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BFC-E Manuel d`utilisation - DSI

1. Le type de pi ce est d fini galement par d faut dans cette transaction il s agit de KR pour les factures et KG pour les avoirs Op ration Paate e Donn es de base Aa Avoir C mniirnir ANN E S lectionnez votre type d op ration Dans l onglet Donn es base des zones obligatoires sont renseigner Saisissez obligatoirement le num ro du fournisseur dans la zone Fournisseur Fourniss fe e La zone se marque de rouge si vous ne renseignez pas le num ro fournisseur et un message bloquant s affiche pour vous avertir D veuillez saisir le num ro de compte R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 36 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisissez obligatoirement la Date de facture N B La date de facture peut tre diff rente de la date du jour La date comptable doit par contre tre obligatoirement gale la date du jour Date de facture m Si vous ne renseignez pas cette zone un message bloquant vous avertit et la zone concern e se marque de rouge Entrez une date valable La zone Montant et Montant TVA doivent tre renseign es lorsque la facture est avec TVA Le montant indiqu est TTC Montant 1 200 00 EUR Calculer TVA Montant TWA 200 00 DP N Pr TVA d d B amp S l LE Information Indiquez un montant dans l
2. Activer mod les de trav Cpta n r 40120000 FOURNISSEURS VOYAGES OCETOUR Affect 3 B RUE GARGOULLEAU Tite e t F 17000 LA ROCHELLE Dom actiw Bora a DomA part Ctre b n f Pays d cl Neid TWA C Optriang UE Fonds IBAN FR76300471430600020033 SWIFT CMCIFRPP KEE Ctre fin CpteBudg CBIL BANQUE CIC OUEST AG RONDO POINT Aoo 1 Postes Aucune variante de saisie s lectionn e Montant dev pi ce Montant en DI Maxurisdictionco Crit re detri H 4 46860000 CHARGES 4 D bit 1 200 00 1 200 00 DP Par le bouton lt Menu gt Option lt Pi ce Simuler gt v rifiez l criture comptable g n r e Cette criture aura comme type de pi ce KR en saisie facture directe FI bai Er i b Compii CRHng Upc i b Gibipitiii ia Ce e PE i reira b Poserrestitrer FE Eri hmg Mwriera F3 E Aie KP iniri za Temis Era i Horti m eaeh Synth se des pi ces D Ne de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2013 Date pi ce 21 11 2013 DateComptable 21 11 2913 P riode 11 Calculer 1a TVA Devise pi ce EUR VOYAGES OCETOUR 1 200 00 CHARGES A PAYER 1 000 00 TVA DED SUR AUTRES 200 00 L criture comptable pr sent e comporte deux notions diff rentes dans la colonne Compte Pour la premi re ligne qui correspond au poste fournisseur le num
3. ZE 1 000 00 DP NPrT 4 Calculer TVA FE Proposition net C AD o C Suone Total taxes 206 00 EUR Lorsque toutes les donn es obligatoires sont saisies vous pouvez comptabiliser la pi ce fournisseur ou effectuer une simulation Pour simuler cliquez sur Simuler ou sur LUTES a dans la barre de menu puis cliquez sur Simuler comptabilisation de pi ce de travail Soci t Maintenir Simuler Pr enregistrer Autres a Afficherles mod les de travail Shift F1 Changer de soci t F7 Maintenir pi ce F5 Fg Sh F 4 Fr enregistrer pi ce Appeler options de traitement de la comptabilit Cette simulation de comptabilisation de pi ce va vous permettre d effectuer des v rifications avant de comptabiliser d finitivement la pi ce Saisir pi ce comptable v rifier donn es TVA J interrompre syst me 4 Soci t 7900 CNRS Donn es TVA Montant T A CC Montant base TVA pe 40l0 00 Ce calcul simul va v rifier si le code appliqu est correct Le montant de la TVA est indiqu dans la zone Montant Si aucun montant n a t d termin un message vous avertit qu aucune taxe n a t d termin e Aucune taxe n a t d termin e Apr s la v rification des donn es de TVA le syst me va tablir un tableau de synth se des pi ces R f rentiels e
4. Pilotage soties Mi n nm Cliquez sur le bouton lt Ex cuter gt R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 13 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Hoian Four Affichage modifications com Exp rimentntion Heur 11 35 34 Ti ose RFSABLOO HED F d6 11 2006 16 00 40 TOO JSFIOT Compte budg t IPCE 2900 QUFE FIRANCIERES TPM icar Dg 11 2006 15 00 40 27450000 JSFIOT Compte budg t ZPC 2300 RA0PE FINANCIERES IMMO CPIE g L1 z006 15 00 20 2r40000 JSFIOT Compte budg t FLO 00 BSUFE FIRANCIERES IAMO CHIL D 11 2006 15 00 16 27436000 JJFIOT Compte budg e ZPCE 2900 BAOPE FINANCIERES IAMO CHIL 2 3 4 2 Modifier un Compte G n ral Pour modifier un compte comptable activez la transaction lt Gestion donn de base cptes g n raux gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Gestion donn De base cptes g n raux Transaction FS00 Saisissez les donn es suivantes Le compte comptable que l on souhaite afficher dans la zone lt Compte g n ral gt La soci t Ensuite cliquez sur le bouton repr sentant un crayon pour modifier le compte On acc de aux m mes donn es que celles de l affichage mais en mode modification Certaines donn es sont modifiables et d autres non Liste des donn es non modifiables Plan de com
5. Pour afficher un compte comptable activez la transaction lt Gestion donn de base cptes g n raux gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Gestion donn De base cptes g n raux Transaction FS00 Saisissez les donn es suivantes Le compte comptable que l on souhaite afficher dans la zone lt Compte g n ral gt La soci t Ensuite cliquez sur le bouton repr sentant des lunettes pour visualiser le compte Cpte g n Afficher Re Comple g n ral a o een Soci t zang CNRS Groupe d cot s Comptes collectifs fourn s ser Pilotage d taill comptes de produits Domaine fonctionnel D signation D signation __ FOURHISSEURS Texte descr epi g n FOURNISSEURS Donn es de consolidation dans le plan comptable Soci t BI parten ds css Afficher Central Compie g n ral Re Societ FU CHARS Pilotage de compte dans la soci t Devise du comphe EUR Euro europ en Cl diff rences de change Gros d valuation Cat gorie TVA Soulomen TVA d duttble pernis Cp e colecti pr type cpie Fournisseurs Gesson de compia dang Ia gocik Groupe autwisations R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 12 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Cpt
6. Comptabilit g n rale gt Ecritures comptables gt Ecritures comptables manuelles FI Transaction FB60 Dans un premier temps activez la r serve de travail afin de choisir la mise en forme CNRS pour les lignes de d tail qui contient l essentiel des l ments n cessaires la saisie des lignes Cliquez sur le bouton lt Menu gt option lt Options Activer mod les de travail gt Autres fonctions i Ermironn erment Syst me Ophons traitement ShifteF 4 1 Aide Totaux de contre S lectionnez la variante intitul e lt Z_CNRS gt et double cliquez dessus afin que le syst me la prenne en compte pour l affichage des lignes de d tail Saisir facture fournisseur soci t Z900 Comptabiiser Retour interrompre 3 Variantes de saisie pour po Op ration F RE ABRECHNUNG 0100 12 05 99 F RE OBJEKTE _0100 12 05 99 P RE VERTRAEGE _ 0100 12 05 99 Foumiss F STANDARD 1_0100 10 05 99 Date de facture E STANDARD 2_0100 10 05 99 Date comptable 201 E STANDARD 3_0100 14 05 99 N intersoc E STANDARD 4_0100 05 08 29 PRE E Z_STANDARD 4_01 00 24 01 06 TL C2 Mod les dimputation pour p Tote O Pi ces mainten Soct t Z90 D sactivez ensuite la r serve de travail pour disposer d un cran plus facile utiliser nr mod les d travail Saisissez dans l en t te de la pi ce le num ro fournisseur correspondant l agent la date de facture le montant
7. Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Important afin de b n ficier des zones pr renseign es cr er par copie renseigner le compte cr er puis cliquer sur le bouton repr sentant une page vierge et avec mod le k avec mod le Puis indiquer le compte existant copier puis valider Cpte g n Cr er Central P Compte g n ral 41600002 Soci t 7900 CNRS lk 1 O avec mod le 6 E R initial Trpefd signation Pilotage dans plan comptable Groupe de comptes O Compte de r s Pilotage d taill comptes de produits Domaine fonctionnel Compte de bilan D signation D signation ICREANCES CONTENTIEL Texte descr cpt g n ICREANCES CONTENTIEUSES Donn es de consolidation dans le plan comptable Soci t S L parten Onglet Type D signation Renseigner le groupe de compte compte de bilan compte de r sultat la d signation le texte descriptif Cpte g n Cr er Central Menua Sauvegarder Retour interrompre Syst me a Autre compte g n ral contr ter Compte g n ral 41600002 Soci t CNRS ke LZ D avec mod le 6 A R initia Donn es de pilotage Pilotage de compte dans la soci t Devise du compte m uro europ en C Solde
