Procedimiento de ajuste de orden de compra
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1. ENOLOG ENOLOG Universidad Tecnol gica de ca Panam Departamento de Proveedur a 5 p y 5 a oo A Compras ON e Fhyyya 3 VERS Vai A n Fayyya e 1931 Procedimiento de Ajuste de Orden de Compra C digo PCUTP DPC 09 2003 Revisi n 01 Fecha 28 11 2003 P gina 1 de 4 1 Introducci n Este procedimiento es relativo a los ajustes de las Ordenes de Compra refrendada 2 Objetivos del procedimiento Realizar ajustes a ordenes de Compras por cambios en las especificaciones del articulo o servicio solicitado 3 Campo de aplicaci n Departamento de Proveedur a y Compras 4 Definiciones Ajustes acciones mediante la cual se realizan cambios en alguna de las especificaciones expuestas en las ordenes de compra refrendadas 5 Referencias e Ley N 56 de 1995 Ley de Contrataciones P blicas decreto N 18 de 25 de enero de 1996 Manual de usuario del modulo de compras del Siaff Direcci n de Inform tica Manual de Procedimientos administrativos y Fiscales para los contratos o Compras menores M 13 96 Contralor a General de la Rep blica de Panam Ley No 32 del 8 de noviembre de 1994 Ley Org nica de la Contralor a General de la Republica C digo Fiscal Marzo 1995 Decreto Ejecutivo No 18 del 25 de enero de 1996 por el cual se reglamenta la Ley No 56 del 27 de diciembre de 1995 que regula la Contrataci n P blica y otras disposiciones en esta materia Fecha de2. actualizaci n 28 11 2003 Documentado Ing Aranzazu Berbey lvarez Oficial de Calidad Institucional Estudiantes de Tesis Rouxana Judith Young Rev 01 PCUTP DPC 09 2003 s 2g Universidad Tecnol gica de 27 gt e El pa z Panam J Se amp Departamento de Proveedur a y 4 as 38 m Compras M oa A Procedimiento de Ajuste de Orden de Compra C digo PCUTP DPC 09 2003 Revisi n 01 Fecha 28 11 2003 P gina 2 de 4 6 Descripci n metodolog a Nota Los ajuste de las O C se dan por cambios de descripci n de especificaciones del art culo Es decir cambio en tipo marca cantidad precio modelo o anulaciones parciales o totales de las Ordenes de Compra Los ajuste de O C se realizan sobre las ordenes de compra que est n refrendadas este es un requisito fundamental y los cambios se consultan con la unidad solicitante del bien y servicio 1 2 10 La secretaria II realiza el mismo procedimiento para la orden de compra ajustada especificado en el PCUTP DPC 04 2003 La secretaria I confecciona el ajuste de la Orden De Compra en el siiaf el cual es solicitado mediante nota ya sea por la compa a la unidad solicitante la direcci n de finanzas o el propio Departamento de Proveedur a y Compras Se env a para la firma del jefe de Compras Se extrae una copia blanca en papel qu mico para el secuencial de ajuste de orden de compra Se prepara
3. el expediente y se env a a presupuesto se capta en el sistema silaf la salida de compras hacia presupuesto La secretaria I procede a la captaci n en el Sistema de Compras modulo de ajustes la fecha de entrada en el Departamento de Proveedur a y Compras La Secretaria I registra en el Libro de control de ordenes de compra en la columna de ajustes refrendados la fecha en que se recibi dicho ajuste El Departamento de Presupuesto realiza el compromiso de los documentos que afectan el presupuesto Temporalmente forma parte del recorrido para mantener el paralelo entre el SIAFF y el sistema actual Direcci n Administrativa autoriza o rechaza el ajuste Orden de Compra Control Fiscal controla y audita las adquisiciones de bienes y servicios que realiza la instituci n Tambi n ejecuta el compromiso formal contra la partida correspondiente en el Sistema de teleproceso de la Contralor a General de la Rep blica La secretaria I de la secci n de seguimiento y Control recibe los ajustes colocando sobre estos el sello del Departamento de Proveedur a y Compras firma de recibido y fecha La secretaria I retira o extrae la copia amarilla de la orden de Compra ajustada o ajuste y la env a a la Direcci n de Finanzas por el LIBRO DE ENVIO DE DOCUMENTOS por mensajer a interna Fecha de actualizaci n 28 11 2003 Documentado Ing Aranzazu Berbey lvarez Oficial de Calidad Institucional Estudiantes de Tesis Rouxana Judith Young R
4. ev 01 PCUTP DPC 09 2003 27 Universidad Tecnol gica 7 e 2 g e El la de Panam El pkd y Departamento de Proveedur a Ml o oa t y Compras i oa A Procedimiento de Ajuste de Orden de Compra C digo PCUTP DPC 09 2003 Revisi n 01 Fecha 28 11 2003 P gina 3 de 4 11 Igualmente la secretaria II extrae la copia verde del ajuste el cual env a al Almac n General por el sistema de valija 12 La secretaria II env a al cotizador en la Secci n de Atenci n al proveedor la original de la O C y la copia celeste del ajuste 13 El cotizador en la Secci n de Atenci n al proveedor llama a las Cia o empresas ofertantes en la O C ajustada 14 El proveedor o Cia firma el recibido del ajuste en la copia celeste y se lleva el original de la O C ajustada La copia celeste es archivada en el expediente Nota En el caso en que el ajuste sea de ordenes de compra de combustible se env a el original del ajuste y sus facturas a la Direcci n de Finanzas y se registra en el libro de control el n mero de factura y fecha como caso cerrado Si el ajuste es de anulaci n de orden de compra el original del ajuste se archiva en el Binding Case junto con la original de la orden de Compra se env a copia amarilla a Finanzas copia verde al Almac n General y la copia celeste en el expediente Fecha de actualizaci n 28 11 2003Documentado Ing Aranzazu Berbey lvarez Oficial de Calidad Institucio
5. nal Estudiantes de Tesis Rouxana Judith Young Rev 01 PCUTP DPC 09 2003 s 2g Universidad Tecnol gica de 235 El ej 7 Panam El 7 Z g Departamento de Proveedur a 3 y s 901 A y Compras i oa A Procedimiento de Ajuste de Orden de Compra C digo PCUTP DPC 09 2003 Revisi n 01 Fecha 28 11 2003 P gina 4 de 4 7 Manejo y archivo de procedimientos Cada destinatario rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos Enti ndase por archivo la acci n de mantener los procedimientos en lugares seguros apropiados y de f cil acceso para su consulta revisi n o puesta al d a 8 Anexos FCUTP DPC 04 2003 Formato de Orden de Compra FCUTP DPC 09 2003 Ajuste de orden de compra Nota Se utiliza el mismo formato de trabajo que en el procedimiento PCUTP DPC 04 2003 Referencia adicional del procedimiento de ajuste de orden de compra Nota se ha incluido esta referencia adicional en los anexos para apoyar y mejorar la descripci n y metodolog a del procedimiento Fecha de actualizaci n 28 11 2003Revisado Ing Aranzazu Berbey lvarez Oficial de Calidad Institucional Estudiantes de Tesis Rouxana Judith Young Ing Ricardo Rivera Ing Dalys Guevara Jefe del Depto de Proveedur a y Compras Directora Administrativa Rev 01 PCUTP DPC 09 2003
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