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BENUTZERHANDBUCH - Was ist doculife

Contents

1. 22022eneeneenennennennnonnonmenmennennen 165 Synchronisation success ee a Lin nn sn ee en ee le 166 viii Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 2 1 bersicht LLLLLLLL Lu 166 29 2 2 Synchronisationseinstellungen u22oueneeeeeennneennnnnn 166 29 2 3 Outlook Integration 2 0220022 167 29 2 4 Ofce Inlegraton serso ee ee 167 29 2 5 De Mail Integration 22 ouo0unounn une nnnnnnnnnnnnnnn 167 ZI PORO ver ee ee ee enger 168 29 3 1 bersicht ooo onen nnnnannnnenn 168 29 3 2 Konto hinzuf gen 22ou2cneeneennnennnennnennnonnennnennnennnen 168 29 3 3 Kontoeinstellungen bearbeiten u220unennn nenn 169 29 3 4 Konto entfernen 2Ounn nun nnn anne 170 294 L sungen verwalten 2 5 82 east 171 29 4 1 bersicht 2 0o Lana 171 29 4 2 Aktive L sungen verwalten 2ouconcnnnenenn nennen 171 29 9 SUCHEN cn Seesuseens ee ee Beeren ee een erregen 172 29 5 1 bersicht 20 172 29 5 2 Suchen verwalten 2 2 22022eeenneneenennennnnennenenneneenennenenn 172 29 5 3 Reihenfolge der Suchen un22uun une 174 29 5 4 Platzhalter f r die Suche 22 200020 nn 174 29 5 5 Andere Einstellungen 2 ounn nennen nenne nennen 175 290 FAVORI esaa a su arena BEE nee 176 29 6 1 EIBETSICH eat re EEE OES 17
2. 2 2 LLL LI aoaaa aa DaDa LLALL nn 188 29 11 27 Auswahllisie Zeus ee seen ea ee 188 29 11 3 Erinnerungen Sonn nn nn nn nn nun un 2222222222 189 29 11 A Import 222 non nn nn nn n nun nnnnnnneennennennennen 189 72 A E SPESEN RENNEN NENNE HERNE ERPIESEPERBENRERERTHEERSEHUHRLENE SIERIEEIEFEFRONNESHFRLNENEFERENEUERRESERE 190 294110 Diagnose no u22 nee ernst 190 29 11 7 Best tigung moon nn nnn nun nn nun une nneenneenn 190 29 118 SUCHEN ne ee ee anne een 190 29 11 9 Zusatzinformation 222 uon nenn nn nun anne nnnennnneen 190 30 Akten und Dokumente archivieren Option 192 30 1 Was bewirkt die Archivierung 022022 nnn anne 192 Benutzerhandbuch doculife Desktop Inhaltsverzeichnis IX 30 2 Voraussetzungen f r die Archivierung 222u2oouonnun nennen 192 30 3 Objektarchivieren 2 o22 une nn nn nn nun nun nnnnnnnennnnnnnnnnnnnen 193 31 Dokumente vergleichen Option 0 22202220000 196 31 1 Grunds tzliches o2oe nennen nennen atrora noreo nnne 196 31 2 Dokumentenvergleich starten 32 Zusatzinformationen 32 1 Liste der Stoppw rler 2 2 0u 20 20u0 02000000 na aaa een 198 32 2 Dokumentenformate Volltextindizierung 222uocceeeneeneenneennnennn 199 33 Tastenk rzel ooocuon nennen nn
3. 222222 eeeen ana ne anne nne nenn 103 Die Suche optimieren ocucuocnnnonen nennen 104 Mit pers nlichen Suchvorlagen arbeiten 2 uu20unn une 104 15 1 1 Was ist eine pers nliche Suchvorlage 22 220ucceeennnnnn 104 15 1 2 Pers nliche Suchvorlage erstellen 2222022202220 104 15 1 3 Pers nliche Suchvorlage ndern 22 u220unn nennen nennen 105 15 1 4 Pers nliche Suchvorlage l schen 2 02202002 106 15 15 Einstellungen in der Suchmaske 22 u2ccneeneee nennen en 106 yi Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch doculife Desktop 15 2 15 3 16 16 1 16 2 16 3 16 4 17 17 1 17 2 17 3 17 4 17 5 17 6 18 18 1 18 2 18 3 18 4 18 5 18 6 19 19 1 19 2 19 3 19 4 19 5 20 20 1 20 2 20 3 20 4 20 5 21 21 1 21 2 21 3 21 4 22 22 1 22 2 22 3 22 4 15 1 6 Mehrere Suchkriterien verwenden o222u2o nennen ann 107 15 1 7 Pers nliche Suchvorlage weitergeben 22u220une en 108 15 1 8 Vergleichsoperatoren Anwendungsbeispiele 108 In ausgew hlten Akten suchen 222o22cnnenne nennen nnnnnnennnennnen 109 Einstellungen f r die Suche no oonn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 109 Mit Filtern arbeiten 2 0220ccocnonnn nenn 111 Was ist ein Filter au un
4. 39 176 Dokument wiederherstellen 132 Hinzuf gen 39 Pers nliche Suchvorlage ffnen nn 39 Erstellen 104 Was ist ein Favorit 39 Postkorb 2222022200 26 Fehlerbericht 160 Publizieren 91 Erstellen 160 B a Register Gemischte Suche 97 Erstellen 31 43 Gruppenindizierung 12 74 Verschieben 45 H S Herstellerinformation 92 Scannen K Dokument scannen 129 Dokument verteilen 131 Konto Scanfunktion aktivieren 127 Abschlie en aufschlie en 28 Standard Scaneingang 128 ANJE nungen ee 169 bersicht aoaaa aaan 127 Hinzuf gen 168 Senden an LOSCHEN reinen 170 Als E Mail senden Anlage 68 nr Als E Mail senden Link 49 69 124 Als Verkn pfung spei Lese Schreibzugriff 149 chen 2 48 67 125 LESEZUGNN 4er 149 Als Weblink in die Zwi Link schenablage speichern 49 ffnen cneneeeeeennnnn 125 Auf diesem Computer speichern 47 Per E Mail senden 124 E Mail Empf nger als Weblink 50 69 M __77711m qm Favoriten 2 2 39 ZIP komprimierten Ordner 47 Manuell Auschecken 57
5. 2 022 0uu20unn nennen nun nun 35 8 Ablage organisieren 00000000000000000 0000000000000000 0000000020020022 37 8 1 Woraus besteht eine Ablagestruktur 2222 nennen nennen 37 8 2 Wie navigieren Sie in der Ablage 2 ouccnnneenn nun nnnnnnnennenenn 37 9 Schnell auf Akten und Dokumente zugreifen 22022200200 39 9 1 Favonmen DURCH 2 ee sen ae ea 39 9 1 1 Was ist ein Favorit 2 22 022522220002400 20ER een 39 9 1 2 Favorthinz f ge z u 22u02 RR Eee aan 39 9 1 3 FavorntolMEN 220 tee nennen ihnen hier 39 9 1 4 Fav rtentiernen u u2 2 22er 0 leader ie denen 39 9 2 Verlauf Chronik der zuletzt verwendeten Objekte 2 2u220unn anna 40 9 2 1 Was beinhaltet der Verlauf 222020 40 9 2 2 Objektim Verlauf ffnen 2 02220220 40 9 2 3 Verlaul losen ae are ee et 41 10 Mit Akten und Registern arbeiten 2oo2ccceeeeeeeennnnnn 42 10 1 Akte erstellen 222 cn 42 Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 2 Register erstellen Oo oo nn Lu nun un nn nun 43 10 3 Akte Register ffnen 2 220ounc nennen nun nun nun nnnnnnnonnnnnnennen 44 10 4 Akte Register l schen 2 u20un nennen nun nun nun nnnennnennnnnen 44 10 5 Eigenschaften anzeigen ndenn 2 222ou2cne een nun anne une nneenneennn 45 10
6. Ji e BE j a Ja a io T S u E Si 11 Document Future AG 02 2015 F r diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz Diese Dokumentation darfohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form beispielsweise Druck Fotokopie oder Mikroverfilmung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Sys teme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden http www documentfuture com Benutzerhandbuch doculife Desktop Inhaltsverzeichnis iii Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 22022ooeoeneeennen ann nnnnnnnnnnnnnennennennnnnnennennen 11 2 Verwendete Darstellungen 2 02202002neeaneeneena nn 12 3 Allgemeine Sicherheitshinweise uoococceaseaenaennenn 13 3 1 Virenschutz 2222 0er een ee ee 13 3 2 PasSsWOr SDEICHEN zua 224225 225 RR ae een 13 3 3 Nutzung von mobilen Ger ten on20une nennen nenn nnnnnnnnnnnnnnenneenneenn 13 4 Installationsvoraussetzungen 2222202eeeseeesenesnneenneenneennennn 14 5 Was IS NEU 2 200 20n an een teen ee ee ee 15 6 Was ist d culife 2 2 u u uuss 2 ee 18 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 19 7 1 bersicht 2 LI LLLLLLLLLL ln nannnannnn 19 7 2 Barrierefreiheit aueh 21 13 Das Outlook Add N zeu 204 5 0 0ER ee ea
7. 136 Ausw hlen 134 Journalansicht 136 Kompaktansicht 135 Standardansicht 136 Arbeitsbereich Anheften 46 Archivieren 192 193 Objekt 193 Voraussetzungen 192 Auf diesem Computer In Bearbeitung 26 Aufgaben 26 Aus und Einchecken 55 56 Auschecken Beim ffnen 56 Manuell 57 Stornieren 57 90 34 Index 201 Ausgecheckte Dokumente Anzeigen 2 2 57 B Barrierefreiheit 21 Bedienoberfl che 24 Bibliothek 79 D Datei importieren 12 Einzelindizierung 12 Gruppenindizierung 74 De Mail Integration 167 Desktop als eigenes Fenster 19 Diagnose 22022202220020 190 docusearch 22 22 0220 95 Dokument Als PDF publizieren 91 Auschecken 90 Ausdrucken 63 Eigenschaften 65 Einchecken 90 Dokument au erhalb DMS 61 Ohne Erinnerung 58 Erstellen 52 Hinzuf gen 90 In Ursprungsakte ffnen 63 Kopieren 22 2 22 62 L
8. Archivieren Meue Produktakte zu einem Lieferanten Wiedervorlagen Rechnungsakte zum Lieferant Verbind ungen L schen Produkte zum Lieferant Eigenschaften Alt Eingabetaste Alle Rechnungen zum Lieferant Die verbundenen Akten Dokumente werden in den Suchergebnissen angezeigt 158 27 Konflikte bei der Dokumentenbearbeitung Benutzerhandbuch doculife Desktop 27 Konflikte bei der Dokumentenbearbeitung 27 1 Wie entsteht ein Versionskonflikt Versionskonflikte k nnen bei der Bearbeitung von Dokumenten entstehen wenn bei spielsweise im DMS auf dem Server eine neuere Version des Dokuments gefunden wird als auf Ihrem Computer in Bearbeitung Beispiel Benutzer A checkt ein Word Dokument aus ndert es und speichert es lokal Symbol Spei chern in Word Das ge nderte Dokument ist nun lokal gespeichert aber noch nicht im DMS auf dem Server Benutzer B storniert das Auschecken ndert das Word Dokument ebenfalls und checkt es als neue Version ein Das lokal gespeicherte Word Dokument von Benutzer A stimmt jetzt nicht mehr mit der Ver sion im DMS berein die Benutzer B eingecheckt hat Es entsteht ein Versionskonflikt Konflikte k nnen ber die Funktion Versionskonflikt beheben gel st werden Dabei wer den verschiedene L sungen angeboten m Ge ndertes Dokument lokal speichern als Datei speichern m Ge ndertes Dokument als neues Dokument im DMS ablegen m Ge ndertes Dokument als neue Vers
9. 7 Sera barna a ed Don sr i er T Perball vn ar Eo Hmi yrhai lir iriran amg Lei Aim 1 5 Wiad ARTE H m i IM3 Der doculife Desktop kann als separates Dialogfenster gestartet und auch ohne Microsoft Outlook verwendet werden Beachten Sie Um allerdings die E Mail Funktionen nutzen zu k nnen muss auch Microsoft Outlook gestartet sein 20 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop Abbildung doculife Desktop als separates Fenster Datei Einstellungen Hilfe Favoriten Wr Ei Al montageanleitung a Eigene Bibliothek Name a L Projektakte Maier Mein Arbeitsbereich 8 Schriftverkehr allgemein Em Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 a Team Bibliothek Aufgaben L Organisatorisches Eigene Dokumente O Pr sentationen Meine zuletzt gescannten Dokumente C Teambesprechungen Papierkorb Postkorb Frojektakte Maier Vitaclima 300 5 I H Suchresultate f r montageanleitung 2 O Vitaclima 300 5 E Vitosol ZU0 F Qualit t Name zT H Morttageanleiturig 200 F und 30H pdf 200 F s0b 1 12 WIESMA KNMontageanleitungf r die FachkrafiiInneneinhetel Wandger t gt Leiungenan de TE a Maontageanleitung Inneneinheit als Wandagerat Vitoclima 3 J005 Fre b1 12 YIESMANNMantegeanieltungf rd ie FachkrefiInnenenneisis Wandgerst F Leiungenen d gt 2 Suchergebnisse Dauer 2 31 sec doculife Desktop als Office Add In f r W
10. Jahrgang 14 w t An Arbeitsplatz und meine Bibliothek anf gen treden Beachten Sie Die folgenden Zeichen sind im Namen nicht erlaubt lt gt Beachten Sie Die Eigenschaften sind vom Aktentyp abh ngig Wenn konfiguriert kann beim Erstellen einer Akte diese automatisch an den Arbeits bereich und oder die Bibliothek hinzugef gt werden Im Beispiel wird die Akte mit der Option An Arbeitsplatz und meine Bibliothek anf gen sowohl an den Arbeitsplatz Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 43 als auch zur Eigenen Bibliothek Ordneransicht angef gt Beachten Sie Sie k nnen diese Option individuell ber die Einstellungen steuern siehe Kapitel Einstellungen Einstellungen anpassen Erweitert Import Dort kann abh n gig von der L sung die bevorzugte Variante gew hlt werden z B Akte nur zum Arbeits platz nur zur Bibliothek oder beidem hinzuf gen oder diese Option komplett deaktiviert werden Beachten Sie Die Eigene Bibliothek ist nur dann sichtbar wenn die Ordneransicht ein geschaltet ist 3 ndern Sie bei Bedarf den Zugriff auf die Akte Sie k nnen w hlen zwischen Standard ffentlich Vertraulich und Nur ich Standard Standard ffentlich Vertraulich Mur ch 4 Klicken Sie auf OK Die Akte wird erstellt und im Aktenbereich bzw Mein Arbeitsbereich angezeigt 10 2 Register erstellen Mit einem Register kann eine Akte oder ein andere
11. Passwort speichern Aus Sicherheitsgr nden muss ein Nutzer sein Passwort f r die Anmeldung an seinem docu life Konto bei jeder Verbindung neu eingeben F r ein doculife Konto kann optional konfiguriert werden dass der Nutzer sein Passwort spei chert Achtung Gefahr von Datenmissbrauch Das Speichern von Zugangsdaten kann es unbefugten Benutzern erm glichen auf Ihre Daten zuzugreifen Bitte pr fen Sie sorgf ltig ob das Speichern von Zugangsdaten den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens entspricht Nutzung von mobilen Ger ten Mobile Ger te sind in erh hten Ma en Angriffen von Schad und Spionagesoftware aus gesetzt Nutzer sind f r die Sicherheit der Endger te selbst verantwortlich Achtung Gefahr durch unberechtigte Kenntnisnahme von Daten Laden Sie nur Apps aus vertrauensw rdigen Quellen auf Ihr Endger t Verwenden Sie eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageanpgriffen 14 4 Installationsvoraussetzungen Benutzerhandbuch doculife Desktop a Installationsvoraussetzungen Unterst tzte Betriebssysteme E Windows 8 1 E Windows 8 E Windows 7 Pro E Windows Vista E Windows XP Systemvoraussetzungen der Hardware PC mindestens 1 3 GHZ CPU 2 GB RAM 500 MB Speicherplatz a Windows Surface Professional 2 und h her Unterst tzte Microsoft Office Versionen doculife Desktop Suite Microsoft Office 2003 2007 2010 2013 Office 365 Voraussetzungen doculife Desktop Suite F r die docul
12. cken Register verschieben Ein Register kann mitsamt seinem Inhalt Dokumenten und weiteren Registern innerhalb einer Akte in ein anderes Register verschoben werden Hinweis Ein Akte kann nicht verschoben werden da sie sich bereits auf der obersten Ebene in der Ablagehierarchie befindet 1 Klicken Sie das Register mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Ausschneiden oder dr cken Sie STRG X 46 10 7 10 8 10 Mit Akten und Registern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 2 Klicken Sie den Zielort mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Einf gen oder dr cken Sie STRG V So geht s noch schneller Sie befinden sich im Dokumentenbereich Halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und las sen Sie das Register am Zielort fallen Drag amp Drop Am Mauszeiger erscheint die Info Verschieben nach mit dem Namen des Zielortes Aktennotiz erfassen Sie k nnen zu einer Akte oder zu einem Register zus tzliche Informationen in Form einer Notiz erfassen z B das Ergebnis einer telefonischen Vereinbarung Die Aktennotiz wird als Word Dokument auf der jeweiligen Ebene abgelegt Eine Aktennotiz ist mit dem Pin Symbol gekennzeichnet a Notiz vom 02 09 2013 17 21 Aktennotizen finden Sie wie andere Dokumente auch ber die Dokumentensuche 1 Klicken Sie die Akte mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Aktennotiz hin zuf gen Erfassen Sie die Notiz im Editor Es stehen die bekannten Funktionen z
13. die Verkn pfung durch eine Kopie des Dokuments zu ersetzen oder die Verkn pfung zu entfernen Vergewissern Sie sich im Vorfeld dass die Akte entsprechend den f r Ihr Unternehmen gel tenden gesetzlichen Vorschriften branchenspezifischen Richtlinien und betrieblichen Orga nisationsanweisungen E vollst ndig ist gegebenenfalls berfl ssige und nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente entfernt wurden Benutzerhandbuch doculife Desktop 30 Akten und Dokumente archivieren Option 193 Hinweis Nachdem eine Akte archiviert wurde k nnen keine Dokumente mehr darin abgelegt wer den Aus diesem Grund pr fen Sie vor Einleitung des Archivierungsvorgangs ob die Inhalte vollst ndig sind und mit den f r Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorschriften bran chenspezifischen Richtlinien und betrieblichen Organisationsanweisungen ber einstimmen Hinweis Der ausgew hlte Archivierungszeitraum kann nachtr glich nicht mehr ge ndert werden Ord nen Sie Akten und den darin enthaltenen Dokumenten deshalb den Zeitraum zu der den f r Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorschriften branchenspezifischen Richtlinien und betrieblichen Organisationsanweisungen entspricht 30 3 Objekt archivieren Hinweis Pr fen Sie ob alle Voraussetzungen f r die Archivierung erf llt sind siehe Kapitel Voraus setzungen f r die Archivierung 1 Klicken Sie das Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Archivieren
14. hlen Die Akte wird automatisch zur Standardbibliothek hinzugef gt Beachten Sie Die Verf gbarkeit dieser Option ist von der L sungskonfiguration und Ihren Einstellungen abh ngig E Drag amp Drop Ziehen Sie die Akte das Register per Drag amp Drop in die gew nschte Bibliothek u Senden an Bibliotheken Klicken Sie die Akte das Register mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Bibliotheken Die Akte das Register wird automatisch in die Bibliothek Eigene Bibiliothek aufgenommen Tipp Per Drag amp Drop k nnen Sie die Reihenfolge der Akten Register innerhalb der Bibliothek ndern oder die Akten Register in eine andere Bibliothek verschieben Tipp Dokumente k nnen auch ber die Bibliothekenansicht wie gewohnt mit Drag amp Drop in eine Akte ein Register abgelegt werden Tipp Neben Akten und Registern k nnen auch spezielle Objekte wie Eigene Dokumente Post k rbe und Suchordner in die Bibliothek aufgenommen werden Bibliothek hinzuf gen und kategorisieren Mithilfe einer Bibliothek k nnen Sie Ihre Ablage in einer Baumstruktur organisieren Je nach verwendeter L sung k nnen bereits Standardbibliotheken vorhanden sein Sie k nnen jedoch eigene Bibliotheken erstellen Falls konfiguriert K nnen Bibliotheken mit Kategorien Farben Symbolen versehen werden abh ngig von der verwendeten L sung 1 Klicken Sie in einem freien Bereich der Ordneransicht mit der rechten Maustaste und w hlen Sie
15. nge die im DMS abgelegt sind Die Wiedervorlage eignet sich auch f r offene Vorg nge die noch nicht abgeschlossen werden konnten und f r die Sie eine Erinnerung ben tigen Mit einer Wiedervorlage k nnen Sie sich an Dokumente und Akten erinnern und die Erin nerung zus tzlich in Outlook als Termin mit Terminerinnerung eintragen lassen Die Wie dervorlagen aus dem DMS werden also an einer zentralen Stelle n mlich in Ihrem Outlook Kalender zusammen mit den anderen Terminen verwaltet Sie k nnen eine Wiedervorlage f r sich pers nlich erstellen oder einem anderen Benutzer zuweisen Wiedervorlagen k nnen einmalig oder mit automatischer Wiederholung als Serie ein gerichtet werden Bei einer Wiedervorlage bleiben die Objekte an ihrem eigentlichen Ablageort erhalten im Gegensatz zur Weiterleitung bei der die Dokumente in den Postkorb verschoben werden Beispiel J hrliche Wiedervorlage f r Hans Muster aus dem Einkauf W Wiedervorlage setzen Mortag 01 12 2014 08 00 Dr Grund zenz verlangen Q Allgemein C Mir selbst Torben Sulga Benutzer Hans Muster W Keine Ale 1 w Jahre je Nur an Werktagen Mo Fr y N chste automatische Wiedervorlage am 01 12 2015 Anwenden V Termin in Outlook erstellen Abbrechen Hinweis Der Ordner Aufgaben in Mein Arbeitsbereich zeigt abh ngig von der Systemkonfiguration alle nicht erledigten Wiedervorlagen bis heute oder einen alternativen Zeitraum Wenden Sie
16. nnen von allen gelesen werden Zugriffsrechte vor ausgesetzt Hinweis Wenn das System eine E Mail nicht entschl sseln kann z B weil der Schl ssel nicht vor handen oder falsch ist dann kann die E Mail im DMS nur verschl sselt abgelegt werden Markieren Sie die E Mail s in Microsoft Outlook und ziehen Sie diese mit gedr ckter lin ker Maustaste in den Dokumentenbereich oder auf eine Akte ein Register im Akten bereich oder in der Ordneransicht Das folgende Dialogfenster erscheint EJ Es wurden verschl sselte E Mails erkannt Sollen diese wenn m glich unverschl sselt abgelegt werden Entschl sselt verschl sselt Sie haben folgende M glichkeiten Klicken Sie auf Entschl sselt um die E Mail entschl sselt abzulegen In diesem 116 17 Mit E Mails arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Zusammenhang wird auch die Signatur aus der E Mail entfernt Klicken Sie auf Verschl sselt um die E Mail verschl sselt abzulegen 17 5 E Mail und Anlage separat ablegen Sie k nnen E Mail und Anlage separat ablegen Das hat den Vorteil dass Sie nach der Anlage im DMS suchen k nnen weil diese dort als eigenst ndiges Dokument gef hrt wird Hinweis Bei verschl sselten E Mails ist dies nur dann m glich wenn bei der bernahme aus Out look die Schaltfl che Entschl sseln ausgew hlt wurde E Mail plus Anlage werden ber einen blauen Balken als Gruppe markiert sobald Sie ein Ele ment aus
17. sich f r weitere Informationen an den Systemadministrator 18 2 Wiedervorlage anlegen Eine Wiedervorlage kann f r Akten und Dokumente gesetzt und als Termin in den Outlook Kalender bernommen werden 120 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage Benutzerhandbuch doculife Desktop 1 Klicken Sie das Dokument die Akte mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Wie dervorlagen Wiedervorlage setzen Das Dialogfenster Wiedervorlage Einstellungen erscheint Wiedervorlage setzen Montag 01 12 2014 18 00 Eii Grund Lizenz verlangen O Allgemein Mir selbst Torben Sulga Benutzer Hans Muster ha Keine Ale I Jahe w Nur an Werktagen Mo Fr y N chste automatische Wiedervorlage am 01 12 2015 Anwenden 7 Temin in Outlook erstellen Abbrechen 2 W hlen Sie das Datum der Wiedervorlage aus Um eine Wiedervorlage f r den aktu ellen Tag zu setzen klicken Sie direkt in das Eingabefeld oder aktivieren Sie die Option Wiedervorlage setzen Beachten Sie Je nach Konfiguration Ihrer L sung kann zus tzlich zum Datum noch eine Uhrzeit festgelegt werden 3 Erfassen Sie den Grund f r die Wiedervorlage optional Diese Beschreibung wird in der bersicht der Wiedervorlagen sowie im Outlook Termin angezeigt 4 Sie k nnen die Wiedervorlage wie folgt zuweisen Mir selbst Die Wiedervorlage gilt f r Sie pers nlich F r Benutzer Die Wiedervorlage gilt f r den ausgew hlten Benutzer und wird
18. 13 3013 0935 Lisa Maier e j Ti E g i s rn T mand oo Do GM 5 01 127 201409 4 Lisa Maier ffnen Sie die Vorg ngerversion mit einem Doppelklick Tipp Alle Versionen eines Dokuments werden angezeigt wenn Sie die Akte in der Jour nalansicht anzeigen 23 3 Version wiederherstellen Im Notfall k nnen Sie jederzeit auf eine alte Version des Dokuments zur ckgreifen und eine beliebige Vorg ngerversion wiederherstellen 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint 2 W hlen Sie die Vorg ngerversion aus und klicken Sie auf Vorg ngerversion wie derherstellen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Version wie derherstellen Beachten Sie Das Dokument darf nicht ausgecheckt sein Sie erhalten eine Meldung dass der Inhalt der aktuellen Version ersetzt wird 3 Best tigen Sie die Meldung mit OK Es entsteht eine neue Version 23 4 Version im Dateisystem speichern Mit dieser Funktion kann jede Version eines Dokuments als Datei oder als ZIP komprimierte Datei im Dateisystem gespeichert werden 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint 2 Klicken Sie die Version mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an 3 W hlen Sie 140 23 3 23
19. 21 7 3 1 Add In f r Microsoft Outlook ffnen und schlie en 21 132 Add In f r Microsoft Outlook ein und ausblenden 22 7 3 3 In separatem Fenster ffnen und schlie en 2 222 222 22 7 4 Die Office Integration 2 22 nennen nennen nun nn nee nnennnn 22 7 4 1 Was ist die Office Integration 22o22cuecneenennnn une 22 74 2 Office Integration einrichten ndern 220220ue nennen 23 75 _ berblick ber die Bedienoberfl che cc ucnnnn nn 24 17 5 1 Die Bedienoberfl che kennenlernen 0220u220uen nennen 24 1 9 2 TOODA ee a een ae ee 25 1 5 3 2 Mein Arbeitsbereich o220uuo une 26 7 5 4 3 Aktenbereich 2 2 220022 nn anne nnnennnennnenn 27 7 55 4 Dokumentenbereich 2 2 22022 00 nenne anna 27 7 5 6 9 Statusleist 2 u 22u2 200er 28 1 5 7 6 Ordneransicht 2222220002 29 7 6 Mit der Arbeit beginnen 222 ounn nennen nun ooroo 30 7 6 1 ARG P IIE ee ee a a ee a a eisen 30 7 6 2 Register erstellen 0000000000000000000000000o0ao0a onoono nooo nnn onnenn 31 7 6 3 Dokumente und Ordner hinzuf gen Drag amp Drop 32 7 6 4 Nach einer Akte suchen u 0 uuu u 2 22 22 HE 34 7 6 5 Nach einem Dokument suchen
20. 6 23 7 23 8 23 Alle Versionen eines Dokuments im Blick Benutzerhandbuch doculife Desktop Auf diesem Computer speichern um die Version als Datei im Dateisystem zu speichern ZIP komprimierte Datei um die Version als ZIP komprimierte Datei zu speichern Als Verkn pfung speichern um die letzte Version als Verkn pfung zu speichern Beachten Sie Diese Funktion speichert automatisch die letzte Version des Doku ments Eine Vorg ngerversion kann nicht als Verkn pfung gespeichert werden 4 W hlen Sie den Speicherort und den Dateinamen und best tigen Sie mit OK Version versenden Mit dieser Funktion kann jede Version eines Dokuments als Anlage zu einer E Mail ver schickt werden 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint Klicken Sie die Version mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an 3 W hlen Sie E Mail Empf nger um die Version als Anlage zu versenden Beachten Sie Eine Vorg ngerversion kann nicht als Link oder Weblink versendet wer den Ein Link oder Weblink bezieht sich immer auf die letzte Version des Dokuments Version drucken Mit dieser Funktion kann jede Version eines Dokuments ausgedruckt werden 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint
21. Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 12 2 Bibliothek exportieren importieren Hinweis Die Verf gbarkeit der Funktionen Export Import ist abh ngig von der Konfiguration des Mandanten F r Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator Exportieren Sie k nnen die Struktur Ihrer Bibliothek in eine Datei exportieren die von Kollegen oder auf einem anderen Computer importiert und verwendet werden kann 1 Klicken Sie die Bibliothek mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Export 2 W hlen Sie den Speicherort aus ndern Sie ggfs den Dateinamen und best tigen Sie mit Speichern Importieren Sie k nnen die Bibliothek eines Kollegen oder von einem anderen Computer importieren Im Unterschied zur Funktion Teilen geh rt diese Bibliothek anschlie end Ihnen und kann beliebig angepasst und ver ndert werden 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Ordneransicht und w hlen Sie Import 2 W hlen Sie die Exportdatei npx Datei aus und best tigen Sie mit ffnen Benutzerhandbuch doculife Desktop 13 Das Office Add In nutzen 89 13 Das Office Add In nutzen 13 1 Dokument aus dem DMS ffnen Diese Funktion ffnet ein Dokument aus dem DMS in einer Microsoft Office Anwendung 1 Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol ffnen ffnen Die Dialogmaske ffnen erscheint Es wird automatisch der Ablageort ge ffnet der aktu
22. Arbeits bereich und oder die Bibliothek hinzugef gt werden Im Beispiel wird die Akte mit der Option An Arbeitsplatz und meine Bibliothek anf gen sowohl an den Arbeitsplatz Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 31 als auch zur Eigenen Bibliothek Ordneransicht angef gt Beachten Sie Sie k nnen diese Option individuell ber die Einstellungen steuern siehe Kapitel Einstellungen Einstellungen anpassen Erweitert Import Dort kann abh n gig von der L sung die bevorzugte Variante gew hlt werden z B Akte nur zum Arbeits platz nur zur Bibliothek oder beidem hinzuf gen oder diese Option komplett deaktiviert werden Beachten Sie Die Eigene Bibliothek ist nur dann sichtbar wenn die Ordneransicht ein geschaltet ist 3 ndern Sie bei Bedarf den Zugriff auf die Akte Sie k nnen w hlen zwischen Standard ffentlich Vertraulich und Nur ich Standard Standard ffentlich Vertraulich Mur ch 4 Klicken Sie auf OK Die Akte wird erstellt und im Aktenbereich bzw Mein Arbeitsbereich angezeigt 7 6 2 Register erstellen Mit einem Register kann eine Akte oder ein anderes Register unterteilt werden 1 ffnen Sie die Akte oder das Register per Doppelklick 2 Klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste w hlen Sie Neu und anschlie end Register Die Dialogmaske Neu erscheint 3 Erfassen Sie den Namen des Registers Dieses Feld ist zwingend e
23. Desktop Schriftverkehr a 14 53 Stem Christina SPS CH ID5S Bestellung EJ 28 11 2014 16 29 Sulga Torben SPS IDS Tor Rechnung 2014 0007 22 4 3 Aufgabenansicht 22 4 4 22 4 5 Die Aufgabenansicht wird standardm ig f r den Ordner Aufgaben in Mein Arbeitsbereich verwendet Sie legt den Schwerpunkt auf die Anzeige von Wiedervorlagen Ei t Auf gaben Weder orlage am 28 11201 Wedenrorsgef r Gund Meue Version Dereistelen Eis Preiskalkulation zda Samstag amp September 2014 27 11 2014 12 12 Y lederorageam 06 09 2094 Wederorsgef r Torben Sulge Grund vE a tecmiiche Spezifikation Vitosol ZDU F docx Dienstag 28 Apnl 2015 21 112014 16 58 Veder orlageam 28 04 2015 Wederaorsagef r Hans Muster Grund Lienz verlangen Journalansicht Die Journalansicht zeigt alle Objekte einer Akte nach nderungsdatum aufsteigend sortiert auf einer Ebene an Registerstrukturen werden in dieser Ansicht nicht angezeigt Tipp Mit dieser Ansicht erhalten Sie schnell einen berblick ber den kompletten Inhalt einer Akte D Vitosol 200 F WH 15102031655 201310020031 000001 WA 17 02 2014 16 59 Notiz vom 17 02 2014 17 01 TE 24 06 2014 12 21 Vitosol Resource Planning pdf AH In Bearbeitung TH 24 062014 12 21 Vitosol Requirements June 0 200 F In Bearbeitung E 19 11 2014 16 19 Montageanletung Z00 F und Hl Freigegeben Eis 21 11 2014 16 58 Technische Spezifikation Vito 200 in Frufung Standardansicht Die Standa
24. Dialogfenster zur Erfassung eines Versionskommentars erscheint Erfassen Sie einen Versionskommentar oder lassen Sie diesen leer Best tigen Sie mit OK 13 3 Dokument auschecken Sie k nnen ein Dokument auschecken welches zuvor zur Ansicht ge ffnet wurde Beachten Sie Bereits durchgef hrte nderungen am Dokument gehen verloren P Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Auschecken Auschecken Best tigen Sie die Meldung dass die nderungen am Dokument verloren gehen mit Ja 13 4 Auschecken stornieren Sie k nnen das Auschecken stornieren und das Dokument schlie en Alle nderungen gehen verloren P Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Auschecken stornieren EX Auschecken stornieren Best tigen Sie die Meldung dass das Auschecken storniert wird und alle nderungen verloren gehen Das Dokument wird geschlossen 13 3 Dokument zum DMS hinzuf gen Sie k nnen ein neues Microsoft Office Dokument zum DMS hinzuf gen oder ein beste hendes Dokument im DMS als neues Dokument speichern entsprechend der Funktion Benutzerhandbuch doculife Desktop 13 Das Office Add In nutzen 91 Speichern unter in Word 1 Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Hinzuf gen Hinzuf gen Wenn das Dokument bereits im DMS vorhanden ist erscheint die Meldung Dokument bereits auf dem Server vorhanden M chten Sie das Dokument als neues Doku ment speichern Best tigen Sie
25. Dokumente im DMS am urspr nglichen Ablageort erhalten P Klicken Sie die Bibliothek den Ordner mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Ent fernen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN 84 12 8 12 9 12 10 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop Best tigen Sie den L schhinweis Akte Register entfernen Sie k nnen Akten und Register jederzeit aus der Ordneransicht entfernen Da es sich bei der Ordneransicht um eine virtuelle Struktur handelt bleiben die Akten Register und die ent haltenen Dokumente im DMS am urspr nglichen Ablageort erhalten Wenn Sie Akten oder Register im DMS l schen werden diese automatisch aus der Biblio thek dem Ordner entfernt P Klicken Sie die Akte das Register mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Ent fernen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Register verbergen Um die Struktur einer Bibliothek bersichtlich zu halten k nnen einzelne Register einer Akte verborgen ausgeblendet werden Diese werden in der Ordneransicht nicht aufgef hrt und werden erst dann sichtbar wenn man die Akte ffnet Beispiel In der Bibliothek ist das verborgene Register User Manual nicht aufgef hrt 4 Eigene Bibliothek Vitodima 300 5 a Vitosol 200F Marketing ET Price List Product Information u Vitosol 200 F Price List Product Information kA 20131002 1031 000001 HS Dokumenti BS P Klicken Sie das Register in der
26. Ecke markiert an Wird die Verkn pfung innerhalb derselben Akte oder in die eigenen Dokumente ein gef gt bleibt das Dokumentensymbol gleich 11 14 3 Verkn pfung l schen Sie k nnen die Verkn pfung l schen oder Sie k nnen die Verkn pfung und das zugeh rige Originaldokument l schen entsprechende Rechte vorausgesetzt 1 Klicken Sie die Verkn pfung mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie L schen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Das Dialogfenster L schen erscheint 2 Sie haben folgende M glichkeiten Verkn pfung l schen Keine weiteren Aktionen erforderlich Best tigen Sie die Meldung mit Ja Verkn pfung und das Originaldokument l schen W hlen Sie die Option Das ausgew hlte Dokument ist eine Verkn pfung Wenn Sie das Ori ginaldokument l schen m chten dann aktivieren Sie dieses Feld und best tigen Sie mit Ja y Mochten Sie die ausgew hlten Dokumente in den Papierkorb u verschieben Vitosol Resource Planning pdf nderungsdatum 24 06 2014 12 21 12 ns LE Gr e 62 05 KB Das ausgew hlte Dokument ist eine Verkn pfung Wenn Sie das Originaldokument ur Verkn pfung loschen mochten dann aktivieren Sie dieses Feld Ja Beachten Sie Eine Verkn pfung wird endg ltig gel scht und gelangt nicht in den Papierkorb 72 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 15 Dokumente Dateien importieren 11 15 1 Wie k nnen Dateien importiert werd
27. FEN ara nt m I 1 EHN SUN hai Lir k LEJ Taki mizil i a i B b E lsa SEPTER E DE hra Hitori iga heban Erlen ALASTA ba HLEDAT Se aki Ius Ja Argir ALTEIA Erma ralar mn P e G Office Integration einrichten ndern Die Office Integration wurde bei der Installation des doculife Desktops eingerichtet Sie k n nen diese jedoch jederzeit anpassen und festlegen in welchen Office Programmen Sie das Add In des doculife Desktops nutzen m chten 1 Beenden Sie das Microsoft Office Programm f r welches Sie die Office Integration ein richten m chten W hlen Sie unter Apps doculife Desktop Microsoft Office Integration kon figurieren Aktivieren oder deaktivieren Sie das entsprechende Microsoft Office Programm Microsoft ffice Integration aktivieren fr 4 Microsoft Word zz V Microsoft Excel 4 Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft Visio Installation repareren a 4 Klicken Sie auf bernehmen Es erscheint die Meldung dass die nderung erst nach einem Neustart des aus gew hlten Microsoft Programms wirksam wird So geht s schneller Klicken Sie auf Einstellungen Allgemein Microsoft Office Integration konfigurieren Hinweis Wenn Probleme bei der automatischen Registrierung der DLLs auftreten k nnen Sie ber die Schaltfl che Installation reparieren die Registrierung neu vornehmen 24 73 7 5 1 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doc
28. Funktionen der Toolbar 1 2 46 Fi 5 i m ryj z F p i f r Favoriten Wo Bo Dokumente Dateien und E Nai 3 5 1 Liste der Favoriten und den Verlauf zuletzt verwendete Objekte ffnen 2 Neue Akte Arbeitsmappe 3 Scannen 4 Als E Mail versenden 5 Drucken 6 Mein Arbeitsbereich anzeigen und Suche ausw hlen falls konfiguriert 7 Suche ausw hlen und Suchbegriff erfassen 8 Ansicht Filter Sortierung w hlen und Ordneransicht konfigurieren 26 71 3 3 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop 2 Mein Arbeitsbereich Mein Arbeitsbereich ist Ihr pers nlicher Arbeitsbereich im doculife Desktop vergleichbar mit Ihrem Schreibtisch im B ro Nur Sie pers nlich haben Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Abh ngig von der verwendeten L sung bzw der Konfiguration kann Ihr Arbeitsbereich ver schiedene Objekte enthalten wie beispielsweise Auf diesem Computer in Bearbeitung Zeigt alle Dokumente an die ausgecheckt und in Bearbeitung sind Aufgaben Welche Objekte in den Aufgaben angezeigt werden ist abh ngig von der L sungskonfiguration Im Standard werden Akten und Dokumente mit Wiedervorlage f r mich innerhalb der n chsten sieben Tage sowie ausgecheckte Dokumente ange zeigt Eigene Dokumente Dies ist ein sicherer Ablageort im DMS f r eigene Dokumente In diesem Ordner k nnen Sie eigene per
