Chers collègues,
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1. la DSI apportera sa contribution la r flexion notamment en la structurant nous r aliserons en amont un inventaire des bases de donn es scientifiques existantes nous proposerons un outil en ligne de catalogage des donn es utilisant les m ta donn es Pour ce qui concerne les questions li es aux m thodologies utilis es nous r aliserons des guides m thodologies nous r aliserons des tudes comparatives sur les outils disponibles en statistiques en SIG dans le monde libre Pour ce qui concerne la n cessit de r aliser des conomies d chelles de capitaliser les exp riences nous nous attacherons ce que les exp riences SPIRALES r ussies pour une unit soient profitables aux autres unit s confront es un besoin semblable L exemple des formulaires en ligne d velopp s sur tablet pc par l US009 me para t ce titre particuli rement significative j ai d ailleurs pu voir que le kiosque mis en place par cette unit avait connu un certain succ s Une structure transverse comme la DSI pourra contribuer animer et coordonner ces capitalisations Nous nous attacherons galement inventorier l ensemble des puissances de calcul dont les quipes de l Institut peuvent b n ficier et en faciliter l acc s Nous d finirons une bo te outils sur ces outils usage non contraignant nous apporterons un ensemble de services valeur ajout e des prix n goci s et un acc s des formations2. nous ferons galement vivre un r seau de comp tences et d expertises Pour ce qui concerne la question pineuse des moyens et je confirme si besoin tait que les quipes scientifiques de l Institut pas toutes certes souffrent d un manque majeur de moyens en informaticiens nous allons mettre en place au sein de la DSI un pool d informaticiens scientfiques dans un premier temps Montpellier Dakar et Noum a Il sera compos de quelques personnes p rennes et de VCI de stagiaires de personnels locaux ces quipes pourront galement se d placer Ainsi une demande SPIRALES nous sera t il possible de r pondre par des budgets un appui m thodologique et ou en mettant disposition de l unit un informaticien du pool pour quelques mois ou un informaticien mi temps partag avec une autre unit sous la coordination de R gis HOCDE et le suivi rapproch du responsable de SIL concern Enfin nous nous attacherons faire circuler l information Nous mettrons en ligne sur le site de la DSI l ensemble des informations afin que chaque unit puisse lorsqu elle a un besoin conna tre les exp riences des coll gues et ne pas r inventer la roue comme il me semble avoir pu le constater Comme vous le voyez nos id es sont relativement simples mais il me semble qu elles peuvent tre de valeur ajout e l offre compl te a t pr sent e plusieurs fois par R gis et les premiers retours sont encourageant
3. rappel par nombre d entre vous plusieurs occasions pendant ce s minaire tout chantier scientifique ou administratif n cessite qu en soit dress un bilan n cessite une valuation Au terme des 4 premi res ann es du SDSI nous avons fait les deux Un bilan du SDSI a t r alis non par la DSI mais pour veiller tre le moins consanguin possible par le comit de suivi du SDSI constitu de directeurs de centres et repr sentants de directeurs d unit s et de directeurs de services centraux je reconnais dans la salle certains des membres Le r sultat de ce bilan est disponible pages 35 49 du document SDSI qui vous a t remis dans la mallette Vous y trouverez sans cacher les difficult s des l ments concrets des t moignages des chiffres Pour SORGHO finances nous avons souhait au vu des enjeux et dans un souci de transparence plus qu un bilan qu une valuation soit r alis e les organisations syndicales l avaient par ailleurs demand Elle a t confi e un prestataire externe et ind pendant et conduite en f vrier mars 2006 Je n en dirai pas plus sur ce bilan de la tranche 1 du SDSI et sur cette valuation de SORGHO finances je r pondrai vos questions Pour conclure sur cette tranche 2002 2005 je serai quelque peu hardi et je vous prie l avance de m en excuser Ma conviction est que m me si tout n est pas parfait s il reste des difficult s et s il c
