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Bewertung als Kernaufgabe der I&D-Welt L`évaluation

1. arbido 4 2009 de d partement et des institutions pu bliques 2003 2005 construction de la base de donn es calendrier fin 2005 2006 saisie des calendriers 2007 validation et publication des calen driers 2008 2009 Structure de la base de donn es La base de donn es relationnelle est construite sur la base de trois tables in terd pendantes les services avec les donn es sui vantes N s riel Nom officiel du ser vice Nom d usage du service D but du service Date fin du service Service successeur Remarque les documents avec les donn es sui vantes N s riel R f rence HUG si existante Nom g n rique groupe de document Nom d taill Descrip tion Base l gale lien Dur e d utilite l gale ex principal Dur e d utilit l gale ex secondaire Type de cl ture de dossier Sort final recommand Date d but du document Date fin de docu ment Document successeur si exis tant Remarque 1 http www ge ch legislation rsg f s rsg_B2_15po1 html 2 Voir l article d Anouk Dunant sur le calendrier de conservation des documents de gestion de l administration genevoise dans ce m me num ro d arbido et le recueil et ses annexes consultables l adresse http etat geneve ch dt archives procedures_pour_ser vices 66 2177 3528 html les r gles qui sont une table de liens entre les documents et les services avec les donn es compl mentaires
2. Die Bewertung ist ein Arbeitsvorgang der in allen Epochen und Gesellschaftsfor men anzutreffen ist Sie dient immer dazu eine Grenze zu ziehen zwischen dem was zul ssig ist und dem was unzul ssig ist Ist diese Grenze einmal gezogen kann der eigentliche Bewertungsvorgang gestartet werden manchmal endet das optimal manchmal katastrophal In der I amp D Fachwelt existieren zahlreiche Definitionen f r den Begriff Ein klassisches Beispiel Der in unserer Gesellschaft bestehende Informationsbedarf resultiert aus einer erworbenen Kompetenz die mit unserem gesellschaftlichen Akkulturationsprozess und unserer F higkeit Wissensl cken zu erkennen und diese zu schliessen eng verkn pft ist Von einer umfassenden Informationskom petenz kann aber erst dann gesprochen werden wenn die erworbene Kompetenz um die F higkeit erweitert wird Informationen zu suchen und nutzen Zwischen Informationssuche und Nutzung derselben schiebt sich der heikle Vorgang der Bewertung Letztere wird auseiner F llevonmehrodermindervertrauensw rdigen Informationsquellen vorgenommen Einige davon sind gratis zug nglich andere nicht obwohl mit RSS Feeds eine gezielte berwachung m glich w re Die Be wertung st tzt sich auch auf die Tatsache dass wir technisch immer besser in der Lage sind als Informationsproduzenten zu agieren ohne st ndig berpr fen zu m ssen ob die Informationen aus oder aus 2 Hand stammen Will man die quantitativeundqual
3. Im Zug der Zeit Verk rzter Aufenthalt in der Gegenwart Berlin 1992 S 160 10 satz berlieferung ergibt Punkt 9 ar chiv bergreifende berlieferungsbil dung Zusammenarbeit wird propagiert Punkte 6 und 7 Mitbetei ligungdes Aktenproduzenten Punkt 3 Engagement des Archivs in der vorar chivischen Beratung Betreibung eines aktiven Records Managements wobei dieser Begriff im Papier nicht auf taucht Punkt 4 Andere Punkte d rften weniger unbestritten sein so zum Beispiel die sogar als erster Punkt geforderte Fest legung von Dokumentationszielen Diese wire wohl noch vor einigen Jah ren auf heftigen Widerstand gestossen Auch die Forderung dass die Bewer tung m glichst zeitnah zum Entstehen der Unterlagen erfolgen sollte ist f r Viele vielleicht etwas berraschend Denn h ufig ist auch die Meinung zu h ren dass eine gewisse zeitliche Dis tanz eine klarere Sicht erm glicht Ich m chte hier noch drei Beobachtun gen beif gen die im Positionspapier nicht erw hnt werden Wie ein roter Faden zieht sich durch die Diskussion das Bestreben beim Bewerten vom Fingerspitzenge f hl des erfahrenen Archivars weg zukommen Statt schwierig zu be nennende und zu klassifizierende Gef hle m chte man klare nach vollziehbare Kriterien In der Diskus sion um die aktuelle Finanzkrise sind nun allerdings auch Stimmen zu h ren die einer Renaissance der Intu ition das Wort reden Es
4. chacun l occasion de prendre du recul A partir du moment o est tabli un document sur lequel tout le monde est d accord la discussion peut commen cer sur une base professionnelle com ment s est constitu telle partie du fonds de la biblioth que Est il n ces saire de continuer l alimenter Telle autre partie constitu e devrait elle tre d plac e supprim e int gr e dans une autre collection Autant d interroga tions qui nous font reprendre le jeu du puzzle mais cette fois en ne posant plus la question qu est ce qu on a mais qu est ce qu on veut C est alors lorsque les personnes s appro prient l valuation et lui donnent vie par la r flexion que surgissent les outils qui permettront d atteindre les objec tifs fix s En l occurrence la BML le sch ma repr sentant les collections n a pas encore t exploit mais il pourrait constituer un outil de gestion d autant qu il est assorti d un tableau o figurent les informations quantitatives et quali tatives relatives chaque ensemble de documents Ce tableau suit la m me structure que le sch ma en reprenant les rubriques de localisation d usages de noms des collections et d tat du fonds pour chaque collection on entre le nombre d exemplaires sur les deux ann es coul es afin d avoir une me sure quantitative de l volution de la collection ainsi qu un commentaire qui permet de disposer d
5. enfin les d lais propos s et la mention de leur validation Ce syst me permet donc non seulement de justifier la va leur primaire et secondaire d une s rie de recenser les d lais existants ven tuels mais aussi de documenter effica cement l laboration de la r gle de conservation assign e chaque s rie carilconsigne les justificatifs des d lais propos s On poss de ainsi un catalo gue complet des exigences archivis tiques en vigueur dans un contexte donn Cet outil offre plusieurs avantages Tout d abord on gagne en efficacit lors de la cr ation des outils de gestion En ef 1 Archives d Etat de Gen ve Proc dures pour les services voir en particulier le Recueil des dur es de conservation des documents de gestion http etat geneve ch dt archives procedures_pour_services 66 2177 html 2 Guide pratique de gestion des archives communales du canton de Vaud Lausanne publi par l Association vaudoise des archivistes et les Archives cantonales vaudoises 1999 Voir www archivistes ch 3 Association vaudoise des archivistes Archives des tablissements scolaires plan de classement des dossiers amp calendrier de conservation Lausanne 1999 4 Association des archivistes fran ais Les archives dans l entreprise guide des dur es de conservation Paris 1997 44 fet l objectif est de r utiliser des que possible les informations d j exis tantes et valid es par des usagers
6. in den Archivgesetzen klarer und pointierter festgehalten w rde Aufbewahren was wichtig und bedeutend ist Das Bewertungsziel Bildung einer his torischen berlieferung erlaubt uns nur eine kleine Teilmenge der produ zierten Akten f r die dauernde Auf bewahrung auszuw hlen Noch bleibt unklar nach welchen Kriterien dies ge schehen soll Die Archivgesetze schrei ben vor die bedeutenden oder wich tigen Unterlagen aufzubewahren 15 und liefern dazu Listen von Adjektiven die gr sstenteils Dimensionen des His torischen benennen Als Variante wer den Anspruchsgruppen Verwaltung ffentlichkeit Wissenschaft genannt aufbewahrt werden soll was wichtig f r diese Gruppen ist Die Formulierungen der Archivge setze scheinen h ufig einem vortheore tischen Erkenntnisstand zu entstam men Das Kriterium der Bedeutung oder Wichtigkeit von Unterlagen wird durch die gefundenen Listen von Ad jektiven nicht hinreichend gekl rt ebenso wenig wie durch die Nennung von Anspruchsgruppen deren Bed rf nisse befriedigt werden sollten Be kanntlich haben Archivarinnen und Archivare zwar einen privilegierten Einblick in die Vergangenheit nicht aber in die Zukunft Wir wissen nicht was sp tere Generationen sp tere Ge schichtsforscherinnen oder auch sp te re Verwaltungsmitarbeiter interessiert Aus ganz bestimmten Blickwinkeln k nnte beinahe jedes produzierte Do kument irgendwann einmal von Wi
7. sert T r Satin Lemeinten n Ever durare rire tuer oin anie Genra hik ops Phagpa lrSpad lini F Abbildung 1 Dateneingabe und abfrage in ZEMIS Zentrales Migrationsinformationssystem Infostar das elektronische Zivilstands register die Applikationen der regiona len Arbeitsvermittlungszentren oder die Datenbanken der Veterin r mter Doch wer entscheidet ber die Archi vierung von solchen Daten Wer archi viert sie Und wie steht es mit der Da tenhoheit F r eine berlieferungsbildung im Verbund ist es unabdingbar dass sich die Archive in ihrer Gesamtheit als ein PREDATA winMedio net Die leistungsf hige und anwenderfreundliche Software f r Bibliotheken Ludotheken und Dokumentationsstellen bietet umfangreiche Ausleih Katalog Recherche Statistik und Einstellungsfunktionen sowie einen OPAC mit Selbstbedienungsm glichkeiten winMedio net unterst tzt die zukunftstr chtige Radio Frequency Indentification Technologie mit einer RFID Schnittstelle Medienpaket und Sta pelverarbeitung Selbstverbuchung Diebstahl sicherung und ist sowohl f r zentrale als auch f r dezentrale L sungen geeignet Predata AG Burgstrasse 4 3600 Thun Tel 033 2252555 Fax 033 221 57 22 Predata AG seit 1984 Ihre Partnerin f r Bibliothekssoftware info predata ch www predata ch Bibliothekssysteme Hardware Kompetenzzentrum Netzwerke und IP Telefonie Software Entwic
8. sollte man die Aufbewah rung solcher Unterlagen als Archivie rung im Auftrag interpretieren Selbstverst ndlich soll nicht postuliert werden dass die im Archiv endarchi vierte Auswahl von Unterlagen keiner lei rechtssichernde staats oder demo kratiepolitische Bedeutung habe Man wird f r derartige Er rterungen aber den Begriff Rechtssicherung in ei nem weit gefassten Sinn interpretieren m ssen Und man sollte bedenken dass die dauernde Aufbewahrung be stimmter Unterlagen durchaus auch als ungerecht empfunden werden kann Bei Betroffenen ist die Begeiste rung nicht immer gross wenn ausge rechnet ihre Akte f r die dauernde Archivierung ausgew hlt worden ist Weiter ist bekannt dass es in der Ver waltung Stellen gibt welche die voll st ndige Vernichtung von nicht mehr ben tigten Unterlagen als den rechts staatlich korrektesten Umgang mit diesen empfinden Nachvollziehbarkeit des Verwaltungs handelns als Bewertungsziel Ebenfalls weitverbreitet ist die Vorstel lung Archive h tten f r die Nachvoll ziehbarkeit des Verwaltungshandelns zu sorgen Was versteht ein archivisch nicht vorgebildeter Leser darunter arbido 4 2009 Doch wohl die M glichkeit jede einzel ne Verwaltungshandlung nachvollzie hen zu k nnen Es ist offensichtlich dass auch dieser Anspruch als Ziel und Vorgabe f r Bewertung und Aktenaus wahl nicht taugt Die h ufig praktizier te Archivierung in Auswah
9. un petit histo rique de chaque ensemble de docu ments Ce tableau se doit d tre mis jour an nuellement l aide des chiffres statis tiques comme un outil de gestion des collections de la BML L tude de lexis tant n tant pas termin e il n est pour l instant qu un outil de suivi soumis l observation des biblioth caires L analyse des contenus Apr s avoir pris conscience de l organi sation des collections il paraissait na ETUDE DE L EXISTANT DESCRIPTION DES FONDS PAR USAGES EXTRAIT RESEAU IMPRIMES ADULTES TABLEAU COMPARATIF DES CHIFFRES 2006 ET 2007 LOC COLLECTION FONDS PARTIC VUE QUANTITATIVE Fonds g n ral NAVE NAT LE LV ESSL G n ral POUR LE PR T ESSL FICTION BD L BIBLIOTH QUES LIBRE ACC S P riodiques abonnements Outils de r f rence CONSULTATI TOTAL BML 2006 2007 Ecart CSI arbido 4 2009 turel dans une logique de zoom de se pencher sur le contenu des documents savoir la mati re propos e aux usagers de la biblioth que La question est tou jours la m me qu est ce qu on a Elle peut tre envisag e sous plusieurs angles l aide d indicateurs couram ment utilis s dans les biblioth ques La BML a choisi toujours sur le mod le de la d marche instaur e par les coll gues de Gen ve de proc der l
10. waltungseinheiten bereits erheblich beg nstigt Aktenspezifikationen als pragmatische L sung Da das Stadtarchiv seit 2003 prinzipiell keine ungeordneten Ablieferungen mehr bernimmt m ssen die Abla geverantwortlichen der st dtischen Dienstabteilungen bei Akten bernah men gewissermassen r ckwirkend ru diment re Aktenpl ne erstellen Dies geschieht mittels sogenannter Akten spezifikationen Dabei erfassen die Ablageverantwortlichen auf kategoria ler Ebene welche Art von Schriftgut angeboten wird Am wichtigsten sind die Angaben zum Inhalt der Aktenka tegorien Diese Einzelheiten sind zent ral f r den Entscheidungsprozess rund um eine allf llige Akten bernahme Sie erm glichen den wissenschaftli chen Fachkr ften des Stadtarchivs den l ngerfristigen historischen Wert einer Aktengattung zu beurteilen Weiter er mitteln die Ablageverantwortlichen den ungef hren Zeitraum den die Ak tenkategorien abdecken sowie den Umfang in Laufmetern berdies eru ieren sie nach M glichkeit ob die Ak ten alphabetisch numerisch chronolo gisch sachbezogen oder einem ande ren Kriterium entsprechend angelegt wurden Wichtig f r die Bewertung ist weiter ein bernahmevorschlag der Verantwortlichen aus den Verwaltungs einheiten da diese den Inhalt und die Aussagekraft der eigenen Akten am besten kennen und beurteilen k nnen welche Aktenkategorien das eigentli che Kerngesch ft abbilden und dem nach f r die
11. 031 300 63 89 arbido 4 2009 Die rechtlichen Vorgaben zur Bewertung eine Analyse Die berlieferung von Unterlagen aller staatlichen Ebenen ist wesentlich durch gesetzliche Vorgaben bestimmt grund s tzlich dadurch dass Gesetze regeln wo der Staat berhaupt aktiv werden muss und deshalb einschl gige Akten produziert dann auch durch Bestim mungen zur Aktenf hrung und durch Bestimmungen dar ber was mit den Akten geschehen soll wenn sie nicht mehr ben tigt werden Die in den meis ten gesetzlichen Regelungen festgehal tene Pflicht Akten dem zust ndigen Archiv anzubieten wenn man sie nicht mehr ben tigt ist eine zentrale Voraus setzung f r die archivische Uberliefe rungsbildung Die klassische Bewertungssituation Im Zentrum der folgenden Ausf hrun gen steht die Situation des praktizieren den berlieferungsbildners der ein Aktenangebot erh lt und damitin einer sozusagen klassischen Bewertungs situation steht Welche Vorgaben fin det ein solcher berlieferungsbildner wenn er Hilfe suchend nach der Geset zessammlung seiner staatlichen Ein heit greift Bevor die Frage beantwortet wird soll die klassische Bewertungs situation n her definiert werden F r klar abgegrenzte Gruppen von Unterlagen soll entschieden werden was mit ihnen nach Ablauf der Auf bewahrungsfrist passieren soll Das Archiv ist dabei grunds tzlich frei von der vollst ndigen Aufbewah rung bis zur vollst
12. Ressour cen Dienste Kompetenzen Eine Einf hrung Wiesbaden Harrassowitz 2008 ISBN 978 3 447 05741 7 54 Eine interessante These entwickelt Mi chael Moss in seinem Beitrag der die Bibliothek als Lieu de Memoire sieht Hier kn pft er an die Theorien der Annales Schule an Das mag f r die Nationalbibliotheken als kollektives Ged chtnis ihrer L nder auch stim men Ein Blick in seine Biografie zeigt auch wieso Michael Moore die Spei cherfunktion der Bibliotheken so be tont Mit seinem archivarischen Hin tergrund liegt ihm diese Funktion der Bibliothek am Herzen Damit ist aber nicht die Funktion der wissenschaftli chen Bibliotheken mit erfasst von den allgemein ffentlichen Bibliotheken ganz zu schweigen Wilfried S hl Stro menger hat in seiner im letzten Jahr erschienenen Publikation die Aufga ben und Herausforderungen f r wis senschaftliche Bibliotheken im digita len Zeitalter differenzierter beschrie ben Die allgemein ffentlichen Bib liotheken sehen sich noch mit ganz anderen Herausforderungen konfron tiert Die E Books auf dem Server sparten Regale Die allgemein ffentlichen Bibliothe ken haben starke Konkurrenz bekom men Viele Menschen suchen heute nicht mehr dort sondern im Internet Und immer mehr Medien werden nicht nur digital produziert sondern finden ihren Weg auch via Internet zum Nutzer Die Vision Man muss seinen Arbeits platz nicht mehr verlassen um zu recherchier
13. final La question de l valuation archivis tique ne se pose pas tous les ges des archives de la m me mani re L archiviste qui g re les archives courantes y est peu confront A l Uni versit de Lausanne UNIL les pr po s s d sign s par chaque unit ne sont pas des professionnels de l archive Les secr taires en charge du dossier accu mulent et organisent leurs documents des fins administratives En mati re d valuation elles se bornent identifier les papiers de corbeille seuls docu ments liminables sans pr avis A l autre bout de la cha ne dans les archives d finitives l archiviste devrait recevoir des fonds class s ayant puis leur valeur administrative Trait s ils ne devraient plus n cessiter d valua tion En qualit de plaque tournante l ar chiviste en archives interm diaires pro c de la transformation des masses documentaires produites par les admi nistrations en fonds d archives histo 1 Helen W Samuels Varsity Letters Documen ting Modern Colleges and Universities Metuchen N 1992 riques amaigris de 50 90 de leur contenu A l Universit de Lausanne nous avons pass d un seul producteur administratif en 1890 trois cents en 2005 soit une production annuelle d archives trois cent fois sup rieure La question de l valuation est donc au centre de notre mission Elle proc de du records management une technique n e au m
14. ihrem Tr ger gesetzten konomischen Rahmen erf llen Auch wenn sie den Rahmen mit Gl ck und Geschick etwas erweitern k nnen m ssen sie Priorit ten setzen Dass die Tr ger direkt in die Bewertungskompetenz der Archive 11 eingreifen indem sie ihnen konkrete Einschr nkungen der bernahmen vorschreiben kam meines Wissens in der Schweiz noch nie vor ist in Zeiten knapper Ressourcen aber durchaus vor stellbar Ber chtigt sind dagegen die quantitativen Vorgaben die vor einigen Jahren mehrere deutsche Bundesl n der ihren Archiven zumuteten So soll te das Landesarchiv Nordrhein West falen h chstens noch 1 einer notabe ne unbekannten Gesamtmenge oder 2 2 Lfkm Archivgut j hrlich berneh men d rfen Gegen diese Zumutungen haben sich die meisten Archivarinnen und Archivare emp rt w hrend andere versuchten die Vorgaben als Chance zu sehen und kreativ zu nutzen In der Tat tun die Archive gut daran sich selber ebenfalls mit den konomi schen Implikationen der Bewertung zu befassen Diese sind nicht zu unter sch tzen Dabei ist nicht nur an Maga zine und Gestelle zu denken sondern es ist zu ber cksichtigen dass eine un terlassene Kassation auch Kosten in Form von Erschliessungs und konser vierenden Arbeiten generiert Strategische Bewertung oder Bewertung und Speicherkapazit ten Manchmal k nnen auch bergeord nete Ziele die Bewertung massgeblich beeinflussen Sind diese bewusst k nn
15. menten die in 82 Dienstabteilungen und Beh rden gegliedert sind Das Stadt archiv Z rich verf gt zurzeit nur ber 1 2 Stellen im Bereich Vorarchiv um s mtliche st dtischen Verwaltungsein heiten zu betreuen Im Vergleich zu anderen schweizeri schen Archiven hnlicher Gr ssenord nung sind dies usserst knappe per sonelle Ressourcen mit denen das Z rcher Stadtarchiv eines seiner wich tigsten Kerngesch fte wahrnehmen muss Demzufolge hates in den letzten Jahren bewusst sehr pragmatische und zielorientierte L sungsans tze entwi 33 ckelt um trotz der beschr nkten Mittel zu seri sen Bewertungsgrundlagen zu gelangen die eine nachvollziehbare und konsistente berlieferungsbil dung gew hrleisten Gesetzliche Grundlagen Das Stadtarchiv kann sich auf ausge reifte Rechtsgrundlagen st tzen um die vorarchivischen Anliegen und An spr che durchzusetzen In Z rich ist seit 2001 ein Archivreglement in Kraft Wichtig betreffend vorarchivische Be treuung ist unter anderem Artikel 14 der die Organe der Stadt Z rich ver pflichtet Aktenablagen vollst ndig verl sslich und abrufbar zu f hren so dass sich Gesch ftsvorg nge jederzeit nachvollziehen lassen Weiter m ssen die Aktenbildner Registraturpl ne und Verzeichnissezum Zweckder Erschlies sung ihrer Akten anlegen und pflegen arbido 4 2009 Auch eine Anbietepflicht sowie damit zusammenh ngend das Verbot der Vernichtung von Akten ohne Zustim
16. mung des Stadtarchivs sind im Regle ment verankert Von zentraler Bedeu tung hinsichtlich Aktenbewertung ist 1 Reglement der Stadt Z rich ber die Aktenablage und Archivierung Stadtrats beschluss vom 24 Januar 2001 Das z rcherische Archivreglement basiert auf dem Archivgesetz des Kantons Z rich vom 14 September 1995 und der Archivverord nung des Kantons Z rich vom 9 Dezember 1998 Sowohl f r das Archivgesetz als auch f r die Archivverordnung sind seit 1 Oktober 2008 revidierte Fassungen in Kraft 2 Art 14 Archivreglement StRB 123 3 Art 19 Archivreglement StRB 123 4 Vgl dazu Art 23 und 28 Archivreglement StRB 123 schliesslich Artikel 38 der dem Stadt archiv zugesteht souverin und ab schliessend ber die Archivwiirdigkeit von Akten zu befinden Die Diskrepanz zwischen den Vor schriften und der Realit t vor Ort Ein griffiges Archivreglement zu erlas sen ist das eine die darin formulierten Vorschriften umzusetzen hingegen et was ganz anderes Im vorarchivischen Alltag werden die Vertreter des Stadtar chivs in der Regel mit einer humorvoll ausgedr ckt eher eigenwilligen Auf fassung von Records Management kon frontiert Anders formuliert befindet sich ein Grossteil der Aktenablagen in den Verwaltungseinheiten in mehr oder weniger desolatem Zustand In der Regel werden keine Aktenpl ne un terhalten und einst zentral gef hrte Ablagen wurden l ngst aufgel st
17. peut se d ployer pour le meilleur et parfois le pire Au sein du monde de l information documentaire l valuation est un terme qui conserve une pluralit d acceptions conforme la diversit des approches professionnelles et des usages sociaux de l information Exemple classique la question du besoin d information qui semble si vidente pour nos soci t s reste pour les sp cialistes de l information documentaire une comp tence acquise pro fond ment li e notre acculturation et notre capacit identifier nos savoirs lacunaires pour tenter de les combler Cette comp tence se combine alors la capacit de rechercher l information et de l exploiter pour constituer une v ritable comp tence documentaire Mais l encore de la recherche l exploitation inter vient la phase cruciale et d licate de l valuation Cette derni re viendra buter sur la profusion d une information plus ou moins fiable gratuite ou payante en d pit des possibilit s de veille cibl e par fil RSS L valuation butera aussi sur la capa cit qui nous est offerte d tre toujours plus ais ment fournisseurs d information sans valuation syst matique des pairs ou de tiers et devra tenir compte des li mites des moteurs de recherche actuels pour valuer la pertinence quantitative et qualitative des informations qu ils moissonnent sans p n trer le web invisible L valuation ainsi d crite renvoie la probl matique de l info
18. propres choix pour construire leur dis cours historique L homme per oit son poque par le petit bout de sa lorgnette crit le m di viste Arnold Esch Ainsi nous faisons l exp rience dit il d une v rit sur mesure Mais quelle est la mesure de la v rit A travers l valuation nous essayons nous archivistes de donner la mesure de la v rit au del de la pers pective utilitaire Face cela les bons chercheurs ne doivent pas perdre leur sang froid ils auront saisir l occasion de poser les bonnes questions d ajuster les pers pectives ils devront identifier les la cunes et il faut l esp rer ils tabli ront correctement les chelles de leurs savoirs Sans cr ativit imagination ing niosit et vision de l essentiel toute recherche restera simple exercice im arbido 4 2009 pos au lieu d tre un exercice libre de l esprit Nous nous pr occupons non seule ment que les imposantes machines m morielles soient g n r es mais nous veillons ce que la connaissance soit trait e canalis e et structur e Cela suppose d abord une politique claire et rigoureuse d valuation qui puisse se d ployer toujours plus en amont dans l administration des affaires A l heure d aujourd hui nous avons une chance unique nos archives valu es et dispo nibles font des Archives des lieux dignes de confiance o l origine et la s lection des archives a t men e avec
19. r die Zukunft ger stet zu sein Das haben auch viele Bibliotheken erkannt Sie mausern sich daher von der reinen Buchausgabe stelle zum Kompetenzzentrum f r lebenslanges Lernen kooperieren mit Schulen bieten literarische Krabbel gruppen f r M tter mit Kleinkindern an und sprechen mit Kursen f r krea tives Schreiben Senioren an Egal wie virtuell die Bibliothek von morgen also auch sein wird der Ort selbst die ge mauerte Bibliothek verliert dadurch nicht an Bedeutung Die zweite Chance als Ort der sozialen Begegnung und als Ort der Reflektion S 73 ist ihnen damit aber noch nicht sicher Der Nutzer das unbekannte Wesen Die drei n chsten Kapitel behandeln die Psychologie des Nutzers im Infor mationszeitalter Barrie Gunter das Verhalten des Akademikers im Um gang mit digitaler Information David Nicholas und Mitautoren und die Google Generation Peter Williams et al Die gew hlte berschrift des Kapitels von Barrie Gunter gibt Anlass zu Miss verst ndnis meint der Autor doch die Beziehung der Nutzer untereinander beim Gebrauch von Hilfsmitteln zur Online Kommunikation Der Autor streicht die Erkenntnisse ber die menschliche Interaktion die auch beim Gebrauch von digitalen Kommu nikationsmitteln ihre G ltigkeit behal ten in seinem Kapitel heraus David Nicholas und die Mitautoren ha ben hier ein zentrales T tigkeitsfeld der CIBER Gruppe vorgestellt Sie hat die Log Files wich
20. r die aus den Aufbewahrungsregeln hervorgegangenen Kategorien vorgeschlagen wobei die interne Hierarchie der Sammlung an die jeweilige Institution angepasst werden kann F r die Aktualisierung der Sammlung trifft sich die Gruppe seither jeweils zweimal pro Jahr arbido 4 2009 Rationaliser l etablissement des calendriers de conservation Est il possible de d velopper un outil permettant de rationaliser l tablisse ment des calendriers de conservation au sein d tablissements similaires Th o riquement oui si l on s appuie sur les notions de base du records management que sont l analyse fonctionnelle l va luation de la valeur primaire et secon daire l analyse des besoins et la re cherche l gale qui permettent d tablir des d lais de conservation En effet les organismes ont tous des fonctions communes il s agit des fonc tions de gestion telles que la gestion des ressources humaines la comptabilit la gouvernance etc Ces services pro duisent des s ries similaires donc pour autant que l environnement l gal soit le m me les d lais de conservation cr s pour ces s ries r currentes peuvent tre r utilis s Mais pratiquement de quelle mani re Si cette hypoth se se r v le th oriquement int ressante est elle r alisable en pratique L id e de d velopper un instrument de gestion des d lais de conservation qui soit applicable dans diff rents orga nismes est venu
21. suivantes N s riel Document lien Service lien Support Statut Dur e d utilisation administrative Sort fi nal Remarque D but de validit Fin de validit Date de validation Nombre de conteneur annuel M trage an nuel Statut volume mesur calcul estim les derniers champs chiffr s permet tront terme de faire de la gestion pr visionnelle des volumes d archi vage au sein des services et aux ar chives centrales Une cl de conver sion permettra galement de planifier les espaces m moires n cessaires en cas de d mat rialisation des docu ments papier Une derni re table est un dictionnaire des bases l gales dans lequel sont m moris es les adresses URL de ces textes ce qui permet leur consultation imm diate lorsque l on affiche la fiche de des cription des documents Enfin en vue de l dition et de la com paraison de documents de m me na ture mais portant des d nominations diff rentes il a fallu constituer une table de documents g n riques grandes cat gories de documents eux m mes regroup s en huit grands groupes Ces grands groupes sont simi laires ceux choisis dans le calendrier de conservation cantonal et proche de ceux indiqu s dans la litt rature profes sionnelle La base permet d diter les tats stan dardis s suivants une fiche descriptive de chacun des documents compl t e par les r gles qui y sont associ es pour chacun d
22. t le souci primordial des agences Mais gr ce une valuation selon les r gles tablies une collection importante d images reflet de tous les domaines de la vie quotidienne des grands et petits v nements des personnages connus ou oubli s constituera un t moignage unique de la photo de presse du XX si cle Elle servira de compl ment et souvent de cl aux collections conser v es sous une forme ou une autre de la presse imprim e Dans son message de 1889 adress au Parlement surla fondation du Mus e national le Conseil f d ral avait pos tul que le nouveau mus e devait tre das grosse Bilderbuch der Schweizer geschichte en fran ais traduit par l atlas de l histoire suisse Les ar chives de presse ASL en seront une partie importante pour le XX si cle Contact francois decapitani sim admin ch Die Zukunft des Fotoarchivs Actualit Suisse Lausanne ASL Das Archiv besteht aus f nf Millionen Schwarzweissfotografien und 600 000 Farbdias die die Aktualit t und die verschiedenen Facetten des Alltags in der Schweiz seit den dreissiger Jahren bis in die neunziger Jahre illustrieren Es umfasst nicht nur die politi sche Aktualit t sondern auch das Wirtschaftsleben den Sport sowie das t gliche Leben Gerade die Best nde der Fotoagentur Presse Diffusion Lausanne 1937 1955 die in die Best nde der ASL integriert sind zeigen Fotoreportagen ber den Alltag in der Stadt und aufde
23. tant les m mes le calendrier de conserva tion cr pour la Haute cole de gestion Gen ve peut donc tre r utilis presque tel quel par les autres hautes coles de Gen ve Pour que ce partage des infor mations ait lieu il serait envisageable de rapprocher les pratiques et d tablir des outils communs Les ponts ainsi tablis favoriseraient la diffusion des pratiques archivistiques en particulier dans les organismes qui ne sont pas dot s de professionnels du domaine Ces outils communs peuvent prendre la forme de guides tels que celui cr par les Archives d Etat de Gen ve des tination des diff rents services dont ils sont r f rents Dans la m me optique l Association vaudoise des archivistes et les Archives cantonales vaudoises pro posent diff rents guides pratiques des tin s aux communes ainsi qu aux ta blissements scolaires En France lAs sociation des archivistes fran ais a dit un guide des dur es de conserva tion des archives d entreprises Ce type d outil fait gagner un temps pr cieux aux personnes charg es de mettre en place des syst mes d archivage car ils sont le fruit d un consensus entre pro fessionnels qui ont une grande exp rience du terrain Ces derniers ont d ailleurs tout avantage r aliser detels outils communs pour leurs services car cela contribue la d mocratisation des pratiques archivistiques tout en all geant leur t che Die Rationalisieru
