HEITZ X Pro GESTION CLIENTÈLE
Contents
1. d abonnement en ins rant une A p riode o l abonnement est inactif LEE alerte cette p riode commence la date que vous entrez lorsque vous cr ez le report Le bouton Modifier les informations vous permet de modifier la dates de d but de fin et la case renouvellement de l abonnement En haut de cette fen tre se trouvent les onglets d acc s l ch ancier ou au cr dit du client ma ne mbenn m ENTREPRISE BANQUE Informations concernant l entreprise o travaille le client ainsi que ses r f rences bancaires Vous pouvez v rifier si le R I B est correct en cliquant sur le bouton V rification du RIB COMPL MENT CLEF Vous pouvez depuis cet onglet s l ctionner quel membre de votre centre a parrain ce client Vous pourrez ainsi lui envoyer une lettre de remerciement ou lui en faire part dans statistique A partir de cet onglet vous pouvez enregistrer la serviette et ou la clef pr t e ou rechercher une clef pr t e BOUTONS DE LA FICHE CLIENT droite NOUVEAU HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Ce bouton sert cr er une nouvelle fiche client Pour toutes les nouvelles fiches ou toutes les modifications le programme va demander le code personnel de celui qui saisi sauf si un compte est d j actif Le nom et le pr nom doivent tre saisis car il servent pour identifier correctement le client Le champ Remarques est pr vu pour recevoir des observations d2. NUMEROTATION Cette partie permet de num roter vos lecteurs de cartes puce lorsque vous en avez plusieurs sur la m me machine afin que le logiciel puisse les diff rencier HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 22 22
3. Manuel d utilisation HEITZ X Pro GESTION CLIENT LE Notice en Fran ais C B F T s a BP 03 84370 BEDARRIDES T l 04 90 33 07 62 Fax 04 90 33 22 93 Web http www heitzsystem com Assistance 04 90 33 27 80 sav heitzsystem com CONFIGURATION MINIMALE MONOPOSTE Processeur Pentium III ou sup rieur 128 Mo de m moire vive 100 Mo de disponible sur le disque dur Ecran SVGA supportant le mode 1024x768 Windows 98se RESEAU Processeur Pentium II ou quivalent 128 Mo de m moire vive pour le serveur minimum 100 Mo de disponible sur le disque dur Ecran SVGA supportant le mode 1024x768 Windows 98se INSTALLATION e Ins rer le CDROM dans le lecteur e Effectuer un double clic sur l ic ne Poste de travail e Effectuer un double clic sur l ic ne correspondant au lecteur de CDROM e Effectuer un double clic sur l ic ne Autorun e Suivre les instructions du programme d installation PREAMBULE La documentation suivante va vous permettre de conna tre toutes les possibilit s du programme HEITZ tout en vous aidant le configurer lors de sa premi re utilisation ATTENTION Ce programme ne fonctionne que si l affichage de Windows est en 1024x768 Pour configurer l affichage se r f rer au manuel Windows 98 Vous devez au pr alable brancher le dongle livr avec ce programme version parall le sur le port parall le de votre ordinateur ou sur la sortie DB25 de votre imprimante ou entre cette sorti
4. du co emprunteur de la personne pr venir en cas d accident et du m decin CERTIFICAT MEDICAL Pour g rer les certificats medicaux cliquez sur ce bouton pour indiquer si le certificat m dical a t apport si il est valide et jusqu quelle date ACTIVER LE CODE Vous pouvez tout moment entrer votre code utilisateur celui qui s affiche en haut de l cran Si un code est d j actif 1l sera remplac DESACTIVER LE CODE Vous pouvez tout moment d sactiver le code utilisateur afin qu aucune personne non autoris e ne puisse utiliser le logiciel LA GESTION DE L ALERTE Le bouton Alerte en haut gauche permet l activation et la d sactivation apr T de l alerte La d sactivation de l alerte laisse passer les clients en alerte mais alih A inscrit dans l historique le fait qu il y a eu une alerte Le nom de l employ est en vert si l alerte est d sactiv e en rouge si elle fonctionne Nous conseillons de la laisser en permanence active HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 14 22 PASSAGE D UN CLIENT AVEC SA CARTE Si le client passe sa carte et qu il est en d faut ou alerte l cran suivant appara t Le ou les motifs de l alerte s affiche dans la partie centrale en face de la description Si vous cliquez sur refuser avec fiche le logiciel ne d clenche pas la g che lectrique et vous met la fiche du client l cran Si vous cliquez sur
5. es trouv es dans la sauvegarde et crase les donn es existantes Restauration partielle vous permet de choisir et de restaurer les donn es du HEITZ gestion client le du HEITZ gestion commerciale de la borne interactive du GPR6 planning ou du TEP en cas de probl me sur un fichier Restauration multi centre cliquez sur ce bouton si vous voulez importez les informations des clients d un autre centre vous y aurez ainsi acc s dans le logiciel HEITZ mais vous ne pourrez pas modifier ces donn es Cliquez sur le bouton voulu pour lancer la proc dure de sauvegarde ou de restauration la progression Ss affiche sous Ex cution BASE DE DONN ES Cette partie vous permet losque vous avez eu un probl me avec le logiciel HEITZ ex coupure de courant de r parer les bases de donn es Cliquez sur le bouton V rification des donn es l avancement de l analyse s affiche dans la partie droite la partie gauche se remplit des op rations en cours ou des probl mes trouv s L option Effectuer une sauvegarde permet de faire sauvegarde sans photos avant la r paration CLEF DE PROTECTION Vous trouverez dans cette partie toutes les informations sur votre dongle N code client code centre type de poste autoris date d expiration date de derni re utilisation Il est fortement d conseill de cliquer sur les boutons de cette fen tre sans l aide de notre assistance technique HEITZ XPRO
