Guia del Usuario Operación Access
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1. DIO Operaci n Microsoft Access 97 a IIS ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Dise o de una Base de datos C mo dise ar una Base de datos Access es una Base de datos relacional o sea que la manera de guardar la informaci n que el sistema maneja es a trav s de Tablas Por tal motivo uno de los puntos m s importantes a considerar en el dise o de una base de datos es la definici n de tablas y las relaciones entre stas Como primer paso es fundamental realizar un an lisis previo del problema a resolver y posteriormente realizar un correcto dise o inicial de la base de datos a utilizar Debe tenerse una visi n general de las estructuras que almacenar n los datos que se encuentren en el sistema Como ltimo paso se construir n los mecanismos que manipular n estas estructuras como lo son las consultas los formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos El usuario debe hacer un dise o de cada tabla determinar los campos que contienen y definir las relaciones entre stas Esto no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en cualquier momento pero esta acci n puede conllevar a la destrucci n de la informaci n previamente almacenada Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla es que la mayor a de los elementos de la base de datos se basan en ellas por ejemplo las consultas los formularios los informes etc Por2. arios que se utilizan actualmente para registrar los datos Determinar las tablas que se necesitan para la Base de datos Determinar las tablas que se requieren es uno de los puntos m s complicado del proceso de dise o de la base de datos Esto se debe a que los resultados que se desean obtener de la base de datos los informes que se desean imprimir los formularios que desean utilizar las preguntas para las que se desean respuestas no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen Posiblemente es lo m s conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos requerida y trabajar primeramente sobre dicho dise o Al dise ar las tablas se recomienda dividir la informaci n teniendo en cuenta los siguientes principios fundamentales e Uma tabla no debe contener informaci n duplicada redundante y la informaci n no debe duplicarse entre las tablas Cuando cada elemento de informaci n est almacenado en una tabla se actualiza en un solo lugar Esto resulta m s eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informaci n diferente Por ejemplo probablemente se desee almacenar de una lista de clientes la direcci n y el n mero de tel fono de cada uno de ellos una sola vez en una sola tabla e Cada tabla debe contener informaci n sobre un asunto Cuando cada tabla contiene hechos s lo sobre un asunto se puede mantener la informaci n acerca
3. buscar duplicaciones de datos innecesarias y eliminarlos Introducir datos y crear otros objetos de la Base de datos Cuando se considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de dise o descritos anteriormente es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas A continuaci n se podr n crear los dem s objetos de la base de datos como ser las consultas formularios informes macros y m dulos que se deseen Utilizar las herramientas de an lisis de Microsoft Access Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudar a precisar el dise o de la base de datos El Asistente para analizar tablas puede analizar el dise o de una tabla proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla y a su vez puede instaurar dichas recomendaciones y sugerencias P gina 38 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica
4. de cada asunto independientemente de otros asuntos Por ejemplo se pueden almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes de modo que se pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la informaci n sobre el cliente correspondiente Determinar los campos que se necesitan para las Tablas Cada tabla contiene informaci n acerca del mismo asunto y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla Por ejemplo una tabla de clientes puede incluir los campos del nombre de la empresa la direcci n la ciudad el pa s y el n mero de tel fono Al determinar los campos para cada tabla se deben tener en cuenta las siguientes sugerencias e Relacionar cada campo directamente con el asunto de la tabla P gina 36 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ANCP ap a tico ad Operaci n Microsoft Access 97 L PO IIS ES r4 e A 013 e No incluir datos derivados ni calculados datos que son el resultado de una expresi n e Incluir toda la informaci n que se necesite e Almacenar informaci n en sus partes l gicas m s peque as por ejemplo Nombre y Apellidos en lugar del Nombre completo e Seleccionar el tipo de datos o el tama o de campo m s peque o que sea apropiado para los datos del campo o Identificar los campos con valores exclusivo
5. las a la vez Por ejemplo los campos de varias tablas deben coordinarse de modo que muestren informaci n acerca de un mismo tema Esta coordinaci n se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas Una relaci n hace coincidir los datos de los campos clave normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas En la mayor a de los casos estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla que proporciona un identificador nico para cada registro y una clave externa de la otra tabla Precisar el dise o Una vez dise adas las tablas los campos y las relaciones que se necesitan es el momento de estudiar el dise o y detectar los posibles fallos que puedan surgir Gu a del Usuario P gina 37 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL a Operaci n Microsoft Access 97 2s Ci uo NS E J Es m s sencillo cambiar el dise o de la base de datos en su propia definici n que una vez que se hayan rellenado las tablas con datos Luego de todo esto se podr utilizar Access para crear las tablas especificar las relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla A continuaci n observar si se puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que se desean Crear los bocetos de los formularios e informes que se requieran y comprobar si estos muestran los datos deseados Tambi n es buen momento para
6. lo tanto las alteraciones en las tablas tienen una repercusi n directa sobre los elementos que la manipulan Antes de utilizar Access para crear las tablas los formularios y los dem s objetos que formar n la base de datos es importante invertir alg n tiempo en dise ar la base de datos Un buen dise o de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que se deseen de una forma efectiva precisa y eficaz Pasos para dise ar una Base de datos Los pasos b sicos para dise ar una Base de datos son los siguientes Determinar la finalidad de la Base de datos El primer paso para dise ar una Base de datos de Access es determinar la finalidad de la base de datos y c mo se utiliza Se debe saber qu informaci n se desea obtener de la base de datos A partir de ah se puede determinar sobre qu asuntos se necesita almacenar hechos las tablas y qu hechos necesita almacenar Gu a del Usuario P gina 35 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ANOS ae a e Operaci n Microsoft Access 97 A L go Mo Ns AS C sobre cada asunto los campos de las tablas Entre otras cosas se debe hablar con los dem s usuarios que utilizar n la base de datos pensar detenidamente en las preguntas que se desea que responda la base de datos realizar bocetos de los informes que se desea que produzca y reunir los formul
7. s Para que Access conecte informaci n almacenada en tablas independientes por ejemplo para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal La potencia de un sistema de base de datos relacional como Access reside en su capacidad para encontrar y reunir r pidamente informaci n almacenada en tablas independientes mediante consultas formularios e informes Para ello cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla Esta informaci n se denomina clave principal de la tabla Una vez designada una clave principal de una tabla con el fin de garantizar su exclusividad Access impide que se almacenen valores duplicados o Nulos en los campos de la clave principal O Determinar las relaciones entre las Tablas Una vez creadas las tablas diferentes para cada tema de la base de datos y que se han identificado los campos de clave principal se necesita de una forma de indicarle a Access c mo debe volver a combinar esa informaci n relacionada de un modo significativo El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas Una vez realizada esta operaci n se pueden crear consultas formularios e informes para mostrar informaci n de varias tab
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