24. tion mise en place par les BMU de Ge n ve ainsi que les facteurs redon dant et perdu FACTEURS DE D PR CIATION F Fausse information incorrect O Ordinaire superficiel m diocre U Us d t rior laid P P rim I Inad quat ne correspond pas au fonds R Redondant X Perdu Les points qui sont ressortis de cette tude sont comme pour les indices de p rennit et de complexit le manque de r f rentiel commun et la difficult juger de la redondance des exemplaires d un chantillon en l absence d une vi sion globale du domaine tudi De cette derni re remarque partag e par la 51 plupart des biblioth caires d coulera tout naturellement l id e de mener une analyse par domaines d acquisition Apr s avoir approch ce segment d fini de la collection en l occurrence la psy chologie les acqu reurs ont en effet exprim le besoin de mieux conna tre leur propre domaine d acquisition de l expression de ce besoin est n e l id e d utiliser les statistiques de mani re effective et syst matique pour analyser les mouvements de chaque domaine d acquisition L analyse des mouve ments de la collection par domaines d acquisition s avere tre un plan de d veloppement sectoriel avant l heure Cette d marche non pr vue initiale ment dans l tude de l existant est l aboutissement de la r flexion men e dans l valuation On pourra
25. valuation des contenus en deux temps tout d abord par une valuation intellec tuelle sur un petit chantillon de la col lection puis par une valuation plus large portant sur le contenu et l tat phy sique d un segment Dans un premier temps donc cinq bi blioth caires pratiquant la s lection sont invit s attribuer des indices de p rennit et de complexit dix ou vrages tir s du secteur Psychologie Inpices D EVALUATION Niveaux de complexit 1 lecture facile information l mentaire 2 lecture moyenne vulgarisation de bon niveau 3 lecture plus difficile documentation sp cialis e 4 lecture tr s difficile documentation pour la recherche Indices de p rennit A contenu irremplagable classique B contenu quivalent documentation de base C Contenu ph m re d pass effet de mode Le niveau de complexit est un indica teur qui recouvre la fois le degr de difficult de la lecture et le cursus de l usager Cet indicateur est test paral l lement l indice de p rennit A chaque biblioth que d adapter cette chelle aux attentes et aux besoins de son public La BML a suivi pour les be soins de cette valuation les quatre ni veaux d finis par les BMU de Gen ve Rien n emp che que cette grille soit mo difi e en fonction des besoins L indice de p rennit est un param tre de gestion qui permet de d terminer le degr de conservation pr
26. Abl ufen in der Verwal tung an und orientiert sich ausdr ck lich an den rein rechtlichen Anforderun gen Dass dieser Ansatz als viel verspre chend f r eine Alltagsbewertung einge sch tzt wird gr ndet auf der Pr misse dass sich Leistungsprozesse in der Ver waltung aus einzelnen Handlungen zusammensetzen welche sich nach be stimmten rechtlich relevanten Merk malen gliedern und in typisierte Hand lungsformen fassen lassen Beispiele von Handlungsformen sind die Verf gung oder der verwaltungsrechtliche Vertrag Sie bilden das Ergebnis eines standardisierbaren in Teilprozesse gliederbaren Verwaltungsablaufs als dessen Produkte Unterlagen entste hen Die Dienststellen der Bundesver waltung verf gen ber einen hohen Grad an Autonomie darin wie sie ihre Aufgabenerf llung organisieren Da das in der Studie angestrebte Ent scheidmodell eine generische von den Dienststellen auf ihre Verh ltnisse an passbare Grundlage f r die Ermittlung einer Minimaldokumentation darstel len soll bietet die Orientierung an Grundformen von Handlungen und Prozessen klare Vorteile Zusammen mit den rechtlichen Mindestanforde rungen an die Dokumentation dienen sie dazu die Relevanz von Unterlagen fassbar zu machen Weiteres Vorgehen Gegenw rtig das Projekt ist noch mehrere Monate und sicherlich auch weitere Lernerfahrungen von seinem Abschluss entfernt wird im Ent 1 http www bar admin ch themen 00697 index h
27. Anteil p und der weibliche Anteil q sind k nnte das beispielsweise bedeuten dass p den Wert o 6 hat und q den Wert 0 4 also 60 M nner und 40 Frauen in der Grundgesamtheit vertreten sind Ist ber die Verteilung nichts bekannt oder handelt es sich wie in den Fallen aus dem archivischen All tag um eine Vielzahl unterschiedlicher Merkmale wird in der Statistik von ei ner Gleichverteilung ausgegangen P und q werden mit dem Wert 0 5 also 50 versehen Damit wird die Fehler wahrscheinlichkeit auf dem kleinst m glichen Niveau gehalten da inner halb einer Spannbreite von o bis 100 Prozent ein Wert von 50 den Mittel wert darstellt Man erh lt damit den gr sstm glichen Stichprobenumfang Die Stichprobenuntersuchung erh lt in keinem Fall eine geringere Wahr scheinlichkeit als gefordert Den Kor rekturfaktor ben tigt man um den sich aus dem Bruch ergebenden Wert n f r unendlich grosse Grundgesamtheiten zu berichtigen damit er auf die in Archiven anzutreffenden endlich gros sen Grundgesamtheiten anwendbar ist Der Korrekturfaktor l sst sich mit dieser Formel berechnen on Korrekturfaktor N 1 Die Formel f r die Berechnung des Stichprobenumfangs lautet Stichprobenumfang Korrekturfaktor Konfidenzintervall Varianz Fehlertoleranz Mit den oben eingef hrten Variablen sieht sie so aus N n t p q N 1 d Stichprobenumfang Dabei gilt t p q n F llt man die Form
28. Archives f d rales Il fut remplac par un fichier informatis dont l origine remonte au 21 d cembre 1988 date de la cr ation de la base de donn es des AEG Adh mar Les premi res fiches furent com pos es l aide d un Guide de l admi nistration cantonale M Kristof par la suite s employa relever systematique ment les comp tences explicitement mentionn es dans le Recueil syst ma tique des lois Des fiches de comp tences d j tablies par le secr tariat g n ral du D partement de justice et police de Gen ve furent int gr es En ao t 1995 ce fichier b n ficia d un mo d le relationnel suite l acquisition du logiciel Basis plus Par la suite le fi chier futessentiellement enrichi parles informations relev es dans la Feuille d avis officielle L apparition du pro gramme GE Pilote visant une pr sentation du budget par prestation arbido 4 2009 permit de r actualiser ce fichier en 2004 Ce mode de gestion des affaires publiques visait fournir la popula tion des prestations conformes ses attentes et ses besoins Il s agissait donc de rechercher le meilleur rapport possible entre ressources engag es prestations fournies et r sultats obte nus Quelles diff rences existent entre notions de fonctions prestations comp tences et activit s La fonction est un concept ind pendant des organismes cr ateurs d archives On d finit par
29. Bewertungsentscheide anderen Archiven bekannt machen k nnen Dies ist nat rlich noch keine berlie ferungsbildung im Verbund sondern nur ein erster Schritt hin zu einem In formationsaustausch Aber immerhin ein erster Schritt Wir erhoffen uns dass bersichten wie die Tabelle 2 nicht mehr in m hevoller Kleinarbeitzusam mengestellt werden m ssen Dabei sind wir aber auf die Mitarbeit der Archive angewiesen Zum Schluss noch einmal die Fra ge Was ist eigentlich der Garten eines Archivs Wo f ngt er an wo h rt er auf Es ist offensichtlich dass sich die Schweiz ver ndert In vielen Bereichen findet eine Zusammenarbeit ber die territorialen Grenzen hinaus statt Die Archive m ssen sich in diese Prozesse einbringen Eine verbindliche berlie ferungsbildung im Verbund wird wohl kaum rasch zu realisieren sein Es w re schon viel gewonnen wenn sich die Archive in welchen G rten auch im mer als Netzwerk verstehen und ihre Strategien und Entscheidungen in Fra gen der berlieferungsbildung mitein ander austauschen So k nnte aus vie len G rten doch noch so etwas wie eine Landschaft entstehen Kontakt patrick moser bl ch Soyez r alistes demandez l impossible promouvoir l id e d une constitution coor donn e des archives A l exception de la fondation du Canton du Jura la structure politique des cantons suisses n a pas chang depuis le d but du XIX si cle Par contre le d ve
30. Das ist ein allgemeiner Trend der bereits Mitte der neunziger Jahre einsetzte und ungebrochen anh lt Inzwischen sind dezentrale Hybridablagen zur Regel geworden und Schriftgut das nicht mehr in Gebrauch ist wird oftmals in irgendeinem Unter oder Dachge schoss quasi vorl ufig entsorgt meistens in ungeordneter Form Dass unter solchen Umst nden die ISO Norm 15489 Terra incognita ist ver steht sich von selbst Dieses Fazit d rf te im brigen auch f r einige andere 5 Art 38 Archivreglement StRB 123 6 Art 20 Archivreglement StRB 123 7 F r Akten mit Personendaten betr gt die Schutzfrist 80 Jahre seit Abschluss der Akten Sachakten ohne sch tzenswerte Personendaten sind in der Regel nach der bergabe an das Stadtarchiv einsehbar Schutzfrist o Jahre Ausgenommen davon sind Sachakten bei denen ein ffentliches Interesse vorhanden ist das einer Einsicht nahme entgegensteht Schutzfrist 1 30 Jah re Vgl dazu IDG 170 4 Gesetz ber die Information und den Datenschutz resp 1 Ziff 2 lit b IDG u f 23 IDG 34 schweizerische Verwaltungsgebilde von vergleichbarer Gr sse mehr oder minder Geltung haben W ren chaoti sche Ablagen die Ausnahme so k nn te leicht Abhilfe geschaffen werden Doch die Gr sse der Z rcher Stadtver waltung und die Tatsache dass diese Form der Aktenf hrung die Regelist ergeben die eigentliche Herausforde rung Wie oben erw hnt z hlt die Stad
31. Entscheidungs arbido 4 2009 grundlagen f r die Praxis Nach dem Motto Ist es auch Wahnsinn so hat es doch Methode wendet sie ein einmal gefundenes Schema ohne weiteres berlegen auf alle m glichen ins Haus stehenden Unterlagen an Die andere Seite k mmert sich dagegen um eine Vielzahl m glicher Aspekte l sst die Bewertungsdiskussion Revue passie ren und sucht die hypothetischen k nf tigen Fragestellungen zu antizipieren Falls sie zu einem Entscheid gelangt der im brigen ruhig falsch sein darf wendet sie ihren Intellekt in erster Linie f r die Formulierung einer einge henden Begr ndung auf respektive Schweiz und Deutschland Man k nnte nun eine Frage stellen die gerade in der aktuellen Situation m g licherweise nicht ganz politisch korrekt ist n mlich Inwieweit entspricht der skizzierte Gegensatz zwischen Theorie und Praxis dem Gegensatz zwischen deutscher und deutsch schweizeri scher Archivszene Lange Jahre schien das Klischee dass der Deutsche theorie und diskussi onsfreudig sei w hrend der Schwei zer wenn berhaupt eher praktisch denke auch auf dem Gebiet der Bewer tung zuzutreffen Jedenfalls hat die Bewertungsdiskussion in Deutschland eine Tradition die bis ins 19 Jahrhun dert zur ckreicht In der Schweiz ent stand dagegen erst 1980 im Schosse des Berufsverbands die Koordinations kommission welche in erster Linie die Aufgabenteilung zwischen Bundesar chiv un
32. Gefahr bedeutungslos zu werden S 215 216 Ob es nur Theaterdonner ist oder ob dieses Fachbuch seine mit viel Knallef fekt in der Einleitung vorgetragenen Anspr che erf llen kann bleibt abzu warten Marketingcoup oder kritische Analyse des ge nderten Marktumfeldes Lassen wir uns nicht durch den Tonfall der Autoren im Einleitungs und Schlusskapitel davon abhalten einen Blick auf die weiteren Kapitel des Bu ches zu werfen Denn jedes Kapitel be leuchtet einen anderen Aspekt des In ternetgebrauchs durch seine Nutzer Auf die Einleitung folgen drei Kapitel die in die Rahmenbedingungen des In ternets einstimmen sollen Das zweite Kapitel von Richard Whitey legt die ko nomischen Rahmenbedingungen der Internet konomie dar Die Fakten sind sauber dargestellt haben einen gewis sen Fokus auf die Situation in Grossbri tannien Viele der dargestellten Zusam menh nge hat man aber bereits vor arbido 4 2009 Jahren in der Publikation Die Inter net Okonomie profunder und in ei nem europ ischen Kontext dargestellt gelesen Eindr cklich ist die Grafik auf Seite 19 des Buches die ein Abwandern der Werbemittel weg von den traditio nellen Medien hin zur Online Werbung um 194 f r die Jahre 2006 2009 f r die M rkte in Zentral und Osteuropa zeigt Nun ist dem Autor beizupflich ten dass dies eine aussergew hnliche Steigerung darstellt Leider unterl sst es der Autor zu erkl ren dass dieser Zuwachs auch auf
33. Les notices d autorit ne fournissent pas toute l information contextuelle n cessaire Aujourd hui les archivistes tra vaillent sur un terrain mouvant avec l laboration des budgets par prestation et le d veloppement d activit s trans versales au lieu des traditionnelles activit s hi rarchiques les fonctions deviennent plus stables que les struc tures administratives qui changent chaque lection du pouvoir ex cutif Les fonctions sont fr quemment transf r es d une collectivit une autre Il sera donc beaucoup plus diffi cile pour les utilisateurs de reconstituer le contexte de production des archives s ils n ont disposition que des notices d autorit d crivant les collectivit s qui ont exerc la m me fonction La structure traditionnelle trois niveaux communes cantons Conf d ration a disparu au profit d une nou velle structure cinq niveaux com munes groupements intercommu naux cantons organismes intercanto naux Conf d ration qui rend plus complexe l tude de l volution des fonctions Avantages internes du fichier des comp tences L analyse des comp tences rejoint celle retenue par les records managers qui classent les archives le plus souvent par une approche centr e sur les activit s et les missions des services cadres de arbido 4 2009 classement fonctionnels pour les docu ments de gestion de pr f rence au choix d une str
34. Mus e national ne peut tre qu un crit re d valuation parmi d autres Heureusement la soif d images est grande dans tous les do maines de l histoire et chaque sp cia liste trouvera dans les archives photo graphiques des images qu il jugera importantes pour le patrimoine visuel dans son domaine Par exemple aucun des conservateurs du Mus e national ne pourrait proposer un choix parmi les centaines de milliers de photographies de sport mais chaque discipline spor tive a ses sp cialistes qui sont la re cherche d images et qui peuvent conseiller le Mus e national Il est vi dent qu aucune th matique ne sera ex clue a priori ce n est pas la t che du Mus e de d finir quels th mes sont dignes d tre retenus et lesquels ne le sont pas Comme dans d autres ar chives la pluralit des approches doit tre maintenue C est donc au rythme de la recherche scientifique et en troite collaboration avec d autres mus es et institutions qu un choix sera fait Les s ries d archives restent ensemble se d gradant probablement dans quelques d cennies et le Mus e national gagne une collection d images choisies en fonction de vues diverses Ce proc d par tapes permet de r examiner r gu li rement les crit res d valuation et de arbido 4 2009 les r adapter de nouveaux besoins ou possibilit s Nous sommes conscients que ce que l on consid rait indigne d tre conserv il y a d
35. Nachwelt da r ber den Kopf sch tteln wird Aber Auch die Nachwelt hat eine Nachwelt Zweitens Wir arbeiten nicht im Amt f r Migration Es geht letztlich doch nur um das Asyl von Daten nicht von Menschen Aber das ist na t rlich kein Statement das sich pro fessionell nennen darf Kontakt max huber lu ch L valuation archivistique aspects probl mes et conjonctures L valuation des archives est marqu e par l opposition entre th orie et pratique Il existe en la mati re une multiplicit d approches et donc une multitude de m thodes En Al lemagne le d bat sur l valuation a t globalement assez dogmatique Il a donn lieu en 2004 la r daction d un document de synth se qui s est r v l tre d une utilit r elle sur le terrain Peu importe qu il s agisse de r duire une masse de papier ou une masse de donn es num riques L valuation ne s applique pas dans le vide Elle est toujours marqu e par de nombreux facteurs en partie inconscients des facteurs sociaux professionnels conomiques strat giques et m me psychiques entrent en jeu Les archivistes doivent certes int grer une perspective d conomie mais ils devraient viter de consid rer que de ce point de vue le sauvetage d archives soit un geste d pass g g D O INSERATE ANNONCES arbido newsletter arbido print arbido website gt inserate staempfli com gt
36. archives pu bliques et des autres l gislations ayant une incidence sur l archivage au sein de toutes les institutions publiques concern es Il est le seul groupement d archivistes r gle mentairement reconnu et habilit proposer des directives des projets ou des rapports valables pour l ensemble des institutions publiques concern es Ce groupe est compos des archivistes des Archives d Etat des archivistes des institutions publiques raison d un par entit savoir les archivistes de d partement l archiviste de l H pital cantonal l archiviste de la F d ration d aide et de soins domicile l archiviste des Services industriels l archiviste de l Hospice g n ral un archiviste de la ville de Gen ve et un archiviste commu nal d sign par l Association des com munes genevoises Ce groupe a notam ment pour mission d laborer les conseils et directives techniques utiles la mise en ceuvre des proc dures et mesures d organisation n cessaires en mati re d archivage et de gestion des documents ainsi que d assurer une bonne coordination des directives dicter et des mesures d organisation prendre en mati re d archivage et de gestion des documents valables pour l ensemble des institutions publiques concern es Les membres du groupe sont charg s de mettre en uvre dans leurs institutions respectives les conseils et directives labor s en com mun Le groupe se r unit t
37. ber nommen werden Weiterwerdeninden Vereinbarungen die Art der Aufberei tung der Akten der Abgaberhythmus und eine allf llige Neubewertung der Aktenkategorien geregelt Zur Bewertung als archivische Kernkompetenz Die knappen personellen Ressourcen im vorarchivischen Bereich haben dem Stadtarchiv trotz all der damit verbun denen Schwierigkeiten in den vergan genen Jahren nicht nur Nachteile ein gebracht Bekanntlich macht Not erfin derisch und zwingt zu zielorientierten pragmatischen Strategien und Hand lungsweisen Mit der systematischen und intensiven Einbindung der akten generierenden Organe der Stadt Z rich in die Erarbeitung der Grundlagen f r Bewertungsprozesse entstand ein dich tes Netz von gewinnbringenden Kon takten innerhalb der Stadtverwaltung Das bedeutsamste positive Resultat der geschilderten Notlage liegt aber wohl in der Tatsache dass das Stadtarchiv Z rich in den letzten Jahren seinen eige nen Maximen strikt treu geblieben ist Die wichtigste davon ist der Grundsatz bei der archivischen Bewertungspolitik bewusst Mut zur L cke aufzubrin gen ganz im Sinne der ebenfalls in Bern abgehaltenen Fachtagung vom 16 Oktober 2003 Weiter gilt es sich vor Augen zu halten dass weniger oft mehr ist F r die Forschung ist eine be reits unmittelbar nach der Entstehung von Akten vorgenommene rigide Be schr nkung auf das Wesentliche von gr sserem Nutzen als eine allzu vor 8 Vgl dazu Kellerh
38. collections est une informa tion qu il convient d aborder dans le domaine de la lecture publique o l ac tualit de l information fournie aux usa gers a son importance C est pourquoi la fiche d valuation confi e aux biblio th caires contient une case vou e au nombre d ann es coul es depuis la date du d p t l gal Cette information not e pour chaque document permet de calculer l ge de cette portion de la collection soit en triant les documents par tranches d ge soit en passant par le calcul de l ge m dian Cet indicateur est utilis pour calculer l ge du seg ment Psychologie pour chaque localisa tion Les biblioth caires constatent qu il est difficile d interpr ter cette in formation en l absence d un param tre qui s av re indispensable la gestion pr visionnelle des documents savoir l ge souhait pour le contenu de chaque domaine En effet l ge des col lections n a de sens que lorsqu il est mis enrapportavec un objectif Il appartient d s lors la BML de fixer ses propres crit res en les justifiant dans sa poli tique documentaire Cette valuation portait galement sur le d sherbage des collections via les fac teurs de d pr ciation habituellement utilis s dans les biblioth ques savoir les facteurs IOUPI devenus FOUPI pour viter la confusion entre les deux I au cas o les fiches seraient soumises des requ tes informatiques pr cau
39. das ist der geografische Zust ndigkeitsbe reich eines Archivs historisch gewach sen und Grundlage der r umlichen Abgrenzung Auf Franz sisch gibt es keinen hnlich sch nen Ausdruck Im Glossar des VSA wird Archivsprengel mit Ressort de comp tence d un ser vice d archives bersetzt 21 Die politische Struktur der Schweiz in Bewegung Die politische Struktur der Schweiz auf Kantonsebene hat sich mit Ausnah me der Gr ndung des Kantons Jura seit dem fr hen 19 Jahrhundert kaum ver ndert Jeder Kanton hat ein eigenes Staatsarchiv ein Kanton entspricht ei nem Archivsprengel Doch die politi sche Gliederung der Schweiz wird zu nehmend infrage gestellt Der Think tank Avenir Suisse kommt in seiner Studie Baustelle F deralismus aus dem Jahr 2005 zum Schluss dass die Schweiz das dezentralisierteste und zu gleich kleinr umigste Land der Welt sei Fragmentierung ist die zentrale Eigenschaft des schweizerischen F de ralismus so Avenir Suisse Tabelle zeigt einen Vergleich der Bev lkerungszahlen aus der Schweiz und aus angrenzenden Gebieten Ein Schweizer Kanton hat im Schnitt rund dreissig Mal weniger Einwohner innen als eine franz sische Region oder acht zig Mal weniger als ein deutsches Bun Region Einwohner innen Durchschnitt 280300 Schweizer Kantone Bayern 12 500 000 Baden W rttemberg 10700000 Lombardei 9400000 Region Rh ne Alpes 6000000 Vorarlberg 390 000 T
40. der Tatsache beruht dass die dortigen L nderm rkte von ei nem deutlich tieferen Niveau gestartet sindunddiese Zuwachsraten erst durch die Grunderneuerung der Telekommu nikationsinfrastrukturen m glich ge worden sind Chris Russell informiert in seinem Beitrag ber das Verhalten der Nutzer bei Online Eink ufen Er sieht die Zukunft des Einkaufens im Internet durch die technologische Ent wicklung immer wichtiger werden Dies nicht zuletzt durch die Tatsache dass immer kleiner werdende Ger te mit immer gr sserer Leistungsf hig keit ausgestattet werden Dies sieht Chris Russell als Triebfeder f r die Zu nahme der Kundengruppe der Online Eink ufer S 64 Hier greift der Autor zu kurz Die Online K ufer w rden diese M glichkeiten nicht zunehmend 1 Zerdick Axel Picot Arnold Schrape Klaus Artope Alexander Goldhammer Klaus Heger Dominik K Lange Ulrich T Vierkant Eckart Lopez Escobar Esteban Die Internet konomie Strategien f r die digitale Wirtschaft Springer Verlag 2001 ISBN 3540668772 9783540668770 nutzen w re da nicht auch ein hand fester Preisvorteil gegen ber den tradi tionellen Einkaufsm glichkeiten Die ser Preisvorteil ist aber teuer erkauft da er unter Ausschaltung traditioneller Zwischenh ndler und einer Beinahe ausschaltung der Kunden und Fachbe ratung zustande gekommen ist Als Beispiel seien nur die vielen CD Gesch fte genannt die in meiner Hei matstadt eingegan
41. du XX si cle Les archives sont minutieusement class es selon les besoins d une agence de presse par personnages etparth mes selon l ordre alphab tique En suivant la logique de la demande journalis tique il est facile de s y retrouver La premi re t che sera donc d tablir un mode d emploi un instrument de re cherche pour permettre l acc s aux do cuments les mots clefs du monde de la presse n tant pas toujours ceux des historiens Perspectives de conservation L tat de conservation des fonds est tr s in gal Si la plus grande partie des do cuments est dans un bon tat certaines parties ont subi des d g ts la suite d une inondation il y a vingt ans Les restaurateurs constatent tout de m me que la situation est stable et qu une d gradation subite n est pas craindre Mais d ici quelques d cennies nous devons nous attendre une lente d gra dation voire une d composition des diapositives des n gatifs et des tirages sur papier La d gradation pourrait tre ralentie en utilisant des enveloppes d sacidifi es mais r emballer syst matiquement six millions de docu ments demanderait plus de 50 ans de travail et n est donc pas envisageable ni raisonnable Et encore qu en sera t il dans 100 ou 200 ans Personne ne peut nous donner une r ponse et ce serait arbido 4 2009 reporter le probl me sur les g n ra tions futures Il y a donc un double probl me d une p
42. du royaume A l autre ex tr me le Rectorat de Paris est l exemple m me d un systeme public puisque ses archives sont rattach es une des mis sions des Archives nationales au m me titre que celles des minist res Mais les archives du Rectorat trois personnes collectent uniquement les fonds de cer taines unit s administratives d un groupe d universites et non l ensemble des fonds produits par chacune d entre elles Les universit s publiques produi sent en principe des fonds publics Si les archivistes cantonaux suisses sem 25 blent s entendre sur ce point la tradi tion acad mique et l extension de lau tonomie accord e aux universit s pourraitent laisser croire celles ci qu elles n ont de comptes rendre qu elles m mes Admettre que l universit majori tairement financ e par l Etat est un service public r gle la question des fonds administratifs les contraintes archivistiques portant exclusivement sur ces fonds Or la mission d une uni versit porte principalement sur l en seignement et la recherche Il y a l un hiatus d j mis en vidence par l archi viste am ricaine Helen Samuels en 1992 Dans son ouvrage Varsity Letters Documenting Modern Colleges and Uni versities elle plaide pour le lien entre la mission d une organisation et les docu ments produits et r clame que soient identifi es clairement les activit s li es la mission et que soit
43. dung Um bei dem Bild vom Fluss zu bleiben Vom Ursprung des Rheins in den Schweizer Alpen bis zum Rhein Maas Delta ist es ein weiter Weg etwa 1320 Kilometer je nachdem wie man misst Dazwischen liegen Wasserf lle arbido 4 2009 welche diese Schau er ffnen k nnte Weder Archivare noch Historiker ver m gen es sich an den eigenen Haaren aus dem Sumpf der Zeitgeschichte herauszuziehen da sie immer auch eingebunden in die gegenw rtigen po litischen gesellschaftlichen und kultu rellen Prozesse sind Das auf die Zu kunft gerichtete Erkenntnisverm gen ist daher auch f r sehr erfahrene Archi vare usserst beschr nkt Das mag eine Binsenweisheit sein Gerade diese Ein sicht ist aber wesentlich f r die Ein sch tzung der eigenen F higkeiten und Grenzen bez glich der Bewertung als archivische Kernaufgabe Kontakt christian casanova zuerich ch und gezielte berlieferungsbildung Stromschnellen ja sogar Urwald Zwi schen prospektiver Bewertung und dem Transfer von Unterlagen ins Ar chiv erstrecken sich Jahre vielleicht Jahrzehnte Dazwischen liegt die Ak tenf hrung F r uns ergibt sich eine ebenso schlichte wie wichtige Frage Wie k nnen wir sicherstellen dass dort wo per Ordnungssystem Archi vieren draufsteht am Ende auch ar chivw rdiges Material drin ist Archiv w rdiges Material das ganze archiv w rdige Material und idealerweise nichts als archivw rdiges Material GEV
44. ffnet er M glichkeiten Dossiers langfristig auf das Wesentliche zu reduzieren Dies wiederum erm glicht mehr ber sichtlichkeit und weniger zus tzliche Archivmasse Typisierung von Verfahrensabl ufen aus rechtlicher Perspektive Um zu untersuchen ob und wie diese Vision innerhalb der Bundesverwal tung verwirklicht werden kann haben wir das Kompetenzzentrum Public Ma nagement KPM der Universit t Bern beauftragt eine Studie zur Typisie rung von Verfahrensabl ufen aus rechtlicher Perspektive durchzuf h ren Hier werden M glichkeiten unter sucht mit Hilfe einer prozessorientier ten Definition bestimmter Verwal tungsverfahren Typisierung zu er mitteln welche der in diesen Verfahren anfallenden Unterlagen aufbewahrt werden m ssen um die Mindestanfor derungen an eine rechtsgen gende Dokumentation zu erf llen Ziel ist es ein praxistaugliches Instrument Ent scheidmodell zu entwickeln mit dem die notwendigen Unterlagen identifi ziert werden k nnen Um Praxistaug lichkeit zu gew hrleisten istes wichtig das Projekt in enger Zusammenarbeit mit den aktenf hrenden Stellen in der Bundesverwaltung durchzuf hren Dass sich das Bundesamt f r Landwirt schaft das Bundesamt f r Verkehr und arbido 4 2009 das Bundesamt f r Migration als Pro jektpartner haben gewinnen lassen sch tzen wir daher sehr Wie der Titel des Projektes schon sagt setzt die im Entstehen begriffene Studie bei den
45. ist also rein zuf l lig entstanden und sicher nicht voll st ndig Gewiss haben auch noch an dere Archive Bewertungskonzepte f r diese Personendossiers erstellt Die Migrations mter vollziehen in erster Linie Bundesrecht Die Perso nendossiers bestehen berall aus den gleichen Dokumententypen Bewilli gungen Kopien von Ausweisen Korre spondenz etc Trotzdem hat jedes Ar chiv f r sich ein Bewertungskonzept ausgearbeitet Jedes dieser Bewer tungskonzepte ist bestimmt gut durch dacht und begr ndet Aber ist es wirk lich n tig in 26 Kantonen 26 Mal die selben Dossierkategorien zu bewerten Und dies in vielen F llen erst noch oh ne das Wissen wie die anderen Archive mit den gleichen Akten umgegangen sind Ist dies auch vor dem Hinter grund der oben erw hnten Strukturver nderungen noch zeitgem ss Die Dossiers der Migrations mter sind aber nur ein Beispiel unter vielen Um auf der kantonalen Ebene zu blei ben Die Polizei die Spit ler die Ge richte die Regionalen Arbeitsvermitt lungen arbeiten in allen Kantonen ge nau gleich Die Dossiers in den Berei chen Straf und Massnahmenvollzug oder Zivilrecht sehen berall praktisch Archiv Sampling Staatsarchiv Luzern Staatsarchiv Waadt Staatsarchiv Uri Staatsarchiv Basel Landschaft Bundesarchiv Initiale S Dossiers mit der Endzahl oo Jedes 50 Dossier Zufallszahlen Quote 5 Dossiers mit der Endzahl oo Tabelle 2 Quant
46. m glichst zeitnah die gegenw rtigen Strukturen und Entscheidungen trans parent zu machen Wir m ssen die Bewertung so gestalten dass das Ar chivgut f r jeden beliebigen Auswer tungszweck bereitsteht die Auswahl werden dann die Forscherinnen und Forscher schon selbst treffen das his torische Bild selbst entwerfen Der Mensch nimmt seine Gegen wart auslesend wahr schrieb der Me di vist Arnold Esch Dadurch erfahren wir so sagt er die Wahrheit nach Mass Was aber ist das Mass der Wahr heit Mit der Anwendung der Bewer tung versuchen wir Archivarinnen und Archivare der Wahrheit ber die Nut zungsperspektive hinaus das richtige Mass zu geben Gute Forscherinnen und Forscher werden dar ber nicht die Fassung verlieren sie werden die Chan ce ergreifen und die richtigen Fragen dazu stellen die Perspektiven zurecht r cken L cken erkennen und die Massst be ihrer Erkenntnis hoffentlich richtig legen Denn ohne Kreativit t Fantasie Scharfsinn und Blick f r das Wesentliche bleibt jede Forschung bloss eine Pflicht bung anstatt K r arbido 4 2009 Wir sorgen also daf r dass nicht nur gewaltige Erinnerungsmaschi nen generiert werden sondern dass Wissen aufbereitet kanalisiert und strukturiert wird Dies geschieht zuerst einmal ber eine klare und strikte Be wertungspolitik die immer fr her in die Gesch ftsverwaltung eingreift Hier haben wir auch eine einmalige Chance Denn unsere bewertet