8. WWW Cnrs fr D passer les fronti res Advancing the frontiers BECC Budget Finances Comptabilit Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Mises jour du document Ce qui est nouveau EE Ce qui a volu Th me Chapitre Page Modification de la condition de paiement pour les 2 4 2 Les Dates clients Page 2 sur 52 R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Novembre 2014 Version 3 17 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Table des mati res Misesa our du document an ra e ne Mn nt 2 ADI des MATOS es en ne dl ln aae 3 A DIODOS d Ce Maneh eiie RC Re nt 4 PECAMDUIC EE nn ni tn 5 E ET sn ne nine E tn e die annees ne etes n eee 7 2 Ees R ft rentelS UHSees sss ennemie a ie soie iles tas ion 8 2x LO SOCIETE a E 8 ZF PENDON sisese D e E ri en ia mi 8 2 1 2 L s C ract nsuques d la Societ Z900 san Ms raser ae uen 8 22 LE DOMAINE AVI SR URSS T dns dit can 9 2 2 LuNomenclatir COMPIabl s Rs Re three canadien d en ce ina 10 2041 D CO RSR an ne it ne dan rence 10 23 2 Plan Se COMPILE nl nel Droite nee AOON 10 23 3 Groupe d CONMIDICSS SR a Net nn diet in er een 10 2 3 4 Fiches de Compte G n rales Sr eat date entendait icone et ta 11 2 341 Atach r un Compte G n raliste
9. Corriger Poste d un cpte g n Menu Retour Terminer interrompre Poste pr c dent Poste suivant I autres tres donn es Compte g n ral r0S500000 ETUDES Soci t z900 CNRS Poste 2 Ecriture d bit 40 S lectionner Autres Montant EUR Donn es Code TVA CE Calculer la TYA Dom activite 5014 Centre de co ts Commande client o2 El ment d TF OGADOGO 14 Affectation Texte S lectionner Autres donn es R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 25 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Corriger Poste d un cpte g n Comptabilit Tome 1A Menu Retour Terminer interrompre Syst me Poste pr c dent Poste suivant Autres donn es Compte g n ral Soci t 70500000 Z900 CNRS ETUDES Poste 2 Ecriture d bit 40 Inform suppl F 15 00 EUR CE Exercice MEP Montant O Les centres b n ficiaires pouvant tre saisis sont Centre b n ficiaire 1 Eil H R sultats de la recherche 36 Entr es trouv es Centre b n ficiaire D signation A FACT INTERNE A POHCTUELLES REDEVANCES A RP HON SUI AUCT A RP SUTY AVCT B REC BENEF AUT DR C RP NOH DECONC D A SOCIALE CEMTRAL D A SOCIALE DR E F PERMANENTE F BDIPOSTDOC COFIH F BOURSIERS AHRS F BOURSIERS DGA F FRS GEST AHRS DGA FJSS F MAD GIP GIE F MAD RP DR F R
10. Denit m F 0 00 Simulez la pi ce comptable avant de la comptabiliser afin de la v rifier compl tement Synth se des pi ces W de pi ce Soci t z300 Ex comptable 2004 Date pi ce 20 12 006 DbateCosptable 20 12 2006 F ciode 1 Devise pi ce EUR R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 48 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A L criture comptable pr sent e comporte deux notions diff rentes dans la colonne Compte Pour la premi re ligne qui correspond au poste du fournisseur repr sentant l agent le num ro pr sent correspond au num ro de fournisseur dans BFC Le compte de comptabilisation de cette ligne est port par le fournisseur il s agit ici du compte 42100000 Il est visible soit en Saisie dans l onglet lt D tail gt zone lt Cpt G n r gt soit en modifiant la variante d affichage de la simulation de pi ce Pour la ligne suivante il s agit du compte comptable Pour modifier la variante d affichage de la simulation de pi ce cliquez sur le bouton lt Autres gt option lt Modifier la mise en forme actuelle gt S lectionner R initialiser Ta Silene D Restaurer stabi avant simulation Taxes C isFi0 P nr gistr r Gi shife Saurgarder complement pi ce prhennegistn CiS F6 O finirerit res d Bitrage Cris Shif F 2 ___ Tr r par grir croissant Gt
11. ro pr sent correspond au num ro de fournisseur dans BFC Le compte de comptabilisation de cette ligne est port par le fournisseur il sagit du compte 40120000 Il est visible soit en saisie dans l onglet lt D tail gt zone lt Cpt G n r gt soit en modifiant la variante d affichage de la simulation de pi ce Pour les lignes suivantes il s agit du compte comptable Pour modifier la variante d affichage de la simulation de pi ce cliquez sur le bouton lt Autres gt option lt Modifier la mise en forme actuelle gt R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 44 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A S lectionner R initiatiser Taxes Fr enregistrer Compt tement Autre s a S lectonner F2 DIN Restaurer statui avani simulation F Tares CuisF10 Pr enr gistrer Ctri Shif F 8 Saur garder complement pi ce pr nnegistr CiisShM FE D finir crit res de Mitrage Cris Shi F 2 Ter par ordre croissant Cti Shif Fs Tr er par ordre d croissant Ctini S5hif F 4 S lechonner d autres mises en forme Sauvegarder mise en forme accueils SOUS CuisFi Tosaliser valeurs She T Exporter comme fichier local Stalisques de liste Synth se des pi ces menu Mfcomptbiiser E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG Largeur de ligne Largeur de liste a
12. TIR Rbt MAD TGIR REMATEF 15 00 Page 26 sur 52 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A LE Exer MEF cr dits i1 Ind D signation EAN Rec MEF ex courant EXPOS Rec MEF constavance EXANT Recettes en r gularisation MEP sur exercices ant rieurs EXN Recettes pour MEP sur exercice courant EXPOS Recettes constat es par avance Ces deux zones sont aussi accessibles via la transaction de modification d une pi ce comptable FB02 Modifier pi ce Poste 001 FE L Afficher autre pi ce Appeler synth se de pi ce Afficher poste pr c dent afficher poste suivant Autre s 4 Afficher autre pi ce Shift F5 Compte g n ral 70612000 PRESTATIONS ET PRODUITS DES AUTRES UNITES Appeler synth se de pi ce F9 Soci t z900 CNRS Afficher poste pr c dent Shift F6 Afficher poste suivant Shift F 7 N pi ce 930121104 LES E5 Afficher en t te pi ce Poste 1 Ecriture d bit 40 Montant 25 00 EUR Code TVA E2 Ctri Shift F11 Beverage Solution Imputations suppl mentaires Dom activit 0007 Centre de co ts Commande client 0 0 El ment d OTP 9AD00480 Affectation Texte exte Si la zone Exercice MEP est renseign e alors que le centre b n ficiaire ne l est pas un message d erreur appara t L exercice tant renseign le centre b n ficiaire doit tre saisi Dans les paragraphes ci apr s
13. e R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Version 3 17 Page 50 sur 52 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 3 2 La gestion des d penses du BPAT Pour saisir une facture de gestion D penses BPAT activez la transaction lt Saisir Facture direct Fl gt partir du chemin Comptabilit g n rale gt Ecritures comptables gt Ecritures comptables manuelles FI Transaction FB60 Saisissez dans l en t te de la pi ce le num ro fournisseur la date de facture le montant TTC le code TVA E1 pour Exon ration de TVA Saisissez dans les lignes de d tail le compte comptable D bit gt le montant de chaque ligne et les donn es budg taires et analytiques Et Etnia de TA d w D bit m i TT CI Cut Comp Par le bouton lt Menu gt Option lt Pi ce Simuler gt v rifiez l criture comptable g n r e Cette criture aura comme type de pi ce KR en saisie facture directe FI et KG en saisie Avoir direct FI H de pi ce Soci t Date pi ces 15 12 2006 DatsCoapeshle Devise pi ce EUR apres Less Hess ss 1 TT 10 Le enr Fa 111 omptabilis e dans soci t ZOO 2300 Ex comptable 2006 15 12 2006 F riode l R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 51 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisatio
14. en Comptabilit exceptions Avertissement la saisie directe d une facture ou d un avoir dans le module comptabilit ne g n re aucune mise jour dans Xlab ni dans le module logistique SAP Par cons quent l utilisation de cette transaction est r serv e des cas particuliers uniquement Ces cas particuliers sont les suivant e la r gularisation de certains postes de charges payer issus de la reprise des donn es 3 cas de figure d crits dans un chapitre en suivant e la gestion des d penses du BPAT d crit dans un chapitre en suivant e la facturation de personnels dont la paye n est pas liquid e dans SIRHUS e La gestion des frais bancaires dans le cadre de certains encaissements Ci apr s est d crit le fonctionnement g n rique de la saisie d une facture directe FI dans BFC Des cas fonctionnels concrets sont d crits dans les chapitres suivants Pour saisir une facture ou un avoir fournisseur activez la transaction lt Saisir Facture direct Fl gt partir du chemin Comptabilit g n rale gt Ecritures comptables gt Ecritures comptables manuelles FI Transaction FB60 L exemple pr sent ci dessous avec usage de TVA n a pour but que d expliquer le fonctionnement de la transaction Sont d taill s ensuite divers cas fonctionnels directement appliqu s BFC Le type d op ration d fini par d faut est la facture Vous pouvez s lectionner votre type d op ration en cliquant sur la zone Op ration
