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Juleica-‐Online-‐Antragsverfahrens

1. Deutscher Bundesjugendring M hlendamm 3 10178 Berlin Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 43 juleica Jugendleiter in card Telefon 49 30 400 40 400 Telefax 49 30 400 40 422 E Mail info dbjr de Internet www dbjr de Eingetragen im Vereinsregister Amtsgericht Berlin Charlottenburg Nr 23372Nz Vertretungsberechtigter Vorstand Detlef Raabe Vorsitzender 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung Diese Erkl rung muss von den Jugendleiter inne n ebenfalls in Schritt 6 8 akzeptiert werden Hiermit versicherst Du dass Du alle Voraussetzungen zum Erwerb der Jugendleiter innen Card Juleica erf llst Dazu geh ren insbesondere e eine ehrenamtliche T tigkeit in der Jugendarbeit i S des 73 Kinder und Jugendhilfegesetzes bzw eine T tigkeit die in dem Bundesland Deines Tr gers f r die Ausstellung einer Juleica gelten e eine Ausbildung welche den g ltigen Anforderungen enspricht die f r das jeweilige Bundesland und ggf f r die Organisation f r die Du t tig bist g ltig sind Du versicherst ebenfalls dass alle von Dir gemachten Angaben richtig sind 6 3 Hinweis zu den Fotos Das Foto wird auf der Juleica so abgedruckt wie es hochgeladen wird Eine Bearbeitung ein Beschnitt etc findet nicht statt Deshalb muss durch die pr fenden Tr ger auf folgende Hinweise geachtet werden Das Foto muss e das Gesicht der Antragstellerin des Antragstellers zeigen e im Hochkant
2. Tr ger ausw hlt WICHTIG Es ist in diesem Fall immer der Tr ger voreingestellt dessen Identit t Sie bei der Stellung des Gruppenantrags angenommen haben Dieser Tr ger wird unterhalb der linken Navigation angezeigt HINWEIS Wenn Sie nicht sicher sind ob die der Jugendleiter in wirklich diesen Tr ger auf ihrer seiner Juleica stehen haben will oder Sie nicht die Identit t des korrekten Tr gers annehmen k nnen sollten Sie diesen Haken NICHT setzten Wenn der Tr ger vorausgew hlt wird wird der Schritt 2 8 in der Antragsbearbeitung durch die den Jugendleiter in bersprungen Wurden alle Datens tze erfasst und der Gruppenantrag abgeschlossen besteht die M glichkeit die Datens tze als CSV Datei zu exportieren Au erdem werden die Jugendleiter innen per E Mail informiert und um ihre Zustimmung gebeten 3 Formular Best tigungsseite mit CSV Export Gruppenantrag manuell Best tigung Ihre Antr ge wurden erfolgreich im System erfasst Die betreffenden Jugendleiter wurden im System registriert und per E Mail ber ihren Antrag sowie Ihre Juleica Zugangsdaten informiert CSV Export Neue Antr ge als CSV Datei speichern CSV Export Die Der Antragsteller in kann sich dann mit den automatisch bermittelten Zugangsdaten auf www juleica de 26 0 html einloggen die Daten berpr fen korrigieren und ggf erg nzen Au erdem hat die der Jugendleiter in auch die M glichkeitm den Juleica Antrag abzulehne
3. CSV Datei ausgegeben Um die Daten gut verarbeiten zu k nnen gehen Sie bitte wie folgt vor A Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Excel durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Menu Punkt Daten gt Externe Daten gt Textdatei importieren und w hlen Sie dort den Dateityp CSV aus W hlen Sie die Datei aus die Sie importieren m chten 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider hat Excel die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas modifiziert Das in der CSV Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Klicken Sie dann auf fertigstellen und w hlen Sie die Position an der die Daten in der Tabelle eingebunden werden sollen B Wenn Sie mit Open Office arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Open Office calc durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Men Punkt Datei gt ffnen und w hlen Sie dann die entsprechende Datei aus 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider wechselt die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas Das in der CSV Datei
4. Jeder Tr ger erh lt die Zugangsdaten zur Tr gerverwaltung auf www juleica de bzw www juleica antrag de In dieser Tr gerverwaltung k nnen sowohl die Antr ge gepr ft und freigeschaltet als auch Benutzer innen angelegt und verwaltet sowie ggf Untergliederungen angelegt werden 2 1 Tr ger Rollen Als Tr ger im Sinne des Systems wird jeweils ein freier oder ffentlicher Tr ger verstanden unabh ngig davon auf welcher Ebene er angesiedelt und in welche Struktur er eingebunden ist Im System werden 2 verschiedene Rollen unterschieden e Administrator inn en K nnen neue Tr ger und Benutzer innen anlegen sowie Antr ge pr fen und freischalten Die Administrationsrechte k nnen aber auch auf der bergeordneten Ebene verbleiben e Benutzer innen k nnen lediglich Antr ge pr fen und freischalten Es kann beliebig viele Benutzer innen geben Sind mehrere Benutzer innen auf der selben Ebene eingetragen k nnen die Rechte zwischen diesen Benutzer innen nicht genauer differenziert werden benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 12 Juleica Jugendleiter in card 2 2 Login amp Startbildschirm Nach dem Login auf www juleica de wird zun chst die bersicht ber die aktuell zu bearbeitenden Antr ge in den verschiedenen Eskalationsstufen siehe dazu 3 3 1 angezeigt Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Statusintormaton Hallo Michael Tester Willkommen in Ihrem
5. LTIGE Ablehnung notwendig Antrag vorl ufig ablehnen Sollten Angaben im Antrag nicht korrekt sein hat der Tr ger die M glichkeit den Antrag vorl ufig zur ckzuweisen und die den Jugendleiter in zu bitten die Fehler zu korrigieren benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 34 Juleica Jugendleiter in card Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in ber die Gr nde der vorl ufigen Ablehnung zu informieren Vorl ufige Ablehnung des Antrages mit Auflagen Schritt 1 2 Kartennummer 03256000002 Antrag gestellt am 05 02 2009 Name Bertram Vorname Bj rn Begr ndung der vorl ufigen Ablehnung zur ck HINWEIS Nutzen Sie die Funktion vorl ufig ablehnen nicht um mit den Antragsteller inne n zu kommunizieren Wenn Sie Fragen zum Antrag haben und im eigentlichen Aantrag nichts nachgebessert werden muss kann mailen Sie die den Antragsteller in bitte au erhalb des Online Verfahrens direkt an Wenn Sie einen Antrag vorl ufig ablehnen haben Sie anschlie end keinen Zugriff mehr auf den Antrag da Sie ihn an die den Antragsteller in zur cksenden Dies f hrt zu zus tzlichem Aufwand bei den Jugendleiter inne n und dazu dass Juleica Antr ge ggf liegen bleiben Antrag endg ltig ablehnen Falls die der Antragsteller in keine Juleica erhalten soll haben Sie auch die M glichkeit den Antrag endg ltig zur ckzuweisen Di
6. Landesamt f r Soziales informiert wurde e Eigene Einrichtungen zu erfassen in denen Jugendleiter innen aktiv sind anzulegen Beispiel Die ffentlichen Tr ger haben also mit der Erfassung von Jugendverb nden kirchlichen Jugendgruppen etc nichts zu tun Das unabh ngige Jugendzentrum oder die rtliche Jugendkulturinitiative hingegen verf gt ber keinen organisatorischen berbau und wird vom rtlichen ffentlichen Tr ger erfasst 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landesebene werden vom ffentlichen Tr ger der 2 Ebene angelegt und haben dann die M glichkeit ggf Untergliederungen der 3 Ebene anzulegen WICHTIG Pr fen Sie unbedingt vor dem Erfassen des Tr gers ob dieser wirklich keinem Landesverband angeh rt Sollte ein freier Tr ger der einem Landesverband angeh rt nicht in der Auswahlliste erscheinen nehmen Sie bitte Kontakt zu dem zust ndigen freien Tr ger auf Landesebene auf Eine Liste der Administrator inn en finden Sie unter www niedersachsen juleica de 203 0 html benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 8 Juleica Jugendleiter in card 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landesebene werden vom freien Tr ger auf der Landesebene angelegt Die Tr ger der 2 Ebene k nnen dann auch die Untergliederungen auf der 3 Ebene anlegen falls sie diese Rechte nicht haben sollen diese Rechte kann der freie Tr ger der 1 Ebene einschr nken obliegt diese Aufgabe der 1 Ebene Di
7. Zusammenhang mit der Juleica zu informieren Es gelten folgende Bestimmungen e das Bundesdatenschutzgesetz o e die Datenschutzregelungen des Landes Niedersachsen e die Bestimmungen des KJHG Alle Daten d rfen nur f r den Zweck verwendet werden f r den sie erhoben wurden Dies sind i A folgende e Bearbeitung des Antrags und Produktion der Karte e zugeh rige Kosten u o F rdermittelabrechnung e statistische Auswertungen i R der Jugendhilfe Daf r sind die Daten sobald wie m glich zu annonymisieren d h den Datens tzen sind zumindest Name Vorname und Stra e Hausnummer zu entfernen ber die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird in kurzform beim Export der Daten belehrt Diese Belehrung ist mit einem Mouseklick zu best tigen dies wird protokolliert Die pers nlichen Daten der Antragssteller innen bleiben im System f r die G ltigkeitsdauer der Juleica zzgl einer Sicherheitsspanne gespeichert so dass die der Jugendleiter in bei einer erneuten Beantragung der Juleica auf diese Daten zugreifen kann Die dar ber hinaus im Antragsverfahren freiwillig erhobenen Statistik Angaben stehen den Tr gern NICHT zur Verf gung Diese werden anonymisiert der Arbeitsstelle Kinder und Jugendhilfestatistik an der Uni Dortmund AK Jstat bermittelt die regelm ig die Daten auswerten wird Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 11 juleica ugendleiter in card 2 Tr gerverwaltung
8. der Antragsbearbeitung an die Organisation versendet werden Au erdem werden diese Kontaktdaten auch den Jugendleiter inne n und anderen beteiligten Tr gern mitgeteilt Daher sollte hier jeweils die Adresse angegeben werden unter der die der Antragsbearbeiter in zu erreichen ist HINWEIS Insbesondere wenn eine Person f r viele Tr ger zust ndig ist ist es sinnvoll eine spezielle E Mail Adresse z B Juleica xxx anzulegen Dadurch wird vermieden dass bei einem Wechsel der Ansprechperson bei allen Tr gern die E Mail Adressen ausgetauscht werden m ssen Kategorie Jeder Tr ger geh rt zu einem T tigkeitscluster die aus einer Liste ausgew hlt werden k nnen Diese Zuordnung dient statistischen Zwecken 2 4 2 Meine Daten nderung der E Mail Adresse des Namens und des Passwortes WICHTIG Es wird dringend empfohlen das urspr ngliche Passwort sofort zu ndern Bitte nutzen Sie ein Passwort mit erh hten Sicherheitsanforderungen um Passwort Klau zu erschweren Ihr Passwort sollte eine Kombination aus Gro und Kleinbuchstaben Ziffern und Sonderzeichen umfassen und mindestens 8 Stellen haben benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 16 juleica Jugendleiter in card 2 4 3 Benutzerverwaltung Hier kann der Administrator weitere Benutzer innen anlegen oder bestehende Eintr ge bearbeiten Die Tabellenansicht gibt einen berblick ber die Benutzer innen und bietet die M glichkeit diese zu bearbeite
9. der Daten Siehe 3 4 3 benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 14 juleica Jugendleiter in card 2 3 Tr ger verwalten Juleica Antr ge Selbstverwaltung TT DI Hilfe Logout Durch Sie zu verwaltende Tr ger Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Identit t bernehmen haft gel an Niedersachsen EJ in der Region Hannover Identit t bernehmen Evangelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz Identit t bernehmen Diese Funktion steht allen Administrator inn en und Nutzer inne n zur Verf gung die f r mehr als einen Tr ger der 2 und oder 3 Ebene zust ndig sind Die bernahme der verschiedenen Identit ten ist notwendig um die Einstellungen und Daten der einzelnen Untergliederungen bearbeiten zu k nnen WICHTIG Au erdem ist diese Funktion bei der bernahmen von Antr gen siehe 3 4 2 und dem Stellen von Gruppenantr gen siehe 3 2 wichtig Nach dem Klick auf Identit t w hlen bei dem gew nschten Tr ger stehen dann unter Selbstverwaltung und Juleica Antr ge jeweils die Ansicht des gew hlten Tr gers zur Verf gung WICHTIG Diese Funktion steht nur den User innen der freien Tr ger zur Verf gung die selber Untergliederungen anlegen und verwalten k nnen ffentliche Tr ger haben nicht die M glichkeit die Identit t von Tr gern zu bernehmen die durch sie angelegt wurden Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 15 jule