47. recommandations minimales de conservation ces dur es d utilit l gale ont bien entendu t fix es avec les ju ristes des diff rents d partements Il appartient aux archivistes de d partement d mettre des directives ac compagn es d exemples pr cisant partir de quand court le d lai de conser vation en g n ral d s la cl ture du dossier Le sort final des documents le point crucial pour les archives d finitives La derni re colonne d une r gle de conservation est d di e au sort final d crit par des codes de trois lettres DES pour la destruction AEG pour la conser vation aux Archives d Etat ECH pour Pechantillonnage et TRI pour le tri Les directives pour l chantillonnage sont pr cis es dans les remarques Le cas ch ant des remarques rela tives aux p riodes de conservation sont pr cis es Par exemple dans la r gle 2 07 concernant les plans d entretien des b timents publics la remarque re lative la DUL pr cise que les plans doivent tre conserv s dans le service jusqu la destruction du b timent Pour les documents dont le sort fi nal est la destruction l archiviste du d partement ou de l institution doit sp cifier s ils doivent tre d truits confidentiellement ou non Les docu ments d truire font l objet d un bor 42 dereau de destruction en effet le r gle ment d application de la loi sur les Ar chives publiques pr voit que pou
48. rigueur Ce n est pas un petit avantage sur le march o nous avons nous confronter une recherche qui plonge dans un univers non structur dont il est souvent difficile de percer les int r ts Lors de la session de formation te nue en 2009 dont le titre tait Die Zukunft in unseren H nden Bewertung als archivische Kernaufgabe L avenir dans nos mains l valuation comme t che ar chivistique essentielle nous avons exa min les fondements m thodes et pra tiques de notre discipline reine Fruit d une collaboration exemplaire cette session a t organis e par le groupe de travail Evaluation en collaboration avec la commission de formation de VAAS L accent n tait pas mis exclusi vement sur les tr s discut s fonde ments m thodologiques mais les ana lyses portaient surtout sur des exemples pratiques et des solutions suisses L ob jectif tait d am liorer les changes de vues entre archivistes Il s agissait d en courager une plus grande coop ration entre eux et finalement de renforcer le r seau constitutif du paysage archivis tique suisse une des principales mis sions de notre association profession nelle Contact AnnaPia Maissen zuerich ch Archivische Bewertung Aspekte Probleme Konjunkturen Bewertung stellt die Archive vor die Auf gabe einen Informationsverlust zu or ganisieren und diesen optimal zu steu ern Dieser Satz des ostdeutschen Ar c
49. ten Prozessen bei den teilnehmenden Bundes mtern einem Praxistest unter zogen werden Ein validiertes Instru ment soll Ende Oktober dieses Jahres vorliegen Am Anfang des Projektes stand wie schon erw hnt die Vision der Alltagsbewertung Dazu sie zur Realit t zu machen geh rt viel zum Beispiel um eine Auslese von Kernun terlagen durch entsprechende Metada ten m glich zu machen oder den Un terlagenproduzenten eine Schriftgut verwaltung n herzubringen die sich an Prozessen orientiert Aber wie heisst es bei Friedrich D rrenmatt Man darf nie aufh ren sich die Welt vorzustel len wie sie am vern nftigsten w re Kontakt miriam shergold bar admin ch Le tri des documents au quotidien et une politique d acquisition ciblee des archives Une valuation des archives qui ne ferait que r agir a la production documentaire re viendrait ne pas tirer profit du potentiel pr cieux qu offre le records management en terme de politique d acquisition et de support rationnel Pour cette raison les Archives f d rales suisses AFS misent sur l evaluation prospec tive de l ensemble des archives courantes Elles cherchent assurer que les dossiers destin s un archivage d finitif comportent un contenu significatif Significatif dans le sens o ils ne doivent tre ni lacunaires ni contenir trop de documents sans importance en terme de tra abilit de l affaire trait e dans le dossier A cette fin les AFS ont ini
50. theoretischen Auseinandersetzung und der praktischen Anwendung stellt die 2001 erschienene Dissertation von Mat thias Buchholz dar Buchholz hat sich mit der berliefe rungsbildung bei massenhaft gleich f rmigen Einzelfallakten befasst Er legttheoretisch und empirisch dar dass im Bereich der Auswahlverfahren ein zig die Zufallsauswahl eine repr senta tive Stichprobenauswahl erzeugt Wen den wir eine Klumpenstichprobe wie etwa eine Buchstabenauswahl des Buchstabens B an oder bilden wir eine systematische Auswahl wie sie jedes 10 Dossier darstellt haben wir zwar relativ hohe bernahmequoten von ca 10 sind jedoch hinsichtlich der Auswertungsoffenheit eingeschr nkt Eingeschr nkt in einem kaum ein sch tzbaren Mass Zur Illustration Wird der Buchsta be B einer Dossierserie bernommen welche nach Nachnamen geordnet ist so sind in dieser Auswahl die Nationa lit ten nicht in gleichem Masse vertre ten wie sie es in der Grundgesamtheit sind Denn die Verteilung der Nachna men ber das Alphabet pr sentiert sich nicht in allen Kulturr umen auf diesel be Weise Griechinnen und Griechen etwa haben signifikant h ufiger Nach namen welche mit dem Buchstaben X beginnen T rkinnen und T rken etwa haben im Vergleich zum deutschspra 17 chigen Raum weitaus h ufiger Nachna men mit Ypsilon Folglich sind sie in einer Stichprobenauswahl die aufdem Buchstaben B basiert untervertreten Dies hat weitreichend
51. unbedingt erg nzt werden zum Beispiel dort wo Metadaten abhandengekommen sind Bildlich gesprochen Wer dort steht wo Unterlagen in das Archiv einm nden hat die zuk nftige berlieferung so we nig in der Hand wie die Bev lkerung 36 terlassen so dass selbst die versiertes ten Forscher eines Tages den Wald vor lauter B umen nicht mehr sehen Ab schliessend ist zu bemerken dass ver n nftige Bewertungsstrategien auch nie den Anspruch erheben d rfen zu k nftige Fragestellungen in die Gegen wart mit einzubeziehen Dazu fehlt al len die sprichw rtliche Glaskugel der Niederlanden die Qualit t des Rheinwassers in der Hand hat Es empfiehlt sich also mit der ar chivischen Bewertung an der Quelle anzusetzen also dort pr sent zu sein wo Unterlagen entstehen Die prospek tive Bewertung die Archivw rdigkeit von Unterlagen im Vorhinein anhand von Ordnungssystemen bestimmt hat im Bundesarchiv strategische Priorit t so wie sie auch andernorts zum bevor zugten Ansatz in der Bewertung avan ciert ist Das Bundesarchiv hat sich das Ziel gesetzt die prospektive Bewertung in den n chsten zwei Jahren fl chende ckend auszubauen Damit ist eine grundlegende Voraussetzung geschaf fen um auf die Zukunft der berliefe rungsbildung handfesten Einfluss zu nehmen Wir m ssen aber noch weiter ge hen denn prospektive Bewertung ist zwar eine grosse Chance aber kein Universalrezept f r berlieferungsbil
52. v rifi que la collecte archivistique refl te bien cette mission L archiviste d universit est donc confront des fonds qui ne sont pas qu administratifs Prenons par exemple ceux des professeurs Issus d une acti vit professionnelle financ e par l tat ils pourraient tre consid r s comme publics et faire l objet d une collecte et d un traitement Mais ces fonds posent la question de la propri t intellectuelle et une obligation faite aux enseignant de verser leurs papiers serait l occasion d un joli toll De plus comment mettre en place une proc dure de collecte ap plicable plusieurs centaines d ensei gnants si les archives n ont pas suffi samment de ressources pour traiter les fonds des unit s administrative et si cinq ans plus tard les espaces de sto ckage seront satur s La question du statut est donc cen trale dans le cas d une universit Elle est une composante majeure de sa sp cificit archivistique et conditionne toute la r flexion sur l valuation Pour arbido 4 2009 le reste cette fonction archivistique se d cline comme dans tout service d ar chives interm diaire d une entreprise de plusieurs milliers de personnes Archives interm diaires et valuation La question de l valuation est centrale dans notre activit d archiviste interm diaire ou de records manager Elle consiste d terminer la dur e de conservation des documents et leur sort
53. 07 eine Untersuchung ihrer Sammlungen in Angriff genom men Die BML hat sich dabei von den Schriften von Bertrand Calenge und von einer von den Biblioth ques Municipales de Gen ve erarbeiteten und berpr ften Methode inspirieren lassen und eine Bestandesaufnahme vorgenommen bei der sie ihre Samm lung unter drei Aspekten betrachtet hat die Organisation der Best nde die Inhalte und die Prozesse ihrer Entwicklung Auswahl Anschaffung Aussonderung Da die Unter suchung noch nicht abgeschlossen ist sind bisher nur die beiden ersten Punkte be trachtet worden Die Bewertung besteht zun chst vor allem darin sich auf das zu eini gen was vorhanden ist sich auf die Gewichtung der Sammlung und ihrer Bestandteile sowie die zugrunde gelegten Parameter zu einigen damit die berlegungen der Biblio thekare auf der gleichen Grundlage beruhen Sobald eine Einigung erzielt worden ist kann der Vergleich der Erfahrungen und Meinungen im Rahmen der der Bibliothek bertragenen Aufgaben beginnen Wichtig ist nicht der Versuchung nachzugeben ein zelne Schritte zu berspringen Aus diesen Bewertungen sollen Ziele entwickelt werden die die Hauptpfeiler der Sammlungspolitik der BML darstellen sollen eine Politik die das Ergebnis einer gemeinsamen wohl berlegten Auswahl ist arbido 4 2009 valuations on entre dans une dyna mique une culture de l valuation Eva luer c est avant tout se mettre en mou vement
54. ATIKL SUNG F R BIBLIOTHEKEN MEDIOTHEKEN DOKUMENTATIONSSTELLEN UND ARCHIVE Katalogverwaltung Ausleihverwaltung WebOPAC Statistiken Erwerbung Zeitschriftenverwaltung MARC21 Transformationen Z39 50 Client Z39 50 Server Notiz Server News Server RFID Integration SOLUTION INFORMATIQUE INT GR E POUR BIBLIOTH QUES M DIATH QUES CENTRES DE DOCUMENTATION ET ARCHIVES Gestion de catalogue Gestion du pr t WebOPAC Statistiques Acquisitions Gestion des p riodiques Transformations MARC21 Serveur Z39 50 Client Z39 50 Serveur de notices Serveur de nouveaut s Int gration RFID AlCoda GmbH Rte de Schiffenen 9A 1700 Fribourg 026 48 48 020 info alcoda ch www alcoda ch
55. Association des archivistes suisses sur le th me de l valuation archivistique donne l occasion de faire l tat des lieux en Suisse dans ce dossier d arbido La r daction arbido remercie vivement Hans von R tte charg de cours en archivistique la HEG Gen ve pour la bonne coordination mise en place dans le cadre de ce num ro th matique Bonne lecture 5 arbido 4 2009 We are what we keep die Bewertung als archivische Schl sseldisziplin Wir befinden uns in einem Zeitalter wo die Auslese angesichts der wachsenden Aktenmassen immer wichtiger wird W hrend beim Medi visten der nur auf eine beschr nkte Schriftlichkeit zur ck greifen kann der kombinatorische Scharfsinn gefragt ist welcher die L cken schliesst so braucht die Zeithisto rikerin eher den sicheren Zugriff um die wesentlichen Dokumente angesichts der Materialf lle auszuw hlen Es gibt immer mehr Akten aber in immer mehr Akten steht weniger drin Der Germanist und Journalist Roman Bucheli ver ffentlichte am 11 April 2009 in der NZZ am Sonntag Folgen des zum Thema Literaturarchive Die Kehrseite der verfeinerten Kultur der Aufbewahrung ist die Tabuisierung des Abfalls Wo kein Fitzelchen der archivali schen Achtsamkeit entgeht wird die Erin nerung dereinst am berlieferten Material ersticken Archivarinnen und Archivare als Abfallvermeider und Miillverwerter wie Bucheli weiter schreibt Professio nelle Archivari
56. Bewertung als Kernaufgabe der I amp D Welt L valuation t che fondamentale du monde I amp D La valutazione un compito fondamentale del mondo I amp D do AAS Associazione degli Archivisti Svizzeri Biblioteca Informazione Svizzera VSA Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare AAS Associ BIS Bibliothek Information Schweiz BIS Biblioth que I a es Archivistes Suisses n Suisse BIS tion d nformatio Ihr Partner f r Mikroverfilmung Scannen und Archivierung Wir haben L sungen f r Bibliotheken Archive und Zeitungsverlage Die Digitalisierung und Dokumentarchivierung ist unsere St rke OCR Schrifterkennung Frakturschrift Web Archivierung Dienstleistungen Archivierungsl sungen verfilmen und oder scannen von B chern Zeitungen und aller Art von Dokumenten Dias Fotos etc inkl Digitalisierung von Mikrofilmen ALOS nat arri roger ALOS AG Loostrasse 17 Telefon 41 0 43 388 10 88 e mail info alos ch CH 8803 R schlikon Telefax 41 0 43 388 10 89 www alos ch TECNOCOR ACC AG ARCHIVING COMPETENCE CENTER T om Do 4401 EEE darai i Pun di 41 480 ES A Lat IE SE RER emm WEEE CR SMART amp FAIR INFORMATIK Ringstrasse 7 CH 8603 Schwerzenbach Schweiz T 41 43 355 33 99 info cmiag ch www cmiag ch y CMISTAR Die smarte und preiswerte Standardlosung f r alle Archive Inhalt Sommaire Editorial D Editorial F
57. De plus un temps pr cieux est gagn car la recherche l gale li e l identification des exigences archivistiques pour une s rie r currente peut tre r utilis e Il suffit alors de compl ter les l ments en cas de besoin notamment en recher chant s il existe des exigences archivis tiques sp cifiques une institution Par ailleurs selon le syst me utilis avec un syst me de gestion de base de don n es relationnel courant cela est pos sible on peut automatiser la cr ation du plan de classement et du calendrier de conservation au moyen d un systeme de validation des r gles puis de leur ex traction Finalement toujours selon le syst me utilis cela permet de faciliter la mise jour du plan de classement et du calendrier de conservation aussi par un processus d extraction de la base Cela est valable pour les fonctions de gestion qui sont communes presque tous les organismes Cependant l id e est la m me concernant les fonctions op rationnelles qui elles sont sp ci fiques un type d institution A titre d exemple on citera les fonctions de suivi des tudiants ou d enseignement qui s ajoutent aux fonctions classiques de gestion dans le cas d une cole Dans ce cas deux organismes ayant la m me mission peuvent avoir les m mes be soins en mati re de classement et de conservation de leurs documents Len vironnement l gal et r glementaire ainsi que les besoins des usagers
58. ER Gezielte berlieferungsbildung im Bundesarchiv st tzt sich auf verschie dene Elemente Wie bereits erw hnt setzen wir zum einen auf prospektive Bewertung die bis Ende zo in der Bundesverwaltung fl chendeckend umgesetzt werden soll Dass dieser Zeitraum dem des GEVER Programm Bund zur Umstellung der gesamten Bundesverwaltung auf elektronische Gesch ftsverwaltungssysteme ent spricht ist kein Zufall F r eine geziel te berlieferungsbildung ist der Nexus von archivischer Bewertung und Schriftgutverwaltung von h chstem In teresse denn Bewertung hat keine fass baren Unterlagen zum Gegenstand sondern geschieht auf der Grundlage von Ordnungssystemen anhand deren zuk nftig produzierte Unterlagen ab gelegt werden sollen GEVER bedeutet weit mehr als dass Unterlagen k nftig in elektroni scher Form auftreten Mitdem GEVER Programm Bund ist ein Instrument geschaffen worden um einen effizien ten und rechtskonformen Umgang mit Unterlagen zu bewirken An Gesch fts abl ufen orientiert f rdert es die syste matische Aufzeichnung der Gesch fts t tigkeit durch die strukturierte Ablage von Akten und Dokumenten und er laubt eine verbesserte Ablaufsteuerung sowie Gesch ftskontrolle Die rationa le Ablage von Unterlagen ist Vorausset zung daf r dass der Wert von Unterla gen auf der Stufe Rubrik beurteilt wer den kann wie es im Bundesarchiv Standard ist Schwierigkeiten Gerade weil die Bewertung nicht a
59. Form eines Verzeichnisses generiert mit MS Access und dar gestellt als PDF erarbeitet Der zeitliche und personelle Aufwand f r die Erarbeitung des Kalenders ist nicht zu untersch tzen im Schnitt muss mit 100 Arbeitsstunden pro Jahr gerechnet werden Nicht wenige Abteilungen haben die neu geschaffene Daten bank zum Anlass genommen die Abwicklung des Dokumentenmanagements zu ber denken und anzupassen In weiteren Schritten soll die Datenbank in den n chsten zwei Jahren verfeinert und ausgebaut werden arbido 4 2009 Evaluer les collections en biblioth que de lecture publique Evaluer pour voluer ce titre d un ou vrage collectif publi en 1993 sur l eva luation en biblioth que r sume mer veille la n cessit de l valuation des collections Si l valuation est la mode depuis quelques ann es dans de nom breux domaines de notre soci t cette formule en rappelle la raison d tre La Biblioth que municipale de Lausanne BML s est lanc e dans l aventure en septembre 2007 Cette contribution in vite suivreles r flexions qui ont accom pagn et qui accompagnent encore cette d marche Genese de l tude de l existant L l ment d clencheur se pr sente sous la forme d un double constat bas sur la comparaison des statistiques 2005 et 2006 la BML est alert e par une dimi nution significative du nombre de lec teurs actifs lecteurs ayant emprunt au moins une fo
60. IS hat ein Organisationskomitee gebildet das f r den Kongress folgen des Ziel gesetzt hat F r die ber 300 erwarteten Teilnehmenden sollein Pro gramm angeboten werden das Bil dung Begegnung und kulturelle Berei cherung bietet und unvergesslich bleibt Dar ber steht als Thema der Veranstaltung Bibliotheken bewegen changeons les biblioth ques Der arbido 4 2009 Photomontage Rolex Learning Center Fotomontage des Rolex Learning Center Foto EPFL Sanaa Cyrille Thomas culturel Le congr s pr sentera non seulement la mani re dont voluent et sont per ues les biblioth ques mais aussi l influence et l image qu elles ont aupr s du public Comit d organisa tion David Aymonin et Guilaine Baud Vittoz EPFL Lausanne Yolande Ester mann Wiskott pr sidente de BIS Jean nette Frey et Marie Pierre Constant BCU Lausanne Hans Ulrich Locher d l gu du congr s BIS directeur de SAB Fr d ric Sardet Biblioth que amp Archives de la Ville de Lausanne R ser vez d s pr sent la date dans votre agenda Congr s BIS 1 4 septembre 2010 Lausanne et Campus UNIL EPFL Contact locher halo ag Kongress soll zeigen wie sich Biblio theken verindern und wie sich damit auch ihre Wahrnehmung ihre Wir kung und ihr Image in der Offentlich keit verindern Das Organisationsko mitee besteht aus folgenden Personen David Aymonin und Guilaine Baud Vittoz EPFL Lausanne Yolande Este
61. Impressum I Die Bewertung We are what we keep Die Bewer tung als archivische Schl sseldiszi plin Anna Pia Maissen We are what we keep L valua tion archivistique comme discipline cl Anna Pia Maissen Archivische Bewertung Aspekte Probleme Konjunkturen Max Hu ber Die rechtlichen Vorgaben zur Be wertung eine Analyse Reto Weiss Die Bildung repr sentativer Stich proben bei Massenakten Zur Me thode und Praxis der Bewertung mittels Zufallsauswahl Irene Am stutz Soyez r alistes demandez l im possible berlieferungsbildung im Verbund ein Denkanstoss Pa trick Moser Elements pour l valuation dans les archives d universit s Olivier Ro bert Utilit du fichier des comp tences des Archives d Etat de Gen ve pour l evaluation et le records manage ment Roger Rosset L embarras du choix L avenir des archives photographiques Actualit Suisse Lausanne ASL Frangois de Capitani berlieferungsbildung bei knappen Ressourcen Christian Casanova Alltagsbewertung und gezielte berlieferungsbildung Shergold Miriam Autour des calendriers de conser vation Reflets genevois Anouk Dunant Lorraine Filippozzi Jean Daniel Zeller Zum Bewertungsinstrument des Calendrier de conservation Anouk Dunant Lorraine Filippoz zi Jean Daniel Zeller Le recueil des dur es de conserva tion des documents de gestion de l administration cantonale gene voi
62. Langzeitarchivierung ge eignet sind Weiter kl ren die Dienstab teilungen wie lange die Akten in der Verwaltungseinheit in Gebrauch blei ben um allf llige R ckforderungen m glichst zu minimieren Seit dem In krafttreten des ffentlichkeitsprinzips im Oktober 2008 muss unter Einbezug des Rechtsdienstes zudem gekl rt wer den wie lange die Akten nach bernah me durch das Stadtarchiv gesperrt blei ben sollen Vor und Nachteile von Akten spezifikationen Die Erfahrungen der letzten Jahre ha ben gezeigt dass der eingeschlagene Weg durchaus Vorteile bringt Mit Si cherheit ist es ein sehr pragmatischer L sungsansatz um Altbest nde mit vertretbarem Arbeitsaufwand aufzul sen Zudem werden nur die historisch relevanten Aktenkategorien bernom men respektive nur die Kerngesch fte der Aktenbildner langzeitarchiviert Die Anlage von Zwischenarchiven wird also verhindert Ein weiterer Vorteil die ses L sungsansatzes liegt in der star ken Einbindung der Ablageverantwort lichen in die Entscheidungsprozesse Das wirkt in der Regel motivierend auf die betroffenen Aktenbildner und f hrt dar ber hinaus zu einer Sensibilisie rung der Verantwortlichen gegen ber anstehenden Arbeiten im Bereich Re cords Management Selbstverst nd lich sind mit dem geschilderten Vorge hen auch Nachteile verbunden Bei al lem Verhandlungsgeschick muss das Stadtarchiv mit teils sehr langen Bear beitungszeiten rechnen bis ers
63. RALE DES COLL IMPRIMES ADULTES FONDS LIBRE ACC S Fiction sation des collections sur laquelle tout le monde tait d accord Cependant une chose est de constater autre chose de tirer parti du constat L utilit imm diate de cette valuation est de procurer aux biblioth caires un document leur pr sentant une vue synth tique de l or ganisation des collections cet outil pourra servir de support la r flexion aussi bien individuelle que collective et donnera aux biblioth caires un moyen de ma triser la collection Le b n fice plus cach de cette valuation comme de toutes celles qui ont suivi est que la prise de conscience d bouche sur un accord sans lequel il n est pas imagi nable de se lancer dans une action col lective Chacun le sait le langage com mun est la base d une communication r ussie De plus cette mani re de mettre plat les fonds dans leur r alit organisationnelle et objective permet de rel guer au second plan les enjeux motionnels ou strat giques li s par fois l histoire de la constitution des collections Des enjeux qui ont ten dance se mettre au premier plan avec le risque de brouiller les pistes L va 49 19 11 2007 fonds ouvert PAR USAGES fonds ferm FONDS DEP T FONDS POUR LE PR T Si FONDS EXCLU DU PR T CONSERVATION Jo luation remet tout le monde au m me niveau face la m me r alit donne
64. Vorginge ist es durchaus denkbar dem derzeit auf rechtliche Kriterien ausgerichteten Vorgehen ein historisch wissenschaft liches Pendant zur Seite zu stellen Zu n chst einmal wollen wir uns jedoch vergewissern dass die Alltagsbewer tung zumindest im Sinne der rechtli chen Anforderungen praktisch durch f hrbar ist und f r die Verwaltung in ihrer Hauptt tigkeit sowie dann f r bei de Partner in der berlieferungsbil dung die aktenbildenden Stellen und das Bundesarchiv Nutzen bringt Damit ist ein weiterer wichtiger Grundsatz der Bewertung im Bundes archiv angesprochen Wie das Bundes gesetz ber die Archivierung dessen zehnj hriges Bestehen wir in diesem Jahr feiern vorsieht begreifen wir die Auswahl archivw rdiger Unterlagen als Aufgabe deren wir uns in enger Zu sammenarbeit mit den aktenproduzie renden Stellen annehmen Dazu ge h rt die einzigartige Expertise dieser Stellen anzuerkennen und ihre ge setzliche und ethisch politische Ver antwortung f r die berlieferungsbil dung einzufordern Dabei sind wir uns jedoch bewusst dass es an uns ist den Nutzen des damit verbundenen Auf wandes zu maximieren im Heute wie im Morgen Das beschriebene Projekt das massgeblich von den teilnehmen den Bundes mtern unterst tzt wird verdeutlicht den m glichen beiderseiti gen Gewinn Sobald die Entwicklung des Ent scheidmodells als Prototyp abgeschlos sen ist wird es anhand von ausgew hl
65. a directive du CD HUG sur la gestion et l archivage des docu ments en vigueur au 21 juin 1999 3 1 Elaboration des calendriers de conservation Un calendrier de conserva 45 tion des documents est tabli pour chacun des services indiquant de facon synth tique les dur es de conservation de diff rentes s ries de documents voir mod le en annexe 2 Ce mod le papier constitu sous forme d un tableau informatique tableur se lon les mod les conventionnels se r v lera inadapt car les r gles de conservation sont man quantes au niveau cantonal ce mo ment l de nombreux documents existent en plusieurs exemplaires dans les ser vices estimation 100 de nombreux documents existent si multan ment sous forme papier et informatique il existe plus de 450 entit s dans lor ganigramme des HUG avec une vo lution rapide depuis la cr ation des HUG en 1995 50 mutations an nuelles environ Ceci nous a conduit r aliser ce calen drier non plus sous forme de tableaux mais sous forme d une base de don n es dont les tableaux ne sont que des tats dit s Pour r aliser ce calendrier de conservation il a fallu passer par les tapes suivantes laboration du recueil des dur es de conservation des documents de ges tion dans le cadre du groupe de coor dination de l archivage r unissant les collaborateurs des archives d Etat du canton de Gen ve avec les archivistes
66. abelle 1 Bev lkerungszahlen in der Schweiz und in angrenzenden Gebieten arbido 4 2009 desland Nur Vorarlberg ist bev lke rungsm ssig etwa so klein wie ein durchschnittlicher Schweizer Kanton Doch nicht nur Avenir Suisse sondern auch Politikerinnen und Poli tiker stellen die f derative Struktur der Schweiz zunehmend infrage Im Kan ton Basel Landschaft beispielsweise reichte die Landr tin Esther Maag eine Motion ein in der die Gr ndung eines Kantons Nordwestschweiz verlangt wird bestehend aus den beiden Basel sowie den angrenzenden Gebieten aus den Kantonen Aargau und Solothurn Zusammenarbeit ber die Kantons grenzen hinweg Die Diskussionen beschr nken sich aber nicht auf Gebietsver nderungen In immer mehr Bereichen findet be reits heute eine Zusammenarbeit ber die Kantonsgrenzen hinweg statt Das prominenteste Beispiel daf r sind die Fachhochschulen Doch auch beim Un terhaltvon Nationalstrassen der Spital planung oder der Polizeiausbildung arbeiten die Kantone grenz berschrei tend zusammen Die Grundlage vieler Formen der Zusammenarbeit sind die ber 780 Konkordate die es mittler weile in der Schweiz gibt Das aktuell bekannteste Konkordat ist die Inter kantonale Vereinbarung ber die Har monisierung der obligatorischen Schu le genannt Harmos Avenir Suisse hat in seiner Stu die die Schweiz in sechs Metropolitan regionen aufgeteilt Vereinfacht gesagt handelt es sich da
67. age corres pondre un ensemble de documents dont les biblioth caires seraient les d positaires sans tre intervenus dans sa constitution Lorsque nous abordons l tude de l organisation des collections nous nous int ressons donc aux mul tiples collections qui forment l offre de la Biblioth que municipale chacune tant bien vivante dans les limites de ce qui fait son identit savoir notam ment son usage son contenu sa locali sation et son support Mettre plat le paysage des collec tions dans lequel voluent les biblioth caires cela peut tre per u comme une d marche a priori superflue puisque ce sont les biblioth caires eux m mes qui ont form ces entit s et qu il s agit de r alit s objectives Cependant il aura fallu huit versions successives pour qu emerge un sch ma qui refl te l orga nisation r elle de ces collections Le c t laborieux de cette prise de conscience prouve l utilit d une d marche apparemment simpliste Que retirer d une telle exp rience S il n a pas t possible d tablir spontan ment et du premier coup une carte des collec tions correspondant la r alit du mo ment c est que chacun sa place avait une vision partielle de la collection Au fur et mesure dela r flexion les pi ces du puzzle se sont ajout es d plac es imbriqu es dans ce quia fini par former la repr sentation d finitive de l organi BML VISION GENE
68. als Andreas u Robert Kretzschmar Mut zur L cke Zugriff auf das Wesentliche Die Diskussion ber die archivische Bewertung geht weiter In Der Archivar Mitteilungsblatt f r deutsches Archivwesen 57 2004 Heft 1 S 69 70 L archivage en situation de ressources limit es Actuellement les Archives de la Ville de Zurich disposent de 1 2 poste de conseillers pour le pr archivage aupr s des services d une des plus grandes administrations pu bliques de la Suisse En raison de cette faiblesse extr me de ressources humaines l institution a d d velopper des solutions pragmatiques et directement conditionn es par les objectifs vis s en mati re d evaluation Au moyen de sp cifications les r pondants des offices produisent les pr liminaires de l valuation archivistique en vue des versements Les Archives de la Ville attachent beaucoup d importance ce que les r pondants des offices proposent eux m mes leurs documents pour un archivage d finitif parce que ce sont eux qui connaissent le mieux le contenu et la valeur de leurs archives La participation active des producteurs d archives permet donc d effectuer l archivage avec un investissement humain raisonnable La plupart des sp cifications aident la conclusion de conventions entre les offices et les Archives qui assurent long terme l archivage des documents cr s par les services de la Ville dans le cadre de leurs activ
69. also 95 von 100 Eiern ein Gewicht zwischen 49 und 51 Gramm aufweisen Konfidenzintervall und Fehlertole ranz bestimmen den Grad der Repr sentativit t Je n her das Konfidenzin tervall bei 100 liegt und je kleiner die Fehlertoleranz angelegt wird je mehr Elemente wird meine Stichprobe um fassen Werte ich die so erhaltene Stich probe aus wird die Abweichung des Fehlers umso kleiner sein je gr sser die Stichprobe ist Die Gr sse der Abwei chung wird klar definiert ber das Kon fidenzintervall und die Fehlertoleranz Die Normalverteilung l sst sich in einer Formel ausdr cken Die Formel setzt sich zusammen aus der Grundge samtheit dem Konfidenzintervall der Fehlertoleranz der Merkmalsvertei lung innerhalb der Grundgesamtheit und einem Korrekturfaktor Die Grundgesamtheit wird N ge nannt Wenn f r das Konfidenzintervall t eingesetzt wird ergibt das bei einem 95 igen Konfidenzintervall den Tabel lenwert 1 96 der aussagt dass in der Gaus schen Glockenkurve 95 der schraffierten Fl che innerhalb der In tervallgrenzen der Abweichung liegen F r ein Konfidenzintervall von 90 Pro zent lautet der Tabellenwert 1 645 Die Fehlertoleranz wird mit d angezeigt und wird beispielsweise mit 5 festgesetzt Das ergibt einen Wert von 0 05 wenn 100 List Die Merkmalsverteilung wird arbido 4 2009 mit p und q ausgedr ckt P und q er geben zusammen immer 100 bzw I Wenn f r das Merkmal Geschlecht der m nnliche