6. pour son fonctionnement consultez la notice livr e avec l appareil S lectionnez votre appareil dans la liste puis cliquez sur le bouton Select AJOUTER PHOTO Cette solution permet sans appareil photo d ins rer la photo dans la fiche client en indiquant le chemin SUPPRIMER LA PHOTO Supprime la photo du client NOUVEAU NUMERO CLIENT Utilisable lorsque le compte administrateur ou directeur est activ ce bouton sert attribuer un nouveau num ro de client si un client perdu sa carte afin que personne ne puisse utiliser la carte perdue PASSAGE MANUEL En cliquant sur ce bouton une fen tre comportant la liste de tous les clients appara t permettant de choisir l un deux pour signifier qu il est pass Si le client poss de plusieurs abonnements 1l faudra choisir celui qui doit tre comptabilis Si il y a plusieurs lecteurs branch s il faudra en choisir un si l option g che lectrique est activ e celle ci se d clenchera Lorsque le client est choisi le programme enregistre son passage et le nombre de passages s incr mente le cas ch ant les alertes se d clenchent FICHE CLIENT Il est possible d imprimer la fiche du client sur papier et le faire signer dans la partie appropri e elle sert de contrat l gal Il suffit d imprimer au dos de cette feuille le r glement interne ADRESSES Ce bouton vous permet d entrer des adresses suppl mentaires relatives au client coordonn es du payeur
7. refuser sans fiche le logiciel ne d clenche pas la g che lectrique et ne vous met pas la fiche du client l cran Si vous cliquez sur autoriser avec fiche le logiciel d clenche la g che lectrique et vous met la fiche du client l cran Si vous cliquez sur autoriser sans fiche le logiciel d clenche la g che lectrique et ne vous met pas la fiche du client l cran Dans le cas ou votre client est jour 1l affiche simplement son nom sur l cran et ventuellement sa photo si vous l avez demand H itz Jerome 0311120042 FhAtol MUSCULATION ANNUEL Si vous devez aller dans une autre application de Windows et que vous d sirez n anmoins laissez le contr le d acc s et le programme HEITZ en activit il vous suffit de le minimizer Se reporter au manuel Windows pour cela HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 15 22 CAISSE JOURNALI RE TELE I se mn Administrateur ame E Pone cest Damar prake C a Ta Tl a gamm C n k 0 T4 rene re Ay n come En co sa EF im La bem Cons pus To Dis es E piap lasers CRE ET Le der A DOI NTM Le champ Date de la caisse comporte par d faut la date du jour Pour la changer il faut tre en mode administrateur Tous les produits saisis lors de la configuration de la caisse journali re partie articles apparaissent droite de l cran En cliquant sur le bouton
8. une rotation 1 jour disquette 1 2 jour disquette 2 etc et lorsque toutes les disquettes sont pass es reprendre la disquette 1 Sur des disquettes 3 de 1 44Mo le nombre de sauvegardes pouvant tre effectu es est limit 1l faut de temps en temps effacer le contenu de ces disquettes les sauvegardes ayant toutes un nom diff rent elles n crasent pas les pr c dentes HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 20 22 PROGRAMME EXTERNE Dans menu D marrer Programmes Heitz System QUITTEZ LE LOGICIEL HEITZ AVANT DE LANCER CE PROGRAMME OUTILS HEITZ Onglets SAUVEGARDE Emplacement de la sauvegarde indiquez ici l endroit o vous d sirez faire la sauvegarde ou celui o se situe la sauvegarde restaurer ex A pour une disquette C pour le disque dur Vous pouvez faire une recherche l aide du bouton D finir un emplacement Nom de la sauvegarde saisissez 1c1 le nom que vous d sirez donner votre sauvegarde en g n ral Sauvegarde du la date du jour ou bien dans le cas d une restauration cliquez sur Rechercher une sauvegarde D finir un emplacement cliquez sur ce bouton pour s lectionner le dossier o se fera la sauvegarde gr ce la fen tre de dialogue standard de Windows Chercher une sauvegarde avant de faire une restauration s lectionnez le fichier l aide de ce bouton Restauration compl te restaure toutes les donn
9. une fen tre appara t permettant la saisie de la quantit et du mode de paiement Les boutons supprimer ligne et modifier ligne sont r serv s l administrateur et ne sont pas accessibles aux employ s Si un employ s est tromp 1l faudra qu il le signale Lorsque vous tapez F6 nouvel abonnement dans la fiche client 1l est automatiquement enregistr dans F5 prix pay qui est lui m me enregistr automatiquement dans la caisse Les groupes en bas gauche correspondent ceux d finis dans la configuration des feuilles de caisses Ils vous permettent de grouper des articles si vous en avez beaucoup Le bouton Tous les articles permet d afficher tous les articles en m me temps AJOUTER LIGNE En cliquant vous pouvez saisir un libell est un montant vous permettant de marquer un article non pr vu ou un prix diff rent de ceux se trouvant dans la caisse journali re ou bien de saisir les cotisations de vos clients MODIFIER LIGNE La m me fen tre que pour le bouton Ajouter ligne appara t Seulement les donn es sont d j saisies il ne faut plus que les modifier SUPPRIMER LIGNE Supprime la ligne s lectionn e VOUS AVEZ LA POSSIBILITE DE VOUS SERVIR DE VOTRE PROGRAMME COMME UNE CAISSE ENREGISTREUSE ET D EDITER DES TICKETS DE CAISSE Pour cela choisissez le bouton ticket de caisse ou ticket express HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 16 22 TICK
