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OPEN-XCHANGE SERVER

1. Solveigh Schmidt il Agenda for Sales Meetings Smm 22 02 2007 27 07 2007 20 r G Tom Green T InfoStore TEETE L A A OR Abbildung 5 4 Freigegebene Aufgabenordner i ffentliche und freigegebene Aufgabenordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Servers k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Aufgaben auch Aufgaben aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen Auf gabenordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Aufgaben in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut 99 Aufgaben Ansichten 5 2 Aufgaben Ansichten Zur Darstellung der Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern sowie f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordne
2. 111 Aufgaben l schen werden die zuvor selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus der Aufgabe entfernt und anschlie end das Register Aufgabe aktiv gesetzt i Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer bearbeiten Wollen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt ist die Funktion Bearbeiten im Panel deaktiviert und eine Bearbeitung der Aufgaben aus diesem Aufgabenordner f r Sie nicht m glich Versuchen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer ohne die hierzu erforderlichen Bearbeitungsrechte per Doppelklick zu bearbeiten erhalten Sie beim Speichern Ihrer nderungen eine Fehlermeldung in der QuickInfo des Panels M chten Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer im Rahmen einer Bearbeitung in anderen Aufgabenordnern abspeichern ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist Ihnen eine nderung des Ordners der in Bearbeitung befindlichen Aufgabe nicht m glich Wenn Sie Verkn pfungen zu Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufga benordnern anderer Benutzer neu anlegen ode
3. Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und die Anlage n dem Kontakt hinzugef gt 4 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen Jede Anlage die Sie einem bestimmten Kontakt zuordnen ist exklusiv mit diesem Kontakt verbunden F gen Sie eine Datei mehreren Kontakten als Anlage hinzu wird jedem dieser Kontakte ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 3 4 6 1 Anlagen aus Kontakt entfernen Hatten Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht dem neu zu erstellenden Kontakt hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Selektieren Sie hierzu in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus dem Kontakt entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder die Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelab schnitt Anlage auf L schen um alle gew hlten Anlagen aus dem Kontakt zu entfernen 3 4 7 Eingaben speichern bzw verwerfen Wenn Sie den neu zu erstellenden Kontakt samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Kontakt geschlossen und der neue Kontakt im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt 42 Kontakte bearbeiten M chten Sie den Kontak
4. 8 3 2 Register Sprache und Region Sprachauswahl Im ersten Drop Down Feld des Reiters Sprache und Region k nnen Sie die gew nschte Sprache f r Ihre Groupware w hlen Sie haben dabei die Wahl zwischen Englisch Deutsch und Franz sisch Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Diese Einstellungen beeinflussen auch das Datums und W hrungsformat Zeitzone Im zweiten Drop Down Feld k nnen Sie die gew nschte Zeitzone festlegen Dies ist entscheidend f r alle zeitgebundenen Eintr ge wie Termine Aufgaben etc Leben Sie bei spielsweise in Irland sollten sie Europa Dublin w hlen W hrend einer Gesch ftsreise k nnen Sie hier die passende Zeitzone w hlen Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Zeitformat Hier k nnen Sie das gew nschte Format f r Zeitangaben festlegen Standarde instellung ist das 24 Stunden Zeitformat Wollen Sie dies ndern aktivieren Sie die Checkbox benutzerdefiniert und w hlen Sie 12 Std Ein Beispielergebnis des gew hlten Formats finden Sie im Feld Beispiel Datumsformat Hier k nnen Sie das gew nschte Datumsformat festlegen Wollen Sie die angezeigte Standardeinstellung ndern aktivieren Sie die Checkbox benutzerdefiniert und w hlen Sie das gew nschte Format und das gew nschte Trennzeichen Ein Beispiele
5. AOT is 2 S wu Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Anlage Flag Verkn pfung v Ikea D D g Bearbeiten 5 Duplizieren Adresskarten amp ffnen ik g Start re ie L schen E Verschieben Telefonliste g Speichern unter g Ende limo Meier a Drucke Kopieren Detail H Im InfoStore speichern P Wechseln z a E Mail J122 p Abbrechen R Kalender Kontakte Appelt Silvia E Familie amp Freunde E bersicht Antagen 1 da Verkn pfungen 1 r E Motorrad Club Dateiname Mime Typ Gr e Letzte nderung E THW Ortsverband regeln2006 pdf application pdf 826 68 KB 08 08 2007 a E Aufgaben E 9 ffentliche Ordner 8 amp Freigegebene Ordner T InfoStore v Opening regeln2006 pdf You have chosen to open 3 regeln2006 pdf whichis a Adobe Acrobat Document from http fprototyp open xchange com 4 November gt 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So What should Firefox do with this file 4 2 8 293 905 1 2 Open with Adobe Reader 9 0 default 45 3 4 5 6789 46 10 11 12 13 14 1516 47 147 18 19 20 A 223 a 2 2 2 230 O Save to Disk 8 Cewe a InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten s 17 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Erstellt am 04 01 2007 21 05 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 08 08 2007 03 52 von Timo Meier Abbildung 3 5 Kontakte in der Ansicht Detail Register Anlagen Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen
6. F Kalender 8 Kontakte Startseite E Aufgaben A Kalender 3 gt EMail F 9 ffentliche Ordner Donnerstag Keine Eintr ge verf gbar Freigegebene Ordner 27 11 2008 11 00 Management Update T InfoStore Aw Folgentre Y Allgemein Teilnehmer Anlagen Links Weitere 2 208 cal Management Update znr Sp ter Telefonkonferenz Beginntum 27 11 2008 11 00 Endetum 27 11 2008 12 00 4 November lt 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So Erstelltvon Timo Meier 4 7 28 23 W A 1 2 3456 789 Aufgg Nicht vergessen InfoStore g 45 10 11 12 13 14 15 16 a 17 148 19 20 A 22 23 48 24 25 3 27 28 29 30 Telefon Seript Frank Meye 13 09 2007 i InfoStore a Anfahrt zur Ferienwohnung Frank Meye 18 09 200 Heute Anleitung f r das Erstellen T e a ne en en ne nn nee Abbildung 1 7 Hover im Modulfenster Ein Hover zeigt Detailinformationen zu dem Eintrag an der sich unter dem Mauszeiger befindet So bedienen Sie einen Hover e Um einen Hover zu ffnen zeigen Sie mit der Maus auf einen Eintrag im bersichtsfenster Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover e Solange sich der Mauszeiger auf dem Eintrag oder innerhalb des Hovers befindet bleibt der Hover ge ffnet e Mit Hilfe der Register am oberen Rand des Hovers k nnen Sie verschiedene Informationen einsehen e Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Weitere Informationen zu den Hov
7. Motorrad Club 4 ffentliche Ordner amp Freigegebene Ordner a P InfoStore v E Familie amp Freunde 5 Lindekamp Ralf 12s M heimer Str 275 E Motarraa Glub 77052 Duisburg R E THW Ortsverband 0203 446047 D E Aufgaben rl bms de E G H i Errc t er er oe L OO O O O OO N O N E O E E Abbildung 3 2 Pers nliche Kontaktordner 4 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Server erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Kontaktordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 5 Ordnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 3 1 2 ffentliche Kontakte Zur Gruppe der ffentlichen Kontakte z hlen zun chst alle internen und externen Mitarbeiter Ihrer Organisation die als Benutzer im Open Xchange Server registriert sind Dar ber hinaus k nnen sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vor ausgesetzt weitere ffentliche Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Tea
8. L schen Sie Kontakte die zuvor mit anderen Elementen verkn pft wurden werden die entsprechenden Verkn pfungen aus diesen Elementen automatisch entfernt 3 7 Kontakte drucken M chten Sie die Daten einzelner Kontakte oder Listen bersichten der Kontakte aus Ihren pers n lichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 44 Einzelne Kontakte drucken 3 7 1 Einzelne Kontakte drucken Beim Ausdrucken einzelner Kontakte werden stets alle Felder des Kontakts ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register Gesch ftlich Pers nlich Zus tzlich diese Felder verwaltet werden Felder ohne Daten werden nicht ausgedruckt Um einzelne Kontakte sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Kontakt in der Ansicht Detail anzeigen und klicken hiernach im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten Kontakts angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des Kontakts auf dem selektierten Ger t au
9. Weitere Optionen wie das Einf gen von Anlagen oder das Formatieren von Text finden Sie im Abschnitt Abschnitt 2 11 E Mail Nachrichten verfassen Alternativ k nnen Sie die Funktionen Antworten und Allen antworten auch im Kontext men aufrufen 19 E Mail Nachrichten verfassen 2 11 E Mail Nachrichten verfassen Zum Verfassen einer neuen E Mail klicken Sie auf das E Mail Symbol unter dem Panel Eintrag Neu Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre neue E Mail schreiben k nnen Alternativ k nnen Sie im V Split und in der Listenansicht durch einen Doppelklick in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten E Mails das Fenster zum Erstellen einer neuen E Mail ffnen 2 11 1 An In das Eingabefeld An tragen Sie die E Mail Adresse des Empf ngers ein Soll die Nachricht mehrere Empf nger haben tragen Sie die E Mail Adressen getrennt durch Kommata in das Feld ein Unter AN eingetragene Empf nger sehen welche anderen Empf nger unter AN und CC ein getragen wurden Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter AN eingetragenen Empf ngern nicht eingesehen werden Wenn Sie zwei oder mehr Zeichen einer E Mail Adresse eingeben wird eine Liste mit E Mail Adressen ge ffnet die diese Zeichen enthalten Durch einen Linksklick oder ber die Pfeiltasten k nnen Sie die gew nschte Adresse aus der Liste ausw hlen Dies setzt jedoch voraus dass die entsprechende Option in den E Mail Optio
10. 2 135 Rich Clients 1 3 5 Schnelleinstellungen 9 Schnellfilter Leiste 32 33 Schriftzeichen 4 Sekund rapplikationen 3 Sender Adresse 161 Sicherheit 3 Sicherheitsrisiko 3 161 Signaturen 25 161 Sitzung beenden 5 Smiley 161 Speicherkapazit t 82 109 Sprachauswahl 4 153 Deutsch 153 Englisch 153 Franz sisch 153 SSL Verschl sselung 3 Standardansicht 159 160 Startseite 3 5 6 7 158 Startsymbol Home 7 Suchfunktion 17 Suchkriterium 17 Symbol Abmelden 5 E Mail 9 InfoStore 123 Start 5 Systemvoraussetzungen 2 Bildschirmaufl sung 2 Browser Anforderungen 2 Zus tzliche Anforderungen 2 T Tabellenkalkulationen 35 82 Tagesansicht 163 Tags 154 Tastaturk rzel 9 Team 163 Team Ansicht 68 Team Optionen 163 Teamarbeit 1 Teilnehmer benachrichtigen 84 Telefonliste 32 Termine 57 ndern 85 Anlagen 82 anlegen 75 anzeigen 58 aus allen Kalendern 60 anzeigen als 80 Arten 57 angrenzende 63 einzelne 57 63 ganzt gige 64 ffentliche 59 private 57 Team Termine 58 Terminserie 57 Terminserien 63 berschneidende 63 bearbeiten 85 Doppelklick 86 Drag amp Drop 86 Kontextmen 86 Panel Funktion 86 Tag ndern 87 Terminserie 86 Titel ndern 86 Verkn pfungen 88 ziehen 87 Beginn 77 Benachrichtigung 85 best tigen 84 85 88 Best tigungsabfrage 85 bl ttern 62 Daten eingeben 77 drucken 89 Einzeltermine 89 mehrere Termi
11. Ansicht H Split in der Titelleiste der InfoStore Eintr ge Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 6 11 1 InfoStore Eintr ge mit Flags markieren M chten Sie InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner aus f r Sie ffentlichen oder f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden InfoStore Eintr ge entweder in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden InfoStore Eintr ge f r eine Mehrfachauswahl halten Sie bei der Auswahl entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panel Abschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen InfoStore Eintr gen 128 Flags von InfoStore Eintr gen ndern entfernen zuweisen m chten Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von InfoStore Eintr gen aus f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte ben tigen 6 11 2 Flags von InfoStore Eintr gen ndern entfernen M chten Sie InfoStore Eintr gen die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 6 11 1 InfoStore Eintr ge mit Flags markieren beschrieben Um Flags von In
12. Benennung von Verteilerlisten Die Benennung von Verteilerlisten wird vom Open Xchange Server nicht auf Eindeutigkeit gepr ft somit k nnten mehrere Verteilerlisten mit identischer Benennung angelegt werden Um dies zu vermeiden sollten Sie bei der Eingabe des Namens der Verteilerliste stets darauf achten Ihre Verteilerlisten m glichst eindeutig zu benennen 1 1 Zielordner f r neue Verteilerliste w hlen Mittels der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner die neu zu erstellende Verteilerliste abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem Ihrer pers nlichen Kontaktordner derjenige pers nliche Kontaktordner der beim Anlegen der neuen Verteilerliste ge ffnet war Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontak tordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner der beim Anlegen der neuen Verteilerliste ge ffnet war Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontak tordner anderer Benutzer f r den Ihnen kein Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Ihr pers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem anderen Modul des Open Xchange Server z B E Mail Kalender etc Ihr p
13. E Mail 159 Allen antworten 160 Ansicht 159 automatisch selektieren 160 E Mail Entwurf automatisch speichern 161 Emoticons 161 Empfangsbest tigung 160 Externe Grafiken 161 gel schte 160 HTML 161 Mail in Antwort zitieren 160 Nachrichten formatieren 161 Nachrichten weiterleiten als 161 Sender Adresse 161 Signaturen 161 Unterordner 159 Visitenkarte anh ngen 160 Zeilenumbruch 161 Zitierte Zeilen farbig hervorheben 161 E Mail Adressen sammeln 160 InfoStore 165 Standardansicht 165 Kalender 162 Beginn Arbeitszeit 162 Darstellung 162 Ende Arbeitszeit 162 Intervall 162 Standardansicht 163 Team Optionen 163 Terminbenachrichtigung 163 Kontakte 164 Kartenansicht 164 Standardansicht 164 Ordner 154 165 als Link versenden 155 ausschneiden 155 Eigenschaften 156 einf gen 155 freigeben 165 l schen 155 Neuer Unterordner 154 Rechteverwaltung 156 umbenennen 155 OX Portalansichten 158 Spam E Mail Ansicht 160 Startseite 158 Layout 158 Tags 154 anlegen 154 l schen 154 Eintrag erstellen 123 E Mail verfassen 20 weiterleiten 15 Emoticons 161 Empfangsbest tigung 22 160 Entwurf automatisch speichern 23 Entwurf speichern 22 Erinnerung aktivieren 107 expandieren 5 Exportieren 151 Kontakte 151 Termine und Aufgaben 152 Externe Dokumente 82 Externe Grafiken 161 Externer Zugang 3 F Fehlermeldung 5 124 Formatierung 161 Foto 40 freigegebene Ordner 165 Fu
14. Einstellungen unterschiedlich aussehen HE Or _Anmeigen a a Timo Meier Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen X Q3 np w ES 3 C Antworten L schen H Split ffnen ik a Si C Allen antworten S Drucken v Split amp Speichern unter d p 28 Zur cksetzen Irdner nn 2 Ti M Ea Weiterleiten Markieren als Liste H Im InfoStore speichern P a m ma IND MET ui mj Kopieren Verschieben p 5 A E Mail Inbox a jand Pers nliche Ordner E Mail i Inbox 19 0 X amp FA Kalender 2 Von Betreff Erhalten Gr e Flag E Kontakte 63 Jean_aupont aochoat tin 1ermin wurde geandert Uustomer Fresentanon 12 09 2UUF UBLUr 1 99 KH E Aufgaben P ffentliche Ordner E amp Freigegebene Ordner T InfoStore A tom_green docboat Ein neuer Termin wurde erstellt Customer Presentation 12 09 2007 06 02 1 53 KB 29 08 2007 14 25 3 32 KB 207 16 22 456 04 KB 1MB noran You have chosen to open sar aarun 3 Technical Data Sheet OX EE E Tech_Fact_Sheet_EN pdf C Jean Dupont Re Sales meeting agenda draft I C Frank Meyer Teci Opening Tech_Fact_Sheet_EN pdf D amp 3 Brian Connor Fact 4 November 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So Von An Frank Meyer lt frank_meyer docboatl Jean Dupont lt jean_dupont dochog Erhalten 23 08 2007 16 22 whichis a Adobe Acrobat Document from http fprototyp open xchange com What should Firefox do with this file 4 7 28 23 W A 1 2 45 3 4 56678
15. Klicken Sie auf Hinzuf gen Um weitere Teilnehmer hinzuzuf gen wiederholen Sie diese Schritte Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie auf OK Ergebnis Die externen Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag sind als Teilnehmer eingetragen 4 4 7 Anlagen zu Terminen hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit dem neuen Termin in Beziehung stehen wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen etc direkt mit dem Termin verbinden k nnen Sie dem Termin die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzu f gen Beachten Sie dass Sie um Terminen Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Spei cherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz ber schritten k nnen Sie Terminen keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox Um neu zu erstellenden Terminen Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und d
16. TE Vereinskalender Neu Kalender Ansicht F Bearbeiten Kalender fka 9 L sche Te m Drucke List SAD Verschiebe Detail Pers nliche Ordner Kalender Montag 17 09 2007 Zeitraum Flag Suchen Tag a Arbeitswoche jr 3 Zur cksetzen Monat 2 Woche r KW 38 2007 Dienstag 18 09 2007 Mittwoch 19 09 2007 Geburtstag John DD Ameren JE Verkn pfung Start gt Donnerstag 20 09 2007 Freitag 21 09 2007 XML Schulung 72 Wichtige Termine g Kontakte Aufgaben P ffentliche Ordner Freiaeaebene Ordner si a 08 u Kundentermi Fa Meier GmbH 09 00 Kick off Meeting Projekt 40 _20 f Apna 3 Produkt Demo Meeting mit Marketing a Team 3 11 9 4 September gt 4 2007 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 35 2 28 29 30 3 1 2 1a Mittagessen mit Solveigh 37 10 11 12 13 14 15 16 amp 38 17 18 19 20 21 22 23 44 0 39 24 25 26 27 28 29 30 pen 15 20 Heute da M nl Globex Pr sentation Sie haben keine ungelesenen 17 00 Nachrichten Badminton Turnier STE 7 9 77 MB 1418 0 e Datei 0 17 4 88 6B v V Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 10 berschneidende bzw angrenzende Termine Um sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen zu lassen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wird zur Ansicht Liste Zeitraum Arbeitswoche gewechselt in der alle Termine dieser Arbeitswoche
17. die im Modul Aufgaben verwaltet wird daher wurde mit dem Wechsel zu dieser Verkn pfung gleichzeitig das Modul Aufgaben ge ffnet 6 13 3 Mit InfoStore Eintr gen verkn pfte Elemente bearbeiten Wollen Sie mit einem InfoStore Eintrag verkn pfte Elemente bearbeiten doppelklicken Sie in der H Split Ansicht des InfoStore Eintrags im Register Verkn pfungen auf das zu ndernde verkn pfte Element Hiermit gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog des verkn pften Elements und k nnen dort die gew nschten nderungen ausf hren gyerkn pfungen zu InfoStore Eintr gen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anlegen oder entfernen Wenn Sie Verkn pfungen zu InfoStore Eintr gen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer neu anlegen oder entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieses Ordners Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt sind die Panel Funktionen Start und Ent fernen im Abschnitt Verkn pfung deaktiviert und Sie k nnen lediglich zu den Verkn pfungen dieser InfoStore Eintr ge wechseln 131 Verkn pfungen aus InfoStore Ein tr gen entfernen 6 13 4 Verkn pfungen aus InfoStore Eintr gen entfernen Um Verkn pfungen aus InfoStore Eintr gen zu entfernen stellen Sie zun chst den zu ndernden InfoStore Eintrag in der Ansicht H Split dar Setzen Sie in der Anzeige das Register Verkn p ungen aktiv selektieren diejenige n Verkn pfung en die
18. freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster Neuer Info Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern um den Info Eintrag im ausge w hlten Ordner abzuspeichern 72 Minikalender EN Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox 4 2 8 6 Register Verkn pfungen Verkn pfungen helfen Ihnen in Beziehung stehende Elemente wie z B Aufgaben oder Kontakte die mit einem bestimmten Termin assoziiert sind rasch und unkompliziert miteinander zu ver binden Informationen zum Verkn pfen von Terminen mit anderen Elementen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 12 Termine mi
19. ig immer die ersten f nf Eintr ge angezeigt Die Anzahl der angezeigten Elemente kann in den Einstellungen f r die Startseite ge ndert werden Zus tzlich erhalten Sie Informationen dar ber ob andere Benutzer neue Termine oder neue Aufgaben f r Sie angelegt haben Auch Eintr ge im InfoStore sowie Hinweise auf eingegangene bzw ungelesene E Mails finden Sie auf der Startseite Informationen zu den einzelnen Modulen erhalten Sie im Abschnitt Abschnitt 1 3 Die Modulleiste a A E Abmelden __ Timo Meier Neu Schnelleinstellungen N m B D g 3 v InfoBox anzeigen Quickinfo anzeigen V Minikalender anzeigen Ordner E amp Timo Meier an B A E Mail E T Kalender amp Kontakte E Aufgaben 72 Kalender g 3 EMail 3 ffentliche Ordner Donnerstag Keine Eintr ge verf gba Freigegebene Ordner D InfoStore Startseite 7 11 200 11 00 Management Update Folgende Woche 05 12 2008 08 30 Monthly Sales Meeting Sp ter 11 1 0 11 00 Management Update 4 November gt 4 2008 gt 02 0 0 08 30 Monthly Sales Meeting Mo Di Mi Do Fr Sa So 4 27 28 29 3 34 1 2 sa 4 5 6 789 Aufgaben 0 H Infostore 4 10 11 12 13 14 15 16 a 17 18 19 0 A 22 23 48 24 25 26 27 28 29 30 Id k Mein InfoStore Telefon Script Frank Meyer 8 09 2007 Anfahrt zur Ferienwohnung Frank Meyer Heute Anleitung f r das Erstellen Tir Marketing brochure Englist Tirr Vorlage Anschre
20. mtliche f r den betreffenden Tag anstehenden Informationen gruppiert zusammengetragen sind Tools auch tats chlich nutzen Auf der Startseite kann der Benutzer sofort nach erfolgter Anmeldung erkennen ob neue E Mail Nachrichten vorliegen oder Aufgaben bzw Termine wahrzunehmen oder neue Dokumente verf gbar sind So bekommt jeder Benutzer unabh ngig von pers nlichen Pr ferenzen und Priorit ten schnell einen berblick was sich am Informationsstand im Unternehmen ge ndert hat Nat rlich kann jeder Benutzer direkt von dieser Seite aus in die einzelnen Bereiche verzweigen um mehr Detailinformationen zu erlangen oder etwa anstehende Aufgaben direkt zu bearbeiten Wichtig ist der gewissenhafte Gebrauch der Verkn pfungsfunktion da dies zu einem exponenti ellen Wachstum des Informationsgehaltes beitr gt ohne dass dabei die zu speichernden Daten mengen anwachsen Sehr effizient ist auch die Drag amp Drop Funktion Durch Ziehen mit der Maus lassen sich beispiels weise Termine schnell und einfach im Kalender verschieben oder E Mails in andere Ordner ver legen etc Bei konsequenter Nutzung dieser Funktion l sst sich die t gliche Arbeit sehr einfach organisieren und man hat den Blick wieder f r das Wesentliche frei Privatsph re 2 3 Privatsph re Das ausgekl gelte Benutzer und Gruppenmanagement des Open Xchange Servers garantiert trotz Teamphilosophie jederzeit den vollst ndigen und umfassenden Schutz der privaten und pe
21. r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer kopieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Beim Kopieren von Kontakten zeigt Ihnen die Auswahlliste daher immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in ffentliche oder freige gebene Ordner verschieben oder kopieren 48 Kontakte mit Flags kennzeichnen 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Kontakte und Verteilerlisten zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle Kunden mit gr nen Flags alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung mit roten Flags und alle Lieferanten mit blauen Flags versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Kontakten handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in der Telefonliste als eigene Spalte und in den Ansichten Adresskarten sowie Detail in der Titelleiste der Adresskarten bzw in der Detail ansicht Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 3 11 1 Kontakte mit Flags markieren M chten Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Ko
22. 20 10 2008 14 43 20 10 2008 11 55 20 10 2008 11 55 19 12 2007 09 59 12 09 2007 09 53 Gr e 1 28 KB 1 45 KB 1 45 KB 1 29 KB 1 54 KB Flag a K Alle g ngigen E Mail Funktionen wie z B das Verfassen Beantworten und Weiterleiten einer E Mail sind im Panel zu finden Sie werden nachfolgend genauer beschrieben Im Panel kann wei terhin die Ansicht f r das Modul E Mail umgeschaltet werden Auch eine Suchfunktion finden Sie dort ber den kleinen Pfeil in der rechten oberen Ecke kann die Option QuickIn fo anzeigen eingeblendet werden In den folgenden Abschnitten gehen wir genauer auf die ein zelnen Funktionen ein Ansichten f r das E Mail Modul Haben Sie das E Mail Symbol angew hlt ffnet sich im bersichtsfenster auf der rechten Seite das Modul E Mail in der H Split Ansicht Im Panel k nnen Sie die Darstellung f r das Modul E Mail umschalten W hlen Sie hierf r eine der Funktionen in der Sektion Ansicht Wenn Sie eine HTML E Mail anzeigen die extern verlinkte Grafiken enth lt werden diese Grafiken standardm ig nicht sofort angezeigt Diese Einstellung sch tzt ihre Privatsph re ber dem 15 Der H Split Betreff Feld der E Mail wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt Wenn Sie diese Grafiken sehen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Grafiken laden Informationen zur Konfiguration dieses Verhaltens finden Sie im Abschnitt Laden extern verlinkter Bilder sperren Falls die
23. 4 5 1 Beginn und Ende des Termins Das Beginn und das Ende des neu zu erstellenden Termins k nnen Sie wahlweise manuell in den hierf r vorgesehenen Feldern eintragen oder mithilfe der Kalendersymbole bzw der Auswahllisten neben diesen Feldern festlegen 4 Zeitangaben f r neue Termine Die von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilit t gepr ft um sicherzustellen dass das Ende von Terminen zeitlich nach dem Beginn der Termine liegt Haben Sie verse hentlich das Ende eines neuen Termins zeitlich vor dessen Beginn gelegt wird der Beginn automatisch auf einen plausiblen Wert gesetzt 4 4 5 2 Ganzt gige Termine M chten Sie ganzt gige Termine wie z B Geburtstage oder andere Ereignisse die einen ganzen Tag andauern anlegen aktivieren Sie im Fenster Termin die Option Ganzt gig Hiermit ent fallen die Eingaben der Uhrzeiten f r das Beginn und das Ende des neuen Termins 4 4 5 3 Private Termine Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine aus einem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer bzw Ressourcen zu einem Termin hinzuf gen k nnen Sie neu zu erstellende Termine als private Termine kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Termine k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen 77 Daten f r neuen Termin eingeben Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Termi
24. 79 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB V Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 6 Alle eigenen Termine aus allen Kalenderordnern anzeigen i Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen Die Anzeige aller eigenen Termine aus allen pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalen derordnern ist nur m glich in den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume Die von Ihnen gew hlte Einstellung zur Anzeige aller eigenen Termine aus allen Kalendern wird dauerhaft abgespeichert Sie m ssen diese Option also nur einmal f r s mtliche Kalenderordner und Ansichten aktiv setzen Weitere Informationen ber die verschiedenen Ansichten und Zeitr ume finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume dieses Kapitels 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume Zur Darstellung der Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen in den Panelabschnitten Ansicht und Zeitraum aus den vier nachstehend beschriebenen Ansichten und Zeitr umen w hlen In den Ansichten Kalender und Liste zeigt die Titelleiste des bersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken Die Schaltfl che Heute in der Titelleiste des bersichtsfensters stellt die Kal
25. 8 Einstellungen Abschnitt Gel schte E Mails unwiderruflich entfernen 2 18 E Mail Nachrichten drucken Die Option Drucken erhalten Sie in allen Ansichten In der Listenansicht wird die Liste der E Mails gedruckt und in der H Split Ansicht oder V Split Ansicht die gerade aktive E Mail ffnen Sie eine E Mail per Doppelklick erhalten Sie auch in diesem Fenster die Option zum Drucken der E Mail 2 19 Die E Mail Verzeichnis bersicht Der linke Bereich im Webmail Client ist zweigeteilt Der obere Bereich enth lt eine bersicht ber das hierarchisch strukturierte E Mail Verzeichnis Direkt anw hlbar bzw aufgef hrt sind hier standardm ig zun chst folgende Inhalte und Ordner Account Name Der oberste Eintrag in diesem Bereich zeigt Ihnen den Account Namen an unter dem Sie am System angemeldet sind EA Inbox Der Ordner INBOX kann als Briefkasten Ihres Accounts angesehen werden Er enth lt alle eingegangenen E Mail Nachrichten f r Ihren Account Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Posteingangs im bersichtsbereich angzeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht Entw rfe Der Ordner Entw rfe dient dem Speichern von Entw rfen von E Mail Nachrichten die erst sp ter fertiggestellt und verschickt werden sollen Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Entwurfordners im bersichts fenster angezeigt wird Standardansicht ist die horizon
26. Aa E arten reader makes a 85 4 7 Termine l schenz aa EHE ieleeagieh 89 4 8 Termine dr cken u 3 00 2 re ne E ash Duni ER nee ee 89 4 9 Termine in andere Ordner verschieben u 222244440224000nnssennnsseennnssennnnnnenn 91 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen 2224444442240nnsnssennnnssennnnnssennnnnssen nennen 92 4 11 Termine suchen arts ass en EO ERORE RON OOE 93 4 12 Termine mit anderen Elementen verkn pfen uussssssssssenennenennnnennen 94 SAUTgSDENT A ee een she EA lese AET 97 5 1 Aufgabenarten und Zugriff uucsesssesseensesensnnsnsssseneennnnnnnsnnennennennnnnnennsnnennenn 97 5 2 Alfgaben Ansichten u ee an en Rinne 100 5 3 Aufgaben Hover nee leben sein nie ef 103 5 4 A fgabenerstellen u ner ernensshrgeiensensfhermnieitefsderesnheit 103 5 5 Aufgaben bearbeiteNnin eioen nnan ano aosa aaa aN estate 110 5 6 Aufgaben l schen une seen a Se le eg 112 5 7 Aufgaben dr cken u um Seien a 113 5 8 Aufgaben verschieben 0s0s0sssssneseesnennnnnonanennennennnnnsnnnsnennnennennsnnsnnennnnnnn 114 5 9 Aufgaben duplizieren s0s0snsssnerensnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnenennnnnennnnnsnsnennnnnn 115 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen 22222220sssssnssnsseennennnnnnnnneneenn en 116 5 11 Aufgaben suchen aln ens asien u ne E aR see 117 5 12 Aufgaben mit anderen Elementen verkn pfen uusssssssssesensnnnnnnnnn
27. Ansichten Liste und H Split k nnen Sie die Funktion Duplizieren auch im Kon textmen aufrufen i Aufgaben duplizieren Sie k nnen immer nur eine Aufgabe duplizieren sobald Sie mehr als eine Aufgabe selektie ren wird die Funktion Duplizieren im Panel deaktiviert Anlagen einer Aufgabe werden beim Duplizieren nicht mit kopiert 115 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Durch das Duplizieren von Aufgaben entstehen keine Beziehungen zwischen der Ausgangs aufgabe und den hiervon duplizierten Aufgaben Jede Aufgabe ist unabh ngig von der Art und Weise wie diese erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer duplizieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Gleiches gilt wenn Sie Aufgaben zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben ordnern anderer Benutzer duplizieren m chten Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde Eine Aufgabe die als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner kopieren Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermeldung 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennz
28. Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 3 11 3 Flags von Kontakten entfernen Um Flags von Kontakten aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Kontakte wahlweise in der Ansicht Tele fonliste oder Adresskarten darstellen M chten Sie das Flag eines einzelnen Kontakts entfernen k nnen Sie dies auch in der Detailansicht dieses Kontakts ausf hren Anschlie end selektieren Sie diejenigen Kontakte deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymbol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktord nern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r diese Ordner ben tigen 49 Kontakte suchen i Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Kontakte aus diesen Ordnern ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Abschnitt Flag im Panel deaktiviert und Sie k nnen Kontakte aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennz
29. Cursor auf einem Termin verharren wird ein Fenster eingeblendet das weitere Informationen zu diesem Termin enth lt Zus tzlich zu den bereits im Kasten sichtbaren Daten werden hierin Angaben ber die Teilnehmer und die Ressourcen dieses Termins angezeigt Das Fenster mit den Zusatzinformationen wird ausgeblendet sobald Sie den Cursor bewegen 4 Farben der Terminanzeige Die Farben zur Kennzeichnung der Terminanzeige Gebucht Mit Vorbehalt Gesch ftlich unterwegs oder Frei sind im Open Xchange Server fest vorgegeben und k nnen von Ihnen nicht ver ndert werden Weitere Informationen zur Kennzeichnung der Terminanzeige finden Sie im Kapitel Abschnitt 4 4 Termine erstellen dieses Kapitels 4 2 2 2 Terminserien Terminserien des ausgew hlten Tages werden in der Ansicht ebenfalls mittels spezieller Symbole gekennzeichnet um diese leichter von einzelnen Terminen unterscheiden zu k nnen 4 2 2 3 berschneidende bzw angrenzende Termine In der Kalendertagesansicht kann eine bestimmte Anzahl von Terminen die sich berschneiden nebeneinander angezeigt werden Wird diese Anzahl berschritten wird in der Datumsleiste ein zus tzliches Symbol eingeblendet wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt M chten Sie sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen lassen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wechseln Sie zur Ansicht Liste Zeitraum Tag in der alle Termine f r diesen Tag dargestellt sind 63 Ansic
30. Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an 4 2 8 4 Anlagen aus Terminen ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Termins ffnen oder als Datei abspeichern k nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Dateitypen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 4 2 8 5 Anlagen aus Terminen im InfoStore speichern Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul In oStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr gen finden Sie im Kapitel InfoStore Um eine Anlage aus einem Termin in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw
31. Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Hinweis Stellen Sie sicher dass die ausgew hlte Datei vom Typ VCARD ist Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren 143 Kontakte im CSV Format importie ren OF Apmeiden n Timo Meier Importieren e9anBEuNd ME on EL Ordner ne E Einstellungen A p Importieren 3 Optionen EinstellungenAmportieren amp Tags Startseite Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSV Dateien m E Mail Detaillierte Informationen finden Sie in der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import m Kalender Kontakte Dateityp ical Termine z m Aufgaben a var Infostore CSV Kontakte Durch Kommata getrennt 7 Benutzer si e l Dateiname M oe 4 November gt 4 2008 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 8 23 3 3 1 2 45 3 4 5 6 7989 4 10 11 12 13 14 15 16 a 17 148 19 20 21 223 48 24 25 26 27 28 29 30 Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten E l T7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 8 3 Kontakte im VCARD Format importieren Die Kontaktdaten werden in Ihren pers nlichen Ordner Kontakte eingef gt 8 1 4 Kontakte im CSV Format importieren Folgende CSV Dateien werden unterst tzt Standard CSV Dateien deren Werte durch Kommata getrennt sind e CSV Dateien aus MS Outlook 8 1 4 1 Standard CSV Datei Eine Standard C
32. Ergebnis werden alle zuvor selektierten Termine mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 4 10 2 Flags von Terminen ndern M chten Sie Terminen die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 4 10 1 Termine mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 4 10 3 Flags von Terminen entfernen Um Flags von Terminen aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausge setzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Termine in der Ansicht Liste darstellen M chten Sie das Flag eines einzelnen Termins entfernen k nnen Sie dies auch in der Ansicht Kalender oder in der Detailansicht dieses Termins ausf hren 92 Termine suchen Anschlie end selektieren Sie diejenigen Termine deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymbol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderord nern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r di
33. Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register 36 Kontakte erstellen e Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Foto des Kontakts Vorname und Nachname des Kontakts Das Icon f r privater Kontakt Das Flag das Sie dem Kontakt zugewiesen haben Alle Telefonnummern und Faxnummern des Kontakts Die E Mail Adressen des Kontakts Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail Das Register Adressen Dieses enth lt Die gesch ftliche Anschrift des Kontakts e Die private Anschrift des Kontakts Das Register Anlagen Verkn pfungen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen und Verkn pfungen Falls der Kontakt Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt e Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Falls der Kontakt Verkn pfungen enth lt werden f r jede Verkn pfung die folgenden Elemente angezeigt Der Name und der Typ der Verkn pfung e Das Icon um die Detailansicht der Verkn pfung anzuzeigen Der Hover einer Verteilerliste enth lt die folgenden Elemente e Das Register Allgemein Dieses enth lt e Das Icon f r Verteilerliste Den Namen der Verteilerliste e Ein Icon um an alle Mitglieder der Verteilerlis
34. Kalender und Details ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Termine ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Termine wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden alle zuvor selektierten Termine inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Befindet sich unter den zum L schen ausgew hlten Terminen eine einzelne Instanz einer Termin serie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie l schen wollen Um die Terminserie als Ganzes zu l schen klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu l schen klicken Sie auf Termin Wurden mehrere Instanzen einer Terminserie zum L schen ausgew hlt werden alle selektierten Instanzen dieser Terminserie ohne weitere Abfrage gel scht In den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume k nnen Sie die markierten Termine auch mit der ent Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen i Termine l schen Das L schen von Terminen l st automatisch eine E Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer aus um diese unverz glich ber den gel schten Termin zu informieren Wollen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r f r die Objekte dieser Ordner L schen
35. Kontrollfeld Optionen M chten Sie der E Mail Ihre Kontaktdaten anh ngen aktivieren Sie Visitenkarte anh ngen Die Visitenkarte enth lt Ihre Kontaktdaten so wie sie im globalen Adressbuch eingetragen sind 25 E Mail Nachrichten weiterleiten Weitere Informationen zum Adressbuch finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 1 2 ffentliche Kontakte 2 14 E Mail Nachrichten weiterleiten Wollen Sie eine bestimmte E Mail aus Ihrem Posteingang an jemanden senden so verwenden Sie hierf r die Panel Funktion Weiterleiten Markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken Sie auf die Funktion zum Weiterleiten Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie den Empf nger eintragen k nnen Fahren Sie dann genauso fort wie beim Verfassen und Senden einer neuen E Mail Alternativ k nnen Sie die Funktion Weiterleiten auch im Kontextmen aufrufen Sie k nnen mehrere E Mails gleichzeitig weiterleiten indem Sie mehrere E Mails markieren und dann die Funktion zum Weiterleiten aufrufen Die E Mails werden als Anlagen an eine neue E Mail angeh ngt 2 15 E Mail Status Sie k nnen den Status einer E Mail im Panel ndern Gehen Sie hierf r auf Markieren als Es ffnet sich eine Auswahlliste mit mehreren Optionen Wollen Sie beispielsweise eine E Mail die Sie bereits gelesen haben als ungelesen markieren w hlen Sie die Option Ungelesen Damit wird die E Mail wieder in Fettdruck dargestellt Genauso k nnen Sie eine bereits beantwortete E
36. Mac Systemen verwenden Sie die Taste lt cmd gt anstelle von lt strg gt Hinweis Je nach Aufbau der Webseite k nnen m glicherweise nicht alle Formatierungen ber nommen werden 2 11 11 E Mail Nachricht senden Um die E Mail Nachricht zu senden klicken Sie im Panel auf das Symbol unter Senden Hinweis Wenn Sie keinen Betreff angegeben haben ffnet sich ein Fenster mit einer Warnung Um die E Mail mit Betreff zu senden geben Sie den Betreff ein Klicken Sie auf OK Wenn Sie keinen Betreff eingeben wird der Text Kein Betreff als Betreff gesendet Um den Sendevorgang abzubrechen klicken Sie auf Abbrechen 2 12 E Mail Signaturen verwalten E Mail Signaturen sind blicherweise Gru formeln und Kontaktdaten die Sie in den meisten E Mail Nachrichten ben tigen Damit Sie nicht bei jeder neuen E Mail eine Signatur per Hand ein geben m ssen k nnen Sie Ihre E Mails automatisch unterzeichnen lassen Das Anlegen L schen und Verwalten von Signaturen erfolgt im Modul Einstellungen Im Ordner E Mail befindet sich hierf r ein Unterordner Signaturen N heres hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen im Abschnitt Abschnitt 8 8 2 E Mail Signaturen Beim Verfassen einer E Mail k nnen Sie ber eine Auswahlbox die gew nschte Signatur w hlen Wollen Sie keine Signatur einf gen w hlen Sie Keine 2 13 Visitenkarte anh ngen Um die Auswahlbox Visitenkarte anh ngen anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das
37. Ordner ber den Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner geh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 3 1 3 Freigegebene Kontakte Erg nzend zu ffentlichen Kontaktordnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Kontaktordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Kontakte zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Kontaktordner Sie ffnen m chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigegebe nen Kontaktordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf f r Sie ffentliche Kontaktordner wird damit das Modul Kontakte ge ffnet und der Inhalt des ausgew hlten Kontaktordners dargestellt e A A Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X Q2 aA 5 fran es e Z Bearbeiten fg Duplizieren Adresskarten I a Start oma L schen pei Verschieben Telefonliste r Zur cksetzen g Ende E THWorsverb
38. Sie Termine die zuvor mit anderen Elementen verkn pft wurden werden die ent sprechenden Verkn pfungen aus diesen Elementen automatisch entfernt 4 8 Termine drucken M chten Sie die Daten einzelner Termine oder Listen bersichten der Termine aus Ihren pers n lichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 8 1 Einzelne Termine drucken Beim Ausdrucken einzelner Termine werden stets alle Felder des Termins ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register Termin Teilnehmer diese Felder verwaltet werden Felder die keine Daten enthalten werden nicht ausgedruckt 89 Listen von Terminen drucken Um einzelne Termine sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Termin in der Ansicht Details anzeigen und klicken dann im Panelabschnitt Kalender auf die Funk tion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten Termins angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des Termins auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fen
39. Sie aus diesem InfoStore Eintrag entfernen wollen und klicken dann im Panel Abschnitt Verkn pfung auf Entfernen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en wirklich entfernen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden die selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus dem InfoStore Eintrag entfernt i Verkn pfungen aus InfoStore Eintr gen entfernen Wenn Sie Verkn pfungen aus InfoStore Eintr gen entfernen entfernen Sie damit lediglich die Verbindungen zwischen den InfoStore Eintr gen und den verkn pften Elementen Die verkn pften Elemente werden hierbei nicht gel scht Wollen Sie Verkn pfungen aus InfoStore Eintr gen aus f r Sie ffentliche bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entfernen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieses Ordners Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Entfernen im Abschnitt Verkn pfung des Panels deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich verkn pfte Elemente aus diesen InfoStore Eintr gen zu entfernen Weitere Informationen zur Bereitstellung Ihrer pers nlichen Ordner als freigegebene Ordner sowie zur Zuweisung der entsprechenden Zugriffsrechte f r andere Benutzer dieser Ordner finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner 132 Kapitel 7 Zugriff auf einzelne Module via WebDAV 7 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unt
40. Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Termine nur in Kalenderordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von Terminen in f r Sie ffentliche oder freigegebene Kalenderordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Termine in diesen Kalenderordner verschoben 4 9 2 Termine per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Termine auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie die zu verschiebenden Termine ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Termine in diesen Kalenderordner verschoben i Termine in andere Ordner verschieben M chten Sie Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kalenderordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie f r den Zielordner das Recht zum Anlegen von Objekten Wollen Sie Termine aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte der Ausgangsordner und das Recht zum Anlegen von Objekten f r
41. Wenn der Terminersteller diesen Termin in einem ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner angelegt hat sehen Sie diesen Termin im entsprechenden ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner sofern dieser Ordner f r Sie im Zugriff ist 4 5 2 Status von Terminbest tigung Um den Status von Terminbest tigungen einzusehen w hlen Sie in der Detailansicht eines Termins das Register Teilnehmer 4 5 3 Termine ndern Sobald der Termin in einem Ihrer pers nlichen oder in einem f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner angezeigt wird k nnen Sie diesen Termin bearbeiten z B um Ihre individuelle Erinnerung einzustellen oder Ihre Terminbest tigung sowie andere Daten des Termins zu ndern Weitere Informationen zum Bearbeiten von Terminen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 6 Termine bearbeiten dieses Kapitels 4 6 Termine bearbeiten Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 85 Termine ber Panel Funktion bearbeiten 4 6 1 Termine ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden Termin im Modul Kalender wahlweise in der Ansicht Liste Kalender alle Zeitr ume oder Details Wenn Sie in der Ansicht Liste einen Termin ankl
42. Windows Desktop 7 2 2 Windows XP Schritt 2 Klicken Sie im Dialogfenster Netzwerkumgebung im Bereich Netzwerkaufgaben auf Netzwer kressource hinzuf gen Y Netzwerkumgebung Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Zur ck I i f suchen EB Ordner EAN Netzwerkumgebung v KE wechseln zu Internet Netzwerkaufgaben X is Netzwerkressource hinzuf gen WES hostShared Folders an host Netzwerkverbindungen anzeigen ke Kleines Firmen oder Heimnetzwerk einrichten 3 Drahtlosnetzwerk f r Heim bzw kleines Firmennetzwerk einrichten Ee Arbeitsgruppencomputer anzeigen Symbole f r Netzwerk UPnP Ger te einblenden Andere Orte Desktop 4 Arbeitsplatz Eigene Dateien DO Gemeinsame Dokumente Fay Drucker und Faxger te Details Abbildung 7 1 Hinzuf gen einer Netzwerkressource unter Windows XP Der Assistent zum Hinzuf gen von Netzwerkressourcen wird gestartet Klicken Sie auf Weiter Im n chsten Dialogfenster w hlen Sie Eine andere Netzwerkressource ausw hlen 7 2 3 Windows XP Schritt 3 Geben Sie die folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav infostore wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 134 Windows XP Schritt 4 7 2 4 Windows XP Schritt 4 Im n chsten Dialogfenster geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Verwenden Sie dazu Ihre Login Daten f r den Open Xchan
