manuel utilisation SPE-I
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1. dans le menu outils Cliquez sur parcourir s lectionnez sur votre micro le fichier importer Une fois votre fichier s lectionn cliquez sur ouvrir puis importer les donn es Le r sultat de l import est affich sur la page pour chacun des bordereaux figurant dans le fichier chec ou succ s avec les ventuelles erreurs et peut tre t l charg sous forme d un fichier txt Vous pouvez aller ensuite en saisie pour compl ter les bordereaux Attention les donn es import es sont bien enregistr es mais sans contr le Si vous n apportez aucune modification au bordereau vous devrez passer les contr les afin de pouvoir valider votre questionnaire sinon vous pouvez toujours retourner individuellement sur chaque bordereau cf points 7 et 8 7 Les contr les Les contr les peuvent tre pass s soit gt Sur un bordereau en cours de saisie ou au moment de le quitter gt Globalement sur tous les bordereaux d un ou de plusieurs tablissements Les contr les sont de trois types Les contr les intra permettent le contr le des donn es d un m me bordereau Les contr les historique permettent de v rifier l volution des donn es par rapport celles de l ann e pr c dente Les contr les inter permettent de contr ler la coh rence des informations pr sentes dans des bordereaux diff rents 7 1 Contr le des donn es d un m me bordereau Vous pouve2. gt Saisie d une valeur num rique dans une case non num rique Si le cas est pr vu dans les contr les de l application vous aurez un message d erreur apr s l enregistrement du bordereau sinon aucun message ne vous mettra en garde gt Pour d cocher une case ou un bouton radio soit re cliquez dans la case ou le bouton soit cliquez sur une autre case o un autre bouton radio du choix propos d s lors que celui ci est exclusif gt Certaines cellules n cessitent d tre remplies par un code de nomenclature sur ORG uniquement Pour ces cellules la saisie s effectue l aide d une liste des codes libell s de la nomenclature concern e affich e en cliquant droite de la cellule sur l ic ne II suffit ensuite de cocher la case devant le code ad quat puis de valider pour que la valeur s inscrive dans la cellule Afin d viter les erreurs de saisie il n est pas possible de saisir directement le code dans la cellule gt Afin de vous aider dans la saisie des donn es des infobulles accompagnent automatiquement le curseur au cours de la saisie d s que l on clique dans une cellule Cette bulle pr cise la r f rence de la case la valeur historique si une donn e de l ann e pr c dente existe le commentaire ventuel ainsi que l erreur ventuelle li e cette case Pour le cas particulier des cases cocher non saisissables gris es il faut cliquer sur le signe c t de la cellule i gt p
3. A partir de ce menu vous pouvez t l charger les diff rentes publications associ es l enqu te Attention la version 6 0 d Acrobat Reader est requise pour le t l chargement des publications au format PDF 13 Le menu Documentation Attention la version 6 0 d Acrobat Reader est requise Les diff rents documents associ s la collecte sont au format PDF et sont t l chargeables sur votre poste de travail La documentation est aussi accessible sur la page de connexion en cliquant sur le lien Informations ou aide au remplissage de la SAE DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 28 SAE Annexe Tableau synth tique des groupes d tablissements Ce tableau pr sente les bordereaux par groupe d tablissements Groupe Libell groupe Bordereaux ot EJ publiques sanitaires mono ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20A Q21 tablissement Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 02 EJ publiques sanitaires multi ID1 ID2 ORG PN Q01 Q02A Q02C Q09 Q17 Q18 Q18B1 tablissements Q20A Q21 Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 ST 03 ET des 3 EJ publiques de ID1 ID2 ORG PN Q01 Q02A Q03A Q04 Q08 Q18B1 l assistance publique Q20A Q23 Q26 ET des autres EJ publiques multi 1D1 ID2 ORG Q01 Q02A Q03A Q04 Q08 Q18B1 Q20A 04 murs tablissements Q23 Q26 05 Ejpriv esid rit mental ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20B Q2
4. Il existe o des bordereaux d identification de l tablissement ID1 et ID2 certaines cellules sont pr initialis es d s lors que l information est connue au d marrage de l enqu te Parmi ces cellules certaines sont modifiables d autres non Les cellules non modifiables sont gris es o des bordereaux simples un seul bordereau saisir o et des bordereaux multiples ces bordereaux permettent de saisir plusieurs unit s ou occurrences du m me bordereau a Particularit s des bordereaux multiples Q15A Q16 Q18 et Q18B1 Les bordereaux Q15A Q16 Q18 Q18B1 sont qualifi s de multiples ils permettent de saisir plusieurs unit s ou occurrences du m me bordereau En 2011 pour les tablissements ayant rempli des bordereaux Q15A Q16 Q18 les diff rentes unit s d clar es en 2010 seront affich es Afin de pouvoir identifier une unit d une autre chacune d elle dispose obligatoirement d une cellule cl unique La cellule cl en tant qu identifiant de l unit est affich e entre parenth se apr s le n d unit Ce dernier n a qu une valeur indicative de l ordre de saisie ou d import En cons quence l enregistrement d une nouvelle unit d un bordereau multiple trois contr les v rifient automatiquement qu il existe bien une valeur pour la cellule cl et rejette l enregistrement tant que la cellule cl n a pas t saisie que la valeur renseign e pour la cellule cl est
5. donn es de l enqu te changement du mot de passe o Publication ce menu donne l acc s aux derni res publications obtenues partir de la SAE o Documentation ce menu permet le t l chargement des documents concernant l enqu te SAE ainsi que l acc s aux FAQ o Aide indique les diff rents modes d aide mis votre disposition DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 8 SAE 5 Comment acc der vos questionnaires En vous connectant avec votre identifiant et votre mot de passe vous arrivez sur votre page d accueil Pour acc der au questionnaire choisissez Liste des bordereaux dans le menu Bordereaux Pour acc der d autres tablissements vous avez trois possibilit s o Viala page d identification au moment de votre connexion Vous devez indiquer dans le cadre FINESS le Finess de l tablissement sur lequel vous souhaitez travailler en plus de votre identifiant et de votre mot de passe Vous arriverez alors sur la page d accueil de cet tablissement Pour acc der au questionnaire choisissez Liste des bordereaux dans le menu Bordereaux o Viala page d accueil En vous connectant avec votre identifiant et votre mot de passe vous arrivez sur votre page d accueil Vous devez indiquer dans le cadre Connecter Observation l identifiant de l tablissement sur lequel vous souhaitez travailler puis cliquer sur le bouton Connecter Vous arriverez alors sur la
6. s dans statut de l enqu te en bas de la page e Recherche uniquement sur les tablissements rattach s non enqu t s directement groupes 18 25 et 35 il faut alors cocher non enqu t s directement non attribu s dans statut de l enqu te en bas de la page Les r sultats de la recherche e Vous avez la possibilit de trier le r sultat de la recherche selon plusieurs crit res Finess nom tat groupe responsabilit cat gorie r gion le tri s effectue en cliquant sur le nom de la colonne concern e dans la liste de r sultats Par d faut la liste sera tri e par N Finess DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 9 SAE Le nombre d tablissements s lectionn s est indiqu Ce nombre est suivi de la liste des tablissements qui r pondent aux crit res que vous avez demand s Les boutons gris au dessus de la liste repr sentent les actions possibles Parmi la liste affich e seuls les tablissements ayant une case cocher sont accessibles Les tablissements des groupes 18 25 et 35 n ont jamais de case cocher n anmoins un clic sur leur N Finess permet d acc der en consultation au bordereau ID1 Actions possibles partir d un r sultat de recherche Remarque Bordereaux si l utilisateur connect des droits en saisie sur un tablissement ce bouton permettra l acc s la saisie des bordereaux et toutes les autres actions du menu bordereaux Si cet tablisse
