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Benutzerhandbuch Buchform

1. Fach Anzahl knakar E Laufnummer 1936 erscheint jeweils ein einfacher Dialog in dem i Eeka C ESR neutral mi Anhan der Text ge ndert werden kann Klicken Sie Betr ge frei lasser auf Register Nr um die eigenen Nummern Rechnungsnummer i nur Laufnummer 1669 ESR Date f r die Anerkennung durch die Krankenkassen Omi Jahr einzutragen Diese Angabe ist nur f r C mit Jahr Monat Beispiel 1669 Therapeuten aktiviert und wird auf den Rechnungen ausgewiesen Zahlungsfrist Klicken Sie auf Beh grund um den Text zu andern der verwendet wird wenn f r den Behandlungsgrund die freie Auswahl Frei getroffen wird Der voreingestellte Text der zus tzlich unten auf den Mahnungen erscheint kann ber Mahntext ge ndert werden Beachten Sie dass die Zeichenfolge 0 nicht berschrieben oder entfernt werden darf da an dieser Stelle die eingestellte Zahlungsfrist f r Mahnungen eingesetzt wird Mit dem Abrechnungszyklus bestimmen Sie welche Behandlungen zur Abrechnung vorgeschlagen werden wenn Sie die Gruppe F llige Behandlungen oder die Funktion Abrechnen w hlen Mit der Option Sofort werden alle Behandlungen die offene Abrechnungspositionen enthalten direkt f r die Abrechnung vorgeschlagen Mit den anderen Optionen k nnen Behandlungen berwacht und nach bestimmten Kriterien ausgew hlt werden die dadurch eine automatisierte Abrechnung erm glichen Achten Sie beim ndern der Einstellungen f r die Rechnungsnummer dar
2. Seitenbreite Dokumentgr sse an Anzeigebreite anpassen nur Bilddokumente Originalgr sse Dokument in der Originalgr sse anzeigen nur Bilddokumente ffnen Originalanwendung ffnen zum Anzeigen oder Bearbeiten des Dokuments Drucken Originalanwendung ffnen zum Drucken des Dokuments Dokumentliste Dokumente k nnen in vielen Formaten Dateitypen vorliegen und nicht alle Formate k nnen direkt dargestellt werden Dokumente die direkt angezeigt werden k nnen werden in der Liste ohne Symbol dargestellt F r die anderen wird das Symbol der Originalanwendung angezeigt Durch Doppelklicken einer Zeile kann der Dokumenteintrag ge ndert werden Seite 24 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 5 5 2 Modul Dokumente Conplemedia Praxis Dokumente Datei Bearbeiten Ansicht Extras Hilfe ER LATTE SR AE i Diamar 35 Arzreimitbe ii l Bi bi kel zul bei De Fer ili iis E EJ Eshandurgan Eri Pieri vr sche i Bar auchgrunal de irha swerir lerasr nee Se 33 Toake rer zu verwerten noch arklaren miizuiien oder selber 7 en Nie st Miz t 5 1 Complanada SENSE aE Abe isrerhallngens 3 63 1093 Akame ronlka Praxusrsume Bil Engang a a a n ersehen scre ea kand Pria j s TE 5 ie I j wi ul jan Is Tex em ii ie SAL sinti n ran Pr ix uri Eiai Libes de MEnrape Lid daien pieh klen inshbesemdee didide Entwicklungen Warsuche und Knoa bow igendwelcher Ar Oganksanonsunserlagen ED ul Progpams munerlagen Aireen EEH krre Dokumen Zeichn
3. complemediza praxis Benutzerhandbuch Version 1 9 Complemedia In den Klostermatten 36 CH 4052 Basel Tel 41 61 312 36 80 Fax 41 61 312 36 81 info complemedia ch D Seite 2 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D Inhalt 1 1 Willkommen 5 1 2 Vorteile und Nutzen 5 1 3 Versionshinweise 6 1 4 Kontakt 6 2 1 Systemanforderungen 7 2 2 Erstinstallation 7 2 3 Installation einer neuen Version Update 8 2 4 Reparieren 8 2 5 Deinstallieren 8 2 6 Schnellkonfiguration 9 2 7 Installation f r mehrere Benutzer 10 3 1 Patientendaten erfassen 11 3 2 Behandlung er ffnen 11 3 3 Leistungen erfassen 12 3 4 Behandlung abrechnen 12 3 5 Rechnungen verwalten 12 3 6 Eigene Anpassungen 13 4 1 Benutzeroberfl che 14 4 1 1 Symbolleiste 15 4 1 2 Statusleiste 15 4 2 Liste durchsuchen 15 4 3 Bedienung ber die Tastatur 16 4 4 Hilfe 16 5 1 Kontakte 17 5 2 Behandlungen 18 5 3 Abrechnung 19 5 3 1 Abrechnung erfassen 20 5 3 2 Abrechnen 20 5 4 Inkasso 21 5 4 1 Zahlungseingang 22 5 4 2 Rechnungen mahnen 22 5 4 3 Rechnungen verwalten 22 5 5 Dokumente 23 5 5 1 Seite Dokumente 24 5 5 2 Modul Dokumente 25 5 5 3 Dokumenteintrag bearbeiten 25 Seite 3 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 6 1 Drucker einrichten 26 6 2 Berichte drucken 27 6 3 Berichte anpassen 27 6 3 1 Separate Berichte je Therapeut 27 6 3 2 Bericht Designer 28 7 EINSTELLUNGEN cine 7 1 Anwendungseinstellungen 3l 7 2 B
4. Abrechnungskatalog usw W hlen Sie dazu Men Extras Einstellungen und gehen auf die Seite Abrechnung ber die Schaltfl che Register Nr k nnen Sie Ihre Registrierungsnummer f r die Krankenkassen Anerkennung eintragen Sie k nnen ebenfalls alle Druckausgaben Berichte den eigenen Bed rfnissen anpassen und mit der eigenen Praxisadresse erg nzen Auswahl Complemedia Bericht Designer im Windows Startmen Die Anpassung von Berichten kann auch an Complemedia in Auftrag gegeben werden blicherweise m ssen folgende Einstellungen vorgenommen werden u a Abrechnungspositionen im Katalog anpassen Methodenliste Register Nr f r die Verg tung durch Krankenkassen eintragen Anpassen der Rechnungsnummer und ev ES Referenz Nr die verwendet werden sollen Praxislogo anschrift und Fusszeile in Berichte eintragen Kapitel 6 Berichte anpassen Seite 13 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 4 Bedienung 4 1 Benutzeroberflache Die Oberfl che der Anwendung ist einheitlich aufgebaut und orientiert sich an der gewohnten Arbeitswei se mit bekannten Windows Anwendungen Sie ist dadurch einfach zu bedienen und die Einarbeitung beschr nkt sich haupts chlich auf das Kennen lernen der spezifischen Funktionen Der Arbeitsbereich unterteilt sich in einen Listenbereich auf der linken und einen Datenbereich auf der rechten Seite Auf diese Weise sind alle Daten direkt ersichtlich ohne mehrere Fenster berlappend ffnen zu m ssen C
5. hlte Therapeut falls mehrere wird ber cksichtigt Alle Listen mit Praxisname im Listentitel e Kontakte Modulstart mit zuletzt verwendeter Gruppe statt mit Gruppe Patient Dialog Suchen Telefon Fax E Mail Internet Adressel 2 Bem Memo Felder zusammen gefasst Versicherungskontakte bereits in Datenbank enthalten kein Import mehr n tig e Behandlungen Korrektur Liste nach ndern korrekt mit Text von Hauptanliegen statt Anamnese f llen Bericht Behandlung beim Drucken ohne Patientenangaben wird nur der Name verdeckt der Kurztext wird gedruckt neu mit Optionen ausgew hlte Behandlung ber Men Datei Bericht drucken mit Optionen drucken e Abrechnung Inkasso Abrechnung erfassen Beim Erstellen einer neuen Behandlung wird gepr ft ob die erste Konsultation innerhalb der Behandlungsperiode liegt e Dokumente Korrektur Fehler beim Modulstart behoben Neue Archivstruktur andere Module mit Dokumenten zusammengefasst in Ordner Modulordner Neue Sortierung Ordner werden vor Dokumenten aufgelistet ndern bei Dateiauswahl ber Dialog wird automatisch die Bezeichnung gef llt Suchen Gross Kleinschrift ignorieren f r mehr Ergebnisse Suche in Dokumentinhalt neu k nnen mehrere Suchbegriffe gleichzeitig eingegeben werden 1 4 Kontakt Bei Fragen oder Schwierigkeiten mit der Anwendung und f r weitere Informationen stehen wir Ihnen ber folgende Kontaktm glichkeiten gerne zur Verf gung Beachten Sie dass Support Anfragen
6. Abrechnung Klicken Sie in der Symbolleiste auf Abrechnung F r jede Konsultation oder Behandlungssitzung werden die erbrachten Leistungen in Form von Abrechnungspositionen eingetragen Die Abrechnungspositionen werden im Abrechnungskatalog in den Einstellungen definiert Um die Abrechnung zu automatisieren kann das gew nschte Abrechnungsmodell in den Einstellungen ausgew hlt werden Gruppe Abrech nungszyklus wodurch automatisch f llige Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen werden Die vollautomatisierte Abrechnung ben tigt nur noch drei Mausklicks Ausstehende Rechnungen werden auf ebenso einfache Weise berwacht und gemahnt Behandlungen k nnen jederzeit abgerechnet werden Um eine gewisse Regelm ssigkeit in der Abrech nung zu erhalten kann ein Abrechnungszyklus definiert werden Dieser Zyklus bestimmt wie Behandlungen zur Abrechnung vorgeschlagen werden Sie m ssen sich nicht mehr darum k mmern wann Sie einem Patienten die letzte Rechnung geschickt haben Die Funktion berwacht dass Sie nicht zu h ufig Rechnungen stellen oder Behandlungen vergessen Sie ist genug flexibel dass Sie auch eine Behandlung zur Abrechnung vorziehen k nnen Markieren Sie dazu f r die gew nschte Behandlung das Kontrollk stchen vorzeitig Abrechnen Um ohne Automatisierung abzurechnen w hlen Sie den Abrech nungszyklus sofort Danach werden alle Behandlungen mit Abrechnungspositionen vorgeschlagen Dieses Modul enth lt eine zus tzliche Symbolleis
7. Angaben f r den Speicherort als effektive Pfade gespeichert und die Dokumente k nnen nach Verschieben des Arbeitsordners nicht mehr gefunden werden Speicherorte ausserhalb des Arbeitsordners sind von dieser Auswahl nicht betroffen Seite 34 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 7 2 Benutzerverwaltung Die Angaben zu einem Benutzer wie Name und Kennwort sind in einem Benutzerkonto gespeichert Falls mehrere Personen mit Complemedia Praxis arbeiten ist es sinnvoll f r jede Person ein Benutzerkonto zu er ffnen So ist die Nachverfolgung von nderungen an den Daten sehr einfach Die Anwendung verf gt ber eine eigene Benutzerverwaltung unabh ngig von den Windows Benutzerprofilen da sich diese auf einer anderen Ebene befinden und mit anderen Funktionen gekoppelt sind Wenn mehrere Therapeuten verwaltet werden muss f r jeden Therapeuten ein eigenes Benutzerkonto er ffnet werden Die Benutzerverwaltung erreichen Sie ber Men Extras Benutzer Danach erscheint folgendes Bild Benutze It rd i i i SLLEEBIJERAL LTE F r die Installation mit nur einem Benutzer ist der Benutzerliste X gel scht Kontotyp vorgegeben Therapeut mit Administrations Benutzer Typ le rechte Dr Gi Therapeut Hildegard Therapeut den Praxis Praxismitarbeiter In dieser Liste sind alle Benutzerkonten aufgef hrt kn ko Feummibeier Ma Benutzer k nnen nicht endg ltig gel scht nur ausge 7 Gel schte anzeigen blendet werden damit Daten v
8. Behandlungen nie zum Abrechnen f llig z B bei Behandlungsabbruch und k nnen so leicht erkannt und manuell abgerechnet oder abgeschlossen werden 5 3 1 Abrechnung erfassen Klicken Sie in der zus tzlichen Symbolleiste auf Erfassen Im Auswahlfeld Gruppe sind die offenen Behandlungen ausgew hlt Wenn f r einen Patienten noch keine Behandlung vorhanden ist klicken Sie auf Neu um eine neue Behandlung zu er ffnen W hlen Sie dann den Patienten aus und tragen die Diagnose oder ein anderer Text ein welcher den Zweck dieser Behandlung beschreibt Gegebenenfalls m ssen Sie das Datum f r den Behandlungsbeginn anpassen Nun k nnen Sie die Abrechnungspositionen der einzelnen Konsultationen erfassen und die Eingabe durch Klicken auf OK abschliessen Abrechungspositionen erfassen Geben Sie die neue Position in der leeren Zeile ein mit dem Stern in der vordersten Spalte Die Spalte Datum wird automatisch mit dem Tagesdatum gef llt wenn diese Spalte leer gelassen wird Nach der Eingabe einer Positionsnummer in der Spalte Position werden die Positionsangaben aus dem Abrech nungskatalog eingef gt Die Positionsnummer entspricht blicherweise der von den Versicherern definierten Methodennummer einer Behandlungsmethode In der Spalte Menge wird die Menge vorgeschlagen die im Abrechnungskatalog definiert wurde ndern Sie diese Angabe gegebenenfalls auf die effektiv abzurechnende Menge Die Mengeneinheit dazu wird in der Spalte Einheit am Ende der Zei
9. Die Struktur der Ordner selbst ist jedoch vom System vorgegeben Jeder Datensatz mit Dokumenteintr gen wird als Unterordner des entsprechenden Moduls aufgef hrt Neben den vorgegebe nen Modulordnern k nnen eigene freie Ordnerstrukturen erstellt werden welche nicht mit einem Datensatz aus einem anderen Modul verkn pft sind z B Diagnostik Fachartikel Administration usw Dokumenteintr ge k nnen innerhalb der gesamten Ordnerstruktur frei verschoben werden Markieren Sie dazu den gew nschten Dokumenteintrag durch Klicken in der Symbolleiste auf Ausschneiden W hlen Sie anschliessend den Zielordner wohin der Eintrag verschoben werden soll und klicken in der Symbolleiste auf Einf gen Mit der Suchfunktion k nnen Dokumenteintr ge ber die Bezeichnung Beschreibung Bearbeitungsda tum oder Dokumentinhalt nur Textdateien gesucht werden Zudem kann angegeben werden ob Eintr ge in allen Modulen oder nur in den Ordnerstrukturen der Dokumentenverwaltung gesucht werden sollen 5 5 3 Dokumenteintrag bearbeiten Legen Sie f r jedes Dokument das Sie verwalten m chten einen neuen Dokumenteintrag an Klicken Sie dazu auf Neu in der Symbolleiste der Anwendung Geben Sie im Feld Speicherort den Pfad und Namen der Datei an und tragen in den anderen Feldern weitere Informationen wie Beschreibung und Stichworte ein Falls die Datei noch nicht existiert kann sie direkt mit dem Dokumenteintrag erstellt werden Klicken Sie dazu auf die Schaltfl
