MANUAL DE USUARIO - rfácil
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1. Y rf cil 2011 Derechos reservados Grupo rf cil Empresarial S A de C V La reproducci n de los materiales de este manual y su uso independientemente de la forma y de la versi n de que se trate requiere de autorizaci n por escrito Fecha de revisi n 25 07 2011 Referencia DOC 027 Y rf cil MANUAL DE USUARIO Responsable DOCUMENTO Administrador de Aplicativo Creado el 22 07 2011 DOCUMENTO Redactor h i i n 25 07 2011 cazar Escobar Fecha de impresi n 25 07 20 Autoriz Ing Juan Ru z Manual de usuario rfa cil Tabla de contenido Ao Au o 3 LIBASICO direccion ita 4 21 Registro de UsuO cenna E aaa 4 2 2 Cambio de CONTase a asias idilio 7 3 Introducci n general del sitio s sessseesesssesessosesessssosessosssossossesessesessosssssssse 9 3l Barra de navegaC lO e iii GOO e 9 ae ae dO VA OOS ra 10 SO LOLO UDO orara e E E E E asta 13 ANE E T PI E OPE OR E o UE IIA 14 A O e E PO o 15 AFU ICO D aras sitas 16 ALAS dE e U a E E E A E A EAE A 16 4 Z Barra lateral detec srera EE 22 A Busqueda de TICU I sida 22 4 AListado o e e PP O O OO AA 23 HO E e o AA 5 II 24 5 ELIStado decentes scada nada 24 Ao A E e E eo A 24 53 Camblos en detalle de cliente naci a 26 A MM A A A EE E E E 7 SARDE ELERS I E i EEEE E AA EAEE E S 27 Ha e A 28 Www rfacil com Manual de usuario rf cil 1 Introducci n Gracias por elegir rf cil El presente manual te proporcionar informaci n relevante para compr2. 3 Logo Abrir Gov Logotipo Organizar v Nueva carpeta de Dropbox 2 HZ Escritorio I Sitios recientes logo_rfacil jpg A Bibliotecas JP E Documentos E E t Im genes ad M sica V deos E Equipo EL os C gt Nombre logo_rfacil jpg v Todos los archivos z Abrir lv l Cancelar Una vez que la imagen aparece del lado izquierdo del recuadro est s listo para subir tu logo al sistema Sube tu logo Puedes subir archivos JPG GIF o PNG no mayores a 512KB y que no midan m s de 500px de ancho ni 500px de alto 2 P Yrf cil Nota la fotografia que has elegido estar disponible para todos los productos y servicios de rf cil www rfacil com 13 Manual de usuario rf cil 3 4 Iniciar sesi n Una vez que has ingresado al sitio https stg rfacil com da click en la liga Entrar que se encuentra situada en el encabezado de la p gina o abajo del banner principal Inicio Ventajas Contacto trate Entrar Y rf cil gt Inicia ahora La soluci n m s r pida y f cil para tus comprobantes digitales A activar la liga Entrar ingresar s en la p gina de acceso En la primera casilla debes introducir tu nombre de usuario que es el correo electr nico con el que te registraste en la segunda introduce tu contrase a y da click en el en el bot n Enviar Inicio Ventajas Contacto Registrate Entrar Descubre lo que rf cil tiene para t
3. comprobar sos senci 03 a tus necesidades q e llos en e y la validaci n de tus facturas S digitales y TeSowedores y ne gt Y rf cil z e Registrate www rfacil com Manual de usuario rf cil Al hacerlo ingresar s a la hoja de registro Para llenar los campos elije primero la modalidad en la que te quieres dar de alta como Corporativo como Peque a empresa o como Profesionista Independiente En cualquiera de las tres modalidades encontrar s campos opcionales y obligatorios los cuales est n marcados con un Te recomendamos que llenes los datos del formulario elegido con mucho cuidado ya que stos son importantes para la correcta generaci n de tus facturas 1 informaci n de mi Organizaci n Los campos marcados con son Obligatorios Soy un 5 Corporativo 5 Peque a Empresa 5 Profesionista Persona F sica Pa s M xico RFC Raz n Social Nombre Comercial Giro gt l 9 Completa la informaci n fiscal de la cuenta de registro en el paso 2 2 Direcci n Fiscal C digo Postal 2 Estado M xico x Municipio 2 Ciudad 7 Colonia Poblaci n 2 Calle Ext lnt Referencia www rfacil com Manual de usuario rf cil Con el fin de mantenerte enterado sobre las actualizaciones y cambios en el sitio y de esta manera proporcionarte un mejor servicio en los pasos 3y 4 te solicitamos Informaci n de Contacto y alguna Informaci n Adicional 3 Informaci n de C