7. saisie contr l e ou non l aide de l encadr Informations sur l observation Elle pr sente galement diff rentes informations sur les travaux en cours la l gende des codes des groupes d tablissements ainsi qu un espace r serv aux messages d actualit s sur la collecte o Bordereaux Dans tout ce qui suit et sur le site de collecte le terme bordereau renvoie aux diff rents formulaires qui composent le questionnaire Ce menu d roulant donne acc s la liste des bordereaux ainsi ou aux listes des erreurs et des commentaires I permet ainsi la saisie ou la consultation des diff rents bordereaux de l enqu te et l initialisation de certains bordereaux avec les donn es de l ann e pr c dente Il donne aussi la possibilit de lancer les contr les de valider l enqu te de faire de l impression soign e et des exports Excel o Recherche ce menu permet de s lectionner gr ce plusieurs crit res une ou plusieurs tablissements sur lesquels vous souhaitez effectuer une saisie ou d autres traitements o Outils ce menu d roulant met disposition diff rentes fonctionnalit s annulation d une validation permettant notamment aux ARS de d valider l ensemble d un questionnaire et ainsi de rendre la main en saisie l tablissement Il permet aussi aux EJ de d valider une enqu te pr valid tablissement cf 2 3 acc s des tableaux statistiques importation exportation des
8. sont envoy s aux tablissements l attention du chef d tablissement et du responsable SAE avec identifiant et mot de passe pour se connecter au site Internet Ils contiennent galement O O O la brochure d aide au remplissage les nomenclatures le manuel utilisateur de l application comprenant les instructions pour l utilisation g n rale du site de collecte ainsi que les questionnaires papier tous les tablissements 2 2 tat d avancement de l enqu te Le questionnaire d un tablissement passe par diff rents stades Non saisi la saisie n est pas commenc e c est dire aucun bordereau saisi DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 4 SAE Saisie en cours l tablissement a commenc la saisie des bordereaux Seuls le responsable et les gestionnaires de l tablissement ont acc s la saisie Valid tablissement l tablissement a fini la saisie de son enqu te les contr les sont pass s et il ne reste plus d erreur bloquante Le responsable de l enqu te de l tablissement a ex cut la validation D s que l enqu te d un tablissement atteint cet tat le responsable et les gestionnaires de l tablissement n ont plus acc s la saisie des bordereaux de l tablissement ils n ont acc s qu en consultation Les donn es remplies par l tablissement subissent un contr le qualit Ces v rifications interviennent au fil de l eau entre le moment o l tablisse
9. unique Dans le cas o celle ci a d j t utilis e un message d erreur est affich et demande de corriger la valeur de la cellule pour permettre l enregistrement qu il na pas t saisi d espace avant la valeur de la cellule cl et rejette l enregistrement tant que l espace n a pas t retir La cellule AO N Finess de l ET pour le Q15A la cellule A24 Nom de l unit pour le Q16 et la cellule A0 N Finess de l ET pour les bordereaux Q18 et Q18B1 constituent les cellules cl s de ces bordereaux Elles devront donc tre obligatoirement renseign es et seront r utilis es pour remplir les valeurs historiques de la campagne suivante 14 unit s sont possibles pour chaque bordereau multiple b Particularit s des bordereaux d pendants Q18 et Q18B1 A chaque bordereau Q18 est associ automatiquement un bordereau Q18B1 DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 14 SAE Le bordereau Q18B1 d pend du bordereau Q18 il est accessible en saisie d s lors que le bordereau Q18 est lui m me saisi Exemple pour un groupe dont le Q18 est multiple Q18 Unit 1 123456789 Q18B1 Unit 1 123456789 Q18 Unit 2 639582471 Q18B1 Unit 2 639582471 Q18 Unit 14 789456123 Q18B1 Unit 14 789456123 Exemple pour un groupe dont le Q18 est unique Q18 Unit 1 123456789 Q18B1 Unit 1 123456789 Le num ro Finess de l ET cellule A0 du Q18B1 doit tre identique
10. 1 PERS SERRE Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 STB 06 EJ priv es de dialyse ID1 ID2 ORG PN Q17 Q20B Q21 Q23 Q24 Q25 Q26 ST 07 ET priv s de dialyse ID1 ID2 ORG PN Q02C Q03A Q03B Q03C Q03D Q17 EE ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20B Q21 08 EJ de radioth rapie y c CLCC Q22 Q23B Q24 Q25 Q26 STB 09 Aures ET briy ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20B Q21 MISS RINES Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 10 Autres ET publiques ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20A Q21 puoig Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 13 ET du Service de Sant des ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20A Q21 Arm es SSA Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 15 ET priv s d m mental ID1 ID2 ORG PN Q01 Q04 Q08 Q18B1 Q20B Q21 PASSER SENES MANAS Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 STB 16 EJ GCS ID1 ID2 ORG PN Q01 Q02A Q02C Q03A Q04 Q20A Q20B Q21 Q22 Q23 Q24 Q25 Q26 ST 17 ET GCS ID1 ID2 ORG Q01 Q02A Q08 Q18B1 Q20A Q20B Q23 Q26 18 ET de radioth rapie ID1 lecture seule 25 ET de sant mentale rattach e ID1 lecture seule une EJ de sant mentale 26 Autres ET GCS ID1 lecture seule 35 ET de sant mentale rattach e ID1 lecture seule un autre ET de sant mentale DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 29 SAE
11. L IMPRESSION Avant d imprimer v rifier que votre imprimante est configur e en PAYSAGE orientation dans les propri t s de l imprimante Lorsque vous avez configur l imprimante cliquer ici pour continuer Tout comme pour la premi re op ration attendez que la fen tre d impression se pr sente vous pour configurer votre imprimante en paysage puis lancez l impression Tous les bordereaux orient s paysage seront imprim s 10 2 L export vers Excel des bordereaux de l enqu te L export Excel doit tre utilis pour faire une sauvegarde sur le micro ordinateur Vous avez la possibilit de s lectionner les donn es de la campagne SAE 2011 ou bien celles de la campagne SAE 2010 Choisissez Export vers Excel dans le menu Bordereaux Apr s avoir s lectionn tout ou une partie des bordereaux exporter cliquez sur le bouton Exporter vers Excel Le programme g n re les fichiers d exportation Une page s affiche d taillant les trois tapes suivre tape 1 la liste des fichiers d export est cr e automatiquement tape 2 t l chargement des fichiers sur votre poste Vous devez t l charger le fichier zip en cliquant sur le lien hypertexte Enregistrer ce fichier dans un dossier vide de votre ordinateur puis extraire les fichiers du zip tape 3 utilisation des fichiers t l charg s Pour obtenir le fichier Excel de l tablissement concern il vous suffit d aller
12. SAE Le site de collecte est un site s curis au moyen de certificat SSL https qui d une part vous assure que vos r ponses vont bien sur le bon site et d autre part qui crypte les donn es Pour acc der l enqu te vous devez saisir un identifiant et mot de passe qui vous ont t fournis dans le courrier que la DREES vous a adress La page de connexion propose deux champs remplir o Champ Identifiant Saisir l identifiant qui vous a t transmis correspondant votre niveau de responsabilit responsable ou gestionnaire o Champ Mot de passe Saisir le mot de passe qui vous a t transmis correspondant votre niveau de responsabilit responsable ou gestionnaire En cas de perte de votre identifiant et ou de mot de passe vous pouvez contacter la hot line e Num ro de t l phone de la hot line 01 41 98 97 97 e Adresse e mail de la hot line hotlinesae ipsos com 3 2 Actualisation des pages Votre navigateur Internet conserve sur votre ordinateur les pages visit es quelques jours Si vous demandez une page l explorateur regarde d abord dans ces pages sur votre ordinateur avant d aller sur Internet Selon le navigateur utilis pour tre s r de voir l tat le plus actualis de votre enqu te veiller actualiser r guli rement vos pages Touche F5 ou autres param trages propres votre navigateur Dans le cas du navigateur Internet Explorer 8 pour IE 6 et 7 les termes sont parfois tr
13. SAE Statistique Annuelle des tablissements de sant Collecte 2011 Manuel d utilisation du site de collecte par Internet DREES DMSI D cembre 2011 REF DMSI 2011 232 Sommaire 1 INTRODUCTION Ein mnt de Men nt nee Ee 4 2 CONTEXTE DE L ENQU TE aere ege tale 4 2 1 Lancement de la collecte sisi 4 2 2 tat d avancement de l enqu t sse animent Ra dit nine PAR 4 2 8 Les profils des utilisateurs sens 5 3 LA CONNEXION AU SITE INTERNET asp aset egene d REENEN Reeg Aen 6 31 Acces auste d collect sisi nn Mn EA ne Pt en A do nn 6 8 2 Actualisation des pages iii 7 3 3 Les liens d informations en acc s public 7 4 LA NAVIGATION SUR LE SITE DE COLLECTE iii 8 5 COMMENT ACC DER VOS QUESTIONNAIRES iii 9 6 LA SAISIE DES BORDEREAUX si iisiiiiiieiseeeeeeerrerieeeeneenenieeeeeeeeeneee 11 6 1 La saisie directe des bordereaux s ssssrssnssessssrrnnstestttrnrtnsttestttntnnnnentttnnnnnanesennnn nnmnnn nn nn 11 6 1 1 Lecture des consignes de l enqu te su 11 6 1 2 Acc der aux el Ee EE 11 6 1 3 Comment saisir un bordereau VAN 12 6 1 4 Les ee EE 14 a Particularit s des bordereaux multiples Q15A Q16 Q18 et Q18B1 aoensesseeseseeesresreeerserrererernens 14 b Particularit s des bordereaux d pendants Q18 et Q18B1 a ssssnnsssnneeerneerrrnssrnnnsrtnnnrrtnnntnnnnnennnnennn 14 6 1 5 Comment cr er une nouvelle unit d un bordereau multiple pour une nouvelle saisie 15 6 1 6 C
