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ActFax Server Benutzerhandbuch

1. Sollte ein Modem falsch oder nicht erkannt worden sein bzw wenn Sie nderungen an der Konfiguration vornehmen m chten k nnen Sie dies nachtr glich jederzeit ber das Men Kommunikation Modem durchf hren oc asien Nachdem das Setup Programm erfolgreich ausgef hrt wurde ist ActiveFax fertig installiert und steht f r ein erstes Testfax zur Verf gung Um ein Testfax zu erstellen starten Sie eine beliebige Windows Anwendung z B Microsoft Word oder WordPad und drucken ein Doku ment auf dem ActiveFax Drucker aus Nachdem das Dialogfenster zur Eingabe des Empf ngers erscheint geben Sie die Faxnummer des Empf ngers hellblaues Eingabefeld ein und best tigen die Eingabe Das Fax wird daraufhin umgehend vom Fax Server versendet F r eine automatische Installation von ActiveFax ist es auch m glich das Setup mit Komman dozeilenparametern aufzurufen Eine komplette bersicht aller Kommandozeilenparameter erhalten Sie wenn Sie das Setup mit dem Parameter starten z B actfax_setup_ge exe Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der ActiveFax Knowledge Base unter http www actfax com ge kbase html id 6822 Bitte beachten Sie dass nach der Installation von ActiveFax kein Neustart des Computers er forderlich ist Alle Einstellungen sind sofort nach dem Beenden des Setup Programms aktiv Bei der Verwendung von Brooktrout Faxkarten z B TR114 TR1034 oder Trufax sollten die entsprechende
2. u222022s002senenn ernennen 75 Kostenstellen cnuunessenessanenennnnennnnnnnnnnn 89 Ausw hlen csessesensesensenenennnneneneenn 89 Verwalten ccnenssseasenensnnensnnonnnannennnnnnnn 89 Kurz Faxnachrichten c ocacesenseeeneeeeeeenen 24 L Least Cost Routing 222us2senee no 11 77 80 lizenznummerz 2 2 aa 18 Lizenzvereinbarung ess2222ssssssseesnensnesneeen 3 LPD Drucker in UNIX einrichten 30 Andere UNIX Derivate cacnseseseaeeeeeenen 30 HP 9000 HP UNX eeennneeeneeeneeeennnnnnnnennnens 30 IBM RS 6000 AIX uuccceeeeeeeennnnnnneeenneno 30 LPD LPR tr ern ee 11 13 17 30 31 M Mailserver een 82 Mehrere Fax Server cananenssanensnnenennnnennnnnnnnnen 52 ActiveFax Drucker einrichten 53 ActiveFax Drucker hinzuf gen 53 Fax Clients einrichten 0 52 MSN Nee 49 58 66 Musterkonfiguration uss22222eeeeeeee een 17 N Named Pipes nun 25 NetBeui scsessasessanenennnnennnnnnnnnen 12 22 26 28 Netzwerkscanner cccesessesessenensnnnnnnnnennenennn 91 NES aaa m a a a N a er a ae rn 31 32 Nutzungsbedingungen ss2222sssneeeeeeeeeneeo 3 O ODBC Datenbank sassssseseseseseserrereresesrsrrseren 85 125 DEONSEIE Date aus ige 93 P PaDierk fb u a 15 Passive Gruppenmitglieder 65 POSESCH DE wann 32 Probleml sungen
3. uss222220s22enseeneneeeenn 116 Programmbeispiele uus22ssessssseeeneneeeenn 118 Programm bersicht 20s0222seeeneeeeerenen 17 R NEBEN EEE LEN NE 82 RAW SOCK lS se 31 Remote Access Service RAS ceecee 82 RS 232 Verbindung ccecce 31 S SaMO aeaea 31 32 SCOUNDE EEE keien 31 Sende Empfangsprotokoll 72 Sendebericht drucken cuinn 41 Serielle Verbindung esssssessseesesrrresrrrsesreress 31 SEFIENDIIEIE ee O 103 SENICE gorane i O a 18 Setup Programm u aaa 18 Sicherheitseinstellungen 44 SMTP Server ran 82 SOH IP as ea 78 Software Aktualisierungen 106 Automatische Updates ecese 106 Fax Client Updates un une 107 Manuelle Updates uuss200s0sneeeeeen 107 Update Zeitraum neeessseenssesneseeenennnnn 107 Software Lizenzvereinbarun uneeene 3 Software Updates cuesssseensssenenneneneennnn 106 Sortieren der Faxliste ceesncceeessnsseeesneneeeenn 37 SUTS aan 82 STARTIIS 2 see 82 Systemanforderungen eeesnsessessessseesneneeeenn 11 T Na o a E RE E E E E PA EEEE 78 Tastenkombinationen sssesssessseerserreserrere 113 PEPP nn 12 22 28 30 31 TeletonD chs senssne ee 69 ActFax Benutzerhandbuch i a 1 ENEA EEEE LER ER An AE EAE 31 TRIO A e er 78 MAAN A EER SERIEN 91 U UNIX raa N 11 17 30 104 Updates innan a T 106 V VOICEOVERIP ecn 78 VOIP ae a T e 78 Voreinstellungen ess
4. U Verwenden Sie die Schaltfl chen Neu oder Bearbeiten um ein neues Modem anzulegen oder einen bestehenden Eintrag zu ndern U Stellen Sie den COM Port Schnittstelle des Modems ein z B COMO1 COMO2 ISDN usw Verwenden Sie gegebenenfalls die Schaltfl che Einstellungen um die Konfiguration der Schnittstelle anzupassen U Stellen Sie die Modemtype ein oder verwenden Sie die Schaltfl che Automatische Erken nung um die Modemtype automatisch von ActiveFax ermitteln zu lassen U Bei ISDN Adaptern sollten Sie im Feld MSN die gew nschte MSN Durchwahl eintragen Pro ISDN Adapter k nnen bis zu drei unterschiedliche MSN definiert werden Zus tzliche MSN k nnen in der Benutzerverwaltung pro Benutzer angelegt werden Bitte beachten Sie dass ActiveFax alle Anrufe auch Global Calls entgegennimmt wenn weder in der Mo demkonfiguration noch in der Benutzerverwaltung eine MSN eingetragen wurde ActFax Benutzerhandbuch 79 U Je nach Anforderung kann die Konfiguration weiterer Parameter z B Amtskennzahl Wahlverfahren usw erforderlich sein U Best tigen Sie die Eingabe mit OK W hlen Sie zuerst die Schnittstelle COM Port an dem das Modem angeschlossen ist Danach w hlen Sie die Modemtype oder verwenden die Schaltfl che Automatische Erkennung Je nach Anforderung k nnen auch noch weitere Parameter eingestellt werden Modem Modemtype ISDN Adapter Faxempfang auf diesem Modem erlauben MSN 120 COM ort ISDN w Einst
5. Einstellungen Wahlparameter _ Vor dem W hlen auf Freizeichen warten Modem Modemtype MultiTech MT5634 Initialisierung ATSFAC1AD2 Modemklasse 2 0 e Standard CSID Absender ID Automatische Erkennung Wahlverfahren 8 MFV Tonwahl O IWY Pulswahl Amtskennzahl zum W hlen verwenden A D ISDN Amtskennzahl 0 Standard Benutzer f r Faxempfang Wahlvorgang nach sp testens Erweitert Sekunden abbrechen ka Eingehende Anrufe nach 1 Rufzeichen beantworten T 180 kommentar 4 1 10 4 Manuelle Benutzerzuordnung Die manuelle Benutzerzuordnung wird verwendet wenn keine der anderen Methoden zur Benutzerbestimmung anwendbar ist Hierbei wird anhand des Inhalts oder des Absenders ei ner Faxnachricht der Benutzer einer Faxnachricht manuell eingetragen Gehen Sie hierbei wie folgt vor E E Q Markieren Sie die gew nschte Faxnachricht mit der Maus und versuchen Sie anhand des Inhalts oder des Absenders den Benutzer herauszufinden Doppelklicken Sie auf den Faxlisteneintrag und geben Sie im Fax Dialog den Benutzerna men ein oder ziehen Sie den Faxlisteneintrag mittels Drag and Drop auf den neuen Benut zernamen im Benutzerauswahlfenster das sich links vom Faxlisten Fenster befindet Best tigen Sie die Eingabe mit OK 4 1 10 5 Reihenfolge der Benutzerzuordnung ActiveFax versucht den Benutzer einer empfangenen Faxnachricht nach folgender Reihenfolge zu bestimmen J E
6. F105 Name 5 Name 5 des Absenders F107 Verteiler Verteiler des Absenders F109 Telefonnummer 2 Telefonnummer 2 des Absenders F111 E Mail E Mail Adresse des Absenders 5 3 2 Empf ngerfelder Diese Gruppe von Datenfeldern enth lt alle Daten die den Empf nger einer Faxnachricht be treffen Hier sollte vor allem das Feld Faxnummer ausgef llt werden da ohne die Faxnummer das Fax nicht versendet werden kann F201 Name 1 Name 1 des Empf ngers ActFax Benutzerhandbuch 95 F203 F204 F205 F206 F207 F208 F209 F210 F211 F212 F213 F299 Name 3 Name 4 Name 5 Abteilung Zu H nden Verteiler Telefonnummer 1 Telefonnummer 2 Faxnummer E Mail Kommunikationsdienst N chster Empf nger 5 3 3 Allgemeine Felder Name 3 des Empf ngers Name 4 des Empf ngers Name 5 des Empf ngers Abteilung des Empf ngers Zu H nden f r Empf nger Verteiler des Empf ngers Telefonnummer 1 des Empf ngers Telefonnummer 2 des Empf ngers Faxnummer des Empf ngers E Mail Adresse des Empf ngers Auswahl des Kommunikationsdienstes Fax oder E Mail Nur erforderlich wenn sowohl F211 als auch F212 Daten enthalten F Fax E E Mail Trennzeichen zur Kennzeichnung eines neuen Emp f ngers Diese Gruppe von Datenfeldern enth lt alle Daten die weder den Absender noch den Emp f nger einer Faxnachricht betreffen F301 F302 F303 F304 F305 F306 F307 F308 F309 F310 F311
7. 2s22s2sesseesnennenennnnennnnnenn 28 32 1 Fax lientinstalleten ass een 28 32 2 Client Verbindung herstellen use 28 3 3 Faxnachrichten von UNIX Linux senden ucnsensensenseesenssnnnennnennnnnnnnennnn 30 ActFax Benutzerhandbuch 5 3 3 1 LPD Drucker in UNIX einrichten aa ss 30 3o ER IBMIR O O0 AD a ae re aa ra ae tb ae ba Be 30 3 32 12 HPE9000 HP UX een else ee 30 3 3 1 3 Andere UNIX Derivaten antenne een 30 3 3 2 Faxnachrichten ber LPD LPR senden u0 222200222ssennnenennnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnn nenn 31 3 3 32 Alternativen zu LPD L PR eek 31 3 3 3 1 FIP TETR und RAW SOCKETS ana 31 3 3 3 2 Serielle Verbindung RS 232 aeann AE A SATAA EEA TESNA 31 3333s Dateisystem NFS Samba eu ae ee 34 3 3 3 4 Druckersteuerzeichen HP LaserJet PCL Epson LQ Postscript PDF uesssccsseeeneene 32 333 9 Datenleldensau ernennen erneut 32 3 4 Eine Faxnummer korrekt eingeben isn 33 3 4 1 Beispiele f r g ltige Faxnummern ee 222ss222sssnensesnensnennnnnennnnnnnnnnnnennnnnennnnennenenn 33 35 DIe Faxanzeige anpassen a E E 34 3 6 Die Felder der Faxliste ande fission n aa S 35 3 6 1 Felda s Wahl rrarena en a EEE E EA E E E a 35 3 0 22 Farben ANDAS Een E TE 35 3 7 Einen Eintrag in der Faxliste ausw hlen sssssssssssessrrssrrrsrerrsrerrerereserresens 37 327 e MarK ETE Mira A a T een een 37 3 2 2 SOENE Mincare 37 3 7 e UCE a E E E 37 3 8 Fehlgeschlagene Fax bertragungen wiederh
8. 3 3 3 3 Dateisystem NFS Samba Eine weitere Methode die Faxdaten an ActiveFax zu bergeben besteht ber das Dateisys tem Hierbei wird ein bestimmtes Verzeichnis des UNIX Rechners auf dem ActiveFax Rechner ActFax Benutzerhandbuch 31 gemountet freigegeben was ber NFS bzw mittels Samba auf relativ einfache Weise zu bewerkstelligen ist Dieses Verzeichnis wird von ActiveFax in regelm igen Abst nden nach neuen Faxauftr gen durchsucht 3 3 3 4 Druckersteuerzeichen HP LaserJet PCL Epson LQ Postscript PDF Bitte beachten Sie dass Faxauftr ge die ber UNIX erstellt werden mit den Druckersteuerzei chen von HP LaserJet PCL und HPGL Epson LQ und optional Postscript und PDF formatiert werden k nnen Dadurch muss die Druckausgabe nicht speziell f r die Faxausgabe angepasst werden und die Formatierung der Faxnachricht bleibt erhalten F r die direkte Verarbeitung von Postscript und PDF Daten ist es erforderlich dass die Zusatzsoftware Ghostscript am Fax Server installiert ist www ghostscript com 3 3 3 5 Datenfelder Um den Empf nger oder andere Daten der Faxnachricht z B Betreff gleich direkt innerhalb der Anwendung definieren zu k nnen empfiehlt sich der Einsatz von Datenfeldern hnlich wie Druckersteuerzeichen werden Datenfelder direkt in die Faxnachricht eingebunden Weitere Informationen ber die Verwendung von Datenfeldern und deren Einbindung in ei gene Anwendung k nnen in diesem Handbu
9. Login mail domain com _ Authentifizierung ber POP before SMTP smtp gmail com 995 Abbrechen Sollte bei Ihrem Mail Server die E Mail Adresse der Authentifizierung mit der E Mail Adresse des Absenders identisch sein m ssen ist es erforderlich die Authentifizierung f r jeden Be nutzer getrennt zu konfigurieren Die benutzerdefinierte Authentifizierung kann ber das Men Extras Benutzerverwaltung Bearbeiten Benachrichtigung eingestellt werden 4 6 3 E Mail Optionen Um den Versand der einzelnen E Mails an Ihre Bed rfnisse anzupassen besteht die M glich keit f r den E Mail Dienst zahlreiche Parameter zu konfigurieren U Die Option Individuelle Benutzernamen als E Mail Absender verwenden legt fest dass als Absender Adresse immer der vollst ndige Name des Benutzers angegeben wird Andern falls wird das Feld Name Firmenname verwendet U Die Option Faxnachrichten nach M glichkeit in Textformat konvertieren gibt an dass Ac tiveFax versucht ein Dokument in das Textformat zu konvertieren Sollte die Konvertierung nicht m glich sein wird die Nachricht als Dateianhang der E Mail im PDF TIFF oder GIF Format bertragen Die Option Empfangsbest tigung f r E Mail anfordern legt fest dass der Empf nger der E Mail aufgefordert werden soll eine Best tigung ber den Erhalt der E Mail zu senden Die Option Deckbl tter und Overlays in E Mails einbinden definiert ob Deckbl tter und Overlays beim Ver
10. Pr fung ob f r die Durchwahl falls vorhanden ein Benutzer eingetragen ist Konnte anhand der Durchwahl keine Zuordnung durchgef hrt werden wird ber die Fax nummer bzw CSID Absender ID gepr ft ob ein Telefonbucheintrag mit einer Benutzer zuordnung vorhanden ist Konnte ber das Telefonbuch keine Zuordnung durchgef hrt werden wird der Standard benutzer des Modems verwendet blicherweise Administrator ActFax Benutzerhandbuch 68 4 2 Telefonbuchverwaltung Die Telefonbuchdaten werden in ActiveFax in zwei Bereiche unterteilt Das Zentrale Telefon buch steht allen Benutzern zur Verf gung und wird zentral am Fax Server gespeichert Das Private Telefonbuch steht nur auf dem eigenen Computer zur Verf gung und wird entweder lokal oder ebenfalls zentral am Fax Server gespeichert Jenachdem ob ein Telefonbucheintrag f r alle Benutzer relevant ist k nnen Sie wahlweise das zentrale oder das private Telefonbuch verwenden Zentrales Telefonbuch Privates Telefonbuch Outlook Adressbuch Gruppe Suchen Alle Eintr ge im Telefonbuch anzeigen Suchbegriff C Nur Eintr ge der Gruppe Kunden Berlin anzeigen 2 Telefonbucheintr ge Gruppe Name amp Faxnummer Telefon E Mail Abteilung A Kunden Berlin Max Mustermann GmbH 49 30 800 5020 700 49 30 800 5020 0 office mustermann de Kunden Berlin I Raiffeisenbank Berlin Mitte 030 123 4567 912 030 123 4567 100 Informationstech Neu CE Bearbei ten Um die
11. ActFax Benutzerhandbuch 118 Drucker ActiveFax mit CreateDC ffnen Neues Dokument mit StartDoc und StartPage erzeugen Text der Faxnachricht mit DrawText drucken Dokument mit EndPage und EndDoc schlie en Drucker mit DeleteDC schlie en DO DOULD 7 5 1 2 Programmcode include lt windows h gt include resource h Diese Schrift wird f r den Faxtext verwendet LOGFONT LogFontText 20 0 0 0 FW NORMAL 0 0 0 DEFAULT CHARSET OUT DEFAULT PRECIS CLIP DEFAULT PRECIS DEFAULT QUALITY DEFAULT PITCH FF DONTCARE Times New Roman Funktionsprototypen LRESULT WINAPI DialogProcMain HWND UINT WPARAM LPARAM BOOL DokumentDrucken HWND Windows Hauptfunktion int WINAPI WinMain HINSTANCE hInstance HINSTANCE hPrevInstance LPSTR lpCmdLine int nCmdShow Startfenster erzeugen DialogBox hInstance MAKEINTRESOURCE IDD_MAIN NULL DialogProcMain return 0 Nachrichtenbehandlung des Dialogfensters NIS LRESULT WINAPI DialogProcMain HWND hWnd UINT uMsg WPARAM wParam LPARAM lParam switch uMsg case WM _ INITDIALOEG Dialogfenster mit Startwerten f llen sendDlgItemMessage hWnd ID P
12. ActFax Server Benutzerhandbuch Achte erweiterte Ausgabe ActFax Communication Software GmbH http www actfax com office actfax com Hinweis Copyright ActFax Communication Software GmbH Alle Rechte vorbehalten Dieses Produkt oder Teile davon d rfen lediglich entsprechend den Bestimmungen der Lizenzvereinbarung ko piert und eingesetzt werden Jede andere Nutzung ist untersagt Kein Teil dieses Handbuchs darf ohne die vor herige schriftliche Zustimmung von ActFax Communication reproduziert bertragen bersetzt abrufbar in ei nem Medium gespeichert oder in eine gesprochene Sprache oder Computersprache bersetzt werden nde rungen des Inhalts dieses Handbuchs bleiben vorbehalten Der Inhalt dieses Handbuchs begr ndet keinerlei An spr che von Seiten des K ufers Laut Gesetz ist es Ihnen gestattet eine Sicherungskopie des Programms zum Zwecke der Archivierung anzuferti gen Jede weitere Kopie dieser Software gleich zu welchem Zweck ist gesetzwidrig und wird strafrechtlich und zivilrechtlich verfolgt Warenzeichen Microsoft und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen der American Telephone and Telegraph Company Pentium ist in den USA ein eingetragenes Warenzeichen der Intel Corporation Hewlett Packard ist ein eingetragenes Warenzeichen der Hewlett Packard Company IBM ist ein eingetragenes Warenzeichen der International
13. wird das Dokument als Dateianhang der E Mail im PDF TIFF oder GIF Format bertragen Die bermittlung ber das Internet erfolgt vollautomatisch entweder ber eine direkte Verbin dung zu einem SMTP Server Mail Server oder ber eine W hlverbindung mittels RAS DF Netzwerk 1 5 3 Faxempfang Eine der Hauptaufgaben des Fax Servers beim Empfang von Faxnachrichten ist die Verteilung an die jeweiligen Benutzer ActiveFax bietet hierzu mehrere unterschiedliche Methoden Die zuverl ssigste Methode ist die Verwendung einer eigenen Durchwahl pro Benutzer Auf diese Weise k nnen die Faxnachrichten direkt an einen Benutzer gesendet werden die Wahr scheinlichkeit von Irrt mern und fehlgeleiteten Faxnachrichten wird dadurch weitestgehend ausgeschlossen Aus technischen Gr nden steht dieses Verfahren jedoch nur bei der Verwen dung eines ISDN Adapters oder durchwahlf higer Modems und Faxkarten zur Verf gung Eine weitere M glichkeit der Benutzerzuordnung besteht ber die so genannte CSID Absender Kennung Hierbei wird jedem Absender ber das Telefonbuch ein Benutzer zugeordnet Die dritte Variante der Benutzerzuordnung besteht ber die Modemkonfiguration Bei diesem Verfahren wird jedem Modem Faxnummer ein Benutzer zugeordnet Die Benachrichtigung ber neue Faxnachrichten erfolgt in ActiveFax auf mehrere Arten ber den Fax Client kann der Empfang neuer Faxnachrichten durch Anzeige eines Hinweisfensters signalisiert werden Weiters
14. ANSI Abk rzung f r American National Standard Institute Durch ANSI wurde unter anderem der ANSI Zeichensatz oder die Programmiersprache ANSI C definiert API Abk rzung f r Application Programming Interface Das API definiert eine Gruppe von Funktio nen die zur Erledigung bestimmter Aufgaben verwendet werden k nnen ASCII Abk rzung f r American Standard Code for Information Interchange Dieser Code weist Buch staben Zahlen und diversen Sonder und Steuerzeichen einen Zahlenwert zwischen O und 255 bei 7 bit zwischen O und 127 zu Baudrate Einheit der Schrittgeschwindigkeit Baudot nach dem diese Einheit benannt ist war ein franz sischer Ingenieur der den Baudot Code den Vorg nger des ASCII Code entwickelte Beachten Sie dass Baudrate und Bitrate nicht dieselbe Ma einheit sind Bit Ein Bit ist die kleinste Informationseinheit Ein Bit kann zwei Zust nde 0 oder 1 annehmen Durch die Zusammenfassung mehrerer Bits kann man jede beliebige Information darstellen Im normalen Umgang mit Computern werden je 8 Bits zu einem Byte zusammengefasst Ein Byte kann somit 256 verschiedene Zust nde annehmen Bitrate Einheit der bertragenen Datenbits pro Zeiteinheit Dieser Wert gibt blicherweise die Anzahl der bertragenen Bits pro Sekunde an Beachten Sie dass Baudrate und Bitrate nicht dieselbe Ma einheit sind Broadcast Als Broadcast bezeichnet man ein Sendeverfahren bei dem alle Ger te in einem Net
15. KOPIEN UND ANPASSUNGEN Kopien und Anpassungen der Software d rfen vom Kunden f r Archivzwecke an gefertigt werden oder aber wenn das Kopieren bzw Anpassen einen f r den Einsatz der Software auf einem Computer notwendigen Arbeitsschritt darstellt Die Kopien bzw Anpassungen d rfen zu keinem anderen Zweck angefertigt werden EIGENTUM Der Kunde erkl rt dass er keine Rechte oder Eigentumsanspr che an der Software hat die ber das Nutzungs und Eigentumsrecht an dem physischen Datentr ger hinausgehen Der Kunde wei und akzeptiert dass die Software urheberrechtlich gesch tzt ist Bei einer Verletzung des Urheberrechts kann der Kunde vom Hersteller haftbar gemacht werden BERTRAGUNG DER SOFTWARENUTZUNGSRECHTE Der Kunde darf das Nutzungsrecht an der Software an einen Dritten bertragen wenn jener die Nutzungsbedingungen anerkennt Mit der bertragung erl schen alle Nut zungsrechte des Kunden und zwar auch an etwaigen Kopien und Anpassungen Diese sind dem Dritten zu ber geben soweit der Kunde Kopien dem Dritten nicht bergibt hat er sie zu vernichten UNTERLIZENZEN UND WEITERGABE Der Kunde darf die Software nicht verleihen an Dritte lizenzieren oder Ko pien und Anpassungen der Software auf Datentr ger oder anderen Medien verteilen Jede Weiterverteilung der Software oder Anpassungen davon bed rfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Herstellers ERL SCHEN DER VEREINBARUNG Bei einem Versto gegen diese Nutzungs
16. Port Nummer a7 ActFax Benutzerhandbuch 122 gets s szPort 128 printf n Faxnachricht zusammenstellen sprintf szData 033 s5H 033 amp d0D TSSAn n 033 5 L0H 033 amp d 5 QF211 lt s F307 sa szSubject szMessageText szFaxNumber szSubject Faxnachricht senden SendFax szData szIP szPort Faxnachricht senden int SendFax char MessageData char IP char Port SOCKET Socket WSADATA WSAData SOCKADDR IN NetAddress int nResult Windows Sockets initialisieren nResult WSAStartup 0x0101 amp WSAData if nResult 0 printf Fehler d beim Aufruf von WSAStartup n nResult return 0 Neuen Socket erstellen socket socket PE TNET SOCK STREAM IPPROTO TCP if Socket INVALID SOCKET printf Fehler d beim Aufruf von socket n WSAGetLastError return 0 j NetAddress sin family AF INET NetAddress sin port htonslatsl PerE NetAddress sin addr s adar inet adar IP Verbindung herstellen nResult connect Socket LPSOCKADDR amp NetAddress sizeof NetAddress if nResult SOCKET ERROR printf Fehler d beim Aufruf von connect n WSAGetLastError return 0 Faxnachricht senden nResult send Socket Me
17. Seite 1 von 1 senden Gegenstele 43 2732 73204 25 Johnson amp Johnson Inc Parameter 33 600 bps Feine Aufl sung 20 MMR Komp ECM Modem Info Geb hr 0 39 Fort EEE i 1 Startzeit 8 424 Dauer 00 00 10 bertragung abbrechen ActFax Benutzerhandbuch 81 4 6 E Mail Zus tzlich zum Versand von Nachrichten ber Fax erm glicht ActiveFax auch den Versand von Nachrichten mittels E Mail Abh ngig von der Konfiguration des Fax Servers wird versucht ein Dokument nach M glichkeit in das Textformat zu konvertieren Sollte eine Konvertierung nicht m glich sein wird das Dokument als Dateianhang der E Mail im PDF TIFF oder GIF For mat versendet 4 6 1 SMTP Server Mail Server einrichten Der Versand von E Mails erfolgt ber einen so genannten SMTP Server Simple Mail Transfer Protocol Um den E Mail Versand zu konfigurieren geben Sie die Adresse des SMTP Servers an und legen die Art der Internet Anbindung fest Sollten Sie die Adresse des SMTP Servers nicht wissen k nnen Sie diese beim Administrator Ihres Mail Dienstes oder Ihrem Internet Service Provider ISP erfragen server Optionen Text Optionen Benachrichtigung Allgemein Dieser Server unterst tzt den Versand von Faxnachrichten als E Mail Geben Sie die Adresse des SMTP E Mail Servers an und konfigurieren Sie die Verbindungsart zum Internet SMTP Server Adresse smtp gmail com Kommunikationsport 587 Standard 587 Authen
18. z B HP Digital Sender 9250C oder Xerox Workcentre Alternativ besteht ferner die M glichkeit jeden beliebigen Scanner z B TWAIN kompatible Scanner zu verwenden indem die Dokumente ber die Scanner Software eingescannt und auf den ActiveFax Drucker ausdruckt werden 4 9 1 Installation ActiveFax ist standardm ig bereits vollst ndig f r den Betrieb eines Netzwerkscanners kon figuriert Die Installation beschr nkt sich daher auf die Installation und Konfiguration des Scan ners Aus technischen Gr nden kann der Faxdienst des HP Netzwerkscanners nur genutzt wer den wenn die HP Digital Sending Software unter Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 installiert wurde Dieser Vorgang wird im Administrationshandbuch des Scanners im Kapitel LAN Fax Produkte ausf hrlich beschrieben Server Allgemein Scannern wie dem HP Digital Sender 9100 dem HP ScanJet oder dem Xerox WorkCentre gt Dieser Server unterst tzt den Datenaustausch mit externen Timeout f r Daten bertragung 60 Sekunden Scanner Typ HP Digital Sending Software Digital Sender 3100 9250 Verzeichnis C Program Files ActverFax hpfscan Verzeichnis suchen Tiree Bitte achten Sie w hrend der Installation bzw Konfiguration von HP Netzwerk Scannern be sonders auf folgende Einstellungen Das Verzeichnis f r den Datenaustausch mit dem Scanner wird bei der Installation von ActiveFax automatisch im Programmverzeichnis erstellt und
19. 1234 Ein neuer Faxauftrag wird innerhalb des Dokuments begonnen Dieses Datenfeld findet vor allem bei Seri enbriefen Verwendung wenn einzelne Seiten eines Dokuments an unterschiedliche Empf nger gesendet werden sollen Immer wenn dieses Datenfeld auf ei ner Seite verwendet wird wird beginnend mit dieser Seite ein neuer Faxauftrag gestartet Die E Mail wird auf jeden Fall als Grafikdatei gesen det Es erfolgt keine Konvertierung in das Textformat Anzahl der Zeichen nach denen bei der Konvertie rung einer E Mail in das Textformat ein automati scher Zeilenumbruch erfolgt 20 999 Standardm Big orientiert sich der automatische Zeilenumbruch an der Seitenbreite Die E Mail wird in jeden Fall als Dateianhang Attach ment gesendet auch wenn die Mail im Text Format vorliegt Optional kann mit diesem Datenfeld auch der Dateiname f r den Dateianhang angegeben wer den z B F602 angebot12345 pdf Einleitungstext f r E Mails die im Grafikformat ge schickt werden Wird dieses Feld nicht angegeben wird der Standardtext verwendet Zeilenumbr che k nnen mit n eingef gt werden Dieses Feld wird in Kombination mit F603 verwen det um lange Texte auf mehrere Datenfelder aufzu teilen Der Inhalt des Datenfeldes F604 wird immer an das Ende des bereits bestehenden Textes ange f gt Dieses Datenfeld kann so oft wie ben tigt hin tereinander verwendet werden E Mail Dateiformat tif gif bmp pdf und oder Auf l sung fe
20. 15 Ein Deckblatt oder Overlay erstellen us2usssessenseenensennnnnnennnnnnnnnnn 55 3 15 1 Was ist ein Deckblatt Overlay cccsseeseseeeeeeeeeeesesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneneeeeeennnnnnnnn 55 3 15 2 Deckbl tt Overlay erstelleh u ne ae 55 3 153 Deckblatt 7 Overlay verwenden 56 3 15 4 F rDige Grafiken verwenden iin niaaa O AA 56 4 Einstellungen 58 dil BEn tzerVverWaltuUness esse 58 4 1 1 Benutzer Berechtigungen enden a N 59 22 Nas Ne eea ee ee 60 2 13 Voreinstellungen seen zusehen 61 2 17 42 Automatischer Br ck a 2 te are iesinnie 61 4 1 5 E Mail Benachrichtigungsnsessii este 62 2 1 0 FoxXwWeiterleit ng sense 63 ATT ACC MVA EX DOT een 64 ALS BENUTZELEEUDDEN e een 64 4 1 8 1 Passive GrUDPenNmi teede oei a E nnnnnnennennnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnn 65 4 1 9 Ben tzeranmieldune aussen A E E R 65 4 1 10 Benutzerzuordnung f r Faxempfang sesssseesseeessresssrrssrrreseerssresssressrrreseereseeree 66 4 1 10 1 Zuordnung ber Durchwahl MSN DDI DID DTMF zuesssscsseessnnesseessnnnnnnensnnnnnneeen 66 4 1 10 2 Zuordnung ber CSID Absender ID resines S aN ENES N a Si 66 41 103 Zu ranung uper Modem aaa ses ke 67 4 1 10 4 Manuelle Benutzerzuordnung sssessssessssesssersssersssrressrressresssrressreessreesseresseeesseeesseeesse 68 2 1 105 Rejhentolge der Benutzerzu rdnuns nenn aaa 68 4 2 TeletoNDUCHVErWaltuNn a iin 69 2 21 TeleronDuch IMBortIeLen ee ea ira eu kensinn
21. 25 02 2015Mi 17 07 G Unversendet 4 1 Wi H chste EA Raiffeisenbank Berlir Kontoer ffnung amp Sandra 25 02 2015Mi 18 07 4 2 Sta a Eingang 2 25 02 2015Mi 17 07 J Unversendet 1 MHoch E Hausverwaltung Mie Betriebskostenabrec amp Unbekannt 25 02 2015Mi 17 07 0 030 700 2810 38 Sta 4 0 Ungelesen i LE Gelesen D B b Faxabruf amp 5 Papierkorb 4 y g 2 Alle Benutzer A hed Administrator h Michael S 2 m Sandra w Suchen 5 Eintr ge 1 markiert 25 02 2015 Mi 17 59 Die Faxliste zeigt eine Liste aller verf gbaren Faxnachrichten Durch Auswahl eines Ein trags der Faxliste wird das Dokument automatisch angezeigt Durch einen Doppelklick bzw ber das Men Faxliste k nnen die Einstellungen des Eintrags ge ndert werden Das Faxauswahlfenster wird verwendet um die Art der Faxnachrichten in der Faxliste einzuschr nken ber das Faxauswahlfenster wird au erdem der Papierkorb und das Archiv verwaltet Das Benutzerauswahlfenster wird verwendet um die Faxnachrichten in der Faxliste auf einen bestimmten Benutzer oder eine Benutzergruppe einzuschr nken Das Kommunikationsfenster zeigt den Status aller von ActiveFax verwalteten Kommuni kationsdienste Durch einen Doppelklick auf ein Symbol bzw ber das Men Kommuni kation lassen sich die Einstellungen der einzelnen Dienste konfigurieren ActFax Benutzerhandbuch 15 Die Faxanzeige zeigt die aktuell ausgew hlte Faxnachricht an Die Gr e der Da