43. anderen Elementen verkn pfen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieses Ordners Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Start im Abschnitt Ver kn pfung des Panels deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich in InfoStore Eintr gen aus diesem Ordner Verkn pfungen zu anderen Elementen zu erstellen Weitere Informationen zur Bereitstellung Ihrer pers nlichen Ordner als freigegebene Ordner sowie zur Zuweisung der entsprechenden Zugriffsrechte f r andere Benutzer dieser Ordner finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner 130 Zu Verkn pfungen eines InfoStore Eintrags wechseln 6 13 2 Zu Verkn pfungen eines InfoStore Eintrags wechseln M chten Sie zu verkn pften Elementen Ihrer InfoStore Eintr ge wechseln stellen Sie zun chst den entsprechenden InfoStore Eintrag in der Ansicht H Split dar Setzen Sie dann das Register Verkn pfungen aktiv selektieren hierin diejenige Verkn pfung zu der Sie wechseln wollen und klicken dann im Panel Abschnitt Verkn pfung auf die Funktion Wechseln zu Hiermit wechseln Sie zu dem mit dem InfoStore Eintrag verkn pften Element das Ihnen in der Detailansicht dargestellt wird Beachten Sie dass in Bezug zu dem Typ des verkn pften Elements ggfs auch ein anderes Modul ge ffnet wird Bei dem in diesen Abbildungen gezeigten Fallbeispiel war das mit dem InfoStore Eintrag verkn pfte Element eine Aufgabe
44. auf Abge lehnt lassen Sie sich zun chst die zu ndernde Aufgabe in der Ansicht H Split anzeigen Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Best tigung auf die Funktion ndern Hiermit ffnet sich ein Fenster in dem Sie mittels der Schaltfl chen den Status Ihrer Aufgabenbest tigung ndern und optional eine begleitende Anmerkung zu Ihrer nderung eintragen k nnen Sobald Sie den gew nschten Status Ihrer Aufgabenbest tigung ber die zugeh rige Schaltfl che gew hlt haben wird das Fenster geschlossen und der Status Ihrer Aufgabenbest tigung ge ndert In den Ansichten Liste und H Split k nnen Sie die Funktion Best tigung ndern auch im Kontextmen aufrufen 5 5 4 Verkn pfungen bearbeiten M chten Sie lediglich die zu einer Aufgabe vorhandenen Verkn pfungen bearbeiten lassen Sie sich die zu ndernde Aufgabe in der Ansicht H Split darstellen Anschlie end setzen Sie das Register Verkn pfungen aktiv und f hren dann mithilfe der Funktionen im Panelabschnitt Verkn pfung die gew nschte nderung durch Sie k nnen neue Verkn pfungen hinzuf gen ber Start in die H Split Ansicht einer vorhandenen Verkn pfung wechseln ber Wechseln zu oder eine bzw mehrere Verkn pfungen aus der Aufgabe l schen Funktion Entfernen Beim Entfernen von Verkn pfungen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en tats chlich l schen wollen Wenn Sie diese Sicherheitsabfrage mit OK best tigen
45. bei Teilnehmern ohne deren Anwesenheit ein Termin auf keinen Fall durchgef hrt werden kann wie z B dem Leiter eines Seminars 4 4 6 2 Externe Teilnehmer hinzuf gen M chten Sie externe Teilnehmer die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben z B Kontakte aus Ihren pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer zu einem Temin hinzuf gen selektieren Sie zun chst den entsprechenden Kontaktordner und f gen dann die gew nschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teil nehmer und Ressourcen hinzu Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer bzw Ressourcen ein Fehler unterlaufen ist markieren Sie im Feld Teilnehmer bzw Ressourcen den falschen Eintrag und klicken auf L schen 81 Anlagen zu Terminen hinzuf gen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Teilnehmer und Ressourcen die Sie zum neuen Termin hinzuf gen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Teilnehmer und Ressourcen mit entsprechend unterschied lichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Teilnehmer und Ressourcen erfasst haben 4 4 6 3 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuf gen Um externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuzuf gen klicken Sie im Fenster Termin im Panel Abschnitt Teilnehmer auf Externe hinzuf gen Geben Sie im Fenster Externe Adressen einen Namen und eine g ltige E Mail Adresse ein
46. dass Sie nur Kontakte die Sie in Ihren pers nlichen Kontaktordnern verwalten als private Kontakte kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer anlegen steht die Option Privater Kontakt im Fenster Kontakt nicht zur Verf gung 3 4 5 2 Pers nliche Daten Tags und Ordner Bilder in Kontaktdaten Im Register Privat verwalten Sie die pers nlichen Daten Ihres neu zu erstellenden Kontakts wie z B die private Anschrift sowie weitere Informationen und Anmerkungen Sofern Ihnen ein Foto oder Firmenlogo dieses Kontakts vorliegt k nnen Sie auch ein Bild Dateiformate JPG BMP GIF oder PNG empfohlene Gr e 76 x 76 Pixel in den Datensatz des Kontakts aufnehmen Bet tigen Sie hierzu im Panelabschnitt Bild die Schaltfl che Hinzuf gen 9 Da Bilder zu Kontakten direkt in der Datenbank des Open Xchange Server verwaltet werden k nnen Sie Kontakten selbst dann noch Bilder hinzuf gen wenn Ihnen nicht mehr gen gend freie Speicherkapazit t f r Anlagen oder InfoStore Eintr ge auf dem Server zur Verf gung steht 40 Daten f r neuen Kontakt eingeben Wenn Sie an den Geburtstag des Kontakts erinnert werden m chten k nnen Sie eine Terminserie erstellen Klicken Sie hierzu in der Zeile Geburtstag auf das Kalendersymbol Ein Dialogfenster fragt ob Sie zu an dem Datum des Geburtstags einen j hrlich wiederkehrenden Termin erstellen m chten Weitere Hinwe
47. davon wie Sie die Benutzer zuvor selektiert haben 4 2 7 6 Benutzer aus der Terminanzeige entfernen Um einen ausgew hlten Benutzer wieder aus der Terminanzeige zu entfernen selektieren Sie den zu entfernenden Benutzer in der Spalte Team Mitglied und klicken hiernach im Panelab schnitt Team Mitglied auf die Funktion Entfernen Y Teamansichten Da Teamansichten ordner bergreifende Ansichten sind bleibt die aktuell gew hlte Teaman sicht auch bei einem Ordnerwechsel ber den Ordnerbaum erhalten 4 2 8 Ansicht Details In der Ansicht Details werden Ihnen alle Daten Teilnehmer und Ressourcen sowie Anlagen und Verkn pfungen eines zuvor in der Ansicht Liste oder Kalender ausgew hlten Termins in vier Registern dargestellt 4 2 8 1 Register Termin Das Register Termin enth lt Angaben ber Ort Dauer Teilnehmer und Ressourcen sowie die Terminanzeige Gebucht Gesch ftlich unterwegs Frei etc und ob der Termin ein einzelner Termin oder eine Terminserie ist Des Weiteren werden der zugeh rige Kalenderordner Anmerkungen und zugeordnete Tags angezeigt sofern diese Daten eingetragen wurden Wurde dem Termin eine Erinnerung hinzugef gt wird diese ebenfalls in diesem Register dargestellt 4 2 8 2 Register Teilnehmer Das Register Teilnehmer f hrt alle an dem Termin teilnehmenden Personen und reservierten Ressourcen auf Ressourcen sind gegenst ndliche Mittel und Ger te Konferenzr ume Fahrzeuge Pr sentationsmedien usw
48. den neuen Termin speichern zu k nnen m ssen Sie die Ressource wieder entfernen 4 4 9 2 Teilnehmer benachrichtigen Haben Sie weitere Teilnehmer zu dem neu erstellten Termin eingeladen werden alle internen Teilnehmer mittels einer Best tigungsabfrage ber diesen Termin benachrichtigt und k nnen Ihnen antworten ob sie an diesem Termin teilnehmen oder nicht ein Fallbeispiel hierzu zeigt die nachstehende Abbildung Weitere Informationen ber Best tigungsabfragen finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 4 5 Termine best tigen dieses Kapitels Sofern Sie beim Anlegen des neuen Termins die Option Alle Teilnehmer per E Mail benachrichtigen aktiviert haben werden alle internen und externen Teilnehmer per E Mail ber diesen neuen Termin informiert 4 4 10 Eingaben verwerfen M chten Sie den Termin nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbre chen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen wird das Fenster Termin geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen 4 5 Termine best tigen Wurden Sie von einem anderen Benutzer des Open Xchange Server zur Teilnahme an einem neu erstellten Termin eingeladen werden Sie bei Ihrer Anmeldung sowie beim automatischen oder manuellen Aktualisieren ber diesen Termin in Form einer Best tigungsabfrage benachrichtigt 84 Best tigungsabfragen beantworten 4 5 1 Best tig
49. der letzten nderung angezeigt Falls ein Flag f r ein Objekt gesetzt wurde wird dieses rechts vom Objektnamen angezeigt Wenn ein Infostore Eintrag eine Datei enth lt k nnen Sie dese Datei ffnen oder speichern Hierzu klicken Sie entweder in der 2 Spalte auf das Klammer Symbol oder w hlen Sie im Kon textmen den Eintrag ffnen 6 2 2 H Split Ansicht In der Ansicht H Split wird das bersichtsfenster horizontal geteilt Oben sehen Sie eine Liste der Eintr ge und unten werden Details zum jeweils aktiven Eintrag in Registern angezeigt Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Eintrag selektieren Rechts unten im bersichtsfenster wird angezeigt von wem und wann der markierte Eintrag erzeugt und zuletzt ge ndert wurde 6 2 2 1 Register bersicht Das Register bersicht enth lt eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des ausge w hlten InfoStore Objekts Titel Dokumentname Ordnername direkte Verkn pfung zum Info Store Objekt als URL Mit Hilfe des Symbols k nnen weitere Details wie Dateigr e Typ Sperre MD5 Summe und Anmerkungen eingeblendet werden 6 2 2 2 Register Versionen ber die Panel Funktion Aktuell k nnen Sie eine Version aus der Liste als aktuelle Version markieren Markieren Sie die aktuell zu setzende Version und klicken Sie dann auf Aktuell In der Spalte Aktuell im bersichtsfenster erscheint ne
50. des Ordners des in Bearbeitung befindlichen InfoStore Eintrags nicht m glich InfoStore Eintr ge l schen Um InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte voraus gesetzt zu l schen selektieren Sie die zu l schenden InfoStore Eintr ge mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl Nachdem Sie alle zu l schenden InfoStore Eintr ge ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Eintr ge wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden alle zuvor selektierten Eintr ge inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Liste oder H Split die markierten Eintr ge auch mit der ent f Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen 1 InfoEintr ge l schen Wollen Sie InfoEintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieses Ordners Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von InfoEintr gen aus diesem InfoStore Ordner f r Sie nicht m glich L schen Sie In
51. die Ordnerinhalte lesen oder bearbeiten kann ben tigt er entsprechende Rechte siehe Abschnitt 8 6 Rechteverwaltung 8 5 3 L schen Wollen Sie eigene Ordner l schen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den zu l schenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option L schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Der Ordner wird gel scht Diese Aktion setzt nat rlich entsprechende Rechte auf den Ordner voraus Die voreingestellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht gel scht werden 8 5 4 Umbenennen Wollen Sie eigene Ordner umbenennen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den zu l schenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option Umbenennen Der Ordnername wird blau hinterlegt Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Feld und berschreiben Sie den alten Namen mit dem neuen Die voreingestellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht umbenannt werden 8 5 5 Ausschneiden Wollen Sie eigene Ordner ausschneiden um sie beispielsweise an anderer Stelle wieder einzuf gen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den auszuschneidenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option Ausschneiden Der Ordnername wird ausgegraut Sie k nnen den Ordner nun an anderer Stelle wie
52. eine bzw mehrere Verkn pfungen aus dem ausgew hlten Kontakt zu entfernen Funktion Entfernen de kn pfungen zu Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anlegen oder entfernen Wenn Sie Verkn pfungen zu Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontak tordnern anderer Benutzer neu anlegen oder entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner 3 2 4 Ansicht Detail Verteilerlisten Bei Verteilerlisten enth lt die Ansicht Detail nur die Register bersicht und Verkn pfungen da Verteilerlisten keine Anlagen zugeordnet werden k nnen Die Inhalte und Funktionen des Registers Verkn pfungen sowie auch die Panel Funktionen f r Verkn pfungen entsprechen bei Verteilerlisten denen einzelner Kontakte 3 2 4 1 Register bersicht Das Register bersicht f hrt alle Mitglieder einer zuvor in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten ausgew hlten Verteilerliste auf und zeigt deren E Mail Adressen an 3 2 5 Aktive Ansicht nach Modulwechsel Wechseln Sie aus dem Modul Kontakte in ein anderes Modul des Open Xchange Server und kehren anschlie end wieder in das Modul Kontakte zur ck wird Ihnen stets diejenige Mehr fachansicht angezeigt die beim Verlassen des Moduls Kontakte zuletzt aktiv war also entweder die Ansicht Telefonliste oder die Ansicht Adresskarten Dies gilt auch f r den Fall dass Sie das Modul Kontakte aus der Ansicht Detail verlassen haben 3 3 Kontakte
53. f r die einzelnen Module einstellen Sie haben hierbei die Wahl zwischen Verstecken 5 Elemente anzeigen 10 Elemente anzeigen 15 Elemente anzeigen und 20 Elemente anzeigen Nehmen Sie die gew nschte Auswahl in den Drop Down Feldern vor und bernehmen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern Mit der Einstellung Portal Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r die Startseite aktivieren oder deaktivieren 8 7 2 UWA Module Sie k nnen UWA Module f r die Startseite hinzuf gen bearbeiten entfernen und aktivieren oder deaktivieren Nur aktivierte UWA Module werden auf der Startseite angezeigt So f gen Sie ein UWA Modul hinzu 1 Klicken Sie im Ordnerbaum unter Startseite auf UNA Module 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Hinzuf gen Das Dialogfenster UWA Module ffnet sich 3 Geben Sie in das Textfeld Name einen Namen ein Dieser Name erscheint sp ter als Fenstertitel des UWA Moduls 4 Aktivieren Sie die Checkbox Automatisch aktualisieren Diese Einstellung wird emp fohlen da sich bei vielen UWA Modulen der Inhalt regelm ig ndert 5 Geben Sie in das Textfeld URI die Adresse des UWA Moduls ein Beispiele f r Adressen finden Sie auf der Open Xchange Webseite in der Tabelle interessanter UWA Module http www open xchange com index php id 361 amp L 1 Tipp Kopieren Sie die Adresse aus der Tabelle in das Textfeld 158 Optionen f r das Modul E M
54. gesetzt und die Termine des gew hlten ffentlichen Kalenderordners dargestellt 1 A Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung X WE nE D u Bearbeiten Kalender Tag a bg Start m 3 7 J L schen Team Arbeitswoche j P j Ende Ordner mna Druck List Mans d Zur cksetzen u gt Drucker iste onai P Y Wechseln zu Kl Al E 2 Wichtige Termine S5 aD Verschieben Detail Woche P Abbreche E Kontakte E E Aufgaben ffentliche Ordner i Messekalend fentliche Ordner i Messekalender 3 ffentliche Ordner E Globales Adressbuch AB 2009 Montag 24 11 2008 Donnerstag 27 11 2008 FA Bereitschftskalender E Kunden g Lieferanten 7 Messekalender t E TeamTasks 7 Tradeshow Calendar xi U M 0 O SOO Abbildung 4 4 ffentliche Kalenderordner P Ordner ber den Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren 59 Freigegebene Termine Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner geh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 4 1 3 Freigegebene Termine Erg nzend zu ffentlichen Kalendero
55. k nnen Sie gew hlte Empf nger wieder entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster 2 11 4 E Mail Anlagen ber die Panel Sektion Anlage lassen sich Anlagen an Ihre E Mail anh ngen Klicken Sie zum Einf gen einer Anlage auf die Funktion Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie ber den Button Durchsuchen eine Datei aus Ihrer Ordnerstruktur ausw hlen k nnen Die anzuh ngenden Dateien werden mit Hinzuf gen in die Liste bernommen Haben Sie Ihre Auswahl beendet bernehmen und speichern Sie diese mit OK Wollen Sie die Auswahl abbrechen und das Fenster schlie en klicken Sie auf Abbrechen 2 11 5 Wichtigkeit Um die Auswahlbox Wichtigkeit anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen In der Auswahlbox Wichtigkeit k nnen Sie der Nachricht eine Priorit t vergeben Diese wird dem Empf nger angezeigt Somit wei er wie wichtig die Nachricht f r ihn ist bzw wie dringend eine Antwort erwartet wird Es gibt drei Priorit ten Niedrig Normal Hoch E Mails der Prio rit t Niedrig bzw Hoch werden mit einem blauen bzw roten Ausrufezeichen versehen 2 11 6 E Mail Empfangsbest tigung Um die Auswahlbox Empfangsbest tigung anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen Wollen Sie eine Empfangsbest tigung vom Empf nger erhalten dann aktiviefren Sie die Auswahl box Empfangsbest tigung Damit erh lt der Empf nge
56. legen Sie fest in welchem Ordner der neu zu erstellende Kontakt abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem Ihrer pers nlichen Kontaktordner derjenige pers n liche Kontaktordner der beim Anlegen des neuen Kontakts ge ffnet war Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner der beim Anlegen des neuen Kontakts ge ffnet war Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte einger umt wurden Ihr pers nlicher Kontakt ordner Ordner Kontakte Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem anderen Modul des Open Xchange Server wie z B E Mail Kalender etc Ihr pers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Kontakten in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sie k nnen in der Auswahlliste nur Ordner w hlen in denen Sie Kontakte speichern k nnen 41 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen 3 4 5 3 Zus tzliche Daten Das Register Zus tzlich dient z
57. nur markierte InfoEintr ge gedruckt 6 7 2 1 Zu druckende InfoEintr ge selektieren und sortieren Um Listen von InfoEintr gen zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste des entsprechenden InfoStore Ordners aktuell W hlen Sie im n chsten Schritt die zu druckenden InfoEintr ge mithilfe der nachfolgend beschriebenen Methode Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Funktion Suchen Verwenden Sie die Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der InfoEintr ge einzugrenzen Weitere Informationen zur Suche nach InfoEintr gen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6 12 Suchfunktion M chten Sie die Liste der InfoEintr ge in einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der InfoEintr ge vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Titel Gr e Erstellt am Erstellt von Version Letzte nderung oder Flag wahlweise in auf oder absteigender Reihenfolge Selektieren Sie anschlie end die InfoEintr ge die Sie drucken m chten 6 7 2 2 Selektierte InfoEintr ge drucken Haben Sie alle zu druckenden InfoEintr ge mittels einer der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner InfoEintr ge ffnet der Open Xchange Server wiederum ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten InfoEintr ge und deren Daten aus der Ansicht Liste dargestellt
58. sowie auch bestimmte Teilnehmer die zur Durchf hrung von Terminen unbedingt erforderlich sind wie z B der Seminarleiter einer Schulung Mithilfe der Informationen aus der Spalte Status k nnen Sie auf einen Blick erkennen welche Personen ihre Teilnahme am Termin bereits best tigt unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw von welchen Personen eine diesbez gliche Antwort noch aussteht Sofern die einge ladenen Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben k nnen Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen Beachten Sie dass f r gegenst ndliche Ressourcen kein Teilnahmestatus angezeigt werden kann 71 Ansicht Details i i Verwaltung gegenst ndlicher Ressourcen Die Verwaltung gegenst ndlicher Ressourcen Hinzuf gen neuer Ressourcen sowie Bearbeiten und L schen vorhandener Ressourcen ist im Open Xchange Server nur dem Administrator m glich 4 2 8 3 Register Anlagen Anlagen sind externe Dokumente wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Termindaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit dem Termin verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 4 4 7 Anlagen zu Termi nen hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einem Termin Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt sofern vorhanden alle dem ausgew hlten Termin zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die
59. usw sowie auch bestimmte Teilnehmer die zur Durchf hrung von Terminen unbedingt erforderlich sind wie z B der Seminarleiter einer Schulung Als erster Teilnehmer ist immer der Ersteller dieses Termins eingetragen Um dem neu zu erstellenden Termin weitere Teilnehmer und oder Ressourcen hinzuzuf gen klicken Sie im Panelabschnitt Teilnehmer Ressourcen auf die Funktion Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Teilnehmer und Ressourcen ausw hlen in dem Sie nun die hinzuzu f genden Teilnehmer und Ressourcen wie nachfolgend beschrieben ausw hlen k nnen 80 Teilnehmer und Ressourcen f r neuen Termin w hlen 4 4 6 1 Interne Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen Um im Open Xchange Server registrierte Benutzer als interne Teilnehmer und oder Ressourcen hinzuzuf gen stellen Sie zun chst sicher dass als Kontaktordner der ffentliche Ordner Globales Adressbuch gew hlt ist Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzuf genden Teilnehmer bzw Ressourcen oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf Suchen Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Teilnehmer und Ressourcen ausw hlen stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen me oder me Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktor
60. wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der InfoEintr ge auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten auto matisch geschlossen 126 InfoEintr ge verschieben 6 8 InfoEintr ge verschieben Um InfoEintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere InfoStore Ordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 8 1 InfoEintr ge ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split den bzw die zu verschiebenden InfoEintr ge f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Haben Sie alle zu verschiebenden InfoEintr ge ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass InfoEintr ge nur in InfoStore Ordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von InfoEintr gen in f r Sie ffentliche oder freigegebene InfoStore Ordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald
61. 01AM 02AM 03AM 04AM OSAM OGAM 07 AM OSAM 09AM 10AM 11 AM 12PM 01 PM 02PM 03PM O4 PM 05 PH 72 Vereinskalender amp Bill Keens TA Wichtige Termine E Kontakte 2 Aufgaben 4 E P ffentliche Ordner amp Brian Connor Freigeuebene Ordner xi 4 November 4 2008 gt amp irene Murphy Mo Di Mi Do Fr Sa So 4 27 28 23 3 3 1 2 435 3 4 5 6 789 46 10 11 12 13 14 15 16 SEE REN GER nk nn Anne nn tn tn m ee nn O nn m Br hen E Fr Abbildung 4 3 Anzeige der Termine von Team Mitgliedern Weitere Informationen zur Anzeige von Terminen in der Ansicht Team sowie zur Einrichtung der Standardansicht f r das Modul Kalender finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 4 2 7 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche und Abschnitt 4 2 11 Festlegung der Standardansicht dieses Kapitels 4 1 2 ffentliche Termine Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt k nnen ffentliche Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Kalenderordner und deren Inhalte Termine und Terminserien zuzu greifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag ffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Kalenderordner den Sie ffnen m chten Hiermit wird ebenfalls das Modul Kalender aktiv
62. 10 verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten Aufgaben mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 5 10 2 Flags von Aufgaben ndern M chten Sie Aufgaben die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 5 10 1 Aufgaben mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 116 Flags von Aufgaben entfernen 5 10 3 Flags von Aufgaben entfernen Um Flags von Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Aufgabe wahlweise in der Ansicht Liste oder H Split darstellen M chten Sie das Flag einer einzelnen Aufgabe entfernen k nnen Sie dies auch in der H Split Ansicht dieser Aufgabe ausf hren Anschlie end selektieren Sie diejenigen Aufgaben deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klic
63. 2 E Mail Signaturen Signaturen f r Ihre E Mails k nnen Sie im Modul Optionen im E Mail Unterordner Signaturen verwalten 161 Optionen f r das Modul Kalender Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die Liste der vorhandenen Signaturen Rechts wird eine Voransicht der markierten Signatur angezeigt Wenn Sie eine neue Signatur anlegen m chten m ssen Sie im Panel unter Signaturen die Funktion Hinzuf gen w hlen Im sich ffnenden Pop up Fenster geben Sie im Feld Name einen Namen f r Ihre neue Signatur ein Unter diesem Namen steht Ihnen sp ter dann die Signatur zur Auswahl Unter Signatur einf gen k nnen Sie festlegen wo die Signatur sich befinden soll oberhalb oder unterhalb des E Mail Textes ber die Checkbox Standard Signatur k nnen Sie festlegen ob Sie die Signatur als Stan dardsignatur verwenden wollen oder nicht Aktivieren Sie die Checkbox dann wird die neu angelegt Signatur standardm ig an Ihre E Mails angeh ngt sofern Sie nicht eine andere manu elle Auswahl treffen Unter Signatur legen Sie dann den eigentlichen Text der Signatur fest blicherweise werden hier abschlie ende Gru worte sowie Namen angegeben aber auch Zitate und Spr che werden oftmals als Signatur in E Mails angef gt Wenn Sie zufrieden mit Ihrer neuen Signatur sind klicken Sie auf OK um die Signatur zu bernehmen Der Titel der Signatur erscheint daraufhin im Feld Verf gbare Signaturen Zum Speichern der Signa
64. 3 Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 1 Das Modul Kalender 4 1 Terminarten und Zugriff Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Termine als auch periodisch wiederkehrende Termine als Terminserie verwalten Letzteres ist z B bei der Verwaltung einer regelm ig w chentlich stattfindenden Teambesprechung hilfreich anstatt dieses Meeting jede Woche neu zu planen legen Sie diesen Termin einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern an Da Terminserien lediglich eine Sonderform der Termine darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nachfolgenden Angaben gleicherma en auf einzelne Termine und Terminserien Weiterf hrende Informationen zur Handhabung von Terminserien finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 2 2 Terminserien dieses Kapitels 4 1 1 Private Termine und Team Termine Wenn Sie das Modul Kalender ber das Symbol Kalender aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen immer abh ngig von Ihrer aktuellen Konfiguration dieses Moduls entweder Ihre eigenen Termine aus dem Ordner Kalender bzw alle eigenen Termine aus allen Kalendern oder eine teambasierte Ansicht weitere Informationen hierzu enth lt der Abschnitt Abschnitt 4 1 1 2 Team Termine angezeigt Gleiches erhalten Sie wenn Sie den Ordner Kalender direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken Private Termine und Team Termi ne Haben S
65. 9 attached 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 1 223 Open with Adobe Reader 9 0 default Save to Disk Regards Frank 48 24 25 2 27 28 29 30 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten N ik 9 77 MB Tech_Fact Sheet_EN pdf 454 75 KB Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 2 2 E Mail Anlagen speichern Sie k nnen die Anlage auch im InfoStore speichern Klicken Sie daf r einfach im Panel auf Im InfoStore speichern Im sich ffnenden Dialogfenster k nnen Sie dem neuen Eintrag einen Titel vergeben und durch Klicken auf die Schaltfl che Ordner einen InfoStore Ordner zum Ablegen der Anlage w hlen Alternativ k nnen Sie die Funktionen ffnen Speichern und Speichern im InfoStore auch im Kontextmen aufrufen Hierf r markieren Sie die Anlage und klicken sie dann mit der rechten Maustaste an 2 10 E Mail Nachrichten beantworten Eine E Mail Nachricht beantworten Sie indem Sie die gew nschte E Mail markieren und dann im Panel unter E Mail auf die Option Antworten klicken Befinden sich weitere Empf nger im CC und Sie wollen auch diesen antworten dann w hlen Sie Allen antworten Sie k nnen in den E Mail Einstellungen w hlen ob Empf nger in das Feld An oder in das Feld CC einge tragen werden siehe Bei Allen antworten In beiden F llen ffnet sich ein Bearbeitungs Fenster mit der E Mail Schreiben Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf das Symbol unter Senden
66. Angebot Schulze GmbH 26 71 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 19 33 5 Infostore ED Anleitung f r das Erstellen von Whitepapers 114 63 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 04 09 2007 11 30 E userstore B Anleitung Handbuch Erstellung 49 51 KB 25 01 2007 Timo Meier 3 05 02 2007 19 58 Pr S amp Timomeier Artikel Handgep ckregelung 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 19 38 m ffentlicher InfoStore J B O Dokument zur Budgetplanung 23 5 KB 05 02 2007 Timo Meier u 05 02 2007 11 59 E Kontaktdaten f r Getr nkebestellungen 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 09 43 v bersicht Versionen 1 Verkn pfungen 0 P 4 November gt 4 2008 gt Titel Anfahrt zur Ferienwohnung in Renesse a LinkURL http www renesse nl 4 7 8B 23 W N 1 2 Dokument amp Anfahrt_FewWo_Renesse doc 33456 789 Tags Urlaub 45 10 11 12 13 14 15 16 Ordner InfoStore Userstore Timo Meier 47 1417 18 19 20 21 2223 Direct link http Wprototyp open xchange com ox6 m infostore amp f 44 amp i 3 48 24 25 2 27 28 29 30 Dokument Details heute Schnuckelige Ferienwohnung direkt am sch nen Sandstrand von Renesse InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten Y7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Erstellt am 17 01 2007 07 03 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 18 09 2007 03 02 von Frank Meyer Abbildung 6 1 Modul InfoStore 6 1 InfoStore ffnen Der InfoStore l sst sich auf verschiedene Arten ffnen Sie kommen durch einen Klick auf das Mo
67. Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Dateitypen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 3 2 3 4 Anlagen aus Kontakten im InfoStore speichern Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul In foStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr gen finden Sie im Kapitel InfoStore Um eine Anlage aus einem Kontakt in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster InfoStore Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speiche
68. Da Sie Aufgaben nur in Aufgabenordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Aufgaben aus anderen Modulen des Open Xchange Servers automatisch Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben als Zielordner f r die neue Aufgabe voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Aufgaben in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Aufga benordnern anderer Benutzer abspeichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten der neuen Aufgabe einen anderen Zielordner w hlen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe eingeben 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Aufgabe in dem das Register Aufgabe aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten einer neuen Aufgabe in den zugeh rigen Feldern eintragen 104 Daten f r neue Aufgabe eingeben 5 4 3 1 Beginn und F lligkeit der Aufgabe Den Beginn und die F lligkeit der neu zu erstellenden Aufgabe k nnen Sie wahlweise manuell in den hierf r vorgesehenen Feldern eingeben oder mithilfe der Kalendersymbole ausw hlen Die von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilit t gepr ft um sicherzustellen dass die F lligkeit von Aufgaben zeitlich nach dem Beginn der Aufga
69. Datum der ersten Instanz der Serienaufgabe gew hlt Da diese Serienaufgabe bis auf Weiteres ohne Beendigung andauern soll wurde f r die Option Endet die Einstellung Nie festgelegt Neue Serie aiegen Serientyp O Einmal O T glich W chentlich Serienoptionen Alle 1 Wiochein am Monatlich J hrlich O Montag Fj Dienstag O Mittwoch O Donnerstag 1W Freitag O Samstag O Sonntag Zeitraum Beginnt am Endet 05 09 2007 2 Aufgaben 05 09 2007 OK Abbrechen Abbildung 5 5 Serienaufgaben Fallbeispiel Y Weitere Informationen zu Instanzen von Serienaufgaben finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 5 Aufgaben bearbeiten dieses Kapitels Serienaufgaben 5 4 3 6 Tags zuordnen Zur Kategorisierung k nnen Sie der neu anzulegenden Aufgabe ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben 106 Daten f r neue Aufgabe eingeben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen M chten Sie ein oder mehrere der einer Aufgabe zugeordneten Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem
70. E Mail als potentielle Phishing Mail eingestuft wurde und damit m glicherweise einen Betrugsversuch bildet wird ber dem E Mail Header ein entsprechender Hinweis eingeblendet Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordner baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken Hinter dem Pfad wird in Klammern die Anzahl der E Mails im aktuellen E Mail Ordner angezeigt Wenn ungelesene E Mails vorhanden sind wird deren Anzahl zus tzlich angezeigt 2 2 1 Der H Split Die E Mail Liste in der horizontalen Splitansicht zeigt den Absender und den Betreff der einzelnen E Mails das Empfangsdatum sowie Gr e der E Mails Im H Split wird die jeweils markierte E Mail unterhalb der E Mail Liste angezeigt Durch Klicken mit der linken Maustaste auf eine E Mail k nnen Sie diese also ffnen und lesen Wenn Sie eine E Mail in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere E Mail markieren 2 2 2 Der V Split Die E Mail Liste in der vertikalen Splitansicht zeigt den Absender und den Betreff der einzelnen E Mails das Empfangsdatum sowie die Gr e der E Mails Im V Split wird der Inhalt der jeweils markierten E Mail rechts neben der E Mail Liste angezeigt Durch Klicken mit der linken Maustaste auf eine E Mail k nnen Sie diese also ffnen und lesen Wenn Sie eine E Mail in der Li
71. Ein dritter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht e Das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls die E Mail Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt e Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren E Mail Nachrichten lesen Sie haben mehrere M glichkeiten zum Lesen von E Mails Sowohl im H Split als auch im V Split m ssen Sie nur mit der linken Maustaste auf die gew nschte E Mail klicken Sie wird dann im Detailfenster unter bzw neben der Liste angezeigt Mit einem Doppelklick auf eine E Mail ffnen Sie die E Mail in einem eigenen Fenster Dies erh ht besonders bei sehr umfangreichen E Mails die Lesbarkeit Mit Hilfe der Schaltfl che Minus bzw Plus links neben der Betreffzeile k nnen Sie den E Mail Header zusammenklappen oder aufklappen E Mail Kontakt zu Adressbuch hinzuf gen E Mail Adressen lassen sich per Drag and Drop oder ber das Kontextmen zu Ihrem Adressbuch hinzuf gen Klicken Sie hierf r auf die E Mail Adresse im Feld Von und ziehen Sie diese in Ihren Kontaktordner oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E Mail Adresse und aktivieren Sie Zum Adressbuch hinzuf gen Das Fenster zum Anlegen eines neuen Kontakts wird ge ffnet Wenn Sie eine E Mail lesen deren Absender Adresse sich nicht
72. Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ k nnen Sie Tags folgenderma en entfernen Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags deselektieren Sie im Popup Fenster die Tags klicken Sie auf OK 4 Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden empfiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Optionen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 4 Pers nliche Tags 5 4 3 7 Zielordner ausw hlen Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner die neu zu erstellende Aufgabe abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem Ihrer pers nlichen Aufgabenordner gt derjenige pers nliche Aufgabenordner der beim Anlegen der neuen Aufgabe ge ffnet war Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben ordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Aufgabenordner der beim Anlegen der neuen Aufgabe ge ffnet war Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben or
73. Funktionen im Panelabschnitt Zeitraum aus 4 2 1 2 Termine sortieren In der Ansicht Liste k nnen Sie f r alle Zeitr ume die angezeigten Termine sortieren nach den Feldern Beschreibung Start Ende Ort oder Flag wahlweise in alphabetisch bzw chronologisch auf oder absteigender Reihenfolge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Termine sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Termine nach dem Feld Start in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechenden Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Termine absteigend sortieren 4 2 1 3 Termine aus anderen Zeitr umen einsehen M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Zeitraums einsehen ohne dabei den zuvor gew hlten Zeitraum Tag Monat etc zu wechseln klicken Sie auf den entspre chenden Navigationspfeil in der Titelleiste der Liste Das Vor bzw Zur ckbl ttern erfolgt immer unter Ber cksichtigung des aktiven Zeitraums ist als Zeitraum Monat gew hlt wird monatsweise vor zur ckgebl ttert ist als Zeitraum Tag gew hlt wird tageweise vor zur ckgebl ttert T SORE Timo M
74. InfoBox Die InfoBox unterhalb des Miniaturkalenders enth lt Informationen ber eingegangene E Mails sowie ber den aktuell ben tigten Speicherplatz 1 9 Die Ordnerverwaltung Die Ordnerverwaltung dient als unternehmensweites eigenes Ordnersystem in dem Sie spezielle Kalendereintr ge Kontaktdaten Aufgaben Dokumente Bookmarks und Wissenseintr ge erstellen k nnen Die einzelnen Elemente werden zugunsten einer besseren bersichtlichkeit in eine Verzeichnisstruktur eingeordnet Um in einen angezeigten Ordner zu wechseln klicken Sie diesen mit der linken Maustaste an Weitere Informationen zur Ordnerverwaltung finden Sie Kapitel 8 Einstellungen Kapitel 2 E Mail ber das Symbol E Mail in der Navigationsleiste gelangen Sie in die E Mail Verwaltung der Web Oberfl che des Open Xchange Server ber die Sie Ihren gesamten digitalen Briefverkehr komfortabel via Web Interface abwickeln k nnen Alternativ hierzu k nnen Sie das Modul E Mail auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf einen beliebigen E Mail Ordner klicken Im Modul E Mail haben Sie die M glichkeit E Mails zu lesen neue E Mails zu verfassen oder einfach nur die Verwaltung des bereits vorhandenen E Mail Bestands 2 1 2 2 vorzunehmen CAN OT Timo Meier asn rg Ordner amp Timo Meier E Mail amp Inbox Kalender E Kontakte E Aufgaben P ffentliche Ordner amp Freigegebene Ord
75. Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 5 1 3 Freigegebene Aufgaben Erg nzend zu ffentlichen Aufgabenordnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Aufgaben ordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Aufgaben zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Aufgabenordner Sie ffnen m chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigege benen Aufgabenordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf ffentliche Aufgabenordner wird damit das Modul Aufgaben ge ffnet und der Inhalt des ausgew hlten freigegebenen Aufgabenordners dargestellt SE a AO Abmelden Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung X p 2 E g nd z Q 323 np rn Es Ei 2 Bearbeiten H Split J r k a Start Dinner L schen Liste p x Zur cksetzen Ende i 2 Documentation m 3m gt Drucken p w E Training E verschieben E gP ffentliche Ordner a Freigegebene Ordner lt Freigegebene Ordner i Brian Connor i Tasks X E Brian Connor 4 Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlossen Flag S Calendar Quote for WLAN Installation costs Smm 29 01 2007 30 01 2007 75 E Contacts Budgetplanung 2007 e 14 02 2007 15 02 2007 75 r Tasks Ei 2007 Budget planning oo 14 02 2007 15 02 2007
76. M ll Anlagen ia a EB ck ER Er nee ne N R 18 2 10 E Mail Nachrichten beantworten 222202202sssessessnnnnnsnnnsnennnnnennnnnnnnnsnennnsnnnnn 19 2 11 E Mail Nachrichten verfassen cecceesseeseeesssesenessnessnesenennennnennnennnennennneennennennnen 20 2 12 E Mail Signaturen verwalten uu22220usssssseesnnnssennnnnesnnnnnnssnnnnnnesnnnnnnssnnnnnnssnnnnn 25 2 13 Visitenkarte anhangara araa EEEE AERA 25 2 14 E Mail Nachrichten weiterleiten 2220022ssesseesensnsnsssnsnnnennnnnnnnnsnennnsnennnnn 26 2 15 E2Mall Stat s zn De a ee endende een 26 2 16 E Mail Nachrichten kopieren und verschieben 2240ss224snsnssennnnnnen nen 26 2 17 E Mail Nachrichten l schen 2222222002seeessensnnssnnnnssnnnnnennnnnnnnnnnesnnsneenenn 27 2 18 E Mail Nachrichten drucken 2202222202sssessenssnssnsnnennsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennennenn 27 2 19 Die E Mail Verzeichnis bersicht 22202202202202ssseeesessennnnsennnnnennnnnennnnnnnnnnnn 27 2 20 E Mail bersicht aaanaeeeeeeeesensnnnnnnenenssessennennnneneneneenennnnnnnnennneneennenennnnennnen 28 3 KONLAKt PEE EEE INE Denen hen ee ee ar ee nee nee een ee ee 29 3 1 Kontaktarten und Zugriff uesessssssssssenennnnnnnnnssnnenennennnnnnsnnnnnenennnnnnsnnnnnenn 29 3 2 K ntakte Ansichten u 2 0 2 ae ri aaa anna 32 33 Kont ktesHlovVer a Harrer RE nee a esellaheelen 36 3 4 Kontakte erstellen E EEE n
77. Mail als Unbeantwortet markieren Dies ist beispielsweise dann sinnvoll wenn Sie mehrere offene Punkte in der E Mail haben jedoch nur einen Punkt sofort kl ren k nnen Den aktuellen Status einer E Mail erkennen Sie auch am Briefumschlag Symbol Es wird in jeder Listenansicht Wurde eine E Mail bereits beantwortet befindet sich ein gr ner Pfeil auf dem Briefumschlag Wurde die E Mail gelesen wird ein ge ffneter Umschlag dargestellt Ist die E Mail hingegen ungelesen sehen Sie einen geschlossenen Umschlag 2 16 E Mail Nachrichten kopieren und verschieben Wollen Sie eine E Mail kopieren oder in einen anderen Ordner verschieben markieren Sie die gew nschte E Mail und gehen Sie auf die entsprechende Option im Panel Es ffnet sich ein Verzeichnisfenster in dem Sie den Speicherort f r die E Mail bzw die E Mail Kopie angeben k nnen Wollen Sie den Vorgang abbrechen klicken Sie hierf r auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke Sobald Sie ein endg ltiges Verzeichnis per Mausklick gew hlt haben wird die E Mail bzw die Kopie dort abgelegt und das Fenster wird geschlossen 2 16 1 E Mails per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie E Mails auch mittels Drag amp Drop verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschiebenden E Mails ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihr
78. OUP A Doku Prozessor Intel R Core TM 2 CPU T7200 2 00GHz Arbeitsspeicher 1 00 GB Abbildung 7 2 Netzwerkressource hinzuf gen 7 3 3 Schritt 3 Netzwerkort festlegen Klicken Sie im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen auf Weiter W hlen Sie Eine benutzerdefinierte Netzwerkressource ausw hlen Klicken Sie auf Weiter Geben Sie im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen die folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdawv infostore wobei Sie lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL Ihres Open Xchange Servers ersetzen m ssen 7 3 4 Schritt 4 Zugangsdaten Im n chsten Dialogfenster geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Verwenden Sie dazu Ihre Login Daten f r den Open Xchange Server 7 3 5 Schritt 5 Abschlie en Im n chsten Dialogfenster k nnen Sie der Ressource einen Namen zuweisen oder den vorgeschla genen Namen bernehmen Im n chsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertig stellen Die Einrichtung ist damit abge schlossen 136 Auf den Dokumentenserver zugreifen 7 3 6 Auf den Dokumentenserver zugreifen ffnen Sie im Windows Explorer den Eintrag Computer Sie finden den InfoStore unter dem Namen den Sie in Schritt 5 vergeben haben AN L schen Wenn Sie einen Eintrag im Windows Explorer l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren 4 i Explorer Bedingt durch die Funktionalit
79. OX keepintouch OPeEenNnXxXcHange OPEN XCHANGE SERVER Benutzerhandbuch OPEN XCHANGE SERVER Benutzerhandbuch Ver ffentlicht 9 M rz 2009 Version 3 1 Copyright 2006 2009 OPEN XCHANGE Inc Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open Xchange Inc Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden vorausgesetzt dass dieser Copyright Vermerk in jeder Kopie enthalten ist Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit gr ter Sorgfalt zusammengestellt Fehlerhafte Angaben k nnen jedoch nicht vollkommen ausgeschlos sen werden Die Open Xchange Inc die Autoren und die bersetzer haften nicht f r eventuelle Fehler und deren Folgen Die in diesem Buch verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen sie werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Die Open Xchange Inc richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller Die Wiedergabe von Waren und Handelsnamen usw in diesem Buch auch ohne besondere Kennzeich nung berechtigt nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Marken schutz Gesetzgebung als frei zu betrachten sind Inhaltsverzeichnis VOrWOLL EN SER ar seele dee en han ee ee een vii Einleitung nonren ei e A EEE EE EE E OA 1 1 Vorteile von Groupware L SUNgENM seces eiin paise ea En EIAI RNE EE EA 1 2 Arbeiten mit der Groupware uuussssessnsssennnnnssennnnnssnnnnnnesnnnnnssnnnnnnessn
80. Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 4 1 1 1 Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiviert werden nicht nur Ihre Termine aus allen pers nlichen Kalenderordnern sondern auch aus anderen Kalenderordnern dargestellt 4 1 1 2 Team Termine Wurde in Ihrer aktuellen Konfiguration des Moduls Kalender eine teambasierte Ansicht als Standardansicht ausgew hlt wird beim ffnen des Moduls Kalender ber die Modulleiste oder ber einen beliebigen Kalenderordner im Ordnerbaum entweder eine zun chst leere Tages oder Arbeitswochenansicht zur Darstellung der Termine noch auszuw hlender Benutzer angezeigt Sobald Sie mindestens einen Benutzer ausgew hlt haben dessen Termine Sie einsehen wollen werden die Termine der entsprechenden Benutzer dargestellt nachfolgend ein Fallbeispiel 58 ffentliche Termine Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Team Mitglied Flag Verkn pfung X T a Bearbeite Kalender Ta Hinzuf ge g Start N I ko B DR e arbeiten alender g amp Inzuf g nn Sta are J L schen Team Arbeitgwoche 25 Entfernen P g Ende Ori m TET a gt Drucken Lisi Monat 35 Team w hlen p seln z z amp Timo Meier 138 k Verschieben Dei Woch amp Team erstellen bg Abbreche A E Mail gt 7 Kalender T Geburtstage Mittwoch 26 11 2008 gt 2 Urlaub Team Mitglied AM
81. R a Geburtstag John FE Wichtige Termine og 9 al g Kontakte 2 Aufgaben og 0 E I ffentliche Ordner E Freineaebene Ordner i 10 _90 EEEE r a EEE EEE nn en Abbildung 4 9 Mehrere ganzt gige Termine Ansicht Kalender Zeitraum Arbeitswoche 4 2 2 5 Termine aus anderen Tagen einsehen M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen klicken Sie hierzu entweder auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige oder w hlen den entsprechenden Tag ber den Minikalender aus Y Minikalender Weitere Informationen zur Anzeige den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 9 Minikalender dieses Kapitels 4 2 3 Ansicht Kalender Zeitraum Arbeitswoche In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Arbeitswoche die Termine der ausgew hlten Arbeitswoche aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Arbeitswochen ansicht angezeigt Die Darstellung der Termine entspricht der Tagesansicht Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gige Termine wiederum jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin werden unterhalb der Datumsanzeige dargestellt und Termin serien sowie private Termine bzw Termine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Aufgrund der verringerte
82. SV Datei enth lt Kontakte in Form einer Tabelle Eine Zeile enth lt in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert Die Datenfelder sind durch Kommatas voneinander getrennt Die erste Zeile bildet die Spalten berschrift Sie enth lt die Namen der Datenfelder Sie k nnen eine CSV Datei z B mit einer Tabellenkalkulations Software oder mit einem Texteditor erzeugen Sie m ssen dabei die folgenden Details beachten Wenn die Datenfelder der CSV Datei Umlaute enthalten muss die CSV Datei im UTF 8 Zeichen Satz codiert sein Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten die weiter unten aufgef hrt sind Bei den Spaltentiteln wird Gross und Kleinschreibung ber cksichtigt Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spalten titel den Datenfeldern des Open Xchange Servers zugewiesen 144 Kontakte im CSV Format importie ren Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet e Enth lt ein Datenfeld ung ltige Daten wird der zugeh rige Kontakt bersprungen Daten sind in folgenden F llen ung ltig e Die Anzahl der Zeichen ist zu gro Die weiter unten folgende Tabelle enth lt zu jedem Datenfeld Angaben ber zul ssige Anzahl von Zeichen e Ein Datenfeld hat ein falsches Format e Die Datenfelder m ssen folgende Formate besitzen e Alle E Mail Felder m ssen das Z
83. Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten InfoEintr ge in diesen InfoStore Ordner verschoben 6 8 2 InfoStore Eintr ge per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie InfoStore Eintr ge auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschie benden Eintr ge ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten InfoStore Eintr ge in diesen InfoStore Ordner verschoben i InfoStore Eintr ge verschieben M chten Sie InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern in f r Sie ffent liche bzw freigegebene InfoStore Eintr ge Ordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie InfoStore Eintr ge aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Info Store Eintr ge Ordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert Somit ist das Verschieben von InfoStore Eintr ge aus diesem Ordner f r Sie nic
84. Textdokumente St cklisten als Tabellenkalkulationen Bilder usw direkt mit der Aufgabe verbinden k nnen Sie der Aufgabe die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzuf gen Beachten Sie dass Sie um Aufgaben Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Spei cherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz ber schritten k nnen Sie Aufgaben keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Servers in der InfoBox Um neu zu erstellenden Aufgaben Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und die Anlage n der Aufgabe hinzugef gt i Anlagen zu Aufgaben hinzuf gen Jede Anlage die Sie einer bestimmten Aufgabe zuordnen ist exklusiv mit dieser Aufgabe verbunden F gen Sie eine Datei mehreren Aufgaben als Anlage hinzu wird jeder dieser Aufgaben ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 109 Eingaben speichern 5 4 6 1 Anlagen aus Auf
85. Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Dateitypen Sie k nnen dieses Verhalten des Browsers in den Browser Einstellungen beeinflussen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 5 2 2 7 Anlagen aus Aufgaben im InfoStore speichern Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul In foStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr gen finden Sie im Kapitel InfoStore Um eine Anlage aus einer Aufgabe in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster Neuer Info Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Spei
86. ail 6 Wenn Sie eine URI angegeben haben die auf eine Adresse in Ihrem lokalen Netzwerk verweist aktivieren Sie Standalone Modus verwenden Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Adminis trator 7 Falls ein UWA Modul Parameter erfordert geben Sie in das Textfeld Parameter die Parameter ein Die erforderlichen Parameter eines UWA Moduls finden Sie ebenfalls in der oben genannten Tabelle Tipp Kopieren Sie die Parameter aus der Tabelle in das Textfeld 8 Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK Das neue UWA Modul wird in die Liste Verf gbare UWA Module eingetragen und aktiviert 9 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das neue UWA Modul ist auf der Startseite im bersichtsfenster sichtbar So ndern Sie die Einstellungen eines UWA Moduls 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UNA Module auf Bearbeiten 3 ndern Sie im Dialogfenster UWA Module die Einstellungen 4 Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen des UWA Moduls sind ge ndert So l schen Sie ein UWA Modul 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UNA Module auf Entfernen 3 Klicken Sie im Dialogfenster Gel schte UWA Module auf Ja 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das UWA Modul wurde gel scht So aktivieren oder deaktivieren Sie ein UWA Modul 1 Markiere
87. akte 46 sortieren 45 duplizieren 46 dynamische Felder 33 Eingaben speichern 42 verwerfen 42 Einstellungen 164 erstellen 37 aus anderen Modulen 38 aus E Mail Adresse 39 aus vCard Anhang 39 Daten eingeben 39 im Modul Kontakte 38 filtern 32 33 Firmenlogo 40 Flags 32 49 ndern 49 entfernen 49 markieren 49 Foto 40 gesch ftliche Adressen 29 Globales Adressbuch 30 Hover 36 Kartenansicht 164 kopieren 48 l schen 44 Ordner 40 Kategorien 30 Ordnerbaum 29 pers nliche Daten 40 private Adressen 29 private Markierung 39 Register Anlagen 34 pers nlich 40 bersicht 33 36 Verkn pfungen 36 zus tzliche Daten 42 sortieren 32 Standardansicht 164 suchen 50 Tags 40 Verkn pfungen andere Elemente 51 bearbeiten 43 Elemente bearbeiten 52 entfernen 52 erstellen 51 wechseln zu 51 verschieben 47 Panel Funktion 47 per Drag amp Drop 47 Verteilerlisten 29 36 anlegen 37 bearbeiten 56 Daten eingeben 53 drucken 56 duplizieren 56 erstellen 53 Externe Kontakte 56 Interne Kontakte 54 kopieren 56 l schen 56 verschieben 56 Zielordner 54 zusammenfassen 52 171 Zielordner 38 Zugriff 29 Kontextmen s 9 Koordination 1 Kosten 101 108 Kundenbeziehungen 1 L Layout 158 Layout Optionen 158 Lesebest tigung 160 Leserechte 156 Lesezeichen 121 Linux Desktop Clients 133 Linux Plattform 1 Linux Server 2 Login 5 133 135 Logout 5 Lokali
88. aktordnern anderer Benutzer zusammen fassen Des Weiteren k nnen Sie neben internen Kontakten auch externe Kontakte Kontakte die Sie nicht im Open Xchange Server verwalten in Verteilerlisten aufnehmen i Interne Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen Da Verteilerlisten prim r zur Kommunikation per E Mail dienen k nnen Sie in Verteilerlisten nur Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern und oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erfassen in deren Daten mindestens eine E Mail Adresse eingetragen wurde 3 15 Verteilerlisten erstellen Verteilerlisten werden als Sonderform von Kontakten im Modul Kontakte verwaltet Um neue Verteilerlisten in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer zu erstellen verwenden Sie eine der folgenden Methoden Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Verteilerliste Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf Verteilerliste Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ih
89. amens der Verteilerlisten wahlweise nach Anfangsbuchstaben Filter A bis Z nach Zahlen Filter 123 oder nach Sonderzeichen Filter Um einen gesetzten Filter wieder auszuschalten klicken Sie in der Schnellfilter Leiste auf die Funktion Alle 3 2 3 Ansicht Detail Kontakte In der Ansicht Detail werden Ihnen alle Daten sowie Anlagen und Verkn pfungen eines zuvor in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten ausgew hlten Kontakts in drei Registern angezeigt Detailansichten von Verteilerlisten weichen von Detailansichten einzelner Kontakte ab und werden im Abschnitt Abschnitt 3 2 4 Ansicht Detail Verteilerlisten dieses Kapitels beschrieben 3 2 3 1 Register bersicht Das Register bersicht enth lt personenbezogene Angaben wie z B Vor und Zuname des ausgew hlten Kontakts gesch ftliche und private Adresse sowie alle zugeh rigen Kontaktdaten Telefon und Telefaxnummern E Mail Adressen etc 33 Ansicht Detail Kontakte Als Erg nzung der vorgegebenen Felder k nnen mithilfe der dynamischen Felder zus tzliche Daten in Kontakten erfasst werden zu denen es im Open Xchange Server standardm ig keine Felder gibt Wurden die dynamischen Felder f r diese Zwecke verwendet so werden die entspre chenden Inhalte ebenfalls in diesem Register angezeigt Alle Eintr ge dieses Registers die am Ende der Bezeichnung einen nach unten weisenden Pfeil besitzen geben Ihnen Zugriff auf alternative Informationen
90. and Al gt Drucken o Kopieren Detail r hseln zu ad breche E Aufgaben e P Abbrech E g ffentliche Ordner B amp Freigegebene Ordner Freigegebene Ordner i Solveigh Schmidt Kontakte 4 Brian Connor Andreas Andreas 2 Droste Heike E Ludwig Andreas amp Peters Verena P 12 Solveigh Schmidt 4 Fleetweg 9 Reinartzstr 19 Fleetweg 9 Borsigplatz 35 a 24103 Kiel 34125 Kassel 24103 Kiel 45121 Essen Aufgaben 0431 501955 46 0561 802 5022 0431 501955 46 0201 989899 246 S FE Kalender al addex com heike droste tu kassel de al addex com verena peters flack com E amp Kontakte 8 Appelt Silvia P E Kleinewefers Richard Marketing E Reichel Birgit r G Tom Green Oderufer 6 Angerstr 24b Holsteiner Ring 44 46 N m InfoStore 01309 Dresden 39104 Magdeburg 20459 Hamburg J 0351 66079 50 0391 332027 040 9999330 N p aaa EE A T T TTE T a aa Abbildung 3 4 Freigegebene Kontaktordner J ffentliche und freigegebene Kontaktordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Server k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Kontakten auch Kontakte aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen 31 Kontakte Ansichten Kontaktordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Kontakte in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel E
91. angezeigt Sie sehen dann im bersichtsfenster nur die Liste der Spam E Mails e Wenn Sie die Einstellung H Split oder V Split w hlen sehen Sie im bersichtsfenster auch die Inhalte von Spam E Mails E Mail Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul E Mail aktivieren oder deaktivieren Erste E Mail automatisch selektieren Bestimmt ob die erste E Mail in der Liste automatisch selektiert wird wenn Sie einen E Mail Ordner ffnen Gel schte E Mails unwiderruflich entfernen Hier k nnen Sie einstellen ob Sie Ihre E Mails unwiderruflich l schen oder sie erst in den Papierkorb verschieben m chten W hlen Sie hier Ja werden alle E Mails die Sie ber die entsprechende Funktion l schen direkt entfernt Die E Mails k nnen dann nicht wieder hergestellt werden Benachrichtigen bei Lesebest tigung Steuert das Verhalten der Groupware f r den Fall dass der Absender einer E Mail eine Lese bzw Empfangsbest tigung w nscht Mit der Einstel lung Ja fragt Sie die Groupware beim Lesen einer solchen E Mail ob Sie eine Empfangsbest tigung senden wollen oder nicht Mit der Einstellung Nein fragt Sie die Groupware nicht In diesem Fall wird keine Empfangsbest tigung gesendet E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Bestimmt ob neue E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gesammelt werden wenn Sie eine E Mail senden oder empfangen Der Ordner Gesammelte Adr
92. auf Basis der Felder Name Firma Stadt oder Flag wahlweise in alphabetisch auf oder absteigender Reihenfolge Selektieren Sie anschlie end die Kontakte die Sie drucken m chten 45 Kontakte duplizieren 3 7 2 2 Selektierte Kontakte drucken 3 8 Haben Sie alle zu druckenden Kontakte mittels einer der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Kontakte ffnet der Open Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Kontakte und deren Daten aus der Ansicht Telefonliste dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Kon takte auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen Kontakte duplizieren Das Duplizieren von Kontakten erm glicht Ihnen Kontakte optional auch zwischen verschiedenen Kontaktordnern zu kopieren und direkt w hrend dieses Vorgangs die Daten des kopierten Kontakts zu bearbeiten Mithilfe dieser Funktion k nnen Sie neue Kontakte auf Basis eines bereits erfassten Kontakts anlegen Sie brauchen in den Daten des neuen Kontakts lediglich abweichende Angaben zu ndern identische Informationen wie z B die Anschr
93. aus dem Feld Nachname oder sofern Sie auch Vornamen eingegeben haben eine Kombination aus den Feldern des Nachnamens und der Vornamen in das Feld Angezeigter Name 3 4 5 1 Private Kontakte Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte aus einem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben k nnen Sie neu zu erstellende Kontakte als private Kontakte kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Kontakte k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Kontakte weder einsehen noch bearbeiten 39 Daten f r neuen Kontakt eingeben Speichern Fenster w a Abbrechen Kontakt EJ Gesch ftlich 3 Privat 5 Zus tzlich i Anlagen 0 Titel Frau Nachname Friese vorname Anke Zweiter Vorname Angezeigter Name Friese Anke Namenszusatz Firma DoSD Service AG Abteilung Kundendienst Stra e An der Eisenh tte 29 Position PLZStadt 30519 Hannover Raumnummer Land Deutschland Mitarbeiter ID Bundesland Niedersachsen Telefon gesch ftlich Fax gesch ftlich Mobiltelefon E Mail gesch ftlich Tags Ordner Typ 0511 543390 82 0511 543390 99 0171 2312341 friesea dosd com Abbildung 3 6 Private Kontakte i Private Kontakte erstellen Telefon gesch ftlich 2 Telefon Zentrale URL IM gesch ftlich 0511 543390 0 http ffwww dosd com Beachten Sie
94. bei einem Linksklick auf den Pfeil untereinander und nicht mehr nebeneinander dargestellt Zus tzlich werden Textfelder mit den Modulbezeichnungen eingeblendet Sie k nnen die Darstellung jederzeit wieder durch Klicken auf den Pfeil umstellen 1 3 1 Die Startseite Ein Klick auf das Startsymbol Home bringt Sie wieder auf die Startseite 1 3 2 Das Modul E Mail E Mail Ein Klick auf das E Mail Symbol leitet Sie in die horizontale Splitansicht Ihres E Mail Posteingangs Im Modul E Mail verwalten Sie Ihre pers nlichen E Mail Nachrichten und k nnen selbst E Mails verfassen Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 2 E Mail 1 3 3 Das Modul Kalender Ein Klick auf das Kalendersymbol bringt Sie auf dem schnellsten Weg zur Tagesansicht Ihres Terminkalenders Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre pers nlichen Termine die Termine Ihres Teams und alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen sowie ffentlichen Termine und deren Daten Beschreibung Start und Enddatum Teilnehmer und Ressourcen Ort etc Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4 Kalender 1 3 4 Das Modul Kontakte Ein Klick auf das Kontaktsymbol bringt Sie direkt zur Adresskartenansicht Ihres Kontakt und Firmenadressverzeichnisses Die Standardansicht kann im Modul Einstellungen umgestellt werden Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre pers nlichen bzw alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen ver ffentlichten Kontakte und deren Daten gesch ftlic
95. beim erstmaligen ffnen des Moduls Kalender nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die nachfolgend genannten Ansichten und Zeitr ume zur Verf gung Ansicht Liste Zeitraum Tag Arbeitswoche Monat oder Woche Ansicht Kalender Zeitraum Tag Arbeitswoche Monat oder Woche Ansicht Team Zeitraum Tag oder Arbeitswoche 74 Kalender Hover Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kalender finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 9 Optionen f r das Modul Kalender 4 3 Kalender Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten Liste und Kalender in allen Zeitr umen Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register e Das Register Allgemein Dieses enth lt e Das Icon des Moduls Kalender Die Beschreibung und den Ort des Termins Die Icons f r privater Termin Terminserie und Gruppentermin Den Beginn und das Ende des Termins Den Namen des Erstellers des Termins Die Anmerkung zum Termin Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht Das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt Die Namen und den Best tigungsstatus der Teilne
96. ben der aktuell gesetzten Version nun Ja Neben den anderen Versionen steht Nein Wollen Sie eine oder mehrere Versionen l schen markieren Sie diese in der Liste im bersichts fenster und klicken Sie dann im Panel unter Version auf L schen Sie erhalten daraufhin eine Abfrage ob Sie das markierte Objekt tats chlich l schen m chten Nach Best tigen dieser Abfrage wird die Version unwiderruflich gel scht 122 InfoStore Hover 6 2 2 3 Register Verkn pfungen 6 3 6 4 Unter dem Register Verkn pfungen sehen Sie alle Verkn pfungen dieses Eintrags mit anderen Objekten Unter dem Register Versionen werden alle Versionen dieses Eintrags angezeigt Es k nnen also alle nderungen nachverfolgt und falls n tig auf alte Versionen zugegriffen werden InfoStore Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Icon des Moduls InfoStore Den Titel und den Ersteller des InfoStore Eintrags Falls der InfoStore Eintrag Anlagen enth lt die Versionsnummer das Dateityp Icon und den Dateinamen der Anlage des InfoStore Eintrags Die Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Die Anmerkungen zum InfoStore Eintrag Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein
97. ben liegt Haben Sie versehentlich die F lligkeit einer neuen Aufgabe zeitlich vor deren Beginn gelegt erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und k nnen diese Aufgabe solange nicht speichern bis Sie f r Beginn und F lligkeit chronologisch korrekte Werte eingetragen haben 5 4 3 2 Status und Bearbeitungsfortschritt ber die Auswahlliste Status k nnen Sie bestimmen in welchem Status sich die neue Aufgabe derzeit befindet als Vorgabe ist der Status Nicht begonnen ausgew hlt und der Bearbeitungs fortschritt auf 0 gesetzt Der Status korrespondiert mit dem Bearbeitungsfortschritt und umgekehrt W hlen Sie als Status z B In Bearbeitung wird der Bearbeitungsfortschritt automatisch auf 25 gesetzt setzen Sie den Bearbeitungsfortschritt ber die Schaltfl chen oder auf 100 l st dies automatisch eine nderung des Status auf Erledigt aus Alternativ zur Verwendung der Schaltfl chen k nnen Sie den Bearbeitungsfortschritt auch manuell eingeben In diesem Fall wird der Status nicht automatisch ge ndert 5 4 3 3 Wichtigkeit der neuen Aufgabe Mithilfe der Option Wichtigkeit k nnen Sie der Aufgabe eine Priorit t zuweisen zur Auswahl stehen die Parameter Niedrig Normal und Hoch 5 4 3 4 Private Aufgaben Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben aus einem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer an einer Aufgabe beteiligen k nnen Sie neu zu erstellende Aufgaben a
98. berzeugt zu haben Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausf hrliche Dokumentation s mtlicher Funktionen des Open Xchange Servers Die sich erwartungsgem einstellende Begeisterung Ihrer Mitarbeiter garantiert dann automatisch die weitere Motivation auch der brigen Kollegen und die Umstellung auf Ihr neues Intranetkonzept auf Basis des Open Xchange Servers wird ein Selbstl ufer Kapitel 1 Die Startseite des Open Xchange Server Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Startseite des Open Xchange Server Bevor wir n her auf die Startseite eingehen erhalten Sie nachfolgend einige allgemeine Informationen sowie einen berblick ber den Anmelde und Abmeldevorgang 1 1 Anmelden und Abmelden 1 1 1 Anmelden Mit der Anmeldung authentifizieren Sie sich mit Ihrem Login Namen als Benutzer Sie haben durch Ihr Login Zugriff auf alle f r Sie frei geschaltete Objekte Beim Aufrufen der Groupware erhalten Sie die Eingabemaske f r Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort Bitte beachten Sie dass die Gro und Kleinschreibung wichtig ist Wenn Sie sich falsch authentifizieren wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt Wiederholen Sie in diesem Fall den Anmeldevorgang mit den korrekten Zugangsdaten NEL Open Xchange Sever nn Username timo_meier Password te Login Abbildung 1 1 Anmeldung an der Web Oberfl che des Open Xchange Servers i Bildschirmaufl sung Der Open Xchange Server setzt eine minimale Bildschirma
99. bschnitt 3 8 Kontakte duplizieren Abschnitt 3 9 Kontakte verschieben sowie Abschnitt 3 10 Kontakte kopieren dieses Kapitels beschrieben 56 Kapitel 4 Kalender Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre privaten Termine sowie alle Termine aus f r Sie ffent lichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalendern und deren Daten Beschreibung Beginn und Ende Teilnehmer und Ressourcen Ort etc Sie k nnen Ihren Terminen beliebig viele Anlagen zuordnen Termine mit weiteren Elementen wie z B anderen Terminen Kontakten oder Aufgaben verkn pfen und ber unterschiedliche Suchkriterien nach Terminen suchen De RER Abmeigen J Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung v me fi T Bearbeite Kalender Ta 3 tart 9373 D fern g k arbei g N s r L gt L sche Team Arbeitswoche s Ende Ordner Zur cksetzen z Drucke Liste Monat amp Timo feier ID chleb jat Woche A E Mail z F Kalender m Pers nliche Ordner Kalender v E Kontakte Mittwoch 26 11 2008 E Aufgaben P ffentliche Ordner a Freigegebene Ordner 08 00 a InfoStore 09 10 0 nn 11 9 4 November 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 142 0 44 8 293 3 34 1 2 3456 789 13 00 46 10 11 12 13 14 15 16 a 147 18 19 20 21 223 14 0 as 24 25 2 27 28 29 30 u q Heute 00 InfoBox u Sie haben keine ungelesenen 17 00 Nachrichten ik 9 77 MB 18 00 Datei 0 17 4 88 GB K
100. ch 64 Instantmessenger 1 Tags 1024 Categories Typ private Privat Beruf 64 Profession Geburtstag Birthday Stra e 256 Street home PLZ 64 Postal code home Stadt 64 City home Bundesland 64 State home Land 64 Country home Spitzname 64 Nickname Telefon privat 64 Telephone home 1 Telefon privat 2 64 Telephone home 2 Fax privat 64 FAX home Mobiltelefon privat 64 Cellular telephone 2 IP Telefon privat 64 Telephone IP E Mail privat 256 Email 2 Familienstand 64 Martial status Jahrestag Anniversay IM privat 64 Instantmessenger 2 Pager 64 Telephone pager Anmerkungen 5680 Note Zus tzlich Stra e weitere 256 Street other PLZ weitere 64 Postal code other Stadt weitere 64 City other 146 Kontakte im CSV Format importie ren Datenfelder im Dialogfenster Kontakt Register Datenfeld Max Zeichen CSV Datenfeld Bundesland weiteres 64 State other Land weiteres 64 Country other Telefon weiteres 64 Telephone other Fax weiteres 64 FAX other E Mail weitere 256 Email 3 Autotelefon 64 Telephone car Texttelefon 64 Telephone TTY TDD Umsatz 64 Sales volume Steuernummer 128 Tax id Handelsregister 64 Commercial register Branchen 64 Branches Manager 64 Manager s name Assistent 64 Assistant s name Telex 64 Telephone telex Ehepartner 64 Spouse name Kinder 64 Number of children Optional 1 20 64 D
101. ch Bundesland 64 Region gesch ftlich Abteilung 128 Abteilung Telefon gesch ftlich 64 Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 128 Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich 64 Fax gesch ftlich Telefon Zentrale 64 Telefon Firma Mobiltelefon 64 Mobiltelefon URL 128 Webseite E Mail gesch ftlich 256 E Mail Adresse Tags 1024 Kategorien Typ Vertraulichkeit Privat Beruf 64 Beruf Geburtstag Geburtstag Stra e 256 Stra e privat PLZ 64 Postleitzahl privat Stadt 64 Ort privat Bundesland 64 Region privat Land 64 Land privat Telefon privat 64 Telefon privat Telefon privat 2 64 Telefon privat 2 Fax privat 64 Fax privat E Mail privat 256 E Mail 2 Adresse Jahrestag Jahrestag Pager 64 Pager Anmerkungen 5680 Notizen Zus tzlich Stra e weitere 256 Weitere Stra e PLZ weitere 64 Weitere Postleitzahl Stadt weitere 64 Weiterer Ort Bundesland weiteres 64 Weitere Region Land weiteres 64 Weiteres Land Telefon weiteres 64 Weiteres Telefon Fax weiteres 64 Weiteres Fax Autotelefon 64 Autotelefon Texttelefon 64 Telefon f r H rbehinderte Handelsregister 64 Organisations Nr Manager 64 Name des der Vorgesetzten Assistent 64 Name Assistent Telex 64 Telex 149 Kontakte im CSV Format importie ren Dat
102. ch in einem auszuw hlenden Zeitraum erneut an diese Aufgabe erinnern lassen m chten oder ob diese erstmalige Erinnerung an diese Aufgabe ausreicht 5 4 3 9 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Sollen alle hinzugef gten Teilnehmer ber diese neue Aufgabe per E Mail benachrichtigt werden aktivieren Sie die Option Teilnehmer benachrichtigen Diese Vorgehensweise ist insbe sondere dann zu empfehlen wenn Sie externe Teilnehmer z B aus Ihren pers nlichen Kontakten an einer Aufgabe beteiligen wollen die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben und somit nicht automatisch ber diese neue Aufgabe informiert w rden y Best tigung von Aufgaben Weitere Informationen ber die M glichkeiten zur Best tigung neu erstellter Aufgaben finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 5 Aufgaben bearbeiten dieses Kapitels 5 4 4 Details f r neue Aufgabe eingeben Im Register Details k nnen Sie Angaben zur gesch tzten und aktuellen Dauer den gesch tzten und bisher angefallenen Kosten zu Reisekosten sowie weitere Rechnungsinformationen eintragen 5 4 5 Teilnehmer f r neue Aufgabe w hlen Im Register Teilnehmer legen Sie fest welche Teilnehmer an dieser Aufgabe beteiligt werden sollen Um der neu zu erstellenden Aufgabe weitere Teilnehmer hinzuzuf gen oder die Aufgabe an Dritte zu delegieren klicken Sie im Panelabschnitt Teilnehmer auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Teilnehmer ausw hlen in dem Sie nun die h
103. chern um den Info Eintrag im ausge w hlten Ordner abzuspeichern EN Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Servers in der InfoBox 5 2 2 8 Register Verkn pfungen Verkn pfungen helfen Ihnen in Beziehung stehende Elemente wie z B Kontakte oder Termine die mit einer bestimmten Aufgabe assoziiert sind schnell und unkompliziert miteinander zu verbinden Informationen zum Verkn pfen von Aufgaben mit anderen Elementen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 12 Aufgaben mit anderen Elementen verkn pfen dieses Kapitels Das Register Verkn pfungen f hrt sofern vorhanden alle mit der ausgew hlten Aufgabe verkn pften Elemente auf Verkn pfungen mit anderen Aufgaben Kontakten oder Terminen etc Die Tabelle zeigt Ihnen die Namen der verkn pften Elemente sowie deren Herkunft Modul an 102 Aufgaben Hover 5 3 5 4 Sie k nnen die Funktionen aus dem Panelabschnitt Verkn pfung dazu verwenden zu einem verkn pften Element zu wechseln Funktion Wechseln zu neue Verkn pfungen zur ausge w hlten Aufgabe zu erstellen Funktion Start oder e
104. chern auf Speichern um Ihre nderungen abzuspeichern und das Fenster Termin bearbeiten zu schlie en 4 6 2 Termine per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume auf zu ndernde Termine auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Bei Terminserien l st diese Methode zun chst ebenfalls die Abfrage nach dem zu bearbeitenden Element aus Terminserie als Ganzes oder nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie und ffnet danach das Fenster Termin bearbeiten in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen 4 6 3 Termintitel ndern M chten Sie lediglich den Termintitel ndern markieren Sie in einer beliebigen Kalenderansicht einen Termin Klicken Sie auf den Termintitel Ein Textcursor erscheint Bearbeiten Sie den Titel und dr cken Sie zum Abschluss die Return Taste 4 6 4 Termine per Drag amp Drop bearbeiten In der Ansicht Kalender k nnen Sie in allen Zeitr umen Termine auch per Drag amp Drop zeitlich verschieben sowie den Beginn bzw das Ende von Terminen mithilfe Ihrer Maus ndern 86 Termine per Drag amp Drop bearbei ten 4 6 4 1 Termine per Drag amp Drop zeitlich verschieben Um in der Tagesansicht oder Arbeitswochenansicht einen Termin per Drag amp Drop zeitlich zu verschieben ziehen Sie den zu ver
105. chieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie f r den Ausgangsordner keine L schrechte sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert und somit das Verschieben von Kontakten aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich 47 Kontakte kopieren Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Kontakten mithilfe der Panel Funktion Verschie ben die Auswahlliste immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Kontakten per Drag amp Drop k nnen Sie nur Kontaktordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 3 10 Kontakte kopieren Das Kopieren von Kontakten erlaubt Ihnen Kontakte zu kopieren optional auch von einem Kontaktordner in einen anderen Kontaktordner Im Gegensatz zur Funktion Duplizieren wird Ihnen w hrend des Kopierens nicht die M glichkeit zur direkten nderung der Daten der kopierten Kontakte gegeben Wollen Sie die kopierten Kontakte auch inhaltlich bearbeiten f hren Sie die gew nschten nderungen nach dem Kopieren wie im Abschnitt Abs
106. chnitt 3 5 Kontakte bearbeiten beschrieben aus Um einen oder mehrere Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu kopieren verfahren Sie wie folgt Selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu kopierenden Kon takte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt M chten Sie nur einen einzelnen Kontakt kopieren k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Haben Sie alle zu kopierenden Kontakte ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf Kopieren Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordner kopiert werden k nnen und Sie f r das Kopieren von Kontakten in ffentliche oder f r Sie frei gegebene Kontaktordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner kopiert J Kontakte kopieren Durch das Kopieren von Kontakten entstehen keine Beziehungen zwischen dem Ausgangs kontakt und den hiervon kopierten Kontakten Jeder Kontakt ist unabh ngig von der Art und Weise wie dieser erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Kontakte in f
107. cht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 5 9 Aufgaben duplizieren Das Duplizieren von Aufgaben erm glicht Ihnen Aufgaben optional auch zwischen verschiedenen Aufgabenordnern zu kopieren und direkt w hrend dieses Vorgangs die Daten der kopierten Aufgabe zu bearbeiten Mithilfe dieser Funktion k nnen Sie neue Aufgaben auf Basis einer bereits erfassten Aufgabe anlegen Sie brauchen in den Daten der neuen Aufgabe lediglich abweichende Angaben zu ndern identische Informationen k nnen bernommen werden Um Aufgaben in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder in zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu duplizieren selektieren Sie zun chst die gew nschte Ausgangsaufgabe Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf Duplizieren Hiermit wird das Fenster Aufgabe ge ffnet das bereits alle Daten der zuvor gew hlten Ausgangs aufgabe enth lt ndern Sie nun die Angaben f r die neue Aufgabe in allen Registern entsprechend ab w hlen Sie falls gew nscht im Register Aufgabe einen anderen Aufgabenordner als Ziel f r die neue Aufgabe aus und speichern Sie danach Ihre Eingaben Im Ergebnis wird eine neue Aufgabe in demjenigen Aufgabenordner erstellt den Sie zuvor im Fenster Aufgabe Register Aufgabe als Zielordner ausgew hlt haben In den
108. chten Sie nur einen einzelnen Kontakt l schen k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Kontakte ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Kontakte wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden alle zuvor selektierten Kon takte inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Telefonliste die markierten Kontakte auch mit der ent Taste l schen Sie k nnen in den Ansichten Telefonliste oder Adresskarten die Funktion L schen auch im Kontextmen aufrufen J Y Kontakte l schen Wollen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von Kontakten aus diesem Kontaktordner f r Sie nicht m glich L schen Sie einzelne Kontakte die zuvor in einer oder mehreren Verteilerlisten erfasst wurden werden die gel schten Kontakte nicht automatisch aus der bzw den entsprechenden Verteilerlisten entfernt M chten Sie gel schte Kontakte auch aus den Verteilerlisten entfer nen ffnen Sie die Verteilerliste n zur Bearbeitung und l schen dann die zu entfernenden Kontakte aus der bzw den Verteilerlisten
109. d 18 Dynamic Field 19 Dynamic Field 20 private Birthday Anniversay Beim Import werden die Datenfelder der CSV Datei bestimmten Datenfeldern des Open Xchange Servers fest zugewiesen Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf 145 Kontakte im CSV Format importie ren Datenfelder im Dialogfenster Kontakt CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Gesch ftlich Anrede 64 Title Vorname 128 Given name Zweiter Vorname 128 Middle name Nachname 128 Sur name Namenszusatz 64 Suffix Angezeigter Name 320 Display name Firma 512 Company Stra e 256 Street business PLZ 64 Postal code business Stadt 128 City business Land 64 Country business Bundesland 64 State business Abteilung 128 Department Position 128 Position Raumnummer 64 Room number Mitarbeiter ID 64 Number of employee Telefon gesch ftlich 64 Telephone business 1 Telefon gesch ftlich 2 128 Telephone business 2 Fax gesch ftlich 64 FAX business Telefon Zentrale 64 Telephone company Mobiltelefon 64 Cellular telephone 1 URL 128 URL E Mail gesch ftlich 256 Email 1 IM gesch ftli
110. d Drop Operation ausf hren Hierzu wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie eine E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E Mail Adresse Der Mauszeiger wird in Form eines Hand Symbols angezeigt Ziehen Sie die E Mail Adresse in den Ordnerbaum auf einen Kontakt ordner Lassen Sie die Maustaste los Das Dialogfenster zum Eingeben der Kontaktdaten wird ge ffnet 3 4 4 Neuen Kontakt aus einem vCard Anhang erstellen Sie k nnen einen neuen Kontakt aus dem vCard Anhang einer E Mail erstellen Sie erkennen einen vCard Anhang an der Namenserweiterung vcf Wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die vcf Datei mit der rechten Maustaste an W hlen Sie im Kontextmen vCard importieren Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Kontaktdaten wird ge ffnet 3 4 5 Daten f r neuen Kontakt eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Kontakt in dem das Register Gesch ftlich aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten eines neuen Kontakts in den zugeh rigen Feldern eintragen Das FeldAngezeigter Name ist ein Automatikfeld Sie m ssen dieses Feld also nicht unbedingt ausf llen Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert eingeben bernimmt der Open Xchange Server den Wert
111. d darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf CC Mit Zur cksetzen k nnen Sie gew hlte Empf nger wieder entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster 2 11 3 BCC Um das Eingabefeld BCC anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld BCC Feld 21 E Mail Anlagen Im Eingabefeld BCC eingetragene E Mail Adressen werden vor den anderen Empf ngern verborgen Es handelt sich um eine sogenannte Blind Carbon Copy In diesem Feld k nnen Sie weitere E Mail Adressen von Personen angeben die eine Kopie der zu erstellenden E Mail zur Information erhalten sollen Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden so m ssen diese durch Kommata voneinander getrennt werden Empf nger die unter BCC eingetragen werden werden den anderen unter AN und CC eingetragenen Empf ngern dieser E Mail nicht angezeigt Sie k nnen gezielt nach E Mail Adressen suchen indem Sie auf den Button BCC klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Benutzers ein der eine Blind Carbon Copy der E Mail erhalten soll und starten Sie die Suche mit Suchen Im Feld darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf BCC Mit Zur cksetzen
112. dar ber die ein Angreifer m glicherweise Zugang zu dem darunter liegenden Betriebssystemkern erlangen kann F r den externen Zugang unterst tzt der Open Xchange Server den Zugriff ber SSL Verschl sselung Bankenstandard womit ein weltweit sicherer Zugriff auf unternehmensinterne Daten von einem beliebigen PC m glich ist 2 Arbeiten mit der Groupware 2 1 2 2 F r eine weitere Steigerung und Festigung der Benutzerakzeptanz ist es unbedingt notwendig dass die Benutzer so effizient und vollst ndig wie m glich mit der Groupware arbeiten Nur wenn nach und nach wirklich alle zur Verf gung stehenden Module gem den betrieblichen Anforde rungen effizient genutzt werden zahlt sich der Mehrwert einer solchen L sung wirklich aus Notizzettel Sekund rapplikationen externe Adressb cher Telefon CD Fax Verzeichnisse und Handy Adressb cher oder Wandkalender sollten in Zukunft der Vergangenheit angeh ren Jede mehrfache Datenpflege kostet nicht nur unn tige Zeit sondern untergr bt das Konzept einer umfassenden Groupware L sung mit zentraler Datenhaltung Verstehen Sie sich als Team und das in aller Konsequenz Den berblick behalten In erster Linie wichtig ist es hierbei dass Ihre Benutzer immer den berblick behalten und auch entscheiden k nnen welche Informationen der t glichen Informationsflut mit welchen Priorit ten zu behandeln sind Einen ersten berblick hierzu bietet die Startseite auf der f r jeden Benutzer s
113. dargestellt sind 4 2 3 2 Termine aus anderen Arbeitswochen einsehen M chten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Arbeitswoche einsehen ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen klicken Sie auf einen der Navigations pfeile an der Datumsanzeige 4 2 4 Ansicht Kalender Zeitraum Monat In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Monat die Termine des ausgew hlten Monats aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Monatsansicht angezeigt Die Wochentage des ausgew hlten Monats werden hellgelb die Wochenenden dunkelgelb und die Tage des Vor sowie Folgemonats grau dargestellt Zeigt die Ansicht den aktuellen Kalendermonat wird der aktuelle Tag Heute wei hinterlegt Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gige Termine werden im Bereich der Datumsanzeige dargestellt und sind grau hinterlegt angezeigt wird jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin Die K sten enthalten die Startzeit und die Beschreibung der Termine um weitere Daten eines Termins einzusehen k nnen Sie sich wieder ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen Die Kalendermonatsansicht enth lt keine Symbole Bei Wochentagen werden max 3 Termine bei Sams und Sonntagen wird max 1 Termin angezeigt ggfs zus tzlich der erste ganzt gige Termin eines Tages Wird diese Zahl berschritten wird ein Pfeil angezeigt ber den Sie zur Kalendertagesansicht des entsprechenden Ta
114. das jeweilige Modul und zeigt den Eintrag in der Detailansicht an e Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag eines Modulfensters zeigen ffnet sich nach einer kurzen Verz gerung ein Hover Informationen zu den Hovern finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Sie k nnen die Modulfenster folgenderma en anpassen e Sie k nnen die Breite der Modulfenster ndern Um die Breite zu ndern ziehen Sie den Spaltentrenner nach links oder rechts e Sie k nnen die Position der Modulfenster verschieben Um ein Modulfenster zu verschieben ziehen Sie das Modulfenster mit Hilfe der Schaltfl che Verschieben an eine neue Position Das neue Layout wird dynamisch angezeigt solange Sie die linke Maustaste festhalten e Sie k nnen festlegen welche Modulfenster angezeigt werden und wieviele Elemente in einem Modulfenster angezeigt werden Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen e Sie k nnen UWA Module in Modulfenster einbinden Ein UWA Modul zeigt bestimmte Inhalte aus dem Internet dynamisch an Beispielweise k nnen Sie einen lokalen Wetterbericht f r Ihre Region anzeigen lassen Informationen zum Einrichten und Anzeigen von UWA Modulen finden Sie im Abschnitt 8 7 2 UWA Module Hover 1 6 2 Hover 1 7 Dx rg Abmelden Timo Meier Neu Schnelleinstellungen a9 73 B D ex E 7 InfoBox anzeigen Ordi Quickinfo anzeigen Ordne a V Minikalender anzeigen amp Timo Meier me A E Mail
115. den Lieferanten oder Gesch ftspartnern eine zentrale Rolle Dabei kommt es darauf an Br che in Kommunikationss trukturen zu vermeiden Informationsl cken zu schlie en und den Informationsfluss zu beschleunigen 1 2 Was kann Groupware leisten Mit Groupware L sungen wie dem Open Xchange Server lassen sich die Anforderungen an die Koordination von dezentral arbeitenden Mitarbeitern ber Aufgabenverteilung oder ber den obligatorischen Terminkalender besser und schneller erf llen Mit der neuen Version des Open Xchange Servers erhalten Sie ein v llig neues Groupware Konzept Die Steuerung der einzelnen Funktionen erfolgt hierbei nicht mehr ber Men s sondern ber das Panel das in jedem Modul die wichtigsten Funktionen auf einen Blick anzeigt Alle nicht so h ufig verwendeten Funktionen sind ber einen Klick erreichbar da das Panel expandierbar ist Sie k nnen sich also mit wenigen Klicks s mtliche Funktionen anzeigen lassen statt umst ndlich immer wieder in den Men leisten nach Funktionen zu suchen wof r Sie in jedem Fall zwei Klicks ben tigen Die Einf hrung des Panels erh ht in gro em Ma e die Bedienbarkeit und bersicht lichkeit Mit dem InfoStore dem zentralen Informationspool des Open Xchange Servers lassen sich Informationen jederzeit abrufen oder anderen zur Verf gung stellen Dank der Versionskontrolle des InfoStore gehen keine Informationen verloren sondern k nnen jederzeit wieder abgerufen werden Zeit u
116. den Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Termine ffnet der Open Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Termine und deren Daten aus der Ansicht Liste dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Ter mine auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 90 Termine in andere Ordner verschie ben 4 9 Termine in andere Ordner verschieben Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Kalenderordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 9 1 Termine ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste die zu verschiebenden Termine f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur einen einzelnen Termin verschieben k nnen Sie dies auch in den Ansichten Kalender oder Details ausf hren Haben Sie alle zu verschiebenden Termine ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der
117. den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert und somit das Verschieben von Terminen aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Terminen mithilfe der Panel Funktion Verschie ben die Auswahlliste immer nur diejenigen Kalenderordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Terminen per Drag amp Drop k nnen Sie nur Kalenderordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde 91 Termine mit Flags kennzeichnen Einen Termin der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Termine zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle Termine mit Kunden mit gr nen Flags alle Termine mit Mitarbeitern Ihrer Abteilung mit roten Flags und alle Termine mit Lieferanten mit blauen Flags versehen Durch die Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Terminen handelt Flags werden in den meisten Ansichten und Zeitr umen angezeigt ausgenommen in der Kalendermo
118. der einf gen Diese Aktion setzt das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner voraus Die voreinge stellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht ausgeschnitten werden 8 5 6 Einf gen Wollen Sie einen Ordner einf gen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den Ordner machen in den Sie den neuen Ordner einf gen m chten W hlen Sie dann die Option Einf gen Der Ordner wird unterhalb des angew hlten Ordners eingef gt Diese Aktion setzt nat rlich entsprechende Rechte auf den Ordner voraus in den man einf gen m chte 155 Eigenschaften 8 5 7 Eigenschaften 8 6 Wollen Sie die Eigenschaften eines Ordners anzeigen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den Ordner machen W hlen Sie dann die Option Eigenschaften Im bersichtsfenster sehen Sie nun zwei Register Im Register ber sicht sehen Sie den Titel des Ordners sowie den Typ Das Register Rechte zeigt die Berechti gungen f r diesen Ordner an Es werden dabei alle Benutzer aufgelistet f r die Rechte f r diesen Ordner vergeben wurden ber das Panel k nnen neue Benutzer hinzugef gt und deren Rechte auf den Ordner zugewiesen werden Weitere Informationen dazu finden Sie im n chsten Abschnitt Abschnitt 8 6 Rechteverwaltung Rechteverwaltung Im Groupware Bereich des Open Xchange Server gibt
119. dieses Datenfelds Um z B statt der gesch ftlichen die private Anschrift des Kontakts anzuzeigen klicken Sie auf den Pfeil und w hlen dann aus der Liste die gew nschte Anschrift aus Die Darstellung der alternativen Informationen ist nur tempor r Durch das Verlassen der Ansicht Detail wird die Anzeige im Register wieder auf die vorgegebenen Felder zur ckgestellt 3 2 3 2 Register Anlagen Anlagen sind externe Dokumente wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Kontaktdaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit dem Kontakt verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 3 4 6 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einem Kontakt Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt sofern vorhanden alle dem ausgew hlten Kontakt zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an 3 2 3 3 Anlagen aus Kontakten ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Kontakts ffnen oder als Datei abspeichern k nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu 34 Ansicht Detail Kontakte
120. dner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen bzw Benennungen die Zeichenfolge me enthalten ist m r Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen bzw Benennungen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Im n chsten Schritt f gen Sie die gew nschten Teilnehmer hinzu indem Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Teilnehmer auf Hinzuf gen klicken Um hinzugef gte Teilnehmer wieder zu entfernen markieren Sie die Teilnehmer im Feld Teil nehmer und klicken auf Entfernen M chten Sie gegenst ndliche Ressourcen wie z B Pr sentationsmittel oder andere Ger te sowie bestimmte Teilnehmer als Ressource hinzuf gen suchen und selektieren Sie die entsprechenden Personen und Hilfsmittel ber die Auswahlliste und klicken nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Ressourcen auf Hinzuf gen Um hinzugef gte Ressourcen wieder zu entfernen markieren Sie die Ressourcen im Feld Res sourcen und klicken auf Entfernen Y Teilnehmer als Ressourcen hinzuf gen F gen Sie einen Teilnehmer als Ressource zu einem Termin hinzu kann dieser Teilnehmer f r die Dauer dieses Termins zu keinem anderen Termin hinzugef gt werden Diese Vorge hensweise empfiehlt sich
121. dner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekteneinger umt wurden Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem anderen Modul des Open Xchange Servers wie z B E Mail Kalender etc gt Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Aufgaben nur in Aufgabenordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Auf gabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Die Auswahl liste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 5 4 3 8 Erinnerung aktivieren M chten Sie an Aufgaben erinnert werden k nnen Sie mittels der Erinnerung einen Termin zur Erinnerung an die neu zu erstellende Aufgabe ausw hlen Beachten Sie dass ein F lligkeits datum eingegeben werden muss um eine Erinnerung einrichten zu k nnen und dass die gew hlte Erinnerung immer nur f r den Ersteller dieser neuen Aufgabe gilt alle anderen internen Teilnehmer k nnen sich hiervon abweichend an diese Aufgabe erinnern lassen Haben Sie f r eine Aufgabe eine Erinnerung aktiv gesetzt werden Sie bei Erreichen des gew hlten Termins mittels eines Erinnerungsfensters an diese Aufgabe erinnert In diesem Fenster k nnen 107 Details f r neue Aufgabe eingeben Sie entscheiden ob Sie si
122. dnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Aufgaben in diesen Aufgabenordner verschoben 114 Aufgaben duplizieren i Aufgaben verschieben M chten Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie Aufgaben aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert und somit das Verschieben von Aufgaben aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Aufgaben mithilfe der Panel Funktion Verschie ben die Auswahlliste immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Aufgaben per Drag amp Drop k nnen Sie nur Aufgabenordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde Eine Aufgabe die als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie ni
123. dulsymbol in den InfoStore Ihren pers nlichen InfoStore Ordner k nnen Sie auch ffnen indem Sie auf den Ordner mit Ihrem Benutzernamen unterhalb des Ordners InfoStore und seines Unterordners Userstore klicken Selbstverst ndlich ist es auch m glich InfoStore Ordner anderer Benutzer zu ffnen und deren Inhalt anzuzeigen sofern diese f r Sie freigegeben wurden 4 Zugriff ber WebDAV Beim Zugriff ber WebDAV kann sich der Benutzer ausschlie lich die neueste Version der Objekte anzeigen lassen Hier ist es nicht m glich etwaige Notizen einzusehen oder auf ltere Versionen der Objekte zuzugreifen 6 2 InfoStore Ansichten Bei Auswahl des Moduls InfoStore kommen Sie in die Listenansicht des Moduls Zur Darstellung der InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner sowie f r Sie freigegebenen 121 Listenansicht anderer Benutzer bzw f r Sie ffentlichen InfoStore Ordnern k nnen Sie ber die Funktionen im Panel Abschnitt Ansicht aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordner baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 6 2 1 Listenansicht In der Listenansicht wird au er dem Titel der einzelnen InfoStore Eintr ge die Gr e der jeweiligen Objekte das Datum der Erstellung der Ersteller die Versionsnummer und der Zeitpunkt
