Bref`OPAL n°3
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1. RECHERCHE EXPERIMENTALE ET PROTECTION DE L ANIMAL DE LABORATOIRE Bref OPAL n 3 Avril 2015 Chers Amis de l OPAL Nous avons le grand plaisir de vous proposer ce troisi me num ro de notre lettre lectronique Bref OPAL Suite de nombreux questionnements nous avons choisi de consacrer ce num ro l utilisation de la plateforme et des applications informatiques destin es au processus d autorisation de projet par le Minist re charg de la Recherche et de l enseignement sup rieur MENESR Le contenu de cette lettre lectronique a t r alis en collaboration avec le Minist re L id e est de vous pr senter succinctement l esprit et l organisation de ce nouveau syst me les marches suivre exactes et les modes d emploi sont sur la plateforme ou envoy s au moment pertinent par le minist re Introduction A l heure o nous crivons cette lettre le minist re est en train de finaliser l envoi par mail des codes et protocoles destin s la soumission et au traitement des projets utilisant des animaux des fins scientifiques par le nouveau syst me APAFIS pour Autorisation de Projet utilisant des Animaux des Fins Scientifiques justement Ce syst me va permettre au minimum de r duire consid rablement le temps de traitement par dossier les 90 minutes qui avaient t constat es avec la soumission sur document papier C est aussi un outil d changes et de suivi qui nous permettra tous de mieux commun2. cations accompagnant la plateforme une pour les EU et l autre pour les CEEA D pendamment des r les de chacun dans le nouveau syst me une personne peut avoir besoin d une ou des deux applications L application destin e aux EU est celle qui va permettre de saisir les informations n cessaires dans le formulaire Cette application permet de renseigner lectroniquement un formulaire pratiquement identique au formulaire papier actuel avec limitations automatiques sur les nombres de mots des bulles d aide des contr les de saisie etc Apr s validation d finitive le formulaire est crypt en format apa fis Par contre avant validation d finitive l application g n re des fichiers en format xml non crypt s qui peuvent servir du travail collaboratif ou fractionn dans le temps l int rieur de l EU o le projet sera mis en uvre L application destin e aux CEEA est celle qui permet d ouvrir d crypter les fichiers apafis et de g n rer un fichier pdf pour l valuation thique par les membres du CEEA D clinaison pratique pour les EU Le Minist re envoie aux EU leur responsable officiel et juridique un mail incluant un mode d emploi avec un lien et des codes permettant aux personnels utilisateurs d animaux de t l charger et d installer l application destin e aux EU Cette application n cessite que le poste client informatique soit quip de Java 7 ou sup rieur Comme indiqu plus haut cet
3. ces r ponses sont susceptibles d int resser le plus grand nombre Si toutefois vous avez un probl me non encore voqu vous pouvez poser votre question dans l espace d di Erreur ne pas commettre Demander aux concepteurs de projet de d poser eux m mes leurs projets ce que certains EU ont d ores et d j fait En effet ceci revient mettre en p ril la confidentialit de votre patrimoine scientifique De plus les responsables d EU d l gataires perdent de facto tout contr le sur les projets qui seront cens s tre mis en uvre dans leur tablissement Dans un cas extr me dans cette configuration on pourrait avoir un projet qui est autoris et infaisable dans un EU exemple sur une esp ce pour laquelle VEU n est pas agr et le concepteur ne le savait pas N oublions pas que m me si de nouvelles responsabilit s sont apparues au sein des tablissements utilisateurs responsables du suivi de la comp tence du bien tre animal de la mise en uvre g n rale du projet le responsable de l tablissement est le responsable supr me et il est particuli rement mis en exergue d sormais avec deux pr rogatives majeures l h bergement des animaux agr ment et les projets r alis s dans l tablissement utilisateur autorisations de projet Il apparait donc fortement cibl tant vis vis de ce qui est du ressort du MAAF Minist re de l Agriculture et de la For t que de ce qui est du ressort mergea
4. de transmission originale des noms d utilisateurs login et des mots de passe qui est r sum e ci dessous Le login est personnel l tablissement utilisateur et le mot de passe aussi mais il est compos de deux parties dont la premi re appel e code 10 est celle de l tablissement et cette partie n est envoy e qu au responsable officiel de EU La personne qui centralise les projets pour son EU est le responsable ou plus souvent son d l gataire et c est ce d l gataire qui re oit la seconde partie du code appel e code 8 Elle se connecte sur la plateforme apr s avoir obtenu de son responsable d EU le code 10 avec le jeu de codes agenc s sous la forme code 10 code 8 puis elle d pose le fichier crypt avec une extension apafis Etant donn que les responsables d tablissements sont videmment responsables de ce qui se passe dans leur EU il est logique mais pas obligatoire qu ils proc dent eux m mes une ultime v rification du formulaire au moins pour ce qui concerne les informations administratives ou qu ils d l guent cette mission leur d l gataire justement en lequel il a toute confiance Le d l gataire peut ainsi crypter le dossier de demande d autorisation de projet en cliquant sur Valider D finitivement A ce stade le fichier g n r peut tre d pos sur la plateforme Dans tous les cas c est le bin me responsable d EU d l gataire qui d pose en pratiqu
