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1. 22220002002000nnnnneesnnneneesnnnnneesnnnn 33 7 TEIMINAlneus2usu Beeren 34 7 1 Anmeldung mit PIN COg4e n un nenne 35 7 2 Einfache Zellenlassung enean E E a a a ai 35 7 3 Automatische Abmeldung eesseeseeseersressreressreressreressrererererersserereseressrererereresereres 36 8 Administalor Bereich a ee a e e 37 8 1 Benulzer veiWwallen 2 ne T 38 8 1 1 Benutzer hinzuf gen uu00ss0000ssnneeeneeesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnne 38 8 1 2 Ben lzerbearbeltlen a erahnen 38 8 1 3 Benulzer l schen ua T A E E OT TTO OE 38 8 1 4 Felder und Einstellungen eines Benutzers eesssserssereresererersrererereres 39 8 2 Ben lzer Pronle verw llen u 2 2 sen a 42 8 2 1 Benutzer Profil hinzuf gen su nun a 42 8 2 2 Benutzer Profil bearbeiten 22222222220200000000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnee en 42 8 2 3 Benuizer Profill schena s mnu u nee 42 8 2 4 Felder und Einstellungen eines Benutzer Profils 22002220000 43 8 2 5 Benutzer Profil duplizieren Kopie erstellen 00 000ese i o 46 8 3 Benutzer Gruppen verwalten 2200222200020200000nenennnnnennenennnenenennnnnnnnnnnnenenenenenene 47 8 3 1 Benutzer Gruppe hinzuf gen esesssessseeeersssssssssseressssssssesrrerssssssserreresessses 47 8 3 2 Benutzer Gruppe bearbeiten unsessersesrereserereserererererere
2. Auflistung Ihres aktuellen Urlaubskontos finden Sie au erdem auf Ihrem Monafsreport siehe Kapitel 5 Seite 10 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Halbtags Urlaub Sofern durch den Administrator freigeschalten haben Sie neben dem Ganztags Urlaub auch die M glichkeit einen Halbtags Urlaub einzutragen Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol f r den Halbtagsurlaub und w hlen Sie neben dem Datum auch den Zeitraum Vormittag bis 12 00 oder Nachmittag ab 12 00 um den Urlaub entsprechend mit halber Tages Soll Arbeitszeit einzutragen Einfach Erweitert Urlaub Beantragen Sie hier Ihre neuen Urlaubstage Tragen Sie hier einen Zeitraum ein den Sie als Urlaub buchen m chten Tage die laut Ihrer Soll Arbeitszeit nicht als Arbeitstage gelten zB Wochenenden werden dabei automatisch ausgenommen Noch verbleibender Urlaub Urlaubskonto 23 Tage bis 01 01 2015 48 Tage bis 01 01 2016 Zeitraum 21 07 2014 Vormittag bis 12 00 0 5 Urlaubstage 1 Sonderurlaub Buchungsnotiz Anlass URLAUB BEANTRAGEN Hinweis Ein Halbtags Urlaub kann au erdem nur gebucht werden wenn die Soll Arbeitszeit des gew hlten Tages mindestens 8 Stunden betr gt Zusammen mit anderen Buchungen darf dabei die Tages Soll Arbeitszeit auch nicht berschritten werden Urlaubsantr ge Mit GONG haben Sie die M glichkeit Ihren Urlaubsanftrags und Pr fungs Prozess vollst ndig elektronisch abzubilden Wen
3. Der Urlaubskalender ist ber die angezeigte Adresse URL erreichbar und kann ber eine beliebige Kalenderanwendung abgerufen werden sofern diese das Abonnieren eines Kalenders im iCalender Format ics erlaubt Auf den nachfolgenden Seiten finden Sie eine kurze Anleitung zur Einrichtung des Kalenders in einigen ausgew hlten Kalenderanwendungen sowohl auf Smartphones als auch in Desktop Anwendungen 6 3 1 Einrichtung unter Android Je nachdem welche Kalender Anwendung Sie unter Android verwenden unterscheidet sich die Vorgehensweise zur Einrichtung des GONG Urlaubskalenders im iCalender Format ics Wenn Sie bereits ein Google Konto haben und den Google Kalender verwenden k nnen Sie die Anleitung unter 6 3 2 Einrichtung in Google Kalender befolgen um den Kalender ber die Web Oberfl che in Ihrem Google Konto einzurichten Im Men der Google Kalender Anwendung unter Android k nnen Sie dann den entsprechenden Kalender unter zu synchronisierende Kalender aktivieren und anzeigen lassen Seite 29 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 3 2 Einrichtung in Google Kalender Klicken Sie in der Kalenderansicht im linken Navigafionsbereich neben Weitere Kalender auf das kleine Pfeilsymbol um das Optionsmen f r weitere Aktionen zu ffnen W hlen Sie dann ber URL hinzuf gen und geben Sie unter URL einfach die in GONG angezeigte Kalender Adresse ein z B https domain com webcal webc
4. Benutzerhandbuch Version 1 32 2015 01 25 COPYRIGHT 2015 MEDIA DATA IKT GMBH ALLE RECHTE VORBEHALTEN stora n eerw usr GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Inhaltsverzeichnis l SyYsStemanlordetu ngen ereraa nu 4 2 Anmeldung T EE T EAA E 4 3 LENEN ASSUNO 2 0 ne 5 Sl SEIEN aUIPAU nu sun s 3 2 Neue Buchung erstellen 222200202200020senneneennnenennnenennnnnnnnnnenennnenensnenennnnenenn 6 3 2 1 Einfache BUENUNG ua 6 3 2 2 Erweiterte BUCHUNG 2 2 00 0 eier 9 3 23 VLIOUBSDUC HUNG rnu ee Eee 10 3 24 LA BUC HUNG ee ee ae ee ee ee Sa 13 3 3 Bestehende Buchungen ansehen und bearbeiten 0 22222000222c2000i 14 3 3 1 Zeitraum ausw hlen Monatsauswanhl 0000000000200000eeeennnnnnnnneneee 14 3 3 2 BUChUNGgSUBERSICHT u una 14 3 3 3 Buchungsnoltiz bearbeiten 2222000020sseennnennesnnnnnnennnnnnnennnnennennnnennn 16 3 34 BUCHUNG IOSchen nes see 16 333 9 gt NIOgGlAlIKEN scene 17 3 4 Automatische Buchungsvorg nge uuuueesnnnnnsnnnenneeesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 19 3 4 1 Laufende Zeitaufzeichnung wurde nicht am selben Tag beendet 19 3 4 2 Maximale Tages Arbeitszeit wurde erreicht 2022000020eee nenn 19 3 4 3 Gesetzliche Ruhepause Mittagspause wurde nicht eingehalten 20 3 4 4 Automatisches Starten der Zeitaufzeichnung
5. Klicken Sie schlie lich auf URLAUB BEANTRAGEN um einen elektronischen Urlaubsanftrag f r den gew hlten Zeitraum zu stellen mehr dazu nachfolgend unter Urlaubsantr ge Je nach Ihren vorgegebenen Benuftzereinstellungen kann der Urlaub m glicherweise auch direkt eingetragen werden URLAUB EINTRAGEN sodass kein Urlaubsanftrag n tig ist und die Buchung wie jede andere Buchung direkt eingetragen wird Einfach Erweitert Urlaub Beantragen Sie hier Ihre neuen Urlaubstage Tragen Sie hier einen Zeitraum ein den Sie als Urlaub buchen m chten Tage die laut Ihrer Soll Arbeitszeit nicht als Arbeitstage gelten zB Wochenenden werden dabei automatisch ausgenommen Noch verbleibender Urlaub Urlaubskonto 23 Tage bis 01 01 2015 48 Tage bis 01 01 2016 9 Zeitraum 21 07 2014 bis 30 07 2014 8 Urlaubstage C Sonderurlaub Buchungsnotiz Anlass URLAUB BEANTRAGEN H nweis Die einzelnen Urlaubsbuchungen werden genau wie jede andere Buchung bei den bestehenden Buchungen angezeigt und k nnen somit bei Bedarf auch wieder gel scht werden siehe 3 3 M Da Urlaubszeit immer nur tageweise oder halbtageweise gutgeschrieben wird betr gt die Dauer der Urlaubsbuchung exakt der Dauer Ihrer Tages Soll Arbeitszeiten bzw der halben Tages Soll Arbeitszeit Bei der Anzeige des verbleibenden Urlaubs werden auch zuk nftige sowie nicht genehmigte vorl ufige Urlaubsbuchungen mifteingerechneft und abgezogen Eine
6. 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 1 Benutzer verwalten Unter Bestehende Benutzer werden alle im System vorhandenen Benutzer Konten aufgelistet und Sie haben die M glichkeit neue Benutzer anzulegen oder bestehende Benutzer zu bearbeiten bzw zu l schen Bestehende Benutzer Benutzer anlegen NEUEN BENUTZER HINZUF GEN BENUTZERNAME VORNAME NACHNAME AKTIV ADMIN PROFIL admin admin Ja Ja default f R mustermann Max Mustermann Ja Nein Standardprofil 38 5 WS f XR Benutzerliste Benutzer bearbeiten Benutzer l schen 8 1 1 Benutzer hinzuf gen Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuen Benutzer hinzuf gen und geben Sie die entsorechenden Daten des Benutzers im erscheinenden Formular ein Nach einem Klick auf Benutzer anlegen wird das neue Benutzerkonto erstellt Alle verf gbaren Felder Einstellungen eines Benutzers sind im Kapitel 8 1 4 beschrieben 8 1 2 Benutzer bearbeiten Klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol in der Liste bestehender Benutzer neben dem Benutzer den Sie editieren m chten Nachdem Sie die entsprechenden Felder und Einstellungen bearbeitet haben klicken Sie auf Speichern um die nderungen zu bernehmen und wirksam zu machen Alle verf gbaren Felder Einstellungen eines Benutzers sind im Kapitel 8 1 4 beschrieben 8 1 3 Benutzer l schen Klicken Sie auf das L sch Symbol in der Liste bestehender Benutzer neben dem Benutzer den Sie l schen m chten Wenn Sie nun auf der
7. Benutzer Gruppe hinzuf gen Klicken Sie auf die Schaltfl che Neue Gruppe hinzuf gen geben Sie den gew nschten Titel Namen der Gruppe an und w hlen Sie die gew nschten Benutzerkonten im erscheinenden Auswanhl Formular Nach einem Klick auf Gruppe hinzuf gen wird die neue Benuftzer Gruppe mit den selektierten Mitgliedern erstellt 8 3 2 Benutzer Gruppe bearbeiten Klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol in der Liste bestehender Benuftzer Gruppen neben der Gruppe die Sie editieren m chten Nachdem Sie die entsprechenden Felder und Einstellungen bearbeitet haben klicken Sie auf Speichern um die nderungen zu bernehmen und wirksam zu machen Seite 47 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 3 3 Benutzer Gruppe l schen Klicken Sie auf das L sch Symbol in der Liste bestehender Benutzer Gruppen neben der Gruppe die Sie l schen m chten Wenn Sie nun auf der darauf folgenden Best tigungsseite auf Gruppe l schen klicken wird die Benutzer Gruppe aus dem System gel scht Die einzelnen Benutzerkonten der gew hlten Benutzer Gruppe werden bei einem L schvorgang selbstverst ndlich nicht mitgel scht Seite 48 48
8. glich eingegeben und hinzugef gt werden Legen Sie dazu einfach das Datum fest und geben Sie die gew nschte Start Uhrzeit und End Uhrzeit an Durch einen Klick auf die Schaltfl che neben den Uhrzeit Eingabefeldern wird jeweils die aktuelle Zeit inklusive dem heutigen Datum eingef gt hnlich zur einfachen Buchung siehe 3 2 1 k nnen Sie auch hier den Buchungs Typ und Multiplikator w hlen und sehen auch gleich die berechnete Dauer der neuen Buchung Neben dem Buchungs Typ finden Sie auch eine Schaltfl che zum Hinzuf gen bzw Bearbeiten der Buchungsnotiz Klicken Sie auf die blaue Schaltfl che EINTRAGEN um die Buchung mit den gew hlten Eigenschaften einzutragen und zu speichern Einfach Erweitert Urlaub Datum dd mm yyyYy Buchungs Typ Arbeitszeit Start Zeit hhmm Multiplikator 10 15 20 End Zeit hh mm Ec Dauer Oh 0 m 00s C Ganzt giger Eintrag Reale Dauer h 0 m 00s Wenn Sie Buchungen gleich ber den ganzen Tag bzw mehrere Tage anlegen m chten klicken Sie auf Ganzt giger Eintrag um zu einer zweiten Eingabemaske zu wechseln Nachdem Sie ein Start Datum und End Datum optional gew hlt haben wird die summierte Dauer der Soll Arbeitszeiten der gew hlten Tage automatisch berechnet und angezeigt Dauer bzw Reale Dauer Je nach Ihrer hinterlegten fiktiven Normal arbeitszeit pro Tag werden durch diese Aktion eine oder mehrere Buchungen angelegt Einfach Erweitert Urlaub Buchungs Typ