10. C HEITZ INDICE 1 Page 19 22 QUITTER LE PROGRAMME Pour sortir du programme cliquez sur le bouton Quitter Une confirmation est demand e pour quitter le programme Choisir Oui ou Non Si la r ponse est oui le programme demande de faire une sauvegarde et NOUS VOUS CONSEILLONS DE LA FAIRE Ca cuten concl te h Dina ur piscar H avesar Emplacement de la tauvegside se Hem de La touv gede imeganda du 05110 A l affichage de cette boite de dialogue mettez une disquette dans la lecteur de votre PC v rifiez si les informations affich es sont correctes Emplacement de la sauvegarde lettre du lecteur ou vous voulez sauvegarder A pour la disquette C pour le disque dur Nom de la sauvegarde si le nom propos ne vous convient pas vous pouvez le changer Cliquez sur le bouton Sauvegarder Dans le cas ou vous avez beaucoup de photos client dans votre fichier la sauvegarde peut vous demander plusieurs disquettes Nous vous conseillons alors de faire les sauvegardes sur un ZIP IOMEGA ou un quivalent REMARQUE Pensez vider les disquettes r guli rement et SURTOUT pensez changer de temps en temps vos disquettes pour viter que les donn es deviennent illisibles Nous vous conseillons d utiliser plusieurs disquettes pour faire les sauvegardes Par exemple utiliser 5 disquettes une pour chaque jour de la semaine ou alors utiliser 2 3 ou 4 disquettes et faire
11. DOC HEITZ INDICE 1 Page 21 22 ADMINISTRATION Saisissez dans cette fen tre votre code administrateur pour faire appara tre les options suppl mentaires OPTIONS Afficher le num ro dans la fiche client vous permet d activer ou de d sactiver l affichage du code client en haut gauche de la fiche client Afficher la fiche client au passage de la carte lors de l insertion d une carte dans le lecteur la fiche du client correspondant s affiche si celle qui tait l cran tait valid e Mode de paiement exclusivement par carte puce de membre cochez cette case si vous ne voulez pas que des paiements par esp ce ch que carte bancaire soient accept s Seul l administrateur peut supprimer un abonnement cochez cette case s1 vous ne voulez pas qu un employ efface les abonnements R glages des d lais du lecteur de carte puce LANGUE Choisissez la langue voulue CONFIGURATION R SEAU Il est fortement d conseill de modifier ces param tres sans l aide de notre assistance technique PURGE Si vous n en avez pas l utilit et afin d all ger les bases de donn es vous pouvez ici effacer l historique des passages les lignes de la caisse journali re la consommation la liste des passages le journal de suivi des employ s Indiquez la date jusqu laquelle vous voulez effacer les donn es puis cliquez sur Purger les donn es CETTE MANIPULATION EST IRREVERSIBLE
12. ET DE CAISSE Fete de casse Maade de panel i Luke TosHi 0 00 D Fr his me Lister TVA Taa TTC Pa MUR Ajoutez des lignes l aide du bouton Ajouter une ligne puis s lectionnez un mode de paiement et une devise cliquez ensuite sur Imprimer le ticket pour imprimer un ticket sur l imprimante tickets disponible si elle est branch e D duire sur carte pour d duire la somme du solde client automatique si la carte est pr sente dans le lecteur Ajouter la caisse pour valider la saisie Quitter pour annuler TICKET EXPRESS re Pa i E Dane _ Plima i Pi sam PII aa e a Je Mode pat Em Fe Eu Lee pe a os Moriani total DE bis r paT 0 00 Cette partie est pr vue pour fonctionner avec l imprimante tickets Vous disposez de raccourcis F4 F5 1 2 3 9 A B C D G H soit 46 touches de votre choix que vous activez dans configuration caisse journali re ticket Appuyez sur un de ces raccourcis pour ajouter les articles dans la liste s lectionnez un mode de paiement et une devise puis cliquez sur D biter la carte ou sur Imprimer le ticket Le bouton Annulation efface la liste le bouton Quitter permet d annuler L dition de ticket tant obligatoire vous pouvez diter un ticket facture votre client HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 17 22 D TAILS Ce bouton vou
13. cents Il est fortement conseill de n utiliser que des chiffres HEITZ La partie droite de l cran vous permet de rentrer un mot de passe administrateur ou directeur uniquement La partie gauche vous permet de d finir le logo de votre centre Apr s avoir activ un mode administrateur ou directeur cliquez sur le bouton Nouveau logo Une fen tre s ouvre pour vous permettre de charger votre logo Il est recommand de pr parer le logo avec votre logiciel de dessin afin que ses dimensions soient de 180 135 pixels Une fois votre fichier s l ctionn il s affiche sur la droite Ce logo sera utilis pour les diff rentes ent tes imprim es par le logiciel Pour ne plus utiliser de logo personnalis cliquez sur le bouton Supprimer le logo Le logo dispara t de l cran le fichier n est pas supprim du disque Personnalisez vos ent tes en remplissant les diff rents champs en bas gauche de l cran HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 3 22 PROGRAMME Dans les logiciels de la gamme Heitz les boutons de fonctions sont situ s sur le c t droit Les op rations suivantes ne peuvent se faire que si le mode administrateur ou directeur est actif Cliquez sur l onglet Configuration puis sur l onglet Programme Fake chere Camie arabin Conguroten dirare oi Fa CD ebon du cor s d acier Abs Gestion des utilisateurs et de leur mot de passe la liste de la partie gauche de