14. au num ro Finess de l ET cellule AO du Q18 de l unit correspondante Un contr le v rifie lors de l enregistrement de la saisie cette identit entre les deux cellules cl s et rejette l enregistrement si elle n est pas respect e 6 1 5 Comment cr er une nouvelle unit d un bordereau multiple pour une nouvelle saisie Pour cr er une nouvelle unit donc une ligne de plus dans la liste des bordereaux il faut cliquer sur le I une nouvelle ligne sera ainsi affich e en d but de liste Il suffit de cliquer sur la ligne cr e pour aller en saisie de ce bordereau Les unit s sont ordonn es par ordre croissant de la valeur de la cellule cl sur toutes les pages pr sentant la liste des bordereaux impression export Excel exportation liste des erreurs liste des commentaires D s lors que vous aurez rempli dans le bordereau la cellule cl sera report s dans la parenth se apr s l enregistrement avec ou sans contr le 6 1 6 Comment acc der l aide au remplissage du bordereau Sur chaque bordereau vous disposez de quatre boutons Enregistrer sans contr le voir point 7 Enregistrer avec contr le voir point 7 Copie d cran voir point 10 3 et Aide au remplissage Apr s avoir cliqu sur le bouton Aide au remplissage une fen tre s ouvre sur un document de format pdf consultable directement et t l chargeable sur son poste Ce document d crit les infor
15. avier ou bien en d pla ant le curseur l aide de la souris gt Des r gles sont suivre en ce qui concerne le respect du format Il y a six types de format dans l enqu te Format num rique entier et d cimal Format texte donn es alphanum riques Des saisies sous forme de case cocher pour les r ponses oui non et de boutons radios pour les choix multiples Format date JJ MM AAAA Format mail normes de l adresse lectronique Format nomenclature un seul choix possible dans la liste de la nomenclature DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 12 SAE Dans le cas o vous saisissez une valeur avec un mauvais typage un message vous informe aussit t que la valeur que vous venez de saisir n est pas bonne et vous ne pourrez pas poursuivre la saisie avant d avoir rectifi cette erreur Si vous fa tes OK la valeur erron e est supprim e et vous pouvez poursuivre la saisie Exemple lettre la place d un chiffre gt Les cases doivent tre remplies en respectant un nombre maximum de caract res si vous ne respectez pas le nombre maximum de caract res vous ne pourrez pas continuer saisir gt La marque d cimale est le POINT et non la virgule gt Ne pas taper d espace l int rieur d une valeur num rique par exemple un espace en tant que s parateur de milliers ni de nombres n gatifs Cela entrainera un contr le ne permettant pas de continuer la saisie des donn es
16. cularit s du mode consultation 21 9 3 L s bord reaux ST et GTA Seegen Ae notant dee F deg 21 10 LES RESTITUTIONS DES DONNEES 22 10 1 L impression soign e des bordereaux de l enqu te 22 10 2 L export vers Excel des bordereaux de l enqu te sseesseessiesneesnrsstnsttnssnnesrnnstnnsnnnsennent 23 10 3 LeS Copies e Ke EE 23 10 4 L exportation et l extraction des donn es de l enqu te 24 E Elle 24 EE ee EE 24 10 5 Le cumul de bord reaux 1 init ll A tt entrent edd 24 10 5 1 Le groupe d observations sans double compte AA 25 10 52 E eene TE 25 10 5 3 Le groupe d observations sans traitement des doubles comptes s sssssssrrrssessrrnnnnessrerrrnrneee 25 10 6 Les fiches de synth se sisi 26 10 6 1 La fiche de synth se individuelle ss 26 10 6 2 La fiche de synth se cumul e sise 26 10 6 3 Export Excel et Impr ssion rites Mine E a aaa aae Ee EEAO Paa AR init Napit iS 26 l ABEMENU E OUTILS S Asyran ete ae aa eaa aae a aara a a A a 28 12 EEMEN e PUBLICATIONS 5 suriyede T a T EA ANA ER 28 13 EE MENU DOCUMENTATION Wiseco ape EEE aE ee aE E AE AEA AREE EAE anna AE AEAEE E EEE A a sue 28 ANNEXE TABLEAU SYNTH TIQUE DES GROUPES D TABLISSEMENTS 29 DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 3 SAE 1 Introduction La remont e des donn es de l enqu te SAE se fait via un site de collecte par Internet Ce site vous permet de saisir importer les donn es de les contr ler et de les valide
17. dans Excel et d ouvrir le classeur SPE ExtractionExcel vi puis d activer les macros si une fen tre Excel vous le demande Remarque Il est fortement recommand d utiliser la fonctionnalit d impression soign e pour imprimer les bordereaux plut t que l export Excel 10 8 Les copies d cran Il est possible de faire des copies d cran bouton Copie d cran Attention cela permet l impression exacte de ce qui est affich l cran sans mise en forme DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 23 SAE 10 4 L exportation et l extraction des donn es de l enqu te Ces fonctionnalit s permettent d extraire les donn es des bordereaux et les commentaires sous forme de fichiers au format csv Elles se diff rencient par le fait que l exportation s effectue sur un seul tablissement tandis que l extraction s effectue sur plusieurs par exemple sur une EJ et l ensemble de ses ET rattach s 10 4 1 L exportation Pour pouvoir faire une exportation vous devez tre connect sur votre tablissement Choisissez ensuite Exportation dans le menu Outils L export peut tre total ou partiel Par d faut l export est partiel tous les bordereaux sont d coch s Cette fonctionnalit vous propose seulement les bordereaux d j en cours de saisie Choisissez les bordereaux que vous voulez r cup rer et exportez 10 4 2 L extraction L extraction permet de r cup rer les donn es d un ou de plusieu
18. des bordereaux L option par d faut est oui Pour chaque bordereau quel que soit le questionnaire gt 5 Une coche gauche de l intitul d un bordereau signifie que la saisie de celui ci est commenc e ou termin e 6 A droite des pastilles de couleur indiquent la pr sence d erreurs apr s passage des contr les e _ indique qu il existe des erreurs de type intra bordereau e 2 indique qu il existe des erreurs de type inter bordereau e 2 indique qu il existe des erreurs de type historique e A indique que les donn es ont seulement t enregistr es sans contr les sur ce bordereau Les restent affich s tant que les contr les intra bordereau n ont pas t effectu s 7 un bouton droite des bordereaux simples permet de supprimer toutes les donn es contenues saisies dans ce bordereau Dans le cas des bordereaux multiples si vous cliquez sur le bouton droite de l intitul de l unit c est l unit compl te qui est supprim e elle n appara tra plus sur la liste des unit s du bordereau Attention si vous supprimer le Q18 vous supprimerez automatiquement le bordereau Q18B1 saisi pour la m me unit Pour saisir les donn es sur un bordereau il suffit de cliquer sur celui ci 6 1 3 Comment saisir un bordereau En saisie on se d place dans les bordereaux l aide de la touche de tabulation double fl che sur la gauche du cl
19. devez lancer l int gralit des contr les Ex cuter les contr les 7 3 Visualisation des erreurs 7 3 1 Sur la liste des bordereaux La pr sence d erreurs est signal e par des pastilles de couleurs diff rentes selon leur type e rose indique qu il existe des erreurs de type intra bordereau sur le bordereau e Si orang indique qu il existe des erreurs de type historique sur le bordereau e J mauve indique qu il existe des erreurs de type inter bordereau sur le bordereau Si vous avez saisi vos donn es et enregistr sans contr le un 3 ou k appara t Les restent affich s tant que les contr les n ont pas t effectu s 7 3 2 Sur le bordereau Les cellules comportant des erreurs sont color es selon le m me code de couleur que sur la liste des bordereaux En cliquant sur la case vous pouvez voir le message d erreur associ dans l info bulle Attention pour les erreurs inter bordereaux la signal tique couleur ne sera mise jour que lorsque tous les contr les seront r ex cut s par le menu bordereaux contr les DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 18 SAE 7 3 3 Sur la liste des erreurs Pour consulter l ensemble des erreurs choisissez Liste des Erreurs dans le menu Bordereaux Une liste de toutes les erreurs s affiche Les erreurs sont class es par bordereaux La visualisation ci dessous de l cran avec commentaires donne le d tail des informations rela