10. erfolgt ber ein zweistufiges Verfahren HINWEIS Unter www juleica de infosjugendleiter html k nnen Sie sich einen Einblick in das Online Antragsverfahren aus der Sicht der Jugendleiter innen verschaffen Dort gibt es auch einen Flyer und eine Powerpoint Pr sentation zum Download 3 1 1 Registrierung Jugendleiter innen die noch keine Zugangsdaten haben und das sind alle EE die noch keinen ONLINE Antrag gestellt haben Ce Sen eegenen hast musst Du Dich zun chst registrieren m ssen sich zun chst Anschlie end kannst Du Dich hier einloggen durch einen Klick auf Hier geht s zur Registrierung Geer anmelden tosin Benutzername Wenn Du dein Passwort vergessen hast kannst Du ein neues anfordern Daf r werden zun chst nur Registrierung wenige Angaben abgefragt Name IA Wenn alle Felder ausgef llt Vorname iz wurden und der Captcha E Mail Adresse IR Buchstaben 2 r Hinweis An diese Adresse bekommst Du gleich Dein Zugangspasswort gemailt Achte Sicherheitsabfrage richtig daher unbedingt auf die richtige Schreibweise Die E Mail Adresse ist gleichzeitig eingegeben wu rde erh lt auch Dein Benutzername Jede E Mail Adresse kann nur von einer d ie der Jugendleite r i n Jugendleiterin einem Jugendleiter verwendet werden umgehend eine E Mail mit p Bundesland Bitte w hlen dem Passwort Mit diesem BEE Passwort und der E Mail aA g Adresse erfolgt D
11. ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwendet bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steht Anschlie end muss der bergeordnete Tr ger aus einem Pull Down Menu ausgew hlt werden F r einen Tr ger auf der 3 Ebene w hlt bitte den jeweiligen Kreisverband aus Wenn es keinen Kreisverband gibt bitte auch hier Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy ausw hlen Juleica Antr ge ITT Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil Neuen Tr ger anlegen gailen bergeordneter Tr ger BZ D EI Osnabr ck Hinweis Die A ii ind 1 Tr j Benutzerverwaltung z Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy Br EE Option Kom berg e ordnen US Wahl steht Name vollst ndig D Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Es folgt dann die Angabe des Namens des Tr gers und des Kurznamens der sp ter auch auf der Juleica erscheint sowie die Angabe der Aliase die Aliase k nnen aber auch durch den untergeordneten Tr ger angegeben werden Bitte beac
12. konntest deinen Tr ger nicht finden Dann markier hier das Auswahlfeld und gib die Kontaktdaten der Person ein die Deiner Meinung nach bei eurem Tr ger f r die Bearbeitung der Juleica Antr ge zust ndig ist Diese Person wird dann per E Mail informiert und kann anschlie end den Antrag bearbeiten oder an eine andere Person weiterleiten Es konnte kein Tr ger D gefunden werden E Mail Adresse des Tr gers Deine Mitteilung an den Tr ger HINWEIS Da Jugendleiter innen in der Regel auf der rtlichen Ebene t tig sind suchen sie fast immer in ihrem Ort nach dem Tr ger f r den sie t tig sind Wenn Tr ger nur Kreisverb nde aber keine Ortsgruppen angelegt haben ist der Kreisverband in den einzelnen Orten NICHT zu finden Die Jugendleiter innen d rfen dann nur den Landkreis ausw hlen und m ssen dann in der Liste der gefundenen Tr ger den Kreisverband ausw hlen Danach folgt ein Block mit freiwilligen statistischen Fragestellungen Diese werden neutralisiert und ohne personenbezogene Informationen durch die AKJstat ausgewertet Die Tr ger haben keinen Zugriff auf die statistischen Angaben der Jugendleiter innen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 28 juleica ugendleiter in card Bevor der Antrag endg ltig Informationen DI Hilfe ILogout gestellt werden kann muss EE SEE die der Antragstellerin noch die Neuer Antrag Einverst ndniserkl rungen 6 8 C r Datenschut
13. landesweiten freie Tr ger haben das Recht die Antr ge direkt an die Druckerei weiterzugeben Wenn dies der Fall ist muss die zweite Zustimmung im Antragsverfahren durch den Administrator bzw eine n Benutzer in des landesweiten freien Tr gers 1 Ebene erfolgen Daraus ergibt sich f r den freien Tr ger dann wiederum die Verantwortung mindestens einmal j hrlich alle Adressen der Juleica Antragssteller innen dem jeweils zust ndigen ffentlichen Tr ger der 2 Ebene zur Verf gung zu stellen 1 4 Datennutzung amp Datenschutz Alle Tr ger die unmittelbar mit der Bearbeitung eines Antrages zu tun haben haben Zugriff auf die pers nlichen Daten der Antragsteller innen F r die weitere Nutzung durch die Tr ger stehen Export Schnittstellen zur Verf gung F r die Nutzung der Daten durch die Tr ger gelten die allgemeinen Datenschutz Bestimmungen Die Weitergabe an Dritte ist generell ausgeschlossen Innerhalb des Tr gers d rfen die Daten nur zu Juleica Zwecken verwendet werden Dazu hei t es in der Datenschutzerkl rung die die Antragsteller innen akzeptieren m ssen Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ger die Adressdaten nutzen um dich ber benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 10 juleica ugendleiter in card wichtige Neuigkeiten im engen
14. r diese Zwecke und nur f r diese Zwecke stehen die Daten e der Organisation bei der Du ehrenamtlich t tig bist z B Dein Jugendverband und die Du eben ausgew hlt hast e dem ffentlichen Tr ger der f r diese Organisation zust ndig ist z B das Kreisjugendamt oder das Landesjugendamt e und wenn n tig der Landeszentralstelle f r die Juleica i d R das Landesjugendamt das Jugendministerium des Landes oder der Landesjugendring zur Verf gung Dar ber hinaus werden die daf r notwenigen Daten durch die Druckerei NOVO GmbH Bonn zum Druck und Versand der Karte verarbeitet und bis zum Versand gespeichert nach Versand werden die Daten in der Druckerei gel scht Alle Beteiligten am Antragsverfahren der Juleica haben sich an die Datenschutzbestimmungen des Bundes des jeweiligen Bundeslandes und des Kinder und Jugendhilfegesetzes SGB VIII zu halten Um Dir eine bequeme Neu Beantragung nach Ablauf des G ltigkeitszeitraums Deiner Juleica zu erm glichen sowie Dich zwischendurch ber den Stand der Bearbeitung u a zu informieren werden Deine Daten in der Juleica Datenbank w hrend der Laufzeit der Juleica und einer Nachlauffrist von 6 Monaten gespeichert und anschlie end gel scht Die Daten werden zu keinem Zeitpunkt an Personen oder Organisationen weitergegeben die nicht im oben beschriebenen Zusammenhang stehen und auch zu keinem anderen als den beschriebenen Zwecken genutzt F r diese Datenbank ist zust ndig
15. verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Anschlie end klicken Sie auf OK um die Datei zu ffnen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 38 juleica Jugendleiter in card 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in 3 5 1 L schen von begonnenem Antrag Wenn ein e Antragsteller in sich bereits registriert und mit der Antragstellung begonnen hat hat sie er die M glichkeit den begonnen Antrag wieder zu l schen Daf r steht unter Status in der Detailansicht des Antrages der entsprechende Button zur Verf gung WICHTIG Das L schen des Antrages ist nur m glich solange der Antrag noch nicht in Schritt 7 8 tats chlich abgeschickt wurde 3 5 2 L schen von begonnenem Gruppenantrag Peru EE Wenn ein e Antragsteller in im KZ _ Ra hmen eines G ru ppena ntrages Antrag stellen Antragsnummer A 0000000260 pres Kartennummer angelegt wird aber keine Juleica g ltig bis 02 08 2012 haben will kann er sie diesen Antrag ebenfalls l schen so Foto Wo wurde die Juleica Juleica Ausbildung BDKJ Hannover Maria Ausbilder maria bdkj de EH JRK la nges i e e r den An tra gn icht Ausbildung absolviert Hannover 15 16 04 2009 a bgesch i ckt hat zust ndiger freier Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg Tr ger zust ndiger ffentlicher Landkreis Nienburg Tr ger Bearbeitungsstatus eingegeben und nicht abgeschickt ggf unvollst ndige Ein
16. JULEICA Zugang Antr ge Im berblick Antr ge Im Archiv Statusinformation Are eben Zur Genehmigung FT 4 Vorerst abgelehnt durch FT 4 davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 1 D ruppananag davon in Erinnerungsstufe 2 0 davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 3 4 davon in Erinnerungsstufe 3 4 Zur Genehmigung T 2 Vorerst abgelehnt durch T D davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 3 2 davon in Erinnerungsstufe 3 D Druckfreigabe offen 3 Eingegeben und nicht 13 davon in Erinnerungsstufe 1 D abgeschickt ruppenantrag e davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 1 H davon in Erinnerungsstufe 3 1 davon in Erinnerungsstufe 2 o davon in Erinnerungsstufe 3 13 Abgeschickt Tr ger nicht 1 gefunden Gruppenantrag z O davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 3 1 Die obere Navigationsleiste enth lt die Hauptrubriken Juleica Antr ge Selbstverwaltung und Tr ger verwalten Die Juleica Antr ge werden unter 3 2 vorgestellt Die Statusinformationen geben einen Kurz berblick ber die aktuell laufenden Antr ge die Details sind unter Antr ge im berblick zu finden Je nachdem mit welchen Rechten die der User in versehen ist stehen un
17. Juleica Jugendleiter in card Benutzerhandbuch FREIE TRAGER der 2 und 3 Ebene Version 1 9 Juleica Online Antragsverfahrens EK Erstellt unter CreativeCommons Lizenz by nc sa creativecommons org Landesjugendring Niedersachen e V Bj rn Bertram Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 1 juleica ugendleiter in card Wesentliche nderungen in der Version 1 8 3 6 Automatisches L schen von Juleica Antr gen amp Benutzeraccounts HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 8 3 3 1 Vorl ufige Ablehnung wenn Vor und Nachname vertauscht HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 7 1 3 8 Alle ffentlichen Tr ger automatisch kombinierte Tr ger normal 2 2 Erg nzende Hinweise zu den Stati normal 2 2 1 Erg nzenden Hinweise zu Antr gen im Archiv normal 2 4 1 Erg nzender Hinweis zur E Mail Adresse bei der Tr gererfassung normal 3 3 Hinweise auf den Kommentar des Erlasses und Erg nzung der Hinweise HOCH zu den Tr gern die Ausbildungen durchf hren d rfen 3 3 1 Hinweise zum Ablehnen von Antr gen normal Wesentliche nderungen in der Version 1 6 2 4 3 1 Neue Funktion Mehrere Admins f r einen Tr ger normal Wesentliche nderungen in der Version 1 5 2 2 Neufassung Erkl rung der einzelnen Stati normal 2 3 Funktion steht auch Benutzer inne n zur Verf gung niedrig 2 4 4 1 Verwenden einer allgemeinen E Mail Adresse in den Kontaktdaten HOCH 3 1 1 Hinweise zu E Mail Adre
18. NG Telefonnummer Manfred Neubauer chaft der Evangelischen Passwort ndern wenn gew nscht ersachsen altes Passwort neues Passwort neues Passwort wiederholen Administrator P Benutzer aktivieren EY Tragen Sie in diesem Formular bitte alle erforderlichen Daten ein WICHTIG Anschlie end wird die der neue Benutzer in ber die Zugangsdaten informiert Bitte informieren Sie die den Benutzer in dennoch mit einer gesonderten E Mail ber seine ggf tr gerspezifischen Aufgaben und verweisen Sie ihn auf die Anleitung zur Antragsbearbeitung WICHTIG Als Administrator in sollten Sie der erste Ansprechpartner f r die von Ihnen angelegten Benutzer innen und Administrator inn en sein Die Landeszentralstelle ist in erster Linie f r die Beratung der Admins der Freien Tr ger auf Landesebene und der ffentlichen Tr ger auf der Kreisebene zust ndig Das selbe Formular wird auch zum Bearbeiten der vorhandenen Eintr ge verwendet Mehrere Admins Sie haben auch die M glichkeit weiteren Benutzer inne n den Status Administrator zu geben Diese User innen haben dann die selben Rechte wie Sie k nnen sie also ggf auch zum Benutzer herabstufen oder Ihren Account l schen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 18 Juleica Jugendleiter in card 2 4 4 Erfassen neuer Tr ger Die Erfassung eines neuen Tr gers unterscheidet sich in der Vorgehensweise etw
