CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION
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1. Didier FOUBERT ADIVAL Lingolsheim Marie Laure LANGE STEELCASE Strasbourg Mich le RAMEY ACEIF Strasbourg2. contexte de travail Secteur domaine d activit s et positionnement de l entreprise statut juridique de l entreprise structure de l entreprise organigramme rayonnement culture image environnement externe les partenaires financiers commerciaux L implication forte de l apprenti dans son contexte professionnel est un facteur d terminant de r ussite professionnelle et d obtention du dipl me BTS Assistant de Direction a b LA FORMATION Progression en Entreprise TACHES ACTIVITES Rendre l apprenti capable de Communiquer oralement assurer l accueil physique et t l phonique prendre et transmettre des messages communiquer en interne et avec les partenaires ext rieurs fran ais et langue trang re par crit s assurer de la bonne gestion du courrier papier ou lectronique et du fichier d adresses de COD DE SE aSa ee en te ne ia it M r diger des documents professionnels internes et externes prendre des notes rendre compte analyser synth tiser des informations assurer le relais et la coordination des informations internes et externes assurer la circulation de l information ascendante et descendante concevoir mettre Jour et diffuser les supports de communication de l entreprise proposer diverses initiatives de communication et de relations publiques G rer les dossiers et projets Organiser une r union une manifestation g rer administrativemen
3. ACADEMI E DE STRASBOURG CHAMBRE REGI ONALE RECTORAT DE COMMERCE ET D INDUSTRIE Service Acad mique de l Apprentissage D ALSACE ACADEMIE CRCI GE ZEN DOCUMENT DE LI AI SON ENTRE LE CENTRE DE FORMATION D APPRENTIS ET LES ENTREPRISES CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION Brevet de Technicien Sup rieur Assistant de Direction Juin 2005 j Le Recteur de l Acad mie Le Pr sident de Ja Chambre R giongle de Commerce et d industrie d Alsace ji lt AE i Jean Pierke LAVIELLE SOMMAIRE Descriptif du m tier pages let2 R glement d examen page 3 Fiche d identit page 4 Document de Liaison r le et mode d emploi pages 5 7 La Formation r les respectifs du CFA et de l entreprise page progression en entreprise e Organiser g rer communiquer pages 92 2 Observations pages 13 et 14 Elaboration du document Liste des participants page 15 Document labor en 2005 ORGANISER ORGANI SER ET G RER LE TEMPS COMMUNI QUER ORALEMENT ET PAR ECRI T ET G RER L1NFORMATI ON LE M TIER D ASSI STANT DE DI RECTI ON ORGANI SER ORGANI SER ET G RER LES ACTI VI T S ET G RER LES DOSSI ERS ET PROJ ETS COURANTS ORGANI SER ET G RER LA DOCUMENTATI ON ET LES RESSOURCES ASSISTANT DE DIRECTION Description de l emploi L activit professionnelle de l assistant de direction s articule autour de 3 p les d interventio
4. TION Voie scolaire apprentissage formation professionnelle continue dans les tablissements publics et Formation professionnelle priv s enseignement distance et continue dans des Intitul et coefficients des preuves et unit s candidats justifiant de 3 ans tablissements publics d exp rience professionnelle habilit s E 1 Fran ais 4 situations d valuation E 2 Langue vivante 2 crit trang re 1 3 Sr i 4 situations d valuation E 3 Economie et droit 3 situations d valuation E 4 Pratique des techniques 4 pratique 3 situations d valuation professionnelles E 5 Etude de cas forme ponctuelle EG Epreuve professionnelle de synth se entretien relatif la pratique i 3 oral 2 situations d valuation d activit s professionnelles EPREUVE FACULTATIVE EH UE oral 20 min ponctuelle oral trang re 2 1 E F2 Approfondissement Ponctuelle oral 1 Langues vivantes trang res Langes vivantes trang res autoris es Obligatoires allemand anglais arabe espagnol italien portugais russe Forme Evaluation en cours de La langue vivante choisie au titre de l preuve facultative est obligatoirement diff rente de celle choisie au titre de l preuve obligatoire L ENTREPRISE D nomination Secteur d activit CR S D S E A A R Statut K D DES ASS A E E E Fonction D signation Adresse Directeur Re Pone E Charg des relations assu