4. FSP dont elle a la gestion Sur le volet contenant les quipes informatiques elles aussi ont il y a quelques ann es apport leur contribution je pense au projet RIO visant mettre en place les technologies internet en Afrique dans les ann es 90 bien avant que je ne prenne mes fonctions l IRD projet RIO connu de tous et remarquable de succ s Aujourd hui nos retards tant pour partie rattrap s l heure est venue pour le SDSI et pour la DSI de reprendre ce flambeau tout en s inscrivant ainsi dans la logique de la fonction d agence confi e l IRD La DSI ira chercher des fonds et je sais qu il y a des fonds disponibles sur ce th me prioritaire qu est la fracture num rique Nord Sud nous organiserons des appels projets auxquels les communaut s scientifiques du Sud pourront r pondre nous mettrons en place un comit d experts internes et externes et nous financerons et accompagnerons des projets informatiques de nos partenaires du Sud Nous n excluons pas ce stade de la r flexion de mettre leur disposition nos propres solutions ce qui nous conduira tre largement ouverts aux solutions bas es sur des logiciels libres Synth se de la tranche 1 la tranche 2 Mes chers coll gues voil les 7 objectifs vis s par cette tranche 2 du SDSI comme vous l avez vu fort diff rente de la tranche 1 et si vous le permettez je synth tiserai cette inflexion de mani re l g rement provocatrice mais permet
5. SORGHO 2 et ce n est que cet objectif SORGHO 2 Objectif 2 pilotage et suivi d activit Le second objectif concerne le pilotage et le suivi des activit s de l Institut dans toutes ses dimensions multi partenariales Avec SORGHO nous disposons aujourd hui et bient t ce sera accessible au plus grand nombre de donn es concernant les agents que l IRD g re et ou paye de donn es budg taires et financi res de donn es concernant les conventions pass es avec les partenaires de donn es sur les missions r alis es Avec ELEUSINE nous disposons de donn es sur l activit scientifique de soutien et formation des communaut s scientifiques du Sud individus ou quipes Avec les outils de D l gation aux syst mes d information Page 2 5 la DIC tels HORIZON la phototh que la cartoth que nous disposons de certaines informations sur les productions scientifiques de l Institut Mais toutes ces donn es sont insuffisantes pour suivre pleinement l activit scientifique de l Institut dans toute sa dimension multipartenariale Pour ce faire ces donn es de gestion doivent tre compl t es par des donn es d claratives elles existent d j il s agit des rapports que vous transmettez annuellement vos rapports d activit messieurs les DU vos rapports de conjoncture messieurs les repr sentants Rien de nouveau donc saisir peut tre m me comme l indiquait le Secr taire g n ral ces formulair
6. 0 de la tranche 1 SORGHO 2 repr sente 16 de la tranche 2 du SDSI IL Voil j en ai termin pour cette pr sentation de la tranche 2 du SDSI significativement diff rente de la tranche 1 et je me tiens l coute de vos r actions et de vos questions D l gation aux syst mes d information Page 5 5
7. IRD d h h SIEGE Tel 33 0 1 48 03 77 17 77 80 nstitut de recherche 213 rue Lafayette Fax 33 0 1 48 03 77 75 pour le d veloppe ment F 75480 Paris Cedex 10 E Mail poncet paris ird fr DELEGATION AUX SYSTEMES D INFORMATION SEMINAIRE DES DU ET REPRESENTANTS 4 5 et 6 JUILLET 2006 PARIS PRESENTATION DE LA TRANCHE 2 DU S DS I Sch ma Directeur des Syst mes d Information Intervention Gilles PONCET directeur de la d l gation aux syst mes d information DSI texte r dig de m moire posteriori Chers coll gues Comme vous le savez nous sommes tous ensembles engag s depuis un peu plus de 4 ans maintenant dans un large chantier de modernisation de nos syst mes d information et de nos outils informatiques comme d ailleurs toute la fonction publique l IRD ce chantier c est le SDSI Comme j avais eu l occasion de le pr senter ici m me il y a 4 ans ce chantier est porteur d une forte ambition celle de servir chaque agent quelque soit le site o il se trouve qu il travaille dans une quipe scientifique ou administrative en int grant dans chacun des projets conduire la dimension des partenaires et notamment ceux du Sud Au terme de 4 ann es de mise en uvre nous sommes mi parcours de ce chantier Les projets de la tranche 2002 2005 vous les avez v cus vous en avez parfois b n fici vous les avez aussi parfois subi avec quelques douleurs les 2 n tant pas