15. et Fournisseurs Page 41 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 3 1 R gularisation de charges payer issues de la reprise des donn es La r gularisation sur l exercice 2007 des soldes repris de la GCF pourra s effectuer selon 3 cas diff rents Cf les consignes de la ma trise d ouvrage e Cas 1 la charge payer doit tre r gularis e par une recette d crit ci dessus la suite de la saisie d une facture client direct FI e Cas 2 la charge payer doit tre transform e en poste fournisseur payer d crit ci apr s e Cas 3 la charge payer doit tre transform e en poste fournisseur agent payer d crit ci apr s Un lettrage manuel des comptes comptables de reprise devra tre effectu une fois les soldes apur s cette op ration de lettrage manuel d un compte est d crite dans le pr sent manuel dans le chapitre intitul Rapprochement manuel 3 3 1 1 La charge payer doit tre transform e en poste fournisseur payer Comme nous sommes dans une saisie directe FI il n y pas de retours vers XIlab Pour r gulariser sous forme de poste fournisseur r gler un montant de charge payer activez la transaction lt Saisir Facture direct Fl gt partir du chemin Comptabilit g n rale gt Ecritures comptables gt Ecritures comptables manuelles FI Transaction FB60 Dans un premier temps activez la r serve de travail af
16. in alain ntm 12 2342 Modiher nr Compte General sesine n SE En an nd di 14 2 3 4 3 Modification en masse d un compte g n ral 15 2 344 Cr er um Comple Generale hs nt hold nine 18 24 LaP riode Comptable et les Dates arerioari A AE ta it MR AS 21 2 4 1 La Periode ConiPADIE arae a EAE AE 21 2 4 2 Les D ienaa a RS N 21 3 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs sscccccceeccesssssssssocsoccccceccessessssssocococceeesesee 22 3 1 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs par les flux de D penses et Recettes cas L 1A PE OIE SIE EE OEA NOTEI PENA ATAA EIE MEIEN AE EEE IENE E OA E AAA E ATTA 22 3 2 Saisir une Facture un Avoir Client Hors Flux Directement en Comptabilit exceptions 22 3 2 1 Comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public 28 3 2 2 Cas o la charge payer doit tre r gularis e par une recette 31 3 5 Saisir une Facture un Avoir Fournisseur Hors Flux Directement en Comptabilit exceptions 36 331 R gularisation de charges payer issues de la reprise des donn es 42 3 3 1 1 La charge payer doit tre transform e en poste fournisseur payer 42 3 3 1 2 La charge payer doit tre transform e en poste r gler un fournisseur correspondant un agent 47 2 3 2 LA SesShon d es d penses du BP AT ss nn ad ae 51 R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fou
17. le code de TVA E1 Saisissez une ligne de d tail sur le compte comptable r gulariser dans notre exemple le compte comptable 46860000 D bit le montant r gulariser et le domaine d activit R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 47 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture fournisseur soci t Z900 menu 400 Comptabiliser Retour linterrompre Syst me 4 activer mod les de ravait Soci t Op ration Facture Solde 0 00 PE EE p d Foumiss de c t Date de facture 20122008 R f rence Date comptable 20122006 N intersoc i Montant 11 000 00 ER Ccaicuterrva Moritarit TVA l v Tente Cond de pmt Ech an imm d Date de base 20 12 2006 1 Chi Comp Soci t Z900 CNRS Parts Num ro de lot 4 1 Postes Variante de saisie CNRS MS Coteg n D si r E Sanaa te 2 MA S JUNE JON LE SIGNENT MONNI GEV piece pomami EN LA NE 1 000 00 L 100000E oi J Cptg n s 42100000 REMUMERATIONS DUES Afect MODELE Tree d rue des foumisseurs Corn tre 75000 Git r d 3 Fonds D m pat Ctefin CpteBudg caL a J 1 Pri a a ER CHAROES A Dam D 100000 1 000 00 Espo
18. sont d taill s des exemples fonctionnels de saisie de facture client directe FI appliqu s BFC La comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public Le cas 1 de la r gularisation des charges payer par une recette R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 27 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 2 1 Comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public l ACP La comptabilisation de la Subvention pour Charge de Service Public s effectue par la saisie de deux factures clients directes FI sur le client correspondant au Minist re de l Eduction Nationale une facture pour la part investissement et une facture pour part de fonctionnement Pour saisir la facture correspondant la part d investissement de la Subvention pour Charge de Service Public directement en comptabilit activez la transaction lt Saisie des factures sortantes gt partir du chemin Recettes gt Prise en charge recettes gt Prise en charge fact direct FI Transaction FB70 Saisissez dans l onglet lt Donn es de Base gt le num ro de client qui correspond au Minist re de l Education Nationale la date de pi ce le montant de la subvention le code TVA E2 et un texte libre Saisissez dans la ligne de d tail le compte comptable ici le 74111000 Cr dit le montant le domaine d activit de ACP le centre de co t ici l
19. travail aj Soci t autrecs 4 Saisissez dans l en t te de la pi ce le num ro fournisseur la date de facture le montant TTC le montant de TVA le code TVA qui convient commen ant par D pour la TVA d ductible Saisissez dans les lignes de d tail Premi re ligne le compte comptable r gulariser dans notre exemple le compte comptable 46860000 D bit le montant HT et le domaine d activit Rs auam menee soci t Z900 Op ration Facture El Donn es de base Fourniss 1002581 Cde CGS VOTAGES OCETOUR Date de facture R f rence 3 B RUE GARGOULLEAU Date comptable F 17000 LA ROCHELLE Type de pi ce Facture fournisseur N intersge Montant 128 00 M Calculer T DP N Pr TVA d d B amp S El IBAN FR76300471430600020033 Texte R gularisation reprise GCF Poste Frs r gle SWIFT CMCIFRPPX Cond de pmt Ech an imm d BANGIJE CI OUEST AG ROND POINT _ Date de base 21 11 2013 O cii Comp NS 1 Postes n es de saisie ASi erant 15860000 D bit Z Saisissez le domaine d activit sur le poste fournisseur dans l onglet lt D tail gt R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 43 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture fournisseur soci t Z900 CuenuMlt Op ration Facture El Solde 0 00 D tail do 1
20. 00 a F1 Z STANDARD d 0100 AUTRES C2 mod les dirnputation pour p lents LI Fl ces mairien Soci t z0 D sactivez ensuite la r serve de travail pour disposer d un cran plus facile utiliser tir mog les de travail D sactiver mod les dette Sucil Saisissez dans l en t te de la pi ce le num ro client la date de facture le montant TTC le montant de TVA le code TVA qui convient comment par C pour la TVA collect e Saisissez dans les lignes de d tail Premi re ligne le compte comptable r gulariser dans notre exemple le compte comptable 46860000 D bit le montant HT et le domaine d activit R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 31 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture client soci t ALU Donn es de base Client GOOM Gbdecss THALES COMMUNICATIONS SA Date de factur 1 11 2013 R f rence 2 BP945 Date comptable 110 AVENUE DU MARECHAL LECLEF Type de pi ce Facture client F 49309 CHOLET N intersoc D Montant E TO Calculer TYA Texte au o l Eme E Donn es bancaires inex Cond de prt Ech an imm d Date de hase 21 11 2013 Soci t z900 CHRE Paris l 4 q 46860000 oo E al Saisissez le domaine d d activit sur le poste client dans l onglet lt D tail gt Saisir facture client soci t Z900 Op rati
21. Clients et Fournisseurs Page 9 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 3 La Nomenclature Comptable 2 3 1 D finition La d finition du r f rentiel nomenclature comptable correspondant la fois au plan comptable et la liste des comptes g n raux associ s L existence de ce r f rentiel est n cessaire toute saisie d criture 2 3 2 Plan de Compte Un plan comptable op rationnel est d fini et affect la soci t Z900 repr sentant l tablissement CNRS La d finition d un plan de comptes op rationnel appel aussi plan de comptes soci t est obligatoire il s agit de la liste des comptes g n raux utilis s pour la comptabilisation Le plan de comptes d fini pour le CNRS est nomm ZPCG et sa langue de gestion est le fran ais FR Un plan de compte unique est mis en uvre structur en groupes de comptes g n raux permettant de g rer par param trage les r gles communes applicables des ensembles de comptes compte budg taire de rattachement affichage autorisations Les natures comptables primaires d di es l analytique seront cr es automatiquement 2 3 3 Groupe de Comptes Le plan de comptes est organis en groupes de comptes Le groupe de comptes permet de d finir e Une tranche de num ros r serv e lors de la cr ation du compte le syst me v rifie que le compte saisi est bien dans la s quence de comptes d fi
22. D Y ner Lu NEA EN x Dans la partie droite intitul e Zones masqu es s lectionnez l item Compte g n ral comme ci dessus cliquez sur le bouton du milieu a pour transf rer la zone dans la liste de gauche R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 45 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A PEN IN 4 IY E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG Largeur de ligne Largeur de liste Cliquez sur le bouton lt Reprendre gt afin d afficher la simulation de pi ce avec cette nouvelle zone en suppl ment Synth se des pi ces Soci t 2900 Ex comptable 2013 Date pi ce 21 11 2013 DateComptable 21 11 2013 P riode 11 Calculer 1a TVA Devise pi ce EUR 1002581 VOYAGES OCETOUR 46860000 CHARGES A PAYER 44566100 TVA DED SUR AUTRES 31 1011263 AIR LIQUIDE Cliquez sur la coche verte Cliquez sur comptabiliser R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 46 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 3 1 2 La charge payer doit tre transform e en poste r gler un fournisseur correspondant un agent Pour r gulariser sous forme de poste r gler un fournisseur correspondant un agent un montant de charge payer activez la transaction lt Saisir Facture direct Fl gt partir du chemin