29. Gruppen Benutzer Mame Zweiter Administrator ur Standard Benutzer T Hans Muster LA Hans M ller John Doe LA lisa Maier a u 0 mn Hinweis Der Gruppenpostkorb Standard Eingang ist nicht mehr relevant Er ist aus Gr nden der Kompatibilit t zu fr heren Programmversionen noch vorhanden Hinweis In der bersicht werden auch Benutzerpostk rbe aufgef hrt Auf den Benutzerpostkorb eines anderen Benutzers ist jedoch kein Zugriff m glich 184 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 10 3 Entfernen ber diese Funktion k nnen Sie hinzugef gte Postk rbe entfernen Tipp Um einen Gruppenpostkorb von Ihrem Arbeitsbereich zu entfernen klicken Sie ihn dort mit der rechten Maustaste an und w hlen Von meinem Arbeitsbereich entfernen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 29 10 4 Einstellungen E Mail 29 10 4 1 E Mail E Mail Sicherheit v Fostkorb f r E Mail Empfang freischalten Ihr Name E Mail Adresse lisa maier Ea t Fostkorb f r extemen Weiterleitungsempfang aktivieren Liste der Weiterletungsadressen E Mail Adresse lisa Maier amp Hinzuf gen Entfemen Postkorb f r E Mail Empfang freischalten 185 Diese Option schaltet Ihren pers nlichen doculife Postkorb f r den Empfang von E Mails frei Benutzerinformation Erfassen Sie im Feld E Mail Adresse den Benutzernamen ber welchen Sie E Mails in Ihren Postkorb empfan
30. Klicken Sie die Version mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Dru cker Das Dialogfenster zur Druckerauswahl erscheint und der Drucker kann selektiert wer den Version l schen Eine nicht mehr ben tigte Version kann aus der Versionshistorie entfernt werden Beachten Sie dass damit auch alle Notizen oder Nachverfolgungsinformationen zu dieser Doku mentenversion falls vorhanden gel scht werden 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint Klicken Sie die Version mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie L schen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Best tigen Sie den Hinweis mit OK Best tigen Sie die L schmeldung mit Ja bersicht der Versionen drucken oder speichern Mit dieser Funktion kann die bersicht der Versionen gedruckt oder in verschiedenen For maten z B Excel gespeichert werden Benutzerhandbuch doculife Desktop 23 Alle Versionen eines Dokuments im Blick 141 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint 2 Klicken Sie eine Version mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Anzeigeliste speichern als 3 W hlen Sie CSV um die Anzeigeliste als CSV Datei zu speichern HTML um die Anzeigeliste als HTML Datei zu speichern Excel u
31. Link in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus Die Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail J Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS CH IDS Er Preisliste 2014 An Sulga Torben SPS IDS 11 13 3 Als Weblink Sie k nnen auf ein Objekt einen Weblink per E Mail versenden Klickt der Empf nger der E Mail doppelt auf den Weblink dann wird im Web Browser zun chst der doculife WebClient ge ffnet Der Empf nger muss sich gegebenenfalls im doculife WebClient anmelden bevor das Objekt angezeigt wird 70 11 14 11 14 1 11 14 2 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Hinweis Bitte beachten Sie dass der Empf nger ein Zugriffsrecht auf das Objekt ben tigt damit er den Weblink zu diesem Objekt ffnen kann P Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger als Weblink Als neue E Mail Der Weblink wird in eine neue E Mail eingef gt 8157 65b6 e043 031111acd674 amp action noo Tipp Um den Weblink in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus Die Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail 34 Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS
32. Lisa Maier idpdte25 Anmeldeinformationen Benutzername und Kennwort Benutzername Kennwort Anmeldeinformation speichern Kennwort bearbeiten Scanning Zugangsdaten laden JK Abbrechen 3 Klicken Sie auf Scanning Zugangsdaten laden Der Windows Dateiexplorer ffnet sich 4 W hlen Sie die Datei zur Scanaktivierung aus iasc iadc die Sie von Ihrem Admi nistrator erhalten haben und best tigen Sie mit ffnen Die Scanfunktion wird aktiviert 5 Beenden Sie den Dialog mit OK 20 3 Standard Scaneingang festlegen Dokumente werden in einen vorher festgelegten Scaneingang gescannt Im Standard ist dies Ihr pers nlicher Postkorb Der Standard Scaneingang kann jederzeit ge ndert werden Wenn Sie den Mauszeiger auf das Scan Symbol bewegen k nnen Sie pr fen welcher Ord ner aktuell als Standard Scaneingang eingestellt ist Abbildung Standard Scaneingang kontrollieren In den Standard Scanordner Postkorb scannen 1 Klicken Sie die Akte oder das Register mit derrechten Maustaste an und w hlen Als Standard Scaneingang festlegen Das Dialogfenster Standardeingangsordner f r das Scannen setzen erscheint 2 W hlen Sie Benutzerhandbuch doculife Desktop 20 Dokumente einscannen 129 Diesen Ordner auch als Standardeingang f r die Anbindung von Mul tifunktionsger ten nutzen Wenn Sie parallel zum Arbeitsplatzscanner ein Mul tifunktionsger t oder nur ein Multifunktionsger t nutzen das d
33. Meldung die best tigt werden muss 29 10 Postkorb 29 10 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemein p Postk rbe verwalten Pe 1 Synchronisation Lisa Maier Konten Postk rbe L sungen verwalten Suchen Hinzuf gen Einstellungen Entfernen Faworiten a Name E Mail Adresse Systemkonfiguration p 3 Postkorb Netzwerk Lokal gespeicherte Daten Erweitert Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 183 29 10 2 Hinzuf gen ber diese Funktion k nnen Sie einen weiteren Postkorb zu Ihrem Arbeitsbereich hin zuf gen e Postkorb einer Gruppe Gruppenpostkorb Ein Gruppenpostkorb enth lt Doku mente die zur Bearbeitung an eine Gruppe weitergeleitet wurden siehe Funktion Weiterleiten Voraussetzung f r die Bearbeitung des Inhalts ist dass Sie Mitglied dieser Gruppe sind e Standard Eingang im Fehlerfall Dies ist der Postkorb f r gescannte Dokumente die nicht zugestellt werden k nnen Auch hierf r m ssen Sie Mitglied dieser Gruppe sein damit Sie den Inhalt bearbeiten k nnen Klicken Sie auf Suchen um die Auswahl der verf gbaren Postk rbe anzuzeigen und ber nehmen Sie den gew nschten Postkorb per Doppelklick Der Postkorb wird zu Ihrem Arbeitsbereich hinzugef gt Gruppen Benutzerpestkorb hinzuzufugen Sie haben die M glichkeit Ihrem Arbeitsplatz einen existierenden Gruppen oder Benutzerpostkorb hinzuzuf gen Gruppe Benutzer
34. Option 195 Ergebnisse der rchivierungspr fung Archivierung f r 10 Minuten Tel Status Fehlergrund Schiftverkehr Akte erfolgreich gepr ft amp Schriftverkehr Erfolgreich archiviert Alle Objekte wurden erfolgreich archvier Archwierungsprotokoll speichern 7 Klicken Sie auf Archivierungsprotokoll speichern wenn Sie die Ergebnisse der Archi vierungspr fung sowie der Archivierung als Datei im CSV Format als Beleg speichern m chten 196 31 31 1 31 2 31 Dokumente vergleichen Option Benutzerhandbuch doculife Desktop Dokumente vergleichen Option Grunds tzliches Mit einem Vergleichen Tool k nnen zwei Dokumente schnell und zuverl ssig miteinander verglichen und deren Unterschiede angezeigt werden Der doculife Desktop unterst tzt die Anbindung eines Vergleichen Tools welches sich nach der Installation nahtlos in das DMS integriert Die Einbindung in den doculife Desktop wird exemplarisch f r die Software Workshare Compare beschrieben Hinweis Workshare Compare geh rt nicht zum Lieferumfang des doculife Desktops und muss sepa rat bezogen werden Dokumentenvergleich starten Hinweis Die Integration eines Vergleichen Tools wird exemplarisch anhand Workshare Compare beschrieben Dieses Tool geh rt nicht zum Lieferumfang des doculife Desktops und muss separat bezogen werden Mit einem Vergleichen Tool k nnen zwei Dokumente miteinander verglichen und deren Un
35. Sie dass Sie den Link die Verkn pfung nur dann ffnen k nnen wenn Sie ein Zugriffsrecht f r das Objekt besitzen F hren Sie einen Doppelklick auf dem Link in der E Mail durch ilnk Datei Abh ngig vom Objekt und von der Einstellung wird der Link die Verkn pfung wie folgt ge ffnet Akten werden im Hintergrund ge ffnet und der Inhalt der Akte wird im Doku mentenbereich angezeigt 126 19 Links Verkn pfungen nutzen Benutzerhandbuch doculife Desktop Register werden im Hintergrund im Dokumentenbereich ausgew hlt aber nicht ge ffnet Dokumente und E Mails werden im Dokumentenbereich markiert oder das Doku ment wird automatisch ge ffnet wenn in den Einstellungen die Option Dokument ffnen wenn Link ge ffnet wird aktiviert ist Es erscheint in diesem Fall die R ckfrage ob das Dokument zur Ansicht ge ffnet oder ob es zum ndern ausgecheckt werden soll 20 20 1 20 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 20 Dokumente einscannen 127 Dokumente einscannen berblick Mit der Scanfunktion des Outlook Add Ins k nnen Sie am Arbeitsplatz Papierdokumente in das DMS einscannen Die gescannten Dokumente werden nach dem Scannen komprimiert verschl sselt und per HTTPS zur Automatischen Volltexterkennung OCR bertragen berfl ssige leere R ck seiten werden automatisch erkannt und gel scht bevor das Dokument als PDF in das DMS bernommen wird Unterst tzt werden alle markt blichen Dokume
36. Standardansicht 222 163 Mein Arbeitsbereich 26 Status 22 92 Mit Datei Statusleiste 28 berschreiben 61 Benutzerhandbuch doculife Desktop Suche abbrechen 2 2 Suchen In ausgew hlten Ordnen 109 Mit Platzhalter 97 Suchleiste 25 Suchtipps 97 98 Suchvorlage 104 Verwalten 172 Suchergebnis Exportieren 103 Sortieren 2 102 bersicht 101 V Verbindung Anlegen 156 Verbundene Akten anzeigen 157 Was sind Verbindungen 155 Verkn pfung 70 Erstellen 70 L schen 71 Verlauf L schen 41 ffnen 2 2 40 Was ist der Verlauf 40 Version Anzeigeliste dru cken speichemn 140 Anzeigen 22 2 138 Drucken 140 Eigenschaften 141 Im Dateisystem speichern 139 L SCHEN uneeeuseiasereeieent 140 Versenden 140 Was sind Versionen 138 Wiederherstellen 139 Versionskonflikt 158 Anzeigen 158 Beheben 158 Volltexterkennung 64 127 V
37. Verbindung anlegen m chten mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Verbindungen 2 W hlen Sie die ben tigte Verbindung aus z B Neue Produktakte zu einem Lie feranten 26 3 Benutzerhandbuch doculife Desktop 26 Verbindungen zu Akten und Dokumenten 157 Senden ar Kopieren nur Struktur und Berechtigungen Archivieren Wiedervorlagen Neue Produktakte zu einem Lieferanten Verbindungen Rechnungsakte zum Lieferant L sch Entf X oschen i Produkte zum Lieferant Eigenschaften Alt Eingabetaste Alle Rechnungen zum Lieferant 3 Erfassen Sie die Eigenschaften der Akte des Dokuments und best tigen Sie mit OK Verbundene Akten Dokumente anzeigen Ausgehend von einer Akte oder einem Dokument k nnen alle verbundenen Akten oder Doku mente angezeigt werden Intern wird eine Suche ausgef hrt welche z B nach allen Akten Dokumenten sucht die in bestimmten Eigenschaftswerten bereinstimmen z B Lie feranten ID 4711 oder einen bestimmten Typ haben z B Akten vom Typ Rechnung Hinweis Welche Verbindungen angezeigt werden k nnen bestimmt der doculife Solution Designer in der Systemkonfiguration 1 Klicken Sie die Akte das Dokument deren Verbindungen Sie anzeigen m chten mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Verbindungen 2 W hlen Sie die entsprechende Verbindung aus z B Produkte zum Lieferant Senden an Kopieren nur Struktur und Berechtigungen
38. Verwaltung von Akten und Registern erstellen siehe Kapitel Arbeiten mit Biblio theken Akten und Register k nnen per Drag amp Drop schnell zur Ordneransicht hinzugef gt werden a Eigene Bibliothek C Projektakte Maier Ci Sehriftverkehr allgemein a Team Bibliothek Organisatorisches Ol Pr sentationen 0 Teambesprechungen 30 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 6 Mit der Arbeit beginnen 7 6 1 Akte erstellen Eine Akte stellt die oberste Ebene der Ablagestruktur dar Hinweis Die verf gbaren Aktentypen sind von Ihrer Benutzerberechtigung und der verwendeten L sung abh ngig 1 Klicken Sie auf das Symbol Neue Akte i oder klicken Sie in einem freien Bereich des Aktenbereichs mit der rechten Maustaste w hlen Sie Neu W hlen Sie den ben tigten Aktentyp z B Akte oder Personalakte Das Dialogfenster Neu erscheint 2 Erfassen Sie den Namen der Akte Dieses Feld ist zwingend erforderlich Der Name muss eindeutig sein Die restlichen Eigenschaften sind optional Allgemein Art Akte Zugriff Standard Aktenzeichen Stichw rter Wiedervorlage Einstellungen Jahrgang 14 w Fi An Arbeitsplatz und meine Bibliothek anf gen Beachten Sie Die folgenden Zeichen sind im Namen nicht erlaubt lt gt Beachten Sie Die Eigenschaften sind vom Aktentyp abh ngig Wenn konfiguriert kann beim Erstellen einer Akte diese automatisch an den
39. Volltextsuche nur inner halb eines Wortes erlaubt Hinweis Bitte beachten Sie die Hinweise zum Suchen mit Platzhaltern im Kapitel Tipps amp Tricks zum Suchen Suchen mit Platzhalter Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 95 Beispiel Montageanleitung ber die Volltextsuche suchen Datei Einstellungen Hilfe r Favoriten Wv gt BE5 5 montageanleitung A Eigene Bibliothek Name a b Ei Dokumentationen Mein Arbeitsbereich 9 Zr Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Postkorb Postkorb von Standard Eingang im Fehlerfall 6 02 2014 12 24 Schriftverkehr 2014 17 0 aUo Vitaclima 300 5 28 11 2014 16 37 Suchresultate f r montageanleitung 2 N Vitaclma 300 5 Do Vitosol 200 F f rdie Fachisftlinneneinhetais Wendger gt Leilungenen de Au eneinheisnschie en Kon Montage anleitung Inneneinhet as Wandgerat Vtoclima 3 3 5 Freigegeben 506b 1 12 WIESMA HNMontsgesnleitungf r die Fachkrafilnneneinheist Wandgerst gt gt Leiungenen de Au eneinheienschlie en K a Lisa Maier 2 Suchergebnisse Dauer 1 63 sec 14 4 docusearch Hinweis Die Funktionsweise der docusearch ist abh ngig von der verwendeten L sung docusearch ist eine erweiterte Volltextsuche die das Suchergebnis zus tzlich anhand der beinhalteten Eigenschaftswerte z B Dokumententyp Autor etc gruppiert Das Such ergebni
40. Z Version V Gr e Ea nderungsdatum Verbergen E Ale ausw hlen Auswahl aufheben Breite der Spalte in Pixeln 14 8 4 Suchergebnisse exportieren Sie k nnen die Suchergebnisse in verschiedenen Formaten exportieren speichern und diese z B mit Excel auswerten Es werden alle sichtbaren Eigenschaften Spalten exportiert Abbildung Suchergebnisse im Excel Format E B C Ei E F G Akto Qualit t Name Kennung Status Gr e A nderungscdaturn d Vitosol 200 F 100 Produktprospekt witosol pdf Z00 F Freigegeben 1 956 KB 10 07 2013 1694 itosol 200 F 24 Montapeanleitung 200 F und 309 F pdf 200 F Freigegeben TLES 19 11 2014 15 13 yItoclimsa 300 5 24 Meontageanleitung Witocline 3005 pdf 300 5 Freigegeben 571lAEB 10 07 2013 1901 1 Klicken Sie eine Zeile im Suchergebnis mit derrechten Maustaste an 2 W hlen Sie Senden an Anzeigeliste speichern als 3 W hlen Sie CSV um die Suchergebnisse als CSV Datei zu speichern HTML um die Suchergebnisse als HTML Datei zu speichern Excel um die Suchergebnisse als XLS Datei zu speichern Liste drucken um die Suchergebnisse auszudrucken 104 15 15 1 15 1 1 15 Die Suche optimieren Benutzerhandbuch doculife Desktop Die Suche optimieren Mit pers nlichen Suchvorlagen arbeiten Was ist eine pers nliche Suchvorlage Sie verwenden eine bestimmte Suchanfrage h ufiger In diesem Fall k nnen Sie einfach eine neue pers nliche Suchvorlage mit Ih
41. auf Aufnahme pausieren um die Aufnahme zu unterbrechen oder zu been den Klicken Sie auf Abspielen um die Aufnahme anzuh ren Mit OK speichern Sie die Audionotiz ab 24 3 Anlage ffnen Sie k nnen die Anlagen eines Dokuments anzeigen und ffnen 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Anlagen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Anlagen erscheint Benutzerhandbuch doculife Desktop 24 Anlagen Dokumente erg nzen 145 Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachverfolgung E2 Anlagen sind andere Dokumente die zu diesem Objekt zugeordnet sind Anlagen Angef gt am Angef gt durch Rechnung _2014 000793 pdf 01 12 2014 10 23 Torben Sulga Notz vom 01 12 2014 10 21 01 12 2014 10 21 Torben Suliga Notiz vom 01 12 2014 10 21 01 12 2014 10 21 Torben Sulga Textnotiz hinzuf gen Datei als Anlage hinzuf gen Audionatiz hinzuf gen Abbrechen bereien 2 ffnen Sie die Anlage mit einem Doppelklick 24 4 Anlage entfernen 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Anlagen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Anlagen erscheint 2 Klicken Sie die zu l schende Anlage mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie L schen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN 24 5 Anlage im Dateisystem speichern Mit dieser Funktion kann eine Anlage als Datei oder als komprimierte ZIP Datei im Datei system gespei
42. cher Nutzer das Dokument ausgecheckt hat Hinweis In den Eigenschaften des Dokuments sehen Sie ebenfalls wer das Dokument ausgecheckt hat Je nach verwendeter L sung sehen Sie beispielsweise Dokumente die Sie ausgecheckt und in Bearbeitung haben in Mein Arbeitsbereich mit dem Befehl Auf diesem Computer in Bearbeitung bzw ausgecheckte Dokumente die nicht in Bearbeitung sind unter Auf gaben Nach dem Auschecken kann das Dokument bearbeitet werden und muss anschlie end als neue Version wieder in das DMS eingecheckt werden Erst danach steht das ge nderte Dokument als neue Version anderen Nutzern im DMS zur Verf gung ber die Versionshistorie werden alle nderungen an einem Dokument genau protokolliert und Sie k nnen jederzeit nachvollziehen wer ein Dokument wann ge ndert hat Um ein Dokument zu bearbeiten sind also folgende Aktionen erforderlich 1 Dokument aus dem DMS auschecken 2 Dokument bearbeiten 3 Dokument als neue Version in das DMS einchecken 56 11 3 2 11 3 3 11 3 3 1 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Wie wird ein Dokument aus und eingecheckt Wie ein Dokument aus und eingecheckt wird h ngt von seinem Dokumentenformat und von den Programmeinstellungen ab Bestimmte Dokumentenformate k nnen bereits beim ffnen im DMS ausgecheckt werden z B Microsoft Word Dokumente andere werden manuell ausgecheckt z B PDF Doku mente Ist die Eincheck Erinnerung akt
43. eine Ablagestruktur Die Ablagestruktur im DMS ist flexibel und frei definierbar Eine allgemeing ltige Regel gibt es nicht da jeder Nutzer anders arbeitet und eine andere Struktur bevorzugt Eine Ablagestruktur besteht grunds tzlich in der obersten Ebene aus Akten Eine Akte kann ber Register beliebig weiter untergliedert werden Dokumente Dateien und E Mails k nnen sowohl in Akten als auch in Registern abgelegt wer den Der Ordner Eigene Dokumente unter Mein Arbeitsbereich ist f r Ihre pers nlichen Doku mente Dateien und E Mails gedacht Hier k nnen keine weiteren Untergliederungen erstellt werden Hinweis Ablagestrukturen erleichtern Ihnen die Orientierung im DMS Aufgrund der umfangreichen und intelligenten Suchfunktionen kann die Ablagestruktur im DMS einfach gehalten werden Wie navigieren Sie in der Ablage Die Navigation innerhalb der Ablage funktioniert im Prinzip wie im Windows Explorer Am oberen Rand des Dokumentenbereichs befindet sich die Navigationsleiste Sie zeigt den aktuell ausgew hlten Ort an Abbildung Navigationsleiste a F gt Vitoclima 300 5 Handb cher WE magazin _aktuell 4 2012 pdi Montageanletung Inneneinheit als Wandger t Vitoclim Register innerhalb der Akte ausw hlen Durch Klick auf einen Link k nnen Sie gezielt zu einem besuchten Register wechseln Wenn Sie auf den Pfeil rechts klicken k nnen Sie ein beliebiges Register innerhalb der Akte ausw hlen Abbildun
44. einschlie en Erweitert 29 9 2 Einstellungen f r lokalen Speicher Der lokale Speicher Cache speichert tempor re Dateien lokal auf Ihrer Festplatte wie z B Logdateien Einstellungen sowie bearbeitete und noch nicht eingecheckte Dokumente Der lokale Speicher sollte regelm ig bereinigt werden 182 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Speicherort Der Speicherort f r lokale Dateien wird angezeigt Lokalen Speicher bereinigen Diese Funktion bestimmt ob lokal gespeicherte Daten automatisch gel scht werden sollen Abschalten Keine automatische Bereinigung Die Bereinigung muss manuell durch gef hrt werden m Auf Anfrage bereinigen Die Bereinigung wird auf Anfrage durchgef hrt Nach festgelegtem Zeitintervall bereinigen Es wird automatisch in dem Intervall bereinigt welches bei Bereinigungsintervall eingestellt ist Dies ist die empfohlene Standardeinstellung Bereinigungsintervall Das Bereinigungsintervall legt fest in welchem Intervall automatisch bereinigt wird Die Standardeinstellung betr gt 48 Stunden 29 9 3 Manuelles Bereinigen Sie k nnen den lokalen Speicher jederzeit manuell bereinigen Daten jetzt bereinigen Lokal gespeicherte Daten werden gel scht Ge nderte Daten einschlie en Ist diese Option aktiviert dann werden auch ge nderte Dokumente gel scht die noch nicht eingecheckt sind Bevor die Aktion ausgef hrt wird erhalten Sie zur Sicherheit eine
45. en Sie k nnen weitere Dokumente einscannen oder die ScanStation beenden Hinweis Die ausf hrliche Funktionsbeschreibung der doculife ScanStation finden Sie im Benut zerhandbuch ScansStation 20 5 Benutzerhandbuch doculife Desktop 20 Dokumente einscannen 131 Dokumente aus dem Postkorb verteilen verschieben Gescannte Dokumente werden in der Standardeinstellung in Ihren pers nlichen Postkorb gescannt Von dort k nnen Sie die Dokumente per Drag amp Drop oder Ausschneiden und Einf gen in die richtige Akte das richtige Register verschieben Sollen die Dokumente einem anderen Benutzer oder einer Benutzergruppe zugestellt wer den dann verwenden Sie die Funktion Verteilen Beispiel Sie scannen Dokumente f r mehrere Mitarbeiter zun chst in Ihren pers nlichen Postkorb Anschlie end verteilen Sie die Dokumente von dort aus an die Postk rbe der einzelnen Mit arbeiter 1 ffnen Sie Ihren Postkorb markieren Sie die relevanten Dokumente und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Verteilen Postkorb 3 Suchen Sie nach Benutzer und oder Gruppe 4 W hlen Sie aus an wen die Dokumente verteilt werden sollen und best tigen Sie mit OK Benutzer und Gruppen ausw hlen Name hans Benutzer und Gruppen Benutzer Gruppen Suchergebnisse Lo amp Name Beschreibung Zu Favoriten hinzuf gen Die Dokumente werden aus Ihrem Postkorb entfernt und in den Postkorb des aus gew
46. glicht Ihnen einen agilen Work flow f r ein Dokument anzusto en Wiederkehrende Workflows k nnen als Vorlage gespeichert werden und sind bei Bedarf schnell zur Hand Sie k nnen ein Dokument zur berarbeitung Pr fung oder Freigabe an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern zusammen mit Bearbeitungshinweisen weiterleiten Ein wei tergeleitetes Dokument wird in den Postkorb des Benutzers bzw den Postkorb der Gruppe verschoben Beispiel Der Projektleiter PL leitet eine Geheimhaltungserkl rung an den Datenschutzbeauftragten zur Pr fung weiter Nach der Pr fung leitet dieser das Dokument zur Ablage an die Admi nistration Gruppe weiter Te Era fl De ae Geheimhaltungs Datenschutz erkl rung ei heauftragter AGIN Hinweis Durch die Weiterleitung wird das Dokument vom aktuellen Ablageort in den jeweiligen Post korb verschoben Akten oder Register k nnen nicht weitergeleitet werden ber die Funktion Nachverfolgung k nnen Sie einsehen welchen Workflow das Dokument bereits durchlaufen hat und welche Bearbeitungshinweise zum Dokument erfasst wurden Dokument weiterleiten Dokumente k nnen einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen an den jeweiligen Postkorb pers nlicher Postkorb oder Gruppenpostkorb weitergeleitet werden 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Weiterleiten Erweitert Das Dialogfenster Weiterleiten erscheint 76 11 Mit Dokumenten arbeit
47. k nnen Sie die Aktualisierung der Bibliothek abschalten Benachrichtigungsaktivit ten im inaktiven Zustand der Anwendung erlaubt Ist diese Option aktiviert dann werden auch Hintergrundaktivit ten durchgef hrt wenn der doculife Desktop nicht das aktive Fenster ist Outlook Integration Erinnerungen und Fristen automatisch mit Outlook synchronisieren Ist diese Option aktiviert dann werden Wiedervorlagen automatisch als Termin mit Ter minerinnerung in den Outlook Kalender eingetragen Wenn Sie Ihren pers nlichen Outlook Kalender nutzen m chten dann sind keine weiteren Einstellungen erforderlich Folgenden Kalender nutzen Erm glicht die Einbindung weiterer Exchange Kalender F r weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator Adressdialog von doculife Desktop Outlook benutzen Abh ngig von der verwendeten L sung kann konfiguriert sein dass beim Erfassen von Eigen schaften eine Kontaktperson aus den Outlook Kontakten zugeordnet werden kann muss Hier ber ist w hlbar ob in diesem Fall das gewohnte Standard Dialogfenster von Outlook angeboten wird oder das doculife spezifische Office Integration Office Programme mit ge ffneter doculife Toolbar starten Ist diese Option aktiviert dann wird beim ffnen eines ausgecheckten Office Dokuments und bei aktivierter Office Integration automatisch das Men band doculife Desktop aktiviert De Mail Integration Ich benutze De Mail Mit De Mail lassen sich
48. miteinander ver kn pft werden Beispielsweise k nnen Sie in eine Akte den Link zu einer anderen Akte able gen und so schnell zu den Informationen der anderen Akte springen Objekte verkn pfen Dokumente Akten oder Register k nnen Akten bergreifend per Link miteinander verkn pft werden Beispielsweise k nnen Sie in eine Akte den Link zu einer anderen Akte ablegen und so schnell zu den Informationen der anderen Akte springen 1 Klicken Sie das Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Kopieren oder dr cken Sie stattdessen STRG C 2 Klicken Sie das Zielobjekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Verkn pfung einf gen Je nach Situation wird ein Link wie folgt dargestellt Akten bergreifende Verkn pfungen sind gesondert gekennzeichnet Dokumente Pfeilsymbol in der linken unteren Ecke ms Akten oder Register Symbol a Verkn pfungen innerhalb derselben Akte Die Verkn pfung wird nicht geson dert gekennzeichnet da sich das verkn pfte Objekt innerhalb derselben Akten struktur befindet Link per E Mail senden Sie k nnen per E Mail einen Link auf ein Objekt im DMS versenden Akte Register Doku ment E Mail Ein Link wird als Anlage an die E Mail angef gt Klickt der Empf nger auf die Anlage den Link dann wird das Objekt aus dem DMS ange zeigt bzw ge ffnet abh ngig von den Einstellungen Hinweis Bitte beachten Sie dass der Empf nger ein Zugriffsrecht auf das Objekt ben ti
49. nnen die Inhalte einer Bibliothek sortiert werden siehe Kapitel In Bibliotheken sortieren Dokumente per Drag amp Drop als Anlage hinzuf gen Dokumente k nnen nun ber Drag amp Drop als Anlage zu einer E Mail hinzugef gt werden siehe Kapitel Per E Mail senden Als Anlage Office Integration f r Microsoft Visio Wenn Sie Microsoft Visio installiert haben dann k nnen Sie dort die Office Integration des doculife Desktops nutzen siehe Kapitel Office Integration einrichten ndern wi ra Is Fertnung a2 boten Billemenecua Yria Prolmainna FINF RTT IMTUAAF ETH PRTA ENFRPRNEFN AHSHHT FHTAIZEFNTOSNS AnT BE Necitnp Er E Hie koa ilpk225 Is Hiin Zeichnany wa BE Pr i T mo Uine Hradgen Su nr Bnchecken Auschecken Publizeren 2 a nn sie PEF Shaun i Angemeldel Uber Hen rzer Ler Mue Ilm Daki ers znierun I no kabaro milone Benutzerhandbuch doculife Desktop 5 Was ist neu 17 Umgang mit verschl sselten und signierten E Mails Auch verschl sselte und signierte E Mails k nnen ins DMS bernommen werden siehe Kapi tel Mit E Mails arbeiten Verschl sselte und signierte E Mails bernehmen 18 6 Was ist doculife Benutzerhandbuch doculife Desktop 6 Was ist doculife doculife ist eine ganzheitliche mandantenf hige L sung zur Erfassung Verwaltung und Auf bewahrung von Dokumenten die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments umfasst doculife besteht aus den folgenden vier Kompon
50. oder Gruppe hinzuf gen Suchen Sie nach Benutzer und oder Gruppe und bernehmen Sie Benutzer Gruppe per Doppelklick oder OK Der Benutzer hat nun automatisch die Berechtigung Lese Schreibzugriff Um die Berechtigung zu ndern klicken Sie die Zugriffsberechtigung an und w hlen in der Auswahlliste das Zugriffsrecht Verweigern aus Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachverfolgung Zugriffsberechtigungen bearbeiten Anderen Benutzern Berechtigungen f r den Zugriff erteilen zulassen Zulassen Geerbt Zulassen Geerbt Zulassen Zulassen Zul ssen Geerbt Zulassen Geerbt Lisa Maier Administrator Eingeschr nkte Benutzer Hans Muster Lisa Maier Frivilegierte Benutzer Standard Benutzer Zugriffsberechtigungen Details Eigent mer Benutzerdefiniert w Geerbt RightCreateChild Lesezugriff Geerbt Lese Schreibzugriff Vollzugriff Pen eChild Lesen Schreiben L schen child Lese Schreibzugriff Lesezugriff Verweigern Zulassen 4 Best tigen Sie mit OK und best tigen Sie die Meldung dass das Zugriffsrecht ge ndert wurde 154 25 Zugriffsberechtigungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 25 9 Zugriffsberechtigung entfernen Sie k nnen die Zugriffsberechtigung auf ein Objekt entfernen entsprechende Berechtigung vorausgesetzt Beachten Sie Der Benutzer oder die Gruppe hat danach keinen Zugriff mehr auf das Objekt 1 Klicken Sie das Objekt mit derr
51. r die Filterung wird automatisch der Platzhalter beliebige Anzahl Zeichen am Beginn und Ende des Filterbegriffs gesetzt Beispiel Filtern nach Dokumenten mit dem Namensbestandteil vitosol ar w yitosol Qualit t Name PLELLTIITTIIELELLLILIELLELELILLLLLLLLLILELLLLLLLLLILELLLLILELLDLLELELCLELLCEIELELILELLLLLLLDLELLLLLLLLLILILIDILLLELDIDDLELELELLDELDLELELITLIELELELILILLLLLLLILIDICLLLLE Vitosol 200 F pdf J ENEE e AE a ENT Dr N E u FOET Technische Spezifikation Vitosol 200 F doc i echnische Spezfikation Vitosol 200 F docx 16 4 Filter zur cksetzen Sie k nnen den Filter f r eine bestimmte Spalte oder alle Filter im jeweiligen Bereich l schen L schen eines Filters f r eine Spalte P Klicken Sie auf den Pfeil in der Spalten berschrift und w hlen Sie Filter zur cksetzen Adobe Acrobat Dokument 6 L schen aller Filter in diesem Bereich P Klicken Sie auf das Symbol Ansicht oder Filter anpassen und w hlen Sie Fil ter zur cksetzen 114 17 17 1 17 2 17 Mit E Mails arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Mit E Mails arbeiten Grunds tzliches Sie k nnen Ihren E Mail Schriftverkehr gemeinsam mit den Dokumenten im DMS verwalten indem Sie die E Mail direkt im DMS erstellen und mit Outlook versenden Damit sind auch Ihre E Mails zusammen mit den relevanten Dokumenten sicher und gesch tzt abgelegt Auch wenn Sie die E Mail aus dem DMS heraus weiterleiten oder bea
52. rter spielt keine Rolle Das Leerzeichen zwischen den W rtern wird im Standard als Logisches UND interpretiert Hinweis L sungsspezifisch k nnen andere Logische Verkn pfungen implementiert sein Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 99 Beispiel Die Suche nach Montageanleitung Wandger t findet alle Dokumente mit den W rtern Montaganleitung und Wandger t Die Reihenfolge der W rter im Dokument ist beliebig Datei Einstellungen Hilfe vr Favoriten gt 5 Eigene Bibliothek Name amp b Ei Dokumentationen Mein Arbeitsbereich In Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Postkorb Fostkorb von Standard Eingang im Fehlerfall 18 02 2014 12 24 A Schriftverkehr 02 12 2014 17 50 go Vitoclima 300 5 28 11 2014 16 37 Suchresultate f r montageanleitung wandger t 2 di o Vitaclima 300 5 28 11 2014 16 37 i Vitosol Z00 F 29 08 2013 15 18 Qualit t Name amp 41 Montagearletung ZU F und 400 F pdf F ig k fis 45 Montage nleitung Inneneinhett ds Wandgerat Wtoclima 3 3065 a nl 671 KB iob 1 12 VIESMANNEHEgESHlERaf rdie Fachks a Ww303H W3O4Hund W305Hf r Viochma 300 lt lt _ gt gt 1 gt Lisa Maier 2 Suchergebnisse Dauer 1 20 sec W rter in einer exakten Reihenfolge suchen Textphrase Wenn Sie nach genauen Textphrasen suchen m chten dann m ssen diese f r die Suche mit dem Zeichen eingeschl
53. versenden in der Toolbar und w hlen E Mail Empf nger Als neue E Mail oder ziehen Sie das Dokument per Drag amp Drop in das Out look Fenster bzw in ein bereits vorhandenes E Mail Fenster Tipp Um die Anlage in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus Die Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail J Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS CH IDS Er Preisliste 2014 An Sulga Torben 5PS IDS Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 69 11 13 2 Als Link Sie k nnen per E Mail einen Link auf ein Dokument im DMS versenden Klickt der Empf nger auf die Anlage dann wird das Dokument aus dem DMS angezeigt bzw ge ffnet abh ngig von den Einstellungen Hinweis Bitte beachten Sie dass der Empf nger ein Zugriffsrecht auf das Dokument ben tigt damit er den Link zu diesem Dokument ffnen kann P Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail Der Link wird als Anlage in eine neue E Mail eingef gt ilnk stern Christina SPS CH ID E senden Betreff Neue Brosch re Angefugt So geht s schneller Klicken Sie auf das Symbol Als E Mail versenden L gt in der Toolbar und w hlen Sie E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail Tipp Um den
54. zuletzt gescannten Dokumente Ale Akten Ale Akten Alle Dokumente Dateien und E Mails Alle Dokumente Dateien und E Mails Alle E Mails Alle E Mails Register Suchordner Suchordner werden ber die verwendete L sung bereitgestellt ber Suchordner k nnen meh rere Suchen zusammengef hrt werden Welche Suchen das sind wird ebenfalls in der L sung konfiguriert Die Ordner Aufgaben und Meine zuletzt gescannte Dokumente in Mein Arbeitsbereich sind Beispiele f r Suchordner In diesem Register sehen Sie welche Suchen beim Klick auf den entsprechenden Such ordner ausgef hrt werden und Sie k nnen Suchen und oder Suchordner aktivieren oder deak tivieren Aufgaben E Akten mit Wiedervorlagen Akten mit Wiedervorlagen Dokumente mit Wiedervorlagen Dokumente mit WWiederworlagen W E MyCheckedOutDocuments MyCheckedOut Documents Meine zuletzt gescannten Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Register Verlauf der automatischen Vervollst ndigung Der Verlauf der automatischen Vervollst ndigung speichert alle Suchbegriffe die Sie in das Suchfeld eingeben haben und schl gt diese bei der n chsten Eingabe automatisch vor Auto vervollst ndigen H ufig verwendete Suchbegriffe m ssen somit nur einmal erfasst werden und k nnen bei der n chsten Verwendung per Autovervollst ndigen bernommen werden 174 29 5 3 29 5 4 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Deskto
55. zur Verf gung Klicken Sie hierzu die Option F r zuk nftige Verwendung merken 5 an 7 Schlie en Sie die Weiterleitung mit OK ab Das Dokument wird vom aktuellen Ablageort in den Postkorb des Benutzers der Benut zergruppe verschoben G Postkorb g 02 09 2014 17 40 Pr sentation 1 pptr Tipp Wenn Sie die Weiterleitung als Vorlage speichern m chten s Schritt 4 macht es Sinn einen eindeutigen Titel f r die Weiterleitung zu erfassen so dass Sie sie sp ter einfach iden tifizieren k nnen Weiterleitung nachverfolgen Ein weitergeleitetes Dokument wird Ihnen in Ihren Postkorb bzw den Gruppenpostkorb zuge stellt ber Nachverfolgen k nnen Sie sehen welche Aufgabe Ihnen f r dieses Dokument bertragen wurde und welchen Workflow das Dokument durchlaufen hat 1 Klicken Sie das Dokument im Postkorb mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Weiterleiten Nachverfolgen In der bersicht sehen Sie das Datum den Absender Von und Empf nger An sowie den Titel der Weiterleitung Sie sehen au erdem welche Weiterleitungsschritte das Dokument bereits durchlaufen hat jede Zeile ist ein Weiterleitungsschritt 78 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachwerfolgung Nachvwerfolgung durchgef hrter Arbeitsschritte N 25 112014 14 11 Torben Suiga Weiterleitung von 25 11 2013 14 06 Datum 25 11 0141 11 Status gt In Be