14. e et la prise de l imprimante Version usb installer les drivers bouton Drivers USB de l autorun puis brancher le dongle LANCEMENT DU PROGRAMME Cliquer sur le bouton D marrer Choisir Programmes puis HEITZ SYSTEM Dans la fen tre qui appara t effectuer un clic sur l ic ne HEITZ O Cliquer sur l ic ne HEITZ Gestion Client le sur l cran de d marrage Bureau de Windows HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 2 22 CONFIGURATION re ns Administrateur loss et iea Creer p msg Lim y Ces Ha Pose Den Sense ame dec ra Causses Cm HS RE fu Fax T VOST D HN hasu perz SE HEITZ SYSTEM RE fi Da pa le ES PPS E CCR me nA gt f Cp pm banaai i sl bi Fas baral aral pirbadi bep mes Prei marmi em Le programme est g r avec trois niveaux d acc s ADMINISTRATEUR DIRECTEUR et UTILISATEUR LA PREMIERE OPERATION CONSISTE A VOUS METTRE EN MODE ADMINISTRATEUR Cliquez sur l onglet Configuration entrez un code dans la zone Code lors de la premi re utilisation laissez le champ vide puis cliquez sur Activer Si le mot de passe est correct le nom du programme se trouvant en haut de l cran est remplac par le nom de l utilisateur correspondant au code entr Ce nom reste l cran tant que le compte est activ REMARQUE Le mot de passe peut tre aussi bien saisi en majuscules qu en minuscules mais attention aux ac
15. e toutes sortes mais elles ne d clencheront aucune alerte Le champ Message alerte produira une alerte lors du passage du cent si il est rempli Ex Passez l accueil vous avez oubli une serviette Dans le champ Fin d inscription onglet Abonnement en bas saisissez la date de fin du droit d inscription Ce champ devient rouge lorsque la date inscrite est d pass e et il g n re une alerte Vous pouvez ne pas utiliser cette case si la date de fin d abonnement vous suffit Page 12 22 Il faut savoir que Le champ Alerte message ne doit tre rempli que si l alerte doit sonner au passage du client Le champ Repousser Alerte est par d faut la date du jour de cr ation de la fiche Elle ne doit tre modifi e que dans de rares cas cette date permet de pr ciser partir de quand l alerte se d clenchera pour ce client Exemple vous dites un client qu il pourra vous payer dans un mois donc dans le champ alerte message vous mettez le message qui indique que ce client vous doit quelque chose Puis vous r glez la date dans Repousser alerte pour un mois plus tard Avant la date sp cifi e en alerte chaque fois que le client passera sa carte il pourra rentrer sans alerte ne pas modifier de nouveau la date Quand la date sera pass e une alerte se produira vous indiquant qu il vous doit quelque chose VALIDER Ce bouton sert pour valider les modifications sur la fiche c
16. ensez modifier le montant du paiement imm diat si vous faites aussi un ch ancier ECHEANCIER Libe cri rreh O ie ammm na ieee W res 1 Se s ur lien P cfaa os ue pate abdos papira F Es SE CCE EE me Art izz Gi E e ia h nT LR un Fa E 5 CRT us Di pd w RS ALI E CET Es Er CLS zma Er i pan mr LE m m CL TES sn ES Sous mp y CE ma D mee LL E ma m mE E m zl mn im oan am oma n a amn e a aa e m e ce T hN EF TRE ES 1 al DL ES CERTES LET TaS Pa Eri E l i 5 L Deux m thodes diff rentes peuvent tre utilis es pour saisir l ch ancier La m thode manuelle Cliquez sur le bouton Ajouter une ch ance Saisir la date de r z COE LE l paiement le montant la devise le mode de paiement et validez en 27 7 K P Se cr mures cliquant sur le bouton Valider Il faut recommencer cette op ration pour toutes les ch ances La m thode automatique Cette m thode consiste saisir dans le cadre G n ration de l ch ancier la date de la premi re ch ance le nombre d ch ances voulu le montant de l ch ance si il ne convient pas la p riode en mois et le mode de paiement Vous pouvez obtenir des montants arrondis pour les paiements par ch que en cochant la case Arrondir les montants Apr s la saisie de toutes ces informations cliquez sur le bouton G n rer l ch ancier et votre ch ancier s aff
17. iche dans la liste Vous ne pouvez pas g n rer un ch ancier si une liste d ch ances existe d j Les ch ances saisies par l une ou l autre des m thodes peuvent tre modifi es ou supprim es en cliquant sur les boutons Modifier l ch ance ou Supprimer l ch ance Lorsqu une ch ance vous est pay e s l ctionnez l ch ance puis cliquez sur Payer l ch ance Cliquez sur le bouton Quitter pour fermer l ch ancier HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 11 22 Il ne vous reste plus qu valider puis programmer la carte voir Etiquette Carte Client F2 OPTIONS SUPPLEMENTAIRES ONGLETS en bas de la fiche client ABONNEMENT Contient la liste des abonnements du client la date de fin d inscription devient rouge si la date inscrite est d pass e et g n re une alerte ainsi que les boutons pour cr er un abonnement modifier les abonnements ou consulter la liste des abonnements archiv s Lorsque l on clique sur Gestion ss i em des abonnements on obtient une r O LOE Lo jame fen tre contenant la liste des bmm ee passages ainsi que les passages n restants pour les carnets de ss seems man lien a a tickets et la liste des reports Les aai samai J boutons de droite vous permettent mia manean peen d d ajouter ou de supprimer un EE passage ou un report Attention Les reports d calent la date de fin