23. EGUL PAIE G US DROS UPS44 G US DROA UPS 1564 G US DROS UPS2295 G US DROS UPS2941 G US DROG UPR2300 G US DROF USRS9 G US DROS UPRS3 G US DROG UPS44 G US DR12 UPS846 H DONSE amp LEGS DEC DR H DONSELEGS LELONG H DONSE amp LEGS HON DEC LMAD TGIR ADONIS I MAD TGIR EGO LMAD TGIRIDRIS I MAD TGIR 1RAM L MAD TGIR REHNATER L exercice de la mise en place de cr dits pouvant tre saisi est R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Version 3 17 Facturation interne Rec diverses ponctuelles Redevances Recettes non suivis avancemt Recettes suivis avancent Rec b n fice d autres DR RP non d concentr es Action Sociale Central Action Sociale DA Formation permanente BDI POST Doc MAj cofinancert Rec paie vers e ANF S boursiers Rec paie vers e DGA boursiers FG cony AMRS DGA boursiers Rec except iRhbtliJsSS Rbt MAD GIP GIE fFact Crois ei Fbt MAD Affect ME Rec except R qui Paies BCP Unit s Service DR03 UP S44 Unit s Service DRO4 UPS1564 Unit s Service DROS UPS2295 Unit s Service DR S UPS3841 Unit s Service DROG UPR33O Unit s Service ORO7 USRS54 Unit s Service DROS UPR33 Unit s Service DROS UPS 44 Unit s Service DR12 UP S846 Dons amp Legs d concentr s Dons amp Legs non d conce Lelong Dons amp Legs non d concentr s TGIR Rbt MAD TGIF ADONIS TGIR Rbt MAC TGIF EGO TGIR Rbt MAC TGIR IDRIS TGIR Rbt MAD TGIR IRAM
24. Gestion des tiers Compte comptable Taux de change Gestions des p riodes comptables tr Modification en masse des donn es soci t Navigation sur la page Z rt en masse Compte id Enregistrements modifier Saisissez La soci t Z900 Les comptes g n raux modifier Puis ex cuter R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 15 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats Gestion des tiers Compte comptable Nombre actuel Nombre maximum R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats Gestion des tiers Modification en masse des donn es soci t Ne C Gestion en masse Compte g n ral Base comptes g n raux soci t EA Bl R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 16 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Et reporter cette valeur dans la liste des comptes en dessous en s lectionnant la colonne Compte R f rentiels R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats Gestion des tiers Compte comptable Taux de change Gesti
25. ST VERIUT JL INENUTIPrE E OF z yeecponner E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG 5 ii L OMENU col F b gt E d R N z R x Largeur de ligne T a Largeur de liste 20 rendre O X Lx Cliquez sur le bouton lt Reprendre gt afin d afficher la simulation de pi ce avec cette nouvelle zone en suppl ment R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 34 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Synth se des pi ces Comptabilit Tome 1A Comptabiliser L S lectianner R ir N de pi ce Soci t z900 Date pi ce 21 11 2013 Calculer 1a TVA Devise pi ce EUR THALES COMMUNICATION 50 46860000 CHARGES A PAYER 50 44570000 TVA COLLECT PAR ETB Cliquez sur le bouton lt Retour gt Synth se des pi ces 1131 1011263 AIR LIQUIDE Cliquez sur la coche verte Cliquez sur le bouton lt Comptabiliser gt OU Pi ce 670000076 comptabiliste dans soci t Z900 La pi ce est comptabilis e R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Version 3 17 DateComptable 21 11 2013 Ex comptable 2013 P riode 11 120 00 41100000 Page 35 sur 52 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 3 Saisir une Facture un Avoir Fournisseur Hors Flux Directement
26. asse _lc Texte mess eeen NUG E z E E a E E 2 autres transactions existent au niveau du portail Transaction lt Modifier en masse des donn es plan cpt gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Modification en masse des donn es plan cpt Transaction OB GLACC11 Cette transaction permet de modifier les donn es plan comptable du compte g n ral Le principe est identique celui d crit ci dessus Transaction lt Modification en masse des d signations gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Modification en masse des d signations Transaction OB GLACC13 Cette transaction permet de modifier la d signation du compte g n ral Le principe est identique celui d crit ci dessus 2 3 4 4 Cr er un Compte G n ral Pour cr er un compte comptable activez la transaction lt Gestion donn de base cptes g n raux gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Gestion donn De base cptes g n raux Transaction FS00 Saisissez les donn es suivantes Le compte comptable que l on souhaite afficher dans la zone lt Compte g n ral gt La soci t Ensuite cliquez sur le bouton repr sentant une page vierge pour cr er le compte R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 18 sur 52 Version 3 17
27. cran des donn es de Hase La devise et le code TVA DP TVA Non proratis d ductible sur biens et services 20 sont d termin s par d faut Vous pouvez s lectionner un autre code TVA en cliquant dans le menu d roulant Dans les postes on renseigne le compte g n ral D bit Cr dit le Montant et le Domaine d activit Il faut aussi renseigner le centre de co t et le fond si le compte g n ral l exige Une r gle de d rivation a t mise en place pour renseigner automatiquement certaines zones Par exemple si vous renseignez un centre de co ts le domaine fonctionnel le compte budg taire et le centre financier rattach s ce centre apparaissent automatiquement dans les postes Cette d rivation est v rifier lorsque vous avez valid la ligne Pour valider appuyez sur la touche Entr e Les lignes de postes sont correctes lorsque vous avez une coche verte devant le poste 7 60640000 S il manque des informations sur les postes ou s il existe une erreur un message bloquant appara t dans la barre d tat pour vous avertir et le poste concern est mis en avant Le compote 60640000 demande tre imput en comptabilit analytique Corrigez l erreur ou renseignez la zone manquante puis appuyez sur la touche Entr e pour valider afin de pouvoir passer l onglet suivant Dans l onglet Paiement vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affect s au R f rentie
28. d d Immo 5 5 TVA d d B amp S 2 1 TVA d d BAS 8 5 D6 TVA d d Immo 8 5 TVA d d B amp S 1 05 D8 TVA d d Immo 1 05 N Pr TVA d d B amp S 5 5 N Pr TVA d d B amp S 2 1 N Pr TVA d d B amp S 8 5 N Pr TVA d d BRS 1 05 N Pr TVA d d Immo 8 5 N Pr TVA d d Immo 5 5 DI M Pr TVA d d Immo 1 05 DJ M Pr TVA d d BAS 8 Carg se N Pr TVA d d Immo 8 Carg se N Pr TVA d d B amp S 10 2 PERAaRSSeIsAaReR R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Version 3 17 Anensesrozrgazumpn Comptabilit Tome 1A N Pr TVA d d BAS 20 N Pr TVA deductible immo 10 N Pr TVA d d Immo 20 TVA ded d douanement BAS 5 5 N Br TVA d d B amp S 10 Corse TVA ded d douanement S IMMO 5 5 Exon ration TVA d d Exon ration TVA col TVA d d Immo 8 Corse Carg se TVA d d B amp S 8 Corse Carg se N Pr TVA deductible immo 10 Corse TVA ded d douanement B amp S 10 TVA ded d douanement B amp S 20 TVA ded d douanement S IMMO 10 TVA ded d douanement S IMMO 20 TVA d d IC BAS 5 5 8 TVA d d IC Immo 5 5 N Pr TVA d d IC B amp S 5 5 N Pr TVA d d IC Immo 5 5 N Br TVA deductible IC Biens amp Services 10 N Pr TVA deductible IC Immos 10 N Pr TVA d d IC BAS 20 N Pr TVA d d IC Immo 20 TVA collect e nulle report nouveau TVA non d ductible Code technique retraitement pr
29. d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture client soci t Z900 Qi Comptabiliser Activer mod les de travail Soci t Op ration Solde 0 00 CCa Client Cptg n r 44110000 CLIENTS Affect o Ministere de l Education Nationale To de l Enseignement Superieur Dom activ 0009 DomA part C 1 Rue Descartes pes 2 75231 PARIS CEDEX 05 Pays d cl N TVA O O optriang UE Dom rel Cl rel Bloc rel HH PNS Fonds Cpte bant Code ID banc Ctrefin Cpte budg EBL O O0 inexistante 1 Postes Aucune variante de saisie s lectionn e Els Cpte g n Montant dev pi ce Montant en DI Ta urisdictionco Crit re de tri 4174111000 MINIST TUTECr dit 500 000 00 500 000 00 E7 c aja Simulez l criture comptable avant de comptabiliser Synth se des pi ces Cometahiliser S lectionner N de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2006 Date pi ce 10 10 2006 DateComptable 10 10 2006 F riode Devise pi ce EUR 1 01 3001158 Ministere de l Educa 500 000 00 2 50 74111000 MINIST TUTELLE SCF 500 000 00 Il est possible de v rifier la prise en compte de la modification du compte de classe 4 en consultant le d tail du poste depuis la synth se de pi ce double clic sur le fournisseur R f rentie