70. anche d cennale d archives comportant TOUS les documents pro duitst durant cette p riode Ces verse ments sont rattach s organiquement 27 au fonds auquel ils appartiennent mais physiquement ils ne seront pas r unis l ensemble Apr s traitement ils s ajoutent l un apr s l autre sur les rayons ce qui permet d viter la place perdue Le traitement archivistique d un versement le rend statique Cette image fig e du producteur doit rester conci liable avec la r alit dynamique de son unit Le versement pose plusieurs pro bl mes dans son application pratique l atomisation du fonds dans un sys t me de classement continu le conte nu des diff rents versements ne sera pas r uni Il convient de rattacher le versement un fonds d origine et conserver le lien organique qui l unit celui ci l int gralit des documents produits et recus durant la tranche temporelle choisie lors d un versement de la tranche d cennale 1978 1988 que fait on avec un classeur qui va de 1985 1993 des tranches minuscules par d faut de place dans les unit s alors que le rythme adopt minimal pour Du chein est de dix ans certains ser vices sont oblig s de verser selon un rythme plus rapide des documents particuliers les docu ments permanents en principe ja mais la litt rature grise ou les af fiches chaque ann e Il est donc parfois difficile de faire ap plique
71. annungsverh ltnis von Bewertungs diskussion Repr sentativit t und Nutzungs perspektive K ln 2001 0 08 t 0 06 0 04 0 02 D IT rr rg 30 35 40 45 Abb Gauss sche Glockenkurve telwert abweichen siehe Abbildung An einem Beispiel l sst sich das veran schaulichen Auf einer H hnerfarm mit sehr vielen H hnern werden eine Woche lang alle gelegten Eier gewogen Ein Eiwiegtim Durchschnitt5o Gramm da die meisten Eier 50 Gramm wiegen sich also in der Grafik um den Mittel wert 50 gruppieren Einige Eier wiegen 45 Gramm andere 55 Gramm Jedoch ist die Wahrscheinlichkeit klein dass ein Ei35 Gramm oder 65 Gramm wiegt Je gr sser die Abweichung in Gramm je kleiner ist die Wahrscheinlichkeit vom Durchschnittsgewicht abzuwei chen Dies ist die Beschreibung der Normalverteilung Das Konfidenzintervall Der Ausdruck daf r wie viele Eier in nerhalb eines bestimmten Bereichs um den Mittelwert gruppiert sind wird Konfidenzintervall genannt Bei einem Konfidenzintervall von 95 haben 95 von 100 F llen die Eigenschaft des Mittel werts mit einer bestimmten Abwei chung Die Fehlertoleranz Die bestimmte Abweichung vom Mit telwert wird Fehlertoleranz genannt Eine Fehlertoleranz von 2 Prozent und ein Konfidenzintervall von 95 Prozent sagen aus dass 95 Prozent der Eier 3 Siehe dazu Buchholz S 156 ff Normalverteilung 50 Ab 60 65 70 Gewicht x plus minus 2 Prozent um den Mittel wert liegen
72. ans le souci de limiter l ampleur de l tude celle ci ne porte pour l instant que sur la section adulte de la Biblio th que et n aborde que les ouvrages imprim s Afin de mettre en lumi re les prin cipaux aspects de sa collection la biblio th que a d fini trois axes d tude repre nant ainsi la m thode imagin e par les Biblioth ques municipales de Gen ve Les trois dimensions abord es sont For ganisation des collections les contenus et les processus de traitement des col lections s lection acquisition et d s herbage Ces trois aspects sont bien s r compl mentaires et indissociables Seule la n cessit de l valuation en jus tifie la d composition Nous n aborde rons ici que les deux premiers axes d tude les valuations relatives aux processus de traitement des collections n tant pas termin es ce jour Le point sur l organisation des col lections Pour agir il faut au moins localiser Si la premiere valuation entreprise par la BML porte sur l organisation des col lections c est qu un certain nombre de questions attendent r ponse Le souci premier est donc de clarifier l organisa tion globale de ces collections au sein de la BML Nous pr f rons le terme collection celui de fonds car nous arbido 4 2009 comprenons la collection comme le r sultat d un choix d lib r et conscient destin un public d fini alors que le fonds nous para t davant
73. aphern beschrieben So fragte etwa 1992 der Philosoph Hermann L bbe Wie l sst sich mit dieser Schriftgutla wine fertig werden Dem Laien wird als Antwort auf diese Frage zun chst der Papierkorb einfallen Nun wir sind ja hier nicht unbedingt Laien aber wir werden auf dieselbe L sung kommen Mit Shreddern und Aktenvernichtern werden Dokumente zu Schnitzeln zer kleinert In der Regel sind die Archiva re dabei allerdings nur als Schreib tischt ter aktiv Denn die meisten Archive f hren die Kassationen nicht gleich selber durch mein Heimarchiv ist hier eine Ausnahme Unterdessen hat sich die seit L n gerem prophezeite Trendwende vollzo gen Eine wachsende Zahl der f r die Massenakten verantwortlichen Dienst stellen hat die Umstellung auf elektro nische Aktenablage bereits vollzogen oder wird dies in absehbarer Zeit tun Dass dies Auswirkungen auf die Bewer tungst tigkeit der Archive hat stellt niemand in Abrede Die Vorstellung dass digitale Unterlagen gar nicht be wertet werden m ssten weil kaum Ma gazinfl chen beansprucht werden teilt heute zwar wohl niemand mehr Denn die Folgekosten sind auch hier nicht zu untersch tzen Der Speicherplatz d rf te dabei noch das kleinste Problem sein mehr ins Gewicht fallt der Auf wand f r die Aufbereitung der Daten zur Benutzung und die periodische Migration Deshalb gehe ich einmal davon aus dass Bewertung unabh ngig von der Form der Aufzeichnung si
74. aphisme site web et impression St mpfli Publikationen AG W lflistrasse 1 Postfach 8326 3001 Bern Tel 031 300 66 66 Fax 031 300 66 99 E Mail info staempfli com Website www staempfli com MEDIAparx AG Bellevue im Park Morillonstrasse 87 3007 Bern Tel 031 974 10 00 Fax 031 974 10 01 E Mail info mediaparx ch Website www mediaparx com Redaktions und Inserateschl sse Erscheinungstermine Delai de redaction delai d insertion dates de parution Siehe Tabelle unten an der Seite Voir tableau en bas de la page Pro Jahr erscheinen 8 bis 12 elektronische Newsletters Die jeweiligen Redaktionsschl sse finden Sie auf www arbido ch Parution de 8 12 newsletters lectroniques par an Vous trouverez les dates de parution respectives en consultant www arbido ch Inserateschluss Erscheinungstermin D lai d insertion Date de parution 19 01 2010 25 02 2010 07 05 2010 17 06 2010 11 08 2010 17 09 2010 03 11 2010 10 12 2010 Editorial L evaluation t che fondamentale du monde I amp D L valuation est une proc dure qui traverse le temps comme l espace social et qui concerne tous les individus sans distinction de la naissance la mort Elle prend des formes diff rentes selon les objectifs qui lui sont assign s mais elle sert tou jours d limiter des espaces entre ce qui serait recevable et ce qui ne le serait pas Une fois ces espaces dessin s la s lection l valuation en acte
75. ariations rendant difficile la reconstitution par les chercheurs de la continuit admi nistrative et d une suite chronologique et logique des affaires Tentative de r organisation de ce fichier pour l adapter la norme ICA ISDF en cinq zones Elabor e par le Comit des normes et bonnes pratiques Dresde en 2007 la nouvelle norme internationale pour la description des fonctions ISDF In ternational Standard for Describing Functions a t pr sent e officielle ment au 16 Congr s international des archives de Kuala Lumpur et en fut l un des v nements majeurs Comme ISAD G et ISAAR CPF elle com prend 26 l ments de description or ganis s en quatre zones de description ainsi qu un chapitre ou zone 5 don nant des recommandations pour relier des descriptions de fonctions des des criptions d archives conformes ISAD G ou des notices d autorit conformes ISAAR Les diff rents champs du fichier de comp tences ge nevois qui contiennent d j la plupart des informations utiles seront remis en page afin de se calquer sur cinq on glets De nouveaux champs devront aussi tre cr s particuli rement pour les zones de relations 3 et 5 Les s ries d archives pourront ainsi tre reli es plusieurs organismes producteurs ce qui vite de rattacher un seul produc teur artificiel une suite de documents Inversement de multiples producteurs pourront tre l
76. art un choix s impose et donc il faut faire une valuation selon des cri t res tablir et d autre part il est n cessaire de trouver sous quelle forme l image et l information qui s y rapporte seront conserv es long terme Pour traiter ces deux aspects nous pouvons profiter de l experience des archives confront es des cas similaires dans le cadre de la conservation du patrimoine visuel Les archives de l Etat de Berne ont jou notamment un r le de pion nier dans ce domaine Et c est de concert avec les archivistes que nous proposons aujourd hui une solution La conservation long terme des photos a t largement discut e depuis plusieurs ann es La num risation qui 1 Calcul d apr s Axel Metz Nicht jedes Bild sagt mehr als tausend Worte berlegungen zur archivischen Bewertung von Fotobest n den in Rundbrief Fotografie 14 Nr 4 2007 pp 14 22 note 16 2 Voir notamment Nora Mathys Welche Fotografien sind erhaltenswert Ein Diskussionsbeitrag zur Bewertung von Fotografennachl ssen in Der Archivar Mitteilungsblatt f r deutsches Archivwesen 2007 1 34 40 et Sandra Teremoana H berli Der Fotonachlass von Martin Hesse im Staatsarchiv Bern berlegungen zur Aufarbeitung eines Fotonachlasses unter besonderer Beriicksichtigung von Bewertung und Kassation bei Fotografien in Archiven Master These Universit t Krems 2008 il y a dix ou vingt ans paraissait la so lution
77. as qui ferait d j beaucoup de bien consisterait publier les d cisions de l valuation archivistique et changer des informations entre services d archives arbido Abonnement arbido print abonnemente staempfli com 24 arbido 4 2009 Elements pour l valuation dans les archives d universit s Les archives universitaires sont elles pri v es ou publiques Pour tenter de r pondre cette question centrale pour le cas de l universit il convient d exami ner le rapport qui lie l universit l tat Archives priv es ou publiques Force est de constater que diff rents facteurs rendent difficile le contr le di rect de l Etat sur les archives des uni versit s L absence d archiviste donc de re lais dans certains tablissements d enseignement sup rieur le manque de moyens en personnel des archives cantonales pour pallier cette carence l atomisation des archives universi taires dans un grand nombre d unites la multiplication des producteurs l autonomie intellectuelle et histo rique des universit s laquelle s ajoute d sormais parfois comme Lausanne une autonomie l galis e Certains tablissements trangers peu vent relever d un syst me d archives priv es c est le cas de l Universit ca tholique de Louvain la Neuve UCL dont le service des archives six per sonnes ne d pend pas des Archives g n rales
78. bei um funktionale Regionen die durch die Arbeitsm rkte und Pendlereinzugsgebiete abgegrenzt sind Sie stellen die Wirtschafts und Lebensriume der Mehrheit der Schwei zer Bev lkerung dar Die Metropolitan regionen sind nicht nur gr sser als die Kantone sondern ihre Grenzen verlau fen auch mehr oder weniger diametral zu deren Grenzen Metropolitanregio nen sind jedoch mehr als nur statisti sche Gebilde In Basel hat sich der Ver ein Metrobasel gebildet um der Metro politanregion eine Plattform und eine Stimme zu geben Die verschiedenen Formen der Zu sammenarbeit haben dieselben Gr n de Der Kleinr umigkeit der Schweiz soll entgegengewirkt werden Wirtschaftliche soziale und kultur elle Entwicklungen nehmen keine R cksichten auf Kantonsgrenzen Zusammenfassend Die scheinbar so klaren politischen Strukturen berla gern sich mit anderen Strukturen wirt schaftlicher und gesellschaftlicher Art Welche Konsequenzen k nnen sollen m ssen Archivarinnen und Archivare daraus ziehen Tabelle 2 zeigt den Stand der archivi schen berlieferungsbildung in der Schweiz am Beispiel der Personendos siers der kantonalen Migrations mter der fr heren Fremdenpolizei Das Vor gehen mit dem ich zu den Angaben gekommen bin ist symptomatisch Ich habe die Empfehlungen der Koordina tionskommission des VSA angeschaut und in unseren eigenen Unterlagen ge sucht ob ich weitere Bewertungskon zepte finde Die Liste
79. ch tigkeit sein Die Frage an welchen Kri terien wir uns bei der Auswahl von Akten orientieren sollen beantworten die Archivgesetze h chst unzurei chend Die Methoden der Archivtheorie Es ist bedauerlich dass die Archivge setze so wenig auf die unter Archivarin nen und Archivaren wohlbekannten Methoden der Bewertung Bezug neh men In Ermangelung eines griffigen Namens seien diese Methoden unter dem Titel Dokumentation des Verwal tungshandelns zusammengefasst Sie k nnen mit Stichw rtern wie Proveni enzprinzip Registraturprinzip Feder f hrung Evidenzwert vor Informa tionswert etc charakterisiert werden Grundlegend ist die Orientierung der berlieferungsbildung und Bewertung in den Schwerpunkten die der Staat setzt durch die Gesetzgebung durch den Einsatz von Ressourcen durch die arbido 4 2009 hierarchische Ebene auf der er Ent scheidungen ansiedelt Der praktizie rende berlieferungsbildner m chte vermitteln wie sich Gesetze entwickeln und wie sie vollzogen werden und er m chte zeigen wof r Personal und Budget eingesetzt worden sind Selbstverst ndlich gibt es unter Archi varinnen und Archivaren verschiedene Interpretationen der bekannten Bewer tungsmethoden aber in der Diskussi on von konkreten Bestandesbewertun gen l sst sich immer wieder auch viel Konsens feststellen Auf dieser Basis lassen sich mit Sicherheit pr gnante Formulierungen f r Gesetzestexte ent wickeln die
80. ch nicht we sentlich ndern wird Allerdings muss sie noch mehr als bisher prospektiv er folgen Denn die L schung von Daten ist sehr viel einfacher als das physische Vernichten von Akten Das erste Erfor dernis in Bezug auf pozentiell archiv w rdige Datenbanken ist deshalb die Erkundigung ob L schungen vorgese hen oder gar vorgeschrieben sind Ob die Bewertung dann auf einzelne Da tenfelder heruntergebrochen wer den soll ist zu diskutieren hier spielen technische Fragen eine wichtige Rolle beispielsweise In welchem Format kann und soll bernommen werden Welche Verknipfungen und Funktio nalit ten m ssen erhalten bleiben Abgesehen vom Bundesarchiv sind konkrete Erfahrungen mit der Bewer tungim digitalen Bereich in der schwei zerischen Archivszene noch selten Es sei denn man w rde die Auswahl der Dienststellen mit denen man zwecks bernahme von digitalen Unterlagen in Kontakt tritt auch als Bewertung be zeichnen Mehr Aufmerksamkeit zie hen momentan noch Fragen zu den M glichkeiten der bernahme und Speicherung elektronischer Daten auf sich konomische Rahmenbedingungen Selbst wenn sich die Bewertung nur an den genannten historischen und archivfachlichen Kriterien orientiert bleibt der Spielraum des Ermessens gross Archivistik ist eben keine exakte Wissenschaft In der Regel spielen fachfremde Faktoren eine Rolle in erster Linie konomische Die Archive m ssen ihre Aufgaben in einem von
81. d Staatsarchiven untersuchen und die entstehenden Doppel berlie ferungen einschr nken sollte Wenn man die im Laufe der Zeit geschaffe nen Archivierungsempfehlungen an schaut f llt einem auf dass diese sehr praxisbezogen sind das heisst sie wa ren in erster Linie auf eine Reduktion der Papiermenge ausgerichtet Theore tische Highlights finden sich nicht da runter In neuerer Zeit hat sich nun allerdings der behauptete Gegensatz abge schw cht Erstens hat in den letzten ro bis 15 Jahren in der Schweiz eine In tensivierung und Internationalisierung des Diskurses stattgefunden Ich nenne nur zwei Beispiele es g be noch mehr 1 Im Herbst 2001 widmete die Schwei zerische Zeitschrift f r Geschichte ein ganzes Heft dem Thema ber lieferungsbildung und Bewertung Darin wurde neben einem deutschen und einem franz sischen auch ein umfangreicher amerikanischer Bei trag zur Rehabilitation der role of content in the archival context ge bracht Neben Grundsatzfragen wur den auch spezielle Archivbildner Bankarchive oder Medien audiovi suelle Unterlagen behandelt 2 Josef Zwicker fr herer Staatsarchi var von Basel Stadt hat im Novem ber 2004 an einem Workshop zur Bewertung an der Archivschule Mar burg teilgenommen und seinen sehr lesenswerten Beitrag im folgenden Jahr publiziert Obwohl Zwicker das Niveau unserer Bewertungsdiskus sion als nicht so hoch wie es sein sollte oder sein k nnte
82. d die effektiven Kenntnisse lie gen bei der Informationssuche oft mei lenweit auseinander Den Autoren ist recht zu geben wenn sie fordern dass die F higkeit Informationen zu suchen und zu finden ber die ganze Ausbil dungszeit konsequent und nachhaltig gef rdert werden soll S 181 Es sei in diesem Zusammenhang auf das Teacher Librarian Konzept in Kanada hingewiesen 5 Es nutzt wenig wenn die diesbez gliche Ausbildung erst mit dem Studium einsetzt und dort einen 55 Teil des Studiums darstellt wie dies in vielen Curricula an den Universit ten geschieht Voraussagen zu machen ist schwierig insbesondere wenn es um die Zukunft geht Dieser Ausspruch der Niels Bohr wie auch dem amerikanischen Baseballstar Yogi Berra zugeschrieben wird trifftim Besonderen f r das vorletzte Kapitel des Buches das von Barrie Gunter ge schrieben wurde zu Der Autor schaut sich die Trends beim Konsum digitaler Informationen an und stellt sich die Frage ob sich Web 2 0 bei den Internet nutzern bereits so weit durchgesetzt hat dass man von einer Schl sseltech nologie oder einer Entwicklung die an einem Punkt ohne Wiederkehr ange langt ist sprechen kann Der Schrei bende ist bei solchen Aussagen die die blau wattierte Zukunft der Internet konzepte und technologien betreffen naturgem ss etwas skeptisch Die Aus sage des Autors dass die neuen On line Anwendungen mit zunehmend gr sserer Geschwindigkeit entwickelt werde
83. das Bewertungsvorschl ge erarbeiten muss die damit verbundenen Fragen geh ren ja auch ins ureigene Fachgebiet der Archivarinnen und Archivare 3 Einen guten berblick gibt Zwicker J Archivrecht 2006 Andante ma non troppo In Coutaz G u a Archivpraxis in der Schweiz Baden 2007 S 164 194 N tzlich ist auch die Wikipedia Seite Archivrecht_ Schweiz URL http de wikipedia org wiki Archivrecht_ Schweiz Aufruf am 29 6 2009 4 AG BE BL BS GE GL JU LU NE SO ZG ZH dener Anspruchsgruppen befriedigt m glicherweise sorgen die bestehen den Formulierungen f r eine breitere Akzeptanz der Archivgesetzgebung Der Preis daf r ist dass die gesetzli chen Vorgaben in den meisten F llen kaum handlungsanleitend wirken k n nen Unter Zuhilfenahme einiger Er gebnisse der Archivtheorie liessen sich wesentlich pr zisere Formulierungen erreichen Diese These soll im Folgen den plausibilisiert werden Rechtssicherung als Bewertungsziel Die Vorstellung dass staatliche Archive im Dienst der Rechtssicherung stehen ist verbreitet und berechtigt So ber rascht es nicht dass in den Gesetzen die Rechtssicherung auch als Ziel f r Bewertung und Aktenauswahl er scheint Was heisst Rechtssicherung Die meisten Leserinnen und Leser ei nes Archivgesetzes w rden darunter wohl verstehen Sicherung von Rechten einzelner nat rlicher und juristischer Personen sowie Sicherung der staatli chen Rechte Me
84. duzieren also die Klumpenstichprobe wiederum mit einer Klumpenstichprobe Metho disch falsch w re es aus der Buchsta benauswahl jedes zweite Dossier zu bernehmen um sie auf die geforder ten 5 zu reduzieren Was wirausdr cklich vermeiden ist die systematische Stichprobe welche allen genannten Auswahlverfahren deutlich unterlegen ist Kontakt irene amstutz bs ch Soyez r alistes demandez l impossible Uberlieferungsbildung im Verbund ein Denkanstoss Bewertungsentscheide werden in der Regel innerhalb eines Archivs getroffen Jeder Entscheid ist in der Regel gut durchdacht und begr ndet Aber ist es wirklich n tig dass jedes Archiv f r sich dieselben Aktenkategorien bewertet Und dies in vielen Fallen ohne das Wis sen wie die anderen Archive mit den gleichen Akten umgegangen sind Miissten Bewertungsfragen nicht zu nehmend im Verbund gel st werden Il faut cultiver notre jardin Viele werden den Roman Candide von Voltaire kennen Der Titelheld ist auf der Suche nach seiner Geliebten Nach einer Reise durch die halbe Welt kauft er ein Landgut um sich dort end g ltig niederzulassen Candides Res mee am Ende des Romans lautet dass er die bel der Welt nicht erkl ren kann Er erkennt aber eine Notwendig keit Il faut cultiver notre jardin Doch was ist eigentlich der Garten sprich der Horizont eines Archivs Die deutsche Sprache kennt daf r den Begriff des Archivsprengels
85. e berlieferungsbildung miteinbezogen werden Ein m gliches Vorgehen Die Ar chive sprechen untereinander ab von welcher Dienststelle oder Organisation welche Unterlagen wo archiviert wer den Statt einer einzelnen berliefe rung entstehen so eigentliche berlie ferungslandschaften Es kann sich dabei die Frage stellen ob sich um auf Kantonsebene zu blei ben eine 26 malige Archivierung der selben Unterlagenkategorien ber haupt lohnt Sind die Unterschiede zwischen den Kantonen so gross Und w re es in letzter Konsequenz nicht so gar m glich dass aufgrund der ver schiedenen Dokumentationsprofile der beteiligten Archive gewisse Akten nur in bestimmten Archiven aufbewahrt werden in allen anderen Archiven aber vernichtet werden k nnen Ein zweites m gliches Vorgehen Die Archive sprechen sich untereinan der ab die Archivierung wird aber zen tral geregelt Dieses Verfahren wird in Zukunft durch die digitale Vernetzung immer wichtiger Abbildung zeigt die Struktur von ZEMIS dem Zentralen Migrationsin formationssystem Sehr viele Stellen auf Bundes Kantons und Gemeinde ebene geben Daten in ZEMIS ein oder k nnen diese abfragen ZEMIS ist aber nur ein Beispiel Es gibt immer mehr Systeme und Datenbanken die mitein ander vernetzt sind so beispielsweise Ber Tur Migren Bi Eee Mar mar Ms sen ergee E er rg ake Arten brin LP prit pe ts MP EFM AAL Emplangs en ee LFG NSA Essdh
86. e Konsequenzen f r die Auswertungsm glichkeiten der Stichprobenauswahl Interessiert zum Beispiel die Frage ob T rkinnen und T rken in der Schweiz andere Auto marken als Schweizerinnen und Schweizer bevorzugen kann diese Fra ge mit der Stichprobenauswahl B nicht ad quat beantwortet werden Man wird eine hohe Fehlerquote haben wobei sich nicht genau bestimmen l sst wie hoch die Fehlerquote ist hnlich ungenaue Ergebnisse wird die quantifizierende Forschung erhal ten wenn beispielsweise bestimmte Geburtsmonate bernommen werden Der wohl ung nstigste Monat d rfte der Januar sein werden doch von vielen Beh rden Personen welche ihr Ge burtsdatum nicht angeben k nnen oder wollen mit dem Geburtsdatum 1 Januar versehen In der wohl nach vollziehbaren Annahme dass es sich dabei meist um ausl ndische Personen wie etwa Fl chtlinge handelt werden diese mit hoher Wahrscheinlichkeit in meiner Stichprobe Januar bervertre ten sein Damit werden nicht nur alle Fragestellungen betreffend Geburtsda tum keine quantifizierbaren Resultate ergeben sondern auch alle damit in irgendeiner Form zusammenh ngen den Fragestellungen von denen sich oft deren Kausalit ten nicht erschliessen lassen Diese Beispiele sollen ansatzweise verdeutlichen welche Qualit t man sich einhandelt bewertet man Massen arbido 4 2009 akten mittels Zufallsauswahl Die Aus wahl bleibt auswertungsoffen weil alle Merkmale der Grundgesam
87. e compte L archiviste am ricain Leonard Rapport pose un crit re d evaluation pratique mais discutable lorsqu il affirme au d but des ann es 1980 que le public n a pas faire les frais de documents qui ne sont pas utilis s Le versement Si la question du fonds d archives rel ve plut t de la macro valuation celle du versement appartient au domaine de la micro valuation Le terme d signe un volume d archives provenant d un m me fonds vers es un moment donn et trait es d un bloc Il comporte en principe tous les dossiers clos de l unit sur une p riode donn e Cette d finition masque la r alit des faits En l absence d un cadre strict les unit s versent n importe quand et n importe quoi sans autre souci de co h rence que celui dict par le manque de place le d m nagement physique de l unit ou la prise de retraite d une se cr taire pr cautionneuse Et encore l archiviste doit il se trouver satisfait que le versement tende se g n raliser plut t que d entendre dire Nous n avions plus besoin des documents nous les avons d truits La pratique du versement r gulier a l avantage de permettre un contr le permanent sur l tat des fonds Il re quiert la mise en place d une proc dure commune l ensemble mais adapt e aux r alit s mat rielles de chaque uni t La proc dure commune est tous les dix ans chaque unit proc de au verse ment d une tr
88. e de do cument dossier ou s rie de dossiers Puis chaque type de document dossier ou s rie de dossiers est d crit dans la colonne Intitul Lorsque cela est n cessaire l intitul de la s rie est suivi d une description de son contenu La colonne suivante concerne l exem plaire l exemplaire principal y est d si gn par P etl exemplaire secondaire par S les dur es de conservation et le sort final sont diff rents pour ces deux cat gories d exemplaires L unit administrative responsable de l exemplaire principal et celle de l exemplaire secondaire sont pr cis es dans la colonne suivante Le support de l information est ensuite d fini le prin cipal support est le papier diff renci entre papier d archive Pa et papier re cycl Pr Les documents dont le sort final est la conservation sont produits sur papier d archive norme ISO 11108 On retrouve aussi le microfilm M et le support num rique N Pour chaque type de document dossier ou s rie de dossiers une dur e de conservation en nombre d ann es aux tats actifs dur e d utilit adminis trative soit DUA et semi actif dur e d utilite l gale soit DUL est prescrite respectivement pour l exemplaire prin cipal et secondaire Pour certaines s ries ces d lais peuvent tre ouverts code 888 conservation jusqu cl ture du dossier et code 999 conservation jusqu nouvelle version Il s agit de
89. e des activit s etc Enfin c est un outil qui permet de rat tacher une ou plusieurs s ries orga niques une activit et inversement il permet d appondre une activit une 2 Baroan Padre et Sibille Claire ICA Comit des normes et bonnes pratiques Une nouvelle norme internationale pour d crire les fonctions ICA ISDF 2009 ou plusieurs s ries Avec les normes ISAD G et ISAAR il forme le troi si me l ment d un triptyque au jourd hui complet qui peut servir de base au classement et la description des archives publiques Cet outil per met en sus de contr ler les droits d ac c s lors de la communication de docu ments aux services producteurs Utilit externe future Le fichier des comp tences par son as pect la fois synchronique et diachro nique est un dispositif qui peut s av rer tr s utile aux consultants des archives historiques comme outil de recherche Il permet de tisser des liens entre les activit s publiques et une organisation administrative en perp tuelle volu tion soit un historique des comp tences et des services qui les ont un moment donn exerc es Puisque le fonds est constitu par l ensemble des documents r sultant des activit s d un organisme donn le fonds d un organisme qui aura subi successivement des additions des sup pressions ou des transferts de comp tences se trouvera contenir des docu ments refl tant toutes ces v
90. e lors de la r alisation de mandats en archivistique par la fi li re Information et documentation de la Haute cole de gestion HEG de Ge n ve Ceux ci consistaient le plus sou vent en la cr ation d outils de gestion des archives tels que plans de classe ment et calendriers de conservation pour diff rentes institutions priv es et publiques Les tapes suivies pour l ta blissement des ces outils sont celles pr conis es parla norme ISO 15489 sur le records management pour la cr ation d outils de ma trise des documents Pour rappel le plan de classement a pour but d offrir une structure hi rar 43 chique et logique des documents de permettre leur regroupement intellec tuel de faciliter leur rep rage et leur contr le physique Il doit pr exister toute op ration de classement ou d in ventaire Il est labor sur la base d une analyse des besoins celle ci permettant de d finir et de structurer les classes de choisir le type de cotation avant de faire tester l outil pour le valider L ap proche recommand e par la litt rature professionnelle est l analyse fonction nelle de l organisation c est dire une approche top down qui identifie les fonctions cl s les activit s qui en d coulent ainsi que les s ries de docu ments produites pour chaque activit Le calendrier de conservation a quant lui pour objectif d identifier les documents fonctionnels d une unit en
91. einstuft sieht er Chancen zur Verbesserung und nennt dabei folgende Punkte Vermittlung durch Vielsprachigkeit Rezeption der franz sischen fran kokanadischen und angels chsi schen Archivistik verbesserte Ausbildung Hochschul kurs Zertifikat KOST und Arbeitsgruppe Bewer tung gr sseres Know how und Be sch ftigung mit Grundsatzfragen besseren Zugriff durch Archivgesetze gr sseren Einfluss der Archive beim Records Management auf Archivebene Schaffung von Bewertungsmodellen Streben nach gr sserer Kontinuit t Auf der anderen Seite ist die deutsche Szene durchaus nicht so praxisfremd wie folgende Beispiele zeigen Seit Jahren bietet das Forum Bewer tung eine wachsende Anzahl ganz konkreter Bewertungshilfen auf dem Internet an www forum bewertung de Wie es dem Begriff Forum ent Gesichtspunkt Kriterium Alter Erhaltungszustand Archivf higkeit intrinsischer Methode Vorgehen Festsetzung einer Zeitgrenze konservatorische Pr fung Wert Rechtssicherheit Mehrfach berlieferung oft gem ss rechtlichen Vorgaben Vergleich mit anderen berlieferungen z B gedruckten Berichten und Statistiken Presse vertikaler und horizontaler Vergleich Feststellung der Federf hrung Behandlung gem ss Grad der Mitwirkung Stellung der Beh rde und ihrer Aufgaben Aussagekraft f r Aufgaben des Registraturbildners Inhalt retrospektiv Inhalt prospekti
92. ekopack ch info oekopack ch BiblioMaker Bibliothekssystem BiblioMaker besteht aus verschiedenen Modulen welche alle Anspr che jedes Bereichs einer Bibliothek und Mediothek abdecken Verlangen Sie unsere Unterlagen mit CD ROM f r eine kostenlose Bewertung BiblioMaker wird seit 1987 entwickelt und wird durch ELSA Consultants AG vertrieben Tel 0800 822 228 www bibliomaker ch info bibliomaker ch Logiciel pour Biblioth que BiblioMaker est compos de diff rents modules qui couvrent l ensemble des besoins d une biblioth que ou d un centre de documentation Demandez notre brochure avec CD ROM pour une valuation gratuite BiblioMaker existe depuis 1987 et est distribu par ELSA Consultants SA TRIALOG Dokumentations und Organisationsberatung In der Unternehmensberatung die Spezialisten f r Dokumentation Bibliothek Archiv Records Management Kooperieren Aber wie Wir helfen dabei Trialog AG Holbeinstr 34 8008 Z rich Tel 044 261 33 44 Fax 044 261 33 77 E Mail trialog trialog ch Homepage http www trialog ch arbido 4 2009 Werner Kullmann AG 4142 M nchenstein Tel 061 413 71 11 TIR TIR Email marketing wkag Web http www kullmann ch seit 1958 Wir liefern L sungen vom praktischen Detail bis zur kompletten Ausstattung F r Bibliotheken Schulen Firmen usw Editorial Die Bewertung eine grundlegende Aufgabe der I amp D Welt