19. and 10 09 2012 seite 23 Juleica Jugendleiter in card Damit die entsprechenden Zuweisungen die in der Auswahlliste get tigt werden auch gespeichert werden ist es notwendig den Haken bei Ja Admin Benutzer zuweisen zu setzen Verwaltende Administratoren extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Administratoren auszuw hlen die den Tr ger ber Ihren eigenen Juleica Zugang verwalten sollen Ja Admins zuweisen E Zuweisung vornehmen Test20 E Nienburg test33 E Osnabr ck test41 EI KV Peine 41 Antragsverwaltende Benutzer extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Benutzer auszuw hlen welche ber ihren eigenen Juleica Zugang die Antragsverwaltung f r den Tr ger vornehmen sollen Ja Benutzer zuweisen E Zuweisung vornehmen Manfred Neubauer AEJN Test Tester21 AEIN tetster Tester22 AE N Optionen Rechte Die untergeordneten Tr ger k nnen ber unterschiedliche Rechte verf gen die der Administrator der bergeordneten Ebene anlegen kann Juleica Antr ge EIERN Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil Gew hlter Tr ger Meine Daten Name des Tr gers EJ KV Peine 41 Benutzerverwaltung Kee Rechte bearbeiten Kaes Tr ger darf Druckfreigabe erteilen I J Tr ger darf untergeordnete Tr ger anlegen verwalten v R Tr ger darf eigene Benutzer verwalten je Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge anlegen v Tr g
20. anerkannt WICHTIG Alle Tr ger sind verpflichtet alle Untergliederungen zu erfassen die auf Jugendamtsebene oder in einer kreisangeh rigen Gemeinde t tig sind die mit dem jew Landkreis eine Vereinbarung nach 813 AG KJHG und dem Nds Runderlass zur Ausstellung der Juleica 3 3 Satz 2 geschlossen haben Die Liste dieser Orte ist unter www niedersachsen juleica de 204 0 html zu finden 1 3 2 ffentliche Tr ger der Ebene 2 Alle Jugend mter in Niedersachsen erhalten ihre Login Daten vom Landesamt f r Soziales bzw automatisiert aus dem System heraus Zu den Aufgaben des ffentlichen Tr gers auf der 2 Ebene geh rt es e Freie Tr ger auf der Kreisebene und meistens auch auf der Gemeindeebene die KEINEN Landesverband haben zu erfassen e ffentliche Tr ger der 3 Ebene zu erfassen WICHTIG rtliche Jugendpflegen sind in der Regel als freie Tr ger im System zu erfassen Die rtlichen Jugendpflegen d rfen nur dann als ffentlicher Tr ger erfasst werden wenn eine Vereinbarung zwischen Kreis und Gemeinde nach 813 AG KJHG besteht Falls die Stadtjugendpflegen dieses Recht nicht haben sollen wie es in Niedersachsen blich ist m ssen diese als Freie Tr ger der Ebene 3 angelegt werden Alle Gemeinden die bislang diese Berechtigung hatten wurden im System bereits erfasst Daher sind alle weiteren Kommunen als FREIE Tr ger anzulegen Weitere ffentliche Tr ger d rfen nur im System erfasst werden wenn vorher das
21. as je nachdem ob der Tr ger durch den freien oder ffentlichen Tr ger angelegt wird Daher unterscheidet das Handbuch an dieser Stelle die verschiedenen F lle Bitte w hlen Sie den f r Sie zutreffenden Fall 2 4 4 1 Erfassung neuer Tr ger durch FREIE Tr ger A Durch den Admin des landesweiten freien Tr gers Die Aufgabe der Landesverb nde ist es wenigstens die 2 Ebene ihrer Struktur zu erfassen Auf der zweiten Ebene k nnen dann weitere Administrator inn en angelegt werden die weitere Untergliederungen auf der 3 Ebene anlegen d rfen WICHTIG M glichst alle Untergliederungen der freien Tr ger erfassen Um alle Untergliederungen in der Verbandsstruktur zu erfassen und den richtigen Tr ger auf der Juleica erscheinen zu lassen ist es sinnvoll alle Gruppen zu erfassen Nicht immer macht es allerdings Sinn diesen Untergliederungen auch Rechte einzur umen siehe FAQs Daf r schlagen wir die folgende Vorgehensweise vor 1 Anlegen von Benutzer inne n Insbesondere bei kleineren Verb nden bietet es sich an die Bearbeitung s mtlicher Antr ge in der Gesch ftsstelle des Landesverbandes oder ggf in Regionalb ros vorzunehmen und dieses Recht nicht der rtlichen Ebene zu geben In diesem Falle sollten Sie die entsprechenden Benutzer innen anlegen bevor Sie mit der Erfassung der Tr ger beginnt WICHTIG Bitte beachten Sie vor dem Anlegen von Benutzer inne n auch die Hinweise unter 2 4 5 1 2 Anlegen des Tr gers auf der 2 o
22. as Verfahren betreuen wird Sollte sich sp ter herausstellen dass ein Tr ger zz nicht in der Lage ist die Antr ge eigenst ndig im System zu verwalten kann er auch wieder deaktiviert werden 1 3 8 kombinierte Tr ger Im Online Antragsverfahren wird tlw auch der Begriff kombinierter Tr ger verwendet Darunter werden ffentliche Tr ger verstanden die auch selber Ehrenamtstr ger sind Da sich in der Nutzung herausgestellt hat dass fast jeder ffentliche Tr ger als kombinierter Tr ger angelegt wurde haben nun alle ffentlichen Tr ger automatisch den Status kombinierter Tr ger der auch nicht entfernt werden kann 1 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern Auch zu einem sp teren Zeitpunkt k nnen neue Tr ger jederzeit durch die zust ndigen Administrator inn en angelegt werden 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger Die Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum freien Tr ger erfolgt anhand des amtlichen Gemeindeschl ssels Gemeindekennzahl GKZ Daher ist beim Anlegen der Tr ger jeweils die Angabe einer entsprechenden GKZ zwingend notwendig Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 9 Juleica Jugendleiter in card Infos Die GKZ besteht auf bis zu 8 Stellen Land Land Regierungsbezirk Kreis Kreis Stadt Stadt Stadt Alle nieders chsischen GKZs beginnen daher mit der 03 Die richtige GKZ kann unter http www destatis de jetspeed portal cms Sites destatis Intern
23. atenspeicherung anschlie end das Login Sicherheitsabfrage Bitte gib den Sicherheitscode aus der Grafik ein En am e Registrierung absenden zur ck WICHTIG Name Vorname und E Mail Adresse nach erfolgter Registrierung nicht mehr ge ndert werden Bitte weisen Sie die Jugendleiter innen daher darauf hin dass sie ihren Namen auf jeden Fall korrekt schreiben sollen Au erdem sollte die E Mail Adresse dauerhaft von benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 26 juleica Jugendleiter in card der dem Antragsteller in genutzt und zumindest w hrend der Antragstellung nicht ge ndert werden um f r R ckfragen und R ckmeldungen per E Mail erreichbar zu sein Um den Account auch bei der erneuten Antragstellung nutzen zu k nnen ist es notwendig dass der Mail Account auch dann genutzt werden kann Das Bundesdatenschutzgesetz sieht vor dass jede Person selber der digitalen Speicherung ihrer seiner Daten zustimmen muss Daher muss die verwendete E Mail Adresse eine pers nliche Adresse der des Antragstellerin s sein und keine Adresse des Tr gers Falls nachtr gliche nderungen notwendig sind beachten Sie die Hinweise in 3 5 3 1 2 Antragstellung Mit diesem Login beginnt dann die eigentliche Antragstellung zue Hallo Julius Tester Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antrag stellen Archiv Zurzeit hast du keinen laufenden Juleica Antrag Um jetzt eine J
24. bgeschlossen werden an dem er begonnen wird Abgeschickt Tr ger nicht gefunden Gruppenantrag Wird im Gruppenantrag nicht die Funktion Ich bin der zust ndige freie Tr ger genutzt haben die Jugendleiter innen die M glichkeit einen anderen FT auszuw hlen Wenn die Jugendleiter innen dann den Haken bei Tr ger nicht gefunden setzte erscheinen die Antr ge anschlie end in dieser bersicht Eingabe begonnen Zeigt Antr ge die noch bei der dem Antragsteller in liegen Der Tr ger wurde bereits ausgew hlt der Antrag aber nicht abgeschickt Druckfrei Wird im n chsten Turnus von der Druckerei abgerufen Durch Druckerei abgerufen Die Daten liegen der Druckerei vor werden gepr ft und bei der n chsten Produktion wird die Juleica gedruckt WICHTIG In der bersicht auf der Startseite werden nicht alle Stati angezeigt die dort nicht angezeigten Stati k nnen unter Antr ge im berblick eingesehen werden WICHTIG Endg ltig abgelehnte Antr ge und gedruckte Juleicas sind nur im Archiv zu finden 2 2 1 Antr ge im Archiv Antr ge die bereits gedruckt und versendet wurden bzw die endg ltig abgelehnt wurden sind im Archiv zu finden Nach den Vorgaben des Datenschutzes werden die dort gespeicherten Informationen nach bestimmten Fristen gel scht Die Online Ansicht der archivierten Antr ge stellt nur einige Informationen zu den Antr gen dar die komplette Ansicht der Daten erhalten Sie durch den Export
25. codes aus der E Mail benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 56 Details zum Antrag Antragsnummer G ltigkeit bis Antrag gestellt am Name Vorname Adresse Kontakt Stra e Postleitzahl Ort E Mail Adresse A 0000000228 14 06 2012 14 05 2009 Tester Zwanzig Testweg 45 56233 test testantrag20 juleica de Alternative Lieferadresse Adresse freier Tr ger Adresse ff Tr ger RG Adresse freier Tr ger manuelle Eingabe Empf nger Stra e Postleitzahl Ort Geburtsdatum TT MM 233 Geschlecht ee Bearbeitungsstatus zuletzt bearbeitet am durch Bemerkung durch Antragsteller Nummer der Vorg ngerkarte Ce Ev Jugend KK Hameln Pyrmont Testweg 46 46464 Hameln 23 05 1980 weiblich zur bernahme FT 22 05 2009 Antragsteller zur ck bernahmecode bernehmen bernahme ablehnen Anschlie end ist dann die weitere Bearbeitung des Antrags m glich WICHTIG J uleica Jugendleiter in card Bevor Sie den Antrag bernehmen d h BEVOR Sie den bernahmecode eingeben m ssen Sie die Identit t der Untergliederung angenommen haben f r die die der Jugendleiter in t tig ist ffentliche Tr ger haben au erdem bei der bernahme von Antr gen die M glichkeit den Namen des freien Tr gers anzugeben Diese Funktion ist dann anzuwenden wen
26. d 10 09 2012 seite 39 juleica ugendleiter in card 3 6 Automatisches L schen alter Antr ge amp Benutzeraccounts Zur Entlastung des Systems und vor allem zur Datenminimierung im Sinne des Datenschutzes werden Antr ge die lange nicht mehr bearbeitet wurden archivierte Antr ge nach Ablauf der Speicherzeit und inaktive Antragsteller innen automatisch gel scht Auch f llt damit die Notwendigkeit weg Antr ge oder Nutzer innen manuell zu l schen au er es soll ein neuer Antrag gestellt werden oder die E Mail Adresse soll neu verwendet werden da dies nach Ablauf der jeweiligen Frist automatisch erfolgt In jedem Fall gibt es ein oder mehrere Ank ndigungen per E Mail An den entsprechenden Hinweisen Eskalationsmails die es bisher schon gibt ndert sich nichts Im Folgenden die Funktionen im Detail 3 6 1 laufende Antr ge Antr ge in den Stati Gruppenantrag begonnen Tr ger hat begonnen einen Antrag zu stellen hat ihn aber noch nicht abgeschlossen bzw abgeschickt Eingabe begonnen Antragsteller_in hat Antrag begonnen aber noch nicht abgeschickt ODER Tr ger hat Gruppenantrag gestellt und Antragsteller_in hat noch nicht reagiert und Antrag best tigt 1 abgeschickt Tr ger nicht gefunden Antragsteller_in hat den Antrag abgeschickt und die Funktion Tr ger nicht gefunden gew hlt der Antrag wurde noch nicht von einem Tr ger bernommen Go kur Genehmigung FT 1 Genehmigungsstufe 10 1 2 0 2 1 An