9. s 2222200sseeeeeeeee 20 3 4 5 Erlaubter Buchungszeitraum wurde berschritten 0 00002220000 o 2 3 4 6 berstundengrenze wurde erreicht uncesenesseeseenennsennennnnnsennennennennenn 22 3 4 7 berlappung mit bestehender Buchung 022022422222202nunnensennenneennennen 22 A AUSWERTEN see 23 AUSOODE 2 2 ee 24 5 1 sefenaulBaU a u a el 24 5 2 Monatsreport generieren und abgeben 2222200022ssseonnnennennnnennensnnenneeen 25 5 3 Liste bestehender Monatsreporfs 222000202000000000nnennnnenenennnnnennnnnnnnenenenenene 25 5 4 Monatsreport l schen und Monat entsperren 22222s0s0202sseenennnenneennennnenneen 27 Seite2 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 EINSIENUNGER nisn T 28 6l Passwom andern arena 28 62 PIN Code ande 2 2 2 2e een A A EE 28 6 3 Urlaubskalender abonnieren importieren u0202000000000nenenenenenenenn 29 6 3 1 Einrichtung unter Android seeeesesserssersresersrerereressreressrerersreressrsrereserereseres 29 6 3 2 Einrichtung in Google Kalender 0 222220000000seennnenensnnneneesnnneneesnnnn 30 6 3 3 Einrichtung in Microsoft Office Outlook 222222220000020neseeessnnnneneenenn 3 6 3 4 Einrichtung in iOS Kalender unter iPhone iPad 32 6 3 5 Einrichtung in Mac OS X Kalender
10. 00 03 00 12 00 hh m hhzm hh m hhm Zeit Von Bis 13 00 18 00 13 00 18 00 13 00 18 00 13 00 18 00 hh m hhm hh m hh m hh m hh m Soll Arbeitszeit ah Dom 9h 00m ah 00m ah 00m 4h 00m Die fiktive Normalarbeitszeit wird z B verwendet um eine ganzt gige Buchung siehe Kapitel 3 2 2 automatisch mit den richtigen fiktiven Uhrzeiten Zeitspannen eintragen zu k nnen Die resultierende Soll Arbeitszeit wird vor allem f r die Auswertung der Arbeitszeiten wie z B im Monafsreport ben tigt Durch die Soll Arbeitszeit und die Ist Arbeitszeiten die tats chlich gebuchte Arbeitszeit kann das Stundenkonto berstundenkontingent berechnet und ausgewertet werden Hinweis Geben Sie besonders Acht beim ndern des Benutzer Profils Arbeiftszeitprofils wenn dieses bereits einem oder mehreren Benutzern zugeordnet ist Damit ndert sich unmittelbar die Berechnung der Soll Arbeitszeit und der Differenz zur Ist Arbeitszeit innerhalb aller nicht gesperrter Monate Es wird daher empfohlen eine M wichtige nderung des Benutzer Profils nur am Monatsbeginn durchzuf hren nachdem alle Buchungen zuvor mit einem Monafsreporft abgeschlossen und gesperrt wurden Seite 44 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Kernarbeitszeit Geben Sie hier die gew nschte Kernarbeitszeit mit Zeitspannen Uhrzeit Von Bis f r jeden Tag Spalten Montag bis Sonntag an Pro Tag k nnen optional bis zu zwei Zeitspannen de
11. 20 21 22 23 24 25 ED 27 28 29 30 31 TO 8 Kalender Tag Woche Jahr Andere a Birthdays J r Informationen ber GONG Urlaubskalender lt Heute gt Name GONG Urlaubskalender Digg Sa So Abonniert WW gem sa webcal php ie 3 4 Ort Lokal i Entfernen Hinweise Anh nge 10 11 Zuletzt aktualisiert 30 Dezember 1 01 05 21 GMT 1 05 21 Automatisch aktualisieren Alle 15 Minuten ia 17 18 _ Hinweise ignorieren 24 25 J nner 2015 gt Mo Di Mi Do Fr Sa So amp 27 28 29 30 31 1234 5 6789101 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 ED ar 28 29 30 31 Seite 33 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 7 Terminal Da das Zeiterfassungs System GONG flexibel erweiterbar ist ist auch der Einsatz von beliebig vielen Terminals vorgesehen Eine station re Terminal Station erlaubt es den Benutzern zum Beispiel bei Engangsbereichen schnell und komfortabel Buchungen zu t tigen Die daf r vorgesehene Benuftzer Oberfl che ist f r die einfache Bedienung Mittels Touch Screens vorgesehen und ist dadurch auch wesentlich schlichter gestaltet Der bliche Ablauf einer Buchung ber das Terminal sieht vor sich bei jeder Benutzung kurz anzumelden um dann entweder eine neue Zeiterfassung zu starten oder eine laufende Zeiterfassung abzuschlie en Das Prinzip ist gut vergleichbar mit einer Stempeluhr wo beim Kommen eingestempelt wird um die Zeitaufzeichnung zu beginnen und beim Gehen ausgestempelt wird um die
12. 3 Automatische Abmeldung Nachdem Sie Ihre Buchung durchgef hrt haben k nnen Sie sich entweder sofort selbst abmelden indem Sie auf die Abmelde Schaltfl che Logout tippen oder Sie warten kurz auf die automatische Abmeldung Das System ist so aufgebaut dass Sie automatisch GONG 1 Logout nach einer gewissen Zeit etwa 10 Sekunden abgemeldet werden Somit wird sichergestellt P au dass sich der n chste Terminal Benutzer erneut a iia u selbst anmelden muss und keinen Zugriff auf Ihre Zeiterfassung bekommt Der Ablauf Ihrer noch verbleibenden Zeit bis zur Abmeldung wird ber einen r tlichen Fortschrittspalken siehe Abbildung angedeutet Um Sie bei bestimmten T tigkeiten oder Ausnahmen Situationen nicht unter Zeitdruck zu versetzen versucht das System automatisch zu ermitteln wie lange Sie voraussichtlich ben tigen werden um Ihren Buchungsvorgang durchzuf hren und passt dementsprechend die Zeitspanne bis zur automatischen Abmeldung an Seite 36 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 Administrator Bereich F r zentrale benutzer bergreifende Einstellungen und Aufgaben bietet GONG ausgew hlten Benutzern im Admin Bereich zahlreiche M glichkeiten und Funktionen welche in den folgenden Kapiteln n her beschrieben werden Als Admin gilt unter GONG jener Benutzer der spezielle Administrator Berechtigungen hat Es kann sich dabei auch um einen gew hnlichen Benutzer Mitarbeiter handeln der das Syste
13. 6h00m00s QX Seite 14 48 GONG Benutzerhandbuch e Tages bersicht Version 1 32 Zeigt zeilenweise alle Tage des gew hlten Monats und die jeweiligen einzelnen Buchungen pro Tag Die Soll Arbeitszeit und die jeweilige Ist Arbeitszeit Summe aller Einzelbuchungen werden so in kompakter Form angezeigt Bestehende Buchungen Einzelbuchungen Tages bersicht DATUM VON BIS TYP MULT SOLL IST DAUER Do 28 02 2013 4h 00m 00s 0s Fr 15 02 2013 5h 00m 00s 6h 00m 00s Ur C x Do 14 02 2013 4h 00m 00s 6h 38m 36s 4 a Ca X a RX Mi 13 02 2013 3h 00m 00s 0s Di 12 02 2013 2h 00m 00s 6h 00m 00s 09 30 00 15 30 00 Arbeitszeit 6h00m 005 CA Neben dem Datum der Start Uhrzeit Von der End Uhrzeit Bis jeder Buchung wird auch der Buchungs Typ und der gew hlte Multiplikator sowie die entsprechende Dauer angezeigt Symbole Da zu jeder Zeitaufzeichnung auch die tats chliche Buchungzszeit hinterlegt wird scheinen auch entsprechende Hinweissymbole in der Auswertung auf Fahren Sie mit der Maus ber die Symbole um weitere Informationen und Details dar ber zu erhalten Mo 08 04 2013 14 15 00 14 16 00 Arbeitszeit 1 0 1m00s 9 Mo 08 04 2013 14 10 03 K 14 12 31 Arbeitszeit 1 0 2m28s X Mo 08 04 2013 07 30 00 13 30 00 Arbeitszeit 1 0 6h00m 005 X Fr 05 04 2013 09 00 00 09 30 00 Arbeitszeit 1 0 30m00s 9 N us Die m glichen Symbole und ihre Bedeutungen werden hier kurz erl utert Symb
14. Benutzers gespeichert haben wird diese Auswahl bernommen und das Stundenkonto ersetzt Seite 41 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 2 Benutzer Profile verwalten Unter Benutzer Profile werden alle im System gespeicherten Benutzer Profile aufgelistet und Sie haben die M glichkeit neue Profile anzulegen oder bestehende Profile zu bearbeiten bzw zu l schen Benutzer Profil anl N Benutzer Profile TITEL ZUGEORDNET ZEITERFASSUNG SOLL ARBEITSZEITEN PRO WOCHE WOCHEN STO 20 Std Stufe B 1 mal gr gu gm 20 00 FR 40 Std Vollzeit 3 mal gun gu go go gm 40 00 FR Keine Zeiterfassung 5 mal Nein g go gi go qo 40 00 FR Liste der Profile Benutzer Profil oearbeiten Benutzer Profil l schen 8 2 1 Benutzer Profil hinzuf gen Klicken Sie auf die Schaltfl che Neues Profil hinzuf gen und geben Sie die entsorechenden Daten des Benutzer Profils im erscheinenden Formular ein Nach einem Klick auf Profil anlegen wird das neue Benutzer Profil erstellt Alle verf gbaren Felder Einstellungen eines Benutzer Profils sind im Kapitel 8 2 4 beschrieben 8 2 2 Benutzer Profil bearbeiten Klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol in der Liste bestehender Benutzer Profile neben dem Profil das Sie editieren m chten Nachdem Sie die entsorechenden Felder und Einstellungen bearbeitet haben klicken Sie auf Speichern um die nderungen zu bernehmen und wirksam zu machen Alle verf gbaren Felder Einstellungen e
15. Wenn Sie eine Buchung auf diese Weise nachtr glich abschlie en ist dies auch sp ter ersichtlich und wird neben der jeweiligen Buchungszeit angezeigt siehe 3 4 4 Automatisches Starten der Zeitaufzeichnung Je nach Arbeitszeitprofil kann es vorkommen dass Sie Ihre Zeiterfassung bereits vor dem erlaubten Buchungsbeginn starten m chten Um diesen fr hestm glichen Start Zeitpunkt nicht exakt abwarten zu m ssen erm glicht Ihnen das Zeiterfassungssystem ein automatisches Starten ab diesem Zeitpunkt Sie k nnen also bereits vor dem erlaubten Buchungszeitraum Ihre Zeiterfassung starten indem Sie einfach auf START klicken siehe Seite 20 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 2 1 sie werden dann jedoch darauf hingewiesen dass Ihre Zeiterfassung noch nicht wirklich l uft sondern erst nach einer gewissen Zeit automatisch gestartet wird Einfach Erweitert Urlaub Buchungs Typ Arbeitszeit D gt START Multiplikator 10 41 5 20 Dauer h 00m 0 s Zeitaufzeichnung Startet automatisch in Oh 01m 593 Klicken Sie auf Stop um die zu startende Zeitaufzeichnung zu Reale Dauer h 0 m 00s beenden und zu verwerfen Au erdem erscheint eine Benachrichtigung um Sie aktiv daran zu erinnern dass Ihre Arbeitszeit noch nicht wirklich beginnt zu z hlen Hinweis Da aufgrund Ihrer Arbeitszeitenregelung eine fr here Buchung nicht erlaubt ist beginnt Ihre Zeitaufzeichnung erst ab 20 05 2013 07 30 und wird dann automat
16. darauf folgenden Best ftigungsseite auf Benutzer l schen klicken wird das Benutzerkonto mit samt allen Einstellungen Zeiterfassungen und Monatsreporten entg ltig aus dem System gel scht HINWEIS Das zugeordnete Benutzer Profil wird beim L schen des Benutzers nicht mitgel scht da es m glicherweise auch noch anderen Benutzern zugeordnet ist Seite 38 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 1 4 Felder und Einstellungen eines Benutzers Beim Neuanlegen und Bearbeiten eines Benuftzer Kontos finden Sie folgende Felder und Einstellm glichkeiten die nachfolgend teilweise n her beschrieben werden Vorname Max Benutzer Profil standardprofil 36 5 WS Nachname Mustermann Benutzer ist aktiv fl Benutzername mustermann Benutzer hat Admin Rechte O Email Adresse mustermann domain com Passwort PIN Code Terminal KXXX Passwort wiederholen URLAUB amp ZEITAUSGLEICH Erster Antragspr fer Musterfrau Maria 4 Start der Urlaubsperiode Tagy 01 01 Zweiter Antragspr fer Huber Franz 11 Urlaubskontingent pro Jahr 35 Tage Email Benachrichtigung f r Antr ge aktiviert Fj Kein Urlaubskonto mitf hren Urlaub unverrechnet G Halbtags Urlaub erlauben O Stundenkonto setzen Urlaubskonto setzen Allgemein e Email Adresse Geben Sie die vollst ndige Email Adresse des Benutzers an Diese kann dann unter anderem verwendet werden um den Benutzer per Email ber wichtige Status nderungen des Zeiterfassungss