10. Export Bestehende Adressdaten von anderen Programmen k nnen in Complemedia Praxis weiter verwendet werden ohne dass sie neu eingegeben werden m ssen Ben tzen Sie dazu die Import Funktion f r Kontakte im Men Datei Importieren Exportieren Import Export Assistent Daten importeren Adressdaten n Kontakte importieren Mit dieser Funktion k nnen fremde Adressdaten zu Ihren Kontakten hinzugef gt werden Bestehende Kontakte werden dabei nicht berschrieben Die Datei mit den Adressdaten muss im CSV Format Trennzeichen getrennt vorliegen Geben Sie die Datei mit den Adressdaten an und wahlen die Gruppe zu welcher die neuen Adressdaten zugeordnet werden sollen Adressdatei Trennzeichen l Zeichen empfohlen berschriftszeile V wohanden erste Zeile nicht importieren Gruppe Die zu importierenden Adressdaten m ssen in einer vordefinierten CSV Datei Trennzeichen getrennte Textdatei vorliegen ber dieses Format k nnen beispielsweise Kontakte aus Microsoft Outlook oder Excel importiert werden Die Reihenfolge der Spalten ist in der Excel Tabelle Import Kontakte angege ben Diese Tabelle befindet sich im Unterordner Daten des Installationsord ners und auf der Installations CD Den Ort des Installationsordners finden Sie unter Men Hilfe Info Seite 37 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 8 2 1 Erstellen der Importdatei mit Excel Sind die bestehenden Adressdaten in einer Excel Dat
11. Funktion zur Datensicherung integriert Sie k nnen diese Funktion ber Men Extras Einstellungen auf der Seite Allgemein im Feld Datensicherung aktivieren Danach werden die Praxisdaten beim Beenden der Anwendung an den angegebenen Ort kopiert Sie k nnen im Feld Anzahl Backups angeben wie viele verschiedene Kopien Generationen erstellt werden sollen bevor die lteste wieder berschrieben wird Beachten Sie dass das angegebene Laufwerk zu diesem Zeitpunkt verf gbar sein muss normalerweise lokales Laufwerk da sonst keine Sicherheitskopie erstellt wird Nach einem Fehler w hrend der Arbeit k nnen die Daten mit dem zuletzt gesicherten Stand wiederherge stellt werden indem die fehlerhafte Datenbankdatei durch die Sicherungskopie ersetzt wird Diese Art der Datensicherung ersetzt keine Sicherung auf einem externen Datentr ger und sichert nur die Praxisdaten dieser Anwendung Wenn Sie ein spezielles Programm f r die automatisierte Datensicherung Ihrer gesamten Daten einsetzen und regelm ssige Backups erstellen wird empfohlen die Datensiche rungsfunktion in Complemedia Praxis auszuschalten Vermeidung von Redundanzen 8 5 Sicherheit Die Datenbanken der Anwendung sind gesch tzt und verschl sselt Sie k nnen nicht direkt ge ffnet oder mit anderen Programmen oder Werkzeugen gelesen werden Der Zugang zu den Daten ber die Anwendung kann gesichert werden indem das Anmeldebild mit Kennwortschutz aktiviert wird Seite 39
12. Laufnummer f r ESR vorgedruckt Die Referenznummer auf den vorgedruckten Einzahlungsscheinen endet immer mit einer Pr fziffer die hier nicht eingegeben wird Die Laufnummer ergibt sich aus der Referenznummer ohne Pr fziffer und ohne konstanten Teil des Zahlungsinstituts den Banken f r interne Zwecke ben tigen Bei Unklarheiten wenden Sie sich an ihr Zahlungsinstitut Auf der Seite Dokumente finden Sie die Einstellungen f r die Dokumentverwaltung Einstellungen In der Liste kann der Speicherort f r Dokumente f r jedes vorhandene Modul einzeln angegeben werden Der angegebene Ordner wird immer ange E Dok rbeitsordner Dokumente RER i i i ramman openeen esaa eea zeigt wenn Sie auf Datei suchen klicken Behandlungen Arbeitsordner Dokumente w hrend Sie einen neuen Dokumenteintrag EN UNSER ONE ELTERN hinzuf gen oder beim ndern die Eingabe im Feld Speicherort l schen Um einen Speicherort zu ndern w hlen Sie die entsprechende Zeile und klicken auf Arbeitsardrier verwenden relative Pfade amp ndern Co Aktivieren Sie die Auswahl Arbeitsordner verwenden um Dokumenteintr ge f r Dateien im Arbeits ordner inkl Unterordner mit relativen Pfaden zu speichern Wenn Sie sp ter den Arbeitsordner an einen anderen Ort verschieben bleibt die Angabe f r den Speicherort g ltig obwohl sich der effektive Speicherort ge ndert hat Ist diese Auswahl nicht aktiviert werden die
13. ausgew hlte Kontakte in eine Datei exportiert und dadurch f r andere Installationen von Complemedia Praxis oder andere Programme zug nglich gemacht werden Beispiels weise k nnen Sie mit einer Textverarbeitung einen Serienbrief mit Adressfeldern erstellen und als Quelle f r die Adressdaten diese Exportdatei angeben Sie k nnen zwischen zwei Formaten w hlen die von den meisten Anwendungen gelesen werden k nnen Pr fen Sie zuerst welches Format f r Ihre Zwecke ben tigt wird Wenn Sie anschliessend auf Weiter klicken wird das Dialogfenster geschlossen und die Liste aus dem Modul Kontakte wird angezeigt W hlen Sie nun die Gruppe und die Datens tze aus die Sie exportieren m chten und klicken auf Exportieren um die Datei zu erstellen Mit Hilfe der Suchfunktion k nnen beispielsweise alle Adressen f r die ein Serienbrief erstellt werden soll exportiert werden indem im Feld Kategorie ein entsprechender Eintrag gesucht wird Das Format der Exportdatei Felder und Reihenfolge entspricht dem Format der Importdatei 8 3 Software kaufen Sobald Sie den Installationsdatentr ger erhalten haben k nnen Sie die Anwendung installieren und direkt damit arbeiten Sie k nnen danach die Anwendung w hrend 60 Tagen frei nutzen und gr ndlich pr fen Wenn Sie sich danach entscheiden die Software weiterhin zu nutzen erwerben Sie bei Complemedia eine Endbenutzerlizenz Diese kann schriftlich Brief Fax E Mail oder telefonisch angefordert werden Ko
14. der Maus auf den Symbolen verweilen wird der Name des Moduls f r dieses Symbol angezeigt Versicherungskontakte k nnen von der CD importiert werden Datei Versicherungen im Ordner Zu beh r 3 2 Behandlung er ffnen Eine Behandlung repr sentiert eine Serie von Behandlungssitzungen Konsultationen zum selben Behandlungsgrund oder Diagnose F r die Behandlungsdokumentation Modul Behandlungen als auch zur Behandlungsabrechnung Modul Abrechnung muss eine Behandlung er ffnet werden Ablauf Klicken Sie in der Symbolleiste auf Abrechnung Das Modul startet automatisch mit der Funktion Erfassen Sie sehen dies auf der zus tzlichen Symbolleiste f r die Abrechnung Da f r den neu erfassten Patienten noch keine Behandlung existiert klicken Sie nun in der allgemeinen Symbolleiste auf Neuum eine neue Behandlung zu er ffnen Geben Sie im Feld Patient die Nummer des vorher erfassten Patienten ein oder w hlen Sie einen Patienten aus der Liste die erscheint wenn Sie die Schaltfl che Seite 11 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch rechts vom Eingabefeld klicken Der Text den Sie im Feld Behandlungsgrund eingeben erscheint auf der Rechnung ndern Sie gegebenenfalls das Anfangsdatum der Behandlungsperiode Das Enddatum wird automatisch auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt bis die Behandlung abgeschlossen wird Schlies sen Sie die Eingabe noch nicht ab sondern fahren Sie mit dem n chsten Schritt fort Tipp Wenn Sie auf die Feldbe
15. die Anwendung bedruckt F r diese Auswahl m ssen zus tzliche Angaben f r den Einzahlungsschein eingegeben werden Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che ESR Daten Mit der Auswahl Betr ge frei lassen werden die Betragsfelder auf dem Einzahlungsschein frei gelassen Mit dieser Auswahl m ssen Einzahlungsscheinvorlagen mit geboxten Betragsfeldern verwendet werden Beachten Sie dazu die Richtlinien der Post Auswahl ES Ab einem gewissen Volumen von Rechnungen die regelm ssig versandt werden bieten die Varianten mit Referenznummern Vorteile da das Zuordnen eines Zahlungseingangs zu einer Rechnung eindeutig und einfacher ist Wichtig ist hierbei dass die Zuordnung von Einzahlungsscheinen zu den Rechnungen von der Anwendung richtig verwaltet wird Dazu ist es hilfreich beim Abrechnen das Abrechnungsprotokoll mitdrucken auf welchem die Rechnungs und Laufnummern aufgelistet werden Die sicherste Methode Seite 33 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch ist die Einzahlungsscheine durch die Anwendung bedrucken zu lassen da hier der Einzahlungsschein direkt an die Rechnung gebunden ist Solche Einzahlungsscheine mit Anhang werden jedoch nicht von allen Zahlungsinstituten unbedruckt angeboten und m ssen m glicherweise vom Kunden selber beschafft werden Zudem muss nach dem Einrichten der Anwendung dem Zahlungsinstitut ein Probedruck zur Pr fung bergeben werden da die Richtlinien f r die Codierzeile des Einzahlungsscheins sehr streng sind
16. die Liste auf eine Zeitperiode begrenzen indem Sie dieses H kchen setzen und den gew nschten Datumsbereich angeben 6 3 Berichte anpassen Einige Berichte verwenden einen Briefkopf z B Rechnungen den Sie f r Ihre Praxis anpassen m ssen Diese Angaben sind nicht in den Einstellungen sondern direkt in den Berichten gespeichert Sie k nnen diese Anpassungen mithilfe des Bericht Designers selber vornehmen Die Anpassung der Berichte kann ebenfalls an Complemedia in Auftrag gegeben werden 6 3 1 Separate Berichte je Therapeut In der Regel wird eine Praxis mit einer einzelnen Installation von Complemedia Praxis verwaltet In diesem Fall wird f r alle Therapeuten der gleiche Bericht mit der Anschrift der Praxis verwendet Wenn mit der Anwendung mehrere Therapeuten verwaltet werden und f r einige oder alle Therapeuten unterschiedliche Berichte verwendet werden sollen gehen Sie folgendermassen vor e Erstellen Sie f r jeden Therapeuten mit separaten Berichten einen Ordner beispielsweise E Complemedia Berichte Meier und kopieren die bestehenden Berichtdateien in diesen Ordner e Nehmen Sie die nderungen f r diesen Therapeuten mithilfe des Bericht Designers an den neuen Berichten vor Sie k nnen z B die Register Nr des Therapeuten Registrierungsnummer f r Kranken kassen Anerkennung anstatt in den Einstellungen einzugeben direkt in den entsprechenden Bericht Seite 27 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch f r die Rechn
17. gespeichert Arbeitsordner separater Berichtsordner Druckereinstellungen Anmeldebild ein aus Besonderes separate Berichtsordner nur f r Therapeuten ausw hlbar e Einstellungen in der zentralen Datenbank Diese Einstellungen werden in der zentralen Datenbank von Complemedia Praxis gespeichert Sie m ssen daher nur einmal vorgenommen werden und gelten f r das gesamte System alle Windows Benutzer eines Computers und alle Computer im Netzwerk Einstellungen je Benutzer von Complemedia Praxis Moduleinstellungen ausser Abrechnung Farbschema Register Nr des Therapeuten Einstellungen f r alle Benutzer von Complemedia Praxis Datensicherung Modul Abrechnung 3 Erste Schritte Dieses Kapitel gibt Ihnen eine Einf hrung in die Arbeitsweise von Complemedia Praxis und beschreibt einen typischen Ablauf von der Er ffnung eines Patienten bis zum Durchf hren einer Abrechnung Wenn Probleme bei der Bedienung der Anwendung auftreten erhalten Sie im Kapitel 4 Bedienung weitere Informationen dazu Zum Abschliessen der Einf hrung sollten Sie Ihre eigenen Einstellungen vornehmen siehe Punkt Eigene Anpassungen am Ende dieses Kapitels bersicht der Hauptfunktionen EJ 1 Neuer Patient als Kontakt in der Gruppe Patient erfassen 2 Eine neue Behandlung er ffnen zum Abrechnen und Dokumentieren Krankengeschichte E B 3 Behandlung abrechnen ber Leistungspositionen aus dem eigenen Abrechnungskatalog 4 Durch die Abrechnung erstellte