124. e Auswahl getroffen haben dies erfolgt erst im n chsten Schritt Im n chsten Schritt f gen Sie die gew nschten Kontakte hinzu M chten Sie alle im Auswahlfenster angezeigten Kontakte in die Verteilerliste aufnehmen klicken Sie auf Alle hinzuf gen Wollen Sie der Verteilerliste nur eine Auswahl der angezeigten Kontakte hinzuf gen w hlen Sie im Auswahlfenster die hinzuzuf genden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl aufAuswahl hinzuf gen Dies f gt die E Mail Adressen der selektierten Kontakte in das Feld Kontakte ein Falls Ihnen bei der Auswahl der Kontakte ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie den Inhalt des Felds Kontakte mithilfe der Funktion L schen entfernen Beachten Sie dass die Funktion L schen alle ausgew hlten Kontakte wieder aus dem Feld entfernt Wollen Sie nur einzelne Kontakte aus der Auswahl nehmen klicken Sie in das Feld der bereits selektierten Kontakte und l schen die unerw nschten Eintr ge Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Kontakte die Sie in Ihre neue Verteilerliste aufnehmen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Kontakte mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Kontakte in Ihrer Verteilerliste erfasst haben Um den Vorgang zur Erfassung interner Kontakte zu beenden und die selekti
125. e Bildschirmaufl sung f r den Open Xchange Server ist auf 1024x768 ausgerichtet Mit einer h heren Aufl sung k nnen mehr Informationen auf einmal dargestellt werden Damit erh ht sich auch der Bedienkomfort siehe Abschnitt 1 1 Anmelden und Abmelden 1 5 2 Browser Anforderungen Internet Explorer 6 Internet Explorer 7 Firefox 2 SeaMonkey 1 Safari 3 1 1 5 3 Zus tzliche Anforderungen Cookies m ssen aktiviert sein JavaScript muss aktiviert sein Popup Fenster m ssen zugelassen sein Wenn Sie innerhalb der Groupware navigieren verwenden Sie bitte ausschlie lich die Bedienelemente innerhalb der Groupware Verwenden Sie nicht die Navigationsschaltfl chen des Browsers Sicherheit 1 6 Sicherheit Bestimmt spielt der Aspekt Sicherheit auch in Ihrem Unternehmen eine dominierende Rolle Mit dem Open Xchange Server haben Sie sich f r die richtige L sung entschieden Der Sicherheitsa spekt gewinnt insbesondere dann einen besonders hohen Stellenwert wenn Sie mit den eigenen Mitarbeitern Partnern und Kunden ber das Internet kommunizieren Der Sicherheitsaspekt ist vor allen Dingen aber auch eine Frage der Client Seite Im Zusammenhang mit den PCs auf Client Seite stellen insbesondere weit verbreitete Mail und Groupware Clients Rich Clients ein bekanntes Sicherheitsproblem dar Auch Web Server die nicht wie Apache auf einer relativ sicheren Linux Plattform aufsetzen stellen eine bekannte Schwachstelle
126. e Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten E Mails in diesen E Mail Ordner verschoben Beim Verschieben per Drag amp Drop wird Ihnen neben dem Cursor ein Symbol angezeigt Dieses Symbol zeigt Ihnen die Rechte zum Verschieben an Sie k nnen E Mails nur in Ihre E Mail Ordner verschieben Wird beispielsweise versucht eine E Mail in einen Kontakordner zu verschieben 26 E Mail Nachrichten l schen wird neben dem Cursor ein rot unterlegtes Verbotssymbol dargestellt Dieses Symbol zeigt an dass das Ausf hren der Aktion nicht m glich ist Ein gr n unterlegtes H kchen hingegen symbo lisiert dass die Aktion m glich ist 2 17 E Mail Nachrichten l schen Wollen Sie eine E Mail l schen markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken Sie auf die Panel Funktion L schen Sie k nnen die markierten E Mails auch mit der ent Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen Die gel schten E Mails werden in der Listenansicht durchgestrichen Zus tzlich markiert ein Symbol die E Mails als gel scht Wollen Sie den gesamten Inhalt eines E Mail Ordners l schen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner im Ordnerbaum und w hlen Sie die Option Ordner leeren Bei den Standardeinstellungen werden die gel schten E Mails in den Papierkorb verschoben Sie haben auch die M glichkeit E Mails sofort unwiderruflich zu l schen N heres dazu erfahren Sie im Kapitel
127. e Objekte dieser Ordner ben tigen i Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Termine aus diesen Ordnern ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Panelabschnitt Flag deaktiviert und Sie k nnen Termine aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennzeichnen bzw vorhandene Flags ndern 4 11 Termine suchen Zur Suche nach bestimmten Terminen k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Kalenderordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in dem Feld Beschreibung aller in diesem Kalenderordner verwalteten Termine Um nach Terminen zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffent lichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Liste oder Kalender f r einen beliebigen Zeitraum Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Beschreibung der gesuchten Termine oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Beschreibung und Platz haltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeit
128. e im CSV Format importie ren Ort gesch ftlich Ort privat Pager Partner Postleitzahl gesch ftlich Postleitzahl privat Region gesch ftlich Region privat Stra e gesch ftlich Stra e privat Suffix Telefon Firma Telefon f r H rbehinderte Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Telefon privat Telefon privat 2 Telex Vertraulichkeit Vorname Webseite Weitere Postleitzahl Weitere Region Weitere Stra e Weitere Vornamen Weiterer Ort Weiteres Fax Weiteres Land Weiteres Telefon Enth lt ein Datenfeld der MS Outlook CSV Datei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl wird der zugeh rige Kontakt beim Importieren bersprungen Beim Import werden die Datenfelder der MS Outlook CSV Datei bestimmten Datenfeldern des Open Xchange Servers fest zugewiesen Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf 148 Kontakte im CSV Format importie ren Datenfelder im Dialogfenster Kontakt MS Outlook CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Gesch ftlich Anrede 64 Anrede Vorname 128 Vorname Zweiter Vorname 128 Weitere Vornamen Nachname 128 Nachname Namenszusatz 64 Suffix Firma 512 Firma Stra e 256 Stra e gesch ftlich PLZ 64 Postleitzahl gesch ftlich Stadt 128 Ort gesch ftlich Land 64 Land gesch ftli
129. earbeiten M chten Sie mit Terminen verkn pfte Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Bearbeitungsrechte nicht einger umt ist es Ihnen nicht m glich Elemente aus diesen Ordnern zu bearbeiten 4 12 4 Verkn pfungen aus Terminen entfernen Um Verkn pfungen aus Terminen zu entfernen stellen Sie zun chst den zu ndernden Termin in der Ansicht Details dar Setzen Sie in der Anzeige das Register Verkn pfungen aktiv selektieren diejenige n Verkn pfung en die Sie aus diesem Termin entfernen wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf Entfernen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en wirklich entfernen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden die selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus dem Termin entfernt i Verkn pfungen aus Terminen entfernen Wenn Sie Verkn pfungen aus Terminen entfernen entfernen Sie damit lediglich die Verbin dungen zwischen den Terminen und den verkn pften Elementen Die verkn pften Elemente werden hierbei nicht gel scht Wollen Sie Verkn pfungen aus Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entfernen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner 95 Verkn pfungen aus Terminen ent fernen Wurden Ihnen diese Rechte nicht ein
130. egorie iCal Objekt Termine Aufgaben TZURL X X UID X X URL a 2 Property Parameters CUTYPE X X DELEGATED FROM DELEGATED TO DIR ENCODING X X FMTTYPE FBTYPE LANGUAGE MEMBER PARTSTAT RANGE RELATED RELTYPE ROLE RSVP SENT BY TZID X X VALUE X X Tabelle 8 1 Unterst tzte iCal Objekte 8 1 2 2 Nicht unterst tzte iCal Objekteigenschaften Der Open Xchange Server unterst tzt Termine wie zum Beispiel Der letzte Sonntag in einem Monat Jedoch unterst tzt er keine Termine bei denen Tage vom Monatsende aus gez hlt werden Beispiel Der vorletzte Sonntag in einem Monat Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird der Termin nicht importiert Der Open Xchange Server unterst tzt keine Alarmwiederholung Beispiel f r eine solche Angabe Erinnere mich viermal Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird diese Angabe ignoriert 8 1 2 3 Import ausf hren Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp ICAL Wenn Sie Termine importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Termine Wenn Sie Aufgaben importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Aufga ben Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Hinweis St
131. eichen enthalten e Alle Datum Felder m ssen ein g ltiges Datumsformat enthalten Folgende Datumsformate sind g ltig dd mm yyyy dd mm yyyy yyyy mm dd Alle anderen Datenfelder k nnen beliebige Zeichen enthalten Ein leeres Datenfeld ist erlaubt Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten Display name Sur name Given name Middle name Suffix Title Street home Postal code home City home State home Country home Martial status Number of children Profession Nickname Spouse name Note Company Department Position Room number Street business Postal code business City business State business Country business Number of employee Sales volume Tax id Commercial register Branches Manager s name Assistant s name Street other Postal code other City other State other Country other Telephone business 1 Telephone business 2 FAX business Telephone car Telephone company Telephone home 1 Telephone home 2 FAX home Cellular telephone 1 Cellular telephone 2 Telephone other FAX other Telephone pager Telephone telex Telephone TTY TDD _Instantmessenger 1 Instantmessenger 2 Telephone IP Email 1 Email 2 Email 3 URL Categories Dynamic Field 1 Dynamic Field 2 Dynamic Field 3 Dynamic Field 4 Dynamic Field 5 Dynamic Field 6 Dynamic Field 7 Dynamic Field 8 Dynamic Field 9 Dynamic Field 10 Dynamic Field 11 Dynamic Field 12 Dynamic Field 13 Dynamic Field 14 Dynamic Field 15 Dynamic Field 16 Dynamic Field 17 Dynamic Fiel
132. eichnen bzw vorhandene Flags ndern 3 12 Kontakte suchen Zur Suche nach bestimmten Kontakten oder Verteilerlisten k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Kontaktordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in den Feldern Angezeigter Name Vorname und Nachname aller in diesem Kontaktordner verwalteten Kontakte und Verteilerlisten Um nach Kontakten zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kontaktordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der gesuchten Kontakte oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung me oder me Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist m r Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maie
133. eichnen lassen z B k nnen Sie alle langfristigen Aufgaben mit gr nen Flags alle eiligen Aufgaben mit roten Flags und alle internen Aufgaben mit blauen Flags versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Aufgaben handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in den Ansichten Liste und H Split als eigene Spalte und in der Ansicht H Split in der H Split Ansicht Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 5 10 1 Aufgaben mit Flags markieren M chten Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden Aufgaben entweder in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Wollen Sie eine einzelne Aufgabe mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der H Split Ansicht dieser Aufgabe ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Aufgaben f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panelabschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Aufgaben zuweisen m chten inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen
134. eier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung v 5 key D D ex fe Bearbeiten Kalender Tag a Start E l J L sche Team Arbeitswoche Ordner Zur cksetzen gt Drucken Liste Monat amp Timo Meier s Ele Vars ni h r er EP E Mail 72 Kalender TE Geburtstage 73 Urlaub Pers nliche Ordner Kalender 11208 Beschreibung Start Ende Ort Ordner Flag T2 Vereinskalender 72 wichtige Termine E Kontakte a E Aufgaben P ffentliche Ordner TA Management Call TRS Monthly Sales Meeting 129 Management Update T Management Update 05 11 2008 08 30 07 11 2008 08 30 13 11 2008 11 00 27 11 2008 11 00 05 11 2008 14 00 07 11 2008 14 00 13 11 2008 12 00 27 11 2008 12 00 Kalender Chicago Office Kalender Telefonkonfere Kalender Telefonkonfere Kalender Freigeuebene Ordner ur EEE EEE aaa nn een TA nn A An nnd A Abbildung 4 7 Terminanzeige bl ttern 4 2 2 Ansicht Kalender Zeitraum Tag In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Tag die Termine des ausgew hlten Tages aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Tagesansicht angezeigt Details zur Darstellung einzelner ganzt giger Termine und Terminserien in dieser Ansicht werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben Die Tagesansicht stellt die von Ihnen konfigurierten Tageszeiten Arbeits und Freizeit farblich unterschiedlich dar Arbeitszeit wird hellgelb Freizeit dunkelgelb angezeigt und is
135. elklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten auf zu ndernde Kontakte auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Dies ffnet ebenfalls das Fenster Kontakt in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen 3 5 3 Verkn pfungen bearbeiten M chten Sie lediglich die zu einem Kontakt vorhandenen Verkn pfungen bearbeiten lassen Sie sich den zu ndernden Kontakt in der Ansicht Detail darstellen Anschlie end setzen Sie das Register Verkn pfungen aktiv und f hren dann mithilfe der Funktionen im Panelabschnitt Verkn pfung die gew nschte nderung durch Sie k nnen neue Verkn pfungen hinzuf gen ber Start in die Detailansicht einer vorhandenen Verkn pfung wechseln ber Wechseln zu oder eine bzw mehrere Verkn pfungen aus dem Kontakt l schen Funktion Entfernen Beim Entfernen von Verkn pfungen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en tats chlich l schen wollen Wenn Sie diese Sicherheitsabfrage mit Ja best tigen werden die zuvor selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus dem Kontakt entfernt und anschlie end das Register bersicht aktiv gesetzt gortakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer bearbeiten Wollen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freige
136. ellen Sie sicher dass die ausgew hlte Datei vom Typ ICAL ist Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren 142 Kontakte im VCARD Format importieren ie TH Abmelden 1 nn nn Timo Meier Importieren a9RBEDnNR Ordner Einstellungen a p Importieren 3 Optionen EinstellungenAmportieren Tags Startseite Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSY Dateien m X E Mail Detaillierte Informationen finden Sie in der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import E Kalender I Kontakte Dateityp a9 ica Termine z Aufgaben O vCard Termine E InfoStore CSV Kontakte aubenen I Benutzer ad Fe Dateiname l 0 l 4 November gt 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 4 7 2 23 W A 1 2 45 3 4 5 6 amp 6 789 46 10 11 12 13 14 1516 a 147 148 19 20 2 223 48 24 25 2 27 28 29 30 Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten SET 7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 8 2 Termine und Aufgaben importieren Termine werden in Ihren pers nlichen Ordner Kalender importiert Aufgaben werden in Ihren pers nlichen Ordner Aufgaben importiert 8 1 3 Kontakte im VCARD Format importieren Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp VCARD Klicken Sie auf
137. em Ausgangs kontakt und den hiervon duplizierten Kontakten Jeder Kontakt ist unabh ngig von der Art und Weise wie dieser erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer duplizieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner 46 Kontakte verschieben Gleiches gilt wenn Sie Kontakte zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontakt ordnern anderer Benutzer duplizieren m chten Sie k nnen in der Auswahlliste nur Ordner w hlen in denen Sie Kontakte speichern k nnen Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in ffentliche oder freige gebene Ordner verschieben oder kopieren 3 9 Kontakte verschieben Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Kontaktordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 3 9 1 Kontakte ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu verschiebenden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur einen einzelnen Kontakt verschieben k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Haben Sie alle zu ve
138. en Sie den gesperrten Eintrag und klicken im Panel auf Sperre aufheben Sie k nnen die Funktionen Sperren und Sperre aufheben auch im Kontextmen aufrufen 6 10 InfoStore Eintr ge versenden Wenn Sie einen anderen Benutzer auf einen speziellen Eintrag im InfoStore aufmerksam machen wollen haben Sie zwei Optionen zur Auswahl Diese finden Sie im Panel unter der Sektion Senden Sie k nnen einen Eintrag als E Mail Anlage versenden oder f r interne Benutzer den Link auf das Dokument in einer E Mail schicken Der Empf nger muss dann nur auf den Link in der E Mail klicken und kommt direkt auf die Seite mit dem InfoStore Eintrag Sie k nnen die Funktionen Als E Mail Anhang versenden und Als Link versenden auch im Kontextmen aufrufen 6 11 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige InfoStore Eintr ge zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle allgemeinen Eintr ge wie Reiserichtlinien und Urlaubsantragsformulare mit einem gr nen Flag alle Eintr ge f r ein laufen des Projekt mit einem roten Flag und alle Eintr ge f r ein anstehendes Projekt mit einem blauen Flag versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten InfoStore Eintr gen handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in der Listenansicht als eigene Spalte und in der
139. en von Platzhaltern zur Verf gung e me oder me Alle Termine aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in deren Beschreibung die Zeichenfolge me enthalten ist e s e Alle Termine aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in deren Beschreibung die Zeichen s und e enthalten sind wobei zwischen dem s und dem e exakt 2 Zeichen stehen d rfen wie z B bei dem Wort Sales Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Sobald die Suche abgeschlossen ist werden die dem Suchkriterium entsprechenden Termine in der Ansicht Liste dargestellt das Suchergebnis wird immer in der Ansicht Liste angezeigt auch wenn Sie die Suche in der Ansicht Kalender gestartet haben um somit auch Termine aus Vor bzw Folgemonaten anzeigen zu k nnen 4 11 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Termine zur cksetzen um somit wieder alle Termine des aktuell ge ffneten Kalenderordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Termine 93 Termine mit anderen Elementen verkn pfen Beachten Sie dass nach R cksetzung des Suchkriteriums kein Zeitraum f r die Anzeige ausgew hlt ist M chten Sie die Darstellung der Termine wieder auf einen der vorgegebenen Zeitr ume Tag Woche etc begre
140. ende Bedeutung Die Angabe X bedeutet dass das Objekt importiert wird Der Wert des Objekts ist in RFC2445 festgelegt Eine Zahl wie 255 bedeutet dass das Objekt importiert wird Die Zahl gibt die maximale Anzahl von Zeichen an Die Angabe unbegrenzt bedeutet dass das Objekt importiert wird Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt Die Angabe bedeutet dass das Objekt nicht importiert wird 140 Termine und Aufgaben importie ren Kategorie iCal Objekt Termine Aufgaben Calendar Properties CALSCALE METHOD PRODID VERSION Calendar Components VALARM VEVENT X X XXK X X XXK VFREEBUSY VJOURNAL VTIMEZONE VTODO x x Component Properties ATTACH ATTENDEE CATEGORIES CLASS X X XJ COMMENT COMPLETED x CONTACT CREATED X DESCRIPTION Unbegrenzt DTEND x DTSTAMP DTSTART DUE DURATION EXDATE EXRULE FREEBUSY GEO LAST MODIFIED LOCATION ORGANIZER PERCENT COMPLETE PRIORITY RDATE RECURRENCE ID RELATED TO REPEAT REQUEST STATUS RESOURCES RRULE SEQUENCE STATUS SUMMARY TRANSP TRIGGER TZID TZNAME TZOFFSETFROM TZOFFSETTO 141 Termine und Aufgaben importie ren Kat
141. ende Informationen zur Handhabung von Serienaufgaben finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 4 Aufgaben erstellen dieses Kapitels 5 1 1 Pers nliche Aufgaben Wenn Sie das Modul Aufgaben ber das Symbol Aufgaben aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen stets Ihre pers nlichen Aufgaben einzelne Aufgaben und Serienaufgaben aus dem Ordner Aufgaben angezeigt Alternativ hierzu k nnen Sie den Ordner Aufgaben auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken 97 ffentliche Aufgaben Haben Sie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Aufgabenordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Aufgaben unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fallbeispiel k nnen Sie auf diese Aufgabenordner nur ber den Ordnerbaum zugreifen Abmelden Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung N D key D w g fE Z Bearbeiten H Split J nde k a g Start Ed TI 4 amp nn Liste r Zur cksetzen y Ende _ g gt Drucken P Y Wechseln z a8 ae Meier P EL Verschieben p bbrech a A E Mail v v z 7 Kalender E Kontakt Pers nliche Ordner i Aufgaben ontakte Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin a abgeschlossen Flag Aufgaben D tati D BMS Pr sentation evaluieren oa 14 02 1970 14 02 1970 S ocumentation v abat f r WLAN Installatien kalkuliare ni 29 04 2007 20 04 2007 109 Tra
142. enderanzeige ein die das aktuelle Datum enth lt 4 2 1 Ansicht Liste Alle Zeitr ume In der Ansicht Liste werden Ihnen die Termine f r den ausgew hlten Zeitraum aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Terminart einzelne Termine oder Terminserien die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Termine als privat gekennzeichnet wurden Schl sselsymbol bzw ob Termine nur f r Sie kein Symbol oder f r mehrere Teilnehmer Gruppensymbol angelegt wurden Ferner werden die Beschreibung Beginn und Ende der Ort der Ordner und die zugeordneten Flags dargestellt Flags sind farbige F hnchen mittels derer Sie Ihre Termine zur besseren Unterscheidung kennzeichnen k nnen um somit z B au er Haus stattfindende Termine von internen Terminen abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 61 Ansicht Kalender Zeitraum Tag 4 2 1 1 Zeitraum der Listenansicht wechseln Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln z B von Arbeitswoche zu Monat w hlen Sie den gew nschten Zeitraum ber die
143. enen dazu assoziierte Elemente wie z B Kontakte oder Termine schnell und einfach mit Aufgaben in Beziehung zu setzen also Aufgaben und andere Elemente miteinander zu verbinden Sie k nnen zu allen Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt beliebig viele Verkn pfungen zu anderen Aufgaben oder anderen Elementen wie Terminen Kontakten oder InfoStore Eintr gen anlegen 5 12 1 Verkn pfungen erstellen Um in einer Aufgabe neue Verkn pfungen zu einer anderen Aufgabe bzw zu einem anderen Element anzulegen selektieren Sie die entsprechende Aufgabe in einer beliebigen Ansicht des Moduls Aufgabe und klicken danach im Panelabschnitt Verkn pfung auf Start Der Titel des Panelabschnitts Verkn pfung wird zur Darstellung des aktiven Verkn pfungsvor gangs farbig hervorgehoben und Sie k nnen jetzt zu dem Element navigieren das Sie mit der zuvor ausgew hlten Aufgabe verkn pfen m chten Verwenden Sie am besten die Ordner aus dem Ordnerbaum um direkt zu dem zu verkn pfenden Element zu navigieren M chten Sie z B die ausgew hlte Aufgabe mit einem Kontakt aus einem Ihrer pers nlichen Kontaktordner verkn pfen expandieren Sie im Ordnerbaum den entsprechen den Kontaktordner um diesen Ordner zu ffnen und einen bestimmten Kontakt aus diesem Ordner selektieren zu k nnen Nachdem Sie zum entsprechenden Ord
144. enfelder im Dialogfenster Kontakt Register Datenfeld Max Zeichen MS Outlook CSV Datenfeld Ehepartner 64 Partner Kinder 64 Kinder Tabelle 8 3 Zuordnung der Daten einer MS Outlook CSV Datei 8 1 4 3 Import ausf hren i Beachten Sie folgende Hinweise zum Import Stellen Sie sicher dass Sie g ltige Importdateien verwenden Hinweise zu g ltigen Importda teien finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 8 1 4 1 Standard CSV Datei Abschnitt 8 1 4 2 MS Outlook CSV Datei Wenn eine Importdatei ung ltige Daten enth lt wird der zugeh rige Kontakt beim Import bersprungen Beim Import wird nicht gepr ft ob ein Kontakt schon vorhanden ist Wenn Sie einen Kontakt mehrmals importieren ist er anschlie end mehrmals vorhanden So importieren Sie Kontakte aus einer Standard CSV Datei oder aus einer MS Outlook Datei Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Import Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp CSV Wenn Sie Daten im Standard CSV Format importieren wollen w hlen Sie Durch Kommata getrennt Wenn Sie Daten im MS Outlook CSV Format importieren wollen w hlen Sie Out look Datei Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren 150 Export ne ER IT Aume
145. er Inhalten finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Module Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren Der Minikalender Der Bereich links unten zeigt einen Minikalender mit dem Sie sich schnell Termine eines bestimmten Datums oder Zeitraums anzeigen lassen k nnen Der Minikalender zeigt Ihnen nicht nur das aktuelle Datum sowie die aktuell laufende Kalender woche an sondern erlaubt Ihnen auch den direkten Zugriff auf Ihre Termine an einem bestimmten Datum W hlen Sie beispielsweise das Datum 23 Dezember 2007 aus dann werden Ihnen in Form einer Tagesansicht alle zu diesem Zeitpunkt anstehenden Termine angezeigt W hlen Sie statt eines einzelnen Datums eine Kalenderwoche dann werden Ihnen in Form einer Wochenansicht die Termine f r die gesamte Woche angezeigt Zum schnellen Erstellen eines neuen Termins an einem bestimmten Tag machen Sie einen Doppelklick auf den gew nschten Tag Daraufhin wird das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins ge ffnet Der aktuelle Tag wird farbig hinterlegt und mit einem Rahmen versehen und alle Tage an denen ein Termin ein getragen ist werden fett dargestellt Wenn Sie im Minikalender auf einen anderen Tag als den 12 Die InfoBox aktuellen klicken bleibt der Rahmen um den aktuellen Tag erhalten und der neu gew hlte wird farbig hinterlegt N here Informationen zum Thema Kalender und Terminfunktionen finden Sie im Kapitel 4 Kalender 1 8 Die
146. er Linux cesssnssneneneenennnnnnen 133 7 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows XP 134 7 3 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows Vista ceeenseeneenseseeee 135 8 Einstellungen ng an en ae Bene ee akt nee 139 8 1 Importe EE een A TE EEEE ne lnnandeekenn tree EEE 139 8 2 1010 u HUNEPEEUDUPREFPUEREEEFRTHDIRRREUFREFERLHRDELTERURHFFEERTREFELEDENEEEETDRRLTEERURRFERERUERTERRURERRRERGRRFR 151 8 3 Gl bale Optionen ernennen 152 8 4Pers nliche Tags ne ee eier en EPE EE engel fie 154 8 5 Ordnerverwalt ngsas neusten tanlnker A AA Ai i 154 8 5 Rechteverwa ltn siriana a a eea a e oraina 156 8 7 Optionen f r die Startseite uusessssssssssenennnnnnnnnesnnenennnnnnnnennnennnnnnnnnen 158 8 8 Optionen f r das Modul E Mail 222220cssesenssnssssnnennennnnnnensennennnnnnnnennen 159 OPEN XCHANGE SERVER 8 9 Optionen f r das Modul Kalender uussssssssssssenennnnnnnnnenenennnnnnnnnnn 162 8 10 Optionen f r das Modul Kontakte uusessnsssssssenennnnnnnnnennnennnnnnnnnnen 164 8 11 Optionen f r das Modul Aufgaben uusssssssssssenennnnnnnnnsnneenennnnnnnnnnnnen 164 8 12 Optionen f r das Modul InfoStore u uussssssssssenennnnnnnnnensennennnnnnnnnnnnn 165 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner uuuunesnnesenessnenenennesnneennenenennneennenen 165 StICHWORLVETZEICHNIS eier nuhiecheieschns
147. er Linux 7 1 1 Linux Schritt 1 ffnen Sie den KDE Konqueror ber das Start Men Ihres Linux Desktop Clients 7 1 2 Linux Schritt 2 Tragen Sie in der Zeile Adresse bitte folgende Adresse ein webdav lt adresse gt servlet webdav infostore Wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder den URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 7 1 3 Linux Schritt 3 Nun m ssen Sie Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort eingeben Verwenden Sie bitte dieselben Login Daten wie f r die Open Xchange Web Oberfl che 7 1 4 Linux Schritt 4 Nach erfolgreicher Anmeldung k nnen Sie nun per Browser auf den Dokumenten Bereich des Open Xchange Servers zugreifen EN Eintrag im Browser l schen Wenn Sie einen Eintrag im Browser l schen l schen Sie damit s mtliche Versionen des Dokuments d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren 4 Browser Funktionalit t Bedingt durch die Funktionalit t des Browser sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhandene Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt 133 Direktzugriff auf den Dokumen ten Server unter Windows XP 7 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows XP 7 2 1 Windows XP Schritt 1 ffnen Sie im Windows Startmen die Netzwerkumgebung oder doppelklicken Sie auf das Symbol Netzwerkumgebung auf dem
148. er unterlaufen ist k nnen Sie die Kontakt daten mit Hilfe der Funktion Zur cksetzen entfernen Dies entfernt alle eingegebenen Kon taktdaten Um den Vorgang zur Erfassung externer Kontakte zu beenden und die eingetragenen Kontaktdaten Ihrer Verteilerliste hinzuzuf gen klicken Sie auf OK M chten Sie Ihre Auswahl verwerfen klicken Sie auf Abbrechen Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK best tigt zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugef gten externen Kontakte sowie deren E Mail Adresse an Sofern Sie keine weiteren Kontakte in Ihre Verteilerliste einf gen wollen schlie en Sie den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste ab und speichern Ihre Eingaben ber das Symbol Speichern im Panelabschnitt Speichern 3 16 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken Da Verteilerlisten lediglich eine Sonderform von Kontakten darstellen k nnen Sie Verteilerlisten analog zur nderung einzelner Kontakte bearbeiten l schen und drucken Entsprechende Informationen zu den diesbez glichen Vorgehensweisen finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 3 5 Kontakte bearbeiten Abschnitt 3 6 Kontakte l schen sowie Abschnitt 3 7 Kontakte drucken dieses Kapitels beschrieben 3 17 Verteilerlisten duplizieren verschieben kopieren Gleiches gilt f r das Duplizieren Verschieben und Kopieren von Verteilerlisten alle erforderlichen Informationen zu den diesbez glichen Vorgehensweisen finden Sie in den Abschnitten A
149. erhalb der berschrift Weitere Informationen klicken Sie auf Download the Software Update for Web Folders package now Klicken Sie auf der Download Seite auf Download Die Datei Webfldrs KB907306 ENU exe wird heruntergeladen Doppelklicken Sie auf die Datei Die Installation wird ausgef hrt 7 3 2 Schritt 2 Netzwerkressource hinzuf gen W hlen sie im Windows Startmen den Eintrag Computer 135 Schritt 3 Netzwerkort festlegen Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der rechten Fenster h lfte W hlen Sie im Kontextmen den Eintrag Netzwerkressource hinzuf gen Das Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen ffnet sich JQ OE Computer 4 em p u Organisieren Ansichten v Systemeigenschaften l Programm deinstallieren oder anden gt Linkfavoriten Name Typ i Gesamtgr e Freier Speicherplatz E Dokumente nn 2 E Bilder Ri Lokaler Datentr ger C E Musik 3 26 GB frei von 9 99 GB i Weitere Ger te mit Wechselmedien 2 E Ordner v kl i a 64 f z Desktop I Diskettenlaufwerk A DVD RW Laufwerk D E Doku Ji ffentlich jE Computer Ansicht gt e Diskettenlaufwerk Sortieren nach gt amp Lokaler Datentr g Gruppieren nach gt e DVD RW Laufwer aP Netzwerk Aktualisieren Systemsteuerung Stapeln nach gt sj Papierkorb Einf gen Verkn pfung einf gen Netzwerkressource hinzuf gen Eigenschaften DOKU Arbeitsgruppe WORKGR
150. ermine aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Kalender befinden k nnen Sie neue Termine anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Server Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Termin Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Termin EN Zielordner f r neue Termine Da Sie Termine nur in Kalenderordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Termine aus anderen Modulen des Open Xchange Server automatisch Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender als Zielordner voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Termine in anderen pers nlichen oder in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer speichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten des neuen Termins einen anderen Zielordner w hlen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 4 4 5 Daten f r neuen Termin eingeben 4 4 3 Neuen Termin durch Drag amp Drop erstellen Um im Modul E Mail einen neuen Termin durch Drag amp Drop zu erstellen ziehen Sie aus einer Liste eine E Mail auf einen Tag des Minikalenders Das Dialogfenster Termin wird ge ffnet Der Betreff der E Mail ist als Terminbeschreibung eingetragen 76 Neuen Termi
151. ermine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Die K sten zeigen den Beginn das Ende und die Beschreibung der Termine an Um weitere Daten eines Termins einzusehen k nnen Sie sich ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen Wurden f r einen Tag mehr Termine eingetragen als in den Feldern dargestellt werden k nnen wird am rechten Rand dieses Felds ein Scrollbalken angezeigt mittels dessen Sie durch die Ter mine dieses Tages bl ttern k nnen 67 Ansicht Kalender Zeitraum Benutzerdefiniert Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 2 5 1 Termine aus anderen Wochen einsehen Wollen Sie Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Woche einsehen ohne dabei den Zeitraum Woche zu verlassen klicken Sie entweder auf einen der Navigationspfeile in der Titelleiste der Ansicht oder w hlen die entsprechende Kalenderwoche ber denMinikalender aus yY Minikalender Weitere Informationen zur Anzeige den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 9 Minikalender dieses Kapitels 4 2 6 Ansicht Kalender Zeitraum Benutzerdefiniert Aussehen und Funkt
152. ers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Verteilerlisten nur in Kontaktordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 1 2 Interne Kontakte zur Verteilerliste hinzuf gen Wollen Sie im Open Xchange Server verwaltete Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer in die neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen klicken Sie im Panelabschnitt Kontakt auf die Funktion Aus Adressbuch hinzuf gen Dies ffnet das Fenster Kontakte w hlen in dem Sie nun die hinzuzuf genden Kontakte zur Auswahl anzeigen lassen k nnen Hierzu geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzuf genden Kontakte oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und w hlen danach mittels der Funktion Kontaktordner den entsprechenden Kontaktordner aus in dem nach diesen Kontakten gesucht werden soll Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Kontakte w hlen stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie h
153. erten Kontakte der Verteilerliste hinzuzuf gen klicken Sie auf OK M chten Sie Ihre Auswahl verwerfen klicken Sie auf Abbrechen Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK best tigt zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugef gten internen Kontakte sowie deren E Mail Adressen an Sofern Sie keine externen Kontakte in Ihre Verteilerliste einf gen wollen k nnen Sie an dieser Stelle den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste abschlie en Hierzu klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Im Ergebnis wird die neu erstellte Verteilerliste Ihren Kontakten hinzugef gt beachten Sie das Symbol das Verteilerlisten von einzelnen Kontakten unterscheidet 55 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken 3 15 1 3 Externe Kontakte zur Verteilerliste hinzuf gen Wollen Sie nicht im Open Xchange Server verwaltete Kontakte als externe Kontakte in Ihre neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Benutzerdefinierter Eintrag Dies ffnet ein separates Fenster in dem Sie nun die Daten der hinzuzuf genden externen Kontakte eingeben k nnen Um einen neuen externen Kontakt hinzuzuf gen geben Sie Namen und E Mail Adresse des Kontakts ein und klicken auf Hinzuf gen Wiederholen Sie diese Vorgehensweise sukzessive f r alle externen Kontakte die Sie Ihrer Ver teilerliste hinzuf gen m chten Falls Ihnen bei der Eingabe der Kontaktdaten ein Fehl
154. es Panels verwenden Klicken Sie auf den Pfeil wird links daneben die Option Suchen eingeblendet Sobald Sie die Markierung der Checkbox aufheben wird die Suchfunktion ausgeblendet Nat rlich kann Sie durch Aktivieren der Checkbox jederzeit wieder eingeblendet werden Zum Suchen klicken Sie links neben dem Feld Suchen auf das kleine Dreieck und w hlen aus wonach Sie suchen m chten Wollen Sie beispielsweise alle E Mails eines bestimmten Absenders suchen klicken Sie auf Von Geben Sie dann im Feld Suchen einen Suchbegriff mit oder ohne Platzhalter Zeichen oder ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung e Me oder Me gt Alle Begriffe aus dem aktuell ge ffneten Ordner die mit Me beginnen e M r gt Alle Begriffe aus dem aktuell ge ffneten Ordner die zwischen dem M und dem r exakt 3 Zeichen enthalten suchen Sie beispielsweise nach einem bestimtmen Absender Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Sobald die Suche abgeschlossen ist stellt die Anzeige nur noch die dem Suchkriterium entspre chenden E Mails dar Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der E Mails zur cksetzen um somit wieder alle E Mails des aktuell ge ffneten Ordners anzuzeigen klic
155. es ausgew hlten Tages dargestellt Die farbigen Balken an den Eintr gen reflektieren wiederum die Terminanzeige einzelne und Terminserien sowie private Termine bzw Termine mit mehreren Teilnehmern werden mittels entsprechender Symbole gekennzeichnet Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Beachten Sie dass immer nur ein ganzt giger Termin angezeigt wird dies ist jeweils der Termin der als erster ganzt giger Termin f r diesen Tag angelegt wurde Liegen f r den ausgew hlten Tag mehrere ganzt gige Termine vor wird in der Datumsleiste erneut ein entsprechendes Symbol eingeblendet M chten Sie sich alle ganzt gigen Termine dieses Tages ansehen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wird die Ansicht Liste Zeitraum Tag ge ffnet und in der Tabelle alle Termine f r diesen Tag dargestellt m m mnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnmnnmnnnn n n TE I Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung 3739 Tb es Bearbeiten Kalender Tag a g Start lt j 2 3 L schen Te Arbeit yoche pr g Ende Ordner u Zur cksetzen m T M a gt Drucken Liste Monat P a seln zu amp Timo Meier IE verschieben Deth Woch P fg Abbrechen A E Mail v z 5 F3 Kalender Pers nliche Ordner i Kalender BR Sebu Dienstag 18 09 2007 p 4 ienstag 18 TA Urlaub b TE Vereinskalend EAE
156. es mehrere Aspekte der Rechteverwaltung Zum Einen k nnen vom Administrator f r jeden Bereich Zugriffsrechte f r einzelne Benutzer festgelegt werden zum Anderen kann jeder Benutzer f r seine eigenen Ordner Rechte vergeben Die Rechtevergabe im Open Xchange Server ist additiv nicht subtraktiv Ist ein Benutzer beispiels weise Mitglied einer Gruppe und die Gruppe erh lt Lese und Bearbeitungsrecht auf einen bestimmten Ordner dann erh lt der Benutzer automatisch Lese und Bearbeitungsrecht auf diesen Ordner Es ist nicht m glich diesem einen Benutzer dieses Recht zu entziehen indem man ihm beispielsweise nur Leserecht auf den Ordner gibt Ist der Benutzer Mitglied zweier Gruppen und eine hat Lese und Bearbeitungsrecht auf einen Ordner die andere jedoch nur Leserecht dann hat der Benutzer Lese und Bearbeitungsrecht Hat der Benutzer Lese und Bearbeitungsrecht auf einen Ordner und ist er Mitglied einer Gruppe die diese Rechte auf den Ordner nicht besitzt dann hat der Benutzer weiterhin Lese und Bear beitungsrecht Es wird also immer von den h chsten Rechten ausgegangen 8 6 1 Rechtevergabe Der Open Xchange Server kennt zwei Typen von Ordnern Private und ffentliche Ordner Private Ordner sind nur f r Sie selbst sichtbar ffentliche Ordner k nnen dagegen auch von anderen Benutzern verwendet werden Dar ber hinaus k nnen Sie einzelne Ordner f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben Sie k nnen Berechtigungen
157. esnnnnenn 118 103 11 o 1X e Eieren PER PEIUREUSFERFERTTERTERENELFRHERTETEIUREURESEERETERTEEBFULFERR ai eei aE 121 6 1 InfoStore ffnen Hueneseee reines 121 6 2 InfoStore Ansichten u meinen nat 121 6 311nfOStoresHoVver Heer rennen else Renee N 123 6 4 InfoStore Eintrag anlegen 2222224000snnannensnssenenennnnnnnansnennnennennnnnsnennnnnnn 123 6 5 InfoStore Eintr ge bearbeiten uuuussssssssssenennnnnnnnnsnesnnenennnnnnnsnennneneenn 124 6 6 InfoStore Eintr ge l schen 20s0sannsessesuesnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnne nennen 125 6 7 InfoEintr ge drucken uuussssssssssenensnnnnnnnsssneneennnnnnsnnnenennnnnnnnnennnennnnnnnnnen 125 6 8 InfoEintr ge verschieben 000000ssssnersnensnnnnnnnnnennnnnnunnnnnnnnennennennnnnsnanennnnnn 127 6 9 InfoStore Eintr ge sperren uucessansnesesensennnnnnsnesnneneennnnnnnnennneneennnnnnnnennnen nn 128 6 10 InfoStore Eintr ge versenden 222040usesnssnnsnsssneneennnnnnnnennnnneeennnnnnsnnnnnenn 128 6 11 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen uusssesssssssenennennnnnnennen 128 6 12 Suchfunktioni seina eaaa aa ade eiai eaea aa aaa aa aaa 129 6 13 InfoStore Eintr ge mit anderen Elementen verkn pfen eneenennnen 129 7 Zugriff auf einzelne Module via WebDAV cnessesensssssssnnensnnnnnnnenesnnennnnnnnnnnen 133 7 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unt
158. essen befindet sich unterhalb Ihres pers nlichen Kontaktordners Register Verfassen Urspr nglichen Mailtext in Antwort zitieren Wollen Sie beim Beantworten einer E Mail den Text der urspr nglichen E Mail Nachricht als zitierte E Mail in Ihre Antwort E Mail ber nehmen dann setzen Sie diese Option auf Ja Bei Allen antworten Legt fest an welche Empf nger eine Antwort E Mail gesendet wird wenn Sie die Funktion Allen antworten verwenden Einstellung Sender und alle Empf nger zu An Der Sender der urspr nglichen E Mail und deren Empf nger werden in das Feld An eingetragen Einstellung Sender zu An alle Empf nger zu Cc Der Sender der urspr ng lichen E Mail wird in das Feld An eingetragen Die Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld Ce eingetragen Visitenkarte anh ngen Setzen Sie diese Option auf Ja dann aktivieren Sie damit das Anh ngen einer Visitenkarte an Ihre E Mails Ihre Visitenkarte wird automatisch aus den Eintr gen in Ihrer Kontaktseite generiert Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren Aktivieren Sie diese Option ber die Checkbox Ja dann werden E Mail Adressen beim Verfassen einer neuen E Mail automatisch vervollst ndigt Sie m ssen im Feld Anlediglich zwei oder mehr Zeichen eingeben um die Suche in den internen und externen Adressb chern zu starten Die Suchergebnisse werden 160 E Mail Signaturen anhand einer Liste ausgegeben aus der Sie die gew nsch
159. estellten Kontakte absteigend sortieren 4 Festlegung der Standardansicht Sie k nnen festlegen welche Ansicht beim erstmaligen ffnen des Moduls Kontakte nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Telefonliste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht Adresskarten zur Verf gung Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kontakte finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 10 Optionen f r das Modul Kontakte 3 2 2 Ansicht Adresskarten In der Ansicht Adresskarten werden Ihnen die Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontak tordner in Form von Adresskarten angezeigt Dargestellt werden der Vor und Nachname die Kontaktart die zugewiesenen Flags und die Kennzeichnung als private Kontakte in den Titeln der Adresskarten sowie die gesch ftliche Anschrift die gesch ftliche Festnetzrufnummer und die gesch ftliche E Mail Adresse bei Verteilerlisten werden nur die Namen und die zugeordneten Flags angezeigt 3 2 2 1 Kontakte filtern Auch in dieser Ansicht k nnen Sie mithilfe der Schnellfilter Leiste die dargestellten Kontakte filtern um somit wiederum Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen Y Schnellfilter Leiste Die in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten enthaltene Schnellfilter Leiste filtert die angezeigten Kontakte anhand des ersten Zeichens des Nachnamens der Kontakte bzw des N
160. euen InfoStore Eintrags aktivieren Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie einen Titel f r den Eintrag ein und falls gew nscht eine Internetadresse also eine URL Uniform Resource Locator Mit der Schaltfl che Datei k nnen Sie ein Dokument von Ihrer Festplatte laden Sie k nnen dieses auch wieder L schen Das Feld Anmerkungen dient der Eingabe eines Kommen tars zum zu erstellenden InfoStore Eintrag oder zum schnellen Anlegen eines Wissenseintrags Haben Sie den Eintrag beendet speichern Sie diesen durch einen Klick auf das Symbol unterhalb 123 InfoStore Eintr ge bearbeiten 6 5 des Panel Eintrags Speichern Sie werden daraufhin aufgefordert einen Kommentar zur Version einzugeben Danach klicken Sie auf die Schaltfl che OK unterhalb des Kommentarfeldes Wollen Sie keinen Kommentar eingeben bet tigen Sie die entsprechende Schaltfl che Neben der Einrichtung globaler Ordner durch Ihren Administrator k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen InfoStore Ordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen freigeben um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Sofern andere Benutzer ihre pers nlichen InfoStore Ordner f r Sie freigegeben haben k nnen Sie auf diese Ordner zugreifen indem Sie im Ordnerbaum den Eintrag In foStore expandieren Klicken Sie anschlie end auf den freigegebenen InfoStore Ordner des gew hlten Benutzers um diesen Ordner im Modul In foStore zu ffnen und de
161. f r Ihre eigenen und entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt f r Sie freigegebenen Ordner vergeben indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken f r den Sie die Rechte festlegen wollen W hlen Sie im Kontextmen Eigenschaften Im bersichtsfenster auf der rechten Seite des Portals sehen Sie nun zwei Register Unter bersicht sehen Sie den Namen des Ordners sowie das zugeh rige Modul Im zweiten Register werden die bereits vergebenen Berechtigungen f r einzelne Benutzer angezeigt Hier k nnen Sie Berechtigungen f r neue Benutzer festlegen W hlen Sie dazu unter Benutzer im Panel die Funktion Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie Benutzer aus w hlen und Hinzuf gen k nnen Mit OK bernehmen Sie Ihre Auswahl F r den aktiven Benutzer k nnen Sie im Panel nun die Berechtigungen festlegen Dasselbe gilt auch f r Gruppen Sie k nnen im Dialogfenster eine Gruppe ausw hlen und der gesamten Gruppe Rechte zuweisen Wollen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus der Liste l schen setzen Sie den entsprechenden Eintrag unter Rechte aktiv und gehen Sie in das Panel zu Benutzer und w hlen dort Entfer nen 156 Bedeutung der Berechtigungen 8 6 2 Bedeutung der Berechtigungen 8 6 2 1 Rechtevergabe Unter Rechtevergabe k nnen Administratorrechte vergeben werden Ein Benutzer mit solchen Rechten darf selber Rechte vergeben Wird Keine Rechte gew hlt darf der entsprechende Benutzer selber
162. fiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Einstellungen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 4 Pers nliche Tags 4 4 5 6 Zielordner ausw hlen Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner der neu zu erstellende Termin abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Termine aus einem Ihrer pers nlichen Kalenderordner derjenige pers n liche Kalenderordner der beim Anlegen des neuen Termins ge ffnet war Bei Erstellung neuer Termine aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kalenderordner der beim Anlegen des neuen Termins ge ffnet war Bei Erstellung neuer Termine aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender Bei Erstellung neuer Termine aus einem anderen Modul des Open Xchange Server wie z B E Mail Aufgaben etc Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Termine nu
163. foStore Eintr ge die zuvor mit anderen Elementen verkn pft wurden werden die entsprechenden Verkn pfungen aus diesen Elementen automatisch entfernt InfoEintr ge drucken M chten Sie die Daten einzelner InfoEintr ge oder Listen bersichten der InfoEintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 7 1 Einzelne InfoEintr ge drucken Um einzelne InfoEintr ge sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Eintrag in der Ansicht H Splits anzeigen und klicken hiernach im Panelabschnitt InfoEintrag auf die Funktion Drucken 125 Listen von InfoEintr gen drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten InfoEintrags angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des InfoEintrags auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten auto matisch geschlossen 6 7 2 Listen von InfoEintr gen drucken Der Listenausdruck mehrerer InfoEintr ge ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Liste m glich Beim Listenausdruck werden