4. lo menos cada 30 dias Tu contrase a debe contener por lo menos 8 caracteres una may scula y un car cter especial Tu contrase a Nueva contrase a Confirmar nueva contrase a Para ser v lida tu contrase a debe contener por lo menos 8 caracteres una may scula y un car cter especial Por razones de seguridad deber s cambiarla por lo menos cada 30 d as wWww rfacil com 7 Manual de usuario rf cil Dentro del sitio podr s cambiar tu contrase a en la opci n Perfil que aparece en la barra de navegaci n ubicaste en la barra Informaci n personal y da click en la liga Cambiar contrase a Cambiar contrase a Editar perfil 1 Informaci n Personal Al hacerlo ingresar s a una ventana emergente que contiene los campos para actualizar tu contrase a Confirma la contrase a y da click en Guardar Cambia tu contrase a No olvides cambiarla por lo menos cada 30 dias Tu contrase a debe contener por lo menos 8 caracteres una may scula y un car cter especial Tu contrase a Nueva contrase a Confirmar nueva contrase a Www rfacil com Manual de usuario rf cil 3 Introducci n general del sitio El sistema rf cil cuenta con diversas herramientas que te permitir n administrar los clientes facturas y empresas que has dado de alta en el sitio A continuaci n te mostraremos la funcionalidad de cada una de ellas 3 1 Barra de navegaci n La barra de navegaci n principal est situada en la parte su
5. rf cil 5 3 Cambios en detalle de cliente Si deseas actualizar la informaci n de uno de tus clientes al encontrarte en el listado de clientes da click en el icono M s detalle para desplegar sus datos Posteriormente da click en Editar para actualizarlos Cliente RFC Direcci n Contacto Cliente numero uno HGSDG765412 Mexico D F E Cliente numero dos HGSDG765412 Mexico D F VALENTIN GOMEZ FARIAS ORIENTE No 301 C Total Facturado 345 672 00 Cuauht moc Toluca M xico C P 50130 Editar Borrar Cliente numero tres HGSDG765412 Toluca de Lerdo M xico No olvides dar click en Enviar para guardar los cambios Edita tu cliente Raz n Social Empresa S A de C V 2 RFC SEYJHSDJHSDUI Nombre del representante Apellido del representante 2 Correo electr nico 2 Tel fono www rfacil com 26 Manual de usuario rf cil 6 Perfil Para entrar a tu perfil de usuario da click en Perfil en la barra de navegaci n Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Yalla ya v 6 1 Cambiar contrase a Dentro de la secci n Perfil que aparece en la barra de navegaci n podr s cambiar tu contrase a para ello ub cate en la barra Informaci n personal y da click en la liga Cambiar contrase a Cambiar contrase a Editar perfil 1 Informaci n Personal Se te mostrara la pantalla emergente siguiente Cambia tu contrase a No olvides cambiarla por lo menos cada 30 dias Tu contrase a debe contener por lo menos
6. s los pasos que debes seguir para emitir tus facturas Paso 1 Acceder Para crear una factura en rf cil hay dos formas de hacerlo Si te encuentras en la secci n Facturas da un click en Crear Factura en el men lateral derecho y autom ticamente entrar s a la pantalla correspondiente 2 Acciones Crear factura Si te encuentras en Mi Escritorio da click en el bot n Crear Factura y accede a la pantalla que te permitir crearla Crear factura www rfacil com 16 Manual de usuario rf cil Al dar click en Crear factura ce te presentara la siguiente pantalla Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Tu empresa v 3 Cuenta Tu empresa Factura ox z Fecha 16 07 2011 hora 12 29 33 Asunto No