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inventix CRM Benutzerhandbuch

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1. Attribut Beschreibung Server Der Servername ihres Hylafax Servers der f r ausgehende Fax Nachrichten verwendet werden soll Bei Verwendung eine Email Fax Gateways m ssen Sie diesen nicht angeben Port Der Port ihres Hylafax Servers Benutzername Der Benutzername zur Anmeldung an Ihrem Hylafax Server Passwort Das Passwort f r Ihren Hylafax Server Gateway Hier k nnen Sie ein Email Fax Gateway eintragen 93 inventix CRM Benutzerhandbuch 11 2 Einrichtung des Systems Absender Bei Verwendung eines Email Fax Gateways k nnen Sie hier den Absender angeben Der Versand erfolg ber Ihren SMTP Server Druck Server Einstellungen Attribut Beschreibung Server Der Servername ihres CUPS Servers ber den serverbasiertes Drucken abgewickelt werden soll Port Der Port ihres CUPS Servers Benutzername Der Benutzername zur Anmeldung an Ihrem CUPS Server Standard Drucker Hier k nnen Sie einen Standard Drucker angeben Kundenkategorien Hier k nnen Sie Kundenkategorien festlegen die Sie verwenden m chten Standardm ig sind die Kategorien Potentieller Kunde und Kunde definiert H ufig werden zus tzliche Katego rien verwendet z B Schl sselkunde Stammkunde Attribut Beschreibung Text Bezeichnung der Kundenkategorie Kurztext Kurzbezeichnung Diese kann leer gelassen werden Reiter Wird dieses Feld aktiviert wird f r diese Kategorie in der Benut zeroberfl che ein eig
2. Abbildung 6 6 Ein Einfacher Prozess f r Meetings 6 2 7 Verkaufsbesuche Verkaufsbesuche k nnen f r Kundenbesuche Ihrer Mitarbeiter bzw Meetings im Hause des Kunden verwendet werden Datentechnisch entspricht ein Verkaufsbesuch einem Meeting es k nnen lediglich zus tzliche Angaben zur Kundenadresse vorgenommen werden Der Standardm ig angelegte Prozess f r die Durchf hrung von Verkaufsbesuchen entspricht dem Prozess f r Meetings 40 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 8 Ereignisse Aktivit ten vom Aktivit tstyp Ereignis dienen z B zur Abbildung von Supportanfragen Feh lermeldungen und Anforderungen Sie k nnen im Rahmen der allgemeinen Supportbearbei tung aber auch innerhalb von Projekten und Verkaufschancen genutzt werden In Verbindung mit Aktivit tstrackern Kategorien Meilensteinen Gespeicherten Suchen u a k nnen leistungs f hige individuell an das Unternehmen angepasste Supportprozesse und Projektstrukturen ab gebildet werden Die Verkn pfung von Vertrieb und Projektabwicklung unterst tzt den Pro jektvertrieb z B Anforderungsdefinition in der Vorvertragsphase usw H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Ereignistyp Typ des Ereignisses z B Supportanfrage Anforderung Fehlermel dung Schweregrad Der Schweregrad des Freignisses z B Trivial Kritisch Blocker Neben der Priorit t und der Kundenzufriedenheit s u wird die
3. 5 4 Kontaktkategorien Kontaktkategorien dienen der Kategorisierung von Kontakten So k nnen z B Kunden po tentielle Kunden Partner Zulieferer etc unterschieden werden Kontakten k nnen mehrere Kategorien zugeordnet sein H ufig werden Kontaktkategorien z B zur Bildung von speziellen Kundengruppen verwendet Schl sselkunden Stammkunden etc In der Standardinstallation werden Kontaktkategorien beispielsweise f r die Unterscheidung von potentielle Kunden und Kunden genutzt Zus tzliche Kontaktkategorien k nnen im Setup Wizard eingerichtet werden Y Kontaktverwaltung Kontaktverwaltung E Kunden E Zulieferer Partner Mitarbeiter 3 Alle Kontakte 5 Kontaktfilter E Adressen E Weitere Ge ffnete Objekte Y Neukundenakquise Standard Pr 48 Meine Startseite KB Kontaktverwaltung Ey Aktivit tsverwaltung Y Verkaufsprozess Produkte E Depots Ordner amp Dokumente Geb ude ll Pianzahlen amp Umsatzziele D7 Masseinheiten Codes 7 Workflows Benutzer Startseiten A Security Realm A ERP A Risk Management A Bl Suite A Einstellungen 30 al Meine Startseite Datei Bearbeiten Ansicht Aktionen g Kontaktverwaltung a Aktivit tsverwaltung Berechtigungen Verkaufsprozess Peports MY Produkte kunden CE Potentielle Kunden Import DR a a j All J Fiterspate w hlen PeT Fiterausdruck eingeben Firma N
4. Entscheidungsphase Aug BeRjOrENeUDRz Jan Feb MarApr May Jun Jul Monat Durchsetzungsphase Konkretisierungsphase Qualifizierungsphase Identifizierungsphase Dienstleistung Hardware Software Hardware Dienstleistung Software Abbildung 10 2 Dialog zum erstellen von Ad Hoc Berichten Report erstellen Nach Klicken auf das Drucker Symbol in Listenansichten ffnet sich der Berichts Wizard Auf der ersten Seite k nnen Sie allgemeine Angaben zum zu erstellenden Bericht vornehmen Attribut Beschreibung Report Titel Der Titel des Berichtes Untertitel Der Untertitel optional H ufig wird hier eine kurze Beschreibung eingegeben Mit dem Platzhalter NOW kann das aktuelle Da tum ausgedruckt werden Ausgabeformat Spalten festlegen Das Ausgabeformat f r den Bericht Standardm ig wird der Be richt als PDF Datei ausgegeben Nach Klicken auf das Weiter gelangen Sie auf die zweite Seite in der Sie Spalten f r den Bericht ausw hlen k nnen Verf gbare Spalten werden in der Linken Seite ange zeigt ber die sich in der Mitte befindenden Pfeil Kn pfe k nnen sie dem Bericht hinzugef gt und in der Reihenfolge ver ndert werden Auf der Rechten Seite k nnen weitere Einstellungen vorgenommen werden Attribut Beschreibung 87 inventix CRM Benutzerhandbuch 10 3 JasperReports Anbindung Breite Die Breite der Spalte Standardm
5. Kraus Holzbau AG Neukundenakquise Gast Hans Standard Otto Ltd Neukundenakquise Standard Gast Hans A Fuchs Medizintechnik GmbH Gast Hans Neukundenakquise Standard Hahn Ltd Neukundenakquise Standard Gast Hans Hofmann Fertigungstechnik GmbH Gast Hans Neukundenakquise Standard Busch Fahrzeugtechnik OHG Gast Hans Neukundenakquise Standard Keller Ltd Neukundenakquise Standard Gast Hans J Winter Elektronik GmbH Gast Hans Neukundenakquise Standard J Ziegler Ltd Neukundenakquise Gast Hans Standard Pohl Automobile Ltd Neukundenakquise Gast Hans Standard G Ludwig Computer Gmbh amp Co KG Gast Hans Neukundenakquise Standard Braun Fertigungstechnik Ltd Gast Hans Neukundenakquise Standard Sommer Umformtechnik Gmbh amp Co KG Gast Hans Neukundenakquise Standard X Hartmann Unternehmensberatung AG Gast Hans Neukundenakquise Standard H Fischer GmbH Neukundenakquise Gast Hans Standard Schr der Gmbh amp Co KG Gast Hans Neukundenakquise Standard Braun M bel OHG Neukundenakquise Gast Hans Standard Q Lange GmbH Neukundenakquise Gast Hans Standard N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A N A Abbildung 10 1 Ein einfacher Ad Hoc Bericht 3 12 Berichtswesen inventix CRM Benutzerhandbuch Y Verkaufsprozess Y Verkaufsprozess Z Verkaufschancen 3 Lead Pool E Offerte
6. tenimport ber WebDav Schnittstelle angeboten Basisprozess f r Druckerzeugnissen und Mailings Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig angelegten Basisprozess f r Mailings 27 7 Ms Template anwen 1 Template zur cksetze ig z 1 7 fail A 1 1 i Template zur cksetzen 1 e A 1 Template anwenden fail y Succes 1 7 7 ie z s success 7 z Nersenden z e ua Abbildung 6 5 Standardprozess f r ausgehende Nachrichten 39 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 Aktivit ten 6 2 6 Meetings Mit dem Aktivit tstyp Meeting lassen sich Sitzungen planen und durchf hren Dieses k nnen z B Pr sentation oder Besprechungen mit Kunden sein aber auch interne Sitzungen Die Einbindung in das Prozesssystem erm glicht weitreichende Unterst tzung Es k nnen f r unterschiedliche frei definierbare Sitzungensarten unterschiedliche Prozesse definiert werden z B Erstgespr ch L sungspr sentation Anforderungsermittlung Projekt Kickoff usw die dann individuelle Abwicklung und Folgeaktivit ten definieren U a lassen sich so z B per Knopfdruck individuelle Email Fax Mailing Nachrichten bei Einladung Best tigung Um planung Stornierung oder im Anschluss an den Termin Gespr chsnotizen versenden Basisprozess f r Meetings Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig angelegten Basisprozess f r Mailings o Fixierung aufheben
7. 6 2 Aktivit ten Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 5 Mailings Ein und ausgehende Briefe k nnen mit dem Aktivit tstyp Mailing angelegt werden Eingehen de Briefe k nnen zur Dokumentation angelegt und ggf durch individuelle Prozesse bearbeitet werden z B eigene Prozesse f r Bestellungen Reklamationen Beschwerden usw Ausgehende Briefe k nnen eingeplant templatebasiert erzeugt und gedruckt werden Mailing Kampagnen k nnen verwendet werden um Mailings automatisch zu generieren Diese Funktion kann zu Mar ketingzwecken aber auch z B f r durch Ereignisse ausgel ste Mailerzeugung genutzt werden z B monatliche Nuzungsaufstellungen f r Kunden Vertragablauf Verl ngerung usw Druck und Versand F r den Druck k nnen Dokumente lokal am System des Benutzers ge ffnet und am lokalen Drucker ausgegeben werden Ebenso steht eine Anbindung an das ser verbasierte Cups Drucksystem zur Verf gung Alle oder auch nur bestimmte Mailings k nnen so unternehmensweit an im Prozess definierten Druckern ausgegeben werden Die serverbasierte Druckfunktion kann durch individuell programmierbare PrintHandler Java erweitert werden So k nnen z B Dokumente zun chst gesammelt und dann nach PLZ sortiert gedruckt werden Porto Management Posteingang F r den Import eingehender Briefpost k nnen Email Importer konfiguriert wer den an den Mitarbeiter oder Scanner eingescannte Dokumente senden Ebenso wird Dokumen
8. 86 86 88 88 90 91 91 92 92 96 96 96 96 97 97 97 13 34 Workflow Syster Lia y ISE e E ll AE AA A rs de a 99 13 4 Email Versand A a lg 100 13 5 IMA P A et Br re u ee A TN 100 13 6 a 2 aoaaa dee ee te 100 13 0 Druck Server u do en ae on ee 101 19 82 BAXEIEr Ver S a A ee A a ne a a ER 101 EI ABER a A NN 101 14 Wartung 102 EA a ra area aaa een a 102 14 20 Restore nia las las a o Eee a a tada ai too 8 102 A First Appendix 103 Alo TEMPE es a ee RA 104 Teil Erste Schritte inventix CRM Benutzerhandbuch 1 1 ber dieses Handbuch 1 Einf hrung 1 1 ber dieses Handbuch Herzlich Willkommen zum Benutzerhandbuch zu inventix CRM Wenn Sie sich f r inventix CRM entschieden haben setzen Sie auf eines der leistungsf higsten CRM Systeme auf dem Markt welches in vielerlei Hinsicht die Kunden und Vertriebsprozesse in Unternehmen unter st tzt und f rdert Ziel f r den Einsatz eines CRM Systems ist einerseits das Schaffen eines mehr oder weniger verbindlichen Rahmens innerhalb dessen Prozesse im Zusammenhang mit einer Kundenbezie hung ablaufen Andererseits ist es die maximal m gliche Unterst tzung der Mitarbeiter die durch den Einsatz des CRM Systems Arbeitserleichterung bei oft wiederkehrenden Vorg ngen erhalten sollen Um beides zu erreichen ist eine individuelle Anpassung eines CRM Systems an das betreffen de Unternehmen unumg nglich Das inventix CRM zugrundeliegende Prozesskonz
9. Big frei 5 Best tigen Sie mit OK Der Benutzer wird angelegt 96 Benutzerverwaltung inventix CRM Benutzerhandbuch 12 2 2 Benutzergruppen anlegen Benutzergruppen werden durch den Root Administrator angelegt admin Root Zuweisungen von Benutzern zu den Benutzerguppen k nnen vom Segment Administrator durchgef hrt wer den 1 Melden Sie sich als Root Administrator admin Root an 2 W hlen Sie Security Realm Hinzuf gen 3 Wenn Sie die Benutzergruppe nicht f r das Root Segment sondern z B f r das Segment begriffStandard anlegen m chten w hlen Sie Ansicht gt bergeordnetes Objekt anzeigen W hlen Sie dann das Segment f r welches Sie die Benutzergruppe anlegen m chten Stan dard 4 W hlen Sie Hinzuf gen 5 W hlen Sie als Objekttyp Principal Gruppe 6 Geben Sie den Namen der Benutzergruppe als Qualifier ein 7 Best tigen Sie mit OK 12 2 3 Benutzer zu Gruppen hinzuf gen Benutzer k nnen durch den Segment Administrator admin Standard Benutzergruppen zuge wiesen werden 1 Melden Sie sich als Segment Administrator admin Standard an 2 W hlen Sie Security Realm 3 W hlen Sie den Principal des Benutzers lt Benutzername gt 4 5 W hlen Sie in der Tabelle Mitglied in Principal Gruppen Hinzuf gen Best tigen Sie mit OK 12 2 4 Berechtigungen f r ein Objekt vergeben Berechtigungen auf ein Objekt des CRM Systems k nnen wie folgt ver
10. Einf hrung Wenn Sie sich bisher noch nicht mit dem inventix CRM zugrundeliegenden Prozesskonzept auseinandergesetzt haben empfehlen wir an dieser Stelle die hierauf eingehende Lekt re im 3 Teil dieses Handbuches Bitte beachten Sie dass das Arbeiten mit Verkaufsvorg ngen Prozes sabh ngig ist 3 2 2 Anlegen eines Potentiellen Leads Potentielles Leads sind Kontakte die Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung haben k nnten Sie k nnen Potentielle Leads manuell anlegen 1 von der Startseite aus ber einen Schnellzugriff Neues Potentielles Lead im linken Sidebar 2 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Lead Pool linker Sidebar sowie Hin zuf gen in der Werkzeugleiste im Reiter Potentielle Leads 3 aus einem bestehenden Kontakt heraus ber Aktion gt Potentielles Lead generieren 4 aus einer Kompleren Kampagne heraus ber Einstellungen gt Ziele Hinzuf gen Potentielle Leads k nnen je nach Systemkonfiguration zudem automatisch aus Komplexen Kampagnen erzeugt werden die einmalig angesto en oder fortlaufend im Hintergrund den Da tenbestand nach definierten Kriterien absuchen 3 2 3 Anlegen eines Leads Leads sind Kontakte die ein erstes Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung haben Sie k nnen Leads manuell anlegen 1 aus Potentiellen Leads heraus durch Weiterf hren prozessabh ngig 2 von der Startseite aus ber einen Schnellzugriff Neues Lead im linken Si
11. Unternehmen anbietet Angelegte Produkte und Dienstleistungen k nnen in Verkaufschancen Angeboten Auftr gen und Rechnungen verwendet werden inventix CRM beinhaltet ein integriertes Preis und Rabattsystem welches f r die Gestaltung von Preisen f r bestimmte Kundengruppen Staffelungen zeitlich befristete Aktionen sowie f r die Preisgestaltung innerhalb von Produktlebenszyklen genutzt werden kann 9 2 Grundeinstellungen F r die Verwendung von Produkten und dem Preis und Rabattsystem ist die Einrichtung einiger Grunddaten notwendig Hierzu geh ren Ma einheiten Standards Ma einheiten Ver kaufssteuertypen Produktklassifikationen sowie Preisbildungsregeln 9 2 1 Ma einheitenstandards Ma einheitenstandards sind f r die Umrechnung von Ma einheiten anzulegen Innerhalb ei nes Ma einheitenstandards k nnen Einheiten mit korrespondierenden Basiseinheiten umge rechnet werden Dieses wird z B f r die Umrechnung von Preisen genutzt z B Preis Tag in Preis Stunde Ma einheitenstandards k nnen Sie unter Ma einheiten gt Ma einheiten standards anlegen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Ma einheitenstandards Beschreibung Beschreibung des Ma einheitenstandards 9 2 2 Ma einheiten H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung 82 Produktmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Name Name der Ma einheit Beschreibung Beschr
12. angelegt werden Die Anlage von Staffelpreisen und Rabatten ist m glich Preise k n nen manuell aber auch automatisch aus Preismodellen erzeugt wer den Aktive Grundpreis Ein Grundpreis ist aktiv wenn er einem Preislevel zugeordnet ist 84 Produktmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 9 4 Erweitertes Produktmanagement 9 4 1 Preislevel Durch die Verwendung von Preisleveln k nnen zeitlich befristete oder nur f r bestimmte Kunden g ltige Preise realisiert werden Ausserdem k nnen Produktphasenpreislevel f r die Steuerung von Preisen ber den Produktlebenszyklus genutzt werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Preislevels Beschreibung Beschreibung des Preislevels W hrung Die W hrung f r die dieser Preislevel gilt Preisverwendung Hier kann angegeben werden f r welche Kunden der Preislevel g l tig ist Dieses wird zur Filterbasierten Zuordnung verwendet G ltig von bis Der Zeitraum f r den der Preislevel g ltig ist Suchkriterien Kontak Suchriterien f r die filterbasierte Zuordnung von Kunden bzw Kon te takten zu diesem Preislevel Suchkriterien Produk Suchriterien f r die filterbasierte Zuordnung von Produkte zu die te sem Preislevel Wird f r die automatische Preiserzeugung ben tigt Kontakte Manuell Hier k nnen Kunden bzw Kontakte dem Preislevel zugewiesen wer zugewiesen den 9 4 2 Produkt Konfigurationst
13. ber einen l nge ren Zeitraum verteilt Dieses kann genutzt werden um pro Zeitein heit nicht mehr Leads zu erzeugen als bearbeitet werden k nnen Aktivit tserzeuger Der Aktivit tserzeuger der f r die Erzeugung verwendet wird 8 1 5 Telefon Kampagnen Mit Telefon Kampagnen werden ausgehende Telefonate mit Zielkontakten automatisch ange legt die dann von den zust ndigen Mitarbeitern ausgef hrt werden k nnen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Ziel Kriteria Hier k nnen Kriterien f r die Selektion von Kampagnenzielen eingerichtet werden Dieses k nnen z B Kontakt Filter Kontakt Gruppen SQL Filter sein Maximale Anzahl pro Hier kann die maximale Anzahl der pro Tag zu versendenden Emails Tag angegeben werden Die Emails werden dann ggf ber einen l nge ren Zeitraum verteilt Dieses kann genutzt werden um pro Zeitein heit nicht mehr Leads zu erzeugen als bearbeitet werden k nnen Aktivit tserzeuger Der Aktivit tserzeuger f r die Telefonate 79 inventix CRM Benutzerhandbuch 8 1 Automatik Kampagnen 8 1 6 Manuelle Zielselektion Automatik Kampagnen k nnen anhand von eingerichteten Filterkriterien Ziele durch Analyse des Datenbestandes selbstst ndig ermitteln H ufig soll aber die Zielselektion manuell erfolgen Hierzu k nnen Sie die Kampagnen im manuellen Modus betreiben Zur Zielselekt
14. gen weniger umfangreich und zumeist wird auf Prozessphasenaktivit ten verzichtet H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Positionen Positionen werden bei Erzeugung aus Angeboten bernommen und k nnen ver ndert werden 7 3 6 Rechnungen Rechnungen k nnen im Zusammenhang mit Auftr gen oder unabh ngig hiervon erstellt werden In der Regel erfolgt die Erstellung aus Auftr gen heraus Auch f r Rechnungen k nnen wie f r Leads und Verkaufschancen Prozessphasen mit Prozessphasenaktivit ten definiert werden In der Regel sind jedoch die Prozesse im Zusammenhang mit Rechnungen weniger umfangreich und zumeist wird auf Prozessphasenaktivit ten verzichtet H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Positionen Positionen werden bei Erzeugung aus Auftr gen bernommen und k nnen ver ndert werden 74 Kampagnenmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 8 Kampagnenmanagement Kampagnen dienen der Nachfragerzeugung bzw der Generierung von Leads Hierbei kann es sich um Email Kampagnen Fax Kampagnen Telefon Kampagnen Mailing Kampagnen aber auch um Web Kampagnen Print Kampagnen Messen etc handlen Das Kampagnenmanage ment bietet einen zentralen Ort wo Benutzer ihre Kampagnen anlegen planen und verfolgen k nnen inventix CRM unterscheidet zwischen Automatik Kampagnen und Allgemeinen Kam pagnen Meine Startseite g Kontaktverwaltung pt Aktivit
15. hlen Sie als admin Root Administration gt Wizards gt Workflow Controller 2 Sofern der Service Maillmporter inaktiv ist w hlen Sie Turn On 100 Server Dienste inventix CRM Benutzerhandbuch 13 7 Druck Server Mailings werden beim Drucken durch den Benutzer Kampagnen oder Systemfunktionen in die Druckwarteschlange gestellt Der Print Handler ist f r den anschlie enden Druck der Nachrich ten zust ndig Er pr ft ob zu zu druckende Nachrichten vorliegen und f hrt den Druck an den angegebenen Druckern CUPS durch F r den serverbasierten Druck ist es erforderlich dass der Print Handler gestartet ist 13 8 Fax Server Faxe werden beim Versenden durch den Benutzer Kampagnen oder Systemfunktionen in die Versandwarteschlange gestellt Der Fax Handler ist f r den anschlie enden Versand der Nach richten zust ndig Er pr ft ob zu versendende Nachrichten vorliegen und f hrt den Versand durch F r den Versand von Fax Nachrichten ist es erforderlich dass der Fax Handler gestartet ist Starten des Fax Handlers Das Starten und Stoppen von Systemdiensten kann der Administrator admin Root im Workflow Controller vornehmen 1 W hlen Sie als admin Root Administration gt Wizards gt Workflow Controller 2 Sofern der Service FaxHandler inaktiv ist w hlen Sie Turn On 13 9 Asterisk Sofern Sie ber eine Anbindung an eine Asterisk Telefonanlage verf gen ist es erforderlich dass der Asterisk Handler ges
16. t activeOn Das Datum Aktiv ab 57 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 5 Templating Engine expiresOn Das Datum G ltig bis cancelOn Das Datum Verwerfen ab closedOn Das Datum Geschlossen ab contractState Der Vertragsstatus customer der Kunde salesRep Der Vertriebsmitarbeiter totalAmount Der Gesamtbetrag der Positionen ohne Steuern totalAmountIncludingTa er Gesamtbetrag der Positionen mit Steuern positions Die Positionen Zur ckgegeben wird eine Liste taxPositions Die Steuer Positionen Zur ckgegeben wird eine Liste H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Vertr gspositionen Platzhalter Beschreibung name Der Name der Position description Die Beschreibung des Vertrages positionNumber Die Positionsnummer quantity Die Menge uom Die Mengeneinheit pricePerUnit Die Preis pro Preiseinheit priceUom Die Preiseinheit positionAmount Der Gesamtpreis der Position H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Kontakten Platzhalter Beschreibung fullName Der volle Name firstName Der Vorname nur bei Personen lastName Der Nachname nur bei Personen salutation Begr ungsformel z B Sehr geehrter Herr Mustermann 58 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch email Emailadresse des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nliche Gesch ftsadresse verwendet Andernfalls werden die
17. 2 Allgemeine Kampagnen 2 2 a nn 9 Produktmanagement 9 in A ten Nele ee ee ee ae 9 7 Grundemnstellungen n ef ers a ea er u 9 U 9 2 1 Ma einheitenst ndards cc sea aaa aaa Her a es 92 2 Ma einheiten Ar 2 lee EEE AS 9 2 3 Produktklassifikationen ctra ur 282 Pr I DE DE Di at 9 2 4 Verkaufssteuertypen 2 en a en a MEER ANDERE AT Dd Produkter aa Par A Ne ee Von ae a A 9 4 Erweitertes Produktmanagement GAL Preslevel an rra e ra a Er Diele 9 4 2 Produkt Konfigurationstypen sm naa 03 2 a A ra 10 Berichtswesen 10 1 Ad Hoc Berichte 223 vr ER EI EA eo 10 2 Standard Beriehle lt a7 28 5 er ap eo Dee we A a 10 3 JasperReports Anbindung a 2a 8 4 223 28 2 3 Se an ae Ill Administration 11 Inbetriebnahme LA Freischaltung scoa goaren ara A a A IR ae L1 22Eimrichtung des Systems e ya ae tere era Dr TIA Setup Wizard 2 6 2 4 20 Sache de a re na la 12 Benutzerverwaltung 12 1 nd A a ee ee ee el an air an Sie Re ei i 122 Rech verwaltung s 2 2504 a aaa are na rn A ee 122 2 Benylzer anlegen A ee a a Sa E a ern 12 2 2 Benutzergruppen anlegen rar a Sursee Era dir 12 2 3 Benutzer zu Gruppen hinzuf gen aca Ba wir ae ea as 12 2 4 Berechtigungen f r ein Objekt vergeben 0 13 Server Dienste 13 Pina Zune es ma a a a Re a a N are 13 2 Scheduler und Subskription Handler 2 2 uw ea e ben a 75 76 76 77 78 78 79 80 81 82 82 82 82 82 83 83 84 85 85 85