18. ier La d finition des touches est n cessaire pour l utilisation du clavier de votre ordinateur comme un clavier de caisse enregistreuse Exemple la touche L de votre clavier d signe une boisson et lorsque dans Ticket express vous tapez L il vous affichera directement la boisson avec le montant Ajouter une touche Cliquez sur ce bouton choisissez la touche puis l article parmi ceux cr es dans la partie articles Modifier la touche et supprimer la touche S lectionnez la touche en cliquant sur son nom la ligne devient vert fluo puis cliquez sur le bouton voulu 4 FEUILLE DE CAISSE Cet onglet vous permet de param trer des groupes d abonnements et d articles des fins statistiques ex les abonnements et articles en rapport avec la piscine Ces groupes servent galement regrouper les articles pour E FANS la vente dans la caisse journali re o A gauche se trouve la liste des groupes avec leur num ro amsn cn d ordre ordre d impression Bere rwt Cr er un groupe Apr s avoir cliqu sur ce bouton entrez L mmaa le nom du groupe son num ro d ordre si 2 groupes ont le A m me num ro ils seront regroup dans le listing Utilisez les boutons de c t pour d finir les abonnements et les articles voulus ils appara tront dans la liste de gauche au fur et mesure CLEFS D finissez dans cette partie la liste des clefs de vestaire disponibles dans votre cent
19. imer Supprime ce contr le TO Bot de riiin die por Options du Contr le d acc s dans l encadr en bas gauche Horaire libre Si la case est coch e le client sera accept toute heure sinon il ne sera accept qu aux heures d finies dans son abonnement Ech ancier Si la case est coch e chaque insertion de la carte l tat des ch ances client est v rifi Photo Si la case est coch e chaque insertion de la carte la photo du client s affiche c t du nom Activer le multi abonnement Si la case est coch e et si vous programmez plusieurs abonnements sur une carte lors de son passage vous devrez choisir lequel comptabiliser Musique Encadr droite Permet de param trer les diff rents sons mis par le logiciel suivant les actions Des musiques sont livr es avec le programme Heitz et se trouvent dans le dossier C Program files He tzsystem Media Il est possible de choisir n importe quel fichier son au format WAV en cliquant sur 4 Le bouton q permet d couter le son s lectionn Le son Alerte est mis lors d un probl me Le son Bienvenue lors de l introduction d une carte Le son Anniversaire lorsqu un client introduit sa carte et que son anniversaire est proche pr sent ou pass le nombre de jours est param trable au dessous dans Temps anniversaire Si vous entrez 2 le son se d clenchera si la carte est pass e 2 jour
20. l cran contient la liste des personnes habilit es utiliser le programme ainsi que leur niveau d acc s Afin d viter tout probl me d finissez correctement le niveau des utilisateurs il d termine les restrictions d acc s aux diff rentes fonctions du programme Modifier ou supprimer un utilisateur S lectionnez un employ en cliquant sur sa ligne avec le pointeur la ligne devient vert fluo puis utilisez les boutons de la partie droite Cr er un nouvel utilisateur Cliquez sur le bouton E Ajouter un employ Dans la fen tre qui s affiche rm Fr Taia entrez son nom ou pr nom qui apparaitra en haut de rpm l cran son code d acc s dans les 2 cases nombres oo e conseill s puis son niveau d acc s REMARQUE Il est conseill de noter le mot de passe administrateur dans un endroit s r afin de ne pas l oublier D finir le code du premier client cr Ce bouton ne servant que dans le cas d une gestion multi centre permet de d finir la plage des num ros clients utilisables pour chaque centre Par exemple de 1 10000 pour le centre num ro un puis de 10001 20000 pour le centre num ro deux puis de 20001 30000 pour le centre num ro trois Si votre centre est d fini comme le centre num ro deux donnez alors le num ro 20001 comme premier num ro Attention vous ne pourrez pas annuler Sur cet cran sont galement disponibles certains r glages Temps de pas
21. lectionnez le sexe Cliquez sur le Bouton Valider Il est pr f rable mais pas obligatoire de saisir les autres renseignements imm diatement civilit adresse ville t l phone date de naissance profession groupe puis de valider Si le nom et le pr nom sont identiques ceux d un client d j enregistr il vous sera demand de modifier le pr nom ou d en rajouter un deuxi me La petite icone h permet de rechercher s1 le code postal ou la profession ou le groupe existe ou bien d en cr er un nouveau Les 2 champs entour s permettent de faire une s l ction dans la liste du dessous Pour ajouter une ville cliquez sur Nouvelle F ville Vous pouvez choisir comment sont tri es les villes de la liste dans Ordre de tri HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 10 22 Cliquer sur le bouton Nouvel abonnement ou appuyer sur la touche F6 de votre clavier Choisissez l abonnement d sir dans la liste puis cliquez sur ajouter les informations concernant cet abonnement apparaissent modifiez si besoin ces renseignements dates d but fin paiement nombre de s ances et renouvellement Vous pouvez si besoin est ajouter d autres abonnements de la m me fa on Dans la partie du bas choisissez un mode de paiement et une devise puis cliquez sur ajouter puis validez et ou si vous voulez cr er un ch ancier de paiement cliquez sur le bouton en haut droite p
22. lient ou pour valider une nouvelle fiche ANNULER Ce bouton annule les modifications effectu es sur la fiche client SUPPRIMER FICHE Ce bouton supprime le fiche client affich e l cran celle c1 sera d finitivement perdue Cette suppression ne peut se faire qu avec un mot de passe administrateur ETIQUETTE CARTE CLIENT F2 Une fen tre appara t avec la liste des abonnements que vous d sirez mn programmer sur la carte Ins rez la carte s lectionnez un ou plusieurs F abonnements puis cliquez sur Ecrire sur la carte puce Si vous avez plusieurs lecteurs branch s s l ctionnez le lecteur Attendre le chargement de la carte puis cliquer sur Ok vous pouvez retirer la carte RECHERCHER UN CLIENT F3 Il est possible de choisir un client directement dans la liste en se servant RS de l ascenseur de la liste Pour cela cliquez sur le nom du client recherch r et cliquez sur le bouton Ok ou alors effectuez un double clic sur le nom du chent En saisissant les premi res lettres du nom dans le champ Nom du client une mise jour se fera et la liste commencera par les noms debutant par le texte saisi Pour choisir le client effectuez un double clic sur son nom ou cliquez sur le bouton Ok apr s avoir s lectionn son nom Si aucun client n appara t dans la liste cela signifie que le nom saisi ne correspond aucun nom de client Vous pouvez aussi rechercher un client par son