27. dann wenn keine alternative Lieferadresse angegeben wurde direkt an Julius Leiter verschickt 1 3 Erfassung der Tr ger Damit das Online System die Antr ge an den richtigen Ehrenamts Tr ger und den richtigen ffentlichen Tr ger weiterleiten kann m ssen die Tr ger zun chst in einer Datenbank erfasst werden landesamt f r soziales rtliche ffentliche tr ger 1 3 1 Freie Tr ger mit Landesebene Die Freien Tr ger auf der Landesebene erhalten die Zugangsdaten f r die Benutzer und Antragsverwaltung vom Landesamt f r Soziales Anschlie end k nnen die freien Tr ger der 1 Ebene dann die Struktur ihres Tr gers digital nachbilden und f r die Kreisebene und oder Stadtebene zust ndige Tr ger und zugeh rige Bearbeiter innen einpflegen Dabei sind folgende Hinweise zu beachten Auf der Juleica erscheint sp ter der Ehrenamts Tr ger den die der Jugendleiter in aus der Liste ausgew hlt hat In dieser Liste werden nur die Tr ger aufgef hrt die auch angelegt wurden Werden keine weiteren Untergliederungen erfasst erscheint in der Auswahlliste die den Jugendleiter inne n bei der Antragstellung zur Verf gung steht nur der Name des Landesverbandes Damit die der Jugendleiter in sich st rker mit der Juleica identifiziert und auch die Auswahl des richtigen Ehrenamtstr gers leichter f llt sollten also auch die Untergliederungen angelegt werden Jedem Tr ger der 2 und 3 Ebene muss mindestens ein e Administrator in z
28. der 3 Ebene Wechseln Sie in die Ansicht Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Unterhalb der Liste mit den bereits angelegten Untergliederungen klicken Sie auf den Button neuen Tr ger anlegen WICHTIG Es ist m glich als Admin der 1 Ebene direkt einen Tr ger auf der 3 Ebene anzulegen Admins auf der 2 Ebene k nnen jeweils nur in dem GKZ Bereich in dem sie als Admin erfasst bzw zugeordnet wurden FT3 anlegen Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ e f r einen Tr ger der 2 Ebene ist dies die 5 stellige GKZ des jeweiligen Landkreis in dem die Untergliederung ihren Sitz hat e f r einen Tr ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwenden Sie bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steht Juleica Antr ge EAST Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Neuen Tr ger anlegen Gemeindekennziffer 03 GKZ suchen weiter zur ck Anschlie end muss der bergeordnete Tr ger aus einem Pull Down Menu ausgew hlt werden Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 19 Juleica Jugendleiter in card e F r einen Tr ger auf der 2 Ebene w hlt bitte grunds tzlich den jeweiligen Landesverband aus e F r einen Tr ger auf der 3 Ebene w hlen Sie bitte falls vorhanden den jeweiligen Kreisverband aus Wenn es keinen Kreisverband gibt bitte ebenfalls de
29. der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Mit Hilfe der Aliase soll die Identifizierung der Organisation f r die Jugendleiter innen beim Antragsverfahren vereinfacht werden Daher folgende Bitte Beim Erfassen der Organisation Tr ger m gliche Aliase in die daf r vorgesehen Felder einpflegen Alias 1 Alias 2 Alias 3 Alias 4 Alias 5 Alias 6 Alias 7 Alias 8 Alias 9 Alias 10 Adresse Kontakt Stra e x Postleitzahl Se Ort hei E Mail Adresse Telefonnummer Kategorie Bitte w hlen D I Administrator Hier haben Sie die M glichkeit einen tr gereigenen Administrator zu erfassen Ja Admin erfassen Anrede Titel Name x Vorname E Mail Adresse K Telefonnummer Verwaltende Administratoren extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Administratoren auszuw hlen die den Tr ger ber Ihren eigenen Juleica Zugang verwalten sollen Ja Admins zuweisen Zuweisung vornehmen Test20 E Nienburg test30 EJH test33 E Osnabr ck test41 EI KV Peine 41 f nfzig Test50 EJ SFA 49 Hannover Bezirksreferenzt E HP 46 r Antragsverwaltende Benutzer extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Benutzer auszuw hlen welche ber ihren eigenen Juleica Zugang die Antragsverwaltung f r den Tr
30. e Rechte f r die Administration des Tr gers der zweiten Ebene kann vom Administrator der ersten Ebene aus einer Auswahlliste einem beliebigen Administrator des freien Tr gers zugeordnet werden selbiges gilt f r die Benutzer 1 3 5 ffentliche Tr ger der Ebene 3 Alle Kommunen die bislang auf Grundlage einer Vereinbarung nach 13 AG KJHG das Recht hatten selber die Juleica Antr ge zu bearbeiten und auf der rechten Seite des Antragformulars zu unterschreiben wurden bereits im System erfasst Deren Aufgabe ist es nun die freien Tr ger der Ebene 3 die KEINE bergeordneten Strukturen z B Kreisverband Landesverband haben sowie ggf eigene Einrichtungen des ffentlichen Tr gers anlegen 1 3 6 Freie Tr ger der Ebene 3 ohne Landesebene werden vom ffentlichen Tr ger der 3 Ebene angelegt falls es diesen gibt ansonsten vom ffentlichen Tr ger der 2 Ebene 1 3 7 kleine Tr ger mit wenigen Juleicas Nicht jede kleine rtliche Initiative die nur selten Juleicas beantragt muss im System erfasst werden F r diese F lle gibt es im Antragsverfahren die M glichkeit f r die den Jugendleiter in eine E Mail Adresse anzugeben und dar ber die Antragsbearbeitung zu veranlassen siehe 3 4 2 TIPP Wir empfehlen freie Tr ger nur dann mit eigenem Admin einzutragen wenn e dieser mindestens 10 Juleicas Jahr beantragt und e es einen kontinuierlich mitarbeitenende n Hauptamtliche n Ehrenamtliche n gibt die der l ngerfristig d
31. e der Jugendleiter in wird dann per E Mail informiert Bitte begr nden Sie Ihre Entscheidung gg der dem Jugendleiter in Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in ber die Gr nde der endg ltigen Ablehnung zu informieren Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 35 juleica Jugendleiter in card 3 3 2 Bearbeitung durch den ffentlichen Tr ger Nachdem der Ehrenamtstr ger dem Antrag zugestimmt hat wird der ffentliche Tr ger per E Mail informiert das ein neuer Antrag vorliegt Er loggt sich dann in gleicher Weise wie unter 3 3 1 beschrieben ein und bearbeitet den Antrag 3 3 2 1 Druckfreigabe WICHTIG Zus tzlich muss der ffentliche Tr ger auch die Druckfreigabe erteilen Daf r ist unter Juleica Antr ge gt Druckfreigabe eine bersicht aller noch nicht gedruckten Juleicas zu finden Bitte erteilen Sie die Druckauftr ge jeweils nach Sie die Antr ge gepr ft haben Die Warenkorb Funktion erm glicht es alle Antr ge auf einmal auszuw hlen und die Druckfreigabe zu erteilen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout nformation Antragsdatum Antragsteller ca Ant berblick tt mm jjjj Volltextsuche Eintr ge 10 Antrag bernehmen Preestrea n Druckauftr ge CH Julius Leiterin 03256000001 02 02 2009 anzeigen m Bj rn Bertram 03256000002 05 02 2009 anze
32. eich der Jugendarbeit nach 11 KJHG t tig Verf gt er ber die Anerkennung als freier Tr ger bzw wenn nicht besteht ein ffentliches Interesse an der Arbeit des Tr gers e ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de foto 0 html Eine inhaltliche Pr fung der Qualifikation geh rt nicht zu den Aufgaben des ffentlichen Tr gers WICHTIG Bitte beachten Sie auch die weiterf hrenden Erkl rungen und Hinweise in der Kommentierung des Erlasses http ljr de Die Juleica die_juleica 0 htm benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 32 Juleica Jugendleiter in card 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger Dieser sollte sich dann einloggen um den Antrag zu pr fen und freizuschalten Direkt nach dem Login sieht der Tr ger eine bersicht wie viele Antr ge zurzeit wo in Bearbeitung sind Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Statusinformation A Hallo Michael Tester Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antr ge im berblick Antr ge Im Archiv Statusinformation Geteste Zur Genehmigung FT 4 Vorerst abgelehnt durch FT 4 re 19 nsan and davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 1 D Kee Aerer davon in Erinnerungsstufe 2 0 davon in Erinnerungsstufe 2 0 davon in Erinnerungsstufe 3 4 davon in Erinnerungsstufe 3 4 Zur Genehmigung T 2 Vorerst abgelehnt durch T 0 davon in Erinne
33. ennen 6 1 2 Antragsverfahren s s0s 2 00020244 000400042 400000 00200000 0RnG nd nannc and nnunndnnan hun rn HERR nn aaiue abnaki dn jaava krausi Re 6 1 3 Erfassung der Tr ger 7 1 3 1 Freie Tr ger mit Landesebene 22 7 1 3 2 ffentliche Tr ger der Ebene 2 an nee ea 8 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landeszebene ENEE 8 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landezebene ENEE 9 1 3 5 ffentliche Tr ger der Ebene EE 9 1 3 6 Freie Tr ger der Ebene 3 ohne Landezebene ENEE 9 1 3 7 kleine Tr ger mit wenigen Juleicas EEN 9 1 3 8 kombinierte Tr ger lehnen linken 9 1 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern nnnnensennnsensnennnensnennannsennnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnennannnnennannnnnnnannnnnnrnnnnnnrnnnnn nenne 9 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger 9 1 3 10a Landesweiter freier Tr ger fungiert als ffentlicher Tr ger nennen 10 1 4 Datennutzung amp Datenschutz usssenenennnanananannnnnnanananennanannanananannnnanananannnnannnananenennananeneananunnananen 10 SEENEN EUREN 12 NNKT E TE kna tata sannindi nin aora sinda ndn avat ap ranna ASA ENaA aA S ESANS E SERADA FASA AAE ut KA Es r ESAE SASA EA SEEE Erans 12 2 2 Login amp Startbildschirm uuus aa ankam anna na 13 2 2 1 Antr ge im Archiv en 14 2 3 Tr ger verwalten een daadaa adia gaa EES 15 2 4 Selbstverwaltung s 2 s 4z2 222022 n020200n000100000HH0 00 Hu nu Hana nn Han HnunannanEn oaase aa
34. er darf eine alternative Lieferadresse f r Antragsteller erfassen v zur ck Tr ger darf Druckfreigabe erteilen Diese Funktion darf nur bei ffentlichen Tr gern nicht aber bei freien Tr gern angeklickt werden Tr ger darf untergeordnete Tr ger selber anlegen verwalten Damit r umt der Freie Tr ger der 1 Ebene der Untergliederung auf der 2 Ebene das Recht ein selber Tr ger auf der 3 Ebene anzulegen Tr ger darf eigene Benutzer verwalten Erm glicht es dem Tr ger weitere Benutzer im System anzulegen bzw zu verwalten die die Antr ge pr fen und ggf Gruppenantr ge stellen k nnen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 24 juleica ugendleiter in card Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge stellen Ist diese Funktion aktiviert k nnen die Tr ger einzelne oder mehrere Antr ge f r ihre Jugendleiter innen stellen Diese Antr ge sind dann automatisch f r den Freien Tr ger best tigt Im weiteren Verfahren zeichnet nur noch die der Jugendleiter in und der ffentliche Tr ger mit Tr ger darf eine alternative Lieferadresse erfassen Mit diesem Recht kann dem Tr ger das Recht einger umt werden eine Lieferadresse f r die Juleica einzugeben die von der Adresse der des Jugendleiterin s abweicht Option Benutzer Die Bearbeitung der Benutzer innen der untergeordneten Tr ger ist identisch mit der Bearbeitung der Benutzer innen auf der eigenen Ebene 2 4 5 1 Wich
35. ersachsen juleica de k nnen Sie jeweils die aktuellste Fassung herunter laden 4 2 Ansprechpersonen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde wenden sich bitte zun chst an die Landesgesch ftsstelle des jeweiligen Jugendverbandes Mitarbeiterinnen von kleinen freien Tr gern wenden sich bitte an das jeweils zust ndige rtliche Jugendamt Mitarbeiterinnen der Landesgesch ftsstellen der Jugendverb nde und der ffentlichen Tr ger wenden sich bitte an die jeweilige Landeszentralstelle Die Adressen finden Sie unter In den Bundesl ndern im jeweiligen Bundesland Mitarbeiterinnen der Landeszentralstellen wenden sich bitte an den Deutschen Bundesjugendring LANDESZENTRALSTELLE F R NIEDERSACHSEN Landesjugendring Niedersachsen Verantwortlich f r Fragen amp Anregungen zur technischen Umsetzung diese Dokumentation Imagekampagne macht niedersachsen lebendiger inhaltliche Fragen zur Beantragung der Juleica Zei stra e 13 30519 Hannover juleica ljr de Telefon 0511 5194510 Landesamt f r Soziales Verantwortlich f r Fragen zur Tr gererfassung Anlegen von ffentlichen Tr gern der 2 Ebene und Landesweiter Freier Tr ger organisatorische Fragen zur Antragsabwicklung in Niedersachsen Ansprechpartner Matthias Gelbke Birte Baade Am Waterlooplatz 11 30169 Hannover matthias gelbke Is niedersachsen de Telefon 0511 106 74 07 BUNDESWEITE CLEARINGSTELLE Deutscher Bundesjugendring Verantwortlich f r Fragen am