164. foStore Eintr gen aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner oder aus ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden InfoStore Eintr ge wahl weise in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Anschlie end selektieren Sie diejenigen InfoStore Eintr ge deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie bei der Selektion wieder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panel Abschnitt Flag auf das Kreuz Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Kennzeichnungen von InfoStore Eintr gen aus f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte ben tigen 6 12 Suchfunktion Mithilfe der Suchfunktion im Panel k nnen Sie nach speziellen Eintr gen suchen oder nach bestimmten Begriffen in den Eintr gen Die Suche erlaubt die Eingabe von Platzhaltern wobei ein Sternchen f r beliebig viele Zeichen stehen kann und das Fragezeichen f r exakt ein Zeichen Wollen Sie einen neuen Suchbegriff eingeben k nnen Sie den alten ber die Schaltfl che Zur cksetzen aus dem Eingabefeld entfernen 6 13 InfoStore Eintr ge mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen dienen dazu assoziierte Elemente wie z B Aufgaben oder Termine schnell und einfach mit InfoStore Eintr gen in Beziehung zu setzen also InfoStore Eintr ge und andere Elemente miteinander z
165. g angeordnet werden 23 HTML Editor f r E Mail Nachrich ten iil Ill gt f at ii nn m s3 Zentriert Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zentriert angeordnet werden Rechtsb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che rechtsb ndig angeordnet werden Blocksatz Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che als Blocksatz angeordnet werden Schriftfarbe ausw hlen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnittweise mit einer anderen Textfarbe versehen werden Markieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der vorgeschlagenen Farbwerte aus Bei der hexadezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexadezimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quelltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Textfarben zugreifen Hintergrundfarbe ausw hlen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnittweise mit einer anderen Hintergrundfarbe unterlegt werden Markieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der vorgeschlagenen Farbwerte aus Bei der hexadezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexade zimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quel
166. gaben entfernen Haben Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht der neu zu erstellenden Aufgabe hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus der Aufgabe entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder Ihre Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Entfernen um alle gew hlten Anlagen aus der Aufgabe zu entfernen 5 4 7 Eingaben speichern Wenn Sie die neu zu erstellende Aufgabe samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Auf gabe geschlossen und die neue Aufgabe im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt 5 4 7 1 Teilnehmer benachrichtigen Haben Sie weitere Teilnehmer an der neuen Aufgabe beteiligt oder die neue Aufgabe an Dritte delegiert werden alle Teilnehmer per E Mail ber diese Aufgabe benachrichtigt sofern Sie beim Anlegen der neuen Aufgabe die Option Teilnehmer benachrichtigen aktiviert haben 5 4 8 Eingaben verwerfen M chten Sie die Aufgabe nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wen
167. ge Server 7 2 5 Windows XP Schritt 5 Im n chsten Dialogfenster k nnen Sie der Ressource einen Namen zuweisen i Kodierung Falls Sie ihre Kodierung auf ISO eingestellt haben verwenden Sie bitte beim Anlegen von Ordnern oder Dokumenten keine Umlaute Der OX Server verwendet UTF 8 als Kodierung 7 2 6 Windows XP Schritt 6 Im n chsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertigstellen Die Einrichtung der Netzwerkres source f r den Dokumentenzugriff ist damit abgeschlossen Sie erreichen den neu erstellten Ordner nun ber die Netzwerkumgebung Der Aufbau entspricht der Verzeichnisstruktur des Open Xchange Dokumentenbereiches N L schen Wenn Sie einen Eintrag im Windows Explorer l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren i Explorer Bedingt durch die Funktionalit t des Explorers sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt 7 3 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows Vista 7 3 1 Schritt 1 Softwareupdate installieren Sie m ssen ein Microsoft Software Update installieren bevor Sie WebDAV unter Windows Vista nutzen k nnen Gehen Sie folgenderma en vor Starten Sie einen Web Browser Geben Sie folgende Adresse ein http support microsoft com kb 907306 Unt
168. geben 157 Optionen f r die Startseite 8 6 2 5 L schrechte 8 7 Wollen Sie einem Benutzer f r Ihren Ordner die L schberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur L schberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner L schberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber L schrechte zu vergeben Wird einem Benutzer das L schrecht f r einen Ordner entzogen dann ist es diesem Benutzer nicht m glich Objekte in diesem Ordner zu verschieben da beim Verschieben das entsprechende Objekt gleichzeitig aus dem Quellordner gel scht wird Die Funktion Verschieben im Panel wird bei fehlenden L schrechten dementsprechend ausgegraut also deaktiviert Optionen f r die Startseite F r die Startseite stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung Um zu den Einstellungsm glichkeiten zu gelangen klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum unterhalb von Startseite auf Layout Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung 8 7 1 Layout der Startseite Hier l sst sich die bersicht der Objekte f r die einzelnen Module auf der Startseite einstellen Sie k nnen hier die Ansicht von Objekten einzelner Module auf der Startseite deaktivieren oder die Anzahl der anzuzeigenden Objekte
169. gebenen Kontaktordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde 43 Kontakte l schen Ihnen dieses Recht nicht einger umt ist die Funktion Bearbeiten im Panel deaktiviert und eine Bearbeitung der Kontakte aus diesem Kontaktordner f r Sie nicht m glich Versuchen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer ohne die hierzu erforderlichen Bearbeitungsrechte per Doppelklick zu bearbeiten erhalten Sie eine diesbez gliche Fehlermeldung in der QuickInfo des Panels M chten Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer im Rahmen einer Bearbeitung in anderen Kontaktordnern abspeichern ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist Ihnen eine nderung des Ordners des in Bearbeitung befindlichen Kontakts nicht m glich 3 6 Kontakte l schen Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer L schrechte vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu l schenden Kontakte mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl M
170. gegebene Ordner 5 InfoStore tn en Alien m ee en Men Men Abbildung 1 4 Die Ordnerstruktur Eine detaillierte Beschreibung der Handhabung des Ordner Managements sowie der Verwaltung der Zugriffsrechte finden Sie im Kapitel Optionen im Abschnitt Abschnitt 8 6 Rechteverwaltung 1 5 Das Panel Im Panel finden Sie alle wichtigen Funktionen f r die einzelnen Module Das Panel befindet sich unterhalb der Titelleiste Im Panel haben Sie immer alle wichtigen Funktionen zum sofortigen Zugriff zur Verf gung Alle weiteren Funktionen lassen sich ber den kleinen Pfeil unterhalb der angezeigten Funktionen anzeigen Durch Klicken auf den Pfeil wird das Panel expandiert Je nach Anzahl der Funktionen sind mehr oder weniger Klicks zum Anzeigen aller Funktionen n tig Das Panel ersetzt so die Men leiste und umst ndliches Suchen und Navigieren in einer Men struktur Symbole zum Anlegen von Objek ten raO Abmelden Neu Schnelleinstellungen E InfoBox anzeigen C Quicklnfo anzeigen v Minikalender anzeigen ap Abbildung 1 5 Panel Funktionen 1 5 1 Symbole zum Anlegen von Objekten Links oben im Panel k nnen Sie in der Sektion Neu ber das E Mail Symbol neue E Mails verfassen Der Pfeil unterhalb der Symbole gibt weitere Optionen aus Zus tzlich k nnen Sie dort auch das Dialogfenster zum Erstellen von Verteilerlisten ffnen 1 5 2 Drag amp Drop Sehr effizient f r die t gliche Arbeit mi
171. ger umt ist die Funktion Ent fernen im Panelabschnitt Verkn pfung deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich verkn pfte Elemente aus diesen Terminen zu entfernen 96 Kapitel 5 Aufgaben Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre pers nlichen sowie alle f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Aufgaben und deren Daten Beginn und F lligkeit Status Wichtigkeit Teilnehmer und Ressourcen etc Sie k nnen Ihren Aufgaben mehrere Anlagen zuordnen Aufgaben mit weiteren Elementen wie z B anderen Aufgaben Terminen oder Kon takten verkn pfen und nach bestimmten Aufgaben suchen ERS Apmeiden 7 Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung WE a D rn g FE Bearbeiten H Split 9 ndern ik a g Start Or L schen Liste r 2 Zur cksetzen Ende ag M gt Drucken P echseln z NATER hi E verschieben r en a A E Mail gt E FA Kalender r Pers nliche Ordner Aufgaben i E Kontakte Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin a abgeschlossen Flag 4 Aufgaben m BMS Pr sentation evaluieren 14 02 1970 14 02 1970 A P ffentliche Ordner u ngabatf N Installatien kalkullerer m 29 01 2007 0 01 2007 amp Freigegebene Ordner y u E Infostore v IMS Pr santation vorbereiten Pe 101 200 02022007 109 r 4 Design review Sm 08 02 2007 09 02 2007 Neue Visitenkarten entwerfen 0 05 02 2007 09 02 2007 50 Steuere
172. ges wechseln k nnen um dort alle Termine dieses Tages einzusehen 66 Ansicht Kalender Zeitraum Woche 22 er ea Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung X 3398 Bes z Beamer Kalender Tag a Start m z 2 gt L sche Team Arbeitswoche Zur cksetzen j Ende nu n Drucke Liste Monat s 5 Wechseln z a z amp Timo Meler 198 Verschieben Detail Woche AADIecheN A E Mail z 5 F3 Kalender ar Pers nliche Ordner i Kalender ii 2 Geburtstage Urlaub s 09 2007 gt KW Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So TS Vereinskalender Er 28 29 30 31 1 TA Wichtige Termine 35 09 30 Product Demo E Kontakte 2 E Aufgaben P ffentliche Ordner 3 4 5 6 7 8 Freineaebene Ordner I 36 1400 Briefing qee 10 00UniKH 10 00 Management Update 08 30 Monthly Sales Meeti 11 00 Autohaus Meier Allgemein Teilnehmer Anlagen Links Weitere g 4 September 4 2007 keni Briefing Messe 3 Mo Di Mi Do Fr Sa So Uss Frankfurt Office Raum 107 13 14 15 ger 08 00 Workshop Si Isa Home Office EEE 37 Beginntum 03 09 2007 14 00 Endetum 03 09 2007 16 00 18 a7 10 1 12 13 14 15 16 38 17 48 19 20 21 22 23 Erstelltvon Timo Meier En gt 20 21 22 _ t 25 26 2r 28 28 30 09 30 Kick off Med frin FaMi XML Schulung Wandertag mit der Familie 38 15 30 Globex Pr s mememyepueuemmmnsemm Ert podate 03 30 Produkt Demo Heute 13 00 C
173. h ausw hlen _Kontaktordner Name E Mail O B Z amp Connor Brian brian_connor docboat Ka F amp Def jean_dupont amp dochoat El Gre Tom tom_green dochoat EJ Hale Henry henry_hale dochoat E Hernandez Sharon sharon_hernandez docboat E Hopkins Leonard leonard_hopkins dochoat E Huntley Claire claire_huntley dochoat Treffen Sie eine Auswahl aus der Liste und f gen Sie sie als Teilnehmer hinzu An gt brian_connor docboat Abbrechen Signatur Keine v Abbildung 2 3 E Mail Empf nger hinzuf gen 2 11 2 CC Um das Eingabefeld CC anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld CC Feld Soll ein weiterer Empf nger eine Kopie der E Mail zur Information erhalten dann tragen Sie dessen E Mail Adresse in das Eingabefeld CC ein CC steht f r Carbon Copy Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden m ssen diese durch Kommata getrennt werden Empf nger die unter CC eingetragen werden k nnen die Adressdaten der anderen Empf nger einsehen Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter CC eingetra genen Empf ngern nicht eingesehen werden Sie k nnen gezielt nach E Mail Adressen suchen indem Sie auf den Button Cc klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Benutzers ein der eine Kopie der E Mail erhalten soll und starten Sie die Suche mit Suchen Im Fel
174. h den Rechtsklick ffnet sich ein Kontextmen mit folgenden Optionen Neuer Unterordner E Mail Kalender Aufgabe Kontakte InfoStore Ordner abonnieren Als Link versenden L schen Umbenennen Ausschneiden Einf gen Ordner leeren Eigenschaften Einige Optionen k nnen fehlen oder inaktiv sein Dies h ngt davon ab welchen Ordner Sie angeklickt haben 8 5 1 Neuer Unterordner Sie k nnen in Ihren eigenen Ordnern beliebig viele Unterordner anlegen Auch im bergeordneten Ordner ffentliche Ordner sowie in f r Sie freigegebenen Ordnern k nnen Sie bei entspre chenden Berechtigungen Unterordner anlegen 154 Als Link versenden Zum Anlegen eines Unterordners klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in dem Sie einen Unterordner anlegen wollen und w hlen Sie die Option Neuer Unterordner Im aufklappenden Untermen klicken Sie auf die Ordnerart die Sie erzeugen m chten Im Ordner baum wird ein neuer Ordner angelegt Geben Sie einen Namen f r den neuen Ordner ein Der neue Ordner erh lt die Berechtigungen des bergeordneten Ordners Weitere Informationen zur Rechtevergabe erhalten Sie im Abschnitt Abschnitt 8 6 Rechteverwaltung 8 5 2 Als Link versenden Um einen Link zu einem Ordner per E Mail zu versenden w hlen Sie im Kontextmen des Ordners die Option Als Link versenden Das Fenster E Mail ffnet sich Der E Mail Text enth lt den Link zu dem Ordner Hinweis Damit der Empf nger der E Mail
175. he und private Adressen Telefon und Telefaxnummern etc Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3 Kontakte 1 3 5 Das Modul Aufgaben Ein Klick auf das Aufgabensymbol bringt Sie zur H Split Ansicht der von Ihnen noch zu erledigen den Aufgaben Die Standardansicht kann im Modul Einstellungen umgestellt werden Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre pers nlichen bzw alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen sowie ffentlichen Aktivit ten und deren Daten Start und Enddatum Status Wichtigkeit Teilnehmer etc Weitere Informationen erhalten sie im Kapitel 5 Aufgaben Das Modul InfoStore 1 3 6 Das Modul InfoStore Ein Klick auf das Symbol des InfoStore bringt Sie zur Listenansicht des InfoStore Im Modul InfoStore stellen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern eigene Dokumente Beitr ge oder Bookmarks zur Verf gung bzw profitieren vom Wissen anderer Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 6 InfoStore 1 4 Der Ordnerbaum Unterhalb der Modulleiste befindet sich ein Ordnerbaum mit einer bersicht ber den Inhalt Ihrer Open Xchange Ordner M chten Sie zu Gunsten der besseren bersicht Ihre Kontakte Termine und Aufgaben nach bestimmten Aspekten sortieren legen Sie in den Ordnern entspre chende Unterordner an Ein Fallbeispiel zeigt die nachstehende Abbildung Timo Meier aA9RBBEDmN Ordner amp Timo Meier A E Mail H 2 Kalender J Kontakte Aufgaben P ffentliche Ordner Frei
176. hieben Det ll och amp Team erstellen P bbreche A E Mail x 72 Kalender TR Geburtstage Dienstag 18 09 2007 2 Urlaub m Team Mitglied AM 01AM 02AM 03AM 04AM OSAM OGAM O7FAM OSAM D9AM 10AM 11AM 12 PM 01 PM 02 PM 03 PM 04 PM 05 PN 2 Vereinskalender t amp Frank Meyer onferen 72 Wichtige Termine H elephonit E Kontakte a E Aufgaben P ffentliche Ordner amp Tina Lioyd Freiaeaebene Ordner gt I 41 September 4 2007 Solveigh Schmidt Salesmeeting Mo Di Mi Do Fr Sa So 35 27 2 23 3 1 1 2 3 3 4 5 6 789 GOET OE mn K mn 5 T PAG EP POO nen nn P R ER en EN O nd tn nt tn A Abbildung 4 12 Termine in der Ansicht Team Zeitraum Tag M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen klicken Sie hierzu auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige 69 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche 4 2 7 3 Ansicht Team Zeitraum Arbeitswoche In der Ansicht Team werden Ihnen f r den Zeitraum Arbeit swoche die Termine der selektierten Benutzer f r die ausgew hlte Arbeitswoche als Balken dargestellt deren Farbe die Terminanzeige Gebucht Frei etc widerspiegelt Um den Beginn und das Ende eines Termins einzusehen k nnen Sie wie in den Kalenderansichten ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharre
177. hmen Sie Ihre Auswahl mit OK Im Panel k nnen Sie nun die Rechte f r den hinzugef gten Benutzer oder die Benutzergruppe festlegen Setzen Sie zun chst den gew nschten Eintrag aktiv und treffen Sie dann Ihre Auswahl f r die Rechte die der Benutzer oder die Benutzergruppe erhalten soll Danach speichern Sie Ihre Auswahl im Panel durch einen Klick auf das Symbol in der Sektion Speichern 165 166 Stichwortverzeichnis A Abmelden 5 152 Account Name 27 Administrator 156 Administratorrechte 157 Adressbuch 68 Adresskarten 33 AJAX 1 Aktualisierungsintervall 152 aktueller Tag Heute 66 Anmelden 5 Anmerkung 123 Apache 3 Applikation 35 Applikationsserver 2 Arbeitswochenansicht 65 163 Arbeitszeit 162 Aufgaben 97 Anlagen entfernen 110 hinzuf gen 109 InfoStore 102 ffnen 102 Speicherkapazit t 109 speichern 102 Ansicht 100 H Split 101 Liste 100 Arten 97 einzelne 97 freigegebene 99 ffentliche 98 pers nliche 97 private 105 Serienaufgaben 97 105 bearbeiten 110 Bearbeitungsfortschritt 111 Best tigung ndern 111 Doppelklick 110 Kontextmen 110 Panel Funktion 110 Status 111 Verkn pfungen 111 Bearbeitungsfortschritt 105 Beginn 105 Daten eingeben 104 drucken 113 einzelne 113 Liste 113 selektieren 113 sortieren 113 duplizieren 115 Eingaben speichern 110 Einstellungen 164 Erinnerung 107 erstellen 103 aus anderen Modulen 104 Daten eingebe
178. hmer Wenn ein Teilnehmer zugesagt hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt wenn er abgelehnt hat in roter Schrift e Ein Icon zum ndern des Best tigungsstatus Das Register Anlagen Verkn pfungen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen und Verkn pfungen Falls der Termin Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt e Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Falls der Termin Verkn pfungen enth lt werden f r jede Verkn pfung die folgenden Elemente angezeigt Der Name und der Typ der Verkn pfung e Das Icon um die Detailansicht der Verkn pfung anzuzeigen e Das Register Weitere Dieses enth lt Der Ordner in dem der Termin gespeichert ist e Die Tags die dem Termin hinzugef gt wurden Der Name der Person die den Termin erstellt oder ge ndert hat Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren 4 4 Termine erstellen Um neue Termine in Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw frei gegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 4 1 Neue Termine im Modul Kalender erstellen Wenn Sie das Modul Kalender ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Termin Hierbei ist es unerheblich ob das Pane
179. ht Kalender Zeitraum Tag REN Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung A 5 Kr B D es Be ten Kalender Tag a g Start bs 2 3 L sche Te Arbeitdgoche jr j Ende Ordner Zur cksetzen Ti M al gt Drucke List Monat P Y wechseln z 5 amp Timo Meier 3 AE verschieben Detdl Woch p a Abbrechen A E Mail z E F3 Kalender Pers nliche Ordner Kalender Zal 72 Geburtstage aj i Donnerstag 20 09 2007 gt a Urlaub eg TE Vereinskalender 2 Wichtige Termine 08 90 kunaentermin Fa Meier GmbH Management Update Technical Sales Training l a g Kontakte E Aufgaben P ffentliche Ordner paa Freiaeuebene Ordner Mi a Mitarbeitergespr ch 4 September gt 4 2007 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So Mittagessen mit Solveigh 35 27 28 293 3 4 1 2 3 3 4 5 6 789 a7 190 1 12 13 14 15 16 38 17 18 19 20 21 22 23 14 o0 39 24 25 26 27 28 29 30 15 cu Heute 00 _ InfoBox Ta Sie haben keine ungelesenen 17 00 Nachrichten Badminton Turnier EMail 58 22 STB 48 0f a Datei 0 17 4 88 GB vi 7 Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Ti Abbildung 4 8 berschneidende bzw angrenzende Termine 4 2 2 4 Ganzt gige Termine Ganzt gige Termine wie z B Geburtstage oder andere Ereignisse die einen ganzen Tag andauern werden direkt unterhalb der Datumsanzeige d
180. ht m glich Beim Verschieben von InfoStore Eintr gen mithilfe der Panel Funktion Verschieben sind in der Auswahlliste nur InfoStore Ordner als m gliche Zielordner w hlbar Haben Sie im Zielordner keine Rechte zum Anlegen von Objekten erhalten Sie eine Fehlermeldung Beim Verschieben von InfoStore Eintr ge per Drag amp Drop k nnen Sie nur InfoStore Eintr ge Ordner als Zielordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen Rechte zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Neben dem Cursor sehen Sie ein Symbol das anzeigt ob Sie die entsprechenden Rechte besitzen oder nicht Ein durchgestrichener Kreis zeigt an dass Sie keine Verschiebeaktion f r diesen Ordner vornehmen k nnen 127 InfoStore Eintr ge sperren 6 9 InfoStore Eintr ge sperren Wenn Sie einen InfoStore Eintrage bearbeiten sollten Sie diesen Eintrag sperren Andere Benutzer k nnen den gesperrten Eintrag sehen und die angef gte Datei herunterladen sie k nnen den gesperrten Eintrag jedoch nicht bearbeiten Die Sperre weist andere Benutzer au erdem darauf hin dass der InfoStore Eintrag zur Zeit bearbeitet wird und die angeh ngte Datei eventuell nicht den neuesten Stand enth lt Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben sollten Sie die Sperre wieder entfernen Um einen InfoStore Eintrag zu sperren markieren Sie den Eintrag und klicken im Panel auf Sperren Der gesperrte Eintrag wird mit einem Schloss Symbol markiert Um die Sperre zu entfernen markier
181. htigkeit einer E Mail angezeigt Ein rotes Ausrufezeichen markiert eine E Mail mit hoher Priorit t Ein blauer Pfeil markiert eine E Mail mit geringer Priorit t In der dritten Spalte jeder E Mail wird Ihnen vom Webmail Client angezeigt ob die Nachricht bereits von Ihnen gelesen wurde oder nicht Der Briefumschlag in der dritten Spalte zeigt an ob die E Mail bereits ge ffnet wurde oder nicht Ein geschlossener Briefumschlag zeigt an dass der Status der Mail auf ungelesen steht Ungelesene Nachrichten werden zudem fett markiert angezeigt Bereits gelesene E Mail Nachrichten werden in Standardschrift angezeigt Haben Sie eine Mail beantwortet wird dies durch einen gr nen Pfeil auf dem Briefumschlag in der dritten Spalte angezeigt H ngt der Nachricht eine Anlage an so ist die Nachricht in der zweiten Spalte mit einem B roklammernsymbol gekennzeichnet Den Absender einer E Mail k nnen Sie der vierten Spalte entnehmen Hier wird dessen E Mail Adresse angezeigt Befinden Sie sich im Ordner Gesendete Objekte dann wird in dieser Spalte statt dem Absender die E Mail Adresse des Empf ngers aufgef hrt Die f nfte Spalte der tabellarischen bersicht enth lt jeweils die Betreffzeile der entsprechenden E Mail Nachricht Auf diesem Weg haben Sie schnell die M glichkeit den passenden Eintrag aus der E Mail Liste herauszusuchen In den vorletzten beiden Spalten finden Sie eine Datumsangabe die Ihnen anzeigt wann die E Mail Nachricht eingetroffen i
182. i dem in diesen Abbildungen gezeigten Fallbeispiel war das mit dem Kontakt verkn pfte Element eine Aufgabe die im Modul Aufgaben verwaltet wird daher wurde mit dem Wechsel zu dieser Verkn pfung gleichzeitig das Modul Aufgaben ge ffnet 3 13 3 Mit Kontakten verkn pfte Elemente bearbeiten Wollen Sie mit einem Kontakt verkn pfte Elemente bearbeiten doppelklicken Sie in der Detailansicht des Kontakts im Register Verkn pfungen auf das zu ndernde verkn pfte Element Hiermit gelangen Sie in das Bearbeitungsfenster des verkn pften Elements und k nnen dort die gew nschten nderungen ausf hren i Mit Kontakten verkn pfte Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern bearbeiten M chten Sie mit Kontakten verkn pfte Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist es Ihnen nicht m glich Elemente aus diesen Ordnern zu bearbeiten 3 13 4 Verkn pfungen aus Kontakten entfernen Um Verkn pfungen aus Kontakten zu entfernen stellen Sie zun chst den zu ndernden Kontakt in der Ansicht Detail dar Setzen Sie in der Anzeige das Register Verkn pfungen aktiv selektieren diejenige n Verkn pfung en die Sie aus diesem Kontakt entfernen wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf Entfernen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Ve
183. iben Timo Meie 09 03 2007 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten BE 7 9 77 MB Telefon Seript Frank Meyer Alle Ordner Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 1 2 Die Startseite des Open Xchange Server Die Startseite unterteilt sich in mehrere Bereiche In der Titelleiste die in allen Modulen identisch ist finden Sie die grundlegenden Funktionen des Open Xchange Server Hierzu z hlen ein Fort schrittssymbol das bei Aktivit t animiert dargestellt wird und mit dem sich der Inhalt vom Server neu abrufen l sst und Symbole zum ffnen des Konfigurationsfensters sowie der Hilfeseiten Des Weiteren finden Sie hier das Abmeldesymbol mit dem Sie sich vom System abmelden wenn Sie den Open Xchange Server verlassen m chten Die Modulleiste Unter der Men leiste auf der linken Seite befindet sich die Modulleiste der Groupware ber die einzelnen Symbole haben Sie direkten Zugriff auf die jeweiligen Module des Open Xchange Server Die Startseite OX Module Timo Meier Neu MeinOX Schnelleinstellungen q A v InfoBox anzeigen A92BEOR EA Infobox anzeige a I C Quickinfo anzeigen rdner ut v Minikalender anzeigen amp Timo Meier 3 E A E Mail amp Inbox 7 E Mail E Aufgaber aben ams nn S E T A a n de Bee CE ee T R Abbildung 1 3 Modulleiste Die Modulleiste kann ber den kleinen Pfeil im rechten oberen Bereich der Modulleiste ausge klappt werden Die Modulsymbole werden
184. ibnnuihnleehalen 167 vi Vorwort Herzlichen Dank und Gratulation dass Sie sich zum Erwerb des Open Xchange Server entschlossen haben Beim Open Xchange Server handelt es sich um eine neuartige Kommunikationsl sung aus einem leistungsf higen E Mail Server und einer umfassenden Groupware L sung Sie erleichtert das Arbeitsleben und macht die Zusammenarbeit von Teams und Gruppen effizienter Da es sich um eine webbasierte L sung handelt sind Sie zudem standortunabh ngig Sie k nnen immer und berall auf Ihre Groupware zugreifen und sich einen berblick ber Ihre aktuellen E Mails Termine Aufgaben Wissenseintr ge und Bookmarks verschaffen sowie ber die Doku mente Ihres Unternehmens Sollten Sie in diesem Handbuch Hinweise auf Funktionalit ten finden die nicht in Ihrer Groupware enthalten sind wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster Da die Groupware modularisiert aufgebaut ist ist es jederzeit m glich weitere Module bzw Funktionalit ten durch ein Upgrade zu erwerben vii viii Einleitung Seit in Unternehmen durch den Einsatz von IT Systemen massive Ver nderungen im Ablauf von Unternehmensgeschehen zu verzeichnen sind werden immer mehr Prozesse in Unternehmen EDV gest tzt abgewickelt Aufgaben und Projekte die in der Vergangenheit durch eine enge pers nliche Zusammenarbeit bew ltigt wurden werden heute asynchron an verschiedenen Orten und nicht nur ausschlie lich mit Per
185. icken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Termin selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Kalender auf Bearbeiten 4 6 1 1 Terminserie bearbeiten Ist der zur Bearbeitung ausgew hlte Termin eine Terminserie erhalten Sie zun chst eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie bearbeiten wollen Um die Terminserie als Ganzes zu ndern klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu bearbeiten klicken Sie auf Termin Wenn Sie nur den ausgew hlten Termin bearbeiten nicht aber die Terminserie erstellen Sie einen Ausnahmetermin Ein Ausnahmetermin kann jederzeit unabh ngig von der Terminserie bearbeitet werden Sobald Sie die Terminserie als Ganzes ndern verliert der Ausnahmetermin seine nderungen und wird wieder in die Serie eingebunden Unabh ngig davon ob Sie einen einzelnen Termin eine Terminserie oder eine Instanz einer Terminserie zur Bearbeitung ausgew hlt haben ffnet die Funktion Bearbeiten das Fenster Termin in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines Termins Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem Termin ausf hren z B Beginn Ende oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zum Termin hinzuf gen oder aus diesem entfernen etc Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Spei
186. ie Anlage n dem Termin hinzugef gt 7 Anlagen zu Terminen hinzuf gen Jede Anlage die Sie einem bestimmten Termin zuordnen ist exklusiv mit diesem Termin verbunden F gen Sie eine Datei mehreren Terminen als Anlage hinzu wird jedem dieser Termine ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 4 4 7 1 Anlagen aus Terminen entfernen Haben Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht dem neu zu erstellenden Termin hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus dem Termin entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder Ihre Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Entfernen um alle gew hlten Anlagen aus dem Termin zu entfernen 82 Verf gbarkeit von Teilnehmern und Ressourcen pr fen 4 4 8 Verf gbarkeit von Teilnehmern und Ressourcen pr fen Um die Verf gbarkeit aller zum Termin hinzugef gten Teilnehmer und Ressourcen zu berpr fen setzen Sie das Register Verf gbarkeit aktiv Legen Sie ber die Datums und Uhrzeitfelder fest welcher Zeitraum gepr ft werden soll und entscheiden ber die Option Pr fen was berpr ft werden soll nur Ressourcen nur Teilnehmer oder beide
187. ie Verkn pfung in der Detailansicht dieses Kontakts im Register Verkn pfungen angezeigt Beachten Sie dass Sie w hrend des Verkn pfungsvorgangs immer nur ein Element selektieren und mit dem zuvor ausgew hlten Kontakt verkn pfen k nnen M chten Sie einen Kontakt mit mehreren Elementen verkn pfen wiederholen Sie den Verkn pfungsvorgang sukzessive f r jedes zu verkn pfende Element i Kontakte mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen sind stets bidirektional Wenn Sie Kontakt A mit Aufgabe B verkn pfen wird Aufgabe B automatisch mit Kontakt A verkn pft M chten Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer mit anderen Elementen verkn pfen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner 3 13 2 Zu Verkn pfungen eines Kontakts wechseln M chten Sie zu verkn pften Elementen Ihrer Kontakte wechseln stellen Sie zun chst den ent sprechenden Kontakt in der Ansicht Detail dar Setzen Sie dann das Register Verkn pfungen 51 Mit Kontakten verkn pfte Elemen te bearbeiten aktiv selektieren hierin diejenige Verkn pfung zu der Sie wechseln wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf die Funktion Wechseln zu Hiermit wechseln Sie zu dem mit dem Kontakt verkn pften Element das Ihnen in der Detailansicht dargestellt wird Beachten Sie dass in Bezug zu dem Typ des verkn pften Elements ggfs auch ein anderes Modul ge ffnet wird Be
188. ie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Kalenderordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Termine unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fall beispiel k nnen Sie auf diese Kalenderordner ber den Ordnerbaum zugreifen Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Bearbeiten Kalender Tag J L sche Team Arbeitswoche Drucke Liste Monat et Woche a200 28m Ordner amp Timo Meier a A E Mail 7 Kalender a 3 Zur cksetzen ID tr Pers nliche Ordner i Kalender WE Geburtstage ne 1 Mittwoch 26 11 2008 2 Urlaub 2 Vereinskalender TE Wichtige Termine 08 00 Aa g Kontakte H E Aufgaben o9 00 P ffentliche Ordner Freinegebene Ordner I 10 2 aa a aaraa aa Ren re E nn E E O E G E N N A EO N BDE nn OO E E O E N EE E E O O A N nennen Seen Abbildung 4 2 Pers nliche Kalenderordner 4 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Server erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Kontaktordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 5 Ordnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen
189. ierbei nicht zu ber cksichtigen 54 Daten f r neue Verteilerliste einge ben e me oder me Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist e m r Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Um die entsprechenden Kontakte zur Selektion einblenden zu lassen klicken Sie hiernach auf Suchen Beachten Sie dass nur Kontakte zur Auswahl angezeigt werden in deren Daten mindes tens eine E Mail Adresse eingetragen wurde Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel bei dem alle Kontakte aus dem pers nlichen Kontaktordner zur Auswahl angezeigt werden Wurde in den Daten der Kontakte mehr als eine E Mail Adresse eingetragen wird pro E Mail Adresse ein Eintrag dieser Kontakte im Auswahlfenster dargestellt Sie k nnen somit die Vertei lerliste nutzen um eine Nachricht an mehrere E Mail Adressen eines Kontakts z B gesch ftliche und private E Mail Adresse gleichzeitig zu versenden Ob Sie dies tats chlich ausf hren ist an dieser Stelle des Prozesses noch nicht festgelegt da Sie bis hierhin lediglich die potenziellen Mitglieder Ihrer Verteilerliste angezeigt aber noch keine endg ltig
190. ift etc k nnen bernommen werden Um Kontakte in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten voraus gesetzt zu duplizieren selektieren Sie zun chst den gew nschten Ausgangskontakt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf Duplizieren Hiermit wird das Fenster Kontakt ge ffnet das bereits alle Daten des zuvor gew hlten Ausgangs kontakts enth lt ndern Sie nun die Angaben f r den neuen Kontakt in allen Registern entspre chend ab w hlen Sie falls gew nscht im Register Pers nlich einen anderen Kontaktordner als Ziel f r den neuen Kontakt aus und speichern Sie danach Ihre Eingaben Im Ergebnis wird ein neuer Kontakt in demjenigen Kontaktordner erstellt den Sie zuvor im Fenster Kontakt Register Pers nlich als Zielordner ausgew hlt hatten In den Ansichten Telefonliste und Adresskarten k nnen Sie die Funktion Duplizieren auch im Kontextmen aufrufen i Kontakte duplizieren Sie k nnen immer nur einen Kontakt duplizieren sobald Sie mehr als einen Kontakt selektieren wird die Funktion Duplizieren im Panel deaktiviert M chten Sie mehrere Kontakte gleichzeitig kopieren k nnen Sie hierzu die Funktion Kopieren einsetzen die im Abschnitt Abschnitt 3 10 Kontakte kopieren dieses Kapitels beschrieben wird Durch das Duplizieren von Kontakten entstehen keine Beziehungen zwischen d
191. im Panelabschnitt Verkn pfung deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich in Terminen aus diesem Ordner Verkn pfungen zu anderen Elementen zu erstellen 4 12 2 Zu Verkn pfungen eines Termins wechseln M chten Sie zu verkn pften Elementen Ihrer Termine wechseln stellen Sie zun chst den entspre chenden Termin in der Ansicht Details dar Setzen Sie dann das Register Verkn pfungen aktiv selektieren hierin diejenige Verkn pfung zu der Sie wechseln wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf die Funktion Wechseln zu Hiermit wechseln Sie zu dem mit dem Termin verkn pften Element das Ihnen in der Detailansicht dargestellt wird Beachten Sie dass in Bezug zu dem Typ des verkn pften Elements ggfs auch ein anderes Modul ge ffnet wird Bei dem in diesen Abbildungen gezeigten Fallbeispiel war das mit dem Termin verkn pfte Element eine Aufgabe die im Modul Aufgaben verwaltet wird daher wurde mit dem Wechsel zu dieser Verkn pfung gleichzeitig das Modul Aufgaben ge ffnet 4 12 3 Mit Terminen verkn pfte Elemente bearbeiten Wollen Sie mit einem Termin verkn pfte Elemente bearbeiten doppelklicken Sie in der Detailansicht des Termins im Register Verkn pfungen auf das zu ndernde verkn pfte Element Hiermit gelangen Sie in das Bearbeitungsfenster des verkn pften Elements und k nnen dort die gew nschten nderungen ausf hren i Mit Terminen verkn pfte Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern b
192. in am O Dienstag Mittwoch C Donnerstag O Samstag O Sonntag Zeitraum Beginnt am 19 09 2007 KE Endet 2 Termine 19 09 2007 kE OK Abbrechen nad Sen in ne in A ER A Ann am mn An Am ak nk A Am en An A an A A A Abbildung 4 14 Terminserie Fallbeispiel 78 Daten f r neuen Termin eingeben Sie k nnen zu dem Geburtstag eines Kontakts eine Terminserie erstellen Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt 3 4 5 2 Pers nliche Daten Tags und Ordner 4 4 5 5 Tags zuordnen Zur Kategorisierung k nnen Sie dem neu anzulegenden Termin ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen M chten Sie ein oder mehrere der einem Termin zugeordneten Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ klicken Sie auf die Option Tags und deselektieren die Tags die Sie entfernen m chten 4 Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden emp
193. in den Kontaktordnern befindet wird diese Adresse automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gespeichert Sie k nnen diese Funktion in den E Mail Einstellungen abschalten siehe E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Quelldaten anzeigen Wollen Sie die Quelldaten einer E Mail lesen markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken auf die Panel Funktion Quelldaten anzeigen Alternativ k nnen Sie die Funktion Quellda ten anzeigen auch im Kontextmen aufrufen Die Quelldaten werden in einem neuen Fenster angezeigt Sie k nnen den Fensterinhalt markieren und mit Hilfe des Kontextmen s in die Zwischenablage kopieren E Mail Anlagen Wurde einer E Mail eine Anlage beigef gt wird dies durch das Heftklammer Symbol in der ersten Spalte der E Mail Liste angezeigt Zum ffnen oder Speichern der Anlage wechseln Sie in die H Split Ansicht oder V Split Ansicht Die Anlage wird im unteren Fensterbereich angezeigt Falls es E Mail Nachrichten beantworten sich um eine nicht komprimierte oder archivierte Anlage handelt k nnen Sie sie mit einem Doppelklick oder ber die entsprechende Panel Funktion ffnen Wollen Sie die Anlage speichern klicken sie mit der linken Maustaste auf den Namen der Anlage und gehen im Panel auf Spei chern unter Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie die Anlage entweder direkt ffnen oder einen Speicherort ausw hlen k nnen Das Dialogfenster kann je nach Browser und Browser
194. ine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen 8 9 2 Team Optionen ber den Kalender Unterordner Teams gelangen Sie in die Optionenmaske zum Erstellen neuer Teams Um ein neues Team zu erstellen klicken Sie im Panel auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Team wird ge ffnet Geben Sie dem neuen Team einen Namen Um Mitglieder zum neuen Team hinzu zu f gen klicken Sie auf Mitglied hinzuf gen 163 Optionen f r das Modul Kontakte Um ein vorhandenes Team zu ndern w hlen Sie ein Team aus und klicken im Panel auf Bear beiten Im Dialogfenster Team k nnen Sie den Namen des Teams ndern neue Mitglieder hinzuf gen und Mitglieder l schen Um ein vorhandenes Team zu l schen w hlen Sie ein Team aus und klicken im Panel auf Ent fernen Das Team wird gel scht 8 10 Optionen f r das Modul Kontakte F r das Modul Kontakte steht Ihnen eine globale Optionenmaske zur Verf gung In die Optio nenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Kontakte Unterordner Einstellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Kontakte Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul Kontakte festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Kartenansicht f r das Modul Kontakte vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Kartenansicht und der Telefonlistenan sicht a
195. ine bzw mehrere Verkn pfungen aus der ausgew hlten Aufgabe zu entfernen Funktion Ent fernen a erkn pfungen zu Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anlegen oder entfernen Wenn Sie Verkn pfungen zu Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufga benordnern anderer Benutzer neu anlegen oder entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt sind die Panel Funktionen Start und Entfernen im Abschnitt Verkn pfung deaktiviert und Sie k nnen nur zu den Verkn pfungen dieser Aufgaben wechseln Aufgaben Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Icon des Moduls Aufgaben Den Betreff und den Bearbeitungsstatus der Aufgabe Die Icons f r private Aufgabe Serienaufgabe und Wichtigkeit der Aufgabe Den Beginn und den F lligkeitstermin der Aufgabe Die Anmerkungen zur Aufgabe Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht Das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt Die Namen und den Best tigungsstatus der Teilnehmer Wenn ein Teilnehmer zugesag
196. inem Termin vorhandenen Verkn pfungen bearbeiten lassen Sie sich den zu ndernden Termin in der Ansicht Details darstellen Anschlie end setzen Sie das Register Verkn pfungen aktiv und f hren dann mithilfe der Funktionen im Panelabschnitt Verkn pfung die gew nschte nderung durch Sie k nnen neue Verkn pfungen hinzuf gen ber Start in die Detailansicht einer vorhandenen Verkn pfung wechseln ber Wechseln zu oder eine bzw mehrere Verkn pfungen aus dem Termin l schen Funktion Entfernen Beim Entfernen von Verkn pfungen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en tats chlich l schen wollen Wenn Sie diese Sicherheitsabfrage mit Ja best tigen werden die zuvor selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus dem Termin entfernt und anschlie end das Register Termin aktiv gesetzt dp ine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer bearbeiten Wollen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Bearbeiten im Panel deaktiviert und eine Bearbeitung der Termine aus diesem Kalenderordner f r Sie nicht m glich Versuchen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer ohne die hierzu erforderlichen Bearbeitungsrechte per Doppelklick zu bearbe
197. ining EJ y ap f niliche Or ner 7 E vorkarsitan eo 31 04 2007 092022007 109 pP 4 ol Freigegebene Ordner Design review m 08 02 2007 09 02 2007 T InfoStore Ei Neue Visitenkarten entwerfen oo 05 02 2007 09 02 2007 50 Steuererkl rung 2006 vorbereiten am 12 02 2007 14 02 2007 E E AT i aaaon taannanz ar m en Abbildung 5 2 Pers nliche Aufgabenordner 7 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Servers erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Aufgabenordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Aufgaben zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 5 Ordnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 5 1 2 ffentliche Aufgaben Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt k nnen ffentliche Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Aufgabenordner und deren Inhalte Aufgaben und Serienaufgaben zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuer
198. instellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut 3 2 Kontakte Ansichten Zur Darstellung der Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern sowie f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den drei nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen In den Ansichten Telefonliste und Adresskarten zeigt die Titelleiste des bersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 3 2 1 Ansicht Telefonliste In der Ansicht Telefonliste werden Ihnen die Kontakte des ausgew hlten Ordners tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Kontaktart die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Kontakte als privat gekennzeichnet wurden Ferner werden der Name die Firma und deren Ort die gesch ftliche Festnetz und Mobiltelefonnummer und die zugeordneten Flags dargestellt Bei Verteilerlisten werden Ihnen nur die Namen sowie die Flags angezeigt Flags sind farbige F hnchen mit
199. inzuf gen i Ersteller und Teilnehmer von Aufgaben Beachten Sie dass Sie als Ersteller einer Aufgabe nicht als Teilnehmer eingetragen werden k nnen Der Ersteller einer Aufgabe kann lediglich zus tzliche Teilnehmer zur Aufgabe hin zuf gen bzw eine Aufgabe an Dritte delegieren 5 4 5 2 Externe Teilnehmer hinzuf gen M chten Sie externe Teilnehmer die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben z B Kontakte aus Ihren pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer an einer Aufgabe beteiligen selektieren Sie den entsprechenden Kontaktordner und f gen dann die gew nschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teilnehmer hinzu Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie die Inhalte des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion L schen entfernen Hierzu selektieren Sie im Feld Teilnehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf L schen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle internen und externen Teilnehmer die Sie zur neuen Aufgabe hinzuf gen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Teilnehmer mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Teilnehmer erfasst haben 5 4 6 Anlagen zu Aufgaben hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit der neuen Aufgabe in Beziehung stehen wie z B Auf gabenspezifikationen als
200. inzuzuf genden Teilnehmer wie nachfolgend beschrieben ausw hlen k nnen 5 4 5 1 Interne Teilnehmer hinzuf gen Um im Open Xchange Server registrierte Benutzer als interne Teilnehmer hinzuzuf gen stellen Sie zun chst sicher dass als Kontaktordner der ffentliche Ordner Globales Adressbuch gew hlt ist Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzuf genden Teilnehmer oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf Suchen Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Teilnehmer ausw hlen stehen Ihnen u a fol gende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen he oder he gt Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge he enthalten ist m r gt Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Im n chsten Schritt f gen Sie die gew nschten Teilnehmer hinzu indem Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Teilnehmer auf Hinzuf gen klicken 108 Anlagen zu Aufgaben h
201. ionalit t des Zeitraums Benutzerdefiniert ensprechen dem Zeitraum Arbeitswoche Sie k nnen festlegen wieviel Tage der Zeitraum Benutzerdefiniert umfasst Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt 8 9 1 Einstellungen 4 2 7 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche Mithilfe der Ansicht Team erhalten Sie Einblick in die Kalender aller im Open Xchange Server registrierten Benutzer und k nnen sich somit z B eine bersicht ber die Verf gbarkeit ausge w hlter Benutzer verschaffen bevor Sie einen neuen Termin erstellen Wenn Sie zum ersten Mal innerhalb einer Sitzung zur Ansicht Team wechseln zeigt diese Ansicht noch keine Termine an da Sie zun chst mindestens einen Benutzer ausw hlen m ssen dessen Termine Sie einsehen m chten Hierzu stehen Ihnen die beiden nachfolgend beschriebenen Methoden zur Verf gung 4 2 7 1 Benutzer Gruppen oder Ressourcen zur Terminanzeige ausw hlen Um einen oder mehrere Benutzer Gruppen oder Ressourcen zur Terminanzeige auszuw hlen klicken Sie im Panelabschnitt Team Mitglied auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Benutzer ausw hlen in dem alle im Open Xchange Server registrierten Benutzer aus dem ffentlichen Kontaktordner Globales Adressbuch Gruppen und Ressourcen aufgef hrt sind Geben Sie nun im Feld Suchen entweder die Namen der Benutzer oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und starten danach mittels der Fun
202. isch bzw chronologisch auf oder absteigender Reihen folge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Aufgaben sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Aufgaben nach dem Feld Beginnt am in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechen den Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Aufgaben absteigend sortieren i Festlegung der Standardansicht Sie k nnen festlegen welche Ansicht beim erstmaligen ffnen des Moduls Aufgaben nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Liste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht H Split zur Verf gung Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Aufgaben finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt 8 11 Optionen f r das Modul Aufgaben 100 Ansicht H Split 5 2 2 Ansicht H Split In der Ansicht H Split werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in einer horizontal geteilten Darstellung angezeigt Der obere Bereich der Ansicht H Split entspricht einer verk rzten Listenansicht in dem Aufgaben und Se
203. ise zu Terminserien finden Sie im Abschnitt 4 4 5 4 Terminserie Dar ber hinaus k nnen Sie im Register Gesch ftlich dem neu anzulegenden Kontakt ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen Wollen Sie ein oder mehrere der einem Kontakt zugeordneten Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ k nnen Sie Tags folgenderma en entfernen Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags deselektieren Sie im Popup Fenster die Tags klicken Sie auf OK 4 Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden empfiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Einstellungen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 4 Pers nliche Tags Mithilfe der Option Ordner