18. 3 Geben Sie die Kontaktdaten ein 4 Selektieren Sie die gew nschte Rolle des Kontaktes beim Kunden 5 Selektieren Sie die gew nschte Rolle des Kontaktes innerhalb der Verkaufschance 3 2 6 Anlegen von Angeboten Angebote k nnen Sie anlegen 1 in der Regel aus einer Verkaufschance heraus durch Weiterf hren prozessabh ngig 2 ggf aus einem Kontakt heraus ber das Aktion gt Angebot erzeugen 3 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Angebote Sidebar sowie Hinzuf gen im Reiter einer Liste a In der Regel werden Angebote aus einer bestehenden Verkaufschance erzeugt wenn diese qualifiziert ist und sich in einer entsprechenden Phase befindet Dabei werden die Positionen der Verkaufschance bernommen sie k nnen bei Bedarf ver ndert werden b Es k nnen zu einer Verkaufschance mehrere Angebote erzeugt und einzeln weiterge f hrt werden Beispiel 1 Eine bereits angelegtes Verkaufschance ist qualifiziert es soll eine Angebot erzeugt werden In der Verkaufschance wurden Positionen angelegt Der Prozess sieht vor dass ein Angebot manuell durch einen bergang Angebot erzeugen erzeugt wird 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Pr fen Sie ob die Positionen korrekt sind 3 Klicken Sie auf Angebot erzeugen Das Angebot wurde erzeugt Die Positionen wurden aus der Verkaufschance bernommen Sie k nnen angepasst werden Ggf wurden weitere im Prozess definierte Aktionen durchgef hrt B
19. 3 3 2 Anlegen von Aktivit ten Aktivit ten k nnen Sie anlegen 1 von der Startseite aus ber Neue Aktivit t im linken Sidebar 2 aus dem Kalender heraus ber das Markieren eines freien Terminbereiches 3 aus dem Aktivit tenmangement heraus ber das Menu Datei gt Neue Aktivit t oder die Werkzeugleiste aus Kontakten heraus ber die Werkzeugleiste aus Leads Verkaufschancen Angeboten etc heraus ber die Werkzeugleiste situationsabh ngig z B bei Verkaufschancen aus dem rechten Sidebar heraus als Folgeaktivit t aus Aktivit ten heraus uvm Sofern eine Aktivit t im Kontext eines Objektes z B einer Verkaufschance stehen soll stellen Sie sicher dass Sie die Aktivit t aus diesem Objekt heraus erzeugen Ansonsten m ssten Sie die Verlinkung manuell durchf hren 19 inventix CRM Benutzerhandbuch 3 3 Arbeiten mit Aktivit ten Beispiel 1 Sie m chten eine Aufgabe anlegen die weder im Zusammenhang mit einem Kon takt noch mit einem Verkaufsprozess oder Vertrag steht 1 Klicken Sie auf der Startseite auf neue Aktivit t linker Sidebar und w hlen Sie Aufgabe 2 Geben Sie die nun abgefragten Basisdaten ein Beispiel 2 Sie m chten eine Aufgabe anlegen die weder im Zusammenhang mit einem Kon takt noch mit einem Verkaufsprozess oder Vertrag steht Sie m chten jedoch bereits einen Zeitraum f r die Durchf hrung dieser Aufgabe im Kalender planen 1 ffnen Sie den Kalender Icon
20. 44 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 3 Aktivit tsprozess H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Aktivit tsprozesses Beschreibung Beschreibung des Aktivit tsprozesses Startzustand Der Aktivit tszustand in der sich die Aktivit t bei Erzeugung be findet Sofern ein bergang mit dem Trigger Bei Erzeugung aus diesem Zustand herausf hrt wird der bergang ausgel st Dieses wird h ufig um Ausf hren von Aktionen bei Aktivit tserzeugung genutzt Wizard Hier kann ein Wizard oder Formular angegeben werden welches f r Aktivit ten bei Erzeugung zur Verf gung gestellt wird 6 3 4 Prozesszust nde Prozesszust nde sind die Zust nde in denen sich eine Aktivit t befinden kann Bei Erzeugung wird eine Aktivit t mit einem im Prozess definierten Startzustand angelegt Durch Bearbei tung der Aktivit t wird sie in der Regel ber diverse Zwischenzust nde in einen Endzustand berf hrt H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Prozesszustandes Beschreibung Beschreibung des Prozesszustandes Wizard Hier kann ein Wizard oder Formular angegeben werden welches f r Aktivit ten die sich in diesem Prozesszustand befinden zur Verf gung gestellt wird 45 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 Aktivit tsprozesse 6 3 5 Zustandsiberg nge Mit Zustands berg ngen werden berg nge
21. B auch Mitarbiterbeziehungen abgebildet werden Es k nnen aber z B auch an dere Beziehungen abgebildet werden z B externer Berater des Kunden Partner des Kunden usw Ein Kontakt kann gleichzeitig mit mehreren anderen Kontakten Firmen Personen etc verkn pft werden So lassen sich auch komplexe Strukturen abbilden was f r manche Branchen erforderlich ist z B Eink ufer Partner Zulieferer von mehreren Kunden Eine Person kann Kunde sein so dass auch B2C Strukturen sowie Mix Strukturen abbildbar sind 5 2 1 Firma Dieser Kontakttyp bildet eine Firma ab Diese kann z B ein potentieller oder aktiver Kunde ein Zulieferer ein Partner sein H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Telefon Standardm ig wird bei Firmen die Hauptrufnummer Zentrale im Stammdatenblatt dargestellt Unter Adressen k nnen beliebig viele weitere Telefonnummern angezeigt werden Telefax Standardm ig wird bei Firmen die Hauptrufnummer Zentrale im Stammdatenblatt dargestellt Email Haupt Email Addresse Hausanschrift Die Hausanschrift des Unternehmens Standardm ig wird hier bei Firmen die Hauptadresse angezeigt die nicht Postfachaddresse ist Unter Adressen k nnen beliebig viele weitere Addressen angezeigt werden Postfach Das Haupt Postfach des Unternehmens Anzahl der Mitarbei Hier kann die Anzahl der Mitarbeiter festgehalten werden Dieses ter kann z B f r Selektionen vo
22. Rahmen von Verkaufsprozes sen verfolgt und bearbeitet werden Ein leistungsf higes Merkmal von Automatik Kampagnen ist die automatische filterbasierte Zielselektion Sie k nnen so z B dauerhaft oder f r bestimmte Zeitfenster aktivierte Kampa gnen definieren die kontinuierlich die Daten des CRM Systems analysieren und Zielkontakte f r die Kampagne identifizieren Auf diese Weise lassen sich z B Cross Selling Potentiale nut zen Abfragen zur Kundenzufriedenheit nach Produktkauf durchf hren etc Durch individuell programmierbare CampaignHandler k nnen hierbei auch externe Daten oder Programme BI Werkzeuge etc genutzt werden 8 1 1 Komplexe Kampagnen Neben den weiter unten beschriebenen klassischen Email Fax und Mailing Kampagnen stellt inventix CRM mit den Komplexen Kampagnen ein wichtiges Hilfsmittel f r die konsequente Nachfrageerzeugung sowie zur Identifikation und Verfolgung von Cross Selling Potentialen be reit Komplexe Kampagnen haben als Ausgangspunkt ein Potentielles Lead Dieses kann manuell erstellt oder automatisch beispielsweise durch Analyse des internen Datenbestandes angelegt 76 Kampagnenmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch werden Durch die Verkn pfung der Kampagne mit einem Verkaufsprozess f r die Potentiellen Leads kann f r die Bearbeitung das Prozesskonzept f r Verkaufsprozesse genutzt werden Im Gegensatz zu den genannten klassischen Kampagnen bei den aus R ckl ufern Leads erzeugt werde
23. aoaaa nn 3 3 ATbeIten In KEIL a A ee O e io Ss MODO li a A RE 3 3 2 Anlegen von Aktivit ten 2 sa as a a Referenz Benutzerstartseite Kontaktverwaltung Bel Ein emoe ee tt se re ee ee Be a ae ea 9 25 nl RA IRA AI SN a A YA 10 12 12 12 12 14 15 16 17 18 19 19 19 7 5 22s Kontakt Person sanie y e e a Te 28 5 2 STOPP 4 A Aa iE E AAA AA EA a 29 5 2 4 Nicht spezifizierter Kontakt aba it a a8 29 Bude Adressene ey a ea id da 29 34 Kontaktkategcorien seiss Sas A SAL ee 30 Aktivit tsmanagement 31 A II A a aa a a A 31 OD Aktivita ten A e LA Rn d A AE RER 32 A o ee a ee en 33 6 2 2 EMAS a a a o e t Ed 34 6 23a Telefonat Arne te en a are eta ro alt ee 37 aA DE re ee he ee Er sand 38 0 2 Mailings a a a ne a a A ds a De a td is 39 A ar ee as E RE AN 40 0 2 7 Merkaiiisbesiiche 2 4 2 gt 2 4 2 y e AA A A aa 40 6 2 8 Ereignisse A Se Be A Be 41 60 Externe Adalat is Te WT E a a 42 6 3 Aktivitatsprogesse ci e a a Bee era aha a 43 6 3 1 SEITEN a as ira a ee ee ee 43 6 3 2 Der Aktivit tsprozess Editor x 2 2 a a Re 43 0 9 84 ARHVILATSPESZESS a a ni a mente te Harn NED A 45 0 934 gt Pro zesszust ande a a a a a a a 3 45 6 3 5 Zustands berg nge SE en a EEE EN o E 46 ob Aktionen 4 42 5 2 Boa Biete ae ee ee a S 47 BI ARIAS Den a ITA a re Ba ee ed 48 6 3 8 Anlegen eines Aktivit tsprozesses 49 64 Aktivit tserzeiser e o a ds a en A 50 6 5 Template Pe
24. bergabe W Wagner Elektrotechnik GmbH Ni Abschlusswahrscheinlichket Wagner 15 02 2013 1 100 Elektrotechnik 08 00 09 00 GmbH W Meine Startseite El Wiedervorlage a lisa Verwandte Offerten 1 x Kontaktverwaltung Wagner Elektroteci 1000095 Ay Aktivit tsverwaltung Beschreibung Wagner Elektrotechnik GmbH ist f hrender Zulieferer der Automobilindustrie Derzeit wird das System XYZ eingesetzt man ist damit aber nicht zufrieden Ein konkretes Projekt ist f r ca Mitte des Jahres geplant Y Verkaufsprozess _ Produkte T ON 55 Depots Konkretisierungsphase Durchsetzungsphase Entscheidungsphase Zust ndigkeit y Das Projekt wurde direkt von der GF Ordner amp Dokumente 4 Activityhun Name of process Activity Typ pS an Frau Richter bertragen Sie Geb ude Y 021 bergabe an die Projektabwicklung ist erfolgt Required scheint alleiniger Entscheider zu sein ll Pianzahlen amp Umsatzziele Y 022 Projektist umgesetzt S mtliche Anforderungen sind erf llt Required V Masseinheiten Y 023 Das Projektist bergeben und abgenommen Required gt Codes x 024 S mtliche Rechnungen sind bezahlt Required Workflows x 025 Cross Selling Potential ist ausgelotet Optional A A Benutzer Startseiten J Security Realm A ERP A Risk Management Ly A BI Suite A Einstellungen MN e al Abbildung 7 1 Ansicht auf eine Verkaufschance mit Phasenaktivit ten 61 inventix CRM Benutzerhandbu
25. f r einen anderen unter Externe Emails oder sogar unter Posteingang Grunds tzlich k nnen bei Bedarf auch Emails dargestellt werden die von einer externen Person an eine andere externe Person versandt wurden Emails in inventix CRM unterst tzen Aktivit tsprozesse So k nnen z B im Prozess Aktionen definiert werden die beim Versand bei Erhalt einer Antwort beim ffnen durch den Empf nger nach Klicken auf einen Link in der Email durch den Empf n ger bei Antwort des Empf ngers bei Unerreichbarkeit des Empf ngers usw ausgel st werden Die Integration dieser Freignisse in das Prozesssystem er ffnet vielf ltige An wendungsm glichkeiten Das System unterst tzt templatebasierte Email Erzeugung welche nahezu s mtliche Daten im System einbinden kann Dieses beinhaltet auch die Erzeugung von indi viduellen Anlagen z B PDF Erzeugung ber individuell programmierte Template Prozessoren sind aber auch z B automatisch zusammengestellte Zip Dateien usw m glich Das System wurde jedoch nicht als Ersatz f r normale Email Clients entwickelt Viel mehr wurde eine Anbindung an bestehende Email Programme realisiert IMAP Wir empfehlen nicht den generellen Import von Emails da dann auch alle Emails im portiert werden die im CRM System unerw nscht sind Spam etc F r den Import externer Emails empfehlen wir die Verwendung der IMAP Anbindung mit dem der Import aus IMAP f higen Email Clients m glich ist Ebenso k nnen Import Ha
26. ig wird diese automatisch er mittelt Berichtsfunktion Hier k nnen Sie eine Berichtsfunktion w hlen die auf diese Spalte angewendet werden soll Die Berichtsfunktionen sind in def Folgen den Tabelle aufgef hrt Berichtsfunktion Beschreibung SUM Bildet die Summe ber die Zellen dieser Spalte AVG Bildet den Mittelwert aus den Zellen dieser Spalte MIN Ermittelt das Minimum aus den Zellen dieser Spalte MAX Ermittelt das Maximum aus den Zellen dieser Spalte COUNT Ermittelt die Anzahl der Zeilen Gruppen festlegen Nach Klicken auf das Weiter gelangen Sie auf die dritte Seite in der Sie Gruppen f r den Bericht ausw hlen k nnen Verf gbare Spalten werden in der Linken Seite angezeigt ber die sich in der Mitte befindenden Pfeil Kn pfe k nnen sie dem Bericht hinzugef gt und in der Reihenfolge ver ndert werden 10 2 Standard Berichte Im Rahmen der Systemkonfiguration k nnen f r jeden Objekt Typ Berichte und Auswertungen definiert und den Benutzern zur einfachen Verwendung im Hauptmen der Objekte bereitge stellt werden Bei Verf gbarkeit von Berichten f r ein Objekt werden diese im Hauptmen un ter der Rubrik Reports angezeigt Als Berichtsgenerator k nnen sowohl die interne Templating Engine FreeMarker OpenOffice Templates BTEX als auch JasperReports Berichte verwendet erden Einzelheiten zum Einrichten von Standard Berichten finden Sie im Handbuch System konfiguration und Integration 10 3 JasperR
27. im folgenden beschrieben 46 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 6 Aktionen Im Eigenschafteneditor k nnen Sie f r berg nge in Aktivit tsprozessen Aktionen festlegen die bei dem bergang in den Folgezustand angesto en werden In der folgenden Liste finden Sie vordefinierte Aktionen ber Synchrone und Asynchrone Workflows lassen sich individuell programmierte Aktionen einbinden Verf gbare Aktionen Aktion Beschreibung Aktivit t erzeugen Erzeugt eine neue Aktivit t mit einem angegebenen Aktivit tser zeuger Die erzeugte Aktivit t ist Unteraktivit t dieser Aktivit t und wird verkn pft Arbeitsschritt F hrt f r eine verkn pfte Aktivit t einen Arbeitsschritt Prozess bergang aus F r die verkn pfte Aktivit t wird der bergang mit allen Aktionen ausgef hrt Zust ndigkeit setzen Setzt die Zust ndigkeit f r diese Aktivit t Dieses erlaubt z B rol lenbasierten Wechsel der Zust ndigkeit f r den Folgezustand Effektiven Startzeit Der effektive Start dieser Aktivit t wird gesetzt Z B k nnte f r punkt setzen eine Aufgabe ein bergang Bearbeiten definiert sein der u a die se Aktion ausl st So wird unabh ngig vom geplanten Start der tats chliche Startzeitpunkt protokolliert Effektiven Endzeit Der effektive Endzeitpunkt dieser Aktivit t wird gesetzt s o punkt setzen Verkaufsprozessaktivit tEine Verkaufsprozessaktivit t wird weitergef h
28. oben Rechts neben dem Beenden Knopf 2 Navigieren Sie in dem Kalender zu dem gew nschten Termin 3 Markieren Sie mit der Maus einen freien Bereich Ziehen Sie die Maus von Start bis zum gew nschten Ende 4 Geben Sie im Folgenden die gew nschten Basisdaten zur Aktivit t ein Beispiel 3 Zu einer Verkaufschance m chten Sie ein Meeting anlegen Der Verkaufschance haben Sie bereits Kontakte zugeortnet 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Klicken Sie im rechten Sidebar mit der rechten Maustaste auf den Kontakt 3 Im Kontextmen w hlen Sie Neue Aktivit t 4 Geben Sie im Folgenden die gew nschten Basisdaten zur Aktivit t ein 20 Teil Il Referenz inventix CRM Benutzerhandbuch 4 Benutzerstartseite Die Startseite dient den Benutzern des CRM Systems zur bersicht ber ihre aktuell anstehen den und offenen Vorg nge und soll eine rasche berblick ber den Gesch ftsverlauf erm glichen In ihr k nnen in Aktivit ten Verkaufschancen System Nachrichten und Nachrichten von an deren Nutzern sowie diverse Auswertungen mit Hilfe von Portlets per Dashboard dargestellt werden Zudem k nnen Benutzer diverse nutzerspezifische Einstellungen vornehmen und so das System an ihre Bed rfnisse anpassen Ein typisches Beispiel zeigt Abbildung 5 1 Meine Startseite 4 Kontaktverwaltung Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess 9 Produkte v Meine Startseite Gast Hans Meine Startseite A ERP A R
29. r diverse Vorhersa gen Erwarteter Wert Der gesch tzte Umsatz inventix CRM nutzt dieses Datum f r di verse Vorhersagen Erwarteter Abschluss Das gesch tzte Datum an dem ein m glicher Gesch ftsabschluss erwartet wird Dieser Sch tzwert sollte gepflegt werden inventix CRM nutzt dieses Datum f r diverse Vorhersagen Positionen Positionen mit Produkten und Assets sowie Produktkonfiguratio nen 7 3 4 Angebote Angebote k nnen im Zusammenhang mit Verkaufschancen oder unabh ngig hiervon erstellt werden In der Regel erfolgt die Erstellung aus Verkaufschancen heraus Auch f r Angebote k nnen wie f r Leads und Verkaufschancen Prozessphasen mit Prozessphasenaktivit ten defi niert werden In der Regel sind jedoch die Prozesse im Zusammenhang mit Angeboten weniger umfangreich und zumeist wird auf Prozessphasenaktivit ten verzichtet H ufig verwendete Attribute und Referenzen 73 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 3 Vertragstypen Attribut Beschreibung Positionen Positionen werden bei Erzeugung aus Verkaufschancen bernom men und k nnen ver ndert werden 7 3 5 Auftr ge Auftr ge k nnen im Zusammenhang mit Angeboten oder unabh ngig hiervon erstellt werden In der Regel erfolgt die Erstellung aus Angeboten heraus Auch f r Auftr ge k nnen wie f r Leads und Verkaufschancen Prozessphasen mit Prozessphasenaktivit ten definiert werden In der Regel sind jedoch die Prozesse im Zusammenhang mit Auftr
30. ses Attribut h ufig zur Bestimmung der Bearbeitungsreihenfolge genutzt Herkunft Ursache Hier k nnen unterschiedliche Herkunften unterschieden werden z B Anwender Test Forumeintrag Reproduzierbarkeit Angaben zur Reproduzierbarkeit z B bei Fehlern Kundenzufriedenheit Angaben inwieweit die Kundenzufriedenheit beeintr chtigt ist Ne ben der Priorit t und dem Schweregrad wird dieses Attribut h ufig zur Bestimmung der Bearbeitungsreihenfolge genutzt 41 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 Aktivit ten Basisprozess f r Ereignisse Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig angelegten Basisprozess f r Ereignisse Bearbeiten Annehmen Bearbeiten Abbildung 6 7 Ein einfacher Prozess f r Ereignisse 6 2 9 Externe Aktivit t Mit dem Aktivit tstyp Externe Aktivit t k nnen z B Aktivit ten ausserhalb ihres CRM Systems eingebunden werden 42 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 Aktivit tsprozesse 6 3 1 Einleitung Das in inventix CRM integrierte Prozesskonzept erlaubt die Erstellung individueller Aktivi t tstypen f r die individuelle Prozesse definiert werden k nnen S mtliche im CRM System angelegte Aktivit ten werden auf Basis dieser Definitionen gesteuert von der Erzeugung ber m gliche Zwischenschritte bis hin zur endg ltig bearbeiteten geschlossenen Aktivit t W hrend des Lebenszykluses der Aktivit t kann diese dabei verschiedene Prozesszu
31. t Beschreibung Beschreibung der Prozessaktivit t Typ Gibt an ob die Prozessaktivit t optional oder zwingend ist 65 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 Verkaufsprozesse Prozessor Klasse Hier kann eine eigene Java Klasse f r diese Prozessaktivit t ange geben werden 7 2 3 Zustands berg nge Mit Zustands berg ngen werden berg nge von einem Prozesszustand in einen Folgezustand definiert Uberg nge k nnen durch den Benutzer ausl sbar sein oder durch Ereignisse inner halb des Systems ausgel st werden Beim bergang in den Folgezustand werden definierbare Aktionen ausgel st die die Bearbeitung des Verkaufsvorganges unterst tzen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Aktion Beschreibung Beschreibung der Aktion Vorheriger Zustand Der Zustand aus dem der Zustandswechsel ausgel st wird Wurzel Folgezustand Zustand Der Zustand in den durch diesen Zustands bergang gewechselt wird Fehlerzustand Hier kann optional ein Zustand angegeben werden in den bei einem Fehler der ausgel sten Aktionen gewechselt werden soll Vertragsstatus Der Vertragsstatus den der Verkaufsvorgang nach dem Zustands wechsel hat wenn leer keine Ver nderung Abschluss Die Abschlusswahrscheinlichkeit die dem Verkaufsvorgang nach wahrscheinlichkeit bergang in den Folgezustand zugewiesen wird wenn leer keine Ver nderung Auto Trigger Das Ausl sende Ereign
32. tsverwaltung Verkaufsprozess Produkte V Verkaufsprozess Y Verkaufsprozess Y Neukundenakquise Standard Prospect Campaign Status Active Deakimieren ES Neukundenakquise Standard Modus Manual Prospect Campaign Datei Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen E Verkaufschancen E Einstellungen Ge ffnete Objekte Offen inaktiv Identifizierungsphase Qualifizierungsphase Konkretisierungsphase Durchsetzungsphase Entscheidungsphase Realisierungsphase Closed Won ClosediLost All Y Neukundenakquise Standard Pr ALZA jan jan Y Ey Fiterspate w hlen Fiterausdruck eingeben Pi y 5 Schreiber Software AG Firma 3 Maier Tob as Person Assigned Accounts Kunde Vertragsname Vertrags Nr Beschreibung Kontaktpersonen Verk uter in Verkaufsprozess Status G nther ral Wagner Elektrotechnik GmbH Ni m u E z Y GUN Lanomesciinen AG opa Gast Hans Potentielle Leads Offen inaktiv B Landmaschinen AG Neukundenakquise a Standard G Schumacher G Schumacher GmbH xi aiik y Eh Neukundenakquise 900520 Gast Hans Potentielle Leads Offen inaktiv Standard Neukunde Y Albrecht AG Neukundenakquise 1000561 Gast Hans Potentielle Leads Offen inaktiv 8 Meine Startseite 4 Standard Winkler Automobile Mo Y Winkler Automobile OHG 1000030 Gast Hans Leads Qualifizierungsphase Ay Aktivit tsverwaltung OHG Neukundenakquise id Standard Y Verkaufsprozess Fischer GmbH Eaj Prod
33. und speichern nicht alle Eigenschaften sind im Hauptfenster grapisch darstellbar Auf diese weise lassen sich beispielsweise Aktionen definieren Wenn Sie Prozesse nachtr glich ver ndern kann sich dieses auf bestehende Aktivit ten auswirken Dieses kann z B dann zu Problemen f hren wenn sich eine bestehende Ak tivit t in einem Prozesszustand befindet der nun gel scht wurde dann gibt es f r die Aktivit t keine weiteren berg nge mehr oder wenn Sie den Prozess zeitweilig in einen inkonsistenten Zustand versetzen andere Benutzer oder das System jedoch damit arbeiten Sie k nnen dieses wie folgt vermeiden a Wenn Sie sich nicht sicher sind ob eine Ver nderung bei bestehenden Aktivit ten zu Problemen f hrt sollten Sie vor nderung als Administrator den Login sperren und s mtliche zugreifende Server Prozesse Workflow Handler Email System usw stoppen Eine weitere M glichkeit ist das Klonen des aktuellen Prozesses Bearbeiten gt Klo nen Nach Fertigstellung k nnen Sie in den Aktivit tstypen den neuen Prozess setzen und ggf den alten Prozess deaktivieren Sicherheit gt System Deaktiviert Beste hende Aktivit ten laufen dann mit dem alten Prozess weiter ber eine geschickte Reihenfolge bei nderungen k nnen Sie unerw nschte Effekte vermeiden Oft k nnen Sie z B berg nge an der Wurzel beginnend abkoppeln neue berg nge und neue Zust nde erst nach vollst ndiger Definition einkoppeln etc
