenstehenden Richtlinien wenn Sie mit der Speech Navigation Funktion sprechen Sprechen Sie klar und deutlich und in normaler Lautst rke Sprechen Sie in Ihrem normalen Sprechtempo d h nicht zu schnell und nicht zu langsam Verwenden Sie in lauten Umgebungen nicht die Freisprecheinrichtung da die Hintergrundger usche die Erfolgsrate der Spracherkennung beeintr chtigen Falls das System Ihren Befehl nicht erkennt werden Sie aufgefordert ihn zu wiederholen Wenn dies drei Mal in Folge nicht gelingt gibt das System die folgende Sprachansage wieder I do not understand that command Please call again und trennt dann den Anruf Das System erkennt nur nordamerikanisches Englisch Universelle Sprachbefeh
21. 03 oder 2007 auf Seite 26 OCP in Outlook 2010 auf Seite 36 Outlook Client Plug In f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 26 Verwenden Sie als Benutzer von Advanced UM mit Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 folgende Verfahren zum Installieren des Mitel Outlook Client Plug In und Verwalten Ihrer Nachrichten Hinweise 1 Das OCP funktioniert mit den 32 und 64 Bit Versionen von Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 die auf einem der folgenden Betriebssysteme installiert sind Windows 2000 XP 2003 Vista Business Enterprise oder Ultimate oder Windows 7 2 Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 verf gt ber ein Explorer und ein Inspector Fenster Das Explorer Fenster ist das Hauptfenster und zeigt die Nachrichtenliste f r den Benutzer an w hrend das Inspector Fenster die ge ffnete Nachricht anzeigt 3 Wenn eine Voice Mail Nachricht vom Posteingang in einen pers nlichen Ordner verschoben wird wird die Nachricht von der Telefonbenutzeroberfl che TUI Telephone User Interface gel scht Wenn die Nachricht zur ck in den Posteingang verschoben wird ist sie gel scht da die zugeordnete TUI Nachrichtgel scht wurde Ist der Konfigurationsparameter Endg ltig l schen deaktiviert befindet sich die Nachricht dann m glicherweise im Ordner Gel scht Weitere Informationen erhalten Sie vom Systemadministrator 4 Ein Telefon oder eine Nebenstelle ist erforderlich um neue Voice Mails zu erstellen
22. 22222 en seen een en 16 Optionale Faxfunktion 2 2 con neeen een een een nn 17 Fax bermittlungsoptionen 22un sonen 17 Wiedergabe und Drucken von Faxnachrichten 222220 n essen een een 17 Von einem Telefon e parietis praen ETATER Ee aae nenn 17 Von einem Faxtelefon aaaaaaaaaaaa anaana aandaa aaa aaa 18 Nach dem Abh ren einer Faxnachricht 2222 aaaea aaea 19 Erstellen einer Faxnachricht ohne Sprache 22m s nennen 19 Vom Faxsystem Ihres Unternehmens 22 222er essen een een 19 Von Ihrer eigenen Mailbox 2 2 2uen seen nennen 19 Erstellen einer Faxnachricht mit Sprache 220m ss seen nennen 20 Vom Faxsystem Ihres Unternehmens 22 2220 n seen een ennnrenn 20 Von Ihrer eigenen Mailbox 2 2222 n nennen een nn 21 Verwenden Ihres PCs f r Faxnachrichten 22 2222 e seen nennen nn 22 Herunterladen und Installieren eines Faxdruckers 2 222 s nennen nen 22 SENIAH BINSS Faxes ne a u TREE DEE EN Eee 22 Anzeigen und Weiterleiten von Faxnachrichten 22222222 seen ernennen nn 24 Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten 22 22 2 2nsneeee see ree en nennnn 26 Outlook Client Plug In f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 2222220 26 Installieren des Outlook Client Plug Ins 2 2 2unooeen seen een 27 Aktivieren weiterer Benutzer f r das Outlook Plug In auf einem PC 2 28 Einri
23. Dem Absender der Nachricht antworten Dr cken Sie nach dem Aufzeichnen Ihrer Antwort oder den Softkey Senden um die Antwort zu senden und die Sitzung fortzusetzen Dr cken Sie dann nu wenn Sie Ihre Antwort an weitere Mailboxen senden m chten Messaging Benutzerhandbuch Taste ODER Softkey Aktion Antwort mit aktivierter R ckrufoption m um den Anruf mit Voice Mail zu beantworten siehe oben um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht anschlie end zu l schen 5 um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht anschlie end zu behalten Weitergeben Nachricht an eine andere Mailbox Verteilerliste oder Telefonnummer au erhalb des Systems weitergeben Das System bietet die M glichkeit weitere Kommentare aufzuzeichnen bevor die Nachricht an andere Personen gesendet wird Dr cken Sie nach dem Hinzuf gen Ihrer Kommentare oder den Softkey Senden bzw Beenden um die Sitzung fortzusetzen Dr cken Sie dann A um die Nachricht bei Bedarf an weitere Mailboxen weiterzugeben Behalten Nachricht behalten Ein Zugriff auf diese Nachrichten ist nur m glich wenn Sie die wartenden noch nicht wiedergegebenen Nachrichten und Empfangsbest tigungen abgeh rt haben L bzw m Verwerfen Nachricht verwerfen Hinweis Wenn Sie eine Nachricht versehentlich l schen k nnen Sie diese wiederherstellen indem Sie sofort oder den Softkey
24. L schen r ckg ngig dr cken Wenn Sie unmittelbar nach dem L schen der Nachricht eine andere Taste als dr cken k nnen Sie die gel schte Nachricht nicht mehr wiederherstellen aa Hinweis Abh ngig von der Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie m glicherweise nicht auf alle oben beschriebenen Optionen zugreifen Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Erstellen von Nachrichten Erstellen von Nachrichten ffnen Sie zum Erstellen einer Nachricht zuerst Ihre Mailbox indem Sie die Systemzugriffsnummer anrufen und Ihren Passcode eingeben Sie k nnen dann eine Sprachnachricht erstellen bevor oder nachdem Sie die noch nicht wiedergegebenen Nachrichten in Ihrer Mailbox abgeh rt haben Vergessen Sie nicht dass Sie Ihre Nachrichten an andere Mailboxen Verteilerlisten oder Telefonnummern au erhalb des Systems weitergeben k nnen Erstellen einer Sprachnachricht Aufzeichnen einer Sprachnachricht 1 Dr cken Sie oder den Softkey Nachricht erstellen wenn Sie eine Nachricht erstellen m chten 2 Geben Sie die Nummer des Empf ngers ein Sie k nnen den Empf nger auch anhand des Namens w hlen Dr cken Sie dazu die Taste f r diese Funktion in Ihrem Voice Mail System und dr cken Sie dann solange die Tasten f r den Nachnamen und Vornamen des Empf ngers bis der Name vom System erkannt wurde Hinweis Das System teilt Ihnen automatisch mit welche Taste Sie dr cken m ssen wenn Sie an
25. Sie auf dem PC lokale Administratorrechte So installieren Sie das Plug In auf Microsoft Outlet 2010 32 Bit oder 64 Bit Version 1 Schlie en Sie Microsoft Outlook 2 Wenn das Outlook Client Plug In bereits installiert ist entfernen Sie die Anwendung mithilfe der Funktion Programme hinzuf gen entfernen in der Systemsteuerung Klicken Sie auf Start gt Systemsteuerung und ffnen Sie Programme hinzuf gen oder entfernen W hlen Sie Outlook Client Plug In aus und klicken Sie dann auf ndern Entfernen 10 11 12 Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Navigieren Sie zur Datei OutlookClientPlugin exe f r das Outlook Client Plug In doppelklicken Sie auf die Datei und klicken Sie auf Ausf hren Wenn eine Sicherheitswarnung angezeigt wird klicken Sie ein zweites Mal auf Ausf hren Das Fenster Outlook Client Plug In einrichten wird angezeigt wa Hinweis Die Datei OutlookClientPlugin exe kann entweder ber Mitel OnLine oder die Registerkarte Downloads in der Web View Schnittstelle installiert werden Wenn diese Registerkarte nicht verf gbar ist kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator damit der OCP Download in Ihrer Mailbox aktiviert wird Wenn Sie zum Entfernen der vorhandenen Anwendung aufgefordert werden klicken Sie auf OK Wenn Sie aufgefordert werden die Fortsetzung der Installation zu best tigen klicken Sie auf Fortfahren Klicken Sie auf Weiter Das Fenster
26. a Schmidt Angeben Ihres Namens wenn andere Benutzer Nachrichten in Ihrer Mailbox hinterlegen z B Hanna Schmidt Passcode Vor dem Zugriff auf Ihre Mailbox werden Sie immer zur Eingabe Ihres Passcodes aufgefordert Beim ersten Zugriff auf Ihre Mailbox verwenden Sie den tempor ren Passcode der Ihnen vom Systemadministrator zugewiesen wurde Im Laufe des Tutorials werden Sie aufgefordert Ihren Passcode in eine Zahl mit 4 bis 10 Ziffern zu ndern Legen Sie einen Passcode fest den Sie sich leicht merken k nnen W hlen Sie aber keinen trivialen Code wie 1234 aus Hinweis Passcodes sind nur erforderlich wenn Sie Ihre Nachrichten sch tzen m chten Die Festlegung eines Passcodes ist nicht zwingend erforderlich Dr cken Sie in diesem Fall im Tutorial 0000 wenn Sie zur Eingabe des Passcodes aufgefordert werden Nach der Einrichtung Ihrer Mailbox k nnen Sie die NuPoint UM Voice Funktionen nutzen Hinweis Aus Sicherheitsgr nden kann der Administrator Ihren Passcode so konfigurieren dass dieser regelm ig abl uft Messaging Benutzerhandbuch Wiedergeben von Nachrichten Wenn Sie auf Ihre Mailbox zugreifen um Nachrichten abzurufen teilt das System Ihnen die Anzahl der vorhandenen Nachrichten mit Sie haben 2 dringende Nachrichten und 2 noch nicht wiedergegebene Nachrichten F r Benutzer von Advanced Unified Messaging UM mit TTS Option Text To Speech teilt das System mit wie viele
27. achrichten c Wenn alle Namen aufgel st werden k nnen k nnen Sie mit dem n chsten Schritt fortfahren Wenn ein Name nicht aufgel st werden kann werden Sie aufgefordert diesen zu entfernen bzw im Falle eines nicht eindeutigen Namens eine Alternative auszuw hlen 4 So starten Sie die Aufnahme u Hinweis Klicken Sie vor der Aufnahme Ihrer Sprachnachricht auf Ansage unterdr cken falls Sie anstatt der Ansage einen Signalton h ren m chten Klicken Sie auf Dringende Nachricht um diese als dringend zu markieren a Klicken Sie auf Aufzeichnen und richten Sie abh ngig von Ihrer Kontokonfiguration entweder eine Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung ein e Ruf mich an Das System ruft Ihre Nebenstelle an Wenn Sie ans Telefon gehen wird die Nachricht abgespielt e Verbinde mich Das System fordert Sie auf sich bei Ihrer Voice Mailbox einzu w hlen und sich anzumelden Sobald Sie sich angemeldet haben wird die Nachricht abgespielt b Wenn Sie an Ihr Nebenstellen Telefon gehen h ren Sie eine Nachricht You may start your message now Sie k nnen nun mit Ihrer Nachricht beginnen gefolgt von einem Signalton Falls die Option Ansage ausw hlen ausgew hlt wurde h ren Sie nur einen Signalton c Zeichnen Sie Ihre Nachricht auf 5 So beenden Sie die Aufnahme e Klicken Sie auf Ende e Dr cken Sie auf dem Telefon auf e Legen Sie den H rer auf Falls Sie auf Ende geklickt oder gedr ckt ha
28. alten Sie k nnen Faxnachrichten abrufen die noch nicht wiedergegeben wurden dem Fax beigef gte Sprachnachrichten wiedergeben Faxe an ein Faxger t senden und Faxe mit oder ohne Sprachnachricht an andere Benutzer bermitteln Fax bermittlungsoptionen Auf die Fax bermittlungsoptionen k nnen Sie ber das Men Benutzeroptionen zugreifen Dr cken Sie im Hauptmen die Option und anschlie end m um auf folgende Fax bermittlungsoptionen zuzugreifen Taste Aktion PORS Alle noch nicht wiedergegebenen Faxnachrichten in Ihrer Mailbox an Ihre Standardfaxnummer bermitteln Eine Standardnummer f r die Fax bermittlung definieren All Ihre Faxe werden automatisch an diese Nummer gesendet wenn Sie bei ge ffnetem Fax bermittlungsmen dr cken Von einem Faxtelefon In Ihre Mailbox ein Deckblatt faxen das als pers nliches Deckblatt verwendet wird Diese Seite wird automatisch f r alle Faxe verwendet die Sie aus Ihrer Mailbox senden Zwischen Aktivierung und Deaktivierung der automatischen Fax bermittlung an Ihre Standardfaxnummer umschalten Bei der automatischen Fax bermittlung werden alle Faxnachrichten die in Ihrer Mailbox eingehen an Ihre Standardfaxnummer gesendet Wiedergabe und Drucken von Faxnachrichten Faxnachrichten werden wie Sprachnachrichten in Ihrer Mailbox behandelt Wenn Sie auf Ihre Mailbox zugreifen um Nachrichten abzurufen teilt Ihnen das System die An