56. 1 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Hinweis Es wird empfohlen die Aktualisierung automatisch durchf hren zu lassen siehe All gemeine Aktualisierungseinstellungen und die manuelle Synchronisation nur bei Bedarf auszuf hren Allgemeine Aktualisierungseinstellungen Aktualisierungsart Bei jedem Start des doculife Desktop wird gepr ft ob auf dem Server neue Updates vor handen sind die bertragen und installiert werden sollen Es sind folgende Einstellungen m glich Automatisch Pr ft automatisch ob neue Vorlagen auf dem Server vorhanden sind und l dt diese Dies ist die empfohlene Einstellung E Immer Es werden immer alle Einstellungen auf dem Server gepr ft Dies kann einige Minuten dauern Manuell Es wird nicht gepr ft ob auf dem Server neue Updates vorhanden sind Die Aktualisierung muss manuell durchgef hrt werden Nur f r erfahrene Benutzer emp fohlen Add Ins anzeigen und verwalten Die Liste zeigt die installierten Add Ins an Um ein Add In zu installieren klicken Sie auf Add In installieren und w hlen das Add In im Windows Dateiexplorer aus Zip Ordner Add In zip Um ein Add In zu deinstallieren klicken Sie es mit derrechten Maustaste an und w hlen Deinstallieren entsprechende Rechte vorausgesetzt Hinweis Add Ins d rfen nur in R cksprache mit Ihrem Administrator installiert oder deinstalliert wer den Netzwerk bersicht Die Optionen werden i
57. 2 W hlen Sie den erforderlichen Archivierungszeitraum aus Beachten Sie Es stehen die Archivierungszeitr ume zur Verf gung die f r Ihr Unter nehmen relevant sind und gebucht wurden bernehmen Sie die Option Verkn pfte Dokumente automatisch mit Kopien erset zen Dadurch werden die Verkn pfungen durch Kopien ersetzt und die Dokumente k n nen archiviert werden 9 W hlen Sie aus wie dieses Objekt archiviert werden soll 5g Schriftverkehr l Zuletzt geandert 20 03 2014 17 22 Ge ndert durch Lisa Maier Archivierung f r 10 Minuten Akten und Dokumente werden f r 10 Minuten archiviert t Verkn pfte Dokumente automatisch mit Kopien ersetzen Sobald Sie einen Archivierungszeitraum ausgew hlt haben wird gepr ft ob das Objekt archiviert werden kann Bestehen keine Konflikte welche die Archivierung des Objekts verhindern werden drei weitere Dialogfenster angezeigt Im Fehlerfall werden im Bereich Ergebnisse die Konflikte angezeigt Im folgenden Beispiel enth lt die Akte ein ausgechecktes Dokument 194 30 Akten und Dokumente archivieren Option Benutzerhandbuch doculife Desktop Ergebnisse der rchivierungspr fung Archivierung f r 10 Minuten 1 Fehler Titel Status Fehlergrund amp Schiftverkehr Akte erfolgreich gepr ft E Hi Begriffe im Index dac Das Dokument ist durch Lisa Mater ausgecheckt Um den Konflikt zu bereinigen klicken Sie den Konflikt mit der rechten Maustaste
58. 222002000 155 Was sind Verbindungen z2 uu 02u u uu 2uu80 520200350 ABB 155 Aktenverbindung anlegen oooaaaaaaaa aaao aa 00000000000 00a nn nnnnnnnn une nnnnenneeneen 156 Verbundene Akten Dokumente anzeigen 2 un2unnneen nennen nun 157 Konflikte bei der Dokumentenbearbeitung 158 Wie entsteht ein Versionskonflikt 22oouooooenen nennen nenn 158 Versionskonflikt anzeigen u2 nennen anne n nennen nn anne 158 Versionskonflikt beheben 22 o220uoeeenennn nn nnnnnnnnennnenneenneenn 158 Fehler berichten o220cnonnonennnnn nn 160 Was ist ein Fehlerbericht 2 220o22c nennen nn onnon 160 Fehlerbericht erstellen oo on on nun nun unnunnnnnnn nun 160 Einstellungen anpassen uocnueeeesnasnasnnennesnaennenneenen 162 Allgemein Soon nn nn Inn LEN Luna Luna nn nun une nneeneeoneen 162 29 1 1 bersicht 2 LLLLL Lu 162 29 1 2 Sprache und integrierte Funktionen 2 222222enennnnn 162 29 1 3 Standardansicht im Dokumentenbereich 2 22222202022200 163 29 1 4 Standardsuche 2 o20ceceenn nn aaoo aooo ooon 164 29 1 5 ETINNET NGEN een en aeeeeeene a ea a aS 164 29 1 6 Einstellungen Dialogfenster 22022022 164 29 1 7 Anwendungsdaten
59. 4 11 3 Aus und einchecken z 0u u4 4 0 Re ae where 59 11 3 1 Wie wird ein Dokument im DMS bearbeitet 2 2 55 11 3 2 Wie wird ein Dokument aus und eingecheckt 2 22 56 11 3 3 PESCHECKEIN ee an ae eu een seen een 56 11 3 4 ENCO KET ve ee en sr ee ee Eee 58 11 4 Dokumentverschieben 2 un2unnunn nennen nun nnnnnnnnnnnenneennnnnen 61 11 5 Dokument Kopieren wenn N Er ee ee 62 11 6 Dokumentl schen ouoo0unn nun nun nun nun nnnnnnennneenneenen 62 11 7 Dokumentdrucken 2220u2c nennen nenne nnn nun nnnonnennnennnnnnen 63 11 3 Dokumentin Ursprungsakte ffnen 22nne nennen een 63 11 9 In Arbeitsmappe aufnehmen u2oounn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn 63 11 10 Drag amp Drop Volltexterkennung o220noonn nennen nun nennen 64 11 11 Eigenschaften 22n nennen nn ann nn nnnnn anna ann nn nennen 65 11 11 1 Was sind Eigenschaften 2 22222002 nennen na 65 11 11 2 Eigenschaften anzeigen 2222022eneneenennanennennnnennenennennenn 66 11 11 3 Eigenschaften ndern 2 22u20nnnnnn nennen nn nnneneanenenen 66 11 12 Extern speichern 2 u5 2224 2 02028 0 4 0 east 66 11 12 1 Im Dateisystem speichern 22 22022 nenne nenne nennen 66 11 12 2 Als Verkn pfung speichern 22cucceneenenennnnennennenn
60. 6 29 6 2 FAVO ENEE sera seen are een 176 29 6 3 Verlauf l schen ouoo on nennen nun anne nnneenn 176 29 6 4 Benutzer und Aktionen u2ccueennennennnnnnnnnnnenneenneennn 176 29 7 Systemkonfiguration oo oo nn nun nun nn nenne nneenn 178 29 7 1 bersicht 2 LLLLLLLLLLLLLLLL un 178 29 7 2 Vorlagen und Benutzerverwaltung 22 222 2222eeenn nn 179 29 7 3 Allgemeine Aktualisierungseinstellungen 0 2022022 n 180 29 7 4 Add Ins anzeigen und verwalten u2oucne nennen 180 29 8 Netzwerk 2oonnnnnnnn nn nun nn nn nun nun anne nn LL22 LL22 aooaa 180 29 8 1 bersicht 0000on anne nnnnnnn nn nannannnenn 180 29 8 2 Einstellungen Proxy Server uoceeeneennennnennnennnennnenneennen 181 29 9 Lokal gespeicherte Daten oo ooun nun nun nun nun nun nnnn nennen 181 29 9 1 bersicht L LI LLLLLLLL un 181 29 9 2 Einstellungen f r lokalen Speicher 22 2222 2 202 2200220 181 29 9 3 Manuelles Bereinigen 22 o220one nennen nnennnennnennnen 182 29 10 POSKO en een en een ae peace ade ee 182 29 10 1 bersicht 2 182 23192 Hinzuf gen 2er 183 29 19 ENN N ee ee ee een 184 29 10 4 Einstellungen E Mail ouoouoonn nun 185 29 11 Erweitert 2 2222 nnn nun nnn LALL nme neeneeneennenen 188 29 11 1 bersicht
61. 6 Register verschieben uno nun nun nun nun nun une nneenneenen 45 10 7 Aktennotiz erfassen oo onnnn nennen nunn nun nun aooo nonno 46 10 3 An meinen Arbeitsbereich anheften u220unn nennen nennen 46 10 9 Extern speichern um nnn anne ann nen nnnennnneennen 47 10 9 1 Im Dateisystem speichern ou2oouonnnnnnn nennen 47 10 9 2 Als Verkn pfung speichern 2202200020 nnnnnnnnnnnnn 48 10 9 3 Als Weblink in die Zwischenablage speichern 2 49 10 10 Per E Mail senden 2 4 u 25uuu 452u 40200002 20 ee leraeslertshsen 49 101 AlS LINK ee ee en ee ea nee een 49 10 10 2 Als Weblink ooo oo nn n nun nun nnennennen 50 10 11 Aktenstruktur Kopieren 222 2ouen nennen aoaaa aoaaa oaaao oaoa 51 10 11 1 Was passiert beim Kopieren einer Aktenstruktur 22 2 51 10 11 22 _ Aktenstruktur kopieren oo oo Luna 51 11 Mit Dokumenten arbeiten ocuoccnooenaeneeenneennennnennn 52 11 1 Neues Dokument erstellen oo oo Soon on ln une un nun nnnnnnnenn 52 11 1 1 Welche Arten von Dokumenten k nnen Sie direktim DMS erstellen 52 11 1 2 Neues Microsoft Office Dokument 220220002 52 11 1 3 Neue E Mail 22o2o0oo een nn nennen nun nnnnnnnoneennennenn 54 11 2 Bok mentolhen ze seeeeeeteen eeh e A A aR 5
62. Bedeutung Angemeldet Sie sind angemeldet Offline Sie sind noch nicht angemeldet bzw der Sta tus wurde noch nicht aktualisiert Abgeschlossen Das Konto ist abgeschlossen Nur bei SECplus SECmezzanine 13 8 Herstellerinformation anzeigen Sie k nnen die Herstelleradresse und Versionsnummer des Add Ins anzeigen lassen P Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol ber Fi ber 13 9 Onlinehilfe ffnen Bei Fragen zum doculife Desktop k nnen Sie in der Onlinehilfe nachschlagen P Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Hilfe kB Hilfe 14 14 1 14 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 93 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Einf hrung Einer der Vorteile eines DMS ist dass alle Dokumente und Dateien ber die Suche innerhalb weniger Sekunden einfach und schnell gefunden werden Um das Suchen so effektiv und komfortabel wie m glich zu machen werden Ihnen ber die L sung bereits die passenden Suchen bereitgestellt So kann es beispielsweise vorgefertigte Suchen geben die sofort nutzbar sind und keine Angabe von Suchbegriffen erfordern z B Suche nach einem ganz bestimmten Aktentyp Im Gegensatz dazu k nnen Sie ganz klassisch nach Dokumenten und Dateien suchen das hei t unter Verwendung von individuellen Suchbegriffen Je nach verwendeter Suche werden Suchbegriffe entweder in der Suchleiste oder einer Suchmaske erfasst
63. Bibliothek mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Verbergen Beachten Sie ber Aktualisieren k nnen alle verborgenen Register wieder sichtbar gemacht werden Akten Register und Dokumente erstellen ber die Ordneransicht k nnen im DMS neue Objekte erstellt werden 12 11 Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht 85 Akte erstellen Eine neue Akte kann auf der Ebene Bibliothek oder Bibliotheks Ordner erstellt werden P Klicken Sie die Bibliothek oder den Ordner mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Neu Akte Erfassen Sie die Eigenschaften und best tigen Sie Register oder Dokument erstellen Ein neues Register oder Dokument kann auf der Ebene Akte erstellt werden P Klicken Sie die Akte mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Neu Register oder die gew nschte Dokumentenart z B Word Dokument Bibliothek aktualisieren Bibliotheken werden beim Start des doculife Desktops sowie regelm ig automatisch in bestimmten Zeitintervallen aktualisiert und auf Ver nderungen im DMS gepr ft Das Zei tintervall kann dabei l sungsspezifisch konfiguriert werden Um Ver nderungen sofort zu sehen kann die Bibliothek manuell aktualisiert werden Automatische Aktualisierung Sie k nnen f r jede Bibliothek separat einstellen ob sie automatisch aktualisiert werden soll oder nicht Auf diese Weise kann eine Bibliothek auf dem aktuellen Stand eingefroren wer den
64. CH IDS J Preisliste 2014 An Sulga Torben SPS IDS Verkn pfungen zu Dokumenten Was ist eine Verkn pfung Wenn Sie ein Dokument an mehreren Stellen ablegen m chten ohne dass das Dokument mehrfach im DMS gespeichert wird dann legen Sie dieses einfach als Verkn pfung ab Das Dokument f r das Sie eine Verkn pfung erstellen bleibt an seinem urspr nglichen Ablageort gespeichert Wird eine Verkn pfung in eine neue Akte eingef gt gelten f r das Dokument weiterhin die Rechte seines urspr nglichen Ablageortes Beim Suchen nach einem Dokument wird in den Suchergebnissen nur das Originaldokument angezeigt nicht die Verkn pfungen dazu Das Suchergebnis wird durch Verkn pfungen nicht unn tig aufgebl ht Wenn das Originaldokument gel scht wird werden selbstverst ndlich alle Verkn pfungen zu diesem Dokument ebenfalls gel scht So bleibt die Konsistenz gewahrt Verkn pfung erstellen Sie k nnen ein Dokument als Verkn pfung in eine andere Akte oder ein anderes Register ein f gen Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 71 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Kopieren oder dr cken Sie stattdessen STRG C 2 Wechseln Sie zum Zielort klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Ver kn pfung einf gen Beachten Sie Wird die Verkn pfung in eine andere Akte eingef gt so wird das Doku mentensymbol mit einem Pfeil in der linken unteren
65. Dar ber hinaus k nnen Sie individuelle Suchen erstellen und speichern Bei den Suchen wird prinzipiell zwischen folgenden Arten unterschieden Volltextsuche Suchen im Inhalt eines Dokuments Volltext und in wesentlichen Eigenschaften docusearch Suchen im Inhalt eines Dokuments plus erg nzende Filterm glichkeiten Indexbasierte Suche Suchen in den Eigenschaften Gemischte Suche Suchen im Volltext und den Eigenschaften Suchen werden in der Toolbar bereitgestellt Suchen ber Toolbar W hlen Sie die Suche in der Auswahlliste des Suchfeldes aus erfassen Sie einen Such begriff und klicken Sie auf das Symbol Suchen P oder dr cken Sie die Taste ENTER Abbildung Volltextsuche ber die Toolbar r Favoriten wir i gt ar a Montageanleitung 3 Hinweis Art und Umfang der verf gbaren Suchen sind abh ngig von der verwendeten L sung Die in diesem Kapitel vorgestellten Suchen basieren auf einer Standardkonfiguration und k nnen von Ihrer Installation abweichen Symbole f r Suchen Damit Sie die Suchen schnell identifizieren k nnen sind diese mit einem eindeutigen Sym bol versehen mE Symbol _ f r die Suche nach Akten und Arbeitsmappen mE Symbol 233 f r die Suche nach Dokumenten Dateien oder E Mails mE Symbol f r die Suche nach E Mails mE Symbol Lt f r die Suche nach Dokumenten oder Akten mit Wiedervorlage E Symbol die Suche nach archivierten Dokumenten und Akten mE Symbol f r eine pers
66. Das kann sinnvoll sein wenn eine Bibliothek f r ein Team erstellt wurde und diese sich nicht mehr ver ndert Dann k nnen Sie die Aktualisierung der Bibliothek abschalten Beachten Sie Diese Funktion steht in Zusammenhang mit den gew hlten Syn chronisationseinstellungen unter Einstellungen P Um das Automatische Aktualisieren abzuschalten klicken Sie die Bibliothek mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Automatische Aktualisierung Der Haken wird entfernt und die Funktion abgeschaltet A Neuer Ordner Meu b Umbenennen F2 Kategorie ndern Entfernen Aktualisieren Strg R Sortieren Teilen Automatische Aktualisierung 86 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 12 12 12 1 Manuelle Aktualisierung Ein verborgenes Register kann ber Aktualisieren wieder sichtbar gemacht werden P Klicken Sie die Bibliothek mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Aktualisieren Bibliothek im Team nutzen Bibliothek teilen Hinweis F r diese Funktion ben tigen Sie eine spezielle Berechtigung Wenden Sie sich f r Fragen an Ihren Administrator Sie k nnen Ihre Bibliothek und deren Inhalt Kollegen oder einer Gruppe von Personen zur Ver f gung stellen Die Bibliothek wird in der Ordneransicht der jeweiligen Nutzer angezeigt Diese k nnen die Bibliothek nutzen sie jedoch nicht ver ndern oder aus der Ansicht ent fernen Das hei t andere Nutzer k nnen keine Akten un
67. Dateien importieren und f r alle Dateien dieselben Eigenschaften festlegen m ch ten 1 Klicken Sie im Dokumentenbereich mit derrechten Maustaste und w hlen Sie Impor tieren Dateien Gruppenindizierung 2 W hlen Sie die zu importierenden Dateien aus mehrere Dateien k nnen Sie mit STRG linker Maustaste ausw hlen 3 Klicken Sie auf ffnen Das Dialogfenster zur Erfassung der Eigenschaften erscheint Allgemein Dokument Erweitert KT ei cga foi emt a u DAU TENE KAET Feed WTE arg L Kennung Datum Status Stichw rter Wiedervorlage H Einstellungen Originaldatei E Mail l schen 4 Erfassen Sie die Eigenschaften Die Eigenschaften gelten f r alle zu importierenden Dokumente Beachten Sie Wenn Sie den Titel leer lassen wird automatisch der Dateiname als Titel bernommen Wenn Sie den Titel ndern dann wird er f r alle Dokumente ge ndert 11 16 11 16 1 11 16 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 75 5 Wenn die Originaldatei anschlie end gel scht werden soll dann aktivieren Sie die Option Originaldatei E Mail l schen 6 Starten Sie den Import mit OK So geht s schneller Ziehen Sie die Dateien aus dem Windows Dateiexplorer per Drag amp Drop auf eine Akte im Aktenbereich oder in den Dokumentenbereich Dokumente weiterleiten agiler Workflow Was ist eine Weiterleitung Die Weiterleitung unterst tzt das Arbeiten im Team und erm
68. Eigenschaften ndern 1 Klicken Sie das gew nschte Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie im Kontextmen Eigenschaften 2 ndern Sie die Eigenschaften Beachten Sie Es k nnen nur die ver nderbaren Felder ausgew hlt werden 3 Best tigen Sie mit OK Extern speichern Im Dateisystem speichern Diese Funktion speichert eine Kopie eines Dokuments als Datei oder als ZIP komprimierte Datei in der Windows Ordnerstruktur au erhalb des DMS Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 67 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an 2 Verwenden Sie Auf diesem Computer speichern um das Dokument als Datei zu speichern ZIP komprimierte Datei um das Dokument als komprimierte ZIP Datei zu spei chern 5 W hlen Sie das Verzeichnis zum Speichern aus und ndern Sie gegebenenfalls den Dateinamen 6 Klicken Sie auf Speichern Es erscheint die Meldung ob der Ordner im Dateisystem ge ffnet werden soll Handb cher wurde auf dem lokalen Computer gespeichert M chten Sie den Ordner jetzt ffnen Chlsersitop Doecuments kunden Handb cher Diese Nachricht n cht mehr anzeigen 7 Wenn Sie die Meldung mit Ja best tigen wird der Ordner im Windows Dateiexplorer ge ffnet Mit Nein verbleiben Sie im doculife Desktop Tipp Noch schneller geht s wenn Sie das Dokument mit gedr ckter linker Maustaste in den Win dows Explorer z
69. Haken bei 1 und mar kieren die Anlage nur bei 2 Ablegen von E Mails mit Anlagen Wahlen Sie wie E Mails und Anlagen abgelegt werden sollen E Mails mit ohne Anlagen oder E Mails und Anlagen separat AW IDP 2 19 y Benutzerhandbuch Ei Aw IDP 2 19 andbuch Benutzerhandbuch_IDP_Solution_Package_2 2 1 docx 1 2 Best tigen Sie mit OK F r jede separat abzulegende Anlage m ssen anschlie end die Eigenschaften erfasst werden 17 6 Zusammengeh rige Dokumente anzeigen Sie haben im DMS eine E Mail und deren Anlage separat abgelegt und die Anlage sp ter an einen anderen Ort verschoben Wie k nnen Sie nun sp ter herausfinden welche Anlagen urspr nglich zu welcher E Mail geh rten bzw umgekehrt 118 17 Mit E Mails arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Mit der Funktion Zusammengeh rige Dokumente anzeigen ist das einfach m glich denn die Zusammengeh rigkeit einer E Mail und ihrer Anlage bleibt im DMS immer gewahrt und kann jederzeit ermittelt werden P Klicken Sie die E Mail oder die Anlage mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Zusammengeh rige Dokumente anzeigen Die E Mail und alle zugeh rigen Anlagen werden gesucht und in der Suchergebnisliste angezeigt Benutzerhandbuch doculife Desktop 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage 119 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage 18 1 Was ist eine Wiedervorlage Dank einer Wiedervorlage verpassen Sie keine Fristen oder Termine f r Vorg
70. NTER 3 Falls konfiguriert Klicken Sie den Ordner anschlie end mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie unter Kategorie ndern die gew nschte Kategorie Farbe Symbol aus Um die Kategorie zur ckzusetzen w hlen Sie den Eintrag Ohne Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht 83 Neuer Ordner Neu Umkbenennen Kategorie ndern Ohne n Entfernen WM Schwarzes Quadrat Aktualisieren Schwarzer Punkt Teilen Schwarzer Kreis Export WB Blaues Quadrat Blauer Punkt Blauer Kreis Gr nes Quadra Tipp Per Drag amp Drop k nnen Sie die Reihenfolge der Ordner ndern 12 6 In Bibliotheken sortieren Sie k nnen den Inhalt einer Bibliothek alphabetisch auf oder absteigend sortieren 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Strukturelement dessen Inhalt sortiert werden soll 2 W hlen Sie Sortieren Aufsteigend oder Absteigend gt I Eigene Bibliothek a Neuer Ordner J ui Neu pi Umbenennen F2 45 Kategorie ndern Entfernen Aktualisieren Aufsteigend Teilen Absteigend Export 12 7 Bibliothek Ordner entfernen Sie k nnen eine Bibliothek einen Ordner jederzeit aus der Ordneransicht entfernen Die dar unter liegenden Akten Register oder Ordner werden ebenfalls aus der Ansicht entfernt Da es sich bei Bibliotheken Ordner um virtuelle Strukturen handelt bleiben die Akten Regis ter und die enthaltenen
71. Nachrichten und Dokumente vertraulich sicher und nachweisbar ber das Internet versenden und empfangen Wenn Sie den De Mail Dienst nutzen dann aktivieren Sie diese Option 168 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 3 Konten 29 3 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgernesn T Konten vema llen Synchronisation Lisa Maier Konten L Kanten sungen verwalten Suchen Hinzufugen_ Erfiemar Faworten Name Kanio Aktiv Systemkonfiguration mj Lisa Maier Akiu idee X Hetzwerk Lokal gespeicherte Daten Pastkorb Erweitert 29 3 2 Konto hinzuf gen Sie k nnen zus tzlich zu Ihrem initialen Konto ein weiteres Benutzerkonto aktivieren Sie ben tigen entweder die Aktivierungsdatei iadc Datei oder die vollst ndigen Zugangsdaten Konto Benutzername und Kennwort Bei der ersten Aktivierung dieses Kontos werden Sie aufgefordert ein neues Kennwort fest zulegen Hinweis Diese Funktion ist z B f r einen Administrator relevant der im blichen Gesch ftsbetrieb mit einem normalen Benutzer arbeitet und den Administrator Benutzer lediglich f r admi nistrative Aufgaben verwendet 1 Klicken Sie auf Hinzuf gen 2 F hren Sie einen der folgenden Schritte aus Tragen Sie Ihre Zugangsdaten ein Konto Benutzername und Kennwort und kli cken Sie auf Anmelden Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 169 Geben Sie die Verbind
72. Neue Bibliothek Erfassen Sie den Namen der Bibliothek und dr cken Sie ENTER 3 Falls konfiguriert Klicken Sie die Bibliothek anschlie end mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie unter Kategorie ndern die gew nschte Kategorie Farbe Symbol aus Um die Kategorie zur ckzusetzen w hlen Sie den Eintrag Ohne 82 12 5 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop Neuer Ordner Neu Umkbenennen Kategorie ndern Ohne Entfernen Schwarzes Quadrat Aktualisieren Schwarzer Punkt Teilen Schwarzer Kreis Export Blaues Quadrat Blauer Punkt Elauer Kreis O HO eHENn Ordner erstellen und kategorisieren Ein Bibliotheks Ordner ist ein Strukturelement zur weiteren Untergliederung der Ord neransicht Von seiner Funktion ist ein Ordner vergleichbar mit einem Ordner im Windows Dateisystem Im Unterschied zu einer Akte besitzt ein Ordner keine Indexwerte und es kann nicht nach ihm gesucht werden Eine Bibliothek kann ber Bibliotheks Ordner strukturiert werden Ein Ordner kann weitere Ordner Akten und Register enthalten Falls konfiguriert K nnen Ordner mit Kategorien Farben Symbolen belegt werden abh n gig von der verwendeten L sung Bibliothek mit dem Ordner Dokumentationen Favoriten 1 Klicken Sie die Bibliothek oder den Ordner mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Neuer Ordner 2 Erfassen Sie den Namen und dr cken Sie E
73. RG Umschalt D Kopieren STRG C Ausschneiden STRG X Einf gen STRG V Umbenennen STRG R oder F2 Alles markieren STRG A R ckg ngig STRG Z Wiederholen STRG R Allgemein Eigenschaften anzeigen ALT ENTER Ordneransicht ein ausblenden STRG ALT B F2 falls konfiguriert Umbenennen STRG R Kontextmen ffnen S F10 Wechseln in einen anderen Funktionsbereich im Uhr zeigersinn Funktionsleiste Ordneransicht Arbeitsplatz und F6 Dokumentenbereich Dokumentenfilter ein ausschalten STRG L Hinweis Mit Umschalt ist auf der Tastatur die Gro Kleinschreibtaste gemeint 34 Benutzerhandbuch doculife Desktop Index A Akte Erstellen 30 42 Suchen 34 Akte Register L schen 44 ffnen 44 Aktenarbeitsbereich 27 Akteneigenschaften 66 Aktennotiz 46 Aktenstruktur kopieren 51 Als E Mail senden Anlage 68 Te EEE 49 69 Als Verkn pfung speichern 48 125 ANIAgE unse 142 Anzeigen 144 Audiondtiz 143 Datei 22 2 142 Entfernen 145 Textnotiz 142 bersicht der Anlagen dru cken speichen 145 Ansicht 134 Anpassen 134 Aufgabenansicht
74. S xO 15 2 In ausgew hlten Akten suchen Sie k nnen die Suche auf ausgew hlte markierte Akten oder Ordner unter Mein Arbeits bereich eingrenzen 1 Markieren Sie die Akten in denen Sie suchen m chten mehrere mit STRG 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste 3 Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld des Kontextmen s an Ort und Stelle ein und best tigen Sie mit ENTER 1 anleitung Ans cht An meinen Arbeitsbereich anheften Senden an Kopieren nur Struktur und Berechtigungen 15 3 Einstellungen f r die Suche Die Suche kann ber Einstellungen individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden Hierbei sind vor allem folgende Einstellungen relevant Platzhalter f r die Suche siehe Kapitel Einstellungen anpassen Suchen Platzhalter f r die Suche 110 15 Die Suche optimieren Benutzerhandbuch doculife Desktop m Anzahl der Suchergebnisse begrenzen siehe Kapitel Einstellungen anpassen All gemein Standardsuche Em Reihenfolge der Suchen siehe Kapitel Einstellungen anpassen Suchen Suchen ver walten 16 16 1 16 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 16 Mit Filtern arbeiten 111 Mit Filtern arbeiten Was ist ein Filter Sie haben beispielsweise eine Suche gestartet und viele Suchergebnisse erhalten ber einen Filter k nnen Sie das Suchergebnis nun weiter eingrenzen filtern Gefilterte Such ergebnisse zeigen nur die Zeilen an die den angegebenen Kriterien entsprechen S
75. Suchergebnisse ki x anleitung Erstellt durch D v Lisa Maier x oO Anderungsdatum D Datum 27 11 2014 H A C Beschreibung Sueht ale Anfelungen die von Lea Maler erstellt wurden Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet 108 15 Die Suche optimieren Benutzerhandbuch doculife Desktop Beispiel Logisches ODER Sie suchen alle Dokumente mit Vitoclima im Namen oder Inhalt die von Lisa Maier oder Hans M ller ab de 1 Oktober 2013 erstellt wurden Das erste und zweite Suchkriterium ist mit einem Logischen ODER verkn pft dl d Xx Suchen nach Dokument Ergebnisse 50 nderungsdatum D Unterst tzt Volltextsuchen Zusammenfassung zeigen Alle Suchergebnisse X anleitung Erstellt durch D w Lisa Maier Anderungsdatum D v Datum 127 11 2014 Er Beschreibung Suon ale Anetunger de von Las Maler emiel wunen Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet 15 1 7 Pers nliche Suchvorlage weitergeben Sie k nnen eine individuelle Suche in das Windows Dateisystem exportieren und einem anderen Nutzer zum Import bereitstellen Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Einstellungen anpassen Suchen Suchen ver walten 15 1 3 Vergleichsoperatoren Anwendungsbeispiele Zur Formulierung einer Suchanfrage stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verf gung Beschreibung Feld ist gleich So suchen Sie nach Dokumenten die Lisa Maier Wert erstellt h
76. agen Je nach Konfiguration werden auch Eigenschaftswerte von der Akte bernommen 3 Best tigen Sie mit OK 34 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 6 4 Nach einer Akte suchen Sie haben im DMS eine Akte erstellt und m chten diese anzeigen Sie finden die Akte ber die Suche nach Akten und Arbeitsmappen Generell gilt Um eine Akte ber die Suche finden zu k nnen ben tigen Sie f r die Akte ein Zugriffsrecht Bei der Suche nach Akten und Arbeitsmappen werden nur diejenigen Akten angezeigt die mit den Suchkriterien bereinstimmen und f r die Sie ein Zugriffsrecht haben Das bezieht sich auch auf den Inhalt der Akte Das hei t um den Inhalt der Akte sehen zu k nnen ben tigen Sie auch hierf r ein Zugriffsrecht 1 W hlen Sie im Suchfeld die Schnellsuche Alle Akten aus Datei Einstellungen Hilfe r Favoriten Wr Mein Arbeitsbereich 7 Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Suche im kompletten Aktenbestand J Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente _ mm i Papierkorb C Suchen verwalten Ausgew hlte Suche ffnen Neu 2 Erfassen Sie den Titel der Akte oder einen Teil davon z B Viess um nach Viess mann zu suchen Beachten Sie Ein unvollst ndiger Suchbegriff kann mit dem Platzhalter Sternchen erfasst werden und wird automatisch erg nzt 3 Klicken Sie auf das Symbol Suchen oder dr cken Sie die Taste ENTER Die gefund
77. an W hlen Sie im Kontextmen die passende Option aus z B Auschecken f r aus gew hlte Dokumente stornieren Beachten Sie Die angebotenen Optionen sind abh ngig von der Art des Konflikts Mit Liste speichern erstellen Sie eine Liste aller Konflikte im CSV Format Ergebnisse der Archivierungspr fung Archivierung f r 10 Minuten 1 Fehler Titel Status Fehlergrund Schriftverkehr Akte erfolgreich gepr ft OHE Begrite im Index Liste speichern Diese gemeldete Fehlerm Sind alle Konflikte bereinigt dann klicken Sie auf Weiter Best tigen Sie im Dialogfenster Vollst ndigkeit dass die zu archivierende Ablage voll st ndig ist und klicken Sie auf Weiter Best tigen Sie im Dialogfenster Bereinigen nicht ben tigter Dokumente dass die berpr fung auf nicht zu archivierende Dokumente durchgef hrt wurde und die nicht zu archivierenden Dokumente ggf entfernt wurden Klicken Sie auf Weiter Best tigen Sie im Dialogfenster Best tigung dass alle vorgeschriebenen Schritte zur ordnungsgem en Archivierung eingehalten worden sind Klicken Sie auf Jetzt archivieren um die Archivierung zu starten Ihr Benutzername und das Datum der Archivierung werden protokolliert Ist die Archivierung abgeschlossen werden die Ergebnisse der Archivierungspr fung sowie der Archivierung selbst im Dialogfenster Archivieren von Objekten angezeigt Benutzerhandbuch doculife Desktop 30 Akten und Dokumente archivieren
78. andbuch doculife Desktop Algemen Zugrffsberechtigungen Versionen Anlagen Machwerfoigang er Zone ehegurgen biroe Anderen Benubern Berschrzaurgen r den myt orten u L 2 Ty TAR Zulassen ies bi Fiss neehi Aus ehhi Iasence hti Bare Lia Pha Administra Fahr aie ile Frivieger io Renia Standerd Derutser Zt gegen Genline Denustzerdefiniert rar Benulwendefniorl Denutzerdefrert Pet asabi jRichlrestechld Bighelreateingte Crita Gibt Aichh roatechkt ig ncatorretand Gser t jSjchtlresteihlg Figfilreetelnetens ji 2 Amibe ode rappt Hiraga ne E a E E h Agenl m ieie E Allrecheni Perehi Die bersicht zeigt die folgenden Informationen an Typ Zulassen Zugriffsrecht erteilt bzw geerbt oder Verweigern Zugriffsrecht ent zogen Name Name des Benutzers oder der Benutzergruppe Zugriffsberechtigungen Auspr gung der Zugriffsberechtigung Details Hinweis wenn das Zugriffsrecht z B aufgrund der Gruppenzugeh rigkeit geerbt ist sowie Details zur Berechtigung bei der benutzerdefinierten Auspr gung 25 5 Alle Benutzer mit Zugriff auf das Objekt anzeigen Hinweis F r diese Funktion ben tigen Sie eine spezielle Berechtigung Wenden Sie sich f r Fragen an Ihren Administrator Sie k nnen die Liste aller Benutzer anzeigen die Zugriff auf das Objekt haben Die Liste umfasst alle Benutzer die Zugriff ber ihre Gruppenzugeh rigkeit haben oder denen d
79. ann wird beim Importieren von PDFs oder Grafikdateien jpg oder tif gepr ft ob diese Volltext beinhalten und bei Bedarf eine Volltexterkennung durch gef hrt Links Dokument ffnen wenn Link ge ffnet wird Aktivieren Sie diese Option wenn beim Doppelklicken eines Links das Dokument ge ffnet werden soll Ist die Option nicht aktiviert dann wird das Dokument im Dokumentenbereich zun chst nur markiert und Sie k nnen das Dokument mit einem weiteren Doppelklick ffnen Diagnose Diagnose W hlt die Einstellung des Diagnoseprogramms f r die Fehlerprotokollierung in der Logdatei Die Einstellung beeinflusst die Gr e der Logdatei und den Grad der Detaillierung Die Voreinstellung f r die Diagnose lautet Standard Hinweis Bitte ndern Sie die Einstellung nur nach Absprache mit Ihrem L sungsanbieter Best tigung Nachfrage beim Auschecken von gro en Dokumenten Ist diese Option aktiviert dann werden Sie ab einer gewissen Dateigr e aufgrund der gro en Datenmenge aktiv vom System gefragt ob ein Dokument ausgecheckt oder her untergeladen werden soll Sie haben dann die M glichkeit den Vorgang abzubrechen Max Dokumentgr e beim Herunterladen Auschecken Geben Sie die Dateigr e an ab welcher die Nachfrage angezeigt werden soll Suchen Wenn nur eine Akte gefunden wurde direkt deren Inhalt anzeigen Ergab eine Suchabfrage nur eine einzige Akte als Suchergebnis kann mit dieser Option ein gestellt wer
80. annnnannenennn 200 34 INGE ae ee nee ee ae 201 Benutzerhandbuch doculife Desktop 1 Einleitung 11 Einleitung Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Funktionen des doculife Desktops Version 5 6 in Verbindung mit dem aktuellsten Plattform Release Microsoft Office 2013 und Win dows 8 Systemvoraussetzungen und Installation siehe Dokumentation doculife Erste Schritte Die vorliegende Dokumentation richtet sich an alle Nutzer des doculife Desktops Bitte beachten Sie Die verf gbaren m glichen Funktionen sind abh ngig von der ver wendeten L sung Ihrem Benutzerprofil Ihren Zugriffsrechten sowie der Konfiguration Ihres Mandanten Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator bzw L sungsanbieter Alle Suchen Suchergebnisse und Auswahllisten k nnen individuell an Ihre Bed rfnisse ange passt werden Die Screenshots die in diesem Handbuch abgebildet sind beziehen sich exemplarisch auf eine doculife Standardkonfiguration und k nnen deshalb von Ihrer Instal lation abweichen 12 2 Verwendete Darstellungen Benutzerhandbuch doculife Desktop 2 Verwendete Darstellungen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Darstellungen erkl rt damit Sie sich schnell in der Dokumentation zurechtfinden Schaltfl chen Symbole Men befehle Tasten Fenstertitel und Meldungen Diese werden Fett dargestellt z B OK Tasten werden zus tzlich in Gro buchstaben geschrieben z B ENTER Hinweise Hinweise enthalte
81. arbeitung Titel Weiterleitung von 25 11 2014 1406 Details Abbrechen bernehmen 2 Umzu sehen welche Beschreibung der Absender zur Weiterleitung erfasst hat klicken Sie die Weiterleitung in der Liste an Die Beschreibung wird im Feld Details unterhalb der Liste angezeigt Tipp Ein bearbeitetes Dokument kann mit Ausschneiden und Einf gen aus dem Postkorb ent fernt und in einer Akte bzw einem Register abgelegt werden 12 12 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht 79 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Was sind Bibliotheken ber Bibliotheken k nnen Sie Ihre Ablage organisieren und virtuell strukturieren hnlich den Bibliotheken unter Microsoft Windows 7 In einer Bibliothek k nnen Ablageorte zusam mengefasst und in einer Baumstruktur dargestellt werden Sie k nnen also hierarchische Strukturen abbilden so wie Sie es vom Windows Explorer gewohnt sind Dabei werden die Akten Register und Dokumente an ihrem jeweiligen Ablageort belassen Das hei t in der Bibliothek sind keine Dokumente gespeichert sondern es handelt sich um eine virtuelle Struktur eine Ansicht zur bersichtlichen Verwaltung von Akten Registern und deren Inhalt Wie im Windows Explorer k nnen Sie Dokumente ber die Baumstruktur sehr schnell mit Drag amp Drop verschieben oder umsortieren Wenn Sie Akten Register oder Dokumente im DMS l schen oder hinzuf gen wird die Bibli
82. at ri aT Ea dd Th m kil lom Anden UL LIKE Feld enth lt So suchen Sie nach Dokumenten deren Titel Wert vitoclima enth lt ri aTe Moreii w LIKE ki Yen A O NOT LIKE Feld enth lt So suchen Sie nach Dokumenten deren Titel nicht Wert nicht vitoclima enth lt ri aTr Merei BOTUKE w mima A O I Feld ist nicht So suchen Sie nach Dokumenten die nicht von Lisa gleich Wert PROT LAIEN Bei er gt Feld ist gr er als So suchen Sie nach Dokumenten die nach dem Wert 1 M rz 2012 erstellt wurden r 1 Bun lo Dalin F7 ii i A LO Benutzerhandbuch doculife Desktop 15 Die Suche optimieren 109 Beschreibung lt Feld ist kleiner als So suchen Sie nach Dokumenten die vor dem 1 April Wert 2012 ge ndert wurden ur Ti EFE pei wi ii Dai w FT ii iji H A L gt Feld ist gr er So suchen Sie nach Dokumenten die am 1 oder gleich Wert M rz 2012 oder danach ge ndert wurden Ei be Daan ER a lt Feld ist kleiner So suchen Sie nach Dokumenten die am 1 oder gleich Wert April 2012 oder davor ge ndert wurden Fremd TI ul Dann VIA 5 18 ISNULL Es gibt keinen So suchen Sie nach Dokumenten die bei denen das o u ele Eigenschaftsfeld Kennung leer ist ri aTe ll wi ISHULL Plan kans chl gebaal wee ALO ISNOTNULL Es gibt einen So suchen Sie nach Dokumenten die bei denen das Sal IL FeR Eigenschaftsfeld Kennung nicht leer ist ri Ba Lern ISYITHLLL okamih ye Sal e