36. es Freien Tr gers anzugeben f r den die der Antragsteller in aktiv ist Dann erscheint dieser Tr ger auch als freier Tr ger auf der Juleica Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 29 Juleica Jugendleiter in card WICHTIG Bevor der ffentliche Tr ger einen solchen Antrag genehmigt muss sich der ffentliche Tr ger bei dem freien Tr ger r ckversichern dass die der Antragstellerin dort tats chlich aktiv ist und die Juleica erhalten soll 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger Auch der Ehrenamtstr ger kann Juleica Antr ge stellen Die Daten werden dann der dem Jugendleiter in zur Best tigung vorgelegt Hat sie er den Antrag best tigt erh lt zun chst erneut der freie Tr ger den Antrag anschlie end kann dann der der ffentliche Tr ger zustimmen Dazu loggt sich eine Benutzer in des Tr gers ein und w hlt unter Juleica Antr ge die Option Gruppenantr ge manuell aus In die Maske k nnen nacheinander die Daten der einzelnen Jugendleiter innen eingegeben werden Nach jedem Datensatz hat man die M glichkeit zwischen erfassen n chster Antrag und erfassen Gruppenantrag abschlie en zu w hlen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Statusinformation Gruppenantrag manuell Antr ge erfassen Antr ge Im berblick Neuer Antrag Antrag be
37. et DE Content Statistiken R egionales Gemeindeverzeichnis Gemeindeverzeichnis__htm templateld renderPrint psml gesucht werden Die Suche im Gemeindeverzeichnis mit peine brachte folgende Ergebnisse Stand 31 12 2007 Bundesland Niedersachsen Regierungs Bezirk Bisher Reg Bez Braunschweig Kreisname Peine Amtl Gemeindeschl ssel 03157006 PLZ Gemeindenamen 31224 Peine Stadt Gemeindetyp Stadt Anschrift der Gemeinde Stadt Peine Stra e Kantstra e 5 PLZ Ort 31224 Peine Fl che km2 119 65 Einwohner gesamt 49 516 Einwohner m nnlich 24 070 Einwohner weiblich 25 446 Einwohner je km2 414 WICHTIG Daraus ergeben sich wichtige Hinweise f r die freien Tr ger auf der Landesebene e Wenn wenigstens die Untergliederungen auf der 2 Ebene eingetragen sind erfolgt die Zuordnung der Antr ge zu dem jeweiligen Jugendamt auf der 2 Ebene ber die GKZ selbst dann wenn die Antr ge durch den freien Tr ger auf der Landesebene erfolgt e Wenn ein landesweiter freier Tr ger keine Tr ger auf der 2 oder 3 Ebene anlegt m ssen diese Antr ge anschlie end durch das Landesamt f r Soziales als ffentlichen Tr ger freigeschaltet werden Daraus ergibt sich f r den freien Tr ger dann wiederum die Verantwortung mindestens einmal j hrlich alle Adressen der Juleica Antragssteller innen dem jeweils zust ndigen ffentlichen Tr ger der 2 Ebene zur Verf gung zu stellen 1 3 10a Landesweiter freier Tr ger fungiert als ffentlicher Tr ger Einige
38. f r den oder die Antragsteller in parallel einen laufenden Antrag und oder einen eine g ltige Juleica Antrag im Archiv im Status gedruckt amp versendet 510 gibt benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 40 juleica ugendleiter in ca In diesem Fall wird in zwei Schritten informiert Sechs Monate vor Ablauf der Juleica wird der oder die Antragsteller in mit einer E Mail informiert die in Kopie cc auch an den jeweils zust ndigen Tr ger geht 3 6 3 Inaktive Antragsteller innen Antragsteller innen die ihr Konto bzw Login mindestens sechs Monate nicht nutzen wird der Zugang die Registrierung gel scht Dies gilt jedoch nicht wenn die oder der Antragsteller in noch einen laufenden Antrag oder einen Antrag im Archiv hat Wenn eine der Funktionen unter 1 oder 2 greift f hrt dies i d R dazu dass am Folgetag auch diese Regelung greift da ja dann die Voraussetzungen erf llt sind Bei der L schung inaktiver Antragsteller innen erfolgt keine Vorwarnung per E Mail Der oder die Antragsteller in wird jedoch im Nachgang ber die L schung informiert 3 6 4 Grunds tzliches Die Fristen wann gel scht wird geben immer den fr hesten Termin an also i S von Wenn der Antrag mindestens sechs Monate nicht bearbeitet wurde Die Fristen zwischen Erinnerung Hinweise und ggf L schung sind ebenfalls Mindestfristen D h wenn informiert wird dass in einem Monat gel scht wird wird auch erst in ei
39. format mit dem ungef hren Verh ltnis 18 x 20 5 b x h vorliegen e mindestens 150 kb und maximal 2 MB gro sein e im Format JPG vorliegen Das Foto darf nicht e im Querformat sein e ein Ganzk rper Foto sein e mehrere Personen zeigen e nur einen Teil der gesamten Bildfl che einnehmen Geeignete Bilder sind Hamed Saber Joesse manu raad Schlechte Bilder sind benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 44 Juleica Jugendleiter in card KUCH Amar Fathi damel jabra icbenszentrum adelshofe n manurawd Quelle alle Bilder von www flickr com unter CC Lizenz Namensnennung jeweils unter dem Bild Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 45
40. gabe zuletzt bearbeitet am 02 07 2009 Antragsteller durch Bemerkung durch Tr ger vorherige Kartennummer g ltig bis Antrag l schen Details anzeigen Antrag fortsetzen 3 5 3 L schen des Benutzeraccounts Auch der gesamte Benutzeraccount kann von der dem Antragsteller in gel scht werden so lange kein Juleica Antrag gestellt wurde Daf r muss zun chst ggf der begonnene Juleica Antrag gel scht werden anschlie end kann dann der Account gel scht werden Dies bietet die M glichkeit Tippfehler bei der falschen Eingabe des Namens bei der Registrierung zu korrigieren in dem der Account gel scht und dann ein neuer angelegt wird Mein Benutzerkonto l schen Ein L schen des Benutzerkontos ist nur m glich wenn von Dir bislang noch kein Juleica Antrag abgeschickt gestellt wurde Wenn Du gerade selber Deinen Juleica Antrag in Bearbeitung hast musst Du zun chst den Antrag l schen Bitte gehe dazu auf den Men punkt Status Unterhalb der Informationen zum Antrag hast Du die M glichkeit den Antrag zu l schen Anschlie end kannst Du dann auch Dein Benutzerkonto l schen Wenn Du Dein Benutzerkonto l schst werden alle Deine Daten aus der Juleica Datenbank gel scht Das bedeutet gt Wenn Du zu einem sp teren Zeitpunkt eine Juleica online beantragen willst musst Du Dich auf der Startseite wieder neu registrieren Benutzerkonto jetzt l schen Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stan
41. ger vornehmen sollen Ja Benutzer zuweisen Zuweisung vornehmen dreizehn Tester AEN siebzehn Tester E Nienburg Test Tester21 AEIN tetster Tester22 AEIN Tr ger anlegen Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 21 juleica Jugendleiter in card 3 Erfassen eines Tr gers auf der 3 Ebene Das Erfassen eines Tr gers auf der 3 Ebene kann sowohl nach dem o g Muster durch den landesweiten Freien Tr ger als auch durch einen Admin der 2 Ebene erfolgen wenn der jeweilige Admin ber die notwendigen Rechte verf gt B Durch den Admin einer Untergliederung auf der 2 Ebene Wenn Sie f r den Tr ger der 2 Ebene einen anderen Admin hinterlegt haben kann dieser in seinem Account unter Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger einen neuen Tr ger mit der 8stelligen GKZ des Ortes anlegen Wir empfehlen das folgende Vorgehen 1 Auswahl des zust ndigen freien Tr gers Falls der Admin der 2 Ebene f r mehrere Tr ger Adminrechte hat muss zun chst unter Tr ger verwalten die Identit t des Tr gers auf der 2 Ebene bernommen werden f r den Sie agieren m chten 2 Erfassen des Tr gers Wechseln Sie in die Ansicht Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Unterhalb der Liste mit den bereits angelegten Untergliederungen klicken auf den Button neuen Tr ger anlegen Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ F r einen Tr
42. hten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden Ebenfalls notwendig ist es die Adresse des Tr gers zu erfassen WICHTIG Die Benachrichtigungen ber neue Antr ge werden an diese E Mailadresse verschickt Au erdem werden diese Kontaktdaten in Zukunft den Antragsteller inne n und den anderen an der Antragsbearbeitung beteiligten Tr gern angezeigt Dann folgt die Angabe wer zuk nftig die Administrationsrechte haben soll Hier kann entweder ein e neue r Administrator in angelegt oder aus der Liste der vorhandenen Administrator inn en ein Admin ausgew hlt werden benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 22 Juleica Jugendleiter in card HINWEIS Wir empfehlen die Admin Rechte NICHT auf zus tzliche Personen auf der rtlichen Ebene herunter zu brechen Die Admin Rechte f r die Ortsgruppen sollten jeweils beim Admin des Kreisverbandes und des Landesverbandes liegen Setzen Sie deshalb den Haken bei Ja Admin zuweisen und w hlen Sie den Admin der 1 Ebene und sich selber aus der Liste aus Wenn Sie bereits weitere Benutzer innen angelegt haben die die Antr ge dieses untergeordneten Tr gers bearbeiten d rfen sollen k nnen diese nun aus der Liste ausgew hlt werden Setzen Sie dazu den Haken bei Ja Benutzer zuweisen und w hlen Sie diese dann aus der Liste aus Eine Mehrfachauswahl ist durch das Dr cken der STRG bzw CMD Taste m glich Anschlie end best t
43. ica Jugendleiter in card 2 4 Selbstverwaltung Die Selbstverwaltung bietet folgende M glichkeiten diese M glichkeiten variieren etwas je nachdem welche Rechte der dem jeweiligen Benutzer in Administrator in bertragen worden sind 2 4 1 Tr ger Profil Das eigene Tr gerprofil kann durch die den Administrator in bearbeitet werden Neben dem Namen und einer Kurzform diese erscheint auf der Juleica m ssen hier die Adress Daten hinterlegt werden und der Benachrichtigungsmodus ber neue Juleica Antr ge eingestellt werden 2 4 1 1 Erkl rung der Felder Name vollst ndig vollst ndiger Name des Tr gers dieser erscheint in der Liste der gefundenen Tr ger die den Jugendleiter inne n angezeigt werden Da diese Bezeichnung auch in der Ansicht Tr ger verwalten f r die Admins angezeigt wird sollte diese Bezeichnung jeweils eindeutig sein und nur einmal verwendet werden Name Kurzform Bezeichnung des Tr gers max 30 Zeichen nur diese wird auf der Juleica dargestellt Kurzbezeichnung m glich Alias Unter Alias sollten andere g ngige Bezeichnungen z B Jugendzentrum Juz JZ f r den Tr ger angegeben werden Diese werden in die hnlichkeitssuche einbezogen und erleichtern es sp ter der dem Jugendleiter in den richtigen Ehrenamts Tr ger zu finden Adresse Kontakt Erfassung wichtiger Adress und Kontaktdaten des Tr ger WICHTIG An die hier angegebene E Mail Adresse gehen alle E Mails die im Rahmen
44. igen DO Leiter Julius 00000000011 11 02 2009 anzeigen Alle Antr ge ausw hlen 3 3 3 Antrags bernahme per E Mail Wenn ein e Jugendleiter in in der Datenbank den Ehrenamtstr ger nicht findet oder nicht korrekt zuordnen kann besteht die M glichkeit den vermutlich zust ndigen Tr ger per E Mail zu informieren Dieser erh lt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code HINWEIS Da die Jugendleiter innen h ufig nicht wissen wer in ihrem Verband die entsprechenden Bearbeitungsrechte hat kann es vorkommen dass die E Mails bei anderen ehren oder hauptamtlichen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde landen Bitte informieren Sie diese daher was es mit den E Mails Juleica bernahme eines Antrages auf sich hat und an wen diese dann die E Mails weiterleiten sollten Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Statusinformation Antrag bernehmen Antragsnummer Coo Nachname des Antragstellers Gruppenantrag manuel Antrag suchen Wenn ein e Admin Benutzer eine E Mail mit einem bernahmecode erh lt m ssen Sie sich in das System einloggen Nach erfolgtem Login gibt es daf r unter Juleica Antr ge die Funktion Antrag bernehmen Dort muss dann die Antragsnummer und der Nachname des Antragstellers der Antragstellerin eingegeben werden und nach Datens tzen gesucht werden Die eigentliche bernahme erfolgt dann durch die Eingabe des bernahme