8. dans les moments difficiles enfin et rien n est possible sans cela sur le soutien et le portage du chantier par l quipe de direction En ayant pass le cap de cette tranche 1 de reconstruction IRD dans son ensemble a su montrer aux tutelles mais aussi aux partenaires et ce n est pas neutre pour la mise en uvre de la fonction d agence sa capacit se mobiliser et se moderniser La vertu de patience a ses limites Il est urgent de lancer la tranche 2 du SDSI qui marque une inflexion en 4 points par rapport la tranche 1 Si la tranche 1 visait rattraper des retards la tranche 2 vise r pondre aux besoins des agents et de l Institut notamment pour la mise en uvre du contrat d objectifs Chaque projet majeur de la tranche 2 fera l objet d une lettre de mission du Directeur g n ral qui pr cisera les r sultats attendus et les indicateurs de mesure de ces r sultats dans une logique de retour sur investissement conforme la demandes des Tutelles et la logique de performance port e par la LOLF A p rim tre constant il s agira de ma triser et dans certains cas r duire certaines d penses de fonctionnement Enfin et s il n y avait qu une chose retenir de ma pr sentation les cibles prioritaires changent la tranche 1 avait comme cible prioritaire les fonctions administratives la tranche 2 a comme cibles prioritaires les activit s scientifiques et les partenaires du Sud Si SORGHO repr sentait 7
9. e ann e les UMR a marche d un point de vue scientifique ce qui pose probl me c est la gestion j imagine sans peine le quotidien d un directeur d unit mixte et il y en a beaucoup parmi vous avec sur le m me bureau le logiciel X LAB ou LABINTEL pour les budgets CNRS NABUCCO pour les budgets universitaires avec l outil de l INSERM ou du CIRAD avec celui de l IRD La bonne nouvelle c est que progressivement chacun choisit SAP notamment le CNRS l autre bonne nouvelle c est que tous les DSI travaillons ensemble actuellement faciliter l interop rabilit de tous ces outils pour faciliter la gestion des UMR ce n est pas du court terme nous irons sans doute la vitesse du CNRS mais nous y arriverons progressivement Enfin il s agira de vous faciliter la r ponse aux appels d offres l aussi nous avons beaucoup chang sur ce point pendant tout le s minaire la DSI apportera sa contribution cette question essentielle nous mettrons en place des outils de travail collaboratif des outils de capitalisation Objectif 4 services d infrastructure valeur ajout e Le 4 re objectif est relatif aux outils informatiques partag s La premi re tranche du SDSI a consist rattraper des retards sur les r seaux les acc s internet la s curit M me si beaucoup reste encore finaliser les conditions sont pr sent r unies pour r pondre vos attentes Ce dont vous avez besoin c est d
10. e pouvoir vous d placer facilement tout en retrouvant votre environnement de travail c est la notion de nomadisme Ce dont vous avez besoin c est de travailler avec tous les membres de vos quipes dispers es sur plusieurs implantations Ce dont vous avez besoin c est lorsque vous tes accueillis chez les partenaires notamment ceux du Sud de pouvoir acc der au syst me d information de l IRD alors que les conditions d acc s internet sont bien souvent difficiles pour ces partenaires Ce dont vous avez besoin c est de disposer d outils permettant de limiter les d placements de limiter certains co ts de transf rer les comp tences et les savoir faire Les conditions sont pr sent r unies pour mettre en place des outils de WIFI de travail collaboratif apr s des outils de visioconf rence des outils de voix gratuite sur internet des outils de e learning comme l voquait Alain LEPLAIDEUR dans sa pr sentation d hier Objectif 5 DSI utilisateurs engagement de qualit de service Le 5 me objectif concerne la DSI et sa relation avec vous et avec vos quipes la relation avec les utilisateurs du syst me d information Vous avez clairement exprim et ce d s le premier jour de ce s minaire une attente forte que les structures de support et la DSI en est une s engagent dans une d marche de qualit de service s engagent sur des d lais Pour ce qui concerne la DSI il est pr vu que nous contractualisions avec vo