23. nnuel carnet etc Dans le champ Nombre de cases saisir O sauf si la p riode est soumise une restriction de nombre de s ances faire Ex pour des carnets de 10 20 ou 30 tickets 1l faut saisir dans ce champ 10 20 ou 30 Dans Dur e en mois choisir 3 pour trimestre 12 pour annuelle cela donnera automatiquement la date de fin d abonnement dans la fiche client Il n est pas n cessaire part pour avoir des informations statistiques s par es de cr er plusieurs p riodes avec la m me dur e ex annuel muscu amp annuel fitness Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter abonnement pour d finir l abonnement x mmm n Run as Entrez son nom choisissez une p riode et une memme Re formule parmi celles d finies puis le tarif de a t a De Ej aasam l abonnement d finissez ensuite si vous le ns STE kans e _ souhaitez les horaires o la carte sera accept e ES b EE VU m ex abonnement heures creuses un tarif sp cial fe Entrez le d lai de pr avis nombre de jours n cessaires la prise en compte de la r siliation du contrat le report maximum le d lai de carence nombre de jours pendant lesquels le client ne peut se d sabonner apr s avoir souscrit Si l abonnement peut tre r gl par pr l vements entrez les montants et dur es permet de pr r gler l ch ancier des paiements Si cet abonneme
24. nt est en fait un groupe d abonnements pack de plusieurs abonnement ou pour inclure l abonnement les frais d inscription ou de caution s lectionnez Groupe d abonnement en bas gauche puis ajoutez les abonnements voulus Choix parmi les abonnements d j cr s Vous pouvez ajouter une assurance en pourcentage ou en fixe qui sera rajout e au montant de l abonnement Dur e du PCA produit constat d avance entrez le nombre de mois sur lequel doit tre calcul le PCA modifiable pour avoir des calculs personnalis s pour les groupes d abonnements ou les abonnements pr l vements illimit s Cliquez sur Quitter Pour modifier ou supprimer des formules des p riodes ou des abonnements utilisez les boutons sur le c t droit apr s avoir s lectionn une ligne HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 7 22 CAISSE JOURNALI RE 1 dr Articles Paiement Ticket Feuille de caisse Dur e de la caisse Un historique est cr pour enregistrer chaque action de la caisse Permet de r gler le nombre de jours garder Port de l imprimante ticket S l ctionnez dans ce menu le port s rie sur lequel l imprimante tickets est branch e si vous en poss dez une 1 ARTICLES La liste contient les articles disponibles la vente dans votre centre Il est n cessaire de d finir ici les articles car les utilisateurs de niveau 2 employ s ne sont pas autoris s modifier cette li
25. nt sur son nom cliquez sur le bouton Supprimer le mode Ajouter une devise Cliquez sur le bouton Ajouter une devise Entrez le code de la devise nom son taux pour le calcul par rapport au franc puis cochez la case Devise par d faut si la devise entr e doit tre utilis e par d faut pour les transactions Validez Ex Euro 6 55957 faux Francs 1 vrai ou Euro 1 vrai Francs 0 15245 faux Modifier une devise S lectionnez la devise en cliquant sur son nom la ligne devient vert fluo cliquez sur le bouton Modifier la devise puis corrigez les informations Supprimer une devise S lectionnez la devise en cliquant sur son nom cliquez sur le bouton Supprimer la devise Ajouter un taux Cliquez sur le bouton Ajouter un taux Entrez le nom du taux sa valeur puis cochez la case Devise par d faut si la devise entr e doit tre utilis e par d faut pour les transactions Validez Modifier un taux S lectionnez le taux en cliquant sur son nom la ligne devient vert fluo cliquez sur le bouton Modifier le taux puis corrigez les informations Supprimer un taux S lectionnez le taux en cliquant sur son nom cliquez sur le bouton Supprimer le taux HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 8 22 3 TICKET Ticket express Dans cette liste se trouvent les articles que vous pouvez utiliser dans la partie ticket express de la caisse journali re au moyen de leurs raccourcis clav
26. pr l vement ordinaire ou acc l r Date d ex cution date laquelle sera effectu e le pr l vement Devise choisir la monnaie voulue N de remise client r f rence qui appara tra sur vos relev s de banque R f rence r f rence du client D but pr l vement date de d but de la s lection des clients Fin pr l vement date de fin de la s lection des clients Ces 2 dates permettent de s lectionner les clients dont les pr l vements sont effectuer Mode de paiement choisissez le mode voulu Cliquez sur G n rer le fichier de pr l vement Le rapport de cr ation du fichier s affiche avec le nom du client le montant l erreur en fin de rapport le nombre de pr l vements le total ainsi que le nombre de lignes si nombre de lignes invalides n est pas O c est qu il y a une erreur dans les donn es v rifiez les donn es du client avec son RIB Ferme CET mets Css de Visite esei i E pri E das Lis N mi pomem peee E Pimpin pame 1 P vii plaian W ipaa Cada ta Wo UE Brun make den Fd ET Tagihan h M bp M E TIR H sie de Lempi ax parn ip r Hl FACTURES Liste des factures cr es Vous pouvez ici les r imprimer ou en supprimer REPORTS Vous trouverez ici une option vous permettant de cr er un report d abonnement pour tous les clients du centre ex si vous centre ferme 15 jours pour travaux ou op ration sp ciale HEITZ XPRO DO