22. 49 160 555 3322 Name 4 E Mail m maier maxmustermann de Name 5 Faxnummer 49 30 123 456 270 Abteilung Informationstechnologie Windows Faxnachrichten Nicht Windows Faxnachrichten Deckblatt Modern Deckblatt Overlay firmenlogo Overlay brechen 4 1 4 Automatischer Druck Die automatische Druckfunktion l sst sich in ActiveFax auch benutzerbezogen konfigurieren Auf diese Weise lassen sich Faxnachrichten bzw Sendeberichte direkt am Arbeitsplatzdrucker des jeweiligen Benutzers ausdrucken Stellen Sie hierbei ein ob Sie die Standardeinstellungen f r den automatischen Druck verwenden wollen oder ob die benutzerdefinierten Einstellun gen zum Einsatz kommen sollen Die Standardeinstellungen f r den automatischen Druck ohne Benutzerbezug k nnen ber den Men punkt Extras Optionen ber die Karteikarte Drucken konfiguriert werden ActFax Benutzerhandbuch 61 O Standardeinstellungen f r Automatischen Druck verwenden 8 Benutzerdefinierte Einstellungen f r Automatischen Druck verwenden Automatischer Faxdruck Faxnachrichten nach dem Versand automatisch ausdrucken Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet auf T5004 w Komprimierung Faxnachrichten nach dem Empfang automatisch ausdrucken _ Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet 2 auf T5004 Y 4 1 5 E Mail Benachrichtigung Die E Mail Benachrichtigung wird verwendet um den Benutzer per E Mail ber d
23. 49 89 123 a sandra Sandra Schmid 125 Einkauf 8 Unbekannt Unbekannter Benutzer 2 Walter Walter Wahlgemuth 133 Verkauf Bearbeiten Duplizieren L schen Suchen Gruppenzugeh rigkeit von Michael Mitglied von Micht Mitglied von Gruppenname Gruppenname Administrator SR Einkauf Informationstechnologie 4E Hinzuf gen verkauf Technischer Support Entfernen Abbrechen Jeder Eintrag in der Benutzerverwaltung wird durch einen eindeutigen Benutzernamen iden tifiziert Um den Benutzernamen kurz zu halten wird blicherweise der Vorname oder ein Spitzname verwendet Jedem Benutzereintrag kann optional eine eigene Faxdurchwahl MSN zugeordnet werden ber diese Faxdurchwahl k nnen eingehende Faxnachrichten direkt einer Person zugeordnet werden Bitte beachten Sie dass die M glichkeit einer Faxdurchwahl nur mit einem ISDN Adapter oder durchwahlf higen Modem und Faxkarten zur Verf gung steht Bei der Verwen dung von normalen Faxmodems ist aus technischen Gr nden keine Durchwahlinformation verf gbar ActFax Benutzerhandbuch 58 Damit die Faxnachrichten eines Benutzers bei l ngerer Abwesenheit nicht unerledigt bleiben besteht die M glichkeit eine Urlaubsvertretung zu bestimmen Die Urlaubsvertretung erh lt dadurch Zugriff auf alle Faxnachrichten des zu vertretenden Benutzers Die Berechtigungen werden durch die Urlaubsvertretung jedoch nicht bertragen Benutzerdaten Benutzername _
24. 5 6 2 1 Beispiel in der ProgrammierspracheC 2 2200222200022nnnennennnnnnnnnnnnennnennennnnnnnnnenennnennen 104 5 6 2 2 Beispiel in der Programmiersprache INFORMIX 4AGL 22200222200022nnnennennnennnnnnnnennnennen 104 6 Software Aktualisierungen 106 6 1 Automatische UPdates innen een 106 B 2 Manue Ne Uda ES ee 107 CO FDE CNEN UPATE E E EENE TA 107 5 4 Upate ZET IUN nananana E 107 7 Anhang 108 71 008 Ian 108 7 2 Tastenkombinationen HotkeysS eescessesssessensensnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn 113 7 3 Hautig gestellte Fragen FAQ 42 00 114 7 4 ProDleml sungen assssuesesiieeienaeeenimeieirenn 116 7 5 PrFoefammbelsple Eau 118 7 5 1 Windows Applikation WinApp eXe sssssssessssseersssrersssrrressrersssreressreressreressreresse 118 75 2 1 Pfogrammaplauft zunehmen 118 7 5 1 2 Proefammcoden s re a 119 7 5 2 Socket Applikation Socket EXP anna 121 1 3 2 1 Programmaplalfl s 2rRat nase 122 75 2 2 PFOerammcode u een 122 7 0 MON ee ee E AA ETE 124 ActFax Benutzerhandbuch 9 1 Einf hrung 1 1 ActFax vs ActiveFax Die Bezeichnungen ActFax sowie ActiveFax werden in diesem Handbuch und auch in der Software selbst gleichbedeutend verwendet Es handelt sich hier jeweils um die gleiche Soft ware Dass die Software sowohl unter ActFax als auch unter ActiveFax bekannt ist ist histo risch begr ndet Um eine m glichst gro e Abw rtskompatibilit t mit bestehenden
25. 688 COASTS 0049 89 102030 40 10203040 089 102030 40 10203040 07250 31520 0725031520 102030 40 10203040 25 125 keine Amtsholung ActFax Benutzerhandbuch 33 3 5 Die Faxanzeige anpassen ber das Men Ansicht Anzeige kann die Anzahl der Seiten die gleichzeitig am Bildschirm dargestellt werden sollen angepasst werden Es kann hierbei sowohl die Anzahl der Seiten nebeneinander als auch die Anzahl der Seiten untereinander eingestellt werden Anzeige Seite S Stellen Sie hier ein wieviele Seiten einer Faxnachricht wr ee e E a A maiale Aee ren _ Farbige Bildschirmanzeige Grafikdarstellung optimieren Anti Aliasing Anzahl der Seiten nebeneinander Anzahl der Seiten untereinander w Speziell bei der Verwendung breiter Bildschirme 16 9 Format ist es von Vorteil die Anzeige auf 2 oder 3 Seiten nebeneinander einzustellen da hier die Bildschirmfl che besser ausge nutzt wird und diese Einstellungen besser f r die Darstellung von Seiten im Hochformat ge eignet ist ActFax Benutzerhandbuch 34 3 6 Die Felder der Faxliste ndern 3 6 1 Feldauswahl Die Felder die in der Faxliste angezeigt werden sollen k nnen ber das Men Faxliste Eigen schaften Faxliste individuell angepasst werden Sie k nnen hierbei sowohl die Felder die in der Faxliste angezeigt werden sollen bestimmten als auch die Position der einzelnen Felder inner halb der Faxliste Felder Farben Feldauswa hl Die F
26. Absender Empf nger und Allgemeine Felder unterteilen In Abh ngigkeit von der Gruppenzugeh rigkeit beginnen die einzelnen Datenfelder mit jeweils verschiedenen Feldnummern Bitte beachten Sie dass Sie nur jene Datenfelder in Ihre Anwendung einbinden m ssen die auch tats chlich von Nutzen f r Sie sind Felder die nicht bergeben werden werden von Ac tiveFax automatisch mit Standardwerten erg nzt Im Minimalfall reicht die bergabe eines einzigen Datenfeldes n mlich der Faxnummer des Empf ngers Feld F211 aus Diese Infor mation reicht aus um eine Faxnachricht versenden zu k nnen Aus Gr nden der bersicht lichkeit sollten Sie aber zus tzlich zumindest den Namen des Empf ngers Feld F201 und den Betreff Feld F307 sofern vorhanden bergeben In den folgenden Abschnitten finden Sie eine Auflistung der von ActiveFax verwalteten Daten felder Eine vollst ndige Liste aller Felder finden Sie auch in der Online Hilfe von ActiveFax 5 3 1 Absenderfelder Diese Gruppe von Datenfeldern enth lt alle Daten die den Absender einer Faxnachricht be treffen Hier sollten vor allem die Felder Name 1 und Faxnummer ausgef llt werden da diese Daten in der Titelleiste der Faxnachricht aufscheinen Bitte beachten Sie dass die Absender daten auch ber den Men punkt Extras Voreinstellungen bzw ber die Benutzerverwaltung fix definiert werden k nnen F101 Name 1 Name 1 des Absenders F103 Name 3 Name 3 des Absenders
27. Administrator Berechtigung z z Zugriff auf Benutzer der eigenen Gruppe Vollst ndiger Name Sandra Schmid x g Zugriff auf alle Benutzer Faxdurchwahl MSN H Zugriff auf Zentrales Telefonbuch _J nderungsrecht auf Zentrales Telefonbuch Kostenstelle F Zugriff auf Sende JEmpfangsprotokoll Urlaubswertretung Walter m _lEigenst ndiger Faxversand ohne Freigabe ennert Um bei umfangreichen Installation die Kompetenzen klar verteilen zu k nnen und um die Da tensicherheit zu steigern wird empfohlen den einzelnen Benutzern nur jene Berechtigungen einzur umen die f r die Erledigung der jeweiligen Aufgaben auch tats chlich erforderlich sind 4 1 1 Benutzer Berechtigungen Administrator Berechtigung Berechtigung zum ndern aller Systemein stellungen Zugriff auf alle Benutzer Berechtigung zum Zugriff auf alle Faxnach richten Ausnahme Private Faxnachrichten nderungsrecht auf Zentrales Telefonbuch nderungsberechtigung auf das Zentrale Te lefonbuch Eigenst ndiger Faxversand ohne Freigabe Berechtigung zum eigenst ndigen Faxver sand ohne die Zustimmung eines Vorgesetz ten ActFax Benutzerhandbuch 59 Faxversand an Internationale Empf nger Berechtigung zum Versand von Faxnachrich ten an Empf nger mit Internationaler aus l ndischer Faxnummer Faxabruf Dokumente verwalten Berechtigung zum Verwalten Erstellen von Faxabrufdokumenten Private Faxnachrichten erstellen Berechtig
28. F312 F313 F314 F315 F316 Priorit t Wahlwiederholungen Sendedatum Sendezeit Deckblatt Overlay Betreff Freier Text 1 Freier Text 2 Freier Text 3 Benutzername Modem Aufl sung Sperre Kostenstelle Deckblatt Text ActFax Benutzerhandbuch Priorit t der Faxnachricht 1 Sehr hoch 25 Hoch 50 Normal 99 Niedrig Anzahl der bisher durchgef hrten Wahlversuche dieses Feld wird von ActiveFax automatisch gef llt Gew nschtes Sendedatum der Faxnachricht im For mat DD MM YYYY Gew nschte Sendezeit der Faxnachricht im Format HH MM Deckblatt f r die Faxnachricht Overlay f r die Faxnachricht Betreff der Faxnachricht Text zur freien Verwendung Text zur freien Verwendung Text zur freien Verwendung Benutzername f r die Faxnachricht Gew nschtes Modem z B COM1 COM2 ISDN Gew nschte Aufl sung O Standard 1 Normal 2 Fein Faxnachricht sperren O Nicht gesperrt 1 Gesperrt Kostenstelle der Faxnachricht Text auf Deckblatt Zeilenumbr che k nnen mit n eingef gt werden 96 F317 F320 F350 F351 F360 F370 F500 F501 F502 F503 F504 F505 F506 Deckblatt Text forts ID Nummer Telefonbuch Von Seite Bis Seite Private Faxnachricht Faxabrufdokument Referenz Datei Automatischer Druck Seiten ignorieren Fax drucken Anzahl Kopien Fax exportieren Export Format ActFax Benutzerhandbuch Dieses Feld wird in Kombin
29. Instal lation der Software durchzuf hren gehen Sie folgenderma en vor 1 Legen Sie die Programm CD in den Compu ter ein und f hren Sie das Setup Pro gramm aus bzw starten Sie das Setup di rekt von der Download Datei actfax_setup_ge exe 32 bit Version oder actfax_setup_x64_ge exe 64 bit Version Bitte beachten Sie dass das Setup Pro gramm bei den meisten Computern durch das Einlegen der CD automatisch gestartet wird Folgen Sie den Anweisungen des Setup Programms um Schritt f r Schritt die Installation der Software durchzuf h ren 2 W hlen Sie das Verzeichnis f r die Instal lation der Software aus Als Vorgabewert wird hier das Standard Programmver zeichnis von Windows vorgeschlagen C Programme ActiveFax ber die ActFax Benutzerhandbuch Herzlich Willkommen beim ActiveFax Setup Setup wird nun ActiveFax auf diesem Computer installieren Es wird dringend empfohlen dass Sie alle Windows Programme beenden bevor Sie Setup ausf hren Klicken Sie auf Abbrechen um Setup zu beenden und schlie en Sie anschlie end alle ge ffneten Programme W hlen Sie Weiter um mit Setup fortzufahren ACHTUNG Dieses Softwareprodukt ist weltweit durch Urheberrechtsgesetzte und internationale Vertr ge als auch durch Gesetze ber Geistiges Eigentum gesch tzt Unerlaubte Vervielf ltigung Benutzung oder nicht autorisierter Betrieb ist strafbar und wird gerichtlich verfolgt Lesen Sie die fo
30. M glichkeit Dokumente f r den Faxabruf bereitzustellen kann ActiveFax auch zum Abrufen von Faxabruf Dokumenten verwendet werden Hierbei wird eine Faxnachricht durch Anwahl eines Faxabruf Servers empfangen 1 6 Bildschirmerkl rung Datei Kommunikation Ansicht Faxliste Extras Hilfe Hlaale s BAN SWEET HIBPF 3808 A Kommunikation 25 02 2015 Mi 17 59 Max M ller GmbH amp Co KG 49 30 123 456 ID 7 Seite 3 von 5 D Modem 2 Modem an COMO1 Modem an COM02 1 E Mail Netzwerk Table of Contents EEE Activefax Server 3 5 TCP IP iu 192 168 0 160 ii 0 22 NetBeui Executive Summary iii B LPD LPR Server B S FIP Server B TFTP Server 1 0 Introduction E RAW Server O 2 32 TELNET Server A ET A EP ah Bee 2 1 Maecenas blandit pi me Fusce Tincidunt T ODBC Datenbank Druckauftr ge Vestibulum SENS 5 ZI NINE ena ee 2 2 Alle Faxnachrichten 5 Datum Zeit Status Seiten Priorit t Gegenstelle Betreff Benutzer Sendedatum Sende Vers Faxnummer Empf n Aufl Q eh 25 02 2015Mi 17 17 JUnversendet 0 1 MNormai Freitag AG Bestellung 80376 amp Michael 25 02 2015Mi 17 17 0 49891234567 Sta I EEE 25 02 2015Mi 17 16 JUnversendet 0 5 MNormal Berliner Motorenwer Angebot amp Michael 25 02 2015Mi 17 16 0 030 7730 200 450 Mista nun u 25 02 2015Mi 17 12 hKeinEmpf ner 15 MlNorml E Vertragsentwurff Administrator 25 02 2015Mi 17 12 0 24 Sta m o
31. Nicht versendete Faxnachrichten Versendete Faxnachrichten a Faxnachrichten ohne Empf nger 3 Unzustellbare Faxnachrichten Eingehende Faxnachrichten D Ungelesene Faxnachrichten Gelesene Faxnachrichten Gel Faxabruf Dokumente Farbe ndern Farbe Farbe ndern Farbe ndern u Bitte beachten Sie dass diese Einstellungen f r jeden Fax Client und auch f r den Fax Server individuell konfiguriert werden k nnen ActFax Benutzerhandbuch 36 3 7 Einen Eintrag in der Faxliste ausw hlen 3 7 1 Markieren Eintr ge in der Faxliste k nnen entweder mit der linken Maustaste oder ber die Tastatur mit den Cursor Tasten ausgew hlt werden Um eine bestimmte Funktion z B Sperren oder L schen gleichzeitig f r mehrere Eintr ge der Faxliste auszuf hren besteht die M glichkeit mehrere Eintr ge auf einmal zu markieren Hierzu k nnen die Strg Taste und die Shift Taste verwendet werden Bei der Verwendung von Strg werden gezielt einzelne Eintr ge markiert w hrend mit Shift immer ein Von Bis Bereich ausgew hlt wird Zum Markieren aller Faxliste neintr ge steht die Men option Faxliste Alle Faxeintr ge markieren zu Verf gung 3 7 2 Sortieren Standardm ig wird die Faxliste nach dem Erstellungsdatum und der Erstellungszeit in abstei gender Reihenfolge sortiert Diese Sortierung kann individuell an die jeweiligen Erfordernisse angepasst werden Sowohl die Feldauswahl als auch die Reihenfolge
32. OK Telefonbuchdaten Gruppe Kunden Berlin Name 1 Max Mustermann GmbH Telefon 1 49 30 800 5020 0 Name 2 Rostocker Stra e 120 Telefon 2 Name 3 10115 Berlin Faxnummer 49 30 800 5020 700 Name E Mail office mustermann de Name 5 CSID Abs ID 30 800 50230 700 Abteilung ID Nummer Zu H nden Sandra Schmid Benutzer Michael Arc 4 1 10 3 Zuordnung ber Modem Bei dieser Art der Benutzerzuordnung wird jedem Modem Faxnummer ein bestimmter Be nutzer zugeordnet Diese Variante eignet sich daher nur f r die Zuordnung einer begrenzten Anzahl von Benutzern Um die Benutzerzuordnung f r ein Modem festzulegen gehen Sie nach folgendem Schema vor Q J E E W hlen Sie den Men punkt Kommunikation Modem oder doppelklicken Sie auf das ent sprechende Symbol im Kommunikationsfenster Selektieren Sie das gew nschte Modem und bearbeiten Sie den Eintrag ber die Schaltfl che Bearbeiten oder durch einen Doppelklick Tragen Sie den Benutzernamen im Feld Standard Benutzer f r Faxempfang ein Best tigen Sie die Eingabe mit OK ActFax Benutzerhandbuch 67 W hlen Sie zuerst die Schnittstelle COM Port an dem das Modem angeschlossen ist Danach w hlen Sie die Modemtype oder verwenden die Schaltfl che Automatische Erkennung Je nach Anforderung k nnen auch noch weitere Parameter eingestellt werden Allgemein Faxversand auf diesem Modem erlauben Faxempfang auf diesem Modem erlauben COM ort COMO1
33. Zudem ist ein ISDN Adapter speziell in passiver Technologie oft g nstiger in der An schaffung als ein Faxmodem ActFax Benutzerhandbuch 78 U M glichkeit der direkten Faxdurchwahl eigene Faxnummer pro Benutzer Erforderlicher ISDN Dienst MSN Multiple Subscriber Number oder DDI Direct Dial In Q M glichkeit zur Aufzeichnung der bertragungskosten Erforderlicher ISDN Dienst AOC Advice of Charge U Gleichzeitiges Senden und Empfangen auf mehreren Telefonleitungen B Kan len Bei BRI Basic Rate Interface 2 Leitungen bei PRI Primary Rate Interface bis zu 30 Leitungen 4 5 3 Modem konfigurieren W hrend der Installation von ActiveFax werden alle angeschlossenen Modems und ISDN Adapter automatisch erkannt und konfiguriert Um nachtr glich neue Modems anzulegen o der bestehende Modems zu konfigurieren w hlen Sie den Men punkt Kommunikation Mo dem oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster Modemliste Least Cost Routing Blacklist Allgemein BE Hier verwalten Sie die angeschlossenen Modems ber die Schaltfl che Neu kann ein neues Modem definiert werden Au erdem k nnen Sie in diesem Dialog optional Ihre Landes und Ortsvorwahl eintragen Landesvorwahl Deutschland 49 Ortsvorwahl 030 Verf gbare Modems COM ort Modemtype Benutzer ISDN ISDN Adapter J Administrator CcOMO1 MultiTech MTS634 li Administrator Allgemeines Klasse 2 0 Modem J Administrator L schen
34. bersichtlichkeit der einzelnen Eintr ge im Telefonbuch zu gew hrleisten wird emp fohlen die Eintr ge in unterschiedlichen Gruppen zu organisieren Auf diese Weise lassen sich bestimmte Faxnummern sp ter rasch wieder finden ber einen Suchbegriff kann zus tzlich gezielt nach Stichw rtern gesucht werden Bitte beachten Sie dass unter Zuhilfenahme der Tasten Strg und Shift mehrere Telefonbuch eintr ge gleichzeitig ausgew hlt werden k nnen Speziell bei Massensendungen Mailings k nnen auf diese Weise komplette Gruppen bernommen werden ber das Kontextmen welches mit der rechten Maustaste aktiviert werden kann besteht die M glichkeit alle Ein tr ge des Telefonbuchs auszuw hlen ActFax Benutzerhandbuch 69 4 2 1 Telefonbuch importieren ActiveFax bietet zwei M glichkeiten die Daten des Telefonbuchs zu importieren Zum einen k nnen die Telefonbuchdaten aus einer beliebigen ASCII Datei bernommen werden zum an deren besteht die M glichkeit die Telefonbuchdaten automatisch ber ODBC aus einer exter nen Datenbank zu bernehmen 4 2 1 1 Import aus ASCII Datei Um die Telefonbuchdaten aus einer ASCII Datei zu importieren gehen Sie nach folgendem Schema vor U W hlen Sie die Schaltfl che Optionen Import aus Datei U Geben Sie den Dateinamen der Importdatei an oder w hlen Sie die Schaltfl che Durchsu chen U Konfigurieren Sie den Zeichensatz und den Feldtrenner f r die Importdatei U Legen Sie die Re
35. lautet auf hpfscan z B C Programme ActiveFax hpfscan Dieses Verzeichnis muss bei der Installation der Scan ner Software eingetragen werden U Bei der Konfiguration der Fax Einstellungen muss das Datenformat f r den Datenaus tausch auf PCL5 Packbits eingestellt werden ActFax Benutzerhandbuch 91 u Weitere Informationen ber die HP Digital Sending Software k nnen auf der Web Seite von Hewlett Packard unter www hp com gefunden werden ActFax Benutzerhandbuch 92 4 10 Externe Konfigurationsdatei options cfg Da ActiveFax eine Vielzahl an Konfigurationsm glichkeiten bietet sind selten verwendete Pa rameter in eine externe Konfigurationsdatei ausgelagert um das Benutzerinterface nicht zu sehr zu berladen und un bersichtlich zu gestalten Die Konfigurationsdatei options cfg befindet sich im Fax Server Hauptverzeichnis standard m ig C Programme ActiveFax Server options cfg Bei dieser Datei handelt es sich um eine Textdatei die mit jedem Texteditor z B Windows Notepad bearbeitet werden kann Au er dem ist es m glich die options cfg Datei direkt am Fax Server ber das Men Extras Optionen Allgemein Erweiterte Optionen Externe Parameter zu bearbeiten Benachrichtigung Berechtigungen Drucken Allgemein Externe Parameter Die options cfg Datei dient dazu selten verwendete Parameter zu konfigurieren nderungen in der Konfiguration werden erst aktiv nachdem der Fax Server einmal BEENDET und NEU GESTARTE
36. lstrlen szText amp dwWritten NULL CloseHandle hFile return 0 ActFax Benutzerhandbuch 27 3 2 Eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen Um Faxnachrichten von einem beliebigen Computer im Netzwerk abzufragen wird der Fax Client verwendet ber eine Verbindung mit dem Fax Server k nnen auf diese Weise s mtli che Faxnachrichten von jedem Arbeitsplatz im Netzwerk eingesehen und verwaltet werden 3 2 1 Fax Client installieren Installieren Sie den Fax Client auf allen Computern auf denen die Verwaltung von Faxnach richten durchgef hrt werden soll Die Installation des Fax Clients erfolgt mit dem gleichen Setup Programm wie die Installation des Fax Servers Achten Sie bei der Installation darauf dass Sie nur die Client Installation ausw hlen da eine komplette Installation unn tig Speicher verbrauchen w rde W hlen Sie nun das Installationswerf ahren aus Beachten Sie dass die Server Software in der Regel nur auf einem einzigen Computer im Netzwerk installiert werden mu Auswahl O Komplette Installation W hlen Sie diese Option um eine komplette Installation der Server und ClientfProgramme durchzuf hren SERVER Installation W hlen Sie diese Option um nur die Serwer Programme auf diesem Computer zu installieren W hlen Sie diese Option um nur die Clientfrogramme auf diesem Computer zu installieren lt Zur ck Abbrechen 3 2 2 Client Verbindung herstellen Beim ersten Start des Fax Cl
37. vorher oder nachher die gew nschten Felder angegeben Beispiel Dokumentname Bestellung 12345 Empf nger Maier GmbH Faxnummer eeeseesserseeeenn 49 222 102030 Bestellung 12345 F201 Maier GmbH F211 49 222 102030 Zus tzlich k nnen Datenfelder auch direkt im Dokument eingebettet werden Hierbei ist es unbedingt erforderlich dass das Datenfeld mit der Schriftart ActiveFax formatiert wird da das Datenfeld andernfalls ignoriert und als sichtbarer Text gedruckt werden w rde Auf diese Weise k nnen Datenfelder in jeder Art von Dokument integriert werden A Bitte beachten Sie dass f r die Formatierung von Datenfeldern in der ActiveFax Schrift keine zus tzlichen Textstile Fettdruck Kursiv Unterstreichen verwendet werden d rfen Bitte beachten Sie die beiliegende Datei Beispiel rtf Diese Datei wird bei der Installation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis normalerweise C Programme Ac tiveFax Server kopiert und kann als Beispiel f r das Einbinden von Datenfeldern in ein Doku ment verwendet werden Sie k nnen diese Datei mit Microsoft Word oder Windows Word Pad ffnen ActFax Benutzerhandbuch 102 o E Datei Start Ansicht m sr T al 33 Suchen Dg p PA v Ba a z ana Ersetzen Bild Paint Datum und Objekt B Zeichnung Uhrzeit einf gen iF Alle ausw hlen ActiveFax m iz uY u Il 4 gt Il 4 F K U bX x Ar nAi M ih
38. werden ActFax Benutzerhandbuch 50 Modem Wahlwiederholung Archiv Drucken Speicher Fax Titelleiste Allgemein Allgemein Versendete und gelesene Faxe sowie Eintr ge im Sende Empfangsprotokoll p k nnen automatisch archiviert werden W hlen Sie hier die Art und den Zeitpunkt der Archivierung O Archivierung von Faxlisteneintr gen deaktivieren 8 Faxlisteneintr ge nach 14 Tagen automatisch archivieren En Faxlisteneintt ge nach 14 _ Tagen automatisch l schen Archivierung von Protakolleintr gen deaktivieren _ Protokolleintr ge nach dem Druck archivieren Protokolleintr ge nach 14 Tagen automatisch archivieren Export _ versendete Faxnachrichten automatisch exportieren Empfangene Faxnachrichten automatisch exportieren C Program Files ActiveFax Export Durchsuchen Hilfe 3 13 2 Manuelle Archivierung ber das Men Faxliste Fax archivieren bzw durch Rechtsklick auf den Faxlisten Eintrag k n nen Faxnachrichten auch manuell in das Archiv verschoben werden Eine manuelle Archivie rung ist au erdem auch noch mittels Drag and Drop m glich indem das Fax aus der Faxliste auf den gew nschten Archivordner gezogen wird 3 13 3 Eigene Archivordner Neben den Archivordnern die f r jeden Monat automatisch vom System erzeugt werden be steht auch die M glichkeit selbe angelegte Archivordner zu verwenden Sie k nnen eigene Archivordner ber das Men Datei Ordner Neuer Ordn
39. 0 123 456 270 E Mail E Mail Telefonbuch Bearbeiten Allgemein Freie Texte Allgemein Benutzer Michael y Betreff Preisliste Wiederverk ufer Kostenstelle IT v ea Deckblatt v Overlay v Seitenauswahl Optionen Alle Seiten des Dokumentes senden _ Sammeldokument weitere Druckjobs folgen ei reg O Nur bestimmte Seiten des Dokumentes senden Private Faxnachricht Sendedatum 02 26 2015 Zeit 11 17 Priorit t H E Afasabruf ekumenterselen Moden Iso ET Aufl sung a standard v ok Abbrechen Hilfe ok Abbrechen Hilfe Nachdem das Dokument auf diese Weise gedruckt wurde wird die Faxnachricht an den Fax Server bergeben und steht ab nun f r den Abruf bereit Bitte beachten Sie dass ein eventuell zuvor erstelltes Faxabruf Dokument f r dasselbe Modem bzw dieselbe Faxdurchwahl MSN durch das Erstellen eines neuen Faxabruf Dokuments automatisch archiviert wird Wie oft ein Faxabruf Dokument bereits abgerufen wurde bzw von wem das Dokument abge rufen wurde kann ber den Faxdialog bzw ber das Sende Empfangsprotokoll festgestellt werden ActFax Benutzerhandbuch 49 3 13 Eine Faxnachricht archivieren Um zu vermeiden dass die Faxliste mit den Faxnachrichten ber die Jahre immer umfangrei cher und un bersichtlicher wird sollten alte Faxnachrichten archiviert werden ActiveFax bie tet hierbei sowohl die M glichkeit einer automatischen als auch einer manuellen Archivie rung Act
40. 1l S A E307 80 szName szFax nPrioritaet szBetreff 5 6 2 2 Beispiel in der Programmiersprache INFORMIX 4GL DEFINE faxdaten RECORD name CHAR 128 fax CHAR 128 ActFax Benutzerhandbuch 104 prioritaet SMALLINT betreff CHAR 128 END RECORD faxdaten name Maier GmbH faxdaten fax 443 89 1234567 faxdaten prioritaet 1 faxdaten betreff Bestellung 12345 PAGE HEADER PRINT QF201 faxdaten name CLIPPED PRINT F211 faxdaten fax CLIPPED PRINT F301 faxdaten prioritaet USING amp ar PRINT F307 faxdaten betreff CLIPPED ActFax Benutzerhandbuch 105 6 Software Aktualisierungen 6 1 Automatische Updates ActiveFax kann Sie beim Erscheinen neuer Software Versionen automatisch benachrichtigen Die automatische Benachrichtigung kann ber das Men Hilfe Nach Updates suchen konfi guriert werden Die automatische Benachrichtigung ist standardm ig bereits aktiviert So bald eine neue Software Version verf gbar ist wird am Fax Server ein entsprechender Hinweis angezeigt Sollten Sie die E Mail Benachrichtigungen im Men Kommunikation E Mail Be nachrichtigung aktiviert haben erhalten Sie zus tzlich auch eine Benachrichtigung ber E Mail Updates werden immer erst nach einer entsprechenden Best tigung des Benutzers aus dem Internet geladen und installiert Es erfolgt also niemals eine Installation von Updates ohne dass zuvor die Zustimmung f r das Update gegeben
41. 3 wird unter anderem das Komprimierungsverfahren und die bertragungsgeschwindigkeit maximal 14 400 bps definiert GDI Abk rzung f r Graphics Device Interface Das GDI wird unter Windows zur Bildschirmanzeige und bei der Erstellung von Druckauftr gen verwendet Gegenstelle Als Gegenstelle wird das andere Faxger t oder Modem bezeichnet Handshake Am Beginn jeder Fax bertragung wird von beiden Faxger ten Modems die bertra gungsgeschwindigkeit und das bertragungsverfahren ausgehandelt Diese Verhandlungsphase wird als Handshake Phase bezeichnet HDLC Abk rzung f r High Level Data Link Control dem Protokoll f r synchrone Daten bertragung ActFax Benutzerhandbuch 109 ISDN Abk rzung f r Integrated Services Digital Network ber ISDN werden alle Daten und auch Sprache in digitaler Form bertragen Durch die im Vergleich zu analogen bertragungen bessere und zuverl ssigere Daten bertragung eignet sich ISDN hervorragend f r den Datenaustausch Im Gegen satz zum normalen Telefonnetz bietet ISDN zahlreiche Zusatzdienste wie beispielsweise Durch wahlinformationen oder Geb hrenanzeige ITU Neue Bezeichnung f r das Normungsgremium CCITT Least Cost Routing Als Least Cost Routing bezeichnet man die automatische Verwendung der g ns tigsten Verbindung LPD Abk rzung f r Line Printer Daemon Dieses Protokoll wird vor allem in UNIX verwendet und definiert die bertragung
