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EMC Documentum Webtop 6.8 User Guide

1. verrete rie cere eie creino 197 Documenti virtuali la anita 199 Cenni generali sui documenti virtuali rrrrriirrireeeeeeeeeee ieri ri cere cieiizinie 199 Creazione di un documento virtuale v verrei iii eiiie iii 199 Visualizzazione della struttura di un documento virtuale verrei 200 Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale cc irriiire 200 Aggiunta di un discendente a un documento virtuale 201 Ridisposizione dei discendenti in un documento virtuale 203 Rimozione di un discendente da un documento virtuale ei 204 Definizione dell utilizzo di discendente di una versione specifica 204 Impostazione di un etichetta di versione per un documento virtuale 205 Creazione di un archivio di un documento virtuale verrei 205 Conversione di un documento virtuale in un documento semplice 207 Impostazione delle preferenze di un documento virtuale 207 Annotazioni PDF urlri ie E aa i ENEE aAA ES AAAI EEDE 211 Panoramica sulle annotazioni dei PDF ssseessssesseessoseessessoseessossessessoseessessese 211 Configurazione di PDF Annotation Services per l apertura automatica quando si visualizza un file PDF iii 211 Aggiunta di commenti a un documento PDF ii 212 Visualizzazione di
2. vertere rece rieceeie ce sere zio ninte 155 Creazione di un nuovo modulo c ve cerirre rece re crei ere rie ce zie ce sere zio niniee 157 Funzionalit Salva con NOME veritiere ricci cicci re ere rie ce rie ie sere zie ninie 158 R cord ila ei ae rene 159 Dichiarazione di documenti elettronici o fisici come record formali 159 Immissione di lavori nel modulo record formali rr 164 Immissione dei valori nel modulo DoD applicabile durante la dichiarazione dei record formali DOD sseseseossesesosososessescosresososesssssosresssesess 166 Immissione di valori per il modulo dei record standard DoD 166 Immissione di valori per il modulo dei record e mail DOD 171 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 7 Sommario Capitolo 12 Capitolo 13 Capitolo 14 Capitolo 15 Capitolo 16 Immissione di valori per il modulo dei record classificati DoD 175 Visualizzazione delle associazioni dei record documenti cirie 185 Collegamento di un record sinine reene nos Enrio K e SEESE EEE Eei 186 Creazione e visualizzazione delle relazioni tra record vv 186 Rimozione di una relazione tra record r rire eriie rire iii 189 Creazione di una richiesta libreria rire 189 Visualizza modifica una richiesta libreria
3. nullo solo un utente avanzato e il proprietario del gruppo possono modificare il gruppo Set di alias predefinito per il gruppo Se si connessi al repository principale di una federazione il gruppo diventa un gruppo globale Il gruppo diventa un gruppo privato In caso contrario il gruppo pubblico Per impostazione predefinita i gruppi creati da utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato sono pubblici mentre quelli creati da utenti con privilegi inferiori sono privati Fa diventare un gruppo dinamico Un gruppo dinamico un gruppo che comprende membri potenziali uno qualsiasi dei quali pu essere reso membro effettivo in fase di esecuzione L impostazione di appartenenza predefinita per un gruppo dinamico Elabora utenti come partecipanti esterni In base a questa impostazione in fase di esecuzione i membri potenziali non diventano automaticamente membri effettivi Durante l esecuzione tuttavia l applicazione dalla quale un utente accede al repository pu richiedere la conversione dell utente in membro effettivo possibile utilizzare i gruppi dinamici per impostare una protezione basata sui ruoli Si supponga ad esempio di definire un gruppo dinamico Il comportamento di appartenenza predefinito prevede che gli utenti non siano membri del gruppo Al gruppo sono concessi i privilegi Cambia propriet e Cambia autorizzazione Quando un utente del gruppo accede al repository
4. 1 Se non viene visualizzato alcun campo fare clic su Selezionare una propriet 2 Inuna data riga nel primo elenco a discesa selezionare una propriet Nel secondo elenco a discesa selezionare una relazione tra propriet e valore Per una descrizione delle possibili relazioni vedere Tabella 10 pagina 65 Nei campi restanti selezionare o digitare valori Se si digitano pi parole vengono cercate come frase Se ad esempio si digita gestione conoscenza in Webtop verranno cercati valori che contengono la frase gestione conoscenza ma non quelli che contengono le parole gestione e conoscenza separate da altre parole ad esempio gestione processi e conoscenza Se si desidera che i risultati contengano entrambi i termini come una frase o separatamente necessario definire due sottoquery collegate con l operatore AND 3 Per aggiungere propriet aggiuntive fare clic su Aggiungi un altra propriet quindi selezionare uno degli operatori seguenti e And la selezione di questo operatore indica che i risultati della ricerca devono corrispondere sia al valore della propriet della stessa riga sia a quello della riga precedente e Or la selezione di questo operatore indica che i risultati della ricerca possono corrispondere al valore della propriet della stessa riga o a quello della riga precedente Se si eseguono ricerche in origini esterne non utilizzare l operatore OR tra tipi diversi di propriet Questa query
5. 3 Trascinare l icona di collegamento rapido nel percorso appropriato Trascinare ad esempio l icona in una cartella del computer in uso Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 47 File e cartelle Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser Per aggiungere un documento o una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser 1 Passare al documento o alla cartella nel repository e selezionarla 2 Selezionare File gt Aggiungi a Preferiti 3 Fare clic su OK Per aprire un documento o una cartella dai segnalibri o dai preferiti del browser 1 Nel browser selezionare il documento o la cartella dal menu dei segnalibri o dei preferiti 2 Se viene richiesto di accedere immettere le informazioni di accesso e fare clic su Accedi Per aggiungere un documento o una cartella ai Preferiti dalla finestra di dialogo Propriet 1 Passare al documento o alla cartella nel repository e selezionarla 2 Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizza la finestra di dialogo Propriet con la scheda Info selezionata 3 Fare clic su lt inserisci l icona allegata gt e selezionare Aggiungi a Preferiti per aggiungere il documento o la cartella ai Preferiti Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi ai Preferiti 4 Fare clic su OK Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository Per inviare un collegamento in
6. 8 Fare clic su Inserisci per aggiungere pi righe alla tabella in base alle esigenze per definire i diversi tipi di valori di confronto per la corrispondenza 9 Selezionare I processori possono avere pi di un abilit per questo filtro per consentire a un processore di disporre di pi abilit associate al filtro Un processore potrebbe ad esempio avere abilit per l elaborazione di entrambi i tipi di prestito immobiliare e per automobili 10 Fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 101 Code di lavoro Aggiunta di filtri di corrispondenza assegnazione lavoro a una coda di lavoro possibile aggiungere filtri di corrispondenza di assegnazione del lavoro a una coda di lavoro per definire le abilit impostate per la coda e per i relativi utenti Le abilit di tutti gli utenti della coda di lavoro devono essere aggiornate ogni volta che un nuovo filtro viene aggiunto alla coda Dopo aver aggiunto un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro il sistema richiede all utente di definire le relative abilit per ogni processore della coda Quando un abilit viene rimossa dalla coda di lavoro il sistema verifica la presenza dell abilit nelle operazioni esistenti di questa coda di lavoro e le rimuove immediatamente Per assegnare filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavor
7. Per riordinare discendenti in un documento virtuale 1 N JI Ra SN o 10 11 Passare al documento virtuale e visualizzarne la struttura come descritto in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 200 Selezionare il documento principale Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Riordina secondari Selezionare il discendente Selezionare Su o Gi per spostare il discendente verso l alto o verso il basso nell elenco Ripetere i passaggi Passaggio 4 e Passaggio 5 per ogni discendente da riordinare Fare clic su OK Se il documento principale non gi stato estratto nel computer in uso verr estratto da Webtop Selezionare il documento principale Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche Fare clic su OK Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Per spostare i discendenti in altre posizioni in un documento virtuale 1 Passare al documento virtuale e visualizzarne la struttura come descritto in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 200 Nel riquadro della struttura o in una nuova finestra passare al discendente Nota per aprire una nuova finestra selezionare Strumenti gt Nuova finestra Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 203 Documenti virtuali 3 Trascinare i discendenti nella posizione appropriata nel documento principale e rilasciarli posizionando il puntatore
8. e Riassegnare gli oggetti dell utente a un altro utente Consultare Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente pagina 239 e Creare un utente con lo stesso nome Se si crea un utente con lo stesso nome l utente nuovo eredita le autorizzazioni di appartenenza di gruppo e le autorizzazioni degli oggetti appartenenti all utente eliminato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 239 Utenti gruppi e ruoli Non possibile eliminare il proprietario del repository il proprietario dell installazione o l utente che esegue l operazione Visualizzazione dei log di gestione utenti Per visualizzare i log utente 1 Fare clic su Amministrazione Gestione utente Utenti 2 Selezionare una delle opzioni seguenti e Visualizza gt Riassegna log e Visualizza gt Cambia log repository locale Gruppi Un gruppo una raccolta di utenti altri gruppi e ruoli Un gruppo pu possedere oggetti di sistema e set di autorizzazioni Per impostazione predefinita un gruppo di propriet dell utente che lo crea Per individuare i gruppi passare a Amministrazione Gestione utente Gruppi Per aprire un gruppo fare doppio clic su di esso In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti e Creazione o modifica di un gruppo pagina 240 e Propriet dei gruppi pagina 241 e Aggiunta o rimozione di membri in un gruppo pagina 243 e Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo pagina
9. necessario specificare valori aggiuntivi per l attributo corrente Elimina comporta la rimozione del campo con il pulsante di opzione selezionato Sebbene sia possibile inserire pi campi per creare un elenco di scelte possibili la selezione limitata a un solo pulsante di opzione Destinatari Digitare il nome principale della persona o delle persone che rappresentano gli autori del documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Fare clic su Inserisci se necessario specificare valori aggiuntivi per l attributo corrente Elimina comporta la rimozione del campo con il pulsante di opzione selezionato Sebbene sia possibile inserire pi campi per creare un elenco di scelte possibili la selezione limitata a un solo pulsante di opzione Altri destinatari Digitare il nome di qualsiasi altro responsabile in grado di fornire spiegazioni se necessario Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Fare clic su Inserisci se necessario specificare valori aggiuntivi per l attributo corrente Elimina comporta la rimozione del campo con il pulsante di opzione selezionato Sebbene sia possibile inserire pi campi per creare un elenco di scelte possibili la selezione limitata a un solo pulsante di opzione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 179 R
10. Le e mail dichiarate da Records Client devono prima essere esportate da Microsoft Outlook e quindi importate in un repository DCTM Le e mail importate con il formato originale MSG nel DCOTM vengono convertite in modo automatico nel formato EMCMF durante l importazione Perch la conversione funzioni due file devono essere modificati prima Il pulsante Successivo disponibile nella parte inferiore del modulo solo quando si selezionano pi elementi da dichiarare come Record singoli Non necessario fare clic su Successivo Fare clic su Termina per applicare gli stessi metadati ai record rimanenti necessario fare clic su Successivo solo se si desidera che ogni record singolo abbia metadati diversi durante l archiviazione Tutti i campi obbligatori richiedono immissioni per procedere all archiviazione Eventuali campi non indirizzati correttamente impediscono l elaborazione del modulo Le voci non accettate sono chiaramente descritte in testo rosso nella parte inferiore del modulo quando l elaborazione non consentita Accertarsi di fornire voci per tutti i campi obbligatori e che tutte le voci siano valide 172 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Tabella 21 Attributi per i record e mail Record DoD 5015 V3 E mail dmc_rm_dod5015v3_email_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Nome record Oggetto Tipo di supporto Formato applicazione Organizzazione di origine Data d
11. Non tuttavia possibile modificare una Data in una Scadenza n un campo relativo ai membri che consente scelte multiple in un campo che ne consente una sola Se si elimina un campo Discussione vengono rimossi tutti i commenti relativi a tutte le voci della tabella dati Se si elimina un campo Allegati dalle voci della tabella dati verranno rimossi tutti gli allegati Non possibile annullare questa operazione Verr annullato il collegamento degli allegati collegati a un punto del repository Se non possibile eliminare un allegato non ne verr eliminato nessuno Finch l operazione di eliminazione non verr completata nessun utente potr eliminare la tabella dati aggiungere o rimuovere voci modificare le propriet della tabella dati n modificare le voci della tabella dati Modifica delle voci di una tabella dati Per modificare i valori di campo in una voce della tabella dati attenersi a una delle procedure seguenti e Selezionare la voce e scegliere File gt Modifica e Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della voce e scegliere Modifica dal menu a comparsa e n una pagina della voce fare clic sul pulsante Modifica Verr aperta la pagina di modifica della voce e i campi verranno visualizzati nello stesso ordine e con gli stessi nomi riportati nello schema della tabella Il nome e valore di ogni campo verranno visualizzati uno a fianco all altro La procedura per la modifica dei valori di campo
12. Visualizzazione delle discussioni Nella colonna Stato discussione opzionale di un elenco indicata dall icona Q gli oggetti con discussioni commentate sono distinti mediante una delle icone seguenti indica che sono stati letti tutti i commenti della discussione e N indica che non tutti i commenti della discussione sono stati letti Per visualizzare una discussione con o senza commenti ad esempio per aggiungere un commento fare clic su un icona della discussione o selezionare un oggetto specifico e scegliere Visualizza gt Discussione 126 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Per ordinare un elenco di oggetti in base alle loro discussioni commentate letto da leggere o nessuno fare clic su Q nella parte superiore della colonna Stato discussione Nelle preferenze di impostazione della visualizzazione delle colonne possibile nascondere la colonna Stato discussione possibile contrassegnare le discussioni commentate come da leggere o letti Se ad esempio si desidera ricevere un promemoria visivo solo quando vengono aggiunti nuovi commenti a una discussione specifica selezionare o aprire l oggetto a cui associata la discussione e scegliere File gt Contrassegna discussione come gi letta Se invece si seleziona File gt Contrassegna discussione come da leggere tutti icommenti verranno visualizzati come non letti Se si selezionano pi oggetti possibile appl
13. pubblico Per impostazione predefinita i ruoli creati da utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato sono pubblici mentre quelli creati da utenti con un livello di privilegi inferiore sono privati Creare il ruolo come dominio Se si crea un ruolo come dominio questo viene elencato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli Gruppo dinamico Crea il ruolo come gruppo dinamico Per ulteriori informazioni sui gruppi dinamici consultare Propriet dei gruppi pagina 241 Aggiunta o rimozione di membri in un ruolo Per aggiungere o rimuovere membri 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Ruoli e fare doppio clic sul ruolo 2 Per aggiungere membri a Selezionare File gt Aggiungi membro b Selezionare i membri Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 c Fare clic su OK 3 Per rimuovere un membro a Selezionare il membro b Fare clic su File gt Rimuovi membri 246 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo Per riassegnare gli elementi di un ruolo a un altro ruolo 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Ruoli e selezionare il ruolo 2 Fare clic su Strumenti gt Riassegna 3 Fare clic su Seleziona e selezionare il nuovo ruolo a cui assegnare gli elementi Per la procedura dettagliata vedere Individuazi
14. utente L elenco Dell utente mostrato nel localizzatore del piano file contiene tutti gli oggetti di tipo dm_folder e o i rispettivi sottotipi appartenenti all utente che effettua l accesso che sono stati modificati dall utente negli ultimi sette giorni dalla data corrente Il periodo di tempo sette giorni per impostazione predefinita configurato nel componente WDK MyObjectLocator 4 Fare clic su OK per accettare il percorso per il piano di file selezionato La schermata di localizzazione viene chiusa mentre la schermata Dichiara record formale viene aggiornata per visualizzare il piano file selezionato e alcuni attributi aggiuntivi Gli attributi aggiuntivi visualizzati sono e Tipo obbligatorio e Modello maschera obbligatorio e Scollega da documenti origine facoltativo e Mostra opzioni facoltativo 162 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 8 Dichiara record formale Declare Formal Record Create To create a formal record please choose a location in the File plan Declare selected documents as Individual records O Ore record Fite Plan Select Type Formal Recordidme_rm_formal_record N Form Template Formal Record dmc_rm_formal_record i Record Do05015 Y3 Standard dme_rm_dod5015v3_std_rec Unlink source documents Record D0D5015 VG Classified dme_rm_dod5015v93_class_rec Show options 5 Selezionare il record formale Tipo da dichiarare Il valore per
15. valida Autore contains Lewis OR Autore contains Twain mentre questa query non valida Autore contains Lewis OR Nome contains Gestione conoscenza Se si aggiungono tre o pi righe di propriet l ordine delle operazioni segue quello di definizione Ogni volta che viene aggiunto un operatore And o Or gli operatori precedenti vengono raggruppati Se ad esempio si definisce la query Nome contains Gestione conoscenza AND Autore contains Lewis OR Autore contains Twain i risultati devono contenere i documenti il cui nome sia Gestione conoscenza e il cui autore sia Lewis oppure tutti i documenti il cui autore sia Twain Per trovare tutti i documenti il cui nome Gestione conoscenza e il cui autore Lewis o Twain 64 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Campo Data Dimensione Propriet per la ricerca in messaggi di posta elettronica Trova oggetti Cerca Descrizione necessario definire la seguente query Autore contains Lewis OR Autore contains Twain AND Nome contains Gestione conoscenza 4 Perrimuovere una propriet dai criteri di ricerca fare clic su Rimuovi per la propriet specifica Selezionare il tipo di data in base alla quale eseguire la ricerca Specificare un intervallo di date ovvero un intervallo di date fisso utilizzando la data odierna o digitando le date nei campi Da e o A I mesi possono essere indicati in cifre o per esteso Gli anni possono essere indicati con due
16. 5 Selezionare le altre operazioni da rifiutare nell elenco Seleziona operazioni di rifiuto successive 6 Digitare la password se richiesta nel campo Conclusione richiesta per concludere l operazione apponendo la propria firma digitale 7 Fare clic su OK Delega di un operazione Se il workflow lo consente l utente pu assegnare a un altro utente la responsabilit di eseguire un operazione originariamente assegnata a lui Per delegare un operazione 1 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic su di essa 82 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Posta in arrivo 2 Fare clic su Delega 3 Se viene chiesto di specificare l utente al quale delegare l operazione attenersi alla procedura seguente a In corrispondenza della voce di riga dell operazione scegliere Fare clic per assegnare b Nella finestra di dialogo di selezione selezionare l utente a cui delegare l operazione e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 4 Fare clic su OK Ripetizione di un operazione Se il workflow lo consente possibile chiedere a un altro utente o a un gruppo di utenti di ripetere l operazione appena completata Per ripetere un operazione 1 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic su di essa 2 Fare clic su Ripeti 3 In corrispondenza della voce di riga dell operazione scegli
17. Consente all utente di eseguire pi tentativi di accesso rispetto al limite impostato nell oggetto di configurazione del repository Importazione di utenti dalle informazioni contenute in un file di input Per importare un utente dalle informazioni contenute in un file di input 1 File di input per nuovi utenti Determinare quale tipo di autenticazione utilizzano i repository Se il server autentica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host In Webtop eseguire le operazioni seguenti Creare il file di input Consultare File di input per nuovi utenti pagina 236 a Fare clic su Amministrazione Gestione utente Utenti b Fare clic su File gt Importa utente c Nel campo Percorso file di input fare clic su Sfoglia e selezionare il percorso del file di input per la creazione dei nuovi utenti d Se necessario immettere i valori aggiuntivi applicabili a tutti gli utenti che vengono importati I valori definiti nel file di input sovrascrivono quelli definiti in questa pagina Per una spiegazione delle propriet dell utente vedere Propriet dell utente pagina 234 e Fare clic su Termina Gli utenti vengono importati da informazioni contenute in un file di input Prima di creare gli utenti determinare il tipo di autenticazione impiegata dal repository Se il server autentica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host
18. Propriet dell utent su ind N E Valori predefiniti per nuovi utenti rr eeeeeee ee eee iene eee neri ri nine zione Privilegi peri gruppi rsa luna lara aio ii Propriet dei gruppi era Propriet derruoli v ani ani ari rari EErEE EEEIEE arie Scelterapide da tastier rule Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Sommario 12 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Prefazione Webtop un applicazione basata su WDK Tale applicazione si basa sulla funzionalit WDK Web Development Kit Un applicazione basata su WDK consente di accedere a un repository EMC Documentum sul Web La funzionalit WDK consente di accedere modificare e gestire il contenuto in pi repository La funzionalit WDK consente di distribuire il contenuto attraverso processi aziendali automatici limitare l accesso al contenuto in base ai set di autorizzazioni e assegnare i numeri di versione al contenuto per tenere traccia delle revisioni Un repository un magazzino virtuale di contenuti utilizzabile e condivisibile con altri dipendenti Ciascun repository fornisce protezione strumenti e processi per la condivisione del contenuto tra pi utenti I processi controllano il routing automatico del contenuto e assegnano i cicli di vita dei documenti al contenuto inoltre consentono di creare modificare e inoltrare il contenuto indipendentemente dalle competenze tecniche dell utente In un repository v
19. VDM e Visualizza struttura quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene visualizzato il primo livello di file nidificati e Visualizza contenuto quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene visualizzata una copia di sola lettura del contenuto e Richiedi sempre conferma all utente quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene richiesto di scegliere se visualizzare la struttura o il contenuto di sola lettura Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 207 Documenti virtuali Propriet Binding Copia Estrai 208 Descrizione Se il documento virtuale non presenta contenuto VDM ne visualizza automaticamente la struttura indipendentemente dall impostazione della preferenza Specificare se mostrare i binding interrotti in VDM Un binding si definisce interrotto se VDM non in grado di trovare la versione di un componente specificata dalla regola di binding del componente stesso Selezionare le azioni desiderate al momento della copia di un documento virtuale negli Appunti possibile scegliere una delle opzioni riportate di seguito e Solo radice questa opzione consente di copiare il contenuto e le propriet solo del file principale e Radice e discendenti questa opzione consente di copiare il file principale e tutti i discendenti nidificati nel file principale compresi i discendenti dei discendenti e cos via e Radice e collegamento ai disc
20. accesso di recente da altri repository oltre a quelli del repository attualmente visualizzati possibile eseguire tutte le operazioni standard su file da altri repository a condizione di disporre dei nomi utente e delle password per i repository interessati Visualizzazione di un file in modalit di sola lettura Quando viene visualizzato un file Webtop lo indirizza al computer in uso o ne scarica una copia nella directory di visualizzazione Il file non viene estratto dal repository E possibile apportare modifiche al file localmente ma non possibile salvare le modifiche nel repository Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 37 File e cartelle Per gli utenti di Windows la directory di visualizzazione predefinita la seguente Documentum Checkout Se nella directory di visualizzazione gi presente un altro file con lo stesso nome in Webtop viene aggiunto un numero al nome possibile visualizzare un file anche quando viene estratto da un altro utente Per visualizzare un file senza estrarlo 1 Passare al file e selezionarlo 2 Selezionare File gt Apri Sola lettura Per visualizzare i collegamenti in un file HTML necessario che sia installato Virtual Link Modifica del formato associato a un tipo di file A ogni elemento del repository associato un tipo di oggetto Il tipo di oggetto definisce il tipo dell elemento e determina le propriet e le azioni disponibili per l elemento
21. e Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nota e scegliere Propriet dal menu di scelta rapida e Selezionare la nota quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizzata la scheda Propriet Info 2 Modificare il Nome della nota ed eventuali altre propriet in base alle esigenze 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche Per eliminare una nota selezionarla e scegliere File gt Elimina Dal momento che le note non hanno versioni la finestra di dialogo Elimina di una nota differisce da quella per documenti tipici Le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Elimina sono le seguenti e Collegamenti Delete just the link to the location name Elimina solo il collegamento al nome del percorso Opzione non selezionata e disattivata se esiste un unico percorso per la nota in caso contrario selezionata per impostazione predefinita e Nota Elimina definitivamente la nota Opzione selezionata per impostazione predefinita se per la nota disponibile un unico percorso Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 129 Collaborazione con altri utenti Cartelle e archivi contestuali Le cartelle e gli archivi contestuali sono dei contenitori repository con descrizioni facoltative in formato rich text e discussioni incorporate Tali funzionalit forniscono la capacit di acquisire ed esprimere il contesto orientato al lavoro della gerarchia di una cartella Tali informazioni contestuali pos
22. e Per creare un nuovo ruolo selezionare File gt Nuovo gt Ruolo e Per modificare un ruolo esistente individuare e selezionare il ruolo quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info 3 Immettere i valori per definire il ruolo Per una spiegazione sulle propriet vedere Propriet dei ruoli pagina 245 4 Fare clic su OK Propriet dei ruoli Vedere Tabella 35 pagina 245 per le descrizioni dei campi che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni oltre i nomi dei campi Tabella 35 Propriet dei ruoli Campo Descrizione Classe Scegliere Ruolo Ci consente alle applicazioni di distinguere i gruppi dai ruoli Il server non impone il valore di questa propriet e non imposta la propriet su un valore diverso da quello del gruppo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 245 Utenti gruppi e ruoli Campo Descrizione Indirizzo e mail L indirizzo e mail del proprietario del ruolo Se non vengono inseriti valori l indirizzo e mail viene utilizzato come nome predefinito per il nome del ruolo Proprietario Il proprietario di ruolo pu modificare il ruolo Amministratore Un utente o gruppo in aggiunta a un utente avanzato o al proprietario del ruolo che ha la possibilit di modificare il ruolo Se questo valore nullo solo un utente avanzato e il proprietario del ruolo possono modificare il ruolo Gruppo privato Creare il ruolo come un ruolo privato In caso contrario il ruolo
23. eseguire una ricerca avanzata e impostare il tipo di campo dell oggetto su Sysobject dm_sysobject o su Note dmc_notepage Per creare una nota attenersi a quanto riportato di seguito 1 Selezionare il percorso della nuova nota 128 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti 2 Seleziona File gt Nuovo gt Nota Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuova nota 3 Nella scheda Crea specificare le impostazioni seguenti e Nome obbligatorio Il nome della nuova nota dovr essere univoco tra i nomi degli altri oggetti dello stesso contenitore e Nota Utilizzando l editor RTE specificare il corpo della nota facoltativo possibile modificare questo campo dopo la creazione della nota e Per eseguire la sottoscrizione alla nota selezionare l opzione Sottoscrivi questa pagina di note Se necessario per visualizzare l opzione fare clic su Mostra opzioni E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la nota 4 Fare clic su Termina per chiudere la finestra di dialogo e creare la nota In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza creare alcuna nota Per modificare il contenuto di una nota 1 Selezionare File gt Modifica 2 Modificare il corpo della nota 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche Per modificare il nome di una nota 1 Eseguire una delle operazioni seguenti
24. ricerca 128 notifiche cenni generali 79 impostazione 51 nelle code di lavoro 105 nuova finestra apertura 24 O oggetti gestiti cenni generali 143 oggetti nascosti nelle ricerche 65 visualizzazione 23 operatori di confronto 101 operazioni accettazione 81 annullamento della sospensione 84 apertura 79 automatiche 93 cenni generali 79 89 code di lavoro 84 113 completamento 81 delega 82 esecuzione 80 inserimento di file allegati 80 257 Indice analitico 258 non riuscite 93 riassegnazione 82 rifiuto 82 ripetizione 83 selezione 85 sospensione 84 operazioni automatiche completamento 93 nei workflow 89 non riuscite 93 operazioni della coda di lavoro assegnazione 114 operazioni delle code di lavoro annullamento della sospensione 116 annullamento dell assegnazione 115 riassegnazione 114 ripresa 116 sospensione 116 spostamento 115 operazioni in background visualizzazione dello stato 25 Origine HTML 157 Ottieni operazione abilitazione 116 selezione 86 Ottieni operazione successiva 85 Ottieni operazione successiva automaticamente 85 Ottieni operazioni successiva 85 P Pagina Propriet coda di lavoro 102 password modifica 16 a 17 PDF documenti aggiunta di commenti 212 annotazione 211 configurazione di PDF Annotation Services 211 visualizzazione di commenti 212 pedice 156 Percentuale controllo qualit 105 percorsi accesso 15 a 16 cenni generali
25. rrrirrrerreeeeeeeeeeeeie rece renieienice 106 Definizione di una coda di lavoro vr ererirreriere re cre ce ere rie ie ie ce se crezioniniee 106 Definizione di criteri di selezione alternativa delle code di lavoro 108 Gestione di utenti delle code di lavoro vertere rie eri ie rie ie rien 109 Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro 109 Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro 110 Aggiunta di abilit ai profili processore per l assegnazione del lavoro 110 Aggiornamento del profilo processore in una coda di lavoro 112 Monitoraggio delle code di lavoro i 113 Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico ri 114 Annullamento dell assegnazione di un operazione della coda di lavora n utente naen aeae aaa a a oaa a acini aria 115 Spostamento di un operazione della coda di lavoro in un altra coda re KIADNI nO MAEN E EN A a e A RIO nina 115 Sospensione di un operazione nella coda di lavoro iii 116 Annullamento della sospensione di un operazione nella coda di lavolo nnen e EE N EE i aa 116 Consentire agli utenti di selezionare operazioni dalla coda 116 Creazione di calendari aziendali 0 sce rerrerie cere cre cere rie ce ricco cere zio
26. selezionato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Immissione di valori per il modulo dei record e mail DoD Fare riferimento a questa sezione quando si dichiarano record formali e mail Queste informazioni sono valide se si dichiarano record e mail direttamente da Records Activator per Microsoft Outlook o da Records Client La tabella riportata dopo il modulo di esempio mostrato nella figura seguente descrive ogni attributo del modulo Se necessario gli amministratori possono personalizzare le mappature opzionali delle e mail Figura 12 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali e mail Info Documentum Repeint DoD 5015 V3 Email Record Record Name Documentum Repant Subject Media Type v Application v Format Originating Organization Date Filed gt Via Recerred Date 09 F B Publication Date hi vo 9 Email Priority gt Unique Record Klentifrer Record Category Identifier No iteme items p r page 10 vw Attaclumant reference Vital Record Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 171 Record Keywords a rert petete Auntbbors Iront petete Addressee 3 Insert Delete Other Addressoes Insert petete Hidden Addresseer J Project Name fvateble 3 Selected n sil Supplemental fvatabie Selected i Marking m ial Create Record Relationship
27. viene aggiunto un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro Dopo aver aggiunto il filtro e le abilit correlate alla coda di lavoro il sistema visualizza ogni profilo di processore consentendo di eseguire gli aggiornamenti al set di abilit I profili di abilit non sono definiti per i gruppi se una coda di lavoro non ha alcun requisito di abilit associato il sistema non chiede all utente di assegnare abilit al processore 110 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro Per aggiungere abilit a un profilo processore 1 6 7 possibile aggiungere abilit a un profilo del processore utilizzando uno di questi metodi e Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo del processore e Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro selezionare una coda di lavoro e fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi e Inalternativa da Monitor code di lavoro selezionare una coda di lavoro e fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare il profilo dell utente scegliendo Propriet dal menu di scelta rapida o selezionando Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo del processore che consente di visualizzare l elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente spe
28. 1 Fare clic su Monitor code di lavoro 2 Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome 3 Selezionare una o pi operazioni 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sposta nella coda Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 115 Code di lavoro 5 Selezionare la coda di lavoro alla quale riassegnare le operazioni 6 Fare clic su OK Sospensione di un operazione nella coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono sospendere un operazione e specificare il motivo della sospensione L operazione verr ripresa automaticamente nel momento in cui si raggiunge l orario specificato Per sospendere un operazione in una coda di lavoro 1 Fare clic su Monitor code di lavoro 2 Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome 3 Selezionare una o pi operazioni 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sospendi Consiglio possibile eseguire tale operazione anche tramite uno dei pulsanti di Task Manager 5 Immettere la data e l ora in cui si desidera che l operazione venga ripresa in modo automatico Annullamento della sospensione di un operazione nella coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono riprendere un operazione della coda di lavoro sospesa Per riprendere un operazione sospesa 1 Fare clic su Monitor code di lavoro 2 Passare alla coda di lavo
29. 1 Passare all elemento e selezionarlo Consiglio possibile selezionare pi elementi 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Consiglio ripetere i passaggi precedenti se si desidera aggiungere agli Appunti elementi provenienti da pi percorsi Dopo aver completato questa procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno copiati nello stesso percorso 3 Sesi esegue la copia in un altro repository aprirlo nel riquadro di navigazione Per ulteriori informazioni consultare Accesso a un altro repository pagina 17 4 Passare al percorso nel quale eseguire la copia e aprirlo in modo che i file e le cartelle in esso presenti vengano visualizzati nel riquadro del contenuto Selezionare Modifica gt Copia qui Consiglio anzich utilizzare il menu Modifica possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul percorso e scegliere Copia qui 5 Se vengono visualizzati gli Appunti selezionare gli elementi da copiare e fare clic su Copia Gli elementi vengono copiati nel nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Se si copia un elemento in un percorso che contiene gi lo stesso tipo di elemento con un nome identico in Webtop viene aggiunta la dicitura Copia al nome dell oggetto copiato Visualizzazione degli Appunti Gli Appunti contengono i file e gli altri elementi che si stanno spostando copiando o collegando a un alt
30. 121 filtraggio per 19 operazioni comuni 121 promozione di livello 122 riduzione di livello 122 rimozione 122 ripresa 123 sospensione 123 stati 121 125 clic con il pulsante destro del mouse per eseguire azioni 25 code Vedere code di lavoro code di lavori assegnazione di operazioni 114 code di lavoro aggiornamento 114 aggiunta di gruppi 109 aggiunta di utenti 109 annullamento della sospensione di operazioni 116 annullamento dell assegnazione di operazioni 115 assegnazione di operazioni 114 categorie 106 cenni generali 97 configurazione delle notifiche 105 creazione 99 103 106 criteri 103 criteri di coda 103 definizione 106 eliminazione 108 esecuzione di operazioni 84 gestione della Posta in arrivo 84 gruppi 109 a 110 112 impostazione delle priorit 105 modifica 114 monitoraggio 113 ottenimento dell operazione successiva 85 riassegnazione di operazioni 115 rimozione di un gruppo 110 rimozione di un utente 110 ripresa di operazioni sospese 116 ruoli 97 selezione di operazioni 86 sospensione di operazioni 116 spostamento di categorie 107 spostamento di operazioni in nuove code 115 utenti 109 a 110 112 visualizzazione 113 Code di lavoro dell utente 113 Collaboratore ruolo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 nei servizi di collaborazione 146 collaborazione cenni generali 125 collegamenti a elementi in altri repository 46 a pi percorsi 46
31. 2 36 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Se il server utilizza un server di directory LDAP per l autenticazione degli utenti questi non dovranno disporre di account del sistema operativo Se si specificano gli attributi user_group ovvero il gruppo predefinito dell utente e acl_name ovvero il set di autorizzazioni predefinito dell utente necessario che i gruppi e i set di autorizzazioni gi esistano prima di importare gli utenti Se si sta creando un utente che autenticato tramite una password memorizzata nel repository la password non pu essere assegnata nel file di input ma deve essere assegnata manualmente L intestazione degli utenti da importare object_type dm_user Far seguire l intestazione da un elenco di coppie nome_attributo valore_attributo Sono obbligatori gli attributi user_name e user_os_name I valori predefiniti in Tabella 32 pagina 237 vengono inoltre assegnati quando il file viene importato Tabella 32 Valori predefiniti per nuovi utenti Argomento Impostazione predefinita user_login_name nome utente privilegi 0 Nessuno cartella nome utente gruppo docu client_capability 1 Ogni coppia nome_attributo valore_attributo deve essere sulla stessa riga Ad esempio object _type dm user user name Pat Smith user group accounting acl domain smith acl name Global User Default ACL object _type dm user user name John Brown Se nel file s
32. 243 e Visualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un gruppo pagina 244 e Ordinamento di gruppi e membri all interno di gruppi pagina 244 e Eliminazione di un gruppo pagina 244 Creazione o modifica di un gruppo Per creare o modificare un gruppo necessario disporre dei privilegi adeguati Consultare Tabella 33 pagina 240 Tabella 33 Privilegi per i gruppi Privilegio Descrizione Crea gruppo Creare un gruppo includendosi come proprietario Modificare i gruppi a cui si appartiene 240 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Privilegio Amministratore di sistema Utente avanzato Per creare o modificare un gruppo Utenti gruppi e ruoli Descrizione Modificare qualunque gruppo Consente di creare un gruppo e assegnare un utente diverso come proprietario 1 Spostarsi a Amministrazione Gestione utente Utenti 2 Attenersia una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo gruppo selezionare File gt Nuovo gt Gruppo e Per modificare un gruppo esistente individuare e selezionare il gruppo quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Per informazioni sull individuazione di un gruppo consultare Gruppi pagina 240 3 Per definire il gruppo immettere le informazioni appropriate Per una spiegazione delle propriet dei gruppi consultare Propriet dei gruppi pagina 241 4 Fare clic su OK Propriet dei gruppi Vedere Tabella 34 pagina 241 per le descrizi
33. 32 operazioni comuni 29 promozione di livello 122 propriet 30 riduzione di livello 122 rimozione 90 rimozione di cicli di vita 122 salva con nome 158 sblocco 37 selezione 18 sostituzione 36 stati dei cicli di vita 121 125 trascinamento della selezione 24 trasformazione 215 valori preimpostati 221 versioni 35 visualizzazione 37 visualizzazione dei percorsi 47 file allegati nelle operazioni 79 visualizzazione 80 file bloccati cenni generali 31 durante l estrazione di un documento virtuale 208 impostazione delle preferenze per 208 mantenimento del blocco sull archiviazione 35 ordinamento in base a 37 ordinamento per 19 visualizzazione 37 file csv esportazione 51 File utente colonne 20 visualizzazione 37 visualizzazione all avvio 22 filtri negli elenchi 19 nella finestra di dialogo di selezione 21 255 Indice analitico nelle code di lavoro 86 100 a 102 filtri di corrispondenza abilitazione di pi abilit 101 assegnazione a una coda 102 filtri di corrispondenza assegnazione del lavoro aggiunta a una coda 102 filtri di corrispondenza assegnazione lavoro rimozione da una coda 102 finestre apertura di nuove 24 finestre di dialogo di selezione individuazione di un elemento 21 flussi rapidi invio 90 formati preferenze 38 a 39 formati di file associazione a tipi di oggetto 38 preferenze 38 Vedere anche formati ripristino delle associazioni predefinite 39 G Gen
34. 4 Fare clic su Modifica 5 Selezionare l utente o il gruppo a cui verranno assegnate le operazioni 6 Fare clic su OK 7 Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Disponibilit flusso di lavoro Nota Se ci si rende non disponibili questa impostazione ha effetto solo sulle operazioni future contrassegnate come delegabili L opzione non ha effetto invece sulle operazioni presenti nella Posta in arrivo o su eventuali operazioni future che non consentono la delega Per impostare lo stato su Disponibile 1 Fare clic su Posta in arrivo 2 Fare clic su Attualmente impostato su Non disponibile Viene visualizzata la finestra di dialogo Disponibilit flusso di lavoro 3 Deselezionare l opzione Non disponibile 4 Fare clic su OK Operazioni relative alle code di lavoro Le code di lavoro conservano le operazioni che devono essere eseguite dai processori disponibili assegnati a una determinata coda Quando un operazione viene immessa nel sistema il server l assegna a una coda di lavoro in base all operazione e alle propriet della coda di lavoro I processori assegnati al lavoro per una determinata coda ricevono le operazioni nella Posta in arrivo in ordine di priorit Gli utenti che dispongono del ruolo di processore della coda avanzato possono estrarre gli elementi dalla propria coda indipendentemente dalla loro priorit e senza attendere che l elemento venga assegnato alla propria Posta in arrivo Gestione di operaz
35. File gt Esporta Suggerimento Anzich utilizzare il menu File possibile trascinare i messaggi di posta elettronica dal repository alla posizione appropriata nel computer locale 3 Se viene richiesto di impostare le opzioni di esportazione attenersi a una delle procedure seguenti e Per esportare un singolo messaggio impostare le opzioni e fare clic su OK e Per esportare pi messaggi impostare le opzioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo messaggio fare clic su Termina Suggerimento Per selezionare contemporaneamente le opzioni per tutti gli altri messaggi fare clic su Termina 4 Quando viene richiesto il percorso in cui necessario eseguire l esportazione selezionarlo quindi fare clic su OK Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica Per visualizzare i Messaggi msg 1 Passare al messaggio e mail e selezionarlo 2 Selezionare File gt Visualizza Il messaggio di posta elettronica si apre in Microsoft Outlook Per visualizzare i messaggi EMCMF 1 Passare al messaggio e mail e selezionarlo 2 Selezionare File gt Visualizza Il messaggio di posta elettronica si apre in HTML Viewer Da HTML Viewer fare clic su Visualizza in Outlook per visualizzare il messaggio in Microsoft Outlook Nota I messaggi di posta elettronica nel formato EMCMF possono essere solo visualizzati Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 55 Messaggi di posta ele
36. Modello maschera viene inserito automaticamente in base al valore selezionato per Tipo Nota Durante la dichiarazione dei record e mail nella casella di riepilogo vengono visualizzati solo i moduli Record e mail e Record formale Figura 9 Modulo per record e mail Type Record DoD5015 V3 Ema l dmc_rm_dod5015v3_email_rec Form Template Ema Record DoD 5015 V3 w 6 Facoltativamente possibile selezionare la casella di controllo Scollega da documenti origine solo se si desidera consentire a chiunque disponga dei privilegi Scollega di rimuovere dal percorso originale i documenti di origine che sono stati dichiarati come record formali 7 inoltre possibile se necessario sottoscrivere la cartella selezionata nel piano file facendo clic su Mostra opzioni e selezionando la casella di controllo accanto a Sottoscrivi il file Viene aggiunto un collegamento al nodo Sottoscrizioni per facilitare l accesso agli utenti pi assidui 8 Fare clic su Continua per compilare il modulo visualizzato in base alla selezione effettuata per Modello maschera Per immettere valori nel modulo record formali fare riferimento a Immissione di lavori nel modulo record formali pagina 164 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 163 Record La visualizzazione della cifra 1 di un certo numero nella parte superiore del modulo una chiara indicazione del fatto che si stanno dichiarando pi documenti come record singoli 9 F
37. Periodi un periodo di tempo entro il 2008 e un periodo di tempo nel 2009 Ciascun periodo di tempo pu essere modificato separatamente e pu avere proprie ore di inizio e fine giorni lavorativi e giorni non lavorativi Nota Se si modifica un calendario utilizzato in workflow in esecuzione o in sospeso le date di scadenza del timer vengono ricalcolate in base al calendario modificato Per creare un nuovo calendario 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Calendario La pagina Calendari viene visualizzata con un elenco di calendari esistenti all interno del repository 2 Selezionare File gt Nuovo gt calendario aziendale 3 Per basare il nuovo calendario su un calendario esistente selezionare il nome del calendario dall elenco Calendario base Il valore predefinito Nessuno Se il calendario viene utilizzato in un processo il nome del processo viene visualizzato nell elenco Processo 4 Digitare un nome e una descrizione per il calendario Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 117 Code di lavoro 10 11 12 Fare clic su Successivo per visualizzare la pagina Periodi in cui possibile creare intervalli temporali distinti Digitare un nome per il gruppo Selezionare una Data inizio e una Data fine per questo evento Selezionare i valori desiderati in Ora inizio e Ora fine per i giorni inclusi nella categoria dei giorni lavorativi Selezionare Utilizzare la stessa ora per tu
38. Selezionare Programma Viene visualizzata la finestra di dialogo Apri con 3 Individuare il file DRLinvoker exe che apre i file di questo tipo 4 Selezionare la casella di controllo Usare sempre il programma selezionato per aprire questo tipo di file 5 Fare clic su OK Su altre versioni di Windows 1 Selezionare il file 2 Tenere premuto il tasto MAIUSC e fare clic con il pulsante destro del mouse sul file 3 Selezionare l opzione Apri con Viene visualizzata la finestra di dialogo Apri con Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 49 File e cartelle 4 Individuare il file DRLinvoker exe che apre i file di questo tipo 5 Selezionare Usa sempre il programma selezionato per aprire questo tipo di file 6 Fare clic su OK In seguito possibile fare doppio clic sui file drl per aprire i documenti collegati Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica Per aprire un collegamento inviato tramite e mail 1 Fare clic sul collegamento 2 Se viene richiesto di accedere immettere le informazioni di accesso e fare clic su Accedi 3 Se viene richiesto di scegliere come aprire il file eseguire le selezioni appropriate Accedere al DRL di una versione di documento eliminata dal repository Quando si fa clic su un DRL per accedere a una versione di documento che stata eliminata dal repository viene visualizzato un messaggio di avviso che indica che la versione non pi disponibile Q
39. Selezionare l opzione Restituisci a utente per ricevere un operazione quando un utente porta a termine la revisione Per richiedere a ciascun utente l immissione della firma digitale al termine della revisione selezionare la casella di controllo Richiedi conclusione Fare clic su OK Visualizzazione dei workflow possibile visualizzare i flussi di lavoro sia attraverso Report di workflow sia attraverso Workflow utente Questo argomento li descrive entrambi Per visualizzare i workflow tramite Report di workflow 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Viene visualizzato l elenco di workflow Per riformattare l elenco fare clic su Modifica report di workflow e scegliere una delle opzioni disponibili Per visualizzare ulteriori informazioni su un workflow selezionarlo quindi selezionare una delle opzioni seguenti e Per visualizzare il modello del workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Mappatura e Per visualizzare lo stato di avanzamento del workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Riepilogo Per ridurre o ampliare l elenco selezionare il filtro appropriato nella parte superiore della pagina e Per visualizzare un record di eventi per il workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Controllo Per visualizzare i workflow di cui si proprietari tramite Workflow utente 1 Selezionare St
40. Un singolo repository pu eseguire la gestione code ed essere designato come un Registro di sistema globale Tuttavia questa configurazione non obbligatoria In alternativa due repository separati possono eseguire la gestione code ed essere designati come Registri di sistema globali Assicurarsi che il Motore processi sia installato nel repository che esegue la gestione code e nel repository designato come Registro di sistema globale 98 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro Per installare la gestione code 1 Designare un repository come un Registro globale di sistema infrastruttura oggetti aziendali Nota Assicurarsi che il repository sia designato durante la creazione di un repository o l aggiornamento di un repository esistente Per istruzioni sulla configurazione del repository vedere la Guida all installazione di Content Server Registrare le credenziali di accesso del repository per l utente del Registro di sistema globale Quando DFC installato come parte del processo di distribuzione Webtop fornire le credenziali di accesso per l utente del Registro di sistema globale nel file dfc properties Installare BPM dar e Form dar 6 0 6 0 SP1 o Process Engine 6 5 o versione successiva nel repository del Registro di sistema globale Vengono installati gli SBO e i TBO richiesti per la gestione code Configurazione di una nuova coda di lavoro Per configurare la prima coda di lavoro nece
41. a una finestra di dialogo per la creazione di nuovi utenti e Modificare gli utenti I responsabili utenti possono escludere dall elenco alcuni utenti o evitare che il loro nome venga visualizzato nell elenco degli utenti del repository in uno strumento di selezione degli utenti Possono inoltre restringere gli accessi di alcuni utenti al contenuto Creare utenti nuovi I responsabili utenti possono creare nuovi utenti a livello di repository nell area Amministrazione oppure in una room di cui sono proprietari Per creare un nuovo utente 1 Aprire la finestra di dialogo Nuovo utente in uno dei modi seguenti e Passare a Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti Selezionare File gt Nuovo gt utente e Individuare la room alla quale aggiungere un nuovo utente Aprire la scheda Propriet Appartenenza della room facendo clic sul collegamento Membri nella home page della room o accedendo alle propriet della room nel modo usuale Fare clic sul pulsante Nuovo utente I controlli della finestra di dialogo Nuovo utente sono disattivati per i responsabili utenti ad eccezione di quanto riportato in questa procedura 2 Digitare il nome dell utente nel campo Nome 3 La propriet Origine utente impostata su Password in linea e i responsabili utenti non p possono modificarla Questa impostazione indica che l utente deve fornire una password che memorizzata solo nel repository Non vi alcuna autenticazione esterna 4 Di
42. abilit oppure qualsiasi operazione non assegnata che non richiede alcuna abilit I processori con ruolo queue_advance_processor dispongono dell opzione di filtraggio della vista Posta in arrivo coda di lavoro Se si seleziona Tutte le operazioni idonee vengono visualizzate tutte le operazioni non assegnate per le quali il processore qualificato o idoneo Tutte le operazioni visualizza tutte le operazioni per le quali il processore idoneo nonch qualsiasi operazione che il processore ha gi acquisito o che gli sia stata assegnata dal supervisore della coda Gli utenti con ruolo queue_advance_processor non possono assegnare le operazioni ad altri processori della coda o prelevare un operazione gi assegnata o che sia stata prelevata da un altro processore Per acquisire un operazione non assegnata 1 Passare al nodo Code di lavoro nella struttura di directory quindi fare clic sulla coda di lavoro da aprire 2 Selezionare il filtro per visualizzare Tutte le operazioni idonee o Tutte le operazioni in Posta in arrivo coda di lavoro 3 Selezionare uno o pi operazioni da acquisire 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Ottieni operazione Il sistema assegna le operazioni all utente e le invia alla sua Posta in arrivo Se si seleziona una sola operazione il sistema apre l operazione in Task Manager e l utente pu iniziare a lavorare immediatamente Consiglio possibile eseguire la stessa operazion
43. ad altri repository 46 creazione 47 157 eliminazione 43 file utilizzati di recente 37 in messaggi di posta elettronica 48 50 operazioni comuni 45 sottoscrizioni 50 visualizzazione dei percorsi 47 collegamenti virtuali visualizzazione 38 colonne negli elenchi 19 a 20 visualizzazione 20 colore applicazione al testo 156 applicazione allo sfondo 156 commenti aggiunta nelle discussioni 127 eliminazione nelle discussioni 128 modifica nelle discussioni 127 ricerca 128 risposta nelle discussioni 127 completamento automatico accettazione di un suggerimento 23 impostazioni 23 svuotamento della cache 23 contenuto del repository 13 nei documenti virtuali 200 operazioni comuni 29 Vedere anche file contestuali cartelle cenni generali 130 controllo di qualit 105 controllo ortografico 157 conversione DRL di Desktop in URL di Webtop 48 copie trasformate 215 associate a una versione 215 cenni generali 215 creazione 217 importazione 216 principali 215 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico visualizzazione 216 copie trasformate principali 215 corrispondenza per l assegnazione del lavoro aggiunta di filtri a una coda 102 configurazione 100 definizione di filtri 101 impostazione di profili nel modello di processo 100 profili processore 112 creazione valori preimpostati 221 credenziali eliminazione 22 salvataggio 15 22 visualizzazione 22 credenzi
44. adattatore o Documentum AND NOT adattatore Entrambe le query restituiranno risultati che contengono la parola Documentum ma non la parola adattatore Se ad esempio si digita Documentum OR NOT adattatore verranno restituiti i risultati che contengono la parola Documentum ed eventualmente la parola adattatore o le parole che non contengono la parola adattatore Utilizzare questa sintassi con cautela Pu infatti generare un numero molto elevato di risultati L operatore NOT pu essere utilizzato da solo all inizio della query Se ad esempio si digita NOT adattatore si otterranno risultati che non Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Sintassi Descrizione contengono la parola adattatore Utilizzare questa sintassi con cautela Pu infatti generare un numero molto elevato di risultati L operatore NOT non supportato per le query su origini esterne quando da solo all inizio della query o se utilizzato con l operatore OR Non consentito l uso dell operatore NOT con le parentesi Questa non valida A NOT B OR C L operatore NOT pu essere invece utilizzato all interno di parentesi Questa valida A NOT B OR A NOT C ANDNOT in una parola non un operatore Se si immette ANDNOT in una query verr considerato come termine di ricerca Termini racchiusi fra Per specificare che termini specifici devono essere elaborati insieme parentesi utilizzare le parentes
45. altra finestra con i relativi commenti Se si utilizza Internet Explorer nel browser viene aperta una pagina vuota aggiuntiva Per evitare ci selezionare la voce di menu Strumenti gt Opzioni Internet di Internet Explorer quindi selezionare la scheda Avanzate e accertarsi che sia specificata l opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti Per aggiungere commenti utilizzare i comandi di Acrobat Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di Acrobat Per salvare i commenti nel repository fare clic sul pulsante Invia e ricevi commenti di Adobe I commenti che vengono salvati in un repository presentano il formato XFDF di Acrobat Visualizzazione di commenti in un documento PDF Per visualizzare i commenti in un documento PDF 1 Da 212 Passare a un documento PDF Selezionare il documento quindi selezionare File gt Apri Sola lettura Il documento PDF verr aperto in una finestra separata con i relativi commenti Se si utilizza Internet Explorer nel browser viene aperta una pagina vuota aggiuntiva Per evitare ci selezionare la voce di menu Strumenti gt Opzioni Internet di Internet Explorer quindi selezionare la scheda Avanzate e accertarsi che sia specificata l opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 14 Relazioni Una relazione una connessione tra due elementi di un repository Le relazion
46. arrivo coda di lavoro Creazione di calendari aziendali Gli utenti di varie regioni o unit operative dell organizzazione possono aderire a ore di lavoro e pianificazioni differenti Per consentire ai timer del workflow di utilizzare gli orari di lavoro e le festivit effettive possibile creare calendari personalizzati basati su queste diverse pianificazioni di lavoro Tutti i timer che utilizzano ore e giorni lavorativi utilizzeranno il calendario aziendale associato al modello di processo Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni necessarie possono creare calendari in base alle pianificazioni di lavoro regionali alle festivit del paese o ad altri vincoli di tempo specifici I progettisti dei processi possono utilizzare l applicazione Process Builder per selezionare un calendario specifico per un intero processo o per un attivit specifica In questo modo i timer di un processo vengono calcolati in base agli orari di lavoro effettivi Quando si crea un nuovo calendario possibile selezionare un calendario esistente e utilizzarlo come base per la creazione di un altro calendario apportando le modifiche necessarie al nuovo calendario anche possibile creare periodi di tempo diversi all interno di un calendario per semplificare le attivit amministrative Ad esempio possibile creare un calendario per l area occidentale per gli anni dal 2008 al 2009 Il calendario pu avere due diversi periodi di tempo nella scheda
47. b Fare clic su Aggiungi o Modifica Nel campo Commento digitare un commento Se vengono visualizzate le opzioni seguenti selezionarne una e Peri destinatari successivi Il commento viene inviato a tutti gli utenti che eseguiranno tutte le operazioni future del workflow e Solo peri prossimi destinatari Il commento viene inviato solo agli utenti che eseguono l operazione successiva nel workflow Fare clic su OK Ripetere questi passaggi per ogni commento desiderato Per rimuovere un commento fare clic su Rimuovi Selezionare la scheda Stato per visualizzare la cronologia delle operazioni Attenersi a una delle procedure seguenti Per contrassegnare l operazione come completata consultare Completamento di un operazione pagina 81 Per chiudere l operazione senza contrassegnarla come completata fare clic su Chiudi Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Posta in arrivo L operazione viene chiusa E possibile riaprire l operazione per contrassegnarla come completata in un secondo momento Per contrassegnare l operazione come completata consultare Completamento di un operazione pagina 81 Completamento di un operazione Il completamento di un operazione ne determina l inoltro all utente o all azione successiva nel workflow Qualsiasi eventuale modifica apportata ai file allegati viaggia insieme all operazione se la versione dei file allegati e di quelli archiviati la stessa Per completare