204. isten 9 Timo Meier a9a2B DX8 Ordner Einstellungen A Importieren 3 Optionen Tags Startseite I E Mail Kalender Kontakte B Aufgaben InfoStore amp Benutzer 4 November Mo Di 4 amp 5 3 4 4 10 n a7 41718 48 24 25 InfoBox Mi 29 5 12 1 19 26 Heute a v 4 2008 Sa So 1 2 g g 15 16 22 23 2 30 Sie haben keine ungelesenen Datei 0 17 Nachrichten F7 9 77 MB 4 88 GB Importieren EL Z EinstellungenAmportieren Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSV Dateien Detaillierte Informationen finden Sie in der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import Dateityp ical Termine v vCard csv Kontakte Durch Kommata getrennt v Durch Kommata getrennt Dateiname Erme 4 Outlook Datei Abbildung 8 4 Kontakte im CSV Format importieren Die Kontaktdaten werden in Ihren pers nlichen Ordner Kontakte eingef gt 8 2 Export Mit Hilfe der Exportfunktion k nnen Sie bestimmte Daten aus der Groupware herausschreiben um diese Daten mit anderen Programmen weiter zu verwenden Sie k nnen folgende Daten exportieren Kontakte im vCard Format e Termine und Aufgaben im iCal Format Beide Formate sind standardisiert und k nnen von vielen anderen Programmen importiert werden 8 2 1 Kontakte exportieren Exportiert werden alle Kontakte Ihres pe
205. iten erhalten Sie eine diesbez gliche Fehlermeldung in der QuicklInfo des Panels M chten Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer im Rahmen einer Bearbeitung in anderen Kalenderordnern abspeichern ben tigen Sie f r die Objekte des Ausgangsordner L schrechte und f r den Zielordner das Recht zum Anlegen von Objekten Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist Ihnen eine nderung des Ordners des in Bearbeitung befindlichen Termins nicht m glich 88 Termine l schen Wenn Sie Verkn pfungen zu Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalen derordnern anderer Benutzer neu anlegen oder entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt sind die Panel Funktionen Start und Entfernen im Abschnitt Verkn pfung deaktiviert und Sie k nnen lediglich zu den Verkn pfungen dieser Termine wechseln 4 7 Termine l schen Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer L schrechte vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Liste die zu l schenden Termine mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl M chten Sie nur einen einzelnen Termin l schen k nnen Sie dies auch in den Ansichten
206. karten 160 W W hrung 153 Web Frontend 4 Web Oberfl che 5 Web Server 3 WebDAV 121 133 Browser Funktionalit t 133 Direktzugriff Linux 133 Windows 134 Dokumenten Bereich 133 Dokumenten Server 133 Ressourcen 135 Versionshistorie 133 WebDAV Szenario 133 Webmail Client 27 Wissen 121 Wissensbeitrag 121 Wissenseintrag 123 Wochenansicht 67 74 163 Wochenende 66 Wochentag 66 Z Zeichensatz 4 Zeilenumbruch 161 Zeitformat 153 Zeitzone 153 Zeitzonen 4 Zielordner 76 114 125 Zugangsdaten 5 133 135 Zugriff 5 Zugriffsrechte 8 37 156 Zusatzinformationen 66 174
207. keine Rechte f r diesen Ordner vergeben 8 6 2 2 Ordnerrechte Wollen Sie einem Benutzer keine Ordnerrechte einr umen aktivieren Sie die entsprechende Funktion Damit wird der Ordner dem anderen Benutzer nicht angezeigt Jedoch k nnen Sie gleichzeitig Lese und Bearbeitungsrechte darauf vergeben Der Grund daf r liegt in der Ordnerrechtestruktur die die Vergabe von Rechten auf Ordnerebene erlaubt nicht aber auf Objektebene Nehmen Sie an Sie wollen einem anderen Benutzer Lese und Bearbeitungsrechte f r ein einzelnes Objekt innerhalb eines Ordners geben jedoch alle anderen Objekte darin dem Benutzer nicht anzeigen Dies ist nur m glich indem Sie den Ordner vor dem Benutzer verstecken und ihm jedoch das freizugebende Objekt per Link in einer E Mail schicken Somit kann der andere Benutzer nur dieses eine Objekt sehen da er direkten Zugriff darauf bekommt und auch Lese und Bearbeitungsrechte darauf hat Auf alle anderen Objekte des Ordners hat er zwar theoretisch auch Lese und Bearbeitungsrechte aber er kann den Ordner samt Inhalt nicht sehen und damit auch nicht ber den Ordnerbaum auf den Ordner zugreifen Wollen Sie hingegen einem Benutzer das Recht vergeben einen Ordner sehen zu d rfen dann machen Sie diesen Ordner f r den Benutzer sichtbar indem Sie auf sichtbarer Ordner kli cken Soll ein Benutzer Objekte anlegen d rfen beispielsweise einen Termin in Ihrem Kalender aber er soll den Kalender nicht einsehen d rfen dann w h
208. ken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymbol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenord nern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen i Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Aufgaben aus diesen Ordnern ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Abschnitt Flag im Panel deaktiviert und Sie k nnen Aufgaben aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennzeichnen bzw vorhandene Flags ndern 5 11 Aufgaben suchen Zur Suche nach bestimmten Aufgaben k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Aufgabenordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in dem Feld Betreff aller in diesem Aufgabenordner verwalteten Aufgaben Um nach Aufgaben zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffent lichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Aufgabenordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Liste oder H Split Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Beschreibung der gesuchten Aufgaben oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinatio
209. ken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementspre chende Filterung der dargestellten E Mails im Ergebnis werden wieder alle E Mails des aktuell ge ffneten Ordners angezeigt Die QuickInfos Die QuickInfos enthalten zus tzliche Informationen zu einer einfacheren Bedienbarkeit Sie werden bei etlichen Funktionen unterhalb des Panels eingeblendet sobald man mit der Maus dar ber f hrt Die QuickInfos k nnen im E Mail Modul aktiviert werden indem man auf den kleinen Pfeil in der rechten oberen Ecke des Panels klickt Damit wird links neben dem Pfeil die Option QuickInfo anzeigen eingeblendet Markieren Sie die Checkbox neben der Option wenn Sie die QuickInfos aktivieren wollen E Mail Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split V Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register E Mail Nachrichten lesen 2 6 2 7 2 8 2 9 e Das Register Allgemein Dieses enth lt e Das Icon des Moduls E Mail e Die Betreffzeile und den Absender der E Mail Das Status Icon das anzeigt ob eine E Mail gelesen und beantwortet wurde Den E Mail Text Je nach L nge des E Mail Textes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick zeigt den kompletten Text an
210. ktion Suchen die Suche nach den entsprechenden Benutzern Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen e me oder me Alle Benutzer in deren Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist m r Alle Benutzer in deren Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller 68 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche Selektieren Sie anschlie end die Benutzer zur Terminanzeige f r eine Mehrfachauswahl halten Sie Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl auf Hinzuf gen Dies f gt die selektierten Benutzer in das Feld Teilnehmer ein Falls Ihnen bei der Auswahl der Benutzer ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie den Inhalt des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion L schen entfernen Hierzu selektieren Sie im Feld Teilnehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf L schen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Benutzer deren Termine Sie einsehen wollen mit nur einer Suche auszuw hlen wiederholen Sie sukzessive die Selektion der auszuw hlenden Benutzer mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Benutzer im Feld Teilnehme
211. l bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Termine stets das zuoberst angezeigte Symbol 75 Neue Termine aus anderen Modulen erstellen 4 4 1 1 Neue Termine per Doppelklick erstellen Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Panel Funktion k nnen Sie in der Ansicht Kalender neue Termine auch per Doppelklick erstellen und zwar mittels der folgenden Methoden e Tag Arbeitswoche Doppelklick auf eine Uhrzeit ffnet das Fenster Termin in dem als Beginn des neuen Termins die per Doppelklick gew hlte Uhrzeit voreingestellt ist e Monat Woche Doppelklick auf das Datum eines Tages ffnet das Fenster Termin in dem als Dauer des neuen Termins Ganzt gig voreingestellt ist e Monat Woche Doppelklick auf das Feld eines Tages ffnet das Fenster Termin ATermine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Termine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Termine eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie den neuen Termin in Ihrem pers nlichen Kalender ordner Ordner Kalender anlegen oder die Funktion abbrechen wollen 4 4 2 Neue T
212. labschnitt Verkn pfung deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich verkn pfte Elemente aus diesen Aufgaben zu entfernen 120 Kapitel 6 InfoStore Im Modul In oStore stellen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern eigene Beitr ge zur Verf gung bzw profitieren vom Wissen anderer Sie k nnen dort wichtige Dokumente Bookmarks und Wissensbeitr ge ablegen die Sie bei Ihrer Arbeit unterst tzen Wollen Sie Informationen mit anderen teilen und verf gen Sie ber die entsprechenden Berechtigungen dann geben Sie einfach den Ordner mit den Dokumenten frei die Sie anderen zur Verf gung stellen wollen Sind Ihre Sales Kollegen beispielsweise oft bei Kunden unterwegs k nnen Sie neue Reiserichtlinien oder Sicherheitsbestimmungen an Flugh fen im InfoStore ablegen und f r die Sales Kollegen freigeben Dt RER SI Anmeicen JM Timo Meier Neu InfoEintrag Ansicht Senden Flag Suchen Verkn pfung aan B D es g 2 Bearbeiten Verschieben H Split amp Als Anlage I a Start Amen et x L schen Sperren Liste B Als Link P 2 Zur cksetzen Ende 8 Freigegebene Urdner allam gt Drucken perre aufhebe r 15 Wechselnz 5 Brian Connor J r n 73 Calendar E Contacts InfoStore Userstore Timo Meier X E Tasks Beschreibung a Gr e Angelegt am Erstellt von Version Letzte nderung Flag Soveigh Schmidt EI U Anfahrt zur Ferienwohnung in Renesse 105KB 17 01 2007 Timo Meier 1 18 09 2007 03 02 2 Tom Green B O
213. len Sie Objekte anlegen und setzen die Leserechte auf Kein Wollen Sie einem Benutzer das Recht geben Unterordner in Ihrem Ordner anzulegen und er soll Lese und Bearbeitungsrechte f r diesen erhalten dann w hlen Sie Unterordner anlegen und setzen das Lese und Bearbeitungsrecht auf Eigene Damit kann er dann alle eigens angelegten Ordner lesen und bearbeiten Soll ein Benutzer uneinge schr nkte Ordnerrechte erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Ordnerrechte zu vergeben 8 6 2 3 Leserechte Wollen Sie einem Benutzer f r Ihren Ordner die Leseberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur Leseberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner Leseberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Leserechte zu vergeben 8 6 2 4 Bearbeitungsrechte Wollen Sie einem Benutzer f r Ihren Ordner die Bearbeitungsberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur Bearbeitungsberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner Bearbeitungsberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Bearbeitungsrechte zu ver
214. lenden Informationen zu den einzelnen Funktionen ein wenn Sie mit der Maus dar ber fahren Diese werden im grauen Bereich unterhalb des Panels angezeigt Sie k nnen die Verkn pfungen QuicklInfos ein oder ausblenden Dazu aktivieren bzw deaktivieren Sie die Checkbox neben der Panel Funktion QuickInfo anzeigen 1 5 5 2 Die InfoBox Wenn aktiviert wird die InfoBox unterhalb des Ordnerbaums eingeblendet Sie zeigt den Status Ihres Posteingangs an sowie den verbrauchten und freien Speicherplatz Ein bzw abschalten k nnen Sie die InfoBox im Panel indem Sie die Checkbox neben der Panel Funktion In oBox anzeigen aktiv setzen bzw deaktivieren 1 5 6 Verkn pfungen Rechts neben den Schnelleinstellungen haben Sie die M glichkeit Objekte miteinander zu ver kn pfen Weitere Information dazu finden Sie in den entsprechenden Abschnitten der einzelnen Modul Kapitel Lediglich im Modul E Mail steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verf gung 1 6 Das bersichtsfenster 1 6 1 Die Modulfenster Startseite 72 Kalender 3 3 E Mail 8 Donnerstag Keine Eintr ge verf gbar 7 11 2008 11 00 Management Update Folgende Woche 05 12 2008 08 30 Monthly Sales Meeting Sp ter 1 12 2008 11 00 Management Update 02 01 2009 08 30 Monthly Sales Meeting Aufgaben p 9 Dj Infostore 8 eine Eintr ge verf gbar Mein InfoStore e Telefon Script Frank Meyer 8 09 2007 Anfahrt zur Ferienwohnung Frank Meyer Anleitung f r das Erstellen Ti
215. ls Standardansicht Anzuzeigende Zeilenanzahl in der Kartenansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviel Zeilen f r die Kartenansicht im Modul Kontakte verwendet werden Sie k nnen eine Anzahl von 4 bis 7 Zeilen einstellen In der Einstellung auto ermittelt die Groupware automatisch eine passende Anzahl Reicht der Platz nicht aus um alle Kontakte anzuzeigen werden Scroll balken eingeblendet Die Standardeinstellung sind 4 Zeilen Kontakte Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul Kontakte aktivieren oder deaktivieren 8 11 Optionen f r das Modul Aufgaben F r das Modul Aufgaben steht Ihnen eine globale Optionenmaske zur Verf gung In die Optio nenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Aufgaben Unterordner Einstellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Aufgaben Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul Aufgaben festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Listenansicht f r das Modul Aufgaben vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Listenansicht und der Split Ansicht als Standardansicht Intervall der Erinnnerung in Minuten Hier k nnen Sie einstellen in welchem Zeitintervall Sie an die F lligkeit einer Aufgabe erinnert werden Das Zeitintervall das Sie hier einstellen ist das Vorgabe Zeitintervall Aufgaben Hover aktivieren Mit dieser Ei
216. ls private Aufgaben kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Aufgaben k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Aufgaben weder einsehen noch bearbeiten 1 Private Aufgaben erstellen Beachten Sie dass Sie nur Aufgaben f r sich selbst ohne weitere Teilnehmer die Sie in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern verwalten als private Aufgaben kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer speichern wollen erhalten Sie eine Fehlermeldung wenn diese Aufgaben als privat markiert sind 5 4 3 5 Serienaufgaben Wollen Sie periodisch wiederkehrende Aufgaben anlegen wie z B eine w chentlich durchzuf h rende Datensicherung k nnen Sie diese einmalig als Serienaufgaben mit entsprechenden Parametern erstellen anstatt diese Aufgaben immer wieder neu zu planen 105 Daten f r neue Aufgabe eingeben Um eine Serienaufgabe anzulegen klicken Sie auf die Option Serie Hiermit ffnet sich das Fenster Neue Serie in dem Sie nun die Einstellungen f r die neue Serienaufgabe festlegen k nnen Die nachstehende Abbildung zeigt ein typisches Fallbeispiel f r eine Serienaufgabe als Parameter wurden folgende Daten festgelegt Die Aufgabe soll einmal w chentlich jeweils Freitags ausgef hrt werden als Beginn wurde das
217. ltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Farben zum Hinterlegen von Texten zugreifen Ausschneiden Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che ausgeschnitten und in die Zwischenablage gespeichert werden Kopieren Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che kopiert werden Einf gen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che aus der Zwischenablage in den Text eingef gt werden Aufz hlung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise mit Auf z hlungszeichen versehen werden Nummerierung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise als Aufz hlung nummeriert werden Einzug verkleinern vergr ern Beim Verfassen einer E Mail Nachricht im HTML Modus k nnen Sie die Tab Taste leider nicht verwenden Als Alternative hierzu dienen die beiden Schaltfl chen Einzug vergr ern und Einzug verkleinern Erstere entspricht praktisch dem einmaligen Bet tigen der Tab Taste Letztere l scht verringert einen bereits erstellten Texteinzug innerhalb der E Mail Nachricht R ckg ngig Wiederholen ber diese beiden Pfeile lassen sich nderungen r ckg ngig machen bzw die wiederherstellen Bild einf gen bearbeiten ber dieses Symbol lassen sich Bilder in Ihren Text einf gen Klicken Sie darauf dann ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie einen Link auf ein Bild eingeben k nnen oder ein Bild von Ihrer lokalen Festplatte w hlen k nnen Wenn Sie die Auswahl mit Ei
218. m zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Kontaktordner und deren Inhalte Kontakte und Verteilerlisten zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag ffentliche Ordner und klicken danach auf denjenigen Kontaktordner den Sie im Modul Kontakte ffnen m chten z B den Ordner Globales Adressbuch in dem s mtliche Benutzer des Open Xchange Server als Kontakte eingetragen sind wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt 30 Freigegebene Kontakte a A 95 Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X Q I ke 2 D es E Ei re 5 Duplkersn KRISE ik a dg piik Ordner DEE ae Nanen ee r Zur cksetzen Si _ gt Drucker fg Kopieren Detail p hseln zu E amp Timo Meier Alam i p j Abbreche a E Mail FA Kalender z ffentliche Ordner i Globales Adressbuch v Kontakte E Familie amp Freunde amp admin admin E green Tom Fe A Ciara Jameson Aaron 123 om_green dochoat claire_huntley dochoat aaron_jameson docboat E Motorrad Club _green z vo e B E THW Ortsverband 5 E Aufgaben E 3 ffentliche Ordner g amp Connor Brian Hale Henry E Ironside Ron Jan de G Globales Adressbuch ein comnor sochost henry_hale docboat ron_ironside docboat Jjan degroot docboat I 7 Bereitschftskalender M 7 J OOOO O E O EOE EN EOE E E E N E EL Abbildung 3 3 ffentliche Kontaktordner Y
219. mer aus um diese unverz glich ber die gel schte Aufgabe zu informieren Wollen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von Aufgaben aus diesem Aufgabenordner f r Sie nicht m glich 112 Aufgaben drucken L schen Sie Aufgaben die zuvor mit anderen Elementen verkn pft wurden werden die entsprechenden Verkn pfungen aus diesen Elementen automatisch entfernt Jeder Teilnehmer einer Aufgabe kann diese Aufgabe l schen In diesem Fall wird die Aufgabe f r alle anderen Teilnehmer ebenfalls gel scht Dies gilt auch dann wenn der Teilnehmer f r den Ordner der Aufgabe keine Rechte besitzt 5 7 Aufgaben drucken M chten Sie die Daten einzelner Aufgaben oder Listen bersichten der Aufgaben aus Ihren per s nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 7 1 Einzelne Aufgaben drucken Beim Ausdrucken einzelner Aufgaben werden stets alle Felder der Aufgabe ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register bersicht Teilnehmer diese Felder verwaltet werden Felder die keine Daten enthalten werden nicht ausgedruckt Um ein
220. mo Meier 09 20 Marketing brochure Englist Timo Meler 21 08 2007 Vorlage Anschreiben Timo Meier 09 03 2007 Alle Ordner Telefon Script Frank Meyer 8 09 2007 Is Abbildung 1 6 bersichtsfenster mit Modulfenstern Unterhalb des Panels befindet sich das bersichtsfenster Im bersichtsfenster befinden sich mehrere Modulfenster die verschiedene Eintr ge anzeigen Die folgenden Modulfenster werden standardm ig angezeigt e Das Modulfenster E Mail zeigt die letzten ungelesenen E Mails Angezeigt werden Absender Betreff Datum und Uhrzeit des Empfangs Die Modulfenster e Das Modulfenster Kalender zeigt Ihre n chsten Termine Angezeigt werden Termine die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jedem Termin werden Datum Uhrzeit und Beschreibung angezeigt e Das Modulfenster Aufgaben zeigt die n chsten Aufgaben Angezeigt werden Aufgaben die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jeder Aufgabe werden Betreff Datum und Wichtigkeit angezeigt e Das Modulfenster InfoStore zeigt die letzten InfoStore Eintr ge Angezeigt werden InfoStore Eintr ge aus Ihrem eigenen InfoStore und aus freigegebenen InfoStore Ordnern anderer User In den Modulfenstern k nnen Sie folgende Funktionen aufrufen e Ein Klick auf die Titelleiste eines Modulfensters wechselt in das jeweilige Modul e Ein Klick auf einen Eintrag eines Modulfensters wechselt in
221. n D RER Anmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Team Mitglied Flag Verkn pfung lt 2A DB srn ex m Bearbeiten Kalender Tag amp Hinzuf gen Start z S La J L sche Team Arbeitswoche 25 Entfernen Ordner Drucke List fonal 23 Team w hlen Ti A E 2 amp Timo Meier ID erschieber etgil Woche 28 Team erstellen E Mail E 72 Kalender TE Geburtstage KW 38 2007 f Team Mitglied Montag 17 09 2007 Dienstag 18 09 2007 Mittwoch 19 09 2007 Donnerstag 20 09 2007 Freitag 21 09 2007 T3 Urlaub TS Vereinskalender 72 Wichtige Termine a a Frank Meyer u m Tina Lloyd Solveigh Schmidt a H E Aufgaben P ffentliche Ordner Freiqeaebene Ordner s nea a te td nen en en nn en nn E A Abbildung 4 13 Termine in der Ansicht Team Zeitraum Arbeitswoche M chten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Arbeitswoche einsehen ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen klicken Sie auf einen der Navigations pfeile an der Datumsanzeige 4 2 7 4 Teams zur Terminanzeige ausw hlen Wollen Sie regelm ig die Termine bestimmer Benutzer einsehen k nnen Sie die Auswahl der Benutzer zur Terminanzeige vereinfachen und beschleunigen indem Sie diese Benutzer in Teams zusammenfassen anstatt mehrere einzelne Benutzer zu selektieren brauchen Sie so nur noch das entsprechende Team zu w hlen um alle Termine aller Mitglieder eines Teams anzuzeigen i Y Teams erstellen und ve
222. n 104 Details 108 Eingaben speichern 110 Eingaben verwerfen 110 im Modul Aufgaben 104 Kosten 101 Teilnehmer 108 Externe Teilnehmer 109 F lligkeit 105 Fehlermeldung 105 Flags ndern 116 entfernen 117 kennzeichnen 116 markieren 116 Hover 103 Interne Teilnehmer 108 l schen 112 Ordner 107 Plausibilit t 105 Priorit t 105 Register Anlagen 101 Teilnehmer 101 bersicht 101 Verkn pfungen 102 Standardansicht 164 Status 105 suchen 117 Tags zuordnen 106 Teilnehmer benachrichtigen 108 110 Externe 109 hinzuf gen 108 Interne 108 Verkn pfungen 118 bearbeiten 119 entfernen 119 erstellen 118 wechseln zu 119 verschieben 114 Drag amp Drop 114 Panel Funktion 114 Wichtigkeit 105 Zugriff 97 Ausgangsordner 125 Auslandstermin 4 Auswahlliste 114 167 Authentifizierung 5 B Balken 66 Bankenstandard 3 BCC 21 Beamer 2 Bearbeitungsrechte 124 156 Bedienkomfort 5 Beenden 5 Benachrichtigung aktivieren 108 Benutzerakzeptanz 3 Benutzergruppen 165 Benutzermanagement 4 Benutzername 5 133 135 Best tigungsfenster 163 Betriebssystem 134 Bild 40 Bilder 161 Bildschirmaufl sung 5 Blind Carbon Copy 21 Bookmarks 121 Browser 2 133 Browser Nutzung 2 C Carbon Copy 21 CC 21 Client 3 Cookies 2 D Dateiformat BMP 40 GIF 40 JPG 40 PNG 40 Datenmenge 3 Datenpflege 3 Datum 153 Datumsformat 4 153 Dialogfenster 123 Dokumen
223. n Sie enth lt Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben 8 3 Globale Optionen ber den Ordnerbaum Eintrag Optionen k nnen Sie unter den zwei Reitern Allgemein und Sprache und Region das allgemeine Verhalten Ihrer Groupware steuern 8 3 1 Register Allgemein Basiseinstellungen e Aktualisierungsintervall Im ersten Drop Down Feld des Optionendialogs k nnen Sie den Aktualisierungsintervall Ihrer aktuellen Groupware Ansicht festlegen Sie k nnen Ihre Ansicht alle 5 10 15 oder 30 Minuten aktualisieren lassen oder nie W hlen Sie letztere Option dann sollten Sie regelm ig manuell aktualisieren Dies geht ber das Aktualisierungssymbol in der Titelleiste des Open Xchange Server Standardeinstellung sind 10 Minuten Bei jeder Aktualisie rung werden neue Termine E Mails Aufgaben etc abgerufen und angezeigt Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Theme In diesem Drop Down Feld des Optionendialogs k nnen Sie das gew nschte Theme f r Ihre Groupware w hlen Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern Im vierten Feld k nnen Sie festlegen ob Sie die w hrend Ihrer Sitzung vorgenommenen Konfigurationen vor jedem Abmeldevorgang speichern wollen oder nicht Zus tzlich zu den Radiobuttons Ja und Nei
224. n Anzeigefl che ist in den K sten der Termine nur die Beschreibung der Termine sichtbar Um weitere Daten eines Termins einzusehen k nnen Sie wie in der Tagesansicht ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt i Einstellung der Arbeitswochenansicht Die Anzeige der Arbeitswochenansicht wird hinsichtlich der Dauer der Arbeits und Freizeit sowie der zeitlichen Einteilung der Arbeitstage ebenfalls ber die Einstellungen gesteuert die entsprechenden Einstellungen gelten sowohl f r die Tages als auch f r die Arbeitswochenansicht 4 2 3 1 berschneidende und ganzt gige Termine In der Arbeitswochenansicht k nnen max 2 sich zeitlich berschneidende bzw direkt aneinander grenzende Termine dargestellt werden Wird diese Zahl berschritten wird neben der Datums anzeige des entsprechenden Tages ein Symbol bzgl weiterer Termine eingeblendet Dieses Symbol wird ebenfalls angezeigt wenn f r einen Tag mehrere ganzt gige Termine eingetragen wurden 65 Ansicht Kalender Zeitraum Monat Timo Meier a9aasEnunN Ordner amp Timo Meier A A E Mail B 73 Kalender TA Geburtstage TA Urlaub
225. n Aufgabenordner um diesen Ordner zu ffnen und eine bestimmte Aufgabe aus diesem Ordner selektieren zu k nnen Nachdem Sie zum entsprechenden Ordner navigiert haben w hlen Sie das zu verkn pfende Element Um Ihre Auswahl zu best tigen klicken Sie im Panel auf die Funktion Ende Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie stattdessen auf Abbrechen Sowohl die Funktion Ende als auch die Funktion Abbrechen beschlie en den Verkn pfungsvorgang Haben Sie Ihre Auswahl best tigt wird das gew hlte Element mit dem zuvor selektierten Termin verkn pft und die Verkn pfung in der Detailansicht dieses Termins im Register Verkn pfungen angezeigt Beachten Sie dass Sie w hrend des Verkn pfungsvorgangs immer nur ein Element selektieren und mit dem zuvor ausgew hlten Termin verkn pfen k nnen M chten Sie einen Termin mit mehreren Elementen verkn pfen wiederholen Sie den Verkn pfungsvorgang sukzessive f r jedes zu verkn pfende Element i Termine mit anderen Elementen verkn pfen 3 Verkn pfungen sind stets bidirektional Wenn Sie Termin A mit Aufgabe B verkn pfen wird Aufgabe B automatisch mit Termin A verkn pft M chten Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer mit anderen Elementen verkn pfen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner 94 Zu Verkn pfungen eines Termins wechseln Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Start
226. n Sie diese Abfrage mit OK best tigen wird das Fenster Aufgabe geschlossen und alle ein gegebenen Daten verworfen 5 5 Aufgaben bearbeiten Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 5 1 Aufgaben ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie die zu ndernde Aufgabe in einer beliebigen Ansicht des Moduls Aufgaben Wenn Sie in der Ansicht Liste oder H Split eine Aufgabe anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Aufgaben auf Bearbeiten 5 5 2 Aufgaben per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den Ansichten Liste und H Split auf zu ndernde Aufgaben auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Alle vorstehend genannten Methoden ffnen das Fenster Aufgabe bearbeiten in dem die selben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage einer Aufgabe Nun k nnen 110 Aufgabenbest tigungen ndern Sie die gew nschten Modifikationen an der Aufgabe ausf hren z B Beginn F lligkeit oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zur Aufgabe hinzuf gen etc 5 5 2 1 A
227. n Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Sichtbarkeit auf Aktivieren oder auf Deaktivieren 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Tipp Mit Hilfe einer Mehrfachselektion k nnen Sie mehrere UWA Module gleichzeitig l schen aktivieren oder deaktivieren 8 8 Optionen f r das Modul E Mail 8 8 1 Einstellungen F r das Modul E Mail stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung In die Optionenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den E Mail Unterordner Ein stellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls E Mail Folgende Optionen stehen Ihnen auf mehreren Registern zur Verf gung Register Allgemein Standardansicht Hier k nnen Sie eine Standardansicht f r das E Mail Modul festlegen Die E Mails werden standardm ig nach Eingangsdatum sortiert Voreingestellt ist die horizontale Splitansicht Sie k nnen zwischen den folgenden Ansichten w hlen 159 Einstellungen Inder Listenansicht werden Ihre E Mails in Form einer Liste angezeigt e In der H Split Ansicht wird die markierte E Mail unterhalb der E Mail Liste angezeigt e Inder V Split Ansicht wird die markierte E Mail rechts neben der E Mail Liste angezeigt Standardansicht f r Spam Ordner Hier k nnen Sie eine Standardansicht f r den Spam E Mail Ordner festlegen e Wenn Sie die Einstellung Liste w hlen werden die Inhalte von Spam E Mails nicht
228. n angezeigt Standardeinstellung sind 30 Minuten Arbeitszeit beginnt um Hier k nnen Sie eintragen wann Ihre Arbeitszeit beginnt und somit die Kalenderdarstellung beeinflussen Tragen Sie hier beispielsweise 09 00 Uhr ein dann wird ab diesem Zeitpunkt Ihr Kalender anders farbig markiert und die Kalenderdarstellung beginnt erst ab diesem Zeitpunkt Arbeitszeit endet um Hier k nnen Sie eintragen wann Ihre Arbeitszeit endet und somit die Kalenderdarstellung beeinflussen Tragen Sie hier beispielsweise 18 00 Uhr ein dann wird bis zu diesem Zeitpunkt Ihr Kalender anders farbig markiert 162 Team Optionen Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht des Kalenders festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Tagesansicht f r den Kalender vorausgew hlt Sie haben wei terhin die Wahlm glichkeit zwischen der Arbeitswochenansicht f r Kalender der Monatsansicht f r Kalender der Wochenansicht f r Kalender und der Tagesansicht Team Best tigungsfenster f r neue Termine anzeigen Hier k nnen Sie einstellen ob Sie f r neue Termine ein Fenster zum Best tigen des neuen Termins erhalten wollen oder nicht Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Kalender Hover aktivieren Mit der Einstellung Kalender Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r das Modul Kalender aktivieren oder deaktivieren Standard Zeitintervall f
229. n aus einem iCal Anhang erstellen Um im Modul Kontakte einen neuen Termin durch Drag amp Drop zu erstellen ziehen Sie einen Kontakt auf einen Tag des Minikalenders Das Dialogfenster Termin wird ge ffnet Der Kontakt ist als Teilnehmer eingetragen 4 4 4 Neuen Termin aus einem iCal Anhang erstellen Sie k nnen einen neuen Termin aus dem iCal Anhang einer E Mail erstellen Sie erkennen einen iCal Anhang an der Namenserweiterung ics Wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die ics Datei mit der rechten Maustaste an W hlen Sie im Kontextmen iCal importieren Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Ter mindaten wird ge ffnet 4 4 5 Daten f r neuen Termin eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Termin in dem das Register Termin aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten eines neuen Termins in den zugeh rigen Feldern eintragen Achten Sie beim Anlegen neuer Termine darauf das Feld Beschreibung auszuf llen da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss Sollten Sie vers umen das Feld Beschreibung auszuf llen k nnen Sie den neu zu erstellenden Termin nicht speichern Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld Beschreibung wird rot umrandet 4
230. n gibt es die Option Fragen W hlen Sie letztere Option dann erhalten Sie bei jedem Abmeldevorgang ber ein Pop up Fenster die Abfrage ob Sie die Konfiguration vor dem Abmelden sichern wollen oder nicht 152 Register Sprache und Region Standard f r Schnelleinstellungen Hier k nnen Sie die Anzeige der QuickInfo der Infobox und des MiniKalenders aktivieren oder deaktivieren Die vorgenommenen Einstellungen bleiben solange wirksam bis sie vom Benutzer wieder ge ndert werden Visuelle Effekte Einblenden und Ausblenden von Kontextmen s im Ordnerbaum Button down Effekt beim Aktivieren einer Panel Funktion Je nach Leistung Ihres Rechners kann es sinnvoll sein die visuellen Effekte abzuschalten Hover konfigurieren Mit der Einstellung Zeitverz gerung f r Hover Anzeige k nnen Sie festlegen mit welcher Zeitverz gerung ein Hover eingeblendet wird wenn Sie auf einen Eintrag zeigen Mit den Einstellungen Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r die Startseite und die einzelnen Module aktivieren oder deaktivieren Mit der Schaltfl che Alle aktivieren k nnen Sie alle Hover aktivieren Mit der Schaltfl che Alle deaktivieren k nnen Sie alle Hover deaktivieren Um die Einstellungen zu bernehmen klicken Sie im Panel auf Speichern Sie k nnen die Hover f r die Startseite oder f r ein bestimmtes Modul auch bei den Einstellungen der Startseite oder den Einstellungen der Module aktivieren oder deaktivieren
231. natsansicht sowie in allen Teamansichten In der Ansicht Liste werden Flags als eigene Spalte in anderen Ansichten in den K sten der Termine bzw in der Ansicht Detail in der rechten oberen Ecke der Ansicht dargestellt Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 4 10 1 Termine mit Flags markieren M chten Sie Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen stellen Sie zun chst die entsprechenden Termine in der Ansicht Liste dar Wollen Sie einen einzelnen Termin mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der Ansicht Kalender nicht Zeitraum Monat oder in der Detailansicht dieses Termins ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Termine f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panelabschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Terminen zuweisen m chten Inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen 10 verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im
232. nd Nerven spart auch die M glichkeit der Verkn pfung von Daten und Dokumenten berblick behalten ber ffentliche Ordner lassen sich weiterhin beispielsweise Adressdaten dem gesamten Unter nehmen oder einer Gruppe von Personen zur Verf gung stellen Alle nderungen daran werden unverz glich wieder allen zur Verf gung gestellt Dies reduziert doppelte Datenhaltung und Datenpflege 1 3 berblick behalten Sicher stehen in Ihrem Unternehmen intern auch andere organisatorische Aufgaben an die eventuell ebenfalls Termin gebunden sein k nnen wie zum Beispiel die Verwaltung von Ressour cen Wie h ufig m ssen Besprechungsr ume zur Verf gung stehen Beamer f r Besprechungen vorbereitet sein oder Kraftfahrzeuge reserviert werden ber die Verwaltung von Ressourcen lassen sich Besprechungen besser organisieren oder die Ressourcenauslastung besser steuern 1 4 Funktionsumfang Der Open Xchange Server setzt das erfolgreiche Konzept leistungsf higer Mail und Groupware Server fort und bietet zudem zus tzliche Funktionalit ten in Form einer leistungsf higen Group ware L sung Auf Server Seite steht Ihnen mit Open Xchange Server und einem Linux Server eine sichere und leistungsf hige Plattform zur Verf gung 1 5 Die Systemvoraussetzungen F r einen reibungslosen Einsatz des Open Xchange Servers sollten einige Einstellungen und Sys temvoraussetzungen beachtet werden 1 5 1 Aufl sung Bildschirmgr e Die minimal
233. nderen Kontakten Terminen oder Aufgaben ver kn pfen interne und externe Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen und ber unterschied liche Suchkriterien nach Kontakten suchen Bat Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X Q3 B T g B A Bearbeiten f Duplizieren Adresskarten I a dg Start Sng L schen EJ Verschieben Telefonliste r 2 Zur cksetzen Ende Drucke Kopieren Detail p amp Timo Meier m EM E Mail v amp Inbox Pers nliche Ordner i Kontakte X E FA Kalender 5 konaka Appelt Silvia amp Droste Heike L Entwicklung E Friese Anke 123 Aufgab Oderufer 6 Reinartzstr 19 An der Eisenh tte 29 A B AugaDen 01309 Dresden 34125 Kassel 30519 Hannover z P ffentliche Ordner 0351 66079 50 0561 802 5022 0511 543390 82 D E amp Freigegebene Ordner silvia_appelt kus de heike droste tu kassel de friesea dosd com E InfoStore EJ Bauer Manuela EJ Duschowski Olga P E Femandez Antonio r E Grolmus Renate N Bahnhofstr 1a Schillerstr 47 Luisenstr 54 Sch ne Aussicht 96 l 51223 K ln 08009 Zwickau 65187 Wiesbaden 18059 Rostock J 0221 963258 41 0375 249611 0611 81 4454 0381 3040 500 n m bauer schlaufe net old rs cars net antonio fernandez lopas com renateg tvr mv ev de M 4 November gt 4 2008 gt EJ Becker Tanja E Eimermacher Anne E Fernandez Isabella r amp Haller Reiner N Mo Di Mi Do Fr Sa So Seidenweg 20 Am Rheinufer 100 Luisenstr 54 Ratha
234. nderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Aufgabenordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 8 1 Aufgaben ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split die zu verschiebenden Aufgaben f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur eine einzelne Aufgabe verschieben k nnen Sie dies auch in der Ansicht H Split aus f hren Haben Sie alle zu verschiebenden Aufgaben ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein siehe nachstehende Abbildung in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Aufgaben nur in Aufgabenordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von Aufgaben in f r Sie ffentliche oder freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Aufgaben in diesen Aufgabenordner verschoben 5 8 2 Aufgaben per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Aufgaben auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben allerdings nur in den Ansichten Liste oder H Split Hierzu selektieren Sie die zu verschiebenden Aufgaben ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Or
235. ne 90 selektieren 90 sortieren 90 E Mail Benachrichtigung 80 Eingaben speichern 84 Ende 77 Erinnerung 80 erstellen 75 aus iCal Anhang 77 Externe Teilnehmer 81 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag 82 F hnchen 79 Flags 92 ndern 92 entfernen 92 markieren 92 freigegebene 60 ganzt gige 77 Globales Adressbuch 81 Interne Benutzer 81 Kalender 57 Kalenderordner 57 60 l schen 89 Minikalender 73 Modul Kalender 57 Neuer Termin 80 173 Option 80 Ordnerbaum 57 Pflichtfeld 77 private 77 Register 82 Registrierte Benutzer 81 Ressourcen 80 Sonderformen 77 sortieren 62 Status 88 suchen 81 93 Tags 79 Teilnehmer 80 84 Terminkonflikte 84 Terminserie 78 berpr fen 84 Verf gbarkeit 83 Verf gbarkeit pr fen 83 Verkn pfungen 94 bearbeiten 95 erstellen 94 wechseln 95 verschieben 91 Drag amp Drop 91 Panel Funktion 91 verwerfen 84 Zielordner 79 Zugriff 57 Terminserie 57 78 Textdokumente 82 Textverarbeitungssoftware 35 Theme 152 Titel 123 Titelleiste 6 Tools 3 U Uebersichtsfenster 10 15 156 Hover 12 Modulfenster 10 Umlaute 135 Unternehmensstruktur 1 Unterordner 154 URL 123 133 134 Urspr nglicher Mailtext 161 UTF 8 4 135 UWA Module 158 V Verkn pfungsfunktion 3 Verschl sselung 3 Versionshistorie 133 Versionskontrolle 1 Verteilerlisten 52 Verwaltung Rechte 8 Ressourcen 2 Verzeichnisstruktur 135 Visiten
236. ne weder einsehen noch bearbeiten i Priv Termine er n i ate Te e erstelle Beachten Sie dass Sie nur Termine f r sich selbst ohne weitere Teilnehmer oder Ressourcen die Sie in Ihren pers nlichen Kalenderordnern verwalten als private Termine kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Termine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer anlegen steht die Option Privater Termin im Fenster Termin nicht zur Verf gung 4 4 5 4 Terminserie Wollen Sie periodisch wiederkehrende Termine anlegen wie z B eine w chentlich stattfindende Teambesprechung k nnen Sie diese einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern erstellen anstatt diese Termine immer wieder neu zu planen Um eine Terminserie anzulegen klicken Sie auf die Option Serie Hiermit ffnet sich das Fenster Neue Serie anlegen in dem Sie nun die Einstellungen f r die neue Terminserie festlegen k nnen Die nachstehende Abbildung zeigt ein typisches Fallbeispiel f r eine Terminserie als Parameter wurden folgende Daten festgelegt Der Termin soll einmal w chentlich jeweils Montags stattfinden als Beginn wurde das Datum der ersten Instanz der Terminserie gew hlt Da diese Terminserie nur innerhalb des ersten Quartals des laufenden Kalenderjahres andauern soll wurde als Ende der letzte Kalendertag des ersten Quartals eingetragen Termin Serientyp OEinmal OrT glicn w chentlich Omonatlich OJ hrlich Serienoptionen Woche
237. nen Doppelklick in der Listen und H Split Ansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Aufgaben das Fenster zum Erstellen einer neuen Aufgabe ffnen Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben eine dementsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie die neue Aufgabe in Ihrem pers nlichen Aufgabenordner Ordner Aufgaben anlegen oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe einge ben dieses Kapitels 5 4 2 Neue Aufgaben aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Aufgaben befinden k nnen Sie neue Aufgaben anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Servers Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Aufgabe Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Aufgabe EN Zielordner f r neue Aufgaben
238. nen aktiviert ist siehe Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren Sie k nnen gezielt nach Empf ngern suchen indem Sie auf den Button An klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Empf ngers ein und starten Sie die Suche mit Suchen Im Feld darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf An Mit Zur cksetzen k nnen Sie gew hlte Empf nger wieder entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster Wenn das Kontrollfeld In allen Kontaktordnern suchen aktiviert ist werden Adressen in allen Kontaktordnern gesucht Um in einem bestimmten Kontaktordner zu suchen deaktivieren Sie das Kontrollfeld Klicken Sie dann auf die Schaltfl che Kontaktordner W hlen Sie einen Kontaktordner Wenn Sie eine E Mail Adresse eingeben die sich nicht in den Kontaktordnern befindet wird diese Adresse automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gespeichert Sie k nnen diese Funktion in den E Mail Einstellungen abschalten siehe E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern 20 cc Senden E Mail Ansicht Anlage Fenster u A Entwurf speichern Von Feld 4 Hinzuf gen 3 Abbrechen fe Ce Feld Entfernen C Bec Feld E Mail Von timo_meier dochoat v N Of Suchen Suchen Betreff Adressbuc
239. nen aus Teilen der Beschreibung und Platz haltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung e bms oder bms gt Alle Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in deren Beschreibung die Zeichenfolge bms enthalten ist e m r gt Alle Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in deren Beschreibung die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 1 Zeichen stehen darf wie z B bei dem Wort Marketing Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Sobald die Suche abgeschlossen ist werden die dem Suchkriterium entsprechenden Aufgaben in der Ansicht Liste dargestellt das Suchergebnis wird immer in der Ansicht Liste angezeigt auch wenn Sie die Suche in der Ansicht H Split gestartet haben 117 Suchanzeige zur cksetzen 5 11 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Aufgaben zur cksetzen um somit wieder alle Aufgaben des aktuell ge ffneten Aufgabenordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Aufgabe 5 12 Aufgaben mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen di
240. nen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Verteilerlisten eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie die neu zu erstellende Verteilerliste in Ihrem pers nlichen Kontaktordner Ordner Kontakte anlegen oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 3 15 1 1 Zielordner f r neue Vertei lerliste w hlen dieses Kapitels 3 15 1 Daten f r neue Verteilerliste eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Verteiler listen gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Verteilerliste in dem Sie nun die Daten der neuen Verteilerliste eintragen k nnen Der Texteintrag Es wurden keine Empf nger hinzugef gtweist Sie darauf hin dass die Verteilerliste im Moment noch leer ist Achten Sie beim Anlegen neuer Verteilerlisten darauf das Feld Name der Ver teilerliste auszuf llen da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss 53 Daten f r neue Verteilerliste einge ben 3 15 3 15 Sollten Sie vers umen das FeldName der Verteilerliste auszuf llen k nnen Sie die neu zu erstellende Verteilerliste nicht speichern Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld Name der Verteilerliste wird rot umrandet i
241. ner DD InfoStore 4 November 4 2008 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So 1 2 89 15 16 223 29 30 4 27 2 2 3 3 4 amp 5 3 4 5 6 7 4 10 11 12 13 14 a 17 18 19 0 2 48 24 25 26 27 2 Heute 8 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten wur Datei 0 17 9 77 MB 4 88 GB Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen C Antworten L schen H Split ffne ik I Allen antworten Drucken v Split Speichern unte r Ca Weiterleiten amp Markieren als Liste m InfoStore speiche r aA Kopieren Verschieben r a 3 Zur cksetzen Pers nliche Ordner E Mail inbox 190 Von Betreff i Irene_murphy docboat An appointment has been changed Team Meeting A irene_murphy docboat An appointment has been changed Monthly Sales Meeting A irene_murphy dochoat An appointment has been changed Monthly Sales Meeting Ea Tom Green Meeting Call A jean_dupont dochoat Ein Termin wurde ge ndert Presentation BXI An appointment has been changed Team Meeting Von irene_murphy docboat An timo_meier docboat Unternehmen Open Xchange Inc Erhalten 20 10 2008 14 43 An appointment has been changed by Irene Murphy You have been added to the list of participants Direct Link g http prototyp open xchange com m calendarci 786f 41 Appointment Created by Title Irene Murphy Tean Meeting Location Abbildung 2 1 Das Modul E Mail im berblick Die Panel Funktionen im E Mail Modul Erhalten
242. ner navigiert haben w hlen Sie das zu verkn pfende Element Um Ihre Auswahl zu best tigen klicken Sie im Panel auf die Funktion Ende Haben Sie versehentlich nicht dasjenige Element selektiert das Sie mit der Aufgabe verkn pfen wollten klicken Sie stattdessen auf Abbrechen Sowohl die Funktion Ende als auch die Funktion Abbrechen beschlie en den Verkn pfungsvorgang Haben Sie Ihre Auswahl best tigt wird das gew hlte Element mit der eben selektierten Aufgabe verkn pft und die Verkn pfung in der H Split Ansicht dieser Aufgabe im Register Verkn pfun gen angezeigt Beachten Sie dass Sie w hrend des Verkn pfungsvorgangs immer nur ein Element selektieren und mit der zuvor ausgew hlten Aufgabe verkn pfen k nnen M chten Sie eine Aufgabe mit mehreren Elementen verkn pfen wiederholen Sie den Verkn pfungsvorgang sukzessive f r jedes zu verkn pfende Element i Aufgaben mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen sind stets bidirektional Wenn Sie Aufgabe A mit Kontakt B verkn pfen wird Kontakt B automatisch mit Aufgabe A verkn pft 118 Zu Verkn pfungen einer Aufgabe wechseln M chten Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer mit anderen Elementen verkn pfen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Start im Panelabschnitt Verkn pfung deaktiviert und es ist Ihnen somit
243. nf gen bernehmen wird das Bild in den Text eingef gt Link einf gen bearbeiten Um Internet Adressen oder auch E Mail Adressen direkt einsatzf hig in Ihre E Mail Nachrichten einzubinden verwenden Sie die Schaltfl che Link einf gen bearbeiten Markieren Sie zun chste den Text der als Link dienen soll und 24 Inhalt einer Webseite einf gen bet tigen Sie dann die Schaltfl che Es ffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie die neue Adresse angeben Klicken Sie auf die Schaltfl che Einf gen so wird der Link in Ihre E Mail aufgenommen ber die Schaltfl sche Link entfernen k nnen Sie den Link wieder l schen Horizontale Linie einf gen Durch Anw hlen dieses Symbols f gen Sie eine horizontale Linie in Ihr Textfeld ein 2 Sonderzeichen einf gen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken ffnet sich ein Aus wahlfenster in dem Ihnen mehrere Sonderzeichen zur Auswahl stehen Zum Einf gen eines der Zeichen klicken Sie mit der linken Maustaste darauf Das Zeichen wird in Ihr Textfeld an der Stelle des Cursors eingef gt 2 11 10 Inhalt einer Webseite einf gen Sie k nnen den Inhalt einer Webseite als E Mail Text einf gen Dazu markieren Sie im Browser fenster alle Elemente der Webseite mit Hilfe der Tastenkombination lt strg gt lt a gt Kopieren Sie den Inhalt mit lt strg gt lt c gt in die Zwischenablage F gen Sie im Fenster E Mail den Inhalt an der Cursorpositon mit lt strg gt lt v gt ein Hinweis Auf