5. du comit correspondant et le vice pr sident ou le secr taire ou toute autre personne identifi e comme pertinente cela d pend des CEEA bref une personne qu on va appeler l adjoint du pr sident sont pr venus par mail qu un projet que le comit doit examiner a t d pos Par la suite gr ce un jeu de login mot de passe le pr sident adjoint acc de aux projets des EU qui d pendent de leur CEEA puis peut t l charger le fichier crypt L aussi et de fa on miroir ce que nous avons d crit pour les EU ils doivent avoir install une application CE qui va leur permettre d ouvrir le fichier crypt apafis Cette application leur permet aussi de g n rer un fichier de type PDF consultable au moyen de logiciels gratuits sur les postes clients des membres du CEEA Les membres du CEEA peuvent donc valuer le projet partir de cette version PDF puis le pr sident se reconnecte sur la plateforme et peut faire changer le projet d tat Avis favorable Avis d favorable ou Attente de renseignements compl mentaires en accompagnant ce changement d tat d un commentaire dans la fen tre de communication pr vue Autre fonction de la plateforme la foire aux questions La plateforme contient d j une FAQ qu il faut prendre l habitude de consulter car elle traite des probl mes classiques rencontr s par les d posants jusqu maintenant la plupart des r ponses y sont post es par le minist re car
6. e le fichier crypt sur la plateforme du MENESR et c est le responsable de l EU qui est ne l oublions pas le responsable juridique de projet dans le d cret ne pas confondre avec le responsable de la mise en uvre g n rale du projet Pour ce qui est de l utilisation pratique de la plateforme le MENESR a produit un guide qui est facilement consultable sur la plateforme Il est noter deux d tails importants D s qu un fichier est valid d finitivement un nom versionn lui est donn Ce nom permet la tra abilit et le suivi des versions des documents valid s il ne doit en aucun cas tre modifi au risque de rendre le fichier inutilisable De m me aucun fichier versionn ne doit tre supprim car la version V1 et la version terminale sont n cessaires pour la r daction de la notification d autorisation de projet En m me temps un fichier correspondant au m me contenu avec un nom identique mais une extension xml est g n r c est le fichier sur lequel il faudra travailler suite aux changes avec le CEEA et le minist re car c est bien exactement la version d pos e mais dans un format modifiable non crypt et qui doit rester interne l EU D clinaison pratique pour les comit s d thique en exp rimentation animale D s qu un responsable d EU ou son d l gataire d pose un projet crypt pour demande d autorisation sur la plateforme APAFIS le pr sident
7. iquer et ainsi d tre plus efficaces et productifs Le syst me informatis d mat rialis comme il est maintenant coutume de dire est destin g rer les changes entre les tablissements utilisateurs EU les comit s d thique en exp rimentation animale CEEA et le Minist re c est dire tous les utilisateurs de la plateforme Ceci est n cessaire du fait de la n cessit d une valuation thique pr alable assur e par les comit s d thique en exp rimentation animale CEEA avant autorisation officielle de projet qui est octroy e par le MENESR apr s v rification terminale de la conformit administrative Concept g n ral Le c ur du syst me est la plateforme espace totalement s curis situ au MENESR et qui permet de d poser puis de r cup rer les projets via le web ainsi que de renseigner par les acteurs pertinents les diff rentes tapes de la vie d un projet jusqu son autorisation Cette plateforme contient aussi des outils d changes entre les personnes enregistr es Les fichiers contenant les projets qui peuvent tre d pos s par les Etablissements Utilisateurs et r cup r s par les Comit s d Ethique sur cette plateforme sont des fichiers crypt s Ce cryptage rend obligatoire l utilisation d une application d di e d une part pour la saisie et le cryptage du c t des EU et d autre part pour le d cryptage et l valuation c t CEEA Il existe donc deux appli
8. nt avec la nouvelle r glementation du MENESR
9. te application va permettre de g n rer des nouveaux formulaires de demande d autorisation de projet ou de continuer un travail d j commenc sur un formulaire existant Cette application logiquement doit tre d ploy e sur tous les postes des concepteurs et des personnes qui participent la r daction des projets Le lien et les login mot de passe permettant de t l charger cette application sont donc destination d un nombre de personnes ind fini et potentiellement grand dans chaque EU L tape suivante une fois que le projet est enti rement r dig et finalis est le d p t sur la plateforme APAFIS Contrairement ce qui est vrai pour le t l chargement de l application permettant la r daction des projets le nombre de personnes qui sont m me de d poser un projet valid pour un EU donn sur la plateforme doit tre tr s limit Il est effectivement l origine c est dire au d part du minist re au nombre de deux le responsable officiel juridique de l EU identifi plus haut et identifi comme tel dans les dossiers d agr ment d tablissement utilisateur aupr s de sa DDPP et son d l gataire qui a t d cid en concertation avec le milieu de la recherche ce d l gataire n a aucune responsabilit juridique mais pr sente l avantage d tre beaucoup plus proche des acteurs de l exp rimentation animale que le responsable juridique A cette fin le Minist re a pr vu une proc dure
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