48. campo come data di scadenza Per i campi contenenti cifre fisse e caratteri correlati ad esempio simboli di valuta virgole e separatori decimali Valori numerici creati automaticamente in base alla sequenza di creazione della voce Una tabella di dati pu disporre di un solo campo di numero automatico Per i campi che contengono valori vuoti s o no Per i campi contenenti valori vuoti rossi gialli o verdi che indicano lo stato complessivo delle voci Per i campi che riportano un set secondario di valori predefiniti Specificare i valori di scelta nella casella di testo ad esempio scelta 1 scelta 2 scelta 3 senza virgole e ciascuna nella propria riga Un elenco di scelta deve contenere almeno una scelta e ogni scelta deve essere univoca nell elenco senza righe vuote L ordine delle righe influisce sull ordine in cui le scelte vengono visualizzate nell elenco di scelte quando gli utenti creano o modificano una voce Per consentire agli utenti di scegliere pi valori per questo campo selezionare la casella di controllo Consenti scelte multiple Per i campi contenenti inomi dei membri I membri possono essere utenti o gruppi Stabilire se per questo campo possibile selezionare pi utenti o solo un elenco di utenti specificati Per l inclusione di un campo di discussione nella voce Una tabella di dati pu disporre di un solo campo di discussione Per l inclusione di un campo di allegati nella voce Una tabella dati
49. cercati anche i file che contengono le parole scansionare o scansionato Per eseguire una ricerca semplice 1 Nella casella posta sopra il riquadro di navigazione digitare le parole da cercare Per definire ulteriormente i criteri di ricerca vedere Ulteriore definizione dei termini di ricerca pagina 59 2 Fare clic su Se la ricerca include diversi termini e il server indice Fast i primi risultati visualizzati in Webtop conterranno tutti i termini di ricerca seguiti dai risultati che contengono solo alcuni dei termini di ricerca Se la ricerca include diversi termini e se il server indice xPlore tutti i risultati visualizzati conterranno tutti i termini di ricerca Consiglio per interrompere la ricerca fare clic su Interrompi 19 3 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 67 Ulteriore definizione dei termini di ricerca possibile utilizzare la sintassi illustrata in Tabella 8 pagina 60 per definire in modo pi dettagliato i termini di ricerca all interno di una ricerca semplice o all interno del campo Contiene in una ricerca avanzata Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 59 Cerca Tabella 8 Ulteriore definizione dei termini di ricerca Sintassi Parola o frase tra virgolette Operatori AND e OR Operatore NOT 60 Descrizione Per cercare una frase o una parola esatta racchiuderla tra virgolette Se in una ricerca semplice inclusa una
50. commenti in un documento PDF i 212 Relazioni i una aaa liana 213 Copie trasformate e trasformazioni cirie 215 Cenni preliminari sulle copie trasformate e sulle trasformazioni 215 Visualizzazioni di un elenco delle differenti copie trasformate di un file 216 Importazione di una copia trasformata rriiiirrerereee ceci ee ee ieri ce rici ni zione 216 Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML 216 Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione ua 217 Creazione di un file correlato mediante trasformazione vi 218 Valori preimpostati 4 fica iaia ariana rai 221 Cenni preliminari sui valori preimpostati rrrrirrrieeeeeeeeeeie rece ricinizieneee 221 Creazione di un valore preimpostato rrririrrrerereee ceci ceci cenere rici niozinioe 221 Modifica di un valore preimpostato esistente 222 Modifica delle regole dei valori preimpostati rrrrrirrrrrreereri ceri reniezinie 222 Regole dei valori preimpostati rr rrrrrreree ee ereeeee ceci ceci cenere rici ni zione 223 Rimozione di un valore preimpostato da un elemento 225 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Eliminazione di un valore preimpostato Webtop Express preimpostato iii Capitolo 17 Se
51. con fattore dieci se l operazione non stata elaborata In questo esempio l operazione rimasta in coda e il processo dm_QmPriorityAging stato eseguito tre volte aumentando la priorit a 31 Il campo di priorit massima impostato a 30 pertanto il sistema invia una notifica al gruppo di responsabili delle code in cui avvisa che l operazione ha superato la priorit massima e richiede attenzione Utilizzando criteri della coda di lavoro l amministratore o il gestore della coda pu specificare la priorit iniziale dell operazione e la frequenza e la percentuale di aumento in base a valori diversi impostati nei criteri Per scenari di inizializzazione e durata pi complessi utilizzare Documentum Application Builder per creare un modulo di priorit che contiene la logica che consente di calcolare e aggiornare dinamicamente la priorit in base ai dati di processo o ad altre propriet che appartengono Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 103 Code di lavoro al processo Un modulo prioritario pu essere associato ai criteri di una coda di lavoro o a un modello di attivit di Process Builder Impostazione della logica di priorit e durata dinamica Possono esistere situazioni in cui sia la priorit iniziale sia il valore di incremento di tale priorit devono essere calcolati in modo dinamico In questi casi creare un modulo prioritario che il sistema utilizza invece dei criteri della coda di lavoro per impos
52. da un applicazione protetta questa potrebbe effettuare la chiamata per Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Campo Descrizione aggiungere l utente al gruppo Se l utente accede al repository da una posizione esterna rispetto al firewall o da un applicazione non approvata non verr effettuata nessuna chiamata e l utente non sar considerato membro del gruppo In questo modo l utente non potr esercitare i privilegi di modifica della propriet o delle autorizzazioni che gli spetterebbero in base alla sua appartenenza al gruppo Aggiunta o rimozione di membri in un gruppo Per aggiungere o rimuovere membri 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Gruppi e fare doppio clic sul gruppo 2 Per aggiungere membri a Selezionare File gt Aggiungi membro b Selezionare i membri Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 c Fare clic su OK 3 Per rimuovere un membro a Selezionare il membro b Fare clic su File gt Rimuovi membri Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo Per riassegnare gli elementi di un gruppo a un altro gruppo 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Gruppi e selezionare il gruppo 2 Selezionare Strumenti gt Preferenze 3 Fare clic su Seleziona e selezionare il nuovo gruppo a cui assegnare gli elementi Per la procedura dettagliata vedere Individ
53. di autorizzazioni 232 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 18 Utenti gruppi e ruoli Utenti In questa sezione sono descritti i seguenti argomenti Individuazione di un utente pagina 233 Creazione o modifica di un utente pagina 234 Propriet dell utente pagina 234 Importazione di utenti dalle informazioni contenute in un file di input pagina 236 Attivazione o disattivazione di un utente pagina 238 Cambio del repository locale di un utente pagina 238 Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente pagina 239 Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente pagina 239 Eliminazione di un utente pagina 239 Visualizzazione dei log di gestione utenti pagina 240 Individuazione di un utente Per individuare un utente 1 2 Fare clic su Amministrazione Gestione utente Utenti Attenersi a una delle procedure seguenti e Fare clic su Mostra tutti gli utenti e Inunoo pi campi di ricerca digitare le informazioni sull utente quindi fare clic su Cerca Verr visualizzato un elenco di utenti Consiglio per visualizzare nuovamente i campi di ricerca fare clic su Altre opzioni Individuare l utente nell elenco utilizzando la navigazione standard Per istruzioni vedere Spostamento in un repository pagina 18 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 233 Utenti gruppi e ruoli Creazione o modifica di un utente Per creare o modificare gli ut
54. di dialogo di selezione pagina 21 8 Nella scheda Commenti attenersi alla procedura seguente a Fare clic su Aggiungi b Digitare i commenti c Selezionare gli utenti che riceveranno il commento e Peri destinatari successivi Il commento viene inviato a tutti i destinatari rimanenti nel workflow e Solo peri prossimi destinatari Il commento viene inviato solo agli utenti a cui viene assegnata l operazione successiva nel workflow 9 Fare clic su OK 10 Fare clic su Termina Invio di un flusso rapido Un flusso rapido un operazione singola che viene inviata a uno o pi utenti Se si invia un flusso rapido a pi utenti possibile scegliere se gli utenti riceveranno l operazione contemporaneamente o in sequenza Per inviare un flusso rapido 1 Passare al file e selezionarlo 90 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Workflow e flussi rapidi Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Flusso rapido Per selezionare gli utenti o i gruppi a cui inviare il flusso rapido fare clic su Seleziona utente gruppo selezionare gli utenti o i gruppi e quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 Nell elenco a discesa Priorit selezionare la priorit Nel campo Istruzioni digitare un messaggio per gli utenti
55. di persone a una room nella finestra di dialogo Nuova Room o Aggiungi membro quando sono visualizzate da un responsabile degli utenti e Elenchi di membri delle room di cui l utente un membro e Contestiin cui l utente gi selezionato per alcuni scopi come una voce di un set di autorizzazioni per un oggetto l attributo Proprietario di un oggetto un campo membro in una tabella o l assegnazione di un esecutore in un flusso rapido e Applicazioni esterne a WDK come Workflow Manager Gli utenti esclusi vengono visualizzati negli elenchi degli utenti con l indicazione unlisted escluso dopo il loro nome ad eccezione degli elenchi della room Alla radice dell elenco di utenti del repository viene creato un gruppo per gli utenti esclusi denominato dce_hidden_users Tale gruppo visibile agli amministratori e ai responsabili utenti nell area Amministrazione e gli amministratori devono evitare di rinominarlo o eliminarlo Gli stati di descrizione del gruppo gestito dai servizi di collaborazione e il relativo elenco di elementi secondari non devono essere modificati direttamente Se esiste gi un gruppo con lo stesso nome tale gruppo verr utilizzato al posto di uno nuovo Se non possibile trovare un gruppo con il nome corretto il gruppo verr creato Gli amministratori e i responsabili degli utenti possono aprire il gruppo per visualizzarne i secondari tuttavia non possono aggiungere manualmente utenti a questo gruppo o rimuov
56. espandere l elenco Navigazione rapida fare clic sul segno meno pi all inizio dell elenco Per espandere un cluster o un cluster secondario fare clic sul segno pi accanto al cluster Per visualizzare i risultati di un cluster secondario nel riquadro del contenuto fare clic sul cluster secondario Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 67 Cerca Per aggiornare l elenco Navigazione rapida con nuovi risultati fare clic su L icona viene visualizzata solo se sono disponibili nuovi risultati I cluster secondari vengono elaborati in Webtop utilizzando la strategia specificata nelle preferenze dell utente Per impostare le preferenze fare clic su iz quindi seguire i passaggi appropriati in Impostazione delle preferenze di ricerca pagina 78 Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale Il monitoraggio della ricerca visualizza lo stato della ricerca in tempo reale Lo stato in tempo reale appare sia in una visualizzazione animata sia in una tabella come mostrato in Figura 3 pagina 68 Il monitoraggio della ricerca consente di esaminare quali origini di ricerca restituiscono i risultati pi velocemente gt Per visualizzare il monitoraggio della ricerca fare clic su Stato x non appena la ricerca viene avviata Per riprodurre nuovamente l animazione al termine della ricerca fare clic sull icona Aggiorna CC gb Quando si riproduce nuovamente l animazione viene visualizzato un replay della r
57. gli elementi nella destinazione desiderata quindi rilasciare il pulsante del mouse 24 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Repository Consiglio se si trascinano gli elementi in una destinazione attualmente non visualizzata innanzitutto necessario passare alla destinazione eseguendo una delle operazioni seguenti e Passare alla destinazione utilizzando l altro riquadro di Webtop e Passare alla destinazione aprendo una nuova finestra Per aprire una nuova finestra possibile selezionare Strumenti gt Nuova finestra Clic con il pulsante destro del mouse Per eseguire un operazione su un elemento possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e scegliere l operazione dal menu di scelta rapida Visualizzazione di messaggi I messaggi di completamento di un operazione e di errore sono visualizzati nella barra di stato situata nella parte inferiore della pagina Se la lunghezza di un messaggio supera quella dell area di visualizzazione della barra di stato possibile visualizzare il messaggio completo selezionando Strumenti gt Visualizza messaggi Visualizzazione dello stato delle operazioni in background Per visualizzare lo stato delle operazioni in background selezionare Strumenti gt Stato processo Un operazione in background un processo che pu eseguire mentre l utente effettua altre operazioni Ad esempio se si archivia un file e viene fornita l opzione per memorizza
58. ha effettuato l accesso non associato a un indirizzo L opzione Spedizione diretta al contatto disabilitata L indirizzo di spedizione visualizzato solo se l impostazione predefinita per Opzioni di spedizione viene modificata in Spedizione diretta al contatto o Indirizzo di spedizione L indirizzo di spedizione viene automaticamente compilato se se seleziona Spedizione diretta al contatto In caso contrario specificare l indirizzo di spedizione manualmente se si seleziona Indirizzo di spedizione L indirizzo di spedizione viene visualizzato nella schermata successiva 190 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 16 Schermata visualizzata quando il contatto associato a un indirizzo Crea richiesta libreria dmadmin Modifica 15 mar 2011 Preferenza di notifica via e mail O Tramite telefono O Tramite Posta in arrivo di Documentum Opzioni di spedizione Indirizzo di prelievo O Spedizione diretta al contatto O Indirizzo di spedizione U Invia tutti insieme Indirizzo di spedizione Modifica La schermata di esempio successiva modifica la richiesta in modo che venga eseguita per conto terzi poich la casella di controllo Personale viene deselezionata lasciando all utente la possibilit di specificare un contatto da un elenco esistente o aggiungendo un nuovo contatto Il pulsante Nuovo contatto viene visualizzato solo se l utente un responsabile man
59. icona della propriet e selezionare il valore Se disponibile fare clic su Vedere i valori CIS per visualizzare i valori della propriet suggeriti Per visualizzare propriet aggiuntive selezionare Mostra Per visualizzare tutte le propriet selezionare Mostra tutte le propriet Consente di visualizzare l accesso all elemento da parte dei diversi utenti Per modificare le autorizzazioni consultare Modifica delle autorizzazioni pagina 229 Consente di visualizzare un elenco di eventi relativi all elemento come ad esempio l estrazione l archiviazione e la promozione di livello Estrazione e modifica di file In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti Cenni generali sull estrazione e la modifica pagina 31 Estrazione di un file pagina 32 Archiviazione di un file pagina 33 Annullamento dell estrazione di un file pagina 37 Visualizzazione di file estratti attualmente e recentemente pagina 37 Cenni generali sull estrazione e la modifica Per modificare dei file estrarli nel proprio computer locale Quando si estrae un file Webtop blocca il file nel repository in modo che non possa essere modificato da nessun altro utente Gli altri utenti Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 31 File e cartelle potranno visualizzare il file ma non potranno apportarvi modifiche Se si estrae un file collegato a pi percorsi all interno del repository il file viene bloccato in tutti
60. il nome della nuova categoria 5 Se opportuno immettere una descrizione per la nuova categoria 6 Fare clic su OK Per eliminare una categoria di coda 1 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro 2 Selezionare la categoria di code da eliminare 3 Selezionare File gt Elimina Il sistema avvisa l utente che non possibile annullare questa operazione Se la categoria in uso e costituisce un riferimento per altre code di lavoro o elementi di lavoro il sistema non la elimina 4 Fare clic su OK Definizione di una coda di lavoro Le code di lavoro sono organizzate ed elencate nelle categorie delle code di lavoro Prima di creare una coda di lavoro necessario creare una categoria e un criterio di coda Definizione di una categoria di coda pagina 106 e Criteri per le code di lavoro pagina 103 sono le sezioni da rivedere per ulteriori informazioni su questi argomenti Gli utenti con il ruolo queue_manager e con privilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Per creare una coda di lavoro 1 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro 2 Passare quindi alla categoria della coda di lavoro in cui si desidera posizionare la nuova coda di lavoro 3 Selezionare File gt Nuovo gt Coda di lavoro 106 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 10 11 12 13 14 15 16 Code di lavoro Verr visualiz
61. in pi di sedici origini possibile visualizzare le successive sedici origini facendo clic su Successivo al di sotto dell animazione Se una ricerca per un origine specifica ha esito negativo viene visualizzato un messaggio di errore dettagliato nella colonna Nota della tabella Per visualizzare informazioni aggiuntive sull errore selezionare Strumenti gt Visualizza messaggi Nota se si avvia il monitoraggio mentre si visualizzano i risultati di ricerche salvate o gli ultimi risultati di una ricerca la query non viene eseguita nuovamente e l animazione non viene riprodotta interamente Lo stato dell origine dapprima in attesa con nessun risultato e poi viene immediatamente aggiornato con lo stato finale delle origini e il numero di risultati validi restituiti da ciascuna di queste Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne Questa procedura consente di salvare i risultati da un origine esterna in un repository Per salvare un risultato della ricerca di un origine esterna nel repository 1 Selezionare il risultato o i risultati 2 Selezionare File gt Salva nel repository 3 Nella finestra Selezione cartella selezionare la cartella di destinazione dall elenco dei repository disponibili 4 Fare clic su Successivo per controllare la definizione dell oggetto o su Termina per completare la procedura 5 Nella finestra Definizione oggetto modificare le propriet dell oggetto in base alle esigenze 6 Far
62. lavorare da una o pi caselle Posta in arrivo Queue_manager Consente di monitorare le code di lavoro assegnare ruoli alle code e assegnare utenti agli elementi in coda I responsabili delle code possono riassegnare e sospendere le operazioni I responsabili delle code che dispongono di privilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Queue_admin Consente di creare code di lavoro e criteri di coda I membri del ruolo queue_admin non dispongono del ruolo di amministratore per impostazione predefinita Gli amministratori delle code che dispongono di privilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Process_report_admin Consente di eseguire report di workflow cronologici dal menu Workflow Impostazione della gestione code L amministratore di sistema deve configurare il Registro di sistema globale il repository e il server applicazioni correttamente per utilizzare la gestione code La gestione code richiede l ambiente seguente e Content Server 6 0 o versione successiva e un repository designato come Registro di sistema globale e Content Server 6 0 o versione successiva e un repository designato per eseguire la gestione code e DFC 6 00 versione successiva sull host del server applicazioni in cui Webtop distribuito con informazioni di connessione per il repository del Registro globale di sistema e Webtop 6 00 versione successiva e BPM dare Form dar 6 0 6 0 SP1 o Process Engine 6 5 o versione successiva
63. lo spostamento tra categorie Rivolgersi all amministratore per informarsi sull eventuale utilizzo delle categorie da parte dell organizzazione e sulle relative procedure Per spostarsi tra categorie fare clic su Categorie e utilizzare le procedure standard per lo spostamento nella struttura gerarchica 20 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Repository Se l organizzazione utilizza categorie e sar possibile inoltrare i file per la categorizzazione e Quando si crea un nuovo documento da un modello nel modello sar possibile specificare che il nuovo documento collegato a una o pi categorie Per inoltrare un file per la categorizzazione 1 Passare al file da inoltrare e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Inoltra per categorizzazione 3 Alla richiesta di conferma attenersi a una delle procedure seguenti e Sesiinoltra un solo file fare clic su OK e Sesi inoltrano pi file confermare l inoltro per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Per l ultimo file fare clic su Termina Consiglio per confermare l inoltro simultaneo di tutti i file rimanenti fare clic su Termina Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione Per trovare un elemento in una finestra di dialogo di selezione eseguire una delle operazioni seguenti e Per aprire un percorso di dir
64. modifiche scegliere OK Per impostare le preferenze relative ai formati In questo argomento vengono descritte le preferenze relative ai formati 1 2 Fare clic su Aggiungi Campo Scegliere il tipo di oggetto Formato principale Selezionare Strumenti gt Preferenze Selezionare la scheda Formati e completare i campi in Tabella 2 pagina 23 E possibile aggiungere applicazioni di visualizzazione e modifica personalizzate e impostare le preferenze relative ai formati per la visualizzazione e la modifica Tabella 2 Preferenze relative ai formati Descrizione Selezionare il tipo di oggetto dall elenco a discesa Selezionare il formato principale dell oggetto selezionato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 23 Repository Campo Descrizione Formato per la Selezionare il formato per la visualizzazione Per impostazione visualizzazione predefinita pu essere visualizzato in base al formato principale Visualizzare questo contenuto Selezionare l opzione nel browser Web Applicazione per la Selezionare l applicazione per la visualizzazione dell oggetto visualizzazione dall elenco a discesa oppure utilizzare il collegamento Seleziona applicazione per passare all applicazione per la visualizzazione e selezionarla Applicazione per la modifica Selezionare l applicazione per la modifica dell oggetto dall elenco a discesa oppure utilizzare il collegamento Seleziona applicazione per passare all appl
65. operazioni da indirizzare a controlli di qualit Priorit delle operazioni Per la maggior parte degli utenti delle code di lavoro gli elementi di lavoro vengono visualizzati nella casella Posta in arrivo in base alla relativa priorit ovvero vengono assegnati alla lavorazione prima gli elementi con priorit pi elevata Le impostazioni di priorit e durata sono elementi essenziali per l elaborazione di operazioni delle code di lavoro Quando il sistema crea un nuovo elemento di lavoro il server identifica l operazione come un elemento della coda di lavoro e controlla la logica per consentire l assegnazione di una priorit iniziale all elemento Dopo che l operazione stata inserita nella coda un processo di misurazione della durata aumenta la priorit dell operazione in base ad altra logica finch non viene elaborata L aumento della priorit potrebbe indurre l amministratore della coda a ridistribuire operazioni o a riassegnare risorse tra le code di lavoro La priorit assegnata inizialmente a un operazione e la velocit alla quale aumenta pu essere impostata nei criteri della coda di lavoro o nel modello attivit per l operazione La priorit iniziale delle nuove operazioni in una coda ad esempio viene impostata su 1 a indicare che tutte le nuove operazioni iniziano con una priorit pari 1 Se il valore di Incrementa priorit stato impostato su 10 quando viene eseguito il processo dm_QmPriorityAging la priorit aumenta
66. oppure il gruppo a cui appartiene il nuovo supervisore Selezionare l utente che sar il nuovo supervisore del workflow Fare clic su OK D a p N Salvataggio delle informazioni sul workflow come foglio di calcolo di Microsoft Excel La disponibilit di questa procedura dipende dalla configurazione di Webtop utilizzata nell organizzazione Per salvare le informazioni sul workflow come foglio di lavoro di Microsoft Excel 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Fare clic su Salva report Immettere un nome per le informazioni da salvare Selezionare un percorso in cui eseguire il salvataggio Fare clic su OK SUR Visualizzazione di report aggregati per le prestazioni dei workflow Per visualizzare i report necessario disporre del ruolo process_report_admin Per visualizzare dei report cronologici 1 Selezionare una delle opzioni seguenti e Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report cronologico gt Processo e Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report cronologico gt Utente Nella scheda Generale selezionare la durata e altri parametri in base a cui eseguire il report Fare clic su Esegui Selezionare la scheda Risultati per visualizzare il report Per visualizzare le informazioni aggiuntive fare clic su un processo un istanza o un utente D a p N Per salvare il report per eseguirlo nuovamente in seguito fare clic su Salva 94 Guida dell utente di EMC Documentum
67. possibile digitare testo direttamente nell editor RTF o aggiungere contenuto incollandolo o trascinandolo da un altra applicazione Nella tabella seguente sono descritti gli strumenti disponibili nell editor RTF Tabella 13 Strumenti di modifica di testo formattato Strumento a gt n Descrizione Consente di accedere alle opzioni di modifica dei commenti quali l annullamento la ripetizione l eliminazione e la selezione di tutte le voci Con Microsoft Internet Explorer sono disponibili le seguenti opzioni aggiuntive Taglia Copia Incolla e Rimuovi stili Consente di aggiungere immagini Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci immagine con comandi che consentono di scegliere e caricare un immagine per volta con estensione bmp gif jpeg o png L immagine verr quindi visualizzata nell area di modifica Consente di creare collegamenti ipertestuali Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci collegamento Impostare il titolo e l URL del collegamento ipertestuale e scegliere se aprire il collegamento in una nuova finestra Controlla l ortografia Verr richiesto se si desidera scaricare un plugin Se il controllo ortografico rileva un possibile errore di ortografia la parola viene selezionata e mostrata nella visualizzazione e viene visualizzata la finestra di dialogo Controlla ortografia La parola in questione viene visualizzata nella casella Cambia con un alternativa suggerita nella casel
68. precedenti a Documentum ECM 6 5 prima della finestra di dialogo per confermare l annullamento veniva visualizzata una schermata vuota Dopo aver selezionato OK veniva visualizzata un altra schermata vuota e una barra di stato per mostrare i progressi in questa azione Infine l applicazione tornava al riquadro dei contenuti Nel corso dell operazione si aggiornavano l applet della struttura del browser e il riquadro dei contenuti L eliminazione degli aggiornamenti il miglioramento della barra di stato dei trasferimenti l utilizzo delle finestre di dialogo a scelta obbligatoria nonch l ottimizzazione delle prestazioni migliorano notevolmente l esperienza dell utente in questo caso Il numero di aggiornamenti stato ridotto in tutto il prodotto Seguono alcuni esempi Selezione del trasferimento del contenuto HTTP o UCF Documentum Webtop 6 5 e versioni successive consentono agli amministratori di specificare il trasferimento del contenuto HTTP o UCF per diversi utenti all interno della stessa installazione WebTop Nelle versioni precedenti a Documentum ECM 6 5 tutti gli utenti all interno della stessa installazione WebTop dovevano utilizzare il trasferimento del contenuto HTTP o UCF Il trasferimento del contenuto UCF pi utilizzabile e offre prestazioni migliori Segue l elenco dei miglioramenti apportati a UCF a partire da Documentum ECM 6 5 e Riduzione del numero di cicli di andata e ritorno tra client e server UCF Ques
69. questo tipo deve essere prima sbloccato dal proprietario del blocco Per collegare un elemento a un altro percorso nel repository 1 Passare all elemento e selezionarlo Consiglio possibile selezionare pi elementi 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Consiglio ripetere i passaggi precedenti se si desidera aggiungere agli Appunti elementi provenienti da pi percorsi Dopo aver completato questa procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno collegati allo stesso percorso 3 Passare al percorso al quale collegarsi e aprirlo in modo che i file e le cartelle in esso presenti vengano visualizzati nel riquadro del contenuto Selezionare Modifica gt Collega qui Consiglio anzich utilizzare il menu Modifica possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul percorso e scegliere Collega qui Gli elementi vengono copiati nel nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Per visualizzare gli Appunti selezionare Modifica gt Visualizza Appunti Collegamento di un elemento a un altro repository possibile collegare un elemento di un repository a un altro repository Tale operazione determina la creazione di un collegamento all elemento selezionato possibile eseguire sui collegamenti la maggior parte delle operazioni standard effettuate per i file e le cartelle Ad esempio possibile esportarli copiarli
70. ripeterla in seguito n Esecuzione di una ricerca salvata verrei ieri Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza riavviare larmicercasca tan iena anali a a aaa Modifica di una ricerca salvata verrete rire ere rire ie ie zie ie zione Copia di una ricerca salvata seseseseseseeeseeeeesessesesesesessssssssssssssssssso Modelli diricercai riaccende a Esecuzione di una ricerca da un modello di ricerca 000 0001 Creazione di un modello di ricerca 0v verrei re ie civic ce ziene Modifica di un modello di ricerca 0 verrete rei rece ce zione Modifica della definizione di un modello di ricerca Copia di un modello di ricerca rrrrrrrrrrrreeeee rire eeeenenene Impostazione delle preferenze di ricerca Capitolo 5 Posta in arrivo iii aaa Cenni generali sulla Posta in arrivo rire ee ee eee eee eee ee eeie nine Apertura di un operazione o di una notifica Esecuzione di un operazione sessen seeerirridsee erroneo seri irene Completamento di un operazione rrirrrrreeereee ceci ceci cere ninenee Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti Rifiutare un operazione 0 eee ere eeeeeii nine Delega di un operazione 0 0 rei eee eee e
71. riprendere un workflow in pausa 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Consiglio in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente 2 Selezionare uno o pi workflow 3 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Recupera ciclo di vita 4 Se viene richiesto di confermare la selezione fare clic su OK Interruzione di un workflow possibile arrestare un workflow in qualsiasi momento Un workflow arrestato non pu essere riavviato Per arrestare un workflow 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Consiglio in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente 2 Selezionare uno o pi workflow 3 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Interrompi workflow 4 Per garantire che un workflow venga automaticamente eliminato dall elenco dei workflow selezionare l opzione Il workflow interrotto verr eliminato 5 Se viene richiesto di confermare la selezione fare clic su OK 92 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Workflow e flussi rapidi Invio di un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore del workflow Per inviare una e mail al supervisore del workflow o a un esecutore del workflow 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Consiglio in alternativa possibile selezionare S
72. salvati solo come propriet le dimensioni del modulo saranno pari a zero Per immettere dei dati in un modulo 1 Se il modulo si apre automaticamente in un operazione passare a Passaggio 3 2 Passare al modulo selezionarlo e quindi scegliere File gt Modifica 3 Immettere le informazioni necessarie Per ulteriori informazioni vedere Formattazione del testo in un modulo pagina 155 4 Per cancellare le modifiche fare clic su Reimposta 5 Dopo avere immesso le informazioni fare clic su Salva o Inoltra 6 Se viene richiesto di confermare fare clic su S Formattazione del testo in un modulo Per formattare il testo in un modulo utilizzare i pulsanti descritti in Tabella 17 pagina 155 Alcuni pulsanti potrebbero non essere visualizzati Tabella 17 Icone utilizzate per formattare il testo in un modulo Pulsante Descrizione x Consente di spostare il testo selezionato negli Appunti e di eliminarlo dal percorso corrente In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per spostare il testo negli Appunti premere CTRL X Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 155 Moduli Pulsante 5 Moo Wo WO M GE NS S Mal mi dti mi 156 Descrizione Copiare il testo selezionato negli Appunti In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per copiare il testo premere CTRL C Consente di incollare il testo da
73. si eliminano tutte le discussioni principali di tale discussione questa viene di fatto eliminata Discussioni in Risultati ricerca L indice di ricerca del repository conserva il contenuto rich text delle discussioni ma non il meta contenuto o le propriet possibile quindi eseguire una ricerca full text sui commenti delle discussioni ma non una ricerca sulle propriet quali il tipo di oggetto o la data di creazione Tuttavia possibile effettuare la ricerca per nome degli autori dei commenti Quando una discussione soddisfa i termini della ricerca nei risultati viene mostrato solo l oggetto principale non la discussione stessa Per aprire una discussione da un risultato di una ricerca si utilizzano gli stessi metodi impiegati negli altri contesti Note Una nota una semplice pagina in cui possibile creare modificare e condividere informazioni senza utilizzare o richiedere agli altri utenti di utilizzare un altra applicazione Le note possono includere discussioni nonch contenuto RTF Le note vengono visualizzate in Webtop solo insieme ai documenti Le note possono includere discussioni se l opzione Mostra discussione selezionata nelle propriet della nota Bench sia possibile eseguire una sottoscrizione alle note queste ultime non includono versioni o copie trasformate E possibile modificare spostare copiare o collegare una nota ma non consentito archiviarla estrarla o esportarla Per cercare le note
74. simile a quella per la creazione di una voce Per modificare le propriet di una voce di una tabella di dati attenersi alla seguente procedura e Selezionarla e scegliere Visualizza gt Propriet e Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della voce della tabella dati e scegliere Propriet dal menu a comparsa e Nella pagina della voce fare clic sul pulsante Modifica all inizio della pagina Quando si modificano le propriet di una voce della tabella dati sono disponibili le schede seguenti e Info scheda Info standard di e Autorizzazioni scheda Autorizzazioni standard di e Cronologia scheda Cronologia standard di per una voce di tabella dati Eliminazione delle tabelle dati Per eliminare una o pi tabelle dati necessario disporre delle autorizzazioni per l eliminazione delle tabelle dati delle voci delle tabelle dati e di uno o di tutti gli allegati inclusi nelle tabelle dati Se si dispone delle autorizzazioni per l eliminazione delle tabelle dati ma non per l eliminazione di uno o pi allegati inclusi nelle tabelle dati la tabella non verr eliminata Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 141 Collaborazione con altri utenti Importazione ed esportazione con tabelle dati possibile aggiungere voci a una tabella importandole da un file A tale scopo aprire la tabella e scegliere il comando File gt Importa per aprire la finestra di dialogo Importa Durante l importazione di voc
75. sistema per identificare l oggetto record Il valore necessario viene inserito in modo automatico in base al criterio di denominazione applicato La casella di controllo di sola lettura indica se il documento che viene dichiarato stato contrassegnato come record Virtuale mediante la funzione di markup mantenimento di RPS La casella viene impostata quando si applica un markup di mantenimento con la designazione Virtuale Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 169 Record Record DoD 5015 V3 Standard dmc_rm_dod5015v3_std_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Autori Parole chiave Destinatari principali Altri destinatari Percorsi Nome progetto Indicazione supplementare Crea relazione record 170 Descrizione Digitare il nome della persona o delle persone che hanno creato il documento dichiarato come record formale Se necessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi di un autore sebbene la selezione sia limitata a un solo autore mediante il pulsante di opzione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Digitare il testo che pu essere utilizzato per facilitare la ricerca Come parole chiave possono essere utilizzati i metadati di un modulo associato a un record particolare Se necessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi set di parole ch
76. sono gi gestiti da una room vengono gestiti automaticamente quando una tabella dati passa sotto la gestione di una room Se lo schema della tabella dati include un campo Discussione la discussione sar incorporata nella pagina della voce proprio come in una cartella o in una pagina di note Modifica delle tabelle dati Per modificare le propriet di una tabella di dati attenersi alla seguente procedura e Selezionare la voce e scegliere File gt Modifica e Selezionarla e scegliere Visualizza gt Propriet e Fare clic con il pulsante destro del mouse sull icona della tabella dati e scegliere Propriet dal menu a comparsa e Nella visualizzazione di riepilogo fare clic sul pulsante Modifica all inizio della pagina Quando si modifica una tabella dati sono disponibili le schede standard Info Autorizzazioni e Cronologia oltre a una scheda Campi che consente di modificare i campi della tabella Quando si modificano i campi di una tabella dati possibile aggiungere rinominare ed eliminare campi e modificare alcune opzioni dei campi Dopo aver creato una tabella dati tuttavia non possibile eseguire le operazioni seguenti e modificare il tipo di dati di un campo e modificare o rimuovere il campo nome di voce e riordinare i campi 140 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti E possibile modificare le opzioni in un Elenco di selezione e i membri in un Elenco dei membri
77. un operazione 1 Aprire l operazione selezionandola all interno della Posta in arrivo 2 Fare clic su Termina L operazione viene eliminata dalla Posta in arrivo e viene visualizzata la pagina Termina 3 Selezionare la casella di controllo Non mostrare pi questo messaggio di conferma se non si desidera che venga visualizzata la pagina Termina dopo il completamento di un operazione quindi fare clic su OK Nota anche possibile configurare webcomponent app xml per disabilitare la visualizzazione della pagina Termina per tutti gli utenti dell istanza Webtop Impostare l elemento lt suppress_task_confirmation gt su true in webcomponent app xml lt suppress task confirmation gt true lt suppress task confirmation gt 4 Se richiesta immettere la propria password 5 Fare clic su OK 6 Se viene richiesto di selezionare gli esecutori successivi attenersi alla procedura seguente a Selezionare Fare clic per assegnare accanto all operazione per cui si desidera selezionare gli esecutori b Nella finestra di dialogo di selezione selezionare uno o pi esecutori e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 c Fare clic su OK 7 Se richiesto scegliere l operazione successiva da inoltrare dall elenco Seleziona operazioni di inoltro successive 8 Fare clic su OK Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti Un operaz
78. un messaggio e mail 1 Individuare l elemento del repository e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi elementi selezionandone pi di uno 2 Selezionare File gt Invia e mail come collegamento Viene aperto un nuovo messaggio nell applicazione di posta elettronica in cui viene inserito il collegamento all elemento del repository 3 Digitare l indirizzo e mail e i messaggi desiderati quindi inviare il messaggio Conversione di DRL di Desktop in URL di WebTop Il client Documentum Desktop stato gradualmente eliminato Di conseguenza gli utenti Desktop non potranno pi accedere ai DRL collegamenti a documenti repository desktop incorporati nei messaggi e mail Documentum WebTop 6 5 SP2 e versioni successive forniscono agli utenti del client Documentum Desktop esistenti l applicazione DRLinvoker DRLinvoker exe che converte i DRL di 48 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Desktop in URL di WebTop e apre i documenti collegati in una finestra del browser senza soluzione di continuit Dopo aver installato l applicazione DRLinvoker gli utenti devono associare l utilit di conversione dei DRL di Desktop al sistema operativo solo una volta Nota Per la corretta esecuzione della conversione dei DRL di Desktop in URL di WebTop necessaria la piattaforma NET 2 0 Per scaricare l applicazione DRLinvoker T 2 3 Scaricare il file DTC DRL To Webtop U
79. un set di autorizzazioni quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Autorizzazioni Consiglio possibile modificare le autorizzazioni di pi elementi contemporaneamente selezionando gli elementi e facendo clic su Visualizza gt Propriet gt Autorizzazioni Nella scheda Autorizzazioni vengono visualizzati solo i valori comuni a tutti gli elementi selezionati Per assegnare un set di autorizzazioni diverso fare clic su Seleziona selezionare il set di autorizzazioni quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 Per modificare i livelli di autorizzazione assegnati attenersi alla procedura seguente nell area Autorizzazioni aggiuntive o Autorizzazioni comuni aggiuntive in base a quella visualizzata a Per aggiungere utenti o gruppi e assegnare loro autorizzazioni fare clic su Aggiungi selezionare gli utenti o i gruppi quindi fare clic su OK Andare a Passaggio c b Per modificare le autorizzazioni di utenti o gruppi selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su Modifica c Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione per l utente o il gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni di base consultare Autorizzazioni di base pagina 227 d Nell elenco Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese per l utente o il gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese con
80. una ricerca avanzata utilizzando il campo Contiene Il carattere jolly a pi caratteri non disponibile per ricerche su repository non indicizzati per ricerche di valori delle propriet o per ricerche su origini esterne Per questi tipi di ricerca necessario utilizzare gli operatori di troncamento ad esempio l operatore Inizia con Se si utilizzano caratteri jolly Webtop non visualizzer i risultati che includono variazioni delle parole digitate Ad esempio se si digita d ment i risultati devono contenere documento dipartimento e cos via ma non documentato o documentazione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 61 Cerca Sintassi Carattere jolly a carattere singolo L operatore NEAR n Nota Descrizione Se il repository viene indicizzato con il server indice Fast possibile utilizzare il carattere jolly a carattere singolo per indicare un solo carattere sconosciuto in un punto qualsiasi di una parola Per una ricerca semplice disponibile solo il carattere jolly a carattere singolo inclusa una ricerca avanzata con il campo Contiene Il carattere jolly a carattere singolo non disponibile per ricerche su repository non indicizzati per ricerche di valori di propriet o per ricerche di origini esterne Inoltre non disponibile con il server indice xPlore Per ottenere risultati quando le ricorrenze di due o pi termini di query si trovano ad una distanza specificata utiliz
81. utenti esistenti nel gruppo selezionato 3 Fare clic sull intestazione di colonna per disporre i membri di un gruppo in ordine crescente o decrescente Eliminazione di un gruppo EMC Documentum consiglia di non eliminare i gruppi Rimuovere invece tutti i membri del ruolo e lasciare il gruppo nel repository Ruoli Un ruolo un gruppo che contiene gli utenti e i gruppi a cui sono assegnati dei doveri particolari entro un dominio di applicazione di client Per individuare ruoli passare a Amministrazione Gestione utente Ruoli 244 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Nota un ruolo che stato creato come un dominio riportato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli Per aprire un ruolo fare doppio clic su di esso In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti e Creazione o modifica di un ruolo pagina 245 e Propriet dei ruoli pagina 245 e Aggiunta o rimozione di membri in un ruolo pagina 246 e Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo pagina 247 e Visualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un ruolo pagina 247 e Eliminazione di un ruolo pagina 247 Creazione o modifica di un ruolo Nota se si crea un ruolo come dominio questo viene elencato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli Per creare o modificare un ruolo 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Ruoli 2 Attenersia una delle procedure seguenti
82. zinie 117 Gicli di vita calare alan ata 121 Visualizzazione dei cicli di Vita 0 vere rreriere ieri ricer cere rie ie zie ce ve eie zio nine 121 Assegnazione di un ciclo di vita a un file ii 121 Rimozione di un ciclo di vita da un file 20 cere rie re rie ceci cre zie zinee 122 Promozione di un file allo stato successivo del ciclo di vita 122 Riduzione di un file allo stato precedente del ciclo di vita n 122 Sospensione di un file dallo stato del ciclo di vita corrente 123 Ripresa di un file SOspeso rrrrrrrrrrereeeee nere eee eee eee irene rire EES 123 Collaborazione con altri utenti verrei rire iene iene 125 Creazione e modifica di testo formattato vertere ieri ieri zieiiee 125 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 10 Capitolo 11 Sommario Discussioni Aia E Lan ara 126 Visualizzazione delle discussioni 00 vertere rire rie ie cicci serre zie ienio eee 126 Aggiunta e modifica di commenti rire rreee rire eeie rece ce cine ziziinee 127 Eliminazione di commenti v0verrerrere re cie cere riore zie ce sere cre ric ie ii ie ze nieni 128 Discussioni in Risultati ricerca 0 eretici ririe rie ie vie ce ve cie rio zinio nice 128 Noten aaa alata 128 Cartelle e archivi contestu
83. 1 Passare al file nel repository e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare File gt Annulla estrazione 3 Se viene richiesta la conferma dell annullamento attenersi a una delle procedure seguenti e Se si annulla l estrazione di un singolo file fare clic su OK e Sesi annulla l estrazione di pi file confermare l annullamento per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo file fare clic su Termina Consiglio per confermare l annullamento simultaneo di tutti i file rimanenti fare clic su Termina Visualizzazione di file estratti attualmente e recentemente Per visualizzare l elenco dei file utilizzati di recente fare clic su File utente Nel nodo File utente sono visualizzati i file attualmente estratti e quelli archiviati di recente I file estratti attualmente sono indicati dall icona a forma di chiave Per visualizzare il file attualmente estratti ordinare l elenco File utente in base al proprietario del blocco facendo clic sull icona a forma di chiave nella riga delle intestazioni di colonna Da File utente possibile eseguire tutte le operazioni standard su file Utilizzare le stesse procedure utilizzate per qualsiasi percorso nel repository Se la configurazione dell organizzazione include una funzionalit di repository multipli in File utente verranno visualizzati anche i file a cui stato eseguito l
84. 18 Vedere anche percorso di navigazione visualizzazione 47 percorso di navigazione cenni generali 18 21 Posta in arrivo apertura di elementi 79 cenni generali 79 code di lavoro 85 a 86 colonne visualizzate 20 disponibilit per le operazioni 83 gestione di operazioni 84 non disponibilit per le operazioni 83 operazioni comuni 79 ottenimento dell operazione successiva 85 visualizzazione 79 visualizzazione all avvio 22 preferenze colonne visualizzate 20 documenti virtuali 207 generali 22 impostazione 22 ricerche 78 preferiti aggiunta di un documento o di una cartella del repository 48 file utilizzati di recente 37 repository 18 sottoscrizioni 50 priorit dinamiche 105 Priorit iniziale 105 Priorit massima 105 privilegi utente 235 utente avanzato 235 privilegi create_group 98 Process_report_admin 98 processi nei collegamenti 47 processo dm_QmPriorityAging 105 processori coda gestione 109 processori coda di lavoro Vedere processori coda processori di code abilitazione del prelevamento selettivo 116 processori di code avanzati 86 profili dei processori Vedere profili processori per assegnazione lavoro profili di documento Vedere criteri di selezione alternativa coda di lavoro Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 profili processore per l assegnazione del lavoro aggiunta di abilit 111 eliminazione di abilit 112 modifica di abilit 111 profili proces
85. 5 Consente di assegnare un etichetta alla versione aggiornata Consente di scrivere una descrizione facoltativa del file Consente di definire il tipo di file Assegna un ciclo di vita a un file Se disponibile selezionare questa opzione affinch Webtop esegua la scansione del documento per cercare eventuali documenti collegati Se si trovano documenti collegati vengono archiviati come discendenti del documento originale Determina la rapidit con cui il nuovo contenuto viene reso disponibile ad altri utenti e la possibilit o meno di utilizzare Webtop durante l operazione di archiviazione Nota tale opzione non viene visualizzata se l archiviazione avviene tramite trascinamento della selezione Selezionare una delle opzioni seguenti e Invia per accesso globale immediato aggiorna il repository immediatamente per tutti gli utenti dell azienda Durante tale operazione non possibile eseguire altre azioni in Webtop e Invia prima per accesso locale aggiorna il repository immediatamente per gli utenti della propria area geografica ma Webtop impiega tuttavia pi tempo per aggiornare il repository per tutti gli utenti Ci consente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Campo Descrizione di continuare a utilizzare Webtop durante il processo di aggiornamento Nota quando si esegue l archiviazione di pi file utilizzando il pulsante Successivo questa opzione viene vis
86. 6 Ricerca di messaggi di posta elettronica 56 Per individuare e aprire un allegato di posta elettronica 57 Individuazione del messaggio di posta elettronica a cui appartiene un allegato iaia va ii rana 57 Cerca Linate rr E 59 Esecuzione di una ricerca semplice rr 59 Ulteriore definizione dei termini di ricerca verrete ricer rie zinieeeneo 59 Esecuzione di una ricerca avanzata 0vererrerrere re cre re cie rie ie sieve ve cie rio zinie nice 62 Immissione dei valori per una ricerca avanzata iii 63 Visualizzazione dei risultati della ricerca 0v vertere rie rire ie ce ezecie zine 67 Navigazione rapida rsisi nians iaia iii 67 Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale n 68 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne Visualizzazione dei risultati pi recenti senza riavviare la ricerca Ottimizzazione della ricerca 0 vs rerrrrereriericie ce sie cere rizzo nie io rene Influenza della configurazione sulla ricerca Indicizzazione di un repository rire ee ee ei ceninenee Elementi ricercabili sscvvccrrserreirie rien iarezinio razione a aa iici zioni zzininii Ricerche salvate tia iure iena lla aaa Salvataggio di una ricerca per
87. EMC Documentum WebTop Versione 6 8 Guida dell utente EMC Corporation Sede centrale Hopkinton MA 01748 9103 1 508 435 1000 www EMC com Nota legale Copyright 2002 2014 EMC Corporation All Rights Reserved EMC ritiene che le informazioni presenti in questa pubblicazione siano esatte alla data della pubblicazione Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso LE INFORMAZIONI IN QUESTA PUBBLICAZIONE SONO FORNITE COS COME SONO EMC CORPORATION NON RILASCIA DICHIARAZIONI E GARANZIE DI ALCUN TIPO IN MERITO ALLE INFORMAZIONI CONTENUTE IN a QUESTA PUBBLICAZIONE E NEGA SPECIFICAMENTE GARANZIE IMPLICITE DI COMMERCIABILITA O DI IDONEITA PER UNO SCOPO PARTICOLARE L utilizzo la copia e la distribuzione di qualunque software di EMC descritto in questa pubblicazione richiede una licenza di software applicabile Per un elenco pi aggiornato dei nomi dei prodotti EMC consultare la sezione relativa ai marchi di EMC Corporation su EMC com Adobe e Adobe PDF Library sono marchi o marchi registrati di Adobe Systems Inc negli Stati Uniti e negli altri paesi Tutti gli altri marchi qui utilizzati sono di propriet dei rispettivi titolari Commenti e suggerimenti sulla documentazione L opinione dell utente di fondamentale importanza I commenti dell utente in relazione alla documentazione del prodotto sono particolarmente graditi Se si hanno commenti e Ton su come migliorare la documentazione o semplificarne l utilizz
88. File utente quindi fare clic sull icona a forma di chiave nelle intestazioni di colonna possibile aprire modificare e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione indipendentemente dalla connessione al repository Quando un file viene scaricato nella directory di estrazione esso presenta lo stesso nome della copia all interno del repository a meno che non si verifichi un conflitto di nomi Questo caso si verifica se nella directory di estrazione gi presente un file con lo stesso nome In tal caso in Webtop viene aggiunto un numero al nome del nuovo file scaricato Quando il file viene nuovamente archiviato conserva il nome originale e il numero aggiunto viene eliminato Estrazione di un file Per estrarre un file 1 Passare al file nel repository e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Attenersia una delle procedure seguenti e Per estrarre un file senza aprirlo selezionare File gt Estrai e Per estrarre un file e aprirlo automaticamente selezionare File gt Modifica Consiglio possibile estrarre e aprire un file anche facendo doppio clic su di esso 32 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 3 File e cartelle Se viene richiesto di immettere informazioni aggiuntive immetterle quindi attenersi a una delle procedure seguenti e Sesiestrae un solo file fare clic su OK e Sesiestraggono pi file
89. Istruzioni per il declassamento e Declassato il e Declassato da Nota I campi indicati con un asterisco sono condizionali ovvero possono essere facoltativi o obbligatori in base al trigger selezionato per Trigger declassamento Il declassamento non applicabile ai record non classificati in quanto gi associati al livello di protezione minimo Non classificato uguale a 0 Trigger declassamento Utilizzare questa opzione per identificare il trigger che comporta l avvio del declassamento Nonostante l elenco comprenda tre trigger Data Evento e Data ed evento un quarto elemento dell elenco lasciato vuoto per consentire il declassamento manuale Nota Alcune delle opzioni sono condizionali a seconda del trigger selezionato ma necessario impostare solo quelle che diventano obbligatorie Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 181 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Declassare alla data Declassare sull evento Livello di destinazione Istruzioni per il declassamento Declassato il Declassato da Promozione Promosso il Promosso da Motivo promozione 182 Descrizione Specificare la data alla quale si desidera venga eseguito il declassamento se il trigger include una data Questo campo condizionale e diventa obbligatorio solo se si seleziona Data o Data ed evento come trigger Specific
90. MAIUSC U MAIUSC V M CMD A Freccia destra Freccia sinistra Freccia SU Freccia GI TAB MAIUSC TAB MAIUSC H MAIUSC O Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 A Abilit per corrispondenza assegnazione lavoro 112 Advanced Document Transformation Services 215 Aggiungi repository opzione accesso a nuovi repository 17 allegati apertura 57 individuazione 57 rimozione 90 visualizzazione 55 apice 156 appartenenza a una room invio di un invito ai membri 149 appartenenza alle room aggiunta di membri 148 aggiunta di membri a un gruppo locale 150 creazione di un gruppo locale 149 informazioni 146 modifica dei ruoli locali 149 modifica delle propriet di un gruppo locale 150 rimozione di gruppi locali da una room 150 rimozione di membri 149 Appunti aggiunta a 45 rimozione da 45 visualizzazione 45 archivi creazione 30 cronologie 31 propriet 30 archiviare archiviazione 33 archiviazione Archivia da file 35 cenni generali 31 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico generazione di copie trasformate 215 generazione di versioni 35 operazioni comuni 31 Archivio locale personale 18 asincrone trasformazioni 215 Assegnazione coda di lavoro pagina 108 assembly visualizzazione 205 Vedere anche istantanee attributi automatici 225 attributi automatici valori preimpostati 225 attributi di abilit 101 Attualmente imposta
91. Per impostazione predefinita un tipo di oggetto viene associato a un formato di file per la modifica e a un formato di file per la visualizzazione Per modificare il formato associato a un tipo di file 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Formati Nella scheda Formati sono elencati i tipi di oggetto per cui le applicazioni associate sono state modificate dalle applicazioni predefinite 3 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per associare un applicazione per un tipo non elencato fare clic su Aggiungi e Per associare un applicazione per un tipo elencato selezionare il tipo e fare clic su Modifica 4 Completare i campi in Tabella 5 pagina 38 Tabella 5 Scheda Formati Campo Descrizione Scegliere il tipo di oggetto Selezionare il tipo di oggetto per il quale impostare il formato Formato principale Selezionare il formato di file da associare al tipo Formato per la visualizzazione Selezionare il formato di file da associare a una visualizzazione di sola lettura di un file di questo tipo 38 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Campo Descrizione Visualizzare questo contenuto nel browser Se l applicazione pu essere aperta tramite Web un browser Web possibile impostarla come applicazione di visualizzazione predefinita A tale scopo selezionare S Applicazione per la visualizzazione Fare clic su Seleziona applicazione e selezionare l a
92. Per spostare un file allo stato precedente del ciclo di vita 1 Passare al file e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Riduci di livello 3 Fare clic su Riduci di livello 122 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cicli di vita Sospensione di un file dallo stato del ciclo di vita corrente La sospensione di un file interrompe temporaneamente l avanzamento nel ciclo di vita Per sospendere un file dallo stato del ciclo di vita corrente 1 Passarealfile e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Sospendi 3 Fare clic su Sospendi Ripresa di un file sospeso Per recuperare un file sospeso 1 Passare al file e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Recupera 3 Se richiesto selezionare lo stato da recuperare 4 Fare clic su Recupera Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 123 Cicli di vita 124 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 9 Collaborazione con altri utenti Creazione e modifica di testo formattato Quando si scrivono note commenti repliche e altro testo spesso si utilizza l editor RTE RTE E
93. RL zip dal sito FTP Estrarre i contenuti del file zip in una cartella locale Assicurarsi che il file di configurazione DRLinvoker exe config venga correttamente estratto e inserito nella stessa cartella dell applicazione Modificare il file di configurazione ed eseguire le seguenti modifiche utilizzando un editor di testo a Modificare la voce di host in modo che faccia riferimento alla posizione in cui installato il server applicazioni che ospita Documentum WebTop b Modificare la voce relativa alla porta in modo che faccia riferimento alla porta di attesa del server applicazioni di Documentum Webtop c Modificare la voce contextURI in base al nome del contesto appropriato con cui registrato Documentum Webtop sul server applicazioni es se l URL utilizzato per accedere a Webtop http mypictet com 8080 webtopdev la voce contextURI deve essere webtopdev d Salvare le modifiche alla configurazione e chiudere l editor di testo Per associare l utilit di conversione DRL Desktop al sistema operativo solo una volta 1 Aprire il messaggio e mail che contiene il DRL 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul DRL e salvare il documento collegato nel computer locale 3 Individuare il file drl nel computer locale 4 Inbasealsistema operativo in uso eseguire le seguenti operazioni Su Windows XP XP Home 1 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionare l opzione Apri con 2
94. Selezionare S o No quindi fare clic su Continua Se si sceglie S la pagina iniziale della room viene aggiunta alle sottoscrizioni personali La pagina iniziale di una room simile al livello principale di una cartella e presenta i seguenti aspetti univoci e TI titolo vale a dire il nome della room con l aggiunta delle parole pagina iniziale e Aldi sopra del messaggio iniziale della room viene visualizza un immagine di intestazione se presente L immagine di intestazione di una room viene visualizzata anche sulle pagine delle cartelle regolamentate sulle note e sulle discussioni autonome di quella room e Nella parte superiore viene visualizzato un collegamento alla scheda Appartenenza delle propriet della room e Il messaggio iniziale se presente simile alla descrizione in formato RTF di una cartella e La discussione incorporata viene denominata Annunci 142 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Collegamento a una room possibile aggiungere un collegamento alla home page di una room per qualsiasi posizione nel repository che consenta i collegamenti Oggetti gestiti dalle room Se un oggetto gestito da una room il relativo set di autorizzazioni gestito dalla room e solo imembri della room possono accedervi Sebbene un oggetto gestito possa essere collegato ad altri percorsi di un repository solo i membri della room che gestisce l oggetto possono acced