17. zuerst Das zus tzliche Eingabefeld Zeit Abzug gibt Ihnen optional die M glichkeit eine bestimmte Zeit von Ihrem Stundenkonto abzuziehen In Ausnahmef llen kann dies n tig sein um das Stundenkontfo zu verringern wenn dies mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde Dieser Zeit Abzug wird dann sowohl auf dem generierten PDF Report als auch in der Liste der bestehenden Monatsreports siehe 5 3 angezeigt 5 3 Liste bestehender Monatsreporis In einer zeilenweisen Darstellung sehen Sie alle bereits generierten und abgegebenen Monatsreports in chronologischer Reihenfolge Neben dem Jahr und Monat finden Sie eine Spalte f r die Monafts Summe der Soll Arbeitszeit im Vergleich zur Ist Arbeitszeit sowie den gew hlten optionalen Zeit Abzug und das aktuelle Stundenkonto bzw Urlaubskonto nach Vollendung des Monats JAHR MONAT SOLL IST DIFF ZEIT ABZUG STUNDENKONTO URLAUBSKONTO 2013 4 76 00 98 25 22 25 59 39 0 Tage 8 8 2013 3 76 00 88 54 12 54 35 00 37 15 0 Tage 8 8 2013 2 72 00 60 13 11 47 59 20 6 5 Tage 8 2013 1 78 00 81 51 03 51 71 08 8 5 Tage 58 2012 12 76 00 85 53 09 53 67 16 11 Tage 58 2012 11 78 00 111 57 33 57 33 57 12 5 Tage 58 Es wird Ihnen au erdem angezeigt wenn Ihr Administrator Ihr Stundenkonto bzw Urlaubskonto manuell gesetzt hat z B beim Anlegen Ihres Benutzers mit einem bereits existierenden Stundensaldo Seite 25 48 Version 1 32 GONG Benutzerhandbuch Monatsreport
18. 013 14 47 38 End Zeit 14 47 44 er ef Buchungs Typ Dienstgang Multiplikator 2 0 3 3 4 Buchung l schen Um Details zu einer bestimmten Buchung zu sehen oder die dazu hinterlegte Buchungsnofiz zu bearbeiten klicken Sie einfach auf das Notiz Symbol der entsprechenden Buchung Buchung l schen Mo 08 04 2013 07 30 00 13 30 00 amp Arbeitszeit 1 0 6h00m00s X Fr 05 04 2013 09 00 00 09 30 00 Arbeitszeit 1 0 30m 00s a X m mmam ana rain Er i P ILAR mm IN as Es ffnet sich eine neue Seite auf der Sie alle Details zur Buchung sehen Klicken Sie auf L SCHEN um die Buchung vollst ndig aus dem System zu l schen oder Abbrechen um zur ck zur Hauptseite zu gelangen Seite 16 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 3 5 Infografiken Alle bestehenden Buchungen des gew hlten Zeitraums Monats werden zus tzlich im oberen Bereich der Seite visuell dargestellt Monat 15hr 1 2 3 46 6 7 8 9 10 11 12X13 14 15 16 17 18 19X20 21 22 23 24 35 26X27 28 29 30 31 Sol 63h 20m 00s st 1h 51m 263 m Arbeitszeit m Dienstgang w Arztbesuch w Krankenstand w Dienstfreistellung Urlaub Rechts befindet sich ein Balkendiagramm auf dem Sie zu jedem Tag x Achse die Summe aller realen Buchungen des Tages y Achse sehen Wochenenden erkennen Sie durch die geschwungenen Klammern und Feiertage durch die eckigen Klammern um die Tages Nummern Die Farben der Balken stehen jeweils f r be
19. 7 49 05 U Arbeitszeit 1 0 35m365s 2 Di 04 06 2013 14 42 45 U 16 05 00 amp ZU Arbeitszeit 1 0 1h22m 155 9 Mo 03 06 2013 18 51 47 19 15 00 amp A Arbeitszeit 1 0 23m 13s P x Mo 03 06 2013 17 52 35 A 18 17 48 SA Arbeitszeit 1 0 25m13s 9 Mo 03 06 2013 16 28 16 GA 17 49 15 SA Arbeitszeit 1 0 1h20m59s 9 Mo 03 06 2013 07 31 17 12 45 00 U Arbeitszeit 1 0 5h13m43s 9 Die allgemeinen Anmelde Informationen im Kopf Bereich der Seite zeigen den aktuell angemeldeten Benutzer Namen sowie eine Schaltfl che zum Abmelden Logout Seite 5 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Die Auflistung aller bestehenden Buchungen sowie die bersichtsgrafiken geben Auskunft ber die Zeiterfassung und den aktuellen Status siehe 3 3 Im Mittelbereich befinden sich die Engabemasken zur Zeiterfassung hier k nnen ganz einfach neue Buchungen erstellt werden siehe 3 2 3 2 Neue Buchung erstellen Jede erfasste Buchung setzt sich zusammen aus Starf Zeit End Zeit Buchungs Typ und Multiplikator Buchungen k nnen jedoch auf mehrere unterschiedliche Arten eingegeben werden um flexible Arbeitsabl ufe zu gew hrleisten ber die Tab Reiter Einfach Erweitert und Urlaub gelangt man zu den verschiedenen Eingabearten die in den folgenden Unterkapiteln n her erkl rt werden 3 2 1 Einfache Buchung Im Tab Einfach kann eine Buchung zum aktuellen Zeitpunkt gestartet bzw eine bereits laufende Buchun
20. Arbeitszeit D star Datum dd mm yyyy Multiplikator 140 415 20 End Datum optional dd mm yyyYy Dauer Oh 00m 00s Wl Ganzt giger Eintrag Reale Dauer Oh 00m 00s Hinweis Wenn Sie eine Buchung nachtr glich eintragen ist dies auch sp ter ersichtlich und wird neben der jeweiligen Buchungszeit angezeigt siehe z B 3 3 2 M Ganzt gige Buchungen sind au erdem nur f r die Buchungs Typen Arztbesuch Krankenstand und Diensffreistellung erlaubt alle anderen Buchungs Typen m ssen mit exakter Start und End Zeit angegeben werden Seite 9 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 2 3 Urlaubsbuchung Im Tab Urlaub k nnen Sie eine Urlaubsbuchung f r einen gew hlten Zeitraum eintragen W hlen Sie dazu einfach das Start Datum und End Datum um den gew nschten Zeitraum festzulegen Abh ngig von Ihren Soll Arbeitszeiten wird automatisch berechnet wieviele Urlaubstage f r die Urlaubsbuchung ben tigt bzw verbraucht werden Au erdem sehen Sie hier Ihr aktuelles Urlaubskonto verbleibender Urlaub in der aktuellen sowie der n chsten Urlaubsperiode Je nach Ihren Benutzereinstellungen wird Ihr Urlaub in Tagen oder Stunden abgerechnet und auch entsprechend angezeigt und ausgewertet Wenn Sie den Urlaub als Sonderurlaub markieren und eine entsprechende Buchungsnotiz Grund Anlass eingeben wird der gew hlte Urlaubszeitraum nicht von Ihrem Urlaubskonto abgezogen bezahlter Sonderurlaub
21. Benutzerhandbuch Version 1 32 Datumsgrenze berschreitet Somit wird eine Buchung zwar trotzdem automatisch zu Mitternacht abgeschlossen jedoch wird auch automatisch wieder eine neue Zeitaufzeichnung um 00 00 Uhr gestartet sodass der Benutzer bei einem Datumswechsel einer laufenden Zeitaufzeichnung nicht eingreifen muss e Eintragung von ZA Buchungen Zeitausgleich erlauben Wenn aktiv hat der Benutzer auch die M glichkeit ber den Tab Zeitausgleich selbstgew hlte Zeitr ume als ZA Zeitausgleich einzutragen bzw zu beantragen Das Eintragen von Zeitausgleich ist normalerweise nicht n tig da das Stundenkonfto ohnehin automatisch reduziert wird wenn keine Arbeitszeit verbucht wurde Fiktive Normalarbeitszeit Geben Sie hier die gew nschte fiktiven Normalarbeitszeit mit Zeitspannen Uhrzeit Von Bis f r jeden Tag Spalten Montag bis Sonntag an Pro Tag k nnen optional bis zu zwei Zeitspannen definiert werden falls n tig zwei Zeilen pro Tag Die Summen der Zeitspannen bilden die Sollarbeitszeit des entsprechenden Tages und werden automatisch kalkuliert und unterhalb der Eingabefelder angezeigt Aus der Summe aller Sollarbeitszeiten einer Woche ergibt sich die Anzahl der Wochenstunden welche ebenfalls in der Titelleiste diese Sektion ersichtlich ist FIKTIVE NORMALARBEITSZEIT 40 Wochenstunden Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Zeit Von Bis 02 00 12 00 1200 12 00 03 00 12 00 03 00 12
22. Benutzerkonto Es ist dazu nicht n tig die nderungen zu speichern da der neue PIN Code dadurch bereits zugewiesen wurde Aufgrund von Sicherheitsma nahmen ist es nicht m glich selbst einen PIN Code zu w hlen Sie k nnen jedoch so oft einen neuen PIN Code anfordern bis dieser Ihnen zusagt Seite 28 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 3 Urlaubskalender abonnieren importieren GONG bietet die M glichkeit einen Urlaubskalender in der Kalenderanwendung Ihrer Wahl anzuzeigen Die Urlaubsbuchungen aller Benutzer Mitarbeiter werden dazu in einem Standard Format bertragen und bieten Ihnen einen guten berblick ber alle aktuellen Urlaubszeiten anderer Benutzer Neben den endg ltig eingetragenen Urlaubszeiten werden auch gestellte Urlaubsantr ge angezeigt die noch auf eine Genehmigung warfen Diese vorl ufigen Urlaubspbuchungen werden dabei speziell gekennzeichnet mit Vorbehalt Je nach Benufzereinstellungen ist auch die Eintragung von Zeitausgleich ZA erlaubt Der Urlaubskalender listet dazu im selben Schema auch die ZA Buchungen aller Benutzer Mitarbeiter auf und bietet somit eine bersicht aller geplanten Fehl Zeiten Urlaub oder ZA Verwenden Sie die Benutzer Auswahl unter Benuftzer Filter um die in Ihrem Kalender aufscheinenden anderen Benutzer einzuschr nken Dies hilft Ihnen Ihren Kalender jederzeit anzupassen um z B nur Urlaubsbuchungen bzw ZA Buchungen bestimmter Mitarbeiter zu sehen
23. Ein Antrag gelangt dabei zuerst zum ersten Antragspr fer und erst wenn dieser den Antrag genehmigt hat gelangt er zum zweiten Antragspr fer sofern ein zweiter Antragspr fer eingetragen wurde Es handelt sich also um einen flexiblen zweistufigen Antragsprozess mehr zum Thema Urlaubsantr ge erfahren Sie z B unter 3 2 3 Die Angabe von Anfragspr fern ist optional falls kein Antragspr fer eingetragen wurde kann der entsprechende Benutzer seinen Urlaub und Zeitausgleich ohne vorherige Genehmigung eintragen Email Benachrichtigung f r Antr ge Wenn aktiviert erh lt der Benutzer zus tzlich auch Email Benachrichtigungen ber relevante Ereignisse des Urlkaubsbuchungsprozesses So erh lt der Benutzer z B als Antragsteller eine Benachrichtigung wenn sein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde bzw wird er auch als Antragspr fer auf einen neuen Urlaubsanfrag hingewiesen Halbtags Urlaub erlauben Wenn aktiviert hat der Benutzer auch die M glichkeit einen halben Urlaubstag einzutragen bzw zu beantragen siehe Kapitel 3 2 3 Start der Urlaubsperiode Tag W hlen Sie den j hrlichen Stichtag f r die Urlaubsperiode des Benutzers Der Start der Urlaubsperiode gibt an ab welchem Tag eine neue Urlaubsperiode beginnt und das Urlaubskontingent siehe nachfolgend automatisch wieder erh ht wird Urlaubskontingent pro Jahr W hlen Sie hier die Anzahl an Tagen bzw Stunden die dem Benutzer zum Beginn einer neuen Urlaubsperiode siehe z
24. G Urlaubskalenders sehen IU 4 v Freigegebene Kalender 17 v GONG Urlaubskalender 18 Urlaubskalender anzeigen E Mail Kalender Personen Aufgaben ELEMENTE 0 Seite 31 48 GONG Benutzerhandbuch 6 3 4 Einrichtung in iOS Kalender unter iPhone iPad Version 1 32 Klicken Sie in den Einstellungen unter Mail Kontakte Kalender auf Account hinzuf gen und dann auf Andere W hlen Sie anschlie end Kalenderabo hinzuf gen geben Sie unter Server einfach die vollst ndige in GONG angezeigte Kalender Adresse ein z B https domain com webcal webcal php id 999 und best tigen Sie Ihre Eingabe mit Weiter Sollte eine Sicherheitsmeldung erscheinen k nnen Sie diese mit Fortfahren akzeptieren um den Kalender hinzuzuf gen Klicken Sie schlie lich noch einmal auf Weiter um das Kalender Abonnement zu erstellen seseo3 AT F lt Zur ck MAIL Mail Account hinzuf gen KONTAKTE LDAP Account hinzuf gen CardDAV Account hinzuf gen KALENDER CalDAV Account hinzuf gen Kalenderabo hinzuf gen Kalender Abonnement 3AT F 13 36 93 m Abbrechen Abonnement Weiter Server at webcal webcal php Beschreibung GONG Urlaubskalender Benutzername Kennwort SSL verwenden Erinnerung l schen Bearbeiten oeoo 3 AT 13 44 Kalender ABONNIERT v e GONG Urlaubskalender Urlaubskalender anzeigen ANDERE z Deutsche Feiertage A