5. et comptable participer la gestion et l valuation de budgets interpr ter un bilan et un compte de r sultat calculer le co t global d une activit tablir un budget analyser les carts tablir des statistiques Bo te outils traitement de texte tableur logiciels sp cifiques l entreprise messagerie lectronique gestion lectronique des documents Internet a L apprenti a t form en entreprise il doit tre capable d effectuer un travail en toute autonomie la fin du semestre indiqu b quand l apprenti a t initi au travail et le r alise accompagn mettre un rond O dans la colonne semestre correspondante quand l apprenti est capable d effectuer le travail en autonomie mettre une croix X dans la colonne semestre correspondante 11 BTS Assistant de Direction Domaine organiser g rer Et au CFA communiquer SA VOIRS ASSOCIES SEMESTRE d Domaine organiser g rer communiquer KEE d Lorsque les savoirs technologiques et connaissances ont t abord s au CFA mettre une croix X dans la colonne correspondante G rer la documentation cr ation recherche et exploitation des ressources documentaires choix et consultation des banques de donn es constitution et actualisation de dossiers documentaires organisation et gestion de la documentation index thesaurus G rer le personnel gest
6. ion et suivi du personnel carri re suivi m dical cong s formations absences aspects organisationnel l gislatif et administratif G rer le temps organisation des rendez vous SHEET outils de gestion du temps ch ancier et planning liste de contr le r seau PERT G rer les activit s comptables identification analyse et v rification des informations comptables plan comptable g n ral amortissement bilan et compte de r sultat Cl MeNIS de Cono lede SES HOME deele eege co t des activit s administratives SE statistiques et calculs financiers Bo te outils traitement de texte tableur SGBDR messagerie lectronique Internet c L utilisation des outils et les connaissances seront abord s au cours du semestre indiqu 12 BTS Assistant de Direction OBSERVATIONS du ma tre d apprentissage du CFA de l apprenti SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 3 OBSERVATIONS du ma tre d apprentissage du CFA de l apprenti SEMESTRE 3 SEMESTRE 4 ELABORATION DU DOCUMENT DE LIAISON LISTE DES PARTICIPANTS CFA de l IFA V ronique CASPAR Marie Jos DIEBOLD Blandine KOEHLER Annick PARIS Claude WEBER Rectorat de Strasbourg Christian GOUTTEFARDE Janine LUTZWEILLER Chambre de Commerce et d Industrie Marie Claude LACOGNE CCI de Strasbourg IFA Viviane MARIE CCI de Strasbourg POINT A Professionnels
7. long de la formation Il est l outil de r f rence qui permet au ma tre d apprentissage de choisir et confier l apprenti des t ches appropri es en fonction des capacit s atteindre de mieux conna tre le contenu et la progression de la formation professionnelle e de positionner l apprenti tout au long de sa formation l quipe p dagogique du CFA e d organiser sa progression en tenant compte du v cu en entreprise e d laborer des outils d accompagnement grille d valuation fiches bilans l apprenti e d avoir un aper u global de sa formation professionnelle e de comprendre la compl mentarit du CFA et de l entreprise e de jouer un r le actif dans sa formation et d tre plus responsable o d valuer ses progr s En compl ment du document de liaison des outils p dagogiques peuvent tre r alis s par les enseignants du CFA notamment des fiches navettes CFA Entreprises servant guider la recherche de l apprenti et permettant l enseignant de CFA de suivre et d exploiter le v cu de l apprenti en entreprise des grilles d valuation ou fiches bilans permettant eaux deux partenaires de la formation de positionner l apprenti de fa on r guli re et concert e en fonction des objectifs atteindre l apprenti d tre inform de l avancement de sa formation Ce document est un outil de concertation dynamique servant de r f rence constante aux formate
8. n dominants la communication l organisation et la documentation Cette activit se situe en amont de la prise de d cision qu elle vise faciliter et en aval de celle ci pour permettre sa mise en uvre Les t ches que cette activit recouvre se caract risent par leur diversit leur simultan it et leur relative irr gularit qui exigent de l assistant de direction l aptitude organiser son travail pour respecter les contraintes de temps et de qualit qui lui sont impos es Aptitudes requises Qualit s personnelles Qualit s professionnelles discr tion bon niveau de culture g n rale m thode rigueur organisation ma trise de l expression crite et orale dynamisme r activit cr ativit capacit connaissance d une langue trang re prendre des initiatives capacit de suggestion connaissances en techniques quantitatives de autonomie gestion amabilit disponibilit sens des relations connaissances dans les domaines conomique et humaines juridique patience pond ration r sistance au stress j connaissance des principes de l organisation facult d adaptation 8 SE ma trise des techniques de base du secr tariat et AP Na EES des outils de la bureautique habilet g rer les priorit s sens des responsabilit s capacit de m morisation rapide bonne pr sentation REGLEMENT D EXAMEN BTS ASSISTANT DE DIREC