95. Sostituzione di un file di repository con un file diverso Per sostituire un file di repository con un altro file 1 Estrarre il file di repository Per istruzioni consultare Estrazione di un file pagina 32 2 Selezionare il file estratto nel repository e scegliere File gt Archivia Consiglio anzich utilizzare il menu File possibile trascinare e rilasciare il file di sostituzione dal computer locale sul file estratto del repository Se si utilizza la funzione di trascinamento della selezione non disponibile l opzione che consente di aggiornare il contenuto in locale prima di eseguire l aggiornamento globale Viene infatti immediatamente eseguito l aggiornamento globale 3 Se vengono richieste informazioni di archiviazione accertarsi che l opzione Archivia da file sia selezionata Immettere altre informazioni se necessario Le informazioni di archiviazione variano in funzione della configurazione definita dall azienda Per ulteriori spiegazioni sui campi di archiviazione comuni visualizzare Informazioni di archiviazione pagina 34 4 Fare clic su OK 36 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Annullamento dell estrazione di un file L annullamento dell estrazione consente di sbloccare il file e di annullare le modifiche apportate alla copia del file del computer Il repository mantiene la versione precedente del file come versione corrente Per annullare l estrazione di un file
96. Webtop Versione 6 8 Workflow e flussi rapidi Creazione di un modello di workflow Per creare un nuovo modello di workflow selezionare File gt Nuovo gt Modello di workflow per aprire Workflow Manager Seguire le istruzioni della Guida di questa applicazione sulla creazione di un nuovo modello di workflow Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 95 Workflow e flussi rapidi 96 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 7 Code di lavoro Ruoli della coda di lavoro Le code di lavoro conservano le operazioni che devono essere eseguite dagli utenti disponibili assegnati alla coda Gli utenti della coda di lavoro ricevono le operazioni nella propria Posta in arrivo Le operazioni vengono assegnate agli utenti della coda di lavoro automaticamente dal server o manualmente da un altro utente Gli utenti con ruolo queue_advance_processor possono prelevare gli elementi dalla propria coda indipendentemente dalla priorit e senza attendere che l elemento venga assegnato alla propria Posta in arrivo Gli utenti di una coda di lavoro vengono definiti anche processori I gestori delle code di lavoro eseguono il monitoraggio delle code per individuare le code che presentano operazioni in ritardo che devono essere assegnate o quelle che presentano un numero eccessivo di operazioni Possono inoltre aggiungere modificare e assegnare profili di abilit a singoli utenti delle code di lavoro L amministrator
97. a Per informazioni sull individuazione delle copie trasformate vedere Visualizzazioni di un elenco delle differenti copie trasformate di un file pagina 216 Selezionare Strumenti gt Trasforma gt Altri formati Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma Eseguire quanto indicato di seguito a Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Successivo b Se compare la schermata Dettagli della trasformazione immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri della trasformazione e fare clic su Successivo c Nella schermata Salva con nome selezionare Crea una nuova copia trasformata e fare clic su Successivo d Nella schermata Rendition Definition completare i campi in base alle necessit A questo punto si pu scegliere di salvare la trasformazione in modo da eseguirla ogni volta che viene creata una nuova versione del file e Se sono stati selezionati pi file per la trasformazione fare clic su Successivo In alternativa se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionati per la trasformazione o se stato selezionato soltanto un file da trasformare fare clic su Fine La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda del server appropriata per l elaborazione Una volta completata la trasformazione l utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 217 Copie trasformate e trasformaz
98. a 17 aggiunta 17 a 18 cenni generali 15 credenziali salvate 15 22 disconnessione 18 esplorazione 21 gruppi 240 modalit di accesso facilitato 16 a 17 23 modifica 17 multipli 15 17 a 18 37 nomi 17 preferiti 18 rimozione 18 spostamento 18 responsabili degli utenti cartelle con limitazioni 154 esclusione di utenti dagli elenchi 153 in servizi di collaborazione 151 modifica di utenti 152 Responsabili degli utenti Creare utenti nuovi 151 revisioni flussi rapidi 90 operazioni comuni 79 259 Indice analitico workflow 89 ricerca semplice esecuzione 59 ricerche cenni generali 59 configurazione 70 copia 74 elementi ricercabili 72 esportazione di risultati 51 evidenziazione dei risultati 67 modelli di ricerca 75 a 77 modifica 62 74 monitoraggio 67 a 68 operatori 59 65 ottimizzazione 70 preferenze 78 repository indicizzato 71 ricerche avanzate 62 ricerche salvate 72 a 74 ricerche semplici 59 risultati 67 a 69 74 78 risultati esterni 69 risultati pi recenti 74 stato 67 a 68 ultimi risultati 69 ricerche avanzate esecuzione 62 ricerche semplici esecuzione 59 richieste libreria creazione 189 modifica 197 visualizza richieste libreria 197 Riferisci autorizzazioni 227 Ripristina impostazioni predefinite nella scheda Formati 39 risultati origini esterne 69 ricerche 67 a 69 74 Risultati pi recenti opzione nelle ricerche 70 RM modelli di modulo 159 recor
99. a casella Posta in arrivo selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Ottieni operazione successiva L operazione successiva viene visualizzata nella parte superiore dell elenco delle operazioni nella Posta in arrivo Per attivare la ricezione automatica delle operazioni delle code di lavoro 1 In Posta in arrivo selezionare Ottieni operazione successiva automaticamente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 85 Posta in arrivo Per disattivare la ricezione automatica delle operazioni delle code di lavoro 1 Chiudere tutte le operazioni della coda di lavoro aperte 2 InPostainarrivo deselezionare Ottieni operazione successiva automaticamente 3 Riaprire l operazione assegnata correntemente e terminarla in modo che non siano presenti operazioni incomplete nella casella Posta in arrivo Selezione di un operazione dalla coda I processori con ruolo queue_advance_processor possono visualizzare le operazioni della coda di lavoro prima di essere considerati idonei per lavorare su di esse e possono acquisirle indipendentemente dalla loro priorit Essi hanno inoltre accesso al nodo Coda di lavoro nella struttura di directory principale che mostra tutte le code di lavoro assegnate visualizzate come caselle di Posta in arrivo separate Da queste caselle Posta in arrivo coda di lavoro possono quindi selezionare qualsiasi operazione non assegnata su cui sono idonei a lavorare in base al proprio insieme di
100. a classificazione per Derivato da oppure se ne stata selezionata una senza specificare un valore da inserire in modo automatico nel campo La categoria di esenzione obbligatoria se si seleziona una data di declassificazione che supera la soglia di declassificazione ovvero nelle situazioni in cui i record verrebbero declassificati a una certa data ma si chiede una proroga Se necessario possibile modificare il valore predefinito impostato dalla guida alla classificazione Un valore diverso dalle guide alla classificazione selezionate per Derivato da rende il campo di sola lettura Classificazione rimossa Valore di sola lettura che indica la data e l ora di rimozione della il classificazione del record manualmente o in modo automatico dal parte del processo specifico Classificazione rimossa Valore di sola lettura che identifica la persona che eseguito la rimozione da della classificazione oppure l account associato al processo Crea relazione record Visualizza una pagina che consente di scegliere il tipo di relazione dei record In questa pagina inoltre disponibile un localizzatore che consente di collegare il record in fase di dichiarazione a un altro record come elemento secondario o principale mediante il tipo di relazione selezionato Visualizzazione delle associazioni dei record documenti Utilizzare questa funzione per determinare se un documento mai stato dichiarato un record formale Ogni record formale dichiara
101. a da dmc_prm_docbase_config in base alle esigenze Selezionare il mezzo di comunicazione preferito Se si utilizza l opzione Posta in arrivo di DCTM verificare che il contatto sia associato con un utente DCTM Indipendentemente dal pulsante di opzione selezionato relativo al tipo di spedizione anche possibile selezionare la casella di spunta per inviare tutti gli elementi richiesti allo stesso tempo limitando la richiesta soltanto a un incaricato esternamente L opzione predefinita impostata su Prelievo L indirizzo di spedizione viene automaticamente compilato se l opzione di spedizione selezionata Spedizione diretta al contatto Specificare l indirizzo di spedizione se l opzione di spedizione Indirizzo di spedizione Il localizzatore indirizzo viene visualizzato quando si fa clic su Modifica E possibile esprimere eventuali istruzioni aggiuntive richieste La schermata Scegli elemento viene visualizzata quando si fa clic su Modifica per l indirizzo di spedizione Se sono elencati anche altri oggetti le scelte valide sono solo oggetti indirizzo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 21 Scelta di un indirizzo di spedizione Scegli elemento Inizia con Nome Proprietario E address1 dmc_rps_retentionmanager E test_000 dmadmin E Tim_address dmadmin 00 dmadmin 88888 dmadmin 99 dmadmin a formal rmrpsgb67 contain dmadmin fffff dmadmin r OrgFolderi dmadmi
102. a una coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono rimuovere un utente o un gruppo da una coda di lavoro Per eliminare un utente o un gruppo da una coda di lavoro Fare clic su Monitor code di lavoro o selezionare Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare l utente o il gruppo da eliminare dalla coda di lavoro Selezionare File gt Rimuovi membro Fare clic su Continua SE COOL e PO Fare clic su OK Se si elimina un utente da una coda dopo che ha acquisito un operazione questa resta nella casella Posta in arrivo dell utente fino al suo completamento Aggiunta di abilit ai profili processore per l assegnazione del lavoro Un profilo di processore pu includere diverse abilit in base alle capacit alle propriet o all esperienza del processore Il sistema utilizza questi profili di abilit per associare un processore a un operazione in base alle abilit o alle propriet richieste per l operazione Il responsabile e l amministratore della coda possono assegnare modificare o rimuovere i profili delle abilit correlati agli utenti della coda di lavoro nonch aggiungere o rimuovere le code di lavoro per un processore utilizzando il profilo del processore Le abilit possono inoltre essere aggiunte a un profilo del processore quando a una coda esistente
103. aggiungere pi file o cartelle ripetere la sequenza Al termine fare clic su Successivo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 39 File e cartelle Consiglio anzich utilizzare il menu File possibile trascinare e rilasciare il file o la cartella dal computer locale nella posizione appropriata in Webtop Se si utilizza la funzione di trascinamento della selezione non disponibile l opzione che consente di eseguire l importazione locale prima di eseguire l importazione globale Viene infatti immediatamente eseguita l importazione globale Se viene richiesto di impostare le propriet dei file importati impostarle come descritto in Tabella 6 pagina 40 Nella tabella sono descritte le propriet comuni L installazione di Webtop potrebbe includere diverse propriet Tabella 6 Propriet per i file importati Campo Tipo Formato ID ciclo di vita Verifica la disponibilit di collegamenti ad altri documenti Microsoft e importa i documenti collegati Opzioni di caricamento Descrizione Non modificare questa propriet Non modificare questa propriet Assegna un ciclo di vita a ciascun elemento importato Se viene visualizzato questo campo selezionarlo per fare in modo che Webtop esegua la scansione di ogni documento importato per individuare eventuali documenti collegati Verranno importati anche eventuali documenti collegati rilevati Il documento originale diventa virtuale e i documenti collegati d
104. ale 4 Selezionare il tipo di relazione nell elenco Relazione 5 Fare clic su Termina Per rimuovere una relazione tra due elementi 1 Passare a uno degli elementi e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Appartenenze ai gruppi Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 213 Relazioni 3 Selezionare la relazione da rimuovere 4 Fare clic su File gt Rimuovi relazione 5 Fare clic su OK 214 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 15 Copie trasformate e trasformazioni Cenni preliminari sulle copie trasformate e sulle trasformazioni Una copia trasformata una copia alternativa di un file o un file alternativo associato a un file originale Ad esempio pu essere una copia di un immagine in un formato di file o in una risoluzione differente possibile visualizzare tutte le copie trasformate di un file selezionando l opzione di menu Visualizza gt Copie trasformate inoltre possibile creare copie trasformate all esterno del repository e quindi importarle nel repository oppure generare copie trasformate all interno di Webtop tramite una trasformazione Le trasformazioni consentono di trasformare automaticamente l aspetto e il formato di un file esistente per creare una nuova copia trasformata associata al file originale Durante la trasformazione di un file viene scelta un operazione di trasformazione preimpostata e viene immesso qualsiasi parametro di trasfor
105. ali 0 vertere rire ricci ve cee ce ere riore ie ce sere zie zine 130 Galendatri s fassa ne Earle aaa lalla ie 131 Creazione di calendari ed eventi verrei ricre rie ie ce see ce cie rie zinie rece 131 Definizione delle propriet di eventi ricorrenti nre 133 Visualizzazione di calendari ed eventi erre re crere ere rie zi ninie ee 134 Modifica di calendari ed eventi v vece rire rieie ce sre cere rie zeniozi neo 135 Eliminazione di calendari ed eventi v verrei ce rrere ieri cicci ie ve zione 135 Calendari in Risultati ricerca vertere distr siias EAEE cere ri zie zinie neo 135 Esportazione e importazione con calendari rrrrrrrrerrereeeie rire reciciezeniee 135 Tabelle di dati arnlhaila liane a rale eresia 136 Creazione di tabelle dati e voci re certere rr ricci rie ee ce cie cere rie ie zio iene 137 Visualizzazione delle tabelle dati vv ererrererirre re crere crei ziezieie neo 139 Visualizzazione delle voci della tabella dati v verrei 140 Modifica delle tabelle dati v vertere re rre rire ric ie ce cre cere rie ie zio ieneo 140 Modifica delle voci di una tabella dati e erre rr rie iezieienee 141 Eliminazione delle tabelle dati ever rie ricer rie rei ci cei ie iene 141 Importazione ed
106. ali della copia sono duplicati di quelli presenti nella room originale eccetto che per il fatto che il membro che crea la copia incluso nel ruolo Proprietario non il proprietario della room originale se diverso Spostamento o collegamento a una room E possibile spostare una room in un punto qualsiasi di un repository in cui pu essere spostata una cartella possibile aggiungere un collegamento alla home page di una room per qualsiasi posizione nel repository che consenta i collegamenti Eliminazione di una room Gli utenti avanzati e i proprietari della room possono eliminare una room mentre l eliminazione non consentita agli utenti che non sono membri della room anche se dispongono dell autorizzazione ELIMINAZIONE Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 147 Collaborazione con altri utenti Scegliere una delle opzioni seguenti e Solo il collegamento a nome room opzione predefinita e Elimina la room inclusi il relativo elenco dei membri e i gruppi locali nonch tutti i collegamenti a essa In questo caso necessario scegliere se eliminare la versione corrente o tutte le versioni Se si elimina l ultimo collegamento rimasto a una room viene eliminata anche la room quindi necessario scegliere tra le seguenti opzioni e Elimina la room il relativo elenco dei membri e i gruppi locali opzione predefinita Questa operazione pu essere completata solo se non esistono collegamenti alla
107. ali salvate eliminazione 22 impostazione 15 22 visualizzazione 22 criteri Vedere criteri coda di lavoro Vedere criteri di selezione alternativa coda di lavoro criteri di selezione alternativa coda di lavoro 108 criteri coda di lavoro cenni generali 103 sovrascrittura 108 criteri delle code di lavoro impostazione delle priorit 105 criteri di coda 101 104 108 Vedere anche code di lavoro criteri di coda di lavoro configurazione di controlli di qualit 105 creazione 104 impostazione delle soglie 105 impostazione dinamica delle priorit 105 modifica 104 criteri di code di lavoro eliminazione 105 criteri di selezione alternativa Vedere criteri di selezione alternativa coda di lavoro criteri di selezione alternativa coda di lavoro 108 cronologie di elementi del repository 31 253 Indice analitico 254 D DCS vedere collaborazione 125 dettagli workflow 91 dinamici gruppi cenni generali 243 246 directory estrazione 32 directory di visualizzazione percorso predefinito 38 discendenti aggiunta 201 a 202 individuazione 200 nei documenti virtuali 199 rimozione 204 riordinamento 203 visualizzazione 200 discussioni aggiunta di commenti 127 cenni generali 126 eliminazione di commenti 128 modifica di commenti 127 ricerca di commenti 128 risposta ai commenti 127 Disponibile selezione 83 disponibilit per le operazioni 83 dm_email_ message assegnato ai messaggi di posta elettr
108. alore preimpostato L ambito assegnato a ogni valore preimpostato deve essere univoco Un valore preimpostato prevede una o pi regole Ogni regola determina le selezioni o le operazioni disponibili all interno di un area funzionale specifica Ad esempio una regola pu determinare i cicli di vita disponibili le operazioni disponibili o il testo di completamento automatico disponibile Per ottenere un elenco delle aree funzionali per cui possibile creare regole vedere Regole dei valori preimpostati pagina 223 Quando si crea un valore preimpostato per una cartella le regole si applicano non solo ai file che vengono creati nella cartella ma anche ai file che vengono importati nella cartella Ad esempio dopo avere importato un file in una cartella che consente solo l applicazione di LifecycleA l utente non in grado di applicare allo stesso file LifecycleB Inoltre le regole dei valori preimpostati si applicano alle sottocartelle L ordine di precedenza predefinito per l applicazione di valori preimpostati il seguente hanno la precedenza i preimpostati per i percorsi seguiti dai preimpostati per gli utenti quindi dai preimpostati per i ruoli infine dai preimpostati per i tipi di oggetti Le installazioni personalizzate possono variare Per accedere ai valori preimpostati passare a Amministrazione Preimpostati E importante notare che i valori preimpostati non vengono utilizzati per fornire protezione Creazione di un valor
109. amento presente nell invito Per aggiungere membri del repository come membri della room 1 Nella scheda Appartenenza della room fare clic su Aggiungi 2 Nella prima finestra di dialogo utilizzare lo strumento di selezione dei membri per individuare e selezionare i membri i gruppi e i ruoli del repository che si desidera aggiungere all elenco di membri della room 3 Fare clic su OK per andare al passaggio successivo dell assegnazione di un ruolo a determinati membri Facendo clic su Annulla si ritorna alla scheda di Appartenenza 4 Nella seconda finestra di dialogo selezionare il ruolo del nuovo membro Collaboratore o Proprietario 148 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 5 Collaborazione con altri utenti Fare clic su OK per assegnare il ruolo e tornare alla scheda Appartenenza Facendo clic su Annulla possibile tornare alla finestra di dialogo di selezione dei membri Per invitare i membri in una room 1 2 Nella scheda Appartenenza della room fare clic su Invita Nella finestra di dialogo relativa alla posta elettronica visualizzata fare clic su a e o cc per selezionare i membri della room da invitare Immettere il messaggio nel corpo dell invito Il messaggio comprende inizialmente una collegamento al percorso della room Fare clic su Invia per inviare il messaggio ai membri specificati In alternativa fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza inviare il messaggi
110. anea consente nuovamente agli utenti di modificare il documento e i discendenti senza crearne nuove versioni Se tuttavia un discendente appartiene a pi istantanee bloccate per modificarlo necessario sbloccare tutte le istantanee Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Documenti virtuali Conversione di un documento virtuale in un documento semplice La conversione in documento semplice possibile solo se al documento virtuale non sono associati discendenti Per convertire un documento virtuale in documento semplice 1 Passare al documento virtuale 2 Incaso nonsia stata gi effettuata tale operazione rimuovere tutti i discendenti dal documento virtuale Vedere Rimozione di un discendente da un documento virtuale pagina 204 3 Selezionare il documento virtuale 4 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Converti in documento semplice Impostazione delle preferenze di un documento virtuale Per impostare le preferenze del documento virtuale 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Documenti virtuali e completare i campi in Tabella 26 pagina 207 Tabella 26 Le preferenze di un documento virtuale Propriet Descrizione Opzioni di apertura Selezionare le azioni desiderate all apertura di un documento virtuale mediante la selezione del nome corrispondente Questo comportamento non si riscontra se il documento virtuale gi aperto in Virtual Document Manager
111. are Strumenti gt Documento virtuale gt Visualizza documento virtuale 4 Per visualizzare i discendenti nel riquadro di navigazione attenersi a una delle procedure seguenti e Per visualizzare il livello di discendenti successivo fare clic sul segno pi di fianco al documento virtuale Se il discendente a sua volta un documento virtuale visualizzarne i discendenti facendo clic sul segno pi e Per visualizzare tutti i discendenti selezionare il documento virtuale quindi scegliere Visualizza gt Espandi selezione 5 Per visualizzare simultaneamente entrambe le strutture di directory del repository e del documento virtuale selezionare Visualizza gt Mostra tutto Per nascondere la struttura di directory del repository selezionare Visualizza gt Mostra documento virtuale Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale Quando si visualizza il contenuto di un documento virtuale tale contenuto si apre in un applicazione di editing Se nell applicazione sono incluse le funzionalit XML e si visualizza un documento virtuale basato su XML possibile visualizzare il documento principale e i discendenti in un unico file di sola lettura Se il documento virtuale non presenta contenuto Virtual Document Manager VDM ne visualizza automaticamente la struttura Per visualizzare il contenuto di un documento virtuale in modalit di sola lettura 1 Passare al documento virtuale e selezionarlo 2 Selezi
112. are clic su Termina una volta compilato il modulo Se si fa clic su Annulla l intero processo viene annullato Immissione di lavori nel modulo record formali Fare riferimento a questa sezione se si dichiara un documento come un record formale in base al tipo di modulo dmc_rm_formal_record La tabella riportata dopo il modulo di esempio mostrato nella figura seguente descrive ogni attributo del modulo Il pulsante Successivo disponibile nella parte inferiore del modulo solo quando si selezionano pi elementi da dichiarare come Record singoli Non necessario fare clic su Successivo Fare clic su Termina per applicare gli stessi metadati ai record rimanenti necessario fare clic su Successivo solo se si desidera che ogni record singolo abbia metadati diversi durante l archiviazione Figura 10 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali Info AA 2 doc File 1 di 2 eececcose avanti Termina Ancuta Tutti i campi obbligatori richiedono immissioni per procedere all archiviazione Eventuali campi non indirizzati correttamente impediscono l elaborazione del modulo Le voci non accettate sono chiaramente descritte in testo rosso nella parte inferiore del modulo quando l elaborazione non consentita Accertarsi di fornire voci per tutti i campi obbligatori e che tutte le voci siano valide 164 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Tabella 19 Attributi per i re
113. are l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Impostazione delle propriet Per impostare le propriet per un elemento 1 30 Passare a un elemento e selezionarlo Consiglio per selezionare pi di un elemento fare clic su ogni elemento tenendo premuto il tasto CTRL Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Consiglio se accanto a un elemento viene visualizzata un icona fare clic su di essa per visualizzare le propriet dell elemento In ogni scheda impostare le propriet come descritto in Tabella 3 pagina 31 Se il prodotto include schede non presenti in questa tabella cercare nel presente documento gli argomenti che descrivono le funzioni controllate da tali schede Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Se si impostano contemporaneamente le propriet di pi elementi la finestra di dialogo delle propriet visualizza solo le propriet che sono comuni a tutti gli elementi selezionati 4 Per salvare le modifiche fare clic su OK Tabella 3 Schede comuni della finestra di dialogo Propriet Scheda Scheda Info Scheda Autorizzazioni Scheda Cronologia Descrizione Per modificare una propriet attenersi a una delle procedure seguenti a seconda del caso e Digitare un nuovo valore e Fare clic su Modifica o Seleziona e selezionare il valore Selezionare la casella di controllo delle propriet Fare clic sull
114. are l evento in base al quale si desidera venga eseguito il declassamento se il trigger include un evento Questo campo condizionale e diventa obbligatorio solo se si seleziona Evento o Data ed evento come trigger possibile eseguire il declassamento solo verso un livello inferiore rispetto al livello di protezione corrente ma non fino al livello Non classificato in quanto questo tipo di declassamento viene eseguito in modo diverso nel modulo Specificare le istruzioni per il declassamento Questo campo condizionale e diventa obbligatorio indipendentemente dal trigger selezionato a meno che non venga specificato alcun trigger Campo di sola lettura che viene compilato in modo automatico quando il declassamento viene elaborato Selezionare un utente qualsiasi dall elenco Quando si seleziona la casella di controllo di questo attributo nella parte inferiore del modulo vengono aggiunte le opzioni seguenti e Promosso il e Promosso da e Motivo promozione Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico quando la promozione viene elaborata Aggiungere il nome dell utente Scegliere il pulsante di opzione accanto al metodo preferito per specificare il valore e completare l immissione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Revisione Quando si sele
115. ari ed eventi Le propriet dei calendari e degli eventi sono le stesse quando vengono visualizzate o modificate durante la creazione E possibile modificare pi eventi contemporaneamente cos come avviene per gli oggetti Quando si modificano pi eventi tuttavia sono disponibili solo le schede Info e Autorizzazione Quando si modificano eventi vengono applicate le regole seguenti e Perun evento ricorrente viene modificata sempre tutta la serie x y f DA 7 e Per un eccezione di un evento ricorrente viene modificata solo l eccezione Utilizzando i servizi di collaborazione non possibile creare eccezioni per gli eventi ricorrenti ma possibile visualizzare le eccezioni generate da un altra applicazione o da un operazione di importazione Tali eccezioni possono essere modificate Se si visualizza o si modifica un evento di calendario e si seleziona la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione il messaggio di notifica viene inviato ai partecipanti dell evento quando si fa clic su Termina Eliminazione di calendari ed eventi Quando si elimina un calendario scegliere se eliminare solo il calendario selezionato oppure il calendario e tutti gli eventi come nel caso dell eliminazione di una cartella Per eliminare un evento selezionarlo e scegliere il comando Elimina In questo caso vengono applicate le regole seguenti e Perun evento ricorrente necessario confermare che tutte le ecc
116. assificazione corrente superiore a Non classificato Quando si creano record non classificati facoltativo Selezionare il pulsante di scelta corrispondente alle modalit con cui specificare un utente valido per questo campo E possibile scegliere tra effettuare la selezione in un elenco e digitare direttamente il valore Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Motivo classificazione Selezionare da un elenco di valori validi il motivo alla base della creazione di un record classificato se non stata specificata una guida alla classificazione per Derivato da oppure se ne stata selezionata una senza specificare un valore da inserire in modo automatico nel campo Se necessario possibile modificare il valore predefinito impostato dalla guida alla classificazione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 183 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Rimuovi classificazione Selezionare dall elenco il trigger necessario per avviare la rimozione il della classificazione dei record classificati Oltre all opzione vuota la casella di riepilogo contiene le 4 opzioni di trigger seguenti e Categoria esenzione e data e Data manuale e Evento e Data ed evento e Data calcolata automaticamente La data calcolata automaticamente assume
117. ata selezionata l opzione Evento per tutto il giorno Evento per tutto il giorno Data fine obbligatorio Ora fine obbligatorio a meno che non sia stata selezionata l opzione Evento per tutto il giorno Organizzatore obbligatorio Elenco partecipanti Percorso Note Descrizione Digitare il nome del nuovo evento Se si seleziona la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione il nome dell evento verr visualizzato nel campo Oggetto dell intestazione del messaggio e mail relativo all evento Selezionare una data di inizio dell evento Immettere un ora di inizio dell evento Selezionare questa casella di spunta se l evento dura tutta la giornata Selezionare una data di fine dell evento Immettere un ora di fine dell evento Selezionare il nome dell utente che organizza l evento se diverso da quello predefinito dell utente che crea l evento Se si seleziona la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione il nome dell organizzatore verr visualizzato nel campo CC dell intestazione del messaggio e mail relativo all evento Selezionare i nomi degli utenti che partecipano all evento Se si seleziona la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione questi nomi verranno visualizzati come destinatari nel campo A dell intestazione del messaggio e mail relativo all evento Specificare il percorso dell evento Immettere inf
118. ata della copia trasformata principale Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML In Webtop i prodotti Content Transformation Services di Documentum forniscono la funzionalit di trasformazione dei documenti in formato PDF o HTML Quando si seleziona un documento per la trasformazione in formato PDF o HTML la richiesta viene accodata in attesa dell elaborazione da parte del prodotto Content Transformation Services Per quel tipo di documento si utilizzano i parametri di trasformazione predefiniti Al termine dell elaborazione nell elenco delle copie trasformate dell originale viene archiviato un nuovo file in formato PDF o HTML A seconda degli altri prodotti Documentum installati sul sistema anche possibile trasformare un documento nei formati PDF o HTML con opzioni Per ulteriori informazioni consultare Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione pagina 217 e Creazione di un file correlato mediante trasformazione pagina 218 Per trasformare un documento in formato PDF o HTML 1 Individuare un documento da trasformare in PDF o HTML e selezionarlo Nota possibile trasformare un file principale oppure un altra copia trasformata Per informazioni sull individuazione delle copie trasformate vedere Visualizzazioni di un elenco delle differenti copie trasformate di un file pagina 216 216 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Copie trasformate e trasformazioni Selezionare S
119. atore Uguale a Non uguale a lt gt Operatori di troncamento Inizia con Termina con Contiene Non contiene Altri operatori In Non in Null Non Null 66 Descrizione Restituisce risultati in cui il valore di una propriet contiene soltanto il valore esatto immesso Restituisce risultati in cui il valore di propriet diverso dal valore immesso Gli operatori di troncamento possono essere utilizzati al posto del carattere jolly a pi caratteri Restituisce risultati in cui il valore di una propriet inizia col valore immesso Lo stesso vale utilizzando un carattere jolly a fine parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet termina con il valore immesso Lo stesso vale utilizzando un carattere jolly ad inizio parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet contiene il valore immesso in qualunque parte della parola Equivale all utilizzo dei caratteri jolly iniziale e finale Restituisce risultati in cui il valore di una propriet non contiene il valore immesso in qualunque parte della parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet corrisponde a uno dei valori immessi I valori potenziali sono digitati come un elenco separato da virgole Restituisce risultati in cui il valore di propriet corrisponde a uno qualunque dei valori immessi Restituisce risultati in cui il valore della propriet non definito Se si sa che u
120. atore OR con il server indice Fast e come un operatore AND con il server indice xPlore Se si desidera eseguire query complesse consultare l amministratore di sistema per informazioni sulla configurazione di indicizzazione del repository Nella sezione Indicizzazione di un repository pagina 71 vengono fornite ulteriori informazioni sull indicizzazione e Classificazione per pertinenza L amministratore di sistema pu specificare una classificazione dei bonus per origini specifiche aumentare il valore di una propriet specifica o migliorare il punteggio per un formato specifico 70 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca e Valori preimpostati L amministratore di sistema pu definire un valore preimpostato per limitare l elenco dei tipi disponibili nella pagina Ricerca avanzata I valori preimpostati possono variare da un repository a un altro Se si selezionano soltanto fonti esterne vale il valore preimpostato del repository attuale e Personalizzazione della pagina Ricerca avanzata La pagina Ricerca avanzata pu essere completamente personalizzata guidare l utente nell esecuzione delle ricerche Per questa ragione tutte le opzioni descritte in questa guida potrebbero non essere disponibili e altre potrebbero apparire per ridurre e o influenzare le query e Numero massimo di risultati Il numero massimo di risultati definito a due livelli Per impostazione predefinita il numero massimo di risultati c
121. autorizzazioni estese sono descritte in Tabella 30 pagina 228 Tabella 30 Autorizzazioni estese Autorizzazione estesa Esegui procedura Cambia percorso Cambia stato Cambia autorizzazione Cambia propriet Eliminazione estesa Descrizione L utente pu modificare il proprietario di un elemento e pu eseguire procedure esterne su determinati tipi di elemento L utente pu muovere l elemento L utente pu modificare lo stato del ciclo di vita dell elemento L utente pu modificare le autorizzazioni dell elemento L utente pu modificare il proprietario dell elemento L utente pu eliminare l elemento Creazione o modifica di un set di autorizzazioni Per creare o modificare un set di autorizzazioni 1 Passare a Amministrazione Protezione 2 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo set di autorizzazioni selezionare File gt Nuovo gt Nuovo set di autorizzazioni e Per modificare un set di autorizzazioni esistente passare al set di autorizzazioni e selezionarlo quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info 3 Immettere o modificare il nome del set di autorizzazioni 4 Per modificare il proprietario del set di autorizzazioni fare clic su Seleziona proprietario selezionare il nuovo proprietario e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 228 Guida dell ut
122. avigazione fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Selezionare la ricerca e scegliere File gt Modifica 4 Impostare i valori come descritto in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 63 e fare clic su Cerca 5 Fare clic su Salva ricerca per applicare le modifiche Se stata modificata la visualizzazione dei risultati necessario salvare anche la ricerca 6 Fare clic su OK 7 Fare clic su Sovrascrivi Copia di una ricerca salvata Per copiare una ricerca salvata 1 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Selezionare la ricerca e scegliere File gt Modifica 4 Impostare i valori come descritto in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 63 e fare clic su Cerca 5 Dalla pagina dei risultati fare clic su Salva ricerca 74 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca 6 Per salvare la ricerca come copia con un nome diverso immettere il nuovo nome per la ricerca In caso contrario la ricerca viene salvata come copia con lo stesso nome 7 Modificare le informazioni aggiuntive se necessario 8 Fare clic su OK 9 Fare clic su Salva come nuovo Modelli di ricerca Analogamente alle ricerche
123. avoro raggiunge questo livello il gruppo dei responsabili della coda riceve notifiche in cui si informa che un operazione importante non in elaborazione Le notifiche vengono attivate quando il server esegue il processo dm_QOmThresholdNotification Priorit iniziale Livello di importanza assegnato a un operazione appena creata quando la coda di lavoro utilizza questo criterio Se un operazione resta in coda senza essere elaborata il sistema aggiunge il numero specificato nel campo Incrementa priorit al numero iniziale ad ogni esecuzione del processo dm_QmPriority Aging Incrementa priorit Valore di incremento del livello di priorit delle operazioni ancora presenti nella coda ogni volta che il sistema esegue il processo dm_QmPriorityAging Tale valore viene aggiunto alla priorit iniziale ad ogni esecuzione del processo di misurazione della durata Calcolo dinamico delle priorit Per utilizzare un modulo di priorit per impostare la priorit iniziale e aumentarla quando viene eseguito il processo di misurazione della durata selezionare la casella di controllo e scegliere un modulo di priorit nella casella di riepilogo In Impostazione della logica di priorit e durata dinamica pagina 104 vengono fornite ulteriori informazioni sui moduli di priorit Percentuale controllo qualit La percentuale utilizzata per stabilire in modo casuale se l elemento del lavoro deve essere indirizzato a un altro processore per un controll
124. cazione principale Questa funzionalit migliora le prestazioni e consente all utente di visualizzare il contesto da cui stata lanciata l azione In precedenza l utente sceglieva un azione la schermata si aggiornava e veniva visualizzata una nuova schermata Con le finestre di dialogo a scelta obbligatoria si apre una nuova finestra sulla schermata precedente La schermata precedente visualizzabile ma non pu essere intrapresa alcuna azione mentre la finestra di dialogo a scelta obbligatoria attiva Utilizzo non in linea di documenti del repository tramite My Documentum My Documentum un applicazione client che consente di utilizzare i documenti in modalit non in linea quando non si connessi a Webtop Per essere utilizzata tale applicazione deve essere installata nel computer locale Rivolgersi all amministratore di sistema per verificare che l applicazione sia stata installata My Documentum mantiene disponibili nel computer i file di repository selezionati in modo che sia possibile utilizzarli anche se non si connessi a Webtop Quando si accede nuovamente in My Documentum viene eseguita la sincronizzazione dei documenti nel computer con quelli nel repository possibile eseguire la sincronizzazione manualmente o impostarla in modo che venga eseguita automaticamente in corrispondenza di un ora o di un evento prestabilito Se l applicazione viene installata nel computer possibile accedervi tramite Esplora risorse
125. ccezione dei record tipici devono essere associati a un modulo e dichiarati in un percorso di piano file valido Dichiarare un documento fisico elettronico o di entrambi i tipi oltre che una e mail come record formale significa creare un istantanea di uno o pi documenti di origine per acquisire informazioni complete ovvero contenuto e metadati in VDM in un determinato momento Per ulteriori informazioni sui documenti fisici o gli oggetti fisici in generale fare riferimento alla parte di questo documento o nella Guida in linea che descrive il Physical Records Manager Le versioni pi recenti degli stessi documenti di origine possono essere dichiarate di nuovo qualora fosse necessario sebbene la versione pi recente del documento di origine originale venga associata al nuovo record formale Per dichiarare come record formali una e mail e un documento elettronico fisico o di entrambi i tipi Queste istruzioni consentono di dichiarare contenuto elettronico contenuto e mail se gi presente in un repository DCTM e contenuto fisico come record formali o come record formali specializzati conformi agli standard DoD Nota possibile dichiarare e mail utilizzando Records Client in base a queste istruzioni o utilizzando Records Activator per Microsoft Outlook se disponibile Le e mail dichiarate direttamente da Records Activator per Microsoft Outlook vengono salvate nel repository con il formato EMCMF e vengono convertite in modo automat
126. cessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi di un autore sebbene la selezione sia limitata a un solo autore mediante il pulsante di opzione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Digitare il testo che pu essere utilizzato per facilitare la ricerca Come parole chiave possono essere utilizzati imetadati di un modulo associato a un record particolare Se necessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi set di parole chiave sebbene la selezione sia limitata a un solo set mediante il pulsante di opzione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Valore di sola lettura mappato dal campo A del messaggio e mail Valore di sola lettura mappato dal campo Cc del messaggio e mail Valore di sola lettura mappato dal campo Ccn del messaggio e mail Digitare il nome del percorso per indicare dove si trova il record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Selezionare una o pi indicazioni da questo set di indicazioni di attributo in modo da fornire il livello di protezione necessaria per l accesso al record da parte dei membri del gruppo associati a un indicazione di attributo specifica Aggiungere ulteriori indicazioni per aumentare il livello di prot
127. cifico per nome o per gruppo Accedere al processore al quale si desidera aggiungere le abilit in uno di questi due modi Selezionare Cerca nella casella di riepilogo quindi digitare il nome utente il gruppo o il nome del sistema operativo utente per trovare il processore In alternativa selezionare Mostra tutti gli utenti dalla casella di riepilogo e passare al nome del processore Selezionare l utente e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info o su Propriet nel menu di scelta rapida Viene visualizzata la pagina Profilo del processore Nella schermata Abilit per corrispondenza assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi Selezionare un filtro dalla casella di riepilogo In Webtop verranno visualizzate le abilit correlate al filtro Selezionare i valori appropriati per il processore Fare clic su OK Per modificare le abilit di un processore 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo del processore Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo del processore che consente di visualizzare l elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente specifico per nome o per gruppo Selezionare l utente e quindi Visualizza gt Propriet gt Info Nella tabella Abilit per corrispondenza assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera modificare Fare clic su Modifica possibile aggiungere o
128. colonne visualizzate in una determinata posizione 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Colonne 3 Scorrere fino alla visualizzazione desiderata e fare clic su Modifica 4 Per aggiungere una colonna attenersi alla procedura seguente a Nell elenco Selezionare il tipo di oggetto selezionare il tipo di elemento che contiene la propriet da visualizzare b Selezionare la propriet dall elenco Selezionare gli attributi da visualizzare c Fare clic sulla freccia di aggiunta d Ripetere i passaggi da Passaggio a a Passaggio c per ogni propriet da aggiungere 5 Per modificare l ordine di visualizzazione delle colonne selezionare una propriet nell elenco Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia Su o Gi 6 Per rimuovere una propriet dalla visualizzazione selezionarla nell elenco Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia di rimozione 7 Fare clic su OK due volte Per rimuovere una colonna da un elenco 1 Passare all elenco dal quale si desidera rimuovere una colonna 2 Fareclicconil pulsante destro del mouse sull intestazione della colonna e selezionare Rimuovi colonna Spostamento tra categorie Le categorie forniscono dei metodi alternativi per l organizzazione dei file rispetto agli archivi Le categorie sono disponibili se Webtop integrato con EMC Documentum CI Server e se il repository stato abilitato per
129. company com nell indice Il testo viene considerato come un testo di tre parole I documenti restituiti da una ricerca di MyName company com vengono considerati come se contenessero le parole MyName company com Se in una query contenuto un carattere speciale verr eliminato Per esempio una ricerca per Mario Rossi restituirebbe un documento contenente un testo del tipo Mario Rossi perch i segni e sono entrambi sostituiti da uno spazio vuoto Se un termine di ricerca contiene un accento o un segno diacritico la ricerca restituisce tutti i termini corrispondenti con o senza l accento o il segno diacritico Nota e A differenza della ricerca nel browser Web non possibile utilizzare i segni pi e meno come operatori E necessario invece utilizzare gli operatori AND e OR e asterisco e il punto interrogativo possono essere utilizzati come caratteri jolly Ricerche salvate Le ricerche possono essere salvate in modo che sia possibile avviarle regolarmente senza ridefinirle condividerle tra utenti o recuperare rapidamente i risultati corrispondenti Nel nodo Ricerche salvate le ricerche pubbliche e quelle private vengono distinte da una delle icone seguenti Q indica che questa ricerca salvata pubblica e accessibile per qualsiasi utente e indica che si l unico utente che pu accedere a questa ricerca salvata 72 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Le ricerche salvate vengono
130. controlla le competenze della coda di lavoro definite nell operazione in base alle regole di mappatura delle attivit impostate nel modello di attivit in Process Builder dopo aver creato un operazione non c modo di modificare le abilit richieste associate Il sistema confronta le abilit richieste dall operazione con quelle elencate per gli utenti nella coda di lavoro e utilizza questo confronto per entrambe le funzioni Ottieni operazione successiva e Assegna operazione Ad esempio la coda di lavoro loan_underwriter_queue prevede tre abilit prestiti per l acquisto di automobili prestiti al commercio e prestiti con garanzia immobiliare Quando il workflow presenta un applicazione per prestiti per l acquisto di automobili il sistema valuta l associazione di abilit memorizzate nel modello di attivit e risolve il valore di abilit per un prestito di questo tipo L applicazione del prestito viene quindi inviata alla coda loan_underwriter_queue Quando un supervisore assegna un operazione o quando un processore cerca di prelevare un operazione il server garantisce che tra le abilit di questo processore siano presenti i prestiti per l acquisto di automobili prima di consentire al processore di acquisire l operazione Una determinata operazione associata a una coda pu richiedere una o pi abilit per il suo completamento Un processore pu disporre di diverse abilit in relazione a un unica coda di lavoro Configurazione di profil
131. cord formali Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Nome Se stato selezionato un solo documento per il record il nome del documento viene inserito in modo automatico in questo campo Se sono stati selezionati pi documenti da archiviare come un record singolo per questo valore viene visualizzato il messaggio Immettere il nome del record Oggetto Per questo campo viene considerato accettabile qualsiasi valore L argomento principale trattato dal documento Autori Il valore digitato per questo campo deve identificare l autore del documento che viene dichiarato come record formale Se necessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi di un autore sebbene la selezione sia limitata a un solo autore mediante il pulsante di opzione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Nota Ogni campo inserito viene riorganizzato dopo il salvataggio del modulo in modo da essere visualizzato sotto il campo con il pulsante di opzione selezionato Parole chiave Il valore che digitato per questo campo pu essere utilizzato per facilitare la ricerca I metadati su un modulo associati a un record particolare possono essere utilizzati per le parole chiave Se necessario possibile inserire campi aggiuntivi per identificare pi set di parole chiave sebbene la selezione sia limitata a un solo set mediante il pulsante di op
132. d 159 room appartenenza 146 cenni generali 142 copia 147 creazione 144 eliminazione 147 260 gruppi locali 146 modifica delle propriet 145 oggetti gestiti 143 Room originale del gruppo 241 ruoli locali 146 spostamento 147 visita 142 room appartenenza gestione 148 ruoli aggiunta di utenti 246 cenni generali 244 creazione 245 eliminazione 247 individuazione 244 a 245 modifica 245 nelle code di lavoro 97 Process_report_admin 98 propriet 245 Queue_admin 98 Queue_advance_processor 98 Queue_manager 98 Queue_processor 97 riassegnazione 247 rimozione di utenti 246 valori preimpostati 221 ruolo utente Express 17 226 S salva con nome file 158 scelte rapide collegamenti 45 scelte rapide da tastiera tasti di scelta rapida 249 Scrivi autorizzazioni 228 segnalibri aggiunta di un documento o di una cartella del repository 48 sottoscrizioni 50 sessioni accesso 15 17 disconnessione 18 modalit di accesso facilitato 16 a 17 23 set di alias 108 nei cicli di vita 122 set di autorizzazioni Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 autorizzazioni di base 227 autorizzazioni estese 228 creazione 228 individuazione 227 operazioni comuni 227 Vedere anche autorizzazioni set di gruppi obbligatori nei set di autorizzazioni 230 Sfoglia autorizzazioni 227 sfondo colore 156 siti cronologie 31 propriet 30 software versione visualizzazione 27 s
133. da cui si sta effettuando l accesso a Webtop In questo modo possibile accedere al contenuto dall area di archiviazione pi vicina all interno della rete A seconda della configurazione dell organizzazione questo percorso potrebbe avere un valore fisso Per salvare le credenziali in modo da poter accedere automaticamente all esecuzione successiva di Webtop dal computer corrente selezionare Memorizza credenziali per la sessione successiva Consiglio una volta effettuato l accesso possibile visualizzare o eliminare le credenziali salvate facendo clic su Preferenze Per immettere un nome di dominio di Windows NT fare clic su Altre opzioni e specificare il dominio Per selezionare una lingua fare clic su Altre opzioni e selezionare la lingua Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 15 Repository 8 Per utilizzare le funzioni di accesso facilitato fare clic su Altre opzioni e selezionare Opzioni per accesso facilitato Nella modalit di accesso facilitato sono disponibili la navigazione lineare la navigazione delle schede gli elenchi anzich i menu e testo descrittivo aggiuntivo 9 Per modificare la password eseguire la procedura seguente a Fare clic su Altre opzioni b Fare clic su Cambia password c Digitare la password attuale e la nuova password d Fare clic su Applica Nota Se la propria azienda utilizza il Lightweight Directory Access Protocol LDAP non possibile cambiare la pas
134. del mouse in alto al centro o in basso su un altro discendente come descritto in Tabella 25 pagina 202 Viene visualizzato un menu di scelta rapida 4 Nel menu di scelta rapida fare clic su Riposizionamento Se il documento principale non gi stato estratto nel computer in uso verr estratto da Webtop 5 Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Rimozione di un discendente da un documento virtuale Quando si rimuove un discendente da un documento virtuale il documento principale del discendente viene automaticamente estratto se non lo ancora Quando si rimuovono i discendenti i file non vengono eliminati dal repository ma solo dalla struttura del documento virtuale Per rimuovere un discendente da un documento virtuale 1 Passare al documento virtuale e visualizzarne la struttura come descritto in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 200 2 Selezionare i discendenti da rimuovere 3 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Rimuovi secondario Se il documento principale non gi stato estratto nel computer in uso verr estratto da Webtop 4 Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Sele
135. di lavoro a un utente 1 Fare clic su Monitor code di lavoro 2 Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome 3 Selezionare una o pi operazioni gi assegnate a utenti 4 Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Annulla assegnazione Spostamento di un operazione della coda di lavoro in un altra coda di lavoro Per bilanciare il carico di lavoro tra le code possibile spostare le operazioni da una coda all altra Quando si sposta un operazione in un altra coda il sistema confronta le abilit nella coda di lavoro di destinazione con le abilit richieste dall operazione Le operazioni possono essere spostate in un altra coda solo se la coda di lavoro di destinazione contiene tutte le abilit necessarie per una determinata operazione Se ad esempio l operazione richiede attributi di abilit di area occidentale e prestito maxi pu essere spostata in una coda con area occidentale rea meridionale e prestito maxi Non pu essere spostata in una coda contenente solo prestito maxi Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono spostare un operazione da una coda di lavoro a un altra Se l operazione gi assegnata a un utente innanzitutto necessario annullare l assegnazione dell operazione seguendo la procedura descritta in Annullamento dell assegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente pagina 115 Per spostare un operazione da una coda all altra
136. di oggetti da una room Un utente deve disporre delle autorizzazioni di Scrittura e di Modifica su un oggetto per poterne annullare la gestione Inoltre un opzione della room pu limitare l annullamento della gestione ai soli proprietari Un oggetto non gestito ottiene il set di autorizzazioni predefinito per il repository a meno che la relativa gestione non venga annullata da una cartella gestita e il set di autorizzazioni predefinito non sia FOLDER In questo caso ottiene il set di autorizzazioni predefinito per l utente La relazione di gestione di un oggetto di una room pu essere rimossa nei modi seguenti e lo spostamento dei collegamenti dall interno della room dell oggetto a un punto qualunque al di fuori di essa pu causare l annullamento della gestione di tali oggetti e Utilizzando il comando File gt Rimuovi dalla room Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 143 Collaborazione con altri utenti e Copia di un oggetto gestito in una cartella non gestita e spostando un collegamento di un oggetto governato al di fuori della sua room tramite un workflow sempre che il workflow sia autorizzato ad annullare la gestione di tale room Se si copiano le voci tra tabelle di dati gestite differenti la gestione delle copie viene automaticamente modificata in base al set di autorizzazioni della room di gestione Creazione di una room E possibile creare una room ovunque in un repository che supporta la creazione d
137. di oggetti validi relazione tra record Relazione riferimenti incrociati dm_sysobject dm_sysobject Relazione allegati e mail interni dmc_rm_formal_record dmc_rm_formal_record Relazione di supporto dm_sysobject dm_sysobject 1 Passare a un record formale ad esempio nella sezione Archivi e fare clic sul riquadro del contenuto 2 Selezionare Record gt Crea relazione record Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 187 Record 5 6 Figura 14 Schermata Crea una relazione record predefinita Crea relazione record L oggetto selezionato Parent Y Definizione relazione record Cross reference Relationship w Oggetto a cui fare riferimento Seleziona Selezionare secondaria o principale per creare la terminazione appropriata per la relazione a cui si interessati Nella casella di riepilogo selezionare la Definizione relazione record che rappresenta il tipo di relazione che si desidera creare La casella di riepilogo vuota se non esistono definizioni relazione record o se nessuna delle regole delle definizioni esistenti corrispondono Se la definizione relazione record desiderata non esiste gi sar necessario crearla e quindi tornare a questa procedura Se non si dispone del ruolo di amministratore contattare l amministratore dei record Fare clic su Seleziona per individuare il record formale per la relazione Fare clic su OK per completare l operazione Pe
138. difica g Per eseguire questa trasformazione ogni volta che viene creata una nuova versione del file originale fare clic su Salva trasformazione 7 Se sono stati selezionati pi file per la trasformazione fare clic su Successivo In alternativa se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionati per la trasformazione o se stato selezionato soltanto un file da trasformare fare clic su Fine La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda del server appropriata per l elaborazione Una volta completata la trasformazione l utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 219 Copie trasformate e trasformazioni 220 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 16 Valori preimpostati Cenni preliminari sui valori preimpostati Un valore preimpostato determina le selezioni o le azioni disponibili in determinate situazioni La creazione di valori preimpostati ha come scopo quello di ridurre le opzioni a schermo alle sole opzioni che sono pertinenti all operazione svolta dall utente in una situazione particolare Un valore preimpostato viene assegnato a un particolare elemento o set di elementi ad esempio a un determinato gruppo di utenti oppure a un determinato gruppo di utenti quando combinato a un particolare percorso della cartella L elemento o la serie di elementi viene denominato ambito del v
139. e di lavoro Quando si visualizza un elenco delle code di lavoro all interno di una categoria se si fa clic sul numero di utenti attivi viene visualizzato l elenco degli utenti e dei gruppi che sono membri della coda inoltre possibile visualizzare la disponibilit del membro e se ci sono utenti delegati per questo membro Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro Se una coda di lavoro acquisisce troppe operazioni e l elaborazione troppo lenta rispetto alle necessit aziendali possibile aggiungere alla coda altri utenti Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono assegnare utenti e gruppi alle code Per aggiungere un utente o un gruppo a una coda di lavoro 1 Fare clic sul nodo Monitor code di lavoro o selezionare Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare File gt Aggiungi membro Ai cp 90 N Selezionare l utente o il gruppo e fare clic sulla freccia Gli utenti devono essere assegnati al ruolo queue_processor o queue_advance_processor per essere visualizzati in questo elenco Fare clic su OK D 7 Selezionare le abilit per il processore utilizzate nella corrispondenza per l assegnazione del lavoro 8 Fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 109 Code di lavoro Rimozione di un utente o di un gruppo d
140. e clic su Successivo per verificare la definizione dell oggetto per questi risultati oppure su Termina per completare la procedura 7 Ripetere i passaggi Passaggio 5 e Passaggio 6 per il numero di volte necessario I risultati salvati saranno disponibili nella cartella selezionata ma verranno visualizzati anche in File utente Visualizzazione dei risultati pi recenti senza riavviare la ricerca Questa procedura si applica solo alla sessione di Webtop corrente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 69 Cerca Per visualizzare i risultati della ricerca pi recenti 1 Nella parte superiore della pagina di Webtop fare clic sulla freccia accanto all icona di lente di ingrandimento 2 Fare clic su Risultati pi recenti Ottimizzazione della ricerca La ricerca pu essere limitata o migliorata comprendendo il funzionamento della sintassi di ricerca e dei vari parametri che definiscono l ambiente di ricerca Per sintassi di ricerca si intende il modo in cui si scrive la query che implica l uso di operatori e caratteri speciali come parentesi virgolette o caratteri jolly La sintassi di ricerca illustrata all inizio di questo capitolo in Esecuzione di una ricerca semplice pagina 59 e Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 62 L ambiente di ricerca corrisponde alle circostanze esistenti quando la query viene eseguita ovvero la configurazione del repository la configurazione delle fonti esterne e la con
141. e della prima propriet viene spostato nella seconda Un commento viene ad esempio spostato e combinato con una descrizione e Cache Se una propriet non supportata ma la sua presenza innocua la propriet viene mantenuta in caso di esportazione dell evento Ad esempio Libero Occupato e Ignora Se una propriet entra in conflitto con il modello di oggetto dei servizi di collaborazione viene ignorata Ad esempio Allegati L importazione di un evento precedentemente esportato determina l aggiornamento dell evento originale se l evento esportato stato modificato prima di essere reimportato Tabelle di dati Utilizzare le tabelle dati per creare e gestire raccolte strutturate di dati simili come elenchi di problemi operazioni scadenze e contatti Le informazioni contenute in una tabella di dati sono organizzate come serie di voci oppure record o righe con formato o schema comune Ogni tabella dispone di uno schema che descrive gli attributi di ogni campo incluso il nome e il tipo di dati Inoltre le tabelle di dati forniscono un riepilogo migliorato dei campi delle tabelle di dati come il semaforo La visualizzazione delle voci delle tabelle di dati chiara e immediata Inoltre la visualizzazione delle voci supporta gli allegati per una data voce nonch la possibilit di discutere la voce visualizzata Bench per le tabelle di dati sia possibile eseguire una sottoscrizione queste non presentano versioni o copie tra