93. el f r n mit den Zah len welche sich auf ein 95 iges Konfi denzintervall und eine 5 ige Fehlerto leranz beziehen sieht sie wie folgt aus n 499 0 5 0 5 0 05 Grundgesamtheit Stichprobengr sse Grundgesamtheit Stichprobengr sse 800 277 34 6 3000 359 12 1000 302 30 2 4000 365 9 1 1200 317 26 4 5000 369 7 4 1400 327 23 4 6000 372 6 2 1600 335 20 9 7000 373 5 3 1800 341 18 9 8000 375 4 7 2000 345 17 2 9000 376 4 2 2200 349 15 9 10000 377 3 8 Konfidenzintervall 95 Fehlertoleranz 5 5 Berechnet man diese Formel bekommt man das Resultat n 384 Geht man von den Grundvoraus setzungen aus dass das Konfidenzin tervall 95 betr gt und die Fehlertole ranz 5 lisst sich die ausf hrliche Formel wie folgt vereinfachen N 384 Stichprobenumfang 384 Mit dieser Formel l sst sich der Stich probenumfang von allen beliebigen Grundgesamtheiten berechnen wenn mit einem Konfidenzintervall von 95 und einer Fehlertoleranz von 5 gear beitet wird In der Statistik sind diese beiden Werte sehr gebr uchlich Bei Buchholz lassen sich gewisse Werte auch in Tabellen nachschlagen 4 Eine Auswahl pr sentiert sich wie folgt siehe Tabelle oben Es wird deutlich dass die berliefe rungsquote mit steigender Gr sse der Grundgesamtheit abnimmt Die bernahmequote ist somit nicht starr Sie h ngt ab von Grund gesamtheit Konfidenzintervall und Fe
94. elle celles ci s appli quent L outil principal de l valuation est le tableau de gestion France ou ca lendrier de conservation Canada qui peut prendre des formes tr s diverses mais repose sur certaines constantes I organiser typologiquement lop pos de celle adopt e dans les plans de classement qui s int ressent aux missions 2 traiter du sort final droit de vie et de mort 3 fixer lemomento celui ci s applique d termination des DUA et DUL La micro valuation repose sur des cri t res Trois d entre eux ont t pos s aux Etats Unis par Philip Brooks en 19403 Ce sont les exigences l gales les besoins de l unit les besoins des chercheurs L importance des deux premiers cri t res va s att nuer avec le temps quant au dernier il n a rien d absolu puisque les besoins des chercheurs se transfor ment Il faut donc se r f rer d autres principes La richesse de l information les dossiers ou documents destin s tre conserv s doivent permettre de conna tre l unit et son activit ses re lations avec d autres et doivent tre exploitables par autrui S y ajoute un facteur subjectif li au rapport entre la personne qui value et les documents qu il a sous les yeux Les contraintes pratiques entrent aussi en ligne de compte L espace de stockage disponible le co t du traite ment ou de la conservation entrent na turellement aussi en ligne d
95. en Reine Zufallszahlen sind nur auf der Basis von nat rlichen Ereignissen zu generieren wie etwa atmosph risches Rauschen oder radio aktiver Zerfall Im Internet sind Zufallszahlengeneratoren f r echte Zufallszahlen zug nglich Die einzelnen Vorgehensschritte Folgende Vorgehensschritte sind n tig um die Zufallsauswahl zu erhalten Zu erst wird die Grundgesamtheit ermit telt Sie soll m glichst gross sein was zum Beispiel mit der Ablieferungska denz und der Anwendung prospektiver Bewertung gesteuert werden kann Anl sslich der Bewertung werden Konfidenzintervall und Fehlertoleranz festgelegt blich sind ein 95 iges Konfidenzintervall und eine 5 ige Feh lertoleranz Daraus wird mit der oben vorgestellten Formel die Anzahl Dossi ers ermittelt und mit dem Zufallsgene rator gezogen Zufallsauswahlen k nnen wie im vorangehenden Beispiel gezeigt auch geschichtet und mit qualitativen Ver fahren kombiniert werden Allerdings muss zuerst die Zufallsauswahl getrof fen und danach die qualitative Auswahl z B besonderer F lle vollzogen werden Die bernahmequote in der Praxis Im Staatsarchiv Basel Stadt arbeiten wir seit 2004 mit der Zufallsauswahl Angewendet wurde sie bei der Bewer tung von Ehe und Erbvertrigen der Vormundschaftsbeh rden Lehrfir mendossiers des Amtes f r Berufsbil dung und Gerichtsfalldossiers um ei nige Beispiele zu nennen In Zahlen vorgestellt prisentieren sich die ge nannten Serie
96. en kann online das Inhalts verzeichnis von B chern und Zeit schriften einsehen und das Buch gleich online via Internet lesen ohne die Bib liothek auch nur betreten zu m ssen Daf r stellen die grossen Forschungsbi bliotheken jetzt die Weichen Sie lassen ihre Best nde komplett digitalisieren Die virtuelle Stadtbibliothek oder Onleihe und andere Szenarien W hrend Jahrhunderten hatten Biblio theken ein Monopol Sie waren die In stitutionen an die man sich wandte um Antworten aufeine Frage zu erhal ten Heute schauen Sch ler erst mal bei Google nach Das ist Alltag Die Bi bliotheken m ssen in diesem ge nder ten Szenario Antworten geben k nnen arbido 4 2009 um ihrer Aufgabe weiter gerecht zu werden Der Haken an der Sache Das virtuelle Angebot ist noch recht bersichtlich Viele Verlage fangen n mlich erst all m hlich an sich berhaupt auf das di gitale Zeitalter einzulassen Oft fehlen die digitalen Vorlagen um E Books zu erstellen die urheberrechtlichen Fol gen sind nicht gekl rt Eine Auseinan dersetzung zwischen dem B rsenver ein des deutschen Buchhandels mit seinem Libreka Projektund Google mit Google Books zeichnet sich ab Ama zon mit seinem Kindle Leseger t steht lauernden Blicks auf der Seitenlinie Der vom Autor favorisierte archivisti sche Imperativ greift f r die alte ge mauerte Bibliothek zu kurz Doch die digitalen Angebote allein wer den nicht reichen um f
97. en et long terme outil d organisation et de normalisa tion il accompagne les proc dures d limination et de versement d fi nies dans une charte d archivage outil au service de la transparence il pr cise les responsabilit s de chaque service dans la conservation des dos siers s lection des doublons outil de s lection des archives il pr cise et motive le traitement final appliquer chaque document limi nation tri conservation Abr g d archivistique 2004 Associa tion des archivistes fran ais p 67 arbido 4 2009 Dans la pratique cet instrument peut prendre des formes vari es en fonction des besoins L volution de cet instru ment pour le traitement des archives contemporaines a conduit le Forum des archivistes genevois le 28 no vembre 2008 confronter diverses exp riences r centes sur ce sujet confrontation dont les contributions rassembl es dans ce dossier donnent une synth se Contact anouk dunant gonzenbach etat ge ch lorraine filippozzi hesge ch jean daniel zeller hcuge ch e mail gilliozs bluewin ch Zum Bewertungsinstrument des Calendrier de conservation Entstanden unter dem Blickwinkel so wohl des Aktenbildners als auch des Archivars stellt der Calendrier de con servation franz auch tableau de ges tion engl Retention schedule dt auch Fristenkatalog das Kernstiick aller Bem hungen um die Standardisie rung des Archivie
98. en und zug ng lich gemachten Unterlagen machen uns zu vertrauensw rdigen Orten wo die Herkunft und Auswahl des Archiv guts verl sslich nachzuvollziehen ist Das ist ein nicht zu vernachl ssigender Marktvorteil den wir gegen ber der Suche in einem unstrukturierten Meer von Material das oft schwer durch schaubaren Interessen dient ausspie len sollten An unserer diesj hrigen Weiterbil dungstagung mit dem programmati schen Titel Die Zukunft in unseren H nden Bewertung als archivische Kernaufgabe L avenir dans nos mains l valuation comme t che archivistique essentielle haben wir uns mit den Grundlagen den Methoden und der Praxis unserer K nigsdisziplin be sch ftigt In einer beispielhaften Zu sammenarbeit hat die Arbeitsgruppe Bewertung in Zusammenarbeit mit dem VSA Bildungsausschuss diese Ta gung organisiert Der Schwerpunkt lag nicht nur auf den viel diskutierten methodischen Grundlagen sondern vor allem auf den praktischen Beispie len und L sungen die in der Schweiz angewendet werden Das Ziel war ein vermehrter Gedankenaustausch und die Ermunterung zu verst rkter Zu sammenarbeit unter Archivarinnen und Archivaren und damit eine weitere Verst rkung des Netzwerks Ar chivlandschaft Schweiz eine der pro grammatischen Kernaufgaben unseres Berufsverbandes Kontakt AnnaPia Maissen zuerich ch We are what we keep L valuation archivistique comme discipline cl Nous vivon
99. enf mit diesem Instrument gemacht worden sind zur Diskussion gestellt worden Die nachfolgenden Ar tikel sind die Zusammenfassungen der im Forum gehaltenen Referate Kontakt anouk dunant gonzenbach etat ge ch lorraine filippozzi hesge ch jean daniel zeller hcuge ch Le recueil des dur es de conservation des documents de gestion de l administration cantonale genevoise Le recueil des dur es de conservation des documents de gestion de l adminis tration cantonale genevoise est issu d un travail de collaboration entreles Archives d Etat et les archivistes des d parte ments de l administration et des tablis sements publics genevois travail ayant eu lieu au sein du groupe de coordina tion de l archivage Il a t tabli Pin tention des archivistes des institutions publiques genevoises 40 Le groupe de coordination de l archi vage La cr ation du groupe de coordination de l archivage de l administration can tonale genevoise d coule de la mise en application de la loi sur les archives pu bliques entr e en vigueur en 2001 de son r glement d application et de la loi sur l information au public et l acc s aux document LIPAD ainsi que de la cr ation de postes d archivistes de d partement pour les d partements qui n en taient pas encore pourvus Selon son cahier des charges le groupe est arbido 4 2009 constitu en vue d assurer la mise en uvre coordonn e de la loi sur les
100. erten und Ausw hlen von Akten ist eine der wichtigen Verwaltungs handlungen eines Archivs Im Sinne von Good Governance f r die sich Archive im Allgemeinen einsetzen sollte auch diese Verwaltungshand lung nicht so sehr wie bisher dem Denkbar w re auch ein gesetzlich verlangtes Bewertungskonzept vergleichbar den Kulturf rderungsleitbildern die in verschie denen Verwaltungen existieren Vgl dazu Polley R Die archivische Bewertung als Gegenstand einer komparati ven Normenanalyse ein programmatisches Anliegen In Bischoff F M u a Neue Perspektiven archivischer Bewertung Marburg 2005 Ermessen der Ausf hrenden ber lassen bleiben 2 Periodisch wird beklagt dass die Ent scheide dar ber wasin den Archiven dauernd aufbewahrt wird in den H nden von zu wenigen Personen liegen w rden Die mit der Erarbei tung von Gesetzen verbundenen politischen Auseinandersetzungen bieten Gelegenheit aufder H he der Archivtheorie stehende Bewertungs vorgaben breiter zu diskutieren Die Verankerung in den Gesetzen w rde ihnen vermehrt gesellschaft liche Verankerung und Akzeptanz sichern Kontakt reto weiss ji zh ch Les prescriptions l gales de l valuation archivistique une analyse En g n ral les lois suisses sur les archives dictent quelques r gles touchant la conser vation d finitive des documents Mais ces textes sont trop succincts et aident peu les praticiens En se fondant
101. erve des s ries r currentes entre les diff rentes institutions en g n ral celles li es aux fonctions de gestion Comme les mandats provenaient g n ralement d organismes publics bas s dansle canton de Gen ve les recherches l gales taient souvent redondantes Les s ries r currentes rencontr es etles recherches l gales similaires ont mis en vidence l id e de capitaliser et de r utiliser ces donn es pour ne pas r inventer la roue chaque mandat etr utiliser les informations recueillies dans d autres contextes L outil d velopp dans ce but devait donc avoir plusieurs couches Pre mi rement il devait permettre d enre gistrer les donn es relatives l analyse fonctionnelle fonctions activites se ries c est dire de d crire de mani re compl te les fonctions activit s et s ries la mani re d un inventaire et les agencer dans un plan de classement Fonctions et activit sont d crites som mairement tandis que chaque s rie est analys e de mani re d taill e contenu producteur cote dans le plan de classe ment analyse de la valeur primaire et secondaire La seconde couche devait permettre de documenter l laboration des r gles de conservation pour chaque s rie donc de consigner la fois les d lais existants ventuels les besoins des utilisateurs les d lais de conserva tion d organismes similaires les exi gences archivistiques sur cette s rie et
102. es services producteurs il peut y en avoir plusieurs une fiche descriptive des services qui permet de suivre l historique des changements noms ou rattache ment 3 Voir par exemple Gagnon Arguin L Vien H Typologie des documents des organisations De la cr ation la conservation Qu bec Presse de l Universit du Qu bec 1998 46 IH kiiit Schema 2006 113j h Goj hinformaticien 37 j harchiviste 16 j h divers concep tion validation tests o1j h orj h saisie initiale 2008 124j h Edition 52 j h validation doc m dicaux 40 j h validation doc adm 22 j h 80 j h Estimation validation doc adm 80 j h Tableau 1 Pr vus Saisis Taux Remarque Nbr de services 396 482 122 Augmentation due l volution de HUG l organigramme ces derni res an n es Nbr de 396 203 51 Hypoth se 1 calendrier par entit calendriers Service de niveau 255 80 Hypoth se corrig e 1 calendrier 2 3 par service de niveau 2 3 255 services gt 64 des entit s Nbr de 550 757 138 documents r de docu 115 121 SC g n riques Ratio Doc 4 8 5 4 G n rique Total des r gles 1350 641 47 Hypoth se 3 documents par entit 3x 450 1350 Moyenne des 3 8 3 2 r gles par calen drier Bases l gales n a identifi es Tableau 2 arbido 4 2009 un calendrier de conservation dit par service qui synth tise les r gles associ es aux d
103. es im Einleitungskapitel die man als Marketingstrategie f r den besseren Verkauf des Buches durch schaut d rfen hier die Erwartungen an dieses zentrale Kapitel der Publikation ruhig etwas h her geschraubt werden Die Autoren legen im Schlusskapitel dem Berufsstand der Informations fachleute ans Herz aufzuh ren zu glauben sie w ssten was f r ihre Nut zer gut ist Nach der furiosen Ouvert re des Einleitungskapitels werden die erh hten Erwartungen im Kapitel ber die Bibliothek im digitalen Zeitalter entt uscht und so f llt der Applaus nach der Lekt re der letzten Seite des Buches durchaus enden wollend aus 5 http www teacherlibrarian com tItoolkit pro_reading 31_3_proreading html zuletzt besucht am 1 3 2009 Nachrichten BIS Congr s BIS au Rolex Learning Center BIS Kongress am Rolex Learning Center Le congr s BIS qui se tiendra Lausanne du 1er au 4 septembre 2010 offrira pour la premi re fois la possibilit de visiter le nouveau b timent de la biblioth que de l EPFL Baptis Rolex Learning Center il est un mod le pour les biblioth ques du futur Le congr s aura pour th me Bibliotheken bewegen changeons les biblioth ques A peine trois mois apr s louverture du Rolex Learning Center le Congr s de l association Biblioth que Information Suisse BIS offrira aux participants la Der BIS Kongress vom 1 bis 4 Septem ber 2010 in Lausanne bietet erstmals die M glichkeit den s
104. et par l m me accepter de se remettre en question En effet chaque valuation fait surgir des besoins A ces besoins on r pond par des outils qui sont souvent eux m mes des outils d valuation comme le plan de d ve loppement des collections par exemple dans lequel on peut comparer les 52 chiffres croiser les informations effec tuer des suivis Ces outils cadrent la mati re sur laquelle s appuie la r flexion collective La r ponse aux be soins exprim s arrive sous la forme d objectifs Ainsi les objectifs nourris de la r flexion des biblioth caires sont les fruits de l valuation Le deuxi me grand constat de cette ex p rience d valuation est l importance arbido 4 2009 d aboutir un consensus Evaluer c est se mettre en mouvement certes mais se mettre en mouvement ensemble Evaluer c est se mettre d accord Le principal fruit de cet accord sera la po litique documentaire que les biblioth caires auront m rie et formalis e en semble Contact Valerie tete lausanne ch Buchbesprechung Konkurrenzieren sich Rascheln und Klicken David Nicholas und Ian Rowlands von der Universit t London haben ein Autorenteam um sich versammelt das aus unterschiedlichen Gesichtspunk ten den digitalen Informationsmarkt und dessen Konsumenten beleuchtet Die Autoren sind meist Mitglieder des Centre for Information Behaviour and the Evaluation of Research CIBER der gleichnamigen Universi
105. fonction toute t che de haut niveau relevant des responsabili t s d une collectivit en vertu d une loi d une politique ou de son mandat Les fonctions peuvent elles m mes tre subdivis es en sous fonctions proc dures op rationnelles activit s t ches transactions etc La comp tence est donc un sous ensemble de la notion de fonction telle qu elle ressort de la norme internationale pour la description des fonctions ci apr s ICA ISDF de m me que la notion d activit La notion de prestation d finie dans le projet GE Pilote est proche de la notion de fonction Celle ci se situe au niveau de la mission g n rale d un ser vice qui est le r sultat de l agr gation de plusieurs activit s Description du fichier des comp tences des AEG Le fichier des comp tences est un l ment de la version interne m tier d Adhemar Dans le syst me relation nel ils agit donc d une table qui compte actuellement 35 champs r partis sur trois onglets Le fichier n est pas encore complet il comporte 2200 fiches pour 400 organismes sur un total de plus de 1200 services dans l administration Le nombre de comp tences par orga nisme varie de 1 129 Les comp tences qui sont prises en consid ration dans le fichier doivent avoir un lien administratif ou avoir tou ch de pr s ou de loin l administration cantonale genevoise un moment donn Une comp tence qui relevait du can
106. ge fallen lassen vor dem Raster eines Wertesystems taxiert zu werden Dabei orientieren sich die Archivare an einer ganzen Reihe von Kategorien und Kri terien die zum Teil miteinander in Konkurrenz stehen und in ihrer Wert sch tzung ebenfalls dem Auf und Ab der archivfachlichen Konjunktur um nicht zu sagen der Mode unterwor fen sind Ich nenne hier einige Ge sichtspunkte indem ich mich auf eine Liste st tze die in den goer Jahren von Robert Kretzschmar f r den von der Archivschule Marburg durchgef hrten Kurs Bewertungsregeln und Archivie rungsmodelle zusammengestellt wur de siehe Tabelle oben 2 SZG 59 2001 S 413 534 3 Zwicker J Zum Stand der Bewertungsdiskus sion in der Schweiz nebst Bemerkungen zu den Aussengrenzen der berlieferungsbildung In Bischoff F M Kretzschmar R Hg Neue Perspektiven archivischer Bewertung Beitr ge zu einem Workshop an der Archiv schule Marburg Marburg 2005 S 101 118 4 Koordinationsstelle f r die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST entstanden 2004 durch eine Verwaltungsvereinbarung ber die Zusam menarbeit der Schweizerischen Eidgenossen schaft mit den Kantonen und dem F rsten tum Liechtenstein Diese Liste erhebtkeinen Anspruch auf Vollst ndigkeit Dennoch liefert sie einen Eindruck von der Vielschichtig keit der Ans tze und Methoden In den goer Jahren gab es in Deutsch land eine zeitweilig recht dogmatisch und
107. gen ob andernorts berlegungen in die glei che Richtung angestellt worden sind oder bereits praktische Erfahrungen vorliegen Den achtzehn teilnehmen den Archiven sei an dieser Stelle noch 2 Vgl Botschaft zum Bundesgesetz ber die Archivierung Art 7 38 einmal herzlich f r die ausf hrlichen und hilfreichen Antworten gedankt Ihre Auswertung offenbart eine ausge sprochen heterogene Landschaft Das Bundesarchiv betritt mit seinem Pro jekt Neuland auf das auch einige ande re Archive Kurs zu nehmen scheinen Funktionst chtige Instrumente oder praktische Erfahrungen liegen jedoch nicht vor weshalb die Erarbeitung am Entscheidmodell als Pionierleistung bezeichnet werden kann Unser Ansatz stiess aber auch auf Skepsis Die ge usserten Bedenken be zogen sich insbesondere auf die Schwierigkeit die Typisierung von Vor g ngen mit einer sich st ndig wandeln den Verwaltungsorganisation zu ver einbaren und dem Informationswert von Unterlagen die geb hrende Auf merksamkeit zu schenken In der Tat istes zu erwarten dass die Typisierung nicht f r s mtliche Vorg nge einer Dienststelle sinnvoll sein wird wohl aber f r massenhaft auftretende Ver fahren insbesondere dann wenn es um justiziable Handlungen geht Hier vermag eine prozessorientierte Typisie rung und Beurteilung dazu beizutra gen bei der Dokumentation mehr Klar heit zu schaffen wichtige Unterlagen von Anfang an mit besonderer Sorgfalt zu behandel
108. gen sind und nun durch den iTunes Shop oder durch die Last fm Platform ersetzt wurden Newcomer Bands werden es schwer haben sich auf grossen Plattformen durchzusetzen da es keine kleinen CD Labels mehr gibt Die Zukunft der Bibliotheken digital oder geschlossen Michael Moss stellt in seinem Kapitel die Bibliothekim digitalen Zeitalter vor Hier erwartet der eingangs gescholtene Leser nun die Offenbarung und einen Blick in die Kristallkugel Leider wird der geneigte Leser diesbeziiglich ent t uscht Der Autor bietet eine Zusam menfassung bereits bekannter Ansich ten die man in amerikanischen Fach zeitschriften wie etwa im Library Jour nal oder im D Lib Magazine gelesen hat Gewiss ist den Ausf hrungen des Autors zuzustimmen dass der Nutzer dank E Books und deren Leseger ten sich weg von der physischen Biblio thek hin zu den Verlagen und den H ndlern im virtuellen Raum entwi ckelt Richtig auch der Hinweis dass die traditionelle Bibliothek weiterhin eine Rolle zu spielen hat wenn sie sich weg von einer bestandesorientierten Konzeption hin zu einer sozial orien tierten Dienstleistung mit nutzer freundlicher Architektur und Innen einrichtung entwickelt Die Idea Stores in London d rften hier Richtschnur des Gedankens sein 2 http www libraryjournal com 3 http www dlib org A S hl Strohmenger Wilfried Digitale Welt und Wissenschaftliche Bibliothek Informations praxis im Wandel Determinanten
109. hastiques L archivage des dossiers s effectue toujours selon diff rentes proc dures une conser vation exhaustive la constitution d chantillons des tris qualitatifs ou l limination La m thode retenue varie selon les besoins et les conditions d valuation des s ries ver s es Toutefois seule la constitution d chantillons al atoires autorise des analyses quantitatives C est la m thode qui est la plus adapt e toute exploitation En plus elle fournit au chercheur des intervalles de confiance et des marges d erreur qui affinent la pr cision de l analyse statistique Un avantage de la m thode tient au fait que plus la population des dossiers est grande plus le nombre de dossiers archiver peut tre restreint Et ceci sans perte de qualit de l chantillon En revanche en cas d effectif r duit du total des dossiers il faudra archiver une proportion lev e de ceux ci Les limites sont toutefois connues en proc dant des chantillons il n est par exemple plus possible de reconstituer des relations familiales ou le suivi temporel d une personne inscrite dans plusieurs s ries Ces m thodes stochastiques permettent toutefois aux archivistes de ne plus se canton ner aux seuls chantillons labor s avec na vet et sans fondement th orique arbido 4 2009 begegnen wir heute damit dass wir je weils nur die erste H lfte des Buchsta bens B bernehmen Wir re
110. hivars Botho Brachmann aus dem Jahre 1969 ist zwar schon etwas lter aber immer noch stimmig Erg nzen k nnte man dass die Aufgabe ausserdem auch darin besteht den Informationsverlust zu verantworten Dieser Aspekt tr gt wohl das meiste zu dem unbestimmten Unbehagen bei das bei der Bewertung h ufig mit im Spiel ist Gesellschaftliches Umfeld Die Bewertung sollte also optimal erfolgen Was das bedeuten k nnte da r ber k nnen wir nun heute diskutie ren Ich nehme einmal an es geht in erster Linie darum dass die Organisa tion des Informationsverlusts den Ar chivarInnen vorbehalten sein soll Ein berufsst ndischer Ansatz also Es soll ten nicht Politiker Geheimdienste Betriebs konomen Datensch tzer oder sonst wie artfremde Rollentr ger sein die Aktenvernichtungen anord nen sondern Archivare Aber im Ernst Worum geht es bei der Bewertung Es geht doch etwas einfach und naiv gesagt in erster Linie darum das Richtige und Wichtige zu archivieren und den Rest dem Verges sen anheimfallen zu lassen Der Archi var die Archivarin als Oblivionisten die in der Gegenwart mit dar ber ent scheiden woran man sich in der Zu kunft erinnern und was man vergessen haben wird 1 Brachmann B Die Auswirkungen der modernen Informations berlieferung auf die Wechselbeziehungen zwischen Geschichts bild und Informationsbasis Zeitschrift f r Geschichtswissenschaft 1969 Nr 17 S 63 Aber damit
111. hlertoleranz Aus diesen Abh ngig keiten ergeben sich gewisse Steue rungsm glichkeiten Je gr sser die Grundgesamtheit je kleiner das Konfi denzintervall und je gr sser die Fehler toleranz desto kleiner wird die ber nahmequote Damit wird der Grad der Repr sentativit t festgelegt Es wird al so festgelegt wie hoch die Genauigkeit allf lliger Auswertungen aus der Stich probe ausfallen wird EineRandbemerkung BeiderErschlies sung von Dossierserien die nach die sem Modell gesampelt wurden sind neben der Methode unbedingt auch die beiden Werte Konfidenzintervall und 19 Fehlertoleranz der Beschreibung des Bestandes anzugeben Das Praxisbeispiel Stiftungsaufsicht Im Jahr 2005 standen Dossiers der Stiftungsaufsicht zur bernahme ins Staatsarchiv Basel an Die Stiftungsauf sicht beaufsichtigt alle Stiftungen wel che im Kanton errichtet werden Es handelt sich dabei um klassische Stif tungen wie sie etwa im kulturellen Be reich g ngigsind und um Vorsorgestif tungen von Firmen Als Bewertungs ziel wurde formuliert die T tigkeit der Stiftungsaufsicht und die Stiftungen zu dokumentieren Im Folgenden werde ich mich auf die Auswahl der klassi schen Stiftungen und der ausserobli gatorischen Vorsorgestiftungen be schr nken Weggelassen werden die obligatorischen Vorsorgestiftungen welche in einer separaten Serie abge legt werden In einem ersten Schritt wurde ber pr ft in welchem Kontext sie ent
112. ibliothek Stiftung der Georg Fischer AG 8252 Schlatt Tel 052 631 27 42 E Mail katja boespflug georgfischer com Frederic Sardet fs Archiviste de la Ville de Lausanne Tel 021 315 22 60 E Mail frederic sardet lausanne ch Annkristin Schlichte as Dr phil Staatsarchiv des Kantons Thurgau Inserate und Stellenanzeigen Annonces et offres d emploi St mpfli Publikationen AG Inseratenabteilung W lflistrasse 1 Postfach 8326 3001 Bern Tel 031 300 63 89 Fax 031 300 63 90 E Mail inserate staempfli com Website www staempfli com Abonnemente und Adress nderungen Abonnements et changements d adresses St mpfli Publikationen AG Administration W lflistrasse Postfach 8326 3001 Bern Tel 031 300 63 41 Fax 031 300 63 90 E Mail abonnemente staempfli com Website www staempfli com 4 Hefte Jahr Fr 110 im Mitgliederbeitrag inbegriffen Auslandsabonnemente Fr 130 inkl Porto K ndigung arbido print Abo November Einzelnummer Fr 30 plus Porto und Verpackung 4 cahiers annee Fr 110 compris pour les adh rents Abonnements de l tranger Fr 130 l affranchissement compris Ausgabe Redaktionsschluss Num ro D lai de r daction vgl voir www arbido ch 1 2010 Impressum 2 2010 3 2010 4 2010 arbido 4 2009 Resiliation arbido print novembre Numero particulier Fr 30 plus affranchissement et emballage Website www arbido ch Layout Webdesign und Druck Gr
113. ilieu du XX si cle aux Etats Unis destin e r pondre aux contraintes li es l inflation exponen tielle de la masse documentaire Qu est ce que l evaluation L valuation est l op ration qui pr c de tout versement d archives C est un acte important puisque c est celui par lequel l archiviste exerce son droit de vie ou de mort sur les documents Cet acte s in t resse donc aux valeurs de gestion ou patrimoniale des documents Il s ef force de les estimer et d cide des dur es pendant lesquelles elles s appliquent L valuation doit tenir compte du lien essentiel existant entre l unit concern e et les documents d archives qu elle g n re dans le cadre de ses acti vit s Elle exige d s lors une bonne connaissance du contexte de produc tion place dans l organigramme fonc tion mission On distingue ordinai rement deux niveaux dans l valuation la macro et la micro valuation 2 Le PIAF Portail International Archivistique Francophones propose le terme ch ancier de conservation destin remplacer tous ces synonymes calendrier de conservation tableau de conservation tableau de gestion charte d archivage tableau d archivage tableau de tri tableau d limination tableau des liminables plan d archivage A notre connaissance ce terme ne s est pas encore impos dans la pratique 3 Philip Brooks Public Records Administration 1940 26 La
114. im Gegensatz zu den aktu ellen operationalisierbar w ren Versuch einer Zusammenfassung In zwei S tzen l sst sich der wesentli che Zusammenhang derin den Archiv gesetzen deutlicher darzustellen w re so formulieren Archive haben den Auftrag eine historische berlieferung zu bilden Sie tun dies indem sie staat liches Handeln authentisch und dau ernd dokumentieren Die Art und Weise der Dokumentation m sste auf archivtheoretischer Grundlage noch n her erl utert werden und explizit festzuhalten w re auch dass f r die Bildung einer historischen berliefe rung die dauernde Aufbewahrung ei ner kleinen Teilmenge der produzier ten Unterlagen gen gt Wieso sind gesetzliche Regelungen wichtig Die bestehenden gesetzlichen Vorga ben lassen dem praktizierenden ber lieferungsbildner sehr viel Freiheit Dies mag subjektiv erfreulich sein ist aber nicht unbedingt im allgemeinen Interesse Vor allem aus zwei Gr nden sollte die Bewertung in den Archivge 5 Diesen Zusammenhang hat k rzlich Dietmar Schenk Kleine Theorie des Archivs Stuttgart 2008 wieder einmal dargestellt 6 Vgl zur aktuellen Situation in der Schweiz Burgy F u a Evaluation et selection des documents dans les Archives suisses eliminer avec discernement et constituer le patrimoine In Coutaz G u a Archivpraxis in der Schweiz Baden 2007 S 279 302 setzen oder verordnungen pr gnanter gefasst werden E D Bew
115. indiquant pour chaque s rie de dos siers voire pour chaque type de docu ment les d lais de leur conservation en tant qu archives courantes puis ven tuellement en tant qu archives interm diaires en vertu des prescriptions l gales Le calendrier est compos de l ensemble des r gles de conservation dont se dote une institution pour ratio naliser la conservation de ses archives Pour l laborer il s agit sur la base du plan de classementet ou de l inventaire existant de rassembler les informa tions qui permettront de cr er les r gles de conservation il faut constituer un dossier type pour chaque s rie puis d terminer les exigences l gales par une arbido 4 2009 recherche dans les lois et r glements en vigueur au sein de l environnement ins titutionnel concern puis consulter des calendriers de conservation d orga nismes similaires avant de d finir les besoins des usagers lors d entretiens destin s cerner les besoins sp ci fiques Il s agit ensuite d analyser Pen semble des informations recueillies puis de r diger les r gles de conserva tion avant de les faire valider par les utilisateurs et la direction qui donne ront leur feu vert pour la publication du calendrier Avec le plan de classement le calendrier de conservation formalise les rapports entre services producteurs et archives Dans le cas des mandats effectu s par la fili re le constat tait le suivant on obs