45. igen Sie die Angaben durch einen Klick auf Tr ger anlegen In diesem Moment wird der Tr ger angelegt und erscheint in der bersichtsliste Wenn Sie sich Ebene selber die Admin Rechte f r diesen Tr ger gesichert haben k nnen Sie nun au erdem unter Tr ger verwalten die Identit t dieses Tr gers bernehmen 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger Auch f r die untergeordneten Tr ger bzw die durch den ffentlichen Tr ger angelegten freien Tr ger steht jeweils eine Listenansicht zur Verf gung die das Verwalten der angelegten Tr ger und deren Benutzer innen erm glicht Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil Name Meine Daten Adresse Eintr ge 10 v ok Benutzerverwaltung Untergeordnete Tr ger EJ in der Region Hannover e bearbeiten Rechte Benutzer EJ KV Peine 41 ef bearbeiten Rechte Benutzer EJ Osnabr ck ef bearbeiten Rechte Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz ef bearbeiten Rechte Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg e bearbeiten Rechte Benutzer Eintr ge 5 4 1 5 gt HR neuen Tr ger anlegen Optionen bearbeiten Hier gibt es die M glichkeit die im Rahmen des Tr gererfassung gemachten Angaben zu modifizieren Interessant ist vor allem auch die M glichkeit weitere Admins und Benutzer innen zuzuordnen Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 st
46. n wenn er keine Juleica beantragen m chte oder der vorausgew hlte Tr ger falsch ist Siehe 3 5 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger Nach erfolgter Antragstellung durch die den Jugendleiter in wird zun chst der Ehrenamtstr ger ber das Vorliegen eines neuen Antrags per E Mail informiert Aufgabe des Ehrenamttr gers Dem Ehrtenamtstr ger obliegt die Aufgabe zu pr fen ob die der Antragssteller e f r den Tr ger kontinuierlich t tig ist e eine dem Erlass entsprechende Ausbildung absolviert hat die von einem der im Erlass benannten Tr ger durchgef hrt wurde e ber die erforderlichen Kenntnisse in Erste Hilfe verf gt e die pers nlichen Angaben der des Jugendleiterin s korrekt sind e ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de foto O html WICHTIG Bitte beachten Sie auch die weiterf hrenden Erkl rungen und Hinweise in der Kommentierung des Erlasses Diese Kommentierung ist f r die Mitgliedsverb nde des Landesjugendrings und deren Untergliederungen verbindlich Die Kommentierung ist unter http ljr de Die Juleica die_juleica 0 html zu finden Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 31 juleica Jugendleiter in card Aufgaben des ffentlichen Tr gers Der ffentliche Tr ger pr ft den Antrag auf e die formelle Korrektheit Alter des Antragstellers e die Legitimation des Ehrenamtstr gers ist der Ehrenamtstr ger tats chlich im Ber
47. n Landesverband ausw hlen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout Tr ger Profil I EES Neuen Tr ger anlegen Meine Daten bergeordneter Tr ger IE TI E tege e l GE E Osnabr ck S f e Hinweis Die Angabe ei in mind 1 Tr ger oder die Benutzerverwaltung f T Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy RER SEN SE Option Keim bergeordi swahl steht Name vollst ndig Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Es folgt dann die Angabe des Namens des Tr gers und des Kurznamens der sp ter auch auf der Juleica erscheint sowie die Angabe der Aliase die Aliase k nnen aber auch durch den untergeordneten Tr ger angegeben werden Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden Ebenfalls notwendig ist es die Adresse des Tr gers zu erfassen WICHTIG Die Benachrichtigungen ber neue Antr ge werden an diese E Mailadresse verschickt Au erdem werden diese Kontaktdaten in Zukunft den Antragsteller inne n und den anderen an der Antragsbearbeitung beteiligten Tr gern angezeigt Deshalb
48. n die der Antragsteller in f r einen kleinen rtlichen freien Tr ger ohne Landesverband aktiv ist Dann kann durch die Eingabe des Namens des Tr gers erreicht werden dass dieser Name auch auf der Juleica als freier Tr ger erscheint WICHTIG Der ffentliche Tr ger muss sich vorher beim freien Tr ger versichern dass die der Antragsteller in tats chlich f r den freien Tr ger aktiv ist und die Juleica erhalten soll Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 57 Juleica ugendleiter in card 3 4 Sonderfunktionen 3 4 1 Kombinierter Tr ger Da die meisten ffentliche Tr ger zugleich auch Ehrenamtstr ger sind werden nun alle ffentlichen Tr ger automatisch als kombinierte Tr ger erfasst Diese k nnen dann in einem Schritt f r freie und ffentliche Tr ger mitzeichnen 3 4 3 Export von Datens tzen Ehrenamtstr ger und ffentlicher Tr ger haben die M glichkeit eine CSV Tabelle mit den Adress Daten der Jugendleiter innen zu exportieren Dazu steht Ihnen in der Ansicht Antr ge im berblick unterhalb der Tabelle die Funktion Antr ge exportieren zur Verf gung In dieser Ansicht werden jeweils alle gerade aufgerufenen Juleica Antr ge exportiert Bitte nutzen Sie ggf die Funktion Eintr ge um die Zahl der gleichzeitig aufgerufenen Datens tze zu erh hen Beachten Sie unbedingt die Datenschutz Bedingungen 1 4 3 4 3 1 Umgang mit der CSV Datei Die Daten werden in einer
49. n oder zu l schen Freie Tr ger k nnen diese Benutzer sp ter den verschiedenen untergeordneten Tr gern zuordnen HINWEIS Wenn ein User in zwischen den Ansichten mehrerer Tr ger w hlen kann erscheinen hier jeweils nur die Benutzer innen Administrator inne n des jeweils ausgew hlten Tr gers Die verwaltenden Administrator inn en und verwaltenden Benutzer innen werden nur bei dem Tr ger angezeigt f r den sie unmittelbar angelegt wurden Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil PRESSE Name Login Status alle v Eintr ge 10 v ok Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Untergoorunete ISBGER Manfred Neubauer test19 kjr wiz de bearbeiten l sc Be ee a GE EE SEN See Se Eet tetster Tester22 test22 kjr wiz de e bearbeiten l schen Manfred Neubauer Eintr ge 3 4 1 3 r H Benutzer anlegen Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 17 Juleica Jugendleiter in card 2 4 3 1 Anlegen eines neuen Benutzers Klicken Sie auf Benutzer anlegen anschlie end ffnet sich folgendes Formular Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil bo 00 ia in Benutzer bearbeiten Meine Daten Anrede Titel Vorname hristian E Mail Adresse adressedes benutzers de Login Sie sind eingeloggt als E
50. nem Monat gel scht auch wenn der Antrag vielleicht schon l nger als die angegebenen Monate in dem entsprechenden Zustand war Alle entsprechenden berpr fungen L schungen und den Versand der E Mails f hrt das System als automatische Routine nachts durch Alle entsprechenden Aktivit ten Bearbeitung des Antrags neuer Antrag Login etc auf die auch in den entsprechenden E Mails hingewiesen hatten f hren dazu zu einem Aufschub der L schung Die jeweilige Z hlung beginnt von vorne 3 6 5 Kurz bersicht Anlass Zeitpunkt Information Erinnerung Zeitpunkt L schung laufende Antr ge 5 Monate nach letzter Bearbeitung 1 Monat nach Information Erinnerung endg ltig abgelehnte Antr ge 5 Monate nach Archivierung 1 Monat nach Information Erinnerung abgelaufene Juleicas 6 Monate vor Ablauf und 1 Monate nach Ablauf 1 Monat nach letzter Information Erinnerung Inaktive Antragsteller_innen ohne Antrag lerst nach L schung 6 Monate nach letztem Login Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 41 juleica ugendleiter in car 4 Ansprechpersonen Gerne beantworten wir Ihre Fragen und freuen uns ber weitere Anregungen Bevor Sie jedoch telefonisch oder per E Mail Kontakt zu uns aufnehmen w ren wir Ihnen dankbar wenn Sie in dieser Dokumentation und oder den FAQs unter www juleica de faqs O html nachschauen ob Ihre Frage dort bereits beantwortet wurde 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation Unter www nied
51. nennnnnnnennnnnnnnnnn nenne nnnnnnennnnnnnnnnannn 41 3 6 4 Grundsatz ch Sagina ieai i a aata aiaiai atait 41 benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 4 juleica ugendleiter in card 3 6 5 Kurz bersicht aa anteilig 41 4 Ansprechpersonen E 42 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation uussnnssssnsnnnnnnnnunnnnnnnnnnannnnnnnnananunnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnannannnnnnanann 42 KE E E E E 42 a E AA E A A E A E ET 43 6 Anha hp ee en dandana isadi dsaai asada aaa Naiadia aadis a niaka iaiia iaaiiai 43 6 1 Datenschutzerkl rung 2s 4 02u4224040200300940030000700000002000H02000na0A0EHRHHARAHFHRHHnHAR FH HRG isas aradsriys iv da iania 43 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung uussssssseenesnanonnnnnnanananunzunnnunnnnnnunnnnnnnnannnannnnanananannnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnn 44 6 3 Hinweis zu den EOtOS 2 sus 22 040a0224202u000n02020000202000200000H40B0AnnEREERnRERURaHEnRG AR ann da nn HaRnnnnannnnan engeren nen raa Eisai 44 IMPRESSUM Herausgeber Landesjugendring Niedersachsen e V Zei stra e 13 30519 Hannover Autor Bj rn Bertram Referent f r Jugendpolitik Kontakt Tel 0511 5194510 Fax 0511 51945120 juleica ljr de www Ir de www niedersachsen juleica de Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 5 juleica Jugendleiter in card 1 Grundz ge des neuen Verfahrens Seit dem 01 07 2009 wird das gesamte Antragsverfahren f r die Juleica in Niedersachsen
52. online abgewickelt Dabei wird weitestgehend das vorherige Papierverfahren online nachgebildet 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens Das neue Verfahren bietet zahlreiche Vorteile e Die Juleica ist schneller bei der beim Jugendleiter in Wenn alle Tr ger schnell ihre Zustimmung erteilen kann des Verfahren in 14 Tagen abgeschlossen und die Karte an die den Jugendleiter in verschickt sein Der Zeitaufwand reduziert sich soweit es Verfahren an sich und die Druckerei beeinflusst werden kann e Die Kosten werden gesenkt In dem Preis pro Karte sind die Portokosten f r den Versand der Juleica an die den Jugendleiter in bzw eine Alternativadresse bereits enthalten au erdem entf llt die Abrufpauschale e Das neue Design steigert die Attraktivit t der Karte und unterstreicht auch die offizielle Funktion der Juleica Fehler bei der bertragung der Daten werden weitestgehend ausgeschlossen e Es kann kein Antrag verlorengehen es ist ein System von Benachrichtigungen eingebaut so dass jede r Beteiligte erinnert benachrichtigt wird bzw ber den Status der Card informiert ist 1 2 Antragsverfahren Um die Juleica zu beantragen gibt es zwei M glichkeiten ep Be PS en PS b Beantragung durch den Tr ger f r den die der Jugendleiter jn Ehrenamts Tr ger t tig ist oder bei dem die der Jugendleiter in die Ausbildung absolviert hat a Beantragung durch die den Jugendleiter in Im Regelfall sind im Antragsve
53. p Anregungen zur technischen Umsetzung bundesweite Clearingstelle M hlendamm 3 10178 Berlin juleica dbjr de Telefon 030 400 404 44 benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 42 juleica ugendleiter in card 5 FAQs Bitte nutzen Sie die FAQs auf www juleica de fags html 6 Anhang 6 1 Datenschutzerkl rung Die folgende Einwilligung muss die der Antragsteller in in Schritt 6 8 des Juleica Antragsverfahrens akzeptieren Daraus ergeben sich auch die Rechte amp Pflichten die die Organisationen haben die Kenntnis von den Daten erlangen Einverst ndniserkl rung zur Datenverarbeitung und Speicherung Im Zuge der Antragsstellung der Jugendleiter in Card ist die Speicherung und Verarbeitung der von Dir soeben angegebenen Daten notwendig Dies geschieht grunds tzlich nur zu den Zwecken zu denen Du die Daten zur Verf gung gestellt hast n mlich zur berpr fung und Genehmigung Deines Antrags zur Herstellung und dem Versand der Karte sowie ggf zur berpr fung der im Zusammenhang mit der Juleica eingesetzten F rdermittel in der Regel wird die Herstellung der Karte aus F rdermitteln bezahlt Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ger die Adressdaten nutzen um dich ber wichtige Neuigkeiten im engen Zusammenhang mit der Juleica zu informieren F