142. e delle code di lavoro crea le code di lavoro stabilisce gli utenti che devono lavorare alle operazioni in coda definisce i profili di abilit che consentono all applicazione di assegnare le operazioni al processore pi appropriato e pu aggiungere modificare o assegnare profili di abilit a singoli utenti delle code di lavoro Inoltre l amministratore o manager pu utilizzare la funzione Monitor code di lavoro per visualizzare 8er p le operazioni in coda il nome del processore assegnato all operazione lo stato dell operazione quando l operazione stata ricevuta e la sua priorit corrente Per accedere alle code di lavoro necessario appartenere a uno dei ruoli descritti in Tabella 11 pagina 97 Tabella 11 Ruoli utenti per le code di lavoro Ruolo Compiti Queue_processor Gli utenti con questo ruolo lavorano sugli elementi assegnati dal sistema da una o pi caselle Posta in arrivo della coda di lavoro I processori della coda possono richiedere interrompere e riprendere il lavoro completarlo o riassegnarlo ad altri Gli utenti con il ruolo queue_processor non selezionano le operazioni su cui lavorano Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 97 Code di lavoro Ruolo Compiti Queue_advance_processor Gli utenti con questo ruolo lavorano sugli elementi assegnati dal sistema da una o pi caselle Posta in arrivo della coda di lavoro Questo ruolo inoltre consente di selezionare le operazioni su cui
143. e di concedere l autorizzazione ELIMINAZIONE per gli oggetti della room I creatori di una room ne sono i proprietari per impostazione predefinita I ruoli locali sono disponibili solo per oggetti e percorsi delle room e non sono significativi al di fuori di una room Se un membro assegnato direttamente al ruolo Collaboratore dispone anche indirettamente del ruolo Proprietario ad esempio tramite un gruppo il ruolo Proprietario avr la precedenza per tale membro I membri di una room possono appartenere a gruppi locali privati all interno della room Tali gruppi locali supportano ruoli personalizzati all interno della room ad esempio Revisori speciali Il nome di un gruppo locale deve essere univoco all interno della room Figura 4 Membri del repository in relazione ai membri della room ai gruppi e ai ruoli Membri del repository Gruppi del repusilory Membri della room Ruolo Ruolo Proprietari Collaboratori local Gruppi lacali lorali Nota Se un repository contiene pi di 250 room si consiglia l accesso a questi repository solo agli utenti che sono membri di meno di 250 gruppi di repository Sebbene tutti i membri di una room possano visualizzarne l elenco dei membri solo i proprietari della room e i responsabili utenti possono gestire l appartenenza alla room Per aprire l elenco dei membri della room 1 Eseguire una delle operazioni seguenti e Nella pagina iniziale della room fare clic sul collegamento Memb
144. e ee zie N Ripetizione di un operazione rrrrrrrrrrreeeeeeere nice ee ee ieri nine Modifica della disponibilit personale per le operazioni Operazioni relative alle code di lavoro rrrtrrrrrrrreeeeeeeeeeieninene Gestione di operazioni nella Posta in arrivo della coda Ottenimento della successiva operazione disponibile in una coda di lAVOLO ricatto iran rire Selezione di un operazione dalla coda rrrrrrrireeeeiiinenee Capitolo 6 Workflow e flussi rapidi 2v cei Avvio di un WOrkfloW seert estepa er EEDE pr nedare p Sata priae Invio di un flusso rapido seseseseeesessesesesesssssssssssssssssssssssesoseseseseeoeoeeeos Visualizzazione dei workfloW essessessessesseesesseoseesssseoseessoseesesssoseesess Sospensione di un workflow sesesessesssesesesssssssssssssssssssssosososesesoeoeoeeeos Ripresa di un workflow in pausa rr reireeeeeeee ie eee ee nieninene Interruzione di un workflow 00 verrei crei rieririe cicci ce creriie zen io rene Invio di un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore del workflow e cere rrere rie ririe ce see cere re zie zie ionico Elaborazione di un operazione non riuscita in un workflow Modifica del supervisore del workflow rr riiirirrrieeeeee
145. e fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Selezionare la ricerca salvata e selezionare File gt Visualizza La ricerca verr eseguita in Webtop Consiglio per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Interrompi O 4 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 67 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 73 Cerca Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza riavviare la ricerca Per visualizzare i risultati di una ricerca salvata 1 Nelriquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Fare doppio clic sulle ricerche salvate per cui la colonna Risultati indica che sono stati restituiti uno o pi elementi Nota Se i risultati non sono stati salvati con la ricerca la ricerca verr riavviata quando si far doppio clic su di essa Se non si desidera riavviare la ricerca utilizzare il menu di scelta rapida A tale scopo fare clic con il pulsante destro del mouse sulla ricerca salvata e scegliere Visualizza risultati salvati Questo comando disponibile solo quando i risultati sono stati salvati con la ricerca Modifica di una ricerca salvata Per modificare una ricerca salvata 1 Nel riquadro di n
146. e i repository preferiti 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Repository 3 Nell elenco Selezionare un repository selezionare il repository da aggiungere e fare clic sulla freccia di aggiunta 4 Per rimuovere un repository dall elenco Repository preferiti selezionare il repository e fare clic sulla freccia di rimozione 5 Per modificare l ordine di visualizzazione dei repository selezionare una propriet nell elenco Repository favoriti e fare clic sulla freccia Su o Gi 6 Fare clic su OK Spostamento in un repository Un repository un magazzino virtuale per i contenuti dall organizzazione dell utente L organizzazione pu anche utilizzare pi repository Ciascun repository composto da nodi che forniscono l accesso ai suoi contenuti e funzioni Il nodo Archivio locale personale ad esempio contiene i file e le cartelle personali In Webtop i nodi del repository vengono visualizzati nel riquadro di navigazione Per esplorare il repository attenersi a una delle procedure seguenti Provarle tutte per capirne le differenze e Fare clic su un nodo nel riquadro di navigazione e Fare doppio clic su un nodo nel riquadro di navigazione e Fare clic sul segno pi accanto al nodo nel riquadro di navigazione e Fare clic in una posizione nel riquadro del contenuto e Fare clic in una posizione del percorso di navigazione nella parte superiore del riquadro del contenuto Per selezionare
147. e in Task Manager utilizzando il pulsante Ottieni operazione disponibile per i processori di coda avanzati Questa opzione consente ai processori avanzati di esaminare l operazione prima di decidere se prelevarla L utilizzo del 86 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Posta in arrivo pulsante Ottieni operazione all interno dell operazione in Task Manager assegna l operazione all utente e aggiorna la pagina consentendo di utilizzare l operazione immediatamente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 87 Posta in arrivo 88 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 6 Workflow e flussi rapidi Avvio di un workflow Un workflow un processo automatico che trasmette file e istruzioni tra persone in sequenza per completare operazioni specifiche Quando a un utente viene assegnata un operazione di workflow l operazione viene visualizzata nella Posta in arrivo dell utente I workflow possono includere operazioni automatiche eseguite dal sistema ad esempio l esecuzione di script Le operazioni automatiche permettono di integrare i workflow e i cicli di vita ad esempio consentendo la promozione dei file a nuovi stati del ciclo di vita Quando si avvia un workflow selezionare il modello di workflow che include la sequenza delle operazioni da eseguire possibile avviare pi workflow simultaneamente da uno stesso modello Un modello di workflow permette di indirizzare un op
148. e modificare o rimuovere il campo del nome della voce dopo aver creato la tabella Per aggiungere un campo fare clic su Aggiungi Per eliminare un campo fare clic su Rimuovi Passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la tabella dati Fare clic su Termina per chiudere la procedura guidata e creare la tabella dati In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la procedura guidata senza creare una tabella dati Per abilitare una discussione per la tabella dati necessario selezionare la casella di controllo Mostra discussione nella scheda Info della procedura guidata per la creazione della tabella dati o della finestra di dialogo delle propriet della tabella dati Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 137 Collaborazione con altri utenti Tabella 15 Tipi di campo della tabella di dati Tipo di campo Testo semplice Testo formattato Data Numero Numerazione automatica S No Semaforo Elenco di selezione Elenco dei membri Discussione Allegati Descrizione Per i campi che contengono testo che non richiede una formattazione particolare Per i campi che contengono testo con stili tipografici quali grassetto e corsivo nonch elementi grafici e collegamenti ipertestuali Per i campi che visualizzano le date del calendario Quando si crea una tabella e si definisce un campo data possibile selezionare una casella di controllo che designa il
149. e preimpostato Per creare un nuovo valore reimpostato 1 Passare a Amministrazione Preimpostati 2 Selezionare File gt Nuovo gt Valore preimpostato Viene visualizzata la pagina Valori preimpostati Configurazione 3 Immettere un nome per il valore preimpostato 4 Selezionare l utente il ruolo o il gruppo da applicare al valore preimpostato facendo clic su Seleziona nel campo Applica a un utente gruppo ruolo selezionando l utente il ruolo o il Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 221 Valori preimpostati gruppo desiderato e facendo clic su OK Per ulteriori informazioni consultare la sezione Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione 5 Selezionare il percorso di repository a cui applicare il valore preimpostato facendo clic su Seleziona nel campo Applica al percorso esistente selezionando il percorso di repository desiderato e facendo clic su OK Per ulteriori informazioni consultare la sezione Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione 6 Selezionare il tipo di elemento a cui deve essere applicato il valore preimpostato facendo clic su Seleziona accanto al campo Applica al tipo specifico selezionando l elemento desiderato e facendo clic su OK Per ulteriori informazioni consultare la sezione Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione 7 Specificare se il nuovo valore preimpostato deve essere applicato a tutti i reposit
150. e versione Se successivamente si effettua l archiviazione e si modifica il numero di versione in 1 1 quando si visualizza la versione 1 1 CORRENTE non verranno visualizzati i commenti associati alla versione 1 0 Per utilizzare PDF Annotation Services necessario configurare Webtop per l apertura automatica del programma quando si visualizza un file PDF Configurazione di PDF Annotation Services per l apertura automatica quando si visualizza un file PDF Per configurare PDF Annotation Services in modo che sia attivo quando un utente visualizza un PDF 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze Selezionare la scheda Formati Nell elenco Scegliere il tipo di oggetto selezionare Documento dm_document 2 3 4 Nell elenco Formato principale oggetto selezionare Acrobat PDF pdf 5 Nell elenco Applicazione per la visualizzazione selezionare Commento 6 Se necessario ripetere i passaggi da Passaggio 3 a Passaggio 5 per i documenti in altri formati come Microsoft Word In tal caso non selezionare l opzione Acrobat PDF pdf in Passaggio 4 Invece selezionare il formato desiderato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 211 Annotazioni PDF Aggiunta di commenti a un documento PDF Per aggiungere commenti a un documento PDF 1 2 Passare a un documento PDF Selezionare il documento quindi selezionare File gt Apri Sola lettura Il documento PDF verr aperto in modalit di sola lettura in un
151. e versioni opzione nelle ricerche 65 U URL creazione di collegamenti 157 utente avanzato privilegi 235 utente Express ruolo 17 226 utenti aggiunta a un gruppo 243 aggiunta a un ruolo 246 aggiunta a una coda di lavoro 109 aggiunta ai set di autorizzazioni 228 a 229 assegnazione di operazioni 114 attivi 234 238 261 Indice analitico 262 cenni generali 233 creazione 234 236 eliminazione 239 globali 236 gruppi 239 importazione 236 in code di lavoro 112 individuazione 233 log 240 modifica 234 monitoraggio degli utenti delle code 113 nelle code di lavoro 109 a 110 non attivi 234 238 privilegi 235 propriet 234 riassegnazione di elementi 239 riassegnazione di operazioni 114 stato 238 valori preimpostati 221 utenti attivi 111 utenti bloccati creazione 234 V valore da utilizzare nel confronto 101 valori preimpostati attributi automatici 225 cenni generali 221 creazione 221 eliminazione 225 modifica 222 operazioni comuni 221 rimozione 225 tipi 223 visualizzazione 221 Webtop Express 226 VDM cenni generali 199 Vedere anche documenti virtuali versione corrente cenni generali 36 creazione 36 rendere 35 versione del software visualizzazione 27 Versione autorizzazioni 227 versioni creazione di copie trasformate 215 eliminazione 43 salvataggio di nuove 33 versione corrente 35 a 36 visualizzazione 35 Virtual Document Manage
152. e_admin possono creare o modificare i criteri di coda Per creare o modificare un criterio di coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Criteri gt Criteri delle code di lavoro 2 Passare alla categoria in cui si desidera collocare un nuovo criterio o modificarne uno esistente 3 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo criterio selezionare File gt Nuovo gt Criterio coda di lavoro e Per modificare un criterio esistente selezionare il criterio quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info E possibile modificare le propriet di un criterio ma il nome del criterio resta un campo di sola lettura Per rinominare il criterio necessario eliminare il criterio esistente e ricreare lo stesso criterio con un nuovo nome 4 Immettere un nome per il criterio 104 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro 5 Definire le impostazioni seguenti Soglia Il numero di operazioni non finite in coda in corrispondenza del quale vengono inviate notifiche al responsabile della coda che informano che il numero di operazioni in coda elevato Le notifiche vengono avviate quando il server esegue il processo dm_QOmThresholdNotification Il gruppo di responsabili della coda viene specificato nella definizione della coda e indica quali sono i destinatari delle notifiche Priorit massima Quando un operazione nella coda di l
153. eci cere ri rire niziezinee 197 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Tabella 1 Tabella 2 Tabella 3 Tabella 4 Tabella 5 Tabella 6 Tabella 7 Tabella 8 Tabella 9 Tabella 10 Tabella 11 Tabella 12 Tabella 13 Tabella 14 Tabella 15 Tabella 16 Tabella 17 Tabella 18 Tabella 19 Tabella 20 Tabella 21 Tabella 22 Tabella 23 Tabella 24 Tabella 25 Tabella 26 Tabella 27 Tabella 28 Tabella 29 Tabella 30 Tabella 31 Tabella 32 Tabella 33 Tabella 34 Tabella 35 Tabella 36 Sommario Elenco delle tabelle Preferenze generali 2 E S ii rici ne ce eie rici ri cinici ee cenene Preferenze relative ai formati vii Schede comuni della finestra di dialogo Propriet Informazioni di archiviazione rrrrrrri rie iii rei riie iii rie Scheda FO a nina lella aaa Propriet peri file importati rrrrrrrrrrieeeeee ee rece ceci cenere nie ie rici ci nice ce ceceno Propriet per i messaggi di posta elettronica importati rire Ulteriore definizione dei termini di ricerca iii Propriet comuni in una ricerca avanzata rrriirereeeeeeie cere ce ci eee ricevi nice ce ceceno Selezione di una relazione tra propriet e valore Ruoli utenti per le code di lavoro erttrrrrrrrereereeeeeeee rece cie ieri rici ni nice ne cene Stati comuni di un cicl
154. ecord Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Percorsi Digitare il nome del percorso per indicare dove si trova il record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Fare clic su Inserisci se necessario specificare valori aggiuntivi per l attributo corrente Elimina comporta la rimozione del campo con il pulsante di opzione selezionato Sebbene sia possibile inserire pi campi per creare un elenco di scelte possibili la selezione limitata a un solo pulsante di opzione Derivato da I campi di classificazione per un record classificato possono essere derivati ovvero recuperati in modo automatico da una guida alla classificazione o da un record classificato originale Possono essere inoltre compilati manualmente se stato selezionato il pulsante di opzione per Nessuna In entrambi i casi quando si seleziona il pulsante di opzione per una guida alla classificazione o per un record classificato originale necessario selezionare un elemento dalla rispettiva casella di riepilogo Nel modulo verranno copiati i valori dei campi di classificazione seguenti e Classificazione iniziale e Rimuovi classificazione il e Rimuovi classificazione Data e Classificato da e Indicazione supplementare e Nome progetto e Categoria esenzione e Motivo classificazione T
155. ectory fare clic su di esso e Pertornarea un percorso precedente fare clic su di esso nel percorso di navigazione sopra l elenco e Per cercare in un repository diverso selezionare il repository nell elenco a discesa Repository se disponibile e Per visualizzare solo gli elementi che iniziano con una determinata stringa di caratteri digitare la stringa nella casella di testo al di sopra dell elenco e premere Invio e Perlimitare i tipi di elementi visualizzati selezionare un filtro diverso dal menu a discesa sopra elenco Per selezionare un elemento fare clic su di esso Se la finestra di dialogo di selezione contiene due caselle di riepilogo come illustrato in Figura 1 pagina 22 fare clic anche sulla freccia per spostare la scelta alla seconda casella di riepilogo possibile spostare pi elementi multipli alla seconda casella di riepilogo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 21 Repository Figura 1 Finestra di dialogo di selezione con due caselle di riepilogo rmrpsgb 7 Rs Inizia con Mostra gruppi e ruoli W Tutti Nome bo exec contributors executive staff amp express_user amp facilities amp fielddev wi finance amp finance_contractor amp finance am amp finance con financial mkt POS GUY Pagina di2 Elementi per pagina 100 v Nome A amp engr v lt Impostazione delle preferenze Le preferenze determinano le scel
156. ed estrarli Per eseguire queste operazioni vengono utilizzate le procedure standard Quando si esegue un operazione questa viene eseguita da Webtop sull elemento originale nel repository originale Se ad esempio si estrae il collegamento Webtop estrae anche il documento originale nel repository di origine I collegamenti rapidi sono contrassegnati da una piccola icona duplicata sovrapposta all icona del file La sovrapposizione ha l aspetto di una piccola copia dell icona della cartella o del file I collegamenti consentono agli utenti di repository differenti di condividere file a grandi distanze rendendo i file condivisi locali per ogni ufficio Un collegamento pu disporre di propriet globali e locali Quando si modifica il valore di una propriet globale il valore viene modificato nell elemento di origine e in tutti gli altri collegamenti Quando invece si modifica il valore di una propriet locale il valore viene modificato solo nel collegamento corrente Per passare dal collegamento all elemento originale selezionare il collegamento e quindi fare clic su File gt Vai alla destinazione 46 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Per collegare un elemento a un altro repository 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti 3 Nella stessa finestra di Webtop aprire il repository a cui collegare l elemento 4 Passare al percorso nel nuovo re
157. egazione delle funzioni che possibile assegnare a un valore preimpostato Tabella 27 Regole dei valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Autorizzazioni Formati Tipi Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Descrizione I set di autorizzazione che possono essere assegnati a un elemento I formati di file che possono essere assegnati a file nuovi importati o archiviati Possono essere disponibili anche formati aggiuntivi basati sull estensione del file I tipi di oggetto del repository che possono essere assegnati a file nuovi o importati Ciascun elemento in un repository dispone di un tipo di oggetto associato Il tipo di oggetto definisce le caratteristiche dell elemento Ad esempio esiste un tipo di oggetto per i documenti un tipo di oggetto per le cartelle e un tipo di oggetto per i messaggi e mail L organizzazione pu creare tipi di oggetto personalizzati 223 Valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Gruppi Workflow Cicli di vita Modelli Azioni Attributo 224 Descrizione I filtri disponibili per limitare un elenco di utenti o gruppi in un elenco di selezione per un set di autorizzazioni o un flusso rapido I modelli di workflow disponibili per l avvio di un nuovo workflow I cicli di vita disponibili per l assegnazione a un file Si noti che quando un utente assegna un ciclo di vita a un file l elenco dei cicli di vita disponibili p
158. eiezie nine Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Sommario Sommario Capitolo 7 Capitolo 8 Capitolo 9 Salvataggio delle informazioni sul workflow come foglio di calcolo di Microsoft Excel tisana erat 94 Visualizzazione di report aggregati per le prestazioni dei workflow 94 Creazione di un modello di workflow v eretici ci cre rie riesi crei ie inee 95 GCode di lavoro unha nei ni alari 97 Ruoli della coda di lavoro v verrete rece riore rie ie sieve cre ri zie rie ie a E zine 97 Impostazione della gestione code ii 98 Configurazione di una nuova coda di lavoro iii 99 Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro 100 Configurazione di profili di abilit nel modello di processo 100 Definizione di filtri di corrispondenza assegnazione lavoro 101 Aggiunta di filtri di corrispondenza assegnazione lavoro a una coda AL IAVOFO ranieri RARI NT ie 102 Criteri per le code di lavoro rtrrrrrrrrrerererene rece cene ceci cenere reni ciziniene 103 Priorit delle operazioni 0 eee ERE i EKET i rse 103 Impostazione della logica di priorit e durata dinamica 104 Creazione o modifica di un criterio di coda v verrei rien 104 Definizione di una categoria di coda
159. el blocco Consiglio possibile spostare gli elementi anche tramite il trascinamento della selezione Per spostare un elemento in un nuovo percorso 1 Passare all elemento e selezionarlo Consiglio possibile selezionare pi elementi 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Consiglio ripetere i passaggi precedenti se si desidera aggiungere agli Appunti elementi provenienti da pi percorsi Dopo aver completato questa procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno spostati nello stesso percorso 3 Passare al percorso in cui spostarsi e aprirlo in modo che i file e le cartelle in esso presenti vengano visualizzati nel riquadro del contenuto Selezionare Modifica gt Sposta qui Consiglio anzich utilizzare il menu Modifica possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul percorso e scegliere Sposta qui Gli elementi vengono copiati nel nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Per visualizzare gli Appunti selezionare Modifica gt Visualizza Appunti Copia di un elemento in un altro percorso del repository E possibile copiare un elemento in un altro repository o all interno dello stesso repository Quando si copia un elemento viene copiata sola la versione selezionata 44 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Per copiare un elemento in una nuova posizione
160. empio il numero di definizioni di relazione nella casella di riepilogo potrebbe essere maggiore o minore L utente deve essere inoltre membro del Nome gruppo di creazione selezionato per la Definizione relazione record utilizzata Nella casella di riepilogo vengono visualizzate solo le definizioni di relazione record a cui l utente stato aggiunto 186 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Per creare le relazioni tra record Nota Una definizione di relazione record richiesta per creare una relazione tra record Gli amministratori possono verificare e se necessario creare la definizione desiderata nel nodo Definizioni relazioni record Le definizioni di relazione record fornite con il prodotto sono e Relazione riferimenti incrociati e Relazione allegati e mail interni e Relazione di sostituzione e Relazione di supporto e Relazione di sospensione Relazioni sospese o di sostituzione possono essere create solo quando gli oggetti coinvolti si trovano in mantenimento singolo Per creare una relazione sospesa o di sostituzione tra record in un piano file questo deve essere in mantenimento singolo L uso delle definizioni di relazione record non limitato ai soli record formali infatti possibile usarle con i record tipici e anche con documenti obsoleti non conservati Nella tabella seguente vengono elencati i tipi principale e secondario che possono partecipare in una relazione record Tabella 23 Tipi
161. endenti esistenti questa opzione consente di copiare il file principale e fa riferimento ai discendenti e Richiedi sempre conferma questa opzione consente di selezionare gli elementi da copiare Selezionare le azioni desiderate durante il tentativo di estrazione di un elemento bloccatoda un altro utente e Scarica come sola lettura consente di scaricare una copia di sola lettura dell elemento e Richiedi sempre conferma viene visualizzata una richiesta all utente di scaricare l elemento come sola lettura Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Documenti virtuali 3 Per salvare le modifiche scegliere OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 209 Documenti virtuali 210 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 13 Annotazioni PDF Panoramica sulle annotazioni dei PDF Se all interno della propria azienda disponibile PDF Annotation Services di EMC Documentum possibile archiviare i commenti creati in Adobe Acrobat o Reader all interno di un repository Webtop consente la visualizzazione e l inserimento diretto dei commenti nei PDF I commenti sono associati a una specifica versione di un documento Se il documento ha una versione i commenti sulle versioni precedenti non vengono migrati alla nuova versione Esempio se si estrae una versione 1 0 CORRENTE di un documento e quindi un altro utente vi aggiunge dei commenti questi sono associati a tal
162. enee 37 Visualizzazione di file estratti attualmente e recentemente 0 37 Visualizzazione di un file in modalit di sola lettura verrei 37 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 3 Sommario Capitolo 3 Capitolo 4 Modifica del formato associato a un tipo di file 38 Ripristino dei valori predefiniti per i formati di file associati 39 Importazione di file nel repository rrrrrrrrrrreeeierere rece ci eee ie rici ni ceci cenene 39 Importa oggetti collegati OLE i 41 Limitazione del caricamento di file potenzialmente dannosi nel TEposiloryrssna nia irrita 42 Esportazione di file dal repository iii 42 Esportazione completa 0 ret rrrrrrereee ceci ceci cere ce seni e ee rici ci ceci ce cinico 43 Eliminazione di un elemento dal repository ii 43 Spostamento di un elemento in un nuovo percorso nel repository 44 Copia di un elemento in un altro percorso del repository 44 Visualizzazione degli Appunti rrrrrrrrreeeee ee ee ee cere rici ri ceci eee cinici ceci nine 45 Collegamenti arreca iaia naar oa 45 Collegamento di un elemento a un altro percorso nel repository 46 Collegamento di un elemento a un altro repository 46 Visualizzazione di tutti i percorsi a cui co
163. engono archiviati due tipi di informazioni relative a un file di contenuto e Il contenuto ovvero i testi le immagini i suoni i video il contenuto binario o altro contenuto che costituisce il file e Le propriet ovvero le caratteristiche descrittive del file ad esempio la data di creazione l autore il numero di versione e altre informazioni I valori delle propriet possono essere modificati solo dall autore del file o da un utente le cui autorizzazioni di protezione siano abbastanza elevate Nella presente Guida verr illustrato come utilizzare EMC Documentum WebTop e descritto il comportamento dell interfaccia predefinita di WebTop possibile personalizzare l installazione In questo caso gli elementi dell interfaccia visualizzati potrebbero non corrispondere a quelli descritti nel presente manuale A chi rivolto In questa Guida si presume che l utente abbia dimestichezza con le convenzioni di Microsoft Windows e dei browser Web e conosca le procedure per aprire chiudere ridimensionare e spostare finestre nonch spostarsi tra una finestra e l altra utilizzando collegamenti ipertestuali e pulsanti L utente dovr inoltre saper lavorare con pi finestre e gestire file nel proprio PC ed essere in grado di eseguire operazioni basilari come la copia e l inserimento di file Cronologia delle revisioni A questo documento sono state apportate le modifiche elencate di seguito Guida dell utente di EMC Documentum Webto
164. ente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Set di autorizzazioni 5 Nel campo Classe selezionare una delle opzioni seguenti e Normale Il set di autorizzazioni pu essere utilizzato solo dall utente o dal gruppo che lo crea Qualsiasi utente o gruppo nel repository tranne il proprietario del repository pu creare un set di autorizzazioni normale e Pubblico Il set di autorizzazioni pu essere utilizzato da tutti gli utenti di un repository Qualsiasi utente o gruppo nel repository pu creare un set di autorizzazioni pubblico I set di autorizzazioni pubblici possono essere modificati ed eliminati solo dal proprietario del set di autorizzazione da un utente avanzato o dall amministratore di sistema Se il proprietario del repository anche il proprietario di un set di autorizzazioni particolare il set viene denominato set di autorizzazioni di sistema 6 Fare clic su Successivo per aprire la scheda Autorizzazioni Per impostazione predefinita un set di autorizzazioni contiene il dm_owner l utente e il dm_world L utente dm_owner il proprietario del set di autorizzazioni Il gruppo dm_world quello che contiene tutti gli utenti del repository 7 Per modificare la scheda Autorizzazioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 229 Modifica delle autorizzazioni Per modificare le autorizzazioni 1 Se la scheda Autorizzazioni gi selezionata andare a Passaggio 2 In caso contrario selezionare un file o
165. enti necessario disporre dei privilegi adeguati e Seil server autentica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host e Sesi creano utenti che verranno gestiti da un server LDAP le propriet user_name e user_login_name dell oggetto dm_user devono avere valori univoci e diversi da null mentre la propriet user_address dell oggetto dm_user deve avere un valore diverso da null Per creare o modificare un utente 1 Fare clic su Amministrazione Gestione utente Utenti 2 Attenersia una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo utente selezionare File gt Nuovo gt Utente e Per modificare un utente esistente individuare e selezionare l utente quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Per informazioni sull individuazione di un utente consultare Individuazione di un utente pagina 233 3 Immettere i valori per definire il nuovo utente Per una spiegazione delle propriet dell utente vedere Propriet dell utente pagina 234 4 Fare clic su OK Propriet dell utente Per le descrizioni delle propriet utente che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni oltre ai rispettivi nomi dei campi vedere Tabella 31 pagina 234 Tabella 31 Propriet dell utente Campo Descrizione Stato Consente di determinare se l utente pu connettersi al repository Un utente attivo pu eseguire la connessione a un repository un utente inattivo non pu N
166. enti o gruppi fare clic su Aggiungi selezionare gli utenti o i gruppi quindi fare clic su OK e Per modificare utenti o gruppi selezionarli e fare clic su Modifica e Per rimuovere utenti o gruppi selezionarli e fare clic su Rimuovi Andare a Passaggio e b Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni di base consultare Autorizzazioni di base pagina 227 c Nell elenco Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese consultare Autorizzazioni estese pagina 228 d Attenersi a una delle procedure seguenti e Se stata eseguita una delle operazioni seguenti fare clic su Termina Selezione di un solo utente o gruppo Selezione di pi utenti o gruppi ma applicazione dello stesso livello a tutti i restanti e Se sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si desidera applica un livello diverso a quello successivo fare clic su Successivo e tornare a Passaggio b e Per fare altre modifiche ai gruppi richiesti o ai set di gruppi richiesti ripetere questi passaggi 6 Una volta completate le modifiche alle autorizzazioni attenersi a una delle procedure seguenti e Per salvare le modifiche scegliere OK e Per passare a un altra scheda fare clic su di essa Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 231 Set
167. er condividere feedback relativi a un contenuto prima di pubblicarlo I team di sviluppo possono utilizzare le discussioni per il brainstorming e i dibattiti nonch per ottenere il consenso sulle specifiche e sulla progettazione dei prodotti Alla maggior parte degli elementi ad esempio documenti o file multimediali allegata una pagina di discussioni Le cartelle e le pagine delle note includono discussioni riportate sotto l elenco di elementi figlio di una cartella o sotto il corpo di una nota possibile aggiungere modificare eliminare e rispondere ai commenti di una discussione ma non possibile selezionare o modificare una discussione separatamente dal relativo elemento padre Ogni nuova versione di un elemento condivide la stessa discussione della versione immediatamente precedente Mediante un impostazione di WDK possibile cambiare questo funzionamento predefinito in modo che la condivisione della discussione avvenga soltanto per le discussioni delle versioni minori o di sezione per le versioni maggiori vengono invece create nuove discussioni o che tale condivisione non avvenga per alcun tipo di versione ovvero per ogni versione viene creata una discussione a parte In questo modo le versioni di un oggetto possono fornire una sorta di cronologia per un oggetto insieme ai commenti di ciascuna discussione Quando una discussione condivisa per versioni per ogni archiviazione appaiono dei marcatori di versione fra i commenti
168. er questo campo deve indicare il nome o il codice ufficiale dell ufficio responsabile della creazione del documento dichiarato Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico quando si dichiara un documento come record formale Il valore digitato o selezionato con il pulsante di controllo deve indicare la data di ricezione del documento Il valore selezionato con il pulsante di controllo della data comporta l inserimento della data nel campo a sinistra e l inserimento dell ora predefinita 12 00 AM nel campo a destra tuttavia possibile posizionare il cursore nei campi per modificare i valori manualmente Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore digitato o selezionato con il pulsante di controllo deve indicare la data di pubblicazione del documento Il valore selezionato con il pulsante di controllo della data comporta l inserimento della data nel campo a sinistra e l inserimento dell ora predefinita 12 00 AM nel campo a destra tuttavia possibile posizionare il cursore nei campi per modificare i valori manualmente Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Campo di sola lettura in cui gi inserito un valore generato dal
169. erale scheda preferenze 22 Gestione code di lavoro 114 Gestione delle code di lavoro 101 106 108 113 a 116 globali utenti propagazione 236 gruppi aggiunta a una coda di lavoro 109 aggiunta di utenti 243 cenni generali 240 creazione 240 dinamici 243 246 eliminazione 244 in code di lavoro 112 individuazione 240 modifica 240 nelle code di lavoro 109 a 110 riassegnazione di elementi 243 rimozione di utenti 243 utenti 239 valori preimpostati 221 Gruppi visualizzazione ordinamento intestazione di colonna 244 gruppi obbligatori nei set di autorizzazioni 230 gruppo privato 242 pubblico 242 H HTML copie trasformate 215 trasformazione 216 visualizzazione dei collegamenti 38 immissione di valori record classificati 175 record e mail 171 record formali 164 record standard 166 impostazioni preferenze 22 Vedere anche preferenze In prova 121 Incrementa priorit 105 info abilit coda di lavoro 101 informazioni del repository esportazione 51 Inizia con campo negli elenchi 19 istantanee blocco 206 creazione 206 etichette di versione 205 sblocco 206 visualizzazione 205 a 206 L Lavori in corso 121 LDAP cambiare le password 16 a 17 creazione di utenti 234 a 235 237 LDIF formati di file 236 Leggi autorizzazioni 227 Lightweight Directory Access Protocol cambiare le password 16 a 17 Vedere anche LDAP limitazioni Guida dell utente di EMC Documentum Webtop V
170. erazione a un gruppo di utenti in tal caso l operazione viene eseguita dal primo utente che la accetta e viene rimossa dalle caselle Posta in arrivo degli altri utenti Quando si avvia un workflow possibile allegare dei file I file sono disponibili per essere allegati se sono gi allegati altrove bloccati da un altro utente o in uno stato avanzato del ciclo di vita Quando si allegano file in pi lingue opportuno ricordare che i filtri per le operazioni dei destinatari potrebbero mostrare solo i file che coincidono con la lingua di tali utenti Per avviare un workflow 1 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per avviare un workflow selezionando prima il tipo di workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Avvia e Seil proprio workflow progettato per includere pi pacchetti selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Allegati di avvio e scegliere un documento per ogni pacchetto 2 Selezionare il modello di workflow e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 3 Fare clic su OK 4 Nella scheda Info digitare un nome per il workflow nel campo Descrizione workflow 5 Per allegare un file al workflow attenersi alla procedura seguente a Nella scheda Info fare clic su Aggiungi b Per individuare i file che si desidera allegare selezionare la scheda appropriata e passare ai file all interno della scheda po
171. erazione in una coda di lavoro a un utente specifico Per assegnare un operazione nella coda di lavoro a un utente specifico PE Pilo E 114 Fare clic su Monitor code di lavoro Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome Selezionare una o pi operazioni Selezionare una delle opzioni seguenti e Sele operazioni selezionate non sono state ancora assegnate a un utente fare clic su Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Assegna e Se le operazioni selezionate sono gi state assegnate a un utente fare clic su Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Riassegna Consiglio possibile eseguire tale operazione anche tramite uno dei pulsanti di Task Manager Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro 5 Selezionare l utente al quale assegnare le operazioni 6 Fare clic su OK Annullamento dell assegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente Un operazione gi assegnata a un processore pu essere riassegnata a un altro processore tramite la procedura di annullamento dell assegnazione L annullamento dell assegnazione dell operazione riporta quest ultima nella coda da cui possibile assegnarla a un altro processore della coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono annullare l assegnazione a un utente di un operazione nella coda di lavoro Per annullare l assegnazione di un operazione nella coda
172. ercorso se disponibile selezionare il percorso di rete dell organizzazione da cui si sta effettuando l accesso a Webtop Questa configurazione consente di accedere a contenuto dell area di archiviazione pi vicina nella rete In base alla configurazione dell organizzazione possibile che questa posizione sia un valore fisso 16 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Repository 5 Perselezionare una lingua fare clic su Altre opzioni e selezionare la lingua 6 Per utilizzare le funzioni di accesso facilitato fare clic su Altre opzioni e selezionare Opzioni per accesso facilitato Nella modalit di accesso facilitato sono disponibili la navigazione lineare la navigazione delle schede gli elenchi anzich i menu e testo descrittivo aggiuntivo Per modificare la password eseguire la procedura seguente a b C d Fare clic su Altre opzioni Fare clic su Cambia password Digitare la password attuale e la nuova password Fare clic su Applica Nota Se la propria azienda utilizza il Lightweight Directory Access Protocol LDAP non possibile cambiare la password dalla pagina d accesso Rivolgersi all amministratore di sistema per informazioni su come modificare la password 8 Fare clic su Accesso Accesso come utente Express Se l applicazione prevede l assegnazione del ruolo di utente Express al momento dell accesso l utente cui il ruolo verr assegnato disporr di accesso lim
173. ere Fare clic per assegnare 4 Nella finestra di dialogo di selezione selezionare l utente a cui delegare l operazione e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 5 Fare clic su OK Modifica della disponibilit personale per le operazioni Nella parte superiore della Posta in arrivo viene indicata la disponibilit dell utente a ricevere operazioni possibile impostare lo stato su Disponibile o su Attualmente impostato su Non disponibile Per delegare le operazioni a un altro utente quando il proprio stato impostato su Non disponibile assicurarsi di selezionare la casella di controllo Delegare il lavoro dell attivit a un altro utente nella scheda Esecutore della finestra di dialogo Ispettore attivit in Process Builder Nota Quando si seleziona questa opzione inoltre necessario specificare dove inviare l operazione se anche la delega all utente selezionato dall esecutore non riesce L operazione pu essere inoltrata al supervisore del flusso di lavoro o restituita all esecutore originale se la delega automatica non riesce Per impostare lo stato su Non disponibile 1 Fare clic su Posta in arrivo 2 Fare clic su Disponibile Viene visualizzata la finestra di dialogo Disponibilit flusso di lavoro Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 83 Posta in arrivo 3 Selezionare l opzione Non disponibile
174. ere Regole dei valori preimpostati pagina 223 222 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Valori preimpostati 2 Nell elenco Disponibili effettuare una delle operazioni descritte di seguito e Perla regola Azioni selezionare l azione da escludere e fare clic sulla freccia per spostare la propria selezione nella casella di riepilogo Escluso Per visualizzare azioni aggiuntive utilizzare i campi sopra all elenco e Perla regola Attributi selezionare un tipo di oggetto scegliere una propriet quindi immettere i valori che devono essere disponibili come attributi automatici per quella propriet e fare clic su Applica e Perla regola Navigazione selezionare i nodi di repository disponibili quando un utente effettua l accesso e nel campo Sezione di avvio scegliere quale nodo deve aprirsi per primo quando l utente accede a un repository e Per tutte le altre regole selezionare l elemento a cui si desidera dare l accesso e fare clic sulla freccia per spostare la propria selezione nella casella di riepilogo Selezionato Per visualizzare valori aggiuntivi utilizzare i campi sopra all elenco Le regole selezionate per il valore preimpostato vengono visualizzate nel riepilogo nella parte inferiore della pagina 3 Per selezionare un altra regola o un altro valore di regola tornare a Passaggio 1 4 Fare clic su Termina Regole dei valori preimpostati Vedere Tabella 27 pagina 223 per una spi
175. ere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione La data selezionata deve essere la data di pubblicazione del documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Campo di sola lettura in cui gi inserito un valore generato dal sistema per identificare l oggetto record Casella di controllo di sola lettura Quando selezionata indica che al documento in fase di dichiarazione stato applicato un markup di mantenimento con la designazione Virtuale Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Autori Digitare il nome della persona o delle persone che hanno creato il documento dichiarato come record formale Fare clic su Inserisci se necessario specificare valori aggiuntivi per l attributo corrente Elimina comporta la rimozione del campo con il pulsante di opzione selezionato Sebbene sia possibile inserire pi campi per creare un elenco di scelte possibili la selezione limitata a un solo pulsante di opzione Parole chiave Digitare il testo che pu essere utilizzato per facilitare la ricerca Come parole chiave possono essere utilizzati i metadati di un modulo associato a un record particolare Fare clic su Inserisci se
176. erli Nota l esclusione riguarda gli elenchi e non gli oggetti Il contenuto creato da un utente escluso non viene interessato L esclusione attiva non appena il responsabile utenti salva la finestra di dialogo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 153 Collaborazione con altri utenti Cartelle con limitazioni Quando gli utenti non hanno alcuna cartella nell elenco delle cartelle con limitazione l accesso al contenuto del repository limitato agli oggetti discendenti degli elementi elencati Se non viene selezionata nessuna cartella l utente potr accedere a tutte le cartelle e a tutti gli archivi del repository in base alle autorizzazioni impostate per tali archivi e cartelle e alla protezione delle cartelle Le restrizioni di cartella non si applicano mai a e Room in cui l utente un membro e Archivi di sistema necessari per la partecipazione nel repository come System Templates e Resources 154 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 10 Moduli Immissione di dati in un modulo Un modulo fornisce i campi per consentire all utente di immettere e recuperare dei dati Aprire un modulo dall elenco dei file o da un operazione Quando un modulo viene allegato a un operazione viene visualizzato o come file allegato o come campi all interno dell operazione Quando si immettono i dati in un modulo questi vengono salvati come contenuto propriet o entrambe Se i dati vengono
177. ero essere anche incluse in un contenitore non valido Una cartella valida ad esempio potrebbe essere inclusa in un archivio gestito non valido Una cartella pu rivelarsi non selezionabile per uno qualsiasi dei motivi descritti nella tabella seguente Tabella 18 Motivi per cui una cartella non pu essere selezionata Motivo Note Il contenitore chiuso I contenitori sono aperti per impostazione predefinita Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 161 Record Motivo Note Non sono stati applicati criteri al contenitore sufficiente uno qualsiasi dei criteri seguenti mantenimento e protezione e contenimento e denominazione e un indicazione di protezione qualsiasi livello di protezione indicazione di condivisione indicazione di restrizione Non stato applicato alcun criterio di L impostazione predefinita prevede che mantenimento laddove l impostazione del non necessario applicare un criterio sistema richiede un criterio di mantenimento di mantenimento Questa impostazione pu essere modificata nell oggetto di configurazione RPS stato applicato un criterio di protezione e l autorizzazione estesa RM di tipo Collegamento non stata concessa per la cartella Nota Un oggetto dm_folder appartenente all utente che effettua l accesso non appare nell elenco Dell utente del localizzatore del piano file se la data di modifica anteriore al periodo di tempo configurato per l elenco Dell
178. ersione 6 8 nei set di autorizzazioni 230 limitazioni di accesso nei set di autorizzazioni 230 lingue filtraggio per 19 scelta 15 17 livelli di accesso cenni generali 227 a 228 livelli di priorit 105 log utente 240 menu apertura tramite clic con il pulsante destro del mouse 25 messaggi visualizzazione 25 messaggi di posta elettronica allegati 55 57 cenni generali 53 cicli di vita 54 esportazione 55 importazione 54 invio di collegamenti 48 trasformazione 56 visualizzazione 55 metadati esportazione 51 miniature visualizzazione 19 modalit di accesso facilitato selezione 16 a 17 23 modalit non in linea accesso 27 modelli cicli di vita 29 34 40 54 121 modelli di ricerca 75 a 77 rimozione di cicli di vita 122 modelli di modulo Records Manager 159 modelli di ricerca copia 77 creazione 76 esecuzione 75 modifica 76 a 77 modello di processo 100 moduli creazione 157 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico formattazione del testo 155 immissione di dati 155 operazioni comuni 155 moduli di record formali immissione di valori 166 Monitor code di lavoro 109 a 114 selezione di visualizzazioni 113 Mostra 31 My Documentum accesso 27 cartella 27 N navigazione rapida risultati della ricerca 67 78 Nessuna autorizzazione 227 non disponibilit per le operazioni 83 note creazione 128 eliminazione 129 modifica 129
179. ervi Una room gestisce gli elementi in essa creati o in essa importati ad eccezione di quelli relativi ad un altra room Le autorizzazioni predefinite di una room vengono applicate a tutti gli oggetti regolamentati da essa Un oggetto viene regolamentato da una room quando stato creato o copiato nella room o in un altra cartella regolamentata Se il set di autorizzazioni della stanza viene modificato tutti i set di autorizzazioni per gli oggetti governati sono modificato in conseguenza Nella colonna Room di un elenco indicata dall icona gli oggetti che appartengono a room vengono distinti mediante una delle icone seguenti che rappresentano i loro indicatori di gestione e indica che l elemento appartiene alla o gestito dalla stessa room della cartella corrente indica che l oggetto appartiene a una room diversa Se si fa clic su un indicatore di gestione si apre la home page della room Fare clic sull icona di intestazione per ordinare un elenco di oggetti in base alla loro appartenenza alla stessa room a una room diversa o a nessuna room Se si visualizzano tutte le versioni di una cartella ogni versione di un oggetto che possibile visualizzare dispone di un indicatore di gestione specifico in quanto possibile che versioni diverse appartengano a room differenti Nelle preferenze di impostazione della visualizzazione delle colonne possibile nascondere la colonna Room Annullamento della gestione
180. esportazione con tabelle dati rr 142 JELO O a a EAT AA EE N AEE rr lata 142 Visita di u a toome siae a Enea E a a SE 142 Collegamento a una ToM siss sees prinest eee rien 143 Oggetti gestiti dalle r00m irene ieri ci E 143 Annullamento della gestione di oggetti da una room 143 Creazione di una TOOM vce verrei re ere rie re rie rie ee vecio rizie rie ie vecio cere rie N 144 Modifica delle propriet di una room rrrrrrrrreeeeee ee eeee ceri cicinionine 145 Informazioni sull appartenenza alle room rire rie ii eieninie 146 Copia diuna Toomi senos rao a rE RRE EEE ERE RAE EAE R 147 Spostamento o collegamento a una room ii 147 Eliminazione di una roOm eve rerreriere ce cie cere rie cirie ce sere rie rici ie see ze iene 147 Gestione dell appartenenza alle room rrrrrrrerrrereee rece eee eee rece ri reni zziniee 148 Gestione degli utenti come non amministratori er rrrriiriieeere rice ricieieninie 151 Creare Utenti NUOVI scsi a e a a a detrarre E TOT 151 Modificare gli utenti nsoni dani ae a a a 152 Esclusione di utenti dagli elenchi membri nascosti 153 Cartelle coni limitazioni ini la rr ria 154 Moduli silla rio ROL a a ra 155 Immissione di dati in un modulo ve etrirrerie rece ere cere rie cei nie se cie ionico 155 Formattazione del testo in un MOdulo
181. ettere il titolo e il testo del commento I commenti vengono visualizzati sotto il commento al quale si risponde Se non presente l icona u per la risposta a un commento l autorizzazione per l oggetto principale potrebbe essere insufficiente Per aggiungere un commento o inviare una risposta necessario disporre almeno dell autorizzazione RIFERIMENTO Per modificare un commento attenersi a quanto riportato di seguito 1 Accanto al titolo di un commento aggiunto fare clic su 2 Nella finestra dell editor RTF immettere il titolo e o il testo del commento Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 127 Collaborazione con altri utenti 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche A meno che non si disponga di privilegi amministrativi possibile modificare solo i commenti Eliminazione di commenti possibile eliminare un commento finch si dispone dell autorizzazione per ELIMINA e RIFERIMENTO per la discussione Sono queste le autorizzazioni necessarie quando si scrive un commento Quando si elimina un commento vengono eliminate anche tutte le risposte e le relative risposte indipendentemente dalle proprie autorizzazioni sopra Se si dispone dell autorizzazione di ELIMINA su un oggetto possibile eliminare tutti i commenti nella discussione anche se non si dispone dell autorizzazione per modificare quegli stessi commenti Bench non sia possibile eliminare esplicitamente una discussione se
182. ezionati pi documenti per un solo record per questo valore viene visualizzato il messaggio Immettere il nome del record Oggetto Per questo campo viene considerato accettabile qualsiasi valore L argomento principale trattato dal documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Tipo di supporto Il valore selezionato identifica il materiale o l ambiente di trascrizione delle informazioni ad esempio microscheda dispositivo elettronico o carta I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione 168 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Record DoD 5015 V3 Standard dmc_rm_dod5015v3_std_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Formato applicazione Organizzazione di origine Data di archiviazione Data di ricezione Data di pubblicazione Identificativo univoco record Identificativo categoria record Record virtuale Descrizione Il valore selezionato identifica il formato in base all applicazione usata per creare il documento dichiarato come record I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore digitato p
183. ezione dell oggetto Visualizza una pagina che consente di scegliere il tipo di relazione dei record In questa pagina inoltre disponibile un localizzatore che consente di collegare il record in fase di dichiarazione a un altro record come elemento secondario o principale mediante il tipo di relazione selezionato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Immissione di valori per il modulo dei record classificati DoD Fare riferimento a questa sezione quando si dichiara un documento come record classificato La tabella riportata dopo il modulo di esempio mostrato nella figura seguente descrive ogni attributo del modulo Figura 13 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali classificati Info AAa 2 doc File 1 of 2 Record Hame saaizhdoc Unique Record 013202200074 Mentifser Record Category Itema par page 10 v Identifier No item Subject Media Type Format v Originating Organization Date Filed or D s Recoired Date Date F 00 AN Pubtication Date Gov 20 209 i 49594 Vital Record Indicator Authors aee Derse Keywords mnzer petete Addrerioes Other Addresseer Locations ree potete Derived From Chssinostion Guide O Ortrinal Classified Racord boki column means attribute value wi be sutomaticaly copied into form Guida dell ute
184. ezioni verranno eliminate e Per un eccezione di un evento ricorrente viene eliminata solo l eccezione selezionata Calendari in Risultati ricerca Tutto il contenuto di un calendario inclusa la descrizione e i commenti delle discussioni indicizzata per la ricerca full text Nella finestra di dialogo Ricerca avanzata le voci Calendario ed Evento di calendario sono incluse nell elenco dei tipi di oggetto per cui possibile eseguire una ricerca Esportazione e importazione con calendari I servizi di collaborazione consentono di esportare eventi come file con estensione ics in formato iCal Il comando Esporta disponibile quando viene selezionato o aperto un calendario o un evento E possibile esportare un evento singolo o l intero calendario Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 135 Collaborazione con altri utenti Quando si importa un evento le propriet vengono gestite in una delle modalit seguenti e Utilizzo Se una propriet supportata viene utilizzata nel modo seguente Nessuna modifica Mantenere il valore originale se supportato Ad esempio durata Riformattazione Riformattare un valore con un equivalente Un ora di inizio pu ad esempio essere espressa in pi fusi orari Conversione Convertire un valore non supportato o complesso I secondi vengono ad esempio rimossi da ore e durate e Sposta Se una propriet non supportata mentre lo una propriet simile il valor
185. fica Funzioni di accesso per gli oggetti appena aggiunti Configurare le autorizzazioni da aggiungere a un oggetto quando viene gestito dalla room In un grafico vengono elencate le autorizzazioni che verranno concesse ad ogni gruppo locale Ogni riga del grafico indica il nome e le impostazioni correnti per ciascun gruppo e contiene il pulsante Modifica che rimanda alla finestra di dialogo corrispondente Nel grafico sono inizialmente contenuti i due gruppi incorporati Collaboratori e Proprietari con le impostazioni predefinite seguenti Collaboratore RIFERISCI Esegui procedura Cambia percorso Proprietari ELIMINAZIONE Esegui procedura Cambia percorso In seguito alla creazione della room se vengono creati gruppi aggiuntivi a livello di room tali gruppi vengono elencati nella tabella con l autorizzazione iniziale NESSUNA e senza autorizzazioni estese Il creatore della room pu modificare le impostazioni di ogni gruppo facendo clic sul pulsante Modifica della riga appropriata per aprire la finestra di dialogo Imposta autorizzazioni di accesso Nuovi oggetti aggiunti alla room in cui sono contenuti i controlli standard per l impostazione delle autorizzazioni 6 Fare clic su Termina per chiudere la finestra di dialogo e creare la room In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza creare alcuna room Modifica delle propriet di una room I proprietari della room possono
186. figurazione della propria applicazione di WDK Tutti questi parametri non sono visibili n accessibili agli utenti tuttavia dovrebbero essere presi in considerazione quando si eseguono ricerche per ottenere i risultati pi pertinenti In questa sezione vengono descritti gli aspetti che influenzano la ricerca e Influenza della configurazione sulla ricerca pagina 70 e Indicizzazione di un repository pagina 71 e Elementi ricercabili pagina 72 Influenza della configurazione sulla ricerca La descrizione della funzionalit di ricerca fornita in questo manuale fa riferimento alla configurazione predefinita L amministratore di sistema pu tuttavia configurare questa funzionalit in molti modi In questo elenco vengono indicate in modo dettagliato le possibili configurazioni che possono influire sulla ricerca e Indicizzazione Un repository indicizzato non interessante e in genere non necessario conoscerlo Tuttavia in alcuni casi le funzionalit di indicizzazione possono essere utilizzate per definire query pi precise Ad esempio i caratteri jolly possono essere utilizzati solo se il repository indicizzato in caso contrario vengono ignorati In Documentum versione 6 7 sono supportati due server indice Fast e xPlore Il comportamento degli operatori di ricerca pu essere leggermente diverso tra i due Ad esempio quando si esegue la ricerca di diversi termini separati con spazi questi vengono interpretati come un oper
187. funzioni di copia trasformata e di trasformazione descritte in questa guida potrebbero non essere disponibili Nota Webtop non consente la creazione di pi copie trasformate con lo stesso formato Per ogni nuova copia trasformata creata pertanto in Webtop viene sostituita una copia trasformata esistente dello stesso formato Ad esempio un documento Microsoft Word pu disporre di una sola copia trasformata Acrobat PDF per volta Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 215 Copie trasformate e trasformazioni Visualizzazioni di un elenco delle differenti copie trasformate di un file Per visualizzare un elenco delle differenti copie trasformate di un file 1 Passare al file e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Copie trasformate Webtop mostra tutte le copie trasformate per il file Importazione di una copia trasformata Per importare un file esterno al repository da utilizzare come nuova copia trasformata di un file esistente del repository 1 Passare al file per il quale si desidera importare una copia trasformata e selezionarlo 2 Selezionare File gt Importa copia trasformata 3 Nel campo File da importare immettere il file da importare possibile digitare il percorso del file oppure cercare il file 4 Nel campo Formato selezionare il formato di file della copia trasformata se il formato corretto non compare automaticamente 5 Fare clic su OK Il file viene importato come copia trasform
188. g Othe Adk essees Insert Delete Locations Mnaent Delete Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 167 Record Project Name Avatadie selected Project A Project B Project Supple mental amp vafobie alected Marking FGI A FORMERLY RESTRICTED DATA sl Create Record Relationship Il pulsante Successivo disponibile nella parte inferiore del modulo solo quando si selezionano pi elementi da dichiarare come Record singoli Non necessario fare clic su Successivo Fare clic su Termina per applicare gli stessi metadati ai record rimanenti necessario fare clic su Successivo solo se si desidera che ogni record singolo abbia metadati diversi durante l archiviazione Tutti i campi obbligatori richiedono immissioni per procedere all archiviazione Eventuali campi non indirizzati correttamente impediscono l elaborazione del modulo Le voci non accettate sono chiaramente descritte in testo rosso nella parte inferiore del modulo quando l elaborazione non consentita Accertarsi di fornire voci per tutti i campi obbligatori e che tutte le voci siano valide Tabella 20 Attributi per i record standard Record DoD 5015 V3 Standard dmc_rm_dod5015v3_std_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Nome record Se stato selezionato un solo documento per il record il nome del documento viene inserito in modo automatico in questo campo Se sono stati sel
189. gitare la password dell utente nel campo Password La password viene crittografata e memorizzata nel repository 5 Digitare nuovamente la password dell utente nel campo Verifica password 6 Digitare una Descrizione per il nuovo utente facoltativo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 151 Collaborazione con altri utenti 7 Digitare l Indirizzo e mail dell utente Si tratta dell indirizzo cui verranno inviate le notifiche per operazioni di workflow ed eventi registrati 8 Digitare il nome utente del sistema operativo dell utente nel campo Nome utente SO Si tratta del nome utente di repository dell utente 9 Selezionare un Repository locale per l utente 10 Per evitare che il nome dell utente sia incluso negli elenchi dei membri del repository selezionare la casella di controllo Non in elenco In caso contrario il nome dell utente viene visualizzato negli elenchi dei membri del repository come sempre Per ulteriori informazioni su questa impostazione vedere Esclusione di utenti dagli elenchi pi avanti in questo capitolo 11 Per limitare l accesso dell utente a cartelle room o archivi specifici fare clic su Seleziona cartella per individuare e selezionare gli elementi nel repository Per ulteriori informazioni su questa impostazione vedere Cartelle con limitazioni pi avanti in questo capitolo Nota Per rimuovere alcuni contenitori dall elenco di cartelle con limitazioni aprire l elenco sele