30. du CNRS au sens de la loi de s curit financi re sera r alis e dans BFC via l outil d cisionnel SAP BW La soci t Z900 unique est d finie pour repr senter l tablissement CNRS Elle est une structure obligatoire et minimale pour l utilisation de BFC De plus elle correspond classiquement une entit juridiquement ind pendante pour laquelle il est possible d tablir un reporting comptable et fiscal bilan compte de r sultat d claration de TVA 2 1 2 Les Caract ristiques de la Soci t Z900 e Devise interne La devise interne est l euro Les devises de transaction trang res sont g r es avec cart de change Toute pi ce comptable comporte trois notions de devise La devise de pi ce ou devise de transaction et montant associ ou montant en devise trang re La devise interne fonction de la soci t dans laquelle cette pi ce est comptabilis e et montant associ ou montant en devise interne La devise interne est la devise utilis e pour la valorisation du bilan et compte de r sultat de la soci t et ventuellement au niveau des postes Tiers une devise de paiement et un montant divergent de paiement associ Toutes les devises locales ou trang res peuvent tre g r es sur l ensemble des transactions La devise interne du CNRS est l Euro e Une langue de gestion Le code langue indique la langue utilis e pour l affichage des textes leur saisie et impression La langue de gesti
31. e A0009001 et le compte budg taire ici le R1SUB CHARGES SERV PUB Commande client Facturation client Prise en charge recettes Prise en charge avoir Recouvrement Encaissements Reporting Recette Saisie des factures sontantes Saisir facture client soci t Z900 Comptabiliser Activer mod les de travail Soc Op ration Solde 500 000 00 laco Donn es de base Client Client 3001158 CdecGs Adresse Date de factur A 0 10 2006 R f rence Date comptable h 0 1 0 2006 N intersoc Ministere de l ducation Nationale de l Enseignement Superieur 1 Rue Descartes 75231 PARIS CEDEX 05 Montant 500 000 00 EUR O Calculer TWA Montant TVA E2 Exon ration de TWA se Tete lt Subvention pour charge de Service public part inw PNS Cpte banc Code ID banc Inexistantie Date de base Soci t z900 CHARS Paris Num ro de lot 0 Postes i Aucune variante de saisie s lectionn e j Els Cote g n Montant dev pi ce Montant en DI Tasjurisdictionco Crit re de tri r4 111000 Cr dit 500000 0 00 E 2 m ihi Dans l onglet lt D tail gt modifiez le compte dans la zone lt Cpt G n r gt mettre le 44110000 pour la part investissement et saisissez le domaine d activit de ACP R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 28 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel
32. e g n Afficher Central Compte g n ral OURHISSEURS Soci t 2000 CHARS D mec mod le 5 0 Trrud signason Donn es de pilotage Te rene CN Potage de la saisie de pi ce dans La Soci st Groupe stalui zome 0067 Complies collectifs M catons bancaires Mnanci res dans la oci t Compte budg taire RIL Compte de bilan Donn es du calcul des imt r ts dans la soci t Code int r ts F rodit calcul iri r Jr r f dem calul ini r Date demier calc dint r ts Pour afficher les modifications effectu es sur un compte comptable ou un ensemble de comptes comptables activez la transaction lt Affichage modifications comptes g n gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte Saisissez les donn es suivantes Le compte comptable ou la plage de compte comptables que l on souhaite afficher dans la zone lt Compte g n ral gt Cochez les zones lt Comptes g n raux gt lt Donn es plan cpt gt lt Donn es soci t gt Dans notre exemple l interrogation porte sur une plage de comptes de la classe 2 Formes de compiles Comptes g n raux Ll Comptes pe S lechons g n rales Compte g n ral 20300000 gt Dale de modification li Modif par Autres s lections E Donn es plan cpi Ts comptes g n Flan complable F Donn es soci t Soci t L Groupe de zones gt
33. ecte FI Pour r gulariser sous forme de recette un montant de charge payer activez la transaction lt Saisie des factures sortantes gt partir du chemin Recette gt Prise en charge recettes gt Prise en charge fact Direct FI Transaction FB70 Dans un premier temps activez la r serve de travail afin de choisir la mise en forme CNRS pour les lignes de d tail qui contient l essentiel des l ments n cessaires la saisie des lignes Cliquez sur le bouton lt Menu gt option lt Options Activer mod les de travail gt Saisir facture fournisseur soci t z900 Fl ce Traiter Faul Autres tonctions menu a dl Tomptaviiser Retour irterrompre Svstme FAUTE alemernl Crironnement Cuat me b t Ajde k piore traltermer Zhiti F4 Totau de cortr le S lectionnez la variante intitul e lt Z _ CNRS et double cliquez dessus afin que le syst me la prenne en compte pour l affichage des lignes de d tail Saisir facture fournisseur soci t Z900 lCoratauiser Retow lirterrompre Cr le Cm ralion E Va antes de salsle pour pos F1 RE AARECHNURS 0100 12 05 99 D Connie de tase M E HE QBJERTE UTU 12 05 80 E RE YERTRAEGE_ 0100 12 05 94 FOUMISS L A STANOSRD 1_0100 10 05 99 Date de facture EJ STANDARD 2_0100 10 05 99 Date corratsole 201 FE STANDARDO 3_0100 14 05 98 H innarcoc F1 STAMOARD e_0100 05 00
34. in de choisir la mise en forme CNRS pour les lignes de d tail qui contient l essentiel des l ments n cessaires la saisie des lignes Cliquez sur le bouton lt Menu gt option lt Options Activer mod les de travail gt Saisir facture fournisseur soci t z900 Comptabiiser Retour Svst rne ri Saui Autes Toncions O Errironrement Syst me Opsonc traitement ShifteF4 I Aide Totaux de contie S lectionnez la variante intitul e lt Z CNRS gt et double cliquez dessus afin que le syst me la prenne en compte pour l affichage des lignes de d tail R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 42 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture fournisseur soci t Z900 Conmtateer Retour interroms m nme ae a e Variantes de saisie pour pos i RE ABRECHNUNG 0100 12 05 99 Op ration E RE OBJEKTE_0100 12 05 99 FI RE VERTRAEGE 0100 12 05 99 Foumniss E STANDARD 1_0100 10 05 90 Date de facture F STANOARD 2_0100 10 05 99 Date comptable 201 E STANDARD 3_0100 14 05 99 N inersoc STANDARD 4_0100 05 08 29 Montant F Z STANDARD 40100 24 01 06 Moriani TA C Mod les dimputation pour p Jon C Pi ces mainten Soci t z900 D sactivez ensuite la r serve de travail pour disposer d un cran plus facile utiliser iir mod les de
35. irs R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 22 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Avertissement la saisie directe d une facture ou d un avoir client dans le module comptabilit ne g n re aucune mise jour dans le module de gestion des ventes SAP Par cons quent l utilisation de cette transaction est r serv e des cas particuliers uniquement e la Subvention pour Charge de Service Public e le cas 1 de r gularisation de charges payer issues de la reprise des donn es e les Dons et legs e les Corrections de prise en charge de d penses sur exercices ant rieurs Pour saisir une facture client directement en comptabilit activez la transaction lt Saisie des factures sortantes gt partir du chemin Recettes gt Prise en charge recettes gt Prise en charge fact direct FI Transaction FB70 UT omisas Sist me acer mod les de traai Op ration Facture El Soie 00 coa UGEN DEC Paiemeni tail TVA LIDI e Eten Adresse Client 3000395 Cde COS ORGANISATION YOYAGES PLANCHE Date de factur 20 11 2013 R f rence 86 RUE HENRI DEPAGMNELIX Date comptable 20 11 2013 F 69400 LIMAS Type de pi ce Facture client l N intersoc Montant 1 200 00 EUR Calculer TYA Montant TVA 200 00 CE TVA coll 20 S Texte Donn es bancaires inex Cond de pmt Ech an imm d Date de base 20 11 2013 Soci t
36. is Shn FS m Tr er par ordre d croissant Ctri Shif F4 S lectionner d autres mises en forme Gtri F9 Sauvegarder mise en tomme chuelbe Sous ChisF12 Tales valeurs ShM FT Exporter comme fichier local Fa Shisbues de liste CarieF i Synth se des pi ces E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG Largeur de ligne Largeur de liste ran E Dans la partie droite intitul e Zones masqu es s lectionnez litem Compte g n ral comme ci dessus cliquez sur le bouton du milieu EI pour transf rer la zone dans la liste de gauche R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 49 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation OIOI i T tiga Op g veecvonner E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG Comptabilit Tome 1A LA Base d lais pmt ond paiement 1 Largeur de ligne Largeur de liste Cig PDanramd LT r s Aa bits ce E x Cliquez sur le bouton lt Reprendre gt afin d afficher la simulation de pi ce avec cette nouvelle zone en suppl ment Synth se des pi ces E de pi ce Soci t Date pi ce lrevise pi ce 300 Ex comptable DateComptable 20 12 2006 F riode Cliquez sur le bouton lt Retour gt Synth se des pi ces AIR LIQUIDE Cliquez sur la coche verte Cliquez sur le bouton lt Comptabiliser gt La pi ce est comptabilis