34. 00 a 1 air dr dl Q Status Group Header 1 Detail 1 Print In First Whol Status Group Footer 1 Print When Detail sales_rep Group Footer 1 Print When Group Column Footer Print When Expre Page Footer Properties expres N F Last Page Footer 9 Text field properties A Summary Text Field Expres Verk ufer No Dat Expression Class java lang w Background Blank When Null Pattern Stretch With Over C Evaluation Time Mew o o e Verk ufer textField Al Report Problems Window iReport output Abbildung 10 3 iReport Designer zum erstellen von Berichten mit JasperReports Die Einbindung von Standard Berichten muss durch Ihren System Administrator vorgenommen werden Einzelheiten finden Sie im Handbuch Systemkonfiguration und Integration 89 Teil II Administration Inbetriebnahme inventix CRM Benutzerhandbuch 11 Inbetriebnahme 11 1 Freischaltung Nach Einrichtung Ihres CRM Paketes durch uns erhalten Sie eine Email mit einem Link zur Aktivierung Klicken Sie auf den Link Sie werden dann zur Produktaktivierung weitergelei tet ACHTUNG Sollten Sie nach Klicken auf den Link nicht zur Aktivierung Ihres CRM Systems geleitet werden und weder Sie noch eine andere befugte Person die Aktivierung durchgef hrt haben
35. AD o Kundenbeziehungsmanagement in ven t f r kleine und gro e Unternehmen information technologies nana ans ner Y verme orcas precia m pr ON T een ee 4 m TA mr E Dha A Gt Ci PG ke ar Cda C da Lakarin Pl BE ca L Moet inventix CRM Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis Erste Schritte Einf hrung 1 1 ber dieses Handbuch wa aa a Br a Eee ne lo TER 1 24 Konventionen to Kader ar Year A Be ae e O wi Grundlegende Bedienung 2 15 Denutzeroberll che 2 s due Le dels Dis tl De RA ea 2 2 Objekte bearbeiten und speichern 2 2 Er nn ann 2 3 Arbeiten mit mehreren Benutzern oaoa a a 2 3 1 Berechticungen Ara e aa o ic a 2 3 2 Gleichzeitiger A A naar 2 4 AA 2 5 Objekte suchen und selektieren ira da a Grundlegende Arbeitsschritte 3 1 Arbeiten mit Kontakten MAMA ee ee a eh A Ra rc 3 1 1 Anlegen einer Firma oder eines Kontaktes 3 1 2 Anlegen einer Adresse Telefon Faxnummer Email Adresse 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen rancia Mare ar er 3 22 IO a AS A A ae at 3 2 2 Anlegen eines Potentiellen Leads 3 2 3 Anlegen eines Leads sy 25 e RE be ie 3 2 4 Anlegen einer Verkaufschance 2 2 2 2 m Ener 3 2 5 Arbeiten mit Verkaufschancen ps 4 248 a2 24a A 3 2 6 Anlegen von Angeboten 22 2 2 mn nn 3 2 7 Anlegen von Auftr gen ae er en ea 3 2 8 Anlegen von Rechnungen
36. Attribut Beschreibung Vollst ndiger Name Der vollst ndige Name dieses Kontaktes Kurzname H ufig verwendet f r Kundennummer Kategorie Kontaktkategorien des Kontaktes z B Kunde Partner Zulieferer Status Der Status des Kontaktes z B Aktiv Deaktiviert Import Account Manager Der zust ndige Mitarbeiter f r diesen Kontakt Beziehungen Rollenbasierte Beziehungen zu anderen Kontakten Firmen Verkaufsregion Die Verkaufsregion die diesem Kontakt zugeordnet ist Vertr ge Mit diesem Kontakt verkn pfte Vertr ge Aktivit ten Mit diesem Kontakt verkn pfte Aktivit ten Adressen Beliebige Anzahl von Adressen die diesem Kontakt zugeordnet sind Bitte beachten Sie dass Hauptadressen von Firmen u U an verkn pfte Mitarbeiter durchgereicht werden Genauseres hierzu finden Sie im Kap 5 3 26 Kontaktverwaltung inventix CRM Benutzerhandbuch a Kontakte in inventix CRM sind nicht zwangsl ufig mit Kunden gleichzusetzen Ein Kontakt kann der Kontaktkategorie Kunde zugeortnet sein aber ebenso der Kontakt kategorie Partner oder einer beliebig anderen branchen oder unternehmensspezifi schen Kontaktkategorie Ein Kontakt kann gleichzeitig verschiedenen Kontaktkategorien zugeortnet sein In inventix CRM kann ein Kontakt also z B gleichzeitig Kunde als auch Partner sein Kontaktpersonen sind nicht zwangsl ufig gleichzusetzen mit Mitarbeitern von Kun den inventix CRM unterst tzt eine rollenbasierte Verkn pfung von Kontakten ber die z
37. Depots 2 Ordner amp Dokumente BAT Meine Verkaufschancen bersicht Verkaufschancen hne Wiedervortage ii 3 Y Schmitt Holzbau OHG i Geb ude Verkaufschancen Vorausschau Y Neukundenakquise Standard Entscheidungsphase gil Planzahlen amp Umsatzziele 5 1 Kaiser Umformtechnik 7 Masseinheiten 7001000 GmbH Neukundenakquise Entscheidungsphase 2 560 000 Standard Ea 2 Stein Software GmbH Workflows E 420 000 Y Neukundenakquise Standard EtScheidungsphase 3 AS Benutzer Startseiten N 140 000 berf llige Verkaufschancen Security Realm E j A Securty Bl 63 3 3 2 Keine Objekte in dieser Ansicht Abbildung 4 1 Startseite Benutzerstartseite inventix CRM Benutzerhandbuch Einstellungen Unter Startseite gt Einstellungen k nnen f r einen Benutzer diverse Einstellungen vorgenom men werden die Systemfunktionen an seine Bed rfnisse anpassen Diese werden im folgenden erl utert H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Kontaktperson Der Kontakt zu diesem Benutzer Dieser wird von Administrator angelegt und sollte nicht ver ndert werden In der Regel wird die Berechtigung zur Ver nderung der Verkn pfung f r normale Be nutzer gesperrt Prim re Benutzer Die Prim re Benutzergruppe dieses Benutzers Diese wird z B f r gruppe die Erzeugung von Objekten verwendet Standard Template Hier wird ein Templatekontext angegeben der verwendet wird kon
38. Formularen aus bei denen Kontakte selektiert werden k nnen a berall dort wo sich aus dem Kontext heraus keine Kategorie ergibt wie z B Kunde Partner Mitarbeiter etc wird die Kategorie standardm ig mit Potentieller Kunde vorbelegt b Wenn Sie einem bereits bestehenden Kontakt einen neuen Kontakt als Unterkontakt Mitarbeiter Mitglied etc hinzuf gen m chten sollten Sie dieses aus dem bestehen den Kontakt heraus durchf hren Es wird dann automatisch eine Verlinkung durch gef hrt die Sie andernfalls nachtr glich Kontakt hinzuf gen durchf hren m ssten Wenn Sie einem einer Verkaufschance oder Lead etc einen neuen Kontakt hinzuf gen m chten sollten Sie dieses aus der bestehenden Verkaufschance heraus durchf hren Es wird dann automatisch eine Verlinkung durchgef hrt die Sie andernfalls nachtr g lich durchf hren m ssten Kontakt hinzuf gen Achtung Wenn Sie einem Objekt z B Firma oder Verkaufschance einen bereits bestehenden Kontakt hinzuf gen m chten verwenden Sie nicht die Funktion Neuer Kontakt Verwenden Sie anstelle dessen Kontakt hinzuf gen Sie erzeugen so lediglich eine Verlinkung und vermeiden die Anlage eines doppelten Datensatzes inventix CRM Benutzerhandbuch 3 1 Arbeiten mit Kontakten Beispiel 1 Sie m chten eine neue Firma als Potentieller Kunde anlegen Klicken Sie in der Kontaktverwaltung im Reiter Potentielle Kunden auf hinzuf gen Alternativ k nnen Sie auf der Startseite
39. N chste Schritte Ein einfaches Eingabefeld zum Raschen Festhalten von Notizen Quelle Quelle dieses Leads Dieses wichtig f r Auswertungen zur Effizienz messung von Kampagnen etc Abschluss Die gesch tzte Abschlusswahrscheinlichkeit f r einen erfolgreichen wahrscheinlichkeit Abschluss inventix CRM nutzt dieses Datum f r diverse Vorhersa gen Erwarteter Wert Der gesch tzte Umsatz inventix CRM nutzt dieses Datum f r di verse Vorhersagen Erwarteter Abschluss Das gesch tzte Datum an dem ein m glicher Gesch ftsabschluss erwartet wird Dieses ist nat rlich nur ein Sch tzwert der bei lau fend angepasst werden sollte inventix CRM nutzt dieses Datum f r diverse Vorhersagen 7 3 2 Leads Mit dem Begriff Lead wird im allgemeinen eine Kontaktinformation zu einem Kontakt mit Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung bezeichnet F r das Festhalten dieser In formation und zur anschlie enden Nachverfolgung und Qualifizierung werden in inventix CRM Leads verwendet Qualifizierte Leads werden bei konkretem Bedarf in Verkaufschancen wei tergef hrt Sofern kein Bedarf besteht k nnen f r verworfene Leads Abbruchgr nde definiert werden die sp ter f r Zielslektion f r Kampagnen Analysen Cross Selling etc verwendet wer den k nnen Quellen f r Leads sind weitergef hrte Potentielle Leads hereinkommende Anfragen Web Anfragen oder durch Kampagnen generiertes Interesse Email Kampagnen Fax Kampagnen
40. Sekret r oder ggf die Firmenadresse verwendet phone Telefonnummer des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nli che Durchwahl verwendet Andernfalls werden die Sekret r oder ggf die Rufnummer der Zentrale verwendet fax Faxnummer des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nliche Durchwahl verwendet Andernfalls werden die Sekret r oder ggf die Rufnummer der Zentrale verwendet businessEmail Gesch fts Emailadresse des Kontaktes businessPhone Telefonnummer des Kontaktes Durchwahl businessFax Faxnummer des Kontaktes Durchwahl companyEmail Emailadresse Zentrale companyPhone Telefonnummer Zentrale companyFax Faxnummer Zentrale postal Address Die Postadresse des Kontaktes postal AddressMail Die Postadresse des Kontaktes Wenn verf gbar wird die Postfach Adresse verwendet quote Address Die Postadresse die f r Angebote verwendet werden soll delivery Address Die Postadresse die f r Lieferungen verwendet werden soll invoiceAddress Die Postadresse die f r Rechnungen verwendet werden soll accountManager Der Account Manager f r diesen Kontakt 6 5 6 Beispiele Stcustomer fullName wird mit dem Feld Voller Name des Kunden gef llt Stceontract contractNumber wird mit der Vertragsnummer gef llt Das folgende Beispiel zeigt die Verwendung von FreeMarker Syntax if activity derivedFrom tfactivity derivedFrom activityNumber if 6 6 Aktivit tsgruppen Aktivit tsgruppen dienen zu
41. Sie setzen z B also beide das Feld Name von Hans auf H nschen Sobald der erste Benutzer speichert stellt das System fest dass nderungen am Objekt gespeichert wurden Es erkennt aber das kein Konflikt vorliegt Der zweite Grundlegende Bedienung inventix CRM Benutzerhandbuch Benutzer kann ohne Benachrichtigung weiter arbeiten Sofern nicht ein anderes Verhalten per Systemkonfiguration gew nscht wird d Zwei Nutzer ndern am selben Datensatz die selben Felder auf unterschiedliche Werte Nachdem der erste Nutzer speichert erh lt der zweite einen Hinweis dass Daten ver ndert wurden Er kann dann im Merge Dialog entscheiden ob er die nderungen bernehmen oder seine eigenen nderungen beibehalten m chte 2 4 Arbeiten mit Filtern Kontaktverwaltung f Ak vit tsverwaltung Verkaufsprozess Produkte Meine Startseite Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen Peports Offene Potentielle Leads Offene Leads Weitergef hrte Potentielle Leads Weitergef hrte Leads Verworfene Potentielle Leads Verworfene Leads UE Alle Leads Offen inaktiv Identifizierungsphase Weitergef hrt Kein Kontakt Kein Bedarf Kein aktueller Bedarf Falsche Ansprache TRATA pml Kunde d itaschinenbau 7 ereere Gast Y iy Wiedervorlage lt 31 12 2012 Y iy Kunde Leadname Leadnummer Beschreibung Kontaktpersonen Verk uter in Verkaufsprozess Status e X Walter Maschinenbau 2 y
42. Verkaufsvorgang bzw ein Vertrag befinden kann Bei Erzeugung wird ein Verkaufsvorgang mit einem im Prozess definierten Startzustand angelegt Durch Bearbeitung wird ein Verkaufsvorgang in der Regel ber diverse Zwischenzu st nde in einen Endzustand berf hrt H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Prozesszustandes Beschreibung Beschreibung des Prozesszustandes 7 2 2 Prozessaktivit ten Innerhalb von Prozesszust nden k nnen Prozessaktivit ten angelegt werden Diese k nnen je weils optional oder zwingend sein Nach Erledigung s mtlicher Prozessaktivit ten wird ein Zustands bergang mit dem Trigger Prozessaktivit ten erledigt ausgel st Konkretisierungsphase Durchsetzungsphase Entscheidungsphase Realisierungsphase ActivityNun Name of process Activity Typ a 001 Erstgespr ch ist durchgef hrt Required 002 Mindestens ein Entscheider ist identifiziert Required v 003 Grunds tzliche Anforderungen sind bekannt Required v 004 Anforderungen k nnen nach grober Absch tzung aus jetziger Sicht erf llt werden Required Y 005 Der Kunde und das Projekt sind attraktiv Required Y 006 Konkreter Bedarf ist vorhanden Required v 007 N chster Schritt ist verbindlich vereinbart Required v Abbildung 7 4 Darstellung der Prozessaktivit ten in einer Verkaufschance H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Prozessaktivit
43. X 3 Allgemein a Konkretisierungsphase A Verkaufschancen Verkaufschancen Prozess Base onDone lt Ge ffnete Objekte I Durchsetzungsphase js Y Neukundenakquise Standard Pr ngebot erzeugen T Entscheidungsphase f Y Verkaufschancen Verkaufsche Tg Realisierungsphase gt onDone 1 Geschlossen T3 Verworfen ngebot erzeugen ES x onDone S 48 Meine Startseite B Verwerfen de Kontaktverwaltung Ay Aktivit tsverwaltung tonDone Y Verkaufsprozess Produkte E Depots Ordner amp Dokumente Geb ude ll Planzahlen amp Umsatzziele m D7 Masseinheiten Codes 7 Workflows W Benuzer Startseiten J Security Realm f ERP Risk Management Bl Suite Einstellungen MN 7 Abbildung 7 3 Ein Verkaufsprozess f r Verkaufschancen mit mehreren Prozessphasen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Verkaufsprozesses Beschreibung Beschreibung des Verkaufsprozesses Startzustand Der Zustand in der sich der Verkaufsvorgang bei Erzeugung befin 64 det Sofern ein bergang mit dem Trigger Bei Erzeugung aus diesem Zustand herausf hrt wird der bergang ausgel st Dieses wird h ufig um Ausf hren von Aktionen bei Vorgangserzeugung genutzt Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 1 Prozesszust nde Prozessphasen Prozesszust nde sind die Zust nde in denen sich ein
44. X Vater Maschinenbau AG Neukundenakquise 1000053 Gast Hans Potentielle Leads Weitergef hrt Standard H Krause u H Krause Maschinenbau Gmbh amp F Maschinenbau Gmbh amp Co KG 1000100 Gast Hans Potentielle Leads Kein Kontakt Co KG Neukundenakquise Standard W Kuhn Maschinenbau W Kuhn Maschinenbau OHG 4 gt OHG Neukundenakquise 1000092 Gast Hans Potentielle Leads Weitergef hrt Standard Abbildung 2 4 Filter Builder Listen mit Datens tzen verf gen im oberen Bereich ber eine zur Liste geh rende Werkzeuglei ste in der zumeist auch ein Filter Builder verf gbar ist Zur Suche von Datens tzen in Listen und zum Abgrenzen bzw Filtern stehen zumeist vordefinierte Filter zur Verf gung die vom System bzw im Rahmen der Anpassungen vom System Administrator bereit gestellt werden Zus tzlich k nnen vom Benutzer zumeist individuell Spaltenfilter eingegeben werden die es er m glichen die in den Listen dargestellten Objekte einzugrenzen Es stehen hierf r verschiedene Operatoren zur Verf gung die miteinander Verkn pft werden k nnen Die Syntax sowie eine Beschreibung der Operatoren befinden sich im Anhang inventix CRM Benutzerhandbuch 2 5 Objekte suchen und selektieren 2 5 Objekte suchen und selektieren In Formularen und Eingabemasken in denen Objekte ausgew hlt oder hinzugef gt werden wird zumeist ein einheitlicher Suchdialog verwendet Abbildung 2 5 zeigt einen typischen Aufbau der jedoch in Abh
45. ame Haas IT Systeme Gmbh amp Co b b KG 25 Q Schr der B romarkt OHG 45 Hahn Ltd 5 Voigt Medizintechnik OHG ds X Walter Maschinenbau AG 5 E Graf Umformtechnik Ltd 3 Bergmann Nils 3 Schneider Elke 3 Ziegler Nina Dv v v v v 5 Braun Fertigungstechnik Ltd v d Schreiber Software AG Hofmann Fertigungstechnik GmbH 5 L Beck IT Systeme Gmbh amp Co KG ds S Hoffmann Computer OHG 5 Kraus Holzbau AG 45 E Huber Fr stechnik OHG 5 H Hahn Fahrzeugtechnik Ltd 5 Busch Fahrzeugtechnik OHG 5 Schr der Gmbh amp Co KG 5 W Schubert Gmbh amp Co KG 5 M Wagner Gro handel AG 5 Sommer GmbH b S Franke Medizintechnik GmbH 5 B Neumann Gro handel OHG 5 Vogel Industrietechnik GmbH vw vr vv 5 Kaiser Hausbau OHG Kurzname Telefon Zentrale Sales Region Email 04307 90030 938 04307 90054 652 04307 90077 24 3 04307 90046 547 04307 90050 874 04307 90055 979 04307 90055 979 04307 90055 979 04307 90055 979 04307 90076 753 04307 90054 306 04307 90032 234 04307 90058 123 04307 90081 362 04307 90025 469 04307 90039 746 04307 90054 697 04307 90066 147 n lt x lt c 3 0 20 0 7 0 2 5 lt 2 0 9 m 0 0 0 04307 90041 89 04307 90052 583 04307 90058 57 04307 90029 802 04307 9009 508 04307 90061 249 04307 90079 484 04307 90088 224 E Abbildung 5 1 Kontaktverwaltung Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutze
46. andardm ig gesetzt wird Wizard Ein Wizard oder Formular f r die Eingabe von Template Feldern HTML Format Format der Email Nur bei verwendung bei Emails Template Prozessor Hier kann eine Java Klasse f r einen individuellen Template Prozessor angegeben werden Medien Templates Hier k nnen Templates f r Medien angegeben werden F r eine Email sind dieses Anlagen f r Mailings und Faxe zu versendende Dokumente 6 5 3 Medien Templates Medien Templates sind Templates f r Dokumente W rend ein Template gem Kap 6 5 2 ein Template f r eine komplette Nachricht ist Email Fax Mailing und z B Template Elemente f r Eingabefelder und mehrere Medien Templates enthalten kann ist ein Medien Template immer f r ein Dokument Einem Medien Template ist eine Template Datei zugewiesen z B OpenOffice oder ETEX aus der dann bei Anwendung des Templates auf eine Aktivit t ein Dokument erzeugt wird H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Medien Templates Beschreibung Beschreibung des Templatekontextes Inhaltsname Der Dateiname ohne Dateiendung mit dem die Datei der Aktivit t hinzugef gt wird Dieses ist z B f r Emails von Bedeutung da die Datei als Anhang mit dieser Bezeichnung angef gt wird Wizard Ein Wizard oder Formular f r die Eingabe von Template Feldern 93 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 5 Templating Engine Nicht f r Email Wenn dies
47. andler ist f r den anschlie enden Versand der Nach richten zust ndig Er pr ft ob zu versendende Nachrichten vorliegen und f hrt den Versand durch F r den Versand von Emails ist es erforderlich dass der Email Handler gestartet ist Starten des Email Handlers Das Starten und Stoppen von Systemdiensten kann der Administrator admin Root im Workflow Controller vornehmen 1 W hlen Sie als admin Root Administration gt Wizards gt Workflow Controller 2 Sofern der Service EMailHandler inaktiv ist w hlen Sie Turn On 13 5 IMAP Server Der IMAP Server des CRM Systems bietet die M glichkeit dass Benutzer mit externen Email Programmen auf Daten des CRM Systems zugreifen Sie k nnen Emails des CRM Systems lesen aber auch eingehende Emails in das CRM System verschieben F r die Bereitstellung der IMAP Funktionen ist der Start des IMAP Servers erforderlich 13 6 Email Importer Der Email Importer ist eine Serverkomponente des Systems die sich in regelm igen Abst nden mit konfigurierten POP3 Email Servern verbindet und diese auf neu eingetroffene Emails pr ft Neu eingetroffene Emails werden dann z B importiert oder entsprechend der Konfiguration in einer anderen Weise abgearbeitet F r die Nutzung dieser Funktionen muss der Email Importer gestartet sein Starten des Email Importers Das Starten und Stoppen von Systemdiensten kann der Administrator admin Root im Workflow Controller vornehmen 1 W
48. asse angegeben wer den Dieses erm glicht die Integration individueller Aktivit tstypen die durch eigene Java Klassen realisiert werden Gesteuert von Der Aktivit tsprozess der diese Aktivit t steuert a Sie k nnen f r unterschiedliche Aktivit tstypen auch die gleichen Aktivit tsprozesse verwenden Dieses kann sinnvoll sein wenn Sie unterschiedliche Aktivit tstypen zur Unterscheidung verwenden m chten oder wenn Sie ev sp ter einen separaten Prozess aufsetzen m chten b Wir empfehlen das Aufsetzen von Aktivit tstypen f r alle Typen von Aktivit t inner halb Ihres Unternehmens wenn erkennbar ist dass m glicherweise ein individueller eigener oder aufgesetzt werden k nnte Beachten Sie aber dass mit zunehmender An zahl von Aktivit tstypen auch die bersichtlichkeit sinkt Beispiel 1 Sie m chten f r Ihre Akquise einen Prozess aufsetzen In dem hierf r angelegten Verkaufsprozess m chten Sie in neuen Leads eine Aktivit t Telefonat Erstkontakt bereitstellen in der es m glich ist nach Beendigung des Telfonates per Knopfdruck spezifische Aktionen durchzuf hren etwa das Verwerfen des Leads das Versenden einer Gespr chsnotiz oder Einla dung an den Lead Kontakt und gleichzeitige berf hrung des Leads in eine Verkaufschance mit eingeplanter Wiedervorlage etc Da Sie einen speziellen Aktivit tsprozess verwenden m chten m ssen Sie einen eigenen Aktivit tstyp Telefonat Erstkontakt anlegen 1 Wechseln Sie
49. axnummer senderContact Der Kontakt des Versenders Der Kontakt dem die Absenderadres se zugeordnet ist recipient Die Emf ngeradresse recipientContact Der Kontakt zur Empf ngeradresse masterContract Der verkn pfte Hauptvertrag Dieses ist z B die verkn pfte Ver kaufschance derivedFrom Wenn diese Aktivit t aus einer anderen heraus erzeugt wurde k n nen Sie diese selektieren Auf diese Weise kann z B auf Daten eines Telefonates aus einer Gespr chsnotiz zugegriffen werden H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Vertr gen Platzhalter Beschreibung name Der Name des Vertrages description Die Beschreibung des Vertrages contractNumber Die Vertragsnummer priority Die Priorit t 104 First Appendix inventix CRM Benutzerhandbuch activeOn Das Datum Aktiv ab expiresOn Das Datum G ltig bis cancelOn Das Datum Verwerfen ab closedOn Das Datum Geschlossen ab contractState Der Vertragsstatus customer der Kunde salesRep Der Vertriebsmitarbeiter totalAmount Der Gesamtbetrag der Positionen ohne Steuern totalAmountIncludingTaWer Gesamtbetrag der Positionen mit Steuern positions Die Positionen Zur ckgegeben wird eine Liste taxPositions Die Steuer Positionen Zur ckgegeben wird eine Liste H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Vertr gspositionen Platzhalter Beschreibung name Der Name der Position description Die B
50. ch 7 1 Einf hrung 7 1 1 Der Verkaufsprozess Editor Wie bei den Prozessen f r Aktivit ten steht f r die Erstellung und nderungen von Ver kaufsprozessen der Verkaufsprozess Editor zur Verf gung der die Verkaufsprozesse in einem State Chart darstellt Verkaufsprozesse k nnen graphisch angezeigt erstellt und ver ndert wer den V Verkaufsprozess Y Verkaufsprozess Verkaufschancen Verkaufschancen Prozess berblick E Zust ngertranstionen E Allgemein E Weitere Ge fnete Objekte Y Neukundenakquise Standard Pr Verkaufschancen Verkaufsche Meine Startseite Datei Bearbeiten Ansicht Kontktverwaltung Bog Aktvit tsverwaltung Aktionen Berechtigungen Verkaufsprozess IP Produkte onDone gebot erzeugen A Verkaufschancen Verkaufschancen Prozess Y Prozessphasen JX a 1 Konkretisierungsphase aj Durchsetzungsphase T Entscheidungsphase T8 Realsierungsphase 1 Seschlossen 3 Verworten ngebot erzeugen onDone Y CRM S 8 Meine Startseite A Kornaktverwaung Ay Aktivit tsverwalung enwerfen onDone Y Verkautsprozess Produkte F Depots Ordner amp Dokumente Geb ude will Planzahlen Umsatzziele DP Masseinheiten Codes 2 Worktiows WD Benutzer Startseiten A Security Realm EN A ERP A Risk Management POTS A Einstellungen Abbildung 7 2 Verkaufsprozesse k nnen mit dem Verkaufsprozess Editor angelegt u