18. http www microsoft om downloads details aspx FamilylD 1e1550cb 5e5d 48f5 b02b 206602228de6 amp displaylang de Der Einsatz der aktuellsten Version eines Internet Browsers wird dringend empfohlen da dadurch die Sicherheit Ihres Systems massgeblich erh ht wird Installationsablauf e Nach Einlegen der Installations CD startet die Installation automatisch Sie k nnen die Installation auch starten indem Sie die Datei Setup auf der CD doppelklicken Der Setup Assistent f hrt Sie durch die Installation e je nach Betriebsystem erscheinen im Setup nicht alle hier erw hnten Fragen e M chten Sie Setup starten Klicken Sie auf Ja e M chten sie das Sprachpaket f r Microsoft NET Framework installieren gt Klicken Sie aufJa e Best tigen Sie die Lizenzbestimmungen mit Annehmen e Verfahren Sie bei weiteren Dialogen auf die gleiche Weise e Abh ngig von den installierten Komponenten kann ein Neustart von Windows erforderlich sein Wenn Sie dazu aufgefordert werden f hren Sie den Neustart durch e m n chsten Bild kann der Installationsordner ge ndert und angegeben werden wie das Programm installiert werden soll f r alle oder nur f r den aktuellen Benutzer Arbeiten Sie alleine an diesem Computer oder sind Sie bei dieser Auswahl unsicher w hlen Sie Aktueller Benutzer e Klicken Sie auf Weiter um den Installationsprozess fertig zu stellen e Starten Sie nach erfolgreicher Installation die Anwendung ber das ne
19. klicken auf Drucken ber Men Datei Drucken stehen mehrere Berichte zur Verf gung mit denen Listen und Auswertungen von Rechnungen erstellt werden k nnen Kapitel 6 Berichte drucken 5 5 Dokumente Mit der Dokumentverwaltung von Complemedia Praxis k nnen Sie alle elektronischen Dokumente die Sie in ihrer Praxis verwenden organisieren Themen bezogen verkn pfen mit Stichworten beschreiben und dadurch leicht wieder finden Die Dokumentverwaltung finden Sie e in vielen Modulen als Seite Dokumente im Anzeigebild Verkn pfen Sie Dokumente mit einem Kontakt Behandlung usw e im Modul Dokumente Erstellen Sie eigene Themen Ordner und legen darin Dokumente in einer Baumstruktur ab Beispielsweise k nnen f r Patienten berweisungsbelege Korrespondenz E Mails und Arztberichte abgelegt oder der Verlauf einer Behandlung mit R ntgen Haut oder anderen Bildern dokumentiert werden In eigenen Themen Ordnern im Modul Dokumente lassen sich eigene Artikel Unterlagen von Weiterbildungen Angaben zur Praxisadministration usw ablegen Suchen Sie anschliessend zum Beispiel nach Allergie und Haut werden alle vorhandenen Dokumente zu diesen Themen angezeigt auch Bilder welche entsprechend beschrieben sind Mit der Suchfunktion haben Sie die M glichkeit ein Dokument ber zus tzlicher Angaben und Stichworte oder ein Textdokument auch ber dessen Inhalt aufzufinden Ausserdem ist sofort ersichtlich ob zu einem Datensatz weitere
20. und ausgef hrte Arbeiten kostenpflichtig sein k nnen In solchen F llen wird darauf hingewiesen Postanschrift Telefon 41 61 312 36 80 Complemedia Internet www complemedia ch In den Klostermatten 36 Information info complemedia ch CH 4052 Basel Support support complemedia ch Seite 6 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch PDA 2 Installation 2 1 Systemanforderungen F r die Installation von Complemedia Praxis m ssen folgende Anforderungen erf llt sein e Betriebsystem Microsoft Windows 98 98SE ME NT4 SP6a 2000 XP Vista Server 2003 e Prozessorleistung und Hauptspeicher minimal Pentium 90 MHz 32 MB RAM empfohlen Pentium 120 MHz 96 MB RAM e Festplattenspeicher 30 MB freier Festplattenspeicher e Microsoft Internet Explorer 5 01 oder h her F r die Installation auf anderen Betriebsystemen wie Mac OS oder Linux wird zus tzliche Software ben tigt F r weitere Informationen wenden Sie sich an die Kontaktangaben Kapitel 1 2 2 Erstinstallation W hrend der Installation erfolgt eine Systempr fung Folgende Systemkomponenten werden wenn n tig installiert oder aktualisiert Microsoft Windows Installer 2 0 Microsoft Data Access Components 2 8 Microsoft NET Framework 1 1 Vorbereitung Falls Ihre Version von Microsoft Internet Explorer lter als 5 01 ist m ssen Sie die aktuelle Version von der Microsoft Homepage installieren die aktuelle Version sehen Sie im Internet Explorer ber Men Hilfe Info
21. werden soll Der Kostenansatz einer Methode wird mit den letzten drei Feldern definiert Verwenden Sie die Spalten Ansatz Einheit Einheitsmenge und Text Einheitsbezeichnung beispielsweise im Sinne von Hundert Franken f r 60 Minuten Tragen Sie hierf r die Werte 100 00 60 und Min ein nderungen k nnen direkt in der Liste vorgenommen werden Der Zeiger im Zeilenkopf der aktuellen Zeile wechselt dadurch vom Pfeil Symbol siehe Bild zum Stift Symbol In diesem Modus k nnen nderungen mit der Taste ESC Escape wieder r ckg ngig gemacht werden Wenn Sie die Zeile verlassen wird die nderung gespeichert Pfeil Symbol erscheint wieder Um eine Position zu l schen klicken Sie auf den Zeilenkopf und dr cken die Taste L schen Delete Neue Zeilen k nnen in der untersten leeren Zeile Stern in Zeilenkopf eingef gt werden Best tigen Sie abschliessend die nderungen im Abrechnungskatalog mit OK damit die nderungen bernommen werden Mit Abbrechen werden alle hier gemachten Anderungen verworfen 7 4 Gruppen verwalten Die Gruppen einiger Module k nnen den eigenen Bed rfnissen angepasst werden Beispielsweise k nnen mehrere Patientengruppen erstellt die Sortierung ge ndert oder eine Gruppe inaktiviert werden damit diese nicht mehr angezeigt wird Die Gruppen k nnen ber Men Extras Gruppen verwaltet werden Vorsicht ist beim L schen einer Gruppe geboten wenn diese noch Datens tze enth lt Obwohl dadurch die Date
22. Informationen auf dem Computer vorhanden sind Auf diese Weise k nnen Sie mit Complemedia Praxis samtliche Ihnen zug ngliche Informationen verwalten unabh ngig vom Format der Daten Dokumente k nnen an einem beliebigen Ort abgelegt werden doch empfiehlt es sich einen eigenen Ordner daf r anzulegen z B Unterordner Dokumente im Arbeitsordner von Complemedia Praxis Seite 23 PA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 5 5 1 Seite Dokumente Beschreibung Dakumenta 5 Li NEP SA LE E P ERAH BERHEFRHHEIN T Du Haida dan pira be phra anne iih ari d E Pis aidi p si riide rha ba m a a yan rn Dat idi i wlan Pidh r a Fall a ws k i idza Da smin udat pn Beschrabung varainbannger mi H Mister 031E ao Tye i Yemon 2 1 vom Semplember Eszeichrung A duf Frojektweneinbarungen Pramis Seite 1 Froidwereinbarunger Prem Dete ir Projektwereinbarungen Pria Seite I Ei Yegheschrebung ES Emh Gst 6 02 2E Esmi zar nmn Bild Dokumente im Modul Kontakte Symbolleiste Die Dokumentanzeige enth lt eine eigene Symbolleiste zur Steuerung der Anzeige Maximieren Anzeigebereich f r Dokument vergr ssern und andere Bildschirmbereiche ausblenden Vorheriges Vorheriges Dokument aus der Liste anzeigen N chstes N chstes Dokument aus der Liste anzeigen Vergr ssern Dokument gr sser anzeigen Verkleinern Dokument kleiner anzeigen Seitenh he Dokumentgr sse an Anzeigeh he anpassen nur Bilddokumente
23. Rechnungen verwalten Zahlungseing nge buchen und Mahnen 5 Berichte Listen und Etiketten drucken alle Berichte mit Bericht Designer individuell gestaltbar k IE 6 Elektronische Dokumente wie Textdateien Bilder und E Mails besser verwalten Seite 10 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch PDA 3 1 Patientendaten erfassen Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakte die Gruppe Patient wird angezeigt Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu um einen neuen Patienten zu er ffnen und erfassen dazu die wichtigsten Daten Best tigen Sie danach Ihre Eingaben indem Sie auf OK dr cken Der neue Kontakt wird dadurch gespeichert Wenn Sie den berweisenden Arzt oder die Versicherung Krankenkasse zuordnen m chten m ssen Sie diese ebenfalls in der entsprechenden Kontaktgruppe erfassen Conplemedia Praxis Datei Bearbeiten Anscht Extras Hilfe Tas 2 1 x gu a H Gomplermedes in den sematen 5 UAF Basel Schwaz 4j bi ER E fdml rioconpemeda oh E fdsl 2 rat Roomalemeda ch nem wam anche eek i 4161 H2 Efi Gebutsdsim Besuchen Se Compiler a in Inden f r de maden Updates und Inlarmationen Eanuzar Ss dag Parum auf dar Inamanaaia vor Donplenadia um Anrsgungen und Wisalungan anzubangen oder Tigga und Ticks mii anderen Baulin arzulaache C i arwandung mginarer C 2 eralge Autpabs 01 05 205 O 3 Aigas mi nedya Frig Ernie 15 08 0006 Geandert 06062006 esta Make 1 Tipp Wenn Sie mit
24. Yersicherten Hr Werahli x PROVISQ PRISCH Bevor Sie nderungen an den Berichten vornehmen machen Sie von der Berichtsdatei eine Sicherheits kopie auf die Sie bei Problemen nach Anderungen zur ckgreifen k nnen Anschliessend k nnen Sie die gew nschten nderungen an den Berichten vornehmen WICHTIG Notieren Sie sich alle vorgenommenen nderungen damit diese in zuk nftige Updates bertragen werden k nnen Merken Sie sich dazu mindestens den Berichtnamen in der Liste Reports der ge nderten Berichte Beispiel Um beispielsweise den eigenen Briefkopf f r die Rechnungen und Mahnungen zu verwenden gehen Sie wie folgt vor e ffnen Sie die Berichtdefinitionsdatei ReportsLR ber Men File Open W hlen Sie im folgenden Dialog Open Report Definition File Ihren Arbeitsordner den Sie in den Einstellungen von Complemedia Praxis angegeben haben e Nach dem ffnen der Datei finden Sie auf der linken Seite zwei Listen wovon die obere die berschrift Reports tr gt In dieser Liste finden Sie die zwei Berichte f r die Rechnung RFaktura01S und die Mahnung RFakturallS Falls Sie Formulare mit integriertem Einzahlungsschein verwenden werden die Berichte RFaktura02S RFaktural2S verwendet Um den Bericht zu ndern klicken Sie auf den entsprechenden Namen in der Liste Berichte mit der Endung Sub stellen Unterberichte dar e Klicken Sie im Bericht auf der rechten Bildseite auf das Feld mit dem Schriftzug Praxisname Auf d
25. atz ndern l schen oder neuen Datensatz erstellen Hilfe dieses Handbuch als Online Hilfe anzeigen 4 1 2 Statusleiste Am unteren Rand des Anwendungsfensters werden Statusleisten angezeigt Die Statusleiste im Listenbe reich zeigt unterschiedliche Summen an beispielsweise die Anzahl der Datens tze die momentan in der Liste angezeigt werden oder den Betrag aller Abrechnungspositionen der angezeigten Behandlungen Die Statusleiste im Datenbereich zeigt nderungsangaben zum angezeigten Datensatz beispielsweise das Datum und den Benutzer der letzen nderung 318 Provita Gesundhets 8401 Winterthur 3 ii Erstelt 20 05 2005 Geandet 30 05 2005 Sir 4 2 Liste durchsuchen Die Liste im Listenbereich kann nach den angezeigten Daten sortiert werden Klicken Sie auf den Spaltenkopf um die Liste danach aufsteigend zu sortieren Durch erneutes Klicken auf die gleiche Spalte wird die Liste in absteigender Reihenfolge nach dieser Spalte sortiert In einigen Modulen kann der Listenkopf mit der Gruppenauswahl erweitert werden indem auf das Erweiterungssymbol rechts von der Gruppenauswahl geklickt wird Mit den zus tzlichen Feldern kann ein Datensatz innerhalb der angezeigten Liste gesucht werden W hlen Sie in der Auswahlliste das Feld in dem gesucht werden soll und geben den Suchbegriff ein Nach Dr cken der Eingabetaste oder durch Klicken auf den Pfeil wird der gefundene Datensatz angezeigt oder ein Signal ausgegeben wen
26. auf dass keine doppelten Rechnungsnummern erstellt werden Diese Gefahr besteht wenn Sie von einer unteren Option zu einer oberen wechseln z B von Option mit Jahr zu nur Laufnummer da die Rechnungsnummern dann kleiner werden oder wenn Sie die Laufnummer ndern Wenn Sie m chten dass mit dieser Anwendung erstellte Rechnungsnummern eine bestehende Rechnungsnummerierung fortsetzen k nnen Sie die Laufnummer auf den gew nschten Z hler setzen Die angezeigte Laufnummer wird f r die nachste Rechnung verwendet und wird nach jeder Rechnung um eins erh ht Die Laufnummer ist zum Schutz vor unbeab sichtigter Manipulation f r nderungen gesperrt Um sie dennoch mit der n tigen Vorsicht zu ndern doppelklicken Sie auf das Eingabefeld der Laufnummer und best tigen die nderung mit der Eingabetas te In der Gruppe Einzahlungsschein geben Sie an welche Einzahlungsscheine f r die Rechnungsstellung verwendet werden F r rote Einzahlungsscheine w hlen Sie ES rot F r orange Einzahlungsscheine welche Sie von ihrer Bank oder Post mit fortlaufender Referenznummer vorgedruckt erhalten w hlen Sie ESR vorgedruckt Orange Geben Sie dazu die Laufnummer von der Referenznummer des n chsten zu verwendenden Einzahlungsscheins ein Diese Nummer wird mit der n chsten erstellten Rechnung abgespeichert F r leere Rechnungsformulare mit angeh ngtem Einzahlungsschein w hlen Sie ESR neutral mit Anhang Mit dieser Auswahl werden die Einzahlungsscheine durch