42. Benutzers aktiv ist SMTP Abk rzung f r Simple Mail Transfer Protocol Dieses Protokoll wird im Internet zum bertra gen von E Mails verwendet Stream Socket Auf dem Netzwerkprotokoll TCP IP basierende Datenverbindung T 4 Norm f r die Komprimierung von Faxdaten T 30 Norm f r die bertragung von Faxdaten T 38 Norm f r die bertragung von Faxdaten ber IP Netzwerke TCP IP Das TCP IP Protokoll ist ein Netzwerkstandard der vor allem in UNIX und dem Internet aber auch unter Windows verwendet wird Dieser Standard regelt den Datenaustausch zwischen zwei Com putern TFTP Abk rzung f r Trivial File Transfer Protocol Dieses Protokoll wird vor allem im Betriebssystem UNIX f r das Kopieren von Daten verwendet und wird heutzutage nur noch in Sonderf llen eingesetzt ber TFTP lassen sich mit ActiveFax Faxauftr ge bermitteln Thread Ein Teil einer Anwendung der selbst ndig eine bestimmte Teilaufgabe abarbeitet Timeout Als Timeout bezeichnet man eine definierte Zeitspanne in der ein bestimmtes Ereignis ein treten muss blicherweise wird nach dem Verstreichen des Timeouts eine Funktion abgebrochen UNC Das Standardformat f r Pfade die einen Dateiserver im LAN beinhalten wie in server frei gabe pfad dateiname Unicode Ein 16 Bit Zeichensatz der die Verschl sselung aller bekannten Zeichen erm glicht und als weltweiter Standard zur Zeichenverschl sselung genutzt wird Windows NT verw
43. Business Machine Corporation ZyXEL ist ein eingetragenes Warenzeichen der ZyXEL Communication Corporation Die Verwendung eines hier nicht explizit aufgef hrten Waren oder Firmenzeichens ist kein Hinweis auf die freie Verwendbarkeit desselben Copyright ActFax Communication Software GmbH Alle Rechte vorbehalten Part No 2511 S02 G ActFax Benutzerhandbuch 2 Software Lizenzvereinbarung SOFTWARE NUTZUNGS UND GEW HRLEISTUNGSBEDINGUNGEN BITTE LESEN SIE DIE FOLGENDEN SOFTWARE NUTZUNGSBEDINGUNGEN VOR DEM EINSATZ DER SOFTWARE SORGF LTIG DURCH DAS RECHT ZUR NUTZUNG DER SOFTWARE WIRD IHNEN NUR BERTRAGEN WENN SIE DEN NACHFOLGENDEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN ZUSTIMMEN DURCH DEN EINSATZ DER SOFTWARE ERKL REN SIE SICH MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN FALLS SIE MIT DEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN NICHT EINVERSTANDEN SEIN SOLLTEN M SSEN SIE ENTWEDER DIE SOFTWARE VON IHRER FESTPLATTE L SCHEN ODER DIE SOFTWARE KOMPLETT GEGEN EINE VOLLE ERSTAT TUNG DES KAUFPREISES ZUR CKGEBEN SOFTWARE NUTZUNGSBEDINGUNGEN Gegen Zahlung der entsprechenden Lizenzgeb hr erh lt der Lizenznehmer ein Nutzungsrecht an der Software zu folgenden Bedingungen VERWENDUNG Die Software darf lediglich auf der dem Lizenzvertrag zugrunde liegenden Anzahl von Computern benutzt werden Es ist nicht gestattet die Software zu zerlegen zu dekompilieren oder eine R ck bersetzung vorzunehmen es sein denn dies ist durch den Gesetzgeber ausdr cklich gestattet
44. D nPrioritaet 25 i if SendDlgItemMessage hWnd ID PRIOR SEHR HOCH BM GETCHECK 0 0 BST CHECKED nPrioritaet 1 Optionen auswerten bAuto BOOL SendDlgItemMessage hWnd ID AUTO BM GETCHECK 0 0 BST CHECKED Dokumentnamen erstellen Der eigentliche Dokumentname ist Testfax der Rest sind Datenfelder wsprintf szDokumentname Testfax F211 Ss F307 s F301 Aa szFaxnummer szBetreff nPrioritaet Automatische Faxfunktion pr fen if bAuto lstrcat szDocumentName F501 else lstrcat szDocumentName F501 2 Drucker ffnen hDC CreateDC NULL ActiveFax NULL NULL Der Druckername ist immer ActiveFax if hDC NULL MessageBox hWnd Der Drucker ActiveFax kann nicht gefunden werden Fehler MB OK MB ICONSTOP return FALSE DOCINFO Struktur ausf llen ZeroMemory amp DocInfo sizeof DocInfo DocInfo cbSize sizeof DOCINFO DocInfo lpszDocName szDokumentname Ein neues Dokument starten StartDoc hDC amp DocInfo Eine neue Seite beginnen StartPage hDC Schrift f r die Textausgabe erstellen und laden hFontText CreateFontIndirect amp LogFontText hFontOrig SelectObject hDC hFontText Faxnachricht ausgeben SetRect amp rRectText 50 100 2300 3000 DrawText hDC szFaxnachricht lstrlen szFaxnachricht amp rRectText DT_NOPREFIX DT WORDBREAK ActFax Benutzerhandbuch 120 Sch
45. Dokument erstellen ActiveFax bietet die M glichkeit Dokumente f r den Faxabruf bereitzustellen Hierbei kann ein Dokument entweder einem bestimmten Faxmodem oder bei der Verwendung eines ISDN Adapters einer bestimmten Durchwahl MSN zugeordnet werden Speziell bei der Verwen dung eines ISDN Adapters ist die Anzahl der f r den Abruf zur Verf gung gestellten Faxabruf ActFax Benutzerhandbuch 48 Dokumente nicht begrenzt da hier jedes Dokument durch eine eigene Faxdurchwahl identifi ziert werden kann Um ein neues Faxabruf Dokument zu erstellen gehen Sie nach folgendem Schema vor U Erstellen Sie das Faxabruf Dokument mit einer Windows Anwendung Ihrer Wahl z B Microsoft Word W hlen Sie die Druckfunktion der Anwendung z B in Microsoft Word den Men punkt Datei Drucken W hlen Sie den Drucker ActiveFax aus und starten Sie den Druck W hlen Sie die Karteikarte Weitere Einstellungen und aktivieren Sie die Option Faxabruf Dokument erstellen Tragen Sie in der Karteikarte Einstellungen das gew nschte Modem ein bzw geben Sie bei der Verwendung eines ISDN Adapters die Durchwahlnummer MSN f r den Abruf des Dokuments ein U Best tigen Sie die Eingabe mit OK E E E E Einstellungen Weitere Einstellungen Fax Vorschau Einstellungen Weitere Einstellungen Fax Vorschau Text auf Deckblatt Empf nger 1 Eintrag Absender Name Name Max M ller GmbH amp Co KG MsN A Fax 49 3
46. Installati onen zu gew hrleisten wurden in den einzelnen Programmkomponenten keine Anpassungen der Namen vorgenommen Wann immer im Handbuch auf ActFax oder ActiveFax Bezug ge nommen wird ist also jeweils die gleiche Software gemeint 1 2 Benutzung dieses Handbuchs Dieses Handbuch beschreibt die Installation Konfiguration und Benutzung von ActiveFax Der Inhalt des Handbuchs ist in mehrere Kapitel unterteilt Die ersten beiden Kapitel besch ftigen sich mit einem allgemeinen berblick sowie der Installation der Software Die weiteren Kapitel enthalten Informationen ber Konfigurationseinstellungen und allt gliche Fallbeispiele Der Anhang am Ende dieses Handbuchs wird aus dem Glossar einer bersicht der verf gbaren Tastenkombinationen h ufig gestellten Fragen FAQ sowie h ufigen Fehlerbehandlungen Programmbeispielen und dem Index gebildet 1 2 1 Hilfesystem Zus tzlich zu den in diesem Handbuch enthaltenen Informationen kann das Hilfesystem von ActiveFax verwendet werden ber die integrierte Online Hilfe wird zu allen Themenbereichen eine kontextbezogene Hilfestellung angezeigt Der Aufruf dieses Hilfesystems erfolgt entwe der ber den Men punkt Hilfe Inhalt und Index oder ber die Schaltfl che Hilfe Inhalt x e gt A Ausblenden Zur ck Index Suchen Favorten 4 Menu Kommunikation Modem E Mail ActiveFax Server LPD Server FTP Server TFTP Server RAW Server Telnet Server Web Faxdiens
47. RIOR NORMAL BM SETCHECK BST CHECKED 0 SendDlgItemMessage hWnd ID FAXNACHRICHT WM SETTEXT 0 LPARAM Geben Sie hier den Text der Faxnachricht ein return TRUE break case WM COMMAND switch LOWORD wParam case ID DRUCKEN Druckfunktion ausf hren DokumentDrucken hWnd break Case ID ENDE Programm beenden EndDialog hWnd FALSE break break return FALSE BOOL DokumentDrucken HWND hWnd ActFax Benutzerhandbuch 119 BYTE szFaxnachricht 1024 BYTE szDokumentname 512 BYTE szFaxnummer 128 BYTE szBetreff 128 int nPrioritaet BOOL bAuto RECT rRectText DOCINFO DocInfo HDC hDC HANDLE hFontText HANDLE hFontOrig Faxnachricht in Variable laden SendDlgItemMessage hWnd ID_FAXNACHRICHT WM GETTEXT sizeof szFaxnachricht LPARAM szFaxnachricht Faxnummer in Variable laden SendDlgItemMessage hWnd ID FAXNUMMER WM GETTEXT sizeof szFaxnummer LPARAM szFaxnummer Betreff in Variable laden sendDlgItemMessage hWnd ID BETREFF WM GETTEXT sizeof szBetreff LPARAM szBetreff Priorit t auswerten und Wert entsprechend setzen 1 25 50 oder 99 if SendDlgItemMessage hWnd ID PRIOR GERING BM GETCHECK 0 0 BSI CHECKED nPrioritaet 99 if SendDlgItemMessage hWnd ID_PRIOR_NORMAL BM GETCHECK 0 0 BST_CHECKED nPrioritaet 50 if SendDlgItemMessage hWnd ID PRIOR HOCH BM GETCHECK 0 0 BSI CHECKE
48. T wurde C Program Files ActiveFax erver Options chg AutoExportFilenamehew af4M3_ F211 AutoExpor tFilenamesend 0F408_0F201_0F211 PageLimit 20 Parameter bersicht A Achten Sie darauf den Fax Server einmal zu stoppen und zu starten wenn nderungen an der options cfg Datei vorgenommen werden da nderungen erst aktiv werden wenn der Fax Ser ver neu gestartet wird u Eine bersicht aller Parameter der options cfg Datei kann in der Fax Server Hilfe angezeigt werden Wird die Datei direkt am Fax Server bearbeitet kann die Parameterliste auch mit einer entsprechenden Schaltfl che aufgerufen werden ActFax Benutzerhandbuch 93 5 Datenfelder 5 1 Wozu werden Datenfelder ben tigt ActiveFax ist intern derart organisiert dass jeder Eintrag einer Faxnachricht z B Faxnummer Priorit t Betreff usw in einem separaten Datenfeld mit einer eindeutigen Feldnummer ge speichert wird Dadurch besteht die M glichkeit dass die einzelnen Felder z B der Empf n ger einer Faxnachricht bereits innerhalb einer Anwendung bergeben werden und der Be nutzer dadurch den Empf nger oder Betreff nicht doppelt eingeben muss 5 2 Aufbau von Datenfeldern Der Aufbau eines Datenfeldes ist sehr einfach gehalten und im Wesentlichen auch immer gleich Im folgenden Abschnitt wird der Aufbau von Datenfeldern im Detail beschrieben Syntax EFnnn xxxxxx Beispiele F307 Bestellung Nummer 1234568 F211 49 89 123 4567 Jedes Datenf
49. a Xerox Workcenter ActFax Clients BE TCP IP oder NetBeui Netzwerk Faxmodem UNIX Server ber LPD LPR ActFax Server Den typischen Aufbau einer Installation mit ActiveFax zeigt die oben abgebildete Musterkon figuration Diese Konfiguration besteht im Wesentlichen aus einem zentral installierten Fax Server und mehreren Fax Clients Zus tzlich wurde ein UNIX Server ber das UNIX Druckpro tokoll LPD LPR an ActiveFax gekoppelt Die Verarbeitung von Dokumenten in Papierform wird von einem HP Digital Sender Netzwerkscanner durchgef hrt ActFax Benutzerhandbuch 17 2 2 Installation durchf hren Bevor Sie mit der Installation von ActiveFax beginnen sollten Sie berlegen auf welchen Rechnern der Faxdienst zur Verf gung stehen soll und welcher Rechner als Fax Server ver wendet wird ActiveFax steht sowohl als 32 bit als auch als 64 bit Version zur Verf gung Wenn die Instal lation auf einem 64 bit Windows System er folgt wird die Installation der 64 bit Version von ActiveFax empfohlen Sollte es erforder lich sein dass ActiveFax mit anderen 32 bit Programmen kommunizieren muss z B Microsoft Exchange bzw Outlook ist es er forderlich auch auf 64 bit Windows Systemen die 32 bit Version von ActiveFax zu installie ren 32 bit und 64 bit Installationen von Ac tiveFax k nnen im Netzwerk beliebig ge mischt werden Installieren Sie zuerst den Fax Server und da nach die einzelnen Fax Clients Um die
50. absteigend oder aufstei gend lassen sich hierbei frei definieren so dass jede denkbare Sortierreihenfolge realisiert werden kann Um die bestehende Sortierung der Faxliste zu ndern gehen Sie nach folgen dem Schema vor U Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Spalten berschrift in der Faxliste Die Faxliste wird daraufhin nach dieser Spalte sortiert U Durch nochmaliges Klicken auf die Spalten berschrift wird die Sortierung in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen U Um ein weiteres Sortierkriterium hinzuzuf gen z B zuerst nach Datum danach nach Uhr zeit sortieren halten Sie die Shift Taste gedr ckt und w hlen die n chste Spalte f r die Sortierung aus Bitte beachten Sie dass die Anzahl der Felder die f r die Sortierung verwendet werden nicht limitiert ist Die aktuelle Sortierreihenfolge wird durch entsprechende Symbole in den betref fenden Spalten berschriften angezeigt Die zuletzt eingestellte Sortierung wird beim Beenden des Programms automatisch gespeichert 3 7 3 Suchen Das Wiederfinden einer bestimmten Faxnachricht kann bei einem Faxvolumen von mehreren tausend Faxnachrichten problematisch werden ActiveFax bietet daher zahlreiche Funktionen um Faxnachrichten rasch wieder finden zu k nnen Um ein bestimmtes Fax schnell zu finden gehen Sie nach folgendem Schema vor U Geben Sie in der Suchzeile einen Ihnen bekannten Suchbegriff z B Betreff Name Fax nummer ein Es ist auch m glich mehrere S
51. al der Druckername bergeben werden sowie durch Komma getrennt die Option D um das Fax nach dem Druck zu l schen und die Option H um die Titelleiste Header zu ignorieren Beispiel F503 Laserjet D Dieses Datenfeld legt die Anzahl der Kopien beim au tomatischen Druck einer Faxnachricht fest Dieses Datenfeld kann verwendet werden um das Dokument automatisch zu exportieren nachdem es an den Server gesendet wurde Als Parameter kann optional der Dateiname der Exportdatei bergeben werden sowie durch Komma getrennt die Option D um das Fax nach dem Export zu l schen und die Op tion H um die Titelleiste Header zu ignorieren Bei spiel F505 c export test pdf D Export Dateiformat tif gif bmp pdf und oder Auf l sung festlegen Beispiel F506 gif 150 97 F507 F555 F599 F600 F601 F602 F603 F604 F605 F606 Fax automatisch l schen Steuerkommando Neuer Faxauftrag E Mail als Grafik senden E Mail Zeilenumbruch E Mail als Dateianhang E Mail Text E Mail Text forts E Mail Format E Mail Dateianhang ActFax Benutzerhandbuch Fax nach dem Versand automatisch l schen 1 Fax in Papierkorb verschieben 2 Fax l schen Beispiel F507 1 Steuerkommandbo an ActiveFax bermitteln F555 DELETE Fax ID F555 RESEND Fax ID F555 LOCK Fax ID F555 UNLOCK Fax ID F555 PRINT Fax ID Druckername F555 EXPORT Fax ID Dateiname Beispiel F555 DELETE
52. ation mit F316 verwen det um lange Texte auf mehrere Datenfelder aufzu teilen Der Inhalt des Datenfeldes F317 wird immer an das Ende des bereits bestehenden Textes ange f gt Dieses Datenfeld kann so oft wie ben tigt hin tereinander verwendet werden Empf ngerdaten durch den Telefonbucheintrag mit der angegebenen ID Nummer erg nzen Senden von Seite n Senden bis Seite n Faxnachricht als Privat kennzeichnen O ffentlich 1 Privat Dokument ist ein Faxabrufdokument 0O Normales Fax 1 Faxabrufdokument Die hier genannte Datei wird nach weiteren Daten feldern ausgewertet und danach gel scht Wird die ses Datenfeld nicht verwendet versucht ActiveFax die Datei Fields dat im ActiveFax Installationsver zeichnis blicherweise C Programme ActiveFax nach Datenfeldern zu durchsuchen Der Faxdruck erfolgt immer automatisch also ohne Benutzerdialog Optionaler Parameter O Dialog nie anzeigen 1 Dialog nur f r Nachrichten ohne Emp f nger anzeigen 2 Dialog immer anzeigen Dieses Datenfeld wird verwendet um Seiten am Ende eines Faxes zu ignorieren Eine positive Seiten anzahl als Parameter gibt die Gesamtanzahl der Sei ten ohne Deckblatt an welche ber cksichtigt wer den sollen Eine negativer Parameter bestimmt die Anzahl der Seiten welche ignoriert werden sollen Dieses Datenfeld kann verwendet werden um das Dokument automatisch zu drucken nachdem es an den Server gesendet wurde Als Parameter kann op tion
53. att Standard Telefonbuch Bearbeiten Overlay Firmenbriefbogen Sendeparameter Sendedatum 02 26 2015 Zeit 11 46 Priorit t M Hoch Jetzt senden E En Modem N chstes freies Modem gt wi Aufl sung Standard Nachdem das Dokument auf diese Weise gedruckt wurde wird die Faxnachricht an den Fax Server weitergeleitet Dieser sorgt in Abh ngigkeit vom gew nschten Sendezeitpunkt und der Priorit t f r den automatischen Versand der Faxnachricht ActFax Benutzerhandbuch 23 3 1 2 Kurz Faxnachrichten H ufig bestehen Faxnachrichten nur aus einigen wenigen Textzeilen Um f r solche Faxnach richten nicht jedes Mal eine externe Textverarbeitung starten zu m ssen bietet ActiveFax f r diesen Zweck so genannte Kurz Faxnachrichten Eine Kurz Faxnachricht besteht aus einem op tionalen Deckblatt und dem eigentlichen Text der Nachricht Nicht geeignet sind Kurz Faxnachrichten wenn der Text mehr als eine Seite umfasst oder wenn gehobene Anspr che an die Formatierung des Textes gestellt werden In diesem Fall sollte das Fax mit einer konventionellen Textverarbeitung verfasst und dann ber den Ac tiveFax Drucker erstellt werden Die Formatierung von Kurz Faxnachrichten beschr nkt sich im Wesentlichen auf die Wahl der zu verwendeten Schriftart ber ein Vorschaufenster wird bereits beim Schreiben die Seiten aufteilung der Faxnachricht in verkleinerter Form angezeigt Zum Erstellen einer neuen Kurz Faxnac
54. auch mehrfach zu starten So k nnen Sie f r jeden Fax Server gleichzeitig auch ein Fax Client Fenster anzeigen Sicherheit Details Vorgangerversionen Allgemein Verkn pfung Kompatibilit t E TEZ E ActiveFax Client M nchen Jielyp Anwendung Client Ziel ActFaxClient exe Server 192 168 0 100 Ausf hren in CAProgram FilesYActiveFax Client Tastenkombination Keine Ausf hren Normales Fenster Kommentar Active Fax Client Dateipfad ffnen Anderes Symbol Erweitert Abbrechen bernehmen ActFax Benutzerhandbuch 52 3 14 2 ActiveFax Drucker hinzuf gen Damit Faxauftr ge direkt an unterschiedliche Fax Server im Netzwerk gedruckt werden k n nen kann f r jeden Fax Server ein eigener ActiveFax Drucker erstellt werden Der Drucker name sollte hierbei den Namen bzw Standort des Fax Servers enthalten z B ActiveFax M n chen Die zus tzlichen ActiveFax Drucker k nnen direkt ber das Setup mit dem Parameter AddPrinter Druckername erstellt werden Esistauch m glich den Parameter AddPrinter mehrfach zu verwenden um bei einem Setup Aufruf gleich mehrere ActiveFax Drucker zu erstellen E Eingabeaufforderung G Dounload gt actfax_setup_ge exe AddPrinter ActiveFax M nchen AddPrinter ActiveFax Hamburg 3 14 3 ActiveFax Drucker einrichten Nachdem der ActiveFax Drucker f r die Verbindung mit einem Fax Server erstellt wurde muss f r den Drucker noch die Adresse des Fax Servers eingerichtet we
55. ax an eine in der Blacklist hinterlegte Faxnummer erstellt wird das Fax automatisch gesperrt Ein Versand der Faxnachricht ist dann nur m glich wenn die Faxnachricht manuell entsperrt wird Bitte beachten Sie dass ActiveFax bei der Eingabe der Faxnummer auch Wildcards erlaubt Dadurch kann ein kompletter Bereich an Faxnummern blockiert werden Um beispielsweise alle Faxnummern zu blockieren die mit 030 beginnen geben Sie im Feld f r die Faxnummer 030 ein 3 11 2 Faxempfang blockieren Um den Empfang von Faxnachrichten von einer bestimmten Faxnummer zu blockieren muss die Option f r den Faxempfang beim Erstellen des Eintrages in der Blacklist aktiviert werden ActFax Benutzerhandbuch 46 Wird vom Fax Server f r ein Eingangsfax eine Faxnummer erkannt die in der Blacklist hinter legt ist wird der Empfang der Faxnachricht automatisch blockiert Dadurch lassen sich bei spielsweise unerw nschte Werbefaxe blockieren Bitte beachten Sie dass das Blockieren von Eingangsfaxen nur dann m glich ist wenn von der Gegenstellen eine Faxnummer bermittelt wird u Bitte beachten Sie dass ActiveFax bei der Eingabe der Faxnummer auch Wildcards erlaubt Dadurch kann ein kompletter Bereich an Faxnummern blockiert werden Um beispielsweise alle Faxnummern zu blockieren die mit 030 beginnen geben Sie im Feld f r die Faxnummer 030 ein ActFax Benutzerhandbuch 47 3 12 Einen Faxabruf durchf hren ActiveFax bietet zwei M glichke
56. b cher Deckbl tter und Overlays sowie eine au tomatische Sendezeitoptimierung und Least Cost Routing Weiters kann ActiveFax auch als Faxabruf Server Fax On Demand eingesetzt werden Neben der M glichkeit Faxnachrichten mit Windows Anwendungen zu erstellen eignet sich ActiveFax dar ber hinaus hervorragend f r die Integration in Nicht Windows Betriebssys teme wie beispielsweise UNIX oder Linux Die Unterst tzung des Netzwerk Druckerprotokolls LPD LPR sowie der Druckersteuerzeichen von HP LaserJet PCL Epson LQ und Postscript bzw PDF erlauben eine rasche und einfache Einbindung des Faxdienstes in UNIX und Linux 1 4 Systemanforderungen Um ActiveFax ausf hren zu k nnen m ssen zumindest folgende Voraussetzungen erf llt sein Sie ben tigen einen Computer mit Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 32 bit oder 64 bit sowie ein Faxmodem einen ISDN Adapter oder eine Faxkarte von Brooktrout oder Intel Dialogic F r den sinnvollen Betrieb des Fax Servers sollte au erdem ein TCP IP Netzwerk zur Verf gung stehen Der verwendete Rechner sollte mindestens ein ActFax Benutzerhandbuch 11 Intel Pentium Modell mit 300 MHz und 256 MB Arbeitsspeicher sein Die Grafikanzeige sollte auf mindestens 1024x768 und 64k Farben eingestellt werden Bitte beachten Sie dass diese Angaben lediglich Richtwerte sind ActiveFax l sst sich auch bei geringerer Hardwareausstattung ausf hren die Performance der Anwendung sinkt hierb
57. bedingungen kann der Hersteller den Kunden auffordern den Versto gegen die Nutzungsbedingungen r ckg ngig zu machen Kommt der Kunde die ser Aufforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach kann der Hersteller dem Kunden das Nutzungsrecht entzie hen AKTUALISIERUNGEN UND ERWEITERUNGEN Der Kunde erkennt an dass kein Recht auf den Erhalt von Aktuali sierungen und Erweiterungen besteht die der Hersteller eventuell im Rahmen separater Unterst tzungsverein barungen zur Verf gung stellt SOFTWARE GEW HRLEISTUNGSBEDINGUNGEN GEW HRLEISTUNGSFRIST Der Hersteller gew hrleistet f r einen Zeitraum von 6 Monaten ab Kauf dass die Soft ware ihre Programmfunktionen erf llt sofern alle Dateien ordnungsgem installiert wurden Dennoch ist nach ActFax Benutzerhandbuch 3 dem jetzigen Stand der Technik der v llige Ausschluss von Fehlern in der Software nicht m glich Falls die Soft ware innerhalb der Gew hrleistungsfrist ihre Programmfunktionen nicht erf llt kann der Kunde Ersatz oder Re paratur fordern Kann der Hersteller innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Ersatzlieferung leisten kann der Kunde gegen R ckgabe der Software und aller eventuell angefertigter Kopien kostenfrei vom Vertrag zur ck treten DATENTR GER Der Hersteller gew hrleistet f r einen Zeitraum von 6 Monaten ab Kauf dass eventuell mitge lieferte auswechselbare Datentr ger frei von Material und Fabrikationsfehlern sind Sollten innerhalb des Ge w h
58. besteht die M glichkeit empfangene Faxnachrichten automa tisch auszudrucken Hierbei kann pro Benutzer ein unterschiedlicher Drucker konfiguriert werden sodass das betreffende Fax direkt am Arbeitsplatz des Empf ngers gedruckt wird ActiveFax bietet zus tzlich die M glichkeit Faxnachrichten in komprimierter Form auszudru cken Bei dieser Druckvariante werden mehrere Seiten einer Faxnachricht auf einem Blatt Pa pier gedruckt Weiters besteht die M glichkeit die Faxnachrichten automatisch per E Mail an eine oder mehrere E Mail Adressen weiterzuleiten oder in ein vordefiniertes Verzeichnis zu exportieren Bei der Weiterleitung von Faxnachrichten an mehrere E Mail Adressen werden die einzelnen E Mail Adressen mit einem Strichpunkt getrennt 1 5 4 Faxabruf Fax On Demand Im Lieferumfang von ActiveFax ist ein so genannter Faxabruf Server auch Fax On Demand Server genannt enthalten Unter Faxabruf versteht man das Bereitstellen von Dokumenten f r den Abruf durch andere Faxger te Auf diese Weise k nnen beliebige Dokumente z B Preislisten Technische Datenbl tter usw f r den Abruf zur Verf gung gestellt werden Ein Faxabruf Dokument kann hierbei entweder einem bestimmten Modem oder bei der Verwen dung eines ISDN Adapters einer bestimmten Durchwahl zugeordnet werden Die Erstellung von Faxabruf Dokumenten erfolgt in der gleichen Art und Weise wie die Erstellung einer nor malen Faxnachricht ActFax Benutzerhandbuch 14 u Neben der
59. bigen Stelle in einem Fax Doku ment einzuf gen Auf diese Weise lassen sich beispielsweise variable Logos und automatische Unterschriften sehr flexibel und auf einfache Weise realisieren Das Einbinden von Grafiken eignet sich vor allem f r Faxnachrichten die von einem UNIX oder Linux Rechner erstellt wur den hnlich wie ein Datenfeld kann eine Grafikdatei nach folgender Syntax in ein Dokument ein gebunden werden Syntax FOOO Dateil X lt pos gt Y lt pos gt Breite mm H he mm Beispiel F000 Unterschrift bmp 50 Die Parameter X lt pos gt und Y lt pos gt sowie Breite mm und H he mm sind optional Werden diese beiden Parameter oder einer davon nicht verwendet wird die Gr e der Datei auto matisch berechnet Als Berechnungsbasis geht ActiveFax dabei von einer Aufl sung von 300 dpi aus Bei der Verwendung der Parameter X lt pos gt bzw Y lt pos gt kann die genau Position der Grafik in mm gemessen von der linken oberen Ecke bestimmt werden z B X100 Y70 Als Grafikdateien d rfen ausschlie lich unkomprimierte Grafiken vom Typ Windows Bitmap bmp verwendet werden Idealerweise sollte die bmp Datei im Monochromformat 1 bit Farbtiefe vorliegen Sollte der Dateiname keine Pfadangaben enthalten wird die Datei im Installationsverzeichnis des Fax Servers gesucht 5 5 1 Beispiel 1 Grafik in der Standardaufl sung 300 dpi einf gen Mit freundlichen Gr en FO0OO michael bmp 5 5 2 Beispiel 2 Grafik au
60. bteilung sehen darf die Mitarbeiter der Abteilung selbst jedoch nicht die Faxnach richten des Abteilungsleiters sehen d rfen 4 1 9 Benutzeranmeldung Standardm ig werden f r die Benutzeranmeldung die in der Benutzerverwaltung gespei cherte Benutzernamen und Kennw rter verwendet Hierbei ist es m glich dass sich jeder Be nutzer von einem beliebigen Arbeitsplatz im Netzwerk mit einem individuellen Benutzerkonto anmeldet Als Alternative hierzu w re es m glich dass Login von der Windows Anmeldung automatisch auch f r die Anmeldung der Benutzer zu verwenden Die Anmeldung ber den Windows Benutzernamen kann ber das Men Extras Benutzerverwaltung Optionen Be nutzeranmeldung eingestellt werden Client Anmeldung Normale Benutzeranmeldung Benutzer aus Windows Anmeldung bernehmen Manuellen Benutzerwechsel zulassen Anmeldung als Benutzer Administrator zulassen _ Anmeldung unbekannter Benutzer zulassen Administrator ActFax Benutzerhandbuch 65 A Bitte beachten Sie dass auch bei einer Benutzer Anmeldung ber die Windows Anmeldung die Benutzer in der Benutzerverwaltung von ActiveFax angelegt werden m ssen Dies ist er forderlich um die individuellen Einstellungen f r jeden Benutzer z B Benachrichtigungen konfigurieren zu k nnen Y Bei der Verwendung der Windows Anmeldung f r die Benutzeranmeldung kann das Kenn wort Feld in der Benutzerverwaltung leer bleiben da die Kennwortpr fung bereits b
61. ch im Kapitel Datenfelder sowie in der integrier ten Online Hilfe von ActiveFax gefunden werden ActFax Benutzerhandbuch 32 3 4 Eine Faxnummer korrekt eingeben ActiveFax ist bei der Eingabe von Faxnummern sehr tolerant Faxnummern d rfen in ActiveFax zur optischen Trennung beliebige Sonderzeichen Leerzeichen Schr gstriche usw enthalten da diese beim W hlen automatisch entfernt werden Generell k nnen Faxnummern sowohl im internationalen Format als auch im nationalen Format eingegeben werden Anhand der f r Ihren Standort g ltigen Landesvorwahl und Ortsvorwahl optimiert der Fax Server beim W hlen automatisch die zu w hlende Faxnummer Es spielt daher keine Rolle ob Sie bei Fax nummern im eigenen Ortsnetz die komplette Nummer mit Landes und Ortsvorwahl oder nur die Rufnummer selbst eingeben Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gew hrleisten wird empfohlen die Faxnummern immer im gleichen Format einzugeben Bitte beachten Sie dass ActiveFax auch die Verwendung von internen Faxnummern unter st tzt Bei internen Faxnummern wird keine Amtsholung durchgef hrt Standardm ig wer den interne Faxnummern durch ein X am Beginn der Nummer gekennzeichnet ber die Modemkonfiguration kann die Kennzeichnung f r interne Rufnummern individuell ge ndert werden kann 3 4 1 Beispiele f r g ltige Faxnummern Eigene Landesvorwahl 0049 Eigene Ortsvorwahl 089 Sr O OTA 04010203040 E 0105 5 3 EU 3 2 E oodo 1787
62. e Wahlwiederholung kann die Wartepause pro Fehlversuch individuell eingestellt werden Wie k nnen Faxnachrichten archiviert werden ActFax Benutzerhandbuch 114 Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Faxnachrichten werden in ActiveFax automatisch archiviert ber den Men punkt Extras Optionen kann die automatische Archivierung konfiguriert wer den Bei Bedarf k nnen einzelne Faxnachrichten auch manuell archiviert wer den Wie k nnen empfangene Faxnachrichten oder ein Sendebericht automatisch ausgedruckt werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Drucken kann der automatische Druck bzw der Sendebericht von Faxnachrichten konfiguriert werden Ein benutzerabh ngiger Druck l sst sich ber die Benutzerverwaltung realisieren Wie kann das Sende Empfangsprotokoll automatisch ausgedruckt werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Drucken kann der automatische Druck des Sende Empfangsprotokolls konfiguriert werden Wie kann das Aussehen der Fax Titelzeile ge ndert werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Fax Titelleiste l sst sich das Aussehen der Titelzeile anpassen Wie kann ich ein Benachrichtigungsfenster bei Eintreffen von neuen Faxnach richten anzeigen lassen ber den Men punkt Extras Option