20. e site SAE quel que soit l utilisateur et l tat de la saisie de l tablissement concern et sont pr remplis dans leur version papier gt ST ce bordereau affiche la liste des N Finess et raison sociale des tablissements enqu t s rattach s juridiquement l entit juridique interrog e des groupes des EJ publiques multi tablissements des EJ GCS et des EJ priv es de dialyse Ces tablissements doivent aussi remplir un questionnaire sp cifique gt STB ce bordereau affiche une liste des N Finess et raison sociale des tablissements rattach s l entit juridique ou l tablissement interrog e des groupes EJ priv es de sant mentale EJ de radioth rapie y compris CLCC ET priv s de sant mentale Ces tablissements ne sont pas interrog s pour la SAE Pour acc der en consultation au bordereau ID1 de ces tablissements il suffit de cliquer sur leur N Finess DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 21 SAE 10 Les restitutions des donn es AVERTISSEMENT Les restitutions des donn es sont pour votre propre usage 10 1 L impression soign e des bordereaux de l enqu te Pour imprimer un ou plusieurs bordereaux ou tous les bordereaux d un m me questionnaire choisissez Impression dans le menu Bordereaux La page affiche la liste de l ensemble des bordereaux choix par d faut Deux autres choix d affichage sont possibles la liste des bordereaux saisis la liste des borde
21. ern e Pour imprimer ou exporter vers Excel une ou plusieurs fiches de synth se cochez les cases correspondantes puis cliquez sur le bouton Imprimer ou Exporter vers Excel Campagne concern e par la synth se SAE 2010 Imprimer Exporter vers Excel IT FS Fiche de synth se Apr s avoir cliqu sur le bouton Exporter vers Excel Le programme g n re les fichiers d exportation Une page s affiche d taillant les trois tapes suivre tape 1 la liste des fichiers d export est cr e automatiquement tape 2 t l chargement des fichiers sur votre poste T l charger le fichier mod le de synth se SAE_modele_synthese xls en cliquant sur le lien Apr s l ouverture de la fen tre de t l chargement confirmer le transfert du classeur Excel de mod le des donn es de la synth se sur votre disque l emplacement souhait Une fois ce fichier sur votre poste conservez le pour pouvoir le r utiliser les fois suivantes T l charger la fiche de synth se individuelle de l tablissement ou la fiche cumul e en cliquant sur le lien Apr s l ouverture de la fen tre de t l chargement confirmer le transfert des donn es sous format csv sur votre disque l emplacement souhait Les donn es d un tablissement apparaissent dans le fichier Synthese finess csv les donn es cumul es dans le fichier Synthese multi csv tape 3 utilisation des fichiers t l charg s Pour obtenir le f
22. eurs tablissements cette op ration sera ex cut e en batch D valider menu en r gle g n rale non accessible aux tablissements ce menu permet aux ARS de d valider l ensemble d un questionnaire pour un ou plusieurs tablissements et ainsi de rendre la main en saisie l tablissement Il permet galement aux entit s juridiques EJ de d valider une enqu te pr valid tablissement Synth se affichage de la fiche de synth se Si l utilisateur fait la demande pour l tablissement sur lequel il a des droits de gestion il aura la possibilit d afficher la fiche de synth se m me si la saisie n est pas termin e Exporter la liste lance la cr ation d un fichier de tous les tablissements de la liste et fournit les donn es issues de FINESS en format csv utilisable sous Excel Cumul Si l utilisateur fait la demande pour les tablissements sur lesquels il a des droits de gestion il aura la possibilit de faire des cumuls de bordereaux Pour Bordereaux Commentaires et Erreurs il ne faut s lectionner qu un tablissement Pour Synth se si l utilisateur s lectionne plusieurs tablissements la fiche de synth se est cumul e DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 10 SAE 6 La saisie des bordereaux La collecte des donn es de l enqu te passe par trois phases obligatoires et successives o Le remplissage proprement dit des bordereaux dont un certain nombre sont obligatoi
23. ez tre connect sur l tablissement Choisissez ensuite Validation dans le menu Bordereaux 8 2 Validation de plusieurs questionnaires Il vous est possible de valider plusieurs tablissements simultan ment Il vous faut rechercher les tablissements que vous souhaitez valider via le menu recherche cf point 5 S lectionnez vos tablissements et cliquez sur le bouton Valider Les validations sont lanc es en diff r et de nu t Vous pourrez visualiser les r sultats le lendemain sur votre page d accueil dans les cadres droite de la page intitul s Demandes contr le validation ou R sultats contr le validation En cliquant sur les liens dans ces cadres vous verrez ce que vous avez soumis et le r sultat L enqu te pourra tre valid e seulement si tous les contr les ont bien t pass s et qu il n y a pas d erreurs bloquantes Si les contr les n ont pas t lanc s avant de lancer la validation un message vous indiquera que vous devez au pr alable effectuer la proc dure de contr le avant de valider votre enqu te faudra alors lancer la proc dure de contr le telle que d finie ci dessus Vous devez confirmer votre demande de validation en cliquant sur le bouton confirmer la validation de l enqu te situ en haut de page de validation La validation est confirm e par le message tat de l enqu te Valid tablissement D s lors que vous avez valid votre
24. ichier Excel de la fiche de synth se il vous suffit d aller dans Excel et d ouvrir le classeur SPE ExtractionExcel v1 puis d activer les macros si une fen tre Excel vous le demande S lectionner le fichier Synth se finess txt ou bien Synthese multi txt dans la fen tre OUVRIR pour permettre le remplissage du classeur puis attendre la fin du traitement Le fichier Synthese finess csv ou bien Synthese multi csv est enregistr au format Excel N oubliez pas d enregistrer sous en renommant le fichier Remarque Il est fortement recommand d utiliser la fonctionnalit d impression soign e pour imprimer les fiches de synth se plut t que l export Excel DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 27 SAE 11 Le menu Outils C est dans ce menu que sont regroup es les op rations satellites de l enqu te en plus de celles vues pr c demment v Importation ce menu permet aux tablissements de charger des donn es dans la base Le fichier d import doit respecter le format d crit dans la partie Il du pr sent manuel v Exportation ce menu permet aux tablissements d extraire des donn es de la base L export peut tre total ou partiel v Statistiques ce menu permet d acc der aux tableaux r capitulatifs de l avancement de la collecte par r gion et pour la France enti re v Changement de mot de passe ce menu permet aux utilisateurs de changer leur mot de passe 12 Le menu Publications
25. ification structure organisation et Etat enqu te Saisie en S EEN 6 Pastilles de couleur cours ID1 Identification de l entit interrog e Provenance Internet ID2 Compl ment d identification ORG Organisation et Coop ration EN Suivi de politiques nationales et missions de service public 2 pages 3 E 7 L gende SS d est en cours de saisie ou d j saisi A d Q02A Activit r alis e par grandes disciplines supprimer les donn es Q02C Activit s sociales et m dico sociales quipement et activit saisies pour ce bordereau 3A Plateau technique utilis par l tablissement quipement et activit e aue de l tablissement fonctions m dico techniques rajouter une occurrence ques de l tablissement Personnels intervenant pour ce bordereau rilisation uniquement sur les dicales et volontaires de grossesse bordereaux multiples s Activit s de soins soumises autorisation 9 indique qu il y a des erreurs 3 r e EE ees Q08 M decine 7 Boutons de suppression de donn es Q09 Psychiatrie ZE e Q10 Traitement des grands br l s 9 indique qu il y a des erreurs Q11 Chirurgie cardiaque et activit s interventionnelles en cardiologie de types intra bordereau Q12 Neurochirurgie et neuroradiologie interventionnelle Q13 M decine d urgence 3 pages indique qu il n y a pas Q14A R animation soins intensifs et sp cialis s et surveillance continue p diatrie encore eu de contr le intra Q148 R animation soins i