29. auf weitere Optionen zuzugreifen 21 Messaging Benutzerhandbuch Verwenden Ihres PCs f r Faxnachrichten Sie k nnen auch Ihren PC zum Verwalten von Faxnachrichten verwenden Mit der Faxfunktion k nnen Sie dem Ordner Drucker den Faxdruckertreiber hinzuzuf gen Durch die Verwendung des Faxdruckers k nnen Sie von jeder beliebigen Anwendung mit Druckfunktion Faxnachrichten senden Faxnachrichten k nnen auch ber die Web View Schnittstelle gesendet werden Weitere Informationen ber das Senden von Faxnachrichten ber die Web View Schnittstelle finden Sie in der Web View Hilfe Herunterladen und Installieren eines Faxdruckers Damit Sie den Faxdrucker f r Faxnachrichten verwenden k nnen muss dieser zuerst von der Web View Schnittstelle heruntergeladen und installiert werden So laden Sie den Faxdruckertreiber herunter und installieren ihn Hinweis Zum Installieren des Faxdruckertreibers ben tigen Sie auf dem PC lokale Administratorrechte 1 Melden Sie sich bei der Web View Schnittstelle an und klicken Sie auf die Registerkarte Downloads 2 Klicken Sie auf Faxdrucker herunterladen 3 Klicken Sie im Fenster Sicherheitswarnung auf Ausf hren damit die Datei FAXPRINTER EXE ausgef hrt wird Die Installation wird automatisch gestartet 4 Klicken Sie in den einzelnen Dialogfeldern auf Weiter Akzeptieren Sie bei Aufforderung die Nutzungsbedingungen Der Faxdrucker ist jetzt installiert Sen
30. bbildung 5 Registerkarte Mitel NuPoint UM im Outlook 2010 Band 37 Messaging Benutzerhandbuch 38 Die folgenden Schaltfl chen sind auf der Registerkarte Mitel NuPoint UM verf gbar e N chste Sprachnachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht nach der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht e Vorherige Sprachnachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht vor der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht e Neue Sprachnachricht Erstellt eine neue Sprachnachricht und sendet diese an einen oder mehrere NuPoint Benutzer e Mit Sprachnachricht antworten Sendet eine Antwort mit Sprachnachricht an den Absender einer NuPoint UM Nachricht e MitSprachnachricht weiterleiten Leitet eine NuPoint UM Nachricht mit Sprachnachricht an einen anderen Benutzer weiter e Nachricht l schen L scht alle Arten von Nachrichten nicht nur Sprachnachrichten Automatische Wiedergabe Mit dieser Schaltfl che wird die Funktion Automatische Wiedergabe ein und ausgeschaltet Wenn die Funktion eingeschaltet ist werden die NuPoint UM Nachrichten sofort abgespielt wenn sie ausgew hlt markiert oder ge ffnet werden Wenn die Funktion ausgeschaltet ist m ssen Sie die Nachricht ausw hlen und auf die Schaltfl che Wiedergeben klicken e Einstellungen Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Mailbox Einstellungen zu konfigurieren mit denen Sie neue Sprachnachrichten senden auf Nachrichten antworten Nachricht
31. ben k nnen Sie die Nachricht pr fen indem Sie auf Wiedergeben klicken Wenn Sie auflegen m ssen Sie die Aufnahmesitzung wiederherstellen durch Dr cken auf Aufzeichnen bevor Sie versuchen die Nachricht zu pr fen 6 Klicken Sie auf Senden Antworten auf eine Nachricht Sie k nnen in Outlook mit einer Sprachnachricht auf eine Sprach oder Faxnachricht antworten die Sie mithilfe der Funktion Ruf mich an Verbinde mich aufzeichnen und dann als E Mail Anhang versenden Bevor Sie diese Funktion verwenden k nnen m ssen Sie Ihre NuPoint Kontoeinstellungen eingeben Hinweis Mit diesem Verfahren k nnen Sie nur auf Sprachnachrichten antworten Antworten Sie auf eine E Mail Nachricht mit einer E Mail 43 Messaging Benutzerhandbuch So antworten Sie auf eine Sprachnachricht in Outlook 2010 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 Markieren Sie die Nachricht im Posteingang und klicken Sie anschlie end auf Mit Sprachnachricht antworten Das Fenster Mit Sprachnachricht antworten wird ge ffnet D Ta 2 Check names e gt E eo Suppress prompt E Urgent message Cancel Idle Abbildung 10 Mit Sprachnachricht in Outlook 2010 antworten 3 Das Feld An enth lt den Namen des urspr nglichen Senders An diesem Feld k nnen keine nderungen oder Erg nzungen vorgenommen werden 4 So starten Sie die Aufnahme Hinweis Klicken Sie vor der Auf
32. ber die die Telefonwiedergabe vor bergehend ein oder ausgeschaltet wird Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil Sie m ssen den Zugriff auf das Unified Messaging Profil konfigurieren damit Sie sich anmelden und zus tzliche Mailbox Einstellungen konfigurieren k nnen So konfigurieren Sie den Zugriff auf das UM Profil auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Extras Optionen und dann auf die Registerkarte Unified Messaging Klicken Sie auf die Schaltfl che Messaging Profil Das Fenster Unified Messaging Profil wird angezeigt Geben Sie im Feld NuPoint Server FQDN den vollst ndig qualifizierten Dom nennamen des NuPoint Unified Messaging Servers ein Hinweis Wenn Sie w hrend der Installation des Mitel Outlook Client Plug Ins den Namen oder die IP Adresse des NuPoint Unified Messaging Servers angegeben haben enth lt das FQDN Feld diesen Wert bereits Wenn das Feld leer ist wenden Sie sich bez glich dieser Information an den Systemadministrator Geben Sie im Feld Mailbox Ihre Mailbox Nummer ein Geben Sie im Feld Passcode Ihr Unified Messaging Passwort ein Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu speichern Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten NuPoint Unified Messaging Symbolleiste Nachdem das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde wird die Unified Messaging Symbolleiste im Microsoft Outlook Explorer Fenster an
33. chten der Nachrichtenwiedergabe 2222 22 es nennen een nn 29 Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil 2 222222 ncneene 30 NuPoint Unified Messaging Symbolleiste 222222 ns seen nenn 31 QuickPlay Symbolleiste reser 222 2 228022 30m Baar RT 32 Navigieren durch Sprachnachrichten 2 22 22 22m en seen nn 32 Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook 2222220 32 Senden einer neuen Sprachnachricht 22222 een een en 33 Antworten auf eine Sprachnachricht 222m unseren rennen 34 Weiterleiten einer Sprachnachricht 2 2 2 2 Ho e 34 Starten von Web View ber Outlook 222222 s nennen en 35 Inhaltsverzeichnis Outlook Client Plug In f r Microsoft Outlook 2010 2 2 2 2neneeee nennen 36 Installieren des Outlook Client Plug Ins 2 22 22 2seen nennen en 36 NuPoint Unified Messaging Registerkarte 222 2 nen seen een nn 37 Multimedia Steuerungen c2nenenee rennen een 38 Konfigurieren der NuPoint Kontoeinstellungen 222 222er seen een 39 Navigieren durch Sprachnachrichten in Outlook 222222 nn 41 Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook 22 2222 2 nen een 41 Senden einer neuen Nachricht 22202 essen een een 42 Antworten auf eine Nachricht 22222 ueseeeee nennen nennen 43 Weiterleiten einer Nachricht 2 2 2un menu nennen nenn 45 Anzeigen einer Faxnachrich
34. den eines Faxes 22 Faxnachrichten k nnen mit dem NuPoint Fax Printer ber eine beliebige Software mit Druckfunktion gesendet werden Sie haben die M glichkeit ein pers nliches Deckblatt einzurichten siehe Fax bermittlungsoptionen oder benutzerdefinierte Deckbl tter zu erstellen Wenn Sie ein pers nliches Deckblatt haben wird es beim Versenden von Faxnachrichten als Standarddeckblatt verwendet Als benutzerdefiniertes Deckblattkann eine beliebige Datei im TIFF Format verwendet werden Sie k nnen verschiedene benutzerdefinierte Deckbl tter speichern um Faxnachrichten f r den jeweiligen Empf nger individuell anzupassen Verwenden Ihres PCs f r Faxnachrichten So senden Sie ein Fax mit dem NuPoint Fax Printer Hinweis Bevor Sie zum ersten Mal ein Fax senden fragen Sie Ihren EF Systemadministrator nach dem vollst ndig qualifizierten Dom nennamen oder der IP Adresse des NuPoint UM Servers ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie Drucken aus W hlen Sie im Druckmen aus der Liste der verf gbaren Drucker die Option NuPoint Fax Printer aus ODER Wenn NuPoint Fax Printer als Standarddrucker festgelegt wurde klicken Sie in Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Drucken Wenn das Dokument an den Server gesendet werden kann wird das Fenster NuPoint Fax Client angezeigt Wenn Sie noch kein Fax geschickt haben oder der Client keine Serververbindung herstellen konnt
35. der Auswahl einer Aktion Tipps zum Sprechen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung reagiert auf nat rlich gesprochene Sprachbefehle Wenn Sie mitden Sprachansagen besser vertraut sind k nnen Sie die Funktion zum Aufschalten verwenden um schneller durch die Systembefehle zu navigieren Befolgen Sie die untenstehenden Richtlinien wenn Sie mit der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung sprechen Sprechen Sie klar und deutlich und in normaler Lautst rke Sprechen Sie in Ihrem normalen Sprechtempo d h nicht zu schnell und nicht zu langsam Verwenden Sie in lauten Umgebungen nicht die Freisprecheinrichtung da die Hintergrundger usche die Erfolgsrate der Spracherkennung beeintr chtigen Wenn Sie zur Best tigung eines Namens aufgefordert werden antworten Sie nur mit Ja oder Nein Wenn Sie mit Nein antworten warten Sie auf die Systemaufforderung bevor Sie den Namen erneut sagen Wenn das System einen Namen nicht erkennt kann das daran liegen dass der Name nicht im System programmiert ist oder dass Ihre Aussprache des Namens im System nicht erkannt wird Wenden Sie sich an den Systemadministrator damit der Name hinzugef gt oder die Aussprache korrigiert wird 49 Messaging Benutzerhandbuch Universelle Sprachbefehle Die folgenden Sprachbefehle k nnen in jedem Bereich der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung verwendet werden Abbrechen oder Stopp Beendet die aktuelle Sitzung Ver
36. der der Nachricht mithilfe einer der folgenden Optionen antworten Dr cken Sie a um mit einer Voice Mail Nachricht zu antworten Dr cken Sie um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht Zu vehalten Dr cken Sie m um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht Zu verwerfen Optionale Funktion Speech Navigation Sagen Sie Aktion Entsprechende Taste Give Eine Ihrer Sprachnachrichten wird an eine andere Mailbox Give To Verteilerliste oder Telefonnummer au erhalb des Systems Give Message weitergegeben 1 Sagen Sie die Nummer der Mailbox der Verteilerliste oder Forward die Telefonnummer oder geben Sie diese ein Forwara Message 2 Sagen Sie Record f gen Sie Ihre Kommentare hinzu und w hlen Sie dann eine der folgenden Ontianen aus Sagen Sie Review oder dr cken Sie m um die Nachricht zu pr fen Sagen Sie Send oder dr cken Sie m um die Nachricht zu versenden Sagen Sie Discard oder dr cken Sie 2l um die Nachricht zu verwerfen Sagen Sie Append oder dr cken Sie m um einen weiteren Kommentar hinzuzuf gen Sagen Sie Options oder dr cken Sie amp um auf Adressierungsoptionen f r Nachrichten Zuzugreifen Sagen Sie Mark Confidential oder dr cken Sie um die Nachricht als vertraulich zu kennzeichnen Sagen Sie Request Receipt oder dr cken Sie i um eine Empfangsbest tigung zu erhalten Sagen Sie Make Urgent oder dr cken Sie m um
