Manual de Usuario INTRODUCCION
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1. Bienvenido a nuestro sistema de atenci n de Proveedores Proceso de Certificaci n de Productos Este proceso permite a los Proveedores informar a CENABAST las cantidades lotes fechas de vencimiento y documentaci n de respaldo de los productos con compromiso calendarizado de distribuci n a Clientes seg n Bases aprobadas por resoluci n afecta N 164 2011 con sus modificaciones Con esta informaci n CENABAST proceder con el proceso de Certificaci n Documental a cargo del Departamento de Direcci n T cnica cuyo prop sito es verificar que los productos ingresados cumplan con la oferta t cnica y o disposiciones reglamentarias que le sean aplicables antes de ser distribuidos a los establecimientos del 5 0 5 5 El ingreso de productos puede realizarse a trav s del siguiente formulario Instructivo amp N de Licitaci n Buscar N Pedido de Compra Producto Ps Certificaci n i F Entrega F L mite Estado 4500005275 TRAMADOL 100 MG 2 ML CAJ 20 AM Jun 2012 15 05 2012 Disponible Pedido de C digo Descripci n Fecha de Cantidad Cantidad Compra Producto Producto Entrega Original Ingresada TRAMADOL ingrese 00005275 500003247 100 MG 2 ML 02 06 2012 813 ng 15 05 2012 CAJ 20 AM 7 Figura 6 En esta tabla debe realizar clic en la opci n Ingrese Aqu para proceder con ingreso de los datos correspondientes del producto seleccionado Ver la siguiente la siguiente p gina2. itapia cenabast cl T cnicos de la aplicaci n Encargado aplicaci n Web Tania Gonz lez 25748254 25748251 09 83606254 Sugerencias a la aplicaci n Sistemas Cenabast teonzalez Wcenabast cl Necesidad de capacitaci n Pedro Z iga 25749940 09 56393313 pzuniga Ocenabast cl P gina 12 de 12
3. 4 P gina 4 de 12 Versi n 03 Manual de Usuario Fecha de creaci n Junio de 2013 CENABAST Ty p i NN a P gina 5 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificaci n 6 Si requiere realizar un ingreso fuera de plazo debe solicitar autorizaci n al Sub Departamento de contratos de Cenabast quienes habilitar n en la aplicaci n web el ingreso a ese mes 7 Cuando haya seleccionado Pedido de Compra y el Producto el sistema cargar los datos actualizados desplegando una tabla con las fechas de entrega tal como se muestra en la siguiente figura se z CENABAST bs A s o A 4 y Ey y 3 y 3 r a A p g e Y j e yr E Ea Inicio Nuestra Instituci n Clientes Proveedores Noticias OIRS Intranet Galer a Fotogr fica Web Mail Usted se encuentra en Bienvenido a nuestro sistema de atenci n de Proveedores Proceso de Certificaci n de Productos Este proceso permite a los Proveedores informar a CENABAST las cantidades lotes fechas de vencimiento y documentaci n de respaldo de los productos con compromiso calendarizado de distribuci n a Clientes seg n Bases aprobadas por resoluci n afecta N 164 2011 con sus modificaciones Con esta informaci n CENABAST proceder con el proceso de Certificaci n Documental a cargo del Departamento de Direcci n T cnica cuyo prop sito es verificar que los productos ingresados cumplan con la oferta t cnica y o di
4. Junio de 2013 Versi n 03 PO Manual de Usuario Fecha de creaci n Ma CENABAST g OS o l S P gina 1 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion INTRODUCCION El presente manual tiene la finalidad de entregar en detalle los pasos a seguir para registrar v a aplicaci n desarrollada en el sitio web de CENABAST www cenabast cl la certificaci n documental de los productos adjudicados seg n contrato en forma previa a la distribuci n a lo menos 15 d as antes del mes de entrega Esta certificaci n documental considera las cantidades lotes y caducidades de los productos que tiene disponibles adjuntando todos los documentos de respaldo que oportuna y expresamente se indicaron en las bases de licitaci n y o trav s de la circular enviada por el