190. gli Appunti nella posizione selezionata In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per incollare il testo premere CTRL V Consente di applicare il grassetto al testo selezionato Consente di applicare il corsivo al testo selezionato Consente di sottolineare il testo selezionato Consente di allineare il blocco di testo corrente al margine sinistro Consente di centrare il blocco di testo corrente Consente di allineare il blocco di testo corrente al margine destro Consente di allineare il blocco di testo corrente ai margini destro e sinistro Consente di rientrare il blocco di testo corrente Consente di rimuovere il rientro del blocco di testo corrente Converte il testo selezionato in pedice Converte il testo selezionato in apice Converte il testo selezionato in voci di elenchi numerati Converte il testo selezionato in voci di elenchi ordinati Consente di cambiare il colore del testo selezionato Consente di cambiare il colore di sfondo del testo selezionato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Pulsante w S D 2 F gt A D Moduli Descrizione Consente di annullare l azione precedente e L annullamento non si applica alle azioni selezionate dal menu di scelta rapida e L annullamento non si applica alle modifiche apportate alle tabelle e Alcuni browser potrebbero non consentire di annullare le mod
191. he converte i messaggi EMCMF in msg e li memorizza nel repository Il manuale EMC Documentum Webtop Email Migration Guide contiene informazioni dettagliate Nota Visualizzazione DRL trascinamento della selezione esportazione e altre operazioni sui messaggi EMCMF non sono supportati Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 53 Messaggi di posta elettronica Importazione di messaggi di posta elettronica nel repository possibile importare i messaggi msg nel repository come tipo dm_document o relativi sottotipi I messaggi msg importati non possono essere modificati Per importare messaggi di posta elettronica nel repository 1 In Microsoft Outlook attenersi a una delle procedure seguenti e Trascinare e rilasciare uno o pi messaggi di posta elettronica in una posizione appropriata in Webtop Andare al Passaggio 4 e Salvare uno o pi messaggi e mail in una posizione sul computer 2 In Webtop passare alla posizione del repository in cui necessario importare i messaggi di posta elettronica 3 Selezionare File gt Importa fare clic su Aggiungi file selezionare un messaggio di posta elettronica e fare clic su OK Per aggiungere pi messaggi e mail ripetere la sequenza Fare clic su Successivo 4 Impostare le propriet come descritto in Tabella 7 pagina 54 Se si desidera importare pi messaggi di posta elettronica fare clic su Successivo e impostare le propriet per ciascun messaggio singolarmen
192. hi campo Inizia con 19 clic sui nomi di file 37 colonne 19 a 20 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 filtraggio 19 21 nomi di file 37 ordinamento 19 spostamento 18 21 visualizzazione 18 a 19 elenchi di abilit della coda di lavoro Vedere corrispondenza per l assegnazione del lavoro elenchi numerati 156 elenchi ordinati 156 elenco dei membri di una room apertura 146 Elimina autorizzazioni 228 Esportazione risultati della ricerca CSV 52 estese autorizzazioni cenni generali 228 estrazione annullamento 37 cenni generali 31 directory 32 estrazione di file 32 percorso 32 visualizzazione dei file estratti 37 visualizzazione dei file estratti di recente 37 etichette di versione aggiunta 205 eventi di controllo nei workflow 91 evidenziazioni nei risultati della ricerca 67 Excel file esportazione 52 F federazioni utenti 236 file annullamento dell estrazione 37 archiviazione 33 cicli di vita 29 34 40 121 collegamenti virtuali 38 collegamento a pi percorsi 46 collegamento ad altri repository 46 copia 44 copia locale 42 copie trasformate 215 a 216 creazione 29 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico cronologie 31 deselezione 19 documenti virtuali 199 eliminazione 43 esportazione 42 estrazione 32 importazione 39 inserimento di allegati 80 89 invio ai workflow 89 invio per la revisione 89 modifica
193. home page anche collegamenti nascosti a versioni precedenti vale a dire che la room non governa pi alcun elemento e Elimina la room il relativo elenco dei membri i gruppi locale e tute le sottocartelle e gli oggetti In questo caso necessario scegliere tra le seguenti opzioni Elimina versione corrente degli oggetti collegati opzione predefinita L operazione inizia con l eliminazione della versione corrente di tutti gli oggetti collegati L eliminazione si interrompe se la home page e le sottocartelle contengono ancora collegamenti ad altre versioni degli oggetti anche collegamenti nascosti a vecchie versioni Per poter essere eliminata completamente la room non deve contenere alcun collegamento oggetti o versioni non correnti Elimina tutte le versioni degli oggetti collegati Se si stanno eliminando pi oggetti nella finestra di dialogo di eliminazione sono presenti pi pagine con le opzioni descritte per ogni room Gestione dell appartenenza alle room I proprietari della room e i responsabili utenti determinano l appartenenza a una room E possibile aggiungere i membri quando si crea o si modifica una room I responsabili utenti possono anche creare nuovi utenti all interno di una room Una volta specificati i membri della room possibile invitarli nella room inviando un invito In questo modo si personalizza l introduzione a una room e si fornisce una semplice modalit di accesso mediante clic sul colleg
194. i Quando si utilizzano le parentesi necessario digitare uno spazio prima e dopo ogni parentesi come mostrato di seguito gestione or individuazione Se ad esempio si digita conoscenza and gestione or individuazione i risultati conterranno entrambe le parole conoscenza e gestione o conterranno la parola individuazione Se invece si digita conoscenza and gestione or individuazione i risultati conterranno le parole conoscenza e gestione o individuazione Carattere jolly a pi Se il repository viene indicizzato con il server indice Fast possibile caratteri utilizzare il carattere jolly a pi caratteri per indicare caratteri aggiuntivi in un punto qualsiasi di una parola Corrisponde a zero o pi caratteri Se il repository indicizzato con il server indice xPlore il carattere jolly a pi caratteri funziona solo su parole intere non parti di parole ma i risultati possono includere variazioni delle parole immesse Ad esempio una query per computer restituisce computer store o parti computer ma non computerizzare Per impostazione predefinita xPlore non supporta ricerche per parti di parola poich la ricerca per parole complete molto pi veloce Per modificare questo comportamento predefinito per riprodurre il funzionamento del server indice Fast l amministratore xPlore pu attivare l opzione di ricerca per parti di parola Per una ricerca semplice disponibile solo il carattere jolly a pi caratteri inclusa
195. i autorizzazioni predefinito quello specificato nelle propriet dell utente Per accedere ai set di autorizzazioni passare a Amministrazione Protezione Autorizzazioni di base Quando si aggiunge un utente o un gruppo a un set di autorizzazioni all utente o al gruppo vengono assegnati i livelli di autorizzazione descritti in Tabella 29 pagina 227 Tabella 29 Autorizzazioni di base Livello di autorizzazione Nessuna Sfoglia Leggi Riferisci Versione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Autorizzazioni Accesso negato all elemento Gli utenti possono visualizzare le propriet ma non il contenuto dell elemento Gli utenti possono visualizzare le propriet e il contenuto dell elemento L utente pu aggiungere note all elemento Gli utenti possono modificare il contenuto dell elemento e possono archiviare una versione nuova dell elemento con un nuovo numero di versione Gli utenti non possono sovrascrivere una versione esistente o modificare le propriet dell elemento 227 Set di autorizzazioni Livello di autorizzazione Scrivi Elimina Autorizzazioni estese Autorizzazioni L utente pu modificare le propriet di elemento e archiviare l elemento come la stessa versione L utente pu eliminare gli elementi E possibile aggiungere una o pi autorizzazioni estese a un utente o a un gruppo di utenti con un livello di autorizzazione standard in un set di autorizzazioni Le
196. i i valori non vengono modificati anche in presenza di conflitti Le voci presenti in una tabella possono essere esportate in formato csv tramite il comando Esporta I dati vengono esportati in base alle stesse regole applicate durante l importazione Room Le room sono aree di lavoro virtuali in cui si verificano interazioni di gruppo Le room includono membri e l appartenenza associata sia ai processi che al contenuto di una room Gi elementi di una room sono gestiti dalla room stessa vale a dire che i relativi set di autorizzazioni sono determinati dalla room e gli utenti non membri non possono accedervi Gli utenti del repository che dispongono delle autorizzazioni appropriate possono creare e amministrare una room in Webtop anzich ricorrere a un amministratore di sistema L utente che ha creato la room e i proprietari della room possono determinarne l elenco dei membri Nota la creazione e l amministrazione delle room sono disponibili solo per le applicazioni basate su WDK come Webtop Visita di una room Nella struttura di navigazione di Webtop l aspetto delle room identico a quello delle cartelle Per aprire la pagina iniziale di una room di cui si membro 1 In un elenco di elementi fare clic sull icona della room E La prima volta che si visita la home page di una room possibile effettuare una sottoscrizione a meno che l utente non sia l autore della room e sia stata gi eseguita la sottoscrizione 2
197. i archiviazione Data di ricezione Data di pubblicazione Identificativo univoco record Identificativo categoria record Descrizione Se stato selezionato un solo documento per il record il nome del documento viene inserito in modo automatico in questo campo Se sono stati selezionati pi documenti per un solo record per questo valore viene visualizzato il messaggio Immettere il nome del record Per questo campo viene considerato accettabile qualsiasi valore L argomento principale trattato dal documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore selezionato identifica il materiale o l ambiente di trascrizione delle informazioni ad esempio microscheda dispositivo elettronico o carta I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore selezionato identifica il formato in base all applicazione usata per creare il documento dichiarato come record I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore digitato per questo campo deve indicare il nome o il codice ufficiale dell ufficio responsabile della creazione del documento dichiarato Chiedere infor
198. i cartelle Tuttavia si consiglia di limitare il numero di room in un repository a un valore inferiore a 250 Per creare una room gli utenti non solo devono disporre dell autorizzazione per la creazione di oggetti nella posizione desiderata ma devono anche appartenere al ruolo Create Room nel repository Quando si crea una room se ne diventa proprietari Per creare una room 1 Selezionare il percorso della nuova room 2 Eseguire una delle operazioni seguenti e Fare clic su Nuova room e Selezionare File gt Nuovo gt Room Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuova room 3 Nella scheda Crea specificare le propriet seguenti e Nome obbligatorio il nome della nuova room Tale nome dovr essere univoco tra i nomi degli altri oggetti dello stesso archivio e Messaggio di benvenuto Testo in formato RTF facoltativo che verr visualizzato al di sotto del percorso di navigazione nella pagina iniziale della room e Per effettuare la sottoscrizione alla room selezionare la casella di controllo Sottoscrivi questa room Se necessario fare clic su Mostra opzioni per visualizzare l opzione E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la room 4 Scegliere i membri della room ora o dopo aver creato la room e Nella scheda Scegli proprietari sono disponibili i controlli standard di Webtop per la selezione di utenti gruppi o ruoli Successivamente possibile aggiungere membri a que
199. i consentono di elaborare contemporaneamente pi elementi in Webtop Inoltre consentono agli utenti di accedere a determinati elementi accedendo prima ad altri elementi correlati Se ad esempio un documento contiene note inserite da pi revisori e se per ogni nota disponibile una relazione con il documento originale un utente pu accedere a tutte le note visualizzando le relazioni del documento Per visualizzare le relazioni di un elemento 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Appartenenze ai gruppi Per creare una relazione tra due elementi 1 Passare all elemento che si desidera utilizzare come principale e selezionarlo 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sull elemento e scegliere Aggiungi relazione 3 Nell area di selezione scegliere l elemento da correlare all elemento corrente quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 4 Fare clic su Successivo 5 Selezionare il tipo di relazione nell elenco Relazione 6 Fare clic su Termina Per creare una relazione tra due elementi mediante il trascinamento della selezione 1 Passare a uno dei due elementi 2 Se l altro elemento si trova in un percorso diverso aprire una nuova finestra del browser selezionando Strumenti gt Nuova finestra quindi passare all altro elemento 3 Trascinare l elemento secondario nell elemento princip
200. i di abilit nel modello di processo Quando si crea un attivit eseguita da una coda di lavoro specifica selezionare il nome della coda di lavoro e impostare le abilit richieste per l attivit nella scheda Esecutore in Ispettore di attivit possibile utilizzare i dati di processo per mappare i valori dell abilit richiesta Quando si esegue la mappatura di un abilit viene aggiunta all operazione e durante l esecuzione il sistema la utilizza per qualificare un processore per l operazione Vedere la Guida dell utente di Documentum Process Builder Utilizzo delle attivit 100 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro Definizione di filtri di corrispondenza assegnazione lavoro Ogni filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro contiene le definizioni delle abilit che consentono al sistema di individuare un processore per un operazione in base alle abilit richieste o alle capacit e all esperienza del processore Quando si crea il filtro definire i valori di abilit le etichette di visualizzazione i tipi di dati e gli operatori utilizzati dal sistema per confrontare l elenco di processori con le abilit richieste per il processo e quindi assegnare l operazione al processore pi idoneo Queste abilit devono essere definite anche nel modello di processo in Process Builder Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare eliminare o modificare i filtri corrispondenti Gli ute
201. i e ai TUO iaia 146 Scheda Crea visualizzata per la dichiarazione di un solo elemento 160 Scheda Crea visualizzata per la dichiarazione di pi elementi 160 Elenchi di sottoscrizioni di classificazione ri 161 Dichiara record formalek eieiei iaia iaia 163 Modulo per record e mail aeeoe erre ere Neno EEEE KENTEEN EEEE nici ceceno 163 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali 164 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali standard 167 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali e mail 171 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali classificati 175 Schermata Crea una relazione record predefinita 188 Schermata Relazioni recorda smaieranialo adi roi iano iii 189 Schermata visualizzata quando il contatto associato a un indirizzo 191 Schermata visualizzata quando si effettua la richiesta per conto terzi se l utente un responsabile mantenimento etttririrrrereee cere re rire riniezi nine 192 Numeri di telefono elencati per il contatto 193 Schermata di modifica per numeri di telefono 194 Opzioni del pulsante destro del mouse per una casella ri 195 Scelta di un indirizzo di spedizione rrrrirereeeeere ceci c
202. i percorsi Quando si estrae un file in Webtop viene creata una copia del file oppure il file viene estratto direttamente nel computer in uso in base all applicazione di modifica utilizzata Se il file utilizza un applicazione di modifica esterna Webtop consente di scaricare il file nella directory di estrazione possibile aprire e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione Le modifiche non vengono salvate nel repository fino a quando il file non viene archiviato Per impostazione predefinita a seconda del sistema operativo la directory di estrazione una delle seguenti e Windows Documentum Checkout e Macintosh Radice Utenti nome_utente Documentum Checkout Se il file utilizza un applicazione di modifica interna quando viene estratto viene direttamente salvato nell applicazione di modifica appropriata da Webtop Il file non viene copiato nel computer Il file salvato nell applicazione di modifica viene salvato direttamente nel repository e tuttavia resta estratto Per sbloccare il file necessario archiviarlo Per estrarre un file utilizzare il comando Modifica oppure Estrai Il comando Modifica apre il file subito dopo l estrazione In Webtop viene visualizzata un icona a forma di chiave accanto ai file attualmente estratti In Webtop viene visualizzata un icona di lucchetto accanto ai file attualmente estratti da altri utenti Per visualizzare un elenco dei file attualmente estratti fare clic su
203. i ricerca e scegliere File gt Visualizza 4 Se viene richiesto di immettere i valori di ricerca immettere i valori appropriati 5 Fare clic su Cerca Consiglio per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Interrompi O 6 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 67 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 75 Cerca Creazione di un modello di ricerca Un modello di ricerca una ricerca predefinita in cui possibile modificare determinati valori ad ogni esecuzione Pu essere utilizzato ad esempio per cercare le fatture con la data del mese corrente per il cliente scelto possibile eseguire il modello di ricerca per recuperare le fatture per svariati clienti diversi Un modello di ricerca non pu includere l operatore OR Per creare un modello di ricerca 1 Eseguire una ricerca avanzata vedere Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 62 e selezionare le propriet e i valori che si desidera includere nel modello di ricerca E necessario selezionare almeno una combinazione di propriet e valore Per includere una propriet per cui l utente imposter il valore di ricerca impostare un valore temporaneo per quella propriet Seguendo questa procedura possibile in un secondo tempo rendere modificabile tale propriet 2 Nella pagina dei risultati della ricerca fare clic su Salva modello Ed 3 Immettere un nome per il modello di ricerca 4 Per c
204. iave sebbene la selezione sia limitata a un solo set mediante il pulsante di opzione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Digitare il nome principale della persona o delle persone che rappresentano gli autori del documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Digitare il nome di qualsiasi altro responsabile in grado di fornire spiegazioni se necessario Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Digitare il nome del percorso per indicare dove si trova il record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Selezionare una o pi indicazioni da questo set di indicazioni di attributo in modo da fornire il livello di protezione necessaria per l accesso al record da parte dei membri del gruppo associati a un indicazione di attributo specifica Aggiungere ulteriori indicazioni per aumentare il livello di protezione dell oggetto Visualizza una pagina che consente di scegliere il tipo di relazione dei record In questa pagina inoltre disponibile un localizzatore che consente di collegare il record in fase di dichiarazione a un altro record come elemento secondario o principale mediante il tipo di relazione
205. icare questi comandi a ognuno degli oggetti selezionati Aggiunta e modifica di commenti Gli utenti che dispongono almeno dell autorizzazione Scrittura per un oggetto possono selezionare la scheda Propriet Info relativa all oggetto e selezionare oppure deselezionare la casella di spunta Mostra discussione Una volta mostrata la discussione gli utenti che dispongono almeno dell autorizzazione di riferimento per la discussione principale primaria potranno aggiungere un commento oppure rispondere a quella discussione Per aggiungere un commento a una discussione attenersi a quanto riportato di seguito 1 Per visualizzare la discussione effettuare una delle operazioni seguenti e Fare clic su o SM e Selezionare un singolo oggetto e scegliere Visualizza gt Discussione 2 Nella discussione fare clic su aggiungi commento al di sotto dell ultimo commento Se per un oggetto non disponibile alcun pulsante Aggiungi commento l autorizzazione di cui si dispone per l oggetto principale inferiore a RIFERIMENTO 3 Immettere il titolo obbligatorio e il corpo facoltativo del commento 4 Fare clic su OK Il nuovo commento viene visualizzato sotto l ultimo commento allineato al margine sinistro del commento precedente Per rispondere a un commento specifico attenersi a quanto riportato di seguito 1 Accanto al titolo del commento a cui si desidera rispondere fare clic su gt 2 Nella finestra dell editor rich text imm
206. icazione per la modifica e selezionarla 4 Per salvare le modifiche scegliere OK Apertura di una finestra aggiuntiva del repository Per aprire una finestra aggiuntiva in cui visualizzare il repository selezionare Strumenti gt Nuova finestra Trascinamento della selezione Gli utenti possono selezionare pi file ed eseguire il trascinamento di selezione La funzionalit di Trascinamento di pi selezioni disponibile per tutte le aree in cui in precedenza era disponibile la funzionalit di trascinamento di singoli file Ad esempio gli utenti possono selezionare pi file e trascinarli in un altra cartella nel repository o sul desktop Inoltre il trascinamento di pi selezioni funziona quando si esportano e importano pi file da e verso il file system locale Nota Per eseguire operazioni di trascinamento della selezione negli ambienti Microsoft Windows 7 e Microsoft Windows Vista necessario essere un utente amministratore di Microsoft Windows Per utilizzare la funzione di trascinamento della selezione innanzitutto necessario abilitare l opzione relativa nelle preferenze generali come descritto in Impostazione delle preferenze pagina 22 Per eseguire un operazione mediante trascinamento della selezione 1 Passare all elemento di cui si desidera trascinare la selezione 2 Fare clic sugli elementi da trascinare e continuare a tenere premuto il pulsante del mouse Tenendo premuto il pulsante del mouse trascinare
207. icerca La nuova riproduzione dell animazione non comporta una nuova esecuzione della query Figura 3 Risultati in tempo reale nella schermata della ricerca 9 rmrpsgb67 350 H p Cab ricerca Precedente Aggiorna Avanti n fine non riuscito corso Origini coinvolte nella ricerca di doc OR test 1 1 1 Elementi Origine Stato Risultati Nota trovati rmrpsgb 7 fine 350 Troppi risultati che pertanto sono stati troncati Mostra query Re originale Nell animazione ogni origine di ricerca viene rappresentata da una sezione di torta Il numero di strati di una sezione corrisponde al numero di risultati uno strato indica nessun risultato due strati indica da 1 a 50 risultati e tre strati indica 51 o pi risultati Per le configurazioni modificate potrebbero esserci delle variazioni Il colore di uno spicchio indica lo stato di fonte blu quando sta effettuando la ricerca verde quando la ricerca completata e arancione se la ricerca ha fallito 68 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Fare clic sulla sezione di un origine per evidenziare la riga corrispondente nella tabella Fare clic su Mostra query originale per visualizzare la query originale che indica il modo in cui stata convertita la query per l origine L animazione visualizza sedici origini alla volta pertanto nella prima visualizzazione dell animazione sono presenti soltanto le prime sedici origini Se la ricerca viene eseguita
208. ico dal formato MSG durante il processo di archiviazione Le e mail dichiarate manualmente da Records Client di EMC Documentum o dal client Webtop in base a queste istruzioni devono essere esportate da Microsoft Outlook e quindi importate in un repository DCTM Il formato viene convertito in modo automatico durante l importazione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 159 Record 160 Passare al percorso del documento o della e mail da dichiarare e selezionare l elemento desiderato nel riquadro del contenuto Nota possibile selezionare pi elementi e dichiararli singolarmente oppure in gruppo in base a un tipo di record specifico ma non dichiararli come tipi di record diversi Per archiviare ciascun elemento come tipo di record diverso sar necessario procedere a una dichiarazione indipendente per ognuno Fare clic su Record gt Dichiara record formale Viene visualizzata una delle due schermate riportate di seguito a seconda del tipo di selezione di un elemento singolo o di pi elementi effettuata La schermata visualizzata dopo la selezione di pi documenti leggermente diversa da quella visualizzata per un record singolo o per singoli record dei documenti selezionati include un campo facoltativo per creare un unico record o record distinti dei documenti selezionati Figura 5 Scheda Crea visualizzata per la dichiarazione di un solo elemento Dichiara record formale Crea Per creare un record forma
209. ifiche al colore di sfondo Consente di ripristinare l azione annullata Consente di inserire un immagine Consente di convertire il testo selezionato in un collegamento ipertestuale Inserire una tabella dagli Appunti La tabella pu essere in formato Word RTF o HTML Controlla l ortografia Consente di visualizzare l origine HTML del testo Creazione di un nuovo modulo Quando si crea un nuovo modulo esso viene creato sulla base di un modello che ne definisce i campi I modelli di modulo vengono creati dagli sviluppatori utilizzando EMC Documentum Forms Builder Per utilizzare le funzionalit dei moduli necessario che all utente venga assegnato il ruolo form_user definito in Forms DocApp Per creare un modulo 1 2 3 4 5 6 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Passare al punto di creazione del modulo Selezionare File gt Nuovo gt Modulo Fare clic su Successivo Nel campo Nome modulo immettere un nome per il nuovo modulo Nel campo Modello selezionare il modello maschera utilizzato per creare il modulo Per immettere dati in un modulo consultare Immissione di dati in un modulo pagina 155 157 Moduli Funzionalit Salva con nome La funzionalit File gt Salva con nome in WebTop abilitata solo quando si lavora con i Moduli Questa funzionalit consente di salvare una nuova istanza di modulo con lo stesso set di autorizzazioni 158 Guida dell utente di EMC D
210. ile creati da questo utente o dagli utenti di quel determinato ruolo o gruppo e Questi non possono avere valori valori preimpostati l attributo object_name l attributo a_content_type e gli attributi di sola lettura Se un attributo di sola lettura a causa del ciclo di vita e dello stato attuali di un elemento il valore dell attributo automatico non viene impostato e Gli attributi valori preimpostati sono limitati a questi tipi stringa intero doppio e Per l importazione se tutti i valori degli attributi obbligatori vengono configurati mediante il preimpostato con attributi automatici l importazione avviene in modo automatico dopo la selezione dei file da importare da parte dell utente Navigazione I nodi di repository disponibili Applicabile solo se il valore preimpostato assegnato a un utente un gruppo o un ruolo Quando si sceglie questa regola si scelgono i nodi di repository disponibili e si designano inoltre i nodi che vengono aperti per primi quando un utente effettua l accesso Rimozione di un valore preimpostato da un elemento Per rimuovere un valore preimpostato da un elemento 1 2 Passare a Amministrazione Preimpostati e selezionare il valore preimpostato Selezionare File gt Modifica Fare clic su Seleziona accanto al tipo di elemento a cui viene applicato il valore preimpostato Nella finestra di dialogo di selezione cancellare l elemento selezionandolo e facendo clic sulla freccia di r
211. immettere le informazioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Per l ultimo file fare clic su Termina Consiglio per applicare contemporaneamente le voci immesse a tutti gli altri file fare clic su Termina Quando l estrazione completata il file viene bloccato nel repository e copiato nella directory locale di estrazione possibile aprire il file direttamente dalla directory di estrazione Archiviazione di un file Quando viene creata una versione del file dopo l archiviazione le relative copie trasformate incluse le copie trasformate di eventuali miniature non vengono conservate con la nuova versione del file Tali copie restano con la versione precedente Tuttavia a seconda dell impostazione definita viene automaticamente inoltrata una richiesta di copia trasformata in formato PDF se si archivia il file con la stessa versione ed esiste gi una copia trasformata in formato PDF Quando viene creata una versione del file dopo l archiviazione le relative relazioni con un documento principale non vengono mantenute a meno che anche il documento principale venga archiviato come nuova versione Per archiviare un file 1 Passare al file nel repository e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno Scegliere File gt Archivia Se Webtop non in grado di individuare il file nel computer e viene richiesto di indicare il percorso accedere al
212. imozione Eliminazione di un valore preimpostato Quando si elimina un preimpostato viene rimossa da tutti gli elementi che la utilizzano Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 225 Valori preimpostati Per eliminare un valore preimpostato 1 2 3 4 5 Passare a Amministrazione Preimpostati Selezionare il preimpostato Selezionare File gt Elimina Per visualizzare le informazioni tecniche fare clic su Alla richiesta di conferma fare clic su Continua Webtop Express preimpostato Il valore preimpostato di Webtop Express determina l accesso al repository da parte degli utenti a cui viene assegnato il ruolo express_user Il valore preimpostato di Webtop Express destinato a gli utenti che necessitano solo di un accesso limitato ai repository In Tabella 28 pagina 226 viene descritto l accesso concesso dal valore preimpostato di Webtop Express Gli amministratori che appartengono al ruolo d mc_wdk_presets_coordinator possono modificare tale valore preimpostato di Webtop Express Per modificare il valore preimpostato di Webtop Express utilizzare la normale procedura per la modifica di un valore preimpostato Tabella 28 Funzionalit dell utente express Valore preimpostato Valori Formati Nessuno Testo PDF tutti i formati MS Office Tipi dm_document dm_folder Modelli Visualizza modelli che corrispondono ai formati Azioni Documento Trasferimento del contenuto sottoscrizi
213. ionato i membri fare clic su alia 5 Fare clic su OK per aggiungere i membri e tornare all elenco dei membri del gruppo Per rimuovere un gruppo locale da una room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic su Rimuovi per aprire la scheda Scegli membri Membri room in cui sono elencati solamente i membri della room inclusi i gruppi locali 2 Nelriquadro di sinistra individuare e selezionare i gruppi da rimuovere dall elenco di membri della room 3 Dopo aver selezionato i gruppi fare clic su la 4 Fare clic su OK per rimuovere i gruppi dall elenco dei membri della room Verr nuovamente visualizzata la scheda Appartenenza I membri rimossi da una room vengono rimossi da tutti i gruppi locali inclusi nella room ma rimangono membri del repository D altra parte i gruppi locali rimossi da una room vengono eliminati dal repository Quando si rimuove un gruppo locale da una room il relativo elenco di membri viene vuotato e cessa di apparire negli elenchi e nei selettori di membri Inoltre non pi disponibile nell elenco utilizzato per l impostazione delle funzioni di accesso della scheda Propriet room Opzioni in Funzioni di accesso per gli oggetti appena aggiunti Il gruppo rimane elencato in tutti i set di autorizzazioni nei quali gi presente ma il nome indica che stato eliminato Infine continua ad essere di propriet del gruppo Proprietari della room Poich non possibile rimuovere i gru
214. ione inviata a un gruppo sar eseguita dal primo utente che la accetta Se si accetta l operazione questa viene rimossa dalla casella Posta in arrivo degli altri utenti Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 81 Posta in arrivo Per accettare un operazione assegnata a pi utenti 1 Fare clic su Posta in arrivo 2 Selezionare l operazione da accettare 3 Fare clic su Accetta 4 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per chiudere l operazione fare clic su Chiudi e Per eseguire un azione fare riferimento alla procedura appropriata Esecuzione di un operazione pagina 80 Completamento di un operazione pagina 81 Rifiutare un operazione pagina 82 Delega di un operazione pagina 82 Ripetizione di un operazione pagina 83 Rifiutare un operazione Se il workflow lo consente possibile rifiutare un operazione In tal caso l operazione passa a un altra fase cos come definito nel modello Se l operazione diretta a un gruppo di utenti viene eliminata dalla Posta in arrivo In base alla definizione del modello l operazione pu restare o meno nelle caselle di Posta in arrivo degli altri utenti nel gruppo Per rifiutare un operazione attenersi alla procedura seguente 1 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic sul nome Fare clic su Rifiuta Se necessario digitare un messaggio in cui viene descritto il motivo del rifiuto 2 3 4 Fare clic su Successivo
215. ioni Per visualizzare tutte le versioni di un file 1 Passare al file e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Versioni Per visualizzare tutte le versioni di tutti i file in un elenco selezionare Mostra tutti gli oggetti e le versioni nel filtro a discesa al di sopra dell elenco E possibile lavorare con una vecchia versione di un file utilizzando le stesse procedure che si utilizzerebbero con un qualsiasi file del repository Se si modifica una versione precedente del file quando si archivia il file modificato saranno disponibili le opzioni seguenti e E possibile archiviare la versione precedente del file come nuova versione corrente Se si sceglie questa opzione in Webtop viene assegnato al file un numero di versione maggiore della precedente versione corrente del file e possibile archiviare la versione precedente del file come versione di sezione In questo modo al file precedente viene aggiunto un nuovo numero incrementato La versione incrementata diventa la versione corrente in una nuova sezione di numeri di versione Ad esempio se un utente estrae la versione 5 0 di un documento la modifica e la archivia di nuovo come versione principale il numero di versione diventa 6 0 e sar la versione corrente del documento Se un altro utente estrae e modifica la versione 5 0 che non pi la versione corrente al momento dell archiviazione Webtop crea una nuova sezione del documento che inizia con la versione 5 0 1
216. ioni Creazione di un file correlato mediante trasformazione Webtop utilizza i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services per trasformare un file utilizzando un set di propriet per creare un nuovo file correlato Le trasformazioni per creare nuovi file correlati vengono eseguite su un elemento alla volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono pertanto i nuovi file potrebbero non essere disponibili immediatamente L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Attenzione Non tutte le funzioni descritte nella procedura riportata di seguito sono disponibili per tutti i formati di file n possibile trasformare alcuni formati La disponibilit del formato dipende dai prodotti Content Transformation Services installati e da un eventuale configurazione speciale impostata sul sistema Per creare un nuovo file correlato mediante la trasformazione 1 218 Individuare il file che si desidera trasformare per creare un nuovo file correlato e selezionarlo Nota possibile trasformare un file principale oppure una copia trasformata Per informazioni sull individuazione delle copie trasformate vedere Visualizzazioni di un elenco delle differenti copie trasformate di un file pagina 216 Selezionare Strumenti gt Trasforma gt Altri formati Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma Selezionare un profilo di trasformazio
217. ioni nella Posta in arrivo della coda I processori della coda di lavoro hanno diverse opzioni a disposizione per supportare l utente a gestire le operazioni e il carico di lavoro nella Posta in arrivo della coda di lavoro Per sospendere un operazione nella coda di lavoro Se si lavora su un operazione ma occorre attendere altri documenti di supporto o l esecuzione di altre operazioni possibile sospendere l operazione in corso Come promemoria assegnare una data di ripresa e riattivazione per l operazione in coda Il sistema esegue un processo che fa riprendere l operazione in base alla sua data possibile anche riprendere l operazione manualmente 1 Selezionare l operazione da sospendere 2 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sospendi 3 Selezionare la data e l ora di riattivazione dell operazione 84 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Posta in arrivo 4 Fare clic su OK Lo stato dell operazione viene visualizzato come In pausa Per riprendere un operazione nella coda di lavoro dopo la sospensione 1 Selezionare l operazione da riprendere 2 Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Annulla sospensione Lo stato dell operazione viene visualizzato come Acquisito Per eliminare l assegnazione e riassegnare un operazione nella coda di lavoro 1 Selezionare l operazione di cui si intende eliminare l assegnazione 2 Selezionare Strumenti gt Gestione c
218. ipale come indicato di seguito Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 201 Documenti virtuali a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Il nuovo discendente viene aggiunto come ultimo discendente nel documento principale Per aggiungere discendenti mediante il trascinamento della selezione 1 2 Passare al documento principale e visualizzarne la struttura nel riquadro di navigazione Nel riquadro del contenuto o in una nuova finestra passare ai file da aggiungere come discendenti Nota per aprire una nuova finestra selezionare Strumenti gt Nuova finestra Trascinare i file da Passaggio 2 alla posizione appropriata nella struttura principale e rilasciarli posizionando il puntatore del mouse in alto in basso o al centro su un discendente esistente come descritto in Tabella 25 pagina 202 Viene visualizzato un menu di scelta rapida Nel menu di scelta rapida scegliere Aggiungi qui Il file viene aggiunto al documento principale Se non stato scelto alcun percorso specifico all interno della struttura dei discendenti il file viene aggiunto come ultimo discendente del documento Se il documento principale desiderato non un documento virtuale il sistema lo convertir automaticamente in virtuale Se il documento principale non gi stat
219. isponibile solo se la data di inizio corrisponde al ventottesimo giorno del mese o a una data precedente L evento si ripete in base a uno schema simile a quello degli esempi seguenti Il primo e il terzo mercoled Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 133 Collaborazione con altri utenti Il secondo e il quarto venerd Stesso giorno della settimana Fine mese disponibile solo se il giorno in cui inizia l evento uno degli ultimi sette giorni del mese Ad esempio L ultimo marted del mese L ultimo venerd del mese e Annuale L evento si ripete una volta all anno alla stessa data Se lo schema di frequenza dell evento impostato su Nessuno le impostazioni di durata sono disabilitate In alternativa selezionare una delle opzioni seguenti per la durata degli eventi ricorrenti e Occorrenze Specificare il numero di volte in cui l evento si verifica e Data fine Selezionare la data dell ultima occorrenza dell evento L impostazione predefinita corrisponde alla data dell ultima delle Occorrenze tra quelle specificate Se il valore di Data fine impostato sul 29 del mese o su una data successiva e il mese non include questa data la data corrisponder all ultimo giorno del mese e Sempre Selezionare questa opzione se per l evento non stato specificato un numero preciso di occorrenze n una data di fine Se la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezi
220. isualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un gruppo Ordinamento di gruppi e membri all interno di gruppi Eliminazione di un gruppo 0 rr ieri ee ee eee eeeienenee Creazione o modifica di un ruolo vertere rie re rie ie re cie zione Propriet del ruoli ialiia ila Aggiunta o rimozione di membri in un ruolo sssesesesesssssssssssssssssso Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo Visualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un ruolo Eliminazione di un ruolo verrererrere crei re ere rie ze nie ce se eii zione Appendice A Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh _ Le cerre rire re eee re cie ci ie ce cre rie ienieee Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Sommario Sommario Figura 1 Figura 2 Figura 3 Figura 4 Figura 5 Figura 6 Figura 7 Figura 8 Figura 9 Figura 10 Figura 11 Figura 12 Figura 13 Figura 14 Figura 15 Figura 16 Figura 17 Figura 18 Figura 19 Figura 20 Figura 21 Elenco delle figure Finestra di dialogo di selezione con due caselle di riepilogo 22 Ricerca avanzata anice na lana alal alan 56 Risultati in tempo reale nella schermata della ricerca rr 68 Membri del repository in relazione ai membri della room ai grupp
221. itato alla funzionalit del repository Per accedere l utente cui viene assegnato tale ruolo seguir la normale procedura di accesso illustrata in Accedere a un repository pagina 15 Accesso a un altro repository Per accedere a un altro repository 1 Se il repository elencato nel riquadro di navigazione selezionare il repository e passare a Passaggio 3 Se il repository non elencato nel riquadro di navigazione attenersi alla procedura seguente a b Selezionare Aggiungi repository Se il repository elencato nella pagina Aggiungi repository selezionare il repository e fare clic su OK Andare a Passaggio 3 Se il repository non elencato nella pagina Aggiungi repository fare clic su Ulteriori repository Nella pagina Broker di connessione immettere il nome di un broker di connessione e fare clic su Aggiungi Un broker di connessione determina i repository disponibili per l accesso Contattare l amministratore per conoscere i nomi dei broker di connessione utilizzati dall organizzazione Fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 17 Repository f Nella pagina Aggiungi repository selezionare il repository e fare clic su OK 3 Digitare il nome utente e la password personali per il repository 4 Fare clic su Accesso Disconnessione da tutti i repository Per disconnettersi selezionare File gt Disconnetti Impostazione dei repository preferiti Per impostar
222. itory disponibili o Origini disponibili passare a un percorso e selezionarlo quindi fare clic sulla freccia appropriata per aggiungere il percorso Aggiungere il numero di percorsi appropriato Il percorso pu essere un repository un archivio o una cartella L elenco Origini disponibili viene visualizzato solo se Webtop configurato per l esecuzione di ricerche in origini esterne Nell area Navigazione rapida scegliere se abilitare il raggruppamento dei risultati della ricerca in cluster in base a propriet specifiche Se si seleziona Abilitato selezionare le propriet utilizzate per la navigazione rapida facendo clic su Modifica e scegliendo le propriet negli elenchi a discesa Per aggiungere o rimuovere propriet utilizzare i pulsanti appropriati Per salvare le modifiche scegliere OK Per selezionare le colonne visualizzate nelle pagine dei risultati impostare le preferenze della colonna come descritto in Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi pagina 19 Per recuperare la configurazione predefinita dei percorsi di ricerca e della navigazione rapida fare clic su Ripristina valori predefiniti 78 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 5 Posta in arrivo Cenni generali sulla Posta in arrivo Nella casella Posta in arrivo vengono visualizzate le operazioni e le notifiche Le operazioni sono assegnazioni elettroniche Le notifiche sono messaggi nei quali viene comunicato che un event
223. iventano discendenti Se viene visualizzato questo campo possibile determinare la rapidit con cui il contenuto importato diventa disponibile per gli altri utenti e la possibilit o meno di utilizzare Webtop durante l importazione Selezionare una delle opzioni seguenti e Invia per accesso globale immediato Aggiorna il repository immediatamente per tutti gli utenti dell organizzazione Durante tale operazione non possibile eseguire altre azioni in Webtop e Invia prima per accesso locale Aggiorna il repository immediatamente per gli utenti inclusi in un area geografica In Webtop tuttavia l aggiornamento del repository per tutti gli utenti richiede pi tempo Ci consente di continuare a utilizzare Webtop durante il processo di aggiornamento Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle 4 Attenersi a una delle procedure seguenti e In caso di importazione di un solo file fare clic su OK e Sesiimportano pi file impostare le propriet per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo file fare clic su Termina Consiglio per applicare contemporaneamente le propriet selezionate a tutti i file rimanenti fare clic su Termina Importa oggetti collegati OLE possibile importare gli oggetti collegati OLE in Webtop solo dopo avere abilitato tali oggetti per l importazione Per abilitare l importazione degli oggetti collegati OLE 1 Aprire il fi
224. izzazioni sul file e La creazione di una nuova versione attribuisce al file un numero di versione pi alto di quando stato estratto e permette inoltre di lasciare una copia della versione precedente nel repository e La sovrascrittura della versione esistente conserva per il file lo stesso numero di versione della versione precedente e non permette il salvataggio di una copia della versione precedente In base alla configurazione in uso possibile scegliere se incrementare il numero di versione per numeri interi o solo decimali di un decimo ad esempio L operazione di incrementare il numero di versione in base a un numero intero considerata una revisione principale mentre quella di incrementare il numero di versione in base a un numero decimale considerata una revisione secondaria Ad esempio se si estrae la versione 1 0 di un file e la si archivia come versione secondaria Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 35 File e cartelle il file verr memorizzato come versione 1 1 Se si ripete questo processo il file verr successivamente memorizzato come versione 1 2 Se si decide di estrarre il file e quindi di archiviarlo come versione principale il numero di versione del file cambier da 1 2 a 2 0 Il file archiviato pi di recente contrassegnato come CORRENTE Gli elenchi di file visualizzano sempre la versione corrente dei file a meno che non sia stata selezionata la visualizzazione di tutte le vers
225. l elemento di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare o modificare i criteri di selezione alternativa Per creare o modificare un criterio di selezione alternativa della coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Criteri gt Criteri di selezione alternativa 2 Attenersia una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo criterio di selezione alternativa selezionare File gt Nuovo gt Criteri di selezione alternativa coda di lavoro e Per modificare un criterio di selezione alternativa esistente selezionarlo quindi scegliere Visualizza gt Propriet gt Info 3 Se si sta creando un nuovo criterio immettere il nome del criterio di selezione alternativa Dopo aver salvato il criterio il campo del nome diviene di sola lettura 4 Fare clic su Aggiungi per visualizzare la pagina Assegnazione criteri code di lavoro in cui possibile selezionare la coda di lavoro e il criterio 108 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro 5 Selezionare i nomi della coda e dei criteri che si desidera utilizzare come criteri di selezione alternativa 6 Fare clic su OK 7 Per rimuovere un criterio di selezione alternativa code di lavoro selezionarlo e fare clic su Rimuovi 8 Fare clic su OK Gestione di utenti delle code di lavoro Gli utenti delle code di lavoro possono essere gestiti dall interno della coda stessa o da Monitor cod
226. la In possibile modificare il testo nella casella In oppure selezionare una parola dall elenco Di seguito sono indicati i comandi del controllo ortografico e Cambia Consente di sostituire la parola selezionata con quella specificata nella casella In e Cambia tutto Consente di modificare tutte le occorrenze della parola selezionata all interno del testo e Ignora Consente di lasciare invariata la parola selezionata e Ignora tutto Consente di ignorare tutte le occorrenze della parola selezionata all interno del testo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 125 Collaborazione con altri utenti Strumento Descrizione e Aggiungi al dizionario Consente di aggiungere la parola selezionata al dizionario utilizzato per il controllo ortografico Nota In generale nell editor RTE possibile visualizzare qualsiasi contenuto HTML visualizzabile nel browser Web Se tuttavia si incolla in tale editor un contenuto creato all esterno dell editor stesso potrebbe non essere possibile modificarne alcuni elementi Se ad esempio si incolla nell editor RTF una tabella HTML quest ultima verr visualizzata correttamente ma sar possibile modificarne solo il testo contenuto nelle celle e non la tabella stessa Discussioni Le discussioni sono thread di commento in linea che facilitano la collaborazione su determinati elementi Un team di produzione dei siti Web pu ad esempio utilizzare le discussioni p
227. la data di pubblicazione immessa nel modulo e aggiunge la soglia di declassificazione per generare la data di declassificazione Pu rivelarsi necessario in un determinato momento rimuovere la classificazione dei record classificati Fra i trigger viene inserito uno spazio vuoto come valore da selezionare per i record non classificati quando la classificazione corrente specifica Non classificato Il valore per questo campo pu essere inserito in modo automatico in base a una guida alla classificazione quando se ne seleziona una per Derivato da E possibile modificare il valore automatico se necessario Il valore per il campo non pu essere inserito in modo automatico se Rimuovi classificazione il nella guida alla classificazione non fornisce un valore Rimuovi classificazione Questo campo obbligatorio se il trigger di declassificazione Data selezionato per Rimuovi classificazione il impostato su Data o su Data ed evento Rimuovi classificazione Questo campo obbligatorio se il trigger di declassificazione Evento selezionato per Rimuovi classificazione il impostato su Evento o Data ed evento 184 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Categoria esenzione Selezionare da un elenco di valori validi la categoria di esenzione se non stata specificata una guida all
228. le scegliere un percorso nel piano File Piano file Seleziona Figura 6 Scheda Crea visualizzata per la dichiarazione di pi elementi Dichiara record formale Crea Per creare un record formale scegliere un percorso nel piano File Dichiarare il documento selezionato Record singoli O Record unico Piano file Seleziona Nota Se sono selezionati pi documenti facoltativamente possibile modificare l impostazione predefinita per Dichiarare il documento selezionato da Record singoli a Record unico Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record 3 Fare clic su Seleziona accanto alla voce Piano file e selezionare un piano file una cartella o un archivio valido dalla schermata di localizzazione visualizzata Le scelte valide sono oggetti contenitori gestiti a cui stato applicato almeno un criterio Nota Se stato creato un Elenco sottoscrizioni classificazione Classification Subscription List CSL gli utenti possono selezionarne l icona nella schermata di localizzazione Scegli cartella e selezionare un collegamento al percorso di archiviazione Ci evita di dover cercare il percorso desiderato a ogni dichiarazione di record Figura 7 Elenchi di sottoscrizioni di classificazione Scegli cartella rmrpsgb 7 CLSI PE Inizia con Piano file completo Archivi e cartelle valide vengono evidenziati per differenziarli dalle scelte non valide Le scelte valide potrebb
229. le app xml nella cartella WDK personalizzata dell applicazione Webtop 2 Abilitare lt embedded links scan gt in lt WebApp Root gt wdk app xml 3 Salvare e chiudere il file app xml Per importare gli oggetti collegati OLE nel repository 1 Accedere a Webtop e passare alla posizione del repository da importare 2 Selezionare File gt Importa Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione file 3 Selezionare l opzione Verifica la disponibilit di collegamenti ad altri documenti Microsoft e importa i documenti collegati 4 Fare clic su Aggiungi file o Aggiungi cartelle Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona file o Seleziona cartelle 5 Selezionare il file di un oggetto collegato OLE o una cartella contenente gli oggetti collegati OLE e fare clic su OK 6 Fare clic su Successivo 7 Impostare gli attributi dei file degli oggetti collegati OLE selezionati o gli attributi della cartella da cui i file degli oggetti collegati OLE vengono importati 8 Fare clic su Termina 9 Se richiesto impostare le propriet per i file importati Suggerimento Invece di utilizzare il menu File possibile trascinare la cartella o il file dell oggetto collegato OLE dal proprio computer nella posizione appropriata in Webtop Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 41 File e cartelle Limitazione del caricamento di file potenzialmente dannosi nel repository Un amministratore Webtop pu li
230. le cartelle fino a individuare il file nel computer Se vengono richieste informazioni di archiviazione immettere i dati appropriati Le informazioni di archiviazione variano in funzione della configurazione definita dall azienda Per ulteriori spiegazioni sui campi di archiviazione comuni visualizzare Informazioni di archiviazione pagina 34 Attenersi a una delle procedure seguenti e Sesi archivia un singolo file fare clic su OK e Sesi archiviano pi file immettere le informazioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo file fare clic su Termina Consiglio per applicare le informazioni contemporaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Termina Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 33 File e cartelle Informazioni di archiviazione Per una spiegazione relativa ai campi di archiviazione comuni vedere Tabella 4 pagina 34 E possibile che alcuni dei campi non vengano visualizzati Tabella 4 Informazioni di archiviazione Campo Salva con nome Etichetta di versione Descrizione Formato ID ciclo di vita Verifica la disponibilit di collegamenti ad altri documenti Microsoft e archivia i documenti collegati Opzioni di caricamento 34 Descrizione Consente di impostare il numero di versione Selezionando lo stesso numero di versione si sovrascrive il file originale con la versione aggiornata Per ulteriori informazioni vedere Versioni pagina 3
231. lica ciclo di vita Durante l applicazione di un ciclo di vita possibile specificare lo stato del ciclo di vita iniziale del file possibile far avanzare un file nel suo ciclo di vita manualmente selezionando il file e utilizzando l opzione di menu Promuovi di livello oppure RM Administrator pu far avanzare un file nel suo ciclo di vita automaticamente in base alle condizioni specificate nella definizione del ciclo di vita Probabili oggetti associati all utente anche possibile riportare il file a uno stato precedente del ciclo di vita Per le descrizioni degli stati comuni dei cicli di vita vedere Tabella 12 pagina 121 Tabella 12 Stati comuni di un ciclo di vita Stato Descrizione Lavori in corso Il file una bozza o in revisione In prova Il file completo e pronto per essere sottoposto a test Per impostazione predefinita non possibile modificare un file in questo stato Assegnazione di un ciclo di vita a un file Per assegnare un ciclo di vita a un file 1 Passare al file e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Applica 3 Nella finestra di dialogo di selezione attenersi alla procedura seguente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 121 Cicli di vita a Individuare e selezionare il ciclo di vita quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individ
232. litata L importazione in dm_message_archive non supportata Funzioni dei messaggi di posta elettronica Di seguito viene riportato l elenco delle funzioni modificate da Webtop 6 8 e Importa quando si importano messaggi di posta elettronica i messaggi di posta elettronica vengono importati come tipo dm_document e nel formato msg Importazione di messaggi di posta elettronica nel repository pagina 54 contiene informazioni dettagliate e Esporta quando si esporta un messaggio di posta elettronica Webtop crea una copia del messaggio come file con estensione msg nella posizione scelta Esportazione di messaggi di posta elettronica dal repository pagina 55 contiene informazioni dettagliate e Visualizza i messaggi di posta elettronica nel formato msg possono essere visualizzati solo mediante il client di Microsoft Outlook Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica pagina 55 contiene informazioni dettagliate e Trasforma i messaggi di posta elettronica nel formato msg possono essere trasformati in PDF e altri formati Trasformazione dei messaggi di posta elettronica pagina 56 contiene informazioni dettagliate e Cerca la ricerca avanzata stata migliorata per consentire la ricerca dei messaggi di posta elettronica in formato msg o EMCMEF o in entrambi i formati Ricerca di messaggi di posta elettronica pagina 56 contiene informazioni dettagliate e Utilit di conversione disponibile un utilit di conversione c
233. lizza la casella di ricerca semplice o il campo Contiene della finestra di ricerca avanzata Se il repository non indicizzato la query viene convertita in una query sulle propriet pi importanti nome titolo e oggetto Questo meccanismo trasparente e consente di richiamare i risultati pi importanti Elementi ricercabili E possibile effettuare una ricerca soltanto nei documenti indicizzabili Per esempio non possibile effettuare una ricerca per le immagini o per il contenuto binario in quanto non l indicizzabili Non di tutti i caratteri inoltre possibile eseguire la ricerca I caratteri di cui possibile eseguire la ricerca sono i caratteri alfabetici numerici estensione e personalizzati I caratteri personalizzati includono lettere cinesi giapponesi e coreane e i mesi Gli altri caratteri inclusi punteggiatura accenti segni diacritici e i caratteri come e non possono essere indicizzati o ricercati I caratteri che non possono essere ricercati sono rimossi dal testo indicizzato e trattati come se fossero degli spazi vuoti Il server dell indice tratta come spazio bianco i seguenti caratteri Il server indice tratta i seguenti caratteri come spazio vuoto _ amp lt Quando questi caratteri vengono visualizzati nel contenuto indicizzabile vengono sostituiti da uno spazio bianco Ad esempio quando l indirizzo di posta elettronica MyName company com viene indicizzato viene visualizzato come MyName
234. ll archivio Modelli del repository non sono presenti modelli per un tipo personalizzato ora non sar possibile creare un nuovo documento di quel tipo In alternativa possibile creare un file nel computer locale importarlo nel repository e assegnargli il tipo personalizzato Nella scheda Crea eseguire le operazioni seguenti a Digitare il nome del nuovo file b Per applicare un ciclo di vita al file fare clic su Applica ciclo di vita quindi selezionare il ciclo di vita Quindi se l opzione disponibile selezionare lo stato del ciclo di vita c Immettere le informazioni aggiuntive nella scheda Crea se necessario Nella scheda Info impostare le propriet come descritto in Tabella 3 pagina 31 nell argomento Impostazione delle propriet pagina 30 Se vengono visualizzate altre schede immettere le informazioni nelle schede in base alle necessit Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Creazione di una cartella Per creare una nuova cartella 1 2 Passare al percorso nel quale si desidera creare la nuova cartella Selezionare File gt Nuovo gt Cartella Nella scheda Crea digitare il nome e il tipo per la nuova cartella Immettere ulteriori informazioni se necessario Nella scheda Info impostare le propriet come descritto in Tabella 3 pagina 31 nell argomento Impostazione delle proprie
235. lla Per ulteriori dettagli sui livelli di collegamento e i criteri di contenimento fare riferimento a Informazioni sui criteri di contenimento Per collegare un record a una cartella aperta o a un piano file 1 Passare al record e selezionarlo 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti 3 Passare alla cartella o al piano file a cui collegare il record 4 Selezionare Modifica gt Collega qui Creazione e visualizzazione delle relazioni tra record L oggetto selezionato nel riquadro del contenuto pu rivelarsi non idoneo per una relazione tra record in base alle definizioni disponibili nel nodo Definizioni relazioni record Il Nome relazione tipo di relazione utilizzato per definire le regole rispetto agli oggetti principale e secondario pu impedire la creazione della relazione Gli oggetti selezionati per una relazione devono corrispondere alla regole Se la regola specifica che gli oggetti principale e secondario devono essere record formali qualsiasi altro oggetto selezionato impedisce la creazione della relazione Se gli elementi principale e secondario corrispondono alle regole nella casella di riepilogo sono disponibili filtrate solo le definizioni di relazione contenute nel nodo Definizioni relazioni record quando si seleziona Crea una relazione record Lo scambio degli elementi principale e secondario in una relazione tra record pu modificare il filtro applicato se i due elementi dispongono di regole diverse Ad es
236. lla se non stata eseguita nessuna modifica 198 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 12 Documenti virtuali Cenni generali sui documenti virtuali Un documento virtuale un file contenente uno o pi file nidificati al suo interno Il documento virtuale viene definito anche documento principale mentre i file in esso contenuti vengono definiti discendenti o secondari Per esempio un documento virtuale potrebbe essere un manuale all interno del quale sono inseriti i file che costituiscono i capitoli Ciascun capitolo un file separato nidificato all interno del documento principale I file nidificati in un documento virtuale possono essere a loro volta dei documenti virtuali Ci significa che possono esistere pi livelli di nidificazione Quando si estrae un documento virtuale possibile scegliere se estrarre solo il documento principale o anche i relativi discendenti Quando si visualizza un documento virtuale possibile scegliere di visualizzarne il contenuto oppure la struttura Quando si sceglie di visualizzarne la struttura viene aperto Virtual Document Manager VDM e vengono mostrati i discendenti del documento virtuale Un documento virtuale pu contenere discendenti di formati di file diversi Ad esempio un file di Microsoft Word potrebbe essere il file principale e i suoi discendenti potrebbero essere un foglio di lavoro di Excel e un immagine TIFF E possibile aggiungere ri