37. it auxiliaire La comptabilit auxiliaire se distingue de la comptabilit g n rale par le fait qu elle utilise des comptes distincts du plan comptable g n ral Ces comptes auxiliaires par nature nombreux un par client fournisseur immobilisation sont utilis s pour la saisie des critures Le syst me mouvemente en m me temps et automatiquement les comptes collectifs cibles de comptabilit g n rale vers lesquels ces comptes auxiliaires pointent Cette relation entre le compte auxiliaire et le compte collectif est d finie dans la fiche tiers ou la fiche immobilisation par exemple 40120000 pour les fournisseurs 41100000 pour les clients ou encore 21540000 pour les immobilisations en mat riel et outillage Ce syst me permet ainsi de g rer un grand nombre de comptes sans pour autant alourdir le plan comptable g n ral 3 1 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs par les flux de D penses et Recettes cas g n ral L essentiel de la comptabilit auxiliaire client et fournisseur a t expos e dans les manuels d utilisation D penses et Recettes Pour le CNRS dans la grande majorit des cas le flux de la d pense est initi dans le logiciel Xlab puis est int gr dans BFC par le module logistique les impacts dans le module comptable tant automatiquement g n r s par le syst me le flux de la recette est initi dans BFC par le module de gestion des ventes les impacts dans
38. le module comptable tant automatiquement g n r s par le syst me Il est rappel ici que les services comptables doivent avoir acc s aux transactions de d penses et recettes pour ex cuter leurs op rations quotidiennes de comptabilit auxiliaire et tre au fait des manuels D penses et Recettes 3 2 Saisir une Facture un Avoir Client Hors Flux Directement en Comptabilit exceptions Cependant certains cas exceptionnels n cessitent la saisie manuelle d une facture ou d un avoir directement dans le module comptable sans lien avec le logiciel Xlab ni avec le module logistique c t d penses et sans lien avec le module de gestion des ventes c t recettes C est le cas notamment e des recettes comme la Subvention pour Charge de Service Public de la r gularisation de certains postes de charges payer issus de la reprise des donn es des Dons et legs Corrections de prise en charge de d penses sur exercices ant rieurs e des d penses du BPAT de la r gularisation de certains postes de charges payer issus de la reprise des donn es de certains paiements de personnel dont la paye n est pas liquid e dans SIRHUS des frais bancaires dans le cadre de certains encaissements Nous pr sentons ici le cas de la facture client directement saisie en comptabilit suivi du cas de la facture fournisseur directement saisie en comptabilit Nous indiquerons aussi dans les deux cas les chemins du portail pour les avo
39. le complet c est la sauvegarde compl te Pour cela lors de la nue eigu sur L ompl tement ou dans Autreis a puis sur lorsque vous tes sur la synth se des pi ces A EEA e A OCTO ETC complement Jaurecle 2 S lectionner Restaurer Statut avant simulation k Taxes Ctri F10 Pr enregistrer Ctri shit F S D finir crit res de filtrage Ctrl Shift F 2 Trier par ordre croissant Ctri shit F 5 Trier par ordre d croissant Ctri Shift F 4 Les contr les vont consister v rifier si l ensemble des donn es renseign es est correct Sinon des messages bloquants ou avertissant apparaissent R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 40 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Cliquez sur Oui pour sauvegarder compl tement Comme pour un pr enregistrement simple un num ro de pi ce est donn Ce dernier va permettre d aller r cup rer la pi ce pr enregistr e et compl ter les informations manquantes ou corriger les erreurs l La pi ce 6230000226 Z900 a t pr enregistr e Dans les paragraphes ci apr s sont d taill s des exemples fonctionnels de saisie de facture directe FI appliqu s BFC Cas 1 et 3 de la r gularisation des charges payer correspondent du direct FI fournisseur et le cas 2 correspond du direct FI client R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients
40. let lt D tail gt zone lt Cpt G n r gt soit en modifiant la variante d affichage de la simulation de pi ce Pour les lignes suivantes il s agit du compte comptable Pour modifier la variante d affichage de la simulation de pi ce cliquez sur le bouton lt Autres gt option lt Modlifier la mise en forme actuelle gt ee Palanan Canaan A S let onner F2 a DEN Restaurer stabu avant simulation eT Tr s CaF ig Fr nr gistr r Cii Shif F8 Laur garder compl ment pi ce pr enregietr e Cinis Shif F6 D finir crit res de Bitrage Cire Shif F 1 Ter par ordre croisant Ciri Shm F5 c Trier par ordre d croissant Gtri Shif F 4 S lechonner d autres mises en forme Ctri F 9 Sauvegarder mise en forme situesis Sous CuisF 12 Totaliser valeurs ShM F7 Exporter come fichier local Fg Haistgues de liste Calf 11 R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 33 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Synth se des pi ces anual Jfcompisbiiser IIfRetour intenompre Syst me a l ssiecnomner Re E Modifier mise en forme G n ralit s BSEG 2 Q aprendre i y T i 21 a mb sed eme V1 a HES z 2 1 Dans la partie droite intitul e Zones masqu es s lectionnez l item Compte g n ral comme ci dessus cliquez sur le bouton du milieu KI pour transf rer la zone dans la liste de gauche 2 LOMPIADNI
41. ls et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 29 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Corriger Poste client Doo Poste pr c dent Poste sui Client 3001158 Ministere de l Education Nationale CptG n 44110000 Soci t zg00 1 Rue Descartes CNRS PARIS CEDEX 05 Foste 1 Facture 01 7 SUBVENTIONS D INYEST 4 Montant 500 000 00 Dom activit oog Dorm rel 04 cond paiemt 0045 Jrsfprcent 45 0000 Date de base 10 10 2006 Base escmpte 500 000 00 M facture Bloc paiem Mode prit Affectation Texte Subvention pour charge de service public part iny Comptabilisez la facture Pour saisir la facture correspondant la part fonctionnement de la Subvention pour Charge de Service Public directement en comptabilit activez la transaction lt Saisie des factures sortantes gt partir du chemin Recettes gt Prise en charge recettes gt Prise en charge fact direct FI Transaction FB70 R p tez les m mes op rations que pour la part d investissement mais corrigez le compte client par le 44170000 dans l onglet lt D tail gt R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 30 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 2 2 Cas o la charge payer doit tre r gularis e par une recette Dans ce cas dans SAP il s agira d une saisie d une facture client dir
42. ls et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 37 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A fournisseur Ces zones sont modifiables vous pouvez changer ou ajouter des donn es Dans le cas o le tiers destinataire du r glement diff re du tiers facturant ce tiers destinataire du r glement est saisi dans la zone Destinataire de paiement divergent Op ration Paiement Cond paimt 001v Jours Echu le Jours OoOo ours nets Base esr EUR En calcul Fixe Mode pmt Hloc paie Disp pour paiern LA Dev pmt Wint DevPrnt N facture L Dest paiemt Bgue part d Destindiv paiement Dans l onglet D tail vous retrouvez le compte collectif affect au fournisseur et son compte budg taire Op ration Cptg n r 40120000 FOURNISSEURS affect ComA part Pays d cl d Cip triandg LE Fonds Cire fin 0ds CpteBudg CBIL Saisissez un domaine d activit dans la zone Dom activ en vous aidant de l aide la recherche Dans l onglet TVA vous retrouverez les donn es de TVA concernant le fournisseur R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 38 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Op ration Facture El DR Donn es TVA TVA devise pi Mnt de base Code TVA
43. n Recettes gt Prise en charge avoir gt Avoir client direct FI Dans le cadre du rapprochement des mises en place de cr dits et des recettes deux nouvelles zones ont t ajout es le centre b n ficiaire et l exercice de la mise en place de cr dits Exercice MEP Ces deux zones sont facultatives interrogeables et modifiables Si l exercice de la mise en place de cr dits est saisi le centre b n ficiaire doit tre renseign Ces deux zones sont accessibles dans l onglet Autres donn es S lectionner en jaune la ligne du poste de gestion comptes de classe 7 et 1 R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 24 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Saisir facture client soci t Z900 40 Comptabiliser Retour interrompre Syst me a Activer mod les de travail Op ration Facture 2 GSoci Solde Donn es de base cient Ste coe Date comptable RMF N intergne OR Montant M calculer TVA 93694 PANTIN CEDEX Montant TVA S y e Cond de prit Ech an imm d FNE Date de base 22 07 2009 Cpte banc Soci t 2300 CNES Faris Code ID banc Murn ro de lot Inexistantie 1 Postes SELS variante de saisie s lectionn e Cd MW LE Foo NS r e a o0 E l zao M ee M Cr MM Cr RE a Puis double cliquer sur la ligne ou sur l ic ne