51. ch angezeigt erstellt und ver ndert werden Abbildung 6 8 Prozesse f r Aktivit ten k nnen im Aktivit tsprozess Editor angelegt und be arbeitet werden 43 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 Aktivit tsprozesse Hauptfenster Im Hauptfenster wird der aktuell ge ffnete Aktivit tsprozess grapisch als StateChart dargestellt Prozesszust nde werden als ovale Elemente dargestellt Die berg nge sind gerich tete Pfeile Vom Benutzer per Bedienoberfl che ausl sbare berg nge sind dabei mit durchge hender Linie dargestellt Automatik berg nge vom System ausgel ste gestrichelt Die Far ben dienen der Unterscheidung des Aktivit tsstatus berg nge die den Aktivit tsstatus nicht ver ndern werden schwarz dargestellt berg nge die den Aktivit tsstatus auf Offen setzen werden rot dargestellt Die Ver nderung auf Geschlossen wird gr n dargestellt berf hrung in den Aktivit tsstatus Abgebrochen wird gelb gekennzeichnet Ein Prozesszustand wird farb lich hervorgehoben wenn f r ihn lediglich der entsprechende Aktivit tsstatus vorkommen kann Alle anderen Prozesszust nde haben keine F llung Prozesszust nde aus denen kein berg n ge herausf hren beenden den Prozess und sind Endzust nde Sie sind mit einer doppelten Umrandung gekennzeichnet Sidebar Im Sidebar wird das in der Hauptansicht aktuell selektierte Objekt im Figenschaften Editor dargestellt Hier k nnen Sie Attribute ver ndern
52. chancen k nnen Sie anlegen 1 in der Regel aus einem Lead durch weiterf hren prozessabh ngig 2 ggf aus einem Kontakt heraus ber das Aktion gt Verkaufschance erzeugen 3 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Hinzuf gen in der Werkzeugleiste einer Liste mit Verkaufschancen 4 je nach Verkaufsprozess aus Aktivit tenprozessen heraus z B Telefongespr ch a In der Regel werden Verkaufschancen aus einem bestehenden Lead erzeugt wenn sich dieses konkretisiert b Der Zeitpunkt Vorbedingungen usw sowie die Erzeugung selbst k nnen durch den Verkaufsprozess bestimmt werden Die manuelle Erzeugung ist dann oft unerw nscht und je nach Systemkonfiguration nicht mehr m glich c Das Weiterf hren eines Leads in eine Verkaufschance kann bei entsprechender Pro zessdefinition auch aus Aktivit tsprozessen heraus angesto en werden Z B aus einem erfolgreichen Telefonat Erstkontakt nach Erhalt einer Fax oder Email Antwort nach einem erfolgreichen Erstgespr ch Meeting usw Beispiel 1 Ein bereits angelegtes Lead ist qualifiziert es soll eine Verkaufschance erzeugt werden Im Prozess f r das Lead ist vorgesehen dass die Weiterf hrung manuell durch einen bergang Weiterf hren angesto en wird 1 ffnen Sie das Lead 2 Klicken Sie auf Weiterf hren Die Verkaufschance wurde erzeugt und je nach Prozess das Lead geschlossen Beispiel 2 Ihr Unternehmen hat einen angepassten Ver
53. cht werden Ob Adressen bei der Verkn p fung von Kontakten abgeleitet werden wird f r jede Rolle im Setup Wizard festgelegt Ab ndern von Ursprungsadressen wirkt sich dann auf s mtliche abgeleitete Adressen aus Dieses erlaubt eine z gige Adresspflege Sie brauchen so beim Anlegen eines Kontaktes die Standard Adresse nicht angeben da das System dieses automatisch f r Sie erledigt Bitte beachten Sie aber dass Sie diese Adressen immer in der Firma pflegen Addressen k nnen Sie wie folgt anlegen 1 aus einer Firma oder einem Kontakt heraus ber die Stammdaten Maske Standardm ig sind bereits h ufig anzutreffende Adressen vorgesehen Hausanschrift Postfach Adresse Telefon und Fax f r Zentrale Sekretariat usw 2 aus einer Firma oder einem Kontakt heraus ber den Adressen linker Sidebar gt Hinzu f gen in der Werkzeugleiste im Reiter Adressen Dieses ist f r zus tzliche Adressen gedacht 10 Grundlegende Arbeitsschritte inventix CRM Benutzerhandbuch a Wenn m glich verwenden Sie die Stammdaten Maske b Verwenden Sie das Hinzuf gen ohne die Stammdatenmaske dann wenn Sie eine zu s tzliche Adresse hinzuf gen m chten f r die kein Feld in der Stammdatenmaske vor gesehen ist bei h ufiger Verwendung empfielt sich die Konfiguration entsprechender Felder in der Stammdatenmaske 11 inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen 3 2 1
54. dass Sie im Zweifelsfall Ihre nderungen r ckg ngig machen k nnen 2 Grundeinstellungen Email Server Einstellungen EJ Kontaktrollen Hier k nnen Sie Rollen festlegen die f r Kontakte bei Verkn pfungen mit anderenKontakten zur Verf gung stehen 7R Gesch ftsf hrer Rurhhalhinn Anenrerhnarinar ASP Finl ASP Terhnik new E Fax Server Einstellungen E Druck Server Einstellungen E Kundenkategorien Text Kurztext a Gesch ftsf hrer Gesch ftsf hrer E Kontaktrollen im Vertrag ASP Technik ASP Technik E Offene Potentielle Leads ASP Einkauf ASP Einkauf E Verworfene Potentielle Lead Allg Kundenkontakt Allg Kundenkontakt onnan offene Leads Externer Kundenkontakt Externer Kundenkontakt 3 verwortene Leads Offene Verkaufschancen E verworfene Verkaufschance E E Offene Angebote E verwortene Angebote offene Auftr ge E verworfene Auftr ge E Offene Rechnungen E Verworfene Rechnungen Hinzuf gen L schen 2 Abbildung 11 2 Grundkonfiguration des Systems mit dem Setup Wizard 11 2 1 Setup Wizard Bei der grundlegenden Konfiguration des Systems werden Sie durch den Setup Wizard unter st tzt Nach Aktivierung des CRM Paketes gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Melden Sie sich als Benutzer admin Root an Das Passwort haben Sie bei Produktaktivie rung gesetzt 2 Auf der Startseite w hlen Sie Datei gt System Setup 3 Konfigurieren Sie Grundfunktionen des Sys
55. dbuch Oben rechts befinden sich ein Suchfeld welches eine schnelle M glichkeit bietet tabellen ber greifend Objekte zu eingegeben Suchbegriffen zu finden Kunden Verkaufschancen Aktivit ten usw 2 2 Objekte bearbeiten und speichern Wenn Sie Objekte ber Formulare bearbeiten werden Ihre nderungen erst an den Server bermittelt wenn Sie diese explizit speichern Hierf r werden entsprechende Schaltfl chen ein geblendet sobald Sie nderungen in Formularen vornehmen Wenn Sie ein ver ndertes Objekt schlie en ohne durchgef hrte nderungen zu speichern wird Sie das System hierauf aufmerk sam machen Sie haben dann die M glichkeit die von Ihnen gemachten nderungen mit den Daten im System zu vergleichen und zu entscheiden L rertung Na v L schen am ter Wert einlichkeit Die Ansicht enth lt ungesicherte Daten M chten Sie Speichern Speichern Verwerfen Abbruch Abbildung 2 2 Dialog zum Speichern 2 3 Arbeiten mit mehreren Benutzern 2 3 1 Berechtigungen F r das Arbeiten in einer Mehrbenutzerumgebung wie dem CRM System ist ein Konzept f r die Zugriffskontrolle notwendig welches die Berechtigungen f r den Zugriff auf Daten des Systems regelt Dieses wird ber Benutzer und Benutzergruppen gesteuert F r jedes Objekt kann ange geben werden welche Benutzer und Benutzergruppen dieses Objekt lesen ndern und l schen d rfen Die Zugriffsrechte k nnen ber das M
56. debar 3 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Lead Pool linker Sidebar sowie Hin zuf gen in der Werkzeugleiste im Reiter Leads 4 aus einem bestehenden Kontakt heraus ber Aktion gt Lead generieren Leads k nnen je nach Systemkonfiguration zudem automatisch erzeugt werden 1 aus EMail Fax Mailing oder Telefon Kampagnen R ckl ufer 2 aus Aktivit tenprozessen z B Web Requests Telefonanrufen usw Beispiel 1 Sie m chten zu einer angelegten Firma ein Lead erzeugen ffnen Sie die Firma Klicken Sie auf Aktion gt Lead generieren Geben Sie einige Grundinformationen ein midnestens den Namen des Leads Erzeugen Sie das Lead mit OK 1 1 2 3 4 12 Grundlegende Arbeitsschritte inventix CRM Benutzerhandbuch Beispiel 2 Sie haben Informationen ber eine potentielle Verkaufschance aber noch nicht einmal soviel dass Sie einen Kontakt anlegen k nnen Dennoch m chten Sie diese Information zur sp teren Verfolgung im Lead Pool halten Erzeugen Sie ein Lead Den Kontakt Kunde k nnen Sie sp ter anlegen 1 Offnen Sie das Verkaufsprozess Management 2 Wechseln Sie in den Lead Pool 3 Klicken Sie in der Wekzeugleiste der Lead Liste auf Hinzuf gen 4 Geben Sie einige Grundinformationen ein z B Name 5 Erzeugen Sie das Lead mit OK 13 inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen 3 2 4 Anlegen einer Verkaufschance Verkaufs
57. dg l tig geschlossenen Zustand haben kann In der Regel wird f r jeden Verkaufsprozesszustand in dem der Verkaufsvorgang bzw Vertrag offen sein soll ein korrespondierender Vertragsstatus eingetragen Sofern mehrere Verkaufsprozesse verwendet werden k nnen die Vertragsstati ge nutzt werden um Vorg nge verschiedener Prozesse in Ansichten und Reports zu selektieren Beispiel Neben einem normalen Verkaufsprozess der die Prozesszust nde Phasen Identifizie rung Qualifizierung Konkretisierung Entscheidung Realisierung beinhaltet soll ein Kurzpro zess beispielsweise f r Bestandskunden mit den Phasen Konkretisierung Entscheidung Rea lisierung angelegt werden Legen Sie f r jede Phase einen Vertragsstatus an Identifizierung Qualifizierung Konkretisierung Entscheidung Realisierung Vertragsstati f r verworfene Verkaufsvorg nge Hier sind Vertragsstati einzutragen den der entsprechende Verkaufsvorgang bzw Vertrag im verworfenen Zustand haben kann In der Regel werden hier Abbruchgr nde eingetragen die sp ter f r Auswertungen oder Selektion f r Folgeaktivit ten herangezogen werden k nnen 95 inventix CRM Benutzerhandbuch 12 2 Rechteverwaltung 12 Benutzerverwaltung 12 1 Einf hrung inventix CRM beinhaltet eine rollenbasierte Zugriffskontrolle welche Berechtigungen f r den Zugriff auf Objekte des Systems regelt In diesem Kapitel soll die grundlegende Verwaltung von Benutzern und Benutzergruppen dar g
58. eibung der Ma einheit Ma einheitenstandard Der Ma einheitenstandard dem diese Ma einheit zugeordnet ist Innerhalb eines Ma einheitenstandards k nnen Preise bei passender Basis umgerechnet werden Quantit t Sofern eine Basis Einheit angegeben ist wird diese Ma einheit mit der Quantit t multipliziert um den Wert in der Basis Einheit zu erhalten Beispiel Bei der Einheit Tag wird als Basis Einheit Stunde eingetragen Ein Tag soll 8 Stunden entsprechen Bei Quantit t ist 8 00 einzutragen Basis Einheit Die Basis Einheit f r die Umrechnung Ist Basiseinheit des W hlen Sie dieses Feld wenn diese Einheit Basiseinheit des Systems Systems ist Beschreibungen Hier k nnen Beschreibungen in verschiedenen Landessprachen an gelegt werden 9 2 3 Produktklassifikationen Produktklassifikationen dienen zur Gliederung des Produktangebotes und k nnen f r Auswer tungen und Bereichte verwendet werden Produktklassifikationen k nnen Sie unter Produkte Einstellungen gt Produktklassifikationen anlegen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Produktklassifikation Beschreibung Beschreibung der Produktklassifikation 9 2 4 Verkaufssteuertypen Umsatzsteuers tze k nnen Sie unter Produkte Einstellungen gt Verkaufssteuertypen anle gen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Verkaufssteuertyps Beschreibung Beschre
59. eines Lead Wenn Hier ein wert angegeben ist wird bei Leaderzeugung der erwartete Wert gesetzt Dauer Die erwartete Dauer in Tagen bis zum Abschluss begonnen bei Start der Lead Bearbeitung Wenn hier eine Zeit angegeben ist wird der erwartete Abschluss des Lead auf diese Voreinstellung ge setzt Das Mitf hren von gesch tzten Werten f r den erwarteten Abschluss erm glicht zeitliche Vorhersagen f r Ums tze etc Rollenzuweisung Rollenzuweisungen k nnen benutzt werden um bei Leaderzeugung Rollen aus Kontakten der Kunden mit Rollen in der Verkaufschance zu verkn pfen 8 1 Automatik Kampagnen Automatik Kampagnen sind Kampagnen die Benutzer im CRM System planen verwalten und teil oder vollautomatisch ausf hren k nnen Hierzu geh ren die von inventix CRM bereitge stellten Komplexen Kampagnen Email Kampagnen Telefon Kampagnen Fax Kampagnen und Mailing Kampagnen F r diese Kampagnen k nnen Sie Inhalte und Zielkontakte selektieren sowie Zeitfenster und Vorgaben f r die t gliche Anzahl der versendeten Nachrichten machen Das CRM System kann dann anhand dieser Vorgaben die Kampagnen durchf hren Bei der Durchf hrung von Kampagnen greift inventix CRM auf das leistungsf hige Prozes skonzept f r Verkaufs und Aktivit tsprozesse zur ck d h innerhalb ihres Unternehmens oder speziell f r einzelne Kampagnen k nnen individuell abgestimmte Prozesse angelegt werden Aus den Kampagnen hervorgehende Leads k nnen dann mit im
60. eispielsweise das Weiterf hren der Verkaufschance in eine neue Phase 16 Grundlegende Arbeitsschritte inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 7 Anlegen von Auftr gen Auftr ge eingehend k nnen Sie anlegen 1 in der Regel aus einem bestehenden Angebot heraus ber einen definierten Prozessschritt prozessabh ngig 2 ggf aus einem Kontakt heraus ber das Aktion gt Auftrag erzeugen 3 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Auftr ge Sidebar sowie Hinzuf gen im Reiter einer Liste a In der Regel werden Auftr ge aus einem bestehenden Angebot erzeugt welches Sie zuvor abgegeben haben b Das Anlegen eines Auftrages ohne bestehendes Angebot kann im Rahmen der Sy stemanpassung unterbunden werden sofern dieses in einem Unternehmen nicht vor kommen soll Beispiel 1 Ein Kunde hat ein zuvor von Ihnen abgegebenes Angebot angenommen und Ihnen einen Auftrag erteilt Sie m chten diesen erfassen Der Prozess f r Ihr Angebot sieht vor dass mit dem bergang Auftrag erzeugen einen Auftrag angelegt wird Das Angebot wird dabei geschlossen 1 ffnen Sie das Angebot 2 Klicken Sie auf Auftrag erzeugen Der Auftrag wurde erzeugt Das Angebot geschlossen gewonnen Die Positionen wurden aus dem Angebot bernommen Pr fen Sie ob diese mit dem erteilten Auftrag Ihres Kunden ber einstimmen Mit Erfassung des Auftrages haben Sie diesen angelegt Je nach dem zugrundeliegenden Prozess in Ihrem Un
61. em Kontext z B Lead Verkaufschance Rechnung customer Der Kunde aus dem Kontext contact Der Kontakt aus dem Kontext 56 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Aktivit ten Platzhalter Beschreibung name Der Name der Aktivit t description Die Beschreibung der Aktivit t activityNumber Die Aktivit tsnummer priority Die Priorit t scheduledStart Der geplante Start scheduledEnd Das geplante Ende actualEnd Das tats chliche Ende actualStart Der tats chliche Start dueBy Das F lligkeitsdatum assigned To Der zust ndige Kontakt f r diese Aktivit t sender Die Absendeadresse Email Adresse Faxnummer senderContact Der Kontakt des Versenders Der Kontakt dem die Absenderadres se zugeordnet ist recipient Die Emf ngeradresse recipientContact Der Kontakt zur Empf ngeradresse masterContract Der verkn pfte Hauptvertrag Dieses ist z B die verkn pfte Ver kaufschance derived From Wenn diese Aktivit t aus einer anderen heraus erzeugt wurde k n nen Sie diese selektieren Auf diese Weise kann z B auf Daten eines Telefonates aus einer Gespr chsnotiz zugegriffen werden H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Vertr gen Platzhalter Beschreibung name Der Name des Vertrages description Die Beschreibung des Vertrages contractNumber Die Vertragsnummer priority Die Priorit
62. en Im linken Teil k nnen vordefinierte Kategorien zur Selektion angeboten werden die durch das System bzw im Rahmen der Systemkonfiguration bereitgestellt werden Im Hauptbereich wird blicherweise eine Liste mit zu selektierenden Objekten angezeigt Abgrenzungen k nnen mit dem zu Liste geh renden Filter Builder gem Kapitel 2 4 durchgef hrt werden Sobald die Daten ausreichend abgegrenzt sind k nnen Sie Datens tze selektieren Grundlegende Arbeitsschritte inventix CRM Benutzerhandbuch 3 Grundlegende Arbeitsschritte In diesem Kapitel werden einige Grundlegende Anwendungsf lle behandelt Ziel ist es dem unerfahrenen Benutzer rasch in die Lage zu versetzen grundlegende Anwendungsf lle durch zuf hren Detailiertere Informationen finden Sie im 3 Teil dieses Handbuches Bitte beachten Sie dass viele Funktionen des CRM Systems individuell eingerichtet werden k nnen Je nach Konfiguration Ihres Systems k nnen Abl ufe abweichen 3 1 Arbeiten mit Kontakten 3 1 1 Anlegen einer Firma oder eines Kontaktes Kontakte k nnen Sie anlegen 1 von der Startseite aus ber einen Schnellzugriff Neuer Kontakt im linken Sidebar 2 aus der Kontaktverwaltung heraus ber Hinzuf gen in der Werkzeugleiste einer Liste mit Kontakten 3 aus einem bestehenden Kontakt heraus ber Neuer Kontakt Mitarbeiter Mitglied etc 4 aus einer Verkaufsvorgang oder Vertrag heraus ber Neuer Kontakt 5 von den meisten Feldern in
63. en Berechtigungen gesetzt werden Anzeige der Berechtigungen Die Berechtigungen zu einem Objekt k nnen Sie ber den Sy stemdialog f r jedes Objekt einsehen Diesen erreichen Sie ber Berechtigungen gt Systemein stellungen Der besitzende Benutzer ist im Feld Besitzender Benutzer angegeben Besitzende Gruppen sind im Reiter Besitzende Gruppen gelistet Berechtigungen ndern ber Berechtigungen gt Berechtigungen ndern k nnen Sie die Be rechtigungen f r den Zugriff auf ein Objekt ndern Sie k nnen jeweils f r Lesen ndern sowie L schen den Berechtigungen vergeben Das Feld Modus regelt dabei die Berechtigungen nur f r das aktuelle Objekt oder auch f r alle Unterobjekte gelten inventix CRM Benutzerhandbuch 2 3 Arbeiten mit mehreren Benutzern Benutzer oder Gruppen hinzuf gen ber Berechtigungen Besitzende Gruppen hinzu f gen k nnen Sie besitzende Gruppen f r dieses Objekt hinzuf gen Diese erhalten dann die Zugriffsrechte die f r besitzende Gruppen bestimmt sind Benutzer oder Gruppen entfernen ber Berechtigungen gt Besitzende Gruppen entfernen k nnen Sie besitzende Gruppen entfernen Sofern diese Gruppen besitzende Gruppen f r dieses Objekt sind werden sie entfernt 2 3 2 Gleichzeitiger Zugriff In der Regel wird inventix CRM gleichzeitig von verschiedenen Benutzern genutzt nderungen die durch Interaktionen von Benutzern durchgef hrt werden werden nach Speicherung auto matisch systemwei
64. en Ebenso trifft er Zuordnungen etwa zu Aktivit tsgruppen Aktivit tstrackern Kategorien Projekten Meilensteinen usw Bei Nachrichten Email Fax Mailing kann er einen Template Kontext vorgeben H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Aktivit tserzeugers Beschreibung Beschreibung des Aktivit tserzeugers Aktivit tsname Name der zu erzeugenden Aktivit t Es k nnen Template Parameter verwendet werden Aktivit tsbeschreibung Beschreibung der erzeugten Aktivit t Aktivit tstyp Der Aktivit tstyp der erzeugten Aktivit t Priorit t die Priorit t der erzeugten Aktivit t Wizard Ein Wizard oder Formular welches bei Erzeugung verwendet wer den soll Aktivit tsgruppern Aktivit tsgruppen die der Aktivit t zugewiesen werden z B zur Organisation Ihrer Aktivit ten Ressourcen Ressourcen die der Aktivit t zugewiesen werden Bei Erzeugern f r Ereignisse Attribut Beschreibung Ereignistyp Typ des Ereignisses z B Supportanfrage Anforderung Fehlermel dung Schweregrad Der Schweregrad des Freignisses z B Trivial Kritisch Blocker Neben der Priorit t und der Kundenzufriedenheit s u wird die ses Attribut h ufig zur Bestimmung der Bearbeitungsreihenfolge genutzt 50 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Herkunft Ursache Hier k nnen unterschiedliche Herkunften unterschieden werden z B Anwend
65. en aus Benutzersicht umfassend beschrieben werden Er soll als Nachschlag werk dienen in dem Benutzer Informationen w hrend ihrer Arbeit mit dem System nach Programm Modulen sortiert erhalten Er kann aber auch als erweiterten Einstieg in das System komplett durchgelesen werden Einf hrung inventix CRM Benutzerhandbuch 3 Der dritte Teil richtet sich an Administratoren die das System f r ihr Unternehmen ein richten und pflegen Dieser Teil beinhalten auch tiefergreifende Informationen zum Pro zesskonzept und kann daher auch f r andere Benutzer Vertriebsleitung etc interessant sein 1 2 Konventionen Bezeichnungen von Menupunkten Fenstern Formularfeldern Reitern und anderen selektierba ren Elementen werden kursiv dargestellt Beispiel Selektieren Sie den Reiter Einstellungen Mehrstufige Selektionen werden mit getrennt Beispiel Erzeugen Sie ein neues Lead mit Datei Neues Lead Benutzereingaben wie z B Texteingaben in Formular Elemente werden in Anf hrungszeichen dargestellt Beispiel Geben Sie in das Feld Anzahl Das ist ein Test ein inventix CRM Benutzerhandbuch 2 1 Benutzeroberfl che 2 Grundlegende Bedienung 2 1 Benutzeroberfl che inventix CRM verf gt ber eine Web basierte Benutzeroberfl che mit der von den g ngigen Browsern und beliebigen Systemen auf das System zugegriffen werden kann Die Aufteilung sowie die zur Verf gung stehenden Anwendungen sind in der Regel kundenspezifi
66. ener Reitre angezeigt Kontaktrollen Hier k nnen Sie Rollen f r Kontakte festlegen die Sie bei Verkn pfungen mit anderen Kontak ten verwenden m chten blicherweise werden hier die mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehenden Funktionen oder Positionen angelegt z B Gesch ftsf hrer Buchhaltung ASP Technik Eine sinnvolle Definition erm glicht anschlie end die Selektion der Kontakte aus Prozessen Attribut Beschreibung Text Bezeichnung der Kundenkategorie Kurztext Kurzbezeichnung Diese kann leer gelassen werden 94 Inbetriebnahme inventix CRM Benutzerhandbuch Adresse ableiten Wenn dieses Feld gesetzt ist werden f r den verkn pften Kontakt automatisch Adressen angelegt und gepflegt Mitarbeiter erhalten Anschrift im Unternehmen etc Kontaktrollen im Vertrag Hier k nnen Sie Rollen f r Kontakte festlegen die Sie bei Verkn pfungen mit Verkaufsvorg n gen und Vertr gen verwenden m chten Z B Entscheider Beeinflusser ASP Technik Attribut Beschreibung Text Bezeichnung der Kundenkategorie Kurztext Kurzbezeichnung Diese kann leer gelassen werden Vertragsstati Sofern Sie den Beispielprozess nicht installiert haben m ssen Sie f r alle Verkaufsvorgangstypen bzw Vertragstypen Vertragsstati anlegen Vertragsstati f r offene Verkaufsvorg nge Hier sind Vertragsstati einzutragen den der ent sprechende Verkaufsvorgang bzw Vertrag im offenen d h nicht verworfenen und nicht en
67. eports Anbindung Als flexible und leistungsf higen Berichtsgenerator verwendet inventix CRM JasperReports F r die grafische Erstellung von Berichten existieren einige hervorragende Anwendungen die die Entwicklung und das Design von Berichten erheblich erleichtern Gute Erfahrungen wurden mit iReports Designer f r JasperReports gemacht 88 Berichtswesen inventix CRM Benutzerhandbuch Mo Jaspersoft Report Designer 4 0 2 Datei Bearbeiten Ansicht Format Preview Extras Fenster Hilfe my E i ar E 5 e de CRX inventix v Report Inspector 4x Welcome Window x a CRM_invoicejrxmi x af opportunities_by_srepjrxmi x 4J gt v 0 Verk ufer textField la opportunities_by_srep ir am 9 Eigenschaften XM Y SansSerif w 8 E Styles Designer AL Preview Sa a z 3 ER o EF Parameters f 1 Top gt Fields Width x Variables oooO an P COMPANY_NAME Verkaufsprozesse or itle ackcolor Page Header Opaque Column Header z m Style Verk ufer F rep Key textField sales_rep Group Header 1 a Position Type Fix Relative F status Anzahl V Gewichteter Wert U 10 9 781 33 rectangle 2 m Verk ufer textField Stretch Type No stretch v OP Nummer OP Name Kunde Print Repeated Va Z Finummer Finame Fikunde Flestimated_value Remove Line Whe Q ala a