Director de CENABAST Esta aplicaci n s lo aplica a las adquisiciones de Intermediaci n o programas ministeriales efectuadas bajo el nuevo modelo de compras Bases 156 2012 o las que a futuro la reemplacen Para ingreso de productos con serie o lote individual como marcapasos electrodos y o productos relacionados el Proveedor ingresa a la p gina para certificar en forma normal registrando s lo la serie o lote con menor vencimiento y adjuntando un documento con el resto de las series o lotes que despachar en la entrega correspondiente PASOS P gina 1 de 12 Manual de Usuario E a CENABAST Versi n 03 Fecha de creaci n Junio de 2013 P
5. P gina 6 de 12 Versi n 03 se Manual de Usuario Fecha de creaci n E gt Junio de 2013 s CENABAST hu E i a pes P gina 7 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion Presentaci n detallada de Productos C digo Producto 500003247 Descripci n TRAMADOL 100 MG 2 ML CAJ 20 AM Fecha Entrega 02706 2012 Cantidad a Certifica Cantidad disponible por ingresar 813 Por cada lote que usted informe debe adjuntar los documentos correspondientes Debe adjuntar a lo menos un documento por Lote Seleccionar archivo No se ha archivo Seleccionar archivo No se ha archivo Seleccionar archivo No se ha archivo Seleccionar archivo No se ha archivo Seleccionar archivo No se ha archivo Guardar Documentos Figura 7 9 Digite lote cantidad y fecha de vencimiento No podr ingresar una cantidad que sea superior a la entrega del mes La diferencia deber ser ingresa en la s entrega s siguiente s como adelanto de los meses correspondientes Por cada lote ingresado deber adjuntar los documentos que sean necesarios seg n el tipo de producto Dispositivos M dico no regulados Y Archivo con fotograf as de todas las caras del envase Dispositivos M dico regulados Y Archivo con fotograf as de todas las caras del envase v Autorizaci n de uso y disposici n v Certificado de control de calidad nacional otorgado por un organismo certificador autorizado por el I
6. SP F rmacos sin control de serie fabricados en Y Archivo con fotograf as de todas las caras del envase Chile Y Archivo con copia legible del certificado de control de calidad Nacional v Siel producto est exento del control de serie adjuntar archivo con copia de la resoluci n F rmacos sin control de serie fabricados en el Y Archivo con fotograf as de todas las caras del envase extranjero Y Archivo con copia legible de los certificados de control de calidad Nacional y de origen Y Archivo con Resoluci n del ISP que autoriza el uso y disposici n F rmacos con control de serie fabricados en Y Archivo con fotograf as de todas las caras del envase P gina 7 de 12 Versi n 03 Sy Manual de Usuario Fecha de creaci n gt CENABAST Junio de 2013 r T np P gina 8 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion Archivo con copia legible del certificado de control de calidad Nacional Archivo con copia de la resoluci n emitida por el ISP finalizado el control de serie F rmacos con control de serie fabricados en Archivo con fotograf as de todas las caras del envase el extranjero Archivo con copia legible del certificado de control de calidad Nacional o con copia de la resoluci n del ISP que lo exima Archivo con Resoluci n del ISP que autoriza el uso y disposici n Archivo con copia de la resoluci n emitida por el ISP finalizado el control de serie En la misma aplicaci n