Descripci n Valor Cantidad importe 1 Subtotal 0 00 IVA 16 00 0 00 E Excento de IVA v Mas detalle Total 0 00 Generar o Cancelar Paso 2 Capturar datos del cliente En primer lugar debes escribir el nombre de tu cliente Si ya existiera su nombre aparecer en una lista en la que puedes seleccionarlo Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Tu empresa v 3 Cuenta Tu empresa Factura ox Fecha 16 07 2011 hora 12 29 33 te E CA MA A orar Anta ES a a r e 6m A Ae MAA AAA a me As e Subtotal 0 00 IVA 1600 0 00 E Excento de IVA v Mas detalle Total 0 00 Www rfacil com 17 Www rfacil com Manual de usuario Si el cliente no existiera se de
7. 8 caracteres una may scula y un car cter especial Tu contrase a Nueva contrase a Confirmar nueva contrase a Para ser v lida tu contrase a debe contener por lo menos 8 caracteres una may scula y un car cter especial Www rfacil com 27 6 2 Editar perfil Manual de usuario rf cil Para editar tu perfil da click en la liga en la barra Informaci n personal 1 Informaci n Personal Actualiza tus datos y da click en Guardar 1 Informaci n Personal Nombre Apellidos Tel fono Correo electr nico Pa s C digo Postal Estado Municipio Ciudad Colonia Poblaci n Calle Referencia Www rfacil com GiovanaY 5545 5 Hogar Trabajo M vil giovana yalla ya com Int Cambiar contrase a Editar perfil Cambiar contrase a Editar perfil Agregar Ext Cancelar o Guardar 28
8. Para cada uno de ellos puedes editar y actualizar su perfil RFC direcci n etc 5 1 Listado de clientes Para consultar tu listado de clientes da click en la Barra de Navegaci n en la secci n Clientes Clientes 5 Acciones dds DFSDF99666FSD M xico P Has A AD TSO100910FQ7 Toluca de Lerdo M xico Rafael Cruz moreno CUMR570115E40 Toluca de Lerdo M xico R F C o Nombre A pe cora del Golfo SA AROMATICASOL4 Ciudad Obreg n M xico munuz noseque com P gina 1 de 1 mostrando 4 registros de un total de 4 lt lt anterior siguiente gt gt 5 2 Alta de cliente Para dar de alta un nuevo cliente da click en Agregar Cliente en el men lateral de la secci n 3 Acciones Www rfacil com 24 Manual de usuario rf cil Al hacerlo aparecer la hoja de registro Recuerda que los campos con son obligatorios Al dar click en Enviarse agregar a tu listado el nuevo cliente Registra tus clientes Raz n Social RFC Nombre del representante Apellido del representante Correo electr nico Tel fono Pa s Otra forma para agregar un nuevo cliente es desde la pantalla en la que se crean facturas Al momento de introducir su nombre se desplegar n los campos para ingresar sus datos y de esa manera registrarlo Www rfacil com Cance cliente nuevo Pa s C digo Postal Estado M xico y Municipio Ciudad Colonia Poblaci n Calle Ext Int Referencia 25 Manual de usuario
9. ender el funcionamiento y las ventajas de la facturaci n electr nica a trav s de nuestro sitio https gratis rfacil com Esta Gu a contiene la descripci n de los conceptos b sicos las caracter sticas de los diferentes m dulos los esquemas generales y pantallas para trabajar con rf cil Www rfacil com 3 Manual de usuario rf cil 2 B sico 2 1 Registro de usuario Si eres un Profesionista Independiente una Peque a o Mediana Empresa o un Corporativo nuestra aplicaci n te ser de gran utilidad para emitir tus facturas electr nicas ya que dise ada para cualquier tipo de negocio El primer paso para obtener tus comprobantes fiscales digitales Facturas Recibos de Honorarios Recibos de Arrendamiento Notas de Cr dito Recibo de Donativos es acceder al sitio https gratis rfacil com Una vez que has ingresado para registrarte da click en alguno de los siguientes botones Inicia ahora o Reg strate Ni ahora Inicia ya la emisi n de facturas electr nicas reobus a A AA A y de arrend w0 las ventalas Cubrir los est ndares establecidos por el SAT para CFD que te ofrece r cil como sistema contable en linea a seguridad y de dirado de datos Permitenos ser tu proveedor de tus facturas Descargar respaldo AA enes Fiscales Digitales electr nicas sin ning n costo en el momento 4h de nuestro plan y TXT ri ci cuenta N iihi Cud ta p N tu negocio endo solucione Te Bevare j3 de activar tus