63. eFax zum Einblenden von fixen Texten und Grafiken z B Firmenlo gos in eine Faxnachricht verwendet PC Abk rzung f r Personal Computer Allgemeine Bezeichnung f r Computer die mit dem IBM Per sonal Computern kompatibel sind Polling Als Polling bezeichnet man das Empfangen eines Dokumentes von einem Faxabruf Server Prozessor Als Prozessor wird das Gehirn eines Computers bezeichnet Alle wesentlichen Rechenope rationen werden vom Prozessor eines Computers gesteuert Queue Als Queue wird eine Druckerbezeichnung beim LPD Protokoll bezeichnet Jeder Drucker erh lt hierbei seinen eigenen eindeutigen Queue Namen RAM Abk rzung f r Random Access Memory Als RAM bezeichnet man den Arbeitsspeicher eines Computers Der Inhalt des RAM geht nach dem Abschalten des Computers verloren und wird daher nur zur kurzfristigen Speicherung verwendet ActFax Benutzerhandbuch 110 Serielle Schnittstelle Kommunikationsweg ber den die Daten bitweise nacheinander bertragen werden F r die serielle Daten bertragung wird jeweils nur eine Datenleitung zum Senden und Emp fangen ben tigt Server Als Server bezeichnet man Programme die Daten f r andere Anwendungen den so genann ten Clients zur Verf gung stellen Service Als Service wird unter Windows eine Applikation bezeichnet die bereits beim Starten des Computers ausgef hrt wird Der Vorteil eines Service liegt darin dass die Anwendung auch ohne An meldung eines
64. echner zu installieren Um eine h chstm gliche Verf gbarkeit des Fax Servers zu gew hrleisten wird empfohlen den Fax Dienst automatisch beim Hochstarten des Systems auszuf hren _ Fax Client beim Booten automatisch starten v Terminal Server Erweiterungen installieren can Areden 19 w 8 Schalten Sie alle angeschlossenen Mo d ems ein un d starten S Ie d en F ax S erver Das 5 ystem wird nun nach ver f gbaren Modems durchsucht ActiveFax durchsucht nun das System e n Sollte der Computer nach der Modemerkennung nicht mehr nac h Ve rf g b aren F axmo d ems F ax ka rten reagieren kann es erforderlich sein den Computer neu zu starten und ISDN Adaptern und konfiguriert diese COMQ1 wird nun nach einem Faxmodem durchsucht 9 Geben Sie den Absendernamen Firmen namen und die Absender Faxnummer sowie die f r Ihren Standort g ltige Vor wahl ein Diese Daten werden f r die Kopfleiste der Faxnachrichten ben tigt Sollten Sie planen auch E Mail zu verwen rn den tragen Sie auch Ihre eigene E Mail En e Adresse ein Stellen Sie weiters ein ob Enstelungen bzw welche Amtskennzahl zum W hlen u e a a Eigene Ortsvorwahl 030 erforderlich ist Speziell beim Betrieb an einer Telefonanlage ist blicherweise eine Folgende Modemtypen wurden automatisch erkannt Amtskennzahl zu verwenden Dl son Adapter ISDN X Allgemeines Klasse 1 Modem COMO3 Eigene E Mail office maxmueller de
65. ei jedoch 1 4 1 Hardwareanforderung Fax Server Prozessor CPU Intel Pentium 300 MHz Intel i3 1 GHz Festplattenspeicher 100 MB 1000 MB Betriebssystem Windows XP SP3 Windows 2003 2008 7 2012 8 10 32 bit oder 64 bit 1 4 2 Hardwareanforderung Fax Client Prozessor CPU Intel Pentium 200 MHz Intel i3 1 GHz Festplattenspeicher 20 MB 100 MB Betriebssystem Windows XP SP3 Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 32 bit oder 64 bit 1 5 Konzeption Dem Grundgedanken von ActiveFax einer weitestgehenden Automatisierung aller Vorg nge wird konsequent Rechnung getragen Dies beginnt bereits bei der Installation der Software Freinach dem Motto Auspacken und loslegen wird die angeschlossene Hardware automa tisch erkannt und konfiguriert Im laufenden Betrieb reduziert sich der administrative Auf wand daher gegen Null Um eine gr tm gliche Flexibilit t zu gew hrleisten k nnen alle Be reiche der Software bei Bedarf mittels bersichtlicher Men s individuell konfiguriert und an die jeweiligen Bed rfnisse angepasst werden Das Kernst ck von ActiveFax der Fax Server ist f r die Speicherung der Faxdaten und s mtli che Kommunikationsaufgaben sei es nach au en ber Modems oder nach innen ber das Netzwerk zust ndig F r die netzwerkweite Verwaltung der einzelnen Faxnachrichten wird der Fax Client verwendet Im Wesentlichen lassen sich die von ActiveFax bereitgestellten Dienste i
66. ei der Anmeldung an Windows erfolgt ist und ActiveFax daher keine berpr fung des Kennworts durchf hren muss 4 1 10 Benutzerzuordnung f r Faxempfang Die Zuordnung von Benutzernamen zu empfangenen Faxnachrichten kann in ActiveFax auf mehrere Arten durchgef hrt werden Abh ngig von der technischen Ausstattung des Modems oder ISDN Adapters stehen allerdings nicht immer alle Methoden der Benutzerzuordnung zur Verf gung Die Anwendung der einzelnen Verfahren wird von ActiveFax in der hier genannten Reihenfolge gepr ft 4 1 10 1 Zuordnung ber Durchwahl MSN DDI DID DTMF Diese Methode der Benutzerzuordnung ist die zuverl ssigste da hier jedem Benutzer eine ei gene eindeutige Durchwahlnummer zugeordnet wird Aus technischen Gr nden steht das Durchwahlverfahren allerdings nur bei der Verwendung eines ISDN Adapters oder durchwahl f higer Modems und Faxkarten zur Verf gung F r normale Faxmodems ist keine Durch wahlinformation verf gbar Um die Durchwahlfunktionalit t des ISDN Adapters nutzen zu k nnen muss f r den ISDN Anschluss au erdem einer der Dienste MSN Multiple Subscriber Number oder DDI Direct Dial In aktiviert sein Die Aktivierung dieser Dienste wird blicher weise direkt vom Netzbetreiber durchgef hrt Die Durchwahl des Benutzers wird direkt in der Benutzerverwaltung eingetragen Geben Sie im Feld Faxdurchwahl MSN die entsprechende Nummer ein Bitte beachten Sie dass in die sem Feld nur die Durchwahl n
67. eikarte Drucken k nnen die Einstellungen f r den auto matischen Druck konfiguriert werden z Sie k nnen Faxnachrichten und das Sende Empfangsprotokoll automatisch k ausdrucken lassen Legen Sie hier die Einstellungen f r den automatischen Druck dieser Daten fest _ Faxnachrichten nach dem Versand automatisch ausdrucken Bericht drucken Drucker Komprimierung _ Faxnachrichten nach dem Empfang automatisch ausdrucke Bericht drucken Drucker Komprimierung Anzahl der Seiten auf dem Sendebericht 2 seiten Alle Seiten drucken Sende Empfangsprotokoll jeden Werktag Montag bis Freitag umi 18 00 H Uhr automatisch ausdrucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet 23 auf T5004 4 3 1 3 Sendebericht drucken Zus tzlich zum Druck des Sende Empfangsprotokoll besteht auch die M glichkeit zum auto matischen Druck eines Sendeberichts Hierbei wird pro Faxnachricht ein eigener Bericht aus gedruckt Die Konfiguration des Sendeberichts erfolgt ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Drucken bzw ber die Benutzerverwaltung ActFax Benutzerhandbuch 73 4 3 2 Protokoll exportieren Die Daten des Sende Empfangsprotokolls k nnen auf mehrere Arten exportiert werden Je nach Anforderung verwenden Sie eine der folgenden Methoden E E E 4 3 3 Protokoll archivieren Verwenden Sie die Schaltfl che Exportieren um die aktuellen Eintr ge des Protokolls in eine ASCII Datei zu expo
68. eit Kombination einen neuen Eintrag Geben Sie die Vor wahlnummer den Wochentag die Uhrzeit und die Netzzugangsnummer ein Best tigen Sie die Eingabe mit OK U DUO Modemliste Least Cost Routing Blacklist Zugangsnummern Abh ngig von der Telefonvorwahl kann f r den Verbindungsaufbau der jeweils g nstigste Netzanbieter ermittelt werden Tragen Sie zuerst die gew nschte VYorwahlnummer und danach die entsprechende Netz Zugangsnummer ein Netz Zugang Von Wochentag Bis Wochentag Von Uhrzeit Bis Uhrzeit Anf ge 7080 Montag Freitag 06 00 17 59 Mein 1020 Montag Sonntag 00 00 23 59 Mein 1020 Montag Sonntag 00 00 23 59 Nein Bearbeiten L schen u Bitte beachten Sie dass bei der Eingabe der Vorwahlnummern nicht die komplette Vorwahl nummer eingegeben werden muss Die Eingabe 08 deckt beispielsweise alle Nummern die mit 08 beginnen ab z B 089 08771 ActFax Benutzerhandbuch 71 4 5 Modem amp ISDN ActiveFax unterst tzt Faxmodems aller derzeit standardisierten Modemklassen sowie aktive und passive ISDN Adapter die dem CAPI 2 0 Standard entsprechen und Brooktrout und Dialo gic Faxkarten Die folgende Tabelle zeigt eine bersicht der Modemklassen und der korres pondierenden Standards Fax Class 1 1 0 TIA EIA 578 Wird von nahezu allen Modemherstellern unterst tzt Fax Class 2 0 TIA EIA 592 Wird vor allem von modernen Modems unterst tzt BFAX Brooktrout Fax and Voice API Dieser Standard u
69. eld beginnt mit der fix definierten Zeichenfolge F Danach folgt die dreistellige Feldnummer nnn Nach der Feldnummer folgt durch ein optionales Leerzeichen getrennt der Inhalt des Datenfeldes xxxxxx Das Ende des Datenfeldes wird mit der fix definierten Endekennung gekennzeichnet Der Zeichensatz eines Datenfeldes h ngt vom Zeichensatz der Faxnachricht ab und wird von ActiveFax automatisch angepasst 5 2 1 Maskieren von Datenfeldern Sollte der Inhalt eines Datenfeldes selbst das Zeichen enthalten muss das Zeichen mit einem Backslash Zeichen maskiert werden Andernfalls w rde das Zeichen als En dekennung des Datenfeldes interpretiert werden und der Inhalt w re unvollst ndig Die E Mail Datenfelder F111 F212 sowie F607 stellen hiervon eine Ausnahme dar Das Zei chen in der E Mail Adresse muss in diesem Fall nicht zwingend maskiert werden da es von ActiveFax automatisch erkannt wird Beispiel F212 michael mueller gmail com Bitte beachten Sie dass nur das Zeichen einer Maskierung bedarf Alle anderen Zeichen auch das Backslash Zeichen selbst m ssen nicht maskiert werden und k nnen ganz normal in einem Datenfeld verwendet werden 5 3 bersicht der Datenfelder Da ActiveFax insgesamt ber f nfzig verschiedene Datenfelder verwaltet wurden diese der bersichtlichkeit wegen in drei verschiedene Gruppen unterteilt Im Wesentlichen lassen sich ActFax Benutzerhandbuch 94 die Daten in
70. elder in der Faxliste k nnen individuell angepa t werden W hlen Sie hier jene Felder aus die in der Faxliste enthalten sein sollen Au erdem kann die Position eines Feldes innerhalb der Faxliste bestimmt werden In Faxliste enthalten Nicht in Faxliste enthalten Pos Feldname Feldname 1 EL Datum EL Seiten ohne Deckblatt gt 7 zeit EL Name 1 Absender 3 E Status Vorher einf gen EL Name 2 Absender 4 EL Seiten EL Name 3 Absender 5 M Priorit t Nachher einf gen ET Name 4 Absender 5 E Gegenstelle gt Entfernen EL Name 5 Absender 7 EL Betreff EC Abteilung Absender 8 EL Benutzer Verteiler Absender 9 E Sendedatum EL Telefon 1 Absender u Bitte beachten Sie dass diese Einstellungen f r jeden Fax Client und auch f r den Fax Server individuell konfiguriert werden k nnen 3 6 2 Farben anpassen In ActiveFax ist jedem Status eine unterschiedliche Farbe zugeordnet um den aktuellen Status der einzelnen Faxnachrichten sofort erkennen zu k nnen Die Farbzuordnung kann ber das Men Faxliste Eigenschaften Faxliste individuell angepasst werden ActFax Benutzerhandbuch 35 Farbauswahl Den einzelnen Eintr gen in der Faxliste k nnen abh ngig vom Status einer O Faxnachricht unterschiedliche Farben zugeordnet werden Dadurch ist auf einen Blick der aktuelle Status einer Faxnachricht ersichtlich Farbige Darstellung der Faxlistenfelder aktivieren Ausgehende Faxnachrichten Q
71. ellungen Modemklasse ISDN w Automatische Erkennung Wahlparameter Standard CSID Absender ID Wahlwerfahren Vor dem W hlen auf Freizeichen warten MFV Tonwahl IWW Pulswahl Amtskennzahl zum W hlen verwenden gt i 2 a i Amtckennzahl 0 Standard Benutzer f r Faxempfang AJD ISDN Wahlvorgang nach sp testens Eee bi Erweitert ak 180 Sekunden abbrechen Eingehende Anrufe nach 1 Rufzeichen beantworten Kommentar A Bei lteren Telefonanschl ssen sowie bei manchen lteren Telefonanlagen kann die Verwen dung des Pulswahlverfahrens erforderlich sein Bitte achten Sie darauf dass in diesem Fall die entsprechende Auswahl in der Modemkonfiguration korrekt eingestellt wird da anderenfalls der Versand von Faxnachrichten nicht m glich ist Bitte achten Sie darauf dass Sie bei der Verwendung eines ISDN Adapters eine MSN Durch wahl entweder in der Modemkonfiguration oder in der Benutzerverwaltung bei zumindest einem Benutzer eintragen Wird ein ISDN Adapter ohne MSN konfiguriert werden alle Anrufe auch Global Calls entgegengenommen u ber die Karteikarte Least Cost Routing besteht die M glichkeit in Abh ngigkeit der Vorwahl einer Faxnummer und der aktuellen Uhrzeit automatisch den g nstigsten Netzanbieter zu ermitteln N here Informationen zum Thema Least Cost Routing k nnen in diesem Hand buch im Kapitel Kostenoptimierung gefunden werden u Bei ISDN stehen blicherweise mehrere Leitu
72. en Versand oder den Empfang von Faxen zu benachrichtigen Bei Ausgangsfaxen wird die Benachrichti gung f r fehlgeschlagene bertragungen nach dem letzten erfolglosen Sendeversuch wenn der Status der Faxnachricht auf Unzustellbar wechselt gesendet Zus tzlich zur Benachrich tigung besteht auch die M glichkeit die urspr ngliche Faxnachricht als Dateianhang an die E Mail anzuf gen Bei der Benachrichtigung von empfangenen Faxen besteht au erdem die M glichkeit das Fax automatisch als gelesen zu kennzeichnen Benachrichtigung Fawmeitereitung Archiv E Mail Benutzer nach dem Versand einer Faxnachricht benachrichtigen E Mail Adresse m maier maxmustermann de Benutzer beim Empfang einer neuen Faxnachricht benachrichtigen E Mail Adresse m maier maxmustermann de Urspr ngliche Faxnachricht als Dateianhang anf gen Faxnachricht automatisch als gelesen kennzeichnen ActFax Benutzerhandbuch 62 u Eine Benachrichtigung an mehr als eine E Mail Adresse kann durchgef hrt werden wenn die einzelnen E Mail Adressen mit einem Strichpunkt getrennt werden z B maill domain com mail2 domain com mail3 domain com A Sollten f r das E Mail Konto des Benutzers separate Einstellungen f r die Anmeldung am Mail Server erforderlich sein kann dies ber die Schaltfl che Authentifizierung eingestellt wer den w Sollen Benachrichtigungen f r Ausgangsfaxe nur f r fehlgeschlagene Fax bertragungen ge sendet w
73. en Zugriff auf den Fax Server nur f r Benutzer mit Administrator Be rechtigung und den Client Zugang nur f r angelegte Benutzer zu erlauben Dadurch wird ge w hrleistet dass der Zugriff auf die Faxdaten ohne die Kenntnis des entsprechenden Kenn worts unm glich ist ActFax Benutzerhandbuch 45 3 11 Faxnummern sperren Blacklist Um zu verhindern dass ActiveFax Faxnachrichten von bestimmten Gegenstellen entgegen nimmt oder dass Faxnachrichten an bestimmte Faxnummern gesendet werden besteht ber das Men Kommunikation Modem Blacklist die M glichkeit eine Blacklist zu erstellen In der Blacklist werden alle Faxnummern hinterlegt die vom Fax Server blockiert werden sollen Modemliste Least Cost Routing Blacklist Blockierte Faxnummern von bestimmten Faxnummern nicht zu empfangen z B Spam axe Eine Liste dieser Manchmal ist es gew nscht Faxe an bestimmte Faxnummern nicht zu senden oder Faxe E blockierten Faxnummern Blacklist kann hier definiert werden Blacklist verwenden Faxversand Kommentar Ja eir Faxversand nach Italien blockieren E 49 89 123 4567 Nein f M ller GmbH 030 100 4050 Mein J Spam ax Versender Bearbeiten L schen Optionen Abbrechen 3 11 1 Faxversand blockieren Soll der Faxversand an bestimmte Faxnummern automatisch durch den Fax Server blockiert werden muss die Option f r den Faxversand beim Erstellen des Eintrages in der Blacklist ak tiviert werden Wird ein Ausgangsf
74. en f r die jeweilige Tageszeit bzw die ein zelnen Wochentage ein Best tigen Sie die Eingabe mit OK 0D O OD O Bitte beachten Sie dass die Kostenoptimierung prim r ber die Priorit t einer Faxnachricht gesteuert wird Es ist daher erforderlich dass weniger wichtige Faxnachrichten auch tats ch lich mit einer geringeren Priorit t versendet werden Neben der M glichkeit der automati schen Sendeverz gerung kann der Sendetermin f r jede Faxnachricht selbstverst ndlich auch individuell festgelegt werden So w re es beispielsweise denkbar dass eine umfangreiche ActFax Benutzerhandbuch 75 Massensendung erst zu einer bestimmten Uhrzeit in der Nacht oder am Wochenende versen det wird Pr Legen Sie hier die Telefonkosten f r die einzelnen Wochentage und Uhrzeiten fest Aufgrund dieser Daten und der Priorit t einer Faxnachricht wird dann der g nstigste Sendezeitpunkt ermittelt Montag bis Donnerstag _ Eigener Tarif f r jeden Tag der Woche neka Eigener Tarif am Freitag Samstag und Sonntag Tarife amp o Sehr teur I DD RR DR DR RR RR RR DR RR I Teur I I RR DR DR RR RR RR RR RR RK Normal ME 1 ONE s nstig I J BAA Sehr g nstig A S A 244er 0123456 E8E90 1 12 13 14 15 16 17 18 19 20 71 22 233 4 4 2 Zeitlimitierung Um zu vermeiden dass Faxnachrichten zu bestimmten Tageszeiten oder an bestimmten Wo chentagen versendet werden besteht die M glichkeit ein Zeitfenster f r jede Priorit
75. en und der geographischen Lage der einzelnen Empf nger werden durch den Versand von Faxnachrichten mitunter erhebliche Kosten verursacht Der zeitver setzte Versand er ffnet hier gro es Potential zur Kostensenkung Hierbei wird in Abh ngigkeit von der Priorit t einer Faxnachricht und dem Tarifmodell des Telefonanbieters automatisch der g nstigste Sendetermin berechnet Kostensptimierung Tarife Zeitlimitierung Feiertage Allgemein Durch automatisches zeitversetztes Senden von Faxnachrichten k nnen g erhebliche Kosten eingespart werden Legen Sie hier fest wie gro die maximale Sendeverz gerung sein darf um den optimalen Zeitpunkt zu finden Maximale Sendeverz gerung MH Maximale Verz gerung f r Priorit t H chste Stunden Minuten m Maximale Verz gerung f r Priorit t Hoch g Stunden Minuten Hl Maximale Verz gerung f r Priorit t Wormal 1 Stunden Minuten LTE JENE HE 4 JERE a LTE JERE HE JERE 1E JERE a IN Maximale Verz gerung f r Priorit t Niedrig 12 Stunden Minuten en Um die automatische Kostenoptimierung zu aktivieren gehen Sie nach folgendem Schema vor W hlen Sie den Men punkt Extras Kostenoptimierung oder verwenden Sie die entspre chende Schaltfl che in der Symbolleiste Aktivieren Sie die Automatische Kostenoptimierung Passen Sie die maximalen Verz gerungszeiten f r die einzelnen Priorit ten an Ihre Erfor dernisse an Tragen Sie ber der Karteikarte Tarife die Kost
76. en und die Karteikarte Allgemein kann die Benachrichtigung beim Eintreffen von neuen Faxnachrichten aktiviert werden Wie kann der beste Sendezeitpunkt einer Faxnachricht automatisch berechnet werden ber den Men punkt Extras Kostenoptimierung kann die automatische Opti mierung des Sendezeitpunkts konfiguriert werden Wo kann der Absender f r neue Faxnachrichten eingegeben werden ber den Men punkt Extras Voreinstellungen kann der Standardabsender f r neue Faxnachrichten eingestellt werden Benutzerabh ngige Absenderdaten k nnen ber die Benutzerverwaltung eingegeben werden Wie k nnen die Faxnachrichten vor unbefugtem Zugriff gesch tzt werden ber den Men punkt Extras Sicherheitseinstellungen kann der Zugriff auf die Faxdaten gesch tzt werden Wie kann ich pers nliche Faxnachrichten die nur f r mich selbst sichtbar sein sollen erstellen Im Fax Dialog kann ber die Karteikarte Weitere Einstellungen die Option Pri vate Faxnachricht verwendet werden ActFax Benutzerhandbuch 115 7 4 Probleml sungen Bitte beachten Sie dass weitere Probleml sungen auch ber die Knowledge Base der offiziel len Webseite von ActiveFax auf www actfax com ge kbase html abrufbar sind Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem Das Modem w hlt es kommt aber keine Verbindung mit der Gegenstelle zu stande berpr fen Sie ob das Mode
77. en zu senden ist LPD LPR sicher die am besten geeig netste Methode Sollte aus irgendeinem Grund dieses Protokoll nicht verwendet werden k n nen unterst tzt ActiveFax zahlreiche Alternativen zum LPD LPR Protokoll die im Folgenden kurz beschrieben werden 3 3 3 1 FTP TFTP und RAW Sockets ber das TCP IP Netzwerk k nnen Faxnachrichten ber FTP bzw TFTP und ber so genannte RAW Sockets gesendet werden Beim FTP bzw TFTP Protokoll wird die Faxdatei einfach an den entsprechenden Server von ActiveFax bertragen Der Vorgang ist dabei exakt der gleiche wie beim Kopieren einer Datei Weitere Informationen bez glich FTP und TFTP finden Sie in der Online Hilfe von ActiveFax und in der Dokumentation des Betriebssystems Bei der Ver wendung von RAW Sockets wird mittels TCP IP ber einen zuvor definierten Port eine direkte Verbindung zum Fax Server aufgebaut Die Faxdaten werden hierbei direkt also ohne speziel les Protokoll an den Fax Server gesendet Das Ende einer Faxnachricht wird durch das Schlie en der Verbindung signalisiert 3 3 3 2 Serielle Verbindung RS 232 Sollte keine Netzwerkverbindung zur Verf gung stehen kann der Datenaustausch mit Ac tiveFax auch ber die Serielle Schnittstelle erfolgen Hierbei werden der UNIX Rechner und der Rechner auf dem ActiveFax installiert ist ber ein serielles Kabel verbunden Unter UNIX muss bei dieser Methode lediglich ein Drucker f r die serielle Schnittstelle konfiguriert wer den
78. end wie der Dateiname der bmp Datei ist z B logo bmp und logo jpg wird die jpg Datei beim Einf gen der Grafik automatisch bernommen F r eine optimale Qualit t sollten nur jpg Dateien im Format RGB 24 bit ohne Alpha Kanal mit einer Aufl sung von 200 dpi oder besser verwendet werden Die Breite und H he der jpg Datei sollte dabei gleich sein wie die Breite und H he der bmp Datei ActFax Benutzerhandbuch 56 52 mm 57 mm Format t Originalgr e beibehalten Der 300 LP A E TFAX j Verzerrung unterdr cken _ Grafik transparent anzeigen 1008 x 154 Pixel 8 bit 6 Dat f r PDF Format verenden logo_actfax jpg 1008 x 164 Pixel RGB 24 bit ActFax Benutzerhandbuch 57 4 Einstellungen 4 1 Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung dient der Zuordnung einzelner Faxnachrichten zu einem Benutzer sowie zur gezielten Vergabe von Berechtigungen Mehrere Benutzer k nnen dabei zu einer Benutzergruppe zusammengefasst werden wobei ein Benutzer durchaus auch Mitglied meh rerer Gruppen sein darf ActiveFax verwaltet zwei vordefinierte Benutzer Administrator und Unbekannt welche nicht gel scht werden k nnen Benutzer Gruppen Benutzerliste Benutzername Vollst ndiger Name Allas Namen Urlaubswertretung Durchwahl Koastenstelle Automatische Faxweiterleitung Kommentar amp Administrator ActiveFax Administrator root system 120 IT amp Michael Michael Maier mike m maier I B ro M nchen
79. endet Unicode aus schlie lich auf Systemebene UNIX Ein von AT amp T entwickeltes Betriebssystem UNIX wird vor allem bei Mehrplatzsystemen einge setzt Mittlerweile existieren zahlreiche Unterarten von UNIX wobei LINUX hier in letzter Zeit sicherlich stark an Einfluss gewonnen hat Weitere stark verbreitete UNIX Varianten sind HP UX AIX und SCO UNIX VolP Abk rzung f r Voice over IP Dieser Standard wird f r Telefonverbindungen ber IP Netzwerke verwendet Web Browser Software die Webseiten auf einem lokalen Computer darstellt z B Netscape Internet Explorer Windows Als Windows wird das Betriebssystem von Microsoft bezeichnet World Wide Web Auch das Web genannt Der Teil des globalen Internet bei dem Seiten und Res sourcen ber Hypertext Links miteinander verkn pft werden so dass von einer beliebigen Seite aus jede andere Seite erreicht werden kann Web Browser erm glichen die Navigation im Web ActFax Benutzerhandbuch 111 WWW Abk rzung f r World Wide Web WYSIWYG Abk rzung f r What you see is what you get Ein Verfahren zum Anzeigen von Dokumen ten und Grafiken in derselben Form in der sie auch auf einem Drucker ausgegeben werden XON XOFF Software Verfahren f r die Flusskontrolle bei der bertragung von Daten ber die Serielle Schnittstelle Hierbei werden die ASCII Codes 17 und 19 zur Steuerung des Datenflusses verwendet ActFax Benutzerhandbuch 1 12 7 2 Taste
80. er Druck ActFax Benutzerhandbuch 42 Aktivieren Sie die Benutzerdefinierten Einstellungen und geben den gew nschten Drucker an Stellen Sie optional die Komprimierung f r den Ausdruck ein um Papier zu sparen Aktivieren Sie optional die Auswahl Bericht drucken um einen Sendebericht anstelle der kompletten Faxnachricht auszudrucken Best tigen Sie die Eingabe mit OK E E J E Allgemein Alias Namen Voreinstellungen Drucken Benachrichtigung Faxweiterleitung Archiv Standardeinstellungen f r Automatischen Druck verwenden 8 Benutzerdefinierte Einstellungen f r Automatischen Druck verwenden Automatischer Faxdruck Faxnachrichten nach dem Versand automatisch ausdrucken Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet auf T5004 w Komprimierung Faxnachrichten nach dem Empfang automatisch ausdrucken _ Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet 2 auf T5004 w u Bitte beachten Sie dass die Zuordnung von Benutzern zu empfangenen Faxnachrichten in Ac tiveFax auf mehrere Arten durchgef hrt werden kann Weitere Informationen zu diesem Thema k nnen in diesem Handbuch im Kapitel Benutzerverwaltung nachgelesen werden ActFax Benutzerhandbuch 43 3 10 Die Daten vor unbefugtem Zugriff sch tzen Faxnachrichten enthalten mitunter sensible Daten die nicht von jedem gelesen werden soll ten ActiveFax bietet zahlreiche Einstellungsm glichkeiten um den Zugriff auf die Faxnach ric
81. er bzw durch Rechtsklick auf das Archiv Symbol im Faxauswahlfenster erstellen Selbst erstellt Archivordner k nnen in Form eine Baumstruktur mit Unterordnern erstellt werden Die Tiefe der Unterordner ist hierbei nicht limitiert Bitte beachten Sie dass die Berechtigung zum Erstellen bzw ndern eigener Archivordner pro Benutzer individuell eingestellt werden kann ActFax Benutzerhandbuch 51 3 14 Mehrere Fax Server verwenden Wenn im Netzwerk mehr als ein Fax Server installiert ist z B ein eigener Fax Server pro Nie derlassung w re es m glich auf den Arbeitspl tzen der Benutzer mehrere ActiveFax Drucker anzulegen bzw mehrere Fax Client Symbole am Desktop zu erstellen um sich direkt mit ei nem bestimmten Fax Server zu verbinden Die Adresse am Fax Client muss in diesem Fall dann nicht mehr manuell ge ndert werden wenn zu einem anderen Fax Server gewechselt werden soll 3 14 1 Fax Clients einrichten Werden mehrere Fax Server verwenden besteht die M glichkeit f r jeden Fax Server auch ein eigenes Symbol f r den Fax Client am Windows Desktop einzurichten Das Symbol sollte hierbei den Namen bzw Standort des Fax Servers enthalten z B ActiveFax Client M nchen ber das Standort Feld in den Eigenschaften des Fax Client Symbol kann mit dem Parameter Server IP Adresse die Adresse des Fax Servers festgelegt werden Wird beim Starten des Fax Clients der Parameter Server IP Adresse verwendet ist es m glich den Fax Client
82. erden Zus tzlich besteht auch die M glichkeit die aktuellste ActiveFax Version direkt von der ActiveFfax Webseite auf www actfax com ge download html aus dem Internet zu laden 6 3 Fax Client Updates Sobald ein Update auf dem Fax Server installiert wurde steht dieses Update automatisch auch f r die Fax Clients zur Verf gung Ob die Fax Clients ber neue Updates benachrichtigt werden sollen kann im Men Hilfe Nach Updates suchen eingestellt werden Die Benachrichtigung der Fax Clients ist standardm ig nicht aktiviert Eine Installation von Updates am Fax Client erfolgt immer erst nach einer Best tigung des Benutzers Ein Update am Fax Client wird also niemals automatisch ohne die Zustimmung des Benutzers installiert 6 4 Update Zeitraum Neue ActiveFax Lizenzen enthalten bereits kostenfreie Updates f r 2 Jahre Soll ein Update nach Ablauf des Update Zeitraums installiert werden ben tigen Sie ein Update Paket f r Ihre Lizenz Weiter Informationen hierzu finden Sie auf der ActiveFax Webseite www actfax com ge ber das Men Datei Seriennummer k nnen Sie abfragen bis zu welchem Zeitraum Updates bei Ihrer Lizenz enthalten sind Die Laufzeit der Lizenz wird durch den Update Zeitraum nicht eingeschr nkt Lizenzen sind generell immer ohne zeitliche Begrenzung g ltig Nach Ablauf des Update Zeitraums einer Lizenz kann die Fax Software in der dann aktuell installierten Version ohne zeitliche Einschr n kung normal weiter