27. che Datei suchen w hlen im folgenden Dialog im Kontextmen rechte Maustaste Neu und w hlen den gew nschten Dateityp aus Nach Klicken auf OK erscheint der Eintrag in der Liste der Dokumente des aktuellen Datensatzes oder im Modul Dokumente in der Baumstruktur Um einen Dokumenteintrag zu ndern oder l schen verwenden Sie ebenfalls die Symbolleiste der Anwendung Der Ordner der standardm ssig angezeigt wird wenn Sie auf die Schaltfl che Datei suchen klicken kann in den Einstellungen angegeben werden Seite 25 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 6 Drucken Um Berichte zu drucken stehen zwei M glichkeiten zur Verf gung Wenn Sie den aktuell angezeigten Datensatz drucken m chten w hlen Sie Men Bearbeiten Drucken oder Men Bearbeiten Druck vorschau oder klicken auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste Diese Funktion steht nicht in allen Modulen zur Verf gung ber Men Datei Drucken stehen weitere Berichte zur Verf gung welche zu jedem Zeitpunkt ausgew hlt werden k nnen Diese Berichte drucken blicherweise nicht einen einzelnen Datensatz sondern erstellen Listen und Auswertungen Kapitel 6 Berichte drucken PDF Dokumente erstellen Die aktuelle Druckausgabe kann in der Druckvorschau als Acrobat PDF Dokument gespeichert werden Klicken Sie dazu auf Speichern in der Symbolleiste Das PDF Format ist ein g ngiges Format f r druckfer tige Dokumente und kann z B mit dem Acrobat Reader angezeig
28. chnungen gelten als abgeschlossen weil sie f lschlicherweise erstellt und deshalb wieder gel scht wurden Da Rechnungen aus buchhalterischer Sicht nicht gel scht werden d rfen werden sie als storniert gekennzeichnet Die mit dieser Rechnung fakturierten Abrechnungspositionen werden bei Seite 22 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D der entsprechenden Behandlung reaktiviert und gelten wieder als nicht abgerechnet Um eine Rech nung zu stornieren klicken Sie in der Symbolleiste auf L schen und bei der nachfolgenden Meldung auf Ja Achtung eine stornierte Rechnung kann nicht wieder reaktiviert werden Im Eingabebild kann eine Rechnung abgeschlossen oder wieder er ffnet werden Setzen oder entfernen Sie dazu das H kchen im Feld abgeschlossen Beim Abschliessen wird der Status abh ngig davon gesetzt ob die Rechnung vollst ndig ausgeglichen wurde oder nicht siehe oben Referenznummern ndern Falls vornummerierte Einzahlungsscheine ESR verloren gingen oder aus anderen Gr nden ersetzt werden mussten kann die von der Abrechnung zugeteilte Referenznummer einer Rechnung oder einer zugeh renden Mahnung im Eingabebild der Rechnung korrigiert werden Beachten Sie dass Sie m glicherweise den Z hler f r die Referenznummer in den Einstellungen anpassen m ssen Drucken ber die Symbolleiste kann die angezeigte Rechnung gedruckt werden Um eine Mahnung zu drucken w hlen Sie in der zus tzlichen Symbolleiste die Funktion Mahnen und
29. den Einstellu n gen ausgeschaltet werden Im unteren Bereich dieser Seite wird eine Liste aller Konsultationen angezeigt die zu dieser Behandlung geh ren Die Gr sse dieses Bereichs kann ge ndert werden Beachten Sie Durch Klicken auf Neu in der Symbolleiste wird eine neue Behandlung er ffnet wenn diese Seite angezeigt wird Seite Konsultation Die Eingabe im Feld Kurztext wird f r die Anzeige der Konsultation in der Liste verwendet Durch Ausw hlen einer Konsultation in der Liste wird automatisch auf diese Seite gewechselt Seite Dokumente Auf dieser Seite werden alle Dokumente zu dieser Behandlung angezeigt In der Bezeichnung dieser Seite wird die Anzahl der vorhandenen Dokumenteintr ge in Klammern aufgef hrt Dadurch muss nicht auf diese Seite gewechselt werden um zu erkennen ob Dokumente vorhanden sind Die Bearbeitung von Dokumenteintr gen ist in Kapitel 5 Dokumentverwaltung beschrieben Tipp Die Bearbeitungsfunktionen Neu ndern L schen gelten f r eine Behandlung wenn die Seite Behandlung angezeigt wird Um eine Konsultation zu erstellen oder zu bearbeiten muss die Seite Konsultation angezeigt werden Um einen Dokumenteintrag zu erstellen oder zu bearbeiten muss auf die Seite Dokumente gewechselt werden Drucken Behandlungen k nnen vollst ndig anonym ohne Patientendaten oder ohne Konsultationen gedruckt werden Setzen Sie die entsprechenden Optionen in den Einstellungen bevor Sie eine Behandlung drucken 5 3
30. e e Complemedia Praxis integriert sich in das bestehende System indem es Windows Einstellungen verwendet mit anderen Programmen kommuniziert und Daten mit Standardsoftware wie Microsoft Word Excel und Outlook austauschen kann e Complemedia Praxis bietet branchenspezifische Funktionen welche mit einer Verwaltungssoftware aus dem kommerziellen Bereich nicht erreicht werden k nnen Aufbau und Bedienung sind auf die Abl ufe in einer Praxis optimiert Der schnelle und komfortable Zugriff auf die Funktionen und Daten zeigt seine Vorteile bei der t glichen Arbeit und bietet f r Patienten zus tzlichen Service an Information und Beratung e Professionelles Auftreten durch verschiedene M glichkeiten der Rechnungsstellung und Vorlagen die den eigenen Bed rfnissen angepasst werden k nnen integrierter Bericht Designer e bersicht ber die eigenen Finanzen und Ausst nde zu jedem Zeitpunkt Der Jahresabschluss f r die Steuererkl rung steht schnell zur Verf gung e Die Software w chst mit Ihren Bed rfnissen Rationalisieren Sie die wichtigsten Aufgaben und erweitern Sie den Funktionsumfang nach Bedarf e Complemedia Praxis ist auf dem neusten Stand der Technik und ist dadurch f r die Zukunft bestens ger stet Die Software basiert auf der Microsoft NET Technologie wodurch Ihr System sicherer und stabiler lauft Zudem k nnen zuk nftige Entwicklungen und Erweiterungen leicht integriert werden e Reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand
31. ehandlung die Auswahl vorzeitig Abrechnen im Erfassen gesetzt wird Klicken Sie danach auf Abrechnen starten Im folgenden Dialogfenster k nnen Sie angeben ob die Behandlungen abgerechnet und direkt gedruckt oder zuerst in der Druckvorschau angezeigt werden sollen Der Vorgang kann hier noch abgebrochen werden ansonsten wird die Fakturierung ausgef hrt Abrechnen Protokoll drucken F r den Abrechnungslauf kann begleitend ein Abrechnungs Drucker eich E ON ZN E E protokoll gedruckt werden Dies ist besonders n tzlich bei Exemplare 2 Unsoriert Verwendung von Einzahlungsscheinen mit Referenznummer ESR Drucken C Ausgabe Vorschau C Protokoll drucken Kopie f r R ckerstattung Kopie f r R ckerstattung drucken Mit dieser Auswahl wird eine zus tzliche Kopie mit dem entsprechenden Vermerk gedruckt R ckerstattungsbeleg f r Krankenkasse Diese Kopie wird in der Druckvorschau Rechnungsdatum 31012005 nicht angezeigt sondern nur gedruckt Der Vermerk kann in der Berichtsdefinition ge ndert werden C Provisorisch Drucken ohne Verarbeiten Provisorisch abrechnen Eine Abrechnung kann provisorisch durchgef hrt werden ohne Daten zu verbuchen Die auf diese Weise ausgedruckten Rechnungen sind entsprechend vermerkt Aktivieren Sie zu diesem Zweck die Auswahl Provisorisch Drucken ohne Verarbeiten Rechnungsdatum Normalerweise das aktuelle Tagesdatum Um die Abrechnung auf ein exaktes Datum festzulegen kan
32. ei vorhanden m ssen die Spalten so geordnet werden dass sie der Reihenfolge in oben genannter Excel Datei entsprechen Die Anzahl der Spalten muss ebenfalls bereinstimmen Die berschriftzeile dient zur Information und kann weggelassen werden Speichern Sie in Excel die Datei anschliessend als CSV Trennzeichen getrennt ber Men Datei Speichern unter 8 2 2 Erstellen der Importdatei aus anderen Quellen Erstellen Sie eine Textdatei in der jede Zeile eine Adresse enth lt und die einzelnen Felder durch ein frei definierbares Trennzeichen getrennt sind dieses Trennzeichen muss beim Import angegeben werden Folgende Felder k nnen in der angegebenen Reihenfolge importiert werden Kontaktnummer Anzeigename Sort Firma Anrede Name Vorname Adresszeile 1 Adresszeile 2 PLZ Ort Land Telefon 1 Telefon 2 Telefon Mobil Fax E Mail 1 E Mail 2 Homepage Geburtsdatum Kategorie Kurztext Bemerkungen Memotext unbegrenzte L nge Folgendes ist zus tzlich zu beachten Feld Kontaktnummer ist das Feld leer erfolgt eine automatische Zuteilung Feld Geburtsdatum im Format Tag Monat ahr Die Zuteilung zu einer Kontaktgruppe wird beim Importieren f r die ganze Datei angegeben Wenn Sie mehrere Gruppen importieren m chten m ssen Sie die Adressen in mehrere Importdateien aufteilen Die Reihenfolge der Felder ist ebenfalls in der Excel Tabelle Import Kontakte siehe oben angegeben 8 2 3 Exportieren Mit dieser Funktion k nnen
33. ein Auf diese Weise wird das Bild auch gefunden wenn der betreffende Ordner verschoben wurde Um einen Kontakt inaktiv zu setzen aktivieren Sie die Auswahl Kontakt inaktiv in den Kontaktangaben Dieser Kontakt erscheint anschliessend nur noch in der Liste wenn Men Ansicht Inaktive anzeigen ausw hlt ist Der Kontakt kann sp ter auf die gleiche Weise wieder reaktiviert werden Drucken Von Kontakten k nnen Etiketten und Listen gedruckt werden Kapitel 6 Berichte drucken 5 2 Behandlungen Eine Behandlung repr sentiert eine Serie von Behandlungssitzungen Konsultationen zum selben Behandlungsgrund oder Diagnose Wenn Sie Behandlungen nur zum Zweck der Abrechnung verwenden k nnen Behandlungen direkt w hrend der Abrechnung er ffnet werden Dieses Modul dient zum dokumentieren von Behandlungen also dem Anlegen einer Patientenkartei oder Krankheitsgeschichte blicherweise werden diese Daten noch gerne von Hand notiert sodass dieses Modul trotz der zentralen Funktion nicht an erster Stelle steht Durch die elektronische Erfassung solcher Daten ergeben sich neue M glichkeiten So k nnen diese Daten leichter und sicherer archiviert werden Das Auffinden von spezifischen Krankheitsbildern oder Therapien wird dadurch betr chtlich vereinfacht Zudem erleichtert es den Austausch und Kommunikation mit Berufskollegen Behandlungserfolge k nnen besser dokumentiert und analysiert werden Diese Funktionen bieten sich ebenfalls f r Fallvorstellu
34. eiten e Achtung Beim ndern der Berichte ist Vorsicht geboten denn die nderungen wirken sich sofort auf die Druckausgabe dieser Berichte aus und k nnen nur r ckg ngig gemacht werden solange der Bericht Designer ge ffnet ist Men Edit Undo Wird der Bericht danach nicht mehr korrekt ausge druckt und sind die nderungen nicht mehr rekonstruierbar ist es m glich die Berichte auf die Werkseinstellung zum Zeitpunkt der Installation zur ckzusetzen F hren Sie dazu in Complemedia Praxis den Einrichtungsassistenten aus Men Extras Einrichtungsassistent und best tigen am Schluss der Einrichtung die Frage ob bestehende Berichte berschrieben werden sollen mit Ja e F r eine Zeilenschaltung in einem Textfeld muss Ctrl Eingabetaste gedr ckt werden e F r unterschiedliche Schriften z B Schriftgr sse m ssen mehrere Textfelder verwendet werden mit Kopieren Einf gen oder ber die Symbolleiste e F r weitere Bilder verwenden Sie die Bild Schaltfl che in der Symbolleiste Add Unbound Picture oder kopieren ein bestehendes Bildfeld und passen die Picture Eigenschaft an e Neitere Grafikelemente wie Linien und Rahmen stehen zur Auswahl Um nderungen an anderen Berichten vorzunehmen ffnen Sie statt ReportsLR die entsprechende Datei In den Berichten sind viele Funktionen integriert Beachten Sie dass Sie keine Einstellungen ver ndern die Sich nicht kennen da sonst die Gefahr besteht dass die Berichte nicht mehr r