244. nfo Store Eintr ge auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Dies ffnet ebenfalls das Fenster zum Bearbeiten von InfoStore Eintr gen in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen pp ontore Eintrage aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer bearbeiten Wollen Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt ist die Funktion Bearbeiten im Panel deaktiviert und eine Bearbeitung der InfoStore Eintr ge aus diesem InfoStore Ordner f r Sie nicht m glich 124 InfoStore Eintr ge l schen 6 6 6 7 Versuchen Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ohne die hierzu erforderlichen Bearbeitungsrechte per Dop pelklick zu bearbeiten erhalten Sie eine diesbez gliche Fehlermeldung in der QuickInfo des Panels M chten Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer im Rahmen einer Bearbeitung in anderen InfoStore Ordnern abspeichern ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist Ihnen eine nderung
245. ng 4 15 Verf gbarkeit f r Termin verwenden Eingaben speichern 4 4 9 Eingaben speichern Wenn Sie den neu zu erstellenden Termin samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Termin geschlossen der neue Termin im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt und die nachfolgend beschriebenen Ereignisse ausgel st 4 4 9 1 Konfliktpr fung Beim Speichern eines neu zu erstellenden Termins wird vom Open Xchange Server berpr ft ob dieser Termin mit anderen zeitgleich stattfindenden Terminen in Konflikt steht Dies ist der Fall wenn Sie oder andere Teilnehmer aufgrund anderweitigerer Verpflichtungen an der Teilnahme an diesem Termin verhindert sind Wird ein Konflikt festgestellt erhalten Sie eine entsprechende Warnmeldung und k nnen ent scheiden ob Sie die ermittelten Terminkonflikte ignorieren oder diese Warnmeldung abbrechen wollen Ignorieren Sie die angezeigten Terminkonflikte wird der neue Termin ohne Ber ck sichtigung vorhandener Termine angelegt und das Fenster Termin geschlossen Brechen Sie die Warnmeldung ab kehren Sie in das Fenster Termin zur ck und k nnen die Daten des neu zu erstellenden Termins so ndern dass hiernach keine Terminkonflikte mehr bestehen Wenn Sie dem neuen Termin eine Ressource zuweisen die bereits von einem anderen Termin verwendet wird erzeugt dies einen Konflikt den Sie nicht ignorieren k nnen Um
246. nicht m glich in Aufgaben aus diesem Ordner Verkn pfungen zu anderen Elementen zu erstellen 5 12 2 Zu Verkn pfungen einer Aufgabe wechseln M chten Sie zu verkn pften Elementen Ihrer Aufgaben wechseln stellen Sie zun chst die ent sprechende Aufgabe in der Ansicht H Split dar Setzen Sie dann das Register Verkn pfungen aktiv selektieren hierin diejenige Verkn pfung zu der Sie wechseln wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf die Funktion Wechseln zu Hiermit wechseln Sie zu dem mit der Aufgabe verkn pften Element das Ihnen in der H Split Ansicht dargestellt wird Beachten Sie dass in Bezug zu dem Typ des verkn pften Elements ggfs auch ein anderes Modul ge ffnet wird Bei dem in diesen Abbildungen gezeigten Fallbeispiel war das mit der Aufgabe verkn pfte Element ein Kontakt der im Modul Kontakte verwaltet wird daher wurde mit dem Wechsel zu dieser Verkn pfung gleichzeitig das Modul Kontakte ge ffnet 5 12 3 Mit Aufgaben verkn pfte Elemente bearbeiten Wollen Sie mit einer Aufgabe verkn pfte Elemente bearbeiten doppelklicken Sie in der H Split Ansicht der Aufgabe im Register Verkn pfungen auf das zu ndernde verkn pfte Element Hiermit gelangen Sie in das Bearbeitungsfenster des verkn pften Elements und k nnen dort die gew nschten nderungen ausf hren i Mit Aufgaben verkn pfte Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen 3 Ordnern bearbeiten M chten Sie mit Aufgaben verkn pf
247. nktionalit t 4 Funktionsumfang 2 G Gastzugang 165 gel schte E Mails 160 Globale Optionen 152 Globales Adressbuch 68 Groupware 3 Groupware Client 3 Groupware L sungen 1 Groupware Server 2 Gro und Kleinschreibung 5 Gruppe 156 Gruppenmanagement 4 GUI 2 H HTML formatierte Nachrichten 161 169 HTML Nachrichten 161 Import Kontakte im CSV Format importieren 144 Kontakte im VCARD Format importieren 143 Termine und Aufgaben importieren 140 Unterst tzte Dateitypen 139 Importieren 139 InfoBox 9 13 82 Informationen teilen 121 Informationsfluss 1 Informationspool 1 Informationszentrale 6 InfoStore 1 121 Ansicht 121 H Split 122 Listenansicht 122 Bookmarks 121 Dokumente 121 Verkn pfungen 123 Versionen 122 Einstellungen 165 globale Ordner 124 Hover 123 Kopie pers nlicher Ordner 121 Lesezeichen 121 max Gr e Anlage 123 neuer Eintrag 123 ffnen 121 Ordner 121 Register bersicht 122 Standardansicht 165 UserStore 121 Wissensbeitrag 121 Wissenseintrag 123 Zugriff ber WebDAV 121 InfoStore Eintrag anlegen 123 bearbeiten 124 Doppelklick 124 Kontextmen 124 Panel Funktion 124 drucken 125 einzelne 125 Liste 126 Flags 128 ndern 129 entfernen 129 markieren 128 l schen 125 selektieren 125 sperren 128 suchen 129 Verkn pfung 129 bearbeiten 131 entfernen 132 erstellen 129 wechseln zu 131 verschieben 127 Drag amp Dro
248. nnnssnnnnnnss nenn 3 3 Jetzt kann s losgehen zur ern een nn nn en nen her ee een 4 1 Die Startseite des Open Xchange Server 2uuuussssensnnnssennnnnssnnnnnnssnnnnnnesnnnnnes nennen nenn 5 1 1 Anmelden und Abmelden 2202202202ssssssssnennesnsnnnnnennnnnnnnnnnennnnnnnnnnennnnn en 5 1 2 DieStartseite u ri ei nel a a a a sense 6 1 3 Die Mod lleiste a NAN E E Keen 6 1 4 Der Ordnerbaums 2 alles a 8 1 9 Da5 Ranel SEE EEE en nen ne AEA eher ee 8 1 6 Das bersichtsfenster uaaaaeeeeesessnnnnnnenennesssennennnnnnennneennennennenennneenenneennnnen nen 10 177 Der Minikalender r sn na nee ee 12 1 8 Die IHfOBoX 22 2 rn agree nee faealrenee ee 13 1 9 Die Ordnerverwaltung sepertos iieri oa kai erao ie Reh EEEa a Pei Grao oeei Eia 13 ZEMA aa een une ale a 15 2 1 Die Panel Funktionen im E Mail Modul ssssessssessssssesrsesrssssesesesrrersesesesseresererere 15 2 2 Ansichten f r das E Mail Modul essuussseesseesseesenssnnsssnsnnennnennnennnnnnennnenneen 15 2 3 DIE Suchf nkti n as Se ee Nee ee 17 2 4 DIE QuickInfostn nn Rn es 17 2E5JE M il HOYear nenn a a neh en nee han ae er a ne sinne ee ee 17 2 6 E Mail Nachrichten lesem isnende a ea a sa Sak aiaei 18 2 7 E Mail Kontakt zu Adressbuch hinzuf gen uussssssssssseenennnnnnnnennnnnenn 18 2 8 Quelldaten anzeigen uuu2ssssssenenssnennennnesnnnsennenennssnnnnennnssnnssennssensnsnnnssensn nen 18 2 91E
249. nstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul Aufgaben aktivieren oder deaktivieren E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Aufgaben eine E Mail Benachrichtigung erhalten E Mail Benachrichtigung als Anleger des Termins Bestimmt ob Sie als Anleger einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnemer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen 164 Optionen f r das Modul InfoStore E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer des Termins Bestimmt ob Sie als Teilnehmer einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnemer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen 8 12 Optionen f r das Modul InfoStore Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul InfoStore festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Listenansicht f r das Modul InfoStore vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Listenansicht und der H Split Ansicht als Standardansicht In der horizontalen Splitansicht wird das Fenster horizontal geteilt Oben sehen Sie eine Liste der Eintr ge im InfoStore und unten den jeweils aktiv gesetzten InfoStore Eintrag InfoStore Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul InfoStore aktivieren oder deaktivieren 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner Im Open Xchange Server gibt es ffentliche
250. nt aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordner anderer Benutzer verkn pfen ffnen Sie den entsprechenden Ordner direkt ber den Ordnerbaum Nachdem Sie zum entsprechenden Ordner navigiert haben w hlen Sie das zu verkn pfende Element Um Ihre Auswahl zu best tigen klicken Sie im Panel auf die Funktion Ende Haben Sie versehentlich nicht dasjenige Element selektiert das Sie mit dem InfoStore Eintrag verkn pfen wollen klicken Sie stattdessen auf Abbrechen Sowohl die Funktion Ende als auch die Funktion Abbrechen beschlie en den Verkn pfungsvorgang Haben Sie Ihre Auswahl best tigt wird das gew hlte Element mit dem zuvor selektierten Kontakt verkn pft und die Verkn pfung in der Detailansicht dieses InfoStore Eintrags im Register Ver kn pfungen angezeigt Beachten Sie dass Sie w hrend des Verkn pfungsvorgangs immer nur ein Element selektieren und mit dem zuvor ausgew hlten InfoStore Eintrag verkn pfen k nnen Wollen Sie einen Info Store Eintrag mit mehreren Elementen verkn pfen wiederholen Sie den Verkn pfungsvorgang sukzessive f r jedes zu verkn pfende Element i InfoStore Eintr ge mit anderen Elementen verkn pfen gt Verkn pfungen sind stets bidirektional Wenn Sie InfoStore Eintrag A mit Aufgabe B verkn pfen wird Aufgabe B automatisch mit InfoStore Eintrag A verkn pft M chten Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer mit
251. ntaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden Kontakte entweder in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten darstellen Wollen Sie einen einzelnen Kontakt mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der Detailansicht dieses Kontakts ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panel abschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Kontakten zuweisen m chten inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen 10 verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten Kontakte mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 3 11 2 Flags von Kontakten ndern M chten Sie Kontakten die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen ver fahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 3 11 1 Kontakte mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer
252. ntr gen anlegen 3 13 1 Verkn pfungen erstellen Um in einem Kontakt neue Verkn pfungen zu einem anderen Kontakt bzw zu einem anderen Element anzulegen selektieren Sie den entsprechenden Kontakt in einer beliebigen Ansicht des Moduls Kontakte und klicken danach im Panelabschnitt Verkn pfung auf Start Der Titel des Panelabschnitts Verkn pfung wird zur Darstellung des aktiven Verkn pfungsvor gangs farbig hervorgehoben und Sie k nnen jetzt zu dem Element navigieren das Sie mit dem zuvor ausgew hlten Kontakt verkn pfen m chten Verwenden Sie am besten die Ordner aus dem Ordnerbaum um direkt zu dem zu verkn pfenden Element zu navigieren M chten Sie z B den ausgew hlten Kontakt mit einer Aufgabe aus einem Ihrer pers nlichen Aufgabenordner verkn pfen expandieren Sie im Ordnerbaum den entspre chenden Aufgabenordner um diesen Ordner zu ffnen und eine bestimmte Aufgabe aus diesem Ordner selektieren zu k nnen Nachdem Sie zum entsprechenden Ordner navigiert haben w hlen Sie das zu verkn pfende Element Um Ihre Auswahl zu best tigen klicken Sie im Panel auf die Funktion Ende Haben Sie versehentlich nicht dasjenige Element selektiert das Sie mit dem Kontakt verkn pfen wollten klicken Sie stattdessen auf Abbrechen Sowohl die Funktion Ende als auch die Funktion Abbrechen beschlie en den Verkn pfungsvorgang Haben Sie Ihre Auswahl best tigt wird das gew hlte Element mit dem zuvor selektierten Kontakt verkn pft und d
253. nzen klicken Sie auf die zugeh rige Funktion im Panelabschnitt Zeitraum 4 12 Termine mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen dienen dazu assoziierte Elemente wie z B Aufgaben oder Kontakte schnell und einfach mit Terminen in Beziehung zu setzen Also Termine und andere Elemente miteinander zu verbinden Sie k nnen zu allen Terminen aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt beliebig viele Verkn pfungen zu anderen Terminen oder anderen Elementen wie Kontakten Aufgaben oder InfoStore Eintr gen anlegen 4 12 1 Verkn pfungen erstellen Um in einem Termin eine neue Verkn pfung zu einem anderen Termin bzw zu einem anderen Element anzulegen selektieren Sie den entsprechenden Termin wahlweise in der Ansicht Liste Kalender oder Details und klicken danach im Panelabschnitt Verkn pfung auf Start Der Titel des Panelabschnitts Verkn pfung wird zur Darstellung des aktiven Verkn pfungsvor gangs farbig hervorgehoben und Sie k nnen jetzt zu dem Element navigieren das Sie mit dem zuvor ausgew hlten Termin verkn pfen m chten Verwenden Sie am besten die Ordner aus dem Ordnerbaum um direkt zu dem zu verkn pfenden Element zu navigieren M chten Sie z B den ausgew hlten Termin mit einer Aufgabe aus einem Ihrer pers nlichen Aufgabenordner verkn pfen expandieren Sie im Ordnerbaum den entspre chende
254. on abweichend an diesen Termin erinnern lassen Haben Sie f r einen Termin eine Erinnerung aktiv gesetzt werden Sie bei Erreichen des gew hlten Zeitraums mittels eines Erinnerungsfensters an diesen Termin erinnert In diesem Fenster k nnen Sie entscheiden ob Sie sich in einem auszuw hlenden Zeitraum erneut an diesen Termin erinnern lassen m chten oder ob diese erstmalige Erinnerung an diesen Termin ausreicht 4 4 5 9 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Sollen alle hinzugef gten Teilnehmer ber diesen neuen Termin per E Mail benachrichtigt werden aktivieren Sie die Option Alle Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Diese Vor gehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen wenn Sie externe Teilnehmer z B aus Ihren privaten Kontakten zu einem Termin einladen wollen die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben und somit nicht automatisch ber diesen neuen Termin informiert w rden yY Benachrichtigung und Best tigung von Terminen Weitere Informationen ber die Benachrichtigung anderer Teilnehmer sowie den M glich keiten zur Best tigung neu erstellter Termine finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 4 5 Termine best tigen dieses Kapitels 4 4 6 Teilnehmer und Ressourcen f r neuen Termin w hlen Im Register Teilnehmer legen Sie fest welche Teilnehmer und Ressourcen an diesem Termin beteiligt werden sollen Ressourcen sind gegenst ndliche Mittel und Ger te Konferenzr ume Fahrzeuge Pr sentationsmedien
255. onference t l pho 08 00 Technical Sales Tra 23 I 08 45 Mtarbeitergespr ch 68 00Fichmart InfoBox 24 25 25 27 28 29 Sie haben keine ungelesenen 39 00 00 Technical Meeting 10 45 Zahnarzt 18 00 Kinoabend Nachrichten 109 00 Besprechung mit Tir 5 Eu Y7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Yi Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 11 Termine in der Ansicht Kalender Zeitraum Monat Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 2 4 1 Termine aus anderen Monaten einsehen Wollen Sie Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Monats einsehen ohne dabei den Zeitraum Monat zu verlassen nutzen Sie die Navigationspfeile an der Datumsanzeige 4 2 5 Ansicht Kalender Zeitraum Woche In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Woche die Termine der ausgew hlten Woche aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Wochenansicht angezeigt Zeigt die Ansicht die aktuelle Kalenderwoche wird der aktuelle Wochentag Heute wei hinterlegt Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gige Termine wiederum jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin werden unterhalb der Datumsanzeige darge stellt und Terminserien sowie private Termine bzw T
256. ordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Server k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Terminen auch Termine aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Termine in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 13 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut 4 1 4 Alle Termine aus allen Kalendern Sind Ihre Termine ber mehrere Kalenderordner verteilt k nnen Sie sich mithilfe der Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen alle eigenen Termine aus allen pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern anzeigen lassen Wenn sie einen ffentlichen Kalenderordner oder einen freigegebenen Kalenderordner ffnen werden immer nur die Termine dieses Ordners angezeigt nicht jedoch die Termine Ihrer eigenen Kalenderordner 60 Kalender Ansichten und Zeitr u me InfoBox 24 25 26 2 28 29 Sie haben keine ungelesenen 48 11 00 Management Update Nachrichten 30
257. p 127 Panel Funktion 127 versenden 128 Inline 161 Internationale Funktionalit t 4 Internetadresse 123 Intervall 162 Intranetkonzept 4 IP Adresse 133 134 ISO 135 J JavaScript 2 K Kalender 57 Adressbuch 68 Ansicht 61 aktive 74 angrenzende Termine 63 Arbeitswoche 65 bl ttern 62 Details 71 einzelne Termine 63 ganzt gige Termine 65 Liste 61 maximale Anzeige 66 Monat 66 sortieren 62 Standardansicht 74 Tag 62 Team 68 Terminserien 63 berschneidende Termine 63 65 Woche 67 Zeitr ume wechseln 62 Einstellungen Darstellung 162 Standardansicht 163 Hover 75 Minikalender 73 Pfeil 66 Register Anlagen 72 Ressourcen 71 Teilnehmer 71 Termin 71 170 Verkn pfungen 73 Team Ansicht 68 Arbeitswoche 70 Tag 69 Termine 57 Kalendermonat 66 Kategorien 154 KDE Konqueror 133 Kodierung 4 135 Kommentar 123 Kommunikation 1 Kommunikationsstrukturen 1 Konfiguration sichern 152 Kontakte 29 Adressbuch 30 Angezeigter Name 39 Anlagen entfernen 42 hinzuf gen 42 InfoStore 35 ffnen 34 speichern 34 anlegen 37 Ansicht 32 Adresskarten 33 aktive 36 Detail 33 36 Standardansicht 33 Telefonliste 32 Arten 29 freigegebene 31 ffentliche 30 pers nliche 29 Automatikfeld 39 bearbeiten 43 Doppelklick 43 Kontextmen 43 Panel Funktion 43 Bild 40 drucken 44 einzelne Kontakte 45 Kontaktlisten 45 selektieren 45 selektierte Kont
258. pen Xchange Server stellt Ihnen der Minikalender stets den aktuellen Monat dar Die Spalte vor den Wochentagen repr sentiert die Kalenderwochen des angezeigten Monats Der aktuelle Tag Heute ist umrandet ist der aktuelle Tag gleichzeitig auch der zuletzt ausgew hlte Tag wird dieser Tag zus tzlich grau hinterlegt Alle Tage an denen mindestens 1 Termin f r Sie eingetragen wurde werden fett formatiert hervorgehoben unabh ngig davon in welchen Kalenderordnern diese Termine abgespeichert sind 73 Aktive Ansicht nach Modulwechsel 4 2 9 1 Terminanzeige ber den Minikalender M chten Sie Termine bestimmter Tage oder Wochen einsehen stehen hierzu im Minikalender mehrere M glichkeiten zur Verf gung Klicken Sie auf einen Tag wird automatisch die Tagesansicht dieses Tages angezeigt und der ausgew hlte Tag im Minikalender grau hinterlegt Klicken Sie auf eine Kalenderwoche wird die Wochenansicht dieser Woche angezeigt Klicken Sie auf das Symbol links oben im Minikalender wird die Monatsansicht des Monats angezeigt der im Minikalender ausgew hlt ist Welche Termine nach der Auswahl eines Tages bzw einer Kalenderwoche ber den Minikalender in der Ansicht dargestellt werden h ngt davon ab welcher Ordnertyp bei der Selektion dieses Zeitraums im Minikalender aktuell war e Ein pers nlicher oder f r Sie ffentlicher bzw von anderen Benutzern freigegebener Kalen derordner Alle Termine des aktuell ge ffneten Kalende
259. r baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 5 2 1 Ansicht Liste In der Ansicht Liste werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Aufgabenart einzelne Aufgaben oder Serienaufgaben die Schl sselsymbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Aufgaben als privat gekennzeichnet wurden Ferner werden der Betreff die Wichtigkeit Beginn und Ende eine prozentuale Angabe des Bearbeitungsfortschritts und die zugeordneten Flags dargestellt Flags sind farbige F hnchen mittels derer Sie Ihre Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennzeichnen k nnen um somit z B Aufgaben f r Kunden von internen Aufgaben abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels Einzelne Aufgaben sowie Instanzen von Serienaufgaben deren Status auf Erledigt gesetzt wurde Bearbeitungsfortschritt 100 werden in der Tabelle abgeschw cht und durchgestrichen angezeigt Wenn der F lligkeitstermin einer Aufgabe berschritten wurde wird er in Rot angezeigt 5 2 1 1 Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren Zur Verbesserung der bersichtlichkeit k nnen Sie die angezeigten Aufgaben sortieren nach den Feldern Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlos sen oder Flag wahlweise in alphabet
260. r gebnis des gew hlten Datumformats sehen Sie im Feld Beispiel 153 Pers nliche Tags 8 4 Pers nliche Tags ber den Unterordner Tags haben Sie die M glichkeit eigene Tags anzulegen Tags sind Kate gorien mit denen Sie Eintr ge zur besseren bersicht markieren k nnen So k nnen Sie Ihren Kontakten Aufgaben und InfoEintr gen beliebig viele pers nliche Tags zuordnen So k nnten Sie beispielsweise allen zu einem Projekt geh renden Objekten ein entsprechendes Tag zuordnen Oder alle pers nlichen Eintr ge mit Privat markieren 8 4 1 Neues Tag anlegen Zum Anlegen eines neuen Tags m ssen Sie in der Panel Sektion Tag auf Hinzuf gen klicken Daraufhin ffnet sich ein Pop up in dem Sie den Namen f r das neue Tag eingeben k nnen Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in das Eingabefeld und geben Sie dann den Tag Namen ein Sind Sie zufrieden mit ihrer Eingabe klicken Sie auf OK Damit bernehmen Sie die Eingabe und schlie en das Pop up Fenster Das neue Tag wird im Fenster Verf gbare Tags eingetragen Speichern Sie das neue Tag durch Klicken auf das Speichernsymbol im Panel 8 4 2 Tag l schen Zum L schen eines Tags markieren Sie diesen in der Liste der Tag Namen und klicken Sie im Panel unter Tags auf Ent fernen 8 5 Ordnerverwaltung Im Open Xchange Server stehen Ihnen vielf ltige Optionen zum Verwalten Ihrer Ordner zur Verf gung Die Optionen erhalten Sie mit einem Rechtsklick auf einen Ordner Durc
261. r Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Sobald die Suche abgeschlossen ist stellt die Anzeige nur noch die dem Suchkriterium entspre chenden Kontakte bzw Verteilerlisten dar Das Suchkriterium bleibt auch bei einem Wechsel der Ansicht z B von der Ansicht Telefonliste zur Ansicht Adresskarten aktiv 3 12 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Kontakte und Verteilerlisten zur cksetzen um somit wieder alle Kontakte des aktuell ge ffneten Kontaktordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Kontakte 50 Kontakte mit anderen Elementen verkn pfen 3 13 Kontakte mit anderen Elementen verkn pfen Verkn pfungen dienen dazu assoziierte Elemente wie z B Aufgaben oder Termine schnell und einfach mit Kontakten in Beziehung zu setzen also Kontakte und andere Elemente mitein ander zu verbinden Sie k nnen zu allen Kontakten und Verteilerlisten aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt beliebig viele Verkn pfungen zu anderen Kontakten oder anderen Elementen wie Terminen Aufgaben oder InfoStore Ei
262. r Erinnerung Bestimmt das vorgegebene Zeitintervall f r die Terminerinnerung Anzahl angzeigter zeitgleicher Termine in der Tagesansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Tag nebeneinander angezeigt werden Anzahl Tage in Arbeitswoche Hier k nnen Sie einstellen wieviele Tage eine Arbeitswoche enthalten soll Arbeitswoche beginnt am Hier k nnen Sie einstellen an welchem Tag eine Arbeitswoche beginnen soll Anzahl der angzeigten Termine in der Arbeitswochenansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Arbeitswoche nebeneinander angezeigt werden Anzahl Tage in benutzerdefinierter Ansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Tage der Zeitraum Benutzerdefiniert enthalten soll Anzahl der angezeigten Termine in der benutzerdefinierten Ansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Benutzerdefiniert nebeneinander angezeigt werden E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Terminen eine E Mail Benachrichtigung erhalten E Mail Benachrichtigung als Anleger des Termins Bestimmt ob Sie als Anleger eines Termins eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer des Termins Bestimmt ob Sie als Teilnehmer eines Termins e
263. r aktivieren Ja O Nein Nachrichten Kontakte Hover aktivieren Ja O Nein E E7 9 77 MB Aufgaben Hover aktivieren Ja O Nein a 17 4 Datei 0 1 BOOB E Mail Hover aktivieren Ja O Nein x Abbildung 8 1 Das Einstellungen Modul 8 1 Import Sie k nnen Termine Aufgaben und Kontaktdaten importieren die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben 8 1 1 Unterst tzte Dateitypen Folgende Dateitypen werden unterst tzt e iCal e vCard e CSV Dateien vom Typ ICAL dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben Die bliche Namenserweiterung ist ics Dateien vom Typ VCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektronischen Visitenkarte Die bliche Namenserweiterung ist vcf Dateien vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle Sie k nnen aus einer CSV Datei Kontaktdaten importieren Die bliche Namenserweiterung einer CSV Datei ist CsV 139 Termine und Aufgaben importie ren 8 1 2 Termine und Aufgaben importieren 8 1 2 1 Unterst tzte iCal Objekte Der Open Xchange Server unterst tzt die meisten iCal Objekte Eine Beschreibung aller iCal Objekte finden Sie im Dokument RFC2445 http tools ietf org html rfc2445 Die folgende Tabelle zeigt welche iCal Objekte der Open Xchange Server beim Import als Termin oder Aufgabe unterst tzt und welche nicht Die Angaben in den Spalten Termine und Aufgaben haben folg
264. r beim ffnen der E Mail eine Abfrage ob er eine Empfangsbest tigung senden will Verweigert er dies nicht dann erhalten Sie als Absender eine Best tigung dass Ihre E Mail beim Empf nger angekommen ist 2 11 7 E Mail Entwurf ber die Panel Funktion Entwurf speichern k nnen Sie eine E Mail zur sp teren Bearbeitung speichern Die E Mail wird in den Ordner Entw rfe verschoben Wollen Sie diese sp ter bear beiten ffnen Sie den Ordner Entw rfe markieren die gew nschte E Mail und klicken auf die Panel Funktion Entwurf bearbeiten Diese Funktion ist nach Wechseln in den Entwurf Ordner in der Panel Sektion E Mail zu finden 22 E Mail Entwurf automatisch spei chern 2 11 8 E Mail Entwurf automatisch speichern W hrend Sie eine E Mail verfassen wird der Text in regelm igen Abst nden im Ordner Entw rfe automatisch gespeichert Sobald Sie die E Mail abschicken wird der automatisch gespeicherte Entwurf gel scht Diese Funktion dient der Datensicherheit Falls der Browser abst rzt w hrend Sie eine E Mail verfassen bleibt der zuletzt gespeicherte Entwurf erhalten Sie k nnen bestimmen ob Sie diese Funktion verwenden wollen und in welchen Abst nden automatisch gespeichert wird Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt E Mail Entwurf automatisch speichern 2 11 9 HTML Editor f r E Mail Nachrichten Sie k nnen Ihren Text mit Hilfe der Leiste unterhalb des Betreffs formatieren Diese wird nur dann angezeig
265. r entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt sind die Panel Funktionen Start und Entfernen im Abschnitt Verkn pfung deaktiviert und Sie k nnen lediglich zu den Verkn pfungen dieser Aufgaben wechseln 5 6 Aufgaben l schen Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split die zu l schenden Aufgaben mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl M chten Sie nur eine einzelne Aufgabe l schen k nnen Sie dies auch in der Ansicht H Split ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Aufgaben ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Aufgaben wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden alle zuvor selektierten Aufgaben inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Liste oder H Split die markierten Aufgaben auch mit der ent f Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen i Aufgaben l schen Das L schen von Aufgaben l st automatisch eine E Mail Benachrichtigung an alle Teilneh
266. r erfasst haben Sobald Sie Ihre Auswahl mittels OK best tigen werden in der Ansicht Team f r den aktuell ein gestellten Zeitraum Tag oder Arbeitswoche die Termine der ausgew hlten Benutzer angezeigt und zwar wie in den nachstehenden Abschnitten beschrieben 4 2 7 2 Ansicht Team Zeitraum Tag In der Ansicht Team werden Ihnen f r den Zeitraum Tag alle Termine der selektierten Benutzer f r den ausgew hlten Tag in einer Tagesansicht dargestellt die Anzeige der Arbeits und Freizeit hnelt der Kalendertagesansicht Die Termine der Benutzer werden wieder als K sten dargestellt die sich ber den Zeitraum des jeweiligen Termins erstrecken die farbigen Balken repr sentieren die Terminanzeige Gebucht Frei etc Sofern Termine eines Benutzers mit Ihnen als Teilnehmer angelegt wurden werden in den K sten die Beschreibungen der Termine angezeigt Haben Benutzer private Termine angelegt oder sind Sie nicht als Teilnehmer an Terminen anderer Benutzer eingetragen enthalten die K sten keine Beschreibung damit die gebotene Diskretion ber diese Termine gew hrleistet wird ES L Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Team Mitglied Flag Verkn pfung 9372 D E psg Bearbeiten Kalender Tag amp Hinzuf gen j Start u _ gt gt Si a ca L sche Team Arbei woche 25 Entfernen s Ende Ordne r m Drucke Lisi Monal amp Team w hlen s Wechseln z 5 amp Timo Meier Im Versc
267. r in Kalenderordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Terminen in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Die Auswahl liste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kalenderordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 79 Teilnehmer und Ressourcen f r neuen Termin w hlen 4 4 5 7 Anzeige des Termins bestimmen Um die Anzeige des neu zu erstellenden Termins Gebucht Mit Vorbehalt Gesch ftlich unterwegs oder Frei festzulegen klicken Sie im Fenster auf die Option Anzeigen als und w hlen dann aus der Liste den gew nschten Eintrag aus Die von Ihnen ausgew hlte Terminanzeige wird bei der Darstellung der Termine in den Ansichten Kalender Team sowie Details durch farbige Balken repr sentiert Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume dieses Kapitels 4 4 5 8 Erinnerung aktivieren M chten Sie an den Termin erinnert werden k nnen Sie aus der Liste Erinnerung einen der angebotenen Zeitr ume zur Erinnerung an diesen Termin ausw hlen Sie k nnen das vorgegebene Zeitintervall f r die Erinnerung in den Kalender Einstellungen w hlen siehe Standard Zeitintervall f r Erinnerung Beachten Sie dass die gew hlte Erinnerung immer nur f r den Ersteller dieses neuen Termins gilt alle anderen internen Teilnehmer k nnen sich hierv
268. r nenne nen 37 3 5 K ntakteibearbeiten 2 0 a a a a A 43 3 6 Kontakte l scheni EENE E na E E E SE AA a 44 3 7 Kontaktesdr cken nn ll 44 3 8 Kontakte d plizierens ar ersehen een een ee ee 46 3 9 Kontakte versche DE 2 hr en insel neh a kaaa TaS 47 3 10 Kontakte k pieren oriin ana r a io ede EEEE a rE E TEE 48 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen nercircreir ienen u i nen 49 3 12 K ntakte suchen 2 2 2 2 0 E EN N ee nee oT ne one 50 3 13 Kontakte mit anderen Elementen verkn pfen uussssssssssenennenennnnennen 51 3 14 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen u 2222222ssssseensesneennennennneeeeeneeneen 52 3 15 Verteilerlisten erstellen 2220220ssssseesessessesssnssnennsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 53 OPEN XCHANGE SERVER 3 16 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken uu 222200ssssssnsnnsesnnnnnen nen 56 3 17 Verteilerlisten duplizieren verschieben kopieren uu 22200s4s2nsnsseennnnn 56 g Kalendern un ne an ee ne 57 4 1 Terminarten und Zugriff 22200cssssssssssssnennennnnnnnsnsnnnnnennnnnensnsnnennennnenansnnnenn 57 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume uusssssssnssssssennnssssnnnnsnennnnnnnnnnnnnnen nenn 61 4 3 Kalender H verz ars een O TOAN R NOAE 75 4 4 Termine Erstellen en aasa u ie ren en fe A 75 4 5 Termine amp best tigen antenne en ensereinukegse Men EA E E AIA 84 AG Termine Dbe rbeiten dass a E
269. rdnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Kalenderordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Termine zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Kalenderordner Sie ffnen m chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigege benen Kalenderordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf f r Sie ffentliche Kalenderordner wird so das Modul Kalender ge ffnet und der Inhalt des gew hlten Kalenderordners angezeigt SE Abmelden Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung v Start d Dx Timo Meier N 9 m B D es 2 Bearbeiten Kalender Tag a L sche Team Arbeitswoche Ordner Zur cksetzen av a Drucke Liste Monat P TE Vereinskalender In et Woche 72 Wichtige Termine _ amp Kontakte Freigegebene Ordner Brian Connor Calendar X E Aufgaben 1112008 gt ol 9 ffentliche Ordner KW Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So 27 28 29 30 1 1 Freigegebene Ordner de AR 13 30 Salesmeeiin q Brian Connor Calendar 7 E Contacts E Tasks 4 3 4 5 6 7 8 45 13 30 Salesmeeting 08 30 Monthly Sales Meeti u a DR Dun ui Ba BER RB if ne An A De un nn Den nn nn nn nn T m et An An han nt Ant an A Abbildung 4 5 Freigegebene Kalenderordner i ffentliche und freigegebene Kalender
270. rienaufgaben wie in der Ansicht Liste dargestellt werden Wenn Sie eine Aufgabe in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren Im unteren Bereich der Ansicht H Split werden alle Informationen ber die im oberen Bereich der Ansicht selek tierte Aufgabe in Registern angezeigt 5 2 2 1 Aufgaben in der Ansicht H Split sortieren Auch in der Ansicht H Split k nnen Sie die Anzeigereihenfolge der Aufgaben sortieren wie im Abschnitt Abschnitt 5 2 1 1 Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren dieses Kapitels beschrieben 5 2 2 2 Einteilung der Ansicht H Split Die Einteilung der Ansicht H Split kann mithilfe der horizontalen Trennlinie angepasst werden Um die Gr e der Bereiche zu ndern ziehen Sie die Trennlinie mit gedr ckter Maustaste Die von Ihnen eingestellte Einteilung wird in Ihrer aktuellen Sitzung gespeichert 5 2 2 3 Register bersicht Das Register bersicht enth lt eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten der ausge w hlten Aufgabe Betreff Wichtigkeit Beginn und F lligkeit Status Leiter der Aufgabe Mit Hilfe des Symbols k nnen weitere Details wie Dauer und Kosten eingeblendet werden 5 2 2 4 Register Teilnehmer Das Register Teilnehmer f hrt alle an der Aufgabe beteiligten Personen auf Mithilfe der Informationen aus der Spalte Status k nnen Sie auf einen Blick erkennen welche Personen ihre Teilnahme an der Aufgabe bereit
271. rkl rung 2006 vorbereiten Se 12 02 2007 14 02 2007 mE nun AAT pr se anannr ar aa anna ar w i bersicht Teilnehmer 0 Anlagen 0 Verkn pfungen 0 4 November 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So gt E 3 293 0 A 1 2 Betreff BMS Pr sentation evaluieren 5 i 6 F ER F lligkeitstermin Beginnt am 14 02 1970 f llig am 14 02 1970 3 Status Nicht begonnen Wichtigkeit abgeschlossen Unbestimmt 46 10 11 12 13 14 15 16 z Leiter Timo Meier ga 17 18 19 20 21 223 48 24 25 2 27 28 29 30 Details Nachlese und Auswertung der Pr sentation bei BMS Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 58 k 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Erstellt am 04 02 2007 00 33 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 01 11 2008 14 01 von Localization User4 Abbildung 5 1 Das Modul Aufgaben 5 1 Aufgabenarten und Zugriff Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Aufgaben als auch periodisch wiederkeh rende Aufgaben als Serienaufgaben verwalten Letzteres ist z B hilfreich wenn Sie eine bestimmte Aufgabe wie z B eine w chentliche Datensicherung regelm ig ausf hren wollen statt diese Aufgabe jede Woche neu zu planen legen Sie diese Aufgabe einmalig als Serienaufgabe mit entsprechenden Parametern an Da Serienaufgaben lediglich eine Sonderform der Aufgaben darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nachfolgenden Angaben gleicherma en auf einzelne Aufgaben und Serienaufgaben Weiterf hr
272. rkn pfung en wirklich entfernen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden die selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus dem Kontakt entfernt i Verkn pfungen aus Kontakten entfernen Wenn Sie Verkn pfungen aus Kontakten entfernen entfernen Sie damit lediglich die Verbin dungen zwischen den Kontakten und den verkn pften Elementen Die verkn pften Elemente werden hierbei nicht gel scht Wollen Sie Verkn pfungen aus Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kon taktordnern anderer Benutzer entfernen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Ent fernen im Panelabschnitt Verkn pfung deaktiviert und es ist Ihnen nicht m glich verkn pfte Elemente aus diesen Kontakten zu entfernen 3 14 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen Verteilerlisten fassen beliebig viele einzelne Kontakte in einer Liste zusammen und vereinfachen und beschleunigen das Versenden von Nachrichten an bestimmte Personengruppen M chten 52 Verteilerlisten erstellen Sie z B allen Mitarbeitern einer Abteilung eine Information per E Mail zukommen lassen adres sieren Sie Ihre Mitteilung nur an die entsprechende Verteilerliste anstatt diese E Mail an viele einzelne Kontakte zu versenden Sie k nnen in Verteilerlisten einzelne Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern und oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kont
273. rminserie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie bearbeiten wollen Um die Terminserie als Ganzes zu ndern klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu ndern klicken Sie auf Termin 4 Termine bearbeiten Wenn Sie Termine ber die Panel Funktion Bearbeiten oder per Doppelklick bearbeiten und Ihre nderungen abspeichern werden hierdurch 1 wiederum eine Konfliktpr fung ausgel st 2 die Best tigungen aller Teilnehmer auf Wartestatus zur ckgesetzt 3 neue Best tigungsabfragen an alle internen Teilnehmer sowie 4 E Mail Benachrichtigungen an alle Teilnehmer versandt sofern Sie diese Option im Fenster Termin bearbeiten aktiviert haben Beachten Sie dass nderungen von Terminen mittels der Drag amp Drop Methode die vorste hend genannten Ereignisse nicht ausl sen Nach der erstmaligen Bearbeitung einzelner Instanzen einer Terminserie sind diese nur noch als einzelne Termine aber nicht mehr als Terminserie zu bearbeiten Nur beim L schen einer Terminserie werden auch einzeln bearbeitete Instanzen der Terminserie gel scht sofern Sie dies in einer Abfrage entsprechend entscheiden 4 6 4 3 Termine per Drag amp Drop auf einen anderen Tag verschieben Um in der Arbeitswochenansicht Wochenansicht oder Monatsansicht einen Termin auf einen anderen Tag zu schieben ziehen Sie den Kasten des zu ndernden Termins an die gew n
274. rn um den Info Eintrag im ausge w hlten Ordner abzuspeichern EN Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern 35 Ansicht Detail Verteilerlisten Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox 3 2 3 5 Register Verkn pfungen Verkn pfungen helfen Ihnen in Beziehung stehende Elemente wie z B Aufgaben oder Termine die mit einem bestimmten Kontakt assoziiert sind rasch und unkompliziert miteinander zu ver binden Informationen zum Verkn pfen von Kontakten mit anderen Elementen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 13 Kontakte mit anderen Elementen verkn pfen dieses Kapitels Das Register Verkn pfungen f hrt sofern vorhanden alle mit dem ausgew hlten Kontakt verkn pften Elemente auf Verkn pfungen mit anderen Kontakten Terminen oder Aufgaben etc Die Tabelle zeigt Ihnen die Namen der verkn pften Elemente sowie deren Herkunft Modul an Sie k nnen die Funktionen aus dem Panelabschnitt Verkn pfung dazu verwenden zu einem verkn pften Element zu wechseln Funktion Wechseln zu neue Verkn pfungen zum ausge w hlten Kontakt zu erstellen Funktion Start oder
275. rordners e Kein Kalenderordner sondern z B ein Kontakt oder Aufgabenordner Alle Termine Ihres pers nlichen Kalenderordners Ordner Kalender 4 Terminanzeige ber den Minikalender Beachten Sie dass die Auswahl eines Tages oder einer Woche ber den Minikalender immer zur Ansicht Kalender f r den entsprechenden Zeitraum wechselt Dies gilt auch f r den Fall dass Sie bereits einen Kalenderordner in einer anderen Ansicht z B in der Ansicht Liste oder Team ge ffnet haben 4 2 9 2 Andere Monate im Minikalender anzeigen Um im Minikalender zur Anzeige eines anderen Monats zu wechseln bl ttern Sie entweder mit Hilfe der Navigationspfeile monatsweise vor bzw zur ck oder w hlen den gew nschten Monat ber die Pfeile neben der Monats und Jahresanzeige aus Die Schaltfl che Heute stellt die Kalenderanzeige ein die das aktuelle Datum enth lt 4 2 10 Aktive Ansicht nach Modulwechsel Wechseln Sie aus dem Modul Kalender in ein anderes Modul des Open Xchange Server und kehren anschlie end wieder in das Modul Kalender zur ck wird Ihnen stets diejenige Mehr fachansicht mit demjenigen Zeitraum angezeigt die beim Verlassen des Moduls Kalender zuletzt aktiv war Dies ist entweder die Ansicht Liste Kalender oder die Ansicht Team Dies gilt auch f r den Fall dass Sie das Modul Kalender aus der Ansicht Details verlassen haben 4 2 11 Festlegung der Standardansicht Sie k nnen festlegen welche Ansicht und welcher Zeitraum
276. rs nlichen Informationen und Daten jeden Benutzers gegen ber ffentlichen Bereichen 2 4 Internationale Funktionalit t Der Open Xchange Server ist in vielerlei Hinsicht an die Bed rfnisse international operierender Unternehmen angepasst Standardm ig steht die Groupware Oberfl che nach der Installation in deutscher englischer und franz sischer Lokalisierung zur Verf gung Bei Anmeldung an die Groupware kann jeder Benutzer selbst entscheiden in welcher der drei Sprachen die Groupware dargestellt werden soll 2 4 1 Zeitzonen und Datumsformat ber den Setup Bereich k nnen Sie die Zeitzone definieren in der Sie gerade arbeiten Bereits vorhandene Termine werden bei Umstellung der Zeitzone automatisch korrekt angezeigt Auf diese Weise behalten Sie auch bei Auslandsterminen immer den vollst ndigen berblick 2 4 2 Internationale Zeichens tze Das gesamte Web Frontend unterst tzt UTF8 Zeichensatz Kodierungen Eingaben im Web Frontend k nnen dadurch auch mit ausl ndischen Schriftzeichen erfolgen Auch das Versenden von E Mails unter Ber cksichtigung von UTF8 kodierten Schriftzeichen ist m glich 3 Jetzt kann s losgehen Sollte auch bei Ihnen in erster Linie die Funktionalit t des E Mail Servers im Vordergrund der Entscheidung gestanden haben Ihre Mailverwaltung k nftig mit Hilfe des Open Xchange Server abzuwickeln hoffen wir Sie mit dieser Einleitung auch von den Funktionalit ten einer leistungs f higen Groupware
277. rs nlichen Kontakordners Nicht exportiert werden Kontakte die sich in Unterordnern befinden So exportieren Sie Ihre pers nlichen Kontakte 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav vcard wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss wN OK Geben Sie Benutzername und Kennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein Im Fenster ffnen von webdav vcard w hlen Sie Datei speichern und klicken auf 151 Termine und Aufgaben exportie ren Ergebnis Die Datei webdav vcard wurde heruntergeladen Sie enth lt Ihre pers nlichen Kontakte Um die Daten in anderen Programmen zu importieren benennen Sie Datei um in webdav vcf 8 2 2 Termine und Aufgaben exportieren Exportiert werden alle Termine und Aufgaben Ihres pers nlichen Termin bzw Aufgabenordners Nicht exportiert werden Termine und Aufgaben die sich in Unterordnern befinden So exportieren Sie Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav ical wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 2 Geben Sie Benutzername und Kennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein 3 Im Fenster ffnen von webdav ical w hlen Sie Datei speichern und klicken auf OK Ergebnis Die Datei webdav ical wurde heruntergelade
278. rschiebenden Kontakte ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von Kontakten in f r Sie ffentliche oder freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner verschoben 3 9 2 Kontakte per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Kontakte auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschiebenden Kontakte ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner verschoben 4 Kontakte verschieben M chten Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie Kontakte aus ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer vers
279. rt wird Die Einstellung Deaktiviert schaltet die Funktion ab Register Anzeigen Anzeige von HTML formatierten Nachrichten zulassen Hier legen Sie fest ob Sie die Darstellung von HTML Nachrichten zulassen wollen oder nicht HTML E Mails belasten die Bandbreite und k nnen ein Sicherheitsrisiko darstellen da sie sch dliche Programmteile ent halten k nnen Der Vorteil liegt im gr eren Gestaltungsspielraum Mit HTML haben Sie viel f ltige M glichkeiten der Formatierung Laden extern verlinkter Bilder sperren Hier legen Sie fest ob die Voransicht extern verlinkter Grafiken in HTML E Mails unterdr ckt wird oder nicht Mit der Einstellung Ja werden extern verlinkte Grafiken nicht direkt angezeigt Diese Einstellung sch tzt Ihre Privatsp re Mit der Einstellung Nein werden extern verlinkte Grafiken beim Empfang einer HTML E Mail geladen und angezeigt Emoticons als Bilder darstellen Hier legen Sie fest ob Emoticons als Bilder dargestellt werden oder als Zeichen Geben Sie beispielsweise einen Smiley ein wird dieser je nach Einstel lung als Bild oder als Doppelpunkt mit runder Klammer angezeigt Zitierte Zeilen farbig hervorheben Setzen Sie diese Option auf Ja dann werden urspr ngliche Nachrichten farbig hervorgehoben und durch eine senkrechte Linie eingeleitet Die Nachrichten bzw Antworten werden verschachtelt dargestellt Diese Option setzt das Aktivieren der Option Urspr nglichen Mailtext in Antwort zitieren voraus 8 8
280. rwalten N5 Teams werden mithilfe der Einstellungen Kategorie Kalender eingerichtet Weitere Informationen ber die Erstellung von Teams und die Verwaltung der Team Mitglieder finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 9 2 Team Optionen dieses Benutzer handbuchs Haben Sie mindestens ein Team eingerichtet k nnen Sie die Auswahl der Benutzer deren Termine Sie einsehen wollen ber die Funktion Team w hlen im Panelabschnitt Team Mitglied ausf hren Diese Funktion ffnet eine Auswahlliste zur Selektion des gew nschten Teams Sobald Sie ein Team in der Liste ausgew hlt haben wird die Liste geschlossen und in der Ansicht alle Termine aller Mitglieder dieses Teams f r den aktuell eingestellten Zeitraum angezeigt Die Darstellung der Termine entspricht der Anzeige der Termine manuell ausgew hlter Benutzer M chten Sie zus tzlich die Termine weiterer Benutzer einsehen k nnen Sie die gew nschten Benutzer mittels der Funktion Hinzuf gen sukzessive in die Ansicht aufnehmen Beachten Sie dass die Auswahl eines anderen Teams die Liste der aktuell gew hlten Benutzer berschreibt 70 Ansicht Details 4 2 7 5 Zeitraum der Terminanzeige wechseln Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln z B von Tag zu Arbeitswoche klicken Sie auf die entsprechende Funktion im Panelabschnitt Zeitraum Die Liste der zur Terminanzeige ausgew hlten Benutzer bleibt auch bei einem Zeitraumwechsel erhalten unabh ngig
281. s Aktivieren Sie zus tzlich die Option Teammitglieder auflisten werden alle Mitglieder von Benutzergruppen in der Spalte Teilnehmer aufgef hrt und deren Verf gbarkeit angezeigt Sobald Sie die entsprechenden Werte bestimmt haben klicken Sie auf Pr fen um die Pr fung der Verf gbarkeit zu starten 4 4 8 1 Verf gbarkeit an anderen Tagen pr fen M chten Sie die Verf gbarkeit der Teilnehmer und Ressourcen f r vorhergehende oder nachfol genden Zeitr ume berpr fen k nnen Sie mithilfe der Navigationspfeile an der Datumsanzeige tageweise durch die Darstellung bl ttern 4 4 8 2 Verf gbarkeit f r Termin verwenden Wollen Sie den berpr ften Zeitraum als Beginn und Ende des neuen Termins bernehmen klicken SieaufF r Termin verwenden Hiermit wird zum Register Termin gewechselt in dem der bernommene Zeitraum bereits als Beginn und Ende des neuen Termins eingetragen ist Speichern Fenster u a l Abbrechen Termin 2 Termin amp Teilnehmer 4 Anlagen 0 erf gbarkeit Datum 18 09 2007 c von 11 00 Bis 12 00 Pr fen F r Termin verwenden Pr fen Ressourcen Teilnehmer Teammitglieder auflisten Externe L dien 5 18 09 2007 gt Teilnehmer 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 amp Timo Meier ee ee O T y amp Frank Meyer N amp David Mercer O amp George Merryweather lt E E Gebucht E Gesch ftlich unterwegs E Frei E Mit Vorbehalt I ___ gt Abbildu
282. s best tigt unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw von welchen Personen eine diesbez gliche Antwort noch aussteht Sofern die Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben k nnen Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen 5 2 2 5 Register Anlagen Anlagen sind externe Dateien wie z B Aufgabenspezifikationen als Textdokumente St cklisten als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Aufgabendaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit der Aufgabe verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 5 4 6 Anlagen zu Auf gaben hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einer Aufgabe Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt sofern vorhanden alle der ausgew hlten Aufgabe zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an 101 Ansicht H Split 5 2 2 6 Anlagen aus Aufgaben ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage der angezeigten Aufgabe ffnen oder als Datei abspeichern k nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm
283. schiebenden Termin am Titel mit gedr ckter linker Maustaste an die gew nschte Zielposition Sobald Sie die Zielposition erreicht haben l sen Sie Ihre Maustaste Hiermit wird der Termin an derjenigen Rasterlinie angeordnet die der ausgew hlten Position am n chsten ist das Zeitraster bestimmt durch seine aktuelle Einteilung die m glichen Ziele der Verschiebung Um den Tag eines Termin zu ndern k nnen Sie den Termin auch auf einen Tag des Minikalenders ziehen Ist der per Drag amp Drop verschobene Termin eine Terminserie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie verschieben wollen Um die Terminserie als Ganzes zu verschieben klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu verschieben klicken Sie auf Termin 4 6 4 2 Beginn und Ende von Terminen per Ziehen ndern Um in der Tagesansicht oder Arbeitswochenansicht den Beginn oder das Ende eines Termins per Ziehen zu ndern ziehen Sie den Kasten des zu ndernden Termins mit gedr ckter linker Maustaste Ziehen Sie den Kasten am unteren Rand ndert dies das Ende des Termins M chten Sie den Beginn eines Termins verlegen ziehen Sie den Kasten am oberen Rand Bei beiden Vor gehensweisen werden Beginn bzw Ende des Termins wiederum an derjenigen Rasterlinie ange ordnet die der ausgew hlten Zielposition am n chsten ist Ist der per Drag amp Drop ge nderte Termin eine Te
284. schte 87 Terminbest tigungen ndern Position Beachten Sie dass sie einen Termin nicht aus der aktuellen Ansicht hinausschieben k nnen Beispielsweise k nnen Sie in der Wochenansicht den Termin nicht in eine andere Woche schieben 4 6 5 Terminbest tigungen ndern M chten Sie Ihre Best tigung eines Termins ndern z B vom Status Akzeptiert auf Abge lehnt lassen Sie sich zun chst den zu ndernden Termin in der Ansicht Detail anzeigen Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Best tigung auf die Funktion ndern Hiermit ffnet sich ein Fenster in dem Sie mittels der Schaltfl chen den Status Ihrer Terminbest tigung ndern und optional eine begleitende Anmerkung zu Ihrer nderung eintragen k nnen Sobald Sie den gew nschten Status Ihrer Terminbest tigung ber die zugeh rige Schaltfl che gew hlt haben wird das Fenster geschlossen und der Status Ihrer Terminbest tigung ge ndert Beachten Sie dass bei Terminserien Ihre Terminbest tigung f r die Terminserie als Ganzes ge ndert wird und nicht f r eine ausgew hlte Instanz M chten Sie z B nach Ablehnung einer Terminserie aufgrund einer einmaligen Verhinderung wieder an dieser Terminserie teilnehmen ndern Sie Ihre Terminbest tigung erneut In den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume k nnen Sie die Funktion Best ti gung ndern auch im Kontextmen aufrufen 4 6 6 Verkn pfungen bearbeiten M chten Sie lediglich die zu e
285. sgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 3 7 2 Listen von Kontakten drucken Der Listenausdruck mehrerer Kontakte ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Telefonliste m glich aus der Ansicht Adresskarten kann nicht gedruckt werden Ausgedruckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in der Ansicht Telefonliste angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leere Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Kontakte eines bestimmten Kontaktordners gedruckt 3 7 2 1 Zu druckende Kontakte sortieren und selektieren Um Listen von Kontakten zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Telefonliste des entspre chenden Kontaktordners aktuell W hlen Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Kontakte mithilfe einer der nachfolgend beschriebenen Methoden Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Schnellfilter Leiste Nutzen Sie die Filterfunktionen der Schnellfilter Leiste um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Kontakte einzugrenzen Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Funktion Suchen Verwenden Sie die Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Kontakte einzugrenzen Weitere Informationen zur Suche nach Kontakten finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 12 Kontakte suchen M chten Sie die Liste der Kontakte mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Kontakte vor dem Ausdruck
286. sierung 4 L schrechte 125 158 M Mail Client 3 Mail Server 2 Mailtext zitieren 160 Mailverwaltung 4 Mehrfachauswahl 110 Microsoft Windows XP 134 Minikalender 12 73 Formatierung fett 73 grau 73 umrandet 73 Mitglieder 156 163 Modul Aufgaben 7 97 E Mail 7 15 InfoStore 8 121 Kalender 7 57 Kontakte 7 29 Modulleiste 6 Modulwechsel 36 Monat 66 Monatsansicht 163 M lleimer 155 N Navigations Bedienelemente 2 Navigationsinstrument 73 Netzwerkressource 134 135 Netzwerkumgebung 134 O oeffentliche Ordner 156 165 Optionen 139 Optionendialog 152 Ordner Arten freigegebene 156 165 ffentliche 156 165 private 156 Einstellungen 165 freigeben 165 Ordner Management 8 Ordnerbaum 8 Kontakte 29 Ordnerrechte 125 Ordnerstruktur 8 Ordnerverwaltung 13 154 OX Startseite 5 P Panel 8 Papierkorb 27 Passwort 5 133 135 pers nliche Konfiguration 28 pers nliche Tags 154 Pfeile 5 Platzhalter 17 Popup Fenster 2 Portal 5 bersichtsfenster 156 Pr ferenzen 3 Priorit ten 3 private Ordner 156 Privatsph re 4 Projektarbeit 1 Q Quicklnfos 9 17 R Radiobuttons 163 Rechtevergabe 156 157 Administratorrechte 157 Bearbeitungsrechte 157 eigene Ordner 156 einzelne Benutzer 156 Konzept 156 Leserechte 157 L schrechte 158 Ordnerrechte 157 Rechteverwaltung 156 Redundanzen 124 Reisekosten eintragen 108 172 Ressourcen
287. somit den Inhalt der Liste der Aufgaben einzugrenzen Weitere Informa tionen zur Suche nach Aufgaben finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 11 Aufgaben suchen dieses Kapitels M chten Sie die Liste der Aufgaben mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Aufgaben vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Beschreibung Wichtigkeit 113 Aufgaben verschieben Beginnt am Endet am abgeschlossen oder Flag wahlweise in alphabetisch bzw chronologisch auf oder absteigender Sortierung Selektieren Sie anschlie end die Aufgaben die Sie drucken m chten 5 7 2 2 Selektierte Aufgaben drucken Haben Sie alle zu druckenden Aufgaben mittels der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Aufgaben ffnet der Open Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Aufgaben und deren Daten aus der Ansicht Liste bzw H Split dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Auf gaben auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 5 8 Aufgaben verschieben Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern a
288. sonen des eigenen Unternehmens durchgef hrt Um den daraus resultierenden Anforderungen an Koordination Kommunikation und Qualit tsanspr chen der Leistung innerhalb und au erhalb eines Unternehmens gerecht zu werden hat sich heutzu tage ein Anforderungsprofil entwickelt dem unter der Bezeichnung Groupware eine in Software gegossene L sung gegen bersteht 1 Vorteile von Groupware L sungen Der Open Xchange Server ist eine leistungsf hige Groupware L sung auf Web Basis die mit den neuesten AJAX Technologien oder Rich Clients wie z B Outlook genutzt werden kann und ihrerseits auf einer stabilen Linux Plattform aufsetzt 1 1 Pflegen von Kundenbeziehungen In den meisten Unternehmen ist erkannt worden dass die Kundenbeziehung eine besondere Rolle f r den Unternehmenserfolg spielt Kein Kunde mag es verschiedenen Mitarbeitern sein Anliegen noch einmal zu schildern oder die Antwort zu h ren mein Kollege ist nicht da und ich wei leider auch nicht wann er wiederkommt Die Geschwindigkeit der nderungen an den M rkten fordert heute eine schnelle und flexible Unternehmensstruktur um dem Wettbewerbs druck widerstehen zu k nnen Die flacher werdenden Strukturen Team und Projektarbeit verlangen einen Mehraufwand an Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten Die optimale Firmenorganisation in Bezug auf Kommunikation und Informationsfluss spielt f r das unterneh mensinterne Geschehen aber auch f r die Zusammenarbeit mit Kun
289. ssen Inhalt darzustellen Die Rechtevergabe wird im Kapitel Einstellungen im Abschnitt Abschnitt 8 6 Rechteverwaltung genauer erkl rt InfoStore Eintr ge bearbeiten Um InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte voraus gesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 5 1 InfoStore Eintr ge ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden InfoStore Eintrag in einer beliebigen Ansicht des Moduls InfoStore Wenn Sie in der Ansicht Liste oder H Split einen InfoStore Eintrag anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen InfoStore Eintrag selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt In foStore auf Bearbeiten Dies ffnet das Fenster zum Bearbeiten des InfoStore Eintrag in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines InfoStore Eintrags Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem InfoStore Eintrag ausf hren Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das entsprechende Symbol um Ihre nderungen abzuspeichern und das Fenster zu schlie en 6 5 2 InfoStore Eintr ge per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie auf zu ndernde I
290. st und welche Dateigr e die jeweilige E Mail Nachricht zusammen mit ihren Anlagen besitzt Die in der Liste aufgef hrten E Mail Nachrichten k nnen Sie einfach anhand der einzelnen Spalten sortieren Hierzu klicken Sie auf die Spalten berschrift nach der Sie sortieren m chten Daraufhin erscheint rechts neben der berschrift ein Pfeil Dieser zeigt an ob aufsteigend oder absteigend sortiert ist Wollen Sie die Sortierreihenfolge ndern klicken Sie auf den Pfeil Die Spalten Von und Betreff erhalten eine alphabetische Sortierreihenfolge Die Spalte Erhalten wird nach Datum sortiert und Gr e wird nach der Gr e der Mail sortiert Klicken Sie zwischen das Briefklammer Symbol und Von dann werden Ihre E Mails nach ungelesenen und gelesenen E Mails sortiert Hat der Sender beim Verfassen der E Mail das Feld Empfangsbest tigung markiert dann erh lt der Empf nger beim ffnen der E Mail Nachricht ein Pop up Fenster mit der Abfrage Wollen Sie eine Empfangsbest tigung senden Mit OK best tigen Sie die Abfrage Nein schlie t das Fenster und der Absender erh lt keine Best tigung 28 Kapitel 3 Kontakte Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre pers nlichen sowie alle f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kontakte und deren Daten gesch ftliche und private Adressen Telefon und Telefaxnummern etc Sie k nnen Ihren Kontakten beliebig viele Anlagen zuordnen Kontakte mit weiteren Elementen wie z B a
291. st den Eintrag ffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Aufgabenordner den Sie ffnen m chten Hiermit wird ebenfalls das Modul Aufgaben aktiv gesetzt und die Aufgaben des gew hlten ffentlichen Aufgabenordners dargestellt e D Abmelden Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung f a 5 nde r n N E ke D n g E 7 Bearbeiten H Split J nde ik a z Start Ordner Oi Loschen tis r Zur cksetzen jE i u l Documentation a n 9 Drucken r Hy Training 1198 E verschieben P E P ffentliche Ordner lt Globales Adressbuch ffentliche Ordner TeamTasks en 72 Bereitschftskalender Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlossen Flag g Kunden D Spezifikationen f r DIV erstellen m 14 09 2007 g Lieferanten TA Messekalender TeamTasks A Tradeshow Calendar E Freigegebene Ordner Abbildung 5 3 ffentliche Aufgabenordner 98 Freigegebene Aufgaben Y Ordner ber den Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Servers schnell in einen anderen Ordner navigieren Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner geh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den
292. ste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere E Mail markieren 2 2 3 Die Listenansicht In der Listenansicht wird zur schnelleren Bearbeitung von mehreren E Mails lediglich eine Liste der E Mails im bersichtsfenster eingeblendet Die E Mail Liste zeigt den Absender den Betreff das Empfangsdatum sowie die Gr e der E Mail Zum ffnen einer bestimmten E Mail m ssen Sie diese in der H Split Ansicht oder in der V Split Ansicht ffnen indem Sie sie mit der linken Maustaste markieren und dann im Panel unter Ansicht die entsprechnede Funktion w hlen Sie k nnen die E Mail ebenso mit einem Dop pelklick ffnen Sie wird dann jedoch nicht im bersichtsfenster sondern in einem eigenen Fenster ge ffnet Wenn Sie eine E Mail in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere E Mail markieren Die Suchfunktion 2 3 2 4 2 5 Die Suchfunktion Zur Suche nach bestimmten E Mails oder Absendern k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Abschnitt im Panel verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Ordner nach allen Zeichen die Sie im Feld Suchen eingeben ber die Suchfunktion k nnen Sie E Mails nach bestimmten Begriffen durchsuchen oder sich alle E Mails eines bestimmten Absenders anzeigen lassen Wollen Sie die Suchfunktion ausblenden k nnen Sie hierf r den kleinen Pfeil im rechten oberen Bereich d
293. ster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 4 8 2 Listen von Terminen drucken Der Listenausdruck mehrerer Termine ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Liste f r alle Zeitr ume m glich aus den Ansichten Kalender und Team kann nicht gedruckt werden Aus gedruckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in der Ansicht Liste angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leere Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Termine eines bestimmten Kalenderordners gedruckt 4 8 2 1 Zu druckende Termine sortieren und selektieren Um Listen von Terminen zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste und den gew nschten Zeitraum des entsprechenden Kalenderordners aktuell Filtern Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Termine mithilfe der Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Termine einzugrenzen Weitere Informatio nen zur Suche nach Terminen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 11 Termine suchen dieses Kapitels M chten Sie die Liste der Termine mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Termine vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Beschreibung Start Ende Ort oder Flag wahlweise in alphabetisch chronologisch auf oder absteigender Sortierung Selektieren Sie anschlie end die Termine die Sie drucken m chten 4 8 2 2 Selektierte Termine drucken Haben Sie alle zu druckenden Termine mittels der vorstehen
294. t wenn in den E Mail Optionen das Formatieren der E Mails als HTML Nachrichten aktiviert ist siehe Nachrichten formatieren als Es stehen Ihnen mehrere Symbole und Listenfelder zur Verf gung 2 11 9 1 Text l schen Wollen Sie Ihren bereits eingegebenen Text l schen und neu formulieren klicken Sie auf das Papiersymbol Neues Dokument Dies setzt Ihre Eingaben zur ck und Sie k nnen die E Mail neu verfassen 2 11 9 2 Schriftart ber dieses Listenfeld ist es m glich die Schriftart innerhalb einer E Mail manuell festzulegen 2 11 9 3 Schriftgr e Die Schriftgr e eines Nachrichtenabschnitts k nnen Sie ber das Listenfeld Schriftgr e des Editors definieren F r jede der installierten Schriftarten stehen Ihnen dabei Schriftgr en zwischen 1 und 7 zur Verf gung 1 bezeichnet dabei die kleinste und 7 die gr te Schriftgr e 2 11 9 4 Formatierungen B Fett Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schalt fl che fett formatieren I Kursiv Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che kursiv formatieren Unterstrichen Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che unterstreichen Durchgestrichen Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che durchstreichen E Linksb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che linksb ndi
295. t anderen Elementen verkn pfen dieses Kapitels Das Register Verkn pfungen f hrt sofern vorhanden alle mit dem ausgew hlten Termin verkn pften Elemente auf Verkn pfungen mit anderen Terminen Kontakten oder Aufgaben etc Die Tabelle zeigt Ihnen die Namen der verkn pften Elemente sowie deren Herkunft Modul an Sie k nnen die Funktionen aus dem Panelabschnitt Verkn pfung dazu verwenden zu einem verkn pften Element zu wechseln Funktion Wechseln zu neue Verkn pfungen zum ausge w hlten Termin zu erstellen Funktion Start oder eine bzw mehrere Verkn pfungen aus dem ausgew hlten Termin zu entfernen Funktion Entfernen gg Verkn pfungen zu Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anlegen oder entfernen Wenn Sie Verkn pfungen zu Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalen derordnern anderer Benutzer neu anlegen oder entfernen wollen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieses Ordners Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt sind die Panel Funktionen Start und Entfernen im Abschnitt Verkn pfung deaktiviert und Sie k nnen lediglich zu den Verkn pfungen dieser Termine wechseln 4 2 9 Minikalender Der Minikalender ist ein Anzeige und Navigationsinstrument mit dem Sie auf einen Blick erkennen k nnen an welchen Tagen eines ausgew hlten Monats Termine f r Sie vorliegen sowie direkt zur Anzeige der entsprechenden Termine wechseln k nnen Nach Ihrer Anmeldung am O
296. t der Groupware ist die Drag amp Drop Funktion Durch Ziehen mit der Maus lassen sich beispielsweise Termine schnell und einfach im Kalender verschieben oder E Mails in andere Ordner verlegen etc Bei konsequenter Nutzung dieser Funktion l sst sich die t gliche Arbeit sehr einfach organisieren und man hat den Blick wieder f r das Wesentliche frei 1 5 3 Kontextmen s In den Modulen E Mail Termine Kontakte Aufgaben und InfoStore k nnen Sie die wichtigsten Funktionen auch mit Hilfe des Kontextmen s aufrufen Sie aktivieren das Kontextmen indem Sie ein Objekt oder mehrere Objekte selektieren und dann eines der selektierten Objekte mit der rechten Maustaste anklicken Bei konsequenter Nutzung des Kontextmen s lassen sich lange Mauswege sparen Im E Mail Modul k nnen Sie beispielsweise eine Mail mit Hilfe des Kontextmen s beantworten weiterleiten oder l schen 1 5 4 Tastaturk rzel In den Modulen E Mail Termine Kontakte Aufgaben und InfoStore k nnen Sie einige Funktionen auch mit Hilfe von Tastaturk rzeln aufrufen Im E Mail Modul k nnen Sie beispielsweise eine selektierte Mail mit Hilfe der ent Taste l schen 1 5 5 Die Schnelleinstellungen In den Schnelleinstellungen k nnen Sie die QuickInfos und die InfoBox einblenden indem Sie die entsprechende Auswahlbox markieren 1 5 5 1 Die QuickInfos Die QuickInfos sind insbesondere beim Einstieg hilfreich und k nnen sp ter deaktiviert werden Die QuickInfos b
297. t des Explorers sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt 137 138 Kapitel 8 Einstellungen In die Maske zum Einstellen der Optionen gelangen Sie ber das Modulsymbol Einstellungen oder ber das Symbol Einstellungen in der Titelleiste ES Abmelden Timo Meier Speichern mm gm azn al Ordner gt Einstellungen 3 Importieren 3 Optionen N Bi Einstellungen Optionen p Tags Startseite Allgemein Sprache und Region E Mail A e e Kalander Intervall f r die Aktualisierung der Ansicht 5 Minuten I Kontakte Theme Default v 8 Aufgaben Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern Ja O Nein Fragen InfoStore m A Benutzer y Standard f r Schnelleinstellungen Quicklnfo anzeigen O Ja Nein u InfoBox nach Login anzeigen Ja O Nein 4 November gt 4 2008 Minikalender nach Login anzeigen Ja O Nein Mo Di Mi Do Fr Sa So 4 7 28 23 W A 1 2 Ve ERN 5 3 4 5 86789 isuelle Effekte 46 10 11 12 13 14 1516 Visuelle Effekte aktivieren O Ja Nein a 1417 18 19 20 21 22 23 evtl langsam auf alten Rechnern 48 24 25 2 27 28 29 30 Hover Heute Zeitverz gerung f r Hover Anzeige Lang Normal Kurz InfoBox Portal Hover aktivieren Ja O Nein Sie haben keine ungelesenen Kalender Hove
298. t durch ein Zeitraster unterteilt dessen Intervall Sie ebenfalls Ihren W nschen anpassen k nnen 62 Ansicht Kalender Zeitraum Tag Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 Einstellung der Tagesansicht Weitere Informationen zur benutzerspezifischen Festlegung Ihrer Arbeitszeit Beginn und Ende sowie zur Einstellung des Zeitintervalls finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 9 Optionen f r das Modul Kalender dieses Benutzerhandbuchs 4 2 2 1 Einzelne Termine Einzelne Termine werden als K sten dargestellt in denen wichtige Eckdaten des Termins sichtbar sind Beschreibung Beginn und Ende sowie der Ort sofern diese Daten zuvor eingetragen wurden Die Gr e der K sten entspricht dem Zeitraum ber den sich die Termine erstrecken Die farbigen Balken am linken Rand der K sten reflektieren die Terminanzeige Blau Gebucht Gelb Mit Vorbehalt Rot Gesch ftlich unterwegs oder Gr n Frei Analog zur Ansicht Liste erhalten als privat gekennzeichnete Termine ein Schl sselsymbol und bei Terminen mit mehreren Teilnehmen wird ein Gruppensymbol eingeblendet Sofern zugewiesen werden in den K sten auch die den Terminen zugeordneten Flags angezeigt Wenn Sie mit Ihrem
299. t hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt wenn er abgelehnt hat in roter Schrift e Die Icons zum ndern des Best tigungsstatus Das Register Anlagen Verkn pfungen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen und Verkn pfungen Falls die Aufgabe Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt e Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Falls die Aufgabe Verkn pfungen enth lt werden f r jede Verkn pfung die folgenden Elemente angezeigt Der Name und der Typ der Verkn pfung e Das Icon um die H Split Ansicht der Verkn pfung anzuzeigen Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren Aufgaben erstellen Um neue Aufgaben in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vor ausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 103 Neue Aufgaben im Modul Aufga ben erstellen 5 4 1 Neue Aufgaben im Modul Aufgaben erstellen Wenn Sie das Modul Aufgaben ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Aufgabe Hierbei ist es unerheblich ob das Panel bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben stets das zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie ber ei
300. t nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen wird das Fenster Kontakt geschlossen und alle ein gegebenen Daten verworfen 3 5 Kontakte bearbeiten Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 3 5 1 Kontakte ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden Kontakt in einer beliebigen Ansicht des Moduls Kontakte Wenn Sie in der Ansicht Liste einen Kontakt anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Kontakt selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Kontakte auf Bearbeiten Dies ffnet das Fenster Kontakt in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines Kontakts Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem Kontakt ausf hren z B Anschriften oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zum Kontakt hinzuf gen oder aus diesem entfernen etc Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf Speichern um Ihre nderungen abzu speichern und das Fenster Kontakt zu schlie en 3 5 2 Kontakte per Dopp
301. tale Splitansicht EN amp Gesendete Objekte Der Ordner Gesendete Objekte enth lt alle E Mail Nachrichten die Sie ber Ihren Account versendet haben Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Postausgang Ordners im bersichtsfenster angezeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht ui Papierkorb Der Ordner Papierkorb entspricht dem Papierkorb Ihres Web Mail Clients Dort werden automatisch alle E Mail Nachrichten abgelegt die Sie zuvor in anderen Ordnern gel scht haben L schen Sie Nachrichten innerhalb dieses Ordners werden die Nachrichten endg ltig gel scht Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Trash Ordners im bersichtsfenster angezeigt wird Stan dardansicht ist die horizontale Splitansicht 27 E Mail bersicht Weitere Ordner Eventuell tauchen in dieser bersicht auch noch weitere zus tzliche Ordner auf Dabei handelt es sich um Ordner die Sie selbst anlegen k nnen beispiels weise um dort Ihre privaten E Mail Nachrichten zu speichern Angelegt werden diese Ordner ber Ihre pers nlichen Konfigurationseinstellungen f r das Intranetportal 2 20 E Mail bersicht Die tabellarische Listen bersicht ber die in einem E Mail Verzeichnis abgelegten E Mails ist zeilenorientiert aufgebaut Innerhalb jeder Zeile finden Sie die passenden Informationen zu jeweils einer E Mail Nachricht In der ersten Spalte wird die Wic
302. te 121 Dokumenten Bereich 133 Dokumenten Server 133 Dokumentenzugriff 135 Drag amp Drop Funktion 3 9 Drop Down Feld 152 dynamische Felder 33 E E Mail 15 Absender 16 28 Account Name 27 Adresse An 20 BCC 21 CC 21 Anlagen 18 22 Ansicht 15 H Split 16 Liste 16 V Split 16 beantworten 19 drucken 27 Einstellungen 159 Empf nger 19 Empfangsbest tigung 22 28 Entwurf 22 23 Hover 17 HTML Editor 23 kopieren 26 lesen 18 l schen 27 markieren als 26 Ordner Entw rfe 27 Gesendete Objekte 27 INBOX 27 Papierkorb 27 weitere 27 Panelleiste 15 Priorit ten hoch 22 niedrig 22 normal 22 Quelldaten anzeigen 18 schreiben 20 Signaturen 25 Status 26 suchen 17 bersicht 28 verfassen 20 verschieben 26 Verzeichnis bersicht 27 Visitenkarte anh ngen 25 Webseiteninhalt einf gen 25 weiterleiten 26 Wichtigkeit 22 E Mail als Anlage 161 E Mail Adressen 160 E Mail Server 4 Eigene Beitr ge 121 Eigenschaften Kontextmen 156 Eingabemaske 5 Einstellungen 139 allgemein 152 Aktualisierungsintervall 152 168 Best tigung neue Termine 163 Datumsformat 153 Hover 153 Konfiguration sichern 152 Optionendialog 152 Schnelleinstellungen 153 Sprachauswahl 153 Theme 152 Visuelle Effekte 153 W hrungsformat 153 Zeitformat 153 Zeitzone 153 Aufgaben 164 Aufgabenbenachrichtigung 164 165 Erinnerungsintervall 164 Standardansicht 164
303. te E Mail Adresse w hlen k nnen Gesucht wird in den Anzeigenamen und den E Mail Adressen Alle Eintr ge die die eingegebenen Zeichen enthalten werden ausgegeben Nachrichten weiterleiten als Hier k nnen Sie festlegen in welcher Form E Mails an andere Benutzer weitergeleitet werden sollen Es gibt die zwei Optionen Inline und Anlage W hlen Sie Inline wird eine E Mail Nachricht die Sie an einen anderen Benutzer weiterleiten innerhalb der E Mail angezeigt Die Option Anlage hingegen sorgt daf r dass weitergeleitete Nachrichten beim Empf nger als E Mail Anlage ankommen Nachrichten formatieren als Hier k nnen Sie eine Formatierung f r Ihre E Mails w hlen Sie haben dabei die Wahl zwischen HTML Nur Text und HTML und Text Wird hier das Zulassen von HTML fomatierten E Mails aktiviert wird Ihnen beim Verfassen einer neuen E Mail ein HTML Editor eingeblendet Aktivieren Sie hingegen Nur Text wird der HTML Editor ausgeblendet Zeilenumbruch nach Hier legen Sie fest nach wie vielen Zeichen ein Zeilenumbruch erfolgen soll Geben Sie daf r einfach die gew nschte Zeichenzahl in das Eingabefeld ein Voreingestellt ist ein Zeilenumbruch nach 80 Zeichen Standard Sender Adresse Hier w hlen Sie aus welche E Mail Adresse als Sender Adresse vorgeben wird wenn Sie eine E Mail senden E Mail Entwurf automatisch speichern Hier legen Sie fest in welchen Intervallen der E Mail Text den Sie gerade verfassen im Ordner Entw rfe gespeiche
304. te Elemente aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Bearbeitungsrechte nicht einger umt ist es Ihnen nicht m glich Elemente aus diesen Ordnern zu bearbeiten 5 12 4 Verkn pfungen aus Aufgaben entfernen Um Verkn pfungen aus Aufgaben zu entfernen stellen Sie zun chst die zu ndernde Aufgabe in der Ansicht H Split dar Setzen Sie in der Anzeige das Register Verkn pfungen aktiv selektieren diejenige n Verkn pfung en die Sie aus dieser Aufgabe entfernen wollen und klicken dann im Panelabschnitt Verkn pfung auf Entfernen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie die gew hlte n Verkn pfung en wirklich entfernen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden die selektierten Verkn pfungen unwiderruflich aus der Aufgabe entfernt i Verkn pfungen aus Aufgaben entfernen Wenn Sie Verkn pfungen aus Aufgaben entfernen entfernen Sie damit lediglich die Verbin dungen zwischen den Aufgaben und den verkn pften Elementen Die verkn pften Elemente werden hierbei nicht gel scht 119 Verkn pfungen aus Aufgaben entfernen Wollen Sie Verkn pfungen aus Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufga benordnern anderer Benutzer entfernen ben tigen Sie Leserechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist die Funktion Ent fernen im Pane
305. te eine E Mail zu schicken Das Flag das Sie der Verteilerliste zugewiesen haben e Alle E Mail Adressen der Verteilerliste e Das Register Zus tzlich Dieses enth lt Die Namen und Vornamen der Mitglieder der Verteilerliste e Die E Mail Adressen der Mitglieder der Verteilerliste Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail e Das Register Anlagen Verkn pfungen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen und Verkn pfungen Falls die Verteilerliste Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt e Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Falls die Verteilerliste Verkn pfungen enth lt werden f r jede Verkn pfung die folgenden Elemente angezeigt Der Name und der Typ der Verkn pfung e Das Icon um die Detailansicht der Verkn pfung anzuzeigen Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren 3 4 Kontakte erstellen Um neue Kontakte in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw frei gegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 37 Neue Kontakte im Modul Kontakte erstellen Beachten Sie dass die Vorgehensweise zum Erstellen neuer Verteilerlisten von den nachstehenden Beschreibungen ab
306. tels derer Sie Ihre Kontakte zur besseren Unterscheidung kenn zeichnen k nnen um somit z B Kunden von Lieferanten abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels 3 2 1 1 Kontakte filtern Sollten Sie sehr viele Kontakte verwalten k nnen Sie mithilfe der Schnellfilter Leiste die dargestellten Kontakte filtern um so die Zahl der angezeigten Kontakte und Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen Weitere Informationen zur Schnellfilter Leiste finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 2 2 Ansicht Adresskarten dieses Kapitels 3 2 1 2 Kontakte sortieren Sie k nnen die Anzeigeliste der Kontakte sortieren nach den Feldern Name Firma Stadt Telefon gesch ftlich Mobiltelefon oder Flag wahlweise in alphabetisch auf oder absteigender Reihenfolge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Kontakte sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Kontakte nach dem Feld Firma in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechenden Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen 32 Ansicht Adresskarten erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der darg
307. tur klicken Sie im Panel Abschnitt Speichern auf das entsprechende Speicher Symbol M chten Sie eine bestehende Signatur ver ndern so w hlen Sie die zu bearbeitende Signatur aus und klicken im Panelabschnitt Signaturen auf Bearbeiten Beschreibung und Text der ausgew hlten Signatur erscheinen daraufhin im sich ffnenden Pop up Fenster Hier k nnen Sie nun nderungen vornehmen Wenn Sie alle durchgef hrt haben klicken Sie auf OK und dann im Panelabschnitt Speichern auf das entsprechende Symbol Um eine Signatur zu l schen w hlen Sie die entsprechende Signatur im Auswahlfeld Verf gbare Signaturen aus Klicken Sie dann auf die Panel Funktion Ent fernen um die Signatur zu l schen 8 9 Optionen f r das Modul Kalender 8 9 1 Einstellungen F r das Modul Kalender stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung In die Optionenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Kalender Unterordner Einstellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Kalender Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Intervall in Minuten Hier k nnen Sie die Darstellung des Kalenders beeinflussen Sie haben dabei die Wahl zwischen den Intervallen 5 10 15 20 30 und 60 Minuten W hlen Sie bei spielsweise 5 als Intervall dann erhalten Sie je eine Zeile pro 5 Minuten zum Eintragen von Terminen Bei 30 wird die Ansicht nicht so stark untergliedert und es wird nur eine Zeile pro 30 Minute
308. u verbinden Sie k nnen zu allen InfoStore Eintr gen aus Ihrem pers nli chen InfoStore Ordner sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt beliebig viele Verkn pfungen zu anderen InfoStore Eintr gen und oder anderen Elementen wie Terminen Aufgaben oder Kon takten anlegen 6 13 1 Verkn pfungen zu InfoStore Eintr gen erstellen Um in einem InfoStore Eintrag neue Verkn pfungen zu einem anderen InfoStore Eintrag bzw zu einem anderen Element anzulegen selektieren Sie den entsprechenden InfoStore Eintrag und klicken dann im Panel Abschnitt Verkn pfung auf Start Der Titel des Panelabschnitts Verkn pfung wird zur Darstellung des aktiven Verkn pfungsvor gangs farbig hervorgehoben und Sie k nnen jetzt zu dem Element navigieren das Sie mit dem zuvor ausgew hlten InfoStore Eintrag verkn pfen m chten Verwenden Sie die Funktionen aus dem Bereich 0OX Module oder die Ordner aus dem Ordner baum um zu dem zu verkn pfenden Element zu navigieren M chten Sie z B den ausgew hlten InfoStore Eintrag mit einer Aufgabe aus Ihrem pers nlichen Aufgabenordner verkn pfen klicken Sie im Bereich OX Module auf das Symbol Aufgaben um so diesen Ordner zu ffnen und eine bestimmte Aufgabe aus diesem Ordner selektieren zu k nnen 129 Verkn pfungen zu InfoStore Eintr gen erstellen Wollen Sie den ausgew hlten InfoStore Eintrag mit einem Eleme
309. uen Kontakt ein geben dieses Kapitels 3 4 2 Neue Kontakte aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Kontakte befinden k nnen Sie neue Kontakte anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Server Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Kontakt Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt EN Zielordner f r neue Kontakte Da Sie Kontakte nur in Kontaktordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Kon takte aus anderen Modulen des Open Xchange Server automatisch Ihr pers nlicher Kontak tordner Ordner Kontakte als Zielordner voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Kontakte in anderen pers nlichen oder in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer abspeichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten des neuen Kontakts einen anderen Zielordner w hlen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 3 4 5 Daten f r neuen Kontakt eingeben 38 Neuen Kontakt aus einer E Mail Adresse erstellen 3 4 3 Neuen Kontakt aus einer E Mail Adresse erstellen Sie k nnen einen neuen Kontakt aus einer E Mail Adresse einer empfangenen oder gesendeten E Mail erstellen indem Sie eine Drag an
310. uf einzelne Kontakte und Verteilerlisten Weiterf hrende Informationen zur Handhabung von Verteilerlisten finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 14 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen dieses Kapitels 3 1 1 Pers nliche Kontakte Innerhalb Ihrer pers nlichen Kontakte erfassen Sie alle pers nlichen Kontakte zu Gesch ftspartnern Kunden und Lieferanten etc sowie Ihre privaten Kontakte wie z B Freunde und Bekannte Wenn Sie das Modul Kontakte ber das Symbol Kontakte aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen immer Ihre pers nlichen Kontakte einzelne Kontakte sowie Verteilerlisten aus dem 29 ffentliche Kontakte Ordner Kontakte angezeigt Alternativ hierzu k nnen Sie den Ordner Kontakte auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken Haben Sie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Kontaktordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Kontakte unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fallbeispiel k nnen Sie auf diese Kontaktordner nur ber den Ordnerbaum zugreifen a A C EE Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung v A I ke D D g Fa A Bearbeiten T Duplizieren Adresskarten Ik a Start x F L schen E4 verschieben Telefonliste P Zur cksetzen Ende Ordne a Drucke Kopieren Detail r amp Timo Meier a P n A E Mail 2 3 FA Kalender Kontakte Pers nliche Ordner Kontakte
311. ufgabenstatus bzw Bearbeitungsfortschritt ndern M chten Sie den Status bzw den Bearbeitungsfortschritt einer Aufgabe ndern verwenden Sie hierzu die entsprechenden Optionen im Fenster Aufgabe bearbeiten Aufgaben deren Status Sie auf Erledigt setzen werden nach dem Speichern Ihrer nderung in den Ansichten Liste und H Split durchgestrichen dargestellt Setzen Sie den Status der aktuellen Instanz einer Serienaufgabe auf Erledigt f gt dies der Liste Ihrer Aufgaben automatisch die n chste Instanz dieser Serienaufgabe hinzu sofern diese Serienaufgabe noch nicht beendet ist Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf Speichern um Ihre nderungen abzuspeichern und das Fenster Aufgabe bearbeiten zu schlie en Um Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen markieren Sie in einer Listenansicht eine oder meh rere Aufgaben Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgabe auf Als erledigt markieren Tipp Sie k nnen diese Funktion auch ber das Kontextmen aufrufen Aufgaben die erledigt sind werden abgeschw cht und durchgestrichen dargestellt 47 Teilnehmer benachrichtigen Wenn Sie Aufgaben bearbeiten und Ihre nderungen abspeichern werden wiederum E Mail Benachrichtigungen an alle Teilnehmer versandt sofern Sie diese Option im Fenster Aufgabe bearbeiten aktiviert haben 5 5 3 Aufgabenbest tigungen ndern M chten Sie Ihre Best tigung einer Aufgabe ndern z B vom Status Akzeptiert
312. ufl sung von 1024 x 768 voraus Eine h here Bildschirmaufl sung erh ht den Bedienkomfort des Open Xchange Server Eine niedrigere Bildschirmaufl sung kann sich auf die Darstellung der Funktionen im Panel aus wirken Es k nnten weniger Funktionen auf einen Blick angezeigt werden Alle Funktionen lassen sich jedoch mit Hilfe der Pfeile im Panel schrittweise expandieren Es wird bei einer geringen Aufl sung empfohlen in den allgemeinen Einstellungen die InfoBox zu deaktivieren und dann den Ordnerbaum ber den Anfasser zwischen Ordnerbaum und MiniKalender gr er zu ziehen Auch das Umschalten der Modulleiste in die horizontale Symbolansicht spart Platz siehe Abschnitt 1 3 Die Modulleiste 1 1 2 Abmelden Logout Bei Beenden Ihrer Sitzung sollten Sie sich in jedem Fall von der Groupware abmelden Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfl che Abmelden in der rechten oberen Ecke der Groupware Oberfl che Die Startseite 1 2 1 3 Die Startseite Nach dem Anmelden an der Groupware werden Sie sofort ber neue Termine oder Aufgaben informiert Falls Sie zu einem Termin eingeladen wurden erhalten Sie ein Pop up Fenster Darin wird der Termin kurz beschrieben und Sie haben die M glichkeit zuzustimmen oder abzulehnen Die Startseite gibt Ihnen einen berblick ber wichtige Daten Sie dient als Informationszentrale und als bersicht ber Ihre heute anfallenden Termine und Aufgaben Es werden standardm
313. und freigegebene Ordner Die ffentlichen Ordner stehen allen Benutzern oder Gruppen von Benutzern zur Verf gung Dies wird vom Administrator festgelegt Der Zugriff kann f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen verwehrt werden Dies macht zum Beispiel dann Sinn wenn ein Gastzugang vergeben werden soll der Gast jedoch nicht alle internen oder Kundendaten einsehen k nnen soll Freigegebene Ordner sind Ordner eines Benutzers die dieser f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigegeben hat Sobald ein Benutzer in einem f r ihn freigegebenen Ordner eine Aktion durchf hrt handelt er im Namen des Benutzers dem dieser Ordner geh rt Legt ein Benutzer hingegen in einem ffentlichen Ordner ein Objekt an handelt er in seinem eigenen Namen und das Objekt wird auf seinen Namen angelegt 8 13 1 Ordner freigeben Ihre Ordner k nnen Sie f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und Eigenschaften w hlen Im Fenster Eigenschaften w hlen Sie nun die Karteikarte Berechtigungen Zum Hinzuf gen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe und f r die anschlie ende Rechte vergabe klicken Sie in der Sektion Benutzer des Panels auf Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe ausw hlen und hinzuf gen k nnen Selektieren Sie hierf r einen Eintrag aus der Liste mit der linken Maustaste und klicken Sie auf Hinzuf gen berne
314. ungsabfragen beantworten Sie k nnen Best tigungsabfragen mittels der nachfolgend beschriebenen Optionen beantworten falls gew nscht k nnen Sie Ihre Antworten optional mit begleitenden Anmerkungen versehen Akzeptieren Best tigt Ihre Teilnahme an diesem Termin setzt Ihren Teilnahmestatus auf Akzeptiert und schlie t das Fenster Ablehnen Lehnt Ihre Teilnahme an diesem Termin ab setzt Ihren Teilnahmestatus auf Abge lehnt und schlie t das Fenster Vorl ufig Best tigt Ihre Teilnahme an diesem Termin unter Vorbehalt setzt Ihren Teilnahme status auf Vorl ufig und schlie t das Fenster Sp ter Schlie t das Fenster ohne Beantwortung Ihr Teilnahmestatus zu diesem Termin bleibt hiermit solange auf Wartestatus bis Sie diesen Termin entweder best tigen oder ablehnen Sofern der Termin noch nicht verstrichen ist erhalten Sie wiederholt Best tigungsabfragen zu diesem bislang unbeanworteten Termin EN Automatische Aktualisierung der Ansicht Es ist dringend zu empfehlen die automatische Aktualisierung der Ansicht innerhalb der Einstellungen zu aktivieren da Sie ansonsten Gefahr laufen ber kurzfristig anberaumte Termine zu sp t informiert zu werden Weitere Infos zur automatischen Aktualisierung der Ansicht finden Sie im Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs Wenn der Terminersteller diesen Termin in einem seiner pers nlichen Kalenderordner angelegt hat sehen Sie den Termin in Ihrem pers nlichen Kalenderordner
315. ur Verwaltung zus tzlicher Daten des neu zu erstellenden Kontakts Hier k nnen Sie eine weitere Adresse z B eine Urlaubsanschrift sowie zugeh rige Kontaktdaten hinterlegen Dar ber hinaus k nnen Sie in den dynamischen Feldern eigene Daten zum Kontakt erfassen zu denen es im Open Xchange Server keine vorgegebenen Felder gibt 3 4 6 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit dem neuen Kontakt in Beziehung stehen wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen etc direkt mit dem Kontakt verbinden k nnen Sie dem Kontakt die entsprechenden Dateien als Anlagen hin zuf gen Beachten Sie dass Sie um Kontakten Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie Kontakten keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell ver f gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox Um neu zu erstellenden Kontakten Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Anlage hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf
316. usplatz 9 13 n A 3 29 30 112 47875 Krefeld 40224 D sseldorf 65187 Wiesbaden 66104 Saarbr cken R 45 a A 5 6 7 89 02151 344377 8 0221 599559 62 0611 81 4430 0681 609 6351 S z tbecker ties r us eu eimermacher duesseldor ty isabella fernandez lopas com reiner haller saarpower de T 46 10 11 12 13 14 1516 u 47 147 18 19 0 A 223 E Dettmer Simone B Einkauf E Fournaise Claude r E Heikaus Torsten 43 2 25 l 27 23 2930 Marktplatz 30 10 Rue des R collets Am alten Hafen 124 x 92224 Amberg 57000 Metz 27568 Bremerhaven 09621 378107 10 03 87 85 41 63 0471 950820 51 Alle L Heute dr simone dettmer sumag com cfour linexp com torsten heikaus vhs bremen de InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 7 Datei 0 17 Abbildung 3 1 Das Modul Kontakte 3 1 Kontaktarten und Zugriff 9 77 MB 4 88 GB Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Kontakte als auch mittels Verteilerlisten zusammengefasste Kontakte verwalten Letzteres ist z B hilfreich wenn Sie allen Mitarbeitern einer Abteilung eine Information per E Mail zukommen lassen m chten statt diese E Mail an viele einzelne Kontakte zu versenden adressieren Sie Ihre Nachricht nur an die entsprechende Verteilerliste die daf r sorgt dass alle in ihr erfassten Kontakte Ihre Mitteilung erhalten Da Verteilerlisten lediglich eine Sonderform der Kontakte darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nachfolgenden Angaben gleicherma en a
317. weicht Der Prozess zur Erstellung neuer Verteilerlisten wird in dem Abschnitt Abschnitt 3 14 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen dieses Kapitels erl utert 3 4 1 Neue Kontakte im Modul Kontakte erstellen Wenn Sie das Modul Kontakte ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt Hierbei ist es unerheblich ob das Panel bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte stets das zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie ber einen Doppelklick in der Listen und Kartenansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Kontakte das Fenster zum Erstellen eines neuen Kontakts ffnen Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Kontakte eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie den neuen Kontakt in Ihrem pers nlichen Kontaktordner Ordner Kontakte anlegen oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 3 4 5 Daten f r ne
318. ynamic Field 1 20 Tabelle 8 2 Zuordnung der Datenfelder einer CSV Datei 8 1 4 2 MS Outlook CSV Datei Unterst tzt werden MS Outlook CSV Dateien die Sie mit der Exportfunktion in MS Outlook erzeugen So erzeugen Sie in MS Outlook eine CSV Datei die f r den Import in die Groupware geeignet ist 1 W hlen Sie den Men punkt Datei Importieren Exportieren 2 W hlen Sie im Dialogfenster Import Export Assistent den Eintrag Exportieren in eine Datei Klicken Sie auf Weiter 3 W hlen Sie den Eintrag Kommagetrennte Werte Windows Klicken Sie auf Weiter 4 W hlen Sie den Kontaktordner den Sie exportieren m chten Klicken Sie auf Weiter 5 Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedatei fest Klicken Sie auf Weiter 6 Um den Exportvorgang abzuschlieben klicken Sie auf Fertig Stellen Hinweise Lassen Sie die Checkbox Kontakte exportieren aus Felder zuordnen Lassen Sie die Standardzuordnung unver ndert eingeschaltet Klicken Sie nicht auf Die entstandene CSV Datei enth lt alle Datenfelder der exportierten Kontakte Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert Abrechnungsinformation Autotelefon Fax gesch ftlich Geburtstag Kinder Mobiltelefon Name des der Vorgesetzten Abteilung Beruf Fax privat Jahrestag Land gesch ftlich Nachname Notizen Anrede E Mail 2 Adresse Firma Kategorien Land privat Name Assistent Organisations Nr 147 Kontakt
319. zelne Aufgaben sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich die gew nschte Aufgaben in der Ansicht H Split anzeigen und klicken dann im Panelabschnitt Aufgaben auf die Funk tion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten der zuvor ausgew hlten Aufgabe angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten der Aufgabe auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 5 7 2 Listen von Aufgaben drucken Der Listenausdruck mehrerer Aufgaben ist nur aus der Ansicht Liste oder H Split m glich Ausgedruckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in diesen Ansichten angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leere Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Aufgaben eines bestimmten Aufgabenordners gedruckt 5 7 2 1 Zu druckende Aufgaben sortieren und selektieren Um Listen von Aufgaben zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste oder H Split des entsprechenden Aufgabenordners aktuell da nur hieraus ein Listenausdruck ausgef hrt werden kann Filtern Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Aufgaben mithilfe der Panel Funktion Suchen um die Anzeige und
320. zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht Das Register Versionen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Versionen Falls der InfoStore Eintrag Anlagen enth lt werden die folgenden Elemente angezeigt e Die Schaltfl che Plus bzw Minus um Detailinformationen zur Anlage ein bzw auszublen den e Die Versionsnummer das Dateityp Icon und den Dateinamen der Anlage des InfoStore Eintrags e Die Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Das Register Verkn pfungen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Verkn pfungen Falls der InfoStore Eintrag Verkn pfungen enth lt werden f r jede Verkn pfung die folgenden Elemente angezeigt Der Name und der Typ der Verkn pfung e Das Icon um die Detailansicht der Verkn pfung anzuzeigen Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren InfoStore Eintrag anlegen Wenn Sie das Modul In oStore ge ffnet haben klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neu Hierbei ist es unerheblich ob das Panel expandiert ist oder nicht in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer InfoStore Eintr ge stets das zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie das Fenster zum Erzeugen eines neuen InfoStore Eintrags ffnen indem Sie in der Listen und H Split Ansicht in eine freie Zeile unterhalb der Liste doppelklicken Sie k nnen auch in jedem anderen Modul unter Neu das InfoStore Symbol zum Anlegen eines n

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