11. es annuels seront ils simplifi s de sorte que ne soient d clar es que les informations susceptibles d tre exploit es des fins de suivi ou de pilotage Ces donn es d claratives vont tre structur es sous forme d une base de donn es largement accessible alors qu aujourd hui ces informations n existent que sous forme papier ou sur CD ROM et ne sont que tr s peu consultables ou partageables Nos donn es de gestion compl t es par ces donn es d claratives permettront d alimenter des indicateurs ceux de la LOLF ceux du contrat d objectifs et bien s r ceux de chaque responsable scientifique ou administratif Il sera galement envisageable de produire automatiquement et de consulter en ligne tout instant un outil pr cieux tel le livre bleu r alis manuellement par la DRI au prix d un travail norme de fourmi avec des donn es forc ment obsol tes au moment de la parution annuelle Objectif 3 prise en compte de l volution des modes de gestion et de financement de la recherche Le troisi me objectif vise tenir compte du monde qui bouge je parle de la loi de programmation sur la recherche de la fonction d agence confi e l IRD en plus de sa fonction d op rateur du d veloppement de la logique d UMRisation Pour la fonction d agence il conviendra par exemple de faciliter le lancement et l organisation d appels projets Pour ce qui concerne les UMR comme vous le soulignez chaqu
12. harge de cette question la DSI et je sais que beaucoup d entre vous sont en contact avec lui SPIRALES a pu tre am lior le calendrier a t revu afin que les cr dits soient mis en place au plus t t dans l ann e l valuation des projets a t confi e des experts internes et externes l IRD R gis et les SILs vous apportent un appui en amont pour faciliter l laboration de vos demandes de soutien Mais notre ambition en mati re informatique scientifique est beaucoup plus grande Ce qui nous anime c est la volont de servir les acteurs premiers de cet institut les chercheurs ce qui nous anime c est la volont de proposer une offre adapt e alors que les besoins sont tr s diff rents d une unit l autre nous sommes d ailleurs bien conscients que certains n ont pas besoin d appui ou souhaitent surtout que la DSI ne s occupe pas d eux ils ne doivent pas cacher les autres peut tre majoritaires ce qui nous anime c est la volont de ne se substituer personne ni aux US ni aux d partements ni aux commissions ce qui nous anime c est la volont d afficher et cela surprendra certains un profil bas une approche modeste tant le besoin auquel nous nous attaquons est norme les retards importants et nos moyens quels qu ils soient d ailleurs forc ment limit s Ce qui nous anime c est la volont de proposer sans jamais imposer Pour construire cette offre nous avon
13. incompatibles Je n y reviendrai que tr s rapidement mon objectif aujourd hui tant de vous pr senter la tranche 2 2006 2009 en 20 25 minutes et 7 transparents Tranche 1 du SDSI 2002 2005 Comme je vous l avais annonc ici m me il y a 4 ans en s minaire des DU et repr sentants la tranche 1 du SDSI a t concentr e sur le rattrapage de nos retards Tout d abord notre retard sur le syst me d information de gestion administrative ce qui a conduit au projet SORGHO Le volet finances a t mis en place en janvier 2005 et j ai bien conscience que l ann e 2005 on en avait longuement parl l an dernier a t particuli rement difficile pour les gestionnaires devant s approprier un nouvel outil fort riche et une nouvelle r glementation le NCBC difficile galement pour vous les DU notamment pour le suivi de vos budgets en particulier dans le cadre de conventions Le volet RH paie a t mis en place au 1 janvier 2006 sans difficult Le volet gestion des missions en juin juillet 2006 progressivement site par site Le second retard portait sur nos infrastructures informatiques et t l coms qui compte tenu de la situation g ographique de l IRD sont une colonne vert brale essentielle nombre d entre vous repr sentants de l IRD avez pu pour les sites qui vous concernent tre le t moin des travaux r alis s sur les r seaux sur les acc s internet sur la s curit J ai bien conscie
14. nce que SORGHO ayant repr sent 70 des investissements de la premi re tranche divers travers ont pu tre constat s le SDSI a bien souvent t connot comme ne servant que les fonctions administratives ou comme ne servant que le Si ge par ailleurs le lapsus le plus courrant tend comme l a fait le Directeur g n ral dans son propos liminaire parler de SORGHO en lieu et place du SDSI le SDSI tant bien plus large que SORGHO SORGHO n tant que l un des projets du SDSI ll est cependant incontestable que les m tiers scientifiques ont t peu servis par le SDSI lors de la tranche 1 m me si 10 des budgets y ont t consacr s avec quelques r alisations concr tes je pense la r informatisation de la D l gation aux syst mes d information Page 1 5 phototh que de la cartoth que de la gestion du fonds documentaire de la gestion des librairies je pense aussi SPIRALES appel projets pour l informatique scientifique qui existe depuis 3 ans et qui conna t un succ s grandissant d ann e en ann e je pense au projet ELEUSINE pour la gestion des aides du DSF aux quipes et aux individus je pense au d ploiement et l usage de plus en plus banalis de la visioconf rence je pense aux premi res exp riences en mati res d outils de travail collaboratif ou d outils de e learning l occasion de certaines universit s d t comme MICROTROP ou ETET Comme il est de bonne pratique et cela a t