25. PIN Code dient als Zugangsschl ssel f r schnelle und einfache Buchungen am GONG Terminal EAI Lassen Sie sich bei Bedarf einfach einen neuen PIN Code generieren indem Sie auf das untenstehende Symbol klicken PIN Code Terminal xXXX Einstellungen Urlaubskalender abonieren importieren Holen Sie sich den GONG Urlaubskalender auch in Ihre Kalenderanwendung Outlook Ku fe Google Kalender iOS Android etc Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung finden Sie im Benutzerhandbuch Benutzer Filter 2 Benutzer ausgeschlossen Kalender Adresse ics webcal e rn wen w webcal webcal php id 999 6 1 Passwort ndern Wenn Sie Ihr pers nliches Passwort Kennwort ndern m chten geben Sie das gew nschte neue Passwort in das entsprechende Passwort Feld und ein zweites Mal in das Passwort wiederholen Feld ein Klicken Sie anschlie end einfach auf die sSPEICHERN Schaltfl che um die nderungen zu bernehmen Wenn Ihr gew hltes Passwort den Passwort Richtlinien entspricht und bernommen wurde k nnen Sie sich vom System abmelden Logout und erneut mit dem neuen Passwort anmelden 6 2 PIN Code ndern Wenn Sie den f r den Terminal Zugang siehe Kapitel 7 ben tigten PIN Code ndern m chten bzw einen neuen PIN Code beantragen m chten klicken Sie einfach auf das Anfordern Symbol neben dem PIN Code Feld Das Zeiterfassungs System generiert dann einen neuen zuf lligen PIN Code f r Ihr
26. Zeitaufzeichnung wieder zu beenden Da jedes Terminal mit dem Zeiterfassungs System verbunden ist wirkt sich jede nderung gleicherma en auf das gesamte System aus Sie k nnen also nach Belieben z B Buchungen ber ein Terminal starten und sp ter auf Ihrem Arbeitsplatz Compufter ber die Web Oberfl che wieder beenden und umgekehrt Die Terminal Oberfl che ist sowohl optisch als auch funktional stark an die Haupt Oberfl che Web Oberfl che angelehnt Die Unterschiede werden in den folgenden Kapiteln kurz erl utert Seite 34 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 7 1 Anmeldung mit PIN Code Da ein Anmeldevorgang bei Terminals m glichst schnell erfolgen soll wird ein PIN Code zur Authenfifizierung und Identifizierung verwendet Zeiterfassung Anmeldung Durch die Eingabe Ihres pers nlichen Zahlencodes o blicherweise vier stellig wird also automatisch festgestellt welcher Benutzer sich anmeldet 1 2 3 Tippen Sie einfach Ihren PIN Code ber die 4 5 6 einzelnen Zahlen Schaltfl chen des Nummernblocks ein um sich anzumelden Falls Sie sich vertippt 7 8 9 haben k nnen Sie ber die rote Schaltfl che mit dem L sch Symbol einzelne Nummern wieder 0 Bi l schen Bei der Eingabe eines falschen PIN Codes wird Ihnen der Zugang verwehrt aber Sie k nnen die Anmeldung erneut mit dem richtigen Code versuchen Sollten Sie noch keinen PIN Code besitzen oder Ihren PIN Code vergessen haben k nnen Sie be
27. al php id 999 Nachdem Sie mit Kalender hinzuf gen Ihre Eingabe best tigt haben erscheint der neue Kalender automatisch unter den weiteren Kalendern und Sie sollten dann auch alle Ereignisse des GONG Urlaubskalenders sehen Kalender Heute lt gt 13 19 Okt 2014 Tag Woche Monat 2Wochen Termin bersicht Mehr v o v Mo 13 10 Di 14 10 Mi 15 10 Do 16 10 Fr 17 10 Sa 18 10 So 19 10 GMT 01 Oktober 2014 lt gt 00 00 MDMDFSS 30 1 2 345 01 00 6 7 8 9 10 1112 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 02 00 27 28 29 3031 1 2 l 8 Optionen bei l weitere Kalender gt Meine Kalender v Weitere Kalender Mr Weitere Kalender hinzuf gen in sterrei j en In interessanten Kalendern suchen Kalender i i y Iris Freim ller ber URL hinzuf gen Abonnement i j Wochennummern Kalender importieren Einstellungen Sollten Sie die kostenlose Variante der Google Dienste nutzen sollte beachtet werden dass die Kalendereintr ge aufgrund einer Einschr nkung nur etwa alle 6 Stunden aktualisiert werden Es k nnte also sein dass Sie einen neuen Eintrag bzw Antrag innerhalb des GONG Urlaubskalenders nicht sofort sehen sondern erst nach wenigen Stunden Seite 30 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 3 3 Einrichtung in Microsoft Office Outlook Klicken Sie in der Kalenderansicht in der oberen Men leiste Start auf Kalender ffnen und w hlen Sie aus dem Internet Geben Si
28. b dieser Grenze wieder zu beenden wird diese automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 17 06 2013 18 00 00 wurde angehalten da die vorgeschriebene maximale Tages Arbeitszeit erreicht wurde Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum bschlie en der Buchung an sp testens um 18 55 16 oder l schen Sie die Buchung komplett Zeitraum 17 06 2013 von 18 00 bis Buchung Abschlie en Buchung L schen Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch das Erreichen der maximalen Tages Arbeitszeit begrenzt ist Sollte Ihre Arbeitst tigkeit an diesem Tag noch nicht beendet sein k nnen Sie die Buchung mit dem sp testm glichen Zeitpunkt abschlie en und danach auch weitere Seite 19 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Buchungen t tigen und Ihre Zeiterfassung fortsetzen w hlen Sie dazu z B als Start Zeit wieder den End Zeitpunkt der vorigen Buchung Dies gibt Ihnen auch die M glichkeit jene Buchung die den Grenzwert der erlaubten Tages Arbeitszeit berschreitet durch eine Notiz siehe 3 3 3 speziell zu kennzeichnen da es sich hierbei meist um eine Ausnahme handelt 3 4 3 Gesetzliche Ruhepause Mittagspause wurde nicht eingehalten Je nach Arbeits
29. bonniert v amp Geburtstage In der IOS Kalender App sollten Sie nun nach kurzer Zeit auch alle Ereignisse des GONG Urlaubskalenders sehen Bitte vergewissern Sie sich auch dass der abonnierte Kalender aktiviert wurde indem in der Kalender App unter Kalender unten der entsprechende Eintrag in der Liste aktiviert ist Seite 32 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 3 5 Einrichtung in Mac OS X Kalender ffnen Sie die Standard Kalender Applikation unter Mac OS X und klicken Sie in der oberen Men leiste auf Ablage und w hlen Sie Neues Kalenderabonnement Geben Sie dann einfach die in GONG angezeigte Kalender Adresse ein z B https domain com webcal webcal php id 999 und klicken Sie auf Abonnieren Auf der nachfolgenden Seite haben Sie die M glichkeit Ihre Kalendereinstellungen auf Ihre W nsche anzupassen Es wird empfohlen die Zeit zum automatischen aktualisieren des Kalenders auf einen k rzeren Zeitraum zu senken z B Alle 15 Minuten Nachdem Sie Ihre Eingaben best tigt haben wird der neue Kalender hinzugef gt O Kalender Tag Janr Andere Geben Sie die URL des Kalenders ein den Sie abonnieren m chten i m Kalender URL www gg un webcal php id Sa So Abbrechen 3 4 5 6 7 8 g 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 lt J nner 2015 gt Mo Di Mi Do Fr Sa 3o amp 27 28 29 30 31 1234 Es 6 789 0 12 13 14 15 16 17 18 19
30. e dann einfach die in GONG angezeigte Kalender Adresse ein z B https domain com webcal webcal php eid 999 Nachdem Sie Ihre Eingaben best tigt haben wird der neue Kalender hinzugef gt 59 START SENDEN EMPFANGEN ORDNER ANSICHT ADD INS Fre Br s gt E Fe m m e E jg m FA Kalender freigeben z p 9 Online ver ffentlichen Neuer Neue Neue Neue Lync Heute N chste Tagesansicht Arbeitswoche Woche Monat Planungsansicht Kalender Kalendergruppen Kalender per a Termin Besprechung Elementer Besprechung 7 Tage ffnen r E Mail senden Kalenderberechtigungen Neu Lync Besprechung Gehe zu p Anordnen p fer Aus Adressbuch Freigeben 4 September 2014 gt 4 gt 8 12 Septemt MO DI MI DO FR SA SO 25 26 27 28 29 30 31 MONTAG EELE 8 Internet ffnen 8 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 2 3 4 25 26 27 28 00 29 30 01 tm A En ig Aus Raumliste alender durchsuchen Strg E Ea Aus dem Internet Kalender aus dem o Neuen leeren Kalender erstellen Fa Freigegebenen Kalender ffnen 12 Neues Internetkalenderabonnement Geben Sie den Speicherort des Internetk lenders ein der zu Outlook hinzugef gt werden soll webcal php id 999 Beispiel webcal wrarw example com calendars Calendar ics Abbrechen Der Kalender erscheint nun automatisch in der Kalenderansicht unter Freigegebene Kalender Nach kurzer Zeit sollten Sie darin dann auch alle Ereignisse des GON
31. einfach Ihren Benutzernamen und das Passwort in die entsprechenden Felder im Anmelde Fenster ein und klicken Sie auf die ben Schaltfl che ANMELDEN Passwort PLELLELT VORBEHALTEN Wenn Sie noch keine Anmeldedaten erhalten haben oder Ihre Daten nicht mehr wissen kontaktieren Sie bitte einfach Ihren Administrator Die Anmeldung wird Ihnen au erdem verwehrt falls Ihr Benutzerkonto vor bergehend durch den Administrator gesperrt wurde Um sich z B auf Ihrem Arbeitsplatz Computer nicht nach jeder Pause erneut anmelden zu m ssen gibt es die Funktion Angemeldet bleiben wodurch Ihre Sitzung f r l ngere Zeit gespeichert wird Dadurch bleiben Sie auch angemeldet wenn Sie Ihren Browser komplett geschlossen haben und sp ter wieder ffnen um Ihre Zeiterfassung fortzusetzen HINWEIS Nutzen Sie die Funktion Angemeldet bleiben nicht bei ffentlichen Ger ten die gleicherma en auch von anderen Personen genutzt werden k nnen Somit k nnten Andere Zugang zu Ihrer Zeiterfassung erlangen und Ihre Daten bearbeiten Seite 4 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 Zeiterfassung Nach dem erfolgreichen Anmelden erhalten Sie Zugriff auf das Zeiterfassungs System welches in den folgenden Kapiteln n her beschrieben wird 3 1 Seitenaufbau Der Seitenaufbau der Hauptseite Startseite Erfassung ist wie folgt gestaltet GONG ne Anmelde media data at Angemeldet als Benjamin Pichler l Logout Info Zeiter
32. enutzer Profil duplizieren Kopie erstellen ffnen Sie ein bestehendes Benutzer Profil zum Bearbeiten und Klicken Sie auf die Schaltfl che Duplizieren Kopie erstellen um das Profil mit samt allen Einstellungen zu kopieren und mit dem angegeben neuen Titel einzuf gen Somit k nnen Sie rasch hnliche Profile nach Vorlage eines bestehenden Profils erstellen Seite 46 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 3 Benutzer Gruppen verwalten Unter Benutzer Gruppen werden alle im System vorhandenen Benuftzer Gruppen aufgelistet und Sie haben die M glichkeit neue Benuftzer Gruppen anzulegen oder bestehende Benutzer Gruppen zu bearbeiten bzw zu l schen Benutzer Gruppen erlauben es Ihnen beliebig viele Benutzer in eine gemeinsame Gruppe mit selbstgew hltem Titel Namen zusammenzufassen Ein Benutzer kann dabei auch mehreren Gruppen zugeordnet sein In der Liste bestehender Benutzer Gruppen sehen Sie neben der Anzahl der zugeh rigen Benutzer auch die Benutzernamen der Mitglieder Ein gebr uchlicher Verwendungszweck f r Benutzer Gruppen ist z B die Mitarbeiter bzw Benutzer entsprechend Ihrer Abteilungszugeh rigkeit zu gruppieren um die logische Unternehmensstruktur nachzubilden Benutzer Gruppe anlegen Benutzer Gruppen TITEL ANZ BENUTZER BENUTZER Buchhaltung 5 f R Marketing 4 f X Rechnungswesen 16 f R Technik 4 f XR Liste der Benutzer Gruppen Benutzer Gruppe bearbeiten Benutzer Gruppe l schen 8 3 1