37. die Nachricht als dringend zu kennzeichnen Sagen Sie Make Future Delivery oder dr cken Sie m um die Nachricht zu einem Termin zu versenden der bis zu 60 Tage in der Zukunft liegt Befolgen Sie dann die Aufforderungen um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen 57 Messaging Benutzerhandbuch 58 Sagen Sie Aktion Entsprechende Taste Make Make Message Geben Sie eine neue Sprachnachricht ein und senden Sie sie an eine andere Mailbox Verteilerliste oder Telefonnummer au erhalb des Systems 1 2 Sagen Sie die Nummer der Mailbox der Verteilerliste oder die Telefonnummer oder geben Sie diese ein Sagen Sie Record f gen Sie Ihre Kommentare hinzu und w hlen Sie dann eine der folgenden Optionen aus Sagen Sie Review oder dr cken Sie um die Nachricht zu pr fen Sagen Sie Send oder dr cken Sie m um die Nachricht zu versenden Sagen Sie Discard oder dr cken Sie m um die Nachricht zu verwerfen Sagen Sie Append oder dr cken Sie m um einen weiteren Kommentar hinzuzuf gen Sagen Sie Options oder dr cken Sie a um auf Adressierungsoptionen f r Nachrichten zuzugreifen Sagen Sie Mark Confidential oder dr cken Sie um die Nachricht als vertraulich zu kennzeichnen Sagen Sie Request Receipt oder dr cken Sie 7 yt m um eine Empfangsbest tigung zu erhalten Sagen Sie Make Urgent oder dr cken Sie m um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen
38. e wird die Registerkarte Servereinstellungen angezeigt Delivery Options Server Settings Credentials Status Not Connected NuPoint Server Connect Mailbox com Passcode E Cancel Abbildung 1 Registerkarte Servereinstellungen Hinweis Wenn sich Ihr Mailbox Passwort ndert ist es erforderlich dass Sie beim Ef Senden des n chsten Faxes in der Registerkarte Servereinstellungen das Passwort aktualisieren indem Sie das neue Passwort eingeben 5 Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein damit eine Serververbindung hergestellt wird a Geben Sie im Feld NuPoint Server den vollst ndig qualifizierten Dom nennamen FQDN des Servers ein b Geben Sie im Feld Mailbox Ihre NuPoint UM Mailbox Nummer ein Geben Sie im Feld Passcode Ihren NuPoint UM Mailbox Passcode ein d Klicken Sie auf Verbinden Der Status wird aktualisiert und als Verbunden angezeigt 23 Messaging Benutzerhandbuch 6 Klicken Sie auf die Registerkarte bermittlungsoptionen Delivery Options Server Settings Recipients To EEE M Use a Custom Cover Page Ne Cancel Abbildung 2 Registerkarte bermittlungsoptionen a Geben Sie in das Feld Empf nger die Liste der Empf nger ein NuPoint UM Mailbox Nummern oder Faxnummern Trennen Sie mehrere Empf nger durch Komma Hinweis Schlie en Sie bei externen Faxnummern die zum Erreichen einer externen Leitung erforderliche Nummern e
39. e Mail Benutzer sind befinden Sie sich bereits im Voice Mail Men Sie h ren dann eine Nachricht wie diese You have 2 urgent messages and 2 unplayed messages You may say Play to play the first message New Message to make anew message User Options to go to User Options Fahren Sie fort mit Verwaltung der Nachrichten auf Seite 55 Optionale Funktion Speech Navigation Advanced UM Voice Mail Benutzer mit TTS Falls Sie ber Advanced UM mit TTS Funktion verf gen h ren Sie eine Nachricht wie diese You have 2 unplayed messages 1 saved message 3 unplayed emails and 1 saved email message Say Voicemail to access your voicemail messages say Email to access your email messages 1 Sagen Sie Voice Mail um auf das Voice Mail Men zuzugreifen oder E Mail um auf das E Mail Men zuzugreifen 2 Fahren Sie fort mit Verwaltung der Nachrichten auf Seite 55 Hinweis Advanced UM Benutzer die nicht ber die TTS Option verf gen haben keinen Zugriff auf das E Mail Men Verwaltung der Nachrichten Nachdem Sie das Voice Mail oder E Mail Men aufgerufen haben k nnen Sie Ihre Nachrichten mit den folgenden Speech Navigation Sprachbefehlen verwalten W hrend der Nachrichtenwiedergabe k nnen Sie zu jeder Zeit die Telefonbenutzeroberfl che verwenden um eine Nachricht anzuhalten f nf Sekunden vor oder zur ckzuspulen zur n chsten Nachricht zu springen oder zum Anfang der vorherigen Nachricht
40. e at the following number v Extension 71605 J Same as mailbox Testconnection OK Cancel a Abbildung 8 NuPoint Kontoeinstellungen Geben Sie im Feld NuPoint Server den vollst ndig qualifizierten Dom nennamen FQDN des Servers ein Geben Sie im Feld Mailbox Ihre NuPoint UM Mailbox Nummer ein Geben Sie im Feld Passcode Ihren NuPoint UM Mailbox Passcode ein Programmieren Sie das System f r die Verwendung der Ruf mich an oder Verbinde mich Funktion W hlen Sie f r die Funktion Ruf mich an NuPoint ruft mich unter folgender Nummer an geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und w hlen Sie Genau wie Mailbox wenn Ihre Nebenstelle Ihrer Mailbox Nummer entspricht Wenn Sie einen Anruf ben tigen w hlt das System automatisch Ihre Nummer For operations requiring a phone NuPoint will call me at the following number Extension 71605 J Same as mailbox W hlen Sie f r Verbinde mich Sie werden in das NuPoint System eingew hlt Wenn Sie einen Anruf ben tigen werden Sie aufgefordert Ihre Nebenstellennummer manuell einzugeben und sich anzumelden For operations requiring a phone will call into the NuPoint system Klicken Sie auf Verbindung testen um die Verbindung zum NuPoint UM Server zu pr fen Wenn der Test erfolgreich ist wird im Dialogfeld ein H kchen angezeigt Wenn der Test fehlgeschlagen ist werden im Dialogfeld ein X sowie die fehlerha
41. eitergeleitet Wenn die Anwesenheitsfunktion aktiviert ist weist das System auch auf den Anwesen heitsstatus des angerufenen Teilnehmers hin Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur als Referenz der Anruf wird unabh ngig vom Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers weitergeleitet Optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung T tigen von Anrufen mithilfe der Ziffernwahl Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann in Reaktion auf die auf dem Tastenfeld gedr ckten Ziffern Kontaktnamen oder Abteilungen anrufen die im Firmenverzeichnis programmiert sind So t tigen Sie einen Anruf mithilfe der Ziffernwahl 1 W hlen Sie die Nummer der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung 2 Wenn die automatische Vermittlung antwortet geben Sie die zu w hlenden Ziffern auf dem Tastenfeld ein 3 Das System best tigt die gew nschte Nummer und w hlt dann die von Ihnen genannten Ziffern a Hinweis Wenn die automatische sprachgesteuerte Vermittlung die Nummer EF der Person oder Abteilung die Sie anrufen m chten nach zwei Versuchen nicht erkennen kann werden Sie an die Vermittlung weitergeleitet 4 Wenn die Anwesenheitsfunktion aktiviert ist weist das System auch auf den Anwesen heitsstatus des angerufenen Teilnehmers hin Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur als Referenz der Anruf wird unabh ngig vom Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers weitergeleitet Abbrechen e
42. en Nachdem das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde werden Multimedia Steuerungen in den in Outlook 2010 empfangenen NuPoint UM Faxnachrichten angezeigt a E Abbildung 7 Multimedia Steuerungen f r Faxnachrichten in Outlook 2010 Mit den Multimedia Steuerungen k nnen Sie folgende Aktivit ten ausf hren Fax anzeigen Dr cken Sie auf die Schaltfl che Wiedergeben um die Faxnachricht in einem TIFF Viewer wie Windows Photo Viewer oder Windows Picture und Fax Viewer anzuzeigen Speichern Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um die Faxdatei auf einem Speichermedium zu speichern Konfigurieren der NuPoint Kontoeinstellungen Sie m ssen Ihre NuPoint Kontoeinstellungen konfigurieren bevor Sie mithilfe der Funktion Ruf mich an Verbinde mich auf die folgenden Funktionen zugreifen k nnen Abspielen einer vertraulichen Voice Mail Erstellen einer neuen Voice Mail Anhand einer Voice Mail auf eine andere Sprachnachricht antworten Weiterleiten einer Sprachnachricht mit einer zus tzlich hinzugef gten Voice Mail 39 Messaging Benutzerhandbuch 40 So aktualisieren Sie die Einstellungen 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM gt Einstellungen Das Dialogfeld Einstellungen wird angezeigt NuPoint Account Settings NuPoint Server mpmtrials mitel com Mailbox 71605 Passcode esse For operations requiring a phone NuPoint will call m
43. en Sie eine TTS Nachricht wieder 1 Nachdem Sie das Auswahlmen des Nachrichtensystems aufgerufen haben werden Sie aufgefordert Ihre ungelesenen oder gelesenen E Mail Nachrichten wiederzugeben 2 W hlen Sie zur Wiedergabe der ungelesenen E Mailnachrichten oder zur Wiedergabe der gelesenen E Mail Nachrichten Das System beginnt mit der Wiedergabe der Nachricht in der folgenden Reihenfolge Betreff Absendername Datum Uhrzeit und Text der Nachricht Wenn die E Mail Nachricht eine angeh ngte Datei umfasst werden Sie vom System dar ber informiert Die Dringlichkeit der E Mail wird ebenfalls mitgeteilt Nachdem Sie sich die gew nschte E Mail Nachricht angeh rt haben k nnen Sie die folgenden Aktionen ausf hren Dr cken Sie m um die Nachricht zu behalten Dr cken Sie m um die Nachricht zu l schen Dr cken Sie m um die Nachricht erneut wiederzugeben Dr cken Sie m um das Auswahlmen des Nachrichtensystems zu schlie en aa Hinweis Bevor das Men beendet wird gibt das System eine Zusammenfassung 54 der Gesamtanzahl der verbleibenden Voice Mail und E Mail Nachrichten in der Mailbox wieder 47 Messaging Benutzerhandbuch Optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung 48 Bei der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung von NuPoint Unified Messaging handelt es sich um eine sprachaktivierte Anwendung mit der Sie Personen schnell und effizient anrufen k nnen indem Sie ihre
44. en weiterleiten und vertrauliche Nachrichten abspielen k nnen Info Zeigt die Versionsnummer des Outlook Client Plug Ins f r Outlook 2010 an Multimedia Steuerungen Sprachnachrichten Die folgenden Multimedia Steuerungen werden in den NuPoint UM Sprachnachrichten angezeigt die in Outlook 2010 eingehen BER O o o B Abbildung 6 Multimedia Steuerungen f r Sprachnachrichten in Outlook 2010 Wenn die Nachricht mehrere Anh nge enth lt urspr ngliche Nachricht und Antworten werden diese oberhalb der Multimedia Steuerungen angezeigt Mit den Multimedia Steuerungen k nnen Sie folgende Aktivit ten ausf hren e Wiedergeben Klicken Sie auf die Schaltfl che Wiedergeben um die Nachricht wiederzugeben e Stopp Klicken Sie auf die Schaltfl che Stopp um die Wiedergabe der Nachricht zu beenden Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Lautst rkeregler Verschieben Sie den Lautst rkeregler um die Lautst rke der Wiedergabe anzupassen oder die Wiedergabe stummzuschalten Wiedergaberegler Verschieben Sie den Wiedergaberegler um zu einer bestimmten Stelle in der Audiodatei zu springen Telefon Klicken Sie auf diese Schaltfl che um eine Verbindung mit der NuPoint UM Mailbox herzustellen und Nachrichten ber das Telefon abzuspielen Speichern Verwenden Sie die Schaltfl che Speichern um alle Anh nge urspr ngliche Nachricht und Antworten auf einem Speichermedium zu speichern Faxnachricht