15. onvient de poursuivre les efforts nos retards sont n anmoins pour partie rattrap s le noyau de notre SI administratif est reconstruit autour du progiciel int gr SAP qui est devenu LE standard dans toute la fonction publique fran aise il a en effet t choisi par le CNRS le CNES le CEA par la gendarmerie nationale et par tous les Minist res tant pour la gestion financi re que pour la gestion du personnel concernant notre socle infrastructure informatique et t l coms il a t significativement renforc et s curis Vous me permettrez donc de penser que m me s il reste faire nos retards sont suffisamment rattrap s pour passer la suite ce que vous attendez c est dire la satisfaction de vos besoins et de ceux des agents de vos quipes la satisfaction des besoins de l Institut pour conduire le contrat d objectif 2006 2009 et relever les d fis pr sent s tout au long de ce s minaire Tel est l objet de la tranche 2 du SDSI Les 7 objectifs de la tranche 2 2006 2009 La tranche 2 du SDSI est structur e en 7 objectifs je pr senterai rapidement certains et m attarderai plus longuement sur d autres Objectif 1 syst me d information administratif SORGHO 2 Le premier de ces objectifs porte logiquement sur le syst me d information administratif Il s agit de conduire SORGHO 2 Avec la mise en place de SAP les services administratifs de l Institut disposent pr sent de l outil n cessaire pou
16. r conduire la modernisation administrative que vous r clamez tant depuis le d but de ce s minaire et pour s engager dans une d marche qualit je n en dirai pas plus mes coll gues de la DF et de la DP seraient plus comp tents et l gitimes que moi pour en parler c est eux qui vont conduire cette modernisation Comme l ont bien montr les ateliers SORGHO d hier et comme nous le recommande d ailleurs l expert ayant r alis l valuation de SORGHO finances il convient de compl ter significativement la formation des agents il convient de r diger un manuel d utilisation adapt selon le profil des utilisateurs notamment ceux occasionnels comme les DU il convient de poursuivre la simplification de l utilisation de notre outil SAP fort riche Il conviendra aussi de permettre chaque agent d acc der aux donn es qui le concerne ou qui concernent la situation de son quipe c est la notion d infocentre Il convient de permettre chacun de faire en ligne ses demandes de cong s ses demandes de missions ses demandes d achats dans une logique de d mat rialisation des flux c est la notion de portail Il convient galement de permettre chacun d acc der aux contrats et conventions de les consulter en ligne de les imprimer Il convient enfin de compl ter la couverture fonctionnelle de SORGHO en ajoutant par exemple une gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences Tel est le premier des objectifs c est a
17. s n h sitez pas r agir s il vous plait Bien s r ces actions ne pourront se mettre en place que tr s progressivement sur les ann es venir Concernant la valorisation des productions scientifiques de l Institut la DIC poursuit le large chantier infoth que des sciences au Sud ensemblier des pr c dents projets HORIZON INDIGO etc La DSI apportera son soutien technique D l gation aux syst mes d information Page 4 5 Je ne pr senterai pas ce projet en d tail Marie No lle FAVIER le ferait bien mieux que moi Je l voque ce stade de ma pr sentation car il constitue une bonne transition avec le dernier objectif du SDSI l objectif 7 Le projet INFOTHEQUE vise en effet valoriser les productions des quipes de l IRD mais galement valoriser celles des partenaires du Nord sur le Sud et progressivement celles des partenaires du Sud Objectif 7 offre de service informatique pour les communaut s scientifiques du Sud Chacun de nous est en contact quotidien avec les partenaires du Sud vous plus que moi m me si dans le cadre de la tranche 2 je multiplierai significativement les missions et les contacts de terrain avec les quipes scientifiques et les partenaires avec des partenaires qui souffrent d un enclavement num rique la fameuse fracture num rique La DIC apporte sa contribution ce probl me sur le volet contenu on l a vu avec Infoth que mais aussi au travers de diff rents