35. enutzerverwaltung 35 7 3 Abrechnungskatalog 35 7 4 Gruppen verwalten 36 8 WEITERE FUNKTIONEN 242400000000000n0n0n0nanun nn un nn un nn nn nn nn nn nn nn nn nnnnnnnn nn DT 8 1 Aufgaben 37 8 2 Daten austauschen Import Export 37 8 2 1 Erstellen der Importdatei mit Excel 38 8 2 2 Erstellen der Importdatei aus anderen Quellen 38 8 2 3 Exportieren 38 8 3 Software kaufen 38 8 4 Datensicherung 39 8 5 Sicherheit 39 Seite 4 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch PDA 1 Einleitung 1 1 Willkommen Herzlich willkommen bei Complemedia Praxis der Verwaltungssoftware f r komplement rmedizinische Praxen Die Software bietet Funktionen f r die allt glichen administrativen Aufgaben in einer therapeutischen Praxis Die Erscheinung ist kompakt und einfach in der Anwendung Das Produkt wird laufend weiter entwickelt und mit neuen Funktionen erg nzt Mit Complemedia Praxis steht Therapeuten der Komple ment rmedizin eine spezialisierte Branchenl sung zur Verf gung wie dies auch f r kommerzielle und schulmedizinische Betriebe der Fall ist ai 2 Vorteile und Nutzen e Complemedia Praxis ist eine spezialisierte Branchenl sung und vereint die Funktionen von mehreren Programmen Dadurch k nnen Investitionen und die Komplexit t des Systems reduziert und Mehr facheingaben vermieden werden Durch die Spezialisierung auf komplement rmedizinische Praxen ist Complemedia Praxis zudem einfacher und effizienter als handels bliche Standardsoftwar
36. er linken Seite sehen Sie in der unteren Liste die berschrift LabelCompany Field welche den Namen LabelCompany dieses Feldes beschreibt Wenn Sie dieses Feld doppelklicken k nnen Sie den Inhalt Ihren Bed rfnissen anpassen Wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier verwenden l schen Sie den Text in diesem Feld Um die nderungen abzuschliessen klicken Sie irgendwo ausserhalb dieses Feldes auf den Bericht e In der unteren Liste sind alle Feldeigenschaften aufgelistet Hier k nnen weitere nderungen wie Schriftart und gr sse Font oder Schriftfarbe ForeColor vorgenommen werden e Wenn Sie eine Grafik verwenden m chten z B Praxislogo klicken Sie auf das Feld links vom Feld f r die Praxisanschrift In der unteren Liste wird der Feldname FieldLogo angezeigt Suchen Sie die Eigen schaft Picture und klicken auf die Dialogschaltfl che Im folgenden Dialog k nnen Sie eine Grafikdatei ausw hlen welche anschliessend direkt angezeigt wird Seite 29 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch ndern Sie auf die gleiche Weise auch die Berichtsdefinition f r die Mahnung Um alle vorgenommenen nderungen zu speichern w hlen Sie Men File Save Die nderungen k nnen bei der n chsten Druckausgabe berpr ft werden Falls Sie noch keine regelm ssigen Datensicherungen vornehmen erstellen Sie eine Sicherheitskopie von dieser Datei Regelm ssige Datensicherungen werden zum Schutz vor Datenverlust dringend empfohlen Besonderh
37. gen vorgenommen werden Arbeitsordner Ordner f r Anwendungsdaten 6 1 Drucker einrichten okumente und Einstellungen Complemedia Eigene Dateien Complemedia Durchsuchen f e Mit der Auswahl Adressfeld geben Sie an ob der Adressblock links oder rechts in den Formularen erscheinen soll Druckausgabe Sprache Deutsch Adressteld gt Links Rechts Die Auswahl Anmeldebild beim Starten anzeigen ist beim Arbeiten mit mehreren Benutzerkonten zwingend und ist in diesem Fall nicht verf gbar Sie k nnen die Anwendung sp ter auf einen Benutzer begrenzen oder einen Standardbenutzer definieren sodass das Anmeldebild ausgeschaltet werden kann Nach Klicken auf Weiter erscheint im n chsten Bild eine Auflistung aller eingestellten Parameter Klicken Sie in diesem Bild auf Fertig stellen um die Eingaben zu best tigen und die Einstellungen durchzuf hren Seite 9 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 2 7 Installation fur mehrere Benutzer Die Informationen unter diesem Punkt sind nur von Bedeutung wenn Complemedia Praxis auf einem Computer f r mehrere Windows Benutzerkonten oder auf mehreren Computern im Netzwerkverbund verwendet wird andernfalls k nnen Sie diese Angaben ignorieren F r das Verwenden von Complemedia Praxis durch mehrere Personen und Verwalten von mehreren Therapeuten Kap 7 Benutzerverwaltung e Einstellungen auf dem Computer Diese Einstellungen werden f r jeden Windows Benutzer eines Computers separat
38. gs aufgef hrt Abh ngig vom ausgew hlten Bericht k nnen zus tzliche Angaben und Selektionen vorgenommen werden Bericht drucken Drucker Name Canon MP7 amp 0 Printer Bericht Arzneimittel nach Pharmazeutisch Common A Zusatzangaben Adress Etiketten Quelle Patienten Eliketten bet geile Adressblatt f Adressliste amp Alle a 01 06 2007 9 bis 30 06 2007 Monatsstatistik Fakturaliste Umsatzliste Debitorenliste Info Rechnungen die innerhalb des angegebenen Datum bereichs bezahlt wurden Spalte Datum Zahlungs datum Quelle aktueller Datensatz verf gbar wenn ein Kontakt m Modul Kontakte ausgew hlt ist O Drucken Vorschau Zusatzangaben Quelle die Option aktueller Datensatz entspricht der zurzeit ausgew hlten Zeile im entsprechenden Modul Aktuelle Liste beinhaltet alle zurzeit angezeigten Zeilen im entsprechenden Modul aktuelle Gruppe die Optionen aktueller Datensatz und aktuelle Liste sind nur verf gbar wenn ein Modul ge ffnet ist dessen Datens tze f r die ausgew hlte Liste verwendet werden k nnen Mit der Auswahl aktuelle Liste kann beispielsweise eine Auswahl von Kontakten gedruckt werden welche mit der Suchfunktion zusammengestellt wurde Etiketten mit den Eingaben in den Feldern ab Zeile Spalte k nnen Sie bereits gebrauchte Etiketten bergehen und den Druck auf der ersten vorhandenen Etikette beginnen Etikettenformat Zweckform No 3481 70 x 41 mm Datum Sie k nnen
39. ichtig funktionieren Seite 30 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 7 Einstellungen Die meisten Einstellungen sind im Men Extras untergebracht Die wichtigsten Einstellungen haben Sie bereits w hrend der Einrichtung nach der Installation mithilfe des Einrichtungsassistenten vorgenommen 7 1 Anwendungseinstellungen nderungen an den Anwendungseinstellungen k nnen ber Men Extras Einstellungen vorgenommen werden Die Einstellungen sind im Dialogfenster ber mehrere Seiten verteilt deren Namen meistens mit den Namen der korrespondierenden Module bereinstimmen Einstellungen Auf der Seite Allgemein finden Sie alle Angaben die Auswirkungen auf die gesamte Anmeldebild beim Starten anzeigen Anwendu ng haben Arbeitsordner Speicherort f r die Anwendungsdaten E er l l l F Anwendungsdaten Complemedia Waad Fur einige Einstellungen wird ein kurzer Visa Baches IN G Hilfetext angezeigt wenn Sie den Mauszeiger F Anwendungsdaten Complemedia Berichte Di u ber das Feld ha ten Allgemein Kontakte Behandlungen Abrechnung Dokumente Farbschema Die wichtigste Einstellung ist die Angabe des Q Systemfarben Complemedia Orange Q Standard Blau Arbeitsordners Hier werden alle Daten und Fiss P Einstellungen der Anwendung gespeichert Se Das Anmeldebild wird ben tigt wenn Sie den Zugriff auf die mit Complemedia Praxis verwalteten Daten sch tzen m chten oder wenn Sie beim Starte
40. inen neutralen Bereich ohne Feld doppelklicken nderungen an einem Datensatz m ssen abschliessend mit OK best tigt oder mit Abbrechen verworfen werden Der Benutzer und das Datum der nderung werden eingetragen Einige Felder zeigen einen kurzen Hilfetext Tipptext der erscheint wenn der Mauszeiger ber die Bezeichnung des Feldes gehalten wird Bei anderen Feldern kann eine verkn pfte Funktion aufgerufen werden wenn darauf geklickt wird Solche Felder sind durch eine andere Farbe hervorgehoben der Mauszeiger erscheint als Hand Symbol und die auszuf hrende Funktion ist im Tipptext beschrieben Beispiel Internet Adresse eines Kontakts Seite 14 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 4 1 1 Symbolleiste In der Symbolleiste befinden sich die wichtigsten Men auswahlen f r den schnellen Direktzugriff Diese Men auswahlen werden als Symbol auf einer Schaltfl che dargestellt Die Bezeichnung der Schaltfl chen wird als Tipptext angezeigt wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf verweilen Abmelden Benutzer abmelden und Anwendung vor unbefugtem Zugriff sch tzen Zur ck eine Ebene zur ck Modul Funktion Gruppenverwaltung schliessen Module Module starten Kontakte Abrechnung Inkasso usw Suchen Datens tze innerhalb des aktuellen Moduls suchen Drucken angezeigter Datensatz direkt auf dem voreingestellten Drucker drucken Druckvorschau Druckausgabe f r angezeigten Datensatz vor Drucken anzeigen Bearbeitungsfunktionen angezeigter Datens
41. it dem einbezahlten Betrag ausgeglichen kann sie abgeschlossen werden Option Rechnung abschliessen ist ausgew hlt Tipp Um eine Rechnung ber ihre Rechnungsnummer oder Referenznummer zu finden geben Sie die entsprechende Nummer im Suchfeld der Liste ein Das Suchfeld wird nur angezeigt wenn Sie den Listenkopf mit der Gruppenauswahl erweitern 5 4 2 Rechnungen mahnen Nachdem Sie die Zahlungseing nge erfasst haben k nnen anschliessend die berf lligen Rechnungen angezeigt oder gemahnt werden Klicken Sie dazu auf Mahnen Nun werden alle offenen Rechnungen angezeigt und ausgew hlt welche die Zahlungsfrist berschritten haben Um diese Rechnungen zu mahnen klicken Sie auf Mahnen starten Das weitere Vorgehen entspricht dem Ablauf den Sie beim Abrechnen der Behandlungen bereits kennen gelernt haben Beim mahnen einer Rechnung wird das Mahndatum gesetzt Bei Verwendung von Einzahlungsscheinen mit Referenznummer ESR wird ebenfalls eine neue Referenznummer f r den Einzahlungsschein zugeteilt Die Zahlungsfrist f r diese Rechnung erweitert sich um die eingestellte Zahlungsfrist f r Mahnungen Mahnung drucken Wenn Sie eine Mahnung nachdrucken m chten ohne die Rechnung erneut zu mahnen w hlen Sie die gew nschte Rechnung aus und klicken in der Symbolleiste auf Drucken oder Druckvorschau Eine Mahnung kann nur nachgedruckt werden wenn die Funktion Mahnen ausgew hlt ist andernfalls wird die Rechnung gedruckt 5 4 3 Rechnungen verwal
42. le angezeigt Der Tarif kann in der Spalte Ansatz f r diese Position angepasst werden Der Ansatz bezieht sich auf die Mengeneinheit Sie k nnen den Positionsbetrag nicht direkt ndern da dieser in Abh ngigkeit von der Menge Mengeneinheit und Rabatt errechnet wird Um eine Abrechnungsposition zu l schen klicken Sie auf den Zeilenkopf vorderste Spalte mit dem Stern in unterster Zeile und dr cken die L schen Taste Delete Tipp Der Abrechnungskatalog wird w hrend der Abrechnungserfassung links im Listenbereich angezeigt Ein Ausblenden durch Klicken auf Katalog anzeigen Durch Doppelklicken auf eine Position im Katalog wird diese in die Abrechnung eingef gt F r den Behandlungsgrund Frei kann ein Text in den Einstellungen hinterlegt werden Klicken Sie dazu auf der Seite Abrechnung auf Beh Grund 5 3 2 Abrechnen Um die Behandlungen abzurechnen und die Rechnungen zu erstellen Fakturierung klicken Sie in der zus tzlichen Symbolleiste auf Abrechnen Danach erscheinen alle f lligen Behandlungen welche in Seite 20 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D Abh ngigkeit vom eingestellten Abrechnungszyklus nun fakturiert werden sollen Mit einem H kchen versehene Behandlungen sind zur Fakturierung ausgew hlt Entfernen Sie das H kchen f r Rechnungen die sp ter abgerechnet werden sollen Einzelne Rechnungen k nnen unabh ngig vom Abrechnungszyklus f r die Abrechnung zu jedem Zeitpunkt vorgesehen werden indem f r diese B
43. llen oder Behandlungen zur Abrechnung vergessen Danach werden alle Rechnungen in einem Abrechnungslauf erstellt Ablauf Klicken Sie in der Symbolleiste der Abrechnung auf Abrechnen Danach werden alle f lligen Behandlun gen angezeigt siehe oben Alle mit einem H kchen versehenen Behandlungen sind zur Abrechnung ausgew hlt Sie k nnen einzelne Behandlungen von diesem Abrechnungslauf ausschliessen indem Sie das H kchen entfernen Klicken Sie anschliessend auf Abrechnen starten Im folgenden Dialog k nnen Sie noch einige Angaben vornehmen und die Behandlungsabrechnung best tigen indem Sie auf OK klicken F r jede Behandlung wird nun eine Rechnung erstellt Aktivieren Sie beim ersten Mal die Auswahl Provisorisch Drucken ohne Verarbeiten um eine Rechnung provisorisch anzuzeigen oder zu drucken ohne wirklich eine Rechnung zu erstellen Die so ausgedruckten Rechnungen sind entsprechend vermerkt Eine erstellte Rechnung kann nicht mehr gel scht sondern nur storniert werden 3 5 Rechnungen verwalten W hrend der Abrechnung werden die Abrechnungspositionen der Behandlungen abgerechnet und f r jede Behandlung eine Rechnung erstellt Diese Rechnungen k nnen im Modul Inkasso weiter bearbeitet werden Klicken Sie hierzu auf der Symbolleiste auf Inkasso Auch hier erscheint eine zus tzliche Symbolleiste und die Funktion Rechnungen verwalten wird automatisch ausgew hlt e Rechnungen verwalten Klicken Sie in der Symbolleiste dieses Moduls a