83. erden kann dies mit einer entsprechenden Option im Men Extras Optionen All gemein Erweiterte Optionen Benachrichtigung eingestellt werden 4 1 6 Faxweiterleitung Die Faxweiterleitung wird benutzt um empfangene Faxnachrichten f r einen Benutzer auto matisch an ein anderes Faxger te oder eine E Mail Adresse weiterzusenden Auf diese Weise k nnen bei l ngerer Abwesenheit die Faxnachrichten automatisch an eine bestimmte Fax nummer oder E Mail Mailbox nachgesendet werden u Um eine Kosten sparende Nachsendung der Faxnachrichten zu erreichen kann die Priorit t der Faxweiterleitung auf Gering eingestellt werden Dadurch werden bei entsprechender Kon figuration der Kostenoptimierung die Faxnachrichten erst zum g nstigen Nachttarif weiterge leitet Allgemein Alias Namen Voreinstellungen Drucken Benachrichtigung Faxweiterleitung Archiv Automatische Faxweiterleitung Empfangene Faxnachrichten f r diesen Benutzer automatisch an eine andere Faxnummer weiterleiten Name B ro M nchen Faxnummer 49 89 125 4567 E Mail m maier maxmustermann de Telefonbuch Betreff Automatische Faxweiterleitung Priorit t IM Hoch ka Kommentar Empfangene Faxe automatisch nach M nchen weiteleiten ActFax Benutzerhandbuch 63 4 1 7 Archiv Export Die Archivfunktion Fax Export l sst sich in ActiveFax auch benutzerbezogen konfigurieren Auf diese Weise kann der Export von Faxnachrichten f r jeden Benutzer in e
84. ert werden A Manche Datenbankhersteller setzen den ODBC Standard in den Treibern fehlerhaft oder nur eingeschr nkt um wodurch es zu Problemen beim Datenaustausch mit der Datenbank kom men kann Versuchen Sie in diesem Fall eine aktuellere Version des ODBC Treibers vom Her steller zu bekommen 4 7 2 Telefonbuch importieren Der Import des Telefonbuchs wird von ActiveFax automatisch in regelm igen Abst nden durchgef hrt Es werden das Feld ID Nummer blicherweise Kunden oder Lieferantennum mer sowie die Felder Name 1 und Faxnummer verglichen Ist im Telefonbuch bereits ein Ein trag mit diesen Daten vorhanden wird der Eintrag aktualisiert andernfalls wird ein neuer Te lefonbucheintrag erstellt u Bitte beachten Sie dass der Telefonbuchimport ber ODBC immer auf das Zentrale Telefon buch bezogen ist Um den Datenimport des Telefonbuchs ber ODBC zu konfigurieren gehen Sie folgenderma Ben vor U W hlen Sie die Karteikarte Telefonbuch U Definieren Sie das Intervall f r die Aktualisierung des Telefonbuchs als Minutenwert U W hlen Sie die Tabelle in der die Telefonbuchdaten gespeichert sind aus der Liste aus ber die Schaltfl che Standardtabelle verwenden erzeugt ActiveFax eine neue Tabelle in der Datenbank die alle Felder des Telefonbuchs enth lt In diesem Fall muss diese Tabelle von Ihnen mit Daten gef llt werden U Legen Sie die Zuordnung zwischen die Feldern des Telefonbuchs und den Feldern der Da tenban
85. esteuert werden Dieses Kapitel zeigt Beispiele f r die Einbindung von ActiveFax anhand von zwei konkreten Musterprogrammen Um die bersichtlichkeit des Programmcodes zu gew hrleisten wurde in beiden Beispielen auf eine umfangreiche Oberfl che verzichtet Bitte beachten Sie dass der Programmcode sowie eine ausf hrbare EXE Datei der Beispiele auch in der Installation des Fax Servers enthalten sind Bei der Installation des Fax Servers werden die entsprechenden Dateien automatisch im Verzeichnis Server Samples installiert 7 5 1 Windows Applikation WinApp exe Dieses Beispiel in der Programmiersprache C veranschaulicht die Einbindung von Datenfeldern in Windows Anwendungen Die Druckausgabe erfolgt hierbei wie in Windows blich ber den Windows Druckertreiber Faxnummer 030 123 4567 Priorit t Gering i Normal Hoch Sehr hoch Optionen Automatischer Faxversand ohne Fax Dialog Faxn achricht Das ist ein Testfax das automatisch von einer Windows Anwendung mit Datenfeldern gesendet wurde Drucken gt Faxen Beenden 7 5 1 1 Programmablauf Programmstart bei WinMain Dialogbox IDD_MAIN mit DialogBox ffnen Dialogfenster in WM_INITDIALOG mit Startwerten initialisieren Funktion DokumentDrucken in WM_COMMAND aufrufen Dialogbox Felder mit SendDlIgltemMessage auswerten Dokumentennamen f r Druck generieren Datenfelder einf gen Automatische Faxfunktion ohne Fax Dialog pr fen BZEZEZEZEEREE
86. f gbaren Kostenstellen ein Wenn die berpr fung der Kostennstellen aktiviert ist werden nur jene Kostenstellen akzeptiert welche in dieser Liste vermerkt sind Zwingende Eingabe von Kostenstellen Kostenstellen auf G ltigkeit berpr fen Kostenstelle Kommentar 0800 00 Allgemeine Verwaltung E 0800 05 Foststelle 70800 10 Druckerei F 0800 15 Wareneinkauf E 0800 20 Werkstatt 7 0800 25 Instandhaltung L schen Abbrechen 4 8 2 Kostenstellen ausw hlen Die Auswahl von Kostenstellen kann sowohl ber eine Dropdown Liste als auch ber ein eige nes Auswahlfenster erfolgen Der Vorteil bei der Verwendung des Auswahlfensters ist dass hierbei auch eine Suchfunktion zur Verf gung steht Speziell bei sehr umfangreichen Kosten stellenkatalogen ist die Auswahl der Kostenstellen ber die Suchfunktion sehr schnell m glich ActFax Benutzerhandbuch 89 Kosterstelle gt E 0800 20 E 1400 50 Externer Werkschutz us Bitte beachten Sie dass im Sende Empfangsprotokoll auch eine Auswahl der angezeigten Protokolleintr ge nach Kostenstelle m glich ist ActFax Benutzerhandbuch 90 4 9 Netzwerk Scanner Dokumente die in Papierform vorliegen k nnen mit ActiveFax ber spezielle Netzwerkscan ner auf einfache Weise versendet werden Aktuell k nnen mit ActiveFax alle Scanner verwen det werden die von der HP Digital Sending Software sowie vom Xerox Network Fax Server Enablement Kit unterst tzt werden
87. g 70 4 2 121 1mMBOort aus ASEI Date ae a E AE 70 4 2 1 2 Import von Datenbank ber ODBC 22220022220002ennnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnennnennennnnnnnnnenn 71 4 22 Teletfonb ch EXpOrtieren ieor sangen 71 A 3 Sende EmpTanesprotok ll ur man 72 43 12 Pr9tokol ar cken series 72 23 1 Layout energie 73 2 3 12 Automatischer Druck ae a aaea LAA d 73 4 3 1 3 Sendebericht dr cken 73 21 3 2 Pf6t0KOllK EXDOTHELEN nee ee eek 74 4 3 BroOtoK ll archivierene nn 74 ActFax Benutzerhandbuch 7 4 4 Kostenoptimierung 2s2s2senesnennnennnnnnennennnennennnennensnennnnsnennensnensensnennen 75 4 41 Zeitversetzter Versand 75 4 42 ZENE UNE een leerer 76 AA Least COST ROUNE Eu ee 77 AE MOa ITS I ON ee TT een 78 451 Volce oVer IP VolP ET 38 anne E Erna 78 4 5 22VOorzuge eines ISDN Adapters u 3er 78 45 3 Modem konfiguriereN arniran u E E 79 ADA ST3lL U SON ZERO n a 81 26 E M AEE EAA 82 4 6 1 SMTP Server Mail Server einrichten s2202ss02sseenssnesnnnnennnnnnnnnnnnennnnnennn 82 4 6 2 Mail Server Authentifizierung 2222202202s0220enennnnenonnnenennnenennnnennnenenonsnenennenenenn 83 2 6 3 E Mall OBtIONEN a ee 83 47 ODBC Datenbank 2 een else 85 2 71 DatenauelleWw anlens ss ee 85 2 7 2 Leletonbuch IMPONE e N este 86 4 7 3 Sende Empfangsprotokoll exportieren 20000222222202nennnnnnnneeeeeeeennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 87 4 8 KostenstellenverWwalt ngse
88. h 55 Seitenformat Papier Papierformat A4 210 x 297 mm Ausrichtung T a Y bo s A Hochformat A _ Querformat Mindestrand f r Deckblatt Text mm Oben 0 00 ee 7 mm Unten 0 00 Links 0 00 Rechts 0 00 Overlay Seitenauswahl O Overlay auf jeder Seite einblenden O Overlay nur auf der letzten Seite einblenden O Overlay nicht auf der ersten Seite einblenden O Overlay nicht auf der letzten Seite einblenden Abbrechen 3 15 3 Deckblatt Overlay verwenden ActiveFax bietet mehrere M glichkeiten wie ein Deckblatt oder Overlay einer Faxnachricht zugeordnet werden kann Sie k nnen Deckbl tter bzw Overlays ber den Faxdialog eingeben ber den Men punkt Extras Voreinstellungen bzw Extras Benutzerverwaltung Bearbeiten Voreinstellungen konfigurieren oder ber eigene Datenfelder definieren Weitere Informati onen ber Deckbl tter Overlays und Datenfelder k nnen in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax bzw in einem eigenen Kapitel dieses Handbuchs nachgelesen werden 3 15 4 Farbige Grafiken verwenden Wird das Deckblatt bzw Overlay auch per E Mail gesendet empfiehlt sich bei der Verwendung von Grafiken zus tzlich zur monochrome bmp Datei auch eine jpg Datei der Grafik bereit zu stellen W hrend die bmp Datei f r den Versand per Fax verwendet wird wird die farbige jpg Datei f r die PDF Datei beim E Mail Versand verwendet Wenn der Dateiname der jpg Datei gleichlaut
89. hricht gehen Sie nach folgendem Schema vor W hlen Sie den Men punkt Datei Neue Kurz Faxnachricht erstellen W hlen Sie optional ein Deckblatt Schreiben Sie den Text der Faxnachricht Geben Sie den Empf nger der Faxnachricht ein Best tigen Sie die Eingabe mit OK DODU Ein weiterer Vorteil von Kurz Faxnachrichten ist dass der Text der Faxnachricht jederzeit nach tr glich ber den Fax Dialog ge ndert werden kann Dadurch muss das Fax nicht neu erstellt werden wenn nachtr glich ein Fehler im Text korrigiert werden soll Faxnachricht Einstellungen Weitere Einstellungen Erstellen Sie auf einfache und schnelle Weise kurze Faxnachrichten Zum Schreiben sehr umfangreicher r Faxe sollten Sie hingegen ein Textverarbeitungsprogramm z B WinWord verwenden Text der Faxnachricht schrift Deckblatt Sehr geehrter Herr Dr M ller Standard wie zuvor besprochen best tige ich den Termin kommende Woche Montag um 12 30 bei Ihnen im ActFax Benutzerhandbuch 24 3 1 3 Dateisystem Eine sehr einfache M glichkeit um Faxauftr ge an ActiveFax zu bergeben besteht auch ber das Dateisystem Auf diese Weise m ssen die Faxdateien lediglich in einem vordefinierten Verzeichnis gespeichert werden und ActiveFax liest diese automatische f r die weitere Verar beitung ein Bei der Verwendung der Datei System Methode besteht auch die M glichkeit Datenfelder direkt um Dateinamen zu bergeben Auf diese Weise kann die Empf nger Fa
90. hrt 3 8 2 Faxnachrichten erneut versenden Sollte eine Faxnachricht bei s mtlichen W hlversuchen fehlschlagen ndert sich der Status der Faxnachricht auf Unzustellbar Es werden in diesem Fall keine weiteren Sendeversuche vom Fax Server durchgef hrt Sie sollten in diesem Fall berpr fen ob die Faxnummer korrekt ist und diese gegebenenfalls korrigieren Wenn die Faxnummer ge ndert wird fr gt ActiveFax automatisch nach ob die Faxnachricht f r den neuerlichen Versand freigegeben werden soll Au erdem kann ein neuerlicher Versand jederzeit auch ber das Men Faxliste Fax nochmals senden ausgel st werden ActFax Benutzerhandbuch 39 u Soll ein Benutzer aktiv ber den Status einer Fax bertragung per E Mail benachrichtigt wer den kann dies im Men Extras Benutzerverwaltung Bearbeiten Benachrichtigung einge stellt werden ActFax Benutzerhandbuch 40 3 9 Eine Faxnachricht automatisch drucken ActiveFax bietet die M glichkeit Faxnachrichten nach dem Empfang bzw nach dem Versand automatisch zu drucken Der Ausdruck kann hierbei entweder fix auf einem bestimmten Dru cker erfolgen oder in Abh ngigkeit vom Benutzer auf unterschiedlichen Druckern durchge f hrt werden 3 9 1 Sendebericht drucken Bei der automatischen Druckfunktion kann eingestellt werden ob die komplette Faxnachricht in Originaldarstellung oder nur ein Sendebericht gedruckt werden soll Der Sendebericht ent h lt den Status der Fax bertragung
91. ht und die Programmkonfiguration wirkungsvoll gegen unbefugte Zugriffe zu sch tzen 3 10 1 Benutzerverwaltung Die Basis eines wirkungsvollen Zugriffsschutzes sollte eine gut durchdachte Benutzerverwal tung sein Legen Sie f r jede Person die Zugriff auf den Fax Server erhalten soll ein eigenes Benutzerkonto an Vergeben Sie hierbei nur jene Berechtigungen die f r den tats chlichen Aufgabenbereich notwendig sind Versehen Sie zus tzlich jedes Benutzerkonto mit einem Kennwort das nur der jeweiligen Person selbst bekannt sein sollte Allgemein Alias Namen Voreinstellungen Drucken Benachrichtigung Faxweiterleitung Archiv Benutzerdaten Berechtigungen Benutzername _ Administrator Berechtigung vollst ndiger Name Sandra Schmid X zugriff auf Benutzer der eigenen Gruppe _ zugriff auf alle Benutzer Faxdurchwahl MSN 125 X zugriff auf Zentrales Telefonbuch C J nderungsrecht auf Zentrales Telefonbuch X zugriff auf Sende Empfangsprotakall _JEigenst ndiger Faxversand ohne Freigabe _ Sendefreigabe f r andere Benutzer erteilen KlFaxversand an Internationale Empf nger Kennwort en KX Faxabruf durchf hren Kennwortbest tigung eeesens KFaxabruf Dokumente verwalten Kostenstelle Einkauf Urlaubsvertretung Walter blicherweise bilden mehrere Personen eine Arbeitsgruppe Ordnen Sie die einzelnen Benut zerkonten daher einer Benutzergruppe z B Einkauf Verkauf zu Dadurch kann ein Benu
92. icht auszudrucken Best tigen Sie die Eingabe mit OK 0D OO ODD Modem Wahlwiederholung Archiv Drucken Speicher Fax Titelleiste Allgemein Automatischer Druck Sie k nnen Faxnachrichten und das Sende Empfangsprotokoll automatisch DB ausdrucken lassen Legen Sie hier die Einstellungen f r den automatischen Druck dieser Daten fest Faxna chrichten nach dem Versand automatisch ausdrucken Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet auf T5004 Komprimierung Faxnachrichten nach dem Empfang automatisch ausdrucken _ Bericht drucken Drucker HP LaserJet 2420 PS umgeleitet 7 auf T5004 Komprimierung Anzahl der Seiten auf dem Sendebericht 2 Seiten _ Alle Seiten drucken _ sende Empfangsprotokoll jeden Tag Montag bis Sonntag um 13 00 Uhr automatisch ausdrucken ws Bitte beachten Sie dass ber diese Karteikarte auch der automatische Druck des Sende Emp fangsprotokolls konfiguriert werden kann 3 9 4 Benutzerbezogene Einstellungen Die automatische Druckfunktion kann auch in Abh ngigkeit des Besitzers einer Faxnachricht erfolgen Gehen Sie nach folgendem Schema vor um die benutzerabh ngige Druckfunktion zu konfigurieren U W hlen Sie den Men punkt Extras Benutzerverwaltung oder verwenden Sie die entspre chende Schaltfl che in der Symbolleiste U Markieren Sie den gew nschten Benutzer und w hlen Sie die Schaltfl che Bearbeiten U W hlen Sie das Karteiblatt Automatisch
93. icht die komplette Rufnummer eingegeben werden muss Bei der Verwendung einer Telefonanlage kann es je nach Konfiguration des ISDN Anschlusses SO Bus erforderlich sein dass die Telefonanlage f r die Verwendung von Durchwahlnum mern entsprechend konfiguriert werden muss N here Informationen hierzu erhalten Sie vom Betreuer Ihrer Telefonanlage 4 1 10 2 Zuordnung ber CSID Absender ID Diese Methode der Benutzerzuordnung verwendet die Absender ID CSID um eine eingegan gene Faxnachricht einem Benutzer zuzuordnen Bei dieser Variante der Benutzerzuordnung wird einem Telefonbucheintrag ein bestimmter Benutzer fix zugeordnet Um die Zuordnung eines Benutzers zu einem Telefonbucheintrag durchzuf hren gehen Sie wie folgt vor Q ffnen Sie das Telefonbuch ber den Men punkt Extras Telefonbuch oder die entspre chende Schaltfl che in der Symbolleiste ActFax Benutzerhandbuch 66 D O Erstellen Sie einen neuen Eintrag im Telefonbuch oder w hlen Sie einen bereits bestehen den Eintrag aus Bearbeiten Sie den Telefonbucheintrag ber die Schaltfl che Bearbeiten oder durch einen Doppelklick Tragen Sie im Feld CSID die Absender ID ein Bitte beachten Sie dass die CSID nicht einge tragen werden muss wenn sie mit der Faxnummer identisch ist Sonderzeichen die zur Formatierung der Faxnummer verwendet wurden werden hierbei ignoriert W hlen Sie den Benutzer f r den Telefonbucheintrag aus Best tigen Sie die Eingabe mit
94. ients wird das Netzwerk automatisch nach allen verf gbaren Fax Servern durchsucht W hlen Sie den gew nschten Fax Server blicherweise existiert ohnehin nur ein einziger Fax Server aus um die Verbindung zum Fax Server herzustellen Bitte beachten Sie dass bei der Verwendung eines Routers unter Umst nden nicht alle Fax Server automatisch erkannt werden da Router h ufig Broadcast Daten filtern In diesem Fall muss die Server Adresse manuell eingetragen werden Die Verbindung zwischen dem Fax Server und einem Fax Client kann ber eines der beiden Netzwerkprotokolle TCP IP oder NetBeui Windows Netzwerk hergestellt werden Bitte be achten Sie dass eine Verbindung ber NetBeui nur m glich ist wenn der Fax Server unter Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 installiert wurde Sollten Sie beide Netz werkprotokolle zur freien Auswahl haben sollten Sie das TCP IP Protokoll bevorzugen da TCP IP sparsamer mit den Systemressourcen ist und auch etwas schneller arbeitet ActFax Benutzerhandbuch 28 Server Verbindung Optionen Einstellungen W hlen Sie die Art der Serwer Verbindung Um nach einem Server im Netzwerk zu suchen kann die Option Netzwerk durchsuchen verwendet werden 132 n n _ Direktverbindung ActiveFax Server ist lokal installiert 8 Netzwerkverbindung ber TCP IP Serveradresse 192 168 0 1 ActiveFax Server Win10 w Netzwerkverbindung ber Net Beui Windows Netzwerk WIN10 ActveFa
95. ihenfolge der Felder in der Importdatei fest Felder die in der Datei nicht enthalten sind werden von ActiveFax leer bernommen U Pr fen Sie die Eingaben vor allem die Feldreihenfolge ber das Vorschaufenster und starten Sie den Datenimport Feldreihenfolge Gruppe Zeichensatz ECMA 94 Latin 1 ISO 3859 Datei suchen LILE Name 2 Optionen berschrift Erste Zeile der Datei ignorieren Name 3 Name 4 Feldtrenner ame Tabulator C Komma C ASCII Zeichen u Pipe C Strichpunkt Abteilung Zu H nden Vorschau Telefon 1 1 Gruppe Kunden Berlin Name 1 Max Mustermann GmbH Telefon 2 3 Name Z Rostocker Stra e 120 er 4 Name 3 10115 Berlin E Mail 5 Name 6 Name 5 7 Abteilung CSID Abs ID 8 zu H nden Sandra Schmid 9 Telefon 1 43 30 500 5020 0 ID Nummer 10 Telefon 2 11 E Mail office mustermann de Benutzer Kommentar Import starten Optionen Ele u ia en e a f ra Faxnummer EA AR OHR HF HF HF OHR HR OHR OHR HR HR AH FR HR HH u Beim Importieren der Telefonbuchdaten werden das Feld ID Nummer blicherweise Kunden oder Lieferantennummer sowie die Felder Name 1 und Faxnummer verglichen Ist bereits ein Telefonbucheintrag mit einem dieser Werte vorhanden wird der Eintrag aktualisiert An dernfalls wird ein neuer Eintrag im Telefonbuch erstellt ActFax Benutzerhandbuch 70 4 2 1 2 Import von Datenbank ber ODBC Eine weitere M glichkeit um Telefonbuchdate
96. ilil Il II im Loret OoOo O 7 6 17 0 80 1 9 010 1 11 1 12 13 14 See F201 Maier GmbH F211 030 123 4567 F307 Das ist ein Testfax Dies ist ein Testdokument das den Einsatz von Datenfeldern in einem Dokument demonstriert Durch die Verwendung von Datenfeldern besteht die M glichkeit den Empf nger einer Faxnachricht sowie andere Parameter direkt innerhalb eines Dokuments festzulegen Jedes Datenfeld wird ber eine eindeutige Nummer angesprochen Datenfelder beginnen mit Fnnn und enden mit Es ist wichtig Datenfelder in der Schriftart ActiveFax zu formatieren da diese sonst vom Druckertreiber nicht erkannt und als normaler Text behandelt werden Text der in der ActiveFax Schrift formatiert wurde ist auf dem sp teren Fax nicht sichtbar Datenfelder k nnen an einer beliebigen Position im Dokument eingef gt werden Dieses Dokument verwendet 3 Datenfelder F201 wird verwendet um den 100 5 6 1 1 Datenfelder in externer Datei bergeben Um nicht alle Datenfelder direkt in den Dokumentnamen schreiben zu m ssen besteht wei ters die M glichkeit s mtliche Datenfelder in eine externe Datei zu stellen und im Dokument namen nur einen Verweis auf diese Datei einzuf gen Der Verweis auf diese externe Datei kann in diesem Fall ber das Datenfeld F500 Dateiname vorgenommen werden Bitte achten Sie darauf dass diese Datei einen eindeutigen Dateinamen tr gt um be
97. in anderes Ver zeichnis durchgef hrt werden Stellen Sie hierbei ein ob Sie die Standardeinstellungen f r die Archivierung verwenden wollen oder ob die benutzerdefinierten Einstellungen zum Einsatz kommen sollen Die Standardeinstellungen f r die Archivierung ohne Benutzerbezug k nnen ber den Me n punkt Extras Optionen ber die Karteikarte Archiv konfiguriert werden Allgemein Alias Namen Voreinstellungen Drucken Benachrichtigung Faxweiterleitung Archiv Standardeinstellungen f r Archivierung verwenden 8 Benutzerdefinierte Einstellungen f r Archivierung verwenden Export Versendete Faxnachrichten automatisch exportieren Empfangene Faxnachrichten automatisch exportieren Verzeichnis C MeineDateien Michaell Durchsuchen 4 1 8 Benutzergruppen Um die bersichtlichkeit der Benutzerverwaltung zu erh hen sollten Benutzer in Gruppen or ganisiert werden Jeder Benutzer kann hierbei Mitglied beliebig vieler Gruppen sein Die Grup penzugeh rigkeit eines Benutzers entscheidet auch dar ber welche Faxnachrichten f r den Benutzer sichtbar sind Standardm ig erh lt ein Benutzer Zugriff auf alle Faxnachrichten an derer Benutzer mit denen er in der gleichen Gruppe ist Damit ein Benutzer Zugriff auf die Faxe anderer Gruppenmitglieder erh lt ist es erforderlich dass der Benutzer die Berechtigung Zugriff auf Benutzer der eigenen Gruppe aktiviert hat Diese Berechtigung ist standardm ig bereits a
98. iten den Faxabruf Fax On Demand zu nutzen Zum einen kann ActiveFax dazu verwendet werden um Faxnachrichten von einem Faxabruf Server zu empfangen zum anderen besteht die M glichkeit ActiveFax selbst als Faxabruf Server zu ver wenden und dadurch Dokumente f r den Abruf bereit zu stellen 3 12 1 Faxabruf durchf hren Polling Um einen Faxabruf durchzuf hren also eine Faxnachricht von einem Faxabruf Server zu emp fangen gehen Sie nach folgendem Schema vor U W hlen Sie Men punkt Kommunikation Faxabruf durchf hren Polling U Geben Sie die Faxnummer des Faxabruf Servers ein oder verwenden Sie das Telefonbuch um eine bestehende Faxnummer zu bernehmen U Best tigen Sie die Eingabe mit OK Einstellungen y gt Die Funktion Faxabruf Polling dient dem Empfang einer Faxnachrichten von einem Faxabruf Server Geben Sie die Nummer des Faxabruf Servers ein und best tigen die Eingabe Empf nger Faxabruf Server Allgemein Name Commerzbank Benutzer Michael Fax 040 123 4567 800 i Betreff Wechselkurse Telefonbuch Bearbeiten Sendeparameter Sendedatum 02 26 2015 Zeit 11 44 Pamas MEE Jetzt senden 3 Modem lt M chstes freies Modem gt we Aufl sung Standard Abirechen Der Faxabruf wird durchgef hrt sobald ein Modem verf gbar ist Nachdem der Faxabruf er folgreich ausgef hrt wurde steht das abgerufene Dokument als empfangene Faxnachricht zur Verf gung 3 12 2 Faxabruf
99. iveFax legt f r jeden Monat automatisch einen Archivordner an El Alle Faxnachrichten 24 A ll Zi Ejj 3 2 Ausgang 21 A Unversendet 17 versendet 2 Ab Kein Empf nger 1 i a 2 Unzustellbar 1 E amp Eingang 3 T an Ungelesen o an Gelesen 3 2 42 Faxabruf 2 Papierkorb 15 9 05 2015 Februar EA 2015 Januar 4 65 2014 Dezember HEA 2014 November E aS Alle Benutzer amp Administrator L 4 Michael amp Sandra ha A Bitte beachten Sie dass ActiveFax standardm ig nur die Archivierung von Faxnachrichten mit dem Status Versendet oder Gelesen zul sst Dies ist eine Sicherheitsfunktion um zu vermei den dass Faxnachrichten die noch nicht versendet oder gelesen wurden versehentlich in das Archiv verschoben werden Soll die Archivierung unabh ngig vom Status einer Faxnachricht m glich sein kann dies mit dem Parameter ArchivelgnoreStatus in der options cfg Datei kon figuriert werden 3 13 1 Automatische Archivierung Standardm ig werden Faxnachrichten vom Fax Server nach 14 Tagen automatisch archiviert Es werden hierbei nur Faxnachrichten mit dem Status Versendet oder Gelesen automatisch archiviert Faxnachrichten die gesperrt wurden sind von der automatischen Archivierung ebenfalls ausgenommen Die Einstellungen f r die automatische Archivierung von Faxnachrichten und Sendeproto kolleintr gen k nnen am Fax Server ber das Men Extras Optionen Archiv vorgenommen
100. ktabelle fest Felder die in der Datenbanktabelle nicht enthalten sind werden von ActiveFax mit Standardwerten oder leer bernommen Bitte beachten Sie dass bei der Verwendung der Standardtabelle diese Zuordnung automatisch durchgef hrt wird U Best tigen Sie die Eingaben mit OK w Bitte beachten Sie dass s mtliche Datentypen soweit m glich von ActiveFax automatisch konvertiert werden Eine weitere M glichkeit um die Daten des Telefonbuchs zu importieren besteht ber ASCII Dateien Weitere Informationen zu diesem Thema k nnen in diesem Handbuch im Kapitel Te lefonbuch gefunden werden ActFax Benutzerhandbuch 86 Allgemein Telefonbuch Sende Empfangsprotokol Einstellungen Treffen Sie hier die Einstellungen um die Daten f r das Telefonbuch won einer externen Datenbank zu importieren W hlen Sie zuerst die Tabelle in der die Daten gespeichert sind aus und weisen danach die einzelnen Datenbankfelder zu Import der Telefonbuchdaten ber ODBC aktivieren Tabelle FaxTelefon we Telefonbuch alle 30 Minuten aktualisieren Standardtabelle verwenden Feldzuordnung f r das Telefonbuch Felder in der Datenbank ID Feldname Datenbankfeld Typ E Gruppe Gruppe char 2 BM Name 1 Mamei char 3 EL Name2 Name char 4 E Name 3 Mame3 Zuweisung aufheben ale Datenbankfeld zuweisen prenre Hilfe 4 7 3 Sende Empfangsprotokoll exportieren Der Export des Sende Empfangsprotokoll wird kontinuier
101. ktiviert Um zu vermeiden dass ein Benutzer Zugriff auf alle Faxnachrichten des Systems hat ist es erforderlich die Berechtigung Zugriff auf alle Benutzer zu deaktivieren Ist diese Berechti gung f r einen Benutzer aktiviert erh lt der Benutzer unabh ngig von der Gruppenzugeh rigkeit immer Zugriff auf alle Faxnachrichten ActFax Benutzerhandbuch 64 4 1 8 1 Passive Gruppenmitglieder Soll ein Benutzer Mitglied einer Gruppe sein von den anderen Gruppenmitgliedern aber nicht gesehen werden kann der Benutzer als passives Gruppenmitglied definiert werden Um einen Benutzer als passives Gruppenmitglied zu definieren rechtsklicken Sie auf den Benutzerna men bzw den Gruppennamen in der Gruppenzuordnung und w hlen die Option Passives Gruppenmitglied aus Gruppenzugeh rigkeit von Michael Mitglied von Nicht Mitglied von Gruppenname 2 Einkauf Gruppenname 2 Administrator AS Informationstechnologie passiv a Technischer Support passiv Hinzuf gen Entfernen Passives Gruppenmitglied Alles markieren Ist ein Benutzer ein passives Mitglied einer Gruppe sind die Faxnachrichten des Benutzers f r andere Mitglieder der Gruppe nicht sichtbar Der Benutzer selbst sieht jedoch alle Faxnach richten der anderen nicht passiven Gruppenmitglieder Eine passive Gruppenmitgliedschaft eignet sich beispielsweise f r den Leiter einer Abteilung der die Faxnachrichten aller Mitar beiter der A
102. l auf dem TCP IP Standard basiert und Bestandteil aller UNIX Deri vate ist eignet sich LPD LPR hervorragend f r den Faxversand Bei der Verwendung von LPD LPR wird ActiveFax in der gleichen Weise wie ein ganz normaler Netzwerkdrucker angesteuert Die Konfiguration des UNIX Servers erfolgt hier nach exakt demselben Schema wie die Konfiguration eines Printer Servers z B Extended Systems AXIS Emulex usw Als Hostname wird bei der Einrichtung des Netzwerkdruckers die Adresse jenes Computers angegeben auf dem der ActiveFax Server installiert wurde Der Queue Name des Netzwerkdruckers ist sofern nicht die Druckweiterleitung von ActiveFax verwendet wird ohne Bedeutung blicherweise wird der Queue Name fax verwendet 3 3 1 LPD Drucker in UNIX einrichten 3 3 1 1 IBM RS 6000 AIX U Loggen Sie sich als Benutzer root ein U Starten Sie den Systemadministrator smit U W hlen Sie die Men optionen Devices Printer Plotter Manage Remote Printer Client Ser vices Remote Printer Queues und Add a Remote Queue U F llen Sie das Dialogfenster aus Tragen Sie bei Destination Host den Hostnamen jenes Rechners ein auf dem der ActiveFax Server installiert wurde Im Feld Queue Name tragen Sie einen beliebigen Namen z B fax ein 3 3 1 2 HP 9000 HP UX Loggen Sie sich als Benutzer root ein Starten Sie den Systemadministrator sam W hlen Sie die Men optionen Printers and Plotters Actions und Add Re