45. enden Person abzufragen bevor ein Anruf weitergeleitet wird Anwesenheit bezieht sich auf den Verf gbarkeitsstatus einer Person im Zusammenhang mit dem Telefon d h besetzt nicht am Platz nicht st ren usw Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur als Referenz ein Anruf wird unabh ngig vom Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers weitergeleitet ie Hinweis Anwesenheit ist eine optionale Funktion der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung die in der Mailbox aktiviert werden muss Einzelheiten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Begriffskl rung Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung bietet die M glichkeit Anrufe bei mehreren Verzeichnistreffern an die Vermittlung weiterzuleiten wenn ein Verzeichnis beispielsweise zwei Eintr ge f r Thomas M ller enth lt Sie werden benachrichtigt dass f r diesen Namen zwei Eintr ge vorhanden sind und sofort an die Vermittlung weitergeleitet die Sie nach weiteren Details fragt damit sie den Anruf an die richtige Person weiterleiten kann Fehlerbehandlung Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung reagiert auf einen Fehler mit der Anweisung den Befehl zu wiederholen Nach zwei Erkennungsfehlern leitet das System Ihren Anruf an die Vermittlung weiter Zeit berschreitung Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung wird beendet wenn innerhalb einer bestimmten Zeitspanne keine Sprach oder MFV Eingabe erkannt wird Sprachansagen helfen Ihnen bei
46. entlichung von Version 12 0 wurde das Outlook Client Plug In als Multimedia Outlook Plug In bezeichnet M glicherweise sehen Sie diesen Namen in der Liste Programme hinzuf gen oder entfernen wenn Sie eine ltere Version des Plug Ins installiert haben Navigieren Sie zur Datei OutlookClientPlugin exe f r das Outlook Client Plug In doppelklicken Sie auf die Datei und klicken Sie auf Ausf hren Wenn eine Sicherheitswarnung angezeigt wird klicken Sie ein zweites Mal auf Ausf hren Das Fenster Outlook Client Plug In einrichten wird angezeigt Hinweis Die Datei OutlookClientPlugin exe kann entweder ber Mitel OnLine oder die Registerkarte Downloads inderWeb View Schnittstelle installiertwerden Wenn diese Registerkarte nicht verf gbar ist kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator damit der OCP Download in Ihrer Mailbox aktiviert wird 3 Wenn Sie zum Entfernen der vorhandenen Anwendung aufgefordert werden klicken Sie auf OK Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Benutzereinstellungen wird angezeigt Geben Sie den vollst ndig qualifizierten Dom nennamen FQDN der NuPoint Unified Messaging Plattform ein und klicken Sie auf Weiter Das Fenster Zielort ausw hlen wird angezeigt 6 Klicken Sie auf Weiter um die Standardeinstellung f r den Speicherort zu akzeptieren oder klicken Sie auf Durchsuchen um die Dateien an einem anderen Ort zu speichern 27 Messaging Benutzerhandbuch
47. er t So leiten Sie eine Faxnachricht weiter e Klicken Sie in der Web View Schnittstelle auf der Registerkarte Nachrichten auf die Schaltfl che Fax weiterleiten damit die Nachricht als Fax weitergeleitet wird ODER e Klicken Sie in der Web View Schnittstelle auf der Registerkarte Nachrichten auf die Schaltfl che Weiterleiten damit die Nachricht als Anlage einer E Mail weitergeleitet wird 25 Messaging Benutzerhandbuch Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Als Benutzer von Advanced Unified Messaging UM k nnen Sie das Mitel Outlook Client Plug In OCP auf Ihrem Microsoft Outlook E Mail Client installieren und zum Verwalten Ihrer Nachrichten verwenden Mit dem OCP k nnen Sie Ihre Sprachnachrichten sowohl ber das Telefon als auch ber Ihren PC abh ren Auch k nnen Sie mit diesem Plug In durch die Liste der Nachrichten navigieren auf Nachrichten antworten oder diese weiterleiten sowie neue Sprachnachrichten aufzeichnen die als E Mail Anh nge gesendet werden sollen Von OCP werden vier Arten der NuPoint UM Nachrichten unterst tzt Sprachnachrichten vertrauliche Sprachnachrichten Anrufaufzeichnungen und Faxnachrichten Jede Nachrichtenart hat ein eindeutiges Symbol anhand dessen sie erkannt werden kann Je nach verwendeter Microsoft Outlook Version wird auf Ihrem PC eine andere OCP Version installiert Weitere Informationen hierzu finden Sie in folgenden Abschnitten OCP in Outlook 2000 XP 20
48. er Ver ffentlichung genau und k nnen ohne Vorank ndigung ge ndert werden Mitel haftet nicht f r Fehler oder Auslassungen in diesem Dokument und hat Ihnen gegen ber keine Verpflichtungen die sich aus der Bereitstellung des Dokuments oder den darin enthaltenen Informationen ableiten M MITEL Design ist eine eingetragene Marke von Mitel Networks Corporation Alle anderen Produkte und Dienste sind eingetragene Marken der jeweiligen Eigent mer Copyright 2013 Mitel Networks Corporation Alle Rechte vorbehalten
49. estlegen Nachdem Sie diese Nummer programmiert haben k nnen Sie einfach 8 f r die Fax bermittlungsoptionen dr cken nachdem Sie die Meldung mit Fax wiedergegeben haben und dann m um die Faxnachricht zu drucken Von einem Faxtelefon So rufen Sie eine Faxnachricht von einem Faxtelefon ab und drucken sie aus 1 Dr cken Sie nach dem Zugriff auf Ihre Mailbox oder den Softkey Wiedergeben oder Nachricht wiedergeben und dr cken Sie dann m um auf das Men Fax ber mittlungsoptionen zuzugreifen 2 Dr cken Sie m um einen Ausdruck der Faxnachricht von diesem Faxger t zu empfangen 3 Dr cken Sie bei entsprechender Anzeige die Starttaste des Faxger ts 4 Wenn Sie den Faxausdruck erhalten haben k nnen Sie online bleiben um Ihre Mailbox Sitzung fortzusetzen Optionale Faxfunktion Nach dem Abh ren einer Faxnachricht Siehe Nach dem Abh ren einer Nachricht auf Seite 7 Erstellen einer Faxnachricht ohne Sprache Sie k nnen eine Faxnachricht mit einem Faxtelefon an die Mailbox eines Empf ngers senden Sie k nnen die Nachricht direkt ber das Faxsystem Ihres Unternehmens oder aus Ihrer eigenen Mailbox senden Wenn Sie ein Fax ber das Faxsystem Ihres Unternehmens senden wird Ihr Name nicht in den Nachrichtenkopf eingef gt Wenn Sie ein Fax aus Ihrer eigenen Mailbox senden wird Ihr Name dagegen im Nachrichtenkopf eingetragen Vom Faxsystem Ihres Unternehmens Hinweis Ihr Name wird nicht in de
50. folgenden Hinweis aktualisiert Sie haben diese Nachricht an lt NAMEN gt mit einer Sprachnachricht am lt TAG DATUM UHRZEIT gt weitergeleitet Anzeigen einer Faxnachricht So zeigen Sie eine Faxnachricht in Outlook 2010 an 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 W hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus 3 Klicken Sie auf Fax anzeigen Das Fax wird in Ihrer TIFF Grafikdateianwendung angezeigt Windows Photo Viewer oder Windows Picture und Fax Viewer Optionale Funktion Text to Speech TTS Die Text to Speech TTS Funktion erm glicht es Ihnen Microsoft Outlook E Mail Nachrichten ber die NuPoint UM Voice Mailbox abzuh ren Der TextderE Mail Nachrichten wird in Sprache umgewandelt und ber das Telefon f r den Benutzer wiedergegeben Hinweis TTS ist nur ber die Funktion Erweitertes Unified Messaging verf gbar 46 Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Auf die TTS Optionen k nnen Sie ber das Auswahlmen des Nachrichtensystems zugreifen Dr cken Sie im Auswahlmen des Nachrichtensystems m um auf die folgenden TTS Optionen zuzugreifen Hinweis TTS muss aktiviert sein damit Sie auf dieses Men zugreifen k nnen Einzelheiten dazu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Taste Aktion TTS Nachricht erneut wiedergeben TTS Nachricht behalten TTS Nachricht l schen Men beenden Wiedergeben einer TTS Nachricht So geb
51. ften Einstellungen Serveradresse Passcode usw angezeigt Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten 7 Klicken Sie auf OK Hinweis Wenn Sie die Verbindung noch nicht getestet haben wird sie getestet wenn Sie OK ausw hlen Navigieren durch Sprachnachrichten in Outlook So zeigen Sie die n chste NuPoint UM Nachricht in Outlook 2010 an 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che N chste Sprachnachricht So zeigen Sie die vorherige NuPoint UM Nachricht in Outlook 2010 an 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Vorherige Sprachnachricht Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook Verwenden Sie die Schaltfl che Automatische Wiedergabe auf der Registerkarte NuPoint UM um die Wiedergabe der Nachricht zu steuern Wenn die automatische Wiedergabe aktiviert ist werden Nachrichten wiedergegeben sobald Sie markiert oder ge ffnet wurden Wenn die automatische Wiedergabe deaktiviert ist werden Nachrichten nur dann wiedergegeben wenn Sie diese ausw hlen und auf die Schaltfl che Wiedergeben oder die Ruf mich an Verbinde mich Schaltfl che klicken Hinweis Faxnachrichten und vertrauliche Sprachnachrichten k nnen nicht ber die PC Lautsprecher wiedergegeben werden iii Hinweis Um Festplattenspeicher einzusparen kann der Netzwerkadministrator Benutzer E Mail Konten so konfigurieren dass Sp
52. gang und klicken Sie dann auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Weiterleiten Das Fenster WG lt Betreff gt wird ge ffnet Geben Sie die Nachrichtenempf nger ein 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Aufzeichnen und nehmen Sie anschlie end Ihre Nachricht ber das Telefon mithilfe einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufnahme auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Starten von Web View ber Outlook So starten Sie die Web View Schnittstelle von Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 2 Klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Profil Wenn eine Sicherheitswarnung angezeigt wird klicken Sie auf Ja um fortzufahren Die Web View Anmeldeseite wird angezeigt Sie k nnen sich jetztbei Web View anmelden Weitere Informationen zu Web View erhalten Sie in der NuPoint Unified Messaging Web View Hilfe unter http edocs mitel com UG Index html 35 Messaging Benutzerhandbuch Outlook Client Plug In f r Microsoft Outlook 2010 36 Als NuPoint Unified Messaging Advanced Benutzer mit Outlook 2010 k nnen Sie mit den folgenden Verfahren das Mitel Outlook Client Plug In installieren und Ihre Nachrichten verwalten Hinweise 1 Das OCP funktioniert mit den 32 und 64 Bit Versionen von Microsoft Outlook 2010 die auf einem der folgenden Betriebssysteme installiert sind Window
53. gezeigt Men elemente f r einige dieser Aufgaben werden in Microsoft Outlook auch in den Men s Datei Ansicht Extras und Aktionen hinzugef gt fh New Py Reply eply to gt Forward D Previous Q Next amp Profile Abbildung 3 Unified Messaging Symbolleiste in Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 ax Hinweis Diese Symbolleiste ist auch im Inspector Fenster von Microsoft Outlook verf gbar Die Schaltfl chen QuickPlay und Profil sind in diesem Fenster jedoch nicht verf gbar Die folgenden Schaltfl chen sind auf der Symbolleiste f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 verf gbar Neu Erstellt eine neue Sprachnachricht Diese Option ist in Microsoft Outlook auch in den Men s Datei und Aktionen sowie auf der Standardsymbolleiste verf gbar e Antworten mit Sprache Sendet eine Antwort mit Sprachnachricht an den Absender einer NuPoint UM Nachricht Diese Option ist auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook verf gbar Allen antworten mit Sprache Sendeteine Antwort mit Sprachnachricht an den Absender einer NuPoint UM Nachricht und an alle Empf nger der Nachricht Diese Option ist auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook verf gbar e Weiterleiten mit Sprache Leitet eine NuPoint UM Nachricht mit Sprachnachricht an einen anderen Benutzer weiter Diese Option ist auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook verf gbar Vor