44. m Men View Options die Auswahl Reload last file on Startup gesetzt ist l dt das Programm automatisch die zuletzt verwendete Berichtdatei ACHTUNG Beim ersten Aufruf des Bericht Designers wird im Dialog zum ffnen einer Berichtsdatei standardm ssig der Installationsordner angezeigt Sie m ssen aber die Berichte im Arbeitsordner anpassen Wechseln Sie deshalb in dieser Anzeige in Ihren Arbeitsordner um die richtigen Dateien zu ver ndern Bei den n chsten Aufrufen wird dann wieder dieser Arbeitsordner ge ffnet Seite 28 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D Anschliessend sollten Sie ein hnliches Bild des Bericht Designers wie folgendes erhalten E CiRepontlsigner Eixlomplomedia 1 AReponts Uml Eie Edit Format Wea Hp wF E 3e Akcia T BE En ER e e SON Dome Beni Reooris i E i F i E i i 5 i i f i 3 i r i E Afektus 15 Header aE PageHeader ee Faktura Header Farima ier E RFakiua 115b E i 2 Ge Praxisanschrift In g j Br Pa j h a Er 3 d Recort Froperies FH DeisSsurnse Date Sue RiFaktura DoEvenis T r Fma 975 Fea Rechnungsdatum DalurmF akiur Layout A Portreti Falken bis DaturnF aali D _ Rechnungebetrag Currency 4 7A Form Rechnungs Hr Kay Onkoliete f ka Oroipen Onfage Rechnung FeporiHerme 2 _ Abrechnungspenode Dalum von amp amp DalumBis Text P Bahandlung f r Namak araki _ Behandlungegnnd Grund Wersicherung VersHame
45. n hier das gew nschte Datum angegeben werden z B 31 Dezember Die Rechnungen werden auf dieses Datum datiert und es werden nur Abrechnungspositionen bis zu diesem Datum abgerechnet Wenn Sie das Datum in die Zukunft setzen achten Sie darauf dass Sie f r diese Zeitspanne nachtr glich keine Abrechnungspositionen mehr erfassen Um die Rechnungen aus der Druckvorschau zu drucken klicken Sie in der Symbolleiste auf Drucken Rechnungen k nnen auch nachtr glich im Modul Inkasso gedruckt werden 5 4 Inkasso Das Modul Inkasso dient zur Verwaltung aller Rechnungen Zahlungseing nge und Mahnungen und enth lt ebenfalls eine zus tzliche Symbolleiste mit folgenden Funktionen e Rechnungen Rechnungen verwalten e Zahlungseingang Zahlungen Gutschriftsanzeigen des Zahlungsinstituts verbuchen e Mahnen zur Zahlung f llige Rechnungen mahnen Anzeigebild Im Anzeigebild f r Rechnungen werden die Felder f r Referenznummern nicht angezeigt wenn rote Einzahlungsscheine verwendet werden Auswahl ES rot in den Einstellungen Seite 21 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 5 4 1 Zahlungseingang Gleichen Sie die Zahlungseing nge auf Ihrem Konto mit den offenen Rechnungen ab Klicken Sie dazu auf Zahlungseingang w hlen die entsprechende Rechnung aus und dr cken die Eingabetaste Funktion ndern Tragen Sie hier das Zahlungsdatum ein und ndern den einbezahlten Betrag falls dieser nicht dem Rechnungsbetrag entspricht Ist die Rechnung m
46. n der Anwendung einen aus mehreren Benutzern ausw hlen m chten Zum Schutz vor unbefugtem Zugriff m ssen Sie f r jeden Benutzer ein Kennwort festlegen Benutzerverwaltung Wenn Sie in Ihrer Praxis mehrere Therapeuten verwalten k nnen Sie f r jeden Therapeuten eigene Berichtsdefinitionen f r die Formulare Rechnungen und Mahnungen definieren Aktivieren Sie dazu Separate Berichte f r Benutzer und geben den Speicherort an der die angepassten Berichte enth lt Zur optischen Unterscheidung kann beispielsweise f r unterschiedliche Benutzer ein anderes Farbschema ausgew hlt werden Informationen zur Datensicherung finden Sie in Kapitel 8 Datensicherung Seite 31 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch Auf der Seite Kontakte k nnen Einstellungen vorgenommen werden die f r die Vorschl ge in der Auswahlliste f r den Anzeigenamen verwendet werden Einstellungen Diese Einstellungen werden zum Generieren der Vorschl ge zur schnellen Eingabe verwendet Der Anzeigename kann frei gew hlt werden und dient Anzeigename neben der Kontaktnummer zur Identifizierung des V Nachname von Vomame durch Komma trennen Kontakts Er wird in allen Listen und auch an EEE weiteren Stellen verwendet W hlen Sie einen Vomame Nachnam i i i an 5 Sr Anzeigenamen der sich f r die Sortierung in i acimame vomame i Listen eignet Allgemein Kontakte Abrechnung Bei Verwendung von Fremdw hrungen beachten Sie dass Betr ge inne
47. n keine Zeile gefunden wurde die den Suchkriterien entspricht Diese Funktion kann beispielsweise bei der Behandlungsabrechnung oder beim Auffinden einer Rechnung sehr hilfreich sein Gruppe Offene Behandlungen Suchen 1499 in Kontakt Nr Name Beginn Betrag Text Muster Hans 11 03 2005 60 00 Ru ckenbeschwe i Cimma Oi nr NG MMAR nnan Seite 15 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 4 3 Bedienung ber die Tastatur Die Funktionen werden blicherweise mit der Maus ber das Men oder die Symbolleiste aufgerufen Die Anwendung kann ebenfalls ber die Tastatur bedient werden Diese Methode ist besonders w hrend der Dateneingabe n tzlich e n Eingabemasken kann von einem Eingabefeld oder Steuerelement zum n chsten mit der Tabula tortaste vor und zur ck gewechselt werden e n Listen e Wechseln zwischen Zeilen mit den Pfeiltasten Auf Ab Der Datensatz wird angezeigt e ausgew hlter Datensatz bearbeiten mit der Eingabetaste Enter e ausgew hlter Datensatz l schen mit der L schtaste Delete e n Dialogfenster e Schaltfl che OK bet tigen mit der Eingabetaste e Schaltfl che Abbrechen bet tigen mit der Esc Taste e Status eines Kontrollk stchens wechseln mit der Leertaste in dieser Anleitung auch als Option ausgew hlt nicht ausgew hlt bezeichnet e Tastenkombinationen Shortcuts f r h ufige Funktionen sind hinter den Men eintr gen vermerkt z B Ctrl P f r Drucken e Men aktivieren mit de
48. ngen zu Ausbildungszwecken an Der zus tzliche Aufwand der Dateneingabe kann sich also lohnen Generell werden immer mehr Nachweise und Angaben gefordert weshalb die elektronische Erfassung solcher Daten immer wichtiger wird Complemedia Praxis bietet bei der Erfassung von Behandlungsangaben etwas Unterst tzung Sie k nnen in den Einstellungen angeben ob w hrend der Abrechnungserfassung ebenfalls eine Konsultation erstellt werden soll Dadurch sind bereits das Datum und die Therapiemethode festgehalten Sie k nnen nun alle oder bestimmte Behandlungssitzungen mit weiteren Angaben wie Anamnese Differentialdiagnostik und Therapieverlauf erg nzen Es existieren heutzutage g nstige Hilfsmittel zur elektronischen Erfassung handschriftlicher Dokumente W hrend Notizen auf einen gew hnlichen Schreibblock geschrieben Seite 18 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D werden k nnen diese Angaben gleichzeitig elektronisch aufgezeichnet und sp ter auf den Computer bertragen werden Anzeigebild Die Angaben zu einer Behandlung sind in drei Seiten aufgeteilt Seite Behandlung Auf dieser Seite sind alle Angaben zur Behandlung selber aufgef hrt Nach Abschluss einer Behandlung kann der Erfolg der Behandlung im Feld Behandlungserfolg beurteilt werden Diese Angabe kann beispielsweise ber die Suchfunktion ausgewertet und zu statistischen Zwecken verwendet werden Wenn der Behandlungserfolg nicht dokumentiert werden soll kann dieses Feld in
49. ns tze nicht gel scht werden k nnen sie danach nur angezeigt werden wenn die Gruppe Alle ausgew hlt wird Einige Gruppen k nnen nicht gel scht werden da sie f r die Anwendung eine bestim m te Funktion beinhalten Seite 36 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 3 Weitere Funktionen 8 1 Aufgaben Mit der Aufgabenliste k nnen Sie sich an wichtige Aufgaben erinnern und kurze Notizen anbringen Jeder Aufgabe kann eine Priorit t von 1 9 und ein Termin zugeteilt werden wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss Nach diesem Termin wird die unerledigte Aufgabe rot angezeigt Markieren Sie eine Aufgabe als erledigt indem Sie das H kchen setzen Erledigte Aufgaben werden nach einem Tag automatisch entfernt Complemedia Praxis Datei Bearbeiten Ansicht Extras Hilfe C 2 ber lige Aufgabe 01 08 2005 PIZ T E I Anwendung registrieren 9 Aufgabe mit niedriger Priort t 2 Die Aufgabenliste kann ber Men Ansicht Aufgabenliste angezeigt werden Dabei werden zwei Ebenen zur Anzeige unterschieden Die Aufgabenliste kann angezeigt werden wenn noch kein Modul ausgew hlt ist Anwendungsebene oder w hrend Module ge ffnet sind Modulebene Klicken Sie auf ndern oder doppelklicken Sie eine Aufgabe um das Eingabebild f r Aufgabendetails anzuzeigen In diesem Bild k nnen Details wie Aufgabentext Termin oder Bemerkungen zu einer Aufgabe ge ndert werden 8 2 Daten austauschen I mport
50. ntaktangaben in Kapitel 1 Kontakt Daraufhin erhalten Sie einen pers nlichen Aktivierungsschl ssel mit dem Sie die Anwendung freischalten k nnen Seite 38 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D Um die Anwendung freizuschalten w hlen Sie Menu Hilfe Info und klicken im folgenden Info Dialog auf Registrieren Geben Sie hier Ihren Namen den Namen Ihrer Praxis und den Aktivierungsschl ssel ein berpr fen Sie die Angaben auf der letzten Seite und klicken anschliessend auf Fertig stellen 8 4 Datensicherung Mit Complemedia Praxis verwalten Sie wichtige Daten die nicht verloren gehen d rfen Die Sicherheit solcher betriebsrelevanten Daten muss mit einem entsprechenden Konzept f r die Datensicherung Backup gew hrleistet werden Diese Anwendung speichert alle Daten Praxisdaten Anwendungseinstellungen Benutzerkonten usw im Ordner f r Anwendungsdaten Der Speicherort f r diesen Ordner kann im Men Extras Einstellungen auf der Seite Allgemein angegeben werden Geben Sie f r diesen Ordner einen Speicherort an den Sie bei Ihrer Datensicherung ber cksichtigen typischerweise Eigene Dateien oder ein Ordner auf dem Datenbankserver Speichern Sie diese Daten anschliessend in regelm ssigen Abst nden auf einem externen Datentr ger beschreibbare CD DVD externe Festplatte usw und lagern Sie diesen an einem sicheren Ort idealerweise in einem feuerfesten Schrank oder in einem anderen Geb ude In Complemedia Praxis ist eine
51. omplemedia Praxis Kontakte Datei Bearbeiten Ansicht Extras Hilfe BIVYFRRBSRIDH X Er eo Gruppe Versicherung v MOrite Name PLZ Ort Nr A Kontakt Nr 304 Gruppe Aerosana 5401 Baden 303 nzeigename Allgemeine Krankenkasse Kategorie Agrisano 3051 Zurich J23 Kurztext Allgemeine Krankerik 1052 Le Mont Lau Allianz Suisse Zug 63401 Zug 391 Bl Kussddackesse Mesa Rechnung Allianz Suisse Z ndhh 8022 Z rich 358 7 EA amiee u Kontal Aquilar a 1227 Camuge 322 ee a kasse ii Assura 5444 K nten 307 Ca Boni ka Zweitz Atupri 8355 Aadof 341 len Audlia 8050 Z rich 205 oi zz W hrung Bezirkskrar kenkasge 3402 Winterthur 335 Listenbereich mit Datens tze Men Datenbereich Symbolleiste Funktionen werden ber das Men oder die Symbolleiste aufgerufen Die Anwendung kann ebenfalls vollst ndig ber die Tastatur bedient werden Diese Methode ist besonders w hrend der Dateneingabe n tzlich siehe Kapitel 4 Bedienung ber die Tastatur Datens tze werden nur zur Ansicht angezeigt und sind dadurch vor unbeabsichtigter Manipulation gesch tzt Um einen Datensatz z B einen Kontakt zu bearbeiten erstellen ndern l schen usw muss die entsprechende Funktion in der Symbolleiste ausgew hlt werden Datens tze k nnen direkt zum ndern ausgew hlt werden indem Sie im Listenbereich die Zeile doppelklicken oder die Eingabetaste dr cken oder im Datenbereich den Titelbalken oder e
52. on fr heren Benutzern Koi Pma ebenfalls korrekt angezeigt werden Zus tzliche Benutzer 3 lizenzen k nnen jederzeit erworben werden Hier k nnen Sie Ihren Benutzernamen ndern und ein EED Ea O O Kennwort definieren um die Anwendung und die damit RES er n verwalteten Praxisdaten vor unbefugtem Zugriff zu sch tzen Ihre Praxisdaten sind dadurch auf Ihrem Computer und auch ausserhalb auf einem separaten en Datentr ger gesch tzt Therapeut Praxismitarbeiter Beispiel Mesa are see a ai age au Eine Praxis mit mehreren Therapeuten wird von einem sondem verwaltet die Daten der Therapeuten In der Symbolleiste Praxismitarbeiter verwaltet Erstellen Sie dazu f r jeden EE SEE TR SAN IE WERT Therapeuten ein Benutzerkonto mit dem Typ Therapeut und ein Benutzerkonto f r den Praxismitarbeiter Jeder Therapeut kann separat mit eigener Rechnung oder mit einer Rechnung der Praxis abgerechnet werden 7 1 Anwendungseinstellungen Seite Allgemein Administratarenrechte 7 3 Abrechnungskatalog Der Abrechnungskatalog wird in den Einstellungen auf der Seite Abrechnung ber die Schaltfl che Katalog aufgerufen Im Abrechnungskatalog werden alle Abrechnungspositionen verwaltet die f r die Behandlungsabrechnung ben tigt werden F gen Sie eigene Positionen hinzu und l schen Sie Positionen die Sie nicht verwenden Die Positionen sind in Gruppen unterteilt die im Feld Gruppe ausgew hlt werden k nnen F r Positionen der Gruppe Ma