44. n Comptabilit Tome 1A R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 52 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014
45. nie dans le param trage du groupe de comptes e Des r gles de cr ation des donn es de base des comptes les zones sont identifi es comme masqu es ou non obligatoires ou facultatives et d finissent ainsi les masques de saisie des donn es de compte Les groupes de comptes utilis s au CNRS sont les suivants e BIL Comptes de bilan e MITK Comptes collectifs fournisseurs e __ MITD comptes collectifs clients e IMMO Comptes collectifs immo e SAKO Comptes g n raux e FIN Comptes de banque e TECH Comptes techniques R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 10 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 3 4 Fiches de Compte G n ral Les comptes g n raux donn es de base sont cr s dans le plan de comptes cf R f rentiels Comptes g n raux par l Agence Comptable Principale Des transactions d di es permettent de g rer le plan de comptes en cr ation ACP uniquement modification ACP uniquement et affichage ACP et ACS notamment Des comptes types peuvent tre d finis pour cr ation des comptes g n raux par mod le des comptes existants peuvent galement servir de base une cr ation par copie La cr ation des comptes g n raux s effectue deux niveaux en simultan ou par tapes successives la transaction pr sent e permet la gestion des deux niveaux en un seul temps Niveau manda
46. nt ou plan de comptes Niveau soci t Pour g rer la vue Soci t d un compte la vue Mandant ou plan de comptes doit avoir t pr c demment cr e Au niveau du plan de comptes sont d finis le groupe de comptes la d signation avec un libell court et un libell long le type de compte bilan ou r sultat et type de compte de r sultat associ les donn es de consolidation compte groupe Au niveau soci t sont d termin s les param tres du compte devise gestion des taxes param trage des crans de saisie contr le de tr sorerie autorisation donn es budg taires Les donn es peuvent tre copi es partir d un compte et ou d une soci t mod le Un compte g n ral peut tre bloqu en comptabilisation au niveau mandant ou soci t Un compte g n ral peut tre supprim si aucun poste n a t pr alablement comptabilis sur ce compte L ensemble des modifications effectu es sur les donn es de base peuvent tre analys es zones modifi es ancienne valeur nouvelle valeur date des modifications utilisateur Ces modifications peuvent effectu es unitairement ou en masse en s lectionnant les comptes modifier ainsi que la ou les zones concern es R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 11 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 3 4 1 Afficher un Compte G n ral
47. o rata Code technique retraitement pro rata Code technique retraitement pro rata Code technique retraitement pro rata Page 6 sur 52 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Ce manuel pr sente les transactions BFC qui permettront l utilisateur comptable d enregistrer ses critures comptables relatives la comptabilit auxiliaire clients fournisseurs immobilisations concernant les op rations courantes Une description des r f rentiels utilis s par ces transactions est fournie en pr ambule N B Pour donner plus de coh rence l ensemble de la documentation les parties sur la comptabilit auxiliaire Client Fournisseur int gr es aux flux de d penses de recettes seront trait s dans ces manuels Resteront donc dans cette partie les cas particuliers de tenue de comptabilit auxiliaire tiers g r s en comptabilit exclusivement R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 7 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 Les R f rentiels Utilis es 2 1 La Soci t 2 1 1 D finition La structure comptable mise en uvre dans BFC s articule autour d une structure mono soci t sous la responsabilit de ACP et permettant d agr ger les comptes de l tablissement CNRS Elle est essentiellement port e par le module SAP FI de comptabilit g n rale Il est noter que la consolidation des comptes
48. on Facture D tail Cpta n r 41100000 CLIENTS THALES COMMUNICATIONS SA afecto BP945 Tte et 110 AVENUE DU MARECHAL LECLEF Dom activ 0014 Dom part F 49309 CHOLET Dom ctri Pays d cl Niama C C Opriang UE Wms Dom rel MIDI PYRENE Cl re Bloc rel Donn es bancaires inex Fonds Ctre fin Em Cpte budg BIL O 2 Es a ve ETES ea F i Simulez la pi ce avant de comptabiliser afin de la v rifier compl tement R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 32 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Synth se des pi ces Menu J Comptabiliser Retour Terminer interrompre Syst me S lectionner R ir Ne de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2013 Date pi ce 21 11 2013 DateComptable 21 11 2013 P riode 11 Calculer 1a TVA Devise pi ce EUR 3001108 THALES COMMUNICATION C 120 00 2 50 46860000 CHARGES A PAYER E 100 00 3 50 44570000 TVA COLLECT PAR ETB C 20 00 L criture comptable pr sent e comporte deux notions diff rentes dans la colonne Compte Pour la premi re ligne qui correspond au poste client le num ro pr sent correspond au num ro de client dans BFC Le compte de comptabilisation de cette ligne est port par le fournisseur il s agit du compte 41100000 Il est visible soit en saisie dans l ong
49. on analytique dans notre exemple un EOTP de recette pour la DR14 9ADO0014 Les autres informations comme le centre financier le p rim tre financier le compte budg taire le fonds s alimentent automatiquement Il est recommand avant de comptabiliser la pi ce d ex cuter une simulation pour v rifier les postes impact s les montants Pour cela cliquer sur le bouton Simuler dans la ligne du menu Synth se des pi ces QT JLcompcise sections R initialiser Ne de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2013 Date pi ce 20 11 2013 DateComptable 29 11 2013 P riode 11 Calculer 1a TVALI Devise pi ce EUR J o1 41100000 3000398 ORGANISATION VOYAGES 1 200 00 2 50 70500000 70500000 ETUDES UR 1 000 00 3 50 44570000 44570000 TVA COLLECT PAR ETE 200 00 On v rifie que le syst me propose D bit pour le montant TTC de la cr ance client sur le compte du tiers Cr dit du montant HT sur le compte de produit Cr dit sur le compte de TVA collect e du montant de la TVA collect e au taux choisi On peut alors comptabiliser la pi ce en cliquant sur Comptabiliser FTIN LEF ERRIN a Sul nt hl TP am LL _ D D Pi ce 6200001027 compiabibs e dans soch t 1300 On obtient un message de confirmation sur la comptabilisation de la pi ce avec le n de pi ce cr e Pour acc der la transaction sur l avoir client activez la transaction lt Saisie des avoirs sortants gt partir du chemi
50. on est donc le fran ais R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 8 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 2 Le Domaine d Activit Le domaine d activit est un p rim tre tanche de responsabilit ind pendante correspondant la notion de comptabilit de chaque agent comptable secondaire ou principal Au sein du CNRS les domaines d activit suivants sont d finis pour les diff rents acteurs de la comptabilit g n rale Un domaine d activit qui int gre la comptabilit de l agent comptable principal Un domaine d activit propre chaque d l gation qui int gre la comptabilit de chaque agence comptable secondaire Le domaine d activit est aussi une information organisationnelle destin e au reporting interne Cette information est obligatoire sur tous les postes de chaque pi ce comptable hormis ceux de TVA et permet la production d tats comptables dont les bilans et comptes de r sultats par domaine d activit La vue comptable de tous les domaines d activit est la vue comptable de l ensemble du CNRS Les instituts n ont pas de domaine d activit propre mais sont rattach s O celui de l Agence Comptable Principale De m me pour le Bureau des Pensions et Accidents du Travail BPAT qui est rattach la d l gation de Normandie R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire
51. ons des p ri Base comptes g n raux soci t Puis Sauvegarder Le message suivant appara t faire Entr e R f rentiels R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats Gestion des tiers Compte comptable Taux de change Gestions des p ri Vous voulez sauvegarder les modifications Celles ci se r percuteront imm diatement sur les objets s lectionn s Cette op ration ne peut pas tre annul e F Ne plus afficher l avertissement R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 17 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Un message appara t indiquant que le compte g n ral a t modifi Modification en masse des donn es soci t Navigation sur la page Z v O Tenue du plan de comptes Gestion donn de base cptes g n raux Modification en masse des donn es plan cpt Modification en masse des d signations Structure bilan et compte de r sultat Plan comptable R pertoire comptes g n raux Liste comptes g n raux Affichage modifications comptes g n Plan comptable affichage Comptes clients fourn g n raux Messages de l enregistrement o o Retour interrompre Syst me 4 Messages sauvegard s ds protocole application MASS BUS3006 040601 Erreur 0 Avert 0 Information 1 Stat gestion m