26. imer la liste des erreurs il suffit de faire Fichier Imprimer partir d Internet Explorer Message Veuillez renseigner la case cocher d erreur PN_CTRA1 Non Bloquant IntraBordereau PN_A19 Existe t il une quipe mobile de soins palliatifs EMSP au sein de 7 4 Liste des bordereaux obligatoires en fonction des groupes Lors de l ex cution de l ensemble des contr les le syst me v rifie la pr sence de bordereaux obligatoires en fonction du groupe de l tablissement Ces bordereaux sont dits obligatoires car ils sont remplir par tous les tablissements relevant du groupe Les autres bordereaux sont remplir selon le type d quipement Q02C Q04 d activit de soins Q08 Q18B1 et de personnel Q20A Q26 pr sents dans l tablissement Les bordereaux obligatoires not s O par groupes d tablissements sont Groupes 01 10 13 02 03 04 06 07 09 05 15 08 16 17 ID1 ID2 O O O O O O O O O O ORG O O O O O O O O O O PN O O O O O O Q01 O O O O O O O Q02A O O O O O O O O Q09 O Q15A O Q17 O O Q20A B O O O O O O O O Q21 O O O O O O Q23 O O O O O O O O Q24 O O O O O O DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 19 SAE 8 La validation de l enqu te La validation suit la m me logique que les contr les 8 1 Validation d un questionnaire Pour pouvoir lancer une validation vous dev
27. l est fortement recommand d utiliser la fonctionnalit d impression soign e pour imprimer les bordereaux de cumul plut t que l export Excel 10 5 1 Le groupe d observations sans double compte Il s agit du cumul des donn es d un bordereau sur un groupe d observations tablissements ou entit s juridiques calcul en liminant les doubles comptes En pratique les doubles comptes proviennent de la pr sence simultan e d une EJ multi tablissement ou d une EJ de dialyse et d au moins un des tablissements qui lui sont juridiquement rattach s Les cumuls sans double compte sont r alis s en retenant les donn es de l EJ groupes 02 06 et 16 et en excluant tous leurs tablissements rattach s 10 5 2 L EJ consolid e Ce cumul ne concerne que les EJ publiques multi tablissements groupe 02 les EJ GCS groupe 16 les EJ de dialyse groupe 06 et leurs tablissements groupes 03 04 13 07 et 17 Il consiste en une agr gation sans double compte des donn es de l EJ et de ses tablissements rattach s 10 5 3 Le groupe d observations sans traitement des doubles comptes Il s agit du cumul des donn es d un bordereau sur un groupe d observations tablissements ou entit s juridiques calcul sans liminer les doubles comptes En pratique on applique les r gles de cumul sur tous les Finess de la s lection DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 25 SAE 10 6 Les fiches de synth se Les fiches de synth se
28. mations conceptuelles n cessaires pour remplir le bordereau Tous les bordereaux du questionnaire disposent d une aide conceptuelle accessible par ce bouton Le document classique Aide au remplissage de la SAE r unissant l ensemble des informations relatives aux bordereaux est pour sa part t l chargeable partir du menu Outils T l charger 6 1 7 Comment introduire corriger ou supprimer un commentaire Au cours de la saisie vous avez la possibilit d ajouter des commentaires sur les cellules des bordereaux DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 15 SAE Il faut mettre le curseur dans la case laquelle on veut associer le commentaire et appuyer sur la touche F2 du clavier Une fen tre s ouvre pour vous permettre de saisir de corriger ou de supprimer ce commentaire Apr s enregistrement du commentaire celui ci est affich dans la bulle d information Dans ce cas tout commentaire est forc ment associ une cellule d un bordereau Pour le cas particulier des cases cocher non saisissables gris es il faut cliquer sur le signe c t de la cellule E Lu puis appuyer sur F2 Pour visualiser l ensemble des commentaires de l enqu te bordereau par bordereau et case par case il faut s lectionner le sous menu Liste des commentaires dans le menu Bordereaux Vous pouvez galement mettre un commentaire g n ral sur l enqu te A partir du m me sous menu Liste des commentaires vous pour
29. ment a valid son enqu te et mi juin Si besoin l tablissement peut tre rappel pour obtenir des compl ments d informations Les donn es peuvent tre corrig es en concertation avec l tablissement Une partie des tablissements sont contr l s par ARS et l autre par une soci t de service sous le contr le de la DREES Selon le cas le questionnaire passe alors au statut Valid r gion une fois les donn es de l tablissement v rifi es VARS validera son tour l enqu te Valid prestataire une fois les donn es de l tablissement v rifi es le prestataire validera son tour l enqu te Remarque Certains tablissements pr sents dans le fichier de lancement de l enqu te n ont finalement pas y r pondre et sont not s en Non attendu Un niveau interm diaire Pr valid tablissement est utilis par certaines grandes structures publiques poss dant de nombreux ET rattach s pour noter un tat pr c dant la validation Les tablissements pour lesquels ce niveau interm diaire est mis en place utilisent la fonction validation pour pr valider leur enqu te 2 8 Les profils des utilisateurs Les utilisateurs du site peuvent acc der des fonctionnalit s diff rentes selon leur profil A chaque profil correspond un identifiant et un mot de passe particuliers Trois profils utilisateurs sont d finis dans l application Internet Responsable Gestionnaire Consultant Le resp
30. ment est valid tablissement l utilisateur ne pourra y acc der qu en consultation Un lien direct sur le N Finess permet l acc s la liste des bordereaux Contr les ce bouton lance les contr les sur l ensemble des bordereaux de l enqu te contr le intra et inter Si on s lectionne plusieurs tablissements les contr les seront ex cut s en batch S il ny a qu un tablissement s lectionn les contr les sont effectu s imm diatement Comme pour la rubrique bordereaux gt seuls les utilisateurs responsables ou gestionnaires d un tablissement pourront lancer les contr les de celui ci Ainsi les responsables et gestionnaires des entit s juridiques ayant des droits sur leurs tablissements g ographiques pourront lancer les contr les de ceux ci sans avoir se connecter avec le N Finess de chacun d eux Commentaires permet l affichage de tous les commentaires d un tablissement commentaires sur les cellules des bordereaux et commentaire g n ral sur l enqu te Erreurs permet l affichage de l ensemble des erreurs pour un tablissement pour cela il faut que les contr les intra et inter bordereaux soient d j pass s Comme pour Bordereaux et Contr les les utilisateurs responsables ou gestionnaires d un tablissement pourront consulter les erreurs sur leur tablissement et uniquement celui ci Valider ce bouton lance la validation sur l ensemble du questionnaire S il y a plusi
31. ments n ont DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 16 SAE pas saisir l enqu te Ils sont list s pour information dans le bordereau STB voir point 9 3 et le site ne pr sente pour ces tablissements qu une visualisation du bordereau ID1 en consultation 6 2 La saisie des bordereaux des donn es du personnel par initialisation La fonctionnalit d initialisation permet de reporter les donn es de l ann e N 1 sur l ann e N Une fois les donn es report es sur la SAE de l ann e N les tablissements devront modifier les valeurs ayant chang es entre l ann e N 1 et l ann e N Pour y acc der il suffit de cliquer sur le menu Bordereau initialisation Vous arrivez sur une page qui vous permet de s lectionner les bordereaux que vous voulez initialiser Vous devez alors s lectionner le les bordereau x par les cases cocher et lancer l initialisation en cliquant sur le bouton initialiser Seuls les bordereaux non saisis peuvent tre initialis s 6 3 La saisie des bordereaux partir d un import de fichier sur le site de collecte L application vous permet d importer vos bordereaux L import s effectue par bordereau et peut tre lanc en plusieurs fois Pour la constitution de vos fichiers d import voir Je manuel des imports t l chargeable sur le site de collecte partir du menu outils rubrique t l charger Pour importer votre fichier choisissez importation
32. nsable et pass e l tat valid tablissement Par d faut la campagne SAE 2011 s affiche Pour obtenir la campagne N 1 vous devez s lectionner SAE 2010 sur la liste des bordereaux 9 1 Principes g n raux L acc s en consultation des bordereaux de l enqu te permet seulement de consulter les donn es d un tablissement aucune modification suppression ni ajout n est possible 9 2 Particularit s du mode consultation La liste des bordereaux et les bordereaux eux m mes changent d aspect en mode consultation De plus l utilisateur ne dispose plus de toutes les fonctionnalit s de la saisie gt La liste des bordereaux est accessible mais ne donne plus la possibilit de supprimer les donn es d un bordereau signe absent gt Chaque bordereau se pr sente sous un aspect diff rent pour le quadrillage et les boutons radios et ne donne plus de visualisation des erreurs Seulement un bouton est pr sent en haut et en bas du bordereau Copie d cran qui permet l impression exacte de ce qui est affich l cran sans mise en forme gt En mode consultation l utilisateur conserve les fonctionnalit s d impression de consultation de la liste des erreurs et de celle des commentaires mais n a plus la possibilit de lancer les contr les ni de valider 9 3 Les bordereaux ST et STB Ces deux bordereaux libell s Structure de l interrogation sont affich s seulement en mode consultation sur l