7. e antecedentes de certificacion 4 Una vez que ingrese sus datos de acceso y estos sean validados por la aplicaci n el sistema mostrar una p gina de bienvenida con las opciones a elegir dependiendo de la acci n que necesite realizar se Z CENABAST Inicio Nuestra Instituci n Clientes Proveedores Noticias OIRS Intranet Galer a Fotogr fica Web Mail Listed se encuentra en Bienvenido a nuestro sistema de atenci n de Proveedores Ambiente Proveedores En esta p gina usted puede certificar productos para ser entregados a los Establecimientos de la red de Salud consultar el estado de sus certificaciones en proceso descargar la Gu a del Usuario para utilizar los Web Services de CENABAST consultar preguntas frecuentes sobre los Web Services de CENABAST ingresar informaci n de entregas efectuadas e ingresar informaci n de pagos recibidos Certificaci n Intermediaci n Distribuci n de Productos Ingreso de productos a Certificar fe nE e Guia de Usuario WS Certificaci n Prog Ministeriales Preguntas frecuentes de WS Ingreso de productos a Certificar DESCARGAR CODIGOS DESTINATARIOS Informar entrega Productos Consulta de productos Certificados Intermediaci n y Prog Ministeriales Figura 3 e Certificaci n Intermediaci n Esta opci n permite realizar el ingreso de productos de Intermediaci n para activar el proceso de Certificaci n liderado por la Direcci
8. gina 2 de 12 Aplicaci n web para ingreso de antecedentes de certificaci n 1 Obtenga su clave de acceso de acuerdo a Manual Obtenci n de Clave de Acceso al ambiente Web proveedores 2 Acceda al sitio WEB de CENABAST en la direcci n http www cenabast cl y de clic en la opci n Proveedores parte superior del men Il MINSAL l ISP Gobierno de Chile c9 Mercado P blico alt Chile Avanza con todos TUCI N INICIO INST Tracking On Line N Orden de Servicio RASTREAR lt 27 06 13 Precios de Figura 1 sg S CENABAST 3 Digite su RUT Ejemplo 61608700 2 digite su clave y presione la tecla Enter l ISP Gobierno de Chile l MINSAL C Mercado P blico ati Chile Avanza con todos INICIO INSTITUCION CLIENTES PROVEEDORES NOTICIAS OIRS Inicio PROVEEDORES PROVEEDORES Ingreso Proveedores Nuestros Proveedores Beneficios coherencia rigor seriedad y compromiso Figura 2 P gina 2 de 12 ES CENABAST INTRANET Existen a lo menos 600 productores en el mercado de los f rmacos e insumos de los cuales para el caso de CENABAST 200 est n activos y 40 concentran el 8090 de las ventas medido en volumen transado En el rea de compras queremos posicionarnos como un cliente atractivo para nuestros proveedores ofreciendo Manual de Usuario o CENABAST A r T np P gina 3 de 12 Aplicacion web para ingreso d
9. n T cnica de Cenabast e Certificaci n Prog Ministeriales Esta opci n permite realizar el ingreso de productos de Programas Ministeriales para activar el proceso de Certificaci n liderado por la Direcci n T cnica de Cenabast e Consulta de Productos Certificados Esta opci n permite realizar consultas respecto al estado de los ingresos realizados a trav s de la opci n anterior Pendiente Aprobado o Rechazado sean de Intermediaci n o Programas Ministeriales No olvide que de acuerdo a lo indicado en las bases de licitaci n s lo si el producto es Aprobado puede proceder con la distribuci n P gina 3 de 12 Versi n 03 Manual de Usuario Fecha de creaci n Junio de 2013 gt CENABAST r T np P gina 4 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion I Ingreso de Productos a Certificar 5 Seleccione el Pedido de Compra o el Producto que desea informar v Si selecciona el Pedido de Compra el sistema desplegar el producto asociado a ese pedido de compra v Si desea realizar la b squeda por Producto el sistema desplegar los Pedidos de compra asociados al producto en cuyo caso debe elegir el Pedido de Compra que desea informar Y S lo una vez que haya seleccionado el Pedido de Compra y el Producto el sistema desplegar las fechas de entrega indicando si se encuentra vigente disponible o fuera de plazo Si est fuera de plazo debe p