103. lden Starten Sie eventuell den Computer neu Der TCP IP Port f r den LPD Server wird bereits von einer anderen Anwendung belegt Beenden Sie die andere Anwendung bzw stoppen Sie den entsprechenden Dienst Bitte beachten Sie dass ActiveFax auch f r die Weiterleitung von Druck auftr gen an lokale Drucker verwendet werden kann Der Druck einer Faxnachricht dauert auf einem Laserdrucker ungew hnlich lange ActFax Benutzerhandbuch 116 L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Problem L sung Drucken Sie das Fax mit einer maximalen Aufl sung von 300 dpi aus Bei HP Laserdruckern mit wenig Speicher sollte die Option Ganzseitendruck in der Dru ckereinstellung deaktiviert werden um Speicher zu sparen In der Modemkonfiguration werden nicht alle Schnittstellen angezeigt Die automatische Schnittstellenauswahl von Windows funktioniert in diesem Fall nicht korrekt Deaktivieren Sie diese Funktion ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Allgemein Die Anzeige von Windows Faxnachrichten und von empfangenen Faxnachrich ten ist nicht komplett W hlen Sie den Men punkt Extras Optionen und deaktivieren Sie in der Kar teikarte Allgemein die Option Darstellung von Bitmaps ber dem 64K Bereich aktivieren Der Computer ist w hrend bertragung einer Faxnachricht sehr langsam W hlen Sie den Men punkt Extras Optionen
104. lgende Lizenzvereinbarung bitte genau durch Bl ttern Sie mit der Bildlaufleiste um den kompletten Text zu lesen Setzen Sie die Installation nur fort wenn Sie den Bedingungen dieses Vertrages zustimmen SOFTWARE NUTZUNGS UND GEW HRLEISTUNGSBEDINGUNGEN BITTE LESEN SIE DIE FOLGENDEN SOFTWARE NUTZUNGSBEDINGUNGEN VOR DEM EINSATZ DER SOFTWARE SORGF LTIG DURCH DAS RECHT ZUR NUTZUNG DER SOFTWARE WIRD IHNEN NUR BERTRAGEN WENN SIE DEN NACHFOLGENDEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN ZUSTIMMEN DURCH DEN EINSATZ DER SOFTWARE ERKL REN SIE SICH MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN FALLS SIE MIT DEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN NICHT EINVERSTANDEN SEIN SOLLTEN MUSSEN SIE ENTWEDER DIE SOFTWARE VON IHRER FESTPLATTE OMPLETT GEGEN EINE VOLLE ERSTATTUNG DES lt Zur ck Abbrechen Hilfe Setup wird die Programmdateien nun im unten angef hrten Verzeichnis installieren Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation fortzufahren Um die Installation in einem anderen Verzeichnis durchzuf hren klicken Sie auf Durchsuchen um ein anderes Zielverzeichnis Zielverzeichnis C Program Files ActiveFax W hlen Sie nun das Installationsverfahren aus Beachten Sie dass die Server Software in der Regel nur auf einem einzigen Computer im Netzwerk installiert werden mu der Server und Client Programme durchzuf hren O SERVER Installation W hlen Sie diese Option um nur die Server Programme auf diesem Computer zu installieren CLIENT Installati
105. lich durchgef hrt Sobald ein neuer Eintrag im Sende Empfangsprotokoll vorhanden ist wird die Verbindung zur Datenbank her gestellt und der Eintrag als neuer Datensatz in der Datenbank gespeichert u Sollte die Verbindung zur Datenbank unterbrochen sein werden die Protokolleintr ge zu ei nem sp teren Zeitpunkt automatisch in die Datenbank bertragen Um den Datenexport des Sende Empfangsprotokolls ber ODBC zu konfigurieren gehen Sie wie folgt vor U W hlen Sie die Karteikarte Sende Empfangsprotokoll U W hlen Sie die Tabelle die zum Speichern der Protokolleintr ge verwendet werden soll aus der Liste aus ber die Schaltfl che Standardtabelle verwenden erzeugt ActiveFax eine neue Tabelle in der Datenbank die alle Felder des Sende Empfangsprotokolls enth lt U Legen Sie die Zuordnung zwischen die Feldern des Telefonbuchs und den Feldern der Da tenbanktabelle fest Felder die in der Datenbanktabelle nicht enthalten sind werden von ActiveFax ignoriert Bitte beachten Sie dass bei der Verwendung der Standardtabelle diese Zuordnung automatisch durchgef hrt wird U Best tigen Sie die Eingaben mit OK u Bitte beachten Sie dass s mtliche Datentypen soweit m glich von ActiveFax automatisch konvertiert werden ActFax Benutzerhandbuch 87 u Eine weitere M glichkeit um die Daten des Sende Empfangsprotokolls zu exportieren be steht ber ASCII Dateien Weitere Informationen zu diesem Thema k nnen in diesem Hand b
106. m mit Tonwahl oder mit Pulswahl betrieben wer den muss und ob eine Amtskennzahl zum W hlen erforderlich ist Stellen Sie sicher dass die Option Vor dem W hlen auf Freizeichen warten bei Telefonan lagen nicht aktiviert ist Versuchen Sie die Nummer mit einem Kommunikati onsprogramm z B Hyperterminal manuell zu w hlen um andere Fehlerquel len aufzusp ren Beim Senden oder Empfangen von Faxnachrichten treten h ufig bertragungs fehler auf W hlen Sie die Modemkonfiguration Men Kommunikation Modem und n dern Sie ber die Schaltfl che Erweitert die Einstellungen des Modems Deakti vieren Sie die Optionen MR Komprimierung Fehler Korrektur und bertra gungsraten gr er als 9 600 bps zulassen Die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem Fax Client kann ber TCP IP nicht hergestellt werden Pr fen Sie mit dem PING Kommando ob eine Netzwerkverbindung zwischen den beiden Computern hergestellt werden kann Stellen Sie sicher dass WinSock Version 1 1 auf dem Computer installiert ist Starten Sie eventuell den Computer neu Die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem Fax Client kann ber Net Beui Windows Netzwerk nicht hergestellt werden Pr fen Sie ober der Computer in der Netzwerkliste von Windows angezeigt wird bzw verwenden Sie den Suchdienst von Windows um zu pr fen ob der Computer im Netz gefunden wurde Stellen Sie sicher dass Sie ber die Berech tigung verf gen sich auf dem Computer anzume
107. mmandozeilenparameter IP IP Adresse gemacht werden Beispiel actfax_setup_ge exe Client IP 192 168 0 1 ActFax Benutzerhandbuch 22 3 Wie kann ich 3 1 Eine neue Faxnachricht erstellen ActiveFax bietet mehrere M glichkeiten um Faxnachrichten zu erstellen Die einfachste Vari ante zur Erstellung einer Faxnachricht besteht ber die Druckfunktion einer Windows Anwen dung Dar ber hinaus k nnen auch so genannte Kurz Faxnachrichten verwendet werden ber Named Pipes oder RAW Sockets werden Faxnachrichten unter Umgehung des Windows Druckertreibers ohne GDI Interface direkt aus einer Anwendung erstellt 3 1 1 Faxen aus Windows Anwendungen U Starten Sie die Windows Anwendung mit der die Faxnachricht erstellt wird z B Micro soft Word U W hlen Sie die Druckfunktion der Anwendung und drucken Sie das Dokument auf den Ac tiveFax Drucker aus U Es erscheint ein Dialogfenster zur Eingabe des Empf ngers Geben Sie hier die Faxnummer des Empf ngers hellblaues Eingabefeld ein U Best tigen Sie die Eingabe mit OK Einstellungen Weitere Einstellungen Fax Vorschau Empf nger 1 Eintrag Absender Name Max Mustermann GmbH Name Max M ller GmbH amp Co KG Fax E Fax 49 30 123 456 270 E Mail verkauf mustermann de E Mail m maier maxmustermann de Name 1Empf nger Faxnummer Empf nger E Telefonbuch Bearbeiten Allgemein Benutzer Michael Betreff Bestellung 80720 Neu L schen Deckbl
108. mote Printer F llen Sie das Dialogfenster aus Tragen Sie bei Remote Printer Name den Hostnamen je nes Rechners ein auf dem der ActiveFax Server installiert wurde Im Feld Queue Name tragen Sie einen beliebigen Namen z B fax ein Aktivieren Sie zus tzlich die Option Re mote Printer is on a BSD System 0 ODD 3 3 1 3 Andere UNIX Derivate Schlagen Sie in diesem Fall in der UNIX Dokumentation nach In der Regel wird ein LPD LPR Drucker durch einen Eintrag in der Datei etc printcap generiert Druckereintr ge in etc printcap sind nach folgendem Schema aufgebaut druckername fax rm hostname rm 192 168 0 1 rp queuename rp fax ActFax Benutzerhandbuch 30 Bei einigen UNIX Derivaten z B SCO UNIX kann es zus tzlich erforderlich sein dass Sie das LPD LPR Protokoll zuvor aktivieren m ssen Im Falle von SCO UNIX wird dies ber das Kom mando mkdev rlp durchgef hrt 3 3 2 Faxnachrichten ber LPD LPR senden Nachdem der Netzwerkdrucker unter UNIX konfiguriert wurde k nnen ber das Ip Kom mando Druckauftr ge an ActiveFax gesendet werden Um einen Druckauftrag mit Ip zu er stellen verwenden Sie eines der folgenden Kommandos lp dAdruckername dateiname cat dateiname lp ddruckername ber das UNIX Kommando Ipstat t bzw Ipstat odruckername l t sich der aktuelle Sta tus des Druckers abfragen 3 3 3 Alternativen zu LPD LPR Um Faxnachrichten von UNIX System
109. n Treiber vor der Installation von ActiveFax installiert werden Da Brooktrout selbst keine Treibersoftware anbietet stehen die Treiber f r Brooktrout Faxkarten auf www actfax com ge download html f r den freien Download zur Verf gung ActFax Benutzerhandbuch 20 2 3 Einstellungen anpassen Viele Parameter des Fax Servers werden durch das Setup Programm mit Standardwerten be legt Diese Voreinstellungen entsprechen den blicherweise verwendeten Einstellungen und brauchen in der Regel auch nicht angepasst zu werden Sollte es dennoch erforderlich sein einige dieser voreingestellten Werte zu ndern kann dies jederzeit am Fax Server ber die entsprechenden Men punkte durchgef hrt werden Die folgende Aufstellung zeigt einen kur zen berblick der am h ufigsten ben tigten Einstellungen Modemkonfiguration Kommunikation Modem Benutzer und Gruppen Extras Benutzerverwaltung Absender Extras Voreinstellungen Archiveinstellungen Extras Optionen Archiv Fax Titelleiste Extras Optionen Fax Titelleiste Automatischer Programmstart Datei Automatischer Start Bitte beachten Sie dass diese Aufstellung nur einen kleinen Auszug der am h ufigsten ben tigten Konfigurationsm glichkeiten von ActiveFax widerspiegelt Eine detaillierte Beschrei bung aller Einstellungsm glichkeiten kann in den entsprechenden Kapiteln dieses Handbuchs bzw in der integrierten Online Hilfe von ActiveFax nachgelesen werden 2 4 Clien
110. n drei Gruppen unterteilen den Faxversand den Faxempfang und den Faxabruf Fax On Demand ActFax Benutzerhandbuch 12 Eingehende Faxnachrichten Ausgehende Faxnachrichten Auftr ge Anfragen Korrespondenz Bestellungen Offerte Rechnungen r Faxempfang Faxversand Automatischer Druck gt ActFax Wahlwiederholung Automatisches Routing Server Priorit tspr fung E Mail Benachrichtigung Sendebericht Fax E Mail Modem TCP IP ISDN SSL TLS va u Faxabruf Fax On Demand 1 5 1 Faxversand Dokumente f r den Faxversand k nnen unter ActiveFax auf vielf ltige Weise erstellt werden Die einfachste Methode ist der Druck aus einer Windows Anwendung z B Microsoft Word Dank zahlreicher Kommunikationsserver gestattet ActiveFax aber auch den Faxversand aus UNIX oder Linux und anderen Betriebssystemen Speziell unter UNIX und Linux bietet sich der Einsatz von LPD LPR an da hier der Fax Server in der gleichen Art und Weise wie ein normaler Netzwerkdrucker angesteuert werden kann Speziell beim Faxversand aus eigenen Anwendungen von denen Sie den Programmcode ken nen z B Warenwirtschaftsprogramme bietet sich die M glichkeit den Empf nger einer Fax nachricht bereits direkt in der Anwendung zu definieren Auf diese Weise erfolgt der Faxver sand voll automatisch ohne dass der Anwender den Empf nger der Faxnachricht manuell ein geben muss Bei dieser Methode werden die einzelnen Daten ber so genannte Date
111. n zu importieren besteht ber die ODBC Schnittstelle Hierbei wird das Telefonbuch in regelm igen Abst nden von einer externen Datenbank bernommen Die Konfiguration des Datenimports ber ODBC ist im Kapitel ODBC Datenbank in diesem Handbuch beschrieben 4 2 2 Telefonbuch exportieren Der Export der Telefonbuchdaten kann ber die Schaltfl che Optionen Export in Datei durch gef hrt werden Hierbei werden alle Telefonbucheintr ge in eine ASCII Datei geschrieben Der Dateiname sowie der Feldtrenner f r den Export k nnen hierbei individuell angepasst werden Legen Sie hier die Einstellungen f r den Export der Eintr ge im Telefonbuch fest Es werden alle Eintr ge der aktuellen Auswahl exportiert Zeichensatz ECMA 94 Latin 1 150 8359 w dater server data export telefonbuch txt Feldtrenner Fixe Feldl nge Tabulator Pipe ASCII Zeichen Arc ActFax Benutzerhandbuch 71 4 3 Sende Empfangsprotokoll Das Sende Empfangsprotokoll enth lt alle Eintr ge ber den Versand und Empfang von Fax nachrichten sowie ber den Faxabruf Im Sendeprotokoll werden alle Eintr ge also auch feh lerhafte oder unvollst ndige bertragungen protokolliert Bei der Verwendung eines ISDN Adapters und des ISDN Dienstes AOC Advice of Charge steht zus tzlich die Geb hreninfor mation der einzelnen bertragungen zur Verf gung Bei der Verwendung von Kostenstellen lassen sich auf diese Weise die aufgelaufenen K
112. ncasestndenesaenndarnhi 89 A81 Kostenstellen Verwalten ororena a 89 4 8 2 KostenstellenaUuswahlen sau arin E E OON 89 49 Netzwerk Scanner aerar a in e A 91 AO TANS talla O Mra A TA AA 91 4 10 Externe Konfigurationsdatei Ooptions Cfg ssesssesessesresrrsrereeresreseeserees 93 5 Datenfelder 94 5 1 Wozu werden Datenfelder ben tigt sesessssssssssrsrrsrerrsrerrsreresrereserresens 94 52 AUTDAU VON Datenfeldem susanne 94 5 2 1 Maskieren von Datenfeldern u uu 200er 94 5 3 bersicht der Datenfelder 2uuusseesesssnnnnneensnesnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnennneennnn 94 5 3 1 ADSenderlelder en se seen een innen 95 5 3 2 A ELTE AE S E E E A EE T EE E A E E 95 5 3 A eM NE Felder a N N A N 96 5 3 4 Spezielle Datenfelder uram E AAR 99 54 Beispiele tur Daten elde enrian na a en 99 5 5 Grafiken in ein Dokument einbinden ssssssssssessesresrssrsrrsresrereeresresrererses 101 5 6 Datenfelder in eine Anwendung einbinden ssessssssssrssessesresrrsesresrrsrrserees 102 5 6 1 Windows Anwendungen a A E N 102 ActFax Benutzerhandbuch 8 56 1 1 Date felder in externer D tel bergepen na i a E A 103 5 6 1 2 Druckauftrag aufteilen Seriendrucke s esssesesrsrssesrrrreesrrrressrrressrerrressrrressrrrreserreresseeee 103 5 6 1 3 Beispiel in der Programmiersprache C ssss ssssessssesssserssserssrersseersssersssrrsssersssersssersssersseee 104 5 6 2 UNIX Linux und ander Betriebssyste Menerusi 104
113. nfelder an den Fax Server bergeben Da diese Datenfelder direkt in den Text der Faxnachricht oder in den Dokumentennamen eingef gt werden k nnen besteht keine Notwendigkeit sich mit komplizierten Programmierverfahren wie DDE oder hnlichem zu besch ftigen Der Faxversand selbst wird vom Fax Server voll automatisch durchgef hrt Abh ngig vom ge w nschten Sendezeitpunkt und der Priorit t einer Faxnachricht werden die einzelnen Faxauf tr ge entsprechend ihrer Reihung versendet Bei nicht erreichbaren Empf ngern z B Besetzt zeichen wird der Faxversand in regelm igen frei definierbaren Abst nden wiederholt Sollte das Fax nach einer bestimmten Anzahl von W hlversuchen nicht zugestellt werden k n nen wird das Fax als unzustellbar gekennzeichnet Solcherart markierte Faxnachrichten werden von ActiveFax getrennt ausgewiesen Der Fax Server kann au erdem derart konfigu riert werden dass abh ngig von der Berechtigung eines Benutzers die Zustimmung eines Vor gesetzten f r den Faxversand erforderlich ist ActFax Benutzerhandbuch 13 1 5 2 E Mail Versand Der Versand von E Mails erfolgt auf die gleiche Weise wie der Versand von Faxnachrichten Es wird lediglich anstelle der Faxnummer die E Mail Adresse des gew nschten Empf ngers ange geben Je nach Konfiguration des Fax Servers wird versucht das Dokument in das Textformat zu konvertieren Sollte die Konvertierung einer Nachricht in das Textformat nicht m glich sein
114. ng essneseessnesseesnensnennennnenenenn 44 Benutzerverwaltung 42 44 58 66 79 95 Alias NMeENn sense 60 Archiv LEXDOT na 64 Automatischer Druck 2220s22222e 000 61 Benutzeranmeldung 22222se 210 65 Benutzergruppen 2s20s00ennennennennennennen 64 BEer chtieungen anne 59 E Mail Benachrichtigung 62 Faxweiterleitung essncsseesnesseesseeeeeeenenn 63 Voreinstellungen 2u0s2222see nennen 61 Benutzerzuordnung f r Faxempfang 66 Benutzung dieses Handbuchs 10 Berechtigungen eeesnseseessnesseesneesnerenenn 44 59 Bericht drucken eessneseessnesseesnensnesnennensnenn 41 Bildschirmerkl rung 2222222200222 seen 15 Bit PL 0 EE PEE E T EE TE TTSA 18 ActFax Benutzerhandbuch AD GRAEINERRUFERERER AEHNIEEERRUREEORNFEENEERETERSEENN 18 BISER IS ehe 46 Faxempfang blockieren 46 Faxversand blockieren uu 22ee ni 46 Prok OUT ee 78 C Client Verbindung herstellen 21 28 COE ee es 2 CAD 14 66 67 68 D Dateisystem sssnssesseesesresresresressessessessessee 25 Dateisystem NFS Samba 0 31 DALEN eE A E 85 Dat nfeldef een n ai 32 Aufbau von Datenfeldern 94 Beispiele f r Datenfelder 99 Maskieren von Datenfeldern 94 bersicht de
115. ngedruckt wird Definieren Sie ob der Fax Server bzw Fax Client beim Booten des Rechners automa tisch gestartet werden soll Es wird emp fohlen den Fax Server automatisch zu star ten da in diesem Fall der Fax Server als Dienst Service gestartet wird und dadurch sofort nach dem Hochstarten des Computers aktiv ist ActFax Benutzerhandbuch Pe Client Software 3 252 KB X Druckertreiber f r Windows 3 148 KB PX Online Dokumentation 1 852 KB Rs Proc 2 176 KB Beschreibung Die Server Software wird in der Regel auf nur einem Computer im Netzwerk installiert Dieser Server verwaltet die einzelnen Faxnachrichten und erledigt deren Versand Alle anderen Rechner im Netzwerk greifen auf diesen zentralen Fax Server zu um Faxnachrichten zu versenden und zu empfangen Verf gbarer Speicherplatz 115 GB Erforderlicher Speicherplatz 20 MB lt a wees treten W hlen Sie nun aus in welcher Programmgruppe die Programme installiert werden sollen Programmgruppe Administrative Tools Maintenance Startup System Tools lt Zur ck Abbrechen Sollten Sie ber keine Lizenznummer verf gen k nnen Sie eine Demoversion installieren Die Demoversion unterliegt im Funktionsumfang keinen Einschr nkungen und ist voll Lizenznehmer Lizenznummer 00000 00000 00000 00000 Demoversion nicht limitiert lt Zur ck Abbrechen Setup ist nun bereit die ausgew hlten Software Komponenten auf diesem R
116. ngen B Kan le pro Adapter zur Verf gung Um zu vermeiden dass ActiveFax alle Leitungen f r den Faxversand verwendet kann die Schalt fl che Einstellungen verwendet werden Tragen Sie hierbei ein wie viele Leitungen insgesamt bzw wie viele Leitungen f r der Faxversand verwendet werden sollen Auf diese Weise k n nen Leitungen f r andere Zwecke z B Telefon Internet usw freigehalten werden ActFax Benutzerhandbuch 80 Einstellungen ISDN Maximal 2 Kan le insgesamt verwenden Maximal E Kan le f r Faxversand verwenden ISDN Dienst ennung 8 Analoges Faxger t 3 1 kHz Audio Standard D ISDN Faxger t Gruppe 2 3 _ Automatische Fax Titelleiste des ISDN Adapters aktivieren _ Anrufe f r alle MSN entgegennehmen MSN f r unbekannte Teilnehmer 0 4 5 4 Statusanzeige Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Modemsymbol im Kommunikationsfenster z B Modem an ISDNO1 um den aktuellen Status eines Modems anzuzeigen Folgende Daten wer den unter anderem im Statusfenster angezeigt Aktueller Status Warten Senden Empfangen Fehler usw Aktuelle Gegenstelle Faxnummer und Name Sendeparameter Datenrate Aufl sung Komprimierung Zusatzinformationen Durchwahl Geb hr Fortschritt der aktuellen Seite Wert zwischen O und 100 Prozent Startzeit und Dauer der bertragung DODDO E Status I Protokol Modem ISDN Adapter Status
117. nkombinationen Hotkeys Benutzerverwaltung Sende Empfangsprotokoll Faxabruf durchf hren Polling Strg 2 Empfangene Faxnachricht um 180 drehen Strg3 2 2 2 Empfangene Faxnachricht um 270 drehen 24 Strg A Alle Eintr ge der Faxliste markieren SEE Faxliste anzeigen oder ausblenden Strg K Kommunikationsfenster anzeigen oder ausblenden SEN 2 Neue Kurz Faxnachricht erstellen Strg O Neue Faxnachricht aus Datei erstellen 11 1 DEE 7117 Strg S Speichern Strg Bild nach oben Vorherige Seite anzeigen Alt Enter Fax Dialog anzeigen Cursor nach oben Faxanzeige zeilenweise nach oben scrollen Cursor nach links Faxanzeige nach links scrollen Cursor nach rechts Faxanzeige nach rechts scrollen Bildnchunten Faxanzeige seitenweise nach unten scrollen 727 Bild nach oben Faxanzeige seitenweise nach oben scrollen C EEE Strg amp Linke Maustaste Mehrere Eintr ge einer Liste ausw hlen ActFax Benutzerhandbuch 113 7 3 H ufig gestellte Fragen FAQ Dieser Abschnitt enth lt Antworten zu h ufig gestellten Fragen Die Antworten sind bewusst kurz gehalten da eine detaillierte Erkl rung des jeweiligen Themas in diesem Handbuch oder in der Online Hilfe von ActiveFax ausf hrlich behandelt wird Bitte beachten Sie dass weitere FAQ auch ber die offizielle Webseite von ActiveFax auf www actfax com ge fags html abrufbar sind Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwor
118. nterst tzt Brooktrout TR1034 TR114 BfvAPI und Trufax Faxkarten Die Anzahl der Modems ISDN Adapter bzw Faxkarten die von ActiveFax unterst tzt werden ist nicht begrenzt Es ist au erdem m glich unterschiedliche Faxmodems ISDN Adapter und Faxkarten gleichzeitig gemischt zu betreiben Bitte beachten Sie dass in diesem Handbuch der Begriff Modem im allgemeinen als Sam melbegriff sowohl f r Faxmodems also auch f r ISDN Adapter und Faxkarten verwendet wird Wird nicht ausdr cklich zwischen Faxmodems und ISDN Adaptern bzw Faxkarten unterschie den bezeichnet der Begriff Modem alle diese Ger tearten 4 5 1 Voice over IP VolP T 38 Anstatt einer normalen Telefonleitung ist es auch m glich ActiveFax ber VolP anzubinden In diesem Fall wird anstelle des Faxmodem bzw der Faxkarte eine Schnittstellensoftware f r die Anbindung an VolP verwendet ActiveFax unterst tzt hierbei sowohl die XCAPI von TE Sys tems www xcapi de sowie SoftIP von Dialogic www dialogic com Wird VolP f r den Faxversand verwendet ist es empfehlenswert darauf zu achten dass der VolP Anschluss auch das Protokoll T 38 Fax over IP unterst tzt da ohne die Unterst tzung von T 38 die Qualit t der VoIP Verbindung oft nicht ausreicht um eine zuverl ssige bertra gungsqualit t zu gew hrleisten 4 5 2 Vorz ge eines ISDN Adapters Ein ISDN Adapter bietet im Vergleich zu herk mmlichen Faxmodems einige wesentliche Vor z ge
119. nzahl der W hlversuche als auch die Wartezeit zwischen den einzelnen W hlversuchen individuell ber das Men Extras Optionen Wahlwiederholung eingestellt werden Um die Anzahl der W hlversuche auf weniger als die standardm ige Anzahl von 10 Versuchen zu begrenzen muss bei der Wartezeit bei einem der Versuche eine Wartezeit von O Stunden und O Minuten eingetragen werden Modem Wahlwiederholung Archiv Drucken Speicher Fax Titelleiste Wartezeit zwischen zwei W hlversuchen i Legen Sie hier die Wartezeit zwischen zwei fehlgeschlagenen W hlversuchen 2 z B Besetztzeichen fest W hrend ein Fax auf die Neuwahl wartet werden 6 inzwischen andere Faxe gesendet Wartezeit nach dem 1 Fehlversuch Stunden 3 Minuten Wartezeit nach dem 2 Fehlversuch Stunden 5 Minuten Wartezeit nach dem 3 Fehlversuch Stunden 5 Minuten Wartezeit nach dem 4 Fehlversuch Minuten Wartezeit nach dem 5 Fehlversuch Stunden Minuten Stunden 10 30 Du Sue DE JEE EE JEE IE SEE TE Zu ET DIET DEE DIE ET DIE ED dE dF dk Du SEE DE Ze IE SEE ZEIT IE ET ZEIG u Die Wartezeit zwischen den einzelnen W hlversuchen sollte mit jedem fehlgeschlagenen Sen deversuch l nger werden da die Wahrscheinlichkeit dass bei der Gegenstelle eine l nger an dauernde St rung vorliegt mit zunehmender Anzahl an Fehlversuchen steigt Dadurch wird vermieden dass der Fax Server s mtliche Wahlwiederholungen innerhalb einer sehr kurzen Zeitspanne durchf
120. olen seesssserserereererrsrsreeens 39 3 8 1 Automatische Wahlwiederholung 2222200222000020000 nennen A 39 3 8 2 Faxnachrichten erneut versenden aan 39 3 9 Eine Faxnachricht automatisch drucken 22222222002s0 nen nensenenenennn nennen 41 3 9 1 SendeDericht dr cken nennen 41 3 9 2 Komprimlerter Dr cke tesa 41 3 953 Alleemeine Einstellungen 2 ae 42 3 9 4 Benutzerbezogene Einstellungen s222220022000080nsnnnnnne nenne nnnnnnnnnnnnennnnnennenenn 42 3 10 Die Daten vor unbefugtem Zugriff sch tzen u222222ssnsnenenenenensenenen 44 3 101 Ben tzerverWwaltune etseas rasen 44 3 102 Sicnerheitseinstell ngen s run ck 44 3 11 Faxnummern sperren Blacklist us200s2senenensennennnennnsnnnnnnnnnnnnnennn 46 3 111 Faxversand Dlockieren ansius sense ice 46 3 11 2 Faxempfang blockieren ta E N 46 3 12 Einen Faxabr f aurenf hren sssaussesssue ee 48 3 12 1 FaxaBbr f aufehf hren P lllNe as een 48 3 12 2 Faxapru rDokumenterstellen ass sites 48 3 13 Eine Faxn chricht archivieren ses na 50 3 13 12 Automatische Arcnivierune ass Een 50 ActFax Benutzerhandbuch 6 3 13 22 Manuelle Archivi UNE arrasaram E ER R 51 3 13 3 ElEENB FENIVOrANer ee a 51 3 14 Mehrere Fax Server verwenden ciris oinensis A 52 LA IP Cents eN NE ieena an ee 52 3 142 Activek 3 Dr cker Hinzuf gen 53 3 14 3 ActiyeRrax Dr cker einrienten szenssrnnsen anni 53 3
121. on W hlen Sie diese Option um nur die Client Programme auf diesem Computer zu installieren lt Zur ck lass 18 3 4 5 6 7 Schaltfl che Durchsuchen wird bei Be darf ein anderes Verzeichnis oder Lauf werk eingestellt W hlen Sie das gew nschte Installations verfahren aus Entscheiden Sie hier zwi schen einer kompletten Installation Ser ver und Client einer Server Installation o der einer Client Installation Bitte beach ten Sie dass der Fax Server blicherweise nur einmal im Netzwerk installiert werden muss In allen anderen F llen reicht die In stallation des Fax Clients aus W hlen Sie die zu installierenden Pro grammkomponenten aus Entsprechend dem zuvor gew hlten Installationsverfah ren ist hier bereits die korrekte Auswahl voreingestellt Bitte achten Sie darauf dass auf dem Installationslaufwerk noch ausreichend Festplattenkapazit t zur Ver f gung steht W hlen Sie die Programmgruppe die f r die Erstellung der Programmsymbole Icons verwendet werden soll Geben Sie den Namen des Lizenznehmers sowie die Lizenznummer ein Sollten Sie noch nicht ber eine g ltige Lizenznum mer verf gen kann mit der Lizenznummer 00000 00000 00000 00000 eine voll funk tionsf hige Demoversion von ActiveFax registriert werden Bitte beachten Sie dass die Demoversion im Funktionsum fang keinen Einschr nkungen unterliegt allerdings einen Demoversion Schriftzug am Fax a
122. osten genau zuordnen 3 Eintr ge 0 markiert 2 2 Alle Eintr ge 3 Ausgang 2 ekan Gesamtgeb hr 0 00 Eingang 1 ii g Faxabruf 5 55 Archiv 5 5 2015 Februar Kostenstelle lt Alle Suchen Protokoll Ib Datum Zeit Art Modem BPS Aufl sung Komprimierung Fehler Dauer 22662 02 19 2015Thu 08 45 Ausgang E ISDN 33600 Fein 2D MMR Komp ECM 00 00 26 22656 02 09 2015 Mon 14 45 E Ausgang E Mail A Die Anmeldung am SYTI 00 00 01 22569 12 09 2013 Mon 9600 Fein 2D MMR Komp ECM 00 00 21 Details L schen Archivieren Exportieren Drucken 7 u Durch Doppelklicken auf einen Protokolleintrag bzw ber die Schaltfl che Details k nnen die Einzelheiten zu einem Eintrag auf bersichtliche Weise angezeigt werden 4 3 1 Protokoll drucken Der Druck des Sende Empfangsprotokolls kann mit ActiveFax auf mehrere Arten durchge f hrt werden ActFax Benutzerhandbuch 72 Alle Eintr ge drucken Es werden alle aktuell in der Liste angezeigten Protokolleintr ge ge druckt Nur Auswahl drucken Es werden nur die ausgew hlten Protokolleintr ge gedruckt 4 3 1 1 Layout ber die Karteikarte Optionen lassen sich die Sortierung und das Layout des Sende Empfangs protokolls einstellen Es stehen zwei Layouts einzeilig und zweizeilig zur Auswahl 4 3 1 2 Automatischer Druck Das Sende Empfangsprotokoll kann auch automatisch gedruckt werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Kart
123. r dern U Testen Sie die Verbindung ber die Schaltfl che Verbindung testen Allgemein Telefonbuch Sende Empfangsprotokall Datenquelle ae Der Datenzugriff ber ODBC Open Database Connectivity erm glicht den direkten z Datenaustausch mit einer externen Datenbank Um Berechtigungsprobleme zu vermeiden sollte eine System Datenquelle verwendet werden Datenbankzugriff ber ODBC aktivieren _ Automatische Trennung der Datenbankwerbindung _ Telefonbucheintr ge w hrend der Daten bertragung l schen Datenquelle MS Access Database Microsoft Access Driver mdb accdb Benutzername datenbankbenutzer Kennwort LLITITTITTT Verbindung testen Zeichensatz ECMA 94 Latin 1 ISO 8859 ee Hilfe u Bitte beachten Sie dass die Datenquelle zuerst unter Windows in der Systemsteuerung ein gerichtet werden muss Dieser Vorgang ist in der Regel im Handbuch des Datenbankherstellers genau beschrieben Um sicherzustellen dass die Datenquelle auch dann verf gbar ist wenn der Fax Server als Dienst l uft sollten ausschlie lich System Datenquellen verwendet werden keine Benutzer Datenquellen ActFax Benutzerhandbuch 85 A Einige ODBC Treiber z B manche Versionen von INFORMIX CLI geben beim Beenden einer Datenbankverbindung die belegten Ressourcen nicht wieder vollst ndig frei Um die System ressourcen zu schonen sollte in solchen F llen die Option Automatische Trennung der Daten bankverbindung nicht aktivi