27. pr nom ou son num ro client SOLDE CLIENT F4 Permet de g rer un porte monnaie virtuel gr ce la carte pour la vente d articles dans le centre Dans la fen tre qui s affiche sont inscrites les diff rents op rations effectu es sur la carte du client Cliquez sur Nouvelle saisie la date du jour s inscrit automatiquement saisir le libell puis le montant Si le client doit quelque chose le montant doit tre inscrit dans la colonne s il r gle le montant doit tre inscrit dans la colonne Le solde peut tre positif si le client donne 100 fr d avance Ajoutez une autre ligne en cliquant sur le bouton Nouvelle saisie ou supprimez la ligne s lectionn e en cliquant sur le bouton Supprimer Si le client doit de l argent le champ Solde client devient rouge sinon 1l est blanc PRIX PAY F5 Affiche la liste de ce qu a pay le client Vous pouvez galement saisir de nouvelles lignes manuellement ex caution carte Elle seront automatiquement ajout es la caisse journali re HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 13 22 BOUTON PHOTO Avec un appareil photo num rique et le module HEITZ cliquez directement sur l appareil pour ajouter une photo sinon cliquez sur la petite fl che en bout droite ACQUERIR UNE PHOTO Le logiciel g rant l appareil photo ou la webcam est lanc C est lui qui renvoie la photo s lectionn e au programme
28. re vous pouvez galement utiliser cette fonction pour le pr t de ceinture Polar par exemple Vous pouvez cr er cette liste de fa on automatique entrez les num ros des premi res et derni res clefs pour chaque sexe dans l encadr de gauche puis cliquez sur le bouton G n rer la liste des clefs La liste des clefs va appara tre dans la partie du milieu avec le num ro de la clef sa disponibilit disponible pr t e ou hors service ainsi que le sexe vestiaire des hommes ou des femmes Vous pouvez ajouter ou supprimer une clefs gr ce aux boutons de la partie de droite le bouton Modifier la clef vous permet de modifier les informations de la clef s l ctionn e num ro disponibilit sexe Le bouton Supprimer toutes les clefs supprime la liste des clefs de fa on irr versible vous ne pourrez plus savoir si une ou plusieurs clefs ont t pr t es Le bouton Liste des clefs affiche une page que vous pouvez imprimer avec la liste des clefs class es par vestaire HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 9 22 PASSONS MAINTENANT A L UTILISATION DU PROGRAMME FICHE CLIENT CEE aL Re _ Administrateur m Tabi des Le crabes oga hiren Tega lon F5 ea l ra pe at d esse prema praa Cpa Ci COMMENT CREER UNE FICHE CLIENT Cliquez sur le Bouton Nouveau Le code administrateur ou le code utilisateur est demand Tapez le nom Tapez le pr nom S
29. s Liste des diff rents groupes soci t s associations auquels peuvent appartenir vos clients Cela vous servira pour vos statistiques Professions Liste des professions de vos clients Egalement but statistique Villes Liste de villes utilisables lors de la cr ation d un nouveau client afin d acc lerer la saisie Civilit s Liste de civilit s utilisables lors de la cr ation d un nouveau client Ces listes sont accessibles sur la fiche client lors de la cr ation et de la modification des donn es d un client vous pourrez galement ajouter un l ment une liste lors de la cr ation Utilisation Pour modifier ou supprimer un l ment s lectionnez une ligne en cliquant dessus avec la souris la ligne devient vert fluo puis utilisez le bouton correspondant la liste dans la partie droite Lorsque vous supprimez un l ment utilis par une fiche client le logiciel vous demandera par quel autre l ment le remplacer pour la suppression de doublons Pour cr er un nouvel l ment cliquez sur le bouton Ajouter correspondant la liste dans la partie droite Dans la fen tre qui s affiche entrez les donn es demand es puis validez GESTION DU CONTROLE D ACC S Ta sn m Administrateur wae I Pora omm ou aaa Lebri nee Taa ou a ra bei Fer Less Doer a a n happee Ler mranl Uni Imie me Min La grande case blanche de la partie gauche contient les lecteurs de car
30. s avant ou apr s la date de son anniversaire soit pendant 5 jours en tout Le son Carnet en fin lorsque le carnet est presque termin nombre de case permet de r gler combien de cases il doit rester pour d clencher la sonnerie De la m me mani re Abonnement en fin et Nombre de jours vous permettent d tre pr venu d une fin d abonnement approchant HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 6 22 ABONNEMENT Vous pouvez configurer ici les formules les p riodes et les abonnements Les formules indiquent le type d activit de l abonnement les p riodes BW d finissent la dur e de l abonnement Poe p Les formules sont les prestations offertes par votre GS Run w SEL club vos clients Ex Toutes activit s Squash Sauna Privil ge Commencez par d finir une formule cliquez sur Ajouter formule droite entrez le nom de la formule puis son indice comportant deux chiffres Ex 01 02 Cet indice est n cessaire pour la gestion des codes clients il ne doit tre ni en double ni manquant et la valeur 00 est r serv e Il n est pas necessaire part pour avoir des informations statistiques s par es de cr er plusieurs formules avec la m me activit ex muscu indiv amp muscu couple Cliquez ensuite sur Ajouter p riode dans le champ Nom de la p riode saisir les p riodes ex mensuel trimestriel a