52. pte Cl de pays P rim tre Financier P rim tre Analytique R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 14 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 3 4 3 Modification en masse d un compte g n ral Pour modifier en masse les comptes g n raux activez la transaction lt Modifier en masse des donn es soci t gt partir du chemin R f rentiel gt Compte comptable gt Tenue du plan de compte gt Modification en masse des donn es soci t Transaction OB GLACC12 Le message suivant appara t R f rentiels R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats Gestion des tiers Compte comptable Taux de change Gestions des p riodes comptables tranches d Modification en masse des donn es soci t L navigation sur la page C f Gestion en masse Compte g n ral E Avertissement Notez que de nombreux objets peuvent tre modifi s simultan ment dans la gestion en masse Lorsque vous sauvegardez le syst me ex cute un contr le de coh rence Ensuite les modifications se r percutent imm diatement sur tous les objets s lectionn s Proc dez donc avec minutie F Ne plus afficher l avertissement Faire Entr e R f rentiel achat UFOT structures R f rentiel march s R f rentiel recettes R f rentiel contrats
53. rnisseurs Page 3 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A A propos de ce manuel Les conventions utilis es Identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la proc dure expos e Identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite de la proc dure R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 4 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Pr ambule En 2008 le calcul du coefficient de d duction de la TVA qui remplace l ancien calcul du prorata de d duction permet au CNRS de d duire enti rement la TVA factur e par les fournisseurs lorsque la TVA est d ductible Cela se traduit dans BFC par gt par la suppression du calcul de r manence de la TVA gt l utilisation de nouveaux codes de TVA TVA non proratis e lors de la prise en charge de la facture Liste des codes TVA 2014 R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 5 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation TVA col 5 5 TVA col 2 1 TVA coll 8 5 DOM TVA col 8 Corse TVA col 2 1 DOM TVA col 1 05 DOM TVA col 2 1 Corse NE PAS UTILISER TVA col 10 TVA col 20 TVA col 10 Corse TVA d d B amp S 5 5 TVA
54. s en CI uniquement Cl diff rences de change l Grpe d valuation Oo Cat gorie TYA Seulement TY4 collect e permise C Ecriture sans TVA autoris e Gestion de compte dans la soci t Groupe autorisations Onglet Donn es de pilotage Indiquer la devise et les informations relatives au pilotage du compte le cas ch ant la nature du compte collectif R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 19 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Cpte g n Cr er Central menua Raiour linierompre syst me a aure compte g n ral contoter Compte g n ral 41600002 Soci t 7900 CNRS ke Al D avec mod le 6 M Saisigbanquefnt r E R initiali Pilotage de la saisie de pi ce dans la soci t Groupe statut zone e067 0 omptes collectifs Compte collectif accessible Indications bancairesMinanci res dans la soci t Compte budg taire CHIL Compte de bilan Code int r ts P riodic calcul int r Jr r f r dern calcul int r Date dernier calc d int r ts Onglet Saisie Banque interr Indiquer le groupe de statut de zone le compte budg taire Les informations des autres onglets Mots Cl traduction Informations PI Cpt Informations
55. st sont pr renseign es R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 20 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 2 4 La P riode Comptable et les Dates 2 4 1 La P riode Comptable Une p riode comptable correspond 1 mois d ann e civile il a donc t d fini pour le CNRS 12 p riodes comptables et une p riode sp ciale dite p riode 13 pour les critures de cl ture et de r gularisation de la derni re p riode Une variante d exercice est cr e et affect e la soci t Z900 repr sentant le CNRS pour piloter l ouverture et la cl ture des p riodes comptables Sa codification est la m me que le code de soci t Z900 Deux versions d exercice civil sont g r es L exercice comptable en cours sur 12 p riodes mois civils et une p riode sp ciale pour les op rations de cl ture Un exercice d di aux retraitements analytiques sur 12 mois civils sans p riode sp ciale la p riode sp ciale d di e aux op rations de cl ture se d versant dans la derni re p riode de cet exercice L ensemble de cette structure est g r par des agents habilit s de l ACP 2 4 2 Les Dates Six types de date peuvent tre g r s dans la pi ce SAP Au niveau de l en t te de pi ce Date de pi ce il s agit soit de la date du document servant de base la saisie date de facture fournisseur soit de la da
56. t Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 39 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Synth se des pi ces Comptabiliser Interrompre Syst me S lectionner R i N de pi ce Soci t z900 Ex comptable 2013 Date pi ce 21 11 2013 DateComptable 21 11 2013 P riode 11 Calculer 1a TVA Devise pi ce EUR 1 200 00 1 000 00 3AD00014 200 00 Si les donn es sont correctes cliquez sur Comptabiliser pour comptabiliser la pi ce Un message s affiche pour confirmer la comptabilisation de la pi ce mE Pi ce 607900094 comptabilis e dans soci t z900 Il est possible de pr enregistrer une pi ce de compte g n ral en cliquant sur Pr enregistrer Dans ce cas l criture est sauvegard e dans SAP mais non comptabilis e Hi La pi ce 607900095 Z900 a t pr enregistr e Dans les cas o l criture comporte une erreur exemple l criture n est pas quilibr e ou dans les cas o il manque des informations pour enregistrer une criture comptable on peut pr enregistrer pour viter de perdre les informations d j saisies Apr s avoir pr enregistr un num ro de pi ce est donn Ce dernier va permettre d aller r cup rer la pi ce pr enregistr e et compl ter les informations manquantes ou corriger les erreurs Vous avez aussi la possibilit de pr enregistrer une criture comptable avec contr
57. te de saisie de la pi ce criture comptable par exemple t cette date peut tre utilis e comme date de base dans le calcul des ch ances Date de saisie ou date syst me c est la date d enregistrement de la pi ce dans le syst me g r e automatiquement Date comptable par d faut pour BFC elle est g r e comme tant gale la date de saisie pour respecter la notion de journ e comptable Date de conversion pour les pi ces en devise trang re devise de transaction pour r f rence du taux de conversion utiliser date de validit Au niveau des postes de la pi ce Date de base date de d part pour le calcul de l ch ance du poste elle est d termin e via la condition de paiement C t d penses la condition de paiement fournisseur pour le CNRS tant toujours au comptant cette date de base est toujours gale la date comptable C t recette la date de base est automatiquement positionn e 30 jours puisque la condition de paiement client pour le CNRS est 30 jours Date de valeur date g r e pour les op rations de tr sorerie elle est d termin e par d faut comme tant la date de saisie pour BFC R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 21 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A 3 Tenue de la Comptabilit Auxiliaire Clients et Fournisseurs Rappels sur la notion de comptabil
58. z900 CNRS Paris 1 Postes Aucune variante de saisie s lectionn e Est Cpte g n D signation D C Montant dev pi ce Montant en DI Ta urisdictionco af 05000008 ETUDES Cr dit 1 000 00 1 000 00 CE mi Cr dit Q HOICE m rer IL IL l amh 1 Il faut renseigner au niveau de l en t te de pi ce 1 1 Onglet Donn es de Base Le compte du client dans la zone Client La date de la facture Le type de pi ce ici Facture Le montant TTC dans la zone Montant Le code TVA famille des codes de TVA collect e ici CE pour 20 Le code TVA doit obligatoirement figurer Soit en ent te de facture s il y a un code unique pour tous les postes de facture sinon il faut laisser la zone blanc en ent te et renseigner le bon code de TVA pour tous les postes de facture Le montant de TVA dans la zone Montant TVA ou cliquer sur Calculer TVA V rifier la devise EUR 1 2 Onglet D tail Le domaine d activit 2 Il faut ensuite renseigner au niveau du poste de la pi ce R f rentiels et Tenue de la comptabilit auxiliaire Clients et Fournisseurs Page 23 sur 52 Version 3 17 Novembre 2014 BFC E Manuel d utilisation Comptabilit Tome 1A Le ou les comptes de produits concern s dans notre exemple le 70500000 Etudes V rifier le sens de l criture Cr dit Le montant HT de la facture dans la zone Montant Le domaine d activit Un l ment d imputati

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