83. bnisse f r eine Suchanfrage Maximal k nnen 5 000 Suchergebnisse angezeigt werden die Standardeinstellung betr gt 1 000 Such ergebnisse Wenn mehr Suchergebnisse vorhanden sind dann Legt fest wie ber weitere Suchergebnisse informiert wird wenn die maximale Anzahl ber schritten wird E Keine Keinen Hinweis anzeigen wenn mehr Suchergebnisse gefunden werden Quicklinfo anzeigen QuickInfo anzeigen wenn mehr Suchergebnisse gefunden wer den Mitteilungsfenster anzeigen Meldung anzeigen wenn mehr Suchergebnisse gefun den werden Die Meldung muss best tigt werden Dies ist die Standardeinstellung Diese Suche Klick auf Symbol Mein Arbeitsbereich ausf hren Legt fest ob nach dem Start des doculife Desktops oder bei Klick auf Mein Arbeitsbereich der Inhalt des Arbeitsbereichs angezeigt und Ergebnisse einer Suche zur ckgesetzt Ein stellung Keine oder eine Suche ausgef hrt werden soll Erinnerungen Erinnerung bei nicht erledigten Aufgaben Legt fest ob beim Schlie en des doculife Desktops eine Erinnerung an Auf gaben Dokumente im Aufgabenordner angezeigt werden soll Hinweis Die Liste der angezeigten Aufgabenordner ist abh ngig von der verwendeten L sung E Keine Es wird keine Erinnerung angezeigt Name des Aufgabenordners Es wird eine Erinnerung angezeigt wenn sich Auf gaben Dokumente in diesem Ordner befinden Einstellungen Dialogfenster Tastaturk rzel f r Schaltfl che OK Wenn Sie bevorz
84. buch doculife Desktop 29 11 Erweitert 29 11 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemein Synchronisation Konten L sungen verwalten Suchen Favoriten Systernkonfiguration Netzwerk Lokal gespeicherte Daten Erweiterte Optionen Lisa Mater Auswahlliste _ Auswahllisten in alphabetischer Reihenfolge sortieren Erinnerungen und Aktivitaten Erinnerung beim Einchecken abschalten N Erinnerungen beim Einchecken als QuickInfo Fi QuickInfo f r Hintergrundoperatiorieri Postkorb _ T ne f r Hintergrundoperationen verwenden Import Option Orginaldokument l schen aktivieren Einstellung aus Vorlage nutzen Option E Mail l schen aktivieren Einstellung aus Vorlage nutzen Neue Akte automatisch hinzuf gen zu Voreinstellung benutzen _ Texterkennung f r hinzugef gte Scan oder Faxdokumente aktivieren Links C Dokument ffnen wenn Link ge ffnet wird Diagnose Normal Diagnose Ernaubter Diagnose Level Ausf hrlich Best tigung v Nachfrage beim Auschecken von gro en Dokumenten Max Dokumentgro e beim Herunterladen Auschecken 10 0 la MB Suchen _ Wenn nur eine Akte gefunden wurde direkt deren Inhalt anzeigen Zusatzinformation Darstellung der Zusatzinformation Einfach Die zus tzlichen Daten werden angezeigt sobald man mit der Maus auf ein Objekt zeigt Verzogerungszeit f r die Anzeige der Zusatzinformationen ausw hlen Die Standardeinstellung f r d
85. ch doculife Desktop 14 7 2 14 7 2 1 14 7 2 2 montage beginnen M gliche W rter sind Montageanleitung Montagehilfe oder Mon tagezubeh r Vermeiden Sie Platzhalter am Wortanfang Eine Suche mit Platzhaltern dauert umso l nger je weiter vorne der Platzhalter im Such begriff vorkommt Vor allem der Platzhalter zu Beginn eines Suchbegriffs Beispiel an leitung sollte gezielt und nur in Ausnahmef llen genutzt werden da vor allem in der Volltextsuche gro e Datenmengen d h alle W rter aller Dokumente durchsucht werden m ssen So eine Suche ist sowohl zeitaufw ndig als auch ineffektiv ist weil sie zuviele Treffer liefert Platzhalter f r Volltextsuche Die Anwendbarkeit von Platzhaltern in der Volltextsuche ist generell abh ngig davon ob die Konfiguration Ihres Mandanten dies f r die Volltextsuche erlaubt sowie von Ihren per s nlichen Sucheinstellungen Per Standardeinstellung sind Platzhalter am Anfang und Ende eines Suchbegriffs in der Voll textsuche nicht zul ssig und k nnen nur innerhalb eines Wortes genutzt werden Volltextsuche Wortl nge und erlaubte Zeichen Ein Wort kann beliebig lang sein es muss aber aus mindestens 2 Zeichen bestehen Erlaubt sind alle Buchstaben Zahlen und Sonderzeichen Suchen nach mehreren W rtern Sie k nnen in der Volltextsuche nach mehreren W rtern suchen Erfassen Sie die W rter in der Suchzeile durch Leerzeichen getrennt voneinander Die Reihenfolge der W
86. chert werden 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Anlagen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Anlagen erscheint 2 Klicken Sie die Anlage mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Auf diesem Computer speichern oder als ZIP komprimierte Datei speichern 3 W hlen Sie den Speicherort und den Dateinamen und best tigen Sie mit OK 24 6 bersicht der Anlagen drucken oder speichern Mit dieser Funktion kann die bersicht der Anlagen gedruckt oder in verschiedenen For maten z B Excel gespeichert werden 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Anlagen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Anlagen erscheint 2 Klicken Sie die Anlage mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Anzeigeliste speichern als 3 W hlen Sie 146 24 Anlagen Dokumente erg nzen Benutzerhandbuch doculife Desktop CSV um die Anzeigeliste als CSV Datei zu speichern HTML um die Anzeigeliste als HTML Datei zu speichern Excel um die Anzeigeliste als XLS Datei zu speichern Liste drucken um die Anzeigeliste auszudrucken 25 25 1 25 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 25 Zugriffsberechtigungen anpassen 147 Zugriffsberechtigungen anpassen Einf hrung doculife verf gt ber ein leicht verst ndliches praxisorientiertes feingranulares und grup penbasiertes Berechtigungskonzept s
87. d zn pog p m pm a oT ae LTE l Vitosol 200 F copy 21 11 2014 15_09 27 Aktenzeichen Stichw rter OK Abbrechen bernehmen 3 Erg nzen oder ndern Sie die Eigenschaften der Akte 4 Klicken Sie auf OK Die neue Akte wird erstellt und im Aktenbereich unter Andere angezeigt 52 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 11 1 Neues Dokument erstellen 11 1 1 Welche Arten von Dokumenten k nnen Sie direkt im DMS erstellen Mit dem doculife Desktop k nnen Sie direkt im DMS neue Microsoft Office Dokumente erstellen m Microsoft Word Dokument m Microsoft Excel Arbeitsmappe m Microsoft PowerPoint Pr sentation m Microsoft Visio Zeichnungen Outlook E Mail Nachrichten E Mails werden nach dem Versenden mit Outlook auto matisch in der ausgew hlten Akte dem ausgew hlten Register gespeichert Dar ber hinaus kann jedes Dateiformat in das DMS importiert werden 11 1 2 Neues Microsoft Office Dokument Sie k nnen im DMS ein neues Microsoft Office Dokument erstellen Hinweis Die Office Integration f r das entsprechende Microsoft Office Programm muss aktiviert sein siehe Kapitel Office Integration einrichten ndern 1 2 ffnen Sie eine Akte oder ein Register klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rech ten Maustaste und w hlen Sie Neu W hlen Sie den gew nschten Dokumententyp aus z B Word Dokument Beachten Sie Es werden
88. d Register hinzuf gen oder ent fernen oder neue Ordner erstellen Das ist nur f r den Eigent mer der Bibliothek m glich Im Tooltip kann der Nutzer sehen wer die Bibliothek mit ihm geteilt hat 1 Klicken Sie die Bibliothek mit derrechten Maustaste an Beachten Sie Eine Standardbibliothek z B die Eigene Bibliothek kann nicht geteilt werden W hlen Sie Teilen Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppen hinzuf gen Suchen Sie nach dem Benutzer oder der Gruppe a Be V N Markieren Sie den Benutzer oder die Gruppe mehrere mit STRG und best tigen Sie mit OK Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht 87 Benutzer und Gruppen ausw hlen Name Benutzer und Gruppen Benutzer Gruppen Suchergebnisse Login amp Name Beschreibung 8 Administrator Administrator T HM Hans M ller MIM Michaela Maier T MM Manfred Muster _ Auch technische Benutzer und Gruppen anzeigen Die markierten Benutzer Gruppen werden bernommen und angezeigt Login Name T HM Hans M ller Benutzer und Gruppen hinzufugen Ausgew hlte Benutzer und Gruppen entfemen Beachten Sie Um die Berechtigung zu entfernen klicken Sie auf Ausgew hlte Benut zer und Gruppen entfernen Best tigen Sie mit OK Die ausgew hlten Benutzer Gruppen sehen die Bibliothek in der Ordneransicht sobald diese den doculife Desktop neu gestartet oder die Ordneransicht aktualisiert haben 88 12
89. dbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 73 Allgemein Art Dokument Erweitert Dokumente k nnen versah ag ATEI und ar Akler abgelegt weder Datenblatt_Vitowin_300 W pdfl mitia Version Kennung Datum Status Stichw rter Wiedervorlage E Einstellungen Originaldatei E Mail l schen _ Alle abbrechen ae Erfassen Sie die Eigenschaften des Dokuments Wenn die Originaldatei anschlie end gel scht werden soll dann aktivieren Sie die Option Originaldatei E Mail l schen Sie haben folgende M glichkeiten OK Importiert die aktuelle Datei und zeigt die Eigenschaften f r die n chste Datei an Alle OK Importiert die aktuelle Datei mit den erfassten Eigenschaften Die rest lichen Dateien werden mit dem Dateinamen importiert Best tigen Sie die folgende Meldung i M chten Sie die Erfassung von Eigenschaften f r die restlichen Dokumente berspringen Alle weiteren Dokumente werden mit Vorbelegungen wie dem Dateinamen hinzugef gt Diese Nachricht nicht mehr anzeigen Nein 74 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Alle abbrechen Bricht den Import f r alle noch nicht importierten Dateien ab Abbrechen Bricht den Import f r die aktuelle Datei ab und zeigt die Eigenschaften f r die n chste Datei an 11 15 3 Datei importieren Gruppenindizierung Die Gruppenindizierung verwenden Sie dann wenn Sie aus dem Windows Dateisystem mehrere
90. dd In wieder eingeblendet 1 3 3 In separatem Fenster ffnen und schlie en 1 Sie haben folgende M glichkeiten den doculife Desktop als separates Dialogfenster zu starten Doppelklicken Sie das Symbol doculife Desktop auf dem Windows Desktop Beachten Sie Das Outlook Add In darf nicht gestartet sein W hlen Sie Start Alle Programme doculife Desktop Beachten Sie Das Outlook Add In darf nicht gestartet sein Klicken Sie im Outlook Add In auf das Symbol doculife Desktop und w hlen Sie In separatem Fenster ffnen oder dr cken Sie STRG UMSCHALT F3 Best tigen Sie die Meldung ob der doculife Desktop in einem separaten Fenster gestartet werden soll mit Ja Das Outlook Add In wird automatisch beendet 2 Beenden Sie dendoculife Desktop ber Datei Beenden oder ber das Schlie en Sym bol oben rechts in der Titelleiste 7 4 Die Office Integration 7 4 1 Was ist die Office Integration Die Office Integration stellt alle DMS Funktionalit ten f r die komplette Microsoft Office Welt bereit Sie k nnen wie gewohnt mit Microsoft Word Excel PowerPoint oder Visio arbei ten und Dokumente aus dem DMS ffnen bearbeiten oder neue Dokumente einchecken 7 4 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 23 In Office 2013 stellt das Men band doculife Desktop die Funktionen des doculife Desktops zur Verf gung 0 a HAF ZTAAT ENFI ETAF 35 TErl LEFGLT NEE Bar ERPI
91. den dass diese Akte sofort ge ffnet und ihr Inhalt im Dokumentenbereich ange zeigt wird Zusatzinformation Darstellung der Zusatzinformation Zusatzinformationen werden als QuickInfo Tooltip angezeigt wenn Sie z B mit der Maus auf ein Dokument in den Suchergebnissen zeigen Sie k nnen den Detaillierungsgrad der Zusatzinformationen ausw hlen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 191 Aus Es werden keine zus tzlichen Informationen angezeigt Einfach Es werden zus tzliche Informationen angezeigt sobald Sie mit der Maus auf ein Objekt zeigen Dies ist die Standardeinstellung Ausf hrlich Es werden zus tzliche Informationen mit Miniaturbild angezeigt sobald Sie mit der Maus auf ein Objekt zeigen Verz gerungszeit f r die Anzeige der Zusatzinformation ausw hlen Sie k nnen ausw hlen in welcher Geschwindigkeit die Zusatzinformationen angezeigt wer den sollen Sofort Die Zusatzinformation wird sofort angezeigt wenn Sie mit der Maus auf das Objekt zeigen Verz gert Die Zusatzinformation wird verz gert angezeigt Dies ist die Stan dardeinstellung Sp ter Die Zusatzinformation wird sp ter angezeigt Sehr sp t Die Zusatzinformation wird sehr sp t angezeigt 192 30 30 1 30 2 30 Akten und Dokumente archivieren Option Benutzerhandbuch doculife Desktop Akten und Dokumente archivieren Option Was bewirkt die Archivierung F r die unver nderbare und langzei
92. der Gruppe anklicken Die Zusammengeh rigkeit von E Mail und Anlage bleibt gewahrt auch wenn E Mail und Anlage an unterschiedlichen Orten abgelegt sind siehe Kapi tel Zusammengeh rige Dokumente anzeigen H Ej Freiskalkulation xisx T Preisliste_06_2012 pdf 1 Halten Sie die Taste STRG gedr ckt und ziehen die E Mail mit Drag amp Drop in den Dokumentenbereich oder auf eine Akte im Aktenbereich In der Dialogmaske werden E Mail und Anlage einzeln aufgef hrt In der Voreinstellung sind E Mail und Anlage ausgew hlt und werden gemeinsam abgelegt Ablegen von E Mails mit Antagen Wahlen Sie wie E Mails und Anlagen abgelegt werden sollen E Mails mit ohne Anlagen oder E Mails und Anlagen separat AW IDP 2 19 y Benutzerhandbuch E AW IDP 2 19 y Benutzerhandbuch w vB Benutzerhandbuch IDP_Solufon_ Package 2 2 1 00CX Eo iry j Benutzerhandbuch doculife Desktop 17 Mit E Mails arbeiten 117 M chten Sie die Anlage zus tzlich separat ablegen bernehmen Sie die Haken bei 1 und markieren die Anlage au erdem bei 2 Ablegen von E Mails mit Anlagen Wahlen Sie wie E Mails und Anlagen abgelegt werden sollen E Mails mit ohne Anlagen oder E Mails und Anlagen separat AW IDP 2 19 y Benutzerhandbuch VES AW IDP 2 19 Benutzerhandbuch WE Benutzerhandhuch_IDP_Solution_Package_2 2 1 docx H Benutzerhandbuch_IDP_Solution Package_2 2 1 dock ft M chten Sie die Anlage separat ablegen entfernen Sie die
93. diese mit Ja Die Dialogmaske Speichern erscheint 2 W hlen Sie den Ablageort des Dokuments aus und best tigen Sie mit Speichern Erfassen Sie die Eigenschaften f r das Dokument und klicken Sie auf OK Sie erhalten die Meldung Dokument wurde als Version 1 0 eingecheckt M ch ten Sie das Dokument ausgecheckt lassen damit Sie es weiter bearbeiten k n nen 4 W hlen Sie Ja wenn Sie das Dokument ausgecheckt lassen m chten Nein wenn Sie das Dokument einchecken und schlie en m chten 13 6 Dokument als PDF publizieren Sie k nnen eine Kopie des Dokuments direkt als PDF im DMS publizieren speichern 1 Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Publizieren als PDF m L p Io med Publizieren als PDF Die Dialogmaske Publizieren erscheint 2 W hlen Sie den Ablageort des Dokuments aus und best tigen Sie mit Speichern 3 Erfassen Sie die Eigenschaften f r das PDF und klicken Sie auf OK 92 13 Das Office Add In nutzen Benutzerhandbuch doculife Desktop 13 7 Verbindungsstatus aktualisieren Der Verbindungsstatus wird automatisch in bestimmten Zeitintervallen gepr ft und aktua lisiert Sie k nnen den Status jedoch auch manuell pr fen und aktualisieren P Klicken Sie einmal auf das Symbol Status Der Status wird aktualisiert Konto Lisa Water Benutzer Lisa Maier t Im Status Angemeldet Kontoinformationen Folgende Statusangaben sind m glich Sa
94. e E Mail Adresse kom munizieren k nnen m Sie m chten sich selbst E Mails an die doculife E Mail Adresse weiterleiten k nnen F r den Fall dass Sie die doculife E Mail Adresse nicht offiziell nach au en geben m chten k nnen Sie E Mails als Anlage im msg Format individuell oder per Regel an das DMS weiterleiten Die E Mail gelangt in Ihren Postkorb und wird behandelt wie das Original d h im Postkorb wird der urspr ngliche Absender der E Mail angezeigt In beiden F llen hinterlegen Sie ihre normale Firmen E Mail Adresse als Wei terleitungsadresse Jede Weiterleitungsadresse wird intern in die Whitelist aufgenommen und auf dem Server freigeschaltet Die Weiterleitungsadresse ist damit als g ltige Absen deradresse erlaubt Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 187 29 10 4 2 Sicherheit Im doculife Postkorb k nnen nur E Mails von Absendern empfangen werden die in der Liste der erlaubten Absenderadressen enthalten sind Damit wird verhindert dass Spam E Mails in den doculife Postkorb zugestellt werden Die Absenderadressen werden auf dem Server automatisch freigeschaltet Dies kann einige Zeit dauern Um eine E Mail Adresse hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen Um eine E Mail Adresse zu entfernen klicken Sie auf Entfernen E Mail Sicherheit Liste der erlaubten Absenderadressen E Mail Adresse Christina Stem Torben Sulga corr 188 29 Einstellungen anpassen Benutzerhand
95. e das passende Zugriffsrecht aus Allgemein Zugriffberechtigungen Versionen Anlagen Nachverfolgung kd u s Typ zulassen Zul ssen Geerbt Zulassen Geerbt Zulassen Zul ssen Zulassen Geerbt Zul ssen Geerbt Lisa Maier Administrator Eingeschr nkte Benutzer Hans Muster Lisa Maier Frivilegierte Benutzer Standard Benutzer Zugriffsberechtigungen bearbeiten Anderen Benutzern Berechtigungen f r den Zugriff erteilen Zugriffsberechtigungen Details Eigent mer w Benutzerdefiniert w Geerbt RightCresteChild Lesezugriff w Geerbt Lese Schreibzugriff Vellzugriff Lesen Schreiben L schen Lese Schreibzugriff Lesezugriff Verweigern 4 Best tigen Sie mit OK und best tigen Sie die Meldung dass das Zugriffsrecht ge ndert wurde Hinweis Weitere Sicherheitseinstellungen k nnen im WebClient getroffen werden klicken Sie hierzu auf Erweiterte Sicherheitseinstellungen Der WebClient wird gestartet Benutzerhandbuch doculife Desktop 25 Zugriffsberechtigungen anpassen 153 25 8 Zugriffsberechtigung verweigern Sie k nnen eine Zugriffsberechtigung explizit verweigern Beispiel Sie erteilen der Benutzergruppe B Lese Schreibzugriff auf eine Akte Der Mitarbeiter M der Mitglied dieser Gruppe ist soll jedoch keine Zugriffsberechtigung erhalten 1 Klicken Sie das Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Zugriffsberechtigungen Klicken Sie auf Benutzer
96. e ee a ee each 111 Filter anzeigen au ae een bee 111 FIHEFON WENIGEN ze een a a a ee 112 Filter zur cksetzen 2 2220 een een 113 Mit E Mails arbeiten 2 2202oocn onen 114 Grunds tzliches 2 22u50s0r 20 2er ee ae ee 114 Neue E Mail ee at ee nu ne se ee ee een ee 114 E Mail Element aus Outlook bernehmen 22 2220020nnn nennen 115 Verschl sselte und signierte E Mails bernehmen 2 22 115 E Mail und Anlage separat ablegen 2 22cnnnc nennen nennen nennen 116 Zusammengeh rige Dokumente anzeigen unoounnnuen nennen 117 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage 2 0 2 2 119 Was ist eine Wiedervorlage ono2unoounn nennen aoao annona 119 Wiedervorlage anlegen 2 oun2 nennen nun nnnn ann namen nenn 119 Wiedervorlage ndern 2 22 nunn nennen nun nnn nn nnnn nun nnnn nenn 121 F llige Wiedervorlagen anzeigen 2 2 220nneneenennnnnnnennnnnnnennnnennennnnn 122 Wiedervorlage suchen noouooun nn nun nun nn nun ann nneennennennn 123 Wiedervorlagen entfernen 222ouncneenn nennen nun nnnnnnnnnnnennnen 123 Links Verkn pfungen nutzen 2022002noen seen 124 GI UN SAZUCHIES 2 40 Se ae ea ea ee ee 124 Objekte verkn pfen 2 02 022 une unnnnnnnn ann nnnennn nme nnnonnnnnen 124 Link per E Mail
97. echten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften 2 Klicken Sie auf das Register Zugriffsberechtigungen 3 Klicken Sie den zu l schenden Eintrag mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Benutzer oder Gruppe entfernen Beachten Sie Geerbte Zugriffsberechtigungen k nnen nicht entfernt werden 26 26 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 26 Verbindungen zu Akten und Dokumenten 155 Verbindungen zu Akten und Dokumenten Was sind Verbindungen Hinweis Verbindungen sind abh ngig von der verwendeten L sung Verbindungen sind konfigurierbare Aktionen die im Kontextmen von Akten und Doku menten zur Verf gung stehen Grunds tzlich stellen Verbindungen Beziehungen zwischen Akten und Dokumenten her Ver bindungen werden ber bestimmte Eigenschaftswerte hergestellt im folgenden Beispiel ber die Lieferanten ID die beim Erstellen der Verbindungen bernommen vererbt wird sowie ber den Aktentyp ber Verbindungen k nnen neue Akten und Dokumente erstellt und mit dem Aus gangsobjekt verbunden werden z B ber die Vorbelegung bzw Vererbung von Eigen schaftswerten Mit Verbindungen k nnen verbundene Akten und Dokumente einfach und schnell angezeigt werden Hinweis Welche Verbindungen angeboten werden bestimmt der doculife Solution Designer in der Systemkonfiguration Beispiel Sie ben tigen sowohl f r alle Rechnungen eines Lieferanten als auch f r jedes Pro dukt eines Lieferanten eine Akte In ei
98. ecken und andem oder nur zur Ansicht ffnen Nur Ansicht Das Dokument wird nicht ausgecheckt und zur Ansicht ge ffnet Auschecken und bearbeiten Das Dokument wird zuvor ausgecheckt und editierbar ge ffnet W hlen Sie 11 3 11 3 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 55 Nur Ansicht wenn Sie das Dokument nur lesen m chten Das Dokument wird schreibgesch tzt in der entsprechenden Anwendung ge ffnet z B in Microsoft Word Auschecken und bearbeiten wenn Sie das Dokument bearbeiten m chten Das Dokument wird in der entsprechenden Anwendung ge ffnet z B in Microsoft Word Es muss nach der Bearbeitung wieder eingecheckt werden Abbrechen wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten Aus und einchecken Wie wird ein Dokument im DMS bearbeitet Wenn Sie ein Dokument bearbeiten m chten m ssen Sie es zun chst auschecken Dadurch wird gew hrleistet dass das Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden kann Das Dokument kann nur von der Person bearbeitet werden die das Dokument ausgecheckt hat Ein ausgechecktes Dokument wird mit dem Symbol E Pfeil auf gr nem Hintergrund gekennzeichnet Abbildung Ausgechecktes Dokument ku lation zax F r andere Benutzer wird ein ausgechecktes Dokument mit dem Symbol E Pfeil auf rotem Hintergrund gekennzeichnet Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Dokument zeigen dann sehen Sie im Tooltip wel
99. efundenen Dokumente werden im Dokumentenbereich angezeigt Je nach Kon figuration werden die gefundenen Suchbegriffe aus dem Dokumenteninhalt gelb her vorgehoben 36 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop favorten W gt anleitung Name a gt Mein Arbeitsbereich 7 4 In Auf diesem Computer in Bearbeitung X 4 Aufgaben 2 Eigene Dokumente sa Meine zuletzt gescannten Dokumente M Papierkorb eh Fostkorb T Vitociima 300 5 2 Suchresultate f r anleitung 2 Q 1 Vitocima 300 5 3 i F Vitosol 200 F Montageanleitung Inneneinhet als Wandgerat Vitoclima 3 5 Fraai pb 1 12 VIESMANN Monegeaneningrir die Fachkraft inneneinheieis Wandgeritas gt Montageanleiturg 200 F und 300 F pdf 200 F E ib 1278 VIESMANN MOMOE a NE rdie FachkeftVitosol 200 F 300 F Typ gt Te Bedienungsanleitung Zubeh r und Ersatzteile Fembedie 300 5 ar ob 1 30 VIESMANNBEHIERINgSeHleIngf rden Anisgenbetreber Yitocima 200 5und 4 Tipp Sie k nnen die Suche auf ausgew hlte Akten begrenzen indem Sie die Akten zuerst markieren mehrere mit STRG die rechte Maustaste dr cken und im Suchfeld des Kontextmen s an Ort und Stelle suchen Ans cht An meinen Arbeitsbereich anheften Senden an Kopieren nur Struktur und Berechtigungen 8 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 8 Ablage organisieren 37 Ablage organisieren Woraus besteht
100. ehlermeldung anzeigen 2 Erfassen Sie eine aussagekr ftige Beschreibung bernehmen Sie Screenshot erzeu gen und klicken Sie auf Diagnose starten Beachten Sie Mit Screenshot erzeugen wird ein Abbild Ihres Bildschirms erstellt und in den Fehlerbericht eingef gt Fehler bei der Aktion Als neues Dokument hinzuf gen Screenshot erzeugen Bereit _ Diagnose starten Die Dialogmaske Fehlerbericht erscheint und zeigt den Ablageort und den Dateinamen der zip Datei an Benutzerhandbuch doculife Desktop 28 Fehler berichten 161 EJ Der Fehlerbericht wurde als Datei C Users top Desktop doculife Desktop error report 02 12 2014 17 32 z1p gespeichert M chten Sie den Dateipfad ffnen 3 Mit Ja k nnen Sie den Dateipfad ffnen mit Nein wird die Dialogmaske geschlossen Beachten Sie Die zip Datei befindet sich nun auf Ihrem Windows Desktop und kann von dort per E Mail weitergeleitet werden 162 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 29 1 Allgemein 29 1 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemeine Einstellungen anpassen Synchronisation Lisa Mater Konten L sungen verwalten E E ANEMEERNER Suchen Sprache Deutsch Deutsch v Favoriten Achtung Die nderung der Sprache wid erst nach Neustart aktiv Systemkonfiguration Onlinehilfe vom Server laden Netzwerk Microsoft Office Integration konfigurieren Lokal gespeicherte Daten Postko
101. eht s noch schneller Klicken Sie auf das Symbol Als E Mail versenden in der Toolbar und w hlen E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail 50 10 Mit Akten und Registern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Tipp Um den Link in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus Die Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail 31 Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS CH IDS ES Preisliste 2014 An Sulga Torben 5P 5 IDS 10 10 2 Als Weblink Sie k nnen auf ein Objekt einen Weblink per E Mail versenden Klickt der Empf nger der E Mail doppelt auf den Weblink dann wird im Web Browser zun chst der doculife WebClient ge ffnet Der Empf nger muss sich gegebenenfalls im doculife WebClient anmelden bevor das Objekt angezeigt wird Hinweis Bitte beachten Sie dass der Empf nger ein Zugriffsrecht auf das Objekt ben tigt damit er den Weblink zu diesem Objekt ffnen kann P Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger als Weblink Als neue E Mail Der Weblink wird in eine neue E Mail eingef gt E senden Betreff 8157 65b6 e043 031111acd674 amp action noogg Tipp Um den Weblink in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus D
102. einer eine ein Konjunktionen und oder doch 14 7 2 4 Suche abbrechen Hinweis Die Verf gbarkeit dieser Funktion ist abh ngig von den Einstellungen Ihrer L sung Ist eine Suche zu ungenau formuliert dann wird die Suche ineffektiv weil zu viele Such ergebnisse gefunden werden und die Suche dauert entsprechend lange Dies betrifft vor allem Volltext oder gemischten Suchen bei denen im Volltext der Dokumente gesucht wird 14 8 14 8 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 101 In solchen Ausnahmef llen k nnen Sie eine Suche abbrechen indem Sie auf das Lupen Symbol in der Suchzeile F klicken Solange die Suche ausgef hrt wird ist dieses mit einem roten x versehen und die Suche kann abgebrochen werden Achten Sie nach dem Abbruch darauf die n chste Suche mit passenderen Kriterien aus zuf hren Suchergebnisse bersicht Die Suchergebnisse zeigen die gefundenen Akten und oder die gefundenen Dokumente Dateien und E Mails an Die folgende Abbildung erkl rt die Elemente anhand der Suchergebnisse des Doku mentenbereichs Abbildung Elemente der Suchergebnisse 2 3 Preisliste _06_2012 pdf 1 Objektsymbol Dokumentenformat E Mail oder Register 2 Weitere Informationen zum Objekt z B Symbol El f r Ausgecheckt 3 Eigenschaften des Objekts z B Name und nderungsdatum Die anzu zeigenden Spalten und deren Reihenfolge k nnen Sie selbst best
103. einer Version Best tigen Sie mit OK Tipp Mit dieser Vorgehensweise k nnen Sie das Format eines Dokuments wechseln zum Bei spiel von XLSX nach PDF Dokument verschieben Haben Sie ein Dokument falsch abgelegt dann k nnen Sie es problemlos in eine andere Akte oder ein anderes Register verschieben Hinweis Wenn Sie ein Dokument in eine andere Akte verschieben gelten f r das Dokument die Rechte der neuen Akte Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Pe Aus schneiden oder dr cken Sie stattdessen STRG X ffnen Sie die Akte oder das Register in der das Dokument eingef gt werden soll Klicken Sie mit derrechten Maustaste und w hlen Sie Fe Einf gen oder dr cken Sie stattdessen STRG V Tipp Sie k nnen Dokumente auch ber Drag amp Drop verschieben 62 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 5 Dokument kopieren Sie k nnen ein oder mehrere Dokumente kopieren Hinweis Wenn Sie ein Dokument in eine andere Akte kopieren gelten f r das Dokument die Rechte der neuen Akte 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Kopie ren oder dr cken Sie stattdessen STRG C 2 ffnen Sie die Akte oder das Register in der das Dokument eingef gt werden soll 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie den Befehl Fe Einf gen oder dr cken Sie stattdessen STRG V Das Dialogfenster Eigenschaften ersc
104. eitung mE Am Ende des Suchtextes Der Platzhalter wird am Ende gesetzt Beispiel Anleitung E Am Beginn und Ende des Suchtextes Der Platzhalter wird am Anfang und am Ende gesetzt Beispiel Anleitung 29 5 5 Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 175 Einstellungen pro Suchbegriff anwenden Hinweis Die Verf gbarkeit bzw Vorbelegung dieser Funktion ist abh ngig von der Konfiguration des Mandanten Ist diese Option aktiviert dann gelten die o g Einstellungen pro Suchbegriff Beispiel Platzhalter am Beginn und Ende des Suchtextes Anleitung Vitoclima Platzhalter Automatische Platzhalter f r Aktensuche Am Beginn und Ende des Suchtetes Automatische Platzhalter f r Dokumentensuche ER E TET EA ni Am Ende des Suchtextes Automatische Platzhalter f r Woltesgtsuche Am Beginn und Ende des Suchtentes Einstellungen pro Suchbegriff anwenden Andere Einstellungen Intelligente Suchfelderweiterungen Wird derzeit im doculife Service nicht unterst tzt Zum Ende der Suchergebnisse springen Ist diese Option aktiviert dann wird nach dem Suchen automatisch an das Ende der Such ergebnisse gebl ttert Anzeige h ufig verwendeter Suchen Hier ber k nnen Sie die Anzahl der Suchen bestimmen die in der Auswahlliste des Such feldes sofort angezeigt werden Die restlichen Suchen werden bei Klick auf Mehr sichtbar Sie k nnen w hlen zwischen Voreinstellung Die Voreinstellung der V
105. ell im doculife Desktop ausgew hlt ist 2 Wie im Outlook Add In k nnen Sie ber mehrere Wege schnell das betreffende Doku ment anzeigen 1 Meine Favoriten und Zuletzt verwendet Dokument in den Favoriten oder im Verlauf ausw hlen 2 Eigene Bibliothek Dokument ber die Bibliothek ausw hlen 3 Toolbar Nach dem Dokument suchen a WE Eigene Lre W i Kemang a 5 Dokumentainnen Q Mien Aubertsbereich i a o adma HS Alm Au desem Compota ii Bsabeiturg E Handb cher FR Aufgaben Wakeling FE Figene Dokumente E Praielisten Se Mare niid gescannten Dokumente FE Andusrlomahie Paperon Vizag AEF ih Fosikorm Ei Piws D Windima 305 B Podu iora E Wiaan AHE x er m Wieoasol200 F Pradet Infarmatien ame 3 3l Technische Soazfkaten Wico HOF des E Daiaiyp Me umert tzen Formeee de dee te 3 Klicken Sie das gew nschte Dokument an und w hlen Sie Nur Ansicht wenn Sie das Dokument nur zur Ansicht ffnen m chten Auschecken und bearbeiten wenn Sie das Dokument zur Bearbeitung ffnen m chten 90 13 Das Office Add In nutzen Benutzerhandbuch doculife Desktop So geht s schneller Mit einem Doppelklick ffnen Sie das Dokument automatisch zum Auschecken und bear beiten 13 2 Dokument einchecken Diese Funktion checkt ein ausgechecktes Dokument als neue Version ein und schlie t es danach 1 Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Einchecken F Einchecken Das
106. en Dateien k nnen komfortabel per Drag amp Drop aus dem Windows Dateiexplorer importiert werden Es kann jedes Dateiformat importiert werden Wenn Sie mehrere Dateien auf einmal importieren dann k nnen Sie die Eigenschaften ent weder pro Datei einzeln Einzelindizierung oder f r alle Dateien gemeinsam Grup penindizierung festlegen Importieren ber Einzelindizierung Die Eigenschaften werden f r jede Datei einzeln festgelegt Die Dateinamen werden bernommen E Importieren ber Gruppenindizierung Die Eigenschaften werden f r alle Dateien nur einmal festgelegt Die Dateinamen wer den bernommen Diese Variante wird verwendet wenn Sie mehrere Dateien per Drag amp Drop aus dem Windows Dateiexplorer importieren Hinweis Es k nnen maximal 100 Dokumente bzw maximal 100 MB importiert werden 11 15 2 Dateien importieren Einzelindizierung Verwenden Sie die Einzelindizierung dann wenn Sie aus dem Windows Dateisystem meh rere Dateien importieren und f r jede Datei einzeln die Eigenschaften festlegen m chten 1 Klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Impor tieren Dateien Einzelindizierung 2 W hlen Sie die zu importierenden Dateien aus mehrere Dateien k nnen Sie mit STRG linker Maustaste ausw hlen 3 Klicken Sie auf ffnen Das Dialogfenster zur Erfassung der Eigenschaften erscheint Der Dateiname ist f r das Dokument als Titel voreingestellt Benutzerhan
107. en Benutzerhandbuch doculife Desktop r Lan Oskumenie m aries Denira veta und dereen Ds vedekehende heoa Se Sinnen des weisen die fe bisherigen Kbseksschtie nachverfolgen oe Hachweralgung este Weeen Toma ee a E Q i Tie Weterlerung von 25 11 2012N2 43 Beschreibung F r zukandige Yawana maken 2 Bestimmen Sie zun chst den Benutzer 1 an den Sie das Dokument weiterleiten m chten Klicken Sie auf die Schaltfl che um nach Benutzer oder Gruppe zu suchen Benutzer und Gruppen ausw hlen Name m ller C Benutzer und Gruppen Benutzer Gruppen Suchergebnisse Hans Muller Demobenutzer Zu Favoriten hinzuf gen Wenn Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe h ufiger verwenden dann klicken Sie auf Zu Favoriten hinzuf gen um diese n in die Auswahlliste bei Benutzer auf zunehmen Max Mustermann Mare Muster Gaste 3 Erfassen Sie den aktuellen Status 2 in dem sich das Dokument befindet 11 16 3 Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 77 4 Erfassen Sie einen Titel 3 f r die Weiterleitung Datum und Uhrzeit werden als Titel vorgeschlagen Erfassen Sie eine Beschreibung 4 um dem Benutzer seine Aufgabe zu erl utern Benutzen Sie die soeben erfasste Weiterleitung zuk nftig fters gleicher Benutzer glei che Aufgabe k nnen Sie sich diese Art der Weiterleitung als Vorlage merken Sie steht Ihnen danach im Kontextmen unter Weiterleitung
108. en ensee irder AEO An EN ERNEK TREES 142 Anlage hinzuf gen 2 222222223 2202200 502 2 SB trennt isn tie sustasabernen 142 24 2 1 Datei als Anlage hinzuf gen 222on2nn nennen anne 142 24 2 2 Textnotiz als Anlage hinzuf gen 22 220020 142 24 2 3 Audionotiz als Anlage hinzuf gen o22cuocceeenneennnnnnn 143 Anlage ffnen aa aaaaaaaaaa aaa aaa 0000000000202000 200o 020222 o roaa aonn 144 Anlage entfernen 22er een ee ee 145 Anlage im Dateisystem speichern 22 22 een anne 145 bersicht der Anlagen drucken oder speichern cc 145 Zugriffsberechtigungen anpassen 22022000eseeaeeennenennennnennnn 147 EOUN ONO een een er ee E 147 Wie werden die Zugriffsberechtigungen gesteuert ouc0ucceeennnnnnnn 147 bersicht der Zugriffsberechtigungen 2uuocneaeseeesnneennneennneennnn 149 Zugriffsberechtigung anzeigen 22 220 nenne nennen en 149 Alle Benutzer mit Zugriff auf das Objekt anzeigen 222ou2ceeeeeeennnnn 150 Gruppenmitglieder anzeigen oouo0unnun nennen nun une nnnennennenn 151 Zugriffsberechtigung erteilen 2 2202022 151 Zugriffsberechtigung verweigern 222nee nennen nenne nnnnnnnennnn 153 Zugriffsberechtigung entfernen ucconcanennnn nn ennnnnnnnnnneeneennennn 154 Verbindungen zu Akten und Dokumenten 2 2220
109. en mit Bibliotheken Ordneransicht 79 Was sind Bibliotheken Coon ol LIILLL IL ILLnn nn 79 Bibliotheken anzeigen verbergen 22n2 nennen en nn nennen 80 Akten und Register in Bibliothek aufnehmen 2 222222 81 Bibliothek hinzuf gen und kategorisieren 2 22onceeeeneneneennnnennnnnnnennn 81 Ordner erstellen und kategorisieren uoouunenn une nnn anne 82 In Bibliotheken sortieren H uueu 222 802 Hesse ser 83 Bibliothek Ordner entfernen 22 20220002 nnnn ann nnnnnnnnnnnnnn 83 Akte Register entfernen 22 o2200oeoneennenn en nnennnnnnnennnennnenneenneenn 84 Register verbergen oooon aaa aoaaa aaao LLALL LLDD nnenneeneeneeneen 84 Akten Register und Dokumente erstellen 222002 een 84 Bibliothek aktualisieren 22 o2200nn nennen nun nun nun nun nnnennnennnen 85 Bibliothek im Team nutzen 2 2 220o220onn nennen une nn nun nnnenneennnenn 86 12 12 1 Bibliothek teilen 2oono0un nun 86 12 12 2 Bibliothek exportieren importieren 2220022 88 Das Office Add In nutzen 2 oooocnoenosnennnen anne 89 Dokument aus dem DMS ffnen 222 0ounn nennen nun nun nneeennnn 89 Dokumenteinchecken unnonnen nenne nun une nnneeonneeonneennnen 90 D