53. ppe definiert zu der der aktuelle Kontakt zugeordnet ist Die Kontaktgruppen k nnen ber Men Extras Gruppen den eigenen Bed rfnissen angepasst werden Kapitel 7 Gruppen verwalten Der Anzeigename wird in allen Listen und an vielen Orten verwendet und dient neben der Kontakt nummer zur Identifikation des Kontakts Im entsprechenden Auswahlfeld werden abh ngig von den Eingaben in den Feldern Firma Name und Vorname Vorschl ge bereitgestellt Die Aufbereitung dieser Vorschl ge kann in den Einstellungen Seite Kontakte Anzeigename angepasst werden Wenn die Rechnungsadresse von der Kontaktadresse abweicht geben Sie die Rechnungsadresse auf der Seite Zweitadresse der Adressdaten ein und treffen die entsprechende Auswahl im Feld Rechnung an Die Eingaben in den Feldern E Mail und Internet sind aktive Inhalte d h sie werden an die verkn pfte Feldfunktion weitergegeben siehe Anzeigebild Im Feld Kurztext k nnen Sie die wichtigsten Angaben zu diesem Kontakt eintragen da dieses Feld an vielen Orten das einzige Zusatzfeld ist welches zum Kontakt angezeigt wird Seite 17 B PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch F r jeden Kontakt kann eine eigene W hrung angegeben werden Beachten Sie bei der Angabe einer Fremdw hrung dass alle Betr ge in der Standardw hrung berechnet und angezeigt werden und die Fremdw hrung nur auf den Berichten z B Rechnung erscheint F r Fremdw hrungen m ssen separate Einzahlungsscheine verwendet we
54. r Alt Taste Men eintrag ausw hlen mit der Taste zum unterstrichenen Buchstaben des gew nschten Menueintrags Tastenfolge f r Men Extras Einstellungen Alt X E e Beenden der Anwendung mit Alt FA4 4 4 Hilfe Die in die Anwendung integrierte Hilfe wird ber Men Hilfe aufgerufen und im Standard Browser des Systems z B Internet Explorer angezeigt Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Kapitelnamen um ins gew nschte Kapitel zu springen Mit der Schaltfl che Zur ck in der Symbolleiste des Browsers kehren Sie wieder ins Inhaltsverzeichnis zur ck Seite 16 amp Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 5 Module Complemedia Praxis ist eine modular aufgebaute Software Suite die aus einzelnen Bausteinen besteht den so genannten Modulen Die Zusammensetzung der einzelnen Module ist abh ngig von der Version die Sie einsetzen Das heisst nicht alle hier beschriebenen Funktionen m ssen in Ihrer Version zur Verf gung stehen 5 1 Kontakte Die Kontakte stellen die Stammdaten der Praxisverwaltung dar Alle anderen Module greifen auch auf diese Daten zu F r jeden Patienten muss ein Kontakt erstellt werden Die blichen Adressdaten k nnen mit gruppenspezifischen Angaben elektronischen Dokumenten und Fotos erg nzt werden Die Kontakte k nnen in Gruppen geordnet und ausgeblendet inaktiviert werden Tipp Kontaktdaten k nnen von anderen Anwendungen importiert und f r andere Anwendungen exportiert werden Kapitel 8 Daten a
55. r Einrichtungsassistent gestartet der Sie durch die wichtigsten Eingaben f hrt Sie k nnen diese und weitere Angaben nachtr glich ber Men Extras Einstellungen ndern oder den Assistenten ber Men Extras Einrichtungsassistent erneut aufrufen Einrichtungs ssistent PeR ze e Ohne Angabe eines Aktivierungs EEE EN j schl ssels lauft die Anwendung als Demo Version Gaben Sa hier Inc acie Anaheim Ihe Sasha dee RR e Wenn Sie den Assistenten aufgerufen Complemedia erhalten haben Wenn Sie kein Aktivierungsschl ssel besitzen haben um die Anwendung freizuschal k nnen Sie diese Anwendung 30 Tage lang als Demo Wersion testen Die i Kontaktangaben f r die Registrierung finden Sie auf www complemedia ch ten m ssen die Angaben auf dieser Seite mit den Angaben bereinstim ie are Vomame Nachname men die Sie durch die Registrierung l E erhalten haben SE E re e Um die Demo Version als produktive Buy Vollversion freizuschalten lesen Sie Aktivierungsschl ssel den Abschnitt Produktaktivierung in Kapitel 8 e Nach Abschluss der Einrichtung ist der Installationsprozess beendet und die Anwendung ist einsatzbereit Einrichtungs ssistent gt Druckausgabe Me un en A Der Standarddrucker des Computers EEE EN wird verwendet In der Druckereinrich tung kann sp ter ein zweiter Drucker on man oder zweites Druckerfach und weitere gespei Anwendung SEN ES EREE BEN Be VE ee EAE AL RL En Einstellun
56. rden Wenn Sie einen Rabatt gew hren wird dieser bei der Erfassung der Abrechnung ber cksichtigt Der bei der Erfassung angezeigte Betrag entspricht dem Betrag aus dem Abrechnungskatalog abz glich des angegebenen Rabatts Da die Betr ge in den Abrechnungspositionen ge ndert werden k nnen ist es m glich auch auf einzelne Positionen einen Rabatt zu gew hren Der Rabatt wird nur bei Abrechnungspositionen aus der Kataloggruppe Leistungen ber cksichtigt F r den Kontakttyp Patient stehen zus tzliche Felder f r Versicherung und berweisender Arzt zur Verf gung Die Angaben zur Versicherung k nnen auf der Rechnung erscheinen die anderen Felder haben informativen Charakter Die Versicherungen und rzte die hier zur Auswahl stehen sollen m ssen ebenfalls als Kontakte in den entsprechenden Kontaktgruppen erfasst werden Bei diesen Gruppen ist es wichtig dass der Kontakttyp auf Versicherung oder Arzt eingestellt ist Im Feld Kategorie k nnen weitere Gruppierungs und Suchkriterien eingegeben werden welche f r Auswertungen und andere Funktionen hilfreich sind Im Feld Bild kann eine Bilddatei angegeben werden welche mit dem Kontakt angezeigt werden soll Alle g ngigen Bildformate werden unterst tzt und der Speicherort kann frei gew hlt werden F r die Angabe des Dateipfads stehen zwei Spezia lordner zur Verf gung Geben Sie anstelle des Dateipfads die Zeichenfolge Install f r den Installationsordner oder Data f r den Arbeitsordner
57. rhalb der Anwendung immer in der Standardw hrung angezeigt und ee berechnet werden Auf Berichten wie Rechnung Standardw hrung mit dem W hrungskurs 1 00 und Mahnung werden die Betr ge in der Fremdw hrung ausgewiesen F r Fremdw hrung en werden spezielle Einzahlungsscheine ben tigt Auf der Seite Behandlungen finden Sie alle Einstellungen zum Modul Behandlungen Einstellungen i Mit aktivierter Auswahl Konsultationen 1 wird w hrend der Erfassung der Abrechnung f r jede neue Abrechnungsposition automa tisch eine Konsultation mit der Bezeichnung der Methode erstellt Dies kann die Dokumen tation von Behandlungssitzungen vereinfa Drucken chen Angaben zu Patient 7 Konsutationen Die Auswahl Behandlungserfolg bewerten steuert ob das entsprechende Feld f r Behandlungen verwendet und angezeigt werden soll Allgemein Kontakte Abrechnung Konsultation en durch die Abrechnung automatisch erstellen Behandlungserfolg bewerten Mit der Gruppe Drucken kann bestimmt werden welche Angaben zu einer Behandlung gedruckt werden sollen Seite 32 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch PDA Auf der Seite Abrechnung sind alle Einstellungen f r die Module Abrechnung und Inkasso zu finden Einstellungen E31 Um den Abrechnungskatalog mit eigenen es a Areara Leistungspositionen zu erg nzen klicken Sie F auf Katalog Kapitel 7 Abrechnungskatalog Abrechnungszyklus Einzahlungsschein amp O sofort OES Rot
58. t und gedruckt werden 6 1 Drucker einrichten Die Druckausgaben werden auf dem Standarddrucker ausgegeben wenn nicht anders angegeben Falls mehrere Drucker vorhanden sind oder ein Drucker mit mehreren Papierf chern so k nnen die unter schiedlichen Druckangaben mit der Druckereinrichtung der Anwendung vorgenommen werden Die Druckereinstellungen k nnen ber Men Datei Drucker einrichten vorgenommen werden Drucker einrichten Ea Setzen Sie auf der Seite Allgemein des Dialogs die Einstellungen die f r Listen verwendet werden sollen neutrales Papier und interne Ausdrucke EEE Allgemein Formulare Drucker Mame Canon MF780 Printer Eee d Die Einstellungen f r Rechnungen und Mahnungen k nnen auf der Seite Formulare angegeben werden Entfernen Sie dazu das H kchen im Feld F r alle Druckausgaben gleich Ausgabe Drucken Vorschau Standardm ssig ist der Standarddrucker von Windows ausgew hlt Wenn Sie einen anderen Drucker ausw hlen e landane versenden m chten m ssen Sie die Option Standarddrucker verwenden F r alle Druckausgaben gleich deaktivieren Seite 26 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D 6 2 Berichte drucken Um Listen Etiketten und Auswertungen zu drucken w hlen Sie zuerst die Date ns tze die Sie drucken m chten ber die Gruppenauswahl oder die Suchen Funktion und w hlen anschliessend Menu Datei Bericht drucken Die verf gbaren Berichte sind in der Auswahlliste Bericht des Dialo
59. te f r die modulspezifischen Funktionen e Erfassen Behandlung und Abrechnungspositionen erfassen e Abrechnen Behandlungen abrechnen und Rechnungen erstellen Seite 19 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch Anzeigebild Das Feld offener Betrag zeigt die Betragsumme aller erfassten Abrechnungspositionen die noch nicht abgerechnet wurden Bereits abgerechnete Positionen k nnen mit der Schaltfl che Abgerechnete anzeigen aufgef hrt werden F r abgerechnete Positionen wird die Rechnungsnummer in der Spalte Rechnung eingetragen Doppelklicken Sie die entsprechende Zeile um die Rechnung anzuzeigen mit der die Position abgerechnet wurde Der Therapeutenname wird nur angezeigt wenn mehrere Therapeuten verwaltet werden Tipp Die gew nschte Behandlung kann auch ber die Patientennummer statt ber den Namen des Patienten gefunden werden Kapitel 4 Liste durchsuchen Nach Eingabe der Patientennummer wird die erste offene Behandlung zu diesem Patienten angezeigt Bei Fremdw hrungen ist folgendes zu beachten Alle Betr ge werden in der Stammw hrung an gezeigt Rechnungen werden in der angegebenen W hrung gedruckt Erfassen Sie die Zahlungs eing nge wieder in der Stammw hrung Innerhalb der Anwendung wird nur mit der Stammw h rung gearbeitet Offene Behandlungen werden rot markiert aufgelistet wenn sie schon lange nicht mehr abge rechnet wurden lter als eingestellte Anzahl Tage f r Abrechnungszyklus Je nach Einstellung werden
60. ten Klicken Sie in der zus tzlichen Symbolleiste auf Rechnungen um auf alle anderen Funktionen f r Rechnungen zuzugreifen Hier k nnen Rechnungen nachtr glich nach Abrechnen gedruckt werden W hlen Sie dazu die gew nschte Rechnung aus und klicken auf Drucken oder Druckvorschau Rechnungen werden nach ihrem Status in offene und abgeschlossene Rechnungen aufgeteilt Nach der Erstellung bleibt die Rechnung solange offen bis sie bezahlt oder aus anderen Gr nden abgeschlossen wurde ber die Gruppenauswahl k nnen Rechnungen aufgrund ihres Status ausgew hlt werden e Offene Rechnungen Ausstehende Rechnungen die noch nicht vollst ndig bezahlt wurden e Fallige Rechnungen Dies sind offene Rechnungen die die Zahlungsfrist berschritten und zur Zahlung f llig sind e Abgeschlossene Rechnungen Erledigte Rechnungen Diese Rechnungen unterscheiden sich weiter nach dem Grund weshalb die Rechnung abgeschlossen wurde e Bezahlte Rechnungen Diese Rechnungen wurden abgeschlossen weil sie vollst ndig bezahlt wurden e Rechnungen mit Abschreibungen Diese Rechnungen wurden abgeschlossen weil sie gar nicht oder nur teilweise bezahlt wurden und auf den offenen Restbetrag verzichtet wird Rechnungen erscheinen in dieser Gruppe wenn die Rechnung mit einem offenen Rechnungsbetrag abgeschlossen wird oder wenn in der Symbolleiste auf L schen geklickt wurde und bei der nachfolgenden Meldung auf Nein geklickt wird e Stornierte Rechnungen Diese Re