116. ique que nous tentons de promouvoir actuellement qui consiste inscrire dans les proc dures des HUG une clause documen taire qui pr ciserait 1 Les documents issus du processus 2 Les op rateurs responsables de leur conservation exemplaire principal 3 Leur sort final et sa justification Un certain nombre de services ont ef fectivement profit de ce processus pour am liorer leurs proc dures voire en cr er afin de clarifier l usage de leurs documents Les prochaines tapes du projet sont les suivantes 2009 validation des documents ad ministratifs Analyse des volum tries 2010 gestion de la transition papier informatique Inscription de la clause documentaire dans les proc dures Contact jean daniel zeller hcuge ch Eine Datenbank f r die Generierung von Aufbewahrungskalendern Aufbewahrungskalender werden in der Regel in Form von Tabellen dargestellt die von jeder einzelnen Abteilung jedem einzelnen Dienst erarbeitet werden F r grosse Orga nisationen wie etwa das Genfer Unispital HUG mit seinen ber 450 Abteilungen und Diensten braucht es andere L sungen Dort wurde eine zwar kostenintensive aber als F hrungsinstrument zweckdienliche Datenbank erarbeitet Die relationale Datenbank weist drei Verzeichnisse Abteilung Dienst Dokument Regeln auf Erg nzt wird die Datenbank durch ein Verzeichnis der gesetzlichen Grundlagen Der Aufbewahrungska lender wird jedes Jahr in
117. iques chaque service ainsi que pour les documents d op ra tion Ces calendriers suppl mentaires de conservation doivent ensuite tre approuv s par les Archives d Etat en ce qui concerne le sort final des docu ments Il est noter que les plans de classement sont galement valid s par les Archives d Etat arbido 4 2009 Composition du recueil Les r gles de conservation des docu ments de gestion d coulent des onze fonctions suivantes gestion adminis trative et organisationnelle gestion des ressources immobili res gestion des ressources mat rielles et informa tiques gestion des ressources info rmationnelles fonctions l gislatives et juridiques gestion des ressources financi res gestion des ressources humaines fonctions d cisionnelles relations internes au d partement fonctions relations externes fonctions communication et relations publiques et fonction transmission Des sous chapitres structurent ces ca t gories les r gles sont pr sent es se lon un ordre num rique s quentiel Ce recueil propose donc un mod le de structuration des cat gories selon une hi rarchie interne que chaque archi viste d institution est libre d adapter N anmoins les num ros de r gles doi vent tre conserv s dans les calendriers de conservation des diff rents services et institutions Chaque r gle de conservation se pr sente ainsi Tout d abord un num ro de r gle est attribu chaque typ
118. is dans l ann e en effet en une ann e la biblioth que a perdu 5000 lecteurs actifs Par ailleurs elle enregistre 49560 pr ts de moins que l ann e pr c dente Il semble que la bi blioth que ne puisse plus se contenter de fonctionner sur ses acquis La direc tion de la BML d cide alors d engager 1 Evaluer pour voluer valuation en biblioth que compte rendu de la journ e d tude du 17 janvier 1992 organis e par la Biblioth que publique d information BPI avec la participation de l Association pour la promotion et l extension de la lecture APPEL du British Council du Deutsches Bibliotheksinstitut Paris BPI APPEL 1993 2 Calenge Bertrand Biblioth ques et politiques documentaires l heure d Internet Paris Ed du Cercle de la librairie 2008 p 30 3 Calenge Bertrand Conduire une politique documentaire Paris Ed du Cercle de la librairie 1999 p 33 48 une r flexion qui lui permette de faire voluer cette situation la d marche se concr tise dans un premier temps par une tude de l existant qui doit per mettre de faire le point sur l offre de la BML avant de d boucher sur la r dac tion d une politique documentaire for malis e puisque comme le dit Bertrand Calenge dans son ouvrage Biblioth ques et politiques documentaires l heure d In ternet la d termination d une po litique doit se nourrir d arguments tir s de la r alit M thode D
119. istens handelt es sich um einklagbare Anspr che Man kann an die Rechte Einzelner an Baubewilli gungen Wassernutzungsrechte An rechtaufsoziale Unterst tzung oder an den Nachweis von absolvierten Ausbil dungen denken an Anspr che des Staates an Staatsvertr ge Steuerforde rungen Geb hren Bussen und Mass nahmen des Strafvollzugs milit rische Pflichten usw Rechtssicherung in diesem Sinne taugt kaum zum Ziel an dem man sich bei der Bewertung orientieren kann Un terlagen die eine rechtssichernde Funktion haben geh ren n mlich in den Verantwortungsbereich der zu st ndigen Amtsstelle und werden per definitionem von ihr noch ben tigt Sie sind im Allgemeinen vollst ndig aufzu bewahren und k nnen erst bewertet werden nachdem sie ihre rechtssi chernde Funktion verloren haben Rechtssichernde Funktion und Ar chivw rdigkeit sollten deshalb in den Gesetzen nicht allzu direkt miteinan der in Zusammenhang gebracht wer den Es gibt einige Aktenkategorien die dauernd aus rechtlichen Gr nden auf zubewahren sind wiederum aufgrund gesetzlicher Vorgaben In vielen Kanto nen gilt das f r die Grundbuchproto kolle oder f r die Spruchb cher der Gerichte In diesen F llen hat so k nnte man sagen der Gesetzgeber diese Unterlagen der spezifisch archi vischen Bewertung entzogen Die Auf bewahrung im Archiv erfolgt aus pragmatischen Gr nden geeignete R umlichkeiten etc Theoretisch prinzipiell
120. it s courantes Ainsi l quilibre entre la masse et la qualit des documents archiv s est elle pr serv e arbido 4 2009 sichtige bernahmestrategie In die sem Zusammenhang bemerkt Josef Zwicker zu Recht dass Archivare er bezeichnet sie auch als professionelle Vernichter 9 gehalten sind ein sinn volles Verh ltnis herzustellen zwischen Menge und Qualit t Mit anderen Wor ten kann es nicht angehen dass staat liche Archive bedingt durch unreflek tierte Sammelt tigkeit um nicht zu sagen Sammelwut den Nachfolgege nerationen ganze Aktengebirge hin 9 Zwicker Josef Erlaubnis zum Vernichten Die Kehrseite des Archivierens In arbido 19 2004 Heft 7 8 S 18 21 Alltagsbewertung Die Zukunft in den H nden zu halten kann aufverschiedene Weise verstanden werden Mit dem Material das ihrer In stitution bergeben wird halten Archi varinnen und Archivare zukiinftige ber lieferung in den H nden Etwas in der Hand zu haben bedeutet aber auch Ein fluss zu nehmen Kontrolle auszu ben Entscheidungen zu treffen Die Problemstellung Im Zusammenhang mit berliefe rungsbildung kann man paradox sa gen Was man physisch in der Hand hat hat man strategisch nicht mehr in der Hand Denn Auf abgeschlossene Unterlagen die dem Archiv angeboten werden k nnen wir weder in Hinblick auf Form noch in Hinblick auf Inhalt einwirken berfl ssiges kann aussor tiert Fehlendes aber nicht
121. it dire que cette analyse est le premier fruit d une r flexion en cours Elle consiste tirer un bilan de chaque tranche statistique pour ce qui est du nombre d exem plaires de l volution des acquisitions et du d sherbage ainsi que du nombre de pr ts La question d sormais sous jacente est Comment vivent nos col lections Chacun est invit commen ter et ouvrir les acquisitions sur l ave nir en proposant des objectifs L analyse d bouchera sur une confrontation col lective et bouclera l tude de l existant ouvrant d j le chemin un plan de d veloppement des collections venir Et qu est ce qu un plan de d veloppement des collections sinon un syst me d va luation annuel une mani re de veille sur la collection Vers une v ritable politique documen taire Avec l id e de la mise en place d un plan de d veloppement des collections nous rejoignons l un des grands constats de cette tude de l existant savoir que lorsque l on commence r aliser des Die Sammlungen einer ffentlichen Bibliothek bewerten Die Sammlungen einer ffentlichen Bibliothek zu bewerten bedeutet eine Selbstverge wisserung die den Bibliothekaren die Gelegenheit gibt sich mit dem Angebot f r ihre Leser auseinanderzusetzen und die notwendigen Steuerungsinstrumente f r die Ent wicklung der Sammlung zu schaffen In diesem Sinne hat die Biblioth que municipale de Lausanne BML Ende 20
122. itativeRelevanzderInformationen diedas Netz berv lkern korrekt bewerten sollte man sich auch ber die Grenzen der heutigen Suchma schinen im Klaren sein das Deep Web soll hier nicht angesprochen werden Die Bewertung f hrt uns also letztlich zur Problematik der information lite racy die allerdings im Archivwesen eine untergeordnete Rolle spielt sind doch Archive immer st rker mit einer Aktenproduktion konfrontiert die sich den Pro zeduren der Informatik anpassen muss Archivare m ssen ihre Bewertungskri terien die den historischen Kontext ber cksichtigen st rker in die Waagschale werfen und sie m ssen aufzeigen dass die Akten Bez ge aufweisen ohne dabei vom Grundsatz Es muss alles aufbewahrt werden abzuweichen Die praktischen Voraussetzungen f r die Bewertung von Informationen ver ndern sich im Gleichschritt mit den Umw lzungen welche archivproduzieren de Institutionen erleben Innerhalb weniger Jahre wurden die zentralen Infor matiksysteme abgel st durch eine dezentrale Informatiktechnologie in den Ver waltungsabteilungen Heute wird diese Schritt f r Schritt abgel st durch unter schiedliche Dokumentations Managementsysteme die die Anforderungen des Alltags und die Vorgaben eines langfristig ausgerichteten records management unter einen Hut zu bringen versuchen Kaum ein Archivar kann heute der damit verbundenen Problematik ausweichen Kommt erschwerend hinzu dass die administrative Produktion auf Se
123. itatives Sampling von Personendossiers der Migrations mter Fremdenpolizei in verschiedenen Staatsarchiven 22 arbido 4 2009 gleich aus Wieso werden sie denn nicht auch berall archivisch gleich bewer tet berlieferungsbildung im Verbund Eine gleichf rmige Bewertung von gleichartigen Serien ist aber nur eine M glichkeit der Zusammenarbeit un ter den Archiven Noch einen Schritt weiter geht das Konzept berliefe rungsbildung im Verbund das vor rund zehn Jahren in Deutschland entwickelt wurde Anstoss war die Beobachtung dass Archivarinnen und Archivare bei der Bewertung von Unterlagen immer nur ihren Teil im Auge haben Dadurch fehlt ein Gesamt berblick und es kommt zu Mehrfach berlieferungen Ausdr cklich mit ein bezogen in das Konzept wurden auch nichtstaatliche Archive Das Verfahren f r eine berliefe rungsbildung im Verbund t nt zuerst einmal sehr einfach Es m ssen alle Stellen ermittelt werden die an der Er f llung einer Aufgabe beteiligtsind Im Beispiel der Personaldossiers der Mig rations mter ist dies der Vollzug des Bundesgesetzes ber die Ausl nderin nen und Ausl nder Anschliessend werden eine vertikale und eine horizon tale Bewertung vorgenommen zwi schen Bund und Kantonen einerseits und zwischen den Kantonen anderer seits Zudem m ssen Archive nicht staatlicher Stellen wie beispielsweise der Fl chtlingshilfe oder Beratungs stellen f r Ausl nder innen in di
124. ives inter m diaires sans la collaboration de nos partenaires nous ne sommes rien Bien souvent la th orie archivis tique repose sur le bon sens et ce titre semble vidente Plus on y regarde de pr s et plus la situation se complique La confrontation brutale la r alit am ne transiger avec des r gles diffi cilement applicables telles quelles L valuation est certainement la fonc tion archivistique la plus d licate par son c t irr versible La frustrante r a lit du professionnel est l obligation de tenir compte d un avenir inconnu L ar chiviste ignore autant comment les at tributions des unit s vont se transfor mer que de quoi sera faite la recherche historique de demain Il court d s lors le risque de s enfermer dans un sys t me trop rigide qui peut conduire des impasses Revendiquons donc notre subjecti vit sans oublier que nous ne sommes pas seuls De plus en plus s impose la vision d une valuation par consulta tion Larchiviste n etant pas omni scient rien ne emp che de r clamer l avis d un juriste d une secr taire d un chercheur ou de toute autre per 4 Documents produits est un abus de langage pratique car les versements comportent aussi les documents re us par l unit sonne qui lui semble plus comp tente que lui Dans notre pratique il s est av r difficile de mettre en place une proc dure d valuation collective syst matique Nous avon
125. ix ans peut tre jug diff remment aujourd hui ou dans vingt ans En outre le Mus e na tional veillera ce que la collection re fl te la diversit des archives et qu elle constitue un chantillonnage de la pho tographie de presse du XX si cle Le proc d propos permet aussi de pr voir un financement par tapes clai rement d finies et d avoir acc s des ressources ext rieures en fonction des th mes trait s L tat de conservation des archives doit tre contr l r guli rement Si cer taines s ries de photos ou de n gatifs risquent de se d grader plus rapide ment que d autres ce constat servira galement de base pour d finir les prio rit s des travaux La solution que nous proposons ne permet pas de r duire court terme la masse des documents ce n est qu en fonction de la d gradation in vitable des photos que le mus e pourra et devra se s parer au fur et mesure des origi naux Nous connaissons ce ph nom ne dans le domaine de l arch ologie sou vent confront e des probl mes simi laires L original ne pouvant tre conser ve c est la copie ou le dessin qui devient le document de r f rence pour les g n rations futures Que restera t il dans cent ans Tout laisse supposer qu une grande partie des originaux ne sera plus consultable et donc vou e la destruction Au contraire de la disponibilit imm diate la long vit des photos n a jamais
126. klung FOT emm IR E Das innovative und benutzerfreundliche Bibliotheksmanagement System umfasst alle Bereiche wie Katalog Ausleihverbuchung Recherche Erwerbung Statistik Periodika verwaltung und OPAC mit Selbstbedie nungsfunktionen Weitere Module sind zu s tzlich erh ltlich z B Fernleihe Inventur Z39 50 Client Webportal RFID Schnittstelle Zur Optimierung der Betriebsabl ufe kann BIBLIOTHECA2000 durch umfangreiche Ein stellungsm glichkeiten problemlos an Ihre x individuellen Bed rfnisse angepasst werden f po d ti de Fii ae 23 arbido 4 2009 Netzwerk verstehen Dadurch werden die Dokumentationsprofile der einzel nen Archive gesch rft Eine Uberlieferungsbildung im Verbund ist jedoch an Voraussetzun gen gekn pft Die Archive m ssen ihren Horizont ber den eigenen Archivsprengel hi naus erweitern Dies erfordert Zeit und personelle Ressourcen Wie weit geht die Kooperationsbereit schaft zwischen den Archiven Wie weit sind sie berhaupt bereit und wie weit ist es berhaupt m glich Vereinbarungen mit anderen Institu tionen einzugehen und einzuhalten Istam Schluss nicht jedes Archiv sich selbst das n chste Entscheidungen die im Verbund ge troffen werden k nnen nicht per se f r verbindlich erkl rt werden Erster Schritt eine gemeinsame Plattform Die Arbeitsgruppe Bewertung des VSA arbeitet daran eine Plattform im Inter net einzurichten damit die Archive ihre
127. kommt Als Ziele der Bewertung werden in den meisten Gesetzen in unterschied lichen Auspr gungen festgehalten Rechtssicherung Nachvollziehbarkeitdes Verwaltungs handelns Erm glichung historischer und an derweitiger wissenschaftlicher For arbido 4 2009 schung indem eine Quellenbasis daf r zur Verf gung gestellt wird Als Kriterium f r die dauernde Aufbe wahrung von Unterlagen wird deren Wichtigkeit oder deren Bedeutung in verschiedenen Hinsichten genannt rechtlich administrativ politisch wirt schaftlich sozial kulturell wissen schaftlich historisch In ihrer Gesamtheit lassen die Bestim mungen der Schweizer Archivgesetze den praktizierenden berlieferungs bildner etwas verwirrt zur ck Man hat den Eindruck es seien h ufig re dundante und berlappende Formu lierungen aufgenommen worden die Zusammenh nge manchmal eher ver unklaren als kl ren M glicherweise werden so die Vorstellungen verschie 1 Diese Entscheidung kann zu verschiedenen Zeitpunkten anstehen schon bevor die Unterlagen entstanden sind prospektiv im Laufe der vorgeschriebenen Aufbewahrungs frist oder erst nach Ablauf der Aufbewah rungsfrist unter Umst nden auch erst viele Jahre danach retrospektiv 2 Auch wo der Entscheid nach gesetzlicher Vorgabe im Einvernehmen mit abliefern den Stellen oder gar prim r von den abliefernden Stellen gef llt wird ist es doch in der Praxis fast immer das Archiv
128. l z B Dossiers mit Buchstabe B istmiteinem massiven Informationsverlust und mit dem Verzicht auf Nachvollziehbarkeit im Einzelfall verbunden Die Rede von der Verdichtung oder Verwesentli chung bestimmter Aktengruppen istin diesen Zusammenh ngen euphemis tisch Wer sich f r den Fall Schmidhei ny interessiert dem ist nicht geholfen wenn nur die B F lle archiviert wurden Dasselbe gilt f r die verbreitete Ver nichtung von bestimmten Unterlagen arten z B Buchhaltungsbelegen Auch dies ist unvereinbar mit dem Ziel einer umfassenden Garantie der Nachvoll ziehbarkeit des Verwaltungshandelns zu der auch Stichworte wie Transpa renzprinzip und Korruptionsbek mp fung geh ren Wer sich im Zusammen hang mit einem Bauprojekt f r Zahlun gen an eine bestimmte Firma interes siert wird auch Rechnungen und Details zu den Zahlungen ben tigen also Buchhaltungsbelege Das Ziel der Bewertung die Bildung einer historischen berlieferung Es verbleibt ein Kandidat f r die Rolle als Ziel der Bewertung und Aktenaus wahl der in den Gesetzen ebenfalls regelm ssig genannt wird Es handelt sich um das relevante Ziel die Bildung einer historischen berlieferung die Bildung einer Quellenbasis f r die his torisch wissenschaftliche Forschung An diesem Ziel kann sich der prak tizierende berlieferungsbildner ori entieren Archivtheoretisch abgest tzt wird es durch die Unterscheidung zwischen Prim rzweck und Sekun d rz
129. loppement des structures conomiques sociales et culturelles d passe les fronti res territoriales des cantons De plus en plus la coop ration est pratiqu e dans un nombre croissant de domaines comme par exemple les hautes coles sp cialis es la planification hospi tali re la formation polici re La coop ration est aujourd hui la base de concordats intercantonaux On constate en outre une interconnexion de plus en plus pr gnante entre Conf d ration cantons et communes travers des banques de donn es lectro niques partag es pour g rer les dossiers L valuation archivistique est en g n ral sous la responsabilit du seul service des Ar chives Toutefois les Archives doivent tre attentives et prendre en consid ration des d veloppements qui ne se cantonnent pas leur seul ressort territorial Pour mieux r pondre aux d fis des transformations administratives les services d archives doivent imaginer une organisation interconnect e pour la constitution des archives Au lieu de constituer des archives isol ment les archivistes ont travailler dans un r seau et coop rer pour disposer d un paysage archivistique commun La constitution des ar chives en interconnexion doit videmment respecter certaines conditions pr alables Les archivistes doivent largir leur horizon en d passant leur comp tence territoriale pour arriver une coop ration collective Un premier p
130. m Land aus der Zeit der vierziger und f nfziger Jahre des letzten Jahrhunderts Nicht nur Fotos sondern auch Reportagen und Zeitungsausschnitte werden als Belege der geleisteten Pressearbeit aufbewahrt Die Best nde des Fotoarchivs sind in unter schiedlich gutem Zustand F r die Langzeitarchivierung stellte sich die Frage einer Digitalisierung oder einer Mikroverfilmung der Best nde Mit dieser Frage ist auch eine Bewertung der vorhandenen Archivbest nde verbunden Hier stellte sich die Frage nach welcher Methode vorgegangen werden soll Im vorliegenden Fall wurde eine Bildeva luation nach ausgew hlten Themen als Vorgehensweise gew hlt Die Spezialisten des Landesmuseums bestimmen nicht allein die Auswahl der Bilder vielmehr ist man be miiht eine Art Abbild der Schweizerischen Pressefotografie zu erstellen Viele der heu tigen Originale werden in hundert Jahren nicht mehr zur Verf gung stehen Dieses Verfahren der Bewertung wird den Umfang des Archives kurzfristig nicht verringern aber es wird dem Anspruch gerecht den der Bundesrat bei der Griindung des Natio nalmuseums nannte Es soll das grosse Bilderbuch der Schweizergeschichte werden Die Archivbest nde des ASL werden f r das 20 Jahrhundert sicher ein wichtiger Beitrag dazu sein Uberlieferungsbildung bei knappen Ressourcen Als gr sste Schweizer Stadt hat Z rich eines der komplexesten Gemeinwesen der Schweiz Rund 24000 st dtische Angestellte arbeiten in neun Departe
131. macro valuation La macro valuation concerne le contexte de production positionne ment hi rarchique de l unit missions fonctions Elle porte sur l analyse de la provenance Les outils archivistiques de la macro valuation sont l tat g n ral des fonds et l organigramme archivis tique La macro valuation implique que soit r gl e la question des liens entre producteurs d archives Il im plique aussi que l auteur le producteur et le versant soient clairement iden tifi s Assez r guli rement il s agit du m me organisme Mais pas tout le temps rappelons que l auteur est celui qui a sign le docu ment il n en est pas obligatoirement le propri taire un courrier appartient celui qui le re oit et non celui qui l a crit le producteur est celui qui a la respon sabilit du document le courrier du Conseil d tat re u par la Direction de l Universit de Lausanne est dans le fonds de cette derni re Elle en est le producteur et non l auteur le versant est celui qui remet les documents au service d archives Dans le cas de documents issus d un transfert de comp tences il ne se confond ni avec l auteur ni avec le producteur Le fonds Toute valuation repose en amont sur une clarification des comp tences Il n y a pas de r ponse absolue et l archi viste est contraint des interpr tations qui pourraient conduire plusieurs so lutions Une universi
132. magique s est r v l e plus com plexe g rer que l on ne lavait imagi ne Les co ts de la copie p renne nu m rique sont difficiles chiffrer mais on a estim que la conservation d un fichier lectronique d une photo haute r solution co te 200 fois plus par si cle que la conservation d un document sur support analogique On en a d duit que la microfiche est actuellement le m dium qui permet une conservation long terme un prix raisonnable Ceci permet de se limiter une num risation moyenne r solution comme instrument de travail de recherche et d impression La microfiche remplace ra donc avec le temps l original dont nous ne connaissons pas la long vit comme objet de r f rence Ceci permet une gestion durable des fonds sans frais cons cutifs incalculables pour les g n rations futures L embarras du choix Demeure une question incontournable quelles images doivent tre conserv es Pour certaines s ries la r ponse est claire toute la s rie des reportages doit tre conserv e dans son int gralit Mais il ne s agit que de quelques mil liers de photos et documents et nous pouvons suivre les proc dures mises l preuve dans des cas similaires Le probl me se compliquelorsqu on est confront des s ries qui se comp tent par centaines de milliers voire par millions Une approche syst matique de tous ces fonds est illusoire Une va luation enveloppe pa
133. n und sie wenn die techni schen Voraussetzungen bestehen f r die Archivierung auszulesen Ziel des Projekts Was den Informationswert betrifft Die Studie wurde bewusst in Auftrag gege ben um juristische Expertise einzu bringen und konzentriert sich aus dr cklich auf eine Typisierung aus rechtlicher Perspektive Diese Wahl bietet sich insofern an als dass hier ei nige gesetzlich verankerte Vorgaben bestehen die die Herleitung von pros pektiv anwendbaren Kriterien erlau ben Gem ss dem Bewertungskonzept des Bundesarchivs fungiert die recht lich administrative Bedeutung von Un terlagen im Verh ltnis zu deren Infor mationswert als primus inter pares Sie dient als erster Filter Wie viel zus tz lich noch berliefert werden muss da mit die historisch sozialwissenschaftli che Forschung ber ausreichend Quel len verf gen kann ist noch zu kl ren Tatsache ist sicher dass die Verwaltung sich zu Recht nicht in erster Linie als arbido 4 2009 Quellenproduzent versteht Kann der erste Filter mittels Typisierung und Entscheidmodell innerhalb der t gli chen Dossierf hrung reflektiert wer den ist dies bereits ein Beitrag ber lieferungsbildung zu verfeinern Je doch wird der Informationswert da durch keineswegs nebens chlich alle Unterlagen die im rechtlich administ rativen Filter nicht ausgelesen wurden werden noch einmal auf ihn hin ber pr ft Gerade im Bereich der massen haft auftretenden
134. n und so die Zeitspanne zwi schen deren Entwicklung und deren Durchsetzung als unumkehrbare Ent wicklung am Markt zunehmend ver k rzt wird S 109 stellt eine stark verk rzte Darstellung der Realien dar Im Schlusskapitel mit dem Titel Wie geht es weiter von David Nicholas wurden die Autoren gebeten sechs Aussagen zu machen welche die zu k nftigen Trends beschreiben Die Aussagen hat man schon in anderen Fachpublikationen gelesen berra schend Neues im eigentlichen Sinn kann man nicht in Erfahrung bringen So stellt sich die Frage Lohnt sich die Anschaffung des Buches Wer sich bis anhin nicht mit dieser Pro blematik auseinandergesetzt hat fin det hier eine gutes Einf hrungsbuch Das Konzept des Buches ist gut und es ist erfreulich dass es durch ein multi disziplin res Autorenteam geschrie ben wurde Die Herausgeber h tten jedoch dahin gehend etwas mehr auf die Gestaltung der einzelnen Kapitel einwirken m ssen dass diese etwas koh renter miteinander in Zusammen arbido 4 2009 hang stehen w rden Sie wirken jetzt ein bisschen wie unterschiedliche erra tische Bl cke in der Informationsland schaft Das Kapitel ber die Bibliothek im digitalen Zeitalter entt uscht da man hier die Darstellung neuer Ideen und Erkenntnisse erwartet h tte und keine Zusammenfassung von l ngst in Fachzeitschriften diskutierten Ideen und Entw rfen im Querschnitt lesen m chte Nach der Beschimpfung des Berufsstand
135. n wie folgt 6 Eine verl ssliche Webseite ist www random org 20 Bestand Konfidenz Fehler Grund bernahme intervall toleranz gesamtheit quote Lehrfirmendossiers 95 5 4826 74 Stiftungsaufsicht 95 5 3000 12 kombiniert mit besonderen F llen Administrativakten 95 4 6332 9 Polizei und Milit r departement Ehe und Erbvertr ge 90 5 48 012 2 8 in Schichten von ca IO 000 Beitragsdossiers 90 5 2400 10 6 Kulturpauschale Ressort Kultur Gerichtsfalldossiers 95 5 Verschieden kombiniert mit B und besonderen Fallen Bei anderen Serien wo es uns wichtig scheint dass familiale Zusammenh n ge rekonstruiert werden k nnen wen den wir nach wie vor die Methode der sektoriellen Klumpenstichproben an und bernehmen die Auswahl des Buchstabens B Mit dieser Auswahl k nnen also einzelne Personen oder Familien in mehreren Zusammenh n gen untersucht werden Der Vorteil der Methode besteht zudem darin sehr praktikabel zu sein wenn Dossiers al phabetisch abgelegt sind Neben der fehlenden Repr sentativit t liegt der Nachteil im Verlust der Rekonstrukti onsf higkeit in all jenen F llen wo ein Namenswechsel vollzogen wurde etwa durch Heirat oder Scheidung Zudem ergibt sich eine hohe berlieferungs quote von ca 10 Dieser hohen Quote La pratique de l chantillonnage repr sentatif des s ries M thode et pratique de l va luation l aide de proc d s stoc
136. nature volu tif Cette d cision s est av r e un peu na ve car dans les faits il est n cessaire d y apporter des modifications environ trois fois par ann e En mai 2009 la d cision a t prise d instituer comme permanent le sous groupe de travail charg de mettre jour le recueil Les propositions de ce sous groupe sont discut es en s ances de coordination puis valid es par les Archives d Etat Le recueil disponible en ligne Le recueil ainsi que ses annexes sont disponibles sur le site internet des Ar chives d Etat Proc dures pour les ser vices www ge ch archives Contact anouk dunant gonzenbach etat ge ch Die Sammlung der Aufbewahrungsdauer von Verwaltungsdokumenten der Genfer Kan tonalverwaltung 2001 trat im Kanton Genf das Gesetz ber die ffentlichen Archive in Kraft woraufhin die Koordinationsgruppe der Archivierung und der kantonalen Verwaltung ins Leben gerufen wurde um u a auf kantonaler Ebene Ratschl ge und technische Richtlinien f r die Umsetzung dieses Gesetzes zu erarbeiten In einem ersten Schritt beschloss die Gruppe f r alle Departemente und ffentlichen Einrichtungen einen Aufbewahrungs kalender zu etablieren Dabei stellte sich heraus dass es gleichzeitig auch darum ging die Praktiken zur Behandlung der Verwaltungsdokumente zu vereinheitlichen 2005 wurde die daraus erarbeitete Sammlung f r g ltig erkl rt Durch die Sammlung wird ein Strukturierungsmodell f
137. ndigen Vernich tung ist alles m glich Es geht um den Entscheid ber die dauernde Archivierung und nicht um die Festlegung wie langfristig auch immer von definierten Aufbewah rungsfristen In der klassischen Bewertungssitua tion wird also dar ber entschieden 13 welche Verwaltungsunterlagen als wertloses Altpapier enden bzw im di gitalen Nirwana verschwinden und wel che als kostbare Archivalien dauernd sorgf ltig aufbewahrt und konservato risch und erschliessungsm ssig ge pflegt werden sollen Vorgaben in den Schweizer Archiv gesetzen Ziele und Kriterien Der Schreibende berblickt den Stand der Archivgesetzgebung in der Schweiz nicht vollst ndig Der Einfachheit hal ber hat er die Nachforschungen auf die Bundesgesetzgebung und die mittler weile zw lf Kantone mit eigentlichen Archivgesetzen beschr nkt In diesen Normen findet man vor allem an zwei Orten Vorgaben zur Be wertung in Zweckartikeln und in Ar tikeln mit Begriffsdefinitionen Die Zweckartikel erl utern wozu Archi vierung im Sinne von Endarchivie rung dient und wozu Archive da sind In Artikeln zu Begriffsdefinitionen sind vor allem die Ausf hrungen zum Begriff Archivw rdigkeit relevant Die gesetzlichen Vorgaben sind unter schiedlich formuliert Die einen k n nen als Bewertungsziele interpretiert werden die andern als Kriterien die Unterlagen erf llen m ssen damit ih re dauernde Aufbewahrung infrage
138. ner aux ac qu reurs l occasion d une discussion concr te et constructive autour de Pacte de s lection Objectif atteint l exercice a permis au groupe d tablir un premier consensus autour des pratiques d va luation de la collection Chacun a pris conscience de sa propre mani re d eva luer en comparaison avec ses coll gues cette exp rience met en lumi re la n cessit de disposer de rep res com muns pour assurer la coh rence de l offre au public Les biblioth caires constatent que la grille des indices de complexit et de p rennit est un outil de r f rence o subsiste une marge de subjectivit d o la n cessit de propo arbido 4 2009 ser des ouvrages talons mod les pour chaque domaine et d adapter la grille chaque secteur d acquisition La deuxi me phase d valuation des contenus porte sur un segment nette ment plus significatif de la collection puisqu il concerne la quasi totalit du secteur Psychologie 1000 exem plaires L valuation ne porte plus seu lement sur les contenus mais aussi sur l tat physique des documents Une fiche est con ue pour cadrer les valua tions outre les l ments qui permet tent d identifier le document num ro d acquisition cote localisation auteur titre la fiche propose d attribuer l ou vrage un niveau de complexit et un indice de p rennit La premi re exp rience d valuation des contenus voqu e pl