110. en nur im doculife Webtlient verf gbar z B Protokolle oder Audit Sie k nnen ein Register oder ein Dokument im doculife WebClient ffnen und dort weiter bearbeiten indem Sie den Weblink zum Objekt in die Zwischenablage speichern und anschlie end in der Adressleiste des Web Browsers einf gen P Klicken Sie das Element mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Als Weblink in die Zwischenablage speichern Starten Sie den Web Browser und f gen Sie den Weblink mit STRG V ein Der docu life WebClient wird gestartet und das Element wird ge ffnet Beachten Sie Falls Sie noch nicht am doculife WebClient angemeldet sind m ssen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten Konto Benutzername und Kennwort anmelden 10 10 Per E Mail senden 10 10 1 Als Link Sie k nnen per E Mail einen Link auf eine Akte oder ein Register im DMS versenden Klickt der Empf nger auf die Anlage dann wird die Akte das Register aus dem DMS ange zeigt bzw ge ffnet abh ngig von den Einstellungen Hinweis Bitte beachten Sie dass der Empf nger ein Zugriffsrecht auf die Akte das Register ben tigt damit er den Link zu diesem Objekt ffnen kann P Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail Der Link wird als Anlage in eine neue E Mail eingef gt als ilnk stern Christina P CH ID5 Senden Betreff Link zur Produktakte Angefugt So g
111. en verwalten Eine L sung ist eine auf dem Standard basierende vorkonfigurierte Auspr gung von docu life die f r bestimmte Einsatzbereiche bzw Branchen optimiert ist und typische Arbeits abl ufe unterst tzt L sungen gibt es beispielsweise f r die Branchen Law Immobilien oder Human Resources In dieser bersicht werden die installierten und aktiven nicht aktiven L sungen angezeigt bzw verwaltet 172 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 5 Suchen 29 5 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt lgernenm Synchransation Korten Lesungen verwalten ut Favanten Sstemkorfigureben Hetzwserk Lokal gespeirhwrte Datir Postkorb DO Suchen verwalen Lan Moer Suchen warae Epone Imre EHETE Bi Abatemch JO Suchleid S choedner Werer der automatischen Wervclist ndigung Ale Dokumente Disen und EHse Ale E tag role e le hreburs Ai Dokumente Carsten und Ska Ale E Mair de Adler Erweitert 7 Abatzcerecn auturen Paihater Hbomitahe halari Aerach Am Bean und Ende des Suche Auomaneche itchele t r Doumerenreich i Are Hia dia Area Atsretechs Parheler iir Volkertnuche Han 1 Ersdinger gro Dichas anwenden Andere Hinslolkungen _ hisigars Scchlsierwedeungen Zum Ende der Suchergebnisse sungen AE hao yansi en oyerrsleiung 29 5 2 Suchen verwalten Allgemeine Funktionen Exportieren Exportiert eine ausgew hlte Suche in das Window
112. end wieder neu gef llt 1 Klicken Sie auf das Symbol Favoriten r Favoriten und w hlen Sie Favoriten ver walten Das Dialogfenster Einstellungen erscheint 2 Klicken Sie unter Favoriten auf den Befehl Verlauf l schen Favoriten und Zuletzt verwendet anpassen Allgemein x Synchronisation iss Maier Konten L Dokumente und Akten sungen verwalten Suchen Favoriten Systemkonfiquration Preiskalkulation xax Netzwerk Lokal gespeicherte Daten Postkorb Erweitert Verlauf laschen Benutzer und Aktionen 42 10 Mit Akten und Registern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 10 1 Akte erstellen Eine Akte stellt die oberste Ebene der Ablagestruktur dar Hinweis Die verf gbaren Aktentypen sind von Ihrer Benutzerberechtigung und der verwendeten L sung abh ngig 1 Klicken Sie auf das Symbol Neue Akte 4 oder klicken Sie in einem freien Bereich des Aktenbereichs mit der rechten Maustaste w hlen Sie Neu W hlen Sie den ben tigten Aktentyp z B Akte oder Personalakte Das Dialogfenster Neu erscheint 2 Erfassen Sie den Namen der Akte Dieses Feld ist zwingend erforderlich Der Name muss eindeutig sein Die restlichen Eigenschaften sind optional Allgemein Art Akte Zugriff Standard m Pe m men un g himma ernn aiou a rn ua HAIE ZOT ASCE KOT ae GND DHL TEN EN Aktenzeichen Stichw rter Wiedervorlage Einstellungen
113. enen Akten werden im Aktenbereich angezeigt vr Favoriten Mr Mein Arbeitsbereich 7 m Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Papierkorb Pastkarb u Vitodima 300 5 Suchresultate f r Viess 1 Viessmann Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 35 7 6 5 Nach einem Dokument suchen Sie haben im DMS ein Dokument abgelegt und m chten dieses anzeigen Sie finden das Dokument ber die Volltextsuche Alle Dokumente Dateien und E Mails Das Dokument kann ber seinen Namen oder den Inhalt Volltext gesucht werden Generell gilt Um ein Dokument ber die Suche finden zu k nnen ben tigen Sie f r das Doku ment ein Zugriffsrecht Bei der Suche nach Dokumenten werden nur diejenigen Dokumente angezeigt die mit den Suchkriterien bereinstimmen und f r die Sie ein Zugriffsrecht haben 1 W hlen Sie im Suchfeld die Volltextsuche Alle Dokumente Dateien und E Mails aus r Favoriten Wr Name a Mein Arbeitsbereich Elg Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Mehr 4 Aufgaben Eigene Dokumente 1 Ya Volltextsuche in allen Dokumenten Dateren und E Mails lging uetz oescannten Dok 2 Erfassen Sie einen oder mehrere Begriffe aus dem Titel oder Inhalt eines Dokuments Beachten Sie Gro und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden 3 Klicken Sie auf das Symbol Suchen oder dr cken Sie die Taste ENTER Die g
114. ennenn 67 11 13 Per E Mail senden ooooo nun nn nn un nun nun nnnnnneenneenneenen 68 11 131 Alam se en a ee ee 68 11132 ARENE te ae een erte beete 69 11 133 AlS WeDINK mau ernennen ee see 69 11 14 Verkn pfungen zu Dokumenten 2u20neanennnnnnnnnnannnneneonennenennn 70 11 14 1 Was ist eine Verkn pfung u22uen een unn nn 70 11 14 2 Verkn pfung erstellen 22 2220 en en ennennnnnnennen 70 11 14 3 Verkn pfung l schen 2 222220ueceeenennnnnn nennen 71 11 15 Dokumente Dateien importieren u2c22oncennnnnnnnnnnnnennonennenn 12 11 15 1 Wie k nnen Dateien importiertwerden 2 u22cuen nenn 72 11 15 2 Dateien importieren Einzelindizierung 2 22020220enennnnan 72 11 16 12 12 1 12 2 12 3 12 4 12 5 12 6 12 7 12 8 12 9 12 10 12 11 12 12 13 13 1 13 2 13 3 13 4 13 5 13 6 13 7 13 8 13 9 14 14 1 14 2 14 3 14 4 14 5 14 6 14 7 14 8 15 15 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop Inhaltsverzeichnis V 11 15 3 Datei importieren Gruppenindizierung uc2uccnennnnnnn 74 Dokumente weiterleiten agiler Workflow 2220222 15 11 16 1 Was isteine Weiterleitung 2 u22uen een 15 11 16 2 Dokument weiterleiten 222oo20nn nee nn 15 11 16 3 Weiterleitung nachverfolgen 2 22uo20unenne nennen I Arbeit
115. enten 1 Scanning Digitalisierung der Dokumente 2 Erfassung Indizierung und Kategorisierung der digitalisierten Daten 3 Dokumentenmanagementsystem DMS Speichern einordnen sowie schneller und zielgerichteter Abruf der Dokumente 4 Langzeitarchivierung optional Dokumente revisionstauglich speichern Die Hard und Softwarekomponenten von doculife werden in einem Rechenzentrum zentral betrieben und dem Anwender als Cloud Service zur Verf gung gestellt Microsoft Outlook und Microsoft Office Integration Der doculife Desktop integriert sich nahtlos in MS Outlook und bietet ein Addin f r die MS Office Anwendungen So stehen DMS Funktionalit ten ohne Medienbruch in den bereits genutzten Arbeitsumgebungen zur Verf gung Sie greifen zeitgleich auf Ihre E Mail Kom munikation Ihre aktuell ge ffneten Dokumente und die in doculife gespeicherten Inhalte zu Mit der Microsoft Integration k nnen Sie aus MS Outlook und MS Office heraus E dem System E Mails und Dokumente per Drag amp Drop hinzuf gen E im System abgelegte Dokumente suchen und ffnen m die Bearbeitung von Dokumenten anstofsen und neue Versionen von Dokumenten erstellen m Anh nge von E Mails in einem Arbeitsschritt wahlweise zusammen mit der E Mail oder getrennt von ihr ablegen dabei bleibt auch bei getrennter Ablage von E Mail und Anhang der sachliche Zusammenhang der E Mail und Anh nge erhalten m Dokumente aus dem System unmittelbar per E Mail a
116. er Fall ist so wird angeboten eine Volltexterkennung durchzuf hren ansonsten erscheint sofort der Dialog zur Erfassung der Eigenschaften 11 11 11 11 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 65 Folgende Dokumente enthalten keine Textinformationen Sollen diese hinzugefugt werden Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern Die Dokumente werden nach erfolgreicher Verarbeitung zum ausgew hlten rdner hinzugef gt Sie konnen in der Zwischenzeit normal weiterarbeiten Gro e gt Angebot Firma Mustermann Nov 2014 pdf 96 7 KB OCR Profil Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF Anden 2 Sie haben folgende M glichkeiten Klicken Sie auf Ja um die Volltexterkennung zu starten Sie erhalten eine Mel dung dass die Volltexterkennung im Hintergrund durchgef hrt wird und das Doku ment nach Abschluss im DMS bereitsteht Klicken Sie auf Nein um die Volltexterkennung zu berspringen Der Dialog zur Erfassung der Eigenschaften erscheint Klicken Sie auf Abbrechen um den Import abzubrechen Eigenschaften Was sind Eigenschaften Jedes Dokument besitzt Eigenschaften ber die das Dokument im DMS eindeutig iden tifiziert wird ber die Eigenschaften kann ein Dokument im DMS gefunden werden Die allgemeinen Eigenschaften werden beim Erstellen des Dokuments erfasst und k nnen nachtr glich ge ndert werden Eigenschaften die vom System gesetzt werden wie z B der Autor das Erstel
117. er Zugriff explizit gew hrt wurde 1 Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Zugriffsberechtigungen 2 Klicken Sie auf Alle Benutzer mit Zugriff auf das Objekt anzeigen L Alle Benutzer mit Zugriff auf dieses Objekt anzeigen Suchen Name Login Administrator Administrator amp Hans Muster hm er Lisa Maier Im Mitgliedschaft ber Benutzerdefiniert Direktes Zuanffsrecht Benutzerdefir Benutzerdefiniert Direkt ber Privilegiete Benutzer Benutzerdefiniert Direkt uber Privilegierte Benutzer PER TH Mi t Mi gekennzeichnete Mitglieder haben unterschiedliche Zugriffsrechte Fahren Sie mit der Maus ber den Namen um weitere Details anzuzeigen F Auch Rechte technischer Benutzer anzeigen Benutzerhandbuch doculife Desktop 25 Zugriffsberechtigungen anpassen 151 25 6 Gruppenmitglieder anzeigen In den Zugriffsberechtigungen k nnen Sie sehen welche Beutzer zu einer Benutzergruppe geh ren und Zugriffsrecht auf das ausgew hlte Objekt haben 1 Klicken Sie das Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Zugriffsberechtigungen 2 Klicken Sie den Gruppennamen mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Mit glieder anzeigen In der bersicht sehen Sie Name und Login der Benutzer sowie die Herkunft der Mit gliedschaft H Guppe Privilegierte Benutzer Mitgliedschaft uber Direkt ber Frivilegiete Benutzer E Hans Muster Direkt uber Privi
118. ere dein Ihrem solchem either what deine ihren solchen for when deinem Ihren solcher from where deinen Ihrer solches had whether deiner ihrer sondern has which deines ihres sonst have while dem Ihres soviel having who demselben im soweit he whose den in ber hers why denn ist um here will der ja und him with derselben je uns his would des jedesmal unser how yet desselben jedoch unsre however you dessen jene unsrem i your dich jenem unsren if yours die jenen unsrer into dies jener unsres iS diese jenes vom it dieselbe kaum von its dieselben kein vor just diesem keine w hrend Il diesen keinem war me dieser keinen w re might dieses keiner w ren Mr dir keines warum Mrs doch man was Ms dort mehr wegen my du mein weil no Benutzerhandbuch doculife Desktop 32 Zusatzinformationen 199 32 2 Dokumentenformate Volltextindizierung Der Volltext wird f r folgende Dokumentenformate indiziert txt xml html doc docx xls xlsx ppt pptx pdf msg eml csv rtf vsd vsdx mpp odt ods odp 200 33 Tastenk rzel Benutzerhandbuch doculife Desktop 33 Tastenk rzel ffnen Schlie en doculife Desktop ffnen STRG F3 doculife Desktop schlie en STRG F3 doculife Desktop in separatem STRG Umschalt F3 Fenster ffnen E Mail ablegen Anlage separat STRG linke Maustaste E Mail ablegen E Mail indizieren ALT linke Maustaste Senden an Senden an Favoriten STRG D Senden an Ordneransicht ST
119. ernt und der belegte Speicherplatz im DMS freigegeben werden m ssen Sie die Dokumente im Papierkorb l schen 1 ffnen Sie den Papierkorb mit einem Doppelklick 2 F hren Sie einen der folgenden Schritte aus Klicken Sie das zu l schende Dokument an und dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Best tigen Sie die L schmeldung Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie L schen Best tigen Sie die L schmeldung Tipp Um alle Dokumente im Papierkorb zu l schen dr cken Sie STRG A alles markieren und anschlie end die Taste ENTFERNEN Papierkorb leeren Sie k nnen den Papierkorb leeren und seinen kompletten Inhalt l schen Die Dokumente im Papierkorb werden dauerhaft entfernt und k nnen nicht mehr wiederhergestellt werden Klicken Sie den Papierkorb unter Mein Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste an w hlen Sie Papierkorb leeren und best tigen Sie den Hinweis ob die Dokumente gel scht werden sollen mit Ja 134 22 22 1 22 2 22 3 22 Ansichten f r Akten Benutzerhandbuch doculife Desktop Ansichten f r Akten Was sind Ansichten Eine Ansicht wirkt sich auf die Darstellung der Inhalte im Dokumentenbereich sowie auf die anzuzeigenden Spalten und deren Reihenfolge aus Hinweis Die verf gbaren Ansichten sind abh ngig von der verwendeten L sung Sie k nnen die Ansicht pro Akte ausw hlen Die gew hlte Ansicht wird mit der Akte gespei chert F r jede A
120. g Register ausw hlen a Vitoclima 300 5 Handb cher To Bedienungsanleitu Marketing E magazin_aktuell Preislisten w Montageanleitung Produktinformationen 38 8 Ablage organisieren Benutzerhandbuch doculife Desktop Register verlassen nach oben navigieren Ein Register verlassen Sie mit dem Symbol Eine andere Akte ausw hlen Wenn Sie auf den Pfeil rechts beim Akten Symbol klicken k nnen Sie zu einer anderen Akte im Aktenbereich wechseln Abbildung Akte ausw hlen Vitoclima 300 5 Marketing Auf diesem Computer in Bearbeitung Aufgaben Eigene Dokumente Papierkorb Postkorb Viessmann tocl ma 300 5 Vitosol 200 F 9 1 9 1 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 9 Schnell auf Akten und Dokumente zugreifen 39 Schnell auf Akten und Dokumente zugreifen Favoriten nutzen Was ist ein Favorit H ufig ben tigte Akten Register oder Dokumente k nnen Sie als Favorit speichern und ber das Symbol Favoriten gezielt ffnen Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen Favorit zeigen dann zeigt Ihnen der Tooltip wo der Favorit abgelegt ist Abbildung Liste der Favoriten vr Favoriten Verlauf Schriftverkehr allgemein Y tocl ma 300 5 Preiskalkulation xlsx Vitosol Requirements June 2014 pdf CA Favoriten verwalten Favorit hinzuf gen Ein Favorit kann f r Akten Register und Dokumente erstellt werden P Klicken Sie das gew nschte Objekt mit der rechten Maustaste an
121. gen m chten Es wird gepr ft ob der Benutzername g ltig ist Beachten Sie Mailserver und Dom ne sind voreingestellt und k nnen nicht ge ndert wer den Beachten Sie Der Benutzername muss eindeutig sein und darf keine Leerzeichen Umlaute oder Sonderzeichen enthalten Die vollst ndige E Mail Adresse lautet Benutzername doculife Maildom ne z B Lisa Maier re001013 Musterfirma com 186 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Die E Mail Adresse wird auf dem Server automatisch freigeschaltet Dies kann einige Minu ten dauern Den Status der Freischaltung k nnen Sie in der bersicht der Postk rbe sehen Sobald der Status Freigeschaltet angezeigt wird ist die E Mail Adresse aktiv Beachten Sie Sie erhalten zus tzlich eine E Mail in Ihren Postkorb sobald die E Mail Adresse freigeschaltet wurde Einstellungen Entfernen E Mail Adresse lisa maiera Wichtig Alle Absender von denen Sie E Mails empfangen m chten m ssen im Register Sicherheit zur Liste der erlaubten Absenderadressen hinzugef gt werden Diese werden intern in eine sogenannte Whitelist aufgenommen und auf dem Server freigeschaltet Beachten Sie dass nur vollst ndige Adressen m glich sind und die Angabe einer ganzen Dom ne nicht erlaubt ist z B Musterfirma com Weiterleitung Das Aktivieren der Weiterleitung ist in den folgenden F llen sinnvoll E Alle Nutzer einer Firma sollen untereinander ber die doculif
122. gt damit er den Link zu diesem Objekt ffnen kann P Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail Der Link wird als Anlage an eine neue E Mail angef gt als ilnk 19 4 19 5 Benutzerhandbuch doculife Desktop 19 Links Verkn pfungen nutzen 125 stern Christina SPS CH ID E senden Betreff Neue Brosch re Angefugt So geht s schneller Klicken Sie auf das Symbol Als E Mail versenden L gt in der Toolbar und w hlen Sie E Mail Empf nger als Link Als neue E Mail Tipp Um den Link in eine bereits erstellte E Mail einzuf gen w hlen Sie die betreffende E Mail in der Auswahlliste aus Die Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail 31 Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS CH IDS Er Preisliste 2014 An Sulga Torben SPS IDS Als Verkn pfung speichern Diese Funktion speichert eine Verkn pfung zu einem Objekt Akte Register Dokument E Mail in der Windows Ordnerstruktur als ilnk Datei au erhalb des DMS Ein Doppelklick auf die iInk Datei ffnet das Objekt im doculife Desktop 1 Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Als Verkn pfung speichern 2 W hlen Sie das Ziel f r die Verkn pfung aus und klicken Sie auf OK Link Verkn pfung ffnen Hinweis Bitte beachten
123. heint 4 ndern oder erg nzen Sie die Eigenschaften des Dokuments Klicken Sie auf OK Tipp Sie k nnen Dokumente auch ber Drag amp Drop kopieren indem Sie beim Ziehen mit der Maus die Taste STRG gedr ckt halten Tipp Alternativ k nnen Sie das Dokument auch als Verkn pfung einf gen 11 6 Dokument l schen Sie k nnen ein oder mehrere Dokumente im DMS l schen Das gel schte Dokument wird zun chst in den Papierkorb verschoben und wird dort solange aufbewahrt bis Sie es aus dem Papierkorb endg ltig entfernen Versehentlich gel schte Dokumente k nnen also pro blemlos wiederhergestellt werden Hinweis Die Verf gbarkeit des Papierkorbs ist abh ngig von der Konfiguration Ist dieser nicht ver f gbar dann werden die Objekte endg ltig gel scht 1 Klicken Sie das zu l schende Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie X L schen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Wenn das ausgew hlte Dokument eine Verkn pfung ist dann wird im Dialogfenster L schen eine weitere Option angezeigt Wenn die Verkn pfung und das Ori ginaldokument gel scht werden sollen dann aktivieren Sie diese Option Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 63 u r Mochten Sie die ausgew hlten Dokumente in den Papierkorb u verschieben Vitosol Resource Planring pdf A nderungsdatum 24 06 2014 12 21 12 A Gobe 82 05 KB las ausgew hlte Dokument ist eine Verkn pfung Wenn Sie das Originaldok
124. hlten Benutzers bzw der Gruppe verschoben 132 21 21 1 21 2 21 Ihr pers nlicher Papierkorb Benutzerhandbuch doculife Desktop Ihr pers nlicher Papierkorb Wie funktioniert der Papierkorb Hinweis Ob der Papierkorb verf gbar ist ist abh ngig von der Konfiguration des Mandanten Ist kein Papierkorb konfiguriert dann werden Dokumente sofort gel scht und k nnen auch nicht wie derhergestellt werden Wenn Sie ein Dokument im DMS l schen wird dieses in den Papierkorb verschoben und dort tempor r gespeichert bis es im Papierkorb endg ltig gel scht wird analog zum Win dows Papierkorb Versehentlich gel schte Objekte k nnen im Papierkorb angezeigt und problemlos am urspr nglichen Ablageort wiederhergestellt werden Hinweis Der Papierkorb wird nicht automatisch gel scht Kontrollieren Sie deshalb von Zeit zu Zeit Ihren Papierkorb und bereinigen Sie diesen Wenn Sie eine komplette Akte und oder ein Register l schen dann werden lediglich die ent haltenen Dokumente in den Papierkorb verschoben Aktenstrukturen werden endg ltig gel scht genauso wie Verkn pfungen zu Dokumenten Im Papierkorb sehen Sie sowohl den urspr nglichen Ablageort Ursprung als auch Datum und Uhrzeit wann das Objekt gel scht wurde Abbildung Inhalt des Papierkorbs N Papierkorb Vitosol 200 F IDF Release 2 19y Vitosol ZDL F Price List IDF 2 19 Review Vitosol 2007 Frice Lst 27112014 16 37 30 Begriffe im Index dac Te
125. ich enth lt entweder die Suchergebnisse der gefundenen Akten oder die Akte in der Sie gerade arbeiten Die Anzahl der Akten wird in Klammern angezeigt Suchresultate f r montageantertung 2 Vitociima 300 5 1 Vitasol 200 F Eine Akte wird per Doppelklick ge ffnet Der Inhalt der Akte wird im Dokumentenbereich angezeigt 4 Dokumentenbereich Der Dokumentenbereich enth lt entweder die Suchergebnisse aller gefundenen Dokumente Dateien oder E Mails oder den Inhalt der aktuellen Akte des aktuellen Registers beim Navi gieren in der Akte Je nach Konfiguration werden bei einer Volltextsuche die gefundenen Begriffe in der Text zusammenfassung gelb markiert Die Navigationsleiste zeigt Ihnen den aktuellen Ort an de Vitoclima 300 5 Handb cher Br Bedienungsanleitung Zubeh r und Ersatzteile Femb 300 5 p magazin_aktuell 4 2012 pdf p Montageanleitung Inneneinheit als Wandgerat Vitoclim 300 5 28 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 5 6 5 Statusleiste Die Statusleiste beinhaltet die folgenden Funktionen 2 a Lisa Maier 367 Suchergebnisse Dauer 3 37 sec 1 Symbol f r Verbindungsstatus 2 Angemeldet 3 Abgemeldet bzw Verbindung nicht aktiv g Abgeschlossen Das Konto ist abgeschlossen Nur bei SECPIus SEC mezzanine Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol zeigen werden weitere Details zum Verbindungsstatus angezeigt verbind
126. ie Anzeige der Zusatzinformationen 29 11 2 Auswahlliste Auswahllisten in alphabetischer Reihenfolge sortieren Aktivieren Sie diese Option wenn die Inhalte in einer Auswahlliste alphabetisch aufsteigend sortiert werden sollen 29 11 3 29 11 4 Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 189 Erinnerungen Erinnerung beim Einchecken abschalten Aktivieren Sie diese Option wenn Sie das Einchecken mit Erinnerung ausschalten m chten Erinnerungen f r das Einchecken eines Dokuments nach der Bearbeitung in Microsoft Office werden nicht mehr angezeigt siehe Kapitel Aus und Einchecken Erinnerung beim Einchecken als Quickinfo Aktivieren Sie diese Option wenn anstelle eines Dialogfensters die Erinnerung als QuickInfo angezeigt werden soll Quicklnfo f r Hintergrundoperationen anzeigen Aktivieren Sie diese Option wenn f r Funktionen die im Hintergrund ausgef hrt werden zus tzliche Hinweise als QuickInfo im Informationsbereich angezeigt werden sollen Hin tergrundoperationen sind z B Dokument Akte l schen Aktenstruktur kopieren E Mails oder Dokumente importieren oder senden an zip Datei T ne f r Hintergrundoperationen verwenden Aktivieren Sie diese Option wenn f r beendete Hintergrundoperationen ein Tonsignal aus gegeben werden soll Import Option Originaldokument E Mail l schen aktivieren Legt fest wie diese Option beim Importieren von Dokumenten oder E Mails aus dem Datei syste
127. ie Auswahl zeigt alle neu erstellten E Mails und alle bei denen Sie auf Antworten geklickt haben Als neue E Mail J Montageanleitung Vitoclima 300 5 An Stern Christina SPS CH IDS J Preisliste 2014 An Sulga Torben SPS IDS 10 11 10 11 1 10 11 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 51 Aktenstruktur kopieren Was passiert beim Kopieren einer Aktenstruktur Mit dieser Funktion k nnen Sie eine bestehende Aktenstruktur schnell und einfach dupli zieren Das spart Zeit und Energie vor allem dann wenn die Aktenstruktur sehr komplex ist Die komplette Struktur der Akte wird kopiert und eine neue Akte mit denselben Registern und Eigenschaften erstellt Beim Kopieren werden folgende Elemente bernommen u Alle Eigenschaften und Zugriffsberechtigungen der Akte mE Alle Eigenschaften und Zugriffsberechtigungen der Register Aktenstruktur kopieren Sie k nnen eine neue Akte erstellen und die Struktur sowie die Zugriffsberechtigungen einer bestehenden Akte vollst ndig bernehmen 1 Klicken Sie die Akte deren Struktur Sie bernehmen m chten mit der rechten Maustaste an 2 W hlen Sie den Befehl Kopieren nur Struktur und Berechtigungen aus Die Eigenschaften der Akte werden angezeigt Der Name wird automatisch erg nzt um den Zusatz copy mit Datum und Uhrzeit Allgemein Zugriffsberechtigungen Anlagen Art Akte Zugriff Benutzerdefiniert a p r e Fin
128. ie gescannten Dokumente in einem Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz PC ablegt Wenn Sie lediglich einen Arbeitsplatzscanner verwenden dann deaktivieren Sie diese Option MFD Team Einstellungen anwenden Wenn mehrere Personen gemeinsam ein Multifunktionsger t nutzen und die gescannten Dokumente in einem zentralen Ver zeichnis z B auf einem Server ablegt werden Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator M chten Sie Eigene Dokumente als Standardeingangsordner f r das Scannen setzen Alle gescannten Dokumente werden in diesen Ordner eingef gt wenn die Verarbeitung nach dem Scannen abgeschlossen wurde 4 Diesen Ordner auch als Standardeingang f r die Anbindung von Multifunktionsger ten nutzen MFD Team Einstellungen anwenden Folgendes Scanprofil als Standard festlegen Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF W Bitte beachten Sie das die MFD Einstellungen nun f r dieses Konto angewendet werden Wenn Sie das Konto wechseln werden die Dokumente die Sie mt MFD Geraten scannen weiterhin an dieses Konto geliefert Wenn Sie die gescannten Dokumente an ein anderes Konto liefem wollen m ssen Sie diesen Schritt dort wiederholen 5 W hlen Sie das Scanprofil aus welches beim Scannen automatisch voreingestellt sein soll 6 Best tigen Sie mit OK 20 4 Dokumente scannen Gescannte Dokumente werden als PDF in das DMS bernommen Der Name wird auto matisch gebildet aus dem Datum Jahr Mo
129. iehen Drag amp Drop 11 12 2 Als Verkn pfung speichern Diese Funktion speichert eine Verkn pfung des Dokuments als ilnk in der Windows Ord nerstruktur au erhalb des DMS Ein Doppelklick auf die iInk Datei zeigt das Dokument im doculife Desktop an 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Als Verkn pfung speichern 2 W hlen Sie das Verzeichnis zum Speichern aus 3 Klicken Sie auf Speichern Es erscheint die Meldung ob der Ordner im Dateisystem ge ffnet werden soll 68 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop gt Handb cher wurde auf dem lokalen Computer gespeichert M chten Sie den Ordner jetzt ffnen Ch Users top Documents kunden Handb cher Diese Nachricht nicht mehr anzeigen 4 Wenn Sie die Meldung mit Ja best tigen wird der Ordner im Windows Dateiexplorer ge ffnet Mit Nein verbleiben Sie im doculife Desktop 11 13 Per E Mail senden 11 13 1 Als Anlage Sie k nnen eine Kopie eines Dokuments als Anlage zu einer E Mail versenden Hinweis Ist das Dokument ausgecheckt wird automatisch die letzte eingecheckte Version ver sendet P Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an E Mail Empf nger Als neue E Mail Das Microsoft Outlook Nachrichtenformular wird ge ffnet und das Dokument als Anlage hinzugef gt So geht s schneller Klicken Sie auf das Symbol Als E Mail
130. ife Desktop Suite werden folgende Komponenten ben tigt m Microsoft Net Framework 3 5 SP1 mE Visual C Runtime Library nur bei Installation der Scanoption Standard Falls diese Komponenten auf dem Installations PC fehlen werden diese bei der Installation automatisch mit installiert Benutzerhandbuch doculife Desktop 5 Was ist neu 15 Was ist neu Entdecken Sie die Neuerungen des doculife Desktops Version 5 6 In diesem Kapitel haben wir f r Sie die wichtigsten Neuerungen zusammengestellt Erweiterungen zur Barrierefreiheit Der doculife Desktop ist barrierefrei und kann auch von Nutzern mit Sehbehinderung oder motorischen Einschr nkungen genutzt werden Voraussetzung ist die Aktivierung der Erwei terung zur Barrierefreiheit siehe Kapitel Barrierefreiheit Allgemein Ei Allgemeine Einstellungen anpassen Synchronisation j tdpdtec25 Lisa Mater Konten Sprache und integrierte Funktionen L sungen verwalten Suchen Sprache Deutsch De tsch 7 Favoriten ating Die Anderung der Sprache wird erst nach Neu F Sy sternkonf igur ation A Onlin ehi ife vom Server laden Netzwerk Microsoft Office Integration konfigurieren Lokal gespeicherte Daten Postkorb Erweitert Standardansicht im Dokumentenbereich Drag amp Drop Volltexterkennung Option Diese Funktion ist eine Erweiterung zur herk mmlichen Scanfunktion und erm glicht f r verschiedene Dateiformate bei der bernahme ins DMS eine Volltexterkennung durch z
131. immen siehe Kapitel Weitere Spalten anzeigen Bei einer Volltextsuche zeigt das Suchergebnis zus tzlich die Fundstellen des Suchbegriffs in der Textzusammenfassung an und markiert diese gelb 1 Beachten Sie Die gelbe Her vorhebung kann abh ngig von der Konfiguration der verwendeten L sung deaktiviert sein Au erdem wird pro Dokument die relative Qualit t angezeigt 2 Die Qualit t informiert ber die Genauigkeit bereinstimmung des Suchergebnisses mit der Suchanfrage Abbildung Suchergebnisse Volltextsuche mit markierten Fundstellen Qualit t Name Kennung Status Gr e E kreeman _ run af tT Hm m r r 77 Montageanletung Z00 F und 30 Fpd Z00 F Sigegeben G oclima 200 553581 725 12 2006 Nac Montegeentsorge n Sscherheitshin weise Bitte befolgen lt gt gt Wort Hinwes alter Zusstenftonm ben iE E ae IE ETE ES mL arai e A nn ri TEA EPH ra LE PEE a j mi 1 Pu ar r L TE m 7 Mortagsanleitung Inneneinhet ale Wandgerat Wtoclima 3 30 5 Freigegeben 671 KB iockma 300 55581 726 12 2005 Nach Mohldgeenisomgen Sicherneishinweise Bitte befolgen lt gt gt Wort Hinweis ent halten Zusatzinform i J innn DC ann e ann C r roro Kurzprospekt vitosal 200 F J00 F pdf 200 F Freigegeben 763 KB part werden Einfach im Handing Die Manisgeder osol Flachkalektoreniet denkbereinfach_ lt lt gt F Aufdachmaontage Dschintegretionui nu gt 102 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Benu
132. in dessen Aufgaben angezeigt 5 F rdie Wiederholung k nnen Sie w hlen Keine Die Wiedervorlage wird einmalig gesetzt Alle W hlen Sie das Intervall Tage Wochen Monate oder Jahre Als G ltigkeit f r das Intervall k nnen Sie w hlen zwischen Nur an Werktagen Mo Fr Au er Sonntag Mo Sa oder Tagesaktuell Mo So Der erste Termin f r die Wiedervorlage wird angezeigt F r jeden zus tzlichen Termin klicken Sie auf Anwenden Benutzerhandbuch doculife Desktop 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage 121 Wiederholung Keine Alle 1 w Jahre vig Nur an Werktagen Mo Fr w N chste automatische Wiedervorlage am 01 12 2015 lt Anwenden fS 6 Soll die Wiedervorlage als Termin in den Outlook Kalender eingetragen werden dann aktivieren Sie die Option Termin in Outlook erstellen Beachten Sie Diese Option wird nur angezeigt wenn unter Einstellungen Syn chronisation die Option Erinnerungen und Fristen automatisch mit Outlook syn chronisieren aktiviert ist 7 Best tigen Sie die Einstellungen mit OK 18 3 Wiedervorlage ndern Sie k nnen alle Einstellungen einer Wiedervorlage nachtr glich ndern 1 Klicken Sie das Dokument die Akte mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften 2 ndern Sie in den Eigenschaften das Datum der Wiedervorlage oder klicken Sie auf Einstellungen um alle Einstellungen zu sehen 122 18 4 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage Benutze
133. ion im DMS ablegen mE Lokale nderungen verwerfen 27 2 Versionskonflikt anzeigen W hlen Sie Auf diesem Computer in Bearbeitung unter Mein Arbeitsbereich Dokumente mit Versionskonflikt werden mit den Symbolen Diskette Auf diesem Com puter in Bearbeitung und oder gelbes Dreieck mit Versionskonflikt versehen Ci t Auf diesem Computer in Bearbeitung 3 Schriftverkehr allgemein 1 peia Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx 27 3 Versionskonflikt beheben Stellt das System einen Versionskonflikt fest dann wird sp testens beim ffnen des Doku ments eine Konfliktbereinigung angeboten Sie k nnen diese jedoch auch manuell anstof en 1 Klicken Sie entweder mit derrechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Versionskonflikt beheben oder doppelklicken Sie auf dem Dokument Die Dialogmaske Neuere Versionen vorhanden erscheint Benutzerhandbuch doculife Desktop 27 Konflikte bei der Dokumentenbearbeitung 159 Im DMS existiert eine neuere Version des Dokuments mit der Versionsnummer 2 0 Selektieren Sie eine der folgenden M glichkeiten um den Wersionskonflikt zu beheben gt Als Datei speichern Speichert das Dokument als Datei Die nderungen werden nicht eingecheckt Als neues Dokument hinzuf gen Speichert die nderungen als neues Dokument im DMS Dokument berschreiben Version auf dem Server wird mit Ihren nderungen berschrieben gt Lokale nderungen verwerfen Alle nde
134. isters wird im Dokumentenbereich angezeigt 10 4 Akte Register l schen Sie k nnen ausgew hlte Akten und Register l schen Akten und Register werden gel scht darin abgelegte Dokumente Dateien oder E Mails werden in den Papierkorb verschoben und 10 5 10 6 Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 45 dort solange aufbewahrt bis Sie diese im Papierkorb endg ltig l schen Verkn pfungen wer den unwiderruflich endg ltig gel scht Hinweis Die Verf gbarkeit des Papierkorbs ist abh ngig von der Konfiguration Ist dieser nicht ver f gbar dann werden die Objekte endg ltig gel scht 1 W hlen Sie das zu l schende Objekt aus Mehrere Objekte markieren Sie mit gedr ckter STRG Taste 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie im Kontextmen X L schen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN 3 Best tigen Sie Meldung mit Ja p i Mochten Sie die ausgewahlten Akten wirklich unwiderruflich loschen Schriftverkehr allgemein Anderungsdatum 15 10 2013 17 48 32 Eigenschaften anzeigen ndern Sie k nnen die Eigenschaften einer Akte oder eines Registers anzeigen und ndern 1 Klicken Sie die Akte oder das Register mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Das Dialogfenster Eigenschaften erscheint 2 ndern Sie die Eigenschaften und speichern Sie die nderungen mit OK So geht s noch schneller Akte Register anklicken und ALT ENTER dr
135. it der rechten Maustaste und w hlen Sie Vergleichen mit Workshare Compare Workshare Compare wird gestartet 198 32 Zusatzinformationen Benutzerhandbuch doculife Desktop 32 Zusatzinformationen 32 1 Liste der Stoppw rter Folgende Stoppw rter werden f r die Volltextindizierung nicht ber cksichtigt ab ebenso meine weit non aber ehe meinem welche nor allein ein meinen welchem not als eine meiner welchen of also einem meines welcher on am einen mich welches one an einer mir wem only auch eines mit wen onto auf entlang nach wenn or aus er nachdem wer our au er es n mlich weshalb ours bald etwa neben wessen S bei etwas nein wie shall beim euch nicht wir she bin euer nichts wo should bis eure noch womit since bi chen eurem nun zu some bist euren nur zum still da eurer ob zur such dabei eures oberobgleich zwar t dadurch f r oder zwischen than daf r f rs ohne a that dagegen ganz paar all the dahinter gar sehr almost their damit gegen sei although them danach genau sein and then daneben gewesen seine any there dann her seinem are therefore daran herein seinen as these darauf herum seiner at they daraus hin seines be this darin hinter seit because those dar ber hintern seitdem been though darum ich selbst both through darunter ihm sich but thus das ihn Sie by to dasselbe Ihnen sie can too da ihnen sind could until davon ihr so d ve davor ihre sogar did very dazu Ihre solch do we dazwischen ihrem solche does w