54. hand des Namens w hlen m chten Hierbei handelt es sich um eine konfigurierbare Funktion Welche Taste zu dr cken ist h ngt daher vom jeweiligen Voice Mail System ab 3 Geben Sie nach der Best tigung des Empf ngernamens durch das System die Namen oder die Nummern der weiteren beabsichtigten Empf nger ein Sie k nnen eine Nachricht beispielsweise an alle Mitglieder eines bestimmten Ausschusses senden um ihnen Ort und Uhrzeit der n chsten Ausschusssitzung mitzuteilen 4 Dr cken Sie nach dem Adressieren der Nachricht m oder den Softkey Aufzeichnen 5 Beginnen Sie nach dem Ton die Aufzeichnung Ihrer Nachricht Sie k nnen m dr cken um die Aufzeichnung zu unterbrechen und diese dann durch Dr cken einer beliebigen Taste fortsetzen Sie k nnen aber auch die Softkeys Pause Fortsetzen verwenden Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung Nach der Aufzeichnung k nnen Sie die Sprachnachricht senden berpr fen ndern stornieren oder spezielle bermittlungsoptionen f r die Nachricht angeben indem Sie die folgenden Optionen ausw hlen Taste ODER Softkey Aktion Senden Nachricht senden und zum Hauptmen zur ckkehren Messaging Benutzerhandbuch 10 Taste ODER Softkey Aktion Anh ngen Aufzeichnung erweitern Entf Aufzeichnung l schen und von vorn beginnen Pr fen Nachricht wiedergeben PORS Aufzeichnung beenden Nachrichtenadressierung
55. herige NuPoint UM Nachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht vor der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht N chste NuPoint UM Nachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht nach der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht e QuickPlay ber diese Option kann der Benutzer die QuickPlay Symbolleiste im Microsoft Outlook Explorer Fenster ffnen Profil Diese Option erm glicht dem Benutzer den Zugriff auf das Unified Messaging Profil in dem er zus tzliche Mailbox Einstellungen konfigurieren kann Diese Option ist auch im Men Extras von Microsoft Outlook verf gbar Hinweis Diese Schaltfl che ist nur verf gbar wenn das Unified Messaging Profil in den Microsoft Outlook Optionen konfiguriert ist Anweisungen finden Sie unter Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil auf Seite 30 31 Messaging Benutzerhandbuch 32 QuickPlay Symbolleiste Nachdem das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde wird die QuickPlay Symbolleiste im Microsoft Outlook Explorer Fenster angezeigt Die QuickPlay Symbolleiste dient zur Wiedergabe von Nachrichten sie umfasst QuickPlay Multimedia Steuerelemente eine Statusleiste und eine Ruf mich an Verbinde mich Schaltfl che ber die Sie eine Verbindung zu Ihrer NuPoint UM Mailbox herstellen k nnen um Nachrichten ber das Telefon wiederzugeben Alan Ei Autoplay when previewing Abbildung 4 Mitel Networks QuickPla
56. ie end k nnen Sie abh n gig von Ihren Mailbox Einstellungen m glicherweise ausw hlen ob zun chst die nicht abgespielten oder die gespeicherten Nachrichten wiedergegeben werden sollen Wenn diese Option nicht verf gbar ist werden die nicht abgespielten Nachrichten zuerst wiedergegeben a Hinweis Wenn die Datum und Uhrzeitoption im Voice Mail System aktiviert ist gibt das System diese Informationen automatisch am Anfang jeder Nachricht wieder Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Wiedergeben von Nachrichten Beim Abh ren einer Nachricht Bei der Wiedergabe einer Nachricht k nnen Sie jederzeit die folgenden Aktionen durchf hren Taste ODER Softkey Aktion T Mehr dann Pause Nachricht 30 Sekunden lang anhalten In der Nachricht f nf Sekunden zur ckgehen In der Nachricht f nf Sekunden vorgehen berspringen Zur n chsten Nachricht gehen 8 Mehr dann Zum Beginn der vorherigen Nachricht zur ckkehren Wiedergeben Hinweis Abh ngig von der Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie m glicherweise nicht auf alle oben beschriebenen Optionen zugreifen Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Nach dem Abh ren einer Nachricht Am Ende einer Nachricht k nnen Sie folgende Aktionen durchf hren Taste ODER Softkey Aktion 7 PORS Wiedergeben bzw Neustart Nachricht erneut wiedergeben Antwort
57. iguriert ist Die folgenden Funktionen sind f r die Speech Navigation Anwendung verf gbar Mehrere Befehlsoptionen Die Speech Navigation unterst tzt das Alias Konzept sodass bis zu zwei verschiedene S tze f r die gleiche Aufgabe verwendet werden k nnen Benutzer k nnen also beispielsweise Delete Message oder Discard Message sagen um eine Sprachnachricht zu l schen Aufschalten Diese Funktion erm glicht Benutzern das Unterbrechen einer Sprachansage des Systems mit einem Sprach oder Tastaturbefehl Das System h lt die Wiedergabe der Sprachansage an und reagiert auf den Befehl Mithilfe der Funktion zum Aufschalten k nnen erfahrene Benutzer schnell durch die Sprachansagen springen Fehlerbehandlung Speech Navigation reagiert auf einen Fehler indem der Benutzer aufgefordert wird den Befehl zu wiederholen Nach drei Fehlern bei der Erkennung gibt das System die folgende Sprachansage wieder do not understand that command Please call again und trennt dann den Anruf Mailbox Nebenstellen Wenn die Speech Navigation f r eine Mailbox aktiviert ist aktiviert sie alle Benutzer Nebenstellen einschlie lich der alternativen Nebenstellen wie Teleworker Telefone und Mobiltelefone Dies erm glicht es Benutzern das Nachrichtensystem von externen Standorten aus anzurufen und unmittelbar mit der Verwendung von Speech Navigation Befehlen zu beginnen Befehle Die folgenden Befehle k nnen mit Speech Navigation aufgerufen
58. in b Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden c Geben Sie den vollst ndigen Namen des Deckblatts aus ODER klicken Sie auf Durchsuchen um das Deckblatt auszuw hlen a Hinweis Wenn Sie kein benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden m chten verwendet der Server Ihr pers nliches Deckblatt Haben Sie keines verwendet er das Systemdeckblatt d Klicken Sie auf die Schaltfl che Fax senden Wenn das Fax beim Server eingegangen ist wird ein Popup Fenster mit folgender Nachricht angezeigt Das Fax wurde zur bermittlung in die Warteschleife eingereiht Wenn das Fax nicht gesendet werden kann erhalten Sie in Ihrer Voice Mail eine entsprechende Nachricht Wenn Sie das n chste Fax senden wird die Registerkarte Servereinstellungen nur angezeigt wenn von Fax Printer keine Serverbindung hergestellt werden konnte Dies ist beispielsweise dann der Fall wenn das Passwort ge ndert wurde Anzeigen und Weiterleiten von Faxnachrichten So zeigen Sie eine Faxnachricht an e ffnen Sie die Nachricht ber Ihren E Mail Posteingang und zeigen Sie das angeh ngte Dokument an e Klicken Sie in der Web View Schnittstelle auf der Registerkarte Nachrichten auf die Schaltfl che Wiedergeben Das Fax wird in einem TIFF Viewer angezeigt 24 Verwenden Ihres PCs f r Faxnachrichten Senden Sie das Fax von Ihrem Telefon an ein Faxg
59. ines Anrufs Es gibt zwei M glichkeiten um einen aktuellen Anruf abzubrechen So brechen Sie einen Anruf ab Sagen Sie Abbrechen oder Nein bevor die automatische sprachgesteuerte Vermittlung Wird gew hlt sagt oder Dr cken Sie 0 Null bevor die automatische Vermittlung Wird gew hlt sagt Mit diesem Befehl wird der Anruf abgebrochen und das System leitet den Anruf automatisch an die Vermittlung weiter Anrufen der Vermittlung Sie k nnen die Vermittlung jederzeit vom System aus anrufen So rufen Sie die Vermittlung an e Sie k nnen zu einem beliebigen Zeitpunkt Vermittlung oder Null sagen bzw e 0 w hlen 51 Messaging Benutzerhandbuch Optionale Funktion Speech Navigation Bei NuPoint UM Speech Navigation handelt es sich um eine sprachgesteuerte Anwendung die Ihnen die Verwaltung Ihrer Mailbox mithilfe von Sprachbefehlen erlaubt Zus tzlich zur M glichkeit Standardaufgaben wie das Wiedergeben L schen oder Behalten von Nachrichten durchzuf hren k nnen Sie eine Weiterleitung zur Vermittlung veranlassen Ziffern eingeben und das System einfach durch Sprechen der entsprechenden Befehle beenden Da Befehle per Spracheingabe und nicht ber ein Tastenfeld eingegeben werden erm glicht Ihnen die Speech Navigation das Arbeiten im Freisprechmodus Dies ist hilfreich wenn ein Mobiltelefon oder ein hnliches Ger t als alternative Nebenstelle in Ihrer Mailbox konf
60. inweis Klicken Sie vor der Aufnahme Ihrer Sprachnachricht auf Ansage unterdr cken falls Sie anstatt der Ansage einen Signalton h ren m chten Klicken Sie auf Dringende Nachricht um diese als dringend zu markieren 45 Messaging Benutzerhandbuch a Klicken Sie auf Aufzeichnen und richten Sie abh ngig von Ihrer Kontokonfiguration entweder eine Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung ein e Ruf mich an Das System ruft Ihre Nebenstelle an Wenn Sie ans Telefon gehen wird die Nachricht abgespielt e Verbinde mich Das System fordert Sie auf sich bei Ihrer Voice Mailbox einzuw hlen und sich anzumelden Sobald Sie sich angemeldet haben wird die Nachricht abgespielt b Wenn Sie an Ihr Nebenstellen Telefon gehen h ren Sie eine Nachricht You may start your message now Sie k nnen nun mit Ihrer Nachricht beginnen gefolgt von einem Signalton Falls die Option Ansage ausw hlen ausgew hlt wurde h ren Sie nur einen Signalton c Zeichnen Sie Ihre Nachricht auf 5 So beenden Sie die Aufnahme e Klicken Sie auf Ende e Dr cken Sie auf dem Telefon auf e Legen Sie den H rer auf 6 Falls Sie auf Ende geklickt oder gedr ckt haben k nnen Sie die Nachricht pr fen indem Sie auf Wiedergeben klicken Wenn Sie auflegen m ssen Sie die Aufnahmesitzung wiederherstellen durch Dr cken auf Aufzeichnen bevor Sie versuchen die Nachricht zu pr fen Die urspr ngliche Nachricht wird mit dem
61. itere Anweisungen zum Einrichten einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung erhalten Sie in der Web View Hilfe aa Hinweis Sie k nnen f r eine neue Sprachaufzeichnung in Outlook immer nur eine Ef Aufzeichnungsmethode ffnen Falls Sie versuchen mehrere Aufzeichnungsmethoden zu ffnen wird eine Fehlermeldung angezeigt So senden Sie in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 eine neue Sprachnachricht 1 Melden Sie sich bei einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung an 2 Klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Neu 3 Geben Sie die Nachrichtenempf nger und den Betreff ein 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Aufzeichnen und nehmen Sie anschlie end Ihre Nachricht ber das Telefon mithilfe einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufnahme auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden 33 Messaging Benutzerhandbuch 34 Antworten auf eine Sprachnachricht Sie k nnen in Outlook auf eine Sprachnachricht mit einer weiteren Sprachnachricht antworten die Sie als E Mail Anhang versenden Sie ben tigen eine Ruf mich an oder Verbinde mich Verbindung um eine Nachricht aufzunehmen Weitere Anweisungen zum Einrichten einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung erhalten Sie in der Web View Hilfe Hinweis Mit diesem Verfahren k nnen Sie nur auf Sprachnachrichten antworten Antworte
62. k nnen auch in der Mitel TUI Kurz bersicht von NuPoint Unified Messaging unter http edocs mitel com UG Index htmi nachlesen Ihr Telefon Machen Sie sich mit Ihrem Telefon vertraut bevor Sie die Voice Mail Funktionen des Systems verwenden e Nachrichtentaste ber diese Taste k nnen Sie das NuPoint UM Voice System aufrufen und auf Ihre Mailbox zugreifen e Tastenfeld ber das Tastenfeld w hlen Sie im Voice Mail System die einzelnen Men op tionen aus e Nachrichtenanzeige Diese Anzeige meldet dass in Ihrer Mailbox neue Sprachnachrichten vorhanden sind e Softkeys Mit diesen Tasten k nnen Sie eine Vielzahl der Voice Mail Men optionen aus w hlen Um eine Men option auszuw hlen die auf der Telefonanzeige dargestellt ist dr cken Sie entweder den zugeordneten kontextabh ngigen Softkey der auf der digitalen Anzeige des Telefons dargestellt ist oder auf dem Tastenfeld die der Option zugeordnete Ziffer aa Hinweis Die in diesem Handbuch verwendeten Namen von Softkeys weichen u U geringf gig von denen Ihres Telefons ab Der Softkey L L schen wird beispielsweise auf bestimmten Telefonen als Verwerfen angezeigt Vorbereiten des Mailbox Zugriffs Bevor Sie auf Ihre Mailbox zugreifen k nnen m ssen Sie von Ihrem Systemadministrator folgende Informationen erhalten Nummer von NuPoint UM Receptionist optional e Nebenstelle f r den Zugriff auf das NuPoint UM Voice System e Ihre Mailbox Nummer