33. ewiesen dass die Zeitaufzeichnung automatisch zum gew hlten Zeitpunkt gestartet wird d h die eigentliche Buchung beginnt erst mit der hier hinterlegten Auto Start Zeit siehe Kapitel 3 4 4 Der Benutzer wird bei solch einer fr hzeitigen Buchung auf den Auto Start Modus hingewiesen siehe Kapitel 3 4 4 um den Vorgang zu verdeutlichen Die Auto Start Zeit muss innerhalb der Buchungsgrenzen liegen da sonst ohnehin keine Buchung fr her gestartet werden kann W BUCHUNGSGRENZE 1 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Zeit Von Bis 06 00 22 00 06 00 22 00 06 00 22 00 06 00 22 00 06 00 22 00 hh m hhm hh m hhim Auto Start Zeit 07 00 07 00 07 00 07 00 07 00 hh mm hh mm 0 BUCHUNGSGRENZE 2 Seite 45 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Bezogen auf das hier abgebildete Beispiel siehe oben ist das Buchen erst ab 06 00 Uhr gestattet Eine Buchung ab 05 45 ist damit generell untersagt und kann nicht eingetragen werden Wenn der Benutzer zwischen 06 00 und 07 00 eine einfache Zeitaufzeichnung mit Start Stop starten m chte tritt der Auto Start Mechanismus in Kraft und die Zeitaufzeichnung wird automatisch um 07 00 gestartet Falls der Benutzer seine Zeitaufzeichnung ohnehin erst um 07 15 startet also nach der Auto Start Zeit l uft die Zeitaufzeichnung auch erst ab 07 15 wie gew hnlich Die Angabe von Buchungsgrenzen ist optional und muss nicht angegeben werden Deaktivieren ber Titellei
34. fassung Juni 2013 Erfassung Heute 15hr en nn en 1 nn bersichts Sh Heute l I re 3 Grafiken 0h m pm N r 4 N 4 2 7 2 7 20 21 22X23 24 25 26 27 28 29 Sol amp h 00m 00s Gr 3 AS 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 8 29 30 Ist 1h 46m 44s e Arbeitszeit Dienstgang w Arztbesuch Krankenstand Dienstfreistellung Urlaub Laufende Zeitaufzeichnung Einfach Erweitert Urlaub Buchungs Typ Arbeitszeit D gt START E s or Neue Multiplikator 10 1415 20 Buchungen i Dauer 1h 46m 44s Zeitaufzeichnung l uft seit 07 21 41 Uhr erstellen Me nN Klicken Sie auf Stop um die laufende Zeitaufzeichnung jetzt zu Reale Dauer 1h 46m 44s beenden und zu speichern Navigation Bestehende Buchungen Einzelbuchungen Tages bersicht DATUM VON BIS TYP MULTIPLIKATOR DAUER Do 13 06 2013 10 44 21 S 11 01 39 SA Arbeitszeit 1 0 17m18s 2 Mo 10 06 2013 15 46 41 17 48 46 Arbeitszeit 1 0 2h02m055 9 Mo 10 06 2013 09 14 42 15 14 42 Arbeitszeit 1 0 6h00m00s QX Fr 07 06 2013 13 54 59 19 19 11 Arbeitszeit 1 0 5h24m 125 Q X Bestehende Do 06 06 2013 14 50 00 amp 18 00 36 Arbeitszeit 1 0 3h10m36s Q X B uchungen Do 06 06 2013 13 43 08 14 41 01 Arbeitszeit 1 0 57m53s 9 Do 06 06 2013 11 54 12 13 20 49 Arbeitszeit 1 0 1h26m37s A X Do 06 06 2013 08 18 39 11 54 09 Arbeitszeit 1 0 3h35m30s 9 Mi 05 06 2013 07 13 29 GA 0
35. ffnen speichern Um Details zu einem bestimmten Monatsreport aus der Liste zu sehen PDF Report k nnen Sie den generierten PDF Report einfach ffnen und drucken indem Sie auf das entsprechende Druck Symbol klicken ffnen 2013 3 76 00 88 54 12 54 35 00 37 15 0 Tage 58 2013 2 72 00 60 13 11 47 59 20 6 5 Tage 5 a FNN Daea i NDE ANAN mann OR Tann e A A NN Alternativ k nnen Sie den PDF Report auch gleich herunterladen PDF Report und speichern indem Sie auf das Speichern Symbol daneben klicken speichern 2013 3 76 00 88 54 12 54 35 00 37 15 0 Tage 558 2013 2 72 00 60 13 11 47 59 20 6 5 Tage 5 anaa 4 FENN GEET t ADEA A AA ETUUN oO Tann e m m F r eine korrekte Darstellung des PDF Dokuments ben tigen Sie einen geeigneten PDF Viewer der entweder als Browser Erweiterung oder als eigenst ndige Software auf Ihrem Ger t l uft Sobald Sie Ihren PDF Report ge ffnet haben direkt oder bereits heruntergeladen und gespeichert k nnen Sie den Report im A4 Format drucken und je nach Vereinbarung unterzeichnet aush ndigen vo oo oo w ar 90 En Arbei u u a uned ng Monatsreport Ree Atmen En Anestuee x Sut un ns ri Ba Der Name er Nast am nu atram Anete Sannen 1O oto Ma 2013 wo Caraterungasaa aen ae 013 1203 x Aane 2 MM osaa en iait n vn Os a7 Per en on Mas a a MSat D u n aeon te t 0 nd Our on One m a 03 08 ana a LER o 5 e
36. finiert werden falls n tig zwei Zeilen pro Tag KERNARBEITSZEIT Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag samstag Sonntag Zeit Von Bis 09 00 11 00 09 00 11 00 09 00 11 00 09 00 11 00 09 00 11 00 hh m hh m hh m hh m Zeit Von Bis 1400 16 00 1400 16 00 14 00 16 00 14 00 16 00 hh m hh m hh m hhm hh m hhm Die Kernarbeitszeit ist optional und muss nicht angegeben werden Deaktivieren ber Titelleiste Die eingetragenen Zeitspannen dienen lediglich der Auswertung und Beeinflussen den regul ren Buchungsprozess eines Benutzers nicht Buchungsgrenzen Geben Sie hier die gew nschte Buchungsgrenzen mit Zeitspannen Uhrzeit Von Bis f r jeden Tag Spalten Montag bis Sonntag an ber die Buchungsgrenze wird festgelegt in welchem Zeitraum der Benutzer Buchungen t tigen kann d h die Zeiterfassung ist generell nur innerhalb der hier angegeben Uhrzeiten erlaubt und eine laufende Zeitaufzeichnung wird bei einer berschreitung automatisch angehalten siehe Kapitel 3 4 5 Falls n tig k nnen auch zwei Buchungszeitr ume Buchungsgrenze 1 und Buchungsgrenze 2 definiert werden um z B Buchungen zwischen den beiden Buchungsgrenzen zu unterbinden Eine weitere sinnvolle Option ist die Angabe einer Auto Start Zeit f r jeden Tag Spalten Montag bis Sonntag Wenn ein Benutzer seine Zeitaufzeichnung bereits vor diesem fr hestm glichen Start Zeitpunkt starten m chte wird er darauf hing
37. g wieder gestoppt werden Buchung starten Einfach Erweitert Urlaub Buchungs Typ Arbeitszeit Bu stor Multiplikator 10 41 5 2 0 Dauer Oh 0 m 00s Es l uft keine Zeitaufzeichnung Klicken Sie auf Star um jetzt eine neue Zeitaufzeichnung mit den Reale Dauer Oh 00m s gew hlten Einstellungen zu beginnen w hlen Sie einen der vorgegebenen Buchungs Typen sowie einen Multiplikator Der Multiplikator ist jener Faktor mit dem die geleistete Arbeitszeit multipliziert wird um z B berstunden eine h here Wertigkeit zu geben Klicken Sie dann einfach auf die gr ne Schaltfl che START um die Zeitaufzeichnung zu beginnen Buchung stoppen Einfach Erweitert Urlaub Buchungs Typ Arbeitszeit B START Hip Multiplikator 10 1 5 20 Dauer 2h 59m 25 Zeitaufzeichnung l uft seit 07 21 41 Uhr enge Klicken Sie auf Stop um die laufende Zeitaufzeichnung jetzt zu Reale Dauer 2h 59m 255 beenden und zu speichern Seite 6 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Sobald eine Buchung l uft die Sie zuvor gestartet haben wird Ihnen angezeigt seit wann und wie lange die Zeitaufzeichnung bereits l uft Klicken Sie einfach auf die rote Schaltfl che STOP um die laufende Buchung zu beenden Die Buchung wird dann mit dem aktuellen Datum abgeschlossen und gespeichert M HINWEIS Sie k nnen auch jederzeit noch den Buchungs Typ und Multiplikator ndern oder eine Buchungsnotiz einf gen bevor Sie die B
38. gen steht Ihnen auch ein Tab Zeitausgleich zur Verf gung ber den Sie ZA Buchungen f r einen gew hlten Zeitraum eintragen k nnen W hlen Sie dazu einfach ein Datum und einen Start bzw End Zeitpunkt um den gew nschten Zeitraum festzulegen Alternativ k nnen Sie ber die Auswahlbox Ganzt giger Eintrag auch einen Zeitraum festlegen der sich ber einen ganzen bzw mehrere ganze Tage erstreckt Sobald Sie einen Zeitraum gew hlt haben wird die Anzahl der Stunden bzw Tage automatisch berechnet und neben den Formularfeldern angezeigt Au erdem sehen Sie hier Ihr aktuelles Stundenkonto verbleibende berstunden laut dem letzten abgegebenen Monatsreport mehr dazu in Kapitel 5 Klicken Sie schlie lich auf ZEITAUSGLEICH BEANTRAGEN um einen elektronischen Antrag auf Zeitausgleich f r den gew hlten Zeitraum zu stellen analog zu Urlaubsfreigabe Prozess siehe Abschnitt Urlkaubsantr ge in Kapitel 3 2 3 Je nach Ihren vorgegebenen Benutzereinstellungen kann die ZA Buchung m glicherweise auch direkt eingetragen werden ZEITAUSGLEICH EINTRAGEN sodass kein ZA Anfrag n tig ist und die Buchung wie jede andere Buchung direkt eingetragen wird Einfach Erweitert Urlaub Zeitausgleich Beantragen Sie hier Ihren neuen Zeitausgleich Tragen Sie hier einen Zeitraum ein den Sie als Zeitausgleich ZA buchen m chten Tage die laut Ihrer Soll Arbeitszeit nicht als Arbeitstage gelten z B Wochenenden werden bei einer gan
39. hnung zu erleichtern Dabei versucht das Zeiterfassungssystem automatisch einzugreifen und Ihnen bei verschiedenen Situationen zu helfen um im Rahmen Ihrer Arbeitszeitvereinbarung zu bleiben 3 4 1 Laufende Zeitaufzeichnung wurde nicht am selben Tag beendet Die Start und End Zeit einer Buchungen d rfen immer nur innerhalb des selben Tages liegen wodurch sich zeitliche Begrenzungen f r eine laufende Zeiterfassung ergeben Sollten Sie vergessen haben eine laufende Zeiterfassung am selben Tag wieder zu beenden wird diese automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 17 06 2013 12 30 00 wurde nicht am selben Tag beendet und wurde daher angehalten Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum bschlie en der Buchung an sp testens um 23 59 59 oder l schen Sie die Buchung komplett Zeitraum 17 06 2013 von 12 30 bis Buchung Abschlie en Buchung L schen Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch das Ende des Tages begrenzt ist 3 4 2 Maximale Tages Arbeitszeit wurde erreicht Je nach Arbeitszeitprofil kann es vorkommen dass die Grenze der maximal erlaubten Tages Arbeitszeit berschritten wird Sollten Sie vergessen haben eine laufende Zeiterfassung innerhal
40. hrichtigung zum berpr fen des Urlaubsantrages Ein neuer Urlaubsantrag gestellt am 22 07 2014 wartet auf Ihre berpr fung und Genehmigung jme Max Mustermann Name Zeitraum 23 07 2014 bis 24 07 2014 2 Urlaubstage Urlaubskonto 32 5 Tage bis 01 01 2015 57 5 Tage bis 01 01 2016 Je nach Einstellung der Antragspr fer des betroffenen Benutzers wird der Antrag eventuell auch an einen zweiten Anftragspr fer weitergereicht sobald Sie diesen genehmigt haben Erst nachdem alle Antragspr fer den Urlaubsanftrag akzeptiert haben wird der Urlaub entg ltig fix eingetragen Um einen entsprechenden berblick der Urlaubsbuchungen aller Mitarbeiter zu erlangen bietet GONG auch die M glichkeit einen Urlaubskalender in der Kalenderanwendung Ihrer Wahl anzuzeigen siehe 6 3 Zus tzlich gibt es je nach Benuftzereinstellungen auch die M glichkeit automatisch eine Email Benachrichtigung ber relevante Ereignisse des Urlaubsbuchungsprozesses zu erhalten So werden Sie zum Beispiel als Antragspr fer auf einen neuen Urlaubsanfrag hingewiesen oder bekommen als Antragsteller eine Benachrichtigung wenn Ihr Antrag angenommen bzw abgelehnt wurde HINWEIS Bitte beachten Sie auch dass ein Monatsreport nur dann generiert werden kann wenn alle Urlaubsanfr ge des entsprechenden Monats bereits gepr ft und genehmigt bzw abgelehnt wurden Seite 12 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 2 4 ZA Buchung Je nach Benuftzereinstellun