136. iv dann werden Sie beim Schlie en eines Dokuments daran erinnert das Dokument einzuchecken Beim Einchecken entsteht automatisch eine neue Version f r dieses Dokument Das DMS verf gt ber eine Versionskontrolle mit der Sie alle Versionen eines Dokuments im ber blick behalten Das Aus und Einchecken wird in den nachfolgenden Kapiteln erkl rt Auschecken Auschecken beim ffnen Hinweis Diese Funktion ist nur f r bestimmte Dokumententypen verf gbar z B Microsoft Word Excel oder PowerPoint P Doppelklicken Sie auf das Dokument im Dokumentenbereich Das Dialogfenster Eingechecktes Dokument ffnen erscheint ah Das Dokument Technische Spezfikation Vitosol 200 F docx ist noch nicht ausgecheckt i M chten Sie es auschecken und andem oder nur zur Ansicht ffnen Nur Ansicht Das Dokument wird nicht ausgecheckt und zur ns cht ge ffnet Auschecken und bearbeiten Das Dokument wird zuvor ausgecheckt und editierbar ge ffnet W hlen Sie Nur Ansicht wenn Sie das Dokument nur lesen m chten Das Dokument wird schreibgesch tzt in der entsprechenden Anwendung ge ffnet z B in Microsoft Word Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 57 Auschecken und bearbeiten wenn Sie das Dokument bearbeiten m chten Das Dokument wird in der entsprechenden Anwendung ge ffnet z B in Microsoft Word Es muss nach der Bearbeitung wieder eingecheckt werden Abbrechen we
137. k nnen Sie alternativ den Befehl Ausgew hlte Suche ffnen verwenden Die Suchmaske erscheint j m J ndern Klicken Sie auf das Symbol Andern Nehmen Sie die gew nschten nderungen vor 4 Klicken Sie auf das Symbol nderungen speichern z um die bestehende Suche zu berschreiben oder klicken Sie auf das Symbol Speichern unter zd um eine neue Suchvorlage zu erstellen 15 1 4 Pers nliche Suchvorlage l schen Sie haben eine pers nliche Suchvorlage erstellt und m chten diese l schen 1 ffnen Sie im Suchfeld die Auswahlliste der Suchen und klicken Sie die zu ndernde Suchvorlage mit derrechten Maustaste an Falls Sie diese Suche zuvor ausgef hrt haben dann k nnen Sie alternativ den Befehl Ausgew hlte Suche ffnen verwenden Die Suchmaske erscheint 2 Klicken Sie auf ndern und anschlie end auf das Symbol Diese Suchmaske l schen X und best tigen Sie dass die Suchvorlage gel scht werden soll Beachten Sie Die vorkonfigurierten Suchen k nnen nicht gel scht werden 15 1 5 Einstellungen in der Suchmaske Die Einstellungen in der Suchmaske werden exemplarisch anhand einer pers nlichen Such vorlage im nderungsmodus beschrieben 123 4 5 6 w Usa Maier 7 Beschreibung Sucht ale Anefungen die von Lisa Maier ersfelf wurden Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet 1 Speichern Benutzerhandbuch doculife Desktop 15 Die Suche optimieren 107 2 Speichern unter 3 S
138. kte und jede Unterebene einer Akte k nnen unterschiedliche Ansichten aus gew hlt werden Da die Ansichten abh ngig von der verwendeten L sung sind wird die Funktionsweise anhand der folgenden Standardansichten erkl rt E Ansicht Voreinstellung E Ansicht Kompaktansicht E Ansicht E Mail Ansicht E Ansicht Aufgabenansicht E Ansicht Journalansicht m Ansicht Standardansicht Voreingestellt ist die Ansicht die in der L sung auf h ufigsten verwendet wird Pro Ansicht k nnen Sie die anzuzeigenden Spalten individuell anpassen Die Ansichten werden in den nachfolgenden Kapiteln erkl rt Ansicht ausw hlen 1 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Klicken Sie eine Akte im Aktenbereich mit der rechten Maustaste an Klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich Klicken Sie auf das Symbol Ansicht oder Filter anzeigen 2 Klicken Sie auf den Befehl Ansicht und w hlen Sie die gew nschte Ansicht aus Als Voreinstellung ist bereits die Ansicht gew hlt die f r die jeweilige Darstellung kon figuriert ist Die Ansicht gilt jeweils f r die aktuelle Ebene Ansicht anpassen Sie k nnen eine Ansicht anpassen und weitere Details zur Ansicht hinzuf gen entfernen oder deren Reihenfolge ndern 1 W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Klicken Sie eine Akte im Aktenbereich mit der rechten Maustaste an 22 4 22 4 1 22 4 2 Benutzerhandbuch doculife Des
139. ktop 22 Ansichten f r Akten 135 Klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich Klicken Sie auf das Symbol Ansicht oder Filter anzeigen 2 W hlen Sie Ansicht Anpassen 3 Aktivieren deaktivieren Sie die betreffenden Eigenschaften und ndern Sie bei Bedarf die Reihenfolge ber die Schaltfl chen Nach oben Nach unten W hlen Sie die Spalten aus die in dieser Ansicht angezeigt werden sollen Details En E g Kennung Nach unten Status nderungsdatum L Stichw rter C Wiedervorlage Verbengen C Archiviert m Archiviert durch C Ge ndert durch _ Alle ausw hlen Auswahl aufheben Breite der Spalte in Pixeln 229 Co Dessen Welche Ansicht f r was Kompaktansicht Die Kompaktansicht zeigt die Eigenschaften von Dokumenten platzsparend an indem z B Version und nderungsdatum unterhalb des Dokumentennamens aufgef hrt werden statt nebeneinander a Vitoclima 300 5 Handb cher Kennung Status Version 1 0 Anderungsdstum 10 97 2013 16 01 durch Lisa Maier TE Mortageanleitung Inneneinhet als Wandgerat Vitoclima 300 5 Version 1 0 Anderungsdatun 10 07 2013 16 01 durch Lisa Meier E Mail Ansicht Diese Ansicht ist dann optimal wenn in einer Akte berwiegend E Mails abgelegt sind da sie die wesentlichen Eigenschaften von E Mails anzeigt z B Empfangen Absender und Betreff 136 22 Ansichten f r Akten Benutzerhandbuch doculife
140. le Entfernen Entfernen k nnen Sie die gespeicherten Optionen zur cksetzen sodass in diesem Beispiel bei der nachsten Anmeldung wieder die Kontoauswahl angezeigt wird Einstellungen f r Benachrichtigungen Beschreibung Immer das zuletzt verwendete Korto beim Start ausw hlen Ale entfemen Entfemen 29 1 7 Anwendungsdaten Alle Anwendungsdaten zur cksetzen Im Fehlerfall k nnen ber diese Funktion alle individuellen Anpassungen zur ckgesetzt wer den die Sie im doculife Desktop vorgenommen hat Darunter fallen beispielsweise s mtliche Einstellungen aber auch die Favoriten oder der Verlauf Akten und Dokumente bleiben erhal ten 166 29 2 29 2 1 29 2 2 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Nach Ausf hrung der Funktion m ssen Sie sich mit Ihren Daten neu am doculife Desktop anmelden Synchronisation bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemein O Synchmnisations und integratonseinstellungen Synchronisation Lisa Moie Konten Synchmnisationseinstelungen L sungen verwalten Suchen Angeheftete Akten und Ordner im Arbeitsbereich mi anderen Anwendungen teilen Favonten Allee 60 Minuten min 1r Systernk nfiguration w Benschichtigungsaktstaten im inaktiven Zustand der Anwendung erlaubt Hetzwerk Lokal gespeicherte Daten Outkok Integration Postkorb Etinnerungen und Fisen automatisch mi Outlook anchranisieren Erweiter
141. legierte Benutzer g Lisa Maier 25 7 Zugriffsberechtigung erteilen Als Ersteller eines Objekts bzw als Benutzer mit Vollzugriff k nnen Sie einem anderen Benutzer oder einer Benutzergruppe Zugriffsberechtigung auf ein Objekt erteilen 1 Klicken Sie das Objekt mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Zugriffsberechtigungen In der bersicht sehen Sie wer bereits Zugriff auf dieses Objekt hat Algamman Zugffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachraerfelung 2 Tug hbo eritigungen herban Anden on Benutzern Bercchigungen f r den Fuge aiin J igerra nye Telak gyeimer Brubsdnst Gebt Rgtilrests nkd ghlreakelrsterz Lerennff Iserbi Beruiverdefitmert Dweb Eahilresieltrd Hi reale lrei Mo hiami uta ze La Miam ZuissendGeecbt Adria ueser beshi Emgesa ti emna iken eeb Privleyperbe Senulser ZuassendGeebt o Serdardgeuoe Brusst nst Geertt Rigtik rsstslhed Flahslreatelrstane Heruiger oder Gruppe hingen Erwererte Scherneitsenstellungen Als Eigentum berreimer 2 Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppe hinzuf gen 152 25 Zugriffsberechtigungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 3 Suchen Sie nach Benutzer und oder Gruppe und bernehmen Sie Benutzer Gruppe per Doppelklick oder OK Der Benutzer hat nun automatisch die Berechtigung Lese Schreibzugriff Um die Berechtigung zu ndern klicken Sie die Zugriffsberechtigung an und w hlen in der Auswahllist
142. ls Anhang oder Link versenden 7 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop Erste Schritte mit dem doculife Desktop bersicht 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 19 Der doculife Desktop ist nahtlos in Ihre Microsoft Office Welt integriert Dreh und Angelpunkt ist das Add In f r Outlook welches Ihnen alle Funktionen des doculife Desktops bereitstellt Dar ber hinaus stellt die Office Integration des doculife Desktops alle DMS Funktionalit ten f r Word Excel und PowerPoint bereit doculife Desktop als Add In f r Microsoft Outlook Der doculife Desktop ist nahtlos in Ihr Microsoft Outlook integriert und wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt Das Men band Start wird um die Funktionen des doculife Desktops erweitert Abbildung doculife Desktop als Outlook Add In Er Mh mi mitg vier Frl ATT EPERE SAT RNT h Ann FE nE pa i FFT EA a has Fo nmenrier Er o YbNi Der 2 derrhieser ei regn mean le i i Ba Alan armen ir ES na Tyin Hzc Mast a Lischit ur Fir Fed 5 sl timire u a A i EJ Sin aiai i aas F irehins imi wmi E h h na CH SArzTaenar EB rau T O Mrina aran 5 aab ne a O uait O Tonis ii P FMa Kalender Personen Aufgaben E isarakr LETAT A METR DRO EE ATARA TTH AHT ITERUN WTAE A RUAT TEHER doculife Desktop als separates Dialogfenster H EO ai niriall rege hr d isr are Er iii nanii aci Wri bibaka tacair E Qa Ahkam emas n Boolean li P Kin
143. lungsdatum oder das nderungsdatum k nnen nachtr glich nicht ge ndert werden Die Eigenschaften sind abh ngig vom Dokumententyp Zus tzlich zu den allgemeinen Eigenschaften werden hier ber verwaltet Zugriffsberechtigungen m ersionen m Anlagen Nachverfolgung 66 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Abbildung Eigenschaften und weitere Einstellungen Eigenschaften von pr kunst und heizung pdf a ihn Art Dokument Imker ur u imm nm ee mr nn i Fe j m i g m i n DOKGUTETNE Ted 4 E Faden Te Di PA Amder y a TE Lami i 11 11 2 Eigenschaften anzeigen 11 11 3 11 12 11 12 1 P Klicken Sie das gew nschte Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften Um die Eigenschaften der zugeh rigen Akte zu sehen w hlen Sie in der Auswahl unter Erweitert den Befehl Akteneigenschaften aus Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachverfolgung Art Dokument SKTENE Ren FASONO OTTEIN x nena WATAN prkunst und Tep zung pdf Fes ig Fratari Dokument ffnen Werterleiten Die Eigenschaften der Akte werden in einem separaten Dialogfenster angezeigt So geht s schneller Mit der Tastenkombination ALT ENTER k nnen Sie ebenfalls die Eigenschaften eines Dokuments anzeigen Tipp Sie k nnen das Dokument ber die Eigenschaften ffnen indem Sie das Doku mentensymbol neben dem Dokumentennamen anklicken
144. m Server geladen Stan dardeinstellung Dies gew hrleistet dass immer die aktuelle Version der Onlinehilfe ange zeigt wird Ist die Option deaktiviert wird die lokale Onlinehilfe verwendet Microsoft Office Integration konfigurieren Integration des doculife Desktops in Microsoft Office aktivieren deaktivieren Erweiterungen zur Barrierefreiheit E Keine Standardeinstellungen F r Benutzer mit Sehbehinderung Aktiviert die Unterst tzung zur barrierefreien Ver wendung durch Nutzer mit Sehbehinderung Standardansicht im Dokumentenbereich F r Suchergebnisse bei Dokumentensuche Legt die Standardansicht f r die Suchergebnisse bei einer Dokumentensuche fest M gliche Einstellungen m Voreinstellung Die Voreinstellung der Vorlage wird verwendet Dies ist die Standardeinstellung E Kompaktansicht m E Mail Ansicht Journalansicht Standardansicht Beim Navigieren in Akte Legt die Standardansicht f r das Navigieren in einer Akte fest M gliche Einstellungen Voreinstellung Die Voreinstellung der Vorlage wird verwendet Dies ist die Standardeinstellung E Kompaktansicht m E Mail Ansicht m Journalansicht m Standardansicht 164 29 1 4 29 1 5 29 1 6 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Hinweis Abh ngig von der verwendeten L sung sind weitere Ansichten m glich Standardsuche Anzahl der Suchergebnisse begrenzen auf Begrenzt die Anzahl der angezeigten Sucherge
145. m die Anzeigeliste als XLS Datei zu speichern Liste drucken um die Anzeigeliste auszudrucken 23 9 Eigenschaften anzeigen Mit dieser Funktion zeigen Sie die Eigenschaften einer Version an Die Eigenschaften einer Voorg ngerversion k nnen nachtr glich nicht ge ndert werden 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Das Dialogfenster Eigenschaften mit der bersicht der Versionen erscheint 2 Klicken Sie die Version mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Eigenschaften 142 24 24 1 24 2 24 2 1 24 2 2 24 Anlagen Dokumente erg nzen Benutzerhandbuch doculife Desktop Anlagen Dokumente erg nzen Was sind Anlagen Wenn Sie ein Dokument im DMS um weitere Informationen oder um eigenst ndige Doku mente erg nzen m chten dann k nnen Sie eine Anlage hinzuf gen Die Anlagen sind sozu sagen am Dokument angeheftet und alle Nutzer mit Zugriff auf das Dokument k nnen auch die Anlagen einsehen Sie k nnen beliebige Dokumente aus dem Dateisystem Text oder Audionotizen als Anlage hinzuf gen Anlagen werden ber die Dokumentensuche gefunden Dokumente mit Anlagen sind am Pin Symbol erkennbar k Anlage hinzuf gen Datei als Anlage hinzuf gen Sie k nnen beliebige Dokumente aus dem Dateisystem als Anlage hinzuf gen 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Neue Anlage und Datei anh ngen Der Windows Dateiexplorer ffnet
146. m vorbelegt ist Nein Option deaktiviert Dokumente E Mails bleiben nach dem Import im Dateisystem erhalten m Ja Option aktiviert Dokumente E Mails werden nach dem Import im Dateisystem gel scht Besonderheit E Mail E Mails die aus dem DMS heraus gesendet werden werden anschlie end automatisch aus dem Ordner Gesendete Objekte in Outlook gel scht E Einstellung aus Vorlage nutzen Verwendet die Einstellung der Vorlage Die Kon figuration des doculife Desktops bestimmt die Einstellung der Vorlage die Stan dardeinstellung in der Vorlage lautet f r Dokumente und f r E Mails Nein Neue Akte automatisch hinzuf gen zu Beim Erstellen einer Akte kann diese automatisch an den Arbeitsbereich und oder die Biblio thek hinzugef gt werden Hier ber legen Sie fest welche Option beim Erstellen einer Akte angeboten wird u ausgeschaltet Diese Funktion ist abgeschaltet und wird nicht angeboten Arbeitsplatz amp Bibliothek Die Akte kann zum Arbeitsplatz und zur Bibliothek hin zugef gt werden zum Arbeitsplatz Die Akte kann zum Arbeitsplatz hinzugef gt werden zu meiner Bibliothek Die Akte kann zu meiner Bibliothek hinzugef gt werden E Voreinstellung benutzen Verwendet die Einstellung der Vorlage 190 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 11 35 29 11 6 29 11 7 29 11 38 29 11 9 Texterkennung f r hinzugef gte Scan oder Faxdokumente aktivieren Ist diese Option aktiviert d
147. menten arbeiten 59 g 1 Verionskommentar f r Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx Abmessungen erg nzt 5 Best tigen Sie mit OK Alternativ Einchecken ber das Office Add in Sie k nnen ein Dokument nach der Bearbeitung direkt in der Office Anwendung einchecken P Klicken Sie im Men band doculife Desktop auf das Symbol Einchecken und erfassen Sie ggfs einen Versionskommentar Einchecken Das Dokument wird geschlossen 11 3 4 2 Einchecken mit Erinnerung Die Einchecken Erinnerung erinnert Sie beim Schlie en eines Dokuments daran die nde rungen einzuchecken Hinweis Die Erinnerung wird jedoch nur dann angezeigt wenn bei Einstellungen Erweitert Erin nerungen die Option Erinnerung beim Einchecken abschalten ausgeschaltet ist 1 Schlie en Sie das ge nderte Dokument in der Anwendung z B Microsoft Word Das Dialogfenster Einchecken Erinnerung erscheint 60 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Das Dokument wurde bearbeitet Dokument Technische Spezifikation Witosol Z00 F docx wurde bearbeitet M chten Sie es einchecken Einchecken Dokument einchecken Eine neue Version wird erstellt Auschecken stornieren Auschecken stornieren Alle lokalen nderungen an dem Dokument gehen verloren gt Sp ter einchecken Zu ginem sp teren Zeitpunkt einchecken Ihre lokalen nderungen bleiben erhalten werden aber nicht auf den Server bertragen P a Versi
148. n Sie die Datei oder den Ordner in den Dokumentenbereich Soll der Ordner als Akte angelegt werden dann ziehen Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 33 Sie diesen in den Aktenbereich std Undslongen Hfe KFurwien oO Br Hadeaumgen D z Kara Earning Erria Miio Arber T Da As dean Corpi r Balau 1 ADJ A ana Dinie oreni a Piee addid ye maa Dokar P Lor Genfi obumsnis Due T di erbnyrngen 201 Er Bechmung Add T ec hans ARTE DRITTER de Eerinung dtld DETO d eethrung Aid DETH dm i eiim PATO doc g Farhnuns AATE de di ai ii ii i Ziehen Sie die Datei oder den Ordner direkt auf die Akte im Aktenbereich oder einen Ordner in Mein Arbeitsbereich Dali E HE fr Fwanten i Rechnungen Hams kein Arbeitsbereich 71 Ja AF desen Conputer n Besbetung 7 4 geben jene Vokunareg Meine aut geasannten Diim Fapkerkorb Paot Vidma 300 8 EAN Freigeberi hrs chd Le Bist Pa Bei ls r Ti j T 11 LHII Gm E o DiserPl o Dokumentos em Ga Hame aushe Ji FRechmumgen I d Bochrungen 313 D Aschnung_2014 000722 doce Bochnung 014 0007 don D Rechnung 2014 000790 dom Z Eochnung J01 A 0007 cdi D 3echnung 2014 0007 doc i Sechnung AHA aE 2 Erg nzen Sie die Eigenschaften der Dateiname wird automatisch vorgeschl
149. n den folgenden Kapiteln erkl rt Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 181 Allgemein Mii Netzwerkeinstellungen anpassen Synchronisation Lisa Maier Konten L sungen verwalten Eisai i ai BEER Suchen Direkte Verbindung oder Proxyserver ohne Authentifizierung verwenden Favoriten C Proxyeinstelungen des Systems Intemet Explorer verwenden Systemkonfiguration Lokal gespeicherte Daten Name Postkorb Erweitert Anmelden am Proxyserver mit diesen Benutzerdaten Kennwort 29 8 2 Einstellungen Proxy Server Einstellungen f r die Authentifizierung wenn die Internetverbindung ber einen Proxyserver hergestellt wird Standardm ig ist Direkte Verbindung oder ohne Authentifizierung verwenden vor eingestellt Sollte in Ihrem Unternehmen eine abweichende Authentifizierung erforderlich sein wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator 29 9 Lokal gespeicherte Daten 29 9 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemein i gt Einstellungen f r lokalen Speicher anpassen Synchronisation Lisa Maier Konten L sungen verwalten EE NINE RECHNER Suchen Speicherort Content S erver Favoriten Lokalen Speicher bereinigen Nach f sigsleciem Zainiervall ber inigen y Systemkonfiguration Netzwerk Lokal espeicherte Dat okal gespeicherte Daten Manuelles Bereinigen Postkorb Bereinigungsintervall Ag Stunden Daten jetzt bereinigen C ge nderte Daten
150. n zus tzliche Informationen und sind wie folgt gekennzeichnet Hinweis Dies ist ein Hinweis Beachten Sie Mit Beachten Sie sind Informationen gekennzeichnet die f r den Ablauf wichtig sind Tipp So geht s schneller N tzliche Abk rzungen weitere M glichkeiten oder besondere Einstellungen sind wie folgt gekennzeichnet Tipp Das ist ein Tipp Beispiele Beispiele zu einzelnen Funktionen sind wie folgt gekennzeichnet Beispiel Dies ist ein Beispiel Handlungsanleitungen Mehrere Handlungsanleitungen Schritt f r Schritt Anleitungen sind fortlaufend nummeriert Handlungsanleitungen die nur aus einer Handlung bestehen sind mit dem Symbol F gekenn zeichnet 3 1 3 2 3 3 Benutzerhandbuch doculife Desktop 3 Allgemeine Sicherheitshinweise 13 Allgemeine Sicherheitshinweise Dieses Kapitel enth lt allgemeine Sicherheitshinweise f r die Nutzung von doculife Lesen Sie diese sorgf ltig durch Virenschutz doculife beinhaltet keine zus tzliche Virenschutzl sung Dokumente und E Mails die in doculife eingeliefert werden werden daher in doculife nicht auf Schadsoftware gepr ft Stellen Sie sicher dass alle Dokumente und E Mails auf dem Computer auf Schadcode gepr ft werden bevor diese in doculife abgelegt werden Achtung Gefahr von Datenverlust Nutzen Sie eine Virenschutzl sung die Ihre Daten E Mail und Internetkommunikation berwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen sch tzt
151. nat Tag der Kennung des Scankanals und der fortlaufenden Scannummer pro Tag Beispiel Dokumentenname 20130810 0031 000007 wobei 20130810 10 Oktober 2013 0031 Scankanal Nummer 31 000007 Scannummer des Dokuments fortlaufende Nummer der verarbeiteten Seiten eines Tages 1 Pr fen Sie vor dem Scannen ob das richtige Scanprofil eingestellt ist indem Sie die Auswahlliste des Scanner Symbols ffnen Wechseln Sie das Scanprofil bei Bedarf 130 20 Dokumente einscannen Benutzerhandbuch doculife Desktop fi z aa pe 5 l Ar Favoriten Wr gt Fi Be g Ale Dokumente Da Scannen von Dokumenten Einzelseiten als PDF Scannen f r elektr Personalakten Einzelseiten als PDFf 2 Um den Scanvorgang zu starten haben Sie folgende M glichkeiten Um in den Standard Scaneingang zu scannen klicken Sie in der Toolbar auf das Scanner Symbol Um in einen anderen Scaneingang zu scannen klicken Sie die Akte das Register mit derrechten Maustaste an und w hlen In diesen Ordner scannen Die Scananwendung erscheint Farbe doppelseitig SREGEB A Eskska E 3 Scannen siarter a manueller impi A Balch Expiarer 13097500000 Anzegem 24 11 2014 16 06 45 5 W hlen Sie Scannen starten um mit dem Scanvorgang zu beginnen Die gescannten Dokumente werden auf der rechten Bildschirmh lfte angezeigt 6 Wurden alle Dokumente gescannt dann beenden Sie den Scanvorgang mit Batch abschlie
152. neenneenneenn 189 22 4 1 Kompaktansicht oo oo nun nun 139 22 4 2 E Mail Ansicht au uusuc000 0 rennen 135 22 4 3 Aufgabenansicht 0 00000000000000 0000000000000000 Eier 136 22 4 4 Journalansicht 32 2er sea 136 22 4 5 Standardansicht ll 136 23 23 1 23 2 23 3 23 4 23 5 23 6 23 7 23 8 23 9 24 24 1 24 2 24 3 24 4 24 5 24 6 25 29 1 25 2 25 3 25 4 25 9 25 6 25 7 25 8 25 9 26 26 1 26 2 26 3 27 27 1 27 2 27 3 28 28 1 28 2 29 29 1 29 2 Benutzerhandbuch doculife Desktop Inhaltsverzeichnis yil Alle Versionen eines Dokuments im Blick 138 Was Sind Versionen ara se ee tes Bee ee 138 Version anzeigen un nnnann ann ann nun nnn nenne nne nme nennen neenneenn 138 Version wiederherstellen 2 220oun anne oaao onnon 139 Version im Dateisystem speichern 22 22 nennen nennen 139 Version versenden 22 o220oeeeeeennennennnnnnnennnennnenneonneenneenneennennn 140 Version dr cken 2 2 uu 2 uu 40 2 0022020040200 200er useseiet 140 Version l schen nun nnnnnLLLLnLLLLnnnnnnnnnnnannnnnneeenn 140 bersicht der Versionen drucken oder speichern nn 140 Eigenschaften anzeigen 2 u 2 5 2 422 u0 0020 0 0 reed 141 Anlagen Dokumente erg nzen 22220ceeeeneeneennsnnennennennn 142 Was sind Anlagen 222000 Bee e
153. neiden u Viessmann 3 Kopieren Akte Einf gen C Arbeitsmappe 2 Sie haben folgende M glichkeiten W hlen Sie die gew nschte Akte aus Es werden alle Akten angeboten die an Ihren Arbeitsbereich angeheftet sind Beachten Sie Angeheftete Akten stehen in der Auswahlliste oben und sind am Pfeilsymbol erkennbar Umeine neue Akte zu erstellen w hlen Sie den gew nschten Aktentyp aus und erfassen die Eigenschaften der Akte Drag amp Drop Volltexterkennung Voraussetzung f r diese Funktion ist die Aktivierung der Scan Integration siehe Kapitel Dokumente einscannen Diese Funktion ist eine Erweiterung zur herk mmlichen Scanfunktion und erm glicht es Nutzern beispielsweise PDFs zu importieren und eine Volltexterkennung durchzuf hren die normalerweise nur beim herk mmlichen Scanning durchgef hrt wird Hinweis Die Verf gbarkeit dieser Funktion ist abh ngig von der Konfiguration Ihres Mandanten Wen den Sie sich f r Fragen an Ihren Administrator Wenn Sie ein Dokument per Drag amp Drop in das DMS importieren so wird bei den Datei formaten PDF JPG und TIF gepr ft ob das Dokument einen Volltext beinhaltet und wenn kein Volltext vorhanden ist wird eine Volltexterkennung angeboten 1 Markieren Sie das Dokument halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie es per Drag amp Drop in den Dokumentenbereich Beinhaltet ein Dokument keinen Volltext was h ufig bei gescannten PDF Dateien d
154. nen Die Schaltfl che Entfernen bzw die Taste ENTFERNEN l scht einen einzelnen Eintrag die Schaltfl che Alle entf l scht alle Eintr ge Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 177 Wahlen Sie die zu l schenden bjekte aus i Hans Muster Liste der gespeicherten Aktionen bearbeiten Mit dieser Funktion k nnen Sie in der Liste von gespeicherten Aktionen Eintr ge entfernen Die Schaltfl che Entfernen bzw die Taste ENTFERNEN l scht einen einzelnen Eintrag die Schaltfl che Alle entf l scht alle Eintr ge W hlen Sie die zu l schenden Objekte aus 178 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 7 Systemkonfiguration 29 7 1 bersicht Hinweis Funktionen zur Konfiguration und Administration des doculife Desktops sind nicht Bestand teil dieser Dokumentation Schlagen Sie hierzu in der Dokumentation zu Administration von doculife nach Abbildung Systemkonfiguration als Privilegierter Benutzer Allgemein a Systemkonfiguration Synchronisation Lisa Maier Konten Voragen und Benutzerverwaltung L sungen verwalten Gik Aktuelles Profil Lisa Maier Fayeriteh Publizierte Vorlagen vom 27 08 2014 14 44 31 Systernkonfiguration Letzte vollst ndige Aktualisierung 19 11 2014 13 06 14 Netzwerk Mit Server synchronisieren Lokal gespeicherte Daten Allgemeine Aktualisierungseinstellungen Postkorb Erweitert Aktualisierungsar Sense wi Pr ft automatisch ob neue V
155. ner klassischen hierarchischen Ablagestruktur k nnte dies wie folgt abgebildet werden Beispiel Hierarchische Ablagestruktur mit Akte und Registern Lieferant Viessmann 471 Verbindungen stellen eine Alternative zur hierarchischen Ablagestruktur dar Ausgehend von der Hauptakte des Lieferanten erstellen Sie ber eine Verbindung f r jedes Produkt eine Akte des Typs Produkt und f r jeden Rechnungsjahrgang eine Akte des Typs Rechnung Alle Akten befinden sich auf derselben Ablageebene im DMS und sind ber die Lieferanten ID miteinander verbunden die automatisch vererbt wird 156 26 Verbindungen zu Akten und Dokumenten Benutzerhandbuch doculife Desktop Beispiel Rechnungs und Produktakten per Verbindung anlegen oe Y 4 Literant VoH p len Y rssmann Sie k nnen mit einem Klick alle Akten sehen die mit der Hauptakte verbunden sind ohne wissen zu m ssen wie diese Akten hei en oder wo sie abgelegt sind So k nnen Sie m he los alle Rechnungs oder Produktakten dieses Lieferanten anzeigen Beispiel Alle Rechnungs und Produktakten anzeigen ee ar I S Lkeforark whoa E viec himma Ylassmann Li 26 2 Aktenverbindung anlegen Ausgehend von einer Akte kann eine neue Akte oder ein neues Dokument per Verbindung erzeugt werden Hinweis Welche Verbindungen angelegt werden k nnen bestimmt der doculife Solution Designer in der Systemkonfiguration 1 Klicken Sie die Akte zu der Sie eine
156. nliche Suchvorlage 94 14 3 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Benutzerhandbuch doculife Desktop Hinweis Weitere Symbole werden abh ngig von der verwendeten L sung angezeigt Volltextsuche Hauptfunktion der Volltextsuche ist es ein Dokument anhand eines bestimmten Wortes in dessen Volltext zu finden doculife ber cksichtigt f r die Suche dar ber hinaus auch die fol genden Eigenschaften des Dokuments Dokumententitel Stichw rter Kennung und die Referenz ID Wenn ein Dokument im DMS abgelegt wird dann werden sein Volltext und die oben genann ten Eigenschaften indiziert Bei der Indizierung werden Stoppw rter au er acht gelassen Dies sind W rter die f r den Dokumenteninhalt keine Bedeutung haben z B Artikel wie der die das und deshalb bei einer Suche nicht ber cksichtigt werden Damit wird ver hindert dass aufgrund dieser W rter zu viele Dokumente gefunden werden siehe Kapitel Zusatzinformationen Kapitel Liste der Stoppw rter und Dokumentenformate Voll textindizierung Das Suchergebnis einer Volltextsuche liefert zu jedem gefundenen Dokument eine Bewer tung der Relevanz sowie je nach Konfiguration einen kurzen Einblick in den jeweiligen Inhalt Prinzipiell k nnen Platzhalter f r die Suche genutzt werden Die Anwendbarkeit von Platz haltern ist abh ngig von der Konfiguration Ihres Mandanten sowie Ihren pers nlichen Sucheinstellungen Per Standardeinstellung sind Platzhalter in der
157. nn Sie den Vorgang abbrechen m chten 11 3 3 2 Manuell Auschecken Bevor ein Dokument im DMS bearbeitet werden kann muss es ausgecheckt werden P Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie II Ausche cken 11 3 3 3 Auschecken stornieren Das Auschecken kann jederzeit storniert werden Bereits durchgef hrte nderungen am Dokument werden nicht gespeichert Das Dokument beh lt seine letzte Versionsnummer bei P Klicken Sie das ausgecheckte Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Auschecken stornieren Beachten Sie Wenn das Dokument bereits ge ndert wurde erhalten Sie eine Meldung dass die nderungen verloren gehen wenn Sie die Meldung best tigen Alternativ Auschecken stornieren ber das Office Add In F r ein ge ffnetes Dokument k nnen Sie das Auschecken direkt in der Anwendung z B Microsoft Word ber das Men band doculife Desktop stornieren Klicken Sie auf das Symbol Auschecken stornieren N Auschecken stornieren Beachten Sie Wenn das Dokument bereits ge ndert wurde erhalten Sie eine Meldung dass die nderungen verloren gehen wenn Sie die Meldung best tigen Das Auschecken wird storniert und das Dokument geschlossen 11 3 3 4 Ausgecheckte Dokumente anzeigen Hinweis Die beschriebene Vorgehensweise ist abh ngig von der verwendeten L sung und der Kon figuration der Suchordner f r ausgecheckte Dokumente Ausgecheckte Dokumente sehen Sie im Arbeit
158. nnenkolektosend 20 40 amp lt gt gt systeme von 53 20131002 0031 DON pdf Liss Maier Technische Spezfikstio Miiosal200 F doc 1 011 09 2 23 AI R 03 DIDHI pdi Liss Maier Technische Spezfkstior Be z00 F doci O 11 092 15 Vitosol Requirements June 2014 pd ZU0 F WE Requirements lune 204 Anl Requirement s lune20 1 pgdf200 F 1 Klicken Sie im entsprechenden Bereich auf das Symbol Ansicht oder Filter anpassen I Y 2 W hlen Sie Filter anzeigen oder Filter immer anzeigen wenn der Filter dauerhaft ein geblendet werden soll 16 3 Filter anwenden ber einen Filter k nnen Sie ein Suchergebnis oder Objekte des Arbeitsbereichs nach bestimmten Kriterien filtern Stellen Sie sicher dass der Filter sichtbar ist 1 Klicken Sie auf den Pfeil in der Spalten berschrift 2 F hren Sie eine der folgenden Aktionen aus Benutzerhandbuch doculife Desktop 16 Mit Filtern arbeiten 113 W hlen Sie in der Liste der Indexwerte einen Wert f r die Filterung aus Beachten Sie Werte werden dann zum Filtern angeboten wenn die Indexwerte die ser Spalte auf einer Auswahlliste basieren z B Indexwert Status Beispiel Filtern nach Dokumenten im Status Freigegeben m Filter zur cksetzen Leer 42 Nicht leer 10 Freigegeben 6 In Bearbeitung 2 In Pr fung 2 Erfassen Sie den Wert f r die Filterung und dr cken Sie ENTER Beachten Sie Im Wert sind keine Platzhalter oder erlaubt F
159. ntenscanner mit automatischer Doku mentenzuf hrung und Flachbettscanner Die verwendeten Ger te m ssen lediglich ber eine universelle Scannerschnittstelle ISIS oder Twain verf gen Hinweis Eine bersicht empfohlener Scanner finden Sie in der Dokumentation doculife Kompatible Scanner Hinweis Installieren Sie Scanner und Treiber nach den Vorgaben des Scannerherstellers Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator Hinweis Weitere Informationen zu Anschluss und Inbetriebnahme sowie die ausf hrliche Funk tionsbeschreibung der doculife ScanStation finden Sie im Benutzerhandbuch ScansSta tion Scanfunktion aktivieren Damit Sie scannen k nnen muss die Scanfunktion aktiviert sein Hinweis Je nach Konfiguration wird die Scanfunktion bereits bei der Aktivierung des Benut zerkontos automatisch aktiviert oder muss manuell aktiviert werden was im folgenden beschrieben wird 1 Klicken Sie in der Statusleiste des Outlook Add Ins auf Ihren Benutzernamen und w hlen Sie Konten verwalten f Lisa Maier Konten verwalten Lisa Maier 2 W hlen Sie Ihr Benutzerkonto aus und klicken Sie auf ndern Ist die Scanfunktion bereits aktiviert dann ist die Option Scan Aktivierung geladen eingeschaltet Es sind dann weiteren Aktionen erforderlich und Sie k nnen das Dia logfenster schlie en Ansonsten geht es weiter mit Schritt 3 128 20 Dokumente einscannen Benutzerhandbuch doculife Desktop
160. nterst tzt Volltextsuchen Zusammenfassung zeigen Alle Suchergebnisse anleitung Erstellt durch 0 Lisa Maier Beschreibung Suche nach alen Dokumenten Dateien und E Mails Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet 5 Klicken Sie auf Suchen um die Suche zu testen Die Suche wird ausgef hrt das Dialogfenster bleibt ge ffnet Sie k nnen Ihre Suche ggfs nochmals anpassen 6 Klicken Sie auf das Symbol Speichern unter zl wenn Sie die Suche speichern m ch ten 7 Erfassen Sie einen Namen und optional eine Beschreibung Die Beschreibung wird im Auswahlfenster sp ter als QuickInfo angezeigt wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Suche zeigen Name Anleitungen von Lisa Maier Beschreibung Sucht alle Anleitungen die von Lisa Maier erstellt wurden 8 Best tigen Sie mit OK Die neue Suchvorlage ist gespeichert 9 Schlie en Sie das Dialogfenster mit dem Schlie en Symbol Die neue Suchvorlage wird in die Auswahlliste der Suchen aufgenommen Die Rei henfolge k nnen Sie ber Einstellungen Suchen Suchen verwalten ndern 15 1 3 Pers nliche Suchvorlage ndern Sie haben eine pers nliche Suchvorlage erstellt und m chten diese ndern 1 ffnen Sie im Suchfeld die Auswahlliste der Suchen und klicken Sie die zu ndernde Suchvorlage mit derrechten Maustaste an 106 15 Die Suche optimieren Benutzerhandbuch doculife Desktop Falls Sie diese Suche zuvor ausgef hrt haben dann
161. ntworten wird die E Mail nach dem Versenden automatisch in der gleichen Akte dem gleichen Register abge legt ber Drag amp Drop k nnen Sie aus Microsoft Outlook die folgenden E Mail Elemente ein fach ins DMS bernehmen E Mails mit und ohne Anlage erschl sselte und signierte E Mails E esebest tigungen Nachrichten des Abwesenheitsassistenten Terminanfragen zusagen absagen verschiebungen etc Beim Ablegen einer E Mail wird deren Betreff als Titel verwendet Absender und Empf nger werden ebenfalls automatisch in die Eigenschaften bernommen dies ist abh ngig von der Konfiguration Das Erfassen von zus tzlichen Eigenschaften f r eine E Mail ist nicht erfor derlich ist jedoch optional m glich E Mails mit Anlage k nnen wie folgt abgelegt werden E Mail zusammen mit Anlage E Mail und Anlage separat Wenn Sie die Anlage einer E Mail separat ablegen hat das den Vorteil dass Sie nach der Anlage im DMS suchen k nnen Zudem k nnen Sie die Anlage in einer anderen Akte oder einem anderen Register ablegen Neue E Mail Sie k nnen im DMS direkt eine neue E Mail erstellen und versenden Hinweis Wenn Sie den doculife Desktop als eigenes Dialogfenster verwenden dann muss auch Out look gestartet sein 1 ffnen Sie eine Akte oder ein Register klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rech ten Maustaste und w hlen Sie Neu E Mail Das Microsoft Outlook Nachrichtenformular wird ge ffne