139. ng der Erstellung von Aufbewahrungskalendern H ufig sind sich die Best nde der einzelnen Institutionen besonders wenn sie sich im selben Kanton befinden hnlich Aufgrund dieser w hrend diverser externer Mandate gemachten Beobachtung kam an der HEG Genf die Idee auf ein Instrument f r die Verwaltung der Aufbewahrungsfristen zu entwickeln welches von verschiedenen Or ganisationen verwendet werden k nnte Das daraus entwickelte Instrument besteht aus mehreren Levels aufgrund deren der prim re und sekund re Wert eines Bestandes nachgewiesen werden kann Einer der vielen Vorteile dieses Instruments ist dass Ver waltungsinstrumente nun viel schneller erarbeitet werden k nnen da die bereits beste henden giiltigen Informationen so weit als m glich wiederverwendet werden k nnen Unter anderem durch solche Projekte werden die Demokratisierung der archivarischen Praktiken und der Austausch zwischen den Organisationen gef rdert arbido 4 2009 La rationalisation de l tablissement des calendriers de conservation est donc possible mais elle n cessite le partage des outils et des pratiques Ce partage des pratiques et des outils de gestion d archives est aussi facilit par l adoption de plus en plus g n ralis e de l approche fonctionnelle des ar chives Les plans de classement et ca lendriers ainsi produits sont plus faci lement r utilisables dans des contextes proches car les fonctions sont tr
140. nnen und Archivare sind doch gerade das Gegenteil Die Bewer tung von Unterlagen ist f r uns von jeher die K nigsdisziplin unter den Kernaufgaben unseres Berufes Wenn wir annehmen dass im Durchschnitt nur rund 10 des Schriftgutes als auf bewahrungsw rdig bezeichnet wer den und zwar sowohl innerhalb der Verwaltung wie auch in Privatunterneh men dann scheint es mir dass Archi varinnen und Archivare doch ganz im Gegenteil zur Hauptsache M llgene rierer und Entsorger sind Archivierung ohne Bewertung schafft Menge Archivierung mit Be wertung schafft Wissen Archivarinnen und Archivare sind sozusagen die Pathologen Gerichtsmediziner wel che die Schriftgut berlieferung durch das Mittel der Bewertung bis aufs Ske lett hinunterreduzieren und damit erst dessen Strukturen sichtbar machen sie entfernen berfl ssiges Material und schaffen durch diese Verdichtung erst den Unterschied zwischen Schriftgut und Archivgut Dieser Bewertungsvor gang macht die Best nde eigentlich erst interpretierbar berlieferung ist Chance und sie ist nat rlich gleichzeitig auch Zufall Denn archivische Bewertung kann nicht wirklich auf die Zukunft ausge richtet sein f r das zuk nftige histo rische Abbild unserer Zeit brauchen wir die Verantwortung nicht zu ber nehmen eine solche Macht besitzen wir gar nicht Unser Ziel muss es sein keine parteiische Auswahl f r das Bild der Zukunft zu treffen sondern
141. ocuments produits par le service en question Seuls les calen driers des services actifs actuellement sont dit s Initialement la base a t cr e avec un niveau de s curit permettant une consultation sans danger de d grada tion s paration des tables de donn es et de la structure Mais notre service informatique n a pas voulu r aliser Pin terface web qui aurait permis son inter rogation directe par tous les collabora teurs des HUG L dition se fait donc actuellement sous forme d tats MS Access dit s en PDF et d pos s dans la base de documents institutionnelle Vdoc Ceci a eu pour cons quences l obligation de construire un r per toire pour d poser les documents di t s l obligation de g n rer manuellement les PDF lors de chaque modification de la base l obligation de construire une struc ture d index dans l application dans Vdoc un surcro t de travail voir ci dessous Ce processus est repr sent par le sch ma ci dessus p 46 Charge de travail et tat des lieux novembre 2008 L laboration d un tel outil repr sente une charge de travail non n gligeable 47 dont voici le r sum en terme de jour homme j h annuel tableau 1 Le tableau 2 r sume les travaux effec tu s fin 2008 Vers une clause documentaire dans les proc dures Le manque de bases r glementaires ad quates 139 bases pour 641 r gles ce jour incite une polit
142. origine d une seule s rie organique Conclusions La nouvelle norme peut g n rer plu sieurs difficult s d utilisation Il faut veiller notamment ne pas compliquer inutilement la saisie seuls trois champs sont vraiment essentiels Il faudra d fi nir le r le des archivistes d institutions dans l alimentation de ce fichier Des modifications de la norme ISAAR se ront n cessaires on pense notamment la suppression de l l ment fonc tions et activit s et l introduction de groupes de collectivit s La nouvelle norme internationale a t voulue tr s g n rale dans le but d tre applicable la fois des bases plat ou relation nelles Last but not least il faut enfin redire qu un fichier des comp tences ne d ploie son potentiel que s il s av re complet et donc mis jour Contact roger rosset etat ge ch Nutzen der Kompetenzdatei des Staatsarchivs Genff r die Evaluierung und das Records Management Bereits 1980 wurde im Staatsarchiv Genf ein erster Entwurf einer Kompetenzdatei damals noch auf Paier etabliert welche dann sp ter in der heutigen elektronischen Datenbank AEG aufging Die Kompetenzdatei ist ein relationelles System das sich aktuell in 35 Felder welche unter drei Reitern aufgeteilt sind aufteilt Die darin festge haltenen Kompetenzen miissen in irgendeiner Art einen Bezug zur kantonalen Verwal tung von Genf haben Dieses System bietet den Archiven eine ve
143. ous les deux mois environ et est pr sid par l archi viste d Etat Les documents labor s dans le cadre du groupe de coordina tion dans l objectifd assurer la concer tation entre les Archives d Etat et les archivistes des institutions publiques sont valid s par les Archives d Etat qui les mettent disposition sur leur site internet Ce groupe de coordination est un outil extraordinaire pour la com munication et la coordination de lar chivage au niveau cantonal L laboration d un calendrier de conservation commun Le groupe de coordination a estim n cessaire en mars 2003 d tablir un ca lendrier de conservation commun aux d partements et aux tablissements pu blics L id e tait de doter l administra tion cantonale et les tablissements de droit public d un instrument de gestion enti rement int gr au processus ad ministratif En effet un calendrier de conservation permet de diffuser les r gles de conservation de les appliquer de les faire approuver et d en assurer le contr le le maintien et la tenue jour L archiviste fixe ainsi la dur e de conser vation le cheminement et le traitement des archives depuis leur cr ation jusqu leur limination ou leur verse ment aux Archives d Etat L objectif tait donc bien plus ambitieux que de produire des listes d puration ou d eli 41 minables dans lesquelles on se conten terait d identifier les documents qui peu
144. pektakul ren Neubau der EPFL Bibliothek zu besichtigen Er heisst Rolex Learning Center und ist ein Modell f r k nftige Bibliotheken Das Thema des Kongresses lautet Biblio theken bewegen changeons les biblio th ques Nur drei Monate nach der Er ffnung des Rolex Learning Centers bietet der Kongress des Verbandes Bibliothek In formation Schweiz BIS den Teilneh menden die M glichkeit die architek 56 possibilit de visiter la biblioth que de l EPFL spectaculaire tant par son archi tecture que par sa conception Le nom du b timent est un v ritable pro gramme Rolex cofinancement priv Learning biblioth que comme lieu de travail Center une offre centralis e de services au coeur du Campus de l Ecole Polytechnique F d rale de Lau sanne Les objectifs du comit d organisation L association BIS a constitu un comit d organisation qui souhaite proposer plus de 300 congressistes une exp rience inoubliable Sous le th me Bi bliotheken bewegen changeons les bibliotheques le programme alliera formation rencontre etenrichissement tonisch und konzeptionell spektakul re Bibliothek der EPFL zu besichtigen Der Name des Bauwerks ist Programm Rolex private Mitfinanzierung Lear ning Bibliothek als Ort zum Arbeiten Center zentrale Lage mitten im Cam pus der eidgen ssischen polytechni schen Hochschule EPFL in Lausanne Organisationskomitee hat Ziele definiert Der B
145. polemisch gef hrte Diskussion zur Bewertung wobei vor allem der Ge gensatz zwischen Evidenz und Infor mationswert und die Frage der Berech tigung von Dokumentationspl nen im Zentrum standen Die Fr chte dieser Diskussion konnte der Arbeitskreis Ar chivische Bewertung als Synthese in ein Positionspapier einbringen das 2005 in den Ver ffentlichungen der Archivschule Marburg und im Ar chivar publiziert und kommentiert wurde Das Papier gliedert sich in fol gende Teilgebiete Grunds tzliches Methodisches Bewertungsverfahren massenhaft gleichf rmige Fallakten statistische Unterlagen elektronische Unterlagen audiovisuelle Unterlagen Bei den Grunds tzen gibt es einige Aussagen die als v llig unbestritten gelten k nnen w hrend andere viel leicht nicht so ganz selbstverst ndlich wirken Als allgemein anerkannt d rf ten sicher die folgenden Punkte gelten Dokumentation und Begr ndung res pektive Transparenz und Nachvollzieh barkeit Wichtige Entscheidungen soll ten nicht nur transparent gemacht sondern auch begr ndet werden Punkt 11 Orientierung an der Le benswirklichkeit woraus sich die Not wendigkeit der Besorgung einer Zu 5 Positionen des Arbeitskreises Archivische Bewertung im VdA zur archivischen berlieferungsbildung In Neue Perspektiven archivischer Bewertung wie Anm 3 S 195 206 Ebenfalls greifbar unter http www archiv net pdf ak_bew_positionen2004 pdf 6 L bbe H
146. presse Les archives d ASL contien nent galement les fonds de l agence Presse Diffusion Lausanne active de 1937 1955 environ Les archives refl tent les demandes des revues illustr es et de la presse quotidienne depuis les ann es 1930 jusqu la fin du XX si cle et t moignent de l importance crois sante de l image pour l information quotidienne Dans les fonds de Presse Diffusion Lausanne se trouvent non seulement des photos li es l actualit mais galement plusieurs centaines de reportages sur la vie quotidienne en ville et la campagne dans les ann es 1940 et 1950 Cette collection de repor tages rev t un int r t particulier car non seulement les photos sont conser v es mais le dossier contient gale ment les l gendes le texte du reportage et les coupures de presse comme pi ces justificatives Il est donc possible de suivre le travail des r dactions leur choix et leur mise en page 31 Il n est pas n cessaire de rappeler Pimportance de la photographie pour l histoire du XX si cle mais l acc s aux sources n est pas toujours simple Pour les historiens l importance des ar chives ASL s explique non seulement par son ampleur mais galement par sa documentation Chaque n gatif est class et document par une l gende souvent tr s pr cise ASL constitue ainsi pour les historiens des archives de photographies l un des plus impor tants fonds pour l histoire suisse
147. r mann Wiskott Pr sidentin BIS Jean nette Frey und Marie Pierre Constant BCU Lausanne Hans Ulrich Locher Kongressdelegierter BIS Gesch fts f hrer SAB Fr d ric Sardet Biblio th que amp Archives der Stadt Lausanne Der und die Kluge buchten im Fluge und blockiert sofort den Termin in der Agenda 1 bis 4 September 2010 BIS Kongress in Lausanne und auf dem Campus der EPFL Kontakt locher halo ag Zeutschel OS 12000 VT Der OS12000 Buchkopierer Buchscanner von Zeutschel mit der Perfect Book Technologie die Erstellung hochwertiger Digitalisate LO D O E Oo D Fe n gt 0 N Mit dem ArchiveWriter OP500 von konkurrenzlosen Zeutschel k nnen digitale Daten einfach Als Scanner f r und schnell auf einen hochaufgel sten und oder als reiner Buchkopierer abgespeichert werden Mikrofilm in schwarzweiss grau oder Farbe ZEUTSCHEL Offizieller Vertriebs und Servicepartner SUPAG Informations Management Spichtig und Partner AG Rietstrasse 15 8108 D llikon Tel 044 844 29 39 Fax 044 844 58 11 Email mail supag ch Internet www supag ch metasystems la communication globale Des solutions personnalis es en communication Conception multimedia et nouvelles technologies Un r seau de professionnels de l information Chemin des Rosiers 2B 1701 Fribourg 079 660 62 66 gilliozs metasystems ch 4 netbiblio INTEGRIERTE INFORM
148. r chaque destruction d archives un bordereau est tabli sign et dat La destruction doit tre op r e sous contr le des Archives d Etat respectivement des archivistes des institutions publiques de mani re ga rantir la confidentialit des documents d truits art 12 alin a 1 Ces bordereaux de destruction sont transf r s dans la base de donn es des Archives d Etat Ainsi lorsqu un chercheur effectue des recherches sur un fonds il sait quels documents le constituaient m me s ils ont t d truits Les documents dont le sort final est la conservation aux Archives d Etat doi vent tre vers s accompagn s d instru ments de recherche ad hoc selon les Directives sur le versement de documents aux Archives d Etat dict es parles AEG Le recueil est pr c d d une pr sen tation g n rale avec des d finitions il est galement pourvu d un index Mise jour une maintenance plus que n cessaire A peine le recueil valid il est apparu indispensable de r diger un calendrier de conservation consacr uniquement aux dossiers du personnel permanent un calendrier de conservation pour les documents produits parles conf rences intercantonales et un calendrier de conservation relatif aux commissions transfrontali res Il avait t d cid l origine que le groupe de coordination de l archivage tiendrait une s ance par an consacr e la mise jour du recueil puisque ce recueil est par
149. r enveloppe de 3 Karl B hler d Scan oder Mikrofilm Ja nein beides Zurich 2001 4 Renseignement de Kurt Deggeler directeur de Memoriav 5 Le probl me se pose galement pour d autres institutions et d autres fonds Simone Chiquet Die Bewertung im Schweizerischen Bundesarchiv in Studien und Quellen 29 Bern 2003 363 401 P 384 Zum ersten Punkt wissenschaftlicher Hintergrund ist festzuhalten dass es unabdingbar ist Vertreterinnen und Vertreter aus verschiede nen Fachrichtungen zu ber cksichtigen ansonsten man Gefahr l uft wichtiges Hintergrundwissen nicht zur Verf gung zu haben und demzufolge schlecht fundierte Entscheide zu treffen 32 manderait des d cennies de travail qu il vaut mieux investir dans la mise en va leur des collections Il n est en outre pas possible de confier des unit s th matiques enti res d autres institutions car un sujet peut appara tre dans une collection th ma tique ou alors tr s souvent sous le nom d un personnage On trouvera Roger Federer sous la rubrique tennis comme on trouvera du tennis sous le nom de Roger Federer dans la s rie alphab tique des personnages Nous proposons donc un syst me que l on pourrait appeler une valua tion par extraction Il y a des th ma tiques pour lesquelles les historiens du Mus e national sont parfaitement conscients de leur importance sur le plan historique Mais l int r t des conservateurs du
150. r le principe du versement d cen nal car les r alit s des unit s sont di verses Ceci dit les probl mes les plus nombreux proviennent des unit s qui n ont pas encore vers et pour lesquelles il faut mettre en place des modalit s adapt es La politique d valuation est inti mement li e au versement Une direc tive de la Direction de l Universit de Lausanne impose aux unit s produc trices de classer avant de verser et leur interdit de proc der elles m mes aux liminations des documents qui ne sont pas des papiers de corbeille Les unit s travaillent en flux tendu et la di rective accro t leur volume de travail Assez naturellement elles ont demand une liste des documents qui ne seront pas pris en charge de telle sorte qu elles arbido 4 2009 n aient pas besoin de classer des dos siers qui sont destin s l limination Conclusion Destin jouer un r le de premier plan et occuper une place centrale dans la production documentaire actuelle Par chiviste est condamn l erreur parti culi rement dans la mise en uvre de la fonction valuation lui de tenter den limiter l amplitude et la port e Il se doit de construire un syst me aussi volutif que possible Aujourd hui lar chiviste travaille autant avec des docu ments qu avec des r alit s humaines Le temps de l introversion laisse place ceux de l coute de la communication et de la n gociation En arch
151. rbesserte M glichkeit die Provenienz eines Dokuments zu beschreiben u a deshalb weil es bereits in der Vorarchivierung angewendet wird und somit als Basis f r die sp tere Evaluation dient Im Archiv kann es danach auch als Findmittel dienen Aufgrund des 2007 am interna tionalen Archivkongress in Kuala Lumpur vorgestellten International Standard for Describing Functions ISDF werden die Felder der Kompetenzdatei zurzeit an den neuen Standard angepasst arbido Newsletter arbido gt www arbido ch 30 arbido 4 2009 L embarras du choix L avenir des archives photographiques Actualit Suisse Lausanne ASL Il n est pas n cessaire de rappeler l im portance de la photographie pour l his toire du XX si cle mais l acc s aux sources n est pas toujours simple Pour les historiens l importance des archives ASL s explique non seulement par son ampleur mais galement par sa docu mentation Les archives En 2006 le Mus e national suisse a pu acqu rir les archives de l agence photo graphique de presse Actualit Suisse Lausanne fond e en 1954 et qui a cess ses activit s en 1999 La collection est constitu e d environ cinq millions de n gatifs et de photos noir blanc aux quels s ajoutent environ 600 000 dia positives couleur Elle couvre tous les domaines de la vie publique en Suisse la politique l conomie le sport et la vie quotidienne tout ce qui peut int resser la
152. rechtlichen Verfahren verbunden ist Der Bestand umfasste ber 3000 Dossiers Die Dos siers wurden seit den 1930er Jahren nach Nummern abgelegt Die Grund gesamtheit wurde deshalb aufder Basis dervorhandenen Dossiers unabh ngig von der Aufbewahrungsfrist und damit vom Ablieferungszeitpunkt gebildet Der Schnitt wurde bei der runden Zahl 3000 gezogen Als Konfidenzintervall wurde 95 und als Fehlertoleranz 5 festgelegt Daraus ergab sich dass 359 Dossiers bernommen wurden Das entspricht einer Quote von 12 Da die Dossiers nummeriert sind gestaltet sich die Auswahl relativ ein fach Mittels Zufallsgenerator wurden aus dem Nummernbereich bis 3000 359 Nummern gezogen Der Stiftungs aufsicht werden die Nummern der zu berliefernden Dossiers mitgeteilt Sie werden nach L schung der Stiftung und Ablauf der Aufbewahrungsfrist von der Stiftungsaufsicht ausgesondert und dem Archiv bergeben 4 Buchholz S 299 ff 5 Buchholz S 299 Besonders hingewiesen sei noch auf die Ermittlung der Zufallszahlen Die Zufallszahlen m ssen die Qualit t von echten Zufallszahlen aufweisen Sie d rfen also nicht mit Zufallsgenerato ren aus Computerprogrammen gene riert werden Computerprogramme arbeiten mit Algorithmen die zwar weitl ufig sein k nnen und Zahlen er rechnen die zuf llig scheinen Da sie jedoch berechnet werden handelt es sich um Pseudozufallszahlen welche vorhersehbar sind da sie auf einer For mel beruh
153. rmation literacy mais elle fait peu de cas de l un des enjeux majeurs de l archivistique confront e une production administrative et technique toujours plus d pendante de pro cessus num riques Les archivistes ont faire valoir le besoin d une valuation pr servatrice des contextes historiquement dat s de production et ils doivent veiller pr server les interd pendances qui les caract risent sans souscrire la paresse du Y a qu tout conserver De ce fait les conditions pratiques de l valuation voluent la vitesse des chamboulements quitouchentlesinstitutions productrices d archives en quelques ann es les syst mes informatiques centraux utilis s pour des applications struc tur es ont laiss place une atomisation du travail bureautique dans les unit s administratives Aujourd hui la bureautique laisse progressivement place des syst mes de gestion documentaire d chelles vari es combinant avec plus ou moins de bonheur les exigences du travail collaboratif imm diat aux imp ratifs d un records management ouvert un archivage de long terme Quel archiviste peut dire aujourd hui qu il chappe la probl matique de la conservation documentaire d une production administrative clat e et souvent redondante disponible sur des serveurs offrant des environnements cloisonn s r pertoires Windows intranet extranet et internet L occasion d une rencontre organis e en 2009 par l
154. rungsprozesses dar Laut dem Abr g d archivistique hg von der Association des archivistes frangais Paris 2004 p 67 ist der Ca lendrier de conservation ein gemeinsam erarbeitetes Instru ment der Zusammenarbeit zwischen Aktenbildner und Archivar eine Diskussionsgrundlage welche es beiden Seiten erlaubt eine ge meinsame Sprache zu finden ein Prospektivinstrument f r die Ver waltung w hrend des ganzen Lebens zyklus der Dokumente welches die Verwaltung in der laufenden Akten f hrung in den Zwischenarchiven und im Endarchiv vereinfacht und rationalisiert und die kurz mittel und langfristige Planung des Maga zinraums erm glicht ein Instrument zur Organisation und Standardisierung des Bewertungs prozesses und der Kassation Archi vierungskonzept oder Archivie rungsmodell ein Instrument zur Herstellung von Transparenz indem es die Verant wortlichkeiten aller Dienststellen festh lt ein Instrument zur Festlegung des Umgangs mit allen Dokumenten in dem es festh lt welche Dokumente befristet oder dauernd aufzubewah ren sind und welche kassiert werden k nnen In der Praxis kann der Calendrier de conservation entsprechend den spezi fischen Bed rfnissen unterschiedlich ausgestaltet werden Anl sslich der Veranstaltung des Forum des archivis tes Gen ve vom 28 November 2008 sind die bisherigen Erfahrungen und Entwicklungen welche in den Archi ven von G
155. rvern liegt welche gesplittete Umgebungen Windows Betriebssysteme Intra Extra und Internet aufweisen Die vom VSA organisierte Fachtagung Die Zukunft in unseren H nden Bewertung als archivische Kernaufgabe ist Anlass genug das Thema in dieser Ausgabe von arbido aus Schweizer Sicht noch einmal zu vertiefen Die Redaktion m chte sich herzlich bei Hans von R tte Lehrbeauftragter f r Archivistik der HEG Genf f r die gute Koordinationsarbeit bedanken Wir w nschen eine unterhaltsame Lekt re 3 arbido 4 2009 Impressum arbido print arbido ISSN 1420 102X arbido website arbido newsletter arbido newsl ISSN 1661 786X www arbido ch Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA AAS Bibliothek Information Schweiz BIS Association des archivistes suisses AAS VSA Biblioth que Information Suisse BIS BIS www bis info VSA AAS www vsa aas org Redaktion R daction St phane Gillioz Postfach 991 1701 Freiburg E Mail gilliozs bluewin ch Stephan Holl nder sth Passwangstrasse 55 4059 Basel Tel 061 281 24 89 E Mail 35stevie61 bluewin ch Dunja B cher db I D Spezialistin Informationsmanagement DEZA Tel 031 322 34 65 E Mail dunja boecher gmx ch Antonia Ursch au Kantonsbibliothek Graub nden Karlihofplatz 7000 Chur Tel 081 257 28 16 E Mail antonia ursch kbg gr ch Paola Delacr taz pd Neufeldstrasse 122 3012 Bern Katja B spflug kb Eisenb
156. s proches d un organisme l autre Il est par ailleurs encourageant de constater que ce partage des connaissances s ef fectue au sein de certaines administra tions cantonales ou associations profes sionnelles et prend parfois la forme d outils dit s large chelle Contact lorraine filippozzi hesge ch Une base de donn es pour g n rer des calendriers de conservation Les calendriers de conservation sont g n ralement con us sous forme de ta bleaux labor s service par service Ce pendant dans le cadre d une grande organisation comme les H pitaux uni versitaires de Gen ve HUG qui re groupe plus de 450 entit s ce type d or ganisation se r v le ing rable Nous expliquerons donc pourquoi et comment on a pu y rem dier en constituant une base de donn es qui s av re tre un ins trument de gestion plus souple quoique co teux en temps au niveau de sa consti tution initiale Dans le cadre des HUG les textes r glementaires qui s appliquent en la ma ti re sont les suivants Art 7 Al 3 du r glement d application de la loi sur les archives publiques B 2 15 01 en vigueur au I sept 2001 Les archivistes des institutions pu bliques ont pour t che d elaborer les plans de classement et calendriers de conservation d terminant pour chaque type de dossier ou chaque s rie de documents la dur e d utilit admi nistrative et juridique Point 3 1 de l
157. s die Klas sifizierung des Schriftguts vor Ablieferung Die Bewertung ist eine delikate da irrever sible Aufgabe bei der sich Fehler nicht immer vermeiden lassen Eine Beratung seitens des Archivars mit den Aktenproduzenten sowohl bei der Bewertung wie auch vor Kas sationen ist daher sinnvoll und wird im Universit tsarchiv Lausanne regelm ssig durch gef hrt Die Einbeziehung des Waadtl nder Staatsarchivars gew hrleistet zudem die Einbettung des Universit tsarchivs in einen gr sseren Kontext Utilit du fichier des comp tences des Archives d Etat de Gen ve pour l valuation et le records management En 1980 d j les Archives d Etat de Ge n ve proposaient un projet de fiches de comp tences qui se retrouvent au jourd hui dans la banque de donn es des AEG Un fichier de comp tences est un syst me relationnel qui compte actuelle ment 35 champs r partis sur trois on glets De toute premi re importance pour l valuation et le records manage ment Bref rappel historique Un embryon de fichier des comp tences des services de l Etat de Gen ve manuel ax plut t sur l volution de l organisation administrative avait t 1 de Boisdeffre Martine directrice des Archives de France parution des normes ISDF et ISDIAH note d information DITN RES 2008 007 28 tabli aux Archives d Etat de Gen ve ci apr s AEG vers 1980 Il avait t ins pir par celui d velopp aux
158. s donc opt pour des consultations sporadiques notam ment aupr s des juristes et des usagers Tous nos bordereaux d limination sont soumis aux producteurs qui doivent les signer en guise d acceptation Ils ont toute latitude de les contester et de sus citer le d bat Ensuite la signature du directeur des Archives cantonales vau doises nous donne la garantie que notre politique s inscrit dans une vision rai sonn e d un ensemble plus large l Etat de Vaud D sormais quand l archiviste se trompe il n est plus seul Contact olivier robert unil ch Elemente der Bewertung in Universit tsarchiven Sind Universit tsarchive ffentlich oder privat Der Archivar sieht sich in Universit ten nicht nur mit Archivgut aus der administrativen T tigkeit konfrontiert sondern auch mit einer grossen Masse an Dokumenten des Lehrk rpers die auch die Frage nach dem geistigen Eigentum aufwirft Die Satzung der Universit t stellt daher eine zentrale Kom ponente bei der Frage der Bewertung dar Bei der Bewertung wird zwischen einer Ma kro und einer Mikroebene unterschieden Erstere betrifft den Kontext der Aktenproduk tion Letztere umfasst neben der Einsch tzung der Akten und der Festlegung der Auf bewahrungsfristen auch die Ablieferung an das Archiv Eine kontrollierte Ablieferungs prozedur ist hier von Vorteil an der Universit t Lausanne etwa wird eine 10 Jahres Ablieferung praktiziert Eine Richtlinie der Direktion regelt berdie
159. s erinnert mich an eine usserung meines fr heren Chefs Fritz Glauser dass die inhaltliche Be wertung halt eine gewisse Skrupello sigkeit verlange ein erstaunliches Statement f r einen so sensibel wirken den Berufsmann wie Fritz Glauser Aber es stimmt Tats chlich verlangt die Ablehnung einer bernahme eben so wie die Kassation von Unterlagen eine gewisse psychische Kraft die wohl f r die berwindung des Zweifels ge braucht wird Ich glaube allerdings dass es die Ro bustheit auch im umgekehrten Falle ar 1 12 braucht dann n mlich wenn man zum Beispiel in einer Besprechung gegen die Mehrheit der Kollegen f r ber nahme respektive Archivierung ein tritt Wie ich auch schon festgestellt habe kann der Wind brigens rasch drehen manchmal innerhalb einer ein zigen Sitzung Pl tzlich scheint der Weltgeist in Richtung Aufbewahren um nicht zu sagen Retten zu we hen w hrend kurz vorher noch alle vom Mut zur L cke sprachen Dies gilt selbstverst ndlich auch in umge kehrter Richtung Das Unbehagen beim Bewerten und ein schwacher Trost Ein Rest Unbehagen beim Bewerten wird sich nicht vermeiden lassen auch wenn besser abgest tzte Entscheide und ausgefeiltere Methoden hier Linde rung bringen werden Trost bietet wie so oft die Relativierung und zwar in zweierlei Hinsicht Erstens Welche Bewertungsent scheide wir auch f llen wir k nnen davon ausgehen dass die
160. s une poque o la s lection est un geste toujours plus crucial tant donn e la masse croissante des dos siers Pendant que le m di viste ne peut se r f rer qu un nombre tr s limit d ecrits et qu il lui faut user d une veri table sagacit combinatoire pour sur monter les lacunes documentaires lhis torien du contemporain de son c t a besoin d une main s re pour ne rete nir que les documents essentiels vu l abondance des sources De fait s il y a toujours plus de dossiers ces dossiers sont de moins en moins riches A propos des archives le germaniste et journaliste Roman Bucheli publiait le 11 avril 2009 dans la NZZ am Sonntag ce qui suit Le revers d une culture raffin e de la conservation c est le tabou qui frappe le d chet Si rien n chappe aux bons soins des archivistes il faudra bien s attendre un jour touffer sous la masse des mat riaux transmis Les archivistes sont ils de simples acteurs de la pr vention et du recy clage des d chets comme l crit par ailleurs Bucheli Les archivistes profes sionnelssontbeletbientoutlecontraire L valuation des documents a toujours t la discipline reine parmi les mis sions qui sont au c ur de notre profes sion Si l on retient qu en moyenne seuls 10 des documents sont consid r s dignes de conservation tant au sein de administration que dans les entreprises priv es il me semble que les archi
161. se Anouk Dunant Rationaliser l tablissement des ca lendriers de conservation Lorraine Filippozzi Une base de donn es pour g n rer des calendriers de conservation Jean Daniel Zeller Evaluer les collections en biblio th que de lecture publique Une ex p rience la biblioth que munici pale de Lausanne Val rie T te arbido 4 2009 Buchbesprechung Konkurrenzieren sich Rascheln und Klicken Nicholas David amp Ian Rowlands Hg Digital consu mers reshaping the information professions London Facet Publi shing 2008 ISBN 9781856046510 Stephan Holl nder Nachrichten BIS BIS Kongress 2010 Congres BIS 2010 Seit mehr als 20 Jahren bieten wir f r Museen Bibliotheken und Archive Produkte aus Papier und Karton garantiert ISO 9706 gt 250 Standard Produkte f r verschiedenste Best nde gt keine Mindestmengen gt Neu ab Mai 2009 k nnen wir dank einer technologisch interessanten Investition Massanfertigungen effizienter herstellen Depuis plus que 20 ans nous offrons aux mus es biblioth ques et archives des produits en papier et carton ISO 9706 garanti gt 250 produits standards pour des fonds divers gt pas de quantit s minimales gt Nouveau gr ce une investition dans une nouvelle technologie nous pouvons fabriquer des produits sur mesure d une mani re plus efficace Oekopack AG Lattigen 3700 Spiez fon 41 33 655 90 55 fax 41 33 655 9051 www o