9. niques de communication orale coute active expression accueil pr paration et animation d un entretien d une r union fran ais et langue trang re animation d une petite quipe par crit production de textes divers courriers notes comptes rendus rapports plaquette en fran ais et langue trang re techniques de prise rapide de la parole visualisation de l information graphiques tableaux sch mas laboration de documents d analyse et de synth se pr parer une revue de presse diffusion et transmission de l information G rer les dossiers et projets op rations li es la gestion d un dossier analyse construction planification contr le laboration de fiches de proc dures modes op ratoires techniques de r solution de probl mes diagramme d Ishikawa questions cl s matrice multicrit res suivi des contrats G rer les activit s Organisation d une activit organisation et r partition des t ches au sein d une quipe auto analyse auto pointage tableau de r partition des t ches am nagement des locaux mat riel administratif Bo te outils traitement de texte tableur SGBDR messagerie lectronique Internet c L utilisation des outils et les connaissances seront abord s au cours du semestre indiqu d Lorsque les savoirs technologiques et connaissances ont t abord s au CFA mettre une croix X dans la colonne co
10. rant le suivi ann e scolaire ann e scolaire ____ Professeur assurant le suivi des activit s professionnelles ann e scolaire TI ann e scolaire TI LE CONTRAT Date de d but Contact CCI Strasbourg Contact CCI Colmar Contact CCI Mulhouse Madame Viviane MARIE Monsieur Yves BAVAU Madame Gertrude PETIT Inspecteur de l apprentissage Inspecteur de l apprentissage Inspecteur de l apprentissage CCI DU BAS RHIN CCI de Colmar et du Centre Alsace CCI Sud Alsace Mulhouse POLE FORMATION POINT A Service Assistance Formation Apprentissage POINT A 234 avenue de Colmar BP 267 Emploi 8 rue du 17 Novembre BP 1088 67021 STRASBOURG CEDEX 1 place de la Gare BP 7 68051 MULHOUSE CEDEX T l 03 88 43 08 66 68001 COLMAR CEDEX T l 03 89 66 71 23 Fax 03 88 43 08 55 T l 03 89 20 20 81 Fax 03 89 66 78 00 e mail v marie strasbourg cc1 fr Fax 03 87 20 21 30 e mail g petit mulhouse cci fr e mail y bavau colmar cci fr LE DOCUMENT DE LIAISON Observations G n rales Outil de base de la formation professionnelle par apprentissage le document de liaison r partit et articule les responsabilit s de formation entre l entreprise et le CFA Fruit d un travail d quipe de professionnels de conseillers de l enseignement technologique de responsables p dagogiques et d enseignants au niveau acad mique le pr sent document est labor partir de l observation du v cu du m tier en entreprise Le
11. rrespondante 10 BTS Assistant de Direction LA FORMATION Progression en Entreprise TACHES ACTIVITES Rendre l apprenti capable de SEMESTRE b Domaine organiser g rer communiquer gt G rer la documentation rechercher collecter saisir organiser l information documentaire assurer le classement de tout document faciliter sa recherche organiser l archivage diffuser les informations n cessaires dans les d lais G rer le personnel participer aux d marches de recrutement et de d finition du poste diffuser l offre r ceptionner et classer les CV participer la pr s lection et aux entretiens d embauche r diger les documents n cessaires accueillir le nouvel arrivant assurer le suivi des avantages octroy s au personnel g rer les visites m dicales l gales g rer les absences et cong s assurer la gestion administrative et le suivi des formations participer aux op rations li es la paie veiller au respect des d lais vis vis des salari s et des administrations G rer le temps g rer les agendas des diff rents collaborateurs tenir Jour les plannings r agir aux impr vus G rer les activit s comptables g rer les relations avec les fournisseurs tude de march appel d offres n gociation proc der le cas ch ant la saisie des bordereaux d imputation des factures clients et fournisseurs assurer le lien avec le service comptable ou le cabin