237. llegato un elemento 47 Collegamento di un elemento del repository al computer 47 Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser sazicanicima dirai eli 48 Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository iii 48 Conversione di DRL di Desktop in URL di WebTop i 48 Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica 50 Accedere al DRL di una versione di documento eliminata dal IO A PI OR A n 50 SOttOScHIZIONI tintarella elia leali rallo linla 50 Ricezione di una notifica quando un file viene letto o modificato 51 Esportazione delle informazioni visualizzate in un elenco 1 51 Esportazione di risultati di ricerca specifici sotto forma di file CSV 52 Messaggi di posta elettronica eine 53 Supporto per l importazione dei messaggi di posta elettronica 53 Funzioni dei messaggi di posta elettronica i 53 Importazione di messaggi di posta elettronica nel repository 54 Esportazione di messaggi di posta elettronica dal repository 55 Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica rire 55 Trasformazione dei messaggi di posta elettronica 5
238. mazione valido I profili di trasformazione disponibili per un determinato file dipendono dal formato del file e dai prodotti EMC Documentum installati e configurati per il repository Le trasformazioni vengono eseguite su un solo elemento alla volta e in modo asincrono nel senso che gli elementi trasformati e le relative copie trasformate potrebbero non essere immediatamente disponibili L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Quando viene creata una nuova versione di un file da tale versione vengono escluse automaticamente le corrispondenti copie trasformate comprese le eventuali copie trasformate di miniature Se si crea una nuova versione del file le relative copie trasformate rimangono associate alla versione precedente Tuttavia in Webtop possibile generare automaticamente nuove copie trasformate quando si archivia e si crea una nuova versione di un file se questo stato selezionato durante la creazione di una copia trasformata Per ulteriori informazioni sull aggiornamento automatico di una copia trasformata dopo la creazione di una versione vedere Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione pagina 217 Nota alcune funzionalit di trasformazione e relative alle copie trasformate sono disponibili solo in repository configurati con prodotti Content Transformation Services di EMC Documentum In assenza di questi prodotti alcune
239. mazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico quando si dichiara una e mail come record formale Questo valore viene mappato dalla data di ricezione del messaggio e mail Questo valore viene mappato dalla data di invio del messaggio e mail Campo di sola lettura in cui gi inserito un valore generato dal sistema per identificare l oggetto record Il valore necessario viene inserito in modo automatico in base al criterio di denominazione applicato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 173 Record Record DoD 5015 V3 E mail dmc_rm_dod5015v3_email_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Record virtuale Autori Parole chiave Destinatari Altri destinatari Destinatari nascosti Percorso Nome progetto Indicazione supplementare Crea relazione record 174 Descrizione La casella di controllo di sola lettura La casella di controllo viene selezionata se la cartella in cui si sta dichiarando il record contraddistinta dall indicazione Virtuale che significa che il record la erediter possibile selezionare o deselezionare la casella di controllo Viene visualizzata solo se l oggetto contraddistinto dall indicazione Virtuale applicata in modo diretto o indiretto Valore di sola lettura mappato dal campo Da del messaggio e mail Se ne
240. mentum WebTop trova il file o la cartella selezionati nel computer locale viene visualizzato un messaggio che richiede di confermare se si desidera che l operazione di esportazione sovrascriva i file e le cartelle esistenti o non sovrascriva i file e le cartelle esistenti nel computer locale Per eseguire l esportazione dal repository 1 Passare a uno o pi file o cartelle e selezionarli 2 Selezionare File gt Esporta Consiglio se si utilizza Internet Explorer IE possibile trascinare gli oggetti dal repository alla posizione appropriata nel computer locale 3 Specificare il percorso in cui eseguire l esportazione selezionarlo quindi fare clic su OK 4 Se viene richiesto di impostare le opzioni di esportazione eseguire una delle seguenti operazioni e In caso di esportazione di un solo file impostare le opzioni e fare clic su OK e In caso di esportazione di pi file o cartelle impostare le opzioni per ogni file o cartella separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo file fare clic su Termina 42 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle Consiglio per selezionare contemporaneamente le opzioni per tutti gli altri file o cartelle fare clic su Termina 5 Seil file ola cartella esiste gi nel computer locale viene visualizzato un messaggio Eseguire quanto indicato di seguito a Fare clic su S per sovrascrivere o sostituire un file o una cartella specifici nel co
241. mitare il caricamento di file potenzialmente dannosi nel repository mediante Webtop configurando il file wdk app xml L amministratore deve specificare i formati file che non devono essere caricati nel repository nell elemento lt elenco_estensioni_file dannosi gt lt elenco_estensioni gt del file wdk app xml utilizzando una virgola come delimitatore Esempio 2 1 Elenco di formati file nell elemento lt elenco_estensioni_file_dannosi gt lt elenco_estensioni gt lt malicious file extensions list gt lt extensions list gt exe bat msi lt extensions list gt lt malicious file extensions list gt Questa funzionalit applicabile solo ai file importati o archiviati nel repository nel rilascio 6 7 SP1 e successivi Nota Per impostazione predefinita nessun formato file specificato nell elemento lt elenco_estensioni_file_ dannosi gt lt elenco_estensioni gt Pertanto questa funzionalit disattivata per impostazione predefinita Esportazione di file dal repository possibile esportare un file o tutto il contenuto di una cartella dal repository Per informazioni sull esportazione completa di una cartella vedere Esportazione completa Quando si esporta un file o una cartella viene creata una copia del file o della cartella in un percorso esterno al repository Quando si esporta una cartella vengono esportati anche i file e le sottocartelle relativi Quando si esporta un file o una cartella dal repository se Docu
242. modificare l intero insieme delle propriet della room I membri della room che hanno l autorizzazione SCRITTURA nella stanza possono modificare un sottoinsieme di propriet ereditate dal tipo di cartella Tuttavia soltanto i proprietari della room possono modificare il nome della room Per modificare le propriet di una room 1 2 Passare al percorso che contiene la room Eseguire una delle operazioni seguenti Selezionare la room e quindi Visualizza gt Propriet gt Info Aprire la room e fare clic sul collegamento Propriet nella pagina iniziale della room Viene visualizzata la scheda Propriet Info Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 145 Collaborazione con altri utenti 3 Modificare le propriet nel modo appropriato e fare clic su OK per applicarle alla room Le modifiche apportate alla scheda Propriet Appartenenza diventano subito effettive non quindi necessario fare clic su OK Informazioni sull appartenenza alle room I membri di una room sono un set di utenti gruppi e ruoli del repository inclusi nell elenco dei membri della room Ogni membro di una room ha un ruolo di Collaboratore o Proprietario all interno della room e Tl ruolo Collaboratore consente in genere di concedere l autorizzazione RIFERISCI per gli oggetti della room La maggior parte dei membri della room dispone del ruolo di collaboratore e Ilruolo Proprietario consente di gestire l elenco dei membri
243. modificare le abilit per il processore Fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 111 Code di lavoro Per eliminare le abilit di un processore 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo del processore Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo del processore che consente di visualizzare elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente specifico per nome o per gruppo 2 Selezionare l utente e quindi Visualizza gt Propriet gt Info 3 Nella tabella Abilit corrispondenza assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera eliminare 4 Fare clic su Elimina 5 Fare clic su OK se una coda di lavoro assegnata a un processore richiede un particolare set di abilit il sistema non elimina il filtro associato Aggiornamento del profilo processore in una coda di lavoro Il sistema utilizza il profilo dell utente per assegnare operazioni a un processore in base ai livelli di abilit necessari per una specifica operazione possibile aggiornare aggiungere o rimuovere un abilit per un utente inoltre possibile modificare le assegnazioni di code di lavoro per l utente aggiungendo o rimuovendo una coda di lavoro dall elenco delle code assegnate Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono aggiornare un profilo utente Per aggiornare il profilo di un p
244. mputer locale Fare clic su S a tutti per sovrascrivere o sostituire tutti i file o cartelle esistenti b Fare clic su No per annullare la sovrascrittura di un file o una cartella specifici nel computer locale Fare clic su No a tutti per annullare la sovrascrittura di tutti i file o cartelle esistenti Esportazione completa WebTop offre la possibilit di esportare una o pi cartelle e consente di lasciare intatta la struttura di tali cartelle a seconda del set di autorizzazioni dei file e delle cartelle Per impostazione predefinita l esportazione completa disabilitata per utilizzarla necessario abilitarla nel file app xml Quando si esportano file i cui nomi contengono caratteri speciali ad esempio lt gt WebTop esporta i file dopo aver eliminato i caratteri speciali dal nome del file L esportazione completa di una cartella nascosta consentita quando si esporta una cartella principale Se una cartella non visibile in WebTop tutte le sottocartelle che contengono cartelle nascoste vengono esportate durante l esportazione completa All esportazione completa si applicano alcune regole e L esportazione completa supportata per il trasferimento del contenuto UCF non per il trasferimento del contenuto HTTP e Viene esportato solo il contenuto principale non le copie trasformate e Vengono esportate solo le versioni correnti dei documenti e L esportazione completa viene ridotta per non suppor
245. muovere e riorganizzare i discendenti di un documento virtuale nonch convertire un documento virtuale riportandolo a un semplice documento che non contiene discendenti I documenti virtuali sono contraddistinti dalla seguente icona E Creazione di un documento virtuale Per creare un documento virtuale necessario convertire un documento semplice in documento virtuale Il documento diventa principale ed possibile aggiungere ad esso i discendenti Per creare un documento virtuale 1 Passare al file da convertire e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Converti in documento virtuale 3 Aggiungere i discendenti come descritto nella sezione Aggiunta di un discendente a un documento virtuale pagina 201 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 199 Documenti virtuali Visualizzazione della struttura di un documento virtuale Quando si visualizza la struttura di un documento virtuale i discendenti del documento vengono visualizzati in VDM Virtual Document Manager Da VDM inoltre possibile aggiungere rimuovere o modificare il percorso dei discendenti all interno del documento virtuale E anche possibile eseguire operazioni standard sui file sui discendenti utilizzando le stesse procedure utilizzate per qualsiasi altro file nel repository Per visualizzare la struttura di un documento virtuale 1 Passare al documento virtuale 2 Selezionare il documento virtuale 3 Selezion
246. n Fare clic su Termina nella schermata Crea richiesta libreria per accettare i valori immessi La nuova richiesta libreria viene ora visualizzata nel riquadro del contenuto in Richieste libreria Il valore per Stato corrente Inviato e rimane tale fino a quando la richiesta libreria non viene convertita in un charge out Visualizza modifica una richiesta libreria Per visualizzare o modificare una richiesta libreria necessario che sia attivo uno dei ruoli seguenti Physical Manager Inventory Manager Amministratore libreria Utente libreria I valori associati a una libreria possono essere visualizzati o modificati dalle sue propriet Per visualizzare o modificare una richiesta libreria 1 2 Passare a Physical Records Manager gt Richieste libreria Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla richiesta libreria elencata nel riquadro contenuto e selezionare Propriet Viene aperta la schermata Propriet con visualizzata la scheda Info Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 197 Record La schermata Propriet per le richieste libreria include le schede per e Info e Elementi richiesti e Elementi in attesa e Charge out associati e Cronologia 3 Fare clic sulla scheda che si desidera visualizzare o modificare 4 Fare clic su OK per accettare tutte le eventuali modifiche Fare clic su Annulla se necessario per ignorare eventuali modifiche indesiderate Fare clic su OK o Annu
247. n modello dopo una modifica la vecchia versione non viene sovrascritta viene creato un modello nuovo Copia di un modello di ricerca Per copiare un modello di ricerca L 2 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate Se necessario fare clic sul collegamento Modelli di ricerca nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio Selezionare il modello di ricerca e scegliere File gt Modifica Nel campo Nome digitare un nuovo nome per il modello di ricerca Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 77 Cerca Modificare la descrizione del modello Per impostazione predefinita questo campo viene aggiornato con i termini della ricerca ma possibile modificarlo La descrizione visibile come colonna nel nodo Ricerche salvate Fare clic su Salva Impostazione delle preferenze di ricerca Per impostare le preferenze di ricerca 1 Zi 5 Selezionare Strumenti gt Preferenze Selezionare la scheda Cerca Nell area Percorsi di ricerca predefiniti eseguire una delle operazioni seguenti e Per impostare i percorsi di ricerca predefiniti per i repository nell elenco dei repository predefiniti selezionare Repository preferiti e Per impostare i percorsi di ricerca predefiniti per il repository attualmente visualizzato selezionare Solo repository corrente e Per impostare i percorsi di ricerca predefiniti su altri percorsi selezionare Altri e quindi Seleziona In Repos
248. na propriet non contiene alcun valore possibile usare questo operatore per restringere una ricerca Restituisce risultati in cui il valore di propriet definito ma senza un valore specifico possibile usare questo operatore per trovare soltanto i documenti di cui sono definite le propriet Per esempio se per le parole chiave si seleziona l operatore is not null i risultati includeranno soltanto documenti contenenti le parole chiave Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Visualizzazione dei risultati della ricerca Nei risultati della ricerca possibile effettuare le operazioni seguenti e Evidenziare i risultati i 9 PAA a Fare clic su per attivare l evidenziazione Fare clic su per disattivare l evidenziazione e Irisultati vengono visualizzati nel riquadro di navigazione nonch nel riquadro del contenuto I risultati del riquadro di navigazione vengono organizzati in base alla propriet Per visualizzare i risultati che includono una determinata propriet fare clic sulla propriet Per ulteriori informazioni consultare Navigazione rapida pagina 67 e Per visualizzare una pagina diversa in un elenco di risultati multipagina fare clic sulle frecce al di sopra dell elenco Se si fa clic su Vai all ultima pagina prima che la ricerca venga completata o quando un simbolo viene visualizzato nel controllo selezione pagina si passa all ultima pagina visualizzata nel controll
249. nd 25 Pagina degli aggiornamenti rr rrrrrrrrie eee ee rece ceci ceneri cinici eri ni cinici ce necene 25 Selezione del trasferimento del contenuto HTTP o UCE 26 Uso delle finestre di dialogo a scelta obbligatoria 27 Utilizzo non in linea di documenti del repository tramite My Documentumi vstzii ariani ari aranci ce Rata E PERITI TR 27 Visualizzazione delle informazioni sul prodotto rr 27 File e cartelle rieniras ala tanti 29 Creazione di unifile gt sua nola alal ai 29 Creazione di una cattell issue seine seriali eaea iroa 29 Creazione di Un AFChivViIO visni era RSA RITIRI CAL PARROT 30 Impostazione delle propriet rr rrrrrrrrereeeeeeeeee recisi rici e ee rici ci nici ni nine 30 Estrazione e modifica di file vt vr rrerrrreriece verrei ie rie ce vee ce cere niezizie zine 31 Cenni generali sull estrazione e la modifica i 31 Estrazione diun fil siti ire LEARN ARTO CORRIERE da dae EE Si aS 32 Archiviazione di un file vcerericicreereieorerenicazere zio serierenierecee ceri cneniazinezioneo 33 Informazioni di archiviaziOne ve rerererre re rie ceci ere rio ricie ce se ere nie zinee 34 VAGO RE AIR O EIA AI SOR A 35 Sostituzione di un file di repository con un file diverso r 36 Annullamento dell estrazione di un file rire rie riziei
250. ne e fare clic su Successivo Se compare la schermata Dettagli della trasformazione immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri della trasformazione e fare clic su Successivo Nella schermata Salva con nome selezionare Crea un nuovo oggetto e fare clic su Successivo La schermata Definizione del nuovo oggetto consente di immettere o applicare le propriet per i nuovi file Tali propriet includono il nome il titolo il set di autorizzazioni il ciclo di vita e la posizione L unica propriet obbligatoria il nome Questa schermata consente anche di scegliere se eseguire la trasformazione ogni volta che viene creata una nuova versione dei file Eseguire quanto indicato di seguito a Immettere il nome del nuovo file Il nome del file viene immesso per impostazione predefinita b Se si desidera immettere un titolo per il file c Se si desidera selezionare un tipo di oggetto alternativo per il file d Fare clic su Modifica per immettere un set di autorizzazioni alternativo per il file e Per applicare un ciclo di vita ai file fare clic su Modifica f Selezionare il percorso del nuovo file Sono possibili due soluzioni e Identico al file principale Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Copie trasformate e trasformazioni Posiziona il file nello stesso archivio o nella stessa cartella del file originale e Nuovo percorso Richiede di selezionare una nuova posizione in una finestra di mo
251. ne un allegato 1 Digitare tutto il nome o parte del nome dell allegato nella casella di ricerca Capitolo 4 Cerca contiene ulteriori informazioni 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sull allegato e scegliere Visualizza gt Posizione Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 57 Messaggi di posta elettronica 58 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 4 Cerca Esecuzione di una ricerca semplice Quando si immette un termine di ricerca una parola o una frase nella casella di ricerca semplice viene individuata la corrispondenza tra il termine e i documenti o gli altri oggetti nei quali contenuto all interno del documento stesso o all interno delle propriet degli oggetti Questo tipo di ricerca definito full text La ricerca full text viene eseguita tra i file nel percorso di ricerca predefinito Il percorso di ricerca predefinito viene specificato nelle preferenze per la ricerca In Impostazione delle preferenze di ricerca pagina 78 viene descritto come raggiungere un percorso di ricerca possibile effettuare la ricerca all interno di pi repository allo stesso tempo oppure eseguire ricerche in fonti esterne come database esterni fonti Web o il proprio desktop Se il repository stato indicizzato per parti di discorso in Webtop vengono visualizzati i file che includono variazioni delle parole digitate Se ad esempio si digita scansione in Webtop vengono
252. ni vedere Individuazione di un utente pagina 233 2 Selezionare Visualizza gt Percorsi Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente Questa procedura utile quando si elimina un utente dal repository e si intende riassegnare i file e gli oggetti dell utente a un altro utente Per riassegnare gli elementi di un utente a un altro utente 1 Individuare l utente e selezionarlo Per informazioni sull individuazione di un utente consultare Individuazione di un utente pagina 233 2 Fare clic su Strumenti gt Riassegna utente 3 Fare clic su Seleziona utente e selezionare il nuovo utente al quale riassegnare gli elementi Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 4 Completare i rimanenti campi e Eseguire il processo di ridenominazione Scegliere se gli elementi vengono riassegnati immediatamente e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare elementi bloccati in precedenza dall utente 5 Fare clic su OK Eliminazione di un utente EMC Documentum consiglia fortemente gli utenti di rendere gli utenti inattivi piuttosto che cancellarli dal repository E importante sapere che se si elimina un utente il Content Server non elimina i riferimenti a quell utente negli altri oggetti repository come i gruppi ed i set di autorizzazioni Ci significa che se si procede all eliminazione necessario attenersi a una delle procedure seguenti
253. nito 0 rappresentato dalla classificazione Non classificato I record classificati possono essere declassati ad esempio da Top Secret a Secret questa funzione non consente tuttavia la declassificazione a Non classificato Per declassare al livello Non classificato un record classificato necessario usare Rimuovi classificazione il Rimuovi classificazione Data e Rimuovi classificazione Evento I record classificati e non classificati possono essere inoltre promossi di livello ove necessario Il modulo consente di e creare un record classificato recuperando i valori da una guida alla classificazione o da un altro record classificato gi presente nel sistema e modificare le impostazioni di classificazione per promuovere o declassare il record e pianificare i declassamenti e la declassificazione e declassare i record classificati oppure convertire i record non classificati in record classificati e identificare i revisori se necessario Nota i valori richiesti per creare record classificati possono essere derivati da guide di classificazione che agiscono come un modello per facilitare il processo Se non disponibile nessuna guida alla classificazione gli utenti finali devono contattare l amministratore dei record Alcuni attributi facoltativi sono condizionali e diventano obbligatori solo al momento della dichiarazione dei record classificati L attributo Agenzia classificazione ad esempio facoltativo se il livello di pr
254. nivoco tra i nomi degli altri oggetti dello stesso contenitore e Descrizione Creare una descrizione che verr visualizzata sotto il percorso di navigazione nella pagina del calendario facoltativo e Per effettuare la sottoscrizione al calendario selezionare la casella di controllo Sottoscrivi il calendario Se necessario fare clic su Mostra opzioni per visualizzare l opzione E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare il calendario 4 Fareclic su Termina per chiudere la finestra di dialogo e creare il calendario In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza creare alcun calendario Per abilitare una discussione relativa al calendario necessario selezionare la casella di controllo Mostra discussione nella scheda Info della finestra di dialogo delle propriet del calendario Per creare un evento del calendario 1 Selezionare o creare il calendario nel quale creare un evento 2 Selezionare File gt Nuovo gt Evento Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuovo evento calendario 3 Immettere le informazioni appropriate nella scheda Crea Per le descrizioni dei campi vedere Tabella 14 pagina 132 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 131 Collaborazione con altri utenti Tabella 14 Eventi del calendario Campo Nome obbligatorio Data inizio obbligatorio Ora inizio obbligatorio a meno che non sia st
255. no visualizzati poich il contatto da visualizzare non noto se l utente non associato a nessun contatto o associato a pi contatti Deselezionare la casella di controllo Personale se si sta creando la richiesta di libreria per conto terzi Quindi fare clic su Modifica per specificare il contatto da un elenco di contatti esistenti o aggiungere il nuovo nome contatto utilizzando il pulsante Nuovo contatto reso disponibile solo se attivo il ruolo RPS Retention Manager Il pulsante Nuovo contatto se visualizzato semplifica la specifica di un nuovo contatto evitando i passaggi richiesti per abbandonare la procedura e creare un nuovo contatto Inoltre le informazioni di contatto verranno automaticamente compilate al termine della procedura di creazione del contatto 192 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Nota il numero di telefono fornito per il Contatto se si seleziona Tramite telefono come Preferenza di notifica ottenuto dall inizio dell elenco se per il contatto specificato sono elencati pi numeri La stringa di cinque nell esempio illustrato di seguito il numero di telefono utilizzato Figura 18 Numeri di telefono elencati per il contatto Nuovo contatto Info 2 Info Nome Warren Posta elettronica Modifica Telefono Modifica 555 555 5555 666 666 6666 777 777 7777 Descrizione Utente Modifica approver1 Indirizzo Modifica I numeri di telefon
256. nte cui si accede nel modo solito a livello di repository o di room Tutti i controlli che possono essere modificati dai 152 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti responsabili utenti nella finestra di dialogo Nuovo utente possono anche essere modificati nella finestra di dialogo Propriet utente con queste conseguenze e La modifica di un nome utente non diviene effettiva fino a quando un processo non viene eseguito sul server e Per modificare la password di un utente sostituire i caratteri a inserimento nascosto in genere punti o asterischi con un nuovo valore in entrambi i campi Password e Verifica password e L elenco di cartelle nell elenco Limita l accesso della cartella a potrebbe includere cartelle per le quali un responsabile utenti manca dell autorizzazione SFOGLIA Queste cartelle sono indicate nell elenco da un messaggio che afferma che non possibile elencare una cartella Per eliminare queste cartelle dall elenco un responsabile utenti pu fare clic su Cancella Queste cartelle non vengono visualizzate nel selezionatore di cartelle Esclusione di utenti dagli elenchi membri nascosti Un nome di utente escluso non viene visualizzato per gli utenti regolare nell elenco degli utenti del repository Il nome degli utenti esclusi viene visualizzato solo nelle posizioni seguenti e Elenchi utenti nell area Amministrazione e Elenco degli utenti per l aggiunta
257. nte di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 175 Record Other Sowmces n Insert Delete Project Mamo Avallazie 3 Selected Project A Project8 2 Project il Supplemental Avallabie Selected Maskine FG a FORMERLY RESTRICTED DATA el rouo e tato Ga INOCONTRACT 4 Downgrade on C Upgrade Reriew DM Schedule initil v Current v Classification Classificatione Classifying Agency Classified By Avallazio Selected Anne Ly a authori suthorto na author laj author v Bicatons for Avalatie Selected Classification 1 dja Atitary piane wespore syste 1 4 b Foreign goverment informat el 1 4jc Inteligence activities Orcad taldi Porerign retations or foreign e 1 4je Scientific technological or Si tu gt Dec lassify On v Meclassify On Date Date a 2 00A4 Declaszify On Event Exemption Category Avatabie Selected X1 Raval an intaliganca scuro m X2 Reveal infcermation that woud a __ IC XI Revsal information that woud ir X4 Reves United States m tary pi a X5 Revesl forsign gove mmer infoi lt gt Exemption Category Aratsbie Selected Extend 125x1 Revsal the identify of a contk 252 Raussi information that wouk le 25x3 Reves information that wouk 25KA Revas information that wouk la 25x5 Reveal actual U S military mami LE i gt Declassified Om Dex lassifiod By Create Record Relationship cous fuen f rinten f cancer No
258. nti con il ruolo queue_manager possono solo visualizzare le impostazioni dei filtri corrispondenti Per definire i filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Filtri corrispondenti 2 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per creare un nuovo filtro selezionare File gt Nuovo gt Informazioni abilit coda di lavoro e Per modificare un filtro esistente selezionare il filtro e dal menu di scelta rapida scegliere Propriet In alternativa selezionare il filtro e quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info 3 Immettere un nome per il filtro 4 Immettere una descrizione del filtro 5 Selezionare il tipo di dati dei valori di abilit disponibili dalla casella di riepilogo Tipo dati I valori validi sono Intero Stringa e Doppio Il valore selezionato qui determina il tipo di operatore di confronto disponibile nella casella di riepilogo Operatore di confronto 6 Selezionare un operatore di confronto dalla casella di riepilogo 7 Digitare un valore da utilizzare per il confronto e un etichetta di visualizzazione in base al tipo di dati selezionato Per far corrispondere ad esempio il valore in base all elaborazione di un prestito convenzionale digitare conv nella colonna delle stringhe per rappresentare un prestito convenzionale e digitare prestito convenzionale come etichetta di visualizzazione
259. nto quindi fare clic su Avanzata 2 Immettere i valori per la ricerca Consultare Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 63 3 Fare clic su Cerca Consiglio per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Interrompi 9 4 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 67 62 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Nota Nella pagina Ricerca avanzata specifica di dm message archive utilizzare il collegamento Reimposta per passare alla pagina Ricerca avanzata generica Questo collegamento disponibile solo nella pagina Ricerca avanzata specifica di dm message archive Immissione dei valori per una ricerca avanzata Questa procedura presuppone che la pagina Ricerca avanzata sia gi stata aperta In caso contrario vedere Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 62 Consiglio nella pagina Ricerca avanzata possibile cancellare i valori esistenti e avviare la ricerca con campi vuoti facendo clic su Cancella Per immettere i valori per una ricerca avanzata 1 Nel campo Contiene immettere il testo da ricercare Questo campo simile alla ricerca semplice Per definire meglio la ricerca vedere Ulteriore definizione dei termini di ricerca pagina 59 2 Nell elenco Percorsi selezionare i percorsi in cui effettuare la ricerca Per aggiungere percorsi attenersi alla procedura seguente a b g Assicurarsi che l opzione Solo perc
260. o 2 Spostarsi tra le categorie per selezionare la coda di lavoro da eliminare 3 Selezionare la coda di lavoro 4 Selezionare File gt Elimina Il sistema avvisa l utente che non possibile annullare questa operazione Se la coda di lavoro in uso e costituisce un riferimento per altri elementi di lavoro il sistema non la elimina 5 Fare clic su OK per eliminare la coda di lavoro L eliminazione di una coda di lavoro non elimina la categoria alla quale collegata Definizione di criteri di selezione alternativa delle code di lavoro Un criterio di selezione alternativa della coda di lavoro consente di definire la priorit di un operazione che deve essere controllata in base alle propriet del documento e al ciclo di vita I criteri di selezione alternativa possono essere utilizzati quando diversi tipi di documento con diverse necessit di elaborazione vengono inviati nel workflow Ad esempio le applicazioni per i diversi tipi di prodotti di prestiti possono avere diverse priorit e diversi requisiti di invecchiamento Per utilizzare criteri di selezione alternativa quando si applica un ciclo di vita al documento possibile definire il set di alias wq_doc_profile per il criterio di selezione alternativa che si desidera venga applicato al documento dal sistema Se non ci sono criteri di selezione alternativa associati al documento il sistema utilizza il criterio associato alla coda di lavoro per impostare le propriet del
261. o di posta elettronica Per rimuovere i membri da una room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic su Rimuovi per aprire la scheda Scegli membri Membri room in cui sono elencati solamente i membri della room inclusi i gruppi locali Nel riquadro di sinistra individuare e selezionare i membri della room i gruppi e i ruoli che si desidera rimuovere dall elenco di membri della room Dopo aver selezionato i membri fare clic su w Fare clic su OK per rimuovere i membri dall elenco dei membri della room P Verr aperta la scheda Appartenenza I membri rimossi da una room vengono rimossi anche da tutti i gruppi locali della room Tali membri tuttavia rimangono membri del repository anche se vengono rimossi da una room Per modificare i ruoli dei membri locali Nella scheda Appartenenza della room fare clic su Cambia ruolo Nella prima finestra di dialogo utilizzare lo strumento di selezione standard per individuare e selezionare i membri e i gruppi della room di cui si desidera modificare i ruoli Fare clic su OK per andare al passaggio successivo dell assegnazione di un nuovo ruolo ai membri selezionati Facendo clic su Annulla si ritorna alla scheda di Appartenenza Nella seconda finestra di dialogo selezionare il ruolo del membro Collaboratore o Proprietario Fare clic su OK per assegnare il ruolo e tornare alla scheda Appartenenza Facendo clic su Annulla possibile tornare alla finestra di dial
262. o ha avuto luogo Un operazione pu essere assegnata all utente manualmente da un altro utente o automaticamente da un processo aziendale denominato workflow Un workflow una serie di operazioni assegnate consecutivamente da un utente all altro Quando un operazione di workflow viene completata il workflow invia automaticamente un operazione all utente successivo nel workflow stesso In alcuni casi l operazione visualizzata nella Posta in arrivo potrebbe essere stata assegnata a pi utenti In tali casi l operazione verr eseguita dal primo utente che l accetta L operazione viene rimossa automaticamente dalle caselle Posta in arrivo degli altri utenti Se l azienda utilizza code di lavoro possibile richiedere assegnazioni di operazioni come descritto in Operazioni relative alle code di lavoro pagina 84 Un operazione pu includere file allegati per cui viene richiesta la modifica o la revisione I file allegati passano all utente successivo del workflow Apertura di un operazione o di una notifica Per aprire un operazione o una notifica 1 Fare clic su Posta in arrivo 2 Fare clic sul nome dell operazione o della notifica 3 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per chiudere l operazione o la notifica fare clic su Chiudi e Per eseguire un azione fare riferimento alla procedura appropriata Esecuzione di un operazione pagina 80 Completamento di un operazione pagina 81 Accettazione di un ope
263. o inviarli direttamente a IIGDocumentationFeedback emc com Prefazione Capitolo 1 Capitolo 2 Sommario ENRICA E IIS ASA EVI E N ENA ATO DE A IA RE VAIO OE I EEN A AE AANA 13 Repository i papera pra pra caparra 15 Accedere avun fepository ui iininiaiieaiiana aaa 15 Accedere a un repository utilizzando l autenticazione SSO WebSEAL 16 Accesso come utente Express rire iii 17 Accesso a un altro repository eine 17 Disconnessione da tutti i repository ii 18 Impostazione dei repository preferiti 0 rr rrrrrrrreeerereeeeeeeeeeenenee 18 Spostamento in un repository 0 011 idee enisinia 18 Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi 19 Spostamento tra categorie 1 verrei 20 Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione 21 Impostazione delle preferenze e rrrtrtrrrrrreerereee rice nie eine rici ni cinici neee 22 Apertura di una finestra aggiuntiva del repository rire 24 Trascinamento della selezione 0 cover rrererrererie cirie ce cre rie ie rie ce ve cee ce eie zine 24 Clic con il pulsante destro del mouse i 25 Visualizzazione di messaggi neren eene Eas iK Eee ee rene ceci rece ce nie ie cinici nici ee ceceno 25 Visualizzazione dello stato delle operazioni in backgrou
264. o della qualit La funzione Decisione rielaborazione operazione coda in Process Builder utilizza l impostazione di controllo di qualit in percentuale per determinare se l elemento di lavoro viene instradato al controllo di qualit 6 Fare clic su OK Per eliminare un criterio di coda di lavoro 1 di Selezionare il criterio della coda da eliminare Selezionare File gt Elimina se il criterio in uso e costituisce un riferimento per altre code di lavoro o elementi di lavoro il sistema non lo elimina Fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 105 Code di lavoro Definizione di una categoria di coda Le categorie di coda sono come cartelle all interno delle quali organizzare le code di lavoro Le categorie possono essere progettate per rispecchiare la gerarchia del modello aziendale e consentire di passare attraverso diverse categorie per individuare la coda di lavoro in una rappresentazione logica dell azienda Le categorie di coda di lavoro devono essere create prima di creare le code di lavoro corrispondenti Gli utenti con ruolo queue_admin o queue_manager possono creare e modificare le categorie Per creare una categoria di code 1 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Per nidificare la nuova categoria in una categoria esistente passare a tale categoria Selezionare File gt Nuovo gt Categoria coda di lavoro 2 3 4 Digitare
265. o di vita iii Strumenti di modifica di testo formattato verrei Eventidel caleridario iscrizioni irene a ese piaceri ra tiara Tipi di campo della tabella di dati rrrrrrrrrrreeere rece ee ceci ieri ri rici cizzinie Modifica dei tipi di campo di una tabella dati Icone utilizzate per formattare il testo in un modulo irene Motivi per cui una cartella non pu essere selezionata Attributi per i record formali 0 eeni reee aine eii enai eei Attributi per i record standard presise siiin ERE EErEE eena eee eee rene EEE SNESE Attributi per i recordiemalli iuuminioriiara ear eo Attributi per i record classificati ii Tipi di oggetti validi relazione tra record rrtrrrrrerereeeee cere rire cicizioienio Attributi nella schermata Crea richiesta libreria rei Posizione del puntatore del mouse quando si utilizza il trascinamento della selezione in un documento virtuale Le preferenze di un documento virtuale i Regole dei valori preimpostati 0 rr rrrrrrrrereeereeere ceci ee ee eee neri re nine zine Funzionalit dell utente express vr rrrrrrrrrirereeeee ee ee eee ee eie neri ce rici oiinene Autorizzazioni di base earen iiri enii e een farai e Autorizzazioni estesero ro OaE E Eaa aan Eaa E IRA
266. o e selezionare una coda di lavoro 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla coda e scegliere Propriet oppure selezionare Visualizza gt Propriet gt Info per visualizzare la pagina Propriet coda di lavoro 3 In Filtri corrispondenti di assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi 4 Selezionare le abilit da aggiungere alla coda di lavoro 5 Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare le abilit nell area di selezione del contenuto della pagina 6 Fare clic su OK Il sistema chiede all utente di selezionare le abilit per ogni singolo utente nella coda 7 Selezionare le abilit per ogni utente e fare clic su Successivo I profili delle abilit non sono disponibili per i gruppi 8 Dopo aver selezionato le abilit per ogni utente fare clic su Termina Per rimuovere i filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro da una coda di lavoro 1 Accedere alla coda di lavoro e selezionarla 2 Selezionare Visualizza gt propriet gt Info 3 Nella tabella Filtri corrispondenti di assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera modificare 4 Fare clic su Rimuovi 5 Fare clic su OK Quando il sistema rimuove il filtro di corrispondenza dalla coda di lavoro i valori delle abilit corrispondenti configurati per gli utenti della coda di lavoro non vengono rimossi automaticamente Le propriet delle abilit per l utente vengono mantenute fino alla rimozione dalla fines
267. o elencati per il Contatto possono essere riorganizzati come richiesto quando si seleziona Modifica Gli elenchi di posta elettronica sono modificati in maniera simile Ogni nuovo numero aggiunto viene tuttavia inserito alla fine dell elenco come illustrato di seguito pertanto se si desidera utilizzare il nuovo numero per impostazione predefinita accertarsi di rimuoverlo dall inizio dell elenco prima di fare clic su OK Ad esempio se si desidera che 777 777 7777 sia il numero predefinito per il contatto spostarlo in cima all elenco e quindi fare clic su OK Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 193 Record Figura 19 Schermata di modifica per numeri di telefono Telefono Immettere nuovo valore 555 555 5555 666 666 6666 777 777 7777 Se si effettua una richiesta per conto terzi necessario selezionare il contatto da un elenco Per definizione il richiedente la persona che otterr l elemento ed associato a un contatto RPS Inoltre il contatto deve disporre di un indirizzo di posta elettronica o deve essere associato a un utente di Documentum Gli stessi oggetti fisici possono essere richiesti da pi richieste libreria gli oggetti fisici richiesti possono anche essere richiesti da altri Le richieste libreria vengono soddisfatte a discrezione dell amministratore e non necessariamente in base a quale viene ricevuta per prima Per creare una richiesta libreria prenotazione 1 Passare un
268. o estratto nel computer in uso verr estratto da Webtop Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Tabella 25 Posizione del puntatore del mouse quando si utilizza il trascinamento della selezione in un documento virtuale Puntatore del mouse Risultato Posizionare il puntatore del mouse in alto sul I file aggiunti diventano i discendenti che file di destinazione come indicato di seguito precedono il file di destinazione nell ordine dei discendenti la 202 Parent Document rtf E levettwo Maia Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Documenti virtuali Puntatore del mouse Risultato Posizionare il puntatore del mouse al centro del I file aggiunti diventano i discendenti del file file di destinazione come indicato di seguito di destinazione Se il file di destinazione la E level two im un documento semplice viene convertito da chit Douei Webtop in un documento virtuale Posizionare il puntatore del mouse in basso sul I file aggiunti diventano i discendenti che file di destinazione come indicato di seguito seguono il file di destinazione nell ordine dei discendenti Parent Document rtf E leve twochild txt Ridisposizione dei discendenti in un documento virtuale
269. o quattro cifre Quando si specifica una Data iniziale questa non sar contenuta nell intervallo di data Viceversa quando si specifica una Data finale la data contenuta nell intervallo di tale data Selezionare un intervallo di dimensioni Oggetto Digitare le parole per cui eseguire la ricerca A Per definire ulteriormente i criteri di ricerca vedere Ulteriore definizione dei termini di Da ricerca pagina 59 Inviato Selezionare la data di invio del messaggio di posta elettronica Ricevuto Selezionare la data di ricezione del messaggio di posta elettronica Scegliere questa opzione per includere elementi nascosti nella ricerca nascosti Nella ricerca vengono visualizzati solo gli elementi nascosti per i quali si dispone di autorizzazioni alla visualizzazione Trova tutte le Scegliere questa opzione per cercare versioni precedenti del file versioni nonch la versione corrente La relazione tra una propriet e il valore corrispondente viene definito dagli operatori In Tabella 10 pagina 65 vengono descritti gli operatori disponibili nella pagina Ricerca avanzata Tabella 10 Selezione di una relazione tra propriet e valore Operatore Operatori relazionali Minore di lt Minore o uguale a lt Maggiore di gt Maggiore o uguale a gt Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Descrizione E possibile utilizzare questi operatori con stringhe o valori numerici 65 Cerca Oper
270. o selezione pagina anzich all ultima pagina dei risultati totali della ricerca gt e Per ulteriori informazioni sulla ricerca fare clic su Stato n Vengono visualizzate le statistiche della ricerca in base al percorso di ricerca Se all interno dell organizzazione viene utilizzata la funzione di monitoraggio delle ricerche le statistiche vengono visualizzate in tempo reale come descritto in Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale pagina 68 l e Per rivedere la ricerca ed eseguirla nuovamente fare clic su Modifica E e impostare i valori come illustrato in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 63 quindi fare clic su Cerca e Per eseguire nuovamente la ricerca senza rivederla fare clic su Riavvia ricerca G e Per salvare la ricerca in modo da poterla eseguire di nuovo per ricevere risultati aggiornati consultare Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito pagina 73 e Per salvare la ricerca come modello in modo che possa essere eseguita nuovamente con parametri diversi vedere Creazione di un modello di ricerca pagina 76 e Per salvare i risultati da un origine esterna in un repository vedere Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne pagina 69 Navigazione rapida Quando si esegue una ricerca i risultati non vengono visualizzati solo nel riquadro del contenuto ma vengono anche raggruppati in cluster di risultati correlati nel riquadro di navigazione Per comprimere o
271. o tramite le applicazioni di Microsoft Office La gerarchia delle cartelle incluse nella cartella My Documentum corrisponde a quella utilizzata nel repository possibile cercare modificare salvare e creare documenti nella cartella My Documentum Le modifiche verranno caricate nel repository all accesso e alla sincronizzazione successivi Per ulteriori informazioni su My Documentum vedere la Guida in linea o la Guida per l utente di EMC My Documentum Visualizzazione delle informazioni sul prodotto Per visualizzare il numero di versione e altre informazioni sul prodotto selezionare File gt Informazioni su Webtop Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 27 Repository Le informazioni sul prodotto includono la versione del Web Development Kit WDK su cui basato Webtop WDK l infrastruttura di EMC Documentum utilizzata per la creazione di applicazioni che accedono ai repository mediante i browser Web 28 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 2 File e cartelle Creazione di un file Per creare un nuovo file 1 2 Passare alla cartella nella quale si desidera creare il nuovo file Selezionare File gt Nuovo gt Documento Se viene visualizzata una finestra di dialogo di selezione selezionare un modello per il nuovo file quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 Se ne
272. ocumentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 11 Record Dichiarazione di documenti elettronici o fisici come record formali Lo scopo delle istruzioni in questa sezione quello di dichiarare i record formali I record formali possono essere tipi di record formali DoD e record formali regolari che non devono essere conformi DoD Sebbene sia possibile utilizzare queste istruzioni per dichiarare qualsiasi tipo di record formale gli attributi in ciascuno dei rispettivi moduli sono descritti separatamente Gli attributi nel modulo record formale regolare dmc_rm_formal_record sono descritti in questa sezione la sottosezione che segue immediatamente le istruzioni Immissione di lavori nel modulo record formali pagina 164 Per ulteriori informazioni vedere EMC Documentum Records Client User Guide Tutti i quattro tipi di modulo record formale sono elencati nell appendice Nota I record formali in fase di dichiarazione possono essere correlati ad altri record formali mediante il pulsante Crea relazione record disponibile nella parte inferiore del modulo Questo pulsante consente di creare con facilit relazioni tra i record quando si dichiara un record formale Non necessario seguire una procedura per dichiarare un record formale e successivamente seguirne un altra per creare una relazioni tra record Gli utenti devono selezionare il modulo appropriato per dichiarare un record formale se la funzionalit DoD disponibile Tutti i record ad e
273. ode di lavoro gt Annulla assegnazione Il sistema riporta l operazione alla coda di lavoro e lo stato dell attivit viene visualizzato come Inattivo fino alla sua riassegnazione a un altro utente 3 Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Riassegna 4 Selezionare un utente da assegnare all operazione 5 Fare clic su OK Ottenimento della successiva operazione disponibile in una coda di lavoro Se l azienda ha implementato le code di lavoro possibile acquisire l operazione successiva senza aspettare che venga assegnata dal supervisore o dal sistema L attivit successiva infatti l attivit con la priorit pi alta tra quelle delle code di lavoro assegnate possibile selezionare manualmente l operazione successiva tramite un opzione del menu Posta in arrivo oppure possibile scegliere di visualizzare automaticamente l operazione successiva nella Posta in arrivo quando si rifiuta o si completa l operazione corrente Gli elementi inviati automaticamente alla Posta in arrivo dal sistema vengono visualizzati come non assegnati nella colonna degli elementi assegnati dell elenco dei lavori Gli elementi assegnati manualmente dal gestore della coda presentano invece il valore S nella colonna degli elementi assegnati Utilizzare l etichetta di questa colonna per distinguere come l operazione stata inviata alla Posta in arrivo Per recuperare manualmente l operazione successiva nella coda di lavoro 1 Nell
274. oggetto fisico che si desidera prenotare in genere una casella cartella fisica o documento fisico Il contenuto di un contenitore ad esempio una casella o una cartella fisica viene identificato sul manifesto per una richiesta della libreria dopo la creazione di tale richiesta Se si crea una richiesta libreria per una casella ad esempio le eventuali cartelle fisiche e o documenti fisici verranno inclusi sul manifesto se tali oggetti fisici si trovano nella casella selezionata Il manifesto identifica il contenitore solo se al suo interno non incluso nessun altro oggetto fisico 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sull oggetto fisico e scegliere Crea richiesta libreria E possibile selezionare pi oggetti fisici ad esempio due caselle possono essere incluse in una richiesta di libreria singola selezionando le due caselle e quindi facendo clic con il pulsante destro del mouse su una di esse per selezionare Crea richiesta libreria 194 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 20 Opzioni del pulsante destro del mouse per una casella 88 123 Sesame St E bin1 E bin2 E bin3 E Box2 Crea richiesta libreria E Physical Bin Propriet 6 Physical Folder Contrassegna per esportazione Ei 51 Tours Contrassegna per la distruzione Physical Docume Stampa etichetta Rigenera codice a barre Sottoscrivi Sottoscrivi altri Flusso rapido Aggiungi agli Appunti Elimina Visualizza Conser
275. oglie 105 sottoscrizioni annullamento 51 annullamento della sottoscrizione 51 colonne visualizzate 20 creazione 50 sottoscrizione 50 sottoscrizione di altri utenti 51 visualizzazione 50 visualizzazione all avvio 22 stato operazioni in background 25 struttura del documento virtuale 200 a 204 documenti virtuali 203 supervisori modifica 93 T tabelle 157 tabelle dati cenni generali 136 creazione 137 creazione di voci 138 importazione ed esportazione 142 modifica 140 tassonomie spostamento 20 Vedere anche categorie tasti di scelta rapida cenni generali 249 tastiera scelte rapide 249 tasti di scelta rapida 249 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico testo creazione di collegamenti da 157 formattazione 155 tipi di oggetto associazione a formati di file 38 a 39 definizione 38 nei valori preimpostati 223 traduzioni filtraggio per 19 trascinamento della selezione abilitazione 23 per archiviare da file 36 per creare una relazione 213 per effettuare la sottoscrizione agli elementi 51 per eseguire azioni 24 per esportare 42 per importare 40 per l aggiunta di discendenti 202 per spostare i discendenti 203 trasformazioni 215 cenni generali 215 creazione di nuove copie trasformate 217 creazione di nuovi file 218 in HTML 216 in PDF 216 profili 215 risultati 215 218 Trova oggetti nascosti opzione nelle ricerche 65 Trova tutte l
276. ogo di selezione dei membri Per creare un nuovo gruppo locale 1 Nella scheda Appartenenza della room fare clic su Nuovo gruppo per aprire la scheda Crea nuovo gruppo di room Immettere un nome per il gruppo obbligatorio Tale nome dovr essere univoco rispetto ai nomi dei gruppi locali della room Se si desidera immettere un testo descrittivo per il gruppo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 149 Collaborazione con altri utenti 4 Fare clic su OK per creare il gruppo e tornare all elenco dei membri della room Un gruppo locale di propriet del gruppo dei proprietari della room anche se rimosso dalla room Pu pertanto essere utilizzato solo nei set di autorizzazioni degli oggetti gestiti Per modificare le propriet di un gruppo locale 1 Aprire la scheda Appartenenza della room 2 Modificare le propriet del gruppo nel modo appropriato e fare clic su OK per implementare le modifiche Per aggiungere membri della room a un gruppo locale 1 Nella scheda Appartenenza della room fare clic sul nome del gruppo di cui si desidera modificare l appartenenza Viene visualizzato l elenco dei membri del gruppo 2 Nella pagina di elenco dei membri del gruppo fare clic su Aggiungi Viene visualizzata una pagina per la selezione dei membri della room 3 Nel riquadro di sinistra individuare e selezionare i membri della room i gruppi e i ruoli che si desidera aggiungere al gruppo 4 Dopoaver selez
277. olonne non vengono visualizzate correttamente in Excel salvare il file nel computer e chiuderlo quindi selezionare Dati gt Importa dati esterni gt Importa dati per importare il file con estensione csv Esportazione di risultati di ricerca specifici sotto forma di file CSV possibile esportare le voci selezionate in un elenco dal repository in un file di valori separati da virgole csv Quando si scelgono e si esportano voci specifiche da un elenco di risultati di ricerca i dati vengono esportati in un file con estensione csv Per esportare le righe selezionate 1 Passare a un elenco 2 Selezionare le voci da esportare come valori separati da virgole 3 Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Esporta in CSV oppure selezionare Strumenti gt Esporta in CSV Viene visualizzata la finestra di dialogo Esporta contenuto in CSV 4 Spostare le colonne da esportare dall elenco Seleziona colonne all elenco Colonne selezionate 5 Fare clic su OK Viene richiesto di aprire o salvare il file con estensione csv 52 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 3 Messaggi di posta elettronica Supporto per l importazione dei messaggi di posta elettronica A partire da Webtop 6 8 Webtop importa i messaggi di posta elettronica nel repository come tipo dm_document o relativi sottotipi e in formato messaggio di Outlook msg Per impostazione predefinita l importazione dei messaggi msg abi
278. ome Il nome utente visualizzato nell archivio locale dell utente e sugli elementi creati o modificati dall utente Nome di accesso utente Il nome con cui l utente accede al repository Origine utente L origine dell autenticazione Selezionare Nessuna se l utente viene autenticato in un dominio Windows o dispone di un account nell host Content Server e viene autenticato dal sistema operativo 234 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Campo Indirizzo e mail Nome utente SO Dominio Windows Repository locale Limita l accesso della cartella a Cartella predefinita Gruppo predefinito Set di autorizzazioni predefinito Nome Db Privilegi Set di alias Workflow disattivato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Descrizione Si tratta dell indirizzo cui verranno inviate le notifiche per operazioni di workflow ed eventi registrati Nome di accesso per l autenticazione dell utente in un sistema operativo o in un server LDAP Imposta il dominio Windows dell utente da utilizzare se il repository si trova su un host Windows o UNIX con una mappa di dominio per l autenticazione del dominio Windows Repository in cui l utente riceve notifiche e operazioni Limita l accesso al repository dell utente a percorsi di repository particolari Il percorso per archiviare gli elementi che crea l utente Il gruppo assegnato agli elementi che crea l uten
279. onare File gt Apri Sola lettura 200 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Documenti virtuali In base alla configurazione delle opzioni di apertura impostate nelle preferenze dei documenti virtuali in Webtop viene eseguita una delle tre operazioni seguenti come illustrato in Impostazione delle preferenze di un documento virtuale pagina 207 3 Attenersi a una delle procedure seguenti e Sein Webtop viene visualizzato il contenuto del documento ignorare il resto della procedura e Sein Webtop viene richiesto di scegliere tra contenuto e struttura selezionare Apri il contenuto del documento quindi fare clic su OK e Se in Webtop la struttura del documento viene visualizzata tramite VDM anzich visualizzarne il contenuto tramite l applicazione di modifica selezionare il nome del documento all interno dell intestazione di VDM e selezionare nuovamente File gt Apri Sola lettura Aggiunta di un discendente a un documento virtuale Per aggiungere un discendente necessario disporre delle autorizzazioni appropriate per l accesso al documento principale E possibile aggiungere pi volte lo stesso documento a un documento virtuale Per aggiungere un discendente a un documento virtuale 1 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per selezionare il discendente ora passare ad esso e aggiungerlo agli Appunti e Per scegliere il discendente in seguito o creare un file nuovo come discendente ignorare q
280. onata quando si specificano le propriet dell evento ricorrente il messaggio di posta elettronica di notifica inviato ai partecipanti all evento include una descrizione della ricorrenza nel campo Data Di seguito sono riportati alcuni esempi di tali descrizioni e Ogni giorno per 5 occorrenze e A giorni alterni per 5 occorrenze e Ogni settimana il Mercoled Gioved fino al 20 Settembre 2007 e Ogni mese il 30 o l ultimo giorno del mese sempre e Ogni anno per 5 occorrenze Visualizzazione di calendari ed eventi Nei calendari gli eventi vengono visualizzati in un elenco che possibile modificare agendo sulle preferenze della visualizzazione elenco Le colonne predefinite nella visualizzazione elenco del calendario sono le seguenti e Evento Il nome dell evento e Icona di allegato Questa icona viene visualizzata se per l evento sono disponibili allegati Non possibile aggiungere allegati a un evento Questa operazione pu essere tuttavia eseguita tramite altre applicazioni Se si fa clic sull icona dell allegato viene visualizzata una cartella con gli allegati visualizzati in elenco e Icona Tipo di eccezione Indica eccezioni indipendenti o eventi ricorrenti con eccezioni e Avvia La data e l ora di inizio dell evento e Fine La data e l ora di fine dell evento e Percorso Il luogo dell evento 134 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Modifica di calend
281. one di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21I 4 Completare i rimanenti campi e Eseguire il processo di ridenominazione Scegliere se gli elementi vengono riassegnati immediatamente e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare elementi bloccati in precedenza dall utente 5 Fare clic su OK Visualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un ruolo Per visualizzare i gruppi ai quali appartiene un ruolo 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Ruoli e selezionare il ruolo 2 Selezionare Visualizza gt Percorsi Eliminazione di un ruolo EMC Documentum consiglia di non eliminare i ruoli Rimuovere invece tutti i membri del ruolo e lasciare il ruolo nel repository Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 247 Utenti gruppi e ruoli 248 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Appendice A Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh possibile utilizzare le scelte rapide da tastiera per selezionare menu e pulsanti utilizzando la tastiera anzich amp eacute il mouse Tabella 36 pagina 249 descrive le scelte rapide da tastiera predefinite Le installazioni personalizzate possono variare Tabella 36 Scelte rapide da tastiera Azione Per creare un nuovo documento Estrai Modifica Archivia Visualizza Visualizzazione in modalit di sola lettura Visualizza Propriet Importa Esportazione Salva con nome Cerca S
282. oni posta elettronica flusso rapido Propriet azioni degli appunti crea elimina Esclusi Relazioni esporta in CSV preferiti notifiche ciclo di vita e preferenze di un documento virtuale strumenti maggior parte nuovo modello di workflow room modulo archivio Percorsi Archivio locale Archivi Sottoscrizioni File recenti Posta in arrivo non Ricerche Categorie Amministrazione 226 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 17 Set di autorizzazioni Cenni generali sui set di autorizzazioni Ogni elemento del repository dispone di un set di autorizzazioni che determina chi pu accedere all elemento Il set di autorizzazioni elenca gli utenti e i gruppi che dispongono dell accesso all elemento e specifica il livello di accesso fornito ad ognuno Ad esempio un set di autorizzazioni potrebbe fornire un autorizzazione per un utente solo per la visualizzazione di un elemento e a un altro utente ulteriori autorizzazioni per la modifica e l eliminazione dell elemento Il set di autorizzazioni specifica il livello di accesso assegnando a ciascun utente o gruppo le autorizzazioni standard e quelle estese Per le descrizioni consultare Autorizzazioni di base pagina 227 e Autorizzazioni estese pagina 228 Quando si crea un nuovo elemento nel repository selezionare il set di autorizzazioni assegnato all elemento Se non si sceglie un set di autorizzazioni Webtop assegna automaticamente come set d