33. ntensifs et sp cialis s et surveillance continue adultes bordereau Q15A Traitement des affections canc reuses par rayonnements ionisants de haute nergie Unit 1 Traitement des affections canc reuses par rayonnements ionisants de haute nergie S S Q15B Traitement des affections canc reuses hors radioth rapie 9 indique qu il y a des erreurs Q16 Obst trique n onatalogie r animation n onatale de types historique Unit 1 Obst trique n onatalogie r animation n onatale Q17 Traitement de l insuffisance r nale chronique par puration extra r nale indique qu il n y a pas Q18 Soins de suite et r adaptation activit et quipement encore eu de contr le Unit 1 010002129 Soins de suite et r adaptation activit et quipement DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 11 SAE 1 En haut et gauche de la page un cadre donne les informations essentielles concernant l tablissement identifiant de l utilisateur son nom tat provenance groupe 2 Plus bas un second cadre intitul L gende pr cise la signification de la signal tique utilis e dans la page 8 En haut de la liste des bordereaux il est possible de choisir de travailler sur la campagne courante par d faut ou de voir les donn es de la campagne historique de l ann e pass e 4 En haut droite de la liste des bordereaux il est possible de demander l ex cution ou non des contr les historiques lors de la saisie
34. omment acc der l aide au remplissage du bordereau 7 15 6 1 7 Comment introduire corriger ou supprimer un commentaire 7 15 6 1 8 La liste des borgereatg 12etdd edd ENEE Ee a e induire detre Ee Enia 16 6 2 La saisie des bordereaux des donn es du personnel par initialisation 17 6 3 La saisie des bordereaux partir d un import de fichier sur le site de collecte 000011 17 To EES CONTROLES ege dee Ee ege eege e 17 7 1 Contr le des donn es d un m me bordereau 17 7 2 Contr le global sur tous les bordereaux sssssssssisesirssirssrrssrnssrnssinsstrnsrnssrnssnnssrnnsnnnsnnn nns 18 7 3 Visualisation des erreurs iii 18 Ke TE UE des ee sine ne nn een MR RE at nn le manne te tient 18 7 32 Sur l bordereal ss ss semis nee AE dE NASA 18 DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 2 SAE K E ENTENTE 19 7 4 Liste des bordereaux obligatoires en fonction des groupes sessessssrsssesressissrrssrrssrresrens 19 8 LA VAUDATON DE L ENQU TE 2 4r hmeaearamdn aiara a aan ilenvent r al ai d e 20 8 1 Validation d un questionnaire ss 20 8 2 Validation de plusieurs questionnaires essssssssssssiisssrrsstirnsstinnnstttnnnntennnatunnnattnnnnenn nanten 20 8 3 Cas particulier de la pr validation 20 9 LA CONSULTATION DES BORDEREAUX DE L ENQU TE iii 21 9 T Principes d N TAUX iiite ae An dla den eue Be te annee ane ea aa iaip diak a aude daadaa 21 9 2 Parti
35. onsable et les gestionnaires de l enqu te dans un tablissement pourront voir les donn es de leur tablissement quel que soit le niveau de validation de celui ci Ils pourront saisir et modifier les donn es tant que le responsable n aura pas valid l enqu te passage l tat valid tablissement Ensuite ils pourront seulement consulter leurs donn es Seul le responsable a les droits n cessaires pour valider l enqu te de son tablissement Les consultants au sein de l tablissement ne peuvent acc der aux donn es de l tablissement qu en mode consultation et partir de l tat valid tablissement La fiche de synth se des campagnes N N 1 les publications et les t l chargements sont accessibles tous les utilisateurs quel que soit leur profil Dans le cas de structures avec des tablissements rattach s un profil de Pr validateur assurant la pr validation est substitu la demande celui de Responsable dans les ET rattach s le profil de Responsable tant r serv l EJ DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 5 SAE Cas particulier des entit s juridiques publiques multi tablissements des EJ GCS et des entit s juridiques de dialyse Les droits des utilisateurs de l entit juridique EJ s appliquent la fois l entit juridique et tous les tablissements g ographiques ET enqu t s qui lui sont rattach s Si le responsable de l enqu te de l entit j
36. our faire appara tre l infobulle Si vous souhaitez ne pas avoir les infobulles il suffit de vous d placer avec la touche tabulation gauche de votre clavier ou de cliquer en dehors des cellules LU H U _ Cellule Q01_K2 Valeur histo 25915 Commentaire rechercher la donn e Appuyer sur F2 pour ajouter un commentaire Erreur Q01_CTRA1 Indiquer le nombre de journ es lits exploitables Libell cellule Soins de longue dur e Hosp compl te Journ es exploitables gt Une bulle appara t galement si l on place le curseur sur les boutons du bordereau pour indiquer les op rations effectu es en cliquant sur ceux ci ainsi que sur les pastilles de couleur et les signes et de la liste des bordereaux pour indiquer leur signification DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 13 SAE Une fois vos donn es saisies vous devez imp rativement les enregistrer avant de quitter le bordereau sinon celles ci seront perdues Vous pouvez simplement enregistrer vos donn es en cliquant sur enregistrer sans contr le ce bouton permet galement de recalculer les totaux sur la page en cours de saisie ou bien vous pouvez les enregistrer en les contr lant cf point 7 Si vous quittez la page sans enregistrer les donn es saisies une fen tre s ouvre et vous demande de confirmer la sortie de la page en vous pr venant que les donn es non enregistr es seront perdues 6 1 4 Les types de bordereaux
37. page d accueil de cet tablissement Pour acc der au questionnaire choisissez Liste des bordereaux dans le menu Bordereaux o Viale menu Recherche En vous connectant avec votre identifiant et votre mot de passe vous arrivez sur votre page d accueil e Cliquez sur le menu Recherche e Remplissez le ou les crit res souhait s pour votre recherche il y a trois grands types de crit res crit res g ographiques autres crit res tablissements niveau de validation vous pouvez Les saisir ou les cocher Les s lectionner dans une liste d roulante e utiliser le rectangle gris en fin de ligne qui ouvre une bo te de dialogue o vous cochez les l ments d sir s e Cliquez sur Rechercher La recherche s effectue sur la campagne en cours e vous obtiendrez alors la liste de tous les tablissements correspondants aux crit res saisis vous pouvez s lectionner un ou plusieurs tablissements e Cliquez sur le Finess de l tablissement sur lequel vous souhaitez travailler vous arrivez alors directement sur son questionnaire Autres pr cisions Plusieurs autres crit res de recherche existent e recherche sur EJ et ou ET il faut alors cocher enqu t s attendus dans statut de l enqu te en bas de la page e recherche en incluant les tablissements rattach s non enqu t s directement groupes 18 25 et 35 il faut alors cocher enqu t s attendus non enqu tes directement non attribu
38. peuvent se faire pour un ou plusieurs tablissements La fiche de synth se r unit sur une page une partie significative des donn es saisies dans le cadre de l enqu te permettant de donner une vue synth tique des activit s et des personnels de l tablissement s lectionn Celle ci est seulement donn e en mode consultation avec possibilit d impression et d export dans Excel 10 6 1 La fiche de synth se individuelle Pour pouvoir faire une fiche de synth se d un tablissement vous devez tre connect sur un tablissement Choisissez ensuite Synth se gt dans le menu Bordereaux Par le menu bordereaux avant l affichage de la fiche le programme demande si vous souhaitez voir les donn es de la campagne N par d faut et vous donne la possibilit de s lectionner celles de la campagne N 1 Dans le cas d une entit juridique avec un ou plusieurs ET rattach s il est aussi propos d afficher la fiche de l EJ seule ou les donn es agr g es de l EJ et de ses ET rattach s dont le nombre est alors pr cis 10 6 2 La fiche de synth se cumul e Il vous est possible de faire des fiches de synth ses sur plusieurs tablissements simultan ment Il vous faut rechercher les tablissements sur lesquelles vous souhaitez faire une fiche de synth se via le menu recherche cf point 5 S lectionnez vos tablissements et cliquez sur le bouton Synth se On obtient alors une fiche de synth se cum