12. s t ches recens es sont les supports des comp tences et des savoirs technologiques associ s mentionn s dans le r f rentiel du BTS Assistant de Direction Les contenus de formation se r partissent sur 4 semestres Le document s articule autour d un large domaine d activit s organiser g rer communiquer Il s agit d un outil volutif Des modifications ou r ajustements pourront se faire apr s bilan de l utilisation de ce document La concertation entre le CFA et l entreprise est n cessaire pour am liorer la qualit et l efficacit de la formation et tablir une bonne communication entre les partenaires qui encadrent les apprentis L essentiel de la formation professionnelle des apprentis a lieu en entreprise le CFA intervient en compl ment de celle ci Le document de liaison est un v ritable cahier des charges de la formation et en aucun cas un document d valuation LE DOCUMENT DE LIAISON Mise en uvre Le document de liaison est pr sent et explicit aux Ma tres d apprentissage par l inspecteur de l apprentissage lors de la d claration en vue de l accueil d apprentis lors de la formation p dagogique du ma tre d apprentissage par le CFA au d but de la formation de l apprenti et lors de la visite en entreprise par l inspecteur de l apprentissage lors de sa visite en entreprise Le document de liaison permet d organiser la progression des enseignements professionnels tout au
13. t des contrats construire et d fendre un dossier en assurer le suivi participer la conduite d un projet identifier un ventuel probl me et le r soudre assurer la gestion simultan e de plusieurs dossiers ou projets G rer les activit s assurer l organisation pratique des d placements internes et externes suivre des budgets organiser l accueil et le s jour des visiteurs mettre Jour les diff rents documents de l entreprise assurer l tat de veille du mat riel administratif suivi et planification des interventions participer l am nagement des bureaux assurer la gestion des fournitures consommables et petit mat riel Bo te outils traitement de texte tableur logiciels sp cifiques l entreprise messagerie lectronique gestion lectronique des documents Internet Domaine organiser g rer communiquer mn gt EMESTRE D a L apprenti a t form en entreprise il doit tre capable d effectuer un travail en toute autonomie la fin du semestre indiqu quand l apprenti a t initi au travail et le r alise accompagn mettre un rond O dans la colonne semestre correspondante quand l apprenti est capable d effectuer le travail en autonomie mettre une croix X dans la colonne semestre correspondante BTS Assistant de Direction Domaine organiser g rer communiquer Et au CFA SA VOIRS ASSOCIES Communiquer oralement tech
14. urs de l entreprise et du CFA pour assurer l apprenti une formation compl te m thodique et de qualit LE DOCUMENT DE LIAISON Mode d Emploi Il est avant tout un pr cieux guide pour le ma tre d apprentissage et l apprenti Outil de communication et de concertation 1l permet le dialogue entre les acteurs ma tre d apprentissage ou tuteur apprenti apprenti enseignants du CFA ma tre d apprentissage ou tuteur enseignants du CFA inspecteur de l apprentissage apprenti ma tre d apprentissage Le positionnement bilan du parcours de formation de fin de semestre peut tre tabli de multiples fa ons par le ma tre d apprentissage et les tuteurs 8 l occasion d un change ma tre apprenti Dar l apprenti qui peut galement s auto positionner tant en entreprise qu au CFA Document de Liaison Outil Guide de Formation Cadre Souple LA FORMATION L essentiel de la formation des apprentis est assur en entreprise Le CFA intervient en compl ment de l action du ma tre d apprentissage C est par l exercice des activit s men es en entreprise que l apprenti va acqu rir les comp tences n cessaires l exercice du m tier Les enseignements th oriques dispens s au CFA permettent de mieux comprendre et r aliser le travail en entreprise LE CONTEXTE PROFESSIONNEL L apprenti e s attachera tout particuli rement l identification et l approche de son
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