63. keUp k nnen Sie NuPoint UM Voice so konfigurieren dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt unter einer bestimmten Telefonnummer angerufen werden Sie k nnen Weckrufe f r montags bis freitags f r Wochenenden t glich oder f r Bedarfsf lle planen 1 Dr cken Sie im Men Benutzeroptionen die Option m um zu Anrufplanungsoptionen zu gelangen 2 Dr cken Sie im Men Anrufplanungsoptionen die Option um zu NP WakeUp zu gelangen 3 So planen Sie Weckrufe e Dr cken Sie um die Zeit f r den Weckruf einzugeben zwei Ziffern f r die Stunde zwei Ziffern f r die Minute und dr cken Sie f r vormittags oder A f r nachmittags Dr cken Sie m um diesen Weckruf t glich auszul sen e Dr cken Sie m um diesen Weckruf abzubrechen e Dr cken Sie m um die Uhrzeit zu ndern 4 Dr cken Sie A um alle Weckrufe zu deaktivieren 5 Dr cken Sie m um das Men Benutzeroptionen zu verlassen Pager Durch Paging k nnen Sie einen Zeitplan definieren sodass NuPoint UM Voice beim Eingang einer Nachricht in Ihrer Mailbox Ihren Pager benachrichtigt 1 Dr cken Sie im Men Benutzeroptionen die Option m um zu Anrufplanungsoptionen zu gelangen Dr cken Sie im Men Anrufplanungsoptionen die Option kl um zum Paging zu gelangen W hlen Sie im Men Paging eine Option aus e Dr cken Sie Tl um die Planung zu pr fen e Dr cken Sie m um Paging zu deaktivieren e Dr c
64. ken Sie m um die Telefonnummer zu ndern e Dr cken Sie m um die Uhrzeit zu ndern e Dr cken Sie m um das Men Benutzeroptionen zu verlassen 13 Messaging Benutzerhandbuch 14 Nachrichten bermittlung Mit Nachrichten bermittlung k nnen Sie einen Zeitplan definieren sodass Sie beim Eingang einer Nachricht in Ihrer Mailbox zu einem bestimmten Zeitpunkt von NuPoint UM Voice unter einer bestimmten Telefonnummer angerufen werden damit Sie die Nachricht abrufen k nnen 1 Dr cken Sie im Men Benutzeroptionen die Option m um zu Anrufplanungsoptionen zu gelangen 2 Dr cken Sie im Men Anrufplanungsoptionen die Option m um zur Nachrichten ber mittlung zu gelangen 3 W hlen Sie im Men Nachrichten bermittlung eine Option aus Dr cken Sie m um die Planung zu pr fen Dr cken Sie m um die Nachrichtenbenachrichtigung zu deaktivieren Dr cken Sie m um die Telefonnummer zu ndern Dr cken Sie m um die Uhrzeit zu ndern Dr cken Sie m um das Men Benutzeroptionen zu verlassen berwachung zeitversetzter bermittlungen Mit berwachung zeitversetzter bermittlungen k nnen Sie die Nachrichten berwachen die f r eine sp tere bermittlung geplant wurden Sie k nnen die bermittlung von Nachrichten im Men Nachrichtenadressierungsoptionen 365 Tage im Voraus planen Siehe Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung auf Seite
65. l Networks Corporation Alle Rechte vorbehalten Inhaltsverzeichnis Einf hrung sen 2 3 2 en Be Re ae Bee sand Nass er Deere 1 Informationen zu Ihrer Voice Mail 2 2222 ouee nennen nennen 1 ber dieses Dokument 22 232 Aa NEN ea a EEE 2 Ihr Telefon 2 242242 82 52 ara a Ra ee No ERAN A S 2 Vorbereiten des Mailbox Zugriffs 222220 e nennen een nenn 2 Zugreifen auf Ihre Mailbox scorsi resi redre neiaa tea e nE een 3 Innerhalb Ihres Unternehmens anuanua aaaea 3 Von Ihrer eigenen Nebenstelle 2 z0r 2s0nn een en nn 3 Von einer anderen Nebenstelle 2 2 2 2nen seen nennen 3 Au erhalb Ihres Unternehmens 222 H2neee nennen een nenn 3 Von einer externen Leitung drsti n ae een an een 3 Von einer externen Leitung zur automatisierten Vermittlung s a sanaaa 3 Einrichten Ihrer Mailbox om220 ons e EENET TOERE Ea RENE EER EOE ET OE en 4 Men Ubersicht zen 2 ya e e i Ras ehe 4 Begr ungen 4 1 2 ra RR ee re ee 4 Name N ee a a en De N ee ren 4 PassCode var aa se ee ee en ee ae Perla ee 5 Wiedergeben von Nachrichten 22 2222 een seen nennen 6 Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s 2 2 2un sense nn 6 Wiedergeben Ihrer Nachrichten 222222 see nennen nn 6 Beim Abh ren einer Nachricht 2222 nseee nennen nennen nenn 7 Nach dem Abh ren einer Nachricht 2 222222 s sense een en 7 Erstellen von Nachrichten
66. le Die folgenden Sprachbefehle der Speech Navigation sind verf gbar wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind Operator Transfer to operator Attendant Transfer to attendant Leitet Sie an die Vermittlung weiter Bye Goodbye Hang up Quit Vorausgesetzt Sie nehmen aktuell keine Nachricht auf gibt das System eine Nachrichten bersicht wieder You have x messages Goodbye und beendet den Anruf sowie das System Exit Hiermit gelangen Sie in der Men struktur eine Ebene nach oben Aktivieren der Speech Navigation Nachdem der Administrator die Speech Navigation f r Ihre Mailbox aktiviert hat k nnen Sie diese ber die Web View an und ausschalten So aktivieren Sie die Speech Navigation f r Ihre Mailbox f 2 ffnen Sie die Web View Benutzeroberfl che in einem Webbrowser Geben Sie Ihre Mailbox Nummer und Ihren Passcode ein und klicken Sie dann auf Senden W hlen Sie die Registerkarte Speech Navigation aus Klicken Sie auf Speech Navigation aktivieren Speech Navigation wird f r die prim ren und alternativen Nebenstellen Ihrer Mailbox eingeschaltet Hinweis Nach dem Aktivieren der Speech Navigation erfolgen die Sprachansagen ausschlie lich in nordamerikanischem Englisch auch wenn Ihre Mailbox f r Befehle in einer anderen Sprache als Englisch konfiguriert ist 53 Messaging Benutzerhandbuch Eingabe von Sprachbefehlen 54 Sie k nnen die Sprachbefehle der Speech Naviga
67. m B ro erreichbar sind Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie die folgenden Aktionen durchf hren Taste ODER Softkey Aktion Begr ungen Begr ungen ndern Sie k nnen eine prim re Begr ung sowie eine oder mehrere situationsbedingte Begr ungen aufzeichnen Sie k nnen situationsbedingte Begr ungen aufzeichnen die wiedergegeben werden wenn die Leitung besetzt ist z B Ich telefoniere zurzeit und kann Ihren Anruf nicht entgegennehmen wenn Sie abwesend sind z B Ich bin zurzeit nicht an meinem Arbeitsplatz oder wenn Sie l nger abwesend sind Ich werde bis zum 15 Oktober nicht im B ro sein Sie k nnen jetzt dr cken um Ihre situationsbedingte pers nliche Begr ung aufzuzeichnen oder zu ndern a um Ihre prim re pers nliche Begr ung aufzuzeichnen oder zu ndern oder m um die Begr ung f r die l ngere Abwesenheit zu aktivieren Dr cken Sie nach dem Aufzeichnen Ihrer Begr ung oder den Softkey ndern um die Begr ung auszuw hlen prim r oder situationsbedingt die wiedergegeben werden soll Name ndern Name aufzeichnen 11 Messaging Benutzerhandbuch Taste ODER Softkey Aktion Passcode Passcode ndern 7 PORS Hinweis Abh ngig von der Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie m glicherweise nicht auf situationsbedingte Begr ungen zugreifen Weitere Informationen erhalten Sie von
68. mittlung Leitet Ihren Anruf an die Vermittlung weiter Wiederholen Wiederholt die letzte Aufforderung Hilfe Gibt eine Liste mit verf gbaren Hilfebefehlen wieder Tutorial Startet das System Tutorial Automatische Vermittlung Leitet den Anruf an die automatische sprachgesteuerte Vermittlung weiter T tigen von Anrufen 50 Mithilfe der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung k nnen Sie Anrufe ber Sprachbefehle oder die Ziffernwahl t tigen T tigen von Anrufen mithilfe von Sprachbefehlen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann in Reaktion auf Ihre Sprachbefehle Kontaktnamen oder Abteilungen anrufen die im Firmenverzeichnis programmiert sind So t tigen Sie einen Anruf mithilfe von Sprachbefehlen 1 2 W hlen Sie die Nummer der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung Wenn die automatische Vermittlung antwortet sagen Sie e den Vor und Nachnamen der Person die Sie anrufen m chten e einen Abteilungsnamen oder Hinweis Sie k nnen sich eine Aufz hlung aller im System programmierten Abteilungsnamen anh ren indem Sie Abteilung sagen e eine Telefonnummer sprechen Sie jede Ziffer einzeln Das System best tigt den gew nschten Namen und w hlt dann die Nummer gem dem Sprachbefehl Hinweis Wenn die automatische sprachgesteuerte Vermittlung den Namen der Person oder Abteilung die Sie anrufen m chten nach zwei Versuchen nicht erkennen kann werden Sie an die Vermittlung w
69. n Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 W hlen Sie auf einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens 2 Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie zur Wahl per Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt 3 Sie h ren die pers nliche Begr ung des Empf ngers Dr cken Sie nach dem Tonsignal die Starttaste des Faxger ts um das Fax zu senden 4 Nachdem das Fax gesendet wurde k nnen Sie 8 dr cken um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen oder Sie k nnen m dr cken um eine Nachricht f r eine andere Mailbox zu hinterlassen Von Ihrer eigenen Mailbox ffnen Sie Ihre Mailbox und dr cken Sie A wenn Sie Ihre eigene Begr ung h ren Hinweis Ihr Name wird in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen Geben Sie Ihren Passcode ein Dr cken Sie a um eine Nachricht zu erstellen emomp Geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie zur Wahl per Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt 5 Wenn das System den Namen des Empf ngers best tigt hat geben Sie die Namen oder Nummern etwaiger weiterer Empf nger ein 19 Messaging Benutzerhandbuch
70. n Namen sagen Neben dem Namen k nnen Sie auch einen Abteilungsnamen oder eine Telefonnummer sagen um den Anruf zu t tigen Die Systemfunktionen werden im Rahmen eines Online Tutorials vorgestellt Au erdem ist zur Beantwortung von Fragen eine sprachbasierte Hilfe verf gbar Bei der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung werden eingehende Anrufe mithilfe gesprochener Befehle weitergeleitet Sagen Sie den Namen der Person mit der Sie sprechen m chten und das System leitet Ihren Anruf an den gew nschten Teilnehmer weiter Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung unterst tzt auch bis zu 15 Abteilungen und Sie k nnen jede Abteilungsnummer sowie jeden Namen anrufen Ausf hrliche Anweisungen zum T tigen von Anrufen finden Sie unter T tigen von Anrufen auf Seite 50 Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann vier Nummern pro Person speichern und enth lt eine Option ber die Sie ausw hlen k nnen welche Ihrer Telefonnummern als standardm ige Nummer der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung eingerichtet wird Anweisungen zum Konfigurieren Ihrer Standardtelefonnummer finden Sie in der Web View Hilfe Die folgenden Funktionen stehen im Rahmen der automatischen sprachgesteuerten Vermittlung zur Verf gung e Anruf nach Name Sie k nnen jede Person im Firmenverzeichnisses anrufen indem Sie den Namen der Person sagen W hlen per Nummer Sie k nnen jede Nummer im Firmenverzeichnisses anrufen indem Sie