39. qualit o Site de diffusion de la SAE permettant d acc der aux r sultats des enqu tes SAE des ann es pr c dentes et de calculer des statistiques agr g es au niveau local ou national 4 La navigation sur le site de collecte La barre de menus barre noire en haut de l cran permet de se d placer dans l application Les menus sont de deux sortes et permettent d acc der aux diff rentes fonctionnalit s de l application Soit le menu est simple et il suffit alors d un clic pour acc der la page soit il ouvre une liste d roulante compos e de diff rents sous menus et il faut alors faire glisser la souris sur ce sous menu et cliquer pour parvenir la page concern e Dans le cas o vous ne disposez pas des droits pour acc der une fonctionnalit soit vous n avez pas du tout de droit d acc s soit l tat de validation de l tablissement ne vous permet plus d y acc der un message d erreur est alors affich vous indiquant que vous n avez pas les droits n cessaires pour cette fonctionnalit Les diff rents menus disponibles sont les suivants o Identification cette page est la page d acc s au site C est sur cette page que vous inscrivez votre identifiant et votre mot de passe o Accueil cette page s affiche d s que vous vous tes connect Sur celle ci figure un rappel de votre identification ainsi que votre profil utilisateur Cette page vous indique galement l tat d avancement de l enqu te
40. questionnaire vous pourrez consulter les bordereaux qui les composent mais ne pourrez plus les modifier Remarque Votre ARS a la possibilit de d valider vos questionnaires pour le cas o il vous faudrait compl ter ou corriger les donn es 8 3 Cas particulier de la pr validation Le pr validateur d un tablissement a tous les droits d un gestionnaire tablissement auxquels s ajoute le droit de pr validation qui se mat rialise par le passage l tat pr valid tablissement lorsqu il lance la validation de l enqu te de son tablissement La pr validation s effectue de la m me mani re que la validation savoir apr s le lancement des contr les en cliquant sur le libell validation du menu d roulant bordereaux L tat de l enqu te passe pr valid tablissement Il appartiendra ensuite au responsable de TE de valider l enqu te pour qu elle passe valid tablissement Si l ARS d valide l enqu te valid e par TEL l tablissement concern repassera au stade saisie en COUrS DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 20 SAE 9 La consultation des bordereaux de l enqu te Cet acc s s applique aux utilisateurs ayant le profil de consultant au sein de l tablissement et n est autoris qu partir de l tat valid tablissement Il s appliquera aussi automatiquement aux autres utilisateurs d s lors que l enqu te aura t valid e par le respo
41. r Pour les tablissements ne disposant pas de moyens informatiques le responsable SAE de l tablissement enverra le questionnaire papier rempli la soci t charg e de l animation de la collecte pour saisie des donn es dans la base du site de collecte Diff rents dispositifs d aide ont t mis en place en place pour r pondre aux difficult s O Les tablissements b n ficient d une assistance hot line dans leurs op rations La hot line apporte des r ponses aux probl mes techniques et informatiques mais aussi enregistre les questions concernant le contenu des questionnaires pour les transmettre aux correspondants en ARS ou la DREES La r ponse est ensuite directement communiqu e l tablissement par ce correspondant et pourra ventuellement tre port e sur le site rubrique FAQ si elle a une port e g n rale La hot line peut tre contact e soit par t l phone soit par messagerie de 9h00 18 h 30 les jours ouvrables Num ro de t l phone de la hot line 01 41 98 97 97 Adresse e mail de la hot line hotlinesae ipsos com Des documents d aide au remplissage et d information sont disponibles dans la partie mise en acc s public cf point 3 4 et dans le menu Documentation du site cf point 13 De plus une aide au remplissage sp cifique est accessible sur chaque bordereau du questionnaire cf point 6 1 6 2 Contexte de l enqu te 2 1 Lancement de la collecte Avant l enqu te des courriers
42. reaux en erreur Vous avez la possibilit de s lectionner les donn es de la campagne SAE 2011 ou bien celles de la campagne SAE 2010 Il vous est alors possible de cocher le ou les bordereaux voulus et de demander leur impression Les impressions regroupant diff rents formats de page portrait et paysage se font en deux temps Une fen tre vous indique une consigne pour l impression par d faut elle est au format portrait CONSIGNE POUR L IMPRESSION Avant d imprimer v rifier que votre imprimante est configur e en PORTRAIT orientation dans les propri t s de l imprimante Lorsque vous avez configur l imprimante cliquer ici pour continuer Il faut attendre l apparition de la fen tre d impression et v rifier que votre imprimante est bien configur e avec la bonne orientation puis lancer l impression Tous les bordereaux orient s portrait seront imprim s Pour imprimer les bordereaux orient s paysage il faut cliquer sur le lien pour continuer a CONSIGNE POUR L IMPRESSION Avant d imprimer v rifier que votre imprimante est configur e en PORTRAIT orientation dans les propri t s de l imprimante Lorsque vous avez configur l imprimante cliquer ici erger pour continuer Une nouvelle fen tre de consigne d impression appara t elle propose de configurer l imprimante en paysage DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 22 SAE Eee e NB CONSIGNE POUR
43. res c est la saisie des bordereaux voir point 6 o Le contr le des bordereaux voir point 7 o La validation du questionnaire voir point 8 A noter que la validation de l enqu te est obligatoire elle quivaut apposer une signature sur un document papier 6 1 La saisie directe des bordereaux 6 1 1 Lecture des consignes de l enqu te Avant de proc der la saisie du questionnaire vous devez imp rativement lire la page des consignes de l enqu te qui sont mises en t te de la liste des bordereaux sous le lien CS Consignes lire Afin d attester de la prise de connaissance de celles ci veuillez ensuite cliquer sur enregistrer sans contr les 6 1 2 Acc der aux bordereaux La saisie des bordereaux se fait en s lectionnant liste des bordereaux du menu bordereaux Vous arrivez sur une page qui vous vous permet de s lectionner le bordereau sur lequel vous souhaitez travailler 1 Informations g n rales Utilisateur a Liste des boydereaux 010002129_RESV1 Etablissements de sant 010002129 CLINIQUE SAE 2011 M DE REEDUCATION LES io sen sl ARBELLES 4 Ex cution des contr les historiques 3 choix de la campagne Contr les Historiques oui non Groupe Autres ET priv s CONS CONSIGNES at 09 Responsabilit ARS82 Ident
44. rez inscrire votre commentaire g n ral sur l enqu te apr s avoir cliqu sur le bouton Cr er Modifier Pour imprimer la liste des commentaires il suffit de faire Fichier Imprimer partir d internet explorer 6 1 8 La liste des bordereaux La liste des bordereaux est personnalis e en fonction du groupe d tablissements voir en annexe le tableau synth tique des groupes et de leurs caract ristiques Quatorze personnalisations existent pour les tablissements enqu t s Groupe Libell Groupe 01 EJ publiques sanitaires mono tablissement Groupe 02 EJ publiques sanitaires multi tablissements Groupe 03 ET des 3 EJ publiques de l assistance publique Groupe 04 ET des autres EJ multi tablissements Groupe 05 EJ priv es de sant mentale Groupe 06 EJ priv es de dialyse Groupe 07 ET priv s de dialyse Groupe 08 EJ de radioth rapie yc CLCC Groupe 09 Autres ET priv s Groupe 10 Autres ET publics Groupe 13 ET du Service de Sant des Arm es SSA Groupe 15 ET priv s de sant mentale Groupe 16 EJ GCS Groupe 17 ET GCS ET tablissement EJ entit juridique A c t de ces douze personnalisations il faut aussi voquer les groupes 18 25 26 et 35 qui comprennent un ensemble d tablissements non enqu t s directement rattach s soit aux EJ de radioth rapie soit aux EJ GCS soit aux EJ et ET priv s de sant mentale Ces tablisse
45. rs tablissements EJ et ou ET Cette fonctionnalit permet d extraire tous les bordereaux partir de l tat saisie en cours Vous avez deux possibilit s pour faire une extraction gt Dans le menu recherche saisissez ou recherchez les identifiants de vos tablissements dans la case Finess Une fois votre s lection effectu e cliquez sur le bouton Extraire Choisissez vos bordereaux et extrayez gt s lectionnez Extraction dans le menu Outils La s lection se fait par crit res g ographiques par nature ou par groupe L application vous propose alors uniquement vos tablissements Choisissez vos bordereaux et extrayez 10 5 Le cumul de bordereaux Les cumuls des bordereaux peuvent se faire pour un ou plusieurs tablissements Ils sont seulement donn s en mode consultation avec possibilit d impression et d export dans Excel Il vous faut rechercher les tablissements sur lesquels vous souhaitez faire un cumul via le menu recherche cf point 5 S lectionnez les tablissements et cliquez sur le bouton Cumul Les bordereaux de cumuls sont faits sur toutes les observations s lectionn es Il est possible de les faire sur la campagne SAE 2011 et sur la campagne SAE 2010 pour les bordereaux existants en 2011 selon les trois types de cumul voir points ci dessous Une fois sur la page cumul de l enqu te vous avez trois possibilit s v Consulter le bordereau de cumul en cliq