41. ikator bzw einer Buchungsnoltiz versehen werden Sollten Sie vergessen haben eine laufende Zeiterfassung innerhalb dieser berstundengrenzen wieder zu beenden wird diese automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 17 06 2013 15 00 00 wurde angehalten da die vorgeschriebene berstundengrenze erreicht wurde Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum Abschlie en der Buchung an sp testens um 19 00 00 oder l schen Sie die Buchung komplett Zeitraum 17 06 2013 von 15 00 bis Buchung Abschlie en Buchung L schen Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch die berstundengrenze limitiert ist Sollten Sie bis zur vorgegebenen berstundengrenze Ihre Tages Sollarbeitszeit noch nicht erreicht haben so verschiebt sich die berstundengrenze dementsprechend nach hinten M HINWEIS Wenn Sie eine Buchung auf diese Weise nachtr glich abschlie en ist dies auch sp ter ersichtlich und wird neben der jeweiligen Buchungszeit angezeigt siehe 3 4 7 berlappung mit bestehender Buchung Wenn am selben Tag bereits eine Buchung z B Halbtags Urlaub zu einem sp teren Zeitpunkt vorhanden ist kann es vorkommen dass sich eine laufende Zeitaufzeichnung mit dieser Buchu
42. ines Benutzer Profils sind im Kapitel 8 2 4 beschrieben 8 2 3 Benutzer Profil l schen Klicken Sie auf das L sch Symbol in der Liste bestehender Benutzer Profil neben dem Profil das Sie l schen m chten Wenn Sie nun auf der darauf folgenden Best tigungsseite auf Profil l schen klicken wird das Benutzer Profil entg ltig aus dem System gel scht Das L schen eines Profils ist nur dann m glich wenn es keinem Benutzer zugeordnet ist Seite 42 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 8 2 4 Felder und Einstellungen eines Benutzer Profils Beim Neuanlegen und Bearbeiten eines Benutzer Profils finden Sie einige Felder und Einstellm glichkeiten die das Arbeitszeitprofil eines Benutzers representieren und nachfolgend teilweise n her beschrieben werden Da es zahlreiche Kombinationen von Einstellm glichkeiten mit unterschiedlichen Auswirkungen gibt stehen wir bei Unklarheiten nat rlich auch gerne unter gong media dafta at f r Sie zur Verf gung Allgemein Titel Standardprofil 38 5 WS Start Stop Uhrzeit bei einfacher Buchung selbst w hlbar Fl Arbeitszeitgrenze pro Tag 10 00 Mittagspause verpflichtend Fj Arbeitszeitgrenze pro Woche 50 00 Laufende Buchung ber Mitternacht automatisch fortsetzen O Eintragung von ZA Buchungen Zeitausgleich erlauben G Titel Geben Sie einen beliebigen Namen f r das Benutzer Profil an um die eindeutige Zuordnung zu einem Benutzer Konto zu erleichtern Arbeitszeitgrenze pro Tag W h
43. isch gestartet Wenn Sie auf STOP klicken bevor das System die Buchung automatisch f r Sie startet wird der Auto Start Vorgang wieder abgebrochen und die Buchung gel scht 3 4 5 Erlaubter Buchungszeitraum wurde berschritten Je nach Arbeitszeitprofil kann es vorkommen dass der m gliche Zeitraum in dem Sie buchen k nnen begrenzt ist Sollten Sie vergessen haben eine laufende Zeiterfassung innerhalb dieser Buchungsgrenzen wieder zu beenden wird diese automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichfigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 17 06 2013 17 00 00 wurde nicht innerhalb der vorgeschriebenen Buchungsgrenzen beendet und wurde daher angehalten Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum bschlie en der Buchung an sp testens um 19 00 00 oder l schen Sie die Buchung kompleft am 000 von 0 m Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch den erlaubten Buchungszeitraum begrenzt ist Seite 21 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 4 6 berstundengrenze wurde erreicht Je nach Arbeitszeitprofil kann es vorkommen dass sich Ihre Arbeitst tigkeit bis in einen vorgegebenen berstundenbereich erstreckt Dies ist blicherweise ein Zeitpunkt ab dem die Buchungen mit einem Multipl
44. len Sie die maximale t gliche Arbeitszeitgrenze Format hhimm Nachdem die hier angegebene maximale Arbeitszeit an einem Tag berschritten wurde wird eine laufende Zeitaufzeichnung des Benutzers automatisch angehalten und es erscheint eine entsprechende Benachrichtigung siehe Kapitel 3 4 2 Eine berschreitung wird au erdem im Monatsreport und anderen Auswertungen angezeigt und hervorgehoben Arbeitszeitgrenze pro Woche W hlen Sie die maximale w chentliche Arbeitszeitgrenze Format hh imm Eine berschreitung der hier angegeben maximalen Arbeitszeit in einer Woche wird im Monatsreport und anderen Auswertungen angezeigt und hervorgehoben Start Stop Uhrzeit bei einfacher Buchung selbst w hlbar Wenn aktiv kann ein Benutzer seine Zeitaufzeichnung im Tab Einfach zu einer manuell eingetragenen Zeit fr her starten bzw stoppen siehe Sektion Buchung fr her starten oder fr her stoppen in Kapitel 3 2 1 Mittagspause verpflichtend Wenn aktiv muss der Benutzer nach sp testens 6 Arbeitsstunden mindestens eine in Summe 30 min fige Arbeitszeit Pause Mittagspause einhalten Eine laufende Zeitaufzeichnung wird dann unter Umst nden automatisch angehalten und es erscheint eine entsprechende Benachrichtigung siehe Kapitel 3 4 3 Laufende Buchung ber Mitternacht automatisch fortsetzen Wenn aktiv wird eine laufende Zeitaufzeichnung des Benutzers automatisch fortgesetzt wenn diese die Seite 43 48 GONG
45. m b J beaam e a ore a sowo in ot os x nn m mm a a n i S 2 S Ms on m Aietnsan on won w w pa m Artetaren puu wo 2 5 nn 4 on m o a Artaensosn ort eso d as e f Atatrson e Deppa Gum o Co me sgj 00 00 Jory a 9 f 4 De on gt p ur n a W P z _ 02017 w ww an or el 00 Een mo gt H i Seite 26 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 5 4 Monatsreport l schen und Monat entsperren Wenn Sie einen gesperrten Monat also einen Monat f r den bereits ein Monats Report generiert wurde wieder entsperren m chten ist es vorgesehen Ihren Administrator zu kontaktieren Dies ist eine Sicherheitsvorkehrung um einen geregelten Austausch einer bereits ausgeh ndigten Zeiterfassung zu garantieren und Ihre Stundenaufzeichnungen konsistent zu halten Seite 27 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 6 Einstellungen Auf der Seite Einstellungen haben Sie die M glichkeit verschiedene Einstellungen zu t tigen die Ihr Benutzer Konto betreffen Die verschiedenen Einstell M glichkeiten und Ihre Auswirkungen werden in den folgenden Unterkapiteln kurz zusammengefasst GONG media data at Angemeldet als Benjamin Pichler l Logout L Einstellungen Abbrechen a Erfassun Benutzername pichler Email Adresse pichler media data at Vorname Benjamin Passwort J runi Nachname Pichler Passwort wiederholen m Ausgabe Terminal Zugang Ihr pers nlicher
46. m f r seine eigene Zeiterfassung verwendet Welche Benutzer diese Administrator Berechtigungen haben kann unter der Benuftzer Verwaltung im Admin Bereich eingestellt werden siehe 8 1 Nach dem erfolgreichen Anmelden als Benutzer mit Admin Rechten gelangen Sie ber die Haupt Navigation links auf die Admin Seite bzw den Admin Bereich GONG media data at Angemeldet als Benjamin Pichler 4 Logout L Bestehende Benutzer NEUEN BENUTZER HINZUF GEN BENUTZERNAME NAME PERSONALNR AKTIV ADMIN PROFIL admin admin Ja Ja default f R ie mustermann Mustermann Max 41814 Ja Nein Standardprofil 38 5 WS SR mu Benutzer Profile t NEUES PROFIL HINZUF GEN gt NE TITEL ZUGEORDNET WOCHENSTUNDEN default 1 mal 00 00 S Standardprofil 38 5 WS 1 mal 38 30 S Benutzer Gruppen NEUE GRUPPE HINZUF GEN Admin TITEL ANZ BENUTZER BENUTZER Abteilung XYZ 1 mustermann f R Admin Seite Feiertage FEIERTAGE VERWALTEN Benutzer Benachrichtigung senden BENACHRICHTIGUNG Ereignisprotokoll PROTOKOLL ANZEIGEN Grunds tzlich gibt es im Admin Bereich sowohl Benutzer als auch sogenannte Benutzer Profile Manche Einstellungen wie z B Arbeitszeitprofile werden nicht direkt unter einem Benutzer Konto festgelegt sondern werden stattdessen in einem Benutzer Profil festgelegt Dieses Benutzer Profil kann dann beliebig vielen Benutzer Konten zugeordnet werden um diese Einstellungen auch gleich f r mehrere Benutzer wirksam zu Machen Seite 37
47. n Sie einen Urlaub beantragt haben wie zuvor beschrieben wird dieser Antrag automatisch an Ihren Urlaubs antrangspr fer weitergereicht Solange der Antrag noch nicht Beer genehmigt wurde wird die Urlaubsbuchung in der Liste der bestehenden Buchungen sowie in den Infografiken als vorl ufige Buchung angezeigt siehe Bildausschnitte 2 4 5 6 7 8 9 00 DATUM VON BIS TYP MULTIPLIKATOR DAUER Fr 08 08 2014 amp Urlaub 7h42m00s X Do 07 08 2014 amp Urlaub 7h42m00s X Mi 06 08 2014 amp Urlaub 7h42m00s X Di 05 08 2014 Pr WISE Zh 42m 00s 4 Vorl ufige Buchung Antrag zur ckziehen warte auf Genehmigung und Buchung l schen Sie k nnen eine vorl ufige Buchung genau wie jede andere Buchung auch wieder L schen und somit den Urlaubsantrag wieder zur ckziehen falls Ihnen ein Fehler unterlaufen ist Bitte beachten Sie dass durch das Zur ckziehen des Antrags alle Seite 11 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 betroffenen Urlaubsbuchungen entfernt werden bei mehrt tigen Urlaub und dass auch Ihr Antragspr fer dar ber informiert wird Sobald Ihr Antrag akzeptiert oder abgelehnt wurde erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung ber den Vorgang Erst wenn der Urlaubsanftrag berpr ft und genehmigt wurde werden Ihre vorl ufigen Buchungen als entg ltig fix eingetragen Sollten Sie selbst Urlaubsanftragspr fer eines anderen Benutzers sein erhalten Sie eine entsprechende Benac
48. ng zu berlappen beginnt Sollten Sie vergessen haben eine laufende Zeiterfassung vor dem Beginn der darauffolgenden Buchung wieder zu beenden wird diese automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 26 09 2013 14 57 16 wurde angehalten da es zu einer berlappung mit einer bestehenden Buchung kam Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum Abschlie en der Buchung an sp testens um 14 55 00 oder l schen Sie die Buchung komplett Zeitraum 26 09 2013 von 14 5 bis Buchung Abschlie en Buchung L schen Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch den Beginn der darauffolgenden Buchung begrenzt ist M HINWEIS Wenn Sie eine Buchung auf diese Weise nachtr glich abschlie en ist dies auch sp ter ersichtlich und wird neben der jeweiligen Buchungszeit angezeigt siehe Seite 22 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 4 Auswertung Dieser Bereich befindet sich noch in Arbeit Seite 23 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 5 Ausgabe Neben der Erfassung und Auswertung Ihrer Zeiterfassung ist auch die Aufbereitung und bermittlung an den Arbeitgeber ein zentraler Bestandteil des Zeiterfassungs Systems Alle Ihre Zeitaufzeichnungen werden im M