10. i Accesar Entra a tu cuenta de rf cil desde aqui La soluci n de tus comprob antes o si lo prefieres utiliza nuestras redes sociales di git ales Usuario 4 Genera tus comprobantes en linea o desde tu celular Y Obten reportes inteligentes de tu negocio Contrase a Y Cuida nuestro planeta Y Cubre todos los estandares establecidos por el SAT Y Sincroniza tus comprobantes con tu contador Olvidaste tu contrase a El Registrate Www rfacil com 14 Manual de usuario rf cil 3 5 Cerrar sesi n Para cerrar sesi n da click en la liga Salir ubicada en la parte superior derecha del encabezado y ser s direccionado a la pantalla de acceso lo que significa que tu sesi n ha sido cerrada correctamente Inicio Contacto Inicio Ventajas Contacto Registrate Entrar iDescubre lo que rf cil tiene para ti Accesar Entra a tu cuenta de rf cil desde aqui La soluci n de tus comprobantes o si lo prefieres utiliza nuestras redes sociales digitales Usuario 4 Genera tus comprobantes en linea o desde tu celular Y Obten reportes inteligentes de tu negocio Contrase a Y Cuida nuestro planeta Y Cubre todos los estandares establecidos por el SAT Y Sincroniza tus comprobantes con tu contador Registrate Olvidaste tu contrase a Enviar www rfacil com 15 Manual de usuario rf cil 4 Facturaci n 4 1 Alta de facturas Facturar con rf cil es muy sencillo a continuaci n encontrar
11. ndiciones Comerciales www rfacil com 13 Manual de usuario rfa cil Paso 6 Detalles En la parte final de cada factura encontrar s liga M s detalle con la que podr s agregar otros datos a la misma a saber Condiciones comerciales Se refiere a cualquier tipo de observaci n por parte del que emite la factura por ejemplo plazo de liquidaci n condiciones de descuentos etc Tipo de Factura puede ser de ingreso egreso o traslado M todo de pago en donde se define la forma en que se liquidar cheque tarjeta de cr dito PayPal intercambio transferencia dep sito efectivo y otros Capturar el IEPS porcentaje Capturar el ISR porcentaje Capturar el IVA Retenido porcentaje IEPS 0 00 ISR 0 00 IVA Retenido 0 00 Www rfacil com 20 Manual de usuario rf cil Paso 7 Generar la Factura Por ltimo genera la factura dando click en el bot n correspondiente si la quieres cancelar debes dar click en Cancelar y tener en cuenta que los datos de la misma no se guardar n Generar o Cancelar Una vez que has generado la factura el sistema te direccionar autom ticamente al listado de facturas Ah podr s realizar diferentes acciones tales como Ver PDF y Ver XML Www rfacil com 21 Manual de usuario rf cil 4 2 Barra lateral derecha La barra lateral derecha es muy importante para el uso de rf cil Aqu encontrar s el bot n Crear Factura que te direcciona a la pantalla corre
12. obar su autenticidad Llave Privada Contrase a Enviar El Archivo de Certificado que subir s deber tener extensi n cer y el Archivo de Llave Privada extensi n key Si la carga de los archivos fue exitosa la secci n de Subir y Administrar Certificados se mostrara de la siguiente manera Subir y Administrar tus Certificados La facturaci n digital se genera a trav s de Certificados de Sello Digital Hemos detectado que ya cuentas con algunos Tu primer paso a seguir ser subir tus certificados para validar la autenticidad de tu RFC A TEE E A Predeterminado Cargado N mero de serie Validado Estado Y a 00001000000100000000 Activo Y Subir Certificados Xx Administrar Certificados 11 Manual de usuario rf cil Si alguno