54. rfahren jeweils drei Personen Organisationen beteiligt e die der Jugendleiter in e der Tr ger f r den die der Jugendleiter in ehrenamtlich t tig ist bisher Feld 8 auf dem Papier Formular Dies kann sowohl ein freier Tr ger Jugendverband als auch ein ffentlicher Tr ger Stadtjugendpflege sein im Folgenden als Ehrenamts Tr ger bezeichnet im Online Antragsverfahren wird dieser Ehrenamts Tr ger generell als der freie Tr ger bezeichnet e der ffentliche Tr ger der f r den Ehrenamts Tr ger zust ndig ist bislang Feld 9 des Papier Verfahrens Je nachdem wer den Antrag stellt werden nacheinander die anderen Beteiligten gebeten dem Antrag zuzustimmen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 6 Juleica Jugendleiter in card Beispiel Der Jugendleiter Julius Leiterin stellt online einen Juleica Antrag Als Ehrenamts Tr ger w hlt er das Jugendrotkreuz G ttingen aus Dann w rde automatisch der im System hinterlegte Ansprechpartner des JRK eine Benachrichtigungs E Mail ber den neuen Antrag erhalten und k nnte dann auf www juleica de online den Antrag einsehen und die Richtigkeit best tigen Sobald diese Freigabe erfolgt ist erh lt das zust ndige Jugendamt in diesem Fall das G ttinger Jugendamt eine Benachrichtigungs E Mail und k nnte dann den Antrag ebenfalls pr fen und freischalten Liegen beide Best tigungen vor erfolgt automatisch der Druck der Karte Diese wird
55. rnehmen i Name Gruppenantrag manuell Vorname Stra e a HERREN Postleitzahl Ort E Mail DH Geburtsdatum TT MM 331 Geschlecht Bitte w hlen Foto Datei ausw hlen Keine Dat usgew hlt Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Ich bin der zust ndige z freie Tr ger Speichern n chster Antrag Speichern zur bersicht I Zur bersicht WICHTIG Bitte achten Sie unbedingt auf die korrekte Angabe der Daten Wenn in der E Mail Adresse ein Fehler ist werden die Zugangsdaten und Info Mails an die falsche Person geschickt bzw sind nicht zustellbar Auch Name amp Vorname erscheinen so auf der Juleica wie sie eingegeben wurden und k nnen durch die den Jugendleiter in nicht ver ndert werden HINWEIS Es hat sich als hilfreich erwiesen dem der Antragsteller in vor dem Stellen des Antrags noch einmal eine E Mail zu senden Ich stelle jetzt gleich deinen Juleica Antrag um sich dadurch auch von der Korrektheit der E Mail Adresse zu berzeugen benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 30 Juleica Jugendleiter in card Option ich bin der zust ndige freie Tr ger Wenn beim Gruppenantrag der Haken bei Ich bin der zust ndige freie Tr ger gesetzt wird kann die der Jugendleiter in anschlie end keinen anderen Tr ger mehr aus der Auswahlliste aussuchen Dadurch kann vermieden werden dass die der Jugendleiter in einen falschen
56. rungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 3 2 davon in Erinnerungsstufe 3 D Druckfreigabe offen 1 Eingegeben und nicht chickt G ti B davon in Erinnerungsstufe 1 D abgeschickt Gruppenantrag davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 1 H davon in Erinnerungsstufe 3 2 davon in Erinnerungsstufe 2 davon in Erinnerungsstufe 3 13 Abgeschickt Tr ger nicht 1 gefunden Gruppenantrag zZ davon in Erinnerungsstufe 1 D davon in Erinnerungsstufe 2 D davon in Erinnerungsstufe 3 1 Wichtig sind zun chst die Antr ge zur Genehmigung FT Hier sieht der Tr ger die Zahl der noch zu genehmigenden Antr ge in den verschiedenen Erinnerungsstufen Erinnerungsstufen Wenn Antr ge zu lange mehr als 14 Tage von einem Tr ger oder der Druckerei nicht bearbeitet werden erhalten die Antr ge eine andere Erinnerungsstufe In dem Moment wo der Antrag in die n chst h here Erinnerungsstufe kommt werden die der Jugendleiter in und auch die bergeordneten Tr ger bzw der ffentliche Tr ger informiert um ggf nachhaken zu k nnen Durch einen Klick auf die Zahl hinter Antr ge zur Genehmigung FT gelangt der Tr ger zur bersicht ber alle noch zu genehmigende Antr ge Juleica Antr ge Selbstverwaltung Logout Status u ll u B Antrag
57. s Nr Eintr ge 10 Fe Antragsdatum Status zur Genehmigung FT EN Textsuche Eskalation alle z Antrag bernehmer ES Gruppenantrag manuell Antr ge im berblick nn Gase Be n zur Genehmigung FT Bj rn Bertram 03256000002 05 02 2009 anzeigen Druckauftr ge Eintr ge 1 oa St gt Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 55 G ltigkeit bis Antrag gestellt am 03256000002 05 03 2012 05 02 2009 Name Vorname Bertram Bj rn Adresse Kontakt Stra e Postleitzahl Ort E Mail Adresse Zei stra e 13 30519 test08 kjr wiz de Geburtsdatum TT MM J33 Geschlecht 30 03 2019 m nnlich Foto Durchsuchen Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert zust ndiger freier Tr ger zust ndiger ffentl Tr ger Jugendverband Nienburg Bearbeitungsstatus zuletzt bearbeitet am durch zur Genehmigung FT 05 02 2009 Antragsteller Nummer der Vorg ngerkarte g ltig bis Anderung speichern Ablehnung von Antr gen WICHTIG Juleica Jugendleiter in card In der Einzelansicht sieht der Tr ger die Daten der des Antragstellerin s Diese Daten k nnen nicht ver ndert werden Lediglich das Bild kann durch den Tr ger ausgetauscht bzw erg nzt werden Au erdem besteht die M glichkeit die G ltigkeit der Juleica zu ver ndern Standardm ig i
58. s Tr gers bzwg gg des freien Tr gers Erfassung neuer Tr ger durch freie Tr ger Anpassung an erweiterte Funktionalit t Anlegen von FT3 durch FT1 NEUER Abschnitt Anlegen eines FT3 durch einen FT2 K rzung des Textes Zus tzlicher Hinweis zur Auswahl der GKZ NEUER Abschnitt Wichtige Hinweise zur Benutzer innen Admin Verwaltung Hinweis auf Dokumentation und Powerpoint Pr sentation zum Online Antragsverfahren aus Sicht der Jugendleiter innen Hinweis zur Tr gerauswahl durch die den Antragsteller in Sprachliche Anpassung an das erweiterte Modul zur Stellung von Gruppenantr gen zus tzliche wichtige Hinweise Hinweise zur Pr fung des Bildes NEUER Abschnitt Antrags bernahme per E Mail Ausf hrlichere Beschreibung wichtige Hinweise zur Identit t des Tr gers jetzt in 3 3 3 Ge nderte Hinweise zu den Ansprechpartner inne n FAQ s jetzt nur noch online unter www juleica de 6 0 html Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 3 juleica ugendleiter in card Priorit t HOCH normal HOCH niedrig normal HOCH normal normal niedrig normal HOCH normal normal HOCH normal HOCH niedrig HOCH niedrig Juleica ugendleiter in Inhaltsverzeichnis 1 Grundz ge des neuen Verf hrens uunnsnennanunne nes nn kann aaa Kanne anna nahe ana 6 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens usssserernenensnnnnnensnnnunennnnnunennnnnunennnnnnnnnnnnnenennnnnnnennnnnenennnnnnnn n
59. san Ha nannaHaR Annan FnaRREndnenEnnanahnnRaanne 16 24 1 Tr ger EE 16 PA PANE ADEE UE E 16 24 3 Benutzerverwaltun gisreag iiiad tai i aS 17 2 4 4 Erfassen neuer Tr ger ENEE NEEN 19 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger ENEE 23 3 Online Antrapsverfahren ann ahnad an sun n haha nu dh ha denen nenhana 26 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleiter in EEN 26 Sa WE U E EE He 3 1 2 Antragstellung uereg ran rena een einen innen ann ehe 27 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger ursnnsassnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnenunnnnanannnnnnnnunnnnnnannnnnnanannnnnnne 30 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger usunnsssesnnnnnnnnannnnnnnnnnanennnnnannnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 31 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger ENEE 33 3 3 2 Bearbeitung durch den ffentlichen Tr ger EE 36 3 3 3 Antrags bernahme per E Mailen 36 3 4 Sonderf nk le TEE 38 3 4 1 Kombinierter Tr ger ae ee ee 38 3 4 3 EXPort von Daken SEH Getete eueie SCENE 38 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in usssnsnsseeeeeeneneeenenne 39 3 5 1 L schen von begonnenem Antrag EEN 39 3 5 2 L schen von begonnenem Gruppenantrag ENEE 39 3 5 3 L schen des Benutzerarceonnts ee 39 3 6 Automatisches L schen alter Antr ge amp Benutzeraccounts uusssnsnsnnononannnnnnnnunnnnnnunnnnnnnnanannnnnne 40 3 6 1 laufende e TEE 40 3 6 2 Antrage ane EE 40 3 6 3 Inaktive Antragsteller innen uneneeneneneenennennnnnnnensnnnnnens
60. sollte hier unbedingt die Kontaktadresse zum zur jeweiligen Administrator in der Untergliederung und nicht die Adresse der Ortsgruppe stehen Beispiel Der Jugendverband X l sst alle Ortsgruppen durch den jeweiligen Kreisverband administrieren Dann sollte bei der Ortsgruppe jeweils die Adresse des Kreisverbandes eingetragen werden WICHTIG Um sp tere nderungen zu vermeiden sollten Sie eine allgemeine E Mail Adresse z B juleica verband de als Kontakt E Mail verwenden die jeweils an die den zust ndige n Mitarbeiter in weitergeleitet wird Wenn Sie hier die Adresse eines Mitarbeiters eingeben und der den Tr ger verl sst m ssen sonst bei jedem Tr ger Datensatz die Kontaktdaten ver ndert werden Dann folgt die Angabe wer zuk nftig die Administrationsrechte haben soll Hier kann entweder ein e neue r Administrator in angelegt oder aus der Liste der vorhandenen Administrator inn en ein Admin ausgew hlt werden WICHTIG Wenn der Admin der Landesebene sp ter allen Benutzer innen und Administrator inn en die Rechte zuordnen k nnen soll MUSS an dieser Stelle zun chst der Admin des Tr gers der 1 Ebene ausgew hlt werden DIES EMPFEHLEN WIR DRINGEND Setzen Sie deshalb den Haken bei Ja Admin zuweisen und w hlen Sie den Admin der 1 Ebene aus der Liste aus Wenn Sie bereits weitere Benutzer innen angelegt habt die die Antr ge dieses untergeordneten Tr gers bearbeiten d rfen sollen k nnen diese nun aus der Liste ausge
61. sse und Name des Antragstellers HOCH 3 1 2 1 Hinweise zum bernahmecode HOCH 3 1 2 2 Jugendleiter innen die f r kleine freie Tr ger aktiv sind Angabe des Tr ger HOCH namens durch den ffentlichen Tr ger Neuer Abschnitt 3 3 1 Erinnerungsstufen statt Eskalationsstufen niedrig 3 3 3 Erg nzung Antrags bernahme durch ffentlichen tr ger normal Wesentliche nderungen in der Version 1 4 2 4 1 1 Neufassung des gesamten Abschnittes normal 3 2 Hinweis auf ver nderte Antragsbearbeitung durch Jugendleiter in normal 3 5 L schen von Benutzeraccounts amp Antr gen durch die Jugendleiter innen HOCH 3 3 3 bernahme eines Antrages normal 3 4 3 Neufassung des gesamten Abschnitts normal 6 3 Hinweise zum Foto normal Wesentliche nderungen in der Version 1 3 2 4 4 1 Auswahl des bergeordneten Tr gers Dummy HOCH benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 2 Wesentliche nderungen in der Version 1 2 Pkt 1 3 1 2 3 2 4 1 2 4 3 2 4 3 1 2 4 4 1 2 4 4 1b 2 4 4 2a 2 4 4 2b 2 4 5 1 3 1 3 1 2 3 2 3 3 3 3 3 3 4 2 Beschreibung Verpflichtung der freien Tr ger zur Erfassung der Untergliederungen Funktion Tr ger verwalten neue Beschreibung Neuer wichtiger Hinweis zum Versand der Benachrichtigungs E Mail an Tr ger Zus tzliche Erl uterung zur Anzeige der Benutzer Admins Automatische Information der Benutzer innen ber Anlegen des Accounts Aufgaben des Admins innerhalb de
62. st die G ltigkeit auf die maximale L nge von 3 Jahren und 1 Monaten ab Antragstellung eingestellt diese kann jedoch durch den Tr ger reduziert werden Antrag genehmigen Sind alle Angaben korrekt bzw wurden die notwendigen nderungen vorgenommen kann der Antrag genehmigt werden Nach der Freischaltung durch den Ehrenamtstr ger wird dann der ffentliche Tr ger informiert nach dessen Freischaltung erfolgt der Druck der Juleica Auch wenn Sie der falsche Ehrenamtstr ger sind ist es notwendig den Antrag endg ltig abzulehnen Da jede r Antragsteller in nur einen offenen Antrag haben kann ist diese Ablehnung zwingend notwendig um eine erneute Antragstellung zu erm glichen WICHTIG Wenn Vor und Nachname vertauscht wurden kann die der Antragsteller in dies nachtr glich ndern Bitte lehnen Sie den Antrag dazu VORL UFIG ab und informieren Sie im Begr ndungsfeld ber das richtige Verfahren Logg dich auf www juleica de onlineantrag html mit deiner E Mail Adresse und dem Passwort ein In der senkrechten Navigation gibt es nun den Men Punkt Meine Daten Klick dort auf Daten bearbeiten und dann auf Namen tauschen Klick anschlie end unbedingt auf nderungen speichern Dann kannst du den Antrag erneut abschicken WICHTIG Wenn sich die der Antragstellerin bei Vor und Nachname vertippt kann die der Antragsteller in dies nachtr glich nur durch das L schen des gesamten Accounts ver ndern Dazu ist eine ENDG