68. ept welches individuelle Prozesse sowohl auf Verkaufsprozessebene als auch auf Basis einzelner Aktivit ten erm glicht bietet hierf r herausragende M glichkeiten und durch das Einbeziehen von kundenspezifisch programmierten Prozessoren auf Programmebene z B Java kann im Prinzip jede sich im Rahmen des allgemein technisch M glichen befindende individuelle Anforderung erf llt werden Das hier vorliegende Handbuch basiert auf einer Basisinstallation die als Grundlage f r indi viduell angepasste Systeme verwendet werden kann Wenn Sie dieses Handbuch als Benutzer lesen werden Sie m glicherweise feststellen dass bei Ihnen der ein oder andere Bildschirm an ders aussieht M glicherweise fehlen nur einige Men punkte oder Reiter M glicherweise sieht aber auch der Aufbau Ihrer Benutzeroberfl che komplett anders aus In diesen F llen kann die ses daran liegen dass Sie an einer individuell angepassten Installation arbeiten Bitte wenden Sie sich dann an Ihren System Administrator Gliederung Dieses Handbuch besteht aus drei Teilen 1 Der erste Teil soll eine rasche Einarbeitung in das System erm glichen Nach einer kurzen Einf hrung in die grundlegende Bedienung werden im 3 Kapitel einige grundlegende An wendungsf lle behandelt die dem unerfahrenen Benutzer beispielhaft mit der Benutzung des Systems vertraut machen sollen 2 Der zweite Teil beinhaltet eine Referenz in der die wesentlichen Module des Systems in weiten Teil
69. er Telefon Zentrale Die Rufnummer der Zentrale falls verf gbar Diese wird zumeist von einer verkn pften Firma durchgereicht Telefon Sekretariat Die Rufnummer des Sekretariates f r diesen Kontakt bei mehreren die Hauptnummer Telefon Mobil Die Mobilfunk Rufnummer bei mehreren die Hauptnummer Telefax Direkt Die direkte Rufnummer dieses Kontaktes bei mehreren die Haupt nummer Telefax Zentrale Die Rufnummer der Zentrale falls verf gbar Diese wird zumeist von einer verkn pften Firma durchgereicht Telefax Sekretariat Die Rufnummer des Sekretariates f r diesen Kontakt bei mehreren die Hauptnummer 28 Kontaktverwaltung inventix CRM Benutzerhandbuch Email Direkt Die direkte Emailadresse dieses Kontaktes bei mehreren die Haupt nummer Email Zentrale Die Emailadresse der Zentrale falls verf gbar Diese wird zumeist von einer verkn pften Firma durchgereicht Email Sekretariat Die Emailadresse des Sekretariates f r diesen Kontakt bei mehre ren die Hauptnummer Hausanschrift Die Hausanschrift Diese wird zumeist von einer verkn pften Firma durchgereicht Postfach Das Haupt Postfach Diese wird zumeist von einer verkn pften Firma durchgereicht 5 2 3 Gruppe ber den Kontakttyp Gruppe k nnen Gruppen angelegt werden denen Sie dann Kontakte Firmen Personen usw hinzuf gen k nnen Diese k nnen dann in anderen Bereichen genutzt werden z B um Ad
70. er Test Forumeintrag Reproduzierbarkeit Angaben zur Reproduzierbarkeit z B bei Fehlern Kundenzufriedenheit Angaben inwieweit die Kundenzufriedenheit beeintr chtigt ist Ne ben der Priorit t und dem Schweregrad wird dieses Attribut h ufig zur Bestimmung der Bearbeitungsreihenfolge genutzt Bei Erzeugern f r Emails Mailing Faxe Attribut Beschreibung Template Kontext Der Templatekontext f r diese Aktivit t Sofern verf gbar k nnen Nutzer Templates aus diesem Templatekontext w hlen und wech seln Standard Template Das bei Erzeugung gesetzte Template ol inventix CRM Benutzerhandbuch 6 5 Templating Engine 6 5 Templating Engine 6 5 1 Einf hrung inventix CRM beinhaltet eine leistungsf hige Templating Engine die die Benutzer bei der all t glichen Korrespondenz und Dokumentenerstellung unterst tzen kann Die Templating Engine kann f r die automatische Bef llung diverser Eingabefelder des CRM Systems genutzt werden z B Email Betreff Email Text insbesondere aber auch f r die teil oder vollautomatische Erzeugung von Dokumenten H ufig ist die Erstellung solcher Dokumente mit einem hohen Ar beitsaufwand verbunden Die leistungsf higen Funktionen des CRM Systems k nnen zu einer enormen Arbeitserleichterung einerseits f hren andererseits k nnen sie durch gut aufgebaute Vorlagen die Qualit t der Korrespondenz oft erheblich erh hen Um eine maximal m gliche Unterst tzung der Benutzer zu
71. er mit der rechten Maustaste auf den Startzustand schwarzer Kreis und w hlen Sie im Kontextmenu Startzustand setzen 10 Klicken Sie auf einen Zustand der Startzustand sein soll 11 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zustand und w hlen Sie im Kontextmenu Neue Transition 12 Klicken Sie auf einen Zustand der Ziel f r den Zustandwechsel Transition sein soll und geben Sie einen Namen ein 13 Im Kontextmenu der Zust nde k nnen Sie nun weitere Einstellungen vornehmen 14 Weitere Einstellungen sowie Aktionen k nnen Sie auch im Eigenschaftseditor rechter Si debar definieren W hlen Sie daf r ein Objekt im Hauptfenster linke Maustaste Nehmen Sie anschlie end die gew nschten nderungen vor im Eigenschaftseditor vor w 49 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 4 Aktivit tserzeuger 6 4 Aktivit tserzeuger Aktivit tserzeuger dienen zur weiteren Flexibilisierung beim Erzeugung von Aktivit ten An statt Aktivit ten eines angelegten Aktivit tstypes direkt anzulegen wird ein Aktivit tserzeuger zwischengeschaltet Dieser kann die erzeugte Aktivit t konfigurieren so dass Aktivit tsprozes se und Aktivit tstypen m glichst wiederverwendbar bleiben Ein Aktivit tsprozess kann von mehreren Aktivit tstypen verwendet werden Fin Aktivit tstyp kann von mehreren Aktivit ts erzeugern verwendet werden Der Erzeuger kann Felder wie den Namen oder die Beschreibung der Aktivit t vordefinie r
72. es Feld gesetzt ist wird dieses Medien Template nicht f r die Erzeugung von Emails genutzt Auf dieses Weise kann man er reichen dass bestimmte Templates nur f r bestimmte Nachrichten Formate verwendet werden Nicht f r Fax Wenn dieses Feld gesetzt ist wird dieses Medien Template nicht f r die Erzeugung von Fax Nachrichten genutzt Nicht f r Mailing Wenn dieses Feld gesetzt ist wird dieses Medien Template nicht f r die Erzeugung von Mailings genutzt Template Prozessor Hier kann eine Java Klasse f r einen individuellen Template Prozessor angegeben werden Dateien Die eigentliche Template Datei die als Anhang hochgeladen wird 6 5 4 Templatekontext Ein Templatekontext dient dazu einer bestimmten Situation Kontext bestimmte Templates zuzuordnen die gleichwertig alternativ genutzt werden k nnen D h f r bestimmte Situatio nen in denen man eine templatebasierte Nachricht zur Verf gung stellen m chte kann man einen Templatekontext zur Verf gung stellen Die Benutzer k nnen dann zwischen den dem Templatekontext zugeordneten Templates w hlen und zwischen ihnen wechseln Dieses soll an einem Beispiel erl utert werden Beispiel In einem Prozess f r ein Telefonat Erstkontakt soll nach Beendigung des Telefonates das Versenden einer Gespr chsnotiz oder Einladung per Knopfdruck m glich sein Je nach Verlauf des Telefonates sollen m glicherweise komplett verschiedene Templates genutzt werden Hier bietet sic
73. eschreibung des Vertrages positionNumber Die Positionsnummer quantity Die Menge uom Die Mengeneinheit pricePerUnit Die Preis pro Preiseinheit priceUom Die Preiseinheit positionAmount Der Gesamtpreis der Position H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Kontakten Platzhalter Beschreibung fullName Der volle Name firstName Der Vorname nur bei Personen lastName Der Nachname nur bei Personen 105 inventix CRM Benutzerhandbuch A 1 Templating salutation Begr ungsformel z B Sehr geehrter Herr Mustermann email Emailadresse des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nliche Gesch ftsadresse verwendet Andernfalls werden die Sekret r oder ggf die Firmenadresse verwendet phone Telefonnummer des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nli che Durchwahl verwendet Andernfalls werden die Sekret r oder ggf die Rufnummer der Zentrale verwendet fax Faxnummer des Kontaktes Wenn verf gbar wird die pers nliche Durchwahl verwendet Andernfalls werden die Sekret r oder ggf die Rufnummer der Zentrale verwendet businessEmail Gesch fts Emailadresse des Kontaktes businessPhone Telefonnummer des Kontaktes Durchwahl businessFax Faxnummer des Kontaktes Durchwahl companyEmail Emailadresse Zentrale companyPhone Telefonnummer Zentrale companyFax Faxnummer Zentrale postalAddress Die Postadresse des Kontaktes postal AddressMail Die Postadresse des K
74. ess be stimmt F r den Fall dass der Prozess abgebrochen wurde Lead verwerfen etc wurde er durch den Abbruchgrund definiert Kunde der Kunde dem dieser Vertrage zugeordnet ist Der zust ndige Vertriebsmitarbeiter Standardm ig ist dieses der Account Manager des Kunden Vertriebsmitarbeiter Zugewiesene Kontakte Kontakte mit Rollen f r diesen Vertrag Verf gbare Rollen sind vom Administrator anzulegen Entscheider Beeinflusser techni scher ASP etc 7 3 1 Potentielle Leads Suspects Mit dem Begriff Potentielles Lead wird eine Kontaktinformation zu einem Kontakt bezeichnet der Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung haben k nnte F r das Festhalten dieser Information und zur anschlie enden Nachverfolgung und Qualifizierung werden in inven tix CRM Potentielle Leads verwendet Qualifizierte Potentielle Leads werden bei tats chlichem Interesse in Leads weitergef hrt Quellen f r Potentielle Leads sind z B externe Quellen Adressdatenbanken Branchenb cher etc aber auch der interne Datenbestand an Kontaktdaten F r die Identifizierung von Potenti 71 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 3 Vertragstypen ellen Leads im internen Datenbestand des CRM Systems k nnen in inventix CRM Automatik Kampagnen genutzt werden Potentielle Leads k nnen nach Anlage im Lead Pool abgelegt und anschlie end bearbeitet werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung
75. estellt werden wie sie im allt glichen Umgang mit Benutzern und dem System notwendig ist Eine tiefergehende Behandlung etwa das Aufsetzen einer Security Policy die Einrichtung von Privilegien die Behandlung mehrerer Segmente sowie eine genaue Beschreibung der Security Realms und Principals befindet sich im Handbuch Systemkonfiguration und Integration Sie sind nur im Rahmen der Erweiterten Systemkonfiguration notwendig 12 2 Rechteverwaltung F r die Kontrolle des Zugriffs auf Objekte werden Benutzer und Benutzergruppen verwen det Jedes Objekt verf gt ber einen Besitzer der bei Anlage des Objektes dem erstellenden Benutzer entspricht genauer seinem Segment Principal Zus tzlich k nnen dem Objekt Be nutzergruppen zugewiesen werden F r den Besitzer die zugewiesenen Benutzergruppen sowie Andere Benutzer k nnen Berechtigungen zum Lesen Schreiben ndern und L schen vergeben werden 12 2 1 Benutzer anlegen Benutzer werden durch den Segment Administrator angelegt admin Standard 1 Melden Sie sich als Segment Administrator admin Standard an 2 Erzeugen Sie einen neuen Kontakt f r den Benutzer Kontakte gt Mitarbeiter gt Hinzuf gen 3 Erzeugen Sie ein neues Benutzerkonto Benutzer Startseiten gt Aktion Benutzer erzeu gen 4 Im Dialog geben Sie den Benutzernamen ein Principal Name w hlen den zuvor erzeugten Kontakt und geben das Passwort ein Die Prim re Benutzergruppe lassen sie Standardm
76. geben werden Besitzer setzen 1 ffnen Sie das Objekt 2 W hlen Sie Berechtigungen gt Besitzer setzen 3 W hlen Sie den neuen Besitzer genauer den Segment Principal des Benutzers lt Benutzer name gt User 4 W hlen Sie den Modus Wenn Sie Rekursiv w hlen wird die Ver nderung f r alle Un terobjekte mit vorgenommen Andernfalls wird nur der Besitzer des aktuellen Objektes ver ndert 5 Best tigen Sie mit OK 97 inventix CRM Benutzerhandbuch 12 2 Rechteverwaltung Besitzende Gruppe hinzuf gen 1 ffnen Sie das Objekt 2 W hlen Sie Berechtigungen gt Besitzende Gruppe hinzuf gen 3 W hlen Sie die Benutzergruppe die Sie hinzuf gen m chten 4 W hlen Sie den Modus Wenn Sie Rekursiv w hlen wird die Ver nderung f r alle Unter objekte mit vorgenommen Andernfalls wird nur das aktuelle Objektes ver ndert 5 Best tigen Sie mit OK 3 4 Besitzende Gruppe entfernen 1 ffnen Sie das Objekt 2 W hlen Sie Berechtigungen gt Besitzende Gruppe entfernen 3 W hlen Sie die Benutzergruppe die Sie entfernen m chten 4 W hlen Sie den Modus Wenn Sie Rekursiv w hlen wird die Ver nderung f r alle Unter objekte mit vorgenommen Andernfalls wird nur das aktuelle Objektes ver ndert 5 Best tigen Sie mit OK Zugriffsstufe setzen 1 ffnen Sie das Objekt 2 W hlen Sie Berechtigungen gt Zugriffsstufe setzen 3 W hlen Sie jeweils die gew nschte Zugriffsst
77. gew hrleisten und um Dokumen terzeugung mit bestm glicher Qualit t zu erzielen haben wir einige der leistungsf higsten Software L sungen integriert die f r die B ro Korrespondenz sowie den Satz von typogra phischen Dokumenten verf gbar sind Hierzu geh ren FreeMarker OpenOffice JasperReports sowie das Satz System EITRX Dar berhinaus bieten wir Java Schnittstellen mit denen auch ungew hnliche Anforderungen erf llt werden k nnen Y Aktivit tsverwaltung Meine Startseite 2 Kontaktverwaltung 9 Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess IF Produkte 25 Aktivit tsverwa g Datei Rearheiten Ansicht Aktionen Rerechtinunnen Wizards Pennrts E Alle Aktivit t Infomaterial Erstkontakt Standard Message Template Aktivit ten Tl E bersicht Datei Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen E Weitere INES Allgemein brige Felder E Kategorien E Meilensteine Subject Unser Telefonat Informationen ERP Software Filter Arbeitsrapp z E Quellcode as Meine Timeli a E Eistellunges BUE E 3 8 Basa E E Mail Stil Format Schriftart y email primaryRecipientContact salutation vielen Dank f r das freundliche Telefonat von heute Wie besprochen bersenden wir als Anlage Informationen zu unserer fiktiven ERP L sung Die MeineFirmaXYZ GmbH bietet ihren Kunden herausragende Unterst tzung bei der Umsetzung ihrer ind
78. h dar ber hinaus beliebig viele in Ihrem Unternehmen auftretende Aktivit tstypen und Aktivit tsprozesse anlegen die dann eine optimal unterst tzte Bearbeitung zulassen Beispiele 1 Versenden Sie situationsbezogen zur Verf gung gestellte und exakt passende Emails Fa xe Briefe mit nur einem Knopfdruck Diese werden templatebasiert mit allen aus dem jeweiligen Kontext stammenden Informationen gef llt 2 F hren Sie mit nur einem Knopfdruck nach Telefonaten zur aktuellen Situation passende Aktivit ten durch Z B das Versenden von individuellen Emails Faxen Briefen das Anlegen von Terminen Weiterf hren oder Verwerfen von Leads 3 Versenden Sie zu bestimmten Meetings Vorab oder nach Durchf hrung per Knopfdruck exakt passende Dokumente Terminbest tigung Beratungsgespr ch vs Terminbest ti gung Erstkontakt Umplanungen Gespr chsnotizen Folgetermine Im folgenden werden zun chst wesentliche Merkmale der vom System bereitgestellten Aktivi t tstypen erl utert Im Anschluss daran gehen wir auf Aktivit tsprozesse und damit verbunde nen Objekte ein Es wird hier wichtige Grundfunktionalit t dargestellt Weitere Informationen zu Attributen und Objekten finden Sie im Anhang Eine vollst ndige Darstellung finden sie im inventix CRM Integrator Handbuch 31 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 Aktivit ten 6 2 Aktivit ten Es werden folgende Aktivit ten unterst tzt Aufgaben Emails Telefonate Faxe Mailings Meet
79. h die Erzeugung eines Templatekontextes Gespr chsnotiz Erstkontakt an in dem dann die verschiedenen Templates enthalten sind H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Templatekontextes Beschreibung Beschreibung des Templatekontextes Standard Template Das Template welches Standardm ig f r diesen Templatekontext gesetzt wird Email Erzeuger Der Aktivit tenerzeuger der f r die Erzeugung von Emails mit diesem Templatekontext verendet wird Mailing Erzeuger Der Aktivit tenerzeuger der f r die Erzeugung von Mailings mit diesem Templatekontext verendet wird 54 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Fax Erzeuger Der Aktivit tenerzeuger der f r die Erzeugung von Fax Nachrichten mit diesem Templatekontext verendet wird Templates Hier k nnen Templates diesem Templatekontext zugeordnet werden 55 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 5 Templating Engine 6 5 5 Template Syntax Bei Anwendung von Templates werden im F llvorgang die durch das Template gesteuerten Felder mit den gew nschten Daten gef llt Medien Templates werden mit Daten zusammenge f hrt und die erzeugten Dateien werden den entsprechenden Aktivit ten Email Fax Mailing im Ausgabeformat blicherweise PDF angef gt W hrend des F llvorganges werden die entsprechenden Felder und Template Dateien vom Sy stem eingelesen Die eingelesenen Daten werden auf Templatebefehle durch
80. ibung des Verkaufssteuertyps 83 inventix CRM Benutzerhandbuch 9 3 Produkte Steuersatz Der Steuersatz in Prozent Nachkommastellen Die Anzahl der Nachkommastellen auf die bei der Berechnung der Steuer gerundet wird Berechnungstyp Der Berechnungstype der bei Positionen mit dieser Steuer verwen det wird Unterschieden wird hier ob die Berechnung auf Positions oder Vertragsebene erfolgt Beschreibungen Hier k nnen Beschreibungen in verschiedenen Landessprachen an gelegt werden 9 3 Produkte Produkte in inventix CRM sind Produkte und Dienstleistungen die das Unternehmen anbie tet H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Produktes Beschreibung Beschreibung des Produktes Produkt Nr Eine Produktnummer zur Identifikation des Produktes innerhalb Ihres Unternehmens Haupt Klassifikation Die Klassifikation der Ums tze mit diesem Produkt in Berichten zugeordnet werden Standardpreislevel Der Preislevel dem das Produkt standardm ig zugeordnet wird Umsatzsteuertyp Es k nnen verschiedene Steuers tze angelegt werden Standard Ma einheit Diese Ma einheit wird verwendet wen keine andere angegeben wird Ma einheiten werden zur Umrechnung von Preisen innerhalb von Umrechnungsstandards verwendet z B Tage zu Stunden Grundpreise Hier k nnen Preise mit W hrung und Ma einheit sowie ihre Ver wendung Endverbraucher Wiederverk ufer etc
81. iduelle Prozesse integriert wer den 7 2 5 Zuweisungen zu Aktivit tserzeugern und Medien ber Zuweisungen k nnen Verkaufsprozessen Aktivit tserzeuger und Medien angeh ngt wer den die in definierten Vertragsstati bei der Bearbeitung des Vorganges bereitgestellt werden H ufig verwendete Attribute Attribut Beschreibung Name Name der Zuweisung Der Name wird im Verkaufsvorgang ange zeigt Beschreibung Beschreibung der Zuweisung Vertragsstatus Eine Liste mit Vertragsstati in denen diese Zuweisung aktiv ist Aktivit tserzeuger Der Aktivit tserzeuger f r die Erzeugung der Aktivit t Template Kontext Der Template Kontext f r erzeugte Nachrichten Ein Template Kontext beinhaltet Templates die dem Benutzer alternativ bereit gestellt werden Template Das voreingestellte Template f r erzeugte Nachrichten 68 Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 6 Anlegen von Verkaufsprozessen Voraussetzung f r das Anlegen eines Verkaufsprozesses ist dass die in Ihrem Unternehmen ver wendeten Vertragsstati definiert sind Diese werden in der Regel im Rahmen der Systemkonfigu ration festgelegt Jede Prozessphase die Sie unterscheiden m chten muss einem Vertragsstatus zugewiesen werden Zum Anlegen und Verwenden eines Verkaufsprozessen m ssen folgende Schritte durchgef hrt werden 1 Anlagen eines Verkaufsprozesses 2 Anlegen der Prozessphasen 3 Anlegen der Verkaufsprozes
82. im Sidebar auf Neuer Kontakt klicken Beispiel 2 Sie m chten eine Person als Partner neu anlegen Klicken Sie in der Kontaktver waltung im linken Men Sidebar auf Partner und dann im Reiter Partner auf hinzuf gen Beispiel 3 Sie m chten einer bereits angelegten Firma z B Kunde eine Person als Kontakt hinzuf gen ffnen Sie die Firma und klicken auf Neuer Kontakt Sie werden nach Eingabe der Kontaktdaten nach der Rolle des Kontaktes in der Firma gefragt Verf gbare Rollen k nnen bei der Systemkonfiguration oder im Setup Wizard angelegt werden Beispiel 4 Sie m chten einer bereits angelegten Verkaufschance eine noch nicht angelegte Person als Kontakt hinzuf gen ffnen Sie die Verkaufschance und klicken auf Neuer Kontakt Sie werden nach Eingabe der Kontaktdaten nach der Rolle des Kontaktes beim Kunden sowie der Rolle innerhalb der Verkaufschance gefragt Verf gbare Rollen k nnen bei der Systemkon figuration oder im Setup Wizard angelegt werden 3 1 2 Anlegen einer Adresse Telefon Faxnummer Email Adresse Adressen k nnen sein Postadressen Email Adressen Telefon und Faxnummern Web Adressen Zumeist sind sie Firmen oder Kontakten zugeortnet und k nnen am besten innerhalb dieser verwaltet werden Um die Adressverwaltung zu erleichtern unterst tzt inventix CRM die M glichkeit Adres sen an verkn pfte Kontakte durchzureichen So k nnen z B Hauptadressen von Firmen an zugeordnete Kontakte Mitarbeiter durchgerei
83. in den Reiter Aktivit tsverwaltung gt Einstellungen gt Aktivit tstyp 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen 3 F r den neuen Aktivit tstyp geben Sie den Namen Telefonat Erstkontakt ein 4 W hlen Sie f r Gesteuert von den zuvor angelegten Aktivit tsprozess 5 5 Speichern Sie 48 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 8 Anlegen eines Aktivit tsprozesses Zum Anlegen und Verwenden eines Aktivit tsprozesses m ssen folgende Schritte durchgef hrt werden 1 Anlagen eines Aktivit tsprozesses 2 Anlegen mindestens eines Aktivit tstyps der diesen Prozess verwendet 3 Anlegen mindestens eines Aktivit tserzeugers der Aktivit ten mit dem zuvor angelegten Aktivit tstyp erzeugt Anlegen eines Aktivit tsprozesses Einen Aktivit tsprozess erstellen Sie wie folgt 1 Wechseln Sie in den Reiter Aktivit tsverwaltung gt Einstellungen gt Aktivit tsprozess 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen Geben Sie einen Namen f r den Aktivit tsprozess ein 4 Klicken Sie auf Speichern Der Prozess wird nun angelegt 5 In der Frage zum ffnen klicken Sie auf ffnen Der Prozess wird im Aktivit tsprozess Editor ge ffnet 6 Klicken Sie im Hauptfenster mit der rechten Maustaste auf den Startzustand schwarzer Kreis und w hlen Sie im Kontextmenu Neuer Zustand 7 Geben Sie einen Namen f r den Neuen Zustand ein 8 Wiederholen Sie den Vorgang f r weitere Zust nde 9 Klicken Sie im Hauptfenst