de tus certificados dados de alta en el SAT no aparecieran en la tabla deber s esperar 48 horas hasta que aparezcan en nuestro sistema Te sugerimos que confirmes con el SAT el registro de tus certificados Subir y Administrar tus Certificados La facturaci n digital se genera a trav s de Certificados de Sello Digital Hemos detectado que ya cuentas con algunos Tu primer paso a seguir ser subir tus certificados para validar la autenticidad de tu RFC e informaci n Predeterminado Cargado N mero de serie Validado Estado No hemos detectado certificados Si reci n te diste de alta en el SAT porfavor verifica nuevamente en 48 horas Y Subir Certificados El registro de tus foli
13. ontacto abre gt Apellidos Tel fono Hogar Trabajo M vil Correo v ni a Soy contador Soy consultor externo Soy due o Otro 4 informaci n adicional Sabes que es la Facturaci n Electr nica CFD Cuentas con tus certificados y folios para la Factura Electr nica En promedio Cu ntas facturas emites al mes Cu nto es el monto total de facturaci n anual C mo te enteraste de nosotros C p s de comprobantes emites Facturas Recibos de arrendamiento Autofacturas Notas de cr dito Carta de porte cales st s sujeto a impuestr C digo de Invitaci n Y Quiero recibir informaci n de rf cil He leido y acepto los T rminos de Servicio y Po Si No M s o Menos Si No Recibos de honorarios Recibos de donativos Notas de cargo Comprobante de pago a plazos Boleta de Empe o Si No l tica de Privacidad Www rfacil com Manual de usuario rf cil 2 2 Cambio de contrase a Una vez que has enviado los datos del registro entrar s al sitio y se te pedir autom ticamente el cambio de tu contrase a la cual te ser enviada por medio de un correo electr nico Para que puedas personalizar tu cuenta en rf cil y continuar navegando es muy importante que cambies tu contrase a Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Cambia tu contrase a Si es la primera vez que entras al sitio busca tu contrase a en tu cuenta de correo No olvides cambiarla por
14. os es opcional ya que como usuario puedes o no utilizarlos dependiendo de la forma de facturaci n utilizada en tu organizaci n Activa los folios que quieras utilizar Encontramos algunos folios registrados bajo tu RFC en SAT Mas informacion Validado Predt Approval number Anio aprovacion Serie Folio inicial Folio final No hemos detectado Folios Agregar folios Para subirlos debes dar click en el bot n Agregar folios y acto seguido aparecer una ventana con las opciones Serie y Folio inicial Sencillamente debes introducir los datos correspondientes para que tus folios y series ser n agregadas a la tabla Activaci n de Folios en rf cil Define que Folios utilizar f cil para tus CFDs Si deaseas facturar con esta Serie y Folio da click selecci n Sene Folio Inicial Utilizar este folio como predeterminado Www rfacil com 12 Manual de usuario rfa cil 3 3 Logotipo Al final de la pantalla Mi Escritorio podr s subir el logotipo de tu empresa Da click en el bot n examinar con el fin de buscar la imagen que deseas agregar Sube tu logo Puedes subir archivos JPG GIF o PNG no mayores a 512KB y que no midan m s de 500px de ancho ni 500px de alto y 7 Nota la fotografia que has elegido estar disponible para todos los productos y servicios de rf cil Subir gt Una vez seleccionada la imagen da click en Subir Es importante que tengas en cuenta las especificaciones de la imagen al cargar