18. s constitu un groupe de travail avec des DU des repr sentants des informaticiens scientifiques de l Institut et d organismes partenaires des responsables de services centraux Et ce groupe au terme d ateliers forts riches et anim s a identifi une liste impressionnante d id es simples mettre en uvre mais forte valeur ajout e Cette liste a t structur e par R gis HOCDE en offre de services de la DSI en mati re d informatique scientifique il lui faut habituellement une heure pour la pr senter nous ne le ferons donc pas aujourd hui un fascicule synth tique sera r alis et diffus des pr sentations seront organis es dans de nombreux sites Cette offre aborde quelques unes des grandes questions qui se posent l IRD en mati re d informatique scientifique Pour ce qui concerne l identification et le partage des savoir faire nous continuerons organiser des ateliers th matiques concernant les m ta donn es les SIG en ligne la mod lisation Pour ce qui concerne les outils d velopp s par vos quipes nous contribuerons en lien avec le DEV leur protection et valorisation nous proposerons une offre pour les h berger nous faciliterons leur r criture avec des outils plus modernes nous faciliterons leur documentation Pour ce qui concerne les donn es et la question majeure de leur p rennit cette question est essentielle et doit tre pilot e au plus haut niveau de l Institut
19. tant d ouvrir les d bats La tranche 1 du SDSI tait une tranche de reconstruction Cela signifie quoi Que personne ne l avait demand personne ne demande en effet ce qui est indispensable que nous soyons pay que nous puissions passer des commandes payer les fournisseurs suivre nos budgets que nous respections la r glementation Personne n a demand cette tranche 1 et pourtant chacun de nous savait consciemment ou inconsciemment quel point elle tait indispensable pour notre Institut Alors certes il y eut des doutes des inqui tudes forts l gitimes des agacements des m contentements lorsque le chantier SORGHO a perturb l activit scientifique quotidienne J ai con u et mis en uvre ces 20 derni res ann es 5 sch mas directeur de modernisation de syst mes d information et j aimerais souligner deux points qui m ont titre personnel marqu lors de cette tranche 1 du SDSI de l IRD II s agit tout d abord de la mobilisation extraordinaire de tous les agents concern s et je ne parle pas des informaticiens c est notre travail et nous sommes intervenus pour 30 de la charge globale je veux parler des agents des quipes administratives et des quipes scientifiques qui se sont mobilis s en plus de leur travail quotidien Le deuxi me point que je voudrais souligner porte sur la patience dont les uns et les autres avez su faire preuve sur le sens des responsabilit s de chacun des acteurs notamment
20. us site par site application par application le service que l on est capable de vous apporter et celui que l on n est pas capable de vous apporter Par ailleurs et les deux doivent aller de pair il convient que le dialogue entre informaticiens et utilisateurs soit largi afin de mieux s couter les uns les autres de mieux se comprendre et ainsi anticiper les difficult s J ai demand que des comit s informatiques r unissant p riodiquement informaticiens et utilisateurs soient mis en place dans une logique de porte ouverte dans chaque site quelques uns sont d j actifs Objectif 6 informatique scientifique Enfin j ai gard pour la fin les objectifs 6 et 7 ce sont ceux qui me tiennent le plus c ur car ils traduisent l inflexion du SDSI de la tranche 1 vers la tranche 2 d une tranche 1 administrative vers une tranche 2 ouverte prioritairement vers les scientifiques et vers les partenaires du Sud Et je sais gr l quipe de direction de l Institut d avoir bien voulu accepter ma D l gation aux syst mes d information Page 3 5 proposition il e t t tentant ce stade de limiter le SDSI l informatique de gestion malgr les engagements initiaux et les larges ambitions affich es il y a plus de 4 ann es maintenant L offre de services de la DSI en mati re informatique scientifique est aujourd hui concr tis e par l appel projets SPIRALES Avec l arriv e de R gis HOCDE chef de projet en c
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