49. ngszeitr ume geben Ihnen hier schnell eine bersichtliche Auskunft ber die Zeiterfassung innerhalb des aktuellen Monats So werden neben dem aktuellen heufigen Tag und dem gesamten aktuellen Monat auch Informationen ber den aktuellen Monat bis zum aktuellen heutigen Tag dargestellt Letzterer Betrachtungszeitraum umfasst also die Seite 17 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Summe aller Tage des aktuellen Monats bis einschlie lich dem aktuellen Tag So sehen Sie z B auf einen Blick ob Sie die vorgesehene Arbeitszeit bis zum heutigen Tag erreicht haben oder sogar berschritten haben Es wird jeweils die Soll Arbeitszeit Soll die Ist Arbeitszeit Ist die reale Ist Arbeitszeit Ist Real und die Differenz aus Soll und Ist Arbeitszeit Diff live angezeigt Klicken Sie einfach auf die Schaltfl che Schlie en um das eingeblendete Fenster wieder zu schlie en Aktuelle Zeiterfassungs Details Schlie en X Heutiger Tag Monat gesamt Monat bis heute 1 a Soll h 00m 00s Soll 1688h 00m 00s Soll 28h 00m 00s Ist 4h 22m 538 Ist 30h 22m 538 Ist 30h 22m 53s Ist Real 3h 52m 538 Ist Real 29h 52m 53s Ist Real 29h 52m 535 Diff Oh 22m 53s Diff 137h 37m 075 Diff 2h 22m 538 Seite 18 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 4 Automatische Buchungsvorg nge Je nach Ihrem Arbeitszeitmodell gibt es eine Reihe von Vorkehrungen um Ihnen eine korrekte und konsistente Zeitaufzeic
50. nto des Benutzers zu einem gew hlten Datum berschreiben Dies ist vor allem auch beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters sinnvoll um den Initial Kontostand zu setzen Der Eintrag zum berschreiben des Stundenkontos flie t auch bei der Abgabe des betroffenen Monats ein und kann beim Entsperren und L schen eines Monafsreports optional auch mitgel scht werden um wieder den urspr nglichen Kontostand herzustellen Klicken Sie anschlie end auf bernehmen um Ihre Eingaben zu bernehmen erst nachdem Sie alle nderungen des gew hlten Benutzers gespeichert haben wird diese Auswahl bernommen und das Stundenkonto ersetzt e Urlaubskonto setzen Klicken Sie auf das Schaltfl chen Symbol um das Fenster zum Setzen des Urlaubskontos zu ffnen Hier k nnen Sie das Urlaubskonto des Benutzers zu einem gew hlten Datum berschreiben Dies ist vor allem auch beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters sinnvoll um den Initial Kontostand zu setzen Der Eintrag zum berschreiben des Urlaubskontos flie t auch bei der Abgabe des betroffenen Monats ein und kann beim Entsperren und L schen eines Monatsreports optional auch mitgel scht werden um wieder den urspr nglichen Kontostand herzustellen Die Eingabe des neuen Urlaubskontostands kann je nach Art der Urlaubskontof hrung entweder in Tagen oder in Stunden gew hlt werden Klicken Sie anschlie end auf bernehmen um Ihre Eingaben zu bernehmen erst nachdem Sie alle nderungen des gew hlten
51. ol Tabelle Nachbuchung Die Buchung wurde nachtr glich eingetragen Die tats chliche Buchungsuhrzeit war nur ein bisschen sp ter weniger als 1 Minute H Nachbuchung Die Buchung wurde nachtr glich eingetragen Die tats chliche Buchungsuhrzeit war sp ter mehr als 1 Minute Nachbuchung Die Buchung wurde nachtr glich eingetragen Die tats chliche Buchungsuhrzeit war viel sp ter mehr als 10 Minuten m Externe Buchung Die Buchung erfolgte von einem externen Netzwerk au erhalb des Unternehmens Seite 15 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 3 3 Buchungsnotiz bearbeiten Um Details zu einer bestimmten Buchung zu sehen oder die dazu hinterlegte Buchungsnoltiz zu bearbeiten klicken Sie einfach auf Na das Notiz Symbol der entsprechenden Buchung bearbeiten Mo 08 04 2013 07 30 00 13 30 00 amp Arbeitszeit 1 0 6h00m00s Q X Fr 05 04 2013 09 00 00 09 30 00 Arbeitszeit 1 0 30m00s Q X AARAA ARARA AA KR m a i in am mn E ae Es ffnet sich eine neue Seite auf der Sie alle Details zur Buchung sehen und eine neue Buchungsnotiz Zusatzoemerkung eingeben k nnen Klicken Sie auf SPEICHERN um die nderungen zu bernehmen oder Abbrechen um die nderungen zu verwerfen und zur ck zur Hauptseite zu gelangen Zeiterfassung gt Buchungsnotiz Abbrechen Erfassung Datum Mi 10 04 2013 Notiz Zusatzbemerkung Start Zeit 14 00 00 Besprechung bei Firma XYZ Sp ter gebucht 10 04 2
52. onats Takt kumuliert und in einem Monafs Report in kompakter Form als PDF Dokument abgelegt Je nach Ausgabe Vereinbarung kann somit jeder Report auch ausgedruckt und ausgeh ndigt werden 5 1 Seitenaufbau Der Aufbau der Seite Ausgabe ist wie folgt gestaltet GONG dev gongtime at DEV Angemeldet als Benjamin Pichler i Logout Monatsreports or Geben Sie Ihren Monatsreport f r Mai 2013 ab N euen Fi Mit dieser Aktion werden alle Zeitaufzeichnungen dieses Monats archiviert und zum Druck freigegeben Nachtr gliche Anderungen sind dann nicht mehr m glich Bei versehentlicher Abgabe bitte Administrator kontaktieren Optional k nnen Monats Sie auch Stunden eintragen die vom Stundenkonto abgezogen werden sollen report amp abgeben Ausgabe JAHR MONAT SOLL IST DIFF ZEIT ABZUG STUNDENKONTO URLAUBSKONTO 2013 4 76 00 98 25 22 25 59 39 0 Tage 2013 3 76 00 88 54 12 54 35 00 37 15 0 Tage Einstellungen 2013 2 72 00 60 13 11 47 59 20 6 5 Tage Bestehende 2013 1 78 00 81 51 03 51 71 08 8 5 Tage E F R Monate 2012 12 76 00 85 53 09 53 6716 11 Tage a e mit Report 2012 11 78 00 111 57 33 57 33 57 12 5 Tage Die Anmelde Informationen sowie das Seiten Men sind ident zu allen anderen Seiten siehe 3 1 Die Auflistung aller bestehenden und bereits abgegebenen Monaftsreports geben Auskunft ber die Entwicklung des Stundenkonftos bzw Urlaubskontos und erm glichen den Zugriff auf die jeweiligen PDF Re
53. ports siehe 5 3 Sobald Sie die M glichkeit haben einen neuen Monaftsreport zu generieren und abzugeben erscheint ein entsprechendes Fenster oberhalb der bestehenden Reports siehe 5 2 Seite 24 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 5 2 Monatsreport generieren und abgeben Sobald ein Monat vor ber ist erscheint auf der Ausgabe Seite eine Eingabemaske um einen neuen Monatsreport zu generieren und abzugeben FB is Geben Sie Ihren Monatsreport f r Mai 2013 ab Mit dieser Aktion werden alle Zeitaufzeichnungen dieses Monats archiviert und zum Druck freigegeben Nachtr gliche nderungen sind dann nicht mehr m glich Bei versehentlicher Abgabe bitte Administrator kontaktieren Optional k nnen Sie auch Stunden eintragen die vom Stundenkonto abgezogen werden sollen j Zeit Abzug optional hh mm MONAT SREPORT ABGEBEN Sobald Sie einen Monatsreport generiert haben wird das entsorechende Monat gesperrt und Sie k nnen keine weiteren Buchungen im entsprechenden Monat eintragen Wenn Sie den Monat wieder entsperren m chten um z B Korrekturen der Zeiterfassung innerhalb des Monats vornehmen zu k nnen kontaktieren Sie bitte den Administrator Durch die Abgabe eines Monats werden alle Einzelbuchungen aufsummiert und Ihr aktuelles Stundenkonto Stundensaldo und Urlaubskonto wird berechnet Die Abgabe und Generierung der Monatsreports ist daher nur nacheinander in chronologischer Reihenfolge m glich die ltesten Monate immer
54. r die Einstellungen Seite in der Web Oberfl che siehe 6 2 einen neuen PIN Code generieren oder den vorhandenen nachsehen 7 2 Einfache Zeiterfassung GONG Q Logout Nachdem Sie sich mittels PIN Code angemeldet o haben gelangen Sie zum Zeiterfassungs Fenster des ver re Terminals Hier k nnen Sie genau wie bei der Einfachen Buchung ber die Web Oberfl che Ist 5h 51m 295 eine neue Zeiterfassung starten gr ne START a Schaltfl che oder eine laufende Zeiterfassung abschlie en und speichern rote STOP Zeitaufzeichnung l uft seit 12 24 42 Uhr se ha Itfl a C he N Klicken Sie auf Stop um die laufende Zeitaufzeichnung jetzt zu beenden und zu speichern Je nach Konfiguration stehen Ihnen zwei bzw drei Buchungs Typen Arbeitszeit Dienstgang und eventuell Arztoesuch zur Verf gung die Sie durch Anftippen umschalten k nnen Buchungs Typ Arbeitszeit Dienstgang Sie sehen au erdem eine Grafik Kreis Diagramm mit den aktuellen Summen Ihrer heutigen Buchungen sowie die aktuellen Soll und Ist Werte Ihrer Zeiterfassung in textueller Form Alle automatischen Buchungsvorg nge siehe 3 4 werden auch ber das Terminal angezeigt und eingeblendet Oftmals empfiehlt es sich jedoch bei Ausnahme Benachrichfigungen die Web Oberfl che zu verwenden um ein Problem zu beheben und die Zeiterfassung in Ruhe zu korrigieren Seite 35 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 7
55. reresererererereserereses 47 8 3 3 Benutzer Gruppe l sChe n o oeesseessssessseeeeressssssssserrrssssssserrerssssssserrersssssses 48 Seite 3 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 1 Systemanforderungen Das Zeiterfassungs System GONG wurde als performante und ressourcenschonende Web Anwendung konzipiert Die f r die Benutzung relevanten Systemanforderungen beschr nken sich daher auf die eines g ngigen Browsers mit JavasScript Unferst tzung aktivierten Cookies und Unterst tzung f r SSL gesicherte Webseiten e Google Chrome ab Version 20 0 e Microsoft Internet Explorer ab Version 9 0 e Mozilla Firefox ab Version 4 0 e Opera ab Version 12 00 e Apple Safari ab Version 5 1 Andere g ngige Browser auch auf Mobilger ten wurden nicht explizit getestet sollten jedoch die Anforderungen genauso gut erf llen F r die Darstellung der PDF Monats Reporte siehe Kapitel 5 wird ein PDF Viewer ben tigt Dieser kann entweder als Browser Erweiterung oder als eigenst ndige Software eingerichtet sein Die Anforderungen f r die Terminal Oberfl che bzw auch die Auslegung der Server und des Netzwerks werden hier nicht weiter behandelt und sind nicht Teil dieses Dokuments 2 Anmeldung Jeder aktivierter Benutzer kann sich mit seinem Benutzernamen und pers nlichen Passwort amp Zeiterfassung Anmeldung Kennwort anmelden um Zugriff auf seine Zeiterfassung zu erlangen Benutzer pichler Geben Sie dazu
56. spalken eingeblendet sobald man gerade pausiert keine laufende Zeitaufizeichnung Einfach Erweitert Urlaub Multiplikator 10 15 20 u stor m Dauer h 00m 00s Reale Dauer h 00m 00s Es l uft keine Zeitaufzeichnung Klicken Sie auf Star um jett eine neue Zeitaufzeichnung mit den gew hlten Einstellungen zu beginnen Die verbleibende bzw gemachte Zeit bezieht sich auf die gesamte vorgeschriebene Pausendauer von 30 Minuten Der Fortschrittspalken wird nur angezeigt wenn die Summe der Pausen gr er 5 Minuten und kleiner 30 Minuten betr gt Automatisches Einbuchen nach vollendeter Pause Auto Start Betr gt die noch abzuhaltende Pausendauer weniger als 5 Minuten wird eine weitere Schaltfl che AUTO START eingeblendet Klicken Sie einfach auf die Schaltfl che um die Zeitaufzeichnung automatisch nach dem Ende der vollen Pause 30 Minuten wieder zu starten Einfach Erweitert Urlaub Multiplikator 1 0 15 20 E stor Dauer Oh 00m 00s Reale Dauer h 00m 00s Es l uft keine Zeitaufzeichnung Klicken Sie auf Start um jetzt eine neue Zeitaufzeichnung mit den gew hlten Einstellungen zu beginnen Dies gibt Ihnen die bequeme M glichkeit eine exakte Pause von 30 Minuten zu machen und keine Zeit durch zu sp tes Einbuchen oder sekundengenaues Abwarten zu verlieren Seite 8 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 2 2 Erweiterte Buchung Im Tab Erweitert kann eine Buchung nachtr