31. s donne automatiquement le montant pour chaque mode de paiement et chaque devise Ceci est tr s utile pour la remise en banque FACTURE Permet d imprimer une facture pour la ligne de caisse voulue Vous pouvez utiliser le bouton Recherche pour r cup rer les coordonn es d un client du centre Le bouton Ajouter ligne permet d ajouter une ligne pass e en caisse sur la facture Le bouton Nouvelle saisie permet d ajouter une ligne manuellement elle sera aussi rajout e dans la caisse journali re LISTE DES FACTURES Affiche la liste des factures du jour et permet d en r imprimer ETAT DES ALERTES Affiche la liste des articles qu il est necessaire de commander HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 18 22 ADMINISTRATIF Onglets PR L VEMENT Cette fen tre vous permet de g n rer un fichier de pr l vements envoyer la banque afin qu elle proc de aux pr l vements automatiques du compte du client sur celui du centre Il est necessaire d avoir demand un RIB au client puis saisi ses informations dans la partie Entreprise Banque de la fiche client Entrez les informations du centre dans la partie Donn es sur l emetteur sp cifiez l emplacement ou g n rer le fichier g n ralement a puis cliquez sur Valider la saisie afin de les conserver Renseignez ensuite les champs de la partie Donn es sur le pr l vement effectuer Code op ration
32. sage avant nouvel incr mentation du compteur Par d faut la valeur est 06 00 00 soit 6 heures 0 minutes et 0 secondes Le programme ne comptera qu un seul passage toutes les 6 heures m me si le client passe sa carte plusieurs fois De m me une seule case du carnet sera d compt e durant cette p riode Dur e de l historique Un historique est cr pour enregistrer chaque passage de client carte ou manuel Ce param tre sert conserver cet historique un certain temps Au del de cette p riode les passages sont effac s Dur e de l historique du journal des actions des employ s en jours Un historique est cr pour enregistrer chaque action du logiciel Permet de r gler le nombre de Jours garder Temps avant d sactivation automatique du compte utilisateur en cours Au bout du temps d termin ici le logiciel d sactive le compte utilisateur r affiche HEITZ en haut la place du nom de l employ et verrouille toutes les commandes Temps d affichage du panneau de contr le D fini la dur e de l affichage du bandeau avec le nom du client le nom et la date de fin de son abonnement et le nombre de s ances restantes lors du passage de sa carte La partie du bas contient la liste des centres disponibles pour la gestion multi centre centres ayant la m me enseigne commerciale Cette liste est modifiable avec les boutons correspondants HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 4 22 CLIENTS Groupe
33. ste La partie droite affiche le stock Ajouter un article Cliquez sur le bouton Ajouter un article Entrez le nom de l article son n comptable son prix unitaire ainsi que la devise du prix Si vous le souhaitez vous pouvez d finir combien il y en a en stock en entrant le montant global des articles puis leur quantit Vous pouvez noter le prix d achat et le nom de votre fournisseur pour information Validez Si vous entrez un stock minimum un affichage dans la caisse journali re vous pr viendra qu il faut recommander des produits Modifier un article S lectionnez un article en cliquant sur son nom la ligne devient vert fluo cliquez sur le bouton Modifier article puis corrigez les informations de l article Supprimer un article S lectionnez un article en cliquant sur son nom cliquez sur le bouton Supprimer article 2 PAIEMENT Dans la liste de gauche se trouvent les diff rents modes de paiement accessibles lors d encaissements au centre les devises accessibles ainsi que les taux de T V A Vous pouvez sp cifier le num ro comptable NC pour les modes de paiement et les taux de TVA Ajouter un mode de paiement Cliquez sur le bouton Ajouter un mode Entrez le nom du mode Modifier un mode S lectionnez un mode gauche en cliquant sur son nom la ligne devient vert fluo cliquez sur le bouton Modifier le mode puis corrigez le nom Supprimer un mode S lectionnez un mode en cliqua
34. tes bo tiers configur s HEITZ XPRO DOC HEITZ INDICE 1 Page 5 22 Permi re utlisation Cliquez sur le bouton Configurer le contr le Fa imma E ar amm Dans la fen tre qui appara t s lectionnez le port 1 iA COM sur lequel est connect le boitier partie gauche Cliquez sur le bouton D tection automatique Apr s un court instant le ou les m boitier apparait dans la partie droite icone Heitz son nom est Contr le x IDx x tant le num ro du A boitier Cliquez sur Quitter Modification des param tres d un boitier Apr s avoir cliqu sur le bouton Configurer le contr le s lectionnez un boitier puis cliquez sur Modifier le contr le Nom du contr le Vous pouvez changer le nom du boitier Fr par un plus pratique ex son emplacement nues G che Cochez cette case si le boitier commande une g che lectrique ns Temps Temps pendant lequel la g che reste activ e apr s 5mm son d clenchement pour laisser au client le temps de passer rev rouillage automatique de la porte Contr le une fonction sp cifique Cochez cette case pour avoir acc s au menu permettant de s lectionner la formule abonnement g r e par ce boitier Si le client qui introduit sa carte ne poss de pas cet abonnement il sera refus Boitier de contr le de sortie Si votre boitier est en sortie pour g rer le temps pass Bouton Suppr
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