84. indung an ein Email zu Fax Gateway oder die Hylafax Anbindung erforderlich Maximale Anzahl pro Hier kann die maximale Anzahl der pro Tag zu versendenden Emails Tag angegeben werden Die Emails werden dann ggf ber einen l nge ren Zeitraum verteilt Dieses kann genutzt werden um pro Zeitein heit nicht mehr Leads zu erzeugen als bearbeitet werden k nnen Aktivit tserzeuger Der Aktivit tserzeuger der f r die Erzeugung verwendet wird 8 1 4 Mailing Kampagnen Mit Mailing Kampagnen versenden Sie Sendungen per Briefpost an selektierte Zielkontakte H ufig verwendete Attribute und Referenzen 78 Kampagnenmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Automatischer Ver Wenn diese Option aktiviert ist werden die erzeugten Mailings au sand tomatisch gedruckt Andernfalls werden Sie erzeugt m ssen aber explizit gedruckt werden Ziel Kriteria Hier k nnen Kriterien f r die Selektion von Kampagnenzielen eingerichtet werden Dieses k nnen z B Kontakt Filter Kontakt Gruppen SQL Filter sein Template Das Template f r die Nachricht Es werden alle im Template erzeug ten Medien Templates versandt F r den automatischen Druck ist die Anbindung an einen CUPS Druckserver erforderlich Maximale Anzahl pro Hier kann die maximale Anzahl der pro Tag zu versendenden Emails Tag angegeben werden Die Emails werden dann ggf
85. ine ss aa A AR A A EA de 52 0 89 12 Eimiuhrune 2 tes a A A EBEN 52 6 22 Templates us A a a ara DA A A ee a 52 6 5 3 Medien Templates 4 2 aida re ra e BARA 53 6 5 4 Templatekontext estes Ervela delo arte da de a ua Lo e la o a ee 54 0 9 92 gt Template ONDAS e 2 2 een de A O ee 56 6 040 Beispiele ito un Ba Ba Ein e A 59 6 6 Aktivit tsgruppen A A A re pe REN 59 Verkaufsprozessmanagement 61 Tl EIA A edo ad a A rn do nal 61 7 1 1 Der Verkaufsprozess Editor o e 62 72 Verkaulsprozesser nu da AA a a DE ee 64 7 2 1 Prozesszust nde Prozessphasen 2 2 2 22 65 7 2 2 Prozessaktivit ten ara ir A A 65 7 2 3 Zustands berg nge 2 AO A A a 66 A a A ee a O i g 67 7 2 5 Zuweisungen zu Aktivit tserzeugern und Medien 2 2 2 2 68 7 2 6 Anlegen von Verkaufsprozessen 2 2 222 nme 69 Las Vertrags y pen Are A BEE AAA 71 7 3 1 Potentielle Leads Suspects o e 71 IS O NN 72 dades Verkautschanceh pas er ls E DR A RAS 7 3 4 Angebote A O a Faros A A a ae Etan ila a guka ene T0 Rechnungen e Be ae a a a BE st dde a 8 Kampagnenmanagement 8 1 Automatik Kampagnen 0 A a A aa ss 8 1 1 Komplexe Kampagnen 2 4 eras ss a Yrbam aan 8 1 2 Email Kampagnen ui 224 222 2 22h a ds 81 32 a en ee erden te ale Ze din d 8 1 4 Mailing Kampagnen rate ra siemens dl 8 1 5 Telefon Kampagnen a 2 amp 2 2 2 4208 28 2 a a 8 1 6 Manuelle Zielselektion 2 ur uhr se DEE AAA 8
86. ings Ereignisse Verkaufsbesuche externe Aktivit ten H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Aktivit t Aktivit tsnummer Eine eindeutige Nummer zur Identifizierung Beschreibung Beschreibung der Aktivit t Zust ndigkeit Der derzeit zust ndige Mitarbeiter f r diese Aktivit t Die Zust n digkeiten k nnen rollenbasiert wechseln oder explizit gesetzt wer den Geplanter Start Der geplante Start Dieses ist der Zeitpunkt f r den die Bearbei tung dieser Aktivit t geplant ist Der Zeitpunkt muss nicht mit dem tats chlichen Startzeitpunkt bereinstimmen Geplantes Ende Das planm ige Ende der Bearbeitung F lligkeit Hier kann angegeben werden zu welchem Zeitpunkt die Bearbei tung der Aktivit t sp testens abgeschlossen sein muss Priorit t Es kann eine Priorit t f r die Bearbeitung festgelegt werden so dass priorit tsbasierte Sortierung m glich wird Aktivit tsstatus Der Aktivit tsstatus dieser Aktivit t Standardm ig sind Offen Geschlossen Abgebrochen definiert Prozesszustand Der Prozesszustand dieser Aktivit t Arbeitsschritte Hier werden s mtliche Zustands nderungen gespeichert die die Ak tivit t durchlaufen hat Es kann so nachverfolgt werden wer wann welche Bearbeitungsschritte get tigt hat Arbeits Aufwands und Spesenrapporte k nnen zur Zeit und Kostenab Spesenrapporte rechnung etwa in Kundenprojekten gen
87. inventix CRM Benutzerhandbuch 3 3 Arbeiten mit Aktivit ten 3 3 1 Einf hrung F r Planung und Durchf hrung von Aktivit ten stehen bei inventix CRM Aufgaben Emails Telefonate Faxe Meetings Mailings Ereignisse Verkaufsbesuche sowie externe Aktivit ten zur Verf gung Je nach Version und Systemkonfiguration Ihrer CRM L sung k nnen diesen individuelle und exakt auf Ihre Anforderungen abgestimmte Prozesse zugeordnet werden Wenn die zugrundeliegenden Prozesse f r Ihr Unternehmen definiert sind kann die Einbeziehung dieser in das Tagesgesch ft zu einer erheblichen Arbeitserleichterung und Qualit tssteigerung f hren Beispiele 1 Versenden Sie situationsbezogen zur Verf gung gestellte und exakt passende Emails Fa xe Briefe mit nur einem Knopfdruck Diese werden templatebasiert mit allen aus dem jeweiligen Kontext stammenden Informationen gef llt 2 F hren Sie mit nur einem Knopfdruck nach Telefonaten zur aktuellen Situation passende Aktivit ten durch Z B das Versenden von individuellen Emails Faxen Briefen das Anlegen von Terminen Weiterf hren oder Verwerfen von Leads 3 Versenden Sie zu bestimmten Meetings Vorab oder nach Durchf hrung per Knopfdruck exakt passende Dokumente Terminbest tigung Beratungsgespr ch vs Terminbest ti gung Erstkontakt Umplanungen Gespr chsnotizen Folgetermine Eine umfassender Behandlung des leistungsf higen Aktivit tensystems finden Sie im 3 Teil dieses Handbuches
88. ion steht ein spezieller Dialog zur Verf gung der die Selektion von Kunden und Kontakten erm glicht Y Verkaufsprozess M tung Eef ung s EN x Status Prepare Aktivieren E x Y Verkaufsprozess Y Produktankun AENA V 3 0 Email Ca a E Kunden la A a ar z E Potentielle Kunden v x ir Verkaufschancen Error E Partner e zulieferer 3 Speditionen Mitarbeiter E Kontakte E Archiv Adressen deaktiviert E Alle Kontakte 2 lt z v E i Fiterspate w hlen Pirana a E C Kunden Dubletten erlauben Kontakt Dubletten erlauben Adress Dubletten erlauben _ Kundenadressen zulassen Einstellungen Ge ffnete Objekt T 1 Kaiser Umformtel Kurzname Telefon Zentrale Sales Region Email v CRM Meine Startseite Kontaktverwaltun 25 Aktivit tsverwalt Y Verkaufsprozess Produkte L Depots a Ordner amp Dokumel Geb ude gil Planzahlen amp Umsi a Masseinheiten Z Codes 7 Workflows o Benutzer Startseil J Security Realm A ERP n lt x 3 lt c 0 2 0 9 0 2 3 5 2 1 0 7 m 0 0 0 gt gt Oo 5 rat Gmbh amp Co 04307 90041 89 gt Os w es Gmbh amp 04307 90052 583 a M Wanner B Abbruch A Risk N Abbildung 8 2 Dialog zum Selektieren von Zielen f r eine Kampagne Zielselektion 1 ff
89. is f r diesen bergang Wenn keines angege ben ist wird der bergang manuell durch Benutzer ausgel st und in der Benutzeroberfl che verf gbar Aktionen Aktionen die bei diesem Zustands bergang ausgel st werden Sie werden im folgenden beschrieben 66 Verkaufsprozessmanagement 7 2 4 Aktionen inventix CRM Benutzerhandbuch Im Eigenschafteneditor k nnen Sie f r berg nge in Verkaufsprozessen Aktionen festlegen die bei dem bergang in den Folgezustand angesto en werden In der folgenden Liste finden Sie vordefinierte Aktionen ber Synchrone und Asynchrone Workflows lassen sich individuell programmierte Aktionen einbinden Verf gbare Aktionen Aktion Beschreibung Aktivit t erzeugen Erzeugt eine neue Aktivit t mit einem angegebenen Aktivit tser zeuger Die erzeugte Aktivit t wird mit diesem Verkaufsvorgang oder Vertrag verkn pft Vertrag erzeugen Erzeugt einen Verkaufsvorgang oder Vertrag mit dem angegebe nen Verkaufsprozess Sie k nnen so z B aus einem Lead eine Ver kaufschance mit dem angegebenen Verkaufschancenprozess erzeu gen Zust ndigkeit setzen Setzt die Zust ndigkeit f r diesen Vertrag Dieses erlaubt z B rol lenbasierten Wechsel der Zust ndigkeit f r den Folgezustand Vertragsdokumente Erzeugt Vertragsdokumente F r jede Template Datei wird dem erzeugen Vertrag die entsprechde Ausgabe angeh ngt Vertragsnummer Erzeugt eine eindeutige Nummer f r diese
90. isk Management A BI Suite A Einstellungen 22 Telefonanr ute 5 Heute Telefonat Erstkontakt I Bauer IT Systeme AG 13 00 7 bis 14 00 ASONDJ FMAM JNA lonat Gemonnen Realisierungsphase Entscheidungsphase Durchsetzungsphase Konkretisierungsphase Qualifizierungsphase Identifizierungsphase P Kaiser Holzbau P Kaiser Holzbau OHG OHG Neukundenakquise Standard K hn Maschinenbau n T Maschinenbau GmbH GmbH Neukundenakquise Konkretisierungspr Konkretisierungspt Meetings amp Verkaufsbesuche Aktivit ten bersicht Aktivit ten o B bersiew 0000000 E bersicht Ea EN in den n chsten 7 Tagen B Heute E Enstellungen Erstpr sentation P 18 02 2013 09 00 vF Vorbereitung Telefonanruf Ag Neue Aktivit t Kaiser Holzbau OHG bis 11 00 Pr sentation K hn ei Ar Maschinenbau jt Erstpr sentation K hn 19 02 2013 09 00 r Meeting Y Neue Verkaufschance Maschinenbau GmbH bis 1100 E Morgen IB Nele Auts Ersipr sentation Graf 200220 ina Projekt bergabe Wagner 08 00 7 Aufgabe SB Neuer Kontakt Fr stechnik GmbH bis 11 00 Elektrotechnik GmbH bis 09 00 Weise iss 5 sp ter als 7 Tage Erstpr sentation U Graf 25 02 2013 09 00 7 Y Neues Potentielles Lead GmbH bis 1100 amp Heute Morgen in 7 Tagen in zwei Wochen Wiedervorlagen W Meine Startseite 4 Kontaktverwaktung Ly Aktivit tsverwahung Tv kauf Mein Sales Funnel erkaufsprozess Produkte L
91. ividuellen Anforderungen und Prozesse Wir sind Dienstleister und zugleich Hersteller der ERP L sung und k nnen daher selbst weitreichende E Individualisierungen und Anpassungen rasch und kosteng nstig umsetzen Gerne m chten wir Ihnen unsere L sungen pers nlich pr sentieren Wie besprochen werden wir uns in den kommenden Tagen mit Produkte Ihnen in Verbindung setzen es Depots Ordner amp Dol Geb ude Din Disolefo toha ich Th ar n Dmail adar talafanierhunter L ileondorContart hici Dhanal mm arfi Workflows Benutzer St J Security Rea A Risk Managem A BiSule NeueAnlage Schlie en A Einstellungen MEN Abbildung 6 9 Beispielhaft ein Template f r eine Email mit angeh ngten Medien Templates 6 5 2 Templates Vorlagen f r Emails Faxe sowie Mailings k nnen Sie unter Aktivit tsmanagement gt Einstel lungen Templates als Template anlegen Um eine flexible Nutzung zu erm glichen k nnen 92 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Templates fir alle dieser Aktivit ten genutzt werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Templates Beschreibung Beschreibung des Templates Email Betreff Betreff der Email Nur bei Verwendung in einer Email Email Text Text der Email Nur bei Verwendung in einer Email Aktivit tsname Der Name der f r die Aktivit t st
92. ix CRM Benutzerhandbuch 8 1 Automatik Kampagnen Template Das Template f r die Nachricht Durch die Verwendung der inte grierten Templating Engine k nnen Sie Emails incl Anlagen tem platebasiert erzeugen und Text und oder HTML Nachrichten ver senden Bei Multipart Nachrichten k nnen Sie bei Bedarf den Text und HTML Teil getrennt vorgeben Maximale Anzahl pro Hier kann die maximale Anzahl der pro Tag zu versendenden Emails Tag angegeben werden Die Emails werden dann ggf ber einen l nge ren Zeitraum verteilt Dieses kann genutzt werden um pro Zeitein heit nicht mehr Leads zu erzeugen als bearbeitet werden k nnen Aktivit tserzeuger Der Aktivit tserzeuger der f r die Erzeugung verwendet wird 8 1 3 Fax Kampagnen Mit Fax Kampagnen versenden Sie Fax Nachrichten an selektierte Zielkontakte H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Automatischer Ver Wenn diese Option aktiviert ist werden die erzeugten Faxe automa sand tisch versand Andernfalls werden Sie erzeugt m ssen aber explizit versandt werden Ziel Kriteria Hier k nnen Kriterien f r die Selektion von Kampagnenzielen eingerichtet werden Dieses k nnen z B Kontakt Filter Kontakt Gruppen SQL Filter sein Template Das Template f r die Nachricht Es werden alle im Template er zeugten Medien Templates versandt F r den Versand ist die An b
93. kaufsprozess mit einem durchzuf hren den Telefonat Erstkontakt in der Lead Phase F r das Telefonat wurde ein Aktivit tsprozess erzeugt in dem nach Abschluss des Telefonates per Schaltfl che das Lead verworfen oder in eine Verkaufschance berf hrt werden kann Sie haben eine Integration des System in Ihre Telefonanlage Asterisk Anbindung 1 F hren Sie das Telefonat 2 Nach Auflegen durch Sie oder Ihren Gespr chspartner werden Schaltfl chen f r weitere Aktionen aktiviert 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Weiterf hren Die Verkaufschance wurde erzeugt das Lead sowie die Aktivit t geschlossen 14 Grundlegende Arbeitsschritte inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 5 Arbeiten mit Verkaufschancen Hinzuf gen einer Position Wie bei Angeboten Auftr gen und Rechnungen k nnen Sie auch Verkaufschancen Positionen mit den von Ihnen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen hinzuf gen Bei Anlage eines Angebotes werden diese Positionen dann bernommen Positionen k nnen Sie wie folgt anlegen 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Klicken Sie im Hauptmen auf Aktion gt Position anlegen 3 Selektieren Sie mindestens die Menge sowie das Produkt 4 Ggf selektieren Sie zudem die Mengeneinheit 5 Klicken Sie auf OK Die Position wurde erzeugt Sofern die Preisinformationen in Ihrem System nicht vollst ndig sind konnte ggf kein Preis gefunden werden Dieses wird dann in der Verkaufschance und de
94. liche zugreifende Server Prozesse Workflow Handler Email System usw stoppen b Eine weitere M glichkeit ist das Klonen des aktuellen Prozesses Bearbeiten gt Klo nen c ber eine geschickte Reihenfolge bei nderungen k nnen Sie unerw nschte Effekte vermeiden Oft k nnen Sie z B berg nge an der Wurzel beginnend abkoppeln neue berg nge und neue Zust nde erst nach vollst ndiger Definition einkoppeln etc 63 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 Verkaufsprozesse 7 2 Verkaufsprozesse Ein Verkaufsprozess definiert einen verbindlichen Rahmen f r das Vorgehen beim Bearbeiten und Verfolgen von Leads Verkaufschancen Angeboten usw F r jeden Vorgangs bzw Ver tragstyp Potentielles Lead Lead Verkaufschance Angebot Auftrag Rechnung muss minde stens ein Prozess angelegt werden Eine flexible Verkn pfung von Prozessen kann ber entspre chende Aktionen bei Zustands berg ngen erfolgen Innerhalb eines Unternehmens k nnen mehrere Verkaufsprozesse angelegt werden etwa f r unterschiedliche Produkte oder Produktgruppen Neukunden vs Bestandskunden etc Anlegen von Verkaufsprozessen Meine Startseite Y Verkaufsprozess Y Verkaufsprozess 2 Kontaktverwaltung is Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess ff Produkte Datei Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen Verkaufschancen Verkaufschancen Prozess E berblick V Prozessphasen Zust nde Transitionen B J
95. n 3 Auftr ge E Rechnungen E Vertragsfilter 3 Kampagnen 3 verkaufsprozesse Ge ffnete Objekte T 1 Kaiser Umformtechnik GmbH 1 Y Produktank ndigung ERP V 3 0 Meine Startseite Kontaktverwaltung 25 Aktivit tsverwaltung Y Verkaufsprozess FF Produkte E Depots gt Ordner amp Dokumente Geb ude m Planzahlen amp Umsatzziele 7 Masseinheiten Codes 2 Workflows Benutzer Startseiten X Security Realm Spalten festegen Meine Startseite Kontaktverwaltung amp 9 Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess Y Produkte Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen Peports Offene Verkaufschancen Gewonnene Verkaufschancen Verlorene Verkaufschancen DO T 272007 m W hlen Sie die Spalten und Breiten f r den Report Status Priorit t Spate a gt Spalte o Breite Bericht Funktion Geschlossen Gewonn N A Fi Beschreibung E Status E Kontaktpersonen fp Verkaufschancennumme Geschlossen Gewonn NIA Kunde Name der Verkaufschan Priorit t Dn Geschlossen Gewonn N A Verk uter in Verkaufsprozess Kein Budget NIA Projekt verworfen NIA ufe nach Produktgruppe ERP Risk Management Bl Suite Einstellungen E e Zur ck Abbruch Weiter oK u PAX l 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Jahr Gewonnen Realisierungsphase
96. n Einladungen per Fax Email Brief usw unterst tzt und oder automatisiert werden Sofern Sie ber eine Asterkisk Integration oder CTI Anbindung verf gen k nnen von Ihnen durchgef hrte Telefonate automatisch angelegt werden Durch die M glichkeit der Integrati on individuell programmierter CallHandler Java kann hierbei wohl jede denkbare sich im Rahmen des technisch m glichen befindende Anforderungen erf llt werden Wichtige Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Call Status Bei Verwendung einer Anbindung an Ihre Telefonanlage wird der aktuelle Call Status dieses Telefonates angezeigt Wenn also ein Ge spr ch gerade gef hrt wird wird der Status Aktiv angezeigt Basisprozess f r Telefonate Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig angelegten Basisprozess f r Telefonate ohne Anbindung an Telefonie Ger te Asterisk CTD gt Jmplanen Abbildung 6 3 Beispielprozess f r Telefonate 37 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 4 Fax Ein und ausgehende Telefax Nachrichten k nnen mit dem Aktivit tstyp Faz angelegt werden Eingehende Fax Nachrichten k nnen zur Dokumentation angelegt und ggf durch individuelle Prozesse bearbeitet werden z B eigene Prozesse f r Bestellungen Reklamationen Beschwer den usw Ausgehende Faxe k nnen eingeplant templatebasiert erzeugt und versandt werden ber Fax Kampagnen k nenn Faxe automatische generiert und Versand werden Diese Funktion kann
97. n werden Leads bei Komplexen Kampagnen durch prozessgesteuerte Qualifizierung von Potentiellen Leads gewonnen Komplexe Kampagnen erm glichen daher eine besondere Flexi bilit t H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Verkaufsprozess Der Verkaufsprozess der f r generierte Potentielle Leads verwendet wird Ziel Kriteria Hier k nnen Kriterien f r die Selektion von Kampagnenzielen eingerichtet werden Dieses k nnen z B Kontakt Filter Kontakt Gruppen SQL Filter sein Maximale Anzahl pro Im Automatikbetrieb kann hier die maximale Anzahl der pro Tag Tag zu erzeugten Potentiellen Leads angegeben werden Dieses kann genutzt werden um pro Zeiteinheit nicht mehr Potentielle Leads zu erzeugen als bearbeitet werden k nnen 8 1 2 Email Kampagnen Mit Email Kampagnen versenden Sie Email Nachrichten an selektierte Zielkontakte H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Automatischer Ver Wenn diese Option aktiviert ist werden die erzeugten Emails au sand tomatisch versand Andernfalls werden Sie erzeugt m ssen aber explizit versandt werden Ziel Kriteria Hier k nnen Kriterien f r die Selektion von Kampagnenzielen eingerichtet werden Dieses k nnen z B Kontakt Filter Kontakt Gruppen SQL Filter sein 77 invent
98. n Vertrag sofern diese erzeugen noch nicht vergeben ist Rechnungsnummer etc Verkn pften Vertrag weiterf hren L st einen bergang bei einem verkn pften Vertrag aus Hierdurch k nnen z B berg nge bei Angebotsannahme in der Verkaufschan ce ausgel st werden Vertragsstatus w hlen Bei Ausl sung wird dem Benutzer ein Dialog zur Auswahl des Ver tragsstatus angezeigt Dieses erm glicht z B die Unterscheidung von Gr nden f r das Verwerfen von Verkaufschancen Aktiv G ltig ab set zen Setzen des Attributs Aktiv G ltig ab des Vertrages Verwerfen ab Setzen des Attributs Verwerfen ab des Vertrages Ung ltig ab setzen Setzen des Attributs Ung ltig ab des Vertrages L schen am setzen Setzen des Attributs L schen am des Vertrages Attribut setzen Diese Aktion erm glicht das Setzen von beliebigen Attributen Eigenschaft setzen Diese Aktion erm glicht das Setzen und ndern von Eigenschaften dieses Vertrages Wiedervorlage setzen Die Wiedervorlage des Vertrages wird gesetzt 67 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 Verkaufsprozesse Workflow Ein Workflow wird ausgef hrt bzw gestartet Workflows sind Pro grammpakete die in das System eingebunden werden k nnen Es stehen Java Interfaces f r synchrone und asynchrone Workflows zur Verf gung Verschiedene Workflows sind vordefiniert Durch die An lage eigener Workflows k nnen indiv
99. n Zielkontakten f r Kampagnen ver wendet werden Zr inventix CRM Benutzerhandbuch 5 2 Kontakte NACE Code Der Haupt NACE Code f r diesen Konakt Der NACE Code ist ein h ufig verwendeter Code zur Klassifizierung von Wirtschaftszwei gen Anhand des NACE Codes k nnen z B Zielkontakte f r Kam pagnen selektiert werden NACE Codes werden von vielen Kontakt datenbanken verwendet und k nnen mit importiert werden NACE Text Der NACE Code als Textbezeichnung Alle NACE Codes Hier k nnen alle NACE Codes f r diesen Kontakt angegeben wer den Bei mehreren Wirtschaftszweigen SIC Code hnlich dem NACE Code dient der SIC Code zur Klassifikation von Wirtschaftszeigen Der SIC Code entspricht einer internatio nalen Klassifikation Nielsen Code Das Nielsengebiet welchem dieser Kontakt zugeordnet ist 5 2 2 Kontakt Person Dieser Kontakttyp bildet eine Person ab Dieses kann z B ein Mitarbeiter eines Kunden sein aber auch ein einzeln erfasster allein stehender Kontakt H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Anrede Die Anrede des Kontaktes die z B in Templates verwendet werden kann Sofern keine angegeben wird wird die Anrede beim F llen von Templates anhand von Geschlecht Titel etc ermittelt Geschlecht Die Angabe des Geschlechtes ist Hilfreich f r die Verwendung in Templates Telefon Direkt Die direkte Rufnummer dieses Kontaktes bei mehreren die Haupt numm
100. n wird wird der bei der System konfiguration angegebene Standard Service verwendet Benutzerstartseite inventix CRM Benutzerhandbuch Favoriten Hier k nnen Favoriten angelegt werden die in der Startseite im linken Sidebar zur Verf gung gestellt werden Sync Profile Hier k nnen Profile f r zum Zugriff auf Daten des Systems aus externen Anwendungen Einge richtet und angezeigt werden SIP Accounts Bei Verwendung der Asterisk Integration k nnen hier die diesem Nutzer zugewiesenen Extensi ons SIP eingesehen werden Die Einrichtung dieser erfolgt in der Service Konfiguration durch den Administrator 25 inventix CRM Benutzerhandbuch 5 2 Kontakte 5 Kontaktverwaltung 5 1 Einf hrung Die Abbildung von Informationen ber Kunden und Kontakte ist eine grundlegende Kompo nente eines CRM Systems Das in inventix CRM integrierte Kontaktmanagement kann zur Verwaltung der Kundendaten aber auch zur Lieferanten und Partnerverwaltung sowie zur Verwaltung unternehmens bzw branchenspezifischer Kontaktkategorien verwendet werden Es unterst tzt rollenbasierte Verkn pfungen von Kontakten und bildet die Basis f r ein leistungs f higes Managementsystem der Gesch ftsbeziehungen 5 2 Kontakte Es werden unterschiedliche Kontakttypen unterst tzt Firma Kontaktperson Gruppe Nicht spezifizierter Kontakt die im folgenden erl utert werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen
101. nd ler genutzt werden an den Ihre Mitarbeiter Empfangene Emails explizit weiterleiten als Anlage verwenden k nnen der dann die angeh ngte Email importiert ber entsprechende Sicherheitseinstellungen des Email Systems kann so unbefugter Import ausgeschlossen werden 35 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 Aktivit ten Basisprozess f r Emails Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig ange legten Basisprozess f r Emails A Template anwen mia zur cksetze hg N a emplate zur cksetzen succes ge Y success 5 Do 7 4 En Y i onTrxFailed N Isuccess vonBounce Versenden ail Verwerfen Y Abbildung 6 2 Standardprozess f r ausgehende Nachrichten 36 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 3 Telefonat Zur Durchf hrung und Dokumentation von Telefonaten steht der Aktivit tstyp Telefonat zur Verf gung Bei manueller Anlage k nnen hiermit Telefonate eingeplant und dokumentiert wer den So kann sichergestellt werden dass auch im Nachhinein zu jeder Zeit abrufbar ist wer wann mit wem telefoniert hat und was besprochen wurde Durch die Einbindung in das Prozesssy stem z B die M glichkeit der Verkn pfung mit Folgeaktivit ten k nnen individuelle Abl ufe w hrend des Telefonates z B Terminanlage und f r die Nachbearbeitung Versand von Be st tigungen Gespr chsnotize
102. nd bear beitet werden Hauptfenster Im Hauptfenster wird der aktuell ge ffnete Verkaufsprozess grapisch als StateChart dargestellt Prozesszust nde werden als ovale Elemente dargestellt Die berg nge sind gerich tete Pfeile Vom Benutzer per Bedienoberfl che ausl sbare berg nge sind dabei mit durchge hender Linie dargestellt Automatik berg nge vom System ausgel ste gestrichelt Sidebar Im Sidebar wird das in der Hauptansicht aktuell selektierte Objekt im Figenschaften Editor dargestellt Hier k nnen Sie Attribute ver ndern und speichern nicht alle Eigenschaften sind im Hauptfenster grapisch darstellbar Auf diese weise lassen sich beispielsweise Aktionen f r Status berg nge definieren 62 Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Wenn Sie Prozesse nachtr glich ver ndern kann sich dieses auf bestehende Verkaufsvor g nge auswirken Dieses kann z B dann zu Problemen f hren wenn sich ein bestehender Verkaufsvorgang in einem Prozesszustand befindet der nun gel scht wurde dann gibt es f r den Verkaufsvorgang keine weiteren berg nge mehr oder wenn Sie den Prozess zeit weilig in einen inkonsistenten Zustand versetzen andere Benutzer oder das System jedoch damit arbeiten Sie k nnen dieses wie folgt vermeiden a Wenn Sie sich nicht sicher sind ob eine Ver nderung bei bestehenden Verkaufsvor g ngen zu Problemen f hrt sollten Sie vor nderung als Administrator den Login sperren und s mt
103. nen Sie die Kampagne 2 W hlen Sie Einstellungen gt Ziele Hinzuf gen Ein Dialog zur Kundenselektion wird angezeigt 3 Navigieren Sie zu den Kunden Je nach Kampagne k nnen Sie durch Ausklappen der Kun denzeile verkn pfte Kontakte ausw hlen 4 Markieren Sie gew nschte Kontakte 5 Best tigen Sie mit OK F r die gew hlten Kontakte werden Ziele angelegt und die Zielliste wird ge ffnet 6 Sofern die Definition der Ziele unvollst ndig ist etwa wegen fehlender Adressen werden Ihnen im unteren Bereich des Dialogs L sungsm glichkeiten angeboten 7 Nach Fertigstellung der Zieldefinition k nnen Potentielle Leads Komplexe Kampagnen oder Nachrichten Emails Mailings etc erzeugt und gef llt werden 80 Kampagnenmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 8 2 Allgemeine Kampagnen Zu ausserhalb ihres CRM Systems durchgef hrten Kampagnen etwa Print Kampagnen und Messen k nnen Sie im CRM System Allgemeine Kampagnen anlegen Innerhalb ihres CRM Systems k nnen Sie die generierten Leads verfolgen und im Rahmen von Verkaufsprozessen bearbeiten und weiterf hren Das CRM System unterst tzt Sie bei der Planung und Kosten Nutzenermittlung 81 inventix CRM Benutzerhandbuch 9 2 Grundeinstellungen 9 Produktmanagement 9 1 Einf hrung Das Prodktmanagement dient der Verwaltung von Produkten Anlageg tern und dem Preis und Rabattsystem Produkte in inventix CRM sind Produkte und Dienstleistungen die das
104. nen kann eingerichtet werden wenn Benutzer Benachrichtigungen zu Ver nderungen an Objekten innerhalb des CRM Systems erhalten wollen Sobald innerhalb des Sy stems beispielsweise durch andere Benutzer entsprechende Ver nderungen an den Datens tzen vorgenommen werden werden die eingerichteten Benachrichtigungen ausgel st Benachrichti gungen erh lt der Benutzer im Dashlet Nachrichten H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Subskription Beschreibung Beschreibung der Subskription Thema Thema der Subskription Es kann aus Themen gew hlt werden die im Rahmen der Systemkonfiguration oder durch den Administrator angelegt wurden Ereignistyp Bei welchem Ereignis Nachrichten ausgel st werden sollen Erzeu Konti Dienste gung Ver nderung L schen Hier k nnen Konten zu in Ihrem CRM System zur Verf gung stehenden Diensten angelegt werden Email Twitter etc Email Konto F r jede Email Adresse mit der ein Benutzer Emails versenden darf muss hier ein Konto eingerichtet werden Der Name muss dabei der Email Addresse entsprechen Attribut Beschreibung Name Die Email Adresse Aktiv Das Konto muss aktiviert sein um Nachrichten versenden zu k n nen Mail Service Versand Wenn hier kein Service angegeben wird wird der bei der System konfiguration angegebene Standard Service verwendet Mail Service Empfang 24 Wenn hier kein Service angegebe
105. ngigkeit von der Installation bzw Anpassungen abwichen kann Ausw hlen Kunden E Potentielle Kunden import E Partner o Fiterausdru y F Sales Region Email EA x y An Ey Fiterspalte w hlen Firma Name Q Sch fer 5 Unternehmensberatun ED Kurzname Telefon Zentrale mf 04307 90027 260 Zulieferer 2 Speditionen E Mitarbeiter Kontakte Gmbh amp Co KG ds K Winter OHG do Waker GmbH u namen Engineering 04307 90062 615 04307 9004 597 04307 90038 607 FS Archi E Archiv d Stein OHG 04307 90041 305 D Schulze Automobile Ltd 5 Y Kraus Tischlerei OHG E Adressen deaktiviert 3 Alle Kontakte Konten mit EMail Adresse 04307 90079 418 04307 90098 527 E Konten mit Telefonnummer do Woltt Gmbh amp Co KG 04307 90064 833 Konten mit Post Adresse 5 Mayer B romarkt 2 Gmbh amp Co KG Schmid Software Ltd 5 K nig Elektrotechnik Gmbh amp Co KG Pohl Elektrotechnik GmbH 04307 9008 95 04307 90024 61 04307 90029 484 04307 90065 874 5 Schulz B romarkt AG 04307 90063 578 ds c Wolf OHG b Berger AG 5 Braun Ltd 5 ul Automobile 04307 90067 522 04307 90019 993 04307 90098 323 n lt x 3 lt c 3 0 2 0 0 0 2 3 7 5 1 0 5 m 0 0 w 04307 90052 667 H Neumann IT Systeme Gmbh amp Co KG b Brandt B romarkt Ltd Winter 04307 9004 1 448 04307 90022 617 Abbildung 2 5 Dialog zum Suchen von Objekt
106. ontaktes Wenn verf gbar wird die Postfach Adresse verwendet quoteAddress Die Postadresse die f r Angebote verwendet werden soll delivery Address Die Postadresse die f r Lieferungen verwendet werden soll invoiceAddress Die Postadresse die f r Rechnungen verwendet werden soll accountManager Der Account Manager f r diesen Kontakt 106
107. r Position angezeigt Status Preisbildung Vervollst ndigen Sie ggf die Bepreisung des Produk tes Hinzuf gen eines Kontaktes Verkaufsvorg ngen k nnen Kontakte hinzugef gt und Rollen zugeordnet werden Die verf g baren Rollen sind individuell bei der Systemkonfiguration oder im Setup Wizard anzulegen Einen bestehenden Kontakt des Kunden verkn pfen Einen bereits mit dem Kunden ver kn pften Kontakt k nnen Sie wie folgt eine Rolle innerhalb der Verkaufschance zuordnen 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste im rechten Sidebar im Portlet Alle Kundenkontak te auf den Kontakt 3 Im Kontektmen w hlren Sie Rolle zuweisem 4 Selektieren Sie die gew nschte Rolle 5 Klicken Sie auf OK Einen bestehenden externen Kontakt verkn pfen Einen bereits bestehenden externen Kon takt k nnen Sie wie folgt eine Rolle innerhalb der Verkaufschance zuordnen 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Klicken Sie mit der im rechten Sidebar im Portlet Zugewiesene Kontakte auf Hinzuf gen 3 Selektieren Sie den Kontakt 4 3 4 Selektieren Sie die gew nschte Rolle 15 inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen Einen neuen Kontakt erstellen und verkn pfen Einen neuen Kontakt k nnen Sie wie folgt erstellen und eine Rolle beim Kunden und innerhalb der Verkaufschance zuordnen 1 ffnen Sie die Verkaufschance 2 Klicken Sie Datei gt Neuer Kontakt
108. r strukturierten Verwaltung von Aktivit ten innerhalb Ihres Un ternehmens Neben der manuellen Zuordnung von Aktivit ten zu Aktivit tsgruppen werden Aktivit ten bei Erzeugung durch den Aktivit tserzeuger automatisch festgelegten Aktivit ts gruppen zugewiesen 99 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 6 Aktivit tsgruppen Innerhalb von Aktivit tseruppen k nnen eigene Gespeicherte Suchen definiert werden Durch Kombination von Aktivit tstrackern Aktivit tskategorien Meilensteinen Gespeicherten Suchen lassen sich effiziente Strukturen z B zur Abwicklung von Projekten f r Supportbearbeitung Anfragebearbeitung Kampagnen usw aufsetzen 60 Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 7 Verkaufsprozessmanagement 7 1 Einf hrung Neben der Unterst tzung von Aktivit tsprozessen also Prozessen f r einzelne oder miteinander verkn pfte Aktivit ten beinhaltet inventix CRM ein Prozesssystem welches den gesamten Le benszyklus von Kunden bzw Gesch ftsbeziehungen abdeckt Das in diesem Kapitel dargestellt Verkaufsprozessmanagement bildet hierf r einen wichtigen Baustein Das Prozesssystem zur Steuerung und Unterst tzung von Vertriebsprozessen bietet die M g lichkeit einen oder mehrere Verkaufsprozesse anzulegen Diese definieren Prozessphasen mit Prozessaktivit ten sowie den Vertriebsmitarbeitern in bestimmten Phasen zur Verf gung ge stellte Aktivit tserzeuger Medien und Dokumente Die Verkn pfung
109. resslisten f r Kampagnen zu erstellen Mitglieder von Projekten zu verwal ten u a 5 2 4 Nicht spezifizierter Kontakt Ein nicht spezifizierter Kontakt kann zur Erfassung von Kontakten genutzt werden die keiner der oben genannten Kontakttypen zuzuordnen sind 5 3 Adressen In inventix CRM k nnen Kontakten eine unbegrenzte Anzahl von Adressen zugeordnet wer den Als Adressen k nnen Postanschrift Telefonnummer Email Adresse sowie Web Adresse angelegt werden Um das Adressmanagement zu erleichtern k nnen Hauptadressen von Firmen an Mitarbeiter durchgereicht werden Die abgeleiteten Adressen von Mitarbeitern werden dann bei nderung der Firmenadressen mitge ndert Obwohl prinzipiell eine unbegrenzte Anzahl von Adressen m glich sind k nnen h ufig ge brauchte Adressen durch Eingabefelder in der Stammdatenmaske von Kontakten dargestellt werden In der Standardinstallation sind dieses z B Haus und Postfachadressen und Adressen f r Durchwahl Sekretariat und Zentrale bei Kontaktpersonen 29 inventix CRM Benutzerhandbuch 5 4 Kontaktkategorien H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Adressverwendung Hier k nnen Verwendungen f r diese Adresse angegeben werden z B wenn spezielle Adressen f r Rechnungsadresse Lieferadresse etc genutzt werden sollen Hauptadresse Wenn mehrere Adressen mit der selben Verwendung vorhanden sind wird diese Adresse als Hauptadresse verwendet
110. rhandbuch 6 Aktivit tsmanagement 6 1 Einf hrung Das in inventix CRM integrierte Aktivit tsmanagement System hilft bei der Planung sowie der Durchf hrung von Aktivit ten im Zusammengang mit der Kunden bzw Gesch ftsbezie hung Aktivit ten k nnen global oder nur f r bestimmte Benutzergruppen Projekte oder Verkaufsprozesse bereitgestellt werden In Verkaufsprozessen stehen Sie den Vertriebsmitar beitern situationsbezogen zur Verf gung und k nnen zu einer erheblichen Arbeitserleichterung f hren Zugriff und Zust ndigkeiten k nnen rollenbasiert vergeben werden und Integration von Projektaktivit ten in Vertriebsprozesse ist m glich Projektvertrieb Anforderungsmanagement etc Aktivit ten werden ber Aktivit tsprozesse gesteuert Diese bilden definierbare Regeln auf die Aktivit ten ab und stellen den Benutzern situationsbezogen Funktionalit t bereit Das System sorgt dabei f r die Abwicklung der Aktivit ten innerhalb der definierten Regeln und Prozesse f hrt den Benutzer durch die Bearbeitung und stellt ggf rollenbasierte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensteilen sicher In Standardinstallationen sind f r die Bearbeitung und Abwicklung von Aktivit ten bereits Basisprozesse angelegt die etwa die Funktionalit t bereitstellen die blicherweise von Systemen ohne die M glichkeit zur individuellen Prozessanpassung angeboten werden Wenn Sie ber eine entsprechende Version des CRM Systems verf gen lassen sic
111. rt weiterf hren Lead Erzeugung Ein Lead wird erzeugt Dieses kann z B f r Antworten auf Kam pagnengenerierte Emails etc genutz werden Verkaufschance erzeu Ein verkn pftes Lead wird in eine Verkaufschance berf hrt gen Vertragsstatus setzen Der Status eines verkn pften Vertrages Lead Verkaufschance An gebot usw wird gesetzt Beispielsweise k nnen so Leads verworfen und Abbruchgr nde definiert werden Workflow Ein Workflow wird ausgef hrt bzw gestartet Workflows sind Pro grammpakete die in das System eingebunden werden k nnen Es stehen Java Interfaces f r synchrone und asynchrone Workflows zur Verf gung Verschiedene Workflows sind vordefiniert Durch die An lage eigener Workflows k nnen individuelle Prozesse integriert wer den 47 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 3 Aktivit tsprozesse 6 3 7 Aktivit tstypen F r jeden Typ von Aktivit t f r die Sie in ihrem Unternehmen einen eigenen Prozess abbilden m chten muss zun chst ein Aktivit tstyp angelegt werden Aktivit tstypen k nnen Sie unter Aktivit tsverwaltung gt Einstellungen gt Aktivit tstyp anlegen H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Aktivit tstypes Beschreibung Beschreibung des Aktivit tstypes Aktivit tsklasse Hier geben Sie an um welchen Aktivit tstyp es sich handelt Auf gabe Email Fax usw Klassenname Alternativ kann eine Klassenname Java Kl
112. s k nnen Emails vom Benutzer angelegt werden oder durch Email Kampagnen automatisch generiert werden Hierbei kann eine leistungsf hige Templating Engine genutzt werden die sowohl den Betreff und Inhalt der Email als auch die Erzeugung von Anlagen PDF unterst tzt Ausgehende Emails werden ber SMTP versandt 34 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Das in inventix CRM integrierte Email System beinhaltet viele Funktionen die es von herk mmlichen Email Programmen unterscheiden Einige Unterschiede sollen hier genannt werden a Das System erlaubt die Zuordnung von Emails zu Kunden Verkaufschancen Pro jekten etc Die herk mmliche Sortierung in Posteingang Entw rfe Versandte Emails usw wird dahingehend erweitert als dass diese Ordner den Kontext ber cksichtigen Der Ordner Versandte Emails im Kontext eines Kunden bietet Ihnen z B auf einen Blick die von Ihnen an diesen Kunden versandten Emails Es handelt sich um ein Mehrbenutzersystem W hrend in herk mmlichen Email Programmen nur die eigenen Emails ber cksichtigt werden sind im CRM System s mtliche zu einem Kontext z B Kunde geh renden Emails relevant So kann z B ein Mitarbeiter bei entsprechender Berechtigung alle mit einem Kunden oder zu einer Verkaufschance gef hrten Emailkonversationen einsehen also auch die seiner Mitar beiter Der vorherige Punkt impliziert dass die selbe Email f r einen Benutzer unter Ver sandte Emails zu finden ist
113. saktivit ten 4 Anlegen von Hilfsmitteln die innerhalb der Phasen zur Verf gung stehen sollen Anlegen eines Verkaufsprozesses Einen Verkaufsprozesse erstellen Sie wie folgt 1 Wechseln Sie in den Reiter Verkaufsprozessmanagement gt Verkaufsprozess 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen 3 Geben Sie einen Namen f r den Verkaufsprozess ein 4 Klicken Sie auf Speichern Der Prozess wird nun angelegt 5 In der Frage zum ffnen klicken Sie auf ffnen Anlegen von Verkaufsprozessesphasen Einen Verkaufsprozesse erstellen Sie wie folgt 1 Klicken Sie im Hauptfenster des Verkaufsprozesses in den die Prozesszust nde Prozessphasen dargestellt werden auf Hinzuf gen 2 Geben Sie einen Namen f r die Prozessphase ein H ufig entspricht dieser dem zugewiesenen Vertragsstatus Dieses ist jedoch nicht zwingend 3 Geben Sie den Vertragsstatus ein den der Vertrag in dieser Phase haben soll 4 Geben Sie den Wert der gesch tzten Abschlusswahrscheinlichkeit zu Beginn dieser Phase ein 5 Klicken Sie auf Speichern Anlegen von Verkaufsprozessesaktivit ten Innerhalb der angelegten Phase k nnen Sie Verkaufsprozessaktivit ten anlegen 1 Klicken Sie in der Liste f r Prozessaktivit ten der Prozessphase auf Hinzuf gen 2 W hlen Sie den Typ der Prozessaktivit t Je nach CRM Version und Installation k nnen unterschiedliche Typen zur Verf gung stehen Wir gehen im folgenden von einer einfachen Aufgabe ohne Verlinkung z
114. sch angepasst bzw vom Systemadministrator vorgegeben Eine typische Oberfl che finden Sie in Abbildung 2 2 Meine Startseite Kontoverwaltung e Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess ff Produkte S Kontoverwaltung Datei Bearbeiten Ansicht Extras Aktionen Berechtigungen Wizards Pfeifer Elektrotechnik Gmbh i i i a i CR Be co ke Flema Pfeifer Elektrotechnik Gmbh amp Co KG Firma Status Aktiv speichern verwerfen gt bersicht bersicht E Verkaufsprozesse El G 15 o a 55 aia 55 gt i vrT ista Y a aa a aao AAA Aktivit ten il Allgemein Details en OX E Kontakte 1 E Adressen Firma Pfeifer Elektrotechnik KG Status Aktiv lr Kontakte 4 E Weitere Kurzname E Zentrale 04307 90023 466 G PURU Om Ge ffnete Objekte Anzahl Mitarbeiter N A Fax Zentrale 04307 90023 71 B E Poni Stephanie Gesch ftsf hrer Pfeifer Elektrotechnik Gmbh amp Co Anzahl Mitarbeiter Email Zentrale demo 129 inventix erm de w amp Schulz Herbert ASP Einkauf Anzahl Vertriebsmitarbeiter Internetseite er Es Meier Matthias ASP Einkauf Account Manager P Sales Region 2 lisa T Water Angelika Gesch ftsf hrer i i a Postal Address Business Postal Address Verkaufsprozess 6 Pfeifer Elektrotechnik KG Adresszeile n Address line s F Pfeifer Elektrotechnik Gmbh amp Co KG v gt gr I Pfeifer Elektrotechnik Gmbh amp Co KG Mel F z lemens Str e leine Star
115. st nde durchlaufen Die berg nge von einem Zustand in einen Folgezustand k nnen manuell ber die Benutze roberfl che durch den Benutzer angesto en oder durch bestimmte Ereignisse innerhalb des Systems automatisch ausgel st werden F r berg nge k nnen Aktionen definiert werden die beim bergang von einem Zustand in den Folgezustand ausgef hrt werden Diese Aktionen k nnen genutzt werden um weite Teile der Bearbeitung zu unterst tzen oder sogar zu au tomatisieren Es stehen eine Vielzahl an vordefinierten m glichen Aktionen zur Verf gung Durch individuell programmierbare Workflows Java Schnittstelle k nnen selbst ungew hnli che individuelle Anforderungen erf llt werden so dass eine optimale Anpassung an exakt die Anforderungen des Unternehmens m glich wird Die vom Prozesssystem gesteuerten Aktivit ten k nnen den Nutzern des CRM Systems all gemein an Projekte gebunden oder z B an bestimmte Prozessschritte in Verkaufsprozessen gebunden zur Verf gung gestellt werden Verkn pfungen mit anderen Aktivit ten und Ver kaufsprozessen erm glichen die Abbildung von Folgeaktivit ten und Aktivit tsketten Rollen basierte Zust ndigkeiten erm glichen die Zusammenarbeit im Team 6 3 2 Der Aktivit tsprozess Editor F r die Erstellung und nderungen von Aktivit tsprozessen steht der Aktivit tsprozess Editor zur Verf gung der die Aktivit tsprozesse in einem State Chart darstellt Aktivit tsprozesse k nnen graphis
116. sucht die in einer entsprechenden Syntax vorhanden sein m ssen Erkannte Befehle werden ausgef hrt und die entsprechenden Inhaltsbereiche ersetzt F r den F llvorgang wird die Templating Engine FreeMarker verwendet Die in Templates un terst tzte Syntax entspricht weitgehend der FreeMarker Template Syntax F r den Zugriff auf Daten des CRM Systems bilden wir die Objekte des Systems mit der im folgenden beschriebe nen Platzhaltern ab Die aufgef hrten Platzhalter erlauben den Zugriff auf verkn pfte Objekte ber beliebige Ebenen Grunds tzlich wird der Zugriff auf Objektfelder ber den Objektbaum unterst tzt z B email masterContract customer fullName Um Schreibarbeit zu ersparen werden diver se Objekte als Wurzelobjekte zur Verf gung gestellt Vordefinierte Wurzelobjekte Platzhalter Beschreibung root Das Wurzelobjekt Bei Templates f r Aktivit ten ist es die Ak tivit t Bei Templates f r Vertr ge ist es der Vertrag Angebote Rechnungen etc activity Die Aktivit t auf die das Tempalte angewendet wird Zus tzlich ist der Zugriff ber die folgenden drei klassenspezifischen Platzhalter m glich email Die Email auf die das Template angewendet wird Nur bei Anwen dung auf Email fax Das Fax auf das das Template angewendet wird Nur bei Anwen dung auf Fax mailing Das Mailing auf das das Template angewendet wird Nur bei An wendung auf Mailing contract Der Vertrag aus d
117. t f r die anderen Benutzer sichtbar Push Update Es kann vorkommen dass mehrere Benutzer gleichzeitig am selben Objekt arbeiten und die selben Daten ver n dern Bei herk mmlichen Systemen k nnen so nderungen unbemerkt berschrieben werden inventix CRM erkennt gleichzeitige nderungen und bietet den betreffenden Mitarbeitern ber einen Mergedialog die M glichkeit die eigenen nderungen mit denen der anderen Benutzer abzugleichen Gel t Aktion X Serverdaten Meine Daten X Serverdaten Meine Daten X Serverdaten Meine Daten X Serverdaten Meine Daten X Serverdaten Meine Daten Abbildung 2 3 Merge Dialog beim erkennen konkurierender nderungen Beispiel Ein Aussendienstmitarbeiter befindet sich ausserhalb des Unternehmens und greift mobil auf den Datensatz eines Kunden zu Ein weiterer Mitarbeiter im Innendienst und be liebig viele andere an verschiedenen Standorten haben den gleichen Datensatz ge ffnet Wir betrachten folgende Anwendungsf lle a Einer der Mitarbeiter ver ndert Daten des Datensatzes Sobald er die Daten speichert wird der Datensatz bei allen anderen Nutzern aktualisiert b Zwei Nutzer ver ndern Daten am Datensatz aber unterschiedliche Felder Beide Nutzer k nnen die Daten speichern Sofern nicht ein anderes Verhalten per Systemkonfiguration gew nscht wird c Zwei Nutzer ver ndern Daten am Datensatz Alle Felder die sie beide ndern setzen sie aber auf den selben Wert
