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1. Num ro 141 Ao t Septembre 2012 15 D lai suffisant Vos statuts peuvent pr ciser un d lai de convocation en fonction des diff rentes AG ordinaire extraordinaire Ce d lai ne doit pas porter atteinte l galit des membres la garantie de leurs droits ainsi qu au bon fonctionnement de l association Sinon la convocation et donc les d cisions de l AG pourraient tre d clar es nulles Le d lai doit tre le m me pour tous et il faut absolument que le membre ait le temps de prendre toutes dispositions pour participer effectivement et utilement la discussion de l ordre du jour TGI Cahors 8 juillet 1965 ou encore TGI Bourg en Bresse 31 mars 1988 Dans le silence des statuts c est l usage en vigueur dans l association qui s applique d faut c est l organe ou la personne qui a le pouvoir de convoquer de fixer les d lais de convocation Ils pourront tre diff rents selon la nature de l assembl e AGO ou AGE ou en fonction de son ordre du jour Un d lai de 4 semaines ou m me de 15 jours a t jug raisonnable en fonction des circonstances En revanche un d lai de 3 jours dont un week end n a pas t jug valable Etre pr cis Vous devez indiquer dans la convocation le nom de l asso ciation et son si ge social la date l heure et le lieu de la r u nion l ordre du jour mais aussi la date de la convocation et la signature de son auteur TGI Millau
2. PRATIQUE Alerte Les modalit s de convocation l assembl e g n rale M ADELINE BEAUMUNIER ET C CILE CHASSEFEIRE Camino avocat L irr gularit de la convocation une assembl e g n rale entra ne l irr gularit de l ensemble des d lib rations qui y ont t adopt es Mieux vaut donc tre vigilant sur les r gles de convocation Si rien n est pr vu dans vos statuts ou votre r glement int rieur il faut alors se r f rer la jurisprudence e pouvoir de convoquer l AG est en g n ral pr vu dans les statuts Si ce n est pas le cas c est la pratique ant rieure qui s applique Il a ainsi t jug que si les statuts de l association ne pr cisent pas express ment que l AG est convoqu e par le pr sident c est l usage g n ral confort par l interpr tation des statuts et par la pratique de l association qui prime CA Caen 22 novembre 2011 n 10 00889 Egalit des membres d faut de pr cision dans les statuts et d faut d usage ant rieur c est l organe ou la personne dont les pouvoirs de gestion sont les plus tendus qui convoquera l AG Bien souvent l auteur mat riel de la convocation est celui qui a le pouvoir de convoquer Mais vos statuts peuvent r partir ces r les entre deux organes ou personnes Par exemple il se peut que ce soit le CA qui d cide de convoquer et le pr sident qui proc de mat riellement la convocation Dans tous les cas vous devez respecter l gal
3. 14 mars 1991 L ordre du jour doit tre pr cis pour permettre aux membres de pr pa rer la r union Ces derniers peuvent galement tre inform s de l ordre du jour en dehors de la convocation l important tant qu ils aient assez de temps pour pr parer la r union Le plus souvent c est l organe qui a le pouvoir de convoquer qui fixe l ordre du jour et ce sera le cas dans le silence des statuts mais rien n interdit aux statuts de donner ces pou voirs deux organes ou personnes distinctes La convoca tion peut galement contenir des plus amples informations sur les points l ordre du jour et sur le d roulement de l AG Elle peut galement avoir des annexes pr vues par la loi ou les statuts 14 Num ro 141 Ao t Septembre 2012 Large participation Tous les membres de l AG tels qu indiqu s dans les statuts doivent tre convoqu s Bien souvent la participation et ou la convocation des membres l AG fixe comme condi tion le paiement de leurs cotisations Mais les statuts ne pr cisent pas toujours quel moment le membre doit tre jour de sa cotisation la date de cl ture de l exercice sur lequel est appel e se prononcer l AG Au moment de l en voi des convocations l AG Au moment d entrer l AG Au moment du vote une autre date Dans tous les cas il conviendra de permettre une participation des membres l AG la plus large possible Ainsi la r alit du paiement doit tre app
4. des cotisations adoption du budget pr visionnel gt Nous comptons donc sur votre pr sence Toutefois en cas d emp chement nous vous remercions de vous faire repr senter par un autre membre en utilisant le pouvoir joint la pr sente sur ce point se r f rer vos statuts Nous vous rappelons que pour voter lors de l assembl e g n rale un membre doit tre jour de sa cotisation de l ann e en cours valider en fonction de vos statuts Le cas ch ant il convient de pr ciser le quorum n cessaire pour que l assembl e puisse valablement d lib rer Si le quorum n est pas atteint une nouvelle assembl e devra tre convoqu e avec le m me ordre du jour Il est bien souvent pertinent de pr voir dans la convocation initiale la convocation de la seconde assembl e Sur ce point se r f rer vos statuts Dans l attente de notre rencontre nous vous prions de croire Cher e Membre l assurance de nos salutations distingu es R J Formule de pouvoirs lt autres documents compl ter gt Le Pr sident lt ou autre selon les statuts gt Associations mode d emploi
5. it entre les membres et leurs droits Ils doivent ainsi tous avoir eu connaissance de la convocation et le mode de convocation ne doit pas avoir pour cons quence d emp cher la participation de cer tains membres l AG QUELS POUVOIRS POUR LES MEMBRES la Les statuts pr voient souvent la possibilit pour un certain nombre de membres de demander la r union de l AG Dans ce cas les membres peuvent exiger que l organe normalement comp tent proc de aux convocations Ce dernier pourra appr cier la r gularit formelle de la demande mais pas son opportunit Si l organe refuse les membres devront aller en justice pour obtenir la d signation d un mandataire ad hoc charg de proc der la convocation Mieux vaut donc pr voir dans vos statuts ou votre r glement int rieur les modalit s de la convocation de l AG l initiative des membres peuvent ils fixer l ordre du jour ou le proposer l organe comp tent peuvent ils choisir la date etc Si la possibilit pour les membres de proposer ou m me d inscrire un point l ordre du jour de l AG est pr vue il faudra tre vigilant sur la mise en uvre de cette r gle pour que le processus puisse respecter les d lais d information des membres et leur laisser un d lai de r flexion suffisant Associations mode d emploi _ _____ __ _ __ _ _ _ _ _ _______ ___
6. r ci e au moment le plus pr s possible de l acte conditionn par le paiement de la cotisation la convoca tion la participation l AG etc Et si vos statuts ne pr cisent rien tous les membres de l association m me non jour de leur cotisation doivent tre convoqu s l assembl e g n rale et peuvent y participer R p min n 10804 JOANQ 21 novembre 1994 p 5791 I MOD LE ADAPTER EN FONCTION DES SITUATIONS E ET DES COMP TENCES D VOLUES L ASSEMBL E G N RALE Sur papier en t te de l association CONVOCATION L ASSEMBL E G N RALE DU lt gt lt lieu gt le lt date gt Cher e Membre L Assembl e g n rale ordinaire annuelle de notre association se tiendra le lt date de l AG gt lt heure gt au lt lieu adresse exacte gt ORDRE DU JOUR 1 Lecture et approbation du lt rapport moral du rapport d activit du rapport de gestion terminologie adapter en fonction des statuts gt Lecture et approbation du rapport financier Affectation du r sultat de l exercice clos lection des membres du conseil d administration Questions diverses N OU amp N Approbation des comptes de l exercice clos le 31 d cembre lt ann e gt Quitus aux membres du conseil d administration ou au bureau ou au pr sident Information sur les activit s en cours et les perspectives d avenir lt compl ter le cas ch ant par exemple fixation du montant
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