283. oni dei campi che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni oltre i nomi dei campi Tabella 34 Propriet dei gruppi Campo Nome Room originale del gruppo Classe Indirizzo e mail Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Descrizione l nomi del gruppo Il nome deve essere composto da caratteri compatibili con la code page del sistema operativo del server dei contenuti Disponibile nei repository con i Servizi di collaborazione attivato Se stata selezionata una room il gruppo considerato come gruppo privato nella room Applica la distinzione tra gruppi e ruoli Selezionare Gruppo Il server non impone il valore di questa propriet e non imposta la propriet su un valore diverso da quello del gruppo Indirizzo di e mail del nuovo gruppo Solitamente l indirizzo del proprietario Se non vengono inseriti valori in questo campo il nome del gruppo viene utilizzato come indirizzo di e mail predefinito per il gruppo 241 Utenti gruppi e ruoli Campo Proprietario Amministratore Set di alias Gruppo globale Gruppo privato Gruppo dinamico 242 Descrizione Il proprietario del gruppo L utente selezionato dispone del privilegio Crea gruppo L utente avanzato pu selezionare il proprietario In caso contrario possibile impostare tale valore su un gruppo di cui si membri L amministratore del gruppo L amministratore pu modificare il gruppo Se questo valore
284. onica 54 dm_owner nel set di autorizzazioni 229 dm_QmPriorityAging processo 105 dm_QOmThresholdNotificiation processo 105 dm_world nel set di autorizzazionigruppo 229 Document Transformation Services 215 documenti operazioni comuni 29 Vedere anche file trasformazioni in HTML 216 trasformazioni in PDF 216 documenti principali di documenti virtuali 199 Vedere anche documenti virtuali documenti secondari nei documenti virtuali 199 Vedere anche discendenti documenti semplici conversione in 207 documenti virtuali aggiunta di discendenti 201 a 202 cenni generali 199 contenuto 200 conversione in documenti semplici 207 creazione 199 etichette di versione 205 istantanee 205 a 206 operazioni comuni 199 preferenze 207 rimozione di discendenti 204 riordinamento dei discendenti 203 spostamento dei discendenti 203 struttura 200 visualizzazione del contenuto 200 visualizzazione della struttura 200 visualizzazione di binding interrotti 208 documento virtuale utilizzo di una versione specifica 204 Documentum Collaborative Services vedere collaborazione 125 domini accedere a 15 DRL versione del documento eliminata 50 DRL di Desktop conversione in URL di Webtop 48 E editor Rich Text nei servizi di collaborazione 125 editor RTE nei servizi di collaborazione 125 Vedere anche editor Rich Text elementi correlati creazione tramite le trasformazioni 218 eliminazione 43 trasformazioni 215 elenc
285. ono presenti dieresi accenti o altri caratteri estesi salvare il file in formato UTF 8 In caso contrario gli utenti il cui nome contiene caratteri estesi non verranno importati Gli attributi che possono essere impostati tramite il file di input sono user name user os name user os domain user login name user login domain user password user address user db name user group name user privileges set to integer value default folder user db name description acl domain acl name user source set to integer value home docbase user state set to integer value client capability set to integer value globally managed set to T or F Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 237 Utenti gruppi e ruoli alias set id set to an object ID workflow disabled set to T or F user xprivileges set to integer value failed auth attempt set to integer value possibile specificare il numero di attributi desiderato ma l attributo attribute_names deve corrispondere agli attributi effettivi del tipo Gli attributi possono essere inclusi in qualsiasi ordine dopo la prima linea object_type dm_user Gli attributi Booleani vengono specificati utilizzando T vero o F falso L utilizzo di vero falso 1 oppure 0 obsoleto Le autorizzazioni impostate che si identificano con acl_domain e acl_name devono esistere prima dell esecuzione del file per l importazione degli utenti Inoltre gli ACL devono rappre
286. onsentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti 5 Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciare la propriet nella casella Valori fissi 6 Fare clic su Salva Modifica di un modello di ricerca Per modificare un modello di ricerca 1 Nelriquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Modelli di ricerca nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Selezionare il modello di ricerca e scegliere File gt Modifica 4 Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti 5 Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciare la propriet nella casella Valori fissi 6 Fare clic su Salva 76 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Cerca Modifica della definizione di un modello di ricerca Per modificare una definizione di modello di ricerca 1 2 10 11 12 13 14 15 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate Se necessa
287. onsiderando tutte le fonti insieme di 1000 e 350 risultati per fonte Tuttavia l amministratore di sistema pu modificare questi parametri Quando si effettua una query su una fonte esterna il numero massimo di risultati dipende dalla configurazione stabilita per questa fonte I risultati sono selezionati in base alla loro classificazione In questo modo si ottengono sempre dei risultati con la migliore classificazione mentre gli altri risultati sono ignorati e Distinzione tra maiuscole e minuscole Se il repository indicizzato per impostazione predefinita nelle ricerche non vale la distinzione tra maiuscole e minuscole anche se si usano le virgolette Invece se il repository non indicizzato per le query la distinzione tra maiuscole e minuscole sar valida in tal caso tale distinzione pu essere attivata disattivata dall amministratore di sistema e Normalizzazione grammaticale lemmatizzazione Quando non si utilizzano le virgolette oltre alle parole esatte in Webtop vengono visualizzati anche file che includono variazioni delle parole digitate Queste variazioni si basano sulla radice della parola Questo comportamento dipende dalla configurazione del motore di ricerca full text ed definito normalizzazione grammaticale Le variazioni sono basate sul contesto grammaticale della parola Ad esempio una ricerca del verbo corri trova anche corre ma non il sostantivo corrente e Origini esterne Quando si esegue una
288. ormazioni sull evento facoltativo Se si seleziona la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione queste note verranno visualizzate dopo il testo predefinito nel corpo del messaggio di posta elettronica inviato ai destinatari Il testo predefinito dell e mail il seguente You are invited to the following meeting Topic meeting name Date recurrence pattern or start date time duration Location location To view the event Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Campo Descrizione point your browser to event drl Or open this event in your desktop calendar ICS inline attachment Invia messaggio Selezionare questa casella di controllo se si desidera inviare ai e mail al termine partecipanti messaggi di posta elettronica di notifica sull evento dell operazione 4 Per eventi ricorrenti aprire la scheda Ricorrenza e seguire le linee guida indicate nella sezione Definizione delle propriet di eventi ricorrenti pi avanti in questo capitolo 5 Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo e creare l evento Se la casella di controllo Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata quando si fa clic su Termina verr inviato un messaggio di posta elettronica di notifica relativo all evento agli utenti specificati in Elenco partecipanti In alternativa fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo In questo caso non
289. orni dal giorno in cui la richiesta libreria stata eseguita L impostazione predefinita per la Data richiesta pu essere modificata secondo le esigenze La Preferenza di notifica selezionata indica il mezzo utilizzato per comunicare con il Physical Records Manager che pu rispettare la richiesta L opzione di spedizione pu essere selezionata in modo che gli oggetti fisici vengano direttamente inviati al contatto L opzione Spedizione diretta al contatto tuttavia disabilitata se il contatto specificato non associato a un indirizzo L indirizzo di spedizione obbligatorio Il valore per l indirizzo di spedizione viene automaticamente compilato se l opzione di spedizione impostata su Spedizione diretta al contatto e un indirizzo associato al contatto specificato Anche se l indirizzo di spedizione viene compilato automaticamente se il contatto specificato associato a un indirizzo pu essere modificato per specificare un indirizzo nuovo o diverso selezionando Indirizzo di spedizione anzich Spedizione diretta al contatto Indipendentemente dal pulsante di opzione selezionato per l opzione di spedizione anche possibile selezionare la casella di controllo relativa a Invia tutti insieme se tutti gli elementi richiesti devono essere inviati contemporaneamente Le opzioni nelle schermate seguenti mostrano impostazioni predefinite La schermata successiva mostra le impostazioni predefinite quando il contatto per l utente che
290. orso corrente non sia selezionata e fare clic su Modifica In Repository disponibili o Origini disponibili accedere al percorso e selezionarlo Il percorso in Repository disponibili pu essere un repository un archivio o una cartella L elenco Origini disponibili viene visualizzato solo se Webtop configurato per l esecuzione delle ricerche nelle origini esterne Se si selezionano repository o origini per le quali le credenziali non vengono salvate possibile che venga visualizzata una finestra di accesso Fare clic sulla freccia per aggiungerlo all elenco Incluso nella ricerca Ripetere i passaggi Passaggio b e Passaggio c per ogni percorso desiderato Per rimuovere un percorso selezionarlo e fare clic sulla freccia di rimozione Per impostare i percorsi come predefiniti per ogni nuova ricerca selezionare Imposta come predefinito Fare clic su OK 3 Nell elenco Tipo di oggetto selezionare il tipo di file da cercare 4 Immettere le altre propriet in base alle esigenze In Tabella 9 pagina 64 vengono descritte le propriet comuni Le propriet disponibili dipendono dal tipo di file cercato selezionato nell elenco Tipo di oggetto in Passaggio 3 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 63 Cerca Tabella 9 Propriet comuni in una ricerca avanzata Campo Descrizione Elenco Propriet Immettere uno o pi valori di propriet in base ai quali eseguire la ricerca attenendosi alla procedura seguente
291. ory oppure solo al repository corrente facendo clic su Seleziona nel campo Applica a repository specifico selezionando il repository desiderato e facendo clic su OK Per ulteriori informazioni consultare la sezione Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione 8 Fare clic su Successivo Viene visualizzata la scheda Regole 9 possibile utilizzare un valore preimpostato esistente come modello per il nuovo preimpostato Per utilizzare un valore preimpostato esistente come modello per un nuovo preimpostato fare clic su Seleziona accanto all opzione Inizia con un altro valore preimpostato selezionare il valore preimpostato esistente e fare clic su OK 10 Per definire le regole dei valori preimpostati vedere Modifica delle regole dei valori preimpostati pagina 222 Modifica di un valore preimpostato esistente Per modificare un valore reimpostato 1 Passare a Amministrazione Preimpostati e selezionare il valore preimpostato 2 Selezionare File gt Modifica 3 Per modificare la scheda Regole vedere Modifica delle regole dei valori preimpostati pagina 222 Modifica delle regole dei valori preimpostati Questa procedura presuppone che si sia stato aperto un valore preimpostato attraverso la creazione di uno nuovo o la modifica di uno esistente Per modificare le regole del valore preimpostato 1 Selezionare il tipo di regola nel primo elenco della scheda Regole Per le descrizioni delle regole ved
292. otezione impostato per Classificazione corrente Non classificato Qualsiasi valore diverso da Non classificato rende obbligatorio l attributo Agenzia classificazione Tutti i campi obbligatori richiedono immissioni per procedere all archiviazione Eventuali campi non indirizzati correttamente impediscono l elaborazione del modulo Le voci non accettate sono chiaramente descritte in testo rosso nella parte inferiore del modulo quando l elaborazione non consentita Accertarsi di fornire voci per tutti i campi obbligatori e che tutte le voci siano valide Tabella 22 Attributi per i record classificati Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v3_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Nome record Se stato selezionato un solo documento per il record il nome del documento viene inserito in modo automatico in questo campo Se sono stati selezionati pi documenti per un solo record per questo valore viene visualizzato il messaggio Immettere il nome del record Identificativo categoria Il valore necessario viene inserito in modo automatico in base al criterio record di denominazione applicato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 177 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo indica gli attributi obbligatori Oggetto Tipo di supporto Formato Organizzazione di origine Data di archiviazione Data di rice
293. ottoscrivi Aggiungi agli Appunti Copia qui Sposta qui Collega qui Elimina Tasti di scelta rapida di Microsoft Windows MAIUSC N O E I V INVIO P MAIUSC I MAIUSC E A MAIUSC 5 U MAIUSC C MAIUSC V MAIUSC M MAIUSC L Elimina Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Tasti di scelta rapida di Mac OS MAIUSC N O E I V INVIO P MAIUSC I MAIUSC E A MAIUSC 5 U MAIUSC A MAIUSC C MAIUSC M MAIUSC L Elimina 249 Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh Azione Avviare un quickflow Applicare un ciclo di vita a un documento Promuovere un documento allo stato successivo del ciclo di vita Spostare un file allo stato precedente del ciclo di vita Dichiarare un record Creare una discussione Convertire un documento semplice in un documento virtuale Posta elettronica Selezionare tutti gli elementi della pagina Selezionare l elemento successivo Selezionare l elemento precedente Selezionare l elemento in alto Selezionare l elemento in basso Passa al campo o al pulsante successivo Passa al campo o al pulsante precedente Guida Esci 250 Tasti di scelta rapida di Microsoft Windows Q L D MAIUSC R MAIUSC U MAIUSC T M CTRL A Freccia destra Freccia sinistra Freccia SU Freccia GI TAB MAIUSC TAB MAIUSC H MAIUSC O Tasti di scelta rapida di Mac OS Q L D MAIUSC R
294. p Versione 6 8 13 Introduzione Data della revisione Descrizione Dicembre 2014 Prima pubblicazione 14 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 1 Repository Accedere a un repository Per accedere a un repository necessario fornire le seguenti informazioni Webtop URL o URL WebSEAL Nome del repository Il nome utente e la password personali per il repository Percorso di rete di Webtop se applicabile Nome di dominio Microsoft Windows NT se applicabile Lingua se applicabile Per accedere a un repository 1 Nel browser Web digitare l URL di Webtop Se si utilizzano credenziali salvate oppure l autenticazione basata su accesso singolo viene richiesto di selezionare un repository nell elenco Repository della schermata Accesso se si tratta del primo accesso o se le informazioni sul repository non sono disponibili nella cache Selezionare un repository e fare clic su OK per accedere a Webtop In alternativa l autenticazione basata su accesso singolo consente di accedere automaticamente a Webtop quando si accede all URL di Webtop Saltare il resto della procedura Se viene visualizzata la pagina Accesso immettere il nome e la password di accesso per il repository Per i nomi e le password di accesso vale la distinzione tra maiuscole e minuscole Selezionare il repository nell elenco Repository Nell elenco Percorso se disponibile selezionare il percorso di rete dell organizzazione
295. perazioni seguenti a b Immettere il nome dell istantanea Selezionare il percorso della nuova istantanea Selezionare il tipo di istantanea Per congelare un istantanea accertarsi di aver selezionato Congela istantanea La casella selezionata per impostazione predefinita Congelando l istantanea si certi di non poter modificare la versione congelata di un documento e la versione congelata di ciascun discendente senza creare una nuova versione 4 Nella scheda Info impostare le propriet come descritto in Tabella 3 pagina 31 nell argomento Impostazione delle propriet pagina 30 5 Impostare le informazioni delle restanti schede come appropriato Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento di questa guida in cui vengono illustrate tali funzionalit 6 Fare clic su Termina Per bloccare o sbloccare un istantanea 1 Passare all istantanea e selezionarla 2 Selezionare una delle opzioni seguenti 206 Strumenti gt Documento virtuale gt Blocca istantanea Congelare un istantanea impedisce agli utenti di modificare la versione congelata del documento o la versione congelata di ciascun discendente Le modifiche apportate a un documento o a un discendente da parte di un utente possono essere salvate solamente come nuova versione del documento o del discendente Strumenti gt Documento virtuale gt Sblocca istantanea Lo sblocco dell istant
296. pository 5 Selezionare Modifica gt Collega qui Content Server utilizza processi automatici per sincronizzare i collegamenti e gli originali Nota e I processi di replica consentono di sincronizzare automaticamente il collegamento con il file originale E possibile sincronizzare manualmente il collegamento senza attendere la sincronizzazione automatica tramite l aggiornamento e Tutte le operazioni di modifica di un elemento vengono eseguite in modo implicito sull elemento di origine e il collegamento viene aggiornato in base alla modifica e Sela configurazione supporta la localizzazione quando si crea la traduzione di un collegamento rapido nel repository viene creato un nuovo file non un collegamento rapido e possibile eseguire operazioni relative al ciclo di vita sui collegamenti ai quali gi applicato un ciclo di vita Visualizzazione di tutti i percorsi a cui collegato un elemento Per visualizzare tutti i percorsi ai quali collegato un elemento 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Attenersia una delle procedure seguenti e Selezionare Visualizza gt Percorsi e Selezionare Visualizza gt Appartenenze ai gruppi Collegamento di un elemento del repository al computer Per collegare un elemento del repository al computer 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt propriet gt Info Viene visualizzata un icona di scelta rapida al lato del nome dell elemento
297. ppi locali incorporati Proprietari e Collaboratori tali gruppi non vengono visualizzati nella finestra di dialogo Rimuovi 150 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Gestione degli utenti come non amministratori I progetti collaborativi a volte coinvolgono gli utenti del repository che collaborano con utenti esterni quali clienti analisti o fornitori Gli utenti esterni solitamente non dispongono di account utente amministrati centralmente nel repository come ad esempio avviene per gli utenti LDAP Tali gruppi misti potrebbero lavorare su materiale riservato o proprietario e beneficiare dell appartenenza alla stessa room Per risolvere casi del genere gli amministratori di sistema possono delegare alcune operazioni di gestione degli utenti a utenti non amministratori assegnando loro il ruolo di responsabile utenti dce_user_manager I responsabili degli utenti possono eseguire una variet di operazioni di gestione degli utenti senza essere amministratori del sistema In particolare possono e Cercare utenti e gruppi I responsabili utenti possono accedere a un nodo nella struttura ad albero del repository denominato Amministrazione che contiene un collegamento a Gestione utenti che a sua volta contiene un collegamento alle pagine relative a Utenti Gruppi e Ruoli e Creare utenti nuovi Nell area Amministrazione e nelle pagine dei membri della room i responsabili utenti hanno accesso
298. pplicazione utilizzata quando si visualizzano elementi di questo tipo Applicazione per la modifica Fare clic su Seleziona applicazione e selezionare l applicazione utilizzata quando si modificano elementi di questo tipo 5 Per salvare le modifiche scegliere OK Ripristino dei valori predefiniti per i formati di file associati Per ripristinare i formati di file associati ai valori predefiniti 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Formati 3 Selezionare il tipo di oggetto 4 Fare clic su Ripristina impostazioni predefinite Importazione di file nel repository Se si importa una cartella viene importato anche il relativo contenuto In base alla configurazione dell organizzazione potrebbe esserci un limite per il numero di elementi importabili contemporaneamente Se la configurazione consente la creazione di copie trasformate successivamente all importazione si riscontrer un ritardo tra l importazione e la creazione delle copie Quando si importa un documento contenente documenti discendenti collegati non possibile specificare i valori per le propriet dei documenti collegati durante l importazione del documento principale Per eseguire l importazione nel repository 1 Passare alla posizione del repository in cui effettuare l importazione 2 Selezionare File gt Importa Fare quindi clic su Aggiungi file o Aggiungi cartelle Selezionare il file o la cartella e fare clic su OK Per
299. presenza di problemi specifici le decisioni relative alla pianificazione i piani di sviluppo le idee relative al prodotto e l interazione con i clienti Grazie alle discussioni nelle cartelle contestuali i team sono in grado di salvare e accedere rapidamente ad informazioni specifiche utili per tenere traccia dell interazione avvenuta all interno del team stesso Per creare una nuova cartella contestuale 1 Selezionare il percorso della nuova cartella 2 Selezionare File gt Nuovo gt Cartella Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuova cartella 3 Nella scheda Crea specificare le impostazioni seguenti e Nome obbligatorio Il nome della nuova cartella e Tipo Il tipo di cartella e Descrizione Nella finestra dell editor RTF creare una descrizione che verr visualizzata al di sotto del percorso di navigazione nella pagina della cartella facoltativo e Per effettuare la sottoscrizione alla cartella selezionare la casella di controllo Sottoscrivi la cartella Se necessario fare clic su Mostra opzioni per visualizzare l opzione possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la cartella 4 Fare clic su Termina per chiudere la finestra di dialogo e creare la cartella In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza creare alcuna cartella Per abilitare una discussione relativa alla cartella necessario selezionare la casella di con
300. pu includere un solo campo di allegati Per creare una voce di una tabella di dati 1 Passare alla tabella dati o crearla nella quale si desidera creare una voce 2 Nella visualizzazione di riepilogo della tabella dati selezionare File gt Nuovo gt Voce Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuova voce tabella 3 Nella scheda Crea immettere i dati per ognuno dei tipi di campo E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la voce 4 Fare clic su Termina per chiudere la finestra di dialogo e creare la voce 138 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti In alternativa possibile fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza creare alcuna voce Tabella 16 Modifica dei tipi di campo di una tabella dati Tipo di campo Testo semplice Testo formattato Data Numero Numerazione automatica S No Semaforo Elenco di selezione Elenco dei membri Discussione Allegati Descrizione possibile modificare un campo di testo normale utilizzando una casella di testo standard possibile modificare un campo di testo formattato utilizzando l editor RTE possibile modificare un campo di data utilizzando una casella di testo con uno strumento di selezione della data con cui scegliere la data Se la data indica una scadenza possibile selezionare la casella di controllo Operazione comple
301. query su un origine esterna i risultati visualizzati in Webtop dipendono parzialmente dalla configurazione dell origine Se ad esempio l origine non restituisce informazioni sulle date le date non possono essere filtrate e Repository Multipli Per quanto riguarda le fonti esterne i risultati dipendono dalla configurazione di ogni repository Per esempio l indicizzazione potrebbe essere regolata diversamente sui vari repository Indicizzazione di un repository L indicizzazione di un repository compito dell amministratore per cui si potrebbe pensare che non sia necessario sapere cosa viene indicizzato e se il repository in uso sia indicizzato o meno L indicizzazione tuttavia pu avere un impatto sull esperienza di ricerca Quando un repository viene indicizzato una struttura di dati l indice viene creata per memorizzare le informazioni Le informazioni possono trovarsi solo nelle propriet dei file o nelle propriet e nel contenuto dei Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 71 Cerca file La ricerca in un repository indicizzato facilita il richiamo rapido dei documenti in quanto non richiede la scansione di tutti i file ma solo la ricerca nell indice In questo manuale quando si fa riferimento ad un repository indicizzato si indica un repository per cui sono indicizzati sia il contenuto che le propriet e non solo le propriet Se il repository indicizzato vengono eseguite query full text quando si uti
302. r cenni generali 199 Vedere anche documenti virtuali visualizzazione in sola lettura di file 37 di messaggi di posta elettronica 55 W WDK visualizzazione della versione 28 Web Development Kit visualizzazione della versione 28 WebSEAL Autenticazione 16 Webtop Express valore preimpostato 226 workflow avvio 89 cenni generali 89 completamento di operazioni non riuscite 93 creazione di modelli di workflow 95 dettagli 91 eventi di controllo 91 fine delle operazioni 81 inserimento di file allegati 89 interruzione 92 invio di messaggi di posta elettronica ai partecipanti 93 operazione completata 81 operazioni non riuscite 93 report 94 Report di workflow 91 rifiuto di operazioni 82 ripetizione di operazioni non riuscite 93 ripresa 92 sospensione 92 supervisore 93 visualizzazione 91 Workflow utente 91 Workflow Manager apertura 95 Workflow utente visualizzazione 91 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8
303. r visualizzare le relazioni tra i record Esistono due modi per visualizzare le relazioni tra i record scegliere la voce di menu Visualizza gt Relazioni record che pu essere utilizzata sia dagli utenti che dagli amministratori oppure la voce di menu Visualizza gt Usi definizione relazione record che pu essere utilizzata solo dagli amministratori 1 188 Passare a uno dei record formali interessati da una relazione tra record Nota Gli amministratori possono inoltre passare alla definizione di relazione a cui sono interessati fare clic con il pulsante destro del mouse sulla definizione e selezionare Visualizza gt Usi definizione relazione record Fare clic con il pulsante destro del mouse sul record formale visualizzato nel riquadro del contenuto e selezionare Visualizza gt Relazioni record Il tipo di relazione indicato sotto Nome definizione insieme ai record selezionati per Principale e Secondaria Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 15 Schermata Relazioni record File Modifica Visualizza Strumenti Record rmrpsgb67 dmadmin rmadmin mart_jitc mart_0318 mart_0318 mart_januaryals ls smihg_classrec_sm1 doc Relazioni record Supporting Relationship a smihg_classrec_sm1 doc Supported By wi rogersj_classrec_t1 doc Rimozione di una relazione tra record Gli utenti e gli amministratori devono essere in grado di visualizzare l oggetto principale e secondario per rimuovere
304. razione assegnata a pi utenti pagina 81 Rifiutare un operazione pagina 82 Delega di un operazione pagina 82 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 79 Posta in arrivo Ripetizione di un operazione pagina 83 Selezione di un operazione dalla coda pagina 86 Esecuzione di un operazione Per eseguire un operazione 1 2 80 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic sul nome Nella scheda Info attenersi alla procedura seguente a E possibile che nella scheda Info venga visualizzato un modulo personalizzato in base a una particolare operazione dell organizzazione In questo caso immettere le informazioni appropriate Per i dettagli rivolgersi all amministratore Se la scheda Info include un collegamento per la creazione di un nuovo modulo per l utente successivo dell operazione fare clic sul collegamento e seguire le istruzioni visualizzate Per eseguire le operazioni sui file allegati utilizzare le procedure standard per le operazioni specifiche Per allegare file aggiuntivi fare clic su Aggiungi allegati selezionare i file quindi fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 Se vengono visualizzati i campi Ora e Costo registrare i tempi e i costi necessari per l esecuzione dell operazione Nella scheda Commenti aggiungere i commenti come indicato di seguito a
305. re gli utenti da aggiungere alla coda di lavoro Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare gli utenti nell area di selezione del contenuto della pagina nell elenco degli utenti disponibili vengono visualizzati solo gli utenti con i ruoli queue_processor e queue_advance_processor Il capitolo sulla gestione degli utenti fornisce ulteriori dettagli sulla configurazione di utenti e gruppi Fare clic su OK Il sistema chiede all utente di selezionare le abilit utilizzate per la corrispondenza tra l assegnazione dei lavori e i singoli utenti Selezionare le abilit appropriate per ogni utente facendo clic su Successivo dopo avere configurato le abilit corrispondenti di ogni utente Dopo aver selezionato le abilit per ogni utente fare clic su Termina Il sistema non consente di salvare la pagina finch non verranno selezionate le abilit di tutti gli utenti assegnati Per impostazione predefinita la nuova coda di lavoro viene aggiunta nella categoria corrente Per spostare una coda di lavoro in una categoria diversa 1 2 3 Selezionare la coda di lavoro Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Spostarsi sulla categoria nella quale si desidera spostare la coda di lavoro Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 107 Code di lavoro 4 Selezionare Modifica gt Sposta Per eliminare una coda di lavoro 1 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavor
306. re il contenuto sulla rete locale prima di memorizzarlo globalmente l operazione globale verr eseguita in background Pagina degli aggiornamenti WebTop migliora le prestazioni riducendo la quantit di aggiornamenti e facendo un migliore utilizzo del framework AJAX Seguono alcuni esempi e L utente sceglie una cartella nella struttura del browser per visualizzarne un elenco dei contenuti Nelle versioni precedenti a Documentum ECM 6 5 l elenco dei contenuti veniva aggiornato in seguito all aggiornamento dell applet della struttura del browser A partire da Documentum ECM 6 5 la struttura del browser non viene aggiornata e Nelriquadro dell elenco dei contenuti l utente fa doppio clic su una sottocartella per visualizzarne il contenuto Nelle versioni precedenti a Documentum ECM 6 5 il riquadro dei contenuti veniva aggiornato in seguito all aggiornamento dell applet della struttura del browser La struttura del browser si aggiorna per visualizzare una selezione della cartella nella struttura del browser Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 25 Repository e per espandere tale cartella se necessario A partire da Documentum ECM 6 5 la selezione e l espansione avvengono senza aggiornamento e L utente ha un documento estratto L utente decide che non sono necessarie modifiche e desidera annullare l estrazione L utente seleziona i contenuti e sceglie l opzione di menu per annullare l estrazione Nelle versioni
307. ri e Aprire la scheda Appartenenza delle propriet della room Propriet Appartenenza 146 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Le colonne dell elenco dei membri della room sono quelle indicate di seguito e Nome Il nome del gruppo o del membro e Ruolo Consente di distinguere i proprietari dai collaboratori e Stato Indica se i membri dispongono di account attivi nel repository e Descrizione Indirizzi e mail per utenti descrizioni per gruppi e Gruppo Visibile quando selezionata la casella di spunta Mostra gruppi Se un membro non viene aggiunto alla room in modo esplicito in questa colonna viene visualizzato il gruppo che garantisce l appartenenza del membro possibile che siano presenti pi gruppi ma viene mostrato solo il primo in ordine alfabetico Per visualizzare i membri di un gruppo fare clic sul nome del gruppo Per ritornare su utilizzare il percorso di navigazione riportato sopra il membro del gruppo Per i responsabili utenti in questa finestra di dialogo viene visualizzato anche un pulsante per la creazione di un nuovo utente Copia di una room E possibile copiare una room in un punto qualsiasi di un repository in cui pu essere copiata una cartella Quando si copia una room la nuova room contiene le copie di tutti gli elementi ai quali possibile accedere dall originale e possiede le stesse propriet dell originale I ruoli e i gruppi loc
308. ria di coda di lavoro da monitorare 1 Passare a Monitor code di lavoro 2 Fare clic su Categorie utente 3 Selezionare le categorie da monitorare Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare le categorie nell area di selezione del contenuto della pagina 4 Fare clic su OK Per visualizzare l operazione della coda di lavoro in corso di elaborazione da parte di un utente o di un gruppo I responsabili e gli amministratori delle code di lavoro possono visualizzare le caselle di posta in arrivo degli utenti o dei gruppi associati alle rispettive code di lavoro Gli utenti con ruolo queue_admin o queue_manager possono eseguire questa procedura 1 Aprire Monitor code di lavoro E inoltre possibile passare a Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro e selezionare una coda di lavoro 2 Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi 3 Selezionare l utente o il gruppo desiderato 4 Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Carico di lavoro Il sistema visualizza la Posta in arrivo dell utente e le operazioni che contiene Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 113 Code di lavoro Per monitorare e aggiornare le code di lavoro attive 1 Attenersi a una delle procedure seguenti e Nelriquadro della struttura fare clic sul nodo Monitor code di lavoro e Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Monitor code di lavoro Per visualiz
309. ricerca avanzata con il campo Contiene non si utilizzano virgolette in Webtop vengono visualizzati i file che contengono sia le parole esatte digitate nonch le variazioni delle parole ad esempio la parola scanning per la parola scanner Questa opzione disabilitata quando si effettua la ricerca di pi parole o se il repository non stato indicizzato per le variazioni Le virgolette non possono essere utilizzate per individuare la corrispondenza di parole con la stessa distinzione tra maiuscole e minuscole Per ottenere risultati contenenti due termini di ricerca digitare AND tra i termini in questione Un termine pu essere una parola o una frase tra virgolette Per ottenere risultati contenenti almeno un termine digitare OR tra le parole o le frasi tra virgolette possibile unire pi termini utilizzando gli operatori AND e OR L operatore AND ha la precedenza sull operatore OR Se ad esempio si digita knowledge or management and discovery i risultati dovranno contenere il termine conoscenza oppure i termini gestione e scoperta Per ottenere risultati che non contengano un termine digitare NOT prima del termine in questione Il termine pu essere una parola o una frase tra virgolette In questo modo viene tenuto in considerazione soltanto il termine che segue l operatore L operatore NOT pu essere utilizzato dopo AND o OR separato da uno spazio Di seguito vengono indicate le sintassi valide Documentum NOT
310. rio fare clic sul collegamento Modelli di ricerca nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio Fare clic con il pulsante destro del mouse sul modello di ricerca e scegliere Modifica definizione Modificare i valori di ricerca Consultare Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 63 Fare clic su Cerca Consiglio per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Interrompi O Nella pagina dei risultati della ricerca fare clic su Salva modello Ed Immettere un nome per il modello di ricerca Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciare la propriet nella casella Valori fissi Fare clic su Salva Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate Selezionare il modello di ricerca e scegliere File gt Modifica Nel campo Nome digitare un nuovo nome per il modello di ricerca Modificare la descrizione del modello Per impostazione predefinita questo campo viene aggiornato con i termini della ricerca ma possibile modificarlo La descrizione visibile come colonna nel nodo Ricerche salvate Fare clic su Salva Nota A differenza delle ricerche salvate quando si salva u
311. ro attiva e fare clic sul relativo nome 3 Selezionare una o pi operazioni sospese 4 Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Annulla sospensione Consiglio possibile eseguire tale operazione anche tramite uno dei pulsanti di Task Manager Consentire agli utenti di selezionare operazioni dalla coda Gli utenti con ruolo queue_advance_processor possono visualizzare le operazioni della coda di lavoro per le quali sono considerati idonei e possono acquisirle indipendentemente dalla loro priorit Tali utenti hanno inoltre accesso al nodo aggiuntivo Coda di lavoro nella struttura di directory principale che indica tutte le code di lavoro assegnate visualizzate come caselle Posta in arrivo separate Da 116 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro queste caselle Posta in arrivo coda di lavoro possono quindi selezionare qualsiasi operazione non assegnata su cui sono idonei a lavorare in base al proprio insieme di abilit Se un processore preleva una sola operazione dalla coda l operazione si apre automaticamente in Task Manager consentendo di iniziare subito il lavoro Per evitare che il sistema apra automaticamente l operazione dopo il suo prelievo da parte del processore necessario modificare il tag lt openTaskManager gt true lt openTaskManager gt nel file pullqueuedtask_component xml su false Il processore pu ancora ottenere l operazione ma deve aprirla dalla casella Posta in
312. ro percorso del repository e possono gestire pi file contemporaneamente Per visualizzare gli Appunti selezionare Modifica gt Visualizza Appunti Se un elemento non viene visualizzato accertarsi di aver impostato il filtro adatto per la visualizzazione dell elemento Per rimuovere un elemento dagli Appunti selezionarlo e fare clic su Rimuovi Collegamenti In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti e Collegamento di un elemento a un altro percorso nel repository pagina 46 e Collegamento di un elemento a un altro repository pagina 46 e Visualizzazione di tutti i percorsi a cui collegato un elemento pagina 47 e Collegamento di un elemento del repository al computer pagina 47 e Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser pagina 48 e Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository pagina 48 e Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica pagina 50 e Accedere al DRL di una versione di documento eliminata dal repository pagina 50 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 45 File e cartelle Collegamento di un elemento a un altro percorso nel repository Quando si collega un elemento a un altro percorso nel repository possibile accedere all elemento dal nuovo percorso nello stesso modo in cui vi si accede dal percorso di origine Non possibile collegare un elemento bloccato Un elemento di
313. rocessore 1 Fare clic su Monitor code di lavoro o passare a Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro 2 Individuare la coda di lavoro attiva 3 Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi 4 Selezionare un utente o un gruppo 5 Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info o Propriet nel menu di scelta rapida Nella pagina Profilo del processore viene visualizzato un elenco delle abilit dell utente nonch un elenco delle code di lavoro assegnate al processore 6 Per modificare il set di abilit del processore fare clic su Aggiungi nella tabella Abilit per corrispondenza assegnazione lavoro Viene visualizzata la pagina Abilit del processore con il nome utente e una casella di riepilogo dei filtri associati alle code di lavoro assegnate 7 Selezionare un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro dalla casella di riepilogo 8 Selezionare le abilit da associare al processore 9 Fare clic su OK 112 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro Monitoraggio delle code di lavoro Anche se la maggior parte delle funzioni delle code di lavoro pu essere gestita dall interno dei singoli componenti possibile utilizzare Monitor code di lavoro come dashboard per la gestione delle code di lavoro da un percorso specifico Utilizzare Monitor code di lavoro per visualizzare lo stato di assegnazione di ogni operazione il conteggio effetti
314. rricercare solo messaggi in formato EMCME selezionare il tipo di oggetto come dm_message_archive digitare la stringa di ricerca nel modulo successivo e fare clic su Cerca 56 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Messaggi di posta elettronica Per individuare e aprire un allegato di posta elettronica Gli allegati sono incorporati ma possono essere anche memorizzati separatamente in base alla configurazione della posta elettronica per l applicazione possibile visualizzare gli allegati incorporati nello stesso modo in cui si visualizzano i messaggi di posta elettronica come descritto in Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica pagina 55 Se gli allegati sono memorizzati separatamente possono trovarsi nella posizione in cui memorizzato il messaggio di posta elettronica Per impostazione predefinita gli allegati sono nascosti Per visualizzare gli allegati selezionare Strumenti gt Preferenze gt Mostra file nascosti Suggerimento Per individuare un allegato possibile anche eseguire l operazione di ricerca Per eseguire questa operazione digitare tutto il nome o parte del nome dell allegato nella casella di ricerca Capitolo 4 Cerca contiene informazioni dettagliate Nota Tutte le operazioni disponibili per un documento possono essere eseguite anche per gli allegati Individuazione del messaggio di posta elettronica a cui appartiene un allegato Per individuare il messaggio e mail al quale appartie
315. rumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente In Workflow utente sono visualizzati i workflow di cui si proprietari ma non i workflow che appartengono ai gruppi di cui fa parte l utente Per visualizzare i workflow che appartengono a un gruppo utilizzare la procedura descritta in Per visualizzare i workflow tramite Report di workflow pagina 91 Per visualizzare un workflow specifico selezionare il workflow quindi scegliere File gt Visualizza Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 91 Workflow e flussi rapidi Sospensione di un workflow Quando si sospende un workflow quest ultimo viene temporaneamente arrestato per essere ripreso in seguito possibile ad esempio interrompere un workflow per modificarne il relativo modello Una volta apportate le modifiche possibile riprendere il workflow dal punto in cui era stato sospeso Per sospendere un workflow 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Report di workflow Consiglio in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente 2 Selezionare uno o pi workflow 3 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Sospensione di un workflow 4 Se viene richiesto di confermare la sospensione fare clic su OK Ripresa di un workflow in pausa Con la ripresa il workflow verr avviato dal punto in cui era stato sospeso possibile riprendere un workflow sospeso ma non un workflow arrestato Per
316. salvate i modelli di ricerca sono stati progettati per essere riutilizzati facilmente Un modello di ricerca una ricerca predefinita per la quale alcuni valori di ricerca sono fissi mentre altri possono essere definiti dall utente corrente I modelli di ricerca possono essere privati o pubblici Nel nodo Ricerche salvate i modelli di ricerca pubblici e quelli privati vengono distinti da una delle icone seguenti indica che questo modello di ricerca pubblico e accessibile per qualsiasi utente e indica che si l unico utente che pu accedere a questo modello di ricerca I modelli di ricerca vengono visualizzati all esterno del nodo Ricerche salvate con un icona generica K A In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti e Esecuzione di una ricerca da un modello di ricerca pagina 75 e Creazione di un modello di ricerca pagina 76 e Modifica di un modello di ricerca pagina 76 e Modifica della definizione di un modello di ricerca pagina 77 e Copia di un modello di ricerca pagina 77 Esecuzione di una ricerca da un modello di ricerca E possibile eseguire una ricerca da un modello di ricerca creato personalmente o da un altro utente Per eseguire una ricerca in base a un modello di ricerca 1 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche salvate 2 Se necessario fare clic sul collegamento Modelli di ricerca nel riquadro del contenuto Altrimenti saltare questo passaggio 3 Selezionare il modello d
317. sentare dei set di autorizzazioni di sistema Non possono rappresentare set di autorizzazioni private Qualsiasi gruppo identificato da user_group_name deve esistere prima di eseguire il file per l importazione degli utenti Content Server crea la cartella predefinita per ogni utente se non gi presente Attivazione o disattivazione di un utente Per rendere un utente attivo o inattivo 1 Individuare l utente e selezionarlo Per istruzioni vedere Individuazione di un utente pagina 233 2 Selezionare Visualizza gt propriet gt Info 3 Per rendere attivo un utente fare clic su Attivo 4 Per rendere non attivo un utente fare clic su Inattivo 5 Fare clic su OK Cambio del repository locale di un utente Il repository locale quello in cui l utente riceve le notifiche e le operazioni della casella Posta in arrivo Per modificare il repository locale di un utente 1 Individuare l utente e selezionarlo Per istruzioni vedere Individuazione di un utente pagina 233 2 Fare clic su Strumenti gt Cambia repository locale 3 Selezionare il nuovo repository locale 4 Scegliere quando eseguire il processo che assegna il nuovo repository locale 5 Fare clic su OK 238 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Utenti gruppi e ruoli Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente Per visualizzare i gruppi ai quali appartiene un utente 1 Individuare l utente e selezionarlo Per istruzio
318. sformate E possibile modificare spostare copiare o collegare tabella dati ma non consentito archiviarle o estrarle Le tabelle di dati possono essere copiate spostate e incollate Quando si copia una tabella di dati contenente delle voci le nuove voci presentano una nuova serie di numeri automatici e una cronologia vuota possibile copiare e incollare le voci delle tabelle dati in tabelle diverse o all interno della stessa tabella Quando una tabella dati gestita o non gestita anche tutte le relative voci sono gestite o non gestite Quando si copiano o si spostano voci tra tabelle con gestione differente la gestione viene modificata automaticamente nelle voci copiate o spostate 136 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Creazione di tabelle dati e voci Per creare una tabella dati 1 Selezionare il percorso della nuova tabella dati Incollare una tabella dati dagli Appunti importare una tabella dati o attenersi alla procedura seguente per crearne una nuova Selezionare File gt Nuovo gt Tabella dati Verr visualizzata la procedura guidata Nuova tabella dati Nella scheda Crea immettere le propriet seguenti e Nome obbligatorio Il nome della nuova tabella dati e Descrizione facoltativo Una descrizione visualizzata al di sotto del percorso di navigazione nella pagina della tabella dati possibile modificare questo campo dopo la creazione della
319. so verr estratto da Webtop 3 Nel campo Utilizza sempre selezionare la versione di aggiornamento specifica del documento virtuale 4 Fare clic su OK 5 Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Impostazione di un etichetta di versione per un documento virtuale Per impostare un etichetta di versione per un documento virtuale 1 Passare al documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Modifica etichette versione 3 Immettere un etichetta di versione 4 Per applicare l etichetta di versione a tutti i discendenti del documento virtuale selezionare Applica a tutti i discendenti 5 Fare clic su OK Creazione di un archivio di un documento virtuale Un archivio di un documento virtuale denominato istantanea Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 205 Documenti virtuali Per visualizzare un elenco di istantanee create per un documento virtuale 1 Passare al documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Appartenenze ai gruppi Per creare un istantanea 1 Passare al documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Nuova istantanea 3 Nella scheda Crea eseguire le o
320. sono includere dettagli sugli obiettivi le operazioni i ruoli le scadenze e via di seguito relativi a un progetto Dal momento che la ricerca full text consente di mantenere un indice di tutte le descrizioni e discussioni di un repository possibile trovare tali informazioni in modo rapido e semplice insieme agli elementi cui sono correlate Le descrizioni in formato Rich Text sono visualizzate nella parte superiore di una cartella contestuale come un messaggio iniziale di una room Queste descrizioni ad esempio possono fornire il riepilogo dei documenti le istruzioni circa l utilizzo dei materiali di un progetto o i puntatori ad altre posizioni Le descrizioni delle cartelle possono contenere testo formattato immagini e collegamenti ipertestuali costituendo cos una fonte di informazioni personalizzabile e accattivante di immediato interesse per gli utenti La possibilit di incorporare le discussioni in una pagina di cartella contestuale spinge i membri del team a far convergere la comunicazione all interno del lavoro stesso ad esempio per la revisione dei documenti anzich ricorrere a soluzioni esterne quali la posta elettronica per la corrispondenza relativa al progetto Grazie all organizzazione in una struttura di commenti le discussioni facilitano l acquisizione e l archiviazione del flusso di informazioni lavorative In un modo o nell altro tutti i team assegnati a un progetto si confrontano su vari argomenti quali la
321. sori per assegnazione lavoro aggiunta di abilit 110 profilo di abilit Vedere corrispondenza per l assegnazione del lavoro profilo processore 100 111 propriet del repository 13 impostazione 30 visualizzazione 30 Propriet coda di lavoro pagina 107 110 Proprietario ruolo nei servizi di collaborazione 146 protezioni operazioni comuni 227 Vedere anche autorizzazioni Q query query di ricerca 68 Queue_admin 98 Queue_advance_processor 98 Queue_manager 98 Queue_processor 97 R record classificati 177 collegamento 186 creazione di relazioni 159 dichiarazione formali panoramica 159 non classificati 177 operazioni comuni 159 procedura di dichiarazione come formali 159 relazioni 186 rimozione di relazioni 189 regole di binding definizione 204 visualizzazione di binding interrotti 208 Regulatory Publishing Transformation Services 215 Reimposta 23 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Indice analitico Reimpostazione 155 relazione operazioni comuni 213 Vedere anche relazioni relazioni creazione 213 eliminazione 213 operazioni comuni 213 rimozione 213 visualizzazione 213 relazioni record creazione 186 relazioni tra record rimozione 189 visualizzazione 186 report workflow 94 report cronologici workflow 94 report di workflow 98 Report di workflow cambia supervisore 94 repository accesso 15 17 accesso in modalit di accesso facilitato 16
322. ssario attenersi alle procedure seguenti nell ordine elencato Creare gli utenti e i gruppi che verranno utilizzare per l elaborazione delle code di lavoro Il capitolo sulla gestione degli utenti fornisce ulteriori dettagli sulla configurazione di utenti e gruppi Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro In Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro pagina 100 sono incluse informazioni dettagliate sulla corrispondenza per l assegnazione del lavoro Creazione dei criteri necessari per le code In Criteri per le code di lavoro pagina 103 sono incluse ulteriori informazioni sui criteri di coda Creare le categorie di coda In Definizione di una categoria di coda pagina 106 viene illustrato come creare categorie di coda Creare la coda di lavoro In Definizione di una coda di lavoro pagina 106 sono incluse ulteriori informazioni sulla definizione delle code di lavoro Creazione di criteri di selezione alternativa In Definizione di criteri di selezione alternativa delle code di lavoro pagina 108 viene illustrata la fase facoltativa di definizione dei criteri di selezione alternativa per i criteri di coda di lavoro Creare i modelli di processo utilizzati per la coda di lavoro in Process Builder Quando una coda di lavoro corrisponde al processore di un operazione la casella di controllo per la delega del lavoro dell attivit a un altro deve essere selezionata nella definizione dell at
323. ssibile esplorare le schede che corrispondono ai nodi dei repository in modo analogo ai nodi dei repository c Fare clic su Aggiungi nella parte inferiore della pagina Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 89 Workflow e flussi rapidi d Quando si allega un file che contiene collegamenti ad altri file possibile scegliere di aggiungere i file collegati selezionando Aggiungi automaticamente oggetti collegati e Per rimuovere un file allegato fare clic su Elimina o su Rimuovi 6 Per creare e allegare un nuovo modulo conforme a un modello maschera esistente attenersi alla procedura seguente a Fare clic sul nome del modulo o del pacchetto nella scheda Info a seconda dell opzione visualizzata b Selezionare il modello maschera in base a cui definire il nuovo modulo e scegliere OK Verranno visualizzati i campi del modulo nella scheda Info c Per rimuovere un modulo fare clic su Rimuovi Se si rimuove un form appena creato o si annulla il workflow il form viene automaticamente eliminato 7 Se nel workflow inclusa la scheda Esecutori possibile specificare gli utenti per una o pi operazioni Attenersi alla procedura seguente a Fare clic su Seleziona accanto all operazione da eseguire b Nella finestra di dialogo di selezione selezionare l utente o il gruppo che dovr eseguire l operazione e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra
324. stazione Consiglio per eseguire l ordinamento in base all autore del blocco fare clic su ai Per modificare le colonne visualizzate vedere Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi pagina 19 Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi In questo argomento sono incluse diverse procedure per la selezione delle colonne visualizzate in un elenco Per selezionare le colonne visualizzate nell elenco corrente 1 Passare all elenco 2 Nell intestazione di colonna selezionare 3 Per aggiungere una colonna attenersi alla procedura seguente a Nell elenco Selezionare il tipo di oggetto selezionare il tipo di elemento che contiene la propriet da visualizzare b Nell elenco Selezionare gli attributi da visualizzare selezionare la propriet da visualizzare in una colonna c Fare clic sulla freccia di aggiunta Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 19 Repository d Ripetere i passaggi Passaggio a e Passaggio c per tutte le propriet che si desidera aggiungere 4 Per modificare l ordine di visualizzazione delle colonne selezionare una propriet in Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia Su o Gi 5 Per rimuovere una propriet visualizzata come colonna selezionarla in Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia di rimozione 6 Dopo avere aggiunto e rimosso le propriet fare clic su OK Per selezionare le
325. sto ruolo oppure rimuoverli L utente che ha creato la room ne diventa automaticamente proprietario e Nella scheda Scegli collaboratori selezionare gli utenti i gruppi o i ruoli del repository che si desidera includere nel ruolo di collaboratori della room Successivamente possibile aggiungere membri a questo ruolo oppure rimuoverli 5 Selezionare le opzioni della room ora o dopo aver creato la room e Diritti di rimozione del controllo Consente di designare gli utenti che possono rimuovere la relazione di gestione di cui dispone la room relativamente agli oggetti appartenenti alla 144 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti room possibile consentire tale operazione solo ai proprietari della room oppure a tutti i membri collaboratori e proprietari Banner room Consente di decidere se visualizzare o meno un elemento grafico all inizio di tutte le pagine della room Per specificare un banner personalizzato selezionare la casella di controllo Utilizza intestazione personalizzata Selezionare il file di immagine formato GIF JPG JPEG o PNG di dimensioni non superiori a 36 pixel di altezza da caricare nella room facendo clic su Termina per completare la procedura guidata possibile rimuovere l immagine di una room modificando le propriet della room deselezionando la casella di controllo Utilizza intestazione personalizzata e facendo clic su OK per rendere effettiva la modi
326. sultare Autorizzazioni estese pagina 228 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 229 Set di autorizzazioni Attenersi a una delle procedure seguenti e Se stata eseguita una delle operazioni seguenti fare clic su Termina Selezione di un solo utente o gruppo Selezione di pi utenti o gruppi ma applicazione dello stesso livello a tutti i restanti e Se sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si desidera applica un livello diverso a quello successivo fare clic su Successivo e tornare a Passaggio c Per apportare altre modifiche ai livelli di autorizzazione ripetere i passaggi da Passaggio a a Passaggio e Per rimuovere utenti o gruppi dal set di autorizzazioni selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su Rimuovi 4 Per limitare l accesso di utenti o gruppi nei repository per cui abilitato Trusted Content Services eseguire le operazioni seguenti nell area Limitazioni o Limitazioni comuni in base a quella visualizzata 230 a Per aggiungere limitazioni ad altri utenti o gruppi fare clic su Aggiungi selezionare gli utenti o i gruppi quindi fare clic su OK Andare a Passaggio c Per modificare le limitazioni per utenti o gruppi gi aggiunti selezionare gli utenti o i gruppi quindi fare clic su Modifica Se vengono visualizzati conflitti di convalida attenersi a una delle procedure seguenti e Per continuare ignorando i conflitti fare clic su OK e Perrisolvere i conflit
327. sword dalla pagina d accesso Rivolgersi all amministratore di sistema per informazioni su come modificare la password 10 Fare clic su Accesso Accedere a un repository utilizzando l autenticazione SSO WebSEAL WebSEAL agisce come un server proxy Web inverso che riceve richieste HTTP o HTTPS da un browser Web e invia contenuto da server dell applicazione back end Le richieste inviate tramite WebSEAL verranno valutate dal suo servizio di autorizzazione per determinare se l utente dispone delle autorizzazioni per accedere a Webtop Per accedere a un repository 1 Nel browser Web digitare l URL WebSEAL L URL WebSEAL specifico dell applicazione Documentum a cui si accede Se l applicazione a cui si desidera accedere Webtop immettere un URL WebSEAL che corrisponde a Webtop Esempio 1 1 URL WebSEAL http WEBSEAL 90 myjunction webtop http lt Host Name gt lt PORT gt lt Junction Name gt lt Application gt 2 Immettere il nome utente e la password nella finestra di accesso di WebSEAL 3 Viene richiesto di selezionare un repository nell elenco Repository della schermata Accesso se si tratta del primo accesso o se le informazioni sul repository non sono disponibili nella cache Selezionare un repository e fare clic su OK per accedere a Webtop In alternativa l autenticazione basata su accesso singolo consente di accedere automaticamente a Webtop quando si accede all URL di Webtop 4 Nell elenco P
328. t pagina 30 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 29 File e cartelle Specificare il tipo di accesso alla cartella di determinati utenti e gruppi nella scheda Autorizzazioni Per istruzioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 229 Se vengono visualizzate altre schede impostare le informazioni appropriate nelle schede Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Creazione di un archivio Gli archivi visualizzano il livello di organizzazione pi elevato in un repository Gli archivi contengono cartelle e file Per creare un nuovo archivio 1 2 3 4 Passare al repository nel quale si desidera creare il nuovo archivio Selezionare il nodo Archivi Selezionare File gt Nuovo gt Archivio Nella scheda Crea immettere il nome del nuovo archivio e il tipo di archivio Immettere ulteriori informazioni se necessario Nella scheda Info impostare le propriet come descritto in Tabella 3 pagina 31 nell argomento Impostazione delle propriet pagina 30 Nella scheda Autorizzazioni specificare il tipo di accesso all archivio di determinati utenti e gruppi Per istruzioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 229 Se vengono visualizzate altre schede impostare le informazioni appropriate Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consult
329. t di autorizzazioni uisilrna bei Cenni generali sui set di autorizzazioni i Autorizzazioni di base AUTONZZAZIONI ESTESO ii ri Creazione o modifica di un set di autorizzazioni ii Modifica delle autorizzazioni v0vre cerci rie rerie rese cre ciare ie cinio nine Capitolo 18 Utenti gruppi e ruoli sneinen nesenie ai aeii aa Individuazione di un utente eseseeessseseeeeoesesosesssssososrssssesesesesoseeee Creazione o modifica di un utente vece rire ieri cere zie Propriet dell utente rire eee Importazione di utenti dalle informazioni contenute in un file di EIA AE AI I AO File di input per nuovi utenti rrrrrrerreeeeeeeeeeeienene Attivazione o disattivazione di un utente 0 verrei Cambio del repository locale di un utente rr Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente Eliminazione di un utente ce rerrere rei cere ere riore cie ceci ezi zione Visualizzazione dei log di gestione utenti rire GIUppl isa Creazione o modifica di un gruppo iii Propriet dei gruppi iii Aggiunta o rimozione di membri in UN gruppo iii Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo V
330. ta aggiornare il modello maschera classificato se il sistema non utilizza Non classificato come livello di protezione pi basso Record DoD classificato 5015 V3 dmc_rm_dod5015v3_classified_rec supporta Non classificato come livello di protezione pi basso Le istruzioni per tale aggiornamento sono fornite nella nota all inizio della sezione Dichiarazione di documenti elettronici o fisici come record formali pagina 159 Il pulsante Successivo disponibile nella parte inferiore del modulo solo quando si selezionano pi elementi da dichiarare come Record singoli Non necessario fare clic su Successivo Fare clic su Termina per applicare gli stessi metadati ai record rimanenti necessario fare clic su Successivo solo se si desidera che ogni record singolo abbia metadati diversi durante l archiviazione 176 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Tutti i campi obbligatori richiedono immissioni per procedere all archiviazione Eventuali campi non indirizzati correttamente impediscono l elaborazione del modulo Le voci non accettate sono chiaramente descritte in testo rosso nella parte inferiore del modulo quando l elaborazione non consentita Accertarsi di fornire voci per tutti i campi obbligatori e che tutte le voci siano valide A tutti i record classificati viene associato un livello di protezione Il livello di protezione minimo Non classificato Per i record declassificati il livello protezione predefi