57. ste berstundengrenze Geben Sie hier die gew nschte berstundengrenze mit Zeitspannen Uhrzeit Von Bis f r jeden Tag Spalten Montag bis Sonntag an ber die berstundengrenze wird festgelegt ab welchem Zeitraum der berstunden Bereich eines Benutzers beginnt Beim berschreiten dieser Grenzen wird eine laufende Zeitaufzeichnung automatisch angehalten und der Benutzer wird entsprechend benachrichtigt siehe Kapitel 3 4 6 Wenn auch die Option berstundengrenze ist flexibel aktiviert wurde ist die berstunden grenze erst dann wirksam wenn die t gliche Sollarbeitszeit des Benutzers bereits erreicht wurde W BERSTUNDENGRENZE Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag samstag Sonntag Zeit Von Bis 07 00 20 00 07 00 20 00 07 00 20 00 07 00 20 00 07 00 20 00 07 00 20 00 07 00 20 00 berstundengrenze ist flexibel wirkt erst nach Soll Arbeitszeit WM Bezogen auf das hier abgebildete Beispiel siehe oben wird eine laufende Zeitaufzeichnung automatisch um 20 00 Uhr angehalten wenn der Benutzer seine Sollarbeitszeit an diesem Tag bereits erreicht hat falls die Sollarbeitszeit um 20 00 Uhr noch nicht erreicht wurde verschiebt sich die berstundengrenze automatisch flexibel nach hinten sodass die Zeitaufzeichnung erst angehalten wird sobald die Sollarbeitszeit erreicht wurde Die Angabe der berstundengrenze ist optional und muss nicht angegeben werden Deaktivieren ber Titelleiste 8 2 5 B
58. stimmte Buchungs Typen siehe Legende sw Arbeitszeit m Dienstgang w Arztbesuch m Krankenstand w Dienstfreistellung Urlaub Laufende Zeitaufzeichnung Eine mit Limit Deschriftete horizontale Linie zeigt au erdem die maximale erlaubte Tages Arbeitszeit an hier bei 10 Stunden Links befindet sich ein Kreisdiagramm auf dem Sie die Verteilung der verschiedenen Buchungs Typen ber das ganze Monat auf einen Blick sehen k nnen Darunter finden Sie die summierfte Soll Arbeitszeit und Ist Arbeitszeit des Monats Der Prozentualwert bezieht sich genau auf dieses Soll Ist Verh ltnis und gibt Auskunft dar ber ob Sie die vorgesehene Arbeitszeit des Monats erreicht haben oder sogar berschritten haben Wenn der gew hlte Betrachtungs Zeitraum siehe 3 3 1 dem aktuellen Monat entspricht wird im Balkendiagramm zus tzlich der heutige Tag markiert Das Kreisdiagramm zeigt dann die Tagesansicht Heute die nur die Summen und Prozentwerte des aktuellen heufigen Tages darstellt Heute 15hr T BEER BESSER ENGER ee Crane EREE 67 oh Sol amp h 00m 00s Ist Sh 22m 1783 E Arbeitszeit m Dienstgang Arztbesuch w Krankenstand ws Dienstfreistellung Urlaub Laufende Zeitaufzeichnung L2 ais 5 6 7 8 9 10 11 12X13 14 15 16 17 18 19X20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Mit einem Klick auf mehr oberhalb des Kreisdiagramms k nnen dann au erdem auch weitere Details eingeblendet werden Verschiedene Beftrachtu
59. uchung wieder abschlie en Buchung fr her starten oder fr her stoppen Sofern diese Funktion durch den Administrator freigeschalten wurde erscheint unter den beiden Schaltfl chen START und STOP eine zus tzliche Schaltfl che zum ffnen Ausklappen eines weiteren Eingabefeldes ciniachn c wei ieri VrIauD Urlaub Eingabefeld v v aufklappen Hier k nnen Sie eine beliebige Uhrzeit eintragen und anschlie end auf START bzw STOP klicken um die Buchung mit der gew hlten Uhrzeit zu starten bzw zu stoppen So k nnen Sie z B um eine neue Zeitaufzeichnung um 08 00 Uhr starten obwohl es bereits 08 05 Uhr ist Die einzugebende Uhrzeit darf dementsprechend nat rlich in beiden F llen nicht in der Zukunft liegen ciniach Liwelieri ViIIaub VIlaub stoppen um 10 30 x gew nschte starten um 09 00 x Zeit eingeben Hinweis Wenn Sie selbst eine Zeit zum Starten oder Stoppen eintragen ist dies auch sp ter ersichtlich und wird neben der jeweiligen Buchungszeit angezeigt siehe z B Seite 7 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Anzeige der bereits konsumierten Arbeits Pausen Je nach Arbeitszeitmodell ist es vorgesehen nach sp testens 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 30 Minuten zu machen Ihre Arbeits Pausen k nnen nat rlich auch aus mehreren kleineren Pausen bestehen Um die Summe aller bereits gemachten Pausen auf einen Blick zu sehen wird ein Fortschritt
60. uvor gutgeschrieben wird Dies entspricht dem j hrlichen Urlaubsanspruch eines Benutzers Mitarbeiters und kann je nach Vereinbarung ber die Auswahl neben dem Eingabefeld in Tagen oder Stunden eingetragen werden Diese Auswahl beeinflusst auch die sp tere Ausgabe und Auflistung des Urlaubskontos des Benutzers Wenn das Urlaubskonfto in Stunden gef hrt wird wird entsprechend auch beim Eintragen einer neuen Urlaubsperiode automatisch die Summe der Stunden laut Sollarbeitszeit kalkuliert Seite 40 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 e Kein Urlaubskonto mitf hren Urlaub unverrechnet Wenn aktiviert wird das Urlaubskonto des Benutzers ignoriert und nicht mitgef hrt Die Angabe des Urlaubskonfingents und der Urlaubsperiode ist damit irrelevant Der Benutzer kann damit unabh ngig vom Ausma des bereits konsumierten Urlaubs ganz gew hnlich Urlaubszeiten eintragen bzw beantragen Dies ist z B dann sinnvoll wenn ein Mitarbeiter auf flexibler selbstst ndiger Basis angestellt ist und keinen Urlaubsanspruch besitzt aber trotzdem den Urlaubs freigabeprozess nutzt bzw trotzdem im Urlaubskalender aufscheinen soll Es ist dabei zu beachten dass der eingetragene Urlaub des Benutzers somit auch nicht als Arbeitszeit Ersatz gilt und damit keine Wertigkeit bei der Stundenberechnung hat e Stundenkonto setzen Klicken Sie auf das Schaltfl chen Symbol um das Fenster zum Setzen des Stundenkontos zu ffnen Hier k nnen Sie das Stundenko
61. ystems zu informieren e Benutzer Profil W hlen Sie hier eines der vorhandenen Benutzer Profile welches dem Benutzer zugeordnet werden Die im Benutzer Profil festgelegten Einstellungen werden dann f r diesen Benutzer wirksam Mehr zur Verwaltung der Benutzer Profile ist im Kapitel 8 2 beschrieben e Benutzer ist aktiv Wenn aktiv kann sich der Benutzer anmelden und das System verwenden Wenn der Benutzer nicht aktiv ist deaktiviert kann er sich nicht mehr anmelden und hat keinen Zugriff auf das Zeiterfassungs System Bevor Sie einen Benutzer vollst ndig aus dem System l schen k nnen Sie Ihn somit vorsichtshalber einfach deaktivieren Seite 39 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 Benutzer hat Admin Rechte Wenn aktiv hat der Benutzer Administrator Berechtigungen und somit ebenfalls Zugriff auf die Administrator Oberfl che und alle Funktionen PIN Code Terminal Klicken Sie einfach auf das Anfordern Symbol neben dem PIN Code Feld um einen neuen PIN Code f r den Terminal Zugang siehe Kapitel 7 zu generieren Urlaub amp Zeitausgleich Antragspr fer Hier k nnen Sie einen ersten und wenn gew nscht auch einen zweiten Antragspr fer f r den Benutzer w hlen Ein Antragspr fer ist wiederum einfach ein anderer im System vorhandener Benutzer Der Antragspr fer hat die Aufgabe und M glichkeit Antr ge z B Urlaubsantrag oder Antrag auf Zeitausgleich des Benutzers zu bewilligen oder abzulehnen
62. zeitprofil kann es vorkommen dass Sie die gesetzlich vorgeschriebene Ruhepause Mittagspause von 30 Minuten ab einer Tages Arbeitszeit von 6 Stunden noch nicht eingehalten haben Diese Dauer 30 Minuten bzw 6 Stunden ist jeweils als Summe zu verstehen und kann sich somit auch durch mehrere k rzere Buchungen ergeben Sollten Sie vergessen haben die n tige Ruhepause zu nutzen bzw eine laufende Zeiterfassung innerhalb dieser Grenze wieder zu beenden wird die Buchung automatisch angehalten und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung Die gestartete Zeitaufzeichnung vom 17 06 2013 09 40 00 wurde angehalten da die gesetzliche Ruhepause Mittagspause im Ausma von 30 Minuten nicht eingehalten wurde Bitte geben Sie hier die gew nschte Zeit zum Abschlie en der Buchung an sp testens um 13 04 00 oder l schen Sie die Buchung komplett Zeitraum 17 06 2013 von 09 40 bis Buchung Abschlie en Buchung L schen Sie haben dann entweder die M glichkeit die gesamte Buchung zu l schen oder die Buchung mit dem korrekten End Zeitpunkt abzuschlie en Geben Sie dazu einfach die gew nschte Uhrzeit in das Eingabefeld ein wobei der sp testm gliche Zeitpunkt durch das Erreichen einer Tages Arbeitszeit von 6 Stunden begrenzt ist H nweis Bestimmte Buchungs Typen z B Arztbesuch Krankenstand und Dienstfreistellung sind von der 6 Stunden Summe ausgenommen und werden nicht als Arbeitszeit gewertet sondern als Pause Hinweis
63. zt gigen Buchung automatisch ausgenommen Ihr Stundenkonto laut dem letzten Monatsreport betr gt h50m 48s zum 01 10 2014 Zeitraum 27 10 2014 von 13 00 bis 17 30 4h 30m 00s Ganzt giger Eintrag ZEITAUSGLEICH BEANTRAGEN Hinweis Die einzelnen ZA Buchungen werden genau wie jede andere Buchung bei den bestehenden Buchungen angezeigt und k nnen somit bei Bedarf auch wieder _ gel scht werden siehe 3 3 Eine Auflistung Ihres aktuellen Stundenkonfos finden Sie au erdem auf Ihrem Monatsreport siehe Kapitel 5 H nweis Eine ZA Buchung wird nicht wie andere Buchungen als geleistete Arbeitszeit gewertet sondern ist vielmehr als Leer Buchung zu verstehen Das Eintragen von Zeitausgleich liefert somit dieselben Ist Stunden als w rde man gar keine Buchung einfragen Eine weitere Besonderheit der ZA Buchung ist dass sie mit anderen Buchungen berlappen darf Wenn Sie zum Beispiel ZA von 13 00 bis 17 30 Uhr eingetragen haben k nnen Sie ohne weiteres auch bis 13 05 Uhr arbeiten wodurch Ihr Zeitfausgleich automatisch auf 13 05 bis 17 30 Uhr verringert wird Sie brauchen die bestehende ZA Buchung also nicht speziell zu ber cksichtigen und m ssen umliegende Buchungen nicht punktgenau eintragen Seite 13 48 GONG Benutzerhandbuch Version 1 32 3 3 Bestehende Buchungen ansehen und bearbeiten 3 3 1 Zeitraum ausw hlen Monatsauswahl Im oberen Bereich des Fensters befinden sich
64. zwei Buttons zum Wechseln des aktuellen Zeitraums ber die Pfeile l sst Juni 2043 amp sich ein Monat zur ck bzw ein Monat weiter schalten Sowohl die angezeigten vorhandenen Buchungen als f auch die Infografiken bersichtsgrafiken beziehen sich jeweils auf das gew hlte Monat 3 3 2 Buchungs bersicht Alle bestehenden Buchungen des gew hlten Zeitraums Monats werden chronologisch sortiert im unteren Bereich unter Bestehende Buchungen angezeigt Die Auflistung kann dabei auf zwei Arten erfolgen e Einzelbuchungen Zeigt eine einfache zeilenweise Anordnung aller Buchungen Bestehende Buchungen DATUM VON BIS TYP Fr 15 02 2013 08 00 00 14 00 00 Urlaub Do 14 02 2013 14 32 19 18 10 55 Arbeitszeit Do 14 02 2013 09 00 00 12 00 00 Arbeitszeit Di 12 02 2013 09 30 00 15 30 00 Arbeitszeit Mo 11 02 2013 12 16 30 14 15 22 ws Dienstgang Mo 11 02 2013 12 15 01 12 16 18 Arbeitszeit Do 07 02 2013 08 00 00 10 50 00 Arbeitszeit Mi 06 02 2013 07 30 00 17 00 00 Arbeitszeit Di 05 02 2013 08 14 00 14 28 00 Arbeitszeit Mo 04 02 2013 08 00 00 14 00 00 Arbeitszeit Sa 02 02 2013 08 00 00 15 00 00 Urlaub Fr 01 02 2013 08 00 00 14 00 00 Urlaub Einzelbuchungen Tages bersicht MULTIPLIKATOR DAUER 1 0 6h00m00s X 1 0 3h38m36s Q X 1 0 3h00m00s Q X 1 0 6h00m00s QX 2 0 3h57m44s QX 2 0 2m34s 09 1 0 2h50m00s J X 1 0 9h30m00s QX 1 0 6h14m00s Q X 1 0 6h00m00os X 1 0 7h00m00s Q X 1 0

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