46. s l g rement diff rents vous avez aussi la possibilit d appliquer les param tres suivants de mani re permanente ce qui vous dispense d actualiser ponctuellement vos pages Dans la barre du navigateur choisissez Outils puis Options Internet Dans l onglet G n ral cliquez sur le bouton Param tres de la partie Historique de navigation pour v rifier que l option choisie coch e est chaque visite de cette page Web Attention L utilisation des fl ches pr c dente et suivante du navigateur Internet ind pendant de l application est proscrire En effet cela risque de cr er des probl mes de rafraichissement de pages et de ne pas afficher la mise jour de la page souhait e 3 3 Les liens d informations en acc s public La page de connexion propose en acc s public diff rents liens renvoyant vers d autres sites Internet ou des documents d aide et d information o Site internet du minist re de la sant proposant ses derni res publications par lequel on peut acc der toutes les publications de la DREES o Informations ou aide au remplissage de la SAE permettant d acc der la documentation de l enqu te SAE 2011 aide au remplissage manuel utilisateur FAQ etc DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 7 SAE o PLATINES Plateforme d informations sur les tablissements de sant pr sentant des informations provenant des sources SAE PMSI et autres recueils
47. tives aux erreurs Liste des erreurs Informations g n rales Acc s rapide aux bordereaux comportant des erreurs Informations g n rales Date du dernier contr le 10 12 2010 Nombre d erreurs dont erreurs bloquantes dont erreurs non bloquantes 77 81 Saisie en cours Internet Bordereau comportant des erreurs bloquantes Q204 Effectif et ETP des personnels m dicaux r mun r s en d cembre public 2 pages 1 erreur s Q21 Personnels m dicaux par groupe de disciplines d quipement 1 erreur s PN 17 erreuris Q23 Sages femmes et personnels non m dicaux effectif et ETP 1 erreur s Q01 28 erreur s Q24 Sages femmes et personnels non m dicaux par groupe de disciplines d quipement ETP 1 erreur s Q024 32 erreur s Bordereaux comportant des erreurs bloquantes Q204 1 erreur s Q21 1 erreuri s Q23 1 erreuris E 8 S S s Q24 1 erreur s Identification structure organisation et volution Bordereau PN Suivi de politiques nationales et missions d int r t g n ral 2 pages 7 Information Zi vous permet de vous positionner sur la liste des erreurs du bordereau s Bordereau xx un lien vous permet d acc der au bordereau lui m me l tablissement Bordereau comportant erreur Veuillez renseigner la case cocher Cellule concern e par l erreur atifs USP au sein de l tablissement Pour impr
48. uant sur le lien v Faire une impression soign e du bordereau de cumul en cliquant sur Imprimer v Faire un export Excel en cliquant sur Exporter vers Excel DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 24 SAE s Cumul de l enqu te La s lection d observations provient du r sultat de la recherche Le cumul des observations s lectionn es C Le cumul sans double compte Pour afficher le cumul cliquez sur le libell du bordereau concern Pour imprimer ou exporter vers Excel un ou plusieurs bordereaux cumul s cochez les cases correspondantes puis cliquez sur le bouton Imprimer ou Exporter vers Excel Campagne SAE 2010 z Imprimer Exporter vers Excel Identification structure organisation et volution D ORG Organisation O PN Suivi de politiques nationales et missions d int r t g n ral 2 pages s Equipements et activit Q03C Plateaux techniques de l tablissement Personnels intervenant Q03D Pharmacie Q04 Interruptions m dicales et volontaires de grossesse C op Capacit s d accueil FT Qo2a Activit r alis e O ops Activit s sociales et m dico sociales quipement et activit PF Qo34a Equipement et activit du plateau technique utilis par l tablissement M Q038 Plateau technique de l tablissement fonctions m dico techniques r e Fr La proc dure d export Excel du bordereau de cumul est identique celles des bordereaux voir point 10 2 Remarque I
49. ul e sur tous les tablissements s lectionn s additionnant les donn es de ces tablissements soit sur la campagne SAE 2011 si l on a conserv l option par d faut soit sur la campagne SAE 2010 gt On peut demander la fiche de synth se avec double compte c est dire totalisant les donn es de tous les tablissements s lectionn s Dans ce cas une EJ publique multi tablissements et ses ET rattach s s ils font partie de la liste des tablissements choisis feront une fiche avec doublon gt On peut demander la fiche de synth se cumul e sans double compte dans ce cas pour toute EJ publique multi tablissements EJ GCS ou EJ priv e de dialyse s lectionn e la fiche inclura automatiquement les ET rattach s 10 6 3 Export Excel et Impression Une fois sur la page synth se de l enqu te vous avez trois possibilit s y Consulter la fiche de synth se en cliquant sur le lien propos v Faire une impression propre en cliquant sur Imprimer v Faire un export Excel en cliquant Exporter vers Excel DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 26 SAE s Synth se de l enqu te a Option de la fiche de synth se La s lection d observations provient du r sultat de la recherche La fiche de synth se des observations s lectionn es C La fiche de synth se cumul e sans double compte Pour afficher la fiche de synth se cliquez sur le libell de la fiche de synth se conc
50. uridique souhaite que chaque tablissement g ographique se charge de la saisie de son propre tablissement il devra demander la hot line un profil de pr validateur et ou de gestionnaire par tablissement car les profils attribu s l EJ permettent la mise jour sur tous les ET rattach s et sur l EJ elle m me Cette situation est valable pour les EJ publiques multi tablissements et leurs ET rattach s ainsi que pour les EJ GCS et les EJ priv es de dialyse et leurs ET rattach s 3 La connexion au site Internet 3 1 Acc s au site de collecte Pour se connecter au site Internet de collecte des donn es de la SAE 2011 il faut ouvrir une connexion Internet dans le navigateur Internet Explorer 6 0 8 0 ou Firefox Il vous suffit ensuite de saisir directement l adresse du site dans la zone Adresse du navigateur et de valider l aide de la touche Entr e Le navigateur recherche alors le site et s y connecte Le site de collecte Internet est l adresse suivante SAE Identification Microsoft Internet Explorer Fichier Edition Affichage Favoris Outils 3 QD Pr c dente QD IS a A Rechercher Se Favoris Adresse https wuww sae collecte sante gouv fr 7 Ca E 19 3 Connexion ment optimal de ce site requiert Internet Explorer version 6 8 ou Firefox 3 con u et test pour tre affich en 1024x768 DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 6
51. z lancer les contr les en cours de saisie ou au moment de quitter un bordereau en cliquant sur le bouton enregistrer avec contr les Si l utilisateur a laiss l option contr le DMSI D cembre 2011 Manuel utilisateur page 17 SAE historique par d faut oui sur la liste des bordereaux les contr les intra bordereau et historiques sont lanc s sinon seuls les contr les intra bordereau sont lanc s Cela vous permet de visualiser directement les cellules comportant des erreurs Si vous cliquez sur le bouton enregistrer sans contr les la saisie est seulement enregistr e aucun contr le n est effectu Les erreurs qui avaient pu tre d tect es auparavant n apparaissent plus dans la liste des erreurs et sur le bordereau Des pastilles avec des points d interrogation apparaissent droite sur la liste des bordereaux 7 2 Contr le global sur tous les bordereaux Pour pouvoir lancer un contr le global vous devez tre connect sur un tablissement Choisissez ensuite Contr les gt dans le menu Bordereaux En passant par ce menu vous aurez le choix de lancer l ensemble des contr les ou un type de contr le intra historique ou inter Contr le de l enqu te Option de contr les M Passage des contr les inter bordereau M Passage des contr les intra bordereau IS Passage des contr les d volutions contr les historiques Note pour pouvoir valider votre enqu te vous
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