61. terial wird ein eventuell gew hrter Rabatt nicht ber cksich tigt Angabe in Kontakt Seite 35 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch Abrechnungskatalog Geben Se Mer alle Positionen e n die Sie f r die Abrechnung verwenden mochten Spalte Pos Ausg Positionsnummer f r die Ausgabe i d R gleich wie Spalte Position f r die Eingabe Spalte Eingabe Standardmenge f r die brechnungserfassung Spalten Mengs Einheit Mengeneinheit f r Ansatz z B 60 Min Zeile hinzuf gen Eingabe in unterste Zeile Stern Symbol im Zeilenkopf Zeile l schen Klicken Sie auf den Zeilenkopf und dr cken die Taste L schen Delete Gruppe Leistungen Position Pos Aust Bezeichnung 136 1 Ohrakupunktur Is 1 Ohrskupunktur mit Schr pfung 136m 136 Ohrakupuriktur mit Moxa 1141 141 Osteopathie Etiopsthie 146 146 Phytotherapie mit Rezept 160 160 Qi Gong 164 154 Reiki 170 170 Schr pfen 170m 170 Schr pfmassage 182 Tai Chi TCM ay sa lalala nuaa Um eine Abrechnungsposition zu erfassen geben Sie die Positionsnummer Bezeichnung und den Ansatz in der Standardw hrung ein Geben Sie in der Spalte Position die Positionsnummer ein die bei der Erfassung der Abrechnung eingegeben werden soll und in der Spalte Pos Anz die Positionsnummer die auf der Rechnung erscheinen soll Meistens sind diese Nummern identisch In der Spalte Menge wird die Menge eingetragen die bei der Abrechnungserfassung standardm ssig eingesetzt
62. ue Symbol auf Ihrem Desktop oder im Startmen Der Einrichtungsassistent wird aufgerufen Kapitel 2 Schnellkonfiguration Seite 7 2 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch Falls Sie mit der Anwendung eigene Einzahlungsscheine drucken m chten muss die Schriftart OCR B1 installiert sein Datei Ocrb auf der CD im Ordner Zubeh r enthalten Um eine neue Schriftart zu installieren w hlen Sie Schriftarten in den Systemeinstellungen von Windows Klicken Sie anschlies send auf Men Datei Neue Schriftart installieren und geben den Pfad der Schrift an CD ROM 2 3 Installation einer neuen Version Update Als Update wird eine neue Version bezeichnet welche eine bereits installierte Version ersetzt Beenden Sie die Anwendung Starten Sie die Installationsanwendung CMPraxis Der Setup Assistent f hrt Sie durch die Installation und erkennt bereits installierte Versionen Ihre bisherigen Einstellungen werden in die neue Version bernommen Starten Sie die Anwendung F r die neue Version muss die Datenbank m glicherweise aktualisiert werden Antworten Sie auf die entsprechende Frage mit Ja um die Datenbank zu aktualisieren Andernfalls wird die Anwendung beendet Es wird versucht die neuen Berichtdateien in ihren Arbeitsordner zu bertragen Wenn Sie keine nderungen an den Berichten vorgenommen haben antworten Sie auf die entsprechende Frage mit Ja um die Berichte zu aktualisieren Wenn Sie angepasste Berichte mit eigenem Logo etc
63. uf Rechnungen Rechnungen k nnen nachtr glich Seite 12 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch D gedruckt werden indem Sie die gew nschte Rechnung ausw hlen und auf Drucken Klicken Zudem k nnen hier Rechnungen abgeschlossen wiederer ffnet storniert oder abgeschrieben werden Zahlungen eingeben Um die offenen Rechnungen mit den Zahlungseing ngen auf Ihrem Konto abzugleichen klicken Sie auf Zahlungseingang w hlen die entsprechende Rechnung aus und dr cken die Eingabetaste oder klicken auf ndern Tragen Sie hier das Zahlungsdatum ein Als Betrag wird der offen stehende Betrag vorgeschlagen und die Option Rechnung abschliessen ist ausgew hlt Wenn die Rechnung mit dem einbezahlten Betrag ausgeglichen wird kann sie abgeschlossen werden Bei einer Teilzahlung darf die Rechnung nicht abgeschlossen werden und bleibt offen Rechnungen mahnen Wenn Sie die Funktion Mahnen ausw hlen werden alle offenen Rechnungen zum Mahnen vorge schlagen welche die eingestellte Zahlungsfrist berschritten haben Sie m ssen nur noch auf Mah nen starten klicken Das weitere Vorgehen entspricht dem Ablauf den Sie beim Abrechnen der Behandlungen kennen gelernt haben Um eine Mahnung nachzudrucken ohne eine neue Mahnstufe zu aktivieren klicken Sie auf Drucken 3 6 Eigene Anpassungen Nachdem Sie nun die wichtigsten Funktionen kennen gelernt haben k nnen Sie die teilweise bereits erw hnten Einstellungen Ihren Bed rfnissen anpassen Abrechnungszyklus
64. und kl ren Fragen zur Datensicherheit und weiteren Anliegen durch begleitende Dienstleistungen wie Installation Support Schulung Beratung und indivi duelle Anpassungen Seite 5 PDA Complemedia Praxis Benutzerhandbuch 1 3 Versionshinweise In dieser Version sind folgende Neuerungen enthalten e Allgemein Anmeldebild mit Symbolen f r Benutzertypen Person Therapeut Bildschirm Praxismitarbeiter Zus tzliche Benutzer k nnen ohne kostenpflichtige Lizenzen erstellt werden ausser Therapeuten Schnelleres Springen zwischen Auswahlliste und Suchfeld mit der Tabulator Taste e Drucken Der Standarddrucker wird unterst tzt keine Angabe w hrend der Einrichtung mehr n tig Dialog Bericht drucken neue Funktionen automatische Berichtauswahl Eingaben bleiben erhalten Druckereinstellungen Drucker Fach Kopien Sortierung Zusatzberichte Ordner werden lokal je PC gespeichert statt als Anwendungseinstellung wichtig im Netzwerkbetrieb Rechnung Mahnung bei Einstellung Abrechnung mit ESR wird neu Referenz Nr gedruckt Adress Etiketten Zeilen berlauf bei Namensfelder ber cksichtigt n chste Zeile nicht berschreiben Neuer Bericht Adressierungsseite f r Fenstercouverts Neuer Bericht Monatsstatistik mit Anzahl neue Patienten Patienten Konsultationen Rechnungen Einzahlungen und Betr ge Prozente dazu Neue Berichte Fakturaliste Umsatzliste f r erstellte Rechnungen bezahlte Rechnungen einer Periode Alle Rechnungslisten der ausgew
65. ung eingetragen W hlen Sie dazu den Rechnungsbericht aus und klicken auf das Feld mit dem Inhalt Text Feldname Text8 Geben Sie nun die Register Nr in der Eigenschaft Text ein so dass nach Beenden der Eingabe das Feld mit dem neuen Feldinhalt angezeigt wird Zus tzlich muss die Eigenschaft Calculated auf den Wert False gesetzt werden weitere Details gt 6 Bericht Designer e Melden Sie sich in Complemedia Praxis mit dem Benutzernamen des betreffenden Therapeuten an e Aktivieren Sie in den Einstellungen die Auswahl Separate Berichte f r diesen Benutzer und geben den zuvor erstellten Ordner als Speicherort f r die neuen Berichte an 6 3 2 Bericht Designer Starten Sie den Bericht Designer ber das Windows Startmen und treffen in der Programmgruppe Complemedia die Auswahl Bericht Designer Der Bericht Designer ist nur auf Englisch verf gbar Berichtdatei laden Die einzelnen Berichte sind in unterschiedlichen Definitionsdateien gespeichert welche sich alle im Arbeitsordner der Anwendung befinden Um einen Bericht zu ndern muss folgende Datei ge ffnet werden e Formulare wie Rechnungen und Mahnungen ReportsLR xml e Berichte f r Modul Behandlungen ReportsK xml e Berichte f r Modul Arzneimittel ReportsM xml e Alle anderen Berichte Reports xml Die Endung xmi der Dateinamen wird je nach Windows Einstellung m glicherweise nicht angezeigt Laden Sie die entsprechende Berichtdatei ber Men File Open Wenn i
66. ungen Ponera Aken Kfersponmdenaen arw die as ai chi lhir in aiia aler Flims wie ltraclrie Se Weg basch hiri parhiya sic cm Mitarbeiter a angeehesttet wam wer nacht Samr che Lernen and Aera Inkl Piekla Daien Pintokale oder E af izj P A andere Lnterbgen die aufenmd seiner T ngkeit bi der Firma enstanckn oder in einen Besits delan sim au vum AKlcarbener murufrelonler wel volkund ven leisen Aretere de Firma 2urllckzugse lan EJ Anina ee Ameriungeninveis 14 Eine Werseaie Acer Vorih Sie ir Ablichen Schauen oe mach sich Eis ED Bestellungen mamina gowie dee iedo Enileesung bkilben vorbii 2 Bet von 23 11 06 sger E Webrauchamstenisl Beschreibung Verenbsrungen r H Muse 5105 s eron 3 1 won Sergienber i gt Typ Fra Kontakt I Adkeiman n Angelika Gandai TERZZUNE a Smo Bild Ordner und Dokumente im Modul der Dokumentverwaltung Das Modul Dokumente bietet mehr M glichkeiten zum Organisieren und Suchen von Dokumenten als in anderen Modulen Im Listenbereich wird eine hierarchische Baumstruktur angezeigt in welcher die gesch tzten Ordner der vorhandenen Module Ordnersymbol mit Schl ssel und eigene frei definierbare Ordner Ordnersymbol aufgef hrt sind Die gesch tzten Ordner anderer Module sind im Ordner Modulordner zusammengefasst Die Liste des Dokumentarchivs ist alphabetisch sortiert In den gesch tzten Modulordner k nnen Dokumenteintr ge hinzugef gt verschoben und gel scht werden
67. ustauschen Um die Eingabe und Sortierung von Kontaktnummern zu vereinfachen empfiehlt es sich die Num mern zu gruppieren Beispielsweise k nnen Patientennummern ab 1001 durchnummeriert werden und alle anderen Kontakte unter 1000 eingeordnet werden Auf diese Weise kann die vorge schlagene Nummer f r einen neuen Patienten direkt bernommen werden Anzeigebild Das Anzeigebild der Kontakte enth lt Felder mit einer Feldfunktion Diese Felder sind durch eine Feldbezeichnung in blauer Schriftfarbe gekennzeichnet Wenn Sie die Maus dar ber halten erscheint der Mauszeiger als Hand und die Funktion wird als Tipptext angezeigt Wenn Sie auf die Bezeichnung des Feldes E Mail klicken wird das Standard E Mail Programm des Systems aufgerufen und die Adresse eingetragen Sie brauchen nur noch den Text einzugeben Beim Feld Internet wird der Standard Internet Browser aufgerufen und die entsprechende Seite angezeigt F r die Felder Versicherung und Arzt werden die entsprechenden Kontakte angezeigt Mit der Schaltfl che Statistik kann eine bersicht zu diesem Kontakt angezeigt werden welche Informationen zu Konsultationen und Abrechnung enth lt Wenn die Dokumentverwaltung freigeschaltet ist k nnen ber die zus tzlich angezeigte Schaltfl che Dokumente zu diesem Kontakt verwaltet werden Kapitel 5 Dokumentverwaltung Eingabebild Abh ngig vom Kontakttyp stehen unterschiedliche Felder f r die Eingabe zur Verf gung Der Kontakttyp wird in der Gru
68. verwen den sollten Sie ebenfalls mit Ja antworten Bestehende Berichtdateien werden mit der Endung bak gesichert bertragen Sie anschliessend ihre Anpassungen in die neuen Berichte Bei Unklarheiten wenden Sie sich an den Support von Complemedia bevor Sie eine Entscheidung treffen 2 4 Reparieren Fehlmanipulationen durch Programme oder Anwender k nnen eine Anwendung besch digen sodass sie nicht mehr korrekt ausgef hrt werden kann In diesem Fall ist es m glich die Anwendung zu reparieren Beenden Sie die Anwendung Starten Sie die Installation von der Installations CD oder vom Installationsverzeichnis Alternativ dazu k nnen Sie in Windows ber Start Systemsteuerung Software die Schaltfl che ndern bei der installierten Anwendung klicken Der Installationsassistent erkennt die bestehende Programmversion und zeigt die Auswahl zum Reparieren oder Entfernen der Anwendung an W hlen Sie Reparieren Die restliche Installation erfolgt automatisch 2 5 Deinstallieren Um die Anwendung vom Computer zu entfernen w hlen Sie im Startmen von Windows den Eintrag Complemedia Deinstallieren Die Anwendungsdaten werden dadurch nicht entfernt Um die Daten ebenfalls zu l schen m ssen Sie den Ordner l schen den Sie in den Einstellungen unter Arbeitsordner Ordner f r Anwendungsdaten angegeben haben Seite 8 Complemedia Praxis Benutzerhandbuch PDA 2 6 Schnellkonfiguration Beim ersten Ausf hren der Anwendung wird automatisch de
69. zeichnung Patient klicken werden die gesamten Kontaktangaben zu diesem Patienten angezeigt 3 3 Leistungen erfassen Der untere Bereich der Behandlung mit der berschrift Abrechnung enth lt eine leere Liste in der nun alle erbrachten Leistungen als Abrechnungspositionen eingetragen werden k nnen Geben Sie das Datum und die Nummer f r jede Abrechnungsposition ein Die restlichen Felder werden automatisch gef llt Wenn Sie das Datum leer lassen wird das aktuelle Tagesdatum oder das zuletzt verwendete eingetragen Alle verf gbaren Abrechnungspositionen sind im Fenster Abrechnungskatalog ersichtlich welches im Listenbereich angezeigt wird Schliessen Sie Ihre Eingaben nun ab indem Sie auf OK dr cken Tipp Der Katalog mit allen Abrechnungspositionen kann ber Men Extras Einstellungen Seite Abrechnung den eigenen Bed rfnissen angepasst werden Unter anderem k nnen hier die eigenen Preise eingetragen und neue Positionen erfasst werden 3 4 Behandlung abrechnen Behandlungen k nnen grunds tzlich jederzeit abgerechnet werden Um jedoch eine gewisse Regelm s sigkeit in der Abrechnung zu erhalten kann ein Abrechnungszyklus bestimmt werden Abh ngig vom eingestellten Zyklus werden Behandlungen automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen Gruppe f llige Behandlungen Sie m ssen sich nicht mehr darum k mmern wann Sie f r einen Patienten die letzte Rechnung erstellt haben Diese Funktion berwacht dass Sie nicht zu h ufig Rechnungen ste

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