162. nur diejenigen Microsoft Office Dokumententypen angeboten f r die die Office Integration aktiviert ist Es wird ein neues Dokument erstellt und im Microsoft Office Programm ge ffnet Schreiben Sie das Dokument und klicken Sie zum Schluss im Men band doculife Desktop auf das Symbol Hinzuf gen gt Lf Hinzuf gen Das Dialogfenster Speichern erscheint Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 53 Sr gr Meine a 7 Eigene Bibliothek Name Kennung Favoriten Li Proiektakte Maier Mein Arbeitsbereich 8 E A Schriftverkehr allgemein m Auf diesem Computerin Bearbeitung i Viessmann Aufgaben Zuletzt a Team Bibliothek I Eigene Dokumente verwendet C rganisatorisches k Meine zuletzt gescannten Dokumente Pr sentationen Papierkorb C Teambesprechungen N Postkorb i Viessmann io Vtodima 300 5 Andere T Vitosol HM F 2 Vitosol 200 F Product Information Name Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx Dateityp Word Dokumente docx Der aktuelle Ablageort ist bereits ausgew hlt Best tigen Sie mit Speichern Die Dialogmaske zur Erfassung der Eigenschaften erscheint Erfassen Sie mindestens den Namen des Dokuments und best tigen Sie mit OK Das Dokument wird als Version 1 0 eingecheckt Wenn Sie das Dokument weiter bearbeiten m chten dann lassen Sie es ausgecheckt und klicken auf Ja Wenn Sie das Dokument schlie en und einchecken m chten dann klicken Sie a
163. o thek automatisch aktualisiert Inhalt der eigenen Bibliothek mit Bibliotheks Ordnern und Akten Datei Einstellungen Hilfe vr Favoriten Wr a Eigene Bibliothek Name a 5 Dokumentationen Mein Arbeitsbereich 6 Mitoclima 300 5 Ir Auf diesem Computer in Bearbeitung A Vitosol ZU0 F gt Aufgaben L Frojektakte Maier Eigene Dokumente Dl Schriftverkehr allgemein Meine zuletzt gescannten Dokumente F pierkorb Postkorb Suchresultate f r Mairer 1 ww Projektakte Water Artikel_Die Konzentation auf das Wesentliche pdf Im Folgenden sind einige Aktionen aufgef hrt die mit Bibliotheken ausgef hrt werden k n nen Neue Bibliothek erstellen Sie k nnen neue Bibliotheken f r unterschiedliche Zwe cke erstellen Abh ngig von der verwendeten L sung sind systemseitig bereits Biblio theken vorhanden z B Eigene Bibliothek Bibliothek teilen Bibliotheken k nnen mit Kollegen oder Gruppen geteilt werden Informationen k nnen so auf einfache Weise f r Andere bereitgestellt werden F r das Teilen ist eine spezielle Berechtigung erforderlich 80 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop Kategorisieren optional L sungsspezifisch k nnen Kategorien Symbole Far ben definiert sein ber welche die Bibliothek sowie die Bibliotheks Ordner ber sichtlich hervorgehoben werden k nnen Bibliothek und Ordner mit Kategorie Symbol a Eigene Biblio
164. okument auschecken z 3 3 uu5 4 21 0ER HE een 90 Auschecken stornieren ouooouennunnnun nun nun nun nnnnnneenneenneenneenneenn 90 Dokument zum DMS hinzuf gen u2 unn nennen nennen nun nnnenneenn 90 Dokument als PDF publizieren 2 ouuon nennen nun 91 Verbindungsstatus aktualisieren 222cuccneenneenn nun nnnennnonneonnennen 92 Herstellerinformation anzeigen 2uno une une aooaa aoaaa nnan 92 Onlinehilfe ffnen 2 oouo onen nun nnn nun oaao ooann 92 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 93 EIGNA ee en an ze ee en EE ee 93 SUCHEN ber TOOIDAr 2u uuu 43ue 2 0 een erie oira araea ra aeee 93 VOSKEBUCcHe Sees an A E E nee es 94 GOLUSSAICH zes ee een ses a n nee 95 Indexbasienl amp Suche 2 2u 5 5 4 usuu 0 300 Essener 96 Gemischte Suche u u 0u 040u 00 00 00 20 een 97 Tipps amp Tricks zum Suchen oma on nn nun nnna anne nnnenn 97 14 7 1 Allgemein zes nee ee st ee ee ee see een 97 14 7 2 VOINEXTSCICHIE a ee ee ee 98 Suchergebnisse 2 u22cuns sense nnennnennnnnnnennnennn nme nme nnen nennen 101 14 8 1 bersicht 00 0 nn nn nannnannnnnnnnnneeeneen 101 14 8 2 Suchergebnis sortieren oo oooo nn unn nun nennen 102 14 8 3 Weitere Spalten anzeigen 22 ou20nneane nennen nennen 102 14 8 4 Suchergebnisse exportieren _
165. olltextsuche 94 Vollzugriff 149 W Weiterleitung T5 Dokument weiterleiten 75 Nachverfolgen 71 34 Index 203 EURER EET 100 Wiedervorlage ndern oaaao aaao 121 Anlegen 119 Anzeigen 122 Entfernen 123 Suchen 2 2 22 123 bersicht 119 Z Zugriffsberechtigung Anzeigen 22 2 149 Erteilen 151 Gruppenmitglieder anzeigen 151 L schen 154 Verweigen 222202202 153 Zusammengeh rige Dokumente anzeigen 117 Zusatzinformation 190 ch I a ia r p ki a m F kA i p e Bitte rufen Sie unsa 4 A A
166. onskommentar 2 W hlen Sie Einchecken wenn Sie das Dokument als neue Version einchecken m chten Sie k nnen zuvor noch einen Kommentar f r diese Version in das Feld Ver sionskommentar eintragen Das Dokument wird eingecheckt und geschlossen Auschecken stornieren wenn Sie das Auschecken abbrechen m chten Beachten Sie nderungen am Dokument gehen verloren Das Dokument wird geschlossen Sp ter einchecken wenn Sie das Dokument noch nicht einchecken m chten Sie k nnen das Dokument sp ter einchecken mit rechter Maustaste Befehl Ein checken Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Dokumenten arbeiten 61 11 3 4 3 Dokument einchecken das au erhalb des DMS bearbeitet wurde Wenn Sie eine lokale Kopie eines Dokument au erhalb des DMS bearbeitet haben k nnen Sie die alte Version im DMS berschreiben 1 2 6 Checken Sie das Dokument aus Klicken Sie das ausgecheckte Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Mit Datei berschreiben W hlen Sie die Datei im Dateisystem aus und klicken Sie auf ffnen Sie erhalten eine Meldung dass das Dokument aktualisiert wurde Best tigen Sie mit OK Klicken Sie das Dokument erneut mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Ein checken Die Dialogmaske zur Erfassung eines Versionskommentars erscheint Sie k nnen einen Kommentar erfassen oder das Feld leer lassen Kommentare erleichtern Ihnen sp ter die Identifikation
167. ord Excel PowerPoint oder Visio Die Office Integration stellt alle DMS Funktionalit ten in einem eigenen Men band zur Ver f gung gi E i T ar a a E mji ae HATE START EIMFFSEN IMAR ETEM AYAL NERMESE SERDUKCEN ERSR FEH AHFCET Jii mip P pi P h aa Al Kaiia Les Piri Fikusi a E Be KA ge n Ee Eaua Hug SHren Horigan JMochaber Sncheckun Auschessai Pihi ch akr Halis p Aigai Culu SLIHZIEEILING IEW Rusini amien Ozbimmis irmi Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 21 7 2 Barrierefreiheit Der doculife Desktop ist barrierefrei und kann von auch von Nutzern mit Sehbehinderung oder motorischen Einschr nkungen genutzt werden Voraussetzung ist die Aktivierung der Erweiterung zur Barrierefreiheit Damit werden folgende Funktionalit ten bereitgestellt u Alle Bedienelemente und Texte sind per Tabulatortaste erreichbar m Alle Bedienelemente und Texte k nnen ber einen Screenreader akustisch wie dergegeben werden bernahme der Windows Einstellungen f r Sehbehinderte z B Schriftgr e Kon trast So aktivieren Sie die Erweiterung zur Barrierefreiheit f r Nutzer mit Seh behinderung _ ffnen Sie die Einstellungen und w hlen Sie unter Allgemein die Option F r Benut zer mit Sehbehinderung aus frl Allgemeine Einstellungen anpassen Synchronisation tdpdtc25 Lisa Mater Konten L sungen verwalten E E EEE IER Suchen Sprache Deutsch Deutsch P Fav
168. oriten Pre De Anderung der Sprache wid ersi nach Neu aktiv Systemkonfiguration C Onlinehilfe vom Server laden Netzwerk Microsoft Office Integration konfiguneren Lokal gespeicherte Daten Postkorb Erweitert Standardansicht im Dokumentenbereich 73 Das Outlook Add In 7 3 1 Add In f r Microsoft Outlook ffnen und schlie en Das Add In f r Outlook muss bei jedem Start von Microsoft Outlook ge ffnet werden P Um das Add In f r Microsoft Outlook zu ffnen klicken Sie im Men band Start auf das Symbol doculife Desktop oder dr cken Sie STRG F3 eS doculife Desktop P Um das Add In f r Microsoft Outlook zu schlie en klicken Sie auf das Symbol doculife Desktop und w hlen den Befehl Schlie en oder dr cken Sie STRG F3 22 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop F Einstellungen as ber docul fe Desktop Hilfe ffnen Strg F3 Schhe en Strg F3 In separaten Fenster ffnen Strg Umschalt F3 Beachten Sie Das Add In f r Microsoft Outlook wird beim Beenden von Outlook auto matisch geschlossen 1 3 2 Add In f r Microsoft Outlook ein und ausblenden Ein ge ffnetes Outlook Add In k nnen Sie auf einfache Weise aus und einblenden um vor bergehend mehr Platz f r das Outlook Fenster zu gewinnen P Klicken Sie im Men band Start auf das Symbol doculife Desktop Das Outlook Add In wird ausgeblendet Durch erneuten Klick auf das Symbol wird das Outlook A
169. orlage wird verwendet Dies ist die Stan dardeinstellung m Alle Alle Suchen werden angezeigt 2 5 10 oder individuelle Zahl Diese Anzahl Suchen wird angezeigt 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop 176 29 6 Favoriten 29 6 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Alipin Synchronsatian Korten Losungen verwalten Tat Prr Erwarten Ssternkorfiguretion Hetzwserk x Favmien und Zozi verwandeal anpare Lan Moser Dunei a Air Hr EEE ah diji a bederungernietung Zubst r ung Ermidas Fenbedieriung ir hoch 200 5 und pF RS Technechs Seegfizalen Vior AMF dea Lokal jespairhate aliri Postk orb Erweitert Schr tverkehr allgemein Lizer oorh 131 2004 16 42 Vela oso Birader un Akee Lete var gertat Dandim Gruppen besbeiten Liste der gesasicheser Adionan besbeien 29 6 2 Favorit entfernen Markierte Favoriten k nnen ber die Taste ENTFERNEN oder rechte Maustaste und Ent fernen aus der Liste der Favoriten entfernt werden Dadurch werden nicht die Akten oder Dokumente gel scht sondern lediglich ihre Verlinkung innerhalb der Favoriten 29 6 3 Verlauf l schen Diese Funktion l scht die Historie der zuletzt verwendeten Objekte im Verlauf bei den Favo riten 29 6 4 Benutzer und Aktionen Liste von gespeicherten Benutzern Gruppen bearbeiten Mit dieser Funktion k nnen Sie in der Liste von gespeicherten Benutzern Gruppen Eintr ge entfer
170. orlagen auf dem Server verf gbar sind und l dt diese empfohlen Add Ins anzeigen und verwalten Add In Typ Name Installationspfad Kontosicherheits inCursasecuntySerice4 D C Program Files w66 Document Futu Nutzerverwaltung inCursa User Management C Program Ales 86 Document Futu Hutzerverwaltung inCursalsers Management CAProgram Files 66 Document Futu Serveradapter inCura C Program Files 867 Document Futu Serveradapter inCursa I C Program Files amp 86 Document Futu Serreradapter inCursa3 4 C Program Files amp 36 Document Futu o m m 1 om mse mL Add In installieren Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 179 Abbildung Systemkonfiguration als Administrator Allgemein N Systernkonfiguration Synchronisation DPDTO11 Administrator Konten L sungen verwalten Vorlagen und Benutzerverwaltung Suchen Aktuelles Profil IDPDT011 Administrator rn Publizierte Vorlagen vom 12 11 2014 11 45 14 Systernkonfiguration Netzwerk Letzte vollst ndige Aktualisierung 12 11 2014 13 05 53 Mit Server synchronisieren Lokal gespeicherte Daten Fostkorb E Mail Servicemeldunge Auswahllisten bearbeiten Thesaurus Verwaltung Benutzerverwaltung Scan Aktivierung freigeben Erweitert Konfiguration anpassen Konfiguration anpassen in Symbolleiste anzeigen Vorlagen im Dateisystem speichem nderungen der Vorlagen aus Dateisystem synchronisieren Vorlagen speichem publizieren Vo
171. ossen werden 100 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Benutzerhandbuch doculife Desktop Beispiel Die Suche nach Montageplatte anschrauben findet alle Dokumente in denen diese bei den W rter in genau dieser Kombination und Reihenfolge vorkommen Datei Einstellungen Hilfe vr Favoriten ia gt E Montageplatte anschrauben b 5 Eigene Bibliothek gt 5 Dokumentationen Mein Arbeitsbereich on Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 b Aufgaben Eigene Dokumente 10 972013 11 54 Meine zuletzt gescannten Dokumente Fapierkorb Pastkorb 0 07 2013 11 54 T Fostkorb von Standard Eingang im Fehlerfall 18 02 2014 12 24 g Schriftverkehr 02 12 2014 17 0 uw Vitoclima 300 5 28 11 2014 16 37 Suchresultate f r Montageplatte anschrauben 2 Lo Vitoclima 300 5 28 11 2014 16 37 N Vitosol 200 F 29 08 2013 15 18 anhstenund Bohren 12 Montageanletung Inneneinhet as Wandgerat Vioclima 3 3 5 snhetenund Bah bcher markieren 2 Schraubenfestanzihen 3 Me Leftungen 2 Suchergebnisse Dauer 1 26 sec amp 14 7 2 3 Stoppw rter Stoppw rter sind W rter die bei der Volltextsuche nicht beachtet werden da sie sehr h ufig auftreten und keine Bedeutung f r den Dokumentinhalt besitzen Eine Suche nach einem Stoppwort bringt kein Ergebnis Die Liste der Standard Stoppw rter finden Sie im Kapitel Zusatzinformationen Liste der Stoppw rter Beispiele f r Stoppw rter Bestimmte Artikel der die das Unbestimmte Artikel
172. owohl f r Akten und Register als auch f r Dokumente Zugriffsberechtigungen zur Bearbeitung von Akten Registern und Dokumenten werden in Benutzergruppen zusammengefasst Benutzer Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Veerantwortlichkeit und Befugnis diesen Gruppen zugeordnet und mit Berechtigungen Daten zugriffs und Bearbeitungsrechten f r ihre Arbeit im DMS ausgestattet In einer doculife Standardl sung sind die folgenden Benutzergruppen vordefiniert m Privilegiert m Standard m Eingeschr nkt E G ste Im DMS k nnen Akten und Dokumente unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen Schutz Klassen zugeordnet werden In einer doculife Standardl sung sind die folgenden Vertraulichkeitsstufen vordefiniert Vertraulich F r vertrauliche Akten und Dokumente Standard F r Akten und Dokumente des t glichen Gesch ftsbetriebs m ffentlich F r allgemein zug ngliche Akten und Dokumente Nurich F r Akten und Dokumente auf die zun chst nur ich selbst Zugriff habe die ich jedoch gezielt f r andere Benutzer in den Zugriffsberechtigungen freischalten kann Beachten Sie Diese Vertraulichkeitsstufe wird in einer doculife Standardl sung nur den Privilegierten Benutzern angeboten Wie werden die Zugriffsberechtigungen gesteuert Zugriffsberechtigungen auf ein Objekt Akte Register Dokument sind grunds tzlich von folgenden Faktoren abh ngig m on Ihrer Gruppenzugeh rigkeit m on der Vertraulichkeitsstufe eine
173. p Die Funktion Verlauf der automatischen Vervollst ndigung l schen leert den Inhalt die ser Liste f N Arbeitsbereich P Suchfeld Suchordner Verlauf der automatischen Vervollst ndigung Arbeitsbereich aufr umen Diese Funktion entfernt alle verkn pften Akten die in Ihrem Arbeitsbereich abgelegt sind Die Akten werden dabei nicht gel scht Es wird lediglich der Link zur Akte entfernt der unter Mein Arbeitsbereich abgelegt ist Reihenfolge der Suchen Die Reihenfolge der angezeigten Suchen kann ber die Pfeile nach oben nach unten ge n dert werden Platzhalter f r die Suche Um die Suche zu vereinfachen k nnen Sie unvollst ndige Suchbegriffe erfassen die dann von der doculife Suche automatisch erg nzt werden Geben Sie einfach an der Stelle die automatisch erg nzt werden soll bei der Suche den Platzhalter Sternchen ein la montage Beispiel Diese Suche findet Dokumente mit den Begriffen Montageanleitung Montagehilfe oder Mon tagezubeh r Sie k nnen einstellen dass f r die Suche nach Akten Dokumenten und Volltext der Platz halter automatisch erg nzt wird Hinweis Die erlaubten Werte sind abh ngig von der Konfiguration des Mandanten Es sind folgende Einstellungen m glich Nein Es wird kein Platzhalter gesetzt Es wird genau nach den erfassten Such begriffen gesucht Beispiel Anleitung Am Beginn des Suchtextes Der Platzhalter wird am Anfang gesetzt Beispiel Anl
174. r Verlauf Der Verlauf wird w hrend des Arbeitens automatisch gef llt und beinhaltet die zuletzt ge ff neten Akten Register Dokumente oder E Mails vergleichbar mit den zuletzt besuchten Webseiten in Ihrem Web Browser Sie k nnen ein Objekt ber den Verlauf schnell ffnen und die Eintr ge im Verlauf l schen Abbildung Verlauf vr Favoriten Verlauf Datenblatt_Vitowin pdf Schriftverkehr allgemein a Favoriten verwalten E f W et I gt Rechnungen E Entwurf Datenblatt Produktinformationen Objekt im Verlauf ffnen ber den Verlauf k nnen Sie schnell auf die zuletzt ge ffneten Akten Register Dokumente oder E Mails zugreifen 1 Klicken Sie auf das Symbol Favoriten r Favoriten 2 Zeigen Sie mit der Maus auf Verlauf und w hlen Sie im Verlauf das gew nschte Objekt aus Wenn Sie eine Akte oder ein Register anklicken wird die Akte bzw das Register ge ff net und der Inhalt im Dokumentenbereich angezeigt Wenn Sie ein Dokument anklicken wird die Akte oder das Register ge ffnet in wel chem das Dokument abgelegt ist und das Dokument wird im Dokumentenbereich ange zeigt Benutzerhandbuch doculife Desktop 9 Schnell auf Akten und Dokumente zugreifen 41 9 2 3 Verlauf l schen Mit der Zeit kann die Chronik im Verlauf sehr gro und un bersichtlich werden Sie k nnen deshalb den Verlauf leeren und alle Eintr ge in der Auswahlliste Verlauf entfernen Der Ver lauf wird anschlie
175. rb Erweitert Standardansicht im Dokumentenbereich Erweiterungen zur Bamierefreihet F r Benutzer mit 5 ehbehinderung F r Suchergebnisse bei Voreinstellung ee Bean Beim Navigieren in Akte Voreinstellung Standardsuche Anzahl der Suchergebnisse begrenzen 1000 t Suchergebnisse auf Wenn mehr Suchergebnisse Nitteilungsfenster anzeigen vorhanden sind dann Diese Suche bei Kick auf Symbol k n Mein Arbeitsbereich ausf hren Erinnerungen Erinnerung bei nicht erledigten Aufgaben Einstellungen Dialogfenster Tastaturk rzelf r Schaltfl che OK Niemals Einstellungen f r Benachnchtigungen bearbeiten Anwendungsdaten Ale gespeicherten Daten Vorlagen und Einstellungen l schen Der doculfe Desktop wird in den initialen Zustand zur ckgesetzt A Alle Anwendungsdaten zur cksetzen 29 1 2 Sprache und integrierte Funktionen Sprache Legt die Sprache f r die Oberfl che des doculife Desktops fest Die neue Sprache wird erst nach dem Neustart des Programms aktiviert M gliche Einstellungen Einstellungen des Systems benutzen Verwendet die Sprache des Betriebssystems Dies ist die Standardeinstellung 29 1 3 Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 163 m Deutsch Englisch m Franz sisch Italienisch m T rkisch Hinweis Die verf gbaren Sprachen sind abh ngig von der Konfiguration Onlinehilfe vom Server laden Ist diese Option aktiviert dann wird die Onlinehilfe vo
176. rdansicht wird f r die Darstellung der Objekte unter Mein Arbeitsbereich ver wendet und wird bei Klick auf das Symbol Mein Arbeitsbereich aktiviert Benutzerhandbuch doculife Desktop 22 Ansichten f r Akten 137 Mein Arbeitsbereich 7 Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Postkorb 19 11 2014 13 06 Vtoclima 300 5 28 11 3014 16 37 138 23 23 1 23 2 23 Alle Versionen eines Dokuments im Blick Benutzerhandbuch doculife Desktop Alle Versionen eines Dokuments im Blick Was sind Versionen Wird ein Dokument in das DMS eingecheckt entsteht automatisch eine neue Version f r das Dokument ber die Versionshistorie k nnen alle Versionen angezeigt und bei Bedarf wiederhergestellt werden ber die Versionshistorie werden alle nderungen an einem Dokument genau protokolliert und Sie k nnen jederzeit nachvollziehen wer ein Dokument wann ge ndert hat ber die Versionshistorie behalten Sie alle Versionen eines Dokuments im Blick Keine Ver sion geht verloren M hevolles Suchen nach der richtigen Version entf llt da Sie auto matisch immer mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten Gleichzeitig k nnen Sie jederzeit auf eine Vorg ngerversion zur ckgreifen Abbildung Versionen eines Dokuments Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachver folgung Dokuments Dateiversionen E Vorherige Versionen entstehen beim Einchecken einer neuen Version eines a Ver
177. ren individuellen Suchkriterien erstellen und diese zur Auswahlliste der Suchen hinzuf gen Abbildung Pers nliche Suchvorlage in Auswahlliste as durorsuchen LORUMEn E E i Archmierte Dokumente und E Mails Archmierte Ordner doculife durchsuchen U rdner Unterordner suchen Dokumente zur Wiedervorlage Ordner und Unterordner zur Wiedersorlage Dokumente E Maibs durchsuchen E Mails durchsuchen Personaldokumente durchsuchen Ei u E E end EN E il Personalakten suchen Ausgew hlte Suche ffnen Heu d a Suchen verwalten 15 1 2 Pers nliche Suchvorlage erstellen Sie k nnen eine pers nliche Suchvorlage mit individuellen Suchkriterien erstellen und in die Auswahl der Suchen aufnehmen 1 ffnen Sie im Suchfeld die Auswahlliste der Suchen und w hlen Sie den Befehl Neu 2 W hlen Sie eine Suche als Basis aus z B Alle Dokumente Dateien und E Mails Die Suchmaske erscheint Klicken Sie auf das Symbol Neue Zeile F um eine neue Suchzeile hinzuzuf gen 4 W hlen Sie in der Auswahlliste das Suchkriterium aus Eigenschaften f r Dokumente sind mit D gekennzeichnet Eigenschaften f r Akten mit M Beispiel Um nach allen Anleitungen zu suchen die von Lisa Maier erstellt wurden ben tigen Sie die Suchzeile Erstellt durch D und das Suchkriterium anleitung Benutzerhandbuch doculife Desktop 15 Die Suche optimieren 105 kd Suchen nach Dokument Ergebnisse 50 U
178. rforderlich Der Name muss innerhalb einer Hierarchiestufe eindeutig sein Die restlichen Eigenschaften sind optional 32 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop Benutzerhandbuch doculife Desktop Allgemein Art Register Zugriff Von Akte bernehmen Erweitert n irefer rm p m p amj my im p m I iera irer ir Aursintneren Aare var Datzasenr und Dokuman an Ex Kunde B Maier Willingen Schwenningen Stichw rter Beachten Sie Die folgenden Zeichen sind im Namen nicht erlaubt lt gt 4 ndern Sie bei Bedarf den Zugriff auf das Register Sie k nnen w hlen zwischen Stan dard ffentlich und Vertraulich Die Voreinstellung Von Akte bernehmen bedeu tet dass f r das Register dasselbe Zugriffsrecht wie f r die Akte gilt Zugriff Von Akte bernehmen Von Akte bernehmen Standard ffentlich Vertraulich 5 Um die Eigenschaften der Akte anzuzeigen oder zu ndern klicken Sie oben rechts auf Erweitert und w hlen Akteneigenschaften Erweitert Akteneigenschaften 6 Klicken Sie auf OK Das Register wird erstellt und im Dokumentenbereich angezeigt 7 6 3 Dokumente und Ordner hinzuf gen Drag amp Drop Dateien und Ordner k nnen komfortabel per Drag amp Drop aus dem Windows Dateiexplorer in das DMS bernommen werden Es kann jedes Dateiformat importiert werden 1 F hren Sie einen der folgenden Schritte aus ffnen Sie die Akte bzw das Register und ziehe
179. rhandbuch doculife Desktop Allgemein Art Dokument Erweitert De Br nn m ApEn le as Terre iON FASONO OTEL i vg Entwurf Datenblatt nitise Version Kennung Datum Status Stichw rter Wiedervorlage Freitag 28 11 2014 08 00 dr Einstellungen Benutzer Liss Maie Wiederholung Keine Grund Neue Version bereitstellen _ Originaldatei E Mail l schen F llige Wiedervorlagen anzeigen Sie k nnen die f lligen Wiedervorlagen anzeigen _ ffnen Sie den Ordner Aufgaben F in Ihrem Arbeitsbereich Der Aufgabenordner zeigt alle pers nlichen Wiedervorlagen an Beachten Sie Es werden nur aktive Wiedervorlagen angezeigt also Wiedervorlagen mit einem Wiedervorlagedatum bis heute Um auch zuk nftige Wiedervorlagen zu sehen m ssen Sie die Suche nach Wiedervorlagen verwenden In der Aufgabenliste sehen Sie alle Informationen zur Wiedervorlage Datum und Grund Benutzerhandbuch doculife Desktop 18 Perfekt organisiert dank Wiedervorlage 123 4 Aufgaben A edenr orlage am 28_11 2014 Wieden 58 Weiler Grund Neue Version bereitstellen Zig Preiskalkulation lex Samstag 6 El Wiederolsge anr 06 09 2014 WedenorsgefirLse Walie gaa Technische Spezifikation Vitosol Z00 Dienstag 28 Apri 2015 2 24 16 58 Wiederoreageami 28 04 20 Wedenorsgef rlse l ibero eptember 2014 37 11 2014 12 12 Senn 18 5 Wiedervorlage suchen Um gezielt nach Wiedervorlagen z
180. rlagenpublikation zur cknehmen Losung laden Furiktionskanfiguration f r Konto hinzuf gen Funktionskonfiguration f r Konto entfemen Allgemeine Aktualisienrungseinstellungen Aktualisierungsart Automatisch ki Proft automatisch ob neue Vorlagen auf dem Server verf gbar sind und ladt diese empfohlen Add Ins anzeigen und verwalten Add In Typ Name Installationspfad Kontosicherheits inCursaSecuntySenice D C Program Files 86 Document Future daculifi Nutzerverwaltung inCursallsersManagement C Program Files amp amp 86 Document Future doculifi Nutzerwerwaltung inCursallsesManagemert C Program Files 86 Document Future daculifi Serveradapter inCursa C Program Files w86Document Future doculif Serveradapter inCursa 3 C Program Files 86 Document Future doculifi Serveradapter inCursa3 d C Program Files 86 Document Future daoculif m m p 1 Oom omae m gt Add In installieren 29 7 2 Vorlagen und Benutzerverwaltung Infobereich Im Infobereich werden die folgenden Informationen angezeigt Name des Benutzerkontos mit dem Sie angemeldet sind Pusblizierte Vorlagen vom Datum und Uhrzeit der letzten Vorlagenpublizierung m Letzte vollst ndige Aktualisierung Datum und Uhrzeit der letzten vollst ndigen Aktua lisierung Mit Server synchronisieren Diese Funktion aktualisiert alle Vorlagen Templates und alle Auswahllisten im laufenden Betrieb 180 29 7 3 29 7 4 29 8 29 8
181. rsicht der Zugriffsberechtigungen Es gibt insgesamt drei Basis Zugriffsberechtigungen u Lesezugriff u Lese Schreibzugriff m Vollzugriff Die Zugriffsberechtigungen beinhalten die Berechtigung f r folgende Aktionen Zugriffsberechtigung M gliche Aktionen Nach dem Objekt suchen Eigenschaften des Objekts lesen Lesezugriff Inhalt Dokument lesen Zugriffsrechte lesen Versionen und Anlagen lesen Zus tzlich zum Lesezugriff Objekt bearbeiten ndern Objekteigenschaften ndern Aus und einchecken Verkn pfung erstellen und entfernen Neues Objekt erstellen Zus tzlich zum Lese Schreibzugriff Objekt l schen Zugriffsrechte setzen ndern Owner Eigent mer eines Objekts ndern Lese Schreibzugriff Vollzugriff Die Zugriffsberechtigung gilt f r das aktuelle Objekt und wird auf alle Inhalte oder Unter ebenen des Objekts vererbt Beispiel Wenn Sie dem Benutzer A einen Lese Schreibzugriff auf die Akte Angebote erteilen dann gilt die Zugriffsberechtigung automatisch f r alle darin abgelegten Dokumente und Register Zugriffsberechtigung anzeigen Sie k nnen f r jedes Objekt nachsehen welche Benutzer Benutzergruppe welche Zugriffs berechtigung besitzt Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an w hlen Sie Eigenschaften und aktivieren das Register Zugriffsberechtigung Die Abbildung zeigt als Beispiel die Zugriffsrechte f r ein Dokument 150 25 Zugriffsberechtigungen anpassen Benutzerh
182. rungen im Dokument gehen verloren P d 4 Versionskommentar W hlen Sie eine der folgenden M glichkeiten Als Datei speichern Speichert das Dokument als Datei im Windows Datei system Ihre nderungen werden nicht eingecheckt Als neues Dokument hinzuf gen Speichert die nderungen als neues Doku ment im DMS Dokument berschreiben Die Version auf dem Server wird mit Ihren nde rungen berschrieben Lokale nderungen verwerfen Ihre nderungen am Dokument bislang nur lokal gespeichert gehen verloren 160 28 28 1 28 2 28 Fehler berichten Benutzerhandbuch doculife Desktop Fehler berichten Was ist ein Fehlerbericht Wenn ein Fehler auftritt dann erhalten Sie eine Fehlermeldung Sie k nnen die relevanten Informationen als Fehlerbericht in einer zip Datei speichern und per E Mail an den IT Support senden Die zip Datei enth lt alle erforderlichen Einstellungen und Logdateien die zur Analyse des Problems durch den IT Support erforderlich sind Abbildung Fehlermeldung amp Der Objektverweis wurde nicht auf eine bjektinstanz festgelegt Fehlerbericht erstellen Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten dann k nnen Sie unmittelbar einen Fehlerbericht mit den erforderlichen Informationen erzeugen und sp ter an den IT Support zur Analyse wei terleiten 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che Fehler berichten Mit der Schaltfl che gt gt k nnen Sie weitere Details zur F
183. s nliche Dokumente ablegen auf die kein anderer Benutzer Zugriff haben soll hnlich wie die eigenen Dokumente im Win dows Explorer Meine zuletzt gescannten Dokumente Enth lt die Dokumente die Sie zuletzt ein gescannt haben Beachten Sie Wie lange gescannte Dokumente sichtbar sind ist abh ngig von der L sungskonfiguration Papierkorb Enth lt Ihre gel schten Dokumente Dateien oder E Mails Beachten Sie Der Papierkorb ist eine konfigurierbare Funktion pro Mandant Postkorb Enth lt Dokumente die zur Bearbeitung an Sie weitergeleitet wurden Dies ist au erdem der Posteingang Ihrer doculife E Mail Adresse falls eingerichtet Beachten Sie Der Postkorb muss f r den Empfang von E Mails freigeschaltet und die doculife E Mail Adresse eingerichtet werden siehe Einstellungen Postkorb Au erdem k nnen im Arbeitsbereich abgelegt werden Verkn pfung zu Akten an denen Sie momentan arbeiten siehe Kapitel An meinen Arbeitsbereich anheften Verkn pfung zu einem Gruppenpostkorb 7 5 4 7 3 9 Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 27 Bin Wenn Sie auf das Symbol Mein Arbeitsbereich ME klicken dann wird entweder mE der Inhalt des Arbeitsbereiches angezeigt und die Ergebnisse einer Suche zur ck gesetzt oder E eine Suche ausgef hrt falls Sie dies eingestellt haben siehe Kapitel Einstellungen anpassen Allgemein Standardsuche 3 Aktenbereich Der Aktenbere
184. s Dateisystem als sem Datei Exported search template Hier ber k nnen Sie beispielsweise eine per s nliche Suchvorlage f r einen anderen Benutzer zum Import bereitstellen Importieren Importiert eine Suche sem Datei aus dem Windows Dateisystem m L schen L scht eine pers nliche Suchvorlage Eine Standardsuche kann nicht gel scht werden Register Arbeitsbereich Die ausgew hlten Suchen werden als Suche mit vorbelegten Suchparametern in der Aus an T wahlliste des Symbols Mein Arbeitsbereich ai angeboten Die zugrunde liegende Suche wird mit vorbelegten Suchparametern ausgel st und die Such ergebnisse im Akten und oder Dokumentenbereich angezeigt Es sind keine Suchkriterien erforderlich Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 173 bereich Suchfeld Suchordner Verlauf der automatischen Vervollst ndigung Suchvorlagen Beschreibung Ale Dokumente Dateien und E Mails Ale Dokumente Dateien und E Mails Alle E Mails Ale E Mails Ale Akten Ale Akten Archivierte Dokumente Dateien und E Mails Archivierte Dokumente Dateien und E Mails Archivierte Akten Archivierte Akten Kel D aF OOROR swswrwg Register Suchfeld Die ausgew hlten Suchen werden im Suchfeld zur Auswahl angeboten v Adern und ADETSTADDEN i Abetsbereich Suchfeld Suchordner Vertauf der automatischen Vervollst ndigung Bereiche Suchen Beschreibung un Meine zuletzt gescannten Dokumente Meine
185. s Objekts Daraus ergibt sich zum Beispiel die folgende Rechtematrix 148 25 Zugriffsberechtigungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Abbildung Berechtigungsumfang einer Benutzergruppe bezogen aufeine Vertraulichkeitsstufe ns F Vertraulith vallzugriff kein Zugriff kein Zugriff Kein Zugriff vollzugriff Lesen Schreiben Lesen Kein zugriff ffentlich vollzugriff vollzugriff Lesen Schreiben lesen Beispiel In der L sung Personalakte hat ein Benutzer der Gruppe Standard Lese und Schreib zugriff auf Akten Register und Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe Standard und Vollzugriff auf Akten Register und Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe ffentlich Er hat keinen Zugriff auf Akten Register und Dokumente mit der Vertraulichkeitsstufe Ver traulich Benutzergruppe i j i I See A A N R E E E S Weiten y Zugriisberechtigung Lesezugriff schteihzugniff Vallzugriff Vertraulichkeits stufen ffentlich Standard Vertraulich Hinweis Vertraulichkeitsstufen und Benutzergruppen sind abh ngig von der verwendeten L sung Schlagen Sie hierzu in der L sungsbeschreibung nach Hinweis F r Fragen zum Berechtigungskonzept wenden Sie sich an Ihren Administrator Weiterf hrende Informationen finden Sie im Handbuch doculife Administration 25 3 25 4 Benutzerhandbuch doculife Desktop 25 Zugriffsberechtigungen anpassen 149 be
186. s Register unterteilt werden 1 ffnen Sie die Akte oder das Register per Doppelklick 2 Klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste w hlen Sie Neu und anschlie end Register Die Dialogmaske Neu erscheint 3 Erfassen Sie den Namen des Registers Dieses Feld ist zwingend erforderlich Der Name muss innerhalb einer Hierarchiestufe eindeutig sein Die restlichen Eigenschaften sind optional 44 10 Mit Akten und Registern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Allgemein Art Register Zugriff Von Akte bernehmen Erweitert Eu age van Datoen und Dokumenten pa Kunde B Maier Villingen Schwenringen Stichw rter Beachten Sie Die folgenden Zeichen sind im Namen nicht erlaubt lt gt 4 ndern Sie bei Bedarf den Zugriff auf das Register Sie k nnen w hlen zwischen Stan dard ffentlich und Vertraulich Die Voreinstellung Von Akte bernehmen bedeu tet dass f r das Register dasselbe Zugriffsrecht wie f r die Akte gilt Zugriff Von Akte bernehmen Von Akte bernehmen Standard ffentlich Vertraulich 5 Um die Eigenschaften der Akte anzuzeigen oder zu ndern klicken Sie oben rechts auf Erweitert und w hlen Akteneigenschaften Erweitert Akteneigenschaften 6 Klicken Sie auf OK Das Register wird erstellt und im Dokumentenbereich angezeigt 10 3 Akte Register ffnen P Klicken Sie die Akte oder das Register doppelt an Der Inhalt der Akte oder des Reg
187. s kann au erdem auf bestimmte Objektarten Akten Dokumente und oder E Mails eingeschr nkt werden F r die docusearch w hlen Sie zun chst die passende Volltextsuche in der Toolbar aus und klicken dann auf das Symbol am Anfang der Toolbar Abbildung Starten der docusearch Ale Dokumente Dateien und E Mags 96 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Benutzerhandbuch doculife Desktop Abbildung Montageanleitung ber die docusearch suchen Ale Dokumenta Baieien und S Kialk doculiie search Secke nach montsgeankenbung 2 Neue Suche Bearbeiter ig Frei Alles FR i Dun m Sokumente FSuchergebrisse 1 31 Sekwunder H Maik Dokument pi Mantageenleinurag Innemeint enrneitet 10 07 a1 Ich w rde geme EEE j i wahe E i N at i Etel duch Laa Majer Sigis HUAI EH Zu Arheitsmarze hinzifioen job iaig F MIESEN PITESTI H eA a Erstellt duch Mantugeankerurg f r dip j midia Immeneinkeit we Lea later Angerer E ee i loben Sulg i aM b nime Montagsanleitung Z00 F un Besroeiet 1011203 46 0 talh Toten iva E ETO KE job 2 VIESHAN Montagennlelsung F r dis F u E 0 o za Kenn E E ALE Et EET Status ba Mer di nn pini TEGegeben 14 5 Indexbasierte Suche Bei der indexbasierten Suche werden Suchbegriffe nur in den Eigenschaften der abgelegten Objekte Akten Register Dokumente gesucht Abh ngig von den Einstellungen werden ein oder mehrere Eigenschaftsfelder durch
188. sbereich unter Auf diesem Computer in Bearbeitung 58 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Mein Arbeitsbereich 8 lm Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Fapierkorb Pastkorb Viessmann Vtocima 300 5 Suchresultate f r wito 2 ll Vitoclima 300 5 l Vitosol ZU0 F Ch t Auf diesem Computer in Bearbeitung 3 Vitosol 200 F 1 MER Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx 11 3 4 _ Einchecken 11 3 4 1 Einchecken ohne Erinnerung Dies ist die Voreinstellung Das hei t Sie schliefsen ein bearbeitetes Dokument und checken es sp ter ein oder Sie che cken es vor dem Schlie en mit dem Office Add In ein Hinweis Die Erinnerung ist konfigurierbar ber Einstellungen Erweitert Erinnerungen Option Erinnerung beim Einchecken abschalten 1 Speichern Sie das Dokument z B Symbol Speichern in Microsoft Word 2 Schlie en Sie das Dokument Das ausgecheckte Dokument ist zus tzlich mit dem Symbol Speichern gekenn zeichnet HS4 Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx 3 Klicken Sie das ausgecheckte Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Einchecken Das Dialogfenster Versionskommentar hinzuf gen erscheint A Sie k nnen einen Kommentar erfassen oder das Feld leer lassen Kommentare erleich tern Ihnen sp ter die Identifikation einer Version Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 Mit Doku
189. schen 62 Microsoft Office Dokument 52 ffnen 54 Scannen ncnnnnnn 129 Suchen 35 Verschieben 61 Verteilen 131 Weiterleiten 15 Dokumentenarbeitsbereich 27 Drag amp Drop 68 75 81 83 E E Mail Aus Outlook importieren 115 Eigene Dokumente 26 Eigenschaften 45 65 ndern 66 202 34 Index Benutzerhandbuch doculife Desktop Einstellungen Allgemein 162 N Erweitert _ 2 188 Navigationsleiste 37 Favoriten 2220 2 176 Netzwerkeinstellungen 181 Konten 168 Neue Standardsuche erstellen 104 Lokal gespeicherte Daten 181 1 Netzwerk 2 180 Postkorb 182 Objekte verkn pfen 124 Suchen nn 172 Office Add In 23 89 92 Systemkonfiguration 178 Office Integration 22 Einzelindizierung 72 Onlinehilfe Seren 92 Erinnerungen bei nicht erledigten Outlook Add In 21 22 Aufgaben 164 pP Mn F Papierkorb 26 132 Favorit Dokument dauerhaft l schen 133 Entfernen