10. on copia a un encargado en CENABAST como forma de respaldo indicando el n mero de documento de Material o registro de ingreso si el proceso fue exitoso Este n mero lo puede utilizar para realizar consultas y ver en qu estado se encuentra la certificaci n P gina 9 de 12 Versi n 03 Manual de Usuario Fecha de creaci n Junio de 2013 CENABAST Ty p i NN a P gina 10 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificaci n Sr Proveedor la informaci n ingresada corresponde a los siguientes datos a Fecha de Emisi n 25 04 2012 16 35 50 500003247 Descripci n Producto TRAMADOL 100 MG 2 ML CAJ 20 AM Fecha Entrega Posici n 0206 2012 60 Los lotes ingresados son los siguientes Figura 10 P gina 10 de 12 PO Manual de Usuario Es gt CENABAST Aplicaci n web para ingreso de antecedentes de certificaci n Il Consulta de Productos Ingresados 11 La aplicaci n le ofrecer los filtros de b squeda que se aprecian en la siguiente figura siendo obligatorio indicar el per odo fechas de presentaci n que est consultando j DE o Mel y e AA Daun TY g A Y i A a de H ui Y PER gra Inicio Nuestra Instituci n Clientes Proveedores Noticias OIRS Intranet Galer a Fotogr fica Wi Listed se encuentra en Bienvenido a nuestro sistema de atenci n de Proveedores Proceso de Certificaci n de Productos Este proceso permite realizar consul
11. podr desplegar un texto explicativo ubicando el cursor sobre el documento correspondiente tal como se muestra en la siguiente figura lx Cerrar Presentaci n detallada de Productos e mo o Producto 500003247 a 0 02 06 2012 Cantidad a Certifica Cantidad disponible por ingresar 713 Por cada lote que usted informe debe adjuntar los documentos correspondientes Debe adjuntar a lo menos un documento por Lote a Fecha Vencimiento a PRUEBA 30 04 2015 Documentos correspondientes al Registro N 1 Archivo Uso y Disp ISP En espera Seleccionar archivo No se ha archivo Informaci n Seleccionar archivo No se ha archivo No se ha archivo No se ha archivo No se ha archivo No se ha archivo Informacion control obligatorio Archivo nico resoluci n del ISP que autoriza el A Otros Documentos Aplica a productos farmac uticos y alidad pdf comprimido otro que resoluci n de que autoriza uso y disposici n del lote del gr afd producto Agregar Registro a dispositivos m dicos sujetos a a contenga copia legible de la erie jgP Documento Canje Enviar Datos Guardar Documentos Adjunte a lo menos un documento Figura 8 Al posicionarse en el recuadro Fecha de Vencimiento visualizar un calendario en el cual podr seleccionar la fecha o si lo prefiere podr digitar la fecha respetando el formato DD MM AAAA
12. roceder de acuerdo a lo que se indicar en punto 6 siguiente v Otra alternativa de ingreso es trav s del Numero de Licitaci n ejemplo 621 10 LP12 en cuyo caso se desplegar n para su selecci n los Pedidos de compra y o Productos asociados a ella Inicio Nuestra Instituci n Clientes Proveedores Noticias OIRS Intranet Galer a Fotogr fica Web Mail Usted se encuentra en Bienvenido a nuestro sistema de atenci n de Proveedores Proceso de Certificaci n de Productos Este proceso permite a los Proveedores informar a CENABAST las cantidades lotes fechas de vencimiento y documentaci n de respaldo d los productos con compromiso calendarizado de distribuci n a Clientes seg n Bases aprobadas por resoluci n afecta N 164 2011 con su modificaciones Con esta informaci n CENABAST proceder con el proceso de Certificaci n Documental a cargo del Departamento de Direcci n T cnica cuy prop sito es verificar que los productos ingresados cumplan con la oferta t cnica y o disposiciones reglamentarias que le sean aplicables antes de ser distribuidos a los establecimientos del S N S S El ingreso de productos puede realizarse a trav s del siguiente formulario Instructivo 2 N de Licitaci n Fechas de Certificaci n F Entrega F L mite Estado Requiere Pedido Seleccione Pedido de Compra x Seleccione Producto x de Compra y Producto N Pedido de Compra Producto Figura