71. n Sie auf eine E Mail Nachricht mit einer E Mail So antworten Sie auf eine Sprachnachricht in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Melden Sie sich bei einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung an 2 Markieren Sie die Nachricht im Posteingang und klicken Sie dann auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Antworten oder Allen antworten Das Fenster AW lt Betreff gt wird ge ffnet 3 berpr fen Sie die Empf nger und geben Sie ggf weitere Namen ein 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Aufzeichnen und nehmen Sie anschlie end Ihre Nachricht ber das Telefon mithilfe einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufnahme auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden Weiterleiten einer Sprachnachricht Sie k nnen eine Sprachnachricht die Sie in Outlook erhalten haben als E Mail Anhang weiterleiten Sie k nnen eine neue Sprachnachricht aufnehmen und als Anhang mit der E Mail versenden Sie ben tigen eine Ruf mich an oder Verbinde mich Verbindung um eine Nachricht aufzunehmen Weitere Anweisungen zum Einrichten einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung erhalten Sie in der Web View Hilfe So leiten Sie eine Sprachnachricht in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 weiter 1 Melden Sie sich bei einer Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung an 2 Markieren Sie die Nachricht im Postein
72. nahme Ihrer Sprachnachricht auf Ansage EF unterdr cken falls Sie anstatt der Ansage einen Signalton h ren m chten Klicken Sie auf Dringende Nachricht um diese als dringend zu markieren a Klicken Sie auf Aufzeichnen und richten Sie abh ngig von Ihrer Kontokonfiguration entweder eine Ruf mich an oder Verbinde mich Sitzung ein e Ruf mich an Das System ruft Ihre Nebenstelle an Wenn Sie ans Telefon gehen wird die Nachricht abgespielt e Verbinde mich Das System fordert Sie auf sich bei Ihrer Voice Mailbox einzuw hlen und sich anzumelden Sobald Sie sich angemeldet haben wird die Nachricht abgespielt b Wenn Sie an Ihr Nebenstellen Telefon gehen h ren Sie eine Nachricht You may start your message now Sie k nnen nun mit Ihrer Nachricht beginnen gefolgt von einem Signalton Falls die Option Ansage ausw hlen ausgew hlt wurde h ren Sie nur einen Signalton c Zeichnen Sie Ihre Nachricht auf 5 So beenden Sie die Aufnahme e Klicken Sie auf Ende e Dr cken Sie auf dem Telefon auf e Legen Sie den H rer auf 6 Falls Sie auf Ende geklickt oder gedr ckt haben k nnen Sie die Nachricht pr fen indem Sie auf Wiedergeben klicken Wenn Sie auflegen m ssen Sie die Aufnahmesitzung wiederherstellen durch Dr cken auf Aufzeichnen bevor Sie versuchen die Nachricht zu pr fen 44 Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten Die urspr ngliche Nachricht wird mit dem folgenden Hinweis
73. nen die vom Systemadministrator f r Ihr Telefon programmiert wurde um mit der Aufzeichnung eines Gespr chs ber Hardkeys zu beginnen Hinweis Wenn bei der Gespr chsaufzeichnung Hardkeys verwendet werden k nnen Sie lediglich eine Aufnahmesitzung beginnen Der Systemadministrator muss die automatische Speicherung aktivieren damit die Gespr che beim Auflegen des H rers automatisch gespeichert werden Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Einreihen eines Anrufs in die Warteschleife w hrend der Aufzeichnung e Wenn ein Anruf w hrend der Aufzeichnung in die Warteschleife eingereiht wird wird die Aufzeichnung gespeichert und an Ihre Mailbox gesendet e Wenn der Anruf die Warteschleife verl sst wird eine neue Aufzeichnungssitzung gestartet aa Hinweis Je nach Systemprogrammierung kann es sein dass die Aufzeichnung bereits beim Auflegen oder durch Dr cken von UMLEG KONF oder einer Leitungstaste gespeichert wird Einzelheiten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Abh ren einer Aufzeichnung 16 So h ren Sie ein aufgezeichnetes Gespr ch nach dessen Beendigung ab 1 Nehmen Sie den H rer ab 2 ffnen Sie Ihre Voice Mailbox 3 Befolgen Sie die Bedienhinweise um die Aufzeichnung wie jede andere Sprachnachricht abzurufen Optionale Faxfunktion Optionale Faxfunktion Die Faxfunktion erm glicht es Ihnen Faxnachrichten die an Ihre Mailbox gesendet wurden mithilfe der TUI zu verw
74. nweis Abh ngig von der Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie m glicherweise nicht auf alle oben beschriebenen Optionen zugreifen Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Zugriff auf andere Men s Die Speech Navigation ist zwar f r die Verwaltung Ihrer Sprach und E Mail Nachrichten optimiert aber Sie k nnen damit auch eine Reihe von Mailbox Optionen verwalten Nachdem Sie die Untermen s dieser Optionen aufgerufen haben m ssen Sie zum Ausw hlen statt Sprachbefehlen jedoch das Tastenfeld des Telefons verwenden Die folgenden Untermen s erfordern die Eingabe der Befehle ber das Tastenfeld des Telefons Make Future Delivery unter Make Message gt Options und Give Message gt Options Change Greeting unter User Options e Distribution List unter User Options 59 mitel com AH m TeL HAUPTSITZ USA EUROPA NAHER MITTEL ASIEN OSTEN AFRIKA LATEINAMERIKA PAZIFISCHER RAUM Tel 1 613 592 2122 Tel 1 480 961 9000 Tel 44 0 1291 430000 Tel 1 613 592 2122 Tel 61 0 2 9023 9500 Fax 1 613 592 4784 Fax 1 480 961 1370 Fax 44 0 1291 430400 Fax 1 613 592 7825 Fax 61 0 2 9023 9501 WEITERE INFORMATIONEN ZU UNSEREN WELTWEITEN STANDORTEN FINDEN SIE AUF UNSERER WEBSITE UNTER MITEL COM OFFICES SIE ERHALTEN DIESES DOKUMENT AUSSCHLIESSLICH ZU INFORMATIONSZWECKEN Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind nach Auffassung von Mitel zum Zeitpunkt d
75. r im Posteingang durch einfaches Klicken markiert werden Mit dem nachfolgenden Verfahren k nnen Sie beide Wiedergabearten einrichten und die Nachrichtenwiedergabe ber das Telefon oder ber die PC Lautsprecher konfigurieren So richten Sie die Nachrichtenwiedergabe auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 ein 1 ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Extras Optionen und dann auf die Registerkarte Unified Messaging W hlen Sie im Bereich Autom wiedergeben f r die Sprachnachrichten den entsprechenden Typ aus Wenn die Sprachnachricht beim ffnen der Sprachnachrichtendatei also nachdem Sie im Posteingang doppelt auf die Sprachnachricht geklickt haben ber die PC Lautsprecher oder das Telefon wiedergegeben werden soll klicken Sie auf Automatische Wiedergabe beim ffnen Wenn die Sprachnachricht beim Markieren also nachdem Sie im Posteingang einmal auf die Sprachnachricht geklickt haben automatisch ber die PC Lautsprecher wiedergegeben werden soll klicken Sie auf Automatische Wiedergabe bei Vorschau Achten Sie darauf dass im Bereich Telefon die Telefonnummer oder Nebenstelle eingegeben ist Ist keine Nummer eingegeben k nnen Sie Ihre Sprachnachrichten nur ber die Funktion Verbinde mich wiedergeben indem Sie die Voice Mail abrufen ac Hinweis Die Telefonnummer oder Nebenstelle die in dieses Feld eingegeben wird ist die Nummer die von der Funktion Ruf mich
76. rachnachrichten nur im Textformat eingehen So spielen Sie eine Sprachnachricht in Outlook 2010 ab 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 W hlen Sie eine Nachricht im Posteingang aus Wenn Automatische Wiedergabe aktiviert ist startet die Wiedergabe sofort 3 Um die Nachricht ber die PC Lautsprecher abzuspielen klicken Sie auf die Schaltfl che Wiedergeben Mit den Multimedia Steuerungen k nnen Sie folgende Aktivit ten ausf hren e Klicken Sie auf Stopp um die Wiedergabe zu beenden e Verschieben Sie den Lautst rkeregler um die Lautst rke der Wiedergabe zu ndern oder die Wiedergabe stummzuschalten Um eine bestimmte Stelle in der Aufnahme auszuw hlen verschieben Sie den Wiedergaberegler Um die Audiodatei auf Speichermedien zu speichern klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern und befolgen Sie die Anweisungen 41 Messaging Benutzerhandbuch 42 Um die Nachricht in einer Ruf mich an Verbinde mich Sitzung ber das Telefon abzuspielen klicken Sie auf die Schaltfl che Telefon Wenn Sie die Option Ruf mich an in den NuPoint Kontoeinstellungen ausgew hlt haben w hlt das System Ihre Nebenstelle Wenn Sie ans Telefon gehen wird die Nachricht abgespielt Um die Wiedergabe zu beenden klicken Sie auf die Schaltfl che Stopp Um den Bereich zu schlie en klicken Sie auf die Schaltfl che Telefon Wenn Sie die Option Verbinde mich in den NuPoint Kon
77. s XP Vista Business Enterprise oder Ultimate oder Windows 7 Enterprise oder Ultimate 2 Wenn eine Voice Mail Nachricht vom Posteingang in einen pers nlichen Ordner verschoben wird wird die Nachricht von der Telefonbenutzeroberfl che TUI Telephone User Interface gel scht Wenn die Nachricht zur ck in den Posteingang verschoben wird ist sie gel scht da die zugeordnete TUI Nachrichtgel scht wurde Ist der Konfigurationsparameter Endg ltig l schen deaktiviert befindet sich die Nachricht dann m glicherweise im Ordner Gel scht Weitere Informationen erhalten Sie vom Systemadministrator 3 Ein Telefon oder eine Nebenstelle ist erforderlich um neue Voice Mails zu erstellen auf Voice Mails zu antworten und Voice Mails mithilfe der Funktion Ruf mich an Verbinde mich weiterzuleiten 4 Eine PC Soundkarte und Lautsprecher bzw eine Sprechgarnitur sind erforderlich um Voice Mail Nachrichten ber den Computer anzuh ren Installieren des Outlook Client Plug Ins Hinweis Nachdem das Plug In installiert wurde dauert es geringf gig l nger Outlook zu ffnen und zu schlie en Vermeiden Sie es Outlook direkt nach dem Schlie en neu zu starten Einleitung Wenden Sie sich an den Systemadministrator um folgende Informationen zu erhalten bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen e Speicherort der Datei OutlookClientPlugin exe Hinweis Um das Outlook Client Plug In installieren zu k nnen ben tigen
78. saging UM k nnen Sie Ihre Voice Mail die Anrufaufzeichnung Faxnachrichten und E Mails von Microsoft Outlook ber ein MFV f higes Telefon oder einen PC verwalten Bei Voice Mail Anrufaufzeichnung Faxnachrichten und E Mails handelt es sich um Nachrichten auf die Sie ber Ihre Voice Mailbox zugreifen k nnen die ber ein Men system aufgerufen wird ber das Voice Mail Men stehen die meisten Voice Mailbox Funktionen und Optionen einschlie lich Faxnachrichten zur Verf gung Dieses Men kann von allen Voice Mail Benutzern aufgerufen werden Das E Mail Men bietet lediglich Zugang zu E Mails und steht nur Benutzern mit der Advanced Unified Messaging Funktion einschlie lich TTS Option Text To Speech zur Verf gung Abgesehen davon dass Sie ber das Telefon auf Nachrichten zugreifen k nnen haben Sie nun auch die M glichkeit Sprachnachrichten ber den Microsoft Outlook Posteingang abzuspielen und zu verwalten Installieren Sie hierzu einen Plug In Player mit dem Sie Sprachnachrichten aus dem E Mail Posteingang ber die PC Lautsprecher oder das Telefon abspielen k nnen Zur Nutzung dieser Funktion ist Advanced Unified Messaging erforderlich Weitere Informationen erhalten Sie unter Verwenden Ihres PCs f r Faxnachrichten auf Seite 22 Auch steht eine automatische Sprachvermittlung zur Verf gung durch die Anrufe ber Sprachbefehle get tigt werden Bei der automatischen Sprachvermittlung handelt es sich
79. soptionen wie z B dringende bermittlung sp tere bermittlung Vertraulichkeit und Empfangsbest tigung ffnen Dr cken Sie nachdem Sie aus diesen Optionen eine Auswahl getroffen haben m m oder den Softkey Senden bzw Beenden um die Nachricht zu senden und zum Hauptmen zur ckzukehren r Hinweis Wenn Sie regelm ig Nachrichten an mehrere Benutzer senden sollten Sie pers nliche Verteilerlisten erstellen um die Adressierung der Nachrichten zu vereinfachen siehe Verteilerlisten auf Seite 12 Benutzeroptionen Benutzeroptionen Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie das Benutzer Tutorial anh ren Ihre Begr ungen ndern Ihren Namen aufzeichnen und Ihr Passwort ndern Voice Mail Verteilerlisten erstellen sowie Optionen f r die Anrufplanung ausw hlen ffnen von Benutzeroptionen und Benutzer Tutorial Dr cken Sie im Hauptmen oder den Softkey Optionen um auf die Benutzeroptionen zuzugreifen Sie k nnen jederzeit dr cken um das Benutzer Tutorial erneut durchzuarbeiten Begr ungen Name und Passcode Beim ersten Einrichten Ihrer Mailbox siehe Einrichten Ihrer Mailbox auf Seite 4 haben Sie eine Begr ung und Ihren Namen aufgenommen und einen Passcode ausgew hlt Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie diese Einstellungen jederzeit ndern Sie sollten Ihre Begr ungen regelm ig aktualisieren um die Anrufer beispielsweise dar ber zu informieren ob Sie i