190. senden ouo nn nn nn nun nun nnnenn 124 Als Verkn pfung speichern oooouo nn nn nun nun nennen 125 Link Verkn pfung ffnen 2 2220022 nnn nenn ennnannennenn 125 Dokumente einscannen oou0cnenennnnenannennnnnnnnnenannenn 127 berblick o oo aLaaa LDL LDL LDD LDL LLL Laa LaaLa aLaaa 127 Scanfunktion aktivieren 222 ouuoo 0000000000000000 nun aoon oonan 127 Standard Scaneingang festlegen u22cuneeeeennnnnnennnennnenneenneenn 128 Dokumente Scannen oo ln an nun nn nun nn nun nun ann nnenneeeneeenen 129 Dokumente aus dem Postkorb verteilen verschieben 222 22020220 131 Ihr pers nlicher Papierkorb o22ocuoceeenannnnn 132 Wie funktioniert der Papierkorb 2 o220unn nn 132 Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen 22 22222222220 0 132 Dokument im Papierkorb dauerhaft l schen 2222222222222 133 Papierkorb leeren 2 oo Local nun anna 133 Ansichten f r Akten 0cu0cuonnonnnnnnn nn 134 Was sind Ansichten _ oo LOS ILL L I LL nn 134 ARSICNLAUSWANIEN zeu2 22 22 weni a e e E A AR E 134 Ansicht anpassen onen nun nun nnnnn nn nnnnnnennnenenonneeeennnnenn 134 Welche Ansicht f r was 22co2ccne nennen nn nnnnennnen
191. sich 2 W hlen Sie die Datei im Dateisystem aus und best tigen Sie mit ffnen Textnotiz als Anlage hinzuf gen Sie k nnen direkt im DMS eine Textnotiz als Anlage erfassen z B das Ergebnis einer tele fonischen Vereinbarung 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie Neue Anlage und Textnotiz Ein Text Editor ffnet sich 2 Erfassen Sie den Titel und den Inhalt der Notiz Sie k nnen die bekannten Funktionen zur Textformatierung nutzen z B Fett Kursiv Benutzerhandbuch doculife Desktop 24 Anlagen Dokumente erg nzen 143 Tesinotiz WE Telefongespr ch 12 04 2014 S aA Die Bestellung ist laut telefonischer Auskunft von Frau Schmied eingegangen IA Maier OR techn 3 Best tigen Sie mit OK 24 2 3 Audionotiz als Anlage hinzuf gen Sie k nnen direkt im DMS eine Audionotiz zum Dokument aufnehmen z B Diktat f r die Finalisierung eines Dokuments Beachten Sie Aktivieren Sie f r die Aufnahme das Mikrofon Ihres Laptops bzw schlie en Ihr Headset an 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Neue Anlage und Audionoltiz Ein Editor f r die Aufnahme der Audionotiz erscheint 144 24 Anlagen Dokumente erg nzen Benutzerhandbuch doculife Desktop Audionatiz Ei Notiz vom 01 12 2014 10 18 00 00 or 00 han Di 9 00000000 2 Klicken Sie auf Aufnahme starten und sprechen Sie Ihren Text Klicken Sie
192. sion Erstellt am Erstellt durch Gr e Lies Maier Lisa Maier Versionskommentar Hanen sie eine Akumentvesion zum Anzeigen des Kommentars aus Beim Wiederherstellen einer Vorg ngerversion wird eine neue PO SEEN 2 Version mit dem Inhalt der ausgew hlten Vorg ngerversion erstellt Be Fi rstell 5 Die Eigenschaften des Dokuments bleiben unver ndert einher Ok Abbrechen bernehmen Im Feld Versionskommentar wird zu jeder Version der Kommentar angezeigt der beim Ein checken erfasst wurde Eine Version kann mit Doppelklick ge ffnet und angesehen werden Version anzeigen Sie k nnen alle Vorg ngerversionen eines Dokuments anzeigen und ffnen Eine Vor g ngerversion kann nachtr glich jedoch nicht ver ndert werden P Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen Benutzerhandbuch doculife Desktop 23 Alle Versionen eines Dokuments im Blick 139 Alle Versionen f r dieses Dokument werden in aufsteigender Reihenfolge angezeigt Ist das Dokument von Ihnen ausgecheckt wird die ausgecheckte Version mit einem Pfeil auf grauem statt gr nem Hintergrund gekennzeichnet Allgemein Zugriffsberechtigungen Versionen Anlagen Nachverfolgung Vorherige Versionen entstehen beim Einchecken einer neuen Version eines Dokuments Dateiversionen a Version Erstellt am Erstellt durch Gr e jar ii 08 04 2014 15 57 Lisa Maier 21 11 2014 16 59 Lisa Maier m o r l Bla Le fr 01
193. st 26 11 2014 17105 Entwurf Datenblatt Vitosol 2H0 F Product Information 21 11 2014 15 17 24 Handb cher Vitosol 200 FFroduct Information 21 11 2014 15 17 15 246_pdfsam_Bibel Vulgata Ferformance Test 20 11 2014 122435 Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen Im Papierkorb k nnen gel schte Dokumente am urspr nglichen Ablageort wiederhergestellt werden 1 ffnen Sie den Papierkorb mit einem Doppelklick 2 Klicken Sie das gew nschte Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Wiederherstellen 21 3 21 4 Benutzerhandbuch doculife Desktop 21 Ihr pers nlicher Papierkorb 133 D Papierkorb 27 11 2014 17 0550 27 11 2014 16 423 9 E 2711 2014 16 3730 26 11 2014 1710276 Ebzchen 21 11 2014 15 17 24 5 Alt Eingabetaste 21 11 2014 15 17 15 20 11 2014 12 24 35 i Das Dokument wird aus dem Papierkorb entfernt und an seinen urspr nglichen Ablage ort verschoben Voraussetzung ist nat rlich dass der urspr ngliche Ablageort noch exis tiert und die Akte das Register nicht zwischenzeitlich gel scht wurde Beachten Sie Falls der urspr ngliche Ablageort des Dokumentes nicht mehr existiert verschieben Sie das Dokument einfach mit Drag amp Drop an den neuen Ablageort Dokument im Papierkorb dauerhaft l schen Wenn Sie ein Dokument l schen wird dieses in den Papierkorb verschoben und kann sp ter bei Bedarf wiederhergestellt werden Sollen die Dokumente dauerhaft entf
194. ste an und w hlen Sie Senden an Verwenden Sie Auf diesem Computer speichern um die Akte das Register in der Windows Ord nerstruktur zu speichern ZIP komprimierten Ordner um die Akte das Register als komprimierte ZIP Datei zu speichern W hlen Sie den Speicherort aus und best tigen Sie Es erscheint die Meldung ob der Ordner im Dateisystem ge ffnet werden soll 48 10 Mit Akten und Registern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop gt Handb cher wurde auf dem lokalen Computer gespeichert M chten Sie den Ordner jetzt ffnen Ch Users top Documents kunden Handb cher Diese Nachricht nicht mehr anzeigen 4 Wenn Sie die Meldung mit Ja best tigen wird der Ordner im Windows Dateiexplorer ge ffnet Mit Nein verbleiben Sie im doculife Desktop 10 9 2 Als Verkn pfung speichern Diese Funktion speichert eine Verkn pfung zur Akte zum Register in der Windows Ord nerstruktur als ilnk Datei au erhalb des DMS Ein Doppelklick auf die ilnk Datei ffnet das Objekt im doculife Desktop 1 Klicken Sie die Akte oder das Register mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Als Verkn pfung speichern 2 W hlen Sie das Ziel f r die Verkn pfung aus und klicken Sie auf OK Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 49 10 9 3 Als Weblink in die Zwischenablage speichern Damit der doculife Desktop bersichtlich bleibt sind bestimmte Funktion
195. sucht und die Suche wird entweder ber die Tool bar oder eine Suchmaske ausgef hrt Au erdem kann eine indexbasierte Suche bereits mit Suchbegriffen vorbelegt sein Prinzipiell k nnen Platzhalter f r die Suche genutzt werden Die Anwendbarkeit von Platz haltern ist abh ngig von der Konfiguration Ihres Mandanten sowie Ihren pers nlichen Sucheinstellungen Per Standardeinstellung ist der Platzhalter generell zul ssig Hinweis Bitte beachten Sie die Hinweise zum Suchen mit Platzhaltern im Kapitel Tipps amp Tricks zum Suchen Suchen mit Platzhalter Beispiel Per Suchmaske Dokumente zur Wiedervorlage suchen J Andern Suchen nach Akte Ergebnisse AusVorei Wiedervorlage M ist kleiner als oder gleich Datum Wiedervorlage M ist gr er als oder gleich Datum N WWiedervorlage f r M enth lt Beschreibung Suche nach Akten zur IMei Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet Mame iM Aktenzeichen H 14 6 14 7 14 7 1 14 7 1 1 14 7 1 2 14 7 1 3 Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 97 Gemischte Suche Hinweis Die Verf gbarkeit von gemischten Suchen ist abh ngig von der verwendeten L sung Diese Suche ist eine Kombination aus Volltext und indexbasierter Suche f r Dokumente Dateien E Mails Akten und Arbeitsmappen Suchbegriffe werden sowohl im Inhalt und den Eigenschaften der Dokumente als auch in den Eigenschaften von Ak
196. t 2 Erfassen Sie die E Mail und versenden Sie diese Nach dem Versenden wird die E Mail in der ausgew hlten Akte dem Register abge legt 17 3 17 4 Benutzerhandbuch doculife Desktop 17 Mit E Mails arbeiten 115 Abh ngig von den Einstellungen wird die gesendete E Mail anschlie end in den gesen deten Objekten von Outlook entfernt E Mail Element aus Outlook bernehmen E Mails aus Outlook werden einfach per Drag amp Drop bernommen Alle Anlagen der E Mail werden ebenfalls bernommen Markieren Sie die E Mail s in Microsoft Outlook und ziehen Sie diese mit gedr ckter lin ker Maustaste in den Dokumentenbereich oder auf eine Akte ein Register im Akten bereich oder in der Ordneransicht Beachten Sie Das bernehmen von E Mails aus der Unterhaltungsansicht wird nicht unterst tzt Um E Mails per Drag amp Drop bernehmen zu k nnen ndern Sie bitte die Ansichtseinstellungen in Outlook Verschl sselte und signierte E Mails bernehmen Sie k nnen auch verschl sselte und signierte E Mails im DMS ablegen Eine signierte E Mail ist erkennbar am Symbol roter Orden Ra eine verschl sselte am blauen Schloss symbol ad Bei der bernahme ins DMS k nnen die E Mails verschl sselt oder unverschl sselt abge legt werden Bedenken Sie dass verschl sselte E Mails im DMS nur von Nutzern gelesen werden k nnen die den passenden Schl ssel zur Entschl sselung besitzen Unver schl sselte E Mails hingegen k
197. t Folgenden Kalender benutzen Eimstelungen andem 2 Addressdialog won dacuffe Desktop benutzen E Addressdialog von Outlook benutzen Ohce integration v Oiee Programme mi ge ffneter doeulfe Desktop Toolbar starten DE Mail integretion _ Ich benutze DE Mail Synchronisationseinstellungen Angeheftete Akten und Ordner im Arbeitsbereich mit anderen Anwendungen teilen Ist diese Option aktiviert Standardeinstellung dann werden die angehefteten Akten und Ord ner unter Mein Arbeitsbereich auch im doculife MobileClient oder auf einem anderen Com puter nach der Anmeldung mit Ihren Benutzerdaten angezeigt Ist diese Option deaktiviert dann sind die angehefteten Akten und Ordner nur auf diesem Computer unter Mein Arbeitsbereich sichtbar Alle X Minuten Diese Einstellung betrifft Mein Arbeitsbereich sowie die Bibliotheken Gibt an in welchen Zeitintervallen Mein Arbeitsbereich sowie Bibliotheken automatisch auf nderungen gepr ft und aktualisiert werden sollen Die Standardeinstellung betr gt 60 Minuten Ist diese Funktion aktiviert dann k nnen Sie f r jede Bibliothek separat einstellen ob sie syn chronisiert werden soll oder nicht Auf diese Weise kann eine Bibliothek auf dem aktuellen Stand eingefroren werden 29 2 3 29 2 4 29 2 5 Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 167 Das kann sinnvoll sein wenn eine Bibliothek f r ein Team erstellt wurde und diese sich nicht mehr ver ndert Dann
198. ten und Arbeitsmappen ermittelt Das Suchergebnis kann sowohl Dokumente als auch Akten und Arbeitsmappen umfassen Tipps amp Tricks zum Suchen Allgemein Automatische Vervollst ndigung Alle Suchbegriffe die Sie in das Suchfeld eingeben werden gespeichert und bei der n chs ten Eingabe automatisch vorgeschlagen Autovervollst ndigen H ufig verwendete Such begriffe m ssen somit nur einmal erfasst und k nnen bei der n chsten Verwendung per Autovervollst ndigen bernommen werden Die Liste kann bei Bedarf in den Einstellungen geleert werden Abbildung Autovervollst ndigen spart Tipparbeit 5 mowe eee Ena montageanleitung Gro und Kleinschreibung Umlaute Zwischen Gro und Kleinschreibung sowie der Schreibweise mit ohne Umlaute wird nicht unterschieden Beispiel Die Suche nach dokumentation findet DOKUMENTATION und Dokumentation Die Suche nach Wandgeraet findet Wandger t und Wandger t Suchen mit Platzhalter Generell Um die Suche zu vereinfachen k nnen Sie unvollst ndige Suchbegriffe erfassen die dann bei der Suche automatisch erg nzt werden Geben Sie einfach an der Stelle die automatisch erg nzt werden soll den Platzhalter Sternchen ein Dies ist der Platzhalter f r eine beliebig lange Zeichenkette Al montage Beispiel Die obige Suche findet Dokumente die W rter bzw Eigenschaften enthalten welche mit 98 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden Benutzerhandbu
199. ter schiede angezeigt werden Im DMS gibt es folgende M glichkeiten wie Sie den Dokumentenvergleich nutzen k nnen m Sie k nnen zwei Dokumente vergleichen die im DMS abgelegt sind E Sie k nnen ein Dokument im DMS mit einer lokalen Datei vergleichen E Sie k nnen zwei Versionen eines Dokuments vergleichen Zwei Dokumente vergleichen die im DMS abgelegt sind 1 Markieren Sie die beiden Dokumente die Sie vergleichen m chten Beachten Sie die Reihenfolge der Markierung Das erste markierte Dokument ist das Quelldokument das Zweite das ge nderte 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Vergleichen mit Workshare Compare Workshare Compare wird gestartet Ein Dokument im DMS mit einer lokalen Datei vergleichen 1 Klicken Sie das Quelldokument im DMS mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Mit lokaler Datei vergleichen in Workshare Compare Workshare Compare wird gestartet 2 W hlen Sie die Datei das ge nderte Dokument aus mit welcher verglichen werden soll und best tigen Sie mit OK Benutzerhandbuch doculife Desktop 31 Dokumente vergleichen Option 197 Zwei Versionen eines Dokuments vergleichen 1 Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Versionen 2 Markieren Sie die beiden Versionen die Sie vergleichen m chten Beachten Sie die Reihenfolge der Markierung Die erste markierte Version ist die Quell version die Zweite die ge nderte 3 Klicken Sie m
200. thek ER Rechnungen Deutschland E Dokumentationen Akten Register und Dokumente erstellen ber die Ordneransicht k nnen im DMS neue Objekte erstellt werden 12 2 Bibliotheken anzeigen verbergen ber Bibliotheken k nnen Sie Ihre Akten und Register organisieren und in einer hier archischen Struktur verwalten Die Bibliothek kann links oben oder links neben dem Arbeits bereich angezeigt werden 1 Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol Ordneransicht oder Filter anpassen Jm 2 W hlen Sie unter Bibliothekendie gew nschte Position Links oben oder Links oder w hlen Sie Aus um die Bibliotheken zu verbergen Filter anzeigen Filter immer anzeigen Filter zur cksetzen Sortieren nach Bibliotheken Strg Alt B Tipp Mit STRG ALT B k nnen Sie die Bibliotheken schnell anzeigen oder verbergen 12 3 12 4 Benutzerhandbuch doculife Desktop 12 Arbeiten mit Bibliotheken Ordneransicht 81 Akten und Register in Bibliothek aufnehmen Eine Bibliothek kann komplette Akten oder Register aufnehmen Die Aufnahme einzelner von der Aktenstruktur losgel sten Dokumente wird nicht unterst tzt Eine Bibliothek kann ber Bibliotheken und Bibliotheks Ordner strukturiert werden Es gibt verschiedene M glichkeiten wie eine Akte ein Register in die Bibliothek auf genommen werden kann u Neue Akte Beim Erstellen einer neuen Akte die Option An Arbeitsplatz und meine Bibliothek anf gen ausw
201. tige Aufbewahrung k nnen Akten und Dokumente archi viert werden Durch die Archivierung werden allen Benutzern die bestehenden Bearbeitungs und L schrechte entzogen und zwar bis zum Ende der bei der Archivierung festgelegten Auf bewahrungsfrist Benutzer k nnen nur noch lesend auf die archivierten Akten und Doku mente zugreifen Hinweis Ist ein Objekt archiviert kann es bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist Archi vierungszeitraum weder ver ndert noch gel scht werden Nach Ablauf des Archi vierungszeitraums k nnen Akten und Dokumente durch berechtigte Benutzer endg ltig gel scht werden Ein archiviertes Objekt ist am Schloss Symbol erkennbar Abbildung Archivierte Akte Schriftverkehr Voraussetzungen f r die Archivierung Akten und Dokumente k nnen nur unter den folgenden Voraussetzung archiviert werden Zu archivierende Dokumente sind eingecheckt Zu aarchivierende Akten enthalten keine o ausgecheckten Dokumente und o keine Verkn pfungen zu Dokumenten die in einer anderen Akte abgelegt sind Bei der Einleitung des Archivierungsvorgangs wird automatisch gepr ft ob diese Voraus setzungen erf llt sind Ist ein Dokument ausgecheckt bzw enth lt eine Akte ausgecheckte Dokumente muss die ser Konflikt behoben werden indem das Auschecken oder der Archivierungsvorgang abge brochen wird Enth lt eine Akte Verkn pfungen zu Dokumenten die in anderen Akten abgelegt sind besteht einerseits die M glichkeit
202. tzerhandbuch doculife Desktop 14 8 2 Suchergebnis sortieren Die Suchergebnisse k nnen auf oder absteigend sortiert werden P Sie haben folgende M glichkeiten Klicken Sie auf die Spalten berschrift nach der Sie sortieren m chten Das Pfeilsymbol neben der Spalten berschrift zeigt an ob auf oder absteigend sor tiert wurde Klicken Sie auf das Symbol Ansicht oder Filter anpassen Sortieren nach und w hlen Sie die gew nschte Sortierung aus Filter anzeigen Filter immer anzeigen Filter zur cksetzen Sortieren nach Bibliotheken Strg Alt B Mame Kennung nderungsdatum Hinweis Die Sortierung der Spalten wird gespeichert und beim n chsten Start des doculife Desktops automatisch voreingestellt 14 8 3 Weitere Spalten anzeigen Sie k nnen definieren welche Spalten Eigenschaften in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge 1 Klicken Sie eine Spalte in den Suchergebnissen mit derrechten Maustaste an 2 W hlen Sie Ansicht Anpassen 3 Aktivieren deaktivieren Sie die betreffenden Spalten und ndern Sie bei Bedarf die Rei henfolge ber die Schaltfl chen Nach oben Nach unten Benutzerhandbuch doculife Desktop 14 Suchen Dokumente und Akten sicher finden 103 Anpassen der Ansicht Standardansicht W hlen Sie die Spalten aus die in dieser Ansicht angezeigt werden sollen VE o F Name Version E Kennung m Nach unten Y Status
203. u suchen stehen die Suchen Akten zur Wiedervorlage und Dokumente zur Wiedervorlage zur Verf gung W hlen Sie in der Toolbar die passende Suche aus erfassen Sie die entsprechenden Datumswerte und klicken Sie auf Suchen J Andern Suchen nach Dokument Ergebnisse AusVorei Wiedervorlage D ist kleiner als oder gleich Datum vii112014 Br Yiedervorlage D ist gr er als oder gleich Datum hi h Wiedervorlage f r D enth lt Beschreibung Suche nach Dokumenten zur Wledervorlage Folgende Felder werden f r die Schnellsuche verwendet Mame DU Kennung DD 18 6 Wiedervorlagen entfernen Diese Funktion entfernt die Wiedervorlage f r das Dokument die Akte im DMS und den dazu geh rigen Termin im Outlook Kalender falls verwendet P Klicken Sie das Dokument die Akte mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Wie dervorlagen Wiedervorlage entfernen 124 19 19 1 19 2 19 3 19 Links Verkn pfungen nutzen Benutzerhandbuch doculife Desktop Links Verkn pfungen nutzen Grunds tzliches Ein Link Abk rzung von Hyperlink bzw Verkn pfung ist ein Verweis der einen Sprung zu einem Objekt im DMS erm glicht Im Internet werden Links beispielsweise genutzt um Inter netseiten miteinander zu verkn pfen und zwischen den Seiten zu navigieren Sie k nnen zu allen Objekten im DMS einen Link erstellen diesen per E Mail versenden oder im Windows Dateisystem speichern Au erdem k nnen Objekte per Link
204. uch ergebnisse die Sie nicht anzeigen m chten werden ausgeblendet Dar ber hinaus k nnen Sie die Suchergebnisse anhand mehrerer Spalten filtern Filter sind additiv Das bedeutet dass jeder weitere Filter auf dem aktuellen Filter basiert und die Teil menge der angezeigten Daten weiter einschr nkt Das folgende Beispiel zeigt wie das Ergebnis einer Dokumentensuche nach Doku mententyp und Namensbestandteil gefiltert wird Beispiel PDF Dateien mit dem Namensbestandteil Vitosol filtern Kurzprospekt vitosal Z00 F 300 F pdf Produktprospekt vitosol pdf Technische Spezifikation Vitosol 200 F Vitosol Project Documentation pdf Vitosol Requirements June 2014 pdf Filter anzeigen Filter k nnen f r den Arbeitsbereich inklusive des Aktenbereichs 1 sowie den Doku mentenbereich 2 unabh ngig voneinander genutzt werden 112 16 Mit Filtern arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop Datei Einstellungen Hilfe r Favoriten t Vitocima 300 5 a Vitosol 200 F Marketing Price List Product Information Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente G Postkorb Suchresultate f r witosol 2 17 Teamakte 1 Vitosol 200 100 Kurzprospekt vitosol Z0R F 3200 F pdf Solstechnk5So isnechn WTB 200 FHTasgEaso F Energie von derSonneSolartechnkFlachkole kt oe gg 100 Pramana vtosol pdi ZDI F rs Vitosol Solarsystemi larsysterme Flach und Rohr Ektoren 2 Wildes o
205. uchmaske l schen 4 Suchen nach Auswahl der Suche als Basis 5 Ergebnisse Anzahl der Suchergebnisse begrenzen Standardwert ist 50 Die Auswahl Voreinstellung bernimmt den Wert aus den Einstellungen siehe Kapitel Anzahl Suchergebnisse begrenzen 6 Sortierkriterium und reihenfolge auf oder absteigend f r die Suchergebnisse aus w hlen 7 Zusammenfassung zeigen bei einer Volltextsuche Bestimmt f r wie viele Such ergebnisse die Zusammenfassung angezeigt werden soll 8 Bei einer Volltextsuche Suchbegriff ber das Pfeilsymbol am Ende der Zeile wird das Feld Erweiterte Steu erparameter sichtbar in welchen eine native Oracle Suche formuliert werden kann 9 Unterst tzt Volltextsuchen Volltextsuche aktivieren deaktivieren 15 1 6 Mehrere Suchkriterien verwenden Sie k nnen mehrere Suchkriterien kombinieren und diese mit einem logischen ODER OR bzw UND AND verkn pfen Eine neue Suchzeile erstellen Sie mit dem Symbol Plus W Die Suchzeilen werden auto matisch mit einem Logischen UND verkn pft Mit einem Mausklick kann zwischen UND und ODER gewechselt werden Beispiel Logisches UND Sie suchen alle Dokumente mit Vitoclima im Namen oder Inhalt die Lisa Maier ab dem 1 Oktober 2013 erstellt hat Alle Suchkriterien werden mit einem Logischen UND verkn pft dl Ei Suchen nach Dokument Ergebnisse 50 nderungsdatum D Unterst tzt Volltextsuchen Zusammenfassung zeigen Alle
206. uf Nein Dokument Entwurf Datenblatt wurde als Version 1 0 eingecheckt M chten Sie das Dokument ausgecheckt lassen damit Sie es weiter bearbeiten k nnen 54 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 11 1 3 Neue E Mail Sie k nnen im DMS direkt eine neue E Mail erstellen und versenden Hinweis Wenn Sie den doculife Desktop als eigenes Dialogfenster verwenden dann muss auch Out look gestartet sein 1 ffnen Sie eine Akte oder ein Register klicken Sie im Dokumentenbereich mit der rech ten Maustaste und w hlen Sie Neu E Mail Das Microsoft Outlook Nachrichtenformular wird ge ffnet 2 Erfassen Sie die E Mail und versenden Sie diese Nach dem Versenden wird die E Mail in der ausgew hlten Akte dem Register abge legt Abh ngig von den Einstellungen wird die gesendete E Mail anschlie end in den gesen deten Objekten von Outlook entfernt 11 2 Dokument ffnen Dokumente werden im Dokumentenbereich angezeigt und k nnen dort ge ffnet werden P Doppelklicken Sie auf das gew nschte Dokument im Dokumentenbereich Bestimmte Dokumententypen z B Microsoft Word Excel PowerPoint k nnen direkt beim ffnen ausgecheckt werden Das Auschecken gew hrleistet dass das Dokument nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird In diesem Fall erscheint das folgende Dialogfenster Das Dokument Technische Spezifikation Vitosol 200 F docx ist noch nicht ausgecheckt l M chten Sie es ausch
207. uf hren die normalerweise nur beim herk mmlichen Scanning durchlaufen wird siehe Kapitel Drag amp Drop Volltexterkennung Folgende Dokumente enthalten keine Textinformationen Sollen diese hinzugefugt werden Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern Die Dokumente werden nach erfolgreicher Verarbeitung zum ausgew hlten Ordner hinzugef gt Sie konnen in der Zwischenzeit normal weiterarbeiten Name Gro e gt Angebot Firma Mustermann Nov 2014 pdf 96 KB OCR Profil Scannen von Dokumenten Einzelsetten als PDF Anden Wiedervorlage mit Uhrzeit Option Zus tzlich zum Wiedervorlagedatum kann nun auch eine Uhrzeit festgelegt werden siehe Kapitel Wiedervorlage anlegen 16 5 Was ist neu Benutzerhandbuch doculife Desktop Ordner aus dem Dateisystem importieren Aus dem Windows Dateiexplorer k nnen komplette Ordner und Ordnerstrukturen plus Inhalt per Drag amp Drop in das DMS bernommen werden Bislang war dies nur f r Dateien m glich siehe Kapitel Ordner aus Dateisystem importieren Neue Elemente in Bibliotheken Ordneransicht sowie sortieren Neben Akten und Registern k nnen nun auch spezielle Objekte wie Eigene Dokumente Postk rbe und Suchordner in die Bibliothek aufgenommen werden siehe Kapitel Akten und Register in Bibliothek aufnehmen Datei Einstellungen Hilfe r Favoriten d Eigene Bibliothek Eigene Dokumente gt Meine zuletzt gescannten Dokumente h Postkorb Au erdem k
208. ugt mit der Tastatur arbeiten dann k nnen Sie ein Tastaturk rzel festlegen mit welchem in Dialogen die Schaltfl che OK ausgel st wird Folgende Einstellungen sind m glich Niemals Kein Tastaturk rzel verwenden dies ist die Standardeinstellung Enter OK wird mit der Taste ENTER ausgel st E Strg Enter OK wird mit der Tastenkombination STRG ENTER ausgel st Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 165 Einstellungen f r Benachrichtigungen bearbeiten In verschiedenen Dialogfenstern k nnen Optionen einmalig aktiviert werden Hier k nnen Sie sehen welche Einstellung gew hlt wurde und diese bei Bedarf wieder auf den Ursprungs wert zur cksetzen Beispiel Wenn Sie mehrere Konten eingerichtet haben dann werden Sie beim Start des doculife Desktops gefragt welches Konto ausgew hlt werden soll Sie k nnen die Option akti vieren dass immer automatisch das zuletzt verwendete Konto verwendet werden soll sodass dieser Dialog beim n chsten Start bersprungen wird Sie k nnen das zuletztverwendete Konto oder eines aus der Liste ausw hlen g W hlen Sie das zu startende Konto aus KD Lisa Maler Zuletzt verwendetes Konto imer das zuletzt verwendete Konto beim Start von doculife Desktop verwenden em diese Auswahl wieder anzuzeigen drucken Sie die Strg Taste w hrend des Pro gram starts Bei den Einstellungen f r Benachrichtigungen ist die Antwort Ja gespeichert Option akti viert Mit Al
209. ulife Desktop berblick ber die Bedienoberfl che Die Bedienoberfl che kennenlernen Die folgende Abbildung zeigt die Bedienoberfl che des doculife Desktops und die Einteilung in die verschiedenen Bereiche am Beispiel des Add Ins f r Microsoft Outlook Die Bereiche werden nachfolgend erkl rt Das Men band Start von Microsoft Outlook enth lt rechts au en die Funktionen f r den doculife Desktop ET Em m Tul mi Der doculife Desktop beinhaltet folgende Bereiche 1 Toolbar 2 Mein Arbeitsbereich 4 Dokumentenbereich 3 Aktenbereich 5 Statusleiste 6 Ordneransicht Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 25 Favoriten Mr 2 a Eigene Bibliothek Projektakte Maier Mein Arbeitsbereich 8 B Schrftverkehrallgemein EI Auf diesem Computer in Bearbeitung 1 a Team Bibliothek M Aufgaben Organisatorisches Eigene Dokumente Pr sentationen Meine zuletzt gescannten Dokument Cl Teambesprechungen Papierkorb Postkorb Frojektakte Maier Vitoclima 300 5 TE 34 Montageanletung 200 F und M0 Fpd ioh 112 VIESMANN Montageanletungiur dia FachkraftInnenenhsdasis Wendgerst x gt gt Leidungene E 24 Montageanleitung Inneneinheit als WWandgerat Veochma 3 300 5 iob 1 12 VIESMANN Af rdie Fachkraftinneneinhetais Wandgerst lt gt Leitungena 2 Suchergebnisse Dauer 2 38 sec 1 3 2 1 Toolbar Die folgende Grafik zeigt die einzelnen
210. ument ur Verkn pfung l schen m chten dann aktivieren Sie dieses Feld Ja 2 Best tigen Sie die Meldung mit Ja Das Dokument wird im Papierkorb abgelegt Beachten Sie Eine Verkn pfung wird endg ltig gel scht und gelangt nicht in den Papier Korb Dokument drucken P Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Senden an Drucker Das Dialogfenster zur Druckerauswahl erscheint und der Drucker kann selektiert wer den Tipp m E Klicken Sie auf das Symbol Drucken in der Toolbar Dokument in Ursprungsakte ffnen Nach einer Dokumentensuche werden die gefundenen Dokumente im Dokumentenbereich und die Akten im Aktenbereich angezeigt Mit dieser Funktion k nnen Sie gezielt die Akte bzw das Register ffnen in welchem das Dokument abgelegt ist P Klicken Sie das Dokument im Dokumentenbereich mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie In Ursprungsakte ffnen In Arbeitsmappe aufnehmen Mit dieser Funktion werden Dokumente in einer Arbeitsmappe im Arbeitsbereich oder in einer neuen Akte als Verkn pfung abgelegt So k nnen Sie Dokumente bequem in einer Arbeitsakte sammeln ohne dass die Doku mente mehrfach im DMS abgelegt sind 64 11 10 11 Mit Dokumenten arbeiten Benutzerhandbuch doculife Desktop 1 Klicken Sie das Dokument mit derrechten Maustaste an und w hlen Sie In Arbeits mappe aufnehmen In Arbeitsmappe aufnehmen p Eigene Arbeitsmappe 4 Aussch
211. und w hlen Sie Sen den an Favoriten oder dr cken SieSTRG D Das Objekt wird zu den Favoriten hinzugef gt Favorit ffnen P Klicken Sie auf das Symbol Favoriten Favoriten in der Toolbar und w hlen Sie den gew nschten Favorit in der Liste aus Wenn Sie eine Akte oder ein Register anklicken wird die Akte bzw das Register ge ff net und der Inhalt im Dokumentenbereich angezeigt Wenn Sie ein Dokument anklicken wird die Akte oder das Register ge ffnet in wel chem das Dokument abgelegt ist und das Dokument im Dokumentenbereich angezeigt Favorit entfernen Nicht mehr ben tigte Favoriten k nnen aus der Liste der Favoriten entfernt werden vworiten 1 Klicken Sie auf das Symbol Favoriten Fr Fa und w hlen Sie Favoriten ver walten Das Dialogfenster Einstellungen erscheint 2 Klicken Sie den zu l schenden Favorit an Um mehrere Favoriten zu markieren halten Sie die Taste STRG gedr ckt 9 2 9 2 1 9 2 2 9 Schnell auf Akten und Dokumente zugreifen Benutzerhandbuch doculife Desktop 3 Klicken Sie mit derrechten Maustaste und w hlen Sie Entfernen oder dr cken Sie die Taste ENTFERNEN Allgemein E Favoriten und Zuletzt verwendet anpassen Synchronisation Lisa Maier Konten i Dokumente und Akten L sungen verwalten Suchen Titel Systernkonfiguration Netzwerk Bi Vitoclima 300 Lokal gespeicherte Daten Verlauf Chronik der zuletzt verwendeten Objekte Was beinhaltet de
212. ungsinformationen ein Konto MeinKonto ServerName com Benutzername Anmelden Ein neues Konto einnchten Klicken Sie auf Ein neues Konto einrichten und w hlen Sie die Aktivierungsdatei iadc Datei f r dieses Konto aus 29 3 3 Kontoeinstellungen bearbeiten Name Lisa Maier Konto lidpdte25 Anmeldeinformationen Benutzername und Kennwort Benutzername Kennwort Anmeldeinformation speichern Kennwort bearbeiten Scan Aktivierung geladen Scanning Zugangsdaten laden Abbrechen Anzeigename des Kontos ndern Erfassen Sie im Feld Name die Bezeichnung Ihres Kontos wie es in der Statusleiste des doculife Desktops angezeigt werden soll 170 29 Einstellungen anpassen Benutzerhandbuch doculife Desktop Anmeldeinformationen speichern Ist diese Option aktiviert dann wird das Kennwort zum Anmelden gespeichert und muss beim Start des doculife Desktops nicht mehr erfasst werden Hinweis Ob diese Option berhaupt aktivierbar ist ist abh ngig von Ihrer Konfiguration und den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens Scan Aktivierung geladen Ist diese Option aktiviert dann ist die Scanfunktion nutzbar Ist die Scanfunktion noch nicht aktiviert dann klicken Sie auf Scanning Zugangsdaten laden und w hlen Sie die Datei zur Scanaktivierung aus iasc Datei die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben
213. ungsstatus Angemeldet l H Lisa Maier 2 Name Ihres Benutzerprofils Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen zeigen werden weitere Details zum Benutzerprofil angezeigt Lisa Maier Verbunden als Lisa Maier Verbunden seit 10 49 20 11 2014 Verbindungsdauer 01 31 50 Wenn Sie auf den Namen klicken dann klappt ein Men auf mit folgenden Inhal ten auf E Ihr Benutzerprofil bzw Liste der Benutzerprofile wenn Sie mit mehreren Konten Benutzerprofilen arbeiten m Befehl Konten verwalten um z B den angezeigten Namen zu ndern Nurbei SECplus SECmezzanine Konto abschlie en aufschlie en 3 Informationsbereich Zeigt z B die Anzahl der Suchergebnisse oder der aktiven Hintergrundprozesse an Hintergrundprozesse sind z B Dokument Akte l schen Aktenstruktur kopieren 7 3 7 Benutzerhandbuch doculife Desktop 7 Erste Schritte mit dem doculife Desktop 29 E Mails oder Dokumente importieren 4 Hintergrundprozess Klick auf das Symbol zeigt Details zu den Hintergrundprozessen in einem eige nen Dialogfenster an Optonen EBuenksl schen Ale pemwinnen Fehler Gesiariei Beendet Marlon i Fartuchiit FE DIAH TE AHIT Na TAN IE 22 11 2014 408 Demat J Objek backen Profil ea Ham Tahe Esendei Gestarbei 2 17 2014 1224 34 Bess 20 112014 1225570 Os 0 0 02 6 Ordneransicht In der Orderansicht k nnen Sie eine virtuelle Baumstruktur eine Ansicht zur ber sichtlichen
214. ur Formatierung des Textes zur Verf gung Tesdnotiz E Telefongespr ch 12 04 2014 CRETAE Die Bestellung ist laut telefonischer Auskunft von Frau schmied eingegangen A Maier 2 Klicken Sie auf OK Das Dialogfenster zur Erfassung der Eigenschaften erscheint 3 Erfassen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften und best tigen Sie mit OK An meinen Arbeitsbereich anheften Regelm ig genutzte Akten k nnen an den Arbeitsbereich als Verkn pfung angeheftet wer den Damit haben Sie wichtige Akten und Dokumente ohne Suchanfrage schnell zur Hand 10 9 10 9 1 Benutzerhandbuch doculife Desktop 10 Mit Akten und Registern arbeiten 47 P Klicken Sie die Akte im Aktenbereich mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie An meinen Arbeitsbereich anheften Die Verkn pfung ist erkennbar an dem Pfeilsymbol in der linken unteren Ecke und an der blauen Schrift Meim Arbeitsbereich Aufgaben Eigene Dokumente Meine zuletzt gescannten Dokumente Papierkorb Fostkorb Viessmann Vitoclima 300 5 Tipp Um die Verkn pfung zu entfernen klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und w h len Von meinem Arbeitsbereich entfernen Extern speichern Im Dateisystem speichern Diese Funktion speichert eine Kopie einer Akte oder eines Registers mitsamt seinem Inhalt Registern und Dokumenten in der Windows Ordnerstruktur au erhalb des DMS 1 Klicken Sie die Akte oder das Register mit derrechten Mausta
215. weitere Informationen siehe Kapitel Dokumente einscannen Scanfunktion aktivieren Kennwort bearbeiten Hier ber k nnen Sie ein neues Kennwort f r den angemeldeten Benutzer festlegen Erfassen Sie das alte Passwort und zweimal das neue Passwort Das neue Passwort wird nur dann akzeptiert wenn es den Sicherheitsrichtlinien f r sichere Passw rter entspricht und beide Eingaben bereinstimmen Die Sicherheitsrichtlinien k nnen Sie mit Wie erstelle ich sichere Kennw rter anzeigen Erstellen oder bearbeiten Sie Kennw rter von Benutzen Im Altes Kennwort Neues Kennwort 3 bis M Zeichen erforderich Wiederholung _ Kennwort im Klartext anzeigen Wie erstelle ich sichere Kennworter 29 3 4 Konto entfernen Ein Konto kann entfernt werden vorausgesetzt es ist nicht das aktive Konto Klicken Sie auf die Schaltfl che Entfernen um ein vorhandenes Konto zu entfernen Benutzerhandbuch doculife Desktop 29 Einstellungen anpassen 171 29 4 L sungen verwalten 29 4 1 bersicht Die Optionen werden in den folgenden Kapiteln erkl rt Allgemein L sungen verwalten Synchronisation j Lisa Maier Konten L sungen verwalten Aktive L sungen verwalten suchen daculfe elektronische Personalakte Favoriten 410 Personalakte Systernkonfiguration 7 3 Dokument Elektr Personalakte Netzwerk G Basis Zwingend erforderlich Lokal gespeicherte Daten MFA Datei Postk rb Erweitert 29 4 2 Aktive L sung

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