124. r Datenfelder 94 Wozu werden Datenfelder ben tigt 94 Datenfelder in eine Anwendung einbinden 102 DOE oee ee 13 DOI a 66 Deckblatt Designer eesssssseserrrererrererrrreren 55 Deckblatt Overlay erstellen 55 Deckblatt Overlay verwenden 56 Farbige Grafiken verwenden 56 Was ist ein Deckblatt Overlay 55 Demoversion eeeseesssensenenennnnensnnnnenennnnennnnnnenn 18 DF Netzwerk nasensnaneesnnneessnnnensnnnenennnnenenn 82 Direktverbindung 2222s0s222sseeneeeeeeenen 22 DIME ee 66 Durchwahl 0 14 48 66 68 80 E EINT RFUNG rer 10 Einstellungen anpassen uesnseeesnseeennneeeennne 21 Eee een 82 E Mail Benachrichtigung 62 E Mail Versand uesssesesnsssesnsnnesnnneennnne 14 EPSON LU ee 32 Externe Konfigurationsdatei options cfg 93 124 F NO SER EEEIRERE PER TRR 114 Fax Client installieren 00002 een 28 FAXaDL ul 48 Faxabruf Dokument erstellen 48 Faxabruf durchf hren Polling 48 Faxabruf Fax On Demand 14 FAxXanzelgei nei 34 Faxembfang ua 14 Faxen aus Windows Anwendungen 23 FAKS O teen ent 35 37 Farben anpassen ceeesnesseesneesnessenneeeenenn 35 Feldauswahls sunsese ee 35 M rkleren nes er 37 SOLLEN ee 37 SUCHEN a es 37 Faxnachrichten be
125. r LPD LPR senden 31 FAXNUNMENN erees een 33 Beispiele nahen 33 FOrMat ehesten een 33 Fax On Demand l 11 12 14 48 EIVES IN es 13 Faxweiterleitung essneseessnesseesnessnesnennnerenenn 63 Formatierung von Faxnachrichten 32 Frequently Asked Questions secc 114 Eee 31 74 FTP TFTP und RAW Sockets 31 G BIOS EEE DER EEE 108 Grafiken in ein Dokument einbinden 101 H Hardwareanforderung uss2222ssseeeeee seen 11 FAX Client 12 FAX Seel 12 H ufig gestellte Fragen r 2222es22ceee en 114 Hiltesystema anal 10 Hinweissymbole 22s0s20sseesnesseesneneneeennnn 11 HOKEY Sa ee N oe nee 113 HP Digital Sending Software 91 AP LASETE iina anaa iR 32 HP 9000 HP UX nnana 30 HPO Caa ae a 32 IBM RS 6000 AlX eerren 30 InihaltsverzeichNiS sansan 5 Installation durchf hren 0 18 ActFax Benutzerhandbuch Installation von ActiveFax cccceececeeeeeeeeeeennenn 17 Installationsverfahren cceceaceseeeeeeneeeen 18 Internrufnummenn ccseasesessennnsnnnnnnnnennnnnnnn 33 J JPG Dateien a 2 32 4820 56 102 K Knowledge Base es 2cssesnsessesnnesneesnennneenn 116 Komprimierter Druck eesneeeeesnesseeenneseeeenenn 41 KONZEPTION ersehen 12 E Mail Versand ucccseesesenseeennnnennneenn 14 Faxabruf Fax On Demand 14 FAXemplanksas eine 14 Foxvers nd see 13 Kostenoptimierung
126. r bei Bedarf von anderen Anwendun gen dynamisch geladen wird DTE Abk rzung f r Data Terminal Equipment Als DTE wird blicherweise ein Computer bezeichnet Digital Gegenteil von Analog Digitale Gr en k nnen nur Werte einer definierten Teilung anneh men w hrend analoge Gr en beliebige Werte annehmen k nnen F r Fax bertragungen wird der Begriff digital in der Regel f r ISDN Verbindungen verwendet w hrend das normale Telefonnetz als analog bezeichnet wird EIA Abk rzung f r Electrical Industry Association dem Verband der amerikanischen Elektroindust rie ber EIA wird unter anderem die Ausf hrung von Seriellen Schnittstellen RS 232 definiert Fax Ein Fax oder auch Fernkopie genannt dient zum Austausch von Bilddaten zwischen zwei Faxger ten Die Bilddaten werden in der Regel nach dem Komprimierungsverfahren G3 bertragen Faxabruf Als Faxabruf bezeichnet man das Bereitstellen von Dokumenten f r den Abruf durch ein Faxger t Fax On Demand siehe Faxabruf FTP Abk rzung f r File Transfer Protocol Dieses Protokoll wird haupts chlich zum Kopieren von Dateien verwendet Das FTP Protokoll das urspr nglich nur unter UNIX verwendet wurde wird heut zutage vor allem auch im Internet stark genutzt Das FTP Protokoll wird in ActiveFax f r das bertragen von Faxauftr gen verwendet G3 Faxbetrieb F r die Fax bertragung verwendete Betriebsgruppe ber G
127. rden Sie k nnen die Adresse des Fax Servers im Standort Feld in den Eigenschaften des ActiveFax Druckers mit dem Para meter Server IP Adresse festlegen A Achten Sie bei einem sp teren Update von ActiveFax darauf dass keiner der ActiveFax Dru cker in Verwendung ist da die Aktualisierung des Druckertreibers sonst nicht m glich ist ActFax Benutzerhandbuch 53 Braun Standort server 192 168 0 100 Dokumente auf diesem Drucker werden gefaxt Modell Features Farbe Nein Verf gbares Papier Beidseitiger Druck Nein AA A Hefter Mein Geschwindigkeit Unbekannt Max Aufl sung 600 DPI w BE bemehmen ActFax Benutzerhandbuch 54 3 15 Ein Deckblatt oder Overlay erstellen 3 15 1 Was ist ein Deckblatt Overlay Deckbl tter und Overlays werden in ActiveFax bei der Erstellung generell gleich behandelt Unter einen Deckblatt versteht man eine eigenst ndige Seite am Beginn einer Faxnachricht Deckbl tter enthalten in der Regel den Absender und Empf nger einer Faxnachricht sowie zus tzliche Daten wie Datum und Uhrzeit Betreff und Seitenanzahl Im Gegensatz zu Deckbl ttern wird ein Overlay nicht am Beginn einer Faxnachricht angezeigt sondern direkt auf die einzelnen Seiten eines Faxes projiziert Das Overlay berlagert also eine Faxseite Auf diese Weise lassen sich auf einfache und elegante Weise Grafiken z B Firmen logos in eine Faxnachricht einbinden 3 15 2 Deckblatt Overlay erstellen P
128. reen Huber GmbH 49 222 708090 Empf nger Mayer AG 089 203040 F101 Huber GmbH FI110 49 222 708090 F201 Mayer AG F211 089 2030400 5 4 3 Beispiel 3 Absender u Huber GmbH 49 222 708090 Empf nger 1 Maier AG Fax 040 102030 Empf nger 2 M ller amp Co Fax 050 607080 Empf nger 3 Schmidt GmbH E Mail office schmidt com BEEE oe aE Musterkatalog Sendedatum 31 01 2015 Sendezeit eeeseeeeesseeeeen 20 15 Prioritat ae Niedrig F101 Huber GmbH F110 49 222 708090 E20O1 Maier AG F211 040 102030 RF299R F201 M ller amp Co F211 050 607080RAF299A F201 Schmidt GmbH F212 office schmidt com E307 Musterkatalog F303 31 01 2015 F304 20 15 F301 99 Beachten Sie in diesem Beispiel das Datenfeld F299 das zur Trennung der einzelnen Emp f nger verwendet wurde Dieses Datenfeld ist kein Datenfeld im eigentlichen Sinn und be n tigt daher keinen Feldinhalt da es lediglich zur Trennung der einzelnen Empf nger ver wendet wird 5 4 4 Beispiel 4 In diesem Beispiel wird ber das spezielle Datenfeld FO00 eine Grafik in die Faxdatei ein gef gt Weitergehende Informationen ber den Import von Grafiken in ein Faxdokument finden Sie im n chsten Abschnitt dieses Kapitels Mit freundlichen Gr en FO0OO unterschrift bmp ActFax Benutzerhandbuch 100 5 5 Grafiken in ein Dokument einbinden ActiveFax bietet die M glichkeit Grafikdateien an einer belie
129. rift freigeben und l schen SelectObject hDC hFontOrig DeleteObject hFontText Seite schlie en EndPage hDC Dokument beenden EndDoe hDC Drucker schlie en DeleteDC hDC return TRUE 7 5 2 Socket Applikation Socket exe Dieses Beispiel in der Programmiersprache C veranschaulicht die Einbindung von Datenfeldern ber sogenannte Sockets Sockets sind in den meisten Programmiersprachen und Betriebssys temen Windows DOS OS 2 UNIX usw verf gbar und eignen sich daher hervorragend falls keine andere M glichkeit der Server Anbindung besteht eben Sie die Faxnummer ein 938 123 4567 eben Sie den Betreff ein Testfax ext der Faxnachricht Das ist ein Testfax mit Datenfeldern und Drucksteuerzeichen IF Adresse Fax Server z 192 168 80 16 8 Port Numme r 3808 Die Faxnachricht konnte erfolgreich erstellt werden Die Verbindung mit dem Fax Server erfolgt in diesem Beispiel ber sogenannte Stream So ckets Bitte beachten Sie dass am Fax Server zuvor ein RAW Socket mit der Portnummer 3000 konfiguriert werden muss damit eine Verbindung zum Fax Server hergestellt werden kann Gehen Sie hierbei nach folgendem Schema vor U W hlen Sie den Men punkt Kommunikation RAW Server oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster U W hlen Sie die Schaltfl che Neu U W hlen Sie die Option TCP IP Verbindung ber Stream Socket und geben Sie die Portnum mer 3000 ein U Best
130. rinzipiell wird bei der Erstellung nicht zwischen Deckbl ttern und Overlays unterschieden Beide Arten werden mit dem Deckblatt Designer von ActiveFax erstellt Einzig die Art wie ein Deckblatt bzw Overlay in eine Faxnachricht eingebunden wird entscheidet dar ber ob es als Deckblatt oder als Overlay angezeigt wird Zum Erstellen eines neuen Deckblatts bzw Overlays gehen Sie nach folgendem Schema vor U Starten Sie den Deckblatt Designer ber den Men punkt Extras Deckblattdesigner oder die entsprechende Schaltfl che in der Symbolleiste U W hlen Sie aus den zur Verf gung stehenden Werkzeugen z B Text Grafik Datenfeld usw und gestalten Sie das Deckblatt bzw Overlay U Speichern Sie das Deckblatt und verlassen Sie den Deckblatt Designer ber den Men punkt Datei Deckblattdesigner beenden Es wird empfohlen Deckbl tter und Overlays immer im Fax Server Hauptverzeichnis stan dardm ig C Programme ActiveFax Server zu speichern da nur cov Dateien die in diesem Verzeichnis gespeichert sind in der Dropdown Liste mit den verf gbaren Deckbl ttern und Overlays angezeigt werden Bitte beachten Sie dass bei Overlays ber den Men punkt Extras Seitenformat zus tzlich eingestellt werden kann auf welchen Seiten einer Faxnachricht das Overlay eingeblendet wer den soll Auf diese Weise lassen sich Overlays beispielsweise nur auf der ersten oder nur auf der letzten Seite einer Faxnachricht einblenden ActFax Benutzerhandbuc
131. rleistungszeitraums Fehler am Datentr ger auftreten kann der Kunde Ersatz fordern Kann der Hersteller innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Ersatzlieferung leisten kann der Kunde gegen R ckgabe der Soft ware und Zerst rung aller eventuell angefertigter Kopien auf nicht auswechselbaren Datentr gern kostenfrei vom Kauf zur cktreten ANMELDUNG VON GEW HRLEISTUNGSANSPR CHEN Der Kunde muss den Hersteller sp testens 30 Tage nach Ablauf des Gew hrleistungszeitraums schriftlich von seinen Gew hrleistungsanspr chen in Kenntnis setzen EINSCHR NKUNG DER GEW HRLEISTUNG Gew hrleistungsanspr che gegen den Hersteller die ber die oben genannten Gew hrleistungen hinausgehen sind ausgeschlossen M ndliche oder schriftliche Absprachen beste hen nicht Gew hrleistungsanspr che sind auf den Gew hrleistungszeitraum von 6 Monaten begrenzt sofern diese Begrenzung gesetzlich zul ssig ist Neben der hier beschriebenen Gew hrleistung gelten die vom Gesetz geber vorgeschriebenen Gew hrleistungsanspr che SCHADENERSATZANSPR CHE UND HAFTUNGSBESCHR NKUNG SCHADENERSATZANSPR CHE GEGEN DEN HER STELLER SOWIE DESSEN ERF LLUNGS ODER VERRICHTUNGSGEHILFEN GLEICH AUS WELCHEM RECHTSGRUND Z B AUS BERATUNG POSITIVER VERTRAGSVERLETZUNG ODER UNERLAUBTER HANDLUNG INSBESONDERE AUCH F R INDIREKTE UND FOLGESCH DEN SIND AUSGESCHLOSSEN Diese Lizenzvereinbarungen und die Gew hrleistungsbedingungen regeln abschlie end die Bedingungen zwi
132. rschneidun gen mit anderen Faxauftr gen zu vermeiden Nach der Abarbeitung des Druckauftrags wird diese Datei automatisch gel scht um zu vermeiden dass diese versehentlich f r andere Druckauftr ge verwendet wird Beispiel Dokumentenname Bestellung 12345 Referenzdatei c tmp xy251173 dat Bestellung 12345 F500 c tmp xy251173 dat Die eigentlichen Datenfelder werden in diesem Beispiel in der Datei c tmp xy251173 dat eingetragen In welchem Format die Datenfelder in die Datei geschrieben werden ist hier bei nicht relevant Sie k nnen sowohl alle Datenfelder in eine einzige Zeile schreiben als auch eine eigene Zeile f r jedes Datenfeld verwenden 5 6 1 2 Druckauftrag aufteilen Seriendrucke Mitunter kann es erforderlich sein dass in einem einzelnen Druckauftrag mehrere Faxauftr ge bermittelt werden m ssen beispielsweise bei Seriendrucken aus Microsoft Word In die sem Fall kann das Datenfeld F599 verwendet werden um innerhalb eines Druckauftrages einen neuen Faxauftrag zu beginnen Bei der Verwendung des Datenfeldes F599 auf einer ActFax Benutzerhandbuch 103 Seite wird ab der aktuellen Seite ein neuer Faxauftrag begonnen Dieses Datenfeld ist bei spielsweise bei Seriendrucken aus Microsoft Word unbedingt zu verwenden da Word alle Seiten im Seriendruck als einen einzigen gro en Druckauftrag aufbereitet 5 6 1 3 Beispiel in der Programmiersprache C DOCINFO DOCINTO BYTE szTex
133. rstellung kann ber die linke bzw rechte Maustaste und ber die Zoom Auswahl in der Symbol leiste angepasst werden Die Anzahl der Seiten die in der Faxanzeige gleichzeitig darge stellt werden kann ber das Men Ansicht Anzeige angepasst werden Das Seitenauswahlfenster wird verwendet um zwischen den einzelnen Seiten einer Faxnachricht zu bl ttern Die Symbolleiste enth lt f r alle wichtigen Funktionen eine eigene Schaltfl che Dadurch k nnen h ufig ben tigte Funktionen rasch angew hlt werden Die Statusleiste enth lt neben dem aktuellen Datum und der Uhrzeit Statusinformatio nen zum Programm ActFax Benutzerhandbuch 16 2 ActiveFax installieren 2 1 Programm bersicht ActiveFax besteht im Wesentlichen aus zwei Programmteilen dem Fax Server und dem Fax Client Die Installation des Fax Servers muss in der Regel nur einmal durchgef hrt zu werden da alle anderen Computer im Netzwerk ber den Fax Client auf die Daten des Fax Servers zugreifen Der Fax Client sollte auf all jenen Arbeitspl tzen installiert werden auf denen Fax nachrichten verwaltet oder erstellt werden sollen u Es wird empfohlen den Fax Server auf einem m glichst leistungsstarken Rechner zu installie ren Speziell bei der Nutzung des zeitversetzten Faxversands ist au erdem darauf zu achten dass der Rechner 24 Stunden 7 Tage die Woche l uft und auch nachts nicht abgeschaltet wird Dez Netzwerk Scanner a 4 z B HP Digital Sender
134. rtieren Verwenden Sie den Datenaustausch ber ODBC um die Protokolldaten automatisch in eine externe Datenbanktabelle zu exportieren Verwenden Sie den FTP Server um die Protokolldaten von einem anderen Computer im Netzwerk z B UNIX oder Linux zu empfangen Um zu verhindern dass das Sende Empfangsprotokoll im Laufe der Zeit zu umfangreich wird kann ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Archiv die automatische Ar chivierung konfiguriert werden Standardm ig werden Protokolleintr ge nach 14 Tagen au tomatisch archiviert Modem Wahlwiederholung Archiv Drucken Speicher Fax Titelleiste Allgemein Allgemein Versendete und gelesene Faxe sowie Eintr ge im Sende Empfangsprotokoll 3 k nnen automatisch archiviert werden W hlen Sie hier die Art und den Zeitpunkt der Archivierung _ Archivierung von Faxlisteneintr gen deaktivieren 8 Faxlisteneintr ge nach 14 Tagen automatisch archivieren Faxlisteneintr genach 14 Tagen automatisch l schen Archivierung von Protokolleintr gen deaktivieren Protokolleintr ge nach dem Druck archivieren Protokolleintr ge nach 14 Tagen automatisch archivieren Export _ versendete Faxnachrichten automatisch exportieren Empfangene Faxnachrichten automatisch exportieren C Program Files ActiveFax Export Durchsuchen ActFax Benutzerhandbuch 4 4 4 Kostenoptimierung 4 4 1 Zeitversetzter Versand Abh ngig vom Volum
135. rvorzuheben Im Allgemeinen weisen diese Hinweissymbole auf weiterf hrende Informationen kritische Ein stellungen oder andere Besonderheiten hin Y Das Information Symbol wird verwendet um auf weiterf hrende Informationen oder artverwandte Themen sowie auf n tzliche Tipps f r den t glichen Gebrauch der Software hinzuweisen Das Achtung Symbol wird verwendet um auf h ufige Irrt mer oder kritische Ein stellungen aufmerksam zu machen Das Stopp Symbol wird verwendet um auf besonders kritische Einstellungen hin zuweisen die Datenverlust nach sich ziehen k nnen 1 3 Was ist ActiveFax ActiveFax ist eine der leistungsf higsten derzeit am Markt erh ltlichen Netzwerk Faxl sungen Mit ActiveFax erwerben Sie eine Software die es Ihnen erm glicht Ihr gesamtes Faxaufkom men bersichtlich und ohne gro en administrativen Aufwand zu bew ltigen Der Versand ei ner Nachricht erfolgt wahlweise als Fax oder als E Mail Ein ausgekl geltes Benutzer und Si cherheitskonzept gew hrleistet die bersichtliche Verwaltung der Faxauftr ge und sch tzt die Daten vor unautorisiertem Zugriff Der netzwerkweite Zugang zu den einzelnen Faxnachrich ten wird ber den Fax Client durchgef hrt Selbstverst ndlich verf gt ActiveFax ber alle Leistungsmerkmale die von einer professionel len Netzwerk Faxl sung erwartet werden k nnen Dazu z hlen unter anderem ein detailliertes Sendeprotokoll zentrale und private Telefon
136. s dem Verzeichnis C SCAN mit 50 mm Breite einf gen Die H he wird in diesem Beispiel automatisch berechnet Mit freundlichen Gr en FO0OO c scan michael bmp 50 5 5 3 Beispiel 3 Grafik mit 50 mm Breite und 30 mm H he auf Position 100mm x 75 mm einf gen Mit freundlichen Gr en FO0OO michael bmp 50 30 X100 Y75 ActFax Benutzerhandbuch 101 A Wenn Sie eine jpg Datei mit dem gleichen Dateiennamen wie die bmp Datei im selben Ver zeichnis wie die bmp Datei speichern verwendet der Fax Server die jpg Datei automatisch f r die Erstellung von PDF Dateien z B firmenlogo bmp und firmenlogo jpg Die jpg Datei sollte dabei die gleiche Gr e wie die bmp aufweisen das Farbformat der jpg Datei sollte RGB 24 bit sein Auf diese Weise k nnen farbige Grafiken und Logos f r PDF Dateien verwen det werden u Die Anzahl der Grafiken die pro Faxdokument importiert werden k nnen ist nicht limitiert Bitte beachten Sie die beiliegende Beispieldatei Beispiel txt Diese Datei wird bei der Instal lation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis kopiert und kann als Vorlage zum Einbinden von Grafikdateien in ein Faxdokument verwendet werden 5 6 Datenfelder in eine Anwendung einbinden 5 6 1 Windows Anwendungen Die einfachste M glichkeit um Datenfelder aus einer Windows Anwendung zu bergeben be steht ber den Dokumentnamen beim Drucken Hierbei werden zus tzlich zum eigentlichen Dokumentnamen entweder
137. sand von Nachrichten per E Mail verwendet werden sollen Die Option Fax Titelleiste f r E Mails die als Dateianhang gesendet werden aktivieren de finiert ob die Kopfzeile der Faxnachricht in der E Mail angezeigt werden soll oder nicht Das Dateiformat f r Faxnachrichten legt das Format von E Mails fest die nicht in das Text format konvertiert werden konnten blicherweise wird hier das PDF Format verwendet 0D O O O ActFax Benutzerhandbuch 83 U Die Auswahl E Mails immer sofort versenden kann genutzt werden um einzustellen ob E Mails sofort gesendet werden oder ob gewartet werden soll bis eine gewisse Anzahl von Mails zum Versand bereitsteht Speziell bei der Verwendung von W hlverbindungen kann so verhindert werden dass wegen jeder einzelnen E Mail eine Verbindung zum Internet aufgebaut wird U Die Einstellung Gemeinsamer Kommunikationsport f r Fax und E Mail muss dann verwen det werden wenn sowohl der Faxversand als auch die W hlverbindung ber RAS mit dem selben Modem durchgef hrt werden Auf diese Weise gibt der Fax Server die Schnittstelle f r das Modem kurzzeitig frei um die Verbindung ber RAS zu erm glichen Server Optionen Text Optionen Benachrichtigung Einstellungen Stellen Sie hier die Optionen f r den Versand von Faxnachrichten ee ber E Mail ein Konfigurieren Sie das Dateiformat der E Mail und I legen Sie fest ob eine Text onvertierung gew nscht ist Faxnachrichten nach M glichkei
138. schen dem Hersteller und dem Kunden Eventuell in der Verpackung mitgelieferte Vereinbarungen und Gew hr leistungsbedingungen anderer Softwarehersteller kommen nicht zur Anwendung ActFax Benutzerhandbuch 4 Inhaltsverzeichnis 1 Einf hrung 10 TEARI VS ACHVEF AN era 10 1 2 Ben tzung dieses HanabDuchs sauer 10 1 2 L Hiresysten zes unseren 10 1 2 2 Hinweissymbole 2 3 11 F Wwa S CACICA een 11 1 4 Systemanforderungen seen 11 1 4 1 Hardwareanforderung Fax Server eneeeessssssessessesnensnsnnnnnennnnnennennnnnnnsnennnnnennennnnnenn 12 1 4 2 Hardwareanfo rder net ax ChenNtarsrrisc ie n 12 1 5 KONZeBU ON sn u 12 15 LIFE Nee nee ee 13 15 2 E Mail Versand E R a OR 14 BENE M EA ange A A E A EEA E O E E A E E E TE E E 14 1 5 4 Faxabr f FE ON Demand nen 14 1 6 BIASENIRMErKlIarliNE nee 15 2 ActiveFax installieren 17 2 t ProgramM UDers i Mt pna E T 17 2 2 Hstalatlon dUrCMUNTE N ee 18 2 3 gt Einstell ngen anpassen en n aE EE 21 2 4 Glient Verbindung herstellen 21 3 Wie kann ich 23 3 1 Eine neue Faxnachricht erstelle raees as EEEE 23 3 1 1 Faxen aus Windows Anwendungen eenessessnsssesnensennensnennnnnennnnnnnnensnennnnnennnnennenenn 23 31 2 Kurz Foxnachrichten sa 24 3 132 Daten Sternen 25 3 1 4 Named Pipesanse seele 25 3 1 4 1 Beispiel in der ProgrammierspracheC 2200222200022nnnenennnnnnnnnennennnnnnnnnnnnnnnnennennnennennn 26 3 2 Eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen
139. sowie die ersten Seiten der Faxnachricht in verkleinerter Form auf einem einzelnen Blatt Papier gedruckt Die Anzahl der Seiten die auf dem Sende bericht gedruckt werden sollen kann ber den Men punkt Extras Optionen und die Kartei karte Drucken eingestellt werden 3 9 2 Komprimierter Druck Der komprimierte Druck von Faxnachrichten ist ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz und hilft dar ber hinaus Kosten zu sparen Hierbei werden mehrere Seiten einer Faxnachricht in verkleinerter Form auf einem einzelnen Blatt Papier gedruckt Die Anzahl der Seiten die auf einem Blatt Papier gedruckt werden sollen kann frei definiert werden ga Der komprimierte Druck erm glicht den papiersparenden Ausdruck SE einer Faxnachricht W hlen Sie die Seitenanzahl die in verkleinerter Form auf einem Blatt Papier gedruckt werden sollen Seitenaufteilung Anzahl der Seiten nebeneinander 2 Gleiche Werte 2 me Br ActFax Benutzerhandbuch 41 3 9 3 Allgemeine Einstellungen Um die automatische Druckfunktion von ActiveFax zu konfigurieren gehen Sie wie folgt vor W hlen Sie den Men punkt Extras Optionen W hlen Sie das Karteiblatt Drucken Aktivieren Sie die Option Faxnachricht nach dem Empfang automatisch drucken und geben den gew nschten Drucker an Stellen Sie optional die Komprimierung f r den Ausdruck ein um Papier zu sparen Aktivieren Sie optional die Auswahl Bericht drucken um einen Sendebericht anstelle der kompletten Faxnachr
140. ssageData 1lstrlen MessageData 0 if nResult SOCKET ERROR printf Fehler d beim Aufruf von send n WSAGetLastError return 0 Socket schlie en shutdown Socket 1 closesocket Socket WSACleanup printf Die Faxnachricht konnte erfolgreich erstellt werden n return 1 ActFax Benutzerhandbuch 123 7 6 Index A Active DirectorYy u0222022eeneennennnennennnennnennen 65 ActiveFax installieren 222uss222seeeneeeeeenn 17 Client Verbindung herstellen 21 Einstellungen anpassen sesser 21 Installation durchf hren 18 Programm bersicht eseese 17 ActiveFax konfigurieren eessssssesererrserreren 58 Alias Namen ses 60 Alternativen zu LPD LPR uuunneceeeenneeeeenn 31 ANDANG zei 108 ANDI ee NE SERIE KANNE HERNTIERNAEEE ORE 50 Automatische Archivierung 50 Eigene Archivordner cuessssseeeseeseeeenen 51 Manuelle Archivierung 0 51 Authentifizierung 22uss222222neeneeeneneeeenn 83 Automatische Updates 02202senneneeo 106 Automatische Wahlwiederholung 39 Automatischer Druck 22220s2222seeneeeeeenn 61 Allgemeine Einstellungen 42 Benutzerbezogene Einstellungen 42 B Beispiele f r Faxnummenn eeesseeeeeseeseeeenen 33 Beispielkonfiguration uss22222eseeeeeeeene 17 Benutzerpr fu
141. sssssesssrresesreresrrrrsrrrresene 61 W Wahlwiederholung seesseseseesesereserrresrrrresen 39 Warenzeichen ucnessonensonensnnnnnnannennnnennneenne 2 Was ist ActiveFax eeennenennenennnnennnnnnnnnnnnnnnnnenn 11 Wie kann ich sesessesssssssesseressessesosrerssssesesree 23 die Daten vor unbefugtem Zugriff SEHURZEN en ei 44 die Faxanzeige anpassen esens 34 die Felder in der Faxliste ndern 35 ein Deckblatt oder Overlay erstellen 55 eine Faxnachricht archivieren 50 eine Faxnachricht automatisch drucken 41 eine Faxnachricht im Netzwerk abfragen PE SEEEN ENDE ELTICHTERER PSEDERERRRERIERUNMERNERBIRRONR 28 eine Faxnachricht von UNIX senden 30 eine Faxnummer eingeben 33 eine neue Faxnachricht erstellen 23 einen Eintrag in der Faxliste ausw hlen 37 einen Faxabruf durchf hren 48 Faxnummern sperren ensseessessesneseesennn 46 fehlgeschlagene Fax bertragungen wiederholen 02u0202seneneeneennnn 39 mehrere Fax server verwenden 52 Windows Login 2ues2sssesnessesnennennnnneennnenenn 65 X XCAP I ocra G 78 Xerox Network Fax Server Enablement 91 Z Zeitlimitier ng aera 76 Zeitversetzter Versand censeseneeseneeeeeeennn 75 ZUBSANESPEUNUNg se 44 126 Notizen ActFax Benutzerhandbuch 127 Notizen ActFax Benutzerhandbuch 128
142. stlegen Beispiel F605 gif 150 Externe Datei an die E Mail als Originaldatei anf gen Mehrere Dateien k nnen durch ein Komma ge trennt werden Die Datei muss am Fax Server verf g bar sein Als optionale Parameter k nnen D Delete Datei nach dem Versand l schen und R Required Email nur senden wenn die Datei vorhanden ist ver wendet werden Beispiel F606 c data liste pdf c word mailing doc D 98 F607 Reply To E Mail Dieses Datenfeld legt eine Antwort E Mail Adresse fest die unterschiedlich von der Absender E Mail Ad resse ist F608 E Mail Best tigung Dieses Datenfeld fordert eine Lesebest tigung vom Empf nger der Email an F700 Sammeldokument Dieses Datenfeld erzeugt ein Ssammeldokument mit der angegebenen Referenznummer Existiert das Sammeldokument mit der entsprechenden Referenz nummer bereits wird der Druckjob angef gt Als op tionaler Parameter kann durch Komma getrennt auch ein Timeout in Sekunden angegeben werden nachdem das Sammeldokument automatisch abge schlossen wird Die Referenznummer muss eine Zahl zwischen 1 und 999 999 999 sein Beispiele F700 1234 F700 1234 60 F701 Sammeldokument Ende Dieses Datenfeld beendet ein Sammeldokument mit der angegebenen Referenznummer Beispiel F701 1234 F702 Dateianhang Externe Datei an das Fax anf gen Das Format der Datei muss entweder Textformat oder eine ber den ActiveFax Drucker erstellte Datei sein Mehrere Da teien k nnen d
143. t Frage Antwort Frage Antwort Frage Antwort Frage Wie kann ich ActiveFax beim Booten des Computers automatisch starten ber den Men punkt Datei Automatischer Start kann ActiveFax automatisch gestartet werden Wie kann ich gleichzeitig mehrere Eintr ge in der Faxliste ausw hlen Mit der Strg Taste und der Shift Taste k nnen mehrere Faxnachrichten auf ein mal ausgew hlt werden Wie kann ich die Sortierung der Faxliste ndern Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die jeweilige Spalten berschrift wird die Sortierung der Faxliste angepasst Verwenden Sie zus tzlich die Shift Taste um mehrere Spalten als Sortierkriterium auszuw hlen Wie kann ich eine Faxnachricht rasch wieder finden Die schnellste Methode um eine Faxnachricht zu finden ist ber die Eingabe eines Suchbegriffs in der Faxliste Wie kann eine Faxnachricht von UNIX oder Linux versendet werden Der einfachste Weg um Faxnachrichten aus UNIX oder Linux zu versenden be steht ber das LPD LPR Protokoll Hierbei wird ActiveFax wie ein normaler Netzwerkdrucker angesteuert Wie kann die Standardaufl sung f r den Faxversand eingestellt werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikarte Modem kann die bevorzugte Aufl sung Fein oder Normal f r den Faxversand eingestellt wer den Wie kann das Intervall der Wahlwiederholung eingestellt werden ber den Men punkt Extras Optionen und die Karteikart
144. t Scanner Serielle Schnittstelle ODEC Datenbank Digtale Signatur Faxabruf durchf hren Poll Faxversand vor bergehenc Faxempfang vor bergehen m Me Mani Ansicht ii gt ActFax Benutzerhandbuch Startseite ik i Drucken Optionen Start Zur ck Vor Kommunikation Dateisystem Die Daten bermittlung ber das Dateisystem ist vor allem dann sinnvoll wenn die einzelnen Faxauftr ge bereits als Datei vorliegen Der Fax Server durchsucht hierbei ein definiertes Verzeichnis nach bestimmten Dateien und bernimmt diese als neue Faxauftr ge Geben Sie beim Konfigurieren des Datenimports ber das Dateisystem an in welchem Verzeichnis sich die Fax Dateien befinden Weiters mu definiert werden nach welcher Dateierweiterung z B DAT das Verzeichnis durchsucht werden soll und wie mit der Fax Datei nach deren Verarbeitung verfahren werden soll A Bitte beachten Sie dass Sie die Schreibberechtigung auf gemountete Verzeichnisse z B ber NFS haben da diese zum ers bzw L schen der verarbeiteten Dateien unbedingt ben tigt wird Sollten Sie keinen Schreibzugriff auf das betreffende Verzeichnis haben wird der Import der Faxauftr ge nicht durchgef hrt Bei der Verwendung von Netzwerkfreigaben sollten immer der UNC Pfad z B server freigabe anstelle von Laufwerksbuchstaben verwendet werden 10 1 2 2 Hinweissymbole In diesem Handbuch werden grafische Symbole eingesetzt um Textstellen he