63. sverfahren verf gt kann sie er sich mit Hilfe dieses Codes den Antrag bernehmen und weiter bearbeiten Anderenfalls sollte die Person die E Mail an diejenige denjenigen in der Tr gerstruktur weiterleiten die der die Rechte hat WICHTIG Bitte informieren Sie alle Mitarbeiter innen Vereinsvorsitzende etc in Ihrer Tr gerstruktur an wen diese E Mail weiterzuleiten ist falls eine solche E Mail dort eingeht nur so ist gew hrleistet dass die E Mails mit dem bernahmecode nicht verloren gehen Sollte ein Antrag der mit der Funktion Tr ger nicht gefunden verschickt wurde nicht bearbeitet werden k nnen weil die E Mail mit dem bernahmecode verloren gegangen ist gibt es zwei M glichkeiten a die der Antragsteller in hat eine Kopie der E Mail erhalten und kann diese dann an die den richtigen Ansprechpartner in weiterleiten b Die Landeszentralstelle kann auf Anfrage den bernahmecode auslesen und erneut zusenden 3 1 2 2 Jugendleiter in ist f r kleinen rtlichen Tr ger aktiv Wenn die der Antragsteller in f r einen kleinen rtlichen Tr ger aktiv ist die der nicht im System erfasst ist und dieser Tr ger zu keinem Landesverband geh rt sollte ebenfalls die Funktion Tr ger nicht gefunden gew hlt werden Bitte weisen Sie die den Antragsteller in darauf hin in diesem Fall die E Mail Adresse des Admin des jeweiligen ffentlichen Tr gers anzugeben Dieser Admin hat dann bei der bernahme die M glichkeit den Namen d
64. terschiedliche Optionen zur Verf gung Die einzelnen Bereiche sind Zur Genehmigung FT Hier findet der freie Tr ger alle Antr ge die durch ihn aktuell zu bearbeiten sind F r den ffentlichen Tr ger sind nur die Antr ge in der dritten Erinnerungsstufe zu sehen um so bei den FT nachhaken zu k nnen Zur Genehmigung T Hier sind die Antr ge zu sehen die zz beim T bzw beim kombinierten Tr ger zur Genehmigung vorliegen Der FT sieht hier jeweils nur die Antr ge die von ihm vorher genehmigt wurden Druckfreigabe offen Zeigt die Antr ge die beide Genehmigungsstufen durchlaufen haben aber noch nicht an die Druckerei bermittelt wurden I d R ist es die Aufgabe des T direkt nach der Genehmigung auch die Druckfreigabe zu erteilen Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 13 juleica Jugendleiter in card Vorerst abgelehnt durch FT T Zeigt jeweils die Antr ge die vom FT bzw T vorl ufig abgelehnt worden sind und nun wieder durch die den Antragsteller in bearbeitet werden m ssen Eingegeben und nicht abgeschickt Gruppenantrag In dieser Rubrik finden Sie die Antr ge die zz bei der dem Jugendleiter in liegen die aber urspr nglich durch Sie in Form eines Gruppenantrags gestellt worden sind WICHTIG Da die Jugendleiter innen jeweils bereits nach der Eingabe deren pers nlichen Daten eine erste E Mail mit den Login Daten erhalten sollte der Gruppenantrag unbedingt an dem Tag a
65. tige Hinweise zur Benutzer innen Admin Verwaltung Insbesondere die freien Tr ger sollten bei der Vergabe der Benutzer innen und Admin Rechte folgende Hinweise bedenken e Wenn weitere Benutzer innen auf der Landesebene angelegt werden k nnen diese sp ter KEINE Administrationsrechte f r einzelne Untergliederungen erhalten ohne dass die der jetzige Admin diese Rechte verliert Daher ist es sinnvoll solche User innen als Benutzer innen einer Untergliederung anzulegen e Wenn ein e Benutzer in Administrationsrechte erh lt bekommt die der User in diese Rechte f r alle Untergliederungen bei denen sie er als verwaltende r User in registriert ist e Durch eine sp tere Ver nderung des Statuses von Admin zu Benutzter in bzw umgekehrt werden diese Rechte f r alle Tr ger ver ndert Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 25 juleica Jugendleiter in card 3 Online Antragsverfahren Wie unter 1 2 beschrieben gibt es ein mehrstufiges Mitzeichnungsverfahren das die Antr ge durchlaufen m ssen bevor die Juleicas produziert werden Wir beschreiben zun chst die Antragstellung durch Jugendleiter in bzw Ehrenamts Tr ger anschlie end die weiteren Stufen der Freischaltung 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleiter in Die der Jugendleiter in kann zuk nftig auf www juleica de in der Rubrik Antrag amp Infos den Juleica Antrag online ausf llen Dazu ben tigt sie er eine E Mail Adresse Die Antragstellung
66. tr ge vorerst abgelehnt durch FT Antrag wurde vorl ufig abgelehnt weil z B Foto fehlt oder die Adresse fehlerhaft ist oder ein Nachweis fehlt 800 pruckfreigabe offen 2 Genehmigungsstufe erteilt es fehlt die Druckfreigabe 3 vorerst abgelehnt durch T Antrag wurde vorl ufig abgelehnt weil z B Foto fehlt oder die Adresse fehlerhaft ist 0 0 0 200 kur Genehmigung T 2 Genehmigungsstufe 0 0 5 1 515 Fehlermeldung durch Druckerei Es hat ein Problem beim Drucken gegeben i d R fehlte das Foto werden wenn sie mindestens sechs Monate nicht mehr bearbeitet wurden gel scht Einen Monat vorher bekommt die oder der Antragsteller_in einen entsprechenden Hinweis per E Mail der in Kopie cc auch an den jeweils zust ndigen Tr ger falls vorhanden geht 3 6 2 Antr ge im Archiv endg ltig abgelehnte Antr ge Endg ltig abgelehnte Antr ge im Archiv Stati 220 und 320 werden nach sechs Monaten gel scht Dies gilt nicht wenn es f r den oder die Antragsteller in parallel einen laufenden Antrag und oder einen eine g ltige Juleica Antrag im Archiv im Status gedruckt amp versendet 510 gibt Auch in diesem Fall wird die oder der Antragsteller in einen Monat vor L schung informiert Antr ge von abgelaufenen Juleicas Antr ge im Archiv im Status gedruckt amp versendet 510 d h Antr ge die zu einer Juleica gef hrt haben werden sechs Monate nach Ablauf der G ltigkeit gel scht Dies gilt nicht wenn es
67. ugeordnet werden Dieser Administrator kann dann auch weitere Benutzer innen anlegen Es ist m glich die einzelnen Untergliederungen des Tr gers nahezu beliebig mit den im System hinterlegten Admins des Tr gers zu kombinieren Auch aus Gr nden der Zuordnung des ffentlichen Tr gers sollten die Untergliederungen angegeben werden siehe 1 3 7 Beispiel Die Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Niedersachsen ist daf r zust ndig die eigenen Strukturen online nachzubilden so k nnte die AEJN z B die Kirchenkreisjugenddienste eintragen und jeweils f r das zust ndige Jugendamt die Beantragung der Juleicas legitimieren Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 7 Juleica Jugendleiter in card WICHTIG Bei den Landesverb nden deren Untergliederungen rechtlich selbstst ndig sind ist in den Anerkennungsbescheiden der Landesverb nde als freie Tr ger der Jugendhilfe geregelt ob nur der Landesverband oder auch dessen Untergliederungen anerkannt wurden RECHTLICH SELBSTST NDIGE Untergliederungen d rfen deshalb nur erfasst werden wenn e diese gemeinsam mit dem Landesverband durch das Land anerkannt wurden oder e wenn diese ber eine eigene Anerkennung als freier Tr ger auf der kommunalen Ebene verf gen oder e wenn sie tats chlich Jugendarbeit machen und an dieser Arbeit ein ffentliches Interesse besteht RECHTLICH NICHT SELBSTST NDIGE Untergliederungen sind generell ber den Landesverband
68. uleica zu beantragen BEER klick bitte auf Antrag stellen deine alten Antr ge findest du im Archiv Benutzerkonto l schen Unter Antrag stellen wird die der Antragsteller in dann durch ein achtseitiges Formular gelotst Zun chst erfolgt die Angabe der pers nlichen Daten und der Upload eines geeigneten Bildes Au erdem k nnen in Neuer Antrag Allgemeine Daten 1 8 Kartennumer des L Vorantrages Name des 64test test64 Antragstellers Deine Anschrift Stra e L Postleitzahl L p Ort L Geburtsdatum L TT MM 23JJ Geschlecht Bitte w hlen D Foto Datei ausw hlen Keine Dat usgew hlt Das Foto muss ein Portrait von dir sein hnlich wie ein Passfoto Das Bild muss im JPG Format vorliegen und sollte eine Gr e von 150 KB bis max 2 MB haben Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Hinweis Bitte gib an bei welchem Tr ger du wann deiner Juleica Ausbildung absolviert hast Bitte gib auch einen Ansprechpartner an mit E Mail Adresse Au erdem teile bitte mit bei welchem Anbieter du deiner Erste Hilfe Ausbildung gemacht hast Antrag speichern weiter zu Schritt 2 Pflichtfeld einem Bemerkungsfeld Angaben gemacht werden wo wann die Ausbildung absolviert wurde Benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 27 juleica Jugendleiter in card HINWEIS Tipps
69. w hlt werden Setzen Sie dazu den Haken bei Ja Benutzer zuweisen und w hlen diese dann aus der Liste aus Eine Mehrfachauswahl ist durch das Dr cken der STRG bzw APFEL Taste m glich benutzerhandbuch freie tr ger v1 9 stand 10 09 2012 seite 20 juleica Jugendleiter in card Anschlie end best tigen Sie die Angaben durch einen Klick auf Tr ger anlegen In diesem Moment wird der Tr ger angelegt und erscheint in der bersichtsliste Wenn Sie sich als Admin der 1 Ebene selber die Admin Rechte f r diesen Tr ger gesichert habt k nnen Sie nun au erdem unter Tr ger verwalten die Identit t dieses Tr gers bernehmen Juleica Antr ge TEEN Tr ger verwalten DI Hilfe Logout Tr ger Profil e e S 8 8 A Neuen Tr ger anlegen Meine Daten bergeordneter Tr ger Bitte w hlen Hinweis Die Angabe eines bergeordneten Tr gers ist nur notwendig wenn mind 1 Tr ger oder die Option ein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy in der Liste zur Auswahl steht Benut Untergeordnete Tr ger erwaltung Name vollst ndig Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend
70. zbestimmungen ustimmung zur i SSES siehe 6 akzeptieren und der Speicherung Selbstverpflichtunaserkl rung O Selbstverpflichtungserkl rung Ja ich m chte auch Mitglied U zustimmen der Juleica de Community werden und den Juleica Newsletter erhalten zur ck zu Schritt s weiter zu Schritt 7 Pflichtfeld d Anschlie end sieht sie er noch einmal alle Antragsdaten in einer bersicht zur Kontrolle und hat ggf die M glichkeit Fehler zu korrigieren bevor der Antrag endg ltig abgeschickt wird Wenn der Antrag abgeschickt wurde hat die der Antragsteller in keine M glichkeit mehr die Daten zu bearbeiten oder einen zweiten Juleica Antrag zu stellen Erst wenn einer der im Verfahren beteiligten Tr ger den Antrag vorl ufig ablehnt ist eine Bearbeitung durch die den Antragsteller in wieder m glich NEU Der Abschnitt 3 5 behandelt die nachtr gliche Ver nderbarkeit des Benutzeraccounts durch die den Jugendleiter in 3 1 2 1 Ehrenamtstr ger wird in der Liste nicht gefunden Sollte die der Jugendleiter in ihren seinen Ehrenamts Tr ger nicht in der Liste finden besteht die M glichkeit den vermutlichen Ansprechpartner per E Mail zu informieren Daf r kann die der Jugendleiter in die E Mail Adresse und eine Bemerkung hinterlassen Das System verschickt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code an die betreffende E Mail Adresse Wenn diese Person ber einen Tr ger Login zum Antrag
71. zum Bild finden Sie auch unter www juleica de fotos beschneiden html Im n chsten Schritt wird dann der Ehrenamts Tr ger ausgew hlt Durch die Auswahl des Bundeslandes des Landkreises und ggf der Stadt wird die Liste der zur Verf gung stehenden Tr ger eingegrenzt und die weitere Bearbeitung des Antrages durch Ehrenamts Tr ger und zugeordneten ffentlichen Tr ger erm glicht Neuer Antrag Auswahl Deines Tr gers 2 8 Gew hlter Tr ger Du hast noch keinen Tr ger gew hlt W hle nun bitte die Jugendorganisation Tr ger aus f r die Du ehrenamtlich t tig bist Bitte gib zun chst an in welchem Bundesland in welchem Landkreis und in welchem Ort diese Organisation ihren Sitz hat In dem Feld gefundene Tr ger findest Du jeweils alle Tr ger die es in der Region gibt Wenn Du Deine Organisation trotz Angabe des Ortes nicht findest kann es sein dass sie nur auf der Kreisebene eingetragen wurde Falls Deine Organisation nicht zu finden ist kannst Du unter Tr ger nicht gefunden eigene Angaben hinterlegen Schritt 1 In welchem Bundesland hat der Tr ger seinen Sitz Bundesland w hlen Bitte w hlen sl Schritt 2 In welchem Kreis hat der Tr ger seinen Sitz Landkreis w hlen Bitte w hlen Schritt 3 In welchem Ort hat der Tr ger seinen Sitz Ort w hlen C Bme wanien 73 Textsuche Gefundene Tr ger Kein Tr ger gew hlt Tr ger nicht gefunden Du

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