Procedure de versement pdf, 302 Ko
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1. P le ducation Universit Culture Sports et Transports Service des Archives Proc dure de versement d archives P le Education Universit Culture Sports et Transports Service des Archives Section des archives contemporaines Les documents vers s aux Archives d partementales sont des archives d finitives ou historiques Il s agit des documents ou dossiers dont la dur e d utilit administrative D U A est chue mais qui en raison de leur int r t historique doivent tre vers s aux Archives d partementales pour y tre conserv s ind finiment La s lection des dossiers verser se fait en application des circulaires dict es par le Service interminist riel des Archives de France sous le contr le et avec l aide des Archives d partementales Le versement de documents d archives n entra ne en aucun cas leur ali nation puisque le service producteur reste propri taire des documents vers s et peut donc tout moment se les faire communiquer Le bordereau de versement est un document r glementaire Sa r daction constitue l tape pr alable et indispensable au transfert mat riel des documents d archives Le bordereau doit tre rempli correctement S il n est pas conforme il vous sera renvoy pour correction Seule une r daction soigneuse du bordereau nous permettra d indexer correctement vos documents et de les retrouver quand vous aurez besoin de les consulter Le mode d emploi qui vous es2. d utilit administrative D U A elle s exprime en nombre d ann es et repr sente la p riode pendant laquelle il est impossible de d truire les documents qui doivent donc tre conserv s par l administration Cette colonne sera remplie en collaboration avec les Archives d partementales ou le cas ch ant en application du tableau de gestion ou de l instruction relative votre service e Colonne 5 les d lais de communication selon la loi du 15 juillet 2008 les archives sont communicables au public de plein droit N anmoins la loi pr voit des exceptions en instituant des d lais de communication pour certaines cat gories de documents e Colonne 6 la date de communication elle se calcule partir de la date du document le plus r cent laquelle on ajoute le d lai de communication plus un an e Colonne 7 les observations elles permettent de pr ciser les textes de r f rence qui ont permis de r diger le bordereau ou tout autre renseignement apportant des informations sur les documents concern s par le versement Le bordereau de versement une fois rempli et sign par le chef de service sera transmis en deux exemplaires papier aux Archives d partementales Une version informatique est galement demand e Cette colonne est compl t e par les Archives d partementales A envoyer par courriel la section des archives contemporaines voir contacts infra P le Education Universit Culture Sports
3. N T l 05 63 03 46 18 Fax 05 63 66 93 98 archives cg82 fr
4. et Transports Service des Archives Section des archives contemporaines tape 3 Proc der au versement des documents Apr s v rification de la conformit fond et forme du bordereau par les Archives d partementales la date de transfert des documents aux Archives d partementales sera fix e conjointement Le transfert est la charge des services versants Dans la mesure du possible charger les bo tes dans le v hicule dans l ordre d croissant des num ros en commen ant par le dernier Apr s r ception du versement les Archives d partementales vous retourneront un exemplaire du bordereau compl t et sign Ce document qui a valeur de prise en charge est conserver Le num ro du versement qui figure en haut de la premi re page droite doit tre rappel lors de toute demande ult rieure de communication Le service versant peut toujours avoir communication des documents qu il a vers s Ceux ci sont sa disposition exclusive s ils ne sont pas encore librement communicables au public et d autres services voir la l gislation en vigueur Pour toute demande de communication il faut indiquer le num ro de versement et le num ro d ordre de l article dans le versement Les dossiers communiqu s doivent tre retourn s aux Archives d partementales apr s consultation Contact Bureau des archives contemporaines Archives d partementales de Tarn et Garonne 14 avenue du 10 me Dragons 82000 MONTAUBA
5. t propos ci apr s doit vous aider dans la marche suivre tape 1 Pr parer les documents verser S lectionner les documents et dossiers verser en respectant les prescriptions des circulaires mises par le Service interminist riel des Archives de France SIAF Les circulaires sont consultables sur le site du SIAF rubrique g rer les archives records management et collecte les instructions de collecte et tri des archives http www archivesdefrance culture gouv fr gerer records management et collecte instructions En cas de doute sur un dossier ou un document ne pas h siter contacter les Archives D partementales Pr parer des dossiers propres class s et identifi s Conditionner les dossiers et registres dans des bo tes archives selon un ordre logique Num roter les bo tes de 1 n avant de r pertorier leur contenu dans le bordereau de versement lEliminer les papiers de corbeille qui surchargent inutilement les dossiers formulaires vierges exemplaires multiples d un m me document notes et brouillons de travail sans int r t post it Se d barrasser aussi des chemises ou classeurs plastique dans la mesure du possible les dossiers doivent tre rang s dans des chemises papier ou cartonn es avant leur mise en bo te P le Education Universit Culture Sports et Transports Service des Archives Section des archives contemporaines tape 2 R diger le borderea
6. u de versement Le bordereau de versement doit tre correctement pr sent et r dig dans la mesure du possible sous format bureautique Sur la page de garde remplir la zone d identification du service versant et le sommaire du versement groupes de dossiers et dates extr mes Dans le tableau de versement remplir a minima les trois premi res colonnes Utiliser autant de feuillets intercalaires que n cessaires pour d crire le versement article par article c est dire bo te par bo te Colonne 1 la cotation ou num rotation de l article il convient de reporter le num ro de chaque article bo te ou registre Attention num roter de 1 l infini sans mettre de num ro bis ou ter et sans revenir 1 pour une nouvelle cat gorie de documents e Colonne 2 l intitul des documents il s agit de pr ciser la nature des documents propos s au versement Chaque dossier composant une bo te doit faire l objet d une description courte et pr cise non ant l objet de l affaire trait e l action administrative la nature des pi ces contenues dans le dossier et les dates d ouverture et de cl ture proscrire Affaires diverses Affaires g n rales N B Veiller d velopper tous les sigles acronymes et abr viations e __ Colonne 3 les dates extr mes savoir la date la plus ancienne et la date la plus r cente sur l ensemble des dossiers composant la bo te exemple 1975 1978 Colonne 4 la dur e
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