13. sin utilizar el calendario P gina 8 de 12 Versi n 03 Manual de Usuario Fecha de creaci n Junio de 2013 CENABAST r T np P gina 9 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion IMPORTANTE No olvide ajuntar una CARTA DE CANJE autorizada por Gesti n de Contratos de Cenabast en caso que la fecha de caducidad sea igual o inferior a 12 meses o a la estipulada en anexo 8 Para productos con fecha de vencimiento indefinida considerar 60 meses a partir de la fecha de ingreso S lo como fecha referencial Fecha Vencimiento OD MM AAAA 30 04 2015 En espera Bl T Cantidad pompon 101711019 20 2 gt aa ar Agregar Registro Today 25 04 12 Enviar Datos Figura 9 IMPORTANTE Si necesita ingresar m s de 6 lotes por cada lote adicional debe agregar un registro presionando en LAYlegar Registro 10 Una vez que haya ingresado todos los datos solicitados grave haciendo clic en el bot n Enviar Datos Al realizar esta operaci n los datos ser n enviados a CENABAST para realizar el proceso de Certificaci n por parte del Departamento de Direcci n T cnica El sistema desplegar un resumen de los datos enviados y el estado de env o indicando si la carga de datos se realiz sin errores o si existi alg n problema en el env o de la informaci n Estos datos se enviar n a su correo electr nico c
14. sposiciones reglamentarias que le sean aplicables antes de ser distribuidos a los establecimientos del S N S S El ingreso de productos puede realizarse a trav s del siguiente formulario Instructivo e N de Licitaci n p Fechas de Certificaci n o N Pedido de Compra Producto F Entrega F L mite Estado 4500005275 TRAMADOL 100 MG 2 ML CAJ 20 AM Jun 2012 15 05 2012 Disponible Seleccione Fecha Ene 2012 15 12 2011 Fuera de plazo Feb 2012 16 01 2012 Fuera de plazo Mar 2012 15 02 2012 Fuera de plazo Abr 2012 15 03 2012 Fuera de plazo May 2012 16 04 2012 Fuera de plazo Jul 2012 15 06 2012 Disponible Ago 2012 16 07 2012 Disponible CENABAST Sep 2012 15 08 2012 Disponible Jos Domingo Ca as 2681 Nu oa Oct 2012 17 09 2012 Disponible Tel fono 562 5748200 Nov 2012 15 10 2012 Disponible Dic 2012 15 11 2012 Disponible Figura 5 P gina 5 de 12 Manual de Usuario A CENABAST A r T np P gina 6 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificacion 8 Una vez que haya seleccionados los 3 datos Pedido de Compra Producto y la Fecha de Entrega debe realizar clic en el bot n Buscar El sistema cargar los datos desplegando la siguiente tabla Se gt CENABASTI Inicio Nuestra Instituci n Clientes Proveedores Noticias OIRS Intranet Galer a Fotogr fica Web Mail Listed se encuentra en
15. tas del estado de certificaciones presentadas por el Proveedor Fecha de Presentaci n de Producto dd mm aaaa Producto Seleccione Producto z N Orden de compra Seleccione Orden de Compra a Posicion Debe seleccionar Pedido de Compra y Producto Lote Estado Certificaci n Listar Todos a N de documento material A o IMPORTANTE S lo podr acceder a la informaci n del RUT ingresado Eventuales inconsistencias en la informaci n u omisi n de documentos dar motivo a un rechazo y deber realizar el ingreso nuevamente P gina 11 de 12 Versi n 03 Sy Manual de Usuario Fecha de creaci n Junio de 2013 CENABAST Z Sul mA e P gina 12 de 12 Aplicacion web para ingreso de antecedentes de certificaci n Mesa de ayuda Tipo de Problema Nombre Fono correo electr nico No puede visualizar el pedido de Administrador de contrato Cecilia Alvarez 25748280 calvarezOcenabast cl compras Diego Mart nez 25748378 dmartinezOcenabast cl Diferencias en las cantidades a Viviana Carvajal 25748286 vcarvajalO cenabast cl entregar en el mes Fanny V squez 25748343 fvasquezOcenabast cl Autorizar ingresos fuera de plazo Luis Riquelme 25749900 Iriquelme Ocenabast cl No tiene clave de acceso Dudas en el ingreso Q F Recepci n T cnica Rosa Miranda 25749450 rmirandaO cenabast cl Error de ingreso Viviana Jofr 25743198 vjofreOcenabast cl Demora en la certificaci n Isabel Tapia 25749451
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