162. ss die zust ndige Regierungsr tin bei der Er ffnung des neuen Archivgeb udes davon sprechen konnte Luzern habe eben nicht nur einen gescheiten sondern auch einen schlauen Staatsarchivar Rettermentalit t und Robustheit In seinem bereits erw hnten Beitrag ussert sich Josef Zwicker kritisch und wie gewohnt provokativ zur Retter mentalit t Diese zeige sich darin dass gef hrdete Best nde insbesondere privater Herkunft auch in Zeiten ge k rzter Ressourcen ohne R cksicht auf den Erschliessungsaufwand erst ein mal bernommen w rden In der in arbido publizierten Version schreibt Zwicker Die Praxis die Unterlagen zun chst einmal zu bernehmen und zu denken sie irgendwann sp ter zu erschliessen ist Selbstbetrug Hier bin ich mit Verlaub anderer Meinung 7 Zwicker wie Anm 3 S 117 8 Zwicker J Erlaubnis zum Vernichten Die Kehrseite des Archivierens arbido 2004 Nr 7 8 S 21 nicht nur weil Erschliessung in unter schiedlicher Tiefe erfolgen kann Ich denke dass hier die knappen Ressour cen einen zu grossen Einfluss auf die Bewertung erhalten ganz abgesehen davon dass die Einsch tzung dar ber was knapp bedeutet divergent sein wird Interessant an Zwickers Beitrag finde ich noch einen anderen Aspekt n mlich dass er mehrmals den Begriff Robustheit erw hnt Diese brauche es wenn der Archivar die Archivarin die bernahme angebotener Unterla gen ablehnt Die
163. ste hen Dann wurde ermittelt ob inner halb der Verwaltung horizontale oder vertikale Bez ge zur T tigkeit der Stif tungsaufsicht bzw zu anfallenden Unterlagen existieren So werden Stif tungen auch im Handelsregister via Errichtungsurkunde Reglement und formale nderungen dokumentiert Bei der Steuerverwaltung fallen Steuer akten zu den Stiftungen an Diese Ak ten wurden einige Jahre zuvor vom Staatsarchiv bereits bewertet Es wurde damals eine Auswahl festgelegt und festgehalten dass die substanzielle berlieferung via Stiftungsaufsicht er folge Bei der Analyse der Dossiers wurde festgestellt dass keine Detailinforma tionen ber die T tigkeit der Stiftung abgelegt wurden So l sst sich anhand arbido 4 2009 der Vorsorgestiftung kaum ermitteln wie die Firma selbst sich entwickelt hat Bei den Kulturstiftungen wird die in haltliche T tigkeit nicht fassbar Die Dossiers enthalten die Stiftungsurkun de Statuten Jahresrechnungen und Korrespondenzen mit verschiedenen Verwaltungsstellen Anzuf gen ist dass das Stiftungswesen in Basel Stadt aufgrund seiner gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Entwicklung eine be sondere Rolle spielt Es wurde entschie den eine repr sentative Stichprobe zu ziehen Zudem werden besondere F lle langfristig archiviert F r besondere F lle wurden folgende Kriterien defi niert pressenotorische Vorf lle im Umfeld von Stiftungen und F lle in denen die Aufsicht mit straf
164. sur la th orie archivistique les directives pourraient tre sensiblement plus claires Le contexte dans lequel la fonction de l valuation archivis tique s effectue devrait mieux appara tre dans la l gislation Les archives constituent la m moire travers la documentation authentique et p renne des activit s de l tat Les dispositions l gales plus d taill es pour l valuation des archives est un l ment indispensable de la bonne gouvernance pour laquelle les archives ont l habitude de s engager Des prescriptions plus pr cises la hauteur de la th orie archivistique pourraient augmenter la transparence et la fonction archivistique n en serait que mieux accept e HUBER amp LANG Huber amp Lang Fachb cher Medien Zeitschriften Der Dienstleistungspartner f r Bibliotheken www huberlang com DER SCHWEIZER SPEZIALIST FUR FACHINFORMATION 16 arbido 4 2009 Die Bildung repr sentativer Stichproben bei Massenakten Zur Methode und Praxis der Bewertung mittels Zufallsauswahl Die Bewertung von Massenakten be sch ftigt Archivarinnen und Archivare seit den 1950er Jahren intensiv Allzu lan ge wurden Stichproben anhand von Kri terien gebildet bei denen von falschen Voraussetzungen in Bezug auf deren Qualit t ausgegangen wurde Sie stellen somit eher Samples der Hilflosigkeit dar wie Robert Kretzschmar sie einmal genannt hat Einen Meilenstein in der
165. t est un syst me en mouvement j utilise le terme de sys t me comme on parlerait de syst me solaire c est dire comme un en semble l universit autour duquel gra vitent un certain nombre de corps les facult s etc et dont le mouvement est fonction d autres syst mes l Etat les autres universit s etc Le tout est en mouvement et en in teraction perp tuels Evaluer n cessite arbido 4 2009 de ma triser ce mouvement d ensemble et d tre au clair sur la r alit de chacun des fonds concern s dans ses rapports avec les autres Il convient de ma triser l volution des comp tences des unit s Celles ci se cr ent ou disparaissent D autres fusionnent D autres encore perdent certaines pr rogatives ou en acqui rent de nouvelles Ces cas de fi gure r clament des choix partiellement subjectifs visant faciliter au mieux la reconstitution de la continuit adminis trative La cr ation d outils de descrip tion informatiques permet d ailleurs gr ce la gestion des m tadonn es de faciliter le traitement du probl me La micro valuation Une fois la question de la macro valua tion r gl e la micro valuation gagne en coh rence Elle reste n anmoins une question r currente pour laquelle il n existe pas de solution toute faite Elle est lacte qui permet d estimer les diff rentes valeurs des documents admi nistrative l gale et historique et la dur e durant laqu
166. t t Ziel und Zweck des Buches soll es sein den Be rufsleuten aus den Bereichen Archiv Bibliothek Verlage sowie auch aus dem Journalismus die Verinderungen der letzten Jahre am Informationsmarkt aufzuzeigen und das Interessenprofil der Nutzer dieses Markts eingehend darzustellen Das Buch beginnt gleich mit einem knalligen Auftakt Das von den Heraus gebern anvisierte Leserpublikum wird im Einleitungskapitel mit einer hefti gen Standpauke angegangen Die Be rufsleute unserer Branche seien eng stirnig und zu berufsgruppenbezogen sie ziehen ber ihre Nutzer her und ha ben bis jetzt wenig Verst ndnis daf r entwickelt was deren Bed rfnisse im Alltag sind S 4 Wer nun in der Folge dachte eine Steigerung sei nicht m g lich wird in der n chsten Abteilung eines Besseren belehrt Zu viele Vertreter aus den Berei chen Archiv Bibliothek Verlage An 53 merkung des Autors verteidigen ein traditionelles Revier oder Territorium und ein obsoletes Informationspara digma Leider geh rt die Mehrheit der Bibliothekarinnen und Bibliothekare dazu S 6 Dies ist nicht gerade die feine englische Art aber seit Peter Handkes Publikumsbeschimpfung ist der deutschsprachige Theaterbesucher von der B hne so einiges gewohnt Im Schlusskapitel wird dann noch eins draufgesetzt Die Informationsfachleu te m ssen aufh ren zu glauben sie w ssten was am besten f r die Nutzer ist Anmerkung des Autors sonst sind siein
167. te Re sultate vorliegen da die Arbeiten in der Regel nicht priorit r behandelt werden Das ist nachvollziehbar und verst nd lich angesichts der zunehmenden Ar beitsbelastung in vielen Bereichen der Stadtverwaltung So gehen Ablagever antwortliche nach den ersten Bespre chungen immer mal wieder quasi auf Tauchstation Daher ist eine strikte und sorgf ltige Fallf hrung mit aus f hrlichen Aktennotizen unerl sslich um die Kontaktpersonen zu gegebe nem Zeitpunkt an ihre Pflichten und die vereinbarten Arbeitsschritte erin nern zu k nnen Ein weiterer Nachteil der Delegation der Faktenerhebung an die Ablageverantwortlichen h ngt mit der oftmals schwierigen amtsinternen Situation zusammen Viele Ablagever antwortliche leiden wegen ihrer hierar chisch bedingten Position unter man gelndem Durchsetzungsverm gen Zudem wurden wohl die meisten cont re coeur mit dieser Aufgabe betraut Versch rfend wirkt der Umstand dass von Seiten der F hrungsebene oft die n tige Unterst tzung fehlt Hier ist 35 stadtweit noch einiges an Sensibilisie rungsarbeit zu leisten Nichtsdesto trotz konnte das 2003 gesteckte Ziel keine ungeordneten Akten bernah men mehr zu t tigen gr sstenteils ein gehalten werden Aus den meisten der erstellten Aktenspezifikationen wur den nach der Akten bernahme l nger fristige Vereinbarungen abgeleitet Da rin wird festgelegt welche Aktenkate gorien k nftig vom Stadtarchiv
168. te man von strategischen berle gungen sprechen Vielleicht ben sie aber auch eher unbewusst ihre Wir kung aus In diesem Zusammenhang hier ein Exkurs ber das unterschiedli che Vorgehen von zwei fr heren Chefs des Staatsarchivs Luzern Josef Schmid Staatsarchivar 1941 bis 1970 ging davon aus dass das in einem historischen Geb ude unter gebrachte Archiv mit seinen Maga zinkapazit ten von knapp zwei Regal kilometern f r alle Zeiten ausreichen sollte Um dieses Ziel zu erreichen veranlassteerumfangreiche Kassatio nen zum Beispiel im Bereich der Kriminaluntersuchungen aus der arbido 4 2009 2 H lfte des 19 Jahrhunderts Als Bewunderer des barocken Luzern eines Renward Cysat hielt er diese Sp tzeit nur f r beschr nkt archiv w rdig Auch Josef Schmid hatte also eine Art Dokumentationsplan im Kopf allerdings nicht einen bewusst erstellten zur Diskussion gestellten und offen vorliegenden Dokumenta tionsplan Sein Nachfolger Fritz Glauser im Amt 1971 bis 1997 hatte ein ganz an deres Ziel Er wollte einen Archivneu bau Deshalb war er sehr grossz gig bei der bernahme von Massenak ten Als sich sein drittes Aussenma gazin langsam f llte hatte er die Ent scheidungstr ger so weit dass sie die Notwendigkeit eines Neubaus einsa hen Nachdem er sein Ziel erreicht hatte liess Fritz Glauser dann aller dings einen Teil dieser Akten gross z gig kassieren Dies trug wohl eben falls dazu bei da
169. theit in der Stichprobe in gleichem Mass enthalten sind Dies ist der Fall weil jede Einheit ber dieselbe Wahrscheinlichkeit ver f gt in die Stichprobe zu gelangen Es wird mit der Zufallsauswahl weil sie wie das Wort sagt auf dem Zufall ba siert verunm glicht der Grundge samtheit innewohnende Strukturen oder Eigenschaften verzerrt zu berlie fern da kein Element bewusst oder un bewusst bevorzugt oder benachteiligt wird Die Berechnung des Stichprobenumfangs Die Formel welche f r die Auswahl mittels Zufall angewendet wird basiert auf der Normalverteilung welche wie derum einen zentralen Bestandteil der Wahrscheinlichkeitstheorie darstellt Die Normalverteilung wird nach ihrem Entdecker und gem ss ihrer Form auch Gauss sche Glockenkurve ge nannt C F Gauss 1794 Sie basiert auf dem Erfahrungswissen dass beivielen Ereignissen welcher Art auch immer eine bestimmte Anzahl von Ereignissen sich symmetrisch um den Mittelwert gruppieren und umso seltener werden je st rker sie vom Mit 1 Kretzschmar Robert Aussonderung und Bewertung von sogenannten Massenakten Erfahrungen der staatlichen Archivverwaltung Baden W rttemberg In Historische berlieferung aus Verwaltungsunterlagen Zur Praxis der archivischen Bewertung in Baden W rttemberg Hg Robert Kretzschmar Stuttgart 1997 S 103 118 S 111 2 Buchholz Matthias berlieferungsbildung bei massenhaft gleichf rmigen Einzelfallak ten im Sp
170. ti le projet types des proc dures administratives selon les aspects juridiques Celui ci est en cours de r alisation par le Kompetenzzentrum Public Management KPM de l Universit de Berne avec la participation des AFS et de plusieurs offices de la Conf d ration L objectif du projet est de permettre aux producteurs d arriver identifier les documents qui doivent obligatoirement entrer dans le dossier pour en garantir la fonc tion probatoire De cette mani re on peut encourager une prise de conscience sur le besoin de tra abilit des archives tout en contr lant le volume des archives d finitives nouvellement vers es Autour des calendriers de conservation Reflets genevois Issu du regard crois du producteur d archives et de l archiviste le calen drier de conservation ou tableau de gestion dans la terminologie fran aise est au c ur de toute d marche de normalisation des proc dures d archi vage outil contractuel valid par les deux parties il est la base des relations entre le producteur d archives et l ar chiviste outil de dialogue il permet Parchi viste et au producteur d archives de parler le m me langage outil de gestion pr visionnelle du cycle de vie des documents il simpli Courrier des lecteurs 39 fie et rationalise la gestion des ar chives courantes interm diaires et d finitives et permet d valuer les besoins en espace d archivage court moy
171. tiger Datenbanken im Ausbildungsbereich ber den Zeit raum 2001 2008 untersucht Die Gruppe hat verschiedene Kriterien der Suchstrategie analysiert Kriterien wie die Anzahl der Downloads Anzahl der Seiten die am Bildschirm betrachtet werden die Anzahl der Besuche und der wiederholten Besuche etc wurden unter anderem festgehalten und ausge wertet Die Auswertung all dieser Kri terien ist bisher in Europa noch nicht oftvorgenommen worden Dass die bis herigen Feststellungen die in der Fach literatur ber das Nutzerverhalten kur sieren damit entkr ftet sind wie die Autoren meinen und sich die Akade miker wie die E Konsumenten im Netz verhalten wirktin David Nicholas Aus sage vermeintlich attraktiv verk rzt aber die dargestellte Realit t erheblich Akademiker haben einen privilegierten und staatlich gef hrten Zugang zu vie len zahlungspflichtigen Informations quellen Der private Umgang und die Nutzung dieser Quellen w rden v llig anders ausfallen wenn dieser Zugang in vollem Umfang dem privaten Nutzer finanziell angelastet w rde Eine wichtige Aussage machen die Au toren zum Thema Information Litera cy der auch f r den Kontinent gilt Das K nnen der Generation Google punkto Recherchiertechnik h lt sich in engen Grenzen Meist wird mit einem Such begriff gesucht und man gibt sich schnell mit ersten Resultaten oder den obersten f nf Hinweisen zufrieden Die Selbsteinsch tzung der Studieren den un
172. tml lang de scheidmodell ein mehrstufiger Vor gang anvisiert bei dem zun chst die Bedeutung der bergeordneten Aufga be beurteilt und dann die Bedeutung des Prozesses innerhalb der Wahrneh mung dieser Aufgabe eingestuft wird Gegenstand der dritten und letzten Be wertungsstufe sollten zun chst die ein zelnen Unterlagen darstellen Die Dis kussion mit den an der Studie teilneh menden Aktenproduzenten ergeben dass dieses Vorgehen mit zu hohem Aufwand und individuellem Ermessen verbunden ist und auch hier Bedarf be steht zusammenzufassen und zu stan dardisieren Aus diesem Grund richtet sich das Augenmerk nun auf Teilpro zesse als bergeordnete Einheit der Unterlagenproduktion was auch dem zunehmenden Interesse an Prozess modellierung in der Bundesverwaltung entspricht Der durch das Entscheidmodell er m glichte Beurteilungsvorgang st tzt sich je nach Stufe auf verschiedene Kriterien F r die Stufe Aufgabe wer den verfassungsrechtliche Gesichts punkte herangezogen z B systempoli tische Relevanz rechtsstaatliche Rele vanz f r Prozesse jene der Aufsicht der Bundesversammlung und des Bun desrates ber die Bundesverwaltung z B Rechtm ssigkeit Wirksamkeit gem ss Parlaments sowie Regierungs und Verwaltungsorganisationsgesetz Als Beitrag zu der Studie hat das Bundesarchiv eine Umfrage bei den schweizerischen Staatsarchiven und anderen Nationalarchiven durchge f hrt um in Erfahrung zu brin
173. ton mais qui suite des remanie ments a t transf r e au niveau com munal la Conf d ration ou au secteur priv figurera n anmoins dans cette table Les anciennes comp tences can tonales sont galement maintenues afin de garantir le caract re la fois syn chronique attachement un moment donn et diachronique travers le temps de certaines activit s tatiques Deux champs de cette table sont un peu particuliers et ne se retrouvent pas dans les normes internationales D une part celui qui porte le num ro de com p tence utilis ici pour isoler les com p tences g n rales li es aux documents de gestion par opposition aux docu ments op rationnels d autre part un champ de tri qui permet de g rer notam ment l aspect diachronique du fichier chaque lettre permet de d finir un sous ensemble l int rieur du fichier 29 Pourquoi la cr ation d un fichier des comp tences est elle importante Ce qui diff rencie l archivistique des autres sciences de l information c est la prise en compte du contexte L archi viste doit pr server le contexte originel de production des documents pour sau vegarder leur valeur de preuve et leur authenticit Le principe de prove nance l oppos celui de pertinence est r affirm avec force dans la norme ISDF Il est fondamental de documen ter la description des archives dans leur contexte et de restituer leur provenance
174. tverwaltung 82 Beh rden und Dienstabteilungen die sich wiederum in unz hlige Unterabteilungen glie dern mit je eigenen dezentral gef hr ten Aktenablagen Selbst bei vorsichti ger Sch tzung d rften in der Z rcher Stadtverwaltung demnach mehr als 800 Verwaltungseinheiten Akten gene rieren Zur Zusammenarbeit mit den Organen der Stadtverwaltung Um die geschilderte Problematik anzu gehen ist angesichts der personellen Ressourcen von 1 2 Stellen im Vorar chiv eine enge Zusammenarbeit mit den Verwaltungseinheiten der Stadt Z rich unumg nglich Dreh und An gelpunkt in dieser Beziehung ist der Artikel 20 des bereits erw hnten Ar chivregelements mit der berschrift Aktenablage Verantwortung Lei tung Im Artikel werden konkret alle Organe der Stadt Z rich verpflichtet eine f r die geordnete Aktenablage ver antwortliche qualifizierte Person zu bezeichnen Diese MitarbeiterInnen sind die jeweiligen Ansprechpersonen des Stadtarchivs und arbeiten eng mit diesem zusammen Ende 2003 konn ten diese AnsprechpartnerInnen unter Einbezug der Leitung der neun Depar temente Z richs stadtweit bestimmt werden Anl sslich verschiedener In formationsveranstaltungen des Stadt archivs wurden die Ablageverantwortli chen ber ihre Aufgaben und Pflichten informiert Diese Ernennung und an schliessende Schulung von Ablagever antwortlichen hat die angestrebte enge arbido 4 2009 Kooperation mit den st dtischen Ver
175. ucture organisation nelle L analyse approfondie des fonc tions proc dures et activit s d un orga nisme est pour cela une des huit tapes identifi es par la norme ISO 15489 pour la mise en uvre d un programme de records management Elle permet une meilleure compr hension des docu ments d archives ainsi que de la ma ni re dont ils sont produits et utilis s Il est important de disposer d un r f rentiel transversal de classement et d archivage qui s appuie sur le plan de classement des activit s et s ajoute au r f rentiel hi rarchique des services producteurs d archives La tenue d un fichier des comp tences peut s averer d une aide pr cieuse dans le processus d evaluation Il permet de distinguer les documents essentiels de d terminer leur valeur primaire et enfin d indiquer o les documents doivent tre conser v s Le d veloppement des documents lectroniques relativise la tradition nelle distinction entre original et co pies Avec la gestion lectronique des documents GED les archivistes doi vent intervenir de plus en plus d s l ori gine sur la cr ation de documents dans une optique de production On leur pro pose m me d intervenir activement dans le processus de constitution des documents Un fichier des comp tences sert aussi de base pour l valuation des ar chives Il offre une aide pr cieuse au pr archivage pr paration des visites de services historiqu
176. uf die Ebene der Dossiers herabreicht ist es von uns von Interesse was deren Inhalt ausmacht Dossiers zu archivieren die aussagekr ftig sind da sie weder L cken aufweisen noch ausufern das w re ein Schritt in Richtung des heili gen Grals der berlieferungsbildung der feinen Balance des so viel wie n tig so wenig wie m glich Dossiers k nnen sehr verschieden umfangreich sein von der barocken Maximaldoku mentation bis zur willk rlichen Frak taldokumentation variieren Zwischen diesen Extremen befinden sich die Be arbeitungsdokumentation und die Kernunterlagen die die minimal not wendige Dokumentation eines Ge sch fts darstellen Daran dass Aktenproduzenten aus praktischen Gr nden in der Bearbei tungsdokumentation auch solches Ma terial ablegen das ber den Minimal standard der Kernunterlagen hinaus 37 geht wollen wir nichts ndern Aber wir m chten einen solchen Minimal standard ermitteln und ihn f r Schrift gutverwaltung und berlieferungsbil dung nutzbar machen Aus dieser berlegung entsprang der Gedanke der Alltagsbewertung Alltagsbewer tung ist keine archivische Bewertung und soll diese keineswegs ersetzen Sie spielt eine komplement re Rolle in dem sie bereits im Prozess der Unter lagenproduktion ein Verst ndnis daf r entwickelt welches Material mindes tens in ein Dossier geh rt Ein reflek tierter Mindeststandard beugt zum ei nen L cken vor zum anderen er
177. us haut qui mettait contribution cinq biblioth caires a ouvert la voie cette r flexion dix sept biblioth caires travaillent cette valua tion enrichissant le d bat d autant d ex p riences de r flexions et de questions Les biblioth caires se sont impliqu s dans un processus de questionnement qui d montre l int r t port aux collec tions de la biblioth que Preuve en est le besoin voqu par les participants de pr ciser ensemble chaque terme de la grille dont les biblioth caires ont exp riment la marge d interpr tation La grille ne suffit pas encore faut il pour quelle trouve son utilit que les biblio th caires se l approprient C est l la fonction d un outil il ne trouve son sens que dans son utilisation Lune des principales conclusions de cette double exp rience est que l valua tion telle qu elle se pratique actuelle ment la BML repose en grande partie sur la subjectivit de chacun et non sur une pratique syst matiquement parta g e De ce constat jaillit l vidente n cessit de r diger une politique docu mentaire qui soit une r f rence com mune tous Ainsi l valuation des contenus non seulement procure un grand nombre d informations sur les contenus eux m mes mais met gale ment en lumi re les besoins li s aux pratiques des biblioth caires Complexit et p rennit ne sont pas les seuls aspects des contenus analyser L ge des
178. v Ersatz berlieferung Nachfrage Priorit tslisten Bewertung von Beh rden und Organisationseinheiten Bestimmung von Evidenzwert und Informa tionswert positive Wertauslese Informationswert Dokumentationsplan ziele profil Vergleich mit anderen berlieferungen Beobachtung der Forschung Nutzerstatistik spricht wird diese Plattform nat r lich auch f r Diskussionen und Kom mentare genutzt Der Arbeitskreis Archivische Bewer tung im Verband deutscher Archiva rinnen und Archivare hat 2004 ein Positionspapier zur berlieferungs bildung publiziert das der Vorsitzen de Robert Kretzschmar ausdr cklich als praxisorientiert bezeichnet Auf dieses wichtige Papier komme ich gleich nochmals zu sprechen Eben haben die deutschen Hoch schularchivare eine Handreichung so der Untertitel unter dem Titel Dokumentationsprofil f r Archive wissenschaftlicher Hochschulen herausgegeben Dieser Leitfaden ist so konkret ausgefallen dass sogar schon die Bef rchtung auftauchte er k nnte die Einstellung archivarisch geschulten Personals gef hrden Gesichtspunkte und Methoden Nur bei wenigen Unterlagen verbietet sich aufgrund ihres intrinsischen Wertes also z B bez glich Wert des verwendeten Materials Kunstfertigkeit der Darstellung etc oder ihres erhabe arbido 4 2009 nen Alters der Gedanke an eine ganze oder partielle Kassation von vorneher ein Die meisten m ssen es sich
179. vent tre limin s sans pour autant r gir leur cheminement de la cr ation jusqu la destruction ou la conserva tion Le recueil labor par un groupe de travail a t valid par le groupe de coordination et les Archives d Etat en janvier 2005 Les objectifs du recueil des dur es de conservation des documents de gestion Ce recueil a pour objectif d uniformiser les pratiques en ce qui concerne le trai tement des documents de gestion qui se retrouvent en g n ral dans tous les d partements de syst matiser la conservation et l limination de ces do cuments de structurer le classement des documents actifs semi actifs et inactifs et d assurer la protection des documents ayant une valeur historique administrative ou l gale Il repose sur une liste de documents s ries ou s ries de dossiers commune tous les ser vices qui se veut la plus exhaustive pos sible Ce recueil a t tabli comme un guide visant aider les archivistes des insti tutions qui ont pour t che d laborer les plans de classement et calendriers de conservation d terminant pour chaque type de dossier ou chaque s rie de docu ments la dur e d utilit administrative et juridique r glement d application de la loi sur les archives publiques art 7 Chaque archiviste de d partement ou d tablissement public est ensuite res ponsable d laborer les calendriers de conservation pour les documents de gestion sp cif
180. visionnelle d un document ou d un ensemble de 50 documents selon Calenge un ouvrage d fini comme classique indice de p rennit A est destin tre conserv longtemps cependant l volution d un titre peut chapper toutes les pr vi sions et il peut arriver par exemple qu un document au contenu a priori ph m re indice C passe dans la cat gorie documentation de base indice B Une fois usag il sera alors rem placer par un document de contenu quivalent et non supprimer de la col lection ce qui aurait t le cas s il tait rest en indice C Comme on peut le constater attribuer un indice de p ren nit c est r fl chir la vie du titre dans la collection La politique documentaire doit formaliser les proportions d ou vrages de p rennit A B et C et ce pour chaque portion de la collection Dans la mesure o tout n est pas ma trisable une certaine souplesse dans la politique s impose L objectif de cette premi re analyse porte en r alit sur lacte d evaluation des contenus plus que sur les contenus eux m mes puisque l chantillon est tr s restreint donc peu significatif Il s agit d abord de mettre en vidence et de confronter la mani re d valuer des membres du groupe il s agit galement de tester l outil d valuation des conte nus nouveau pour la BML quest la grille des indices de p rennit et de complexit C est aussi don
181. vistes ne sont en aucune facon des producteurs gestionnaires d or dures ou des nettoyeurs Un archivage sans valuation pro duit de la masse un archivage apr s valuation cr e du savoir Les archi vistes sont pour ainsi dire les patholo gistes les m decins l gistes qui r dui sent le volume des versements de docu ments travers une valuation qui se d ploie jusqu aux niveaux anatomiques les plus fins rendant visibles les struc tures Les archivistes ont donc pour charge de d barrasser les dossiers de tout ce qui est superflu C est par cette op ration compressive qu ils font pas ser l crit au rang d archive Ce proces sus d valuation est la condition pour rendre les fonds documentaires v rita blement interpr tables La transmission est une chance en m me temps elle est videmment un fait de hasard L valuation archivis tique ne peut tre r ellement fond e sur l avenir nous n avons pas assumer la responsabilit de l image historique future de notre temps nous n en avons pas le pouvoir Notre objectif consiste viter une s lection partisane qui pr figurerait l image future de notre temps il s agit donc de restituer le plus fid lement possible les structures ac tuelles et d agir avec transparence Nous devons faire l evaluation afin que les documents archiv s soient dispo nibles pour l analyse Il appartiendra ensuite aux chercheurs de faire leurs
182. weck der Aufbewahrung Prim r werden Unterlagen in einer Verwal tung zur Sicherung von Rechten zur Erm glichung der Rechenschaftsabla ge zur Speicherung von Wissen und zur Erh hungder Effizienz aufbewahrt kurz aus juristisch administrativen Gr nden Sekund r werden Unterla gen aus historisch kulturell wissen schaftlichen Gr nden dauernd archi viert Die spezifische Zust ndigkeit der Staatsarchive ihre Kernaufgabe be ginnt erst dort wo die Prim rzwecke erf llt sind Aus den f r rechtlich ad ministrative Zwecke angelegten Akten trifft das Archiv eine Auswahl die anderen Zwecken n mlich der his torischen Selbstvergewisserung und Selbstwahrnehmung eines staatli chen Gemeinwesens dient Die vom Archiv getroffene Auswahl von Akten soll eine ergebnis und auswertungsof fene Quellenbasis f r k nftige Frage stellungen zur Geschichte einer be stimmten Gesellschaft darstellen In der klassischen Bewertungssituation entscheidet man dar ber welche admi nistrativ rechtlichen Unterlagen sich f r die Sekund rzwecke der dauernden Archivierung eignen An diesem Sekund rzweck orien tiert sich denn auch der gr sste Teil der archivtheoretischen Bewertungslitera tur Es w re zu w nschen dass die da mit verbundene archivische Leitidee Nutzung von Verwaltungsunterlagen mit einer hohen Informationsdichte sowie einem hohen Grad an Authenti zit t und Integrit t f r historisch kul turelle Zwecke
183. wir uns dieser Aufgabe stellen k nnen m ssen wir zuerst da f r sorgen dass uns das Richtige und Wichtige nicht entzogen wird Die Ar chivgesetze und die darin verankerte Anbietepflicht der ffentlichen Stellen sind da sicher ein wertvolles Instru ment aber sie sind keine Selbstl ufer Tats chlich sind in verschiedenen Be reichen Bestrebungen festzustellen die Geltung der Archivgesetze durch Spezialerlasse einzuschr nken H ufig sind diese durch Datenschutz berle gungen motiviert und beziehen sich auf Personendaten Aber nicht nur ge gens tzliche Einstellungen nach dem Motto Nur eine vernichtete Akte ist eine gute Akte stehen unseren Zie len im Wege sondern h ufig auch Un kenntnis oder Nonchalance Dies gilt insbesondere f r den Bereich der von den ffentlichen Archiven freiwillig bernommenen Sicherung einer Zu satz berlieferung Hier bei den poten ziellen Bildnern von Privatarchiven al so ist stets ein wachsames Auge der ArchivarInnen erforderlich Als Archi var ist man eigentlich immerim Dienst Praxis und Theorie Im Franz sischen gibt es zwei Ausdr cke f r Bewertung evaluation und tri Evaluation bezeichnet die eher intellektuelle tri die eher handfeste Seite des Metiers Zwischen den beiden Seiten gibt es zum Teil betr chtliche Divergenzen die man etwas zugespitzt wie folgt charakterisieren k nnte Die eine Seite will einfache und leicht vermittelbare
184. wird inter essant sein zu verfolgen ob und wann diese Str mung auch in die archivische Fachdiskussion diffun diert Ein einfaches und h ufig befolgtes Vorgehen um die leidige Subjektivi t t zu berwinden und objektivere oder wenigstens intersubjektive Entscheide zu erreichen ist das Vier augenprinzip Bewertungsentschei de von gr sserer Tragweite sollten nicht von einer Person allein gef llt werden Schliesslich noch zur Notwendigkeit der Bewertung Niemand in der Ar chivszene bestreitet die Notwendig keit von Kassationen doch f llt auf dass sie mit unterschiedlicher Vehe menz vertreten wird Zahlreiche vor allem grosse Archive haben die Be arbido 4 2009 weislast umgekehrt Es m ssen Ar gumente gefunden werden weshalb ein Bestand archiviert werden soll w hrend fr her nur die Kassationen begr ndet werden mussten Mir dr ngt sich der Eindruck auf als Ar chivar f rs Kassieren einzutreten wirke heute cooler als das Eintreten f rs Archivieren Papier und Datenflut das Mengenproblem Nat rlich ist man im archivischen All tag h ufig auch mit der Bewertung von einzelnen kleinen Best nden Dossiers oder sogar Einzeldokumenten konfron tiert Die eigentliche Virulenz und das Interesse der Fachwelt erh lt das The ma aber nat rlich erst durch die schie re Menge Das Mengenproblem wurde vor al lem gegen Ende des letzten Jahrhun derts oft und mit allen m glichen Met

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