118. tartet ist 101 inventix CRM Benutzerhandbuch 14 2 Restore 14 Wartung 14 1 Backup Neben automatischen Backups die in der Regel einmal t glich durchgef hrt werden kann der Benutzer admin Root manuelle Backups durchf hren Der Backup Dialog befindet sich unter Datei Backup auf der Startseite des Benutzers 14 2 Restore Wiederherstellung des Systems aus Backups kann der Benutzer admin Root unter Datei Restore auf der Startseite durchf hren Nach Auswahl eines Backups aus den System oder Benutzerbackups und nach Best tigung durch den Benutzer werden zun chst alle bestehenden Verbindungen Nutzer Sitzungen geschlossen und das System wird angehalten Anschlie end wird das System aus dem Backup wieder hergestellt und neu gestartet 102 First Appendix inventix CRM Benutzerhandbuch A First Appendix 103 inventix CRM Benutzerhandbuch A 1 Templating A 1 Templating H ufig verwendete Platzhalter f r Felder bei Aktivit ten Platzhalter Beschreibung name Der Name der Aktivit t description Die Beschreibung der Aktivit t activityNumber Die Aktivit tsnummer priority Die Priorit t scheduledStart Der geplante Start scheduledEnd Das geplante Ende actualEnd Das tats chliche Ende actualStart Der tats chliche Start dueBy Das F lligkeitsdatum assigned To Der zust ndige Kontakt f r diese Aktivit t sender Die Absendeadresse Email Adresse F
119. tellt im Rahmen von Aktivit ts und Verkaufsprozessen Worfklows bereit Workflows sind Programmpakete die in die Prozesse eingebunden und ausgef hrt werden k n nen ber die Java Interfaces Sync Worflow Aync Worflow k nnen eigene unternehmensspezifi sche Workflows eingebunden werden Synchrone Workflows f hren die durch sie implementierte Funktion unmittelbar bei Ausl sen aus Beispielsweise f hrt ein synchroner Workflow f r das Drucken von Dokumenten den Druckvorgang unmittelbar aus Asynchrone Workflows hingegen werden in eine Warteschlange einsortiert und im Hintergrund abgearbeitet Sie eignen sich z B daf r l nger andauernde Operationen im Hintergrund durchzuf hren F r die Abarbeitung von asynchronen Workflows ist der Workflow Handler zust ndig Er pr ft im Hintergrund ob Workflows zur Bearbeitung vorhanden sind und f hrt diese aus Der Workflow Handler muss gestartet sein um asynchrone Workflows auszuf hren Starten des Workflow Handlers Das Starten und Stoppen von Systemdiensten kann der Administrator admin Root im Workflow Controller vornehmen 1 W hlen Sie als admin Root Administration gt Wizards gt Workflow Controller 2 Sofern der Service WorkflowHandler inaktiv ist w hlen Sie Turn On 99 inventix CRM Benutzerhandbuch 13 6 Email Importer 13 4 Email Versand Emails werden beim Versenden durch den Benutzer Kampagnen oder Systemfunktionen in die Versandwarteschlange gestellt Der Email H
120. tems gem den folgenden Erl uterungen 4 Nachdem Sie s mtliche erforderlichen Eingaben get tigt haben dr cken Sie Speichern 5 Best tigen Sie den Neustart des Systems 6 Nach dem Neustart melden Sie sich als Benutzer admin Standard an Das Passwort haben Sie bei Produktaktivierung gesetzt 7 Legen Sie f r Ihre Benutzer Kontakte an Kontakte gt Mitarbeiter gt Hinzuf gen 92 Inbetriebnahme inventix CRM Benutzerhandbuch 8 Legen Sie f r Ihre Benutzer Benutzerkonten an Benutzerstartseiten Aktion gt Benutzer anlegen Grundeinstellungen Attribut Beschreibung Berichtsw hrung Die W hrung f r Berichte und Reports Diese W hrung ist zugleich die Voreinstellung bei der Anlage von Verkaufsvorg ngen und Ver tr gen Land Das voreingestellte Land bei der Anlage von Objekten Beispiel Verkaufspro zess installieren W hlen Sie diese Option wenn Sie den Beispiel Verkaufsprozess in stallieren m chten Dieser kann zum Testen aber auch als Grund lage f r Ihren individuellen Prozess verwendet werden Email Server Einstellungen Attribut Beschreibung Server Der Servername ihres SMTP Servers der f r ausgehende Emails verwendet werden soll Port Der Port ihres SMTP Servers Benutzername Der Benutzername zur Anmeldung an Ihrem SMTP Server Passwort Das Passwort f r Ihren SMTP Server TLS verwenden Bei Aktivierung wird TLS aktiviert Fax Server Einstellungen
121. ternehmen k nnen bis zur Annahme Auftragsbest tigung erforder liche Folgeschritte definiert sein 17 inventix CRM Benutzerhandbuch 3 2 Arbeiten mit Verkaufvorg ngen 3 2 8 Anlegen von Rechnungen Rechnungen ausgehend k nnen Sie anlegen 1 in der Regel aus einem bestehenden Auftrag heraus einen definierten Prozessschritt pro zessabh ngig 2 ggf aus einem Kontakt heraus ber Aktion gt Rechnung erzeugen 3 aus dem Verkaufsprozess Management heraus ber Rechnungen Sidebar sowie Hinzuf gen im Reiter einer Liste a In der Regel werden Rechnungen aus einem bestehenden Auftrag erzeugt b Das Anlegen einer Rechnung ohne bestehenden Auftrag kann im Rahmen der Sy stemanpassung unterbunden werden sofern dieses in einem Unternehmen nicht vor kommen soll Beispiel 1 Sie m chten eine Rechnung zu einem erfassten Auftrag erzeugen Der Prozess f r Ihren Auftrag sieht vor dass Sie zun chst manuell in eine Phase Rechnungserstellung wechseln in der Sie dann Rechnungen ableiten k nnen 1 ffnen Sie den Auftrag 2 Klicken Sie auf Rechnungserstellung 3 Klicken Sie auf Rechnung erzeugen Die Rechnung wurde erzeugt Die Positionen wurden aus dem Auftrag bernommen Mit Erfassung der Rechnung haben Sie diese angelegt Jenach dem zugrundeliegenden Pro zess in Ihrem Unternehmen k nnen bis zur Rechnungsstellung erforderliche Folgeschritte definiert sein 18 Grundlegende Arbeitsschritte
122. text wenn kein Templatekontext vorgegeben ist Auf diese Weise k nnen unterschiedlichen Benutzern und Benutzergruppen unterschiedliche Templates zur Verf gung gestellt werden Standard Template Dieses Template wird standardm ig dann verwendet wenn kein Template vorgegeben ist Standard Aktivit ts Hier k nnen Aktivit tserzeuger gesetzt werden die verwendet wer erzeuger den wenn kein Aktivit tserzeuger gesetzt ist Wizards Benutzereinstellungen Unter Startsteite gt Einstellungen Bearbeiten gt Benutereinstellungen wird ein Wizard be reitgestellt der diverse Einstellungen f r den Benutzer vornimmt Hier kann eingestellt werden welche System Module f r diesen Benutzer verf gbar sind Ausserdem erlaubt er die Konfigu ration von Subskriptionen f r diesen Benutzer Connection Helper Unter Startsteite gt Einstellungen gt Wizards gt Connection Helper wird ein Wizard bereit gestellt der bei der Ermittlung der Verbindungseinstellung f r externe Programme und Ger te auf Datenquellen des CRM Systems behilflich ist AirSync WebDav CalDav vCard etc Se lektieren Sie das Format und ggf die gew nschte Datenquelle Aktivit tstracker Kategorien Suchliste Startseite etc Die URL F r den Zugriff wird f r Sie ermittelt 23 inventix CRM Benutzerhandbuch Subskriptionen Subskriptionen sind ein leistungsf higes Instrument f r die Einrichtung von System Benachrichtigungen Im Reiter Subskriptio
123. tseite SiranselFnatfach Street PO Box B Pfeifer Elektrotechnik Gmbh 8 Co KG Kontoverwattung 3 z T Pfeifer Elektrotechnik Gmbh 8 Co KG Ls Aktivit tsverwaltung E Bundesland State Pfeifer Elektrotechnik Gmbh 8 Co KG Y Verkaufsprozess Postleitzahl 31568 ZIP Postal code Y Pfeifer Elektrotechnik Gmbh 8 Co KG E Produkte or Musterort City n as l T E 5 RE Land Region Deutschland DE gt Country Region lv A Risk Management Branche na Nace code v Bl Suite Handelsregister Alle Nace Codes dl Bl Console 2 Steuernummer Nace Text dd Admin Console USt D SIC Code a Beispiel OLAP Produktinien Ana Nielsen Code Beispiel OLAP Marktanalyse A Einstellungen Abbildung 2 1 Grundlegender Aufbau der Weboberfl che Die Oberfl che erlaubt fensterbasiert das Arbeiten mit verschiedenen Objekten und Anwen dungen Sofern mehrere Anwendungen installiert sind steht f r jede im linken Sidebar ein Navigationsbaum zur Verf gung ber den Module der Anwendung aufgerufen werden k nnen Aufgerufene Module werden in einem Hauptfenster ge ffnet Es k nnen gleichzeitig mehrere Module und Fenster ge ffnet sein zwischen denen im Hauptfenster ber den obersten Reiter gewechselt werden kann Der obere Bereich im linken Sidebar enth lt ein kontextbasiertes Me nu welches sich je nach ge ffneter Anwendung und Modul bzw dem aktuell ge ffneten Objekt wechselt Grundlegende Bedienung inventix CRM Benutzerhan
124. u Aktivit ten aus 3 Geben Sie einen Namen f r die Prozessaktivit t ein Dieser wird sp ter in der Liste der Prozessaktivit ten dargestellt 4 Geben Sie optinal eine Beschreibung f r die Prozessaktivit t ein 5 W hlen Sie den Typ der Prozessaktivit t Zwingend Optional 6 Klicken Sie auf Speichern 69 inventix CRM Benutzerhandbuch 7 2 Verkaufsprozesse Wiederholen Sie die Schritte f r weitere Prozessaktivit ten Die Reihenfolge der Aktivit ten k nnen Sie ber die Schaltfl chen am rechten Rand der Liste ver ndern 70 Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 7 3 Vertragstypen Zur stukturierten Durchfihrung von Vertriebsprozessen werden in inventix CRM folgende Ver tagstypen Potentielles Lead Lead Verkaufschance Angebot Auftrag Rechnung verwendet H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name des Vertrages Beschreibung Beschreibung des Vertrages Vertragsnummer Die Vertragsnummer Kampagne Die Kampagne sofern dieses der Vertrag aus einer Kampagne her vorging Verkaufsprozess Der Verkaufsprozess der f r diesen Vertrag verwendet wird Priorit t Die Priorit t z B als Merkmal f r die Dringlichkeit Aktiv ab Das Datum Aktiv ab G ltig bis Das Datum G ltig bis Verwerfen ab Das Datum Verwerfen ab Geschlossen am Das Datum Geschlossen am Status Der Status Bei offenen Vertr gen wird er durch den Proz
125. ufe f r die Operationen Anschauen ndern L schen 4 W hlen Sie den Modus Wenn Sie Rekursiv w hlen wird die Ver nderung f r alle Unter objekte mit vorgenommen Andernfalls wird nur das aktuelle Objektes ver ndert 5 Best tigen Sie mit OK Berechtigung pr fen 1 ffnen Sie das Objekt 2 W hlen Sie Berechtigungen gt Berechtigung pr fen 3 Geben sie den Principal ein f r den Sie die Berechtigung pr fen m chten z B admin Standard 4 3 4 Best tigen Sie mit OK Die Zugriffsberechtigungen werden angezeigt 98 Server Dienste inventix CRM Benutzerhandbuch 13 Server Dienste 13 1 Einf hrung inventix CRM beinhaltet diverse Serverdienste die im Hintergrund laufend f r die Durchf h rung vieler Systemfunktionen verantwortlich sind In diesem Kapitel sollen einige grundlegende Konfigurationsm glichkeiten genannt werden die zur Anpassung der Funktionen an Ihre Be d rfnisse erforderlich sein k nnen 13 2 Scheduler und Subskription Handler Der Subskription Handler ist eine Serverkomponente die f r den Versand der ber die Sub skriptionfunktion bezogenen Nachrichten verantwortlich ist Sie pr ft im Hintergrund ob f r aktivierte Subskriptionen von Benutzern Nachrichten zu erzeugen sind Diese werden erstellt und den Benutzern zugestellt F r die Benutzung der Subskriptionfunktionen ist der Start des Subskription Handlers erfor derlich 13 3 Workflow System Das CRM System s
126. ukte la Sinn Cmt insdaumelanatuminn_ 1NONEGA ect Darme tano Attn imali aj JE Depots Dashboard Kampagne Ordner amp Dokumente Geb ude 5 Kampagnenerfolg Verkaufschancen Gewonnen 62 verloren 389 Erfolg 13 Generiertes Volumen 4488640 davon abgewickelt 4433 will Pianzahlen amp Umsatzziele E 5 D Masseinheiten M g oman 8 2 560 000 Codes 5 48 gt Workflows 3 420 000 amp 5 3 5 Benutzer Startseiten 3 3 280 000 5 S A Security Realm PaE g 140 000 5 A ERP S 3 Sn 2 8 AugSepOctNow FebMarAprM N A A Risk Management 2 OS a po ct Mona zjan FearApIM un Ja lt el Gewonnen Realisierungsphase Entscheidungsphase A Bl Suite AugSepOct NovDez Jan Feb Mar AprMay Jun Jul N A Durchsetzungsphase Konkretisierungsphase A Einstellungen isi Gewonnen Verloren Qualifizierungsphase Identifizierungsphase Abbildung 8 1 bersicht auf eine Kampagne H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Kampagne Beschreibung Beschreibung der Kampagne Kampagnen Typ Der Typ der Kampagne Automatik Manuell 75 inventix CRM Benutzerhandbuch 8 1 Automatik Kampagnen Kampagnen Status Der Status der Kampagne Planung Eingeplant Aktiv Inaktiv Prozessor Klasse Hier kann eine Java Klasse mit individuellem Prozessor angegeben werden Gesch tzter Wert Der durchschnittliche gesch tzte Wert
127. usw H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung N chste Schritte Ein einfaches Eingabefeld zum Raschen Festhalten von Notizen Quelle Quelle dieses Leads Dieses wichtig f r Auswertungen zur Effizienz messung von Kampagnen etc 12 Verkaufsprozessmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch Abschluss Die gesch tzte Abschlusswahrscheinlichkeit fir einen erfolgreichen wahrscheinlichkeit Abschluss inventix CRM nutzt dieses Datum f r diverse Vorhersa gen Erwarteter Wert Der gesch tzte Umsatz inventix CRM nutzt dieses Datum f r di verse Vorhersagen Erwarteter Abschluss Das gesch tzte Datum an dem ein m glicher Gesch ftsabschluss erwartet wird Dieses ist nat rlich nur ein Sch tzwert der bei lau fend angepasst werden sollte inventix CRM nutzt dieses Datum f r diverse Vorhersagen 7 3 3 Verkaufschancen Sp testens sobald sich ein konkreter Bedarf f r ein Produkt oder eine Dienstleistung ergibt sollte durch Weiterf hren eines Leads eine Verkaufschance angelegt werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung N chste Schritte Ein einfaches Eingabefeld zum Raschen Festhalten von Notizen Quelle Quelle dieses Leads Dieses wichtig f r Auswertungen zur Effizienz messung von Kampagnen etc Abschluss Die gesch tzte Abschlusswahrscheinlichkeit f r einen erfolgreichen wahrscheinlichkeit Abschluss inventix CRM nutzt dieses Datum f
128. utzt werden Notizen Hier k nnen beliebige Notizen angef gt werden 32 Aktivit tsmanagement inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 1 Aufgaben Durchzuf hrende Aufgaben k nnen mit dem Aktivit tstyp Aufgabe angelegt werden F r un terschiedliche Arten von Aufgaben k nnen unterschiedliche Untertypen erstellt werden Aktivi t tsmanagement Einstellungen gt Aktivit tstypen f r die bei entsprechender CRM Version individuelle Prozesse definiert werden k nnen Basisprozess f r Aufgaben Standard Die folgende Abbildung zeigt den standardm ig angelegten Basisprozess f r Aufgaben Schlie en Abbildung 6 1 Die Abbildung zeigt einen sehr einfachen Aktivit tenprozess der z B f r Auf gaben verwendet werden kann Nach Erzeugung der Aktivit t befindet sie sich im Zustand Offen Sie kann verworfen oder durch schlie en geschlossen werden 33 inventix CRM Benutzerhandbuch 6 2 Aktivit ten 6 2 2 Emails ber den Aktivit tstyp Email k nnen sowohl ausgehende als auch eingehende Emails im CRM System genutzt werden Ausgehende Emails k nnen manuell erstellt oder templatebasiert ge neriert werden H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Sender Der Versender der Email Empf nger Ein oder mehrere Empf nger der Email Versanddatum Das Versanddatum der Email Betreff Der Betreff der Email Die Verwendung von Template Parametern ist m glich Nachrichtente
129. von Aktivit ts und Ver kaufsprozessen erm glicht eine optimale Unterst tzung der Vertriebsmitarbeiter Durch die flexible Ausgestaltung des Systems ggf durch Einbindung individuell programmierter Prozess Handler Java kann eine ansonsten nicht erreichbare Tiefe der Prozessunterst tzung erzielt werden Meine Startseite Er Aktivit tsverwaltung Verkaufsprozess Kontaktverwaltung MP Produkte ES x V Verkaufsprozess Y Verkaufsprozess Y Wagner Elektrotechnik GmbH Neukundenakquise St Status Realisierungsphase MITA ze MESI Wagner Elektrotechnik GmbH Priorit t N A T Neukundenakquise Standard Verkaufsprozess Verkaufschance DE Bearbeiten Ansicht Aktionen Berechtigungen Peports E Verkaufsprozess f F ni I eee Blei an gt aa SIE Hao Y Aktivit ten A W A f Verkaufsprozess E Positionen Allgemein Objekte erzeugen E Weitere z a S E mail Kunde Wagner Elektrotechnik GmbH xp 1 1000134 Alle Kundenkontakte Ge finete Objekte Priorit t N A tu Verk uferl in Gast Hans xha EE n n none a hi id il Y Neukundenakquise Standard Pr 11 01 2013 09 06 Herkunft i Ursprung Wagner Elektrotechnik GmbH gt 9 L a Nene Neole _ AS Tec a Fi s Ni A d Schreiber Software AG Firma Verf lt am E L Jo Bewertung SL Offene Aktivit ten 1 x 8 Maier Tobias Person L schen am El v Erwarteter Wert 55 040 00 Projekt
130. von einem Prozesszustand in einen Folgezustand definiert Uberg nge k nnen durch den Benutzer ausl sbar sein oder durch Ereignisse innerhalb des Systems ausgel st werden Beim bergang in den Folgezustand werden definierbare Aktio nen ausgel st die die Bearbeitung der Aktivit t unterst tzen oder sogar automatisieren H ufig verwendete Attribute und Referenzen Attribut Beschreibung Name Name der Aktion Beschreibung Beschreibung der Aktion Vorheriger Zustand Der Zustand aus dem der Zustandswechsel ausgel st wird Wurzel Folgezustand Zustand Der Zustand in den durch diesen Zustands bergang gewechselt wird Fehlerzustand Hier kann optional ein Zustand angegeben werden in den bei einem Fehler der ausgel sten Aktionen gewechselt werden soll Aktivit tsstatus Der Aktivit tsstatus den die Aktivit t nach dem Zustandswechsel hat wenn leer keine Ver nderung Fertigstellungsgrad Der Fertigstellungsgrad den die Aktivit t nach dem Zustandswech sel hat wenn leer keine Ver nderung Wizard Hier kann ein Wizard oder Formular angegeben werden welches dem Benutzer bei Ausl sung dieses berganges zur Verf gung ge stellt wird Auto Trigger Das Ausl sende Ereignis f r diesen bergang Wenn keines angege ben ist wird der bergang manuell durch Benutzer ausgel st und in der Benutzeroberfl che verf gbar Aktionen Aktionen die bei diesem Zustands bergang ausgel st werden Sie werden
131. wenden Sie sich bitte an uns Segmente inventix CRM unterst tzt die Segmentierung in mehrere Segmente z B Standorte verbundene Unternehmen Bei Produktaktivierung ist es erforderlich f r jedes Segment einen Administra tor anzulegen In der Regel ist dieses der Benutzer admin Standard Die Administration von grundlegenden Systemfunktionen wird durch den Benutzer admin Root durchgef hrt Aktivierung Geben Sie im Dialog die Passworte f r die Administration ein Nach erfolgreicher Aktivie rung erhalten Sie ber diese Zugriff auf Ihr CRM System Die Passworte m ssen mindestens 8 Buchstaben enthalten Wir empfehlen die Verwendung zuf lliger Kombinationen die Gro und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen enthalten sollten Aktivierung von inventix CRM Geben Sie die Passw rter f r die Administration ein admin Root Password Confirm admin Standard Password Confirm Aktivieren Abbildung 11 1 Aktivierung der SaaS Anwendung 91 inventix CRM Benutzerhandbuch 11 2 Einrichtung des Systems 11 2 Einrichtung des Systems Nach Aktivierung Ihres neuen CRM Systems k nnen Sie sich ber die Anmeldeseite der Link wurde Ihnen in der Email nach Bereitstellung des Pakets mitgeteilt am System anmelden Bevor Sie das System nutzen k nnen ist eine grundlegende Konfiguration erforderlich Hierzu stellen wir den Setup Wizard bereit Empfehlung Vor der Konfiguration sollten Sie sicherheitshalber ein Backup machen so
132. xt Der Eigentliche Inhalt der Email Templatestatus Der Templatestatus kann Hinweise auf einen m glichen Tempalte fehler geben HTML Format Hier kann explizit angegeben werden welches Format eine ausge hende Email haben soll Es werden Plaintext HTML und Mul tipart Nachrichten unterst tzt Im Gegensatz zu blichen Email Clients kann zudem der ansonsten automatisch vom HTML Teil abgeleitete Text Teil explizit gesetzt werden n tlich f r Email Kampagnen etc Eingehende Emails ber Email Importer k nnen Emails von POP3 Servern abgerufen und in das System imporiert werden Je nach Version Ihres CRM Systems k nnen dabei individu elle Import Handler Java ausgef hrt werden Dieses erm glicht z B den Import von Web Anfragen oder Emails von externen Systemen Ebenso k nnen innerhalb des Unternehmens nur intern nutzbare Email Adressen bereitgestellt werden die dann bei Emfang entsprechen der Nachrichten durch individuelle Handler programmierte Funktionen durchf hren z B Im port von Dokumenten Fax Import Scanner Anbindung Versand von Nachrichten an bestimm te Projektmitglieder oder Kundengruppen etc ber den IMAP Zugang k nnen eingegangene Emails aus diversen IMAP f higen Email Clients in das CRM System importiert werden Ziehen Sie hierf r in Ihrem Email Programm einfach die Email in hierf r bereitgestellte Ordner Die Email wird umgehend in das CRM System importiert Ausgehende Emails Innerhalb des System
133. ypen Produktkonfigurationstypen erm glichen bei Produkten die Verwendung unterschiedlicher Kon figurationen Farbe Gr e etc 85 inventix CRM Benutzerhandbuch 10 1 Ad Hoc Berichte 10 Berichtswesen inventix CRM beinhaltet zahlreiche Funktionen f r Auswertungen und Berichte die Unterneh men und Benutzern bei ihrer allt glichen Arbeit und der Entscheidungsfindung ein wichtiges Hilfsmittel sein k nnen Die bereitgestellte Funktionalit t umfasst Ad Hoc Berichte im Rah men der Systemkonfiguration vordefinierte und den Benutzern zur Verf gung gestellte Berichte und Analysen als auch optional erweiterte Analysemethoden wie etwa die Anbindungsm g lichkeit an externe Business Intelligence L sungen 10 1 Ad Hoc Berichte Ad Hoc Berichte sind einfache Auswertungen die der Benutzer w hrend der Arbeit mit dem Sy stem f r eine einmalige Berichtanforderung oder eine Analyse erstellt inventix CRM beinhaltet hierf r einen Berichts Wizard der die Erstellung solcher Berichte erleichtert Der Berichts Wizard ist ber das Drucker Symbol in den meisten Listenansichten erreichbar Verkaufschancennummer Name der Verkaufschance Geschlossen Gewonnen Priorit t 1000094 1000089 1000101 1000104 1000108 1000033 1000039 1000027 1000040 1000032 1000028 1000023 1000043 1000037 1000034 1000022 1000049 1000045 1000050 86 J Becker Engineering AG Gast Hans Neukundenakquise Standard
134. zu Marketingzwecken aber auch z B f r durch Ereignisse ausgel ste Mailerzeugung ge nutzt werden z B monatliche Nuzungsaufstellungen f r Kunden Vertragablauf Verl ngerung usw Fax Versand F r den Versand von Fax Nachrichten kann ein Far zu Email Gateway genutzt werden Ebenso steht eine native Anbindung an Hylafax Server zur Verf gung Fax Empfang Eingehende Faxe k nnen sie ber Email Importer importieren Richten Sie hierf r Ihren Fax Server z B Hylafax so ein dass eingehende Faxe auf eine hierf r vorgese hene Email Adresse geleitet werden F r diese Email Adresse konfigurieren Sie einen Email Importer Der generelle Import ist zumeist nicht zu empfehlen da so alle Faxe importiert werden Wir empfehlen daher expliziten Import durch Ihre Mitarbeiter durch einen entsprechenden IMAP Ordner oder eine hierf r eingerichtete Email Adresse mit Email Importer an den Ihre Mitar beiter Faxe weiterleiten k nnen Basisprozess f r Fax Nachrichten Standard Die folgende Abbildung zeigt den standard m ig angelegten Basisprozess f r Fax Nachrichten Pi gt Template anwen A 1 4 Template zur cksetzeilg 1 1 z fail 1 i Template zur cksetzen 1 1 Pr 1 Template anwendenfail y Succes Sm gt gt o 7 z success 7 z Nersenden 7 success z 1 N onTrFailed y 1 isuccess 1onBounce Abbildung 6 4 Standardprozess f r ausgehende Nachrichten 38

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