80. ste A um auf das NuPoint UM Voice System zuzugreifen 3 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste El 4 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Messaging Benutzerhandbuch Einrichten Ihrer Mailbox Beim ersten Zugriff auf Ihre Mailbox wird automatisch ein Benutzer Tutorial aktiviert Dieses Tutorial f hrt Sie durch Ihre erste Mailbox Sitzung erkl rt das Aufzeichnen einer Begr ung sowie Ihres Namens und fordert Sie zum ndern des tempor ren Passcodes auf Tipp Nach dem Wiedergeben oder Senden einer Nachricht springt das System eventuell Q in ein fr heres Men zur ck in dem andere Optionen zur Verf gung stehen als in dem Men das Sie gerade verwendet haben Men bersicht Eine Abbildung der Men bersicht finden Sie in der Mitel TUI Kurz bersicht von NuPoint Unified Messaging http edocs mitel com UG Index htm Begr ungen Nach dem ffnen Ihrer Mailbox werden Sie aufgefordert eine oder mehrere Begr ungen aufzuzeichnen die Anrufer beim Anrufen Ihrer Mailbox h ren Sie k nnen beispielsweise eine Begr ung aufzeichnen die wiedergegeben wird wenn die Leitung besetzt ist z B Ich telefoniere zurzeit und kann Ihren Anruf nicht entgegennehmen und eine andere Begr ung die bei Abwesenheit wiedergegeben wird z B Ich bin zurzeit nicht an meinem Arbeitsplatz Wenn Ihr Systemadministrator f r Ihre Mailbox die Begr ungsfunktion
81. t 22222 nnsneeee nennen een nenn 46 Optionale Funktion Text to Speech TTS 2222 22en seen 46 Wiedergeben einer TTS Nachricht 222222 een seen 47 Optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung 2 2222 n rn 48 Tipps ZUM Sprechen 3 2 242 22 ae al a en aan BE ee 49 Universelle Sprachbefehle 2222 nenn seen nennen nn 50 T tigen von Anrufen unonneee een 50 T tigen von Anrufen mithilfe von Sprachbefehlen 22222eee seen 50 T tigen von Anrufen mithilfe der Ziffernwahl 2 222 22een seen 51 Abbrechen eines Anrufs 222m nennen een en 51 Anrufen der Vermittlung poas eiiaoe Hass es anne nenn 51 Optionale Funktion Speech Navigation 222 n nee een en 52 Tipps zum Sprechen er amp 0 esse aaa den Denen a San Da PER AREE rR 52 Universelle Sprachbefehle 2222 nen nennen een een nen 53 Aktivieren der Speech Navigation 2222220 n seen nennen een 53 Eingabe von Sprachbefehlen 22n22eeee nennen een nen 54 Zugreifen auf Ihre Mailbox 2 22 cnenn nennen 54 Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s 222222 n sense nn 54 Verwaltung der Nachrichten 2 22 22 2seneeeen nennen nennen 55 Zugriff auf andere Men s 22 n onen een 59 Messaging Benutzerhandbuch vi Einf hrung Einf hrung Informationen zu Ihrer Voice Mail Mit Mitel NuPoint Unified Mes
82. tion verwenden um auf Ihre Mailbox zuzugreifen und Nachrichten zu verwalten F r einige Untermen s sind Wahlvorg nge mit Ziffern erforderlich Zugreifen auf Ihre Mailbox Die Zugriffsmethode auf Ihre Mailbox h ngt davon ab ob Sie von einer Ihrer Nebenstellen oder von einer externen Nummer anrufen Von Ihrer eigenen Nebenstelle aus prim re oder alternative Nebenstelle So greifen Sie ber Ihre prim re Nebenstelle oder eine Ihrer alternativen Nebenstellen auf Ihre Mailbox zu 1 W hlen Sie die Nummer f r den Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Sagen Sie Ihren Passcode wenn Sie dazu aufgefordert werden Die Eingabe des Passcodes ber die TUI sorgt f r mehr Sicherheit Von einer externen Nummer So greifen Sie ber eine externe Nummer keine Ihrer Nebenstellen auf Ihre Mailbox zu 1 W hlen Sie die Nummer f r den Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ber das Tastenfeld ein und dr cken Sie dann die Taste EJ 3 Geben Sie bei Aufforderung Ihren Passcode ber das Tastenfeld ein Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s Nach dem Zugriff auf Ihre Mailbox informiert Sie das System dar ber wie viele Nachrichten Sie haben und fordert Sie dazu auf mit der Eingabe der Speech Navigation Sprachbefehle zu beginnen Die verf gbaren Befehle variieren abh ngig davon ob Sie ein regul rer oder Advanced UM Voice Mail Benutzer sind Regul re Voice Mail Benutzer Falls Sie ein regul rer Voic
83. toeinstellungen ausgew hlt haben fordert das System Sie dazu auf sich bei Ihrer Voice Mailbox einzuw hlen und sich anzumelden Sobald Sie angemeldet sind wird die Nachricht abgespielt Um die Wiedergabe zu beenden klicken Sie auf die Schaltfl che Stopp Um den Bereich zu schlie en klicken Sie auf die Schaltfl che Telefon 5 Um die Nachricht aus NuPoint UM zu l schen w hlen Sie sie aus und klicken Sie auf dem Startband auf L schen Senden einer neuen Nachricht Sie k nnen mithilfe der Funktion Ruf mich an Verbinde mich eine neue Sprachnachricht aufzeichnen und die Nachricht dann als E Mail Anhang versenden Bevor Sie diese Funktion verwenden k nnen m ssen Sie Ihre NuPoint Kontoeinstellungen eingeben So erstellen Sie eine neue Sprachnachricht in Outlook 2010 1 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Mitel NuPoint UM 2 Klicken Sie auf Neue Sprachnachricht Das Fenster Neue Sprachnachricht wird ge ffnet o ME To A u E Suppress prompt E Urgent message Idle Abbildung 9 Neue Sprachnachricht in Outlook 2010 3 So geben Sie die Empf nger der Nachricht an a Geben Sie im Feld An die Namen oder Mailbox Nummern der Nachrichtenempf nger ein Verwenden Sie Semikolons um die unterschiedlichen Eintr ge voneinander zu trennen Klicken Sie auf Namen pr fen um die Namen und Mailbox Nummern f r NuPoint UM Benutzer aufzul sen Verwenden Ihres PCs f r Sprachn
84. ur Wahl per Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt 3 Sie h ren die pers nliche Begr ung des Empf ngers Zeichnen Sie nach dem Tonsignal eine Sprachnachricht auf 4 Wenn Sie mit der Aufzeichnung der Sprachnachricht fertig sind dr cken Sie die Starttaste am Faxger t um das Fax zu senden 5 Nachdem das Fax gesendet wurde k nnen Sie 4 dr cken um die Nachricht als dringend zu kennzeichnen oder Sie k nnen m dr cken um eine Nachricht f r eine andere Mailbox zu hinterlassen Optionale Faxfunktion Von Ihrer eigenen Mailbox 1 W hlen Sie von einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens Hinweis Ihr Name wird in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 2 Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie Ihre eigene Mailbox Nummer ein 3 Wenn Sie Ihre eigene Begr ung h ren dr cken Sie 4 Geben Sie Ihren Passcode ein 5 Dr cken Sie m um eine Nachricht zu erstellen und folgen Sie dann den Anweisungen zum Senden einer reinen Sprachnachricht aus Ihrer Mailbox einschlie lich Adressierung 6 Zeichnen Sie nach dem Tonsignal eine Sprachnachricht auf 7 Wenn Sie mit der Aufzeichnung fertig sind dr cken Sie m um ein Fax zu hinterlassen und dr cken Sie anschlie end die Starttaste des Faxger ts um Ihr Fax zu senden oder dr cken Sie m um
85. y Player in Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 Navigieren durch Sprachnachrichten Verwenden Sie die Schaltfl chen Zur ck und Weiter auf der Unified Messaging Symbolleiste um durch Sprachnachrichten in Outlook zu navigieren Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook Sind die Nachrichtenwiedergabe Einstellungen auf Automatische Wiedergabe bei Vorschau festgelegt wird die Nachricht automatisch ber die PC Lautsprecher abgespielt wenn Sie sie im Posteingang markieren Hinweis Faxnachrichten und vertrauliche Sprachnachrichten k nnen nicht ber die PC Lautsprecher wiedergegeben werden dui Hinweis Um Festplattenspeicher einzusparen kann der Netzwerkadministrator ET Benutzer E Mail Konten so konfigurieren dass Sprachnachrichten nur im Textformat eingehen Wenn die Nachrichtenwiedergabe Einstellungen auf Automatische Wiedergabe beim ffnen festgelegt sind 1 Markieren Sie die Nachricht im Posteingang 2 Wenn der Mitel Networks QuickPlay Player nicht angezeigt wird klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf QuickPlay 3 Um die Nachricht ber die PC Lautsprecher abzuspielen klicken Sie im QuickPlay Player auf die Schaltfl che Wiedergeben Verwenden Ihres PCs f r Sprachnachrichten 4 Um die Nachricht in einer Ruf mich an Verbinde mich Sitzung ber das Telefon abzuspielen klicken Sie im QuickPlay Player auf die Telefonschaltfl che Wenn Ihre Telefonnummer oder Nebenstelle
86. zahl der vorhandenen Nachrichten mit Zum Beispiel Sie haben 2 dringende Nachrichten und 4 noch nicht wiedergegebene Nachrichten mit Fax Von einem Telefon So geben Sie eine Faxnachricht wieder 1 Dr cken Sie nach dem Zugriff auf Ihre Mailbox oder den Softkey Wiedergeben oder Nachricht wiedergeben Die dringenden Nachrichten werden automatisch zuerst wiedergegeben 17 Messaging Benutzerhandbuch 18 2 Bei Faxnachrichten werden Sie vom System aufgefordert zu dr cken um die Fax bermittlungsoptionen aufzurufen Dieses Men bietet Ihnen folgende M glichkeiten Dr cken Sie a um die Nummer des Faxger ts zu w hlen an dem das Fax ausgedruckt werden soll W hlen Sie die Nummer wenn Sie dazu aufgefordert werden e Die Nummer wird vom System best tigt Dr cken Sie m um die Nummer zu akzeptieren oder dr cken Sie il um eine neue Nummer zu w hlen Nachdem Sie gedr ckt haben um die Nummer zu akzeptieren dr cken Sie m um das Fax direkt an diese Nummer zu bermitteln oder dr cken Sie m um eine Zeit f r eine sp tere bermittlung festzulegen 3 Wenn Sie weitere Faxnachrichten haben k nnen Sie diese an dieselbe Faxnummer senden indem Sie einfach m und dann m dr cken ii Hinweis Sie k nnen auch die Fax bermittlungsoptionen im Men Benutzeroptionen verwenden siehe Mitel TUI Kurz bersicht In diesem Men k nnen Sie eine Standardnummer f r die Fax bermittlung f
87. zur ckzukehren Informationen dazu welche Tasten oder Softkeys gedr ckt werden sollen finden Sie auf Seite 7 Beachten Sie dass manche Befehle wie zum Beispiel Give Message und Answer Message zu Untermen s f hren die das W hlen von Ziffern ber das Tastenfeld des Telefons erfordern Sagen Sie Aktion Entsprechende Taste Play Play Message Die Nachricht wird wiedergegeben Die dringenden Nachrichten werden zuerst wiedergegeben Anschlie end k nnen Sie abh ngig von Ihren Mailbox Einstellungen m glicherweise ausw hlen ob zun chst die nicht abgespielten oder die gespeicherten Nachrichten wiedergegeben werden sollen Wenn diese Option nicht verf gbar ist werden die nicht abgespielten Nachrichten zuerst wiedergegeben Sagen Sie nochmals Play um eine Nachricht erneut wiederzugeben PORS Keep Keep Message Save Save Message Next Next Message Nachricht behalten Ein Zugriff auf diese Nachrichten ist nur m glich wenn Sie die wartenden noch nicht wiedergegebenen Nachrichten und Empfangsbest tigungen abgeh rt haben 55 Messaging Benutzerhandbuch 56 Sagen Sie Aktion Entsprechende Taste Delete Delete Message Discard Discard Message Nachricht verwerfen Das System fragt Are you sure you want to delete the message Sagen Sie Yes um die L schung zu best tigen Answer Answer Message Sie k nnen dem Absen

Benutzerhandbuch, Rls 6.0 SP1

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