331. ta funzionalit particolarmente utile per migliorare le prestazioni di trasferimento di file pi piccoli su una WAN ad latenza alta e Iseguenti miglioramenti all inizializzazione avvio del client UCF Condivisione di un istanza JVM su pi sessioni Web Avvio di JVM all accesso e Supporto per flusso di byte PDF mediante un visualizzatore nativo e Uso di flussi paralleli per aumentare la velocit di trasferimento del contenuto Questa funzionalit particolarmente utile per migliorare le prestazioni del trasferimento del contenuto di file di grandi dimensioni su una WAN a latenza alta in entrata e in uscita e Sblocco di thread per ottimizzare le risorse e aumentare la concorrenza e Riduzione di chiamate client UCF WDK non necessarie Una migliorata finestra di dialogo del trasferimento del contenuto mostra l azione in corso nell intestazione della finestra il file in corso di trasferimento e lo stato del trasferimento La nuova finestra di dialogo di pi facile comprensione ed simile ad altre applicazioni note 26 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Repository Uso delle finestre di dialogo a scelta obbligatoria Questa funzionalit fornisce finestre popup a scelta obbligatoria per le schermate di azione che prevedono finestre di dialogo Una finestra di dialogo a scelta obbligatoria una finestra secondaria che richiede l interazione dell utente prima di poter tornare all appli
332. tabella di dati Per effettuare la sottoscrizione alla tabella dati selezionare l opzione Sottoscrivi la tabella dati Se necessario fare clic su Mostra opzioni per visualizzare l opzione Fare clic su Successivo per creare i campi o le colonne della tabella dati Una tabella dati composta da campi che costituiscono una riga Ciascun campo ha un nome e un tipo di dati e uno dei campi il nome della voce scelto Per una nuova tabella vengono inizialmente forniti tre campi di testo normale senza nome possibile modificare aggiungere o eliminare campi in base alle necessit Per ciascun campo scegliere le impostazioni come riportato di seguito e Nome campo obbligatorio L etichetta del nome per il campo Ad esempio Nome Data Numero parte e cos via La lunghezza del nome deve essere compresa tra 1 e 128 caratteri e deve essere univoco all interno della tabella corrente Uno dei nomi di campo viene designato come nome della voce e Tipo di campo Il tipo di dati contenuti nel campo Scegliere un tipo di campo come descritto in Tabella 15 pagina 138 Non possibile modificare il tipo di dati di un campo dopo aver creato la tabella e Utilizza come nome di voce Il campo identificato come nome della voce Facendo clic sul nome della voce nella riga della tabella di dati la voce viene aperta I tipi di campo seguenti possono essere nomi di voci testo normale numero numerazione automatica data o membro Non possibil
333. tare VDM e L esportazione completa automatica quando una cartella viene selezionata per l esportazione Eliminazione di un elemento dal repository Per eliminare un elemento dal repository 1 Passare all elemento e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi elementi selezionandone pi di uno 2 Selezionare File gt Elimina Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 43 File e cartelle 3 Se viene richiesto di scegliere l eliminazione di elementi correlati effettuare le selezioni appropriate e quindi eseguire una delle attivit elencate di seguito e Sesi elimina un singolo elemento fare clic su OK e Sesi eliminano pi elementi eseguire le selezioni per ciascun elemento separatamente facendo clic su Successivo Dopo l ultimo elemento fare clic su Termina Consiglio per applicare le selezioni contemporaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Termina Spostamento di un elemento in un nuovo percorso nel repository possibile spostare un elemento in un nuovo percorso dello stesso repository Per impostazione predefinita in Webtop viene spostata solo la versione selezionata dell elemento possibile che l amministratore abbia configurato Webtop per lo spostamento di tutte le versioni Chiedere all amministratore il comportamento applicato Non possibile spostare un elemento bloccato Un elemento di questo tipo deve essere prima sbloccato dal proprietario d
334. tare la logica di priorit e durata Un modulo prioritario pu essere selezionato al momento della creazione del criterio della coda di lavoro Nella Guida per l utente di Documentum Process Builder sono disponibili informazioni sulla creazione di un modulo prioritario I dati del processo possono essere utilizzati per impostare la priorit iniziale e aumentarla in base ai valori nel workflow Ad esempio se una richiesta di prestito di un cliente preferito passa attraverso una coda di lavoro pu essere immediatamente posizionata a una priorit superiore rispetto a una richiesta di prestito di altri clienti Inoltre se la richiesta di prestito relativa a un importo maggiore o proviene da un broker preferito possibile aumentare la priorit assicurandosi che il supervisore della coda venga avvisato qualora l operazione non venga completata entro un determinato periodo di tempo Questo tipo di logica pu rivelarsi particolarmente utile per aumentare la priorit di un operazione all avvicinarsi della scadenza o nel caso di altre limitazioni di tempo La velocit con cui aumenta la priorit maggiore con l avvicinarsi della scadenza Creazione o modifica di un criterio di coda Ogni coda di lavoro pu avere un criterio Se si associa un criterio di selezione alternativa a un documento indirizzato al workflow il sistema utilizzer questo criterio invece del criterio della coda di lavoro per tale elemento Gli utenti con il ruolo queu
335. tata per indicare il completamento di un operazione E possibile modificare un campo numerico utilizzando una casella di testo Il campo di numerazione automatica di sola lettura Non selezionare alcun valore S o No Selezionare Rosso Giallo Verde o nessun valore Per un campo contenente un elenco di selezione che consente di effettuare una sola scelta il valore viene selezionato da un elenco a discesa di scelte predefinite Per un campo che consente scelte multiple effettuare una selezione dal set di valori predefiniti Utilizzare lo strumento di selezione dei membri per selezionare i membri utenti o gruppi Nel campo Elenco dei membri possibile selezionare pi valori anche se il campo configurato come un campo per l immissione di un valore singolo Quando si selezionano pi valori non si verifica alcuna perdita di dati o danneggiamento dei dati Se si impostano pi valori per il campo in alcune schermate di Webtop possono essere visualizzati pi valori Non possibile modificare un campo di discussione Non possibile modificare un campo di allegati Visualizzazione delle tabelle dati Quando si esplora una cartella le tabelle dati vengono visualizzate sotto forma di icone di tabelle dati Per aprire una tabella dati selezionarla e scegliere File gt Apri oppure fare doppio clic sulla tabella dati stessa Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 139 Collaborazione con altri u
336. te Il set di autorizzazioni assegnato agli elementi che crea l utente Il nome dell utente in un RDBMS utilizzato se l utente il proprietario di un repository o registra tabelle RDBMS Autorizza l utente a eseguire determinate attivit Quando si utilizza questa impostazione se a un utente vengono concessi privilegi di utente avanzato in seguito all installazione o all aggiornamento di un repository o dopo l esecuzione manuale dello script toolset ebs aggiungere manualmente quell utente al gruppo denominato admingroup Se a un utente vengono revocati i privilegi di utente avanzato rimuovere l utente dal gruppo admingroup Il set di alias predefiniti dell utente Indica che l utente non disponibile a ricevere operazioni di workflow 235 Utenti gruppi e ruoli Campo Propaga modifiche ai membri Disattiva controllo errore autenticazione Descrizione Se si sta creando un utente globale propaga le modifiche ai membri della federazione di repository Un utente globale un utente presente in tutti i repository membri di una federazione e i cui valori di propriet sono gli stessi in tutti i repository Gli utenti globali sono gestiti tramite il repository principale Gli utenti globali possono avere anche propriet locali che sar possibile modificare in un repository locale Per ulteriori informazioni sugli utenti globali consultare la Guida per l utente di Documentum Administrator
337. te Tabella 7 Propriet per i messaggi di posta elettronica importati Campo Descrizione File Non possibile modificare questa propriet Nome Non possibile modificare questa propriet Per impostazione predefinita il nome l oggetto del messaggio di posta elettronica Per modificare il nome impostare il valore di override object name su true in app xml Tipo Per impostazione predefinita il tipo per i messaggi di posta elettronica dm_document anche possibile importare come sottotipi del tipo dm_document Formato Non possibile modificare questa propriet ID ciclo di vita Per assegnare un ciclo di vita al messaggio di posta elettronica fare clic su Seleziona e assegnare il ciclo di vita 5 Fare clic su Termina Nota Se Webtop configurato per separare gli allegati dei messaggi di posta elettronica possibile visualizzare gli allegati nella posizione di importazione originale Per visualizzare gli allegati selezionare Strumenti gt Preferenze gt Mostra file nascosti 54 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Messaggi di posta elettronica Esportazione di messaggi di posta elettronica dal repository Un messaggio pu essere esportato dal repository con i relativi allegati e pu essere salvato in locale come singolo file con gli allegati incorporati Per esportare i messaggi di posta elettronica dal repository 1 Passare a uno o pi messaggi e mail e selezionarli 2 Selezionare
338. te relative alla modalit di visualizzazione dei repository e di esecuzione di azioni specifiche in Webtop La maggior parte delle impostazioni delle preferenze viene memorizzata nel repository in modo che le impostazioni specificate vengano applicate anche se si accede da un computer diverso Alcune impostazioni delle preferenze ad esempio quelle di accesso vengono memorizzate in un cookie sul computer locale e vengono utilizzate solo su tale computer In questo argomento vengono descritte le preferenze generali Per impostare le preferenze per una funzionalit specifica di Webtop vedere l argomento in cui viene trattata la funzionalit desiderata Per impostare le preferenze generali 1 Selezionare Strumenti gt Preferenze 2 Selezionare la scheda Generale e completare i campi in Tabella 1 pagina 22 Tabella 1 Preferenze generali Campo Sezione di avvio Percorso di estrazione Credenziali salvate Tema 22 Descrizione Pagina visualizzata quando si accede Il percorso della directory di estrazione La directory di estrazione il percorso sul computer in cui Webtop copia i file al momento dell estrazione dal repository I nomi utente e le password personali per accedere in modo automatico a determinati repository L insieme dei colori motivi e tipi di carattere utilizzati a schermo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Campo Trascina selezione Completamento automatico Ogget
339. tenimento Solo i responsabili mantenimento possono creare rapidamente nuovi contatti Se si fa clic sul pulsante possibile creare un nuovo contatto Nota il contatto non viene rimosso se la richiesta libreria viene annullata Se si sceglie Modifica un localizzatore consente di selezionare il contatto per il quale la richiesta viene creata Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 191 Record Figura 17 Schermata visualizzata quando si effettua la richiesta per conto terzi se l utente un responsabile mantenimento Crea richiesta libreria Modifica Nuovo contatto Datarichiesta 15 mar 2011 Ez Preferenza di notifica via e mail O Tramite telefono O Tramite Posta in arrivo di Documentum Opzioni di spedizione O Indirizzo di prelievo Spedizione diretta al contatto Indirizzo di spedizione DO Invia tutti insieme Modifica L interfaccia presume che la prenotazione venga effettuata per se stessi quando esiste un solo contatto associato La prenotazione per se stessi quando visualizzata la casella di controllo Personale Il valore del campo Contatto viene automaticamente compilato e visualizzato insieme a una casella di controllo Personale selezionata per impostazione predefinita per l utente che ha eseguito l accesso solo se questo gi associato un solo contatto In caso contrario il nome o il valore per il Contatto e la casella di controllo Personale non vengo
340. tenti La tabella dati viene aperta nella visualizzazione di riepilogo e le voci vengono visualizzate all interno di righe Ogni riga suddivisa in campi o colonne di dati quali nome indirizzo e numero di telefono in base allo schema della tabella possibile ordinare le colonne e modificarne le preferenze procedendo come per le cartelle Se si elimina un campo la colonna corrispondente non risulta pi visibile Se tuttavia si aggiunge un campo necessario modificare le preferenze di colonna per renderlo visibile nella visualizzazione di riepilogo Visualizzazione delle voci della tabella dati Per visualizzare una voce della tabella dati dalla relativa visualizzazione di riepilogo selezionare la voce e scegliere File gt Apri oppure fare doppio clic sulla voce stessa Se la voce appartiene a una tabella dati gestita da una room l immagine del banner room se presente viene visualizzata nella pagina al di sotto del nome della voce Se lo schema della tabella dati include un campo Allegati viene aperta una visualizzazione elenco incorporata nella pagina della voce sotto forma di elenco di cartelle L area degli allegati supporta la funzionalit di trascinamento della selezione di Webtop Per utilizzare il trascinamento della selezione innanzitutto necessario attivare l opzione di trascinamento nelle preferenze generali Le cartelle e i sottotipi di cartella non sono consentiti nell area degli allegati Gli allegati se non
341. ti fare clic su Annulla e selezionare nuovi utenti o gruppi Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni di base consultare Autorizzazioni di base pagina 227 Nell elenco Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese consultare Autorizzazioni estese pagina 228 Attenersi a una delle procedure seguenti e Se stata eseguita una delle operazioni seguenti fare clic su Termina Selezione di un solo utente o gruppo Selezione di pi utenti o gruppi ma applicazione delle stesse limitazioni a tutti i restanti e Se sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si desidera applicare limitazioni diverse a quello successivo fare clic su Successivo e tornare a Passaggio c Per fare altre modifiche alle limitazioni ripetere questi passaggi Per rimuovere le limitazioni da utenti o gruppi selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su Rimuovi Per modificare i gruppi obbligatori o i set di gruppi obbligatori nei repository per cui abilitato Trusted Content Services eseguire le operazioni seguenti nell area Autorizzazioni avanzate Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Set di autorizzazioni a Nell area Gruppi richiesti o Set di gruppi richiesti eseguire una delle operazioni seguenti e Per aggiungere ut
342. ti nascosti Collegamenti documenti Opzioni per l accesso facilitato Repository Descrizione Consente di trascinare e rilasciare elementi con il mouse Dopo questa operazione sar necessario riavviare il browser per rendere effettive le modifiche Se l opzione Completamento automatico abilitata quando si inizia a digitare un testo in un campo vengono visualizzati i suggerimenti per completare il campo Per accettare un suggerimento fare clic su di esso La funzione di completamento automatico consente di visualizzare suggerimenti da un record di parole e frasi immesse in precedenza e in alcuni casi dall elenco dell organizzazione contenente tutto il testo comune potenzialmente immesso da qualsiasi utente Per svuotare la cache dalle parole e dalle frasi inserite in precedenza fare clic su Reimposta Negli elenchi di file consente di visualizzare gli elementi contrassegnati come nascosti Se disponibile selezionare questa opzione per fare in modo che Webtop esegua la scansione di ogni documento importato o archiviato per individuare eventuali documenti collegati Se vengono rilevati documenti collegati essi vengono importati o archiviati e il documento originale diventa virtuale I documenti collegati diventano discendenti Nella modalit di accesso facilitato sono disponibili la navigazione lineare la navigazione delle schede gli elenchi anzich i menu e testo descrittivo aggiuntivo 3 Per salvare le
343. tifiche vengono inviate sia alla casella Posta in arrivo di Webtop sia alla casella di posta elettronica personale Consiglio possibile disattivare successivamente le notifiche selezionando il file e facendo clic su Strumenti gt Disattiva notifica di lettura o su Strumenti gt Disattiva notifica di modifica Esportazione delle informazioni visualizzate in un elenco Quando si esportano i valori di propriet degli elementi di un determinato elenco le informazioni vengono salvate in un file csv che possibile aprire con l applicazione predefinita per l apertura di questo tipo di file Prima di eseguire questa procedura verificare che le impostazioni di protezione del browser consentano il download dei file Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 51 File e cartelle Per esportare le informazioni visualizzate in un elenco 1 Passare all elenco 2 Selezionare Strumenti gt Esporta in CSV 3 Selezionare le colonne da esportare come metadati 4 Fare clic su OK 5 Selezionare se visualizzare o salvare il file csv 6 Se si sceglie di salvare il file selezionare il percorso di salvataggio 7 Attenersi a una delle procedure seguenti e Sesiutilizza un browser diverso da Internet Explorer fare clic su OK e Sesiutilizza Internet Explorer tenere premuto CTRL e fare clic su OK Se sono state esportate colonne contenenti caratteri speciali e si apre il file con estensione csv in Microsoft Excel ma le c
344. tivit Le procedure per la definizione dei modelli di elaborazione sono disponibili nella Guida per l utente di Documentum Process Builder Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 99 Code di lavoro Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro Quando si crea una coda di lavoro la prima operazione da eseguire consiste nella configurazione dei filtri di corrispondenza assegnazione lavoro tramite la definizione delle abilit o delle propriet necessarie per l elaborazione delle operazioni nella coda di lavoro Il filtro di corrispondenza assegnazione lavoro elenca le capacit le propriet o l esperienza necessarie per eseguire le operazioni della coda di lavoro Il profilo del processore elenca quali di questi filtri sono stati assegnati a un processore della coda di lavoro Quando il processore preleva l attivit successiva o quando un responsabile assegna un operazione il sistema utilizza quindi le abilit definite nel filtro di corrispondenza di assegnazione del lavoro per qualificare un processore in base alle abilit o alle propriet richieste per una determinata operazione Se un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro non configurato per una coda di lavoro qualsiasi processore della coda di lavoro pu lavorare sulle operazioni indipendentemente dalle qualifiche Quando un processo di workflow in esecuzione e il sistema crea un nuovo elemento per una coda di lavoro
345. to per un documento particolare costituisce un associazione di record formale Se necessario lo stesso documento pu essere dichiarato come record formale pi di una volta Per visualizza le associazioni dei record formali 1 Passare a un documento nel piano file in Archivi 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento visualizzato nel riquadro del contenuto e scegliere Visualizza gt Associazioni record formali Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 185 Record La schermata viene aggiornata per visualizzare tutti i record formali contenenti l oggetto in questione Collegamento di un record possibile creare collegamenti a record solo in una cartella aperta o una cartella riaperta Aprire innanzitutto la cartella se era chiusa per creare un collegamento a un record al suo interno Se un record deve essere elaborato in pi cartelle gestite mediante criteri possibile collegare il record memorizzato in una cartella gestita mediante criteri a un altra cartella gestita mediante criteri I record delle istanze collegate ereditano i criteri da tutte le cartelle possibile collegare un record da una cartella gestita mediante criteri a un altra nell ambito dello stesso piano file o di un piano file diverso solo se la cartella gestita mediante criteri selezionata aperta Non consentito collegare un record a una cartella gestita mediante criteri che stata chiusa Record gt Chiudi carte
346. to su Non disponibile selezione 83 Autenticazione WebSEAL 16 autorizzazioni autorizzazioni di base 227 autorizzazioni estese 228 cenni generali 227 creazione di un set di autorizzazioni 228 gestione 227 impostazione 229 individuazione 227 modifica 228 a 229 operazioni comuni 227 Vedere anche set di autorizzazioni visualizzazione 228 a 229 autorizzazioni di base cenni generali 227 avvisi Posta in arrivo 79 Vedere anche notifiche B barra di stato 251 Indice analitico 252 messaggi in 25 broker di connessione selezione 17 C calendari creazione 131 creazione di eventi 131 esportazione e importazione 135 eventi ricorrenti 133 Calendari 117 a 118 cartelle collegamento a pi percorsi 46 contestuali 130 copia 44 creazione 29 cronologie 31 deselezione 19 eliminazione 43 propriet 30 selezione 18 trascinamento della selezione 24 valori preimpostati 221 visualizzazione all avvio 22 visualizzazione dei percorsi 47 cartelle contestuali creazione 130 categorie categorie coda di lavoro 106 categorie di coda di lavoro 113 collegamento a pi posizioni 46 copia 44 eliminazione 43 invio di elementi a 20 ricerca 62 spostamento 20 categorie coda di lavoro definizione 106 categorie di coda di lavoro creazione 106 eliminazione 106 categorie di code Vedere categorie coda di lavoro cicli di vita applicazione 29 121 assegnazione 29 34 40 54 121 cenni generali
347. tra di dialogo Profilo del processore per ciascun processore 102 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro Criteri per le code di lavoro Un criterio di coda di lavoro contiene la logica utilizzata dal sistema per tracciare e gestire le operazioni nella coda di lavoro Questa logica consente al sistema di assegnare una priorit iniziale e stabilire la priorit dell operazione in base ai diversi valori impostati nel criterio Il criterio della coda contiene le impostazioni per le priorit le impostazioni di gestione le soglie e altre funzioni di gestione Quando un nuovo elemento entra nel workflow il server identifica l attivit come elemento della coda di lavoro verifica il valore di priorit nel criterio e assegna la priorit iniziale all elemento Dopo aver inserito l operazione nella coda viene aumentata la priorit in modo incrementale in base al criterio per la durata dell intervento sull operazione anche possibile configurare i valori di soglia per l innesco di notifiche al responsabile della coda quando elementi ad alta priorit non vengono elaborati o quando un numero specifico di operazioni sono in coda di lavoro Con un criterio di coda di lavoro possibile definire le impostazioni che spostano un operazione non eseguita a un livello di priorit superiore quando viene eseguito il processo di individuazione della priorit E inoltre possibile contrassegnare una percentuale di
348. trollo Mostra discussione nella scheda Info della finestra di dialogo delle propriet della cartella 130 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Collaborazione con altri utenti Calendari I calendari consentono all utente di organizzare tracciare e pianificare eventi Poich i calendari supportano il formato standard iCalendar o iCal per lo scambio di dati di calendario tramite Internet sono adeguati all uso in gruppi di collaborazione distribuiti Bench sia possibile eseguire una sottoscrizione ai calendari questi ultimi non includono versioni o copie trasformate E possibile modificare spostare copiare o collegare un calendario ma non consentito archiviarlo estrarlo o esportarlo possibile aggiungere un calendario negli Appunti e quindi creare un collegamento spostarlo o copiarlo come una cartella Una copia di un calendario include le copie di tutti i discendenti dell originale I calendari possono contenere solo eventi e solo gli eventi possono essere copiati nei calendari Gli eventi d altra parte possono essere copiati in qualsiasi percorso di cartella Creazione di calendari ed eventi Per creare un calendario 1 Selezionare il percorso del calendario 2 Selezionare File gt Nuovo gt Calendario Verr visualizzata la finestra di dialogo Nuovo calendario 3 Nella scheda Crea specificare le impostazioni seguenti e Nome obbligatorio Immettere il nome del calendario verificando che sia u
349. trumenti gt Trasforma gt File Output PDF o Strumenti gt Trasforma gt Copia trasformata HTML La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda appropriata per l elaborazione e compare nell elenco di copie trasformate per il file principale in seguito al completamento Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione Webtop utilizza i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services per trasformare un file utilizzando un set di propriet per creare una nuova copia trasformata Le trasformazioni per creare nuove copie trasformate vengono eseguite su un elemento alla volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono ci significa che le nuove copie trasformate non possono essere disponibili immediatamente L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Attenzione Non tutte le funzioni descritte nella procedura riportata di seguito sono disponibili per tutti i formati di file n possibile trasformare alcuni formati La disponibilit del formato dipende dai prodotti Content Transformation Services installati e da un eventuale configurazione speciale impostata sul sistema Per creare una nuova copia trasformata mediante trasformazione 1 Individuare il file che si desidera trasformare per crearne una nuova copia trasformata Nota possibile trasformare un file principale oppure un altra copia trasformat
350. trumenti gt Workflow gt Workflow utente 2 Selezionare il workflow 3 Selezionare una delle opzioni seguenti e Strumenti gt Flusso di lavoro gt Invia e mail al supervisore e Strumenti gt Flusso di lavoro gt Invia e mail agli esecutori Nell applicazione di posta elettronica viene aperto un nuovo messaggio con gli indirizzi e mail gi specificati 4 Digitare il messaggio e inviare l e mail Elaborazione di un operazione non riuscita in un workflow Se si il supervisore del workflow e si riceve una notifica relativa a un operazione automatica non riuscita possibile utilizzare una delle procedure descritte di seguito Per effettuare un nuovo tentativo di esecuzione di un operazione automatica non riuscita 1 Aprire l operazione automatica non riuscita nella Posta in arrivo 2 Fare clic su Riesegui 3 Fare clic su OK Per completare un operazione automatica non riuscita 1 Aprire l operazione automatica non riuscita nella Posta in arrivo 2 Fare clic su Completa 3 Fare clic su OK Modifica del supervisore del workflow Ogni workflow dispone di un supervisore che pu modificare sospendere o arrestare un workflow attivo Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 93 Workflow e flussi rapidi Per cambiare Workflow Supervisor 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Selezionare il workflow Selezionare Cambia supervisore Selezionare Tutti gli utenti
351. tti i giorni selezionati per impostare un ora per uno dei giorni lavorativi e utilizzarla per i giorni selezionati Per identificare un giorno come Giorno non lavorativo selezionarlo dal controllo del calendario popup e fare clic su Aggiungi La data viene visualizzata nell elenco di giorni non lavorativi Per modificare o eliminare la data selezionarla dall elenco e fare clic su Modifica o Elimina Fare clic su Successivo per visualizzare la scheda Dettagli e l elenco di eventi associati al calendario Nella scheda Dettagli possibile aggiungere modificare ed eliminare eventi Fare clic su Successivo per visualizzare la scheda Autorizzazioni Gli utenti avanzati o gli utenti con ruolo bpmuser possono creare o eliminare un calendario aziendale La modifica del calendario invece consentita a tutti gli utenti Fare clic su Termina Il sistema salva il calendario nella cartella Sistema Workflow Calendario Per eliminare un calendario 1 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Calendario La pagina Calendari viene visualizzata con un elenco di calendari esistenti all interno del repository Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario e scegliere Elimina Nota Il sistema non eliminer un calendario a cui si fa riferimento in qualsiasi definizione del processo Per modificare un calendario 1 118 Selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Calendario La pagina Calendari viene
352. ttronica Trasformazione dei messaggi di posta elettronica Per trasformare i messaggi di posta elettronica 1 Passare al messaggio e mail e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Trasforma gt Altri formati possibile trasformare le opzioni di copia trasformata disponibili in Altri formati in base alla distribuzione Ricerca di messaggi di posta elettronica Nella schermata di ricerca avanzata migliorata Figura 2 pagina 56 selezionare Passa a ricerca dei messaggi di posta elettronica Si apre un modulo per la ricerca dei messaggi di posta elettronica in base ai criteri Figura 2 Ricerca avanzata Ef Ricerca avanzata Generale FIRE Ricerca avanzata Generale Searching for mails onl C cerca anche in EMCMF I O Passa a Cerca documenti Percorsi dewebtopRepo Modifica O Solo percorso corrente deWebtopRepo Tipo di oggetto Documento dm_document v to contiene vJ A contiene v Da contiene x Inviato Obme lt M O naja FB alba o oou se Ricevuto sempe M O Da aa EM aba amp x e Perricercare solo messaggi in formato msg assicurarsi che l opzione Cerca anche EMCMF non sia selezionata digitare la stringa di ricerca e fare clic su Cerca e Perricercare messaggi in formato msg e EMCME selezionare il tipo di oggetto come dm_document selezionare Cerca anche EMCMEF digitare la stringa di ricerca e fare clic su Cerca e Pe
353. u essere limitato dal tipo di oggetto del file I modelli disponibili per la creazione di nuovi documenti Notare che quando un utente seleziona un modello per la creazione di un nuovo file l elenco di modelli potrebbe essere limitato ulteriormente dal tipo e formato del file creato dall utente Le voci del menu i pulsanti degli strumenti i collegamenti alle azioni e i pulsanti delle azioni disponibili I valori predefiniti disponibili per una propriet quando un file creato o collegato Questa impostazione segue queste regole e Se una propriet ha un valore singolo e il valore gi impostato il valore esistente non viene sovrascritto e Sela propriet ha un valore multiplo il valore specificato viene aggiunto e Seil dizionario di dati non consente il valore il valore non viene impostato Se il set di valori dell attributo automatico non sincronizzato con il dizionario di dati all utente viene mostrato il set di valori del dizionario di dati e Se questa impostazione viene applicata a una cartella viene applicata anche a tutti i file importati nella cartella Quando un valore preimpostato viene modificato le modifiche si applicano soltanto agli elementi creati di recente e Se queste impostazioni sono collegate a un utente un ruolo o un gruppo viene applicata Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Descrizione a tutti i f
354. ualizzata solo per il primo file La scelta effettuata viene applicata automaticamente a tutti i rimanenti file Mostra opzioni Mantieni blocco Consente di salvare il file aggiornato all interno del repository ma lo conserva estratto con il nome dell utente Rendi la versione Rende il file aggiornato la versione corrente corrente Per ulteriori informazioni consultare Versioni pagina 35 Mantieni una Viene conservata una copia del file nel computer copia locale dopo locale Il file non risulta tuttavia pi estratto l archiviazione ed eventuali modifiche apportate alla copia locale non verranno applicate al file presente nel repository Sottoscrivi il file Il file collegato alle Sottoscrizioni Archivia da file Il file del repository viene sostituito con un file scelto dall utente Versioni Una versione la copia di un file archiviato in un momento specifico nel repository possibile creare una nuova versione di un file ogni volta che questo viene archiviato La creazione di versioni consente di tenere traccia delle modifiche apportate a un file La creazione di versioni consente di tenere traccia delle modifiche apportate a un file Quando si crea o si importa un nuovo file nel repository il numero di versione assegnato 1 0 Quando si archivia un file possibile scegliere se crearne una nuova versione o sovrascriverne la versione precedente Per effettuare questa scelta necessario disporre delle relative autor
355. uando si fa clic su OK Webtop accede alla versione corrente del documento e richiede all utente di visualizzare o modificare il documento prima di aprirlo Ad esempio se si fa clic sul DRL della versione 1 2 di un documento e la versione stata eliminata dal repository viene visualizzato un messaggio di avviso che indica che la versione 1 2 non pi disponibile Quando si fa clic su OK Webtop richiede all utente di visualizzare o modificare la versione corrente del documento Configurare Webtop per abilitare l accesso alla versione corrente di un documento quando si utilizza lDRL della versione eliminata del documento Il manuale EMC Documentum Web Development Kit Development Guide contiene ulteriori informazioni Sottoscrizioni Gli elementi ai quali si effettua la sottoscrizione vengono visualizzati nel nodo Sottoscrizioni Quando si accede a un elemento tramite questo nodo l elemento viene recuperato dal corrispondente percorso originale del repository Quando si effettua la sottoscrizione a un elemento di repository si iscritti solo alla versione corrente ossia l ultima versione dell elemento Ad esempio se si seleziona un elemento di repository con pi versioni di cui l ultima versione la 1 3 e si effettua la sottoscrizione alla versione 1 2 si iscritti alla versione 1 3 dell elemento di repository non alla versione 1 2 dello stesso elemento Per eseguire la sottoscrizione dell utente a un elemento del repositor
356. uazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 4 Completare i rimanenti campi e Eseguire il processo di ridenominazione Scegliere se gli elementi vengono riassegnati immediatamente e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare elementi bloccati in precedenza dall utente Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 243 Utenti gruppi e ruoli 5 Fare clic su OK Visualizzazione dei gruppi ai quali appartiene un gruppo Per visualizzare i gruppi ai quali appartiene un gruppo 1 Passare a Amministrazione Gestione utente Gruppi e selezionare il gruppo 2 Selezionare Visualizza gt Percorsi Ordinamento di gruppi e membri all interno di gruppi Webtop 6 6 consente agli amministratori di ordinare i gruppi e i membri all interno dei gruppi utilizzando l intestazione di colonna Questa funzionalit consente di gestire un numero elevato di gruppi e membri all interno del gruppo Per ordinare i gruppi utilizzando l intestazione di colonna 1 Passare al nodo Amministrazione 2 Selezionare Gestione utenti gt Gruppi Viene visualizzato l elenco dei gruppi esistenti 3 Fare clic sull intestazione di colonna per disporre i gruppi in ordine crescente o decrescente Per ordinare i membri all interno di un gruppo utilizzando l intestazione di colonna 1 Passare al nodo Amministrazione 2 Selezionare Gestione utenti gt Gruppi gt Utenti Viene visualizzato l elenco degli
357. uazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 b Se l elemento di linea del ciclo di vita include un opzione per selezionare lo stato del ciclo di vita selezionare lo stato del ciclo di vita in cui inserire il file c Se l elemento di linea del ciclo di vita include un opzione per selezionare un set di alias selezionare un set di alias da utilizzare con il ciclo di vita Il set di alias determina quali utenti hanno accesso a un file mentre avanza negli stati del ciclo di vita d Fare clic su OK Se questa procedura viene svolta su un modello il ciclo di vita viene assegnato a tutti i file creati successivamente dal modello Il ciclo di vita non viene assegnato ai file gi creati dal modello Rimozione di un ciclo di vita da un file Per rimuovere un ciclo di vita da un file 1 Passare al file e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Dissocia Promozione di un file allo stato successivo del ciclo di vita Per spostare un file allo stato successivo del ciclo di vita 1 Passare al file e selezionarlo Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Promuovi di livello 3 Se richiesto scegliere se promuovere i file collegati Riduzione di un file allo stato precedente del ciclo di vita
358. uesto passaggio Il discendente sar selezionato successivamente in questa procedura 2 Passare al documento principale e visualizzarne la struttura Per le istruzioni sulla visualizzazione della struttura consultare Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 200 3 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per utilizzare un discendente presente negli Appunti selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Dagli Appunti quindi selezionare il discendente e fare clic su OK e Per passare al discendente presente nel repository selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Dal selettore file quindi selezionare il discendente e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 e Per creare un nuovo file da utilizzare come discendente selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Utilizzo di un nuovo documento Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop Se il documento principale desiderato non un documento virtuale il sistema lo convertir automaticamente in virtuale 4 Se si sceglie di creare un nuovo file da utilizzare come discendente crearlo mediante la procedura standard di creazione dei file In caso contrario ignorare questo passaggio 5 Archiviare il documento princ
359. ulo dei record e mail DoD pagina 171 modulo DoD compatibile per e mail e Immissione di valori per il modulo dei record classificati DoD pagina 175 modulo DoD compatibile con attributi di classificazione L elenco di scelte pu contenere moduli personalizzati ma vengono descritti solo i moduli forniti Nella sezione corrispondente al modulo utilizzato per dichiarare i record formali vengono descritti tutti i campi obbligatori e facoltativi per ciascun attributo Nota Sebbene per elaborare il modulo siano richieste voci nei campi obbligatori i campi opzionali possono essere indirizzati in seguito dalle Propriet del modulo Immissione di valori per il modulo dei record standard DoD Fare riferimento a questa sezione quando si dichiarano record formali standard La tabella riportata dopo il modulo di esempio mostrato nella figura seguente descrive ogni attributo del modulo 166 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Figura 11 Impostazioni predefinite del modulo per i record formali standard Record DoD 5015 V3 Standard Record Name Kal2 coc Subject Media Type MT KS Application Format i Originating Organization Receired Date Dats ED 04 Publication Date Dov 39 2009 4 09 DA Unique Record 120 13323000672 Identifier Record Category 0 epe 10 S Identifier No semi Vital Record Authors F lt gt
360. un elemento nel riquadro del contenuto fare clic sull elemento 18 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Repository Per selezionare pi elementi adiacenti tra loro nel riquadro del contenuto fare clic sul primo elemento tenere premuto MAIUSC e fare clic sull ultimo elemento Per selezionare pi elementi non adiacenti nel riquadro del contenuto fare clic su ogni elemento tenendo premuto CTRL Per selezionare tutti gli elementi nel riquadro del contenuto selezionare un elemento nel riquadro e premere Ctrl A Per deselezionare un singolo elemento selezionato fare clic su di esso Per deselezionare un elemento in un gruppo di elementi selezionati tenere premuto CTRL e fare clic sull elemento desiderato Per modificare la visualizzazione degli elementi nel riquadro del contenuto attenersi a una delle procedure seguenti e Per visualizzare solo gli elementi che iniziano con una determinata stringa di caratteri digitare la stringa di caratteri nel campo di testo nella parte superiore del riquadro del contenuto e fare clic su Per tornare all elenco originale fare clic su x e Per filtrare l elenco per visualizzare solo determinati tipi di elementi selezionare il filtro appropriato dal menu a discesa sopra l elenco e Per visualizzare o nascondere le miniature fare clic su e Per ordinare una colonna fare clic sulla relativa intestazione Per invertire l ordinamento fare nuovamente clic sull inte
361. una relazione tra record Sono inoltre richieste autorizzazioni Sfoglia presenti nel Nome gruppo rimozione come elencato nella definizione relazione record Per rimuovere una relazione record 1 Passare a un record formale e selezionarlo nel riquadro del contenuto 2 Fare clic su Visualizza gt Relazioni record 3 Fare clic con il pulsante destro del mouse sull oggetto elencato e selezionare Record gt Rimuovi relazione record Se il record dispone di pi relazioni ovvero se sono elencati pi oggetti fare clic con il pulsante destro del mouse sull oggetto desiderato e quindi selezionare Record gt Rimuovi relazione record Creazione di una richiesta libreria Crea richiesta libreria l opzione del pulsante destro del mouse o opzione di menu utilizzata per riservare uno o pi oggetti fisici per se stessi o per conto di altri I membri dei ruoli seguenti possono creare richieste libreria e Physical Records Manager e Amministratore libreria e Utente libreria Tutti gli oggetti fisici selezionati per una richiesta libreria devono disporre almeno delle autorizzazioni LETTURA Il valore del Nome deve essere univoco ed utilizzato per identificare la richiesta libreria L informazione Contatto obbligatoria utilizzata per tenere traccia della persona che ha richiesto l elemento Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 189 Record Il valore della Data richiesta viene automaticamente impostato su 30 gi
362. utti questi valori vengono inseriti nel modulo sia quando si usa una guida alla classificazione che quando si usa un record classificato originale 180 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Record Record DoD 5015 V3 Classificato dmc_rm_dod5015v83_classified_rec Attributo Descrizione indica gli attributi obbligatori Altre origini La casella di testo di questo attributo consente di descrivere le altre origini che possono essere utilizzate o a cui possibile fare riferimento per ottenere i valori nel caso i cui non vengano derivati da una guida alla classificazione o da un record classificato originale possibile usare le caselle di testo Inserisci ed Elimina per definire pi origini supplementari Nome progetto Selezionare una o pi indicazioni da questo set di indicazioni di attributo in modo da fornire il livello di protezione necessaria per l accesso al record da parte dei membri del gruppo associati a un indicazione di attributo specifica Indicazione Selezionare una o pi indicazioni da questo set di indicazioni di supplementare attributo se necessario definire una protezione supplementare oltre a quella esistente Declassamento Quando si seleziona la casella di controllo di questo attributo nella Pianificazione parte inferiore del modulo vengono aggiunte le opzioni seguenti e Trigger declassamento e Declassamento alla data e Declassamento sull evento e Livello di destinazione e
363. vazione Record Viene visualizzata la schermata Crea richiesta libreria 3 Immettere i valori nella schermata Crea richiesta libreria per i tre attributi obbligatori e per gli attributi opzionali se necessario in base alla tabella seguente Tabella 24 Attributi nella schermata Crea richiesta libreria Attributo Descrizione Nome Digitare un nome univoco che pu essere identificato quando viene elencato con altre richieste libreria Contatto Utilizzare questo attributo per creare una richiesta libreria per se stessi o per conto terzi Deselezionare l opzione Personale quando si crea la richiesta per altri Fare clic su Modifica se necessario aggiungere o modificare un contatto Fare clic sul pulsante Nuovo contatto disponibile solo per i responsabili mantenimento se non possibile individuare il contatto richiesto dall elenco esistente utilizzando Modifica Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 195 Record 196 Attributo Data richiesta Preferenza di notifica Opzioni di spedizione Indirizzo di spedizione Nota Descrizione Il valore predefinito per questo attributo obbligatorio impostato su 30 giorni dalla data corrente Il prelievo o la spedizione degli elementi richiesti prevista dopo 30 giorni dalla data in cui stata inoltrata la richiesta L impostazione predefinita pu essere modificata in base alle proprie esigenze possibile modificare l impostazione predefinit
364. verr creato alcun evento n inviato alcun messaggio e mail Definizione delle propriet di eventi ricorrenti Gli eventi ricorrenti si ripetono in base a uno specifico schema di frequenza per una determinata durata Queste propriet vengono impostate nella scheda Ricorrenza della finestra di dialogo delle propriet degli eventi di calendario Selezionare una delle opzioni seguenti per specificare lo schema di frequenza di un evento ricorrente e Nessuno impostazione predefinita L evento non si ripete e le relative opzioni di durata sono disattivate e Giornaliero L evento si ripete ogni giorno o A giorni alterni se questa opzione selezionata e Settimanale L evento si ripete ogni settimana in base alle opzioni seguenti A settimane alterne facoltativo L evento si ripete a settimane alterne nei Giorni selezionati Giorni obbligatorio quando selezionata la frequenza Settimanale Scegliere uno o pi giorni della settimana in cui si verifica l evento Per impostazione predefinita selezionato il giorno di inizio della settimana e Mensile L evento si ripete ogni mese in base alle opzioni seguenti Stessa data l evento si ripete una volta al mese alla stessa data Se la data il giorno 29 del mese o successiva questa opzione include il testo relativo all ultimo giorno del mese Ad esempio Giorno 17 Giorno 30 o l ultimo giorno del mese Stesso giorno della settimana A settimane alterne d
365. visualizzata con un elenco di calendari esistenti all interno del repository Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario e scegliere Propriet Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Code di lavoro 3 Verr visualizzata la definizione del calendario che consente di modificare i dettagli del calendario Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 119 Code di lavoro 120 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Capitolo 8 Cicli di vita Visualizzazione dei cicli di vita Ogni file di un repository presenta un ciclo di vita Un ciclo di vita definisce una sequenza di stati sperimentati dal file durante il passaggio dalla creazione alla revisione e all approvazione Ad esempio un impiegato pu creare un nuovo modulo per il reclutamento di risorse umane un altro impiegato pu rivederlo e un terzo impiegato pu dare la necessaria approvazione per rendere il file disponibile a tutti gli impiegati Il ciclo di vita definisce lo stato del file in ogni punto del processo Per visualizzare il ciclo di vita di un file e lo stato del ciclo di vita corrente aprire le propriet del file Se al file non assegnato alcun ciclo di vita tramite le propriet possibile assegnarne uno anche possibile assegnare un ciclo di vita a un file durante la creazione l importazione o l archiviazione del file oppure selezionando il file in un elenco e utilizzando l opzione di menu App
366. visualizzate all esterno del nodo Ricerche salvate con un icona generica x In questa sezione verranno trattati gli argomenti seguenti e Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito pagina 73 e Esecuzione di una ricerca salvata pagina 73 e Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza riavviare la ricerca pagina 74 e Modifica di una ricerca salvata pagina 74 e Copia di una ricerca salvata pagina 74 Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito possibile salvare una ricerca in modo da poterla eseguire di nuovo in seguito per recuperare i risultati aggiornati Per salvare una ricerca per ripeterla in seguito 1 Nella pagina dei risultati della ricerca fare clic su Salva H 2 Immettere un nome per la ricerca salvata 3 Per visualizzare i risultati di questa ricerca nel nodo Ricerche salvate senza dover eseguire nuovamente la ricerca selezionare Includi risultati 4 Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi pubblico 5 Fare clic su OK La ricerca salvata viene memorizzata nel nodo Ricerche salvate del repository Sebbene la ricerca salvata venga memorizzata in un unico repository possibile utilizzarla per cercare in pi repository Esecuzione di una ricerca salvata Quando si esegue una ricerca salvata vengono utilizzati gli stessi parametri ma i risultati restituiti sono aggiornati Per eseguire una ricerca salvata 1 Nel riquadro di navigazion
367. vo delle operazioni e il conteggio delle operazioni con criterio la priorit di un operazione e la priorit pi elevata dei criteri nonch il numero di utenti attivi assegnati ad ogni coda Se il conteggio delle operazioni o delle priorit supera il livello specificato nel criterio il sistema visualizza un icona di attenzione nella riga corrispondente alla coda in questione e visualizza l elemento in eccesso rispetto al criterio in grassetto nella colona L utilizzo dei controlli nella parte superiore della pagina consente di selezionare diverse visualizzazioni in base all accesso e alle autorizzazioni inoltre possibile selezionare quali colonne devono essere visualizzate nella pagina e in quale ordine facendo clic sull icona di impostazione della colonna e selezionando le colonne desiderate possibile visualizzare tutte le code di lavoro nel sistema al quale si ha accesso selezionando Tutte le code di lavoro dall elenco a discesa presente nella pagina anche possibile filtrare i dati per mostrare solo le code di lavoro gestite personalmente selezionando Code di lavoro dell utente L opzione Mostra discendenti consente di visualizzare tutte le code di lavoro nidificate all interno delle categorie Utilizzare il collegamento Categorie utente per configurare quali categorie devono essere visualizzate nella casella a discesa nella schermata Possono essere selezionate solo le categorie gestite dall utente Per selezionare una catego
368. y 1 Passare all elemento e selezionarlo 50 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 File e cartelle 2 Selezionare Strumenti gt Sottoscrivi Consiglio anzich utilizzare il menu Strumenti possibile trascinare e rilasciare gli elementi sul nodo Sottoscrizioni nel riquadro di navigazione Per eseguire la sottoscrizione di un altro utente a un elemento del repository 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Sottoscrivi altri 3 Nella finestra di dialogo di selezione selezionare uno o pi utenti e fare clic su OK Per la procedura dettagliata vedere Individuazione di un elemento in una finestra di dialogo di selezione pagina 21 Per annullare la sottoscrizione a un elemento 1 Passare all elemento e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Annulla sottoscrizione Ricezione di una notifica quando un file viene letto o modificato Per ricevere una notifica quando un file viene letto o modificato 1 Selezionare il file Consiglio possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Attenersi a una delle procedure seguenti e Per ricevere una notifica ogni volta che viene visualizzato il contenuto di un file tramite apertura estrazione o esportazione selezionare Strumenti gt Attiva notifica di lettura e Per ricevere una notifica ogni volta che un file viene modificato selezionare Strumenti gt Attiva notifica di modifica Le no
369. zare l operatore NEAR n dove n il numero di parole intermedie I termini di query possono corrispondere in qualsiasi ordine Digitare i termini di query tra parentesi possibile utilizzare l operatore NEAR con gli operatori AND e NOT Ad esempio una ricerca di EMC AND presidente NEAR 3 restituisce risultati in cui i termini EMC e presidente sono separati solo da tre parole e Gli operatori AND OR e NOT sono parole riservate Per cercare un termine che includa un operatore utilizzare le virgolette Se ad esempio si esegue una ricerca di hardware and software in Webtop vengono restituiti documenti con tale stringa di tre parole Se si digita hardware and software senza virgolette in Webtop verranno restituiti tutti i documenti che contengono entrambe le parole e Per gli operatori AND OR e NOT non supportata la distinzione tra maiuscole e minuscole Per esempio si pu digitare AND and oppure And Esecuzione di una ricerca avanzata Per cercare un documento in base alle sue propriet usare la ricerca avanzata Una ricerca avanzata consente di definire pi precisamente la query sulle propriet del documento Per esempio possibile ricercare la versione attuale dei documenti il cui autore John Smith e che stato modificato tra l 1 novembre 2006 e il 31 dicembre 2006 Per eseguire una ricerca avanzata 1 Nella pagina principale di Webtop fare clic sulla freccia accanto all icona di lente di ingrandime
370. zare le operazioni nella coda attiva fare clic sul nome della coda Per visualizzare gli utenti della coda attiva fare clic sul collegamento numero utenti dove numero il numero di utenti Per aggiornare le code consultare la procedura appropriata e Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico pagina 114 e Annullamento dell assegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente pagina 115 e Spostamento di un operazione della coda di lavoro in un altra coda di lavoro pagina 115 e Sospensione di un operazione nella coda di lavoro pagina 116 e Annullamento della sospensione di un operazione nella coda di lavoro pagina 116 e Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro pagina 109 e Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro pagina 110 e Aggiunta di abilit ai profili processore per l assegnazione del lavoro pagina 110 e Aggiornamento del profilo processore in una coda di lavoro pagina 112 Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico Se viene assegnata o riassegnata un operazione della coda di lavoro il sistema crea una corrispondenza tra l abilit del nuovo esecutore e l abilit dell operazione Se il nuovo esecutore non dispone di abilit richieste per l operazione il sistema non consentir la riassegnazione Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono assegnare un op
371. zata la pagina Propriet coda di lavoro Inserire il nome della coda di lavoro nuova utilizzando le lettere minuscole non utilizzare le virgolette nel nome della coda di lavoro Immettere una descrizione per la nuova coda di lavoro se necessario Per impostazione predefinita all utente assegnato il ruolo queue_manager Per cambiare questa assegnazione fare clic su Modifica accanto a Queue Manager selezionare un altro utente e fare clic su OK Selezionare il nome di un criterio da applicare alla coda Le impostazioni per il criterio della coda vengono visualizzate come campi di sola lettura nella pagina salvo per il nome del responsabile dei criteri Per modificare il nome di Gestione criteri fare clic su Modifica Il nome del responsabile dei criteri viene visualizzato per impostazione predefinita Nell area Filtri corrispondenti di assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi per selezionare le abilit necessarie per la coda di lavoro Il sistema utilizza tre abilit per filtrare e assegnare le operazione alla coda Il sistema visualizza una pagina in cui possibile selezionare le abilit specifiche da applicare alla coda di lavoro Selezionare le abilit da aggiungere alla coda di lavoro Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare le abilit nell area di selezione del contenuto della pagina Fare clic su OK Assegnare gli utenti alla coda facendo clic su Aggiungi nella tabella Processori assegnati Seleziona
372. ziona la casella di controllo di questo attributo nella parte inferiore del modulo vengono aggiunte le opzioni seguenti e Rivisto il e Rivisto da Nota Rivisto da obbligatorio solo quando si specifica una data per Rivisto il Rivisto il Specificare la data e l ora in cui stata portata termine la revisione se ne era prevista una Rivisto da Immettere il nome del revisore o dei revisori Questo campo obbligatorio solo se stata specificata una data di revisione Classificazione iniziale Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico se i valori derivano da un origine quale una guida alla classificazione o un record classificato originale Indipendentemente dall origine di derivazione dei valori se necessario possibile reimpostare il valore automatico Classificazione corrente Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico se i valori derivano da un origine quale una guida alla classificazione o un record classificato originale Indipendentemente dall origine di derivazione dei valori se necessario possibile reimpostare il valore automatico Agenzia classificazione Digitare il nome dell agenzia di classificazione quando si crea un record classificato Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Classificato da Questo campo diventa obbligatorio durante la creazione di un record classificato quando il valore di Cl
373. zionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Definizione dell utilizzo di discendente di una versione specifica E possibile specificare che venga sempre utilizzata una determinata versione di un discendente quando un documento virtuale viene aperto o esportato In genere un documento virtuale utilizza 204 Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 Documenti virtuali sempre la versione CORRENTE di un discendente possibile impostare una regola di binding che specifichi l utilizzo di un altra versione Se la versione del discendente mancante il documento virtuale presenta un binding interrotto Nelle preferenze possibile specificare se i binding interrotti devono essere visualizzati o ignorati da VDM Virtual Document Manager Consultare Impostazione delle preferenze di un documento virtuale pagina 207 Per specificare che deve essere utilizzata sempre una determinata versione di un discendente 1 Individuare un documento discendente in un documento virtuale e selezionarlo per passare a un discendente visualizzare la struttura del documento virtuale come descritto nella sezione Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 200 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiorna alla versione Se il documento principale non gi stato estratto nel computer in u
374. zionare le cartelle e fare clic su Rimuovi Per rimuovere tutti i contenitori dall elenco fare clic su Cancella 12 Selezionare una delle opzioni seguenti per la cartella predefinita dell utente e Scegli cartella esistente Fare clic su Seleziona cartella per selezionare una cartella una room o un archivio diverso dalla cartella predefinita Temp e Scegli crea cartella con nome utente Questa l opzione predefinita 13 Le impostazioni Privilegi e Privilegi estesi sono impostate su Nessuno I responsabili utenti non possono modificare queste impostazioni 14 La capacit del client dell utente impostata su Consumatore e i responsabili degli utenti non possono modificarla 15 Fare clic su OK per creare il nuovo utente Modificare gli utenti Un amministratore pu modificare ogni utente Un responsabile utenti pu modificare solo gli utenti creati da qualcuno che era contemporaneamente un responsabile utenti e non solo un amministratore quando un responsabile utenti che anche un amministratore crea un utente questo utente viene considerato creato dall amministratore piuttosto che dal responsabile utenti Per consentire ai servizi di collaborazione di rilevare gli utenti modificabili dai responsabili degli utenti necessario che il ruolo del responsabile degli utenti dce_user_manager sia incluso nell elenco di ruoli del repository I membri possono essere modificati tramite la finestra di dialogo Propriet dell ute
375. zione Data di pubblicazione Identificativo univoco record Indicatore record virtuale 178 Descrizione Per questo campo viene considerato accettabile qualsiasi valore L argomento principale trattato dal documento Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore selezionato identifica il materiale o l ambiente di trascrizione delle informazioni ad esempio microscheda dispositivo elettronico o carta I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore selezionato identifica il formato in base all applicazione usata per creare il documento dichiarato come record I valori vengono creati dall amministratore dei record Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore digitato per questo campo deve indicare il nome o il codice ufficiale dell ufficio responsabile della creazione del documento dichiarato Chiedere informazioni all amministratore dei record sulle modalit di definizione di questo campo nell organizzazione Il valore di questo campo viene inserito in modo automatico quando si dichiara un documento come record formale La data selezionata deve essere la data di ricezione del documento Chied
376. zione inoltre possibile eliminare i campi aggiuntivi inseriti selezionando il pulsante di opzione e facendo clic su Elimina Nota Ogni campo inserito viene riorganizzato dopo il salvataggio del modulo in modo da essere visualizzato sotto il campo con il pulsante di opzione selezionato Crea relazione record Visualizza una pagina che consente di scegliere il tipo di relazione dei record In questa pagina inoltre disponibile un localizzatore che consente di collegare il record in fase di dichiarazione a un altro record come elemento secondario o principale mediante il tipo di relazione selezionato Guida dell utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 8 165 Record Immissione dei valori nel modulo DoD applicabile durante la dichiarazione dei record formali DoD In questa sezione vengono descritti gli attributi dei moduli utilizzati per la dichiarazione dei record formali DoD Il pulsante al termine di ogni modulo Crea relazione record disponibile per creare una relazione record con altri oggetti se richiesto Se necessario infatti possibile correlare immediatamente il record formale in fase di dichiarazione a un altro oggetto senza dover avviare e portare a termine un processo distinto Scegliere la sezione specifica relativa al tipo di record DoD da dichiarare e Immissione di valori per il modulo dei record standard DoD pagina 166 modulo DoD compatibile senza attributi di classificazione e Immissione di valori per il mod

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