15. perior del rea de trabajo en ella encontrar s las ligas que te direccionaran a la diferentes partes del sitio Al lado de derecho aparece el nombre de la organizaci n con la que est s facturando Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Yalla ya y Www rfacil com Manual de usuario rf cil 3 2 Certificados y folios Una vez que has cambiado tu contrase a se abrir la pantalla Mi Escritorio en la cual podr s manejar tus certificados series folios y logotipo En el primer recuadro Subir y Administrar Certificados aparecen los Certificados de Firma Digital que has registrado en el SAT y que autom ticamente a detectado nuestro sistema Ey Mi Escrtono Facturas Chertes Pert Yala yal v Bienvenido a nuestro sistema Te guiaremos a trav s de 3 pasos para que empieces a facturar a tus Clientes El primer paso a seguir Actrra los folios que Qu ISTKts ut Vali ado Prof Approval nrrier Aro SIDA Sera foo raaa fobo frai i Desse 2095 26 512 contrtuyerte No hemos detectado Folios cat ra Stan 17 54 u Agregar folos La factura cectr nca pera gunos La fcire ceci lt a poa AGA e ta miedo pe arenal Oye 44 nO YN y Perra Oe de tsia y roda DA ios y PA Www rfacil com 10 Www rfacil com Manual de usuario rf cil Carga tus Certificados dando click en el bot n Subir Certificados Y Subir Certificados Al hacerlo se mostrara la siguiente ventana Sube tus Certificados Ingresa tu certificado para pr
16. splegar n unos campos vac os en los que puedes agregarlo Ey Mi Escritorio Facturas Clientes Perfil Tu empresa cliente Pais C digo Postal M xico z Municipio Ciudad Calle Ext Referencia Asunto No Descripci n Paso 3 Definir el asunto Tu empresa v 3 Cuenta Factura ox y Fecha 16 07 2011 hora 12 29 33 Estado Colonia Poblaci n Int Valor Cantidad Importe En el paso 3 puedes definir un asunto para la factura lo cual en su momento te ayudar a encontrarla f cilmente Asunto rf cil 18 Manual de usuario rf cil Paso 4 Productos o servicios En este paso puedes agregar tantos productos o conceptos como desees o escoger otros en el men de productos registrados por el sistema Si agregas un producto o servicio nuevo autom ticamente ste se incorporar al men del sistema Define el valor y la cantidad de los productos o servicios ofrecidos El importe de stos ser calculado autom ticamente por el sistema No Descripci n Valor Cantidad importe 1 Tel fono 2 500 00 2 00 5 000 00 Paso 5 Impuestos Una vez que has agregado los productos o conceptos debes definir el de IVA que se cargar a la factura 16 10 o exento Por definici n el sistema asignar un IVA del 16 Subtotal 50 00 Descuento 0 00 IVA 1600 30 00 v Mas detalle s Capturar opciones adicionales a tu Total 0 00 factura tales como Descuento Forma de pago o Co
17. spondiente En esta barra tambi n puedes filtrar tus facturas Al dar click en cualquiera de los filtros o reportes podr s ver informaci n detallada relacionada con los mismos 5 Acciones Facturas 4 3 B squeda de facturas La barra de b squeda est localizada en la parte superior del listado de facturas Esta herramienta es muy til para filtrar informaci n por folio fecha RFC nombre del cliente y estado de la factura Si quieres realizar una b squeda por filtro introduce la palabra claves del lado izquierdo y selecciona el criterio con que filtrar s la informaci n al lado derecho Facturas Buscar en Folio v buscar Www rfacil com 22 Manual de usuario rf cil 4 4 Listado de facturas Al ingresar a la pantalla Facturas se muestran cada una de las que has emitido con rf cil con sus datos relevantes Folio Empresa RFC Fecha Total Estado Al dar click en el cono verde localizado al inicio de cada rengl n podr s ver la informaci n detallada de cada factura Fecha l mite de pago M todo de pago Orden de compra Fui Ceganitadci n HIE Fiii huuralsl hasdadosi Lulal L lid Para cada factura el sitio te ofrece las siguientes opciones 3 PDF para obtener la factura seleccionada en formato PDF Y XML para obtener el XML de la factura seleccionada Www rfacil com 23 Manual de usuario rf cil 5 Clientes En rf cil puedes registrar tanto clientes externos como internos
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