145. t zer auch auf die Faxnachrichten der anderen Mitglieder der Gruppe zugreifen Bitte beachten Sie dass ein Benutzer auch Mitglied mehrerer Gruppen sein darf 3 10 2 Sicherheitseinstellungen Um die Zugangskontrolle zu aktivieren m ssen die Sicherheitseinstellungen von ActiveFax ak tiviert werden Gehen Sie hierzu nach folgendem Schema vor U W hlen Sie den Men punkt Extras Sicherheitseinstellungen oder verwenden Sie die ent sprechende Schaltfl che in der Symbolleiste Q Stellen Sie die gew nschte Sicherheitsstufe sowohl f r den Fax Server als auch f r die Fax Clients ein ActFax Benutzerhandbuch 44 U Best tigen Sie die Eingabe mit OK Zug angskontrolle ai Legen Sie hier die Sicherheitseinstellungen fest um die Daten vor unbefugten Zugriff durch nicht autorisierte Personen zu sch tzen Server Zugang f r alle auch unbekannte Benutzer erlauben _Server Zugang nur f r angelegte Benutzer erlauben Server Zugang nur f r Benutzer mit Administrator Berechtigung erlauben Client Zugang f r alle auch unbekannte Benutzer erlauben Client Zugang nur f r angelegte Benutzer erlauben _ Kennwort merken Programmsymbol in der Taskleiste anzeigen Benutzerverwaltung u Bitte beachten Sie dass die Sicherheitseinstellungen f r den Fax Server und den Fax Client getrennt eingestellt werden k nnen Um ein h chst m gliches Ma an Sicherheit zu garantie ren wird empfohlen d
146. t 1024 BYTE szN Name 128 BYTE szFax 128 lstrcpy szName Maier GmbH Iistrepy szFax 49 89 1234567 wsprintf szText Bestellung F201 lt 3s F211 lt s szName szFax DocInfo cbSize sizeof DOCINFO DocInfo lpszDocName szText DocInfo lpszDatatype NULL 5 6 2 UNIX Linux und andere Betriebssysteme Das Einbinden von Datenfeldern in eine UNIX oder Linux Anwendung oder eine Anwendung eines anderen Betriebssystems erfolgt indem die gew nschten Felder direkt in das Doku ment also den zu druckenden Text eingef gt werden Der Fax Server filtert dabei die Daten felder so dass diese auf dem Fax selbst nicht sichtbar sind Es spielt hierbei keine Rolle an welcher Stelle des Dokuments Sie die Datenfelder einf gen Bitte beachten Sie die beiliegende Datei Beispiel txt Diese Datei wird bei der Installation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis kopiert und kann als Muster f r das Einbinden von Datenfeldern verwendet werden Zur Formatierung der Faxnachrichten k nnen Druckersteuerzeichen von HP LaserJet PCL Epson LQ und optional Postscript verwendet werden 5 6 2 1 Beispiel in der Programmiersprache C char szName 1238 char szFax 128 habe nPrioritaet char szBerrertr 1223 char szText LO24 lstrcpy szName Maier GmbH istrepyl szrax 49 893 12342567 nPrioritaet 1 lstrcpy szBetreff Bestellung 12345 wsprintf szText E201 lt s F211 lt s F30
147. t Verbindung herstellen Beim ersten Start des Fax Clients bzw des ActiveFax Druckertreibers wird versucht eine Ver bindung zum Fax Server herzustellen ActiveFax bietet mehrere M glichkeiten eine Verbin dung zum Fax Server herzustellen ActFax Benutzerhandbuch 21 Server Verbindung Optionen Einstellungen W hlen Sie die Art der Serwer Verbindung Um nach einem Server im Netzwerk zu suchen kann die Option Netzwerk durchsuchen verwendet werden 132 n n _ Direktverbindung ActiveFax Server ist lokal installiert Netzwerkverbindung ber TCP IP Serveradresse 192 168 0 1 ActiveFax Server Win10 w Netzwerkverbindung ber Net Beui Windows Netzwerk SE WIN10 ActiveFax Server Win10 Netzwerk durchsuchen Abbrechen blicherweise wird die Verbindung zwischen dem Fax Server und dem Fax Client ber eines der Netzwerkprotokolle TCP IP oder NetBeui Windows Netzwerk aufgebaut Sollten der Fax Server und der Fax Client auf dem gleichen Rechner installiert sein kann auch eine Direktver bindung ohne Netzwerk gew hlt werden Da der Fax Client das Netzwerk automatisch nach allen verf gbaren Fax Servern durchsucht brauchen Sie sich keine Netzwerkadressen zu mer ken Wurde beim Durchsuchen des Netzwerkes ein Fax Server gefunden wird dieser automa tisch vorgeschlagen Die IP Adresse des Fax Servers kann bei der Installation des Fax Clients auch direkt im Setup bergeben werden Dies kann mit dem Ko
148. t in Textformat konvertieren _ Empfangsbest tigung f r E Mails anfordern Deckbl tter und Overlays in E Mails einbinden Fax Titelleiste f r E Mails die als Anhang gesendet werden aktivieren Individuelle Namen f r Dateianh nge verwenden fax F408 Dateiformat Acrobat PDF Format pd Aufl sung 200 dpi w E Mails immer sofort versenden C E Mails erst versenden wenn mindestens 0 Mails zum Versand bereitstehen oder 0 Minuten vergangen sind Gemeinsamer Kommunikatonsport f r Fax und E Mail lt Keiner gt Miehen ActFax Benutzerhandbuch 84 4 7 ODBC Datenbank ActiveFax erm glicht ber den ODBC Standard den Datenaustausch mit externen Datenban ken Alle namhaften Datenbankhersteller stellen mittlerweile ODBC Treiber f r Windows zur Verf gung ActiveFax unterst tzt den Import des Telefonbuchs und den Export des Sende Empfangsprotokolls ber ODBC 4 7 1 Datenquelle w hlen Um eine Verbindung zu einer ODBC Datenbank herzustellen muss zun chst die Datenquelle ausgew hlt werden Gehen Sie hierzu nach folgendem Schema vor U W hlen Sie den Men punkt Kommunikation ODBC Datenbank oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster U W hlen Sie die gew nschte Datenquelle aus der Liste aus U Tragen Sie den Benutzernamen und das Kennwort f r die Datenbankverbindung ein Bitte beachten Sie dass nicht alle Datenbanken einen Benutzernamen und ein Kennwort erfo
149. tifizierung Sichere Verbindung ber TL5 SSL verwenden STARTTLS Verschl sselung verwenden Port 587 Server Internet Verbindung 8 Direkte Verbindung zum SMTP Serwer O wW hlverbindung zum SMTP Server ber RAS Remote Access Service Neues Profil Profil ndern brechen Geben Sie den Hostnamen bzw die IP Adresse des SMTP Servers ein Stellen Sie ein ob der SMTP Server ber eine direkte Verbindung oder ber eine W hlver bindung zu erreichen ist Q Sollte die Verbindung zum SMTP Server ber eine W hlverbindung aufgebaut werden konfigurieren Sie die entsprechenden RAS Einstellungen DF Netzwerk D O Sollten Sie einen externen Mail Server verwenden z B den Mail Server Ihres Internet Provi ders sollte unbedingt auch eine der Verschl sselungsmethoden SSL TLS oder STARTTLS ak tiviert werden um eine verschl sselte bermittlung der Emails zu gew hrleisten ActFax Benutzerhandbuch 82 4 6 2 Mail Server Authentifizierung Viele Mail Server erfordern eine Anmeldung des Benutzers um eine missbr uchliche Verwen dung des Mail Servers f r Spam Mails zu verhindern Sollte Ihr Mail Server eine Anmeldung erfordern kann diese ber die Schaltfl che Authentifizierung eingestellt werden Tragen Sie hier das Login f r die Anmeldung am Mail Server ein Individuelle Logins pro Benutzer k nnen bei Bedarf in der Benutzerverwaltung eingetragen werden Authentifizierung Anmeldung am SMTP Server aktivieren
150. tigen Sie die Eingabe mit OK ActFax Benutzerhandbuch 121 Kommunikabonsport TCP IP Verbindung ber Stream Socket Portnummer 3000 NetBeui Verbindung ber Named Pipe Fipe Name Verbindung f r Socket Beispielprogramm 7 5 2 1 Programmablauf Programmstart bei main Eingabe der Daten mit gets Zusammenstellen der Faxnachricht mit sprintf Initialisieren der Socket Library WinSock mit WSAStartup Neuen Socket mit socket erzeugen Verbindung zum Fax Server IP Adresse 89 1 0 1 Port 3000 mit connect herstellen Faxnachricht mit send senden Socket mit shutdown und closesocket schlie en Socket Library mit WSACleanup freigeben U OUOLCLDuDuUob 7 5 2 2 Programmcode inelude lt stdio h gt include lt winsock h gt Funktionsprototypen int SendFax char char char U I 2222422222242222 2422442442444 4244444244444 Hauptfunktion des Programms int main void char szFaxNumber 128 char szSubject 128 char szMessageText 512 char szIP 1l22 char szPort 128 char szData l024 Daten eingeben printf Geben Sie die Faxnummer ein gets szFaxNumber printf Geben Sie den Betreff ein gets szSubject printf Text der Faxnachricht SEN gets szMessageText printf n printf IP Adresse Fax Server S gets s szIP 128 printf
151. tion CreateHandle um eine Named Pipe zu ffnen U Senden Sie nun die Faxnachricht direkt an die zuvor ge ffnete Datei Verwenden Sie bei spielsweise die API Funktion WriteFile um die Daten zu schreiben Bitte beachten Sie dass auch Druckersteuerzeichen und Datenfelder verwendet werden d rfen I Schlie en Sie die Named Pipe Verwenden Sie hierzu beispielsweise die API Funktion CloseHandle Durch das Schlie en der Datei wird dem Fax Server signalisiert dass die Faxnachricht vollst ndig ist Bitte beachten Sie dass die Funktionen zum ffnen Schreiben und Schlie en von Dateien je nach verwendeter Programmiersprache unterschiedliche Bezeichnungen tragen Zus tzliche Informationen ber den Umgang mit Dateien und Named Pipes entnehmen Sie bitte der Do kumentation des von Ihnen verwendeten Entwicklungswerkzeugs z B Visual C Visual Basic Delphi Power Builder 3 1 4 1 Beispiel in der Programmiersprache C include lt windows h gt HANDLE hrile DWORD dwError BYTE szText 1024 BYTE szpax l28 DWORD AwWritten int main void hrFile CreateFile faxserver pipe activefax GENERIC READ GENERIC WRITE FILE SHARE READ FILE SHARE WRITE NULL OPEN EXISTING ActFax Benutzerhandbuch 26 0 NULLY if hFile INVALID HANDLE VALUE dwError GetLastError return 1 ISErcpv szras TFA 38 o GTF wsprintf szText Das ist ein Testfax F211 s szEFax WriteFile hFile szText
152. tsstufe festzulegen Faxnachrichten werden dann in Abh ngigkeit von der Priorit t automatisch nur innerhalb dieses Zeitfensters gesendet Als Alternative w re es auch m glich ein Zeitfenster f r jene Zeiten zu definieren in denen Faxnachrichten nicht gesendet werden sollen Durch Zeitlimitierungen k nnen Sie festegen dass Faxe einer bestimmten Priorit t nur zu gewissen Tageszeiten gesendet werden Zeitlimits k nnen auch verwendet werden um beispielsweise nachts keine Faxe zu versenden Zeitlimitierung f r den Faxwversand aktivieren _ Umgekehrte Zeitlimitierung Faxe w hrend der unten genannten Zeiten nicht senden Zeitlimits f r Priorit ten me Mann Vlos home v 0000 os sss ur Mro Monso vos somisg v 06 0015 bs asss ur Mroma Mann vlos Fesa v 06001 os ass u Mein Moneo vlos Fesa v 0600 os ass ur ActFax Benutzerhandbuch 76 4 4 3 Least Cost Routing Eine weitere M glichkeit der Kostenreduktion ist das sogenannte Least Cost Routing Hier bei wird je nach Tageszeit und Vorwahlnummer automatisch zwischen verschiedenen Netz anbietern ausgew hlt Um das Least Cost Routing zu aktivieren gehen Sie nach folgendem Schema vor U W hlen Sie den Men punkt Extras Modem oder doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol im Kommunikationsfenster W hlen Sie die Karteikarte Least Cost Routing Aktivieren Sie die Auswahl Least Cost Routing beim W hlen verwenden Erstellen Sie f r jede Vorwahl Z
153. uch im Kapitel Sende Empfangsprotokoll gefunden werden Treffen Sie hier die Einstellungen um die Eintr ge im Sende Empfangsprotokoll an eine externe Datenbank zu exportieren W hlen Sie zuerst die Tabelle in der die Daten gespeichert werden sollen und weisen danach die einzelnen Datenbankfelder zu Export der Protokolldaten ber ODBC aktivieren Tabelle _ Protokelleintrag nach dem Export l schen Gier nor Felder in der Datenbank EL Zeit Modem ActFax Benutzerhandbuch 88 4 8 Kostenstellenverwaltung Verwenden Sie die Kostenstellenverwaltung um eine Zuordnung von Faxnachrichten zu be stimmten Kostenstellen vorzunehmen Durch die Verwendung von Kostenstellen kann eine kostenbezogene Zuordnung der Faxnachrichten f r die Buchhaltung vorgenommen werden 4 8 1 Kostenstellen verwalten ber das Men Extras Kostenstellenverwaltung kann die Liste der verf gbaren Kostenstellen erstellt bzw ge ndert werden Es ist hierbei auch m glich die zwingende Eingabe von Kosten stellen zu aktivieren Ist diese Option aktiviert erlaubt ActiveFax das Erstellen von neuen Fax nachrichten nur bei gleichzeitiger Eingabe einer Kostenstelle Au erdem ist es m glich die Ein gabe von Kostenstellen auf G ltigkeit zu pr fen ActiveFax erlaubt in diesem Fall dann nur die Eingabe einer Kostenstelle die zuvor in der Kostenstellenverwaltung angelegt wurde Kostenstellenwerwaltung Kostenstellen al Tragen Sie hier die Liste der ver
154. uchbegriffe getrennt durch ein Pipe Zei chen einzugeben Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Benutzers ein Grenzen Sie die Anzeige durch Auswahl des Faxstatus Versendet Unversendet ein D O ActFax Benutzerhandbuch 37 Q ndern Sie durch Klicken auf die Spalten berschriften die Sortierreihenfolge der Faxliste In der Regel wird durch die Eingabe eines Suchbegriffs die Anzeige auf einige wenige Treffer eingeschr nkt Diese Methode ist daher sicher die schnellste Art ein Fax wieder zu finden Bitte beachten Sie dass in der Suchzeile nicht der komplette Suchbegriff eingegeben werden muss In der Regel ist die Eingabe eines Bruchteils des Suchbegriffes ausreichend Um bei spielsweise eine Faxnachricht mit dem Empf nger Georg Schmidt zu suchen reicht die Ein gabe von Schmi oder org schm Es wird keine Unterscheidung zwischen Gro und Klein schreibung vorgenommen Au erdem besteht die M glichkeit nach mehreren W rtern in un terschiedlichen Feldern zu suchen Hierf r m ssen die einzelnen Suchbegriffe durch ein so genanntes Pipe Zeichen getrennt werden Um beispielsweise nach den W rtern Schmidt und Hamburg zu suchen geben Sie Schmidt Hamburg ein ActFax Benutzerhandbuch 38 3 8 Fehlgeschlagene Fax bertragungen wiederholen 3 8 1 Automatische Wahlwiederholung Fehlgeschlagene Sendeversuche werden vom Fax Server automatisch wiederholt Es kann hierbei sowohl die A
155. und deaktivieren Sie in der Kar teikarte Allgemein die Option Kommunikation mit dem Modem in Echtzeit durchf hren Realtime Priority Der Datenaustausch ber ODBC funktioniert nicht korrekt bzw das Programm bricht mit einer Schutzverletzung ab H ufig sind in den ODBC Treibern gewisser Datenbankhersteller manche Funk tionen des ODBC Standards nicht oder nur fehlerhaft umgesetzt worden Ver suchen Sie in diesem Fall eine neuere Version des ODBC Treibers zu erhalten Beim Faxversand ber einen ISDN Adapter wird das Fax in doppelter L nge bertragen Der ISDN Adapter ignoriert in diesem Fall die Synchronisationsparameter der Gegenstelle Versuchen Sie eine neuere Version des ISDN Treibers CAPI Trei ber zubekommen Ich habe das Administrator Kennwort vergessen und bekomme keinen Zugriff auf den Fax Server mehr Wenden Sie sich in diesem Fall an den Hersteller von ActiveFax um einen spe ziellen Zugangscode zur Deaktivierung der Kennwortsperre zu erhalten ActFax Benutzerhandbuch 117 7 5 Programmbeispiele ActiveFax kann auf einfache Weise in bestehende Anwendungen integriert werden ber so genannte Datenfelder werden die Faxdaten z B Empf nger Betreff Priorit t usw bereits innerhalb der Anwendung definiert Speziell bei Applikationen die nicht auf Windows basieren z B UNIX Linux DOS usw kann durch die Verwendung von Druckersteuerzeichen von HP Laserjet PCL und Epson LO die Formatierung der Faxnachricht g
156. ung zum Erstellen von private Fax nachrichten welche nur f r den Besitzer der Faxnachricht sichtbar sind Faxnachrichten l schen Berechtigung zum L schen von Faxnachrich ten 4 1 2 Alias Namen Viele Benutzer sind unter verschiedenen Namen bekannt oder haben mehrere unterschiedli che Logins UNIX In diesem Fall k nnen die einzelnen Namen des Benutzers ber die Kartei karte Alias Namen eingetragen werden ActiveFax erkennt dadurch automatisch den richtigen Benutzer egal welcher der Alias Namen verwendet wird AllasNamen Login Ass Name i Neuer Allas Name 8 mike ActFax Benutzerhandbuch 60 4 1 3 Voreinstellungen ber die Karteikarte Voreinstellungen besteht die M glichkeit jedem Benutzer unterschiedli che Absenderdaten zuzuordnen Entscheiden Sie hierbei ob der Standardabsender oder der benutzerdefinierte Absender verwendet werden soll Zus tzlich zu den Absenderdaten lassen sich ein Standard Deckblatt und Overlay definieren Die Standardeinstellungen f r die Absenderdaten ohne Benutzerbezug k nnen am Fax Ser ver ber den Men punkt Extras Voreinstellungen konfiguriert werden Allgemein Alias Namen Voreinstellungen Drucken Benachrichtigung Faxweiterleitung Archiv O Standardeinstellungen f r neue Faxnachrichten verwenden Absenderdaten Name 1 Max M ller GmbH amp Co KG Verteiler Name 2 Rostocker Allee 210 Telefon 1 49 30 123 456 170 Name 3 10140 Berlin Telefon 2
157. urch ein Komma getrennt werden Die Datei muss am Fax Server verf gbar sein Bei spiel F702 c data agb prn F703 Overlay ein ausschalten Overlay ein bzw ausschalten 0 ausschalten 1 einschalten Bei Verwendung von 0 bzw 1 wird das Overlay erst ab der folgenden Seite ein bzw ausgeschaltet FOOO Grafik importieren Grafikdatei in das Dokument einbinden 5 3 4 Spezielle Datenfelder Bitte beachten Sie dass nicht alle zuvor angef hrte Felder Datenfelder im eigentlichen Sinne sind Eine Ausnahme bilden hier beispielsweise die Felder F299 F500 F501 F599 und FOOO Die besonderen Einsatzgebiete dieser Datenfelder werden in den n chsten Abschnit ten dieses Kapitels ausf hrlich beschrieben 5 4 Beispiele f r Datenfelder Bitte beachten Sie die beiliegende Beispieldatei Beispiel txt Diese Datei wird bei der Instal lation von ActiveFax automatisch in das Installationsverzeichnis kopiert Diese Datei enth lt Beispiele zum Einbinden von Datenfeldern und Grafiken sowie f r die Faxformatierung von Faxnachrichten mittels HP LaserJet PCL Druckersequenzen Vor allem beim Faxversand aus UNIX und Linux Systemen kann diese Beispieldatei als Basis f r eigene Faxauftr ge verwendet werden ActFax Benutzerhandbuch 99 5 4 1 Beispiel 1 Empf nger 43 11122 3344 12 Betreff natoerman Bestellung Nummer 123456 r211 43 1 1122 3344 120 F307 Bestellung Nummer 123456 5 4 2 Beispiel 2 ADSeNders u s
158. verwendet werden Bitte beachten Sie dass eine Lizenzerweiterung Benutzer zu einer bestehenden Lizenz hinzu f gen den Update Zeitraum nicht beeinflusst ActFax Benutzerhandbuch 107 7 Anhang 7 1 Glossar 16 bit Als 16 bit werden Anwendungen bezeichnet die vor allem f r das veraltete Betriebssystem Windows 3 x entwickelt wurden 16 bit Anwendungen sind zwar auch auf aktuellen Windows Versio nen lauff hig nutzen deren M glichkeiten aber nicht aus 32 bit Als 32 bit werden Anwendungen bezeichnet die ab Windows 95 entwickelt wurden 32 bit An wendungen nutzen die M glichkeiten dieser Betriebssysteme besser als 16 bit Anwendungen und lau fen daher stabiler und zumeist auch schneller ab 32 bit Anwendungen k nnen unter Windows 3 x nicht ausgef hrt werden 64 bit Beginnend mit Windows XP bietet Microsoft seine Betriebssysteme sowohl als 32 bit als auch als 64 bit Version an Der Vorteil der 64 bit Windows Version ist dass diese Version mehr physischen Speicher adressieren kann Die Gesamtperformance des Fax Servers ist unter 32 bit sowie unter 64 bit Windows weitestgehend identisch Analog Gegenteil von Digital Analoge Gr en k nnen beliebige Werte annehmen w hrend digitale Gr en nur Werte einer definierten Teilung annehmen k nnen F r Fax bertragungen wird der Begriff analog in der Regel f r das normale Telefonnetz verwendet w hrend digital als Synonym f r ISDN eingesetzt wird
159. von Druckauftr gen an Netzwerkdrucker Modem Abk rzung aus den beiden W rtern MOdulator und DEModulator Ein Modem wandelt die digitalen Signale eines Computers zur bertragung in analoge Signale T ne um Die Gegenstelle wan delt diese T ne wieder zur ck in digitale Signale MSN Abk rzung f r Multiple Subscriber Number Eine MSN wird bei ISDN verwendet und weist ei nem einzelnen Anschluss mehrere unterschiedliche Nummern zu Named Pipe Eine Named Pipe wird im Netzwerkprotokoll NetBeui zum Austausch von Daten verwen det Named Pipes k nnen in ActiveFax dazu verwendet werden um Faxauftr ge direkt an den Fax Server zu senden Named Pipes werden im Format server pipe pipename angegeben NetBeui Das NetBeui Protokoll oder auch Windows Netzwerk genannt dient dem Austausch von Da ten zwischen zwei Computern Das NetBeui Protokoll ist nur mit dem Betriebssystem Microsoft Windows kompatibel und kann nur verwendet werden wenn der Fax Server unter Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 installiert wurde ODBC Abk rzung f r Open Database Connectivity Dieser Standard definiert den Datenaustausch zwischen Anwendungen und Datenbanken Offline Der Zustand eines Modems oder anderen Ger tes welches keine Verbindung mit einem an deren Ger t hat Online Der Zustand eines Modems oder anderen Ger tes welches eine aktive Verbindung mit einem anderen Ger t hat Overlay Ein Overlay wird in Activ
160. wurde Allgemein verf gt der Fax Server PC ber eine Verbindung zum H Internet kann automatisch nach Updates ge 1 werden Automatisch nach Updates suchen Fax Clients ber Updates benachrichtigen Jetzt nach Updates suchen Bitte beachten Sie dass die Pr fung auf neue Softwareversionen nur durchgef hrt werden kann wenn der Fax Server PC mit dem Internet verbunden ist Die Pr fung auf Updates erfolgt ber den HTTP Port 80 Sollte dieser Port in der Firewall gesperrt sein w re es wichtig f r diesen Port eine Ausnahme in der Firewall zu definieren Bitte beachten Sie dass bei einem Update immer nur das Update der neuesten Version instal liert werden muss Allf llige weitere Updates die zwischen der installierten und der neuesten Version ver ffentlicht wurden m ssen nicht installiert werden Sollte es sich bei Ihrer ActiveFax Installation um eine gemischte 32 bit 64 bit Installation han deln oder Sie unterschiedliche Sprachversionen installiert haben werden alle ben tigten Downloads automatisch durchgef hrt Bei der automatischen Pr fung nach Updates erfolgt die Pr fung einmal pro Woche Die Be nachrichtigung ber eine neue Version wird mitunter also erst einige Tage nachdem die neue Version freigegeben wurde angezeigt ActFax Benutzerhandbuch 106 6 2 Manuelle Updates Eine manuelle Pr fung nach neuen Software Versionen kann jederzeit auch ber das Men Hilfe Nach Updates suchen durchgef hrt w
161. x nummer sehr einfach bermittelt werden Die Dateisystem Methode kann ber das Men Kommunikation Dateisystem am Fax Server konfiguriert werden Beispiel f r einen Dateinamen C Import Fax Doc12345 F201 Max M ller GmbH F211 030 123 4567 pdf SErWEer Allgemein Dateisystem Sie k nnen ein Fax erstellen indem Sie die 7 Dieser Server unterst tzt den Datenempfang ber das Datei in das entsprechende Verzeichnis kopieren Datenempfar g ber das Dateisystem aktivieren Verzeichnisse alle Sekunden auf neue Dateien berpr fen Verzeichnisse Verzeichnis Erweiterung Best tig 4 C Impart Fax PDF Mein Neu Bearbeiten L schen Abbrechen A Beim Import von Dateien von einer Netzwerkfreigabe sollte immer der komplette UNC Pfad z B server freigabe verwendet werden Die Verwendung von zugewiesenen Laufwerks buchstaben sollten vermieden werden da diese Laufwerkszuweisungen im Normalfall f r ei nen Prozess der als Dienst l uft nicht sichtbar sind A Sollen in den Datenfeldern im Dateinamen Zeichen verwendet werden die in einem Dateina men nicht erlaubt sind z B oder k nnen diese Zeichen mit einem Zeichen gefolgt vom ASCII Wert des Zeichens als Hexadezimalwert bergeben werden z B 2A f r 3 1 4 Named Pipes ber so genannte Named Pipes lassen sich Faxnachrichten auf einfache Weise direkt aus einer Applikation unter Umgehung des Windows Druckertreibers erstellen Im Gegensatz
162. x Server Win10 Netzwerk durchsuchen Abbrechen u Bitte beachten Sie dass die Verbindungsparameter nachtr glich jederzeit ber den Men punkt Kommunikation Netzwerk Einstellungen ge ndert werden k nnen Die Aktualisierung der Faxdaten erfolgt automatisch Sobald die Konfiguration des Fax Servers ge ndert oder eine Faxnachricht modifiziert bzw erstellt wird werden diese nderungen so fort auf den einzelnen Fax Clients aktualisiert Die Anzeige der einzelnen Fax Clients ist dadurch immer auf dem aktuellsten Stand A Bitte beachten Sie dass die Gesamtanzahl der Fax Clients von der registrierten Lizenz abh n gig ist Wenn die lizenzierte Anzahl der Fax Clients berschritten wird wird am Fax Client der das Lizenzlimit berschritten hat eine entsprechende Meldung angezeigt und eine Verbindung mit dem Fax Server ist mit diesem Fax Client nicht m glich Fax Clients die sich mit dem Fax Server verbunden haben bevor das Lizenzlimit erreicht wurde sind hiervon nicht betroffen ActFax Benutzerhandbuch 29 3 3 Faxnachrichten von UNIX Linux senden Neben der M glichkeit Faxnachrichten ber den ActiveFax Druckertreiber von beliebigen Windows Anwendungen zu erstellen bietet ActiveFax eine einfache Methode um Faxnach richten auch von UNIX oder Linux Systemen zu versenden blicherweise wird die Anbindung des Fax Servers an den UNIX Rechner ber das Protokoll LPD LPR Line Printer Daemon durch gef hrt Da dieses Protokol
163. zum ActFax Benutzerhandbuch 25 Windows Druckertreiber wird hier die Faxnachricht in Textform und nicht im Grafikformat ge sendet hnlich wie beim Faxversand aus UNIX und Linux Systemen k nnen hierbei Drucker steuerzeichen von HP LaserJet PCL Epson LO und optional Postscript und PDF zur Formatie rung verwendet werden Die Einbindung von Datenfeldern erfolgt auf die gleiche Weise wie die Verwendung von Druckersteuerzeichen direkt im Dokument Die Erstellung von Fax Do kumenten ber Named Pipes wird vor allem dann eingesetzt wenn das Grafiksubsystem GDI von Windows nicht verwendet werden soll Bitte beachten Sie dass der Einsatz von Named Pipes die Installation des Fax Servers unter Windows XP 2003 Vista 2008 7 2012 8 10 voraussetzt Um eine Faxnachricht ber eine Named Pipe zu erstellen ist es erforderlich die Anwendung entsprechend anzupassen Gehen Sie hierbei nach folgendem Schema vor U Konfigurieren Sie zuerst am Fax Server eine Named Pipe W hlen Sie hierzu den Men punkt Kommunikation RAW Server und erstellen einen neuen Eintrag f r eine NetBeui Verbindung Der Name der Named Pipe kann frei gew hlt werden z B ActiveFax Q ffnen Sie in Ihrer Anwendung die Named Pipe zum Schreiben Dies kann mit den blichen Dateifunktionen durchgef hrt werden Der Dateiname wird im Format server name pipe pipename angegeben z B faxserver pipe activefax Verwenden Sie bei spielsweise die API Funk
164. zwerk angesprochen werden Broadcast bertragungen eignen sich vor allem zum Auffinden von Netzwerk Ressourcen CAPI Abk rzung f r Common ISDN API Dieser defacto Standard der Firma AVM definiert eine ge normte Schnittstelle zur Programmierung von ISDN Adaptern verschiedener Hersteller ISDN Adapter welche zumindest CAPI Version 2 0 unterst tzen k nnen f r die bertragung von Faxnachrichten ein gesetzt werden ActFax Benutzerhandbuch 108 CCITT Abk rzung f r Comit Consultatif International T l phonique et Telegraphique Dieses Gre mium ist f r die Normung von Telekommunikationsstandards verantwortlich Siehe auch ITU Class 1 2 2 0 Standard f r Fax bertragungen Je nach Modemtype wird zumindest einer dieser Stan dards unterst tzt Client Als Client bezeichnet man jene Programme die Daten von einem so genannten Server abrufen und weiterverarbeiten COM Port Andere Bezeichnung f r die Serielle Schnittstelle Communication Port eines PCs CSID Als CSID bezeichnet man die Absender Kennung einer Faxnachricht Die CSID wird bei jeder Fax bertragung bermittelt und enth lt im Normalfall die Faxnummer im internationalen Format DCE Abk rzung f r Data Communication Equipment Als DCE wird blicherweise ein Modem be zeichnet DLL Abk rzung f r Dynamic Link Library Eine DLL kann im Gegensatz zu EXE Dateien nicht direkt ausgef hrt werden und enth lt blicherweise Programmcode de

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